UFCD
8507
COORDENAÇÃO DO PROCESSO DE ARMAZENAGEM
FORMADOR: GABRIEL SILVA
Coordenação do Processo de Armazenagem
ÍNDICE
Introdução.................................................................................................... 2 Âmbito do manual................................................................................... 2 Objetivos................................................................................................... 2 Conteúdos Programáticos......................................................................2 1.Armazém................................................................................................... 3 1.1.Instalações de armazenagem.........................................................3 1.2.Equipamento de armazenagem......................................................7 1.3.Organização do espaço, do artigo e dos documentos..............12 1.4.Aspectos logísticos de um pequeno armazém...........................18 2.Armazenagem........................................................................................ 23 2.1.Quando e como encomendar........................................................23 2.2.Stock mínimo de segurança..........................................................26 2.3.Recepção de mercadorias e sua conferência.............................29 2.4.Controlo de entradas e saídas......................................................35 3.Gestão das encomendas......................................................................39 3.1.Organização da base de dados.....................................................39 3.2.Escolha do sortido..........................................................................43 3.3.Comunicação com os fornecedores..............................................47 Bibliografia................................................................................................ 53
Introdução
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Coordenação do Processo de Armazenagem
Âmbito do manual O presente manual foi concebido como instrumento de apoio à unidade de formação de curta duração nº 8507 – Coordenação do Processo de Armazenagem.
Objetivos
Enumerar os princípios fundamentais da gestão de um armazém.
Enunciar todos os aspetos envolvidos na receção, aprovisionamento e acondicionamento dos diferentes tipos de produtos.
Controlar o processo de gestão das encomendas.
Conteúdos Programáticos
Armazém o
Instalações de armazenagem
o
Equipamento de armazenagem
o
Organização do espaço, do artigo e dos documentos
o
Aspetos logísticos de um pequeno armazém
Armazenagem o
Quando e como encomendar
o
Stock mínimo de segurança
o
Receção de mercadorias e sua conferência
o
Controlo de entradas e saídas
Gestão das encomendas o
Organização da base de dados
o
Escolha do sortido
o
Comunicação com os fornecedores
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1.Armazém
1.1.Instalações de armazenagem O armazém é o local especialmente escolhido, preparado e equipado para guardar os stocks. A receção, arrumação, conservação e distribuição são funções do armazenamento. Nas médias e grandes empresas industriais os armazéns encontram-se subdivididos em: Armazéns de matérias-primas, ou seja, matérias que intervêm
diretamente na produção. Armazéns de peças destinadas a entrarem na montagem do
produto acabado. Armazéns de peças ou componentes do equipamento que se
desgastam com facilidade. Armazéns de matérias subsidiárias necessárias à atividade
produtiva. Armazéns de ferramentas. Armazéns de produtos intermédios, ou seja, os produtos resultantes da produção, mas que ainda não estão concluídos.
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Armazéns de produtos acabados.
A classificação de armazéns apresentada implica localizações diferenciadas, o mais próximo possível dos utilizadores. A
empresa
comercial
possui
armazéns
de
distribuição
em
pontos
estratégicos. Não há regras fixas para organizar um armazém, contudo devem ter-se em conta duas regras básicas: 1. Atender à nomenclatura de aprovisionamento, para determinar grupos de artigos cujas características (forma, peso, embalagem, natureza física, deterioração, risco de roubo, resistência à quebra) originam problemas idênticos de armazenagem. 2. Proceder à análise económica e estatística por artigo ou grupo de artigos, de modo a caracterizar a sua utilização (consumo anual, destino, frequência de entradas e saídas, quantidade média de saída, flutuações). A aplicação destas regras permitirá determinar: Localização Os armazéns devem situar-se o mais próximo possível do local onde os bens são necessários, minimizando as distâncias a percorrer, as probabilidades de acidente e as eventuais dificuldades de transporte. A movimentação dos bens entre armazéns e os pontos de destino deve obedecer aos seguintes princípios: Minimizar as distâncias a percorrer e frequência dos transportes. Transportar grandes quantidades quando as distâncias
são
significativas. Integrar harmoniosamente todos os sistemas de movimentação a
utilizar na empresa. Reduzir a necessidade de equipamento de movimentação, através de uma criteriosa disposição de cada posto e conveniente implantação
do equipamento. Manter sempre
desimpedidas e limpas. Manter inventariado todo o equipamento de movimentação existente,
as
áreas
de
movimentação
bem
marcadas,
analisando-se sistemática e criteriosamente, a sua utilização.
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Estudar cuidadosamente, antes de se adquirir um novo equipamento de movimentação, se ele corresponde ao mais simples e eficaz meio de resolução do problema.
Na escolha da localização do armazém devemos considerar os seguintes fatores: • Custo do seu aluguer ou investimento de aquisição. • Possibilidade de expansão ou reconversão. • Os meios de comunicação utilizados no transporte dos bens armazenados. • As condições de conservação exigidas pelos diferentes artigos. Descentralização A descentralização dos armazéns é uma questão significativa nas empresas de maior dimensão. Nestes casos, será de ponderar a existência de mais do que um armazém, localizados o mais perto possível dos locais onde são necessários os bens nele armazenados. A descentralização permitirá a especialização dos armazéns (cada um terá um número especifico de artigos) o que melhorará significativamente a eficiência e eficácia do pessoal de armazém. Implantação Antes da implantação de um armazém deve ter-se em conta os seguintes aspetos: • Características dos bens a armazenar. • Quantidades a manter em stock. • Método de armazenagem. • Altura do armazém. • Meios de movimentação que condicionam a dimensão das zonas de movimentação (corredores). • Quantidade a expedir. • Zona de embalagem. • Zona administrativa do armazém. Antes de se proceder à implantação de um armazém deve determinar-se com precisão, os locais de receção e expedição dos bens. Normalmente a receção e a expedição estão situadas nas extremidades opostas do armazém, neste caso a movimentação dos materiais faz-se em linha reta, mas também poderá ser efetuada em perpendicular ou forma de ferradura.
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A largura dos corredores deverá ser de modo a facilitar o cruzamento, ou não, de equipamentos de transporte. As portas do armazém deverão ter a altura e a largura adequadas à passagem de pessoas, equipamentos de transporte de carga em altura. O pavimento do armazém deve permitir: • A rápida e fácil circulação dos equipamentos de transporte. • O funcionamento dos equipamentos nas melhores condições. • A redução dos riscos de deterioração dos bens e acidentes do pessoal. Relativamente à arrumação dos bens e sua movimentação, o pavimento deve apresentar as seguintes características: • Resistência mecânica ao desgaste e ao choque. • Resistência química aos ácidos, solventes, calor e humidade. • Segurança (antiderrapante, incombustível). • Higiene (não originar lamas nem poeiras). • Conforto (isolamento térmico e acústico). • Facilidade de conservação. Portanto a escolha do pavimento do armazém será efetuada em função das características dos bens a armazenar e a movimentar.
1.2.Equipamento de armazenagem Estantes e armários As estantes e os armários a usar nos armazéns devem ser versáteis e de fácil montagem e desmontagem. A altura de armazenagem de materiais em prateleiras varia entre 2,20m (acesso manual) e 7m (acesso mecânico), poder-se-á, no entanto recorrer a andares intermédios com acesso por escadas onde se devem arrumar artigos leves e de fraca rotação. Contentores A utilização de contentores metálicos na arrumação dos materiais em armazém facilita a sua movimentação e arrumação, na medida em que se podem empilhar.
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Existe assim um aproveitamento do espaço e proteção de materiais, principalmente se forem frágeis.
Plataformas
As plataformas podem ser construídas em madeira ou em metal, e classificam-se em: • Fixas – montadas sobre pés ou patins. • Semimóveis – montadas sobre duas rodas e dois pés ou patins. • Móveis – montadas sobre quatro rodas. Equipamentos para arrumação dos materiais
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Devido à evolução tecnológica, existem diversos equipamentos sofisticados que ajudam na tarefa de arrumação e movimentação dos materiais em armazém, contudo também se tornam rapidamente obsoletos. Na escolha de equipamentos para arrumação dos materiais em armazém, devemos ter em consideração: • As características dos materiais a armazenar (forma, dimensão, peso, volume, resistência, etc.) • As condições de conservação. • A capacidade do armazém. • A facilidade de contagem dos materiais armazenados. • Custo dos artigos armazenados e custo relativo dos equipamentos. Os artigos em armazém podem apresentar-se sob a forma de: • Líquidos, utiliza-se reservatórios, cisternas e contentores metálicos ou de plástico. • Sólidos a granel que são colocados sobre o solo ou em silos ou contentores. • Unidades isoladas (caixas, sacos, motores) que podem ser empilhadas no solo ou arrumadas em prateleiras ou gavetas. • Cargas unitárias que se arrumam no solo, ou em estantes, recorrendo a um equipamento específico. Estrados ou paletes
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Os estrados ou paletes são constituídos por duas ou três travessas de madeira, ligadas entre si por pranchas a formar pavimento, sobre o qual são transportados os materiais a transportar. A largura existente entre as travessas deve obedecer a normas, de forma a deixar passar o garfo do empilhador. A utilização de estrados permite: • A utilização racional do armazém em altura. • Assegurar uma melhor proteção aos materiais frágeis. • Facilitar os inventários. Os meios ou equipamentos existentes para arrumação e movimentação dos materiais são em grande número:
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Carros, tratores e reboques sem dispositivo de elevação. Carros elevadores e empilhadores. Aparelhos de elevação tipo gancho, ou pontes rolantes, gruas. Acessórios de preensão que permitem aos aparelhos de elevação
pegar, enganchar ou engatar as cargas (pinças, ganchos, ventosas). Aparelhos de transporte vertical do tipo de elevadores, monta-cargas
e plataformas elevadoras. Transportadores aéreos (teleféricos, transportadores de corrente,
tremonhas). Transportadores terrestres, podem ser fixos ou móveis, uns utilizam a força da gravidade e outros comandos mecânicos (tapete rolante,
transportadores de rolos). Outros transportadores de material a granel para movimentações contínuas (transportadores pneumáticos, por vibrações, hidráulicos) ou descontínuas (pás mecânicas, carros basculantes).
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1.3.Organização do espaço, do artigo e dos documentos O objetivo da organização do espaço é: Otimizar o aproveitamento do espaço. Facilitar as contagens físicas. Simplificar a satisfação das requisições. Reduzir e simplificar as movimentações. Minimizar as perdas e deteriorações de materiais. Para tal é necessário definir: O plano de arrumação. O método de identificação dos locais de armazenagem de cada
material. O critério de fornecimento dos materiais requisitados.
Existe um vasto conjunto de fatores, que condicionam a seleção do método de armazenagem, dos quais se realçam os seguintes: • Rotatividade dos materiais; • Volume e peso; • Valor; • Ordem de entrada/saída; • Acondicionamento e embalagem;
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• Fragilidade/robustez; • Perecividade. Na arrumação dos materiais, a utilização do espaço útil do armazém deve ser orientada no sentido da ocupação da sua capacidade máxima, decorrendo deste princípio, a utilização de todo o espaço útil e sobretudo em altura - ocupação em volume - dentro dos limites estabelecidos pelas Normas da Segurança. A relação logística volume útil/área total aumenta com a altura de arrumação. Entenda-se como volume útil, o volume efetivamente ocupado. Não se consideram os espaços mortos e corredores. Arrumação - É a atividade que consiste na disposição racional e criteriosa dos materiais nos dispositivos ou nos locais próprios do armazém. O trabalho desenvolvido no armazém é quantificado por:
Desta relação, conclui-se que o único fator que é uma variável do armazém é a distância (percurso do material no armazém) no fluxo material, desde que entra até ao aviamento ou à expedição. Tanto o peso como a frequência de movimentações não dependem do armazém. Minimização do custo logístico Para minimizar o trabalho e, consequentemente o custo logístico da armazenagem, devem ficar mais próximos da saída os materiais de maior
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frequência de movimentos e destes os mais pesados, os de maior volume e os de difícil movimentação. Nos locais mais afastados da saída serão colocados os materiais de fraca frequência de saídas; os monos e os que atravanquem as movimentações interiores devido à sua forma ou tamanho. Na arrumação em altura, dever-se-á seguir o critério da razão inversa do peso. Nas prateleiras ou em paletização, os materiais mais pesados e de maior volume ocuparão os níveis inferiores. Nos níveis superiores, arrumarse-ão os materiais mais leves; os de menor dimensão; e sobretudo os “mais cobiçados”. Administrativamente, o ponto mais importante da arrumação assenta na correspondência direta entre cada item e o seu local de arrumação. Consegue-se resolver este problema, codificando segundo um critério adequado todos os locais e espaços do armazém. Código de localização de armazenagem Exemplo Um código de localização de um produto químico, que se encontra arrumado no Armazém de Produtos Químicos:
Respeito por prazos Em cada local os materiais deverão ser arrumados criteriosamente, de maneira que os materiais mais antigos deverão ser os primeiros a sair, prevendo assim a hipótese de não ultrapassar datas de garantias ou prazos de validade.
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O posicionamento, atendendo à forma do material, será aquele que lhe confere uma posição de maior estabilidade, evitando-se assim menores riscos de danos. No local, todos os itens devem ter o respetivo código de material. Análise ABC Para a arrumação criteriosa, há necessidade de se fazer um plano de arrumação. Para isso deve realizar-se, em primeiro lugar, uma análise ABC por
frequência
de
saídas
para
minimizar
os
custos
logísticos
de
armazenagem. Métodos de Localização Para facilitar a localização dos materiais armazenados pode utilizar-se um dos métodos seguintes: • Método da quadrícula; • Método dos corredores; Método da Quadrícula Consiste em fazer uma quadrícula no armazém, identificando em código sucessivamente as: • Coordenadas da quadrícula; • Prateleiras da estante em que se encontra o material. Exemplo
Método dos Corredores
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Consiste em considerar o armazém como uma cidade em que as estantes representam os edifícios e os corredores representam as ruas, identificando em código, sucessivamente: • A identificação da rua (corredor); • A identificação do número do edifício (módulo da estante); • A identificação do andar (número da prateleira e respetiva secção). Documentação A gestão material dos stocks pode estar informatizada; neste caso, quase não precisa de documentação, a informação está sempre disponível. No entanto, quando este serviço não está informatizado, além dos documentos de entrada e saída, é necessário criar um ficheiro de armazém, de forma a se poderem registar as entradas e saídas de produtos. Desde que se atualize sistematicamente este ficheiro é possível saber, a qualquer momento o que existe em armazém e em que quantidades. O pessoal que trabalha no armazém desempenha fundamentalmente duas funções, às quais correspondem documentos específicos: Receção O armazém é informado da encomenda e chegada das mercadorias através da Nota de Encomenda e da Guia de Remessa. Conservação e Entrega Os documentos a utilizar são fundamentalmente a nota de saída (ou Guia de Remessa/Transporte) e Ficha de Armazém. Ficha de armazém Documento que serve para registar a entrada e saída de um produto, bem como permite conhecer, a qualquer momento, as quantidades e o preço desse produto. Exemplo:
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Os registos de entradas e saídas efetuam-se nestas fichas através dos seguintes documentos:
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1.4.Aspectos logísticos de um pequeno armazém A armazenagem é necessária quando há necessidade de acumular mercadorias, durante a sua movimentação entre as linhas de produção e os consumidores. Esta necessidade tem de ser considerada como um custo extra. Abrandar o movimento das mercadorias aumenta os custos e por isso tal só deve ser necessário quando há necessidade de executar outras operações. Assim, uma maneira de reduzir o custo final consiste em aumentar a velocidade do fluxo de mercadorias. A velocidade do fluxo é a chave de custos baixos, pelo que a nossa prioridade deve ser “manter as coisas em movimento e depressa”. Se considerarmos o fluxo natural das mercadorias num armazém, as operações a realizar combinam-se em quatro fases de trabalho: 1. Receção dos produtos; 2. Armazenamento dos produtos por atacado;
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3. Desconsolidação, seleção e reconsolidação; 4. Movimento de saída das instalações. Tendo em consideração estas fases, ao planear o armazém devemos tentar minimizar a distância entre uma fase e a seguinte e realizar os movimentos tão contínua e regularmente quanto possível. Os dois sistemas usuais de fluxo são: o “Fluxo em U” e o “Fluxo longitudinal”. Fluxo em U No fluxo em U, o cais de carga e de receção estão juntos do mesmo lado do edifício e apresentam as seguintes características: • Os cais podem ser utilizados tanto para carga como descarga conforme as necessidades; • A construção pode, se necessário, ser aumentada para três lados; • O parqueamento e o acesso dos veículos é partilhado; • Pessoal e equipamento pode ser partilhado; • Controlo e segurança mais fáceis; • Problemas ambientais podem ser minimizados.
Fluxo Longitudinal No fluxo longitudinal, os cais de receção e de partida estão em extremos opostos do edifício, tendendo por isso a ser utilizados quando as mercadorias recebidas têm origem numa fonte de produção adjacente ou quando os veículos usados para a receção e para a expedição são de tipos diferentes.
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Neste caso, as mercadorias devem ser sempre manuseadas por atacado, porque é mais barato e mais económico, em termos de energia, manusear vários artigos ao mesmo tempo do que um a um.
Para que os produtos possam fluir eficientemente através do armazém, tem de existir informação que ajude a dirigir as atividades do próprio armazém e a medir a eficiência da utilização dos seus recursos. O processo de informação inclui: o desenvolvimento do orçamento anual, a preparação de mapas mensais ou trimestrais dos recursos, a programação diária e semanal das atividades do armazém e relatórios sobre as operações e as atividades a decorrer no armazém. As operações nos armazéns estão repletas de indicadores de falta de informação. Os sintomas de problemas de informação, nas diferentes áreas de atividade, são: Na entrada de produtos: - Camiões aguardando entrada no cais para serem descarregados; - Falta de empregados nas tarefas de descarga e verificação; - Falta de equipamento; - Desconhecimento prévio dos produtos a receber. Na arrumação: - O operador do empilhador não sabe onde colocar os produtos; - Produtos/paletes congestionando a área de receção; - Os locais destinados à arrumação estão ocupados. No armazém: - Congestionamento: produtos depositados nos corredores; - Produtos desemparelhados;
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- Impossibilidade de colocação dos produtos no local destinado por falta de acesso. Na recolha de encomenda: - Produto indisponível na frente de recolha; - Reposição feita durante os picos de procura; - Corredores percorridos mais de uma vez por cada pedido de recolha de encomenda; - Entrega dos produtos na área de consolidação quando esta já não tem espaço. Na embalagem de produtos: - Materiais para etiquetar as embalagens não disponíveis; - Trabalhos de urgência (provocam o congestionamento deste sector); - Produtos mal embalados e mal etiquetados.
Na área de consolidação: - Área de consolidação congestionada; - Demoras no processamento da documentação; - Produtos incorretamente agrupados. Na saída dos produtos: - Demoras na expedição; - Camiões esperando ser carregados; - Reclamação dos consumidores.
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2.Armazenagem
2.1.Quando e como encomendar Designa-se por stock todo o bem que se encontra armazenado com vista a utilização futura. Uma das razões para que não se verifiquem ruturas é possuir atempadamente as matérias-primas e demais materiais e sempre que possível nas melhores condições de preço e qualidade. Os stocks podem ter diversas origens, uns são involuntários enquanto outros são deliberados, ou seja, transmitem a forma de produção: Os stocks involuntários derivam de: • Erros na previsão da procura. • Produção acima da necessária. Os stocks deliberados derivam de: • Produção antecipada devido a um prazo longo que decorre entre a encomenda e a produção. • Produção antecipada para nivelamento das flutuações da procura. • Stocks necessários para compensar irregularidades na gestão da fabricação (maquinagem), do controlo e dos transportes.
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• Stocks de segurança para o caso de avaria das máquinas ou da existência de produtos defeituosos. • Stocks resultantes da produção por lotes de grande dimensão a fim de evitar os tempos longos de mudança de série. Um investimento avultado que tem de ser objeto de uma gestão específica e criteriosa – Gestão de Stocks. A existência de stocks tem como objetivo: 1. Anular ou minimizar as variações imprevisíveis da procura do consumo de materiais, dos prazos de entrega e da qualidade dos materiais recebidos. Os fornecedores nem sempre fazem as suas entregas atempadamente, logo os stocks permitem a manutenção da situação por alguns dias. 2. Conseguir uma certa autonomia entre a produção, as vendas e as compras, não fazendo refletir na produção e nas vendas as variações sazonais. Um stock também permite um consumo regular de um produto, apesar da sua produção ser irregular. 3. Permitir a compra a custos mais favoráveis e a produção de bens a custos inferiores. Muitas vezes também se constituem stocks com o intuito de comprar a preços baixos para depois, em situação de alta de preços, os revender a preços muito elevados: é a chamada especulação. 4. Beneficiar de descontos pela compra de grandes quantidades. 5. Fazer face a situações imprevisíveis de falta de produtos em armazém, a chamada rutura de stocks que se pretende evitar. No entanto, tem limitações, das quais destacam-se: 1. Sempre que os stocks ultrapassem os limites do razoável tornamse inúteis e passam a ser considerados uma grande desvantagem para a empresa. 2. Existem produtos que não podem ser guardados em stock, como o caso do pão, dos legumes e de tantos outros produtos cuja fragilidade não permite a sua conservação durante muito tempo. 3. O custo de constituição de um stock é bastante elevado e a empresa tem de o suportar (pois enchem armazéns e tornam-se um peso morto para a empresa).
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4. A possibilidade de rutura de stock conduz a uma falha nas vendas ou na produção. As empresas arriscam-se a perder clientes ou a parar toda a sua linha de fabrico devido à falta de produtos ou de matériasprimas. A gestão de stocks tem como objetivo manter o nível de serviço aos clientes. Um dos objetivos da gestão de stocks é precisamente avançar melhorando o desempenho, para um melhor controlo dos stocks. Em
gestão
de
stocks
colocam-se,
normalmente,
duas
questões
fundamentais: • Quando encomendar? Colocar uma encomenda, ou lançar uma ordem de fabrico de um artigo, com periodicidade fixa (por ex., semanalmente, mensalmente, etc.) ou colocar uma encomenda somente quando o stock atinge um determinado nível mínimo? • Quanto encomendar? Encomendar, ou mandar fabricar, sempre a mesma quantidade de um artigo ou quantidades variáveis? Como
facilmente
se
conclui,
existem
diferentes
combinações,
correspondendo a diferentes modelos de gestão. Na prática, os mais normalmente utilizado são os que a seguir se referem. Sistema de periodicidade variável e quantidade fixa (modelo de revisão contínua) Neste modelo, encomenda-se uma Quantidade fixa [Q] logo que o stock atinge um nível determinado – Ponto de encomenda [Pe]. A data de encomenda é, pois, variável: quando a procura aumenta, o ponto de encomenda é atingido mais cedo; quando a procura diminui, o ponto de encomenda é atingido mais tarde. Sistema de periodicidade fixa e quantidade variável (modelo de revisão periódica) Neste modelo, encomenda-se, com uma Periodicidade fixa [P], uma quantidade variável, de forma a repor o stock a um nível máximo – Nívelobjetivo de stock [No].
2.2.Stock mínimo de segurança
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A representação da movimentação (entrada e saída) de um produto dentro de um sistema de stock pode ser feita por um gráfico, em que a abcissa é o tempo decorrido (T) para o consumo, normalmente em meses e a ordenada é a quantidade em unidades deste produto em stock no intervalo do tempo (T).
Como se pode observar o stock iniciou com 140 unidades e foi consumido, num determinado período de tempo, até atingir o ponto zero. Quando isso aconteceu, deu entrada no armazém uma reposição de 140 unidades que o levou de novo à posição inicial. Este ciclo será sempre repetitivo e constante se:
Não existirem alterações de consumo durante o tempo t;
Não existirem falhas administrativas que provoquem uma falha ao solicitar a compra;
O fornecedor não atrasar a entrega do produto;
Nenhuma entrega do fornecedor for rejeitada pelo controlo de qualidade.
A prática demonstra que estas quatro condições não são, em regra, cumpridas com regularidade, pelo que deve ser criado um sistema que
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absorva as anomalias e que diminua o risco do stock ficar a zero durante um determinado período de tempo, com consequências normalmente graves para a empresa a par dos respetivos custos adicionais, tais como:
Paralisação de um ou mais sectores produtivos
Incumprimento dos prazos de entrega de encomendas
Deterioração da imagem no mercado
Redução dos volumes de vendas e de faturação.
Diminuição da produtividade global.
Um dos grandes problemas na gestão de stocks reside na determinação da altura em que devera ser feita uma nova encomenda de um determinado produto. A incerteza associada a esta decisão prende-se essencialmente com o carácter incerto da procura. Para além disso, também a incerteza residente nos fornecedores assume-se como um problema. Esta incerteza revela-se nos produtos defeituosos entregues pelo fornecedor e pelo não cumprimento dos prazos de entrega acordados. Desta forma, como modo de proteção contra a incerteza, constituem-se stocks de segurança. Para o cálculo do stock de segurança de um determinado produto, é necessário conhecer:
Variação da procura de cada artigo em relação à média;
Variação do prazo de aprovisionamento de cada artigo em relação à média;
Variação da quantidade boa entregue por fornecedor, em relação à média;
Nível de serviço que a empresa quer oferecer. Neste caso, deve-se estabelecer uma probabilidade de rutura de stock para esse nível de serviço. Exemplo: nível de serviço de 95%das encomendas = probabilidade de rutura de 5%.
No entanto:
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A procura é aleatória, seguindo uma lei de distribuição de frequências predefinidas;
O prazo de aprovisionamento é aleatório, seguindo uma lei de distribuição de frequências predefinidas;
A quantidade boa de artigos entregues é aleatória, seguindo uma lei de distribuição de frequências predefinidas.
Retomando o gráfico apresentado anteriormente e se for calculada uma quantidade considerada de reserva (por exemplo 20 unidades), o stock será consumido até atingir as 20 unidades, sendo então repostas 120 unidades que o levam à posição inicial (140 unidades). A quantidade de 20 unidades servirá como segurança ou proteção, para as eventualidades que possam ocorrer durante o período de uma nova reposição. Este Stock de Segurança deverá ser dimensionado com critério e bom senso, tendo em linha de conta que representa capital investido e inoperante. A figura seguinte mostra o Gráfico Dente de Serra utilizando o Stock Mínimo ou de Segurança:
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A denominada Curva Dente de Serra é imprescindível nas atividades de gestão de stocks, especialmente na aplicação dos Métodos de Reposição por Quantidades Fixas e Reposição por Revisões Periódicas e suas derivações, pois possibilita o estabelecimento das relações matemáticas necessárias para entender e automatizar, pelo Controlo, as atividades de Reposição de Stocks.
2.3.Recepção de mercadorias e sua conferência Os métodos operacionais utilizados nos armazéns condicionam de forma determinante o espaço, a quantidade de mão-de-obra e o tipo de equipamento que são necessários. Seguindo o fluxo de mercadorias através do armazém, necessitaremos de considerar as seguintes áreas: • Receção de produtos; • Critérios de localização dos stocks no depósito de mercadorias por atacado; • Métodos de recolha de encomendas; • Saídas de mercadorias. Receção de produtos As mercadorias entradas podem ser recebidas num armazém vindas de um fornecedor ou de uma unidade de produção, ligada ao armazém. A operação de receção consiste em: • Receber os materiais / mercadorias e descarregar o veículo tão rápida e eficientemente quanto possível; • Verificar se as quantidades de materiais / mercadorias recebidas estão corretas; • Providenciar para que a função “controlo de qualidade” retire amostras dos materiais / mercadorias, para se assegurar que a qualidade é a requerida. O objetivo de qualquer sistema eficiente é fazer o melhor uso possível do espaço disponível, reduzindo o trajeto das mercadorias a armazenar e mantendo a qualidade destas mercadorias.
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Há dois tipos de sistemas – o posicionamento fixo e o posicionamento aleatório – requerendo cada um deles diferentes necessidades de espaços. Posicionamento fixo De acordo com este sistema, cada unidade a depositar tem um lugar particular no armazém, onde apenas ela é armazenada. Assim, o número de espaços requeridos são equivalentes ao stock máximo para cada artigo. Uma estimativa deste requerimento é o dobro do stock médio, isto é,
ou seja,
O grau de utilização do depósito será razoavelmente baixo, já que o número médio de unidades armazenadas será inferior ao nível máximo durante a maior parte do tempo. Posicionamento aleatório A utilização pode ser melhorada através de um posicionamento aleatório, podendo as cargas ser colocadas em qualquer espaço do armazém desde que vazios. Com isto basta apenas o espaço suficiente para cobrir os stocks médios de cada artigo, isto é,
É comum libertar 10 a 25% de espaços extras como medida de segurança, já que esta fórmula só é válida quando o stock de segurança é fixo ao longo do tempo e a diminuição do stock se faz a um ritmo constante. Não obstante a necessidade de um grande controlo de espaço, o sistema de posicionamento aleatório permite reduzir o espaço necessário em 20 a 25%. Quando
a
recolha
de
encomendas
é
feita
no
armazém,
utiliza-se
frequentemente uma mistura de estratégias, como localizações fixas para a área de recolha e aleatórias para o depósito de atacado que a suporta.
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Se os stocks são sazonais ou apresentam uma tendência padrão de procura, o posicionamento aleatório é preferível, enquanto para artigos estáveis o posicionamento fixo pode ser o sistema mais adequado. Para armazenar as mercadorias dentro de um armazém existem vários sistemas de armazenagem, inclusive podendo ser utilizadas várias soluções para o mesmo armazém. A escolha do melhor método de armazenagem prende-se com as características dos produtos a armazenar e das suas embalagens, bem como com os custos associados a cada um e a funcionalidade face ao espaço disponível. Métodos de recolha de encomendas 1. Empilhamento em Bloco
Este sistema utiliza-se quando: • Há um número limitado de linhas de produtos; • Existe elevada quantidade de stock de cada artigo. Vantagens: • Baixo custo; • Boa utilização de espaço na horizontal; • Simples de controlar. Desvantagens: • Limitações na utilização do espaço em altura; • É LIFO e não FIFO; • Só se tem acesso livre às caixas da frente e de cima.
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2. Estantes ajustáveis para paletes (Rack)
Utiliza-se quando: • O acesso direto a todas as paletes é necessário; • Há baixo nível de stock de cada linha de artigos. Vantagens: • Custo relativamente baixo; • Versatilidade (podem ser ajustáveis ao tamanho das paletes); • Permite acesso direto a todas as posições do stock; • Facilita a utilização de sistemas de localização. Desvantagens: • Utilização do espaço muito baixa (há muitos corredores); • Um corredor de passagem só permite o acesso a duas linhas de estantes. 3. Corredores móveis (Drive–in)
A utilização é equivalente ao empilhamento em bloco. Vantagens: • Melhor utilização do espaço em altura.
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Desvantagens: • Estrutura pouco rígida; • Condições de segurança precárias. 4. Armazenamento móvel (por gravidade)
Este sistema utiliza tapetes inclinados com rolos, onde as paletes se movem por gravidade. Utiliza-se quando existe uma elevada atividade/fluxo da linha de artigos. Vantagens: • Uma face pode ser utilizada para a seleção de encomendas e a outra para a reposição de stock; • Rotação automática de stock. Desvantagens: • Custo elevado; • Utilização do espaço não é a melhor.
2.4.Controlo de entradas e saídas Para o aviamento dos materiais é necessário haver uma solicitação específica (requisição) ou uma ordem de entrega (automática) associada a um sistema de programação de operações. Aviamento - É a atividade de entrega do material requisitado no local de aviamento
ou
o
encaminhamento
para
o
local
de
utilização,
em
conformidade com a programação.
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Se este aviamento for para o exterior, por exemplo, para um estaleiro ou para um subempreiteiro, o que poderá obrigar a operações de embalagem específica e/ou de paletização, haverá então uma expedição. Tipos de Aviamento Pode considerar-se três tipos de aviamento: Aviamento programado • Eventual - se o armazém é solicitado aleatoriamente, durante as horas normais de funcionamento, em resultado de uma necessidade fortuita de material. Aviamento programado • Programada - Se as entregas são escalonadas pela programação de operações, permitindo ao armazém também programar os aviamentos, com a
finalidade
de
entregar
os
materiais
nos
momentos
certos,
coordenadamente e sem interromper o fluxo de material. Aviamento urgente • Urgente - Se a solicitação do material (fortuita) visa resolver uma urgência resultante de um problema (erro de programação, não-conformidade, ...), por forma a não prejudicar o curso normal do fluxo de material. Os aviamentos eventuais e urgentes devem ser minimizados, pois normalmente são antieconómicos. Requisições ao Armazém Documento de requisição de material As solicitações ao armazém devem ser formais, isto é, acompanhadas de um documento próprio, a requisição ao armazém, que este recebe para proceder ao processamento das saídas dos materiais requisitados, que a gestão de stocks interpreta como consumos e a contabilidade classifica como custos. No aviamento deve o armazém verificar a correção das requisições de materiais no que respeita às quantidades, unidades de utilização, códigos dos materiais e, sobretudo, números de conta de centros de custos ou de obras que, na contabilidade industrial suportarão os custos destes materiais.
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Os erros que eventualmente forem detetados, deverão ser imediatamente corrigidos. Observe-se que um material aviado erradamente, origina sempre dois desvios no inventário. Um desvio positivo na existência do item que deveria ter saído e não saiu, e um desvio negativo naquele que foi entregue erradamente. Aviamentos Programados Documentos de ordem de entrega Nos aviamentos programados, com emissão de ordens de entrega, devem ser ordenados os documentos que dizem respeito a materiais a aviar proximamente, e estes devem ser retirados dos locais de armazenagem, se possível, numa sequência que evite perdas de tempo nos retrocessos e em trajetos cruzados.
Processamento de Saídas Informação de inventário Consumados os aviamentos, os documentos que os originaram devem ser rubricados
pelos
funcionários
que
os
satisfizeram
e
imediatamente
processados para que a informação de inventário esteja sempre atualizada. A Expedição dos Materiais Há uma expedição de material sempre que o destino é exterior e, portanto, há transporte de material. Expedição
-
É
a
atividade
que
assegura
as
boas
condições
de
acondicionamento do material durante o transporte, assim como o carregamento eficiente do material no meio de transporte utilizado. Guia de transporte e guia de remessa O material expedido deve ser acompanhado de uma guia de transporte e de uma guia de remessa (original e duplicado), que indica o destinatário, o local convencionado para a entrega e discrimina para cada item a quantidade expedida do respetivo artigo. O destinatário, ao recepcionar o material, deve visar o duplicado da guia de remessa e devolvê-lo ao emissor (expedidor).
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O Saneamento de Existências O saneamento de existências tem por objetivo a constante atualização e adequação das existências às necessidades do processo produtivo na ótica da maior rendibilidade. O motivo fundamental que o justifica é a permanência nos armazéns de material excedentário ou de monos que ocupam espaços, representam valor e constituem encargos logísticos desnecessários que urge liquidar. Saneamento de Existências - É a atividade que consiste na análise periódica dos artigos existentes em armazém e na eliminação de todos aqueles que revelam muito baixa rotação por obsolescência ou inadequação às necessidades. Vantagens do saneamento de existências Como consequências vantajosas do saneamento de existências obtém-se: • Libertação de fundos empatados em material depreciado ou em existências excedentárias que só a longo prazo poderiam ser utilizadas; • Eliminação de espaços mortos no armazém; • Redução de existências e por consequência a redução dos custos de posse; • Diminuição dos encargos administrativos e de conservação do material; • Melhoria dos resultados da exploração da empresa.
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3.Gestão das encomendas
3.1.Organização da base de dados É função do departamento de compras proceder ao abastecimento atempado de todos os bens e serviços necessários ao eficaz funcionamento da empresa. Para tal é necessário: Criar um sistema com base em documentos normalizados que permita que as encomendas sejam feitas em tempo oportuno, indicando corretamente quantidades, qualidades e especificações do produto encomendado, assim como prazos, locais de entrega,
transporte, acondicionamento, preços e outras condições de compra. Implementar um sistema de informação para cada produto ou grupo de produtos, sobre fornecedores, qualidades dos seus produtos, condições de venda, preços e prazos de aprovisionamento.
A avaliação e seleção dos fornecedores implica duas fases: Prospeção de mercado de fornecedores.
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Seleção de fornecedores.
Na prospeção de mercado de fornecedores determinam-se quais reúnem as condições mínimas para serem prováveis fornecedores da empresa. A qualificação
prévia dos
fornecedores,
após o
levantamento
e
a
identificação dos existentes, serve para determinar o interesse de os conhecer mais detalhadamente. De modo a tornar mais eficaz a prospeção, é conveniente estudar antecipadamente os seguintes aspectos: Compatibilidade entre as políticas comerciais do fornecedor e da
nossa empresa. Preços. Prazos de entrega habituais. Nível de serviço prestado. Organização. Comportamento do fornecedor noutras empresas.
A selecção de fornecedores irá permitir a criação de um ficheiro de fornecedores e artigos. Para organizar esse ficheiro é necessário dispor de um software específico que permita criar bases de dados com informação detalhada. Devem ponderar-se os seguintes aspectos: Preço e condições de pagamento. Prazos de duração entre a encomenda e a entrega (prazo de entrega), a duração de concretização (aceitação da encomenda), o
cumprimento de prazos e as variações de ritmos dos mesmos. Nível de qualidade do produto. Classificar o serviço prestado, quer a nível de fornecimento, quer ao
nível de acompanhamento e apoio ao ponto de venda. Distância, capacidade de resposta e custos de transporte. Para cada fornecedor indicar o número de concorrentes deste. Percentagem da produção adquirida ao fornecedor pela empresa de forma a avaliar o grau de dependência deste.
Objectivo da Gestão de encomendas: Tomar as decisões e desencadear as ações convenientes: 1. À promoção do cumprimento dos prazos acordados pelos fornecedores.
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2. À recepção dos produtos nas quantidades e com a qualidade expressas na encomenda. 3. À não ocorrência de
anomalias
provocadas
pelo
carregamento, transporte e descarga e à anulação ou pelo menos minimização das consequências negativas de eventuais danos que não foram possíveis evitar. 4. À apresentação, em tempo oportuno, das reclamações decorrentes de anomalias ocorridas aos fornecedores ou a terceiros
(empresas
transportadoras,
por
exemplo),
devidamente justificadas. • Seguir a encomenda em todo o seu processo, desde a sua emissão até à sua recepção, conferência e liquidação. • Estudar com a gestão de stocks e os serviços técnicos, as medidas mais convenientes para resolver as anomalias verificadas e o respectivo custo e negociar, com os fornecedores ou terceiros responsáveis pelas anomalias, a implementação daquelas medidas. • Efectuar ou promover a conferência das facturas de fornecedores e respetiva liquidação dentro dos prazos contratados Desenvolver a ação: • Promover que o contrato de compra e venda ou a encomenda contenha, de forma objetiva, todos os elementos significativos que dêem à empresa a mais completa defesa dos seus interesses: 1. Aceitação ou não aceitação de envios parciais
de
encomenda. 2. Condições para a rejeição das partidas. 3. Prazo ao fim do qual a empresa tem o direito de aplicação de multas e seu montante. 4. Prazo ao fim do qual a empresa tem o direito de rescindir unilateralmente
a
encomenda
e,
eventualmente,
exigir
indemnizações. 5. Forma de dirimir os diferendos que se possam verificar. 6. Foro onde qualquer processo será julgado (e convém normalmente à empresa que seja o da sua Comarca). • Criar e manter um processo de informação que permita seguir a situação da encomenda, verificando, em tempo oportuno, desvios ou anomalias
e
as
suas
causas,
com
objetivo
de
desenvolver
imediatamente as convenientes ações corretivas.
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• Implementar um sistema de recepção das encomendas que, interligando a acção das compras, dos armazéns e de recepção, do controlo de qualidade, da contabilidade e da tesouraria, permita: 1. A recepção dos materiais de forma correta, seja quantitativa ou qualitativamente. 2. Verificar desvios entre quantidades efetivamente recebidas e as constantes da respetiva guia de remessa ou diferenças na qualidade, e informar imediatamente o fornecedor do facto. 3. Escolher a solução mais conveniente para a empresa, para desvios na qualidade, salienta-se devolução da partida. 4. Negociar aquela decisão com o fornecedor.
5. Verificar se as quantidades referidas na fatura do fornecedor conferem com as da guia de remessa e se aquelas e as demais condições constantes da fatura estão de acordo com as expressas na encomenda, por forma a informar o fornecedor sobre qualquer anomalia e emitir sem demora as guias de devolução e notas de débito a que houver lugar. 6. Esclarecer as dúvidas, retificar os valores e encerrar o processo.
3.2.Escolha do sortido A caracterização dos bens e serviços é um aspeto fundamental que tem de ser
considerado
durante
a
definição
da
estratégia
de
compra
e
estabelecimento dos procedimentos de aquisição mais adequados. Esta caracterização pode ser realizada com base em determinados fatores. O primeiro fator que deve ser considerado é a criticidade da compra, isto é, a importância da compra para o negócio da empresa e o segundo fator é o custo associado a essa compra. Podemos apresentar também dois fatores que influenciam os procedimentos de aquisição a estabelecer: Dificuldade em assegurar o fornecimento dos bens e serviços (depende muito do nível de oferta do mercado);
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Custo relativo dos bens e serviços (relação entre o custo dos bens e serviços e o valor total das compras efetuadas pela organização).
Assim, podemos segmentar os produtos/serviços a adquirir em quatro classes que influenciam significativamente a natureza das relações a estabelecer com os fornecedores e consequentemente determinam os procedimentos de aquisição a estabelecer. É possível caracterizar a natureza das relações com os fornecedores de acordo com as classes dos produtos/serviços a comprar: CLASSE 1 Facilidade em assegurar o fornecimento e custo relativo baixo (bens não críticos) Características Estes bens e serviços podem ser adquiridos de um modo rotineiro. Por vezes, os custos da sua transação podem ser superiores ao próprio
custo de aquisição. Geralmente existem mercados locais competitivos para estes bens e
serviços. As competências necessárias para executar este tipo de compra são básicas e de natureza administrativa.
Estratégias básicas de compra Limitar os orçamentos de compra e escolher os mercados locais mais competitivos para minimizar os custos. CLASSE 2 Facilidade em assegurar o fornecimento e custo relativo alto (bens influentes) Características Estes bens e serviços são normalmente utilizados em grandes
quantidades mas com custos altos. Pode ser necessário considerar questões ambientais relacionadas
com desperdícios, reciclagem e armazenamento. Este tipo de compra envolve tarefas administrativas simples
Estratégias básicas de compra
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Garantir que os custos totais sejam os mais reduzidos possíveis. Pode
ser apropriado usar procedimentos eletrónicos. CLASSE 3 Dificuldade em assegurar o fornecimento e custo relativo baixo (bens estranguladores) Características Normalmente
os
especializados.
bens
Existem
e
serviços
poucos
desta
categoria
fornecedores
e
o
são
muito
número
de
transações é reduzido. São necessárias competências especializadas na área das compras e em áreas técnicas para estabelecer e gerir essas relações.
Estratégias básicas de compra Foco na redução da vulnerabilidade da organização face ao mercado, identificando fontes de fornecimento alternativas ou alterando os requisitos da procura. CLASSE 4 Dificuldade em assegurar o fornecimento e custo relativo alto (bens estratégicos) Características Os bens e serviços desta categoria são considerados críticos para a
organização. São comuns os contratos de longo prazo com os fornecedores e o comportamento
dos
fornecedores
é
essencial
para
garantir
capacidade de criar valor. São necessárias competências especializadas na área das compras e em áreas técnicas para estabelecer e gerir essas relações.
Estratégias básicas de compra A gestão da relação com o fornecedor é essencial para a criação de valor. É necessária uma compreensão clara de todos os requisitos, dos contratos e das características do mercado. A selecção dos produtos dependerá do posicionamento pretendido pelo ponto de venda. Ao selecionar o sortido, o gestor corre muitas vezes o risco de satisfazer um sector da clientela em detrimento de outros. Por isso, qualquer modificação é uma decisão importante da política comercial do ponto de distribuição.
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A
criação
do
plano
pormenorizadamente,
as
de
sortido
gamas
a
que propor
consiste à
em
clientela
descrever, durante
um
determinado período de tempo. Os seus elementos são: O Conteúdo – Com todos os produtos apresentados e respetivos preços, divididos por famílias de produtos. Os produtos básicos de atracão
poderão
merecer
uma
atenção
particular,
visto
que
influenciam a compra de outros e têm, geralmente, bastante
importância nas vendas globais e A Duração – Na qual se deverá definir se a disponibilização de cada artigo será anual, semestral, semanal ou diária (nomeadamente no caso de produtos que ultrapassam rapidamente o prazo de validade como os da alimentação/restauração).
Para as categorias de produtos de procura constante, o plano inicial pode ser adaptado ou corrigido através de revisões pontuais. Para as famílias de produtos sazonais, podem ser elaborados planos especiais ou temporários. É complexa pois a entrada em linha de um produto novo pode obrigar à retirada de outro. Deve-se ter em linha de conta: A reputação comercial do fabricante, O seu preço de venda (comparado com o dos concorrentes), A imagem de qualidade da marca (comparado com
a
dos
concorrentes), A contribuição do produto para a margem bruta da família desse
produto, As vantagens na compra (descontos, condições de pagamento,
bónus, etc.), O volume de vendas esperado e a sua potencial incidência sobre as
vendas de outros produtos, O potencial de mercado para o produto, O montante do investimento previsto para o seu lançamento, O valor acrescentado que esse produto propõe ao consumidor e A sua apreciação, em termos táticos, para fomentar a concorrência horizontal entre fornecedores.
3.3.Comunicação com os fornecedores
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O processo de compra O processo de compra tradicional desenvolve-se através de uma sequência de atividades, das quais se destacam as seguintes: 1. Formalização das especificações; 2. Análise do pedido de compra; 3. Selecção de fornecedores; 4. Consulta a fornecedores; 5. Análise de propostas; 6. Adjudicação da encomenda; 7. Seguimento da encomenda; 8. Recepção da encomenda; 9. Conferência de facturas; 10. Tratamento de reclamações; 11. Ordem de Pagamento. A Formalização das Especificações As especificações dos materiais e
serviços
a
comprar
devem
ser
formalizadas em pedidos de compra pelos utilizadores com competência para o efeito. Exemplos: • Os materiais consumíveis na produção, tais como matérias-primas, devem ser especificados pelos projetistas da engenharia do produto; • Os materiais de utilização permanente, tais como o equipamento produtivo, devem ser especificados pelos técnicos industriais da engenharia do processo; • Os materiais utilizados no âmbito do sistema de informação devem ser especificados pelos especialistas das tecnologias da informação (hardware e software), mas os consumíveis (suportes de informação) podem ser especificados pelos respetivos utilizadores. Análise do Pedido de Compra Os pedidos de compra, emitidos pelos utilizadores ou pelos gabinetes técnicos, ao chegarem a Compras são distribuídos pelos compradores (eventualmente especializados). Na análise do pedido de compra, deve ser formada uma ideia global sobre todos os aspectos técnico-económicos da(s) necessidade(s) e verificada a sua coerência. O pedido da compra deve ser revisto e se necessário completado ou corrigido, pois vai desencadear a emissão das consultas as quais devem estar isentas de erros e omissões, e ser este o momento exato para a última retificação.
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Uma cópia do documento final revisto e visada pelo comprador deve ser remetida para o emissor do pedido de compra original. Selecção de Fornecedores O comprador face à(s) necessidade(s) e com acesso aos ficheiros de materiais/serviços e de fornecedores deve proceder à selecção dos fornecedores a quem dirigirá as consultas. Classificação de fornecedores Há empresas que, fazendo sistematicamente uma análise do nível de serviço logístico dos fornecedores, os mantém classificados numa das três categorias: • Qualificado; • Qualificável; • Rejeitado. Neste caso, a selecção dos fornecedores está facilitada, podendo escolherse os da categoria 1, cujo nível de serviço está acima dos 80%, porque são esses que dão maior garantia de satisfação. Consulta a Fornecedores As consultas devem ser emitidas, indicando-se o prazo para recepção das propostas dos fornecedores e os critérios de selecção, em que o preço pode não ser o parâmetro decisivo. Análise de Propostas Recebidas as respostas às consultas, também designadas propostas dos fornecedores, deve elaborar-se um mapa comparativo tipo matriz, onde se indicam todas as variáveis da consulta e se interligam com as ofertas dos fornecedores, com a finalidade de serem comparadas e analisadas, tendo em vista a adjudicação da encomenda ao fornecedor que formulou a melhor proposta, segundo os critérios estabelecidos Adjudicação da Encomenda Antes de se decidir a adjudicação pode passar-se por uma fase de negociação. A um conjunto de fornecedores selecionados pode pedir-se uma segunda proposta com as melhores condições de oferta.
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Finalmente,
pode
estabelecer-se
um
calendário
de
reuniões,
individualmente com os novos selecionados, no menor número possível, no máximo de três, para se chegar às conclusões finais. Destas conclusões, eleger-se-á o fornecedor, ao qual será adjudicada a encomenda, não impedindo de vir ainda a ser renegociada em alguns aspectos, nomeadamente condições de pagamento e garantias. A formalização da encomenda é sempre redigida em documento próprio da empresa, correntemente editado por via informática. Nesta situação, basta ao comprador preencher os campos obrigatórios, e os facultativos se necessário, e promover a respectiva impressão no número de cópias que desejar. É este documento, denominado encomenda ou nota de encomenda, que irá ser enviado para o fornecedor. Seguimento da Encomenda Esta atividade é de crucial importância, no tratamento da compra, para que o objectivo, no que concerne ao cumprimento do prazo de entrega, seja alcançado. Trata-se de Efectuar relances com o fornecedor, o transportador, o despachante, ... no sentido de acompanhar o fornecimento desde a empresa fornecedora até à entrega, identificar quaisquer problemas e encontrar soluções para evitar previsíveis atrasos. Recepção da Encomenda As Compras podem acompanhar a recepção do fornecimento e através das cópias das guias de entrada (provisórias e definitivas) ou através do acesso direto à informação introduzida pela Recepção no sistema informático, confirmam se o material foi entregue em conformidade com todos os requisitos da encomenda (quantidade, qualidade, prazo, preço, ...). Qualquer não-conformidade deve ficar registada e ser comunicada de imediato, pelo comprador ao fornecedor. Conferência de Facturas O comprador, responsável pela encomenda, pode verificar se as facturas emitidas pelo fornecedor condizem com as condições da encomenda e com
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as guias de entrada, no entanto, o mais normal é esta atividade ser realizada na área financeira. As facturas devem conter, obrigatoriamente, a identificação do seu emitente e a do adquirente dos produtos (bens e/ou serviços), os números de identificação fiscal de ambos, a quantidade e denominação usual dos bens ou serviços, a taxa do IVA aplicável e o montante do imposto devido. As facturas são, obrigatoriamente, emitidas por tipografia autorizada ou processadas
por
computador,
e
devem
ser
datadas,
numeradas
sequencialmente e processadas em duplicado. O original da fatura destina-se ao cliente e a cópia ao arquivo do fornecedor. Em caso de extravio de uma fatura deve ser emitida uma nova fatura e anulada a anterior, mas, nunca deve ser emitida uma 2ª via da fatura. Tratamento de Reclamações Qualquer não-conformidade detetada durante o processamento de uma encomenda deve ser registada, para efeito de avaliação do nível de serviço logístico, e poderá originar uma reclamação ao fornecedor. As
reclamações
podem
ter
origem
nas
atividades
realizadas
pelo
comprador, mas também, nas atividades inerentes à recepção ou à área financeira, no entanto, deve competir exclusivamente a Compras, apoiada pelo(s)
órgão(s)
manifestar
detetor(es)
formalmente
ao
da(s)
não-conformidade(s),
fornecedor,
através
dos
a seus
acção
de
Serviços
Comerciais ou da Assistência a Clientes, as reclamações, com o objectivo de conseguir a resolução dos problemas. Ordem de Pagamento Depois de atendidas pelo fornecedor as eventuais reclamações, Compras deverá informar a área financeira que ativará a tesouraria. Desenvolvimento da relação com fornecedores O processo de subcontratação/compras engloba
a
identificação
de
potenciais fornecedores, a avaliação do seu produto ou serviço segundo as necessidades da empresa e a possibilidade de se estabelecer uma parceria entre as partes.
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Qualquer organização tem necessariamente que desenvolver e implementar estratégias de compras para os bens e/ou serviços que necessitam (8). Estas estratégias determinam o modo de desenvolver e gerir as relações com os fornecedores. Por sua vez, estas atividades estão mais desenvolvidas numas empresas do que
noutras.
Constata-se
que
existem
alguns
fatores
chave
no
desenvolvimento e a gestão das relações com os fornecedores: Identificar e justificar a necessidade da aquisição dos bens/serviços; Especificar os requisitos bens/serviços; Obter aprovação financeira antes de celebrar o contrato com o
fornecedor; Determinar o tipo de contrato de fornecimento mais adequado para
cada compra; Solicitar a apresentação de propostas aos fornecedores; Avaliar as ofertas com critérios de avaliação pré-determinados; Negociar um preço justo, de encontro às necessidades de ambas as
partes; Formalizar os contratos de fornecimento e garantir clareza sobre as
obrigações de cada um; Gerir ativamente os contratos de fornecimento monitorizando o desempenho do fornecedor.
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Bibliografia
Figueira, Mário, Gestão de materiais – Guia do formando, Ed. ISQ/ IEFP, 1997 Morais, A. e Oliveira, C., Logística, Ed PRONACI – Programa Nacional de Qualificação de Chefias Intermédias/AEP, 2001 Morgado, S., Aprovisionamento e gestão de Stocks, Tecnoforma/ IEFP, 2002 Veludo, M., Aprovisionamento e gestão de Stocks – Guia do formando, ISG/ IEFP, 2004
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