MATERI KELAS XII
MS ACCESS
BAB I
DASAR DATABASE
1. Database Secara Umum
Database adalah kumpulan data yang saling berhubungan dan dirancang
sesuai dengan kebutuhan pemakaiannya.
Berikut adalah beberapa istilah dalam penyusunan program aplikasi
database:
a. Data, merupakan fakta dan masih belum diolah. Misalnya sebuah sekolah
memiliki 500 siswa pada satu tahun pelajaran.
b. Informasi, merupakan hasil pengolahan data sehingga menjadi sesuatu
yang berarti.
c. Tabel, merupakan hasil pengolahan data tentang topic/masalah tertentu.
d. Field/kolom, sebuah lokasi dalam table tempat data dengan tipe
tertentu tersimpan.
e. Record, berarti baris, dapat pula catatan.
f. Relationship, agar data dapat terpelihara integrasinya.
g. Key, sebuah kolom yang digunakan untuk mengidentifikasi sebuah record
dan kolom ini sering dipakai sebagai kolom indeks untuk sebuah table.
h. Primary key, sebuah kolom yang memiliki nilai /value unik yang
membedakan setiap record dalam suatu table.
i. Foreign Key, salinan dari nilai primary key table asal dan
memungkinkan memiliki nilai null.
j. Null, tidak memiliki nilai
k. Query, untuk melihat, menampilkan, mengubah serta menganalisis data.
2. Mengenal MS Access
Adalah program aplikasi yang dikeluarkan oleh Microsoft Corporation
untuk melakukan proses penyotiran, pengaturan data, pembuatan table data
serta laporan, data kegiatan sehari-hari.
3. Type data MS Access
Beberapa factor yang mempengaruhi pemilihan tipe data untuk sebuah field
pada table antara lain:
a. Jenis data yang disimpan pada field
b. Data pada field akan dipakai dalam perhitungan atau tidak
c. Data pada field akan diurutkan atau tidak
d. Cara pengurutan data
e. Kapasitas penyimpan data
"Type Data "Penggunaan "Ruang Penyimpanan "
"Text "Data yang berisi text, gabungan text "0 sampai 255 byte "
" "dan angka,Contoh nama,alamat,jenis " "
" "kelamin " "
"Memo "Teks yang panjang dan data berupa "0 sampai 65.536 "
" "numeric,Contoh:catatan,keterangan "bytes "
"Number "Data berupa angka untuk perhitungan "1,2,4, atau 8 "
" "(tidak termasuk uang),Contoh: umur, "bytes "
" "jumlah saudara " "
"Date/time "Tanggal dan waktu "8 bytes "
"Currency "Nilai mata uang "8 bytes "
"Auto number "Nomor unik untuk keperluan "4 bytes "
" "identifikasi (primary key) dapat " "
" "berurutan atau acak " "
"Yes/No "Field yang berisi pilihan ya/tidak "1 bit "
"OLE object "Obyek seperti "0 sampai 1 GB "
" "dokumen,spreadsheet,foto,klip " "
"Hyperlink "Teks atau kombinasi teks dan angka, "0 sampai 2.048 "
" "disimpan sebagai teks dan digunakan "byte (hingga "
" "sebagai hyperlink untuk alamat website"64.000 karakter) "
Perbedaan Flat file dan Relational file
Flat file adalah file yang tidak mengacu atau terhubung langsung dengan
file lain
Relational file adalah file yang terkait atau terhubung dengan file lain.
Contoh:
"Kode Kursus "Nama Kursus "Tipe kursus "Pengajar "
"A100 "MS Officce "Aplikasi "Suprianto "
"A200 "Internet "Aplikasi "Suprianto "
"P101 "Pascal 7 "Pemrograman "Sutatmi "
"P111 "Delphi "Pemrograman "Sutatmi "
"Nama siswa "Kode kursus "Pendidikan "Alamat "
"Jacky "A100 "SMA "Salatiga "
"Imang "A200 "S1 "Salatiga "
"Imam "P101 "S1 "Salatiga "
"Lulu "P111 "S2 "Kudus "
Menjadi table relational
"Nama siswa "Kode kursus "Nama kursus "Pengajar "
"Jacky "A100 "MS Office "Suprianto "
"Imang "A200 "Internet "Suprianto "
"Imam "P101 "Pascal 7 "Sutatmi "
"Lulu "P111 "Delphi "Sutatmi "
Cara Menjalankan program Access:
1. Klik Start, all program
2. Klik Ms Office, klik Ms Acees
3. Tampilan awal Access
4. Klik Blank database
5. Muncul tampilan seperti di bawah
6. Klik browser untuk menentukan directory
7. Ketik nama file database
8. Klik Create
Tampilan Ms Access
4. Hal-Hal Yang Harus Diperhatikan Sebelum Merancang Database
a. Menentukan tujuan atau fungsi database
Hal-hal yang perlu dilakukan dalam merancang database adalah
Merinci tentang apa saja yang perlu disediakan oleh database
Membuat sketsa, misalnya sketsa bentuk report
Mengumpulkan form-form yang ada, sebagai bahan informasi dan
perbandingan untuk mengetahui data apa saja yang akan digunakan
pada database.
Menentukan data apa saja yang perlu dimasukkan dalam database.
Cara Membuat design table
1. Klik create, klik table design
2. Muncul tampilan
3. Isikan isi table pada field name, data type, dan diskripsi
4. Isikan field size dan format
5. Klik close, lakukan penyimpanan
6. Ada keterangan do you want primary key klik no
Pengisian data pada table:
1. Double klik table, misal table siswa seperti tampilan dibawah ini
2. Tampilan setelah double klik
3. Isikan datanya
Membuat Primary Key
1. Buka table design view
2. Klik pada field kunci, missal NIS
3. Klik kanan, klik primary key
Mengurutkan data dengan sort
1. Klik home
2. Klik pada kolom yang akan diurutkan
3. Klik assending untuk mengurutkan dari nilai kecil sampai kebesar
4. Klik Descending untuk mengurutkan nilai terbesar sampai kecil
Menyaring data dengan filter
Menyaring data dalam table menurut criteria atau syarat tertentu.
1. Klik pada kolom yang akan di saring
2. Klik home
3. Klik Selection
4. Pilih salah satu operator
Menyaring data dengan selection :
1. Klik pada kolom
2. Klik selection pada menu bar
3. Pilih equal, doesn't equal dsb-nya.
Membuat Form:
1. Klik pada table yang akan di buat form
2. Klik create, klik more forms pada menu bar, klik form wizard
3. Muncul tampilan
4. Pilih table pada tables/queries, pindahkan avalaible fields ke
selected fields dengan cara klik tanda >>
5. Klik next muncul tampilan
6. Pilih salah satu pilihan layout , klik next, muncul tampilan
7. Pilih salah satu pilhan style, klik next, muncul tampilan
8. Beri nama what title do you want for you form, klik finish
MEMBUAT JUDUL DENGAN TOMBOL LABEL
Digunakan untuk member i teks,tulisan,judul pada form tanpa melalui input
data.
1. Klik toolbox label
2. Lakukan drag n drop pada tempat pembuatan judul
3. Ketik judul form
4. Lakukan editing
MENGGUNAKAN TEXT BOX
Digunakan member kotak tambahan yang nantinya untuk tempat pengisian data.
Langkahnya:
1. Buka design tabelnya
2. Ketik field baru, tutup dan simpan design table
3. Buka kembali file form
4. Tampilkan desain form
5. Klik 1x kotak text box
6. Buat kotak dengan cara drag
7. Buatlah label dengan judul missal pemrograman
Membuat hubungan antara form dan Tabel
1. Klik 1x kotak unbound (dikanan pemrograman)
2. Klik kanan klik properties
3. Klik All untuk menampilkan semua elemen properties
4. Pada kotak control source pilih pemrograman
5. Klik tombol close untuk menutup kotak properties
6. Tampilkan form (view, form view)
7. Isi semua nilai pemrograman
PENGGUNAAN OPTION GROUP
Digunakan untuk membuat tampilan form dengan beberapa pilihan, pilihan
dapat berupa option button,check box, toogle button.
Langkahnya:
1. Tampilkan desain tabelnya
2. Tambahkan field baru yaitu kelas
3. Tutup dan simpan desain
4. Buka desain form
5. Klik 1x pada option group
6. Lakukan drag n drop , muncul tampilan
7. Ketik pada label names missal kelas 1, kelas 2, kelas 3
8. Klik next, muncul tampilan
9. Klik no, I don't want a default
10. Klik next, muncul tampilan
11. Klik next, muncul tampilan
12. Pilih store the value in this field lalu pilih kelas
13. Klik next, muncul tampilan
14. Pada control pilih option buttons
15. Pada pilihan style pilih shadowed
16. Klik next, ketik kelas untuk caption
17. Klik finish, isikan pilihan kelas
MENGGUNAKAN COMBO BOX
Digunakan untuk membuat suatu daftar pilihan dengan menekan drop down.
1. Tampilkan desain tabelnya
2. Tambahkan field baru yaitu Jenis Kelamin
3. Tutup dan simpan desain
4. Buka desain form
5. Klik combo box
6. Lakukan drag n drop,muncul tampilan
7. Klik I will type in the value that I want, klik next muncul tampilan
8. Ketik isian Pada Col 1 Pria, kemudian tekan panah ke bawah ketik
wanita, klik next muncul tampilan
9. Klik Store that value in this field, pilih Jenis kelamin, klik next
muncul tampilan
10. Ketik jenis kelamin pada label would you like for your combo box, klik
finish
MENGGUNAKAN LIST BOX
Digunakan untuk membuat daftar pilihan yang kelihatan semua
1. Klik List box
2. Langkah selanjutnya sama dengan penggunaan combo box
MENGGUNAKAN COMMAND BUTTON
Digunakan untuk memberi perintah khusus , misalnya tombol menambah record,
menghapus record, menutup record dan lain-lain.
Langkahnya:
1. Buka desian form
2. Klik comman button
3. Muncul tampilan
4. Klik record navigation, klik go to next record, klik next, muncul
tampilan
5. Pilih picture-go to next, klik next muncul tampilan
6. Klik finish
Pada toolbox command button juga ada categories record operation:
1. Save record digunakan menyimpan record
2. Delete record digunakan untuk menghapus record
3. Add new record digunakan untuk menambah record
Untuk categories form operation adalah;
1. Close form digunakan untuk menutup form
MEMBUAT RELATIONAL/HUBUNGAN ANTARA TABEL
1. Klik pada table,muncul tampilan
2. Klik database tools, klik relational, muncul tampilan
3. Klik table guru klik add, klik table siswa klik add, klik close show
table, muncul tampilan
4. Klik Field Nip hubungkan ke field Nis , muncuk tampilan
5. Klik Ok
