Servicios Corporativos JR, S.A. Manual de Peachtree __________________________________________________________________________ ___________________________________ __________________________________________________ ___________
MANUAL
DE
PEACHTREE
Ing. Luis Alberto Armuelles Cel.: 6697-2665
[email protected]
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INDICE GENERAL CAPITULO 1 CONCEPTOS GENERALES 1.1 Crea ció n d e u n a Co mp añ ía
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1.2 Crea ció n d e lo s n iv eles d e acce s o
7
1.3 Ba Backu p o co p ia d e s eg u rid ad d e la Bas e d e Dat o s
9
CAPITULO 2 MAYOR MAYOR GENERAL, GENERAL, CAMBIOS CAMB IOS DE PERIODOS PERIODOS , CIERRE CIERRE DE AÑOS FIS FIS CALES Y REPORTES DEL MAYOR GENERAL 2.1 M an te n imien to d el catálo g o d e cu en ta s
10
2.2 Reg is tro d e Co mp ro b an te s d e Dia rio
11
2.3 Co n t ab ilizació n (Po s teo )
12
2.4 Camb io s d e Perío d o s Co n ta b les
13
2.5 Cierre d e añ o Fis cal
14
2.6 Rep o rtes Op e rativ o s d el M ay o r Gen era l
15
2.7 Es tad o s Fin a n ciero s
16
CAPITULO 3 CUENTAS POR PAGAR Y REPORTES OPERATIVOS 3.1 Ma M an te n imien to d el co d ific ad o r d e p ro v e ed o res
16
3.2 Reg is tro d e factu ras d e c o mp ra
17
3.3 Reg is tro d e p ag o s y /o emis ió n d e ch eq u es a lo s p ro v eed o re s
18
3.4 Rep o rtes o p e rativ o s d el au xiliar d e Cu en tas p o r Pag ar
19
CAPITULO 4 FACTURACION, CUENTAS POR COBRAR Y REPORTES OPERATIVOS 4.1 Ma Man te n imien to d el co d ific ad o r d e clie n t es .
21
4.2 Reg is tro y e mis ió n d e fac tu ra d e v en ta .
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INDICE GENERAL CAPITULO 1 CONCEPTOS GENERALES 1.1 Crea ció n d e u n a Co mp añ ía
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1.2 Crea ció n d e lo s n iv eles d e acce s o
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1.3 Ba Backu p o co p ia d e s eg u rid ad d e la Bas e d e Dat o s
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CAPITULO 2 MAYOR MAYOR GENERAL, GENERAL, CAMBIOS CAMB IOS DE PERIODOS PERIODOS , CIERRE CIERRE DE AÑOS FIS FIS CALES Y REPORTES DEL MAYOR GENERAL 2.1 M an te n imien to d el catálo g o d e cu en ta s
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2.2 Reg is tro d e Co mp ro b an te s d e Dia rio
11
2.3 Co n t ab ilizació n (Po s teo )
12
2.4 Camb io s d e Perío d o s Co n ta b les
13
2.5 Cierre d e añ o Fis cal
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2.6 Rep o rtes Op e rativ o s d el M ay o r Gen era l
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2.7 Es tad o s Fin a n ciero s
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CAPITULO 3 CUENTAS POR PAGAR Y REPORTES OPERATIVOS 3.1 Ma M an te n imien to d el co d ific ad o r d e p ro v e ed o res
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3.2 Reg is tro d e factu ras d e c o mp ra
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3.3 Reg is tro d e p ag o s y /o emis ió n d e ch eq u es a lo s p ro v eed o re s
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3.4 Rep o rtes o p e rativ o s d el au xiliar d e Cu en tas p o r Pag ar
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CAPITULO 4 FACTURACION, CUENTAS POR COBRAR Y REPORTES OPERATIVOS 4.1 Ma Man te n imien to d el co d ific ad o r d e clie n t es .
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4.2 Reg is tro y e mis ió n d e fac tu ra d e v en ta .
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4.3 Registro de cobros y depósitos de cuenta.
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4.4 Reportes operativos del auxiliar de cuentas por cobrar
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CAPITULO 5 CONTROL DEINVENTARIO, AJUSTES AL INVENTARIO Y REPORTES OPERATIVOS 5.1 Ma Mantenimiento del codificador de productos
25
5.2 Ajuste al inventario
26
5.3 Re Reportes operativos del auxiliar de inventario
27
CAPITULO 6 CONCILIACION BANCARIA Y REPORTES OPERATIVOS 6.1 Re Registro de transacciones y balance de cuentas
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6.2 Reportes operativos del auxiliar de conciliación bancaria.
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Conceptos Generales 1.1 Creación de una Compañía y los datos generales del mismo Una vez dentro del programa Peachtree, dentro del menú File (Archivo), se selecciona la opción New Company (nueva compañía). Si ya se tenía una compañía abierta en el momento de iniciar el Peachtree, este le dará un mensaje indicándole que esta operación cerrará la compañía actual (This will close
the current company), Hacer click en OK. Una vez que entre en la opción New Company Setup , si no vamos a utilizar el asistente que viene en el CD de Peachtree, entonces le damos click al botón que dice
Text Setup. Aparecerán dos páginas ofreciendo información general del Peachtree, además de agradecernos por el uso del mismo, luego de esto aparecerá una pantalla solicitando la información general de la compañía. El único campo requerido en esta primera pantalla es el nombre de la compañía, los demás son opcionales. Una vez que termine de introducir la información, en el extremo superior derecho encontrará un opción NEXT, haga click en ella para continuar. Aparecerá un mensaje indicándole que el número del estado es incorrecto, puede obviar esta parte ya que es propio de los Estados Unidos. Hacer click en YES. Luego aparecerá la pantalla BUSINESS TYPE, el cual definimos cual es el tipo de negocio de la compañía que estamos creando. Esto va afectar los nombres de las cuentas de patrimonio. La cuenta de patrimonio representa el valor neto del negocio. La fórmula contable es: PATRIMONIO = ACTIVO - PASIVO En esta parte aparecen las siguientes opciones: 1) Corporation 2) S. Corporation 3) Partnership 4) Sole Partnership
Corporation y S.Corporation Es cuando la propiedad está representada en acciones. 4
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Se necesita saber exactamente el status del negocio para seleccionar el tipo de negocio que corresponde.
Sole Partnership. Es cuando el propietario del negocio es una sola persona. Partnership. Es cuando la propiedad del negocio es de dos o más personas. Dependiendo del tipo de negocio que se seleccione, estas son las cuentas del patrimonio que aparecerán:
Tipo de Negocio
Cuenta Creada
Corporation ó S. Corporation
Common Stock Paid-in Capital Retained Earnings Dividends Paid
Partnership
Beginning Equity Partner’s Contribution Partner’s Draw
Sole Propietorship
Beginning Equity Owner’s Contribution Owner’s Draw
Catálogo de Cuentas (Chart of Account) En esta parte aparece cinco opciones para crear el catálogo de cuentas de la compañía que se está creando. Se puede utilizar el catálogo de compañías antes creadas, utilizar las cuentas que trae el Peachtree, o bien crear su propio catálogo de cuentas.
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Figura 1.1 Catálogo de Cuentas
Si es la primera compañía que va crear, la opción recomendada es la de construir su propio catálogo de cuentas (Build your own chart of account). Luego de seleccionar la opción requerida, se pasa a la siguiente pantalla, haciendo click sobre el botón NEXT. Luego va aparecer la ventana CASH OR ACCRUAL En esta parte usted debe seleccionar una de las dos opciones:
CASH: Si la compañía trabajo bajo el método de efectivo.
ACCRUAL: Si su compañía trabaja bajo el método devengado o acumulado.
NOTA: Una vez seleccionada una de las dos opciones, no va a poder ser cambiado el método que se seleccionó. Luego de seleccionar la opción requerida, se pasa a la siguiente pantalla, haciendo click sobre el botón NEXT. Luego va aparecer la ventana REAL TIME OR BATCH En esta parte se le pregunta cuál va a ser el método de posteo o mayorización a utilizar. En esta parte usted debe seleccionar una de las dos opciones:
REAL TIME: Si se desea trabajar en línea. Es decir, postear cada transacción que realiza. Este método es recomendable para personas que no trabajan en red, es decir, monousuario.
BATCH: Si se desea trabajar en lote, es decir, realiza una serie de transacciones que luego de ser revisadas son posteadas. Es el método que se recomienda para 6
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empresas que trabajan en red. NOTA: Esta opción puede ser cambiada en el momento que se desee. Luego de seleccionar la opción requerida, se pasa a la siguiente pantalla, haciendo click sobre el botón NEXT.
Luego va aparecer la ventana ACCOUNTING PERIODS En esta parte se arman los períodos contables. Aparecerán las siguientes preguntas: 1. How many accounts peridos do you want in a year? (Cuántos períodos contables desea que tenga por año?) 2. What is the first period in which data will be entered? (Cuál es el primer período que se va a introducir los datos?) 3. What is the first year you will be entered data? (Cuál es el primer año que va a introducir los datos?) 4. What is your start date of your fiscal year? (Cuál es el día de inicio del año fiscal?) Una vez se termine de introducir esta información, el programa arma los dos años fiscales. Recordemos que el Peachtree permite trabajar 24 periodos abiertos. Luego de seleccionar la opción requerida, se pasa a la siguiente pantalla, haciendo click sobre el botón NEXT. De esta manera terminamos con la Ira. Parte de la creación de la compañía. Partiendo de este momento ya podemos trabajar con la compañía dándole click a la opción
CREATE. Si se desea corregir alguna información antes puesta se le da click a la opción GO BACK , y para continuar con la 2da. parte de la creación, le damos click a
CONTINUE.
La 2da. parte es información opcional, que a medida que se vaya
necesitando se pueden realizar en cualquier momento. 7
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1.2 CREACION DE LOS NIVELES DE ACCESO Usted puede crear niveles de acceso a los usuarios del Peachtree. Los mismos son aplicados por módulo. La forma de definirlos son la siguiente:
Del menú MAINTAIN, seleccionar la opción USERS. Aparecerá un mensaje, el cual le damos click en OK
Teclee la contraseña y escoja los privilegios a los que tendrá acceso dicho password. Los privilegios aparecen en las diferentes tablas ubicadas debajo.
Repita este proceso por cada contraseña que desee establecer
Una vez que se hayan creado los niveles de acceso, cada vez que entre a la compañía, Peachtree le solicitará su contraseña
Figura 1.2 Ventana de Usuarios
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1.3 BACKUP O COPIA DE SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS
Figura No. 1.3 Ventana para hacer las copias de respaldo Para realizar los Backup ó copia de respaldo debe seguir los siguientes pasos:
Del Menú FILE, selecciones la opción Backup. Se desplegará la pantalla de backup. En la misma aparecen le pregunta dos opciones: 1. Recordar hacer el backup en “n” cantidad de días 2. Incluir el nombre de la compañía en el archivo de backup.
Una vez seleccionado las opciones arriba indicadas, hacer click en el botón backup.
El programa le despliega la ventana “Save Backup .... as:”, en el cual le pide que seleccione la dirección donde quiere guardar el archivo de backup.
El sistema hace una verificación del tamaño del archivo de backup.
Luego darle click en “Backup now” 9
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CAPITULO 2
MAYOR GENERAL, CAMBIOS DE PERIODOS, CIERRE DE AÑOS FISCALES Y REPORTES DEL MAYOR GENERAL 2.0
MAYOR GENERAL 2.1
Mantenimiento del catálogo de cuentas
Para crear una o varias cuentas, hacer los siguientes pasos: 1) Del menú MAINTAIN, seleccione la opción CHART OF ACCOUNT. Aparecerá la pantalla del mantenimiento de cuentas, la misma está divida en dos folders, GENERAL (para introducir la información general de cuenta) y BUDGETS (para introducir los presupuestos para la cuenta) 2) Estando en el folder de GENERAL, seleccione el campo ACCOUNT ID, en él se debe introducir el número de la cuenta. Este campo tiene un máximo de 15 caracteres alfanuméricos. 3) Seleccione el campo DESCRIPTION, introduzca el nombre de la cuenta. El mismo tiene un máximo de hasta 30 caracteres alfanuméricos 4) Colóquese en la lista desplegable ACCOUNT TYPE. En esta lista usted debe seleccionar el tipo de cuenta que se está creando. Los tipos de cuenta son los siguientes:
ACCOUNTS PAYABLE
CUENTAS POR PAGAR
ACCOUNTS RECEIVABLE
CUENTAS POR COBRAR
ACUMULATED DEPRETIATION
DEPR.ACUMULADA
CASH
EFECTIVO
COST OF SALES
COSTO DE VENTAS
EQUITY-DOESN’T CLOSE
GANANCIA ANTES DEL IMPUESTO
EQUITY-GETS CLOSE
GANACIA DESPUES DEL CIERRE
EQUITY-RETAINED EARNINGS
GANANCIAS RETENIDAS
EXPENSES
GASTOS
FIXES ASSETS
ACTIVOS FIJOS 10
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INCOME
INGRESOS
INVENTORY
INVENTARIO
LONG TERM LIABILITIES
PASIVOS LARGO PLAZO
OTHER ASSETS
OTROS ACTIVOS
OTHER CURRENT ASSETS
OTROS ACTIVOS CORR.
OTHER CURRENT LIABILITIES
OTROS PASIVOS CORR.
Una vez se introduzca la información general de la compañía, hacer click en el botón SAVE, para guardar la cuenta en el disco. Repita estos pasos para crear nuevas cuentas.
2.2
REGISTRO DE COMPROBANTES DE DIARIO (Asientos de Diario)
Para registrar un comprobante de diario, siga los siguientes pasos:
Del Menú TASK, seleccione la opción GENERAL JOURNAL ENTRY.
Al entrar a la pantalla, se debe introducir en el campo DATE, la fecha de la transacción.
Introducir en el campo REFERENCE, la referencia del comprobante.
En ACCOUNT No., teclear el número de la cuenta afectada, si no recuerda el número, se puede utilizar el botón con el dibujo de una lupa y seleccionar la cuenta correspondiente.
En la columna DESCRIPTION, escriba la descripción del comprobante.
En las columnas DEBIT y CREDIT, introduzca el movimiento de la cuenta en su columna correspondiente.
Una vez que el comprobante esté balanceado, es decir, débitos = créditos, ó que OUT OF BALANCE = 0.00, se puede salvar el comprobante haciendo click en el botón SAVE (POST, si trabaja con el método en línea)
NOTA: Si se desea editar ó corregir un comprobante de diario ya registrado, debe hacer click en el botón RECORDS EDIT, que aparece en la parte superior de esta ventana.
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Figura No. 2.1 Pantalla para realizar los comprobantes de diario
2.3
CONTABILIZACIÓN (POSTEO)
Si se trabaja bajo el método en línea no necesita realizar este paso, ya que cada transacción que se realiza es posteada automáticamente. Para postear las transacciones siga los siguientes pasos: 1. En el menú TASK, seleccione la opción SYSTEM 2. Seleccionar la opción POST 3. Aparecerá un cuadro que muestra todos los auxilares del Peachtree. Si se desea postear solamente uno o varios auxiliares, puede seleccionarlos, colocando un gancho en el cuadro izquierdo. Si desea postear todos los auxiliares, entonces se coloca un gancho en el la opción que dice “All Journals”(Todos los Auxiliares ó diarios) 4. Hacer click en OK. 12
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El peachtree mayorizará todas las transacciones que se encontraban en los diarios.
2.4
CAMBIOS DE PERIODOS CONTABLES
Recordemos que el Peachtree permite trabajar 24 períodos abiertos. Esto le da la facilidad de desplazarse al período que desee sin tener que cerrarlos. Para moverse a otro período contable debe seguir los siguientes pasos: a) Del menú TASK seleccionar la opción SYSTEM b) Seleccionar la opción CHANGE ACCOUNTING PERIOD (cambiar el período contable) c) En la pantalla que aparece a continuación, hacer click en el botón con la flechita para que se despliegue la lista de los 24 períodos, luego darle click al período que se desea ubicar. d) Darle click a OK
Figura 2.2 Ventana para cambiar el período contable NOTA: Si al hacer el cambio del período, algunas de las transacciones del período en el cual se encontraba no habían sido posteadas, Peachtree le preguntará si desea que éstas sean posteadas. 13
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2.5
CIERRE DEL AÑO FISCAL
Para cerrar el año fiscal de la compañía se deben realizar los siguientes pasos: a) Antes de hacer un cierre de año, se debe hacer un BAKCUP (copia de respaldo), de toda la información. b) Del menú TASK, seleccione la opción SYSTEM c) Seleccione la opción CLOSE FISCAL YEAR (Cerrar año fiscal) d) Aparecerá una ventana que le pide que haga el backup. Si ya lo había hecho antes (como se le dijo en el punto a), podemos darle click al botón CONTINUE e) El programa se encargará de hacer el cierre, pero antes nos muestra la cuenta de la ganancia o pérdida. Si dicha cuenta es la correcta, le damos click. f) Luego el programa nos pregunta si deseamos imprimir los reportes. Si los reportes son impresos previamente, a medida que vaya finalizando cada período, podemos decir que no vamos a imprimir los reportes. g) El programa nos enviará un mensaje de transacción completada, una vez que termine de hacer el cierre de año. NOTA: En el momento en que se cierra un año fiscal (el año fiscal generalmente está compuesto por 12 meses del año), el período que estaba antes como período 13 al período 24 (2do. Año), pasa a ser el período 1 al 12, para darle paso a otro año ó 12 períodos más de registro.
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2.6
REPORTES OPERATIVOS DEL MAYOR GENERAL
Para ver los reportes operativos del Mayor General, debe seguir los siguientes pasos: a) Del menú REPORTS, seleccionar la opción GENERAL LEGER, en la parte derecha de la pantalla se mostrarán todos los reportes del Mayor General. Figura No. 2.3 Ventana para la Selección de Reportes A continuación se mencionarán los reportes mayormente utilizados dentro del Area de reportes del Mayor General: Chart of Account
Lista el catálogo de cuentas.
General Leger Trial Balance
Lista el balance de Prueba
General Journal
Lista los comprobantes de diario
General Leger
Mayor General. Reporte que 15
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Muestra los movimientos Débito/crédito por cuentas
2.7
ESTADOS FINANCIEROS
Para obtener los reportes financieros selecciona del REPORTS, la opción FINANCIAL STATEMENTS, en la parte derecha de la pantalla se muestran los reportes financieros A continuación se mencionarán los reportes mayormente utilizados dentro del Area de reportes de Estados Financieros Balance Sheet
Lista el Balance de Situación
Income Statment
Lista Estado de Resultado
G/L Account Sumary
Sumarizado de las cuentas del mayor
CAPITULO 3
CUENTAS POR PAGAR, REPORTES OPERATIVOS 3.1
Mantenimiento del Codificador de Proveedores Para crear un proveedor siga los siguientes pasos:
Del menú MAINTAIN, seleccionar la opción VENDOR
Aparecerá la ventana de MAINTAIN VENDOR, con cuatro carpetas (General, Purchase Defaults, Custom Fields, History), ubicarse en la carpeta General
Colocarse en el campo VENDOR ID, luego introducir el número del proveedor (máximo 15 caracteres alfanuméricos)
Colocarse en el campo NAME, luego introducir el nombre del proveedor (máximo 30 caracteres alfanuméricos), los demás campos son opcionales
Hacer click en la carpeta PURCHASE DEFAULTS, luego colocarse en la lista desplegable PURCHASE ACCT. En este campo se debe poner el número de cuenta del Mayor General que más frecuentemente se afecta, cada vez que le compra a este proveedor. Si no recuerda el número de cuenta, se le puede dar click a la lupa, de esta manera el catálogo de cuentas se desplegará. El resto de 16
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la información es opcional.
La carpeta CUSTOM FIELD, es para campos adicionales y la carpeta HISTORY, mantiene un historial de compras y pagos al proveedor. Esta información se alimenta de manera automática al registrar las compras y los pagos.
Luego de finalizar todos los pasos anteriores, darle click a SAVE, para guardar la información del proveedor.
3.2
Repetir los pasos cada vez que vaya a crear un proveedor nuevo.
Registro de Facturas de Compras Para registrar una compra o una Cuenta por Pagar con un proveedor debemos seguir los siguientes pasos:
Del menú TASK, seleccionar la opción PURCHASES / RECEIVE INVENTORY.
Debe colocarse en la lista desplegable VENDOR ID. Seleccionar el proveedor al que se le está realizando la compra.
Pasar al campo INVOICE #, e introducir el número de la factura del proveedor.
Pasar al campo DATE, e introduzca la fecha de la factura de compra.
Pasar a la lista desplegable A/P ACCOUNT, en esta se debe colocar el número de la cuenta por pagar.
Pasar a detallar la compra. En la columna QUANTITY, debe colocar la cantidad (si se está comprando mercancía)
En la columna ITEM ID, se debe colocar el código del item de inventario que se está comprando (si esta comprando mercancía del inventario) si está comprando ITEM del inventario, el resto de la información requerida se alimenta automáticamente.
Si se está registrando otro tipo de compromiso u obligación de pago, se puede obviar los pasos anteriores, e introducir en la columna GL ACCOUNT, la cuenta de gasto o compra que se afecta.
Colocarse en el campo AMOUNT y coloque el monto. 17
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Si desea colocar otra línea de compra, simplemente ubíquese en las líneas siguientes.
Al terminar la compra, haga click en el botón SAVE o POST, dependiendo el método de posteo que tenga.
NOTA: Si se desea editar ó corregir una compra ya registrada, debe hacer click en el botón RECORDS EDIT, que aparece en la parte superior de esta ventana, y seleccionar la transacción a corregir. 3.3
Registro de pagos y/o emisión de cheques a los proveedores. Para registrar los cheques debe hacer los siguientes pasos:
Del menú TASK, seleccionar la opción PAYMENTS, se desplegará una ventana similar a una chequera.
Ubicarse en el campo VENDOR ID. Colocar el número del proveedor al cual está emitiendo el cheque.
Ubicarse en el campo CHECK NUMBER para colocar el número del cheque.
Ubicarse en el campo CASH ACCOUNT y coloque el número de cuenta del banco o de caja en la cual se está retirando el efectivo para el pago.
Si tenemos facturas X pagar del proveedor al que le vamos hacer el cheque, se habilitará el folder ubicado en la parte inferior de la ventana que dice “Apply to Invoices” (Aplicar a facturas), luego se selecciona las facturas que se van a cancelar en ese cheque. De lo contrario, es decir, si vamos hacer un “prepago”, pago por adelantado, o enviarlo al gasto directamente entonces se habilitará el folder que dice “Apply to Expenses” (Aplicar al gasto).
Si se registra al gasto directamente,
entonces en la columna GL ACCOUNT, debe colocar la cuenta del gasto que se está registrando. Si es un pago adelantado o prepago, entonces hay que darle un click al cuadro que dice “Prepaiment”.
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Haga click en SAVE (post) para registrar el cheque.
Figura No. 3.1 Ventana para la preparación de cheques 3.4
Reportes operativos del auxiliar de Cuentas por Pagar
En el menú REPORTS, le damos click a la opción que dice ACCOUNTS PAYABLE (Cuentas por Pagar), en el lado derecho de la ventana aparecerán los reportes relacionados a este módulo del programa. A continuación se mencionarán los reportes que mayormente se utilizan en esta sección del sistema: REPORTE
DESCRIPCION
Vendor List
Listado de proveedores
Vendor Management File List
Lista de proveedores con información Detallada
Vendor Ledger
Lista de proveedores con sus transacciones y su saldo al periodo solicitado.
Purchase Order Register
Registro de las Ordenes de compras
Purchase Journal
Lista de las compras en forma de diario
Check Register
Registro de cheques 19
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Aged Payable
Antigüedad de saldos
Cash Disbursements Journal
Diario de cheques. Lista de los cheques realizados con las cuentas que se afectaron.
CAPITULO 4
FACTURACION, CUENTAS POR COBRAR Y REPORTES OPERATIVOS 4.1
Mantenimiento del codificador de clientes Para crear un cliente siga los siguientes pasos:
Del menú MAINTAIN, seleccionar la opción CUSTOMERS/PROSPECTS
Aparecerá la ventana de MAINTAIN CUSTOMERS, con 4 carpetas (General, Sales Defaults, Custom Fields, History), ubicarse en la carpeta GENERAL
Colóquese en la lista desplegable CUSTOMER ID, e introduzca el número del cliente (máx. 15 caracteres alfanuméricos)
Colóquese en el campo NAME y escriba el nombre del cliente (máx. 30 caracteres alfanuméricos).
Introduzca el resto de los campos que se solicitan (estos campos son opcionales)
Haga click en la carpeta SALES DEFAULTS, ubicarse en la lista desplegable SALES ACCT. Aquí se debe colocar el número de cuenta del Mayor General que más frecuentemente afecta cada vez que se le vende a ese cliente. (cta. ingreso).
El folder CUSTOM FIELD, es para campos adicionales, y el folder HISTORY mantiene un historial de las ventas y abonos que el cliente nos haya efectuado. Esto se alimenta automáticamente al registrar las ventas y los recibos.
4.2
Hacer click en SAVE para salvar la información del cliente.
Repetir estos pasos cada vez que vaya a crear un nuevo cliente.
Registro y emisión de factura de venta
FACTURA DE MERCANCÍA DE INVENTARIO.
Del menú TASK, seleccionar la opción SALES / INVOICING (ventas / facturación) 20
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A continuación se desplegará la pantalla de FACTURACION
Figura No. 4.1 Ventana para la creación de facturas
Colocarse en la lista desplegable CUSTOMER ID. Teclee el número del cliente al que está facturando.
Parar al campo INVOICE #, introducir el número de la factura.
Pasar al campo DATE, introducir la fecha de la factura.
Pasar a la lista desplegable A/C ACCOUNT, en la misma se debe colocar el número de la cuenta por cobrar.
Pasar a detallar la factura
En la columna QUANTITY, debe colocar la cantidad
En la columna ITEM ID, debe colocar el código del item de inventario. La descripción, cuenta, precio unitario y monto, se alimentan automáticamente con la información que se suministra en la creación del ITEM del inventario. 21
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Para colocar otra línea de venta, simplemente ubíquese en la línea siguiente y realice los pasos anteriores.
Hacer click en SAVE (Post) para guardar la transacción.
NOTA: Si se desea editar ó corregir una factura ya registrada, debe hacer click en el botón RECORDS EDIT, que aparece en la parte superior de esta ventana.
FACTURA DE SERVICIO
Del menú TASK, seleccionar la opción SALES / INVOICING (ventas / facturación)
Colocarse en la lista desplegable CUSTOMER ID. Teclee el número del cliente al que está facturando.
Parar al campo INVOICE #, introducir el número de la factura.
Pasar al campo DATE, introducir la fecha de la factura.
Pasar a la lista desplegable A/C ACCOUNT, en la misma se debe colocar el número de la cuenta por cobrar.
4.3
Registro de cobros y depósitos de cuenta
Si se trabaja por el método en lote, el sistema le pregunta si desea postear todas las facturas a las que va a registrar pagos. Se recomienda responder que sí a esta pregunta.
Del menú TASK, seleccionar la opción RECEIPTS
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Figura 4.2 Ventana para hacer los recibos
Colocarse en el campo DEPOSIT TICKET ID, y coloque un identificador único para cada slip de depósito bancario, es decir, varios recibos con un mismo identificador pueden ser depositados en un solo slip de depósito bancario.
En la lista desplegable CUSTOMER ID, seleccione al cliente al que se le registra el recibo.
En el campo REFERENCE, puede colocar el número del recibo, numero de cheque, o número de tarjeta con la que se hace el pago.
En el campo DATE, debe colocar la fecha del pago.
De la lista desplegable PAYMENT METHOD (método de pago), seleccione el método de pago (Cash, Cheque, Visa, etc.)
En la lista desplegable G/L ACCOUNT, seleccione la cuenta del banco al que se le va a depositar el efectivo recibido.
Si tenemos facturas X cobrar del cliente al que vamos hacer el recibo, se habilitará el folder ubicado en la parte inferior de la ventana que dice “Apply to Invoices” (Aplicar a facturas), luego se selecciona las facturas que se van a cancelar con ese recibo. De lo contrario, es decir, si nos hacen un “prepago”, pago por adelantado, o enviarlo al ingreso directamente entonces se habilitará el folder que dice “Apply to Revenue” (Aplicar al ingreso). Si se registra al ingreso directamente, entonces en la columna GL ACCOUNT, debe colocar la cuenta del ingreso que se está registrando. Si es un pago adelantado o prepago, entonces hay que darle un click al cuadro que dice “Prepaiment”.
De esta
manera, el cliente tendrá este monto en crédito.
4.4
Hacer click en el boton
Reportes operativos del auxiliar de cuentas por cobrar
En el menú REPORTS, le damos click a la opción que dice ACCOUNTS RECEIVABLE (Cuentas por Cobrar),
en el lado derecho de la ventana aparecerán los reportes
relacionados a este módulo del programa. A continuación se mencionarán los reportes que mayormente se utilizan en esta sección del 23
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sistema:
REPORTE
DESCRIPCION
Customer List
Listado de clientes
Customer Management File List
Lista de clientes con información detallada
Customer Ledger
Lista de clientes con sus transacciones y su saldo al periodo solicitado.
Sales Order Register
Registro de las Ordenes de Ventas
Sales Journal
Lista de las ventas en forma de diario
Invoice Register
Registro de facturas
Aged Payable
Antigüedad de saldos
Cash Receipts Journal
Diario de recibos. Lista de los recibos realizados con las cuentas que se afectaron.
CAPITTULO 5
CONTROL DE INVENTARIO, AJUSTES AL INVENTARIO Y REPORTES OPERATIVOS 5.1
Mantenimiento del codificador de productos Para crear ITEMS del inventario, debe seguir los siguientes pasos:
Del menú TASK, seleccionar la opción INVENTORY ITEMS
En el campo ITEM ID, colocar el número del item (máximo 15 caracteres)
En el campo DESCRIPTION, coloque el nombre del item
En el ITEM CLASS, seleccione la case del item
En el campo UNIT / MEASURE coloque la unidad de medida del item (ejem. libras, unidad, cajas)
En el campo ITEM TYPE colocar la clasificación del item (alimento, empaque)
En el campo LOCATION, colocar la ubicación física del item
En el campo GL SALES ACCT., seleccionar la cuenta de ingreso que se afecta al vender esta mercancía. 24
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En el campo GL INVENTORY ACCT., seleccionar la cuenta de inventario
En el campo GL COST OF SALES ACCT. seleccionar la cuenta del costo de ventas que afecta esta mercancía.
En el campo ITEM CLASS seleccionar la clase de item
En el campo COST METHOD, seleccionar el método de costeo (FIFO, LIFO ó AVERAGE)
En el campo COST, colocar el costo del item
Hacer click en SAVE para guardar la información
Para poner los balances iniciales de cada item, darle click en la parte inferior derecha de la ventana que dice “Beginning Balances”
Seleccionar el item al que se le va a colocar los valores iniciales, luego en el campo Quantity, colocar la cantidad que tenemos en bodega, en el campo Unit Cost, colocar el costo por unidad, el Campo Total Cost se alimenta de manera automática al ponerle los dos valores antes mencionados.
5.2
Para registrar otro item de inventario, repita todos los pasos.
Ajuste al inventario Si se requiere hacer algún ajuste al inventario:
Del menú TASK, seleccionar la opción INVENTORY ADJUSTMENT
En la lista desplegable ITEM ID, seleccionar el item
En REFERENCE, coloque la referencia del ajuste
En DATE, colocar la fecha del ajuste
De la lista desplegable GL SOURCE ACCT, seleccione la cuenta del mayor que se afecta. Por lo general, es la contrapartida de la cuenta de inventario
En el campo ADJUSTMENT QUANTITY BY coloque la cantidad + o – en la que se hace el ajuste
5.3
En REASON TO ADJUSTEMENT, colocar la razón del ajuste
Hacer click en el botón SAVE (post) para ser grabado.
Reportes operativos del auxiliar de inventario
En el menú REPORTS, le damos click a la opción que dice INVENTORY (Inventario), en 25
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el lado derecho de la ventana aparecerán los reportes relacionados a este módulo del programa. A continuación se mencionarán los reportes que mayormente se utilizan en esta sección del sistema:
REPORTE
DESCRIPCION
Inventory Valuation Report
Muestra el valor y el costo promedio de Todos los items del inventario
Assemblies Adjustments Journal
Lista los ajustes a los items de inventario ensamblado en forma de diario
Inventory Adjustments Journal
Diario de ajustes al inventario
Item Costing Report
Lista cada item del inventario, con la información del costo, cantidad recibida y vendidas. Incluye ajustes y ensamblados
Costo of Goods Sales Journal
Lista el Costo de la mercancía vendida en en forma de diario
Item List
Lista los items del inventario
Assembly List
Lista de los items ensamblados
Inventory Profitability Report
Lista de items con las unidades vendidas
Physical Inventory List
Hoja de trabajo, para inventario físico
Inventory Stock Status Report
Lista los items con su cantidad en existencia y su punto de reorden
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Figura No. 5.1 Ventana para crear ITEMS
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CAPITULO 6
CONCILIACION BANCARIA, REPORTES OPERATIVOS 6.1
Registro de transacciones y Balance de cuentas Antes de realizar la conciliación bancaria todas las transacciones deben estar posteadas.
Del menú TASK, seleccionar la opción ACCOUNT RECONCILIATION
De la lista desplegable ACCOUNT TO RECONCILIE, seleccione la cuenta a conciliar.
El programa cargará todas las transacciones que se encuentra con fecha anterior al periodo en el que se encuentra.
Se presenta dos cuadros. En el cuadro superior se listan por fecha todos los cheques o transacciones que acreditan en el banco. En el cuadro inferior se listan todos los depósitos o transacciones que debitan la cuenta de banco. Al extremo izquierdo de estos cuadros hay una columna en blanco (CLEAR), se utiliza para marcar o cotejar dichas transacciones contra el estado de cuenta que nos envía el banco. De tal forma que usted debe ir haciendo click en cada transacción que aparezca en el estado de cuenta.
En la parte inferior derecha de la pantalla aparece un campo que dice STATEMENT ENDING BALANCE, aquí usted debe teclear el saldo según el estado de cuenta que nos envía el banco.
Si es necesario hacer algún ajuste, por notas de crédito ó notas de débito, debe hacer click en el botón ADJUST, esta opción mostrará una pantalla con dos cuadros.
En el cuadro superior introduzca los cargos.
en la columna
AMOUNT, se coloca el monto de del cargo, en la columna DESCRIPTION, la descripción del ajuste, en REFERENCE, la referencia del cargo, en ACCOUNT, se selecciona la cuenta que se afecta, y en DATE, la fecha del cargo. En el cuadro inferior se introduce los intereses bancarios y notas de créditos. Se introducen de igual forma como se detalló para la parte superior de la pantalla.
Después de introducir los ajustes, haga click en OK. El programa le solicitará postear dichas transacciones, haga click en OK. 27
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Continúe con el cotejo de la conciliación.
Al final de la conciliación la
diferencia irreconciliable (UNRECONCILIED DIFFERENCE), debe ser igual a 0. (a menos que el banco le haya cargado algo por error, se puede dejar la diferencia hasta que el banco corrija dicho error)
Hacer click en OK
NOTA: Para hacer conciliaciones de períodos posteriores al periodo corriente, se debe cambiar al período correspondiente a la conciliación que quiere hacer. 6.2
Reportes Operativos del auxiliar de conciliación bancaria
En el menú REPORTS, le damos click a la opción que dice ACCOUNT RECONCILIATION (Conciliación Bancaria), en el lado derecho de la ventana aparecerán los reportes relacionados a este módulo del programa. A continuación se mencionarán los reportes que mayormente se utilizan en esta sección del sistema:
REPORTE
DESCRIPCION
Account Registrer
Lista todas las transacciones de una cuenta con su balance
Account Reconciliation
Lista el balance del banco con las transacciones en tránsito
Deposit in Transit
Lista el detalle de los depósitos en tránsito
Outstanding Check
Lista el detalle de los cheques en tránsito
Other Outstanding Items
Transacciones misceláneas en tránsito
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Figura No. 6.1 Ventana para la conciliación bancaria
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MÓDULO DE PROYECTOS (JOB COST)
I. Creación de un proyecto. Cambios en las opciones predeterminadas del sistema. Seleccione la pestaña “Custom Fields” en la opcion “Jobs Defaults” para cambiar cambiar las opciones predeterminadas del modulo de Job Cost. Los campos personalizados le ofrecen una manera de no perder de vista la información específica sobre la gente que le provee de las mercancías y de los servicios. Cada negocio es único. Mientras que el programa proporciona campos para registrar los datos de negocio más comunes, usted requiere probablemente la otra información a partir del tiempo. Los campos personalizables le permiten instalar y almacenar esos datos. Para crear un proyecto. Seleccionar en el menú “maintain” la opción “Job Cost” , luego seleccionar la opción Jobs. Job ID: Código de 20 caracteres que identifica el proyecto Description: Descripción del proyecto Nota: Si el proyecto va a llevar fases, se debe seleccionar el indicador “Use Phases” para luego detallar las fases que va a utilizar en la pestaña Estimates Exp./Rev. En la pestaña General, se ingresa la información relacionada al proyecto. En la pestaña Custom Fields se ingresa la información adicional (de requerirse) del proyecto, información que no se muestra en la pestaña General.
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II. Fases de un proyecto Usted puede dividir los trabajos en los segmentos o las fases determinados por período o por el tipo de trabajo que es hecho o por cualquier otro criterio usted pueda tener. Esta ventana es donde usted instala las fases que se asignarán a los trabajos. Usted no puede asignar una fase a un trabajo específico aquí, sino que usted puede crear las asignaciones de la fase que estarán disponibles para todos los trabajos.
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Para crear las fases de un proyecto se ingresa al menú principal “Maintain”, luego en la opcion “Job Cost”, luego “Phases” Phase ID. Campo de hasta 20 caracteres, pero, no se pueden utilizar son caracteres *, +, ? , . Este campo es caso sensible, así que P01 y p01 se consideran ser dos diversos códigos de la fase. Description. Es la identificación de la fase que usted acaba de incorporar. Esta descripción puede ser hasta 30 caracteres de largo. Si usted desea utilizar códigos de costo con esta fase, seleccione “use cost code”. Cost Type. Se debe seleccionar el tipo de costo que se está creando. Existen 5 tipos: 1) Labor. Costos de mano de obra 2) Materials. Costos de materiales 3) Equipment. Costos de equipos 4) Subcontractor. Costos de subcontratistas 5) Other. Otros costos
III. Cost Codes En esta ventana se crean y mantienen la información de los codigos de costos. Un código de costos identifica un costo específico (o categoría o tareas) dentro de una fase y proporciona un mayor nivel del detalle para el trabajo. 31