PETUNJUK PENGGUNAAN
WORKSHEET APPLICATION
REGISTER KOHORT IMUNISASI BAYI & BATITA Version 2016
Worksheet Application Developed by Yosri Azwar, 2016. All Rights Reserved.
i
DAFTAR ISI
A. PENDAHULUAN
1
B. PERSIAPAN YANG DIPERLUKAN
2
C. PENGENALAN MENU PROGRAM
5
1
A. PENDAHULUAN
Informasi adalah urat nadi manajemen, jadi sistem informasi yang terdiri dari pengumpulan data, pengolahan dan analisa data, serta penyajian data menjadi hal yang sangat penting dan menentukan berhasil tidaknya suatu manajemen, termasuk manajemen program imunisasi. Data yang semakin banyak dan beragam, serta kebutuhan akan analisa data yang cepat dan akurat menjadikan komputer dengan berbagai program aplikasinya sebagai suatu kebutuhan yang penting dan mendesak. Aplikasi ini dikembangkan dalam rangka mengakomodir kebutuhan-kebutuhan tersebut di atas. Beberapa hal yang menjadi unggulan di dalam program aplikasi ini adalah: a. Ramah pemakai (user friendly), aplikasi ini memiliki format-format yang sudah dikenal dalam pengelolaan program imunisasi yang mengacu kepada Permenkes Nomor 24 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Imunisasi, tampilan pemasukan data (data entry) yang sederhana dan sangat mudah dimengerti, memaksimalisasi fungsi dan formula Excel sehingga mampu memperkecil kemungkinan terjadinya kesalahan didalam pemasukan dan pengolahan data. b. Aplikasi ini khusus dirancang untuk Bidan Desa sebagai pelaksana program imunisasi di tingkat operasional yaitu Posyandu dengan tujuan membantu meringankan tugas Bidan Desa dalam hal mencatat, menyimpan, mengolah, menganalisa dan melaporkan data hasil program imunisasi disamping juga menjamin ketepatan dan mutu data yang penting dalam pengelolaan program imunisasi pada tingkat operasional di Posyandu. Sedangkan di tingkat Korim (Puskesmas), aplikasi ini dapat digunakan untuk rekapitulasi seluruh desa dan Posyandu yang berada di wilayah kerjanya, dan untuk melaporkan hasil pelaksanaan program imunisasi ke Dinas Kesehatan Kabupaten, Korim tidak perlu melakukan pemasukan data ulang, sehingga ‘double entry’ yang banyak menyebabkan kesalahan data dapat dihindarkan. Aplikasi ini dapat menjamin mutu data program imunisasi yang dilaksanakan di wilayah kerja Posyandu dan Puskesmas. c. Penyajian Data (out-put) yang sangat memudahkan pemakai untuk melakukan analisa dalam rangka pemantauan, evaluasi dan kemudian menyusun perencanaan selanjutnya. d. Aplikasi ini dirancang untuk menampung kohort hasil program imunisasi bagi 1000 (seribu) bayi yang lahir pada tahun yang sama (Januari – Desember), sampai dengan ‘imunisasi lanjutan’ ketika bayi mencapai usia sekolah dasar (Kelas 3), dengan harapan pengguna dapat mengetahui ‘riwayat imunisasi’ bayi-bayi tersebut dari sejak lahir sampai dengan usia Kelas 3 SD, dan diharapkan bahwa status imunisasi T5 dapat tercapai terutama bagi seluruh anak perempuan sebagai calon ibu. e. Aplikasi ini dikembangkan dengan menggunakan Microsoft Excel® versi 2016 dari Microsoft Office versi 16. File aplikasi ini juga dapat dibuka dengan menggunakan Excel versi 2010, namun akan mengalami beberapa kendala pada fungsi ‘conditional format’ yang akan berpengaruh pada tampilan aplikasi. Dengan menggunakan Excel versi 2013, maka aplikasi dapat digunakan secara maksimal. f. Aplikasi ini memanfaatkan fungsi dan formula Microsoft Excel® secara maksimal, sehingga akan memudahkan dan menjamin tingkat keakuratan yang tinggi, baik dalam hal pemasukan data (data entry) maupun dalam hal pengolahan dan penyajian data. Oleh karena Spreadsheet pada Microsoft Excel® juga berfungsi sebagai tempat penyimpanan data (‘database’ ) maka bekerja pada spreadsheet berarti bekerja pada database, dengan risiko kerusakan d ata yang tinggi sehingga untuk itu perlu d ilakukan proteksi.
2
B. PERSIAPAN YANG DIPERLUKAN
Agar aplikasi dapat ini bekerja secara maksimal, maka beberapa hal perlu dipersiapkan antara lain: a. Keadaan Terpasang (default setting): lakukan penyesuaian terutama untuk format tanggal (date) dan sistem pengukuran (measurement system). Gambar-gambar berikut ini adalah tampilan dari Microsoft Windows 7 ® dengan catatan bahwa tampilan-tampilan tersebut dapat berbeda pada Windows dengan versi yang berbeda. START Control Panel …
START Control Panel Region and Language ...
1. Pada Tab ‘Formats’ pilihlah Format: Indonesian (Indonesia) Short date : dd-MM-yyyy Long date : dd MMMM yyyy Short time : HH:mm Long time : H:mm:ss First day of week : Senin
3
Selanjutnya Klik tombol fungsi “Additional settings...”
1. Pada Tab ‘Numbers’ pilihlah: Decimal symbol : tanda baca koma [ , ] No. of digit after decimal :2 Digit grouping symbol : tanda baca titik [ . ] Digit grouping : 123.456.789 Negative symbol : tanda garis penghubung [ - ] Negative number format : -1,1 Display leading zero : 0,7 List separator : tanda baca titik-koma [ ; ] Measurement system : Metric Standard digits : 0123456789 Use negative digit : Never Klik Tombol ‘Apply’ ... 2. Pada Tab ‘Currency’ pilihlah: Currency symbol : Rp. (Ketikkan apabila belum tersedia) Positive currency format : Rp.1,1 Negative currency symbol : (Rp.1,1) Decimal symbol : tanda baca koma [ , ] No. of digit after decimal : 0 (nihil) Digit grouping symbol : tanda baca titik [ . ] Digit grouping : 123.456.789 Klik Tombol ‘Apply’ ... 3. Pada Tab ‘Time’ pilihlah: Short time format Long time format AM symbol PM symbol Klik Tombol ‘Apply’ ...
: HH:mm : H:mm:ss : AM : PM
4. Pada Tab ‘Date’ pilihlah: Short date : dd-MM-yy (Ketikkan apabila belum tersedia) Long date : dd MMMM yyyy When a two-digit year is entered, interpret it as a year between: 1930 and 2029 First day of week : Senin Klik Tombol ‘Apply’ ...
4
Klik Tombol ‘OK’ (pada dialog box ‘Customize Formats), lalu Klik Tombol ‘Apply’ dan Klik Tombol ‘OK’ (pada dialog box ‘Region and Language’), penyesuaian selesai! b. Mengaktifkan ‘Add-Ins’ pada Menu Bar Excel: Klik ‘File’ (ujung kiri) ‘Option’ (paling bawah) ‘Add-Ins’ (kedua dari bawah) pada pilihan ‘Excel Add-Ins’, Klik Tombol ‘Go’
Aktifkan seluruh pilihan Add-Ins dengan menconteng pada ‘Check Box’ (gambar di atas), kemudian kliklah tombol ‘OK’. c. Buatlah folder khusus untuk aplikasi ini pada drive DATA anda, lalu copy-kan aplikasi dari CD. d. Gunakanlah program aplikasi IMUNISASI.xlsx untuk komputer dengan layar monitor lebar (1280 by 800 pixels).
5
C. PENGENALAN MENU PROGRAM
Program aplikasi ini memiliki 2 (dua) versi yaitu ‘versi Korim’:
dan versi ‘Bidan Desa’:
Dengan meng-klik judul aplikasi ‘REGISTER KOHORT IMUNISASI BAYI DAN BATITA’ pengguna akan dibawa kepada lembar kerja ‘register kohort’ (cohort) bayi dan batita. Oleh karena Bidan Desa memiliki tanggung jawab dan lingkup tugas program imunisasi di wilayah desa/ kelurahan, maka cantumkanlah NAMA DESA dan POSYANDU di bagian kiri atas lembar kerja ‘register’ , maka aplikasi secara mencantumkan NAMA DESA dan POSYANDU pada halaman depan aplikasi. Sedangkan pemakaian aplikasi pada tingkat Korim, NAMA DESA dan POSYANDU tidak perlu dicantumkan. 1. REGISTER KOHORT IMUNISASI BAYI & BATITA Format register pada aplikasi ini dirancang sesuai dengan yang digunakan pada pelaksanaan imunisasi di Posyandu, yang mengacu kepada Permenkes Nomor 24 Tahun 2013 Tentang Penyelenggaraan Imunisasi, dengan menambahkan ‘kolom’ untuk imunisasi anak sekolah dasar (BIAS) d an ‘kolom’ yang menampilkan ‘STATUS IMUNISASI’, seperti pada gambar -gambar berikut ini:
6
Pada sudut kiri atas lembar kerja (worksheet) ini terdapat 4(empat) MENU (kotak dengan tulisan berwarna biru) untuk mengakses lembar-lembar kerja lainnya. Di sebelah kanannya terdapat 6(enam) kotak berwarna-warni yang berisikan informasi dari judul-judul yang tertera pada kotak-kotak tersebut, sebagai tambahan. Ketikkanlah terlebih dahulu NAMA PUSKESMAS, KECAMATAN, KABUPATEN/KOTA dan PROVINSI pada sel-sel berwarna abu-abu dengan segitiga berwarna merah di sudut kanan atasnya, yang terletak di bagian atas register, sedangkan NAMA DESA dan POSYANDU hanya diisi apabila aplikasi digunakan oleh Bidan Desa, kosongkanlah apabila aplikasi digunakan oleh Korim. Masukkanlah data nama desa pada kolom ‘NAMA DESA/KEL.’ yang sesuai, dan apabila pemakai memasukkan data nama desa berbeda, maka aplikasi akan melakukan validasi dengan memberikan pilihan Ya (Yes), Tidak ( No) atau Batal (Cancel ). Apabila pemakai ingin melihat ‘nama desa’ yang sudah tercatat, kosongkanlah nama desa di atas dan klik-lah pada tombol ‘drop-down’ list, maka aplikasi akan menampilkan seluruh nama desa yang sudah tercatat, dan pada ‘nama posyandu’ di sebelah kanannya, aplikasi akan menampilkan nama-nama posyandu yang sudah tercatat untuk desa yang bersangkutan.
Penjelasan tentang cara pengisian register
Kolom 1: adalah nomor urut dan untuk kolom ini tidak perlu dilakukan pengisian karena aplikasi akan melakukan pengisian secara otomatis ketika kolom 2 atau kolom 3 diisi Kolom 2: isilah dengan ‘tanggal register ’ yaitu tanggal ketika bayi datang berkunjung untuk pertama kali (first contact) dan didaftarkan ke dalam register ini Kolom 3: isilah dengan ‘nama bayi’ yang tercatat resmi pada akte kelahirannya Kolom 4: isilah dengan ‘tanggal lahir ’ bayi, tanggal ini sangat penting di dalam perhitungan nantinya Kolom 5: isilah dengan ‘ jenis kelamin’ L untuk bayi laki-laki dan P untuk bayi perempuan Kolom 6: isilah dengan ‘nama ibu/ bapak ’ dari bayi yang bersangkutan Kolom 7: isilah dengan ‘alamat desa/ kel.’ dimana bayi tinggal atau berdomisili Kolom 8: isilah dengan ‘nama posyandu’ dimana dilakukan imunisasi Kolom 9 sd. 27: isilah dengan ‘tanggal’ dilakukannya imunisasi Kolom 28: pengisian akan dilakukan secara otomatis oleh aplikasi
7
Lakukanlah pemasukan data (data entry) pada lembar kerja ini secara ‘lengkap ’ dan ‘benar ’. Aplikasi akan melakukan validasi di dalam pemasukan data (data entry) pada lembar kerja ini, dan akan menampilkan ‘ pesan kesalahan ’ (error alert) apabila pengisian tidak sesuai dengan persyaratan dan kriteria tertentu dari data yang dimasukkan. Perbaikilah dengan mengikuti pesan kesalahan yang ditampilkan. Pada pemasukan ‘ NAMA DESA/KEL’, 'NAMA POSYANDU‘, dan ‘TANGGAL’ (kolom 7 s/d 27), aplikasi memberikan toleransi kepada pemakai apabila terjadi kesalahan pemasukan data dengan pilihan Ya (Yes), Tidak ( No) atau Batal (Cancel ), hal ini dimungkinkan oleh karena seorang Bidan Desa dapat bertanggung jawab atas lebih dari 1(satu) desa/kelurahan, atau seorang Bidan Desa dapat bertanggung jawab terhadap lebih dari 1(satu) Posyandu, dan hal lain adalah, tidak jarang ibu-ibu membawa bayinya untuk diimunisasi sebelum waktu yang dianjurkan (minimal satu bulan atau 28 hari atau 4 minggu) setelah imunisasi dengan antigen yang sama dilakukan terakhir kalinya, atau terjadi keterlambatan pada imunisasi HB0 yang seharusnya dilakukan pada hari yang sama atau setelah 7 hari bayi dilahirkan, demikian pula halnya dengan BCG yang baru diberikan setelah usia bayi lebih dari satu bulan. Dalam hal ini aplikasi memberikan pilihan kepada pemakai (Bidan Desa sebagai pelaksana imunisasi) untuk menentukan apakah pemasukan data diteruskan atau tidak. Dan pada tanggal imunisasi yang dilakukan tidak sesuai ketentuan, maka aplikasi akan memberi tanda dengan warna merah muda pada sel yang bersangkutan. Dengan meng-klik judul kolom ‘tanggal register ’ maka aplikasi akan membawa pemakai ke baris baru (kosong) yang berikutnya, untuk memudahkan pengisian register tanpa harus menggunakan ‘batang penggulung tegak ’ (vertical scroll bar). CATATAN: pengisian register dapat dilakukan secara acak, tanpa harus berurutan namun yang harus diperhatikan adalah pengisian/pemasukan data pada kolom yang tepat dan dengan isian yang benar. Aplikasi ini disiapkan dengan kapasitas yang dapat menyimpan 1000 (seribu) data hasil imunisasi bayi yang baru lahir di dalam tahun yang sama, sehingga aplikasi akan menolak pemasukan data ‘tanggal lahir’ dengan tahun yang berbeda daripada tahun kelahiran ‘bayi’ dengan nomor urut 1 (satu) di baris paling atas register. Jadi untuk bayi-bayi dengan tahun kelahiran yang berbeda, buatlah buku register (workbook) yang baru dengan nama yang lain. 2. REKAPITULASI HASIL IMUNISASI Dengan meng-klik MENU REKAPITULASI pada bagian kiri atas lembar kerja ‘register’, maka pengguna akan dibawa ke lembar kerja ‘rekapitulasi’ Lembar kerja ‘rekapitulasi’ ini dirancang untuk menampilkan data ‘ jumlah hasil imunisasi’ wilayah Posyandu dan Desa (bagi Bidan Desa) dan wilayah Semua Desa atau wilayah Kecamatan bagi Korim, dalam kurun waktu 1(satu) bulan maupun periodik (lebih dari satu bulan) seperti contoh berikut ini: a.
Wilayah Posyandu Mawar, Desa Sei Deras (pilih Desa & Posyandu), Bulan Oktober 2015
b. Wilayah Desa Sei Deras (pilih Desa saja), p eriode Januari – Oktober 2015
8
c.
Wilayah Seluruh Desa (kosongkan Desa dan Posyandu), periode Januari – Desember 2015
Aplikasi akan menampilkan jumlah Desa (pada judul kolom DESA) dan jumlah seluruh Posyandu (pada judul kolom POSYANDU), yaitu: (3) DESA dan (7) POSYANDU p ada contoh di atas. Di Kabupaten Labuhanbatu, aplikasi ini diuji-coba di Puskesmas Kota Rt.Prapat dan Sigambal. Oleh karena ada beberapa Bidan Desa yang tidak memiliki komputer, maka Aplikasi ini dipasang (install) pada komputer di Puskesmas, dan seluruh Bidan Desa masing-masing akan melakukan masukan data (data entry) sesuai dengan hasil imunisasi yang mereka catatkan pada buku register posyandu setiap bulannya. Dengan demikian tidak terjadi ‘ double entry’ dan Korim hanya perlu mencetak (print) hasil rekapitulasi setiap bulannya untuk dikirimkan ke Kabupaten. 3. IMUNISASI DASAR LENGKAP (IDL), LANJUTAN dan LOLOS (DEFAULTERS) Dengan meng-klik ‘tombol pilihan’ (option button) pada lembar kerja ini aplikasi akan menghitung jumlah absolut dan persentase bayi yang memperoleh imunisasi dasar lengkap (IDL) dan bayi yang lolos imunisasi (DEFAULTERS) setelah berusia 11 bulan, imunisasi lanjutan DPT-HB-Hib4 dan yang lolos pada batita setelah berusia 18 bulan dan imunisasi lanjutan CAMPAK-2 dan yang lolos pada batita setelah berusia 24 bulan, seperti contoh pada gambar-gambar berikut ini: a. Jumlah dan % Imunisasi Dasar Lengkap (IDL), dan yang LOLOS (bayi usia 11 bulan)
b. Jumlah dan % Imunisasi Lanjutan DPT-HB-Hib4, dan yang LOLOS (bayi usia 18 bulan)
9
c. Jumlah dan % Imunisasi Lanjutan CAMPAK-2, dan yang LOLOS (bayi usia 24 bulan)
Isilah BULAN dan TAHUN pada sel berwarna abu-abu muda dan perhatikan cara mengisinya (lihat penjelasan pada fungsi ‘comment s’ yang ditandai dengan segitiga berwarna merah di ujung kanan atas sel), kemudian pilihlah IDL, imunisasi lanjutan DPT-HB-Hib4, atau CAMPAK-2 d engan meng-klik tombol pilihan (‘option button’ ) yang berhubungan di sebelah kanannya. Hasil lengkap dari tabel-tabel di atas ditampilkan pada bagian bawah, sehingga dapat dilakukan tracking (pelacakan) terhadap bayi dan batita yang LOLOS imunisasinya. Aplikasi mempersiapkan juga untuk pemakaian ANTIGEN IPV, contenglah pada ‘kotak conteng’ (Check Box) IPV yang terdapat pada ‘ judul’ kolom IPV, apabila IPV telah diberikan.
Lembar kerja ini dapat digunakan sebagai DEFAULTERS TR ACKING baik untuk imunisasi dasar pada bayi maupun untuk imunisasi lanjutan pada batita. 4. DESAKU... RUMAHKU (My Village, My Home)
“Where Every Child Vaccinated Is a Building Block ” (My Village My Home/ MVMH) adalah alat/ sarana yang digunakan pada tingkat masyarakat yang memberikan gambaran keadaan/ status imunisasi bayi yang lahir di desa/ kelurahan, dimana masyarakat secara keseluruhan dapat melihat dan mengikuti keadaan/ status imunisasi semua bayi yang berada di desa mereka Desaku… Rumahku
Kegunaan alat ini adalah untuk mengajak masyarakat peduli dan bersama-sama memperhatikan bayi bayi mereka dalam hal imunisasi.
10
Daftar imunisasi bayi yang dipersiapkan dan ditempatkan di Posyandu atau di tempat-tempat umum seperti balai-desa adalah bertujuan untuk meningkatkan pengetahuan dan menggerakkan peran serta masyarakat dalam hal imunisasi dasar lengkap yang akan diberikan kepada bayi-bayi mereka, kapan waktunya diberikan dan imunisasi apa yang akan diberikan pada pelaksanaan berikutnya. Dengan demikian akan meningkatkan kualitas cakupan imunisasi terutama dalam hal ketepatan waktu dalam pemberian imunisasi dasar lengkap dan sekaligus akan menurunkan drop-out, dan disamping itu alat ini juga dapat digunakan untuk mengetahui ke beradaan ibu dan anak sebagai kelompok yang rentan di dalam sebuah desa. ‘Desaku… Rumahku’ akan meningkatkan rasa memiliki dan kebutuhan akan generasi penerus y ang sehat di tengah-tengah masyarakat. Konsep dasar ‘My Village My Home’ adalah: •
Alat ini memperlihatkan informasi semua anak-anak dibawah 2 tahun di sebuah desa dibawah atap sebuah rumah. Setiap baris (dari bawah ke atas), terdiri dari kotak-kotak (yang membentuk dinding rumah) yang mewakili seorang anak, dan setiap kotak (batu-bata) menggambarkan antigen yang akan diberikan kepada anak tersebut.
•
Informasi tentang anak yang ‘tertua’ di desa tersebut berada pada baris paling bawah dari daftar tersebut, dan anak-anak yang lebih muda ditambahkan ke ata snya
•
Tanggal imunisasi dicatatkan pada kotak yang berkenaan di sebelah kanan namanya.
•
Setiap baris adalah lapisan dinding yang apabila lengkap akan memperkuat ‘rumah’ masyarakat tersebut, sedangkan yang tidak lengkap (bolong-bolong) akan memperlemah bangunan rumah tersebut. Jadi alat ini memperlihatkan bahwa lengkapnya status imunisasi anak-anak tersebut akan memperkuat ‘rumah’ masyarakat.