Manual Prático do usuário do SECAF. A idéia desse manual é facilitar o entendimento do SECAF para todos. Afinal, se os servidores (temporários ou permanentes) não souberem como cuidar do seu ponto, haverá descontos em sua remuneração.
O QUE É O
?
É o Sistema Eletrônico de Controle de Acesso e Freqüência. A função dele é controlar os horários de trabalho dos servidores. Graças a ele, o controle de nossas obrigações e de nossos direitos é automaticamente calculado. Sua última regulamentação está na RCd 17/2011 da DE, acessível pelo w3.ibgeando.ibge.gov.br
Como funciona o SECAF? Para que se entenda o SECAF de uma forma mais simples, pode-se lembrar de um jogo muito comum nos anos 80 e 90 - Tetris. Nele havia peças de formatos variados, formadas por blocos quadrados, que desciam do topo da tela e tinham de ser encaixadas nas peças que já estavam na parte de baixo da tela. Quando se completava uma linha na horizontal, a linha sumia, permitindo que mais peças fossem colocadas na tela. O que o SECAF tem de parecido com o tetris é uso de blocos para formar linhas. No caso do sistema, esses blocos devem ser formados por uma seqüência de entrada e saída. Ou seja, cada vez que houver uma entrada no SECAF, seja através do PDA, da catraca ou de um lançamento de serviço externo, deve haver uma saída que o complete. Formam-se, assim, blocos que devem ser encaixados ao longo do dia, que juntos, devem preencher as 08h de trabalho
Fig. 1 - Bloco de entrada e saída
Desse modo, o dia, dentro do SECAF, deve ser formado pela junção de blocos suficientes para alcançar as 08h, conforme exemplo abaixo:
Fig 2 – Blocos de entrada e saída formando um dia
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Essa sistemática se reproduz a cada dia trabalhado, formando, assim, o bloco mensal de horas. A cada dia o SECAF conta os minutos que sobraram e soma ao banco de horas. Nos dias em que faltaram minutos para se completar as 08h, ele pega a diferença e subtrai do banco de horas. O importante é que se chegue ao final do mês com a média de 08h diárias. Obs importante: Não é permitida ausência do serviço por períodos maiores que 04h. Exceções a essa regra são tratadas na pergunta 1 da seção de perguntas e respostas.
COMO ACESSAR O SECAF O acesso ao sistema é feito através do navegador de internet. O primeiro passo é acessar o endereço w3.ibgeando.ibge.gov.br. Ali deve-se colocar a matrícula do servidor com no máximo 7 dígitos e a senha. No primeiro acesso a senha será a expressão “IBGE” (em letras maiúsculas e sem as aspas), em seguida será apresentada uma tela onde se deverá inserir a nova senha a ser usada no lugar da genérica. Depois de efetuada a troca da senha, o usuário estará na tela do ibgeando, onde terá acesso a uma série de aplicativos, sistemas e formas de contato. Como o que interessa nesse caso é o sistema de ponto, existem duas formas de acessar o sistema. a) Clique no ícone correspondente na tela principal do ibgeando, conforme figura abaixo (em vermelho):
Fig 3 – SECAF no Ibgeando
b) Pode-se clicar nos links na seguinte seqüência: sistemas de pessoal SECAF SECAF novamente A seguir serão descritos os menus do sistema.
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COMO É E COMO FUNCIONA O SECAF Na figura abaixo pode-se ver que existem quatro menus acessíveis. Os dois primeiros estão reproduzidos nas figuras 4 e 5 pois são os que possuem submenus de alta importância.
Fig 4 – Menu Afastamentos
O menu “afastamentos” é o local onde se pode fazer os lançamentos de afastamentos para serviços externos e outros que possam se fazer necessários. Sua principal função será abordada quando se tratará dos Serviços Externos. O menu movimentação, conforme se pode ver na figura, tem 3 opções que serão descritas na seqüência.
Fig. 5 – Menu Movimentação
1) Histórico - Aqui se pode ver todos os movimentos de entrada e saída em detalhes. A vantagem dele em relação à apuração provisória é que nesse menu TODAS as movimentações aparecem, mesmo as que estão incompletas ou inconsistentes.
Fig. 6 - Histórico
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2) Apuração provisória – Este item leva a uma tela onde se pode ver de forma mais clara os blocos de entrada e saída do secaf. Para efeito didático, a tela da apuração será dividida em duas partes (fig. 7 e 8). 2.1) Tela com saldos e avisos:
Fig. 7 – Apuração, parte superior
Dos itens da figura, os que merecem destaque são: (A) Crédito dado a todos os servidores para que possam executar tarefas corriqueiras, como idas à farmácia ou banco. Servirá para compensar automaticamente os débitos do mês anterior ou do atual. Obs.: Caso não seja usado, não será transmitido ao mês seguinte; (B) Saldo que veio do mês anterior. Pode ser positivo ou negativo. Se for negativo, será o primeiro a utilizar as 06h do item (A); (C) Saldo de junho até o dia anterior. (Atualizado quase instantaneamente, apesar do nome); (D) Crédito provisório (item A) disponível depois de ser somado ao saldo do mês anterior. (Este é o último item a ser atualizado de forma quase instantânea. Os outros levam algumas horas para ser atualizados. Portanto, utilize os quatro como referência caso tenham sido feitas alterações recentes); (F) Saldo que será carregado para o mês seguinte. (Atualização não instantânea); (G) Item importante, pois é nele que estão contidas as horas referentes a ausências do trabalho maiores que 04h. Se forem maiores 04h e menores que 05h estarão na parte referente à impontualidade. Se a ausência for maior que 05h fará parte das faltas. NÂO são somadas ao saldo final, (vide pergunta 1 da seção de perguntas) 2.2) Logo abaixo dos saldos vem a tabela de resumo diário:
Fig 8 – Tabela de uso do tempo. Parte inferior da apuração.
Os campos da tabela acima que merecem esclarecimentos são: a)Evento: caso haja um lançamento feito (atestado, serv. externo, etc), haverá preenchimento. b) TP: tempo em que o servidor se manteve em serviço. É o tempo total do bloco de entrara e saída. c) TP Diário: tempo total diário dos blocos de entrada e saída. d) Alimentação (realizado/complementado): a coluna da direita descreve o tempo utilizado para alimentação. É o tempo passado entre a saída antes do almoço e a entrada após a refeição. Caso o tempo utilizado seja
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menor que 1h, será feita a complementação, de modo que o tempo de descanso de 1h seja atingido. A soma dos dois campos sempre será maior ou igual a 1h. e) Saldo do dia: tempo que sobra caso sejam trabalhadas mais de 8h. Se foram trabalhadas menos de 8h, esse tempo será negativo. Em ambas hipóteses, o valor é transmitido pro banco de horas. f) Saldo do dia utilizado para compensação do mês anterior: Caso o servidor tenha ficado comhoras negativas no mês anterior Este campo demonstra o tempo que foi utilizado para compensar o tempo negativo do mês anterior.
Diferenças entre movimento e afastamento: a) Movimento é
uma “entrada” ou uma “saída”. Para que haja um bloco do SECAF são necessários dos movimentos. Um de entrada e um de saída, nesta seqüência. b) Afastamento é um período em que se fica longe do IBGE. É composto por uma entrada e uma saída especificamente criadas para ele.
Acompanhamento “ideal” do SECAF: É obrigação DO PRÓPRIO SERVIDOR o acompanhamento de seu ponto. O SECAF oferece ferramentas que facilitam essa tarefa. Abaixo é descrita a forma mais completa de fazê-lo. 1º passo: Analisar a apuração provisória do mês atual e do anterior, verificando onde há inconsistências ou faltas. 2º: Anotar as inconsistências colocando o dia do ocorrido e o período (manhã ou tarde). 3º: Abrir a tela de histórico e verificar se no dia de cada ocorrência os blocos de entrada e saída estão corretos e se não houve sobreposição de horários (vide pergunta 2 da seção de perguntas) 4º: Anote os movimentos faltantes/excessivos/errados e os SEs (Serviços Externos) a serem lançados. 5º: Abra a tela de afastamentos e lance os SEs faltantes. 6º: Leve ao conhecimento do seu líder os movimentos (entrada e saída) faltantes. 7º: Mande um email para
[email protected] com os movimentos a serem apagados. Obs. Importante: O secaf só pode ser corrigido em relação ao mês corrente e ao mês anterior. Exemplo: Hoje
é dia 15/03/2015. Será possível efetuar lançamentos de serviços externos e de movimentos (entradas ou saídas) somente em relação ao mês de fevereiro (todo) e aos 09 primeiros dias de março (devido ao prazo de cinco exigidos para lançamentos de entrada ou saída).
Quem pode corrigir o SECAF? 1 - O usuário: Lançando os devidos Serviços Externos e fazendo uso dos sistemas automatizados de doação de sangue, licença para casamento, licença por morte de parente, etc. 2 - Incluir horários faltantes: O responsável por essa tarefa é o líder da equipe, normalmente o supervisor ou coordenador. Seu poder de lançamento tem as seguintes restrições: 2.1 - Os lançamentos só podem ser referentes ao mês corrente ou ao anterior . 2.2 - Só pode lançar movimentos 5 dias após período de interesse. 2.3 - Não pode efetuar exclusões de horários. 3 - Excluir horários indevidos: Quem pode excluir horários são os membros da SRH. Estes membros, devido a restrições de próprio SECAF, não podem incluir horários. Estão acessíveis pelo email
[email protected].
LANÇAMENTO, APROVAÇÃO E CONFIRMAÇÃO DE SERVIÇOS EXTERNOS. Serviço Externo é todo aquele que é executado fora das dependências do IBGE.
Para que o SECAF entenda que o servidor saiu de dentro do órgão e foi executar suas tarefas em algum local da cidade, é necessário que quem executou o serviço externo faça o lançamento desse afastamento dentro do sistema. Isso é feito clicando-se na aba “lançar” dentro do menu “afastamentos”.
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A tela que se apresentará é a seguinte:
Fig. 9 – Tela de lançamento de afastamento.
O preenchimento da tela seguirá os seguintes parâmetros em relação a cada campo. 1 - SIAPE: Este campo já vem preenchido e corresponde à matrícula do usuário. 2 - Afastamento: Esse menu de escolha apresenta as opções para afastamentos que podem ser lançadas por cada usuário. Dentre as opções, as que mais comumente serão usadas são as descritas a seguir. 2.1 - Serviço externo – coleta de dados para pesquisas estatísticas: Esta opção deve ser usada pelos servidores que trabalharam a campo em função de pesquisas de caráter estatístico. Exemplos: PNAD, PMS, Registro civil, PMC, SNIPC, etc. 2.2 - Serviço Externo – Coleta de dados para pesquisas geográficas: vinculado a pesquisas ligadas à base territorial na sua maioria. Exemplos: Marcos geodésicos, mapeamento temático, etc. 3 - Informações complementares – Descreva aqui o tipo de serviço executado, explicitando a pesquisa e o local. 4 - Caixa de marcação de período parcial - A função dessa caixa é permitir o lançamento do SE fora dos padrões de funcionamento da UE (das 08 às 17). Se o afastamento for menor que as 08h de trabalho padrão ou ocorrer em horário diferenciado, essa caixa deve ser marcada antes de preenchidas as horas de início e fim do afastamento. 5 - Data de início: Dia em que se iniciou o serviço. Deve ser igual à de fim (item 5) caso o afastamento não seja contínuo. 6 - Data de fim: Dia em que termina o serviço. Só pode ser diferente da de início caso a coleta de dados tenha sido contínua, sem entradas ou saídas da repartição. 7 - Hora de início e fim: Delimitadores do período em que o ocorreu o SE. 8 - Botão cadastrar: Cadastra o movimento após a confirmação na tela subseqüente. Obs. Importante: O SE (Serviço Externo) deve ser lançado com duas características fundamentais:
a) Seu início deve se dar um segundo posterior à saída batida na catraca ou PDA (saída para coleta dos dados) b) Seu final deve se dar um segundo antes da entrada da volta da coleta. Exemplo: Fulano Bateu entrada às 07:45:15 e saída às 08:02:05. Na seqüência foi coletar LSPA, voltando para a sede às 16:12:22. O lançamento de seu serviço externo deve ter início às 08:02:06 e fim às 16:12:21. Tendo sido o Serviço Externo lançado, o próximo passo é sua aprovação, que é feita em dois passos, por duas pessoas. O pré-autorizador - Líder da equipe e o autorizador, que é a chefe da Unidade Estadual. Quando tiver lançado seu SE, entre em contato com seu líder de equipe para que ele, caso concorde, aprove seu lançamento.
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Por último, o serviço externo, quando lançado e aprovado, gera um bloco de entrada e saída próprio, que não se mistura com os blocos de movimentos (PDA ou catraca).
Confirmação da situação de serviço externo lançado Muitas vezes um lançamento de serviço externo demora mais de uma semana para ser aprovado. Isso tende a ocorrer quando o líder está em férias. Para verificar a situação de sua solicitação, deve-se acessar a tela de lançamento de afastamentos e preencher os campos inferiores, colocando o SIAPE do usuário e selecionando o mês e ano de interesse. Clica-se, então, em “filtrar” e tem-se os dados do afastamento e sua situação, conforme se vê no exemplo abaixo (fig 10):
Fig. 10 – Tabela para verificação de lançamentos e suas fases
Nessa tabela pode-se ver, dentre outras informações, quem lançou o SE, quem é seu pré-autorizador, quem é seu autorizador, a data de lançamento, e em que fase está. SITUAÇÕES CORRIQUEIRAS E SEU TRATAMENTO PERANTE O SECAF Viagens a serviço X SECAF Quando o servidor viaja, as informações referentes a este serviço são preenchidas dentro de outro sistema, o SCDP. Quando terminada a viagem, o SCDP exige uma prestação de contas. Cerca de 2 semanas após essa prestação de contas , os dois sistemas se conversam e o SECAF absorve as informações da viagem, lançando automaticamente os dias correspondentes, corrigindo os termos “FALTA” que neles havia. Se depois de quinze dias o sistema ainda apresentar “FALTA”, siga as orientações do conteúdo da “pergunta 3” da respectiva seção.
Doação de sangue X secaf Todo servidor público é incentivado a doar sangue, afinal, salva-se vidas quando se faz isso. Porém, além do incentivo moral e da menção honrosa, existe um benefício legal, que permite ao servidor faltar um dia por ano caso tenha doado sangue. Esse dia deve ser o mesmo da doação. O procedimento para lançar o abono é feito através do sistema automatizado de doação de sangue, usando o seu login de rede (se não o tiver, peça que seja providenciado com sua chefia imediata). Depois de aprovado, o sistema repassa os dados ao SECAF, que retira a “FALTA” do dia da doação.
Atestado de saúde X secaf Há diversas situações ligadas a saúde que levam os servidores públicos a se ausentarem do serviço. Havendo um atestado que justifique tal falta, o devido abono será lançado, Para tal, os passos abaixo serão seguidos. 1) Trazer (o doente ou parente) o atestado até a SRH/MS. 2) A SRH mandará o atestado para o Sistema Integrado de Assistência à Saúde do Servidor - SIASS. Conforme as características do afastamento, o SIASS marcará uma perícia com seus médicos. 3) Autorizado o afastamento pelo médico do SIASS, com ou sem perícia presencial, o resultado é enviado para São Paulo (unidade pagadora à qual estamos vinculados). 4) O lançamento do abono será feito por SP no SECAF em até 15 dias.
Consulta médica/odontológica X secaf
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O servidor tem direito a se afastar para consultas médicas/odontológicas, porém, só pode fazê-lo com anuência prévia da chefia imediata. Com a devida anuência, o servidor bate a saída e realiza sua consulta. Deve-se pedir uma declaração do médico, dizendo que se esteve em seu consultório/clínica de tal hora a tal hora. A chefia imediata, de posse da declaração, faz o devido lançamento de afastamento referente ao período da consulta. Após ter sido aprovado o afastamento, o bloco de entrada e saída será gerado, tampando o “buraco” que havia ficado no SECAF. A chefia imediata envia a declaração à SRH para que seja arquivada na pasta funcional do servidor. Obs. Importante:
Preste atenção ao tipo de declaração ou atestado que o médico lhe entrega. Se sua saída durou um curto período, tendo sido apenas o necessário para fazer uma consulta, não deixe que o médico lhe entregue um atestado para o dia todo. Se o atestado for de um dia inteiro, poderá ser necessária perícia, o que vai gerar ônus ao servidor (deslocamento, trânsito, etc).
Férias X secaf O servidor que tirar férias terá o lançamento do período automaticamente transposto para o SECAF. Se trabalhar nesse período, com a autorização da chefia imediata e da chefia da unidade, terá direito a crédito extraordinário.
Crédito extraordinário Quando o servidor trabalhar em dias ou horários que não os normais ou quando extrapola as horas de trabalho programadas para o mês fará jus a créditos extraordinários (CE). Há dois tipos de CE. 1 - CEs automaticamente computados e acessíveis ao usuário - São aqueles obtidos quando o servidor trabalha mais horas do que o previsto para o mês e não faz uso desse crédito no mês seguinte. Exemplo: Godofredo trabalhou 07:32:23 a mais no mês de fevereiro. Em março ficou com saldo negativo de 02:15:13. Esse valor será descontado do excesso advindo de fevereiro. Em abril, o servidor trabalhou as horas devidas, sem sobra ou falta. Em maio, quando tiver terminado todo o processamento de abril, o servidor terá direito a 05:17:10 de crédito extraordinário das horas que trabalhou a mais em fevereiro. 2 – CEs automaticamente computados, porém, acessíveis após autorização - São os CEs advindos de viagens a serviço em final de semana, trabalho em férias, trabalho em final de semana, trabalho antes das 07h, trabalho após as 19h e trabalho em feriados. São computados pelo sistema, porém, tais serviços, por serem situação de exceção, devem ser autorizados pela chefia imediata antes de serem executados. Além disso, para que os CEs advindos desses serviços fiquem acessíveis ao servidor, deve-se fazer requisição à chefe da UE via email (com cópia para
[email protected]), com seus dados, horário trabalhado e justificativa. Mais detalhes na RCd 17/2011 da DE, acessível pelo w3.ibgeando.ibge.gov.br
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PERGUNTAS E RESPOSTAS: 1 - Posso faltar um dia inteiro caso tenha acumulado mais de 08h de saldo no banco de horas? Resposta: Se houver permissão da chefia direta, sim. O saldo negativo de um dia normalmente não pode ser superior a 04:00:00. Se o período de ausência extrapolar esse limite, o dia será marcado como “ ” até que seja resolvida a situação. As horas negativas de um dia com essa marcação não são a princípio compensáveis e, por isso, não aparecem no campo “saldos” da apuração provisória, ficando em separado, na parte (G) em fonte verde, conforme figura abaixo:
Fig. 11 – Saldos em Apuração provisória
A marcação como falta só será anulada caso sejam feitos os devidos lançamentos: 1.1 - O servidor lança o serviço externo que estava faltando (aparece de imediato após aprovação das chefias). 1.2 - A GRH ou SIASS lança o atestado médico que justificou o afastamento (até 30 dias de prazo para o lançamento) 1.3 - O servidor tem autorizada pela chefia imediata sua requisição para compensação das horas em que esteve afastado. 1.3.1 - O pedido de autorização é feito seguindo-se 3 passos, primeiro clica-se no quadro, à direta do dia classificado como “FALTA”, no qual se pode ver o tempo negativo daquele dia, tal como se pode ver nesta figura 1.3.2 - Na tela seguinte preencha o motivo da falta. Se a ausência foi permitida pela chefia, então pode-se usar um texto semelhante a “Compensação autorizada pela chefia”. Clique em cadastrar. 1.3.3 – O líder da equipe agora deve aprovar a compensação. Quando isso acontecer, o termo “FALTA” desaparecerá da apuração provisória e as horas negativas serão debitadas do banco de horas.
2 - Olhando na tela de apuração provisória verifico que no dia dd/mm/aaaa meu secaf mostra inconsistência (ou “FALTA”) e horário negativo, porém já efetuei lançamento de serviço externo. O que pode ser? Resposta: Existem três situações que explicam esse caso. Todas estão ligadas a sobreposição de blocos de entrada e saída. 2.1 - O usuário bateu a entrada e não bateu a saída antes de ir a campo. Nesse caso, o bloco entrada/saída ficou incompleto e o sistema não consegue entender. Afinal, há uma entrada e não há sua saída correspondente. Erro: Várias situações que motivem a ausência do ponto podem ocorrer, porém a “saída” antes do SE não pode ser simplesmente esquecida. A chefe da Unidade Estadual já alertou sobre isso e não aprovará lançamentos vinculados ao mero esquecimento. Solução: Pedir a seu líder que lance uma saída correspondente ao horário que antecede a entrada em serviço externo. 2.2 - O usuário lançou serviço externo em horário exatamente igual a um dos itens do bloco de entrada e saída do ponto. Erro: Os SEs devem ser lançados sempre com início 1s posterior à saída registrada no PDA ou catraca (quando ele saiu para coleta) e fim 1s anterior à entrada (quando o servidor voltou da coleta). Solução: Excluir o serviço externo lançado erroneamente clicando-se no ícone da lixeira vinculado a ele. Em seguida, lança-se novo SE com os horários corretos. 2.3 – O usuário se confundiu e inverteu entrada com saída. Solução: Pedir a seu líder que lance o movimento correto e mandar email à SRH (
[email protected]) para que efetue a exclusão do movimento errado. 3 – Viajei a serviço e já se passaram mais de quinze dias da prestação de contas, porém, ainda estou com “FALTA” marcada em um dos dias da viagem. O que pode ser feito? Resposta: Checar dentro do SECAF no menu movimentação histórico, se há alguma ”entrada” isolada (sem sua respectiva saída) no dia em questão. Se houver, mandar email para o endereço
[email protected] contando a situação, seu nome e seu SIAPE para que seja excluída a entrada indevida.
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