Tabla de contenido Bienvenido
1.1
Instalando eleventa
1.2
Edición MonoCaja
1.2.1
Edición MultiCaja
1.2.2
Asistente de bienvenida
1.2.3
Instalando la licencia
1.2.4
Usando eleventa por primera vez
1.3
Barra de navegación
1.3.1
Vendiendo tu primer producto
1.3.2
Minimizar y salir
1.3.3
Configuración
1.4
Cajeros
1.4.1
Impresora de tickets
1.4.2
Ticket de venta
1.4.3
Artículos Precargados
1.4.4
Lector de código de barras
1.4.5
Cajón de Dinero
1.4.6
Formas de pago
1.4.7
Báscula electrónica
1.4.8
Etiquetas de báscula
1.4.9
Respaldos automáticos
1.4.10
Actualizaciones automáticas
1.4.11
Personalización de logotipo
1.4.12
Moneda
1.4.13
Unidades de medida
1.4.14
Impuestos
1.4.15
Recargas electrónicas
1.4.16
Facturación Electrónica
1.4.17
Notificaciones por correo
1.4.18
Pago de Servicios
1.4.19
Productos
1.5
Creando un producto
1.5.1
Asignando los impuestos
1.5.2
Modificar o eliminar
1.5.3
Productos compuestos (kit)
1.5.4
Departamentos
1.5.5
Importando desde Excel
1.5.6
2
Promociones
1.5.7
Vendiendo
1.6
Agregar artículos a la venta
1.6.1
Venta de varios productos
1.6.2
Buscando productos
1.6.3
Vendiendo productos comunes
1.6.4
Vendiendo productos a granel \/ pesados
1.6.5
Vendiendo productos compuestos (kit)
1.6.6
Vendiendo recargas electrónicas
1.6.7
Vendiendo Pago de Servicios
1.6.8
Descuentos y Mayoreo
1.6.9
Atendiendo varios clientes
1.6.10
Cobrando una venta
1.6.11
Manejando el Dinero en Caja
1.6.12
Historial de ventas
1.7
Devoluciones
1.7.1
Cancelaciones
1.7.2
Crédito de clientes
1.8
Administración de clientes
1.8.1
El estado de cuenta
1.8.2
Abonos y liquidaciones
1.8.3
Reporte de saldos
1.8.4
Manejo de inventario
1.9
Entrada de mercancía
1.9.1
Ajustes
1.9.2
Reporte de bajo en inventario
1.9.3
Reporte de inventario completo
1.9.4
Reporte de movimientos de inventario
1.9.5
Corte
1.10
Corte del turno
1.10.1
Corte del día
1.10.2
Impuestos
1.10.3
Manejo de turnos
1.10.4
Cortes históricos
1.10.5
Facturación Electrónica
1.11
Facturando tus ventas
1.11.1
Facturando varios tickets
1.11.2
Facturar ventas a crédito
1.11.3
Facturas globales
1.11.4
Cancelar una factura
1.11.5
3
Administrando tus facturas
1.11.6
Administrar clientes de facturación
1.11.7
Reportes
1.12
Reporte de ventas
1.12.1
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Manual eleventa punto de venta Bienvenido, gracias por usar eleventa punto de venta Como dueño de un pequeño negocio no solo compites con los grandes súper mercados o cadenas nacionales sino que también compites con aquellos negocios que ya se benefician de la automatización. Al mismo tiempo, implementar una solución de punto de venta (PDV o POS por sus siglas en ingles) puede ser un gran reto para cualquiera, eleventa punto de venta te ofrece lo mejor de ambos mundos, un sistema que te pone a la par de la competencia, diseñado para reemplazar tu caja registradora y procesos manuales de manera fácil y lo principal, a un bajo costo; diseñado para personas sin mucho conocimiento en el uso de programas computacionales. Aunque el sistema está desarrollado para ser altamente intuitivo, de fácil uso y no necesitar capacitación, este manual de usuario te ayudará a aprovechar al máximo eleventa Punto de Venta. No olvides que este manual siempre está en constante evolución junto con el mismo punto de venta y la versión más reciente siempre podrá ser consultada en línea o descargada desde http://www.eleventa.com/manual
¿Cómo está escrito este manual? Aunque este manual lo puedes leer en el orden en el que fue escrito, también puedes consultarlo buscando problemas en particular para solucionar o dar a conocer situaciones específicas las cuales se te pueden presentar en cualquier momento que uses el programa. Por ello te sugerimos guardes un "Marcador" / Bookmark de la dirección del manual para que puedas consultarlo en cualquier momento o bien para facilitarte el trabajo usando el buscador de este mismo manual para ubicar rápidamente el artículo en cuestión. Este manual pertenece a la versión 3.30 de eleventa punto de venta publicada el 8 de Diciembre de 2016.
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Instalando eleventa ¿Qué computadora requiero para mi punto de venta? Para poder usar eleventa punto de venta necesitas contar con una computadora con al menos las siguientes características: Sistema Operativo Windows: XP, Vista, Windows 7, Windows 8 o Windows 10 (Por cuestiones técnicas el programa debe operar con permisos de Administrador bajo Windows Vista, Windows 7, Windows 8 o Windows 10). Procesador de 500 Mhz o superior. 500 Mb de memoria RAM o superior. 2 GB de espacio libre en disco duro (para tener espacio suficiente para que crezca la base de datos de eleventa y la información de otros programas). Acceso a Internet (solo si se requiere emitir facturas electrónicas o vender recargas electrónicas). Para la edición Multi Caja (en red) del sistema también es necesario que cuentes con: Una Red de área local (LAN) ya sea a través de cable Ethernet o vía inalámbrica (Wireless/WiFi). Un switch o un router para la comunicación entre las computadoras (Ejemplo: Modem Infinitum). Que las computadoras estén conectadas en red y configuradas correctamente bajo Windows para poder compartir información mediante la red. De forma opcional, puedes contar con los siguientes dispositivos para agilizar la operación de tu negocio: Lector de código de barras. Impresora de Tickets. Cajón de Dinero. Impresora de tickets Bascula con conexión a computadora.
¿El programa es compatible con computadoras Mac (Mac OS X), iOS (iPhone, iPad), Windows Mobile, Palm o Andriod? De momento no, el programa sólo funciona bajo la plataforma de escritorio de Windows, sin embargo siempre estamos considerando el desarrollo en plataformas móviles que puedan ser útiles en un negocio.
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Instalando eleventa MonoCaja 1. Descarga e instala eleventa Primero debes de descargar el instalador de eleventa desde nuestro sitio web, puedes guardarlo en un CD o en una memoria USB para instalarlo en cualquier computadora, no necesitas acceso a Internet para poder usar o instalar eleventa. El primer paso para instalar el sistema es hacer doble clic en el icono llamado “InstalarEleventa.exe”, como se muestra en la imagen.
2. Acepta las advertencias de seguridad de Windows y/o de tu Anti Virus Al abrir cualquier instalador de un programa, Windows te solicitará que confirmes si deseas permitir que dicho programa haga cambios a tu computadora, es decir que copie archivos al disco duro de la misma y pueda realizar otras operaciones para que pueda ser instalado correctamente. En dicha pantalla el dato de "Editor comprobado" debe de aparecer como "Bambú Code SA de CV" y podrás confiar plenamente en el programa y en nuestra empresa ya que tomamos muy en serio la seguridad y eficiencia del software que fabricamos.
3. Abre el instalador
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Una vez aceptados los diálogos de seguridad de Windows aparecerá la pantalla de bienvenida del programa, para continuar haz clic en Siguiente. Posterior a esta pantalla aparecerán los términos y condiciones de la licencia del software el cual debes leer cuidodosamente antes de aceptar la instalación de eleventa en tu computadora.
4. Elige el directorio de instalación El siguiente paso es elegir el directorio donde se instalará el programa, se sugiere siempre sea el mismo para evitar tener diferentes instalaciones del programa ocasionando que se confunda o bien capture información en la instancia del programa incorrecta. La recomendación es dejar el valor por defecto:
C:/Archivos de
Programa/AbarrotesPDV
Al hacer clic en Siguiente el instalador te preguntará si deseas crear un acceso directo en el "Escritorio" de tu PC, así como el nombre que deseas asignar al grupo dentro de la carpeta de Windows del programa, te recomendamos dejes los valores por defecto y solo continúes con la instalación.
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5. Comienza la instalación Cuando aparezca esta pantalla, el instalador estará listo para instalar el programa usando los valores que hayas especificado en los pasos anteriores, para proceder con la instalación del eleventa haz clic en
Instalar
.
Este proceso suele tomar unos cuantos segundos solamente, aunque podría llegar a tomar unos minutos.
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6. ¡Listo! Ya cuentas con eleventa Punto de Venta en tu computadora Una vez que el instalador finalice de instalar los archivos, solo será necesario hagas clic en
Finalizar
para
concluir la instalación de eleventa. No olvides que una vez que se cierre la ventana, podrás abrir eleventa Punto de Venta haciendo clic en el respectivo ícono del mismo nombre que estará en el "Escritorio" de tu computadora, o bien, si dejas activa la casilla "Ejecutar eleventa® Punto de Venta" en esta última pantallase abrirá justo despues de dar clic en Finalizar.
NOTA: Recuerda que en cualquier momento podrás actualizar tu sistema a la edición MultiCaja (varias computadoras) sin perder información, y solamente realizando el pago de la diferencia correspondiente de tu licencia. En la siguiente lección podrás ver como instalar esta edición.
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Instalando eleventa MultiCaja Requisitos Para utilizar esta versión es necesario que cuentes con una red de computadoras, esto para poder tener comunicación entre todas las computadoras y que sea posible compartir la información de tu negocio. Una red de computadoras se conecta por medio de un router (o switch, modem, etc.) que enlaza las computadoras de manera alámbrica o inalámbrica. Si tienes contratado el servicio de internet con alguna compañía de cable o telefonía es probable te hayan proporcionado un modem, si es así ya tienes una red de computadoras y el programa deberá de funcionar sin problemas con la modalidad MultiCaja. Si no tienes una red local puede ver mas información sobre como crear una red local (LAN) en tu negocio.
1. Eligiendo tu computadora servidor Primero debes de elegir la computadora que funcionará como servidor, esta computadora tendrá almacenda la base de datos y se encargará de compartirla con las demás computadoras por medio de la red de computadoras. Te recomendamos que esta computadora sea la que tenga mejores características de todas las computadoras que usarás con eleventa MultiCaja, ya que las computadoras que designadas como cajas adicionales se conectarán al servidor y esta última será la que tenga mas carga de trabajo que cualquier otra. NOTA: Todas las computadoras, incluso la que sea designada como Caja Principal o Servidor podrá realizar todas las funciones que tiene eleventa.
2. Abrir el archivo de instalación MultiCaja en la computadora Servidor Descarga el programa de instalación de nuestro sitio web, puedes guardarlo en un CD o en una memoria USB para instalarlo en cualquier computadora, no necesitas acceso a Internet para poder usar o instalar el sistema. El primer paso para instalar el sistema es hacer doble clic en el icono llamado
InstalarEleventaMultiCaja.exe
, como
se muestra en la imagen.
3. Acepta las advertencias de Windows y/o de antivirus Al abrir cualquier instalador de un programa, Windows te solicitará que confirmes si deseas permitir que dicho programa haga cambios a tu computadora, es decir que copie archivos al disco duro de la misma y pueda realizar otras operaciones para que pueda ser instalado correctamente. Mientras el Editor comprob ado te aparezca como Bambu Code SA de CV podrás confiar plenamente en el programa y en nuestra empresa ya que tomamos muy en serio la seguridad y eficiencia del software que fabricamos.
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4. Iniciando la instalación en la computadora servidor Una vez aceptados los diálogos de seguridad de Windows aparecerá la pantalla de bienvenida del programa, para continuar haz clic en Siguiente.
5. Instalando en modo "Caja Principal (Servidor)" En el siguiente paso deberás elegir el tipo de instalación que deseas hacer, es importante que elijas en este paso la opción
Caja Principal (Servidor)
y que solamente para esta computadora elijas esta opción. Posterior a esta
pantalla te aparecerán los términos y condiciones de uso de eleventa el cual debes leer cuidadosamente antes de aceptar la instalación del programa.
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6. Directorio de instalación El siguiente paso es elegir el directorio donde se instalará el programa, se sugiere siempre sea el mismo para evitar tener diferentes instalaciones del programa ocasionando que se confunda o bien capture información en la instancia del programa incorrecta. La recomendación es dejar el valor por defecto:
C:/Archivos de
Programa/AbarrotesMultiCaja
Al hacer clic en Siguiente te preguntará el instalador si deseas crear un acceso directorio en el "Escritorio" de tu PC, así como el nombre que deseas asignar al grupo dentro de la carpeta de Windows de programa, te recomendamos dejes los valores por defecto y solo continúes con la instalación.
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7. Finalizando instalación Cuando aparezca la pantalla del lado izquierdo, el instalador estará listo para agregar eleventa a tu computadora usando los valores que hayas especificado en los pasos anteriores, para proceder con la instalación del punto de venta haz clic en
Instalar
y empezar a ver una pantalla como la del lado derecho indicando el progreso de la
instalación. Este proceso suele tomar unos cuantos segundos solamente, aunque en ocasiones podría tomar algunos minutos.
Una vez que el instalador finalice de instalar los archivos, solo será necesario que hagas clic en
Finalizar
para
concluir la instalación de eleventa. No olvides que una vez que se cierre la ventana, podrás abrir eleventa Punto de Venta haciendo clic en el respectivo ícono del mismo nombre que estará en el "Escritorio" de tu computadora, o bien, se abrirá automáticamente si dejaste habilitada la casilla "Ejecutar eleventa® Punto de Venta".
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8. Instalando cajas adicionales Sigue los pasos del 2 al 7 descritos arriba en cada una de las computadoras quieras usar para atender a tus clientes., la única diferencia será en el segundo paso, en el cual deberás elegir la opción "Como Caja Adicional (Cliente)". Recuerda que puedes usar el mismo instalador que descargaste en el paso 1, o bien puedes descargarlo en cada computadora desde nuestra página. NOTA: Recuerda siempre usar el mismo instalador para todas las computadoras adicionales, para asegurar que todas tengan la misma versión y no tengas ningún inconveniente, al instalar solo tienes que elegir la opción Caja Adicional (Cliente)
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Asistente de Bienvenida 1. Configurando eleventa por primera vez Cuando abres eleventa por primera vez aparece el asistente de bienvenida de eleventa Punto de Venta, para continuar, haz clic en Siguiente.
2. Ingresa los datos y opciones de tu negocio En la segunda pantalla, ingresa el nombre de tu negocio así como los módulos o funcionalidades que deseas usar en el programa, por ejemplo: controlar el inventario de tu negocio, ofrecer crédito a tus clientes y/o usar la función de producto común. No te preocupes por las funciones que elijas, podrás cambiarlas en el momento que desees accediendo al apartado de Configuración dentro de eleventa.
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3. Configura las formas de pago que aceptas en tu negocio El siguiente paso configura las formas de pago que deseas aceptar de tus clientes activando las casillas correspondientes de: Efectivo, Dólares Americanos, Tarjeta de crédito, Vales de Despensa. Dependiendo de las opciones que elijas el programa te p[ermitirá recibir pagos mixtos, es decir, permitir que te paguen una parte en efectivo, otra con tarjeta, etc. NOTA: Cabe señalar que al elegir el cobro con tarjeta de crédito solo podrás registrar el pago en eleventa, aun necesitarás realizar el cobro directamente en la terminal bancaria.
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4. Personaliza el ticket de venta En este paso del asistente puedes personalizar el ticket de venta que das a tus clientes (solo si usas una impresora de tickets) para que contenga los datos de tu negocio, no olvides configurar el espaciado al incio y final del ticket.
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5. Activando los productos pre-cargados Uno de los aspectos más atractivos de eleventa y que te permitirá ahorrar mucho tiempo, sobre todo cuando recién comienzas, es el uso de la base de datos precargada con la que, una vez activa, el programa te proporcionará la descripción de miles de productos del mercado cuando escanees los diversos códigos de productos en el momento en que comiences a capturar todos los productos de tu negocio. Si deseas ver como funciona esta función, puedes hacer clic en el botón de "Video demostrativo" que te enseñará como hacerlo, o bien ingresa a nuestro canal en YouTube, para ver una demostración de esta y otras funciones de eleventa.
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6. Otorgando acceso a tus cajeros En esta pantalla podrás ingresar tanto la clave del usuario principal (admin) que por defecto es 12345 así como el nombre, usuario y clave de cajeros o usuarios adicionales que tendrán acceso al sistema. Una vez dentro de eleventa en el apartado de Configuración > General > Cajeros podrás asignar los permisos específicos para cada cajero para que solo puedan acceder a las pantallas y funciones que tu desees.
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7. ¡Listo! Has terminado de configurar el programa Una vez que hayas concluido con estas pantallas habrás terminado de configurar lo básico de eleventa y podrás comenzar a usarlo para administrar eficazmente tu negocio.
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Instalando la licencia 1. Descarga la licencia a tu computadora. Al adquirir tu licencia de eleventa te enviaremos un correo electrónico con el archivo de licencia, primero deberás de descargar dicho archivoa tu computadora, debes de hacer clic en el icono del archivo adjunto y después elegir la opción "Descargar" en la página del servicio de electronico que utilices y elije la opción "Guardar" o "Guardar como" en las opciones de descarga en la barra que aparece en la parte inferior de tu explorador de internet. Si elegiste la opción "Guardar Como" selecciona la ubicación en tu computadora en donde deseas guardar el archivo de licencia, te recomendamos sea en el "Escritorio de Windows" para que sea mas fácil localizar el archivo al momento de instalarlo.
2. Instala la licencia en eleventa Después abre el programa eleventa, se mostrará la ventana donde aparecen los días de prueba que te quedan restantes, ahi deberás de presionar el botón "Ya compre mi licencia, leer archivo" y se abrirá una ventana de Windows para que ubiques el archivo de licencia, una vez que hayas localizado la licencia selecciona el archivo y presiona el botón "Abrir", si seguiste nuestra recomendación lo encontrarás en la carpeta "Escritorio de Windows".
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3. Reinicia eleventa Aparecerá una ventana que indica que se ha instalado la licencia y debes de dar clic en aceptar para que elventa se reinicie con la licencia activada. Después de esto aparecerá una ventana por unos cuantos segundos indicando los datos de registro de la licencia, y la ventana de días restantes ya no aparecerá. Recuerda que al instalar la licencia no perderás información que hayas guardado previamente en tu programa, solamente se activará para que puedas usarlo de manera ilimitada. En el caso de la edición MultiCaja solo deberás de instalar la licencia en la computadora que designes como servidor o caja principal, las demás cajas identificarán la licencia automáticamente una vez que el servidor este iniciado.
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Usando eleventa por primera vez Accediendo a eleventa Cada vez que accedas al punto de venta al comenzar el día, el programa te solicitará el usuario y contraseña de acceso, ¿Por qué? Esto es debido a que el punto de venta contiene información sensible que tal vez no desees que vean todos tus empleados. Por ello tu puedes definir los permisos para cada cajero (usuario) y solo permitirle el acceso a ciertas partes del programa. Cabe señalar que el usuario "admin" siempre existirá y no podrá ser eliminado. Este usuario especial siempre tendrá acceso a todas las pantallas y configuración del programa por ello es importante cambies la contraseña de dicho usuario y sólo tú dispongas de ella. Si es la primera vez que accedes al programa podrás acceder usando el usuario "admin" y la clave "12345" ambos sin comillas. En caso de que por algún motivo olvides la contraseña del usuario "admin" será necesario nos contactes para poder auxiliarte a reestablecer el acceso a eleventa.
Ingresando el dinero inicial en caja Después de introducir tus datos de acceso aparecerá un recuadro para capturar el dinero en caja con el que iniciará su turno el cajero. Esta pantalla aparece solo una vez al inicio de cada nuevo turno y dicha cantidad se reflejará en el apartado de "Fondo de caja" del corte del turno actual.
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Tipo de Cambio Si tienes habilitada la opción de "Cobro con Dólares Americanos" en el modulo de "Formas de Pago" aparecerá esta ventana cada vez que abras eleventa, donde tendrás que especificar el tipo de cambio que deseas usar al cobrar en dólares a tus clientes. Si vives en México, puedes consultar la página del Banco de México donde podrás encontrar el tipo de cambio al día, del cual te recomendamos rebajes unos cuantos centavos para que tengas ganancia para brindar esta forma de pago a tus clientes y te protejas ante las fluctuaciones de la moneda.
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Conociendo la barra de navegación La barra de navegación El sistema cuenta con una interface orientada a ser fácil de usar, no cuenta con los típicos menús de Windows, sino que está orientado a ser visual para que no requiera amplios conocimientos en computación y por tanto sea fácil de usar tanto para tí como para tus empleados. Estos son los botones de la barra principal, la cual siempre se encuentra en la parte superior de la pantalla de eleventa.
Cómo cambiar entre pantallas eleventa Punto de Venta fue diseñado para ser utilizado de una manera muy sencilla y rápida, como todo programa computacional se puede usar por medio del “ratón” o “puntero” de tu computadora; pero también se puede usar rápidamente con el teclado, como se hace en las cajas de cobro de las grandes cadenas comerciales pero con eleventa Punto de Venta, podrás usar el teclado convencional de tu computadora. Cada pantalla principal que cuenta con un botón en la barra de navegación así como con una tecla de acceso rápido, es decir, además de poder acceder a cada función presionando su botón, también podras presionar la tecla asignada para hacerlo. Por ejemplo podrás presionar la tecla F1 para acceder al módulo de Ventas, F2 para acceder al módulo de clientes a los que otorgas crédito, F3 para acceder al catálogo de productos y F4 para ingresar al módulo de control de inventarios. Conforme vayas usando dichas teclas encontrarás que será fácil recordar las teclas para acceder a cada pantalla y por tanto será mucho más rapido el uso del programa conforme pasen los días en que lo uses. Cabe señalar que algunas funciones, las cuales no se accesan frecuentemente no disponen de dichas teclas debido a que se tiene un límite en el teclado, estas funciones son las de Configuración, Facturas y Corte, las cuales siempre podrás acceder haciendo clic en los botones.
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Creando y vendiendo tu primer producto ¿Por qué registrar todos los productos de mi negocio? Si antes usabas papel y pluma para registrar tus ventas o bien usabas alguna Caja Registradora, te preguntarás: ¿por qué debo crear o dar de alta mis productos si lo que quiero es vender? Bueno, esta es una de las ventajas que eleventa Punto de Venta tiene respecto a las formas anteriores de "vender", te será mucho más fácil la tarea de vender y parte de ello involucra una inversión inicial de tiempo en la que tienes que dar de alta todos los productos que vendes en tu negocio, y aunque suele parecer un proceso muy laborioso, creeme, vale la pena el trabajo. Hemos hecho un corto video demostrativo sobre la creación de un producto:
Una vez que hayas dado de alta todos los productos de tu negocio te será mucho más facil cambiar precios, controlar inventarios o simplemente contratar algún empleado al cual no tendrás que estar informando de los precios de los artículos, y evitarás equivocarte dando precios incorrectos que en ocasiones te pueden hacer perder dinero. Hecho este proceso el cual solo deberás hacerlo en una ocasión, solo tendrás que actualizar precios y dar de alta nuevos productos el cual involucrará muy poco tiempo en el trabajo día a día. Si deseas capturar tus productos aún mas rápido puedes probar la herramienta para importar la información desde un archivo de excel.
Accediendo a la pantalla de productos Ya que te hemos indicado los beneficios de dar de alta los productos de tu negocio y antes de que puedas vender por primera vez, procederemos a crear tu primer producto. Para hacerlo ingresa al apartado de Productos ya sea haciendo clic en el botón de la barra de navegación del mismo nombre o presionando la tecla F3.
Ingresando los datos de tu primer producto Una vez que estemos en la pantalla de Productos, la primera pantalla que se nos muestra es la de creación de un Nuevo Producto. Para comenzar debemos ingresar el "Código de Barras" del producto que queremos crear, si tenemos un lector de código de barras podemos leer dicho código usando el dispositivo o bien, si deseamos podemos teclear cualquier código que deseemos, por ejemplo "PRODUCTO" o en el ejemplo, "123".
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Posterior al código presionamos la tecla ENTER para poder ingresar la descripción del producto, luego elegimos que se vende "Por Unidad/Pza", "A granel" o "Como paquete (kit)", el precio de costo, precio de venta, precio de mayoreo (opcional), el departamento al que pertenece y finalmente si tienes activada la opción de Uso de Inventario puedes ingresar la existencia que tienes de dicho producto y opcionalmente un mínimo para para que puedas saber cuando necesitas pedir más de ese producto a tu proveedor. De momento ingresamos la información como se muestra en el ejemplo, posteriormente en la sección de Administración de productos veremos a detalle que significa cada una de estas opciones, de momento solo queremos crear nuestro primer producto para ver cómo funciona la venta.
Guardando el primer producto Una vez que hayamos ingresado toda la información de nuestro primer producto, hacemos clic en el botón "Guardar producto". Posterior a esto el sistema mostrará un mensaje indicando que el producto fue guardado.
Vendiendo el producto Una vez creado el producto, ingresa a la pantalla de ventas para poder venderlo, para hacer esto haz clic en el botón "F1 Ventas" haciendo clic en el botón o presionando la tecla F1 de tu teclado. Una vez en la pantalla de ventas, y ubicado en el campo "Código del producto" escribe el código del producto recién creado, en este ejemplo: "123" (sin comillas) y para agregarlo a la lista de productos por vender presiona la tecla ENTER o presiona el botón "ENTER - Agregar Producto".
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Cerrando o minimizando eleventa Si deseas usar otro programa de Windows mientras no estas utilizando eleventa, puedes minimizarlo presionando el botón que tiene una flecha hacia abajo (
), como si fuera una letra V subrayada, esto hará que
se "minimice" eleventa, es decir que se oculte para permitirte acceder a otros programas sin haber cerrado totalmente eleventa. Ahora, si lo que deseas es cerrar el programa entonces presiona el botón que indica la palabra "Salir". NOTA: El programa guarda toda la información en tiempo real, no tienes que presionar ningún botón adicional para guardar los cambios y ventas que realices, todo se guarda al instante en la base de datos para que no tengas que preocuparte por eso.
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Configurando tu punto de venta En cualquier pantalla de eleventa aparece el menú principal, donde puedes encontrar la opción
Configuración
en
donde puedes personalizar eleventa, indicar los dispositivos que quieras conectar a eleventa, configurar cuentas de servicios integrados, y aspectos del comportamiento de sistema, así como proteger tu información de base de datos y muchas opciones que en las siguientes lecciones te presentamos.
En cualquier opción de configuración aparecerá el botón "Mostrar todas las opciones", ese botón te presentar la pantalla de la imagen de arriba, y recuerda, no necesitas presionar ningún botón "Guardar", la información se guarda automáticamente en tu base de datos sin necesidad de que tengas que hacer alguna acción adicional.
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Cajeros, administra a tus empleados En esta sección aprenderás a configurar el acceso para tus empleados a eleventa, de manera que puedas ir tranquilo a tu casa o realizar otras actividades, con la tranquilidad de que tu negocio está en buenas manos y eleventa está registrando todos los movimientos de venta, efectivo, etc. En el siguiente video te mostramos como hacerlo:
Para entrar a empezar a administrar a tus cajeros ingresa
Configuración > Cajeros
. Una vez en la pantalla de
administración de cajeros, aparecerá la sección en donde podrás crear, modificar y/o eliminar el acceso y permisos de un cajero.
Crea, modifica o elimina un cajero En la pantalla de configuración de cajeros, de lado izquierdo aparece la lista de cajeros que tengas creados y del lado derecho las propiedades del cajero que tengas seleccionado. 1) Para crear un nuevo cajero presiona el botón "Nuevo Cajero", al presionarlo quedarán en blanco los siguientes campos que tendrás que llenar: Usuario: aquí deberás de escribir el nombre de usuario que tu empleado o tu tendrás que ingresar para abrir el programa en combinación con la clave. Clave: escribe la clave que tu cajero deberá de utilizar en combinación con el "Usuario" para acceder a eleventa. Nombre completo: escribe el nombre de tu empleado, esto te ayudará a leer mas fácil los reportes que el programa te ofrece e identificar lo que algún cajero hizo sin tener que recordar el nombre de usuario.
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Al finalizar de llenar estos datos guarda los parámetros que has creado para el nuevo cajero presionando el botón "Guardar Cajero y Permisos". 2) Para modificar algún cajero ya existente tienes que seleccionarlo primero, una vez que lo haz seleccionado, cambia la información que desees como el "Nombre de Cajero", "Clave", "Usuario" o algún permiso para el uso del programa, y dar clic en el boton
Guardar Cajero y Permisos
.
3) Y si deseas eliminarlo selecciona el cajero que deseas elimiar y solo presiona el botón "Dar de baja Cajero".
Permisos Existen 5 secciones para asignar permisos y privilegios del uso de eleventa a tus cajeros. Como administrador del sistema tu tienes permisos asignados para cualquier módulo y función del programa, pero es importante que verifiques el uso que deseas dar a tus empleados para usar el programa. Para asignarlos, selecciona el cajero que deseas configurar y activa solo los permisos que deseas otorgar a tu cajero para el uso del programa, por ejemplo, si tienes un cajero que solo debe de cobrar pero no administrar el inventario ni generar nuevos productos, ni decidir si un cliente tuyo le otorgas un crédito entonces deshabilita las casillas en todas las secciones excepto en la de "Ventas"; así tu cajero podrá vender pero no podrá ingresar a los otros módulos y le aparecerá una mensaje de error cuando lo intente. Una vez que hayas terminado de configurar los permisos para algún cajero solo presiona el botón Permisos
Guardar Cajero y
y listo, despreocupate de vigilar a tus empleados y asegurate de que sólo puedan usar las secciones del
programa que necesitan.
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Configuración de Impresora de tickets Con eleventa puedes emitir comprobantes o tickets de venta para tus clientes e imprimirlos justo como lo hacen en los grandes supermercados, eleventa soporta cualquier impresora que tengas configurada en Windows, es decir, que esté instalada con los "controladores" o "drivers" de manera correcta, y que puedas imprimir cualquier documento con esa impresora desde cualquier otro programa como la lbreta de notas de Windows o el programa "Word" es una manera de comprobarlo. Cabe señalar que el formato de impresión que el programa maneja es formato "ticket", si tienes una impresora de este tipo no será necesario modificar el formato de la impresión.
En la sección de configuración selecciona "Impresora de Tickets" como se muestra en la imágen de arriba.
Configurando la impresora Sigue estos pasos para configurar tu impresora de tickets:
1. Selecciona la impresora de tickets que deseas usar con el programa para entregar los comprobantes de compra para tus clientes. Si no aparece ninguna disponible tienes que instalar la impresora en Windows primero. Si seleccionas la opción “- No usar impresora de tickets -” no habrá impresión de ticket para las ventas que hagas con el sistema aunque elijas la opciónpara imprimir ticket. 2. Elige el tipo de letra que deseas se imprima en los tickets de venta, te recomendamos usar un tipo de letra "Tipo real" o "True Type", este tipo tiene el mismo tamaño para cada carácter (letra) de ancho y de alto, por lo que no tendrás desalineados los tickets al momento de imprimirlos. Puedes identificar este tipo de letra por el símbolo
al momento de elegir el tipo de letra. Te recomendamos el tipo de letra "Courier New".
3. Ahora configura e tamaño de letra que deseas usar, el tamaño sugerido es “10”. 4. Por último elige el número de columnas que se imprimirán en el ticket, esto depende mucho de las recomendaciones que estén descritas en el manual de tu impresora, si no encuentras dicha información el valor recomendado es “30 columnas”.
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Al imprimir un ticket la información de los totales en el ticket aparecen de un color mas remarcado en negro (en “negritas”) en la configuración por defecto de la impresora de tickets, pero puedes modificar esta configuración con las opciones opciones adicionales que se muestran en la parte de abajo de la pantalla de configuración: La primera te permite “Usar fuente normal para los totales”, es decir, toda la información del ticket aparecerá con el mismo tono de letra: normal. La segunda opción te permite “Imprimir todas las letras negritas” de manera que toda la información en el ticket aparezca con un tono fuerte en todas las letras.
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Personalización del Ticket de venta Puedes ingresar a este módulo de configuración seleccionando la opción "Personalización > Ticket" como se muestra en la imagen de abajo.
Hemos creado un rápido video acerca de esta función y que puedes ver haciendo clic en la siguiente imágen:
Personaliza tu ticket de venta con los datos de tu negocio. En caso de que no lo hayas hecho ya al instalar eleventa y abrirlo por primera vez, en la parte de arriba del ticket de venta existen 4 renglones que puedes modificar con los datos de tu negocio para que tu cliente pueda contactarte mas fácilmente en su próxima visita a tu negocio, los datos que te recomendamos poner son: Nombre de tu negocio Dirección Teléfono RFC (en caso de que estés dado de alta en el SAT) Frase de tu negocio, por ejemplo: "Los mejores precios de la región" Adicional a esto puedes indicar al programa las lineas en blanco que debe de imprimir antes de la impresión del texto del ticket.
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En la parte final del ticket puedes poner una frase de agradecimiento como: "Gracias por su compra" y tu dirección de internet o correo electrónico, esto le da seguridad a tu cliente de poder ver mas información de tu negocio y así volver en un futuro. Además, puedes usar el botón que dice "Más lineas" para agregar el texto que tu desees, algunos clientes de eleventa aprovechan este espacio para indicar promociones o anuncios de la tienda y que puedes modificar en cualquier momento. También puedes indicar al programa las líneas en blanco que debe de imprimir al final del ticket.
Configuración adicional. En la parte derecha de la imagen del ticket aparecen 2 casillas para una configuración adicional: Habilita la primera casilla para que se imprima el precio unitario de cada producto, por ejemplo, si vendes 10 latas de coca-cola aparecerá la cantidad, descripción, precio unitario e importe total de las 10 coca-colas. Esto pude hacer que la descripción se imprima mas corta dependiendo de el tamaño del ancho de tu ticket. La segunda casilla, al habilitar te permitirá imprimir la descripción completamente en el ticket, esto puede hacer que el ticket sea muy grande si contiene productos con una descripción muy larga ya que dicha descripción ocupara varios renglones.
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Artículos Precargados Si no activaste esta opción en el asistente de bienvenida de eleventa la primera vez que abriste el programa, puedes activar esta base de datos de productos ingresando al modulo de configuración en la opción "Artículos Precargados", solo es necesario que marques la casilla en esta ventana que dice: "Deseo activar esta Base de datos de más de 7500 productos".
Puedes ver el video dando clic en la siguiente imágen:
Da el toque final a los productos precargados Después activar la base de datos precargada debes de configurar el precio que deseas usar para cada uno de los productos de esa base de datos, la información precargada es el código de barras y la descripción del producto, de manera que para activar cada producto debes de ingresar al modulo de "Nuevo Producto" y teclear o 38
escanear el código de barras que tiene el artículo que vas a vender y aparecerá automáticamente la descripción de ese producto para que solamente tengas que asignar el precio de costo y el precio de venta y puedas empezar a venderlo.
Esta función del programa hará que puedas capturar de manera mas rápida tus productos, incluso al momento de estar realizando la venta a tu cliente, si el producto no ha sido creado ingresa al modulo de "Nuevo Producto" y escanea el código de barras para ver si ya esta en la base de datos precargada.
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Lector de código de barras Cualquier lector de código de barras con conexión USB funciona con eleventa al momento de conectarlo a tu computadora, ya que usan una tecnológica llamada "Simulación de teclado", haz la prueba, conecta tu lector y verifica si en la pantalla de "F1 Ventas" imprime el código de barras que leas con tu lector de códigos. Si tu lector de códigos no es de conexión USB y no funciona solamente con conectarlo, entonces ingresa al apartado de
Dispositivos y Servicios > Lector de Códigos
en el módulo de configuración para habilitar el uso de tu
lector de código de barras por medio de una conexion serial, ya que tendrás que configurar los valores de velocidad de conexión que utiliza tu lector.
Configurando un lector con puerto serial Al habilitar la casilla que dice "Utilizo un lector de código de barras serial" aparecerán unos campos como los que se muestrán en la imágen de abajo para ingresar los parámetros de la velocidad de conexión del puerto serial que usa tu lector, te recomendamos que tengas a la mano el manual de uso del lector para que consultes los datos que debes de ingresar.
El manual técnico de tu lector puede tener varias configuraciones de velocidad, te recomendamos probar cada una hasta que funcione repitiendo esta configuración y probando en la pantalla de
Ventas F1
intentando leer con el
lector algún código de barras que tengas a la mano hasta que encuentres cual es la configuración que funciona correctamente en eleventa.
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Cajón de Dinero Ingresa a la configuración del cajón de dinero Para poder usar un cajón de dinero y que abrá automáticamente cada vez que realices una venta es indispensable que tengas una impresora de tickets conectada al cajón, ya que es la impresora la que manda la instrucción de apertura al cajón para abrise, también es necesario que la impresora tenga la capacidad y la compatibilidad con tu cajón para enviar la instrucción correcta. Para accesar al módulo de configuración del cajón de dinero deberás ingresar a "Configuración > Dispositivos y Servicios > Cajón de Dinero".
Conecta el cajón de dinero a tu impresora de tickets El cajón de dinero necesita ser conectado a tu impresora de tickets por medio de un cable RJ11, que es el que se usa para la conexión de lineas telefónicas, por lo general este cable lo incluyen los cajones de dinero al comprarlos.
Como te comentabamos mas arriba el funcionamiento correcto del cajón depende de la compatibilidad con la impresora de tickets, que por lo general siempre son compatibles es muy raro que no lo sean, ya que la impresora simplemente envía un impulso eléctrico al cajón de dinero para que abrá, pero en algunas ocasiones siempre es necesario que el cajón reciba cierto código y que algunas impresoras no lo envían o lo envían de manera incorrecta. Antes de adquirir una cajón de dinero te recomendamos, si es posible, hagas pruebas de compatibilidad.
Configura el cajón de dinero en eleventa Una vez que hayas conectado el cajón de dinero a la impresora asegurate que la impresora este encendida. En el módulo de configuración del cajón de dinero tendrás que elegir los siguientes 2 parámetros:
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1. Selección de modelo de impresora: en el menú desplazable elige el modelo de impresora que estas utilizando, si no funciona con alguna que selecciones prueba con todos los modelos listados, o bien, si no aparece el modelo de impresora que tu tienes solo elige la opción "Apertura a través de impresión", y cada vez que hagas una apertura de cajón se hará una pequeña impresión adicional para poder hacer la apertura del cajón de dinero, esta impresión hará que se recorra tu rollo de la impresora de tickets unos milímetros cada vez que se envíe la instrucción de apertura del cajón aunque no selecciones la opción para imprimir un ticket de venta. 2. Selección de puerto de impresora: después selecciona el tipo de conexión que estas utilizando para tu impresora, por ejemplo, si tu impresora se conecta a tu computadora por medio de conexión USB entonces selecciona la opción USB. Si no sabes que tipo de puerto utilizas en tu impresora elige uno a uno usando el botón de prueba que aparece debajo de esta opción en cada selección de puerto que uses para probar que se haga la apertura de manera correcta.
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Formas de pago que ofreces a tus clientes Puedes manejar distintas formas en que tus clientes te pueden pagar dependiendo de las opciones de tu negocio para tus clientes. Para ingresar a esta configuración ingresa al apartado de selecciona la opción
Formas de Pago
Configuración > Personalización
.
Habilita las formas de pago que deseas aceptar En esta pantalla aparecen las formas de pago que pueden ser manejadas con eleventa al momento de cobrar un ticket, son las siguientes:
Efectivo: Es la forma de pago tradicional, cuando el cliente te paga con dinero en efectivo y que es el dinero que estará en tu cajón donde almacenas el dinero. Esta opción se habilita de manera predeterminada en el programa, y tiene la casilla
No permitir cobrar si el efectivo ingresado es menor que el total de la venta
, al
habilitarla sirve para asegurar que tu o tus empleados nunca cobren menos de la cantidad total a pagar. Por ejemplo, si tienes habilitada esta casilla y la cuenta total a pagar de un cliente es de $100.00 entonces el programa no te permitirá cobrar menos de $100.00 al generar el ticket de venta. Es recomendable que esta casilla siempre este habilitada.
Dólares Americanos: Hay algunas ciudades donde el cobro en dólares americanos es una operación muy frecuente, al habilitar esta forma de pago te aparecerá la opción de cobrar en dólares y dar cambio en pesos 43
(el cálculo lo hace automáticamente el programa) al momento de hacer la venta a tu cliente. Una vez habilitada cada vez que inicies eleventa aparecerá una ventana pidiendo indiques el tipo de cambio del día.
Tarjeta de crédito: Aunque el programa no tiene manera de realizar una conexión a alguna terminal terminal bancaria, si te permite capturar una referencia bancaria, te recomendamos capturar el número de autorización de el cobro con tarjeta que aparece en el recibo que emite la terminal bancaria o el número de identificación que le pidas a tus clientes. Al momento de consultar el corte del día la información de las diferentes formas de pago son desglosadas y este dinero que en realidad no entra a tu cajón de dinero no sea contemplado para la información del dinero en efectivo pero si en tus ventas.
Vales de despensa: Si tu aceptas el pago de tus clientes con vales de despensa puedes capturar alguna referencia para que al momento de consultar el corte del día la información de las diferentes formas de pago sean desglosadas y que este dinero que en realidad no entra a tu cajón de dinero no sea contemplado para la información de el efectivo disponible en tu cajón de dinero y solo se contemple en las ventas del día.
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Pago Mixto: Con esta forma de pago para tus clientes puedes hacer más dinámico el cobro de lo que vendes, ya que te pueden pagar una parte con efectivo y el resto con tarjeta de crédito por ejemplo; o bien combinar todas las formas de pago que tengas habilitadas en eleventa y llevar el control en tu corte del día de como recibiste los pagos de tus clientes y saber exactamente cuanto dinero debe de haber en efectivo en tu cajón de dinero sin tener que llevar anotaciones aparte en alguna libreta.
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Báscula electrónica Si tienes una báscula electrónica y deseas que comunique el peso de algún articulo a eleventa es necesario que ingreses al módulo de
Configuración > Dispositivos y Servicios > Báscula
para poder configurar y habilitar tu báscula.
Conecta la báscula a tu computadora Para que la báscula funcione correctamente con eleventa es necesario que hagas la conexión por medio de un cable serial RS32 de 9 pines con configuración cruzada como el que se muestra en la imágen de abajo, en la imágen también se muestra la configuración que debe de tener dicho cable (cruzada), para que lo puedas conseguir comprar con esa configuración en caso de que tu báscula no lo incluya o que no tengas un cable con la configuración correcta. NOTAS IMPORTANTES: Es muy probable que una básculas con lector de código de barras incluido no funcione con eleventa, esto debido a la manera en que se comunica con la computadora por medio del convertidor de puertos interno que maneja el cable de dichas básculas. Si usas un convertidor de puertos de puerto serial a USB debes de seguir las instrucciones adicionales al final de esta lección. No todos los modelos de básculas son soportados por eleventa, verifica cuales son compatibles en el siguiente paso.
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Configura la báscula en eleventa Una vez conectada la báscula a la computadora, para configurar el uso de la misma deberás de elegir alguno de los modelos que soporta el programa: Kretz Single Torrey MFQ Torrey LSQ Torrey LSQ 2 Torrey LEQ Torrey LEQ 2 NCI Celltek CAS PD-I CAS PD-II CAS ERPLUS TAC Easy Weight Toledo Cardinal Detecto AS 332D Celltek Transcell T1500E TecnoCor
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Después selecciona el puerto al que esta conectada tu báscula, también prueba con todos los puertos disponibles en la lista si no sabes cual es el que esta usando tu computadora. Si el modelo de tu báscula no esta en la lista de arriba selecciona uno a uno los modelos que aparecen y haz pruebas ingresando algun artículo de venta a granel en la pantalla de Ventas F1 para verificar eleventa puede obtener el peso del artículo que este en ese momento en la báscula, ya que los parámetros de conexión de las básculas son equivalentes en muchas ocasiones aunque sean de diferentes marcas.
Configuración de un convertidor Serial a USB Al usar un convertidor de puertos es necesario que primero se haya instalado correctamente el controlador del convertidor, esto puede suceder automáticamente cuando conectas por primera vez el convertidor de puertos al puerto USB en tu computadora y que Windows inicia el proceso para iniciar el controlador, si esto no sucede automáticamente entonces es necesario que instales el programa controlador del convertidor que debe de estar incluidoenel paquete con el que adquiriste el cable debe de estar disponible para descargarlo desde la pagina del fabricante. Una ves instalado el controlador del convertidor y encendida la báscula deberás de ir a la pantalla de administracion de dispositivos de Windows, para esto ingresa a cualquier carpeta y haz clic derecho sobrela leyenda Este Equipo y la opción Propiedades en el submenu que se desplega, como se muestra en la imagen de abajo.
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Se abrirá una ventana con la información del equipo y algunas opciones de configuración, selecciona Administrador de dispositivos como se muestra en la siguiente imágen:
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Ahora se abre otra ventana, donde se muestran todos los dispositivosy tarjetas que estan conectadas a tu computadora, ahi debes de buscarla que dice Puertos (COM y LPT) y hacer clic en la "flechita" que apunta hacia la derecha para expandir los dispositivos conectados, donde deberá de aparecer algún puerto COM por medio del convertidor a USB, haz doble clic en dicho puerto.
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En esta última ventana que se muestra abajo, debes de ir primero a la pestaña Configuración de Puerto despúes presionar el botón Opciones Avanzadas para que aparezca otra pantalla donde puedes especificar que número de puerto COM es el que deseas que use el convertidor, este numero de puerto ya sea: COM1, COM2, COM3 o algpún otro COM es el que debe de estar seleccionado en la pantalla de configruamcion de eleventa al momento de seleccionar el modelo de tu báscula.
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Usa las etiquetas que imprime tu báscula Si tu báscula no se puede conectar a la computadora, o no es compatible con eleventa por medio de la conexión con cable serial, o simplemente la ubicación donde necesitas tu báscula no es la misma donde esta la computadora donde usas eleventa, también puedes usar las etiquetas que emite tu báscula directo en eleventa, en este video puedes ver un ejemplo de como se hace:
Para configurar el formato dedichas etiquetas sigue estos pasos: 1. En la parte inferior de la pantalla de configuración aparece un recuadro donde deberás de ingresar el dígito o dígitos con el que empiezan todas las etiquetas que imprime tu báscula, ese numero puede ser de 1 a 4 posiciones. 2. Selecciona el dato que imprime la etiqueta en el codigo de barras: Peso o Precio. Solamente debes de seleccionar una opción para que funcione correctamente.
Ya que tengas configurada esta sección, cuando imprimas una etiqueta con tu báscula, lo único que tienes que hacer es teclearla o leerla con tu lector de código de barras en la pantalla de "F1 Ventas" y se agregará el producto con el peso indicado en la etiqueta, que es como lo hacen en los grandes supermercados en las áreas de carnicería o salchichonería. Ahora te explicamos como funciona: las etiquetas que generan las básculas contienen 13 dígitos, que corresponden a 4 bloques de dígitos agrupados para formar el código de barras único para el producto que estas pesando en la báscula. Por ejemplo, supongamos que tu báscula imprime una etiqueta con el código de barras: 2000013026887, este código se desglosa de la siguiente manera:
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Identificador de la báscula: 2000 Es el número, de 1 a 4 dígitos que imprime la báscula al inicio de cualquier etiqueta para cualquier producto configurado en la báscula. Código de producto: 013 Es el código de producto que tienes dado de alta en tu báscula, este mismo código de producto lo tienes que dar de alta también en tu catálogo de productos de eleventa, en el caso de este ejemplo de la imágen de arriba el codigo es 013 de manera que en eleventa solo tienes que usar el codigo de producto 13 ya no se toman en cuenta los ceros a la izquierda. Peso / Precio: 02688 Dependiendo de la configuración que hayas hecho en el, Peso o Precio, eleventa identificará el precio o peso automáticamente al leer el código de barras al momento de la venta. Por ejemplo, en el ejemplo de ima imágen de arriba, si tu báscula imprime las etiquetas con el precio en la etiqueta entonces se registrarán $26.88 en la venta; en pero si tu báscula imprime el peso en la etiqueta entonces eleventa cobrará 2.688 Kg ya que para el precio toma 2 dígitos para los decimales y para el peso toma 3 dígitos de los 5 posibles para esta sección del código de barras. Dígito verificador: 7 Este es un dígito que puede variar y que emite la báscula como dígito verificador, para completar los 13 dígitos y crear correctamente el código de barras impreso, para eleventa no tiene ninguna importancia, pero siempre tiene que ir impreso en la etiqueta.
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Respaldos automáticos, asegura toda tu información Módulo de respaldo automático La información de tu base de datos es muy importante, y eleventa te permite cuidarla de manera fácil y automática. Primero ingresa a la pantalla de configuración y haz clic en la opción Mantenimiento > Respaldo Automático.
Configura la ubicación para guardar tus respaldos Al activar esta función, el programa realiza una copia de tu base de datos de manera automática en la carpeta "respaldos" dentro de la ubicación donde se hayan guardado los archivos de instalación del programa, que por lo general es
C:\Archivos de Programa\AbarrotesPDV\respaldos\
Programa\AbarrotesMultiCaja\respaldos\
para la versión MonoCaja y
C:\Archivos de
en la computadora designada como servidor de la edición MultiCaja.
También te recomendamos que actives todas la opción de respaldo en una memoria o disco duro portátil, ya que si toda tu computadora falla y no la puedes encender de nuevo tu respaldo estará disponible en tu memoria portátil y no dentro de la computadora.
Estas son unas de las recomendaciones para realizar tu respaldo en ubicaciones fuera de tu computadora: Una memoria portátil (USB) Un disco duro externo. Un servicio de respaldo de archivos automático en internet como puede ser: Dropbox, SkyDrive o Google Drive. Estos servicios te permiten sincronizar alguna carpeta que tu elijas en tu computadora para que toda la información que este dentro de esa carpeta sea guardada y respaldada en internet, y puedas accesar a esa información en cualquier momento. Una vez configurado, para realizar un respaldo de la información solamente es necesario que cierres el programa o bien presionar el botón Realizar respaldo en este momento, de manera que aparecerá una ventana indicandote que se empezará a realizar el respaldo. Debes de permitir unos cuantos segundos a este proceso, esta misma ventana te indicará cuando se haya realizado con éxito el respaldo. 54
Utilizar archivo de respaldo eleventa conserva los 10 archivos mas recientes de respaldo en la ubicación designada para no saturar el espacio de la memoria y/o de la computadora, los nombres de los archivos contienen la fecha en que fue realizado para que puedas saber cual tiene la última información.
Si en algún momento necesitas recuperar información de un archivo de respaldo, solamente tienes que copiar el archivo que desees usar en la computadora donde deseas usarás eleventa con esa información y hacer doble clic sobre el archivo seleccionado, así iniciará el proceso de recuperación de la base de datos.
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Siguelo, y la próxima vez que inicies eleventa estará con la información recuperada.
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Actualizaciones automáticas Activando las actualizaciones automáticas Ingresa a la sección de actualizaciones automáticas para activar esta función en "Configuración > Mantenimiento > Actualizaciones Automáticas".
Para activar esta función debes de activar la casilla "Checar si hay actualizaciones disponibles automáticamente al...", y dependiendo de la opción que elijas: Al iniciar eleventa O al cerrar eleventa El programa consultará en nuestros servidores si existe una versión mas nueva de eleventa de que la que tienes instalada en ese momento.
Esta función requiere que tengas conexión a internet en la computadora donde utilizas eleventa para buscar, descargar e instalar la actualización que exista disponible.
Verificar si hay actualizaciones manualmente Presiona el botón "Checar si hay una actualización disponible..." para forzar a eleventa a buscar alguna mejora en caso de que no habilites la casilla de actualizaciones automáticas o que no quieras abrir o cerrar el programa para averiguarlo.
Si esta disponible alguna actualización solo presiona el botón Actualizar para iniciar la descarga e instalación sin tener que ingresar a nuestra página web.
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Adicional a esto, suscribirte a nuestros canales de comunicación para que siempre estes enterado cuando tengamos una nueva mejora disponible: Correo electrónico: www.eleventa.com/boletin Facebook: www.facebook.com/eleventapdv Twitter: www.twitter.com/eleventa YouTube: www.youtube.com/user/eleventapdv
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Logotipo de tu negocio Personaliza el logotipo del programa
En la sección de "Configuración > Personalización > Logotipo del Programa" podrás especificar la imagen que deseas usar como logotipo para tu programa haciendo clic en el botón que se encuentra en la imagen de abajo y seleccionando la imagen que desees.
La imagen que deberás utilizar tiene ciertos requisitos, son los siguientes: Ancho de la imagen: 600 pixeles Alto de la imagen: 300 pixeles Formato de imagen: JPG o BMP La imagen que selecciones se mostrará en la parte superior de eleventa, arriba del menú principal.
Si ya tienes una imagen de tu logotipo y no sabes si cumple con estas características puedes verificarlas y/o modificarlas por medio de la herramienta Visor de imágenes de Windows.
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Símbolo de Moneda Ingresando al modulo de símbolo de moneda Si estas fuera de México y el símbolo de moneda de el lugar donde vives no es $, o bien, deseas usar un símbolo de moneda diferente para las cantidades mostradas en el programa, ingresa al módulo Personalización > Símbolo de Moneda
Configuración >
.
Configura el símbolo de moneda que desees En esta pantalla, encontrarás las opciones de configuración para especificar el símbolo de moneda y la manera en que deseas que se muestren las cantidades en eleventa: Símbolo de moneda: ingresa el símbolo que representa la moneda que deseas utilizar, o bien, el símbolo que deseas que aparezca en las cantidades monetarias que presenta el programa. Separador de miles: si las cantidades que cobras son muy grandes puedes hacer mas fácil la lectura de dichas cantidades ingresando en este apartado un caracteres que separará la cantidad a mostrar cada 3 posiciones, es decir, cada 1000 unidades, por ejemplo: 1,000,000 Separador Decimal: separa los dígitos que representen decimales en el programa, por ejemplo: 98.75 por lo general se usa el caracter "punto (.)". Numero de decimales: comunmente se usan 2 decimales para representar las cantidades, pero si tu usas mas o menos digitos despues del punto puedes configurar el numero de decimales en este recuadro. En la siguiente imagen se muestra cómo se verían los precios de tus productos una vez que cambies el símbolo de moneda, en este ejemplo usamos el símbolo de Euro que se usa en Europa.
Configuración regional de Windows. En ocasiones, aunque cambies el símbolo de moneda después dereiniciar la computadora, esto se debe a una configuración estricta de Windows que hace que se restauren los valores predegerminados para mostrar cantidades monetarias, si esto sucede solamente ingresa al menú de Windows "Panel de Control > Reloj, idioma y región > Cambiar formatos de fecha, hora y número".
Aquí se abrirá una ventana de Windows en la pestaña Formatos y deberás de seguir estos pasos: 60
1. Dar clic en el boton "Configuración adicional..." 2. Se abrirá una nueva venta, ahí selecciona la pestaña "Moneda". 3. En el campo "Símbolo Moneda" selecciona o escribe el mismo símbolo que escribiste en eleventa.
También te recomendamos que configures el país donde estás en todas las opciones donde se puede seleccionar un país de esta sección de Windows, ya que eso te ayudará a no tener problemas de configuracón con eleventa y algunos otros programas en un futuro.
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Unidades de medida En la sección de configuración ingresa al icono
Personalización > Unidades de Medida
para indicar al programa las
unidades de medida que deseas utilizar al vender tus productos. La configuración por defecto solo tiene activas las unidades de medida de
KG/GR
ya que suele ser la más común.
Sin embargo puedes activar otras unidades de medida según lo necesites en tu negocio, como se muestra en la imagen:
Cabe señalar que si usas más de dos unidades de medida, aparecerá un nuevo campo en la pantalla de productos para que elijas la Unidad de Medida específica para cada producto. Si estás en México y tienes activado el módulo de Facturación Electrónica , las unidades de medida que actives aquí y configures para tus productos serán las utilizadas en el archivo XML del CFDI.
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Impuestos
Configuración de impuestos Sigue estas instrucciones para administrar los impuestos que cobras a tus clientes. Activa el uso de impuestos en el modulo de configuración en el apartado
Personalización > Impuestos
.
Habilitar y crear impuestos En esta pantalla debes de habilitar la casilla que aparece para empezar a utilizar impuestos en tus productos, al habilitar la casilla aparecerá un recuadro donde podrás agregar todos los impuestos que sean utilizados en tu sistema, ya sea uno o varios y si solo uno o todos aplican para unos productos y para otros no entonces eso lo podrás configurar en la sección de "Productos" de eleventa. Para ingresar cada impuesto presiona el botón
Agregar nuevo impuesto
, una vez hecho esto, aparecerá un nuevo
recuadro donde deberás elegir el nombre del impuesto, si estás en México, solo podrás elegir entre IVA, IEPS o ISH, si estás fuera de México podrás ingresar el nombre del impuesto manualmente. El segundo paso consiste en elegir o ingresar el porcentaje del impuesto que estarás cobrando. Cabe señar que este porcentaje será aumentado al precio de venta que ingresaste al momento de dar de alta tu producto, a menos que actives la opción de ingresar tus precios con impuestos incluídos. Antes de guardar el impuesto, puedes activar la casilla
Incluír en nuevos productos automáticamente
impuesto se agregue automáticamente al crear un nuevo producto.
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para que este
Opciones de configuración de impuestos Existen 2 casillas que puedes activar en esta sección de impuestos: Desglosar los impuestos en el ticket de venta - Cuando activas esta casilla, al imprimir un ticket de una venta aparecerá el desglose de los impuestos, incluyendo el subtotal, el monto por cada impuesto y el total.
Deseo ingresar mis precios de venta con impuestos incluidos - Si tienes activa esta casilla, al momento en que estés creando o modificando un producto de eleventa, podrás ingresar el precio de venta "final" es decir 64
si quieres que el precio del producto sea de $100, ingresarás dicho precio y eleventa calculará automáticamente el precio sin impuestos según los impuestos que dicho producto lleve. Esta opción es recomendada y es muy útil para que no tengas que estar calculando los precios manualmente.
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Recargas electrónicas, vende tiempo aire Activa el modulo de recargas electrónicas Para activar el modulo de recargas electrónicas y obtener ganancias de las recargas vendidas en tu programa primero tienes que suscribirte al servicio de recargas electrónicas, lo cual puedes hacer en la siguiente página donde te mostramos los proveedores disponibles con los que hemos hecho la integración para que puedas realizar las recargas desde eleventa sin tener que abrir un explorador de internet. Inscribete y obtén mas información de las comisiones sobre los proveedores de tiempo aire en la siguiente pagina: http://www.eleventa.com/recargas NOTA: Esta función requiere forzosamente tener una conexión a internet en la computadora donde tienes eleventa.
1. Configurando el modulo de recargas electrónicas Primero selecciona la compañia celular que desees configurar, posteriormente elije el proveedor con el que te hayas inscrito por medio de nuestra pagina web e ingresa los datos de acceso que te hemos enviado por medio de correo electrónico. Puedes ver un video con estas instrucciones para el proveedor que elegiste en la siguiente pagina: http://goo.gl/9HXWxw
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2. Configura el código de producto para vender tiempo aire Una vez configurado el proveedor deberas de configurar el código de producto que deseas usar para vender recargas de la compañia y proveedor seleccionados en los pasos previos. Te recomendamos sea un código corto y fácil de recordar., por ejemplo la letra
"R"
, de manera que en la pantalla de
F1 Ventas
escribas la letra
R
(en el
caso de este ejemplo) para realizar una recarga electrónica para tus clientes.
3. Configura comisiones adicionales Si deseas cobrar a tus clientes alguna comisión adicional a la comisión que te de el proveedor que hayas elegido puedes hacerlo en la parte de abajo de la pantalla de configuración de recargas electrónicas. Al habilitar la casilla Cobrar una comisión fija según el monto de recarga
y presionar el botón "Especificar comisiones" aparecerá una
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pantalla para detallar el costo de comisión que cobras a tus clientes por cada recarga que le vendas y podrás especificarlo por cantidad de recarga. Cuando hayas terminado de configurar dichos costos de comisión presiona el botón
Guardar y cerrar ventana
.
4. Configura el uso de impuestos Si deseas que la venta de recargas incluya impuestos y se calcule el monto desglosado automáticamente solo debes activar la casilla correspondiente a cada impuesto que las recargas electrónicas manejen.
- Para que aparezca el recuadro de impuestos es necesario que esté activa la opción de cobrar impuestos en eleventa y que tengas al menos un impuesto dado de alta previamente.
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Facturación Electrónica El primer paso para comenzar a facturar electrónicamente consiste en que configures dicho módulo, para hacerlo haz clic
Configuracion > Facturación
.
Una vez ahí haz clic en el botón de "Configurar la facturación electrónica..." para iniciar el asistente de configuración de facturación.
1. Ingresa tus datos fiscales y tu Certificado de Sellos Digitales. En el primer paso de la configuración deberás de ingresar tus datos fiscales, el regimen fiscal en el que te encuentras y el lugar de expedición de la sucursal donde usarás eleventa para emitir facturas electrónicas. También es muy importante que tengas tengas a la mano los archivos de llave privada .key y el archivo .cer de tu Certificado de Sellos Digitales así como la clave de la llave privada, si aún no lo tienes ve cómo tramitar tu Certificado de Sellos Digitales.
2. Indica la serie y folios de tus facturas. Las series y folios de las facturas ya no son obligatorios, pero te ayudan a llevar un buen control en eleventa, por eso hemos agregado la manera de que puedas llevar el control de manera interna para que en cualquier momento puedas localizar alguna factura de manera fácil y rápida, solo tienes que ingresar la serie y folio en que deseas iniciar tus facturas y dar clic en siguiente. La serie suele ser una letra que identifica tu sucursal, esta no es obligatorio en eleventa de manera que si no deseas agregar este dato no hay problema, solo dejalo en blanco. 69
El folio es una numeración consecutiva de cada facturas que realices, indica en que numero quieres iniciar tus folios de facturación. Teniendo esto configurado, tus facturas serán mas fácil de identificar si después necesitas consultar alguna, por ejemplo, si un cliente te pide revisar la factura con el folio A-243 puede encontrarla facilmente en el módulo de facturas elaboradas.
3. Configuraciones adicionales. Una vez ingresados todos los datos escenciales para tus facturas se hara la conexión e inscripción con el proveedor de facturación electrónica por medio de internet, esto puede tardar algunos segundos dependiendo de tu conexión a internet. Posteriormente podrás configurar algún correo electrónico que quieras desginar para enviar las facturas a tus clientes a los que emites facturas, solamente necesitas ingresar tu correo electrónico y contraseña del mismo, como si estuvieras ingresando por medio de la pagina web de tu correo. También podrás elegir la impresora con la que deseas imprimir la representación en papel de tus facturas emitidas.
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4. Agrega el logotipo de tu negocio Finalmente indica el logotipo que deseas que aparezca en tus facturas, solo debes de presionar el botón "Localizar logotipo" para abrir la venta de búsqueda de archivos de Windows. En la última pantalla del asistente de configuración presiona el botón Finalizar y listo.
5. ¡Listo!, ya puedes emitir facturas electrónicas. Como paso final, si es la primera vez que comienzas a facturar deberás adquirir tu paquete de timbres que más te convenga.
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Notificaciones por correo electrónico Con eleventa podrás ser notificado via correo electrónico de sucesos, eventos o reportes concernientes a la operación de tu negocio, para lograrlo solo necesitas configurar una dirección de correo para enviar tus reportes de forma automática, el hacerlo es muy sencillo. Comienza haciendo clic en el botón de electrónico
Notificaciones por correo
de la pantalla de Configuración.
Para comenzar haz clic en la opción llamada
Deseo que eleventa pueda mandar notificaciones por correo electrónico
,
posteriormente ingresa tu cuenta de correo y la contraseña usada para acceder al correo. NOTA: De momento solo es posible configurar cuentas de correo de Hotmail, Outlook, Live, Gmail y Yahoo, en caso de que no cuentes con una cuenta de correo de alguna de estas compañias, puedes obtener una cuenta de forma gratuita. Una vez que hayas ingresado tus credenciales haz clic en el botón de
Probar envío de correo electrónico
. Si la
prueba fue exitosa, podrás configurar los reportes que deseas que se envíen automáticamente a tu correo.
Envío de reporte de cierre de turno Uno de los reportes que puedes configurar es el del envío del cierre de turno, de esta manera cada vez que algun cajero realice el cierre del turno se estará enviando los datos del corte directo a tu correo electrónico. Si lo deseas puedes ingresar varias cuentas de correo separadas por coma para enviar una copia del mismo.
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Te recordamos que eleventa no manda tu información a ningún tercero y la información de tu negocio solo se encuentra en tu computadora. Nuestra empresa, en ningún momento, tiene acceso a tu base de datos sin tu consentimiento pues sabemos que es privada. Si tienes dudas puedes consultar nuestro aviso de privacidad.
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Pago de Servicios Para comenzar a usar pago de servicios necesitarás contar con una cuenta con nuestro proveedor de servicio. Podrás tramitar tu cuenta de manera sencilla y gratuita desde: http://www.eleventa.com/pago-de-servicios/ Una vez que hayas tramitado tu cuenta recibirás un correo con los datos de acceso, para configurar eleventa solo deberás de presionar el botón dentro del correo que dice:
Configurar mi eleventa
Configuración manual de pago de servicios Si deseas configurar eleventa manualmente sigue estos pasos: 1. Ingresa al módulo de configuración: Configuración ➜ Dispositivos y Servicios ➜ Pago de Servicios 2. Usa los datos de acceso que te enviamos en el correo electrónico cuando creamos tu cuenta e ingresalos en eleventa.
Eligiendo los servicios a cobrar Una vez que eleventa esté configurado con tus credenciales de acceso, deberás irte al apartado de Configuración ➜ Dispositivos y Servicios ➜ Pago de Servicios y hacer clic en el botón de
Cambiar configuración
para elegir los
servicios que deseas vender en tu negocio:
Posteriormente, para cada servicio que hayas elegido vender y que aplique para tu región, deberás asignar un código de producto para venderlo, ya que, para vender un pago de servicio deberás teclear dicho código en la pantalla de venta:
Te recomendamos asignes códigos fáciles de recordar para agilizar la venta, verás que con el tiempo recordarás los códigos de forma sencilla para agilizar la venta. Aún asi siempre podrás buscar los servicios usando la búsuqueda.
Reportando un abono para pago de servicios Una vez que tengas configurado eleventa para vender pago de servicios, es necesario realices tu primer depósito para la asignación del saldo prepagado del cual se descontarán las ventas de pago de servicios. Puedes conocer las cuentas bancarias del proveedor para realizar los depósitos. Recuerda que cada vez que hagas un abono es necesario realices el reporte correspondiente desde el apartado de Configuración ➜ Dispositivos y Servicios ➜ Pago de Servicios haciendo clic en el botón de
Listo, ya esta configurado el módulo de pago de servicios.
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Reportar abono...
Administrando tus productos 1. ¿Cómo acceder a la pantalla de productos? Para ingresar rápidamente a la pantalla de productos presiona la tecla F3 o haz clic en el botón
F3 - Productos
.
2. Conociendo la pantalla de productos La pantalla de productos, caracterizada por la barra de color amarillo, te permite crear, modificar, eliminar productos, administrar los departamentos y crear promociones así como conocer el reporte de ventas por periodo que te da a conocer cuales productos fueron vendidos por semana o por un rango de fechas en especifico.
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Creando un nuevo producto ¿Qué campos debes llenar para crear un nuevo producto? Al crear un nuevo producto se te solicitarán varios campos, la mayoría de ellos necesarios para crear un nuevo producto. En este caso: Código de Barras, Descripción, Se vende, Precio Costo, Precio Venta, Precio Mayoreo, Departamento y si tienes habilitado el uso de inventarios, la opción de usar inventario para ese producto, la cantidad actual y el mínimo a mantener de inventario. Para avanzar después de que termines de llenar la información de algún campo puedes presionar la tecla ENTER, TAB para avanzar o usar las flechas de arriba/abajo de tu teclado para regresar o avanzar.
1. Código de barras El primer paso es especificar el Código de Barras del producto, ya sea que lo leas con tu lector de código de barras (si cuentas con él), lo ingreses manualmente o ingreses uno que te hayas inventado para el producto, por ejemplo puedes ingresar el código TOM para el Tomate, o algún código numérico, etc.
2. Descripción El siguiente paso es especificar la descripción del producto, te recomendamos trates de limitar la descripción a menos de 30 caracteres y especifiques la marca y presentación del producto, ya que en ocasiones se repite el mismo producto pero solo cambia el color, tamaño, etc. Si tienes activada la opción de usar productos precargados la descripción del producto aparecerá de forma automática para facilitarte dicha tarea, en este caso tendrás la opción de dejar la misma descripción o modificarla a tus necesidades.
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3. Tipo de venta En este paso puedes elegir si el producto se vende: Por Unidad o pieza A Granel Como paquete Si eliges la opción de que el producto se vende por unidad o pieza, cuando escanees el código del producto en la pantalla de ventas, este será agregado de forma directa al ticket. Cuando vendas un producto configurado para su venta "A granel", aparecerá una ventana solicitándote la cantidad a vender para que sea posible ingresar decimales, fracciones, etc. Finalmente al elegir la venta de un producto "Como paquete", te permitirá crear un producto compuesto de otros. Para elegir una opción puedes hacer clic en el nombre o bien seleccionarla usando las flechas de izquierda y derecha, para avanzar presiona ENTER.
4. Precios En este paso, ingresarás el precio de costo (cúanto te costo a tí comprar el producto), el precio de venta actual y el precio de mayoreo (opcional) que puedes otorgar a clientes especiales desde la pantalla de ventas. Warning Es importante que, al ingresar el precio de costo, lo ingreses sin impuestos para que eleventa pueda calcular correctamente tu ganancia.
Cabe señalar que aquí debes ingresar tus precios de venta y mayoreo sin impuestos (precios netos) para que si tienes impuestos configurados, al momento de la venta sean calculados correctamente. Ingresar precios con impuestos incluidos Si lo deseas puedes activar la opción de apartado de
Configuración > Impuestos
Deseo ingresar mis precios de venta con impuestos incluidos
desde el
.
Una vez activa esta opción podrás ingresar los precios de venta y mayoreo como deseas que se vendan a tu cliente, eleventa calculará automáticamente el precio previo a impuestos para que te sea fácil ingresar tus precios.
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5. Departamento El siguiente paso es especificar el departamento al cual pertenece el producto. Al especificar un departamento podrás obtener reporte de ventas, corte, etc. para cada uno de ellos logrando brindarte información adicional para que conozcas cual es el departamento que tiene mas ventas, ganancia, etc. Al estar en el campo, puedes hacer clic en el botón con la flecha para ver el listado de departamentos que has usado previamente, teclear uno nuevo o en caso de que lo desees, hacer clic en el botón "Administrar Departamentos" para administrar el catálogo de los mismos.
6. Manejo de inventario En caso de que tengas configurado el programa para usar inventario, la siguiente opción es especificar, a través de la casilla
Este producto SI utiliza inventario
si deseas controlar las existencias del producto. Por lo general te
recomendamos marques o actives la casilla para todos los productos ya que te ayudará a controlar y saber cuánto inventario tienes de tu producto. ¿Cuando puedo especificar que no deseo utilizar inventario? Cuando tu producto es un servicio el cual, obviamente existe una cantidad "ilimitada" del mismo, puedes especificar que no deseas usar inventario. También puedes no usar el inventario para productos pequeños que no vale la pena tener tan controlados como chicles, dulces pequeños, etc.
7. Existencia y mínimo de inventario Como paso final, ingresa la existencia actual de inventario que tienes en tu negocio en unidades o piezas, es importante que la cantidad sea correcta para que empieces "con el pie derecho" ya que a partir de este dato se descontarán las ventas, y te servirá de base para realizar pedidos. El siguiente y último campo es el de la cantidad mínima de inventario con la que deseas contar en tu negocio. Conforme vayas vendiendo la existencia o cantidad actual irá disminuyendo, cuando la cantidad sea igual o menor que el mínimo que especifiques aquí, este producto será agregado al Reporte de productos bajos en inventario el cual te servirá para re surtir tu mercancía.
8. Guardando el producto Como paso final solo falta hagas clic en el botón de "Guardar producto" para que se grabe en la base de datos de tu negocio. En caso de que exista algún problema con la información que ingresaste sobre el producto se mostrará el mensaje y se te dará la oportunidad de corregirlo.
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Asignando los impuestos de los productos Recuerda que para que te aparezca la pestaña de "Impuestos" al crear o modificar tus productos es necesario actives el uso de Impuestos desde el apartado de Configuración > Impuestos.
En cada producto, al modificarlo o crear uno nuevo verás una nueva pestaña en la cual puedes asignar los impuestos al producto seleccionado o por crear. En dicha pantalla aparecerán todos los impuestos disponibles, solamente habilita la casilla de los impuestos que aplican para dicho producto y presiona el botón
Guardar producto
.
¡Listo! de ahora en adelante a ese producto se le agregara el IVA cada vez que hagas una venta de el.
¿Cómo capturo mis precios? Recuerda que, según la configuración de impuestos que tengas, deberás ingresar los precios de venta y mayoreo con impuestos incluídos si tienes activada la opción de Deseo ingresar mis precios de venta con impuestos incluidos de
Configuración > Impuestos
, y sin impuestos si no tienes activa dicha opción.
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Modificar o eliminar 1. Ubicar el producto a modificar o eliminar El primer paso para buscar o eliminar el producto es localizar al mismo para hacerlo ingresa, escanéa o busca (presionando la tecla F10) el Código de Barras del producto en cuestión.
2. Hacer los cambios necesarios Una vez que ubicado el producto presionamos ENTER o hacemos clic en Aceptar para que se muestra la pantalla con los datos del producto. Una vez ahi se hacen las modificaciones necesarias o bien se procede a eliminar el producto obsoleto.
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Productos compuestos (kit) eleventa punto de venta te permite indicar si un producto esta "compuesto por otros productos" o artículos, es decir te permite crear un producto compuesto o kit, el cual, al ser vendido, descontará de inventario las cantidades correspondientes de cada artículo que lo componga. Algunos casos en los que es útil usar esta función es para vender: cerveza en sus diferentes presentaciones, cajas de producto, productos con empaque, alimentos procesados, etc.
Creando un producto compuesto Para comenzar con la creación de un producto compuesto, es necesario especificar en el campo "Se vende" la opción de "Como paquete (kit). Cabe señalar que para poder crear un producto compuesto, es necesario haber creado el(los) productos(s) que componen o que se incluyen en el nuevo producto compuesto.
Especificando los productos que lo componen El siguiente paso es activar la pestaña de "Contenido del paquete" (Paso 1), luego leer o buscar el código de barras de cada producto que lo compone (Paso 2) seguido de la cantidad de dicho producto (Paso 3). Una vez que hayas agregado todos los productos que serán incluidos en este producto se procede a crear el nuevo producto de manera normal especificando los precios, departamento, etc. Para finalizar hay que hacer clic en el botón de "Guardar producto". Posteriormente conocerá cómo vender un producto compuesto y aprenderá las leves diferencias en comparación de cuando vende un producto unitario.
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Departamentos Controlado las categorías / departamentos En el modulo de "Productos F3" encontrarás un botón llamado
Departamentos
, presiona es el botón para crear los
diferentes departamentos o categorías que tienen tus productos y poder administrarlos más fácilmente.
Nuevo departamento Para crea un nuevo departamento, presiona el botón presiona el botón
Guardar Departamento
Nuevo Departamento
y escribe el nombre que deseas asignar y
para hacer efectivos los cambios.
Eliminar departamento Para borrar un departamento, simplemente selecciona de la lista de departamentos el que deseas eliminar y presiona el botón
Eliminar
.
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Importando tus productos desde Excel Con esta función, disponible desde la pantalla de Productos, te permitirá ingresar productos desde un archivo de Excel al programa de una manera rápida, haciendo el inicio de operaciones o migración de otro punto de venta lo mas fácil y rápida posible. Para comenzar, haz clic en el botón
Importar…
, acto seguido se abrirá una pantalla de pasos a seguir para lograr
la importación de productos de manera masiva.
1. Ubicar el archivo a importar El primer paso, consiste en ubicar el archivo de Excel el cual contiene tus productos. Una vez que lo hayas localizado selecciónalo y presiona el botón “Siguiente”.
2. Especificar valores en las columnas En este segundo paso, definiremos en que columnas de nuestro archivo de Excel se encuentran los datos necesarios para dar de alta cada producto: código, descripción, precio costo, precio venta, precio mayoreo, departamento, cantidad en inventario, mínimo y finalmente el tipo de venta que tendrá (si es por unidad o a granel).
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Haz la relación entre las columnas de tu archivo de Excel y los datos del programa para generar el producto. Del lado izquierdo se encuentra el tipo de dato que necesitas localizar en el menú de la derecha para que el programa conozca de que columna debe de tomar los datos para guardar los datos correctamente en la base de datos. También en caso de que desees actualizar los productos ya existentes podrás activar la casilla "Actualizar los productos cuyo código ya exista en el programa" para reemplazar los valores de los productos ya existentes. NOTA: Si eliges actualizar los productos la cantidad de inventario del archivo de Excel establecerá la nueva cantidad de inventario del producto a través de un movimiento de ajuste.
3. Importando productos Una vez que hayas especificado las columnas y sus valores presiona el botón “Siguiente”, luego el sistema comenzará a importar los productos, mostrar el avance en porcentaje y en caso de algún problema, te será informado en la ventana inferior a la barra de avance.
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Promociones eleventa maneja un sistema de promociones basado en un cambio de precio de venta según la cantidad de artículos que lleva un cliente. Por ejemplo cuando la cantidad vaya de 3 a 5 unidades, de 10 a 20, etc. Para acceder a ver y crear promociones haz clic en el botón
Promociones
de la pantalla de productos.
Creando una promoción Para poder crear una promoción, es necesario haber creado el producto al que se le quiere aplicar la promoción primero, con el precio de venta normal o precio que se aplica al vender una sola unidad. El primer paso es especificar el nombre de la promoción, luego especificar el Código de Barras del producto al que se aplicará la promoción ya sea tecleandolo, leyendolo con el lector o buscándolo (con la tecla F10), posteriormente especificar cuándo aplicará la promoción, es decir cuando la cantidad vaya desde y hasta cierto número, el paso final es especificar el nuevo precio unitario que aplicará cuando la cantidad del producto esté en ese rango.
Administrando las promociones Una vez creada la promoción será agregada al listado de promociones en donde podrás ver las promociones vigentes y en caso de ser necesario
Eliminar
alguna en particular haciendo clic en el botón del mismo nombre.
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Vendiendo La pantalla de ventas es usada más del 90% del tiempo y te muestra los elementos más importantes para el funcionamiento de tu negocio y esconde los elementos que no requieres para que no sea complicada y te permita hacer TU trabajo mejor: Vender.
1. Cómo acceder a la pantalla de ventas Podrás acceder rápidamente a la pantalla de ventas desde cualquier pantalla del programa presionando la tecla F1 de tu teclado.
2. Conociendo la pantalla superior de las Ventas Aquí aparecen todas las opciones de la pantalla principal de ventas, como puedes ver hay muchas funciones que tienen una “tecla rápida” para poder usarlas de manera que sea mas fácil y rápido para vender en eleventa.
3. Conociendo la parte inferior de la Pantalla de Ventas En la parte inferior de la pantalla principal puedes ver la información de la venta en curso así como las opciones para cambiar a otras ventas pendientes y ver los datos de la última venta cobrada, finalmente también podras tener acceso a las
Ventas y devoluciones del día
.
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Ocultar o Mostrar las existencias de inventario Si configuraste eleventa para que usara inventario, por defecto se mostrarán las existencias en la columna de "Existencia" de la pantalla de ventas para cada producto que agregues a la venta, si por algún motivo deseas que no sean mostradas las existencias, puedes: 1) Hacer clic derecho en la columna de Inventario 2) Elegir que no se muestren las existencias al quitar la marca del nombre de la columna.
En caso de que ya se encuentre oculta puedes realizar el mismo procedimiento pero activando la marca a "Existencia Actual" NOTA: En el buscador global también se muestran las existencias, si configuras el programa para que lo oculte en la pantalla de ventas, también se ocultará en la búsqueda.
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Agregar artículos a la venta Agregando un producto a la venta en curso Cuando ingresas a la pantalla de ventas, se activa el campo de Código de Producto, en el cual puedes teclear el código de algún producto o leer el código de barras usando tu lector de códigos de barras (Scanner). Para agregar el producto a la venta en curso, presiona la tecla ENTER (o configura tu lector para hacerlo automáticamente) para registrar el producto en la venta actual. Una vez que ingreses el producto este aparecerá en el listado de artículos de la venta en curso.
Cambiando de productos Conforme vas agregando artículos a la venta, estos se agregarán en su respectivo renglon conforme vayan siendo agregados. En algunas ocasiones desarás resaltar los productos para verificarlos, cambiarles de precio, cambiarles la cantidad o simplemente borrarlos. Para cambiar entre los productos de la venta usa las flechas de arriba y abajo de tu teclado o bien seleccionalos con el ratón.
Eliminando un producto de la venta en curso Si por algún motivo deseas eliminar o borrar algún producto que se encuentre en la venta actual solo debes de seleccionarlo y posteriormente presionar la tecla de "Delete" o "Borrar", o bien hacer clic en el botón "DEL Borrar Art." Al hacerlo el programa te pedirá que confirmes tu decisión antes de borrar el artículo de la venta.
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Venta de varios productos Dentro de eleventa Punto de Venta existen varias maneras para vender cierta cantidad de producto desde la pantalla de ventas, podrás utilizar cualquiera de los métodos que más te agraden.
Con el botón “INS Varios” o la tecla “Insert” de tu teclado Al presionar el botón llamado "INS - Varios" aparecerá un diálogo como el que se muestra abajo. En dicho diálogo deberás de ingresar primero el Código de Producto del articulo a vender y después la cantidad de unidades que deseas vender, haz clic en el botón Aceptar (o presiona ENTER) para agregar a la venta en curso la cantidad especificada del producto ingresado. NOTA: Puedes presionar la tecla F10 en el campo "Código de Producto" para acceder al buscador global y te sea más fácil agregar un producto del que desconoces el código.
Usando el teclado Con las teclas de + y - (más y menos) puedes incrementar el numero de artículos en la venta para un producto que ya agregaste a la venta, para ello solamente debes de seleccionar el producto que deseas incrementar y presionar la tecla “+” para incrementar los que deseas vender o presionar la tecla “-” para decrementar el número de artículos a vender del producto seleccionado.
Con el símbolo de asterísco (multiplicar) Otra forma alternativa de vender varias unidades de un mismo artículo es directo desde la pantalla de ventas. En este caso se comienza tecleando la cantidad a vender, por ejemplo 5 seguido del símbolo de multiplicación () de tu teclado y finalmente teclea o lee el código de b arras del producto a vender. Por ejemplo si deseas vender 5 unidades del producto con código “PAPEL” ingresa en la pantalla de ventas el siguiente texto: 5PAPEL Al finalizar se presiona la tecla ENTER y se habrán agregado 5 unidades del producto “PAPEL” a la venta.
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Buscando productos Muchas veces no se cuenta con el código de barras del producto a la mano o simplemente te es mas fácil ubicar un producto buscándolo por la descripción. Existe un modulo en el programa para hacer la búsqueda de productos de esta manera.
¿Cuándo puedo usar el buscador? Al usar eleventa Punto de Venta, podrás buscar un producto desde cualquier campo de Código de Producto, el cual podrás distinguir ya que tiene un ícono de código de barras como el que se muestra en la imagen.
¿Cómo activo la búsqueda de productos? Cuando te encuentres en un campo de Código de Producto podrás activar la búsqueda de productos simplemente presionando la tecla F10.
Buscando productos Para localizar un producto en particular, comienza tecleando las letras con las que comienza la descripción del producto que buscas, y en segundos aparecerán los que contengan dichas letras ordenados alfabéticamente en la ventana de búsqueda. Para ingresarlo a la venta actual solo presiona la tecla ENTER o haz clic en el botón Aceptar. TIP: Si deseas buscar solo en un departamento, ingresa el símbolo de arroba (@) para que el programa te muestre los departamentos disponibles. De esta manera podrás buscar en el departamento de carnes ingresando el texto: "@carnes" para filtrar los resultados de sólo dicho departamento.
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Modificando, eliminando y marcando favoritos desde la búsqueda Opcionalmente, con el producto seleccionado puedes elegir Modificarlo o Eliminarlo desde esta ventana, así como ponerlo como “Favorito” con lo cual aparecerá al principio del listado siempre, por ejemplo si buscas la palabra “Carne” y tiene tres productos: Carne Chica Carne Mediana Carne Grande Y eliges como favorito el producto “Carne Mediana”, esta aparecerá primero que las anteriores al buscarlo resaltado con un color azul.
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Vendiendo productos comunes ¿Qué es un producto común? En diferentes negocios hay ocasiones que existen artículos pequeños como chicles, dulces o simplemente artículos los cuales no deseas o es poco práctico darlos de alta como productos, rastrear su inventario, etc. a este tipo de productos los denominamos "Producto común". En eleventa Punto de Venta podrás agregar este tipo de productos a una venta, sin tener que darlos de alta, usando esta función. Si lo deseas puedes desactivar esta función para tu negocio o bien no permitir el uso de esta función a tus cajeros.
Recomandmos uses esta función sólo con productos de bajo valor o que no valga la pena rastrear su inventario.
Cómo vender un producto común Con la combinación de teclas “Ctrl + P” o haciendo clic en el botón “Art. Común” aparecerá aparecerá la ventana de Producto Común que se muestra en la imagen. Para agregar un producto común a la venta solo ingresa la descripción, la cantidad y el precio unitario del producto seguido de la tecla ENTER.
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Vendiendo productos a granel / pesados En muchos negocios como Abarrotes, cremerías, carnicerías, ferreterías, etc., además de la venta de productos con código de barras se venden productos cuya venta es a granel, en fracciones o simplemente tienen que ser pesados antes de poder venderlos, con eleventa punto de venta cuentas con una forma muy sencilla para vender este tipo de productos. NOTA: Antes de que puedas vender un producto de esta manera deberás crearlo y configurarlo para que se venda "A granel", esto desde el apartado de Productos.
Vendiendo un producto a granel En el momento en que realizas la venta de un producto a granel, eleventa te solicitará a través de una ventana la cantidad de producto que deseas vender, por ejemplo, si deseas vender 1 Kilogramo, ingresarás en el apartado de cantidad la cantidad de "1" (sin comillas), si deseas vender 1/4 de Kilogramo (o 250 gramos), ingresarás la cantidad de 0.250 y así sucesivamente. En muchas ocasiones, el cliente no sabe la cantidad en Kilogramos o gramos que desea llevar sino que simplemente te pide que le vendas $50 pesos de producto, para ello, eleventa Punto de Venta te facilita la tarea, para obtener la cantidad en gramos para ese importe, solo posiciónate con el teclado (flecha derecha) o con el ratón en el campo de "Importe Actual" e ingresa el importe, en este caso $50 pesos, de esta manera el programa calculará de forma automática la cantidad en kilogramos/gramos para ese importe. Una vez que hayas finalizado de ingresar la cantidad a vender presiona ENTER o haz clic en Aceptar para que el producto sea agregado a la venta. NOTA: Si por algún motivo te equivocaste al ingresar la cantidad, selecciona de nuevo el producto y presiona la tecla de "*" (asterisco) de tu teclado para que aparezca de nuevo la ventana de "Cantidad del producto". Para facilitarte aún mas la tarea de vender este tipo de productos, podrás configurar una báscula electrónica para que el programa obtenga de forma automática el peso de tu producto.
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Vendiendo productos compuestos (kit) 1. Leer el Código del producto compuesto Para proceder con la venta de un producto kit/paquete solo debes escanear, buscar o ingresar el código del producto como lo haces normalmente para cualquier otro producto.
2. Verificando la existencia del producto compuesto Una vez hecho esto el programa agregará el producto de manera normal a la venta actual, la única diferencia que notarás será en la columna de “Existencia” o Inventario la cual tendrá el símbolo de
~
el cual indica que la
cantidad mostrada es una cantidad aproximada de paquetes que pueden completarse según las existencias de los artículos que lo componen y que tienes disponible en tu negocio. Finalmente cuando procedas a cobrar/vender este artículo se descontarán de inventario las cantidades que hayas especificado para cada artículo que componen a este producto/kit. Podrás verificar los movimientos de inventario de los productos que componen a tu kit desde el apartado de Inventario / Reporte de movimientos.
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Cómo vender recargas electrónicas Al usar eleventa punto de venta y tener configurado el módulo de recargas electrónicas con los datos de acceso de tu proveedor (si aún no cuentas con uno puedes inscribirte con nosotros) será muy sencillo realizar la venta de una recarga electrónica tanto para tí como para tus cajeros. De momento este servicio se encuentra disponible únicamente en México y es necesario contar con el servicio de Internet para que pueda haber comunicación con el proveedor de recargas. El servicio es Multi Compañia y Multi Región.
1. Realizar la venta de una recarga electrónica El primer paso consiste en vender la recarga electrónica desde la pantalla de ventas, esto lo puedes hacer de diferentes maneras: Tecleando el código de producto que asignaste para las recargas en la Configuración de Recargas Electrónicas, por ejemplo el código "REC". Buscando el concepto "Recargas electrónicas" usando el buscador (presionando la tecla F10) desde la pantalla de ventas.
2. Especificar la compañia de la Recarga Electrónica Una vez que hayas ingresado el código de producto de la recarga electrónica, aparecerá la ventana de Venta de Tiempo Aire. El primer paso es elegir la compañia celular de tu cliente. Puedes elegirla haciendo clic en el ícono de la compañia celular o bien presionar, usualmente, la tecla de la primer letra del nombre de la compañia, por ejemplo: T
- Telcel
M
- Movistar
I
- Iusacell
U
- Unefon
N
- Nextel
A
- MazTiempo
C
- Cierto
V
- Virgin Mobile
3. Ingresar los datos de la recarga
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Una vez que elegida la compañia celular, el siguiente paso es el de ingresar el monto a abonar, ya sea tecleandolo (Paso 1) o haciendo clic en el botón con el monto disponible de la parte inferior. Posteriormente ingresa el Número Celular de tu cliente (Paso 2) y confírmalo para estar seguro de que el número es correcto (Paso 3).
: No olvides consultar con el cliente para que confirme que su teléfono es el correcto antes de proceder con la recarga.
4. Cobrar la recarga electrónica y comisión (si así lo deseas) Debido a que la recarga electrónica, una vez efectuada ya te es descontada del saldo con tu proveedor y por tanto no es posible obtener una devolución por ella, eleventa primero te solicita que cobres la recarga electrónica antes de que sea enviada con el proveedor. Este procedimiento es por la seguridad de tu negocio, para evitar que algún cliente te pida una recarga electrónica y al final "no se complete" o le falte efectivo.
5. Esperar a que se transmita la recarga electrónica a la línea de tu cliente Una vez que ingreses la forma de pago para la recarga, eleventa procederá a enviar la petición de recarga electrónica con tu proveedor de recargas y te informará si hubo algún problema (y en caso necesario devuelvas el dinero al cliente) o bien te mostrará si tuvo éxito al enviar la recarga electrónica. Cuando la venta de tiempo aire es exitosa el sistema automáticamente imprime el ticket con los datos de la recarga en caso de aclaraciones por parte de tu cliente.
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En caso de dudas o aclaraciones el programa cuenta con un reporte de recargas electrónicas para que verifiques el estado de una venta anterior.
Video A continuación te mostramos un video de lo sencillo que es este proceso y que solo toma unos cuantos segundos:
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Vendiendo Pagos de Servicios Una vez que hayas configurado el módulo de pago de servicios ve a la ventana de ventas o
F1 para cobrar un
recibo. Desde la pantalla de ventas deberás de ingresar el código del servicio a cobrar que previamente asignaste desde la pantalla de configuración:
O bien ingresar las primeras letras del servicio desde la pantalla de búsqueda (F10):
Una vez que estés en la pantalla del servicio, deberás ingresar, como mínimo el número de contrato o referencia así como el monto a pagar. Dependiendo del servicio, podrás aceptar pagos adelantados, aceptar o no recibos vencidos, etc. siempre sabrás dependiendo del recibo ya que aparecerán utiles ayudas visuales en la pantalla:
Es importante que cuando puedas ingresar el código de barras y tengas disponible el recibo, escanees el código solicitado ya que esto garantiza que se cometan errores de captura. Una vez capturado los datos solicitados, como mínimo el numero de contrato o referencia y el monto a pagar, deberás cobrar el recibo. Es importante señalar que los pagos de servicio solo podrán ser cobrados con Efectivo, debido a que la comisión bancaria de la terminal de la tarjeta de crédito estaría nulificando tu ganancia, así como prestarse a fraudes en donde tu, como negocio estarías cubriendo el total del recibo de un cliente. Por ello y por políticas del proveedor solo podrás aceptar Efectivo (o dólares). Una vez cobrado tu pago de servicio te recomendamos ampliamente imprimas y entregues el ticket a tu cliente ya que ahi se incluyen los números de teléfono en caso de algún reclamo, aclaración, etc.
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Aplicar descuentos y precios de mayoreo 1. Aplicando precio de mayoreo Al momento de crear un producto puedes asignar dos tipos de precio, el precio de venta y el precio de mayoreo. Cuando estas vendiendo productos a un cliente puedes asignar el precio de mayoreo solamente presionando la tecla F11 o presionando el botón de venta a mayoreo y el programa automáticamente cambiará el precio del producto seleccionado por el precio de mayoreo asignado. NOTA: Podrás configurar el permiso del cajero para aplicar un precio de mayoreo.
2. Aplicando un descuento por porcentaje o descuento por precio En algunas ocasiones para clientes especiales frecuentes, podrás asignar un descuento por porcentaje o por precio especial, para hacerlo simplemente haz doble clic en el precio del producto desde la pantalla de ventas o bien, presiona la combinación de teclas CTRL + D para que aparezca la ventana de descuento. Para aplicar un descuento especificando un nuevo precio solo ingresa el monto en el campo "Nuevo Precio", luego presionar ENTER. Si deseas aplicar un descuento por porcentaje, ingrésalo en el campo de "Descuento" y presiona ENTER o haz clic en el botón "Cambiar precio". NOTA: El descuento solamente será aplicado al producto seleccionado en la venta actual y no cambia el precio del producto en tu catálogo. También, podrás configurar el permiso del cajero para usar esta función de descuentos.
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Atendiendo varios clientes ¿Qué es una venta/ticket pendiente? En cualquier negocio de venta al público es ocasional tener que esperar a un cliente a que termine de ordenar todos los artículos, es por eso que el punto de venta cuenta con sistema de tickets en espera el cual te permite manejar varias ventas a la vez. Al iniciar las ventas se comienza con el “Ticket 1” al cual se ingresan todos los artículos que vendas y se muestra como una pestaña dentro de la barra de ventas (muy similar a las pestañas o tabs de tu navegador web).
1. Dejar una venta pendiente Para dejar una venta como "pendiente", presione la tecla F6, o presione el botón del mismo nombre, posterior a esto, aparecerá una ventana que te permitirá ingresar el nombre del ticket, donde puedes ingresar el nombre del cliente para poder identificar la cuenta de dicho cliente y terminar la venta cuando tu cliente este listo para pagar.
2. Volver a una cuenta pendiente Para regresar a otro ticket o venta pendiente se puede hacer clic en la pestaña del mismo nombre de la barra de ventas o bien puedes hacer clic en el botón “Cambiar” ubicado en la parte inferior o presionar la tecla F6, con lo cual aparecerá la ventana con todos los tickets pendientes. Podrás cambiar de ticket presionado las teclas de arriba y abajo de tu teclado, para elegir alguno en particular haz clic en Cambiar Ticket o presiona la tecla ENTER.
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3. Cancelando una cuenta pendiente Si por alguna razón se desea borrar toda una venta pendiente se puede hacer clic en el botón "Eliminar" para confirmar el deseo de borrar dicha venta.
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Cobrando una venta 1. Cobrar una venta Para cobrar cualquier venta haz clic en el botón que dice
F12 - Cobrar
o presiona la tecla F12.
2. Opciones para registrar la venta Puedes elegir las diferentes formas de pago presionando las teclas de izquierda y derecha de tu teclado o bien haciendo clic en la forma de pago correspondiente. Para cualquier forma de pago, se tienen dos opciones para registrar la venta: Cobrar e imprimir el Ticket - Presionando la tecla F1 Cobrar solo registrando la venta - Presionando la tecla F2 En ambos casos se registrará la venta, la diferencia es si desea imprimir o no el ticket de venta. Finalmente puede ingresar "Notas de venta" presionando la tecla F4 con la que podrá agregar información adicional en el ticket a ser impresa al final del mismo, por ejemplo si desea asignar alguna dirección de entrega, notas especiales, etc.
3. Cobrando en efectivo Cuando aparece la ventana de cobro, por defecto se tiene seleccionada la forma de pago de "Efectivo", para pagar la cuenta con efectivo ingrese la cantidad con la que pagó el cliente. El programa calculará de forma automática el cambio a regresarle al cliente. En caso de que el efectivo ingresado no sea suficiente el programa le indicará con un mensaje e impedirá continuar con el cobro.
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4. Asignando la venta a crédito de un cliente Si ofreces crédito a tus clientes selecciona la opción de crédito y en la ventana que aparece selecciona o escribe el nombre del cliente al quien quieres asignar esta venta; también puedes buscar al cliente por el número que le fue asignado al momento de darlo de alta. Para elegir al cliente seleccionalo con las teclas de arriba y abajo y presiona ENTER. NOTA: Esta forma de pago solo estará disponible si habilitaste el otorgar crédito a clientes desde el apartado de Configuración.
5. Cobrando con dólares Cuando eliges cobrar en dólares, el programa calcula automáticamente el total en dólares usando el "Tipo de cambio" que especificó el cajero al momento de abrir el programa. Podrás ingresar el monto en dólares con el que pagó el cliente y el programa te indicará automáticamente el cambio que debes otorgar en Pesos o en la moneda que configuraste en el programa.
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NOTA: Esta forma de pago se mostrará solamente cuando esté configurada en el apartado de Configuración > Formas de pago.
6. Cobrando con tarjeta de crédito Al elegir esta forma de pago se puede registrar el cobro que hayas realizado con tu terminal bancaria de manera que al consultar el corte puedas saber que cantidad de las ventas del día fueron cobradas con tarjeta de crédito y puedas tener mas claridad en la información de tus ventas. Para esto solo ingresa una referencia de la venta: como el numero de la tarjeta de crédito, el nombre del cliente, numero de aprobación, numero de tarjeta de elector o algún dato que creas importante en caso de cualquier aclaración. NOTA: De momento el programa no tiene conexión con las terminales bancarias y esta forma de pago solo registra el cobro que tu realices en tu terminal bancaria que deberás tramitar por separado con tu banco.
7. Cobrando con vales de despensa Sabemos que muchos de tus clientes pagan con vales de despensa, con esta opción puedes detallar el tipo de la venta ingresando una referencia del pago.
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Solo ingresa la referencia del vale, número de vale o nombre del cliente para cualquier aclaración. En el reporte de “Corte” aparecerá la información de pagos con vale de despensa desglosada.
8. Cobro mixto En ocasiones hay clientes que desean usar varias formas de pago combinadas, por ejemplo pagar una parte en efectivo, otra a crédito, etc. si tu cliente desea pagarte con diferentes formas de pago selecciona la opción de "Mixto" en la pantalla de cobro e ingresa las cantidades con las que el cliente te pagó según corresponda. Conforme ingreses los montos pagados por el cliente, al final se irá actualizando la cantidad restante por pagar. NOTA: Si no aprece esta forma de pago deberás activarla desde el apartado de
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Configuración > Formas de pago
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Manejando el Dinero en Caja Uno de los aspectos más importantes de tu negocio es la administración del dinero en caja, en especial si tienes empleados, por ello, eleventa Punto de Venta cuenta con un manejo eficiente del dinero en caja a través de diferentes funciones como las entradas, salidas e inicio de dinero en caja.
1. Iniciando el día Al comenzar el día y cuando eleventa Punto de Venta detecta que no has ingresado el dinero inicial en caja, este te será solicitado. Aquí debes de ingresar el monto de dinero en efectivo con el que comienzas tu día, también se le conoce como "Fondo de Caja".
2. Registrando el ingreso de efectivo (cambio) en caja Conforme realices ventas durante el día, muchas veces tendrás la necesidad de ingresar efectivo o "cambio" al dinero en caja para poder contar diferentes denominaciones de billetes o algunas monedas. Para que el monto en caja siempre sea el mismo deberás registrar este tipo de movimientos usando la función de "Entradas" la cual puedes activar presionando la tecla F7 de tu teclado o presionando el botón "F7 - Entradas" desde la pantalla de ventas. A continuación el programa te solicitará la cantidad de efectivo o "cambio" que estás ingresando a la Caja.
3. Registrando las salidas de efectivo Al igual que las entradas de efectivo, otra de las operaciones más frecuentes es el registro de las salidas de efectivo, las cuales pueden ser por diversos conceptos: Pago a proveedores Salida de efectivo para no contar con demasiado dinero en la Caja Gastos personales Por ello es importante registres toda salida de efectivo, y a diferencia de las entradas de efectivo, también ingreses el motivo o concepto de la salida para que tengas un registro eficiente de estas salidas.
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4. Consultando o eliminando registros incorrectos Tanto en el registro de entradas como el de salidas de efectivo, puedes tanto consultar como eliminar los registros incorrectos. Para hacerlo ingresa a la pantalla de Entradas o Salidas según corresponda, posteriormente haz clic en el botón que dice "Registro de Entradas/Salidas" donde aparecerán en la parte inferior los registros hechos previamente. Para borrar alguno, solo seleccionalo y haz clic en Eliminar. NOTA: Los registros que se muestran sólo serán los que hayas efectuado con tu usuario, es decir los registros de otros cajeros NO serán mostrados.
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Ventas y devoluciones del día Al acceder a la pantalla de "Ventas del día" tendrás varias opciones para buscar una venta pasada, podrás buscar por folio (el cual viene impreso en todos los tickets) o bien por nombre de ticket. Además tendrás la opción de buscar las ventas por día y/o por cajero para ver los tickets específicos que hizo tu empleado en la fecha seleccionada. Entre otras opciones podrás: Facturar la venta (sólo disponible si tienes activado el módulo de facturación electrónica) Imprimir una copia del ticket Hacer una devolución total o parcial del ticket Cancelar el ticket
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Devoluciones Para devolver uno o varios artículos de un ticket seleccionado hay que localizar el ticket del cual quieres hacer una devolución buscando por folio o por fecha, cuando lo encuentres da click sobre el ticket y la información del mismo aparecerá del lado derecho, ahí: 1. Selecciona el artículo del cual quieres hacer una devolución. 2. Presiona el botón “Devolver artículo seleccionado”. 3. Ingresa la cantidad del artículo que deseas devolver. El articulo será ingresado de nuevo al inventario automáticamente, en donde podrás ver los movimientos de devolución en el reporte de Inventario > Reporte de Movimientos de inventario ; la salida de dinero será reflejada en el reporte de corte del día de hoy. NOTA: Podrás asignar el acceso a esta función desde el apartado de Configuración de Cajeros.
Sobre las devoluciones de recargas electrónicas Las recargas electrónicas no pueden ser devueltas o canceladas debido a que si fueron registradas en un ticket o venta fue porque fueron enviadas al celular del cliente. Si por algún motivo tu cliente necesita aclarar dicha transacción deberá ponerse en contacto con la compañia celular especificando el folio de la transacción.
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Cancelaciones Si deseas cancelar una venta completa haz clic en el botón de "Cancelar venta" (Paso 1), después confirma que deseas hacerlo (Paso 2). Cuando se cancela un ticket, éste no será eliminado de la base de datos pero aparecerá como cancelado y la cantidad de productos del ticket será devuelta al inventario correspondiente de cada producto. Podrás ver los movimientos de devolución de inventario por cancelación en el apartado de Inventario > Reporte de Movimientos de inventario. El dinero de la devolución será sustraído en el Corte del turno (Apartado de ventas) en que realices la cancelación del ticket independientemente de la fecha en la que se hizo la venta.
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Crédito de clientes 1. ¿Cómo acceder a la pantalla de crédito a clientes? Si tienes activada la opción de ofrecer crédito a los clientes, puedes acceder a esta pantalla de Crédito a Clientes presionando la tecla F2 o usando el botón
F2 - Clientes
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2. Conociendo la pantalla de clientes Desde la barra superior de clientes podemos realizar diferentes funciones, entre ellas: 1. Ver el Estado de Cuenta de un cliente 2. Crear un Nuevo Cliente 3. Modificar un cliente existente 4. Eliminar un cliente 5. Ver el reporte de saldos o cuentas pendientes Para acceder a cualquiera de esas funciones solo hacemos clic en el botón correspondiente.
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Administración de clientes Creando un nuevo cliente Para crear un nuevo cliente a crédito, captura la siguiente información: 1. Nombre completo de tu cliente 2. Dirección de tu cliente 3. Teléfono o teléfonos de tu cliente 4. Limite de crédito, aquí ingresa el máximo monto que tu cliente podrá deber, es muy útil para tener un control de el máximo préstamo que puedes hacer a tus clientes. Si deseas que sea ilimitado déalo en cero. Por ultimo presiona el botón “Guardar cliente” para empezar a otorgarle crédito.
Modificando un cliente Si lo que deseas es modificar un cliente presiona el botón “Modificar Cliente”, selecciona el cliente a modificar y posteriormente cambia los datos que creas necesarios, la pantalla es igual que cuando creas un nuevo cliente pero además puedes cambiar el numero de cliente en caso de que desees llevar un control propio de los números de cliente.
Eliminando un cliente
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Si deseas eliminar o quitar el crédito a un cliente presiona el botón “Eliminar Cliente”, selecciona el cliente que deseas eliminar y aparecerá una ventana con la información del mismo para que corrobres y finalmente, si estás seguro hagas clic en el botón "Eliminar cliente" que está debajo de los datos del mismo.
NOTA: Cabe señalar que no podrás eliminar un cliente que aún tenga adeudo y deberás de liquidar su deuda antes de poder eliminarlo.
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El estado de cuenta 1. Eligiendo el cliente El primer paso para ver el estado de cuenta de un cliente es buscarlo o seleccionarlo de entre la lista de clientes actuales. Puedes buscar manualmente entre la lista o bien teclear parte de su nombre o el número de cliente que le fue asignado cuando creaste la cuenta de crédito del cliente. Una vez que ubiques al cliente en cuestión, presiona la tecla ENTER.
2. Estado de cuenta Una vez seleccionado al cliente, se nos muestra la pantalla de estado de cuenta en donde podemos ver: 1. El adeudo actual del cliente 2. Su límite de crédito 3. El listado de ventas a crédito del cliente ordenadas por mes 4. El contenido del ticket actual seleccionado 5. Opciones para Eliminar o Re-imprimir el ticket a crédito
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NOTA: Si el cliente no tiene adeudo los botones "Abonar" y "Liquidar Adeudo" estarán deshabilitados. Si deseas ver los tickes previamente liquidados debajo del listado de tickets podrás elegir verlos:
3. Imprimiendo el estado de cuenta Por lo general, cuando el cliente va a realizar su pago, o simplemente ver el estado de su adeudo, solicita los movimientos de compra que ha tenido su adeudo, al cual se le conoce por lo general como "Estado de Cuenta" muy similar al que nos mandan los bancos cuando contamos con una tarjeta de crédito con ellos. En eleventa Punto de Venta se maneja de igual manera, para obtener este reporte solo haz clic en el botón de "Imprimir estado de cuenta" el cual, para ahorrar papel solo imprime los últimos 15 movimientos. Si por alguna razón deseas imprimir todo el historial de movimientos desde la última liquidación del adeudo del cliente puedes hacer clic en el botón "Imprimir estado de cuenta completo".
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Abonos y liquidaciones 1. ¿Cómo realizar un abono o un pago parcial? Cuando desees registrar un abono o pago parcial del adeudo de tu cliente y estés ubicado en la pantalla de Estado de Cuenta, solo haz clic en el botón "Abonar", luego el programa te solicitará la cantidad a abonar, una vez ingresada presiona ENTER para registrar el abono. Una vez registrado el abono se imprimirá un comprobante del mismo para que se lo des al cliente.
2. Cancelar un abono En caso de alguna equivocación puedes eliminar un abono de forma sencilla, para hacerlo haz clic en el botón "Detalle de Abonos", posteriormente en la ventana de abonos selecciona el abono a eliminar y haz clic en el botón "Eliminar Abono".
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3. ¿Cómo liquidar un adeudo? Si tu cliente desea terminar de pagar el adeudo que tiene contigo lo puedes hacer con un solo botón, haz clic en el botón “Liquidar Adeudo” para establecer el adeudo como pagado y dejar la cuenta en ceros de nuevo. Antes de hacerlo eleventa Punto de Venta te solicitará que confirmes la liquidación del adeudo.
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Reporte de saldos Al hacer clic en el botón de "Reporte de saldos" podrás obtener un reporte completo de todos tus clientes y el estado de su adeudo de forma general. Al ver este reporte conocerás principalmente: 1. La suma de todos los adeudos de tus clientes 2. El saldo actual del cliente el cual se muestra en color rojo si tiene adeudo pendiente y en color verde obscuro si actualmente está en ceros. 3. La fecha del último pago, abono o liquidación que ha efectuado el cual te es útil para saber si un cliente tiene tiempo sin realizar un pago. De forma opcional podrás imprimir este reporte haciendo clic en el botón correspondiente.
Ordenando el reporte de saldos Uno de los aspectos más utiles de este reporte es que pudes ordenarlo por cualquier columna, para hacerlo solo haz clic en el título de la columna. Por ejemplo si deseas ordenar por la fecha de Ultimo Pago haz clic en el nombre de la columna, acto seguido este reporte será ordenado de mayor a menor mostrandose el triangulo de color gris indicando el sentido del ordenamiento. Puedes hacer esto para cualquier columna del reporte y si deseas cambiar el orden solo vuelve a hacer clic en el nombre de la columna.
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Manejo de inventario Una parte escencial de tu negocio es el controlar tus existencias o comunmente conocido como Inventario. De esta manera sabrás cuánto vendes, cuando re-ordenar, detectar robos, merma, etc.
1. ¿Cómo acceder a la pantalla de Inventarios? Para acceder a la pantalla de inventarios, la forma más rápida es presionando la tecla F4, de igual manera puedes hacer clic en el botón "F4 - Inventario" de la barra principal de navegación.
2. Conociendo la pantalla de inventarios Las funciones principales que puedes realizar desde la pantalla de inventarios son: Agregar a Inventario, en donde podrás agregar la mercancía que recibas Ajustar inventario, en donde podrás corregir cantidades incorrectas o descontar por merma, robo, etc. Obtener el Reporte de Productos bajos en inventario para ver que productos debes re-surtir Obtener el Reporte de inventario completo para que conozcas cuanta mercancia y dinero tienes invertido en tu negocio Obtener el Reporte de Movimientos para conocer las entradas, salidas, devoluciones, etc que ha tenido cualquier producto.
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Entrada de mercancía 1. Ubicar el producto que estás recibiendo El primer paso es que ingreses el Código de Barras del producto o bien lo busques usando la tecla F10. Una vez que leas el producto el programa te mostrará la descripción actual del producto así como la Cantidad Actual que tienes en existencia en tu inventario.
2. Registrar la entrada de inventario El segundo y último paso es que teclees la cantidad que estás recibiendo de mercancía, si deseas hacer sumas u otras operaciones puedes hacer clic en el botón de la calculadora para hacerlo. Una vez que hayas ingresado la cantidad presiona ENTER o haz clic en el botón "Agregar cantidad a Inventario". Concluido este proceso la cantidad que ingresaste será sumada a la que había en "Cantidad Actual", este proceso quedará registrado en el apartado de "Movimientos de inventario".
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Ajustes 1. Ubicar el producto Al igual que al agregar inventario, el primer paso consiste en que localices el producto para el que realizarás el movimiento de Ajuste de Inventario. Lee el código del producto con tu lector de códigos o bien presiona F10 para buscarlo. Posteriormente el punto de venta te mostrará la descripción del producto y existencia actual en inventario.
2. Registrar el Ajuste de Inventario El paso final consiste en ingresar la nueva cantidad de inventario con la que contará el producto, una vez ingresada haz clic en el botón
Reemplazar cantidad de inventario del producto
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Reporte de bajo en inventario El reporte de productos bajos en inventario te servirá para conocer que productos debes de re ordenar o re surtir en tu negocio, lo cual te sirve para controlar el inventario y que nunca dejes de vender al tener la mercancía que elijas.
Accediendo al reporte de "Productos bajos en inventario" Para acceder al reporte solo debes irte al apartado de Inventarios y hacer clic en el botón "Productos bajos en inventario".
Obteniendo el listado de Productos bajos en inventario Al acceder a la pantalla se muestra de forma automática todos aquellos productos que están por debajo del "Mínimo" de inventario que especificaste al momento de crear el producto en el punto de venta. En el reporte se muestran los productos junto con la existencia actual y el mínimo de inventario que maneja el producto actualmente. Este reporte te es útil como punto de re-orden para tu negocio. En caso de que desees hacer cálculos especiales o bien enviar este listado a tu proveedor puedes elegir exportar el listado a Excel haciendo clic en el botón del mismo nombre.
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Reporte de inventario completo Acceder al reporte de inventario Al igual que el resto de las funciones de inventario, para acceder al Reporte de Inventario solo debes de irte al apartado de Inventario y posteriormente hacer clic en el botón Reporte de Inventario.
Obteniendo el reporte de inventario Al acceder al reporte de inventario, lo primero que observarás, será: 1. El costo total de tu inventario 2. La cantidad de productos de tu inventario. Ambos datos te permitirán saber, en cualquier momento, el monto de la inversión que tienes en tu negocio. Este listado te muestra todos los productos que manejan inventario así como su existencia la cual se marcará en rojo cuando se encuentre agotado. Algunas de las acciones que puedes realizar desde este reporte son: Agregar inventario, Modificar Producto, Exportar el reporte a Excel o bein Imprimir todo el reporte de inventario, toma en cuenta que en caso de que elijas imprimir el reporte, este puede ocupar mucho papel.
Filtrando las existencias por departamento Una de las opciones dentro de este reporte es la de sólo verlo o filtrarlo por departamento, para hacerlo haz clic en el campo de "Departamento" para que piuedas elegir uno y ver el reporte de existencias de ese departamento solamente.
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Reporte de movimientos de inventario 1. Accediendo al Historial de Movimientos de Inventario Para acceder a este reporte, haz clic en el botón de "Reporte de Movimientos".
2. Obteniendo el Historial de Movimientos de Inventario En esta pantalla puedes obtener un reporte de todos los movimientos que se tuvieron de inventario para cada producto durante el día. Estos movimientos pueden ser: salidas (ventas), ajustes, devoluciones o entradas (por compra).
3. Filtrando los movimientos Podrás filtrar los movimientos de inventario de un producto eligiendo 1) un día en particular o bien por 2) el nombre del producto, su departamento o cajero así como 3) el tipo de movimiento de inventario.
4. Imprimiendo o exportando los movimientos de inventario En caso de que desees ver detalladamente el reporte de movimientos, desees que tus cajeros impriman un comprobante de recepción de mercancía, etc. podrás hacerlo con los botones ubicados en la parte inferior del reporte.
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Corte Uno de los aspectos más importantes de eleventa es la función de Corte o como se le suele conocer también: Arqueo de Caja. Este reporte te mostrará el efectivo que debe haber en caja, las ventas, ganancias, etc. para el turno actual.
¿Cómo acceder? El primer paso consiste en ingresar al apartado de "Corte" haciendo clic en el botón del mismo nombre.
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Efectuando el corte del turno actual Dentro de la pantalla de corte, la tarea más común será efectuar el "Corte de cajero" del turno actual. Por seguridad el programa no muestra ninguna información al acceder a esta pantalla hasta que se haga clic en el botón "Hacer corte de cajero". NOTA: En las antigüas cajas registradoras podías efectuar los "Cortes X" (cortes parciales por turno) así como los "Cortes Z" (cortes al final del día). Cuando realizas el corte en eleventa punto de venta, estarás consultando la información actualizada hasta ese momento, un semi equivalente a un "Corte X" mencionado anteriormente, siempre y cuando el turno siga abierto.
Analizando el corte del turno Después de haber hecho el corte del turno actual, el cual se hace de forma instantánea, se mostrarán los detalles de las operaciones realizadas durante la duración del turno. Entre estos detalles se encuentran: 1. Las ventas totales que se hicieron en el día, así como la ganancia equivalente de dichas ventas la cual se calcula restando el precio de costo al precio de venta de tus productos (si no deseas que tu cajero vea esta información puedes remover este permiso desde el apartado de Administración de cajeros) 2. El dinero en caja que incluye todos los movimientos que se efectuaron con el efectivo durante el turno, desde el monto con que se inició, las ventas en efectivo, abonos, entradas, salidas así como las devoluciones que se hicieron. Al final se te reporta el total de efectivo que debe de haber en la caja. 3. Las Ventas hechas durante el turno independientemente de cómo fueron pagadas, a las cuales se les descuentan las devoluciones de ventas. 4. Las entradas y salidas de efectivo que se hicieron, así como la descripción o motivo al momento en que fueron realizadas, como pago a proveedores, etc. 5. Las ventas desglosadas por departamento.
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Adicional a estos apartados, también puede aparecer el desglose de los impuestos cobrados si es que configuraste tus productos con esta opción, así como los pagos de los adeudos de tus clientes que cuentan con crédito.
¿Cómo se contabiliza la ganancia? La ganancia de las ventas se contabiliza cuando la venta fue pagada con efectivo, vales o tarjeta de crédito, en el caso de las ventas hechas a crédito, su ganancia sólo se contabiliza al momento en que el cliente realiza un abono o liquidación.
Imprimiendo el corte del turno Finalmente en caso de que lo desees podrás imprimir el corte del turno para guardarlo en tus registros. Para hacerlo solo haz clic en el botón "Imprimir", una vez hecho esto el corte del turno se imprimirá de la siguiente manera:
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Recibiendo el corte por correo electrónico Si lo deseas, puedes configurar eleventa para que, cada vez que algun cajero realice el cierre de su turno, eleventa te envíe automáticamente la información del cierre de turno directo a tu correo electrónico. De esta manera, podrás estar al pendiente de tu negocio donde quiera que estés recibiendo el informe de cada cierre de turno de la siguiente manera:
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Para configurar esta función, habiltia el envío de cierres de corte desde el apartado de por correo
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Configuración > Notificaciones
Corte del día Al igual que el corte por turno, podrás hacer hacer el corte del día, el cual es la suma de todas las ventas, entradas, salidas, etc. de todos los turnos que se hicieron en ese día, es decir desde las 0:00 horas hasta las 23:59:59.
1. Efectuando el corte del día Para acceder a realizar el corte del día, haz clic en "Hacer corte del día". Al hacer esto eleventa te mostrará la información de corte del día actual, sin embargo podrás cambiarla si deseas consultar el corte de otros días.
2. Analizando el corte del día Después de haber hecho el corte del día, el cual se despliega de forma instantánea, se mostrarán los detalles de las transacciones realizadas en el día . Entre estos detalles se encuentran: 1. Las ventas totales que se hicieron en el día, así como la ganancia equivalente de dichas ventas la cual se calcula restando el precio de costo al precio de venta de tus productos (si no deseas que tu cajero vea esta información puedes remover este permiso desde el apartado de Administración de cajeros) 2. Todas las Ventas ventas hechas durante ese día independientemente de cómo fueron pagadas o el turno en que se hicieron, a las cuales se les descuentan las devoluciones de ventas. 3. Las ventas desglosadas por departamento. 4. La ganancia desglosada por departmento. 5. Las entradas y salidas de efectivo que se hicieron, así como la descripción o motivo al momento en que fueron realizadas.
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Adicional a estos apartados, también puede aparecer el desglose de los impuestos cobrados si es que configuraste tus productos con esta opción, así como los pagos de los adeudos de tus clientes que cuentan con crédito. NOTA: La ganancia de las ventas se contabiliza cuando fue una venta pagada con efectivo, vales o tarjeta de crédito, en el caso de las ventas hechas a crédito, su ganancia sólo se contabiliza al momento en que el cliente realiza un abono o liquidación.
Imprimiendo el corte del día Finalmente en caso de que lo desees podrás imprimir el corte del día para guardarlo en tus registros. Para hacerlo solo haz clic en el botón "Imprimir".
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Impuestos en el Corte Una parte de importante de la administración de tu negocio es el correcto cálculo de impuestos, por ello cuando hagas el corte del turno o del día, aparecerán los montos de los impuestos cobrados como se muestra:
Para cada impuesto que hayas cobrado en algún producto durante el periodo, aparecerán 2 renglones: Impuesto cobrado - Es el monto total del impuesto que cobraste a tu cliente según el porcentaje del impuesto. Ventas gravadas - El total de las ventas que generaron dicho impuesto.
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Manejo de turnos Una vez que concluya el turno el cajero actual, puedes realizar el Cierre de turno, para que se guarde el turno actual y sus totales tal y como están. Para hacerlo debes primero realizar el corte del turno actual y posteriormente hacer clic en el botón de "Cerrar turno" en la pantalla de corte. O bien, si tu cajero no tiene permisos para ingresar al módulo de corte puede presionar el botón "Salir" en cualquier pantalla de eleventa y aparecera una ventana en donde puede elegir cerrar el turno o solo cerrar el programa en caso de que se necesite salir un momento del programa o reiniciar la computadora.
1. Realizando el cierre del turno actual Al hacer clic en el botón, te aparecerá una ventana de "Cierre de turno", aquí eleventa te mostrará la cantidad de "Efectivo esperado en Caja", la cual es la suma del fondo de caja con que se inició el turno, las ventas, abonos de créditos y las entradas de efectivo a la cual se le restan las devoluciones y salidas en efectivo. Este monto es lo que, si se llevo una operación sin ningún error, deberá de existir físicamente en el cajón de dinero. El siguiente paso es contar el dinero en caja e ingresar la cantidad que existió en el campo "¿Cuánto efectivo hay en Caja?". Si la cantidad es igual eleventa mostrará un mensaje de que todo está en orden, sin embargo si existió una diferencia, ya sea un faltante o sobrante en caja, se mostrará una advertencia. Para proceder con el cierre solo es necesario hacer clic en el botón "Cerrar Turno". NOTA: Si existió una diferencia del efectivo reportado y el efectivo esperado, se creará un movimiento correspondiente para dicho turno, por ejemplo si existió un sobrante de dinero, se creará una entrada con el concepto de "Efectivo sobrante al cierre de turno de Cajero" o bien, si existió un faltante, se creará un movimiento de salida de efectivo con el concepto de "Efectivo faltante al cierre de turno de Cajero". Estos movimientos aparecerán al consultar el corte del turno, la impresión del mismo o bien en el corte del día.
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2. Iniciando un nuevo turno Una vez que se cierre un turno, la ventana principal del programa se ocultará y se mostrará la pantalla de acceso solicitando las credenciales de acceso del cajero que comenzará el nuevo turno.
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Cortes históricos Corte de turnos anteriores Al ver el corte de cualquier turno, se muestra el título del mismo, en donde menciona el nombre del cajero y la fecha actual (en la edición MultiCaja también aparece la Caja de la que se está consultando el turno). Si deseas consultar el corte de un turno anterior, puedes hacerlo de la siguiente manera: 1. Lo primero que deberás hacer es elegir el día del que deseas consultar un turno anterior, para hacerlo haz clic en la fecha actual subrayada, al hacerlo aparecerá un calendario en donde podrás elegir la fecha que desees. 2. Una vez cambiada la fecha se mostrará el turno para el cajero mostrado anteriormente y la nueva fecha seleccionada. Si dicho cajero no operó ese día aparecerá una advertencia. 3. Si deseas cambiar de cajero solo haz clic en el nombre subrayado del mismo para que se desplieguen los turnos que operaron el dia seleccionado. Una vez seleccionado el turno que deseas consultar, se desplegará la información en la misma pantalla de corte la cual podrás imprimir si así lo deseas.
Corte de días anteriores Al ver el corte de cualquier día, se muestra el título del mismo el cual incluye la fecha del corte actual (en la edición MultiCaja también aparece la Caja de la que se está consultando el corte). Si deseas consultar el corte de un día anterior, puedes hacerlo de la siguiente manera: 1. Lo primero que deberás hacer es elegir el día del que deseas consultar un corte anterior, para hacerlo haz clic en la fecha actual subrayada, al hacerlo aparecerá un calendario en donde podrás elegir la fecha que desees. 2. Una vez cambiada la fecha se mostrará el corte del día seleccionado, la cual muestra la suma de las operaciones de todos los turnos que operaron ese día. Una vez seleccionado el día que deseas consultar, se desplegará la información en la misma pantalla de corte la cual podrás imprimir si así lo deseas.
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Facturación Electrónica Un aspecto importante de cualquier comercio es el aspecto fiscal, es decir que se integre tu punto de venta con la facturación que requieren tus clientes cumpliendo con la normatividad vigente, por ello eleventa maneja de forma directa las facturas de tus ventas y la generación de tus facturas globales. De momento, esta funcionalidad sólo se encuentra disponible para México. Para verificar si ya es posible facturar en otros países favor de consultar en nuestro sitio web http://www.eleventa.com
Recuerda que antes de poder usar esta función deberás de realizar el proceso de Configuración y haber adquirido un paquete de timbres para que puedas realizar tu primer factura.
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Facturando tus ventas En eleventa podrás facturar las ventas de tus clientes desde dos apartados:
Facturando después de cobrar Una vez que ya estás en la pantalla de cobro encontrarás una casilla debajo de los botones de cobro que habilita la generación de la factura para dicha venta, activa la casilla con el mouse o bien solo presiona la letra F en tu teclado para que se habilite la casilla, finalmente cobra la venta para que posteriormente se inicie el proceso de generación de la factura.
Desde el historial de ventas Otra forma alternativa en la que puedes facturar, que te puede ser útil cuando el cliente vuelve por su factura después de haberle cobrado, es seleccionar por medio de la pantalla de historial de ventas, la venta realizada con anterioridad incluso de otro día. Una vez ubicada la venta solo presiona el botón Facturar.**
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Realizando la factura Una vez que hayas seleccionado la venta a facturar se abrirá el asistente de generación de factura.
1. Ingresando los datos del cliente Independientemente de la manera en que se factura una venta, aparecerá una pantalla donde deberás de buscar el cliente al que deseas realizar la factura, si ya habias facturado anteriormente a ese cliente aparecerá en el listado de esta pantalla, si no es así entonces captura los datos del cliente para emitir la factura presionando el botón F1 - Crear Cliente y empieza a ingresar los datos fiscales para generar la factura.
2. Especifica el método de pago de tu cliente
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En esta pantalla puedes especificar el método de pago con el que tu cliente esta realizando la compra, si usas las opciones: Transferencia Electrónica, Cheque o Tarjeta de Crédito o Débito entonces deberás de capturar también los útimos 4 dígitos de la cuenta bancaria o tarjeta con la que el cliente te esta pagadno. Si el cliente o tu no tienes la información de los 4 últimos dígitos entonces deberas de seleccionar la opción: No Identificado.
3. Verifica y timbra tu factura Por último verifique que la factura tenga los datos correctos en la vista previa, una vez que estés seguro de realizar la factura cierra la vista previa y presiona el botón Generar Factura, aparecerá una pantalla donde eleventa hará una conexión por medio de Internet con el PAC para timbrar tu factura y generar el archivo XML que es en sí el archivo de factura electrónica.
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4. Entregar la factura Una vez que la factura es generada tienes varias opciones para hacer la entrega a tu cliente: Imprimir: si configuraste una impresora para enviar las facturas presiona este botón para entregarle la factura a tu cliente, este método genera una representación gráfica de la factura y toda impresión es valida para tu cliente, aunque el archivo que recibe el SAT es el archivo XML y es el que tu cliente usara para sus declaraciones provicionales, de manera que te rcomendamos también uses alguna de otras opciones para que tu cliente cuente tambien con el archivo XML. Como recomendación puedes no imprimir las facturas a tus clientes y estarás colaborando a la conservación del medio ambiente y ahorrando en gastos de operación en tu negocio, dar la representación impresa a tus clientes no es obligatorio. Enviar por correo electrónico: al presionar este botón se enviará un correo electrónico a tu cliente con los archivos XML y PDF de la factura y estarás cumpliendo con tu responsabilidad como emisor de la factura electróncia, este correo se enviará a la dirección de correo electronico que hayas capturado al ingresar los datos de tu cliente para facturar y solo aparecerá este botón si ingresaste una dirección de correo electrónico. Después puedes enviarla también desde el listado de facturas generadas. Guardar en un directorio: con esta opción podras guardar todas tus facturas para tenerlas respaldadas en tu computadora o algún servicio de sincronización de datos como Dropbox en Internet, y también podrás entregarla de esta manera a tu cliente en caso de que te la pida guardar en una memoria portátil. Por últmo da clic en Cerrar Ventana para volver a la pantalla de ventas.
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Facturando varios tickets En ocasiones hay clientes que desean una sola factura para todas las compras hechas en tu negocio durante un periodo determinado. Cuando sucedan este tipo de casos puedes realizar una sola factura (y gastar un solo timbre) para todas las ventas que desees. El primer paso consiste en acceder al apartado de clientes de facturación desde facturación
Facturación > Clientes de
, una vez que estés en dicha pantalla, puedes buscar el cliente al que deseas facturarle, ya sea
buscándolo en el listado o bien buscando por nombre o RFC desde el campo de búsqueda:
Una vez que ubiques al cliente, el siguiente paso consiste en hacer su factura, para hacerlo haz clic en el botón ubicado en la parte inferior derecha:
Facturar varios tickets...
una vez que tengas seleccionado al cliente.
Posteriormente aparecerá la ventana de Facturar varios tickets la cual, de manera inicial estará vacía y será necesario agregues los tickets que deseas incluir en la factura. Para buscar las ventas haz clic en el botón
Agregar
para que aparezca el buscador de ventas (muy parecido al
Historial de ventas):
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Una vez que encuentres la venta que deseas agregar a la factura haz clic en el botón
Agregar ticket a factura
.
Ya que hayas agregado todos los tickets para la factura del cliente y desees proceder a terminar la factura, puedes, opcionalmente hacer clic en el botón de
Vista preliminar
estén correctos en el documento.
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por si deseas corroborar que todos los datos
Para concluir solo haz clic en el botón
Siguiente
para que se mande timbrar la factura como cualquier otra factura
de venta común. En este video te mostramos como hacerlo:
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Facturar ventas a crédito En ocasiones tus clientes que manejan un crédito en tu negocio requerirán factura de sus ventas, para poder realizar una factura de una venta a crédito, es importante señalar que dicha venta deberá estar pagada en su totalidad. Ahora al realizar un abono podrás elegir entre repartir ese abono al total de la cuenta del cliente o bien a algún ticket en particular (por lo general al ticket que el cliente desea su factura). Para abonar a un ticket en particular, elige desde la pantalla del estado de cuenta el ticket al que deseas abonarle, luego haz clic en ticket seleccionado
Abonar
, posteriormente, al ingresar el monto abonado, elige la opción de abonar
solamente al
como se muestra en la imagen.
Cuando un ticket esté completamente pagado (liquidado) podrás facturarlo haciendo clic en el botón de
Facturar
ubicado en la barra de acciones de ticket:
Si el ticket aún cuenta con adeudo no será posible facturarlo hasta que sea pagado en su totalidad, si se presenta este caso eleventa te indicará el monto faltante por liquidar el ticket.
Una vez iniciado este proceso podrás realizar la factura como si se tratara de una venta pagada en efectivo.
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Facturas globales Uno de los requerimientos del SAT para facturar es que generes una factura global diaria, semanal o mensual (Regla Miscelánea Fiscal 2014 I.2.7.1.22) por todas aquellas ventas al público en general que tuviste durante el periodo correspondiente, es decir que factures todas las ventas por las que ningún cliente te solicitó factura. Para cumplir con esta obligación, eleventa te facilita este proceso, para comenzar a elaborar tu factura global el primer paso es acceder al módulo de
Facturación > Facturas globales
.
Generando tu factura global Para comenzar a generar tu factura global mensual, el primer paso consiste seleccionar el mes del cual deseas realizar la factura global:
Una vez seleccionado el mes, hacemos clic en el botón de
Generar factura global para el ...
para proceder a que
se abra el asistente de generación de factura global.
Elegir los tickets a incluir en la factura global Por defecto eleventa incluirá en la factura global todos aquellos tickets que no hayan sido facturados durante el mes, en esta pantalla tendrás la oportunidad de marcar / desmarcar aquellos tickets que desees omitir de la factura global, esto ya que en ocasiones son tickets que deseas dejar pendientes por facturar posteriormente a algun cliente que sabes que vendrá por su factura después, por ejemplo.
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Adicionalmente podrás ajustar el monto de la factura global para que el sistema seleccione automáticamente los tickets para coincidir con el monto deseado, esto para facilitar las tareas administrativas en caso de que el resto de los tickets los factures usando el portal del SAT o bien desees dejarlos pendientes por facturar.
Como paso final podrás ver la vista previa de la factura global antes de mandarla timbrar para estar seguro de que la información es correcta haciendo clic en el botón Una vez que hayas terminado haz clic en
Siguiente
Vista preliminar...
.
para mandar timbrar la factura global.
Finalmente una vez timbrada tu factura podrás realizar las mismas acciones que una factura normal: Imprimirla Guardarla Mandarla por correo electrónico
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Cancelar una factura Desde el listado de facturas podrás seleccionar cualquier factura, una vez seleccionada la factura que desees cancelar, podrás observar en la parte inferior derecha de la pantalla el botón de
Cancelar Factura
, con esta función
cancelarás la validez de cualquier factura que hayas emitido y será reportado directamente al SAT de manera que tu cliente ya no podrá usar dicha factura para su declaración mensual. Regularmente el estatus de factura cancelada tarda en reflejarse en el SAT entre 24 y 72 horas después de que haces la cancelación, pero una vez que presiones el botón de cancelar la factura no habrá manera de volver a habilitar dicha factura. Esta función es muy util cuando necesitas corregir una factura o cancelar una factura que no te haya pagado algun cliente, pero tienes que tener en cuenta que cuando haces una cancelación por corrección, al realizar la nueva factura te generará el costo de un timbre más. La cancelación no requiere gastar uno de tus timbres disponibles.
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Administrando tus facturas Historial de tus facturas emitidas Puedes ver el historial de las facturas emitidas con eleventa desde el botón Facturas en la pantalla principal, en esta función de eleventa podras ver un historial de todas las facturas que hayas emitido con eleventa filtrado por mes. Las facturas que que hayan sido generadas y timbradas con éxito previamente estarán con un punto verde a la izquierda del folio y en renglón en color gris cuando la factura fue cancelada.
Puede ver facturas de anteriores al mes actual seleccionando el mes y año en el que emitió dicha factura.
Ver e imprimir una factura Puede ver los datos con los que fue generada una factura con el botón Ver en Pantalla e imprimirla con el botón Imprimir en caso de que tu o tu cliente necesiten una copia de la misma, solamente tienes que seleccionar la factura que deseas y presionar el botón correspondiente.
Reenvíar una factura por correo electrónico Si necesitas reenviar una factura a alguno de tus clientes presiona el botón Enviar por Correo e ingresa la dirección de correo electrónico a la que deseas enviar la copia de la factura. Con esta función se enviara al correo especificado el archivo XML y PDF de la factura seleccionada.
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Guarda una copia Si tu o tu cliente necesitan un copia del archivo XML y PDF de la factura puedes obtener dicha copia presionando el botón Guardar Copia con el cual aparecerá una ventana donde deberás seleccionar la carpeta o la memoria portátil en donde deseas que se guarde la copia de la factura, es recomendable que siempre tengas una carpeta donde guardes tus facturas emitidas del mes para que sea mas fácil juntarlas a final de cada mes y enviarlas a tu contador para hacer tu declaración mensual ante el SAT.
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Administrar clientes de facturación Si deseas crear, modificar o eliminar los clientes a los cuales puedes facturarle, puedes hacerlo desde el apartado de Facturación > Clientes de facturación.
Creando un nuevo cliente de facturación Si deseas agregar un nuevo cliente, solo haz clic en el botón de
Nuevo cliente
para que comenzar el proceso de
agregar un nuevo cliente de facturación.
El siguiente paso consiste en ingresar todos los campos necesarios para crear al nuevo cliente, entre ellos están: RFC Nombre o razón social Correo electrónico (opcional, pero necesario si deseas mandarle su factura por este medio). Calle (opcional) Número exteriorl (opcional) Número interior (opcional) Código Postal (opcional) Colonia (opcional) Municipio (opcional) Estado al) País (sólo si el RFC es el de Venta al extranjero) NOTA: Los campos opcionales solo lo serán si no se especifica la calle. En ocasiones es encesario dar de alta un cliente extranerjo o de Público en General, para estos propósitos el SAT ha definido dos claves de RFC para estos clientes especiales, para evitar que tengas que recordarlos cuando estés ubicado en el campo de "RFC" pues hacer clic derecho para que aparezca un menú y se te facilite la alta de este tipo de clientes:
Modificando un cliente de facturación Si deseas modificar un cliente, lo primero que debes hacer es buscarlo, lo cual puedes hacer desde el campo de búsqueda, ingresando parte del nombre/razón social o parte del RFC:
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Una vez que hayas ubicado al cliente solo debes hacer doble clic en él o bien hacer clic en el botón adecuado en la barra inferior:
Eliminando un cliente de facturación Al igual que cuando deseas modifica un cliente de facturación, el primer paso consiste en que ubiques al cliente que deseas eliminar, una vez que lo hayas ubicado, haz clic en el botón de
Eliminar cliente
:
Posteriormente eleventa te solicitará que confirmes dicha acción. Cabe señalar que aunque el cliente desaparecerá del listado, las facturas que hayas generado para el cliente seguirán en el sistema. Los clientes de "Público en General" y "Venta ale Extranjero" son clientes especiales del sistema necesarios para diversas operaciones por lo que no será posible los elimines o modifiques.
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Reporte de ventas por periodo Podrás acceder a este reporte desde el apartado de
Reportes > Ventas por periodo
, al consultar este reporte, podrás
obtener un reporte muy similar al de corte, sin embargo en este reporte además de mostrar la información de ventas, ganancia, etc. se muestran gráficas de la misma información la cual te ayudará a visualizar y entender más facilmente la información mostrada.
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Este reporte te ayudará a conocer, en un par de segundos, como va tu negocio, ver las tendencias de ventas y ganancias de la semana o mes en curso, el mes anterior, el año o incluso de un periodo personalizado que tu elijas (múltiples años por ejemplo), ayudándote a tomar mejores decisiones. Algunas de las gráficas incluidas son: ventas/ganancias, ventas por departamento, ganancia por departamento y ventas por forma de pago. Cabe señalar que los apartados de ventas y ganancias por departamento se limitan a los 7 departamentos con mayores ventas o ganancias, y el resto de los departamentos se agrupa bajo el concepto de
Otros...
que la gráfica tenga sentido y te enfoques en los departamentos que más contribuyen en tu negocio.
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esto para
