Introducción.
Esta matriz está diseñada como una guía para la idenfcación idenfcación de riesgos y/o actores de riesgo junto a que pueden exisr dentro dentro del proceso de de dministración dministración de !entas !entas desde la perspec"a perspec"a de inormació $a implementación implementación de modelos de matrices en la organización organización es una %erramienta %erramienta para para la idenfcació de los riesgos & por por lo cual se recomienda recomienda considerar los siguientes aspectos aspectos para su construcción construcción ' (# $a organización organización debe adecuar los controles de orma periódica y consecuente con los obje"os de de proceso # )# *e debe establecer un equipo de trabajo que idenfque idenfque y e"alu+ los los riesgos ,# -efnir -efnir y documentar documentar la metodolog metodología ía para la idenfcaci idenfcación ón y e"aluació e"aluación n de los riesgos& riesgos& la cual consi como la defnición de las causas y/o actores actores de riesgo de acuerdo a las ac"idades de cada cada área & sus fnanciera & así como la migación migación o gesón de los riesgos# .# $os controles deben considerar aspectos tales como' bje"o del control# plicabilidad# 0recuencia
del control# E"idencia del control# *uper"isión# 1e"isión del control# 2# 3denfcación de los empleados empleados cla"e& cla"e& para la ejecución del control# 4# probación probación de la matriz por el ni"el que que corresponde# 5or a"or a"or consid considera erarr las las ase"er ase"eraci acione oness que aplic aplican an para para cada cada contro controll seg6n seg6n el riesgo riesgo y/o y/o acto actorr de de ri ri asígnelo en cada control# 3' 3ntegridad E' Existencia Ex' Exactud !' !aluación 5' 5resentación 5r' 5ropiedad 1' 1e"elación
los posibles controles n fnanciera confable # y migación oportuna la organización& y del
ere "ariables tales ectos en la inormación
sgo& que se considere y
Control 1 Co Aseveraciones Asev eraciones I
E
Ex Ex
V
P
Pr Pr
Control 2 Aseveracione Asev eracione R
RIESGO y/o CAUS CAUSA A DEL RIESGO Todos los clientes vinculados tienen un cupo de crédito aprobado previamente.
Ventas a crédito a clientes que no tienen la capacidad de pago o que no han sido aprobados
Venta a Clientes Clien tes Ficticios
Las ordenes de venta son modificadas o alteradas
ntrega de la mercanc!a a clientes que no corresponde o en cantidades diferentes a las solicitadas.
I
E
Ex Ex
V
P
Los estudios de crédito c los re reportes a las ce centr riesgos y la situación fin entre otros aspect
Venta de mercanc!a sin la correspondiente documentación soporte.
Venta de mercanc!a a clientes sin cupo disponible de crédito o con incumplimiento en los pagos.
"odificaciones en las condiciones del crédito otorgado por parte de los vendedores, sin un nivel de autori#ación superior.
$anciones económicas por errores en el c%lculo de los impuestos y deducciones a los clientes.
Las entradas de efectivo no se registran con el cliente correcto y tampoco contablemente.
&o se facturan las ventas o se incumplen con la entrega de las ordenes de pedido
'cceso a los registros de información por parte de personal no autori#ado.
Cambios en los precios y descuentos otorgados, sin autori#ación, generando perdida en los resultados estimados sobre las ventas.
"odificaciones en la documentación soporte o en los registros de las ventas.
Concentración de funciones entre ventas, contabilidad, inventario y(o tesorer!a.
)erdida del dinero recaudado por ventas.
Los estados financieros no refle*an la realidad de las ventas reali#adas.
Los pagos no se registran completamente y e+isten faltantes de facturas.
'*ustes no autori#ados en las cuentas de los clientes o reali#ados por funcionarios operativos.
)érdidas económicas por ausencia de un procedimiento para las cuentas incobrables.
Los a*ustes de cartera son reali#ados por personal no autori#ado.
+isten errores en el intercambio de datos por softares desactuali#ados.
Control 3 Aseveraciones
s Pr
R
I
E
Ex
V
P
Pr
Control 4 Aseveraciones R
I
E
Ex
V
P
Control 5 Aseveraciones Pr
R
onsideran Los clientes son creados por el La asignación del tipo de ales de %rea que administra el maestro de contribuyente tributario con el cual anciera, clientes, previa documentación son creados los clientes, se os. soporte y actuali#ación de datos. encuentra soportado.
I
E
Ex
V
P
Pr
$e ha establecido un control aprobación autom%tico para ventas que superan el mon aprobado
Control 6 Aseveraciones R
de las to
I
E
Ex
V
P
Pr
Control Aseveraciones R
I
E
Ex
V
P
Pr
Control ! Aseveraciones R
I
E
Ex
V
P
Pr
R
n el sistema se ha parametri#ado una tabla de descuentos, La tabla de precios es autori#ada, La creación, modificación y retiro asegurando que los descuentos registrada y verificada de las referencias en el sistema es otorgados se encuentran dentro periódicamente. verificada periódicamente. del rango aprobado.
Control " Aseveraciones I
E
Ex
V
P
Pr
Control 1# Aseveraciones R
Todas las ordenes de venta y(o facturas son generadas autom%ticamente y llevan un consecutivo electrónico, as! como est%n asociadas a un n-mero de pedido del cliente.
I
E
Ex
V
P
Pr
Control 11 Aseveraciones R
I
E
Ex
V
P
Pr
R
I
Todas las ordenes de compra Todas las ordenes con información $e deben ser diligenciadas con la incompleta o errada son o información en cada uno de sus identificadas con un formato pe campos para poder generar la especial para su seguimiento y u venta. corrección.
Control 12 Aseveraciones E
Ex
V
P
Pr
Control 13 Aseveraciones R
comparan los registros de la den de compra con los del dido asociado, factura y las idades despachadas para identificar diferencias.
I
E
Ex
V
P
Pr
Control 14 Aseveraciones R
$e verifica regularmente que todos los pedidos solicitados hayan sido despachados, as! como que todos los pedidos y(o ordenes de despacho estén facturados.
I
E
Ex
V
P
Pr
R
l sistema tiene parametri#ado el calculo de los impuestos y el mismo es verificado de forma regular.
I
E
$egrega cust fact contabi
Control 15 severaciones Ex
V
P
Control 16 Aseveraciones Pr
R
I
E
Ex
V
P
Pr
Control 1 Aseveraciones R
I
E
Ex
V
P
Co Asev Pr
R
I
E
Ex
Todas las anul ción de funciones en la $e tiene asignado un usuario y )eriódicamente se revisan y y ordenes d dia del inventarios, una clave para cada uno de los actuali#an los accesos a los reali#adas por uración, despacho, colaboradores que hacen registros aplicativos, de acuerdo con las que las prepar lidad y tesorer!a, entre en el sistema, por lo cual no se funciones y cargos desempeados un monitore otros. tienen usuarios genéricos.
trol 1! raciones V
P
Pr
Control 1" Aseveraciones R
I
E
Ex
V
P
Pr
Control 2# Aseveraciones R
I
E
Ex
V
P
Pr
Contro Aseverac R
I
E
Ex
V
aciones de facturas Toda la mercanc!a despachada es e transporte son Todos los veh!culos son sellados Los muelles de verificada por el %rea de seguridad un nivel superior al tanto al momento de su retiro -nicamente son hab validando que lo facturado , as! como se lleva como durante su etapa de cargue de mercan corresponda con lo f!sico y con la o periódico a las estacionamiento. con c%maras de orden de transporte. ismas.
21 ones P
Pr
Control 22 Aseveraciones R
I
E
Ex
V
P
Pr
Control 23 Aseveraciones R
I
E
Ex
V
P
Pr
Control 24 Aseveracione R
I
E
Ex
V
P
$e han implementado indicadores La devolución de merca embarque $e monitorean las que*as y de seguimiento para reducir el asignada un %rea espe ilitados para el reclamos de los clientes sobre los margen de error al momento de como cuenta con los co c!a y cuentan errores en la entrega de los alistar los productos a despachar verificación f!sicos y ubi seguridad. productos. de acuerdo con los pedidos. inventario.
Control 25 Aseveraciones
s Pr
R
I
E
Ex
V
P
Pr
Control 26 Aseveraciones R
I
E
Ex
V
P
Control 2 Aseveraciones Pr
R
I
E
Ex
V
P
Pr
c!a tiene Los recaudos de los pagos en Las instalaciones asignadas para Todos los recaudos de dine cial, as! efectivo deben ser consignados en recibir el recaudo en efectivo tiene tienen asignado un recibo de troles de el banco y las cantidades controles de acceso, c%maras de que a su ve# tiene un n-me ación en entregadas en tesorer!a son seguridad y ca*a fuerte, entre consecutivo. m!nimas otros.
Control 2! Aseveraciones R
I
E
Ex
V
P
Pr
Control 2" Aseveraciones R
Los pagos con cheques que no ro son efectivos son reportados a*a, después de tres veces al %rea ro *ur!dica para que inicie su cobro, as! como las ventas son bloqueadas.
I
E
Ex
V
P
Pr
Control 3# Aseveraciones R
$e reali#a diariamente la conciliación de los pagos, as! como se identifican y e investigan las diferencias de recaudo oportunamente.
I
E
Ex
V
P
Pr
$e reali#an confirmaciones periódicas de los saldos de cuentas por cobrar con los clientes.
R
Control 31 Aseveraciones I
E
Ex
V
P
Pr
Control 32 Aseveraciones R
I
E
Ex
V
P
Pr
Control 33 Aseveraciones R
I
E
Ex
V
P
Pr
R
I
Las notas crédito tienen un control )eriódicamente se monitorean los de consecutivo, son asociadas a Todos los a*ustes en ventas son l r saldos de notas crédito por cliente, una factura, as! como son autori#ados y documentados de vent anali#ando comportamientos aprobadas de acuerdo al monto acuerdo al monto de la operación. inusuales en su registro. por un nivel superior
Control 34 Aseveraciones E
Ex
V
P
Pr
Control 35 Aseveraciones R
gistro de las operaciones de a cumplen con el cronograma de contabilidad.
I
E
Ex
V
P
Pr
Control 36 Aseveraciones R
$e tienen establecido el procedimiento para la recuperación de las ventas de dif!cil recaudo.
I
E
Ex
V
P
Pr
R
Los procedimientos de ventas son revisados y actuali#ados periódicamente.
I
E
Las int conciliad otro, v integrid
Control 3 severaciones Ex
V
P
Pr
R
rfaces reali#adas son as entre un aplicativo y lidando la e+actitud e ad de la información.
