manul-usuario-SCGOCI-v1-0-2_

Contraloría General de la República

Sistema de Control Gubernamental

DEPARTAMENTO DE TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Manual de Usuario: SCG Versión 1.0.2

Sistema de Control Gubernamental Manual de Usuario: SCG MUSCG-v1.0.2

Versión: 1.0.21.0.2 Fecha: 10/01/2013

INDICE 1 2

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INTRODUCCIÓN OBJETIVOS Y ALCANCE 2.1.Objetivos 2.1.Objetivos 2.2.Alcance 2.2.Alcance 2.3.Definiciones 2.3.Definiciones y Abreviaturas 2.3.1. Definiciones 2.3.2. Abreviaturas BARRA DE MENUS / BOTONES PRINCIPALES DEL SISTEMA DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA 4.1 Descripción de acceso al sistema 4.2 Opciones Generales del Sistema 4.2.1 Sistema 4.2.1.1 Cambiar Año 4.2.1.2 Notificaciones / Registro Email 4.2.2 Entidad 4.2.2.1 Información de Entidad / Información Básica 4.2.2.2 Información de Entidad / Capacidad Operativa 4.2.2.3 Información de Entidad / Estructura Orgánica 4.2.2.4 Información OCI / Información Básica 4.2.3 Ejecución 4.2.3.1 Informe de control/ Listado Informes 4.2.4 Seguimiento 4.2.4.1 Medidas Correctivas 4.2.4.2 Acciones Judiciales 4.3 Módulo de Planificación 4.3.5 Registrar información del Plan Anual de Control 4.2.1.1 Registrar información de la Capacidad Operativa del OCI 4.2.1.2 Registrar información del Plan Anual de Control 4.2.1.3 Registrar Información de la OCI 4.2.1.4 Registrar Información de la Entidad 4.2.1.5 Registrar Información de las Horas Disponibles 4.2.1.6 Historial de Formulación del PAC 4.2.1.7 Actividades de Control 4.2.1.8 Acciones de Control 4.3.6 Enviar PAC 4.3.7 Registrar Visto Bueno 4.4 Módulo de Ejecución 4.3.1 Ejecución de una Acción de Control No Planificada 4.3.1.1 Registrar una Acción de Control No Planificada 4.3.1.1.1 Registrar una Acción de Control por Encargo 4.3.1.1.2 Registrar una Acción de Control por Solicitud 4.3.1.1.3 Registrar una Acción de Control por Indicios Razonable 4.3.1.2 Avances de Acciones de Control 4.3.1.3 Registro de Informes de Control 4.3.1.4 Envío de Informe de Control

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4.3.1.5 Reformular Informe de Control 4.3.2 Ejecución de una Actividad de Control No Planificada 4.3.2.1 Registrar Actividad de Control No Planificada 4.3.2.2 Registro de Avances de Actividades de Control 4.3.3 Suspender/Cancelar/Activar una Labor de Control 4.3.4 Envío de Informe de Cumplimiento 4.3.5 Modificación de Informe de Cumplimiento 4.5 Modificación del PAC 4.4.1 Registro de solicitud de Modificación del PAC 4.4.2 Envío de solicitud de Modificación del PAC 4.4.3 Modificación del PAC 4.4.4 Envío de Modificación del PAC 4.6 Seguimiento de Medidas Correctivas 4.5.1. Registro de las Acciones Adoptadas por el titular (Formato 4) 4.5.2. Registro de Informe de Seguimiento 4.5.3. Envío de Informes de Seguimiento a la CGR 4.5.4. Reformular Informe de Seguimiento 4.7 Reportes 4.6.1. Formulación del Plan 4.6.1.1. Información del Órgano Auditor 4.6.1.2. Información de la Entidad 4.6.1.3. Anexo 04: Programación de H/H del Personal OCI 4.6.1.4. Formato A-2 Planificación: Actividad de Control 4.6.1.5. Formato A-1 Planificación: Acción de Control 4.6.2. Ejecución del Plan 4.6.2.1. Formato B-1 Estado de Ejecución de las Acciones de Control 4.6.2.2. Formato B-2 Estado de Ejecución de las Actividades de Control 4.6.2.3. Informe de Control 4.6.2.4. Estado de Ejecución de las Acciones de Control del Pasivo (Anexo 9) 4.6.3. Seguimiento de Medidas Correctivas 4.6.3.1. Reportes SSMMCC 4.6.4. Encargos de Labores de Control 4.6.4.1. Anexo 08: Estado de Ejecución de los Encargos de Acciones de Control 4.6.4.2. Anexo 10: Estado de Ejecución de los Encargos de Actividad de Control RECOMENDACIONES

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MANUAL DE USUARIO 1

INTRODUCCIÓN El presente documento contiene la descripción detallada de las funciones implementadas en el Sistema de Control Gubernamental - SCG, por lo que el documento es una herramienta de consulta u orientación ante cualquier dificultad que pueda surgir durante su operación.

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OBJETIVOS Y ALCANCE 2.1. Objetivos El objetivo del manual, es dar a conocer al usuario OCI las funcionalidades del Sistema de Control Gubernamental - SCG el cual permite el registro y seguimiento de los planes anuales de control, la posterior ejecución de las acciones de control y finalmente el seguimiento de las medidas correctivas y de los procesos judiciales. 2.2. Alcance El Manual de Usuario del Sistema de Control Gubernamental - SCG está dirigido a los órganos que conforman el Sistema Nacional de Control, incluidas las sociedades de auditorías designadas de acuerdo a las funciones que cada uno de ellos realiza. El manual de usuario cubre la descripción detallada de las siguientes funciones, implementadas en el Sistema de Control Gubernamental - SCG: 1. El Módulo de Planificación. 2. El módulo de Ejecución. 3. Modificación del PAC. 4. Módulo de Seguimiento y Control 2.3. Definiciones y Abreviaturas 2.3.1. Definiciones 1. Acción de Control Es el proceso de control de carácter selectivo y posterior, que se efectúa en las entidades sujetas a control mediante la aplicación de normas y procedimientos de control gubernamental, de cuyo resultado se emite(n) el(los) correspondiente(s) Informe(s), con el debido sustento técnico y legal, constituyendo prueba pre-constituida para el inicio de acciones legales si las hubiera. Dicha acción puede ser: Examen Especial o Auditoría Financiera o Auditoría de Gestión. 2. Acción de control por Encargo Es el examen especial, auditoría financiera o auditoría de gestión que desarrolla un Órgano de Control Institucional por encargo de la Contraloría General de la República. 3. Acción de control no planificada con Indicios Indicios Razonables de comisión de delito o de responsabilidad civil Es el examen especial, auditoría financiera o auditoría de gestión no planificada que desarrolla un Órgano de Control Institucional, debido a la existencia de comisión de delito o de responsabilidad civil. Para su desarrollo no es necesaria la opinión previa de la Contraloría General; sin embargo, inmediatamente a su inicio, el OCI está obligado a remitir, a la unidad orgánica de línea competente, la información correspondiente. 4. Actividad de Control Labor específica de control gubernamental que se realiza mediante procedimientos simplificados, no da lugar a la determinación de responsabilidades y utiliza como instrumentos de control a las

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verificaciones, inspecciones, supervisiones y evaluaciones. Comprende: la Formulación del PAC, el Informe de cumplimiento PAC, el Seguimiento y evaluación de medidas correctivas, la Evaluación de denuncias, la Evaluación de la estructura de control interno, la Veeduría y la Verificación del cumplimiento de normativa expresa, entre otros. 5. Capacidad operativa Está conformada por el número total de horas/hombre del personal auditor del órgano de control, se determina sobre la base de un estándar de 230 días útiles al año y 8 horas diarias por auditor para el personal CAP (cuadro de asignación del personal), equivalentes a un total de 1,840 h/h anuales laborables por cada auditor; salvo cuando el número de días útiles al año o la jornada de trabajo determinada por la entidad difiera del estándar, en cuyo caso deberá considerarse los valores oficiales correspondientes. Asimismo, el estándar para el personal de Contratación Administrativa de Servicios - CAS es de 240 días (tienen únicamente a 15 días de vacaciones) y 8 horas diarias para el personal = 1,920 h/h. Por ejemplo: si el día del onomástico del trabajador es considerado no laborable, y el horario de trabajo de la entidad es de 5 horas diarias, la capacidad operativa por auditor estaría determinada por 229 días por 5 horas = 1,145 horas hombre por auditor CAS de éste ejemplo. ejemplo. 6. Contraloría General de República (CGR) Es el ente técnico rector dotado de autonomía administrativa, funcional, económica y financiera, que tiene por misión dirigir y supervisar con eficiencia y eficacia el control gubernamental, orientando su accionar al fortalecimiento y transparencia de la gestión de las entidades, la promoción de valores y la responsabilidad de los funcionarios y servidores públicos. 7. Informe de control De acuerdo a lo establecido en la NAGU 4.10, el Informe es el documento escrito mediante el cual la comisión auditora expone el resultado final e integral de su trabajo de auditoría, a través de juicios fundamentados en las evidencias obtenidas durante la fase de ejecución, con la finalidad de brindar suficiente información a los funcionarios de la entidad auditada y estamentos pertinentes, sobre las deficiencias o desviaciones más significativas, e incluir las recomendaciones que permitan promover mejoras en la conducción de las actividades u operaciones del área o áreas examinadas. Las deficiencias referidas a aspectos de control interno, se revelarán en el Memorando de Control Interno, de acuerdo a lo prescrito en la norma correspondiente. Con el propósito de adelantar el inicio del procedimiento sancionador en materia administrativa funcional, previamente a la culminación de la etapa de ejecución de la auditoría, la comisión auditora podrá elaborar informes que expongan determinada deficiencia o desviación significativa. 8. Informe de Cumplimiento Es el documento de gestión operativa, mediante el cual los Órganos de Control Institucional informan trimestralmente a la Contraloría General, el grado de cumplimiento del Plan Anual de Control-PAC, o mediante el cual las unidades orgánicas de la Contraloría General informan trimestralmente a la Gerencia Central de Planeamiento y Control de Gestión, el grado de cumplimiento del Plan Operativo de la unidad orgánica - POU. Su estructura y contenido se establecen en la Directiva correspondiente. 9. Labor de Control Término de programación del Plan Anual de Control que involucra la consecución de un producto o servicio, a través del cual se efectúa el ejercicio del control gubernamental. Las labores de control comprenden las acciones de control y las actividades de control. 10. Oficinas de Control Institucional (OCI) Las entidades públicas y empresas en las que el Estado tiene una participación accionaria total o mayoritaria, tienen un OCI, el cual constituye la unidad especializada responsable de llevar a cabo el control

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gubernamental en la entidad. El OCI mantiene una relación funcional con la CGR, efectuando su labor, de conformidad con los lineamientos y políticas que para tal efecto establezca el Organismo Superior de Control. 11. Sociedades de Auditoría (SOA) Personas jurídicas calificadas e independientes en la realización de labores de control posterior externo, designadas por la CGR, previo Concurso Público de Méritos (CPM), y contratadas por las entidades para examinar las actividades y operaciones de las mismas, opinar sobre la razonabilidad de sus estados financieros, así como evaluar la gestión, captación y uso de los recursos asignados 2.3.2. Abreviaturas 1. 2. 3. 4. 5. 6. 3

ACNP: Acción de Control No Planificada. ACTNP: Actividad de Control No Planificada. CGR: Contraloría General de la República. DNI: Documento Nacional de Identidad. OCI: Órgano de Control Institucional. PAS: Procesos Administrativo Sancionador.

BARRA DE MENUS / BOTONES PRINCIPALES DEL SISTEMA 3.1. Barra de Menús

Figura 1Pantalla de Login.

Menú

Descripción Sistema: Opciones generales del sistema, que permitirán cambiar el año, revisar la bandeja del encargado y las notificaciones.. Entidad: Opciones para el registro de datos referidos a la Entidad y el Órgano de Control Institucional. Planificación: Opciones para la Formulación del Plan Anual de Control, Consultar el último PAC aprobado y Modificar el PAC Ejecución: Opciones para el registro de la Ejecución de las labores de control mediante el ingreso avances e informes de control, cancelación, suspensión y activación de acciones y actividades de control. Así como el registro de labores de control no planificadas. Seguimiento: Opciones para el seguimiento de medidas correctivas sobre las recomendaciones procesos administrativos y procesos judiciales.

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Menú

Descripción

Reportes: Reportes de formularios según directivas, reportes operativos y de apoyo a la toma de decisiones.

Utilitarios: Opciones de presentación a la CGR.

3.2. Botones Principales del Sistema Botón

Descripción Permite validar que la clave ingresada sea la correcta, en otros casos permite aceptar el mensaje mostrado. Permite continuar con un proceso dado. Permite confirmar una consulta en pantalla y/o continuar con un proceso dado. Permite cancelar la tarea de una petición en la pantalla. Permite obtener la información de un determinado registro. regist ro. Permite modificar la información que contiene u n formulario. Permite retirar un registro de las diversas listas. Permite actualizar información en el sistema. Permite crear un nuevo registro. Permite salir de un determinado proceso o detener una actividad incorrecta Permite regresar a la ventana anterior.

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DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA 4.1 Descripción de acceso al sistema Para acceder al sistema siga los siguientes pasos: 1. Escriba la siguiente dirección de página, en la Barra de Direcciones del navegador Internet Explorer 8 o superior https://apps.contraloria.gob.pe/saguweb

2. Se mostrará la siguiente página:

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Figura 2 Pantalla de Login - SCG.

3. Ingrese el Código de Usuario, la Contraseña que se le ha proporcionado previamente y el código de la imagen, presione el botón Ingresar o o la tecla Enter, se muestra la siguiente pantalla.

Figura 3 Ventana Validación del Token de Autenticación

4. Ingrese el token de autenticación, el cual le fue enviado a su cuenta de correo electrónico, luego presione el botón “ Ingresar Ingresar ” ”, se muestra la siguiente pantalla (1).

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Barra del Menú Principal

Opción para Salir del SCG

Barra del Información de la Entidad y del Usuario conectado

Figura 4 Ventana principal del sistema SCG.

Nota (1) a. La siguiente ventana.se mostrará cada vez que se publique los lineamientos para un nuevo plan por la CGR. Una vez aperturado el Plan, la siguiente vez que ingrese se mostrará directamente la ventana principal del SCG, omitiéndose esta ventana.

Figura 5 Aperturar Plan.

b. Seleccione el año y presione el botón “Continuar ”. ”.

Figura 6 Aperturar Plan – Selección.

c.

Se presenta el siguiente mensaje.

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Figura 7 Mensaje Aperturar Plan.

d. Presione el botón “Aceptar”, continúe en el paso 4 del de este Capítulo.

4.2 Opciones Generales del Sistema Las opciones del sistema definidas en este punto, son netamente auxiliares y de apoyo para las funciones principales definidas en los capítulos siguientes, algunas de ellas son atajos para acceder a otras opciones principales. 4.2.1 Sistema 4.2.1.1 Cambiar Año 1. En la Barra del Menú Principal dé clic en “Sistema “Sistema”” y seleccione la opción “Cambiar Año”. Año”.

Figura 8 Menú “Sistema “Sistema ” desplegado.

2. Se muestra la siguiente pantalla

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Figura 9 Ventana Cambiar Año.

3. Seleccione el Año, luego presione el botón “Aceptar “Aceptar ”, ”, se muestra la pantalla principal con el año que fue seleccionado, como se aprecia a continuación.

Figura 10 Menú Ventana principal del sistema SCG.

4.2.1.2 Notificaciones / Registro Email 1. En la Barra del Menú Principal dé clic en “Sistema “ Sistema”” y seleccione la opción “Notificaciones/ “Notificaciones/ Registro Email”. Email”.

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2. Se muestra el siguiente siguiente formulario con el listado listado de correos para notificaciones.

Figura 12 Listado de Correos para Notificación.

Nota: Buscar , permite ubicar un registro en la lista. Salir , permitirá cerrar la ventana actual.

3. Seleccione el botón “Nuevo ”, ”, se muestra el siguiente formulario para el registro de personal para notificaciones.

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Figura 13 Registro de Personal para Notificaciones.

4. Complete los espacios en blanco en el formulario luego presione el botón “Guardar ”, ”, se muestra un mensaje de registro correcto.

Figura 14 Mensaje de Registro Correcto.

5. Presione el botón “Salir ”, ”, se agrega el registro en la lista de Correos para Notificación, como se muestra a continuación.

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6. Seleccione un registro se activan los botones “Editar ” y “Eliminar “Eliminar ”. ”.


Nota: Editar , permitirá modificar los datos de un correo, para lo cual previamente debe seleccionar el registro. Eliminar , permitirá eliminar un registro de la relación.

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4.2.2 Entidad 4.2.2.1 Información de Entidad Entidad / Información Básica 1. En la Barra del Menú Principal dé clic en “Entidad “Entidad”” y seleccione la opción “Información de Entidad/ Información Básica”. Básica”.

Figura 17 Menú “Entidad “Entidad ” desplegado.

2. Se muestra el siguiente siguiente formulario, para el ingreso o edición de la información básica de la Entidad.

Figura 18 Ventana Informacion de la Entidad.

3. Ingrese la información en los campos editables, luego presione el botón “Guardar ”, ”, se muestra un mensaje de actualización correcta, como se muestra a continuación.

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Figura 19 Mensaje de actualización actualización correcta.

4.2.2.2 Información de Entidad Entidad / Capacidad Operativa 1. En la Barra del Menú Principal dé clic en “Entidad “Entidad”” y seleccione la opción “Información de Entidad/ Capacidad Operativa”. Operativa”.


2. Se muestra la siguiente ventana con la relación de Personal Activo.

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Figura 21 Ventana Personal Entidad.

Nota: Buscar , permite ubicar un registro en la lista. Nuevo , permitirá crear un nuevo registro el cual se agregará a la Relación de Personal activo. Salir , permitirá cerrar la ventana actual.

3. Presione el botón “Nuevo ”, ”, se muestra el siguiente formulario.

Figura 22 Ventana Datos del Personal.

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Nota: Nuevo , permitirá habilitar los campos de ingreso del formulario. Guardar , permitirá grabar la información ingresada en el formulario Cancelar , permitirá cancelar el ingreso de información y poner todos los espacios en blanco, Salir , permitirá cerrar la ventana actual.

4. En la ventana ventana personal Entidad seleccione un registro se habilitan los botones “Editar “Editar y y Eliminar ”. ”.

Figura 23 Ventana Personal Entidad.

Nota: Editar , permitirá modificar los datos de un personal, para lo cual previamente debe seleccionar el registro. Eliminar , permitirá eliminar un registro de la relación.

4.2.2.3 Información de Entidad Entidad / Estructura Orgánica 1. En la Barra del Menú Principal dé clic en “Entidad “Entidad”” y seleccione la opción “Información de Entidad/ Estructura Orgánica”. Orgánica”.

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2. Se muestra el siguiente siguiente formulario con la relación de Unidades Orgánicas pertenecientes a la Entidad.


3. Seleccione el botón “Nuevo ” se habilita la sección “Datos “Datos de la Unidad Orgánica”, Orgánica”, mostrado a continuación.

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Figura 26 Ventana Datos de la Unidad Orgánica.

4. Ingrese el Código, las Siglas y la Descripción, marque la casilla Activo o desactívela de acuerdo al caso, finalmente presione el botón “Guardar “Guardar ”, ”, se muestra un mensaje de registro correcto.

Figura 27 Ventana Datos de la Unidad Orgánica.

4.2.2.4 Información OCI / Información Básica 1. En la Barra del Menú Principal dé clic en “Entidad “Entidad”” y seleccione la opción “Información de OCI/ Información Básica”. Básica”.

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2. Se muestra el siguiente siguiente formulario, para el ingreso o edición de la información básica del OCI.

Figura 29 Ventana I nformacion Básica del OCI.

3. Ingrese la información en los campos editables, luego presione el botón “Guardar ”, ”, se muestra un mensaje de actualización correcta, como se muestra a continuación.

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Figura 30 Mensaje actualización actualización correcta.

4.2.3 Ejecución 4.2.3.1 Informe de control/ Listado Informes 1. En la Barra del Menú Principal dé clic en “Ejecución “Ejecución”” y seleccione la opción “Informe “Informe de Control / Listado de Informes”. Informes”.

Figura 31 Menú “Ejecución “Ejecución ” desplegado.

2. Se muestra la siguiente ventana con la lista de Informes de Control.

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Figura 32 Ventana Búsqueda de Informe de Control.

3. Seleccione el Informe de Control que desea abrir, como se muestra a continuación.


4. Presione el botón “Abrir ”, ”, se muestra la siguiente ventana.

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Figura 34 Ventana Informe de Control.

5. En esta ventana puede Ud, Ud, navegar por las diferentes pestañas y modificar la información dependiendo del estado del informe, luego de esto Validar Envío. 4.2.4 Seguimiento 4.2.4.1 Medidas Correctivas 1. En la Barra del Menú Principal dé clic en “Seguimiento “Seguimiento”” y seleccione la opción “Medidas “Medidas Correctivas”. Correctivas”.

Figura 35 Menú “Seguimiento “Seguimiento ” desplegado.

2. Se muestra la siguiente ventana con la lista de Informes de Control.

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3. Seleccione un Informes de Control, luego presione el botón “Abrir “Abrir ”, ”, se muestra el siguiente formulario.

Figura 37 Ventana Informe de Control.

4. En esta ventana puede Ud, Ud, navegar por las diferentes pestañas y modificar la información dependiendo del estado del informe, luego de esto Validar Envío.

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4.2.4.2 Acciones Judiciales 1. En la Barra del Menú Principal dé clic en “Seguimiento “Seguimiento”” y seleccione la opción “Acciones “Acciones Judiciales”. Judiciales”.

Figura 38 Menú “Seguimiento “Seguimiento ” desplegado.

2. Se muestra la ventana de Información de Acciones Judiciales con la lista de Acciones Judiciales.

Figura 39 Ventana Información de las Acciones Judiciales.

3. Seleccione el botón “Nuevo ”, ”, se muestra la siguiente ventana con la pestaña Datos Generales de Inicio , habilitada.

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Figura 40 Ventana I nformación de las Acciones Judiciales.

4. Ingrese la Fecha Inicio Proceso, en el campo Número Informe presione el botón se muestra la siguiente ventana de Búsqueda.

Figura 41 Ventana busqueda de Informes de Cotrol.

5. Ubique el Informe de Control, luego luego de clic sobre el código, código, para completar el campo en la ventana principal, termine de completar los demás campos luego presione el botón “Guardar “Guardar ”, ”, se habilitan las pestañas Involucrados, Observaciones y Seguimiento y también se muestra un mensaje de ingreso correcto, mostrado a continuación.

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Figura 42 Mensaje ingreso correcto.

6. Seleccione la pestaña Involucrados , se muestra el siguiente formulario.

Figura 43 Pestaña Involucrados.

7. Presione el botón “Nuevo ” se habilitan los campos editables como se muestra a continuación.

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Figura 44 Pestaña Involucrados.

8. Complete la información en los campos editables, luego luego presione el botón “Guardar ”, ”, el registro se añade a la Relación de Involucrados y se muestra un mensaje de ingreso correcto.


9. Seleccione cualquiera de los registros se habilitan los botones “Editar” y “Eliminar”.

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Figura 46 Ventana Relación de Involucrados.

Nota: Editar , permitirá modificar los datos del involucrado, involucrado, previamente debe debe seleccionar el registro. Eliminar , permitirá eliminar un registro de la relación.

10. Seleccione la pestaña Observaciones , se muestra el siguiente formulario.

Figura 47 Pestaña Observaciones.

11. Ingrese los datos de la Observación, luego presione el botón “Guardar “Guardar ”, ”, se muestra un mensaje de ingreso correcto.

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Figura 48 Pestaña Observaciones.

12. Seleccione la pestaña Seguimiento , se muestra el siguiente formulario.

Figura 49 Pestaña Seguimiento.

13. Presione el botón “Nuevo “Nuevo ” se habilitan los campos editables como se muestra a continuación.

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Figura 50 Pestaña Seguimiento.

14. Complete la información en los campos editables, luego presione el botón “Guardar ”, ”, el registro se añade a la Relación de datos de Seguimiento y se muestra un mensaje de ingreso correcto.



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Figura 52 Ventana Relacion Datos de Seguimiento.

Nota: Editar , permitirá modificar los datos de un informe, para lo cual previamente debe seleccionar el registro. Eliminar , permitirá eliminar un registro de la relación.

16. Presione el botón “Salir “Salir ”, ”, se muestra la acción judicial agregada a la Lista de Acciones Judiciales, mostrado a continuación.

Figura 53 Ventana Información de las Acciones Judiciales


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Figura 54 Relacion de las Acciones Judiciales.

Nota: Editar , permitirá modificar los datos de una acción judicial, para lo cual previamente debe seleccionar el registro. Eliminar , permitirá eliminar un registro de la relación.

4.3 Módulo de Planificación El Módulo de Planificación permite al usuario hacer uso de las opciones para la elaboración y aprobación del Plan Anual de Control. Ingreso de Acciones de Control Posterior y Actividades de Control Planificadas.

Figura 55 Recorrido de un PAC.

En el grafico se puede apreciar el recorrido que realiza el PAC en la etapa de Planificación desde la elaboración del plan hasta su aprobación; se puede observar la labor que realiza cada actor del proceso

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4.3.5 Registrar información del Plan Anual Anual de Control 4.2.1.1 Registrar información de la Capacidad Operativa del OCI Esta función permitirá crear, consultar, editar y eliminar los datos de la Capacidad Operativa del OCI (Personal activo y Especialistas). Para realizar este proceso, se debe seguir los siguientes pasos: 1. En la Barra del Menú Principal dé clic en “Entidad “Entidad”” y seleccione la opción “Información de OCI / OCI / Capacidad Operativa”. Operativa”.


2. Se muestra la siguiente ventana, ventana, de forma predeterminada se puede apreciar la vista de la pestaña “Capacidad Operativa”, la ventana muestra también la pestaña “Especialistas” y la relación de funcionarios en la sección Relación Personal Activo .

Figura 57 Ventana Capacidad Operativa del OCI – Pestaña Capacidad Operativa.

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3. Si seleccionamos la pestaña “Especialistas ” se visualiza lo siguiente, con la relación de funcionarios en la sección Relación Especialistas :

Figura 58 Ventana Capacidad Operativa del OCI – Pestaña Especialistas.

En ambas ventanas ud tendrá las opciones de ubicar un funcionario a través del botón Buscar , ingresar un nuevo registro de funcionario a través del botón Nuevo o regresar a la venta anterior a través del botón Salir . A continuación el detalle de cada opción:

Buscar La búsqueda de un funcionario se puede realizar de las siguientes formas: a. Ingrese el Nro de Documento en el campo Nro. Doc o ingrese los apellidos y nombres en el campo Apellidos y Nombres y y luego presione el botón “Buscar “Buscar ”. ”.

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Figura 59 Ventana Capacidad Operativa del OCI.

b. Se visualiza el resultado de la consulta como se muestra a continuación:


c. También se puede obtener la lista de integrantes Activos o Inactivos, para obtener la lista de integrantes activos, seleccione la casilla del campo Activos luego presione el botón “Buscar ”, ”, se muestra el resultado de la consulta:

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d. Para obtener la lista de inactivos, deje la casilla en blanco y presione el botón “Buscar “Buscar ”, ”, se muestra el resultado de la consulta (se puede apreciar que el resultado de la consulta es la lista de activos e inactivos):


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Nuevo Para crear un nuevo registro de personal o especialista siga los siguientes pasos: a. En la ventana “Capacidad Operativa del OCI” presione el botón “ botón “ Nuevo ”: Nuevo ”


b. Se visualiza la siguiente ventana de registro de datos del Personal:

Figura 64 Ventana Datos del Personal.

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c. Complete los datos del formulario (siendo de suma importancia los campos: Costo H.H y Fecha Costo ya que serán bastante utilizados durante el registro del PAC), luego presione el botón “Guardar “Guardar ” se presenta el siguiente mensaje.

Figura 65 Mensaje Guardar Información

Nota: Los campos de mayor relevancia son: el Costo H.H (todos los funcionarios deben tener asociado este valor), y Fecha Costo (debe (debe ser inferior a la fecha del instante del registro de la Capacidad Operativa), estos datos son de suma importancia, si faltase uno de ellos no se podrá proseguir con el registro del PAC.

d. Presione el botón “Aceptar ”, ”, se muestra un mensaje de registro correcto.

Figura 66 Datos del Personal

e. Una vez concluido el registro del personal presione el botón “Salir ”, ”, se muestra la siguiente ventana con el (o los) registros creados y añadidos a la lista. (3)

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Nota (3)

Descripción de botones adicionales: En la ventana “ Capacidad Operativa del OCI ”, ”, seleccione un registro de funcionario en la sección Relación Personal Activo , se habilitan los botones “Edita r” r” y “Eliminar “Eliminar ” como se aprecia a continuación :


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Editar Para editar la información de un funcionario si ga los siguientes pasos: 1. En la ventana Capacidad Operativa del OCI , seleccione el registro a editar luego presione el botón “Edita “ Edita r”, r”, se muestra la siguiente ventana:

Figura 69 Aperturar Plan.

2. Modifique la información correspondiente luego presione el botón “ Guarda r”, se visualiza el siguiente mensaje :

Figura 70 Mensaje Guardar Información.

3. Presione el botón “Aceptar ”, ”, se muestra un mensaje de registro correcto .

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Figura 71 Mensaje registro correcto

Eliminar Para eliminar un registro de funcionario siga los siguientes pasos: 1. En la ventana Capacidad Operativa del OCI , seleccione el registro a eliminar luego presione el botón “Elimina “ Elimina r”, r”, se muestra el siguiente mensaje:

Figura 72 Mensaje eliminar registro

2. Presione el botón “Aceptar ”, ”, se muestra un mensaje de eliminación correcta .

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Figura 73 Mensaje se eliminó correctamente.

Nota: No se podrá eliminar registros de funcionarios que tengan asociados Labores de Control.

4.2.1.2 Registrar información del Plan Plan Anual de Control Esta función permitirá crear un nuevo registro, consultar, editar o eliminar los datos de PAC. Para realizar este proceso, se debe seguir los siguientes pasos: 1. Dé clic clic en la opción “Planificación ” de la Barra del Menú Principal y seleccione “PAC “PAC Formulado ”. ”.

Figura 74 Opción “Planificación” desplegado.

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2. Se visualiza la siguiente ventana conformada por tres áreas: Barra de Opciones de Acceso Rápido: Rápido: Contiene los botones que permi permititirá ránn reg regis istr trar ar nuev nuevaa info informa rmaci ción ón ( ), edit editar ar ( ), actu actual aliz izar ar la vista vista del explorador ( ) y eliminar ( ). Explorado de Anteproyecto: Anteproyecto: Similar a un árbol de exploración de archivos contiene la estructura de contenido del plan. Área de Información y Resumen: Resumen: Según la ubicación en el explorador se muestra información relevante.

Explorador de Anteproyecto

Barra de Opciones de Acceso Rápido

rea de Información y Resumen

Figura 75 Ventana Explorador de Planificación

4.2.1.3 Registrar Información de la OCI Nuevo Para ingresar nueva información del OCI siga los siguientes pasos: a. En el explorador del Anteproyecto seleccione seleccione la opción Información OCI , a continuación presione el botón “Nuevo “Nuevo ” ( ).

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Figura 76 Explorador Planificación –Información OCI

b. Se presenta la siguiente ventana, ingrese el Diagnóstico y Problemática Problemática en la sección “Datos “Datos Generales ”, ”, luego presione el botón “Guardar “Guardar ”: ”:

Figura 77 Ventana de edición de Problemática OCI

c. Se muestra un mensaje de confirmación, presione el botón “Aceptar ”: ”:

Figura 78 Mensaje guardar información

d. A continuación se muestra un mensaje de registro correcto.

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Figura 79 Ventana mensaje registro correcto

e. Presione el botón “Salir”, en la siguiente ventana se puede apreciar el explorador de planificación con la información OCI agregada.


Nota: editar la información del OCI siga los siguientes pasos: Para editar la a. En el explorador de Planificación seleccione la opción Información OCI , a conti continu nuac ació iónn presi presione one el bot botón ón Edi Editar tar ( ).

4.2.1.4 Registrar Información de la Entidad Nuevo Para ingresar nueva información de la Entidad siga los siguientes pasos: a. En el explorador del Planificación seleccione la opción Información Entidad , a continuación presione el botón “Nuevo “Nuevo ” ( ).

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Figura 81 Explorador Planificación – Nueva Información Entidad

b. Se muestra la siguiente ventana, ingrese el Diagnóstico y Problemática en la sección “Datos “Datos Generales ”, ”, luego presione el botón “Guardar “Guardar ”: ”:

Figura 82 Ventana nueva información de Problemática Entidad

c. Se visualiza visualiza un mensaje de confirmación, presione el botón “Aceptar ”: ”:


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d. Se muestra la siguiente ventana con un mensaje de registro correcto.


e. Presione el botón “Salir”, en la siguiente ventana ventana se puede apreciar el explorador de planificación con la información de la Entidad que ha sido agregada.


Nota: Para editar la información de la En tidad siga los siguientes pasos: a. En el explorador del Planificación seleccione la opción Información Entidad , a conti continu nuac ació iónn presi presion onee el botó botónn “Edi “Editar tar”” ( ).

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4.2.1.5 Registrar Información de las Horas Disponibles Nuevo Para ingresar nueva información de las Horas Disponibles siga los siguientes pasos: a. En el explorador del Anteproyecto seleccione la opción Horas “Nuevo ” ( ). Disponibles , a continuación presione el botón “Nuevo

Figura 86 Explorador Planificación – Horas Disponibles

b. El sistema muestra la siguiente ventana en la que se registrará la disponibilidad de cada persona que participará en las Labores de Control.

Figura 87 Ventana Planificación Planificación - Horas Disponibles

c. Complete la información en la sección “Datos Generales ” ubique a la persona dando clic en el botón “Elegir “ Elegir Personal ” ( ), se se mu muestra la siguiente ventana:

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Figura 88 Ventana Búsqueda de Integrantes

d. En la sección Criterios de Búsqueda realice Búsqueda realice la búsqueda de la persona, ingresando el nombre en el campo Apellidos y Nombres y presione el botón ( ), para para seleccion seleccionar ar una persona dé clic clic sobre su código, código, se completa los datos de la sección Datos Generales como se muestra a continuación, en esta sección puede modificar el valor del Total de Horas x Año:

Figura 89 Ventana Planificación Planificación - Horas Disponibles

e. Verifique el número de horas por año según el régimen laboral de la persona, luego llene los campos de la sección “Deducciones “ Deducciones ” y presione el botón “Guardar “Guardar ” se muestra un mensaje de registro correcto y la información ingresada, tal como se muestra a continuación:

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Figura 90 Ventana Mensaje registro correcto

Nota Si desea añadir un registro presione el botón “ Nuevo ”, ”, y siga los pasos b, c, d, • e. Si desea editar o eliminar un registro, seleccione el registro, se habilitarán los • botones “Editar “Editar ” y “Eliminar “Eliminar ” como se muestra a continuación:

Figura 91 Ventana Edición – Eliminar Registro

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Nota: Para editar la información de las Horas Disponibles siga los siguientes pasos: a. En el explorador del Planificación seleccione la opción Horas Disponibles , a continuación presione el botón “Editar “ Editar ” ( ).

4.2.1.6 Historial de Formulación del PAC PAC Para ver el historial de Formulación del PAC siga los siguientes pasos: a. En el explorador del Anteproyecto seleccione la opción Historial de Formulación del PAC , a continuación presione el botón “Editar “Editar ” ( ).

Figura 92 Explorador Planificación – Historial Formulación del PAC

b. Se muestra la siguiente ventana, con el resumen estadístico estadístico de los Datos Generales, Acciones de Control, Actividades de Control, etc., este cuadro permitirá al usuario tener una vista de resumen de la información ingresada hasta el momento de la consulta, quien esta evaluando el PAC y quienes evaluaron el PAC.

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Figura 93 Ventana Plan Anual de Control

c. Presione el botón “Salir ” se muestra el explorador de Planificación. 4.2.1.7 Actividades de Control Para ingresar la información de una Actividad de control siga los siguientes pasos: a. En el explorador del Planificación seleccione la opción Actividades de Control , a continuación presione el botón “Nuevo “Nuevo ” ( ).

Figura 94 Explorador Planificación – Actividad de Control

b. El sistema muestra la siguiente ventana:

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Figura 95 Ventana Generar Actividad de Control

Nota: Nota: Deberá completar todos los datos de las secciones Datos Generales y y Detalle de las Actividades de Contro l,l, para poder grabar la Actividad de Control.

c. En la sección Datos Datos Generales de clic en el botón “Buscar “Buscar Actividad ” ( ), se presenta la siguiente ventana:

Figura 96 Ventana Búsqueda de Actividades

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Sistema de Control Gubernam ntal Manual de Usuario: SCG MUSCG-v1.0.2

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d. Ingrese la descripción de una actividad y/o de clic en l botón ( ) de de la la sección “Criterios de Búsqueda ”, ” , se mues muestr traa la la rel relac acii n de actividades, como s aprecia a continuación:

Figura 97 Ventana Búsqueda de Actividades

e. De clic sobr sobree el el cód códig igoo de de la la Act Activ ivid idad ad de Cont Contro roll a gen generar, se completa los dat s de la sección “Datos “Datos Generales ”, complete la información faltante de la sección:


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Nota: Nota: De no encontrar la actividad de control a planificar, seleccione otros en la sección de Datos Generales indicar la descripción de la actividad y completar los demás datos.

f.

Complete los campos subsiguientes, una vez que se encuentre en la sección “Detalle “Detalle de Actividad de Control ” pestaña “Integrantes “Integrantes y Costos ” seleccione el Cargo, Cargo, luego presione el botón “Buscar “Buscar caso que que haya haya selecc seleccion ionado ado la la opción opción Integrante ” ( ) (En el caso Especialista, se deshabilita el campo Integrante) campo Integrante),, se muestra la siguiente ventana:

Figura 99 Ventana Búsqueda de Integrantes

Nota: Nota: Se deberá completar/actualizar los datos de la capacidad operativa previo al registro de la Actividad (ver el punto 4.2.1.1), también deberá registrar la distribución de las horas disponibles del personal previamente (ver el punto 4.2.1.5).

g. De clic sobre el código del integrante, se visualiza la información en en la sección “Datos “Datos del integrante ” (se recuerda que la información que se muestra en el campo Costo H-H se ingresó previamente en el capitulo Capacidad Operativa), como se aprecia a continuación:

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h. Complete la información en los campos restantes luego presione el botón “Guardar ”, ”, se agrega el registro en la sección Relación de Integrantes .


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Nota Si desea añadir un registro presione el botón “Nuevo “ Nuevo ”, ”, y siga los pasos b, c, d, e. • Si desea editar o eliminar un registro, seleccione el registro dando clic sobre el • mismo, se habilitarán los botones “Editar “ Editar ” y “Eliminar ” como se muestra a continuación:

Figura 102 Ventana Generar Actividad de Control •

Guardar”, el registro es agregado a las Cabe precisar que al presionar el botón “ Guardar”, relación de Integrantes, pero esto no significa que se haya guardado en la base de datos esto ocurrirá cuando se presione el botón “ Guardar ”(ubicado ”(ubicado en la parte inferior del formulario), al finalizar el registro de todos los datos de la Actividad de Control.

i.

Seleccione la pestaña “Metas Programadas ” se muestra las secciones “Datos del Periodo de Evaluación ” y “Periodos de Evaluación Trimestral ” (La lista de periodos dependerá del periodo de ejecución de la Labor de Control y los lineamientos establecidos por la CGR).

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j.

De la lista l seleccione un periodo luego presione l botón “Editar “Editar ” compl mplete los datos de la sección “Datos “Datos del Periodo de Evaluación ” y presi resioon el botón “Guardar “Guardar ”. ”.

Nota: Cabe Cabe precis precisaar que el ingreso de la meta es de manera acumulada y la registrada en el últi último mo peri period od debe ser igual a la meta anual.

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Figura 104 Ventana Generar Actividad de Control.

k. Se actualiza el periodo con los datos ingresados.


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Nota: Se recuerda ue al presionar el botón “Guardar “ Guardar””, el registro es agregado a las relación de Periodos e Evaluación Evaluación Trimestral, Trimestral, pero pero esto no signific significaa que s e haya guardado en la base de datos esto ocurrirá cuando se presione el botón “ Gu rdar ”(ubicado ”(ubicado en la parte inferior del formulario) formulario),, al finalizar finalizar el registro registro de todos los dat s de la Actividad de Control.

l.

Selecci ne la pestaña “Cronograma “Cronograma ” se visualiza la sig iente ventana:

Figura 106 Ventana Generar Actividad de Control.

m. Selecci ne los meses (debe seleccionar los meses correspondientes a la fecha de inicio inicio y la fecha fecha de fin de de la Ejecución Ejecución), ), en lo que se llevará a cabo la actividad luego presione el botón “Guardar “Guardar ” (en este punto se descontará las horas hombre de cada integrante del otal de las horas disponi les), se presenta un mensaje de registro correcto.

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Figura 107 Mensaje Registro Correcto

n. Presione el botón “Salir “Salir ” se muestra el siguiente mensaje:

Figura 108 Mensaje Salir

o. Pre Presi sion one el botón “Aceptar” “Aceptar” se se añade la actividad en l ítem “Actividad “Actividad de Control” trol” se genera un correlativo para el código de la actividad como se observa a continuación.

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