MAUAL SISTEMA COTABLE Conta Soft System
AUTOR: WILLIAMS VIDAL PELAEZ e-mail:
[email protected]
www.Contasoftsystem.net
MAUAL DEL USUARIO Sistema desarrollado para el área Contable de la empresa, empresa, realiza análisis, cálculos y contabilización por Centro de Costos, Costos, Depreciación de Activo Fijo, Asientos por Destino de manera automática y Planillas con exportación al PDT y AFP et. Es Multiusuario y Multiempresa (Le permite llevar la Contabilidad de 99 Empresas y trabaja en Red)
MEU PRICIPAL
MAUAL DEL USUARIO Sistema desarrollado para el área Contable de la empresa, empresa, realiza análisis, cálculos y contabilización por Centro de Costos, Costos, Depreciación de Activo Fijo, Asientos por Destino de manera automática y Planillas con exportación al PDT y AFP et. Es Multiusuario y Multiempresa (Le permite llevar la Contabilidad de 99 Empresas y trabaja en Red)
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ACCESO AL SISTEMA COTRASEÑA DE USUARIO Para ingresar debe de elegir el usuario y luego ingresar su clave de acceso. Sin ella no podrá acceder al sistema (solo tiene 3 oportunidades). Luego clic e n ACEPTAR para ingresar al sistema.
COTRASEÑA DE LA EMPRESA Seleccione la empresa a trabajar, en la lista le aparecerá los periodos que tiene la empresa, se tiene que seleccionar un periodo a trabajar, luego ingrese contraseña de la empresa finalmente clic en ACEPTAR para ingresar al sistema.
TIPO DE CAMBIO Ingrese el tipo de cambio, esto se hará diario; solo la primera vez que cargue el sistema, para las operaciones, que Ud. vaya a consignar. consignar.
1._ MEU MAESTROS 1.1 APERTURA DE EMPRESAS Aquí se crearan todas las empresas que vayamos a trabajar, para crear una nueva empresa dar clic en NUEVO, este le llevara a la segunda pestaña del formulario, tal como se muestra en la figura siguientes.
En esta parte del formulario ingresaremos RUC, Razón Social, Teléfono y dirección de la empresa que vamos a crear, el sistema automáticamente creara la ruta de la nueva empresa, todo dentro de la carpeta SISCON, hay que asignarle una contraseña para la nueva empresa. Algo muy importante, ahí vemos un botón con Año de Apertura, en este botón le indicaremos al sistema a partir de que año se empezara la contabilidad de la nueva empresa.
Fig. 1.1
1.3 FILES DE ORIGEES En este formulario ingresaremos todos los orígenes c on los cuales vamos a trabajar: ejm Caja, Compras, Ventas, Planillas, Diarios, etc.
Fig. 1.3
1.4 PARAMETROS DE CUETAS
Esta opción es muy importante, aquí vamos a definir alguna cuentas especiales que serán usadas en las operaciones de Compras, Ventas y Planillas En las columnas AUTOMATICOS GENERADOS controla las provisiones de Asientos de Activo y Planillas. La columna CIERRE, bloquea el mes que Ud., elija, esto hará que ya no se pueda ingresar ningún tipo de información en el mes bloqueado.
FACTORES._ Se ingresara factor UIT y el porcentaje de IGV del año en curso. CUETAS ESPECIALES._ Se ingresaran las cuentas, para ciertos formularios a usar en adelante. El cual serán invocados desde los mismos.
1.5 TIPOS DE DOCUMETOS Tabla de Documentos, que serán usados en los libros de Compras y Venta
1.6 TIPOS DE GASTOS Tipos de gastos las vamos a trabajar con Ordenes de Trabajo las cuales se usaran, con la cuenta-20, en el registro de Compras y el de ventas.
1.7 TIPOS DE AUXILIARES En este formulario ingresaremos todas las cuentas a 2 dígitos (nivel de balance) de la Cuentas que vamos a manejar una cuenta corriente que hallan sido generadas por Compras, Ventas, Caja, Planillas y Asientos de diario.
1.8 AUXILIARES Una vez creados los TIPOS DE AUXILIAR, pasaremos a crear los Auxiliares, para llevar un mejor control de nuestras cuentas corrientes, estas serán codificadas por número de RUC, DNI o código interno creado por el usuario. Estos auxiliares los vamos a usar en Compras, Ventas, Caja y Diario. A continuación un ejemplo de listado de AUXILIARES de la cuenta Clientes.
1.9 PLA DE CUETAS Creación del Plan de Cuentas: CUETA._ Definición del código de la Cuenta, (10 Caracteres máximos) DESCRIPCIÓ._ Se le asigna el nombre de la Cuenta (40 Caracteres máximos) AMARRES._ Se ingresará el código de la cuenta, que se reflejará en los resultados por Función o Naturaleza de acuerdo al criterio de codificación para el asiento automático.
Fig. 1.9
Impresión Plan de Cuentas
Fig. 1.91
Importar Plan Cuentas: Se puede Importar las cuentas de otras empresas; Seleccione la empresa del cual será importado el Plan de Cuentas; seleccione el periodo más actual para obtener las cuentas más actuales, tiene la opción de importar todo el plan de cuenta o una cuenta especifica, también puede importar el nuevo PCGE.
1.11 UMERACIO DE VOUCHERS DE CAJA Crear los todos los bancos que usaremos en nuestra caja: ETIDAD FIACIERA._ Seleccione el Banco a crear de la lista de Bancos.
CODIGO ITERO._ Es una letra Alfabética, que el usuario define para el control interno de cada operación.
UMERO CUETA BACARIA._ Número de Cuenta bancaria según el banco.
CODIGO CUETA._ Es la cuenta que se asignara según el plan de cuentas. TIPO DE MOEDA._ Se debe ingresar la moneda del Banco que se usara "Soles” y "Dólares”. MESES CORRELATIVOS._
Esta numeración es automática y correlativa, esto lo genera el sistema en cada movimiento, al crearlos se inicializaran en cero.
2._ MEU MOVIMIETOS 2.1 REGISTRO DE COMPRAS: Ingresa Mes/Año a trabajar.
UEVO._ Para ingresar una nueva provisión. ver Fig. 2.1
Fig. 2.1
UMERO REGISTRO._ Se ingresara el número correlativo, de las compras que vaya ingresando. CODIGO RUC._ Se ingresara el número de RUC del cliente MOEDA._ Se indicara el tipo de moneda de la provisión. DOCUMETO._ Se indicara el tipo de documento. SERIE y UMERO._ Se indicara el número de serie y factura del documento. ( Botón ) REFERECIA._ Se activara cuando la provion será una Nota de crédito o Debito, a la vez se activa la tercera pestana Nota Credito, ahí vamos a ingresar el Documento que se modifica.
2.2 REGISTRO DE VETAS: Ingrese Mes/Año a trabajar.
Fig. 2.2 UMERO REGISTRO._ Se ingresara el número correlativo, de las Ventas que vaya ingresando. CODIGO RUC._ Consigne número del RUC. Si la provisión en una cuenta corriente. MOEDA._ Indique el tipo de moneda para su provisión. CUETA PROYECTO._ Solo si Ud. Usara cuenta de proyecto, ingresara datos en la cuadricula; indicando el tipo de gasto. (
2.3 ASIETOS DE DIARIO
Pasos a seguir: La opción UEVO, para ingresar los Comprobantes de Diario, luego le mostrara una segunda ventana, donde consignara, los siguientes datos:
FECHA._ La fecha del movimiento del documento TIPO DE CAMBIO._ Según la base de datos. CUETA._ Consigne cuenta del movimiento. Dar clic en botón buscar, para ubicar la cuenta deseada. AMARRE._ Si la cuenta tuviese amarre, se habilita la opcion amarres. RUC._ En caso de ser Cuenta Corriente se activará esta opción REGISTRO y DOCUMETO._ De haber provisiones las jalara automáticamente, según el codigo de CUENTA y/o RUC.
TIPO DE MOEDA._ Seleccione el tipo de moneda de la operación, CHECK (ok)._ Para añadir los datos consignados a la cuadricula.
•
GRABAR._ Graba el comprobante de diario
•
BORRAR._ Borra la fila en el cual esta ubicada el cursor
•
AULAR._ Elimina todo el comprobante de diario
2.4 VOUCHERS DE CAJA
Pasos a seguir: 1._ Ingrese Mes/Ano, 2._ Seleccione el movimiento (Ingreso o Egreso) 3._ Selecciones el tipo de banco La opción UEVO, para ingresar los vouchers de caja, luego le mostrara una segunda ventana, donde consignara, los siguientes datos:
FECHA._ La fecha del movimiento del documento TIPO DE CAMBIO._ Según la base de datos. CUETA._ Consigne cuenta del movimiento. Dar clic en botón buscar, para ubicar la cuenta deseada. AMARRE._ Si la cuenta tuviese amarre, se habilita la opcion amarres. RUC._ En caso de ser Cuenta Corriente se activará esta opción REGISTRO y DOCUMETO._ De haber provisiones las jalara automáticamente, según el código de CUENTA y/o RUC.
TIPO DE MOEDA._ Seleccione el tipo de moneda de la operación, CHECK (ok)._ Para añadir los datos consignados a la cuadricula. •
GRABAR._ Graba el comprobante de diario
•
BORRAR._ Borra la fila en el cual esta ubicada el cursor
•
AULAR._ Elimina todo el comprobante de diario
2.5 LIBRO DE HOORARIOS Consignar, todos los recibos por Honorarios Profesionales. •
UEVO._ Añadir una provisión. Ver Fig. 2.5
•
AULAR._ Borra provisión, seleccionada. Ver Fig. 2.5
•
CACELA_ Cancela todo el movimiento del registro. Ver Fig. 2.5
•
GRABAR._ Graba provisión igresada. Ver Fig. 2.5
Fig. 2.5 UMERO REGISTRO._ Se ingresara el número correlativo, de la provisión ingresada. CODIGO RUC._ Consigne número del RUC. MOEDA._ Indique el tipo de moneda para su provisión. CTA-2-AMARRES._ Si desea distribuir la provisión en 2 cuentas. (dar clic, para desplegar la 2da cuenta).
4._ MEU REPORTES Todos los formularios de reportes tienen 3 opcion es: 1. Preliminar._ Se visualizara solo en pantalla. 2. Impresora._ Se imprimira, en la impresora activa 3. Archivo._ Genera un archivo, Ud. pondra el nombre del archivo
4.1 REGISTRO DE COMPRAS Función._ Imprime todo el movimiento registrado en el Libro de Compras. Ver Fig. 4.1 • • •
Ingresar Mes/Año del mes a imprimir. Elegir el tipo de impresión Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el listado.
Fig. 4.1
4.2 REGISTRO DE VETAS Función._ Imprime todo el movimiento registrado en el Libro de Ventas. Ver Fig. 4.2 • • •
Ingresar Mes/Año del mes a imprimir. Elegir el tipo de impresión Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el listado.
Fig. 4.2
4.3 REPORTE DE VOUCHERS Función._ Imprime todos los asientos de diario ingresados. Ver Fig. 4.3 • • • • •
Ingresar Mes/Año del mes a imprimir. Seleccione el tipo de origen de documento Ingrese rango de comprobantes a listar. Elegir el tipo de impresión Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el listado.
Fig. 4.3
4.4 BALACE GEERAL Función._ Imprime el Balance General. Ver Fig. 4.4 • • •
Ingresar Mes/Año del mes a imprimir. Elegir el tipo de impresión Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el Balance General.
Fig. 4.4
4.5 ESTADO DE PERDIDAS Y GAACIAS Función._ Imprime el Estado de perdidas y Ganancias.. Ver Fig. 4.5 Ingresar Mes/Año del mes a imprimir. • Elegir el tipo de impresión Preliminar o impresora. • Dar clic en Imprimir para obtener el Balance General. •
Fig. 4.5
4.6 LIBRO DIARIO Función._ Imprime el Libro Diario. Ver Fig. 4 .6 • • •
Ingresar Mes/Año del mes a imprimir. Elegir el tipo de impresión Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el Libro diario.
Fig. 4.6
4.7 LIBRO MAYOR Función._ Imprime el Libro Mayor. Ver Fig. 4.7 • • •
Ingresar Mes/Año del mes a imprimir. Elegir el tipo de impresión Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el Libro Ma yor.
Fig. 4.7
4.8 IVETARIOS Y BALACES (Resumen de Cuentas) Función._ Imprime el Resumen de Cuentas. Ver Fig. 4.8 • • •
Ingresar Mes/Año del mes a imprimir. Elegir el tipo de impresión Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el Resumen de Cuentas.
Fig. 4.8
4.9 AALISIS DECUETA Función._ Imprime una determinada cuenta para su análisis. • • • • •
Ingrese el Mes/año a listar. Selecciones el rango de meses a listar. Busque la cuenta a listar. Elegir el tipo de impresión Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el listado de la cuenta solicitada.
Fig. 4.9
4.10 AALISIS DE CUETA POR R.U.C. Función._ Imprime las Cuentas Corrientes, por RUC • • • •
Ingrese el Mes/año a listar Seleccione el tipo de Auxiliar a listar. Elegir el tipo de impresión Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el listado
4.11 AALISIS DE CUETA POR CUETAS. Función._ Imprime saldo de cuentas • • • •
Ingrese el Mes/año a listar Seleccione el tipo de Auxiliar a listar. Elegir el tipo de impresión Preliminar o impresora. Dar clic en Imprimir para obtener el listado
5._ MEU ACTIVOS 5.1 MATEIMIETO DE ACTIVOS FIJOS Bienes de uso destinados a la generación de utilidades en una empresa.
Pasos a seguir:
CUETA._ Se consignara la cuenta del activo fijo CUETA DESTIO._ Esta cuenta es la Cta-39 la cuenta de depreciación % DEPRECIACIO._ El factor según corresponda al activo º MESES._ Es el numero de meses en que será depreciado el activo fijo.
Fig. 5.1
5.2 CALCULO DE LA DEPRECIACIO Perdida generada por el uso, obsolecencia o insuficiencia de los bienes que forman parte de los activos fijos. El sistema genera el cálculo mensual de la depreciación de los activos fijos que se encuentren en estado activo generando un voucher automático por este concepto. Pasos a seguir: 1. Elegir la opción Generar Depreciación del menú Activo Fijo 2. Ingrese la fecha del mes a depreciar. 3. Seleccione Comprobante de Diario (Este será el numero del comprobante de diario) 4. Dar clic en Depreciar, para realizar los cálculos, según factor. 5. Para trasladar el asiento automático de la depreciación, dar clic en mayoriza. 6. Y el botón imprimir, para listar el comprobante de diario.
5.3 REPORTE DE LA DEPRECIACIÓ Emite un reporte con la depreciación del mes y los saldos acumulados mes a mes, Solo consigne la fecha del mes a litar.
6._ MEU PLAILLAS Para usar el modulo de Planillas, el primer paso que tenemos que realizar será la apertura de nuestro personal Empleados y Obreros, ingresando los datos de los mismos, hay campos obligatorios donde tenemos que registrar los datos, para evitar problemas a l a hora de procesar la planilla, listar las boletas, listar las Afp, generar los asientos o al exportat al PDT Planillas Electronicas.
CODIGO._ Este se generara automáticamente, en orden correlativo; es el numero con el que se identificará cada trabajador.
REGIME PESIOARIO._ Seleccione el régimen al cual pertenece el trabajador; para los descuentos en Planillas (AFP, ONP y Otros).
CUETA GASTOS ._ Es muy importante y obligatorio llenar estas cu entas, ya que será usadas para generar los Asientos de Planillas automáticas.
6.1._COMISIOES DEL REGIME PESIOARIO Este es el segundo paso para empezar a trabajar con las Planillas. Aperturar y/o modificar los regímenes pensionarios a usar, según el régimen que este afiliado el Empleado y/o Obrero; también modificar los factores de variación de las A.F.P. según los cambios que se dieran en sus comisiones.
Fig. 7.3
6.2 MOVIMIETO DE ASISTECIA DEL PERSOAL EMPLEADOS Realiza el cálculo de las planillas, aquí vamos a detallar la asistencia resumida del mes, ingresando los días trabajados en el mes, tardanzas, faltas, adelantos, horas extras etc. Pasos a seguir: • • • •
Ingrese Mes/Año del mes a procesar. Ingrese el código del trabajador o en su defecto ENTER y le mostrara la ayuda. Luego ingrese los rubros indicados. Finalmente dar clic en GRABAR para guardar los datos.(Grabar por cada registro consignado)
Fig. 6.1
6.3 IMPRESIÓ DE BOLETAS DE PAGO Emisión de Boletas de Pago. Ingrese Mes/Año a listar • Seleccione si va a imprimir todos o un trabajador especifico. • - Si eligio ESPECIFICO ingrese o busque el codigo del empleado. Finalmente clic en IMPRIMIR para obtener el listado. •
Fig. 6.2
6.4 IMPRESIÓ DE PLAILLAS Planilla General, de todos los Empleados • • •
Ingrese Mes/Año de planilla a listar. Seleccione opción de impresión Preliminar o impresora. Dar clic en IMPRIMIR para obtener el listado.
Fig. 6.3
6.5 IMPRESIÓ FORMULARIO DECLARACIÓ A LAS A.F.P. Formulario de declaración a las A.F.P. Ingrese Mes/Año de planilla a listar. • Seleccione la A.F.P. a listar • Dar clic en IMPRIMIR para obtener el listado. •
Fig. 6.4
7._MEU COSULTAS 7.1 COSULTA DE TIPOS DE CAMBIO Tenemos acceso a todos los tipos de cambio, archivados desde que se aperturo la empresa.
Fig. 7.1
7.2._PATRO DE FACTORES DEL .R.E.I Tenemos que actualizar todos los meses, antes de realizar el proceso de calculo del R.E.I.
Fig. 7.2
8._MEU UTILITARIOS 8.1 MATEIMIETO DE ARCHIVOS Permite regenerar los índices del sistema. (Ocasionados por: falla eléctrica, o cuelgue del sistema). Esta opción debe de realizarse sin que allá usuario usando el sistema.
Fig. 8.1
