Antes de comenzar
Manual de Usuario
Cliente Servidor
El contenido de este manual es propiedad de Herramientas y Programación, S.A. de C.V. Herramientas y Programación, S.A. de C.V. se reserva el derecho de reproducción total o parcial de este manual. El contenido está sujeto a cambios y actualizaciones sin previo aviso. StockWare es una marca registrada. Septiembre de 2000
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Antes de comenzar
Antes de comenzar Este capítulo de introducción al manual de StockWare Cliente Servidor 1.0, describe los procesos previos al uso del programa. La competencia comercial desarrollada en la segunda mitad del siglo XX, obligó a las empresas optimizar sus recursos, tanto en el control de mercancía como la búsqueda de la excelencia en el servicio al cliente. Herramientas y Programación, S.A. de C V. a la vanguardia en el desarrollo de programas con tecnología de punta, ha creado en StockWare Cliente servidor, un programa en ambiente de WINDOWS, que permite solucionar de manera dinámica, los problemas propios de las empresas que compran y venden. La secuencia de los capítulos que componen el presente documento, está dada por la secuencia de la barra del menú. Los catálogos relacionados a los módulos especializados en: discos y libros, deberá consultarse en el anexo correspondiente.
Requerimientos mínimos para la instalación de StockWare Cliente Servidor xxx Equipo xxxx Programas xxxx Redes xxxx
Instalación de StockWare Cliente Servidor xxxx
Presunciones El presente documento presume lo siguiente: •
En el equipo ha sido instalada correctamente una versión de Windows 95 o posterior.
•
El equipo cuenta con teclado y mouse reconocido por Windows.
•
El usuario conoce los principios generales de Windows 95 o posteriores.
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Símbolos
8 q
En todas las instrucciones descritas que hagan referencia al empleo del mouse, invariablemente deberá aplicar al botón izquierdo, también llamado botón principal del mouse. Cuando se requiera el empleo del botón derecho o botón accesorio, se dará la indicación correspondiente. Este símbolo será empleado en las instrucciones que requieran la captura de datos o pulsar alguna tecla para su ejecución.
Términos empleados Tecla de función. Designa al grupo de teclas: [F1], [F2], [F3],... [F12], ubicadas generalmente en la parte superior del teclado que al pulsarse, permite la ejecución de un proceso previamente determinado. Botón principal. Designa al botón habilitado al ingresar a una carpeta, de tal manera que el usuario lo ejecuta en el momento de pulsar la tecla introducir. Botón alterno. Designa al botón (o grupo de botones) existente en una carpeta que deberá habilitar el usuario para su ejecución, mediante el empleo del mouse o la tecla de función indicada en el botón. Teclas de Dirección. Designa al grupo de teclas: [↑], [ ↓] que permite desplazar el cursor en la dirección indicada por la flecha pulsada en un menú o selección. Las teclas de dirección izquierda y derecha no son empleadas por el sistema. Registro. Designa a la información almacenada de cada uno de los elementos capturados en los catálogos. De tal suerte que existe un registro para cada: cliente, vendedor, sucursal, artículo o proveedor, etc. La información almacenada corresponde a la capturada durante el procedimiento de alta o modificación y a la procesada por el sistema (estadística). La mayoría de los registros cuentan con dos claves: una clave corta y una clave larga. Catálogo. Designa al conjunto de registros de: clientes, vendedores, artículos, proveedores, líneas, departamentos, etc. Catálogo primario. Designa a los catálogos que el usuario debe registrar antes de registrar un catálogo secundario. Catálogo secundario. Designa a los catálogos que cuentan campos que hacen referencia a registros de catálogos primarios. Código de barras. Designa a otro identificador de un registro empleado exclusivamente en los catálogos de artículos de los diferentes módulos. Identificador (Id). Designa a un número interno generado automáticamente por el sistema para cada registro, tanto de catálogos como de operaciones (documentos). Algunos documentos imprimen el Id, ya que procedimientos como la aplicación de la nota de crédito, requiere la captura de éste para su validación. Módulo. Designa a los programas que cuentan con catálogos y procedimientos específicos que son ensamblados al programa principal StockWare Cliente servidor, de acuerdo a la versión adquirida (Módulo de: libros, discos, ofertas, farmacia, etc.)
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Antes de comenzar
Partida. Corresponde a cada renglón (artículo) contenido en un documento (factura, nota, pedido, compra, transferencia, etc.), sin importar el número de artículos. Proveedor principal. Designa al primer proveedor inscrito en el registro de un artículo. El término es independiente a que sea o no el único proveedor del artículo. Proveedor alterno. Designa a todos los proveedores (diferentes del principal), inscritos en el registro de un artículo Durante el registro del artículo (alta), el usuario selecciona al proveedor principal, posteriormente podrá inscribir a otros proveedores del artículo y modificar al principal. E l sistema inscribe de manera automática (en el registro del artículo), a todos los proveedores con los que se llega a negociar el artículo. Backorder. Cuando un pedido (cliente o proveedor), ha pasado al proceso de venta o compra, pero uno o más artículos no fueron surtidos, el sistema considerará a los artículos y al pedido en backorder. Artículo Neto. Designa a los artículos ingresados a un documento que no se ajustan a los descuentos globales pactados con el proveedor. Artículo Limitado. Designa a los artículos ingresados a un documento que no se ajustan a los descuentos globales pactados con el proveedor pero cuentan con un descuento limitado (descuento por partida). Sucursal. Designa a todas las unidades de compra, venta o control que tengan una misma razón social, como: bodegas, sucursales, matriz, etcétera. Almacén. Designa a todas las unidades de almacenamiento (correspondientes a cada sucursal), entre las que se distribuye la existencia, de tal forma que el usuario podrá determinar los almacenes que conforman cada sucursal para efectuar entradas y salidas de almacén o transferencias entre almacenes. Escalas de Precio. Designa a la capacidad del sistema, para ofrecer a la venta de cada artículo hasta seis precios diferentes. Query. Designa a un programa de selección de registros diseñado por el usuario, en el que mediante la captura de los parámetros necesarios, le permita seleccionar registros. Para información detallada consulte procedimiento para el empleo de querys. Documento de referencia. Designa al documento previamente registrado en el sistema que sirve de base para generar otro(s) documento(os) base a un documento previamente registrado por el sistema. Como un pedido sirve de base para una venta. Status. Designa el estado que guarda cada documento. Comodín. Término empleado para designar a un carácter que puede asumir el valor de diferentes caracteres.
Mecanismo para el inicio de catálogos Al iniciar el programa, una vez terminada su instalación y configuración general, procederá la captura de los catálogos. La información detallada de cada uno de ellos se dará en su momento, pero resulta conveniente para facilitar su comprensión por parte del usuario, establecer la secuencia en que deberán capturarse.
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Antes de comenzar
El programa está formado por catálogos primarios y catálogos secundarios. Se les ha denominado de esta manera para indicar que la información de un catálogo está en función de otro. Los catálogos se han agrupado para facilitar la comprensión de los catálogos secundarios en función de sus catálogos primarios. Al principio de cada grupo de catálogos existe un pequeño esquema descriptivo. Ejemplo. Se cuenta con un catálogo de usuarios (catálogo primario), en el que deberán registrarse a todas las personas que requieran hacer uso del sistema. Algunos usuarios, posteriormente podrán asignarse como vendedores al ingresarlos al catálogo de vendedores y otros como cajeros al ingresarlos al catálogo de cajeros. Tanto el catálogo de vendedores como el de cajeros corresponden a catálogos secundarios. Es decir, no se puede asignar como vendedor a una persona que no se ha registrado previamente en el catálogo de usuarios.
Módulos El sistema cuenta con módulos de especializados en los giros: Discos, libros y farmacias. Que serán habilitados dependiendo de la versión adquirida. Para visualizar de manera rápida el módulo empleado, se han agregado a las carpetas los siguientes gráficos. Gráfico
Función
Descripción de su función
Generales
El gráfico permite identificar: documentos, proveedores y artículos asignados al módulo de mercancías generales. El módulo es incluido en cualquier versión del sistema y permite el registro de mercancía diversa para realizar todo tipo de movimientos de entrada y salida de artículos (compras, ventas).
Libros
El gráfico permite identificar: documentos, proveedores y artículos asignados al módulo especializado en libros. El módulo complementa la funcionalidad del sistema convirtiéndose en una herramienta especializada para tiendas o entidades relacionadas al giro librerías, mediante el empleo de: Colecciones, editoriales, lugares de edición, palabras clave, temas, autores y títulos.
Discos
El gráfico permite identificar documentos, proveedores y artículos asignados al módulo especializado en discos. El módulo complementa la funcionalidad del sistema convirtiéndose en una herramienta especializada para tiendas o entidades relacionadas al giro discográfico, mediante el empleo de: Artistas, solistas, compositores, formatos, géneros, líneas de precio y títulos.
Gráficos para la identificación del status de documentos Para una fácil y rápida identificación del status de un documento, a continuación se muestran los gráficos que se despliegan en la carpeta de condiciones de cada opción.
Gráficos
Función
Descripción
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Antes de comenzar
Gráficos
Función
Descripción
Abierto
Este gráfico permite identificar a los documentos abiertos. En estos documentos el sistema permite efectuar modificaciones.
Cerrado
Este gráfico permite identificar a los documentos cerrados. En estos documentos el sistema no permite efectuar modificaciones.
Cancelado
Este gráfico permite identificar a los documentos cancelados. En estos documentos el sistema no permite efectuar modificaciones.
En las carpetas de selección el status de los documentos se representa mediante letras, pudiendo tomar diferentes valores dependiendo del tipo de documento. Los documentos de referencia modifican su staus, mientras son empleados en otros movimientos. Por ejemplo, al efectuar una compra sobre pedido, éste permanecerá con status de abierto mientras se utiliza en el procedimiento de compra.
Letra
Status del documento
Descripción
P
Proceso
Documento pendiente. Corresponde a documentos que no se han terminado (Cerrado).
Registrado
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Documento cerrado.
A
Abierto
Documento abierto. Corresponde a documentos de referencia que están siendo empleados en otro movimiento.
B
Backorder
Documento en Backorder. Corresponde a un documento de referencia exclusivo de pedidos parcialmente surtidos.
S
Surtido
Documento surtido. Corresponde a un documento de referencia exclusivo de pedidos surtidos en su totalidad.
M
Movimientos
Documento con movimientos. Corresponde a un documento de referencia exclusivo de remisiones.
D
Devolución
Documento con devolución. Corresponde a un documento de referencia exclusivo de compras y ventas.
C
Cancelado
Documento cancelado.
PROCEDIMIENTOS
PROCEDIMIENTOS A continuación se describen los procedimientos comunes en las diferentes ventanas de cada opción. Es importante que el usuario se familiarice con éstos, ya que en lo sucesivo se hará referencia a ellos.
Procedimiento para la selección del módulo El programa cuenta para los movimientos a proveedor con un módulo para artículos generales y con módulos de especialidad (para los negocios especializados en los giros: discos, libros, (próximamente farmacias). Por omisión, al ingresar en alguna opción de movimiento a proveedor, el sistema propone el módulo de artículos generales; permitiendo navegar de un módulo a otro. Para agilizar éstas operaciones el usuario podrá determinar para cada máquina controlada por el sistema el módulo al que ingresará por omisión. Para mayor información consulte el manual técnico. Las opciones de movimiento a proveedor cuentan en la carpeta de selección con un menú en cascada que permite seleccionar el módulo requerido.
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Una vez desplegada una opción con acceso a diferentes módulos, habilite con el puntero el menú de módulos y haga clic en el módulo requerido. La opción continuará desplegada en el módulo seleccionado.
Cuando la versión adquirida no cuenta con módulos de especialidad, éstos se encontrarán deshabilitados.
Procedimiento para la selección de opciones desplegadas El sistema operativo permite al usuario desplegar simultáneamente dos o más opciones (pedidos, compras, devoluciones, cuentas por pagar, etc.), inclusive en módulos diferentes, correspondiendo al usuario la responsabilidad de actualizar (refrescar) las opciones o carpetas correspondientes. Ejemplo. Si la opción Cuenta por pagar del proveedor X, se encuentra desplegada en la carpeta documentos mientras se cierra una compra a crédito al mismo proveedor, la carpeta documentos deberá refrescarse para observar el ingreso del nuevo documento a la cuenta por pagar.
8
Seleccione con el puntero de la barra del menú la opción requerida y haga clic. Seleccione nuevamente la opción requerida y haga nuevamente clic. La opción será desplegada.
Cuando se han desplegado simultáneamente varias opciones, la ventana de la opción activa estará en primer plano. Para pasar de una opción a otra, bastará hacer clic con el puntero a la opción requerida para que ésta sea activada y desplegada en primer plano.
8
Para activar una opción desplegada, haga clic en cualquier sitio de la opción solicitada y ésta pasará al primer plano.
Procedimiento para el mecanismo de carpetas El sistema utiliza en las diferentes opciones que lo integran, un mecanismo de carpetas que permite al usuario efectuar los diferentes procedimientos requeridos por el programa.
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Para pasar de una carpeta a otra, seleccione la carpeta requerida y haga clic. 7
PROCEDIMIENTOS
Cada carpeta está diseñada para efectuar diferentes procesos, de tal manera que el usuario pueda seleccionar y ejecutar la operación requerida. La carpeta seleccionada, activa automáticamente sus propias herramientas. Algunas carpetas serán activadas automáticamente por el sistema de acuerdo a la ejecución seleccionada. Por ejemplo, los procedimientos que cuentan con una carpeta de opciones (pedidos, compras, etc.), ésta solo se habilita en el momento de ejecutar el cierre del documento. Para mayor información consulte procedimiento para el empleo de herramientas.
Procedimiento para la selección de registros El procedimiento permite indicar al sistema los registros que requieren consulta. Al ingresar a las opciones que generan documentos (Compras, ventas, transferencias, etc.), éstas son desplegadas en la carpeta de selección correspondiente. El primer documento de la lista corresponderá al mas reciente, estará iluminado y el cursor activo en el campo Buscar. Otras opciones (catálogos), requieren de una búsqueda por parte del usuario para desplegar registros en la carpeta de selección. En éstas, el cursor activará el campo Buscar. Para mayor información sobre los procesos de búsqueda consulte procedimiento en ventanas de búsqueda. Una vez desplegada la carpeta con registros, el usuario podrá emplear alguno de los siguientes métodos para seleccionar un registro.
SELECCIÓN POR LA CLAVE DEL REGISTRO El método más rápido para seleccionar un registro, consiste en capturar la clave del registro y pulsar introducir. En el caso de los registros de catálogos, el usuario podrá ingresar directamente al registro mediante la lectura (escáner) o capturar el código de barras.
q
Capture en el campo Buscar la clave del registro y pulse introducir. El registro solicitado será desplegado.
SELECCIÓN POR FLECHAS DE DIRECCIÓN
q
Mediante flechas de dirección: arriba y abajo, ilumine el registro requerido.
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Ubique el puntero en el renglón iluminado y haga doble clic. El registro será desplegado.
Para mayor información sobre el número de registros desplegados en las opciones que requieren búsqueda, consulte el procedimiento para indicar el número de registros seleccionados. Por este método, al pulsar por primera vez la flecha de dirección, el cursor del campo Buscar es deshabilitado y se habilita como cursor la línea que ilumina el primer registro. SELECCIÓN POR MOUSE
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PROCEDIMIENTOS
8
Ubique el puntero en el registro requerido y haga doble clic. El registro será desplegado.
SELECCIÓN POR CAMPO CLASIFICACIÓN
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Capture los caracteres o comodines de la clasificación y haga clic en botón clasificación.
Para mayor información consulte el procedimiento para el empleo del campo clasificación.
Procedimiento para la consulta de registros El procedimiento permite consultar o modificar los registros seleccionados. Dependiendo de la opción, una vez desplegada la lista de registros en la carpeta de selección, el usuario podrá pasar a las diferentes carpetas habilitadas (modificación, estadística, partidas, opciones, etc.). De la misma manera, el usuario podrá regresar a la carpeta de selección para consultar otro registro.
8
Habilite con el puntero la línea del registro a consultar y haga clic en la pestaña de la carpeta requerida.
El sistema permitirá en la ventana de la carpeta desplegada, pasar al registro siguiente , así como al primero
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o al último
o al anterior
registro de la lista desplegada en la carpeta de selección.
Haga clic en el botón correspondiente (en la barra de herramientas), para pasar de un registro a otro en la ventana de la carpeta desplegada. Pulse [Tab] para pasar al siguiente campo o [Shift] + [Tab] para regresar al anterior
Procedimiento en ventanas de búsqueda El mecanismo de carpetas permite seleccionar: registros, consultarlos o modificarlos. Para ello, el usuario dispone de la ventana Buscar en las carpetas de selección, mientras en el resto de las carpetas dispone de las ventanas: Búsqueda, Que artículo? Que cliente, Que proveedor? etc. La ventana de búsqueda más utilizada durante la selección de artículos en diversos procedimientos, corresponde a la ventana Qué artículo? Sin embargo, el procedimiento en el resto de las ventanas de búsqueda (Que proveedor? Que cliente? Que vendedor? etc.), se utilizan de manera similar. Para seleccionar registros, el usuario cuenta básicamente con dos mecanismos. El mecanismo más rápido consiste en seleccionar directamente un registro mediante la captura de su clave (o código de barras). Tome en cuenta los siguientes factores que se ven involucrados durante los procesos de búsqueda. A)
En las opciones que generan documentos, el número de documento corresponde a su clave.
B)
En la selección de proveedores y artículos, resulta fundamental el módulo al que ha sido asignado ya que si bien el catálogo de artículos (generales), también puede mostrar artículos registrados en algún módulo de especialidad (discos, libros, farmacia), las consultas o modificaciones desde esta opción solamente afectará a los campos afines. Los campos especializados a cada módulo solo podrán
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PROCEDIMIENTOS
consultarse o modificarse en el módulo respectivo. Para mayor información consulte el Catálogo de artículos de cada módulo.
q
Capture en el campo de búsqueda la clave y pulse [Introducir] para ingresar al registro requerido.
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Capture la clave y haga clic en el botón principal de la ventana para ingresar al registro requerido.
El segundo mecanismo, permite brindar mayor versatilidad a la ventana de búsqueda mediante el empleo de los botones alternos que permiten seleccionar un grupo de registros que cumplan con un criterio específico, mediante la captura de los caracteres del criterio de búsqueda y la indicación de la tecla de función, será desplegada la lista de los registros que cumplan con el criterio definido. Para seleccionar de la lista el registro requerido, proceda de manera similar a la descrita en Procedimiento para la consulta de registros. Por este procedimiento, el usuario indica al Sistema las características que deben reunir los artículos agrupados, mediante alguno de los siguientes parámetros: Descripción, clave, clasificación, línea, departamento, editorial, artista, etc. Ejemplo. Supongamos que en la carpeta de selección de la opción compras a proveedor, se busca un documento por el número de referencia [F4]. El usuario deberá capturar en la ventana de búsqueda el número de referencia o parte él y al pulsar F4, será desplegada una lista de los documentos, ordenados por la columna referencia, comenzando por el número capturado. De la misma manera se podrán emplear el resto de los botones alternos, habilitados en cada carpeta. Una variante del mecanismo de búsqueda de artículos, lo brindan los botones alternos marcados con un asterisco (*) que permiten una búsqueda por doble criterio. Ejemplo. Supongamos que en la carpeta de artículos de la opción ventas, se buscan los artículos de un fabricante determinado (Bayer) [F8]. El usuario deberá capturar en la ventana de búsqueda el nombre del fabricante o sus primeras letras (primer criterio) seguido de una diagonal (/) y la descripción del artículo o parte de ella (segundo criterio) y al pulsar F8. Será desplegada una lista ordenada de artículos, comenzando por la descripción mas parecida al texto capturado. De la misma manera se podrán emplear el resto de los botones alternos marcados con asterisco, habilitados en cada carpeta. En los catálogos de artículos registrados en cada módulo de especialidad, algunos campos que permiten efectuar búsquedas, la tecla de función de puede encontrarse compartida. Por ejemplo: [Shift] + [F2]. El signo (+), indica que el usuario deberá oprimir la tecla [Shift] y sin soltarla oprimirá la tecla siguiente, en este caso la tecla [F2]. Capture en el campo Búsquedas: la descripción del artículo o parte de ella y pulse [F2] (o capture los caracteres necesarios y la tecla correspondiente al parámetro por el que requiera ordenar). Ejemplo. Supongamos que se solicita la búsqueda de los artículos cuya descripción comience con la letra A. Al capturar [A] y pulsar [F2] descripción, el sistema presentará ordenados alfabéticamente por descripción los artículos desde AA hasta AZ. Ahora bien, si la búsqueda solicita los artículos cuya descripción comience con AR. Al capturar [AR] y pulsar [F2] descripción, el sistema presentará ordenados alfabéticamente por descripción desde ARA hasta ARZ. Del ejemplo se deduce que a mayor número de caracteres capturados en el campo Búsquedas, menor tiempo de búsqueda. El tiempo de selección de artículos depende: de la información capturada, el parámetro de búsqueda solicitado, el número de artículos registrados y la velocidad de máquina.
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PROCEDIMIENTOS
Importante: Una vez iniciada la búsqueda, ésta no podrá ser detenida y deberá esperar que el sistema ordene la información solicitada. En el campo No. de registros ubicado en la parte inferior derecha de la carpeta de selección, el sistema indicará el número de registros encontrados. Si durante la selección no fueron encontrados registros que cumplieran con la información capturada, el campo indicará 0. Recuerde que para optimizar el tiempo de selección de registros, el sistema presentará como máximo el número de renglones aceptados en la configuración, Para mayor información consulte Configuración general. Aunada a las teclas de función, la aplicación del carácter comodín %, permite una búsqueda total. Cuando en una ventana de búsqueda es capturado el carácter comodín %, al pulsar la tecla de función, el sistema presentará una lista ordenada alfabéticamente desde el primer registro por la columna solicitada (la tecla de función empleada). El siguiente cuadro ejemplifica diferentes posibilidades de búsqueda, cuando es empleada la tecla de función [F2], para búsquedas de registros por el campo descripción del catálogo de artículos y el carácter comodín: [%].
Cuando en la ventana de búsqueda Qué artículo? es capturado... % Perro % ó perro % % perro ó % perro %
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...al pulsar [F2] es desplegada una lista de registros ordenados alfabéticamente por la columna descripción...
...comenzando desde el primer registro. ...de los registros que comiencen con la palabra perro ...de los registros que contengan la palabra: perro, sin importar el texto anterior o posterior a la palabra capturada.
Seleccione del ordenamiento el registro correspondiente al artículo requerido y haga doble clic. El Sistema desplegará la información correspondiente al Registro. Importante. Durante los procedimientos de búsqueda, es recomendable evitar el empleo de comodines como primer carácter ya que el sistema buscará en todos los registros, retrasando la operación.
Otro procedimiento que permite efectuar ordenamientos en las ventanas de búsqueda, corresponde al empleo de la herramienta query. Para mayor información consulte procedimiento para el empleo de querys.
q
8
Capture en el campo de búsqueda la clave y pulse [Introducir] para ingresar al registro requerido. Capture el número de referencia o parte de é y haga clic en el botón número de referencia (F4) y continúe de manera similar a la descrita en procedimiento para la consulta de registros.
Cuando sea requerida una búsqueda por cliente o proveedor; al pulsar (F2) en la ventana Buscar, será desplegada la ventana Que cliente? o Que proveedor? Ejemplo. Suponga que se buscan todos los documentos del cliente registrado con el nombre XYZ. El usuario deberá seleccionar al cliente. Capture X y pulse (F2) para desplegar una lista de los clientes cuyo nombre comience con X, o bien, simplemente pulse (F2) para desplegar la ventana Que cliente? y 11
PROCEDIMIENTOS
efectuar una búsqueda similar a la descrita en Procedimiento para la consulta de registros. Una vez indicado el cliente, serán desplegados en la carpeta de selección los documentos correspondientes.
Procedimiento para el empleo del campo clasificación Los registros de los catálogos de: Artículos (generales o de módulo de especialidad), proveedores, clientes, vendedores y cajeros, cuentan con un campo clasificación, especializado para la generación de reportes. En el caso particular de los catálogos de artículo (generales o de módulo de especialidad), cuentan con dos campos clasificación, ambos se manejan de manera similar pero permiten asignar diferente información. En todos los casos corresponde a un campo alfanumérico de 5 caracteres, donde el usuario deberá asignar a cada uno de los 5 campos un valor, mediante un carácter para cada característica (que podrá utilizarse de manera independiente) y permita: a)
Seleccionar registros.
b)
Agrupar registros para la generación de reportes.
A manera de ejemplo, se emplea una posible estructura definida para el campo clasificación en el catálogo de artículos. Importante. Los caracteres: porcentaje (%) y guión bajo (_), son empleados por el sistema en la generación de reportes por clasificación, por lo que no deberán emplearse en la definición de la clasificación. No es permitido dejar caracteres en blanco intermedios, por lo que deberá definirse un carácter para estos casos. Ejemplo. Supongamos que una empresa ha decidido utilizar el siguiente criterio en la clasificación de artículos. El primer carácter indica el tipo de artículo, donde: B = Bujía, P = Platino, C = Condensador El segundo, la marca del artículo, donde: C = Champion, B = Bosh. El tercero, el país de origen, donde: N = Nacional, B = Brasil, A = Alemania. El cuarto, el voltaje, donde: 6 = 6 a 8 volts, 8 = 8 a 16 volts. El quinto carácter se ha decidido no emplearlo. Para la selección de artículos como en La generación de reportes, el usuario deberá capturar en el campo Que artículo? los caracteres mediante los cuales el sistema deberá ordenar artículos, el carácter guión bajo (_) permite ignorar el carácter del lugar donde se ubique y el carácter por ciento (%) permitirá ignorar el resto del campo clasificación. De esta manera, al ser requerida una lista de todas las bujías, se indica al sistema que seleccione todos los artículos cuya la clasificación comience con la letra B y que ignore el resto de los caracteres de la siguiente manera. B
%
Para emitir una lista de productos marca champion, se indica al sistema que seleccione todos los artículos cuya la clasificación tenga la letra C en el segundo campo y que ignore el primer carácter, así como el resto de los caracteres de la siguiente manera. 12
PROCEDIMIENTOS
_
C
%
Para obtener una lista de las bujías nacionales, se indicará al sistema que seleccione los artículos que en el campo clasificación tengan la letra B en el primer campo y una N en el tercero. Sin importar los caracteres en el resto de los campos. B
_
N
%
Para obtener una lista de platinos marca Bosh, hechos en Alemania para voltajes de 8 a 16 volts, se indicará al sistema que seleccione los artículos que en el campo clasificación tengan la letra P en el primer campo, la letra B en el segundo y una A en el tercero y el número 8 en el cuarto. P
B
A
8
%
El mismo mecanismo es empleado en todos los catálogos que cuentan con el campo clasificación.
Procedimiento para modificar un documento registrado El registro de documentos generados por el sistema se ha dividido en diversas etapas. El sistema reconoce un documento registrado tan pronto como es aceptada la carpeta de condiciones y desplegada la carpeta de partidas (etapa de partidas). Después de ese punto, el documento ha sido registrado en el sistema asignándole un status de pendiente, independientemente a que el sistema asigne el número consecutivo de documento. Algunas opciones (ventas) generan el consecutivo al cierre del documento, mientras otras lo hacen al registro del documento. Los documentos registrados pero no cerrados (pendientes), pueden ser abandonados por el usuario, permitiendo el sistema salir de la opción o del programa, para retomar el documento en otra ocasión. Los documentos registrados con status de pendiente, son desplegados en la carpeta de selección. El usuario puede identificarlos mediante una P (pendiente) en la columna status.
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Despliegue la carpeta de selección e indique con el puntero el documento pendiente que pretende retomar y haga doble clic.
El documento será desplegado en la carpeta de condiciones, con los campos y condiciones aceptadas durante su registro. Modificación a la carpeta de condiciones Algunos campos controlados por la opción empleada, no serán habilitados para impedir su modificación. Cuando estos campos afectan la negociación, el usuario deberá cancelar el documento registrado. El sistema modificará el status del documento o aceptar la información para pasar a la siguiente carpeta (etapa de partidas). Será desplegada la carpeta de partidas con los artículos seleccionados durante el registro del documento.
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PROCEDIMIENTOS
Modificación a la carpeta de partidas Los artículos previamente seleccionados podrán modificarse de acuerdo a la opción (cantidades, precios, descuentos). El usuario podrá agregar o eliminar partidas del documento. El procedimiento de modificación de documentos registrados, puede repetirse las veces que sea necesario mientras prevalezca el status de pendiente.
Procedimiento para modificar la secuencia de las columnas En la mayoría de las carpetas que presentan columnas, el usuario podrá modificar la secuencia en que son presentadas de acuerdo con sus necesidades o preferencias. Una vez cerrada la ventana la secuencia regresará a la configuración original.
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Seleccione con el puntero el encabezado de la columna que requiera desplazar y haga clic y arrastre el mouse al sitio requerido. Al soltar el botón, la columna será insertada en el lugar indicado.
PROCEDIMIENTOS
Importante. Para modificar el ancho de las columnas, seleccione con el puntero la línea divisoria del encabezado. El puntero cambiará de forma. Haga clic y arrastre el mouse a la izquierda para reducir el ancho y a la derecha para ampliarlo. Al cerrar la opción la carpeta regresará a la configuración original.
Procedimiento para ordenar las filas (renglones) de una columna En las carpetas que presentan columnas, el sistema ordena la información desplegada de acuerdo a un parámetro previamente configurado. En estas columnas, el usuario podrá modificar el orden en que es presentada la información, ordenando de manera ascendente o descendente las filas de una columna. Una vez cerrada la opción, la secuencia regresará a la configuración original.
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Haga clic en el encabezado de la columna que requiera ordenar de manera ascendente. . El sistema ordenará automáticamente las filas de la columna, al hacer nuevamente clic en el encabezado de la misma columna, serán ordenados de manera descendente.
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PROCEDIMIENTOS
Procedimiento para el empleo de Querys En la mayoría de las carpetas que presentan columnas, el usuario podrá definir un pequeño programa de búsqueda o query de ejecución inmediata que permita seleccionar de la base de datos, únicamente los registros que cumplan con las condiciones estipuladas.
Al seleccionar de la barra de herramientas de la opción el botón query, el sistema despliega una ventana con las mismas columnas (vacías) de la carpeta activa para definir el query. Como se muestra en la siguiente imagen.
El usuario deberá capturar en la(s) columna(s) correspondiente(s) al (los) campo(s) que requiera seleccionar, la instrucción a ejecutar y el parámetro a seleccionar. Ejemplo. Supongamos que se requieren localizar todos los artículos con un precio al público inferior a $100.00. En la columna precio al público, el usuario deberá capturar la instrucción, menor que (<) y el parámetro 100.00. Una vez definido el query, seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón ejecutar. Al finalizar la búsqueda, el sistema regresará a la carpeta de selección con los registros que cumplan con el query definido. 16
PROCEDIMIENTOS
Si la instrucción a ejecutar no es válida para la columna empleada, será desplegada una ventana informativa indicando error de sintaxis
Al desplegar varios renglones, el sistema permitir agregar diferentes condiciones y parámetros al query. A continuación se muestran dos ejemplos que permitan entender el mecanismo de renglones y columnas. Cuando en el mismo renglón se emplean varias instrucciones en diferentes columnas, el sistema toma la búsqueda de registros que cumplan uno tras otro los parámetros capturados. Ejemplo. Supongamos que se requieren localizar todos los artículos con un precio al público inferior a $100.00, del proveedor Crayola. En la columna precio al público, el usuario deberá capturar la instrucción, menor que (<) y el parámetro 100.00. En la columna proveedor la instrucción like y el parámetro Crayola.
Una vez definido el query, seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón ejecutar. Al finalizar la búsqueda, el sistema regresará a la carpeta de selección con los registros que cumplan con el query definido en el ejemplo
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PROCEDIMIENTOS
Como se puede apreciar en la imagen, la información desplegada corresponde a los artículos del proveedor Crayola con un precio al público menor de $100.00. Cuando en diferentes renglones se emplean varias instrucciones en una o varias columnas, el sistema toma la búsqueda de registros que cumplan la condición del primer renglón y los que cumplan las condiciones del segundo renglón. Ejemplo. Supongamos que se requieren localizar todos los artículos del proveedor Crayola con precio al público superior a $100.00 y los del proveedor Santillana con precio al público inferior a $100.00. En el primer renglón, el usuario deberá capturar en la columna proveedor la instrucción like y el parámetro Crayola y en la columna precio al público la instrucción mayor que (>) y el parámetro 100.00. En el segundo renglón, en la columna proveedor la instrucción like y el parámetro Santillana y en la columna precio al público la instrucción menor que (<) y el parámetro 100.00. Para demostrar el empleo del carácter comodín %, es utilizado con los nombres de los proveedores.
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PROCEDIMIENTOS
Una vez definido el query, seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón ejecutar. Al finalizar la búsqueda, el sistema regresará a la carpeta de selección con los registros que cumplan con el query definido en el ejemplo
Como se puede apreciar en la imagen, la información desplegada corresponde a los artículos del proveedor Crayola con un precio al público mayor de $100.00 y los del proveedor Santillana con precio menor de $100.00.
8 q
Seleccione el botón
query.
Defina el query. Capture la(s) instrucción(es) seguida del (de los) parámetro(s) en la(s) columna(s) o renglón (es) correspondientes a la búsqueda.
1. Seleccione con el puntero la columna por la que se desea buscar. 2. Capture la instrucción seguida del parámetro de búsqueda (texto o números)
8
Seleccione el botón
para ejecutar el query definido.
Al finalizar el proceso, serán desplegados los registros que reúnan las condiciones definidas. Para definir el query, existen instrucciones de texto (parea seleccionar registros mediante campos de texto) e instrucciones numéricas (parea seleccionar registros mediante campos numéricos) dependiendo de la columna empleada. Algunas de estas instrucciones como el signo (=), pueden funcionar para ambos tipos de instrucción. En el siguiente cuadro, se ejemplifican las instrucciones que pueden emplearse en la definición de un query.
Instrucción + parámetro
Tipo instrucción
Like perro ó = perro
Texto y numérica
Like perro %
Texto
Como resultado del query, serán desplegados los registros que en la columna seleccionada... ...diga perro.
...inicien con perro, sin importar el texto siguiente.
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PROCEDIMIENTOS
= 100
Numérica
...indiquen 100 (Seleccionar artículos que cuesten $100)
< 100
Numérica
...indiquen menos de 100 (Seleccionar artículos que cuesten menos de $100)
> 100
Numérica
...indiquen mas de 100 (Seleccionar artículos que cuesten mas de $100)
> = 100
Numérica
...indiquen 100 o más de 100 (Seleccionar artículos que cuesten $100 ó más)
< > 100
Numérica
...indiquen cantidades diferentes a 100 (Seleccionar artículos que cuesten más ó menos de $100).
> 50 and < 100
Texto y numérica
...indiquen mas de 50 y menos de 100 (Seleccionar artículos que cuesten mas de $50 y menos de $100)
> 50 or < 100
Texto y numérica
...indiquen mas de 50 o menos de 100 (Seleccionar artículos que cuesten mas de $50 o menos de $100)
Cuando la instrucción no es correcta será desplegada una ventana informativa.
Procedimiento para filtrar Algunas opciones cuentan con un botón filtrar, que corresponde a un proceso avanzado de búsqueda propio de programadores. Para mayor información sobre el procedimiento para filtrar consulte el manual técnico.
20
Al comenzar
Al comenzar Este capítulo de introducción al programa StockWare Cliente Servidor 1.0, familiariza al usuario con la presentación en monitor.
8
Para ingresar al programa StockWare Cliente Servidor 1.0, seleccione del menú de programas el icono directo.
que predeterminado por Herramientas y Programación, S.A. de C.V., brinda acceso
Será desplegada una ventana solicitando la captura de su clave de acceso (usuario). Tome en cuenta que los privilegios otorgados al usuario dependen de la clave capturada. Por omisión, al ingresar a la aplicación la ventana propone el nombre del último usuario.
q
Capture la clave y pulse [Introducir].
Será desplegada la aplicación con la barra de menús del programa
Barra de menús del programa La barra de menús cuenta con las siguientes opciones: Archivo Edición Ver Herramientas Catálogos Movimientos Procesos Consultas Reportes Ventana ? El usuario podrá seleccionar con el puntero la opción requerida y al hacer clic será desplegado un menú en cascada con las opciones disponibles. La opción archivo puede desplegar dos diferentes menús. Uno corto (de 4 opciones), cuando todas las opciones del programa se encuentran cerradas y otro largo (de 10 opciones) cuando existe alguna opción desplegada. Archivo
Archivo
Configuración general
Nuevo
Envío de actualizaciones
Cerrar
Propiedades
Guardar
Salir
Imprimir Vista preliminar Configurar página Configuración general Envío de actualizaciones Propiedades Salir
21
Al comenzar
22
Al comenzar
Abreviaturas de columnas La secuencia de las columnas desplegadas está planeada para optimizar el tiempo del usuario, mostrando al principio las columnas consideradas más importantes en la carpeta, lo que obliga al empleo de abreviaturas, tanto en el encabezado como en el contenido de las columnas. La descripción de abreviaturas se dará en la carpeta correspondiente.
Barra de herramientas El sistema cuenta para la ejecución de procedimientos, con un mecanismo de botones en la barra de herramientas. Los botones son activados o desactivados automáticamente por la opción, ventana o carpeta activa. Correspondiendo al usuario la responsabilidad de seleccionar el botón requerido.
A) Barra del título del programa. B) Barra del menú del programa. C) Botón para minimizar el programa D) Botón para minimizar el programa E) Botón para cerrar el programa F) Barra de herramientas de la opción habilitada G) Botón para cerrar la opción habilitada H) Botón para maximizar la opción habilitada I)
Botón para cerrar la opción habilitada
J) Barra de desplazamiento vertical K) Campo que indica el número de registros seleccionados
23
Al comenzar
L) Botón principal de la carpeta M) Campo que indica el formato habilitado para la impresión de etiquetas N) Campo de búsqueda O) Botones alternos de la carpeta P) Carpetas de la opción habilitada Q) Barra del título de la opción habilitada R) Barra de herramientas de la aplicación Importante. La barra del título del programa, además del nombre del programa (StockWare Cliente Servidor), también indica: versión, servidor, base de datos y clave del usuario. Para una fácil y rápida identificación de mecanismo a ejecutar, los botones de las barras de herramientas, cuentan con diversos gráficos que a continuación se describen. Botones de la barra de herramientas Botón
Función
Descripción de su función
Eliminar (borrar)
La aplicación de este botón elimina registros en los diferentes catálogos. De esta manera el registro queda únicamente disponible para su consulta o posterior recuperación. El usuario podrá “bloquear”: vendedores, proveedores, artículos, clientes, etc. Cuando en un registro eliminado es aplicado nuevamente el botón, el sistema asumirá que se pretende recuperar el registro (desborrar).
24
Primer registro
Una vez consultado un registro, este botón permite pasar al primer registro del ordenamiento desplegado en la carpeta de selección.
Último registro
Una vez consultado un registro, este botón permite pasar al último registro del ordenamiento desplegado en la carpeta de selección.
Anterior
Una vez consultado un registro, este botón permite pasar al registro anterior del ordenamiento desplegado en la carpeta de selección.
Siguiente
Una vez consultado un registro, este botón permite pasar al registro siguiente del ordenamiento desplegado en la carpeta de selección.
Al comenzar
Botón
Función
Descripción de su función selección.
Cerrar
La aplicación de este botón permite cerrar un documento u operación (según la ventana desplegada), independientemente de que sea impreso o no el documento correspondiente.
Guardar
La aplicación de este botón permite guardar modificaciones efectuadas en los diferentes catálogos.
Guardar como...
La aplicación de este botón permite guardar en un archivo la información, donde el usuario selecciona la ruta de acceso.
Query
La aplicación de este botón permite seleccionar en un query los parámetros requeridos para efectuar búsquedas u ordenamientos de registros. Para mayor información consulte procedimiento de query.
Ejecutar
La aplicación de este botón permite ejecutar querys diseñados mediante el botón de seleccionar.
Filtrar
La aplicación de este botón permite capturar los parámetros seleccionar registros, mediante filtros. Para mayor información consulte procedimiento de filtrado.
Copiar
La aplicación de este botón permite copiar la información para su posterior empleo.
Cortar
La aplicación de este botón permite eliminar la información seleccionada.
Cancelar (depuración)
La aplicación de este botón permite detener un proceso.
Procesar (depuración)
La aplicación de este botón permite iniciar un proceso.
(salvar)
Pegar
La aplicación de este botón permite pegar la información seleccionada (copiar)
Nuevo
La aplicación de este botón permite iniciar un nuevo documento.
Ingresar Movimientos
La aplicación de este botón permite ingresar a los movimientos de una opción.
Movimiento sobre documento
La aplicación de este botón permite efectuar operaciones sobre documentos previamente registrados
Importa partidas
La aplicación de este botón permite importar las partidas de un documento a otro.
25
Al comenzar
Botón
8
Función
Descripción de su función
Seleccionar partidas
La aplicación de este botón permite seleccionar las partidas que serán importas de un documento a otro.
Cancelar
La aplicación de este botón permite cancelar documentos
Imprimir
La aplicación de este botón permite imprimir o reimprimir la información desplegada
Imprimir etiquetas
La aplicación de este botón permite imprimir o reimprimir las etiquetas seleccionadas.
Seleccionar formato de etiqueta
La aplicación de este botón permite seleccionar el formato de etiqueta para su impresión.
Salir
El botón se encuentra tanto en las barras de herramientas de la opción como del programa. Seleccione el botón correspondiente para salir de la opción o del programa.
Para ejecutar un procedimiento, seleccione con el puntero el botón requerido y haga clic.
Algunas opciones le solicitarán una confirmación.
Registro de documentos Para explicar la secuencia que debe ejecutar el usuario en la generación de los diferentes documentos emitidos por el sistema, los procedimientos se han dividido en las etapas de: Entrada, partidas, cierre y cobro. Importante. Algunas de estas etapas se desarrollan en diferentes carpetas, dependiendo de la opción empleada. Etapa de entrada En esta etapa se indica al sistema el usuario, destinatario (cliente, proveedor, sucursal, etc.) y las condiciones del documento. Las condiciones, corresponden a las pactadas con los destinatarios y que se encuentran en sus respectivos registros. Éstas, serán propuestas por el sistema en la carpeta de condiciones, correspondiendo al usuario la responsabilidad aceptarlas o modificarlas. A esta etapa corresponde la cancelación de documentos pendientes y cerrados. Para mayor información consulte procedimiento de cancelación. El sistema considera un documento registrado, al aceptar la carpeta de condiciones y genera el número de documento. Importante. En los movimientos a cliente, el número de documento es generado por el sistema al cierre del documento.
26
Al comenzar
Etapa de partidas En esta etapa se capturan los artículos y cantidades que ingresarán al documento. Las condiciones pactadas en la etapa de entrada, serán aplicadas a cada una de las partidas de acuerdo a los controles habilitados para cada artículo (inventario, existencia, descuento). Etapa de cierre En esta etapa se indica al sistema que el documento se ha terminado. Los pedidos de clientes, corresponden al único documento que puede ser modificado después de cerrado e inclusive después de efectuados algunos movimientos sobre el pedido (pedido en backorder). El resto de los documentos no podrán modificarse después de esta etapa. A esta etapa corresponde la impresión de documentos Etapa de cobro En esta etapa se indica al sistema el monto (a cobrar) y la forma (de pago) empleada. Cuando el sistema detecta que se ha emitido un documento en condiciones de pago de contado (a la compra o a la venta), o cuando se efectúan pagos a documentos (cuentas por pagar y cuentas por cobrar), será desplegada una ventana para indicar el monto y forma de pago empleada. Para mayor información consulte procedimiento de cobro. Cuando los documentos fueron generados en condiciones de crédito, la ventana no será desplegada. confírmalo
Consulta de documentos registrados La consulta de documentos se realiza en las diferentes carpetas de la opción, dependiendo de las necesidades del usuario. Al seleccionar un documento, el usuario podrá pasar a cualquiera de sus carpetas habilitadas. Carpeta de selección Al ingresar a cualquier opción que registra documentos, el sistema despliega en la carpeta de selección correspondiente, los documentos registrados en los últimos 30 días, encontrándose en primer lugar el documento más reciente. El cursor habilita el campo buscar. Importante. Al ingresar a las opciones de movimientos a cliente (pedidos, ventas, devoluciones), el sistema asume que se pretende generar un nuevo documento y despliegan la carpeta de condiciones. De no ser así, el usuario puede habilitar la carpeta de selección para consultar operaciones registradas. Cada opción cuenta con su propio consecutivo, sin embargo los documentos generados en opciones que cuentan con módulos de especialidad, los documentos deben consultarse en el módulo en que fueron generados. La carpeta permite cambiar de módulo Ejemplo. La opción pedidos a proveedor, permite generar documentos a proveedores asignados a los módulos de: generales, libros, discos. A pesar de corresponder al mismo consecutivo, no podrán consultarse los pedidos a proveedor de discos en el módulo de generales.
27
Al comenzar
Carpeta de condiciones La carpeta permite identificar las condiciones pactadas para el documento que se consulta. Importante. En algunas opciones, al ingresar a documentos pendientes, el sistema puede impedir la modificación de ciertas condiciones aceptadas durante el registro del documento. Carpeta de partidas La carpeta permite identificar los artículos ingresados al documento que se consulta. En los documentos en proceso, el usuario empleará esta carpeta para modificaciones, agregando o disminuyendo partidas o cantidades. Importante. En el caso de la opción pedidos de cliente, el sistema permite efectuar modificaciones a documentos con status de backorder. Carpeta de artículos Esta carpeta únicamente permite efectuar selecciones de artículos para ingresarlos al documento (carpeta de partidas). La carpeta es deshabilitada en documentos cerrados que no pueden modificarse. Carpeta de opciones La carpeta permite consultar el documento para impresión.
Cancelación de documentos El sistema permite cancelar los diferentes documentos registrados, tanto los cerrados como los que se encuentran en proceso. Para ambos status de documento, el usuario deberá seleccionar en la carpeta de condiciones, el botón
cancelar, de la barra de herramientas.
Al iniciar un movimiento (documento) sobre un documento de referencia emitido por el sistema, el status (del documento de referencia) es modificado por otro que permita identificar el movimiento a la consulta del documento de referencia. Por lo que la cancelación del documento en proceso o cerrado, implica devolver el status al documento de referencia. Cancelación de documentos en proceso Al cancelar documentos en proceso, le será solicitada una confirmación. Al aceptar, el documento será cancelado. La cancelación de estos documentos implica para el sistema, dar marcha atrás con todos los movimientos registrados, tanto en las estadísticas (clientes proveedores, vendedores, artículos), como en las existencias (artículos apartados). Cancelación de documentos cerrados Al cancelar documentos cerrados, le será solicitada una confirmación. Al aceptar, el documento será cancelado. La cancelación de documentos cerrados implica para el sistema, dar marcha atrás con todos los movimientos registrados por el sistema al cerrar el documento. Para ejemplificar, supongamos que se requiere cancelar la compra 470 al proveedor X, con documento referencia el pedido 320. Al acepar la confirmación para cancelar el documento, el sistema deberá efectuar los siguientes procedimientos.
28
Al comenzar
a) Descarga de la existencia la mercancía ingresada en la compra a proveedor. b) El kárdex de artículos involucrados en el documento de compra, registra la cancelación. c) El kárdex de movimientos, registra la cancelación del documento. d) Corrige la estadística del artículo. e) Descarga de la cuenta por pagar el importe correspondiente al documento de compra. f)
Corrige la estadística del proveedor.
g) El pedido 320 modifica su status de surtido a cerrado, lo que permitirá posteriormente efectuar una nueva compra sobre pedido a proveedor. La cancelación de pedidos reservados devuelve a disponibilidad la mercancía (existencia) y los movimientos a caja registradora (si el documento los generó) serán revertidos, retirando el monto correspondiente al documento cancelado en las formas de pago empleadas. Importante. Cuando el documento a cancelar pertenece a un cierre de cajas anterior, la imposibilidad de retirar el importe obliga a un proceso de devolución.
29
Archivo
Archivo Archivo Nuevo Cerrar Guardar Guardar como... Imprimir... Vista preliminar Configurar página... Configuración gral. Envío de actualizaciones Propiedades Salir
30
Archivo
Nuevo Opción deshabilitada
Cerrar La opción permite cerrar la opción habilitada.
8
Seleccione de la barra de menús archivo y haga clic en la opción cerrar.
Guardar La opción permite guardar los cambios en la opción habilitada. Algunas opciones del sistema, requieren de una instrucción para guardar los cambios efectuados. En éstas, la opción mantiene la misma función que el botón
8
guardar, de la barra de herramientas de la opción.
Seleccione de la barra de menús archivo y haga clic en la opción guardar.
Guardar como... La opción permite guardar (copiar) la información desplegada en un archivo. La información desplegada en algunas opciones puede emplearse para diferentes propósitos. La opción guardar como permite al usuario dar formato y almacenar la información, permitiendo su empleo en otros programas (Excel, base de datos, etc.). La opción es automáticamente habilitada con las opciones compatibles. Al seleccionar la opción, el sistema despliega la ventana guardar como, proponiendo almacenar el archivo en el directorio SWCS.
La opción mantiene la misma función que el botón opción.
8 8
guardar como, de la barra de herramientas de la
Seleccione de la barra de menús archivo y haga clic en la opción guardar. Capture el nombre y seleccione la ruta de almacenamiento y nombre del archivo y haga clic en el botón guardar.
Imprimir La opción permite imprimir o reimprimir la información desplegada.
La opción mantiene la misma función que el botón
8
imprimir, de la barra de herramientas de la opción.
Seleccione de la barra de menús archivo y haga clic en la opción guardar. 31
Archivo
8
Capture el nombre y seleccione la ruta de almacenamiento y nombre del archivo y haga clic en el botón guardar.
Vista preliminar Opción deshabilitada
Configurar página La opción permite configurar la página para impresión. La opción es automáticamente habilitada con las opciones compatibles. Al seleccionar la opción, el sistema despliega la ventana page setup, donde el usuario podrá seleccionar las condiciones que se ajusten a sus necesidades (sobres, carta, oficio, etc.).
8
Seleccione de la barra de menús archivo y haga clic en la opción configurar página.
8
Seleccione la información solicitada y haga clic en el botón OK.
Configuración general El proceso de Configuración general de StockWare Cliente Servidor, permite indicar al sistema algunos de los parámetros que serán empleados en diversas opciones a lo largo de la operación. Corresponde al usuario la responsabilidad de su captura y modificación. Tome en cuenta que la modificación de algunos campos podría afectar seriamente la operación de la empresa.
8
Seleccione de la barra de menús archivo y haga clic en Configuración general. Será desplegada la opción de configuración general. A continuación se detalla cada carpeta. Por omisión, siempre que se ingresa a la opción será desplegada la carpeta de configuración general.
Carpeta de Configuración general
Descripción de campos Empresa. En este campo alfanumérico de 40 caracteres, definirá la razón social de la empresa. El texto capturado será impreso en los diversos documentos emitidos por el sistema de acuerdo a la configuración del documento.
q
Capture la razón social de la empresa y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
RFC. En este campo alfanumérico de 15 caracteres, definirá el registro federal de contribuyentes empresa.
de la
El texto capturado será impreso en los diversos documentos emitidos por el sistema de acuerdo a la configuración del documento.
32
Archivo
q
Capture el RFC. de la empresa y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Máximo número de renglones desplegado Este campo permite seleccionar el número máximo de registros que serán desplegados en pantalla al finalizar cada búsqueda. StockWare Cliente Servidor, ha sido diseñado para almacenar de manera activa (en la base de datos), toda la información generada. Es decir, el usuario podrá efectuar movimientos, consultas u operaciones, sobre cualquier documento generados en el pasado (pendiente, registrado, etc.). Al ingresar en algunas opciones (catálogos), es desplegada una lista de todas los registros almacenados, comenzando por el más reciente. Al paso del tiempo, el número de registros almacenados provoca lentitud en el despliegue de la información. Para optimizar el proceso de ordenamiento en las opciones que requieren efectuar búsquedas, el usuario podrá seleccionar del menú, el número máximo de registros que serán desplegados en la lista. Importante. En las opciones que generan documentos (compras, ventas, etc.), el sistema no utiliza este campo y desplegará los documentos del último mes a partir de la fecha actual sin importar el número.
8
Seleccione del menú el número máximo de renglones desplegados y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
q
Capture el número máximo de renglones desplegados que convenga a los movimientos de la empresa y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Uso de impresora. El campo será habilitado para indicar al sistema que se cuenta con una impresora. El texto capturado será impreso en los diversos documentos emitidos por el sistema de acuerdo a la configuración del documento.
q
8
Habilite o deshabilite el campo mediante el empleo de la [barra espaciadora].
Al terminar las modificaciones, seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón
guardar.
Carpeta artículos
Descripción de campos Control general de kárdex (Temporalmente deshabilitado). El campo habilita un control general de registro de entradas y salidas de mercancías (kárdex) para todos los artículos controlados por el sistema. Otra posibilidad consiste en habilitar el control de kárdex únicamente a los artículo que lo requieran, habilitando el campo de control de kárdex en el registro del artículo. Este mecanismo selectivo permite el ahorro de espacio en disco ya que a mayor número de artículos controlados por kárdex, más espacio de disco duro. Habilitar uso de Impresora- Este campo especificará si será utilizada o no una impresora. Precios con IVA Incluido (Temporalmente deshabilitado). Este campo define si los precios al público de todos los artículos y servicios registrados en el sistema, contienen o no los impuestos incluidos (IVA, IEPS, ETC.). Cabe aclarar que en cualquiera caso a la impresión del documento, StockWare podrá o no desglosar los impuestos. Para mayor información consulte el manual técnico.
33
Archivo
Cuando se ha determinado que los artículos cuenten con los impuestos incluidos y el campo es habilitado, el sistema los desglosará automáticamente del precio al público en función del departamento asignado a cada artículo. Cuando se ha determinado que los artículos no cuenten con los impuestos incluidos y el campo es deshabilitado, el sistema los calculará automáticamente sobre el precio al público en función del departamento asignado a cada artículo. Para mayor información sobre los impuestos por artículo consulte catálogo de departamentos. 747Factor de utilidad general (Temporalmente deshabilitado). El campo corresponde a una proposición que permite calcular el precio de venta para cada artículo en función del costo, durante el procedimiento de compra a proveedor. Durante el registro de proveedores, el usuario indica mediante el campo control de precios, el comportamiento del sistema para asignar el precio de venta. Es decir, el sistema calcula el precio de venta de los artículos incluidos en un documento de compra, en función del proveedor al que se compra la mercancía. Una de las opciones del campo control de precios, corresponde a la opción configuración. Para mayor información del campo consulte catálogo de proveedores. Los artículos comprados a proveedores asignados al control de precios: configuración, el sistema calculará sobre el costo del artículo, el precio de venta de acuerdo al factor de utilidad capturado. Importante. El usuario podrá modificar durante el procedimiento de compra el precio de venta propuesto para estos artículos.
q
Capture el factor de utilidad.
q
Pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo. El usuario determinará el método que utilizará el sistema para calcular el precio al público. Al ingresar al campo será desplegado un menú con las opciones: Margen y Utilidad. Seleccione mediante [Teclas de dirección] el método apropiado a la empresa y pulse [Tab] para habilitar el campo que permitirá capturar el porcentaje de margen o utilidad. Capture el porcentaje que será aplicado al método y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. Fórmula para calcular el precio de venta por el método utilidad. Precio de Venta = Costo (1 + utilidad) Poner ejemplo Poner ejemplocopiar del cat. Artic ¿?como va a quedar?
Fórmula para calcular el precio de venta por el método margen. Precio de Venta = Costo / (1 - Margen) Poner ejemplo copiar del cat. Artic ¿? como va a quedar? Control (Alta de artículos). Estos campos corresponden a una proposición será desplegada durante el registro de artículos.
34
Archivo
Los botones (habilitado o deshabilitado) serán propuestos durante el registro de artículos (tanto en el módulo de artículos generales, como en los diferentes módulos de especialidad). Se recomienda habilitar los controles que se emplean en la mayoría de los artículos. Durante el registro de artículos en los diferentes módulos, corresponde al usuario la responsabilidad de aceptar las proposiciones o modificar los controles en los artículos que así lo requieran. Para información detallada de cada campo de control consulte catálogo de artículos.
q
8
Habilite o deshabilite el campo mediante el empleo de la [barra espaciadora].
Al terminar las modificaciones de la carpeta, seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón guardar.
Carpeta de ventas y clientes
Descripción de campos Campo vendedor. El campo permite seleccionar al vendedor que por omisión será propuesto en las operaciones de venta en el módulo StockWare WPOS. La proposición permite ahorrar tiempo durante la venta en el módulo StockWare WPOS, en empresas que no contabilizan la estadística del vendedor. En todas las operaciones de venta en el módulo StockWare Cliente servidor, el vendedor deberá capturar su clave, independientemente de que la empresa no contabilice la estadística del vendedor.
8
Seleccione del menú al vendedor y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Campo cliente. El campo permite seleccionar al cliente que por omisión será propuesto en las operaciones de venta. La proposición permite ahorrar tiempo durante la venta tanto en el módulo StockWare WPOS, como en el módulo StockWare Cliente servidor. La proposición podrá mantenerse incluso a la facturación de documentos, o bien, en el momento de la facturación modificar al cliente y capturar los datos para la impresión y su registro en el catálogo.
8
Seleccione del menú al cliente.
8
Al terminar las modificaciones de la carpeta, seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón guardar.
Carpeta compras y proveedores
Descripción de campos
35
Archivo
Día general de pago a proveedores. El campo permite seleccionar el procedimiento que empleará el sistema para calcular la fecha de pago a proveedores que tengan asignado como día de pago, la opción configuración. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. Durante el registro de proveedores, el usuario indica mediante el campo día de pago, el comportamiento del sistema para calcular la fecha de pago. Es decir, el sistema calcula de acuerdo a las condiciones pactadas con el proveedor al que se compra mercancía, las fechas de vencimiento y pago para cada documento. Una de las opciones del campo día de pago, corresponde a la opción configuración. Para mayor información del campo consulte catálogo de proveedores. Al hacer clic en el campo es desplegada la ventana día general de pago a proveedores. La ventana está dividida en tres secciones de donde el usuario podrá seleccionar solo una. En la sección superior el usuario podrá seleccionar un día de la semana. El sistema calculará la fecha correspondiente de acuerdo al día señalado posterior a la fecha de vencimiento. En la sección intermedia el usuario podrá seleccionar un día del mes. El sistema calculará la fecha de pago, de acuerdo al día del mes señalado posterior a la fecha de vencimiento. En la sección inferior el usuario podrá seleccionar la fecha de vencimiento. El sistema indicará como fecha de pago la calculada como fecha de vencimiento.
8
Seleccione la opción para calcular el día de pago general a proveedores.
8
Al terminar las modificaciones de la carpeta, seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón guardar.
Carpeta de sucursales
Descripción de campos Campo sucursal. El campo permite seleccionar la sucursal local. El término sucursal corresponde a un genérico que engloba a todas las unidades de la empresa (bodega, sucursal, corporativo), con las que el sistema de la sucursal local mantiene transferencia de mercancía, por lo que todas las unidades deberán registrarse en el catálogo de sucursales. Para mayor información, consulte catálogo de sucursales. Cabe señalar que en la versión multialmacén, los almacenes declarados corresponden a la sucursal local. El sistema controla los movimientos de entrada y salida de mercancía de la sucursal local, por concepto de transferencias entre sucursales. Para mayor información, consulte transferencias.
8
Seleccione del menú la sucursal local.
8
Al terminar las modificaciones de la carpeta, seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón guardar.
36
Archivo
Envío de actualizaciones La opción permite el envío a sucursales, de las modificaciones efectuadas en el sistema de la sucursal local o del envío completo del catálogo.
8
Seleccione de la barra de menús archivo y haga clic en envío de actualizaciones. El término actualización de sucursales implica que la información de todas las sucursales se encuentre actualizada, bien mediante un envío de actualización o mediante un envío de catálogo (todos los registros). Cuando una sucursal realiza modificaciones en sus catálogos (no estadísticos), el sistema automáticamente actualiza la fecha de modificación (en registros modificados)
Envío de actualizaciones El procedimiento permite seleccionar los registros modificados para informar y actualizar al resto de las sucursales. El usuario selecciona mediante el parámetro de fechas, el rango de actualización.
Envío de catálogo Cuando una sucursal inicia actividades, el procedimiento toma toda la información de los catálogos (no estadísticos), para transferirla a la nueva sucursal. Al seleccionar la opción envío de actualizaciones, es desplegada la ventana actualizaciones.
módulo de envío de
Descripción de campos Campo directorio de salida. El campo indica el directorio de salida para almacenamiento de información para su posterior envío. Importante. El archivo generado en la selección de registros, reemplaza al anterior. Campo artículos. Botón habilitado para su envío. Campo solo marcados. El campo permite indicar el tipo de envío. Cuando el campo es habilitado, la opción corresponde a un envío de actualización. Cuando el campo es deshabilitado, la opción corresponde a un envío de catálogo. Campo procesados. El campo permite observar el avance y número de registros seleccionados por la opción. Importante. Una vez iniciado el proceso de búsqueda y selección de registros, éste no podrá detenerse. Campos: desde, hasta. Las fechas de los campos permiten indicar al sistema el rango de búsqueda de registros modificados. Los campos proponen seleccionar el último mes.
37
Archivo
Importante. Cuando el campo solo marcados es deshabilitado (envío de catálogo), el parámetro de fechas no será tomado en cuenta.
8
Seleccione el tipo de envío y de ser necesarios, los rangos de fecha y haga clic en el botón de la barra de herramientas de la opción.
procesar,
Cuando el sistema detecta que existe un archivo de actualización en el directorio de salida será desplegada una ventana solicitando la confirmación para reemplazar el archivo. Al finalizar el proceso será desplegada una ventana informativa.
Propiedades Temporalmente deshabilitado
Salir La opción permite salir del programa StockWare Cliente Servidor, La opción mantiene la misma función que el botón
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salir, de la barra de herramientas del programa.
Herramientas
Herramientas Herramientas Personalizar...
Personalizar La opción permite algunos ajustes personales en la presentación del programa en monitor, sin afectar al resto de los usuarios como: indicar el tamaño y ubicación de los botones de la barra de herramientas o habilitar el despliegue de ayuda de botón (show tooltips).
8 8
Seleccione de la barra de menús herramientas y haga clic en la opción personalizar. Efectúe las modificaciones requeridas y haga clic en el botón aplicar, para observar los cambios; o en el botón aceptar.
39
Catálogos
Catálogos El mecanismo de catálogos agiliza los procedimientos de la empresa al disminuir las posibilidades de error, al permitir únicamente a los usuarios del sistema, seleccionar registros. Para facilitar la comprensión y distribución de los catálogos, se han agrupado de la siguiente manera. Catálogos del módulo de artículos generales, y que son comunes a los módulos de especialidad (libros, discos, farmacia). Catálogos relacionados a cada módulo de especialidad (discos y libros). Para información detallada de estos catálogos, consulte el anexo respectivo. Catálogos de movimientos relacionados a la compra y a la venta. Catálogos relacionados al movimiento interno de mercancía. Al ingresar a la descripción de cada grupo de catálogos, un esquema muestra los catálogos primarios y secundarios. La descripción de cada catálogo mantendrá la secuencia del esquema. Para mayor información consulte términos empleados. La mayoría de los catálogos cuentan con dos o más de las siguientes carpetas: Selección. Permite seleccionar registros Modificaciones. Permite modificar los registros seleccionados. Altas. Permite al usuario agregar nuevos registros al catálogo. Estadística. Permite consultar la información estadística del registro seleccionado. Depuraciones. Permite pasar información de un registro a otro. Los catálogos de títulos (discos y libros) cuentan con otras carpetas que serán descritas en su momento.
8
Seleccione de la barra del menú catálogos y haga clic en el catálogo requerido.
Al desplegar un catálogo, la carpeta de selección será activada y el cursor habilitará el campo búsqueda.
40
Catálogos
Módulo de artículos generales Catálogos primarios y secundarios afines a todos los módulos
Catálogos primarios
Catálogo secundario
Catálogo final
Impuestos
Departamentos
Catálogo de artículos generales.
Departamento Departamento / sección
Catálogo de Títulos (libros)
Secciones
Fabricantes
Líneas
Monedas
Proveedores
Catálogo de Títulos (discos)
Textos
Catálogo de impuestos El catálogo permite configurar los impuestos y las tasas empleados por una empresa que pueden cambiar de una región a otra. Carpeta de alta Descripción de campos. Concepto. Este campo alfanumérico de 6 caracteres de captura obligatoria, permite capturar un texto que defina al impuesto que se registra. El campo corresponde a un texto que puede repetirse las veces que sea necesario para asignar diferentes tasas sobre el mismo impuesto (concepto). Importante. Durante el procedimiento para asignar impuestos a los departamentos, el usuario seleccionará los impuestos (conceptos) y la secuencia que deberá seguir el sistema para su aplicación tanto a la compra como a la venta. El concepto asignado, no podrá emplearse dos veces. Para mayor información consulte catálogo de departamentos. Ejemplo: Suponga que se requieren registrar diferentes tasas a al Impuesto al Valor Agregado (IVA). El usuario podrá capturar en el campo alguna de las siguientes opciones o diseñar otras: IVA, iva, I.V.A., Imp.1, Imp I,
q
Capture el concepto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. 41
Catálogos
Tasa. Este campo numérico de 2 enteros y 2 decimales (máximo 99.99%), permite definir el porcentaje correspondiente al impuesto que se registra.
q
Capture el porcentaje de impuesto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Carácter de impresión. Este campo alfanumérico permite asignar un carácter que muestre a la impresión el impuesto aplicado. El campo corresponde a un texto que podrá repetirse las veces que sea necesario o podrá permanecer vacío. Importante. A la impresión de documentos de venta (WPOS), el programa indicará mediante este carácter el impuesto aplicado a cada partida. Tome en cuenta que algunos artículos pueden contar con mas de un impuesto. En esta situación, el carácter impreso corresponderá al último impuesto aplicado. Para mayor información sobre la secuencia de impuestos consulte catálogo de departamentos.
q
Capture el carácter del impuesto que se registra.
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar de un nuevo impuesto Carpeta de selección El único parámetro de búsqueda corresponde al campo concepto y la carpeta no cuenta con botón principal.
q
Capture el concepto y proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente.
8
Seleccione el concepto a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el concepto y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información registrada del impuesto seleccionado. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta. Importante. Tome en cuenta que este catálogo primario es empleado para generar otros catálogos, por lo que las modificaciones deberán planearse cuidadosamente.
Catálogo de departamentos El catálogo permite al usuario agrupar los artículos por departamentos. El sistema utiliza el departamento asignado para cálculo de impuestos. Al ingresar a este catálogo, la carpeta de selección desplegará una lista ordenada por número de departamento. El catálogo corresponde a un consecutivo del 0 al 99, donde el número de departamento representa la clave del registro.
42
Catálogos
El usuario podrá registrar los departamentos con el número que más convenga a la empresa. El departamento 0, (no asignado) será empleado temporalmente por el sistema durante los procedimientos de alta de artículos. Durante el registro de artículos (alta), el usuario deberá asignar a éstos, el departamento correspondiente. De tal manera que durante los procedimientos de compra y venta, el sistema calcule del departamento asignado los impuestos correspondientes. Cuando se han dejado números de departamento intermedios, el sistema automáticamente los registra dejándolos
temporalmente deshabilitados mediante la opción Posteriormente el usuario podrá modificarlo.
borrado.
Carpeta de alta Descripción de campos. Número. Este campo numérico de 2 caracteres de captura obligatoria, permite capturar el número que defina al departamento que se registra. Al ingresar a la carpeta el campo propone el siguiente número de departamento, correspondiendo al usuario la responsabilidad de aceptarlo o modificarlo. El sistema validará que el número de departamento no sea duplicado.
q
Capture el número de departamento y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Nombre corto. Este campo alfanumérico de 20 caracteres de captura obligatoria, permite definir el nombre corto del departamento. El campo funciona como una clave extra y es utilizado por el sistema tanto en los menús para asignar departamento como en algunas selecciones por departamento. El campo corresponde a un texto que podrá repetirse las veces que sea necesario.
q
Capture el nombre corto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Nombre. Este campo alfanumérico de 40 caracteres permite definir el nombre del departamento. El campo funciona como la descripción del departamento y es utilizado por el sistema en algunos procedimientos.
43
Catálogos
El campo corresponde a un texto que podrá repetirse las veces que sea necesario o podrá permanecer vacío.
q
Capture el nombre del departamento que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Descuento. Este campo numérico de 2 enteros y 2 decimales (máximo 99.99%), permite definir un porcentaje de descuento al departamento que se registra. El campo permite habilitar ofertas o descuentos por departamento durante los procedimientos de venta, aplicando el porcentaje capturado al precio al público en el registro de los artículos asignados al departamento que se registra. El campo debe permanecer vacío (.00) y habilitado únicamente para otorgar descuentos, Para mayor información sobre ofertas consulte ofertas.
q
Capture el porcentaje de descuento a la venta,
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar de un nuevo departamento. Importante: Al finalizar el registro del departamento deberán asignarse los impuestos correspondientes a la compra y a la venta, mediante el empleo la carpeta de modificaciones. Carpeta de selección Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos nombre y número. La carpeta cuenta con botón principal para seleccionar departamento por clave (número de departamento). Seleccione departamentos de manera similar a la descrita en procedimientos, al finalizar será desplegada una lista ordenada alfabéticamente. En los recuadros de la derecha, el usuario podrá observar los impuestos asignados a la compra y a la venta del departamento iluminado.
8
Seleccione el departamento a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el concepto y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones serán desplegadas 4 ventanas. La ventana superior izquierda muestra la información capturada en la carpeta de alta. Todos los campos de esta ventana podrán modificarse de manera similar a la descrita en la carpeta de altas. La ventana inferior izquierda despliega los diferentes impuestos registrados (catálogo de impuestos). Las ventanas a la derecha desplegarán los impuestos asignados a la compra y a la venta. En los nuevos departamentos registrados se observarán únicamente los encabezados de las columnas: Concepto, tasa y orden.
Procedimiento para asignar o modificar impuestos a los departamentos
44
Catálogos
Seleccione con el puntero de la ventana inferior izquierda el impuesto que será asignado al departamento y arrastre el mouse a la ventana derecha correspondiente (compra o venta) y suelte el botón. El impuesto quedará registrado en la ventana.
8
Para asignar un concepto, selecciónelo con el puntero en la ventana del catálogo de impuestos y arrastre el mouse a la ventana de impuestos a la compra o a la venta.
Proceda de manera similar para asignar los diferentes impuesto. El sistema validará que el concepto no pueda emplearse dos veces. Conforme ingresan impuestos a cada ventana, el sistema asigna automáticamente el orden correspondiente a su ejecución donde invariablemente el número 0, corresponde al último impuesto aplicado. Importante. Todos los departamentos deberán contar con impuestos, sin importar que se trate de una tasa 0. De ser necesario, el usuario podrá registrar en el catálogo de impuestos, el concepto exento. Para eliminar impuestos asignados, seleccione con el puntero el concepto a eliminar de las ventanas de impuestos a la compra o la venta y arrastre el mouse a la ventana del catálogo de impuestos y suelte el botón.
8
Para eliminar conceptos, seleccione el impuesto de la ventana de impuestos a la compra o a la venta y arrastre el mouse a la ventana del catálogo de impuestos.
Importante. Tome en cuenta que este catálogo es empleado para generar otros, por lo que las modificaciones deberán planearse cuidadosamente.
Catálogo de secciones El catálogo permite al usuario agrupar los artículos por secciones. El usuario podrá decidir si el catálogo es empleado. Posteriormente, si la operación de a empresas lo requiere podrá subdividir los departamentos registrados en secciones. Para mayor información consulte el catálogo de departamento / sección. El usuario podrá registrar secciones con el número que más convenga a la empresa. La sección 0, (no asignada) será empleada temporalmente por el sistema durante los procedimientos de alta de artículos. Cuando la empresa ha decidido no emplear este catálogo, los artículos registrados quedarán asignados a esta sección. El número de sección representa la clave del registro. Carpeta de alta Descripción de campos. Número. Este campo numérico de 4 caracteres de captura obligatoria, permite capturar el número que defina la clave de la sección que se registra. El campo corresponde a la clave de la sección por lo que el sistema validará que no se pueda repetir.
q
Capture el número de sección y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Nombre. Este campo alfanumérico de 41 caracteres, permite definir el nombre correspondiente a la sección que se registra. 45
Catálogos
Ejemplo. Sección: saldos, línea, adultos, infantiles, Tallas grandes, etc. Importante. El usuario podrá asignar el mismo nombre a diferentes secciones.
q
Capture el nombre de la sección que se registra.
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta propondrá el número 0, para registrar de una nueva sección. Carpeta de selección Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos número y nombre y la carpeta no cuenta con botón principal.
q
Capture el número o concepto de sección y proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente.
8
Seleccione la sección a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione la sección y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información registrada de la sección seleccionada. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta. Importante. Tome en cuenta que este catálogo primario es empleado para generar otros catálogos, por lo que las modificaciones deberán planearse cuidadosamente.
Catálogo de departamentos / sección El catálogo permite al usuario únicamente asignar secciones registradas a departamentos registrados. De esta manera el usuario determina las secciones que serán empleadas de manera exclusiva por un departamento. Al ingresar a este catálogo, la carpeta de selección desplegará dos ventanas: La ventana superior corresponderá al catálogo de departamentos. La ventana inferior corresponderá a las secciones asignadas a cada departamento. Carpeta de selección Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos nombre y número de departamento. La carpeta cuenta con botón principal para seleccionar departamento por clave (número de departamento) en la ventana superior.
46
Catálogos
Seleccione el departamento de manera similar a la descrita en procedimientos. Al finalizar será desplegada en la ventana superior una lista de departamentos y en la ventana inferior, una lista de secciones asignadas al departamento iluminado.
8
Seleccione el departamento a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el departamento y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones serán desplegadas 3 ventanas. La ventana superior muestra la información del departamento seleccionado. Para información detallada de cada campo consulte departamentos. La ventana intermedia, despliega las secciones asignadas al departamento seleccionado. La ventana inferior despliega las secciones registradas (catálogo de secciones). Procedimiento para asignar o modificar secciones a los departamentos Seleccione con el puntero de la ventana inferior la sección que será asignada al departamento, arrastre el mouse a la ventana intermedia y suelte el botón. La sección quedará asignada al departamento y ordenada por el número correspondiente.
8
Para asignar secciones, selecciónela de la ventana inferior (catálogo de secciones) y arrastre el mouse a la ventana intermedia (secciones asignadas).
Proceda de manera similar para asignar las diferentes secciones, correspondiendo al usuario la responsabilidad de asignar la misma sección a diferentes departamentos. Para eliminar secciones asignadas, seleccione con el puntero de la ventana de secciones asignadas la sección a eliminar, arrastre el mouse a la ventana inferior (catálogo de secciones) y suelte el botón.
8
Para eliminar secciones asignadas a departamentos, selecciónela de la ventana intermedia y arrastre el mouse a la ventana del catálogo de secciones. Importante. Tome en cuenta que este catálogo primario es empleado para generar otros catálogos, por lo que las modificaciones deberán planearse cuidadosamente.
Catálogo de Fabricantes El catálogo permite configurar los diversos fabricantes de la mercancía registrada, ante la posibilidad de contar con artículos surtidos por diferentes proveedores. Carpeta de alta Descripción de campos. Clave. Este campo alfanumérico de 15 caracteres de captura obligatoria, permite asignar una clave que defina al fabricante que se registra. El sistema validará que la clave no pueda repetirse.
47
Catálogos
q
Capture la clave y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Nombre corto. Este campo alfanumérico de 20 caracteres de captura obligatoria, permite definir el nombre corto del fabricante que se registra. El campo funciona como una clave extra y es utilizado por el sistema tanto en los menús para asignar fabricantes como en algunas selecciones por fabricante. El campo corresponde a un texto que podrá repetirse las veces que sea necesario.
q
Capture el nombre corto del fabricante y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Nombre. Este campo alfanumérico de 80 caracteres distribuidos en dos renglones, permite definir el nombre del fabricante. El campo corresponde a un texto que podrá repetirse las veces que sea necesario o podrá permanecer vacío.
q
Capture el nombre del fabricante y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Dirección. Este campo alfanumérico de 160 caracteres distribuidos en cuatro renglones, permite definir la información general del fabricante.
q
Capture la dirección del fabricante y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Código postal. Este campo numérico de 5 caracteres permite capturar el código postal del fabricante.
q
Capture el código postal del fabricante y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Atención. Este campo alfanumérico de 20 caracteres, permite definir información relevante, como: nombre de la persona que atiende, número de cuenta, etc.
q
Capture la información del fabricante y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Teléfonos. Estos campo alfanumérico de 15 caracteres cada uno, permite definir los números telefónicos del fabricante.
q
Capture los números telefónicos del fabricante y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Módulo. Este campo permitirá al usuario asignar al fabricante que se registra a alguno de los módulos. Al ingresar al campo, se encontrará habilitada la proposición generales. Correspondiendo al usuario la responsabilidad de asignar el fabricante que se registra al módulo correspondiente.
q
Seleccione el módulo correspondiente.
8
Despliegue el menú y haga clic en el módulo indicado. Importante. Tome en cuenta que este catálogo primario es empleado para generar otros catálogos y que los fabricantes asignados a un módulo no podrán emplearse en otro,, por lo que las modificaciones deberán planearse cuidadosamente.
48
Catálogos
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar de un nuevo fabricante. Carpeta de selección Los parámetros de búsqueda corresponden al campo nombre corto, nombre y clave. La carpeta cuenta con botón principal.
q
Capture la clave o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente.
8
Seleccione el fabricante a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el fabricante y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información registrada del fabricante seleccionado. El campo módulo no podrá modificarse. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta. Importante. Tome en cuenta que este catálogo primario es empleado para generar otros catálogos, por lo que las modificaciones deberán planearse cuidadosamente.
Catálogo de Líneas El catálogo permite configurar las diversas líneas de los fabricantes registrados. Carpeta de alta Descripción de campos. Clave. Este campo alfanumérico de 15 caracteres de captura obligatoria, permite asignar una clave que defina la línea que se registra. El sistema validará que la clave no pueda repetirse.
q
Capture la clave y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Nombre. Este campo alfanumérico de 25 caracteres de captura obligatoria, define el nombre de la línea que se registra. El campo funciona como una clave extra y es utilizado por el sistema en algunas selecciones por línea. El campo corresponde a un texto que podrá repetirse las veces que sea necesario.
q
Capture el nombre de la línea y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. 49
Catálogos
Fabricante. Este campo permite definir el fabricante al que corresponde la línea que se registra. Al ingresar al campo, se encontrará habilitada la proposición no asignado. La proposición podrá aceptarse, cuando se ha decidido no emplear el catálogo de fabricantes, correspondiendo al usuario la responsabilidad de asignar el fabricante. Al ingresar al campo, se encontrará habilitada la proposición generales. Correspondiendo al usuario la responsabilidad de asignar la línea que se registra al fabricante correspondiente.
q
Seleccione el fabricante correspondiente.
8
Despliegue el menú y haga clic en el fabricante indicado. Importante. Tome en cuenta que este catálogo primario es empleado para generar otros catálogos, por lo que las modificaciones deberán planearse cuidadosamente.
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar de un nuevo fabricante. Carpeta de selección Los parámetros de búsqueda corresponden al campo nombre, clave y fabricante. La carpeta cuenta con botón principal.
q
Capture la clave o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente.
8
Seleccione la línea a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione la línea y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información registrada de la línea seleccionada. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta. Importante. Tome en cuenta que este catálogo primario es empleado para generar otros catálogos, por lo que las modificaciones deberán planearse cuidadosamente.
Catálogo de Monedas El catálogo permite configurar las diversas monedas empleadas durante las operaciones de compra y venta (tanto la moneda nacional como las divisas), correspondiendo al usuario la responsabilidad de asignar las paridades correspondientes así como de su mantenimiento. Carpeta de alta Descripción de campos.
50
Catálogos
Clave. Este campo alfanumérico de 10 caracteres de captura obligatoria, permite asignar una clave que defina la moneda que se registra. El sistema validará que la clave no pueda repetirse.
q
Capture la clave y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Nombre. Este campo alfanumérico de 20 caracteres de captura obligatoria define el nombre de la línea que se registra. El campo funciona como una clave extra y es utilizado por el sistema en algunas selecciones por nombre. El campo corresponde a un texto que podrá repetirse las veces que sea necesario.
q
Capture el nombre de la moneda y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Paridad compra. Este campo permite definir el tipo de cambio (paridad) empleado por el sistema durante los procedimientos de compra a proveedor. Al ingresar al campo el sistema propondrá 0.00. La proposición podrá aceptarse y modificarse posteriormente, correspondiendo al usuario la responsabilidad de asignar la paridad correspondiente. El campo permitirá capturar hasta 10 caracteres, incluyendo punto y 4 decimales.
q
Capture la paridad a la compra correspondiente y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Paridad venta. Este campo permite definir el tipo de cambio (paridad) empleado por el sistema durante los procedimientos de ventas. Al ingresar al campo el sistema propondrá 0.00. La proposición podrá aceptarse y modificarse posteriormente, correspondiendo al usuario la responsabilidad de asignar la paridad correspondiente. El campo permitirá capturar hasta 10 caracteres, incluyendo punto y 4 decimales.
q
Capture la paridad a la venta correspondiente y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Ajuste (Temporalmente deshabilitado).
q
Capture el ajuste correspondiente.
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar de una nueva moneda. Carpeta de selección Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos nombre y clave. La carpeta cuenta con botón principal para dar acceso directo por clave.
51
Catálogos
q
Capture la clave o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente.
8
Seleccione la moneda a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione la moneda y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información registrada de la moneda seleccionada. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta. Importante. Tome en cuenta que este catálogo primario es empleado para generar otros catálogos, por lo que las modificaciones deberán planearse cuidadosamente.
Catálogo de Proveedores El catálogo permite configurar a los diversos proveedores que estarán bajo control del sistema. Carpeta de alta Descripción de campos. Clave. Este campo alfanumérico de 15 caracteres de captura obligatoria, permite asignar una clave que defina al proveedor que se registra. El sistema validará que la clave no pueda repetirse.
q
Capture la clave y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Nombre corto. Este campo alfanumérico de 20 caracteres de captura obligatoria define el nombre del proveedor que se registra. El campo funciona como una clave extra y es utilizado por el sistema en algunas selecciones. El texto capturado podrá repetirse las veces que sea necesario, por lo que deberá tenerse cuidado al definir su estructura.
q
Capture el nombre corto del proveedor y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Nombre. Este campo alfanumérico de captura obligatoria de 80 caracteres divididos en dos campos, define el nombre del proveedor que se registra (razón social). El campo funciona como una clave extra y es utilizado por el sistema en algunas selecciones. El texto capturado podrá repetirse las veces que sea necesario, por lo que deberá tenerse cuidado al definir su estructura.
q
Capture el nombre del proveedor y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
R.F.C. (Registro Federal de Causantes). Este campo permite definir el RFC del proveedor que se registra.
52
Catálogos
q
Capture el R.F.C. correspondiente y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Clasf. (clasificación). En este campo será capturada la clasificación asignada al proveedor. Para mayor información sobre las aplicaciones del campo consulte procedimientos.
q
Capture la clasificación del proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Dirección. En estos cuatro campos alfanuméricos de 40 caracteres cada uno, será capturada la información general de proveedor: calle, número, colonia, país, ciudad, etc. Cada campo podrá utilizarse de manera independiente con fines de reportes, por lo que se recomienda tener cuidado al definir su estructura.
q
Capture la información general correspondiente al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
C.P. (Código postal). En este campo numérico de 5 caracteres será capturado el código postal del proveedor.
q
Capture el código postal correspondiente al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Atención. En este campo alfanumérico de 20 caracteres, se sugiere capturar el nombre de la persona que regularmente atiende las ventas en la empresa que se registra (proveedor).
q
Capture la información del campo atención y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Teléfonos. En estos campos alfanuméricos de 15 caracteres cada uno, podrán capturarse hasta dos números telefónicos incluyendo claves de larga distancia.
q
Capture los números telefónicos correspondientes al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Identificador. Este campo numérico de 1 carácter, permite asignar un número que permita agrupar a los proveedores, funcionando como un campo de clasificación.
q
Capture el identificador correspondiente al proveedor que se registra y el sistema habilitará el siguiente campo de captura.
Número de cuenta EDI (Temporalmente deshabilitado). Este campo alfanumérico de 15 caracteres. Permite capturar los números de cuenta o claves para el intercambio de datos electrónicos.
q
Capture el número de cuenta correspondiente al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Moneda. Este campo permite seleccionar el tipo de moneda (divisa) empleado en las operaciones con el proveedor. Al ingresar al campo se encontrará habilitada la opción Moneda Nacional. El usuario podrá desplegar el menú para seleccionar la moneda empleada con el proveedor. Importante. Durante los procedimientos de compra a proveedores registrados en una divisa diferente de la Nacional, el sistema calculará los importes en Moneda Nacional para la actualización de costos, al tipo de cambio registrado en el catálogo de monedas durante la operación. 53
Catálogos
q
Acepte o seleccione del menú el tipo de moneda correspondiente al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Módulo. Este campo permite seleccionar el módulo al que será asignado el proveedor (generales, discos, libros, farmacias). Al ingresar al campo se encontrará habilitada la opción generales. El usuario podrá desplegar el menú para seleccionar el módulo. Importante. Cada módulo efectúa sus propias operaciones de compra, por lo que solo podrán efectuarse operaciones con proveedores asignados al módulo.
q
Acepte o seleccione del menú el módulo correspondiente al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Descuentos de compra %. En estos cinco campos serán capturados en porcentaje, los descuentos pactados con el proveedor. Los porcentajes aplicarán uno sobre otro en el orden en que son habilitados y capturados al pulsar [Tab]. Sobre éstos, el sistema calculará el factor correspondiente al proveedor en el campo factor de descuento. Los porcentajes capturados serán sugeridos durante las operaciones dirigidas al proveedor que se registra (pedidos, remisiones, compras y devoluciones). Correspondiendo al usuario la responsabilidad de aceptar o modificar los descuentos entre una operación y otra. Mediante el factor calculado, el usuario podrá indicar al sistema que artículos no se ajustan a las condiciones de descuento pactadas con el proveedor. Para mayor información consulte compras a proveedor.
q
Capture los porcentajes de descuento correspondientes al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Descuento financiero. El campo permite la captura del porcentaje de descuento financiero. El valor capturado, representa un descuento aplicado al importe total del documento de compra a crédito después de impuestos. El porcentaje capturado, será sugerido durante las operaciones dirigidas al proveedor que se registra (pedidos, remisiones, compras y devoluciones). Correspondiendo al usuario la responsabilidad de aceptar o modificar el porcentaje. Éste, no afectará el último costo o el costo promedio de los artículos comprados y sólo se verá reflejado en el total de las cuentas por pagar. Para mayor información consulte compras a proveedor. Ejemplo. Suponga que se hizo una compra por $100.00 después de impuestos y se ha pactado un 10% de descuento financiero. A la consulta, el documento de compra mostrará un importe de %100.00, mientras la cuenta por pagar indicará $90.00.
q
Capture el porcentaje de descuento financiero correspondiente al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Descuento contado (Temporalmente deshabilitado). El campo permite la captura del porcentaje de descuento en operaciones de contado.
q 54
Capture el porcentaje de descuento de contado asignado por el proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Catálogos
Control de precios. Este campo permite seleccionar la forma en que el sistema calculará el precio de venta (precio público), a través de las operaciones de compra o entradas en consignación. El sistema está diseñado para calcular automáticamente el precio de venta mediante las opciones: Proveedor, precio de lista y configuración. En todos los casos el valor obtenido corresponderá a una proposición, siendo responsabilidad del usuario aceptarla o modificarla. Proveedor. Durante las operaciones de compra y consignación con proveedores registrados con esta opción, el usuario asignará el precio de venta a cada uno de los artículos incluidos en el documento. Precio de lista. Durante las operaciones de compra y consignación con proveedores registrados con esta opción, el sistema propondrá como precio de venta, el precio de lista ofrecido por el proveedor a cada uno de los artículos incluidos en el documento. Configuración. Durante las operaciones de compra y consignación con proveedores registrados con esta opción, el sistema calculará el precio de venta, de acuerdo al método y porcentaje registrados en la configuración general, a cada uno de los artículos incluidos en el documento. Para mayor información consulte configuración general. Al ingresar al campo se encontrará habilitada la opción proveedor. El usuario podrá desplegar el menú para seleccionar la opción adecuada. Importante. En los pedidos a proveedor, el sistema almacenará las modificaciones efectuadas y serán aplicadas cuando el documento pase al proceso de compra o consignación y éste sea cerrado.
q
Acepte o seleccione del menú la opción correspondiente al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Factor de descuento. El campo indica el factor de descuento. El valor del campo es calculado por el sistema sobre los porcentajes de descuento capturados en los campos descuentos de compra %. Factor de utilidad. El campo permite la captura de un factor que aplicado al costo, determinará el precio de venta. Al ingresar al campo el sistema propondrá el factor 1.00. Importante. El campo será utilizado por el sistema solo con proveedores registrados con control de precio proveedor. El factor capturado, será sugerido durante las operaciones dirigidas a estos proveedores, correspondiendo al usuario la responsabilidad de aceptarlo o modificarlo.
q
Acepte o modifique el factor propuesto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Factor de gastos. El campo ha sido diseñado para capturar un factor que permita incremente el costo de la mercancía. El valor capturado incrementará el costo de la mercancía registrada en el documento, sin afectar la cuenta por pagar correspondiente. Al ingresar al campo el sistema propondrá el factor 1.00. El valor capturado, será sugerido durante los movimientos a proveedor, correspondiendo al usuario la responsabilidad de aceptarlo o modificarlo
55
Catálogos
q
Acepte o modifique el factor propuesto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Días de crédito. En este campo será capturado el número de días de crédito pactado con el proveedor. Durante el proceso de compra a proveedor, el sistema propondrá el número de días pactado, siendo responsabilidad del usuario aceptar o modificar el número. Los días pactados en una negociación a proveedor, permite al sistema identificar el parámetro entre una cuenta vencida y una cuenta por vencer, así como calcular la fecha de pago. Importante. Durante los procedimientos de compra, el usuario indicará si la operación se realiza a crédito o de contado, independientemente a que el campo se encuentre habilitado.
q
Capture los días de crédito correspondientes al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Límite de crédito. En este campo será capturado el monto límite de crédito pactado con el proveedor. Durante los procesos de compra y entrada en consignación, el sistema permitirá rebasar el límite de crédito, de tal forma que el valor capturado únicamente funcionará como referencia al usuario. Los campos saldo y disponible serán calculados por el sistema de forma automática. Importante. Los proveedores asignados en moneda diferente de la Nacional, en el campo deberá capturarse el monto límite de crédito en la divisa asignada.
q
Capture los limite de crédito correspondiente al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Saldo. En este campo el sistema indicará el saldo con el proveedor. El saldo será calculado automáticamente sobre el importe de los documentos a crédito. El sistema aplicará al valor del campo, el importe de los pagos a proveedor. Importante. Los proveedores asignados en moneda diferente de la Nacional, el saldo corresponde a la divisa asignada. Disponible. En este campo el sistema indicará el límite de crédito disponible con el proveedor. El saldo será calculado automáticamente sobre el importe de los documentos a crédito. La cantidad es calculada automáticamente, restando el valor del campo saldo, al campo límite de crédito. Importante. Los proveedores asignados en moneda diferente de la Nacional, el crédito disponible corresponde a la divisa asignada. Control de pagos. Este campo permite seleccionar el procedimiento que empleará el sistema para asignar la fecha de pago. El sistema está diseñado para calcular automáticamente la fecha de pago, tomando como parámetro la fecha de vencimiento; mediante las opciones: Fecha de configuración y fecha de proveedor. Fecha de configuración. Durante las operaciones de compra y consignación con proveedores registrados con esta opción, el sistema asignará en la cuenta por pagar del documento, la fecha de pago registrada en la configuración general (día general de pagos). Para mayor información consulte configuración general.
56
Catálogos
Fecha de proveedor. Durante las operaciones de compra y consignación con proveedores registrados con esta opción, el sistema asignará en la cuenta por pagar del documento, la fecha de pago registrada en el campo día de pago del proveedor. Al ingresar al campo estará habilitada la opción fecha de configuración. El usuario podrá desplegar el menú para seleccionar la opción correspondiente al proveedor.
q
Acepte o seleccione del menú la opción correspondiente al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Día de pago del proveedor. Este campo permite seleccionar el procedimiento que empleará el sistema para asignar la fecha de pago a proveedores que en el campo control de pagos, tengan habilitada la opción fecha de proveedor. El campo será habilitado cuando en el campo control de pagos, tengan habilitada la opción fecha de proveedor, de lo contrario el campo no será habilitado. En estos proveedores, sistema calculará automáticamente para cada uno, la fecha de pago, tomando como parámetro la fecha de vencimiento. Al ingresar a la opción será desplegada una ventana similar a descrita en el campo día general de pago a proveedores en la configuración general. Su empleo es similar al descrito. Para mayor información consulte configuración general.
q
Seleccione la opción para calcular el día de pago del proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Observaciones. En este campo alfanumérico de 200 caracteres, serán capturadas las observaciones sobre el Proveedor. El texto capturado será desplegado en la carpeta de condiciones en los diversos procedimientos (pedidos, compra, etc.) cada vez que el proveedor sea seleccionado.
q
Capture la observación correspondiente al proveedor que se registra.
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar a un nuevo proveedor. Carpeta de selección Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos nombre corto, nombre, clasificación y R.F.C. La carpeta cuenta con botón principal para dar acceso directo por clave.
q
Capture la clave o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente.
8
Seleccione el proveedor a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione al proveedor y haga clic en la carpeta de: modificaciones, depuraciones o estadística.
57
Catálogos
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información contenida en el registro del proveedor seleccionado. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta. Importante: Cuando se ha iniciado la operación con determinado proveedor, las modificaciones a su registro deberán planearse cuidadosamente. Para
eliminar un registro será necesario que el saldo con el proveedor sea 0.
Carpeta de depuraciones Esta carpeta permitirá cambiar los artículos de un proveedor a otro. Tome en cuenta que el catálogo de proveedores corresponde a un catálogo primario con relación al catálogo de artículos. El procedimiento consiste en seleccionar que artículos asignados a un proveedor (proveedor de origen), pasarán a ser asignados a otro (proveedor de destino). Importante: Durante el registro de artículos en los diferentes módulos, serán asignados diferentes parámetros. Uno de ellos corresponde al proveedor del artículo. El usuario posteriormente podrá determinar si el artículo es surtido por diferentes proveedores. Para mayor información consulte catálogo de artículos. La carpeta está dividida en 2 secciones. Al ingresar a la carpeta el cursor habilitará el campo búsquedas. Los parámetros para búsqueda de proveedores corresponden a los campos: nombre, clave, clasificación y R.F.C.
q
Proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada en la sección izquierda una lista ordenada alfabéticamente y estará iluminado el primer proveedor. En la sección derecha será desplegada una lista de artículos asignados al proveedor iluminado.
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Catálogos
Para seleccionar el proveedor de origen, ubique el puntero en el renglón del proveedor y haga doble clic
8
Para seleccionar el proveedor de origen, ubique el puntero en el renglón del proveedor y haga doble clic.
El renglón será iluminado, a la izquierda de la clave del proveedor aparecerá una flecha, el botón cancelar será habilitado y en el extremo inferior derecho de la carpeta, los campos origen indicarán la clave y nombre del proveedor. Cuando fueron eliminados todos los artículos del proveedor de origen, será desplegada una ventana solicitando una confirmación para eliminar.
8
Para seleccionar el proveedor de destino, ubique el puntero en el renglón del proveedor y haga clic con botón derecho.
El renglón será iluminado, a la izquierda de la clave aparecerá una flecha el botón procesar será habilitado y en el extremo inferior derecho de la carpeta, los campos destino indicarán la clave y nombre del proveedor.
8
Para seleccionar los artículos que serán asignados a otro proveedor, haga clic en el renglón del artículo. Vuelva a hacer clic para retirarlo de la selección. Para seleccionar todos los artículos, ubique el puntero en alguna de las líneas divisorias entre renglón o columna y haga clic. Importante: Cuando el sistema detecta que no fueron seleccionados artículos del proveedor de origen, asumirá que se pretende pasar todos.
8
Para eliminar selecciones, haga clic en el botón
8
Para ejecutar la depuración haga clic en el botón
cancelar.
procesar.
Importante: Una vez iniciada la depuración, ésta no podrá detenerse. Cuando en la depuración fueron eliminados todos los artículos de un proveedor, le será solicitada una confirmación para eliminar al proveedor. Carpeta de estadísticas El acceso estará restringido a una previa selección de proveedor. Al ingresar a la carpeta de estadísticas será desplegada la información estadística contenida en el registro del proveedor seleccionado. Todos los campos de la carpeta son actualizados de manera automática por el sistema a lo largo de las operaciones realizadas. La carpeta está dividida en 3 secciones. En la sección superior izquierda, será desplegada la información que permita identificar al proveedor. En la sección superior derecha, la información corresponde a los últimos movimientos con el proveedor. Indicando los renglones: Pedidos, compras, devoluciones y entradas en consignación, así como la fecha del último movimiento. Las columnas indicarán del último movimiento: La fecha en que se generó cada documento, el número de unidades incluidas, su importe y el tipo de movimiento (pedidos y compras).
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Catálogos
Al final un recuadro indicará el importe de descuentos acumulado. En la sección inferior, será desplegada la información acumulada mensual con el proveedor. Número de unidades: pedidas, compradas y devueltas. Importe de pedidos, compras, devoluciones y descuentos. Los 4 primeros dígitos de la columna mes hacen referencia al año y los 2 últimos al mes.
Catálogo de Textos Este catálogo de una sola carpeta, permite configurar los diversos textos anexos a la impresión, de documentos emitidos por el sistema. El sistema permite a la impresión de documentos, de dos variantes. La primera sobre un documento machote que el usuario configura para indicar la ubicación en que se imprimen: textos, cantidades, fechas, totales, etc. Los textos para este tipo de documentos son configurados por el usuario. Para mayor información consulte el manual técnico. La segunda variante, corresponde a una impresión en papel blanco. El catálogo de textos corresponde a este tipo de documento, donde el usuario podrá configurar dos textos por documento, el de encabezado y el de pie de página. Carpeta: Captura de texto anexo a los documentos La carpeta se encuentra dividida en dos ventanas. La ventana izquierda corresponde a una lista de movimientos dividida en: Documentos, cuentas por pagar, movimientos de almacén y cuentas por cobrar. La ventana derecha despliega el texto configurado para el documento iluminado. Si no se le han configurado textos, la ventana permanecerá vacía.
Procedimiento para configurar un texto
8
Seleccione de la ventana izquierda el movimiento. Éste será iluminado. Habilite el botón de la sección (encabezado o pie de página) donde se requiere insertar el texto y haga clic en el botón insertar.
El cursor habilitará un campo de captura donde el usuario podrá determinar mediante la barra espaciadora su ubicación (centrada, izquierda o derecha). Cuando el sistema detecta que se ha capturado un texto o efectuado modificaciones, habilitará el botón grabar y eliminar.
q
Capture el texto requerido.
8
Seleccione el botón grabar para salvar los cambios efectuados o eliminar para borrar el texto.
Cuando el texto requiera de un nuevo renglón, ubique el cursor al principio del texto y seleccione el botón insertar para generar un nuevo renglón antes del existente, o ubique el cursor al final del texto para generarlo después.
60
Catálogos
Catálogo de artículos (generales) El catálogo de artículos permite la captura (alta), configuración y almacenamiento de información correspondiente al registro de cada uno de los artículos bajo control del sistema. Tome en cuenta que los módulos de especialidad: farmacia, discos y libros, cuentan con su propio catálogo de artículos. El catálogo de artículos representa la columna vertebral de la mayoría de las empresas, por lo que se recomienda poner énfasis en la planeación de su estructura. De ella dependerán factores críticos durante los procesos de ventas, pedidos, compras o generación de reportes Carpeta de alta Esta carpeta permite crear nuevos registros. La secuencia en que son habilitados los campos que la integran, permiten acelerar el proceso de registro de artículos (alta). Una vez terminada la captura de un campo, pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo o [Tab] + [shift] para habilitar el anterior. Existen campos de captura opcional que el sistema permitirá dejar en blanco o con la proposición
, mientras que en los de captura obligatoria no podrá abandonarse el campo. Descripción de campos. Clave. Este campo alfanumérico de 15 caracteres de captura opcional, permite asignar una clave que defina al artículo que se registra. El sistema validará que la clave no pueda repetirse. De no capturarse la clave, el sistema asignará una automáticamente o bien, mediante una copia de la información capturada en el campo código, al terminar la captura del registro.
q
Capture la clave y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Código B. Este campo alfanumérico de 15 caracteres de captura opcional corresponde al código de barras del artículo. El campo funciona como una clave más del artículo y representa la forma más rápida de llegar a un registro al ingresar el código de barras en una ventana de búsqueda. De no capturarse el código de barras, el sistema le asignará uno automáticamente o bien, mediante una copia de la información capturada en el campo clave, al terminar la captura del registro. Importante: Cuando los campos: código y clave no son capturados, el sistema les asignará un código al terminar la captura del registro.
q
Capture el código de barras y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Artículo. Estos campos alfanumérico de 40 caracteres cada uno, será capturada la descripción del artículo (clave larga). Se recomienda definir en el primer campo, las características principales del artículo, de tal forma que al leerlo se le pueda identificar plenamente. El segundo campo, se utiliza para complementar la información del primero, para efecto de impresión en papel. Importante: Cuando es utilizado el formato de impresión ticket o mediante una interface con el módulo de ventas WPOS, únicamente serán impresos los 10 primeros caracteres.
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Catálogos
Clasificación y Clasificación 2. Estos campos alfanuméricos de cinco caracteres cada uno, permitirán agrupar artículos en dos diferentes clasificaciones. Para mayor información consulte procedimientos.
q
Capture la clasificación y la clasificación 2 y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Línea. Este campo permite seleccionar la línea a la que será asignado el artículo que se registra. El campo permitirá organizar los artículos por líneas, para ello, será necesario configurar previamente los catálogos de líneas y fabricantes Al ingresar al campo, el sistema propondrá la línea , correspondiendo al usuario la responsabilidad de la línea seleccionada. Importante: La operación del módulo de discos, permite asociar líneas con precios. Para mayor información consulte el catálogo de líneas de precio.
q
Seleccione la línea o acepte la proposición y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Departamento. Este campo permite seleccionar el departamento al que será asignado el artículo que se registra. El campo permitirá organizar los artículos por departamentos, para ello, será necesario configurar previamente los diferentes departamentos e impuestos de la empresa. Al ingresar al campo, el sistema propondrá el departamento , correspondiendo al usuario la responsabilidad del departamento seleccionado. Importante: Tome en cuenta que para las operaciones de entrada y salida de mercancía, el sistema asocia los artículos seleccionados, al departamento asignado para el cálculo de impuestos.
q
Seleccione el departamento o acepte la proposición y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Sección. Este campo permite seleccionar la sección a la que será asignado el artículo que se registra. El campo permitirá organizar los artículos por secciones, para ello, será necesario configurar previamente las diferentes secciones de la empresa. Al ingresar al campo, el sistema propondrá la sección . El usuario podrá aceptar la proposición o elegir alguna de las secciones asignadas al departamento seleccionado. Importante: Tome en cuenta que previamente el usuario deberá asignar las secciones registradas a los departamentos configurados. Para mayor información consulte el catálogo de departamentos / sección.
q
Seleccione la sección o acepte la proposición y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Proveedor. Este campo permite seleccionar el proveedor al que será asignado el artículo que se registra. El campo permite asignar al proveedor principal del artículo, para lo cual será necesario configurar previamente los diferentes proveedores de la empresa.
62
Catálogos
Al ingresar al campo, el sistema propondrá al proveedor . Cuando la proposición es aceptada, el sistema asignará automáticamente al primer proveedor al que se compre o solicite (pedido) el artículo. Posteriormente, el usuario podrá asignar a nuevos proveedores del artículo, eliminarlos o modificar al proveedor principal. Para mayor información consulte la carpeta de proveedores. El usuario podrá aceptar la proposición o seleccionar algún proveedor. Importante: Tome en cuenta que durante el registro de proveedores, éstos fueron asignados a un módulo, por lo que solo podrán seleccionarse proveedores asignados al módulo de artículos generales. Para mayor información consulte el catálogo de proveedores.
q
Seleccione al proveedor o acepte la proposición y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Fabricante. Este campo permite seleccionar al fabricante al que será asignado el artículo que se registra, para lo cual será necesario configurar previamente los diferentes fabricantes. Al ingresar al campo, el sistema propondrá al fabricante , el usuario podrá aceptar la proposición o seleccionar algún fabricante. Importante: Tome en cuenta que durante el registro de fabricantes, éstos fueron asignados a un módulo, por lo que solo podrán seleccionarse fabricantes asignados al módulo de artículos generales. Para mayor información consulte el catálogo de fabricantes.
q
Seleccione al fabricante o acepte la proposición y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Precio al Público. En este campo será capturado el precio al que será vendido el artículo. El campo podrá permanecer en blanco (.00) y capturarse posteriormente o asignar el precio automáticamente mediante durante el procedimiento de compra a proveedor. Importante: Si durante la configuración general se indicó que los precios al público tienen los impuestos incluidos deberá capturarse el precio con los impuestos incluidos, de lo contrario deberá capturarse el precio sin impuestos. En el momento de la venta el sistema agregará o desglosará del precio al público, los impuestos correspondientes al artículo de acuerdo al departamento asignado. Para mayor información consulte configuración general. Sobre el valor del campo, el sistema aplicará las condiciones de venta correspondientes a descuento de venta y escala de precios.
q
Capture el precio al público o acepte la proposición (.00) y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Precio de compra. En este campo deberá capturarse el precio de lista al que el proveedor ofrece el artículo. El campo podrá permanecer en blanco (.00) y capturarse posteriormente o el sistema lo asignará automáticamente durante el procedimiento de compra a proveedor. El sistema: aplicará sobre este campo las condiciones de compra correspondientes a los descuentos e incrementos pactados con el proveedor. Importante: Tome en cuenta que el precio al público está relacionado con el control de precio asignado proveedor al que se registra la compra. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. 63
Catálogos
q
Capture el precio de compra o acepte la proposición (.00) y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Último costo. En este campo será capturado el costo real del artículo, correspondiente a la última vez que se compró. Regularmente la cantidad es igual al precio de compra menos descuentos, más incrementos pactados con el proveedor. El usuario deberá tomar en cuenta que el sistema permite realizar ajustes al costo de la mercancía durante los procedimientos de compra. Para mayor información consulte entrada de mercancía. El campo podrá permanecer en blanco (.00) y capturarse posteriormente o el sistema lo asignará automáticamente durante el procedimiento de compra a proveedor. El sistema aplicará sobre este campo las condiciones de venta margen y utilidad correspondientes a la escala de precios. Para mayor información consulte escala de precios.
q
Capture el último costo o acepte la proposición (.00) y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Unidades (unidad de venta). En este campo alfanumérico de cinco caracteres, deberá definirse la unidad de medida empleada a la venta del artículo que se registra: kilo, caja, bolsa, litro, etc. El campo podrá permanecer en blanco y definirse posteriormente
q
Capture la unidad de venta o acepte la proposición y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Contenido (Temporalmente deshabilitado). En este campo será capturado el número de piezas que conforman la Unidad de venta declarada. Al ingresar, el campo propone el contenido 1.00.
q
Capture el contenido de la unidad declarada o acepte la proposición y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Descuento venta (porcentaje de descuento a la venta). En este campo será capturado el máximo descuento otorgado a la venta del artículo. El valor capturado en porcentaje, será aplicado al campo precio al público y podrá modificarse (a la baja) por el vendedor durante las operaciones de venta.
q
Capture el porcentaje de descuento a la venta o acepte la proposición (.00) y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Descuento compra (porcentaje de descuento a la compra). En este campo será capturado el máximo descuento otorgado a la compra del artículo (descuento por partida). El valor capturado en porcentaje, será aplicado al campo precio de compra y podrá modificarse durante las operaciones de compra del artículo. El valor aplicado es independiente a los descuentos pactados con el proveedor.
q
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Capture el porcentaje de descuento a la compra o acepte la proposición (.00) y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Catálogos
Controles del artículo. Los parámetros de los campos de control del artículo serán habilitados [X] o deshabilitados [ ], para indicar al sistema como deberá controlar al artículo. Al ingresar a la carpeta de alta, las proposiciones habilitados [X] o deshabilitados [ ], corresponderán a las registradas durante el proceso de configuración general del sistema. Para mayor información consulte configuración general. Descripción de los campos de control Inventario. El campo será habilitado para controlar el inventario del artículo. Cuando el Inventario es controlado, el sistema restará de la existencia cada vez que se registre una salida del artículo (venta, devolución a proveedor, remisión a cliente, etc.), o lo incrementará cada vez que se registre una entrada (compra a proveedor, devolución de ventas, cancelación de ventas, etc.). La existencia reportada podrá manejar cantidades negativas. Para información de existencias consulte la carpeta de estadística. Existencia. El campo será habilitado para controlar la existencia del artículo. Cuando la existencia es controlada, el sistema permitirá la venta de mostrador del artículo, mientras el valor del campo sea superior a “0”. Al llegar a “0”, el sistema asumirá que no hay mercancía en existencia y negará la venta del artículo o bien; cuando el control es deshabilitado permitirá la venta con existencia en rojo o negativa. Importante: Durante la venta de artículo a través de WPOS, el sistema permitirá la venta sin tomar en cuenta el control de existencia. Precio venta. El campo será habilitado para controlar el precio de venta del artículo. Cuando el precio de venta es controlado, el sistema permitirá la venta del artículo, únicamente al precio al público asignado en el registro del artículo. Cuando el precio no es controlado, el sistema propondrá el precio al público, pero éste podrá modificarse por el vendedor. Es decir, el precio al público está abierto correspondiendo al usuario la responsabilidad de aceptarlo o modificarlo. Escalas. El campo será habilitado cuando se requiera controlar que el artículo tenga más de un precio de venta, de lo contrario manejará únicamente el valor del campo precio de venta. Cuando la opción es habilitada, el sistema activará los campos de escala de precios al terminar la captura de los campos de control. Para mayor información consulte mecanismo de escala de precios en este mismo capítulo. Kárdex. El campo será habilitado cuando se requiera que el sistema registre un récord histórico de todas las operaciones realizadas con el artículo que se registra. El usuario podrá analizar la información almacenada a través del kárdex de artículos. Para mayor información consulte kárdex de artículos Número de Serie. El campo será habilitado cuando al artículo que se registra se le puedan asignar números de serie y se requiera que el sistema los controle. Para mayor información consulte números de serie. Moneda. Extranjera Venta. El campo será habilitado cuando el valor del campo precio de venta corresponda a otra moneda diferente de la Nacional (divisa). Durante la venta del artículo, el sistema convertirá el valor registrado en el campo precio de venta a Moneda Nacional, utilizando el tipo de cambio a la venta de la divisa asignada al artículo (catálogo de monedas). Para mayor información consulte el catálogo de monedas. 65
Catálogos
Descuento. El campo será habilitado cuando se requiera controlar el descuento del artículo durante su venta. El sistema maneja básicamente dos descuentos a la venta, uno relacionado al cliente y otro al artículo. El control será habilitado cuando se requiera asignar a la venta del artículo, únicamente el descuento registrado en el campo descuento de venta. Cuando la opción es deshabilitada, será propuesto el descuento mayor (el relacionado al cliente o el del artículo). En ambos casos el descuento podrá modificarse a la baja durante la venta del artículo. Precio vs costo. El campo será habilitado cuando se requiera validar durante la venta del artículo que el precio al público sea superior o igual al último costo, de lo contrario el sistema negará la venta del artículo. Cuando la opción es deshabilitada, el sistema permitirá la venta del artículo por debajo del valor registrado en el campo último costo. Moneda Extranjera Compra. El campo será habilitado cuando el valor del campo precio de compra corresponda a otra moneda diferente de la Nacional (divisa). Durante los procedimientos de compra a proveedor, el sistema convertirá a Moneda Nacional el costo y el último costo al tipo de cambio a la compra de la divisa asignada al artículo (catálogo de monedas). Para mayor información consulte el catálogo de monedas. El procedimiento es independiente a las operaciones con proveedores configurados en moneda diferente de la nacional.
q
Habilite o deshabilite mediante [Barra espaciadora] los campos de control y pulse [Tab] para ingresar al siguiente campo.
MECANISMO DE ESCALAS DE PRECIOS Cuando el control de escalas es habilitado, el sistema permitirá la venta del artículo hasta en seis precios diferentes, siendo responsabilidad del usuario especificar la política de precios para comercializar el producto y el método empleado por el sistema para la asignación de los precios de la escala. Las políticas y el método pueden variar de un artículo a otro. Políticas de precios Una vez habilitado el control de escalas, será desplegado el menú control con las opciones que permitan al usuario definir (para cada producto) la política comercial, es decir, quien controla los diferentes precios del artículo. Cliente Esta política, permite al sistema determinar automáticamente el precio de venta del artículo, dependiendo del cliente que lo solicita. Durante el registro de clientes, el usuario le asignará el nivel o escala correspondiente, de tal manera que a la venta del artículo, a los clientes con escala 0, el sistema venderá al precio al público. A los clientes con escala 1, les asignará el precio calculado para la escala uno y así sucesivamente. Para mayor información consulte catálogo de clientes. Volumen Esta política permite al sistema determinar automáticamente el precio de venta del artículo, dependiendo del número de productos solicitados sin importar cliente o vendedor. El usuario deberá configurar, en su momento (método), los niveles de volumen o cantidades, de cada escala, adecuadas para cada artículo, capturando el número mínimo de artículos que deberá solicitar un cliente, para alcanzar el precio de la escala correspondiente.
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Catálogos
Ejemplo Nivel
Precio
Volumen
Descripción de la función
Escala 0
8.00
Escala 1
7.50
5
A partir de 5 piezas (y hasta 9), cada artículo será vendido a $7.50 cada uno
Escala 2
7.00
10
A partir de 10 piezas (y hasta 14), cada artículo será vendido a $7.00 cada uno
Escala 3
6.50
15
A partir de 15 piezas (y hasta 19), cada artículo será vendido a $6.50 cada uno
Escala 4
6.25
20
A partir de 20 piezas (y hasta 24), cada artículo será vendido a $6.25 cada uno
Escala 5
6.00
25
A partir de 25 piezas, cada artículo será vendido a $6.00 cada uno
Cuando el artículo es solicitado entre 1 y 4 piezas, cada artículo será vendido en $8.00
Vendedor Esta política permite al vendedor seleccionar de un menú, alguno de los seis precios calculados por el sistema. Durante el registro de vendedores, el usuario designará a los vendedores. Para mayor información del consulte catálogo de vendedores.
q
Seleccione del menú la opción de control requerida para el artículo y pulse [Tab] para ingresar al siguiente campo.
Método para determinar los precios de la escala Una vez definido el control de la escala, será desplegado el menú uso con las opciones que permitan al usuario determinar (para cada producto) el método que empleará el sistema para calcular el precio. Descuento Este método aplica al precio al público un descuento para cada escala. Mediante esta opción le será solicitada la captura del porcentaje de descuento para cada escala. El porcentaje capturado será aplicado por el sistema al valor del campo precio al público. Cada vez que el precio de venta es modificado, el precio de la escala se actualiza automáticamente. Precio Este método aplica un precio para cada escala. Mediante esta opción le será solicitada la capturar del precio de venta para cada escala. Por este mecanismo, el usuario deberá actualizar los precios manualmente, cuando sea necesario. Factor Este método aplica al precio al público un factor para cada escala. Mediante esta opción le será solicitada la captura del factor para cada escala. El factor será aplicado por el sistema al valor del campo precio al público. Cada vez que el precio de venta es modificado, el precio de la escala se actualiza automáticamente.
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Catálogos
Margen Este método aplica al último costo un porcentaje de utilidad para cada escala Mediante esta opción le será solicitada la captura del porcentaje de utilidad para cada escala. El porcentaje será aplicado por el sistema al valor del campo último costo. Cada vez que el costo es modificado, el precio de la escala se actualiza automáticamente con la siguiente fórmula. Precio de la escala = costo / [1 – (%margen / 100)] Utilidad Este método aplica al último costo un porcentaje de utilidad para cada escala Mediante esta opción le será solicitada la captura del porcentaje de utilidad para cada escala. El porcentaje será aplicado por el sistema al valor del campo último costo. Cada vez que el costo es modificado, el precio de la escala se actualiza automáticamente con la siguiente fórmula. Precio de la escala = costo [1 + (%utilidad / 100)] Ejemplo Descripción
U. costo
Margen 50%
Martillo para tapicero
$100.00
$200.00
Martillo para tapicero
$100.00
Utilidad 50%
Descripción de la función El sistema calcula una ganancia del 50% sobre el precio de venta
$150.00
El sistema calcula una ganancia del 50% sobre el costo
En ambas opciones, el sistema calculará sobre el precio de venta los impuestos correspondientes.
q
Seleccione del menú la opción requerida para el uso de la escala.
q
Capture la información requerida para el uso de la escala.
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar el sistema propondrá la captura de un nuevo artículo. La ventana propondrá algunos de los campos previamente capturados que podrán modificarse. El Sistema mostrará los precios de la Escala. Los impuestos podrán o no estar incluidos, dependiendo de la configuración general. Carpeta de selección Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos: clave, código de barras, descripción, clasificación, línea, departamento, proveedor y fabricante. La carpeta cuenta con botón principal para dar acceso directo por clave o código de barras.
q
Capture la clave o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente.
8 68
Seleccione el artículo a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el artículo y haga clic en la carpeta de: modificaciones, proveedores o estadística.
Catálogos
Importante:
Para
una
rápida
identificación
en
la
carpeta,
de
los
registros
eliminados
la clave será desplegada en rojo. Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información contenida en el registro del artículo seleccionado. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta. Importante: Cuando se ha iniciado la operación y el artículo tiene movimientos, las modificaciones a su registro deberán planearse cuidadosamente. Para
eliminar un registro será necesario que no existan artículos pedidos y la existencia sea “0”. Carpeta de proveedores A través de esta carpeta el usuario podrá consultar información relevante al artículo y sus diferentes proveedores. Durante el registro del artículo (carpeta de alta), el usuario selecciona al proveedor principal del artículo.
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Catálogos
Al ingresar a la carpeta será desplegada la información de los diversos proveedores del artículo seleccionado. La carpeta básicamente está dividida en dos. A la izquierda, información del registro del artículo: clave, código y descripción del artículo seleccionado, una ventana con la lista de los diversos proveedores incluidos en el registro del artículo y al final un recuadro con información del proveedor iluminado.
8
Seleccione de la ventana al proveedor que se requiera consultar o modificar su información.
En la ventana de proveedores, el usuario podrá identificar con la letra P, al proveedor asignado como proveedor principal del artículo, considerando a los restantes como proveedores alternos. En los ordenamientos de artículos en los que aparezca el proveedor, éste corresponderá al proveedor principal.
q
La información del recuadro, corresponderá al proveedor seleccionado, siendo responsabilidad del usuario las modificaciones efectuadas. Cuando el sistema detecta que se han efectuado cambios en el recuadro, habilita el botón grabar para guardar las modificaciones.
La información registrada permite al usuario comparar precios y costos entre los diferentes proveedores del artículo y permite al sistema reconocer las claves con las que cada proveedor identifica al artículo para emplearse durante los procedimientos de compra a proveedor. Cuando el sistema detecta que en un movimiento de entrada de mercancía (pedidos, compras), es ingresado un artículo que no corresponde al proveedor, el sistema lo registrará automáticamente como un proveedor alterno del artículo. Importante: Al ingresar un nuevo proveedor al registro del articulo, será habilitado el recuadro inferior, proponiendo la información del proveedor principal, correspondiendo al usuario la responsabilidad de aceptar o modificar la información.
8
Para modificar al proveedor principal, seleccione de la ventana al proveedor que será asignado como proveedor principal y haga clic en el botón principal.
La carpeta permite agregar nuevos proveedores al registro del artículo. A la derecha de la carpeta, los campos de búsqueda nombre y clave, permiten al usuario efectuar ordenamientos de los diversos proveedores registrados en el módulo de artículos generales.
8
Capture la clave o nombre del proveedor y haga clic en el encabezado de columnas correspondiente (clave o nombre).
Será desplegada una lista ordenada comenzando con el texto capturado.
8
Seleccione con el puntero el proveedor que será asignado al artículo, haga clic y arrastre el mouse a la ventana izquierda y suelte el botón. El proveedor quedará registrado en la ventana. Importante: Al ingresar un nuevo proveedor al registro del articulo, será habilitado el recuadro inferior, proponiendo la información del proveedor principal, correspondiendo al usuario la responsabilidad de aceptar o modificar la información.
8
Acepte o modifique la información del proveedor y haga clic en el botón grabar.
Para eliminar proveedores del artículo.
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Catálogos
8
Seleccione con el puntero el proveedor que será eliminado del registro del artículo, haga clic y arrastre el mouse a la ventana derecha y suelte el botón.
Le será solicitada una confirmación para retirar al proveedor del artículo, al aceptar el proveedor será eliminado de la carpeta. Carpeta de estadísticas El acceso a la carpeta es restringido a una previa selección de artículo. Al ingresar a la carpeta de estadísticas será desplegada la información estadística contenida en el registro del artículo seleccionado. Todos los campos de la carpeta son actualizados de manera automática por el sistema a lo largo de las operaciones realizadas. Las siguientes descripciones de campos de la carpeta de estadística corresponden a campos no explicados en la carpeta de alta. La carpeta está dividida en 3 secciones. En la sección superior, es desplegada la información general del artículo. Ubicación (Temporalmente deshabilitado). Modificado. Indica la fecha de la última modificación al registro del artículo. Último movimiento. Indica la fecha del último movimiento del artículo (compra, venta, transferencia, etc.). Costo promedio. Indica el costo calculado por el sistema, mediante la siguiente fórmula en función de los costos, tanto de los artículos comprados como el de los artículos en existencia. costo promedio = (existencia actual) (costo promedio actual) + (cantidad de artículos comprados) (costo) existencia actual + cantidad de artículos comprados 747Costo de venta. Indica el costo acumulado de los artículos vendidos durante el mes. La cantidad es acumulada conforme es vendido el artículo utilizando la siguiente fórmula: costo de venta = costo de venta mensual actual + (número de artículos vendidos) (costo promedio) El campo será inicializado en cada cierre mensual. tato 747Descuento de venta. Indica el importe de descuento acumulado, por concepto de descuentos otorgados a la venta del producto. :mensual??? 747Descuento de compra. Indica el importe de descuento acumulado, por concepto de descuentos otorgados a la compra del producto: mensual??? Stock mínimo (temporalmente deshabilitado). Stock máximo (temporalmente deshabilitado). Los siguientes campos tienen la misma aplicación para las columnas artículo y almacén. Para mayor información de almacenes, consulte catálogo de almacenes Inventario Inicial Indica el número de artículos existentes al iniciar el mes. El valor del campo es inicializado durante el proceso automático de cierre mensual. Para mayor información consulte Cierre Mensual. tato
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Catálogos
Existencia Indica el número de artículos disponible a la venta. Tenga en cuenta, que estos valores pueden cambiar a cada momento al encontrarse el sistema en línea con mas de un usuario. Reservados Indica el número de artículos solicitados por los clientes en calidad de pedido reservado. Defectuosos. Indica el número de artículos que por ésta causa no están disponibles para su venta. Para mayor información consulte movimientos de almacén. Apartados. Indica el número de artículos en proceso de venta. Durante los procedimientos de venta, número de artículos solicitados por un cliente, es restado de la existencia e ingresado a este campo. Cuando la venta es cerrada los artículos apartados se eliminan. Cuando la venta es cancelada, los artículos apartados regresan a la existencia. Fecha de alta. Indica la fecha de registro del artículo. 747Días en surtir. Indica el número de días reconocido por el sistema que tarda el producto en ser surtido por el proveedor. Explicar como lo calcula Columna proveedores. Indica los diferentes movimientos a proveedor: Pedidos, remisiones, compras y devoluciones. Columna fecha de último movimiento. Indica para cada movimiento, la fecha en que se registró el mas reciente. Columna cantidad último movimiento. Indica el número de artículo registrados en cada uno de los movimientos a proveedor mas reciente. Columna tipo de último pedido o compra. Indica el tipo del pedido o compra registrados a proveedor mas reciente. Columna último proveedor. Indica el nombre corto del proveedor registrado en el pedido, compra o remisión, más reciente. Columna cantidad acumulada. Indica el número acumulado de artículos registrado en cada uno de los movimientos a proveedor. Columna importe acumulado. Indica el importe acumulado de los artículos registrado en cada uno de los movimientos a proveedor. Columna clientes. Indica los diferentes movimientos al cliente: Pedidos, remisiones, ventas y devoluciones. Columna fecha de último movimiento. Indica la fecha en que se registró el pedido y la venta mas reciente. Columna cantidad acumulada. Indica el número acumulado de artículos registrado en cada uno de los movimientos al cliente. Columna importe acumulado. Indica el importe acumulado de los artículos registrado en cada uno de los movimientos a. Columna sucursales y almacén. Indica los movimientos de envío y recepción de la sucursal local y los de entrada y salida de almacén general.
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Catálogos
Columna fecha de último movimiento. Indica la fecha en que se registraron los movimientos de sucursal y almacén mas recientes. Columna cantidad acumulada. Indica el número acumulado de artículos registrado en cada uno de los movimientos de sucursal y almacén mas reciente. Columna importe acumulado. Indica el importe acumulado de los artículos registrado en cada uno de los movimientos de sucursal y almacén mas reciente.
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Catálogos
Módulo de libros Catálogos primarios y secundarios asociados al módulo de libros Catálogos primarios
Catálogo secundario
Editoriales
Colecciones
Catálogo final
Lugares de edición Catálogo de títulos (libros)
Autores
Palabras clave
Temas
Para información detallada de estos catálogos, consulte el anexo del módulo de libros.
Módulo de discos Catálogos primarios y secundarios asociados al módulo de discos Catálogos primarios
Catálogo secundario
Catálogo final
Fabricantes Líneas
Líneas de precio
Formatos
Géneros
Catálogo de títulos (discos)
Artistas
Compositores
Solistas Para información detallada de estos catálogos, consulte el anexo del módulo de libros.
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Catálogos
Catálogos relacionados a la compra y a la venta Catálogos primarios
Catálogo secundario
Clientes
Vendedores Usuarios Cajeros
Impuestos
Monedas
Conceptos de cuentas por pagar
Conceptos de cuentas por cobrar
Conceptos de documentos
Conceptos de movimientos de almacén
Conceptos de pago (POS)
Formas de pago (POS)
Hardware (POS)
Catálogo de Clientes El catálogo permite configurar a los diversos clientes que estarán bajo control del sistema.
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Catálogos
Carpeta de alta Descripción de campos. Cliente (clave). Este campo alfanumérico de 15 caracteres de captura obligatoria, permite asignar una clave que defina al cliente que se registra. El sistema validará que la clave no pueda repetirse.
q
Capture la clave y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Clasificación. Este campo permite definir la clasificación asignada del cliente que se registra. Este campo alfanumérico de 5 caracteres y permite agrupar proveedores de acuerdo con la política de la empresa por ejemplo por: zona, tipo, grupo, procedencia, etc. Para mayor información sobre aplicaciones del campo consulte procedimientos.
q
Capture la clasificación correspondiente al cliente que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
R.F.C. (Registro Federal de Contribuyentes). Este campo permite capturar el RFC del cliente que se registra.
q
Capture el R.F.C. correspondiente y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Razón social. Este campo alfanumérico de captura obligatoria de 80 caracteres divididos en dos campos, define el nombre del cliente que se registra (razón social). El campo funciona como una clave extra y es utilizado por el sistema en algunas selecciones. El texto capturado podrá repetirse las veces que sea necesario, por lo que deberá tenerse cuidado al definir su estructura.
q
Capture el nombre del cliente y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Dirección. En estos cuatro campos alfanuméricos de 40 caracteres cada uno, será capturada la información general de cliente: Calle, número, colonia, país, ciudad, etc. Cada campo podrá utilizarse de manera independiente con fines de reportes, por lo que se recomienda tener cuidado al definir su estructura.
q
Capture la información general correspondiente al cliente que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
C.P. (Código postal). En este campo numérico de 5 caracteres será capturado el código postal del cliente.
q
Capture el código postal correspondiente al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Tels. En estos campos alfanuméricos de 15 caracteres cada uno, podrán capturarse hasta dos números telefónicos incluyendo claves de larga distancia.
q
Capture los números telefónicos correspondientes al cliente que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Atención. En este campo alfanumérico de 20 caracteres, se sugiere capturar el nombre de la persona que regularmente atiende las compras en la empresa que se registra (cliente).
76
Catálogos
q
Capture la información del campo atención y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Crédito. Este campo deberá habilitarse para los clientes con los que se tiene pactado un crédito. Cuando el campo es habilitado permite que durante la etapa de cierre en las operaciones de venta, así mismo durante el proceso de remisión a cliente, el sistema validará éstas a clientes con crédito suficiente. Importante. Cuando el campo es habilitado, será desplegado el campo día de revisión/pago, donde el usuario determinará la fecha de pago pactada con cada cliente. El sistema calculará automáticamente la fecha de pago en la cuenta por pagar correspondiente. Tome en cuenta que la fecha de vencimiento del documento, no necesariamente corresponde a la fecha de pago.
q
Habilite el campo para los clientes con crédito y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Días de plazo. Este campo numérico de 3 caracteres permite asignar el máximo número de días de crédito pactados con el cliente. El sistema validará para su aplicación, que el campo crédito se encuentre habilitado. Durante el proceso de venta, el sistema propondrá el número de días pactado, siendo responsabilidad del usuario aceptar o modificar el número. Los días pactados en una negociación a proveedor, permite al sistema identificar el parámetro entre una cuenta vencida y una cuenta por vencer, así como calcular la fecha de pago.
q
Capture el número de días de plazo correspondiente al cliente que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Límite (de crédito). Este campo numérico de 9 caracteres enteros y 2 decimales, permite capturar el monto máximo de crédito autorizado al cliente. Durante la etapa de cobro el sistema restará sobré este campo el importe de las ventas a crédito. El sistema validará para su aplicación, que el campo crédito se encuentre habilitado. Los campos saldo y disponible serán calculados por el sistema de forma automática.
q q
Capture los limite de crédito correspondiente al proveedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. Capture el monto máximo otorgado al cliente que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Saldo y disponible. Estos campos serán actualizados automáticamente por el sistema. % de descuentos en cascada. En estos cinco campos serán capturados en porcentaje, los descuentos pactados con el cliente. Los porcentajes aplicarán uno sobre otro en el orden en que son habilitados y capturados al pulsar [Tab]. Sobre éstos, el sistema calculará el factor correspondiente al cliente en el campo factor de descuento durante las operaciones de venta
77
Catálogos
Los porcentajes capturados serán sugeridos durante las operaciones dirigidas al cliente que se registra (pedidos, remisiones, ventas y devoluciones). Correspondiendo al usuario la responsabilidad de aceptar o modificar los descuentos entre una operación y otra. Mediante el factor calculado, el usuario podrá indicar al sistema que artículos no se ajustan a las condiciones de descuento pactadas con el cliente. Para mayor información consulte ventas.
q q
Capture los porcentajes de descuento correspondientes al cliente que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. Descuento por pronto pago (temporalmente deshabilitado).
Escala de precios. El campo permite asignar el nivel de escala de precios asignado al cliente que se registra. El campo será utilizado durante la venta de artículos habilitados con escala de precios. Para mayor información del campo, consulte el catálogo de artículos.
q
Seleccione la escala de precios correspondiente al cliente que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Día de revisión / pago de documentos. Este campo permite seleccionar el procedimiento que empleará el sistema para asignar la fecha de pago del cliente. El sistema validará que en el campo crédito se encuentre habilitado. Al ingresar al campo, es desplegada la ventana día de recepción/pago de documentos. La ventana está dividida en tres secciones. En la parte superior el usuario podrá seleccionar un día de la semana. El sistema calculará la fecha correspondiente de acuerdo al día señalado posterior a la fecha de vencimiento. En la parte intermedia el usuario podrá seleccionar un día del mes. El sistema calculará la fecha correspondiente de acuerdo al día señalado posterior a la fecha de vencimiento. En estos, clientes, sistema calculará automáticamente para cada documento, la fecha de pago, tomando como parámetro la fecha de vencimiento. En la parte inferior el usuario podrá seleccionar la fecha de vencimiento. El sistema calculará la fecha correspondiente de acuerdo al día señalado a la fecha de vencimiento.
q
Seleccione la opción para calcular el día de pago del cliente que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Registro bloqueado. Cuando el campo es habilitado, el sistema se negará a efectuar operaciones con el cliente. El campo puede ser habilitado o deshabilitado en cualquier momento sin afectar las condiciones de crédito o saldos.
q
Habilite el campo para bloquear a los clientes requeridos y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Derecho a ofertas. (Temporalmente deshabilitado). Cuando el campo es habilitado, el sistema asignará al cliente que se registra el precio de oferta (de artículos ofertados). Descuento por volumen. (Temporalmente deshabilitado). 78
Catálogos
Descuento global. Cuando el campo es habilitado, el sistema otorgará un descuento global a la venta de mercancía. Cuando el campo es habilitado el sistema aplicará como descuento global el valor del campo factor de descuentos. Para mayor información consulte ventas.
q
Habilite el campo para otorgar el descuento global a los clientes requeridos y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Observaciones. En este campo alfanumérico de 180 caracteres, será capturada la observación al cliente. El texto capturado será desplegado en la carpeta de condiciones en los diversos procedimientos de venta al cliente seleccionado.
q
Capture la observación correspondiente al cliente que se registra.
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar a un nuevo cliente. Carpeta de selección Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos nombre clave, clasificación y R.F.C. La carpeta cuenta con botón principal para dar acceso directo por clave.
q
Capture la clave o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente.
8
Seleccione al cliente a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione al cliente y haga clic en la carpeta de: modificaciones o estadística.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información contenida en el registro del cliente seleccionado. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta. Importante: Cuando se ha iniciado la operación con determinado cliente, las modificaciones a su registro deberán planearse cuidadosamente. Para
79
Catálogos
eliminar un registro será necesario que el saldo con del cliente sea “0”. Carpeta de estadísticas El acceso estará restringido a una previa selección de cliente. Al ingresar a la carpeta de estadísticas será desplegada la información estadística contenida en el registro del cliente seleccionado. Todos los campos de la carpeta son actualizados de manera automática por el sistema a lo largo de las operaciones realizadas. La carpeta está dividida en 4 secciones. En la sección superior izquierda, será desplegada la información que permita identificar al cliente. En la sección superior intermedia, serán desplegadas las condiciones pactadas con el cliente. En la sección superior derecha, la información corresponde a los últimos movimientos con el cliente. En la sección inferior, será desplegada la información acumulada mensual del cliente. Número de unidades vendidas, devueltas y el importe correspondiente. Así como el importe acumulado de descuentos y costo de venta Los 4 primeros dígitos de la columna período hacen referencia al año y los 2 últimos al mes.
Catálogo de Usuarios El catálogo permite configurar a los diversos usuarios del sistema. Posteriormente se determinará mediante el catálogo correspondiente, a los vendedores y a los cajeros. Para el resto de los usuarios el sistema restringirá el acceso a las diferentes opciones del sistema mediante la captura de la clave y el password. Los movimientos efectuados por los usuarios, serán registrados en el kárdex de movimientos. Carpeta de alta Descripción de campos. Clave. Este campo alfanumérico de 15 caracteres, define la clave del usuario que se registra. El sistema validará que el texto capturado no pueda repetirse.
80
Catálogos
q
Capture la clave del usuario y pulse y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Nombre. Este campo alfanumérico de 32 caracteres, define el nombre del usuario que se registra.
q
Capture el nombre del usuario y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Prioridad. (Temporalmente deshabilitado). Este campo numérico de 2 caracteres, define la prioridad del usuario que se registra. Password. Este campo alfanumérico de 17 caracteres, define la clave de acceso del usuario que se registra. El campo corresponde a una clave confidencial del usuario que podrá repetirse para diferentes usuarios. Sin embargo, el sistema validará que la combinación de clave y password resulte única.
q
Capture el password del usuario y pulse y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Confirmación (de password). Este campo permite confirmar el texto capturado en el campo password. Cuando el sistema detecta diferencias entre los textos capturados en los campos password y confirmación, desplegará una ventana informativa.
q
Capture nuevamente el password del usuario y pulse y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Nivel administrativo. (Temporalmente deshabilitado).
8
Al finalizar la captura haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar de un nuevo usuario. Carpeta de selección Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos nombre y clave. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave.
q
Capture la clave o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente.
8
Seleccione el usuario a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el usuario y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información registrada del usuario seleccionado. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta. Para mantener la confidencialidad del password el sistema desplegará asteriscos, de tal manera que la no podrá consultarse pero si modificarse. Importante: Los usuarios no podrán eliminarse del catálogo
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Catálogos
Catálogo de Vendedores El catálogo permite seleccionar entre los diferentes usuarios registrados en el sistema, a los que serán habilitados como vendedores. Tome en cuenta que los vendedores, corresponden a un grupo de usuarios a los que el sistema contabiliza una estadística. Importante: El catálogo no cuenta con una carpeta de alta. Para registrar nuevos vendedores deberá emplear el catálogo de usuarios. Carpeta de selección La carpeta emplea el campo de búsqueda vendedor / usuario, para efectuar ambas. Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos nombre y clave para seleccionar vendedor o nombre y clave para seleccionar usuarios. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave del vendedor. La carpeta está dividida en dos ventanas. La ventana izquierda corresponde a los vendedores registrados. La ventana derecha corresponde al catálogo de usuarios.
q
Capture la clave del vendedor o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado
8
Seleccione al vendedor a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el vendedor y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Mecanismo para asignar nuevos vendedores El mecanismo consiste en seleccionar del catálogo de usuarios, al que será signado como vendedor.
q
Capture la clave o nombre del usuario y proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada en la ventana de usuarios, una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado.
8
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Seleccione con el puntero de la ventana derecha, el usuario que será asignado como vendedor y arrastre el mouse a la ventana de vendedores y suelte el botón. El usuario quedará registrado en el catálogo de vendedores.
Catálogos
Importante:
Los
vendedores
registrados
no
podrán
retirarse
del
catálogo
pero
si
podrán
eliminarse. Un vendedor también podrá incluirse en el catálogo de cajeros.
8
Seleccione al nuevo vendedor y haga doble clic o seleccione el vendedor y haga clic en la carpeta de modificaciones para completar su registro.
Carpeta de modificaciones La carpeta permite registrar la información general de los vendedores. Descripción de campos. Clave. En este campo será desplegada la clave del vendedor, asignada durante el registro de usuarios. Las modificaciones al campo clave deberán efectuarse en el catálogo de usuarios. Nombre. En este campo será desplegado el nombre del vendedor, capturado durante el registro de usuarios. Las modificaciones al campo nombre deberán efectuarse en el catálogo de usuarios. Dirección. Este campo alfanumérico de 160 caracteres distribuidos en cuatro renglones, permite definir la información general del vendedor (domicilio particular).
q
Capture la dirección del vendedor y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Código postal. Este campo numérico de 5 caracteres permite capturar el código postal del vendedor (domicilio particular).
q
Capture el código postal del vendedor y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Clasificación. En este campo será capturada la clasificación del vendedor. El campo permitirá agruparlos por: zona, tipo, grupo, sucursal, etc. Para mayor información sobre las aplicaciones del campo consulte procedimientos.
q
Capture la clasificación del vendedor que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
83
Catálogos
Teléfonos. Este campo alfanumérico de 15 caracteres cada uno, permite definir el número telefónico particular del vendedor.
q
Capture el número telefónico del vendedor y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
% de comisión. En este campo será capturado el porcentaje de comisión asignado al Vendedor. El sistema calculará sobre este campo el importe de comisiones.
q
Capture el % de comisión asignada al vendedor y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Comisión / Utilidad. Este campo permite determinar el método para calcular las comisiones. Cuando el campo es habilitado, el sistema asumirá que el % de comisión capturado será aplicado sobre el margen de utilidad, generado por el vendedor. Cuando es deshabilitado, las comisiones serán calculadas sobre el importe total venta. En ambos casos, antes de impuestos. Ejemplo. Vendedor con comisión del 3% que ha vendido los siguientes productos.
Descripción
Cantidad
Precio unitario
importe
Costo unitario
Costo total s/impuesto
Utilidad
Martillo para tapicero
10
$15.00
$150.00
$10.00
$100.00
$50.00
Taladro Bosh
2
$450.00
$900.00
$390.00
$780.00
$120.00
Totales
12
$880.00
$170.00
$1,050.00
De acuerdo al ejemplo anterior, si la comisión ha sido configurada sobre la utilidad, el sistema calculará el 3% de $170.00 (utilidad) = $5.10. Si la comisión ha sido configurada sobre la venta, el sistema calculará el 3% de $1050.00 (importe de venta) = $31.50
q
Habilite o deshabilite el campo de acuerdo a las políticas de venta y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Pago / Cobranza. Este campo definirá el momento en que el sistema calculará las comisiones. Cuando este campo es habilitado el porcentaje de comisión será calculado en el momento del cobro (A la cobranza del documento en las operaciones a crédito). Cuando la opción es deshabilitada, las comisiones serán calculadas en el momento de la venta.
q
Habilite o deshabilite el campo de acuerdo a las políticas de venta y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Control de Escalas. (Temporalmente deshabilitado).
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Catálogos
Carpeta de estadísticas El acceso estará restringido a una previa selección de vendedor. Al ingresar a la carpeta de estadísticas será desplegada la información estadística contenida en el registro del vendedor seleccionado. Todos los campos de la carpeta son actualizados de manera automática por el sistema a lo largo de las operaciones realizadas. La carpeta está dividida en 3 secciones. En la sección superior izquierda, será desplegada la información que permita identificar al vendedor. En la sección intermedia, la información corresponde a los movimientos del vendedor. Indicando las columnas: Pedidos, remisiones, ventas y devoluciones. Las filas indicarán la fecha del último movimiento y los acumulados de unidades e importe. El recuadro costo de ventas indicará el importe acumulado del costo de ventas efectuadas por conducto del vendedor. En la sección inferior, será desplegada la información acumulada mensual del vendedor. Número de unidades vendidas, importe de ventas, numero de unidades devueltas, importe de devoluciones, importe de cobranza y costo de venta. Los 4 primeros dígitos de la columna mes hacen referencia al año y los 2 últimos al mes.
Catálogo de Cajeros El catálogo permite seleccionar entre los diferentes usuarios registrados en el sistema, a los que serán habilitados como cajeros. Tome en cuenta que los cajeros, corresponden a un grupo de usuarios con atribuciones para efectuar cobros. Importante: El catálogo no cuenta con una carpeta de alta. Para registrar nuevos cajeros deberá emplear el catálogo de usuarios. Carpeta de selección La carpeta emplea el campo de búsquedas para seleccionar cajeros y usuarios. Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos nombre y clave para seleccionar cajeros o nombre y clave para seleccionar usuarios. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave del cajero. La carpeta está dividida en dos ventanas. La ventana izquierda corresponde a los cajeros registrados. La ventana derecha corresponde al catálogo de usuarios.
q
Capture la clave del cajero o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado
8
Seleccione el cajero a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione al cajeros y haga clic en la carpeta de modificaciones.
85
Catálogos
Mecanismo para asignar nuevos cajeros El mecanismo consiste en seleccionar del catálogo de usuarios, al que será signado como cajero.
q
Capture la clave o nombre del usuario y proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada en la ventana de usuarios, una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado.
8
Seleccione con el puntero de la ventana derecha, el usuario que será asignado como cajeros y arrastre el mouse a la ventana de cajeros y suelte el botón. El usuario quedará registrado en el catálogo de cajeros. Importante:
Los
vendedores
registrados
no
podrán
retirarse
del
catálogo
pero
si
podrán
eliminarse. Un cajero también podrá incluirse en el catálogo de vendedores.
8
Seleccione al nuevo cajero y haga doble clic o seleccione al cajero y haga clic en la carpeta de modificaciones para completar su registro.
Carpeta de modificaciones La carpeta permite registrar la información general de los cajeros. Descripción de campos. Clave. En este campo será desplegada la clave del cajero, asignada durante el registro de usuarios. Las modificaciones al campo clave deberán efectuarse en el catálogo de usuarios. Nombre. En este campo será desplegado el nombre del cajero, capturado durante el registro de usuarios. Las modificaciones al campo nombre deberán efectuarse en el catálogo de usuarios. Dirección. Este campo alfanumérico de 160 caracteres distribuidos en cuatro renglones, permite definir la información general del cajero (domicilio particular).
q
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Capture la dirección del cajero y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Catálogos
Código postal. Este campo numérico de 5 caracteres permite capturar el código postal del vendedor (domicilio particular).
q
Capture el código postal del cajero y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Clasificación. En este campo será capturada la clasificación del cajero. El campo permitirá agruparlos por: zona, tipo, grupo, sucursal, etc. Para mayor información sobre las aplicaciones del campo consulte procedimientos.
q
Capture la clasificación del cajero que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Teléfonos. Este campo alfanumérico de 15 caracteres cada uno, permite definir el número telefónico particular del cajero.
q
Capture el número telefónico del cajeros y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar de un nuevo cajero.
Catálogo de Impuestos El catálogo permite configurar a los diversos impuestos que estarán bajo el control del sistema. Durante la configuración de departamentos el usuario asignará los impuestos correspondientes a cada uno, tanto a la compra como a la venta, así como el orden en que son aplicados. Carpeta de alta Descripción de campos. Concepto. Este campo alfanumérico de 6 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un texto que defina al impuesto que se registra (IVA, IEPS). El texto capturado podrá repetirse las veces que sea necesario.
q
Capture la clave y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Tasa. Este campo numérico de 2 caracteres enteros y 2 decimales, permite asignar el porcentaje correspondiente al concepto definido. El sistema no permitirá asignar 2 tasas de igual valor a un mismo concepto.
q
Capture la tasa y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Carácter de impresión. Este campo alfanumérico de 1 carácter define a la impresión de un documento el impuesto aplicado por partida. A la impresión de documentos de venta (ticket), el sistema desplegará el resumen de impuestos, el carácter permite identificar en cada partida el último impuesto aplicado. Tome en cuenta que algunos departamentos pueden tener varios impuestos asignados.
87
Catálogos
q
Capture el carácter.
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar a un nuevo impuesto. Carpeta de selección El único parámetro de búsqueda corresponde al campo concepto.
q
Seleccione el concepto de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente.
8
Seleccione al impuesto a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el impuesto y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información contenida en el registro del cliente seleccionado. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta. Importante: Cuando se han iniciado operaciones, las modificaciones al catálogo de impuestos deben planearse cuidadosamente. Tome en cuenta los factores que pueden afectar la
eliminación de un impuesto.
Catálogo de Monedas El catálogo permite configurar a las diversas monedas que estarán bajo el control del sistema. Durante los procedimientos de compra y venta en moneda diferente de la Nacional, el sistema aplicará el tipo de cambio correspondiente.
88
Catálogos
El sistema controla: El tipo de cambio con proveedores asignados a una divisa y con proveedores en Moneda Nacional cuando son comprados artículos con control de precio en moneda extranjera a la compra. El tipo de cambio a la venta de artículos con control de precio en moneda extranjera a la venta. El tipo de cambio a la compra y a la venta como una forma de pago. Importante: Durante la etapa de cobro, el sistema convertirá a Moneda Nacional el importe de los artículos con control de precio a la venta en moneda extranjera. Carpeta de alta Descripción de campos. Clave. Este campo alfanumérico de 6 caracteres de captura obligatoria, permite asignar una clave que defina la moneda que se registra. Durante algunos procedimientos a la compra y venta se podrá imprimir la clave , por lo que se sugiere capturar la forma abreviada de la divisa que se registra.
q
Capture la clave y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Nombre. Este campo alfanumérico de 20 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un texto que defina el nombre de la divisa que se registra. El texto capturado podrá repetirse las veces que sea necesario.
q
Capture el nombre de la divisa y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Paridad venta. Este campo numérico de 6 caracteres enteros y 2 decimales, permite asignar el importe de la divisa por unidad de Moneda Nacional en las operaciones a la venta.
q
Capture la paridad venta y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Paridad compra. Este campo numérico de 6 caracteres enteros y 2 decimales, permite asignar el importe de la divisa por unidad de Moneda Nacional en las operaciones a la compra.
q
Capture la paridad compra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Ajuste. (Temporalmente deshabilitado).
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar a una nueva moneda. Carpeta de selección Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos nombre y clave. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave.
q
Capture la clave de la moneda o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado
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Catálogos
8
Seleccione la moneda a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione la moneda y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información contenida en el registro del cliente seleccionado. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta. Importante: Cuando se han iniciado operaciones en moneda extranjera, las modificaciones al catálogo deben planearse cuidadosamente. Tome en cuenta los factores que pueden afectar la
eliminación de un impuesto.
Catálogo de Conceptos de cuentas por pagar El catálogo permite configurar a los diversos conceptos que serán empleados por el sistema durante los procedimientos de movimientos a las cuentas por pagar (proveedores). El usuario podrá determinar los conceptos requeridos así como su aplicación (cargo o abono). El sistema permitirá mediante estos conceptos aumentar o disminuir el saldo con los proveedores, sin afectar necesariamente el importe de los documentos. Para mayor información consulte cuentas por pagar. Carpeta de alta Descripción de campos. Secuencia. Este campo numérico de 6 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un número que defina el orden en que serán desplegados en la carpeta de movimientos (Cuenta por pagar). Al ingresar a la carpeta el sistema propondrá en el campo el siguiente número consecutivo. El sistema validará que el número no pueda repetirse.
q
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Acepte la proposición o capture el número de secuencia deseado y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Catálogos
Descripción. Este campo alfanumérico de 22 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un texto que defina el concepto que se registra. El sistema validará que el texto capturado no pueda repetirse.
q
Capture la descripción del concepto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Número de cuenta. (Temporalmente deshabilitado). Movimiento. Este campo permite seleccionar el movimiento asignado al concepto. Al ingresar al campo será habilitada la opción indefinido, siendo responsabilidad del usuario la selección del movimiento al concepto que se registra (indefinido, cargo, abono). Durante los movimientos a las cuentas por pagar (proveedores), el concepto se comportará de acuerdo al movimiento seleccionado. La aplicación de conceptos definidos como abono (abono a proveedor), tendrán el efecto de disminuir el saldo con el proveedor. El usuario podrá aplicar el concepto directo al saldo del proveedor o a un documento en particular. La aplicación de conceptos definidos como cargo (cargo a proveedor), tendrán el efecto de aumentar el saldo con el proveedor. El usuario podrá aplicar el concepto directo al saldo del proveedor o a un documento en particular. La aplicación de conceptos indefinidos, durante el movimiento de la cuenta por pagar el usuario podrá definirlo como cargo o abono e incrementar o disminuir el saldo con el proveedor. El usuario podrá aplicar el concepto al saldo con el proveedor o a un documento en particular. Importante: Los conceptos cargo y abono definidos serán propuestos durante los movimientos de cuentas por pagar, siendo responsabilidad del usuario aceptarlos o modificarlos, lo que permitirá revertir movimientos (aplicación de pago a documentos equivocados). Para mayor información consulte cuentas por pagar.
q
Seleccione el movimiento que será signado al concepto que se registra
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar a un nuevo concepto. Carpeta de selección Al ingresar a la carpeta serán desplegados los conceptos ordenados por el campo secuencia.
8
Seleccione el concepto a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el concepto y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información contenida en el registro del concepto seleccionado. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta.
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Catálogos
Importante: Los conceptos registrados no podrán eliminarse.
Catálogo de Conceptos de cuentas por cobrar El catálogo permite configurar a los diversos conceptos que serán empleados por el sistema durante los procedimientos de movimientos a las cuentas por cobrar (clientes). El usuario podrá determinar los conceptos requeridos así como su aplicación (cargo o abono). El sistema permitirá mediante estos conceptos aumentar o disminuir el saldo con los clientes, sin afectar necesariamente el importe de los documentos. Para mayor información consulte cuentas por cobrar. Carpeta de alta Descripción de campos. Secuencia. Este campo numérico de 6 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un número que defina el orden en que serán desplegados en la carpeta de movimientos de la cuenta por cobrar. Al ingresar a la carpeta el sistema propondrá en el campo el siguiente número consecutivo. El sistema validará que el número no pueda repetirse.
q
Acepte la proposición o capture el número de secuencia deseado y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Descripción. Este campo alfanumérico de 22 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un texto que defina el concepto que se registra. El sistema validará que el texto capturado no pueda repetirse.
q
Capture la descripción del concepto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Número de cuenta. (Temporalmente deshabilitado) Movimiento. Este campo permite seleccionar el movimiento asignado al concepto.
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Catálogos
Al ingresar al campo será habilitada la opción indefinido, siendo responsabilidad del usuario la selección del movimiento al concepto que se registra (indefinido, cargo, abono). Durante los movimientos a las cuentas por cobrar (clientes), el concepto se comportará de acuerdo al movimiento seleccionado. La aplicación de conceptos definidos como abono (abono de cliente), tendrá el efecto de disminuir el saldo del cliente. El usuario podrá aplicar el concepto directo al saldo del cliente o a un documento en particular. La aplicación de conceptos definidos como cargo (cargo al cliente), tendrá el efecto de aumentar el saldo del cliente. El usuario podrá aplicar el concepto directo al saldo del cliente o a un documento en particular. La aplicación de conceptos indefinidos, durante el movimiento de la cuenta por pagar el usuario podrá definirlo como cargo o abono e incrementar o disminuir el saldo del cliente. El usuario podrá aplicar el concepto al saldo del cliente o a un documento en particular. Importante: Los conceptos cargo y abono definidos, serán propuestos durante los movimientos de cuentas por cobrar, siendo responsabilidad del usuario aceptarlos o modificarlos, lo que permitirá revertir movimientos (aplicación de pago a documentos equivocados). Para mayor información consulte cuentas por cobrar.
q
Seleccione el movimiento que será signado al concepto que se registra.
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar a un nuevo concepto. Carpeta de selección Al ingresar a la carpeta serán desplegados los conceptos ordenados por el campo secuencia.
8
Seleccione el concepto a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el concepto y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información contenida en el registro del concepto seleccionado. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta.
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Catálogos
Importante: Los conceptos registrados no podrán eliminarse.
Catálogo de Conceptos de documentos El catálogo permite consultar y modificar los diversos conceptos de documentos que serán empleados por el sistema durante los diversos procedimientos de la empresa. La opción no cuenta con carpeta de alta. El usuario podrá personalizar de acuerdo a su empresa el texto del concepto. Por ejemplo, modificar el pedido por orden de compra. Carpeta de selección Al ingresar a la carpeta serán desplegados los conceptos ordenados por el campo secuencia. La columna ID (identificador), corresponde a un número interno asignado automáticamente por el sistema.
8
Seleccione el concepto a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el concepto y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificación Descripción de campos. Secuencia. Este campo numérico de 6 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un número que defina el orden en que serán desplegados en la carpeta de selección. El sistema validará que el número no pueda repetirse.
q
Acepte la proposición o capture el número de secuencia deseado y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Descripción. Este campo alfanumérico de 22 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un texto que defina el concepto que se registra. El sistema validará que el texto capturado no pueda repetirse. 94
Catálogos
q
Capture la descripción del concepto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Número de cuenta. (Temporalmente deshabilitado) Movimiento. Este campo permite seleccionar el movimiento asignado al concepto. Al ingresar al campo será habilitada la opción indefinido, siendo responsabilidad del usuario la selección del movimiento al concepto que se registra (indefinido, entrada, salida). Durante las operaciones de la empresa, el concepto se comportará de acuerdo al movimiento seleccionado. La aplicación de conceptos definidos como entrada (entrada de mercancía), tendrá el efecto de incrementar la existencia del artículo. La aplicación de conceptos definidos como salida (salida de mercancía), tendrá el efecto de disminuir la existencia del artículo. La aplicación de conceptos indefinidos, no modificarán las existencias como en el caso de los pedidos a proveedor.
q
Seleccione el movimiento que será signado al concepto que se registra.
8
Al finalizar las modificaciones haga clic en el botón
guardar.
Importante: Los conceptos registrados no podrán eliminarse.
Catálogo de Conceptos de movimientos de almacén El catálogo permite configurar a los diversos conceptos de los documentos de almacén que serán empleados por el sistema durante los diversos procedimientos de almacén. El usuario podrá determinar los conceptos requeridos por la empresa así como su aplicación (entrada, salida o traspaso de mercancía). El sistema permitirá mediante estos conceptos aumentar o disminuir las existencias de mercancía en los diversos almacenes que conforman la empresa.
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Catálogos
Carpeta de alta Descripción de campos. Secuencia. Este campo numérico de 6 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un número que defina el orden en que serán desplegados en la carpeta de condiciones, durante los movimientos de almacén. Para mayor información consulte movimientos de almacén. Al ingresar a la carpeta el sistema propondrá en el campo el siguiente número consecutivo. El sistema validará que el número no pueda repetirse.
q
Acepte la proposición o capture el número de secuencia deseado y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Descripción. Este campo alfanumérico de 22 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un texto que defina el concepto que se registra. El sistema validará que el texto capturado no pueda repetirse.
q
Capture la descripción del concepto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Número de cuenta. (Temporalmente deshabilitado) 747Movimiento. Este campo permite seleccionar el movimiento asignado al concepto. Al ingresar al campo será habilitada la opción indefinido, siendo responsabilidad del usuario la selección del movimiento al concepto que se registra (indefinido, entrada, salida, traspaso, ajuste). Durante las operaciones de almacén de la empresa, el concepto se comportará de acuerdo al movimiento seleccionado. La aplicación de conceptos definidos como entrada (entrada de mercancía), tendrá el efecto de incrementar la existencia del artículo en el almacén de destino. La aplicación de conceptos definidos como salida (salida de mercancía), tendrá el efecto de disminuir la existencia del artículo en el almacén de origen. La aplicación de conceptos definidos como traspaso (entrada y salida de mercancía), tendrá el efecto de incrementar la existencia del artículo en el almacén de destino y disminuirla en el almacén de origen. La aplicación de conceptos definidos como ajuste (entrada o salida de mercancía), tendrá el efecto de disminuir o aumentar la existencia del artículo en el almacén determinado (ajuste de inventario). Que onda del concepto indefinido???La aplicación de conceptos indefinidos, no modificarán las existencias como en el caso de los pedidos a proveedor.
q
Seleccione el movimiento que será signado al concepto que se registra.
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar a un nuevo concepto.
96
Catálogos
Carpeta de selección Al ingresar a la carpeta serán desplegados los conceptos ordenados por el campo secuencia.
8
Seleccione el concepto a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el concepto y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información contenida en el registro del concepto seleccionado. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta.
Importante: Los conceptos registrados no podrán eliminarse.
Catálogo de Conceptos de pago (POS) El catálogo permite configurar a los diversos conceptos de pago que serán empleados por el WPOS durante los procedimientos de venta. El usuario podrá determinar los conceptos requeridos por la empresa así como su aplicación (cargo o abono). El sistema permitirá mediante estos conceptos aumentar o disminuir las cuenta por cobrar. Carpeta de alta Descripción de campos. Secuencia. Este campo numérico de 6 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un número que defina el orden en que serán desplegados en 747 durante los movimientos de venta. Para mayor información consulte el manual de la aplicación WPOS. Al ingresar a la carpeta el campo estará en blanco. El sistema validará que el número no pueda repetirse.
97
Catálogos
q
Capture el número de secuencia deseado y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Clave. Este campo alfanumérico de 9 caracteres de captura obligatoria, permite asignar una clave que defina el concepto que se registra. Al ingresar a la carpeta el campo estará en blanco. El sistema validará que la clave no pueda repetirse.
q
Capture la clave y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Descripción. Este campo alfanumérico de 20 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un texto que defina el concepto que se registra. El sistema validará que el texto capturado no pueda repetirse.
q
Capture la descripción del concepto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Número de cuenta. (Temporalmente deshabilitado) Movimiento. Este campo permite seleccionar el movimiento asignado al concepto. Al ingresar al campo será habilitada la opción cargo, siendo responsabilidad del usuario la selección del movimiento al concepto que se registra (cargo o abono). Durante las operaciones de venta, el concepto se comportará de acuerdo al movimiento seleccionado. La aplicación de conceptos definidos como cargo, tendrá el efecto de incrementar el adeudo del cliente y se verá reflejado en la caja, como lo puede ser un ticket de venta. La aplicación de conceptos definidos como abono, tendrá el efecto de disminuir el adeudo del cliente y se verá reflejado en la caja, como lo puede ser una devolución de venta
q
Seleccione el movimiento que será signado al concepto que se registra.
747Nivel. (Temporalmente deshabilitado)
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar a un nuevo concepto. Carpeta de selección Al ingresar a la carpeta serán desplegados los conceptos registrados.
8
Seleccione el concepto a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el concepto y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información contenida en el registro del concepto seleccionado.
98
Catálogos
Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta.
Importante: Los conceptos registrados no podrán eliminarse.
Catálogo de Formas de pago (POS) El catálogo permite configurar las diversas formas de pago. El usuario podrá determinar el concepto y delimitar el comportamiento de cada una. Por ejemplo, las Formas de pago que requieran de un consumo mínimo (cheque de Tesorería), o las que requieran de un cargo y eviten dar cambio (tarjetas de crédito). Las opciones: Efectivo, Nota de crédito y Crédito, están reservadas para el sistema y no deberán modificarse, por lo que se les ha marcado con el gráfico
borrado.
Carpeta de alta Descripción de campos. Secuencia. Este campo numérico de 5 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un número que defina el orden en que serán desplegados durante el procedimiento de cobro. El sistema validará que el número capturado no pueda repetirse. El campo permite a la empresa personalizar la operación de cobro, desplegando al principio las formas de pago mas frecuentes.
q
Capture el número de secuencia requerido y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Número. Este campo numérico de 3 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un número que defina la forma de pago El campo funcionará como una clave. El sistema validará que el número no pueda repetirse.
q
Capture el número de la forma de pago y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Descripción. Este campo alfanumérico de 10 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un texto que defina el concepto que se registra (Dólar, Banamex, BNM, vale, Ch Viaje, Tesorería, etcétera)
99
Catálogos
El texto capturado será desplegado durante la Etapa de cobro e impreso en los documentos para asentar la forma de pago empleada. El sistema validará que el texto capturado no pueda repetirse. Ejemplo: Supongamos que una empresa requiere configurar la forma de pago cheques de Tesorería. En este campo deberá capturarse TESORERIA.
q
Capture la descripción del concepto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Tipo. Este campo alfanumérico de 10 caracteres de captura obligatoria, permite asignar el tipo de pago reconocido por el sistema para las diferentes formas de pago. Al ingresar al campo, el sistema propone 0. Al desplegar el menú podrán observarse los 9 Tipos registrados: Efectivo, tarjeta, vale, divisa, cheque, otros, nota de crédito, crédito y cargo. De acuerdo al tipo seleccionado, el sistema asumirá diferentes comportamientos, por ejemplo, las formas de pago tipo CRÉDITO, validarán que durante el procedimiento de venta, el cliente cuente con crédito disponible y en cantidad suficiente para cubrir el importe del documento y generar la cuenta por cobrar correspondiente. Ejemplo: Continuando con el ejemplo de TESORERIA, en este campo deberá aceptarse el Tipo: CHEQUE.
q
Seleccione el tipo correspondiente a la forma de pago y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
% de comisión. Este campo numérico de 6 caracteres permite capturar el porcentaje de comisión bancaria cobrada a la empresa (por concepto de comisión por el uso de tarjeta de crédito). El sistema calculará en el reporte correspondiente, el importe para cada forma de pago. % de cobro mínimo. Este campo numérico de 6 caracteres de captura obligatoria, permite restringir el porcentaje de consumo mínimo con respecto al total de la forma de pago. El Sistema validará el Tipo de pago. Cuando el usuario requiera que la forma de pago permita dar cambio sobre cualquier cantidad, deberá capturar 0% como en el caso del tipo: efectivo o divisa, de esta manera, durante la etapa de cobro, el cajero podrá capturar cantidades superiores al total de venta para dar cambio. Cuando el usuario requiera que las formas de pago no permitan dar cambio deberá capturarse 100% como en el caso del tipo: tarjeta de crédito o nota de crédito, de esta manera durante la etapa de cobro, el sistema no aceptará cantidades superiores al total de venta. Ejemplo: Continuando con el ejemplo de la forma de pago: TESORERÍA, supongamos que la empresa la restringe al 20% de consumo sobre el importe total del cheque. De tal manera que si un cliente pretende pagar con un cheque de Tesorería por $1,000.00, deberá consumir un mínimo de $200.00. De lo contrario el Sistema no permitirá cerrar la venta.
q
Capture el % de cobro mínimo y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
% de ajuste. Temporalmente deshabilitado. Paridad. (Temporalmente deshabilitado). Este campo permite al sistema efectuar los cálculos en Moneda Nacional de las formas con tipo divisa.
100
Catálogos
El sistema validará el tipo de pago. Los reportes de caja indicarán las cantidades correspondientes a cada divisa. Ejemplo: Supongamos que una empresa opera con la forma de pago: Dólares y que la paridad es de $9.50 por Dólar, de tal manera que cuando el consumo de un cliente es de $10.00 en Moneda Nacional, el sistema propondrá recibir 2 Dólares. Importante. Tome en cuenta que esta paridad corresponde al procedimiento de cobro y no guarda relación con las paridades a la compra y a la venta registradas en el catálogo de monedas. Para mayor información consulte catálogo de monedas.
q
Capture la paridad (por unidad de divisa) y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Número de afiliación. (Temporalmente deshabilitado). En este campo numérico de 10 caracteres, deberá capturar el número de afiliación Bancaria (solo para formas de pago tipo tarjeta). El número capturado será empleado por el sistema durante los procedimientos de comunicación electrónica con el Banco, cuando se ha utilizado una forma de pago tipo: tarjeta.
q
Capture el número de afiliación y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Tasa de impuesto. (Temporalmente deshabilitado). Este campo permite seleccionar el impuesto correspondiente al porcentaje de comisión (por concepto de comisión por el uso de tarjeta de crédito). El sistema calculará en el reporte correspondiente, el importe para cada forma de pago. El menú desplegará los impuestos registrados en el catálogo de impuestos. Para mayor información consulte el catálogo de impuestos.
q
Seleccione del menú la tasa de impuesto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Validación. (Temporalmente deshabilitado). Cuando el campo es habilitado, el sistema permitirá generar en una segunda impresión, la información relativa a la transacción. Esta segunda impresión puede efectuarse (como comprobante) en el documento recibido o asociado a la operación de venta, como: Cheque, vale, receta, pagaré, recibo telefónico, etc.
q
Habilite o deshabilite el campo de validación del concepto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Pagaré. (Temporalmente deshabilitado). Cuando el campo es habilitado, el sistema imprimirá un documento (recibo, pagaré) con la información relacionada a la forma de pago empleada y la autorización de la transacción electrónica. Para efecto de impresión el usuario cuenta con un formato que puede personalizar. Para mayor información consulte el manual técnico.
q
Habilite o deshabilite el campo de validación del concepto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Autorización. (Temporalmente deshabilitado). Cuando el campo es habilitado, el sistema deberá obtener autorización (de manera electrónica o por operadora) para la forma de pago, antes de continuar con el procedimiento de cobro El sistema validará que el texto capturado no pueda repetirse.
101
Catálogos
q
Capture la descripción del concepto y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Captura. (Temporalmente deshabilitado). Cuando el campo es habilitado, durante el procedimiento de cobro con la forma de pago que se registra, será desplegada la ventana captura de documentos, solicitando al Cajero la captura de la siguiente información: Número de cuenta. En este campo deberá capturarse el número correspondiente a: Tarjeta del Cliente, tarjeta de crédito, cuenta de cheque, número de documento, etcétera. Fecha de vencimiento. En este campo deberá capturarse el número de mes y los últimos dos dígitos del año indicados en la tarjeta del Cliente. El Sistema no valida la fecha capturada, adquiriendo el campo un valor informativo al Cajero. Autorización. En este campo deberá capturarse el número de autorización. El Sistema no permite dejar el campo en blanco.
q
Habilite o deshabilite el campo de captura del concepto.
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar a un nuevo concepto. Carpeta de selección Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos nombre y número. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave.
q
Capture la clave de la forma de pago o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado
8
Seleccione la forma de pago a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione la forma de pago y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información contenida en el registro de la forma de pago seleccionada. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta.
102
Catálogos
Importante: Cuando se han iniciado operaciones, las modificaciones al catálogo deben planearse cuidadosamente. Tome en cuenta los factores que pueden afectar la
eliminación de un impuesto.
Catálogo de Hardware (POS) El catálogo permite configurar las diversas máquinas controladas por del sistema. Los campos: marca, modelo y ubicación, representan solo información al usuario que el sistema no validará. Para definiciones técnicas de configuración del hardware consulte el manual técnico. Carpeta de alta Descripción de campos. Marca. En este campo alfanumérico de 20 caracteres, permite asignar un texto que defina la marca del equipo que se registra.
q
Capture la marca y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Modelo. En este campo alfanumérico de 20 caracteres, permite asignar un texto que defina el modelo del equipo que se registra.
q
Capture la marca y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Ubicación. En este campo alfanumérico de 20 caracteres, permite asignar un texto que defina donde se encuentra el equipo que se registra.
q
Capture la ubicación del equipo que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Cajones. En este campo numérico de 1 carácter, permite capturar el número (máximo 3) de cajones de dinero que serán controlados por el equipo que se registra. Importante: El campo solo es habilitado en la carpeta de alta. Una vez registrado el equipo no podrá modificarse el número de cajones.
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Catálogos
q
Capture el número de cajones controlados por el equipo que se registra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. El sistema requiere de un cajón por. Al ingresar al recuadro de cajones, desplegará tantos renglones como número de cajones registrados (máximo 3). Durante la operación de venta el usuario podrá deshabilitar el cajón de dinero.
Número de cajón. El campo es un consecutivo asignado automáticamente por el sistema. El campo no tiene relación con el número de caja. Marca del cajón. En este campo alfanumérico de 20 caracteres, permite asignar un texto que defina la marca del cajón de dinero.
q
Capture la marca del cajón de dinero y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Modelo del cajón. En este campo alfanumérico de 20 caracteres, permite asignar un texto que defina el modelo del cajón de dinero.
q
Capture la marca del cajón de dinero y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Báscula. Este campo será habilitado para indicar al sistema que el equipo que se registra cuenta con báscula.
q
Habilite el campo para el equipo con báscula y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Cajón. Este campo será habilitado para indicar al sistema que el equipo que se registra cuenta con cajón de dinero.
q
Habilite el campo para el equipo con cajón de dinero y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Impresora. Este campo será habilitado para indicar al sistema que el equipo que se registra cuenta con una impresora local.
q
Habilite el campo para el equipo con impresora local y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Torreta. Este campo será habilitado para indicar al sistema que el equipo que se registra cuenta con una torreta. El sistema cuenta en el programa WPOS con una torreta virtual que podrá desplegarse en monitor. El usuario podrá configurar la torreta. Para mayor información consulte el manual del usuario para WPOS.
q
Habilite el campo para el equipo con torreta y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Mensaje. Este campo alfanumérico, permite asignar un texto que será reflejado en la ventana de venta del WPOS del equipo que se registra. El campo permite el envío de mensajes al usuario en turno del equipo que se registra.
q
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Capture el mensaje al operador del equipo.
Catálogos
8
Haga clic en el botón guardar. El sistema asignará un número consecutivo a cada equipo registrado que también designa el número de caja.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar a un nuevo equipo. Carpeta de selección Al ingresar a la carpeta serán desplegados los equipos registrados, ordenados por el número asignada por el sistema.
8
Seleccione el equipo a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione el equipo y haga clic en la carpeta de modificaciones.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información contenida en el registro del concepto seleccionado. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta. Importante: El campo cajones no podrá modificarse.
Catálogos relacionados a movimientos internos de mercancía Catálogos primarios Almacenes Sucursales
Catálogo de Almacenes Opción temporalmente deshabilitada
Catálogo de Sucursales El catálogo permite configurar las diversas sucursales que conforman la empresa y que se encuentran bajo el control del sistema. El término sucursal corresponde a un genérico que permite englobar a todas las unidades que conforman la empresa (bodega, tienda, etc.). Tome en cuenta la diferencia entre registrar los diferentes almacenes de la sucursal local y las diferentes sucursales. Para mayor información consulte catálogo de sucursales.
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Catálogos
El usuario podrá registrar a todas las sucursales sin importar que éstas cuenten con sistema o no, para que los procedimientos de transferencia de mercancía (envíos y recepciones) de la sucursal local, registre estos movimientos. Posteriormente el usuario identificará a la sucursal local. Carpeta de alta Descripción de campos. Número. Este campo numérico de 4 caracteres de captura obligatoria, permite asignar un número que defina la sucursal que se registra. El campo corresponde a la clave de la sucursal. El sistema validará que el número no pueda repetirse. Importante: El campo será empleado por el módulo de consolidación durante la transferencia de información.
q
Capture el número de sucursal y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Nombre. Este campo alfanumérico de 40 caracteres, define el nombre de la sucursal que se registra. El campo corresponde a un texto que podrá repetirse las veces que sea necesario.
q
Capture el nombre de la sucursal y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Dirección. Este campo alfanumérico de 160 caracteres distribuidos en cuatro renglones, permite definir la información general de la sucursal.
q
Capture la dirección de la sucursal y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Código postal. Este campo numérico de 5 caracteres permite capturar el código postal de la sucursal.
q
Capture el código postal de la sucursal y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Atención. Este campo alfanumérico de 20 caracteres, permite definir información relevante, como: nombre de la persona responsable de las transferencias en la sucursal que se registra.
q
Capture la información de la sucursal y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Cuenta. (Temporalmente deshabilitado).
q
Capture el número de cuenta y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Teléfonos. Estos campo alfanumérico de 15 caracteres cada uno, permite definir los números telefónicos de la sucursal.
q
Capture los números telefónicos de la sucursal.
8
Haga clic en el botón
guardar.
Al finalizar, la carpeta permanecerá vacía para registrar de una nueva sucursal.
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Catálogos
Carpeta de selección Los parámetros de búsqueda corresponden al campo nombre y número. La carpeta cuenta con botón principal.
q
Capture el número o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada por número de sucursal
8
Seleccione la sucursal a consultar o modificar y haga doble clic o seleccione la sucursal y haga clic en la carpeta de modificaciones o estadística.
Carpeta de modificaciones Al ingresar a la carpeta de modificaciones será desplegada la información registrada de la sucursal seleccionada. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita en la carpeta de alta. Carpeta de estadística El acceso esta restringido a una previa selección de sucursal. Al ingresar a la carpeta de estadísticas será desplegada la información estadística contenida en el registro de la sucursal seleccionada. Todos los campos de la carpeta son actualizados de manera automática por el sistema a lo largo de las operaciones realizadas. La carpeta está dividida en 3 secciones. En la sección superior izquierda, será desplegada la información que permita identificar a la sucursal. En la sección superior derecha, la información corresponde al acumulado de envíos y recepciones con la sucursal que se consulta. En la sección inferior, será desplegada la información acumulada mensual de la sucursal. Número de unidades enviadas, recibidas y el importe correspondiente. Los 4 primeros dígitos de la columna período hacen referencia al año y los 2 últimos al mes.
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
MOVIMIENTOS A CLIENTES El sistema cuenta con una serie de mecanismos: manuales, electrónicos y automáticos, para efectuar las opciones relacionadas a clientes (pedidos, remisiones, ventas, devoluciones). Importante: Los movimientos a clientes, permiten seleccionar cualquier artículo de la base de datos, sin importar los módulos de especialidad (libros, discos, farmacia), con los que cuente el sistema. El siguiente cuadro muestra los diferentes movimientos de mercancía relacionados a clientes. Cada uno de éstos se detalla en las diferentes opciones del menú movimientos a clientes. Salida de mercancía
Entrada de mercancía
Entrada por devolución
Venta Devolución de venta
Pedidos Devolución de remisión Remisión
Como puede observarse en el esquema, las salidas de mercancía (ventas y remisiones), pueden efectuarse de manera directa o con base en un pedido (documento de referencia). La mercancía salida por remisión (documento de referencia), puede pasar a venta o devuelta (devolución de remisión). Para mayor información consulte movimientos sobre remisión. La entrada de mercancía puede efectuarse de manera directa entrada por devolución (sin base en un documento) o con base en un documento de referencia emitido por el sistema (venta o consignación). Importante: La cancelación de documentos registrados o cerrados, que cuentan con un documento de referencia, modifica el status del documento de referencia, de tal forma que sobre éste puedan efectuarse nuevos movimientos.
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Pedidos de clientes Procedimiento para el registro de pedidos
8
Seleccione de la barra del menú la opción movimientos y haga clic en la opción pedidos de clientes. Será desplegada la carpeta de condiciones proponiendo registrar un nuevo pedido.
8
Cuando se requiera trabajar con pedidos previamente registrados haga clic en la carpeta de selección. Serán desplegados los documentos previamente registrados.
Etapa de entrada Será desplegada la carpeta condiciones, que permite definir las condiciones del documento. En un principio, la carpeta propone las condiciones actuales existentes en el registro del cliente. La secuencia en que son habilitados los campos permite agilizar la operación, encontrándose al principio los campos que ameritan captura y al final los que generalmente son aceptados. El usuario podrá modificar todos los campos de captura. La información aceptada al cerrar el documento, será propuesta durante el procedimiento de salida de mercancía (venta o remisión). Importante: Al aceptar la carpeta condiciones, algunos campos no podrán modificarse. Cuando estos campos afectan la negociación, el documento deberá cancelarse. Carpeta de condiciones Al desplegarse la carpeta de condiciones, el cursor habilita el campo vendedor. Descripción de campos Vendedor. En este campo deberá capturarse la clave del vendedor que registra el documento. El campo no permite efectuar búsquedas de vendedores. El sistema validará la clave capturada. Las claves de cajeros o claves no registradas en el catálogo de vendedores, no serán aceptadas y será desplegada una ventana informativa. Importante. Al abandonar el campo, la clave del vendedor no podrá modificarse.
q
Capture la clave del vendedor y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. A la derecha del campo será desplegado el nombre del vendedor.
Cliente. En este campo deberá capturarse la clave del cliente al que registra el documento. El campo permite efectuar búsquedas de clientes registrados. El sistema validará la clave capturada, cuando ésta no se encuentre registrada, será desplegada una ventana informativa.
Procedimiento para búsqueda de clientes
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Los parámetros de búsqueda, corresponden a los campos nombre [F2] y clave [F3].
q
Capture los primeros caracteres y pulse [F2] para búsqueda por nombre o [F3] para búsqueda por clave.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente de acuerdo al parámetro seleccionado.
q
Seleccione al cliente y pulse [Introducir] La ventana será cerrada y la clave y nombre del cliente seleccionado permanecerán en el campo y el sistema habilitará el siguiente campo de captura.
Al pulsar en blanco [F2] o [F3] será desplegada la ventana selección de cliente, para efectuar ordenamientos por nombre corto, nombre, clave, clasificación y RFC. Proceda de manera similar a la descrita en procedimientos. Tipo de pedido. Este campo permite seleccionar el tipo de pedido. El sistema reconoce los tipos de pedido: registro y reservación. El procedimiento es similar con cualquier opción seleccionada, pero difieren en su comportamiento. Registro. Permitirá registrar la mercancía solicitada por un período determinado (días de plazo). La opción no modifica el inventario en tanto el documento no sea vendido o remitido. Reservación. La asignación a este tipo de pedido, permite apartar la mercancía seleccionada por un período determinado (días de plazo). Los artículos son tomados del inventario por el período de vigencia capturada (días de plazo), y nadie podrá disponer de ellos. Al finalizar la vigencia del pedido reservado, la mercancía es reintegrada al inventario y el documento cancelado. Los pedidos con anticipo o en backorder no serán cancelados. Importante. En ambos tipos de pedido, al finalizar la vigencia del documento será cancelado. Los pedidos con anticipo o en backorder no serán cancelados. Tipo de venta. Este campo permite seleccionar el tipo de venta (al pasar el pedido al procedimiento de salida de venta). El sistema reconoce los tipos de venta: crédito y contado. El comportamiento del pedido es similar con cualquier opción seleccionada. El campo corresponde en algunos casos a una proposición que podrá modificar el vendedor al pasar el pedido al procedimiento de venta. El sistema validará para asignar el tipo de venta al cliente seleccionado. En clientes con crédito, será desplegada la opción crédito que podrá modificar el vendedor por la opción contado. En clientes sin crédito será desplegada la opción contado que no podrá modificarse, habilitando el cursor el siguiente campo de captura. Descuentos de venta %. En estos campos el sistema propone los porcentajes de descuento en cascada, pactados con el cliente. Los porcentajes podrán modificarse. Los porcentajes son aplicados uno sobre otro y calculados por el sistema en el campo factor de descuentos.
110
MOVIMIENTOS A CLIENTES
No. referencia (número de referencia): Este campo numérico permite asociar el pedido con alguna referencia. Si la referencia no es capturada, la carpeta de selección y para efectos de búsqueda por número de referencia indicará 0. Días de plazo. En este campo numérico deberá capturarse el número de días de vigencia del pedido. El sistema calculará automáticamente la fecha. En pedidos reservados la mercancía es devuelta a existencia. Los pedidos con anticipo o en backorder no serán cancelados. Días de crédito. En este campo el sistema propone los días de crédito pactados con el cliente. El número de días podrá modificarse a la baja por el vendedor. Paridad. El campo propone la paridad a la venta (existente en el catálogo de monedas), de la divisa asignada al cliente. El campo está reservado para clientes con saldo en moneda extranjera. La paridad podrá modificarse para el documento que se registra. El importe del documento en Moneda Nacional, será convertido a la divisa asignada al cliente y la información almacenada en la cuenta por cobrar correspondiente. Para mayor información consulte los catálogos de clientes y monedas. Factor de gastos. En este campo el sistema permite incrementar mediante un factor, el importe del documento. El campo es empleado cuando existen gastos posteriores a la facturación; por ejemplo, cuando se requiere agregar el costo de un flete o transporte. El factor capturado afecta el importe del documento pero no costos o utilidades de la mercancía. Descuento P.P. (pronto pago). Temporalmente deshabilitado. Observación cliente. En este campo será desplegada la observación existente en el registro del cliente. Observación documento. En este campo podrá capturarse alguna observación relacionada al documento.
Campos de información Almacén. El almacén será asignado automáticamente al aceptar la carpeta de condiciones. En empresas con versión multialmacén, el campo indicará el almacén de salida de mercancía al pasar el pedido al procedimiento de venta. Fecha. El campo indica la fecha de registro del documento La fecha será asignada automáticamente al aceptar la carpeta de condiciones. Status. El campo indica el estado que guarda el documento. No. documento (número de documento). El campo indica el número consecutivo del documento. Los pedidos reservados y registrados corresponden a un solo consecutivo. El número será asignado automáticamente por el sistema al aceptar la carpeta condiciones. 111
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Importe descuentos. El campo indica el importe por concepto de descuento sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la entrada de artículos al documento. Importe de gastos. El campo indica el importe por concepto de gastos sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la aplicación del campo factor de gastos. Factor de descuento. El campo indica el factor de descuento aplicado al documento. El importe es calculado por el sistema sobre el valor de los campos descuentos de venta %. Descuento global. El campo es habilitado cuando al cliente le ha sido asignado un descuento global. El campo únicamente tiene carácter informativo al vendedor y no puede modificarse.
8
Al finalizar la captura, haga clic en el botón aceptar.
Etapa de partidas Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas y el cursor habilitará el campo Que artículo? A la derecha de la carpeta se indica el número de documento y nombre del cliente. La carpeta permite observar el ingreso de partidas al documento. A través de ella también podrán modificarse las partidas, las cantidades y descuentos Captura de artículos mediante lector de códigos de barras El campo de búsqueda Que artículo? se ha diseñado para la captura de códigos de barra, de tal forma que al emplear un lector de código de barras, el sistema dará acceso directo al artículo en cantidad de 1. Al detectar el sistema que un código de barras había ingresado al documento con anterioridad, el artículo será desplegado nuevamente proponiendo el número de artículo previamente ingresada al documento. Importante: Cuando en el campo Que artículo? de la carpeta partidas es capturada una clave o código de barras reconocido por el sistema, el artículo será ingresado al documento. De lo contrario será desplegado un mensaje informativo.
8
Otro método para modificar cantidades a una partida consiste en seleccionar la partida con el puntero y hacer clic en cualquier columna.
El cursor habilitará el campo cantidad para modificar el número de artículos solicitados. Selección de artículos mediante búsqueda Para brindar mayor versatilidad al vendedor, el sistema permite seleccionar artículos mediante parámetros específicos a diferentes módulos. Los parámetros para la búsqueda de artículos generales, corresponden a los campos: descripción, clave, clasificación línea, departamento, proveedor y fabricante.
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Para artículos del módulo de libros, los parámetros de búsqueda son: autor y editorial; mientras que para artículos del módulo de discos, los parámetros son: Intérprete, casa disquera y género.
q
Capture la clave del artículo o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos. Importante: Cabe resaltar que la carpeta de partidas muestra los artículos ingresados al documento, permitiendo hacer modificaciones, mientras que la carpeta de artículos solo permite efectuar búsquedas para seleccionar los artículos que ingresan al documento.
Al finalizar una búsqueda, será desplegada en la carpeta de artículos una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los artículos desplegados. La información de la carpeta de artículos y el procedimiento de búsqueda, es similar al descrito en la carpeta partidas. Recuerde que el número de registros (No. registros) desplegados en ambas carpetas, es configurado por el usuario. Para mayor información consulte configuración general. 747Importante: Cuando se da ingreso a la carpeta de partidas a un artículo sin precio de venta (.0000), el sistema no ingresa más artículos al pedido mientras el usuario no capture al precio correspondiente. Para mayor información consulte la columna precio de lista.
Descripción de la carpeta de partidas Básicamente está dividida en dos secciones. La sección superior, despliega información relevante de la partida iluminada (artículo) en la sección inferior. Las opciones de captura corresponden a los campos: Sección superior Esta sección permite efectuar las modificaciones necesarias. A continuación se describe la función de los campos de captura. Cantidad. En este campo deberá capturarse el número de artículos solicitados por el cliente. El sistema validará en los pedidos reservados, el control de existencia del artículo. Precio unitario. En este campo el sistema propondrá el precio de venta del artículo, existente en el registro del artículo. El vendedor podrá modificarlo. El sistema validará el control de precio de venta del artículo. Para mayor información consulte catálogo de artículos. % descuento del artículo. En este campo el sistema propondrá el descuento de venta del artículo, existente en el registro del artículo. El vendedor podrá modificarlo. El sistema validará el control de descuento de venta del artículo. Para mayor información consulte catálogo de artículos. Sección inferior Esta sección corresponde al cuerpo del documento y registra las modificaciones efectuadas en la sección superior. Descripción de columnas. Clave
Descripción
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
... Pendientes
Surtidos
Precio s/iva
Precio vta s/iva
Importe s/iva
Código
Extensión
Clave. Clave del artículo. Descripción. Descripción del artículo. En los artículos registrados en los módulos de especialidad libros y discos, la columna corresponde al título. La secuencia en que ingresaron los artículos al documento, será mantenida en la carpeta. A la impresión del documento cerrado (carpeta de opciones), las partidas serán ordenadas alfabéticamente. Pedidos. Indica el número de artículos solicitados por el cliente en el presente documento. El campo es modificado automáticamente. Durante el registro, el sistema propone 0 al campo de cada artículo y copiará el valor del campo cantidad al cierre del documento. Durante la consulta de pedidos cerrados o que han ingresado al procedimiento de venta sobre pedido registrado (documento de referencia), el campo permite identificar las cantidades originalmente solicitadas por el cliente. El campo indicará 0 cuando en un documento de venta sobre pedido registrado (documento de referencia), ingresen partidas al documento de venta no solicitadas en el documento de referencia. Cantidad: En este campo será desplegado el número de piezas solicitadas del artículo. Cuando el sistema detecta que se ha efectuado algún movimiento sobre el pedido cerrado (documento de referencia), modifica el status del documento. Cuando todos los campos de la columna cantidad indican 0, asignará al pedido el status de surtido, de lo contrario asignará el de backorder. El campo permite efectuar modificaciones en documentos cerrados o en backorder. Para mayor información consulte modificación de pedidos cerrados o en backorder. Importante. Los pedidos de clientes con status cerrados y en backorder podrán modificarse las veces que sea necesario. Los pedidos status surtidos no podrán modificarse. Importante: Cuando un documento de venta sobre pedido registrado (documento de referencia), es cancelado, el documento de referencia volverá a ser activado, asignando nuevamente a la columna cantidad, el número de artículos del documento cancelado, manteniendo el status de backorder para identificar a los documentos de referencia, sobre los que se habían efectuado movimientos.
8
Para efectuar modificaciones al número de piezas de una partida, ubique el puntero en el renglón de la partida correspondiente y haga clic. El renglón será iluminado.
8
Haga doble clic o pulse [Introducir] para habilitar el campo cantidad (sección superior). El campo será habilitado para capturar cantidades. Cuando la cantidad es igual a 0, el sistema eliminará la partida al cierre del documento.
q 114
Pulse [Introducir] para acepta las modificaciones y regresar al cuerpo del documento.
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Precio público: En este campo será propuesto el precio público unitario ofrecido al cliente al que se registra el pedido. En todos los casos el valor propuesto podrá modificarse. El sistema validará los campos de control: Precio, descuento, escala de precios y existencias (pedidos reservados). Tome en cuenta que los precios al público, pueden o no incluir los impuestos de acuerdo a la configuración asignada. Cuando los precios al público no tienen incluidos los impuestos, éstos serán calculados por el sistema de acuerdo al departamento asignado a cada artículo. Cuando los precios al público tienen incluidos los impuestos, éstos serán desglosados por el sistema de acuerdo al departamento asignado a cada artículo. En ambos casos los impuestos serán desglosados a la impresión del documento.
8
Para efectuar modificaciones al precio al público de una partida, ubique el puntero en el renglón de la partida correspondiente y haga clic. El renglón será iluminado.
8
Haga doble clic o pulse [Introducir] para habilitar el campo cantidad (sección superior).
q
Pulse [Tab] para pasar al campo precio público. 747El campo será habilitado para capturar el precio público. Cuando la cantidad es igual a 0, el sistema eliminará la partida al cierre del documento.
q
Pulse [Introducir] para acepta las modificaciones y regresar al cuerpo del documento.
Descuento: En este campo será propuesto el descuento ofrecido a la venta del artículo, al cliente al que se registra el pedido. En todos los casos el valor propuesto podrá modificarse. El porcentaje de descuento será aplicado al valor del campo precio público y reflejado en el campo precio venta. El sistema validará el campo de control descuento.
8
Para efectuar modificaciones al descuento de una partida, ubique el puntero en el renglón de la partida correspondiente y haga clic. El renglón será iluminado.
8 q
Haga doble clic o pulse [Introducir] para habilitar el campo cantidad (sección superior). Pulse [Tab] para pasar al campo precio público. Pulse nuevamente [Tab] para pasar al campo descuento. El campo será habilitado para capturar el descuento.
q
Pulse [Introducir] para acepta las modificaciones y regresar al cuerpo del documento.
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Precio de venta. En este campo será desplegado el precio unitario ofrecido a la venta del artículo. El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el porcentaje de descuento al valor del campo precio público. Factor de descuento: En este campo será desplegado mediante un factor, los porcentajes de los campos descuentos de venta % acumulados, aceptados en la carpeta condiciones. % descuento de venta al documento de...
El sistema calcula el factor...
Factor
16%
.84
.8400
25%
.75
.7500
45%
.55
.5500
16% + 5%
.84 X.95 = 0.7980
.7980
25% + 3%
.75 X .97 = 0.7275
.7275
El factor calculado puede presentar diferentes comportamientos a la venta, dependiendo de los controles del artículo y las condiciones del cliente. Los siguientes ejemplos muestran las diferentes opciones que pueden presentarse en la carpeta de partidas con las columnas involucradas en la asignación de descuentos, cuando el cliente tiene asignado o no un descuento global. Importante. La única forma de modificar el factor, consiste en modificar los descuento de venta en la carpeta de condiciones. Ejemplo. Documento a cliente con descuento del 30% (factor .70) Descripción
Cantidad
Precio público
Descuento
Precio venta
Factor descuento
Importe
Artículo 1 c/descuento 20 % (CON/control de descuento)
1
100.00
20
80
1.0
80.00
Artículo 2 c/descuento 20 % (SIN/control de descuento)
1
100.00
0
100
.70
70.00
Artículo 3 c/descuento 40 % (CON/control de descuento)
1
100.00
40
60
1.0
60.00
Artículo 4 c/descuento 40 % (SIN/control de descuento)
1
100.00
40
60
1.0
60
Artículo 1. El control de descuento del artículo, solo permite otorgar al cliente el descuento del artículo. El descuento del cliente (factor) es eliminado. Artículo 2. El artículo sin control de descuento, permite asignar el descuento mayor (artículo o cliente). Para aplicar el descuento mayor (cliente), el sistema deja en 0 % el descuento del artículo y solo aplica el descuento del cliente (factor).
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Artículo 3. El control de descuento del artículo, solo permite otorgar al cliente el descuento del artículo. Artículo 4. El artículo sin control de descuento, permite asignar el descuento mayor (artículo o cliente). Para aplicar el descuento mayor (artículo), el sistema aplica el 40 % de descuento del artículo y elimina el descuento del cliente (factor).
Ejemplo. Documento a cliente con descuento global del 30% (factor .70) Descripción
Cantidad
Precio público
Descuento %
Precio venta
Factor descuento
Importe
Artículo 1 c/descuento 20 % (CON/control de descuento)
1
100.00
20
80.00
1.0
80.00
Artículo 2 c/descuento 20 % (SIN/control de descuento)
1
100.00
20
80.00
.70
56.00
Artículo 3 c/descuento 40 % (CON/control de descuento)
1
100.00
40
60.00
1.0
60.00
Artículo 4 c/descuento 40 % (SIN/control de descuento)
1
100.00
40
60.00
.70
42.00
Artículo 1. El control de descuento del artículo, solo permite otorgar al cliente el descuento del artículo. El descuento del cliente (factor) es eliminado. Artículo 2. El artículo sin control de descuento, permite asignar el descuento mayor (artículo o cliente). Para aplicar el descuento global del cliente, el sistema primero aplica el descuento del artículo y sobre este aplica el descuento del cliente (factor). Artículo 3. El control de descuento del artículo, solo permite otorgar al cliente el descuento del artículo. El descuento del cliente (factor) es eliminado. Artículo 4. El artículo sin control de descuento, permite asignar el descuento mayor (artículo o cliente). Para aplicar el descuento global del cliente, el sistema primero aplica el descuento del artículo y sobre este aplica el descuento del cliente (factor). Importe: En este campo será desplegado el importe unitario calculado por el sistema para el cliente al que se registra el pedido. El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el factor al valor del campo precio venta. Pendientes. Indica el número de artículos pendientes de surtir al cliente. El campo es modificado automáticamente. Durante el registro, el sistema propone 0 al campo de cada artículo y copiará el valor del campo cantidad al cierre del documento. El sistema modifica la proposición 0 por el valor del campo pedidos, al cierre del pedido.
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Durante la consulta de pedidos cerrados o que han ingresado al procedimiento de venta sobre pedido registrado (documento de referencia), el campo permite identificar las cantidades pendientes de las originalmente solicitadas por el cliente. Surtidos. Indica el número de artículos surtidos al cliente. El campo es modificado automáticamente. El sistema mantiene la proposición 0 al campo de cada artículo al cierre del pedido. Durante la consulta de pedidos cerrados o que han ingresado al procedimiento de venta sobre pedido registrado, permite identificar las cantidades surtidas al cliente. El número de artículos surtidos es restado al campo de la columna cantidad. Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de partidas seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
Le será solicitada una confirmación. Al aceptar el status del documento pasará de pendiente a cerrado. El sistema desplegará la carpeta opciones. Carpeta de opciones La capeta de opciones simula la impresión del documento. En la parte inferior, cuenta con los botones: Pedidos. Este botón despliega en la carpeta, las partidas y cantidades del pedido original. Las partidas que en la columna cantidad indican 0.0000, corresponden a la venta de artículos no incluidos en el pedido original. Backorder. Este botón despliega en la carpeta, las cantidades pendientes de surtir (con respecto al pedido original). Sobrepedido. Este botón despliega en la carpeta, las cantidades y partidas excedentes de las originalmente solicitadas en el pedido.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
Procedimiento para la modificación de pedidos (en proceso) El usuario podrá identificar los pedidos en proceso mediante el status de pendiente (P).
8
Indique en la carpeta de selección, el pedido a modificar y haga doble clic. Será desplegado el pedido en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro del pedido. Recuerde que los pedidos a proveedor cerrados no pueden modificarse. Cuando se realizaron modificaciones en la carpeta de condiciones, la será solicitada una confirmación para guardar los cambios. Al ingresar a la carpeta de partidas, el sistema aplicará las modificaciones.
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Procedimiento para la modificación de pedidos cerrados y en backorder El usuario podrá identificar los pedidos cerrados mediante el status de ( ) o los pendiente mediante el status de (P).
8
Indique en la carpeta de selección, el pedido a modificar y haga doble clic. Será desplegado el pedido en la carpeta de condiciones.
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción el botón
modificar pedidos.
Los campos de la carpeta serán habilitados para captura. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro del pedido. Recuerde que el campo tipo de pedido no puede modificarse. Cuando se realizaron modificaciones en la carpeta de condiciones, la será solicitada una confirmación para guardar los cambios. Al ingresar a la carpeta de partidas, el sistema aplicará las modificaciones.
Procedimiento para la consulta de pedidos
8
Indique en la carpeta de selección, el pedido a consultar y haga doble clic. Será desplegado el pedido en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro del pedido. La consulta de documentos: cerrados, cancelados o en backorder, permite al usuario activar todas las carpetas.
Procedimiento para la cancelación de pedidos (en proceso o cerrados)
8
Indique en la carpeta de selección, el pedido a cancelar y haga doble clic. Será desplegado el pedido en la carpeta de condiciones.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
cancelar y haga clic.
Le será solicitada una confirmación para cancelar el documento. El status del documento pasará a cancelado.
Ventas y remisiones de venta La opción brinda una absoluta versatilidad en la atención al cliente, al permitir registrar documentos de diferentes opciones. Opción devoluciones
Documentos de:
Consecutivo
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Opción
opción de venta
de facturas
pedidos
otras opciones
y notas
Opción movimiento/remisión
Como puede observarse en el esquema, los únicos documentos propios de la opción de ventas, corresponden a las facturas y notas. Los documentos cerrados en la opción de ventas, pertenecientes a otras opciones (pedidos, remisión de venta y devoluciones), ingresan a la opción y consecutivo correspondiente. Importante. Los documentos de remisión de venta siempre son registrados en la opción de venta, por lo que podría considerarse un documento propio de la opción, pero al cierre del documento los movimientos y sus consultas deben ejecutarse en la opción movimientos de remisión de venta. El número consecutivo de estos documentos, es generado por el sistema en el momento de cerrarlos, de tal forma que en la opción de ventas únicamente pueden seleccionarse (carpeta de selección) estos documentos, mientras mantengan el status de pendientes.
Ventas y remisiones de venta
8
Seleccione de la barra del menú la opción movimientos y haga clic en la opción ventas. Será desplegada la carpeta de condiciones. El sistema asume que se pretende registrar un nuevo documento. El cursor habilita el campo vendedor y propone al cliente mostrador.
Procedimiento para el registro de ventas o remisiones de venta directas (sin base en un documento) El procedimiento para ambos movimientos se realiza de manera similar en la misma opción y se ha dividido en las siguientes etapas: Etapa de entrada Carpeta selección Cuando ha sido habilitada la carpeta de selección, deberá indicar que se pretende registrar un nuevo documento para desplegar la carpeta condiciones.
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón
120
nuevo documento.
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Carpeta de condiciones La carpeta condiciones permite definir las condiciones del documento. Al capturar el cliente, la carpeta propondrá las condiciones existentes en el registro de éste. La secuencia en que son habilitados los campos permite agilizar la operación, encontrándose al principio los campos que ameritan captura y al final los que generalmente son aceptados. El usuario podrá modificar todos los campos de captura. Cuando el documento que se registra corresponde a un pedido, la información aceptada al cerrar el documento, será propuesta durante el procedimiento de venta o remisión de venta sobre pedido. Así mismo, al registrar una remisión de venta, la información aceptada será aplicada en los diversos movimientos de remisión de venta. Importante: Al aceptar la carpeta condiciones, algunos campos no podrán modificarse posteriormente. Cuando estos campos afectan la negociación, el documento deberá cancelarse. Descripción de campos Vendedor. En este campo deberá capturarse la clave del vendedor que registra el documento. El campo no permite efectuar búsquedas de vendedores. El sistema validará la clave capturada. Las claves de cajeros o claves no registradas en el catálogo de vendedores, no serán aceptadas y será desplegada una ventana informativa. Para economizar tiempo, el sistema propondrá al vendedor que registró el último documento. Importante. Al abandonar el campo, la clave del vendedor no podrá modificarse.
q
Capture la clave del vendedor y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. A la derecha del campo será desplegado el nombre del vendedor.
Cliente. En este campo deberá capturarse la clave del cliente al que se registra el documento. El campo propone al cliente mostrador pero permite efectuar búsquedas de clientes registrados. El sistema validará la clave capturada, cuando ésta no se encuentre registrada, será desplegada una ventana informativa.
Procedimiento para búsqueda de clientes Los parámetros de búsqueda, corresponden a los campos nombre [F2] y clave [F3].
q
Capture los primeros caracteres y pulse [F2] para búsqueda por nombre o [F3] para búsqueda por clave.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente de acuerdo al parámetro seleccionado.
q
Seleccione al cliente y pulse [Introducir] La ventana será cerrada, la clave y nombre del cliente seleccionado permanecerán en el campo y el sistema habilitará el siguiente campo de captura.
Al pulsar en blanco [F2] o [F3] será desplegada la ventana selección de cliente, para efectuar ordenamientos por nombre corto, nombre, clave, clasificación y RFC. Proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Tipo de documento. Este campo permite seleccionar el tipo de documento (movimiento) que se pretende registrar. Al ingresar al campo el sistema propone la opción factura de venta. La siguiente lista corresponde a los diferentes documentos desplegados alfabéticamente en el menú que permite la opción. Devolución de venta. Corresponde a un documento de devolución directa (sin documento de referencia). Factura de venta. Corresponde a una venta directa por facturación (sin documento de referencia). Nota de venta. Corresponde a una venta directa por nota (sin documento de referencia). Pedido de venta. Corresponde a un pedido de cliente. Remisión de venta. Corresponde a una remisión de venta directa (sin documento de referencia).
8
Seleccione del menú la opción requerida haga clic. El sistema habilitará el siguiente campo de captura.
El resto del procedimiento de la carpeta es similar con cualquier documento seleccionado, pero difieren en su comportamiento en el sistema. Tipo de pedido. El campo indica el tipo de pedido. Durante el registro de nuevos documentos (en los que no existe documento de referencia), el campo indicará Sin/referencia. Cuando en el campo tipo de venta se ha seleccionado la opción pedido de venta, el campo indicará registrado. Para el registro de pedidos reservados, el usuario deberá ingresar a la opción pedidos. Para mayor información sobre pedidos reservados y registrados, consulte la opción pedido de venta. Importante. Tome en cuenta que esta carpeta también es empleada en operaciones de venta o remisión de venta con base en un documento de referencia (pedido). En estos casos, el campo indicará el tipo de pedido asignado al documento de referencia. Tipo de venta. Este campo permite seleccionar el tipo de venta. El sistema reconoce los tipos de venta: crédito y contado. El comportamiento de la carpeta es similar con cualquier opción seleccionada, sin embargo, el sistema validará para asignar el tipo de venta, en primer lugar al cliente seleccionado y en segundo lugar el tipo de documento. En clientes con crédito, será desplegada la opción crédito que podrá modificar el vendedor por la opción contado. En clientes sin crédito será desplegada la opción contado que no podrá modificarse, habilitando el cursor el siguiente campo de captura. Cuando el tipo de documentos corresponde a una remisión de venta, será desplegada la opción crédito que no podrá modificarse y el sistema validará que el cliente cuente con crédito suficiente. 122
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Importante. Tome en cuenta que esta carpeta también es empleada en operaciones de venta o remisión de venta con base en un documento de referencia. En estos casos, el campo indicará el tipo de venta asignado al documento de referencia. Descuentos de venta %. En estos campos el sistema propone los porcentajes de descuento en cascada, pactados con el cliente. Los porcentajes podrán modificarse. Los porcentajes son aplicados uno sobre otro y calculados por el sistema en el campo factor de descuentos. Descuento global. El campo es habilitado cuando al cliente le ha sido asignado un descuento global. El campo únicamente tiene carácter informativo al vendedor y no puede modificarse. No. documento (número de documento). El campo indica el número consecutivo del documento. El número de documento será asignado automáticamente por el sistema al cierre del documento. No. de pedido. El campo indica el número consecutivo del documento de referencia. El número de documento será asignado automáticamente por el sistema al cierre del documento. Importante. Tome en cuenta que esta carpeta también es empleada en operaciones de venta o remisión de venta con base en un pedido (documento de referencia). En estos casos, el campo indicará el número asignado al documento de referencia. Almacén. El almacén será asignado automáticamente al aceptar la carpeta de condiciones. En empresas con versión multialmacén, el campo indicará el almacén de salida de mercancía al pasar el pedido al procedimiento de venta. Fecha. El campo indica la fecha de registro del documento La fecha será asignada automáticamente al aceptar la carpeta de condiciones. Status. El campo indica el estado que guarda el documento. No. referencia (número de referencia): Este campo numérico permite asociar el pedido con alguna referencia. Si la referencia no es capturada, la carpeta de selección y para efectos de búsqueda por número de referencia indicará 0. Importante. Recuerde que el número de referencia no guarda relación con el documento de referencia,
q
Capture el número de referencia y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Días de plazo. En este campo numérico deberá capturarse el número de días de vigencia pedido. El campo solamente tiene aplicación durante el registro de nuevos pedidos. En esos casos el sistema calculará automáticamente la fecha.
q
Capture el número de días de plazo y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Días de crédito. En este campo el sistema propone los días de crédito pactados con el cliente. El número de días podrá modificarse a la baja por el vendedor.
q
Acepte o capture el número de días de crédito y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Importe descuentos. El campo indica el importe por concepto de descuento sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la entrada de artículos al documento. Importe de gastos. El campo indica el importe por concepto de gastos sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la aplicación del campo factor de gastos al importe del documento. Paridad. El campo propone la paridad a la venta (existente en el catálogo de monedas), de la divisa asignada al cliente. El campo está reservado para clientes con saldo en moneda extranjera. La paridad podrá modificarse para el documento que se registra. El importe del documento en Moneda Nacional, será convertido a la divisa asignada al cliente y la información almacenada en la cuenta por cobrar correspondiente. Para mayor información consulte los catálogos de clientes y monedas.
q
Acepte o modifique la paridad y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Factor de descuento. El campo indica el factor de descuento aplicado al documento. El importe es calculado por el sistema sobre el valor de los campos descuentos de venta %. Factor de gastos. En este campo el sistema permite incrementar mediante un factor, el importe del documento. El campo es empleado cuando existen gastos posteriores a la facturación; por ejemplo, cuando se requiere agregar el costo de un flete o transporte. El factor capturado afecta el importe del documento pero no costos o utilidades de la mercancía. Descuento P.P. (pronto pago). Temporalmente deshabilitado.
q
y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Observación cliente. En este campo será desplegada la observación existente en el registro del cliente.
q
Acepte o modifique la observación del cliente y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Observación documento. En este campo podrá capturarse alguna observación relacionada al documento.
q
De ser necesario, capture la observación del documento.
8
Al finalizar la captura, haga clic en el botón aceptar.
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Etapa de partidas La carpeta de partidas emplea para todos los tipos de documento el mismo procedimiento para la selección e ingreso de artículos al documento, donde el usuario únicamente puede aceptar y en su caso modificar (cuando los controles del artículo lo permitan), los campos: Cantidad, precio unitario y descuento del artículo. Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas y el cursor habilitará el campo Que artículo? A la derecha, la carpeta indica el número de documento, nombre del cliente. La carpeta básicamente está dividida en dos secciones. La sección superior despliega información del artículo iluminado en la sección inferior. La sección inferior, representa el cuerpo del documento. La carpeta permite observar el ingreso de partidas al documento. A través de ella también podrá el usuario agregar, eliminar o modificar las partidas (cantidades, precios, descuentos). Recuerde que por este procedimiento, el número de documento será generado al cierre del mismo. Para consulta de los documentos cerrados: pedidos de venta y devoluciones de venta, consulte la opción respectiva. Captura de artículos mediante lector de código de barras El campo de búsqueda Que artículo? se ha diseñado para la captura de códigos de barra, de tal forma que al emplear un lector de código de barras, el sistema dará acceso directo al artículo proponiendo la cantidad de 1. La sección superior desplegará información relevante al artículo.
8
Lea el código o capture la clave y pulse [Introducir]
Acepte la proposición 1.0 ó modifique el valor del campo cantidad y pulse [Introducir]. La partida ingresará al documento, la información del artículo desaparecerá de la sección superior y el cursor habilitará nuevamente el campo Que artículo? Para efectuar modificaciones a los campos: precio unitario y descuento del artículo, pulse [Tab] en el campo cantidad, para habilitar el siguiente campo de captura. Para aceptar la información de los campos y regresar al campo Que artículo? pulse [Introducir].
q
De ser necesario, capture cantidad, precio y descuento y pulse [Introducir].
Al detectar el sistema que un código de barras había ingresado al documento con anterioridad, el sistema propondrá la cantidad de 1. Al pulsar [Introducir], el artículo será sumado a la partida previamente ingresada al documento y el cursor habilitará nuevamente el campo Que artículo? Importante: Cuando en el campo Que artículo? de la carpeta partidas es capturada una clave o código de barras no reconocido por el sistema, será desplegado un mensaje informativo.
8
Para modificar: cantidades, precio o descuento a una partida previamente registrada en el documento, seleccione la partida con el puntero y al hacer doble clic, El cursor habilitará el campo cantidad proponiendo el número de artículos registrados y la sección superior desplegará la información del artículo. Para aceptar las modificaciones y regresar al campo Que artículo? pulse [Introducir].
Selección de artículos mediante búsqueda A La derecha del campo Que artículo? el usuario puede identificar los diferentes parámetros para la búsqueda de artículos. En las operaciones que cuentan con módulos de especialidad, el usuario cuenta además con botones alternos para ordenamientos por campos propios de cada giro. 125
MOVIMIENTOS A CLIENTES
q
Capture la clave del artículo o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada en la carpeta de artículos una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los artículos desplegados. Importante. Cabe resaltar que la carpeta de partidas muestra los artículos ingresados al documento, permitiendo hacer modificaciones, mientras que la carpeta de artículos solo permite efectuar búsquedas para seleccionar los artículos que ingresan al documento. La información de la carpeta de artículos y el procedimiento de búsqueda, es similar al descrito en la carpeta partidas. Recuerde que el número de registros (No. registros) desplegados, es configurado por el usuario. Para mayor información consulte configuración general. 747Importante: Cuando se da ingreso a la carpeta de partidas a un artículo sin precio al público, el sistema no ingresa más artículos al pedido mientras el usuario no capture al precio correspondiente. Para mayor información consulte la columna precio de lista. Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de partidas seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
Será generado el número de documento e ingresarán a sus respectivos consecutivos y opciones. Serán registrados los movimientos de entrada o salida de mercancía, así como la cuenta por cobrar correspondiente en los documentos a crédito. El status del documento pasará de pendiente a cerrado. El sistema desplegará la carpeta opciones. Carpeta de opciones El documento correspondiente será impreso. El sistema permite una reimpresión, correspondiendo al usuario la responsabilidad de la cancelación del documento en papel.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
La capeta de opciones simula la impresión del documento. El botón vista previa, permite los datos que se imprimen sobre una forma impresa. A la izquierda del campo vista previa el usuario podrá observar formato predeterminado a la impresión de etiquetas. Tome en cuenta que a la devolución de venta, la entrada de artículos puede requerir de una nueva etiqueta. En estos casos, la nueva etiqueta tomara del documento de devolución, únicamente el número de artículos devueltos, el resto de la información a la impresión de la etiqueta, será tomada del registro del artículo.
Procedimiento para el registro de ventas o remisiones de venta con base en un documento de referencia (pedido) El procedimiento para ambos movimientos se realiza desde la misma opción y se ha dividido en las siguientes etapas:
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Etapa de entrada Carpeta de selección
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón
movimiento sobre documento.
Será desplegada una ventana de pedidos con status de cerrados y en backorder. La carpeta cuenta en el recuadro Que documento? con los botones: número de documentos, número de referencia y seleccionar cliente, como parámetros de búsqueda para la selección de documentos. La ventana cuenta con botón principal para acceso directo por número de documento. Cuando la selección de documentos se realiza mediante cliente, solamente serán desplegados los pedidos del cliente seleccionado.
q
Capture el número de documento o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada de pedidos, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los documentos desplegados que permitan la fácil identificación del documento requerido. La columna número de pedido, permite identificar (con la letra R antes del número), a los pedidos Reservados.
8
Seleccione el documento y haga clic.
Será desplegado el documento en la carpeta condiciones, que permite aceptar o modificar las condiciones del documento de referencia (pedido). En un principio, la carpeta propone, las condiciones aceptadas durante el registro del pedido. La secuencia en que son habilitados los campos permite agilizar la operación, encontrándose al principio los campos que frecuentemente ameritan modificación y al final los que generalmente son aceptados. El usuario podrá modificar todos los campos de captura. Importante: Al aceptar la carpeta condiciones, algunos campos no podrán modificarse posteriormente. Cuando estos campos afectan la negociación, el documento deberá cancelarse. Descripción de campos Vendedor. El campo propone la clave del vendedor que registró el documento de referencia (pedido). El campo permite modificar al vendedor. El sistema validará la clave capturada. Las claves de cajeros o claves no registradas en el catálogo de vendedores, no serán aceptadas y será desplegada una ventana informativa. Tome en cuenta que el sistema de acuerdo a su configuración, permite al vendedor efectuar modificaciones en precios y descuentos, además de calcular las estadísticas y comisiones de vendedores. Importante. La clave del vendedor podrá modificarse mientras el documento mantenga el status de pendiente.
q
Acepte o modifique la clave del vendedor y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
A la derecha del campo será desplegado el nombre del vendedor. Cliente. El campo propone la clave del cliente al que se registró el documento de referencia (pedido). El campo permite modificar al cliente. El campo permite efectuar búsquedas de clientes registrados. El sistema validará la clave capturada, cuando ésta no se encuentre registrada, será desplegada una ventana informativa. Cuando el documento se ha registrado al cliente mostrador, el sistema permite al cierre del documento capturar la información general del cliente para la impresión del documento correspondiente.
q
Acepte o modifique la clave del cliente y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Procedimiento para búsqueda de clientes Los parámetros de búsqueda, corresponden a los campos nombre [F2] y clave [F3].
q
Capture los primeros caracteres y pulse [F2] para búsqueda por nombre o [F3] para búsqueda por clave. Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente de acuerdo al parámetro seleccionado.
q
Seleccione al cliente y pulse [Introducir] La ventana será cerrada y la clave y nombre del cliente seleccionado permanecerán en el campo y el sistema habilitará el siguiente campo de captura. A la derecha del campo será desplegado el nombre del cliente. Al pulsar en blanco [F2] o [F3] será desplegada la ventana selección de cliente, para efectuar ordenamientos por nombre corto, nombre, clave, clasificación y RFC. Proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Almacén. El almacén será asignado automáticamente al aceptar la carpeta de condiciones. En empresas con versión multialmacén, el campo indica el almacén de salida de mercancía al cierre del documento de venta. Fecha. El campo indica la fecha de registro del documento de venta La fecha será asignada automáticamente al aceptar la carpeta de condiciones. El campo no guarda relación con la fecha de registro del documento de referencia (pedido). Status. El campo indica el estado que guarda el documento. Tipo de documento. El campo indica el tipo de documento seleccionado durante el registro del pedido. El vendedor podrá modificarlo desplegando un menú similar al empleado en el registro de nuevos documentos. El sistema solo permite utilizar las opciones: factura, nota de venta y remisión de venta. En el proceso de compra no pueden emplearse las opciones pedido y devolución. Tipo de pedido. El campo indica el tipo de pedido seleccionado (registro, reservación). El campo no podrá modificarse.
128
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Importante. En ambos tipos de pedido, al finalizar la vigencia del documento será cancelado. Los pedidos con anticipo o en backorder no serán cancelados. Tipo de venta. Este campo permite seleccionar el tipo de venta (crédito y contado). El campo podrá modificarse en los casos en que el sistema valide al cliente seleccionado. En clientes con crédito, será desplegada la opción crédito que podrá modificar el vendedor por la opción contado. En clientes sin crédito será desplegada la opción contado que no podrá modificarse, habilitando el cursor el siguiente campo de captura. Número de documento. El campo indica el número consecutivo del documento. El sistema indicará 0. El número será asignado automáticamente por el sistema al cierre del documento. Número de pedido. El campo indica el número consecutivo del documento de referencia (pedido). Los pedidos reservados y registrados corresponden a un solo consecutivo. El número será asignado automáticamente por el sistema. Descuentos de venta %. En estos campos el sistema propone los porcentajes de descuento en cascada, pactados con el cliente durante el registro del pedido. Los porcentajes podrán modificarse. Cuando el cliente se ha modificado por otro, serán desplegadas las condiciones del nuevo cliente. Los porcentajes son aplicados uno sobre otro y calculados por el sistema en el campo factor de descuentos. Descuento global. El campo es habilitado cuando al cliente le ha sido asignado un descuento global. El campo únicamente tiene carácter informativo al vendedor y no puede modificarse. Número de referencia. El campo indica el número asociado al pedido. Durante el registro de documentos, el sistema permite asociarlo a un número de referencia. El campo indicará 0 cuando no fue asignada referencia al pedido. El documento de referencia no tiene relación con el número de referencia. Días de plazo. (Temporalmente deshabilitado). El campo indica el número de días de vigencia del pedido, pactados durante su registro. Los pedidos con anticipo o en backorder no serán cancelados aun cuando los días de plazo pactados lleguen al vencimiento. Días de crédito. En este campo el sistema propone los días de crédito (sobre documento de venta) pactados con el cliente durante el registro del pedido. El número de días podrá modificarse a la baja por el vendedor. Importe descuentos. El campo indica el importe por concepto de descuento sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la entrada de artículos al documento o al pasar a la carpeta de partidas y regresar a la carpeta de condiciones.
129
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Importe de gastos. El campo indica el importe por concepto de gastos sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la aplicación del campo factor de gastos, sobre el importe del documento. Paridad. El campo propone la paridad a la venta (existente en el catálogo de monedas), de la divisa asignada al cliente. El campo está reservado para clientes con saldo en moneda extranjera. La paridad podrá modificarse para el documento que se registra. El importe del documento en Moneda Nacional, será convertido a la divisa asignada al cliente y la información almacenada en la cuenta por cobrar correspondiente. Para mayor información consulte los catálogos de clientes y monedas. Factor de descuento. El campo indica el factor de descuento aplicado al documento. El importe es calculado por el sistema sobre el valor de los campos descuentos de venta %. Factor de gastos. En este campo el sistema permite incrementar mediante un factor, el importe del documento. El campo es empleado cuando existen gastos posteriores a la facturación; por ejemplo, cuando se requiere agregar el costo de un flete o transporte. Descuento P.P. (pronto pago). Temporalmente deshabilitado. Observación cliente. En este campo será desplegada la observación existente en el registro del cliente. Observación documento. En este campo podrá capturarse alguna observación relacionada al documento.
8
Acepte o modifique la información y haga clic en el botón aceptar.
Cuando fueron efectuadas modificaciones al la carpeta será desplegada una ventana solicitando una confirmación para guardar los cambios. Etapa de partidas Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas, con las partidas solicitadas en el pedido y el cursor habilitará el campo Que artículo? A la derecha, la carpeta indica el número de documento, nombre del cliente. A través de ella también podrán modificarse las partidas y sus cantidades así como las condiciones de precios y descuentos o agregar partidas al documento El mecanismo consiste en indicar al sistema que artículos del pedido del cliente ingresan o permanecen en el documento de venta o remisión. El sistema propone la venta o remisión del pedido completo. Descripción de la carpeta de partidas Básicamente está dividida en dos secciones. La sección superior, despliega información relevante de la partida iluminada (artículo) en la sección inferior.
130
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Sección inferior Esta sección corresponde al cuerpo del documento y permite efectuar las modificaciones necesarias. A continuación se describe la función de cada columna. Descripción de columnas. Clave
Descripción
... Importe
Devolución
Precio s/iva
Cantidad
Precio vta s/iva
Precio público
Importe s/iva
Desc
Precio venta
Cantidad venta
Código
Fac.desc ... Extensión
Clave. Clave del artículo. Descripción. Descripción del artículo. En los artículos registrados en los módulos de especialidad libros y discos, la columna corresponde al título. La secuencia en que ingresaron los artículos al documento de referencia (pedido), será mantenida en la carpeta. A la impresión del documento cerrado (carpeta de opciones), las partidas serán ordenadas alfabéticamente. Devolución: En este campo será desplegado el número de piezas devueltas del artículo. Cuando el sistema detecta que se ha efectuado algún movimiento de devolución sobre el documento de venta cerrado (documento de referencia), la columna indica el acumulado de artículos devueltos. Cantidad: En este campo será desplegado el número de piezas vendidas del artículo. Cuando el sistema detecta que se ha efectuado algún movimiento de devolución sobre el documento de venta cerrado (documento de referencia), la columna indica el número de artículos restantes en el documento de venta. Importante: Cuando un documento de venta o remisión de venta sobre un pedido registrado (documento de referencia), es cancelado, el documento de referencia volverá a ser activado, con un status que permita efectuar nuevos documentos sobre el pedido.
8
Para efectuar modificaciones al número de piezas de una partida, ubique el puntero en el renglón de la partida correspondiente y haga clic. El renglón será iluminado.
8
Haga doble clic o pulse [Introducir] para habilitar el campo cantidad (sección superior). El campo será habilitado para capturar cantidades. Cuando la cantidad es igual a 0, el sistema eliminará la partida al cierre del documento.
q
Pulse [Introducir] para acepta las modificaciones y regresar al cuerpo del documento.
Precio público: En este campo será propuesto el precio público unitario ofrecido al cliente al que se registra el pedido. En todos los casos el valor propuesto podrá modificarse. El sistema validará el campo de control escala de precios.
131
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Tome en cuenta que los precios al público, pueden o no incluir los impuestos de acuerdo a la configuración asignada. Cuando los precios al público no tienen incluidos los impuestos, éstos serán calculados por el sistema de acuerdo al departamento asignado a cada artículo. Cuando los precios al público tienen incluidos los impuestos, éstos serán desglosados por el sistema de acuerdo al departamento asignado a cada artículo. En ambos casos los impuestos serán desglosados a la impresión del documento. Descuento: La columna corresponde al descuento ofrecido a la venta del artículo. El valor podrá modificarse. El porcentaje de descuento será aplicado al valor del campo precio público y reflejado en el campo precio venta. Para la modificación de descuento, el sistema validará el campo de control descuento. Precio de venta. La columna corresponde al precio unitario ofrecido a la venta del artículo. El valor es modificado automáticamente como resultado de aplicar el porcentaje de descuento al valor del campo precio público. Factor de descuento: La columna corresponde al factor calculado por el sistema sobre los porcentajes de los campos descuentos de venta %, aceptados en la carpeta condiciones. % descuento de venta al documento de...
El sistema calcula el factor...
Factor
16%
.84
.8400
25%
.75
.7500
45%
.55
.5500
16% + 5%
.84 X.95 = 0.7980
.7980
25% + 3%
.75 X .97 = 0.7275
.7275
El factor calculado puede presentar diferentes comportamientos a la venta, dependiendo de los controles del artículo y las condiciones del cliente. Los siguientes ejemplos muestran las diferentes opciones que pueden presentarse en la carpeta de partidas con las columnas involucradas en la asignación de descuentos, cuando el cliente tiene asignado o no un descuento global. Importante. La única forma de modificar el factor, consiste en modificar los descuento de venta en la carpeta de condiciones. Ejemplo. Documento a cliente con descuento del 30% (factor .70) Descripción
Cantidad
Precio público
Descuento
Precio venta
Factor descuento
Importe
Artículo 1 c/descuento 20 % (CON/control de descuento)
1
100.00
20
80
1.0
80.00
132
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Descripción
Cantidad
Precio público
Descuento
Precio venta
Factor descuento
Importe
Artículo 2 c/descuento 20 % (SIN/control de descuento)
1
100.00
0
100
.70
70.00
Artículo 3 c/descuento 40 % (CON/control de descuento)
1
100.00
40
60
1.0
60.00
Artículo 4 c/descuento 40 % (SIN/control de descuento)
1
100.00
40
60
1.0
60
Artículo 1. El control de descuento del artículo, solo permite otorgar al cliente el descuento del artículo. El descuento del cliente (factor) es eliminado. Artículo 2. El artículo sin control de descuento, permite asignar el descuento mayor (artículo o cliente). Para aplicar el descuento mayor (cliente), el sistema deja en 0 % el descuento del artículo y solo aplica el descuento del cliente (factor). Artículo 3. El control de descuento del artículo, solo permite otorgar al cliente el descuento del artículo. Artículo 4. El artículo sin control de descuento, permite asignar el descuento mayor (artículo o cliente). Para aplicar el descuento mayor (artículo), el sistema aplica el 40 % de descuento del artículo y elimina el descuento del cliente (factor).
Ejemplo. Documento a cliente con descuento global del 30% (factor .70) Descripción
Cantidad
Precio público
Descuento %
Precio venta
Factor descuento
Importe
Artículo 1 c/descuento 20 % (CON/control de descuento)
1
100.00
20
80.00
1.0
80.00
Artículo 2 c/descuento 20 % (SIN/control de descuento)
1
100.00
20
80.00
.70
56.00
Artículo 3 c/descuento 40 % (CON/control de descuento)
1
100.00
40
60.00
1.0
60.00
Artículo 4 c/descuento 40 % (SIN/control de descuento)
1
100.00
40
60.00
.70
42.00
Artículo 1. El control de descuento del artículo, solo permite otorgar al cliente el descuento del artículo. El descuento del cliente (factor) es eliminado. Artículo 2. El artículo sin control de descuento, permite asignar el descuento mayor (artículo o cliente). Para aplicar el descuento global del cliente, el sistema primero aplica el descuento del artículo y sobre este aplica el descuento del cliente (factor).
133
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Artículo 3. El control de descuento del artículo, solo permite otorgar al cliente el descuento del artículo. El descuento del cliente (factor) es eliminado. Artículo 4. El artículo sin control de descuento, permite asignar el descuento mayor (artículo o cliente). Para aplicar el descuento global del cliente, el sistema primero aplica el descuento del artículo y sobre este aplica el descuento del cliente (factor). Importe: La columna corresponde al importe calculado por el sistema. El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el factor al valor del campo precio venta por el número de artículos. Precio sin IVA. La columna indica el importe unitario sin impuestos. El campo es modificado automáticamente como resultado de restar al valor del campo precio público, los impuestos correspondientes al departamento asignado al artículo. Precio de venta sin IVA. La columna indica el importe unitario del precio de venta sin impuestos. El campo es modificado automáticamente como resultado de restar al valor del campo precio de venta, los impuestos correspondientes al departamento asignado al artículo. Importe sin IVA. La columna indica el importe calculado por el sistema sin impuestos. El campo es modificado automáticamente como resultado restar al valor del campo importe, los impuestos correspondientes al departamento asignado al artículo, por el número de artículos. Cantidad venta. La columna indica el número de artículos vendidos en el documento El campo permite identificar a la consulta del documento cerrado, el número de artículos vendidos. Tome en cuenta que la columna cantidad, muestra únicamente los artículos restantes de los originalmente vendidos ante la posibilidad de efectuar devoluciones. Código. La columna indica el código de barras del artículo. Extensión. La columna indica el contenido del campo extensión (descripción) del artículo. Procedimiento para efectuar modificaciones a las partidas registradas
8
Seleccione con el puntero la partida que requiera modificación y haga doble clic.
La partida será iluminada y el cursor habilitará el campo cantidad, proponiendo el número de artículos solicitados. Proceda de manera similar a la empleada en el registro de pedidos. Las partidas con cantidad 0.00 serán eliminadas del documento de venta o remisión de venta al cierre del documento y permanecerán en el pedido (backorder). Cuando existen partidas o cantidades faltantes en el documento de venta o remisión de venta con respecto a las originalmente solicitadas, el sistema mantendrá las cantidades en el pedido con status de backorder. Cuando se ingresan partidas al documento de venta o remisión de venta, no incluidas en el pedido, Las cantidades y partidas excedentes serán registradas en el pedido como sobrepedido. Le será solicitada una confirmación.
134
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Para ingresar nuevas partidas al documento, proceda de manera similar la empleada durante el registro del pedido (carpeta de partidas). El sistema permite generar los documentos de venta o remisión de venta necesarios para surtir completamente el pedido (entregas parciales). Importante. Tome en cuenta que el sistema permite la modificación de pedidos (en la opción respectiva), con status de: pendientes, cerrados y en backorder. Los pedidos surtidos no podrán modificarse.
Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de partidas seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
Le será solicitada una confirmación. Al aceptar, el status del documento pasará de pendiente a cerrado y el sistema desplegará la carpeta opciones. Carpeta de opciones La capeta de opciones simula la impresión del documento.
8
Para nuevas impresiones seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
Importante: El movimiento de compra sobre remisión de venta, se realiza desde la opción movimientos sobre remisión.
Procedimiento para la modificación o consulta de documentos registrados en la opción de ventas (en proceso) El procedimiento de modificación es similar con cualquier documento seleccionado (tipo de documento). El usuario podrá identificar los documentos en proceso mediante el status de pendiente (P).
8
Indique en la carpeta de selección, el documento a modificar y haga doble clic. Será desplegado el documento en la carpeta de condiciones. Proceda en la carpeta y el resto de las etapas de manera similar a la empleada durante el registro del documento. Recuerde que las facturas, notas y remisiones de venta cerradas no pueden modificarse. Cuando se realizaron modificaciones en la carpeta de condiciones, la será solicitada una confirmación para guardar los cambios. Al ingresar a la carpeta de partidas, el sistema aplicará las modificaciones.
135
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Procedimiento para la consulta de documentos cerrados en la opción ventas La consulta de pedidos, remisiones de venta y devoluciones, cerrados en la opción de ventas, deberá efectuarse en la opción correspondiente.
8
Indique en la carpeta de selección, el documento que requiera consultar y haga doble clic. Será desplegado el documento en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro del documento. La consulta de documentos: cerrados o cancelados, permite al usuario activar todas las carpetas.
Procedimiento para la cancelación de documentos registrados en la opción de ventas (en proceso o cerrados)
8
Indique en la carpeta de selección, el documento a cancelar y haga doble clic. Será desplegado el documento en la carpeta de condiciones.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
cancelar y haga clic.
Le será solicitada una confirmación para cancelar el documento. El status del documento pasará a cancelado.
Remisiones (movimientos sobre remisión de venta) El procedimiento para el manejo de la opción remisiones. La opción permite efectuar movimientos de venta (factura, nota), devolución o pedido de reposición sobre la remisión de venta. La remisión de venta es considerada por el sistema como un documento previo a la venta, de tal manera que si bien la mercancía ha sido entregada al cliente y generada la cuenta por cobrar, la mercancía no ha sido vendida. Por este motivo, el sistema no permite efectuar movimientos de cobranza sobre cuentas por cobrar de remisiones de venta. En una sola operación sobre el documento de remisión, el usuario puede ejecutar simultáneamente 3 diferentes movimientos: vender, devolver y registrar un pedido (reposición). Al cerrar la operación, cada movimiento se registra e ingresa a su respectiva opción y consecutivo (ventas, devoluciones, pedidos). Durante el procedimiento, el sistema valida en el documento de remisión, las partidas y cantidades contra las del movimiento. Es decir, no se pueden vender o devolver cantidades superiores a las entregadas.
8
Seleccione de la barra del menú la opción movimientos y haga clic en la opción clientes - remisiones. Será desplegada la carpeta de selección con los documentos de remisión de ventas, registrados.
8
Seleccione el documento o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
136
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Procedimiento para efectuar movimientos sobre remisiones de venta El procedimiento para generar movimientos de: compra, devolución y reposición (pedido), sobre remisión de venta, se realiza desde la misma opción y se ha dividido en las siguientes etapas: Etapa de entrada Carpeta de selección La carpeta de selección, despliega únicamente remisión de ventas cerrados, sin importar que sobre éstas existan movimientos. El usuario puede efectuar en cada operación sobre el documento de remisión de venta, uno o todos los movimientos (compra, devolución y reposición), involucrando a uno o a todos los artículos de la remisión. Cuando el sistema detecta que no restan artículos pendientes de venta o devolución en el documento de remisión de venta, el documento desaparecerá de esta lista y de la opción. La consulta del documento original de remisión de venta debe efectuarse en la opción de ventas. Los parámetros de búsqueda de documentos corresponden a los campos número de documento, número de referencia, documento de referencia y selección de cliente. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por número de documento.
q
Capture el número de documento o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los documentos desplegados.
8
Indique en la carpeta de selección, la remisión de venta a la que aplicará movimientos y haga doble clic.
Carpeta de condiciones Será desplegado el documento en la carpeta de condiciones. La información corresponde a las condiciones pactadas al cierre de la remisión de venta. Para mayor información de cada campo consulte la opción de ventas. La carpeta no permite modificaciones.
8
Para aceptar la carpeta, haga clic en el botón aceptar.
Etapa de partidas Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas. A diferencia de las otras opciones a clientes, la carpeta despliega únicamente información y no permite hacer movimientos mientras el usuario no seleccione el botón movimietos.
Descripción de la carpeta de partidas En la parte inferior derecha, la carpeta indica el número de documento de remisión de venta y nombre del cliente. La carpeta básicamente se encuentra dividida en dos secciones.
137
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Sección superior de la carpeta La sección superior despliega información relevante del artículo iluminado en la sección inferior.
Sección inferior de la carpeta Esta sección corresponde a la información de movimientos efectuados sobre el documento de remisión de venta por lo que carece de campos de captura Al indicar al sistema que se pretende registrar un nuevo movimiento sobre el documento, el sistema modifica esta sección para la captura de cantidades.
Consulta de movimientos Encabezado de columnas Clave
Descripción
...Pendiente Código
Venta
Cantidad
Precio público
Devolución Reposición
% Desc
Extensión
Precio venta
Precio s/iva
Fac.desc.
Precio vta s/iva
Importe... Importe s/iva
Clave. Clave del artículo. Descripción. Descripción del artículo. En los artículos registrados en los módulos de especialidad libros y discos, la columna corresponde al título. Cantidad: La columna indica el número de piezas por artículo registradas en la remisión de venta. Precio público: La columna indica el precio público unitario ofrecido al cliente al registro de la remisión de venta. Tome en cuenta que los precios al público, pueden o no incluir los impuestos de acuerdo a la configuración asignada. Cuando los precios al público no tienen incluidos los impuestos, éstos serán calculados por el sistema de acuerdo al departamento asignado a cada artículo. Cuando los precios al público tienen incluidos los impuestos, éstos serán desglosados por el sistema de acuerdo al departamento asignado a cada artículo. En ambos casos los impuestos serán desglosados a la impresión del documento. % Descuento: La columna indica el porcentaje de descuento ofrecido al cliente al registro de la remisión de venta. Precio de venta. La columna indica al precio unitario ofrecido al cliente al registro de la remisión de venta. Factor de descuento: La columna corresponde al factor calculado por el sistema sobre los porcentajes de los campos descuentos de venta %, ofrecido al cliente al registro de la remisión de venta Importe: La columna corresponde al importe de la partida calculado por el sistema. El valor es calculado automáticamente como resultado de aplicar el factor al valor del campo precio venta por el número de artículos.
138
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Pendiente. La columna indica el número de artículos pendientes de venta o devolución (sobre documento de remisión de venta). El número es calculado automáticamente como resultado de restar al campo cantidad, los números de las columnas venta y devolución. Cuando el sistema detecta que todos los números de la columna cantidad son iguales a 0.00, el documento de remisión de venta desaparecerá de la opción remisión, siendo posible su consulta a través de la opción ventas. Venta. La columna indica el número de artículos vendidos (sobre documento de remisión de venta). El número de artículos vendidos será restado de la columna cantidad. Devolución: La columna indica el número de artículos devueltos (sobre documento de remisión de venta) El número de artículos devueltos será restado de la columna cantidad. Reposición. La columna indica el número de artículos solicitados (sobre documento de remisión de venta) La opción permite generar uno o varios pedidos (movimiento de reposición) tomando como base los artículos de una remisión de venta. El usuario determina los artículos y las cantidades solicitadas. El sistema no permite incluir artículos diferentes a los de la remisión de venta. Para agregar artículos al pedido de reposición, utilice la opción de pedidos para efectuar las modificaciones. Extensión. La columna indica el contenido del campo extensión (descripción) del artículo. Precio sin IVA. La columna indica el importe del precio al público sin impuestos. El campo es modificado automáticamente como resultado de restar al valor del campo precio al público, los impuestos correspondientes al departamento asignado al artículo. Precio de venta sin IVA. La columna indica el importe unitario del precio de venta sin impuestos. El campo es modificado automáticamente como resultado de restar al valor del campo precio de venta, los impuestos correspondientes al departamento asignado al artículo. Importe sin IVA. La columna corresponde al importe de la partida sin impuestos. El campo es modificado automáticamente como resultado de restar al valor del campo importe, los impuestos correspondientes al departamento asignado al artículo. Código. La columna corresponde al código de barras del artículo. Procedimiento para registrar movimientos sobre una remisión de venta El siguiente procedimiento involucra los movimientos de: venta, devolución y reposición (pedido), siendo responsabilidad del usuario el (los) movimiento (s) seleccionado (s).
8
Para registrar un nuevo movimiento seleccione de la barra de herramientas de la opción el botón ingresar movimiento.
139
MOVIMIENTOS A CLIENTES
El sistema modificará la carpeta de partidas a modo movimiento y el cursor habilitará el campo venta de la primer partida desplegada. En el encabezado de columnas para el registro de nuevos movimientos, el sistema inserta las columnas de captura: venta, devolución y reponer. Si bien el resto de los campos no permiten su modificación, si permiten comportarse como proposiciones al movimiento de reposición (pedido), para su posterior modificación en la opción de pedidos a clientes. La descripción de las columnas del movimiento es similar a la de la consulta. Campo venta. En el capo deberá capturarse el número de piezas que serán vendidas sobre el número de piezas pendientes en el documento de remisión de venta.
q
Capture el número de piezas a comprar y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. Al cierre del movimiento, el sistema registra en el consecutivo (factura o nota), la venta, correspondiendo al documento de referencia, la remisión de venta.
Campo devolución. En el capo deberá capturarse el número de piezas que serán devueltas sobre el número de piezas pendientes en el documento de remisión de venta.
q
Capture el número de piezas a devolver y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. Al cierre del movimiento, el sistema registrará en el consecutivo de la opción correspondiente, la devolución, correspondiendo al documento de referencia, la remisión de venta.
Campo reposición. En el capo deberá capturarse el número de piezas que serán solicitadas por el cliente, de las partidas de la remisión de venta.
q
Capture el número de piezas solicitadas Al cierre del movimiento, el sistema registra en el consecutivo correspondiente el nuevo pedido de cliente, correspondiendo al documento de referencia, la remisión de venta. Importante. El usuario puede efectuar movimientos de reposición (pedidos de reposición), tomando como base las partidas del documento de la remisión de venta, sin registrar movimientos de venta o devolución.
Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de cantidades, seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón cerrar. Le será solicitada una confirmación para generar factura de venta. En caso afirmativo será generada una factura, de lo contrario será generada una nota. El status del documento pasará de abierto a movimientos y será desplegada la carpeta opciones.
Carpeta de opciones La parte inferior de la carpeta, cuenta con los botones: remisión, surtido, devolución y reposición. Al habilitar cada uno de ellos, el sistema despliega el acumulado de los diferentes movimientos registrados sobre el documento. Por omisión, al ingresar a la opción, el sistema habilita el botón remisión. El usuario puede seleccionar e imprimir cada uno de estos acumulados.
140
MOVIMIENTOS A CLIENTES
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
Importante. Tome en cuenta que la opción remisiones, solo muestra información acumulada de movimientos. Para la consulta de los diferentes documentos generados en cada movimiento, el usuario deberá ingresar a la opción correspondiente (ventas, devoluciones pedidos).
Procedimiento para la modificación de movimientos sobre remisión (en proceso) El usuario podrá identificar los movimientos en proceso mediante el status de abierto (A).
8
Indique en la carpeta de selección, el movimiento a modificar y haga doble clic.
Será desplegada la carpeta de condiciones. El botón
ingresar movimiento estará deshabilitado.
Proceda de manera similar a la descrita durante el registro del documento.
Procedimiento para la cancelación de movimientos sobre remisión (en proceso)
8
Indique en la carpeta de selección, el movimiento a cancelar y haga doble clic. Será desplegada la carpeta de condiciones.
8
Haga clic en el botón cancelar. Le será solicitada una confirmación para cancelar el movimiento. Al aceptar, el status del documento pasará de abierto a movimientos para identificar que se había registrado un movimiento. Al ingresar nuevamente a registrar un movimiento sobre el documento de entrada de mercancía en consignación, Para registrar un nuevo movimiento seleccione de la barra de herramientas de la opción el botón
ingresar movimiento volverá a ser activado por el sistema.
Devoluciones El sistema permite efectuar movimientos de devolución de mercancía por los conceptos de devolución de venta y devolución de cliente. La devolución de venta corresponde a operaciones con o sin documento de referencia (factura o nota). La devolución de cliente corresponde a movimientos sobre remisiones de venta que se ejecutan en la opción movimientos de remisión. Al cierre del movimiento, el documento de devolución ingresa al consecutivo correspondiente de la opción. Para mayor información consulte la opción de remisiones.
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Devolución de venta
8
Seleccione de la barra del menú la opción movimientos y de la opción clientes, haga clic en devolución. Será desplegada la carpeta de selección con los documentos de devolución registrados en el módulo. El usuario podrá diferenciar mediante la columna documento, el tipo de devolución (devolución de venta o devolución de cliente). Cada uno genera su propio consecutivo.
Procedimiento para el registro de devoluciones de venta sin base en un documento Etapa de entrada
Carpeta de selección
8
Seleccione (de la barra de herramientas de la opción), el botón
nuevo documento.
Carpeta de condiciones Será desplegada la carpeta condiciones, que permite definir las condiciones del documento. En un principio, la carpeta propone las condiciones del cliente mostrador. La secuencia en que son habilitados los campos permite agilizar la operación, encontrándose al principio los campos que ameritan captura y al final los que generalmente son aceptados. El usuario podrá modificar todos los campos de captura. Importante: Al aceptar la carpeta condiciones, algunos campos no podrán modificarse posteriormente. Cuando estos campos afectan la negociación, el documento deberá cancelarse. Descripción de campos. Descripción de campos Vendedor. El campo solicita la captura de la clave del vendedor encargado de registrar la devolución. El campo propone la clave del último vendedor que registró devolución pero permite modificar al vendedor. El sistema validará la clave capturada. Las claves de cajeros o claves no registradas en el catálogo de vendedores, no serán aceptadas y será desplegada una ventana informativa. Tome en cuenta que el sistema de acuerdo a su configuración, permite al vendedor efectuar modificaciones en precios y descuentos, además de calcular las estadísticas y comisiones de vendedores. Importante. La clave del vendedor podrá modificarse mientras el documento mantenga el status de pendiente. Las devoluciones sin documento de referencia no afecta la estadística o las comisiones del vendedor.
q
Acepte o modifique la clave del vendedor y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. A la derecha del campo será desplegado el nombre del vendedor.
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MOVIMIENTOS A CLIENTES
Cliente. El campo propone la clave del cliente mostrador. El campo permite modificar al cliente y efectuar búsquedas de clientes registrados. El sistema validará la clave capturada, cuando ésta no se encuentre registrada, será desplegada una ventana informativa. Cuando el documento se ha registrado al cliente mostrador, el sistema permite al cierre del documento capturar la información general del cliente para la impresión del documento correspondiente (nota de crédito).
q
Acepte o modifique la clave del cliente y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. A la derecha del campo será desplegado el nombre del cliente.
Procedimiento para búsqueda de clientes Los parámetros de búsqueda, corresponden a los campos nombre [F2] y clave [F3].
q
Capture los primeros caracteres y pulse [F2] para búsqueda por nombre o [F3] para búsqueda por clave. Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente de acuerdo al parámetro seleccionado.
q
Seleccione al cliente y pulse [Introducir] La ventana será cerrada y la clave y nombre del cliente seleccionado permanecerán en el campo y el sistema habilitará el siguiente campo de captura. Al pulsar en blanco [F2] o [F3] será desplegada la ventana selección de cliente, para efectuar ordenamientos por nombre corto, nombre, clave, clasificación y RFC. Proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Almacén. El almacén será asignado automáticamente al aceptar la carpeta de condiciones. En empresas con versión multialmacén, el campo indica el almacén de salida de mercancía al cierre del documento de venta. Fecha. El campo indica la fecha de registro del documento de venta La fecha será asignada automáticamente al aceptar la carpeta de condiciones. Status. El campo indica el estado que guarda el documento. Tipo de documento. Será desplegado el texto Devolución de venta. Tipo de venta. Será desplegada la opción contado. Las operaciones sin base en un documento de referencia corresponden a la opción contado por lo que el campo no podrá modificarse. Número de documento. El campo indica el número consecutivo del documento. El sistema indicará 0. El número será asignado automáticamente por el sistema al cierre del documento. Documento de referencia. El campo indica el número consecutivo del documento de referencia.
143
MOVIMIENTOS A CLIENTES
El sistema indicará 0 en las operaciones sin base en un documento de referencia. Número de referencia. El campo permite la captura de un número asociado a la devolución. El campo indicará 0 cuando no se asigne referencia. El documento de referencia no tiene relación con el número de referencia. Días de crédito. En este campo el sistema propone los días de crédito (sobre documento de venta) pactados. El sistema indicará 0 en las operaciones sin base en un documento de referencia. Descuentos de venta %. En estos campos el sistema propone los porcentajes de descuento en cascada, pactados con el cliente. Los porcentajes podrán modificarse. Cuando el cliente se ha modificado por otro, serán desplegadas las condiciones del nuevo cliente. Los porcentajes son aplicados uno sobre otro y calculados por el sistema en el campo factor de descuentos. Descuento global. El campo es habilitado cuando al cliente le ha sido asignado un descuento global. El campo únicamente tiene carácter informativo al vendedor y no puede modificarse. Importe descuentos. El campo indica el importe por concepto de descuento sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la entrada de artículos al documento o al pasar a la carpeta de partidas y regresar a la carpeta de condiciones. Importe de gastos. El campo indica el importe por concepto de gastos sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la aplicación del campo factor de gastos, sobre el importe del documento. Paridad. (Temporalmente deshabilitado). El campo propone la paridad a la venta (existente en el catálogo de monedas), de la divisa asignada al cliente. El campo está reservado para clientes con saldo en moneda extranjera. La paridad podrá modificarse para el documento que se registra. Factor de descuento. El campo indica el factor de descuento aplicado al documento. El importe es calculado por el sistema sobre el valor de los campos descuentos de venta %. Factor de gastos (temporalmente deshabilitado). En este campo el sistema permite incrementar el importe del documento, mediante el factor capturado. El campo es empleado cuando existen gastos posteriores a la facturación; por ejemplo, cuando se requiere agregar el costo de un flete o transporte. Descuento P.P. (pronto pago). Temporalmente deshabilitado. Observación cliente. En este campo será desplegada la observación existente en el registro del cliente. Observación documento. En este campo podrá capturarse alguna observación relacionada al documento.
144
MOVIMIENTOS A CLIENTES
8
Al finalizar la captura, haga clic en el botón aceptar. Será desplegada la carpeta de partidas.
Etapa de partidas Carpeta de partidas Al desplegarse la carpeta partidas, el cursor habilitará el campo Que artículo? A la derecha, la carpeta indica el número de documento, nombre del cliente. La carpeta básicamente está dividida en dos secciones. La sección superior despliega información del artículo iluminado en la sección inferior. La sección inferior, representa el cuerpo del documento. La carpeta de partidas emplea el mismo procedimiento empleado en ventas para la selección e ingreso de artículos al documento, donde el usuario únicamente puede aceptar y en su caso modificar (cuando los controles del artículo lo permitan), los campos: Cantidad, precio unitario y descuento del artículo. La carpeta permite observar el ingreso de partidas al documento. A través de ella también podrá el usuario agregar, eliminar o modificar las partidas (cantidades, precios, descuentos). Recuerde que por este procedimiento, el número de documento será generado al cierre del mismo. Captura de artículos mediante lector de código de barras El campo de búsqueda Que artículo? se ha diseñado para la captura de códigos de barra, de tal forma que al emplear un lector de código de barras, el sistema dará acceso directo al artículo proponiendo la cantidad de 1. La sección superior desplegará información relevante al artículo.
8
Lea el código o capture la clave y pulse [Introducir]
Acepte la proposición 1.0 ó modifique el valor del campo cantidad y pulse [Introducir]. La partida ingresará al documento, la información del artículo desaparecerá de la sección superior y el cursor habilitará nuevamente el campo Que artículo? Para efectuar modificaciones a los campos: precio unitario y descuento del artículo, pulse [Tab] en el campo cantidad, para habilitar el siguiente campo de captura. Para aceptar la información de los campos y regresar al campo Que artículo? pulse [Introducir].
q
De ser necesario, capture cantidad, precio y descuento y pulse [Introducir].
Al detectar el sistema que un código de barras había ingresado al documento con anterioridad, el sistema propondrá la cantidad de 1. Al pulsar [Introducir], el artículo será sumado a la partida previamente ingresada al documento y el cursor habilitará nuevamente el campo Que artículo? Importante: Cuando en el campo Que artículo? de la carpeta partidas es capturada una clave o código de barras no reconocido por el sistema, será desplegado un mensaje informativo.
8
Para modificar: cantidades, precio o descuento a una partida previamente registrada en el documento, seleccione la partida con el puntero y al hacer doble clic, El cursor habilitará el campo cantidad proponiendo el número de artículos registrados y la sección superior desplegará la información del artículo. Para aceptar las modificaciones y regresar al campo Que artículo? pulse [Introducir].
145
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Selección de artículos mediante búsqueda A La derecha del campo Que artículo? el usuario puede identificar los diferentes parámetros para la búsqueda de artículos. En las operaciones que cuentan con módulos de especialidad, el usuario cuenta además con botones alternos para ordenamientos por campos propios de cada giro.
q
Capture la clave del artículo o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada en la carpeta de artículos una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los artículos desplegados. Importante. Cabe resaltar que la carpeta de partidas muestra los artículos ingresados al documento, permitiendo hacer modificaciones, mientras que la carpeta de artículos solo permite efectuar búsquedas para seleccionar los artículos que ingresan al documento. La información de la carpeta de artículos y el procedimiento de búsqueda, es similar al descrito en la carpeta partidas. Recuerde que el número de registros (No. registros) desplegados, es configurado por el usuario. Para mayor información consulte configuración general. Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de partidas seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
Será generado el número de documento e ingresar a su respectivo consecutivo. Serán registrados los movimientos de entrada de mercancía (existencia), y emitida la nota de crédito correspondiente. El status del documento pasará de pendiente a cerrado. El sistema desplegará la carpeta opciones. Carpeta de opciones La capeta de opciones simula la impresión del documento.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
Procedimiento para el registro de devoluciones con base en un documento de referencia (factura o nota) Etapa de entrada Carpeta de selección
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón
movimiento sobre documento.
Será desplegada una ventana de ventas con status de cerrados. Los parámetros de búsqueda de documentos corresponden a los campos: número de documento, número de referencia y selección de cliente. La ventana cuenta con botón principal para acceso directo por número de documento. Cuando la selección se realiza mediante cliente, solamente serán desplegadas las ventas al cliente seleccionado.
146
MOVIMIENTOS A CLIENTES
q
Capture el número de documento o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista de ventas, ordenada de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los documentos desplegados.
8
Seleccione el documento y haga doble clic.
Será desplegado el documento en la carpeta condiciones, con las condiciones del documento de venta. La devolución de venta e base a un documento de referencia (nota o factura), debe ajustarse a las mismas condiciones. Las devoluciones de venta e base a un documento de referencia (nota o factura) únicamente afectan la estadística y comisiones del vendedor registrado en el documento de venta.
8
Al finalizar la captura, haga clic en el botón aceptar.
Etapa de partidas Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas, las cantidades de cada una y totales del documento indicarán 0.00. El cursor habilitará el campo Que artículo? A la derecha, la carpeta indica el número de documento de devolución y el nombre del cliente. En un principio, el sistema propone no devolver nada. El usuario empleará la carpeta para que a través de ella indique las cantidades a devolver. Básicamente, existen dos mecanismos para capturar el número de artículos a devolver, correspondiendo al usuario elegir el que simplifique su trabajo. En el primero, el usuario deberá seleccionar las partidas y capturar las cantidades a devolver (procedimiento de modificación).
En el segundo, al habilitar en la barra de herramientas de la opción el botón completar partidas, el sistema asumirá que se pretende realizar una devolución completa del documento y llenará las partidas con las cantidades originalmente vendidas. El usuario aceptará esta condición o modificará posteriormente las partidas del documento, retirando las cantidades a las partidas que no se pretende devolver. El sistema no permite devolver partidas no incluidas o en cantidades superiores a las del documento de venta o a las cantidades y partidas restantes, sí sobre el documento se habían efectuado devoluciones parciales con anterioridad.
Descripción de la carpeta de partidas Básicamente está dividida en dos secciones. La sección superior, despliega información relevante de la partida iluminada (artículo) en la sección inferior. Sección inferior Esta sección corresponde al cuerpo del documento y permite efectuar las modificaciones necesarias. A continuación se describe la función de cada columna. Descripción de columnas. 147
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Clave
Descripción
... Importe
Cantidad
Precio s/iva
Precio público Precio vta s/iva
Desc
Precio venta
Importe s/iva
Código
Fac.desc ... Devolución
Clave. Clave del artículo. Descripción. Descripción del artículo. En los artículos registrados en los módulos de especialidad libros y discos, la columna corresponde al título. La secuencia en que ingresaron los artículos al documento de referencia (factura, nota), será mantenida en la carpeta. A la impresión del documento cerrado (carpeta de opciones), las partidas serán ordenadas alfabéticamente. Cantidad: En este campo será desplegado el número de piezas devueltas del artículo. Cuando el sistema detecta que se ha efectuado algún movimiento de devolución sobre el documento de venta cerrado (documento de referencia), la columna indica el número de artículos restantes en el documento de venta. Importante: Cuando un documento de devolución sobre un documento de referencia (factura, nota), es cancelado, el documento de referencia volverá a ser activado, con un status que permita efectuar nuevos documentos sobre él.
8
Para efectuar modificaciones al número de piezas de una partida, ubique el puntero en el renglón de la partida correspondiente y haga clic. El renglón será iluminado.
8
Haga doble clic o pulse [Introducir] para habilitar el campo cantidad (sección superior). El campo será habilitado para capturar cantidades. Cuando la cantidad es igual a 0, el sistema eliminará la partida de la devolución al cierre del documento.
q
Pulse [Introducir] para acepta las modificaciones y regresar al cuerpo del documento.
Precio público: La columna indica el precio público unitario ofrecido al cliente durante la venta. El precio no podrá modificarse. Tome en cuenta que los precios al público, pueden o no incluir los impuestos de acuerdo a la configuración asignada. Cuando los precios al público no tienen incluidos los impuestos, éstos serán calculados por el sistema de acuerdo al departamento asignado a cada artículo. Cuando los precios al público tienen incluidos los impuestos, éstos serán desglosados por el sistema de acuerdo al departamento asignado a cada artículo. En ambos casos los impuestos serán desglosados a la impresión del documento. Descuento: La columna corresponde al descuento ofrecido a la venta del artículo. El valor no podrá modificarse. El porcentaje de descuento será aplicado al valor del campo precio público y reflejado en el campo precio venta. 148
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Precio de venta. La columna corresponde al precio unitario ofrecido a la venta del artículo. El valor es modificado automáticamente como resultado de aplicar el porcentaje de descuento al valor del campo precio público. Factor de descuento: La columna corresponde al factor calculado por el sistema sobre los porcentajes de los campos descuentos de venta %, aceptados en la carpeta condiciones del documento de venta. % descuento de venta al documento de...
El sistema calcula el factor...
Factor
16%
.84
.8400
25%
.75
.7500
45%
.55
.5500
16% + 5%
.84 X.95 = 0.7980
.7980
25% + 3%
.75 X .97 = 0.7275
.7275
El factor calculado puede presentar diferentes comportamientos a la venta, dependiendo de los controles del artículo y las condiciones del cliente. Importe: La columna corresponde al importe calculado por el sistema. El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el factor al valor del campo precio venta por el número de artículos devueltos. Precio sin IVA. La columna indica el importe unitario sin impuestos. El campo es modificado automáticamente como resultado de restar al valor del campo precio público, los impuestos correspondientes al departamento asignado al artículo. Precio de venta sin IVA. La columna indica el importe unitario del precio de venta sin impuestos. El campo es modificado automáticamente como resultado de restar al valor del campo precio de venta, los impuestos correspondientes al departamento asignado al artículo. Importe sin IVA. La columna indica el importe calculado por el sistema sin impuestos. El campo es modificado automáticamente como resultado restar al valor del campo importe, los impuestos correspondientes al departamento asignado al artículo, por el número de artículos devueltos. Código. La columna indica el código de barras del artículo. Devolución: En este campo será desplegado el número de piezas devueltas del artículo. Cuando el sistema detecta que se ha efectuado algún movimiento de devolución sobre el documento de venta cerrado (documento de referencia), la columna indica el acumulado de artículos devueltos. Extensión. La columna indica el contenido del campo extensión (descripción) del artículo.
149
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Procedimiento de partidas para una devolución completa Por este mecanismo el sistema llena las partidas del documento de devolución, con las cantidades del documento de venta (nota, factura).
8
Al desplegar la carpeta de partidas, seleccione de la barra de herramientas de la aplicación el botón completar partidas.
Será desplegada en la columna cantidad el número de piezas vendidas en cada partida. Preceda con la siguiente etapa. Procedimiento de partidas para una devolución parcial Por este mecanismo el usuario indica en cada partida el número de artículos a devolver de cada partida, independientemente a que se hubiere habilitado la opción
8
completar partidas.
Seleccione con el puntero la partida a modificar y haga doble clic.
La partida seleccionada en el cuerpo del documento de devolución, habilita el campo cantidad. El campo será habilitado para capturar cantidades. Cuando la cantidad es igual a 0, el sistema eliminará la partida de la devolución al cierre del documento.
q
Pulse [Introducir] para acepta las modificaciones y regresar al cuerpo del documento.
Repita el procedimiento con las partidas que sea necesario. Procedimiento de captura de artículos mediante lector de código de barras Por este mecanismo el sistema ingresa al documento de entrada de mercancía los artículos capturados por el usuario. El sistema validará para el ingreso de artículos al documento de entrada de mercancía, tanto que la partida se encuentre registrada en el pedido, como que la cantidad corresponda a la previamente solicitada. El procedimiento se recomienda cuando el usuario requiere que el sistema verifique uno a uno los artículos que ingresan al documento de entrada de mercancía. Importante: Para cualquier método de ingreso de mercancía. Cuando el sistema detecta que se ha dado ingreso a un artículo no registrado en el pedido a proveedor, o se le ha dado ingreso en una cantidad superior a la solicitada, le será solicitada una confirmación para aceptar el artículo o la cantidad en sobrepedido.
Al finalizar la etapa de partidas.
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción el botón
Le será solicitada una confirmación.
150
cerrar documento.
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de partidas seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
Le será solicitada una confirmación. Al aceptar el status del documento pasará de pendiente a cerrado. El sistema desplegará la carpeta opciones. Carpeta de opciones La capeta de opciones simula la impresión del documento.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
Al aceptar, la mercancía regresará a la existencia. La devolución de venta implica para el sistema: El ingreso de la mercancía, la modificación estadística en los catálogos de artículos, cliente y vendedor. Modificación en la cuenta por cobrar (en operaciones a crédito) y el cálculo de la comisión al vendedor. Registro en kárdex.
Importante: El movimiento de devolución sobre remisiones de venta, se realiza desde la opción movimientos sobre remisión.
Procedimiento para la modificación de devoluciones (en proceso) El usuario podrá identificar la entrada en proceso mediante el status de pendiente (P).
8
Indique en la carpeta de selección, el documento a modificar y haga doble clic. Será desplegada la entrada de mercancía en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro de devolución. Recuerde que las devoluciones cerradas no pueden modificarse. Cuando se realizaron modificaciones en la carpeta de condiciones, la será solicitada una confirmación para guardar los cambios. Al ingresar a la carpeta de partidas, el sistema aplicará las modificaciones. Proceda de manera similar a la descrita durante el registro del documento.
Procedimiento para la consulta de devoluciones
8
Indique en la carpeta de selección, el documento de entrada que requiera consultar y haga doble clic. Será desplegado el documento de devolución en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro del documento. La consulta de documentos: cerrados o cancelados, permite al usuario activar todas las carpetas.
151
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Procedimiento para la cancelación de devoluciones (en proceso o cerradas)
8
Indique en la carpeta de selección, la devolución a cancelar y haga doble clic. Será desplegado el documento en la carpeta de condiciones.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
cancelar y haga clic.
Le será solicitada una confirmación para cancelar el documento. El status del documento pasará a cancelado.
152
MOVIMIENTOS A CLIENTES
CUENTAS POR COBRAR Los procedimientos que afectan de cualquier manera el saldo con los clientes (pagos, anticipos, abonos devoluciones, etc.), son registrados automáticamente por el sistema en la opción cuenta por cobrar, mediante un número consecutivo de movimientos. Ejemplo. Una venta a crédito, genera el movimiento correspondiente en la cuenta por cobrar. La aplicación de pagos al documento de venta, genera nuevos movimientos sobre el movimiento del documento de venta. Cabe recalcar que la consulta de movimientos mantiene como documento de referencia, el documento de venta que originó el movimiento. La opción cuentas por cobrar, permite al usuario tanto el análisis de la cobranza, como la aplicación de movimientos de cargo o abono y las consultas de los movimientos registrados. Durante el registro de conceptos de cuentas por cobrar en el catálogo de conceptos, el usuario definió los diferentes conceptos empleados por la empresa así como la aplicación de cada uno de ellos. Por otra parte el sistema cuenta con sus propios conceptos. Por estos motivos, el sistema brinda la más alta versatilidad a la opción, correspondiendo al usuario la responsabilidad de los movimientos efectuados. Importante. Los movimientos registrados en la cuenta por cobrar no pueden cancelarse. Mecanismo automático de movimientos en la cuenta por cobrar Las salidas de mercancía por venta a crédito o remisión de venta, generan el movimiento de cargo a la cuenta por pagar del cliente, mientras que las devoluciones de mercancía (parcial o total) sobre estos mismos documentos, generan el movimiento de abono sobre la cuenta por pagar correspondiente, disminuyendo su saldo y el del cliente. Cuando el sistema detecta que el saldo de un documento es igual a cero, el documento es eliminado de la lista de documentos con adeudo. Cuando el sistema detecta que el saldo del cliente es igual a cero, el cliente es eliminado de la lista de cliente con adeudo. Mecanismo manual de movimientos en la cuenta por cobrar El empleo de conceptos definidos por el usuario le permite revertir movimientos dado que el sistema no permite su cancelación. Los conceptos definidos como cargos, permiten incrementar el saldo de un documento o incrementar el saldo del cliente sin afectar el saldo de los documentos. De esta manera al aplicarse un movimiento de pago (abono), a un documento equivocado, el usuario podría contar con un concepto “corrección” definido como cargo, que permita devolver el saldo al documento, mediante la captura del importe aplicado en el abono. De la misma manera podría incrementar el saldo de un documento sobre el que se requiere generar algún cargo, mediante un concepto “pago extemporáneo” definido como cargo, que permita incrementar el saldo del documento en la magnitud del importe capturado. Los conceptos definidos como abonos, permiten disminuir el saldo de un documento o disminuir el saldo del cliente sin afectar el saldo de los documentos.
153
MOVIMIENTOS A CLIENTES
De esta manera al aplicarse un movimiento por concepto “anticipo de cliente” definido como abono, el usuario podrá aplicar el importe al saldo del cliente y disminuir su saldo sin afectar el saldo de sus documentos Importante. Tome en cuenta que algunos movimientos pudieran crear un saldo negativo, bien sobre documentos o bien sobre cliente.
Consulta de saldos por cliente Carpeta de clientes
8
Seleccione de la barra del menú movimientos y de la opción clientes, haga clic en la opción cuenta por cobrar. Será desplegada la carpeta de clientes. La carpeta cuenta con una lista ordenada por clave de cliente con saldo y resume para su consulta, en la columna saldo en moneda nacional, el saldo por cliente y en los totales, el número de cliente con adeudo y el global de la cuenta por cobrar. Las columnas saldo en divisa y moneda, permiten identificar el saldo por cliente en la divisa asignada al cliente. El tipo de cambio corresponde al registrado en el catálogo de monedas. Para mayor información consulte catálogo de clientes. En la parte inferior derecha, el recuadro mostrar, cuenta con los botones: cliente con saldo y todos los cliente. Por omisión, al ingreso a la opción, el botón clientes con saldo estará habilitado.
8
Acepte o habilite el botón para desplegar únicamente cliente con saldo o todos los cliente. Importante. Tome en cuenta que el sistema permite el registro de movimientos directo al saldo del cliente, por lo que en algunas circunstancias puede requerirse de un cliente sin saldo. Después de seleccionado el cliente, el usuario puede abandonar la opción u optar por seguir adelante con alguno de los siguientes procedimientos.
Método para la selección de documentos del cliente Sobre los documentos seleccionados, el usuario podrá efectuar consultas o aplicar movimientos de cargo o abono. Para ingresar a los documentos del cliente, seleccione al cliente y haga doble clic o haga clic en la carpeta documentos.
8
Seleccione al cliente requerido para consulta o aplicación de movimientos a documentos y haga doble clic o seleccione al cliente y haga clic en la carpeta documentos.
Carpeta de documentos Será desplegada una lista de los documentos con saldo del cliente seleccionado, ordenada por fecha; encontrándose en primer lugar e iluminado por el cursor, el movimiento mas reciente. Importante. La parte inferior de la carpeta, cuenta con un botón para desplegar únicamente los documentos saldados del cliente. Por omisión, al ingresar a la opción el botón estará deshabilitado.
154
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Descripción de columnas. Docto
No. docto
... Importe
Saldo
Caja Fecha
Núm. Cierre
Movimiento
Fecha pago
No. Movimiento
Fecha vencimiento
Usuario
Tipo Mov.
Núm ref. ...
Observación
Banda
Documento (referencia). Indica los documentos de referencia de salida de mercancía que generan una cuenta por cobrar (ventas y remisiones de venta). El sistema no permite efectuar movimientos sobre cuentas por cobrar con referencia a remisiones de venta, por lo que estos renglones no pueden seleccionarse. Número de documento. Indica el número consecutivo generado por el sistema, de los documentos de referencia. Caja. Indica la caja a través de la cual se registró el documento de referencia que genera la cuenta por cobrar (ventas y remisiones de venta). Número de cierre. Indica el número de cierre al que pertenece el documento de referencia que genera la cuenta por cobrar (ventas y remisiones de venta). Para mayor información consulte la opción cierre del día. Movimiento. Indica el concepto definido al movimiento. Para mayor información consulte catálogo de conceptos (cuentas por pagar). Número de movimiento. Indica el número consecutivo asignado por el sistema al movimiento. Tipo de movimiento. Indica el tipo de movimiento (Cargo o Abono) definido al movimiento. Para mayor información consulte catálogo de conceptos (cuentas por pagar) Número de referencia. La columna indica el número de referencia asociado al documento. Importante. El número de referencia no guarda relación con el número de documento de referencia. Importe. Indica el importe del movimiento. Saldo. Indica el saldo del movimiento del movimiento original (venta o remisión de venta). Fecha. Indica la fecha de registro del movimiento. Fecha pago. Indica la fecha de pago pactada con el cliente. Tome en cuenta que el usuario puede configurar la fecha de pago para cada cliente. Para mayor información consulte la opción catálogo de clientes. Fecha de vencimiento. Indica la fecha de pago natural del documento. El usuario determina en el registro del cliente, el número de días de crédito. El sistema calcula la fecha de vencimiento sobre la fecha de venta. Tome en cuenta que la fecha de pago pactada, no necesariamente debe coincidir con la fecha de vencimiento. Para mayor información consulte la opción catálogo de clientes. Usuario. 747
155
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Observación. Indica la observación del documento de venta, capturada durante su registro.
Selección de documentos (movimientos) La carpeta documentos, permite seleccionar uno o varios movimientos registrados. Recuerde que en la carpeta, los documentos de entrada en consignación no pueden seleccionarse.
Procedimiento para seleccionar un documento (movimiento)
8
Seleccione con el puntero el documento requerido y haga clic. El renglón del movimiento será iluminado
8
Para efectuar un nuevo movimiento y haga doble clic o haga clic en la carpeta movimientos. Será desplegada la carpeta movimientos.
8
Para efectuar una consulta de movimientos efectuados y haga clic en la carpeta consultas. Será desplegada la carpeta de consultas.
Procedimiento para seleccionar dos o más documentos (movimientos)
8
Seleccione con el puntero el primer documento requerido y haga clic. El renglón del movimiento será iluminado
8
Seleccione con el puntero el siguiente documento requerido, mantenga presionada la tecla [Control] y haga clic. Los renglones seleccionados serán iluminados. Importante. Una variante para seleccionar un grupo de documentos contiguos en la lista, consiste en seleccionar el primero de ellos de la manera indicada y manteniendo presionada la tecla [Shift] y hacer clic en el último. Los documentos seleccionados y los intermedios serán iluminados, a excepción de las remisiones de venta.
8
Para efectuar un nuevo movimiento sobre los documentos seleccionados haga clic en la carpeta movimientos. Será desplegada la carpeta movimientos.
8
Para efectuar una consulta de movimientos efectuados sobre los documentos seleccionados y haga clic en la carpeta consultas. Será desplegada la carpeta de consultas. Cuando se ha seleccionado un grupo de documentos, al ingresar a la carpeta movimientos, será desplegada la ventana relación de documentos a cobrar en un movimiento, con los documentos seleccionados. 156
MOVIMIENTOS A CLIENTES
747Carpeta de movimientos ojo doc revisar el resto de la CxC a partir de aquí está mal
Descripción de campos Menú concepto. Este menú permite seleccionar el concepto por el cual será registrado el movimiento. El orden en que son desplegados los conceptos en el menú, depende de la secuencia asignada durante su registro. De acuerdo al concepto seleccionado, el recuadro movimientos habilita el botón correspondiente. Para mayor información consulte el catálogo conceptos cuentas por cobrar. Recuerde que el concepto corresponde a un texto que permita asociar el movimiento. El sistema ejecuta el procedimiento de acuerdo al botón habilitado para efectuar cargos o abonos.
8
Seleccione con el puntero el concepto y haga clic. La viñeta apuntará al concepto seleccionado. Menú formas de pago. Este menú permite seleccionar la forma de pago empleada en el movimiento que se registra. El orden en que son desplegadas las formas de pago en el menú, depende de la secuencia asignada durante su registro. Para mayor información consulte el catálogo formas de pago.
8
Seleccione con el puntero la forma de pago y haga clic. La viñeta apuntará a la forma de pago seleccionada. Por omisión el sistema propone la forma de pago cheque. El orden en que son desplegadas las formas de pago en el menú, depende de la secuencia asignada durante su registro. Para mayor información consulte el catálogo formas de pago. Recuadro de datos del documento Proveedor. Indica el nombre del proveedor seleccionado. Tipo de movimiento. Indica el tipo de movimiento que generó la cuenta por pagar. Número de movimiento. Indica el número consecutivo de movimiento a la cuenta por pagar. Importe. Indica el importe original del documento. Saldo. Indica el saldo del documento. Documento de referencia. Indica el número de documento que generó el número de movimiento. Observaciones. Indica la observación del almacén capturada durante el registro del documento que generó el movimiento. Recuadro de movimiento Los botones son habilitados automáticamente por el sistema de acuerdo al concepto seleccionado. Recuerde que durante el registro de conceptos el usuario determinó el comportamiento (cargo o abono) de cada uno de ellos. El procedimiento natural para la aplicación del movimiento seleccionado, consiste en aceptar la opción de cargo o abono habilitada de acuerdo a su configuración original.
157
MOVIMIENTOS A CLIENTES
En la presente carpeta, el botón habilitado corresponde a una proposición que el usuario puede modificar, lo que permite al sistema revertir un movimiento. Importante. Tome en cuenta que los movimientos de la cuenta por pagar no pueden cancelarse. Ejemplo. Suponga que por algún motivo se empleó un concepto de abono (pago a proveedor), sobre un documento equivocado. El usuario puede reparar el problema generando un nuevo movimiento sobre el mismo documento, empleando inclusive el mismo concepto pero modificando el movimiento a un cargo, o empleando un concepto registrado específicamente para estas circunstancias como “cargo por error”. Los conceptos registrados como indefinidos en el catálogo de conceptos, corresponde a opciones que comúnmente pueden funcionar como cargo o abono (ajuste de cuenta), siendo responsabilidad del usuario seleccionar el comportamiento del concepto durante el registro del movimiento. El sistema no permite efectuar movimientos indefinidos.
8
De ser necesario, modifique el movimiento del concepto seleccionado. Recuadro aplicar Al ingresar a la carpeta los botones se encuentran deshabilitados. Lo que permite aplicar el importe del movimiento a los documentos seleccionados. Aplicar directo a cuenta del proveedor Cuando el botón es habilitado, el sistema elimina la información del recuadro datos del documento y aplicará el importe por el concepto seleccionado (cargo o abono), al saldo del proveedor sin afectar los documentos. El movimiento provoca que el saldo del proveedor sea diferente (superior o inferior) al saldo de los documentos. Se sugiere emplear este procedimiento para el ajuste de cuenta del proveedor o el abono de anticipos, situaciones en las que no existen documentos de referencia generados por el sistema. Por antigüedad de saldos Cuando el botón es habilitado, el sistema elimina la información del recuadro datos del documento y aplicará el importe por el concepto seleccionado (cargo o abono), al saldo de los documentos, comenzando por el de mayor antigüedad. El sistema continuará saldando documentos hasta cubrir el importe del movimiento. El movimiento provoca que el saldo del proveedor disminuya en la misma cantidad que el importe.
8
De ser necesario, habilite el botón para la forma de aplicar el movimiento. Importe. El campo indica el importe aplicado al concepto (cargo o abono) en la forma de pago aceptada. El campo muestra información de acuerdo al procedimiento empleado en las carpetas anteriores y a los botones habilitados en esta carpeta. Cuando el movimiento se realiza sobre el documento seleccionado (un documento), el recuadro datos del documento despliega la información correspondiente a este y el campo importe propone el saldo del documento. Cuando el movimiento se realiza sobre un grupo de documentos seleccionados, el recuadro datos del documento no despliega información y el campo importe propone 0.00.
158
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Es desplegada la ventana relación de documentos a pagar, proponiendo en la columna importe por pagar, el saldo de los documentos seleccionados. Los campos de la columna permiten al usuario aceptar el importe o capturar la cantidad que será aplicada a cada documento. Al finalizar, el total acumulado será propuesto en el campo importe. Cuando el movimiento se realiza aplicando el concepto directo a la cuenta del proveedor, el campo propone el saldo del proveedor. Cuando el movimiento se realiza aplicando el concepto por antigüedad de saldos, el campo propone el saldo de los documentos.
q
Acepte o capture el importe y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo.
Número de factura. El campo indica el número del documento de referencia (factura del proveedor). El campo muestra información de acuerdo al procedimiento empleado en las carpetas anteriores y a los botones habilitados en esta carpeta. Cuando el movimiento se realiza sobre el documento seleccionado (un documento), el campo indica el número del documento de referencia. Cuando el movimiento se realiza sobre un grupo de documentos seleccionados, el campo permanecerá en blanco. La ventana relación de documentos a pagar, indicará el número de documento de referencia de documentos seleccionados. Cuando el movimiento se realiza aplicando el concepto directo a la cuenta del proveedor o por antigüedad de saldos, el campo permanecerá en blanco.
q
Acepte o capture el número de factura y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo.
Observación. Este campo alfanumérico de 120 caracteres permite la captura de alguna observación al movimiento que se registra.
q
Capture la observación y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo.
Banda cheque. El campo permite capturar el número de cheque.
q
8
Capture el número.
Cuando los datos sean correctos, haga clic en el botón aceptar
El sistema procesará el movimiento en la cuenta por pagar. Al finalizar será desplegada una ventana informativa, indicando si el movimiento se registro correctamente. Al aceptar la ventana será desplegada la carpeta de opciones. Carpeta de documentos Será desplegado un comprobante del movimiento efectuado (recibo), con la información correspondiente a los documentos e importe aplicados. Importante. La carpeta de documentos mantendrá el movimiento realizado mientras no sea registrado otro movimiento o abandonada la opción. Al eliminarse el movimiento, el usuario no podrá recuperarlo para su impresión.
159
MOVIMIENTOS A CLIENTES
Carpeta de consultas La capeta permite consultar los movimientos efectuados en la opción cuenta por pagar. En la parte inferior de la carpeta el botón movimientos del documento seleccionado, permite al usuario desplegar únicamente la información del documento seleccionado en la carpeta de documentos. Por omisión, cada ves que se ingresa a la opción el botón se encuentra deshabilitado. Descripción de columnas. Docto Ref ($)
No docto Ref TR No ref Movimiento NoMovimiento TM Importe($) Saldo($) Fecha Parcial
Documento de referencia. Indica los documentos de entrada de mercancía que generan una cuenta por pagar (compras y remisiones de proveedor). El sistema no permite efectuar movimientos sobre cuentas por pagar con referencia a remisiones de proveedor, por lo que estos renglones no pueden seleccionarse. Número de documento de referencia. Indica el número consecutivo generado por el sistema, de los documentos de referencia. Tipo de referencia. Indica el tipo de documentos entregado por el proveedor (Factura o Remisión). Los movimientos sin tipo de referencia corresponden a movimientos directos al saldo del proveedor sin documento de por medio. Número de referencia. Indica el número consecutivo del documento entregado por el proveedor (Factura o Remisión). Importante. El número de referencia no guarda relación con el número de documento de referencia. Movimiento. Indica el concepto definido al movimiento. Para mayor información consulte catálogo de conceptos (cuentas por pagar). Número de movimiento. Indica el número consecutivo asignado por el sistema al movimiento. Tipo de movimiento. Indica el tipo de movimiento (Cargo o Abono) definido al movimiento. Para mayor información consulte catálogo de conceptos (cuentas por pagar) Importe. Indica el importe del movimiento. Saldo. Indica el saldo del documento de referencia. Fecha. Indica la fecha del movimiento sobre el documento de referencia. Parcial. Indica el importe aplicado en el movimiento, cuando éste se aplicó en diferentes documentos. Al aplicar el usuario un movimiento sobre varios documentos, el importe del movimiento será indicado en la columna importe. El sistema indica mediante esta columna, el importe aplicado a cada documento (azul). Importante. En la carpeta no serán desplegados documentos sobre los que no se han generado movimientos.
160
MOVIMIENTOS A CLIENTES
161
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR El sistema cuenta con una serie de mecanismos: manuales, electrónicos y automáticos, para efectuar las opciones relacionadas a proveedor (pedidos, remisiones, compras, devoluciones). Importante: Los movimientos a proveedores registrados en el módulo de generales, permiten seleccionar cualquier artículo de la base de datos, mientras que los movimientos a proveedor, registrados en algún módulo de especialidad (libros, discos, farmacia), únicamente podrán ser pedidos, comprados o devueltos, artículos registrados en el mismo módulo de especialidad. El siguiente cuadro muestra los diferentes movimientos de mercancía relacionados a proveedor. Cada uno de éstos se detalla en las diferentes opciones del menú movimientos a proveedor. Entrada de mercancía
Salida de mercancía
Salida por devolución
Compras Devolución de compra
Pedidos Devolución de consignación Consignación
Como puede observarse en el esquema, las entradas de mercancía (compras y consignaciones), pueden efectuarse de manera directa o con base en un pedido (documento de referencia). La mercancía entrada en consignación (documento de referencia), puede pasar a compra o devuelta a proveedor (devolución de consignación). Para mayor información consulte movimientos sobre consignación. La salida de mercancía puede efectuarse de manera directa salida por devolución (sin base en un documento) o con base en un documento de referencia (compra o consignación). Importante: La cancelación de documentos registrados o cerrados, que cuentan con un documento de referencia, modifica el status del documento de referencia, de tal forma que sobre éste puedan efectuarse nuevos movimientos.
162
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Pedidos a proveedor El procedimiento para el manejo de la opción pedidos a proveedor, se realiza de manera similar en todos los módulos.
Procedimiento para el registro de pedidos
8
Seleccione de la barra del menú la opción movimientos y haga clic en la opción pedidos a proveedor. Será desplegada la carpeta de selección.
8
Acepte o seleccione el módulo correspondiente y haga clic. Serán desplegados los documentos registrados en el módulo.
Etapa de entrada
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón
nuevo pedido a proveedor.
Será desplegada la carpeta selección de proveedor y el cursor habilitará el campo que proveedor? La carpeta permite seleccionar únicamente proveedores registrados en el módulo de especialidad habilitado. Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos nombre corto, nombre, clave y clasificación. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave del proveedor.
q
Capture la clave del proveedor o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los proveedores desplegados.
8
Seleccione el proveedor.
Será desplegada la carpeta condiciones, que permite definir las condiciones del documento. En un principio, la carpeta propone las condiciones actuales existentes en el registro del proveedor. La secuencia en que son habilitados los campos permite agilizar la operación, encontrándose al principio los campos que ameritan captura y al final los que generalmente son aceptados. El usuario podrá modificar todos los campos de captura. La información aceptada al cerrar el documento, será propuesta durante el procedimiento de entrada de mercancía. Importante: Al aceptar la carpeta condiciones, algunos campos no podrán modificarse. Cuando estos campos afectan la negociación, el documento deberá cancelarse. Descripción de campos.
CAMPOS DE INFORMACIÓN 163
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Almacén. En este campo el sistema informa el almacén que registra el pedido. Al controlar el sistema la existencia de cada almacén, también informa que almacén solicita la mercancía. Usuario. El campo indica el nombre del usuario que registra el documento. Módulo. El campo indica el módulo en que se registra el documento. Status. El campo indica el estado que guarda el documento. Proveedor. El campo indica el nombre del proveedor al que se registra el documento. Fecha. El campo indica la fecha en que se registra el documento. No. documento (número de documento). En el campo será registrado el consecutivo del documento, asignado automáticamente por el sistema al aceptar la carpeta condiciones. Control de precios (proveedor). El campo indica el control de precios asignado al proveedor. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. Moneda. El campo indica la moneda asignada al proveedor. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. Importe descuentos. El campo indica el importe por concepto de descuento sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la entrada de artículos al documento. Factor de descuento. El campo indica el factor de descuento aplicado al documento. El importe es calculado por el sistema sobre el valor de los campos descuentos de compra %. Importe de gastos. El campo indica el importe por concepto de gastos sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la aplicación del campo factor de gastos.
CAMPOS DE INFORMACIÓN Y CAPTURA No. referencia (número de referencia): Este campo numérico permite asociar el pedido con alguna referencia. Si la referencia no es capturada, la carpeta de selección y para efectos de búsqueda por número de referencia indicará 0. Tipo de pedido. Este campo permite seleccionar el tipo de pedido. El sistema reconoce los tipos de pedido: especial, novedades, reposición, reposición de consignación, resurtido. El comportamiento del pedido es similar con cualquier opción seleccionada, pero permite al usuario la generación de reportes. Tipo de entrada. Este campo permite seleccionar el tipo de entrada de mercancía. El sistema reconoce los tipos de entrada: en firme, consignación, derecho a devolución.
164
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
El campo corresponde a una proposición que podrá modificar el usuario al pasar el pedido al procedimiento de entrada. El comportamiento del pedido es similar con cualquier opción seleccionada. Cuando el pedido pasa a proceso de entrada de mercancía, la opción seleccionada agiliza el procedimiento. Los tipos de entrada: en firme y con derecho a devolución, provocan a la entrada de mercancía una compra a proveedor, mientras que la opción consignación, provoca una consignación de proveedor. Tipo de compra. Este campo permite seleccionar el tipo de compra (al pasar el pedido al procedimiento de entrada de mercancía). El sistema reconoce los tipos de compra: crédito y contado. El campo corresponde a una proposición que podrá modificar el usuario al pasar el pedido al procedimiento de entrada. El sistema validará el tipo de entrada seleccionado. Cuando fue seleccionada la opción consignación, el tipo de compra corresponde necesariamente a la opción crédito y el campo no podrá modificarse. El comportamiento del pedido es similar con cualquier opción seleccionada. Cuando el pedido pasa a proceso de entrada de mercancía, la opción seleccionada agiliza el procedimiento. La opción crédito, genera a la entrada de mercancía, la cuenta por pagar correspondiente. Almacén entrega. Este campo permite seleccionar el almacén al que deberá el proveedor entregar la mercancía, al pasar el pedido al procedimiento de entrada de mercancía. El usuario podrá seleccionar de los almacenes previamente configurados. Días de entrega. En este campo numérico deberá capturarse el número de días en que el proveedor entregará la mercancía. El contenido del campo no representa significado alguno para el sistema. La fecha esperada de entrega será calculada automáticamente. Días de crédito. En este campo el sistema propone los días de crédito pactados con el proveedor. El número podrá modificarse. Forma de entrega. En este campo el usuario selecciona la forma empleada para el envío del pedido a proveedor. Descuentos de compra %. En estos campos el sistema propone los porcentajes de descuento en cascada, pactados con el proveedor. Los porcentajes podrán modificarse. Los porcentajes son aplicados uno sobre otro y calculados por el sistema en el campo factor de descuentos. Factor de gastos. En este campo el sistema permite incrementar mediante un factor, el costo de la mercancía. El campo es empleado cuando existen gastos posteriores a la facturación del proveedor; por ejemplo, cuando se requiere agregar el costo de un flete o transporte. El factor capturado afecta el costo de la mercancía pero no el importe del documento. 165
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Factor de utilidad. En este campo el sistema permite calcular mediante un factor, el precio de venta de la mercancía. El factor capturado corresponde a una proposición para calcular automáticamente (sobre el costo), el precio de venta de los artículos incluidos en el documento. El usuario podrá modificar el precio calculado para cada artículo. El precio de venta será aplicado por el sistema cuando pedido pase al procedimiento de entrada de mercancía. El sistema validará para la aplicación del factor, el control de precios asignado al proveedor. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. Observación proveedor. En este campo será desplegada la observación existente en el registro del proveedor. Observación almacén. En este campo será desplegada la observación existente en el registro del almacén que registra el documento. Descuento financiero. En este campo el sistema propone el porcentaje de descuento financiero pactado con el proveedor. El porcentaje podrá modificarse. El valor capturado, representa un descuento aplicado al importe total a la compra del documento a crédito después de impuestos. El importe calculado, no afecta el último costo o el costo promedio de los artículos cuando el pedido pase al procedimiento de compra y sólo se verá reflejado en el total de la cuenta por pagar. Para mayor información consulte catalogo de proveedores.
8
Al finalizar la captura, haga clic en el botón aceptar.
Etapa de partidas Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas y el cursor habilitará el campo Que artículo? En la parte inferior derecha, la carpeta indica el número de documento, nombre del proveedor y el botón del módulo. La carpeta permite observar el ingreso de partidas al documento. A través de ella también podrán modificarse las partidas y sus cantidades así como las condiciones especiales para cada partida. El usuario determinará el procedimiento más conveniente. Captura de artículos mediante lector de códigos de barras A la derecha del campo de búsqueda el campo propone la cantidad de artículos solicitados 1.00. El campo se ha diseñado para la captura de códigos de barra, de tal forma que al emplear un lector de código de barras, el sistema dará acceso directo al artículo en cantidad de 1. Al detectar el sistema que un código de barras había ingresado al documento con anterioridad, el artículo será sumado a la partida previamente ingresada al documento. Importante: Cuando en el campo Que artículo? de la carpeta partidas es capturada una clave o código de barras reconocido por el sistema, el artículo será ingresado al documento. De lo contrario será desplegado un mensaje informativo.
166
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
8
Otro método para modificar cantidades a una partida consiste en seleccionar la partida con el puntero y hacer clic en la columna cantidad.
El cursor habilitará el campo para modificar el número de artículos solicitados. Selección de artículos mediante búsqueda Los parámetros para la búsqueda de artículos corresponden a los campos descripción, clave, clasificación línea, departamento, proveedor y fabricante. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave del artículo. En las operaciones con los módulos de especialidad, el usuario cuenta además con botones alternos para ordenamientos por campos propios de cada giro.
q
Capture la clave del artículo o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos. Importante: Cabe resaltar que la carpeta de partidas muestra los artículos ingresados al documento, permitiendo hacer modificaciones, mientras que la carpeta de artículos solo permite efectuar búsquedas para seleccionar los artículos que ingresan al documento.
Será desplegada en la carpeta de artículos una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los artículos desplegados. La información de la carpeta de artículos y el procedimiento de búsqueda, es similar al descrito en la carpeta partidas. Recuerde que el número de registros (No. registros) desplegados en ambas carpetas, es configurado por el usuario. Para mayor información consulte configuración general. Para brindar mayor versatilidad al registro de pedidos a proveedor, el usuario cuenta con el siguiente mecanismo para la selección e ingreso de artículos al documento. Al desplegarse la lista en la carpeta de artículos, el primer artículo estará iluminado. Seleccione mediante [Teclas de dirección] el artículo a solicitar y pulse [Introducir]. El artículo ingresará a la carpeta de partidas. El sistema habilitará el campo cantidad, proponiendo 1.00. Capture el número de artículos o acepte la proposición y pulse [Introducir]. Para acelerar el proceso, se sugiere aceptar la proposición 1.00 y regresar posteriormente a capturar cantidades Será desplegada nuevamente la lista en la carpeta de artículos, el artículo previamente solicitado será eliminado y el siguiente artículo del ordenamiento estará iluminado. Repita el procedimiento las veces que sea necesario. Importante: Cuando se da ingreso a la carpeta de partidas a un artículo sin precio de lista (.0000), el sistema no ingresa más artículos al pedido mientras el usuario no capture al precio correspondiente. Para mayor información consulte la columna precio de lista.
Descripción de la carpeta de partidas Básicamente está dividida en dos secciones. La sección superior, despliega información relevante de la partida iluminada (artículo) en la sección inferior. Sección superior El recuadro artículos de la sección superior cuenta con los siguientes botones que permiten observar información complementaria.
167
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Botón movimientos. Despliega información general del artículo incluyendo: fechas, cantidades y proveedores del último: pedido, consignación y compra a proveedor. Botón proveedores. Despliega información relevante de los diferentes proveedores del artículo. Las columnas permiten identificar los: precios de lista, descuentos y costos ofrecidos por los diferentes proveedores del artículo en la fecha señalada. Importante: Cuando el proveedor empleado en el registro del pedido no está inscrito como proveedor del artículo, el sistema lo registrará al cierre del documento. Botón de estadística semanal. Despliega la información correspondiente a la venta y devolución del artículo por semana (comportamiento semanal a la venta del artículo). En la columna semana, los 4 primeros dígitos corresponden al año y los 2 últimos al número de semana. Botón de estadística mensual. Despliega la información correspondiente a los movimientos mensuales de entrada y salida del artículo, relacionados a: clientes, proveedores y sucursales, (comportamiento mensual del artículo). En la columna mes, los 4 primeros dígitos corresponden al año y los 2 últimos al número de semana. Sección inferior Esta sección corresponde al cuerpo del documento y permite efectuar las modificaciones necesarias. A continuación se describe la función de cada columna. Descripción público
Pedidos Surtidos
Cantidad
Precio lista
% Desc. Precio unit.
Fac.desc. Importe % D. vta.
Precio
Descripción. Descripción del artículo. En los módulos de especialidad la columna corresponde al título. La secuencia en que ingresaron los artículos al documento, será mantenida en la carpeta. A la impresión del documento cerrado (carpeta de opciones), las partidas serán ordenadas alfabéticamente. Pedidos. Indica el número de artículos solicitados a proveedor en el presente documento. El campo es modificado automáticamente. Durante el registro, el sistema propone 0 al campo de cada artículo y copiará el valor del campo cantidad al cierre del pedido. Importante: Los pedidos a proveedor no podrán modificarse después de cerrados. Durante la consulta de pedidos cerrados o que han ingresado al procedimiento de entrada de mercancía sobre el pedido registrado (documento de referencia), permite identificar las cantidades originalmente solicitadas a proveedor. El campo indicará 0 cuando en un documento de entrada de mercancía sobre pedido registrado (documento de referencia), ingresen partidas no solicitadas en el documento de referencia. Surtidos. Indica el número de artículos surtidos por el proveedor (sobre documento de referencia). El campo es modificado automáticamente. El sistema mantiene la proposición 0 al campo de cada artículo al cierre del pedido. 168
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Durante la consulta de pedidos cerrados o que han ingresado al procedimiento de entrada de mercancía sobre el pedido registrado (documento de referencia), permite identificar las cantidades surtidas por el proveedor. El número de artículos surtidos es restado al campo de la columna cantidad. Cantidad: En este campo será capturado el número de piezas solicitadas del artículo. Cuando el sistema detecta que se ha efectuado algún movimiento sobre el pedido cerrado (documento de referencia), modifica el status del documento. Cuando todos los campos de la columna cantidad indican 0, asignará al pedido el status de surtido, de lo contrario asignará el de backorder. Importante: Cuando un documento de entrada de mercancía sobre el pedido registrado (documento de referencia), es cancelado, el documento de referencia volverá a ser activado, asignando nuevamente a la columna cantidad, el número de artículos del documento cancelado, manteniendo el status de backorder para identificar a los documentos de referencia, sobre los que se habían efectuado movimientos.
8
Para efectuar modificaciones al número de piezas de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente de la partida y haga clic. El campo será habilitado para capturar cantidades. Cuando la cantidad es igual a 0, el sistema eliminará la partida al cierre del documento.
Precio de lista: En este campo será propuesto el precio de lista unitario ofrecido por el proveedor al que se registra el pedido. En todos los casos el valor propuesto podrá modificarse. Cuando el proveedor al que se registra el pedido no está inscrito como proveedor del artículo, el sistema propondrá el precio de lista existente en el registro del artículo. El valor del campo será actualizado por el sistema durante los procedimientos de compra. Tome en cuenta que los precios de lista, no incluyen impuestos y que éstos serán calculados por el sistema para cada artículo de acuerdo a la configuración del departamento asignado.
8
Para efectuar modificaciones al precio de lista unitario de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
% de descuento: En este campo será propuesto el descuento por partida ofrecido por el proveedor al que se registra el pedido. En todos los casos el valor propuesto podrá modificarse. El porcentaje de descuento será aplicado al valor del campo precio de lista y reflejado en el campo precio unitario. Cuando el proveedor al que se registra el pedido no está inscrito como proveedor del artículo, el sistema propondrá el descuento existente en el registro del artículo. El valor del campo será actualizado por el sistema durante los procedimientos de compra.
8
Para efectuar modificaciones al % de descuento de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
Precio unitario: En este campo será desplegado el precio unitario ofrecido por el proveedor al que se registra el pedido.
169
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el porcentaje de descuento al valor del campo precio de lista. Factor de descuento: En este campo será propuesto mediante un factor, los porcentajes de los campos descuentos de compra % acumulados, aceptados en la carpeta condiciones. El factor representa el descuento global del proveedor aplicado al documento y calculado de la siguiente manera. % descuento de compra al documento de...
El sistema calcula el factor...
Factor
16%
.84
.8400
25%
.75
.7500
45%
.55
.5500
16% + 5%
.84 X.95 = 0.7980
.7980
25% + 3%
.75 X .97 = 0.7275
.7275
Mediante este campo el usuario podrá modificar o anular los descuentos globales del documento a los artículos que no deban contar con él, como ocurre con los artículos con precio neto o con descuento limitado. Forma de utilizar el campo factor En los artículos solicitados a proveedor que no deban aplicar el descuento global, (artículo con precio neto), éste podrá cancelarse modificando el factor propuesto por el factor 1.0 % descuento de compra al documento de...
Y el sistema proponga el factor...
Modifique por el factor...
16%
.8400
1.0000
25%
.7500
1.0000
45%
.5500
1.0000
16% + 5%
.7980
1.0000
25% + 3%
.7275
1.0000
En los artículos solicitados a Proveedor que no deban incluirse en el documento con el descuento global pero cuentan con un descuento limitado, éste podrá determinarse modificando el factor calculado para el documento por el factor correspondiente al descuento limitado. Ejemplo para artículos con descuento Limitado del 10%
170
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
% descuento de compra al documento de...
Y el sistema proponga el factor...
Modifique por el factor...
16%
.8400
0.9000
25%
.7500
0.9000
45%
.5500
0.9000
16% + 5%
.7980
0.9000
25% + 3%
.7275
0.9000
En los artículos solicitados a proveedor con el descuento global mas un descuento global extra, éste podrá determinarse modificando el factor calculado para el documento multiplicado por el factor correspondiente al descuento global extra. Ejemplo para artículos con descuento global extra del 10% (factor 0.9000) % descuento de compra al documento de...
Y el sistema proponga el factor...
Modifique por el factor...
16%
.8400
0.7560
25%
.7500
0.6750
45%
.5500
0.4950
16% + 5%
.7980
0.7082
25% + 3%
.7275
0.6547
8
Para efectuar modificaciones al factor de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
Importe: En este campo será desplegado el importe unitario calculado por el sistema para el proveedor al que se registra el pedido. El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el factor al valor del campo precio unitario. Porcentaje de descuento de Venta: Este campo permite modificar el porcentaje de descuento a la venta. Al ingresar el artículo a la carpeta de partidas, el sistema despliega el porcentaje existente en el registro del artículo. Si el valor del campo es modificado, la información es almacenada y el nuevo descuento a la venta aplicado al registro del artículo, cuando el pedido pase al procedimiento de entrada de mercancía y el documento sea cerrado.
8
Para efectuar modificaciones al descuento de venta de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
Precio público: Este campo permite modificar el precio de venta. 171
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Al ingresar el artículo a la carpeta de partidas, el sistema despliega el precio de venta existente en el registro del artículo. Si el valor del campo es modificado, la información es almacenada y el nuevo precio de venta aplicado al registro del artículo, cuando el pedido pase al procedimiento de entrada de mercancía y el documento sea cerrado.
8
Para efectuar modificaciones al precio al público de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de partidas seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
El status del documento pasará de pendiente a cerrado. El sistema desplegará la carpeta opciones. Carpeta de opciones La capeta de opciones simula la impresión del documento. En la parte inferior, cuenta con los botones: Pedidos. Este botón despliega en la carpeta, las partidas y cantidades del pedido original. Las partidas que en la columna cantidad indican 0.0000, corresponden a entradas de mercancía de artículos no incluidos en el pedido original. Backorder. Este botón despliega en la carpeta, las cantidades pendientes de recibir (con respecto al pedido original). Sobrepedido. Este botón despliega en la carpeta, las cantidades y partidas excedentes de las originalmente solicitadas en el pedido.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
Procedimiento para la modificación de pedidos (en proceso) El usuario podrá identificar los pedidos en proceso mediante el status de pendiente (P).
8
Indique en la carpeta de selección, el pedido a modificar y haga doble clic. Será desplegado el pedido en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro del pedido. Recuerde que los pedidos a proveedor cerrados no pueden modificarse. Cuando se realizaron modificaciones en la carpeta de condiciones, la será solicitada una confirmación para guardar los cambios. Al ingresar a la carpeta de partidas, el sistema aplicará las modificaciones.
Procedimiento para la consulta de pedidos
8
Indique en la carpeta de selección, el pedido a consultar y haga doble clic. Será desplegado el pedido en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro del pedido. La consulta de documentos: cerrados, cancelados o en backorder, permite al usuario activar todas las carpetas. 172
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Procedimiento para la cancelación de pedidos (en proceso o cerrados)
8
Indique en la carpeta de selección, el pedido a cancelar y haga doble clic. Será desplegado el pedido en la carpeta de condiciones.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
cancelar y haga clic.
Le será solicitada una confirmación para cancelar el documento. El status del documento pasará a cancelado.
Entrada de mercancía El procedimiento para el manejo de la opción entrada de mercancía, se realiza de manera similar en todos los módulos. La opción permite efectuar movimientos de entrada de mercancía por los conceptos de compra a proveedor y consignación de proveedor.
Entrada de mercancía en compra o consignación
8
Seleccione de la barra del menú la opción movimientos y haga clic en entrada de mercancía. Será desplegada la carpeta de selección.
8
Acepte o seleccione el módulo correspondiente y haga clic. Serán desplegados los documentos de entrada de compra, registrados en el módulo. En la parte inferior de la carpeta, el recuadro documentos, cuenta con los botones entrada de compra o entrada en consignación, que despliegan en la carpeta los documentos correspondientes. Por omisión, cada vez que se ingresa a la opción será habilitado el botón entrada de compra. Importante: La selección del botón, permite únicamente la consulta de los respectivo documentos registrados y no guarda relación con la generación de nuevas entradas en compra o consignación.
8
Para la consulta de documentos registrados, seleccione el botón correspondiente y haga clic.
Procedimiento para el registro compras o consignaciones directas (sin base en un documento) El procedimiento para ambos movimientos se realiza desde la misma opción y se ha dividido en las siguientes Etapas: Etapa de entrada
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón
nuevo documento.
173
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Será desplegada la carpeta selección de proveedor y el cursor habilitará el campo que proveedor? La carpeta permite seleccionar únicamente proveedores registrados en el módulo de especialidad habilitado. Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos nombre corto, nombre, clave y clasificación. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave del proveedor.
q
Capture la clave del proveedor o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los proveedores desplegados.
8
Seleccione el proveedor.
Será desplegada la carpeta condiciones, que permite definir las condiciones del documento. En un principio, la carpeta propone las condiciones actuales existentes en el registro del proveedor. La secuencia en que son habilitados los campos permite agilizar la operación, encontrándose al principio los campos que ameritan captura y al final los que generalmente son aceptados. El usuario podrá modificar todos los campos de captura. La información aceptada al cerrar el documento, será propuesta durante el procedimiento de entrada de compra. Importante: Al aceptar la carpeta condiciones, algunos campos no podrán modificarse posteriormente. Cuando estos campos afectan la negociación, el documento deberá cancelarse. Descripción de campos. Usuario. El campo indica el nombre del usuario que registra el documento. Módulo. El campo indica el módulo en que se registra el documento. Fecha. El campo indica la fecha en que se registra el documento. Status. El campo indica el estado que guarda el documento. Proveedor. El campo indica el nombre del proveedor al que se registra el documento. No. referencia (número de referencia): Este campo numérico permite asociar el documento con alguna referencia. Si la referencia no es capturada, la carpeta de selección y para efectos de búsqueda por número de referencia indicará 0. El documento de referencia no guarda relación con el número de referencia. Documento de entrega: Este campo permite seleccionar el documento enviado por el proveedor (factura o remisión. Al documento de entrega corresponde el número capturado en el campo número de referencia. Los campos documento de entrega y número de referencia, permiten efectuar búsquedas por los documentos del proveedor.
174
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Tipo de entrada. Este campo permite seleccionar el tipo de entrada de mercancía. El sistema reconoce los tipos de entrada: en firme, consignación, derecho a devolución. Mediante este campo, el usuario indica al sistema el comportamiento de la entrada de mercancía. El campo no podrá modificarse después de aceptar la carpeta de condiciones. Mediante este campo, el sistema maneja la operación como una compra o una consignación, con todas las implicaciones propias de cada movimiento. Importante: Los tipos de entrada: en firme y con derecho a devolución, provocan a la entrada de mercancía una compra a proveedor, mientras que la opción consignación, provoca una consignación de proveedor, siendo responsabilidad del usuario el tipo de entrada seleccionado. Tipo de compra. Este campo permite seleccionar el tipo de compra. El sistema reconoce los tipos de compra: crédito y contado. El sistema validará el tipo de entrada seleccionado. Cuando fue seleccionada la opción consignación, el tipo de compra corresponde necesariamente a la opción crédito y el campo no podrá modificarse. La opción crédito, genera a la entrada de mercancía, la cuenta por pagar correspondiente. No. documento (número de documento). En el campo será registrado el consecutivo del documento, asignado automáticamente por el sistema al aceptar la carpeta condiciones. Documento de referencia. En el campo será registrado el consecutivo del documento de referencia. El campo indicará 0 en las entradas por consignación directas. El documento de referencia no tiene relación con el número de referencia. Días de crédito. En este campo el sistema propone los días de crédito pactados con el proveedor. El número podrá modificarse si las condiciones cambiar para el presente documento. Control de precios (proveedor). El campo indica el control de precios asignado al proveedor. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. Moneda. El campo indica la moneda asignada al proveedor. Para mayor información consulte catálogo de proveedores.
Etiquetas. Este campo permite seleccionar el comportamiento que deberá seguir el sistema para la generación e impresión de etiquetas al cierre del documento, siendo responsabilidad del usuario la opción seleccionada. El sistema permite la impresión de etiquetas para los artículos del documento de acuerdo al formato de impresión seleccionado. Sin etiquetas. Esta opción impide la generación e impresión de etiquetas. Generar etiquetas. Esta opción genera en un archivo las etiquetas correspondientes a los artículos ingresados, para su posterior impresión.
175
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Imprimir etiquetas. Esta opción imprime las etiquetas correspondientes a los artículos ingresados al cierre del documento. Para mayor información sobre configuración de impresoras de etiquetas, consulte el manual técnico. Descuentos de compra %. En estos campos el sistema propone los porcentajes de descuento en cascada, pactados con el proveedor. Los porcentajes podrán modificarse. Los porcentajes son aplicados uno sobre otro y calculados por el sistema en el campo factor de descuentos. Importe descuentos. El campo indica el importe por concepto de descuento sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la entrada de artículos al documento. Importe de gastos. El campo indica el importe por concepto de gastos sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la aplicación del campo factor de gastos. Descuento financiero. En este campo el sistema propone el porcentaje de descuento financiero pactado con el proveedor. El porcentaje podrá modificarse. El valor capturado, representa un descuento aplicado al importe total a la compra del documento a crédito después de impuestos. El importe calculado, no afecta el último costo o el costo promedio de los artículos cuando el documento pase al procedimiento de compra y sólo se verá reflejado en el total de la cuenta por pagar. Para mayor información consulte catalogo de proveedores. Factor de descuento. El campo indica el factor de descuento aplicado al documento. El importe es calculado por el sistema sobre el valor de los campos descuentos de compra %. Factor de gastos. En este campo el sistema permite incrementar mediante un factor, el costo de la mercancía. El campo es empleado cuando existen gastos posteriores a la facturación del proveedor; por ejemplo, cuando se requiere agregar el costo de un flete o transporte. El factor capturado afecta el costo de la mercancía pero no el importe del documento. Factor de utilidad. En este campo el sistema permite calcular mediante un factor, el precio de venta de la mercancía. El factor capturado corresponde a una proposición para calcular automáticamente (sobre el costo), el precio de venta de los artículos incluidos en el documento. El usuario podrá modificar el precio calculado para cada artículo. El precio de venta será aplicado por el sistema al cierre del documento de entrada de mercancía. El sistema validará para la aplicación del factor, el control de precios asignado al proveedor. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. Observación proveedor. En este campo será desplegada la observación existente en el registro del proveedor. Observación almacén. En este campo será desplegada la observación existente en el registro del almacén que registra el documento. 176
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
8
Al finalizar la captura, haga clic en el botón
aceptar.
Etapa de partidas Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas y el cursor habilitará el campo Que artículo? En la parte inferior derecha, la carpeta indica el número de documento, nombre del proveedor y el botón del módulo. La carpeta permite observar el ingreso de partidas al documento. A través de ella también podrán modificarse las partidas y sus cantidades así como las condiciones especiales para cada partida. El usuario determinará el procedimiento más conveniente. Captura de artículos mediante lector de código de barras A la derecha del campo de búsqueda el campo propone la cantidad de artículos solicitados 1.00. El campo se ha diseñado para la captura de códigos de barra, de tal forma que al emplear un lector de código de barras, el sistema dará acceso directo al artículo en cantidad de 1. Al detectar el sistema que un código de barras había ingresado al documento con anterioridad, el artículo será sumado a la partida previamente ingresada al documento. Importante: Cuando en el campo Que artículo? de la carpeta partidas es capturada una clave o código de barras reconocido por el sistema, el artículo será ingresado al documento. De lo contrario será desplegado un mensaje informativo.
8
Otro método para modificar cantidades a una partida consiste en seleccionar la partida con el puntero y hacer clic en la columna cantidad.
El cursor habilitará el campo para modificar el número de artículos solicitados. Selección de artículos mediante búsqueda Los parámetros para la búsqueda de artículos corresponden a los campos descripción, clave, clasificación línea, departamento, proveedor y fabricante. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave del artículo. En las operaciones con los módulos de especialidad, el usuario cuenta además con botones alternos para ordenamientos por campos propios de cada giro.
q
Capture la clave del artículo o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos. Importante: Cabe resaltar que la carpeta de partidas muestra los artículos ingresados al documento, permitiendo hacer modificaciones, mientras que la carpeta de artículos solo permite efectuar búsquedas para seleccionar los artículos que ingresan al documento.
Será desplegada en la carpeta de artículos una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los artículos desplegados. La información de la carpeta de artículos y el procedimiento de búsqueda, es similar al descrito en la carpeta partidas. Recuerde que el número de registros (No. registros) desplegados en ambas carpetas, es configurado por el usuario. Para mayor información consulte configuración general.
177
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
747Importante: Cuando se da ingreso a la carpeta de partidas a un artículo sin precio de lista (.0000), el sistema no ingresa más artículos al pedido mientras el usuario no capture al precio correspondiente. Para mayor información consulte la columna precio de lista.
Descripción de la carpeta de partidas Básicamente está dividida en dos secciones. La sección superior, despliega información relevante de la partida iluminada (artículo) en la sección inferior. Sección inferior Esta sección corresponde al cuerpo del documento y permite efectuar las modificaciones necesarias. A continuación se describe la función de cada columna. No.
Descripción
Precio unit.
Ped/Repos.
Fac.desc.
Recibidos
Importe
Cantidad
% D. vta.
Precio lista
Precio públ.
% Desc.
Devoluciones
No. (número). Indica la secuencia en que ingresaron los artículos al documento de compra. A la impresión del documento cerrado (carpeta de opciones), las partidas serán ordenadas alfabéticamente. Descripción. Descripción del artículo. En los módulos de especialidad la columna corresponde al título. Ped/Repsos (Pedidos/Reposición). Indica el número de artículos solicitados a proveedor (pedido). La columna está reservada para las entradas de mercancía con base a un documento de referencia. Las entradas de mercancía directas indicarán en la columna 0. Tome en cuenta que las consignaciones deberán pasar al movimiento de compra/consignación. Recibidos. Indica el número de artículos surtidos por el proveedor. El campo es modificado automáticamente copiando el valor de la columna cantidad. Cantidad: En este campo será capturado el número de piezas recibidas del artículo. En las entradas de mercancía directas, el valor del campo es copiando a la columna cantidad.
8
Para efectuar modificaciones al número de piezas de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente de la partida y haga clic. El campo será habilitado para capturar cantidades. Cuando la cantidad es igual a 0, el sistema eliminará la partida al cierre del documento.
Precio de lista: En este campo será propuesto el precio de lista unitario ofrecido por el proveedor al que se registra la entrada de mercancía. En todos los casos el valor propuesto podrá modificarse. Cuando el proveedor al que se registra la entrada de mercancía no está inscrito como proveedor del artículo, el sistema propondrá el precio de lista existente en el registro del artículo. El valor del campo será actualizado por el sistema al cierre del documento. 178
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Tome en cuenta que los precios de lista, no incluyen impuestos y que éstos serán calculados por el sistema para cada artículo de acuerdo a la configuración del departamento asignado.
8
Para efectuar modificaciones al precio de lista unitario de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
% de descuento: En este campo será propuesto el descuento por partida ofrecido por el proveedor al que se registra la entrada de mercancía. En todos los casos el valor propuesto podrá modificarse. El porcentaje de descuento será aplicado al valor del campo precio de lista y reflejado en el campo precio unitario. Cuando el proveedor al que se registra la entrada de mercancía no está inscrito como proveedor del artículo, el sistema propondrá el descuento existente en el registro del artículo. El valor del campo será actualizado por el sistema al cierre del documento.
8
Para efectuar modificaciones al % de descuento de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
Precio unitario: En este campo será desplegado el precio unitario ofrecido por el proveedor al que se registra la entrada de mercancía. El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el porcentaje de descuento al valor del campo precio de lista. Factor de descuento: En este campo será propuesto mediante un factor, los porcentajes de los campos descuentos de compra % acumulados, aceptados en la carpeta condiciones. El factor representa el descuento global del proveedor aplicado al documento y calculado de la siguiente manera. % descuento de compra al documento de...
El sistema calcula el factor...
Factor
16%
.84
.8400
25%
.75
.7500
45%
.55
.5500
16% + 5%
.84 X.95 = 0.7980
.7980
25% + 3%
.75 X .97 = 0.7275
.7275
Mediante este campo el usuario podrá modificar o anular los descuentos globales del documento a los artículos que no deban contar con él, como ocurre con los artículos con precio neto o con descuento limitado. Forma de utilizar el campo factor En los artículos solicitados a proveedor que no deban aplicar el descuento global, (artículo con precio neto), éste podrá cancelarse modificando el factor propuesto por el factor 1.0
179
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
% descuento de compra al documento de...
Y el sistema proponga el factor...
Modifique por el factor...
16%
.8400
1.0000
25%
.7500
1.0000
45%
.5500
1.0000
16% + 5%
.7980
1.0000
25% + 3%
.7275
1.0000
En los artículos solicitados a Proveedor que no deban incluirse en el documento con el descuento global pero cuentan con un descuento limitado, éste podrá determinarse modificando el factor calculado para el documento por el factor correspondiente al descuento limitado. Ejemplo para artículos con descuento Limitado del 10% % descuento de compra al documento de...
Y el sistema proponga el factor...
Modifique por el factor...
16%
.8400
0.9000
25%
.7500
0.9000
45%
.5500
0.9000
16% + 5%
.7980
0.9000
25% + 3%
.7275
0.9000
En los artículos solicitados a proveedor con el descuento global mas un descuento global extra, éste podrá determinarse modificando el factor calculado para el documento multiplicado por el factor correspondiente al descuento global extra. Ejemplo para artículos con descuento global extra del 10% (factor 0.9000) % descuento de compra al documento de...
180
Y el sistema proponga el factor...
Modifique por el factor...
16%
.8400
0.7560
25%
.7500
0.6750
45%
.5500
0.4950
16% + 5%
.7980
0.7082
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
% descuento de compra al documento de... 25% + 3%
8
Y el sistema proponga el factor...
Modifique por el factor...
.7275
0.6547
Para efectuar modificaciones al factor de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
Importe: En este campo será desplegado el importe unitario calculado por el sistema para el proveedor al que se registra la entrada de mercancía. El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el factor al valor del campo precio unitario. Porcentaje de descuento de Venta: Este campo permite modificar el porcentaje de descuento a la venta. Al ingresar el artículo a la carpeta de partidas, el sistema despliega el porcentaje existente en el registro del artículo. Si el valor del campo es modificado, la información es almacenada y el nuevo descuento a la venta aplicado al registro del artículo al cierre del documento.
8
Para efectuar modificaciones al descuento de venta de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
Precio público: Este campo permite modificar el precio de venta. Al ingresar el artículo a la carpeta de partidas, el sistema despliega el precio de venta existente en el registro del artículo. Si el valor del campo es modificado, la información es almacenada y el nuevo precio de venta aplicado al registro del artículo al cierre del documento.
8
Para efectuar modificaciones al precio al público de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de partidas seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
El status del documento pasará de pendiente a cerrado. El sistema desplegará la carpeta opciones. Carpeta de opciones La capeta de opciones simula la impresión del documento.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
181
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Procedimiento para el registro de compras o consignaciones con base en un documento de referencia (pedido) El procedimiento para ambos movimientos se realiza desde la misma opción y se ha dividido en las siguientes Etapas: Etapa de entrada Carpeta de selección
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón
movimiento sobre documento.
Será desplegada una ventana de pedidos con status de cerrados y en backorder. La carpeta cuenta en el recuadro documento, con los botones: pedido a proveedor y entrada en consignación. Pedido a proveedor. Este botón despliega los pedidos registrados con los tipos de entrada en firme y d. devolución. Entrada en consignación. Este botón despliega los pedidos registrados con el tipo de entrada en consignación. Los parámetros de búsqueda de documentos corresponden a los campos: número de documento, número de referencia y selección de proveedor. La ventana cuenta con botón principal para acceso directo por número de documento. Cuando la selección se realiza mediante proveedor, solamente serán desplegados los pedidos del proveedor seleccionado.
q
Capture el número de documento o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista de pedidos ordenada, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los documentos desplegados.
8
Seleccione el documento y haga clic.
Será desplegado el documento en la carpeta condiciones, que permite definir las condiciones del documento. En un principio, la carpeta propone en los campos de captura, las condiciones aceptadas durante el registro del pedido. La secuencia en que son habilitados los campos permite agilizar la operación, encontrándose al principio los campos que ameritan captura y al final los que generalmente son aceptados. El usuario podrá modificar todos los campos de captura, incluyendo el tipo de entrada. Importante: Al aceptar la carpeta condiciones, algunos campos no podrán modificarse posteriormente. Cuando estos campos afectan la negociación, el documento deberá cancelarse. Descripción de campos.
CAMPOS DE INFORMACIÓN Usuario. El campo indica el nombre del usuario que registra el documento. Módulo. El campo indica el módulo en que se registra el documento. 182
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Fecha. El campo indica la fecha en que se registra el documento. Status. El campo indica el estado que guarda el documento. Proveedor. El campo indica el nombre del proveedor al que se registra el documento. No. documento (número de documento). En el campo será registrado el consecutivo del documento, asignado automáticamente por el sistema al aceptar la carpeta condiciones. Documento de referencia. En el campo será registrado el consecutivo del documento de referencia. El campo indicará 0 en las entradas por consignación directas. El documento de referencia no tiene relación con el número de referencia. Control de precios (proveedor). El campo indica el control de precios asignado al proveedor. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. Moneda. El campo indica la moneda asignada al proveedor. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. Importe descuentos. El campo indica el importe por concepto de descuento sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la entrada de artículos al documento. Factor de descuento. El campo indica el factor de descuento aplicado al documento. El importe es calculado por el sistema sobre el valor de los campos descuentos de compra %. Importe de gastos. El campo indica el importe por concepto de gastos sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la aplicación del campo factor de gastos.
CAMPOS DE INFORMACIÓN Y CAPTURA No. referencia (número de referencia): Este campo numérico permite asociar el documento con la referencia del proveedor (factura o remisión) Si la referencia no es capturada, la carpeta de selección y para efectos de búsqueda por número de referencia indicará 0. El documento de referencia no guarda relación con el número de referencia. Documento de entrega: Este campo permite seleccionar el documento enviado por el proveedor (factura o remisión). Al documento de entrega corresponde el número capturado en el campo número de referencia. Los campos documento de entrega y número de referencia, permiten efectuar búsquedas por los documentos del proveedor. Tipo de entrada. Este campo permite seleccionar el tipo de entrada de mercancía. El sistema reconoce los tipos de entrada: en firme, consignación, derecho a devolución.
183
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Mediante este campo, el usuario indica al sistema el comportamiento de la entrada de mercancía. El campo no podrá modificarse después de aceptar la carpeta de condiciones. Mediante este campo, el sistema maneja la operación como una compra o una consignación, con todas las implicaciones propias de cada movimiento. Importante: Los tipos de entrada: en firme y con derecho a devolución, provocan a la entrada de mercancía una compra a proveedor, mientras que la opción consignación, provoca una consignación de proveedor, siendo responsabilidad del usuario el tipo de entrada seleccionado. Tipo de compra. Este campo permite seleccionar el tipo de compra. El sistema reconoce los tipos de compra: crédito y contado. El sistema validará el tipo de entrada seleccionado. Cuando fue seleccionada la opción consignación, el tipo de compra corresponde necesariamente a la opción crédito y el campo no podrá modificarse. La opción crédito, genera a la entrada de mercancía, la cuenta por pagar correspondiente. Días de crédito. En este campo el sistema propone los días de crédito pactados con el proveedor. El número podrá modificarse si las condiciones cambiar para el presente documento. Etiquetas. Este campo permite seleccionar el comportamiento que deberá seguir el sistema para la generación e impresión de etiquetas al cierre del documento, siendo responsabilidad del usuario la opción seleccionada. El sistema permite la impresión de etiquetas para los artículos del documento de acuerdo al formato de impresión seleccionado. Sin etiquetas. Esta opción impide la generación e impresión de etiquetas. Generar etiquetas. Esta opción genera en un archivo las etiquetas correspondientes a los artículos ingresados, para su posterior impresión. Imprimir etiquetas. Esta opción imprime las etiquetas correspondientes a los artículos ingresados al cierre del documento. Para mayor información sobre configuración de impresoras de etiquetas, consulte el manual técnico. Descuentos de compra %. En estos campos el sistema propone los porcentajes de descuento en cascada, pactados con el proveedor. Los porcentajes podrán modificarse. Los porcentajes son aplicados uno sobre otro y calculados por el sistema en el campo factor de descuentos. Descuento financiero. En este campo el sistema propone el porcentaje de descuento financiero pactado con el proveedor. El porcentaje podrá modificarse. El valor capturado, representa un descuento aplicado al importe total a la compra del documento a crédito después de impuestos. El importe calculado, no afecta el último costo o el costo promedio de los artículos cuando el documento pase al procedimiento de compra y sólo se verá reflejado en el total de la cuenta por pagar. Para mayor información consulte catalogo de proveedores. Factor de utilidad. En este campo el sistema permite calcular mediante un factor, el precio de venta de la mercancía.
184
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
El factor capturado corresponde a una proposición para calcular automáticamente (sobre el costo), el precio de venta de los artículos incluidos en el documento. El usuario podrá modificar el precio calculado para cada artículo. El precio de venta será aplicado por el sistema al cierre del documento. El sistema validará para la aplicación del factor, el control de precios asignado al proveedor. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. Factor de gastos. En este campo el sistema permite incrementar mediante un factor, el costo de la mercancía. El campo es empleado cuando existen gastos posteriores a la facturación del proveedor; por ejemplo, cuando se requiere agregar el costo de un flete o transporte. El factor capturado afecta el costo de la mercancía pero no el importe del documento. Observación proveedor. En este campo será desplegada la observación existente en el registro del proveedor. Observación almacén. En este campo será desplegada la observación existente en el registro del almacén que registra el documento.
8
Al finalizar la captura, haga clic en el botón aceptar.
Etapa de partidas Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas y el cursor habilitará el campo Que artículo? En la parte inferior derecha, la carpeta indica el número de documento, nombre del proveedor y el botón del módulo. La carpeta permite observar el ingreso de partidas al documento. A través de ella también podrán modificarse las partidas y sus cantidades así como las condiciones especiales para cada partida. El usuario determinará el procedimiento más conveniente. El mecanismo consiste en indicar al sistema que artículos del pedido a proveedor ingresarán al documento de compra o consignación. El usuario cuenta con tres procedimientos: Procedimiento para el ingreso automático de partidas al documento Por este mecanismo el sistema ingresa al documento de entrada de mercancía todas las partidas del pedido, en las cantidades solicitadas. El procedimiento se recomienda cuando se acepta que el pedido llegó completo.
8
Al desplegar la carpeta de partidas, seleccione de la barra de herramientas de la opción el botón seleccionar partidas.
Será desplegada una ventana con las partidas del pedido.
8
Seleccione el botón todas y haga clic.
185
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Las partidas de la ventana pasarán al cuerpo del documento de entrada de mercancía. El usuario podrá efectuar modificaciones de último momento en cantidades, partidas, precios Procedimiento de selección de partidas para su ingreso al documento Por este mecanismo el sistema ingresa al documento de entrada de mercancía las partidas del pedido seleccionadas por el usuario. El procedimiento se recomienda cuando el usuario reconoce las partidas del pedido que llegaron completas.
8
Al desplegar la carpeta de partidas, seleccione de la barra de herramientas de la opción el botón seleccionar partidas.
Será desplegada una ventana con las partidas del pedido.
8
Seleccione con el puntero la partida que ingresará al documento de entrada de mercancía y haga doble clic o seleccione con el puntero la partida que ingresará al documento de entrada de mercancía y haga clic en el botón aceptar.
La partida seleccionada pasará al cuerpo del documento de entrada de mercancía. El usuario podrá efectuar modificaciones de último momento en cantidades, partidas, precios. Repita el procedimiento con las partidas que sea necesario. Procedimiento de captura de artículos mediante lector de código de barras Por este mecanismo el sistema ingresa al documento de entrada de mercancía los artículos capturados por el usuario. El sistema validará para el ingreso de artículos al documento de entrada de mercancía, tanto que la partida se encuentre registrada en el pedido, como que la cantidad corresponda a la previamente solicitada. El procedimiento se recomienda cuando el usuario requiere que el sistema verifique uno a uno los artículos que ingresan al documento de entrada de mercancía. Importante: Para cualquier método de ingreso de mercancía. Cuando el sistema detecta que se ha dado ingreso a un artículo no registrado en el pedido a proveedor, o se le ha dado ingreso en una cantidad superior a la solicitada, le será solicitada una confirmación para aceptar el artículo o la cantidad en sobrepedido. Los procedimientos para seleccionar y agregar partidas no incluidas en el pedido a proveedor, se realizan de la siguiente manera. Procedimiento para agregar artículos mediante lector de código de barras A la derecha del campo de búsqueda el campo propone la cantidad de artículos solicitados 1.00. El campo se ha diseñado para la captura de códigos de barra, de tal forma que al emplear un lector de código de barras, el sistema dará acceso directo al artículo en cantidad de 1. Al detectar el sistema que un código de barras había ingresado al documento con anterioridad, el artículo será sumado a la partida previamente ingresada al documento.
186
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Importante: Cuando en el campo Que artículo? de la carpeta partidas es capturada una clave o código de barras reconocido por el sistema, el artículo será ingresado al documento. De lo contrario será desplegado un mensaje informativo.
8
Otro método para modificar cantidades a una partida consiste en seleccionar la partida con el puntero y hacer clic en la columna cantidad.
El cursor habilitará el campo para modificar el número de artículos solicitados. Procedimiento para agregar artículos mediante búsqueda Los parámetros para la búsqueda de artículos corresponden a los campos descripción, clave, clasificación línea, departamento, proveedor y fabricante. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave del artículo. En las operaciones con los módulos de especialidad, el usuario cuenta además con botones alternos para ordenamientos por campos propios de cada giro.
q
Capture la clave del artículo o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos. Importante: Cabe resaltar que la carpeta de partidas muestra los artículos ingresados al documento, permitiendo hacer modificaciones, mientras que la carpeta de artículos solo permite efectuar búsquedas para seleccionar los artículos que ingresan al documento.
Será desplegada en la carpeta de artículos una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los artículos desplegados. La información de la carpeta de artículos y el procedimiento de búsqueda, es similar al descrito en la carpeta partidas. Recuerde que el número de registros (No. registros) desplegados en ambas carpetas, es configurado por el usuario. Para mayor información consulte configuración general. 747Importante: Cuando se da ingreso a la carpeta de partidas a un artículo sin precio de lista (.0000), el sistema no ingresa más artículos al documento de entrada mientras el usuario no capture al precio correspondiente. Para mayor información consulte la columna precio de lista. Descripción de la carpeta de partidas Básicamente está dividida en dos secciones. La sección superior, despliega información relevante de la partida iluminada (artículo) en la sección inferior. Sección inferior Esta sección corresponde al cuerpo del documento y permite efectuar las modificaciones necesarias. A continuación se describe la función de cada columna. No.
Descripción
Precio unit.
Ped/Repos.
Fac.desc.
Recibidos
Importe
Cantidad
% D. vta.
Precio lista
Precio públ.
% Desc.
Devols.
No. (número). Indica la secuencia en que ingresaron los artículos al documento de entrada de mercancía. A la impresión del documento cerrado (carpeta de opciones), las partidas serán ordenadas alfabéticamente. Descripción. Descripción del artículo.
187
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
En los módulos de especialidad: discos y libros, la columna corresponde al título. Ped/Repsos (Pedidos/Reposición). Indica el número de artículos solicitados a proveedor (pedido). La columna está reservada para las entradas de mercancía con base a un documento de referencia. Las entradas de mercancía directas indicarán en la columna 0. Tome en cuenta que las consignaciones deberán pasar al movimiento de compra/consignación. Recibidos. Indica el número de artículos surtidos por el proveedor. La columna está reservada para las entradas de mercancía con base a un documento de referencia. Ante la posibilidad de entradas parciales de mercancía, la columna permite identificar el total acumulado. En la entrada directa de mercancía, el campo es modificado automáticamente copiando el valor de la columna cantidad. Cantidad: En este campo será capturado el número de piezas recibidas del artículo. En las entradas de mercancía directas, el valor del campo es copiando a la columna cantidad.
8
Para efectuar modificaciones al número de piezas de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente de la partida y haga clic. El campo será habilitado para capturar cantidades. Cuando la cantidad es igual a 0, el sistema eliminará la partida al cierre del documento.
Precio de lista: En este campo será propuesto el precio de lista unitario ofrecido por el proveedor al que se registra la entrada de mercancía. En todos los casos el valor propuesto podrá modificarse. Cuando el proveedor al que se registra la entrada de mercancía no está inscrito como proveedor del artículo, el sistema propondrá el precio de lista existente en el registro del artículo. El valor del campo será actualizado por el sistema al cierre del documento. Tome en cuenta que los precios de lista, no incluyen impuestos y que éstos serán calculados por el sistema para cada artículo de acuerdo a la configuración del departamento asignado.
8
Para efectuar modificaciones al precio de lista unitario de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
% de descuento: En este campo será propuesto el descuento por partida ofrecido por el proveedor al que se registra la entrada de mercancía. En todos los casos el valor propuesto podrá modificarse. El porcentaje de descuento será aplicado al valor del campo precio de lista y reflejado en el campo precio unitario. Cuando el proveedor al que se registra la entrada de mercancía no está inscrito como proveedor del artículo, el sistema propondrá el descuento existente en el registro del artículo. El valor del campo será actualizado por el sistema al cierre del documento.
8
188
Para efectuar modificaciones al % de descuento de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Precio unitario: En este campo será desplegado el precio unitario ofrecido por el proveedor al que se registra la entrada de mercancía. El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el porcentaje de descuento al valor del campo precio de lista. Factor de descuento: En este campo será propuesto mediante un factor, los porcentajes de los campos descuentos de compra % acumulados, aceptados en la carpeta condiciones. El factor representa el descuento global del proveedor aplicado al documento y calculado de la siguiente manera. % descuento de compra al documento de...
El sistema calcula el factor...
Factor
16%
.84
.8400
25%
.75
.7500
45%
.55
.5500
16% + 5%
.84 X.95 = 0.7980
.7980
25% + 3%
.75 X .97 = 0.7275
.7275
Mediante este campo el usuario podrá modificar o anular los descuentos globales del documento a los artículos que no deban contar con él, como ocurre con los artículos con precio neto o con descuento limitado. Forma de utilizar el campo factor En los artículos solicitados a proveedor que no deban aplicar el descuento global, (artículo con precio neto), éste podrá cancelarse modificando el factor propuesto por el factor 1.0 % descuento de compra al documento de...
Y el sistema proponga el factor...
Modifique por el factor...
16%
.8400
1.0000
25%
.7500
1.0000
45%
.5500
1.0000
16% + 5%
.7980
1.0000
25% + 3%
.7275
1.0000
En los artículos solicitados a Proveedor que no deban incluirse en el documento con el descuento global pero cuentan con un descuento limitado, éste podrá determinarse modificando el factor calculado para el documento por el factor correspondiente al descuento limitado. Ejemplo para artículos con descuento Limitado del 10% 189
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
% descuento de compra al documento de...
Y el sistema proponga el factor...
Modifique por el factor...
16%
.8400
0.9000
25%
.7500
0.9000
45%
.5500
0.9000
16% + 5%
.7980
0.9000
25% + 3%
.7275
0.9000
En los artículos solicitados a proveedor con el descuento global mas un descuento global extra, éste podrá determinarse modificando el factor calculado para el documento multiplicado por el factor correspondiente al descuento global extra. Ejemplo para artículos con descuento global extra del 10% (factor 0.9000) % descuento de compra al documento de...
Y el sistema proponga el factor...
Modifique por el factor...
16%
.8400
0.7560
25%
.7500
0.6750
45%
.5500
0.4950
16% + 5%
.7980
0.7082
25% + 3%
.7275
0.6547
8
Para efectuar modificaciones al factor de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
Importe: En este campo será desplegado el importe unitario calculado por el sistema para el proveedor al que se registra la entrada de mercancía. El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el factor al valor del campo precio unitario. Porcentaje de descuento de Venta: Este campo permite modificar el porcentaje de descuento a la venta. Al ingresar el artículo a la carpeta de partidas, el sistema despliega el porcentaje existente en el registro del artículo. Si el valor del campo es modificado, la información es almacenada y el nuevo descuento a la venta aplicado al registro del artículo al cierre del documento.
8
Para efectuar modificaciones al descuento de venta de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
Precio público: Este campo permite modificar el precio de venta.
190
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Al ingresar el artículo a la carpeta de partidas, el sistema despliega el precio de venta existente en el registro del artículo. Si el valor del campo es modificado, la información es almacenada y el nuevo precio de venta aplicado al registro del artículo al cierre del documento.
8
Para efectuar modificaciones al precio al público de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de partidas seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
El status del documento pasará de pendiente a cerrado. El sistema desplegará la carpeta opciones. Carpeta de opciones La capeta de opciones simula la impresión del documento.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
Importante: El movimiento de compra sobre entrada de mercancía en consignación, se realiza desde la opción movimientos sobre consignación.
Procedimiento para la modificación de entradas de mercancía (en proceso) El usuario podrá identificar la entrada en proceso mediante el status de pendiente (P).
8
Indique en la carpeta de selección, la entrada de mercancía a modificar y haga doble clic. Será desplegada la entrada de mercancía en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro de la entrada de mercancía. Recuerde que las entradas de mercancía cerradas no pueden modificarse. Cuando se realizaron modificaciones en la carpeta de condiciones, la será solicitada una confirmación para guardar los cambios. Al ingresar a la carpeta de partidas, el sistema aplicará las modificaciones. Proceda de manera similar a la descrita durante el registro del documento.
Procedimiento para la consulta de entradas de mercancía
8
Indique en la carpeta de selección, el documento de entrada que requiera consultar y haga doble clic. Recuerde habilitar el módulo y botón correspondientes al documento. Será desplegada la entrada de mercancía en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro del documento. La consulta de documentos: cerrados o cancelados, permite al usuario activar todas las carpetas. 191
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Procedimiento para la cancelación de entradas de mercancía (en proceso o cerradas)
8
Indique en la carpeta de selección, la entrada de mercancía a cancelar y haga doble clic. Será desplegado el documento en la carpeta de condiciones.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
cancelar y haga clic.
Le será solicitada una confirmación para cancelar el documento. El status del documento pasará a cancelado.
Remisiones (movimiento sobre consignación) El procedimiento para el manejo de la opción remisiones, se realiza de manera similar en todos los módulos. La opción permite efectuar movimientos de compra, devolución o pedido de reposición sobre la entrada de mercancía en consignación. En una sola operación sobre el documento en consignación, el usuario puede ejecutar simultáneamente 3 diferentes movimientos: compra, devolución y reposición (pedido). Al cerrar la operación, cada movimiento se registra e ingresa a su respectivo consecutivo (compras, devoluciones, pedidos) y módulo. Durante el procedimiento, el sistema valida en el documento de entrada en consignación, las partidas y cantidades recibidas contra las del movimiento. Es decir, no se pueden comprar o devolver cantidades superiores a las recibidas.
8
Seleccione de la barra del menú la opción movimientos y haga clic en la opción remisiones. Será desplegada la carpeta de selección.
8
Acepte o seleccione el módulo correspondiente y haga clic. Serán desplegados los documentos de entrada de mercancía en consignación, registrados en el módulo.
8
Seleccione el documento o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Procedimiento para efectuar movimientos sobre documentos en consignación El procedimiento para los movimientos (compra, devolución y reposición) se realiza desde la misma opción y se ha dividido en las siguientes Etapas: Etapa de entrada La carpeta de selección, despliega únicamente entradas de mercancía en consignación cerradas en el módulo habilitado, sin importar que sobre éstas existan movimientos.
192
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
El usuario puede efectuar en cada operación sobre el documento de entrada de mercancía en consignación, uno o todos los movimientos, involucrando a uno o a todos los artículos. Cuando el sistema detecta que no restan artículos pendientes de compra o devolución en el documento de entrada de mercancía en consignación, el documento desaparecerá de esta lista. Los parámetros de búsqueda de documentos corresponden a los campos número de documento, número de referencia, documento de referencia y selección de proveedor. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por número de documento.
q
Capture el número de documento o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los documentos desplegados.
8
Indique en la carpeta de selección, la entrada de mercancía en consignación a la que aplicará movimientos y haga doble clic. Será desplegada la remisión en la carpeta de condiciones. La información corresponde a las condiciones pactadas al cierre de la remisión. Descripción de campos. Usuario. El campo indica el nombre del usuario que registro la remisión. Módulo. El campo indica el módulo en que se registro la remisión. Fecha. El campo indica la fecha en que se registro la remisión. Status. El campo indica el estado que guarda el documento de remisión. El status registrado, corresponde a las remisiones de proveedor sobre las que no se han efectuado movimientos. El status abierto, corresponde a las remisiones de proveedor sobre las que se están efectuado movimientos. El status impide que el documento pueda utilizarse por otro usuario simultáneamente. El status movimiento, corresponde a las remisiones de proveedor sobre las que se han efectuado movimientos, Proveedor. El campo indica el nombre del proveedor al que se registro el documento de remisión. No. referencia (número de referencia). El campo indica el número de referencia asociado al documento de remisión. Documento de entrega: El campo indica el documento enviado por el proveedor (factura o remisión). Al documento de entrega corresponde el valor del campo número de referencia. Los campos documento de entrega y número de referencia, permiten efectuar búsquedas por los documentos del proveedor. Tipo de entrada. El campo indica el tipo de entrada de mercancía. Los documentos de la opción, corresponden al tipo de entrada en consignación.
193
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Tipo de compra. El campo indica el tipo de compra. Los documentos de la opción, corresponden al tipo de compra crédito. No. documento (número de documento). El campo indica el número del documento sobre el que se pretende efectuar un movimiento. Documento de referencia. El campo indica el número del documento de referencia del documento en consignación. El campo indicará 0 en las entradas por consignación directas. El documento de referencia no tiene relación con el número de referencia. Días de crédito. El campo indica los días de crédito pactados con el proveedor. Control de precios (proveedor). El campo indica el control de precios asignado al proveedor. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. Moneda. El campo indica la moneda asignada al proveedor. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. Etiquetas. El campo indica el comportamiento empleado por el sistema que para la generación e impresión de etiquetas al cierre del documento en consignación. Sin etiquetas. Esta opción impide la generación e impresión de etiquetas. Generar etiquetas. Esta opción genera en un archivo las etiquetas correspondientes a los artículos ingresados, para su posterior impresión. Imprimir etiquetas. Esta opción imprime las etiquetas correspondientes a los artículos ingresados al cierre del documento. Para mayor información sobre configuración de impresoras de etiquetas, consulte el manual técnico. Descuentos de compra %. El campo indica los porcentajes de descuento en cascada, pactados con el proveedor al cierre del documento en consignación. Importe descuentos. El campo indica el importe calculado por el sistema por concepto de descuento al cierre del documento en consignación. Factor de descuento. El campo indica el factor de descuento aplicado al documento en consignación. El importe es calculado por el sistema sobre el valor de los campos descuentos de compra %. Importe de gastos. El campo indica el importe calculado por el sistema por concepto de gastos sobre el documento en consignación. El importe es calculado por el sistema a la aplicación del campo factor de gastos. Factor de gastos. El campo indica el factor de gastos aplicado al documento en consignación Descuento financiero. El campo indica el porcentaje de descuento financiero pactado con el proveedor al cierre del documento en consignación. Factor de utilidad. El campo indica el factor de utilidad aplicado a la mercancía, al cierre del documento en consignación.
194
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Recuerde que el sistema validó al cierre del documento en consignación, el control de precios asignado al proveedor. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. Observación proveedor. El campo indica la observación del proveedor registrada, al cierre del documento en consignación. Observación almacén. El campo indica la observación del almacén registrada, al cierre del documento en consignación.
8
Para aceptar la carpeta, haga clic en el botón aceptar.
Etapa de partidas Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas. A diferencia de las otras opciones a proveedor, la carpeta despliega únicamente información. Descripción de la carpeta de partidas En la parte inferior derecha, la carpeta indica el número de documento de entrada en consignación, nombre del proveedor y el botón del módulo. Sección superior de la carpeta El recuadro artículos de la sección superior cuenta con los siguientes botones que permiten observar información complementaria. Tome en cuenta que la opción permite efectuar un movimiento de reposición (pedido). Botón movimientos. Despliega información general del artículo incluyendo: fechas, cantidades y proveedores del último: pedido, consignación y compra a proveedor. Botón proveedores. Despliega información relevante de los diferentes proveedores del artículo. Las columnas permiten identificar los: precios de lista, descuentos y costos ofrecidos por los diferentes proveedores del artículo en la fecha señalada. Botón de estadística semanal. Despliega la información correspondiente a la venta y devolución del artículo por semana (comportamiento semanal a la venta del artículo). En la columna semana, los 4 primeros dígitos corresponden al año y los 2 últimos al número de semana. Botón de estadística mensual. Despliega la información correspondiente a los movimientos mensuales de entrada y salida del artículo, relacionados a: clientes, proveedores y sucursales, (comportamiento mensual del artículo). En la columna mes, los 4 primeros dígitos corresponden al año y los 2 últimos al número de semana. Sección inferior de la carpeta Esta sección corresponde a la información de movimientos efectuados sobre el documento de entrada de mercancía en consignación por lo que carece de campos de captura Al indicar al sistema que se pretende
195
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
registrar un nuevo movimiento sobre el documento, el sistema modifica esta sección para la captura de cantidades.
Consulta de movimientos Encabezado de columnas para la consulta de movimientos efectuados sobre el documento. Descripción
...% Desc.
Cantidad
Precio unit.
Reposición
Fac.desc.
Compras
Importe
Devolución
% D. vta.
Precio lista ...
Precio públ.
Descripción. Descripción del artículo. En los módulos de especialidad la columna corresponde al título. Cantidad: Indica el número de piezas recibidas en el documento de entrada en consignación. Reposición. Indica el número de piezas solicitadas a proveedor en calidad de pedido de reposición. Compras. Indica el número de piezas compradas sobre el número de piezas recibidas en el documento de entrada en consignación. El campo es modificado automáticamente cada ves que es cerrada una operación con movimiento de compra. Devoluciones. Indica el número de piezas devueltas a proveedor (devolución de consignación), sobre el número de piezas recibidas en el documento de entrada en consignación. El campo es modificado automáticamente cada ves que es cerrada una operación con movimiento de devolución. Precio de lista: El campo indica el precio de lista unitario ofrecido por el proveedor a la entrada de mercancía. % de descuento: El campo indica el descuento por partida unitario ofrecido por el proveedor a la entrada de mercancía. Precio unitario: El campo indica el precio unitario ofrecido por el proveedor a la entrada de mercancía. Factor de descuento: El campo indica el factor aplicado a cada partida a la entrada de mercancía. Recuerde que el factor es calculado por el sistema sobre los porcentajes de los campos descuentos de compra % a la entrada de mercancía y representa el descuento global del proveedor aplicado al documento. Para mayor información consulte entrada de mercancía. Importe. Indica el importe de la partida a la entrada de mercancía. Recuerde que el importe es calculado por el sistema al aplicar el factor al valor del campo precio unitario. %D.vta. Indica el % de descuento a la venta del artículo, registrado a la entrada de mercancía.
196
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Recuerde que durante las entradas de mercancía, el usuario puede modificar el valor del campo. Precio público. Indica precio al público del artículo, registrado a la entrada de mercancía. Recuerde que durante las entradas de mercancía, el usuario puede modificar el valor del campo.
Procedimiento para registrar nuevos movimientos. Para indicar al sistema que se requiere de un nuevo movimiento, el usuario deberá habilitar el botón
8
Para registrar un nuevo movimiento seleccione de la barra de herramientas de la opción el botón ingresar movimiento.
El sistema modificará la carpeta a modo movimiento y el cursor habilitará el campo comprar. En el encabezado de columnas para el registro de nuevos movimientos, el sistema inserta las columnas de captura: comprar, devolver y reponer. Si bien el resto de los campos no permiten su modificación, si permiten comportarse como proposiciones al movimiento de reposición (pedido), para su posterior modificación en la opción pedidos a proveedor. Descripción
Reponer
Cantidad
Precio lista
Reposición
% Desc.
Compras
Precio
Devolución
Fac.desc.
Pendientes
Importe
Comprar
% D. vta
Devolver
Precio públ.
Descripción. Descripción del artículo. En los módulos de especialidad la columna corresponde al título. Cantidad: Indica el número de piezas recibidas en el documento de entrada en consignación. Reposición. Indica el número de piezas solicitadas a proveedor en calidad de pedido de reposición. Compras. Indica el número de piezas compradas sobre el número de piezas recibidas en el documento de entrada en consignación. El campo es modificado automáticamente cada ves que es cerrada una operación con movimiento de compra. Devoluciones. Indica el número de piezas devueltas a proveedor (devolución de consignación), sobre el número de piezas recibidas en el documento de entrada en consignación. El campo es modificado automáticamente cada ves que es cerrada una operación con movimiento de devolución. Pendientes. Indica el número de piezas restantes en el documento de entrada en consignación. El valor del campo corresponde a la diferencia entre la columna cantidad y la suma de las columnas compras y devoluciones.
197
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Comprar. En el capo deberá capturarse el número de piezas que serán compradas sobre el número de piezas pendientes en el documento de entrada en consignación.
q
Capture el número de piezas a compra y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. Al cierre del movimiento, el sistema registrará en el consecutivo (del módulo correspondiente), la entrada de mercancía por compra, correspondiendo al documento de referencia, la entrada de mercancía en consignación.
Devolver. En el capo deberá capturarse el número de piezas que serán devueltas a proveedor sobre el número de piezas pendientes en el documento de entrada en consignación.
q
Capture el número de piezas a devolver y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. Al cierre del movimiento, el sistema registrará en el consecutivo (del módulo correspondiente), la devolución a proveedor, correspondiendo al documento de referencia, la entrada de mercancía en consignación.
Reponer. En el capo deberá capturarse el número de piezas que serán solicitadas a proveedor (pedido de reposición), sobre las partidas de la entrada en consignación.
q
Capture el número de piezas a ingresar a un pedido a proveedor. Al cierre del movimiento, el sistema registrará en el consecutivo (del módulo correspondiente), el nuevo pedido a proveedor, correspondiendo al documento de referencia, la entrada de mercancía en consignación. Importante. El usuario puede efectuar movimientos de reposición (pedidos de reposición), tomando como base las partidas del documento de entrada de mercancía, sin registrar movimientos de compra o devolución.
Precio de lista: El campo indica el precio de lista unitario ofrecido por el proveedor a la entrada de mercancía. % de descuento: El campo indica el descuento por partida unitario ofrecido por el proveedor a la entrada de mercancía. Precio unitario: El campo indica el precio unitario ofrecido por el proveedor a la entrada de mercancía. Factor de descuento: El campo indica el factor aplicado a cada partida a la entrada de mercancía. Recuerde que el factor es calculado por el sistema sobre los porcentajes de los campos descuentos de compra % a la entrada de mercancía y representa el descuento global del proveedor aplicado al documento. Para mayor información consulte entrada de mercancía. Importe. Indica el importe de la partida a la entrada de mercancía. Recuerde que el importe es calculado por el sistema al aplicar el factor al valor del campo precio unitario. %D.vta. Indica el % de descuento a la venta del artículo, registrado a la entrada de mercancía. Recuerde que durante las entradas de mercancía, el usuario puede modificar el valor del campo. Precio público. Indica precio al público del artículo, registrado a la entrada de mercancía.
198
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Recuerde que durante las entradas de mercancía, el usuario puede modificar el valor del campo. Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de partidas, seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
El status del documento pasará de abierto a movimientos. El sistema desplegará la carpeta opciones. Carpeta de opciones La parte inferior de la carpeta, cuenta con los botones: compras, devolución y reposición. Al habilitar cada uno de ellos, el sistema despliega el acumulado de los diferentes movimientos registrados sobre el documento. Por omisión, al ingresar a la opción, el sistema habilita el botón compras. El usuario puede seleccionar e imprimir cada uno de estos acumulados.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
Importante. Tome en cuenta que la opción remisiones, solo muestra información acumulada de movimientos. Para la consulta de los diferentes documentos generados en cada movimiento, el usuario deberá ingresar a la opción correspondiente.
Procedimiento para la modificación de movimientos sobre remisión. (en proceso) El usuario podrá identificar los movimientos en proceso mediante el status de abierto (A).
8
Indique en la carpeta de selección, el movimiento a modificar y haga doble clic.
Será desplegada la carpeta de condiciones. El botón
ingresar movimiento estará deshabilitado.
Proceda de manera similar a la descrita durante el registro del documento.
Procedimiento para la cancelación de movimientos sobre remisión (en proceso)
8
Indique en la carpeta de selección, el movimiento a cancelar y haga doble clic. Será desplegada la carpeta de condiciones.
8
Haga clic en el botón cancelar. Le será solicitada una confirmación para cancelar el movimiento. Al aceptar, el status del documento pasará de abierto a movimientos para identificar que se había registrado un movimiento. Al ingresar nuevamente a registrar un movimiento sobre el documento de entrada de mercancía en consignación, Para registrar un nuevo movimiento seleccione de la barra de herramientas de la opción el botón
ingresar movimiento volverá a ser activado por el sistema.
199
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Devoluciones El procedimiento para el manejo de la opción devoluciones a proveedor, se realiza de manera similar en todos los módulos. La opción permite efectuar movimientos de salida de mercancía por los conceptos de devolución de compra a proveedor y devolución a proveedor (sin bese en un documento). Importante. Las devoluciones sobre documentos de entrada de mercancía en consignación, deberán ejecutarse en la opción movimientos de remisión.
Devolución a proveedor (sin base en un documento de compra)
8
Seleccione de la barra del menú la opción movimientos y de la opción proveedores, haga clic en devolución. Será desplegada la carpeta de selección.
8
Acepte o seleccione el módulo correspondiente y haga clic. Serán desplegados los documentos de devolución, registrados en el módulo. El usuario podrá diferenciar mediante la columna movimiento, el tipo de devolución. Devolución de compra o devolución a proveedor. El concepto devolución de compra puede ejecutarse con o sin base en un documento de compra; mientras el concepto devolución a proveedor, corresponde exclusivamente a devoluciones sobre documentos de entrada de mercancía en consignación. Importante. Cada tipo de devolución (devolución de compra o devolución a proveedor), genera su propio consecutivo.
Procedimiento para el registro de devoluciones a proveedor (sin base en un documento de compra) Etapa de entrada
Carpeta de selección
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón
nuevo documento.
Será desplegada la carpeta selección de proveedor y el cursor habilitará el campo que proveedor? La carpeta permite seleccionar únicamente proveedores registrados en el módulo habilitado. Los parámetros de búsqueda corresponden a los campos nombre corto, nombre, clave, clasificación y R.F.C.. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave del proveedor.
q
Capture la clave del proveedor o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los proveedores desplegados.
200
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
8
Seleccione al proveedor y haga clic.
Será desplegada la carpeta condiciones, que permite definir las condiciones del documento. En un principio, la carpeta propone las condiciones actuales existentes en el registro del proveedor. La secuencia en que son habilitados los campos permite agilizar la operación, encontrándose al principio los campos que ameritan captura y al final los que generalmente son aceptados. El usuario podrá modificar todos los campos de captura. Importante: Al aceptar la carpeta condiciones, algunos campos no podrán modificarse posteriormente. Cuando estos campos afectan la negociación, el documento deberá cancelarse. Descripción de campos. Usuario. El campo indica el nombre del usuario que registra el documento. Módulo. El campo indica el módulo en que se registra el documento. Fecha. El campo indica la fecha en que se registra el documento. Status. El campo indica el estado que guarda el documento. Proveedor. El campo indica el nombre del proveedor al que se registra el documento. Almacén. El campo permite seleccionar el almacén de salida de mercancía (versión multialmacén). No. referencia (número de referencia): Este campo numérico permite asociar el documento con alguna referencia. Si la referencia no es capturada, la carpeta de selección y para efectos de búsqueda por número de referencia indicará 0. Tipo de entrada. El campo indicará el tipo de entrada: en firme, para devoluciones sin base en un documento. El campo no podrá modificarse. Tipo de compra. El campo indicará el tipo de compra: contado, para devoluciones sin base en un documento. El campo no podrá modificarse. Tome en cuenta que las devoluciones sin base en un documento de compra, generan automáticamente una nota de crédito. No. documento (número de documento). En el campo será registrado el consecutivo del documento, asignado automáticamente por el sistema al aceptar la carpeta condiciones. Documento de referencia. El campo indicará 0 en las devoluciones sin base en un documento de compra. El documento de referencia no guarda relación con el número de referencia. Días de crédito. El campo indicará los días de crédito pactados con el proveedor. El campo no podrá modificarse, teniendo solo carácter informativo al usuario. Moneda. El campo indica la moneda asignada al proveedor.
201
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
El campo tiene carácter informativo al usuario. Descuentos de compra %. En estos campos el sistema propone los porcentajes de descuento en cascada, pactados con el proveedor. Los porcentajes podrán modificarse y son aplicados uno sobre otro y calculados por el sistema en el campo factor de descuentos. Importe descuentos. El campo indica el importe por concepto de descuento sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la entrada de artículos al documento de devolución. Aplicando sobre el precio de lista, las condiciones pactadas existentes en el registro del proveedor. Importe de gastos. El campo indica el importe por concepto de gastos sobre el documento. El importe es calculado por el sistema a la aplicación del campo factor de gastos sobre el importe original del documento. Descuento financiero. El campo indica el porcentaje de descuento financiero pactado con el proveedor. El campo no podrá modificarse, teniendo solo carácter informativo al usuario. Factor de descuento. El campo indica el factor de descuento aplicado al documento. El factor es calculado por el sistema sobre el valor de los campos descuentos de compra %. Factor de gastos. El campo indica el factor de gastos pactado con el proveedor. El campo no podrá modificarse, teniendo solo carácter informativo al usuario. Factor de utilidad. El campo indica el factor de utilidad pactado con el proveedor. El campo no podrá modificarse, teniendo solo carácter informativo al usuario. Observación proveedor. En el campo será desplegada la observación existente en el registro del proveedor. La observación podrá modificarse. Observación almacén. El campo permite la captura de alguna observación al almacén de entrada
8
Al finalizar la captura, haga clic en el botón
aceptar.
Etapa de partidas Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas y el cursor habilitará el campo Que artículo? En la parte inferior derecha, la carpeta indica el número de documento, nombre del proveedor y el gráfico del módulo. La carpeta permite observar el ingreso de partidas al documento. A través de ella también podrán modificarse las partidas y sus cantidades así como las condiciones especiales para cada partida.
202
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Captura de artículos mediante lector de código de barras A la derecha del campo de búsqueda el campo propone la cantidad de artículos solicitados 1.00. El campo se ha diseñado para la captura de códigos de barra, de tal forma que al emplear un lector de código de barras, el sistema dará acceso directo al artículo en cantidad de 1. Al detectar el sistema que un código de barras había ingresado al documento con anterioridad, el artículo será sumado a la partida previamente ingresada al documento. Importante: Cuando en el campo Que artículo? de la carpeta partidas es capturada una clave o código de barras reconocido por el sistema, el artículo será ingresado al documento. De lo contrario será desplegado un mensaje informativo.
8
Otro método para modificar cantidades a una partida consiste en seleccionar la partida con el puntero y hacer clic en la columna devolver.
El cursor habilitará el campo para modificar el número de artículos a devolver. Selección de artículos mediante búsqueda Los parámetros para la búsqueda de artículos corresponden a los campos descripción, clave, clasificación línea, departamento, proveedor y fabricante. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave del artículo. En las operaciones con los módulos de especialidad, el usuario cuenta además con botones alternos para ordenamientos por campos propios de cada giro.
q
Capture la clave del artículo o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos. Importante: Cabe resaltar que la carpeta de partidas muestra los artículos ingresados al documento, permitiendo hacer modificaciones, mientras que la carpeta de artículos solo permite efectuar búsquedas para seleccionar los artículos que ingresan al documento.
Será desplegada en la carpeta de artículos una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los artículos desplegados. La información de la carpeta de artículos y el procedimiento de búsqueda, es similar al descrito en la carpeta partidas. Recuerde que el número de registros (No. registros) desplegados en ambas carpetas, es configurado por el usuario. Para mayor información consulte configuración general. Importante: Cuando se da ingreso a la carpeta de partidas a un artículo sin precio de lista (.0000), el sistema no ingresa más artículos al pedido mientras el usuario no capture al precio correspondiente. Para mayor información consulte la columna precio de lista. Descripción de la carpeta de partidas Básicamente está dividida en dos secciones. La sección superior, despliega información relevante de la partida iluminada (artículo) en la sección inferior. Sección inferior Esta sección corresponde al cuerpo del documento y permite efectuar las modificaciones necesarias. A continuación se describe la función de cada columna. Descripción Cantidad Devolver Precio lista % Desc. Precio unit. Fac.desc. Importe % D. vta. Precio públ.
203
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Descripción. Descripción del artículo. En los módulos de especialidad la columna corresponde al título. Cantidad: El campo indicará 0 en las devoluciones sin base en un documento. En las devoluciones con base en un documento, el valor del campo indicará el número de artículos originalmente comprados a proveedor. Devolver: El campo permite la captura del número de artículos a devolver.
8
Para efectuar modificaciones al número de piezas de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente de la partida y haga clic. El campo será habilitado para capturar cantidades a devolver. Cuando la cantidad es igual a 0, el sistema eliminará la partida al cierre del documento.
Precio de lista: En este campo será propuesto el precio de lista unitario ofrecido por el proveedor al que se registra la devolución. El valor propuesto podrá modificarse. Tome en cuenta que los precios de lista, no incluyen impuestos y que éstos serán calculados por el sistema para cada artículo de acuerdo a la configuración del departamento asignado.
8
Para efectuar modificaciones al precio de lista unitario de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
% de descuento: En este campo será propuesto el descuento por partida ofrecido por el proveedor al que se registra la entrada de mercancía. El valor propuesto podrá modificarse. El porcentaje de descuento será aplicado al valor del campo precio de lista y reflejado en el campo precio unitario. Cuando el proveedor al que se registra la entrada de mercancía no está inscrito como proveedor del artículo, el sistema propondrá el descuento existente en el registro del artículo.
8
Para efectuar modificaciones al % de descuento de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
Precio unitario: En este campo será desplegado el precio unitario ofrecido por el proveedor al que se registra la devolución. El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el porcentaje de descuento al valor del campo precio de lista. Factor de descuento: En este campo será propuesto mediante un factor, los porcentajes de los campos descuentos de compra % acumulados, aceptados en la carpeta condiciones. El factor es aplicado de manera similar al descrito en pedidos a proveedor. Para mayor información consulte pedidos a proveedor.
8
Para efectuar modificaciones al factor de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente a la partida y haga clic.
Importe: En este campo será desplegado el importe unitario calculado por el sistema. 204
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el factor al valor del campo precio unitario. Porcentaje de descuento de Venta: El campo permite observar el porcentaje de descuento a la venta. El campo tiene carácter informativo al usuario. Precio público: El campo permite observar el precio de venta. El campo tiene carácter informativo al usuario. Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de partidas seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
El status del documento pasará de pendiente a cerrado. El sistema desplegará la carpeta opciones. Carpeta de opciones La capeta de opciones simula la impresión del documento.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
Procedimiento para el registro de devoluciones con base en un documento de referencia (compra) Etapa de entrada Carpeta de selección
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón
movimiento sobre documento.
Será desplegada una ventana de compras con status de cerrados y en backorder. Los parámetros de búsqueda de documentos corresponden a los campos: número de documento, número de referencia y selección de proveedor. La ventana cuenta con botón principal para acceso directo por número de documento. Cuando la selección se realiza mediante proveedor, solamente serán desplegados los pedidos del proveedor seleccionado.
q
Capture el número de documento o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
Será desplegada una lista de pedidos ordenada, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los documentos desplegados.
8
Seleccione el documento y haga clic. Será desplegado el documento en la carpeta condiciones, que permite observar las condiciones del documento de compra. 205
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Para información detallada de cada campo consulte entrada de mercancía.
8
Para aceptar la carpeta y haga clic en el botón aceptar. Será generado el número de documento.
Etapa de partidas Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas y el cursor habilitará el campo Que artículo? En la parte inferior derecha, la carpeta indica el número de documento, nombre del proveedor y el gráfico del módulo. La carpeta permite observar el ingreso de partidas al documento. A través de ella también podrán modificarse las partidas y sus cantidades así como las condiciones especiales para cada partida. El usuario determinará el procedimiento más conveniente. El mecanismo consiste en indicar al sistema que artículos del documento de compra ingresarán al documento de devolución. El usuario cuenta con tres procedimientos: Procedimiento para el ingreso automático de partidas al documento Por este mecanismo el sistema ingresa al documento de devolución, todas las partidas del documento, en las cantidades originalmente compradas. El procedimiento se recomienda cuando la opción corresponde a una devolución completa.
8
Al desplegar la carpeta de partidas, seleccione de la barra de herramientas de la opción el botón seleccionar partidas.
Será desplegada una ventana con las partidas de la compra.
8
Seleccione el botón todas y haga clic.
Las partidas de la ventana pasarán al cuerpo del documento de devolución. El usuario podrá efectuar modificaciones de último momento en cantidades, partidas, precios Procedimiento de selección de partidas para su ingreso al documento Por este mecanismo el sistema ingresa al documento de devolución las partidas del documento de compra seleccionadas por el usuario. El procedimiento se recomienda cuando el usuario reconoce las partidas a devolver.
8
Al desplegar la carpeta de partidas, seleccione de la barra de herramientas de la opción el botón seleccionar partidas.
Será desplegada una ventana con las partidas de la compra.
8 206
Seleccione con el puntero la partida que ingresará al documento de devolución y haga doble clic.
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
La partida seleccionada pasará al cuerpo del documento de devolución. El usuario podrá efectuar modificaciones de último momento en cantidades, partidas, precios. Repita el procedimiento con las partidas que sea necesario. Procedimiento de captura de artículos mediante lector de código de barras Por este mecanismo el sistema ingresa al documento de entrada de mercancía los artículos capturados por el usuario. El sistema validará para el ingreso de artículos al documento de devolución, que las partidas y cantidades no excedan a la del documento original de compra o de las restantes. Importante. Tome en cuenta que el usuario puede efectuar devoluciones parciales sobre el mismo documento de compra. El procedimiento se recomienda cuando el usuario requiere que el sistema verifique uno a uno los artículos que ingresan al documento de devolución. Importante: Para cualquier método de ingreso de mercancía. Cuando el sistema detecta que se ha dado ingreso a un artículo no registrado en el pedido a proveedor, o se le ha dado ingreso en una cantidad superior a la comprada, será desplegada una ventana informativa. Procedimiento para agregar artículos mediante búsqueda Los parámetros para la búsqueda de artículos corresponden a los campos descripción, clave, clasificación línea, departamento, proveedor y fabricante. En las operaciones con los módulos de especialidad, el usuario cuenta además con botones alternos para ordenamientos por campos propios de cada giro. Para mayor información consulte procedimientos. Importante: Este procedimiento para seleccionar los artículos a devolver, no resulta práctica, ya que el sistema desplegará artículos de la base de datos. De cualquier manera el sistema validará que el artículo se encuentre en el documento de compra. Descripción de la carpeta de partidas Básicamente está dividida en dos secciones. La sección superior, despliega información relevante de la partida iluminada (artículo) en la sección inferior. Sección inferior Esta sección corresponde al cuerpo del documento y permite efectuar las modificaciones necesarias. A continuación se describe la función de cada columna. Descripción Cantidad Devolver Precio lista % Desc. Precio unit. Fac.desc. Importe % D. vta. Precio públ. Descripción. Descripción del artículo. En los módulos de especialidad la columna corresponde al título. Cantidad: El campo indica el número de artículos originalmente comprados. Cuando el sistema detecta que se han efectuado devoluciones parciales, el sistema desplegará el número de artículos restantes, posibles de devolver a proveedor.
207
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Devolver: El campo permite la captura del número de artículos a devolver.
8
Para efectuar modificaciones al número de piezas de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente de la partida y haga clic. El campo será habilitado para capturar cantidades a devolver. Cuando la cantidad es igual a 0, el sistema eliminará la partida al cierre del documento.
Precio de lista: El campo indica el precio de lista unitario ofrecido por el proveedor durante la compra del artículo. Tome en cuenta que los precios de lista, no incluyen impuestos y que éstos serán calculados por el sistema. El campo no podrá modificarse % de descuento: El campo indica el descuento por partida ofrecido por el proveedor durante la compra del artículo. El campo no podrá modificarse. El porcentaje de descuento es aplicado al valor del campo precio de lista y reflejado en el campo precio unitario. Precio unitario: En este campo será desplegado el precio unitario ofrecido por el proveedor durante la compra del artículo. Factor de descuento: En este campo será desplegado el factor, ofrecido por el proveedor durante la compra del artículo. El factor es aplicado de manera similar al descrito en pedidos a proveedor. Para mayor información consulte pedidos a proveedor. Importe: En este campo será desplegado el importe unitario ofrecido por el proveedor durante la compra del artículo. El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el factor al valor del campo precio unitario. Porcentaje de descuento de Venta: El campo permite observar el porcentaje de descuento a la venta. El campo tiene carácter informativo al usuario. Precio público: El campo permite observar el precio de venta. El campo tiene carácter informativo al usuario. Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de partidas seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
El status del documento pasará de pendiente a cerrado. El sistema desplegará la carpeta opciones. Carpeta de opciones La capeta de opciones simula la impresión del documento.
208
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
Importante: El movimiento de devolución sobre entrada de mercancía en consignación, se realiza desde la opción movimientos sobre consignación.
Procedimiento para la modificación de devoluciones (en proceso) El usuario podrá identificar el documento en proceso mediante el status de pendiente (P).
8
Indique en la carpeta de selección, la devolución a modificar y haga doble clic. Será desplegada la devolución a proveedor en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro de la entrada de devoluciones. Recuerde que las devoluciones de mercancía cerradas no pueden modificarse.
8
Proceda de manera similar a la descrita durante el registro del documento.
Procedimiento para la consulta de devoluciones
8
Indique en la carpeta de selección, el documento de devolución que requiera consultar y haga doble clic. Recuerde habilitar el módulo correspondiente al documento. Será desplegada la devolución en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro del documento. La consulta de documentos: cerrados o cancelados, permite al usuario activar todas las carpetas.
Procedimiento para la cancelación de entradas de devoluciones (en proceso o cerradas)
8
Indique en la carpeta de selección, la devolución a cancelar y haga doble clic. Será desplegado el documento en la carpeta de condiciones.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
cancelar y haga clic.
Le será solicitada una confirmación para cancelar el documento. El status del documento pasará a cancelado
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MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
CUENTAS POR PAGAR Los procedimientos que afectan de cualquier manera el saldo con los proveedores (pagos, anticipos, abonos devoluciones, etc.), son registrados automáticamente por el sistema en la opción cuenta por pagar, mediante un número consecutivo de movimientos. Ejemplo. Una compra a crédito, genera el movimiento correspondiente en la cuenta por pagar. La aplicación de pagos al documento de compra, genera nuevos movimientos sobre el movimiento del documento de compra. Cabe recalcar que la consulta de movimientos mantiene como documento de referencia, el documento que originó el movimiento. La opción cuentas por pagar, permite al usuario tanto el análisis de adeudo a proveedores, como la opción de movimientos de cargo o abono y las consultas de los movimientos registrados. Durante el registro de conceptos de cuentas por pagar en el catálogo de conceptos, el usuario definió los diferentes conceptos empleados por la empresa así como la aplicación de cada uno de ellos. Por otra parte el sistema cuenta con sus propios conceptos. Por estos motivos, el sistema brinda la más alta versatilidad a la opción, correspondiendo al usuario la responsabilidad de los movimientos efectuados. Importante. Los movimientos registrados en la cuenta por pagar no pueden cancelarse. Mecanismo automático de movimientos en la cuenta por pagar Las entradas de mercancía por compra a crédito o consignación, generan el movimiento de cargo a la cuenta por pagar del proveedor, mientras que las devoluciones de mercancía (parcial o total) sobre estos mismos documentos, generan el movimiento de abono sobre la cuenta por pagar correspondiente, disminuyendo su saldo y el del proveedor. Cuando el sistema detecta que el saldo de un documento es igual a cero, el documento es eliminado de la lista de documentos con adeudo. Cuando el sistema detecta que el saldo del proveedor es igual a cero, el proveedor es eliminado de la lista de proveedores con adeudo. Mecanismo manual de movimientos en la cuenta por pagar El empleo de conceptos definidos por el usuario le permite revertir movimientos dado que el sistema no maneja su cancelación. Los conceptos definidos como cargos, permiten incrementar el saldo de un documento o incrementar el saldo del proveedor sin afectar el saldo de los documentos. De esta manera al aplicarse un movimiento de pago (abono), a un documento equivocado, el usuario podría contar con un concepto “corrección” definido como cargo, que permita devolver el saldo al documento, mediante la captura del importe aplicado en el abono. De la misma manera podría incrementar el saldo de un documento sobre el que el proveedor está haciendo algún cargo, mediante un concepto “pago extemporáneo” definido como cargo, que permita incrementar el saldo del documento en la magnitud del importe capturado. Los conceptos definidos como abonos, permiten disminuir el saldo de un documento o disminuir el saldo del proveedor sin afectar el saldo de los documentos.
210
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
De esta manera al aplicarse un movimiento por concepto “anticipo a proveedor” definido como abono, el usuario podrá aplicar el importe al saldo del proveedor. De esta manera, disminuye el saldo del proveedor sin afectar el saldo de documentos Importante. Tome en cuenta que algunos movimientos pudieran crear un saldo negativo, bien sobre documentos o bien sobre proveedor.
Consulta de saldos por proveedor Carpeta de proveedores
8
Seleccione de la barra del menú la opción movimientos y haga clic en la opción cuenta por pagar. Será desplegada la carpeta de proveedores. La carpeta cuenta con una lista ordenada por clave de proveedores con saldo y resume para su consulta, en la columna saldo en moneda nacional, el saldo por proveedor y en los totales, el número de proveedores con adeudo y el global de la cuenta por pagar. Las columnas saldo en divisa y moneda, permiten identificar el saldo por proveedor en la divisa asignada al proveedor. El tipo de cambio corresponde al registrado en el catálogo de monedas. Para mayor información consulte catálogo de proveedores. En la parte inferior derecha, el recuadro mostrar, cuenta con los botones: proveedor con saldo y todos los proveedores. Por omisión, al ingreso a la opción, el botón proveedor con saldo estará habilitado.
8
Acepte o habilite el botón para desplegar únicamente proveedores con saldo o todos los proveedores. Importante. Tome en cuenta que el sistema permite el registro de movimientos directo al saldo del proveedor, por lo que en algunas circunstancias puede requerirse de un proveedor sin saldo. Después de seleccionado el proveedor, el usuario puede abandonar la opción u optar por seguir adelante con alguno de los siguientes procedimientos.
Método para la selección de documentos del proveedor Sobre los documentos seleccionados, el usuario podrá efectuar consultas o aplicar movimientos de cargo o abono. Para ingresar a los documentos del proveedor, seleccione al proveedor y haga doble clic o haga clic en la carpeta documentos.
8
Seleccione al proveedor requerido para consulta o aplicación de movimientos a documentos y haga doble clic o seleccione al proveedor y haga clic en la carpeta documentos.
Carpeta de documentos Será desplegada una lista de los documentos con saldo del proveedor seleccionado, ordenada por fecha; encontrándose en primer lugar e iluminado por el cursor, el movimiento mas reciente. Importante. La parte inferior de la carpeta, cuenta con un botón para desplegar únicamente los documentos saldados del proveedor. Por omisión, al ingresar a la opción el botón estará deshabilitado.
211
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Descripción de columnas. Docto Ref
...Saldo
No. docto Ref
Fecha
Días
TR
No ref
Vencimiento
Movimiento
%Cred
No.Movimiento
Fecha pago
TM
Observación
Importe...
Usuario
Documento de referencia. Indica los documentos de entrada de mercancía que generan una cuenta por pagar (compras y remisiones de proveedor). El sistema no permite efectuar movimientos sobre cuentas por pagar con referencia a remisiones de proveedor, por lo que estos renglones no pueden seleccionarse. Número de documento de referencia. Indica el número consecutivo generado por el sistema, de los documentos de referencia. El sistema no permite efectuar movimientos sobre cuentas por pagar con referencia a remisiones de proveedor, por lo que estos renglones no pueden seleccionarse. TR Tipo de referencia. Indica el tipo de documentos entregado por el proveedor (Factura o Remisión). Los movimientos sin tipo de referencia corresponden a movimientos directos al saldo del proveedor sin documento de por medio. Número de referencia. Indica el número consecutivo del documento entregado por el proveedor (Factura o Remisión). Importante. El número de referencia no guarda relación con el número de documento de referencia. Movimiento. Indica el concepto definido al movimiento. Para mayor información consulte catálogo de conceptos (cuentas por pagar). Número de movimiento. Indica el número consecutivo asignado por el sistema al movimiento. Tipo de movimiento. Indica el tipo de movimiento (Cargo o Abono) definido al movimiento. Para mayor información consulte catálogo de conceptos (cuentas por pagar) Importe. Indica el importe del movimiento. Saldo. Indica el saldo del movimiento. Fecha. Indica la fecha de registro del movimiento. Días. Indica el número de días pactados para el movimiento. Vencimiento. Indica la fecha de vencimiento del movimiento. El sistema calcula la fecha de vencimiento, aplicando el valor del campo días al campo fecha. % Desc. Porcentaje de descuento financiero. Indica el porcentaje de descuento financiero pactado para el movimiento. Para mayor información sobre la aplicación del campo, consulte catálogo de proveedores.
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MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Fecha de pago. Indica la fecha de pago del movimiento. Para mayor información sobre el cálculo de las fechas de pago, consulte catálogo de proveedores. Observación. Indica la observación del almacén capturada durante el registro del documento de entrada de mercancía. La entrada de mercancía genera el movimiento correspondiente en la cuenta por pagar. Usuario. Indica la clave del usuario que registró el documento de entrada de mercancía. La entrada de mercancía genera el movimiento correspondiente en la cuenta por pagar.
Selección de documentos (movimientos) La carpeta documentos, permite seleccionar uno o varios movimientos registrados. Recuerde que en la carpeta, los documentos de entrada en consignación no pueden seleccionarse.
Procedimiento para seleccionar un documento (movimiento)
8
Seleccione con el puntero el documento requerido y haga clic. El renglón del movimiento será iluminado
8
Para efectuar un nuevo movimiento y haga doble clic o haga clic en la carpeta movimientos. Será desplegada la carpeta movimientos.
8
Para efectuar una consulta de movimientos efectuados y haga clic en la carpeta consultas. Será desplegada la carpeta de consultas.
Procedimiento para seleccionar dos o más documentos (movimientos)
8
Seleccione con el puntero el primer documento requerido y haga clic. El renglón del movimiento será iluminado
8
Seleccione con el puntero el siguiente documento requerido, mantenga presionada la tecla [Control] y haga clic. Los renglones seleccionados serán iluminados. Importante. Una variante para seleccionar un grupo de documentos contiguos en la lista, consiste en seleccionar el primero de ellos de la manera indicada y manteniendo presionada la tecla [Shift] y hacer clic en el último. Los documentos seleccionados y los intermedios serás iluminados, a excepción de las entradas en consignación.
8
Para efectuar un nuevo movimiento sobre los documentos seleccionados haga clic en la carpeta movimientos.
213
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Será desplegada la carpeta movimientos.
8
Para efectuar una consulta de movimientos efectuados sobre los documentos seleccionados y haga clic en la carpeta consultas. Será desplegada la carpeta de consultas.
8
Para efectuar un nuevo movimiento sobre los documentos seleccionados haga clic en la carpeta movimientos. Será desplegada la carpeta movimientos. Cuando se ha seleccionado un grupo de documentos, al ingresar a la carpeta movimientos, será desplegada la ventana relación de documentos a pagar, con los documentos seleccionados.
Carpeta de movimientos
Descripción de campos Menú concepto. Este menú permite seleccionar el concepto por el cual será registrado el movimiento. El orden en que son desplegados los conceptos en el menú, depende de la secuencia asignada durante su registro. De acuerdo al concepto seleccionado, el recuadro movimientos habilita el botón correspondiente. Para mayor información consulte el catálogo conceptos cuentas por pagar. Recuerde que el concepto corresponde a un texto que permita asociar el movimiento. El sistema ejecuta el procedimiento de acuerdo al botón habilitado para efectuar cargos o abonos.
8
Seleccione con el puntero el concepto y haga clic. La viñeta apuntará al concepto seleccionado. Menú formas de pago. Este menú permite seleccionar la forma de pago empleada en el movimiento que se registra. El orden en que son desplegadas las formas de pago en el menú, depende de la secuencia asignada durante su registro. Para mayor información consulte el catálogo formas de pago.
8
Seleccione con el puntero la forma de pago y haga clic. La viñeta apuntará a la forma de pago seleccionada. Recuadro de datos del documento Proveedor. Indica el nombre del proveedor seleccionado. Tipo de movimiento. Indica el tipo de movimiento que generó la cuenta por pagar. Número de movimiento. Indica el número consecutivo de movimiento a la cuenta por pagar. Importe. Indica el importe original del documento. Saldo. Indica el saldo del documento. Documento de referencia. Indica el número de documento que generó el número de movimiento. 214
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Observaciones. Indica la observación del almacén capturada durante el registro del documento que generó el movimiento. Recuadro de movimiento Los botones son habilitados automáticamente por el sistema de acuerdo al concepto seleccionado. Recuerde que durante el registro de conceptos el usuario determinó el comportamiento (cargo o abono) de cada uno de ellos. El procedimiento natural para la aplicación del movimiento seleccionado, consiste en aceptar la opción de cargo o abono habilitada de acuerdo a su configuración original. En la presente carpeta, el botón habilitado corresponde a una proposición que el usuario puede modificar, lo que permite al sistema revertir un movimiento. Importante. Tome en cuenta que los movimientos de la cuenta por pagar no pueden cancelarse. Ejemplo. Suponga que por algún motivo se empleó un concepto de abono (pago a proveedor), sobre un documento equivocado. El usuario puede reparar el problema generando un nuevo movimiento sobre el mismo documento, empleando inclusive el mismo concepto pero modificando el movimiento a un cargo, o empleando un concepto registrado específicamente para estas circunstancias como “cargo por error”. Los conceptos registrados como indefinidos en el catálogo de conceptos, corresponde a opciones que comúnmente pueden funcionar como cargo o abono (ajuste de cuenta), siendo responsabilidad del usuario seleccionar el comportamiento del concepto durante el registro del movimiento. El sistema no permite efectuar movimientos indefinidos.
8
De ser necesario, modifique el movimiento del concepto seleccionado. Recuadro aplicar Al ingresar a la carpeta los botones se encuentran deshabilitados. Lo que permite aplicar el importe del movimiento a los documentos seleccionados. Aplicar directo a cuenta del proveedor Cuando el botón es habilitado, el sistema elimina la información del recuadro datos del documento y aplicará el importe por el concepto seleccionado (cargo o abono), al saldo del proveedor sin afectar los documentos. El movimiento provoca que el saldo del proveedor sea diferente (superior o inferior) al saldo de los documentos. Se sugiere emplear este procedimiento para el ajuste de cuenta del proveedor o el abono de anticipos, situaciones en las que no existen documentos de referencia generados por el sistema. Por antigüedad de saldos Cuando el botón es habilitado, el sistema elimina la información del recuadro datos del documento y aplicará el importe por el concepto seleccionado (cargo o abono), al saldo de los documentos, comenzando por el de mayor antigüedad. El sistema continuará saldando documentos hasta cubrir el importe del movimiento. El movimiento provoca que el saldo del proveedor disminuya en la misma cantidad que el importe.
215
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
8
De ser necesario, habilite el botón para la forma de aplicar el movimiento. Importe. El campo indica el importe aplicado al concepto (cargo o abono) en la forma de pago aceptada. El campo muestra información de acuerdo al procedimiento empleado en las carpetas anteriores y a los botones habilitados en esta carpeta. Cuando el movimiento se realiza sobre el documento seleccionado (un documento), el recuadro datos del documento despliega la información correspondiente a este y el campo importe propone el saldo del documento. Cuando el movimiento se realiza sobre un grupo de documentos seleccionados, el recuadro datos del documento no despliega información y el campo importe propone 0.00. Es desplegada la ventana relación de documentos a pagar, proponiendo en la columna importe por pagar, el saldo de los documentos seleccionados. Los campos de la columna permiten al usuario aceptar el importe o capturar la cantidad que será aplicada a cada documento. Al finalizar, el total acumulado será propuesto en el campo importe. Cuando el movimiento se realiza aplicando el concepto directo a la cuenta del proveedor, el campo propone el saldo del proveedor. Cuando el movimiento se realiza aplicando el concepto por antigüedad de saldos, el campo propone el saldo de los documentos.
q
Acepte o capture el importe y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo.
Número de factura. El campo indica el número del documento de referencia (factura del proveedor). El campo muestra información de acuerdo al procedimiento empleado en las carpetas anteriores y a los botones habilitados en esta carpeta. Cuando el movimiento se realiza sobre el documento seleccionado (un documento), el campo indica el número del documento de referencia. Cuando el movimiento se realiza sobre un grupo de documentos seleccionados, el campo permanecerá en blanco. La ventana relación de documentos a pagar, indicará el número de documento de referencia de documentos seleccionados. Cuando el movimiento se realiza aplicando el concepto directo a la cuenta del proveedor o por antigüedad de saldos, el campo permanecerá en blanco.
q
Acepte o capture el número de factura y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo.
Observación. Este campo alfanumérico de 120 caracteres permite la captura de alguna observación al movimiento que se registra.
q
Capture la observación y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo.
Banda cheque. El campo permite capturar el número de cheque.
q
8
Capture el número.
Cuando los datos sean correctos, haga clic en el botón aceptar
216
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
El sistema procesará el movimiento en la cuenta por pagar. Al finalizar será desplegada una ventana informativa, indicando si el movimiento se registro correctamente. Al aceptar la ventana será desplegada la carpeta de opciones. Carpeta de documentos Será desplegado un comprobante del movimiento efectuado (recibo), con la información correspondiente a los documentos e importe aplicados. Importante. La carpeta de documentos mantendrá el movimiento realizado mientras no sea registrado otro movimiento o abandonada la opción. Al eliminarse el movimiento, el usuario no podrá recuperarlo para su impresión. Carpeta de consultas La capeta permite consultar los movimientos efectuados en la opción cuenta por pagar. En la parte inferior de la carpeta el botón movimientos del documento seleccionado, permite al usuario desplegar únicamente la información del documento seleccionado en la carpeta de documentos. Por omisión, siempre que se ingresa a la opción el botón se encuentra deshabilitado. Descripción de columnas. Docto Ref ($)
No docto Ref TR No ref Movimiento NoMovimiento TM Importe($) Saldo($) Fecha Parcial
Documento de referencia. Indica los documentos de entrada de mercancía que generan una cuenta por pagar (compras y remisiones de proveedor). El sistema no permite efectuar movimientos sobre cuentas por pagar con referencia a remisiones de proveedor, por lo que estos renglones no pueden seleccionarse. Número de documento de referencia. Indica el número consecutivo generado por el sistema, de los documentos de referencia. Tipo de referencia. Indica el tipo de documentos entregado por el proveedor (Factura o Remisión). Los movimientos sin tipo de referencia corresponden a movimientos directos al saldo del proveedor sin documento de por medio. Número de referencia. Indica el número consecutivo del documento entregado por el proveedor (Factura o Remisión). Importante. El número de referencia no guarda relación con el número de documento de referencia. Movimiento. Indica el concepto definido al movimiento. Para mayor información consulte catálogo de conceptos (cuentas por pagar). Número de movimiento. Indica el número consecutivo asignado por el sistema al movimiento. Tipo de movimiento. Indica el tipo de movimiento (Cargo o Abono) definido al movimiento. Para mayor información consulte catálogo de conceptos (cuentas por pagar) Importe. Indica el importe del movimiento. 217
MOVIMIENTOS A PROVEEDOR
Saldo. Indica el saldo del documento de referencia. Fecha. Indica la fecha del movimiento sobre el documento de referencia. Parcial. Indica el importe aplicado en el movimiento, cuando éste se aplicó en diferentes documentos. Al aplicar el usuario un movimiento sobre varios documentos, el importe del movimiento será indicado en la columna importe. El sistema indica mediante esta columna, el importe aplicado a cada documento (azul). Importante. En la carpeta no serán desplegados documentos sobre los que no se han generado movimientos.
218
Movimientos de tickets
Movimientos de tickets La opción desaparece
219
Movimientos de transferencia
Movimientos de transferencia La opción transferencia de mercancía, permite efectuar movimientos de entrada y salida de mercancía entre sucursales por los conceptos de envío a sucursal y recepción de sucursal. El siguiente cuadro muestra los diferentes movimientos de mercancía relacionados a movimientos de transferencia. Entrada de mercancía
Sucursal local
Salida de mercancía
Recepción de
Envío de
Mercancía
mercancía
Existencia Recepción de
Envío a
Sucursal
sucursal
Como puede observarse en el esquema, las entradas y salidas de mercancía por conceptos de envío y recepción afectan la existencia. La recepción de sucursal y el envío a sucursal, corresponden a movimientos de transferencia entre la sucursal local y otras sucursales de la empresa. El sistema permite el empleo de los movimientos de transferencia en la propia sucursal. La sucursal local puede generar documentos de envío o recepción a la misma sucursal local, afectando la existencia. Para ejemplificar esta condición, en el esquema se han agregado los textos recepción y envío de mercancía, sin embargo, el sistema los considera como movimientos de transferencia. Seleccione de la barra del menú la opción movimientos y haga clic en la opción transferencias. Será desplegada la carpeta de selección. En la parte inferior de la carpeta, el recuadro tipos, cuenta con los botones envío y recepción, que despliegan en la carpeta los documentos correspondientes. Por omisión, siempre que se ingresa a la opción será habilitado el botón envío. Importante: Para la generación de nuevos movimientos, la selección del botón permite indicar al sistema el tipo de movimiento.
8
Para la consulta de documentos registrados, seleccione el botón de envío o recepción y haga clic. Serán desplegados en la carpeta de selección los documentos seleccionados.
220
Movimientos de transferencia
Procedimiento para el registro de envíos de mercancía. El procedimiento se ha dividido en las siguientes etapas: Etapa de entrada Carpeta de selección
8
Seleccione el botón de envío y haga clic.
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón
nuevo documento.
Carpeta de condiciones Será desplegada la carpeta condiciones y habilitado el campo sucursal de destino. Descripción de campos Tipo de movimiento. El campo indica el tipo de movimiento que se ejecuta. Número de documento. En el campo será registrado el consecutivo del documento, asignado automáticamente por el sistema al aceptar la carpeta condiciones. Sucursal de destino. El campo permite seleccionar a la sucursal de destino. El sistema permite seleccionar únicamente sucursales registradas en el sistema.
8
Seleccione del menú la sucursal a la que se envía la mercancía y haga clic. La sucursal seleccionada permanecerá en el campo. Pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. Almacén. El campo permite seleccionar el almacén de salida de mercancía. El sistema permite seleccionar únicamente almacenes registrados en el sistema (versión multialmacén).
8
Seleccione del menú el almacén de salida y haga clic. El almacén seleccionado permanecerá en el campo. Pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. Número de referencia. Este campo numérico permite asociar el documento con alguna referencia. Si la referencia no es capturada, la carpeta de selección indicará 0. El documento de referencia no guarda relación con el número de referencia.
q
Acepte o capture el número de referencia y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Observación. Este campo alfanumérico permite capturar alguna observación al documento. Status. El campo indica el estado que guarda el documento. 221
Movimientos de transferencia
Usuario. El campo indica el nombre del usuario que registra el documento. Fecha de registro. El campo indica la fecha en que se registra el documento. Fecha de envío / recepción. El campo indica la fecha en que se cierra el documento. Documento de referencia. (Temporalmente deshabilitado) El campo indicará Número de documento de referencia. (Temporalmente deshabilitado) El campo indicará 0. Generar etiquetas en el orden en que se escanearon. Este campo permite seleccionar el comportamiento que deberá seguir el sistema para la generación e impresión de etiquetas al cierre del documento, siendo responsabilidad del usuario la opción seleccionada. El campo permite optimizar la eficiencia para el etiquetado de artículos, evitando la necesidad de ordenarlos por partida. Cuando el campo es habilitado. Durante la etapa de partidas, el sistema registra en un archivo especial, la secuencia en que ingresaron los artículos al documento. Ejemplo. Suponga que ingresaron a la carpeta de partidas los siguientes artículos y cantidades en el orden descrito. 1º
3 artículos A
2º
2 artículos B
3º
1 artículo A
La carpeta de partidas mantiene el orden en que ingresaron las partidas pero suma los artículos, de tal forma que solo existe una partida A por 4 artículos. El archivo que mantiene la secuencia de ingreso para impresión de etiquetas, registra por separado el número de artículos que ingresaron en primero y tercer lugar, sin importar que ambas correspondan al mismo artículo.
Cuando la opción imprimir etiquetas es seleccionada, el sistema las imprimirá en el orden en que fueron escaneadas. Cuando el campo es deshabilitado. Durante la etapa de partidas, el sistema registra la secuencia en que ingresaron los artículos al documento. Ejemplo. Suponga que ingresaron a la carpeta de partidas los siguientes artículos y cantidades en el orden descrito. 1º
3 artículos A
2º
2 artículos B
3º
1 artículo A
La carpeta de partidas mantiene el orden en que ingresaron las partidas pero suma los artículos, de tal forma que solo existe una partida A por 4 artículos.
222
Movimientos de transferencia
Cuando la opción imprimir etiquetas es seleccionada, el sistema las imprime en el orden y el número de la carpeta de partidas.
8
Al finalizar la captura, haga clic en el botón aceptar.
Etapa de partidas Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas y el cursor habilitará el campo Que artículo? En la parte inferior derecha, la carpeta indica el número de documento y el tipo de transferencia. La carpeta permite observar el ingreso de partidas al documento. A través de ella también podrán modificarse las partidas y sus cantidades así como las condiciones especiales para cada partida. Captura de artículos mediante lector de código de barras A la derecha del campo de búsqueda el campo propone la cantidad de artículos solicitados 1.00. El campo se ha diseñado para la captura de códigos de barra, de tal forma que al emplear un lector de código de barras, el sistema dará acceso directo al artículo en cantidad de 1. Al detectar el sistema que un código de barras había ingresado al documento con anterioridad, el artículo será sumado a la partida previamente ingresada al documento. Importante: Cuando en el campo Que artículo? de la carpeta partidas es capturada una clave o código de barras reconocido por el sistema, el artículo será ingresado al documento. De lo contrario será desplegado un mensaje informativo.
8
Otro método para modificar cantidades a una partida consiste en seleccionar la partida con el puntero y hacer clic en la columna cantidad.
El cursor habilitará el campo para modificar el número de artículos solicitados. Selección de artículos mediante búsqueda Los parámetros para la búsqueda de artículos corresponden a los campos descripción, clave, clasificación línea, departamento, proveedor y fabricante. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave del artículo. En las operaciones con los módulos de especialidad, el usuario cuenta además con botones alternos para ordenamientos por campos propios de cada giro.
q
Capture la clave del artículo o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos. Importante: Cabe resaltar que la carpeta de partidas muestra los artículos ingresados al documento, permitiendo hacer modificaciones, mientras que la carpeta de artículos solo permite efectuar búsquedas para seleccionar los artículos que ingresan al documento.
Será desplegada en la carpeta de artículos una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los artículos desplegados. La información de la carpeta de artículos y el procedimiento de búsqueda, es similar al descrito en la carpeta partidas. Recuerde que el número de registros (No. registros) desplegados en ambas carpetas, es configurado por el usuario. Para mayor información consulte configuración general.
223
Movimientos de transferencia
El cuerpo del documento permite efectuar modificaciones a las partidas. A continuación se describe la función de cada columna. Código
Clave
Descripción
Cantidad
Precio público
Importe
Costo
Precio de compra
Código. Corresponde al código de barras del artículo. Clave. Corresponde a la clave del artículo. Descripción. Descripción del artículo. En los módulos de especialidad la columna corresponde al título. Cantidad: En este campo será capturado el número de piezas que serán enviadas del artículo.
8
Para efectuar modificaciones al número de piezas de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente de la partida y haga clic. El campo será habilitado para capturar cantidades. Cuando la cantidad es igual a 0, el sistema eliminará la partida al cierre del documento.
Precio al público: En este campo será propuesto el precio al público unitario ofrecido a la venta del artículo. En todos los casos el valor propuesto podrá modificarse. El procedimiento permite el envío de mercancía a un precio de venta superior al existente en el registro del artículo. Tome en cuenta que la sucursal que recibe la transferencia mediante un archivo, éste modificará el precio al público en el registro del artículo.
8
Para efectuar modificaciones al precio al publico, ubique el puntero en el campo correspondiente de la partida y haga clic. El campo será habilitado para capturar cantidades. Al finalizar pulse [Introducir].
Importe: En este campo será desplegado el importe calculado por el sistema para la partida. El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el valor del campo cantidad al valor del campo precio público. Costo: En este campo será desplegado el costo unitario existente en el registro del artículo. El procedimiento permite identificar al usuario el costo unitario del artículo. Tome en cuenta que la sucursal que recibe la transferencia mediante un archivo, éste modificará el costo en el registro del artículo. Precio de compra: En este campo será desplegado el precio de compra existente en el registro del artículo. Tome en cuenta que la sucursal que recibe la transferencia mediante un archivo, éste modificará el precio de compra en el registro del artículo.
224
Movimientos de transferencia
Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de partidas seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
El status del documento pasará de pendiente a cerrado y será desplegada la carpeta opciones. Cuando se requiera generar un archivo para el envío de información, seleccione de la barra de herramientas de la opción enviar flopy, Le será solicitada una confirmación para cerrar el documento. Al aceptar el archivo será generado y almacenado en el subdirectorio C / SWCS / SAL. Carpeta de opciones
La capeta de opciones simula la impresión del documento y permite seleccionar
formato de etiquetas e
impresión de etiquetas.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
Procedimiento para la modificación de envíos de mercancía (en proceso) El usuario podrá identificar las operaciones en proceso mediante el status de pendiente (P).
8
Indique en la carpeta de selección, el envío de mercancía a modificar y haga doble clic. Será desplegado el envío de mercancía en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro. Los documentos cerrados no pueden modificarse. Cuando se realizaron modificaciones en la carpeta de condiciones, la será solicitada una confirmación para guardar los cambios. Proceda de manera similar a la descrita durante el registro del documento.
Procedimiento para la consulta de envíos de mercancía
8
Indique en la carpeta de selección, el documento de envío de mercancía que requiera consultar y haga doble clic. Recuerde habilitar el tipo de movimiento envío. Será desplegado el documento en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro del documento. La consulta de documentos: cerrados o cancelados, permite al usuario activar todas las carpetas.
225
Movimientos de transferencia
Procedimiento para la cancelación de envíos de mercancía (en proceso o cerrados)
8
Indique en la carpeta de selección, el envío de mercancía a cancelar y haga doble clic. Será desplegado el documento en la carpeta de condiciones.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
cancelar y haga clic.
Le será solicitada una confirmación para cancelar el documento. El status del documento pasará a cancelado.
Procedimiento para el registro de recepciones de mercancía (manual) El procedimiento debe emplearse cuando la mercancía no es acompañada de un archivo (disco). El procedimiento permite el ingreso de cualquier artículo de la base de datos en cualquier cantidad, siendo responsabilidad del usuario los artículos y cantidades seleccionadas. El procedimiento se ha dividido en las siguientes etapas: Etapa de entrada Carpeta de selección
8
Seleccione el botón de recepción y haga clic.
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón
nuevo documento.
Carpeta de condiciones Será desplegada la carpeta condiciones y habilitado el campo sucursal de origen. Descripción de campos Tipo de movimiento. El campo indica el tipo de movimiento que se ejecuta. Número de documento. En el campo será registrado el consecutivo del documento, asignado automáticamente por el sistema al aceptar la carpeta condiciones. Sucursal de origen. El campo permite seleccionar a la sucursal que envía la mercancía. El sistema permite seleccionar únicamente sucursales registradas en el sistema.
8
Seleccione del menú la sucursal a la que se recibe la mercancía y haga clic. La sucursal seleccionada permanecerá en el campo. Pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. Almacén. El campo permite seleccionar el almacén de entrada de mercancía.
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Movimientos de transferencia
El sistema permite seleccionar únicamente almacenes registrados en el sistema (versión multialmacén).
8
Seleccione del menú el almacén de entrada y haga clic. El almacén seleccionado permanecerá en el campo. Pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura. Número de referencia. Este campo numérico permite asociar el documento con alguna referencia. Si la referencia no es capturada, la carpeta de selección indicará 0. El documento de referencia no guarda relación con el número de referencia.
q
Acepte o capture el número de referencia y pulse [Tab] para habilitar el siguiente campo de captura.
Observación. Este campo alfanumérico permite capturar alguna observación al documento. Status. El campo indica el estado que guarda el documento. Usuario. El campo indica el nombre del usuario que registra el documento. Fecha de registro. El campo indica la fecha en que se registra el documento. Fecha de envío / recepción. El campo indica la fecha en que se cierra el documento. Documento de referencia. (Temporalmente deshabilitado) El campo indicará Número de documento de referencia. (Temporalmente deshabilitado) El campo indicará 0. Generar etiquetas en el orden en que se escanearon. Este campo permite seleccionar el comportamiento que deberá seguir el sistema para la generación e impresión de etiquetas al cierre del documento, siendo responsabilidad del usuario la opción seleccionada. El campo permite optimizar la eficiencia para el etiquetado de artículos, evitando la necesidad de ordenarlos por partida. Cuando el campo es habilitado. Durante la etapa de partidas, el sistema registra en un archivo especial, la secuencia en que ingresaron los artículos al documento. Ejemplo. Suponga que ingresaron a la carpeta de partidas los siguientes artículos y cantidades en el orden descrito. 1º
3 artículos A
2º
2 artículos B
3º
1 artículo A
La carpeta de partidas mantiene el orden en que ingresaron las partidas pero suma los artículos, de tal forma que solo existe una partida A por 4 artículos. El archivo que mantiene la secuencia de ingreso para impresión de etiquetas, registra por separado el número de artículos que ingresaron en primero y tercer lugar, sin importar que ambas correspondan al mismo artículo.
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Movimientos de transferencia
Cuando la opción imprimir etiquetas es seleccionada, el sistema las imprimirá en el orden en que fueron escaneadas. Cuando el campo es deshabilitado. Durante la etapa de partidas, el sistema registra la secuencia en que ingresaron los artículos al documento. Ejemplo. Suponga que ingresaron a la carpeta de partidas los siguientes artículos y cantidades en el orden descrito. 1º
3 artículos A
2º
2 artículos B
3º
1 artículo A
La carpeta de partidas mantiene el orden en que ingresaron las partidas pero suma los artículos, de tal forma que solo existe una partida A por 4 artículos.
Cuando la opción imprimir etiquetas es seleccionada, el sistema las imprime en el orden y el número de la carpeta de partidas.
8
Al finalizar la captura, haga clic en el botón aceptar.
Etapa de partidas Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas y el cursor habilitará el campo Que artículo? En la parte inferior derecha, la carpeta indica el número de documento y el tipo de transferencia. La carpeta permite observar el ingreso de partidas al documento. A través de ella también podrán modificarse las partidas y sus cantidades así como las condiciones especiales para cada partida. Captura de artículos mediante lector de código de barras A la derecha del campo de búsqueda el campo propone la cantidad de artículos solicitados 1.00. El campo se ha diseñado para la captura de códigos de barra, de tal forma que al emplear un lector de código de barras, el sistema dará acceso directo al artículo en cantidad de 1. Al detectar el sistema que un código de barras había ingresado al documento con anterioridad, el artículo será sumado a la partida previamente ingresada al documento. Importante: Cuando en el campo Que artículo? de la carpeta partidas es capturada una clave o código de barras reconocido por el sistema, el artículo será ingresado al documento. De lo contrario será desplegado un mensaje informativo.
8
Otro método para modificar cantidades a una partida consiste en seleccionar la partida con el puntero y hacer clic en la columna cantidad.
El cursor habilitará el campo para modificar el número de artículos solicitados.
228
Movimientos de transferencia
Selección de artículos mediante búsqueda Los parámetros para la búsqueda de artículos corresponden a los campos descripción, clave, clasificación línea, departamento, proveedor y fabricante. La carpeta cuenta con botón principal para acceso directo por clave del artículo. En las operaciones con los módulos de especialidad, el usuario cuenta además con botones alternos para ordenamientos por campos propios de cada giro.
q
Capture la clave del artículo o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos. Importante: Cabe resaltar que la carpeta de partidas muestra los artículos ingresados al documento, permitiendo hacer modificaciones, mientras que la carpeta de artículos solo permite efectuar búsquedas para seleccionar los artículos que ingresan al documento.
Será desplegada en la carpeta de artículos una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los artículos desplegados. La información de la carpeta de artículos y el procedimiento de búsqueda, es similar al descrito en la carpeta partidas. Recuerde que el número de registros (Núm. registros) desplegados en ambas carpetas, es configurado por el usuario. Para mayor información consulte configuración general. El cuerpo del documento permite efectuar modificaciones a las partidas. A continuación se describe la función de cada columna. Código
Clave
Descripción
Cantidad
Precio público
Importe
Costo
Precio de compra
Código. Corresponde al código de barras del artículo. Clave. Corresponde a la clave del artículo. Descripción. Descripción del artículo. En los módulos de especialidad la columna corresponde al título. Cantidad: En este campo será capturado el número de piezas recibidas del artículo.
8
Para efectuar modificaciones al número de piezas de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente de la partida y haga clic. El campo será habilitado para capturar cantidades. Cuando la cantidad es igual a 0, el sistema eliminará la partida al cierre del documento.
Precio al público: En este campo será propuesto el precio al público unitario ofrecido a la venta del artículo. En todos los casos el valor propuesto podrá modificarse. El procedimiento permite modificar el precio de venta existente en el registro de los artículos de la mercancía recibida.
8
Para efectuar modificaciones al precio al publico, ubique el puntero en el campo correspondiente de la partida y haga clic. El campo será habilitado para capturar cantidades. Al finalizar pulse [Introducir].
Importe: En este campo será desplegado el importe calculado por el sistema para la partida.
229
Movimientos de transferencia
El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el valor del campo cantidad al valor del campo precio público. Costo: En este campo será desplegado el costo unitario existente en el registro del artículo. La columna permite identificar al usuario el costo unitario del artículo. El procedimiento manual no modifica el costo de la mercancía. Precio de compra: En este campo será desplegado el precio de compra existente en el registro del artículo. La columna permite identificar al usuario el precio de compra del artículo. El procedimiento manual no modifica el precio de compra de la mercancía.
Procedimiento para el registro de recepciones de mercancía mediante archivo (disco) El procedimiento debe emplearse cuando la mercancía es acompañada de un archivo (disco) y se ha dividido en las siguientes etapas: Etapa de entrada Carpeta de selección
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón
recibir flopy.
Será habilitada la carpeta recepción de archivos. Carpeta recepción de archivos La carpeta está dividida en tres ventanas. La ventana seleccionar archivo de transferencia, permite al usuario indicar la ubicación del archivo y seleccionar el que será ingresado. Tome en cuenta que pueden existir varios archivos de transferencia. El sistema propone la ruta C / SWCS / ENT. El usuario puede modificarla de manera similar a la empleada en la búsqueda de archivos de Windows. Los archivos de transferencia son identificables por la extensión *.tra. Al finalizar la recepción, el archivo desaparecerá de esta ventana y aparecerá en la ventana selección de archivos de errores, renombrado con extensión *.ter. La ventana selección de archivos de errores, permite al usuario seleccionar el archivo del que se requiere conocer su contenido. La ventana contenido del archivo/errores, despliega el contenido del archivo seleccionado. La carpeta cuenta con el botón Cancelar/terminar, que permite salir de la carpeta y el botón procesar todos *.tra, que permite procesar ingresar todos los archivos con extensión *.tra, existentes en la ventana de seleccionar archivo de transferencia.
8
Seleccione en ventana seleccionar archivo de transferencia el archivo que será ingresado y haga doble clic.
230
Movimientos de transferencia
Será desplegada la carpeta de partidas Importante. Al iniciar el proceso, éste no podrá ser detenido, si bien el usuario cuenta con el recurso de cancelar el movimiento, el archivo no podrá recuperarse. Etapa de partidas Carpeta de partidas Las partidas del archivo ingresarán al documento en las cantidades y condiciones en que fueron enviados y el sistema signará automáticamente el número consecutivo de recepción. Al terminar le será solicitada una confirmación para cerrar el documento. Cuando la confirmación es afirmativa (si), el sistema cerrará el documento y regresará a la carpeta de recepción de archivos. Cuando la confirmación es negativa (no), el documento quedará con status de pendiente, el sistema regresará a la carpeta de recepción de archivos. El usuario podrá ingresar al documento para efectuar las modificaciones necesarias. El proceso permite al usuario, modificar la recepción, permitiendo cambiar las cantidades y precios al público o agregar partidas al documento. Para efectuar modificaciones proceda de manera similar a la descrita durante el registro de recepción de mercancía manual. Importante. El ingreso a la carpeta de condiciones no permite la modificación de los campos incluyendo la opción para generar etiquetas en el orden en que se escanearon. Etapa de cierre El procedimiento se desarrolla de manera similar a la recepción de transferencia manual.
8
Al finalizar la captura de partidas seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
El status del documento pasará de pendiente a cerrado y será desplegada la carpeta opciones. Carpeta de opciones
La capeta de opciones simula la impresión del documento y permite seleccionar
formato de etiquetas e
impresión de etiquetas.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
231
Movimientos de transferencia
232
Movimientos de almacén
Movimientos de almacén La opción movimientos de almacén, permite efectuar movimientos de entrada y salida de mercancía por los conceptos de entrada de almacén, salida de almacén y traspaso de mercancía. El siguiente cuadro muestra los diferentes movimientos de mercancía relacionados a clientes. Cada uno de éstos se detalla en las diferentes opciones del menú movimientos a clientes. Entrada de mercancía
Almacén general
Salida de mercancía
Existencia Entrada
Salida
de
de Traspaso
Almacén
Almacén Defectuosos
Como puede observarse: las entradas, salidas y traspasos de almacén, afectan la existencia. El sistema cuenta con un almacén configurado (almacén general), al que por omisión serán generados todos los movimientos de entrada y salida de mercancía (compras, ventas, devoluciones, etc.). El esquema muestra únicamente los movimientos relacionados a la opción. Los movimientos de entrada de almacén permiten ingresar mercancía a la existencia o a los defectuosos, inclusive en el mismo movimiento. Los movimientos de salida de almacén permiten sacar mercancía de la existencia o de los defectuosos, inclusive en el mismo movimiento. Los movimientos de traspaso de mercancía permiten pasar mercancía de un almacén a otro (versión multialmacén) o dentro de un almacén, pasar de la existencia a los defectuosos y viceversa. El sistema permite el empleo de los movimientos de almacén en el propio almacén general. El almacén general puede generar documentos de entrada o salida al mismo almacén general, afectando la existencia. Por otra parte una de las ventajas con las que cuenta la opción, corresponde al manejo de artículos defectuosos. El usuario mediante un traspaso de mercancía puede indicar al sistema que artículos y en que cantidad serán considerados defectuosos, restando estas cantidades a la existencia. Es mercancía que se encuentra en la empresa pero que por su condición de defectuosa no puede venderse. En versiones multialmacén, cada almacén registrado en la empresa cuenta con su propia sección de defectuosos. 233
Movimientos de almacén
Procedimiento para el registro de movimientos de almacén El procedimiento se ha dividido en las siguientes etapas: Etapa de entrada Carpeta de selección
8
Seleccione de la barra del menú la opción movimientos y haga clic en almacenes. Será desplegada la carpeta de selección.
8
Seleccione de la barra de herramientas de la opción, el botón
nuevo documento.
Será desplegada la carpeta condiciones, que permite definir las condiciones del documento. La secuencia en que son habilitados los campos permite agilizar la operación, encontrándose al principio los campos que ameritan captura y al final los que generalmente son aceptados. El usuario podrá modificar todos los campos de captura. Importante: Al aceptar la carpeta condiciones, algunos campos no podrán modificarse. Cuando estos campos afectan la negociación, el documento deberá cancelarse. Carpeta de condiciones
Descripción de campos La carpeta está dividida en dos ventanas. La ventana concepto permite seleccionar el concepto del movimiento. Al ingresar a la carpeta el sistema propone el concepto entrada de almacén. El concepto seleccionado valida los campos: almacén de entrada y almacén de salida. El concepto entrada de almacén, permite al usuario seleccionar el almacén de entrada. El sistema asume que se pretende ingresar mercancía por lo que el campo almacén de salida , no podrá modificarse. El concepto salida de almacén, permite al usuario seleccionar el almacén de salida. El sistema asume que se pretende sacar mercancía por lo que el campo almacén de entrada , no podrá modificarse. El concepto traspaso de mercancía, propone almacén general en los campos almacén de entrada y almacén de salida. El sistema asume que se pretende efectuar un traspaso dentro del almacén general para meter o sacar artículos defectuosos.
234
Movimientos de almacén
En versiones multialmacén, el usuario podrá seleccionar el almacén de entrada y salida para indicar la mercancía que pasa de un almacén a otro dentro de la misma sucursal.
8
Seleccione con el puntero el concepto requerido y haga clic. La viñeta indicará el concepto seleccionado La otra ventana permite la captura de información.
Descripción de campos Número de documento. El campo indica el número de documento. El sistema genera automáticamente para cada concepto (entrada, salida, traspaso), su propio consecutivo al aceptar la carpeta de condiciones. Tipo de documento. El campo indica el tipo de documento. El concepto es desplegado al aceptar la carpeta de condiciones. Tipo de movimiento. El campo indica el tipo de movimiento correspondiente al concepto seleccionado. El tipo de movimiento es desplegado al aceptar la carpeta de condiciones. Para mayor información consulte el catálogo de conceptos de almacén. Almacén de entrada. El campo permite seleccionar el almacén de entrada. Tome en cuenta que el sistema valida el campo de acuerdo al concepto seleccionado
8
Seleccione de ser necesario el almacén de entrada. Almacén de salida. El campo permite seleccionar el almacén de salida. Tome en cuenta que el sistema valida el campo de acuerdo al concepto seleccionado
8
Seleccione de ser necesario el almacén de salida. Número de referencia. El campo permite asociar el movimiento con alguna referencia. Tome en cuenta que el número de referencia no guarda relación con el documento de referencia.
8
Capture de ser necesario un número de referencia. Status. El campo indica el estado que guarda el documento. Fecha de emisión. El campo indica la fecha y hora de emisión. Usuario. El campo permite identificar al usuario que realiza el movimiento. Importe. El campo permite conocer el importe del movimiento El importe de la mercancía está calculado sobre el precio al público.
235
Movimientos de almacén
Tipo de documento de referencia. El campo permite seleccionar un tipo de documento de referencia.
8
Seleccione de ser necesario un tipo de documento de referencia. Número de documento de referencia. El campo permite capturar el número de documento del tipo de documento de referencia seleccionado. Tome en cuenta que el número de referencia no guarda relación con el número de documento de referencia.
8
Capture de ser necesario un número de documento de referencia. Observación. El campo permite capturar alguna observación al documento.
8
Capture de ser necesaria una observación.
8
Al finalizar la captura de información haga clic en el botón aceptar.
Etapa de partidas Carpeta de partidas Será desplegada la carpeta partidas y el cursor habilitará el campo Que artículo? A la derecha de la carpeta se indica el número de documento y tipo de movimiento (concepto). La carpeta permite observar el ingreso de partidas al documento. A través de ella también podrán modificarse las partidas, las cantidades. Captura de artículos mediante lector de códigos de barras El campo de búsqueda Que artículo? se ha diseñado para la captura de códigos de barra, de tal forma que al emplear un lector de código de barras, el sistema dará acceso directo al artículo en cantidad de 1. Al detectar el sistema que un código de barras había ingresado al documento con anterioridad, el artículo será sumado a la partida. Importante: Cuando en el campo Que artículo? de la carpeta partidas es capturada una clave o código de barras reconocido por el sistema, el artículo será ingresado al documento, de lo contrario será desplegado un mensaje informativo.
8
Otro método para modificar cantidades a una partida consiste en seleccionar la partida con el puntero y hacer clic en cualquier columna.
El cursor habilitará el campo cantidad para modificar el número de artículos solicitados. Selección de artículos mediante búsqueda Para brindar mayor versatilidad, el sistema permite seleccionar artículos mediante parámetros específicos a diferentes módulos. Los parámetros para la búsqueda de artículos generales, corresponden a los campos: descripción, clave, clasificación línea, departamento, proveedor y fabricante. 236
Movimientos de almacén
Para artículos del módulo de libros, los parámetros de búsqueda son: autor y editorial; mientras que para artículos del módulo de discos, los parámetros son: Intérprete, casa disquera y género.
q
Capture la clave del artículo o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos. Importante: Cabe resaltar que la carpeta de partidas muestra los artículos ingresados al documento, permitiendo hacer modificaciones, mientras que la carpeta de artículos solo permite efectuar búsquedas para seleccionar los artículos que ingresan al documento.
Al finalizar una búsqueda, será desplegada en la carpeta de artículos una lista ordenada alfabéticamente, de acuerdo al parámetro capturado. Las columnas brindan información relevante de los artículos desplegados. La información de la carpeta de artículos y el procedimiento de búsqueda, es similar al descrito en la carpeta partidas. Recuerde que el número de registros (No. registros) desplegados en ambas carpetas, es configurado por el usuario. Para mayor información consulte configuración general.
Descripción de la carpeta de partidas Código
Clave
Descripción
Cantidad
Cantidad defectuoso
Precio público
Importe
Las columnas: cantidad y cantidad de defectuosos, corresponden a campos de captura que permiten un movimiento simultáneo a la existencia y a los defectuosos, dependiendo del concepto seleccionado. Código. Corresponde al código de barras del artículo. Clave. Corresponde a la clave del artículo. Descripción. Descripción del artículo. En los módulos de especialidad la columna corresponde al título. Cantidad: En este campo será capturado el número de piezas (de entrada, salida o traspaso). La cantidad asignada al campo tiene diferentes comportamientos de acuerdo al concepto asignado, al movimiento que se registra. El campo puede dejarse en 0.00, cuando el movimiento solo corresponde a defectuosos. Cuando el movimiento corresponde a una entrada de almacén, en el campo deberá capturarse el número de artículos que ingresan a la existencia. Cuando el movimiento corresponde a una salida de almacén, en el campo deberá capturarse el número de artículos que salen de la existencia. Cuando el movimiento corresponde a una traspaso de mercancía, en el campo deberá capturarse el número de artículos que pasan de la existencia a los defectuosos.
8
Para efectuar modificaciones al número de piezas de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente de la partida y haga clic. El campo será habilitado para capturar cantidades. Cuando la cantidad es igual a 0.00, el sistema validará el campo cantidad de defectuosos. La partida será eliminada al cierre del documento si ambas cantidades son iguales a 0.00.
237
Movimientos de almacén
Cantidad de defectuosos: En este campo será capturado el número de piezas defectuosas (de entrada, salida o traspaso). La cantidad asignada al campo tiene diferentes comportamientos de acuerdo al concepto asignado, al movimiento que se registra. El campo puede dejarse en 0.00, cuando el movimiento solo corresponde al campo cantidad. Cuando el movimiento corresponde a una entrada de almacén, en el campo deberá capturarse el número de artículos que ingresan a los defectuosos. Cuando el movimiento corresponde a una salida de almacén, en el campo deberá capturarse el número de artículos que salen de los defectuosos. Cuando el movimiento corresponde a una traspaso de mercancía, en el campo deberá capturarse el número de artículos que pasan de los defectuosos a existencia.
8
Para efectuar modificaciones al número de piezas de una partida, ubique el puntero en el campo correspondiente de la partida y haga clic. El campo será habilitado para capturar cantidades. Cuando la cantidad es igual a 0.00, el sistema validará el campo cantidad. La partida será eliminada al cierre del documento si ambas cantidades son iguales a 0.00.
Precio al público: En este campo será propuesto el precio al público existente en el registro del artículo. Importe: En este campo será desplegado el importe calculado por el sistema para la partida. El campo es modificado automáticamente como resultado de aplicar el valor de los campo cantidad y cantidad de defectuosos al valor del campo precio público. Etapa de cierre
8
Al finalizar la captura de partidas seleccione de la barra de herramientas el botón
cerrar.
Le será solicitada una confirmación. Al aceptar el status del documento pasará de pendiente a cerrado. El sistema desplegará la carpeta opciones. Carpeta de opciones La capeta de opciones simula la impresión del documento. En la parte inferior, cuenta con los botones:
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
imprimir.
Procedimiento para la modificación de movimientos de almacén (en proceso) El usuario podrá identificar los documentos en proceso mediante el status de pendiente (P).
8
Indique en la carpeta de selección, el documento a modificar y haga doble clic.
238
Movimientos de almacén
Será desplegado el documento en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro del movimiento de almacén. Recuerde que los documentos cerrados no pueden modificarse.
Procedimiento para la consulta de movimientos de almacén
8
Indique en la carpeta de selección, el documento a consultar y haga doble clic. Será desplegado el documento en la carpeta de condiciones. Proceda de manera similar a la empleada durante el registro del movimiento de almacén. La consulta de documentos: cerrados o cancelados permite al usuario activar todas las carpetas.
Procedimiento para la cancelación de movimientos de almacén (en proceso o cerrados)
8
Indique en la carpeta de selección, el documento a cancelar y haga doble clic. Será desplegado el documento en la carpeta de condiciones.
8
Seleccione de la barra de herramientas el botón
cancelar y haga clic.
Le será solicitada una confirmación para cancelar el documento. El status del documento pasará a cancelado.
239
Movimientos de inventario
Movimientos de inventario Temporalmente deshabilitado
240
Procesos
Procesos Procesos Cierre del día
Cierre del día La opción permite consultar la información registrada a lo largo de un día de operaciones, permitiendo al usuario la impresión de los reportes de cierre diario. La información de la opción cierre del día al encontrarse en línea, acumula en cada reporte las operaciones de la empresa conforme éstas se van realizando. De tal forma que el usuario puede consultar e imprimir la información acumulada hasta el momento. Al finalizar el proceso de cierre del día, el sistema le asigna un número consecutivo, de tal manera que el usuario puede consultar el de cualquier fecha. El usuario determina el momento para la ejecución del cierre del día. Tome en cuenta que existen empresas con servicio continuo o nocturno. Importante. Temporalmente, la ejecución del cierre del día únicamente puede realizarse en la opción cierre de cajas del programa StockWare WPOS. Para mayor información consulte el manual de usuario de StockWare WPOS.
Finalidad del cierre diario A) Agrupa la información de cada día de actividades. Los diversos documentos generados a lo largo del día de operaciones, indican a que número de cierre corresponden. B) Actualiza estadísticas. Transfiere la información de: ventas, compras y devoluciones del día; a los respectivos acumulados mensuales (catálogos de: artículos, vendedores, proveedores, sucursales y clientes). C) Reporta el ingreso de cada caja y el ingreso total. Limpia la caja registradora y dejar el sistema listo para iniciar un nuevo día de operaciones.
8
Seleccione de la barra de menús procesos y haga clic en la opción cierre del día. Al ingresar a la opción será desplegada la carpeta diario.
Carpeta diario La carpeta está dividida en dos secciones. La sección de la izquierda, corresponde a la lista de reportes de cierre diario que pueden consultarse e imprimirse (reimprimirse), ya que todos los reportes son generados.
241
Procesos
Importante. La información de los reportes corresponde a la del cierre diario seleccionado en la sección de la derecha.
Descripción de columnas Ver
Descripción
Imprimir
Reporte
Ver. La columna permite desplazar la viñeta que indica el reporte que se requiere ver en monitor a través de la carpeta ver.
8
Seleccione con el puntero el reporte que requiere consultar en monitor y haga clic. La viñeta será desplazada al reporte seleccionado.
8
Haga clic en la carpeta ver. El reporte será desplegado. Descripción. La columna despliega en orden alfabético los nombres de reportes de cierre diario. Imprimir. La columna despliega los botones para habilitar o deshabilitar la impresión de reportes de cierre diario. La carpeta diario permite imprimir de manera continua, uno tras otro los reportes habilitados para su impresión.
8
Seleccione con el puntero el botón de cada reporte y haga clic para habilitar o deshabilitar su impresión. Para guardar la configuración haga clic en el botón
8
Seleccione con el puntero el botón impresión.
guardar en la barra de herramientas de la opción.
imprimir, para imprimir todos los reportes habilitados para su
Reporte. La columna despliega el nombre del archivo de los reportes de cierre diario. La sección de la derecha. Despliega una lista ordenada de los reportes generados, encontrándose iluminado (al principio) el cierre diario en curso. La información de los reportes corresponde a la del cierre seleccionado. De esta manera el usuario puede consultar o imprimir la información de cualquier cierre diario generado.
Descripción de columnas Cierre
Fecha
Período
Usuario
Cierre. La columna indica el número consecutivo de cierre diario asignado por el sistema. Al ingresar a la opción, el cierre iluminado corresponde al cierre diario en curso. Fecha. La columna indica la fecha y hora de ejecución del cierre diario. La fecha del cierre diario en curso (0 horas del día 1 de enero de 1990) será actualizada por el sistema en el momento de generar el cierre. 242
Procesos
Período. La columna indica el mes y año al que será acumulado el cierre diario. El período del cierre diario en curso (0) será actualizado por el sistema en el momento de generar el cierre. Usuario. La columna indica el nombre del usuario que generó el cierre diario.
8
Seleccione con el puntero (en la sección derecha) el cierre diario que se requiere consultar y haga clic.
Carpeta: Semanal Temporalmente deshabilitada.
Carpeta: Ver La carpeta permite consultar e imprimir el reporte desplegado.
8
Seleccione con el puntero el botón
imprimir, para imprimir el reporte desplegado.
243
Consulta
Consulta Consulta Documentos Kárdex artículos Kárdex movimientos
Documentos Temporalmente deshabilitada.
Kárdex de artículos El sistema a través de la opción, mantiene un registro de los artículos que tengan habilitado el control de kárdex o el de todos los artículos de acuerdo a la configuración general, escribiendo la historia del producto desde el momento de su registro hasta el último movimiento. Para mayor información consulte: catálogo de artículos y configuración general. Cada vez que se genera un movimiento de entrada o salida de artículos (venta, compra, transferencia, devolución), el sistema lo registrara en el kárdex de artículos. Importante. Todos los movimientos de alta en el catálogo de artículos quedan registrados en el kárdex, independientemente de que el control se encuentre deshabilitado.
8
Seleccione de la barra de menús consultas y haga clic en la opción kárdex de artículos. Al ingresar a la opción será desplegada la carpeta selección y el cursor habilitado en el campo buscar.
Carpeta de selección El mecanismo consiste en indicar el artículo que se quiere consultar y el rango de fechas. El parámetro de fechas propone la fecha actual. Los parámetros de búsqueda de artículos corresponden a los campos: clave, descripción, clasificación, línea, departamento, proveedor y fabricante. La carpeta cuenta con botón principal para dar acceso directo por clave o código de barras.
q
Modifique de ser necesario, las fechas de inicio y fin.
q
Capture la clave o proceda de manera similar a la descrita en procedimientos.
244
Consulta
El procedimiento de búsqueda es similar al descrito en procedimientos, al seleccionar un artículo e ingresar a la carpeta kárdex, serán desplegados los movimientos del artículo dentro del rango solicitado.
8
Seleccione el artículo a consultar y haga doble clic o seleccione el artículo y haga clic en la carpeta de kárdex.
Será desplegada la carpeta kárdex. Carpeta de kárdex La columna Op. (operación) indica las operaciones de movimientos de cancelación. Importante. Las operaciones de documentos cancelados, también son registradas mediante un movimiento que permita revertir la operación del movimiento cancelado, por una cantidad igual de artículos. La información desplegada indica los documentos en que fueron incluidos los artículos solicitados en la búsqueda. Las salidas corresponden a eventos que propician la salida de mercancía de la empresa como (venta, remisión de venta, devolución a proveedor, envío a sucursal). Las entradas corresponden a (devolución de venta, compra a proveedor, entrada por consignación, recepción de sucursal).
Kárdex de movimientos El sistema a través de la opción, mantiene un registro histórico de los movimientos efectuados por los distintos usuarios del programa, permitiendo identificar para cada movimiento: el usuario, la fecha y hora de ejecución. Cada vez que se genera un movimiento (venta, compra, cancelación de movimiento, transferencia, devolución), el sistema registra en el kárdex de movimientos, la clave del usuario que registra el movimiento.
8
Seleccione de la barra de menús consultas y haga clic en la opción kárdex de movimientos. Al ingresar a la opción será desplegada la carpeta selección.
Carpeta de selección El mecanismo consiste en indicar: el movimiento (documento) que requiere consulta, de que usuario y en que rango de fechas. El menú del recuadro documentos permite seleccionar el parámetro de movimiento. La opción permite consultar uno o todos los documentos. La carpeta cuenta con el botón todos los documentos. Cuando el botón es habilitado, el recuadro documentos es deshabilitado.
8
Seleccione con el puntero el documento a consultar y haga clic o habilite el botón todos los documentos. El parámetro de fechas propone la fecha actual.
q
Modifique de ser necesario, las fechas de inicio y fin.
El parámetro de búsqueda por usuario permite seleccionar a uno o todos los usuario mediante el botón todos los usuarios. 245
Consulta
8
Seleccione del menú el usuario a consultar y haga clic o habilite el botón todos los usuarios.
8
Seleccione el artículo a consultar y haga doble clic o seleccione el artículo y haga clic en la carpeta de kárdex.
Será desplegada la carpeta kárdex. Carpeta de movimientos La columna Op. (operación) indica las operaciones de movimientos de cancelación. La información desplegada indica los movimientos que cumplen con los parámetros de la carpeta selección.
246
Consulta
ANTES DE COMENZAR .................................................................................................................................................. 2 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS PARA LA INSTALACIÓN DE STOCKWARE CLIENTE SERVIDOR ........................................................... 2 Equipo ....................................................................................................................................................................... 2 Programas ................................................................................................................................................................. 2 Redes ........................................................................................................................................................................ 2 INSTALACIÓN DE STOCKWARE CLIENTE SERVIDOR .............................................................................................................. 2 PRESUNCIONES ............................................................................................................................................................... 2 SÍMBOLOS ....................................................................................................................................................................... 3 TÉRMINOS EMPLEADOS ..................................................................................................................................................... 3 MECANISMO PARA EL INICIO DE CATÁLOGOS ........................................................................................................................ 4 MÓDULOS ....................................................................................................................................................................... 5 GRÁFICOS PARA LA IDENTIFICACIÓN DEL STATUS DE DOCUMENTOS ........................................................................................ 5 PROCEDIMIENTOS ......................................................................................................................................................... 7 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DEL MÓDULO .............................................................................................................. 7 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE OPCIONES DESPLEGADAS........................................................................................ 7 PROCEDIMIENTO PARA EL MECANISMO DE CARPETAS ........................................................................................................... 7 PROCEDIMIENTO PARA LA SELECCIÓN DE REGISTROS ........................................................................................................... 8 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE REGISTROS ............................................................................................................ 9 PROCEDIMIENTO EN VENTANAS DE BÚSQUEDA..................................................................................................................... 9 PROCEDIMIENTO PARA EL EMPLEO DEL CAMPO CLASIFICACIÓN ............................................................................................ 12 PROCEDIMIENTO PARA MODIFICAR UN DOCUMENTO REGISTRADO......................................................................................... 13 Modificación a la carpeta de condiciones ........................................................................................................................13 Modificación a la carpeta de partidas ...............................................................................................................................14 PROCEDIMIENTO PARA MODIFICAR LA SECUENCIA DE LAS COLUMNAS.................................................................................... 14 PROCEDIMIENTO PARA ORDENAR LAS FILAS (RENGLONES) DE UNA COLUMNA ........................................................................ 15 PROCEDIMIENTO PARA EL EMPLEO DE QUERYS.................................................................................................................. 16 PROCEDIMIENTO PARA FILTRAR ....................................................................................................................................... 20 AL COMENZAR ............................................................................................................................................................. 21 BARRA DE MENÚS DEL PROGRAMA ................................................................................................................................... 21 ABREVIATURAS DE COLUMNAS ......................................................................................................................................... 23 BARRA DE HERRAMIENTAS .............................................................................................................................................. 23 Botones de la barra de herramientas ...............................................................................................................................24 REGISTRO DE DOCUMENTOS ........................................................................................................................................... 26 Etapa de entrada ..................................................................................................................................................... 26 Etapa de partidas..................................................................................................................................................... 27 Etapa de cierre......................................................................................................................................................... 27 Etapa de cobro......................................................................................................................................................... 27 CONSULTA DE DOCUMENTOS REGISTRADOS ...................................................................................................................... 27 Carpeta de selección................................................................................................................................................ 27 Carpeta de condiciones............................................................................................................................................ 28 Carpeta de partidas.................................................................................................................................................. 28 Carpeta de artículos................................................................................................................................................. 28 Carpeta de opciones ................................................................................................................................................ 28 CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS ...................................................................................................................................... 28 Cancelación de documentos en proceso .................................................................................................................. 28 Cancelación de documentos cerrados...................................................................................................................... 28 ARCHIVO ....................................................................................................................................................................... 30 NUEVO ......................................................................................................................................................................... 31 CERRAR ....................................................................................................................................................................... 31 GUARDAR ..................................................................................................................................................................... 31 GUARDAR COMO............................................................................................................................................................ 31 IMPRIMIR ....................................................................................................................................................................... 31 247
Consulta
VISTA PRELIMINAR ......................................................................................................................................................... 32 CONFIGURAR PÁGINA ..................................................................................................................................................... 32 CONFIGURACIÓN GENERAL.............................................................................................................................................. 32 Carpeta de Configuración general ............................................................................................................................ 32 Carpeta artículos...................................................................................................................................................... 33 Carpeta de ventas y clientes .................................................................................................................................... 35 Carpeta compras y proveedores .............................................................................................................................. 35 Carpeta de sucursales ............................................................................................................................................. 36 ENVÍO DE ACTUALIZACIONES ........................................................................................................................................... 37 Descripción de campos ..................................................................................................................................................... 37 PROPIEDADES ............................................................................................................................................................... 38 SALIR ........................................................................................................................................................................... 38 HERRAMIENTAS ........................................................................................................................................................... 39 PERSONALIZAR .............................................................................................................................................................. 39 CATÁLOGOS................................................................................................................................................................. 40 MÓDULO DE ARTÍCULOS GENERALES ................................................................................................................................ 41 Catálogos primarios y secundarios afines a todos los módulos................................................................................. 41 CATÁLOGO DE IMPUESTOS .............................................................................................................................................. 41 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 41 Carpeta de selección ............................................................................................................................................... 42 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 42 CATÁLOGO DE DEPARTAMENTOS ..................................................................................................................................... 42 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 43 Carpeta de selección ............................................................................................................................................... 44 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 44 CATÁLOGO DE SECCIONES .............................................................................................................................................. 45 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 45 Carpeta de selección ............................................................................................................................................... 46 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 46 CATÁLOGO DE DEPARTAMENTOS / SECCIÓN ...................................................................................................................... 46 Carpeta de selección ............................................................................................................................................... 46 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 47 CATÁLOGO DE FABRICANTES .......................................................................................................................................... 47 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 47 Carpeta de selección ............................................................................................................................................... 49 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 49 CATÁLOGO DE LÍNEAS .................................................................................................................................................... 49 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 49 Carpeta de selección ............................................................................................................................................... 50 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 50 CATÁLOGO DE MONEDAS................................................................................................................................................ 50 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 50 Carpeta de selección ............................................................................................................................................... 51 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 52 CATÁLOGO DE PROVEEDORES ........................................................................................................................................ 52 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 52 Carpeta de selección ............................................................................................................................................... 57 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 58 Carpeta de depuraciones ......................................................................................................................................... 58 Carpeta de estadísticas ........................................................................................................................................... 59 CATÁLOGO DE TEXTOS ................................................................................................................................................... 60 Carpeta: Captura de texto anexo a los documentos ................................................................................................. 60 CATÁLOGO DE ARTÍCULOS (GENERALES) .......................................................................................................................... 61 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 61 Carpeta de selección ............................................................................................................................................... 68 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 69 248
Consulta
Carpeta de proveedores........................................................................................................................................... 69 Carpeta de estadísticas............................................................................................................................................ 71 MÓDULO DE LIBROS ................................................................................................................................................... 74 Catálogos primarios y secundarios asociados al módulo de libros ............................................................................ 74 MÓDULO DE DISCOS ................................................................................................................................................... 74 Catálogos primarios y secundarios asociados al módulo de discos........................................................................... 74 CATÁLOGOS RELACIONADOS A LA COMPRA Y A LA VENTA ................................................................................. 75 CATÁLOGO DE CLIENTES ................................................................................................................................................ 75 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 76 Carpeta de selección................................................................................................................................................ 79 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 79 Carpeta de estadísticas............................................................................................................................................ 80 CATÁLOGO DE USUARIOS ............................................................................................................................................... 80 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 80 Carpeta de selección................................................................................................................................................ 81 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 81 CATÁLOGO DE VENDEDORES .......................................................................................................................................... 82 Carpeta de selección................................................................................................................................................ 82 Mecanismo para asignar nuevos vendedores........................................................................................................... 82 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 83 Carpeta de estadísticas............................................................................................................................................ 85 CATÁLOGO DE CAJEROS ................................................................................................................................................. 85 Carpeta de selección................................................................................................................................................ 85 Mecanismo para asignar nuevos cajeros.................................................................................................................. 86 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 86 CATÁLOGO DE IMPUESTOS .............................................................................................................................................. 87 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 87 Carpeta de selección................................................................................................................................................ 88 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 88 CATÁLOGO DE MONEDAS ................................................................................................................................................ 88 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 89 Carpeta de selección................................................................................................................................................ 89 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 90 CATÁLOGO DE CONCEPTOS DE CUENTAS POR PAGAR ........................................................................................................ 90 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 90 Carpeta de selección................................................................................................................................................ 91 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 91 CATÁLOGO DE CONCEPTOS DE CUENTAS POR COBRAR ...................................................................................................... 92 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 92 Carpeta de selección................................................................................................................................................ 93 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 93 CATÁLOGO DE CONCEPTOS DE DOCUMENTOS ................................................................................................................... 94 Carpeta de selección................................................................................................................................................ 94 Carpeta de modificación........................................................................................................................................... 94 CATÁLOGO DE CONCEPTOS DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN ................................................................................................. 95 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 96 Carpeta de selección................................................................................................................................................ 97 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 97 CATÁLOGO DE CONCEPTOS DE PAGO (POS) .................................................................................................................... 97 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 97 Carpeta de selección................................................................................................................................................ 98 Carpeta de modificaciones ....................................................................................................................................... 98 CATÁLOGO DE FORMAS DE PAGO (POS) .......................................................................................................................... 99 Carpeta de alta ........................................................................................................................................................ 99
249
Consulta
Carpeta de selección ............................................................................................................................................. 102 Carpeta de modificaciones ..................................................................................................................................... 102 CATÁLOGO DE HARDWARE (POS)................................................................................................................................. 103 Carpeta de alta ...................................................................................................................................................... 103 Carpeta de selección ............................................................................................................................................. 105 Carpeta de modificaciones ..................................................................................................................................... 105 CATÁLOGOS RELACIONADOS A MOVIMIENTOS INTERNOS DE MERCANCÍA..................................................... 105 CATÁLOGO DE ALMACENES ........................................................................................................................................... 105 CATÁLOGO DE SUCURSALES ......................................................................................................................................... 105 Carpeta de alta ...................................................................................................................................................... 106 Carpeta de selección ............................................................................................................................................. 107 Carpeta de modificaciones ..................................................................................................................................... 107 Carpeta de estadística ........................................................................................................................................... 107 MOVIMIENTOS A CLIENTES ...................................................................................................................................... 108 PEDIDOS DE CLIENTES ............................................................................................................................................. 109 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE PEDIDOS ............................................................................................................ 109 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 109 Carpeta de condiciones ...................................................................................................................................................109 Descripción de campos ....................................................................................................................................................109 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 112 Carpeta de partidas ..........................................................................................................................................................112 Captura de artículos mediante lector de códigos de barras .........................................................................................112 Selección de artículos mediante búsqueda....................................................................................................................112 Etapa de cierre ...................................................................................................................................................... 118 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................118 PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE PEDIDOS (EN PROCESO) ................................................................................. 118 PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE PEDIDOS CERRADOS Y EN BACKORDER ............................................................. 119 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE PEDIDOS ............................................................................................................ 119 PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE PEDIDOS (EN PROCESO O CERRADOS) .............................................................. 119 VENTAS Y REMISIONES DE VENTA.......................................................................................................................... 119 VENTAS Y REMISIONES DE VENTA ................................................................................................................................... 120 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE VENTAS O REMISIONES DE VENTA DIRECTAS (SIN BASE EN UN DOCUMENTO) ............... 120 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 120 Carpeta selección .............................................................................................................................................................120 Carpeta de condiciones ...................................................................................................................................................121 Descripción de campos ....................................................................................................................................................121 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 125 Carpeta de partidas ..........................................................................................................................................................125 Captura de artículos mediante lector de código de barras ...........................................................................................125 Selección de artículos mediante búsqueda....................................................................................................................125 Etapa de cierre ...................................................................................................................................................... 126 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................126 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE VENTAS O REMISIONES DE VENTA CON BASE EN UN DOCUMENTO DE REFERENCIA (PEDIDO)..................................................................................................................................................................... 126 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 127 Carpeta de selección........................................................................................................................................................127 Descripción de campos ....................................................................................................................................................127 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 130 Carpeta de partidas ..........................................................................................................................................................130 Descripción de la carpeta de partidas.............................................................................................................................130 Procedimiento para efectuar modificaciones a las partidas registradas .....................................................................134 Etapa de cierre ...................................................................................................................................................... 135 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................135
250
Consulta
PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN O CONSULTA DE DOCUMENTOS REGISTRADOS EN LA OPCIÓN DE VENTAS (EN PROCESO)................................................................................................................................................................... 135 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS CERRADOS EN LA OPCIÓN VENTAS .................................................... 136 PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE DOCUMENTOS REGISTRADOS EN LA OPCIÓN DE VENTAS (EN PROCESO O CERRADOS)................................................................................................................................................................. 136 REMISIONES (MOVIMIENTOS SOBRE REMISIÓN DE VENTA) ................................................................................ 136 PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR MOVIMIENTOS SOBRE REMISIONES DE VENTA................................................................... 137 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 137 Carpeta de selección ....................................................................................................................................................... 137 Carpeta de condiciones ................................................................................................................................................... 137 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 137 Carpeta de partidas.......................................................................................................................................................... 137 Procedimiento para registrar movimientos sobre una remisión de venta ................................................................... 139 Etapa de cierre....................................................................................................................................................... 140 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................ 140 PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS SOBRE REMISIÓN (EN PROCESO) ................................................. 141 PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE MOVIMIENTOS SOBRE REMISIÓN (EN PROCESO).................................................. 141 DEVOLUCIONES ......................................................................................................................................................... 141 DEVOLUCIÓN DE VENTA ................................................................................................................................................ 142 Procedimiento para el registro de devoluciones de venta sin base en un documento............................................. 142 Etapa de entrada .............................................................................................................................................................. 142 Descripción de campos ................................................................................................................................................... 142 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 145 Carpeta de partidas.......................................................................................................................................................... 145 Captura de artículos mediante lector de código de barras ........................................................................................... 145 Selección de artículos mediante búsqueda ................................................................................................................... 146 Etapa de cierre....................................................................................................................................................... 146 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................ 146 Procedimiento para el registro de devoluciones con base en un documento de referencia (factura o nota) ............. 146 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 146 Carpeta de selección ....................................................................................................................................................... 146 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 147 Carpeta de partidas.......................................................................................................................................................... 147 Procedimiento de partidas para una devolución completa........................................................................................... 150 Procedimiento de partidas para una devolución parcial ............................................................................................... 150 Procedimiento de captura de artículos mediante lector de código de barras ............................................................. 150 Etapa de cierre....................................................................................................................................................... 151 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................ 151 PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE DEVOLUCIONES (EN PROCESO)........................................................................ 151 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DEVOLUCIONES .................................................................................................. 151 PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE DEVOLUCIONES (EN PROCESO O CERRADAS) .................................................... 152 CUENTAS POR COBRAR ........................................................................................................................................... 153 Mecanismo automático de movimientos en la cuenta por cobrar ............................................................................... 153 Mecanismo manual de movimientos en la cuenta por cobrar...................................................................................... 153 CONSULTA DE SALDOS POR CLIENTE .............................................................................................................................. 154 Carpeta de clientes .......................................................................................................................................................... 154 MÉTODO PARA LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DEL CLIENTE ............................................................................................ 154 Carpeta de documentos .................................................................................................................................................. 154 747Carpeta de movimientos ojo doc revisar el resto de la CxC a partir de aquí está mal ....................................... 157 Carpeta de documentos .................................................................................................................................................. 159 Carpeta de consultas ....................................................................................................................................................... 160 MOVIMIENTOS A PROVEEDOR ................................................................................................................................. 162
251
Consulta
PEDIDOS A PROVEEDOR
......................................................................................................... 163
PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE PEDIDOS ............................................................................................................ 163 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 163 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 166 Carpeta de partidas ..........................................................................................................................................................166 Captura de artículos mediante lector de códigos de barras .........................................................................................166 Selección de artículos mediante búsqueda....................................................................................................................167 Forma de utilizar el campo factor ...................................................................................................................................170 Etapa de cierre ...................................................................................................................................................... 172 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................172 PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE PEDIDOS (EN PROCESO) ................................................................................. 172 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE PEDIDOS ............................................................................................................ 172 PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE PEDIDOS (EN PROCESO O CERRADOS) .............................................................. 173 ENTRADA DE MERCANCÍA
...................................................................................................... 173
ENTRADA DE MERCANCÍA EN COMPRA O CONSIGNACIÓN ................................................................................................... 173 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO COMPRAS O CONSIGNACIONES DIRECTAS (SIN BASE EN UN DOCUMENTO)........................ 173 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 173 Descripción de campos. ...................................................................................................................................................174 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 177 Carpeta de partidas ..........................................................................................................................................................177 Captura de artículos mediante lector de código de barras ...........................................................................................177 Selección de artículos mediante búsqueda....................................................................................................................177 Forma de utilizar el campo factor ...................................................................................................................................179 Etapa de cierre ...................................................................................................................................................... 181 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................181 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE COMPRAS O CONSIGNACIONES CON BASE EN UN DOCUMENTO DE REFERENCIA (PEDIDO)..................................................................................................................................................................... 182 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 182 Carpeta de selección........................................................................................................................................................182 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 185 Carpeta de partidas ..........................................................................................................................................................185 Procedimiento para el ingreso automático de partidas al documento .........................................................................185 Procedimiento de selección de partidas para su ingreso al documento ......................................................................186 Procedimiento de captura de artículos mediante lector de código de barras .............................................................186 Procedimiento para agregar artículos mediante lector de código de barras ...............................................................186 Procedimiento para agregar artículos mediante búsqueda ..........................................................................................187 Descripción de la carpeta de partidas.............................................................................................................................187 Forma de utilizar el campo factor ...................................................................................................................................189 Etapa de cierre ...................................................................................................................................................... 191 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................191 PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE ENTRADAS DE MERCANCÍA (EN PROCESO) ........................................................ 191 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE ENTRADAS DE MERCANCÍA ................................................................................... 191 PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE ENTRADAS DE MERCANCÍA (EN PROCESO O CERRADAS)...................................... 192 REMISIONES (MOVIMIENTO SOBRE CONSIGNACIÓN)
.......................................................... 192
PROCEDIMIENTO PARA EFECTUAR MOVIMIENTOS SOBRE DOCUMENTOS EN CONSIGNACIÓN ................................................... 192 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 192 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 195 Carpeta de partidas ..........................................................................................................................................................195 Descripción de la carpeta de partidas.............................................................................................................................195 Sección superior de la carpeta ........................................................................................................................................195 Sección inferior de la carpeta ..........................................................................................................................................195 Etapa de cierre ...................................................................................................................................................... 199 252
Consulta
Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................ 199 PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS SOBRE REMISIÓN. (EN PROCESO)................................................ 199 PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE MOVIMIENTOS SOBRE REMISIÓN (EN PROCESO).................................................. 199 DEVOLUCIONES
....................................................................................................................... 200
DEVOLUCIÓN A PROVEEDOR (SIN BASE EN UN DOCUMENTO DE COMPRA) ............................................................................ 200 Procedimiento para el registro de devoluciones a proveedor (sin base en un documento de compra) ................. 200 Etapa de entrada .............................................................................................................................................................. 200 Descripción de campos. .................................................................................................................................................. 201 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 202 Carpeta de partidas.......................................................................................................................................................... 202 Captura de artículos mediante lector de código de barras ........................................................................................... 203 Selección de artículos mediante búsqueda ................................................................................................................... 203 Descripción de la carpeta de partidas ............................................................................................................................ 203 Etapa de cierre....................................................................................................................................................... 205 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................ 205 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE DEVOLUCIONES CON BASE EN UN DOCUMENTO DE REFERENCIA (COMPRA) ................. 205 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 205 Carpeta de selección ....................................................................................................................................................... 205 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 206 Carpeta de partidas.......................................................................................................................................................... 206 Procedimiento para el ingreso automático de partidas al documento......................................................................... 206 Procedimiento de selección de partidas para su ingreso al documento ..................................................................... 206 Procedimiento de captura de artículos mediante lector de código de barras ............................................................. 207 Procedimiento para agregar artículos mediante búsqueda .......................................................................................... 207 Descripción de la carpeta de partidas ............................................................................................................................ 207 Etapa de cierre....................................................................................................................................................... 208 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................ 208 PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE DEVOLUCIONES (EN PROCESO)........................................................................ 209 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE DEVOLUCIONES .................................................................................................. 209 PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE ENTRADAS DE DEVOLUCIONES (EN PROCESO O CERRADAS)................................ 209 CUENTAS POR PAGAR .............................................................................................................................................. 210 Mecanismo automático de movimientos en la cuenta por pagar ................................................................................ 210 Mecanismo manual de movimientos en la cuenta por pagar....................................................................................... 210 CONSULTA DE SALDOS POR PROVEEDOR ........................................................................................................................ 211 Carpeta de proveedores .................................................................................................................................................. 211 MÉTODO PARA LA SELECCIÓN DE DOCUMENTOS DEL PROVEEDOR ...................................................................................... 211 Carpeta de documentos .................................................................................................................................................. 211 Carpeta de movimientos ................................................................................................................................................. 214 Carpeta de documentos .................................................................................................................................................. 217 Carpeta de consultas ....................................................................................................................................................... 217 MOVIMIENTOS DE TICKETS ...................................................................................................................................... 219 MOVIMIENTOS DE TRANSFERENCIA ....................................................................................................................... 220 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE ENVÍOS DE MERCANCÍA......................................................................................... 221 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 221 Carpeta de selección ....................................................................................................................................................... 221 Carpeta de condiciones ................................................................................................................................................... 221 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 223 Carpeta de partidas.......................................................................................................................................................... 223 Captura de artículos mediante lector de código de barras ........................................................................................... 223 Selección de artículos mediante búsqueda ................................................................................................................... 223 Etapa de cierre....................................................................................................................................................... 225 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................ 225 PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE ENVÍOS DE MERCANCÍA (EN PROCESO) ............................................................. 225 253
Consulta
PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE ENVÍOS DE MERCANCÍA ........................................................................................ 225 PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE ENVÍOS DE MERCANCÍA (EN PROCESO O CERRADOS) .......................................... 226 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE RECEPCIONES DE MERCANCÍA (MANUAL)................................................................. 226 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 226 Carpeta de selección........................................................................................................................................................226 Carpeta de condiciones ...................................................................................................................................................226 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 228 Carpeta de partidas ..........................................................................................................................................................228 Captura de artículos mediante lector de código de barras ...........................................................................................228 Selección de artículos mediante búsqueda....................................................................................................................229 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE RECEPCIONES DE MERCANCÍA MEDIANTE ARCHIVO (DISCO)....................................... 230 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 230 Carpeta de selección........................................................................................................................................................230 Carpeta recepción de archivos........................................................................................................................................230 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 231 Carpeta de partidas ..........................................................................................................................................................231 Etapa de cierre ...................................................................................................................................................... 231 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................231 MOVIMIENTOS DE ALMACÉN.................................................................................................................................... 233 PROCEDIMIENTO PARA EL REGISTRO DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN................................................................................... 234 Etapa de entrada ................................................................................................................................................... 234 Carpeta de selección........................................................................................................................................................234 Carpeta de condiciones ...................................................................................................................................................234 Etapa de partidas................................................................................................................................................... 236 Carpeta de partidas ..........................................................................................................................................................236 Captura de artículos mediante lector de códigos de barras .........................................................................................236 Selección de artículos mediante búsqueda....................................................................................................................236 Etapa de cierre ...................................................................................................................................................... 238 Carpeta de opciones ........................................................................................................................................................238 PROCEDIMIENTO PARA LA MODIFICACIÓN DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN (EN PROCESO) ....................................................... 238 PROCEDIMIENTO PARA LA CONSULTA DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN .................................................................................. 239 PROCEDIMIENTO PARA LA CANCELACIÓN DE MOVIMIENTOS DE ALMACÉN (EN PROCESO O CERRADOS) .................................... 239 MOVIMIENTOS DE INVENTARIO ............................................................................................................................... 240 PROCESOS ................................................................................................................................................................. 241 CIERRE DEL DÍA ........................................................................................................................................................... 241 Carpeta diario ...................................................................................................................................................................241 Carpeta: Semanal.............................................................................................................................................................243 Carpeta: Ver ......................................................................................................................................................................243 CONSULTA.................................................................................................................................................................. 244 DOCUMENTOS ............................................................................................................................................................. 244 KÁRDEX DE ARTÍCULOS................................................................................................................................................. 244 Carpeta de selección ............................................................................................................................................. 244 Carpeta de kárdex ................................................................................................................................................. 245 KÁRDEX DE MOVIMIENTOS ............................................................................................................................................. 245 Carpeta de selección ............................................................................................................................................. 245 Carpeta de movimientos ........................................................................................................................................ 246
254
Consulta
255
