NET CLINICAS SOFTWARE DE GESTION DE CLINICAS
DISTRIBUIDOR AUTORIZADO
PROXIMAMENTE VISITA NUESTRO SITO WEB EN: www.netclinicas.com.mx
ÍNDICE
Como añadir una cita, visita.
Tipos de agenda Configurar la agenda Grabar gastos Realizar una factura Gestión y cobros de facturas Anticipos, abonos Generar un presupuesto Facturar a partir de un presupuesto Conceptos de las facturas Editor de cuestionarios Año contable Cuenta bancaria de la clínica Configurar el programa en red Realizar copias de seguridad
ÍNDICE
Como añadir una cita, visita.
Tipos de agenda Configurar la agenda Grabar gastos Realizar una factura Gestión y cobros de facturas Anticipos, abonos Generar un presupuesto Facturar a partir de un presupuesto Conceptos de las facturas Editor de cuestionarios Año contable Cuenta bancaria de la clínica Configurar el programa en red Realizar copias de seguridad
Primeros Pasos Este Este progra programa ma está está proteg protegido ido por las leyes de derech derechos os de autor autor y otros otros tratados internacionales. internacionales. La reproducción o distribución de forma ilícita de este programa, o de cualquier otra parte del mismo, está penada por la ley con severas sanciones civiles y penales y será objeto de todas las acciones judiciales que correspondan.
desarrollado con tecnologí tecnología a Windows, Windows, soporta todas las NetClinicas está desarrollado versio versiones nes actual actuales es de este este sistem sistema a operat operativo ivo.. Los requis requisito itoss mínim mínimos os para para funcionar son los siguientes:
Sistema Operativo Windows. 1 GB de memoria Ram. Pentium 1300 Mhz o superior .
Configurar la aplicación Antes de empezar a trabajar con la aplicación debemos configurar los datos de la clínica, para ello pulsa configuración -> configurar la clínica Desde esta pantalla introduce todos los datos de la empresa (Cif, nombre, dirección, teléfono, fax y logotipo), además puede indicar si desea utilizar la misma numeración independientemente de la serie de facturación. Una vez configurada la aplicación puede empezar a funcionar. NetClinicas se caracteriza por la facilidad de uso, se basa en un sistema de pantalla ágil, visual y muy cómodo.
La mayoría de las pantallas disponen del siguiente navegador para acceder a los datos:
Fichero de personal, profesionales NetClinicas permite gestionar los distintos profesionales que trabajan en la clínica, almacenando la información más importante de los mismos, además es posible otorgar a cada profesional un acceso restringido al sistema, dependiendo de los privilegios de acceso. Para acceder al fichero de personal debe entrar en el menú ficheros -> fichero de personal Desde esta pantalla podemos introducir los datos referentes al profesional de la clínica, tanto personales como profesionales. Se puede seleccionar varias especialidades para cada profesional, las distintas especialidades se pueden configurar en el apartado tablas auxiliares -> Tipo de especialidades.
Una vez grabado el registro puede otorgar los distintos privilegios de acceso que este profesional tendrá en el sistema, para acceder a la gestión de privilegios debe entrar en el menú Ficheros -> Gestión de acceso de usuarios. Desde esta pantalla podemos marcar y desmarcar los derechos que deseamos dar al profesional, los distintos derechos de accesos son: 1.
: Marcando esta opción el usuario tiene acceso a
todas las opciones del programa. 2.
: El usuario solo podrá ver su agenda, quedando
automáticamente ocultada la agenda del resto de usuarios. 3.
: No tendrá acceso a los distintos pacientes del sistema
4.
: Se restringe el acceso al fichero de usuarios.
5.
Se deniega el acceso al fichero de los
titulares. 6.
: Se restringe el acceso a los proveedores de la clínica.
7.
: El usuario no tiene derechos a ver o
cambiar los distintos privilegios de los usuarios. 8.
Se prohíbe al usuario el poder modificar
la configuración de las distintas agendas. 9.
: Se restringe el acceso a la grabación de facturas de
gastos 10.
: El usuario no puede ver las distintas facturas
generadas a pacientes. 11.
: Se restringe el acceso para poder grabar
entregas a cuentas y abonos. 12. 13.
Prohibición de facturar a los pacientes. Se restringe el acceso al módulo de presupuesto,
tanto a la generación como a la aprobación. 14.
Se deniega el acceso a todas las opciones del
programa incluidas en el menú Tablas Auxiliares. 15.
Se restringe el acceso a la configuración del
programa Además de los distintos privilegios de accesos a las distintas secciones del programa, es posible definir un nombre de usuario y contraseña para poder acceder al sistema. Como medida de seguridad existe una clave de modificación de datos, de esta
forma si alguien intenta modificar los derechos de acceso debe conocer dicha clave.
Fichero de pacientes Desde el fichero de pacientes podemos almacenar y consultar los distintos datos de los pacientes, además de poder añadir las distintas visitas. Para acceder a los pacientes debe entrar en el menú Ficheros -> Fichero de pacientes, accederá a la siguiente pantalla:
Entre los datos más importantes de esta ventana destaca: 1. Los datos personales del paciente. 2. Cuenta bancaria, se utiliza en los casos en los que los pacientes pagan por domiciliación bancaria. 3. Datos profesionales del paciente. 4. Mutua, se utiliza en los casos en los que una
se hará cargo de
la facturación del paciente. 5. Titular, persona o sociedad distinta del paciente que abonará el importe de las facturas.
Podemos realizar consultas en la base de datos de los pacientes mediante la lupa situada en la parte superior de la ventana, o en la pestaña Listado de pacientes. Desde la pestaña
accede al histórico de visitas e
historial clínico del paciente. Para añadir una nueva visita debe pulsar el botón nueva visita situado en la pestaña Una vez dentro de la ventana de citas e historiales debemos ir rellenando las distintas secciones de la misma, recorriendo las distintas pestañas.
Los datos más importantes que se pueden almacenar de una visita son los siguientes: a. Datos propios de la visita como el paciente, fecha y hora, motivo de la visita, fecha, personal de la clínica que realiza la visita. b. Datos de la anamnesis, exploración del paciente, calculo B.M.I. Orientación diagnóstica, pruebas complementarias. c. Completo control evolutivo del paciente. d. Datos sobre el tratamiento actual y pasado. e. Medicación. f. Elaboración de cuestionarios. g. Grabación de resultados de pruebas médicas. h. Gestión de antecedentes. i. Resumen general del historial clínico.
El modelo de la visita se puede adaptar y configurar por la clínica, es posible diseñar distintos modelos de cuestionarios y pruebas médicas, adaptándolas al tipo de servicio que ofrece la clínica, de esta forma el programa se puede adaptar dependiendo del tipo de clínica. Los modelos de cuestionarios se configuran desde Una vez rellenado los distintos apartados de la cita podemos imprimir un resumen de la misma, con la impresora situada en la parte superior de la ventana.
Fichero de Titulares Los titulares son personas físicas o sociedades a los que se le emitirá la facturación de algunos pacientes, por ejemplo un padre será el titular de su hijo menor de edad, el paciente es el hijo pero la facturación se emite a nombre del padre (titular). NetClinicas permite gestionar el fichero de titulares con todos los datos necesarios, tanto personales como datos bancarios para poder realizar los cargos de las facturas por domiciliación bancaria. Para acceder al fichero de titulares debe entrar en el
Fichero de Mutuas (ASEGURADORAS) La facturación de los pacientes se puede cargar a una aseguradora conocida con el termino técnico MUTUA, es posible realizar cargos y remesas bancarias para cobrar la facturación a las mutuas, tanto en efectivo como por domiciliación bancaria. Para acceder al fichero de mutuas debe entrar en la opción
Los datos principales que podemos almacenar de las distintas mutuas son los siguientes: 1. Datos generales, como el nombre, cif, dirección, teléfonos, etc. 2. Datos bancarios, cuenta de bancaria donde se realizan los cargos de las distintas facturas. 3. Datos referentes a la forma de pago, domiciliación, transferencia, metálico. En la ventana de pacientes se indica quién es el principal pagador de la facturación de ese paciente, los pagadores pueden ser: El propio paciente, un titular o una Mutua.
Fichero de proveedores.
NetClinicas dispone de un fichero general de proveedores, donde es posible almacenar los distintos proveedores de la clínica, para acceder al fichero de proveedores debe entrar en el menú En esta ventana podremos almacenar la información general de cada proveedor, además de los datos bancarios y de contacto.
Agendas
Es posible definir distintos tipo de agendas, separándolas por especialidades, box, personal del centro, etc. Esto permite disponer de una agenda totalmente personalizada por la clínica. El acceso a la configuración de la agenda se puede restringir mediante los privilegios de acceso de los usuarios. Para configurar una agenda debe seguir los siguientes pasos: : Es posible distinguir y separar las distintas agendas, por
1.
ejemplo se puede crear una agenda para cada especialidad de la clínica (fisioterapia, odontología, etc.), para crear un nuevo tipo de agenda debe entrar en el menú
2.
Una vez creado los distintos tipo de agendas, puede dar de
alta las distintas agendas que necesite, dentro de cada agenda puede seleccionar los profesionales de la clínica que desea incluir dentro
de esa agenda. De esta forma un profesional puede estar incluido dentro de varias agendas.
Para dar de alta una agenda debe acceder desde el menú
También puede indicar los tipos de visitas incluidos en dicha agenda, de esta forma puede crear una agenda para curación, otra para revisión, etc. 3. las mismas desde el menú
Una vez creadas las agendas puede acceder a
Desde esta pantalla puede dar de alta las distintas citas, o consultar las citas ya existentes. Para localizar las citas de un determinado día puede pulsar sobre el calendario situado a la derecha de la ventana, automáticamente el programa muestra todas las citas del día seleccionado. La visualización de los días es configurable por el usuario mediante la siguiente barra de herramientas:
Pulsando en los distintos botones podemos cambiar la configuración de la agenda, permitiendo que nos muestre los datos de un día, semana, mes, año. Para añadir una nueva cita en la agenda debe pulsar con el botón derecho del ratón encima de la franja horaria sobre la que quiere grabar la cita.
De esta forma se despliega un menú con varias opciones, seleccionamos la opción primera y pasamos automáticamente a la siguiente pantalla.
Es posible definir varias opciones dentro de una cita, entre las principales destacan: a. Datos del paciente, fecha y hora. b. Tipo de visita c. Recordatorio, si selecciona esta opción el programa le avisará cuando llegue el momento. d. Repetición, podemos indicar que esta cita se va repetir en otras ocasiones, por ejemplo todos los lunes, cada 10 días, durante los próximos 2 meses, los martes de las próximas 5 semanas, estas opciones siempre son configurables por el usuario. e. Duración estimada de la cita. Para pasar una cita de la agenda al sistema de visitas, debe pulsar sobre la cita con el botón derecho del ratón
De esta forma se despliega un menú, mediante el cual es posible realizar la acción requerida.
Grabar gastos NetClinicas dispone de un completo módulo de gastos, con él podrá llevar un control total de los diferentes movimientos de la clínica. Desde aquí se añaden los distintos gastos (facturas recibidas) y se les aplican los pagos. Para acceder a este módulo debemos pulsar en el menú
Las principales tareas que podremos realizar son las siguientes: •
Grabar las facturas de gastos.
•
Dar como pagadas las distintas facturas de gastos de la clínica.
•
Anular los pagos de las facturas de gastos.
Realizar una factura Los módulos de facturación del programa permiten emitir y consultar las facturaciones a los pacientes. Es importante mencionar que este modulo solo sirve para controlar los PAGOS, realizados por los pacientes, pero . Los conceptos de las facturas se pueden configurar y adaptar dependiendo del tipo de clínica. Para definir los distintos conceptos que se pueden facturar a los pacientes debe acceder a
. Los
conceptos los puede agrupar por familias y tipos. Para facturar a un paciente debe seguir los siguientes pasos: 1.
Debe acceder a la pantalla de generación de facturas, desde el menú Gestión de Ingresos
-> Realizar una factura.
Desde esta pantalla puede indicar los campos necesarios para realizar la factura,
entre los campos principales destacan: a. Nombre del paciente. b. Pagador de la factura. c. Los conceptos que componen la factura, recuerde que estos conceptos se pueden definir y configurar en el programa desde la opción a
Una vez rellenado los campos debe pulsar el botón grabar, de esta forma la factura queda grabada en el sistema. De forma automática el programa le solicitará confirmación para dar como pagada la factura e Imprimirla. Cuando se trate de facturar a una mutua, el programa permite agrupar todas los tratamientos en una sola factura.
Los formatos de las facturas también se pueden diseñar por el usuario, de esta forma puede adaptar la factura a su gusto.
Gestión y cobros de facturas
Todas las facturas emitidas a los pacientes se pueden consultar en el control de facturas.
Además de consultar las facturas es posible imprimirlas y realizar el pago de las mismas o aplicar una devolución bancaria. Para imprimir basta con pulsar el botón de la impresora situado en la parte superior derecha.
Las facturas se visualizan en pantalla en distintos colores, dependiendo de su estado, el significado es el siguiente:
Factura pagada. Factura pendiente de pago. Factura devuelta por el banco. Factura dada de baja.
Para dar el pago a una factura debe pulsar el botón
y automáticamente se
desplegará un menú mediante el cual podrá aplicar el pago. Desde ese mismo menú es posible realizar una devolución bancaria de la factura o anular el pago de la misma.
Si necesita cambiar la domiciliación a una factura ya generada dispone de una opción, pulsando el botón accederá a una pantalla desde donde es posible añadir o modificar la cuenta de domiciliación de la factura.
Anticipos, abonos
El sistema de anticipos permite a un paciente aportar una entrega a cuenta para pagar las futuras facturas, es muy útil en los casos de abonos.
Para acceder al sistema de anticipos debe entrar en el menú Una vez grabada la entrega a cuenta, cuando se genere una factura a nombre del paciente el programa le indicará automáticamente si desea pagar la factura con el importe aportado en el anticipo. Siempre podrá consultar el estado de las entregas a cuenta entregadas por los pacientes, y conocer el saldo de cada una de las entregas a cuenta.
Como generar un presupuesto
El sistema de presupuestos le permite generar todo tipo de presupuestar los servicios a los pacientes, una vez que el presupuesto es aceptado podemos realizar una factura a partir de dicho presupuesto. Todos los presupuestos generados en el sistema se almacenan en el fichero de presupuestos, desde esa pantalla es posible aceptar los presupuestos para generar la correspondiente factura. Para crear un nuevo presupuesto debe acceder al módulo de generación, desde el menú
Para añadir los conceptos al presupuesto debe pulsar el botón
, y se
desplegará una lista con todos los conceptos que hemos definido previamente en la tabla de conceptos. La tabla de conceptos se define desde la opción
En cada línea de conceptos que se añade al presupuesto dispone de un campo concepto, por ejemplo si es una clínica dental puede añadir en observaciones el
número de la pieza dental sobre la que se realiza el trabajo. Una vez confeccionado el presupuesto debe pulsar el botón grabar para almacenar el registro. El formato de impresión de los presupuestos se puede diseñar por el usuario, de esta forma puede adaptarlo a las necesidades de la clínica.
Una vez que el presupuesto es aceptado por el paciente, puede proceder a generar la correspondiente factura, para ello debe acceder al módulo de presupuestos, desde el observaciones, donde puede incluir información adicional sobre ese
de
En esta pantalla están todos los presupuestos generados en el sistema, los pendientes de aceptar por el paciente se muestran en color rojo, y los aceptados en color negro. Para aceptar un presupuesto debe pulsar el botón
Configuración del sistema Cuando se genera un presupuesto o una factura, los conceptos se seleccionan a partir de una lista, dicha de conceptos se puede crear desde la opción Los conceptos los podemos agrupar por familias y subfamilias, además es posible indicar si el concepto es de compra, venta o ambos.
Los cuestionarios de las citas clínicas se puede adaptar por el usuario, de esta forma es posible adaptarlo a las necesidades especificas de cada clínica. Los cuestionarios los podemos dividir en grupos, es útil para poder listar las distintas pruebas médicas por tipo de dolencia, por ejemplo cuestionarios del grupo “rodilla” mostraría todos los cuestionarios referentes a pruebas de rodilla. Para editar los cuestionarios debe acceder al módulo de diseño desde la opción
Es necesario indicar cada año el nuevo ejercicio contable, esto se utiliza para volver a comenzar la facturación por la factura número 1. Para cambiar el ejercicio contable debe acceder al menú
Los pagos realizados en el sistema, se “abonan” en este número de cuenta, para configurar la cuenta bancaria de clínica debe acceder desde
NetClinicas dispone de un gestor de base de datos multiusuario con posibilidad de conectar distintos equipos entre sí. Permite conectar computadoraes de una red local e incluso computadoraes que se encuentren en redes distintas, o sea permite conectar computadoraes que estén en una misma oficina e incluso computadoraes que estén situados en distintas oficinas sin importar la distancia entre estas. La siguiente figura muestra un sistema Cliente – Servidor, la base de datos está situada en el servidor, los clientes deben estar configurados para que puedan leer la dicha base de datos. La configuración de la red en NetClinicas es muy sencilla.
1º Instalamos la aplicación NetClinicas en el computadora servidor. 2º Instalamos la aplicación NetClinicas en los computadoraes clientes. 3º En el servidor debe compartir la carpeta \netclinicas en modo lectura/ escritura. Posteriormente tendremos que configurar la base de datos en las computadoras clientes, pulsamos en el menú
(de la
computadora cliente).
La instalación es muy sencilla, únicamente deberemos escribir el nombre del computadora servidor donde está instalado el programa, para verificar que el nombre es correcto pulsamos conectar. Una vez verificado el nombre del servidor pulsa el botón grabar para almacenar los cambios. Una vez realizado este proceso, tenderemos configurado el equipo para trabajar en red.
El sistema dispone de un control de copias de seguridad, de esta forma puede recuperar la información en cualquier momento. Si tiene el programa configurado en red debe realizar las copias de seguridad siempre en el computadora servidor. Para realizar una copia de seguridad debe acceder desde la opción Para cargar una copia de seguridad realizada previamente, debe acceder desde la opción