O P I U Q E N E O J A B A R T
INDICE Introducción y Objetivos
Pág. 3 y 4
SESIÓN 1: Conociendo el trabajo en Equipo
Pág. 5
Necesidad de Trabajar en Equipo
Pág.6
Trabajo en Grupo v/s Trabajo en Equipo
Pág. 7 a 9
Actividad 1
Pág. 11 y 12
Ventajas del Equipo de Trabajo
Pág. 13
SESIÓN 2: Etapas de la Conformación de Equipos de Trabajo
Pág. 14 a 16
Actividad 2
Pág. 17
SESION 3: Características de los Equipos de Trabajo (Las 5 C) Confianza
Pág. 18
Pág. 19
Comunicación
Pág. 20
Complementariedad
Pág. 21
Coordinación
Pág. 22
Compromiso
Pág. 23
Actividad 3
Pág. 24
SESION 4: Comunicación
Pág. 25 y 26
Barreras de la comunicación
Pág. 27 y 28
Tipos de comunicación
Pág. 29 y 30
Elementos que facilitan y dificultan la comunicación
Pág. 31 a 33
Actividad
Pág. 34
SESION 5: Conflictos dentro de equipos de trabajo y su resolución Tipos de conflictos
Pág. 35 Pág. 37 a 38
Actividad
Pág. 39
Resolución de conflictos
Pág. 40 a 42
Actividad
Pág. 43
1
SESIÓN 6: Toma de decisiones dentro de los equipos de trabajo. Proceso de toma de decisiones Actividad
Pág. 44 Pág. 45 a 48
Pág. 49
SESIÓN 7: Logro de Metas en los Equipos de Trabajo.
Pág. 50
Tipo de metas
Pág. 51 a 53
Actividad
Pág. 54
Pasos para convertir tus metas en objetivos
Pág. 55 a 59
Actividad SESIÓN 8: Reuniones en trabajos de equipo.
Pág. 60
Valor de las reuniones
Pág. 61
Antes, durante y después…
Pág. 62 a 67
Actividad
Pág. 68
Gerardo Vega 2
Introducción
La competencia de trabajo en equipo se impone a la individualización laboral. El cambio de estructura y proceso de las organizaciones de la sociedad actual ha generado un gran impacto en la nueva manera de trabajar. Las tareas han aumentado su dificultad, haciendo que su resolución individual sea imposible. Es por este motivo, que las organizaciones del trabajo reclaman, hoy más que nunca, la competencia transversal de trabajo en equipo. Trabajar en equipo constituye una oportunidad de crecimiento personal y un verdadero triunfo social que facilita la superación individual, ayudando a los demás mediante la capacidad de entrega, de integración y tolerancia. El gran cambio que han experimentado las organizaciones a lo largo de estos últimos años ha fomentado una manera de trabajar más colaborativa ycooperativa. Si hasta ahorase podía organizar el trabajo de manera individual, hoy en día hace falta que dos o más trabajadores interactúen entre ellos para conseguir unos determinados resultados, siendo esto el atributo más relevante que identifica el trabajo en equipo.
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Objetivos de la capacitación
OBJETIVO GENERAL
OBJETIVOS ESPECIFÍCOS
•Al terminar el curso, los participantes conocerán aspectos teóricos y prácticos del trabajo en equipo, que le permitan implementar acciones eficientes dentro de su contexto laboral.
•Adquirir conocimiento sobre trabajo en grupo. •Desarrollar habilidades de trabajo en equipo. •Comprensión de la importancia de trabajar colaborativamente en el logro de metas. •Conocer factores que facilitan y que dificulten la labor del equipo. •Aplicacion de herramientas necesarias para generar un buen plan de trabajo en equipo. •Fortalecer e incentivar el buen trato entre los integrantes de los equipos de trabajo en virtud de mejorar las relaciones laborales.
Arica, Chile 2014 4
SESIÓN 1: Conociendo el trabajo en equipo •Que el/la participante conozca qué es el trabajo en equipo.
Objetivos
•Que el/la participante diferencie la pertinencia de trabajar en equipo o en grupo. •Que el /la participante conozca cómo se conforman los equipos de trabajo. •Que el participante comprenda las ventajas de trabajar en equipo.
El trabajo en equipo debería ser una prioridad fundamental para toda organización moderna. Sin embargo, existe la costumbre de privilegiar el trabajo individual, junto con la búsqueda de beneficios personales, esto hace que nos resulte difícil adaptarnos y someternos a trabajar en equipo. Debido a lo anterior, se vuelve necesario preparar a las personas para trabajar en equipo, dando a conocer que esta forma de organizarse constituirá una oportunidad de crecimiento personal y un verdadero triunfo social y laboral, a partir de la mutua ayuda entre los actores de la organización. Las nuevas tendencias laborales yla necesidad de reducir costos, han hecho que las empresas piensen en los equipos como una forma de trabajo habitual para alcanzar y mantener el éxito en las organizaciones, a pesar que muchas veces por carencia de disciplina logran las expectativas y terminan en sobrecarga de trabajo (Solorio, 2012).
“UN EQUIPO DE TRABAJO CUENTA CON PERSONAS CUYAS CAPACIDADES Y COMPETENCIAS SE COMPLEMENTAN”
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Necesidad de Trabajar en Equipo: La necesidad de un constante aprendizaje organizacional y unuso intensivo de los conocimientos que posee la organización, hacen que los temas de liderazgo y trabajo en equipo preocupen cada vez más a la teoría y práctica organizacional (Brown y Duguid, 1991; Nicolini y Meznar, 1995; Hatch y Schultz, 2002).
“KAYES ET AL. (2005) AFIRMAN QUE EN EMPRESAS DE MÁS DE 100 TRABAJADORES, EL 80% UTILIZA ALGUNA FORMA DE TRABAJO EN EQUIPO”
El trabajo en equipo es considerado un punto clave y una ventaja competitiva (Badger, Sadler-Smith et Michie, 1997; Rousseau, Aubé, et Savoie, 2006; Tjosvold, 1991). En la actualidad, debido a su gran importancia ha generado un cambio en la manera de trabajar, dando lugar a un incremento de los equipos de trabajo. Esta competencia participativa permite aumentar la productividad, la innovación y la satisfacción en el trabajo (Rousseau et. al. 2006).
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TRABAJO EN GRUPO V/S TRABAJO EN EQUIPO Existen grandes diferencias entre un grupo de trabajo y equipo de trabajo, sin embargo ambos términos se emplean de la misma manera, indistintamente. Por lo que es menester diferenciarlos ya que son dos modelos de trabajo con distintos fines.
GRUPO DE TRABAJO Un grupo de define como dos o más individuos, interactuantes e interdependiente, que se han reunido para alcanzar determinados objetivos específicos. Los miembros no participan en las decisiones colectivas, y la conformidad con el trabajo individual se valora más que el resultado en común. Un grupo de trabajo es un conjunto de personas que, dentro de una organización, realizan un determinado trabajo interactuando de forma independiente, sin depender del trabajo de sus compañeros.
Los integrantes de un grupo de trabajo están comprometidos con el enfoque y el objetivo global del jefe que tienen en común. Sin embargo, cada uno realiza su trabajo y responde individualmente por el mismo, sin que exista una responsabilidad compartida.
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Grupos Formales e Informales Los grupos pueden ser formales o informales. Al hacer referencia a los grupos formales, se alude a aquellos definidos por la estructura organizacional. En los grupos formales, las acciones a ejecutar están establecidos por las metas organizacionales. En contraste, los grupos informales son alianzas que no están estructuradas desde un punto de vista formal. Estos grupos son formaciones naturales en el ambiente de trabajo, que aparecen en respuesta a la necesidad del contacto social.
Definidos por la estructura organizacional Formales Funciones establecidas
Grupo de trabajo
Informales
Alianzas no estructuradas
“En Todas las empresas los trabajadores pertenecen al mismo tiempo, a distintos grupos, algunos de ellos formales o informales”. 8
EQUIPODETRABAJO Un equipo de trabajo también es un conjunto de personas, pero con habilidades y competencias que se complementan con el propósito de lograr el objetivo común. Tiene identidades, metas y objetivos comunes, se coopera y colabora, estableciéndose tareas específicas para cada miembro.
El trabajo en equipo es un método de trabajo colectivo “coordinado” en el que los participantes intercambian sus experiencias, respetan sus roles y funciones, para lograr objetivos comunes al realizar una tarea conjunta (Romero, 2012).
Por otro lado, se puede considerar el equipo de trabajo como un grupo que colabora entre sí, que está en contacto y comprometido en una acción coordinada. Los miembros del equipo de trabajo responden responsablemente y entusiastas ante las tareas abordadas en la organización. Por lo que un equipo de trabajo genera sinergia positiva por medio del esfuerzo combinado. Es decir, sus esfuerzos individuales dan como resultado un nivel de desempeño mayor que la suma total de los insumos individuales (Urrutia, 2004).
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CLASIFICACIÓN DE LOS EQUIPOS DE TRABAJO Los equipos se pueden clasificar con base en sus objetivos. Las tres formas más comunes de equipos que se pueden encontrar en una organización son:
Equipos solucionadores de problemas.
Los miembros comparten ideas y ofrecen sugerencias sobre la forma en que se pueden mejorar los procesos y métodos de trabajo. Equipos de trabajo auto administrados.
Son equipos verdaderamente autónomos, que no sólo pueden solucionar los problemas que existan en la organización, sino que además implantan soluciones y asumen toda la responsabilidad de los resultados.
Equipos de trabajo transnacionales.
Los equipos transnacionales son una forma eficaz que permite a personas de diferentes áreas de una organización (o incluso entre organizaciones) intercambiar información, desarrollar nuevas ideas, resolver problemas y coordinar proyectos complejos. 10
Actividad Identifique las características principales en los Gru po de trabajo y Equipo de trabajo, a continuación, colóquelas en sus respectivos cuadros. Los integrantes muestran intereses comunes. Se distribuyen según habilidades y capacidad. Tendencia a la individualización. Escasa cultura grupal. Interdependencia que garantiza los resultados. Se juzgan los logros de cada individuo. Puede haber o no un Coordinador, Fuerte e individualizado. Compromiso elevado. Aprendizaje global integrado. La meta está más claramente definida y especificada. Valores compartidos y elevado espíritu de grupo.
Se valoran los logros de todo el equipo. Hay un responsable que coordina el trabajo. Liderazgo compartido. Compromiso relativo. Se distribuyen de forma igualitaria. Independencia en el trabajo, individual. 11
En base a la lista entregada, rellena el siguiente cuadro comparativo.
EQUIPO DE TRABAJO
GRUPO DE TRABAJO
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Ventajas del trabajo en equipo:
Los equipos aumentan la productividad y son menos costosos.
Los equipos mejoran la comunicación, hay mayor interacción entre los participantes y se comparte la información.
Los equipos realizan trabajos que los grupos corrientes no pueden hacer, ya que las metas son trabajadas por personas con diferentes conocimientos y habilidades, que se integran y se complementan.
Los equipos aprovechan mejor los recursos, ya que se comparten y se usan de forma más inteligente.
Los equipos son más creativos y eficientes para resolver problemas.
Los equipos generan decisiones de alta calidad.
El trabajo resulta menos estresante.
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Conduce a mejores ideas y decisiones. Produce resultados de mayor calidad. Hay un involucramiento de todos en el proceso. Aumenta el empoderamiento y el compromiso de los miembros.
SESIÓN 2: Etapas de la conformación de Equipos de Trabajo.
Objetivos
•Que el/la participante conozca el proceso de formación de un equipo. •Que el /la participante reconozca en que etapa del proceso las se encuentra. •Otorgar herramientas necesarias para tener un equipo exitoso.
1.El Equipo recién formado Este es el momento, que por lo general coincide con los grupos recién formados o aquellos que han sufrido grandes cambios, en el que el líder debe hacer mayores esfuerzos en la comunicación, la cohesión y la asignación de roles, tareas y normas. En estos momentos, los miembros del grupo no se relacionan entre sí, el líder establece relaciones individuales con cada uno de los miembros.
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2. El equipo centrado en el líder
Primeros pasos del grupo hacia la transformación en equipo. El líder es el centro y los miembros se empiezan a relacionar entre sí a partirse él.
“Es el líder el que debe generar los primeros vínculos dentro del grupo”
3.El equipo con liderazgo compartido En este momento, con el equipo avanzado en la cohesión, el Líder debe empezar a tomar cierta distancia y a propiciar que sus colaboradores comiencen a asumir distintas responsabilidades.
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4.El equipo auto dirigido Es el equipo ideal, con un camino recorrido y con la cohesión suficiente como para poder funcionar sin la presencia explícita del líder.
“El líder acompaña, dirige y supervisa, pero su presencia no se hace imprescindible para la consecución de tareas”
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Actividad 2 A continuación encontrara una serie de casos que deberá clasificar con el número correspondiente a la etapa en que se encuentra el equipo.
1. El equipo recién formado. 2. El equipo centrado en el líder. 3. El equipo con liderazgo compartido. 4. El equipo auto dirigido.
(_) Francisco encuentra muy grato el ambiente que se ha formado con su equipo de trabajo, como grupo tienen una meta en común, pero cada uno se fija su propio camino y trabaja de la mejor forma que puede, aportando a su tiempo con ideas nuevas, su jefe ya no pasa mucho tiempo con ellos y solo se fija en cuanto al avance general. (_) Juan acaba de ingresar a trabajar en una nueva empresa, el equipo con el que trabaja se formó por una nueva necesidad de la empresa, no conoce a sus compañeros muy bien y principalmente se comunica con su jefe. (_) Alfonso está en una nueva empresa, lleva un tiempo trabajando en equipo, está conociendo a sus compañeros, su jefe los anima a compartir más y que se expresen más abiertamente en las reuniones de equipo, permitiendo generar más ideas y hacer un trabajo dinámico. (_) A Roberto le gusta el lugar donde trabaja, se lleva muy bien con sus compañeros, se conocen y pueden trabajar bien, su jefe los invita a tomar responsabilidades con respecto al trabajo y ocasionalmente los deja solos para que decidan por ellos mismos.
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SESIÓN 3: Características de los equipos de trabajo (Las 5 C). Definitivamente todos estamos de acuerdo en que la mejor forma de trabajar y ser eficientes y productivos es a través de los equipos de trabajo. Se ha comprobado que un hombre solo, sin vínculo ni relaciones con otros, no puede producir a su máxima eficiencia.
OBJETIVOS
•Que el/la participante conozca las principales caracteristicas de los equipos de trabajo. •Que el/la participante conozca cada una de las 5 C´s. •Que el/la participante sea capaz de aplicar los conceptos entregados en este taller.
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Confianza
Los equipos de alto desempeño se caracterizan por una alta confianza mutua entre sus miembros. Los miembros creen en la integridad, la personalidad y la capacidad de los demás. La confianza es frágil y se alimenta de más confianza. Esta requiere de una cuidadosa atención de parte de la administración. Dimensiones de la confianza
Integridad
Capacidad
Apertura
Lealtad
Consistencia
Integridad: Honestidad y veracidad. Capacidad: Conocimiento y habilidades técnicas e interpersonales. Consistencia: Confiabilidad, previsión y buen juicio para el manejo de situaciones. Lealtad: Buena voluntad para proteger y dar la cara por una persona. 19
COMUNICACIÓN
Para realizar los diferentes procesos o llevar a cabo las diferentes tareas dentro de las organizaciones, el equipo de trabajo precisa de la colaboración y cooperación de varios miembros, estimulando de este modo la participación y por sobre todo la comunicación entre ellos. Esto genera una mejora y un incremento de la calidad (Cohen et Bailey, 1997; Ellis et. al. 2005; Park et. al., 2005).La comunicación es la esencia de la actividad organizativa y es imprescindible para su buen funcionamiento. Una buena comunicación mejora la competitividad de la organización, su adaptación a los cambios del entorno, facilita el logro de los objetivos y metas. Algunas características de una buena comunicación son la empatía, la asertividad, escucha activa, respeto y resolución de conflictos.
La comunicación sostiene y anima la vida. Es el motor y la expresión de la actividad social y de la civilización. Es la fuente común de la cual se toman las ideas. Fortalece el sentimiento de pertenencia a una misma organización. La comunicación vincula en el hombre sus aspiraciones más nobles de una vida mejor.
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COMPLEMENTARIEDAD El logro de los objetivos dentro las organizaciones no serían posible sin la complementariedad de sus diferentes trabajadores, es un intercambio horizontal de las diferencias, buscando siempre las soluciones a los grandes problemas que emergen en la cotidianidad del trabajo. Cada miembro del equipo domina una parcela determinada del proyecto, el complemento de todos estos conocimientos son necesarios para sacar el trabajo adelante.
“UNO DE LOS OBJETIVOS DENTRO DEL TRABAJO EN EQUIPO ES APROVECHAR LAS DIFERENCIAS PARA LOGRAR UNA MAYOR COMPLEMENTARIEDAD Y SINERGIA POSITIVA”
Lo integrantes del equipo deben tener la mayor apertura para apoyar a sus compañeros en asignaciones o tareas que requieran la participación de varios o todos los miembros.
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COORDINACIÓN La coordinación de una serie de partes o elementos dispuestos en un cierto orden y con determinadas relaciones entre ellos. La estructura de la organización es la suma total de los modos en que ésta divide su trabajo en distintas tareas y los mecanismos a través de los cuales consigue la coordinación entre ellas.
En esta dimensión refleja el aspecto de colaboración dentro del equipo, además desarrolla la idea de cooperación en relación al conocimiento del equipo, con lo que interpretamos un conocimiento generado conjuntamente y utilizado individualmente. Rousseau et. al. (2006), lo incluyen dentro de la dimensión de tareas relacionadas con los comportamientos colaborativos, y emplean conjuntamente las etiquetas de coordinación y cooperación.
“LA COORDINACIÓN EN LOS EQUIPOS DE TRABAJO SE LOGRA LLEVANDO ARMONÍA A LOS ACTOS QUE REALIZAN LA EMPRESA PARA MEJORAR SU RENDIMIENTO”
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COMPROMISO
Disposición que tienen los miembros para trabajar en equipo. Cada uno de los integrantes de la organización debe tener en claro los objetivos y el papel que desarrollara en el equipo, en base a responsabilidad, puntualidad y claridad en su labor. Chiavenato, (1992) opina que el compromiso organizacional es el sentimiento y la comprensión del pasado y del presente de la organización, como también la comprensión y compartimiento de los objetivos de la organización por todos sus participantes. Aquí no hay lugar para la alienación del empleado, sino para el compromiso del mismo.
“CUMPLIENDO A CABALIDAD ESTOS 5 PASOS, TENDREMOS A UN QUIPO POTENCIADO Y SINÉRGICO, QUE TRABAJARÁ NO SÓLO PARA ALCANZAR RESULTADOS INDIVIDUALES DE CALIDAD, SINO QUE ADICIONALMENTE, SE PREOCUPARÁ POR QUE LOS RESULTADOS COLECTIVOS SEAN DEL MISMO NIVEL DE EFICIENCIA”. 23
Actividad 3 Pregunta grupo de tesis. Reúnanse en grupos de 3 o 4 personas y respondan las siguientes preguntas.
¿Reconoces alguna de estas dentro del trabajo de tu grupo de tesis? ¿Cuáles? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ A forma personal ¿Cuál de estas cualidades crees que posees y cuáles te faltan desarrollar? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ¿Cuál crees que sería la más difícil de aplicar? ¿Por qué? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________
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SESIÓN 4: Comunicación
Objetivos
•Que el/la participante reconozca los elementos básicos de la comunicación. •Que el /la participante reconozca las principales barreras de la comunicación y cual son su forma de resolverlos. •Que el/la participante incorpore tecnicas efectiva para facilitar la comunicacion de los miembros del equipo.
La comunicación es el proceso en que intervienen dos autores (emisor-receptor) auxiliados por unos medios para que el mensaje objeto de la comunicación circule desde el srcen hasta el destino y viceversa. La comunicación es un elemento dinámico. Los teóricos entienden la comunicación como un proceso que establece una relación de las personas entre si y las organizaciones sociales de forma que la comunicación influyen la vida del ser humano tanto en el aspecto individual como en su dimensión social. No hay ningún acto de comunicación en el cual no haya persuasión. Detrás del acto de comunicar hay una intencionalidad. La información existe aunque no sea comunicada, es una información trasmitida y recibida.
“TODA CONDUCTA ES COMUNICACIÓN25Y NO PUEDE NO HABER COMUNICACIÓN” (WATZLAWICK, 1991)
Antes de comenzar: ¿Cuáles según usted son las habilidades de un buen comunicador? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________
Elementos básicos de la Comunicación El Emisor es quien está de acuerdo con la intención de expresar un mensaje, es quien lo emite. El Receptor es la persona que recibe el mensaje. El código Es el idioma que habla el emisor y el receptor. El mensaje es la información representada por medio de código que el emisor transmite o quiere transmitir al receptor. Es la idea o cosa "referente" desde un punto de vista intrínsecamente material aunque lo fuese abstracto. El canal es el medio que se utiliza para hacer llegar el mensaje, por ejemplo: un teléfono móvil. El contexto es la situación que se crea cuando se haya comunicación, es decir, el alrededor.
Así el esquema de la comunicación consiste en:
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Barreras de la comunicación. Hay veces en que no podemos contactar con alguien o aquellos que decimos no es bien entendido ya sea por ruido ambiente, un teléfono en mal estado, un niño llorando. Estas interferencias se denominan barreras o ruido de la comunicación. Las cuales pueden ser de tipo: Semántico
Si al hablar o escribir empleamos una palabra con una acepción que no corresponda, se produce una barrera semántica. Esto quiere decir: Cambio De significación.
Físicas
Esta barrera se presenta cuando los medios utilizados para transportar el mensaje no permiten que éste llegue nítidamente al receptor y provoca incomunicación.
Fisiológica
Surge cuando una de las personas que intervienen en una comunicación interpersonal (conversación) presenta defectos orgánicos en la vista, en la audición o en la zona de articulación, lo que ocasiona interferencias en el acto comunicativo.
Psicológica
Todo ser humano tiene una forma particular de vivir, percibir y entender el mundo en el cual se encuentra inserto. La forma en que comprendemos el mensaje depende estas percepciones y puede afectar el resultado final. 27
Formas de resolverlo A nivel semántico el problema se registra a nivel de la construcción o sintaxis.
Los ejemplos más corrientes provienen del empleo confuso de los pronombres de tercera persona, del posesivo: su, suyo, etc., y de la omisión del sujeto. Fijarse en la forma del mensaje evitara esta forma. En el caso de que el problema sea físico
Es común que se deba a interferencias en el radio o en el teléfono, el exceso de ruido, la distancia. Observe y trate de resolver según la situación. A nivel Psicológico
Los problemas pueden deberse a: Alta posición o jerarquía. Poder para emplear o discutir. Uso del sarcasmo. Criticas punzantes. Maneras demasiado formales. Apariencia física imponente. Interrumpir a los demás cuando hablan. 28
Un ejemplo de esto puede ser: -
Escúcheme; Lourdes, ¿recuerdas que te dije que no te concedería el traslado que solicitaste? Pues no lo han hecho. “El tono imperioso y Lo acertado sería plantear el caso así: negativo del mensaje debe haber creado una - Lo siento Lourdes, pero el Asesor Administrativo no aprueba barrera sicológica en el tu traslado en este momento. A pesar de nuestras diferencias, destinatario”. yo volveré a plantearlo cuando vea alguna otra posibilidad. Como este hay numerosos casos en donde el ejercicio de la autoridad no sirve para obtener los resultados deseados. En tales casos la solución no consiste en imponer la autoridad; hay que emplear otros medios de influencia, manejar con mayor habilidad los esquemas referenciales.
TIPOS DE COMUNICACIÓN La comunicación como un conjunto de respuestas verbales y no verbales, parcialmente independientes y situacionalmente específicas, a través de las cuales un individuo expresa en un contexto interpersonal sus necesidades, sentimientos, preferencias, opiniones o derechos, sin ansiedad excesiva y de manera asertiva, respetando a los demás, que trae como consecuencia el autoreforzamiento y maximiza la probabilidad de conseguir refuerzo externo (Gismero, 2000).
La comunicación Se refiere a utilizamos y a l nuestra voz (tono d
La comunicación no verbal:
Hace referencia a un gran número de canales, entre los que se podrían citar 29 como los más importantes el contacto visual, los gestos faciales, los movimientos de brazos y manos o la postura y la distancia corporal.
La comunicación es un todo integrado, no existe oposición entre comunicación verbal y no verbal. Los mensajes adquieren significación sólo en el contexto del conjunto de los modos de comunicación, relacionados a su vez con el contexto de interacción.
TÉCNICAS DE COMUNICACIÓN EFECTIVA La comunicación efectiva es un componente importante en cada equipo de trabajo y de vital importancia para una organización. Luego de consultar varias fuentes se pudo llegar a definir como comunicación efectiva la comunicación que a través de buenas destrezas y formas de comunicación, logra el propósito de lo que se quiere transmitir o recibir. Dentro de la comunicación efectiva el trasmisor y el receptor codifican de manera exitosa el mensaje que se intercambia. O sea que ambos entienden el mensaje transmitido.
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TECNICA
DEFINICIÓN
EJEMPLO
Empatia
tratar de ponernos en el lugar del otro y entender sus motivos
Frases como: “entiendo lo que sientes”, “noto que…”
parafrasear
Verificar o decir con las propias palabras lo que parece que el emisor acaba de decir
“Entonces, según veo, lo que pasaba era que…”, “¿Quieres decir que te sentiste…”?
Emitir palabras de refuerzo o cumplidos
Verbalizaciones que suponen un halago para la otra persona o refuerzan su discurso.
“Me encanta hablar contigo”. “Bien”, “umm”
Elementos que facilitan la escucha activa: Disposición psicológica: prepararse interiormente para escuchar. Observar al otro: identificar el contenido de lo que dice, los objetivos y los sentimientos. Retroalimentación: Expresar al otro que le escuchas con comunicación verbal (ya veo, umm, uh, etc.) y no verbal (contacto visual, gestos, inclinación del cuerpo, etc.).
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Busca una postura que te sea como para escuchar al otro donde puedas establecer contacto ocular. Usa respuestas no verbales y verbales para indicar al otro que le estas escuchando. Emplea una habilidad para confirmar que estas entendiendo al otro. Sería el proceso de decir pequeñas ideas sobre lo que tiene que estar sintiendo la otra persona. Usa preguntas o afirmaciones para obtener más información como pueden ser "no entiendo muy bien que lo que quieres decir"; "hay algunos datos que se me han escapado", también puedes realizarlas utilizando el ¿Qué?, ¿Dónde? ¿Quién?
Elementos que dificultan la escucha activa.
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Distracción. Interrumpir al que habla. Juzgar. Ofrecer ayuda o soluciones prematuras. Rechazar lo que el otro esté sintiendo, por ejemplo: "no te preocupes, eso no es nada". Contar "tu historia" cuando el otro necesita hablarte. Contra argumentar. Por ejemplo: el otro dice "me siento mal" y tú respondes "y yo también". Evitar el "síndrome del experto": ya tienes las respuestas al problema de la otra persona, antes incluso de que te haya contado la mitad.
Tanto en un equipo de trabajo como en una organización es importante fomentar ciertas acciones como son: Manténgase en contacto siempre: Una buena regla es que durante una crisis nunca es suficiente lo que comunique - siempre que lo haga en forma honesta, abierta y consistente. Sea claro preciso: Para tener éxito especificidad en una comunicación de crisis, los mensajes deben serytransmitidos con claridad, y coherencia. 33
Reúnase cara a cara: Cuando le sea posible, reúnase directamente con su equipo de trabajo. Y, mejor aún, si lo hace más de una vez. Fomente un feedback de 360°: La comunicación no puede ser solamente "de arriba hacia abajo", particularmente en una crisis. Ud. necesita recibir preguntas, inquietudes, ideas, preocupaciones, insights de todos los miembros de la organización.
Actividad 5
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“ATENCION, RECUERDA, DIME”
INTRUCCIONES:
Se solicitará que formen parejas, cuando las duplas estén conformadas uno(a) de los integrantes deberá contar un suceso reciente de su vida a su pareja (el receptor debe poner mucha atención a lo narrado). Luego lo papeles se invertirán y el turno será del receptor. Lo recordado por cada uno de los dos integrantes, deberá ser contado a su compañero y se retroalimentarán con porcentajes (del 1 al 100%), si compatibiliza con su suceso reciente de vida.
SESIÓN 5: Conflictos dentro de un equipo de trabajo y su resolución
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Objetivos
•Comprender qué es y cómo se presenta un conflicto dentro del trabajo en equipo. •Identificar posibles conflictos. •Generar herramientas de resolución de conflictos.
¿Qué es un conflicto? El conflicto es entendido como algo negativo, resultado de un organigrama confuso, de una comunicación deficiente o de la incapacidad de alguno de los protagonistas del conflicto. El conflicto es considerado como un elemento que acaba por perjudicar gravemente el normal funcionamiento de la organización.
Áreas de conflicto
Distintas percepciones sobre: Hechos – Métodos –Metas- Valores
Tipos de conflictos Si el equipo presenta dificultades es necesario indagar las razonescon el fin de implantar los correctivos adecuados. Los directivos deben permitir que los equipos experimenten con nuevas formas dehacer las cosas para no sólo disponer de un equipo 36
que trate de lograr cosas, sino también que pueda mejorar continuamente sus funciones. Los equipos no nacen excelentes, se hacen a través de la práctica, el esfuerzo y cierta experimentación.
Conflictos de comunicación El srcen del conflicto está en la falta de entendimiento de las partes es decir, que una o ambas han expresado mal lo que querían decir y una o ambas han entendido mal lo que la otra ha expresado. Este tipo de conflictos es el más fácil de abordar y de resolver directamente, debido a que hay un elemento claro sobre el que actuar: la comunicación.
Conflictos de relación El ysrcen está enenlaproblemas. falta de sintonía personal entre las partes implicadas, hay simpatía eso deriva Estos conflictos son complicados de resolver no porque el desencuentro con los demás tiene mucha relación con las cosas que nos cuestan ver de nosotros mismos.
Conflictos de necesidades El srcen está en el momento actual, algo que hace una parte impide que el otro se sienta bien. Hay dos necesidades diferentes que provocan un desencuentro porque su 37
uno hace lo que necesita el otro se queda sin lo que necesita. Estos conflictos son del presente y están en relación y eso nos facilita afrontarlos.
Conflictos de valores El srcen del conflicto está en los valores culturales que tiene asimilados cada persona que generalmente ni siquiera puede enunciar porque es algo que está muy interiorizado en nosotros, pero que cuando nos encontramos con personas con otras características culturales surge este conflicto.
Modalidades para enfrentar un conflicto 38
Las modalidades para enfrentar los conflictos dependen de las características de personalidad que tengan las personas. Existen las personas competitivas que son aquellas que persiguen sus propios objetivos a costa del otro, las personas conciliadoras, aquellas que dejan de lado los propios intereses para satisfacer aquellos del otro; autosacrificio, las personas evitadoras, aquellas que no enfrenta la situación, solo se retira, las personas colaboradoras, las que trabajan en conjunto con otro para llegar a un acuerdo de intereses y finalmente, la persona negociadora, aquellas que encuentran una solución expedita y mutuamente aceptable. Poseen un equilibrio entre asertividad y colaboración.
Es menester conocer el modelo negociador, este modelo brinda mayores posibilidades en cuanto a las relaciones sociales que se están estableciendo y tiene mayores opciones de solución de conflicto debido a una serie de pasos que experimenta, los cuales son:
1. MOMENTO 2. FIJAR CI 3. RECOGER 4. SOLUCIONES CONJU 5. EVALUACI 6. CREA
Actividad
Reúnanse en grupos de 4 39
o 5 personas, una vez reunidos comenten y respondan las siguientes preguntas, una vez respondidas se compartirán con el resto del curso. Si en alguno de los lugares donde usted a trabajo ha habido conflictos, trate de recordar lo siguiente. ¿Cuál fue el motivo del conflicto? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ¿Cómo lo resolvieron? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ¿El resultado fue positivo o negativo para usted? ¿Por qué? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Viéndolo desde el ahora, ¿lo habría resuelto de forma distinta? ¿Por qué? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________
Resolución de conflictos La resolución de conflictos se refiere tanto a la superación de los obstáculos que se presentan como a los procesos que implican los caminos que conducen a la satisfacción de las lastareas necesidades: los acuerdos y desacuerdos, los encuentros desencuentros, complementarias, las diferencias y los juegos de poder, ylas coincidencias y los objetivos en común, etc. 40
La resolución de conflictos consiste en examinar las dificultades, aumentar el interés común. Es éste un factor muy importante que contribuye a un mayor grado de integración. Así, la solución de los mismos no es una búsqueda de la victoria ni cuestión de ganar o perder. Todos pueden salir ganando, en el sentido de obtener el máximo provecho de la totalidad de sus valores y de reducir al mínimo su costo de oportunidad. En la resolución es importante que todas las partes se sientan involucradas en el proceso y en un plano satisfactorio para cada una de ellas por separado. “
Los conflictos son parte de nuestra vida y una gran fuente de aprendizaje. Tener conflictos significa estar vivo, y lo saludable es aprender a manejarlos, principalmente porque algunos son inevitables”.
FORMA MÁS COMUNES EN QUE LAS PERSONAS MANEJAN LOS CONFLICTOS: Evasión: Las personas dejan pasar el tiempo para que el conflicto solo llegue a su fin, provocándose un proceso de olvido.
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Acomodo: Las personas buscan apoyo para defender su propio punto de opinión. Enfrentamiento: La persona expresa su punto de vista de manera directa y enérgica. Colaboración: La persona toma el mando, tratando de lograr un consenso sobre la solución de un problema.
Técnicas efectivas de resolución de conflictos. Podemos probar distintas formas de resolución de conflicto poniendo el acento tanto en el exterior de uno como en el interior. Una forma se puede definir como el Método todos ganan, en este se deben transformar a los adversarios potenciales en asociados que cooperen en la resolución del conflicto. Como lo hago, debo preguntar ¿Cuáles son mis necesidades reales? ¿Cuáles son las de la otra parte? ¿Deseo trabajar a favor de ambas partes? Definiendo esto, podemos abordar de mejor manera el conflicto. Otra forma es la negociación la cual es un hecho de la vida. Se trata de llegar a un acuerdo con alguien acerca de algo de interés común. Las personas negocian aun cuando no se enteran de que lo están haciendo. Es algo cotidiano y habitual en todos. Negociar es un medio básico para conseguir lo que se desea de otros; es una comunicación mutua diseñada para llegar a un acuerdo cuando dos personas tienen algunos intereses en común y otros que son opuestos.
La mediación, si no se logra llegar a un acuerdo por medio de la negociación, puede pedirse asesoramiento losmisma mediadores. función del mediador esa la que la La del especialista externo, el cual alienta al equipo a 42
llegar a un acuerdo. Los mediadores tienen una amplia experiencia y cuentan con una perspectiva libre por lo que pueden proponer alternativas que anteriormente no han sido consideradas. Otra forma es buscar la respuesta creativa en la cual utilizamos la actitud positiva al abordar el conflicto, lo consigo preguntándome ¿Qué posibilidades puede abrir esta situación? Y ¿soy capaz de ver posibilidades? Es importante realizarlo como ejercicio, ya que esta enlazado a un tipo de pensamiento, el lateral, el cual implica resolver las cosas de una forma nueva o distinta, los niños son muy capaces en esta área. También podemos realizar un control emocional, expresándolas de forma apropiada, pero también debemos ayudar al otro a mostrar sus emociones. En este caso me pregunto, ¿Qué es lo que siento? ¿Lo estoy culpando por lo que siento? ¿Mejorara la situación si le digo cómo me siento? ¿Qué puedo hacer para tener mis sentimientos bajo control? ¿Qué deseo que cambie? En el caso de que te des cuenta que tus emociones son difíciles de controlar puedes pedir un“tiempo fuera” a la otra persona, calmarte y una vez más tranquilo retomar el problema, facilitando de esta forma la comunicación.
¿En qué consiste el problema? ¿Quiénes son las partes importantes? ¿Existen áreas comunes en el esquema del conflicto? ¿En qué aspectos debemos trabajar? Estas preguntas puedes realizar teniendo lápiz y papel a mano y en grupo a continuación un ejercicio en grupo para esta última técnica.
Actividad
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Andrés es el jefe de un grupo de trabajadores dedicados a la investigación de un nuevo motor para coches, pero se encuentran con un problema. El presupuesto necesario para realizar la última fase de la investigación es de $22.000.000, pero el departamento financiero de la empresa solo está dispuesto a asignarle $15.000.000. El grupo solicita una reunión con el director del departamento financiero. Pedro, para intentar llegar a una solución buena para todos, accede a escuchar activamente la exposición de Andrés y cuáles son las sugerencias que aportan para solucionar el problema. Andrés sabe que el desarrollo de esta reunión es fundamental para hallar una solución que permita que ambas partes estén satisfechas. A la vista de esta situación, contesta las siguientes preguntas. ¿En qué consiste el problema y cuáles son las partes importantes a considerar? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ¿En qué aspectos debemos trabajar? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ¿Qué soluciones darías para intentar salvar los obstáculos que hay en el proceso? ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________
SESIÓN 6: Toma de decisiones dentro de los equipos de trabajo.
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Objetivos
•Al término del evento los participantes manejarán nuevas técnicas para realizar un análisis certero de los problemas, lo que permitira tomar las mejores decisiones.
La toma de decisiones es muy importante debido a que las consecuencias o los beneficios percutirán directamente a la organización representada. Dentro de una organización, la toma de decisiones consta de una selección entre varias alternativas disponibles, constituyendo por esencia una planeación eficiente.
La toma de decisiones es el proceso mediante el cual se realiza una elección entre las alternativas o formas para resolver diferentes situaciones de la vida, estas se pueden presentar en diferentes contextos: a nivel laboral, familiar, sentimental, empresarial, etcétera.
Son muchos los que se han preguntado cómo toma las decisiones el ser humano. Es oportuno comentar que siempre hay un componente racional, en el que se recoge información, se generan y valoran las alternativas y, por último, se toma la decisión. No obstante, los avances en neurociencias están dando cada vez más importancia al componente emocional, e incluso se ha llegado a afirmar que toda decisión comienza y termina por una emoción.
Proceso de toma de decisiones
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Definir el problema
Identificar las alternativas
Determinar los criterios
Evaluar las alternativas
Elegir una alternativa
Implementar la decisión
Evaluar los resultados
“Según Hellriegel, y Slocum (2004) es el proceso de definición de problemas, recopilación de datos, generación de alternativas y selección de un curso de acción.”
El problema: Un problema es un determinado asunto o una cuestión que requiere de una solución. A nivel de organizacional, se trata de alguna situación en concreto que, en el momento en que se logra solucionar, aporta beneficios a la organización misma. Una vez detectado el tipo de problema, es necesario hacer un análisis minucioso, desglosando cada uno de estos siete pasos.
1.
Definir el Problema:
Se debe
hacer una recogida de información sobre los distintos elementos que intervienen y la forma en que éstos se relacionan.
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2. Identificar las Alternativas: Se desarrollan algunas ideas creativas que puedan resolver el supuesto, explorando toda clase de posibilidades, sin importar lo poco realistas que puedan ser.
En la toma de decisiones importa la identificación de alternativas para definir un camino a seguir, por lo que en un estado anterior deben identificarse alternativas de acción para su posterior elección y evaluación. Si estas últimas no están presentes, no existirá decisión.
3.
Determinar Consiste
en
los identificar
Criterios:
aquellos aspectos que son relevantes al momento de tomar la decisión, es decir, aquellas pautas de las cuales depende la decisión que se tome. En definitiva es seleccionar el criterio o criterios que se usarán para evaluar las alternativas. Se debe tomar en cuenta que independientemente de la alternativa que se escoja, ésta debe cumplir con el objetivo.
Andreu, et al (2001), afirma que los criterios de evaluación de alternativas son bien conocidos y supone que la generación e intercambio de información entre individuos es objetiva y precisa. 47
4.
Evaluar las Alternativas:
Después de identificar y determinar los criterios de las alternativas, quienes toman la decisión tiene que analizarlas críticamente. Este análisis consiste en definir qué alternativas pueden resultar productivas y alcanzables, ya que algunas suelen ser atractivas, pero ponerlas en práctica puede resultar imposible o contraproducente. Por lo tanto, la evaluación debe estar de acuerdo con los criterios previamente establecidos. Con ello se realizara una comparación la cual revelara las ventajas y desventajas de cada alternativa.
5. Elegir
una Alternativa: Un proceso de elección entre alternativas maximiza los beneficios que se pueden dar en la organización. Incluye una amplia definición del problema, una exhaustiva recopilación y el análisis de los datos, así como una cuidadosa evaluación de las alternativas. Una vez evaluadas todas las alternativas posibles, se debe escoger la que se crea es conveniente. Esta decisión puede ser difícil, sin embargo, existen ciertas herramientas que pueden facilitar la operación. 48
6.
Implementar Decisión:
la
La puesta en marcha de la decisión previamente tomada, requiere de recursos y de una persona que dirija la forma en que se implementará. Las personas que deben implementar la decisión participan en el proceso, es más probable que apoyen con entusiasmo el resultado que si solo se les dice lo que deben hacer. En las partes tercera a quinta dellibro se estudia la implementación de las decisiones mediantes la buena planeación, organización y dirección.
“Una buena implementación de las decisiones se hace mediantes una eficaz planeación, organización y dirección”.
7.
Evaluar los Resultados:
La última etapa del proceso consiste en evaluar el resultado de la decisión para saber si se resolvió el problema. Se lleva a cabo una evaluación de la decisión implementada, para determinar si el cambio está cumpliendo con los objetivos propuestos.
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Actividad La toma de decisiones puede llegar a ser compleja, pudiendo tomar mejores o peores decisiones, a continuación en grupos de 4 personas, respondas las preguntas según la historia que se le presenta a continuación.
“Ustedes son un equipo de trabajo de una empresa y deben tomar una
decisión importante, se han enterado que uno de los jefes de la empresa roba dinero de la empresa, pero el exponerlo generaría que la imagen de la empresa se viera sumamente afectada haciendo que tanto las acciones como los ingresos netos de la empresa disminuyeran.”
Paso 1: Defino el problema o la decisión que debo tomar. Paso 2:
Busco información: ¿Qué necesito saber antes de tomar una decisión? Debo conocer todas las opiniones, etc.
Paso 3: Identifico alternativas: ¿Cuántos caminos puedo tomar?, ¿Cuántas soluciones diferentes existen?
Paso 4: Pienso
en las consecuencias y resultados: Tengo que pensar si la alternativa escogida es buena o mala, si me afecta a mí sólo o a mis compañeros, la empresa completa, etc.
Paso 5: Escojo la alternativa con mejores resultados y menos consecuencias negativas. Paso 6: Analizo la decisión tomada: ¿Estoy contento con ella?, ¿Qué he aprendido?
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SESIÓN 7: Logro de Metas en los Equipos de Trabajo. Objetivos
•Que el participante distingua los diferentes tipos de metas organizacionales, sus enfoques y las funciones que los caracterizan. •Que el particpante conozca los pasos para convertir sus metas o objetivos en logros. •Que el participante adquiera herramientas para consegui sus metas.
Es necesario definir el concepto de metas organizacionales para comprender la orientación de las mismas en la organización. Varios autores coinciden en señalar que las metas son declaraciones que identifican un punto final o condición que desea alcanzar una organización.
“Las metas organizacionales son formulaciones que establecen el estado futuro deseado que intenta conseguir una organización”.
El logro es reconocido como el alcance de una meta previamente propuesta por una persona o un equipo de trabajo . Este logro, lejos de ser un mero “golpe de fortuna” (o “suerte”), necesita que el equipo aplique diferentes acciones, acordadas de manera previa, de modo que sean tendientes a facilitar el alcancede la meta.
51
Las metas u objetivos de una organización sirven a tres propósitos: 1. Establecer el estado futuro que la organización.
2. Las metas proporcionan la razón para la existencia de la organización es decir, dan legitimidad a la misma.
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3. Proporcionan un conjunto de estándares para medir el razonamiento organizativo.
Las metas organizacionales se clasifican de acuerdo con su función a través de niveles. Algunos teóricos, sólo señalan dos tipos: las oficiales y las operativas.
Son aquellas metas generales que hacen referencia a la razón que explica la existencia de la organización, especificadas en la misión y la visión de la empresa. La misión, recibe también el nombre de objetivos o metas oficiales. La misión informa a todas las personas que conforman el equipo, las metas que se pretenden alcanzar y refleja de manera implícita la cultura de la organización.
Los objetivos o metas oficiales definen de manera formal el alcance y los resultados de los negocios que la empresa trata de alcanzar. La misión puede tener un impacto poderoso en la organización.
Las metas operativas especifican las acciones que debe ejecutar cada departamento de la empresa para lograr los objetivos oficiales de la misma. Éstas son el medio tangible para alcanzar la misión de la empresa. Cuando todas las personas que conforman la empresa trabajan cotidianamente a través de los diferentes departamentos, en orientación a los objetivos operativos propios de cada uno de ellos, el resultado será cumplir con los propósitos de la organización.
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Existe un tercer tipo de objetivos o metas organizacionales, las llamadas metas específicas individuales, estas se incluyen como parte de los objetivos operativos, ya que especifican las tareas o los trabajos que deben realizar los individuos en atención a las metas descritas por medio de documentos.
Las actividades que empresa, deben realizar colaboradores de una por loslo general, se describen a detalle en el manual de organización. En este documento se detallan los objetivos operativos y las funciones propias a cada división y departamento de la empresa. De igual manera, se describen las actividades que cada uno de los miembros de los diferentes departamentos debe realizar en atención a sus puestos. A este apartado del manual, se le denomina: descripción de puestos.
Resumen la clasificación de las metas organizacionales: TIPO DE META ENFOQUE Metas oficiales o Establecimiento de misiones. la estrategia general.
FUNCI N Establecer principios generales.
EJEMPLO Introducir productos nuevos. Entrada en nuevos mercados. Metas operativas. Establecimiento de Guiar distintas Desarrollar la estrategia divisiones, productos general. departamentos y concretos unidades. identificar mercados específicos y emprender acciones para conseguir esta meta. Metas específicas Acciones Guiar Desempeñar un individuales. específicas para comportamientos puesto de trabajo. desarrollar la individuales. estrategia. 54
Actividad Instrucciones: Ha continuación en parejas, defina los siguientes términos.
Metas oficiales
Metas operativas
Metas especificas
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En esta ocasión queremos darte a conocer una herramienta que puede ayudar a desarrollar tus metas. Existe una herramienta que se utiliza en la mayoría de las empresas exitosas, se le conoce por dos nombres, cronograma o carta Gantt.
¿Qué es un cronograma? De forma simple, es un calendario de trabajo, donde se organiza y distribuye de forma secuencia temporal el conjunto de experiencias y actividades diseñadas a lo largo de un periodo de tiempo.
Se ve así
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En él se coloca de forma organizada las actividades y las fechas en que ocurrirán dichas actividades, además se le puede agregar diversos campos los cuales pueden incluir; quien estará a cargo, los materiales a usar, el lugar donde se realizara etc., dependiendo de las necesidades que se pueda llegar a tener, dado que también puede servir como un medio de comunicación entre diversas áreas o personas.
Como toda herramienta posee ventajas y desventajas, te las presentamos a continuación:
Ventajas
Desventajas
Gran organización. Permite tener un ritmo de trabajo. Es posible constatar por escrito lo que cada paso involucra. Los asesores pueden programar sus reuniones.
Provoca que lleve todoactividad el tiempoy medido parasecualquier no atiende a imprevistos. Lleva un gran control sobre el tiempo de quien lo realiza y, en el caso de que se produzca un desajuste por cualquier circunstancia, es muy complicado reajustar el tiempo previsto.
Definido lo que es un cronograma es tiempo de saber cómo realizar uno. Lo primero que necesitamos es un“OBJETIVO”, dado que ya se habló de los tipos de objetivos no nos extenderemos al respecto.
Objetivos primarios secundarios. Primero debemos partir por ydefinir nuestros objetivos primarios y secundarios, que es lo que queremos lograr, cuáles son nuestras metas.
Cumplimiento de metas. Luego, debemos decidir qué acciones se deberán llevar a cabo para el cumplimiento de las metas, quien estará a cargo de cada acción y los materiales que serán necesarios en cada caso, en conjunto, tener un tiempo estimado de duración de cada actividad, tomando en cuenta los posibles problemas que puedan surgir. Una vez decididos nuestros objetivos debemos decidir que significara el logro o no logro de nuestras metas, para a futuro, saber si vamos por buen camino o no. que idónea, aquellosyaque a cargo de cada “Esseimportante actividad la persona más queestán facilitara la concreción del objetivo que se definió”. 57
Finalmente, debemos llevar la idea al plano real, tomando en cuenta el calendario y definiendo los días que se ocuparan.
De las ideas al papel… Finalmente ya teniendo claro que es lo que harás, es hora de que lo traspases al cronograma o carta Gantt, a continuación, algunos ejemplos de carta Gantt:
“Recuerda que las casillas pueden considerar distintos aspecto de cada actividad”, aquí un ejemplo. 58
Es menester definir ciertos aspectos para el logro de metas, a través de una buena planificación y en base a un cronograma, este se debe irse cumpliendo a cabalidad para para lograr el éxito de las metas propuestas, estos aspectos esenciales tienen que ver con:
Cumplimiento de Fechas: Parte fundamental del logro de metas son las fechas en cuanto se lograran los objetivos, la buena planeación y precisamente cumple con las fechas requeridas hace que la planificación sea exitosa, alcanzar as fechas antes expuestas generara motivación hacia el cumplimiento de las demás metas.
Resultados esperados:
Un resultado es tangible y se puede comprobar. Para poderse comprobar, el resultado debe ajustarse a unos estándares predeterminados vistas a su finalización. En consecuencia de lo anterior, resultados deben con seguir indicadores los cuales servirán como parámetro para ver estos si se cumple o no con los resultados esperados.
Consecuencias:
Se
denomina consecuencia a un oefecto de un determinado suceso, decisión circunstancia. Desde esta perspectiva puede aseverarse que 59
una consecuencia es meramente un efecto srcinado por una determinada causa. Así, suele hablarse de las consecuencias de las acciones personales, de un evento, de una relación lógica. Estas pueden ser positivas o negativas, ante ellas debemos tener una actitud proactivo para prevenir las futuras dificultades.
A CONSIDERAR:
Las metas que se programen deben ser concretos, reales y asequibles. Se debe conocer el propio ritmo biológico para no incumplir las metas.
Al planificar un día, ten en cuenta el tiempo de descanso.
Cumplir cada día con lo que se ha planificado.
Comenzar a la hora prevista.
Adelantarse a situaciones que puedan ocurrir.
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Actividad Siguiendo los pasos para convertir tus metas en logros, queremos que compartas una experiencia o una meta que quieras lograr. Júntate en tríos y sigue los pasos que se te han enseñado para realizar una carta Gantt.
Acción
Encargado
Utensilios a usar
Fecha de realización
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SESIÓN 8: Reuniones en trabajos de equipo. •Que el participante reconozca que es una reunión en equipo. •Que el participante sepa diferenciar y valorar las
Objetivos
reuniones de equipo. reconozca los pasos a seguir para •Que el participante planificar una reunión de equipo.
Todos hemos asistido a reuniones, algunas productivas y otras tremendamente ineficaces. Cuando un equipo de trabajo suele tener reuniones con bajo nivel de eficacia, no solo se pierde el valioso tiempo de los que participan de la misma, sino que además “todos” están aprendiendo el hábito de la inefectividad colectiva . La reunión es una herramienta muy importante para cualquier profesional que quiera multiplicar sus esfuerzos y logros. El riesgo del fracaso siempre está latente. Solo una acción proactiva de quienes se declaren responsables de la misma puede alterar este rumbo.
“Una reunión es un proceso por el que un equipo de trabajo se une con un propósito en para común, con el findedeuncoordinar y planificar ciertas acciones a seguir cumplimiento objetivo colectivo”. 62
Valor de las reuniones. Las reuniones efectivas constituyen una herramienta de gestión de gran valor:
63
Para la organización
• Contribuyen a la formulación y al despliegue de la estrategia institucional. • Pueden ser una oportunidad para poner en práctica la filosofía de gestión participativa. • Proporcionan la posibilidad de solucionar un gran número de necesidades y desafíos, tanto de la organización como de las personas.
Para los equipos de trabajo
• Proporcionan a los grupos de trabajo oportunidades para aprender a trabajar en equipo, orientados por los valores, objetivos y la estrategia organizacional. • Permite a sus integrantes valorar diferentes puntos de vista y generar en equipo ideas de conjunto. • Proveen una oportunidad a sus integrantes para resolver desafíos y problemas colaborativamente.
Para las personas
• Compartir ideas, expresar sentimientos y entregarse apoyo mutuo. • Constituyen una oportunidad de inclusión y participación. • Contribuyen a que las personas se comprometan con los resultados, acciones, metas y procesos que han contribuido a generar.
Los temas que se abordan en una reunión deben poder clasificarse en tres categorías: 1. Temas de carácter informativo. Se pretende hacer llegar una determinada
información a los asistentes. 2. Temas de carácter consultivo. Se pretende sondear las opiniones de los asistentes. 64
3. Temas de carácter decisorio. Se pretende que el grupo que se reúne tome una decisión.
Antes, durante y después… Si se quiere lograr una reunión que satisfaga las necesidades de un equipo debe tomarse en cuenta la coordinación, los temas a tratar y como se van abordar esta reunión antes, durante y después de consumada, una buena organización hace que las reuniones de equipo sean un éxito.
Antes de la reunión… 1.-Analizar. Propósito: Tener una razón que justifique la realización de una reunión: motivo, recursos y tiempo invertido. Oportunidad: Evaluar el contexto en términos de clima interno, disponibilidad de la
información, efectosresponde en las apersonas, entre otras. En definitiva, lo oportuno del momento en que se efectúa la reunión.
2.-Seleccionar tipo de reunión. Seleccionar el tipo de reunión a realizar de acuerdo al tema y objetivo a alcanzar: Planificación y Evaluación, Control de Gestión, Información, participación o Negociación, y Consultiva. Puede haber una combinación de los tipos indicados.
3.-Preparación de una reunión. Esta previsión incluye el tema, los asistentes, las condiciones materiales y la Citación.
1- Temas. 65
Conjunto de ideas que se incluyen en el orden del día y que responden a un objetivo que en todo momento rige la previsión, desarrollo y secuencias de la reunión. Es necesario tener muy claro el carácter de cada tema y si pueden ser tratados todos en la misma reunión.
2- Asistentes. Son seleccionados por su idoneidad al tema y deben reunirinterés, condiciones competencia, experiencia, eficaciadey colaboración. El número óptimo es de siete a nueve, el máximo quince y el mínimo tres. El grupo homogéneo facilita las decisiones rápidas. La heterogeneidad amplía los puntos de vista, aunque también puede ser un freno a la eficacia, debido a la falta de comprensión y los problemas del lenguaje.
3- Condiciones Materiales. Calor, luz, ruido, interrupciones, ambiente agradable... son circunstancias que deben estar debidamente seleccionadas. Por otra parte hay que contar con el tiempo. No sólo para saber el día y la hora de reunión, sino para determinar previamente la duración de la reunión y fijar de antemano los posibles descansos.
4- Citación. La reunión debe ser precedida de cita con orden del día y de toda la información adjunta posible. Esta información es garantía de eficacia, fomenta el interés. 66
Durante la reunión… Para que una reunión sea productiva, estas deben comenzar de forma puntual, así como los temas tratados deben estar semi- dirigidos previamente para que durante la reunión exista un desarrollo fluido de los temas a tratar.
1.- Planificación: Puntualidad: Iniciar puntualmente la reunión. Ambientación: Agradecer la puntualidad de los asistentes. Conversar informalmente con los participantes para distender el ambiente en un momento inicial. Revisión de agenda:
Repasar agenda para evaluar con el equipo si es necesario añadir o eliminar algún punto o modificar los tiempos estimados. Entregar material de apoyo para consulta o lectura durante la reunión si fuese necesario y pertinente.
2.- Conducción de la reunión:
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Fomento de participación.
compromisos Revisar cumplimiento asumidosdeenlosla reunión anterior para chequear su cumplimiento, ver los avances o renegociar.
Crear un clima que favorezca un intercambio abierto y franco de puntos de vista, Otorgar un papel relevante al equipo en la toma de decisiones y medidas.
Manejo del contenido
Definición de compromisos y acuerdos:
3.-Cierre de la Reunión.
Efectuar, o solicitar a algún participante, resumen de los acuerdos, pasos a seguir, fecha tentativa de próxima reunión, y monitoreo de los acuerdos pactados.
Preparar agenda siguiente.
Después de la reunión… Enviar Acta de la reunión a los participantes 68
Planificar las tareas considerando plazos y responsables. Delegar tareas a los participantes.
Enviar el acta con los acuerdos asumidos, lo que ayudará a los participantes a recordar qué se ha debatido y decidido en ella. Recuerde enviarla a aquellos participantes que por alguna razón estuvieron ausentes.
Evaluación de la reunión Su propósito es evaluar la eficiencia y eficacia de la reunión en relación al objetivo que la srcinó.
Evaluar si se cumplieron los objetivos de la reunión.
Evaluar material de apoyo utilizado y/o entregado a los participantes.
Verificar asistencia y pertinencia de los participantes convocados y quienes efectivamente estuvieron presentes.
Verificar si se cumplieron los horarios estipulados y las normas.
Monitoreo de cumplimiento de acuerdos. Esta etapa, si bien no es parte de la reunión, resulta clave para que se concreten los compromisos cuando éstos se han acordado. Esto sirve para asegurar que se realice (por parte de usted o por una persona que se designe) una programación de los compromisos contraídos, identificando responsables y fechas de cumplimiento. También se asegurar que se efectúe monitoreo de los hitos, haciendo un seguimiento a la programación realizada. Cumplir los compromisos propios.
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Actividad Reunidos en grupos de 3 personas, realizaran la planificación de una reunión de grupo de tesis, en la cual elegirán primero el tema o temas a tratar y luego continúen con los pasos durante y después de la reunión.
Pauta de reunión. Persona a quien convocar: Temas a tratar: Fecha y lugar de la reunión:
Puntos importantes a considerar: Antes de:
____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Durante:
____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ Después:
____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________ 70
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