Manual de Cxc

FORMATOS EFICIENTES

Manual de Usuario Cuentas a Cobrar

Departamento de Capacitación Capacitación Marzo 2011

Cuentas a Cobrar

INDICE Datos Maestros de Clientes

4

Creación / Modificación / Visualización de Clientes.

4

Visualizar Modificaciones

10

Bloquear Clientes

11

Marcar para borrado clientes

11

Operaciones con Clientes

13

Generar Factura de Cliente Mayorista (Hasar) y generación factura SAP

13

Contabilización de Nota de Crédito

14

Visualizar Documento FI

15

Modificar Documento FI

17

Visualizar Modificaciones de Documento

19

Modificación posición documento FI

20

Anular Documento FI

21

Anular en Masa Documentos FI

22

Visualizar Saldos de Clientes

23

Visualizar Partidas de Clientes

25

Compensar deudor

27

Traslado Deudor con Compensación

29

Anular Compensación

33

Operaciones de Cobranzas

34

Contabilizar Entrada de Pagos

34

Versión 1.0

Departamento Departamento de Capacitación Marzo 2011

Página 2

Cuentas a Cobrar Contabilizar entrada de pagos rápida Cobranza con efecto Rechazo de cheques de terceros Contabilización documento multisociedad

Versión 1.0


Página 3

Cuentas a Cobrar Datos Maestros de Clientes

Creación / Modificación / Visualización de Clientes.

Transacción FD01 / FD02 / FD03

En esta transacción se crean los datos maestros de los clientes. Para crearlos, se debe ingresar el Grupo de cuentas

El recuadro Modelo se utiliza para copiar los datos de un Deudor existente Hacer click en

o presionar ENTER.

En la etiqueta Dirección ingresar el nombre y el domicilio

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Departamento de Capacitación Marzo 2011

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Cuentas a Cobrar

En la etiqueta Datos de Control ingresar los datos fiscales como el CUIT, el número de Ingresos Brutos.

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

En la etiqueta Pagos ingresar los datos bancarios.

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Cuentas a Cobrar Seleccione Datos de Sociedad

.

En la etiqueta Gestión de Cuenta, ingrese la Cuenta Asociada

Los datos de Código de Actividad y Clase de Distribución los utiliza SAP para la distribución de las ventas para el convenio multilateral. Esta información deberá tomarse desde el sistema facturador.

Seleccione Grabar

o Ctrl+S.

Para Modificar los datos maestros del deudor se utiliza la transacción FD02 Ingresar el número del Deudor a modificar y la Sociedad. Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

Hacer click en

o presionar ENTER.

Se visualizan todos los campos para modificaciones.

Versión 1.0


Página 8

Cuentas a Cobrar Para visualizar los datos maestros del deudor se utiliza la transacción FD03 Ingresar el número del Deudor a modificar y la Sociedad.

Hacer click en

Versión 1.0

o presionar ENTER. Se visualizan todos los campos sin permitir modificaciones.


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Cuentas a Cobrar Visualizar Modificaciones Transacción FD04

Ingresar el número del Deudor y la Sociedad

Al presionar ENTER ENTER se visualiza visualiza un campo que ha sido modificado.

Presionando el botón o haciendo doble click en el nombre del campo se visualizan los valores anterior y nuevo del campo que ha sido modificado.

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar Bloquear Clientes Transacción FD05

Esta transacción se utiliza para impedir contabilizaciones en cuentas de Deudores. Ingresar el Deudor y la Sociedad

Hay dos posibles bloqueos de contabilización: Para todas las sociedades o para la sociedad seleccionada. Al intentar contabilizar a esta cuenta se impedirá mostrando un mensaje de error.

Se debe tildar la opción deseada y grabar

o Ctrl+S.

Marcar para borrado clientes

Transacción FD06

Ingresar el Deudor y la Sociedad Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

En el recuadro Peticiones de borrado:

Todas las Áreas: Indica que deben borrarse todos los datos del registro maestro. Sociedad seleccionada: Indica que deben borrarse los datos específicos de sociedad del registro maestro. El borrado se realiza con el programa de archivo de deudores o acreedores. Este programa archiva los registros maestros marcados para borrar, si no existen datos dependientes.

En el recuadro Bloqueos de borrado

Datos generales: Indica que no se pueden borrar los datos generales del registro maestro. Sociedad seleccionada:Indica que no se pueden borrar los datos específicos de sociedad del registro maestro. En el caso de que se haya fijado este indicador no se borrarán los datos generales correspondientes.

Se debe tildar la opción deseada y grabar

Versión 1.0

o Ctrl+S.


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Cuentas a Cobrar Operaciones con Clientes

Generar Factura de Cliente Mayorista (Hasar) y generación factura SAP

Estos documentos serán ingresados en forma automática diariamente por la Interfaz de conexión con Hasar. En estos documentos se observaran todos los medios de pago contra las ventas por departamento efectuadas y el IVA correspondiente. También se generaran las notas de crédito. En SAP si este asiento no se generara automáticamente, o bien si se desearan registrar ventas de modo manual la transacción para generar facturas de clientes es la FB70

Se debe completar con el centro de beneficio correspondiente en este caso tienda 005 Venta limpieza.

Luego Grabar

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

Contabilización de Nota de Crédito

Transacción FB75

En la etiqueta Datos Básicos ingresar el número de Deudor, la Fecha del Documento, el número oficial en el campo Referencia, el Importe, el indicador de Impuestos.

En las posiciones ingresar la Cuenta de Mayor, el Importe, el indicador de Impuestos y el Centro de Beneficios.

Presionar ENTER

Para poder simular y/o grabar el status de la posición tiene que quedar con un tilde en cero con luz verde Clickear

Versión 1.0

y el saldo

. para ver como se va a registrar el documento.


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Cuentas a Cobrar

Contabilizar clickeando

o Ctrl+S.

Visualizar Documento FI

Transacción FB03

Indicar el número de documento a visualizar.

Al presionar ENTER se visualizan todas las posiciones del documento

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

Para visualizar en detalle cada posición hay que hacer doble click sobre la misma.

Para visualizar la cabecera del documento clickear

Versión 1.0

o F5.


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Cuentas a Cobrar

Modificar Documento FI

Transacción FB02

Sólamente se pueden modificar algunos campos del documento, estos son los que tienen color blanco y el que tiene color amarillo que es el campo activo.

Se pueden modificar algunos campos de las posiciones o de la cabecera.

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

Visualizar Modificaciones de Documento

Transacción FB04

Para visualizar las modificaciones del documento ingresar el número de documento y presionar ENTER

Se visualizan las modificaciones

Haciendo doble click sobre el campo se ven los valores que tuvo el mismo.

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Cuentas a Cobrar En este caso el campo Texto fué modificado 2 veces.

Modificación posición documento FI

Transacción FB09

En esta transacción hay que indicar el número de documento, la sociedad, el ejercicio y la posición a modificar.

Presionar ENTER Los campos posibles de modificaciones son los que están en blanco o amarillo (no grisados).

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

Grabar clickeando

o Ctrl+S

Anular Documento FI

Transacción FB08

Ingresar el número de documento a anular, tener en cuenta que sólo se anulan las partidas abiertas, no las compensadas. También ingresar el motivo de anulación, la fecha de contabilización y el período contable.

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar Contabilizar

Anular en Masa Documentos FI

Transacción F.80

Ingresar la sociedad, desde que número a que número de documento se va a eliminar, el ejercicio. El motivo de anulación, la fecha de contabilización y el período contable. Ejecutar

en modo Test para ver los documentos posibles de anulación.

Se visualizan los documentos anulables y los no anulables

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

Volver a Ejecutar

destildando Test para que los cambios queden efectivos.

Visualizar Saldos de Clientes

Transacción FD10N

Ingresar el número del Deudor, la Sociedad y el Ejercicio. Luego ejecutar con

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o F8.

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Cuentas a Cobrar

Haciendo doble click sobre los importes se visualizan las partidas que lo componen.

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar Visualizar Partidas de Clientes

Transacción FBL5N

Ingresar la cuenta del Deudor y la Sociedad. En el recuadro Selección de partidas seleccionar entre Partidas abiertas, Partidas compensadas o Todas las partidas. Además indicar entre que fechas se solicita la información. Las partidas abiertas son las partidas no cobradas y las partidas compensadas son las cobradas.

En este caso se seleccionan Todas las partidas sin límites en el rango de fechas Ejecutar

o F8 para acceder a los datos.

Se visualizan todas las partidas. Versión 1.0


Página 25

Cuentas a Cobrar Las que tienen luz roja son las partidas abiertas y las de luz verde son las partidas compensadas.

Si desea buscar otros campos hay clickear Modificar disposición

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

Por ejemplo el campo Referencia: Marcar el campo y luego marcar el campo donde se quiere ubicar encima en el recuadro izquierdo. Clickear

para tomar ese campo y

.

Compensar deudor

Transacción F-32

Versión 1.0


Página 27

Cuentas a Cobrar

Presionar ENTER o clickear en documento.

Versión 1.0

. Activar las partidas a compensar y simular el


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Cuentas a Cobrar

Se genera un documento de compensación sin posiciones.

Contabilizar

o Ctrl+S

Traslado Deudor con Compensación

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar Transacción F-30

Traslada la deuda entre Deudores

Presionar ENTER o clickear

Versión 1.0


Página 30

Cuentas a Cobrar

Clickear

Versión 1.0

. Ingresar el deudor que se le va a trasladar las partidas


Página 31

Cuentas a Cobrar Presionar ENTER o clickear

Simular el documento

Contabilizar Versión 1.0

o Ctrl+S


Página 32

Cuentas a Cobrar Anular Compensación

Transacción FBRA

Escribir el número de documento de compensación a anular

Clickear

Versión 1.0

o Ctrl+S para anular la compensación.


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Cuentas a Cobrar Operaciones de Cobranzas

Contabilizar Entrada de Pagos

Transacción F-28

Ingresar la Fecha del Documento, En el recuadro Datos bancarios la cuenta del banco, el importe. Las Cuentas de banco a utilizar son las terminadas en 1 En el recuadro Selección de partidas abiertas ingresar la cuenta del cliente Presionar ENTER o clickear

Seleccionar las partidas que se están pagando haciendo doble click en la posición (las partidas activas están en color azul). Seguido a esto simular el documento para ver cómo va a registrarse. Versión 1.0


Página 34

Cuentas a Cobrar

Contabilizar

Versión 1.0

o Ctrl+S


Página 35

Cuentas a Cobrar Contabilizar entrada de pagos rápida

Transacción F-26

Esta transacción se usara cuando se cobre por cheque al día, transferencia o efectivo, el caso de cheque diferido se tratara en el punto siguiente.


Versión 1.0


Página 36

Cuentas a Cobrar


Seleccionar las partidas que se están pagando haciendo doble click en la posición (las partidas activas están en color azul).

Versión 1.0


Página 37

Cuentas a Cobrar

Seguido a esto simular el documento para ver cómo va a registrarse.

Contabilizar

o Ctrl+S

Cobranza con efecto

En este punto se detallan los pasos para efectuar la cobranza de un cliente con cheque diferido.

Pasos a seguir: 1) Se contabiliza la factura de cliente (o el crédito a cobrar en este caso por las ventas mayoristas) Transacción FB70 (en el caso de EKI vendrá por Interfaz con Hasar)

Versión 1.0


Página 38

Cuentas a Cobrar

2) Se genera la posición de efecto a cobrar mediante CME D “W” Transacción F-36

a- En la primera posición del documento se completa el número de cliente y automáticamente esta transacción completa con el indicador CME “W” que es cobranza de cheque diferido. b- La cuenta 11160001 (valores a dep en cartera) será la cuenta a la que se reclasificara el crédito a cobrar. NOTA: tener en cuenta que en el mte 120 esta cuenta no se denomina de esa forma, ya que se ha cambiado su descripción luego de realizar la carga de cuentas en el ambiente mencionado. Versión 1.0


Página 39

Cuentas a Cobrar

En esta segunda posición se entra los importes a cobrar del cheque, numero de cheque en el campo asignación y fechas de emisión y vencimiento del efecto.

Aquí linkeamos esta nueva posición contra la posición del cliente en la factura previamente contabilizada.

Versión 1.0


Página 40

Cuentas a Cobrar Presionamos ENTER y

Nuevamente

Queda linkeado automáticamente, y procedemos a GRABAR

para su contabilización.

3) Se genera el envío del cheque en cartera al banco. En esta transacción se selecciona el Banco al cual se deberá depositar el cheque a su vencimiento. Transacción FBWE

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

Seleccionamos la cuenta de valores a depositar en cartera, y la fecha de vencimiento (rango) desde el cual se necesita depositar los cheques. Luego presionamos

Marcamos la posición

Versión 1.0

y podemos observar los efectos pendientes:

y presionamos


Página 42

Cuentas a Cobrar

Presionamos Enter y en el cuadro siguiente se completa el banco seleccionado:

Presionamos Enter y ahora la partida aparece en verde ya que se selecciono el Banco

Versión 1.0


Página 43

Cuentas a Cobrar

Pasamos a la pestaña de Parámetros de Contabilización y completamos los campos necesarios.

Al finalizar, presionar GRABAR

Esto genera un batch input, presionamos ENTER

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Página 44

Cuentas a Cobrar

Transacción SM35 Aquí se ejecuta la contabilización pendiente generada en el punto anterior

Presionamos

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Página 45

Cuentas a Cobrar

Presionamos

nuevamente.

La contabilización ha finalizado con éxito, por ende chequeamos el log:

Marcamos la sesión que corresponde

Y presionamos

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

Se visualiza a través de la FB03 el documento generado:

Rechazo de cheques de terceros En el caso que algún cheque de cliente, haya venido rechazado, independientemente que el valor se haya depositado o entregado a algún proveedor, Tesorería deberá realizar los ajustes para volver a generar la deuda en el cliente, y en el caso que el cheque haya sido entregado a algún proveedor, generar la deuda en el mismo. Para ello debemos consultar, mediante la transacción FBL5N

Versión 1.0


Página 47

Cuentas a Cobrar

Se accede por partidas compensadas y operaciones CME

Suponiendo que el número de cheque 123456 vino rechazado, hacemos doble click sobre esa posición: Debemos saber si el cheque vino rechazado de un banco o vino de un proveedor (dado como parte de pago). Esta diferenciación nos indicará la manera de realizar la contabilización. a-En el caso que el cheque haya venido rechazado de un banco debemos realizar lo siguiente: Versión 1.0


Página 48

Cuentas a Cobrar TRX: F-22 Se utiliza clase de documento SA o especial para este movimiento (sería como una nota de debito al cliente por el monto del cheque) §

Primera posición: -

Clave de contabilización: 09 Cliente del cual el cheque vino rechazado CME: V cheques rechazados.

Clave de cuenta: 50 (Haber) Cuenta: cuenta contable del Banco donde se rechaza el cheque.

Versión 1.0


Página 49

Cuentas a Cobrar El documento quedaría:

Se contabiliza

Luego al momento de cobrar el cheque se repiten los pasos detallados en el cobro de cheque. Con la transacción F-36, FBWE y F-20 La particularidad para realizar la transacción F-36 es que se deben seleccionar partidas abiertas de clientes con CME “V” (cheques rechazados) como se ve a continuación:

Versión 1.0


Página 50

Cuentas a Cobrar

En la segunda posición se completan los siguientes campos:

Luego se selecciona Tratar Partidas

Se busca por número de documento las partidas abiertas con indicador CME “V” del cliente en cuestión.

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Página 51

Cuentas a Cobrar . Se completa con el numero de documento:

Tratar partidas nuevamente

Se compensa automáticamente. Grabar

Visualizar documento: FB03 Versión 1.0


Página 52

Cuentas a Cobrar

Se reclasifico el crédito a cobrar rechazado con el cheque del tercero. El proceso sigue con la FBWE y F-20 según detalle en apartado anterior.

4) Al llegar la fecha de vencimiento del efecto se descuenta el comprometido del cliente. Se utiliza la cuenta auxiliar posteada en punto anterior contra la cuenta del cliente. Para visualizar los documentos a compensar, se utiliza la transacción F_72 que lista todos los cheques pendientes por cuenta contable. Luego la compensación de la cuenta de efectos se realiza siguiendo lo indicado en el paso siguiente: Transacción F-20

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Página 53

Cuentas a Cobrar

En cuenta de mayor se selecciona la cuenta de valores a depositar en cartera que habíamos reclasificado en la F-36.

Presionamos

Obtenemos la partida, y seleccionamos la que queremos revertir, ya que se efectuó el correcto cobro del efecto y no tenemos más ese valor a depositar a cobrar:

Grabar/contabilizar

Contabilización documento multisociedad

En esta sección se podrá observar cómo realizar operaciones Intercompany.

Registración de Intercompany de cobros por cuenta y orden de: Versión 1.0


Página 54

Cuentas a Cobrar 1) Escenario de cobro por cuenta y orden de FESA. a- se genera factura por FB70

Visualizamos documento

b- Cobro de esa factura

Transacción F-28

EKD cobrará esa factura

Sociedad cobradora: 2000 Cuenta Bancaria de EKD: 11136091 Marcar “Otras cuentas”

Versión 1.0


Página 55

Cuentas a Cobrar

Presionamos

Versión 1.0


Página 56

Cuentas a Cobrar Cliente: 48 De sociedad: 1000 (FESA) Partidas normales.

Click en continuar

Simular documento

Versión 1.0


Página 57

Cuentas a Cobrar

La sociedad 2000 (EKD) le debe $3.000 a la 1000 (FESA) ya que cobro por cuenta y orden. Grabar

Se generan dos documentos por separado, y uno multisociedad que los linkea, informado en el campo Nº Multisociedad de cada uno de ellos, como se observa a continuación al acceder desde la transacción FB03

Documento generado en EKD:

Versión 1.0


Página 58

Cuentas a Cobrar

Doc generado en FESA

El documento multisociedad se visualiza desde la Transacción FBU3

Versión 1.0


Página 59

Cuentas a Cobrar

c- Se traslada los saldos de cuentas Intercompany

Transacción F-30

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar Esta transacción se utiliza cuando obtenemos por ejemplo:

FESA (1000) Interco a cobrar de 2000 = 3,000.00 Interco a pagar a 2000 = - 5,000.00 La cuenta de pasivo queda con un saldo de 2.000 al trasladar el saldo de la cuenta de activo a la de pasivo. Queda saldo a pagar por parte de FESA (1000) a EKD (2000).

2) Escenario de facturación entre empresas a- EKI le factura a Leaderprice

Transacción FB70 EKI le emite factura a LP

24 es el cliente LeaderPrice.

Grabar Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

b- LeaderPrice carga la factura del proveedor EKI Transacción FB60 Seteamos que sea para la sociedad 3000 en

Luego cargamos las partidas:

Versión 1.0


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Cuentas a Cobrar

NOTA: La cuenta 21111024 se denominara INTERCO A PAG A EKI.

d- LP le paga a EKI mediante transferencia Ver proceso en Transacción F110

Versión 1.0


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Manual de Cxc

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