MANUAL DEL USUARIO Y OPERACIONES DEL SISTEMA CONTABLE INTEGRADO ORION VERSION 4.5
Nuestro Sistema sus Características
Creación de Múltiples Contabilidades, cada una con sus características especiales Selección de numeración de comprobantes en forma mensual o única Por defecto viene con comprobantes de INGRESO, EGRESO, DIARIO, posibilitando la creación de otros tipos adicionales de comprobantes. Creación de nuevas gestiones con Balances de Apertura automáticos, obteniendo saldos de gestiones anteriores. Parametrización de todos los datos contables y demás módulos permitiendo independencia total por el usuario. Plan de Cuentas desarrollado de acuerdo a Normas y PCGA, además contempla disposiciones legales e impositivas que rigen a la Republica de Bolivia. Importación de Plan de Cuentas de otros formatos como Microsoft Excel Libro de Compras-Ventas- Bsp-Importaciones Exportación del Dichos libros al Software del SIN. Creación automática de Nuevas gestiones, realizando automáticamente el arrastre de saldos. Actualización Automática de datos manejados en versiones anteriores. Creación de Usuarios sin limite con posibilidad de controlar sus accesos y las actividades realizadas
Índice Sistema Contable Orión Versión 4.5 1
Características Generales a. b. c. d.
2
Ingreso al Sistema Creación de Nuevas Empresas Ingreso a Empresas Creadas Datos Empresa
Módulos a. Plan de Cuentas a1 Adición de Cuentas a2 Modificación de Cuentas a3 Eliminación de Cuentas b. Introducción de Comprobantes b1 Adición de Comprobantes b2 Comprobantes de Egreso b3 Libro de Compras IVA b4 Comprobantes de Ingreso c. Nuevas gestiones d. Configuración a) Estado De Resultados b) Utilitarios c) Cambios d) Cierre De Cuentas e) Ajustes f) Adición De Comprobantes g) Visualizador e. Actualización f. Administrador del Sistema f1) Listas f2) Accesos f3) Datos de la Empresa f4) Auditoria del Sistema g. Asignación de Presupuesto h. Flujo de Caja i. Costos j. Orden de Comprobantes k. Consultas a. Libro Diario b. Libro Mayor c. Estado de Cuentas d. Balance de Sumas y Saldos e. Estado de Resultados f. Balance General
g. Capital de Trabajo h. Flujo de Efectivo i. Modificaciones j. Consolidar l. Libros m. Utilitarios
SISTEMA CONTABLE ORION VERSION 4.5 1 Características Generales a. Ingreso al Sistema b. Creación de Nuevas Empresas c. Ingreso a empresas creadas d. Datos Empresa a. Ingreso al Sistema Bienvenido, cuando usted ingrese al Sistema por primera vez vera una pantalla parecida a la siguiente figura:
Entonces usted deberá seleccionar el nombre de usuario de la lista de usuarios (basta con hacer un simple clic) y posteriormente pulsar la tecla tabulador y luego digitar la palabra de paso para acceder al sistema. Ejm: Usuario ADM Palabra de Paso r1 3d Entonces el Sistema le comunicará que usted va ingresar a la empresa que esta configurada por defecto con su respectiva gestión:
Posteriormente, usted podrá configurar cualquier empresa por defecto. Deberá pulsar aceptar e ingresara al Sistema donde vera una pantalla que consta de nueve Menús, además de una barra de iconos de acceso directo. b) Creación de Nuevas Empresas Por el contrario si usted no dispone de ninguna empresa creada o configurada por defecto (Una empresa marcada por defecto es aquella de mayor preferencia, si bien el sistema permite realizar múltiples contabilidades simultáneamente podemos marcar, la empresa que deseamos utilizar preferentemente, es decir que cada que ingrese al software lo hará directamente ha dicha empresa, además figura en la barra de del Sistema), el mensaje titulado como ingreso se vera de la siguiente manera:
El sistema determinará en forma automática, que es la primera vez que ingresa al sistema, o que tiene alguna empresa creada pero que no esta configurada por defecto para lo cual se observará la siguiente pantalla:
En el caso de la figura existe por lo menos una empresa creada donde podrá ingresar a esta empresa haciendo doble clic en cualquier lugar de la fila que corresponde a la empresa, si no
existe usted podrá crear la nueva empresa haciendo un clic en el botón de nominado Nueva Empresa que se detalla en el siguiente punto. Si bien la primera vez que ingresa al sistema aparecerá la pantalla donde se le permite seleccionar empresas o crear nuevas empresas o contabilidades, usted puede ingresar cualquier momento a esta opción mediante el Menú
, < Empresa>, :
Dentro de la opción creación de nuevas empresas usted debe introducir todos los datos que son solicitados ya que estos datos son los que se mostrarán en el encabezado de los reportes ejm: Nombre de la Institución Ruc Dirección :
: Empresa Prueba : 9020730 (Si no se dispone Ruc Basta la letra N) Av. Jorge Ramos Gavilán
Gestión
:
2002 (Se puede digitar la gestión o seleccionar haciendo clic en la flecha de dicho control)
Nombre del Subdirectorio a crear
:
ABCD (El Sistema trabaja bajo el concepto de que cada empresa es una carpeta diferente, no importa si es mayúsculas o minúsculas, si es importante no repetir este directorio, el sistema indica en caso que ya existiera, además no es necesario una vez creada la empresa guardarlo o tenerlo en memoria, se pude utilizar cualquier combinación alfanumérica , no deberá exceder de cuatro caracteres, no siempre debe tener relación con la empresa, Ejm:
1234, abc1, FFFF, PR02,,, etc. Esta opción define si la contabilidad que deseamos realizar va a realizarse con la numeración de los comprobantes en forma mensual (en este caso el control esta marcado) o por el contrario va existir una contabilización de los comprobantes con un correlativo en forma única
Correlativos por mes
Ejemplo Supongamos par el ejemplo que disponemos solo de los comprobantes base, Diario, Ingreso, Egreso. Para el correlativo mensual (casilla marcada) Numeración Mes Tipo
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Etc……
Diario 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ Ingreso1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ Egreso 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ 1…∞ Para el correlativo único (casilla vacía) Numeración única Tipo
Enero
Febrero
Marzo
Abril
Etc……
Diario 1…45 45…156 156…389 389…567 567…∞ Ingreso1…10 10…45 45…67 67…78 78…∞ Egreso 1…56 56…69 69…86 86…102 102…∞ Una vez seleccionada la opción que se desee, y llenado los datos solicitados en la pantalla, podrá hacer clic al botón aceptar, donde el sistema procesará su pedido y además creará el sub directorio mostrando la siguiente pantalla:
Donde se confirmará que la empresa o institución ha sido creada y además se esta ingresa a esta empresa, podemos acceder a cualquier empresa en cualquier momento, pero la instancia que crea la empresa nueva permite ingresar en ese momento en el siguiente punto se vera como cambiar o acceder a cualquier empresa de las creadas mediante este proceso. c) Ingreso a empresas creadas Menú , , :
En esta opción nosotros podemos cambiar de empresa o de gestión, además de configurar cualquier empresa como por defecto como se comento anteriormente la empresa por defecto es aquella que el usuario desea configurarla como de inicio, el manejo de esta pantalla es bastante simple y se explica a continuación:
Empresa : Gestión : Directorio Por defecto
Es necesario seleccionar de la lista de empresas creadas Es necesario seleccionar de la lista de gestiones existentes : El Sistema busca automáticamente cual es el directorio : Es la empresa y gestión que se utiliza mayormente (es la empresa y gestión de preferencia) La forma de controlar en que empresa y gestión se encuentra el sistema es verificar la barra de estado. La barra de estado es la barra de información que se encuentra en la parte inferior del sistema esta indica al usuario los siguientes datos:
De Izquierda a derecha : Directorio donde se encuentra los datos de la empresa, este dato es solamente de referencia Nombre de la empresa en la cual se esta trabajando Gestión en la cual se esta trabajando Nombre del Usuario que esta trabajando en ese instante Hora de referencia (hora del Sistema Operativo) Fecha de referencia (fecha del Sistema Operativo) Una vez que se tiene la empresa creada debemos parametrizar los datos adicionales, como el porcentaje del Impuesto al valor agregado, el porcentaje del impuesto a las transacciones etc. d)
Datos Empresa
Menú , ,
En
esta ventana el sistema permite introducir los datos para utilizar los distintos módulos, además de modificar los datos de la empresa.
Los datos que se pueden modificar son los correspondientes a el nombre de la empresa, la gestión la dirección y el número de Ruc, el directorio no se pude modificar ya que es donde se encuentran los datos de la empresa. En cualquier instancia se puede ingresar y modificar además los datos adicionales, la pantalla se divide de la siguiente manera: 1. Datos de la Empresa 2. Cuentas del Modulo Contable 3. Cuentas del Modulo de Inventarios 4. Cuentas del Modulo de Recursos Humanos 5. Porcentajes de Impuestos 6. Nivel de Impresión 7. Salario Mínimo Nacional
8. Asientos Resumen Automáticos
6,7,8 1
5
2
3
4
1 2
3
4 5 6
Datos de la Empresa.- Los datos de la empresa corresponde a los introducidos en su creación y pueden ser modificados en esta opción. Las cuentas de Crédito fiscal, Débito fiscal, It Egreso, It x Pagar, corresponden al código asignado en el plan de cuentas para las cuentas con esta descripción, se puede acceder al plan de cuentas haciendo doble clic en la casilla que se desea, y al seleccionar una cuenta haciendo clic en su descripción el sistema asignará el código de esa cuenta a la casilla. Corresponden a las cuentas de anticipo de clientes, anticipo de proveedores, descuento en compras, descuento en ventas, recargo en compras, recargo en ventas. Se puede acceder al plan de cuentas haciendo doble clic en dichas casillas, y seleccionando la cuenta apropiada. Las cuentas del modulo de recursos humanos tienen un tratamiento idéntico al punto 2 y 3. Los porcentajes de impuestos deberán ser introducidos en forma cuantitativa es decir para el IVA por ejemplo 13, para el It 3, no se debe introducir símbolos como 13 % o 0,13. El nivel corresponde, al nivel de impresión de las cuentas de mayor en nuestros comprobantes, por ejemplo si el nivel es cero, nuestros comprobantes no imprimirán las cuentas de mayor, el sistema viene por defecto con el nivel 3 esto se relaciona con el plan de cuentas que se adjunta en el sistema.
7 8
El salario mínimo nacional se debe introducir para utilizar el módulo de Recursos Humanos, ya que el sistema calcula automáticamente los Bonos de Antigüedad y además los mínimos no imponibles en la planilla RC- IVA El sistema permite realizar asientos automáticos cuando se utiliza el sistema en forma integral este realiza asientos automáticos por las compras, ventas, costo de ventas, podemos configurar para que nuestro software realice un asiento resumen por las ventas del día esto es cuando esta opción esta marcada, por el contrario si esta casilla no se encuentra marcada e sistema realizará un asiento por cada venta y compra realizada.
2 MODULO DE CONTABILIDAD El modulo de contabilidad es el núcleo del Sistema donde interactúan los demás módulos y permite obtener sus estados financieros a) PLAN DE CUENTAS Menú , :
En esta opción podremos desarrollar el Plan de Cuentas, donde en una sola pantalla podremos modificar, adicionar, o borrar las cuentas que deseemos. (El Sistema viene con un plan de cuentas de acuerdo a disposiciones tributario legales y normas y PCGA que el usuario si gusta puede utilizarlo, modificando, adicionando o eliminando cuentas) En la parte superior podremos ver que existe una parte donde nos indica que rubro de cuenta elegiremos el sistema toma por defecto los siguientes parámetros ACTIVO
1
PASIVO PATRIMONIO INGRESO EGRESO
2 3 4 5
Existe la posibilidad de crear cuentas de orden tanto deudoras como acreedoras en los siguientes dígitos.
6 6.1 6.2
Cuentas de Orden Cuentas de Orden deudoras Cuentas de orden Acreedoras
a1) Adición de Cuentas Se deberá proceder de la siguiente manera: • Seleccionar un rubro • Digitar el Código de la cuenta a crear • Escribir la Descripción • Asignar las características de la Cuenta • Presionar (ó hacer clic en el botón adicionar). Para seleccionar un rubro basta con hacer clic en la flecha orientada hacia abajo en dicha Opción (RUBRO), una vez elegido el rubro, podremos ver que automáticamente el código de dicho rubro se traslada a la opción denominada código, donde podremos digitar el código de la cuenta que deseemos crear, luego basta con pulsar la tecla tabulador o hacer clic con el mouse en la opción denominada Descripción si existe el código de la cuenta a crear el Sistema mostrara en dicha opción inmediatamente la descripción o nombre de la cuenta no pudiendo crearla, por el contrario si no existe usted podrá digitar el nombre de dicha cuenta y luego darle las características.
Características de Cuentas MONEDA .- Estas se refieren a seleccionar si la cuenta será en dólares ó bolivianos (al seleccionar una cuenta en dólares la columna ajustable tendrá la letra esto quiere decir que será sujeta al ajuste por inflación y tenencia de bienes, por el contrario si es en bolivianos en la columna ajustable tendrá la letra ,esto quiere decir que será sujeta al ajuste por conversión a efectos de ajustar mediante las dos monedas y obtener sus Estados Financieros en moneda constante). Presupuesto.- Usted podrá elegir si la cuenta tendrá asignado un presupuesto si se selecciona esta opción como presupuestable en la columna Presup. Aparecerá la letra esto significa que posteriormente se podrá asignar un determinado monto para el control de su ejecución. (Es importante recordar que si esta opción se encuentra marcada como presupuestable, cuando usted desee introducir transacciones y no exista un monto para poder realizar la ejecución el sistema no dejara realizar la transacción emitiendo un mensaje donde señale que no existe presupuesto para ejecutar entonces deberá proceder a realizar la re asignación de su presupuesto o por el contrario cambiar la característica de esta cuenta como no presupuestable. Movimiento.- Si usted selecciona la cuenta como de movimiento entonces se procederá a colocar la respectiva letra ( o ), en la columna de movimiento eso significa que dicha cuenta será sujeta a recibir imputaciones (una manera sencilla de controlar cuales cuentas tendrán movimiento y cuales no) Costo.- De igual manera se asignará a la columna la letra correspondiente pero mediante esta opción usted señalara que dicha cuenta será sujeta a poder realizar un prorrateo creando departamentos o proyectos, en la opción del menú- Transacciones – Costos – Departamentos. Esta opción es bastante útil cuando solo se desea tener una determinada cuenta Como por ejemplo Sueldos y Salarios y desear que esta se prorratee a distintos deptos. Ademas aparece las letras F o V para poder ser marcadas, esto es para determinar si la característica de esta cuenta será de costo Fijo o Variable. Por otra parte si usted desea introducir una cuenta debajo de otra que esta creada basta con hacer doble clic en ella en la pantalla tipo hoja de calculo usted vera que automáticamente el código se introduce en la ventana denominada código basta con modificar el código y luego pulsar la tecla tabulación y escribir el nombre de la cuenta y luego darle sus características. a2) Modificación de Cuentas Para poder modificar una cuenta basta con seleccionar de la tabla central y pulsar la tecla F2 entonces usted podrá modificar la cuenta como la desee y pulsar enter o las flechas hacia arriba o hacia abajo entonces la cuenta se modificara, además basta con escribir o en la columna presup. o en Movimiento o Costo y la cuenta modificara sus características, si usted las deja en blanco el sistema asume que no tiene dichas características.
Además si el sistema le emite un mensaje donde le indica que la cuenta tiene movimiento, se le preguntará si dicha modificación afectará a todas las transacciones anteriores (esto significa que si desea cambiar el nombre de una cuenta y esta tiene transacciones realizadas no deberá cambiar comprobante por comprobante dicho nombre a todas las transacciones) es recomendable que pulse si, pero en el caso que no desee que realice esta operación deberá pulsar no, y luego la tecla ESC para desabilitar dicha modificación. a3) Eliminación de Cuentas Para borrar una cuenta se deberá seleccionarla dentro la tabla central y hacer un simple clic con el Mouse en la parte izquierda de la tabla a la altura de la cuenta seleccionada (existe una flecha con dirección hacia la derecha como se observa en la figura) entonces toda la fila donde se ubica la cuenta se iluminara con otro color, una vez hecho este proceso solo tendrá que pulsar la tecla suprimir (Supr o Del) y la cuenta se borrara definitivamente.
(Tenga cuidado en este proceso ya que el sistema elimina la cuenta y no existe proceso de reversión), pero si la cuenta que se desea borrar tiene movimiento, no podrá borrarla hasta eliminar definitivamente todos los movimientos, lo mismo ocurre en el caso de las cuentas que tienen sub – cuentas deberá proceder a eliminar primero las sub – cuentas. b) Introducción de Comprobantes
En esta pantalla que se encuentra en el menú es donde el usuario podrá introducir los comprobantes contables, La primera casilla es aquella donde aparece la fecha del sistema operativo de su máquina, usted podrá modificarla, luego bastará con presionar la tecla y el sistema saltará a la casilla tipo de cambio, el tipo de cambio puede aparecer automáticamente (refiérase a la opción utilitarios - tipos de cambio), por otra parte si no existe grabado el tipo de cambio el sistema preguntará si desea almacenar el nuevo tipo de cambio para esa fecha, en caso que usted haya realizado la creación de su empresa en forma de correlativos por mes aparecerá automáticamente el mes al cual se incluirá el comprobante, podrá modificar el tipo de cambio o digitar el que corresponde, luego presionando a tecla también se puede ir haciendo clic con el Mouse usted tendrá una casilla de selección donde podrá escoger que tipo de comprobante desea realizar, es importante que siempre escoja un comprobante si no lo hace el sistema le anunciará posteriormente que falta tipo de comprobante.
Se puede notar que al escoger un tipo de comprobante el sistema asigna de manera automática un numero correlativo para dicho comprobante. Entonces existen los siguientes tipos de comprobantes Traspaso o Diario Egreso Ingreso b1) Adición de Comprobantes.- Si Usted necesita nuevos tipos de comprobantes puede crearlos en la siguiente opción:
Ejm : Supongamos que deseamos crear el nuevo tipo de comprobante Traspaso, esto significa que se creará el nuevo tipo de comprobante con su correspondiente correlativo mensual o anual.
Donde es recomendable que use los tipos de comprobantes de acuerdo a su experiencia contable, podrá asignar nuevos tipos de comprobantes refiérase a la opción Administración – Utilitarios – Adición de Comprobantes Luego saltando a la siguiente opción Moneda deberá seleccionar la moneda en la cual tendrá origen la transacción. Luego podrá pasar a la casilla correspondiente a Nº de Cheque si existe, la descripción y el Banco, luego existe la casilla que indica la referencia Recibido o Cancelado referida a una descripción sencilla de la persona encargado de la transacción. Luego presionando , el sistema se detendrá en la parte denominada GLOSA que es la glosa general del Comprobante usted es libre de introducir gran cantidad de caracteres (200). ya que si llega al final de la pantalla estos en forma automática se irán posicionando una fila más abajo, no deberá preocuparse de la impresión ya que el sistema acomoda en forma más elegante posible sus filas de impresión. Además que dispone también de glosas individuales. Luego deberá hacer clic en lo que corresponde a la glosa individual o General, Ejm: Si yo dispongo de un comprobante bastante largo, y deseo que la glosa General se repita automáticamente en cada glosa individual, deberá estar marcado la opción que corresponde a glosa general, por el contrario si deseo se mantenga la opcíon de glosas individuales deberá estar marcada la opción individual.
La parte más importante es la introducción de las cuentas y montos, para generar la transacción contable, podrá ver una tabla donde basta con digítar el código y avanzar con la flechas hacia la derecha en forma automática aparece el nombre de la cuenta:
Por otra parte no es usual que una persona memorice todos los códigos de su plan de cuentas en ese caso usted puede hacer clic en el botón que se encuentra en la parte superior derecha . Botón plan de cuentas .- Podrá visualizar todas las cuentas con sus respectivos códigos siempre y cuando hayan sido elegidos como de movimiento dentro del plan de cuentas, en la pantalla podrá observar que existe una selección por código o por descripción como muestra en el dibujo.
Si usted desea hacer una busqueda rápida puede utilizar el comodín asterisco (*) por ejm. Para realizar una busqueda de todos los códigos que comienzan con el digito 2 en la casilla código deberá digitar 2*, por el contrario si esta marcada la opción descripción podrá digitar A* esto significa que tratará de ubicar todas las cuentas que empiecen con la letra “A”, puede jugar con el asterisco al principio al final o encerrar una palabra o frase entre asterisco ejm: si deseo ubicar todas las cuentas que tengan como descripción en algún lugar (al principio, medio o final) la palabra “sueldos” en la casilla descripción deberé digitar *sueldos*. Una vez ubicada la cuenta bastara con seleccionarla realizando un doble clic, en forma inmediata aparecerá el código y el nombre de la cuenta, luego podrá posicionarse en la columna debe, o haber según la naturaleza de la transacción donde digitará el monto y en forma automática el sistema le mostrara el equivalente en dólares o en las columnas siguientes, también puede ingresar los montos en
las columnas en dólares donde el sistema hará la conversión a bolivianos también en forma similar todo dependiendo de la moneda que eligió al inicio del comprobante. Una vez efectuada la revisión de los montos y cuentas basta con pasar a la siguiente línea presionado la flecha hacia abajo o colocándose con el Mouse una línea más abajo. Podrá ver que aparece ya el total en la parte inferior de la pantalla más la diferencia que existe entre la columna debe menos la columna haber. Un comprobante nunca podrá ser grabado si no igualan las columnas tanto debe como haber, el botón que controla la grabación de un comprobante es el que se encuentra en la parte inferior central llamado , este botón permanece apagado (no realiza ninguna acción) mientras los totales no estén correctamente igualados, una vez igualados y si desea guardar el comprobante
basta con presionar el botón (también ALT-G, en realidad puede presionar la combinación de teclas ALT + la tecla subrayada del botón), el sistema mostrará un comprobante que indicará que el comprobante ha sido grabado. En ese instante se enciende el botón
Estos son el botón de la impresora que le permite enviar su reporte directamente a la impresora., preguntando si desea imprimir solo una copia o varias, luego el formato del tamaño de la hoja esta determinado por la configuración de su impresora (no olvide que el sistema adopta todas las características de su sistema operativo). También existe el botón que tiene tres recuadros de distintos tamaños esto significa que se puede hacer un zoom en tres diferentes tamaños para aumentar o disminuir el tamaño en pantalla del reporte para poder tener una mejor visualización. El botón con el dibujo del maletín permite enviar nuestro reporte a formato Excel o Word o ASCII, dependiendo de las necesidades nos pedirá otro nombre para grabar y nuestro reporte será fácilmente abierto desde otra aplicación. Los botones de las flecha son para ir a la siguiente o anterior página si existen y las flechas con una línea son para ir a la última o primera página si estas son muchas. El botón con el dibujo de el sobre le permite enviar sus reportes directamente a Microsoft OUTLOOK y poder trabajar con Internet y enviar sus reportes en forma de correo electrónico. Para cerrar el reporte basta con presionar el botón cerrar una vez que se ha procedido de acuerdo a los requerimientos. IMPORTANTE: Lo anterior explicado sobre los reportes se aplica a todos los reportes del Sistema Contable Orion, es importante tomar debida nota ya que el uso adecuado de uno de los reportes permite el manejo de cualquier reporte posteriormente emitido. Si usted se equivoca al digitar una cuenta o un monto podrá modificar la transacción si su comprobante no esta grabado deberá (si ya esta grabado podrá cambiar la transacción en el menú consultas modificaciones) colocarse en la fila donde esta el error y cambiando la cuenta o el monto por el correcto bastará con bajar una fila más bajo o subir una arriba con las flechas y la cuenta o el monto se modificaran. En caso de desear eliminar una fila hasta con seleccionarla haciendo clic en la barra de la tabla a la altura de la fila que desea suprimir una vez que usted pueda ver que la fila ha sido marcada (se pondrá toda la fila de otro color) usted pulsará la tecla o y la fila será completamente eliminada. b2)CASO DE COMPROBANTE DE EGRESO En el supuesto que usted seleccione un comprobante de egreso el sistema abrirá una pantalla donde se le preguntará si existe factura o por el contrario si es un bsp de compra o una importación. Estos
dos últimos se encuentran en el menú desplegable de esta pantalla en la parte inferior como se ve en la figura
Si no existe factura usted podrá realizar el comprobante de forma normal como se explico anteriormente presionando el botón en la pantalla de verificación de facturas
b3) LIBRO DE COMPRAS IVA Si usted presiona el sistema le abrirá la pantalla titulada LIBRO DE COMPRAS IVA donde podrá introducir todos los datos referentes a la factura: Ejm Sucursal : Central Nro. de Factura : 1234 NrodeRUC : 1233456 Alfanumérico : WWW1234 Nro de Orden : 1233456 Fecha : 01/01/2002 Proveedor : ORIONSOFTWARE Total Factura : 1500 Una vez introducido el total de la factura usted deberá digitar en la casilla que se posiciona el cursor después de presionar , el código de la cuenta en la que se esta incurriendo en el gasto,
sin no sabe el código puede hacer clic en el botón plan de cuentas y seleccionar la cuenta haciendo doble clic, entonces automáticamente aparecerá el código en la casilla de cuentas, luego ya esta listo para adicionar su factura a su libro de compras iva, presione el botón aceptar si todo esta correcto el sistema le indicará que la factura ha sido adicionada, si ocurre algún error el sistema le indicará que no ha seleccionado una cuenta para contabilizar, entonces deberá buscar que cuenta se identifica con el gasto y colocar el código en la casilla. Por otra parte puede existir errores que indiquen que no coinciden los tipos o que no es valido el uso de null, esto se debe ha que usted no ha indicado en el administrador del sistema — datos de la empresa, cuanto va ha ser el porcentaje del crédito fiscal o que cuenta se utilizará para el crédito fiscal, etc., deberá revisar la parte correspondiente a el administrador del sistema. Podrá introducir las facturas que desea siguiendo los anteriores pasos dentro de un mismo comprobante. una vez terminada la operación de introducción de facturas. Usted deberá digitar el botón o cerrar dicha ventana de la pantalla titulada libros de compras iva, regresara a la Pantalla introducción de comprobantes donde podrá ver que los asientos se han realizado y solo usted tendrá que digitar la glosa, si fue cancelado con cheque, además de introducir la contracuenta para que dicha transacción pueda ser grabada. Luego podrá presionar el botón y su transacción será finalizada concluyendo de esta forma la grabación de la transacción y la introducción de su factura en el libro de compras iva. b4)CASO COMPROBANTE DE INGRESO En este caso al igual que en el caso anterior (egreso) se le pedirá que usted introduzca si existe factura, si presiona que no podrá realizar la transacción en forma normal. Si por el contrario usted presiona que si el sistema le abrirá le ventana LIBRO DE VENTAS IVA, donde el tratamiento es parecido al libro de compras iva, solo que el sistema le realizara también el asiento por el devengamiento del IT Volviendo a la ventana de introducción de comprobantes usted dispone del botón calculadora donde fácilmente podrá realizar cálculos y copiar y pegar dichos resultados en los lugares que desee marcando los importes dentro la calculadora y presionado CTRL-C para copiar y CTRL-V para pegar.
Botón Ver .- Este botón se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla y es bastante útil ya que en el caso de que usted este llevando su contabilidad correlativos por mes el sistema mostrara todos los comprobantes realizados por el mes elegido en la pantalla, o en caso de correlativos únicos mostrara todos los comprobantes ordenados por numeración Si usted viendo toda la lista de comprobantes y en esta pantalla decide modificar cualquier comprobante basta con hacer doble clic con el mouse en el elegido, aperecera todo el comprobante en otra pantalla denominada modificación de comprobantes y se podrá proceder a su modificación ver Consultas – Modificaciones, en realidad es una forma sencilla de ubicar un comprobante.
C) OTRA GESTION: Esta Opción se encuentra en el menú ,, en esta pantalla el sistema creará la apertura de una nueva gestión, realizando el Asiento de apertura con sus saldos actuales.
Ejm.: Nueva Gestión 2002 Tipo de Cambio 7.1 Cuenta de resultados Acum. 314 Mes del Comprobante de Apertura ENERO Hacer clic en botón aceptar El sistema iniciara el proceso donde trasladara los saldos que usted dispone en la empresa que esta trabajando y generara un nuevo directorio y otra gestión para esa empresa realizando automáticamente el balance de apertura con los saldos que se dispone, activos fijos e inventarios.
Se solicita el mes de apertura, ya que puede darse el caso que no este realizando la contabilidad de una empresa comercial, y si es el caso de una empresa industrial se deberá escoger abril, ya que el inicio de estas empresas es en dicho mes.
d) CONFIGURACION Este Sub Menú dispone de siete utilidades que se las detalla a continuación: a) b) c) d) e) f) g)
ESTADO DE RESULTADOS UTILITARIOS CAMBIOS CIERRE DE CEUNTAS AJUSTES ADICION DE COMPROBANTES VISUALIZADOR
A) Estado de Resultados.- Es importante aclarar que el estado de resultados viene configurado por defecto para mostrar en el formato INGRESOS – EGRESOS, esta opción sirve para poder
configurar de diferente manera dicho estado financiero por ejemplo: INGRESOS – COSTO DE VENTA – GASTOS ADMINISTRATIVOS+ OTROS INGRESOS. Se deberá proceder a cargar los códigos de cuentas en el orden que desee que sean emitidas en el reporte, digitando el código en la tabla que se tiene en dicha pantalla, se tiene además la ayuda de códigos en la parte derecha. B) Utilitarios.- Esta opción sirve para trabajar en red y además en caso de cortes de energía eléctrica. B1) Verificación de la configuración.- sirve para determinar si su configuración en el redondeo esta correcta, solo deberá presionar dicho botón y el sistema se encargara de realizar todo el proceso de revisión. B2) Corregir base de realizar en caso de cortes indica el error, NO SE
datos.- Solo se deberá de luz y donde el sistema RECONOCE EL
FORMATO DE BASE DE DATOS, o REGISTRO NO VALIDO.
B3) Seleccionar servidor mapeado.- Esta opción de deberá utilizar en el caso de aquellas personar que trabajan en red: Para que el Sistema funcione en red se deberá compartir el disco C de la correspondiente unidad servidora (Servidor), (basta con hacer clic con el botón derecho del mouse en el disco de la unidad y seleccionar la opción compartir y elegir total) una vez realizado este proceso en las unidades terminales se procederá a mapear dicho servidor con una determina letra. Esta letra será la que determine la conexión con el sistema y es la que debe seleccionar en esta casilla denominada letra del servidor mapeado, una vez realizado todo el anterior proceso de hará clic en el botón proceder y se podrá comprobar que el sistema se encontrara concectado en red con el servidor. Es importante tener en cuenta que la creación de empresas o gestiones que se deseen compartidas solo deberán realizarse en le servidor. C) CAMBIOS.- Esta opción permite enviar todos los movimientos que se hayan imputado a una cuenta a otra cuenta determinada. Se deberá elegir el código de la cuenta original y luego el código de la cuenta destino y presionar el botón cambiar . Esta opción es bastante útil cuando se decide que se ha realizado la contabilización en varios comprobantes de una cuenta errónea entonces no necesitara modificar los comprobantes uno a uno D) Cierre de cuentas..- Permite realizar un asiento por el cierre de la cuenta tanto en dólares como en bolivianos una opción bastante inusual, ya que existe la elaboración de comprobantes manuales de ajuste y automáticos también de ajuste E) AJUSTES.- Mediante esta pantalla se podrá efectuar los comprobantes de ajustes donde solo afecta a una determinada moneda Dólares o Bolivianos, el formato de la pantalla es parecido al de introducir comprobantes con la diferencia de que dicho comprobante se efectúa solo en la moneda
elegida ideal para realizar asientos por inflación o por conversión manuales.
F) Adición de Comprobantes.- El sistema viene por defecto con 3 tipos de comprobantes, Diario, Ingreso, Egreso, cada uno de estos con su correlativo independiente y en elc aso que se desee adicionar más tipos de comprobantes se deberá digitar la descripción en la casilla correspondiente. Ejm: Supongamos que a partir de los tres tipos de comprobantes con los cuales viene el sistema deseo adicionar un tipo de comprobante que se denomine TRASPASO En la casilla denominada tipo de comprobante deberé digitar TRASPASO y presionar el botón grabar, entonces a partir de ese momento dispondré de un tipo de comprobante más, con su correspondiente correlativo también independiente ya sea por mes o único IMPORTANTE Se debe tomar en cuenta que una vez creado el nuevo tipo de comprobante no se podrá borrar hasta terminar la gestión. g) Visualizador.- Solo para usuarios avanzados para ver el manejo del visualizador revise el apéndice sobre el visualizador e)
que de
ACTUALIZACION (UPGRADE).- Opción permite recuperar datos empresas y
gestiones realizadas en el Sistema Contable Integrado ORION en cualquier versión anterior a la versión 4.2. Se debe analizar y revisar la lógica con la cual se crea nuevas empresas, como se había visto en esta parte cada que se crea una nueva empresa se origina una nueva carpeta que se puede encontrar dentro del directorio ORION4, entonces al ingresar a esta pantalla se nos muestra la estructura del directorio c:\orion4, si usted creo sus empresas con las anteriores versiones de orion en otro directorio deberá proceder a buscar en los disco duros que dispone con la barra de elección de discos que se encuentra en la parte superior derecha de esta pantalla, una vez que tenga localizados los directorios que contiene los datos de sus empresas deberá hacer clic en la pantalla tipo explorador para que la carpeta que los contiene se encuentre abierta, una vez realizado este procedimiento podrá presionar o hacer clic en el botón agregar, podrá ver que en la pantalla derecha, aparece el nombre del directorio elegido (solo se puede realizar la actualización de empresas de versiones anteriores una por vez, si desea recuperar información de más de una empresa deberá volver a repetir todo este procedimiento para cada una) Si en algún momento usted selecciono mal el directorio y presiono el botón agregar puede anular este selección haciendo doble clic en el directorio agregado y presionando o haciendo doble clic en el botón eliminar. Una vez elegido el directorio deberá seleccionar si el correlativo que tenia sus anteriores empresas era único o por meses, si era único deberá estar desmarcada la opción correlativos por meses y si era por mes, esta opción deberá estar marcada, es muy importante esta opción ya que puede ocurrir perdidas si tiene dudas consulte a su proveedor. Luego deberá presionar el botón grabar, aparecerá un mensaje donde el programa le reiterara si ha elegido correctamente la casilla de correlativos y si desea continuar, si presiona todos los datos anteriores contenidos en su directorio se actualizaran A la versión 4.5 de Orion. f)
ADMINISTRADOR DEL SISTEMA
En esta opción usted podrá configurar todo lo que se relaciona con crear nuevos usuarios para el ingreso al programa, además de dar los respectivos accesos a cada uno de ellos y poder visualizar las acciones de estos
f1) USUARIOS Compone los siguientes sub menús: LISTAS: Usted podrá ver las claves de todos los usuario, basta con hacer doble clic en el cuadro titulado lista de usuarios y seleccionar el usuario deseado, en la pantalla inferior obtendrá el respectivo nombre del usuario con su correspondiente clave de ingreso,
Adicionar Usuario Si usted desea adicionar un nuevo usuario deberá ingresar a esta opción de manera que pueda ver la casilla nombrada usuario y’ palabra de paso completamente vacías, si esto no ocurre, es aconsejable que presione el botón cancelar y vuelva a ingresar a esta opción para ver las casillas completamente vacías. Una vez hecho esto podrá digitar el nuevo usuario que desea crear y luego haciendo clic en la
casilla palabra de paso, podrá digitar la palabra de paso para dicho usuario, si todo esta correcto podrá presionar o hacer clic con el Mouse en el botón adicionar, recibirá un mensaje donde se le comunicará que el usuario y su clave están gravados. Es importante que recuerde lo siguiente: Tamaño máximo para Nombre de usuario 10 caracteres Tamaño máximo para clave de usuario 4 caracteres Borrar Usuario Si usted por el contrario desea eliminar un usuario que ya no esta presente basta con seleccionarlo haciendo doble clic en la lista de usuarios y presionar el botón eliminar se le comunicará que dicho usuario a sido eliminado. Por efectos de administración del Sistema el usuario ADM no se puede borrar, es recomendable que modifique dicho usuario para que la clave no sea la misma por un período muy largo de tiempo. Modificar usuario Si se desea modificar un usuario, solo podrá modificar la clave de este ya que, si quiere cambiar el nombre de este, será prudente realizar la eliminación y crear uno nuevo con el nombre que se desea. Para modificar hasta con seleccionar el usuario dentro la lista de usuarios y usted podrá cambiar ¡solo la clave ¡ no el nombre en la casilla que corresponde a la clave del usuario y presionar el botón modificar, donde recibirá el mensaje que el usuario ha sido modificado IMPORTANTE Sea cuidadoso al manejar esta opción, no es recomendable que trate de borrar al usuario , ya que este tiene los privilegios para acceder a todo el sistema, si lo desea puede modificar la palabra de paso de adm, utilizando la opción modificar antes explicada. f2)
ACCESOS
Con esta opción usted puede dar accesos restringidos a las opciones que desee, de acuerdo a sus usuarios creados. usted podrá ver la pantalla donde se le muestra todas las opciones del sistema En la parte superior derecha usted tiene la lista de todos los usuarios, basta con seleccionar uno
haciendo doble clic sobre su nombre y la pantalla mostrara que accesos tiene marcando las casillas con un símbolo (√) , si existe casilla que no tiene marcado este símbolo significa que dicho usuario no puede acceder a esta opción, es importante recordar que es necesario dar estos accesos ya que una vez creado el usuario este se crea sin ningún acceso asignado, además que si dispone de varias empresas deberá configurar las opciones para cada empresa ya que el sistema le permite que usted pueda tener por ejemplo acceso al plan de cuentas de una empresa Nro. 1 pero no al plan de cuentas de una empresa Nro. 2, bastara con empezar a trabajar en esa empresa y asignar las distintas opciones que manejará cada usuario. Si usted desea asignar nuevas utilidades a un usuario primero deberá hacer doble clic en el nombre del usuario, en la pantalla de la izquierda se mostrara acceso a que opciones tiene marque las que desee agregar o quitar luego presione el botón asignar, el sistema le indicara con un mensaje que las opciones fueron asignadas, desde ese momento cada que el usuario ingrese al sistema digitando su nombre y clave tendrá mas o menos acceso a las utilidades de acuerdo a como se hayan marcado sus casillas. f3) DATOS EMPRESA En esta opción que se encuentra en el administrador del sistema ingresará a una pantalla donde usted podrá modificar o corregir los datos que estén erróneos como por ejemplo el ruc de la empresa, la dirección, además usted pude digitar cuanto será el porcentaje que significará el IVA Ejm.: En la casilla del iva deberá digitar 13 esto significa que realizara los asientos automáticos tomando como relación para el crédito y débito fiscal el 13 %. El mismo procedimiento se realizara para el It. En las casilla donde se le pregunta por algunas cuentas usted podrá hacer doble clic. en dicha casilla aparecerá una ventana que le indicara que cuenta puede ser la relacionada con la casilla basta con seleccionar dicha cuenta y el código aparecerá directamente en la casilla, es importante que una vez elaborado el plan de cuentas usted grabe estas cuentas, para que posteriormente no tenga errores en la generación de asientos contables. Una vez realizado los ajustes en la pantalla usted presionara el botón donde todos los cambios realizados en dicha pantalla serán grabados o modificados si es que existían otros con anterioridad. f4) AUDITORIA DEL SISTEMA Opción que permite analizar los movimientos de los distintos usuarios dentro el desenvolvimiento del sistema cuando se trabaja en red o en una sola terminal.
Al ingresar a esta pantalla podrá observar que existe un rango de fechas y el botón mostrar. Usted podrá modificar este rango de fechas como vea conveniente y presionar el botón mostrar aparecerá una tabla donde podrá visualizar en las columnas correspondientes, el usuario (nombre), acción que realizó, la hora de este evento y la fecha de dicho evento. En caso que deseará imprimir dicho reporte solo deberá presionar el botón imprimir que se encuentra en la misma pantalla en la parte inferior izquierda. g) ASIGNACION PRESUPUESTARIA En esta opción usted podrá asignar el presupuesto a sus determinadas cuentas que mediante el administrador del plan de cuentas usted las edito como presupuestables Además de un reporte de cuales cuentas son presupuestables y por otra parte también ver la ejecución y el saldo por ejecutar de dicho presupuesto
SELECCION DE CUENTA
Es recomendable digitar el tipo de cambio al cual se asignara el presupuesto antes de realizar la selección. Usted deberá presionar el botón que se encuentra en la parte superior derecha llamado , entonces el sistema le mostrara solo las cuentas que usted eligió como presupuestables Con hacer doble clic en alguna de ellas el código de esta y la descripción aparecerán en las casillas del mismo nombre, usted podrá ver un mensaje al lado de la casilla descripción donde se le indicara si la cuenta tiene o no tiene presupuesto. ASIGNACION DEL PRESUPUESTO Para asignar el presupuesto a una cuenta basta con seleccionarla realizando el procedimiento de selección, luego la casilla donde se asignara dicho presupuesto. posteriormente digitar el monto ya sea en dólares o bolivianos MODIFICACION DEL PRESUPUESTO Basta con seleccionar la cuenta y digitar el cambio en la columna que si viera necesario. REPORTES DEL PRESUPUESTO Existen los botones llamados donde nos muestra un reporte que nos indica que cuentas han sido presupuestadas con sus montos además existe el botón llamado que basta con imprimir en cualquier instante y nos mostrara cual es la ejecución total hasta ese momento y cual el saldo por ejecutar, es importante recordar que basta con presupuestar las cuentas al ocurrir todas las transacciones contables se ira ejecutando internamente. h) FLUJODE CAJA Opción ligada a inventarios, clientes, proveedores, libros de compras y ventas iva. Por su importancia se hace un análisis más extenso al final de este manual i) COSTOS i1) i2)
Es menú tiene tres sub – menús que se verán en detalle: Departamentos Modificar
i3) i4)
Costo de venta Reportes Auxiliares
i1) Departamentos
En esta pantalla se podrá cargar los departamentos o proyectos que se desee para tener un control y que se puedan prorratear, dentro las distintas cuentas elegidas como de costo en el administrador del plan de cuentas, es sencillo realizar la adición o modificación de estos se debe proceder como si se tratara de una hoja de cálculo, y quedaran grabados dichos cambios en la base de datos. i2) Modificar .- Permite realizar la modificación de los prorrateos efectuados dentro las distintas transacciones. i3) Costo de venta.- Mediante esta pantalla se podrá seleccionar el rango de los reportes para el costo de venta, una vez digitados los rangos se debe presionar el botón imprimir donde podremos obtener dicho reporte en la pantalla y posteriormente imprimirlo si se desea. j) Orden de comprobantes.- Opción que sirve para realizar el análisis y orden de comprobantes de acuerdo a fecha introducida
Ejemplo
Si se introduce el comprobante de egreso con fecha 15/02/200 y el sistema asigna el correlativo Nº 1 para el mes de febrero, Luego se introduce el comprobante de egreso con fecha 5/02/200 y el sistema le asigna el correlativo N º 2 para el mes de febrero, posteriormente se introduce el egreso con fecha 22/02/2000 y el sistema le asigna el correlativo Nº 3 al ingresar a esta pantalla y seleccionar en : Comprobantes EGRESO MES Febrero Presionar el botón ordenar, la numeración de estos comprobantes quedara de esta manera: Antes Despues Egreso N º 1 15/02/2000 Egreso N º 1 05/02/2000 Egreso N º 2 05/02/2000 Egreso N º 2 15/02/2000 Egreso N º 3 22/02/2000 Egreso N º 3 22/02/2000 Como se puede analizar en el ejemplo esta opción ordena el orden de los comprobantes por fecha, obviamente que una vez realizado este proceso se deberá reimprimir todos los comprobantes que hayan sido afectados, en el caso de correlativos únicos no existe la opción mes y ordena todos los comprobantes de un determinado tipo. k) MENU CONSULTAS a) SUB MENU LIBRO DIARIO En esta opción el sistema muestra todas las transacciones realizadas dentro de un rango de fechas en forma de asientos de diario en bolivianos y dólares. Se deberá digitar la fecha inicio (desde) y la fecha final. (hasta) que se quiere visualizar, luego presionar el botón aceptar donde se emitirá un reporte en pantalla donde se podrá ver dichas operaciones contables
b) SUB MENU LIBRO MAYOR En esta opción nos permite ver los movimientos realizados por una determinada cuenta entre un rango de fechas. Existe la opción en bolivianos, dólares, bimonetario.
Se deberá digitar el código de la cuenta que se desea revisar si no se conoce este código hasta con presionar el botón plan de cuentas y seleccionar la cuenta haciendo doble clic en forma automática aparecerá el código y descripción de la cuenta luego se deberá digitar el rango de fechas que se quiere verificar y presionar el botón El procedimiento es el mismo para los movimientos tanto en dólares como en bolivianos y bi monetario c) SUB MENU - ESTADO DE CUENTAS Esta opción nos permite obtener saldos a nivel de cuenta o a nivel de grupo, rubro, etc, tanto en dólares como en
bolivianos, en la pantalla se deberá digitar el código, y hasta que fecha se desea el reporte y presionar el botón ver,. Ejm: Codigo 111 Descripción Activo Disponible Hasta fecha 10/05/2001 Presionar botón ver En este momento en base al plan de cuentas demo que existe en el sistema estamos suponiendo que deseamos ver todos los saldos a nivel de activo disponible tanto en dólares como en bolivianos hasta fecha 10/05/2001. d) BALANCE DE SUMAS Y SALDOS Esta opción es la mas importante del sistema ya que si usted desea obtener posteriormente el Balance General y el estado de resultados. Deberá primero realizar esta operación ya que las fechas que usted introduzca en esta opción serán las que determinen sus balances. Ejm .Si se desea obtener un estado de resultados y un balance general desde el 01/01/1999 al 31/12/1999, se deberá primero obtener el balance de sumas y saldos con este rango de fechas no es necesario imprimirlo basta con generarlo. Por defecto este reporte muestra dicho balance solo en moneda bolivianos para imprimir el balance de sumas y saldos en dólares deberá recurrir a la opción Impresión Balance de Sumas y Saldos en dólares.
e) SUB MENU ESTADO DE RESULTADOS En esta opción usted podrá ver e imprimir el estado de resultados tanto en dólares como en bolivianos y en forma bi monetaria, existe una casilla donde indica el nivel de cuentas que desea ver por ejemplo si usted tiene algo parecido en su plan de cuentas 1 Activo Nivel 1 11 Activo Corriente Nivel 2 111 Activo Disponible Nivel 3 11101 Caja Nivel 5 1110101 Caja Moneda Nacional Nivel 7 Usted podrá escoger hasta que nivel quiere ver el estado de resultados y luego presionar el botón -ver - donde le mostrara dicho estado es importante recordar que dicho estado esta en base al balance de sumas y saldos obtenido entonces si usted saco un balance de sumas y saldos al 31/10/99 dicho estado de resultados mostrara los movimientos hasta esa fecha.
Además existe una casilla que esta marcada con el formato de ingresos – egresos por defecto si usted no desea que su estado de resultados se muestre en ese formato deberá desactivar esta casilla y configurar su estado de resultados en la opción Administración – Utilitarios – Estado de Resultados. El tratamiento es el mismo para el reporte tanto en moneda bolivianos como dólares y bi - monetario. f) SUB MENU BALANCE GENERAL El procedimiento para este reporte es idéntico al del estado de resultados tomando en cuenta que se debe obtener el balance de sumas y saldos con anterioridad a este
Los niveles de cuentas se pueden manejar de igual manera que en el estado de resultados. g) ESTADO DE CAMBIOS EN LA SITUACION FINANCIERA (CAPITAL DE TRABAJO) En esta opción se le solicita que digite cual es el grupo de cuenta de activo no corriente y de pasivo no corriente (solo el grupo) y también el mes de apertura solo en el caso de sea correlativo por mes
Ejm: Grupo de cuenta activo no corriente Grupo de cuenta pasivo no corriente Mes de apertura
12 22 ENERO
Supongamos que se trata de una empresa comercial entonces el mes de apertura deberá ser enero, esto se debe a que el sistema debe analizar el balance de la anterior gestión y este viene reflejado como el comprobante de apertura en la nueva gestión. Luego se podrá presionar el botón donde se podrá ver dicho estado Es importante tomar en cuenta que para realizar este análisis de estado el sistema toma en cuenta los saldos de la fecha comparados con los del balance de apertura o inicio de la gestión utilizando para esto el comprobante de Diario Nro. 1 por defecto del mes respectivo. El tratamiento es el mismo para le reporte en dólares. H) FLUJO DE EFECTIVO Se deberá digitar el grupo de activo disponible y luego hasta que fecha se desea el reporte, luego el botón visualizar. El mismo tratamiento del reporte en dólares. I) SUB MENU MODIFICACIONES
Con esta operación podemos modificar totalmente un comprobante motivo por el cual el sistema no permite que se puedan eliminar comprobantes ya que se puede hacer el reemplazo de un comprobante por cualquier otro Se ingresara a la pantalla titulada modificación de comprobantes, donde la primera casilla es la titulada tipo de comprobante podremos escoger entre los comprobantes ya mencionados (egreso, diario, ingreso), una vez realizado esto digitaremos el numero del comprobante y luego presionaremos el botón , si el sistema encuentra el comprobante nos mostrara todas las características de dicha transacción en las casillas correspondientes donde podremos modificar cualquier dato a partir de la fecha, tipo de cambio, cheque , banco, descripción , glosa ,cuentas, monto de la transacción etc.
Una vez realizadas las modificaciones presionaremos el botón grabar y el sistema nos indicara que el comprobante ha sido modificado, esta modificación tendrá incidencia directa inmediatamente en todos los balances Para manejar la tabla donde se realizan las transacciones se deberá proceder de la misma manera que en la parte de Introducción de Comprobantes, el botón grabar no se encuentra encendido si el comprobante no esta correctamente igualado. Anular un comprobante (bóton borrar).- Se deberá Escoger el tipo, luego el número y si el correlativo es mensual el mes y presionar el botón borrar. Esta opción permite eliminar un comprobante pero en ningún momento el correlativo recorre, para adelante o para atrás según la anulación, por el contrario se puede utilizar ese número vació introduciendo el comprobante por Consultas – Modificaciones. J) CONSOLIDAR.-
Permite la fusión de varias proyectos o empresas con solo seleccionar estas, se debe tomar en cuenta que es recomendable, que todas estas tengan el mismo plan de cuentas. j1) SELECCIONAR DIRECTORIOS Mediante esta opción se podrá seleccionar las empresas que se desea consolidar, se debe tomar en cuenta que cada subdirectorio (ver creación de nuevas empresas) representa una empresa, entonces debo proceder abrir las carpetas y presionar el botón agregar para realizar la consolidación. Una vez realizado todo este proceso se presionara el botón grabar , el sistema indicara que se borraran los datos anteriores, ESTO SE REFIERE A QUE BORRARA LOS DATOS ANTERIORES CONSOLIDADOS, en ningún momento borra la información de cada empresa o proyecto, para ahorrar espacio físico en disco no mantiene todos los datos consolidados, si no que reemplaza estos cada que se consolidan. j2) LIBRO MAYOR CONSOLIDADO.- Esta opción presentara el libro mayor consolidado, además de expresarlo en dólares, bolivianos y en forma bi monetaria, se puede proceder como en la explicación de , . j3) BALANCE DE SUMAS Y SALDOS.- Esta opción presentara el Balance de Sumas y Saldos Consolidado, además de expresarlo en dólares, bolivianos, se puede proceder como en la explicación de , . j4) ESTADO DE RESULTADOS.- Esta opción presentara el Estado de Resultados, además de expresarlo en dólares, bolivianos y en forma bi - monetaria se puede proceder como en la explicación de , . j5) BALANCE GENERAL.- Esta opción presentara el Balance General, además de expresarlo en dólares, bolivianos y en forma bi - monetaria se puede proceder como en la explicación de , . L) MENU LIBROS A) COMPRAS IVA Mediante esta opción se puede borrar facturas que han sido introducidas en los libros, basta con digitar en la casilla el número de la factura y luego presionar el botón . entonces aparece todos los datos de la factura en sus correspondientes casillas se podrá modificar los datos y presionar el botón o en su defecto presionar el botón donde eliminara la factura.
B) SUB MENU VENTAS Esta opción es similar a la anterior donde se puede modificar borrar facturas del libro de ventas iva. C) SUB MENU BSP Esta opción es similar libros de compras o ventas donde se puede modificar borrar bsp (boletos de avión), con la única diferencia que se debe buscar por número de boleto. D) SUB MENU IMPORTACIONES Esta opción es similar libros de compras o ventas o bsp donde se puede modificar borrar Importaciones, con la diferencia que se debe buscar por número de la poliza de importación. E) SUB MENU IMPRESIÓN COMPRAS IVA Mediante esta opción el usuario puede imprimir los libros de determinados meses, basta con seleccionar el mes dentro la casilla con ese nombre y presionar el botón . F) SUB MENU IMPRESIÓN VENTAS IVA Esta opción es similar a la de impresión libros ventas iva basta con seleccionar el mes y presionar el botón . G) SUB MENU IMPRESIÓN BSP COMPRA Esta opción es similar a la de impresión libros iva basta con seleccionar el mes y presionar el botón . H) SUB MENU IMPRESIÓN IMPORTACIONES Esta opción es similar a la de impresión libros iva basta con seleccionar el mes y presionar el botón . I)SUB MENU SUCURSALES Como se puede observar en el software de la DGII ya existe la parte que corresponde a sucursales, entonces al grabar cada factura es necesario identificar si corresponde a la central o una determinada sucursal, es por eso que se debe asignar un código y su descripción para que el sistema cada que grabamos una factura nos de a elegir si corresponde a la central o alguna sucursal. Solo se digita el código y su correspondiente descripción y se presiona grabar. J) SUB MENU EXPORTAR
Esta opción permite realizar la exportación al software de la DGII en formato ascii de todas las compras, ventas, BSP, Importaciones de un determinado período, solo se debe seleccionar este dentro del programa y presionar exportar: Ejm. Deseo exportar todos los datos correspondientes al mes febrero solo debe seleccionar en la casilla mes el mes correspondiente en este caso febrero y presionar el botón exportar. SI usted dispone del libro de compras y ventas iva el sistema le indicara que los datos han sido exportados pero por el contrario si no dispone de este software se producirá un error path file, o ruta no valida. M) MENU UTILITARIOS A) SUB - MENU INFLACION
Mediante esta opción usted podrá realizar el ajuste por inflación y tenencia de bienes de todas las cuentas que usted definió en el administrador del plan de cuentas como ajustables (dólares) esta opción podrá utilizarla por meses o por una determinada gestión solo seleccionando hasta que fecha recomendable que utilice esta operación a fin de gestión, para que el sistema le genere la transacción contable solo de una vez. Existe la casilla donde se le pide el tipo de cambio a ajustar este es el tipo de cambio final al cual el sistema actualizara las cuentas, hasta que fecha se realizara el ajuste además existe una recomendación que utilice las cuentas tanto en ingreso como en egreso llamadas ajuste por inflación y tenencia de bienes donde deberá digitar dicho código tanto en la casilla de ingreso, como en egreso, el sistema permite también utilizar solo una cuenta en las dos casillas pero para fines de exposición es conveniente crearlas en los dos rubros (egreso, ingreso) una vez realizado la selección deberá presionar el botón donde puede ver en la parte inferior existe una barra
donde se le indicara el porcentaje que falta por ejecutar la operación. IMPORTANTE Nunca apague su equipo cuando esta opción esta en proceso. es posible que llegue a tardar bastante tiempo si usted tiene bastantes datos, este seguro de disponer de tiempo antes de ejecutar esta opción. B) SUB MENU AJUSTE POR CONVERSION Opción similar al ajuste por conversión solo que realiza dicho ajuste de aquellas cuentas que tiene en la columna ajustable la letra N (Bolivianos), donde se debe proceder de la misma manera que el ajuste por inflación. Se debe recordar que el ajuste por inflación ajusta las cuentas cuya naturaleza son en dólares y el asiento lo realiza solo en una moneda (Bolivianos), al contrario de dicho ajuste el ajuste por conversión actualiza solo las cuentas cuya naturaleza es en bolivianos y realiza el asiento en una moneda (dólares). C) SUB MENU PLANILLA DE SUELDOS C1) Control de Empleados C2 Impresión y visualización C3 Impresión RC – IVA C4 Boletas de Pago C5 Anticipos C1 Control de Empleados Mediante esta opción usted deberá introducir todos los datos de los empleados solo una vez La primera casilla le solicita el nombre del empleado, luego presionando la tecla , deberá digitar la fecha de ingreso del empleado (recuerde que el sistema en forma automática realiza el cálculo del bono de antigüedad). luego la casilla de itém podrá digitar números y letras, luego el cargo que desempeña el empleado, el sueldo mensual, el carnet de identidad, el código de asegurado si existe, si no es recomendable digitar dentro la casilla la letra “N”, cuenta de banco se refiere a que muchas empresas cancelan mediante cheque esta opción permitirá emitir un reporte para efectos de control para el banco, la casilla referida a la cuenta Sueldos y Salarios le solicita digite el código de dicha cuenta, lo mismo para las demás casillas. una vez realizada la introducción de los anteriores datos se podrá presionar el - botón adicionar, el sistema nos indicara que dicho empleado ha sido adicionado, la fecha de nacimiento es también importante para efectos de seleccionar por AFP’s si se desea. Si deseamos modificar o borrar un empleado. primero se procederá a seleccionarlo donde se deberá presionar el botón que se encuentra en la parte inferior de la ventana. dicho proceso nos mostrara en la casilla - todos los empleados que anteriormente se introdujeron en el sistema. se podrá seleccionar el que desea haciendo doble clic en dicho empleado, inmediatamente todos los datos correspondientes a este empleado
aparecerán en sus correspondientes casillas, si deseamos borrar presionaremos el botón , el sistema nos consultara si realmente deseamos borrarlo si contestamos que si se eliminara definitivamente este empleado, si tan solo deseamos modificar deberemos realizar después de seleccionar al empleado las modificaciones que se vean por convenientes y proceder a presionar el botón modificar el sistema nos indicara que el empleado ha sido modificado C2) Impresión y Visualización Esta opción es la que se ejecuta en forma mensual para la generación de la planilla de sueldos. La primera casilla esta titulada como mes se selecciona el mes de la planilla, luego se digita el tipo de cambio con el cual se genera la planilla, luego se presiona el botón y se comienza a seleccionar uno por uno los empleados a efectos de individualizar sus ingresos y gastos. Al seleccionar cada uno de los empleados el sistema nos mostrara una pantalla, donde podremos introducir: • Días Trabajados el sistema tomo 30 días mes completo en caso de introducir 29 el sistema realizara el descuento por un día enviando dicho monto a la casilla • Casilla ingreso en el mes: si usted activa esta casilla haciendo clic, estará afirmando que el empleado a ingresado en el mes y por tanto no se le deberá descontar en caso de que usted por ejemplo digite en días trabajados 15. • Bono de antigüedad Calcula el sistema en forma automática siendo susceptible a cambio (forma de cálculo en base a tabla de porcentajes y 21060) •
Subsidio, Horas extras, Bono3: se refieren a que usted puede introducir cualquier tipo de ingreso adicional que reciba el empleado.
•
RC-IVA se refiere a que usted puede digitar directamente el monto a descontar al empleado si lo tiene a la mano por el contrario usted podrá presionar el botón , llenar los datos en la pantalla titulada RC-IVA y obtener en forma automática dicho cálculo además de tener acceso a los reportes de la planilla RC-IVA.
• Las demás casillas son a efectos de facilitar más descuentos en caso que existieran. Una vez realizados los anteriores procesos deberá presionar el botón grabar dentro la ventana llamada el sistema indicara que los datos han sido grabados, en caso de que existieran datos para ese empleado por ese mes el sistema le comunicará y le preguntara si desea reemplazarlos Terminada la carga de datos para cada empleado en la ventana llamada , podrá hacer clic o presionar el botón imprimir Afp´s, el sistema le preguntara si va realizar el asiento contable, si usted responde presionando el botón entonces se le comunicara que número de comprobante es el que se ha adicionado y posteriormente se mostrara la planilla de sueldos por pantalla, si responde presionando el botón solo se mostrara la planilla de sueldos en pantalla y no realizara ninguna transacción contable. Tambien podrá presionar el botón
imprimir planilla para poder visualizar la planilla sin que exista disgregaciones por Afp´s C3) Impresión RC-IVA Si usted utilizo el botón RC-IVA para que el sistema le realice este cálculo en la carga de datos para cada empleado, podrá ver la planilla RC-IVA ingresando a esta opción y seleccionando en la casilla mes, el correspondiente a visualizar, luego presionar el botón imprimir>. el sistema mostrara el reporte C4) Impresión de Boletas Al ingresar podrá ver una casilla donde podrá escoger General Individual si usted escoge la primera se imprimirán todas las boletas si escoge individual aparecerá otra casilla donde podrá seleccionar el nombre del empleado para que pueda imprimir solo esa boleta, luego seleccionar el mes de la boleta y presionar el botón C5 ) Anticipos .- Con esta opción usted podrá controlar los anticipos que se puedan emitir en el transcurso de un determinado mes, no solo realizar el control si no también imprimir una planilla de anticipos además cuando usted este realizando la planilla de sueldos de ese mes, el sistema mostrará cuanto se ha dado de anticipo a los distintos empleados. Se deberá seleccionar el mes de los anticipos, aparecerá la lista de todos los empleados junto a dos columnas denominadas anticipo y confirma entonces usted deberá ir digitando los correspondientes montos para cada empleado si es que existieran. Luego una vez terminado dicho proceso se deberá presionar el botón guardar para almacenar dichos anticipos, si en algún momento se decide que se debe modificar la parte correspondiente a la columna de confirmación que es la columna que va a descontar en la planilla por anticipos, solo se debe ingresar a esta opción y seleccionar el mes, el sistema mostrará todos los datos anteriormente guardados, si se decide imprimir la planilla de anticipos de igual manera se debe seleccionar el mes y presionar o hacer simple clic en el botón imprimir. D) PLANILLA DE EVENTUALES D1) DATOS EVENTUALES.- El sistema dispone también de planillas para eventuales donde se debe ingresar primero los datos en la pantalla titulada datos planilla de eventuales. • primero se deberá digitar la fecha de ingreso • Luego Nombres y apellidos • Cargo • Sueldo Luego se podrá presionar o hacer un clic en el botón grabar, si se decide eliminar un empleado o modificarlo, basta con hacer clic en dicho empleado para modificarlo o borrarlo de la
lista de empleados que se presenta cuando hace clic en el botón lista de empleados. D2 ) IMPRESIÓN DE PLANILLA.- Se ingresara a la pantalla que se utiliza para la elaboración de planillas mensuales. Se deberá proceder al cargado de datos de la siguiente manera: • Seleccionar el mes de la planilla de eventuales • Digitar los días trabajados • Verificar si el empleado ingreso a trabajar en el mes que la casilla con el mismo nombre este habilitada (marcada). • Hacer doble clic en cada empleado y asignar si tiene descuentos anticipos o multas. • Presionar el botón adicionar Una vez realizado el proceso anterior para todos los empleados eventuales usted podrá presionar el botón imprimir y será visualizada la correspondiente planilla de haberes de eventuales. D3) Boletas Eventuales.- El procedimiento para la impresión de dichas boletas es el ya explicado en el de planilla de sueldos. F) SUB MENU COPIAS DE RESPALDO Ingresara a una ventana titulada , donde podra seleccionar en la única casilla existente la opción: F1)COPIAR - Se le comunicara que inserte un disquete vació en la unidad a: y podrá presionar el botón aceptar , es importante que verifique en la barra de estado ya que se realiza una copia de respaldo de la empresa en la cual esta trabajando, si tiene múltiples empresas deberá realizar un backup en disquetes diferentes uno para cada empresa, si existe gran cantidad de información se le pedirá que inserte el segundo disquete. 67 F2) RESTAURAR - Se le comunicará que inserte el disquete con la copia de respaldo y luego podrá presionar el botón aceptar. En ambos casos aparece una ventana en modo texto donde se puede ver la razón de compresión o expansión para su copia de respaldo. Se debe tener cuidado en cuanto a copiar y restaurar ya que ambas se realizan en la empresa que esta trabajando, sobreponiendo todos los datos anteriores en caso de restauración. Por otra parte el backup debe realizarse en disquetes limpios y preferiblemente nuevos para obtener una buena copia.
G) SUB MENU BANCOS Utilice esta opción para tener una relación de cheques que han ingresado o salido mediante la opción introducción de comprobantes, es parecido a una libreta bancaria Se le pedirá que ingrese el código de la cuenta que usted maneja : como bancos, una vez digitado dicho código en forma inmediata aparece su descripción, luego pude digitar la fecha inicio y la fecha final, presionar el botón ,se realizara la carga del reporte anteriormente explicado, el mismo procedimiento es para el menú en dólares H) SUB MENU CONTROL DE INVENTARIOS Se dispone del ingreso al módulo correspondiente donde se podrá realizar el control de los distintos productos y almacenes existen los siguientes utilitarios:
H1) LISTADO DE ITEMS Se utiliza para introducir todos los items o mercaderia con la cual trabaja nuestra empresa, el código del item es de hasta 20 caracteres Ejm. Código del ltem : 0001 o 0000000000xygg20 Si solo se va utilizar el item para servicios y no mercadería se debe marcar la casilla como activa, luego digitar la descripción del Item y también su descripción abreviada y las cuentas que corresponden a dicho item el botón adicionar El sistema le comunicara que el ítem ha sido adicionado. Por
otra parte usted decide adicionar un item que no sea de servicios y tenga que controlar las unidades físicas deberá seguir los mismos pasos: Digitar el código del ítem Ejm 00101 • Desmarcar la casilla de servicios • Escribir la descripción • Escribir la descripción abreviada • Marcar la casilla si su item tiene fécha de vencimiento • Marcar la casilla según la moneda en la que se trabajara para el ítem • Digitar un monto el cual se refiere obtener a obtener la utilidad sobre el precio del item. Ejm 2. significa que si quiere un dos por ciento de utilidad sobre el precio del ítem. • Cantidad mínima se refiere a que debe digitar cual sera sus mínimos en almacén para mantener los stocks base, ya que el sistema le generará un reporte donde le mostrara las sugerencias de compras para los ítem • Las unidades de medida las podrá seleccionar despues de introducir todas sus medidas en la opción catálogo de medidas •
Cuenta de activo, puede hace doble clic en la casilla correspondiente y se le mostrara el plan de cuentas donde basta con seleccionar la cuenta que manejara este ítem, por ejemplo Inventario de Mercaderías, en forma automática el sistema le mostrara el código de la cuenta en dicha casilla.
•
Cuenta de Ingresos y cuenta de costo tiene el mismo tratamiento que la cuenta de activo, es recomendable que para un buen funcionamiento del sistema e integración de la parte contable usted escoja en ingresos la cuentas Ventas, y en cuenta de costo la cuenta Costo de venta. Una vez realizados los anteriores pasos se podrá presionar el botón adicionar donde el sistema nos indicara que ha sido adicionado el item Modificar Items Para realizar la modificación de los ítems grabados existe una ventana donde se encuentra el botón llamado . una vez presionado este botón nos mostrara una lista de todos los items grabados, se puede seleccionar el que desee haciendo doble clic en su descripción., entonces en la pantalla se cargaran todos los datos del item pudiendo modificar los datos que desee, una vez realizado este proceso podrá presionar el botón el sistema emitirá un mensaje indicando que el item ha sido modificado
Eliminación de Items Para realizar la eliminación de los ítems grabados existe una ventana, donde se encuentra el botón llamado , una vez presionado este botón nos mostrara una lista de todos los items grabados, se puede seleccionar el que desee haciendo doble clic en su descripción, entonces en la pantalla se cargaran todos los datos del ítem, una vez realizado este proceso podrá presionar el botón , el sistema emitirá un mensaje indicando que el ítem ha sido Eliminado. Impresión.- Si desea imprimir el listado de sus productos solo deberá presionar le botón imprimir, para obtener este reporte. H2) ACTUALIZACION DE PRECIOS
El Sistema dispone de siete niveles de precios para cada uno de los ítems. por defecto el nivel «A”, es aquel que el sistema calcula en forma automática tomando el precio promedio ponderado como base de cálculo. Para asignar varios precios a un item basta con seleccionarlo de la tabla en la pantalla, se mostrara en la casilla <ítem> su respectivo código, en la casilla la medida en la cual se maneja y por último su moneda, si usted presiona el botón le mostrara en ese instante el precio promedio ponderado de dicho ítem puede digitar los precios que usted vea conveniente para cada ítem (por mayor, para consumo, etc.), una vez realizado este proceso puede presionar el botón donde se grabara dichos precios para ese ítem. Si usted desea grabar el precio promedio ponderado para todos los ítems no es necesario seleccionar ningún ítem y solo presionar el botón . H3) CATALOGO DE MEDIDAS En esta opción usted podrá Asignar todas las medidas mediante las cuales trabajaran sus inventarios, Ejm Kilos, docenas, cajas, etc.
Se pude asignar un código en la casilla del mismo nombre, o solo introducir en código el mismo nombre de la medida, luego en la casilla descripción se debe digitar el nombre de la medida Ejm Código 0001 Descripción Kilos O también: CódigoKilos Descripción Kilos Luego se presionara el botón adicionar, el sistema emite un mensaje donde se comunica al usuario que la medida ha sido grabada. Modificación de medidas. Para realizar la modificación de cualquier medida (solo la descripción), ya que el código no es modificable Si usted desea modificar el código es aconsejable que borre dicha medida y vuelva ha crearla, debe presionar el botón luego deberá seleccionar la medida que desee haciendo doble clic en el ítem, luego podrá realizar la modificación, cambiando la descripción y presionando el botón , si presiona el botón eliminar el ítem será eliminado en ambos casos el sistema emite un mensaje del suceso efectuado. H4 ) Sub almacenes. Mediante esta opción usted puede crear varios sub almacenes. en la casilla de puede digitar cualquier código asignado. luego en la casilla el nombre del sub - almacén y por último la casilla de dirección la dirección correspondiente. Ejm. Código 0001 Descripción Almacén Central Dirección Calle XXXX Luego de realizado el anterior proceso se podrá presionar el botón , el sistema emitirá un mensaje donde se indicará que ha sido adicionado el subalmacen Modificación Para proceder a la modificación de un sub - almacén (solo se puede modificar la descripción y la dirección) deberá presionar el botón donde se emitirá una lista de todos los sub - almacenes grabados luego seleccionar el sub - almacén que se quiere modificar haciendo doble clic en dicho sub - almacén, proceder a las modificaciones pertinentes y presionar el botón o eliminar en caso de desear eliminar el sub - almacén, en ambos casos el sistema emitirá un mensaje indicando que dicho sub - almacén ha sido modificado o borrado. H5) AJUSTE DE ENTRADA
Mediante esta opción el usuario puede realizar los ajustes de entrada de ítems o salida de ítems así como también el stock inicial. El número de correlativo lo genera el sistema en forma automática. •
Se procede a seleccionar la casilla denominada donde existen los tipos “ajuste de entrada”, “ajuste de salida”, “stock inicial”, se puede utilizar ajuste de salida para mermas, para inventarios de uso de la empresa devoluciones, etc
• La casilla llamada del nos permite seleccionar el Sub - almacén creado • la casilla fecha nos indica la fecha del sistema donde se la puede modificar. • El tipo de cambio nos busca de la tabla “tipos de cambio” si no existe se lo puede digitar. • La moneda se la puede seleccionar haciendo clic en dicha casilla. • Detalle se refiere a escribir la glosa de esta operación • Se procede a presionar el botón , para seleccionar el ítem se debe hacer doble clic y cerrar la ventana de lista de ítems, si se sabe el código también se puede digitar. • En la casilla <ítems> nos mostrara en forma automática su código, en la casilla descripción y medida lo mismo. • Se deberá digitar el precio unitario, la cantidad, el importe no mostrara en forma automática • Si existe fecha de vencimiento para este ítem se deberá escribir la fecha de vencimiento en dicha casilla. Este proceso se repetirá para la cantidad de ítems que interviene en la operación. Una vez cargados todos los ítems Se presionará el botón grabar el sistema emitirá un mensaje donde se comunicará que ha sido grabada la operación y nos imprimirá un reporte. El sistema una vez grabada la operación nos pregunta si realiza el asiento contable? , si respondemos que si entonces nos solicitará una contracuenta para grabar dicho comprobante. Es conveniente si los saldos de inventarios de mercaderías ya se han introducido en el asiento de apertura indicar que no realice ningún asiento cuando se trate de un stock inicial, Esta opción permite facilitar al usuario la introducción de transacciones, recomendando siempre hacer un buen uso de esta ya que se pude generar asientos duplicados sin no se dispone del debido conocimiento contable.
H6) TRASPASO A SUBALMACENES Se procede de la misma forma que en ajustes de entrada. Pudiendo realizar traspaso de nuestros ítems a los distintos Sub almacenes creados H7) Modificar Ajustes.- Se puede realizar la modificación de ajustes de acuerdo al tipo estos son: Ajuste de entrada Ajuste de Salida Stock Inicial Venta al contado Venta al crédito Compra al Contado Compra al crédito Una vez seleccionado el tipo se deberá digitar el número en la casilla número, que se desea modificar debemos recordar que existe un correlativo individual para cada uno de los tipos anteriores, una vez realizado este proceso se presionara o hará clic en el botón en la parte inferior izquierda denominado 78 donde una vez hechas las correcciones se presionará el botón grabar H8) PRODUCCIÓN
Se dispone de 4 Sub – Menus estos son: Materia Prima Mano de Obra Gastos de Fabricación
Reportes H81) Materia prima Esta opción permite realizar el traspaso de cualquier sub almacén a producción y además de permitir el control mediante ordenes de producción en forma correlativa. Se deberá seleccionar en la casilla denominada , el almacén de donde saldrá la mercadería para producción. Luego el almacén destino por ejemplo “productos terminados” La fecha, tipo de cambio y moneda y además el detalle este representa una pequeña glosa para este traspaso La casilla de código corresponde al código del producto a producir y además la cantidad que se desea producir. Luego se puede proceder como si se tratar de un ajuste de entrada o una compra normal detallando los productos que intervengan en este proceso. H82) MANO DE OBRA.- Se procede a asignar el correspondiente proceso de trabajo por mano de obra directa tomando como parámetro el número de orden de producción antes desarrollado al introducir la materia prima. Se podrá visualizar la cantidad de empleados que están grabados en la planilla de Sueldos. Entonces se procede a digitar el Nº de orden y la siguiente casilla que corresponde a la cantidad de horas empleadas, luego se debe agregar a los empleados que intervienen en dicha orden de producción en caso de agregar empleados que no intervienen en esta orden se podrá presionar el botón remover, luego de confirmar esto se podrá presionar el botón grabar H83) Gastos indirectos De forma parecida a la asignación de mano de obra se procederá a digitar el número de orden de producción al cual se quiere realizar la asignación de gastos indirectos. Una vez realizado este proceso se podrá escribir en la casilla detalle el correspondiente al gastos por ejm. Gastos de energía eléctrica, luego el monto total de dicho gasto sin crédito fiscal y presionar el botón adicionar, este proceso se podrá repetir para los distintos gastos para la orden de producción escogida. H 84) REPORTES MATERIA PRIMA.- Se podrá obtener el reporte donde detallará el total de materia prima utilizada, ya sea por orden de producción o en general, cuando se desea por orden se deberá digitar el número de la orden de producción y luego hacer clic en el botón ver, en caso que desee ver todas
las ordenes de producción solo debe marcar la casilla denominada todas. MANO DE OBRA.- Se podrá obtener el reporte donde detallará el total de mano de obra utilizada, ya sea por orden de producción o en general, cuando se desea por orden se deberá digitar el número de la orden de producción y luego hacer clic en el botón ver, en caso que desee ver todas las ordenes de producción solo debe marcar la casilla denominada todas. GASTOS DE FABRICACION.- Se podrá obtener el reporte donde detallará el total de Gastos de Fabricación utilizados, ya sea por orden de producción o en general, cuando se desea por orden se deberá digitar el número de la orden de producción y luego hacer clic en el botón ver, en caso que desee ver todas las ordenes de producción solo debe marcar la casilla denominada todas. Productos en Proceso y Terminados.- Para ver estos reportes solo se requiere hacer clic en el correspondiente botón ver. IMPORTANTE.- Una vez realizado todo el proceso primero de grabado de la materia prima, mano de obra y gastos indirectos, deberá enviar toda la orden de producción a productos terminados mediante la opción , solo se deberá digitar el número de orden de producción y presionar o hacer clic en el botón traspasar.
H9) KARDEX DE ITEMS Se refiere a el reporte de todos los ítems en forma de Kardex físico valorado., Donde existe un recuadro llamado rango de fechas donde se pude escoger la fecha inicial y la fecha final para emitir el reporte. Además se puede escoger el kardex por cada sub almacén o en general. También se puede activar o desactiva las ventas al contado, o al crédito para filtrar mas aún el reporte. El mismo tratamiento es para las compras, ajustes además de los traspasos, si alguna e estas casillas no se encuentran marcadas el reporte no las tomara en cuenta, para habilitarlas basta hacer clic en cada casilla. Luego se tiene el cuadro escoger ítem donde se selecciona el que se desea (también se puede digitar el código) y por último se presiona el botón , el sistema nos mostrara el reporte en la pantalla para después poderlo imprimir. H10) CANTIDAD EN STOCK Esta opción muestra todo los ingresos y egresos de mercadería en toda la gestión, seleccionar la gestión en la casilla llamada , por defecto el sistema nos muestra todos los ítems en las casillas denominadas ,
, el usuario puede modificar dichos códigos para filtrar mucho más sus registros, luego el sistema viene configurado por defecto con la casilla marcada, que significa que nos incluirá en el reporte todos los sub - almacenes que dispongamos, si se desea ver la cantidad de stock solo por un almacén se deberá marcar la casilla por sub - almacén (haciendo clic), en forma simultanea aparecerá, si dicha opción esta marcada una lista de todos los sub - almacenes, debiendo el usuario marcar el que desea, y luego presionar el botón , el sistema procederá a mostrar dicho reporte, también se puede seleccionar la moneda en la cual se desea el reporte.
H11) SUGERENCIA DE COMPRAS Mediante esta opción el sistema comunica al usuario que cantidad falta en stock para mantener los mínimos en el almacén existiendo solo la casilla , se deberá digitar la gestión y después presionar el botón imprimir (RECUERDE que al introducir los ítems en la opción se solicita la cantidad mínima para el almacén) H12) PRODUCTOS VENCIDOS En esta opción podemos ver los productos vencidos a determinada fecha se pude utilizar para ver que productos se vencerán la próxima semana , mes, etc. Se selecciona la gestión, luego se digita la fecha a la cual se hace referencia el vencimiento y se marca la casilla general para el supuesto que se desee ver los productos vencidos en todos los sub almacenes, o se marca la casilla por sub - almacén para escoger el sub - almacén. Luego se deberá presionar el botón donde el sistema mostrara el correspondiente reporte. H13 ) LISTA DE PRECIOS El Sistema emite un reporte con los precios de cada ítem, como se había mencionado con anterioridad se puede configurar cada ítem con siete niveles de precios, tomando el sistema el precio A como el promedio ponderado.
Existe dos casillas donde nos solicita desde y hasta que ítem se quiere mostrar dicho reporte, el sistema muestra por defecto todos los ítems, luego se presiona el botón y el sistema emite dicho reporte H14) REIMPRESION.- Sed puede realizar la reimpresión de cualquier ajuste, venta o compra que haya ingresado al almacén y no se haya impreso deberá escoger que tipo dentro la lista que despliega la pantalla y el número. Una vez escogidos los datos anteriores podrá presionar el botón imprimir y se emitirá el reporte por pantalla para que usted pueda mandar a la cola de impresión si lo desea. H15) Historiales.- Se refiere a poder visualizar e imprimir reportes entre un rango determinado de fechas , como los siguientes: Productos más vendidos Productos más comprado Mejor Cliente Mejor Proveedor I) SUB MENU ACTIVOS FIJOS Consta de las siguientes partes: I1)INTRODUCIR Mediante esta opción el usuario puede introducir sus activos fijos solo una vez, se procederá de la siguiente manera:
la primera casilla solicita el código del grupo, esto se refiere al código dentro del plan de cuentas al que pertenece, se puede visualizar el plan de cuentas haciendo doble clic en la casilla con dicho
nombre y en forma automática al hacer clic en la cuenta deseada se trasladará su código a esta casilla. Casilla cuenta depreciación acumulada se procede como en el paso anterior se debe introducir la cuenta de la depreciación acumulada para el activo fijo. Casilla cuenta depreciación egreso es similar a las anteriores pero como se podrá imaginar se debe introducir el código de la cuenta depreciación pero dentro del rubro de egreso La casilla llamada código del activo fijo permite introducir un código cualquiera asignado al activo fijo. Luego el tipo de cambio de la compra se refiere al tipo de cambio del activo fijo si se esta efectuando la compra durante la gestión con la cual se esta trabajando, por el contrario, si el activo fijo se compro en gestiones anteriores se deberá introducir el tipo de cambio de inicio de la gestión. La casilla donde indica el nombre del activo fijo adicionar usted deberá escribir su nombre: Ejm., sillas La cantidad se deberá ingresar un dato numérico que hace referencia a la cantidad. Precio Unitario se digita el precio unitario en bolivianos. Porcentaje a depreciar anual, se hace referencia al método de la línea recta donde nos solicita dicho porcentaje Ejm. Para 25 % deberá digitar solo 25 Depreciación acumulada anterior se llenara esta casilla en el caso que el activo fijo tenga ya vida útil, es decir, si se realizo la compra en gestiones anteriores. Sí se esta realizando la compra en la gestión solo se deberá digitar el número cero o dejar en blanco. Fecha se refiere a la fecha de compra de! activo fijo solo si se realizo la compra en la gestión, si el activo fijo ya tiene vida útil y se compro en gestiones anteriores se deberá digitar la fecha de inicio de gestión. El botón siguiente lleva por nombre solo se utilizará en caso de compra del activo fijo en la gestión. Ya que llama al libro de compras iva Luego presionar el botón aceptar, El sistema comunicara si deseamos realizar el asiento contable, como se podrá imaginar si la compra se realizo en la gestión es recomendable responder afirmativamente esta pregunta pero si la compra se hizo en anteriores gestiones no es recomendable desde ningún punto de vista que acepte esta operación. I2) Modificar Activos Fijos.-
En caso de desear modificar los correspondientes activos fijos, introducidos en la anterior opción se procederá como si se tratara de una hoja electrónica moviéndose con los cursores y realizando las modificaciones pertinentes, las modificaciones se graban en ese momento si necesidad de presionar ningún botón I3) Visualización.- Permite emitir el reporte correspondiente de todos los activos fijos almacenados. I4) Depreciación En esta opción el sistema realiza las depreciaciones de los activos introducidos mediante la opción I1. Donde se solicita en una casilla la fecha a depreciar, es recomendable que utilice esta opción para hacer las depreciaciones a fin de gestión, pero también se pude utilizar en forma mensual. Luego la casilla donde nos solícita el tipo de cambio para actualizar la depreciación acumulada deberá digitar el tipo de cambio que corresponde a la fecha a depreciar Posteriormente se deberá presionar el botón ver el cuadro de depreciación, el sistema emitirá un mensaje donde se comunicara que se procederá a realizar la transacción contable por la depreciación si usted responde afirmativamente el sistema realizara dicha transacción, luego el sistema pregunta si se realizara la actualización de activos fijos y la depreciación acumulada (si existe), es importante tener mucho cuidado en responder afirmativamente ya que si el sistema actualiza los activos fijos y la depreciación acumulada se debe verificar que dichas cuentas no estén configuradas como ajustables dentro del plan de cuentas para evitar realizar asientos dobles mediante la opción . Luego de realizar los anteriores procesos el sistema emite un reporte donde se detalla la depreciación y ajustes realizados J) SUB MENU TIPOS DE CAMBIO Mediante esta opción el usuario puede configurar los tipos de cambio para que estos sean incorporados en las diversas pantallas del sistema. • Se deberá digitar la fecha en la correspondiente casilla. • Se digitará el tipo de cambio para la fecha. • Se presionará el botón adicionar. Es importante introducir los tipos de cambio que solo han variado no es necesario introducir los tipos de cambio diarios. Ejm Fecha Tipo de cambio
01/01/2000 5.42
Vario el tipo de cambio en fecha 15/01/2000 entonces Fecha 15/01/2000 Tipo de Cambio 5.45 Para borrar una fecha con su respectivo tipo de cambio se deberá digitar la fecha, y posteriormente presionar el botón borrar El mismo proceso se realiza para la operación de modificar solo que se presiona el botón modificar Si uno no recuerda la fecha que quiere borrar, podrá seleccionar en la pantalla inferior, el mes donde se encuentra la fecha y presionar el botón ver fechas, el sistema mostrara una lista de todas las fechas grabadas, si selecciona una haciendo clic se mostrara su respectivo tipo de cambio. K) CAMBIAR NUMERACION Esta es una utilidad no muy usada, pero que en algunos casos sirve. Podrá cambiar la numeración de un comprobante por otro Ejm. Si desea cambiar la numeración del comprobante Nro. 4 por el Nro 62 (solo se pude cambiar la numeración no el tipo de comprobante) todo el movimiento del comprobante número 62 se mostrara en el comprobante Nro 4, el movimiento del comprobante Nro 4 se mostrara en el comprobante Nro 62. Solo se debe digitar en la casilla correspondiente: Nro Original 4 y en la casilla denominada Numero a cambiar 62 Seleccionar el tipo de comprobante (egreso, ingreso, diario) y presionar el botón entonces ocurrirá el cambio el sistema informará que dicho suceso se ha realizado. L) COPIA DE COMPROBANTES.- Esta opción permitirá copiar comprobantes en caso de correlativos por mes, de un mes a otro o también dentro el mismo mes, y en caso de correlativos únicos copiar comprobantes al siguiente número correlativo. En la casilla denominada origen se procederá a seleccionar los datos del comprobante a copiar, luego el número origen del comprobante y en caso de correlativo mensual el correspondiente mes. Luego en la casilla destino se procederá a realizar la misma selección pero del comprobante destino. Luego se podrá presionar o hacer clic en el botón copiar, el Sistema verificara: Si el comprobante destino existe y preguntara si deseamos reemplazar. Si el correlativo que se dio es saltado y si deseamos que el sistema le asigne el correlativo correspondiente.
Si el comprobante origen no tiene nada grabado. M) INDICES En esta opción se podrá obtener algunos índices previa carga en esta pantalla de las correspondientes cuentas que se solicitan. Luego elegir la formula que se desea y presionar el botón entonces se visualizara la formula y dicho índice. N) Gráficos.Para visualizar los gráficos existentes solo se deberá seleccionar y presionar el botón ver, la mayoria dew los gráficos se muestran en la última página.
SUB MENU IMPRESION Podrá realizar las reimpresiones de varios reportes. a) PLAN DE CUENTAS - Idéntico a menú , b) REIMPRESION LIBRO DIARIO.- idéntico a menú c) REIMPRESION LIBRO MAYOR - Mediante esta opción se puede imprimir todos los mayores de las cuentas que tiene movimiento. La casilla denominada desde significa el código de cuenta de inicio para la impresión usted puede modificar dicho código dependiendo la necesidad de impresión. La casilla denominada hasta significa el código de cuenta final para la impresión, usted puede modificar dicho código dependiendo la necesidad de impresión. El rango entre fechas se pude cambiar de acuerdo a las necesidades. Luego bastara con presionar el botón y el sistema realizara la impresión de todos los mayores comprendidos entre ese rango de fechas Se debe tomar en cuenta que este proceso puede tener ocupada su impresora durante un largo espacio de tiempo, dependiendo de las transacciones que tenga grabadas. d) REIMPRESION DE COMPROBANTES Los comprobantes que por alguna razón no han sido impresos podrán ser mostrados y enviados a la impresora mediante esta opción.
La pantalla se encuentra dividida en dos partes la primera sirve para imprimir y visualizar comprobantes de uno en uno, la segunda pantalla permite solo imprimir comprobantes en un número mayor a uno. Ejm. Pantalla superior Número de comprobante 23 Tipo de comprobante EGRESO Presionar el botón Nos mostrara en pantalla dicho comprobante, existiendo la opción de imprimirlo si se desea. Ejm. Pantalla inferior Desde Hasta Tipo de comprobante Presionar el botón
10 24 EGRESO
Nos enviara directamente a la impresora 25 comprobantes de EGRESO tomando como inicio el comprobante número l0 y finalizando con el comprobante número 24. F) BALANCE DE SUMAS Y SALDOS. Bolivianos - Idem a , Dólares- Para realizar la impresión del balance de sumas y saldos en dólares a la fecha que se desee, primero se deberá generar el Balance de sumas y saldos en bolivianos, y luego proceder a ingresar en esta opción y presionar el botón . G) ESTADO DE RESULTADOS - idem a . ’, H) BALANCE GENERAL.- Idem a , . MENU CLIENTES/PROVEEDORES Consta de A) CLIENTES A1) LISTADO DE CLIENTES Se introduce todos los clientes para después poder tener la vinculación con las ventas al contado y crédito en la opción . se procede de la siguiente forma:
• • • • • • •
Se digita un código para el cliente Ejm Código 001 Luego se digita el Nombre del Cliente o la descripción de la empresa En la casilla donde indica se digita lo requerido en caso de no existir se deberá digitar la letra “N” Mismo Procedimiento anterior para casillas de , , . Casilla se digitara el monto hasta el cual se desea dar crédito a nuestro cliente. Ejm Limite de Crédito 25000 Casilla cuenta por cobrar clientes usted puede hacer doble clic y el sistema le mostrara una lista del plan de cuentas usted podrá seleccionar la cuenta que desea, es
recomendable escoger una cuenta dentro del activo exigible. Casilla de cuenta anticipo sobre ventas usted también podrá hacer doble clic en dicha casilla, para tener acceso al plan de cuentas y seleccionar una cuenta de pasivo. • La casilla de verificación del nivel de precio la puede seleccionar de los siete niveles de precios que usted maneja en sus inventarios. • Es recomendable que marque la siguiente casilla de estado del cliente, si esta casilla se encuentra desmarcada, no se toman en cuenta al cliente en las ventas al contado y crédito que usted realice. • Luego deberá presionar el botón - adicionar - el sistema emitirá un mensaje donde se indicara que el cliente ha sido grabado •
Para modificar o borrar un cliente se debe seleccionarlo. presionando el botón y haciende un clic en el que se desea, en forma automática el sistema muestra todos los datos de dicho cliente en sus correspondientes casillas, si se presiona el botón el cliente será borrado . si usted realiza modificaciones en las diferentes casillas y presiona el botón , los datos serán actualizados por los cambios que usted haya realizado. A2) KARDEX INDIVIDUAL -- Emite un reporte individual de cada uno de los clientes A3) NOTAS POR COBRAR - Emite un reporte de transacciones pendientes a cobrar de cada uno
de los clientes
B) PROVEEDORES Se aplica todas las mismas instancias que de clientes. C) SALDOS INICIALES
INICIAL DE.CLIENTES — INICIAL PROVEEDORES En esta opción usted deberá grabar los saldos individuales para cliente o proveedor: • • • • •
La casilla de fecha es modificable se refiere al saldo de principio de gestión La casilla de tipo de cambio se refiere al tipo de cambio de la fecha del saldo inicial. Presionar el botón el sistema mostrara una lista de los clientes. Seleccionar un cliente haciendo doble clic Introducir el saldo, si es positivo para el caso de clientes el sistema tomará dicho saldo como una deuda para con la empresa si es negativo el sistema tomará dicho saldo como un anticipo para con la empresa.
•
Caso de proveedores si el saldo es positivo el sistema tomara como una deuda de la empresa. si es negativo el sistema deducirá como un anticipo para nuestros clientes.
•
Presiona el botón , el sistema preguntara si desea realizar el asiento contable, si usted responde en forma afirmativa el sistema le solicitará una contracuenta para abonar: realiza dependiendo del saldo los siguientes asientos Ejm en clientes saldo positivo. 4500 Cuenta de Clientes Contracuenta solicitada Ejm en clientes saldo negativo
4500 4500
Contracuenta solicitada Anticipo de clientes
4500
Ejm. en Proveedores saldo positivo:
2300
101 Contracuenta solicitada Cuenta Proveedores Ejm en proveedores saldo negativo 2300 Anticipo Proveedores Cuenta solicitada
4500
2300 2300 2300 2300
Si desea que no se realice ninguno de los asientos contables anteriormente detallados deberá presionar a la pregunta. FLUJO DE CAJA Esta opción se refiere a compras tanto al contado
vínculos con la parte de clientes. proveedores, mercaderías VENTAS CONTADO O AL CREDITO
trabajar con ventas y como al crédito, se tiene
Se deberá escoger el tipo de venta en la casilla (contado o crédito). En forma automática el sistema emite un numero correlativo para dicha operación ubicado en la parte superior derecha, los correlativos son independientes tanto para las ventas al crédito como al contado. La casilla denominada se refiere a, de cual almacén esta saliendo la mercadería para la venta la fecha es modificable. El tipo de cambio se mostrara de acuerdo a la fecha dependiendo si usted tiene configurada su tabla tipos de cambio (menú utilidades - tipos de cambio) Podrá seleccionar la moneda para la venta. Selecciona el cliente para la venta (se mostrara todos los clientes introducidos en el menú , . Detalle se refiere a la glosa por las ventas. Presionar el botón y seleccionar el ítem para la venta, si existe un saldo físico del ítem en almacén nos mostrará el ítem, la descripción, la medida, fecha de vencimiento (si es un ítem de vencimiento) y el precio unitario, también si se conoce el código se podrá digitar este. Deberá digitar la cantidad a vender, el sistema nos mostrara el importe en forma automática. Si digitamos una cantidad mayor a la que existe en nuestros Almacenes, se mostrara un mensaje donde se le solicitara que cambie dicha cantidad, ya que no existe lo suficiente para la venta en los almacenes. Una vez realizado el proceso, el ítem será adicionado a la lista, podrá repetir este proceso para la cantidad de ítem que desee vender, volviendo a presionar el botón y seleccionado los que desee o ya sea digitando el código. Una vez escogidos todos los ítems para la venta deberá presionar el botón . Al presionar el botón grabar aparece otra pantalla donde solicita datos adicionales para la venta. Se mostrara una casilla donde se detalla la cantidad de ítems que se esta vendiendo y el total del importe para la venta Se mostrara las casillas , y , solo deberá llenar una de estas si existe un recargo en la venta o si existe un descuento en la venta. Luego se puede ver las casilla donde nos muestra el monto que debe el cliente escogido para la venta (si es que dicho cliente tiene una deuda pendiente).
La casilla significa que nuestro cliente nos ha provisto anteriormente de un anticipo. La casilla de anticipo se la puede llenar con un determinado monto, siempre que la casilla tenga un saldo, ya que esta casilla significa que se nos esta pagando algo o la totalidad de la venta con su saldo a favor anterior. La casilla de pago a cuenta es utilizada en el caso de una venta al crédito, donde el cliente cancela solo una parte. El botón ¿ existe factura? , se debe presionar para el caso de ventas efectuadas con su respectiva factura donde nos mostrara el libro de ventas iva Casilla cuenta deudora. Se utiliza para las compras al contado o las ventas al crédito donde existe un pago a cuenta, se debe hacer doble clic en dicha casilla para mostrar el plan de cuentas y seleccionar la cuenta a debitará. Luego se presiona el botón grabar, el sistema nos indica que la venta ha sido grabada y que se han generado los asientos de venta (comprobante ingreso), de costo de venta (comprobante de diario) y devengamiento del impuesto a las transacciones si existe factura (comprobante de diario). Existe diferentes transacciones de acuerdo a las casillas llenadas Ejemplo 1: Venta al contado por Bs 1000 con factura Casilla 0 Casilla 0 Casilla 0 Casilla 0 Casilla factura 0 Casilla 1110101 (Suponiendo que dicho código corresponde a la cuenta caja Moneda nacional dentro del plan de cuentas) Al presionar el botón grabar se genera los siguientes asientos. Deberá tener cuidado en revisar que en el menú - , tenga configurado todas sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3, o el porcentaje que corresponda. Comprobante de ingreso Caja Débito fiscal Ventas
1000
Comprobante de Diario Costo de ventas Inventario de mercaderias Comprobante de Diario
130 870 xxx xxx
106 Impuesto a las transacciones 30 Impuesto a las transacciones x pagar
30
Ejemplo 2 Venta al contado por Bs 1000 con factura con recargo en ventas Casilla 10 Casilla 0 Casilla 0 Casilla 0 Casilla factura 0 Casilla 1110101 (Suponiendo que corresponde a la cuenta “caja moneda nacional” dentro del plan de cuentas).
dicho
código
Al presionar el botón grabar se genera los siguientes asientos. Suponiendo que en el menú - , tenga configurado todas sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3 Comprobante de ingreso Caja Recargo en ventas Débito fiscal Ventas
1010 10 130 870
Comprobante de Diario Costo de ventas Inventario de mercaderias Comprobante de Diario
107 xxx xxx
Impuesto a las transacciones 30 Impuesto a las transacciones x pagar
30
Ejemplo 3 Venta
al
contado
por
Casilla Casilla Casilla Casilla
Bs
1000
con
factura O 10 0 0
con
descuento
bs.
10
Casilla factura Casilla - - , tenga configurado todas sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3 Comprobante de ingreso Caja Descuento en ventas
990 10 108
Débito fiscal Ventas Comprobante de Diario Costo de ventas Inventario de mercaderías Comprobante de Diario
130 870 xxx xxx
Impuesto a las transacciones 30 Impuesto a las transacciones x pagar 30 Ejemplo 3 Venta al contado por Bs1000 con factura con anticipo bs. 20 Casilla - 0 Casilla 0 Casilla 20 Casilla 0 Casilla factura Casilla - cuenta deudora> 1110101 (Suponiendo que corresponde a la cuenta “caja moneda nacional” dentro del plan de cuentas).
dicho
código
Al presionar el botón grabar se genera los siguientes asientos. Suponiendo que en el menú - - , tenga configurado todas sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3 1 Comprobante de ingreso 109 Caja 980 Anticipo de clientes 20 Débito fiscal 130 Ventas 870 Comprobante de Diario Costo de ventas xxx
Inventario de mercaderías xxx Comprobante de Diario Impuesto a las transacciones 30 Impuesto a las transacciones x pagar Ejemplo 4 Venta al crédito por 1000 con factura
30
Casilla O Casilla O Casilla O Casilla factura ---SI>O Casilla vacia Al presionar el botón grabar se genera los siguientes asientos Suponiendo que en el menú , - , tenga configurado todas sus cuentas y este como porcentaje iva 13 e IT 3. Comprobante de ingreso 110 Clientes Débito fiscal Ventas
1000 130 870
Comprobante de Diario Costo de ventas Inventario de mercaderías
xxx xxx
Comprobante de Diario Impuesto a las transacciones 30 Impuesto a las transacciones x pagar 30 Estos Ejemplos son aplicables también a las ventas al crédito. Recuerde utilizar la casilla , solo cuando es una venta al crédito y deja algo a cuenta. PAGO DE CLIENTES En esta opción se realiza los pagos de deudas o ventas al crédito de los distintos clientes. Deberá seleccionar un cliente haciendo clic en la lista que aparece en la pantalla entonces el sistema mostrara una lista de transacciones que existen con deuda, al seleccionar una deuda (haciendo doble clic en ella) el sistema le mostrara la fecha, la nota y el tipo de comprobante, y la
deuda en bolivianos y su equivalente en dólares, deberá llenar la fecha superior y el tipo de cambio con los de la fecha a cancelar, luego introducir el monto a cancelar y el detalle que significa la glosa, luego presionar el botón , el sistema le solicitara la contracuenta para debitar. en este caso deberá digitar el código de la cuenta, por ejemplo 1110101 (caja), 11103O2 (banco), etc. COMPRAS AL CONTADO Y AL CREDITO El procedimiento es el mismo que para las ventas incluyendo los saldos iniciales, y pago a proveedores. La Paz, Bolivia 2002 Derechos Reservados © ORION SOFTWARE
