GUIA PARA USO DEL SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
1.
REQUISITOS BASICOS
Los requisitos Básicos para el funcionamiento del Sistema de Gestión Documental (SGD): a. Java Última Versión (indispensable para el funcionamiento del aplicativo). aplicativo). b. Acrobat Reader (Para ver los PDF) c. Office (para Crear documentos) d. Software de Firma (para (para firmar documentos documentos PDF) e. Certificado Digital (los usuario usuario que firman documentos) documentos) Para verificar estos requisitos en el aplicativo pueden visualizarlo con el acceso “Requisitos de Sistema”
y mostrara la pantalla:
En el caso que le muestra con una
es porque no está disponible y requiere configuración.
Si se está utilizando por primera vez, les mostrara un mensaje que dice “Desea ejecutar esta aplicación”
Es un mensaje del certificado digital que es necesario para el funcionamiento del aplicativo, se tiene que presionar en la casilla de “No volver a mostrar esto”, y luego presionar el botón “Ejecutar”.
2.
INGRESO AL SISTEMA
Para el ingreso del SGD se ingresa directamente al link : https://sisadm.onpe.gob.pe/sisdoc/login.do Para las ORCs y ODPEs https://sisadm.onpe.gob.pe:8181/sisdoc/login.do Nos mostrara la siguiente pantalla donde nos pedirá el usuario y la contraseña, procedemos a colocar y presionamos el botón “Entrar”.
Al ingresar al aplicativo nos muestra un resumen de nuestros documentos y las opciones activas para cada usuario:
Para ingresar a los módulos se puede presionar en la opción del resumen o directamente desde el “Menú de Documentos”. 3.
MENU DE OPCIONES DEL SGD
a)
Configuración. - Configuración Personal : En este módulo se configura los datos básicos del USUARIO como
-
la Ruta de los documentos, que se puede seleccionar cualquier directorio de la PC, también se puede personalizar el pie de página de los documentos. Otros Orígenes: Para registrar datos de Otros Registro de Proveedores: Para registrar los datos de los proveedores. Tipo de Documentos x Dep: Modulo para registrar los tipos de documentos que utiliza la su unidad orgánica. Motivos por Dependencia: Se puede adicionar o quitar los motivos para los Proveidos, Hojas de Envió, etc. Grupo de Destinos: Para crear y administrar Grupos para facilitar la emisión de documentos.
b) Documentos. - Emisión de documentos: Modulo donde se encuentra todos los documentos que
-
-
c)
elaboramos de la unidad orgánica, tendrá la firma de funcionario a cargo y numeración única. En este módulo utilizamos para crear y emitir documentos, también para hacer consultas, búsquedas y seguimiento. Recepción de Documentos: Modulo donde esta los documentos que nos llega de las diferentes unidades orgánicas, en este módulo realizamos la recepción de los documentos, también para hacer consultas, búsquedas y seguimientos. Emisión Personal: Modulo donde se encuentra los documentos que realizamos como persona, que indica que va ir con nuestra propia numeración y firma, en este módulo se crear y emite documentos personales, también para hacer consultas, búsquedas y seguimiento
Consultas.
-
Consulta, seguimiento y reportes de los diferentes módulos de emisión y recepción de documentos.
4.
RESUMEN DE DOCUMENTOS
Este módulo nos muestra el resumen de documentos que tenemos
Actualizar
Nos permite ver el resumen en cantidades los documentos que estamos elaborando y los que tenemos pendientes por recibir. Va ser necesario actualizar para visualizar cambios, como nuevos documento que estén llegando u otros que ya estén listos, para actualizar presionar en la cabecera del resumen. Para acceder directamente a los módulos hacer clic en el acceso directo y nos llevara directamente al módulo seleccionado. Para existe usuarios asignados a varias Unidades Orgánicas, puede hacer el cambio haciendo clic en la cabecera y nos muestra las unidades orgánicas que tenemos acceso, y para acceder hacemos click en la unidad orgánica respectiva.
Para Cambiar Unidad Orgánica
5.
EMITIR Y CREAR DOCUMENTOS
Para la creación y emisión de documentos podernos ingresar directamente desde el Menú DOCUMENTOS/Emisión de documentos. Al ingresar al módulo nos muestra una lista de documentos por defecto en PROYECTO, en donde podernos realizar búsquedas, filtros según sea la necesidad. Barra de Herramientas
Busquedas
Filtro
Más Datos
Accesos Directos
Lista de Documentos
-
Barra de Herramientas. Diferentes opciones según cada módulo, al colocar el puntero del
-
mouse en el botón nos mostrara más detalles sobre su funcionalidad. Búsquedas y Filtros: Nos permite hacer consultas y filtros especializados, para activarlo hay que presionar el botón
-
presionar el botón
(Buscar),
(Filtrar) y para limpiar los datos
(Limpiar)
Lista de Documentos: Relación de los documentos consultados. Más Datos: Nos permite mostrar datos adicionales para búsquedas y filtros. Accesos Directos: Botones con acceso directos
Editar, Muestra los datos del documento para ver o modificar. Ver Documento, Muestra el documentos en Word o Acrobat según el estado. Ver Anexos, Muestra las referencias y anexos. Las búsquedas y filtros son independientes, para realizar búsquedas dentro de los filtros seleccionados, se tiene que hacer check en la opción de incluir filtro
.
Para Crear un Nuevo documento presionamos el Botón “Nuevo” de la barra de herramientas.
Al presionar Nuevo nos muestra una pantalla con datos básicos y tenemos que com pletar los datos del documento. Seleccionamos el tipo de documento a elaborar, colocamos el asunto más descriptivo posible de esta manera nos ayudara en las búsquedas futuras, luego indicamos el o los destinatarios y finalmente presionamos el botón “Grabar”.
Grabar cambios.
Seleccionar el tipo de documento a elaborar. Referencia del documento.
Agregamos los destinatarios.
La Barra de Herramientas en esta modulo se utiliza para diferentes fines tal como se explica:
-
Grabar: Graba los cambios echo en los datos del aplicativo Generar Doc. : Genera el Documento docx basado en los datos ingresados Abrir Doc.: Procede a abrir el documento guardado en el servidor ya sea en docx o pdf. Carga Doc.: Carga el docx ó pdf al Servidor para utilizarlo en otro momento. Carga Anexos: Carga los documentos anexos según sea el caso Anular: Anula el documento actual, el que se está elaborando Cerrar: Regresa a la Pantalla Anterior. Salir: Para Salir del Módulo Actual
Al presionar el botón “Grabar” en el aplicativo se activan los botones “Generar Documento”, ”Cargar Documento”, “Documentos Anexos”, al presionar “Generar Documento” el aplicativo nos permitirá
generar la plantilla del documento (Informe), Observamos que el aplicativo cambio el documento al estado “EN PROYECTO” presionamos generar Documento.
Generar Documento.
Estado del Documento.
Al Presionar el botó n “Genera Document o” el aplicativo nos m uestra la plantil la del documento, aq uí
realizamos nuestros cambios, luego grabamos y convertimos a formato PDF.
Para crear PDF
Una vez terminado de redactar el documento, procedemos a convertir a PDF , para lo cual tenemos que buscar el icono de PDF en la parte superior derecha de su documento Word ó ut ilizar en conversor del Office, ingresando a Guardar Como y tipo de archivo PDF. Luego en el aplicativo seleccionamos el estado de documento “PARA DESPACHO”, el aplicativo nos pr egunta si estamos seguros, presionamos “SI”. Para Despacho.
6.
FIRMAR DOCUMENTOS
Los Documentos que ya se encuentran en el estado PARA DES PACHO son los documentos que están listos para la Firma: En el caso que no estén en el documento ó hayan salido del aplicativo lo pueden ubicar desde el resumen y presionar ahí la opción de PARA DESPACHO Al ingresar al módulo de “EMISION DE DOCUMENTOS” nos muestra todos los documentos donde podremos seleccionar que documento requerimos Firmar. Para lo cual seleccionamos la fila del documento (tiene que estar resaltado) y presionamos el botón “Editar”, o directamente presionando el botón del acceso directo del registro.
Botón Editar que nos permite visualizar la información del Documento
Botón Editar acceso directo desde la fila
Al presionar “Editar” nos muestra la información del documento, para proceder con la firma del documento, presionar el botón “FIRMAR D OCUMENTO”.
Botón “Firmar Documento” para abrir el software de firma digital, para firmar el documento.
En este módulo se puede hacer correcciones ya sea en Anexos o en el mismo documento. Si ha realizado modificaciones se tiene que Grabar y/o Cargar el Documento para que se refleje los cambios.
Al presionar el botón “Firmar Documento”, el aplicativo carga el software de firma digital el cual nos permite firmar el documento.
Firmar Documento.
Aceptamos los términos de uso, luego seleccionamos el certificado digital y presionamos el botón “ACEPTAR”, ingresamos la clave del cert ificado personal.
Botón “Aceptar”, para firmar el documento.
Presionar el botón Aceptar para Firmar el Documento.
Botón “Aceptar”, para firmar el documento.
Luego ya tenemos el documento firmado.
Firma Digital.
Luego regresamos al aplicativo de trámite documentario, y emitimos el documento. Presionamos en este Botón para emitir el documento.
Al Presionar el botón, el documento cambia de estado ha EMITIDO. En este estado ya no se pueden hacer modificaciones y/o correcciones porque el documento llega a la bandeja del o los destinarios que hayamos consignado.
Si se desea revertir a PROYECTO se tiene que hacer antes que lo Reciban los desti natarios.
Estado del documento.
7.
RECIBIR DOCUMENTOS
Tenemos que identificar los “NO LEIDOS”, que significa que son documentos que llegaron a nuestra unidad orgánica y requieren ser atendidos, para ingresar hacemos “click” en esa fila.
Al ingresar al módulo de “RECEPCION DE DOCUMENTOS” nos muestra todos los documentos donde podremos seleccionar que documento requerimos recibir. Para lo cual seleccionamos la fila del documento (tiene que estar resaltado) y presionamos el botón “Editar” o directamente en el botón Editar de la Fila. a
b
c
d
a) b) c) d)
Barra de Herramienta, funcionan cuando se selecciona una fila y tiene que estar resaltado Botón acceso directo para Editar Botón acceso directo para Ver Documento Botón acceso directo para Ver Referencia y Anexos
En este módulo se tienen Búsquedas y Filtros Para las Búsquedas y Filtros se debe ingresar los datos necesario y presionar el botón Buscar/Filtrar e
f g
e) Botón Para Buscar. f) Botón para Limpiar datos de búsqueda g) Botón para mostrar más datos de búsqueda La funcionalidad de las opciones de Búsqueda y Filtro con los mismos de Emisión,
Al presionar “Editar” nos muestra la información del documento, para para proceder con la recepción
del documento, procedemos a verificar la información y para dar la conformidad y cambiar a estado de “RECIBIDO”, presionamos el botón “Recibir”
Botón “Recibir” para la confirmación y cambiar a estado RECIBIDO
Al presionar el botón Recibir nos muestra un mensaje para la confirmación de “Recibir documento ”, si estamos conformes presionamos “SI”. 8.
ATENDER / DERIVAR DOCUMENTOS
Después de Recibir el documento se va activar el botón “Atender / Derivar” este botón nos permite
crear un documento nuevo y referenciar el documento recibido, con la finalidad de continuar con el proceso del documento.
Botón para Atender o Derivar este documento recibido Si no continua el proceso se coloca la Fecha para de atención y/o Archivar.
Se puede colocar observaciones en la recepción del documento y cualquier cambio presionar el botón de Grabar de la barra de herramientas
Al presionar el botón “Atender / Derivar” el aplicativo crea un registro de documento con datos básicos como, referencia al documento que vamos atender, el asunto que puede ser modificado. Procedemos registrar los datos del documentos, seleccionar el tipo de documento que vamos a elaborar, indicamos los destinatarios del documento luego grabamos los cambios, el aplicativo nos preguntara si estamos seguros de guardar los cambios, presionamos “SI”.
Grabar cambios.
Seleccionar el tipo de informe a elaborar.
Referencia del documento recibido.
Agregamos los destinatarios.
Como se muestra en esta figura, es el mismo de la Emisión de Documentos, y los pasos son los mismos para generar el Word, pasar para despacho y emitir son los mismos pasos. La Atención y Derivación de documentos, solo se diferencia por el tipo de documento a emitir, para el caso de “Atención” se utiliza el INFORME, MEMORANDO, etc. Y para “Derivar ” se utiliza el tipo de documento que puede ser un PROVEIDO, HOJA DE ENVIO, etc.
