Manual_Nominas.pdf

NÓMINAS Y SEGURIDAD SOCIAL

Nóminas y Seguridad Social

Serie Omega

Indice Introducción.............................................................................................................1 Requerimientos del sistema.....................................................................................3 Instalación ............................................................................................ ...............................................................................................................4 ...................4 Instalación de la aplicación..............................................................................4 Configuración de la Aplicación.........................................................................4 Generalidades de la serie serie Omega Omega ........................................................................... ...........................................................................66 Conceptos Iniciales - Glosario ............................................................................. .............................................................................66 Estructura de Directorios ..................................................................................... .....................................................................................77 Confirmación de la toma de Datos.......................................................................8 Definición de Opciones para Procesos - Límites ...............................................10 Menú Principal...................................................................................................10 Opciones de la Aplicación - Menú .............................................................11 Barra de Estado.........................................................................................11 Nombre de la Aplicación - Menú - Título....................................................11 Botones de Sistema - Menú de Sistema....................................................11 El Tapiz de la Pantalla - El fondo...............................................................11 Uso del Teclado en la Serie Omega..................................................................12 Navegador ........................................................................................ .........................................................................................................14 .................14 Pestañas de Datos ............................................................................................ ............................................................................................15 15 Pantalla tipo Ficha ............................................................................................ .............................................................................................15 .15 Pantalla tipo Cabeceras-Líneas.........................................................................16 Consultas en ficheros ........................................................................................ ........................................................................................17 17 Búsquedas en ficheros ..................................................................................... ......................................................................................17 .17 Listados por Pantalla ........................................................................................ .........................................................................................21 .21 Campos de Edición............................................................................................22 Calculadora........................................................................................................24 Impresión...........................................................................................................25 Visualizador de Listados....................................................................................26 Consideraciones Previas.......................................................................................30 Estructura de los datos dentro del programa.....................................................30 Definición e Introducción de Datos .................................................................... ....................................................................31 31 Proceso habitual para cada mes ....................................................................... .......................................................................32 32 Menú Principal.......................................................................................................35 Menú Aplicación ................................................................................................... ....................................................................................................36 .36 Calculadora........................................................................................................36 Cambio de Usuario............................................................................................36 Cambio de Clave de Acceso..............................................................................36 Entorno..............................................................................................................36 Usuarios.............................................................................................................37 Estaciones ........................................................................................ .........................................................................................................38 .................38 Empresas-Directorios ....................................................................................... ........................................................................................39 .39

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Elección de Empresa-Directorio ........................................................................ 39 Listados Ficheros Configuración ....................................................................... 40 Salir .............................................................................................. ................................................................................................................... ..................... 40 Menú Tablas Generales .................................................................................... ........................................................................................ ....41 41 Configuración ................................................................................................ .................................................................................................... ....41 41 General......................................................................................................41 Modelo 190................................................................................................43 Tipos de Cotización...........................................................................................43 Tipos de Cotización...................................................................................43 Contratos de Aprendizaje/Formación ........................................................ 43 Otros Datos ........................................................................................... ............................................................................................... ....44 44 Bases de Cotización..........................................................................................45 Epígrafes de Accidente ..................................................................................... 45 Administraciones de Hacienda..........................................................................45 Entidades de Accidentes de Trabajo.................................................................45 Contratos de Trabajo.........................................................................................46 Claves Reservadas de Conceptos .................................................................... 47 Calendario Laboral ........................................................................................ ............................................................................................ ....51 51 Listados.............................................................................................................52 Menú Ficheros.......................................................................................................53 Gestión de Convenios ....................................................................................... 53 Datos Generales........................................................................................54 Conceptos ............................................................................................. ................................................................................................. ....54 54 Pagas Extras ......................................................................................... ............................................................................................. ....56 56 Antigüedad ............................................................................................ ................................................................................................ ....57 57 Complementos Enfermedad/Accidente ..................................................... 58 Gestión de Categorías.......................................................................................59 Datos Generales........................................................................................60 Conceptos Salariales.................................................................................61 Pagas Extras ......................................................................................... ............................................................................................. ....63 63 Antigüedad ............................................................................................ ................................................................................................ ....64 64 Actualizar Convenio...........................................................................................65 Gestión de Empresas........................................................................................68 General......................................................................................................69 Adicional....................................................................................................73 Conceptos ............................................................................................. ................................................................................................. ....77 77 Pagas Extras ......................................................................................... ............................................................................................. ....78 78 Antigüedad ............................................................................................ ................................................................................................ ....79 79 Complementos Enfermedad/Accidente ..................................................... 80 Bancos .................................................................................................. ...................................................................................................... ....82 82 Centros......................................................................................................83 Secciones..................................................................................................83 Gestión de Trabajadores...................................................................................84

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General......................................................................................................85 Profesional.................................................................................................89 Bonificaciones............................................................................................95 I.R.P.F......................................................................................................100 Conceptos Salariales...............................................................................107 Pagas Extras ...........................................................................................109 Antigüedad...............................................................................................110 Alta de Datos Variables ...................................................................................111 Datos Variables de Trabajadores ....................................................................112 Proceso para Dar de Baja un Trabajador ................................................114 General....................................................................................................115 Finiquito ...................................................................................................125 Conceptos Salariales...............................................................................126 Pagas Extras ...........................................................................................128 Antigüedad...............................................................................................129 Complementos Enfermedad/Accidente....................................................130 Histórico de Nóminas.......................................................................................132 Acumulado I.R.P.F. Empresas.........................................................................136 Acumulado I.R.P.F. Trabajadores....................................................................140 General....................................................................................................141 Modelo 190..............................................................................................143 Acumulado Bases de Cotización .....................................................................145 Listados ...........................................................................................................147 Listado de Convenios y Categorías.............................................................147 Listado de Empresas...................................................................................147 Listado de Trabajadores ..............................................................................148 Listado de Compromisos por Pensiones .....................................................148 Etiquetas de Direcciones de Empresas / Trabajadores...............................148 Listado de Datos Bancarios de Trabajadores..............................................148 Listado de Vencimientos de Fechas............................................................149 Comunicación de Vencimientos de Contrato...............................................149 Listado de Datos Variables de Trabajadores...............................................149 Listado de Acumulado de IRPF de Empresas .............................................149 Listado de Acumulado de IRPF de Trabajadores ........................................149 Listado de Acumulado de Bases de Cotización...........................................150 Listado de Días de Baja...............................................................................150 Listado Resumen de Nóminas.....................................................................150 Listado Resumen Contable..........................................................................150 Listado de Plantilla Media............................................................................151 Menú Cálculos.....................................................................................................152 Cálculo de Nóminas.........................................................................................152 Cálculo de Pagas Extras..................................................................................152 Cálculo de Retención IRPF..............................................................................153

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Diferencias de Convenio ................................................................................. 155 Cálculo de Diferencias.................................................................................156 Diferencias de Convenio. ............................................................................ 158 Listado de Diferencias.................................................................................161 Generar Nóminas por Diferencias. .............................................................. 161 Menú Modelos Oficiales ......................................................................................163 Recibos de Salarios.........................................................................................163 Modelo TC1, TC1/3, TC1/8, TC1/19................................................................163 Modelo TC2.....................................................................................................166 Modelo FLC.....................................................................................................167 Modelo 110 / 111.............................................................................................168 Modelo 190......................................................................................................170 Certificado de Retenciones ............................................................................. 172 Comunicación Datos IRPF. Modelo 145..........................................................174 Contratos de Trabajo.......................................................................................175 Notificación Fin de Contrato ............................................................................ 177 Carta de Despido.............................................................................................177 Certificado de Empresa...................................................................................177 Carta Liquidación de Finiquito.........................................................................178 Modelo TA.2 ....................................................................................................178 Menú Sistema RED.............................................................................................179 Mensaje de Cotización .................................................................................... 179 Afiliación por Remesas....................................................................................180 Menú Pagos ........................................................................................................181 Ordenes de Transferencia...............................................................................181 Configuración de Talones................................................................................184 Emisión de Talones.........................................................................................184 Listado de Talones ..........................................................................................185 Menú Utilidades...................................................................................................186 Cambio de Ejercicio.........................................................................................186 Cambio de Códigos.........................................................................................186 Reconstrucción de Acumulados ...................................................................... 187 Enlace Contable ..............................................................................................187 Regeneración de Ficheros .............................................................................. 193 Reconstrucción de Estructuras........................................................................194 Actualización de Programas............................................................................194 Menú Ayuda ........................................................................................................195 Documentación................................................................................................195 Sobre...............................................................................................................195 Anexo I. Modelos de Recibos de Nóminas..........................................................196

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Introducción Este programa ha sido diseñado para facilitar el trabajo de gestión de nóminas y seguridad social de su empresa. Para ello hemos creado un programa rápido y sencillo de utilizar, que con el mínimo trabajo por su parte, le permitirá obtener los máximos resultados. Las características más destacables son las siguientes: • •

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Versión monopuesto y multipuesto. Control de usuarios del programa con clave y niveles de acceso. Impresión integrada en Windows. Confección de Nóminas y Seguros Sociales del Régimen General de la Seguridad Social. Número ilimitado de empresas y trabajadores. Posibilidad de definición de distintos calendarios laborales. Actualización de datos de empresas y trabajadores en base a los introducidos en los convenios. Calculo automático del porcentaje de retención de los trabajadores. Cálculo automático de nóminas, pagas extras y finiquitos, complementarias por vacaciones no disfrutadas, y complementarias por diferencias de convenio. Cálculo automático de diferencias de convenio, permitiendo además su modificación e introducción manual. Impresión de Seguros Sociales adaptado a las normas y formatos oficiales. Impresión de los documentos de IRPF en papel pre-impreso o papel blanco. Generación de disquete en modelo 190. Impresión de contratos en papel blanco, con los formatos facilitados por el INEM. Listado de costes salariales y resumen de nóminas mensual, totalizados por empresa, centro de trabajo o sección. Listados por pantalla, impresora o volcado a fichero tipo texto. Posibilidad de imprimir talones y generar ordenes de transferencia bancaria en papel o en disquete con el formato Norma 34 del Consejo Superior Bancario.

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Preparado para generar los mensajes necesarios para el sistema RED de la Tesorería General de la Seguridad Social. Enlace contable automático con el programa de Contabilidad General Serie Omega.

Este programa forma parte de la Serie Omega, que son un conjunto de programas desarrollados por D.S.I., S.L. orientados a Despachos Profesionales y PYMES. Otros productos de la Serie Omega son los siguientes: Contabilidad General. Facturación. Fiscal. Impuesto de Sociedades. El programa se suministra con una protección para evitar las copias ilegales, consistente en una clave que el programa le pedirá en el momento de hacer la instalación del mismo. Al hacer la instalación, el programa le dará un número. Usted debe ponerse en contacto con su distribuidor y facilitárselo. Con esta información, se le dará otro número con el cual el programa quedará instalado correctamente en su ordenador. Dicha protección le permitirá realizar copias de seguridad del programa, pero éstas no serán operativas sin la presencia de la protección en el ordenador donde se instalen.

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Requerimientos del sistema Los requerimientos básicos del ordenador donde se instale el programa son los siguientes: • • • • •

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Procesador Pentium II 200 MHz. 64 Mb de Memoria RAM 40 Mb libres en el Disco Duro Impresora de inyección de tinta o láser. Impresora matricial, si se imprimen seguros sociales en documento oficial, o recibos de nóminas en papel pre-impreso. Sistema operativo Windows 95/98/ME/XP/NT/2000.

Hay que tener en cuenta que la instalación ocupa 40 Mb. aproximadamente pero debido al volumen de datos que se introduzcan el espacio ocupado puede ser muy superior. Para un mejor funcionamiento del sistema se recomienda que siempre este libre un 25% del espacio total del disco duro. Este programa usa como interface de datos el BDE (Borland Database Engine @) que se instalará junto con el producto y deberá ser configurado después de la instalación.

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Instalación La aplicación se suministra en un CD, donde está la instalación del programa y una serie de utilidades anexas.

Instalación de la aplicación Para instalar la aplicación, introducir el CD en la unidad de CDROM del equipo y ejecutar el archivo INSTALAR.EXE que se encuentra dentro del CD. Para ello puede pulsar en el botón Inicio y seleccionar la opción de ejecutar tecleando D:\INSTALAR, suponiendo que la letra de su unidad de CD-ROM sea la D:. Esto nos abrirá un asistente que nos irá orientando en la instalación del programa. Cuando el asistente nos pregunta donde queremos instalar el programa, le indicaremos la unidad y el directorio donde deseamos instalarlo, en instalaciones monopuesto esta será C:\COMETA32, y en instalaciones en red habrá que sustituir C por la unidad del servidor.

Configuración de la Aplicación Una vez realizados los pasos anteriormente descritos, al ejecutar el programa, tras unos segundos de espera nos aparecerá una pantalla en la cual el programa nos pide que indiquemos el nombre del usuario que está accediendo al programa y su clave de acceso. La primera vez que se ejecute el programa, después de la instalación, el programa crea un usuario, con acceso completo, llamado SUPERVISOR y sin clave de acceso. Por tanto para entrar en el programa por primera vez, tendremos que teclear “SUPERVISOR” en el nombre de usuario y dejar en blanco la clave de acceso. En la primera instalación, el programa registrará el nombre del ordenador en el que está trabajando y las características del mismo. Le pedirá el nombre de la estación, que normalmente será OFICINA, y luego le preguntará si quiere crearla en el fichero de Estaciones de Trabajo.

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Usted debe contestar “Si”. El programa le pedirá a continuación, que cree la empresadirectorio donde se van a almacenar los datos. Le recomendamos que cree la empresa con código 001 y el nombre de su empresa. También le pedirá que señale el disco en el que se van a guardar los datos de esa empresa. Normalmente el disco será C, en instalaciones monopuesto, o la unidad de red en instalaciones en red. Por último se debe elegir la empresa-directorio con la que se va a trabajar y el ejercicio (elegir "Nuevo Ejercicio" y teclear el año en curso).

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Generalidades de la serie Omega Todos los programas de la Serie Omega tienen un entorno y funcionamiento similar. Aquí se describen los aspectos generales para todas las aplicaciones de esta serie.

Conceptos Iniciales - Glosario Describimos a continuación una serie de conceptos imprescindibles para la correcta comprensión de este manual. Campo: Es un dato almacenado en un fichero (nombre de un trabajador, teléfono, etc.). Véase también Campos de Edición . Registro: Es un conjunto de campos (p.e. todos los datos que guardamos de un trabajador) Clave: Campo o campos que diferencian a un registro de todos los demás de un fichero. Fichero o Tabla: Fichero de datos. Comúnmente se denominaban bases de datos, pero hoy en día el concepto ha cambiado siendo una base de datos un conjunto de tablas relacionadas entre si. Base de Datos: Conjunto de Ficheros relacionados (todos los datos del programa de nóminas) BDE: La gama de la serie Omega usa como interface de bases de datos el motor Borland Database Engine (Dbase, Paradox, InterBase). Carácter de Acceso Rápido: Pulsando la tecla del carácter subrayado se ejecutara la acción correspondiente. Cuadro 6

de

Diálogo:

Pantalla

que

muestra


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información y espera una respuesta del usuario. (p.e. Petición de Confirmación de Datos ) Foco: Objeto que esta activo en ese momento. P.e.: Al editar una ficha, el foco esta en el campo donde escribimos (remarcado con una caja en un determinado color). En una ventana de dialogo, el foco esta en uno de los botones (remarcado con un borde punteado)

Estructura de Directorios Toda la Serie Omega almacena los datos de los ficheros siguiendo un sistema de directorios común que se muestra a continuación:

Directorio Serie Omega Todas las aplicaciones (facturación, contabilidad, nominas, ...) se instalarán bajo un mismo directorio, que por defecto será Cometa32. En este directorio se encuentran los ejecutables (.exe), las Tablas (bancos, iva,...) y los fichero comunes, de control y de registro. Todos estos archivos son básicos para el funcionamiento de las aplicaciones y su modificación o borrado puede causar su mal funcionamiento.

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Directorio de la Aplicación Se crea un directorio donde se encontrarán todos sus ficheros de datos organizados por empresas (directorios). Directorio de la Empresa Al crear una empresa se pide un código de 3 dígitos, que corresponderá con el directorio que contendrá sus datos. En este directorio podremos encontrar los Ficheros de Clientes, Artículos, Proveedores, Recibos, etc. En instalaciones en red se pueden crear empresas en unidades distintas a la de la aplicación para restringir el acceso físico a los ficheros. Para instalar esta opción debe ponerse en contacto con su distribuidor que le indicara los pasos a seguir. En los programas de nóminas, fiscal e impuesto de sociedades lo usual es tener una sola empresa, dentro de la cual se guardan todos los datos de los clientes a los que se realizan las nóminas, formularios o impuestos. Es decir en estos programas este directorio no es de la empresa como tal, sino un simple directorio donde se almacenan los datos. Directorio del Ejercicio Dentro de cada empresa-directorio están los ejercicios, un directorio para cada ejercicio. En este directorio podremos encontrar los ficheros de históricos y acumulados, es decir aquellos ficheros que se inicializan en cada ejercicio nuevo. Nota: En entornos de red, la unidad de red donde esté la aplicación debe ser asignada a una letra de unidad (p.e. \\SERVIDORNT\DISCOC debe ser conectada como unidad F).

Confirmación de la toma de Datos

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Después de una toma de datos, finalizada por la pulsación de o por salir del último campo de edición, aparece este mensaje de confirmación

Sí : Acepta los datos (grabándolos, ...) y asume la finalización de la edición. No: Continua con la Edición de los Datos. Fin: Desecha los datos y cancela la edición, abortando los procesos asociados. Excepciones: Pueden existir mensajes en los que no aparezcan alguna de las opciones, o en los que aparezcan más de las que aquí se describen. p.e. En la modificación del apartado Pie de determinadas gestiones no se permite Cancelar ya que su principal misión es mostrar los totales. Respuestas del Teclado: equivale Sí . equivale Cancelar. Los Textos de los Botones tienen un carácter subrayado, es el carácter abreviado o tecla de acceso rápido, pulsando su tecla correspondiente se asumirá la pulsación del botón.

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Definición de Opciones para Procesos - Límites Este tipo de pantalla de diálogo se presenta, por ejemplo, a la hora de lanzar un listado, para poder limitar los registros que queremos incluir en el mismo y para definir características del listado, como Título, Fecha, etc. Podremos desplazarnos por las diversas opciones y modificarlas a nuestra conveniencia, teniendo en cuenta que algunas pueden tener restricciones de edición mediante mascaras (solo números), valores máximos y mínimos (mayor de 0 y menor de 10) y valores concretos (S ó N). Al pulsar o al acabar la edición de la última opción se mostrará el cuadro de diálogo de confirmación de datos. Sin embargo, si pulsamos el botón Ok o Cancelar se aceptarán los valores o se cancelará la operación sin mostrar la confirmación de datos. Siempre aparecerán los valores más comunes por defecto, de forma que en la mayoría de los casos no hará falta modificar nada.

Menú Principal En la Pantalla Principal encontramos varios elementos, entre los que destacamos la barra de estado que nos facilitará información y el Menú Principal que nos da acceso a las diversas opciones del programa. Esta serie de aplicaciones usan el sistema MDI (Interface de Múltiples Documentos), esto significa que todas las ventanas que se abran en la aplicación estarán dentro de la principal y no se podrán sacar de ella. En el caso de que una ficha no quepa en la pantalla principal, en esta aparecerán unas barras de scroll para el desplazamiento. El menú de la aplicación sigue el estándar de Windows pero ha sido mejorado para facilitar y agilizar el uso de la aplicación.

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Opciones de la Aplicación - Menú

Es un menú típico del entorno Windows mejorado. Para activar el menú basta con pulsar o , o cliquear con el ratón. El desplazamiento se hará con las teclas del cursor o posicionando el ratón sobre las opciones, que si son menús anidados se irán desplegando. Las opciones del menú y las del sistema (minimizar, maximizar,...) pueden estar deshabilitadas debido a la falta de derechos del usuario o por estar ejecutándose otra de las opciones. Al salir de una opción y volver al menú, este se desplegara automáticamente posicionándose en la ultima opción escogida. Barra de Estado

Situada en la parte inferior de la pantalla, nos muestra los mensajes de la aplicación, la empresa-directorio y ejercicio activo, el nombre de la estación, el usuario, la fecha y la hora. Nombre de la Aplicación - Menú - Título

Indica el Nombre de la Aplicación, y en el caso de ser una versión de evaluación, el mensaje correspondiente. Botones de Sistema - Menú de Sistema

Como casi todas las ventanas de Windows, esta dispone de los botones del sistema para Minimizar, Maximizar y Cerrar. El Tapiz de la Pantalla - El fondo

Opcionalmente, al tapiz se le puede cambiar el color y/o ponerle un bitmap de relleno.

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Uso del Teclado en la Serie Omega Los entornos Windows se caracterizan por el uso del ratón como herramienta principal para el manejo del entorno. Sin embargo, para la introducción de datos es inevitable el tener que usar el teclado. En las aplicaciones de gestión, donde es vital la rapidez de introducción de datos, el tener que alternar entre teclado y ratón supone un estorbo y una perdida de tiempo. Es por ello por lo que nos hemos esforzado en crear un entorno totalmente funcional desde teclado, manteniendo un sistema similar en estructura, uso y funcionalidad al existente en las versiones antiguas de DOS. Esto supone una ventaja añadida, ya que todo aquel usuario familiarizado con programas de gestión en DOS no tendrá ningún problema de adaptación. Señalamos los usos de las siguientes teclas: Esc - Escape Su uso es muy frecuente ya que tiene asignadas múltiples operaciones y de gran importancia. Genéricamente supone la Cancelación y Salir. En el Menú Principal, si hay menús desplegados, los va cerrando uno a uno hasta desactivarlo. Si el menú no esta activo cierra la aplicación. En las Fichas y Cabeceras-Líneas, si hay alguna opción del menú activa, la desactiva. Si no, cierra la ficha. En la petición de limites de procesos finaliza la toma de datos y muestra el mensaje correspondiente. En los cuadros de diálogo asume la Cancelación (siempre y cuando sea posible) En los campos de edición, si se ha modificado y no se ha

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pulsado Enter, produce la cancelación de la modificación , volviendo a tener el valor original. También se ejecutará la acción (de las anteriormente descritas) que corresponda por la pulsación de Esc, por lo que si estamos modificando una ficha se producirá la finalización de la toma de datos. Enter - Return - Intro Su uso, junto con Esc es fundamental, ya que también tiene asignadas múltiples operaciones y de gran importancia. Genéricamente supone la Aceptación, Entrar y Ejecutar: En las Fichas, Cabeceras-Líneas y petición de limites de procesos pasa al siguiente campo de edición, y si es el último, finaliza la toma de datos. En los campos de edición, produce la aceptación temporal de la modificación. Esto es que si modificamos, no pulsamos Enter y pulsamos Esc, se cancela la modificación realizada, pero si pulsamos Enter, la modificación es aceptada. Flechas de Cursor Su uso supone el desplazamiento, bien en un campo de edición, en una lista, por los campos de las fichas o por los registros de las tablas: Editando las Fichas, Cabeceras-Líneas y petición de limites de procesos asume el desplazamiento por los campos, siendo Arriba e Izquierda el anterior campo, y Abajo y Derecha el siguiente campo de edición. También pueden producir el pasar de una pestaña a otra y la finalización de la toma de datos. Visualizando las Fichas y Cabeceras-Líneas asume el desplazamiento por los registros de la tabla, siendo Arriba e Izquierda el anterior registro y, Abajo y Derecha el siguiente registro. En los campos de edición permite desplazar el cursor. Inicio - Fin 13


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En las Fichas, visualizando los datos, Inicio se posiciona en la tabla en el primer registro y Fin al ultimo. Avance - Retroceso de Paginas En Ficha con Pestañas de Datos, pasa de una pestaña a otra. Punto del Teclado Numérico Para facilitar la introducción de cantidades mediante el teclado numérico, la pulsación del punto equivale a la coma decimal. F1 - Muestra la Ayuda sobre el objeto que tenga el foco. F2 - Su función esta limitada a los Campos de Enlace, en la fichas y cuando la editamos. Al pulsar F2 sobre uno de estos campos, se nos abrirá la ficha que le corresponda, siendo esta totalmente funcional. F3 - Al pulsar F3 nos aparecerá una lista con los posibles valores que podemos introducir en el campo. F5 - Su función esta limitada a los Memos (campos con varias líneas) y sirve para salir de ellos, ya que en dichos campos se pueden escribir múltiples líneas, introducir tabulaciones y enters, desplazarse con los cursores y las teclas de navegación, sin que ninguna de las teclas usadas para pasar al siguiente campo tengan esa función. F12 - Muestra la Calculadora.

Navegador El Navegador es un Control que aparecerá en casi todas las gestiones y que sirve para desplazarnos por los registros de la tabla. Posee cuatro botones que dan la posibilidad de ir al primer registro, al ultimo, al anterior y al siguiente.

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Para realizar estas acciones basta con hacer Click con el ratón sobre el botón deseado, o usar las teclas de navegación tradicionales: las flechas del cursor y las teclas Inicio y Fin. En la Tabla, cuando se llega al principio, al fin o no hay registros, el navegador desactiva los botones correspondientes a las acciones que no pueden realizarse. Es decir, si estamos en el primer registro, no podremos pulsar Primer registro ni Anterior, y si estamos en el ultimo, estarán deshabilitados el Ultimo Registro y Siguiente. El navegador tiene el siguiente aspecto:

Pestañas de Datos

La Pestaña es un elemento usual en las Fichas, que permite visualizar una gran cantidad de datos ordenadamente, agrupados por temas y sin limitación de espacio. Se accede a ellas pinchando con el ratón en la pestaña deseada o con Avance de Página y Retroceder Página.

Pantalla tipo Ficha En este tipo de pantallas de edición podremos gestionar la información que contengan determinados ficheros simples, por ejemplo Administraciones de Hacienda. Cuando entramos en una "Ficha", el programa se coloca en el

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último registro del fichero que se esté tratando. A partir de aquí tenemos las siguientes posibilidades: •

•

Recorrer el fichero de registro en registro, ir al principio del fichero e ir al final del fichero (Navegar). Elegir una de las opciones del menú particular de esa ficha

Cada ficha tiene una serie de opciones que nos van a permitir gestionar la información contenida en el fichero. Estas opciones aparecerán siempre en la parte superior de la pantalla, y para elegir una deberemos pulsar la Tecla que corresponda a la letra subrayada de la opción o bien hacer click con el ratón en el botón correspondiente. El titulo (en la banda azul de la ventana) indica el nombre de la Ficha, el orden activo en el fichero y, si ha sido abierta desde un campo enlace, la ficha del enlace. Para cerrarla disponemos del botón estándar de la ficha, además de poder pulsar la tecla o la combinación . Cuando se entra en alguna opción, la posibilidad de cerrar se deshabilita para preservar los datos (cerrar una ficha cuando estamos editándola podría provocar errores).

Pantalla tipo Cabeceras-Líneas En este tipo de pantallas de edición podremos gestionar la información que contengan determinados ficheros complejos, por ejemplo los Convenios. Existe un fichero de convenios con los datos de cada uno de ellos, pero dentro de cada convenio existen un número indeterminado de líneas de conceptos, salariales, pagas extras, etc....En este ejemplo, la cabecera sería el convenio y las líneas cada línea de las tablas de conceptos, pagas extras, etc... Este tipo de pantallas pueden gestionar dos ficheros, uno de cabecera y otro de líneas, o gestionar varios ficheros, uno de cabecera y varios de líneas.

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Las opciones y manejo de estas es idéntico a las de las fichas sencillas, con la salvedad de que el menú superior varía dependiendo de si estamos en la zona de cabecera c abecera o en la zona de líneas.

Consultas en ficheros Es una búsqueda rápida por un campo. Esta búsqueda esta limitada a los campos indexados (ordenados), normalmente se consultara por la clave. En la ficha, estos campos se diferencian por tener la Etiqueta (el nombre) de color verde, aparecerán en todas las pestañas de la ficha y, cuando se editan, solo son accesibles desde una pestaña. La Consulta activa los campos de consulta y posiciona el foco en el primero de ellos. Debemos teclear la clave a buscar y, al pulsar , el programa nos desplazara al registro deseado. Si dicha clave no existe, nos lo indicara con un mensaje. m ensaje. Si el campo de consulta no es el de la clave principal (la clave de Alta) la búsqueda será blanda, o sea, el programa se posicionará en el primer registro que encuentre que empiece por el texto a buscar. p.e. En la ficha de convenios Consultamos por Nombre (no es la clave principal) y escribimos 'COMERCIO', el resultado será el primer registro cuyo nombre empiece por COMERCIO, aunque este sea COMERCIO DEL METAL. Si hay varios campos de consulta, podemos pasar de uno a otro mediante la tecla . En ciertas fichas cuyas claves son múltiples, para realizar la consulta es necesario rellenar varios campos.

Búsquedas en ficheros Las búsquedas nos permiten localizar un registro por cualquiera de sus campos. El método de búsqueda es blando (el que primero empiece por ...) excepto en campos tipo fecha y numéricos, en los que es una

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búsqueda dura (valor exacto). Si desea hacer una búsqueda 'contenido en...' deberá usar las opciones avanzadas. Existen dos tipos de búsquedas: • •

Estándar Avanzada

Estándar En un principio, la pantalla de búsquedas por defecto es la Estándar:

Campo: Lista desplegable con los campos sobre los que se puede buscar. Valor: Donde escribiremos el valor a buscar (hay que tener en cuenta que si el campo seleccionado es numérico o de fecha, el valor debe ser un numero num ero o una fecha valida). Botón 'Buscar': Iniciar la búsqueda, igual que pulsar . Botón 'Cerrar': Cierra la pantalla, igual que pulsar . Botón 'Avanzado': Despliega las opciones avanzadas que nos permiten aplicar un filtro.

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Avanzada

Esta búsqueda crea un filtro que se mantendrá hasta que se 'Limpie', se cierre la ficha o se ejecute Añadir o Borrar en el menú de la ficha. El filtro 'Contenido en'. Debemos seleccionar el campo por el que filtrar y darle el valor que debe contener.

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El filtro 'Expresión'. La lista desplegable contiene los últimos filtros usados. En el campo de texto, podremos escribir la condición del filtro, o ir creándola mediante la selección de los campos en la lista (con doble click) y los botones de 'operadores'. Botón 'Aplicar' Aplica el filtro definido (tanto el 'Contenido en' como el 'Expresión' ya que son complementarios). Botón 'Limpiar'. Desactiva el filtro y limpia el campo de Texto. Botón 'Estándar'. Cierra las opciones avanzadas (pero no desactiva el filtro). Nota: Los filtros suelen ser lentos, la velocidad depende del ordenador, del volumen de registros y sobre todo, de lo restrictivo del filtro. Así, un filtro muy restrictivo será lento, aunque si el equipo es potente (Pentium 166 con 64Mb RAM) y la instalación es local, apenas se notará.

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Listados por Pantalla Con esta opción nos aparecerá en la pantalla un listado con los registros que componen el fichero, pudiéndonos desplazar, cambiar el orden y realizar búsquedas.

Las teclas que podemos usar en estos listados son las siguientes: •

• • • • • • • •

•

Flechas Izquierda y Derecha : Nos desplazamos por los campos de un mismo mism o registro. Flechas Arriba y Abajo : Nos desplazamos por los registros. Inicio: Inicio: Primer campo del registro Fin: Fin: Ultimo campo del registro Ctrl + Inicio: Inicio : Primer Registro Ctrl + Fin: Fin : Ultimo Registro Re Pág: Pág: Desplaza una página de registro arriba Av Pág: Pág: Desplaza una página de registro abajo Barra Espaciadora: Espaciadora : Activa el orden asociado al campo (si existe). : : Activa las búsquedas con el campo activo

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seleccionado. Además, con el ratón podemos desplazarnos (clickeando tanto en las celdas como en las barras de scroll), ajustar el tamaño de las celdas y su orden, pinchándolas y arrastrándolas.

Campos de Edición Existen varios tipos de campos para la edición: • • • • •

Texto o generales Numéricos Enlaces Lógicos (CheckBox) Memos

Todos los campos pueden tener restricciones en la entrada de datos, permitiendo solo caracteres concretos, convirtiendo el contenido a mayúsculas, etc. Todos ellos (excepto los lógicos) tienen un característica común muy interesante, aceptan el Cortar-Copiar-Pegar del Portapapeles. Las teclas de acceso rápido de estas opciones son las generales de Windows: Copiar: Copiar : Cortar: Cortar : Pegar: Pegar:

Ctrl+C Ctrl+X ó Shift+Supr Ctrl+V ó Shift+Insert

Campos Tipo Enlace

Los Campos de Enlace son empleados para la edición de Códigos que enlazan con los datos de otras tablas. Por ello poseen varias características que les dan una gran utilidad y potencia. No hace falta rellenar el campo entero si el campo es numérico si el código que deseamos introducir es 00010, bastara con escribir 10, el propio campo lo rellenara con ceros por la 22


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izquierda. Si pulsamos F3 se mostrará m ostrará una lista con los valores posibles que puedo indicar en el campo, cuando el campo sea obligatorio, esta lista también aparecerá si dejamos el campo en blanco. Campos Lógicos (CheckBox)

Los campos lógicos pueden tener un valor de entre dos posibles. Los grupos mas comunes son Verdadero ó Falso y Si ó No, pudiendo contener cualquier valor de un grupo definido. Visualmente, el campo que lo representa es una casilla que tiene la posibilidad de marcarla o desmarcarla, marcando en valor mediante la pulsación de la barra espaciadora o haciendo Click en ella.

Campos Numéricos

Solo aceptan caracteres numéricos. Si la Aplicación esta configurada para aceptar decimales también admitirá indistintamente la pulsación de la teclas coma y punto para punto para indicar la coma decimal. decimal . Pulsado F12 se llama a la Calculadora que devolverá el resultado al campo.

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Calculadora Muestra en pantalla una calculadora para poder realizar distintas operaciones. Tiene el siguiente aspecto:

El acceso a la calculadora se puede realizar mediante el menú Aplicación Calculadora o directamente desde una Ficha, pulsando F12. Si se accede con F12 y el foco esta en un campo de edición que contenga un dato numérico, en el display aparecerá dicho dato, pudiendo operar con él y al cerrarla, el campo recibirá el dato que contenga el display. Teclas y Controles: Limpiar el display y poner a 0, pulsar < C> o el Botón C. Los dígitos y operandos, con su tecla correspondiente: (0,1..9,+,,/,*,%,.). Mostrar el resultado pulsando < Enter>, <=>, o el Botón =. Cerrar la calculadora pulsar la tecla < Esc> o el Botón On-Off.

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Uso del porcentaje Para hallar un porcentaje: cantidad x porcentaje % (100 x 15 % = 15) Para sumar a una cantidad un porcentaje : cantidad + porcentaje % (100 + 15 % = 115) Para restas a una cantidad un porcentaje : cantidad - porcentaje % (100 - 15 % = 85)

Impresión La Impresión es uno de los puntos más importante de las aplicaciones de gestión al ser la forma más potente y versátil a la hora de acceder a los datos, pudiendo ser objeto de cualquier operación (filtros, grupos, acumulados, totales, cálculos estadísticos,...). Es por ello que nuestras aplicaciones disponen de una gran variedad de listados con múltiples opciones, todos ellos muestran una Definición de Opciones donde podemos adaptar el listado resultante a nuestra conveniencia. Después se muestra el siguiente cuadro de dialogo:

Mediante este dialogo podemos elegir y configurar la impresora, imprimir, imprimir a fichero, imprimir en modo texto, visualizar o cancelar

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la operación. Importante Para poder acceder a la impresión correctamente es necesario tener instalada una o varias impresoras en Windows. Impresora Seleccionada Indica la impresora seleccionada y nombre de la cola o puerto de impresión. En un principio será la impresora predeterminada de Windows. Botón Visualizar Lanza el listado al visualizador, cuyo uso se explica en un capitulo a parte. Botón Seleccionar Muestra el cuadro de dialogo de configuración de impresoras de Windows, permitiendo cambiar la impresora seleccionada y su configuración (tamaño de papel, nº de copias, orientación, etc) Botón Imprimir Lanza el listado a la impresora seleccionada. Botón A TXT Lanza el listado a un fichero de texto. Botón Cancelar Cancela la impresión.

Visualizador de Listados El visualizador de listados es una herramienta que nos permitirá manejar los listados sin tener que imprimirlos a papel. El visualizador de listado tiene el siguiente aspecto:

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En listados de varias páginas se puede estar visualizando las primeras páginas mientras se siguen generando nuevas. Los botones de que disponemos en la parte superior sirven para lo siguiente: Zoom Dentro Aumenta el tamaño de la visualización. Zoom Fuera Reduce el tamaño de la visualización. Zoom 100% Ajusta el zoom a su tamaño normal (al 100%). Ajustar a la Página 27


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Ajusta el tamaño para ver toda la página. Ajustar al Ancho de la Página Ajusta el tamaño al ancho de la página (pantalla). Ir a la Primera Página Si el listado tiene varias páginas, se visualiza la primera. Ir a la Anterior Página Si el listado tiene varias páginas, se visualiza la anterior. Ir a la Siguiente Página Si el listado tiene varias páginas, se visualiza la siguiente página. Ir a la Ultima Página Si el listado tiene varias páginas, se visualiza la ultima página. Imprimir El listado se lanza directamente a la impresora seleccionada previamente. Configurar Muestra el cuadro de dialogo de Windows para la configuración de impresoras. Grabar Esta opción permite grabar el listado en distintos formatos para su posterior utilización. Cargar Recupera un listado grabado desde un visualizador con formato QuickReport (.QRP). Barra de progreso Esta barra indica el punto donde se encuentra el proceso que genera el listado.

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Indicador de Estado y Página Al entrar en el visualizador, y mientras no este generada ninguna página, indicara que esta 'Trabajando...' para indicar posteriormente la página en que se esta visualizando y el número de ellas. Salir Muestra un dialogo de confirmación para cerrar el Visualizador de listados. Después de salir, hay que generar de nuevo el listado para volver a visualizarlo, o, si ha sido grabado, cargarlo.

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Consideraciones Previas En esta sección se va a describir la forma básica de trabajar que tiene el programa, para pasar más tarde a definir cada una de las opciones del menú principal.

Estructura de los datos dentro del programa El programa estructura los datos en dos grandes grupos de ficheros: • •

Ficheros Generales. Ficheros Históricos.

Los Ficheros Generales son los Convenios, Categorías, Empresas y Trabajadores. Los Históricos son Datos Variables, Histórico de Nóminas, Acumulados de I.R.P.F. y Acumulados de Bases de Cotización. Dentro del Menú de Ficheros tendremos las opciones de Convenios, Empresas y Trabajadores que nos permitirán acceder a los ficheros generales, y la opción de Datos Variables Trabajadores e Histórico de Nóminas, que nos permitirá acceder a los Históricos. Las gestiones de Convenios, Categorías, Empresas, Trabajadores y Datos Variables de Trabajadores, tienen algunos aspectos en común entre los que cabe destacar los siguientes: Constan de una o varias páginas o pestañas donde las pestañas de la izquierda corresponden a los datos generales y las pestañas de la derecha corresponden a una serie de tablas como conceptos salariales, pagas extras, antigüedad, etc. Para definir completamente cualquier convenio, categoría, empresa o trabajador, debemos rellenar adecuadamente todas sus pestañas.

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Estas gestiones tienen también en la parte superior un menú con una serie de botones donde tenemos todas las opciones que podemos realizar en cada gestión. Este menú cambia dependiendo de si estamos visualizando las pestañas o páginas de datos generales o las pestañas o páginas de las tablas de conceptos, pagas extras, antigüedad, etc. Normalmente las opciones de que disponemos en las pestañas de datos generales son las siguientes: Añadir: Permite añadir un registro nuevo. Borrar: Permite borrar el registro visualizado en pantalla. Modificar: Permite modificar los datos del registro visualizado en pantalla. Consultar: Permite consultar un registro por su clave. Buscar: Permite buscar un registro por cualquier campo. Ordenar: Permite modificar el orden interno del fichero. Listar: Permite listar por pantalla el contenido del fichero. • • •

• • • •

Y las opciones de que se dispone en las pestañas de tablas de conceptos, pagas extras, antigüedad, etc. son: • • • •

Añadir: Permite añadir una línea a la tabla. Insertar: Permite insertar una línea en la tabla. Borrar: Permite borrar la línea resaltada. Modificar: Permite modificar la línea resaltada.

Definición e Introducción de Datos Este apartado describirá la mejor forma de introducir datos en el programa. Podemos estructurar los datos del programa en 5 niveles: 1. Gestión de Convenios. 2. Gestión de Categorías. 3. Gestión de Empresas. 4. Gestión de Trabajadores. 5. Gestión de Datos Variables.

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La forma más adecuada de introducir los datos, es empezar por el nivel superior, e ir bajando hasta completar los 4 primeros niveles. Por tanto definiremos en primer lugar los convenios y sus categorías y después las empresas y sus trabajadores. En el nivel 5 estarán los datos que utilizaremos para cada uno de los meses del ejercicio. Dentro de estos datos estarán los datos de la empresa, el trabajador, así como también todas las tablas de conceptos, pagas extras, antigüedad y complementos que se utilizarán en un mes en concreto, para un trabajador. Una vez que tengamos todos los convenios, categorías, empresas y trabajadores, empezaría el proceso habitual de cada mes a la hora de calcular nóminas.

Proceso habitual para cada mes Vamos a describir brevemente cual sería el proceso a realizar cada mes para obtener los recibos de nóminas, pagas extras y seguros sociales. Ya hemos visto que todos los datos que almacena el programa se pueden dividir en dos grandes grupos de ficheros: Ficheros Generales: Convenios, Categorías, Empresas y Trabajadores. Ficheros Históricos: Datos Variables, Nóminas, Acumulados IRPF. Una cosa muy importante a tener en cuenta es que el programa a la hora de calcular nóminas y pagas extras , lee directamente de los históricos, lo cual permite una mayor flexibilidad a la hora de calcular nóminas y pagas extras de cualquier mes. Por lo tanto existe un proceso que de forma automática copiará los datos de los Ficheros Generales a los Históricos, para poder a partir de aquí calcular las nóminas o pagas extras que deseemos. Este proceso se

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ejecuta mediante la opción Alta de Datos Variables , cuyas particularidades se explican mas adelante en la descripción de los menús de la aplicación. Es un proceso obligatorio todos los meses, aunque no haya ninguna incidencia que introducir. Una vez que ya hemos copiado los datos de los ficheros generales a los históricos, podemos a partir de aquí introducir las diferentes incidencias que se produzcan en cada mes. Para ello trabajaremos ya directamente con los históricos, accediendo a ellos a través de la opción Datos Variables de Trabajadores. Todo lo que modifiquemos a través de esta opción solo se tendrá en cuenta para el trabajador y el mes que estemos visualizando, puesto que estamos accediendo directamente a los históricos. Por tanto los datos que modifiquemos desde la Gestión de Datos Variables se grabarán únicamente en los históricos y NO en los ficheros generales. Si deseamos que las modificaciones de algún dato se grabe también en los ficheros generales deberemos expresamente ir a la Gestión de Empresas y/o Gestión de Trabajadores y modificarlo. La modificación de los ficheros generales de Empresas y/o Trabajadores no implica la actualización automática de los históricos . Si alguna vez tenemos que modificar algún dato de la empresa o el trabajador en los ficheros generales, después de haber realizado ya el proceso de Alta de Datos Variables, deberemos en primer lugar modificar los ficheros generales, y posteriormente realizar la misma modificación en los ficheros históricos, a los que accederemos a través de Datos Variables, localizando el mes y el trabajador al que deseamos aplicar el cambio. Las Bajas de Trabajadores que se produzcan en la empresa, deben indicarse desde la opción de Datos Variables de Trabajadores y localizando el registro donde aparezca el trabajador y el mes en el cual se le pretende dar de baja. Para ello pulsar el botón inferior “Dar de Baja”. Consultar la opción Datos Variables de trabajadores del Menú Ficheros, para más información. Cuando hayamos introducido todas las incidencias y hayamos dado 33


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de baja a los trabajadores que lo necesiten, tendremos los ficheros preparados para poder empezar a calcular las nóminas mensuales o las pagas extras que correspondan. En el menú de Cálculos encontraremos las opciones que nos permitirán calcular las nóminas o pagas extras para el mes que deseemos. Una vez calculadas las nóminas o pagas extras correspondientes, podremos visualizarlas mediante la opción Histórico de Nóminas del menú de Ficheros. Para la emisión de nóminas utilizaremos la opción Recibos de Salarios en el menú de Modelos Oficiales. Recuerde que las nóminas deben estar ya calculadas previamente para poder imprimirlas. Calculadas todas las nóminas para un mes concreto, podremos sacar los seguros sociales cuando se considere oportuno, seleccionando para ello en el menú Modelos Oficiales, las opciones de Modelo TC1, Modelo TC2 o Modelo FLC.

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Menú Principal Vamos a describir ahora cada una de las opciones que componen el menú principal del programa de nóminas, dentro de cada opción definiremos todos sus campos y las particularidades de los menús propios de cada gestión. En el menú principal tenemos las siguientes opciones: •

Aplicación

•

Tablas Generales

•

Ficheros

•

Cálculos

•

Modelos Oficiales

•

Sistema R.E.D.

•

Pagos

•

Utilidades

•

Ayuda

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Menú Aplicación Calculadora Mediante esta opción podemos acceder a la calculadora. También podemos mostrar la calculadora, estando en cualquier parte del programa, pulsando la tecla F12.

Cambio de Usuario Con esta opción podemos cambiar de usuario desde dentro del programa. Esto nos da la posibilidad de modificar nuestro nivel de acceso.

Cambio de Clave de Acceso Con esta opción podemos cambiar la clave del usuario activo. Esta opción muestra un cuadro de dialogo con dos campos de edición en los que deberá escribir la misma clave. Por motivos de seguridad, el texto que se escribe se transforma en asteriscos (*). Hay que tener en cuenta que si un usuario solo tiene derecho de lectura sobre la gestión de Usuarios no podrá modificar su clave, pero si tiene acceso, podrá modificar su clave y la del resto de usuarios. Mediante esta opción se permite al usuario activo cambiar su propia clave aunque no tenga derechos sobre el fichero de Usuarios.

Entorno Al entrar nos aparece una ficha con una serie de carpetas en las que encontraremos distintas opciones. Estas, por lo general, son de carácter visual y ninguna de ellas

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afectará a los datos (ficheros) de la aplicación, si no que facilitan el uso de la misma, dando la posibilidad de personalizar el entorno. Son de carácter local, afectan a todas las aplicaciones de la Serie Omega pero solo en la Estación donde se definan.

Usuarios En esta opción se definen los Usuarios que pueden manejar el programa y los niveles de acceso a las distintas opciones. Al instalar el programa por defecto se crea el usuario SUPERVISOR, cuya clave de acceso es "La Clave" y con acceso completo. A dicho usuario no se le podrán modificar los derechos de acceso ni eliminarlo. En caso necesario se pueden crear tantos usuarios como se desee.. Al arrancar el programa, tendremos que dar el nombre de usuario y la clave de acceso que le corresponda. De esta manera se controla el acceso a las diversas opciones del programa. Como se puede ver en el siguiente gráfico, la opción es del tipo Ficha y contiene dos botones, uno da acceso a la Clave y el otro a los Derechos de Acceso.

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El botón Cambio de Clave muestra un cuadro de dialogo con dos campos de edición, en ambos se deberá escribir la misma clave. Por motivos de seguridad, el texto que se escribe se transforma en asteriscos (*). La segunda opción da acceso a la pantalla de Edición de Derechos de Usuarios donde aparecerá un menú exactamente igual al menú de la aplicación. Las diferencias están en que cada opción del menú tienen asociado una marca que indica el tipo de acceso que tendrá el usuario. De esta forma se consigue un control de accesos total .

Si se desea un control de accesos funcional deberá tener en cuenta que ningún usuario excepto el supervisor puedan acceder a esta pantalla, ya que cualquier usuario con acceso total puede cambiar las claves, incluso la del supervisor.

Estaciones Esta opción nos permite definir los ordenadores en los cuales va a funcionar el programa. Para cada ordenador debemos tener creada una ficha de estación 38


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de trabajo. Las fichas de estaciones de trabajo se van creando la primera vez que se ejecuta el programa desde cada estación. En un entorno de Red Local, cada ordenador debe tener un nombre distinto. En caso de que dos ordenadores intentaran hacer funcionar el programa con el mismo nombre de estación, este avisaría del problema y no dejaría que el segundo ordenador funcionara.

Empresas-Directorios En este apartado definiremos las distintas empresas-directorios que se utilizaran para almacenar los datos de todas las nóminas. Lo usual es tener una única empresa-directorio, donde se almacenan los datos referentes a todos los convenios, empresas y trabajadores, a los cuales se les hacen sus nóminas. En esta gestión basta con indicar simplemente el nombre de la empresa-directorio, donde se almacenarán los datos, que para un despacho profesional será el nombre del despacho, y para una empresa particular, el propio nombre de la empresa. En caso de crear una empresa-directorio nueva, nos preguntará el disco en el que están guardados los datos. Normalmente será el disco "C", en caso de que el programa este instalado en monopuesto. Si el programa está en RED habrá que indicar la unidad de Red donde está instalado el programa, normalmente este dato suele coincidir con el que nos recomienda el programa.

Elección de Empresa-Directorio Con esta opción podremos seleccionar la empresa-directorio con la que deseamos trabajar. Recuerde que en el programa de nóminas lo usual es tener una única empresa-directorio que realmente indica el directorio físico donde se almacenan los datos. Para más información 39


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consulte la opción de Empresas-Directorios, que se indica a continuación. En caso de que sea una empresa-directorio que no haya usado nunca en una estación concreta, el programa le preguntará la unidad de disco en donde se guardan los datos.

Listados Ficheros Configuración Mediante esta opción podremos imprimir los listados de los siguientes ficheros de configuración: •

Empresas-Directorios

•

Estaciones

•

Usuarios

Salir Esta opción, al igual que pulsar la tecla "ESC", permite abandonar el programa y devolver el control al escritorio de Windows.

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Menú Tablas Generales Configuración En esta ventana podemos configurar determinados parámetros que afectarán al programa de nóminas. Consta de dos páginas o pestañas: General

Pestaña donde tenemos varios datos de la configuración del programa de nóminas. Consta de los siguientes campos: Código: Indica el directorio donde están almacenados los datos. Modelo del Recibo de Nóminas: Indica el modelo de impreso que utilizamos, los modelos 10 y 11 son para papel blanco, y el resto de modelos son para papel pre-impreso, al final del manual tiene un anexo con los modelos de nóminas reducidos. Nº de Copias Papel Blanco: En caso de que el modelo de nóminas sea papel blanco, indicaremos aquí el número de copias de cada recibo. Margen Izquierdo: En caso de que el modelo de nominas sea papel blanco, indicaremos aquí los milímetros de incremento sobre el margen izquierdo por defecto, a la hora de imprimir. Por defecto el margen izquierdo son 7 mm. aproximadamente. Fuente de Letra: Indica el nombre y tamaño de la fuente de letra que se va a usar para imprimir la nomina en papel blanco. Si este campo no se rellena, se asume que la fuente que se usará sera Letter Gothic, tamaño 10. Al modificar los datos aparece un boton, en este campo para poder seleccionar la fuente que se desee. Sistema RED: Datos de configuración para el sistema Red. Directorio de Archivos de Cotización (FAN) : Directorio donde se almacenarán los archivos de cotización (FAN). Directorio de Archivo de Afiliación (AFI) : Directorio donde se almacenarán los archivos de afiliación por remesas (AFI). 41


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Nº Autorización: Número de autorización proporcionado por la Tesorería General de la Seguridad Social. Fecha Autorización: Fecha en la que se concede la autorización para el sistema RED. Clave SILCON: Clave SILCON/SILNET que proporciona la T.G.S.S. Autorización única para todas las empresas : Marcar esta casilla si se concede una única autorización para todas las empresas. Esto es habitual en los despachos profesionales o en grupos de empresas. Etiquetas: Se definen los parámetros para la configuración de las etiquetas de direcciones, que son los siguientes: Etiquetas por Fila: Nº de etiquetas por fila, 2 ó 3. Alto de la etiqueta: Medida de alto de la etiqueta en milímetros. Margen superior: De la página, en milímetros. Normalización para el año 2005: Puede indicar si desea algún tipo de normalización de la base de cotización, exclusivamente para el año 2005. Por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social, se indico que no se debía normalizar la base de cotización, no obstante si se desea que el programa realice una normalización de la base de cotización, para el año 2005, puede indicar aquí el valor al cual se debe normalizar. Impresora de 110 columnas: Indica si la impresora de carro ancho matricial que utilizamos solo soporta 110 columnas. Factor volcado de pantalla: Indica el factor que se utilizará para imprimir las ventanas activas, pulsando la tecla Impr-Pant. Por defecto es 3. Moneda Ficheros Generales: Indica si la moneda de los ficheros generales es Euros. Este campo no se puede modificar.

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Modelo 190

Directorio Raíz para Presentación Telématica: Indica el directorio raíz, a partir del cual el programa creara los correspondientes directorios y ficheros para poder realizar la presentación telemática de los modelos 110/111 y 190. Por defecto es "\AEAT\LOTES\ENVIAR". Si no se especifica unidad de disco, se creara en el unidad donde este instalada el programa de nominas. Datos Presentador Modelo 190. Presentación Colectiva: Datos personales del del presentador, para la presentación del modelo 190 de forma colectiva. Los datos que se indiquen en estos campos, deben cumplir los requisitos exigidos por la Agencia Tributaria. A partir del ejercicio 2004, estos datos no es necesario indicarlos, ya que no se permite la presentación en soporte de forma colectiva.

Tipos de Cotización Tabla legal que contiene, entre otras cosas, los tipos y cuotas de cotización vigentes en todo momento. Esta tabla contiene en su primer campo la Fecha desde la cual está vigente. Consta de tres páginas o pestañas: - Tipos de Cotización. - Contratos de Aprendizaje/Formación. - Otros Datos. Tipos de Cotización

Pestaña donde encontraremos los tipos de cotización vigentes para Contingencias Comunes, Horas extras de fuerza mayor, Resto de horas extras, Desempleo, Fondo de Garantía Salarial y Formación Profesional. Contratos de Aprendizaje/Formación

Pestaña que contiene las cuotas fijas que se utilizan para la 43


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cotización de los contratos de aprendizaje/formación. Para la aplicación correcta de estás tablas en la empresa deberá estar indicado que es una cuenta de cotización de formación/aprendizaje y el trabajador deberá tener un código de contrato de aprendizaje o formación. Estas cuotas están indicadas en euros para las tablas cuya vigencia es superior a 01/01/2002, para vigencia inferior a esta fecha los importes indicados, son pesetas. También se indica aquí el porcentaje de la base mínima que se utiliza para calcular la base de cotización de estos trabajadores, y el coste hora por formación teórica para el cálculo de las bonificaciones por formación. Otros Datos

En esta pestaña podemos encontrarnos los siguientes campos: Importe Normalizaciones: Importe de las normalizaciones para retribución mensual y retribución diaria. Estos datos solo se utilizaron hasta septiembre del 2001. Salario mínimo interprofesional: Importe del salario mínimo interprofesional. A partir del 01/01/2002 está expresado en euros, antes en pesetas. Tipo de Cotización F.L.C.: Tipo de cotización que se utilizará para imprimir el documento F.L.C. Porcentaje mínimo retención productos en especie : Porcentaje mínimo para el ingreso a cuenta en los productos en especie. A partir del 01/01/1999, este porcentaje coincide con el aplicable a retribuciones dinerarias. Porcentaje de Retención Atrasos años anteriores : Porcentaje que se utilizará para el cálculo de la retención en los atrasos de convenio que correspondan a años anteriores. Introducido a partir del 01/01/1999. Cotización EX-MUNPAL: Peculiaridades de cotización para funcionarios de la administración local integrados en el régimen 44


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general (Ex-Munpal). Cotización adicional y coeficientes reductores. Estos datos se aplicarán a aquellas empresas que tengan marcado la casilla Corporación Local.

Bases de Cotización Tabla que contiene las bases de cotización mínimas y máximas utilizadas para el cálculo de los topes de cotización a la hora de calcular las nóminas. Se indican los topes de cotización para contingencias comunes, separadas por grupos de cotización, y los topes de cotización para A.T. y E.P., así como también la última columna indica los bases mínimas por hora, para los contratos a tiempo parcial. En la parte superior se indica la fecha de vigencia de la tabla. Para las tablas que tienen fecha de vigencia superior a 01/01/2002, los importes indicados están en euros, para tablas anteriores están en pesetas.

Epígrafes de Accidente Tabla que contiene los epígrafes de accidente, con los porcentajes aplicables a la cotización por A.T. y E.P.. Consta de dos páginas o pestañas, en la primera están los epígrafes del 001 al 064 y en la segunda pestaña están los epígrafes del 065 al 126.

Administraciones de Hacienda Fichero que contiene las distintas administraciones de hacienda, con sus diferentes códigos.

Entidades de Accidentes de Trabajo

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Fichero que contiene las distintas Entidades de Accidente de Trabajo, con sus correspondientes códigos.

Contratos de Trabajo Fichero que contiene los distintos contratos de trabajo existentes, con sus correspondientes códigos. Este fichero contiene todos los códigos de contratos de trabajo, incluso los códigos antiguos. No obstante para los códigos antiguos el programa dispone de un campo, donde se indica la equivalencia con el código nuevo.

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Claves Reservadas de Conceptos Lista que indica las distintas claves reservadas de conceptos que existen en el programa.

Cada uno de los conceptos salariales que podemos indicar, consta de una clave de dos dígitos. Esta clave le sirve al programa para situar el concepto físicamente en el recibo de nómina, y para algunos cálculos especiales que el programa debe realizar. Podemos utilizar claves desde la “01” hasta la “75”. De todas ellas existen algunas que están reservadas para determinados conceptos, que son las que se indican en esta tabla. Las claves que no aparecen aquí, están libres y pueden utilizarse para cualquier concepto que no tenga clave reservada. 47


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Los conceptos que tienen claves reservadas son los siguientes: NOMINAS NORMALES

01 - Salario Base. 02 - Antigüedad. Se utiliza para indicar que se especificará una tabla de antigüedad, en este concepto no debe indicarse importe ni tipo de cobro. Esta clave se utilizará siempre que haya una tabla de antigüedad asociada. 03 - Idiomas. 04 - Títulos. 04 - Tóxicos. 06 - Nocturnos. 07 - Incentivos. 08 - Actividad. 09 - Asistencia. 10 - Horas Extras. El concepto con clave 10, solo cotizará para AT. 11 - Gratificaciones Extraordinarias . 12 - Participación en Beneficios . 13 - Productos en Especie. 14 - Residencia. 15-19, 74 - Reservado usos futuros . 25 - Prorrateo pagas extras. 29 - Complemento a Liquido/Bruto, con cotización . Clave automática, no se puede indicar directamente en los conceptos salariales. Se genera al calcular la nómina, en trabajadores que tienen un concepto con clave 75. 40 - Atrasos de convenio. Se genera de forma automática cuando indicamos un importe en el campo Atrasos de Convenio de Datos Variables. Se asume que el concepto cotiza y tributa. 41,64 - A cuenta de convenio . Claves especiales que siempre 48


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restarán en los cálculos de diferencias de convenio. 42 - Vacaciones. Se utiliza cuando se indican periodos de vacaciones en datos variables. Se asume que cotiza y tributa. 43,60 - Complementos por Enfermedad o Accidente . 44 - Horas complementarias. Se utiliza para indicar el importe especificado en datos variables para horas complementarias. Se asume que cotiza y tributa. 61 - Dietas. Se utiliza para indicar el importe especificado en datos variables en el campo Dietas. Se asume que este concepto no cotiza y no tributa. 62 - Complemento Liquido/Bruto, sin cotización . Clave automática, no se puede indicar directamente en los conceptos salariales. Se genera al calcular la nómina, en trabajadores que tienen un concepto con clave 75. 70,71 - Descuentos en Nómina. Se utiliza para especificar descuentos en nómina. Estos descuentos irán impresos en la parte inferior de la nómina. Se ignorarán a la hora de calcular la cotización, tributación, pagas extras, etc... 72,73 - Bajas por I.T. / Absentismo. Clave automática, no se puede utilizar directamente en los conceptos salariales. Se genera al calcular la nómina, en trabajadores que tienen indicado en sus datos variables, bajas por I.T. y absentismo. 75 - Definición del Complemento a Liquido/Bruto . Se utiliza para definir un complemento a líquido o bruto, en la tabla de conceptos salariales. Debemos indicar el concepto con clave 75, el nombre que deseamos que aparezca en el concepto que se calculará para obtener el bruto o liquido especificado, si deseamos que esta diferencia tribute y/o cotice, y el importe bruto o liquido que deseamos alcanzar. El programa calculará una nómina normal con el resto de conceptos y añadirá un concepto con clave 19 o 62, donde se indicará la diferencia que se necesita para alcanzar el complemento especificado.

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80,81 - Descuentos en Pagas Extras . Se utiliza para especificar descuentos en las pagas extras que van en recibo a parte de la nómina. FINIQUITOS

45 - Parte proporcional de vacaciones. 11,12,46,47,28 - Parte proporcional de pagas extras . 65,66,67 - Indemnizaciones. Las claves de conceptos que están libres son las siguientes: 20 a 24, 26, 27, 30 a 39, 48 a 60, 63, 68, 69 . La distribución de claves en el impreso de la nómina, sigue el siguiente patrón: Claves 01 a 49. Se sitúan en la nómina en las líneas o casillas para Percepciones salariales. Claves 50 a 69. Se utilizan en la nómina en las líneas o casillas para Percepciones no Salariales. Consultar, no obstante, los anexos donde se incluyen unas hojas con la situación exacta de las distintas claves para cada uno de los modelos. Esta tabla esta accesible desde el campo Clave de todas las tablas de conceptos salariales, pulsando la tecla F3.

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Calendario Laboral Ventana donde podemos indicar los distintos calendarios que utilizaremos para el cálculo de las nóminas. Se pueden definir hasta 999 calendarios distintos que posteriormente podemos aplicar a la empresa o incluso al trabajador.

Para cada calendario debemos indicar que días deben considerarse como festivos, a efectos de los cálculos de las nóminas. Para marcar o desmarcar un día como festivo, únicamente debemos situarnos en dicho día, y pulsar el botón “ Festivo”. Todos los calendarios que podemos definirnos, son calendarios perpetuos, por lo que se pueden indicar los días festivos en cualquier momento. Lo usual es indicar todos los días festivos al principio de año, cuando tenemos el calendario publicado. Se asume que los domingos son días festivos, por tanto estos no hace falta indicarlos.

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Para añadir un calendario pulsar el botón “ Calendario Nuevo”, introducir un código no usado hasta el momento e indicar una descripción que identifique el calendario, y pulsar el botón Aceptar, veremos como el calendario se añade a la lista de calendarios que tenemos en la izquierda. Para borrar un calendario que ya no usamos, seleccionaremos el calendario en la lista de calendarios de la izquierda y pulsaremos el botón ”Borrar Calendario”. Solo debemos borrar un calendario en el caso en que no esté indicado en ninguna empresa y/o trabajador, y no se haya utilizado para calcular alguna nómina .

Listados Listados de varias tablas generales, estos listados pueden enviarse a pantalla o a impresora. Tenemos los siguientes listados: • • • •

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Listado de Administraciones de Hacienda. Listado de Entidades de Accidente de Trabajo. Listado de Contratos. Listado de Calendario Laboral (Días Festivos).


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Menú Ficheros Gestión de Convenios Gestión donde definiremos los datos de los convenios que vayamos a utilizar. Consta de 5 páginas o pestañas que son las siguientes: - Datos Generales. - Conceptos. Tablas de conceptos salariales. - Pagas Extras. Tabla de Pagas Extras. - Antigüedad. Tabla de Antigüedad. - Compl E/A. Tabla de complementos por enfermedad/accidente. En esta gestión podemos utilizar las siguientes opciones que tenemos en la parte superior de la ventana, dichas opciones se activan pulsando el botón correspondiente o presionando la tecla que está subrayada: Se utiliza para añadir un nuevo convenio al fichero, debemos indicar un código que no exista. Borrar Se utiliza para borrar el convenio que se muestra en pantalla. Esta opción borrará todos los datos del convenio, incluidas todas sus categorías . Modificar Permite modificar los datos de un convenio que ya existe. El campo código no se podrá modificar. Consultar Permite realizar la consulta de un convenio introducido anteriormente. La consulta puede realizarse por código o por nombre. El programa se situará en el convenio indicado, o en el más aproximado, si el indicado no existe. Permite la búsqueda de un convenio, por diferentes Buscar campos y criterios. Consulte el apartado de Búsquedas en la sección de Generalidades, para más detalles. Permite cambiar el orden del fichero de convenios, por Ordenar código o por nombre. Listar Permite listar en pantalla, todos los convenios que hay Añadir

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introducidos en el fichero, para poder acceder a uno en particular solo tenemos que resaltarlo y pulsar escape. Los campos que tenemos en cada una de las pestañas, son los siguientes: Datos Generales

Código: Código de 3 dígitos que se asignará al convenio. Los convenios se numerarán del 001 al 999. Nombre: Nombre que identifica al convenio, por ejemplo CONSTRUCCION, METAL, OFICINAS Y DESPACHOS, etc. Código según TC2: Código de inscripción del convenio colectivo. Aparecerá impreso en el modelo TC2. No se utiliza a partir del 01/01/2002. Fecha de Control: Fecha de la última revisión salarial del convenio. Se utiliza en las diferencias de convenio, al mandar los mensajes para el Sistema RED. Conceptos

Son una serie de líneas donde cada concepto se identificará mediante una clave de dos dígitos. La tabla de conceptos salariales consta de los siguientes datos o columnas: Clave: Clave de dos dígitos que identifica al concepto. Existen claves de conceptos reservadas, que podemos consultarlas pulsando la tecla F3. Consulte la opción de Claves Reservadas de Conceptos, para más información. Nombre: Nombre que se le asigna al Concepto, se permiten 15 caracteres como máximo.

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SS: Indica si el concepto cotiza o no a la Seguridad Social. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. IRPF: Indica si el concepto está sujeto a retención por IRPF o no. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Pag. (Pagas): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe de las Pagas Extras que se expresen por días. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Vac. (Vacaciones): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe de las Vacaciones, cuando dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Enf. (Enfermedad): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe del Complemento de Enfermedad, si dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Acc. (Accidente): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe del Complemento de Accidente, si dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Atr. (Atrasos): Indica si el concepto está afecto a atrasos o no. Es decir si a la hora de calcular los atrasos de convenio de forma automática, el concepto se tendrá en cuenta o se ignorará. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Tipo: Tipo del Concepto. Puede contener uno de los siguientes valores: 55


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“G” “E” “B” “L”

: General. : En especie. : Complemento a Bruto (solo clave 75). : Complemento a Liquido (solo clave 75)

Pagas Extras

Tabla que contiene una serie de líneas donde está la definición de cada una de las pagas extras que se aplica al convenio. La tabla de pagas extras consta de los siguientes datos o columnas: Mes: Mes de pago de la paga extra. Valor: Cantidad que determina el valor de la paga extra. Una cifra menor o igual que 61 se considera que son días, y una cifra mayor que 61 se considera que son euros. Descripción: Descripción de la Paga Extra., por ejemplo JULIO, NAVIDAD, BENEFICIOS, etc. Inicio Devengo: Fecha de Origen de devengo para la paga extra. El campo Año puede contener los siguientes valores: “A” : Año anterior. “C” : Año en curso. Fin Devengo: Fecha de Fin de devengo para la paga extra. El campo Año puede contener los siguientes valores: “A”: Año anterior. “C”: Año en curso. Tipo: En este campo podemos indicar mediante el valor “P”, que deseamos que la paga extra se prorratee mes a mes. En el resto de los casos este campo permanece en blanco. No suelen indicarse pagas extras prorrateadas a nivel de convenio, pues si la indicamos aquí, la estaremos aplicando a todas las empresas de este convenio. 56


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Antigüedad

La tabla de antigüedad consta de los siguientes datos o columnas: Años: Número de años de antigüedad que debe tener un trabajador para que se le aplique el importe. Bienios, Trienios, etc. Importe: Importe que se abonará al trabajador en concepto de antigüedad, en función de los años que lleve en la empresa y los años a los que se paga la antigüedad. Tipo: Tipo del importe, Puede tener los siguientes valores: “D” : Diario “M” : Mensual “P” : Porcentaje sobre el Salario Base La tabla de antigüedad puede ser de dos tipos: •

Acumulativa : Todas las líneas definidas se tienen en cuenta

para el cálculo de la antigüedad. •

Fija : Solo se tiene en cuenta la primera línea coincidente, para

el cálculo de la Antigüedad.

Ejemplo de tabla de antigüedad: Años Importe 03 5,0000 05 8,0000

Tipo P P

Si tuviésemos un trabajador con 8 años de antigüedad en la empresa, con una tabla de tipo “Acumulativa” el programa le aplicaría un 13% de antigüedad, es decir la suma de las dos líneas. En caso de que la tabla fuese de tipo “Fija”, el programa aplicaría solo un 8%, es decir la primera línea coincidente, comenzando por el final.

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Complementos Enfermedad/Accidente

La tabla de complementos por Enfermedad/Accidente contiene los siguientes datos o columnas: Tipo: Indica en que tipo de baja por I.T. debe aplicarse el complemento. Los valores posibles son los siguientes: “E” : Enfermedad común o Accidente no laboral “A” : Accidente laboral o Enfermedad Profesional. (%) Porcentaje: Porcentaje hasta el cual debe complementarse, o porcentaje que debe compensarse, dependiendo de si el tipo de tabla es Complemento o Compensación. Desde: Día desde el cual debe calcularse el complemento. Hasta: Día hasta el cual debe calcularse el complemento, si este campo se deja en blanco, se considera por tiempo indefinido. Cálculo: Indica en función de qué se calcula el complemento o la compensación. Puede contener los siguientes valores: “S” : Conceptos salariales. “B” : Base reguladora. La tabla de complementos por enfermedad o accidente, puede ser de dos tipos: •

Complemento : El porcentaje que indicamos es el porcentaje

hasta el cual se desea complementar. El programa se encarga de calcular la diferencia entre lo que ya se cobra y el porcentaje indicado que se desea cobrar. •

Compensación : El porcentaje indicado, es el porcentaje que

se compensará, el programa aplicará directamente el porcentaje indicado a los conceptos salariales o la base reguladora. Ejemplo: Supongamos que el convenio nos indicase lo siguiente:

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En caso de I.T. por Enfermedad común la empresa complementará hasta el 80% de todas las retribuciones salariales desde el cuarto día de la baja hasta el vigésimo día; a partir de entonces la empresa complementará hasta el 100%. En caso de Accidente Laboral la empresa complementara hasta el 100% de las retribuciones salariales desde el primer día. La forma de indicar esto en el programa sería: Dar de alta tres líneas con los siguientes datos: Tipo E E A

% 80 100 100

Desde 4 21 1

Hasta 20

Cálculo S S S

Gestión de Categorías En esta indicaremos todos los datos de las categorías que necesitamos de los convenios que tenemos en el fichero de convenios. La gestión consta de cuatro páginas o pestañas: - Datos Generales. - Conceptos. Tabla de conceptos salariales. - P. Extras. Tablas de pagas extras. - Antigüedad. Tabla de antigüedad. En esta gestión podemos utilizar las siguientes opciones que tenemos en la parte superior de la ventana, dichas opciones se activan pulsando el botón correspondiente o presionando la tecla que está subrayada: Añadir

Se utiliza para añadir una nueva categoría al fichero, debemos indicar un código que no exista.

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Se utiliza para borrar la categoría que se muestra en pantalla. Esta opción borrará todos los datos de la categoría. Modificar Permite modificar los datos de una categoría que ya exista. Los campos código convenio y código categoría no se podrá modificar. Consultar Permite realizar la consulta de una categoría introducida anteriormente. Para realizar la consulta debe indicarse el código de convenio y código de categoría que desea localizarse. Buscar Permite la búsqueda de una categoría, por diferentes campos y criterios. Consulte el apartado de Búsquedas en la sección de Generalidades, para más detalles. Ordenar Permite cambiar el orden del fichero de categorías, por código o por nombre. Permite listar en pantalla, todas las categorías que hay Listar en el fichero, para poder acceder a uno en particular solo tenemos que resaltarlo y pulsar escape. Borrar

Los campos que tenemos en cada una de las pestañas, son los siguientes: Datos Generales

La pestaña de datos generales consta de los siguientes campos: Convenio: Código y Nombre del convenio al que pertenece dicha categoría. Únicamente debemos introducir el código, encargándose el programa de visualizar el nombre. El convenio debe existir en el fichero de Convenios, es decir antes de definir las categorías es necesario definir el convenio completamente desde la Gestión de Convenios. Si se deja en blanco el código y se pulsa ENTER, aparece una lista de los convenios de que se dispone en la cual podremos elegir el que queramos. Si pulsamos la tecla “F3” en el campo código de convenio, nos aparecerá también la lista indicada. Categoría: Código y Nombre de la Categoría. Al igual que los convenios las categorías se almacenan indicándoles un código 60


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único por convenio que las identifica, se numerarán también desde la 001 hasta la 999. También deberá introducirse el nombre que se le asigna a dicha categoría. Grupo de Cotización: Cotización : Grupo de cotización a la Seguridad Social que tendrán los trabajadores de dicha categoría, recuerde que debe ser un número del 01 al 11. Es obligatorio indicar un código válido. En el caso de que se trate de categorías sin grupo de cotización, por ejemplo categorías que se utilizarán para trabajadores autónomos, indicar cualquier grupo de cotización. Epígrafe de Accidente: Accidente : Epígrafe de Accidente que se les asignará a los trabajadores de la categoría, para la cotización que por las contingencias profesionales deben abonar las empresas. Automáticamente el programa mostrará los porcentajes de ILT e IMS que se aplican, según la tabla t abla de epígrafes vigente. Importe Fijo Vacaciones: Vacaciones : Si a los trabajadores de la categoría se les va a pagar una importe fijo en vacaciones, puede ponerse aquí su importe, el programa tomará este importe y no realizará ningún cálculo sobre los conceptos salariales. Código Convenio TC2: TC2 : Código de inscripción del convenio. Aparecerá en el modelo TC2. No es necesario indicarlo a partir del 01/01/2002. Conceptos Salariales

Son una serie de líneas donde cada concepto se identificará mediante una clave de dos dígitos. La tabla de conceptos salariales consta de los siguientes datos o columnas: Clave: Clave: Clave de dos dígitos que identifica al concepto. No puede haber dos conceptos con la misma clave. Existen claves de conceptos reservadas, que podemos consultarlas pulsando la tecla F3. Consulte la opción de Claves Reservadas de Conceptos, para más información.

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Nombre: Nombre: Nombre que se le asigna al Concepto, se permiten 15 caracteres como máximo. SS: Indica si el concepto cotiza o no a la Seguridad Social. Los SS: valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. IRPF: IRPF: Indica si el concepto está sujeto a retención por IRPF o no. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Pag (Pagas): (Pagas ): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe de las Pagas Extras que se expresen por días. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Vac (Vacaciones): (Vacaciones ): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe de las Vacaciones, cuando dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Enf (Enfermedad): (Enfermedad ): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe del Complemento de Enfermedad, si dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Acc (Accidente): (Accidente ): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe del Complemento de Accidente, Accidente, si dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Atr (Atrasos): (Atrasos) : Indica si el concepto está afecto a atrasos o no. Es decir si a la hora de calcular los atrasos de convenio de forma automática, el concepto se tendrá en cuenta o se ignorará. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el 62


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valor “N”. Tipo: Tipo: Tipo del Concepto. Puede contener uno de los siguientes valores: “G”: General. “E”: En especie. “B”: Complemento a Bruto (solo para clave 75). “L”: Complemento a Liquido (solo para clave 75) 7 5) Importe: Importe: Importe en euros del concepto. Se permite una precisión de hasta cuatro decimales. Cobro: Cobro: Tipo de cobro para el importe indicado. Puede contener uno de los siguientes valores:

antig.)

“M” “F ” “V” “S” “D” “P”

: Mensual. : Fijo Mensual. : Laborable. : Laborable incluyendo sábados. : Diario. : Porcentaje sobre el salario (sal.base +

“H” : Por Horas.

Mínimo G.: G.: Importe mínimo garantizado. Determinados convenios garantizan un importe mínimo, independientemente de la jornada que realice el trabajador. Pagas Extras

Tabla que contiene una serie de líneas donde está la definición de cada una de las pagas extras que se aplicará a la categoría. La tabla de pagas extras consta de los siguientes datos o columnas: Mes: Mes: Mes de pago de la paga extra. Valor: Valor : Cantidad que determina el valor de la paga extra. Una cifra 63


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menor o igual que 61 se considera que son días, y una cifra mayor que 61 se considera que son euros. Descripción: Descripción: Descripción de la Paga Extra., por ejemplo JULIO, NAVIDAD, BENEFICIOS, etc. Inicio Devengo: Devengo : Fecha de Origen de devengo para la paga extra. El campo Año puede contener los siguientes si guientes valores: “A”: Año anterior. “C”: Año en curso. Fin Devengo: Devengo: Fecha de Fin de devengo para la paga extra. El campo Año puede contener los siguientes valores: “A”: Año anterior. “C”: Año en curso. Tipo: Tipo: En este campo podemos indicar mediante el valor “P”, que deseamos que la paga extra se prorratee mes a mes. m es. En el resto de los casos este campo permanece en blanco. Antigüedad

La tabla de antigüedad consta de los siguientes datos o columnas: Años: Años: Número de años de antigüedad que debe tener un trabajador para que se le aplique el importe. im porte. Bienios, Trienios, etc. Importe: Importe: Importe que se abonará al trabajador en concepto de antigüedad, en función de los años que lleve en la empresa y los años a los que se paga la antigüedad. Tipo: Tipo: Tipo del importe, Puede tener los siguientes s iguientes valores: “D” : Diario “M” : Mensual “P” : Porcentaje sobre el Salario Base

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La tabla de antigüedad puede ser de dos tipos: •






Tipo P P

Si tuviésemos un trabajador con 8 años de antigüedad en la empresa, con una tabla de tipo Acumulativa el programa le aplicaría un 13% de antigüedad, es decir la suma de las dos líneas. En caso de que la tabla fuese de tipo Fija, el programa aplicaría solo un 8%, es decir la primera línea coincidente, comenzando por el final.

Actualizar Convenio Esta opción nos permitirá copiar los datos de un convenio a las empresas que seleccionemos y sus trabajadores. Es un proceso irreversible, por lo tanto, se recomienda tener una copia de seguridad actualizada antes de ejecutarlo. Nos aparecerá una pantalla de límites, donde indicaremos el convenio y los datos que deseamos copiar. Posteriormente nos aparecerá una lista de todas las empresas que están acogidas al convenio indicado, donde podemos seleccionar una o varias empresas, a las que se aplicara el proceso de copia. Los limites de que disponemos en esta opción, son los siguientes:

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Convenio: Seleccionaremos el convenio que deseamos copiar, desplegando la lista de convenios disponibles. Convenios > Empresas: Indicaremos que datos deseamos copiar de los convenios a las empresas, marcando las casillas oportunas. Los datos disponibles para copiar son los siguientes: Datos Generales: Los datos generales del Convenio son: - Nombre del convenio - Código TC2 del convenio Tabla de Conceptos Salariales: Se actualizaran los datos de aquellos conceptos, que tengan la clave común en convenio y empresa. Tabla de Pagas Extras: Se actualizaran los datos de aquellas pagas extras, que tengan el mes en común en convenio y empresa. Si el campo Importe de la paga extra definida en el convenio, es igual a cero, este campo no se actualiza. Una paga extra con importe igual a cero, en convenios o empresas, indica normalmente que es en la categoría o el trabajador, donde se indica el importe, por eso no se actualiza. Tabla de Antigüedad: Se actualizaran los datos de aquellas líneas de antigüedad, que tengan el campo Años en común en convenio y empresa, así como el tipo de la tabla de antigüedad. Tabla de Complementos E/A: Se actualizaran todas las líneas de los complementos E/A indicadas en el convenio, así como el tipo de la tabla de complementos enfermedad/accidente. Conservar valores fuera de convenio: Si esta casilla se deja marcada, el programa conservara los valores fuera de convenio de las empresas, es decir los conceptos, pagas extras y líneas de antigüedad, que existan en la empresa, pero no en el convenio, permanecerán inalterables. Si esta casilla 66


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se desmarca, entonces estos valores fuera de convenio se borrarán. Categorías > Trabajadores: Indicaremos que datos deseamos copiar de las categorías a los trabajadores, marcando las casillas oportunas. Los datos disponibles para copiar son los siguientes: Datos Generales: Los datos generales de las Categorías son: - Nombre de la categoría - Grupo de cotización - Epígrafe de accidente - Importe Fijo Vacaciones - Código TC2 del convenio Tabla de Conceptos Salariales: Se actualizaran los datos de aquellos conceptos, que tengan la clave común en categoría y trabajador. El programa copiara el importe indicado en la categoría, aplicando el porcentaje de convenio indicado en la ficha del trabajador, para todos los conceptos excepto los de tipo de cobro P (porcentaje sobre el salario). Además también se tendrá en cuenta el importe mínimo garantizado que se indica en la categoría. Tabla de Pagas Extras: Se actualizaran los datos de aquellas pagas extras, que tengan el mes en común en categoría y trabajador. En el caso de que se trate de una paga extra donde el importe es un valor fijo en euros, el programa copiara el importe de la categoría al trabajador, aplicando el porcentaje de convenio que se indica en la ficha del trabajador. Tabla de Antigüedad: Se actualizaran los datos de aquellas líneas de antigüedad, que tengan el campo Años en común en categoría y trabajador. El programa copiara el importe, aplicando el porcentaje de convenio indicado en la ficha del trabajador, si la línea de antigüedad es de tipo D (Diario) o M (Mensual). Conservar valores fuera de convenio: Si esta casilla se deja marcada, el programa conservara los valores fuera de 67


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convenio de los trabajadores, es decir los conceptos, pagas extras y líneas de antigüedad, que existan en el trabajador, pero no en el convenio, permanecerán inalterables. Si esta casilla se desmarca, entonces estos valores fuera de convenio se borrarán. •

Una vez ejecutada la opción, las empresas y trabajadores, tendrán actualizados los datos del convenio indicado, según los limites que se hayan marcados. Todos aquellos valores que se consideran fuera de convenio y que el programa no habrá actualizado, será necesario modificarlos de forma individual para cada empresa y/o trabajador, si se considera necesario.

Gestión de Empresas En esta opción indicaremos todas las cuentas de cotización de las empresas a las cuales realizamos nóminas. Los datos en la gestión de empresas están distribuidos en 9 páginas o pestañas, que son los siguientes: - General. Datos generales de cada una de las empresas. - Adicional. Datos adicionales. - Conceptos. Tabla de conceptos salariales aplicable a cada empresa. - P. Extras. Tabla de pagas extras. - Antigüedad. Tabla de antigüedad. - Compl. E/A. Tabla de complementos por Enfermedad/Accidente. - Bancos. Tabla de bancos con los que trabaja la empresa. - Centros. Tabla de definición de los distintos centros de trabajo. - Secciones. Tabla de definición de las distintas secciones de la empresa. En esta gestión podemos utilizar las siguientes opciones que tenemos en la parte superior de la ventana, dichas opciones se activan pulsando el botón correspondiente o presionando la tecla que está

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subrayada: Se utiliza para añadir una nueva empresa (cuenta de cotización) al fichero, debemos indicar un código que no exista. Borrar Se utiliza para borrar la cuenta de cotización de la empresa que se muestra en pantalla. Esta opción borrará todos los datos de la empresa, incluidos todos los trabajadores. Modificar Permite modificar los datos de una empresa que ya exista. Los campos cuenta de cotización y CIF no se podrán modificar. Consultar Permite realizar la consulta de una empresa introducida anteriormente. Para realizar la consulta debe indicarse la cuenta de cotización de la empresa que desea localizarse. Buscar Permite la búsqueda de una empresa, por diferentes campos y criterios. Consulte el apartado de Búsquedas en la sección de Generalidades, para más detalles. Ordenar Permite cambiar el orden del fichero de empresas, por código (cuenta de cotización) o por Razón Social. Listar Permite listar en pantalla, todas las empresas que hay en el fichero, para poder acceder a una en particular solo tenemos que resaltarla y pulsar escape. Añadir

Los campos que tenemos en cada una de las pestañas, son los siguientes: General

Pestaña donde se indicarán los datos generales de las cuentas de cotización de las empresas a las cuales les confeccionamos nóminas. Contiene los siguientes campos: Cuenta de Cotización: Es el Código de Cuenta de Cotización a la Seguridad Social, que tiene la empresa. Consta de dos dígitos de Provincia y nueve dígitos para el número donde van incluidos los dígitos de control. Se introducen los dígitos de provincia y los 7 del 69


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C.C.C. y el programa obtiene automáticamente los dos dígitos de control, dejando modificarlos si así lo desea. Este número constituye la clave principal del fichero de empresas, esto quiere decir que no podrá haber dos empresas con la misma cuenta de cotización. Tipo: Nos indica el tipo de la cuenta de cotización indicado. Los valores posibles son (se obtiene esta lista pulsando F3): “1”: Normal “2”: Aprendizaje/Formación. “3”: Tiempo Parcial reducido. “4”: Consejeros/Administradores. “5”: Régimen Agrario. (solo si dispone del módulo adicional R.Agrario) “6”: Régimen Artistas. (solo si dispone del módulo adicional R.Artistas) “7”: Régimen Rep. Comercio (solo si dispone del módulo adicional) Cuenta Cotiz. Principal: Indica cual es la cuenta de cotización principal de la empresa en el caso de que tenga varios códigos de cuenta de cotización asignados. No es necesario indicarlo, si la cuenta de cotización indicada es la principal. Régimen: Código de 4 dígitos que indica el régimen de la seguridad social al que está acogido la empresa. Se utiliza en el sistema RED. Pulse la tecla F3 para comprobar que valores se pueden poner: 0111: Régimen General. 0613: Régimen Especial Agrario. (solo si dispone del módulo adicional). 0112: Régimen Artistas. (solo si dispone del módulo adicional). 0000: Régimen Rep. Comercio (solo si dispone del módulo adicional).

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Cotiz. AT (CNAE): Campo para indicar la cotizacion por Accidente de Trabajo y Enfermedad Profesional según el Código CNAE. Este campo se acompaña de un botón, visible cuando se entra al campo en modificaciones, que muestra una lista con la tabla publicada de la que se puede seleccionar el epígrafe correspondiente. Cotiza Desempleo: Se marca esta casilla si esta cuenta de cotización debe cotizar al desempleo. Cotiza FOGASA: Se marca esta casilla si esta cuenta de cotización debe cotizar al Fondo de Garantía Salarial. Razón Social: Razón Social o Nombre de la empresa. C.I.F./N.I.F.: Código de Identificación Fiscal de la empresa. Si se trata de un NIF y se introducen solo los números, el programa calcula la letra automáticamente. Domicilio: Domicilio donde radica la empresa, consta de 6 campos SG: Tipo de la vía pública. Calle, Avenida, etc.. Vía Publica: Nombre de la vía pública. Número Esc.: Escalera. Piso Pta.: Puerta. C. Postal: Código postal. Población: Localidad del domicilio de la empresa. Provincia: Provincia del domicilio de la empresa. Teléfono: Teléfono de la empresa. Convenio: Código del Convenio al que está acogida la empresa. Este código debe existir en el fichero de convenios. Existe la posibilidad de dejarlo en blanco, en cuyo caso se asume que no se desea utilizar ningún convenio para la empresa, no obstante esto supone que todos los datos deberán ser introducidos después de 71


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dar de alta la empresa. Si se introduce un convenio, los datos del convenio se copiarán a los ficheros de la empresa, cuando se termine de dar de alta la empresa. Código TC2: Código de inscripción del convenio. Aparecerá en el modelo TC2. No es necesario indicarlo a partir del 01/01/2002. Actividad: Código (tres dígitos) y nombre de la actividad a la que se dedica la empresa. Epígrafe I.A.E.: Epígrafe del I.A.E. de la empresa. Entidad A.T.E.P.: Entidad de Accidentes de Trabajo a la que está suscrita la empresa. Se introduce un código de 3 dígitos y automáticamente se visualizará su nombre. La entidad debe existir en el fichero de Entidades de Accidente de Trabajo. Pulse la tecla F3 si se desea ver una lista de las entidades de Accidente de trabajo. Administración de Hac.: Código de la administración de hacienda. Al indicar el código, el programa mostrará automáticamente el nombre de la administración y la provincia. Dicho código debe existir en el fichero de administraciones de hacienda. Pulse la tecla F3 si se desea ver una lista de los códigos de administraciones de Hacienda. Representante Laboral: Representante laboral de la empresa. Aparecerá en todos aquellos documentos que tienen relación con el aspecto laboral de la empresa, contratos, notificación fin de contrato, carta liquidación de finiquito, etc... Consta de los siguientes campos: - Apellidos y Nombre. - Cargo - N.I.F. - Fecha de Nacimiento. Representante Fiscal: Representante fiscal de la empresa. Aparecerá en todos aquellos documentos que tengan relación con el aspecto fiscal de la empresa, modelo 190 y certificado de 72


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retenciones. Si es el mismo que el representante laboral, es necesario indicar también estos datos. Consta de los siguientes campos: - Apellidos y Nombre. - Cargo. - N.I.F. Adicional

Pestaña con datos adicionales de la cuenta de cotización de la empresa. Consta de los siguientes campos: Calendario: Código de calendario laboral, que se utilizará para la empresa, debe estar definido en el fichero de calendarios laborales. Presentación FLC.: Indica la forma de presentación del modelo F.L.C., en el caso de que la empresa tenga la obligación de presentar el citado modelo. Puede contener los siguientes valores (esta lista aparece al pulsar la tecla F3): No presenta FLC. “A” - FLC Presentación Anual. “M” - FLC Presentación Mensual. Modalidad Pago TC1: En este campo se debe indicar la modalidad de pago, del modelo TC1, de entre las tres siguientes posibles: - Tradicional. - Pago electrónico (antes Cobro por ventanilla). - Cargo en cuenta. La primera modalidad es la presentación del modelo TC1 en la entidad financiera para su pago. Las dos últimas solo se pueden elegir en el caso de que estemos acogidos al Sistema RED, y permiten las dos modalidades posibles, Pago Electrónico (antes Cobro por Ventanilla), y Cargo en Cuenta. Si seleccionamos cargo en cuenta, debemos indicar en el siguiente campo el código de banco que se utilizará para hacer la solicitud en el mensaje de cotización. Para que el programa incluya los datos de la solicitud de 73


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Cargo en Cuenta o Cobro por ventanilla, es necesario que se rellene para cada empresa la forma de pago del TC1, y además que a la hora de generar el mensaje de cotización, se indique expresamente que se desea solicitar cargo en cuenta o pago electrónico. Si desea mas información sobre el procedimiento de Cargo en Cuenta o Pago Electrónico, consulte con la Unidad de Atención al Usuario del Sistema RED. Cód. Banco Sist. RED.: Código de banco para cargo en cuenta del Sistema RED. Se indicará el código de banco de la empresa, para realizar el cargo en cuenta en el envío de los mensajes de cotización al sistema RED. El código indicado debe existir en la tabla de Bancos de la cuenta de cotización de la empresa. Si el pago del TC1 se realiza de forma tradicional o mediante el procedimiento de cobro por ventanilla, este campo es ignorado por el programa. Empresas de Trab. Temporal: Indica si la cuenta de cotización corresponde a una empresa de trabajo temporal. Se indicarán los siguientes campos: - Nº de Autorización. - Fechas de vigencia temporal . Incluir Pagas Extras en Recibo Mensual : Se marcará la casilla si se desea incluir las Pagas Extras en el mismo recibo de la Nómina mensual. Se dejará en blanco si se desea un recibo aparte. Por defecto la casilla aparece sin marcar. Incluir Finiquitos en Recibo Mensual : Se marcará la casilla si los conceptos propios del finiquito deseamos que se impriman en el mismo recibo de la nómina mensual. Se dejará en blanco si se desea un recibo aparte. Por defecto la casilla aparece marcada. Añadir Antigüedad a Pagas Extras en euros : Indica si se añade automáticamente la antigüedad a las pagas extras que estén especificadas en euros. Fracción de MES=MES: Indica si se toman las fracciones de tiempo inferiores a un mes como un mes completo, en el calculo de 74


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las pagas extras. Fracción de 15 días = 15 días: Indica si se toman las fracciones de tiempo inferiores a 15 días como 15 días, en el cálculo de las pagas extras. Fracción de 7 días = 7 días : Indica si se toman las fracciones de tiempo inferiores a 7 días como 7 días, en el cálculo de las pagas extras. Gran empresa: Indica si la cuenta de cotización corresponde a una empresa con consideración de gran empresa a efectos fiscales. Corporación Local: Indica si la cuenta de cotización corresponde a una corporación local, para los trabajadores funcionarios integrados en el Régimen General (funcionarios procedentes de la extinguida Munpal). Sist. Esp. Frutas: Indica si la cuenta de cotización corresponde a una empresa incluida en el Régimen General, Sistema Especial de Frutas y Hortalizas. Configuración Enlace Contable: Se indicarán los siguientes campos si se dispone del programa de Contabilidad General, serie Omega de D.S.I., y desean realizarse de forma automática los asientos contables correspondientes a las nóminas. Los datos que debemos indicar son los siguientes: Código empresa en contabilidad . Las empresas en contabilidad se codifican con un código de tres dígitos, debemos indicar aquí cual es el código que corresponde a esta cuenta de cotización. Dicha empresa debe existir y estar configurada en el programa de contabilidad. Pago TC1. Indicar un código de banco si los seguros sociales se cargan en cuenta. Dejarlo en blanco si el cargo se realiza a la cuenta de caja. Pago 110. Indicar un código de banco si el modelo 110 se 75


Serie Omega

carga en cuenta. Dejarlo en blanco si el cargo se realiza a la cuenta de caja. Definición de las siguientes cuentas contables: - Seguridad social a cargo de la empresa. - Organismos de seguridad social, acreedores. - Organismos de seguridad social, deudores. - Hacienda publica, acreedor por conceptos fiscales. - Caja. - Sueldos y salarios. - Anticipos de salarios. - Remuneraciones pendientes de pago. Régimen Especial Agrario/Régimen Artistas : Si dispone del modulo adicional para el Régimen Agrario o Artistas y la empresa está acogida a este régimen, aparecerán los siguientes campos para indicar la situación de la explotación o el local de actuación, que posteriormente aparecerá en los documentos de cotización: Nombre de la Explotación/Local de Actuación. Domicilio de la Explotación. Código Postal de la Explotación. Población de la Explotación. Provincia de la Explotación . Cotización por hectáreas antes de 26/01/1996: Si la empresa pertenece al Régimen Especial Agrario, indicar si venía efectuando la cotización por hectáreas, antes del 26 de enero de 1996. En este caso los porcentajes de cotización a AT y EP se ven reducidos según las publicaciones en las normas de cotización. Centros especiales de empleo: Se indica el número de inscripción de la empresa como centro especial de empleo. Enlace Contable. Importe TC1: Este campo solo aparece en los datos de la empresa, accesibles desde Datos Variables. Indica el importe acreedor y/o deudor que se utilizará para hacer el enlace contable de seguros sociales. Este importe se rellena 76


Serie Omega

automáticamente cuando se realiza el enlace contable de nominas. Estos importes son mensuales y solo se tienen en cuenta para el mes que se indica en datos variables. Bonificación por Formación Continua : Este campo solo aparece en los datos de la empresa, accesibles desde Datos Variables. Indica el importe que se desea que aparezca como bonificación por formación continua. Este importe es mensual y solo se tiene en cuenta para el mes que se indica en datos variables.

Conceptos

Son una serie de líneas donde cada concepto se identificará mediante una clave de dos dígitos. La tabla de conceptos salariales consta de los siguientes datos o columnas: Clave: Clave de dos dígitos que identifica al concepto. No puede haber dos conceptos con la misma clave. Existen claves de conceptos reservadas, que podemos consultarlas pulsando la tecla F3. Consulte la opción de Claves Reservadas de Conceptos, para más información. Nombre: Nombre que se le asigna al Concepto, se permiten 15 caracteres como máximo. SS: Indica si el concepto cotiza o no a la Seguridad Social. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. IRPF: Indica si el concepto está sujeto a retención por IRPF o no. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Pag (Pagas): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe de las Pagas Extras que se expresen por días. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. 77


Serie Omega

Vac (Vacaciones): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe de las Vacaciones, cuando dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Enf (Enfermedad): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe del Complemento de Enfermedad, si dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Acc (Accidente): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe del Complemento de Accidente, si dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Atr (Atrasos): Indica si el concepto está afecto a atrasos o no. Es decir si a la hora de calcular los atrasos de convenio de forma automática, el concepto se tendrá en cuenta o se ignorará. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Tipo: Tipo del Concepto. Puede contener uno de los siguientes valores: “G” “E” “B” “L”

: General. : En especie. : Complemento a Bruto (solo para clave 75). : Complemento a Liquido (solo para clave 75)

Pagas Extras

Tabla que contiene una serie de líneas donde está la definición de cada una de las pagas extras que se aplica a la empresa. La tabla de pagas extras consta de los siguientes datos o columnas: 78


Serie Omega

Mes: Mes de pago de la paga extra. Valor: Cantidad que determina el valor de la paga extra. Una cifra menor o igual que 61 se considera que son días, y una cifra mayor que 61 se considera que son euros. Descripción: Descripción de la Paga Extra., por ejemplo JULIO, NAVIDAD, BENEFICIOS, etc. Inicio Devengo: Fecha de Origen de devengo para la paga extra. El campo Año puede contener los siguientes valores: “A”: Año anterior. “C”: Año en curso. Fin Devengo: Fecha de Fin de devengo para la paga extra. El campo Año puede contener los siguientes valores: “A”: Año anterior. “C”: Año en curso. Tipo: En este campo podemos indicar mediante el valor “P”, que deseamos que la paga extra se prorratee mes a mes. En el resto de los casos este campo permanece en blanco. Antigüedad

La tabla de antigüedad consta de los siguientes datos o columnas: Años: Número de años de antigüedad que debe tener un trabajador para que se le aplique el importe. Bienios, Trienios, etc. Importe: Importe que se abonará al trabajador en concepto de antigüedad, en función de los años que lleve en la empresa y los años a los que se paga la antigüedad. Tipo: Tipo del importe, Puede tener los siguientes valores:

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“D” “M” “P”

Serie Omega

: : :

Diario Mensual Porcentaje sobre el Salario Base







Tipo P P

Si tuviésemos un trabajador con 8 años de antigüedad en la empresa, con una tabla de tipo “Acumulativa” el programa le aplicaría un 13% de antigüedad, es decir la suma de las dos líneas. En caso de que la tabla fuese de tipo “Fija”, el programa aplicaría solo un 8%, es decir la primera línea coincidente, comenzando por el final.


La tabla de complementos por Enfermedad/Accidente contiene los siguientes datos o columnas: Tipo: Indica en que tipo de baja por I.T. debe aplicarse el complemento. Los valores posibles son los siguientes: “E”: Enfermedad común o Accidente no laboral “A”: Accidente laboral o Enfermedad Profesional. (%) Porcentaje: Porcentaje hasta el cual debe complementarse, o porcentaje que debe compensarse, dependiendo de si el tipo de 80


Serie Omega

tabla es Complemento o Compensación. Desde: Día desde el cual debe calcularse el complemento. Hasta: Día hasta el cual debe calcularse el complemento, si este campo se deja en blanco, se considera por tiempo indefinido. Cálculo: Indica en función de qué se calcula el complemento o la compensación. Puede contener los siguientes valores: “S”: Conceptos salariales. “B”: Base reguladora. La tabla de complementos por enfermedad o accidente, puede ser de dos tipos: •

Complemento : El porcentaje que indicamos es el porcentaje

hasta el cual se desea complementar. El programa se encarga de calcular la diferencia entre lo que ya se cobra y el porcentaje indicado que se desea cobrar. •

Compensación : El porcentaje indicado, es el porcentaje que

se compensará, el programa aplicará directamente el porcentaje indicado a los conceptos salariales o la base reguladora. Ejemplo: Supongamos que el convenio nos indicase lo siguiente:

En caso de I.T. por Enfermedad común la empresa complementará hasta el 80% de todas las retribuciones salariales desde el cuarto día de la baja hasta el vigésimo día; a partir de entonces la empresa complementará hasta el 100%. En caso de Accidente Laboral la empresa complementara hasta el 100% de las retribuciones salariales desde el primer día. La forma de indicar esto en el programa sería: Dar de alta tres líneas con los siguientes datos:

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Tipo E E A

Serie Omega

% 80 100 100

Desde 4 21 1

Hasta 20

Cálculo S S S

Bancos

Esta tabla contiene la definición de todos los bancos con los que trabaja la empresa. Estos códigos de banco se utilizarán para realizar órdenes de transferencia, enlaces contables o cargos en cuenta para el Sistema RED. Contiene los siguientes datos o columnas. Código: Código interno que le asignamos al banco. Es un código de dos dígitos. Agencia: Nombre de la Entidad Bancaria. Población: Población donde está ubicada la sucursal bancaria. Código Cuenta Cliente: Número de cuenta, consta de 20 dígitos, separados en los siguientes campos: - Entidad (4 dígitos) - Oficina (4 dígitos) - DC (2 dígitos) - Cuenta (10 dígitos) Número SICA: Número de referencia que asigna el banco para poder generar las ordenes en disquete mediante la Norma 34. Este número es único e identifica al cliente en el banco. Determinados bancos no usan un número SICA como tal, en ese caso en este campo puede ponerse el CIF de la empresa.

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T: Tipo de la transferencia. Normalmente las transferencias realizadas con el programa se marcan con el tipo “1”, que indica que se corresponde con una nómina. Si el banco indica que estas órdenes de transferencia deben marcarse con un tipo distinto, lo indicaríamos en este campo, en caso contrario, el campo puede quedarse en blanco. C. Contable: Cuenta contable que permitirá realizar el enlace contable con cargo a la cuenta especificada, para aquellos trabajadores que cobren mediante transferencia bancaria o talón. Centros

Tabla donde se definen los distintos centros de trabajo de que dispone la empresa. No es obligatorio definir ningún centro de trabajo. La definición de centros de trabajo tiene utilidad si se van a realizar listados resúmenes de nóminas y listados resúmenes contables, totalizados por centros de trabajo. Los datos o columnas que debemos introducir para cada centro de trabajo son los siguientes: Código: Código de tres dígitos, que identifica al centro de trabajo. Situación: Domicilio, zona o población donde se ubica el centro de trabajo. Secciones

Tabla donde se definen las distintas secciones que deseamos controlar en la empresa. No es obligatorio definir ninguna sección. La definición de secciones tiene utilidad si se van a realizar listados resúmenes de nóminas y listados resúmenes contables, totalizados por secciones. Los datos o columnas que debemos introducir para cada centro de

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trabajo son los siguientes: Código: Código que identifica a la sección, alfanumérico de longitud máxima 10. Nombre: Nombre de la sección (p.e. Administración, Taller, etc.).

Gestión de Trabajadores En esta gestión introduciremos todos los trabajadores que prestan sus servicios en las diferentes empresas que tenemos en la Gestión de Empresas. Para definir todos los datos del trabajador disponemos de 6 páginas o pestañas, que son las siguientes: - General. Datos generales del trabajador. - Profesional. Datos profesionales del trabajador. - I.R.P.F. Datos para el cálculo del porcentaje de IRPF. - Conceptos. Tabla de conceptos salariales. - P. Extras. Tabla de Pagas Extras. - Antigüedad. Tabla de Antigüedad. En esta gestión podemos utilizar las siguientes opciones que tenemos en la parte superior de la ventana, dichas opciones se activan pulsando el botón correspondiente o presionando la tecla que está subrayada: Añadir

Borrar Modificar

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Se utiliza para añadir un nuevo trabajador al fichero. Debemos indicar la cuenta de cotización de la empresa a la que pertenece, su Número de Afiliación y su Fecha de Alta. Se utiliza para borrar el trabajador que se muestra en pantalla. Permite modificar los datos de un trabajador que ya existe. Los campos cuenta de cotización de empresa,


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número de afiliación y fecha de alta, que identifican al trabajador, no pueden modificarse directamente. Consultar Permite realizar la consulta de un trabajador introducido anteriormente. Al realizar la consulta aparece una pantalla solicitando el número de afiliación o apellidos y nombre, tecleando uno de los dos campos el programa se situará en la lista inferior en el trabajador más aproximado. Una vez localizado el trabajador, puede acceder a su ficha, pulsando Enter o haciendo doble click. Buscar Permite la búsqueda de un trabajador, por diferentes campos y criterios. Consulte el apartado de Búsquedas en la sección de Generalidades, para más detalles. Ordenar Permite cambiar el orden del fichero de trabajadores, por código (nº afiliación) o por nombre (apellidos y nombre). Listar Permite listar en pantalla, todos los trabajadores que hay en el fichero, para poder acceder a uno en particular solo tenemos que resaltarlo y pulsar escape. IRPF Permite calcular el porcentaje de retención del trabajador que tenemos en pantalla en estos momentos. Para más información consulte la opción Calculo del Porcentaje de IRPF. Los campos que tenemos en cada una de las páginas o pestañas, son los siguientes: General

Pestaña que contiene los datos generales de cada trabajador, consta de los siguientes campos: Empresa: Cuenta de Cotización de la empresa a la que pertenece el trabajador. Se introduce el código de provincia y los siete dígitos del número. La empresa debe existir en la Gestión de Empresas, si dejamos los campos en blanco o pulsamos la tecla F3, nos aparecerá una lista con todas las empresas (cuentas de cotización) de las que disponemos. Una vez indicada la cuenta de cotización, 85


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aparecerá automáticamente la Razón social de la empresa. Nº Afiliación: Número de Afiliación a la Seguridad Social del Trabajador. Se introduce el número que la Seguridad Social asigna al trabajador, indicando primero los dígitos de la provincia y después los 8 dígitos del número, si se introducen menos dígitos el programa lo rellena con ceros por la izquierda hasta completar los 8. Se calculan automáticamente los dígitos de control. Fecha de Alta: Fecha de Alta del trabajador en la empresa. Se comprueba que no exista otro registro que indique que ese mismo trabajador ya está de alta en la empresa. También se comprueba si existe un registro anterior, indicando que al trabajador se le dio de baja en la empresa. En este caso se ofrece la posibilidad de volver a copiar todos sus datos si así se desea, y no tener que volver a introducirlos otra vez. Fecha de Baja: Fecha de baja del trabajador, en el caso de que el trabajador ya haya causado baja en la empresa. Este campo no puede modificarse directamente. Es modificado por el proceso de Dar de Baja. Causa de la Baja: Causa que motivó la baja en la empresa del trabajador. Este campo no puede modificarse directamente. Es modificado por el proceso de Dar de Baja. Primer Apellido: Primer apellido del trabajador. Segundo Apellido: Segundo apellido del trabajador. Nombre: Nombre del trabajador. N.I.F.: Número de Identificación Fiscal del Trabajador, si se indican solo los dígitos, se calcula automáticamente la letra. IPF.: Identificador de persona física. Indica el tipo del documento introducido en el campo anterior. El valor por defecto es “1”. Pulsando la tecla F3 nos aparece una lista con los valores posibles, que son los siguientes: 86


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1 - D.N.I./N.I.F. 2 - Pasaporte 3 - Tarjeta Residente comunitario. 4 - Permiso de Residencia y trabajo. 6 - Número de identificación de extranjero. País Emisor: País emisor del documento indicado en el campo anterior. Por defecto se indica “España”. Pulsando la tecla F3 podemos acceder a la lista con los códigos de países emisores. Domicilio: Domicilio donde vive el trabajador, consta de 6 campos SG: Tipo de la vía pública. Calle, Avenida, etc.. Vía Publica: Nombre de la vía pública. Número Esc.: Escalera. Piso Pta.: Puerta. C. Postal: Código postal del domicilio del trabajador. Población: Población donde reside el trabajador. Provincia: Provincia donde reside el trabajador. Teléfono: Teléfono de contacto del trabajador. Sexo: Seleccionar Hombre o Mujer. Estado Civil: Seleccionar Soltero, Casado, Viudo, Separado o Divorciado. Fecha Nacimiento: Fecha de Nacimiento del trabajador. Es importante introducir la fecha de nacimiento de forma correcta, a efectos del cálculo del porcentaje de IRPF. Lugar de Nacimiento: Lugar de nacimiento del trabajador. Fecha Antigüedad: Fecha de Antigüedad del trabajador en la 87


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empresa. Por defecto se toma la fecha de Alta, pero puede modificarse si el trabajador tiene una fecha anterior. Esta fecha es la única que se tendrá en cuenta a la hora de calcular la antigüedad del trabajador. Fecha Ref. P. Extras: Fecha de Referencia para el cálculo de las pagas extras. Por defecto se toma la fecha de Alta, pero puede modificarse si se desea que las pagas extras se calculen en función de una fecha anterior. Es útil cuando a un trabajador se le da de baja, sin finiquitarle y se le vuelve a dar de alta. En ese caso podemos indicar que para las pagas extras se tome como referencia la primera fecha de alta. En tal caso los importes de las pagas extras, se tomarán de los distintos movimientos que se deban leer. Recordatorios: Pueden indicarse dos posibles recordatorios, que aparecerán después en el Listado de Vencimientos de Fechas. Cada recordatorio consta de una fecha y un texto. No es necesario poner en los recordatorios la fecha fin de contrato, ya que existe un campo especifico para este dato. Enlace contable: Definición de las cuentas contables, si se van a realizar enlaces contables, con desglose por trabajador. Las únicas cuentas donde se permite este desglose son: - Sueldos y Salarios. - Anticipos de Remuneraciones. - Remuneraciones pendientes de pago . - Hacienda pública, acreedor por retenciones pract. Datos Bancarios: Datos bancarios del trabajador, cuando este cobre mediante transferencia y se van a generar con el programa las correspondientes ordenes de transferencia. Costa de los siguientes campos: - Banco. Nombre, agencia, etc. de la entidad bancaria. - Cuenta Bancaria. 20 dígitos en los siguientes campos: - Entidad (4 dígitos) - Oficina (4 dígitos) - DC (2 dígitos) 88


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- Cuenta (10 dígitos) Banco Talón: Banco de la empresa que se utilizará para pagar mediante talón al trabajador. Banco Transf.: Banco de la empresa que se utilizará para pagar mediante transferencia al trabajador. Profesional

Pestaña que contiene todos los datos profesionales del trabajador. Contiene los siguientes campos: Convenio Empresa: Indica el convenio de la empresa a la que pertenece el trabajador. Aparecerá de forma automática al indicar la empresa. Este dato no podrá ser modificado desde la ficha del trabajador. Categoría: Indica la categoría profesional del trabajador. Si se indicó algún convenio para la empresa, puede indicarse aquí el código de la categoría y automáticamente se tomarán los datos de la misma. Si pulsa la tecla F3 aparecerán las categorías que hay definidas en el convenio. Si el código se deja en blanco, el programa da la posibilidad de introducir el nombre de la categoría que se le quiera asignar al trabajador. Código TC2: Código de inscripción del convenio. Aparecerá en el modelo TC2. No es necesario indicarlo a partir del 01/01/2002. % Convenio: Indica el porcentaje que se aplicará al pasar los datos automáticamente de la categoría del convenio al trabajador. Se usa en trabajadores a tiempo parcial, o trabajadores en prácticas, cuando el trabajador debe cobrar un porcentaje de los importes de la categoría. El programa copiará los datos de la categoría, aplicará el porcentaje y almacenará el resultado en la ficha del trabajador. Es decir en el trabajador siempre se almacenará lo que realmente va a cobrar. La modificación de este campo, también implica que el programa revise el campo "Indicador Reducción TP" si el trabajador tiene indicada una bonificación tipo "L". 89


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Grupo Cotización: Grupo de cotización al que pertenece el trabajador. Es un código de dos dígitos del 01 al 11. Epígrafe Accidente: Epígrafe de accidente al que esta acogido el trabajador, para la aplicación de las primas por contingencias profesionales. Epígrafe 114: Porcentajes de I.T. e I.M.S. si el epígrafe de accidente del trabajador es el 114. Este epígrafe es el único que no tiene valores según la tabla de epígrafes. Imp. Vacaciones: Importe fijo en vacaciones. Se indicará el importe fijo que se cobra en vacaciones, siempre que las vacaciones no puedan informarse en función de los conceptos salariales. Nº de Matricula: Número especificado en el libro de matricula de personal. Puesto de Trabajo: Puesto de trabajo que ocupa el trabajador. Centro: Centro de trabajo donde presta sus servicios el trabajador. Sección: Sección donde se encuentra el trabajador dentro de la empresa. Calendario: Código del calendario laboral que se aplicará al trabajador. Código Contrato: Código de contrato que tiene suscrito el trabajador. Actualmente coincide con el código especificado en el contrato de trabajo del INEM. Si el campo se deja en blanco, o se pulsa la tecla F3, aparecerá la lista con todos los códigos de contratos disponibles. Como regla general debe indicarse el código de contrato, con el cual se da de alta al trabajador en Seguridad Social. Solo para el caso de trabajadoras que tienen contrato de interinidad por sustitución de trabajadoras en periodo de descanso de maternidad, acogidos al Real Decreto Ley 11/1998, contratos que deben cotizar al desempleo con el criterio de duración determinada, debe 90


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indicarse el código de contrato 075 o 076, dependiendo de si es a tiempo completo o parcial. El programa realizará automáticamente la transformación de código a 410 o 510 al imprimir documentos oficiales, sin embargo la cotización del desempleo se realizará con los tipos superiores a los indefinidos. Si estos contratos deben cotizar al desempleo como los indefinidos, se usarán los códigos 410 o 510. Fecha Fin Cto.: Si el contrato es temporal, se indicará en este campo, la fecha fin de contrato. Días/Mes: Este campo solo se utiliza en el caso de que tengamos un trabajador que trabaja un nº fijo de días al mes, pero que no se sabe cuales son esos días. Es decir trabajadores que tienen una forma de trabajar muy discontinua. Por ejemplo, tenemos un trabajador que trabaja 5 días al mes, pero puede ser en cualquier semana. Horas/Día: Se indicará el número de horas al día que se trabaja, si se deja en blanco se supone una jornada normal de 8 horas. Se utiliza normalmente en los contratos a tiempo parcial. Por regla general en este campo se indicará el resultado de la siguiente operación: Nº de horas a la semana --------------------------------7 días. Esta es la formula más común que indica reducción de jornada, pero no reducción en los días de la semana. En los trabajadores a tiempo parcial, se utilizará este dato para calcular el número de horas trabajadas en un mes concreto. Si se pone un valor mayor que cero y menor que 8, se asume que el trabajador trabaja por horas y en tal caso los mínimos se calculan en función de las horas trabajadas. Días de Trabajo: Se indican los días que se trabajan durante la semana. En el formato LMXJVSD, para referirse a los días Lunes, Martes, Miércoles, Jueves, Viernes, Sábado y Domingo. Si no se 91


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indica nada se supone que se trabaja todos los días. Este campo debe utilizarse si desea indicarse un contrato por días, en tal caso, se pondrán los días de la semana que trabaja, y el programa se encargará de calcular cuantos días ha trabajado en el mes. En caso de que también se trabajen los días festivos, debe indicarse también la letra F dentro del campo. No debe indicarse nada en un trabajador a tiempo parcial con reducción solo de jornada, p.e. un trabajador trabaja de Lunes a Viernes a razón de 4 horas diarias, esto se considera como si trabajase la semana completa, por tanto este campo se dejará en blanco y en Horas/Día pondremos el resultado de la formula indicada más arriba. Tipo de Contrato: Marcar Indefinido o Temporal, a efectos de la cotización por el desempleo. Retribución: Marcar Mensual o Diaria, a efectos del cálculo de los prorrateos de las pagas extras, debe indicarse si el trabajador se considera de retribución mensual o diaria. Contrato Orig.: El campo Contrato Origen es obligatorio completarlo para los trabajadores que tengan un contrato 540 de jubilación parcial. Los valores a escoger en este campo son: I - Contrato indefinido o de duración determinada que coticen al tipo mínimo, según la Orden de Cotización. D - Contrato de duración determinada. Ocupación Específica: Este campo se acompaña de un botón, visible cuando se entra al campo tras pulsar modificaciones, que muestra una lista con la tabla publicada. Se indicará la ocupación del trabajador en los casos en que sea necesario, es decir, cuando cotice por tipos diferentes por accidente de trabajo y enfermedad profesional de los indicados según el CNAE de la empresa. Régimen Especial Agrario: Si dispone del modulo adicional para el Régimen Especial Agrario, le aparecerán los siguientes campos: Cotiza Desempleo: Marcar esta casilla si el trabajador debe cotizar al desempleo.

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Trabajador Extranjero: Deducir cuota fija en Nómina: Marcar esta casilla si trata de un trabajador extranjero, del cual debe deducirse en su nomina, la cuota fija mensual de cotización a cargo del trabajador. Se trata de aquellos trabajadores extranjeros de régimen no comunitario que no se hallen ni residan en España, contratados en origen para desempeñar actividades o servicios de temporada o campaña, y con obligación de retorno al país de origen una vez concluida la actividad para la que fueron contratados. Si tiene alguna duda de si debe o no aplicar esta regulación al trabajador, consulte el caso concreto con la Tesorería General de la Seguridad Social. Contrato Corta Duración: Indicar si el contrato tiene una duración efectiva inferior a 7 días. Se utiliza para calcular la cotización adicional en el Modelo TC1. Régimen de Autónomos: Indica si el trabajador cotiza por régimen de autónomos, en tal caso marcar esta casilla. En la nómina del trabajador no aparecerá nada en la parte de cotización, ni tampoco se imprimirá en los Seguros Sociales. Socio Trabajador de Cooperativa de Trabajo Asociado: Indica que se trata de un socio trabajador de cooperativas de trabajo asociado, asimilado a trabajador por cuenta ajena del Régimen General de la Seguridad Social. Para los contratos a tiempo parcial de estos trabajadores, se tienen en cuenta unos topes mínimos, distintos que para el resto de trabajadores a tiempo parcial del Régimen General. Ministro de Culto: Indicar si el trabajador es un ministro de culto de las iglesias, incluidos en el régimen general de la seguridad social. Este colectivo cotiza por la base mínima del grupo, y no cotiza a Desempleo, ni Fondo de Garantía Salarial, ni Formación Profesional. Reducción de jornada por Guarda Legal de un menor: Indica si el trabajador tiene la condición especificada. 93


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Computar 30 días de salario en trabajadores mensuales: Marcar esta casilla si se desea que se computen siempre 30 días en trabajadores de retribución mensual, a efectos del cálculo de los días de trabajo, cuando el trabajador tiene bajas por IT o absentismo. Si esta casilla se deja sin marcar, se tomarán los días naturales del mes, para calcular los días de trabajo, solo cuando hay bajas por IT o absentismo. La diferencia entre marcar esta casilla o no es, por ejemplo en el mes de enero, si el trabajador tiene 4 días de baja por IT, si no marcamos la casilla el programa calculará 27 días trabajados (31-4) y si marcamos la casilla, el programa calculará 26 días trabajados (30-4). Por defecto la casilla está sin marcar. En trabajadores que tengan marcada la casilla de retribución diaria, este campo se ignora. Pluriempleo: Datos para indicar si el trabajador está en régimen de pluriempleo. En este caso deben cumplimentarse los siguientes campos: Marcar la casilla situación de pluriempleo. Número Autorización. Fecha Autorización. Base CC. (mínima y máxima) Base AT. (mínima y máxima) Las bases de contingencias comunes y accidente de trabajo mínima y máxima, solo deben indicarse siempre y cuando el trabajador no cotice por los topes de su grupo. Si accedemos a los datos del Trabajador desde Datos Variables, para visualizar los datos de un mes en concreto, también nos aparecerá un campo más que es Prorrateo de Bases por Vacaciones No Disfrutadas, casilla que debe marcarse cuando la situación de pluriempleo, se deba a que hay una distribución de bases, debido al abono de las vacaciones no disfrutadas a la extinción de un contrato previo del trabajador, esto puede ocurrir cuando el trabajador inicia una nueva relación laboral, durante los días que percibe el importe de vacaciones no disfrutadas de su

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anterior contrato, y la suma de ambas bases, supera el tope máximo de cotización, esto solo se indicará a partir del 01/01/2003. Compromisos por pensiones: Estos campos son los que se utilizarán para el listado de compromisos por pensiones. Listado que solicitan algunas mutuas de trabajo, y que contiene básicamente las altas que se han producido durante el mes. Los campos que debemos indicar son los siguientes: Fecha inicio derecho: Por defecto fecha de alta. Edad de jubilación. Cotización antes de 1967. Prestación. Capital fijo. Prestación. Salario Computable . Si se deja en blanco se calculará el salario según su categoría. Bonificaciones

Pestaña que contiene las bonificaciones que puede aplicarse la empresa, por la contratación de este trabajador. Bonificaciones: Indican las bonificaciones, normalmente relativas a Fomento de Empleo, que la empresa puede aplicarse. Los campos que deben indicarse para especificar la bonificación, son los siguientes: Tipo de Bonificación: Indica el tipo de bonificación que puede aplicarse la empresa. Pulse la tecla F3 para ver los valores posibles, que son: 'B': Bonificaciones a cargo del INEM, especificadas según porcentajes. Aparecen en la casilla 601 del modelo TC1. Se indican con clave 07, en el modelo TC2 y en el mensaje de cotización (Sistema RED). 'R': Reducciones a cargo de la TGSS, especificadas según porcentajes. Aparecen en la casilla 209 del modelo TC1. Se indican con clave 06, en el modelo TC2 y en el mensaje de cotización (Sistema RED). 95


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'C': Bonificaciones Copa America. Bonificaciones aplicadas con motivo de la celebración de la Copa América (R.D.L. 2146/2004). Aparecerán en la casilla 601 del modelo TC1. Se indican con clave 21, en el modelo TC2 y en el mensaje de cotización (Sistema RED). 'L': Bonificaciones a cargo del INEM, especificadas según importe. Bonificaciones según plan de Fomento del Empleo indicado en el R.D.Ley 5/2006. Aparecen en la casilla 601 del modelo TC1. Se indican con clave 22 en el modelo TC2 y en el mensaje de cotización (Sistema RED). Bonificación R.D.Ley 5/2006: Para las bonificaciones especificadas según importe mensual, deben indicarse los siguientes campos: Colectivo incentivado: Identifica el colectivo en el cual se identifica al trabajador, según lo especificado en el RD.Ley 5/2006. Pulse la tecla F3 para ver una lista con los valores posibles. Debe indicar aquel colectivo que haya marcado en el momento de realizar el contrato al trabajador. Cada colectivo tiene especificado un importe mensual de bonificación. Puede ver la tabla de colectivos, con sus correspondientes importes mensuales, en la opción de "Tipos de Cotización, Bonificaciones y Otros Datos" que se encuentra en el menú de Tablas. Indicador Reducción TP.: En los trabajadores a tiempo parcial, cuando la empresa pueda beneficiarse de alguna de las bonificaciones previstas en el citado R.D.Ley, debe indicarse en este campo la reducción del importe de la bonificación. En el momento de introducir este tipo de bonificaciones, este campo lo indica el programa, según el contenido del campo "% Convenio" que tenga el trabajador. Si posteriormente se modifica el campo "% Convenio", el programa también modificará este campo, si es un trabajador a tiempo parcial, mostrando un mensaje

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de aviso al respecto. Pulse la tecla F3 para ver los valores posibles, que son los siguientes: 0 - (no aplicable): Indica que no se trata de un trabajador a tiempo parcial, por lo tanto no es necesario indicar reducción de jornada. 1 - "Reducción mínima": Cuando la jornada laboral sea igual o superior a la mitad de la jornada habitual o a tiempo completo e inferior a las tres cuartas partes de dicha jornada. Con este indicador, para calcular la bonificación se aplicará el 75% de la cuantía correspondiente. 2 - "Reducción media": Cuando la jornada laboral sea igual o superior a la cuarta parte de la jornada habitual o a tiempo completo e inferior a la mitad de dicha jornada. En este caso la bonificación se calculará aplicando el 50% de la cuantía correspondiente. 3 - "Reducción máxima": Si la jornada laboral es inferior al 25% de la jornada habitual o a tiempo completo. Con este indicador la bonificación se calculará aplicando el 25% de la cuantía correspondiente. 4 - "Importe total sin reducción": Si la jornada laboral es igual o superior a las tres cuartas partes de la jornada habitual o a tiempo completo. Con este indicativo el importe de la bonificación que se calcule será del 100% de la cuantía correspondiente. Importe Mensual: Indica el importe mensual de bonificación que puede aplicarse la empresa por este trabajador. Este importe es calculado por el programa según el colectivo indicado y el campo indicador de reducción. Este importe no se puede modificar. Es decir este importe es la bonificación mensual que se aplicará al trabajador, en un mes completo. Si no le corresponde el mes completo de bonificación (por haber ingresado en la empresa a mitad de mes, o causar baja en la empresa a lo largo del mes) se calculara la parte correspondiente, 97


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teniendo en cuenta que este tipo de bonificaciones, tienen carácter mensual, por lo que para calcular la parte correspondiente se divide el importe mensual entre 30 y se multiplica por el numero de días cotizados del trabajador. Porcentajes: Si la bonificación se indica en función de porcentajes, deben cumplimentarse los siguientes campos: % Cont. Comunes, Periodo 1 - Porcentaje de bonificación por Contingencias comunes para el primer periodo. % Cont. Comunes, Periodo 2 - Porcentaje de bonificación por Contingencias comunes para el segundo periodo. % AT, D, FG, FP - Porcentaje de bonificación por Contingencias profesionales y Otras cotizaciones del primer periodo. Si la bonificación es de tipo Bonificación Copa América 2007, solo se calculará sobre Desempleo, FOGASA, y Formación Profesional. Fechas: Indicar las fechas de inicio y fin de la bonificación especificada. Fecha de inicio. Fecha fin Periodo 1. Fecha fin Periodo 2. Trabajador >= 60 años: Bonificaciones a trabajadores que tienen 60 años o más y 5 años de antigüedad en la empresa. Para indicar este tipo de bonificaciones se cumplimentarán los siguientes campos: Marcar la casilla Trabajador >= 60 años...... % Bonif. Inicial. Normalmente 50% Fecha de Inicio. Fecha en que se cumplen las condiciones, debe ser superior al 01/01/2002. Fecha de Fin. Fecha en la que se cumplen 65 años. 98


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Para este tipo de bonificaciones solo es necesario cumplimentar los campos indicados, el programa calculará automáticamente la bonificación, partiendo del porcentaje indicado inicialmente e incrementándose en un 10% para cada ejercicio. Según la normativa vigente, el importe de esta bonificación se calcula sobre la cuota empresarial de contingencias comunes, excepto IT. Trabajador 59 años y 4 de antigüedad: Bonificaciones a trabajadores que tienen 59 años y 4 años de antigüedad en la empresa. Para indicar este tipo de bonificaciones se cumplimentarán los siguientes campos: Marcar la casilla Trabajador 59 años...... % Bonificación: 40% Fecha de Inicio. Esta bonificación entra en vigor a partir del 1 de enero de 2007, y podrá aplicarse sobre las cuotas devengadas desde la fecha de cumplimiento de los requisitos necesarios. Fecha de Fin. La duración de la reducción de la aportación empresarial será de un año Trabajador 55 años Sector Textil: Bonificaciones a trabajadores de más de 55 años y que se encuentran en el sector textil y de la confección. Se establece una bonificación del 50% de la cuota empresarial de contingencias comunes excepto IT para las empresas del sector textil y de la confección que mantengan en sus plantillas a trabajadores que tengan cumplidos cincuenta y cinco años a la fecha de entrada en vigor del Plan (13 de junio de 2006) o los cumplan durante la vigencia del mismo (hasta el 31 de diciembre de 2008) y sean menores de 60 años, con una antigüedad en la empresa o en el grupo de empresas de, al menos, cinco años y con los que tengan suscritos contratos de trabajo indefinido. Marcar la casilla Trabajador >= 55 años...... % Bonif. Inicial. Normalmente 50%

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Fecha de Inicio. Fecha en que se cumplen las condiciones, debe ser superior al 13/06/2006. Fecha de Fin. Fecha en la que se finaliza la bonificación Trabajador >= 65 años: Bonificaciones a trabajadores que tienen 65 años o más y 35 años de cotización efectiva. Para indicar estas bonificaciones deben cumplimentarse los siguientes campos: Marcar la casilla Trabajador >= 65 años.... Fecha de Inicio de la bonificación. I.R.P.F.

Son dos pestañas que contienen el resto de los datos necesarios para el cálculo del porcentaje de retención que se aplicará al trabajador. Constan de los siguientes campos: Pestaña de I.R.P.F. 1: Fecha de Nacimiento: Indica la fecha de nacimiento del trabajador, es importante para calcular su edad, a efectos del cálculo del porcentaje de retención. Situación Familiar: Marcar la situación familiar del trabajador, de las tres posibles. Indicar también el NIF del cónyuge, campo obligatorio para la situación 2. Grado de Minusvalía: Marcar el grado de minusvalía del trabajador. Puede tener uno de los siguientes valores: 0 - Sin Minusvalía. 1 - Mayor o igual al 33% e inferior al 65% 2 - Mayor o igual al 65%. Con necesidad de ayuda o movilidad reducida: Indique esta casilla, si el trabajador tiene grado de minusvalía "1", y necesita ayuda de terceras personas o movilidad reducida.

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Reducción Movilidad Geográfica: Marcar esta casilla, si al trabajador le resulta de aplicación la reducción por movilidad geográfica prevista en el texto refundido de la Ley del Impuesto. Reducción Prolongación Actividad Laboral: Marcar esta casilla si al trabajador se le debe aplicar la reducción por prolongación de la actividad laboral prevista en el texto refundido de la Ley del Impuesto, cuando se trate de empleados o trabajadores en activo, mayores de 65 años, que continúen o prolonguen su actividad laboral. Reducción Copa América 2007: Se marcará esta casilla cuando se trate de trabajadores a los que sea de aplicación el régimen especial "Copa América 2007", según lo previsto en el apartado 2 del artículo 13 del Real Decreto 2146/2004. Reducción Vivienda: Se marcará esta casilla si el trabajador ha comunicado que efectúa pagos por préstamos para la adquisición o rehabilitación de su vivienda habitual con derecho a deducción en el IRPF. A partir del 01/01/2011 si se marca esta casilla será obligatorio indicar en la casilla que se encuentra al lado de la Reducción Vivienda uno de los siguientes valores: 1. Si la adquisición de la vivienda se realizó a partir del 01/01/2011 y los rendimientos íntegros del trabajo son inferiores a 22.000 Euros. 2. Si la adquisición de la vivienda se realizó antes del 01/01/2011 y los rendimientos íntegros del trabajo son inferiores a 33.007,02 Euros Repercusión Ing. a Cuenta en R. en Especie : Repercusión del ingreso a cuenta en retribuciones en especie. Se indicará si el trabajador tiene retribuciones en especie y debe repercutirse el ingreso a cuenta en la nómina del trabajador. Residente en Ceuta o Melilla. Marcar esta casilla cuando el trabajador tenga la condición de residente en la Ciudad Autónoma de Ceuta o en la de Melilla.

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No Residente: Marcar esta casilla si el trabajador es No Residente en territorio Español. Es decir si no tiene que tributar por el IRPF, sino por el IRNR. Esto hará que el trabajador no aparezca en el modelo 110 ni tampoco en el modelo 190. Este mismo campo también esta en Datos Variables - Datos de Trabajadores, y en los registros de Nominas, donde se copia del trabajador, al hacer Alta de Datos Variables, y al calcular las nóminas, respectivamente. Se recomienda también, que para estos trabajadores, se marque la casilla de irpf fijo, si no se desea que el programa lo calcule de forma automática. Agrario: Jornadas Reales Mes Previstas: Número de jornadas reales mensuales estimadas en el Régimen Especial Agrario, para estimar los gastos de seguridad social en el cálculo del porcentaje de retención al IRPF. Este campo solo aparecerá si dispone del Modulo Adicional para Régimen Agrario. Artistas: Nº de Actuaciones Mes Previstas: Número de Actuaciones al mes previstas, para estimar las bases a cuenta máximas diarias de este colectivo. Este campo solo aparecerá si dispone del modulo adicional para el Colectivo de Artistas. Tipo de Relación Laboral: Marcar el tipo de relación laboral que tiene el trabajador, de las cuatro posibles: 1.- General: Contrato o relación de carácter general, que comprenderá todas las situaciones no contempladas en los códigos siguientes. 2.- Inferior al año: Contrato o relación de duración inferior al año, con excepción de los supuestos contemplados en el código 4. 3.- Relación laboral especial de carácter dependiente: Con excepción de los rendimientos obtenidos por los penados en las instituciones penitenciarias y de las relaciones laborales de carácter especial que afecten a discapacitados, que se considerarán comprendidos en el código 1. Si se indica este caso, también debe especificarse en el siguiente campo, el código de relación laboral de carácter especial, en el caso de que se trate de uno de los 102


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códigos especificados en la lista (pulse la tecla F3 para ver los códigos posibles). 4.- Relación esporádica: Propia de los trabajadores manuales que perciben sus retribuciones por peonadas o jornales diarios. Ascendientes: Indicar los posibles ascendientes que deben computarse para el cálculo del porcentaje de IRPF. Para cada ascendiente se indicarán los siguientes datos: Año N.: Año de nacimiento del ascendiente. Cnv.: Convivencia. Número de hijos con los que convive. Min.: Grado de Minusvalía. Indicar grado de minusvalía (0,1,2). Mv. R.: Movilidad Reducida. Si el ascendiente tiene grado de minusvalía '1', indicar si su movilidad es reducida o necesita ayuda de terceras personas. NR: Nivel de Renta. Marcar esta casilla si el nivel de renta del ascendiente es mayor de 6010,12 euros e inferior al Salario Mínimo Interprofesional (este campo solo se utiliza hasta el 31/01/2003). Descendientes: Indicar los posibles descendientes que deben computarse para el cálculo del porcentaje de IRPF. Para cada descendiente se indicarán los siguientes datos: Año Nac.: Año de nacimiento del descendiente. Año Adop.: Año de adopción. Entero: Marque esta casilla si el descendiente debe computarse por entero. Minusv.: Indicar grado de minusvalía (0,1,2) Mov.R.: Movilidad Reducida. Si el descendiente tiene grado de minusvalía "1", indicar si su movilidad es reducida o necesita ayuda de terceras personas. Ingresos Variables: Ingresos variables que se estiman durante el periodo de cálculo que se indique para calcular el porcentaje de IRPF. Estos ingresos se sumarán a los que el programa puede calcular automáticamente. 103


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Gastos Variables: Gastos variables que se estiman durante el periodo de cálculo que se indique para calcular el porcentaje de IRPF. Estos gastos son los correspondientes a los ingresos variables que se indiquen en la casilla anterior, normalmente suelen coincidir con el descuento de Seguridad Social de los citados ingresos. El importe indicado en esta casilla, se sumará a los gastos que automáticamente pueda calcular el programa. Retribuciones Totales: Ingresos anuales totales que se tendrán en cuenta para el cálculo del porcentaje de retención del IRPF. Si no se activa la casilla de Manual, el programa calculará los ingresos anuales de forma automática. Reduc. Irregul. 18.2 / 18.3: En la primera casilla se indicará el importe de las reducciones por irregularidad conforme a lo establecido en el artículo 18.2 de la Ley del I.R.P.F. y en la segunda casilla se indicará el importe de las reducciones por irregularidad conforme a lo establecido en el artículo 18.3; Disposiciones transitorias 11ª y 12ª de la Ley del I.R.P.F. Gastos Deducibles: Gastos de Seguridad Social anuales totales que se tendrán en cuenta para el cálculo del porcentaje de retención del IRPF. Si no se activa la casilla de Manual, el programa calculará los gastos de seguridad social anuales de forma automática. En el caso de trabajadores que coticen por el régimen de autónomos, en esta casilla deberían indicarse los gastos de seguridad social anuales, así como marcar la casilla como manual, para que el programa los pueda aplicar. Rendimientos obtenidos en Ceuta o Melilla: Se debe marcar esta casilla cuando se trate de rendimientos del trabajo obtenidos en Ceuta o Melilla por residentes en dichas Ciudades Autónomas y por los que el trabajador tenga derecho a la deducción prevista en el artículo 55.4 de la Ley del I.R.P.F. Pensión cónyuge: Importe anual que el trabajador está obligado a satisfacer a su cónyuge, por decisión judicial, en concepto de pensión compensatoria. 104


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Anualidades hijos: Importe anual que el trabajador está obligado a satisfacer en favor de sus hijos, por decisión judicial, en concepto de anualidades por alimentos. Pestaña de I.R.P.F. 2: Datos Regularización: Cuando el periodo de cálculo del porcentaje de IRPF no se realiza desde el 1 de enero, sino que se realiza desde una fecha posterior, si no marcamos la casilla de Regularización Manual en los datos de regularización, el programa comprobará si procede regularizar y rellenará de forma automática los datos indicados a continuación: Retribuciones ya satisfechas : Indica los ingresos acumulados hasta la fecha de la regularización. Retenciones practicadas: Indica las retenciones acumuladas hasta la fecha de regularización. Retribuciones totales anteriores : Indica los ingresos anuales estimados en el cálculo anterior del porcentaje de IRPF. Retenciones totales anteriores : Indica la cuota de retención estimada en el cálculo anterior del porcentaje de IRPF. Base de Retención anterior : Indica la base para la aplicación de la escala de retenciones, anterior a la regularización. Tipo de Retención anterior : Indica el tipo de retención aplicado anteriormente a la regularización. Rendimientos anteriores obtenidos en Ceuta o Melilla: Se marcará esta casilla si los rendimientos satisfechos al trabajador con anterioridad a la regularización tuvieron para éste la consideración de obtenidos en Ceuta o Melilla a efectos de la deducción por razón de las rentas obtenidas en dichas ciudades, prevista en el artículo 55.4 de la Ley del I.R.P.F. Regularización Manual: Marcar esta casilla si se desea indicar que todos los datos de regularización se van a rellenar de forma Manual. Si esta casilla no esta marcada, el

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programa rellenará de forma automática todos los datos de regularización. Causa Regularización: En estas casillas se indicará la causa o causas por la cual se produce la regularización. Si no esta marcada la casilla de "Regularización Manual" el programa marcará la causa o causas por las cuales se produce la regularización, de forma automática, haciendo las correspondientes comparaciones, con los datos del último cálculo y los datos actuales. Si el programa no encuentra ninguna de las 14 primeras causas, marcará de forma automática la causa 15 (Otras causas). En caso de marcar la casilla Regularización Manual, debe indicar obligatoriamente la causa o causas que motivan dicha Regularización. Datos Último Cálculo: Son una serie de campos, que nos indican los datos resultantes del último calculo realizado, del porcentaje de retención, para este trabajador. Estos datos se utilizarán, en caso de regularización automática, para rellenar los datos de regularización. Estos campos, no se podrán modificar. Los campos almacenan los siguientes datos: Fecha de Cálculo: Fecha en la cual se efectúa el cálculo. Fecha Desde, Fecha Hasta: Fechas Desde/Hasta que se indicaron en la pantalla de límites, al calcular el porcentaje de retención. Retribuciones Totales: Retribuciones totales calculadas. Base de Retención: Base de retención para la aplicación de la escala. Cuota de Retención: Cuota de Retención total obtenida en el último cálculo. Gastos: Importe de gastos deducibles. Prolongación Actividad Laboral: Indica si se aplico la reducción correspondiente. Movilidad Geográfica: Indica si se aplicó la reducción correspondiente. Situación Familiar: Situación familiar del trabajador. Grado M.: Indica grado de minusvalía del trabajador. Pensión cónyuge: Indica importe anual indicado como pensión cónyuge. 106


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Anualidades Hijos: Indica importe anual indicado como anualidades hijos. Nº Descendientes / Entero: Dos campos que indican número de descendientes totales y número de descendientes computados por entero, respectivamente. Nº Desc. Minusv. 33/65: Dos campos que indican número de descendientes minusválidos de grado '1' y de grado '2', respectivamente. Nº Ascendientes / Entero: Dos campos que indican número de ascendientes totales y número de ascendientes totales computados por entero, respectivamente. Nº Asc. Minusv. 33/65: Dos campos que indican número de ascendientes minusválidos de grado '1' y de grado '2', respectivamente. Residente en Ceuta o Melilla: Indica si el trabajador tenía la condición de Residente en Ceuta o Melilla, cuando se efectuó el cálculo. Rendimientos en Ceuta o Melilla: Indica si el trabajador obtuvo los rendimientos en Ceuta o Melilla, siendo residente en esas ciudades, cuando se realizo el cálculo. Tipo Fijo: Si esta marcada esta casilla el programa asume que el porcentaje de retención que le indiquemos, no deseamos que nos lo modifique en los cálculos del porcentaje de IRPF que se realicen. Tipo Aplicable: Tipo aplicable de retención a cuenta del IRPF. Conceptos Salariales

Son una serie de líneas donde cada concepto se identificará mediante una clave de dos dígitos. La tabla de conceptos salariales consta de los siguientes datos o columnas: Clave: Clave de dos dígitos que identifica al concepto. Existen claves de conceptos reservadas, que podemos consultarlas pulsando la tecla F3. Consulte la opción de Claves Reservadas de Conceptos, para más información.

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Nombre: Nombre que se le asigna al Concepto, se permiten 15 caracteres como máximo. SS: Indica si el concepto cotiza o no a la Seguridad Social. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. IRPF: Indica si el concepto está sujeto a retención por IRPF o no. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Pag (Pagas): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe de las Pagas Extras que se expresen por días. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Vac (Vacaciones): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe de las Vacaciones, cuando dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Enf (Enfermedad): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe del Complemento de Enfermedad, si dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Acc (Accidente): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe del Complemento de Accidente, si dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Atr (Atrasos): Indica si el concepto está afecto a atrasos o no. Es decir si a la hora de calcular los atrasos de convenio de forma automática, el concepto se tendrá en cuenta o se ignorará. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. 108


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Tipo: Tipo del Concepto. Puede contener uno de los siguientes valores: “G” “E” “B” “L”

: General. : En especie. : Complemento a Bruto (solo para clave 75). : Complemento a Liquido (solo para clave 75)

Importe: Importe en euros del concepto. Se permite una precisión de hasta cuatro decimales. Cobro: Tipo de cobro para el importe indicado. Puede contener uno de los siguientes valores: “M” “F” “V” “S” “D” “P” “H”

: : : : : : :

Mensual. Fijo Mensual. Laborable. Laborable incluyendo sábados. Diario. Porcentaje sobre el salario (sal.base + antig.) Por Horas.

Pagas Extras

Tabla que contiene una serie de líneas donde está la definición de cada una de las pagas extras que se aplicará al trabajador. La tabla de pagas extras consta de los siguientes datos o columnas: Mes: Mes de pago de la paga extra. Valor: Cantidad que determina el valor de la paga extra. Una cifra menor o igual que 61 se considera que son días, y una cifra mayor que 61 se considera que son euros. Descripción: Descripción de la Paga Extra., por ejemplo JULIO, NAVIDAD, BENEFICIOS, etc. 109


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Inicio Devengo: Fecha de Origen de devengo para la paga extra. El campo Año puede contener los siguientes valores: “A”: Año anterior. “C”: Año en curso. Fin Devengo: Fecha de Fin de devengo para la paga extra. El campo Año puede contener los siguientes valores: “A”: Año anterior. “C”: Año en curso. Tipo: En este campo podemos indicar mediante el valor “P”, que deseamos que la paga extra se prorratee mes a mes. En el resto de los casos este campo permanece en blanco. Antigüedad

La tabla de antigüedad consta de los siguientes datos o columnas: Años: Número de años de antigüedad que debe tener un trabajador para que se le aplique el importe. Bienios, Trienios, etc. Importe: Importe que se abonará al trabajador en concepto de antigüedad, en función de los años que lleve en la empresa y los años a los que se paga la antigüedad. Tipo: Tipo del importe, Puede tener los siguientes valores: “D”: Diario “M”: Mensual “P”: Porcentaje sobre el Salario Base La tabla de antigüedad puede ser de dos tipos: •


para el cálculo de la antigüedad.

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•

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Tipo P P


Alta de Datos Variables Este proceso deberá hacerlo cada mes antes de realizar ningún cálculo. El proceso crea los registros de Datos Variables de Trabajadores, a los cuales podemos acceder para modificar cualquier dato del trabajador, por ejemplo que el trabajador cause baja en la empresa, que tenga una baja por enfermedad o accidente, etc., es decir realiza una copia de los ficheros generales a los históricos, para a partir de aquí poder indicar en cada mes las posibles incidencias que se han tenido para cada trabajador y posteriormente calcular nóminas y/o pagas extras. Al proceso debemos indicarle el mes para el que queremos dar de alta los registros, y si deseamos conservar los registros que, previamente, se hubieran copiado. El programa permite seleccionar las empresas o bien indicar un trabajador individual. El proceso de Alta de Datos Variables, es un proceso obligatorio a realizar cada mes, independientemente de que se hayan producido o no incidencias.

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Datos Variables de Trabajadores Esta opción nos permitirá gestionar los datos variables de trabajadores para el ejercicio en curso. Los datos variables de trabajadores deben ser dados de alta antes de proceder a ningún cálculo de nóminas o pagas extras con la opción Alta de Datos Variables. A través de esta gestión accedemos directamente a los históricos y podremos modificar los valores de un trabajador y/o empresa para un mes en concreto, introduciendo las incidencias posibles que se hayan producido en ese mes. Para indicar los datos variables de los trabajadores disponemos de 7 páginas o pestañas, que son las siguientes: trabajador. causa baja.

- General. Datos variables generales para el - IT / Absentismo. Datos profesionales del trabajador. - Finiquito. Datos del finiquito cuando el trabajador

- Conceptos. Tabla de conceptos salariales. - P. Extras. Tabla de Pagas Extras. - Antigüedad. Tabla de Antigüedad. Compl. Tabla de Complementos Enfermedad/Accidente.

por

En esta gestión podemos utilizar las siguientes opciones que tenemos en la parte superior de la ventana, dichas opciones se activan pulsando el botón correspondiente o presionando la tecla que está subrayada: Se utiliza para borrar el registro de datos variables del trabajador para el mes que se muestra en pantalla. Modificar Permite modificar el registro de datos variables del trabajador para el mes que se muestra en pantalla. Se utiliza para introducir las incidencias correspondientes. Consultar Permite realizar la consulta de un registro de datos variables introducido anteriormente. Al realizar la Borrar

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Buscar

Ordenar Listar

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consulta aparece una pantalla solicitando el número de afiliación o apellidos y nombre, tecleando uno de los dos campos el programa se situará en la lista inferior en el registro de datos variables más aproximado. Una vez localizado el registro de datos variables para el mes que nos interese, puede acceder a su ficha, pulsando Enter o haciendo doble click. Permite la búsqueda de los datos variables de un trabajador, por diferentes campos y criterios. Consulte el apartado de Búsquedas en la sección de Generalidades, para más detalles. Permite cambiar el orden del fichero de datos variables de trabajadores, por código + mes (nº afiliación + mes) o por mes + código (mes + nº afiliación). Permite listar en pantalla, todos los registros de datos variables de trabajadores que hay en el fichero, para poder acceder a uno en particular solo tenemos que resaltarlo y pulsar escape.

Además de las opciones que tenemos en la parte superior, también disponemos de una serie de opciones en la parte inferior, que se activan de la misma forma, pulsando el botón correspondiente o presionando la tecla que está subrayada, estas opciones son las siguientes: Datos Empresa: Al pulsar este botón tendremos acceso a los datos de la empresa para el mes que estamos visualizando. Para saber cual es la definición de cada campo, consultar la opción de Gestión de Empresas. Datos Trabajador: Al pulsar este botón tendremos acceso a los datos del trabajador para el mes que estamos visualizando. Para saber cual es la definición de cada campo, consultar la opción de Gestión de Trabajadores. Dar de Baja: Se utiliza para dar de baja a un trabajador en la empresa. Cuando pulsamos este botón el programa nos preguntará la fecha de Baja y la causa de la baja.

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Cálculo de Nómina: Se utiliza para calcular la nómina del trabajador y mes que estamos visualizando en pantalla. Si el cálculo de nomina es correcto, el programa nos mostrará la nómina calculada. Cálculo de Paga Extra: Se utiliza para calcular la paga extra del trabajador y mes que estamos visualizando en pantalla. Ver Nómina: Permite ver los recibos de nóminas que tiene el trabajador calculados, para el mes que estamos visualizando en pantalla. Proceso para Dar de Baja un Trabajador

Para aquellos trabajadores que causen baja en la empresa en dicho mes, se debe proceder a darlos de baja desde esta gestión de Datos Variables de Trabajadores mediante el botón “Dar de Baja”. Una vez localizado al trabajador y el mes en el cual se le dará de baja, en la gestión de Datos Variables de Trabajadores, pulsaremos el botón “Dar de Baja”. Antes de dar de baja al trabajador en la empresa, deben haberse completado todos sus datos variables. El programa mostrará una pantalla con los movimientos del trabajador en la empresa que se le dará de baja y pedirá la fecha de baja. Si esta fecha de baja se deja en blanco se considera que se quiere anular una baja previa. Una vez indicada la fecha de baja, el programa calculará el finiquito. Dicho finiquito, que podemos verlo en la pestaña de Finiquito en la gestión de Datos Variables, constará de las líneas de P.P.Extras y P.P.Vacaciones. Las P.P. de Pagas Extras las calcula automáticamente el programa si le corresponde alguna. Se crea además otra línea de forma automática, para la P.P. Vacaciones, la cual deberá completarse indicando los días que se le deben de vacaciones o indicando directamente el importe. 114


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Pueden añadirse más líneas en el finiquito para indicar las posibles indemnizaciones. Estas líneas que aparecen en esta pestaña del finiquito, son los conceptos que se consideran propios del finiquito, y son los que aparecerán en el recibo de la nómina, en caso de que se imprima aparte, y los que aparecerán en la Carta Liquidación de Finiquito. Los campos que tenemos en la Gestión de Datos Variables, son los siguientes: General

Pestaña donde indicaremos las incidencias generales que tendrá el trabajador para un mes en concreto. Consta de los siguientes campos: Empresa: Cuenta de Cotización y Razón Social de la empresa. Estos campos no se pueden modificar. Trabajador: Nº de Afiliación y Apellidos y nombre del trabajador. Estos campos no se pueden modificar. Fecha de Alta: Fecha de Alta del trabajador. Este campo no se puede modificar. Fecha de Baja: Fecha de Baja del trabajador en la empresa. Solo aparece en el registro de datos variables correspondiente al mes de la fecha de baja del trabajador en la empresa. Este campo solo se puede modificar con el proceso de Dar de Baja. Causa de la Baja: Causa de la baja del trabajador en la empresa, Fin de contrato, Despido, Voluntaria, etc... Solo aparece en el registro de datos variables correspondiente al mes de la fecha de baja del trabajador en la empresa. Este campo solo se puede modificar con el proceso de Dar de Baja. Mes: Mes al que corresponden los Datos Variables del Trabajador en el ejercicio en curso. 115


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Nº de Horas Totales: Número de horas totales realizadas en el mes. Se utiliza para calcular los importes de los conceptos especificados por horas. Horas Extras Fuerza Mayor: Número y/o importe de las horas extras consideradas de fuerza mayor, que ha realizado el trabajador en el mes que estamos visualizando en pantalla. Resto de Horas Extras: Número y/o importe del resto de horas extras, que ha realizado el trabajador en el mes que estamos visualizando en pantalla. Horas complementarias: Número e importe de las horas complementarias, que ha realizado el trabajador en el mes que estamos visualizando en pantalla. Estas horas complementarias solo pueden realizarlas los trabajadores a tiempo parcial. Horas/Mes Formación: Número de horas al mes de formación realizadas por los trabajadores con contratos para la formación, en el mes que estamos visualizando en pantalla. Hay que indicar cuantas horas se han realizado en formación Presencial y/o en formación A Distancia. Certificado de Empresa: Para la cumplimentación del certificado de empresa, si se debe entregar al trabajador, deberemos indicar los siguientes campos: Situación legal de desempleo: Código mediante el cual se indica la situación legal de desempleo, según la tabla publicada por el INEM, en las instrucciones de cumplimentación del certificado de empresa. Pulse la tecla F3, para ver una lista con los valores de la tabla. Es un dato de cumplimentación obligatoria en el certificado de empresa. Días trabajados a la semana (contratos a tiempo parcial): Este campo debe cumplimentarse en el caso de contratos a tiempo parcial. Según indicaciones facilitadas por el INEM, se indicarán los días que se trabajan a la semana (solo para el 116


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caso de contratos a tiempo parcial), de la siguiente forma: "DE LUNES A VIERNES", o "LUNES, MIERCOLES, VIERNES",..., "VARIABLE" para el supuesto de trabajar distintos días cada semana. Por defecto el programa cumplimenta este campo, si el contrato es a tiempo parcial, en el momento de dar de baja al trabajador, indicando el texto "DE LUNES A VIERNES", si el campo Días trabajados del trabajador, esta vacío o tiene el valor LMXJVSD, en caso contrario, el programa cumplimenta el campo, con el texto de cada uno de los días que se indiquen en el campo Días de Trabajo. Si se desea indicar cualquier otro valor en este campo, deberá modificarse manualmente. Si se modifica el campo Días de Trabajo, después de haber dado de baja al trabajador, el programa no modifica este campo del certificado de empresa, deberá modificarlo manualmente. Fecha Fin Suspensión: Según instrucciones de cumplimentación del certificado de empresa, este campo se cumplimentará con la fecha prevista de reincorporación al puesto de trabajo, solo en los siguientes supuestos: a) suspensión voluntaria del contrato, en el caso de víctimas de violencia de género, b) suspensión o reducción de jornada autorizada por Expediente de Regulación de Empleo (ERE).

Salarios de Tramitación: Si existen datos correspondientes a salarios de tramitación, indicar las fechas desde/hasta y el número de días. Estos datos solo se utilizarán para imprimirlos en el certificado de empresa. Si desea más información acerca de la cumplimentación del modelo certificado de empresa, consulte las instrucciones referentes al modelo en la página web del INEM: www.inem.es Nº Jornadas Reales Realizadas: Si dispone del Módulo Adicional para el Régimen especial Agrario, aquí deberá indicar el número de jornadas realizadas en el mes, si el trabajador es de este colectivo. En este campo debe indicar únicamente el número efectivos de jornadas reales trabajadas. Este número se utilizara para el cálculo

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de la base de cotización por jornadas reales durante el periodo trabajado. Nº de Actuaciones: Si dispone del Modulo Adicional para el Colectivo de Artistas, aquí deberá indicar el número de actuaciones realizadas, si el trabajador pertenece a este colectivo. El dato indicado en este campo es el que se utilizará para calcular las bases máximas a cuenta diarias de cotización de este colectivo. Incluir pagas extras en recibo mensual : Marcar la opción correspondiente. Esto solo se aplicará al trabajador y mes que estamos visualizando en pantalla. Incluir finiquitos en recibo mensual : Marcar la opción correspondiente. Esto solo se aplicará al trabajador y mes que estamos visualizando en pantalla. Expediente Regulación Empleo Total : Estos campos se utilizarán cuando el trabajador este afectado por un expediente de regulación de empleo total, todos o algunos de los días del mes que estamos visualizando en pantalla. Indicaremos los siguientes campos: Base de Cotización: Indicar el importe de la base de cotización durante la situación de regulación de empleo total. Días: Número total de días del mes que estamos visualizando, que se ha mantenido la situación de regulación de empleo total. Núm: Indicar el número de E.R.E. (este dato aparece en el certificado de empresa). Dietas: Importe del concepto Dietas, que se desea indicar al trabajador en el mes que se está visualizando. Se asume que el importe indicado en esta casilla no cotiza a seguridad social, ni tributa para el IRPF. Atrasos: Importe del concepto Atrasos, que se desea indicar al trabajador en el mes que se está visualizando. Se asume que el importe indicado en esta casilla cotiza a seguridad social, y tributa para el IRPF. Este importe no genera una nómina complementaria 118


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por diferencias de convenio, tan solo se trata como un concepto más de la nómina. Si se desea realizar nóminas complementarias de Diferencias de convenio, es necesario realizar el proceso de calculo o introducción de Diferencias de convenio, y posteriormente la generación de nóminas. Consulte las opciones de Diferencias de convenio, en el menú Cálculos, para más información. Anticipo Mes: Importe que desea indicarse como anticipo mensual, para el trabajador y mes que estamos visualizando. Anticipo Paga Extra: Importe que desea indicarse como anticipo paga extra, para el trabajador y mes que estamos visualizando. Este importe debe indicarse única y exclusivamente en el mes en el cual se calcula la paga extra. Bonificación Adicional: Si deseamos indicar una bonificación adicional además de la que le corresponda al trabajador en el mes en cuestión, podemos indicarla con los siguientes campos: Importe: Cuantía total de la bonificación adicional que se desea indicar. Fecha Resol.: Fecha de la Resolución de la bonificación. Fecha Desde: Fecha inicio a que corresponde el importe de bonificación indicado. Fecha Fin: Fecha fin a que corresponde el importe de bonificación indicado. Clave: Clave de bonificación. Por defecto si no ponemos nada se asume clave 07 (bonificaciones). Pulsando la tecla se mostrará una lista con las posibles claves. Este campo muestra el tipo de bonificación adicional que estamos indicando. Se utiliza normalmente para indicar bonificaciones concedidas con carácter retroactivo, o cuando se han omitido involuntariamente determinadas bonificaciones, durante algún periodo de tiempo. IT / Absentismo

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Bajas: Se podrán introducir hasta 6 bajas distintas por it o absentismo, en un mismo mes. Los campos que tenemos en cada una de las bajas son los siguientes: Tipo de la Baja: Puede contener uno de los siguientes valores (podemos obtener la lista pulsando la tecla F3): “E”: Enfermedad común o Accidente no laboral. “A”: Accidente laboral o Enfermedad Profesional. “M”: Maternidad / Paternidad. “R”: Riesgo durante el embarazo. “H”: Huelga legal. “S”: Suspensión de empleo y sueldo. “P”: Permiso sin retribución. “V”: Vacaciones. Las bajas tipo “H” no cotizan. Las bajas tipo “S” y “P” cotizan por el mínimo del grupo de cotización del trabajador. La baja tipo “V” es una baja especial, cuya cotización se incluye en la parte trabajada del mes. Mod. (Modalidad): Puede contener uno de los siguientes valores (podemos obtener una lista pulsando la tecla F3): "N": Nueva. Indica una nueva baja. También se puede dejar en blanco, este es el valor por defecto. "C": Continuación Mes Anterior. Indica que la baja es continuación de una del mes anterior. El programa buscará una baja en el mes anterior, que sea del mismo tipo y cuyo fin sea el ultimo día del mes, entonces rellenará de forma automática los campos "Fecha Inicio" y "Días anteriores", si el programa no encuentra la baja apropiada informará del error e invitará al usuario a introducir manualmente los campos Fecha Inicio y Días Anteriores. Solo puede haber una baja en el mes que sea 120


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continuación del mes anterior, y obligatoriamente debe ser la primera en introducirse. "R": Recaída. Indica que la baja es recaída de una baja anterior. El programa buscará una baja anterior del mismo tipo, y rellenará los campos Fecha de Inicio y Días Anteriores con los datos de la baja encontrada. Si no encuentra una baja anterior, el programa informará del error e invitará al usuario a introducir los campos Fecha de Inicio y Días anteriores. Si la baja es recaída de una baja anterior a la que ha encontrado el programa, el usuario debe introducir la fecha de inicio y los días anteriores de la baja de forma manual. Desde: Día del mes desde el cual se produce la baja. Hasta: Día del mes hasta el cual se produce la baja. Fecha Inicio: Este campo solo se utiliza en la Modalidad C o R (Continuación Mes Anterior o Recaída) e indica la fecha de inicio de la baja de la cual proviene la que estamos introduciendo. Días Ant. (Días anteriores de I.T.) : Este campo solo se utiliza en la Modalidad C o R (Continuación Mes Anterior o Recaída) e indica los días anteriores de IT que hay que tener en cuenta para el cálculo del subsidio, de la baja que estamos introduciendo. Base Día CC.: Base Reguladora diaria para Contingencias Comunes. La base reguladora diaria la obtiene el programa de forma automática, si se encuentran nominas anteriores, en caso contrario el programa informará del correspondiente error e indicará al usuario que la introduzca de forma manual. Base Día AT.: Base Reguladora diaria para Accidente de Trabajo. La base reguladora diaria la obtiene el programa de forma automática, si se encuentran nominas anteriores, en 121


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caso contrario el programa informará del correspondiente error e indicará al usuario que la introduzca de forma manual. Descontar P.P.Extras: Marcaremos la casilla si deseamos que se descuenten los días de baja en los cálculos de los prorrateos de las pagas extras. Sin subsidio: Marcaremos esta casilla si el trabajador no tiene derecho al subsidio, o se produce un pago directo de IT. Subsidio: Importe del subsidio que le corresponde al trabajador, si procede, por la baja que se esta introduciendo. El programa realiza el cálculo del subsidio, en función del tipo de baja introducida, de la siguiente forma: Enfermedad común o Accidente no laboral:

- Del 4º al 15º día de la baja: 60% base reguladora, a cargo de la empresa. - Del 16º al 20º día de la baja: 60% base reguladora, a cargo del INSS o Mutua (pago delegado). - Del 21º día de la baja en adelante: 75% base reguladora, a cargo del INSS o Mutua (pago delegado). Accidente laboral o Enfermedad profesional:

- Se calcula el 75% de la base reguladora, desde el primer día de la baja. Hay que tener en cuenta, en estos casos, que el día de la baja, se considera día trabajado a todos los efectos (esto ya lo hace el programa de forma automática). Maternidad, Paternidad embarazo:

o

Riesgo

durante

el

- En este caso, como el pago del subsidio se produce de forma directa por el INSS, el 122


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programa no pondrá importe en los campos del subsidio. Huelga legal, Suspensión de empleo y sueldo, Permiso sin retribución:

- Para este tipo de bajas, el programa no calcula subsidio. Vacaciones:

- Para la baja de Vacaciones, el programa calcula como subsidio, el importe que le corresponde al trabajador, en concepto de vacaciones, por los días que disfrute. Se asume siempre que los trabajadores tienen derecho a 30 dias de vacaciones por año trabajado. Para indicar el subsidio se utilizan tres campos en Datos Variables: Subsidio Empresa: Importe del correspondiente a la parte de la empresa.

subsidio

Subsidio Seg. Social: Importe del subsidio correspondiente al INSS o Mutua, que realiza la empresa en forma de pago delegado. Este importe es el que aparecerá en las reducciones correspondientes de los seguros sociales. Subsidio Total: Importe total del subsidio. Es el importe que aparecerá en la nómina. Es la suma de la parte correspondiente a la Empresa y la correspondiente a la Seg. Social. % Red. Mat. T.P.: Porcentaje de reducción de jornada en maternidad a tiempo parcial. Se indicará el porcentaje en que se reduce la jornada laboral, cuando el trabajador disfruta de periodo de descanso por maternidad a tiempo parcial. 123


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Nº Jornadas Reales: Si dispone del Modulo de Régimen Agrario y el trabajador pertenece a este colectivo, aquí debe indicar el número de jornadas reales que el trabajador hubiera realizado, durante la baja, en caso de no haber estado de baja. Este número se utilizará posteriormente para el cálculo de la base de cotización por jornadas reales, durante los periodos de baja por IT. Aplicar Complementos por Enfermedad/Accidente : Marcar esta casilla si deseamos aplicar los complementos por Enfermedad/Accidente, para el trabajador en el mes que estamos visualizando. Por defecto la casilla está marcada. Días de Absentismo Injustificado: De indicará el número de días de absentismo injustificado, que a lo largo del mes ha tenido el trabajador. Estos días se descontarán de los conceptos salariales y cotizarán por el mínimo del grupo del trabajador. Se indicarán los días totales, y será necesario indicar el desglose (periodo 1 y/o periodo 2, siempre y cuando en ese mes deba abonarse una paga extra, cuya fecha fin de devengo sea a mitad de mes (cualquier día del mes excepto el último día), estos campos se utilizan para indicar, de los días totales de absentismo injustificado, cuales pertenecen a la paga extra que se calcula este mes (Periodo 1) y cuales pertenecen a la paga extra que se calculará el año siguiente (Periodo 2). Estos días son los que se descontarán a la hora de calcular las pagas extras o las pp. extras en los finiquitos. Por ejemplo, imaginemos una paga extra que se suele pagar el 20/07 y cuyo devengo es del 20/07/A al 19/07/C (devengo anual). Si un trabajador ha tenido absentismo injustificado los días 1, 5, 9, 26 y 29 de julio de 2004, en los datos variables de Julio de 2004, indicaremos: Días totales de ab. injustificado: 5 Días Periodo 1º: 3 Días Periodo 2º: 2 Es decir 3 días serán los que se deben descontar cuando se calcule la extra que se paga en julio de 2004 (devengo 20/07/2003 al 124


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19/07/2004) y 2 días se deberán descontar en la paga que se calcule en julio de 2005 (devengo del 20/07/2004 al 19/07/2005) o antes si al trabajador debe calcularse pp.extra en un finiquito. Si no se indica nada en el campos Periodo 1º, ni en el campo Periodo 2º, el programa asume que los días totales indicados, corresponden al periodo 1º, siempre y cuando se calculen pagas extras como las indicadas. Para las pagas extras que tienen el fin de devengo el ultimo día del mes, no es necesario indicar nada en los campos Periodo 1 o Periodo 2, ya que lo indicado en los días totales, es lo que se descontará. Días de Permiso Retribuido: Indicar el número de días de permiso retribuido que el trabajador ha disfrutado durante el mes que estamos visualizando. Estos días solo descontaran de aquellos conceptos que no estén afectos a vacaciones, es decir aquellos conceptos que en la tabla de conceptos salariales, en la columna de vacaciones tengan una "N" o este en blanco. Finiquito

En esta pestaña podremos indicar los conceptos propios del finiquito cuando el trabajador causa baja en la empresa. En el momento de ejecutar la opción Dar de Baja, el programa calcula de forma automática las partes proporcionales de las pagas extras, además nos da de alta una línea con la parte proporcional de vacaciones, la cual debemos completar indicando el número de días que se le deben de vacaciones, o bien directamente el importe. Los datos o columnas que tenemos en esta tabla son los siguientes: Clave: Clave que se le asigna al concepto del finiquito. Podemos utilizar cualquiera de las claves reservadas para los finiquitos. Dichas claves son: 45: P.P.Vacaciones. 125


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11,12, 46, 47, 28: P.P. Extras. 65, 66, 67: Indemnizaciones. Mes: Este campo solo es aplicable a las líneas del finiquito que corresponden a P.P. Extras. Indicaremos el mes de la paga extra. Debe coincidir con el mes que tiene indicado la paga extra en su definición. Nombre: Nombre del concepto. Fecha Origen: Este campo solo es aplicable a las líneas del finiquito que corresponden a P.P.Extras o a P.P Vacaciones. Indica la fecha de origen de devengo de la paga extra o de las vacaciones. S.S.: Indica si el concepto del finiquito cotiza o no a seguridad social. Los valores permitidos son “S” y “N”, si el campo está vacío, se asume el valor ‘N’. I.R.P.F.: Indica si el concepto del finiquito tributa o no para el IRPF. Los valores permitidos son “S” y “N”, si el campo está vacío, se asume el valor ‘N’. Días: Número de días que deben abonarse por el concepto del finiquito. Importe: Importe total que por ese concepto de finiquito debe abonarse. Compl.: Nóminas complementarias. Solo se utiliza para indicar P.P.Vacaciones, cuando se desean nóminas complementarias por vacaciones no disfrutadas. Indicar una “S” si se desean nominas complementarias, en caso contrario dejar el campo en blanco. Conceptos Salariales

Son una serie de líneas donde cada concepto se identificará mediante una clave de dos dígitos. Esta tabla de conceptos salariales se aplicará únicamente al mes que estamos visualizando. La tabla de 126


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conceptos salariales consta de los siguientes datos o columnas: Clave: Clave de dos dígitos que identifica al concepto. Existen claves de conceptos reservadas, que podemos consultarlas pulsando la tecla F3. Consulte la opción de Claves Reservadas de Conceptos, para más información. Nombre: Nombre que se le asigna al Concepto, se permiten 15 caracteres como máximo. SS: Indica si el concepto cotiza o no a la Seguridad Social. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. IRPF: Indica si el concepto está sujeto a retención por IRPF o no. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Pag (Pagas): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe de las Pagas Extras que se expresen por días. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Vac (Vacaciones): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe de las Vacaciones, cuando dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Enf (Enfermedad): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe del Complemento de Enfermedad, si dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Acc (Accidente): Indica si el concepto será tenido en cuenta para calcular el importe del Complemento de Accidente, si dicho importe se calcula en función de los conceptos salariales. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor 127


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“N”. Atr (Atrasos): Indica si el concepto está afecto a atrasos o no. Es decir si a la hora de calcular los atrasos de convenio de forma automática, el concepto se tendrá en cuenta o se ignorará. Los valores admitidos son “S” o “N”, si el campo está vacío se asume el valor “N”. Tipo: Tipo del Concepto. Puede contener uno de los siguientes valores:

75). 75)

“G” “E” “B”

: General. : En especie. : Complemento a Bruto (solo para clave

“L”

: Complemento a Liquido (solo para clave

Importe: Importe en euros del concepto. Se permite una precisión de hasta cuatro decimales. Cobro: Tipo de cobro para el importe indicado. Puede contener uno de los siguientes valores: “M” : Mensual. “F” : Fijo Mensual. “V” : Laborable. “S” : Laborable incluyendo sábados. “D” : Diario. “P” : Porcentaje sobre el salario (sal.base + antig.) “H” : Por Horas. Pagas Extras

Tabla que contiene una serie de líneas donde está la definición de cada una de las pagas extras que se aplicará al trabajador. Esta tabla de pagas extras se aplicará únicamente al mes que estamos visualizando. La tabla de pagas extras consta de los siguientes datos o 128


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columnas: Mes: Mes de pago de la paga extra. Valor: Cantidad que determina el valor de la paga extra. Una cifra menor o igual que 61 se considera que son días, y una cifra mayor que 61 se considera que son euros. Descripción: Descripción de la Paga Extra., por ejemplo JULIO, NAVIDAD, BENEFICIOS, etc. Inicio Devengo: Fecha de Origen de devengo para la paga extra. El campo Año puede contener los siguientes valores: “A”: Año anterior. “C”: Año en curso. Fin Devengo: Fecha de Fin de devengo para la paga extra. El campo Año puede contener los siguientes valores: “A”: Año anterior. “C”: Año en curso. Tipo: En este campo podemos indicar mediante el valor “P”, que deseamos que la paga extra se prorratee mes a mes. En el resto de los casos este campo permanece en blanco. Días Dto: Se consignarán los días que se desea restar del cálculo de la paga extra.

Antigüedad

La tabla de antigüedad consta de los siguientes datos o columnas. Esta tabla de antigüedad se aplicará únicamente al mes que estamos visualizando. Años: Número de años de antigüedad que debe tener un trabajador

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para que se le aplique el importe. Bienios, Trienios, etc. Importe: Importe que se abonará al trabajador en concepto de antigüedad, en función de los años que lleve en la empresa y los años a los que se paga la antigüedad. Tipo: Tipo del importe, Puede tener los siguientes valores: “D” “M” “P”

: : :

Diario Mensual Porcentaje sobre el Salario Base







Tipo P P



La tabla de complementos por Enfermedad/Accidente contiene los siguientes datos o columnas. Tipo: Indica en que tipo de baja por I.T. debe aplicarse el 130


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complemento. Los valores posibles son los siguientes: laboral Profesional.

“E”

: Enfermedad común o Accidente no

“A”

:

Accidente

laboral

o

Enfermedad

(%) Porcentaje: Porcentaje hasta el cual debe complementarse, o porcentaje que debe compensarse, dependiendo de si el tipo de tabla es Complemento o Compensación. Desde: Día desde el cual debe calcularse el complemento. Hasta: Día hasta el cual debe calcularse el complemento, si este campo se deja en blanco, se considera por tiempo indefinido. Cálculo: Indica en función de que se calcula el complemento o la compensación. Puede contener los siguientes valores: “S” “B”

: Conceptos salariales. : Base reguladora.

La tabla de complementos por enfermedad o accidente, puede ser de dos tipos: Complemento : El porcentaje que indicamos es el porcentaje hasta

el cual se desea complementar. El programa se encarga de calcular la diferencia entre lo que ya se cobra y el porcentaje indicado que se desea cobrar. Compensación : El porcentaje indicado, es el porcentaje que se

compensará, el programa aplicará directamente el porcentaje indicado a los conceptos salariales o la base reguladora. Ejemplo: Supongamos que el convenio nos indicase lo siguiente:

En caso de I.T. por Enfermedad común la empresa complementará hasta el 80% de todas las retribuciones salariales desde el cuarto

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día de la baja hasta el vigésimo día; a partir de entonces la empresa complementará hasta el 100%. En caso de Accidente Laboral la empresa complementara hasta el 100% de las retribuciones salariales desde el primer día. La forma de indicar esto en el programa sería: Dar de alta tres líneas con los siguientes datos: Tipo E E A

% 80 100 100

Desde 4 21 1

Hasta 20

Cálculo S S S

Histórico de Nóminas En el histórico de Nóminas se almacenan todas las nóminas calculadas de todos los trabajadores para el ejercicio seleccionado. El histórico de nóminas tiene la estructura de un Cabeceras-Lineas donde en la cabecera tenemos algunos datos de la nómina, y las líneas se corresponden con los conceptos que se le han abonado al trabajador. Ningún campo mostrado en este histórico, puede modificarse directamente, una nómina la podemos modificar, volviendo a calcularla, pero no directamente. En esta gestión podemos utilizar las siguientes opciones que tenemos en la parte superior de la ventana, dichas opciones se activan pulsando el botón correspondiente o presionando la tecla que está subrayada. Cuando estamos en la zona de cabecera, están disponibles los siguientes botones: Borrar

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Se utiliza para borrar la nómina que se muestra en


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pantalla. Al borrar una nómina se actualizan automáticamente los ficheros de acumulados de IRPF y de bases de cotización. Consultar Permite realizar la consulta de una nómina. Al realizar la consulta aparece una pantalla solicitando el número de afiliación o apellidos y nombre, tecleando uno de los dos campos el programa se situará en la lista inferior en el registro de la nómina más aproximada. Una vez localizado el registro de la nómina para el mes y tipo de nómina que nos interese, puede acceder a su ficha, pulsando Enter o haciendo doble click. Buscar Permite la búsqueda de una nómina, por diferentes campos y criterios. Consulte el apartado de Búsquedas en la sección de Generalidades, para más detalles. Ordenar Permite cambiar el orden del fichero histórico de nóminas, por código + mes (nº afiliación + mes) o por mes + código (mes + nº afiliación). Detalle Nos permite introducirnos en la zona de líneas, para consultarlas. Listar Permite listar en pantalla, todos los registros de nóminas que hay en el fichero, para poder acceder a uno en particular solo tenemos que resaltarlo y pulsar escape. Contabilizada: Permite marcar o desmarcar una nómina como contabilizada. Si estamos en la zona de líneas, el único botón permitido es: Cabecera

Nos envía a la cabecera de la nómina, es decir abandonamos la zona de líneas.

Además de las opciones que tenemos en la parte superior, también disponemos de una serie de opciones en la parte derecha, que se activan de la misma forma, pulsando el botón correspondiente o presionando la tecla que está subrayada, estas opciones son las siguientes: Imprimir

Permite la impresión de la nómina.

Más Datos Permite mostrar, para la nómina seleccionada, una 133


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serie de datos adicionales: Desglose de bases, tipos y cuotas de cotización, bases y tipos IRPF, bases sin normalizar, días de cálculo de pagas extras, etc... Complementarias Permite mostrar una lista con las nóminas complementarias de la nómina que tenemos en pantalla. Solo se utiliza para nóminas tipo 3, 4 y 5 (vacaciones no disfrutadas, diferencias de convenio y otras complementarias). Es decir cualquiera de este tipo de las nóminas, se desglosa para cada mes que corresponden los datos, cada línea de este desglose, equivale a una nomina complementaria. Si seleccionamos cualquiera de las líneas mostradas, nos aparecerá la nómina complementaria desglosada. Los campos que podemos ver en esta gestión son los siguientes: Cabecera: Empresa: Cuenta de Cotización y Nombre o Razón Social de la empresa. Trabajador: Nº de Afiliación a la Seguridad Social y Apellidos y Nombre del trabajador. Fecha de Alta: Fecha de Alta del trabajador en la empresa. Fecha de Baja: Fecha en la cual el trabajador causa baja en la empresa, solo aparece en el mes en que el trabajador causa baja en la empresa. Mes: Mes al que corresponde la nómina. Tipo: Tipo de nómina. Puede ser de cinco tipos: "1": Normal "2": Paga Extra "3": Finiquito "4": Diferencias de Convenio 134


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"5": Otras Complementarias Días Cotizados: Días cotizados por el trabajador en el mes de la nómina. Solo aparece en las nóminas de tipo “1”. Contabilizada: Indica si la nómina está contabilizada en el proceso de contabilización de pago de salarios. Líneas: Clave: Clave que se le ha asignado al concepto. Nombre: Nombre o descripción del concepto aplicado al trabajador. S.S.: Indica si el concepto cotiza o no a la Seguridad Social. I.R.P.F.: Indica si el concepto tributa o no para el I.R.P.F.. Importe: Importe unitario del concepto. En los conceptos que se especifican por días, indica el importe diario del concepto. No aparece en todos los conceptos. Unidades: Número de días que se le abona al trabajador de un determinado concepto salarial. No aparece en todos los conceptos. Total: Total a percibir de un determinado concepto salarial. Desde: Día desde el cual se produce la baja. Aparece en los conceptos para las bajas por IT o Vacaciones. Hasta: Día hasta el cual se produce la baja. Aparece en los conceptos para las bajas por IT o Vacaciones. Si hay más líneas de las que caben en la pantalla, con la tecla del tabulador, o pulsando el botón superior Detalle, accederemos a la zona de líneas, donde podemos visualizar todas las líneas de las que consta la nómina. Pulsando de nuevo escape o el botón cabecera, volveremos a la cabecera.

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Pie:

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Aportación trabajador a la Seguridad Social : Base, Tipo y Cuota que aporta el trabajador por los conceptos de Contingencias Comunes, Desempleo, Formación Profesional, Horas Extras de fuerza mayor y Resto de Horas Extras. Todas las bases están normalizadas diaria o mensualmente según sea la retribución del trabajador. Anticipos: Anticipos mensuales a descontar un mes determinado en la nómina del trabajador. Productos en Especie: Valor de los productos en Especie que se abonan al trabajador. Incluye el importe del ingreso a cuenta del IRPF, que debe realizarse sobre estas retribuciones. Descuentos: Descuentos por diferentes motivos que se hayan indicado que deben descontarse en el mes de la nómina. P.P. Extras: Prorrateo Pagas Extras a efectos de calcular las bases de cotización. Total Devengado: Importe total de los devengos del trabajador. Aportación a la S.S.: Total deducciones por cotizaciones a la Seguridad Social del trabajador. I.R.P.F.: Base, tipo y cuota por conceptos de retención a cuenta del I.R.P.F. En estos campos solo se indican las retribuciones dinerarias. Otras deducciones: Total a deducir por anticipos, descuentos y productos en especie. Líquido a Percibir: Total líquido a percibir por el trabajador, de la nómina que estamos visualizando.

Acumulado I.R.P.F. Empresas

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Esta ficha contiene los acumulados de I.R.P.F. a nivel de empresa, para el ejercicio en curso, agrupado por trimestres. Esta ficha se irá actualizando de forma automática en el momento que realicemos cualquier cálculo de nómina, o que introduzcamos datos en el acumulado de IRPF de trabajadores. Aparecerá un solo registro por cada CIF, es decir si una empresa tiene varias cuentas de cotización pero un único CIF, en los acumulados de IRPF de empresas aparecerá un único registro. En esta gestión podemos utilizar las siguientes opciones que tenemos en la parte superior de la ventana, dichas opciones se activan pulsando el botón correspondiente o presionando la tecla que está subrayada: Se utiliza para añadir un nuevo registro al fichero de acumulado IRPF de empresas. Solo se utiliza en el caso de que queramos imprimir el 110 o 190 de una empresa a la cual no le hacemos nóminas. De las empresas que les calculamos nóminas, se añadirá automáticamente un registro en este acumulado, cada vez que se necesite. Borrar Se utiliza para borrar los datos de acumulados de IRPF de una empresa. Borrará los datos del acumulado de IRPF de empresas y del Acumulado de IRPF de Trabajadores. Modificar Permite modificar los datos de una empresa que ya exista. El número de campos que se pueden modificar, está limitado, pues casi todos los campos de esta gestión son de actualización automática. Consultar Permite realizar la consulta de una empresa introducida anteriormente. Para realizar la consulta debe indicar el CIF/NIF de la empresa. Buscar Permite la búsqueda de una empresa, por diferentes campos y criterios. Consulte el apartado de Búsquedas en la sección de Generalidades, para más detalles. Ordenar Permite cambiar el orden del fichero de acumulado de IRPF de empresas, por CIF o por Razón Social. Añadir

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Listar

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Permite listar en pantalla, todas las empresas que hay en el fichero de acumulados de IRPF de empresas, para poder acceder a una en particular solo tenemos que resaltarla y pulsar escape.

Los campos que tenemos en este acumulado son los siguientes: CIF. Empresa: C.I.F./N.I.F. de la empresa. Razón Fiscal: Nombre o razón fiscal de la empresa. Cuenta de Cotización: Cuenta de Cotización de la empresa. Domicilio: Domicilio de la empresa. Consta de los siguientes campos: SG. Siglas. Vía pública. Nombre de la vía pública. Número. Escalera. Piso Puerta. C. Postal: Código postal del municipio de la empresa. Municipio: Municipio de la empresa. Provincia: Provincia de la empresa. Teléfono: Teléfono de contacto de la empresa. Representante: Apellidos y nombre del representante fiscal de la empresa. Cargo Rep. : Cargo del representante fiscal de la empresa. Admón. Hacienda: Código y nombre de la administración de hacienda de la empresa. Delegación: Provincia a la que corresponde la administración de 138


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hacienda de la empresa. Letras Etiqueta: Cuatro letras correspondientes a la etiqueta fiscal de la empresa. Se utiliza en la presentación del modelo 110 a través de Internet. Tipo de Declaración: Tipo de declaración cuando se realiza la presentación del modelo 110 a través de Internet, y esta sale con resultado positivo. Puede tener los siguientes valores: I -

Ingreso normal. G - Ingreso en Cuenta Corriente Tributaria M - Reconocimiento de Deuda. U - Domiciliación del Ingreso en CCC Gran empresa: Marcando esta casilla indicamos que se considera gran empresa, por lo tanto la periodicidad de presentar los documentos de retenciones, será mensual. Forma de Pago 110, cargo en cuenta : Indica que la forma de pago del modelo 110/111 será un cargo en cuenta que aparecerá impreso en el momento de emitir el documento. Para ello deben indicarse los veinte dígitos de la cuenta bancaria especificados en los campos Código Cuenta Cliente. Los siguientes campos indican los importes acumulados para la empresa. Estos importes están desglosados por trimestres y separados en tres grandes grupos: Rendimientos del Trabajo. Rendimientos de Actividades económicas. Otros rendimientos. Para cada grupo y desglose tenemos base y retención para importes dinerarios, base y retención para importes en especie. Para cada trimestre tenemos un campo donde se indica el total de la liquidación (modelo 110/111) y la fecha de la última impresión

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del documento (fecha de presentación). Los campos indicados anteriormente no se pueden modificar, pues se actualizan de forma automática. Por último tenemos un campo en cada trimestre que nos indicará si ya se ha realizado el proceso de contabilización del pago de retenciones, para ese trimestre.

Acumulado I.R.P.F. Trabajadores Esta ficha contiene los acumulados de I.R.P.F. de los trabajadores para el ejercicio en curso. En esta gestión introduciremos además todas aquellas retenciones que no provienen del trabajo, actividades profesionales, por ejemplo, y que deban introducirse de forma manual, por que no provienen de las nóminas. Esta ficha se irá actualizando de forma automática en el momento que realicemos cualquier calculo de nómina. Para indicar estos acumulados, disponemos de 2 páginas o pestañas, que son las siguientes: trabajadores.

- General. Importes acumulados de IRPF de - Modelo 190. Datos para indicar en el modelo 190.

En esta gestión podemos utilizar las siguientes opciones que tenemos en la parte superior de la ventana, dichas opciones se activan pulsando el botón correspondiente o presionando la tecla que está subrayada: Añadir

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Se utiliza para añadir un nuevo registro al fichero de acumulado IRPF de trabajadores. Solo se utiliza en el caso de que queramos añadir retenciones que no provienen de las nóminas, por ejemplo retenciones de actividades profesionales.


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Se utiliza para borrar un registro de los acumulados de IRPF de trabajadores. Modificar Permite modificar los datos de un registro de acumulados de IRPF de trabajadores, que ya exista. Los campos de la empresa, el NIF del trabajador, la Clave de Percepción y el ejercicio de Devengo, no se podrán modificar directamente. Consultar Permite realizar la consulta de un registro del acumulado de IRPF de trabajadores. Permite la búsqueda de un registro, por diferentes Buscar campos y criterios. Consulte el apartado de Búsquedas en la sección de Generalidades, para más detalles. Permite cambiar el orden del fichero de acumulado de Ordenar IRPF de trabajadores, por CIF/NIF o por Nombre. Listar Permite listar en pantalla, todos los registros que hay en el fichero de acumulados de IRPF de trabajadores, para poder acceder a uno en particular solo tenemos que resaltarlo y pulsar escape. Borrar

Los campos que tenemos en este acumulado son los siguientes: General

Pestaña que contiene todos los importes acumulados para el trabajador. Consta de los siguientes campos: Empresa: CIF/NIF de la empresa y razón fiscal. Nif. Trabajador: Nif del trabajador, profesional, etc. Apellidos y Nombre: Apellidos y nombre del trabajador, profesional, etc. Clave de Percepción: Según las claves de percepción indicadas por la Agencia Tributaria para el modelo 190. Para los trabajadores no residentes se utiliza la clave de percepción Z. Ejercicio Devengo: Indica el ejercicio de devengo de los importes 141


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acumulados en el registro que estamos visualizando. Normalmente suele coincidir con el ejercicio seleccionado, aunque puede ser distinto en el caso de cálculo de diferencias de convenio, o finiquitos con complementarias por vacaciones no disfrutadas. Domicilio: Domicilio donde reside el trabajador o profesional. Consta de los siguientes campos: SG. Siglas Vía publica. Nombre de la vía pública. Número Escalera Piso Puerta C.Postal: Código postal de la población donde reside el trabajador. Población: Población donde reside el trabajador. Nº Afiliación: Número de afiliación del trabajador. Contabilizado: Cuatro casillas para indicar si se han contabilizado el pago de retenciones, con desglose por trabajador, para cada uno de los cuatro trimestres. Cuenta contable: Cuenta contable Hacienda Pública Retenciones practicadas, para cada trabajador. Se utiliza en caso de realizar enlaces contables con desglose por trabajador. Para cada mes se indican los siguientes campos: Base Rendimientos Dinerarios. Retención Rendimientos Dinerarios. Valoración Rendimientos en Especie. Ingreso a cuenta Rendimientos en Especie.

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Base no sujeta a retención: Base exenta de retención a cuenta del IRPF. Dto. S.S.: Descuento en concepto de Seguridad Social del trabajador. En la parte derecha tendremos los importes totales que se indicarán en el modelo 190. Son los siguientes: Importe Total Clave L: Importe total de la base no sujeta (clave L) desglosado en las siguientes subclaves: Subclave 01: Dietas. Subclave 05: Indemnizaciones. Total Ing. a cuenta repercutidos : Total de ingresos a cuenta repercutidos al trabajador. Importes totales para las claves B, F, G, H o I : Importes que se indicarán en el modelo 190, para las claves B, F, G, H o I si se desea desglosar por diferentes subclaves. Estos campos solo es necesario rellenarlos si los importes introducidos cada uno de los meses no corresponden íntegramente a subclaves 01. Se indicarán separados los importes dinerarios de los importes en especie. Consultar las instrucciones de cumplimentación en el impreso del modelo 190, para ver el significado de todas las claves y subclaves. Modelo 190

Se indicarán los datos adicionales que deben aparecer en el modelo 190. Estos datos solo son necesarios para las claves de percepción A, B, C y D. Los datos indicados en esta página son completados por el programa en el momento de calcular las nóminas en función de los datos de IRPF que se indican en la ficha del trabajador. Los campos son los siguientes: Año de nacimiento: Año de nacimiento del trabajador.

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Residencia habitual en Ceuta y Melilla. Situación Familiar: Situación familiar del trabajador. Nif del Cónyuge: Obligatorio para situación 2. Nif. Adicional: Se utiliza si deseamos que en el modelo 190, aparezca un NIF que no es el indicado en el trabajador. Se utiliza normalmente cuando el NIF, NIE o Pasaporte indicado no lo acepta el modulo de impresión o validación de la Agencia Tributaria, será la propia Agencia Tributaria la que nos indique que NIF debemos poner. Discapacidad: Grado de discapacidad del trabajador, 0, 1, 2 ó 3. Tipo de Relación Laboral : Tipo de relación laboral, 1, 2, 3 ó 4. El tipo de relación laboral 4 es utilizado a partir de la presentación del modelo 190 del año 2004. Prolongación de la Actividad Laboral : Esta casilla estará marcada si el perceptor tiene derecho a la aplicación de la reducción por prolongación de la actividad laboral. Movilidad Geográfica: Esta casilla estará marcada si el perceptor tiene derecho a la aplicación de la reducción por Movilidad Geográfica. Descendientes: Número de descendientes del trabajador. Se desglosará en los siguientes campos: Menores de 3 años. Resto de descendientes. Total Descendientes. Discapacitados mayores o iguales de 33% y menores de 65% Discapacitados con Movilidad Reducida. Discapacitados mayores o iguales de 65%

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Para cada dato se especifica el número total y el número de los computados por entero. Ascendientes: Número de ascendientes del trabajador. Se desglosará en los siguientes campos: Menores de 75 años. Mayores o igual de 75 años. Total Ascendientes. Discapacitados mayor o igual al 33% y menor al 65%. Discapacitados con Movilidad Reducida. Discapacitados mayores o iguales al 65% . Para cada dato se especifica el número total y el número de los computados por entero. Reducciones: Reducciones irregulares, especificadas en el articulo 17.2 del Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas. Gastos: Gastos de seguridad social estimados. En el modelo 190 solo aparece esta casilla en el caso de que el importe de Dto. SS. esté a cero, en caso contrario siempre aparecerá la suma de la columna Dto. SS. de la primera página. Pensión Cónyuge: Pensión compensatoria al cónyuge. Anualidades hijos: Anualidades por alimentos en favor de los hijos.

Acumulado Bases de Cotización Esta ficha contiene los acumulados de bases de cotización de los trabajadores. Esta ficha se irá actualizando de forma automática en el momento que realicemos cualquier cálculo de nómina, o introduzcamos bajas por IT.

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Los datos indicados en este fichero, son los que se utilizan para calcular las bases reguladoras para las bajas por IT, y para imprimir el certificado de empresa. En esta gestión podemos utilizar las siguientes opciones que tenemos en la parte superior de la ventana, dichas opciones se activan pulsando el botón correspondiente o presionando la tecla que está subrayada: Se utiliza para añadir un nuevo registro al fichero de acumulado de bases de cotización. Se utiliza normalmente cuando instalamos el programa inicialmente y queremos imprimir un certificado de empresa, sin calcular las nóminas anteriores. Se utiliza para borrar un registro de los acumulados de Borrar bases de cotización. Modificar Permite modificar los datos de un registro de acumulados de bases de cotización. Los campos Año, Mes, Empresa, Trabajador, no pueden modificarse. Permite realizar la consulta de un registro del Consultar acumulado de bases de cotización. Buscar Permite la búsqueda de un registro, por diferentes campos y criterios. Consulte el apartado de Búsquedas en la sección de Generalidades, para más detalles. Ordenar Permite cambiar el orden del fichero de acumulado de bases de cotización, por Año y Mes o por Empresa. Listar Permite listar en pantalla, todos los registros que hay en el fichero de acumulados de bases de cotización, para poder acceder a uno en particular solo tenemos que resaltarlo y pulsar escape. Añadir

Los campos que tenemos en este acumulado son los siguientes: Año y Mes: Indican el Año y Mes del acumulado. Empresa: Cuenta de cotización de la empresa. Trabajador: Número de afiliación y fecha de alta del trabajador. 146


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Base Contingencias Comunes: Base de cotización para contingencias comunes. Base Accidente de Trabajo : Base de cotización para accidente de trabajo. Días cotizados: Número de días cotizados del mes. Importe Horas Extras: Importe de las horas extras realizadas en el mes. Fecha Inicio/Fin Baja 1: Fechas de inicio y fin para la baja 1. Fecha Inicio/Fin Baja 2: Fechas de inicio y fin para la baja 2.

Listados Listado de Convenios y Categorías Con esta opción podremos listar por pantalla o impresora, el listado de convenios y categorías que tenemos dados de alta en el fichero, pudiendo delimitar los convenios a listar por los campos que tenemos en la pantalla de límites.

Listado de Empresas Esta opción nos imprimirá un listado de las empresas que tenemos en el fichero de empresas. Existe la posibilidad de delimitar las empresas que queremos que se nos muestren en el listado. El listado puede ordenarse por Código Cuenta Cotización de la Empresa, por Razón Social o por Código de Convenio. Hay dos tipos de listados, uno resumido en el que solo se imprimen el Código Cuenta Cotización, Razón Social, C.I.F. y Teléfono de la Empresa, y otro

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completo en el que se imprime una ficha con más datos sobre la empresa.

Listado de Trabajadores Mediante esta opción obtendremos un listado de trabajadores, pudiendo delimitar los trabajadores a listar por los campos que tenemos en la pantalla de límites. El listado puede contener o no los trabajadores en baja, y puede ordenarse por Nº de Afiliación del Trabajador o Apellidos y Nombre.

Listado de Compromisos por Pensiones Se muestra un listado con todas las altas de trabajadores producidas en la empresa. Este listado suelen pedirlo determinadas mutuas de A.T. Los campos que aparecen en el listado son los indicados en la ficha del trabajador en el apartado compromisos por pensiones. Si el importe del salario computable se deja en blanco, el programa lo calculará en función de los datos de la categoría del trabajador.

Etiquetas de Direcciones de Empresas / Trabajadores Con esta opción podremos imprimir etiquetas de direcciones de Empresas y Trabajadores. Están preparadas para imprimir etiquetas en impresoras láser. Con el formato de hoja A4 con 3 etiquetas por fila y 8 filas de etiquetas.

Listado de Datos Bancarios de Trabajadores Listado de datos bancarios de trabajadores. Muestra un listado con todos los datos bancarios de cada uno de los trabajadores de las empresas seleccionadas.

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Listado de Vencimientos de Fechas Esta opción nos permitirá obtener un listado con los vencimientos entre las fechas que le indiquemos, de los trabajadores cuya fecha de alta, fecha de baja, fecha de antigüedad, fecha fin de contrato, fecha inicio de bonificación o fecha fin de bonificación, se encuentre entre las fechas indicadas. También aparecerán los recordatorios indicados en la ficha del trabajador.

Comunicación de Vencimientos de Contrato Esta opción nos permitirá obtener un listado por empresas de todos los vencimientos de contrato que se produzcan entre las fechas que se le indiquen al programa. El programa listará todos los trabajadores que en su ficha tengan la fecha fin de contrato entre dichas fechas.

Listado de Datos Variables de Trabajadores Esta opción nos permitirá obtener un listado con los datos variables que se han producido en el mes que indiquemos, para las empresas seleccionadas.

Listado de Acumulado de IRPF de Empresas Esta opción nos permitirá obtener un listado con los importes acumulados de IRPF de empresas.

Listado de Acumulado de IRPF de Trabajadores Esta opción nos permitirá obtener un listado con los importes acumulados de IRPF de trabajadores. 149


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Listado de Acumulado de Bases de Cotización Esta opción nos permitirá obtener un listado con los importes acumulados de bases de cotización.

Listado de Días de Baja Esta opción nos permitirá obtener un listado con las bajas por IT y absentismo que se produzcan en el mes que le indiquemos.

Listado Resumen de Nóminas Este listado nos permitirá obtener el resumen de nóminas entre los meses que le indiquemos para una o varias empresas. En el aparecerán las bases de cotización, el descuento por Seg. Social e I.R.P.F. y el total liquido a percibir de cada uno de los trabajadores, agrupados por empresas. Puede totalizarse por empresas, centros o secciones.

Listado Resumen Contable Esta opción nos permitirá obtener el resumen contable de nóminas entre los meses indicados. Se permiten seleccionar una o varias empresas, en el listado aparecerán los distintos recibos de los trabajadores, agrupados por empresas indicándose los devengos y descuentos a que ha estado sujeto cada trabajador, así como también el coste que le produce a la empresa. Normalmente es el listado que se utiliza para la contabilización de las nóminas. Puede totalizarse por empresas, centros o secciones.

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Listado de Plantilla Media Este listado permite conocer la cifra media del personal fijo asalariado y la cifra media del personal no fijo asalariado. En la pantalla de límites del listado se puede escoger dos modalidades, simple y elaborado. -Tipo Simple: Se calcula la cifra media del personal fijo y no fijo teniendo en cuenta sólo los días de alta del trabajador, no considerando la jornada. En este tipo de listado se considerará si el trabajador trabaja unos días fijos al mes y también si trabaja unos días fijos a la semana. -Tipo Elaborado: Calcula la cifra media del personal fijo y no fijo teniendo en cuenta la proporción de horas que trabaja un trabajador. Las horas diarias representarían la jornada completa se toman del dato Horas semanales de la categoría del trabajador y se divide entre 7. En su defecto se cogerán las Horas semanales del convenio del trabajador y se dividirán por 7. Si no hubiera ningún dato se asumirá una jornada de 40 horas semanales. Los días de alta del trabajador se obtendrán de la fecha de alta y de la fecha de baja si existe, teniendo en cuenta también los datos de días de trabajo y Días/mes de la gestión de trabajadores. Para distinguir las dos cifras resultantes: personal fijo y personal no fijo se considerará el campo "Tipo de contrato" del trabajador. Los trabajadores con contrato indefinido se incluirán en la media del personal fijo y los trabajadores con contrato temporal se incluirán en la media del personal no fijo. Los trabajadores autónomos se tienen en cuenta para hacer este cálculo.

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Menú Cálculos Cálculo de Nóminas Permite calcular nóminas normales de varias empresas o de un trabajador en concreto. Indicaremos los límites según nos convenga y pulsaremos Aceptar. Una vez calculadas las nóminas las podemos consultar en el Histórico de Nóminas. Recuerde que para hacer el cálculo de nóminas será necesario haber realizado previamente la opción de Alta de Datos Variables y haber introducido las incidencias que se hayan producido a lo largo del mes.

Cálculo de Pagas Extras Permite calcular nóminas recibos de pagas extras de varias empresas o de un trabajador en concreto. Indicaremos los límites según nos convenga y pulsaremos Aceptar. Las fechas de Origen de Devengo y Fin de Devengo, especificadas en los límites se utilizan para forzar el devengo de la paga extra que deseamos calcular. En caso de que deseemos que se tomen las fechas de inicio de devengo y fin de devengo 152


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indicadas en la definición de las pagas extras, estos limites se dejarán en blanco. Una vez calculadas las pagas extras las podemos consultar en el Histórico de nóminas. Recuerde que para hacer el cálculo de pagas extras será necesario haber realizado previamente la opción de Alta de Datos Variables y haber introducido las incidencias que se hayan producido a lo largo del mes.

Cálculo de Retención IRPF Permite calcular el porcentaje de retención de IRPF de los trabajadores de las empresas seleccionadas. Los límites que podemos indicar son los siguientes: Desde Fecha de Cálculo: Indica la fecha desde la cual deseamos calcular el porcentaje de irpf. Le sirve al programa para saber desde que fecha debe estimar los ingresos que perciba el trabajador, y hasta que fecha debe leer las nóminas para efectuar la regularización, si procede. Hasta Fecha de Cálculo: Indica la fecha hasta la cual se desea calcular el porcentaje. Normalmente suele ser final de año. No obstante independientemente de la fecha que indiquemos en este límite, el programa siempre tiene en cuenta para la estimación la fecha de baja o la fecha fin de contrato indicada en el trabajador. Regularización: Podemos indicar que sea Automática, Manual o Según lo que haya en la ficha del trabajador. Si indicamos regularización manual, deberemos rellenar todos los campos correspondientes a la regularización, en la ficha del trabajador. Mes de datos variables para actualizar el % del IRPF: Indicaremos si deseamos que se actualice el porcentaje de retención en algún mes de datos variables, por que ya los hayamos generado. Si no se desea que se actualice el porcentaje, este límite puede dejarse en blanco.

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Es importante indicar, principalmente, la fecha de inicio de cálculo, ya que esta fecha le indica al programa desde donde debe estimar y hasta donde debe tenerse en cuenta para la regularización. Por ejemplo supongamos que deseamos regularizar antes de realizar la nomina de diciembre. En este caso, se nos pueden plantear dos situaciones: - La primera es que la paga extra ya esté calculada y no deseemos modificar su porcentaje de retención, entonces suponiendo que la paga extra, tenga fecha de 20/12, indicaremos en la fecha desde cálculo 21/12 , por ejemplo, de esta forma el programa estimará solo la nomina de diciembre y tomará como retribuciones ya satisfechas, para regularizar, hasta la paga extra incluida, también le indicaremos que actualice el porcentaje de datos variables del mes de diciembre, pues ya lo habríamos creado previamente para calcular la extra, ahora solo nos quedaría calcular la nómina de diciembre. - La segunda es que la paga extra no este calculada y deseemos calcular el porcentaje de retención para aplicarlo a la extra y a la nómina. En tal caso pondríamos en fecha desde el día 01/12 por ejemplo, de esta forma el programa estimará la extra y la nómina de diciembre, y regularizará con el importe acumulado hasta noviembre incluido. El programa estima los importes totales que percibirá el trabajador, así como los gastos deducibles por seguridad social, teniendo en cuenta los datos económicos indicados en la ficha del trabajador. Para que los importes totales sean lo más aproximados posibles a los importes a final de año, sería ideal que en la ficha del trabajador, se indicasen los datos que más se asemejen a la nómina mensual que pueda tener el trabajador a lo largo del año. Una vez que el programa tiene los datos anuales de importes, aplica el procedimiento de cálculo del porcentaje de retención, según las indicaciones expuestas por la Agencia Tributaria, y en base a ellas obtiene el tipo de retención aplicable.

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Para efectuar las regularizaciones, tan solo hay que volver a calcular el porcentaje de IRPF, bien desde la ficha del trabajador, o bien desde esta opción, indicando en los limites una fecha desde, que sea superior al 1 de enero. Esto provoca que el programa busque nóminas de los trabajadores, anteriores a la fecha indicada, y si las encuentra entonces desencadena el proceso de regularización. Si este proceso se desea que sea automático, el programa rellenará todos los importes correspondientes a la regularización, así como la causa o causas que la provocan. Si la regularización es manual, deben indicarse obligatoriamente, todos los datos que afectan a la regularización. Por tanto para efectuar la regularización, tan solo hay que ejecutar cualquiera de las opciones del cálculo del Retención, y puede hacerse en cualquier momento del año.

Diferencias de Convenio Opciones para el tratamiento de las diferencias de convenio. El proceso que deberá realizar cuando sea necesario calcular diferencias de convenio, será el siguiente: •

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•

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Modificar en los convenios y/o categorías todo aquello que se haya modificado, normalmente los importes de los conceptos salariales. Actualizar el convenio a las empresas y trabajadores, mediante la opción “Actualizar Convenio”. Modificar en los trabajadores todo aquello que está fuera de convenio, y que también se haya modificado, normalmente retribuciones voluntarias, complementos específicos del trabajador, etc... Ejecutar la opción de Cálculo de Diferencias. Indicando el periodo de cálculo. Revisar y modificar, si se da el caso, las diferencias calculadas, en la Gestión de Diferencias de Convenio. Una vez que las diferencias de convenio están como deseamos podemos generar la nómina por diferencias.

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Dentro del menú de diferencias de convenio tenemos las siguientes opciones:

Cálculo de Diferencias. Proceso para calcular de forma automática diferencias de convenio. Este proceso calcula las diferencias en base a las nóminas almacenadas en el histórico, por lo tanto es condición imprescindible que las nóminas anteriores hayan sido calculadas con el programa y que se encuentren en el histórico de nóminas. Al proceso le podemos indicar los siguientes límites: Código de Convenio: Código del convenio del cual se desean calcular las diferencias de convenio. Período de Cálculo: Fechas desde/hasta las cuales se desean calcular las diferencias de convenio. Permitir Cantidades Negativas: Indica si se desean permitir cantidades negativas en las diferencias de los conceptos. Si no se marca esta casilla, las cantidades que por alguna razón a la hora de hacer la diferencia diesen un resultado negativo, se pondrían a cero. La única cantidad que se tratará siempre como negativa será la correspondiente a las claves reservadas del concepto “A cuenta de Convenio”. Conservar diferencias calculadas : Indica si se conservan o no las diferencias calculadas previamente. Se utiliza cuando existen varios tramos de cálculo de diferencias con distintos importes. Por ejemplo aparecen publicadas revisiones salariales para varios años y cada uno de los años con importes distintos. En tal caso debemos ir año por año, modificando los importes y calculando diferencias, indicando que se conserven las diferencias calculadas previamente, para así poder generar al final, una sola nómina por diferencias.

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Desde/Hasta Centro de Trabajo : Podemos delimitar también el centro de trabajo. El proceso que realiza el programa para calcular las diferencias de convenio es: Se leen directamente los datos de los históricos comprobando para cada empresa si su código de convenio coincide con el seleccionado. En tal caso lo que se hace para cada trabajador es lo siguiente: Se calculan las nóminas nuevamente pero tomando ahora los datos nuevos de la ficha del trabajador, en caso de que el trabajador haya cambiado de categoría, se tomarán los datos de la categoría que tenía el trabajador anteriormente. Una vez calculadas las nuevas nóminas, se busca la nómina anterior y se comparan conceptos y bases, grabando en los ficheros de diferencias de convenio los datos con la nómina anterior, la nueva y las diferencias. Hay que tener en cuenta que el programa para hacer la comparación busca todas las posibles nóminas anteriores que existan del trabajador en el período de cálculo, incluyendo posibles nóminas complementarias de diferencias de convenio calculadas en meses previos, para tenerlas en cuenta en la comparación con los importes nuevos. A continuación y mediante un proceso similar se calculan las diferencias en cuanto a Pagas Extras. Para el cálculo interno de determinados conceptos de las nuevas nóminas, el programa tiene en cuenta lo siguiente: - Los conceptos que estaban indicados solo en datos variables de trabajadores, de un mes concreto, no generan diferencia, ya que no se dispone del nuevo valor para ese concepto. Normalmente estos conceptos pagados exclusivamente en un mes concreto, no deben incrementarse por la aparición del nuevo convenio, ya que habitualmente 157


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son conceptos del tipo "incentivos", "retribuciones voluntarias", que no se ven afectados por la aparición del nuevo convenio. Si se necesitase modificar el cálculo de estos conceptos, se deberá hacer después del proceso de cálculo, en la gestión de Diferencias de Convenio. - El concepto con clave "41" (A cuenta de convenio), siempre genera una diferencia negativa. - Los conceptos de horas extras o los conceptos que se pagan por hora, siempre se leen de datos variables. - Los importes de los subsidios por enfermedad o accidente, se vuelve a calcular comprobando previamente si la base reguladora ha cambiado o no. - Los importes de los finiquitos, se vuelven a recalcular teniendo en cuenta el importe/día de los conceptos que entran a formar parte de las pp. pagas extras, pp. vacaciones e indemnizaciones. Para el nuevo cálculo de pp. vacaciones e indemnizaciones, es necesario que en el finiquito del trabajador estén indicados los días de cada concepto, si solo esta indicado el importe, no se calcula diferencia.

Diferencias de Convenio. Datos de las últimas diferencias de convenio calculadas. Se muestra una ficha donde se indican para cada trabajador y cada mes todas las diferencias que se han calculado, en cuanto a los conceptos aplicables al trabajador y en cuanto a las bases de cotización. Los datos que corresponden a años inferiores al 2002 están expresados en pesetas y los que corresponden a partir del 2002 están en euros. Los datos de este fichero son los que se utilizarán para generar la nómina complementaria por diferencias de convenio. Está permitido modificar todos los datos de esta gestión, teniendo en cuenta que para cualquier modificación que se incluya en los conceptos tendrá que modificarse de forma manual las bases de

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cotización, bases de irpf, etc, en las que influyan. Es decir, el programa no calcula de forma automática los totales de bases de cotización, bases de irpf, etc., esos importes deben modificarse también de forma manual. Esta gestión también se utilizará para crear nóminas de tipo "Otras Complementarias”, de manera que se crearán manualmente todos los registros que se deseen, con los importes que se deseen incluir. En este caso solo es necesario especificar los importes correspondientes a las casillas de la diferencia. La gestión consta de tres partes: Cabecera: Datos de la empresa y del trabajador. En el cálculo automático de diferencias de convenio, estos datos se obtienen de los datos mensuales de cada trabajador. El proceso automático de cálculo de diferencias creará un registro por cada mes, de cada ficha del trabajador. Es necesario calcularlo de esta forma, pues posteriormente en los Seguros Sociales, o el mensaje de cotización para el Sistema RED, es necesario que los importes vayan desglosados por meses. En la introducción manual de registros en esta gestión, se puede usar el botón "Buscar Trabajador", para localizar el trabajador que queremos indicar, en tal caso los datos se copian de la ficha del trabajador. La forma correcta de introducir los datos de forma manual, es crear un registro por cada mes. Líneas: En las líneas están indicados todos los conceptos salariales, correspondientes al mes de la cabecera. El cálculo automático grabará los importes "Anterior", "Nuevo" y "Diferencia". En la introducción manual de conceptos, tan solo es necesario indicar el campo "Diferencia". Los campos "SS" e "IRPF", indican si el concepto cotiza a SS y tributa a IRPF, respectivamente, estos campos es obligatorio indicarlos si se introducen de forma manual. Que se indique 159


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si cotiza a SS., o tributa a IRPF, no implica que el programa calcule de forma automática las bases de cotización y las bases de irpf. Es decir si se crean conceptos de forma manual, o se modifican conceptos ya existentes, es necesario también modificar aquellas bases e importes del pie, que corresponda. Pie: En este apartado tenemos los siguientes datos: Bases de cotización: Importes anterior, nuevo y diferencia de las bases de cotización, desglosados en Contingencias Comunes, y Accidente de Trabajo para el periodo trabajado y cada una de las posibles bajas por IT. En el caso de la introducción manual de estos importes, solo es necesario introducir la diferencia. Estos importes no se recalculan de forma automática por el mero hecho de modificar o crear líneas de conceptos. Bases de IRPF: Importes anterior, nuevo y diferencia de las bases de IRPF, desglosados en dinerario, en especie y no sujeto. En el caso de la introducción manual de estos importes, solo es necesario introducir la diferencia. Estos importes no se recalculan de forma automática por el mero hecho de modificar o crear líneas de conceptos. Productos en Especie: Importes anterior, nuevo y diferencia del total de los productos en especie. P.P. Pagas Extras: Importes anterior, nuevo y diferencia del prorrateo de pagas extras a incluir en la base de cotización. IT./Absentismo: Datos correspondientes a las 6 posibles bajas por IT/Absentismo que puede haber, solo aparecen los siguientes datos: tipo de baja, días subsidio a cargo del INSS/mutua, importe subsidio a cargo del INSS/mutua (solo diferencia), fecha de inicio de la baja y fecha fin de la baja. Bonificaciones/Reducciones: Datos de bonificaciones/reducciones. En el cálculo automático, el programa almacena aquí las bonificaciones indicadas en los datos del trabajador de los históricos, y calculara el 160


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correspondiente importe, si procede. En la introducción de datos manual, debe indicarse el tipo de bonificación, los porcentajes de bonificación y las fechas de inicio y fin, para que el programa pueda calcular los importes de bonificación. También pueden introducirse, si se desea los importes de la bonificación de forma automática. Los importes de bonificación están desglosados en contingencias comunes (período 1 y período 2 de bonificación), accidente de trabajo periodo trabajado, accidente de trabajo período IT. y otras cotizaciones (desempleo, formación profesional y fogasa).

Listado de Diferencias Esta opción permitirá obtener un listado con los datos que se encuentran en los ficheros de Diferencias de Convenio.

Generar Nóminas por Diferencias. Esta opción nos permitirá generar dos tipos de nóminas complementarias: - Complementarias por Diferencias de Convenio (Tipo 4). - Otras Complementarias (Tipo 5). El programa lee todas las diferencias de convenio del trabajador y las engloba en una única nómina. Es decir graba en el histórico de nóminas, las nóminas correspondientes de cada trabajador, nóminas que se marcarán con el tipo "4" (Diferencias), o tipo "5" (Otras Complementarias), dependiendo de la opción elegida. Es condición imprescindible haber generado las nóminas, para posteriormente poder imprimir los Seguros Sociales, y generar los mensajes de cotización del Sistema Red. Los límites que nos encontramos al realizar esta opción, son los siguientes:

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Mes de la nómina: Indica el mes en el cual se generará la nómina complementaria por diferencias de convenio. Borrar nóminas ya generadas: Indica si deben borrarse las nóminas de diferencias de convenio, generadas previamente en el mes indicado. Aplicar % fijo de retención a atrasos de años anteriores: Indica si debe aplicarse el % fijo de retención a atrasos que correspondan a años anteriores, por tratarse de retribuciones imputables a otros años. El tipo de porcentaje a aplicar se coge de la tabla de Tipos de Cotización. Tipo de Nómina Generada: Se podrá seleccionar si las nominas que se van a generar se marcarán como de tipo "4": Complementarias por Diferencias de Convenio, o de tipo "5": Otras complementarias. Periodo a Incluir: Mediante estos límites podemos filtrar los registros, de diferencias de convenio, que se incluirán en la nómina complementaria. Podemos indicar año/mes desde/hasta y el programa solo incluirá los registros que cumplan esta condición. Esto es útil cuando se tienen calculadas diferencias de convenio de un período largo y se desea, por ejemplo, generar una nómina de diferencias de convenio de parte de ese período, en un mes y el resto en otro mes. También es útil cuando, tenemos que generar parte del período como Complementarias por Diferencias de Convenio, y otra parte como Otras Complementarias. Si se desea que se incluyan todos los registros de diferencias de convenio, de las empresas seleccionadas, en la nomina complementaria, se pueden dejar los valores por defecto, en estos limites.

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Menú Modelos Oficiales Recibos de Salarios Mediante esta opción podemos imprimir todos los recibos de salarios. Las nóminas se imprimirán en el modelo que este indicado en la configuración del programa. Indicaremos los límites que necesitemos y pulsaremos el botón Aceptar. Posteriormente el programa nos preguntará por que impresora deseamos imprimirlas.

Modelo TC1, TC1/3, TC1/8, TC1/19 Mediante esta opción podremos imprimir el documento de cotización TC1 de una o varias empresas. Las opciones para la impresión de los modelos TC1/3, TC1/8 y TC1/19, solo estarán disponibles, si se dispone de los módulos adicionales de representantes de comercio, régimen agrario, o régimen de artistas, respectivamente, del programa de Nominas y Seguridad Social. La impresión del documento oficial del modelo, siempre debe realizarse en el impreso indicado por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social y en una impresora matricial. Si se imprime el documento oficial del modelo, en una impresora láser o de inyección de tinta, no se garantiza que esta se produzca o que sea correcta, ya que los códigos que se utilizan para imprimir el documento oficial del modelo, son propios de impresoras matriciales, que no tienen por que ser entendidos por impresoras láser o de inyección. inyección. El documento oficial oficial del modelo, modelo, no puede visualizarse en pantalla.

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También existe la posibilidad de emitir un documento borrador del modelo. El documento borrador, contiene todos los datos que aparecen en el documento oficial, sin embargo no está permitido que el documento borrador, sea presentado de forma oficial. Este documento borrador, puede visualizarse en pantalla, e imprimirse en impresoras láser y de inyección. El programa detecta automáticamente la impresión del TC2/TC1 abreviado, para aquellas empresas que lo necesiten. En el caso de liquidaciones complementarias, el programa imprimirá tantos boletines de cotización, como periodos distintos se calculen, en función de las cotizaciones que se incluyan. El programa mostrará una pantalla de limites, para posteriormente mostrar una lista de empresas, excepto en el modelo TC1/3, en la que se seleccionaran aquellas de las cuales se quiere obtener el modelo. Tenga en cuenta que los límites indicados, se aplicarán a todas las empresas seleccionadas. Nos aparecerá la siguiente pantalla de límites: lím ites: Mes: Indicaremos Mes: Indicaremos el mes al cual pertenecen las nóminas, de cuyas cotizaciones se quiere obtener el modelo. Fecha Emisión: Emisión: Indicaremos la fecha de emisión, que deseamos que aparezca en el documento impreso. Cuota: Cuota: Indicaremos si deseamos emitir el Modelo, con la Cuota Total, Cuota Patronal o Cuota Obrera. Este límite no aparece en la opción del modelo TC1/3. Número de Afiliación del Trabajador (solo modelo TC1/3): Indicaremos el número de afiliación (sin dígitos de control), del cual se desea obtener el Modelo TC1/3. TC 1/3. Tipo de Liquidación: Indicaremos Liquidación: Indicaremos de que liquidaciones, deseamos emitir el modelo. Tenemos las siguientes posibilidades: 164


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(Norm ales). - Normal: Nóminas Normal: Nóminas tipo 1 (Normales). - Complementaria por Vacaciones No Disfrutadas: Nóminas tipo 3 (Finiquitos con complementarias por vacaciones no disfrutadas). - Complementaria por Diferencias de Convenio: Nóminas tipo 4 (Diferencias de Convenio) - Otras complementarias: Nóminas tipo 5 (Otras complementarias) TC1 con Recargo: Si Recargo: Si se desea emitir el modelo, con recargo, debe marcarse esta casilla e indicar el porcentaje del recargo en el siguiente campo. % Recargo: Recargo: Porcentaje de recargo que se aplicará al emitir el modelo. Acompaña TC2 (solo sistema RED): Indica si el Modelo, se acompañará del Modelo correspondiente de la serie TC2 o en su defecto se cumplimentará el apartado TC2 abreviado del Modelo TC1. Si no se marca esta casilla, se asume que se está acogido al sistema RED, y que por lo tanto, únicamente debe presentarse el modelo de la serie TC1. En tal caso debe cumplimentarse en la Configuración, los datos para el sistema red, que aparecerán impresos en el apartado para Fecha, firma y sello de la empresa, del modelo. Esta casilla no esta disponible para el modelo TC1/3, ya que este colectivo no esta permitido en el Sistema Red. Aplicar Bonificaciones/Reducciones: Bonificaciones/Reducciones: Indica si al emitir el modelo, se aplicaran las bonificaciones y reducciones a que tenga derecho la empresa. En ocasiones no esta permitido por parte de la Seguridad Social, aplicar las bonificaciones y reducciones, en tal caso esta casilla debe quedar desmarcada. Mes y Año en plazo: plazo: Se puede usar para liquidaciones complementarias, para indicar el mes y año que aun esta en plazo, en el momento de presentar el modelo. En tal caso el periodo correspondiente al mes y año en plazo, se emitirá en documento aparte del resto de los periodos. 165


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Impresión en borrador: borrador: Si se marca esta casilla, se podrá imprimir un documento borrador del modelo. Este documento borrador no puede utilizarse para su presentación oficial, pero contiene los mismos m ismos datos que aparecerán impresos en el documento oficial. Diferimiento de Cuotas: Esta Cuotas: Esta casilla solo aparece en el Modelo TC1. Se utilizara, cuando se desea emitir el Modelo TC1, tras haber solicitado a la Seguridad Social, una autorización para el diferimiento de cuotas, según la Resolución de 8 de noviembre de 2005, de la TGSS, sobre autorización para la ampliación del plazo reglamentario de pago de cuotas de la seguridad social de los sujetos obligados que ejercen su actividad en el sector del transporte por carretera. En tal caso indicaremos que boletín se desea emitir, el boletín que contiene las cuotas no diferidas, o el boletín que contiene las cuotas diferidas, así como el porcentaje de diferimiento autorizado. Este porcentaje siempre se calcula sobre las cuotas patronales, y tan solo aparece la reducción en las cuotas, ccompesaciones, ompesaciones, bonificaciones y reducciones, pero no en las bases, las cuales se imprimen de forma total. Para mas información acerca de como cumplimentar los documentos de cotización, en estos casos, puede consultarse el Boletín de Noticias Red 2005/10. % Diferimiento: Diferimiento: Esta casilla solo aparece en el Modelo TC1. Indica el porcentaje de diferimiento a que se esta autorizado, si se emite el Modelo TC1, con diferimiento de cuotas. Según la resolución indicada en el límite anterior, es el 50%. En las liquidaciones complementarias por vacaciones no disfrutadas o por diferencias de convenio, podemos indicar si lo deseamos el mes y año en plazo. En tal caso aparecerá un impreso TC1 para el mes y año en plazo y otro impreso im preso para el resto.

Modelo TC2 Mediante esta opción podremos imprimir la relación nominal de trabajadores de una o varias empresas, para un mes en concreto, es decir el Modelo TC2.

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Indicaremos en la pantalla de límites los datos necesarios para imprimir el Modelo TC2. Si le indicamos impresión en borrador podremos verlo en pantalla. La impresión en documento oficial debe realizarse en el impreso indicado por parte de la Tesorería General de la Seguridad Social. El programa puede detectar automáticamente si la empresa no necesita imprimir el Modelo TC2, ya que cumplimenta el TC2/TC1 abreviado. En las liquidaciones complementarias por vacaciones no disfrutadas o por diferencias de convenio, podemos indicar si lo deseamos el mes y año en plazo. En tal caso aparecerá un impreso TC2 para el mes y año en plazo y otro impreso para el resto.

Modelo FLC Mediante esta opción podremos imprimir el FLC de aquellas empresas que pertenezcan a la construcción. Para ello en la ficha de la empresa debe haberse indicado en el campo Presentación FLC si es Anual "A" o mensual "M". Debe indicarse el mes a que corresponde el FLC, si se trata de empresas con pago anual, se indicará el mes como 12. De igual forma se indicará la fecha de emisión del FLC y si lleva o no recargo. Existe la posibilidad de imprimir un modelo FLC, con una aportación extraordinaria, en tal caso se asumirá el porcentaje de cotización indicado en los límites. Introducidos los datos anteriores, aparecerá una ventana para poder seleccionar aquellas empresas de las cuales quiere obtener su FLC.

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Modelo 110 / 111 Mediante esta opción podremos imprimir la Carta de Pago Trimestral (Modelo 110) para una o varias empresas. Existe la posibilidad de realizar la impresión en papel blanco, mediante los módulos de impresión de la Agencia Tributaria, para impresoras láser (solo para el modelo 110), y también generar los ficheros correspondientes para la presentación por Internet. Para el modelo 111 (grandes empresas), la presentación telemática por internet es obligatoria. Indicaremos los límites oportunos y seleccionaremos las empresas de las cuales deseamos imprimir los modelos 110 / 111. La pantalla de límites para el Modelo 110 / 111, contiene los siguientes datos: Período de Presentación: Indicaremos período de presentación. Para el modelo 110 se indicara el trimestre (1 a 4) y para el modelo 111, se indicará el mes (1 a 12). Fecha de Emisión: Fecha que aparecerá en el modelo. A continuación se seleccionará la forma de presentación del modelo, eligiendo entre las siguientes: Impresión en Papel Blanco (Módulos de Impresión AEAT): Marque esta casilla si desea imprimir el modelo en papel blanco a través de los módulos de impresión facilitados por la Agencia Tributaria. Para poder imprimir de esta forma, es necesario disponer de una impresora de Inyección de tinta o Láser, con al menos 300 ppp de resolución. Esta opción solo esta disponible para la presentación del modelo 110.

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Copia Adicional Interesado Impresión Papel Blanco : En el caso de que se imprima en papel blanco, a través de los módulos de impresión de la AEAT, existe la posibilidad de imprimir una copia adicional del ejemplar para el interesado. Generar ficheros para Presentación Telemática: Marque esta casilla, si desea presentar el modelo de forma telemática por internet. En tal caso el programa generará los ficheros necesarios para su posterior presentación a través de la página web de la Agencia Tributaria. La presentación del modelo 111 es obligatoria de forma telemática por internet. Impresión Documento Borrador: Imprime únicamente el documento borrador del modelo, de las empresas seleccionadas. Este documento borrador, no es válido para su presentación oficial. El documento borrador contiene una imagen del modelo, por lo que se recomienda su impresión en una impresora de inyección de tinta o láser. No se recomienda su impresión en impresoras matriciales. El documento borrador, también puede visualizarse en pantalla. Si no se selecciona ninguna de las formas de presentación indicadas, es decir si no se marca ninguna de las casillas, se asume que se desea imprimir el modelo en papel pre-impreso. En tal caso el programa envía el contenido del modelo a la impresora seleccionada, dicha impresora debe ser una impresora matricial. La presentación del modelo en papel pre-impreso, solo esta disponible para el modelo 110. Declaración complementaria: Marque esta casilla, si está realizando una declaración complementaria, de otra anterior del mismo ejercicio y período, en tal caso debe indicar también los siguientes campos: Total a Deducir: Total Euros a deducir de la declaración anterior. Resultado en euros de la anterior declaración, de la cual esta es complementaria. Nº Justificante: Número de justificante de la declaración anterior. Solo para el modelo 110.

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Código Electrónico: Código electrónico de la declaración anterior, en el caso de que se presentara a través de Internet. Una vez que pulsemos el botón "Aceptar" en la pantalla de limites, el programa mostrará una lista de empresas (de los registros existentes en los Acumulados IRPF de Empresas), que tengan la presentación del IRPF "Mensual" o "Trimestral", según la opción que estemos ejecutando en este momento, Modelo 111 o Modelo 110, respectivamente. En esta lista se seleccionaran aquellas empresas, de las cuales desea obtenerse el modelo. Los datos para imprimir este modelo se leen de los ficheros de Acumulados de IRPF (Empresas y Trabajadores). En el caso de que queramos realizar la presentación telemática por internet, el programa creará automáticamente el directorio "110" o "111" dentro del directorio raíz para presentaciones telemáticas, que esta indicado en la configuración del programa. Dentro de este directorio, se crea un fichero por cada empresa seleccionada. El nombre del fichero es el nif de la empresa, el ejercicio y el trimestre o mes con extensión "110" o "111". En el modelo no aparecerán los trabajadores No Residentes, es decir aquellos que tienen clave de percepción Z.

Modelo 190. Mediante esta opción podremos imprimir el Resumen Anual (Modelo 190) de una o varias empresas. El modelo 190 consta de dos ejemplares, la hoja resumen o carátulas y la relación de perceptores. El programa permite imprimir el modelo 190, en papel pre-impreso o en papel blanco, a través de los módulos de impresión de la Agencia Tributaria, también permite generar un fichero que puede grabarse y validarse en un disquete para entregar la relacion de perceptores, o para

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enviarlo a través de Internet. A partir de la presentación del modelo 190 del año 2004, solo esta permitida la modalidad de impreso o internet. Los datos para imprimir el modelo se toman de los ficheros Acumulado IRPF de Empresas y Acumulado IRPF trabajadores. Cualquier modificación que deba realizarse para subsanar errores que produzca el módulo de impresión de la Agencia Tributaria, debe realizarse sobre los ficheros especificados directamente. En el modelo 190 no aparecerán los trabajadores No Residentes, es decir aquellos que tienen clave de percepción Z. Los limites que se deben indicar para imprimir el modelo, son los siguientes: Fecha de Emisión: Del modelo 190. Será la fecha de presentación que aparezca impresa en el modelo. Imprimir Hoja Resumen: Marcar esta casilla si se desea imprimir la hoja resumen. Esta casilla solo es efectiva si se va a realizar la presentación en impreso. Imprimir Relación de Perceptores: Marcar esta casilla si se desea imprimir las hojas de la relación de perceptores. Esta casilla solo es efectiva si se va a realizar la presentación en impreso. Soporte Relación de Perceptores: Indicaba el soporte donde irán reflejados los datos de los perceptores. Podía ser Papel o Disco. A partir de la presentación del modelo 190 para al año 2004, solo se permite la presentación en papel o a través de internet, por ello este limite permanecerá siempre desactivado, ya que no se podrá seleccionar la presentación en disco. Tipo de Presentación: Si la presentación se realizaba en disquette, había que indicar si se hacía de forma Individual o Colectiva. A partir de la presentación del Modelo 190 para el año 2004, ya no se permite la presentación en disquette, y consecuentemente tampoco la presentación colectiva, por tanto este límite permanecerá desactivado, para indicar que la presentación siempre será individual. 171


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Generar Ficheros para Presentación por Internet : Si deseamos presentar el modelo 190 a través de Internet, deberemos marcar esta casilla, la cual nos permitirá generar una serie de ficheros para poder posteriormente a través de Internet realizar la presentación. Los ficheros creados se almacenarán en el directorio "190", que se creará dentro del directorio raíz para presentaciones telemáticas, que se indica en la Configuración. Se creará un fichero para cada empresa seleccionada. El nombre del fichero será el cif. de la empresa y el ejercicio. Impresión en Papel Blanco (Módulos de Impresión AEAT): Indicaremos si deseamos realizar la impresión del modelo en papel blanco, a través de los módulos de la Agencia Tributaria. En el caso de seleccionar esta opción, siempre se imprime la hoja resumen y la relación de perceptores, ya que la impresión la realiza el Modulo de Impresión de la Agencia Tributaria, sobre el que el programa de nóminas no tiene ningún control. Para imprimir mediante esta opción se necesita una impresora de inyección de tinta o láser, aunque se recomienda impresora láser. Copia Adicional Interesado Impresión en Papel Blanco: Indicaremos si deseamos una copia adicional para el interesado, en el caso de que se imprima el modelo en papel blanco, a través del módulo de impresión de la Agencia Tributaria. Declaración Sustitutiva: Indicaremos si la impresión del modelo corresponde a una declaración sustitutiva de una anterior. En tal caso debemos indicar también el Número de Justificante de la Declaración Anterior.

Certificado de Retenciones Mediante esta opción podremos imprimir el Certificado de Retenciones de una o varias empresas, o de un solo trabajador, del ejercicio seleccionado actualmente.

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Los datos para imprimir el certificado de retenciones, se obtienen de los Acumulados de IRPF, tanto de empresas, como de trabajadores. Puede imprimirse en papel pre-impreso o en papel blanco. En papel blanco existe la posibilidad de visualizar los certificados por pantalla. Primero nos aparecerá una pantalla de limites, donde indicaremos nuestras preferencias, y posteriormente, en el caso de que hayamos indicado "Selección de Empresas", nos aparecerá una pantalla para poder indicar las empresas que deseamos. Los límites que nos aparecen son: Selección de Empresas / Trabajador Individual: Podemos elegir imprimir el certificado de un trabajador individual, o bien seleccionar una o varias empresas, para imprimir los certificados de retenciones de todos sus trabajadores. En el caso de seleccionar una o varias empresas, se imprimirá el certificado de retenciones de todos aquellos trabajadores de las empresas seleccionados, que tengan alguno de los importes, de los que deben aparecer en el certificado, distinto de cero; si tienen todos los importes igual a cero, el certificado no se imprime. Fecha Certificado: Fecha que aparecerá impresa en el certificado de retenciones. Número de Copias: Que se desea para cada certificado. Por defecto 1. Desde Trabajador: En el caso de selección de empresas, se puede indicar el NIF del trabajador, desde el cual se debe empezar a imprimir los certificados. En el caso de selección de empresas, el programa imprime los certificados de retenciones siguiendo el orden del nif de los trabajadores. Si se desea imprimir el certificado de retenciones de todos los trabajadores, desde el principio, dejar este limite en blanco.

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Tipo de Papel: Se indicara el tipo de papel que deseamos usar para imprimir los certificados de retenciones. Tenemos tres posibilidades: - Papel pre-impreso: Si deseamos imprimir el certificado de retenciones en papel preimpreso. En este caso se asume que la impresión se realizara en una impresora matricial, y los códigos que envía el programa, son los adecuados para este tipo de impresoras. En caso de elegir este tipo de papel, también es necesario indicar en el siguiente límite si se utiliza el modelo para Rendimientos del Trabajo o para Actividades económicas, ya que son distintos. - Papel blanco (solo texto): El certificado de retenciones, se imprimirá en papel blanco, pero solo se imprimirá texto, sin utilizar una imagen con el modelo. En este caso se imprimirá un certificado, por cada uno de los registros que existan en Acumulados IRPF de trabajadores, especificándose en cada caso, el tipo de rendimientos que aparecen en cada certificado, y el ejercicio de devengo de los mismos, si se trata de atrasos. - Papel blanco (con imagen): El certificado de retenciones, se imprimirá en papel blanco, pero esta vez usando una imagen del modelo, donde el programa cumplimentará las casillas correspondientes. En este caso aparecerá un certificado distinto, por cada clave de percepción de cada trabajador o perceptor. Papel Pre-Impreso: Si hemos seleccionado en el límite anterior la primera opción (papel preimpreso), necesitaremos indicar que modelo es el que deseamos imprimir, el de rendimientos del trabajo o el de actividades económicas, ya que el formato de ambos modelos es distinto.

Comunicación Datos IRPF. Modelo 145. Mediante esta opción podremos imprimir la comunicación de datos al pagador de una o varias empresas, o de un solo trabajador. También podremos imprimir todo el modelo en blanco.

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Este modelo se imprime en papel blanco. Los límites que tenemos son los siguientes: Selección de Empresas / Trabajador individual / Casillas en blanco: Podemos indicar si deseamos que se imprima el modelo de los trabajadores de una o varias empresas, de un trabajador en concreto, o simplemente deseamos que se impriman un número de copias del modelo con todas las casillas en blanco. Número de Copias: Indicaremos el número de copias que deseamos de cada modelo.

Contratos de Trabajo Esta opción nos permitirá imprimir la mayor parte de los contratos que están actualmente en vigor, así como diversas comunicaciones. Una vez elegido el modelo de contrato, tenemos la posibilidad de indicar una empresa y/o un trabajador, en cuyo caso algunos datos del contrato se obtendrán de la ficha de la empresa y/o de la ficha del trabajador. No es necesario indicar ningún trabajador, si no se desea, puede partirse de un contrato con las casillas completamente en blanco. Una vez efectuados estos pasos, nos aparecerán una o dos pestañas, donde tendremos la imagen del modelo de contrato. En la primera pestaña el anverso del contrato, y en la segunda pestaña el reverso (en su caso). En estas ventanas el programa nos situará en los campos que podemos rellenar. Una vez completados todos los datos, podemos pulsar el botón "Imprimir" que se encuentra en la parte superior derecha. Nos aparecerá una ventana de límites donde podemos indicar los siguientes datos: Nº de copias normales: Número de copias normales que deseamos para el contrato.

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Nº de copias básicas: Número de copias básicas que deseamos imprimir. Las copias básicas llevan un texto en la parte superior derecha del contrato, indicando que es copia básica y no aparecen determinados datos que afectan a la intimidad del trabajador. Sin representante legal de trabajadores: Si la empresa no tiene representante legal de trabajadores, o bien el representante legal de trabajadores no firma el contrato, puede indicarse marcando esta casilla. De esta forma en las copias básicas, aparecerá un texto al final indicando está condición. En caso contrario, aparecerá un texto para que el representante de los trabajadores pueda firmar el contrato. Primero Anversos, Después Reversos: Normalmente el programa imprime cada copia del contrato con anversos y reversos seguidos. En caso de que se desee que primero se impriman los anversos de todas las copias y después los reversos de todas las copias, debe marcar esta casilla. En este caso primero se imprimirán los anversos, el programa mostrará un mensaje con un botón, para que el usuario lo pulse, una vez haya cogido los anversos impresos y los haya introducido de nuevo en la impresora, entonces el programa imprimirá los reversos. El programa siempre imprime los reversos empezando por las copias básicas, esto hay que tenerlo en cuenta a la hora de volver a introducir el papel en la impresora, con los anversos impresos. Una vez impreso el contrato, el programa nos lleva de nuevo a la edición del mismo. Si ya hemos terminado con este contrato, pulsaremos el botón "Salir" para abandonarlo. Los contratos impresos no se guardan. Los contratos se imprimen en papel blanco, y se recomienda como mínimo una impresora de inyección, aunque se recomienda una impresora láser.

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Notificación Fin de Contrato Mediante esta opción podemos imprimir las notificaciones fin de contrato de aquellos trabajadores cuya fecha fin de contrato se encuentre entre las fechas que se indiquen. Se indicará también la fecha de la notificación.

Carta de Despido Mediante esta opción podremos imprimir la carta de despido de un trabajador en particular. Indicaremos el trabajador y nos aparecerá una pantalla donde podremos indicar las causas del despido.

Certificado de Empresa Mediante esta opción podremos imprimir el certificado de empresa de un trabajador con los totales cotizados en los últimos 180 días. Certificado que el trabajador deberá entregar en el INEM, para solicitar la prestación por desempleo. Para el Régimen General los datos se cogen de los acumulados de bases de cotización, de las líneas del finiquito y de las nominas complementarias por vacaciones no disfrutadas. En el caso de trabajadores del Régimen Especial Agrario, el certificado de empresa mostrará las jornadas reales cotizadas en los últimos seis meses, las cuales se toman de los ficheros de Datos Variables de Trabajadores. El certificado de empresa se imprime siempre en papel blanco, se recomienda una impresora de inyección o láser. El modelo utilizado es el más reciente que está publicado por el INEM, normalmente en su página web, que es donde se actualiza más rápidamente.

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Si desea mas información acerca de la cumplimentación del modelo certificado de empresa, consulte las instrucciones referentes al modelo en la página web del INEM: www.inem.es.

Carta Liquidación de Finiquito Mediante esta opción podremos imprimir la Carta Liquidación de Finiquito de uno o varios trabajadores. Debe indicarse la fecha del finiquito, que debe coincidir con la fecha de baja del trabajador.

Modelo TA.2 Mediante esta opción podremos imprimir el documento TA.2 de alta, baja o variación de trabajadores. Seleccionamos el trabajador que deseemos y se nos mostrará una pantalla donde podremos rellenar el modelo completo. Posteriormente los datos se imprimirán en el documento oficial, proporcionado por la Tesorería General de la Seguridad Social.

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Menú Sistema RED Mensaje de Cotización Proceso que permite generar el mensaje de cotización TC2/TC1 (mensaje FAN) de un determinado mes. El programa genera un fichero de texto, con el formato indicado por la Tesorería General de la Seguridad Social, que será el que posteriormente deberá enviar con el programa WinSuite. Nuestro programa únicamente se encarga de la creación del mencionado fichero, quedando la validación y el envío a Tesorería, a cargo del programa WinSuite. El mensaje se genera en base a las nóminas del mes indicado, grabando para ello las líneas oportunas en un fichero texto, al cual podemos ponerle el nombre que queramos en los límites de la opción. Dentro de este fichero, podemos incluir más de una empresa, así como más de un tipo distinto de liquidación (normales, complementarias, etc.) El nombre del fichero lo da el programa por defecto, no obstante se puede modificar, y poner cualquier nombre. Si modificamos el nombre del fichero, el nuevo nombre no debe incluir la extensión, y debe ser un nombre aceptado por el sistema operativo que tengamos instalado en nuestro ordenador. La longitud máxima del nombre está limitada a 8 caracteres. Los límites que nos encontramos en esta opción son los siguientes: Mes de las nóminas: Indicaremos a que mes pertenecen las nóminas, que incluiremos en el mensaje de cotización. % Recargo: Si se efectúa el envío del mensaje de cotización fuera de plazo, debemos indicar el porcentaje que se debe aplicar de recargo, si procede.

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Tipo de Mensaje: Indicaremos si deseamos generar un mensaje de cotización normal o de prueba. Este límite es ignorado por el programa WinSuite, una vez que dentro del marco del Sistema RED, estamos ya en situación REAL y no en PRUEBAS. Tipo de Liquidación: Indicaremos que tipo o tipos de liquidación se va a incluir en el fichero, pueden incluirse distintos tipos de liquidación en un mismo fichero. En las liquidaciones complementarias, tal y como indican las instrucciones del Sistema RED, debe especificarse una "fecha de control", esta fecha de control es el campo "Fecha de Control", de la Gestión de Convenios, en las liquidaciones complementarias por diferencias de convenio, y el ultimo día del mes de la nómina, en el resto de complementarias. Mes y Año en Plazo: Solo si deseamos generar el mensaje de cotización con liquidaciones complementarias, indicaremos si algún período (mes y año) a que corresponden dichas liquidaciones está en plazo, en el momento de generar y enviar el fichero. Estos datos deben coincidir con lo especificado al imprimir el modelo TC1, si tenemos obligación de ello. Solicitud Cargo en Cuenta o Pago Electrónico: Indicaremos si deseamos que se incluya en el mensaje de cotización, la solicitud del cargo en cuenta o pago electrónico (antes cobro por ventanilla), de aquellas empresas que así lo tengan configurado. Marcar esta casilla es obligatorio para que se indiquen los datos de solicitud de cargo en cuenta o pago electrónico, si la empresa lo tiene así configurado. Si no se marca esta casilla no se crearan las líneas correspondientes a las solicitudes en el fichero FAN.

Afiliación por Remesas Ficha que contiene una serie de líneas que serán las que se desean incluir en el mensaje de Afiliación. Cada una de las líneas contiene los datos necesarios de cada trabajador y/o empresa, para poder confeccionar el mensaje de afiliación por remesas.

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Para generar un mensaje de afiliación por remesas, en primer lugar daremos de alta en esta ficha tantas líneas situaciones deseamos enviar en la remesa. Una vez que todas las líneas estén correctas, podremos generar el mensaje pulsando el botón “Generar Mensaje”. El mensaje se almacenará en el directorio donde se indique en la configuración del programa.

Menú Pagos Ordenes de Transferencia Esta opción la utilizaremos cuando tengamos empresas que abonen los salarios a sus trabajadores mediante transferencia, y deseemos generar dichas ordenes mediante el programa, dándose en este caso dos posibilidades, emitir un listado impreso con las ordenes de transferencia o bien crear un fichero y almacenarlo en un disquete el cual, contiene los datos de las transferencias a realizar y es el que se lleva al banco. Este fichero cumple las especificaciones de la Norma 34 del Consejo Superior Bancario. La opción nos introduce en una gestión tipo cabeceras-lineas en la cual la Cabecera sería la empresa y las líneas serían los trabajadores de dicha empresa a los cuales se le abonan sus salarios mediante transferencias. Los datos que tenemos en la Cabecera serán los siguientes: Empresa: Se indica la Cuenta de Cotización de la Empresa. La empresa debe existir en el fichero de empresas. Nº Orden: Número de orden que se le asignará a la orden de transferencia. Número correlativo que proporciona el programa automáticamente.

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Banco: Código del Banco de la empresa desde el que se realizarán las transferencias. El banco debe existir en el fichero de bancos de la cuenta de cotización de la empresa. Mes de las nóminas: Mes al que corresponden las nóminas que se van a incluir en la transferencia. Fecha de Envío Disquete: Fecha que se indicará en la creación del disquete. Fecha emisión de órdenes: Fecha de emisión de las ordenes de transferencia si se usa la opción del envío de un listado con la orden de transferencia. Tipos de nóminas: Desde/Hasta tipos de las nóminas que se incluyen en la transferencia. Recuerde que los tipos de nóminas son: "1": Normal "2": Paga Extra "3": Finiquito "4": Diferencias de Convenio “5”: Otras Complementarias Desde/Hasta Centro de Trabajo : Se puede delimitar el centro de trabajo a incluir en esta orden de transferencia. Generado Disco (S/N): Indica si el disco Norma 34 está ya generado o no. Las Líneas contienen los siguientes campos: Nº Afiliación: Número de Afiliación a la Seguridad Social del trabajador. Fecha de Alta: Fecha de Alta del trabajador en la empresa. Nombre y Apellidos: Nombre y apellidos del trabajador.

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Tipo: Tipo de la nómina cuyo importe va a transferirse al trabajador. Importe: Importe total que corresponde transferir al trabajador. Concepto Transferencia: Concepto que debe aparecer en la transferencia. Banco Trabajador: 20 dígitos de la cuenta del trabajador a donde debe enviarse la transferencia. Este dato debe estar en la ficha del trabajador, en todos aquellos trabajadores que perciban sus salarios por transferencia, debe indicarse su número de cuenta y su banco, y el código del banco del cual se desea que reciban la transferencia, si no se indica esto último, el programa cogerá el banco que por defecto se le asigna a la empresa en el campo Banco Norma 34. El proceso a seguir para generar un disco con un fichero con el formato de la Norma 34, o bien para generar una orden de transferencia en papel, es el siguiente: - En primer lugar una vez calculadas las nóminas o pagas extras, nos introduciremos en la gestión de ordenes de transferencias y añadiremos un nuevo registro con la opción “Añadir”, indicando la cuenta de cotización de la empresa. - Indicamos el código del banco de la empresa por el que se hará la transferencia, este banco ya debe existir en el fichero de bancos de la empresa. - Se indica el mes y el tipo de las nóminas que se van a incluir en las transferencias. - Se indican las fechas de envío del disquete y emisión de órdenes. - Realizados estos pasos aparecerá un dialogo indicando si se desean que se importen automáticamente las nóminas a pagar, si le indica que si, se buscará en el histórico de nóminas y se importarán todas aquellas que cumplan las condiciones indicadas. Si no se quiere que se importen automáticamente, se deberán 183


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seleccionar uno por uno todas las nóminas de los trabajadores que se deseen. - Si hemos importado automáticamente todas las nóminas indicadas, nos aparecerán las líneas con las nóminas de los trabajadores encontradas en el fichero de nóminas. Podemos revisar la lista y modificar los conceptos y la cuenta bancaria del trabajador si así se desea. - Si ya tenemos la lista completa, utilizaremos la opción de “Emisión” o la opción de “Disco”, dependiendo si se desea la orden de transferencia en papel o en disquete.

Configuración de Talones Esta opción nos permite configurar los talones que utilicemos para pagar a los trabajadores. La emisión de talones esta pensada para empresas que desean imprimir un volumen alto de talones. Mediante esta pantalla se puede configurar todos los parámetros, para poder imprimir talones con una impresora matricial o láser. Consulte con su distribuidor que le indicará los valores más idóneos para cumplimentar cada campo.

Emisión de Talones Esta opción nos permite imprimir los talones de aquellos trabajadores que tengan marcado en su ficha que cobran mediante talón. Indicaremos los límites correspondientes y pulsaremos el botón aceptar.

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Listado de Talones El listado de talones nos imprimirá un listado con los importes de las nóminas de los trabajadores que están marcados que cobran por talón.

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Menú Utilidades Cambio de Ejercicio Esta opción nos sirve para dos cosas: •

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Cambiar de ejercicio activo, cuando existe más de un ejercicio, tan solo tenemos que seleccionar el ejercicio que deseemos y pulsar OK. El ejercicio activo siempre se indica en la parte central inferior de la ventana principal del programa. Crear un nuevo ejercicio. Cuando necesitamos crear un nuevo ejercicio pulsaremos el botón Nuevo Ejer. y teclearemos el nuevo ejercicio, siempre con 4 dígitos.

Cambio de Códigos Mediante esta opción podemos cambiar determinados códigos o claves de los datos introducidos en el programa. Los códigos que se pueden cambiar son: - Cuenta de cotización de la empresa. - Número de Afiliación del Trabajador y Fecha de Alta. - C.I.F. de la Empresa. - N.I.F. del Trabajador. - Código de banco en trabajadores para transferencias/talones. En todas las opciones, se nos pedirá el código actual y el nuevo código, para poder proceder al cambio. El CIF de la empresa y NIF del trabajador, pueden cambiarse en función del CIF o NIF actual, o bien en función de la Cuenta de Cotización o Número de Afiliación. Los datos se modificarán siempre en los ficheros históricos del ejercicio activo, si deseamos que se cambien también en otro ejercicio, 186


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debemos realizar el proceso de cambio expresamente en ese ejercicio, cambiándonos de ejercicio previamente.

Reconstrucción de Acumulados Esta opción nos permitirá Reconstruir los Acumulados de los ficheros de IRPF y/o de Bases de Cotización, del ejercicio activo. Tan solo tenemos que marcar que acumulados deseamos reconstruir y pulsar el botón Aceptar. El programa leerá todas las nóminas que se encuentren en el histórico de nóminas y reconstruirá los acumulados indicados. El proceso será más o menos largo dependiendo del volumen de datos. Se recomienda que mientras se realiza este proceso, no se ejecute ninguna opción desde el programa de nóminas en ningún puesto.

Enlace Contable RELACION DE CUENTAS PARA EL ENLACE CONTABLE Se permite desglose a nivel de trabajador en las siguientes cuentas: 570,572 Caja o Bancos 640 Sueldos y Salarios 460 Anticipos de remuneraciones 465 Remuneraciones pendientes de pago 4751 Hacienda Pública, acreedor por practicadas

retenciones

No se permite desglose contabilizándose importes totales en las siguientes cuentas: 476 471 642

Organismos de la Seguridad Social, acreedores Organismos de la Seguridad Social, deudores Seguridad Social a cargo de la empresa 187


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El enlace contable consta realmente de tres procesos, que son los siguientes: - Proceso de enlace para el pago de salarios. - Proceso de enlace para el pago de seguros sociales. - Proceso de enlace para el pago de retenciones por I.R.P.F. Existe además una opción para Desmarcar las Nóminas Contabilizadas, que nos permitirá marcar las nóminas como No Contabilizadas, para el caso de que deseemos volver a realizar el enlace contable. Solo se permite el enlace contable si se dispone del programa de contabilidad serie Omega. Para indicar las cuentas a las que deben llevarse los distintos importes, se deben cumplimentar los siguientes campos: Gestión de Empresas : Código Empresa en contabilidad : Código de la empresa en el

programa de contabilidad. Pago TC : Indica la forma de Pago del TC1. Blanco en metálico, código del banco talón o transferencia. Pago 110 : Indica la forma de Pago del 110. Blanco en metálico, código del banco talón o transferencia.

Cuenta Seguridad Social a cargo de la empresa. Cuenta Organismos de la Seguridad Social, acreedores Cuenta Organismos de la Seguridad Social, deudores Cuenta Hacienda publica, acreedor por retenciones practicadas. Cuenta Caja. Cuenta Sueldos y Salarios. Cuenta Anticipos de remuneraciones. Cuenta Remuneraciones pendientes de pago.

Gestión Empresas - Bancos:

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Cada banco de la empresa tiene un campo para indicar la cuenta contable . Gestión de Trabajadores: Cuenta de Sueldos y Salarios. Cuenta de Anticipos de Remuneraciones. Cuenta de Remuneraciones Pendientes de Pago. Cuenta de Hacienda Publica acreedor por retenciones practicadas .

Histórico de Nóminas : Contabilizado :

La casilla marcada indicará que se ha realizado el proceso de enlace de Pago de Sueldos y Salarios para esa nómina. Acumulado de I.R.P.F. de Empresas: Contabilizado :

Cuatro campos que indican para cada uno de los cuatro trimestres si se ha realizado el proceso de enlace sin desglose por trabajador. Acumulado de I.R.P.F. de Trabajadores: Contabilizado :

Un solo campo de cuatro caracteres, que indica si se ha realizado o no el proceso de enlace con desglose por trabajador, para cada uno de los cuatro trimestres. Cuenta de Hacienda Publica acreedor por retenciones practicadas.

Proceso de enlace Para realizar el proceso de enlace, debe indicarse, para cada empresa que se desee, que código tiene la empresa en el programa de Contabilidad Omega. En el programa de contabilidad la empresa debe estar configurada. Una vez indicado el código de empresa en contabilidad será posible indicar el resto de datos y cuentas contables que se 189


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utilizarán. El enlace contable puede realizarse a dos niveles de desglose : Desglose por Empresa: El proceso genera asientos con importes totales a nivel de empresa. Desglose por Trabajador: El proceso genera asientos con importes a nivel de trabajador, en aquellas cuentas donde se permite desglose.

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El proceso de enlace permite indicar además, la fecha del asiento, el ejercicio y el diario de destino. PROCESO DE ENLACE CONTABLE PARA EL PAGO DE SALARIOS Se lee del histórico de nóminas, las nóminas correspondientes al mes indicado, y se genera un asiento que puede contener los siguientes apuntes: DEBE A la cuenta 640 se lleva el total bruto de cada nómina descontándole el pago delegado por enfermedad o accidente, otros descuentos, productos en especie y sumándole el ingreso a cuenta. A la cuenta 642 se lleva el total de la seguridad social de la empresa descontando el importe de las bonificaciones y las reducciones A la cuenta 471 se lleva el importe total de las bonificaciones, reducciones, y pagos delegados por enfermedad y accidente •

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HABER A la cuenta 570 o 572 se lleva el importe liquido de cada nómina. A la cuenta 460 se lleva el total de los anticipos de cada nomina A la cuenta 476 se lleva el total de la seguridad social empresa y trabajador. A la cuenta 4751 se lleva el importe de cada nómina de la retención por I.R.P.F. (dinerario e ingreso a cuenta). •

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El proceso calcula el importe acreedor y deudor del coste de la seguridad social de forma similar a la del cálculo del TC1, se asume por tanto un TC1 normal de cuota total . Los importes acreedor y deudor del TC1 se graban en los ficheros históricos (Datos Variables - Datos de la Empresa) para que, a la hora de hacer el enlace contable del pago de seguros sociales se utilicen los mismos importes. Si realmente los TC1 que se listan en papel difieren del que calcula el enlace, por ser cuota separada o con recargo o subvención manual, se deberá modificar el asiento manualmente una vez hecho el proceso del enlace, e indicar en el fichero de empresas los importes del TC1 acreedor y deudor, para realizar el proceso de enlace contable del pago de seguros sociales con los mismos importes. Los apuntes referentes a los anticipos, y otros descuentos, suponen que previamente se han contabilizado dichos anticipos y/o descuentos. Para saber la forma de pago de los sueldos, el proceso de enlace leerá del fichero de trabajadores los campos, "Banco para Talones" y "Banco para Transferencias", de manera que: - Para pago en metálico se dejarán ambos campos en blanco. - Para pago mediante Talón o Transferencia, se indicará el código del banco en el campo apropiado. PROCESO DE ENLACE PARA EL PAGO DE SEGUROS SOCIALES. El proceso lee de la ficha de empresas los importes acreedor y deudor de los Seguros Sociales del mes indicado y genera un asiento que podrá contener los siguientes apuntes: DEBE A la cuenta 476 se lleva el importe total acreedor que contiene el histórico en los datos de la empresa. HABER A la cuenta 471 se lleva el importe total deudor que contiene el histórico en los datos de la empresa. 191


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DEBE/HABER A la cuenta 570 o 572 se lleva la diferencia entre el importe acreedor y el importe deudor. Dependiendo de si la diferencia es menor o mayor que cero se llevará al DEBE o HABER respectivamente. El proceso presupone que los importes que están en los históricos (Datos Variables - Datos de la Empresa) se corresponden con los realmente impresos en el TC1 correspondiente. Dichos importes se calculan al realizar el primer proceso de Enlace (Pago de Salarios). De tal forma que se calcula el TC1 normal, cuota total y sin recargo ni subvenciones manuales. Si el importe del TC1 real difiere del calculado, por haberse impreso con recargo, en cuotas separadas o con subvención manual, se modificarán manualmente los importes reales acreedor y deudor, para realizar correctamente este proceso de enlace. La ficha de la empresa debe contener la forma de Pago del TC1, para ello el campo Pago TC1 debe tener el siguiente contenido: 

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En blanco si el TC1 se abona al contado, en este caso se cogerá la cuenta de caja. El código del banco, si el TC1 se abona mediante un talón o una transferencia, en este caso se cogerá la cuenta indicada en el banco de la empresa.

PROCESO DE ENLACE PARA EL PAGO DE LAS RETENCIONES A CUENTA DEL I.R.P.F. El proceso lee las fichas de acumulados de empresas o trabajadores de I.R.P.F. para el trimestre indicado, y genera un asiento que contendrá los siguientes apuntes: DEBE A la cuenta 4751 se lleva el total del importe de retención practicada, que se obtiene de leer todos los registros del acumulado de IRPF de trabajadores, para el trimestre indicado, en el caso de haber pedido desglose por trabajador, o bien el importe 192


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total del acumulado de I.R.P.F. de empresas, en el caso de no haber pedido desglose. HABER A la cuenta 570 o 572 se lleva el total de dicho importe calculado anteriormente. Para determinar la forma de pago de dicho importe, correspondiente al total del modelo 110 de hacienda para cada trimestre, debe indicarse en el campo de la ficha de empresas Pago 110 , lo siguiente: 

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Si el pago se realiza en metálico, se dejará en blanco. Se contabilizará a la cuenta de caja. Si el pago se realiza mediante talón o transferencia bancaria, se indicará el código del banco. Se contabilizará a la cuenta indicada en el fichero de bancos de la empresa.

El programa asume que en el caso de profesionales y otros trabajadores añadidos manualmente al fichero de acumulado de I.R.P.F. de trabajadores, los asientos correspondientes a los pagos de sus facturas, retribuciones, etc. se han realizado manualmente, por tanto este tercer proceso de enlace solo contabilizará los abonos correspondientes en las cuentas de hacienda pública.

Regeneración de Ficheros Esta opción sirve para reparar los ficheros que se hayan dañado por motivo de cortes de luz, abandonos del programa por medios no permitidos, etc. Una vez elegida la opción el programa comenzará a reconstruir los índices de los ficheros de la aplicación. El proceso será más o menos largo en función de la cantidad de datos que tengamos guardados.

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Reconstrucción de Estructuras Al entrar nos aparece el siguiente mensaje:

Su misión es preparar los ficheros de datos en caso de que haya actualizaciones del programa que lo necesiten. En este caso, su distribuidor se lo comunicará al suministrarle la nueva versión.

Actualización de Programas Esta opción se utiliza normalmente realizar los procesos de actualización en los datos del programa cuando se envían actualizaciones. En la carta que acompaña a las actualizaciones que se envían, siempre se indicará las instrucciones de instalación y actualización.

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Menú Ayuda Documentación Nos muestra el contenido de la documentación de ayuda de la aplicación. También puede accederse a la ayuda desde cualquier parte del programa, pulsando la tecla F1.

Sobre... Muestra información sobre la versión del programa. Esta opción debe consultarse, siempre que se instale una nueva actualización del programa, para comprobar si se ha instalado correctamente.

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Anexo I. Modelos de Recibos de Nóminas A continuación se indica la distribución de claves de los conceptos salariales, para los distintos modelos de recibos de nóminas.

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Manual_Nominas.pdf

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