Manual S10 (Completo)

S10 Costos y Presupuestos

La Escuela de Postgrado y su programa de Cursos de Educación Continua Universidad Continental Material para fines de Estudio del Programa: S10 Costos y Presupuestos Queda prohibida la reproducción total o parcial del contenido de este documento en cualquiera de sus formas, sean electrónicas o mecánicas, sin el consentimiento previo y por escrito del autor y el Centro C entro de Educación Continua.

Programa: S10 Costos y Presupuestos

SESIÓN

1 AL FINALIZAR LA PRESENTE SESIÓN, EL PARTICIPANTE ESTARÁ EN LA CAPACIDAD DE:

Conocer la importancia de la Elaboración de Presupuestos para la Gestión de Proyectos, conociendo los componentes y carteristas de la Gestión de Costos, así como los parámetros normativos y componentes preliminares en la elaboración de presupuestos.

TEMAS:

Introducción: Conceptos preliminares y normatividad.

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INTRODUCCIÓN: CONCEPTOS PRELIMINARES Y NORMATIVIDAD I.

UBICACIÓN DE LA GESTIÓN DE COSTOS DENTRO DE LA GESTIÓN DE PROYECTOS Un proyecto es un esfuerzo temporal que se realiza para la creación / fabricación de un producto, servicio o una obra. Gestionarlo adecuadamente permitirá organizar y administrar los recursos que intervienen en su desarrollo de tal forma que se cumpla con los tiempos y costos definidos. El PMI (Project Management Institute) es la institución líder en la Industria de la Gerencia de Proyectos, dedicada al progreso y fomento de su aplicación efectiva a través de la práctica. 1 El PMI establece una serie de procesos para la Gestión de Proyectos, los mismos son:

Gestión del Proyecto

Gestión de Integración

Gestión del Alcance

Gestión del Tiempo

Gestión del Costo

Gestión de la Calidad

Gestión de los RR.HH

Gestión de las Comunicaci ones

Gestión del Riesgo

Gestión de Abastecimi ento

Asimismo, para la gestión del costo considera:

o t s o C l e d n ó i t s E G 

Estimación de Costos Preparación del Presupuesto Control de Costos

Estimación de Costos: Es el proceso que consiste en desarrollar una aproximación de los recursos financieros necesarios para completar las actividades del proyecto.

1

http://www.pmi.org.pe

Pag. 2

Programa: S10 Costos y Presupuestos 



Preparación del Presupuesto: Es el proceso que consiste en sumar los costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una línea base de costo autorizada. Control de Costos: Es el proceso que consiste en monitorear la situación del proyecto para actualizar el presupuesto del mismo y gestionar cambios a la línea base de costo.

Estos procesos interactúan entre sí y con otros procesos. II.

PLANILLA DE METRADOS DEL PROYECTO En conformidad con el Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, es el cálculo o la cuantificación por partidas de la cantidad de obra a ejecutar. 2 Los metrados son mediciones que se realizan con el fin de verificar dimensiones, características, disponibilidad de área y distancias del terreno respecto a otros elementos del entorno, que permitan luego una construcción acorde al Reglamento Nacional de Edificaciones. Tales datos se emplearán para la posterior elaboración de los planos de construcción. S10 considera los siguientes rótulos para su planilla de metrados: Item

Descripción

Unidad

Metrado

Precio (S/.)

Parcial (S/.)

a. Item: Mediante una secuencia de números muestra la jerarquía de un determinado recurso o servicio. b. Descripción: Muestra las partidas del proyecto. Partida: Cada uno de los productos o servicios que conforman el presupuesto de una Obra 3 c. Unidad: Muestra la unidad de medida de la partida. d. Metrado: Muestra la cantidad de la partida (en función a la unidad de medida especificada anteriormente) e. Precio: Muestra el precio de la partida. f. Parcial: Muestra el subtotal de la partida (Metrado x Precio) Ejemplo:

2

RD 073-2010/VIVIENDA/VMCS-DNC RD 073-2010/VIVIENDA/VMCS-DNC

3

Pag. 3


III.

ANÁLISIS DE PRECIOS UNITARIOS POR PARTIDAS El primer paso en la elaboración del presupuesto será la determinación de las partidas del proyecto así como sus respectivas unidades de medida. Tal labor se lleva a cabo en base a la evaluación de cada especialidad así como a la experiencia ganada en determinados proyectos. Posterior a ello se procederá con el análisis de precios unitarios por cada partida.

IV.

COSTOS DIRECTOS Y COSTOS INDIRECTOS DEL PRESUPUESTO 4.1.

COSTOS DIRECTOS Los costos directos son proporcionales al tamaño de la obra y tienen una relación directa con las cantidades de los recursos utilizados en su producción. Generalmente comprende:   

Costo de material Costo de mano de obra Costo de equipos

En proyectos grandes, también debe considerarse en este rubro los gastos efectuados antes de iniciar la obra: construcción de oficinas, almacenes, cercos, servicios higiénicos, accesos, etc. 4.2.

COSTOS INDIRECTOS Los costos indirectos son proporcionales al tiempo de ejecución de la obra y su asignación e influencia en el costo total es complica. Generalmente comprende:   

Costo de Administración Imprevistos Utilidades

  

Depreciación Servicios Mantenimiento

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V.

MODALIDADES DE CONTRATACIÓN Y EJECUCIÓN DE PROYECTOS La Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento 2012 emitido por OSCE señala: “Los procesos de selección son: licitación pública, concurso público, adjudicación directa y adjudicación de menor cuantía, los cuales se podrán realizar de manera corporativa o sujeto a las modalidades de selección de Subasta Inversa o Convenio Marco, de acuerdo a lo que defina el reglamento.” 4 5.1.

MODALIDAD: LICITACIÓN PÚBLICA Y CONCURSO PÚBLICO La licitación pública se convoca para la contratación de bienes, suministros y obras. El concurso público se convoca para la contratación de servicios de toda naturaleza. En ambos casos, se aplican los márgenes que establece la Ley de Presupuesto del Sector Público. 5

5.2.

MODALIDAD: ADJUDICACIÓN DIRECTA La adjudicación directa se aplica para las contrataciones que realice la Entidad, dentro de los márgenes que establece la Ley de Presupuesto del Sector Público. La adjudicación directa puede ser pública o selectiva. El Reglamento señalará la forma, requisitos y procedimiento en cada caso. 6

5.3.

MODALIDAD: ADJUDICACIÓN DE MENOR CUANTÍA La adjudicación de menor cuantía se aplica a las contrataciones que realice la Entidad, cuyo monto sea inferior a la décima parte del límite mínimo establecido por la Ley de Presupuesto del Sector Público para los casos de licitación pública y concurso público. El Reglamento señalará los requisitos y las formalidades mínimas para el desarrollo de los procesos de selección a que se refiere el presente artículo. Las Entidades deberán publicar en su portal institucional los requerimientos de bienes o servicios a ser adquiridos bajo la modalidad de menor cuantía. En las adjudicaciones de menor cuantía, las contrataciones se realizarán obligatoriamente en forma electrónica a través del Sistema Electrónico de Contrataciones del Estado (SEACE), con las excepciones que establezca el Reglamento. Asimismo, el Reglamento de la presente norma, establecerá la forma en que se aplicarán progresiva y obligatoriamente las contrataciones electrónicas a los procesos de licitación pública, concurso público y adjudicación directa en sus distintas modalidades. 7

4

Extraído de Ley De Contrataciones Del Estado Y Su Reglamento 2012 – Artículo 15° Extraído de Ley De Contrataciones Del Estado Y Su Reglamento 2012 – Artículo 16° 6 Extraído de Ley De Contrataciones Del Estado Y Su Reglamento 2012 – Artículo 17° 7 Extraído de Ley De Contrataciones Del Estado Y Su Reglamento 2012 – Artículo 18° 5

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SESIÓN


Dominar el acceso y manejo del entorno del Sistema S10. Elaborar Presupuestos y administrar su ubicación dentro de la Base de datos del S10.

TEMAS:

Ingresar al módulo S10- Costos y Presupuestos. Descripción del entorno de Trabajo. Selección de la Base de Datos. Crear un Nuevo Presupuesto. Registrar los Sub Presupuestos. Elaborar un presupuesto de la Manera Tradicional

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INTRODUCCIÓN AL PROGRAMA S10 I.

SECUENCIA DE CREACIÓN DE PROYECTOS

Registro del Presupuesto y Subpresupuesto

Registro de: Títulos Partidas Metrados Procesar el Presupuesto Ingresar precio de los recursos

Registrar el Diseño del Pie de Presupuesto

Calculo Analítico de Gastos Generales

Procesar el Presupuesto

Elaborar Formula Polinómica

Planeamiento

Registrar el proyecto y asignar presupuestos

Definir calendario

Registrar el WBS y asignar partidas

Hacer visible los periodos

Hacer Visible los periodos Importar / Exportar a Ms. Project

Reportes: Hoja de Presupuesto Análisis de Precios Unitarios Listado de Recursos Análisis de Precios Unitarios de Subpartidas Cálculo Analítico de Gastos Generales Fórmula Polinómica Diagrama de Gantt Cronograma de Metrados Cronograma Valorizado Plan de utilización de recursos

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II.

INGRESAR AL MÓDULO S10 – COSTOS Y PRESUPUESTOS En el escritorio de Windows ubique el ícono Se mostrará la siguiente ventana:

III.

y a continuación haga doble clic sobre él.

DESCRIPCIÓN DEL ENTORNO DE TRABAJO

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Programa: S10 Costos y Presupuestos 3.1. BARRAS DE MENÚ Menú

Opción de Menú Imprimir

Imprime el contenido del escenario.

Vista Preliminar

Muestra la apariencia de un reporte antes de ser impreso.

Iniciar sesión con un usuario distinto

Permite reiniciar la aplicación (sin salir del módulo de presupuestos) para ingresar como otro usuario.

Salir

Salir de la aplicación.

Punteros

Muestra vistas independientes de Partidas estimadas, formato, recursos, sub partidas y Partidas sin análisis, sin Metrados y sin precios.

Presentación

Muestra la estructura del Árbol desde los Grupos o Sub Grupos, correspondiente en donde se encuentran credos los Presupuestos.

Árbol

Muestra u oculta el árbol.

Barra de Estado

Muestra u oculta la barra de estado.

Recursos

Es el catálogo donde están registrados todos los recursos utilizados por el sistema compuesto por mano de obra, material, equipos y subcontratos.

Unidades

Todas las unidades que utiliza el sistema están registradas en este catálogo de acuerdo a las normas vigentes.

Partidas

En el catálogo de partidas es donde se registran todas las partidas en forma directa sin necesidad de elaborar un presupuesto. Otra forma de ingresar a este catálogo es por la hoja del presupuesto.

Títulos

El catálogo de títulos tiene registros que serán utilizados en la hoja del presupuesto. Cuando se ingresa por la hoja del presupuesto es para elegir y registrarlos en la hoja del presupuesto.

Plantillas

Son recursos previamente agrupados por el usuario para luego ser insertados en los análisis de precios unitarios.

Mis favoritos

Son grupos de partidas previamente preparados por el usuario. Para “armar” favoritos el usuario dispone de los catálogos de partidas y títulos. Lo

Archivo

Ver

Descripción

Catálogos

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Programa: S10 Costos y Presupuestos ideal es tener un conjunto de favoritos para cada tipo de obras. Como favoritos puede tener incluso presupuestos íntegros; los favoritos son “jalados” a la hoja del presupuesto.

Identificadores

Es el catálogo donde se registran a todas las personas que tienen que ver con el sistema, como clientes, proveedores, empleados, obreros, subcontratistas, AFP, bancos etc., que luego serán utilizados en alguna parte del sistema.

Lugares

Los lugares donde se efectúan las obras están registrados en el sistema en el caso del Perú. En el nivel 1 se registraron los departamentos y para el departamento elegido las provincias en el nivel 2, para la provincia elegida se registraron los distritos en el nivel 3.

Índices unificados

Esta opción, muestra los índices unificados. No efectúe nuevos registros salvo que la institución encargada de regir los haga. Los índices unificados son asignados a los recursos con la finalidad de agruparlos al elaborar la fórmula polinómica.

Definir estructura Item

Permite configurar el tamaño de letra, color y tipo para los títulos y subtítulos, todos los presupuestos que se registren tomarán esta configuración. En el escenario de la hoja del presupuesto permite configurar para el presupuesto elegido.

Jerarquía de Precios

Permite definir la estructura de registro del escenario de Precios por grupos.

Logos

Permite definir la estructura de registro del catálogo donde se registran los logotipos.

Definir horario base

Cuando se registra el horario de trabajo por esta opción, en la parte de planeamiento es tomada por el MS Project la información cuando se exporta información.

Configuración

Muestra la ventana de configuración del sistema, es independiente para cada usuario. Las opciones elegidas son permanentes hasta que el mismo usuario lo vuelva a modificar.

Correo Interno

Activa el correo interno del sistema para enviar o recibir mensajes de un terminal a otro. Está

Herramientas

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Programa: S10 Costos y Presupuestos disponible cuando se trabaja en la misma base de datos. Calculadora

Muestra la calculadora de Windows.

Calendario

Muestra el calendario de Windows.

Limpiar registro de control

Por muchos motivos el sistema puede fallar, estos quedan grabados en el editor de registros; esta opción borra, permitiendo el acceso al escenario donde viene trabajando el usuario.

3.2. BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR

Grabar: Graba los datos registrados del escenario, disponible sólo en el escenario de Datos Generales. Imprimir. Envía el reporte directamente a la impresora previamente definida en Windows. Vista preliminar: Muestra la apariencia de la ventana al imprimirlo, o el reporte de la ventana activa en pantalla de donde se puede exportar al formato que elija el usuario como Word, Excel, etc. Retroceder: Desliza el cursor en el árbol de un presupuesto a otro hacia arriba. Avanzar: Desliza el cursor en el árbol de un presupuesto a otro hacia abajo. Lista: Muestra o esconde el árbol ocupando su lugar por el escenario actual o activo.

3.3. BARRA DE VISTAS Esta barra contiene las etiquetas con los nombres de los grupos, estos a su vez contienen los botones de acceso directo a los escenarios. Los grupos que contiene la barra de vistas varían de acuerdo a la personalización, ya sea por empresa o entidad. 3.3.1.

Árbol Es la estructura de cómo están registrados los presupuestos que se elaboran dentro del S10. Aquí tenemos hasta 5 grupos. Los botones activos para el árbol en todos los escenarios son: En el árbol el nombre del presupuesto va acompañado de un libro que cambia de color: (Sólo en el escenario de la hoja del presupuesto)

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(Verde)

Presupuesto en proceso de elaboración.

(Amarillo)

Presupuesto procesado pero sin fórmula polinómica.

(Rojo)

Presupuesto procesado.

a. Escritorio: Contiene sólo los presupuestos que se vienen utilizando en alguna aplicación o está en proceso de elaboración. Solo para los presupuestos ubicados en esta carpeta están activas todas las opciones de edición. Use clic derecho para ver las opciones del menú. b. Obras Ganadas: Los presupuestos trasladados a esta carpeta no pueden ser modificados por el usuario. c. Bandeja: Esta carpeta almacena todos los presupuestos que no están en uso y en cualquier momento se pueden trasladar a la carpeta “Escritorio”. d. Archivo Central: Esta carpeta almacena los presupuestos que ya no serán utilizados. e. Papelera de Reciclaje: Todos los presupuestos eliminados o borrados son almacenados en la papelera de reciclaje, de donde pueden ser restaurados o borrados en forma definitiva. Existe la opción de vaciar toda la papelera.

IV.

SELECCIÓN DE LA BASE DE DATOS El sistema S10, trabaja con Bases de Datos, las cuales on independienets una con otras; el trabajar con una u otra Data debe ser seleccionada al iniciar sesion selecionando la opcion detalles buscando en la casillade Base de Datos:

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V.

CREACIÓN DE UN NUEVO PRESUPUESTO PRESUPUESTO (EJEMPLO) Nombre del presupuesto

:

PUENTE EN CARRETERA

Subpresupuesto

:

Estructuras

Propietario

:

Ministerio de Transportes y Comunicaciones.

Fecha del presupuesto

:

3 de enero de 2005

Lugar

:

Urubamba- Urubamba - Cusco

Tiempo de ejecución

:

180 días (este dato obedece al requerimiento del propietario y será tomado en cuenta para el cálculo analítico de gastos generales. Cuando se realice el presupuesto meta será ajustado).

Pasos: Ingrese al escenario “Datos Generales”:

En el árbol del Catálogo de Presupuesto, el sistema sugiere un ordenamiento previo para los presupuestos registrados en el sistema. En este caso se tomará el grupo OBRAS VIALES y luego registre el sub-grupo PUENTES.

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Programa: S10 Costos y Presupuestos Control 1 (Botón: Datos Adicionales)

Control a

b

c

d

e f

Descripción Es aplicable a la cantidad de decimales en los metrados mostrados en la hoja del presupuesto. En el escenario de la hoja del presupuesto, los iconos (libritos) en el árbol tienen varios colores. Activado : Después de procesar el presupuesto, pinta de color amarillo indicando que le falta elaborar la fórmula polinómica. Desactivado : Después de procesar el presupuesto, pinta de color rojo indicando que el presupuesto está concluido. Análisis de precios unitarios tipo 2. Activado : Calcula los análisis de precios unitarios para edificaciones. Desactivado : Calcula los análisis de precios unitarios para carreteras. (En carreteras los rendimientos son altos; Ej.: en movimiento de tierras 10,000 m3/día). Para obras de arte haga otro presupuesto y configure como edificaciones. Ingrese el factor 1/tipo de cambio, sólo sí el presupuesto está elaborado en Nuevos Soles, y para imprimir el reporte en Dólares Americanos. Esto en el caso de que la moneda alterna se Dólares Americanos. Es necesario ingresar a configuración usando el botón de la barra de botones, para luego elegir la pestaña Impresión y poner un check en la celda: Con factor de cambio. Moneda. Es el tipo de moneda alterna elegida para imprimir los reportes, en este caso $US. Aceptar. Graba y cierra la ventana.

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Programa: S10 Costos y Presupuestos Control 2 (Botón: Registro de Cliente)

La ventana que se muestra a continuación es para calificar al identificador que se viene registrando, en este caso será Cliente.

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Programa: S10 Costos y Presupuestos Los datos del identificador ya están completos, para grabar.

El cliente ya se encuentra registrado en el catálogo de clientes, para trasladar al propietario a la ventana de donde fue solicitado.

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Programa: S10 Costos y Presupuestos Control 3 (Botón: Ubicación Geográfica)

Control 4 (Fecha): Del calendario elija la fecha de elaboración del presupuesto, los precios

son almacenados de acuerdo a la fecha y el lugar. Control 5 (Plazo ): Es en días calendarios, es un dato informativo y generalmente obedece a

los requerimientos del cliente; el plazo definitivo lo tendremos después de usar el diagrama de Gantt en el MS Project. Control 6 (Jornada Diaria): Es la cantidad de horas de trabajo en un día laborable, influye

en el cálculo del rendimiento. Control 7 (Doble Moneda): El sistema permite elaborar presupuestos en dos tipos de

moneda al mismo tiempo, eso significa que permite ingresar los precios de los recursos ya sea en Nuevos Soles y en Dólares al mismo tiempo, o en Nuevos Soles para algunos recursos y en Dólares para otros Control 8 (Moneda Base): Es el tipo de moneda que se utilizará para el presupuesto Control 9 (Presupuesto Base): Esta celda es editable y tiene la calidad de informativo, para

ingresar los datos del presupuesto base de una licitación Control 10 (Presupuesto Oferta): Esta celda es informativa y muestra los resultados del

procesamiento del presupuesto. Vista de la ventana de Presupuesto con todos los campos completados:

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Vista y actualización del Catálogo de Presupuestos:

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VI.

REGISTRO DE LOS SUBPRESUPUESTOS

Control a (Histórico): Esta celda es informativa, cuando se usa la opción de “Modificar

fecha/lugar no precios” el sistema guarda estos datos y muestra al usuario, con la finalidad de recuperar la información para ese lugar y fecha. Importante: Cuando se cambia de lugar o de fecha a un presupuesto, los precios tomarán el valor de cero. Para restaurar los precios, cambie de lugar y de fecha donde sí tiene precios, luego procese el presupuesto desde el escenario de la Hoja del presupuesto.

Control b (Logotipo):

Activo

:

Desactivado :

Es cuando tiene asignado el presupuesto un logotipo. Es cuando el presupuesto no tiene asignado un logotipo.

Para asignar logotipo a un presupuesto en el árbol, haga clic derecho sobre el presupuesto y previamente en el catálogo registre y luego use doble clic. Sí después de haber registrado el presupuesto, realiza algún cambio en los datos, use el botón para grabar el contenido del escenario de Datos Generales. Después pase al escenario de la Hoja del Presupuesto. Pag. 20


VII.

CREAR UN PRESUPUESTO DE LA MANERA TRADICIONAL Para el siguiente ejemplo se empleará el proyecto “Puente en Carretera” mencionado anteriormente. Los datos a registrar son:

7.1. REGISTRAR TÍTULO Y SUBTÍTULOS Registre los siguientes Títulos    

CONCRETO ARMADO ENCOFRADO ACERO CONCRETO

Luego de elegir “Adicionar Título”, el programa muestra la ventana “Catálogo de Títulos”, en el cual podrá seleccionar el deseado:

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Para crear subtítulos (o títulos de segundo nivel), proceda de la siguiente forma:

7.2. REGISTRAR PARTIDAS Continuando con el ejemplo, al subtítulo CONCRETO se le adicionarán tres partidas:   

Encofrado de cimentación Encofrado de elevación Encofrado de superestructura

Para ello:

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Del catálogo de partidas elija las deseadas:

Luego de ello, las partidas son mostradas:

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7.3. INGRESO DE METRADOS Los metrados habrá que digitarlos de acuerdo a cada partida.

7.4. SUBCONTRATOS - OUTSOURCING Consiste en la tercerización del trabajo, bien o servicio; para logar este tipo de análisis de partida se deberá crear un recurso identificado como Sub Contrata y asignarlo a la partida. a. Crear el Recurso:

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b. Asignar la sub contrata a la partida, registrar Rendimiento = 1, y para finalizar dar el precio por m3 de la Sub Contrata:

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7.5. ANÁLISIS POR SUBPARTIDAS Este análisis permite conocer los recursos y actividades que se requieren para conseguir el entregable de la Partida cuya ejecución sea compleja y peculiar. Eje: Construcción e Instalación de Tanque Séptico. a. Se crea la Partica, y en el análisis de costos unitarios se adicionan las Sub partidas correspondientes, y en la columna de cantidad se coloca el metrado correspondiente de cada sub partida en función de la Unidad base de la Partida.

b. Mediante el icono de Sub Partida, se elabora el análisis de costo unitario de cada Sub Partida registrada.

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c. Se procesa el presupuesto para visualizar los resultados. - Construir este tanque me costara S/. 3197.42.

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7.6. OTROS TIPOS DE PARTIDAS 7.6.1 PARTIDAS FORMATO Son partidas que me permites registrar un valor de costo unitario aproximado, sin la necesidad de elaborar un análisis de costo unitario detallado. (cualquier partida puede ser convertida en formato).

Luego registro el costo unitario en la hoja de Presupuesto.

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SESIÓN


Conocer opciones avanzadas y atajos para Elaboración de Presupuestos. Elaborar el Registro de los Costos Indirectos, impuestos y demás costos adicionales al Costo Directo del Presupuesto. Exportar todo tipo de reportes a Word, Excel, pdf, etc.

TEMAS:

Elaborar un presupuesto de la Manera Tradicional: Opciones de Trabajo Diseño del Pie del Presupuesto Procesamiento de Presupuesto Impresión de Reportes Exportar datos Ms. Excel, Ms. Word, PDF.

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I.

ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO DE LA MANERA TRADICIONAL: OPCIONES DE TRABAJO 1.1. DESCRIPCIÓN Y UNIDAD PROPIA Cambiar la descripción de una partida sin la necesidad de crear una nueva. -

Seleccionar una partida y presionar F3.

1.2. OPCIÓN DUPLICAR Duplica una partida en la Hoja del Presupuesto, para poder elaborar un análisis nuevo pero similar. (Esta partida no esta registrada en el catalogo) -

Seleccionar la partida, clic derecho y opción duplicar.

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-

La partida duplica puede ser modificada y editada.

-

De ser necesario también modificar el analisis de costo unitario, entonces, seleccionar la partida, clic derecho seleccionar la opción duplicar y hacer Propio.

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1.3. PARTIDAS PROPIAS Llámese partidas propias a toda partida que no tiene vinculo con el catalogo, es decir al ser modificada no se altera el Catalogo de Partidas. -

Para trabajar con partidas propias activar las siguientes casillas en configuración:

1.4. PARTIDAS DE CATÁLOGO Llámese partidas del catalogo a toda partida que tiene vinculo con el catalogo, es decir al ser modificada se altera el Catalogo de Partidas. - Para trabajar con partidas del catalogo desactivar las casillas en configuración, del esquema anterior, o presionar F6, y trabajar con la opción Reasignar “Cambiar” del Catalogo.:

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II.

DISEÑO DE PIE DE PRESUPUESTO El pie de presupuesto es todo aquello que va por debajo del costo directo y se “carga” al índice unificado 39 ÍNDICE GENERAL DE PRECIOS AL CONSUMIDOR (que viene a ser los GASTOS GENERALES Y UTILIDAD). Ingrese a esta opción después de haber concluido el presupuesto y procesado. Esta opción permite particularizar la forma de presentación y cálculo de la parte final del presupuesto a partir del costo directo, como son los gastos generales y utilidad, impuestos etc. En el panel de Escenarios (Sección izquierda de la ventana) elija el segundo ícono denominado “Diseño Pie de Presupuesto”.

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Programa: S10 Costos y Presupuestos a.

Variables obligatorias

El uso de éstas es indispensable en el diseño del pie de presupuesto.

Después de elaborar el diseño del pie de presupuesto, procese el presupuesto. En la variable NDIRECTO el sistema agrupa todo el monto del costo directo producto del cálculo del presupuesto, la variable P_T debe usarse en la fila TOTAL PRESUPUESTO que tiene la finalidad de transformar los montos que son en números a letras. b.

Variables auxiliares

El sistema luego de procesar el presupuesto agrupa todo el monto que corresponde a mano de obra en la variable C_J, el monto que corresponde a los materiales lo agrupa en la variable C_M, los montos que corresponden a equipos los agrupa en la variable C_E, los montos que corresponden a subcontratos los agrupa en la variable C_S esto con la finalidad de que el usuario pueda efectuar combinaciones en el diseño del pie de presupuesto. Sí el usuario requiere efectuar el cálculo analítico de gastos generales debe usar la variable GGP en la columna macro.

III.

IMPRESIÓN DE REPORTES Para imprimir los reportes el sistema dispone de dos botones: Use este botón para enviar el reporte directamente a una impresora. Use este botón para mostrar previamente el reporte en pantalla.

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3.1.

REPORTES DESDE EL ESCENARIO DE DATOS GENERALES Imprima los resúmenes globales del presupuesto, tiene tres opciones: Datos generales.- Imprime los datos generales del presupuesto. a) Resumen del presupuesto estándar.- Muestra el presupuestos y sus subpresupuesto con montos globales. b) Resumen desagregado.- Imprime el presupuesto con sus subpresupuestos con los valores que corresponde a cada uno de ellos, además los componentes de mano de obra, materiales, equipo y subcontratos que corresponden al total del presupuesto..

3.2.

REPORTES DESDE EL ESCENARIO DE LA HOJA DEL PRESUPUESTO Cuando el cursor se ubica sobre el nombre del presupuesto en el árbol imprime: a) Estándar interno.- Se caracteriza por que muestra el código con el que está registrada la partida dentro del Catálogo de partidas. b) Estándar cliente.- Es el reporte que debe ser alcanzado al dueño de la obra. c) Desagregado precios unitarios.- Imprime la hoja del presupuesto en un formato horizontal donde muestra en las columnas los componentes que corresponde a mano de obra, materiales, equipos y subcontratos de cada una de las partidas del presupuesto. Impresión de los análisis de precios unitarios:

Resumen de partidas iguales (Descripción propia).- Sí una partida participa en varios subpresupuestos, el sistema imprime una sola vez indicando el subpresupuesto e ítem al que pertenece, conservando la descripción propia. b) Resumen de partidas iguales (Descripción catálogo).- Esta impresión es similar a la descrita líneas arriba con la diferencia de que el nombre de la partida es tomada del Catálogo de Partidas. a)

Consolidado

Se refiere que el sistema agrupa todos los recursos que participan en una partida (sí la partida tiene varias subpartidas en diferentes niveles, los recursos son sumados y mostrados en la partida principal). El consolidado imprime a nivel de partidas y de títulos de la hoja del presupuesto. Cuando el cursor se ubica sobre el nombre de un subpresupuesto imprime la hoja del presupuesto, en tres presentaciones: a) Estándar interno: Se caracteriza por que muestra el código con el que está

registrada la partida dentro del Catálogo de partidas. b) Estándar cliente: Es el reporte que debe ser alcanzado al dueño de la obra. c) Desagregado precios unitarios: Imprime la hoja del presupuesto en un formato horizontal donde muestra en las columnas los componentes que corresponde a mano de obra, materiales, equipos y subcontratos de cada una de las partidas del presupuesto. Imprima los análisis de precios unitarios en sus diferentes presentaciones sólo del subpresupuesto elegido. Pag. 35

Programa: S10 Costos y Presupuestos Imprima los recursos y las subpartidas (sólo del subpresupuesto elegido); para acceder al listado de recursos y precios que utiliza el subpresupuesto use el botón que aparece en la barra de botones del escenario de la Hoja del Presupuesto. a) b)

Impresión de recursos: Cuando lo haga desde una subpresupuesto sólo imprime los recursos que utiliza el subpresupuesto. Para imprimir las subpartidas que participan sólo en el subpresupuesto, entando en la ventana de Recursos y precios:

Para imprimir todos los recursos y subpartidas del presupuesto (cuando el presupuesto tiene varios subpresupuestos), hágalo desde el escenario de Precios.

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IV.

EXPORTAR DATOS A MS. EXCEL, MS. WORD Y PDF Desde cualquier vista preliminar de impresión se puede exportar dicha vista a otros formatos mediante la opción Exportar en la barra de herramientas: -

Visualizar la Hoja del Presupuesto, para impresión:

-

Seleccionar la opción exportar:

-

Buscar el formato, y visualizarlo por ejemplo en Word: Pag. 37


Pag. 38


SESIÓN


Elaborar un presupuesto con la opción Duplicar. Calcular Gastos Generales Analíticos. Emplear el software para la administración de recursos y precios de presupuestos.

TEMAS:

Elaboración de un presupuesto con la opción Duplicar. Gastos Generales y Analíticos. Administración de recursos y precios de presupuestos.

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I.

ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO CON LA OPCIÓN DUPLICAR Cuando requiera tener una copia igual de cualquier presupuesto, ya sea como una copia de respaldo, para tener alternativas o para generar el presupuesto meta, utilice esta opción. Creará la copia en el mismo grupo del presupuesto origen; es conveniente cambiarle la descripción o adicionarle una frase para distinguirla del original. Lo s pasos son los siguientes: Clic derecho sobre el presupuesto a duplicar. Elija la opción Duplicar (opción 5 en el gráfico) para crear el duplicado en el mismo grupo que el original; o Duplicar en otro grupo si se desea elegir donde duplicarlo.

Se le presentará la ventana de registro del presupuesto. Se proponen los datos del presupuesto seleccionado y estos pueden ser modificados según sus necesidades. Le sugerimos adicionar “copia” para distinguirlo fácilmente. Una vez ingresados los datos para el nuevo presupuesto haga clic en el botón ADICIONAR para continuar. Si responde afirmativamente, copia el presupuesto completo, si la respuesta es negativa, solo copia la cabecera del presupuesto. Si selecciona CANCELAR, no copia nada y sale. Una vez realizada la copia, recomendamos que convierta las partidas en propias (pero sí en la configuración está activa las opciones:

No es necesario convertirlas en propias, ya que el sistema lo realiza en forma automática), para que cualquier cambio en las partidas desde el nuevo presupuesto no se vea reflejado en el presupuesto origen y viceversa. Al retornar al escenario de Datos generales, ingrese a la opción de Refrescar el árbol para que sea visualizado y luego ingrese al escenario de Hoja del Presupuesto para procesar el nuevo presupuesto.

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II.

GASTOS GENERALES ANALÍTICOS Los gastos generales, es la estructura de costos que demanda administrar y ejecutar la obra por parte de la empresa constructora. Considere todo lo que no aparece en los análisis de precios unitarios como son los sueldos de los residentes de obra, alquiler de la oficina, alquiler de camionetas, gastos de teléfono, costo de los créditos, etc. La condición para acceder a este escenario es que en el Diseño del Pie de Presupuesto en la columna macro esté la variable ggp o GGP. Se recomienda elaborar el cálculo analítico de gastos generales para el presupuesto venta u oferta. El presupuesto meta no tiene cálculo analítico de gastos generales, generalmente se efectúa un presupuesto detallado. Acceso al escenario:

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2.1. DATOS QUE SERÁN REGISTRADOS

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2.2. REGISTRO DE RUBROS

2.3. REGISTRO DE CONCEPTOS

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Ingrese la información a cada uno de los conceptos

Repita el proceso para los demás rubros.

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Para obtener el porcentaje de los gastos generales

Con lo que concluye el cálculo analítico de gastos generales, vaya al escenario de la hoja del presupuesto y procese el prepuesto para que tome el pie de presupuesto, luego elabore la fórmula polinómica. 2.4. BOTONES DE LA VENTANA Nuevo: Este botón tiene doble función, dependiendo donde está el cursor, ya sea en el listado de conceptos o en el de rubros, se ejecuta la opción de adicionar rubros o conceptos. Eliminar: Este botón tiene doble función, dependiendo donde está el cursor, ya sea en el listado de conceptos o en el de rubros, se ejecuta la opción de eliminar rubros o conceptos. Calcular porcentaje: Esta opción calcula el porcentaje de los gastos generales, en función al importe total de los rubros sobre el total del presupuesto. Ahora este porcentaje será tomado cuando se procese el presupuesto desde el escenario de la hoja del presupuesto, cuando se calculan los costos indirectos.

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III.

ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS Y PRECIOS DE PRESUPUESTOS 3.1.

PRECIOS DE PRESUPUESTOS Este escenario tiene la finalidad de listar todos los precios de los recursos y subpartidas que participan en un presupuesto. Existen dos escenarios que tienen las mismas opciones, el primero se ubica en el grupo de presupuestos que tiene todas las opciones de edición y la segunda se ubica en el grupo de precios que tiene la condición de informativa. Para copiar los precios de un presupuesto a otro:

Para pegar los precios en el presupuesto destino,

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Programa: S10 Costos y Presupuestos Sí un presupuesto tiene precios para otros lugares y fechas, para copiarlos al presupuesto que a la fecha viene elaborando, (el menú es mostrado sólo sí el presupuesto tiene precios para otros lugares y fechas.) Para imprimir todos los recursos que participan en el presupuesto,

Para imprimir todas las subpartidas que participan en el presupuesto,

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Programa: S10 Costos y Presupuestos Opciones implementadas: Ver recurso comodín: Los comodín: Los recursos tipo comodín son aquellos cuyos precios dependen de otros y en la unidad tienen %. Esta opción muestra o esconde los recursos “comodín” comodín”. Ver árbol de recursos: recursos: Todos los recursos que aparecen en la ventana principal, son mostrados en un árbol ordenados de acuerdo a los índices unificados, es de fácil interpretación. Los recursos dentro del S10 fueron clasificados en Mano de obra, Materiales, Equipo, Subcontrato y Comodines; esta opción lista los recursos de acuerdo a estos tipos incluidos todos. Muestra los recursos de acuerdo a las opciones de Con precio, Sin precios, Vinculados a Excel, Con factor precio, Con factor precio aplicado, Con factor cantidad, Con factor cantidad aplicado y Todos. Muestra los recursos que tiene precios en el tipo de moneda Principal o Secundario. En el escenario (donde se listan los recursos) clic derecho muestra el menú con las opciones activas para ese escenario.

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SESIÓN


Elaborar un presupuesto a partir de una Hoja de Excel. Emplear plantillas y favoritos. Calcular precios: Por Grupos, Generales y por Presupuesto. Agregar cabecera, logotipo y notas al presupuesto. Transportar sus archivos de presupuesto entre equipos.

TEMAS:

Elaboración de un presupuesto a partir de una Hoja de Excel. Plantillas y Favoritos. Precios: Por Grupos, Generales y por Presupuesto. Cabecera, logotipo y notas de presupuesto. Transportabilidad.

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I.

ELABORACIÓN DE UN PRESUPUESTO A PARTIR DE UNA HOJA DE EXCEL Para importar datos desde Ms. Excel, asegúrese que los mismos estén debidamente estructurados y distribuidos en columnas como se muestra en la siguiente imagen:

Ubique la carpeta y luego elija el archivo de Excel. A continuación elija las columnas y filas a emplear:

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Visualizándose finalmente de la siguiente manera:

A continuación ordene las partidas con relación a los títulos con el botón

y genere los ítems

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II.

PLANTILLAS Y FAVORITOS 2.1.

PLANTILLAS Son recursos previamente agrupados por el usuario para luego ser insertados en los análisis de precios unitarios. Para Adicionar los Recursos desde una Plantillas: Clic derecho sobre el recurso y en el menú desplegable elija la opción “Adicionar plantilla” (Opción 4 en el gráfico):

En la ventana “Elegir plantilla…” seleccione la plantilla a emplear.

Luego el contenido de la plantilla es agregado al análisis de precios unitarios.

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Programa: S10 Costos y Presupuestos 2.2.

FAVORITOS Los favoritos son grupos de partidas previamente preparadas por el usuario. Para crear un grupo de favoritos el usuario dispone de los catálogos de partidas y títulos. Lo ideal es tener un conjunto de favoritos para cada tipo de obras, e incluso presupuestos íntegros. Una vez registrado un Favorito, para emplearlo siga los siguientes pasos:

A continuación, use el botón

III.

para generar los ítems en la hoja de presupuesto.

CABECERA, LOGOTIPO Y NOTAS DE PRESUPUESTO. 3.1.

DISEÑO DE CABECERAS La parte superior de los reportes donde aparece el nombre de la empresa, el tipo de reporte, propietario etc., es la cabecera del reporte; el S10 por defecto tiene un diseño, pero este puede ser diseñado por el usuario hasta en 10 líneas con el tipo, color y tamaño de letra.

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Programa: S10 Costos y Presupuestos Se pueden diseñar para los siguientes reportes:     

Resumen del presupuesto Presupuesto Análisis de precios unitarios Recursos y precios Fórmula polinómica, Subpartidas.

El uso se describe a continuación: En el árbol elija al presupuesto.

Alineación: Permite elegir la ubicación de registro dentro de la cabecera del reporte. Al hacer clic con el puntero del Mouse sobre esta celda activa la opción:

Texto: Después de concluir el registro del texto. Al hacer clic con el botón derecho sobre el texto activa el menú, para modificar la fuente. Para imprimir los reportes con diseño de cabecera, use el botón que se active elija la pestaña de Impresión

y de la ventana

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IV.

TRANSPORTABILIDAD 4.1.

EXPORTAR PRESUPUESTOS Este es un utilitario que permite exportar el presupuesto seleccionado a otra base de datos con la finalidad de independizarlo y darle otros usos, como sacar una copia de seguridad para luego ser restaurada en otros equipos que tengan la misma versión de S10. Para exportar presupuesto haga lo siguiente:

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Programa: S10 Costos y Presupuestos La orden, muestra la ventana:

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El usuario accede a la nueva base de datos desde la barra de menús con la opción Archivo que despliega el menú donde debe elegir INICIAR LA SESIÓN COMO USUARIO DISTINTO. El mismo efecto tiene cuando se presiona el botón de la barra de estado. Cuando se inicia la sesión con el sistema aparece la ventana:

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4.2.

PROCESO PARA TRASLADAR LA BASE DE DATOS A OTRA PC Una vez que ingresó a la base de datos exportada que tiene el nombre de PUENTE, haga lo siguiente: Saque copia de seguridad de la base de datos.

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Ingrese por el explorador a la carpeta S102000\back up y copie en un CD la base de datos. En la PC destino en la carpeta S102000\backup, pegue el contenido del CD, y utilice la opción de restaurar base de datos. Cuando saque copia de seguridad compacta, verifique por el explorador que el archivo b2k.exe exista en la carpeta S102000\backupS10, caso contrario comuníquese con la oficinas del S10. 4.3.

IMPORTAR DATOS DOS 7.X 8.X Este utilitario permite trasladar la base de datos del módulo de presupuestos de las versiones en DOS que usa DBF a la base de datos SQLSERVER. Es conveniente que previamente el usuario ingrese por el explorador y verifique en la carpeta S10200\backup que el archivo modelo exista, caso contrario comuníquese con las oficinas del S10.

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Programa: S10 Costos y Presupuestos Para visualizar la base de datos importada, haga doble clic en la cara muestra en la parte inferior de la ventana, luego

que se

La forma de importar datos de la base de datos ACCESS es similar a lo descrito.

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SESIÓN


Aplicar la Formula polinómica para reajustes y valorizaciones Configurar fechas, moneda y elaborar reportes de calendario Valorizado y por Metrados. Importar y Exportar a Ms. Project.

TEMAS:

Formula Polinómica. Planeamiento y Programación. Exportar a Ms. Project.

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I.

FORMULA POLINÓMICA Las fórmulas polinómicas, constituyen un procedimiento convencional de cálculo para obtener el valor de los incrementos de costos que experimentan los presupuestos de obra en el tiempo. El sistema está basado en la incidencia de todos los elementos que constituyen una obra, participan en una proporción constante durante todo el tiempo que demanda dicho proceso. No necesitan de una autorización resolutiva para aprobar sus resultados y tramitar su correspondiente cancelación, excepto en los casos de reajuste final de liquidación. Deben cumplir la condición de verificables, que fácilmente se puedan revisar los procedimientos de cálculo. Luego de reemplazar los componentes de los índices unificados del INEI, dará como resultado el “K” que permite actualizar el costo de una obra (o parte de ella que es el avance de ejecución) a partir de la fecha del presupuesto base, por el incremento que se genera en cada uno de los elementos componentes, esto en el proceso de valorización. 1.1. REQUISITOS Una fórmula polinómica está constituida por la incidencia de hasta 8 monomios. El coeficiente de incidencia mínimo de un monomio es de 5 centésimos. Los valores de los Coeficientes de Incidencia están dados en cifras decimales con aproximación al milésimo. La suma de todos los Coeficientes de Incidencia de una fórmula polinómica es de uno (1) Los valores del Factor de Reajuste (K) están expresados al milésimo. Cuando los Elementos Componentes participan con Coeficientes de Incidencia menores a los 5 centésimos, se pueden agrupar con otros Elementos Componentes de tal forma que su incidencia asociada supere al mínimo señalado, constituyendo así los monomios compuestos. Los monomios compuestos pueden estar formados hasta por 3 elementos componentes que se les puede denominar sub-MONOMIOS.   



 



Para elaborar la fórmula polinómica, se tiene que Omitir en el pie del presupuesto el ítem relacionado al IMPUESTO. La fórmula polinómica se efectúa para el presupuesto venta u oferta. Acceso al escenario.

Use el botón de diálogo.

sólo en el caso de que el sistema no muestre en forma automática el cuadro

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Programa: S10 Costos y Presupuestos 1.2. AGRUPAMIENTO PRELIMINAR Para agrupar índices unificados tenga en cuenta lo siguiente: De preferencia no agrupe el índice unificado 47 que corresponde a mano de obra incluido leyes sociales, tampoco el 39 que es el índice general de precios al consumidor y viene a ser los gastos generales y utilidad; luego para los demás índices unificados tome el valor menor y agrupe al mayor, tome el criterio de agrupar semejantes, y que el porcentaje agrupado llegue al 5% para que tenga representatividad dentro de la fórmula polinómica.

La llamada 1 muestra los índices unificados agrupados. Los valores de las columnas de las llamadas 2 y 3 inicialmente son iguales y la suma vertical llega al 100%. Para efectuar el agrupamiento preliminar: Sí en la configuración del programa está activada la opción Permite arrastrar y pegar, para agrupar índices unificados proceda de la siguiente manera: Marque el índice unificado y mantenga presionado el botón izquierdo del ratón luego arrastre sobre el índice unificado destino donde quiere que se agrupe y luego suelte el botón izquierdo del ratón. A continuación se muestra el agrupamiento,

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Programa: S10 Costos y Presupuestos Para deshacer un agrupamiento haga clic derecho sobre el índice unificado (a deshacer) y el sistema muestra el menú,

En la ventana que muestre ponga un check en la celda que corresponde al índice unificado a deshacer. 1.3. CONFORMACIÓN DE MONOMIOS Las normas peruanas recomiendan: Que la fórmula polinómica esté integrada hasta por 8 monomios, y estos a su vez hasta por 3 submonomios, en el siguiente orden: 1

Mano de obra incluido leyes sociales

2

Materiales

3

Materiales

4

Materiales

5

Materiales

6

Equipo

7

Varios

8

Gastos generales y utilidad

El factor de cada monomio debe tener un valor mínimo de 5% (0.05) para lograr esto se puede agrupar hasta 3 submonomios. Acceso a La Opción de Conformación de Monomios

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Programa: S10 Costos y Presupuestos Luego el sistema muestra,

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Programa: S10 Costos y Presupuestos Para agrupar los monomios digite directamente el número que le corresponde. Para agrupar dos o tres monomios en uno solo digite el mismo número en estos en la columna Monomio. A continuación se muestra el agrupamiento concluido.

1.4. REEMPLAZO DE SÍMBOLOS

1.5. BOTONES Refrescar: Este botón cumple dos funciones: -

Estando en la pestaña de Agrupamiento preliminar, genera el agrupamiento inicial, a partir de los recursos utilizados en el presupuesto. Pag. 67

Programa: S10 Costos y Presupuestos -

Estando en la pestaña de la Conformación de monomios, genera los monomios en forma automática, a partir del agrupamiento preliminar y los parámetros de configuración para la fórmula polinómica. Si el subpresupuesto falta procesar, un mensaje será enviado.

Verifica la fórmula polinómica según los parámetros de la configuración. Si todo está conforme, se envía el siguiente mensaje

Estos son los parámetros de la configuración

II.

EXPORTAR A MS. PROJECT

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Manual S10 (Completo)

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