El memorando Mg. José Bruno Cépeda Ruiz
Definición
El término castellano memorando viene del latín memorándum que a su vez viene de la voz latina memorare, que quiere decir recordar, mencionar, referir algo que se debe tener en la memoria.
Es un documento interno de breve o mediana extensión de estructura sencilla. Su función es que un superior dé a conocer, hacia los niveles inferiores: decisiones, órdenes, anunciar innovaciones, comunicar reemplazos … e incluso felicitar.
En el memorando no se utilizan fórmulas establecidas de tratamiento de saludo ni despedida, ya que al tratarse de un documento de uso interno, emisor y receptor pertenecen a la misma empresa o administración.
Características
Directo y breve.
Funcional y práctico.
Interno porque circula dentro de la entidad.
Es de acción inmediata.
Establece comunicación entre todos los trabajadores de una institución o empresa.
En el contenido no es necesario incluir el saludo.
Tampoco es necesario enviarlo en un sobre, excepto en algunos casos especiales.
Clasificación
Memorando simple:
Va dirigido a un solo destinatario.
Se utiliza para comunicar disposiciones, remitir, pedir o transcribir documentos o informar asuntos diversos de trabajo.
Relaciona al jefe con su subalterno o viceversa, a dependencias de la empresa entre sí, y a personas del mismo nivel o rango.
Memorando Múltiple
Se usa para dar a conocer disposiciones o cualquier información en forma simultánea a varios destinatarios. Es decir, se trata del mismo texto con igual numeración.
Emplea la denominación Memorando múltiple como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen con el nombre de Memorando circular. Ejemplo:
MEMORANDO MÚLTIPLE Nº 087-10-MA/DGA
Estructura
Membrete.
Número del memorando.
Encabezamiento (destinatario, remitente y asunto).
Fecha.
Cuerpo o texto.
Despedida.
Firma del remitente y cargo u ocupación.
Con copia (c.c.) o distribución.
Iniciales o pie de página.
Membrete
Se usan las mismas consideraciones que el membrete del oficio. Es la identificación institucional. Allí van los datos más importantes de la institución como nombre, dirección, teléfono, correo … Se escribe en la parte superior y central del papel (si es grande). Si el membrete es pequeño, puede escribirse en la parte superior izquierda del papel. En este caso, el centro del membrete dará el margen para el lado izquierdo. Generalmente se manda imprimir en una imprenta. Con la modernidad, se puede configurar en la computadora para que, automáticamente, aparezca al momento de imprimir un documento.
Numeración
Se escribe la palabra MEMORANDO, en mayúsculas, con el número de expedición, seguido de un guión, después del cual se escriben los dos últimos dígitos del año calendario. A continuación del cual van las siglas de la oficina de procedencia en línea ascendente hasta el nombre de la institución. Ejemplo:
MEMORANDO Nº 117-11/OP-DRELL-ME
Encabezamiento
DESTINATARIO, REMITENTE, ASUNTO Y FECHA. Hay varias formas de presentar esta parte. Veamos:
A:
Jefe de Personal UPAO
De :
Vicerrector Administrativo UPAO
Asunto:
Licencia del trabajador Sr. Oswaldo Peralta Rodríguez.
Fecha :
Trujillo, agosto 01 de 2011
_____________________________________________
Texto o Cuerpo
Debe ser breve y constar en lo posible de un solo párrafo.
Directo en cuanto a la especificación de su contenido.
No deben hacerse rodeos se palabras.
En pocas palabras, se debe ir al grano.
Despedida
Consiste en la palabra “Atentamente” que se escribe en el centro del papel.
Por más que se llame la atención de un subordinado, no debemos obviar la cortesía de despedirnos con atención.
Firma y Post Firma
Es la rúbrica en sí de la persona que dirige el memorando, la que suele ir encima de su nombre y apellidos, seguido de la referencia al cargo que desempeña:
____________________________ Dr. Federico Gurbía Amésqita Jefe de Personal
Pie de Página
Se pone c.c. (con copia) en los memorandos simples. Esta parte se utiliza si el memorando tiene que ser entregado a otras persona o sección para su conocimiento; sólo en ese caso. Se pone c.c. (con copia) en los memorandos simples:
Se pone Distribución en el caso de los Memorandos Múltiples:
c.c. a: Unidad de Remuneraciones. Archivo general.
Distribución Directores de Escuela (13) Jefes de Departamento (12) Oficinas administrativas (10)
Se escribe con letras mayúsculas las del remitente y con letras minúsculas las del mecanógrafo, separadas por una línea oblicua:
AAC/jlc
MEMORANDO MÚLTIPLE Nº 287-13/DGA - MA AL : Director Regional de Agricultura, Ancash. DE : Director Nacional de Administración ASUNTO: solicita informe de daños agrícolas por huaycos en el año 2013 REFERENCIA: Resolución de Consejo de Ministros N° 148-13/PCM FECHA: Lima, agosto 18 de 2013 _______________________________________________________________ Debido a los huaycos ocurridos en el último invierno, la PCM ha dispuesto un presupuesto de recuperación de la Frontera Agrícola para el 2014. Por ello, requerimos un informe valorativo URGENTE, con un cálculo real de los daños ocasionados por los huaycos en su circunscripción territorial a fin de tenerlo en cuenta en el presupuesto de recuperación del próximo año. Atentamente.
_____________________________ Ing. Marcial Gamero Benitez Director General de Administración Distribución: Direcciones Regionales (16). Archivo General MGB/ljv
MEMORANDO Nº 085 - 96/AMDM Ramiro Salgado Pardo Figueroa A: Director de Parques y Jardines Alberto Andrade Carmona DE : Alcalde de la Municipalidad Distrital de Miraflores ASUNTO: Concurso “Arreglo de mi jardín” REFERENCIA: Artículo 198 del RIC FECHA: Lima, agosto 24 de 1996 ___________________________________________________________________ Sirva este medio administrativo para expresarle mi FELICITACIÓN por la iniciativa del concurso “Arreglo de mi Jardín” que concitó la expectativa de los vecinos, periodismo y colectividad en general. Con ello, se ha conseguido la participación activa de la comunidad en el arreglo de los parques y jardines de nuestro vecindario. Que esta iniciativa suya sirva de ejemplo permanente de lo que podemos lograr como gestión cuando trabajamos creativamente y unidos. Atentamente _________________________ Alberto Andrade Carmona Alcalde Distribución: Personal. Archivo General AAC/cgm
