Manual FI

1

DATOS MAESTROS ..................................................................................................... ........................................................................................................ ... 3

1.1 1.1.1 1.1.2 1.1.3 1.1.4 1.1.5 1.1.6 1.2 1.2.1 1.2.2 1.2.3 1.2.4 1.2.5 1.2.6

ACREEDOR / PROVEEDOR ........................................................................................... .................... ..................................................................................... .............. 3 Crear............................................................................................................................................... 3 Modificar ....................................................................................................................................... ....................................................................................................... ................................ 13 Visualizar ................................................................................................................. ...................................................................................................................................... ..................... 13 Bloquear ....................................................................................................................................... ................................................................................... .................................................... 14 Petición de borrado ................................................................................ ................ ...................................................................................................... ...................................... 15 Banco ........................................................................................................................................... ................................................................. .......................................................................... 16 DEUDOR / CLIENTE ................................................................ .................................................................................................................... .................................................... 17 Crear............................................................................................................................................. 17 Modificar ....................................................................................................................................... ....................................................................................................... ................................ 28 Visualizar ................................................................................................................. ...................................................................................................................................... ..................... 29 Bloquear ....................................................................................................................................... ................................................................................... .................................................... 29 Petición de borrado ................................................................................ ................ ...................................................................................................... ...................................... 30 Banco ........................................................................................................................................... ................................................................. .......................................................................... 31

2

FACTURACIÓN....................................................... FACTURA CIÓN.............................................................................................................. ....................................................... 34

2.1 2.1.1 2.1.2 2.1.3

FACTURAS SIN PEDIDO ............................................................................................................ 34 Factura acreedor .......................................................................................................................... ............................................................ .............................................................. 34 Abono ........................................................................................................................................... .......................................................................................... ................................................. 50 Tratar o registrar de forma preliminar la factura / abono .............................................................. ......................................... ..................... 50

3

DOCUMENTO ...................................................................................................... ................................................................................................................ .......... 52

3.1 3.1.1 3.2 3.3 3.3.1 3.3.2 3.4

DOCUMENTOS ACREEDORES.................................................................... .................................................................................................. .............................. 52 Modificar / Visualizar documentos de acreedores ........................................................................ 52 MODIFICACIÓN MASIVA DE DOCUMENTOS DE ACREEDORES ............................................ 54 ANULACIONES INDIVIDUAL Y EN MASA DE DOCUMENTOS DOCU MENTOS DE ACREEDORES ................. 57 Anulación Individual ................................................................... ...................................................................................................................... ................................................... 57 Anular en Masa ............................................................................................................................ 59 DOCUMENTOS DE REFERENCIA........................................................................... .............................................................................................. ................... 60

4

CUENTA ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... 61

4.1 4.2 4.3 4.3.1 4.3.2 4.3.3 4.3.4 4.3.5 4.3.6 4.3.7

VISUALIZACIÓN DE SALDOS DE ACREEDORES ............................................................. ..................................................................... ........ 61 VISUALIZACIÓN DE PARTIDAS INDIVIDUALES DE ACREEDORES........................................ ACREEDORES............... ......................... 64 BUSCAR, CLASIFICAR Y TOTALIZAR PARTIDAS DE ACREEDORES..................................... 67 Buscar .......................................................................................................................................... ................................................................. ......................................................................... 67 Clasificar ....................................................................................................................... ....................................................................................................................................... ................ 68 Totalizar .......................................................... ........................................................................................................................................ .............................................................................. 69 Variantes de visualización. ........................................................................................................... ....................................................................................................... .... 70 Imprimir Partidas ....................................................................................................... ....................................... ................................................................................... ................... 72 Compensaciones ............................................................................................................... .......................................................................................................................... ........... 72 Correspondencia .......................................................................................................................... ......................................................................... ................................................. 74

5

PAGOS ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... 85

5.1 5.1.1 5.1.2 5.2 © I3S S.A. 2011

PAGOS MANUALES .................................................................................................................... ................................................................. ................................................... 85 Pago total .................................................................................................................... ................................................. .................................................................................... ................. 88 Pagos Parciales y por Resto ........................................................................................................ .................................................. ...................................................... 90 PAGOS AUTOMÁTICOS ..................................................................................................... .............................. ............................................................................... ........ 98 Página FI_AR_AP- 1

5.2.1 5.2.2 5.2.3 5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.2.8 5.2.9

Acceso ...................................................... ...................................................................................................................... .................................................................................. .................. 100 Parametro ........................................................... ................................................................................................................................ ........................................................................ ... 101 Log ............................................................................................................................................. 102 Propuesta ................................................................................................................................... .................................................................................................. ................................. 103 Lista de propuesta de pagos ...................................................................................................... ................................................................... ................................... 104 Impresión y soporte soport e de datos ..................................................................................................... ............................................... ...................................................... 105 Ejecución de pagos ................................................................................................................ ........................................ ............................................................................ .... 106 Envio de ficheros ............................................................. ........................................................................................................................ ........................................................... 107 Obtención del listado de pagos automáticos automátic os ................................................................ .............................................................................. .............. 108

6 7

RECLAMAR RECLA MAR ................................................................................................................. ................................................................................................................. 110 CME.............................................................................................................................. .............................................................................................................................. 117

7.1 7.1.1 7.1.2 7.1.3 7.2 7.2.1 7.2.2 7.2.3

ANTICIPOS ................................................................................................................................ ...................................................................................... .......................................... 117 Solicitud de un anticipo ................................................................. ............................................................................................................... .............................................. 117 Contabilización de un anticipo .................................................................................................... 120 Compensación de un anticipo .................................................................................................... ....................................................................... ............................. 122 EFECTOS............................................................ ................................................................................................................................ ....................................................................... ... 125 Contabilización de ef efectos ectos ........................................................................... .......................................................................................................... ............................... 125 Descuento de efectos .............................................................. ................................................................................................................. ................................................... 131 Actualización del comprometido ............................................................... ................................................................................................. .................................. 135

8

CIERRE ....................................................... ..................................................................................................................... ................................................................. ... 140

8.1 8.1.1

CIERRE DEL EJERCICIO .................................................................... .......................................................................................................... ...................................... 140 Arrastre de saldos de proveedores...................................................................... proveedores............................................................................................. ....................... 140

9

SISTEMA INFO ............................................................................................................ ............................................................................................................ 142

9.1 9.2 9.3

IRPF ........................................................................................................................................... .............................................................................. ............................................................. 142 EXTRACTOS....................................................... ........................................................................................................................... ....................................................................... ... 145 SALDO DE ACREEDORES-DEUDORES ......................................................................... .................................................................................. ......... 147

10

EJERCICIOS AR/AP AR/A P ........................................................................... .................................................................................................... ......................... 150

10.1 10.2 10.3 10.4 10.5 10.6 10.7

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DATOS MAESTROS .................................................................................................................. ................................................................ .................................................. 150 CONTABILIZACIÓN ........................................................................................ ................................................................................................................... ........................... 150 DOCUMENTO ............................................................................................................................ ................................................................................................... ......................... 151 CUENTA ............................................................... ................................................................................................................................... ........................................................................ 152 OPERACIONES PERIÓDICAS .................................................................................................. ........................................................ .......................................... 152 CME............................................................................................................................................ 153 SISTEMA INFO .......................................................................................................................... ........................................................................ .................................................. 154

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1 DATOS MAESTROS 1.1

ACREEDOR / PROVEEDOR

1.1.1

Crear

Ruta: Ruta: Finanzas / Gestión financiera financiera / Acreedores Acreedores / Datos maestros / Crear Transacción: FK01 Se van a crear los diferentes tipos de acreedores / proveedores en el sistema diferenciados por grupo de cuentas. 1) Pantalla de acceso

-

Acreedor: Indica una clave alfanumérica, que identifica unívocamente a el proveedor o acreedor en el sistema SAP. Sociedad: Clave que identifica unívocamente la sociedad. Grupo de cuentas: El grupo de cuentas identifica el rango de números en el que debe estar comprendido el número de cuenta del acreedor (el número puede ser asignado por el sistema o el usuario se lo puede asignar directamente), los campos a rellenar y su status. Ruta: Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de acreedor / Datos maestros / Preparar creación de datos maestros de acreedor / Definir grupos de cuentas con formato de pantalla Transacción: Transacción : SPRO Ruta: Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de acreedor / Datos maestros / Preparar creación de datos maestros de acreedor / Crear rangos números para cuentas acreedor Transacción: Transacción : XKN1

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2) Datos generales 2.1) Dirección

a) Nombre -

Tratamiento: Empresa, Sr., Sra. Nombre: Nombre del acreedor o de la razón social

b) Conceptos de búsqueda -

Concepto de búsqueda ½: Denominación breve utilizada en Ayudas para búsqueda.

c) Dirección calle -

Calle/número Código postal Población País Región Ruta: Parametrizaciones gral. / Configurar países / Insertar regiones Transacción: OVK2

d) Apartado de correos © I3S S.A. 2011

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-

Apartado Código postal

e) Comunicación -

Teléfono Fax Correo electrónico

2.2.) Control

a) Control de cuentas -

-

Cliente: Es el código del acreedor en clientes / deudores. Clave de grupo: En caso de que el deudor o proveedor pertenezca a un grupo de empresas, se puede introducir aquí una clave de grupo. La clave de grupo puede asignarse libremente. Sociedad GL asociada: Número de empresa unívoco dentro del grupo.

b) Información fiscal -

Número de identificación fiscal Número de identificación fiscal comunitario Persona física: Indicador que sirve para diferenciar entre persona física y jurídica.

c) Datos de referencia © I3S S.A. 2011

Ramo: Ramo industrial al que pertenece cada acreedor (tabla CNAE). Página FI_AR_AP- 5

Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de acreedor / Datos maestros / Preparar creación de datos maestros de acreedor / Definir ramos Transacción: SPRO

2.3.) Pagos

a) Datos bancarios -

-

País Clave banco: Clave que identifica unívocamente al banco (primeros cuatro dígitos) y la sucursal (cuatro dígitos siguientes) Cuenta bancaria: Los 10 dígitos de la cuenta del banco o caja. Titular de la cuenta Clave de control de bancos: Dígito de control de la cuenta bancaria. Tipo de banco interlocutor: Clave mediante la cual se indica ya en la posición del documento, qué banco de la empresa colaboradora deberá emplearse para el pago. Referencia: Indicación adicional a los datos bancarios. Autorización domiciliación: Este campo se utiliza en el módulo de clientes / deudores.

b) Pagos -

Receptor alternativo pago: Número de cuenta del proveedor con el que han de gestionarse los pagos automáticos. La entrada que se efectúe en este campo tendrá validez para todas las sociedades. Existe otro campo en el que se puede introducir un receptor alternativo del pago para cada sociedad por separado. Si se han efectuado entradas en ambos campos, tendrá prioridad la entrada efectuada para la sociedad.

c) Receptor alternativo del pago en el documento

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Entradas individuales: Muestra, que en caso de contabilizaciones a la cuenta de este interlocutor comercial en el marco de los pagos automáticos, es posible entrar en el documento una dirección o datos bancarios que sean diferentes de lo especificado en el registro maestro. Entradas por referencia: Indica que se ha almacenado el número de cuenta de acreedores que pueden indicarse como receptores de pago alternativos en la creación del documento. Receptor pago permanente: Acreedor permitido como receptor de pago

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3) Datos de sociedad 3.1.) Gestión de cuenta contabilidad

a) Gestión de cuenta -

Cuenta asociada: Cuenta en la que se contabilizan todas las imputaciones de los acreedores indirectamente. En el maestro de cada uno de los proveedores se especificará la cuenta contable en la que se deben contabilizar sus transacciones de forma simultánea a su registro en la cuenta auxiliar. Si bien dicha cuenta será la que el sistema presente por defecto, en determinados casos el sistema deberá permitir poder contabilizar en otras cuentas diferentes. Estas funcionalidades del sistema SAP, permiten definir cuentas adicionales a nivel de cuenta asociada. De este modo, aquellos proveedores a los que se les haya asignado dicha cuenta asociada en su maestro podrán contabilizarse en dichas cuentas adicionales, según la operación de que se trate. Ruta: Gestión financiera / Conta. de deudores y acreedores / Operac. Contables / Conta. con cuenta asociada diferente / Definir cuentas asociadas diferentes Transacción: SPRO Ruta: Gestión financiera / Contabilidad principal / Cuentas de mayor / Datos maestros / Preparar / Definir grupo de cuentas Transacción: OBD4

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Clave de clasificación: Clave que simboliza la regla de estructuración para el campo asignación en la posición del documento. Grupo de tesorería: Mediante el grupo de tesorería se actualiza la previsión de tesorería con movimientos de la cuenta de terceros. Página FI_AR_AP- 8

b) Datos de referencia -

Nº de cuenta anterior: Código del acreedor en el sistema anterior.

3.2.) Pagos contabilidad

a) Datos de pago -

Condición de pago: Son los plazos de pago que concede cada acreedor a la hora de realizar operaciones con él. Si a la fecha base se le suma la condición de pago logramos la fecha de tesorería o fecha límite para realizar el pago. Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Entrada de facturas - Entrada de abonos / Actualizar condiciones de pago Transacción: OBB8

-

Verificación de factura doble: Indicador que permite verificar el registro doble cuando se efectúa el registro de facturas de entrada o abonos.

b) Pagos automáticos -

Vía de pago: Lista de las vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con esta empresa colaboradora si no se ha indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar. Si en la partida a pagar se indica explícitamente una vía de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los convenios en el registro maestro. En las partidas también pueden prefijarse aquellas vías de pago que no estén relacionadas en el registro maestro.

Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Salidas de pagos / Salidas de pagos automática / Vía de pago/selección de bancos / Instalar programa de pagos / Vía pago – país / sociedad © I3S S.A. 2011

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Transacción: FBZP

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-

Receptor alternativo de pago: Número de cuenta del proveedor con el cual han de gestionarse los pagos automáticos a nivel de sociedad. Receptor alternativo de pago en documento: Indica que se ha almacenado el número de cuenta de acreedores, que pueden indicarse en la creación del documento como receptor de pago alternativo dentro del pincho Receptor pago permanente. Bloqueo de pago: Se bloquean todas las partidas de un acreedor / proveedor determinado a nivel de sociedad.

3.3.) Correspondencia contabilidad

a) Datos de reclamación -

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Procedimiento de reclamación: Clave para el procedimiento de reclamación a emplear. Receptor reclamación: Indique el número de cuenta del acreedor que deba recibir la reclamación. Última reclamación: Fecha de la última reclamación Responsable de reclamación: Sigla que designa al responsable de efectuar las reclamaciones. Con ayuda de esta sigla, el sistema determina el nombre del responsable, que se imprimirá en las cartas de reclamación. Si no se efectúa ninguna entrada en este campo, el sistema tomará la entrada del campo responsable. Bloqueo reclamación: Clave que indica el motivo del bloqueo de reclamación. Fecha del procedimiento de reclamación: Fecha de apertura de un procedimiento de reclamación judicial. Nivel reclamación: Nivel de reclamación del interlocutor comercial que éste ha obtenido mediante la última ejecución de reclamación. El programa de reclamación utiliza este nivel de reclamación de forma automática, cuando el deudor o el acreedor recibe una reclamación. Página FI_AR_AP- 10

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Clave agrupación: La clave de agrupamiento es una regla a partir de la cual se agrupan las partidas abiertas de la cuenta con fines de reclamación.

b) Correspondencia -

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Extracto cuenta: Se puede identificar a la cuenta de proveedor para que el sistema la tenga en cuenta a la hora de generar extractos (semanal, mensual) y de esa forma crear grupos de cuentas. Nuestra cuenta con el acreedor: Visualiza el número de cuenta bajo el cual se registra la propia empresa en el acreedor. Responsable en acreedor Teléfono responsable Telefax encargado Internet responsable Nota interna: Nota informativa

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3.4.) Retención de impuestos contabilidad

-

-

País de retención: 011 España Tipo de retención: Sirve para la clasificación de distintas retenciones. Indicador de retención: A un tipo de retención de impuestos están asignados uno o varios "Indicadores de retención" que, entre otros, establecen diferentes porcentajes para los tipos de retención. Sujeto: Permite que el acreedor esté sujeto al pago de impuestos para este tipo de retención. Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Retención / Retención de impuestos ampliada / Cálculo / Tipo de retención / Definir tipo de retención: contabilización p.factura Transacción: SPRO Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Retención / Retención de impuestos ampliada / Cálculo / Indicador de retención / Definir indicador de retención de impuestos Transacción: SPRO Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Retención / Retención de impuestos ampliada / Sociedad / Asignar tipos de retención a las sociedades Transacción: SPRO Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Retención / Retención de impuestos ampliada / Sociedad / Activar retención de impuestos ampliada Transacción: SPRO Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Retención / Retención de impuestos ampliada / Contabilización / Cuentas para la retención de impuestos / Almacenar cuentas para la retención de impuestos a pagar. Transacción: OBWW

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1.1.2

Modificar

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Datos maestros / Modificar Transacción: FK02 Mediante esta transacción se modifican los datos maestros de los acreedores / proveedores a nivel de datos generales y de sociedad.

-

Acreedor: Código del acreedor a modificar. Sociedad: Si la modificación se va a realizar a nivel de datos de sociedad se debería identificar la sociedad a la que pertenece el acreedor / proveedor. Mediante los pinchos de la parte superior se seleccionan las pantallas tanto de datos generales como de sociedad donde se encuentran los campos a modificar.

Se puede lograr mediante la parametrización, que campos de las transacción modificar sean solo visualizables. Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de acreedor / Datos maestros / Preparar creación de datos maestros de acreedores / Definir formato de pantalla por actividad (acreedores) Transacción: SPRO

1.1.3

Visualizar

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Datos maestros / Visualizar Transacción: FK03 Mediante esta transacción se visualizan los datos maestros de los acreedores / proveedores. La transacción de visualización funciona exactamente igual que la de modificación a la hora de seleccionar las pantallas a visualizar.

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1.1.4

Bloquear

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Datos maestros / Bloquear/Desbloquear Transacción: FK05 Mediante esta transacción se bloquea el dato maestro de acreedores / proveedores a nivel de sociedad para su posterior utilización.

-

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Acreedor: Código del acreedor / proveedor a bloquear. Sociedad: Código de la sociedad a la que pertenece el acreedor. Si el acreedor / proveedor pertenece a más de una sociedad se debería indicar la sociedad en la que se desea bloquear, si el bloqueo es para todas las sociedades el la siguiente pantalla existe la posibilidad de bloquear a nivel de todas las sociedades.


-

Sociedades (todas): Se bloquea el acreedor / proveedor en todas las sociedades en las que este dado de alta. Sociedad seleccionada: Se bloquea el acreedor / proveedor en la sociedad seleccionada en la pantalla de acceso.

Mediante la lupa que se encuentra en la parte superior izquierda se puede visualizar e incluso modificar los datos maestros del acreedor / proveedor. 1.1.5

Petición de borrado

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Datos maestros / Fijar petición de borrado Transacción: FK06

-

Acreedor: Código del acreedor / proveedor al que se le va a fijar la petición de borrado. Sociedad: Código de la sociedad a la que pertenece el acreedor. Si el acreedor / proveedor pertenece a más de una sociedad se debería indicar la sociedad en la que se desea fijar la petición de borrado, si el borrado es para todas las sociedades el la siguiente pantalla existe la posibilidad de borrar a nivel de todas las sociedades.

a) Peticiones de borrado -

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Áreas (todas): Indicador que determina que deben borrarse todos los datos de registro maestro. Sociedad seleccionada: Indicador que determina que han de borrarse los datos específicos de sociedad del registro maestro. Página FI_AR_AP- 15

b) Bloqueos de borrado -

1.1.6

Datos generales: Indicador que especifica que no se pueden borrar los datos generales del registro maestro. Sociedad seleccionada incluidos datos generales: Indicador que especifica que no se pueden borrar los datos específicos de sociedad del registro maestro. En el caso de que se haya fijado este indicador no se borrarán los datos generales correspondientes.

Banco

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Datos maestros / Banco / Crear Transacción: FI01 Mediante esta transacción crearemos la clave bancaria, es decir daremos de alta los datos maestros de los banco (banco + oficina).

-

-

País del banco: Identifica el país en el cual tiene su sede el banco. La clave de país determina las normas de verificación para los demás datos bancarios (p. ej., código bancario y número de cuenta bancaria). Clave de banco: La clave de país determina las normas de verificación para los demás datos bancarios (p. ej., código bancario y número de cuenta bancaria).

Pasamos a la pantalla siguiente:

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a) Dirección -

Institución financiera: Nombre de la institución financiera Región Calle Población

b) Datos de control -

1.2

Grupo de bancos: Sirve para clasificar bancos de tal forma que dentro de un grupo los pagos se desarrollen de la forma más rápida posible (optimización de la vía bancaria). En los pagos automáticos existe la posibilidad de seleccionar una combinación de datos bancarios del interlocutor comercial y de datos bancarios propios en la cual ambos bancos implicados pertenezcan al mismo grupo.

Deudor / Cliente

1.2.1

Crear

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Deudores / Datos maestros / Crear Transacción: FD01 Se van a crear los diferentes tipos de deudores / clientes en el sistema diferenciados por grupo de cuentas. 1) Pantalla de acceso

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-

Deudor: Indica una clave alfanumérica, que identifica unívocamente a el cliente o deudor en el sistema SAP. Sociedad: Clave que identifica unívocamente la sociedad. Grupo de cuentas: El grupo de cuentas identifica el rango de números en el que debe estar comprendido el número de cuenta del proveedor (el número puede ser asignado por el sistema o el usuario se lo puede asignar directamente), los campos a rellenar y su status. Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de deudor / Datos maestros / Preparar creación de datos maestros de deudores / Definir grupos de cuentas con formato de pantalla Transacción: SPRO Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de deudor / Datos maestros / Preparar creación de datos maestros de deudores / Crear rangos números para cuentas deudoras Transacción: XDN1

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2) Datos generales 2.1) Dirección

a) Nombre -

Tratamiento: Empresa, Sr., Sra. Nombre: Nombre del deudor o de la razón social

b) Conceptos de búsqueda -

Concepto de búsqueda ½: Denominación breve utilizada en Ayudas para búsqueda.

c) Dirección calle -

Calle/número Código postal Población País Región Ruta: Parametrizaciones gral. / Configurar países / Insertar regiones

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Transacción: OVK2

d) Apartado de correos -

Apartado Código postal

e) Comunicación -

Teléfono Fax Correo electrónico

2.2.) Control

a) Control de cuentas -

-

Acreedor: Es el código del deudor en acreedores / proveedores. Clave de grupo: En caso de que el deudor o proveedor pertenezca a un grupo de empresas, se puede introducir aquí una clave de grupo. La clave de grupo puede asignarse libremente. Sociedad GL asociada: Número de empresa unívoco dentro del grupo.

b) Información fiscal -

Número de identificación fiscal Número de identificación fiscal comunitario Persona física: Indicador que sirve para diferenciar entre persona física y jurídica.

c) Datos de referencia © I3S S.A. 2011


-

Ramo: Ramo industrial al que pertenece cada deudor (tabla CNAE). Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de deudor / Datos maestros / Preparar creación de datos maestros de deudores / Definir ramos Transacción: SPRO

2.3.) Pagos

a) Datos bancario -

-

País Clave banco: Clave que identifica unívocamente al banco (primeros cuatro dígitos) y la sucursal (cuatro dígitos siguientes) Cuenta bancaria: Los 10 dígitos de la cuenta del banco o caja. Titular de la cuenta Clave de control de bancos: Dígito de control de la cuenta bancaria. Tipo de banco interlocutor: Clave mediante la cual se indica ya en la posición del documento, qué banco de la empresa colaboradora deberá emplearse para el pago. Referencia: Indicación adicional a los datos bancarios. Autorización domiciliación: Este campo se utiliza en el módulo de clientes / deudores.

b) Pagos -

Pagador alternativo: Número de cuenta del deudor con el que han de gestionarse los pagos automáticos. La entrada que se efectúe en este campo tendrá validez para todas las sociedades. Existe otro campo en el que se puede introducir un pagador alternativo para cada sociedad por separado. Si se han efectuado entradas en ambos campos, tendrá prioridad la entrada efectuada para la sociedad.

c) Pagador alternativo en documento

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Entradas individuales: Muestra, que en caso de contabilizaciones a la cuenta de este interlocutor comercial en el marco de los pagos automáticos, es posible entrar en el documento una dirección o datos bancarios que sean diferentes de lo especificado en el registro maestro. Entradas por referencia: Indica que se ha almacenado el número de cuenta de deudores que pueden indicarse como pagadores alternativos en la creación del documento. Responsable pago permanente: Deudor permitido como pagador.


3) Datos de sociedad 3.1.) Gestión de cuenta contabilidad

a) Gestión de cuenta -

Cuenta asociada: Cuenta en la que se contabilizan todas las imputaciones de los deudores indirectamente. En el maestro de cada uno de los deudores se especificará la cuenta contable en la que se deben contabilizar sus transacciones de forma simultánea a su registro en la cuenta auxiliar. Si bien dicha cuenta será la que el sistema presente por defecto, en determinados casos el sistema deberá permitir poder contabilizar en otras cuentas diferentes. Estas funcionalidades del sistema SAP, permiten definir cuentas adicionales a nivel de cuenta asociada. De este modo, aquellos deudores a los que se les haya asignado dicha cuenta asociada en su maestro podrán contabilizarse en dichas cuentas adicionales, según la operación de que se trate. Ruta: Gestión financiera / Conta. de deudores y acreedores / Operac. Contables / Conta. con cuenta asociada diferente / Definir cuentas asociadas diferentes Transacción: SPRO

-

Clave de clasificación: Clave que simboliza la regla de estructuración para el campo asignación en la posición del documento. Grupo de tesorería: Mediante el grupo de tesorería se actualiza la previsión de tesorería con movimientos de la cuenta de terceros.

b) Datos de referencia © I3S S.A. 2011

Nº de cuenta anterior: Código del deudor en el sistema anterior. Página FI_AR_AP- 23

3.2.) Pagos contabilidad

a) Datos de pago -

Condición de pago: Son los plazos de pago que se concede a cada deudor a la hora de realizar operaciones con él. Si a la fecha base se le suma la condición de pago logramos la fecha de tesorería o fecha límite para realizar el pago. Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Entrada de facturas - Entrada de abonos / Actualizar condiciones de pago Transacción: OBB8

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Grabar historial de pagos: Indicador que fija que se grabe el historial de pago del deudor. Se registran por mes natural los importes y número de los pagos y el promedio de días de demora. Las informaciones se graban separadamenten para pagos con descuento y pagos netos.

b) Pagos automáticos -

Vía de pago: Lista de las vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con esta empresa colaboradora si no se ha indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar. Si en la partida a pagar se indica explícitamente una vía de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los convenios en el registro maestro. En las partidas también pueden prefijarse aquellas vías de pago que no estén relacionadas en el registro maestro. Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Salidas de pagos /

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Salidas de pagos automática / Vía de pago/selección de bancos / Instalar programa de pagos / Vía pago – país / sociedad Transacción: Transacción : FBZP

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Pagador alternativo: Número de cuenta del deudor con el cual han de gestionarse los pagos automáticos a nivel de sociedad. Responsable de pago permanente: Deudor permitido como pagador. Pagador alternativo en documento: Indicador de que se han almacenado los números de cuenta de los deudores que pueden indicarse como pagadores alternativos en la entrada de documentos. documentos. Bloqueo de pago: Se bloquean todas las partidas de un acreedor / proveedor determinado a nivel de sociedad.


3.3.) Correspondencia Correspondencia contabilidad contabilidad

a) Datos de reclamación -

Procedimiento de reclamación: Clave para el procedimiento de reclamación a emplear. Ruta: Gestión Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operac.contables / Reclamar / Procedimiento de reclamación / Definir procedimiento de reclamación Transacción: FBMP Transacción: FBMP

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Receptor reclamación: Indique el número de cuenta del deudor que deba recibir la reclamación. reclamación. Última reclamación: Fecha de la última reclamación Responsable de reclamación: Sigla que designa al responsable de efectuar las reclamaciones. Con ayuda de esta sigla, el sistema determina el nombre del responsable, que se imprimirá en las cartas de reclamación. Si no se efectúa ninguna entrada en este campo, el sistema tomará la entrada del campo responsable. Bloqueo reclamación: Clave que indica el motivo del bloqueo de reclamación. Fecha del procedimiento de reclamación: Fecha de apertura de un procedimiento de reclamación judicial. Nivel reclamación: Nivel de reclamación del interlocutor comercial que éste ha obtenido mediante la última ejecución de reclamación. El programa de reclamación utiliza este nivel de reclamación de forma automática, cuando el deudor o el acreedor recibe una reclamación.


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Clave agrupación: La clave de agrupamiento es una regla partir de la cual se agrupan las partidas abiertas de la cuenta con fines de reclamación.

b) Correspondencia -

-

Extracto cuenta: En el registro maestro puede definirse una identificación para que la cuenta sea tenida en consideración por el sistema al generar extractos periódicos. Definiendo varias identificaciones, será posible formar grupos de cuentas con intervalos diferentes para los extractos de cuenta. Las identificaciones pueden definirse libremente. Cuenta en deudor: Visualiza el número de cuenta bajo el cual se registra la propia empresa en el deudor. Responsable Teléfono responsable Telefax encargado Internet responsable Nota interna: Nota informativa

3.4.) Retención de impuestos contabilidad

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Tipo de retención: Sirve para la clasificación de distintas retenciones. Indicador de retención: A un tipo de retención de impuestos están asignados uno o varios "Indicadores de retención" que, entre otros, establecen diferentes porcentajes para los tipos de retención. Retención de impuestos: Permite que el deudor tenga, frente a la sociedad, derecho a deducir para este tipo de retención de impuestos. Autorizada retención de: Fecha a partir de la cual  La sociedad para el tipo de retención está preparada para la o deducción. La fecha debe introducirse en el Customizing, en la información sobre la retención de la sociedad. Página FI_AR_AP- 27

o

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El deudor para el tipo de retención está preparado para la deducción. La fecha debe indicarse en los datos maestros de deudor.

Autorizada retención a: Fecha hasta la que  La sociedad está autorizada a deducir para el tipo de o retención. La fecha debe introducirse en el Customizing en la información sobre retenciones de la sociedad. El deudor está autorizado a deducir para el tipo de o reducción. Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Retención / Retención de impuestos ampliada / Cálculo / Tipo de retención / Definir tipo de retención: contabilización p.factura Transacción: SPRO Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Retención / Retención de impuestos ampliada / Cálculo / Indicador de retención / Definir indicador de retención de impuestos Transacción: SPRO Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Retención / Retención de impuestos ampliada / Sociedad / Asignar tipos de retención a las sociedades Transacción: SPRO Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Retención / Retención de impuestos ampliada / Sociedad / Activar retención de impuestos ampliada Transacción: SPRO Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Retención / Retención de impuestos ampliada / Contabilización / Cuentas para la retención de impuestos / Almacenar cuentas para la retención de impuestos a pagar Transacción: OBWW

1.2.2

Modificar

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Deudores / Datos maestros / Modificar Transacción: FD02 Mediante esta transacción se modifican los datos maestros de los deudores / clientes a nivel de datos generales y de sociedad.

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Deudor: Código del deudor a modificar. Sociedad: Si la modificación se va a realizar a nivel de datos de sociedad se debería identificar la sociedad a la que pertenece el deudor / cliente.

Se puede lograr mediante la parametrización, que campos de las transacción modificar sean solo visualizables. Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de deudor / Datos maestros / Preparar creación de datos maestros de deudores / Definir formato de pantalla por actividad (deudores) Transacción: SPRO

1.2.3

Visualizar

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Deudores / Datos maestros / Visualizar Transacción: FD03 Mediante esta transacción se visualizan los datos maestros de los deudores / clientes. La transacción de visualización funciona exactamente igual que la de modificación a la hora de seleccionar las pantallas a visualizar.

1.2.4

Bloquear

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Deudores / Datos maestros / Bloquear/Desbloquear Transacción: FD05 Mediante esta transacción se bloquea el dato maestro de deudores / clientes a nivel de sociedad para su posterior utilización. © I3S S.A. 2011


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Deudor: Código del deudor / cliente a bloquear. Sociedad: Código de la sociedad a la que pertenece el deudor. Si el deudor / cliente pertenece a más de una sociedad se debería indicar la sociedad en la que se desea bloquear, si el bloqueo es para todas las sociedades el la siguiente pantalla existe la posibilidad de bloquear a nivel de todas las sociedades.

Sociedades (todas): Se bloquea el deudor / cliente en todas las sociedades en las que este dado de alta. Sociedad seleccionada: Se bloquea el deudor / cliente en la sociedad seleccionada en la pantalla de acceso.

Mediante la lupa que se encuentra en la parte superior izquierda se puede visualizar e incluso modificar los datos maestros del deudor / cliente. 1.2.5

Petición de borrado

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Deudores / Datos maestros / Fijar petición de borrado Transacción: FD06

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Deudor: Código del deudor / cliente al que se le va a fijar la petición de borrado. Sociedad: Código de la sociedad a la que pertenece el deudor. Si el deudor / cliente pertenece a más de una sociedad se debería indicar la sociedad en la que se desea fijar la petición de borrado, si el borrado es para todas las sociedades el la siguiente pantalla existe la posibilidad de borrar a nivel de todas las sociedades.

a) Peticiones de borrado -

Áreas (todas): Indicador que determina que deben borrarse todos los datos de registro maestro. Sociedad seleccionada: Indicador que determina que han de borrarse los datos específicos de sociedad del registro maestro.

b) Bloqueos de borrado -

1.2.6

Datos generales: Indicador que especifica que no se pueden borrar los datos generales del registro maestro. Sociedad seleccionada incluidos datos generales: Indicador que especifica que no se pueden borrar los datos específicos de sociedad del registro maestro. En el caso de que se haya fijado este indicador no se borrarán los datos generales correspondientes.

Banco

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Deudores / Datos maestros / Banco / Crear Transacción: FI01 Mediante esta transacción crearemos la clave bancaria, es decir daremos de alta los datos maestros de los banco (banco + oficina).

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País del banco: Identifica el país en el cual tiene su sede el banco. La clave de país determina las normas de verificación para los demás datos bancarios (p. ej., código bancario y número de cuenta bancaria). Clave de banco: La clave de país determina las normas de verificación para los demás datos bancarios (p. ej., código bancario y número de cuenta bancaria).

Pasamos a la pantalla siguiente:

1) Dirección -

Institución financiera: Nombre de la institución financiera Región Calle Población

2) Datos de control -

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Grupo de bancos: Sirve para clasificar bancos de tal forma que dentro de un grupo los pagos se desarrollen de la forma más rápida posible (optimización de la vía bancaria). En los pagos automáticos existe la posibilidad de seleccionar una combinación de datos bancarios del interlocutor comercial y de datos bancarios propios en la cual ambos bancos implicados pertenezcan al mismo grupo. Página FI_AR_AP- 32

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2 FACTURACIÓN 2.1

Facturas sin pedido

2.1.1

Factura acreedor

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Contabilización / Factura Transacción: FB60 Entrando en la transacción de contabilización de factura lo primero que se debe indicar es la operación a realizar: Factura POSICIÓN DEL ACREEDOR 1) Datos básicos

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Acreedor: Código del acreedor. Fecha factura: Fecha de creación del documento original. Fecha contabilización: Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera y de costes. Clase de documento: La clase de documento sirve para clasificar los diferentes tipos de documentos o asientos a realizar. En función de la clase de documento existirá un rango determinado y unas características por documento ( por ejemplo en el caso de facturas o abonos el campo de referencia será obligatorio por clase de documento). Referencia: Número del documento en el interlocutor comercial (número de factura). Página FI_AR_AP- 34

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Importe: Importe total de la factura (base + IVA). Moneda: El campo situado a la derecha de importe corresponde a la moneda del documento. Se puede preparar el sistema mediante las opciones de tratamiento para que la moneda del documento aparezca por defecto y sea la de la sociedad. Cálculo de impuesto: Marcando este pincho el sistema calcula automáticamente los impuestos. Importe impuesto: Cuota de IVA en la moneda del documento.

Existen dos métodos para realizar el cálculo del impuesto, manual rellenando tanto Importe como Importe impuesto o automática marcando el pincho Cálculo de impuesto. -

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Texto: Texto explicativo de la posición del documento. Este campo es opcional, sin embargo, es IMPORTANTE debido a que la descripción que se establezca aparecerá en las demás posiciones del documento si en Opciones de Tratamiento marcamos “Copiar texto en registro de cuenta mayor”.


2) Pagos

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Fecha base: Fecha que se toma como base a la hora de calcular el vencimiento de una factura (viene de la pantalla de Datos Básicos). Vence el: Fecha de vencimiento o límite para realizar el pago. Se calcula mediante la fecha base y la condición de pago. Condición de pago: Son los plazos de pago que concede cada acreedor a la hora de realizar operaciones con él. Si a la fecha base se le suma la condición de pago logramos la fecha de tesorería o fecha límite para realizar el pago. Vía de pago: Lista de las vías de pago que pueden utilizarse en los pagos automáticos con esta empresa colaboradora si no se ha indicado ninguna vía de pago en la partida a pagar. Si en la partida a pagar se indica explícitamente una vía de pago, esta entrada tiene preferencia sobre los convenios en el registro maestro. En las partidas también pueden prefijarse aquellas vías de pago que no estén relacionadas en el registro maestro. Bloqueo de pago: Indica el motivo por el cual un documento se ha bloqueado para el pago. Descuento por pronto pago (DPP): Importe del descuento por pronto pago en la moneda del documento. Si el descuento lo calcula el sistema automáticamente mediante esta opción, la visualización y cálculo de ese descuento se realiza en el pago. Base del descuento: Importe sobre el que se calcula el descuento. Referencia a factura: Se utiliza para abonos que hacen referencia a una partida de factura determinada. Página FI_AR_AP- 36

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Banco colaborador: Clave mediante la cual se indica en la posición del documento, qué banco de la empresa colaboradora deberá emplearse para el pago en el caso de existir más de uno.

Si en el maestro del acreedor se identifica un proveedor / acreedor alternativo de pago en documento, en la pantalla de pagos en facturas aparece la casilla “Receptor pago” donde según el documento se identifica el proveedor / acreedor alternativo.

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3) Detalle

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Libro mayor: Cuenta asociada del acreedor. Si la cuenta asociada está creada como divergente será modificable, sino estará en gris y será unicamente visualizable. Aparece por defecto la cuenta asociada establecida en el maestro de acreedores (Ej.400000). Se debe modificar, en la grabación de la factura, si el acreedor nos factura un concepto de inversión (523000), y viceversa. Ruta: Gestión financiera / Conta. de deudores y acreedores / Operac. Contables / Conta. con cuenta asociada diferente / Definir cuentas asociadas diferentes Transacción: SPRO

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División: División a la que corresponde el apunte del acreedor. Se han definido diferentes divisiones. Nivel tesorería: El nivel de tesorería se emplea para el control de la gestión de caja. Este dato se recoge del maestro de proveedores por lo que aparecerá por defecto en la posición del acreedor en la factura. Día previsto: La fecha de tesorería o fecha valor determina el día de la entrada o salida de dinero prevista. Asignación: Es un campo clasificatorio. El contenido del campo puede ser definido de forma automática por el sistema por medio del campo Clave de clasificación o bien, ser introducido manualmente por el usuario. En nuestro caso en el campo asignación se va a especificar el nombre de la persona a la que se le ha enviado la factura. Texto de cabecera: El texto de cabecera de documento contiene aclaraciones o notas que tienen validez para todo el documento. División del interlocutor comercial: División de la empresa colaboradora. Página FI_AR_AP- 38

4) Impuestos

Dentro de esta pantalla se refleja el cálculo automático del IVA por parte del sistema y el indicador utilizado para dicho cálculo. El importe de IVA aparece una vez simulado el documento.

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5) Retención de impuestos

Dentro de esta pantalla aparece el indicador de retención de impuestos asignado al acreedor / proveedor en sus datos maestros. El cálculo de dicha retención lo realiza automáticamente el sistema una vez simulado el documento.

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6) Nota

Dentro de esta pantalla se introduce el texto explicativo de la posición. Esta pantalla es totalmente opcional. RESTO DE POSICIONES

Para el resto de las posiciones se han seleccionado los campos a utilizar a la hora de crear facturas / abonos mediante la variante de entrada. Los campos de esta variante son campos opcionales salvo que por definición de la cuenta lo exija el sistema. -

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Cuenta de mayor: Número de la cuenta de mayor. Texto breve: Descripción de la cuenta de mayor que aparece automáticamente una vez introducida la cuenta de mayor. Indicador debe / haber Importe moneda de documento: Se introduce el importe en la moneda del documento. Importe en moneda local: El sistema calcula automáticamente el importe en moneda local (euro). Indicador de impuestos Nº de asignación: Es un campo clasificatorio. El contenido del campo puede ser definido de forma automática por el sistema por medio del Página FI_AR_AP- 41

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campo Clave de clasificación o bien, ser introducido manualmente por el usuario. Fecha valor: Día de la fecha valor. Se utiliza en cuentas bancarias y transitorias de bancos. Texto: Texto de la posición División: División a la que corresponde la posición contabilizada. CeCo: Clave que identifica un Centro de Coste. Este Centro de Coste se modificará en función de la cuenta contable utilizada.

Hasta este momento se han introducido todos los datos necesarios para la contabilización de la factura, pero aun está sin registrar. Pinchando en:

Pinchando el icono “Simular” vemos como quedaría registrada la factura.

En todas las posiciones, excepto en la de IVA e IRPF que aparecen en blanco, sale el texto registrado en la pantalla de Datos Básicos. Si se quiere que también aparezca el texto en la posición de IVA e IRPF, se da doble click sobre la cuenta de IVA e IRPF, y pasando a la posición en el campo texto se pone un signo “ + “ para que copie el texto de la pantalla de Datos Básicos. Una vez comprobados todos los datos se pincha el icono “Grabar” (diskette), con lo que la factura quedaría grabada. El sistema automáticamente asigna un nº de documento (este número va en función de la clase de documento en la que se trabaje) en la parte inferior de la pantalla con el que queda registrado a todos los efectos.

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2.1.1.1

Opciones de tratamiento

Mediante las opciones de tratamiento se especifican reglas para la entrada de documentos, estas reglas valen tanto para asientos directos de contabilidad general como para facturas y abonos.

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En propuesta de moneda de documento se puede marcar “Moneda Local” con lo que por defecto en todos los documentos tendremos el EUR como moneda propuesta. “Última moneda documento utilizada”, con esta selección el sistema selecciona como moneda propuesta la última moneda utilizada a la hora de contabilizar facturas. “Ninguna”, el sistema no propone moneda aunque el campo es obligatorio. Se puede marcar “Calcular impuestos sobre importes netos” para que a la hora de realizar un asiento contable con IVA imputemos a la parte del acreedor el importe total de la factura y a la posición del gasto la cantidad de gasto sin IVA. Se puede marcar “Copiar texto en registro cuenta mayor” para que una vez registremos en la posición del acreedor el texto se nos traspase a las demás posiciones con excepción del IVA e IRPF. En estas posiciones para que exista un arrastre del texto tendríamos que entrar en la posición del IVA e IRPF y situándonos en texto escribir el texto o poner un “+” para que arrastre el texto de las demás posiciones. La “Clase de documento” puede ser modificable, visualizable, o simplemente estar suprimida. Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operac.contables / Entrada de facturas/Entrada de abonos / Entrada facturas/Entrada abonos Enjoy SAP Transacción: SPRO / OBXJ

2.1.1.2

Contabilización con modelo

Dentro de la transacción FB60 siguiendo la siguiente ruta podemos realizar contabilizaciones con modelo de otra factura: © I3S S.A. 2011


Pasar a  Contabilización con modelo El sistema en este caso realiza una copia del documento indicado. Cuando se realicen facturas con modelo se rellenarán los siguientes campos:

-

2.1.1.3

Nº documento: Número de factura modelo. Sociedad: Código de sociedad a la que pertenece el documento Ejercicio: Ejercicio al que pertenece el documento Dentro de control de procesos podemos marcar el pincho “No proponer importes” para que el sistema realice una copia del documento modelo pero sin indicar importe alguno.

Modelo de imputación

1) Crear Para el caso en el que se repita constantemente un documento, se puede realizar un “modelo” del documento en cuestión mediante los modelos de imputación. Se introduce el futuro asiento modelo como se ha explicado en el punto de posiciones de contabilización de facturas. Una vez completado el asiento se pasa a Tratar  Crear modelo de imputación donde aparece una pantalla para describir el nombre del documento modelo.

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Una vez introducido el nombre del documento modelo se pincha en continuar y de esta forma ya esta grabado en el sistema. 2) Seleccionar Para seleccionar un documento modelo existen dos métodos: Dentro de la transacción FB60 y siguiendo la ruta Tratar  Seleccionar modelo de imputación aparece la pantalla donde se introduce el nombre del documento modelo.

Si no se recuerda el nombre se debe hacer una búsqueda a través del matchcode. Pinchamos en el matchcode y aparece la siguiente pantalla.

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Dentro de la pantalla de búsqueda se introduce el nombre del usuario que creo el modelo (opcional), el código de transacción donde se creo el modelo (obligatorio) (FB60). Una vez introducidos estos datos se pincha en intro y se selecciona el modelo a utilizar.

-

Se pincha en:

Una vez pinchado aparece una nueva pantalla donde se deben desplegar los Modelos de imputación y seleccionar el deseado.

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2.1.1.4

Variante de entrada

La variante de entrada especifica cuales van a ser los campos de la barra de posiciones necesarios a la hora de llevar a cabo contabilizaciones. Dentro de la transacción FB60 entrando por Tratar  Variante de entrada / Crear variante de entrada  Entrando por esta transacción se rellenan los campos: -

Transacción: Transacción para la que estamos creando la variante de entrada de pantalla (FB60) Variante: Nombre de la variante de entrada de pantalla

/ Seleccionar variante de entrada  Seleccionamos la variante de entrada correspondiente. Para seleccionar la variante existen dos métodos. © I3S S.A. 2011


1) Desde Tratar  Seleccionar variante de entrada, aparece una pantalla donde se especifica el nombre de la variante si es conocido.

Si no es conocido el nombre de la variante desplegamos el mathcode y seleccionamos la variante deseada.

2) Se pincha en:

Una vez pinchado aparece una nueva pantalla donde se deben desplegar las Variantes de entrada y seleccionar la deseada.

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2.1.1.5

Otras contabilizaciones

- Registrar de forma preliminar: Se registra el documento sin necesidad de cuadrarlo, lo necesario en este caso es tener completados los datos básicos. Se graba el apunte de forma preliminar para que posteriormente se contabilice. El número de documento es asignado automáticamente por el sistema y el tratamiento es en documento. - Apartar: Igual que en el registro preliminar pero el número de documento lo asignamos manualmente. El tratamiento es en contabilización. 2.1.2

Abono

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Contabilización / Abono Transacción: FB65 El procedimiento es idéntico al de introducción de facturas con la excepción de: Operación: Abono  Lo pone el sistema automáticamente. Las posiciones del asiento contable son al Haber en lugar del Debe. En SAP no se pueden contabilizar los abonos como Debe negativo. 2.1.3 © I3S S.A. 2011

Tratar o registrar de forma preliminar la factur a / abono Página FI_AR_AP- 50

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Contabilización / Tratar o registrar de forma preliminar la factura - abono Transacción: FV60 – FV65 Mediante estas transacciones se van a tratar los apuntes contabilizados de forma preliminar e incluso se van a contabilizar de forma preliminar nuevos apuntes. Si tenemos documentos grabados de forma preliminar, debemos seleccionar estos documentos desde Documento  Seleccionar documento preliminar

Una vez seleccionado el documento preliminar se puede grabar completamente o contabilizar directamente. Si lo que queremos hacer es grabar un documento de forma preliminar lo que debemos hacer es, contabilizarlo y desde Documento  Registrar de forma preliminar, grabarlo.

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3 DOCUMENTO 3.1

Documentos acreedores

3.1.1

Modificar / Visualizar documento s de acreedores

El objetivo de este punto es el de visualizar o modificar un documento SAP. Los procedimientos son muy parecidos por lo que los trataremos en este manual conjuntamente. Para modificar: Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Documento / Modificar Transacción: FB02 Para visualizar: Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Documento / Visualizar Transacción: FB03 La pantalla que obtenemos es la siguiente:

Introducimos el nº de documento que queremos visualizar, a qué sociedad pertenece y el ejercicio. En caso de no conocer el nº de documento que queremos visualizar pulsaremos el botón lista y obtendremos la pantalla:

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Podemos, gracias a esta pantalla, encontrar un documento por su clase, su fecha de contabilización, de creación, nº de referencia,... Pulsamos el botón Ejecutar y nos aparecerá una lista con aquellos documentos que cumplan con los criterios de selección que hayamos elegido.

Haciendo doble click sobre cualquiera de los apuntes conseguimos llegar a la posición correspondiente e incluso podemos ver la cabecera del documento si pulsamos el botón Cabecera de Documento.

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Cuando estemos visualizando una posición podemos pasar a la modificación de ésta sin necesidad de salir de todo el proceso de visualización en el que hemos iniciado la tarea. Basta simplemente con marcar la línea que queremos modificar y pulsar Modificar . Desde aquí podremos modificar el documento o varios documentos uno por uno si vamos a: Documento  Otro documento

Damos al ENTER y podremos modificar el documento que hemos elegido.

3.2

Modificación masiva de documentos de acreedores

El objetivo de esta operación es la modificación de un gran número de documentos de la forma más automática posible. © I3S S.A. 2011


Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Cuenta / Modificar partidas Transacción: FBL1N Seleccionamos el acreedor cuyas partidas queremos modificar.

Damos a Ejecutar y pasamos a ver una lista de todos los documentos de ese acreedor.

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En esta pantalla, seleccionamos las partidas que queramos modificar en masa pinchando en el cuadro blanco de la parte izquierda y siguiendo el siguiente camino: Entorno  Modificación en masa  Valores nuevos Aparece la siguiente pantalla:

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Sólo podemos cambiar los valores de los campos que aparecen en blanco. Introducimos los valores que queremos modificar en las partidas, pulsamos el botón EJECUTAR MODIFICACIONES y las modificaciones se habrán realizado en las partidas seleccionadas. 3.3

Anulaciones individual y en masa de documentos de acreedores

Podemos anular un documento en caso de que hayamos cometido una equivocación en su introducción. SAP no anula realmente ningún documento, sino que se limita a crear un documento inverso al que se desea anular y los compensa. Ruta: Gestión financiera / Contabilidad principal / Operaciones contables / Anulación / Definir motivos de anulación Transacción: SPRO

3.3.1

Anulación Individual

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Documento / Anular / Anulación individual Transacción: FB08

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Debemos introducir el nº de documento a anular así como la sociedad y el ejercicio. Se puede introducir también la fecha de contabilización y el período contable para el documento de anulación. En el campo Mot. Anulac. Debemos introducir obligatoriamente algunos de los motivos de anulación que nos proponen: -

01: Fecha de contabilización de la anulación = Fecha de contabilización del documento 02: Fecha de contabilización de la anulación >= Fecha de contabilización del documento 03 = 01 pero con contabilización negativa 04 = 02 pero con contabilización negativa 05: Se utiliza para la anulación del asiento de periodificación. Se genera el asiento con la clave de anulación 05 en Finanzas / Gestión financiera / Libro mayor / Operaciones periódicas / Cierres / Valorar / Registrar documento de periodificación (FBS1). Una vez registrado desde /Invertir documento de periodificación se genera la anulación (F.81)

El campo para la causa de no validez es un campo opcional e indica la razón por la que se anuló un cheque. Para hacer efectiva la anulación pulsar el botón Grabar y en la pantalla siguiente en la barra azul de la parte inferior nos aparecerá el texto “el documento ya ha sido anulado”.

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3.3.2

Anular en Masa

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Documento / Anular / Anular en masa Transacción: F.80 Seleccionamos gracias a los campos las partidas que deseamos anular. Se pueden introducir tanto intervalos como una lista de valores concretos individuales con el icono .

Marcar el campo Ejecución de test si deseamos que se haga una prueba. Si queremos que la anulación se lleve realmente a cabo, este campo no tiene que estar marcado. Pulsar el botón Ejecutar .

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La pantalla nos muestra los documentos anulables y los no anulables. Podemos movernos por la pantalla con las bandas y flechas situadas en la parte inferior y derecha de la pantalla. Presionando sobre el botón Anular documentos, anulamos los documentos anulables( ya no en ejecución de test sino en real ), también podemos imprimir el listado dando al botón impresora. El caso de los deudores es similar al de los acreedor. 3.4

Documentos de referencia

Los diferentes documentos de referencia se han explicado en el manual de contabilidad general (FIS002).

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4 CUENTA 4.1

Visualización de Saldos de Acreedores

El Objetivo es visualizar los saldos de un proveedor o grupo de proveedores (pool de trabajo). Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Cuenta / Visualizar saldos Transacción: FK10N Rellenaremos: el número del proveedor, la sociedad, el ejercicio.

Podemos optar por ver el saldo de un solo proveedor o el saldo de varios. Si queremos ver el saldo de varios debemos pulsar el botón

a la derecha del campo acreedor.

En esta pantalla podremos elegir los acreedores que queramos, así como un intervalo. Pulsar Tomar . Volvemos a la pantalla anterior, pero ahora

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está en verde.


Si vamos a utilizar esta asociación de acreedores más adelante lo que podemos hacer es grabar la Variante. Para ello seguimos la siguiente ruta: Pasar a  Variantes  Grabar como variante

Una vez completemos los campos de Variante y Significado damos a grabar.

Ya tendríamos la variante grabada, y la próxima vez que la queramos utilizar no tendríamos nada más que seguir el siguiente paso: Pasar a  Variantes  Traer © I3S S.A. 2011


Elegimos la que queramos y pulsamos INTRO. Ya tendríamos la variante.

Damos a ejecutar, y nos aparecerá la siguiente pantalla:

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En la primera columna vienen indicados los periodos del ejercicio. En la segunda columna viene indicado el saldo del debe de la cuenta del proveedor, en la tercera el saldo del haber. La cuarta columna indica el saldo total de la cuenta por periodo. La quinta nos indica el saldo acumulado del año. Por último, la sexta nos indica el volumen de negocios. Si nos posicionamos encima de cualquier campo de un periodo y hacemos doble clic. Obtenemos la información de todas las partidas que forman parte de ese periodo. Si en vez de generarnos una variante nos creamos un pool de trabajo para deudores o acreedores, podremos ver el saldo total de ese grupo de deudores o acreedores ejecutando el pool sin tener que hacer una selección previa. Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Cuentas de deudor-acreedor / Saldos / Actualizar pool de trabajo para visualizar saldos Transacción: OB55

4.2

Visualización de Partidas Individuales de Acreedores

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Cuenta / Visualizar partidas © I3S S.A. 2011


Transacción: FBL1N.

En esta pantalla se pueden trabajar también con Variantes. Se hace exactamente igual que en el apartado anterior. Los campos a completar: -

Cuenta de Acreedor: Acreedor cuyas partidas queremos ver Sociedad: Para sólo ver las partidas individuales del acreedor en una sociedad concreta Partidas abiertas: Marcar si queremos ver las partidas abiertas Partidas compensadas: Marcar si queremos ver las partidas compensadas Partidas todas: Marcar si queremos ver todas las partidas Clase: Definimos la clase de partidas a visualizar, normales, preliminares, CME, estadísticas etc.

Pulsar ejecutar para visualizar las partidas abiertas.

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4.3

Buscar, Clasificar y Totalizar Partidas de Acreedores.

Una vez que estamos ya visualizando las partidas abiertas de un deudor / acreedor concreto podemos buscar una partida concreta, clasificar las que hemos buscado e incluso totalizar una cierta selección de ellas. 4.3.1

Buscar

El botón prismáticos permite buscar una partida concreta o hacer una selección de ellas. La misma opción puede seleccionarse desde el menú siguiendo la siguiente ruta: Tratar

Buscar

→

Pulsamos el botón y nos aparece la pantalla:

En esta pantalla podemos buscar un documento por el importe, el número de documento, la fecha, los comentarios, ... El sistema nos muestra todas las partidas que cumplan el criterio de búsqueda.

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4.3.2

Clasificar

Una vez seleccionadas unas partidas, puede interesarnos clasificarlas siguiendo algún criterio. Para llevarlo a cabo, debemos pulsar los botones Tratar

o desde el menú elegir:

Clasificación ascendente o descendente

→

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Desde esta pantalla seleccionamos el o los criterios de clasificación con los botones

y

seleccionamos ascendente o descendente. Pulsamos TOMAR Se puede hacer este proceso de forma más rápida, si antes de pulsar los botones hemos colocado el cursor sobre una columna (Vencimiento, vía de pago,...). En este caso nos clasificará según el contenido de la columna. 4.3.3

Totalizar

El Objetivo es totalizar partidas en función de uno o varios criterios de selección. Presionar el botón Tratar

ó:

Subtotal

→

Nos aparecerán una serie de criterios según los cuales podemos totalizar. Seleccionamos uno o varios con los botones

y pulsamos TOMAR

Nos aparecerá el listado con las partidas separadas en función de los criterios seleccionados, en este ejemplo por importe en moneda local y fecha de pago.

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Mediante la funcionalidad TOTALIZAR podemos saber el importe total de las partidas seleccionadas. Para esto, marcamos la columna que queremos totalizar y pulsamos el icono o también mediante la ruta: Tratar  Totalizar valores 4.3.4

Variantes de visualización.

Si al visualizar las partidas individuales queremos visualizar algunos campos adicionales que no vienen incluidos en la estructura de línea que hemos seleccionado podemos añadirlos a la estructura de línea. Esta modificación sólo durará el tiempo que estemos visualizando, en caso de salir de la pantalla, cuando volvamos a entrar en ella, este campo o campos adicionales no aparecerán por defecto. Para conservar los campos y la estructura de visualización tendremos que grabar la selección como una variante. Para añadir un campo o campos adicionales, pulsamos en el icono pantalla.

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y aparece la siguiente


En esta pantalla aparecen los campos que serán visualizados, el orden y la longitud del campo en la parte izquierda y en la derecha aparecen los campos que podemos añadir a la visualización. La forma de añadir y quitar campos es mediante las flechas para quitar.

para añadir y

Una vez seleccionador pulsamos en Si queremos conservar la variante de visualización pulsamos grabamos

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y le damos un nombre y

.


Para seleccionar variantes de visualización pulsamos

y tomamos la elegida.

Desde Opciones  Variante de visualización  Gestión podemos poner por defecto una Variante de visualización. Esta se utilizará para la edición de listas siempre y cuando no se haya indicado de forma explícita ninguna variante de visualización diferente.

4.3.5

Imprimir Partidas

Para imprimir las partidas seleccionadas basta con seguir la ruta: (o seleccionar directamente el botón impresora) Lista

Imprimir

4.3.6

Compensaciones

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En la Visualización de partidas podemos ver las partidas de una misma compensación juntas: Entorno  Compensaciones

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4.3.7

Correspondencia

Existen tres momentos en el que podemos solicitar ciertas cartas/ formularios para que éstas puedan ser enviadas a un cliente. Estos momentos son: -

En la posición a la hora de contabilizar una factura. En el momento de visualizar una partida o una lista de partidas. En el momento de visualizar un documento o un apunte contable.

En cualquiera de los momentos antes reseñados la ruta será: Entorno

Correspondencia



Este procedimiento será análogo tanto para deudores, acreedores como para cuentas de mayor. El ejemplo que damos a continuación está realizado desde la pantalla de visualización de un documento. Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Deudores-Acreedores-Libro mayor / Documento / Visualizar Transacción: FB02 / FB03

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Introducimos los datos pertinentes y pulsamos al ENTER.

Seguiremos la siguiente ruta: Entorno  Correspondencia

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Seleccionamos uno de ellos( por ejemplo, extracto de cuenta ) haciendo doble clic. En función del informe que hayamos seleccionado nos aparecerá una segunda pantalla solicitando información necesaria para elaborarlo. En el ejemplo que mostramos a continuación aparece la ventana con la que SAP nos pide la información que necesita para elaborar un extracto de cuenta.

En cualquier caso, rellenamos aquellos campos que sean obligatorios y pulsamos el botón Continuar .

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SAP nos responderá diciendo que el informe que hemos seleccionado ha sido solicitado. Ahora habría que hacer un segundo paso, imprimir el informe. Ruta: Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Deudores-Acreedores-Libro mayor / Op. Periódicas / Imprimir correspondencia / Según solicitudes Transacción: F.61

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Nos aparecerá la pantalla siguiente:

Esta pantalla nos permite buscar todas las solicitudes que existen para una selección determinada, determinada, en este caso la sociedad, y el tipo de correspondencia. Rellenamos los campos de selección en virtud de lo que busquemos damos a EJECUTAR

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.


SAP nos pide una confirmación de la solicitud de correspondencia. Pulsamos SÍ.

SAP nos pide un dispositivo de salida. Seleccionamos uno y pulsamos el botón

.

Nos aparece esta pantalla donde nos informa del número de Spool creado. Y el tipo de información solicitada. En esa misma pantalla podremos ir a: Sistema

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 Ordenes SPOOL propias


Nos sale esta pantalla donde marcaremos el número de Spool antes creado y pulsamos el botón imprimir

y nos saldrá las siguiente pantalla.

Y al crearse la orden de Spool nos saldrá la información del extracto de cuenta solicitada. De la misma manera podremos obtener también un listado de partidas abiertas:

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Para ello seleccionaremos en el cuadro las partidas abiertas como muestra la pantalla siguiente, Como antes hemos seguido la ruta: Entorno  Correspondencia Solicitar

En la pantalla siguiente rellenamos los datos necesarios para obtener el informe:

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Pulsamos el botón de continuar y nos saldrá un mensaje de que el extracto ha sido solicitado como muestra la pantalla siguiente:

Ahora habría que hacer un segundo paso, imprimir el informe. Para ello también dentro de la pantalla de visualización de partidas iremos a: Entorno Correspondencia  Visualizar



Nos aparecerá la pantalla siguiente donde introducimos el nombre de la impresora: © I3S S.A. 2011


Pulsamos el botón

y obtenemos el listado de partidas abiertas.

Imprimimos siguiendo la ruta: Texto  Imprimir y nos saldrá un número de spool. Posteriormente iremos a: Sistema



Ordenes SPOOL propios

Y el procedimiento será el mismo que el descrito anteriormente.

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5 PAGOS 5.1

Pagos manuales

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Contabilización / Salida de pagos / Contabilizar Transacción: F-53 Mediante esta transacción se realiza el pago manual de las facturas. 1) Datos cabecera -

-

-

-

-

-

Fecha de documento: Indicamos la fecha de creación del documento original. Clase de documento: Sirve para clasificar los documentos contables. Por cada clase de documento se fija qué área de números de documento se permite para los documentos. Por defecto en esta transacción la clase de documento es la KZ. Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. La fecha de contabilización puede diferir tanto de la fecha de entrada (fecha de entrada en el sistema) como de la fecha del documento (fecha de creación del documento original). Periodo: Periodo (mes) en el que se realiza el pago. Sociedad: Sociedad a la que pertenece la factura a compensar. Moneda: Se indica la moneda del documento. Fecha de conversión: Fecha para la determinación del tipo de cambio a emplear en la conversión. Los tipos de cambio están almacenados en el sistema. En la entrada de documentos sólo será necesario entrar esta fecha, si no coincide con la fecha de contabilización. Referencia: El número de documento de referencia puede contener el número de documento en el interlocutor comercial. Sin embargo, este campo también puede estar rellenado de otra forma. Texto de cabecera de documento: El texto de cabecera de documento contiene aclaraciones o notas que tienen validez para todo el documento, es decir, no sólo para posiciones de documento determinadas. Texto de compensación: Este texto se toma para todas las contabilizaciones de compensación que se creen dentro del tratamiento actual (pagos totales).

2) Datos bancarios -

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Cuenta: Número de la cuenta a contabilizar. Importe: Importe a pagar en la moneda del documento. Fecha valor: La fecha valor se utiliza en la cuentas bancarias y transitorias. Aparecerá por defecto la fecha del día en que realicemos la operación del pago. Gastos: Se indicará el importe de la comisión en este campo, cuando las comisiones se hayan liquidado en la misma moneda que la compensación. Texto: Se puede indicar un texto manualmente. División: Clave que identifica la división de forma unívoca. Importe ML: Importe de la posición de documento en la moneda local de la sociedad.


-

-

Gastos en ML: Importe de gastos que se liquidó en moneda local. Indique el importe de los gastos en este campo, cuando la compensación no se efectúe en moneda local, pero las comisiones se liquiden en moneda local. Centro de beneficio: Clave que identifica, junto con la sociedad CO, un centro de beneficio de forma unívoca. Asignación: La asignación es una información adicional en la posición del documento. Las partidas individuales de una cuenta se visualizan según el contenido de este campo. El contenido del campo puede ser estructurado por el sistema de acuerdo con una serie de normas predeterminadas o bien, ser introducido manualmente por el usuario. La norma a emplear para la estructuración del campo se determina en el registro mayor de la cuenta mediante la clave de clasificación.

3) Selección de partidas abiertas -

-

-

-

-

Cuenta: Número de la cuenta cuyas partidas abiertas han de seleccionarse para continuar el tratamiento, es decir, el código del proveedor / acreedor. Clase de cuenta: Indicaremos la K (proveedores / acreedores). ó Otras cuentas: Este indicador hace que puedan considerarse también otras cuentas en la compensación de partidas abiertas. Se debe marcar este campo si deseamos efectuar compensaciones que abarquen varias cuentas (varios proveedores / acreedores a la vez) o varias sociedades. Indicador Cuenta de Mayor Especial: Lista de los indicadores de cuenta de mayor especial (CME) a incluir en la operación de compensación. ó Partidas abiertas normales: Si marcamos este recuadro hace que sólo se tengan en cuenta las partidas abiertas normales en la compensación. Partidas abiertas normales son todas aquellas posiciones de documento que no representan una operación en cuenta de mayor especial. Reparto p/antigüedad: Este indicador señala que la selección de las partidas que deben compensarse se realizará automáticamente. Para ello, las partidas se tienen en cuenta en la secuencia que se desprende del número de días de mora. Primero se seleccionan las partidas con más días de mora. A igual número de días de mora, tienen prioridad las contabilizaciones en el Haber. Si no es posible desglosar completamente el importe, se creará una contabilización a cuenta por el importe restante. Búsqueda automática: Este indicador señala que la selección de las partidas que deben compensarse se realizará automáticamente. Para ello, las partidas se tienen en cuenta en la secuencia que se desprende del número de días de mora. Primero se seleccionan las partidas con más días de mora. A igual número de días de mora, tienen prioridad las contabilizaciones en el Haber. Si no es posible desglosar completamente el importe, se creará una contabilización a cuenta por el importe restante.

4) Otras selecciones -

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En función del campo que se marque aquí se restringe la selección de partidas abiertas. Es decir, si por ejemplo se marca importe se obtienen las partidas cuyo importe este comprendido entre aquellos valores que se indiquen. Además se Página FI_AR_AP- 86

podrían seleccionar partidas por nº de documento, fecha de contabilización, área de reclamación etc.

Una vez rellenados los campos de la pantalla de acceso se pincha en Tratar PA’s. Se van a definir los diferentes tipos de pagos parciales a realizar. Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Salidas de pagos / Salidas de pagos manual / Definir tolerancia (acreedor) Transacción: OBA3 Las tolerancias se utilizan para el tratamiento de diferencias de pago/ cobro y partidas por el resto, que pueden producirse en la compensación de pagos / cobros. Si se desea un tratamiento individualizado por proveedor / deudor deberá asignarse un grupo de tolerancia a cada proveedor / deudor en el registro maestro.

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5.1.1

Pago total

En esta pantalla aparece una relación de las PA’s del o de los acreedores seleccionados, de las cuales se marcan las que se van a llevar al pago. El importe introducido en la pantalla de acceso debe coincidir con el asignado o seleccionado como partida abierta ya que se va a realizar un pago total.

Haciendo doble clic sobre el EUR Bruto seleccionado, el sistema convierte la partida de gris a azul, es decir, asigna el importe a pagar. Y pinchando el icono (monte con sol) (resumen de © I3S S.A. 2011


documento) o en la barra de herramientas Documento genera el sistema.

 Simular

obtenemos el asiento que

y pinchando el diskette (grabar)

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obtenemos el nº de documento de pago asignado en el sistema (15000xxx). 5.1.2

Pagos Parciales Parciales y por po r Resto

Existen dos formas de tratar el pago parcial de una factura en SAP. Partidas por el resto y pagos parciales. La primera se distingue de la segunda en que cancela el viejo documento pasando a crear uno nuevo por el monto que queda aún por pagar mientras la segunda no cancela ninguna factura sino que se limita a hacer un cargo en la cuenta del proveedor por el monto pagado. 5.1.2.1

Pagos por Resto

El objetivo es cancelar un viejo documento contable al hacer un pago parcial y crear uno nuevo por el monto que resta aún por pagar. Hacer doble click sobre el campo que indica el monto de aquellas partidas abiertas a las cuales queramos imputar el pago. Seleccionar la pestaña de Part. Rest. Nos aparece la siguiente pantalla:

Haciendo doble click sobre el campo en blanco Part. P/resto ( será la cantidad que nos queda por pagar y será la cantidad que va a quedar plasmada en la nueva partida como un nuevo documento que aparecerá como deuda con nuestro acreedor).

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Esta cantidad puede ser modificada a mano (útil en el caso de que imputemos un pago a varias facturas). Para poder contabilizar será necesario que el campo importe entrado sea igual al campo asignado más el campo diferencias (en caso de que se produzcan).

Podemos simular el documento o directamente pulsar grabar y nos aparecerá el documento contable.

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En el documento aparecen algunos apuntes en azul. Hay que hacer doble click en ellos para modificar el apunte (normalmente SAP nos pedirá que rellenemos el campo TEXTO para que posteriormente podamos identificar todas las partidas que han sido creadas mediante pagos por resto).

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Una vez modificado el campo texto, pulsar grabar, con ello habremos terminado el apunte contable.

5.1.2.2

Pagos Parciales

Entramos en la habitual pantalla de salida de pagos.

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Rellenamos los campos necesarios y pulsamos el botón

.

Seleccionamos las partidas abiertas a las que se les va a realizar el pago parcial.

El campo partidas nos indica el nº de partidas abiertas que hay aún por pagar. Vamos a la pestaña de Pago Parc. © I3S S.A. 2011


Nos aparecen dos nuevos campo: Impte. Pago y Raz. En el campo Impte. Pago debemos introducir el importe del pago que se está imputando a esa partida. Haciendo doble click sobre el campo se le imputa toda la cantidad que aparece en el campo Sin Asignar.

Podemos simular el documento o directamente pulsamos el botón GRABAR apunte contable con algunas posiciones en azul. © I3S S.A. 2011

y aparece el


Hacemos doble click sobre éstas para corregir aquellos campos que nos solicite. Cuando hayamos terminado de corregir y contabilicemos, SAP nos responderá indicándonos que ha creado un nuevo documento que recoge el pago parcial. Si vamos a visualizar el documento creado, podemos ver el nº de documento de la partida que se ha pagado parcialmente. NOTA: Al hacer el 100% de los pagos parciales todavía queda por compensar la partida abierta y los pagos parciales. Existen dos formas de hacer esto: 1º Con el último pago parcial, no hacemos un pago parcial sino un pago normal. Seleccionamos todas las partidas (la factura y todos los pagos parciales) y contabilizamos el documento. De esta forma SAP compensa los todos los pagos parciales y la factura. 2º Hacemos el último pago parcial como todos los pagos parciales. Cuando hemos hecho el último, debemos compensar todos estos con la factura. Para ello debemos seguir la ruta: Ruta: Finanzas  Gestión financiera  Acreedores  Cuenta  Compensar Transacción: F-44

Nos aparece la pantalla:

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Introducimos el nº de cuenta del proveedor y mediante el campo Otras delimitaciones podemos hacer una selección de las partidas abiertas. Pulsamos al botón pantalla:

, llegamos a la

Seleccionamos los pagos parciales y la factura a compensar.

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Pulsamos GRABAR

.

La factura y los pagos parciales quedan compensados. 5.2

Pagos automáticos

Parametrización: 1) Definir Sociedad Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Salidas de pagos / Salidas de pagos automática / Vía de pago/selección de bancos / Instalar programa de pagos / Todas las sociedades Transacción: FBZP 2) Definir sociedad pagadora Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Salidas de pagos / Salidas de pagos automática / Vía de pago/selección de bancos / Instalar programa de pagos / Sociedad pagadora Transacción: FBZP 3) Vías de pago Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Salidas de pagos / Salidas de pagos automática / Vía de pago/selección de bancos / Instalar programa de pagos / Vía pago – país / sociedad Transacción: FBZP 4) Determinación de bancos © I3S S.A. 2011


Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Salidas de pagos / Salidas de pagos automática / Vía de pago/selección de bancos / Instalar programa de pagos / Selección de bancos Transacción: FBZP - Jerarquía Mediante la jerarquía se indica al sistema el orden de prioridad a la hora de realizar el pago por un banco propio. El sistema analiza los diferentes bancos propios permitidos para una vía de pago concreta realizando el pago mediante el banco propio con jerarquía uno. - Determinación de cuentas transitorias Se determinan las cuentas transitorias sobre las que se cargaran las operaciones contables para más tarde conciliar con el extracto bancario. - Importe máximo Se ha determinado un importe máximo de pago por banco propio y vía de pago. Si ese importe máximo es superado por el banco con jerarquía uno pasaría al siguiente, es decir, el pago se realizaría con el primer banco que pudiese cubrir el pago completo.

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5) Bancos propios Ruta: Gestión financiera / Contab.bancaria / Cuentas bancarias / Definir bancos propios Transacción: FI12 6) Fecha valor Ruta: Gestión financiera / Contab.bancaria / Operaciones contables / Operaciones bancarias / Definir reglas para fecha valor Transacción: SPRO Ruta: Gestión financiera / Contab.bancaria / Operaciones contables / Operaciones bancarias / Asignar vía de pago a operación bancaria Transacción: SPRO

5.2.1

Acceso

Rellenamos la pantalla siguiente: -

Fecha de ejecución: La fecha de ejecución sirve para la identificación de los parámetros. Se trata de la fecha para la cual se ha planificado la ejecución del programa. Sin embargo, también es posible la ejecución adelantada o atrasada del programa. Identificación: La característica de identificación adicional puede emplearse para diferenciar varias ejecuciones con la misma fecha clave de reconciliación. Esta característica es libremente asignable por el usuario.

Página © I3S S.A. 2011

100

FI_AR_AP-

5.2.2

Parametro

Para comenzar con el proceso de pago rellenamos los parámetros que identifican a la sociedad, acreedor, vías de pago y diferentes fechas: -

-

-

-

-

Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. Documentos creados hasta: Indica la fecha hasta la que se considerarán las partidas abiertas en el tratamiento. El sistema se rige por la fecha de entrada, no por la fecha de contabilización. Posiciones acreedoras vencen a: Indica la fecha hasta la que se considerarán las partidas abiertas en el tratamiento. Si no existe entrada rige la fecha de contabilización de la ejecución de pago como límite de vencimiento. Sociedades: Este campo contiene una lista de sociedades o intervalos de sociedades que han de tratarse conjuntamente. Todas las sociedades deben indicarse completas. Entre las sociedades e intervalos de sociedades indicados no debe haber espacios en blanco. Vías de pago: Lista de las vías de pago que quiere utilizar para la ejecución del pago. Siguiente fecha de contabilización: Esta fecha se necesita para comprobar el vencimiento de una deuda. Si a la fecha de la próxima ejecución de pago una partida ya hubiera vencido o perdiera descuento, el sistema efectuaría el pago en esta ejecución de pago, por ello se ha decidido que esta fecha sea un día después de la fecha de “Documentos creados hasta”. Cuentas - Acreedor: Números de cuentas de acreedor desde - hasta los que se va a ejecutar el pago. Tipo de cambio para conversión: Tipo de cotización que debe utilizarse en los pagos en moneda extranjera para la conversión en moneda local.


101

FI_AR_AP-

5.2.3

Log

Una vez rellenados todos los parámetros necesarios, se graban y se pincha en Log Adicional para grabar los diferentes logs (texto informativo donde se visualizan los procesos y los posibles errores): -

-

-

-

Verificar vencimiento: Este indicador determina que se debe crear un log de la verificación del vencimiento de las partidas abiertas. El indicador normalmente no se fija en la ejecución real, sino en las ejecuciones de prueba del programa de pagos. Seleccionar vía de pago en todos los casos: Este indicador hace que el sistema incluya en el log el intento de seleccionar la vía de pago y los bancos. Seleccionar vía de pago en caso de error: Con este indicador activado, se relacionará en el log el intento de seleccionar la vía de pago y los bancos, en aquellos casos en los que no ha sido posible encontrar una vía de pago permitida o un banco permitido. Si se marca este pincho no se puede marcar el anterior, ya que son operaciones contrarias. Posiciones de documentos de pago: Con este indicador activado en el log se imprimirán todos los documentos contabilizados con sus posiciones correspondientes. En el caso de las propuestas de pago, se imprimirán aquellos documentos que se crearían en el pago subsiguiente. Cuentas deseadas - Acreedores: En estos campos se recogen los intervalos de cuentas de acreedor para realizar el log correspondiente.

Una vez registrados tanto los parámetros como los logs adicionales volvemos a la pantalla de status y ejecutamos la propuesta de pago.


102

FI_AR_AP-

Activamos “Ejecución inmediata”. Intro y cuando se está ejecutando la propuesta pinchar en Status para agilizar la creación de la propuesta. Una vez creada el sistema nos indica “se ha creado la propuesta”.

5.2.4

Propuesta


103

FI_AR_AP-

Una vez generada la propuesta podemos ir a visualizar mediante los iconos (Lápiz Propuesta Gafas Propuesta - Pergamino Propuesta). -

Lápiz Propuesta: En este icono podemos modificar la propuesta situándonos en el acreedor mediante doble clic para poder cambiar el banco propio o bloquearle. Gafas Propuesta: En este icono visualizamos la propuesta para chequearla y nos indica las excepciones y los motivos, si los hubiere. Pergamino Propuesta: En este icono se visualizan los job (trabajos) realizados por el sistema y el motivo de excepción del sistema, si los hubiere.

Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Salidas de pagos / Salidas de pagos automática / Tratamiento de propuesta de pagos / Controlar causas del bloqueo de pago (propuesta) Transacción: SPRO Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Salidas de pagos / Salidas de pagos automática / Tratamiento de propuesta de pagos / Tratamiento de propuesta de pagos / Realizar parametrizaciones para la visualización de pagos / Definir estructura de líneas p.visualizar pagos Transacción: O7Z5 Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Salidas de pagos / Salidas de pagos automática / Tratamiento de propuesta de pagos / Tratamiento de propuesta de pagos / Realizar parametrizaciones para visualizar PI / Definir estructura de líneas p.visualizar partidas indiv. Transacción: O7Z6

5.2.5

Lista de propuesta de pagos

Listamos la propuesta según documento que se adjunta. Si la propuesta no es la correcta la podemos borrar mediante: Tratar (en barra de herramientas) / Propuesta / Borrar Página © I3S S.A. 2011

104

FI_AR_AP-

Si la propuesta es correcta se sigue con el proceso. 5.2.6

Impresión y soporte de datos

Volviendo a la pantalla STATUS, pinchamos la pestaña “Impresión y soporte datos” . Por ejemplo para el programa RFFOES_T se especifica la Variante correspondiente en función de la sociedad. Este programa controla la generación del fichero CSB34.

y pinchamos en “Actualizar variante” si tenemos que modificar algún dato de la variante. Y grabamos.


105

FI_AR_AP-

5.2.7

Ejecución de pagos

Pinchando en el icono “Ejecución de pago” obtenemos la pantalla anterior en la que tenemos que activar “Crear medio de pago” y “Ejecución inmediata” y pulsar “intro” para que se inicie la ejecución del pago. En la pantalla Status, pulsamos intro repetidas veces hasta que aparezca “ XX creadas XX concluidas”, como se observa en la pantalla siguiente. Página © I3S S.A. 2011

106

FI_AR_AP-

5.2.8

Envio de ficheros

Siguiendo la ruta: Entorno / Medios de pago / Gestión ISD, visualizamos por cada banco propio el fichero CSB34 generado.

Pinchando en Tratar / Download nos aparece el siguiente recuadro donde especificamos la ruta donde se debe almacenar y el nombre del fichero que hemos generado.


107

FI_AR_AP-

5.2.9

Obtención del l istado de pagos automáticos

Desde la pantalla Status vamos a Tratar / Pago / Lista de pagos.

Aceptamos mediante el pincho verde el programa de ejecución de listados de pagos.

Aparece el listado de pagos con los datos de los acreedores a los que hemos pagado, sus datos bancarios, la vía de pago y una relación de todas las partidas pagadas.


108

FI_AR_AP-

Desde Lista / Imprimir obtendríamos el listado. En el caso de los deudores los cobros manuales y automáticos se realizan de la misma forma que en acreedores.


109

FI_AR_AP-

6 RECLAMAR El objetivo es realizar una carta de reclamación al cliente moroso correspondiente a las facturas vencidas y no pagadas. Para ello en los datos maestros de ese cliente moroso debemos introducir el procedimiento de reclamación a seguir. Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Deudores / Datos maestros / Modificar Transacción: FD02 También aparecerá reflejado la fecha de la última reclamación y el nivel de reclamación en el que nos encontramos.

Ruta: Gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operac.contables / Reclamar / Procedimiento de reclamación / Definir procedimiento de reclamación Transacción: FBMP

Una vez que los datos maestros están correctamente se ejecuta la reclamación: Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Deudores / Operaciones periódicas / Reclamar Transacción: F150


110

FI_AR_AP-

Llegamos a la pantalla siguiente:

-

Fecha de ejecución: Sirve para la identificación de los parámetros. Es la fecha para la que se ha planificado la ejecución del programa. Identificación: Esta característica es libremente asignable por el usuario. Puede emplearse para diferenciar varias ejecuciones con la misma fecha clave de reconciliación.

Vamos a la pestaña de Parámetro:


111

FI_AR_AP-

-

-

-

Fecha de reclamación: Fecha de emisión de la carta en los formularios de reclamación. Sirve también la fecha de referencia para el cálculo de los días de mora. Doc. contabilizados hasta: El tratamiento sólo tendrá en cuenta las partidas contabilizadas hasta esta fecha. Tiene prioridad la fecha de contabilización, no la de entrada. Sociedad: Sociedad reclamadora. Deudores: Deudores a los que se reclama.

Damos a GRABAR

y ya se han grabado los parámetros.

Vemos que los parámetros se han generado. El siguiente paso será realizar la planificación, para ello pulsaremos el botón aparece la pantalla siguiente:


112

y

FI_AR_AP-

Seleccionamos ejecución inmediata y damos a

y nos saldrá la siguiente pantalla:

Volvemos a entrar.


113

FI_AR_AP-

El paso siguiente sería realizar una impresión de prueba, para ello pulsaremos el botón de impresión . Nos aparece la pantalla siguiente:

Seleccionamos la impresora. Pulsamos el botón

. Nos aparecerá la siguiente pantalla:


114

FI_AR_AP-

Volvemos a dar a Status un par de veces.

Y nos saldrán por impresora los impresos de reclamación. Para ver la lista de documentos reclamados seguiremos la siguiente ruta: Pasar reclamaciones

 Lista


115

de

FI_AR_AP-

Damos al ENTER y nos sale el listado de lo reclamado.

Por otro lado, tenemos el log de la operación y un Historial de reclamaciones donde veremos por sociedad, clase de cuenta y deudor las reclamaciones realizadas.


116

FI_AR_AP-

7 CME 7.1

Anticipos

7.1.1

Solicitud de un anticipo

El objetivo es hacer un apunte estadístico de la solicitud de un anticipo a un cliente o de una solicitud de anticipo por un acreedor. Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Deudores - Acreedores / Contabilización Anticipo / Solicitud Transacción: F-37/F-47 Vamos a realizar el proceso para deudores, en el caso de los acreedores, sería el mismo.


117

FI_AR_AP-

-

Fecha de documento: Introducir la fecha del documento de solicitud de anticipo Cuenta: Introducir el nº de cuenta del deudor del que solicitamos el anticipo Indicador CME de destino: En el caso de una solicitud de anticipo, en este campo se especifica el indicador de operación en cuenta de mayor especial con el cual ha de contabilizarse después el anticipo correspondiente. Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Anticipos pagados-recibidos / Crear cuentas asociadas para anticipos deudores-acreedores Transacción: OBXR / OBYR

Pulsar INTRO o NUEVA POSICIÓN. Al tratarse de un apunte estadístico, éste sólo necesita la introducción de una posición. La pantalla que nos aparece es:

-

Importe: Importe por el que se solicita el anticipo Cuota de IVA: Introducir aquí un montante de IVA a contabilizar. En caso de que deseemos que lo haga el ordenador no escribir nada Indicador de IVA: Elegir un tipo de IVA al marcar un código que lo identifica Calcular IVA: Hace que el ordenador calcule automáticamente el IVA sobre el importe en función del indicador elegido Fecha de vencimiento: Fecha a la que se referirán los datos para el vencimiento del descuento y el vencimiento del pago neto

Grabar. La solicitud de anticipo queda grabada ya en el cliente. Si queremos visualizarla tenemos que ir a visualizar partidas y pedirle a SAP que nos visualice también los apuntes estadísticos. Al grabar volvemos a la pantalla inicial, en la parte inferior podemos ver un mensaje en que se nos anuncia que se ha contabilizado el documento.


118

FI_AR_AP-


119

FI_AR_AP-

7.1.2

Contabilización de un anticipo

Vamos a contabilizar efectivamente un anticipo de un cliente, o un anticipo a un proveedor y dar de baja la solicitud de anticipo. Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Deudores - Acreedores / Contabilización Anticipo / Anticipo Transacción: F-29/F-48 Vamos a realizar el proceso para deudores, en el caso de los acreedores, sería el mismo.


120

FI_AR_AP-

-

Fecha documento: Fecha del documento SAP Cuenta (Deudor): Nº de cuenta del deudor en el que se va a ingresar el anticipo Indicador CME: Indicador de cuenta de mayor especial dentro de cada registro maestro. Para anticipos A. Ruta: Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Anticipos pagados-recibidos / Crear cuentas asociadas para anticipos deudores-acreedores deudores-acreedores Transacción: Transacción : OBXR / OBYR

-

Cuenta (Banco): Nº de cuenta de mayor transitoria del Banco donde se piense ingresar el anticipo Importe: Cantidad a ingresar como anticipo

Pulsar el botón SOLICITUDES . Nos aparecerá una lista de solicitudes de anticipos hechas a este cliente.

Debemos marcar entonces la solicitud de anticipo que deseamos cancelar, marcamos con un click y presionamos presionamos el botón CREAR ANTICIPO. ANTICIPO. El monto de la la solicitud de anticipo anticipo que marquemos debe de ser igual al monto que estemos ingresando en el banco, sino SAP no nos dejará llevar a término la contabilización. SAP nos muestra el documento contable.


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Pulsar grabar para que sea efectiva la contabilización. 7.1.3

Compensación de un anticipo

Vamos a compensar un anticipo con una factura. Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Deudores - Acreedores / Contabilización Anticipo / Compensación Transacción: F-39/F-54 Vamos a realizar el proceso para deudores, en el caso de los acreedores, sería el mismo.


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Llegamos a la pantalla:

Introducimos la fecha del documento, el deudor y en el campo REF.FACT el número de la factura que queremos compensar. Pulsamos el botón TRATAR ANTICIPOS, lo que nos traslada a la pantalla:

A la derecha de cada anticipo, tenemos un campo que nos permite marcar los anticipos que vamos a compensar con la factura. Marcamos el campo para el anticipo de 150 EUR. Vamos a Documento  Simular Nos lleva a la pantalla:


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Tenemos un campo en azul (el sistema nos indica de esta forma que tenemos que introducirle algún dato necesario), hacemos doble click sobre él:

El campo TEXTO es obligatorio lo que significa que debemos rellenarlo con alguna indicación sobre el motivo de la operación. Tras rellenarlo solo nos queda grabar.


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El sistema nos da el número de documento creado. 7.2

Efectos

7.2.1

Contabilización de efectos

El objetivo es contabilizar los efectos de clientes y proveedores, el procedimiento es el mismo para ambos, vamos a tratar en este caso los efectos manuales de clientes. Ruta: Finanzas  Gestión financiera  Deudores  Contabilización  Efectos  Pago Transacción: F-36


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Primera posición de documento: aquí introducimos el código del cliente, con el indicador de CME W(viene por defecto), y el sistema traspasa automáticamente de la cuenta de clientes a la de efectos. Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Efectos en cartera / Crear cuenta asociada divergente para cartera de efectos Transacción: OBYN Página © I3S S.A. 2011

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Introducidos los datos pulsamos intro:

-

-

Importe: Importe que se lleva a efectos. Vencimiento: Fecha a la que se refieren los datos para el vencimiento del descuento y el vencimiento del pago neto. Este es el caso en posiciones de documento en cuentas de terceros. En posiciones de documento en cuentas de mayor la partida para esta fecha vence inediatamente ya que no existen datos de descuento. Utilización prevista del efecto: Forma en la que ha de utilizarse el efecto.

Seleccionamos PA´s, que son las partidas abiertas.


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En la siguiente pantalla seleccionamos el importe que queremos pasar a efectos en cartera:

Documento + simular: El sistema ha realizado el siguiente asiento:

432100 Efectos comerciales a cobrar empresas del grupo

a 432000 clientes del grupo

Pulsamos Grabar.


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Grabamos, el sistema da el numero de documento contable.


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7.2.2

Descuento de efectos

En este caso vamos a llevar los efectos al descuento. Ruta: Finanzas  Gestión financiera  Deudores  Contabilización  Efectos  Descuento de efectos Transacción: F-33 Ruta: Gestión financiera / Parametrizaciones básicas de gestión financiera / Contabilidad de deudores y acreedores / Operaciones contables / Efectos en cartera / Almacenar cuentas transitorias Transacción: OBYK

Introducimos los campos necesarios, así como la cuenta de mayor del banco. Pinchamos el icono de seleccionar efectos.


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Introducimos el numero de documento.

Pinchamos seleccionar efectos:


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Documento simular:

Ya solo queda grabar. El sistema nos informa del numero de documento generado. Página © I3S S.A. 2011

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El sistema ha realizado el siguiente asiento:

572000 Bancos a 520800 Deudas por efectos descontados


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7.2.3

Actualización del comprometido

Anulamos el riesgo y verificamos el cobro. Ruta: Finanzas  Gestión financiera Actualización del comprometido Transacción: F-20



Deudores



Contabilización



Efectos


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

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Introducimos la cuenta asociada del cliente para Efectos en cartera de empresas del grupo, la utilización, en este caso es un descuento, y el vencimiento. Pinchamos el icono de tratar partidas.

Si queremos visualizar el documento pinchamos la lupa;


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Para ver el resumen de documento vamos al resumen de posiciones:

Una vez verificado el documento contable, volvemos atrás con la flecha verde. Documento contabilizar:


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Si queremos ver el asiento que se ha generado, vamos a Documento visualizar:


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El sistema ha realizado el siguiente asiento:

520800 deudas por efectos descontados a 432100 efectos en cartera clientes del grupo

Se puede realizar la contabilización de los efectos de forma automática mediante el programa de pagos automático, teniendo en cuenta la vía de pago E y la CME W.


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8 CIERRE 8.1

Cierre del ejercicio

8.1.1

Arrastre de saldos de proveedores

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Operaciones periódicas / Cierres / Arrastrar / Arrastre de saldos Transacción: F.07 Rellenamos los siguientes campos: -

Sociedad Arrastre al ejercicio Seleccionar acreedores / deudores: X Acreedores / Deudores: Rango de acreedores / deudores a traspasar. Ejecución de test: X  Este pincho lo tendremos marcado la primera vez que ejecutemos el informe, una vez conformes con el resultado quitaríamos el pincho para que el arrastre fuese efectivo. Log detallado

Ejecutamos.


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9 SISTEMA INFO 9.1

IRPF

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores / Retención de impuestos / España / Declaración fiscal modelo 210 España Transacción: S_ALR_87012141 Rellenamos los siguientes campos: - Cuenta de acreedor: Indica una clave alfanumérica, que identifica unívocamente a un proveedor, o bien, acreedor en el Sistema R/3. - Sociedad - Fecha de contabilización: Fecha con la que un documento entra en la contabilidad financiera o en la contabilidad de costes. - Crear fichero ISD: Se crea un fichero de intercambio de soporte de datos para la declaración fiscal. - Fichero en servidor de presentación: X - Vía acceso y nombre de fichero: c:/temp/irpf.txt - Partidas individuales: La entrada que se efectúe en este campo determinará si en la evaluación han de aparecer partidas individuales o no. - Totales por indicador de retención: La entrada que se efectúe en este campo determinará si en la evaluación han de aparecer los totales por clase de retención IRPF y acreedor. - Totales por acreedor: Provoca que en la valoración aparezcan los totales por acreedor. - Clave Administración Hacienda: Clave de la delegación de Hacienda para el fichero ISD - Nombre empresa para fichero ISD - Indicador de calle - Calle - Número / Kilómetro - Periodo declaración fiscal - Título adicional: Texto adicional


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Ejecutamos y nos aparece la ruta donde vamos a dejar el fichero. Pulsamos transferir.

Una vez transferidos los datos visualizamos el informe.


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Si vamos a visualizar el fichero que se ha enviado.


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9.2

Extractos

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Libro mayor / Sistema de información / Informes para libro mayor / Partidas individuales / Extractos cuentas mayor / Extractos cuentas mayor Transacción: S_ALR_87012332 Rellenamos los siguientes datos para lograr el informe de extractos de terceros: -

Sociedad Ejercicio Posiciones de acreedor: X Cuenta de acreedor: Número o rango de cuentas a visualizar. Documentos normales: X ó Apuntes estadísticos: X Selección de partidas: 1 – Todas, 2 – Compensadas, 3- Abiertas Partidas abiertas en fecha clave: Fecha en la que queremos visualizar las partidas abiertas existentes. 1º indicador de clasificación: Se van a clasificar las partidas según periodo contable.


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Ejecutamos.


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9.3

Saldo de acreedores-deudores

Ruta: Finanzas / Gestión financiera / Acreedores-Deudores / Sistema de información / Informes para contabilidad acreedores-deudores / Saldos de acreedores-deudores / Saldos acreedoresdeudores en moneda local Transacción: S_ALR_87012082 / S_ALR_87012172 Rellenamos los siguientes datos: -

Cuenta de acreedor Sociedad Ejercicio Periodos del informe Clasificación de cuentas: 2 Nivel de compresión: 0 Saldos normales: X Saldos CME: X Imprimir datos CPD: X


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Ejecutamos.


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10 EJERCICIOS AR/AP

10.1 DATOS MAESTROS 1.- Crear un grupo de cuentas para acreedores y otro para deudores con sus respectivos rangos de números internos. A nivel de los datos maestros siempre tendremos como campos obligatorios los siguientes: en datos de dirección el nombre, la dirección; en control el nif y nif comunitario; en pagos generales la cuenta bancaria; en gestión de cuenta la cuenta asociada, en pagos de sociedad la condición de pago y la vía de pago 2.- Parametrizar la retención de impuestos ampliada 3.- Dar de alta claves de banco para poder asignar a los diferentes datos maestros 4.- Crear un acreedor que a su vez sea deudor y prepararlo para que se efectúen compensaciones de saldos 5.- Crear un deudor con receptor alternativo a nivel de todas las sociedades 6.- Crear un acreedor con pagador alternativo en documento a nivel de la sociedad en la que estemos trabajando 7.- Crear un acreedor con retención de impuestos ampliada 8.- Crear una condición de pago donde la fecha base sea la fecha de documento y los vencimiento sean el 10 y 20 del mes siguiente. Diferenciar la condición de pago entre acreedores y deudores, asignarle la vía de pago domiciliaciones a los deudores y la de transferencias a los acreedores por defecto con bloqueo de pago. Asignar esta condición a un acreedor y un deudor y realizar un factura con cada uno de ellos 9.- Entrar por la transacción de modificación de acreedores y en la pantalla de control lograr que el NIF y el NIF comunitario sean solo visualizables 10.- Dar de alta un deudor con modelo de otro 11.- Dar de alta un acreedor creado en vuestra sociedad en la sociedad de uno de vuestros compañeros

10.2 CONTABILIZACIÓN 1.- Realizar una factura en sap enjoy con el acreedor con retención de impuestos ampliada Página © I3S S.A. 2011

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2.- Realizar una factura en sap enjoy con el deudor que a su vez es acreedor y con el acreedor que a su vez es deudor 3.- Realizar una factura en sap enjoy con el deudor con receptor alternativo a nivel general 4.- Realizar una factura en sap enjoy con el acreedor con pagador alternativo en documento (seleccionamos el pagador alternativo) 5.- Realizar una factura en sap enjoy con el acreedor/deudor con la condición de pago creada y verificar que el vencimiento es correcto 6.- Realizar abonos en sap enjoy con referencia a factura 7.- Registrar de forma preliminar una factura y un abono 8.- Realizar una contabilización con modelo 9.- Realizar una contabilización con el acreedor con retención de impuestos pero sin retener los impuestos en este caso 10.- Parametrizar la estructura de un modelo de imputación y contabilizar la factura general utilizando el modelo. Contabilizar con el modelo de imputación en sap enjoy 11.- Parametrizar las cuentas divergentes. Modificar la cuenta de mayor a la hora de contabilizar de 400000 a 402000 12.- Realizar una modificación del maestro de uno de los acreedores asignándole dos cuentas bancarias diferenciadas por el tipo de banco. Hacer una factura y determinar cual es el banco colaborador de esa factura 13.- Generar una variante de entrada para posiciones en sap enjoy y activarla a nivel de usuario 14.- Parametrizar la estructura de la entrada rápida y realizar una factura combinando con la misma 15.- Crear una clase de documento para acreedores y otra para deudores como copia de la estándar. Hacer una copia de las claves de contabilización para facturas de deudores y acreedores. Asignarlos tanto para la factura general como para sap enjoy

10.3 DOCUMENTO 1.- Visualizar todos los documentos generados hasta ahora, entrar en una de las facturas y modificar el texto Página © I3S S.A. 2011

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2.- Modificar en masa los documentos generados bloqueándolos 3.- Anular un documento con contabilización negativa y ver el efecto en saldos ( primero ver el saldo de una cuenta y luego el efecto de la anulación) 4.- Realizar las parametrizaciones necesarias para que el pagador / receptor alternativo a la hora de modificar un documento sea modificable

10.4 CUENTA 1.- Generar una disposición para la visualización de partidas abiertas compuesta de los siguientes campos: nº documento, clase de documento, bloqueo de pago, importe de documento, moneda del documento, referencia, fecha de pago 2.- Hacer que la disposición creada salga por defecto, indicándolo en la pantalla de acceso y sin indicarlo 3.- Ordenar las partidas de forma descendente y filtrar las partidas a un vencimiento en concreto 4.- Crear un pool de trabajo y visualizar los saldos 5.- Hacer que las partidas a compensar salgan inicialmente inactivas 6.- Hacer una compensación entre las partidas deudoras y acreedoras del deudor / acreedor 7.- Generar una estructura de líneas para visualizar las partidas abiertas antes de compensar y establecerlo por defecto

10.5 OPERACIONES PERIÓDICAS 1.- Crear cuentas transitorias de bancos en función de los bancos propios, las vías de pago y la operación a ejecutar (cobros o pagos) 2.- Crear los diferentes bancos propios de la sociedad 3.- Realizar un pago manual total 4.- Realizar un pago manual parcial. Visualizar el efecto en las partidas abiertas 5.- Realizar un pago manual por el resto. Visualizar el efecto en las partidas abiertas 6.- ¿Qué diferencia existe entre el pago parcial y por el resto? 7.- ¿Qué pasaría en el caso de tener retención de impuestos simple a la hora de ejecutar el pago? Página © I3S S.A. 2011

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8.- Parametrizar el programa de pagos teniendo en cuenta estas dos especificaciones adicionales: - Preparar el programa de pagos para poder generar anticipos de forma automática - Preparar el programa de pagos para optimizar según grupo de bancos 9.- Parametrizar la fecha valor 10.- Generar la propuesta de pago y lograr: - Probar que realmente se realiza la optimización de bancos - Conseguir realizar un pago por cada partida individual de cada acreedor - Probar la optimización según códigos postales - Probar que el sistema cuando el acreedor / deudor tiene dos cuentas bancarias elige la que se especifica en el documento a pagar - Probar el caso del pagador alternativo en sociedad y el pagador alternativo en documento - Probar que cuando un acreedor es a su vez deudor se compensan automáticamente los saldos - Debemos conseguir que el asiento de pago tenga el rango 9900000000-9900000100 - Probar que el sistema detectando una fecha de pago o cobro como festiva adelanta o atrasa el pago/cobro - Modificar la propuesta de pago bloqueando unas facturas y desbloqueando otras - Generar una estructura de líneas para la propuesta de pagos - Listar la propuesta de pagos - Borrar la propuesta de pagos 11.- Preparar el programa de impresión 12.- Ejecutar el programa de pagos: - Sacar los ficheros CSB34 y CSB19 - Listar el pago

10.6 CME 1.- Anticipos: - Realizar una solicitud de anticipo - Generar un anticipo de forma manual - Crear una factura con referencia la anticipo - Compensar el anticipo y la factura - Realizar una solicitud de anticipo - Generar un anticipo de forma automática - Crear una factura con referencia al anticipo - Compensar la factura y el anticipo Página © I3S S.A. 2011

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Manual FI

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