Manual básico de ContaPyme

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Ma nua l bá sic o de Conta Pyme - slide pdf.c om

S i is s t t e e m m a a d e e g e es s t t i i ó ó n e m n m p r re es s a a r r i i a a l l y y c o on t n t a a b l l e b e p a ar r a a P Y YM E ES . S

MANUAL BÁSICO DE CONTAP YME

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S i is s t t e e m m a a d e e g e es s t t i i ó ó n e m n m p r re es s a a r r i i a a l l y y c o on t n t a a b l l e b e p a ar r a P a P Y YM E ES . S

MANUAL BÁSICO DE CONTAP YME ã Ingeniería de Software

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ContaPyme® No es permitida la reproducción total o parcial de este manual, ni su tratamiento informático, ni la transmisión de ninguna forma o por cualquier medio, ya sea electrónico, mecánico, por fotocopia, por registro u otros métodos, sin permiso previo y por escrito de los titulares de los derechos de autor.

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INTRODUCCIÓN. Este manual se ha escrito para introducir a un usuario en el manejo, operación y entendimiento del sistema básico de ContaPyme. No importa que el usuario sea inexperto en la operación de Windows e inexperto en el lenguaje financiero y técnico de la contabilidad, inventarios, presupuestos y estadísticas. El manual llevará lentamente al usuario para que por sí mismo sea capaz de hacer el montaje básico de los datos iniciales y aprenda a manejar el sistema y sus controles en forma correcta. El manual ha sido escrito en un lenguaje sencillo, en todo momento acompañado de gráficas e imágenes de la pantalla y complementado con una serie de programas que acompañan al usuario en su proceso de aprendizaje. El manual no pretende explicar la contabilidad o alguna materia técnica en profundidad, simplemente presenta al principio de cada capítulo una base teórica sobre el módulo que se va a tratar y procede a presentar en términos sencillos lo mas básico del manejo y operación del sistema en lo que al módulo se refiere, como son los principales maestros que intervienen, las principales operaciones por medio de las cuales se registra la información y la forma de obtener los informes correspondientes. Este manual no trata todos los detalles de la aplicación, sus operaciones y sus maestros, con el fin de no perder la óptica del proceso de aprendizaje conceptual al que está orientado. Para obtener más detalles sobre alguna de las opciones del sistema se puede consultar la ayuda en línea o los manuales electrónicos. Los manuales electrónicos son una extensión del manual básico que explica en detalle cada particularidad del sistema y que por su carácter de electrónicos se pueden publicar con gran facilidad y por tanto, se irán actualizando para cada release que se produzca del sistema, donde se van viendo reflejados todos los cambios que se vayan aplicando. Es recomendación encarecida para el usuario lector de este manual que siempre complemente los textos de este manual impreso con los textos de los manuales electrónicos que se instalan desde el CD del sistema. También es necesario aclarar que este manual básico no explica ni presenta todos los módulos y herramientas de ContaPyme, ya que trata únicamente de ser una guía de iniciación al sistema. La información correspondiente a los otros módulos, herramientas y posibilidades será encontrada en los manuales digitales a los que ya se ha hecho referencia. El capítulo 1, ‘¿Qué es ContaPyme?’ hace una presentación resumida de lo que es el sistema, las ventajas y sus principales características. Aunque no entra en todos los detalles y posibilidades, éste capítulo presenta los principales módulos y herramientas que ofrece ContaPyme, con la idea de permitir al usuario tomarse una idea global preliminar de lo que es este sistema. El capítulo 2, 'Instalación' explica los detalles de la instalación del programa, la desinstalación y describe los archivos y programas adicionales que quedan instalados en el computador. Este describe rápidamente cómo ejecutar ContaPyme y el programa tutor que enseña el manejo básico de la aplicación. El capítulo 3, 'La ventana inicial' hace una breve explicación de la presentación inicial del programa, que es la ventana principal, donde se pueden observar las opciones (menús y botones) que permiten llamar las principales acciones del sistema. El capítulo 4, 'Componentes principales del sistema' presenta en forma resumida cada uno de los componentes o herramientas de software que permiten hacer un manejo fácil y fluido del sistema y de los datos. El buen entendimiento de estas herramientas básicas hará que el usuario se desempeñe correctamente con el sistema y entienda el objetivo de cada una de esas herramientas. El capítulo 5, 'Creación de la empresa y los centros de costos' se encarga de presentar lo básico de cómo crear una empresa y toda la estructura inicial de centros de costos. Hace también una breve descripción de los centros de costos básicos y su relación con el tiempo (iniciación y finalización de su vigencia). El capítulo 6, 'Módulo de contabilidad' se encarga de hacer una presentación del módulo mas importante y a la vez básico de ContaPyme. Este presenta los maestros de terceros y el plan de cuentas y sus múltiples posibilidades de


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adecuación a las necesidades particulares de las empresas; Luego presenta la forma en que se debe registrar la información de los comprobantes y las múltiples facilidades de edición, importación y exportación que ofrece el editor de comprobantes y finaliza presentando la forma de obtener los informes contables. El capítulo 7, ‘Módulo de cartera’ presenta los conceptos mas elementales del manejo de la cartera, desde los comprobantes de contabilidad a base de asientos débito y asientos crédito, como el manejo asistido a través de operaciones especiales para crear, abonar y cancelar a las cuentas por pagar y cuentas por cobrar. El capítulo 8, ‘Módulo de activos fijos e inversiones ’ hace una presentación teórica sobre el manejo de los activos fijos, de las inversiones y su manejo contable. Basándose en el entendimiento de los conceptos básicos, explica de manera sencilla el manejo del sistema a través de operaciones de automatización, donde se puede apreciar el potencial, la flexibilidad y la gran facilidad de manejo que ofrecen las operaciones. Finalmente se explica también la forma de manejar los activos fijos a través de asientos de movimiento contable. El capítulo 9, ‘Módulo de inventarios’ hace una presentación inicial sobre las bases teóricas contables que implica el manejo de las principales operaciones de inventarios, cómo comprar, vender o consumir elementos de inventario. Seguidamente se explican los maestros básicos de grupos de inventario y de elementos de control, para poder explicar la configuración de inventarios, almacenes o bodegas y su manejo basado en operaciones. El capítulo 10, ‘Módulo de presupuestos’ hace una breve presentación de lo que es la planeación, de su importancia y procede a explicar lo que son y cómo se hacen los presupuestos a nivel de centros de costos y de empresa, su forma de edición y la forma de obtener los informes de ejecución presupuestal. El capítulo 11, ‘ContaExcel’ presenta una de las herramientas mas importantes del sistema, desde el punto de vista de abrirle infinitamente las posibilidades al usuario de crear y editar sus propios reportes con las ayudas de una hoja electrónica de cálculo, que hoy en día, es una herramienta, que en la práctica, debe ser de obligatorio conocimiento por parte de contadores, auxiliares y usuarios. ContaExcel permite usar mas de un centenar de funciones para acceder directamente a la información de las bases de datos de ContaPyme, con las cuales se pueden construir reportes analíticos o con información de interés para cada gerente o área de la empresa, con la ventaja de que se recalcularán cada vez que la información sea cambiada. ContaExcel es además la base del cálculo de indicadores, el Balanced Scorecard y los mapas de centros de costos. El capítulo 12, ‘Creación de indicadores y gráficos’ presenta la forma fácil en que el usuario puede crear su propio informe gráfico, con decenas de indicadores y gráficos de su interés que se imprimen en un mismo reporte y que fácilmente se pueden diseñar para cada empresa o para cada gerente de área. A diferencia de otros sistemas que se entregan con todos los gráficos prediseñados por la casa desarrolladora de software, el sistema de indicadores presenta un conjunto de indicadores prediseñados para el sistema, pero lo mas importante, permite al usuario definir sus propios indicadores y su presentación de una manera muy simple y fácil. El capítulo 13, 'El cargue inicial del sistema' lleva al usuario paso a paso en el proceso de crear inicialmente la empresa con toda su estructura y luego en el proceso de cargar los saldos iniciales. Este es un proceso que debe ser tomado con calma, en el cual se le suministrará al sistema el estado de iniciación de todas las cuentas en una fecha determinada, tanto cuentas de efectivo, como las de activos, pasivos y patrimonio. Si el cargue se hace en una fecha distinta al inicio del año, se debe hacer también el cargue de los saldos de las cuentas de ingresos y egresos. Al principio se explican las adecuaciones o revisiones que por seguridad se recomienda hacer a las configuraciones sugeridas por el sistema.

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TA BLA D E C ON TE NID O. INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................................ I

CAPÍTULO 1 ¿QUÉ ES CONTAPYME?..........................................................................................................................................1-1 REGISTRO SENCILLO. .................................................................................................................................................1-1 OBJETIVOS................................................................................................................................................................1-2 CONCEPCIÓN GENERAL DE CONTAPYME. ..................................................................................................................... 1-2 CONTAPYME ES UN SISTEMA COMPLETAMENTE INTEGRADO............................................................................................1-2 VERSATILIDAD PARA EL REGISTRO DE LA INFORMACIÓN. ................................................................................................. 1-3 AUTOMATIZACIÓN DE LAS OPERACIONES CONTABLES.....................................................................................................1-4 CENTROS DE COSTOS Y COSTEO . ................................................................................................................................ 1-6 SISTEMA DE LICENCIAMIENTO POR NIVELES ...................................................................................................................1-6 MONOUSUARIO Y MULTIUSUARIO. ................................................................................................................................ 1-7 MANEJO DE ÁREAS DE TRABAJO..................................................................................................................................1-7 ÁRBOL DE NODOS. .....................................................................................................................................................1-8 MANEJO DE TERCEROS...............................................................................................................................................1-9 MÓDULO DE CONTABILIDAD. ....................................................................................................................................... 1-9 MÓDULO DE PRESUPUESTO. ..................................................................................................................................... 1-10 MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES. ............................................................................................................... 1-10 MÓDULO DE CARTERA. ............................................................................................................................................. 1-11 MÓDULO DE INVENTARIOS.........................................................................................................................................1-11 OTROS MÓDULOS. ................................................................................................................................................... 1-11 HERRAMIENTAS BÁSICAS. ......................................................................................................................................... 1-12 HERRAMIENTAS OPCIONALES. ................................................................................................................................... 1-12

CAPÍTULO 2 INSTALACIÓN DEL SISTEMA. ................................................................................................................................. 2-1 INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................................................2-1 REQUERIMIENTOS MÍNIMOS DEL COMPUTADOR..............................................................................................................2-1 PROCEDIMIENTO PARA LA INSTALACIÓN DEL SISTEMA . ................................................................................................... 2-2 PROCEDIMIENTO PARA DESINSTALAR CONTAPYME........................................................................................................2-3 INSTALAR NUEVAMENTE LA APLICACIÓN O ACTUALIZARLA ................................................................................................2-4


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EJECUTAR CONTAPYME POR PRIMERA VEZ...................................................................................................................2-4 DESCRIPCIÓN DE LOS PROGRAMAS Y ARCHIVOS QUE CONFORMAN LA APLICACIÓN .............................................................2-5 DESCRIPCIÓN DE DIRECTORIOS, ARCHIVOS Y DOCUMENTOS INSTALADOS PARA LA APLICACIÓN...........................................2-6 TUTOR MULTIMEDIA DE CONTAPYME............................................................................................................................2-7 MAYOR INFORMACIÓN. ............................................................................................................................................... 2-8

CAPÍTULO 3 LA VENTANA INICIAL...............................................................................................................................................3-1 INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................................................3-1 CÓMO CARGAR LA APLICACIÓN. ................................................................................................................................... 3-1 DESCRIPCIÓN DE LA VENTANA PRINCIPAL......................................................................................................................3-2 PARTES DE LA VENTANA PRINCIPAL..............................................................................................................................3-3 OPCIONES DEL MENÚ PRINCIPAL..................................................................................................................................3-7

CAPÍTULO 4 COMPONENTES PRINCIPALES DEL SISTEMA......................................................................................................4-1 INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................................................4-1 MANEJO DE ÁREAS DE TRABAJO . ................................................................................................................................. 4-1 ACTIVACIÓN DEL ÁREA DE TRABAJO DE EJEMPLO. .......................................................................................................... 4-2 MANEJO DE COPIAS DE SEGURIDAD..............................................................................................................................4-3 EL MANEJADOR DE NODOS..........................................................................................................................................4-5 EL MANEJADOR DE OPERACIONES................................................................................................................................4-8 EXPLORADORES DE MOVIMIENTO ...............................................................................................................................4-15 MAYOR INFORMACIÓN. ............................................................................................................................................. 4-17

CAPÍTULO 5 CREACIÓN DE LA EMPRESA Y LOS CENTROS DE COSTOS..............................................................................5-1 INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................................................5-1 CREACIÓN DE LA EMPRESA. ........................................................................................................................................ 5-1 LOS CENTROS DE COSTOS. ......................................................................................................................................... 5-6 GRUPOS DE CENTROS DE COSTOS...............................................................................................................................5-9 CENTRO DE COSTOS ESPECIAL: CENTRO DE COSTOS ‘GASTOS GENERALES EMPRESARIALES’..........................................5-10 ACCIONES SOBRE LOS CENTROS DE COSTOS. ............................................................................................................. 5-11 MAYOR INFORMACIÓN. ............................................................................................................................................. 5-12

CAPÍTULO 6 MÓDULO DE CONTABILIDAD..................................................................................................................................6-1 INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................................................6-1 EL MAESTRO DE TERCEROS. ....................................................................................................................................... 6-1 EL PLAN DE CUENTAS. ................................................................................................................................................ 6-3

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OPERACIONES PARA EL MANEJO BÁSICO DE LA CONTABILIDAD . ..................................................................................... 6-16 LA OPERACIÓN DE MOVIMIENTO CONTABLE. ................................................................................................................ 6-16 INFORMES DE CONTABILIDAD.....................................................................................................................................6-22 EXPORTACIÓN DE DATOS..........................................................................................................................................6-29 MATRICES DE SALDOS. ............................................................................................................................................. 6-30 MAYOR INFORMACIÓN. ............................................................................................................................................. 6-33

CAPÍTULO 7 MÓDULO DE CARTERA. .......................................................................................................................................... 7-1 INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................................................7-1 MANEJO DEL MÓDULO DE CARTERA DESDE EL MOVIMIENTO CONTABLE .............................................................................7-2 CREACIÓN DE CUENTAS POR PAGAR Y CUENTAS POR COBRAR DESDE LAS OPERACIONES DE INGRESOS Y DE EGRESOS . ........7-4 OPERACIONES ESPECIALES PARA FACILITAR EL MANEJO DE CARTERA. ............................................................................. 7-7 PERACIONES PARA EL MANEJO DE CUENTAS POR PAGAR

O ..............................................................................................7-8 OPERACIONES PARA EL MANEJO DE CUENTAS POR COBRAR ..........................................................................................7-11 INFORMES DE CARTERA. ........................................................................................................................................... 7-15 CONFIGURACIÓN DEL PLAN DE CUENTAS PARA QUE FUNCIONE ADECUADAMENTE CON EL MÓDULO DE CARTERA ..................7-16 MAYOR INFORMACIÓN. ............................................................................................................................................. 7-17

CAPÍTULO 8 MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES.....................................................................................................8-1 INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................................................8-1 INTRODUCCIÓN TEÓRICA AL MANEJO DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES ............................................................................8-1 MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS POR MEDIO DE LAS OPERACIONES . ................................................................................. 8-4 MANEJO DE LOS ACTIVOS FIJOS POR MEDIO DEL MOVIMIENTO CONTABLE ........................................................................8-11 INFORMES Y CONSULTA DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES ............................................................................................8-12 CONFIGURACIONES ..................................................................................................................................................8-13 MAYOR INFORMACIÓN. ............................................................................................................................................. 8-14

CAPÍTULO 9 MÓDULO DE INVENTARIOS. ................................................................................................................................... 9-1 INTRODUCCIÓN..........................................................................................................................................................9-1 BASES TEÓRICAS DEL MANEJO DE INVENTARIOS. ........................................................................................................... 9-1 MAESTROS BASE PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS. ..................................................................................................... 9-4 MANEJO DE INVENTARIOS A TRAVÉS DE LAS OPERACIONES.............................................................................................9-6 ADICIÓN DE OPERACIONES DE INVENTARIOS..................................................................................................................9-7 INFORMES DE INVENTARIOS.......................................................................................................................................9-16 CONFIGURACIONES ..................................................................................................................................................9-16 MAYOR INFORMACIÓN. ............................................................................................................................................. 9-17


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CAPÍTULO 10 MÓDULO DE PRESUPUESTO................................................................................................................................10-1 INTRODUCCIÓN........................................................................................................................................................10-1 LA PLANEACIÓN. ......................................................................................................................................................10-1 PRESUPUESTO POR CENTROS DE COSTOS..................................................................................................................10-2 EDICIÓN DEL PRESUPUESTO DE INGRESOS Y EGRESOS. ............................................................................................... 10-3 LA EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. ................................................................................................................................. 10-6 INFORMES DE EJECUCIÓN PRESUPUESTAL. ................................................................................................................. 10-9 MAYOR INFORMACIÓN. ............................................................................................................................................. 10-9

CAPÍTULO 11 CONTAEXCEL.........................................................................................................................................................11-1 INTRODUCCIÓN........................................................................................................................................................11-1 OBJETIVOS..............................................................................................................................................................11-2 LAS FUNCIONES DE CONTAEXCEL..............................................................................................................................11-2 CARACTERÍSTICAS DE MANEJO ESPECÍFICAS A CONTAEXCEL........................................................................................11-6 GRABACIÓN Y RECUPERACIÓN DE HOJAS DE CÁLCULO . ................................................................................................ 11-8 ASISTENTE DE FUNCIONES......................................................................................................................................11-10 MAYOR INFORMACIÓN. ........................................................................................................................................... 11-10

CAPÍTULO 12 CREACIÓN DE INDICADORES Y GRÁFICOS. ...................................................................................................... 12-1 INTRODUCCIÓN........................................................................................................................................................12-1 MAESTRO DE INDICADORES Y GRÁFICOS.....................................................................................................................12-3 CREACIÓN DE GRÁFICOS...........................................................................................................................................12-5 INDICADORES DE GESTIÓN. ....................................................................................................................................... 12-8 EL REPORTE DE INDICADORES DE GESTIÓN EMPRESARIAL. ......................................................................................... 12-18 MAYOR INFORMACIÓN. ........................................................................................................................................... 12-19

CAPÍTULO 13 EL CARGUE INICIAL DEL SISTEMA......................................................................................................................13-1 INTRODUCCIÓN........................................................................................................................................................13-1 REVISIONES Y ADECUACIONES PRELIMINARES. ............................................................................................................ 13-2 CREACIÓN DE LA EMPRESA Y SU ESTRUCTURA DE COSTOS . .......................................................................................... 13-2 CARGUE INICIAL DE SALDOS Y EL BALANCE DE APERTURA . ............................................................................................ 13-2 MAYOR INFORMACIÓN. ............................................................................................................................................. 13-3

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ANEXO MÉTODOS ABREVIADOS DEL TECLADO PARA EL MANEJO DE CONTAPYME. ......................................................................14-1

BIBLIOGRAFÍA:.......................................................................................................................................................15-1


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Capítulo

1 ¿QU É ES CON TAPY ME?. ContaPyme (Sistema de gestión empresarial y contable para PYMES) es una aplicación de computador especialmente diseñada para proveer información al empresario sobre su empresa, sus actividades y sus recursos. Maneja en forma integrada las mas importantes áreas de datos de gestión de la empresa, como contabilidad, presupuestos, cartera, activos fijos e inventarios y muchos módulos que gradualmente se van adicionado al sistema. ContaPyme es el único sistema en incorporar un conjunto amplio de herramientas para facilitar la manipulación de datos y la obtención de resultados. Herramientas como ContaExcel o los indicadores gráficos permiten ampliar la funcionalidad del sistema y definir nuevos reportes sencillos o complejos adecuados a las necesidades particulares de cada empresa. Una de las características mas relevantes de ContaPyme, es que utiliza un esquema de registro de información muy sencillo, de tal forma que lo convierten en un instrumento fácil de utilizar y ágil en el seguimiento y toma de decisiones basadas en la información oportuna y actualizada de la empresa.

R e eg g i i s st t r r o o s e en n c c i i l l l l o . o El registro sencillo de la información de la empresa facilita el que muchos empresarios con escasos conocimientos técnicos en áreas como contabilidad, inventarios, presupuestos, costos y estadísticas, queden habilitados para manejar y registrar la información, debido a que es el sistema mismo el que se encarga de interpretar la información base que el usuario le suministra y automáticamente la transforma en información contable y técnica, correctamente clasificada y codificada a la luz de las técnicas financieras y estadísticas. Entonces, el usuario sólo tendrá que suministrar la información de los hechos administrativos que realiza en cada período y el sistema lo recompensará con un número amplio de informes, reportes y gráficos sobre la empresa, cada uno de los centros de costos y sus recursos. De esta forma, el usuario podrá dedicar sus esfuerzos y conocimientos en la interpretación y análisis de los informes y utilizarlos en el proceso diario de toma de decisiones para obtener siempre una mejor productividad y ser cada vez más competitivo.

Capítulo 1: ¿Qué es ContaPyme?


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O b b j e et t i iv v o s o s . ·

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Proveer a los empresarios de las micro, pequeñas y medianas empresas un sistema integrado de gestión empresarial que les permita optimizar la evaluación, el control y la toma de decisiones a nivel de las diferentes actividades productivas, mediante una herramienta técnica, financiera y administrativa. Facilitar al empresario el empleo de este tipo de herramientas, haciendo que su manejo no requiera conocimientos especiales en áreas técnicas como contabilidad, presupuestos, inventarios, costos, estadística, etc.

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Permitir que fácilmente el usuario pueda elaborar reportes contables, reportes tributarios, reportes de ingresos y egresos, reportes de costos, o bien reportes técnicos o estadísticos de las diferentes actividades que se llevan a cabo en la empresa o de alguno de sus centros de costos o de responsabilidad.

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Permitir el seguimiento de las diferentes actividades que se desarrollan en la empresa; detallando costos, tiempos, rendimientos y cantidades en el tiempo, sin que para ello se requieran grandes esfuerzos y costos de logística por parte del empresario.

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Permitir al empresario la comparación de sus datos contables, de costeo, estadísticos, técnicos y financieros con los promedios o indicadores técnicos y financieros de la región, del país o de sus vecinos.

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En general,y proyectos servir como instrumento útil para la gerencia, para mejorar la productividad y competitividad de las empresas productivos.

C o on n c c e e p c ci i ó n ó n g e en e n e r r a a l l d e e C o on t n t a aP P y m me e . Desde su concepción inicial, ContaPyme es un sistema que busca facilitar el registro de información, aprovechando al máximo cada dato que se le suministre, para alimentar un muy completo sistema de información, que a su vez es muy fácil de consultar y que permite obtener informes financieros, tributarios, de costos y estadísticos. En términos generales el usuario solo deberá suministrar la información correspondiente a las operaciones que éste realiza a diario y el sistema será el encargado de interpretarla a la luz de las técnicas contables y financieras, de manejo de inventarios y estadísticas, con el fin de mantener a disposición del empresario un conjunto de reportes de gran interés. El sistema está en capacidad de manejar una o varias empresas (dependiendo de la licencia), lo cual permite ser de interés también para centros de gestión especializados que le podrán prestar el servicio a pequeños y micro empresarios.

C o on n t t a aP P y m me e e s s u n n s i is s t t e e m a m a c o om p m l le e t t a am m e e n t n t e e i n nt t e e g r g r a ad d o . o ContaPyme ha sido concebido para que pueda manejar ingresos y egresos, la contabilidad, el presupuesto y la ejecución presupuestal, los inventarios de bodega, los activos, las inversiones, la nómina, las estadísticas, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, los centros de costos, las actividades que se realizan, etc.; todo en forma completamente integrada. La versión básica de ContaPyme maneja los módulos básicos, pero en la medida en que se progrese en el uso del sistema y sistematización de la empresa, se puede ir actualizando la licencia de uso para permitir el uso de otros módulos especializados y herramientas, bajo los mismos principios y conceptos de manejo y operación. El que el ysistema sea integrado, significa que en latodos medida en que se le suministre dato al sistema, este lo asimilará lo interpretará para afectar correctamente los módulos donde aplique el un dato. En otros programas, cuando se compran materiales se debe ir a los inventarios a registrar la cantidad comprada y luego crear un comprobante de contabilidad para afectar la contabilidad de la empresa y posiblemente grabar en otro sistema de ingresos y egresos para conocer los gastos que se han tenido por cada departamento. En ContaPyme sólo hay que registrar el número de unidades adquiridas y su valor y con esto, el sistema se encargará de aprovechar al máximo esos datos, afectando la contabilidad y los inventarios de bodega, en forma completamente automática.

Para el manejo de ContaPyme no necesita saber contabilidad, presupuestos, estadísticas o manejo de inventarios. Sin embargo, para aspectos tributarios y de cargue inicial de la información se recomienda la asesoría de un contador.

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V e r rs sa a t t i i l l i i d a d a d p d p a ar r a a e l l r e eg i i s g st t r ro o d e e l a a i n nf f o r rm ma a c c i i ó n ó n . ContaPyme facilita el registro de la información al permitir dos métodos de registro de las operaciones contables:

M o ov v i i m i i e m e n t t o c n o c o on t t a n a b l l e b e .

Grabación directa de comprobantes y asientos de contabilidad a través del sistema de asientos débitos y créditos. Este es el método universalmente conocido para el registro de la información contable. La grabación de movimientos es el método conocido por todos los contadores quienes a diario registran los asientos correspondientes a la operación contable de las empresas. Para ello tienen que conocer el código y los criterios contables.

O p e er ra a c c i i o on n e e s s e s s p e ec c i i a a l li i z z a a d d a as s . El sistema especializadas de grabación esdeúnico información a través de operaciones en ContaPyme y utiliza un sistema inteligente de interpretación de información para convertir la información base que le suministra el usuario a información contable y de cada uno de los módulos instalados en el sistema. Este esquema de trabajo es de mucho interés para quienes no poseen conocimientos contables e incluso ciertas operaciones de automatización serán de mucho interés por contadores y auxiliares contables, ya que el sistema hará ciertos trabajos de codificación largos en forma automática.



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A u ut t o m o a m a t t i iz z a a c c i i ó n ó n d e e l a as s o p e er r a ac c i i o n o e n e s s c o on n t t a a b b l l e es s . Uno de los objetivos fundamentales durante el diseño del sistema, era hacer una aplicación para computador que al interactuar con el usuario, le preguntara por datos que él realmente conociera de las operaciones administrativas que cotidianamente en la empresa y no por transacciones y códigos contables de doble partida (cuentas, débitos, créditos,desarrolla etc.). Por ejemplo, si el usuario realiza una venta de productos, al momento de registrar la información, el sistema le preguntará por datos acerca de la venta; en ningún caso por datos contables o técnicos. Para el ejemplo, pediría los siguientes datos: ¿A quién le vendió? ¿Qué producto vendió? ¿Qué cantidad del producto vendió? ¿Por cuánto dinero? ¿Le hicieron retención al pagarle? ¿Cómo le pagaron? ¿En efectivo? ¿Le consignaron en el banco? ¿Le quedaron debiendo? Todas las preguntas pueden ser respondidas por la persona que registra la venta, sin que para ello tenga que conocer de contabilidad, inventarios u otra área específica. Con esa información suministrada por el usuario, el sistema se encargará de interpretarla y afectará todas las partes del sistema que deba modificar con esa operación o hecho administrativo.

Operación Venta

Módulo de Contabilidad

Módulo de Inventarios

Sistema de interpretación de información

Módulo de Activos/Inv.

Módulo de Personal

Módulo de Actividades

Módulo de Estadísticas

Sistema de información

D e ef f i n ni i c c i i ó n ó n d e e O p e er r a a c c i i ó ón . n Una operación es un hecho o evento de administración que realiza el empresario en el proceso productivo. Son hechos administrativos, por ejemplo el comprar, vender o pagar una planilla de trabajo. Son eventos administrativos: que un centro de costos pase de la etapa de desarrollo a etapa de producción, el cierre de un mes, de un año o de un ciclo. En lo sucesivo se utilizará el término ‘operación’ para referirse a los hechos, acciones o eventos administrativos.

C o on t n t a a P P y m me e e s s u n n s i is s t t e e m ma a b a as sa a d d o e n o n o p e er r a a c c i io n o e n e s s . Para poder hacer que el sistema pregunte exactamente lo que necesita ante cualquier operación que desee registrar el empresario, se ha introducido el nuevo concepto de sistema basado en operaciones .

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F á ác c i i l l i n nt t e e r r a a c c c c i i ó n ó c o n on n e l l u s su ua a r r i i o . o Este sistema esta en capacidad de interactuar con el usuario de acuerdo con la operación que éste desee registrar y entonces solicitarle exactamente la información que necesita en un lenguaje claro y sencillo. ContaPyme es el primer sistema contable completamente basado en operaciones. Esto quiere decir que se ha instruido al sistema para que esté en capacidad de interpretar un conjunto amplio de operaciones que se llevan a cabo en el proceso administrativo de la empresa. Operación de venta ¿Qué vendió? _ _ _ _ _ ¿A qué precio? $ _ _ _ _ ¿A quién? _ _ _ _ _ ¿Cobró IVA? s/n _ _ _ Le Retuvieron? s/n _ _ _ ¿El dinero entró a : Caja? $ _ _ _ _ Banco? $____ CxC? $____

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Listado de todas las operaciones Compras semana. Pago empleados. Consignación banco. Gastos varios. Consumo materiales.

Venta de productos.

P o or r c a ad d a a o p e er r a a c c i i ó ón h a n a y u n n a s si i s st t e e n t n t e e . En ContaPyme cada operación es una pequeña caja de diálogo o asistente de Windows, donde se graban los datos correspondientes al hecho o evento administrativo (operación). La caja de diálogo contiene controles como: campos de edición donde el usuario debe escribir la información solicitada por el sistema y botones para confirmación o cancelación de la operación. ContaPyme involucra diferentes conjuntos de operaciones especializadas para el manejo de ciertos tipos de información. Por ejemplo, para el manejo de inventarios se ha desarrollado un conjunto de operaciones para la compra y venta de productos, para el registro de consumos, para la realización de ajustes, etc.

E j e em p m l lo m m a o an e n e j o d o d e a e a c ct ti i v v o s o s . Para el registro de la información de las operaciones, ContaPyme despliega un formulario especializado por cada tipo de operación.

G r ra a b a b ac c i i ó ón n d e e m o ov v i i m mi i e e n t t o n o c o on t n t a a b b l l e e. Sin embargo, es muy difícil que el sistema esté programado para cubrir cualquier tipo de operación eventual que se lleve a cabo en la empresa. En este caso, (cuando la operación a registrar no está definida en ContaPyme), deberá registrar la información por medio de un sistema de grabación de movimiento contable, similar a cualquier programa de contabilidad, que también está incluido e integrado al sistema.



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Debe aclararse que si un usuario tiene conocimientos suficientes en contabilidad, puede registrar toda la información como movimiento contable directamente y no hacer uso de las operaciones. Sin embargo, posiblemente no aproveche muchas facilidades que le ofrece el sistema.

C e en n t t r ro s d o s d e c e c o os s t t o os y s y c c o os s t t e e o o . M a an n e e j o o c o on c e n en n t t r r o s o s d e e c o os s t to o s s .

En ContaPyme se pueden manejar contabilidades de costos, donde el centro de costos y sus manejos especializados toman especial relevancia y para lo cual el sistema está ampliamente dotado, facilitando todas las tareas de costeo por centros de costos y actividades.

M a an n e e j o o s i in n c e en t t r n r o s o s d e e c o os s t t o s o s . Otras empresas, tal vez mas financieras o con objetivos meramente tributarios, no verán ningún interés en el manejo de centros de costos y por tanto simplemente pueden omitir todo este manejo. En este caso se puede omitir toda esta sección dedicada a los centros de costos.

C o on t n t a a P P y m me e e e s u s u n s n s i is s t t e e m ma r a r o ob u b s u s t t o e o e n e n e l m l m a an n e e j o d o d e c e c e en t t r n r o s d o s d e c e c o os s t t o s o s .

ContaPyme ha desarrollado una gran fortaleza en el manejo de centros de costos y centros de costos especializados, que le permiten al empresario organizar y estructurar su empresa en centros de costos de diferentes tipos y obtener sus costos de operación, tanto directos como indirectos. Desde el punto de vista de diseño interno del sistema, ContaPyme está preparado para aceptar centros de costos especializados, cada uno con un comportamiento especial. Por ejemplo, el manejo y comportamiento de centros de costos tan disímiles como un departamento de una empresa o un cultivo agrícola con ciclos productivos o una vaca de un hato ganadero, son ejemplos de centros de costos que puede manejar ContaPyme, sin perder las particularidades de cada uno de esos tipos de centros de costos.

C o on t n t a a P P y m me e e s s u n n s i is s t t e e m ma a a p t to o p p a ar r a a m a an ne e j o o d e e c o os s t t o s o s a t r ra a v v é és s d e e d i is s t t r r i i b u b i i d u o d or r e e s s d e e c o os s t t o o s s ( c o os s t t - - d d r r i i v ve e r rs s ) . Una de las principales herramientas para costear y llevar lo justo en términos de costos, gastos e ingresos a cada centro de costos es el poder establecer criterios de distribución de costos, para el caso de costos o gastos que no son imputables directamente a un centro de costos específico. Un ejemplo simple, puede ser cuando se pagan los servicios de un asesor externo para que diagnostique una planta de producción de aceites, en la cual hay una decena de centros de costos y además hay líneas de producción. En este ejemplo, el costo de la asesoría debe llevarse a esos centros de costos o líneas de producción. En ContaPyme existen centros de costos especializados denominados distribuidores ( cost drivers de la metodología de costos abc). Estos centros de costos se crean y se les establecen criterios. Por ejemplo, se puede crear un centro de costos que se denomine “Gastos generales planta”, con un criterio implícito que determine que cada que se le impute un gasto o costo a ese centro de costos distribuidor, éste lo distribuirá inmediatamente y en forma automática entre todos los cultivos de maíz, proporcional al área sembrada. Esto permite crear centros de costos especiales para distribución o reasignación de costos y de gastos de la empresa de acuerdo a un conjunto muy amplio de criterios, obteniendo como resultado un sistema muy aproximado de costos de cada uno de los centros de costos de la empresa, sea ésta manufacturera, agrícola, comercial o de servicios.

S i is s t t e e m a m a d e e l i ic c e e n c n c i i a am m i i e en n t t o o p p o or r n i iv v e e l l e e s s . Una característica importante de ContaPyme es que permite que el usuario inicie cubriendo sus necesidades básicas de información y en la medida en que lo desee pueda ir adquiriendo nuevas características o módulos del sistema, lo que podrá hacer con solo cambiar la licencia. Un nivel inicial cubre las necesidades de contabilidad básica y a partir de ese punto se pueden ir adquiriendo módulos que ayudarán a automatizar las diferentes tareas y manejos de información de la empresa.

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Es posible adquirir módulos o herramientas independientes o ampliar la capacidad del sistema a discreción o bien, acogerse a los niveles de licencias preestablecidas por el sistema. En ningún caso, al ampliar el sistema hay que instalar programas nuevos, ni hacer interfaces entre ellos para importar o exportar datos. En algunos casos, posiblemente sea necesario revisar configuraciones para que todos los módulos trabajen coordinadamente.

M o on n o u o u s s u a u a r r i io y o y m u ul l t t i i u s u s u a u a r r i io . o El sistema se puede instalar en modalidad monousuario y multiusuario.

M o on o n o u s u su a u a r r i i o o. La instalación monousuario se refiere al trabajo en un único computador, para lo cual se requiere de una licencia. Bajo esta modalidad de trabajo, se puede compartir información con otros ContaPyme usando las capacidades de importación y exportación de operaciones. Esta modalidad se utiliza cuando los computadores no están en red o bien, cuando están separados físicamente (en distintos lugares).

M u ul l t t i i u us su u a a r r i i o . o La modalidad multiusuario se utiliza cuando es necesario registrar y consultar información simultáneamente desde varios computadores conectados en una red de área local. En esta modalidad se debe instalar el sistema en cada computador cliente y se deben grabar las áreas de trabajo en el computador que actuará como servidor. La modalidad multiusuario requiere una licencia por cada cliente de la red y no necesita licencia para el servidor, pues allí no se instalará ContaPyme. Ciertos clientes pueden tener licencias económicas de solo consulta, caso se puede consultar la información, peroen nocuyo se puede registrar o modificar datos.

M a an n e e j o o d e e Á Á r re ea a s s d e e t r ra a b a b a j o o. M ú úl l t t i p i l le e s s e m m p r re e s s a a s s p p o or r á r re e a a d e e t r ra a b a b a j o o. Un área de trabajo es una carpeta especial de ContaPyme donde se pueden crear múltiples empresas. Cada área de trabajo puede almacenar cientos de empresas. Todas las empresas de un área de trabajo pueden compartir la información de varios maestros del sistema, como el plan de cuentas, los terceros, la definición de elementos y grupos de inventarios y muchas configuraciones del sistema. Otra característica es que las empresas de un área de trabajo se pueden consolidar fácilmente a través de las opciones del sistema.



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M ú úl l t t i p i l le e s s á r re e a as s d e e t r ra a b a b a j o o. Dependiendo de la licencia de uso, se pueden crear múltiples áreas de trabajo. Cada área de trabajo es un sistema de información completamente independiente, equivalente a si se tuviesen áreas de trabajo en diferentes computadores.

P r re e c c o n o f n f i g gu r u r a a c c i i o n o e n e s s . ContaPyme incluye configuraciones preestablecidas para ciertas regiones y sectores empresariales, que al usarlas, evitarán todo un trabajo preliminar de configuraciones. Cada área de trabajo que se cree se puede basar en una preconfiguración. Por ejemplo, un área se puede crear para que trabaje con una preconfiguración para el sector comercial colombiano y otra área se puede crear para que trabaje con una preconfiguración para el sector comercial internacional.

C o on e n e x i ió ón a á r n re e a a s s d e e t r ra a b ba a j o o e n n l a a r e ed d . En la modalidad multiusuario, se pueden crear áreas de trabajo en el servidor y los diferentes clientes conectarse a ellas para compartir la información.

Á r rb o b l d o l d e n e n o od d o o s s . El árbol de nodos es una de las herramientas básicas del sistema. Este representa toda la estructura de recursos del área de trabajo vigentes a una fecha determinada.

C r re e a ac c i i ó n ó y n y m a an t n t e e n ni i m i i e m en n t t o d d e l o e l a a e s st t r r u c u c t t u r u r a a d e e l a a e m m p r re e s s a a. Mediante el árbol de nodos se pueden crear las empresas, los centros de costos de cada empresa, los inventarios y un conjunto de otros recursos de la estructura de la empresa. La representación visual de los recursos permite entender la estructura de cada empresa y localizar fácilmente los recursos. Un nodo es un elemento de la estructura del árbol de nodos (ejemplo: una empresa, un centro de costos, una bodega, un activo fijo, etc.). El árbol de nodos incluye un conjunto amplio de herramientas para mantener actualizada la información de la estructura de la empresa.

C o on s n s u l l t t a u a d e e i n nf f o r rm a m a c ci i ó n ó . n El árbol de nodos facilita también la consulta de la información, pues únicamente es necesario seleccionar el nodo sobre el cual se requiere algún informe y el sistema le presentará la lista de informes que se pueden obtener de cada tipo de nodo. Además le permitirá visualizar fichas técnicas instantáneas del nodo con información gráfica o numérica actualizada.

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M a an n e e j o o d e e t e er r c ce e r r o s o s . El maestro de terceros, al igual que todos los maestros, es dinámico; lo cual quiere decir que cuenta con características importantes para ordenar, agrupar, buscar, consultar, imprimir, generar reportes, exportar datos, etc. Los campos del maestro permiten hacer una clasificación libre de los terceros. Para el correcto funcionamiento del sistema de cálculo automático de impuestos, el sistema permite hacer una caracterización tributaria excesivamente sencilla de cada tercero.

M ó ód d u l l o u d e o e C o on t n t a a b i i l l i i d b a d a d . d Una vez se ha creada el área de trabajo con una preconfiguración, el plan de cuentas quedará creado y listo para usar, con todos sus atributos colocados por expertos, buscando el mejor funcionamiento de la aplicación. El módulo de contabilidad involucra un conjunto de características importantes que se destacan a continuación: ·

Manejo de movimiento universal. Es decir, permite la grabación de movimiento de asientos con excelentes herramientas de edición y manejo.

·

Permite además el manejo automatizado, basado en las operaciones, siendo éste completamente adecuable al criterio del contador.

·

Cálculo automático de impuestos y el correspondiente registro contable de CxP y CxC.

·

Cierres automáticos de mes, donde se calcula en forma automática las depreciaciones, amortizaciones, diferidos, los ajustes por inflación.

·

Cierre de año automáticos (cancelación de cuentas de resultado y cálculo de la utilidad y traslados programados).

·

Manejo de múltiples años abiertos.

·

Manejo de múltiples meses sin cerrar o cierres estrictos de mes.

·

Adecuación total de atributos de las cuentas y sus hijas.

·

Definición de tipos de documentos soporte (Numeración, auto-incremento, reinicio de numeración periódica, prefijos, numeración máxima, Fecha máxima, múltiples documentos compartiendo una numeración, etc.).

·

Definición de documentos de impresión (Facturas, comprobantes de egreso, comprobantes de ingreso, recibos de caja, notas de contabilidad, etc).

G r ra a b a b ac c i i ó ón n d e e m o ov v i i m mi i e e n t t o n o c o on t n t a a b b l l e e. ContaPyme ha tenido especial cuidado en proveer al usuario un sistema de edición de comprobantes muy amigable, con facilidades de edición como copiar, pegar, cortar, arrastrar, duplicar y borrar. Así mismo, se ha dotado al editor de comprobantes de características como: ·

Capacidad de importar y exportar a Ms-Excel de los comprobantes.

·

Permitir seleccionar terceros y cuentas y la capacidad de crear o modificar los ya existentes.

·

Permitir cerrar un comprobante con su solo clic. La capacidad de calcular automáticamente los impuestos de una transacción sin requerir de configuraciones especiales.

·

·

La capacidad de consultar informes como “Mayor y balances” o “Cuentas por cobrar” y “cuentas por pagar” desde el editor de comprobantes.

I n nf f o r rm e m e s s . ContaPyme tiene la capacidad de generar cientos de reportes e informes con muchas opciones de adecuación a las necesidades particulares.



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Permite además, consultas especializadas por pantalla de muchos informes de uso frecuente. Cada informe ofrece además múltiples opciones de adecuación e impresión. Los informes por pantalla ofrecen además la capacidad de “drill down”, es decir, consultar la historia de cada dato del informe hasta llegar al comprobante original. Permite obtener cientos comparativo de años, etc.de matrices de saldos, como comparativo de empresas, comparativo de centros de costos, Los informes admiten filtros para restringir el conjunto de datos sobre los cuales se genera el informe. El sistema mantiene la información completa de múltiples años, permitiendo tener la historia completa de la contabilidad y generar informes que involucran múltiples años. Los exploradores de movimiento son una excelente herramienta de consulta y de auditoria, ya que permiten manipular el movimiento, agruparlo, totalizarlo, ordenarlo y filtrarlo por cualquiera de las columnas. El módulo especial de graficación del comportamiento mensual o diario de cuentas, permite además definir nuevos gráficos para que hagan parte de los informes del sistema.

M ó ód d u l l o u d e o e p p r re es s u u p u ue e s s t t o . o Permite la elaboración del presupuesto general de la empresa o presupuestos de ingresos y egresos por centros de costos. El editor de presupuesto permite que el usuario establezca el presupuesto de cada cuenta en cada mes o bien hacer una proyección basada en operaciones históricas o importar y proyectar un presupuesto anterior. El editor de los presupuestos permite hacer distribuciones de valores en el tiempo. El control de la ejecución presupuestal se puede hacer a través de múltiples informes de comparación entre lo presupuestado y lo ejecutado a nivel de empresa o de centro de costos. Los informes de ejecución presupuestal se pueden obtener entre fechas especificadas, incluso abarcando uno o varios años.

M ó i o ód d u l l o u d e o e a c ct t i i v v o s o s f j os s e i n nv v e e r r s si i o o n e n e s s . El módulo de activos fijos está basado completamente en operaciones que facilitan al máximo su registro y mantenimiento. La venta o baja de los activos, calcula automáticamente la utilidad o pérdida en venta o baja. Permite vender la totalidad o parte de un activo, o bien un grupo de activos fijos e inversiones, donde el sistema se encarga de hacer todos los cálculos y cancelar las cuentas de activo, depreciaciones, ajustes y valorizaciones. Permite obtener informes de activos por empleado o por centro de costos, manteniendo el histórico de tenencia de cada activo. Visualiza fichas instantáneas del estado en libros de cada activo: Valor de compra, ajustes, depreciaciones, ajustes a las depreciaciones, valorizaciones, valor en libros. Cálculo automático de impuestos y mayores valores al momento de la compra. Realiza el cálculo de depreciaciones y amortizaciones por múltiples métodos y los ajustes integrales por inflación durante los cierres de fin de mes.

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M ó ód d u l l o u d e o e c a ar r t te e r r a a. El módulo de cartera maneja cuentas por pagar y cuentas por cobrar basado en los movimientos contables o bien en un conjunto de operaciones sencillas para el manejo asistido por operaciones. Los informes de cartera permiten obtener información de: a quién se le debe, quién le debe a la empresa, las cuentas vencidas o su plazo para vencimiento, informes de edades de cartera, etc. Permite programar créditos, cuotas y fechas de pago. Permite reprogramar créditos ya existentes para establecer una nueva forma de pago. Cuenta con exploradores de cuentas por pagar y de cuentas por cobrar que permiten navegar entre todos los registros de cartera.

M ó ód d u l l o u d e o e i n nv v e e n t n t a a r r i i o s o s . El módulo de inventarios permite manejar uno o múltiples inventarios o bodegas por el método de inventarios permanentes. El registro de información se puede hacer completamente asistido a través de operaciones de inventarios. En la medida en que se registran las operaciones de inventarios, automáticamente el sistema realiza la contabilización de esas operaciones. El módulo de inventarios tiene la capacidad de manejar cantidades, producto en proceso y costos de producción. Los informes de inventarios permiten obtener informes actualizados de cantidades, costos, consumos, producción y ventas. El explorador de movimiento de inventarios permite consultar y generar nuevos e interesantes reportes y consultas. Las operaciones compra elementos de control de permiten hacer de el cálculo automático de impuestos en compras. Permite registrar ventas y consumos e imprimir los comprobantes correspondientes, como la factura de venta o el comprobante de egreso de almacén. Permite la definición y manejo de grupos de inventarios para fácil definición de los elementos de control por el usuario. Realiza automáticamente los ajustes por inflación.

O t tr r o os s m ó ód u d l l o u os s . ContaPyme es un sistema muy desarrollado y maneja un conjunto amplio de otros módulos adicionales a los presentados en este manual, como módulo de costos de producción, módulo de actividades y labores, módulo de costos, módulos especializados en sectores particulares, etc. Para mayor información sobre este tema consultar en www.ContaPyme.com.



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H e er r r ra am m i ie e n n t t a as s b á ás s i i c ca a s s . Todos los niveles de ContaPyme incluyen un conjunto amplio de herramientas básicas para ayudar al usuario en el manejo, control y aprovechamiento de la información.

·

Manejador de área de trabajo. Árbol de nodos.

·

Maestros dinámicos.

·

Exploradores de movimiento.

·

Matrices de saldos.

·

Inspector de datos y fichas técnicas.

·

Generador de reportes.

·

Manejador de copias de seguridad.

·

Sistema de verificación física y lógica.

·

Cálculo automático de impuestos. Drill down (Historia de cada dato en los informes).

·

·

H e er r r ra am m i ie e n n t t a as s o p c ci i o n o n a a l l e e s s . Además de estas herramientas básicas, ContaPyme dispone de otro conjunto de herramientas disponibles para los usuarios que pueden ayudar a hacer un mejor control y aprovechamiento de la información.

U s su a u a r r i i o os y s y p p e er r f f i l le e s d s d e s e s e eg u g r u r i i d a d a d . d El objetivo de esta herramienta es poder limitar el acceso a la información a los diferentes usuarios del sistema. Permite la definición de perfiles de seguridad generales que estarán de acuerdo a los criterios establecidos por la empresa. La definición de usuarios se limita únicamente a indicar sus claves de acceso y el perfil de seguridad que se les asignará. Permite definir claves de encriptación de datos en tiempo de ejecución y claves opcionales para las copias de seguridad.

C o on t n t a a b b i i l l i id a d a d d p p a ar r a a n o o c o on t t a n a d o d r o re e s s . La herramienta de contabilidad para no contadores está orientada al usuario no contador encargado del registro de ingresos y egresos del periodo. Incluye en el sistema operaciones de ingresos y de egresos que mediante asistentes especiales, permiten registrar la información de los comprobantes de ingresos y egresos correspondientes.

e

imprimir

los

soportes

C o on t n t a a E E x c ce e l l . ContaExcel es una poderosa herramienta de gestión similar a MS-Excel o a cualquier hoja de cálculo que permite elaborar informes especiales y calcular indicadores de gestión basados en la información de ContaPyme.

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Para el diseño de los informes se dispone de la funcionalidad de una hoja de cálculo, con las funciones básicas y referencias a celdas. Además se cuenta con un amplio conjunto de funciones especiales que permiten recuperar la información actualizada de las bases de datos de ContaPyme y visualizarla en las celdas de la hoja electrónica (ejemplo: =SaldoCuenta(“1105”, Fecha(2004,10,5)) para visualizar el saldo de la cuenta “1110” en la fecha 2004/10/05) Mediante esta potente característica se pueden diseña r infinidad de reportes e informes especializados en cada actividad (balances, informes gerenciales, informes de ventas o de producción, comparativos, indicadores, tablas de control, formularios de impuestos como IVA y Retención, etc. ). Los informes diseñados se pueden grabar a archivos o bien adicionar al sistema de informes de ContaPyme como un informe más (Mis informes ContaExcel). ContaExcel es la base para la definición y cálculo de indicadores empresariales.

M a an n e e j o o y y d e ef f i n ni i c c i i ó ón d e n e g r rá á f f i c co os s , i n nd di i c c a a d o d r o r e e s s d e e g e es st t i i ó n ó y n y s e em á m á f f o r ro s o s . Esta herramienta permite definir todos los gráficos, indicadores de gestión y semáforos que el usuario desee para representar la actividad de la empresa. Todos estos indicadores y gráficos se pueden consultar por pantalla o bien imprimir en un único reporte completamente gráfico de carácter gerencial que mostrará el estado de la empresa a una fecha determinada. El sistema permite obtener indicadores por centros de costos e indicadores generales a la empresa. El sistema permite hacer un completo manejo de indicadores, donde se pueden establecer la forma de cálculo a través de pequeñas y muy simples hojas de ContaExcel, definir el gráfico a representar el indicador, definir la periodicidad en que se debe evaluar y el número de periodos a representar en el gráfico y definir los rangos de calificación para los posibles valores que pueda tomar el indicador. La libre definición de indicadores permite que se puedan usar otro conjunto de herramientas basadas en indicadores, como el Balanced Scorecard y el mapa de indicadores por centros de costos. A continuación se presenta un ejemplo de un informe de gráficos e indicadores de la gestión empresarial. El usuario puede definir su propio grupo de gráficos e indicadores de interés para su empresa.



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Capítulo

2 IN S TALACIÓ N DE L S IS T EM A. I n nt t r r o od d u u c c c c i i ó n ó n . A continuación se presentará una breve descripción de: ·

Las características del computador donde se puede instalar esta aplicación.

·

El proceso de instalación en su computador.

·

Las carpetas (o directorios), archivos y programas en general que conforman la aplicación.

·

Descripción de los programas para realizar la práctica previa al manejo de ContaPyme.

IMPORTANTE: Para que ContaPyme funcione correctamente en el computador, es necesario que Windows (95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP ó 2003) esté correctamente configurado y libre de virus. Así mismo, todas las partes del computador deben estar en perfecto estado de funcionamiento. Se recomienda evitar programas residentes permanentes en memoria, como los antivirus, pues algunos pueden causar conflictos con ContaPyme. Los antivirus se pueden correr cuando se desee, pero no es necesario que se encuentren permanentemente cargados en la memoria.

R e eq q u u e e r r i i m i i e m e n t n t o o s s m í ín i im o m os s d e el l c o om m p u ut t a ad d o o r r . E l l c o om p m u ut t a a d d o r o r e n n s u us s p p a ar r t t e e s s f í s i ic c a as s , c o om o m o m í ín i im mo o d e eb be e e s st ta a r r c o on f n f o r rm a m a d o d a s o sí í : Computador PC Compatible: ·

Intel Celeron o AMD K6-2 como mínimo de 500 Mhz, recomendable Intel Pentium III, AMD-Athlon de 1 GHz o superior.

Capítulo 2: Instalación del sistema.


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64 Megabytes de memoria RAM como mínimo1, recomendable 128 Megabytes o más.

· ·

150 Megabytes de espacio libre en el disco duro antes de instalar, recomendable 250 Megabytes. 80 Megabytes para la aplicación y documentación, 100 Megabytes para el tutor multimedia, 70 Megabytes sugeridos para copias de seguridad y procesos intermedios.

·

Monitor VGA a 640x480 y 256 colores, recomendable 800x600 a 16 millones de colores o superior. Unidad de disquete (para realizar copias de seguridad) y unidad CD-ROM para la instalación del software.

·

Impresora (Preferible inyección de tinta o láser) correctamente instalada. ContaPyme también tiene opciones para impresión rápida en impresoras de matriz de puntos.

·

E l c l c o om p m u ut t a a d d o r d o r d e eb e t b e t e en e n e r i r i n ns st t a a l l a a d o d s l o s l o os s s s i ig u g i i e u e n t n t e e s p s p r ro g o g r r a a m a m a s s: : Windows 95, 98, Me, NT SP6, 2000, XP, 2003 o posterior. Manejadores (drivers) apropiados para la impresora.

P r ro oc c e e d i i m d i ie m e n t t o n o p p a ar r a a l a a i n ns s t t a a l l a a c c i i ó ón n d e el l S i is s t t e e m a m a . Si va a hacer la instalación de ContaPyme por primera vez, lea la sección "Instalar por primera vez la aplicación". Si la aplicación ya se encuentra instalada en su computador, lea cuidadosamente la sección "Instalar nuevamente la aplicación o actualizarla".

I n ns s t t a a l l a ar r p p o or r p p r ri i m e m e r r a a v e ez z l a a a p l li ic c a a c c i i ó ón . n Paso 1: Puede instalarse desde CD o desde el disco duro. Desde CD: Inserte el CD en la unidad de CD, inmediatamente el computador activará el programa de instalación. Puede pasar al paso 5. Si el programa de instalación no se ejecuta automáticamente (depende de la configuración del computador), siga con el paso 2.

Desde disco duro: Si los programas instaladores de la aplicación se encuentran en el disco duro, se debe ubicar la carpeta donde éstos se encuentran y ejecutar el programa INSTALAR.EXE . Pasar al paso 5. Paso 2: Seleccione el botón Inicio de la barra de tareas de Windows.

Paso 3: Seleccione la opción Ejecutar. Paso 4: Escriba en la caja de edición D:\ INSTALAR..EXE y presione Enter . (Siendo D: la

unidad de CD.)

Paso 5: El programa de instalación se cargará y presentará varias opciones de instalación. Seleccione una por una las opciones que desea instalar. Cada opción de instalación cargará un asistente en el que se deberán completar varios pasos. Una vez seleccione la opción de ‘Instalar ContaPyme’ se ejecutará el programa de instalación. El proceso de instalación tomará unos cuantos pasos. Siga detenidamente las instrucciones que se presentan en cada paso del proceso de instalación. Uno de esos pasos es la ventana de solicitud del número de licencia.

Presione Presione este este botón botón para parainstalar instalarlala aplicación. aplicación.

Observe Observe lala versión versión yy elel release releaseque queva vaaa instalar. instalar.

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Debe entenderse que si un computador con 64Mb de RAM carga otros programas o drivers en la memoria es posible que le requiere para funcionar correctamente.

quiten a ContaPyme el espacio de memoria que éste

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N ú úm e m e r r o d e o e l a a l i ic c e e n nc c i i a a . Este número es suministrado por el proveedor de adquirir el sistema y al esmomento la identificación única de su programa. Es recomendable conservarlo en alguna parte segura, porque será necesario para tareas como solicitudes de servicio, actualizaciones, reinstalaciones, etc. Este puede venir impreso en el CD o al respaldo de la caja del CD. También se encuentra en el certificado de licencia o en las observaciones de la factura de compra del sistema. Una vez instalado el sistema, cierre

Si dispone de un número de licencia comercial, digítelo en esta casilla para activar todas las características de la versión adquirida.

Si no dispone de una licencia comercial, presione éste botón para instalar una versión de demostración por tiempo ilimitado.

todas las el ventanas dejar (ventana azul). Instale los otros programas o manuales que desee. únicamente programahasta de instalación

P r ro oc c e e d i i m d i ie m e n t t o n o p p a ar r a a d e es s i i n n s s t t a a l l a a r r C o on t n t a a P y P m me e . Recuerde producir una copia de seguridad actualizada antes de desinstalar. El procedimiento de desinstalación de ContaPyme removerá todos los programas y bases de datos que se instalaron originalmente, Pero el sistema no removerá las copias de seguridad u otros archivos que el usuario haya generado por su cuenta. Para desinstalar ContaPyme, ejecute los siguientes pasos:

Paso 1: Seleccione el Botón Inicio , de la barra de tareas.

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Paso 2: Seleccione Configuración.

Paso 3: Seleccione Pánel de control . Paso 4: Seleccione el icono de Agregar o quitar programas .

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Paso 5: En la pestaña de Instalar/Desinstalar ,

seleccione el renglón correspondiente a ContaPyme.

Paso 6: Finalmente presione el botón Adicionar o quitar. Las copias de seguridad quedarán en la carpeta de ‘Copias de seguridad’ de las áreas de trabajo que se hayan creado.

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I n ns s t t a a l l a a r r n u ue e v v a a m e m e n n t t e e l a a a p l li i c c a a c c i i ó ón n o a c ct t u a u a l l i i z z a a r r l la a . Paso 1: Antes de comenzar una instalación nueva, debe entrar a ContaPyme y producir una copia de seguridad actualizada con un nombre asignado por el usuario; por ejemplo asignarle el nombre a la copia 'Datos ContaPyme a copias la fecha, detalles sobre de xx/xx/xxxx'. seguridad. Ver documento electrónico de 'Opciones de mantenimiento' para mas

Paso 2: Una vez producida la copia de seguridad se debe proceder a desinstalar la versión anterior de ContaPyme, siguiendo las instrucciones descritas en Procedimiento para desinstalar ContaPyme. Paso 3: Luego proceda a instalar nuevamente ContaPyme siguiendo las instrucciones que se detallan en Instalar por primera vez la aplicación.

Paso 4: Entre a ContaPyme recién instalado y restaure la última copia de seguridad.

E j e ec c u u t t a a r r C o on n t t a a P y P m me e p p o or r p p r ri im e m er r a a v e ez z . Para ejecutar ContaPyme, seleccione el ‘Botón de inicio’, seleccione ‘Todos los programas’, la carpeta ‘ContaPyme’ y seleccione finalmente seleccione el programa ‘ContaPyme’. Debido a que la licencia de ContaPyme aún no ha sido registrada, el sistema presentará una pantalla como la que sigue, indicándole que debe registrar la licencia para obtener su password. Si el sistema ya ha sido registrado con anterioridad, este no le requerirá el password y no se mostrará esta ventana.

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E l R l R e eg i i s g s t t r r o . o El registro consiste en enviar al proveedor del programa o a InSoft Ltda. la información genérica del propietario de la licencia, la información del computador donde ha sido instalado el sistema y la identificación única para el computador donde fue instalado. El registro de la licencia se puede hacer a través de Internet o bien a través de fax o correo ordinario. Registro por Internet: En este caso debe activar su conexión y luego presionar el botón ‘Registrar desde Internet’. El sistema le solicitará algunos datos, entre los que se destaca el número de la licencia y el identificador único del computador, el cual se encuentra en la ventana de registro. Registro medio de Fax: Presione el botón por de ‘Registrar por medio de fax’. El sistema le solicitará la información genérica del propietario de la licencia y le permitirá imprimir una carta lista para enviar a su proveedor o bien a InSoft Ltda. Sólo fírmela y luego despáchela.

Paso 1. Seleccione

Observe su número de licencia.

Observe que dispone de 90 días para hacer el registro y conseguir

la opción de registrar la licencia, ya sea por Internet o ien por Fax.

el password.

Observe el identificador único de su computador.

Paso 2:

Presione continuar.

A vuelta de correo (normalmente electrónico) se le enviará el password y regularmente le llegarán e-mail’s informativos o ilustrativos acerca del sistema.

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E l l P a as s s s w wo o r r d . d El password es una clave especial que sirve para indicarle a ContaPyme que la licencia es legal para funcionar en el computador. El password le será enviado a vuelta de correo una vez registre su licencia. El registro se puede hacer directamente por Internet o bien por Fax. Para obtener el password dispone de 90 días contados a partir de la fecha de instalación por primera vez del sistema. Una vez se obtenga el password, deberá ser registrado en la casilla apropiada de la ventana de registro. El sistema entonces quedará autenticado y en lo sucesivo no se volverá a presentar esta ventana. Es indispensable que el registro se haga en el computador donde va a quedar definitivamente el sistema. Cada computador tiene un identificador único y el password que se le envíe a vuelta de correo, sólo trabajará en conjunto con el número de licencia y el identificador del computador. Una vez se presione el botón de continuar, se entrará a la ventana principal del sistema. Ver el capítulo ‘La ventana Inicial’.

C o on f n f i g gu r u r a a c c i i ó n ó r e n eg gi i o n o a n a l l . Luego de el la sistema ventana solicitará de ‘Información de Registro’, al usuario la información necesaria para crear el área de trabajo inicial; para ello debe indicar el país y configuración adecuados a su región y actividad comercial. Una vez indique estos datos el programa creará un área de trabajo denominada ‘Area1’, en la cual se le recomienda crear su empresa. El sistema también creará otra área de trabajo con un ejemplo ilustrativo. (Para ver el ejemplo presione Ctrl+Alt+W o seleccione [Menú Principal > Archivo > Cambiar el área de trabajo].

Seleccione de la lista su país, en caso contrario seleccione ‘Internacional’.

Seleccione la configuración que más se adecúe a su actividad comercial.

C o on s n s i i d e d e r r a a c ci i o n o e n e s s . En Windows NT, 2000 y XP se pueden crear varios usuarios dentro de Windows para que tengan acceso al sistema operativo y se tenga control sobre lo que los usuarios pueden o no hacer. Para que ContaPyme funcione correctamente desde cualquier sesión de usuario, es necesario que la sesión tenga privilegios de Administrador. Para trabajar ContaPyme en red, remítase al apéndice “Configuración para trabajar en modo multiusuario”.

D e i i c es s c c r r p ci i ó n ó n d e e l o os s p p r ro og g r r a am a m a s s y y a r rc ch h i i v v o o s s q u ue e c o on n f f o r rm ma an n l a a a p l li i c c a a c c i i ó ón n . La aplicación está conformada por cinco grupos de archivos.

P r ro g o r g r a a m a m a s s d e e C o on n t t a a P y P m me e . Programas necesarios para el funcionamiento de ContaPyme. Equivale al conjunto de elementos de software construidos para el almacenamiento, procesamiento y consulta de la información.



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A y u ud a d a y y D o oc c u m u e m e n t n t a a c ci i ó ón . n Son todos los elementos que ayudan al usuario a conocer, aprender y mejorar el manejo de la aplicación. Está conformada por: manuales electrónicos, ayudas, información de última hora, recomendaciones y tutores. Muchos de los manuales se encuentran en formato electrónico y pueden ser leídos en la pantalla del computador o bien pueden ser impresos en papel para su consulta. Para leerlos, se pueden consultar de [Inicio de Windows > Programas > ContaPyme].

S i is s t t e e m a m a d e e i n nf f o r rm m a a c c i i ó n ó i n n ni i c c i i a a l l. Banco de Datos para el almacenamiento de la información del sistema. Allí se almacena la información digitada por el usuario. En el mundo de la informática se conoce mejor como la base de datos.

Esta ya viene pre-configurada con muchos datos iniciales que le facilitarán al usuario el registro de la información.

P r ro g o r g r a a m a m a s s b a as s e e p p a ar r a a e l l m a an e n e j o o d e e d a at t o s o s . Programas necesarios parade que ContaPyme maneje almacenada. programas son estándar, sea que manejan las tablas datos en un formato conla elinformación cual los usuarios podrán Estos acceder a la información a travéso de otros programas.

D e i i c es s c c r r p ci i ó n ó n d e e d i ir re e c c t t o r o r i io s o s , a r rc c h i i v h vo o s s y y d o oc c u m u e m e n n t t o s o s i n ns s t t a a l l a a d o d o s s p p a ar r a a l a a a p l li ic c a a c c i i ó n ó . n C a ar r p e et t a a s s d e e d a at t o s o s . Una vez instalada la aplicación se encontrará la carpeta ‘C:\Datos ContaPyme\Areas de trabajo\’, en la cual se encontrará una carpeta por cada área de trabajo. Inicialmente el sistema crea un área de trabajo vacía, llamada ‘Área 1’. Así mismo, el sistema crea un conjunto de ejemplos en la carpeta ‘C:\Datos ContaPyme\Ejemplos’, donde se han creado empresas de ejemplo e ilustración para los usuarios. Dentro de la carpeta de cada área de trabajo aparecen 4 carpetas cuyo contenido se describe a continuación: C:\Datos ContaPyme \Areas de Trabajo\Area xxx\DB\ En esta carpeta se almacenan todas las tablas que conforman el sistema de información actual, O sea los datos de las contabilidades del usuario. Estas tablas y archivos quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos ContaPyme \Areas de Trabajo\Area xxx\DOC\ En esta carpeta se almacenan todos los certificados, fichas predefinidas para el sistema, los cuales el usuario puede configurar de acuerdo a sus necesidades, también se almacenan otros archivos guardados por el usuario como son: Mis contratos, Mis informes ContaExcel, Mis informes gráficos, Mis reportes y Mis tablas de datos. Estos archivos quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos ContaPyme \Areas de Trabajo\Area xxx\COPIAS DE SEGURIDAD\ Se utiliza para almacenar las copias de seguridad automáticas y las copias de seguridad realizadas por el usuario. Más adelante se explicará el concepto de copias de seguridad. C:\Datos ContaPyme \Areas de Trabajo\Area xxx\MIS ARCHIVOS\ Se utiliza para almacenar todos los archivos que el usuario grabe desde ContaPyme o ContaExcel, como listados, reportes, gráficos, hojas de cálculo, etc. Estos archivos no quedan guardados en la copia de seguridad. C:\Datos ContaPyme\Ejemplos\Ejemplos Empaquetados En esta carpeta se almacenan copias de seguridad de ejemplos varios del sistema.

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C a ar r p e et t a a s s d e e p p r ro g o r g r a a m a m a s s y y a y u ud a d a s s . Todos los programas y archivos fijos a esta versión quedarán instalados en la siguiente ruta: C:\Archivos de Programa\InSoft\ContaPyme 3\ En esta carpeta se encuentran todas las aplicaciones y documentos de apoyo de ContaPyme. Se destacan los siguientes programas: IS_ContaPyme.exe El programa ejecutable de ContaPyme. IS_ContaExcel.exe La hoja electrónica de cálculo de ContaPyme. Por medio de funciones simples se puede acceder a toda la información del sistema.

T Antes u ut t o oder m r empezar m u ul l t t ai ioperar m e m e d d ContaPyme, i i a d a d e C e debe C o oentender n n t t a a P P y y aprender m me e. a manejar los controles especializados que usa el sistema. Para esto se ha desarrollado un tutor multimedia especial que le va enseñando al usuario todo el manejo de ContaPyme, los maestros, las operaciones y los conceptos bajo los cuales se rigen. Del buen entendimiento del conjunto de controles y componentes que se explican en el tutor y de todos los textos que describen a cada uno de los controles y su manera de operarlos con mouse o con teclado, depende el buen manejo del sistema. Le recomendamos realizar este tutor cuantas veces lo considere conveniente hasta llegar a memorizar las teclas para el manejo y realizar las diferentes tareas sin titubear. Pasos para ejecutar el Tutor:

Paso 1: Hacer clic sobre el botón de inicio de Windows. Paso 2: Hacer clic en la opción de programas. Paso 3: Hacer clic en la opción ContaPyme. Paso 4: Seleccionar Tutor Multimedia. Paso 5: Siempre que desee continuar presione la flecha ‘Siguiente’. Una vez completado el tutor, se puede empezar a utilizar ContaPyme. Para ejecutarlo, simplemente ubíquelo en su escritorio y haga doble clic sobre el icono marcado como ContaPyme.

Clic para pasar al siguiente video del tutor.

Clic para volver a empezar el video actual.

Clic para pasar al capítulo requerido. Clic para pasar al siguiente video del tutor.



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M a a y o or r i n nf f o r rm a m ac c i i ó n ó . n Para obtener mayor información sobre la instalación del sistema, puede consultar los tópicos abajo relacionados, en: la ayuda en línea de ContaPyme, los documentos electrónicos que acompañan el sistema, o bien, en los documentos electrónicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). Configuración para trabajar en modo multiusuario. · ·

Como compartir recursos en la red.

La versión de ContaPyme descargada desde Internet no incluye algunos de estos documentos de ayuda y por lo tanto deben ser descargados por separado.

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Capítulo

3 LA V EN TA NA IN IC IA L. I n nt t r r o od d u u c c c c i i ó n ó n . Una vez instalado el sistema y luego de haber hecho el tutor multimedia, se debe entrar al programa y familiarizarse con la ventana inicial. El manejo y del navegación través delencontrar programa facilitará la medida enmomento que el usuario comprenda bien la organización sistema yapor dónde lasse acciones queennecesite en un determinado. Este capítulo está dedicado a entender la ventana principal del sistema, sus partes y las principales acciones que se pueden llamar. Para ello se verán los siguientes tópicos: ·

Cómo cargar la aplicación.

·

Descripción de la ventana principal.

·

Partes de la ventana principal.

·

Opciones del menú principal.

C ó óm m o c a o ar r g a g a r r l a a a p l li i c c a a c c i i ó ón n . Para empezar a trabajar con la aplicación se debe haber instalado primero desde el CD. Una vez instalada la aplicación, se debe hacer clic en menú de inicio y seguir los pasos que se presentan en la siguiente ilustración: Durante el proceso de carga por primera vez de la aplicación, el sistema generará automáticamente copias de seguridad iniciales de año, mes y día. En las cargas sucesivas el sistema actualizará las copias que considere necesario (para mayor información véase copias de seguridad).

Capítulo 3: La ventana inicial.


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Una vez terminado el proceso de carga, se presentará la ventana principal.

D Lae eventana s s c c r r p i i principal c ci i ó n d ó n d e l e l a v a v e en t t a n a n a p n a p r ri in c n c p i i a al l . ofrece al usuario todas las posibilidades de trabajo con ContaPyme. Desde crear una empresa y producir informes hasta la modificación de las variables de configuración de todo el sistema. Las opciones de la ventana principal pueden variar dependiendo de la licencia de que se disponga. De igual manera los menús y las acciones a través de todo el sistema pueden enriquecerse con mas opciones o menos, según la licencia que se active. La ventana principal puede lucir como sigue para una licencia básica:

Versión, release y nombre del área de trabajo actual.

Fecha de trabajo. Es de Barra de botones.

Presenta las acciones mas comúnmente utilizadas del sistema.

vital importancia colocar la fecha de trabajo antes de empezar a trabajar. Empresa de trabajo. Representa la

empresa sobre la cual se asentarán movimientos y de la cual se obtendrán informes. Superficie de trabajo. Está

conformada por toda el área gris y es el espacio donde se visualizarán las ventanas de los programas de ContaPyme.

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P a i i a ar r t te e s s d e e l a a v e en t n t a a n a n a p p r ri i n nc c p al l . La s u u p e er r f f i c ci i e e d e e t r ra a b a b a j o o. La superficie de trabajo está conformada por el área gris que se encuentra debajo de la barra de botones y que conforma el cuerpo de la ventana principal. La ventana principal tiene la característica especial de Windows denominada MDI (Multiple Document Interface), lo cual significa que puede visualizar muchas ventanas y manejarlas en forma independiente, de tal forma que el usuario pueda trabajar en una o en otra. Esas ventanas se pueden visualizar en la superficie de trabajo.

La v e en t t a n a n a n a a c ct t i i v v a a . La ventana sobre la cual esté trabajando se denomina ‘la ventana activa’. Esta se destaca entre las ventanas abiertas por encontrarse al frente de las otras y además el título de la ventana es de un color mas brillante que el de las ventanas abiertas que no son la ventana activa.

B o ot t o n o e n e s s d e e a c cc c e es s o o d i ir r e e c c t t o a l a o as s v e en t n t a a n n a as s a b bi i e er r t t a a s s . Cada que se abren ventanas en la superficie de trabajo, ContaPyme las representa con botones en su esquina inferior derecha. Con sólo hacer clic sobre el icono de alguna de las ventanas abiertas, ésta se activará.

Ventana activa. Nótese el color del título de la ventana respecto a la que no es activa.

Superficie de trabajo.

Botones que representan las ventanas abiertas.

Si se pasa el puntero del mouse sobre algún botón de ventana, se visualizará un mensaje con el nombre de la ventana que el botón representa.

E l l M e en nú p ú p r ri i n c n c i p i a al l.

El menú principal ofrece varias acciones que se detallan a continuación:

Archivo:

Permite trabajar con áreas de trabajo, copias de seguridad y creación de empresas.

Edición: Ver :

Presenta opciones de edición de registros en la ventana activa. Presenta opciones que permiten activar o desactivar la visualización de componentes en la ventana activa.

Programas:

Presenta la lista de programas principales de ContaPyme.

Informes:

Presenta la lista de todos los informes disponibles a nivel de empresa por cada módulo. También visualiza los informes de usuario hechos en ContaExcel y el graficador de cuentas.

Exploradores:

Presenta todos los exploradores de movimiento disponibles para cada módulo.



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Mantenimiento:

Presenta las diferentes opciones de mantenimiento y configuración que ofrece el sistema. También permite el cambio de licencias o la activación de los niveles de las licencias de demostración o académicas.

Ventana:

Permite la manipulación de las ventanas que se van abriendo en el sistema.

Ayuda: Acerca de:

Presenta las diferentes opciones de ayuda del sistema. Presenta información descriptiva de la licencia y de InSoft Ltda.

B a ar r r r a a d e e B o ot t o n o e n e s s. Esta barra contiene un conjunto de botones que permiten llamar varias opciones comunes de ContaPyme.

Plan de cuentas.

Maestro de terceros.

Refresca Manejo de copias de seguridad.

Manejador de operaciones. Manejador de nodos. Empresa de trabajo.

Icono

Fecha de trabajo.

Nombre

Descripción

Manejador de nodos. Ctrl.-M

Llama el manejador de nodos. El manejador de nodos se encarga de visualizar la estructura de la empresa y sus recursos. Es de mucha importancia para tareas como: · Crear empresas y todos sus recursos (Centros de costos, inventarios, etc.). Consultar o imprimir informes a nivel de un nodo · seleccionado (una empresa, un centro de costos, un inventario, etc).

Manejador de operaciones. Ctrl.-T

Llama el manejador de operaciones. El manejador de operaciones es la ventana a través de la cual se registra toda la información diaria de la empresa, sean gastos, pagos, compras, ventas, etc. Tareas comunes: · Registrar nuevas operaciones en el sistema. · Procesarlas, desprocesarlas o modificarlas. · Exportar o importar operaciones. · Imprimir documentos de las operaciones, como facturas, comprobantes, etc.

Plan de cuentas. Ctrl.-K

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Llama el maestro del plan de cuentas. El maestro del plan de cuentas es el programa a través del cual se


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define o modifica el catálogo o plan de cuentas de la empresa. Tareas comunes: · Crear o definir nuevas cuentas. · Modificar o eliminar las cuentas. · ·

Maestro de terceros.

Cambiar el código a cuentas ya existentes y utilizadas. Hacer configuraciones contables.

Llama el maestro de terceros. El maestro de terceros es el programa a través del cual se definen los terceros con los que se relaciona la empresa, tales como socios, proveedores, empleados, etc. Tareas comunes: · Crear o definir nuevos terceros. · ·

Modificar terceros ya existentes o sus códigos. Imprimir o consultar informes de terceros.

Refrescar. Ctrl.-R

Hace que se refresquen los datos de todas las ventanas abiertas. En ocasiones varios programas o usuarios pueden modificar la información que ya estaba desplegada en una ventana. Al llamar el botón de refrescar la información de cada ventana será actualizada con los últimos datos.

Hacer copia de seguridad instantánea. Ctrl.-Alt.-C

Hace copia de seguridad instantánea. En realidad la copia de seguridad ya está hecha y el sistema lo que hace es actualizar la copia de seguridad existente. El sistema mantiene una carpeta de las últimas copias de seguridad para garantizar que nunca se pierda información en caso de accidentes o virus.

Recuperar última copia de

Recupera la última copia de seguridad instantánea que se haya producido.

seguridad. Ctrl.-Alt.-R

Las copias de seguridad se pueden actualizar por varios motivos: · Al iniciar la sesión de trabajo. Por que se presione el botón de copia de seguridad · instantánea. Antes de empezar algún proceso crítico. Este botón recupera la última de esas copias que se haya hecho. ·

Explorador de copias de seguridad. Ctrl.-B

Llama el explorador de copias de seguridad. El explorador de copias es un programa que puede utilizarse para producir o recuperar copias de seguridad del usuario, en carpetas o medios determinados por el mismo usuario. Tareas comunes: ·

·

·

Empresa de trabajo.



Hacer copias de seguridad a disquete u otro medio de almacenamiento. Recuperar copias de seguridad desde disquete. u otro medio de almacenamiento. Explorar en el árbol de directorios del computador para ver las copias de seguridad que se han grabado.

Representa la empresa sobre la cual se va a trabajar. Si hay varias empresas definidas, este campo permite indicar la identificación de la empresa sobre la cual se trabajará.

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Todos los nuevos registros, consultas o reportes que se soliciten se producirán para la empresa de trabajo. Fecha de trabajo.

Representa la fecha en la cual se trabajará. Todos los registros de operaciones que se graben en la sesión, por defecto llevarán la fecha de trabajo. Muy importante: Todos los informes, consultas y reportes que el sistema visualice, serán calculados para la fecha de trabajo.

E m m p r re e s s a a d e e t r ra a b b a a j o o. La empresa de trabajo es la que determina la empresa sobre la que se va a trabajar, a la que se le grabarán movimientos o desde la cual se obtendrán los informes, gráficos y reportes. Esta se debe activar antes de empezar a trabajar. Si sólo se trabaja con una empresa, únicamente será necesario colocarla en un principio y el sistema siempre la recordará como la empresa de trabajo.

Al hacer clic sobre la linterna se abre la ventana para la selección de la empresa de trabajo.

F e ec c h a h a d e e t r ra a b a b a j o o. La fecha de trabajo es tal vez el dato mas importante que hay que suministrarle a ContaPyme cada que se entra a trabajar a una sesión.

Es de vital importancia tener en cuenta la fecha de trabajo para cualquier operación que se desee realizar. Desde crear un centro de costos, asentar un movimiento o solicitar un informe. La f e c a f ch a d h a d e t e t r ra a b a b a j o y o y l l a c a c r re e a a c c i i ó n d ó d e N n e N o od o d o s s . Esta representa la fecha en la que quedarán registrados los cambios que se le hagan a la empresa, a los centros de costos, a las diferentes variables de tiempo, etc.

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Ejemplo: Si un nodo (empresa, centro de costos, etc) es creado en una determinada fecha de trabajo, éste sólo será visible a partir de esa fecha. El sistema considera que antes de esa fecha el nodo no existe y por lo tanto no lo visualiza.

La f e c a f ch a d h a d e t e t r ra a b a b a j o y o y l l o os i s i n nf f o r rm e m e s s . La hasta fechaun (por defecto) se producirán Esto es, si la de fecha trabajodesetrabajo colocatambién a Enerodetermina 15 de 2004, y sequé solicita informe de ‘Balance’, éstelos porinformes. defecto se sugerirá la fecha fecha para saldos igual a la fecha de trabajo.

La f e c a f ch a d h a d e t e t r ra a b a b a j o y o y l l a as v s v a ar r i i a a b l l e b e s d s d e t e t i ie e m p m o o. Si se cambia la fecha de trabajo para el 15 de enero, luego se entra a un centro de costos y se le cambia un dato de tiempo (o variable de tiempo), como el área (área de una oficina, por ejemplo), esta nueva área empezará a regir a partir del 15 de enero. Si luego se coloca el sistema en una fecha anterior al 15 de enero, el sistema recordará el área que regía para esa fecha. La fecha de trabajo es determinante en todo el trabajo con ContaPyme y se recomienda tener mucha disciplina y cuidado de cambiarla en forma apropiada para las diferentes tareas que se vayan desarrollando.

O p c ci i o n o n e e s s d e el l m e en ú n ú p p r ri in c n c i p i a al l . Algunas opciones del menú principal son dinámicas, lo cual significa que van cambiando de acuerdo al contexto. Es el caso de las opciones de “Edición” y “Ver”. Al activarse cada nueva ventana, el menú principal de la aplicación será actualizado en las opciones de ‘Edición y Ver’ de tal forma que cada una de estas opciones de menú contendrán un conjunto de opciones que actuarán sobre la ventana activa o de trabajo. Una vez se cierre la ventana, esas opciones de menú propias de la ventana, también desaparecerán del menú principal. Cuando no haya ventana de trabajo activa, las opciones prácticamente estarán vacías. Las otras opciones del menú principal son siempre las mismas y están disponibles de igual forma para cada ventana de trabajo. A continuación se describirán algunas de las opciones del menú principal.

A r rc c h hi i v v o ( O p c o ci i ó n ó d e n el l m e en ú n p ú p r ri i n c n c i p i a al ) l . Desde esta opción se pueden llamar varias funciones especiales para el manejo de copias de seguridad y áreas de trabajo.

Opciones para manejo de copias de seguridad.

Opción para la creación de empresas.



Opciones para el manejo de áreas de trabajo.

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Icono

Nombre

Descripción

Explorador de copias de seguridad. Ctrl.-B

Llama el explorador de copias de seguridad. El explorador de copias es un programa que puede utilizarse para producir o recuperar copias de seguridad del usuario, en carpetas o medios determinados por el mismo usuario. Llama la lista de las últimas copias de seguridad producidas por el sistema. Se puede seleccionar una de las copias para su recuperación. Se utiliza cuando se desea recuperar una copia diferente a la última.

Restaurar copias recientes.

Hacer copia de seguridad instantánea. Ctrl.-Alt.-C

Hace copia de seguridad instantánea. En realidad la copia de seguridad ya está hecha y el sistema lo que hace es actualizar la copia de seguridad existente.

Recuperar última copia de seguridad. Ctrl.-Alt.-R

Recupera la última copia de seguridad instantánea que se haya producido.

Cambio de área de trabajo.

Permite cambiarse de un área de trabajo a otra. Un área de trabajo es una carpeta especial donde se almacenan una o varias empresas que comparten un conjunto de configuraciones.

Mantenimiento de áreas de trabajo.

Permite llamar el maestro de áreas de trabajo. Este se utiliza para crear, eliminar o modificar áreas de trabajo.

Crear nueva empresa.

Permite crear nuevas empresas en el área de trabajo activa.

P r i i a l l . ro g o r g r a a m a m a s s ( O p c ci ió n ó d e n el l m e en ú n ú p p r ri i n nc c p a ) Desde el menú principal se pueden además ejecutar los principales programas de ContaPyme. Cada programa está representado por una ventana desde la cual se puede manejar la información de la que el programa es responsable. El menú de programas es muy variable dependiendo de la licencia. Por ejemplo, si la licencia disponible tiene derechos sobre el módulo de inventarios, entonces aparecerán las opciones de inventarios. Si tiene derechos sobre la opción de activos fijos e inversiones, entonces aparecerán las opciones para el manejo de este módulo, etc. A continuación se hace una breve descripción de cada uno de los programas principales del sistema. Los programas que no se describen en este capítulo y se Programas o encuentren en suen menú principal, serán explicados detalle en el manual de cada uno de los módulos a que corresponda:

Icono

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herramientas adicionales.

Opciones para manejo de programas principales. Maestro básicos del sistema. Opciones para el manejo módulos.de los

Nombre

Descripción

Manejador de nodos.

Permite visualizar en forma gráfica y estructurada el área de trabajo y todas las empresas que este contiene. El árbol a su vez representa en el árbol todos los centros de costos, inventarios, activos, empleados y demás



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recursos de la empresa. Manejador de operaciones.

Abre una ventana especializada para el manejo del movimiento de las operaciones que se van registrando periódicamente en el sistema. Permite adicionar nuevas, procesarlas, desprocesarlas, etc.

Terceros.

Abre el maestro de terceros del área de trabajo. Los terceros que se definan serán visibles a todas las empresas del área de trabajo.

Plan de cuentas.

Abre el maestro de plan de cuentas, el cual presenta el catálogo de cuentas de las empresas que se manejan en el área de trabajo.

Activos fijos e inversiones.

Presenta las opciones principales del maestro de activos fijos e inversiones de la empresa de trabajo, como el maestro de activos y el maestro de configuración de grupos de activos.

ContaExcel.

Abre el programa independiente ContaExcel. Esta es una hoja electrónica de cálculo que mediante funciones especiales tiene acceso a toda la información actualizada de ContaPyme.

I n i i a l l . nf f o r rm e m e s s ( O p c ci ió n ó d e n el l m e en ú n p ú p r ri i n c n c p a ) Desde el menú principal se pueden además visualizar los principales informes de ContaPyme a nivel de empresa.

I n n i iv nf f o r rm e m e s a s a n v e e l d l d e c e c e en t n t r r o s d o s d e c e c o os s t to o s s . Si se desea obtener informes a nivel de centros de costos o de otro tipo de nodo, debe abrirse el árbol de nodos y seleccionar el nodo apropiado. Accionando el botón derecho y seleccionado informes, se puede visualizar la lista de informes disponibles para cada nodo.

I n n i iv nf f o r rm e m e s a s a n v e e l d l d e e e e m m p r re e s s a a . Como se explicó, los informes que presenta el menú principal son a nivel de empresa. Este menú variará dependiendo de la licencia de que se disponga.

Opciones para la obtención de reportes esencialmente contables.

Opciones para la visualización de matrices de saldos. Opciones para la visualización de informes diseñados por el usuario.

Reportes especializados en cada uno de los módulos.

Para entender la simbología de los reportes se debe saber que cada módulo está asociado a un color. Contabilidad

Azul

Cartera

Presupuesto

Azul

Inventarios

Activos fijos

Verde

Actividades y labores

Naranja Rojo Amarillo

Adicionalmente, en los menús se encuentran diferentes íconos para representar los informes. A continuación se describe el significado de algunos de los íconos que se pueden encontrar:



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Icono

Nombre

Descripción

Consulta por pantalla.

Permite obtener un informe por pantalla. Estos se utilizan para consultar información sin necesidad de imprimir el informe. Las consultas por pantalla son dinámicas y permiten explorar cada cifra, llegando hasta el comprobante o comprobantes que la generaron (drill down). Las consultas por pantalla además tienen la facilidad de imprimir los reportes que se presentan en el inspector de datos de la consulta.

Reportes para impresora.

Permite obtener reportes directamente a una vista preliminar que pueden salir por la impresora o enviados a un archivo digital para su posterior uso. La mayoría de los reportes tienen opciones, entre las que se destaca la posibilidad de imprimir en formato borrador, el cual es de mucha utilidad para imprimir a gran velocidad en las impresoras de matriz de puntos.

Informes gráficos.

Permite visualizar informes gráficos o editar gráficos previamente definidos por el usuario.

Informes de indicadores.

Permite nivel de visualizar centros deinformes costos. de indicadores, ya sea a nivel de la empresa o bien a

Matrices de saldos.

Permite obtener informes de matriz de saldos. Esto es el cruce de dos o más variables y sus saldos. Ejemplo: Cuentas vs años.

Informes de ContaExcel.

Informes diseñados en ContaExcel.

E x p l lo l l . or r a a d d o r o r e e s s ( O p c ci i ó n ó d e n el l m e en ú n p ú p r ri i n nc c i p i a a ) Desde el menú principal se pueden además visualizar los exploradores de movimiento. Estos son programas especiales que permiten visualizar el movimientos generado al procesar las operaciones y manipularlo en forma dinámica para rápidamente obtener información que no se encuentre disponible a través de informes. Con los exploradores se pueden realizar tareas como: ·

Búsqueda de errores e inconsistencias.

·

Tareas de auditoria.

·

Generar consolidados por alguna variable.

·

Exportar a MS-Excel u otros formatos cierta información.

·

Generar reportes definidos por el usuario.

·

Etc.

El entender y manejar correctamente los exploradores ayudará al usuario a tener un verdadero control sobre toda la información. Cada explorador contiene la información de todos los asientos de movimiento en que se basa cada módulo. Esta información es de solo lectura y no puede ser cambiada directamente. Para modificar un registro de movimiento, se deberá modificar la operación que lo generó.

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Visualiza los exploradores disponibles de acuerdo a los módulos a que tiene derecho la licencia.


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Icono

Nombre

Descripción

Explorador de movimiento contable.

Visualiza todos los asientos contables en los que se basan todos los reportes. El explorador contable tiene información de muchos módulos, como cartera, activos y presupuesto.

Explorador de activos.

Visualiza todos los asientos de creación y baja de activos fijos e inversiones.

Explorador de empresa.

Visualiza todos los movimientos generales a la empresa y almacena información de diversos módulos. Maneja movimientos de: Iniciación, activación y finalización de centros de costos. Registros de uso y depreciación de activos. Registros de producción de los centros de costos (solo si se dispone del módulo de producción).

M a an n t te e n i i m n mi i e e n nt t o o ( O p c ci i ó ón d e n el l m e en ú n p ú p r ri i n c n ci p i a al ) l . ContaPyme ofrece un conjunto amplio de opciones de mantenimiento y configuración del sistema. Las opciones de mantenimiento permiten llevar a cabo ciertas tareas sobre todos los archivos del área de trabajo:

El menú de mantenimiento presenta opciones de mantenimiento propiamente, de configuraciones de usuario y de seguridad. La opción de registrar licencia permite cambiar la licencia actual o registrar el password.

Icono

Nombre

Descripción

Verificación física.

La verificación física hace una revisión exhaustiva de todas las estructuras internas de todas las bases de datos, reparándolas cuando se encuentren daños. Si se encuentra un daño grave, el sistema se basará en las estructuras originales para corregir la tabla y salvar en lo posible los datos. Es saludable hacer una reestructuración física periódicamente o bien cuando se detecte algún funcionamiento anómalo en el sistema.

Reíndex.

Permite al sistema refrescar la estructura de sus bases de datos e índices, con el fin de dejarlo como nuevo. En términos generales el sistema crea todas las tablas nuevas, crea todos los índices nuevos y pasa la información de las tablas viejas a las tablas nuevas, dejando el sistema completamente nuevo, firmemente estructurado y con índices limpios y rápidos. Un reíndex puede hacer que disminuya el tamaño de la base de datos y se mejore el desempeño. Es saludable hacer un reíndex periódicamente o bien cuando se detecte algún funcionamiento anómalo en el sistema.



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Opciones de usuario.

Presenta una ventana con múltiples pestañas que permiten cambiar muchas opciones de configuración y adecuar el sistema a las necesidades de trabajo del usuario o de las empresas. Se pueden hacer configuraciones de: Copias de seguridad, colores, de presentación de informes, de visualización del árbol de nodos, opciones propias a la forma de operar de cada módulo y opciones de funcionamiento de la aplicación en general.

Reestablecer configuración.

Por defecto, el sistema va recordando todas las configuraciones del usuario, de cada maestro, de cada ventana, etc. Para borrar todas esas configuraciones y dejar el sistema como recién instalado, se debe ejecutar ésta acción.

Seguridad.

La opción de seguridad sirve para definir los usuarios del sistema y los perfiles de seguridad.

Registrar licencia.

La opción de registrar licencia sirve para varias tareas relacionadas con la licencia, como: Cambiar la licencia actual. Registrar el password para una licencia determinada. Cambiar activar niveles de licencia en calidad de demostración o en licencias oacadémicas.

V e n i i a l l . nt t a a n a n a s s ( O p c ci i ó n ó d e n el l m e en ú n p ú p r ri i n c n c p a ) La opción de ventanas permite manipular la visualización de múltiples ventanas en el área de trabajo de la ventana principal.

El menú de ventana permite manejar las ventanas visibles en la superficie de trabajo. También presenta todas las ventanas abiertas y permite seleccionar alguna o cambiarse entre ellas. El manejo de ventanas es estándar al manejo de interfaz de múltiples documentos (MDI), que se encuentra en general en cualquier aplicación de Windows, como MS-WORD, MS_EXCEL, STAROFFICE, etc.

M a an e n e j o d o d e v e v e en nt t a a n a n a s s .

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Icono

Nombre

Descripción

Cascada.

Organiza las ventanas abiertas en tamaños iguales, pero cada una desplazada hacia abajo y hacia la derecha en aprox. un centímetro.

Distribución horizontal.

Organizaylas ventanas abiertas de tal que suprincipal ancho sea delas toda la ventana principal divide el espacio vertical deforma la ventana entre diferentes ventanas.

Distribución vertical.

Organiza las ventanas abiertas de tal forma que su altura sea de la altura de la ventana principal y divide su espacio horizontal entre las ventanas activas.

Alinear íconos.

Cuando se han minimizado varias ventanas, es posible llamar el alinear íconos para organizarlos alineados con la margen inferior de la ventana principal.

Ventanas abiertas.

Adicionalmente, al final del menú, aparecen los nombres de las ventanas abiertas en la superficie de trabajo. La que contiene la marca es la ventana activa. Para cambiar de ventana activa se puede seleccionar en este menú.



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Capítulo

4 C OM P ON EN TE S P RIN CIPA LE S D EL SISTEMA. I n nt t r r o od d u u c c c c i i ó n ó n . ContaPyme cuenta con un conjunto de programas especializados, con los que el usuario se debe familiarizar desde un principio para el buen uso, entendimiento y manejo del sistema. En este capítulo únicamente presentaremos esos programas de manera genérica, sin pretender explicar todos los detalles y posibilidades que ellos permiten al usuario para el manejo de la información. Una vez entendido el objetivo de cada uno de los programas en forma general, podrá localizar cada uno de los documentos especializados y actualizados que explican en detalle estos programas y estudiarlos mas detenidamente. Normalmente se encuentran en [Botón de inicio de Windows > Programas > ContaPyme > …]. En este capítulo se tratarán los siguientes temas: ·

Manejo de áreas de trabajo.

·

Activación del área de trabajo de ejemplo.

·

Manejo de copias de seguridad.

· ·

El manejador de nodos. El manejador de operaciones.

·

Exploradores de movimiento.

M a an n e e j o o d e e á r re e a a s s d e e t r ra a b a b a j o o. Las áreas de trabajo son carpetas de Windows donde se almacena la información de una o más empresas. En cada área de trabajo se almacenan entre otras:

Capítulo 4: Componentes principales del sistema.


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·

La definición de las empresas que se hayan creado.

·

Los planes de cuentas.

·

Los terceros.

·

Todas las definiciones y configuraciones que se vayan haciendo.

·

Todos los movimientos de operaciones que se vayan registrando.

·

Las hojas de ContaExcel y los gráficos definidos.

·

Las copias de seguridad que el sistema hace en forma automática.

·

Etc.

En ContaPyme se pueden crear múltiples áreas de trabajo. Cada área de trabajo almacenará la información de una o muchas empresas, según como el usuario haya querido organizar la información. El número de áreas de trabajo está limitado únicamente por la licencia de que se disponga y por las limitaciones de almacenamiento de disco del computador. Cada área de trabajo es completamente independiente de otra área de trabajo, similar a como si se tratara de información en computadores independientes. Cada área de trabajo contiene a su vez un conjunto de carpetas que almacenan la información en forma clasificada. Muchos computadores se pueden conectar a una misma área de trabajo para trabajo multiusuario.

A c ct t i i v v a a c c i i ó ó n d e n el l á r re ea a d e e t r ra ab b a a j o o d e e e j e em p m l lo o. Al instalar ContaPyme, el sistema instala una o varias áreas de trabajo de ejemplo, que sirven para que el usuario vea diferentes ejemplos de aplicación de ContaPyme y pueda hacer ensayos o pruebas con su información.

C a am b m i i o e b o e n nt t r r e á e á r re e a a s d s d e t e t r ra a b ba a j o o. El usuario puede crear o importar de otros computadores áreas de trabajo. Sin embargo para tener acceso a su información es necesario activar el área de trabajo requerida. Inicialmente el sistema activa un área de trabajo vacía para que el usuario empiece a registrar su información, pero si se desea cambiar a un área de trabajo de ejemplo, ejecute los siguientes pasos:

Paso 1:

Seleccione ‘Archivo’. Paso 3: Seleccione

el área de trabajo que se desea activar.

Paso 2: Seleccione

‘Cambiar área de trabajo’.

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Paso 4:

Seleccionar.


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Procedimiento para activar un área de trabajo: Nótese que el nombre del área de trabajo activa se visualiza en el título de la ventana principal. Una vez termine los ensayos o pruebas con el área de trabajo de ejemplo, active nuevamente el área de trabajo1 (repita los pasos 1 a 3, pero seleccionando el ‘Área de trabajo1’ que es el área de trabajo del usuario).

Nombre del área de trabajo activa.

M a an n t te e n i i m n mi i e e n nt t o o á r re e a a s s d e e t r ra a b a b a j o o. Si la licencia de uso del sistema lo permite, el usuario puede crear tantas áreas de trabajo como requiera. La opción de mantenimiento de áreas de trabajo permite llevar a cabo varias tareas que se describen a continuación: · Crear nuevas áreas de trabajo. ·

Eliminar áreas de trabajo. Elimina el área con todas las empresas, información, copias de seguridad de esa área de trabajo, etc.

·

Renombrar áreas de trabajo.

·

Conectar a otras áreas de trabajo. La conexión se hace cuando el área de trabajo ya ha sido creada por otro usuario en un computador de la red. En este caso en el computador que crea el área es el propietario y el que se conecta puede acceder a la información normalmente pero no está habilitado para borrarla. Lo máximo es que se puede desconectar.

M a an n e e j o o d e e c o o p i ia as s d e e s e eg g u r u r i id a d a d . d Se debe entender que ContaPyme es un muy completo sistema de información cuidadosamente integrado y que se compone de una cantidad importante de bases de datos, archivos y componentes que en conjunto deben interactuar y relacionarse para el correcto funcionamiento del sistema y recuperación de información. ContaPyme dispone de un muy bien logrado sistema de copias de seguridad que le dan al usuario la certeza de que nunca se le perderá la información registrada. Para esto es necesario entender qué son las copias de seguridad, cómo producirlas y cómo recuperarlas en caso de ser necesario.

H a ac c e e r r c o o p i ia a d e e s e eg g u r u r i i d a d a d d. La opción de copias de seguridad es de suprema importancia para poder conservar la consistencia y confiabilidad de la información en el tiempo. Al hacer una copia de seguridad el sistema empaqueta y comprime todos archivos área trabajo los activa y los del graba en de la carpeta de ‘Copias de seguridad’ del área de trabajo, con extensión ZIP (*.ZIP). El nombre lo asigna automáticamente el sistema como ‘ContaPymeDia_Lunes.Zip’ (Si el día actual es lunes). Lo recomendable para un sistema de información es hacerle copias de seguridad en forma regular y en



Hace copia de seguridad de todos los archivos del área de trabajo actual. Actualiza la última copia de seguridad de “Día”.

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caso de algún cierre anómalo de la aplicación (caída del sistema, detección de virus, etc.) se debe proceder a recuperar la última copia de seguridad de la que se tenga la certeza de su integridad. Afortunadamente ContaPyme está configurado para automáticamente hacer copias de seguridad al arranque del programa (cuando se carga). Además conserva copias semanales, de mes y de año de cada área de trabajo, lo cual ha permitido que en la historia de uso de ContaPyme y sus antecesores, a ningún usuario se le haya llegado a perder la información. Independiente de lo anterior, el usuario puede ordenar que se produzca una copia de seguridad cada que lo desee, simplemente por ejecutar la acción de menú: [Archivo > Hacer copia instantánea] o bien presionar el botón de ‘Hacer copia de seguridad instantánea’, localizado en la barra de botones.

R e ec c u p u e er ra a r r c o o p i ia a d e e s e eg u g r u r i i d a d a d d. Para recuperar (restaurar) una copia de seguridad simplemente se ejecuta la acción de menú: [Archivo > Recuperar última copia] o bien, presionar el botón de ‘Recuperar la última copia de seguridad’. Se recupera la última El sistema entonces buscará la última copia de seguridad que se copia de seguridad en haya producido del sistema y la buen estado. verificará para determinar su consistencia. Si la verificación es satisfactoria, procede a recuperarla, reemplazando todos los archivos del área de trabajo activa por los archivos que se encontraban en la copia de seguridad.

E l l e x p l lo r o r a a d d o r o r d e e c o o p i ia a s s d e e s e eg gu r u r i i d a d a d . d Este es un programa especial de ContaPyme que se utiliza para manipular las copias de seguridad. Con él se pueden llevar a cabo tareas como: Hacer una nueva copia de seguridad en el disco duro o en disquete. Admite copias a uno o a múltiples disquetes.

Área de trabajo activa.

Actualizar la copia de seguridad seleccionada o una copia existente. Recuperar la copia de seguridad o una copia existente. Admite recuperación de copias grabadas en uno o múltiples disquetes. Verificar la integridad de la copia de seguridad seleccionada o una copia existente. Renombrar la copia de seguridad seleccionada o una copia existente.

Copias de seguridad del área de trabajo activa. Descripción de la copia de seguridad seleccionada.

Borrar la copia de seguridad seleccionada o una copia existente (permite borrar copias de seguridad viejas o inservibles).

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Ubicar la carpeta por defecto, del explorador en la carpeta de copias de seguridad del área de trabajo activa.

E l l m a an e n e j a ad d o r o r d e e n o od d o s o s . El manejador de nodos es una ventana especial que representa en forma gráfica el área de trabajo y todas las empresas que ésta contiene. Al abrir una empresa, se visualizan un conjunto de elementos que representan su estructuración interna dentro de ContaPyme. Como elementos de la estructura están: empresas, centros de costos, inventarios, empleados, activos fijos, etc. Cada elemento del árbol, en forma genérica se denomina ‘ nodo’. El conjunto estructurado de nodos y sus hijos y los hijos de éstos se denominan el árbol de nodos. El manejador de nodos es de suprema importancia ya que desde allí se puede: ·

Crear empresas.

·

Llamar los programas principales.

·

Crear la estructura de centros de costos de las empresas.

·

Crear los diferentes inventarios, empleados, activos, etc. que se manejarán en la empresa.

·

Ejecutar acciones sobre ellos, tales como adicionarles registros, modificarlos, eliminarlos, recodificarlos, verificarlos, etc.

·

Solicitar informes, gráficos o reportes de cada empresa o de cada uno de los nodos.

·

Etc.

El manejador de nodos es por excelencia el principal programa para crear las empresas y los centros de costos y maestros de que la empresa se compone, así como para llegar a las diferentes opciones de cada uno de sus nodos.

Clic Clic

El manejador de nodos es también una de las mejores rutas para obtener información o reportes de alguno de los nodos del árbol.

El signo ‘-’ indica que ya está abierto.

Al hacer clic sobre los [+] a la izquierda de cada nodo, se abren y muestran los nodos hijos. Observe el siguiente ejemplo:

La ausencia de signo, significa que no tiene hijos.

Clic

A c cc c i i o n o e n e s s s s o ob r b r e l e l o os n s n o od o d s o s . Cada tipo de nodo permite que se ejecuten un conjunto de acciones sobre él. Para obtener el listado de posibles acciones que se permiten sobre un nodo, simplemente selecciónelo y luego haga clic derecho sobre él. Se visualizará un menú emergente con la lista de acciones posibles del nodo seleccionado.

Estas son las acciones disponibles para el nodo seleccionado. Capítulo 4: Componentes principales del sistema.


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En el siguiente ejemplo se hace clic derecho sobre el nodo ‘Área de trabajo: Ejemplo de ContaPyme’ y se muestran todas las acciones que se pueden ejecutar sobre ese nodo.

C r re e a ac c i i ó n ó d e n e n o od o d s o s . Para crear adicionar seacciones debe primero identificar el nodo al cual se le creará el hijo y luego hacer clic derecho delomouse, connodos el fin al deárbol, ver las disponibles del nodo.

P a Á r ar r a c a c r re e a a r u r u n na e a e m m p r re e s s a s a s e d e d e eb be p e p o os s i i c c i i o on n a a r e r e n e n e l n l n o od o “ d “ o re e a d a d e t e t r ra a b ba a j o o” ” Por ejemplo, para crear una empresa nueva, se debe seleccionar el área de trabajo. Hacer clic sobre el botón derecho del mouse y seleccionar la acción de “Crear empresa”. Se visualiza un asistente que le irá preguntando por los datos necesarios para la creación de una nueva empresa. La nueva empresa que se “cree” será hija de “Área de trabajo: Ejemplo ContaPyme” y será ‘hermana’ de la empresa ‘La Orquídea’.

Paso 1:

Seleccione el nodo ‘Área de trabajo.’ Paso 2:

Seleccione la acción de ‘Crear empresa’.

Luego de crear la empresa, se puede entonces crear la estructura de centros de costos y los demás tipos de nodos que apliquen a las necesidades particulares de la empresa. Recuérdese que siempre se debe posicionar en el ‘nodo padre’ para crear ‘nodo hijo’.

C r re e a ac c i i ó ón d n d e l e l o os c s c e en t n t r r o s d o s d e c e c o os s t t o s o s . Para crear los centros de costos se debe seguir el mismo principio de posicionarse primero en el padre inmediato y presionar el botón derecho del mouse para seleccionar la opción adecuada de “crear”.

Crear un centro de costos.

P a i i a ar r t t e e s s p p r ri i n c n c p al l e es s d e e l a a v e en t n ta a n a n a d e el l m a an e n e j a ad d o r o r d e e n o od o d s o s . El manejador de nodos además de visualizar el árbol con la estructura de los nodos que representan la estructura del área de trabajo y de cada una de las empresas que contiene, presenta otras partes con las que el usuario se debe familiarizarse.

E l N l N o od o d d d e “ o e “ R Re e g i i ó g n ó n ” ” . Este nodo tieneson como hijospor todos loslas maestros queque almacenan regional y que visibles todas empresas se creen información en un área de trabajo. Por ejemplo, el maestro de terceros almacena todos los terceros que se utilizan en las empresas del área de trabajo.

Los nodos hijos de región contienen información que es visible desde cualquier empresa del área de trabajo.

Para entrar a modificar cualquiera de estos maestros, se debe hacer doble clic sobre el nodo.

Doble Clic para modificar su información. 2

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E l I l I n ns s p e ec c t to o r d r d e d e d a at to o s s .

Botón para activar o desactivar el ‘Inspector de datos’ del nodo seleccionado.

En primer lugar observe en la barra de botones (parte superior de la ventana del manejador de nodos), el botón ‘Inspector’. Este botón será muy familiar para los usuarios de ContaPyme, pues al presionarlo se activa la visualización de un pánel derecho que en lo sucesivo se denominará ‘INSPECTOR’, puesto que permite entre otras inspeccionar qué datos tiene el elemento seleccionado, qué acciones se pueden realizar sobre él, qué reportes, informes o gráficos se pueden obtener de él, etc.

Nodo seleccionado.

Al visualizar el inspector de datos la ventana lucirá como sigue: A continuación se describen las pestañas que conforman el inspector de datos. El inspector de datos siempre visualizará la información correspondiente al nodo seleccionado en el árbol.

Nodo seleccionado.

Inspector de datos del nodo seleccionado.

Datos:

Permite visualizar la información o datos del nodo seleccionado. Se puede usar para modificar la información.

Acciones:

Presenta el conjunto de acciones que se pueden realizar sobre el nodo seleccionado. Es el mismo conjunto de acciones que aparece al presionar el botón derecho sobre el nodo. Informes:

Presenta la lista de informes, reportes y gráficos que se pueden obtener del nodo seleccionado.



Ficha técnica:

Presenta un conjunto de micro informes que permiten visualizar en forma inmediata información, datos y gráficos del nodo seleccionado.

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E l l m a an e n e j a ad d o r o r d e e o p e er r a ac c i i o n o n e e s s . El manejador de operaciones es otra de las ventanas con las que el usuario se debe familiarizar, ya que es de vital importancia para el manejo de ContaPyme. El manejador de operaciones es una ventana especializada para el manejo de los registros de las operaciones. Por medio de esta ventana, es que regularmente se registra la información de las operaciones y se registran los movimientos contables. El manejador de operaciones puede llegar a ser el programa más utilizado de todo el sistema, ya que la tarea de registro es en ocasiones voluminosa.

Observe que cada registro es una operación que ya ha sido registrada en ContaPyme.

El manejador de operaciones permite realizar varias tareas: · ·

Registrar nuevas operaciones. Procesar las operaciones.

·

Desprocesar las operaciones en conjunto o de manera individual.

·

Modificar, eliminar o verificar las operaciones.

·

Filtrarlas o agruparlas en conjuntos de año y mes o semana.

·

Ver el movimiento generado por el proceso de cada operación.

·

Ver el registro de procesamiento de cada operación.

·

Buscar operaciones por cualquier campo.

·

Agrupar las operaciones en conjuntos para su manipulación.

·

Llamar reportes de estados financieros.

·

Exportar o importar operaciones desde otro ContaPyme.

·

Etc.

R e eg i i s g s t t r r o d e o e n u ue e v v a a s s o p e er r a a c c i i o n o e n e s s . Para el registro de acciones, hechos o eventos administrativos, ContaPyme cuenta con un amplio conjunto de asistentes denominados ‘Operaciones’.

E j e em p m l lo o 1 : : R e eg g i i s s t tr r o o d e e m o ov v i im i i e m e n t n t o c o o on t n t a a b l l e b e. El registrar movimiento contable es tal vez la operación mas llamada por los contadores. Para adicionar un comprobante de contabilidad, ejecute los siguientes pasos: Inmediatamente se visualizará el asistente para el registro de movimiento contable. Cada asistente para el registro de operaciones consta de dos o más pasos:

Clic para adicionar un comprobante de movimiento contable. 2

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Paso 1: El paso 1 de todas las operaciones consiste en registrar la identificación completa de la operación, donde se debe tener especial cuidado con la fecha del soporte. 2: Seleccione la fecha del soporte.

1: Digite el número

del documento.

3: Siguiente.

Paso 2: Registre el movimiento contable. En este espacio se registran los asientos contables.

Si está chequeado ‘Auto procesar’, al ‘aceptar’ la operación será procesada.

Al presionar ‘Aceptar’ el sistema verifica y graba la información.

E j e em p m l lo 2 o 2 : R : R e eg g i i s s t tr r o d o d e u e u n na o a o p e er r a a c c i i ó ón d d e v n e v e en nt t a d a d e p e p r ro o d du c u c t t o s o s . Como se ha explicado, ContaPyme es un sistema basado en operaciones y por tanto, para ciertas acciones o eventos particulares existen operaciones especializadas para su registro. Para adicionar la operación de venta del ejemplo, basta con ejecutar los siguientes pasos: Una vez seleccionada la opción correcta, se visualizará un asistente especializado en solicitar la información necesaria para poder registrar los datos del tipo de operación seleccionada. Para el ejemplo el asistente preguntará por todos los datos de una venta a través de un asistente de 6 pasos que no es del alcance de este capítulo.

1: Adición. Seleccione el ícono de menú asociado al botón para que se isualice el listado de categorías.

2: Selección de categoría.

3 : Selección de operación.

Para mayor información sobre operaciones, ver el documento: El manejador de operaciones.



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P r ro c o c e e s s o d e o e l a a o p e er r a a c c i i ó n ó n. Una vez se ha registrado la operación, aparecerá como un registro en la ventana de operaciones. Cada registro corresponde a una nueva operación. Las operaciones que no han sido procesadas, no afectarán el sistema de información y por lo tanto no afectarán los informes, los cálculos y los reportes. La información suministrada en las operaciones que no han sido procesadas no es visible por las otras operaciones. Si por ejemplo en una operación se crea un activo #5 (y no se procesa) y en otra operación posterior se valoriza ese activo #5, la operación de valorización producirá error, pues dirá que el activo #5 no existe. Cuando se procese la operación de creación, entonces la operación de valorización procesará sin errores. Al procesar una operación, ContaPyme utiliza un sistema inteligente de interpretación de información (S.I.I.I.) que se encarga de interpretar todos los datos suministrados y convertirlos en transacciones contables, ejecución presupuestal, de de inventarios, de activos, de estadísticas, etc, según aplique. ContaPyme siempre trata de aprovechar hasta el mas insignificante dato para llevarlo al sistema de información. Una vez que una operación es procesada se pone en modo de ‘SOLO LECTURA’ lo cual indica que no puede ser modificada (esto se puede visualizar por el color gris que adopta). Para procesar la operación, se dispone de varias opciones, entre ellas la que se describe a continuación:

Observe la casilla que indica que esta operación ya ha sido rocesada.

Observe la casilla que indica que la operación NO ha sido procesada.

1: Seleccione la operación a procesar.

2: Clic derecho abre en menú de acciones que se pueden ejecutar sobre la operación seleccionada.

3: Seleccione la acción de procesar, para iniciar el proceso de la

operación.

Si en el futuro, por alguna circunstancia se desea cambiar los datos de la operación, es necesario ‘desprocesarla’ o indicarle al sistema la acción de ‘Modificar operación’, lo cual la desprocesa antes de permitir su modificación.

D e es s p r ro c o c e e s so o d e e l a a o p e er r a a c ci i ó ón . n El ‘Desproceso’ de una operación consiste en devolver la acción de procesamiento, es decir, se deshacen todos los datos que se habían generado al proceso de la operación y por tanto la información de la operación no se reflejará en los informes, reportes y gráficos. La acción de ‘Desprocesar’ una operación normalmente se lleva a cabo con el fin de modificarla o bien volverla a procesar bajo diferentes circunstancias.

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Observe la casilla que indica que esta operación ya ha sido procesada.

1: Seleccione la operación a desprocesar. 2:

Clic derecho abre en menú de acciones que se pueden ejecutar sobre la operación seleccionada.

3: Seleccione la acción de desprocesar, para iniciar la acción de desproceso.

I m m p r re e s s i i ó ón d d e d n e d o oc c u m u e m e n t n to o s s s s o o p o or r t t e d e d e l e l a o a o p e er r a a c c i i ó n ó n. Cada operación cuenta con un conjunto de formatos en los que se puede imprimir su documento soporte. Por ejemplo, una venta de productos se podría imprimir como: ·

Un comprobante de ingreso.

·

Una factura de venta.

·

Una nota de contabilidad. La impresión del documento soporte de una operación se puede hacer de dos formas:

I m m p r re e s s i i ó ón d n d e es s d e l d e l a o a o p e er r a a c c i i ó n ó . n Desde el asistente de edición o visualización de información de la operación, se selecciona el botón de impresión. Entonces aparece la caja de diálogo de impresión de documentos que se describe mas abajo.

Imprimir documento soporte.



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I m p e m p r re e s s i i ó ón d n d e es s d e e d e e l m l m a an e n e j a ad o d r d o r d e o e o er r a a c c i i o n o e n e s s . Estando sobre el manejador de operaciones se siguen los pasos que se describen a continuación:

Paso 1: Selecciona la operación que se desea imprimir. Paso 2: Presione Clic derecho. Paso 3: Seleccione la opción de ‘Informes’. Paso 4: Seleccione la opción de ‘Imprimir documento’. Entonces aparece la caja de diálogo de impresión de documentos soporte.

Paso 1: Seleccione la operación.

Paso 2: Clic derecho.

Paso 3: Clic.

Paso 4: Clic.

C a a j a a d e e d i iá á l l o g o o g o p p a ar r a a i m m p r re e s s i i ó ón d e n e d o oc c u m u e m e n t t o n o s s s o o p o or r t t e e . Esta caja de diálogo permite seleccionar el formato del documento a imprimir, el número de copias y el tipo de papel a utilizar.

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E j e a c em p m l lo d d e d o e d o oc c u m u e m e n nt t o d d e i o e i m m p r re e s s i i ó n d ó d e l n e l a f a f ct t u u r r a d a d e v e v e en t n t a a : :

C o on f n f i g gu r u r a a c c i i ó n ó d e n e l o os s d o oc c u m u e m e n nt t o o s s s o o p o or r t t e e d e e i m m p r re e s s i i ó ón . n Cada uno de los documentos soporte de impresión se puede modificar y adecuar a las necesidades del usuario. Por ejemplo se les pueden adicionar observaciones, cambiar las márgenes, hacer que se imprima o no el nombre de la empresa, de tal forma que se respete el logotipo preimpreso de la empresa cuando este exista.

D e i i c es s c c r r p ci ió n ó d e n el l i n ns s p e ec c t to o r r d e e d a at t o o s s d e el l m a an n e e j a ad do r o r d e e o p e er r a a c ci i o n o e n e s s . El manejador de operaciones está dotado de un inspector de datos con muchas pestañas que pueden ayudar mucho en todo el proceso de grabación de la información de las operaciones. A continuación se hace una breve descripción de cada una de sus pestañas.

P e es st t a a ñ ñ a d a d e d e d a at t o s o s . Esta se encarga de visualizar los datos de encabezado de la operación. Adicionalmente se puede escribir comentarios para cada operación en el campo de ‘Comentarios’.



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P e es st t a a ñ ñ a d a d e a e a c cc c i io n o n e e s s . Esta se encarga de visualizar todas las acciones disponibles para actuar sobre la o las operaciones seleccionadas. Estas acciones también se visualizan cuando se presiona el botón derecho del mouse sobre el área de los registros de las operaciones. Hay grupos de acciones que actúan sobre una operación, otras sobre las seleccionadas, otras sobre la lista visible según el filtro aplicado y otras sobre absolutamente todas las operaciones grabadas en el sistema.

P e es st t a a ñ ñ a d a d e i e i n nf f o r rm e m e s s. Esta presenta todos los informes de uso frecuente que pueden ser llamados desde el manejador de operaciones. Principalmente se destaca la primera opción de ‘Imprimir documento’, la cual visualiza los formatos en que puede ser impresa la operación seleccionada. Por ejemplo, para imprimir una venta como una factura o como un comprobante de ingreso o bien como una nota de contabilidad. P e es st t a a ñ ñ a d a d e m e m o ov v i i m mi i e en n t t o . o Esta visualiza el movimiento contable que se genera después de procesada una operación. Note que los débitos y los créditos aparecen en miles. Al final aparecen totalizados (también en miles). Para hacer aparecer este pánel se puede hacer doble clic sobre una de las columnas de ‘Entra’ o de ‘Sale’. El botón superior de ‘Explorar movimiento operación’ se utiliza para visualizar los diferentes movimientos que ha generado el proceso de la operación para los otros módulos. P e i c es st t a a ñ ñ a d a d e f e f ch a h a s s . Esta presenta las fichas de resumen de la información que se está digitando. Presenta el saldo de cuentas, el gráfico de cuentas de efectivo como caja y bancos, el estado de las cajas y de los bancos e incluso un balance resumido a las cuentas de primer nivel. Toda esta información es de mucha utilidad para estar chequeando el estado de la información contable. Estas fichas pueden ser configuradas por el usuario para cambiar a que se vean los saldos de otras cuentas o se grafiquen otras cuentas (botón derecho del mouse sobre la ficha y seleccione configuración).

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P e es st t a a ñ ñ a d a d e r e r e eg gi i s s t t r r o o . Esta presenta los comentarios resultantes de la verificación y del proceso de una operación. Los comentarios en verde son únicamente informativos. Los comentarios en azul son alarmas que se deben tener en cuenta para revisión del usuario, pero no necesariamente son errores. Los comentarios en rojo son errores que han impedido el proceso de la operación. Para visualizar esta pestaña se puede hacer doble clic sobre una de las columnas de ‘Errores’ o ‘Alarmas’.

P e es st t a a ñ ñ a d a d e F e F i il l t t r r o s o s . Esta se encarga de filtrar el listado de operaciones para visualizar únicamente las operaciones que correspondan a un periodo seleccionado. Si se marca la opción de filtrar año, en la lista de operaciones solo serán visibles las operaciones correspondientes al año que se seleccione. Si además se marca la opción de filtrar mes, en el pánel solo se visualizarán las operaciones correspondientes al mes que se seleccione. Igual sucede si se marca la opción de filtrar semana. P e p c es st t a a ñ ñ a d a d e o e o ci io o n e n e s s . Esta presenta opciones de visualización de las operaciones que pueden ser puestas de acuerdo a los gustos del usuario. Accionando el botón de ‘Configuración adicional’ se llega a una ventana que permite establecer configuraciones de comportamiento de las operaciones.

E x p l lo r o r a ad d o r o r e es s d e e m o ov v i i m i i e m e n t n t o . o Recuérdese que cada operación, al ser procesada, es convertida en registros contables, de inventarios, de nómina, de activos, etc., que en términos generales son denominados movimientos. Las tablas de movimiento son la base de información para la mayoría de los informes que puede presentar ContaPyme.

Las operaciones

1 : Seleccione el explorador de

generan tipos de diversos movimiento.

movimiento Contable.

Los exploradores de movimiento son una serie de programas especiales que permiten visualizar y manipular todo el movimiento raso que se va almacenando en el sistema como resultado del proceso de las operaciones.



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Estos son una magnífica herramienta de consulta de información, donde en forma dinámica se puede clasificar el movimiento por uno o varios campos (arrastrando y soltando columnas), se pueden generar informes, se puede exportar la información a formato de MS-Excel o a otros tipos de formatos estándar. El explorador de movimiento inicialmente presenta un conjunto básico de columnas de información de todos los registros que se hayan generado en el proceso de las operaciones.

A g gr r u u p a ac c i i ó n ó d e n e d a at t o s o s .

Observe que el usuario puede estructurar la información como requiera, sólo arrastrando los encabezados de las columnas a esta área.

Ejemplo de agrupamiento de datos con sólo arrastrar y soltar. El usuario puede determinar el conjunto de columnas a visualizar en el explorador (sólo con arrastrar y soltar) y puede arrastrar los encabezados de las columnas al área gris de la parte superior para hacer que el movimiento se agrupe por esos campos de datos. Considere el anterior ejemplo donde el usuario ha arrastrado hacia el área gris de agrupación los encabezados de las columnas de ‘Cuenta-Cód’, ‘Mes’ y ‘Tercero’. Con solo hacer esto, el explorador ha agrupado todos los registros en ese orden, los ha totalizado y ahora el usuario puede consultar datos de su interés.

Observe el indicador de ordenamiento de cada grupo. Observe que cada grupo y sub-grupo se totaliza automáticamente.

Cada explorador tiene un conjunto distinto de columnas por las que se pueden establecer cientos de agrupaciones de datos para consultas, auditoria, búsqueda de errores o descuadres, etc.

S t to o c c k d k d e c e c o ol l u um n m a n a s ( s ( C o ol l u m u n m a n a s d s d i is s p o on i i b n l l e b es s ) . Además de las columnas visibles, el usuario puede visualizar todas las columnas disponibles en un momento dado para visualizar en el explorador. Para ello haga clic derecho y seleccione la opción de ‘Organizar columnas’. Cada una de las columnas disponibles se puede arrastrar hasta el área de encabezados del explorador y se adicionará como una nueva columna de visualización. También se podrá arrastrar al área de agrupación y se convertirá en un ítem de agrupación.

F i il l t t r r a a d d o d e o e c o ol l u m u n m a n a s s . Otra característica importante es la capacidad de los exploradores y de los maestros de filtrar las columnas. Para esto se debe activar la opción de [Inspector de datos > Pánel de opciones > Activar filtros de columna]. Así los encabezados de las columnas visibles variarán, mostrando a su derecha un botón de menú, que al presionarse visualizará los posibles filtros a aplicar sobre cada columna.

Clic para seleccionar el filtro para la columna. 2

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M a a y o or r i n nf f o r rm a m ac c i i ó n ó . n Para obtener mayor información sobre los componentes principales del sistema, puede consultar los tópicos abajo relacionados, en: la ayuda en línea de ContaPyme, los documentos electrónicos que acompañan el sistema, o bien, en los documentos electrónicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). El manejo de áreas de trabajo. · ·

Manejo y mantenimiento de copias de seguridad.

·

El manejador de nodos.

·

Creación de la empresa y los centros de costos.

·

El manejador de operaciones.

·

Los maestros.

·

Módulo de contabilidad.




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Capítulo

5 CREACIÓN DE LA EMPRESA Y LOS CENTROS DE COSTOS . I n nt t r r o od d u u c c c c i i ó n ó n . En este capítulo se pretende explicar en detalle la creación de la empresa y el trabajo con centros de costos; explicar los diversos tipos de centros de costos y sus posibilidades de codificación y manejo. Si la empresa no tiene interés en lo relacionado a los centros de costos, se recomienda saltar las secciones que a ellos se refieren. En este capítulo se verán los siguientes temas: ·

Creación de la empresa.

·

Los centros de costos.

·

Grupos de centros de costos.

·

Acciones sobre centros de costos.

C r re e a a c c i i ó n ó n d e e l a a e m m p r re es s a a . Una empresa se define como una actividad económica organizada para la producción o comercialización de bienes y/o servicios. En ContaPyme se pueden crear cientos de empresas (limitado únicamente por las capacidades del computador y la licencia de uso de que se disponga). Las empresas pueden ser de diferentes tipos. Cada vez, ContaPyme es capaz de manejar más tipos de empresas, desde comerciales, agrícolas, pecuarias, de manufactura, etc. Para cada tipo de empresa, ContaPyme puede ofrecer diferentes posibilidades, opciones y reportes. Las empresas se pueden manejar por áreas de trabajo. Un área de trabajo puede contener una o cientos de empresas.

Capítulo 5: Creación de la empresa y los centros de costos.


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El crear varias empresas en un área de trabajo, permite que se puedan hacer informes conjuntos y configuraciones comunes a todas. El crear una empresa por área de trabajo, permite tener absoluta independencia en cada empresa, tal como si estuviesen en computadores separados.

M u u y i m m p o or r t t a a n t n t e e c o ol l o c o c a a r r s i ie e m p m r re e l a a f e c ch ha a d e e t r ra a b ba a j o o. Hay algo de gran importancia que siempre debe recordarse cuando se van a crear las empresas y los centros de costos: Verificar la fecha de trabajo, puesto que ContaPyme por ser un sistema basado en el tiempo, las empresas y los centros de costos sólo existirán a partir de su fecha de creación. La fecha que el sistema interno toma como la fecha de creación es la fecha de trabajo. IMPORTANTE: Antes de crear empresas o centros de costos, ponga la fecha de trabajo correctamente. Puede ser la fecha en la que se hará el cargue inicial de saldos.

P a as s o o s s p p a ar r a a l a a c r re e a a c c i i ó ón d e n e l a a e m m p r re e s s a a . La creación de la empresa es muy sencilla y se realiza en unos pocos pasos. Sitúese en la ventana del manejador de nodos [Menú principal > Programas > Manejador de nodos]. 2: Clic

derecho. 1: Seleccione

área de trabajo.

3: Clic.

Los tipos de empresas que aparecen en el menú están limitados a la licencia de uso que se haya adquirido. Una vez seleccionada la acción de ‘CREAR EMPRESA’, se visualiza un mensaje informativo de gran importancia. Muy importante: El sistema confirma con el usuario la fecha de creación de la empresa. La empresa empezará a existir en ContaPyme sólo a partir de

creación, por lo tanto, debe colocar la fecha de trabajo correctamente antes de crear la empresa.

la fecha de trabajo de su

Verifique!!

Si luego de creada la empresa, coloca la fecha de trabajo a una fecha anterior a la fecha en que creó la empresa, ésta no será visible. Luego se solicita el código que se le asignará a la empresa. Debe ser un dato numérico entre 1 y 32767. Si se trata de la primera empresa se recomienda codificarla como la número 1, la segunda como la número 2, etc.

Clic.

Una vez asignado el código se visualiza el asistente para la creación de la empresa, que paso a paso le irá solicitando al usuario toda la información necesaria para la creación. Importante: De acuerdo a la licencia de ContaPyme que se haya instalado, el sistema presentará diferentes secuencias de, pasos solicitando en unos casos mas información de los que presenta este documento.

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Nomenclatura. Recuerde que los colores de los campos de edición tienen significado:

Color Blanco

Descripción El campo es requerido u obligatorio.

Verde claro

El campo es opcional. No pasa nada si no se suministra el dato.

Gris claro

El campo es de solo lectura. La información que aparece en él es sólo informativa.

Paso 1: Información de la empresa.

Paso 2: Continúa solicitando información adicional.

Paso 3: Información legal. Debe especificarse el tipo de sociedad de la empresa y el número de identificación.



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Paso 4: Clasificación legal. La página de clasificación legal presentará una serie de atributos especiales definidos cada país,y que servirán para para determinar clasificar una empresa. Estos serán de mucha utilidad para el cálculo automático de impuestos y descuentos en las diferentes operaciones donde aplique. Estos atributos funcionarán en conjunto con los atributos de cada tercero con el que se desarrollen transacciones y por las reglas que se definan en los conceptos de cargos y descuentos. Ver el documento electrónico “Módulo de Contabilidad > capítulo de Configuraciones”. Para adicionar o modificar los atributos de configuración legal ir a [Menú Principal > Mantenimiento > Opciones de usuario...].

Paso 5: Centros de costos. En este paso de la creación de la empresa, el usuario puede crear los centros de costos iniciales con que contará la empresa. Los centros de costos se crearán con valores por omisión y será responsabilidad del usuario revisar los atributos con los que se crea cada centro de costos, por medio del árbol de nodos. Este paso de creación de centros de costos puede ser omitido en este asistente y los centros de costos pueden ser creados a través del árbol de nodos. Siempre es obligatorio por lo menos crear un centro de costos denominado ‘Gastos empresariales’, al cual se le imputarán todos los costos y gastos generales. Note que el sistema lo sugiere con el código ‘1’. Pero esto puede ser modificado por el usuario. Algunas empresas que no deseen trabajar por centros de costos, no necesitarán crear mas centros de costos. El diseño de la estructura de centros de costos es muy particular a cada empresa y se debe hacer con criterio de costeo y seguimiento. Es muy recomendable invertir unos momentos en pensar muy bien en esta estructura, para luego obtener los resultados requeridos. Para mayor información ver en el documento electrónico “Creación de la empresa y los centros de costos”. Los centros de costos para la empresa de ejemplo, podrían ser los siguientes:

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Paso 6: Gastos empresariales generales. Se debe especificar el centro de costos que será considerado el centro de costos y gastos empresariales generales. Regularmente es el inicialmente recomendado por ContaPyme en el paso anterior, el ‘1’. Al centro de costos ‘Gastos generales empresariales’ se le imputarán todos aquellos gastos que no es fácil imputarlos directamente a los otros centros de costos específicos. Ejemplo: El servicio de alumbrado. Posteriormente se pueden establecer criterios de distribución que permitan repartir esos gastos generales entre otros centros de costos (según los requerimientos de costeo de la empresa). Cuando el sistema, en su proceso interno no pueda determinar el centro de costos al cual se le imputará un gasto, lo llevará a este centro de costos.

Paso 7: Rótulo para reportes. Se debe definir el rótulo que se deberá imprimir en los reportes de la empresa, desde una factura o comprobante de egreso, hasta un balance o estado de ganancias y pérdidas. Una vez definido el rótulo, los reportes lo llevarán en su encabezado. Hay ciertos documentos que permiten configuración para establecer que, por ejemplo, no se imprima el rótulo, o que se imprima en la derecha, etc.

Observe la nueva empresa creada. Observe los centros de costos creados. Recuerde entrar a cada centro de costos a revisar sus atributos.



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Un reporte lucirá como sigue:

Paso 8: Atributos adicionales. Se presenta un listado de atributos adicionales que opcionalmente se pueden definir para la empresa. En una versión posterior, estos atributos serán definidos por el usuario.

Paso 9: Final. El sistema explica en forma general los pasos que se deben seguir en el proceso de creación de la empresa, la estructura de centros de costos y el cargue inicial de saldos. Una vez creada la empresa, ésta se visualizará en el árbol de nodos junto con todos sus centros de costos. Cada centro de costos debe ser revisado para determinar que todos sus atributos estén correctamente suministrados. Además, se pueden crear sub-centros de costos y muchos otros tipos de centros de costos de acuerdo a los requerimientos de la estructura de costos que se esté creando para la empresa.

Lo s s c e en t n t r r o os s d e e c o os s t t o s o s . También llamados centros acumuladores de costos e ingresos. Un acumulador de costos es una parte bien definida de la empresa (física o conceptual) a la cual se le desea hacer seguimiento detallado de sus costos (y de ser posible de los ingresos que éste genera). Es decir, llevarle un registro detallado de los costos, gastos e ingresos que se le pueden cargar directamente a esa parte de la empresa. El entendimiento del concepto de centro acumulador de costos es fundamental para poder llevar a cabo el seguimiento de la empresa y sus recursos. Por lo tanto, hasta no entender plenamente los centros de costos y los conceptos relacionados, no debe procederse con la creación de la estructura de centros de costos. El centro de costos se encargará entonces de ir acumulando todos los egresos e ingresos que se le atribuyan o se le imputen a una determinada área de la empresa que represente y en cualquier momento se podrá obtener informes sobre su estado, los gastos, los costos y los ingresos que se le han atribuido.

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Entonces, esa parte de la empresa a la que se le va hacer el seguimiento se le llama centro acumulador de costos e ingresos que normalmente también se denomina centro de costos . En términos muy generales se podría decir que la empresa puede considerarse como un solo centro acumulador de costos. Algunos lo consideran así, pero no permite análisis separados de sus diferentes áreas de trabajo, de producción o de explotación. Si al usuario le interesa hacer un seguimiento detallado de los costos de la empresa, posiblemente la dividirá en partes bien definidas a las cuales les llevará las cuentas de los gastos, costos e ingresos que se le puedan cargar a ellos directamente. De esta forma se obtiene mayor nivel de información para el control, seguimiento y para la toma de decisiones. Es importante que los centros de costos sean muy bien definidos conceptualmente y que se les pueda llevar la información con relativa facilidad. Un ejemplo común de centros acumuladores de costos son los departamentos en que se divide una empresa. Un centro de costos no es necesariamente una parte física de la empresa, puede ser algún tipo de gastos a los que se les desee hacer seguimiento, por ejemplo, si se le desea hacer seguimiento a todos los gastos de vehículos, se crearía un centro de costos ‘Gastos vehículos’. Otro ejemplo, podría ser el caso de un centro de costos de ‘Gastos inauguración sede’ o ‘Gastos orden de trabajo no. 261’. La determinación de los centros de costos en que se desea dividir la empresa para el seguimiento de los costos depende las necesidades cada usuarioely negocio. de las características de cada empresa. Esto también depende mucho delde criterio gerencial condeque se maneje El caso de los vehículos como centro de costos depende de si se considera necesario o no. Por ejemplo, si en la empresa desean saber con buena aproximación los costos en que se está incurriendo por el uso de los vehículos en cada mes, se deberá definir a los vehículos como un centro acumulador de costos. Si por el contrario, esto no tiene ningún significado para el usuario, posiblemente los gastos de los vehículos serán clasificados dentro de un centro de acumulación de costos general de la empresa o de algún departamento que sea responsable de ellos. Suponga una pequeña firma de ingeniería propietaria de una volqueta, la cual se dedica a las actividades de la construcción. Esta empresa desea hacer una evaluación de sí es conveniente vender la volqueta y contratar el servicio cuando se necesite, o bien, seguir con la volqueta y acarrear con sus costos. A este usuario posiblemente le sea conveniente establecer como centro de costos separado a la volqueta. De esta forma, al final de cada periodo podrá conocer todos los gastos que se le hicieron a la volqueta y por cuales conceptos (gasolina, conductor, mantenimiento, repuestos, impuestos, seguros, aceite, engrasados, etc).

E s st t r r u c u c t t u u r r a a c c i i ó ón d e n e l o os s c e en n t tr r o s o s d e e c o os st t o o s s . Con el fin de hacerle seguimiento a los diferentes centros de costos y además poder llegar a conocer los gastos de los departamentos, de las órdenes de trabajo o los costos reales de producción de cada uno de los productos, es necesario dedicarle unos minutos adicionales a pensar en una buena estructura de centros de costos para la empresa. Hay muchas razones para obtener una buena estructuración de la empresa en centros de costos. · · · · · · · · · · · · · ·

Determinar el verdadero costo de producción de cada unidad producida. Conocer los costos reales de ciertas áreas de la empresa (departamentos, secciones). Para organizar la empresa en sub-unidades mas pequeñas y fáciles de organizar. Para identificar líneas de producción o centros de costos que estén dando pérdidas o ganancias. Para encontrar el punto de equilibrio económico. Para comparar diferentes opciones. Para entender el negocio y sus diferentes componentes. Para tomar mejores decisiones. Para planear con base en información precisa. Para compararse con los competidores y ser más competitivo. Para determinar las actividades a las que se les debe reducir los costos. Para determinar las actividades que no generan valor agregado y se pueden eliminar. Para determinar si inversiones en tecnología pueden reducir los costos de las actividades. Etc.



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S u ub - - c b c e e n t n t r r o s o s d e e c o os s t to s o s . Los centros de costos se pueden crear a dos niveles. Centros de costos e hijos de los centros de costos llamados “sub-centros de costos” o bien, centros de costos de segundo nivel. Las imputaciones de ingresos y egresos se le pueden hacer al centro de costos o al sub-centro de costos. Para referirse al sub-centro de costos se registra el código del centro de costos, y luego el símbolo de dos puntos “:” y luego el código del sub-centro de costos.

Sub-centros de costos.

En el siguiente ejemplo el centro de costos “3:1” hace referencia a la “Sección de contabilidad”, mientras que el centro de costos “3” hace referencia directa “Departamento administrativo”.

N o od o d s a o s a g gr r u u p a ad do r o r e e s s . Con el fin de organizar los centros de costos en grupos de acuerdo a los requerimientos de la empresa, se han creado los nodos agrupadores de centros de costos. Un nodo agrupador no es un centro de costos, pero se le pueden imputar datos como a los centros de costos. Las Nodo agrupador. imputaciones de ingresos o egresos a los nodos agrupadores serán inmediatamente distribuidos entre los centros de costos “hijos” del agrupador y que estén vigentes a la fecha de la imputación.

C o od i i f d f i c ca a c c i i ó n ó d e n e c e en t t r n r o s o s d e e c o os s t t o s o s . La codificación de los centros de costos debe hacerse sistemática y consistentemente. Se deben establecer ciertas reglas para llegar a una codificación consistente y apropiada a los requerimientos de la empresa. Los códigos de centros de costos y de nodos distribuidores en general deben tener las siguientes características: ·

Máximo de 10 caracteres para el Centro de costos.

·

Máximo de 10 caracteres para el sub-centro de costos.

·

El centro de costos se separa del sub-centro de costos por ‘:’ dos puntos.

·

Los códigos pueden usar dígitos alfabéticos y numéricos.

·

Los centros de costos permanentes, tales como departamentos de la empresa o líneas permanentes de producción, se pueden enumerar con códigos simples.

Ejemplos de centros de costos permanentes. Ejemplo con códigos simples.

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1

Departamento administrativo.

1:1

Sección de personal.

1:2

Sección de contabilidad.

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1:3

Sección de tesorería.

2

Departamento de diseño.

3

Departamento de servicios.

Ejemplo con códigos nemotécnicos. Note en este ejemplo y en el anterior que el centro de costos ‘Departamento administrativo’ es en si un centro de costos al cual se le pueden imputar los costos y gastos de la oficina del jefe del departamento administrativo.

Departamento administrativo.

DA

DA:PER Sección de personal. DA:CNT Sección de contabilidad. DA:TES Sección de tesorería. DD

Departamento de diseño.

DS

Departamento de servicios.

C e en t n t r r o os d s d e c e c o os s t to s t o s t r ra a n ns s i i t t o or r i i o s o s . Los centros costos transitorios, losdecuales nacen, tienen vida dentro de la empresa por unde tiempo y luego se terminan, se de pueden codificar a través códigos compuestos que los identifican y los distinguen los otros. Este es el caso de las órdenes de producción, órdenes de trabajo, proyectos o en el caso de empresas agrícolas, pueden ser los cultivos transitorios.

Ejemplo de órdenes de producción. Note que el nodo “OP3 Ordenes de producción 2,003” es un nodo agrupador. En la codificación se ha utilizado las letras ‘OP’ para denotar ‘Ordenes de producción’ y el dígito final ‘3’ para especificar que son las del ‘2003’. Igual podría hacerse la codificación para que denotaran las semanas, los meses o los semestres. OP3

Ordenes de producción de 2003.

OP3:001

Orden de producción 001 del 2,003.

OP3:002

Orden de producción 002 del 2,003.

G r ru p u o os d s d e c e c e en n t t r r o os d s d e c e c o os s t t o s o s . Un nodo agrupador puede contener muchos centros de costos “hijos”. Cuando un valor (ingreso o egreso) es imputado a un nodo agrupador o a un nodo distribuidor 2, éste repartirá sus valores entre sus hijos, pero únicamente entre los que se encuentren vigentes a la fecha de la imputación (fecha de soporte). Considérese el siguiente diagrama, donde se han representado los centros de costos y sus vigencias en un cronograma. El nodo principal es el nodo “OT04: Ordenes de trabajo año 2004”. A este nodo se le van creando centros de costos “hijos” que corresponden a las órdenes de trabajo que se van desarrollando en una empresa, las cuales se van numerando en orden de entrada: 024, 025, etc. Para el caso supondremos que una se trata dedeuna empresa de empiezan confecciones por pedido, donde entran ymuy diversos pedidos y a cada uno se le hace orden trabajo cuando (se crea un centro de costos) se finaliza el centro de costos cuando se termina con la orden. Por ejemplo, las órdenes de trabajo podrían ser las siguientes: ·

La orden OT024 es para confeccionar 120 camisetas blancas.

·

La orden OT025 es para confeccionar 500 pantalonetas de fútbol.

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Los nodos distribuidores están disponibles en licencias que incluyan centros de costos especiales.



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·

La orden OT026 es para confeccionar 200 chaquetas con publicidad.

·

La orden OT027 es para confeccionar 1200 bolsos con publicidad.

·

La orden OT028 es para confeccionar 800 overoles para obreros.

Cuando están en ejecución, hay muchos valores (gastos e ingresos) que es claro que se le deben cargar a una determinada orden de trabajo, como por ejemplo: Egreso de almacén de 100 yardas de tela blanca para camisas con cargo a la orden OT124. Egreso de 600 metros de tela gruesa de lona para bolsos, con cargo a la orden OT027. Gastos de impresión de logo empresarial a 200 chaquetas con cargo a la orden OT026. Gastos de 12 jornales de mano de obra con cargo a la orden de trabajo OT025. Gasto de 42 jornales de mano de obra con cargo a la orden de trabajo OT028. OT04 : Ordenes de trabajo

F1

F2

F3

F4

F5

F6

OT024 : Orden de trabajo #024 OT025 : Orden de trabajo #025 OT026 : Orden de trabajo #026 OT027 : Orden de trabajo #027 OT028 : Orden de trabajo #028

Sin embargo, hay otros valores globales que se pueden cargar bajo algún criterio de distribución a las órdenes de trabajo vigentes al momento. Por ejemplo: Gastos supervisor en la Fecha F1, luego en la fecha F2 y así sucesivamente. Note que los gastos del supervisor se le imputarían al nodo OT04 y no a ninguna orden en particular. Las imputaciones cargadas al nodo (agrupador o distribuidor) serán entonces repartidas o distribuidas entre los centros de costos vigentes a la fecha de la imputación. Si la imputación se hace en la fecha F1, la imputación será cargada únicamente a las órdenes de trabajo #24 y #26 (ver cronograma). Si la imputación se hace en la fecha F2, la imputación será cargada a las órdenes de trabajo #24,#26 y #27. Si la imputación se hace en la fecha F4, la imputación será cargada a las órdenes #27 y #28. Muchos otros gastos, como depreciaciones, gastos por servicios públicos, etc., podrán adoptar una estrategia de repartición como la de este ejemplo.

C e en n t t r ro d e o e c o os s t t o s o s e s s p e ec c i i a a l l : : C e en n t t r ro d e o e c o os s t t o s o s ‘ G Ga a s s t t o s o s g e en n e e r r a al l e e s e s e m m p r re e s s a a r r i ia a l l e e s s ’ ’ . Para lograr un fácil registro de la información de la empresa, se ha creado un centro de costos especial (de tipo estándar), llamado centro de gastos generales empresariales.

Gastos generales empresariales: Encargado de acumular todos los gastos empresariales que no son imputables a centros de costos particulares o específicos. En muchos casos en que al interior de algún proceso no se logra establecer un centro de costos válido para cargarle algún costo (caso de un distribuidor que debe distribuir sobre varios centros de costos que no están vigentes), entonces el sistema se lo cargará al centro de costos generales por defecto.

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A c cc c i i o n o e n e s s s o ob b r r e e l o os s c e en n t t r r o os s d e e c o os s t t o s o s . Los centros de costos son explicados en detalle en el documento electrónico “Creación de la empresa y los centros de costos: Capítulo 1”. Se recomienda encarecidamente la lectura y entendimiento de este capítulo antes de proceder a crear los centros de costos de la empresa. Hay varios tipos de centros de costos, pero en general se destacan los centros acumuladores de costos estándar. Sin embargo, se definen otros tipos de centros de costos que no son tan comunes, pero igualmente importantes, como las construcciones en proceso y la maquinaria y equipo en montaje. ContaPyme es un sistema con grandes fortalezas en centros de costos y por lo tanto puede manejar un número alto de tipos de centros de costos especializados (por ejemplo programas, proyectos, lotes agrícolas, cultivos, lotes ganaderos, construcciones, apartamentos y propiedad horizontal, etc). Los tipos de centros de costos que maneja ContaPyme se determinan por la licencia adquirida y en este caso se manejan únicamente los centros de costos básicos. Cada centro de costos tiene un comportamiento general a través de un conjunto de acciones estandarizadas que se explican brevemente en los párrafos siguientes: Informes: Visualiza un sub-menú con todos los informes, reportes y gráficos que se puedan obtener del centro de costos. Modificar: Visualiza el asistente especializado de edición del centro de costos para que se actualice su información. Visualizar: Abre el asistente de edición pero con todos los campos en modo de solo lectura. Verificar: Verifica la información del centro de costos y la integridad de su información. Recodificar: Permite cambiarle el código a un centro de costos. El nuevo código no debe existir en el árbol de nodos, bajo ningún tipo de centro de costos. Eliminar: Elimina un centro de costos de todo el sistema. Para ser eliminado, el centro de costos no puede estar usado en ninguna operación ya procesada. Consolidar centro de costos: Permite hacer que dos centros de costos se conviertan en uno solo. El código del centro de costos origen desaparece y todo lo que estaba imputado a él, será imputado al centro de costos destino. Se afecta todo el sistema. Creación: Se visualizan muchas opciones de creación de tipos de nodos que se pueden desprender de un centro de costos. Finalizar Centro de costos: Acción que genera una operación de finalización de un centro de costos. Presupuesto: Permite crear o modificar el presupuesto de ejecución presupuestal de un centro de costos.

C r re e a ac c i i ó n ó d e n e l o os s c e en t t r n r o s o s d e e c o os s t t o o s s. Para crear un centro de costos o un nodo en general, se debe siempre localizar en el nodo “padre” y presionar el botón derecho del mouse, con el fin de visualizar las acciones disponibles para ese nodo.

Paso 1: Clic

derecho.

Note que para crear un centro de costos estándar se ha seleccionado el nodo “Centros de costos” (el padre de

Paso 2: Clic para

crear un centro de costos estándar. Capítulo 5: Creación de la empresa y los centros de costos.


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todos los centros de costos estándar) y se ha hecho clic derecho. Si se desea crear un centro de costos estándar, hijo del centro de costos “Gastos empresariales”, se seguirá el mismo procedimiento, pero seleccionando ese centro de costos y haciendo clic derecho sobre él.

M a a y o or i r i n nf f o r rm a m ac c i i ó n ó . n Para obtener mayor información sobre la creación de la empresa y los centros de costos, puede consultar los tópicos abajo relacionados, en: la ayuda en línea de ContaPyme, los documentos electrónicos que acompañan el sistema, o bien, en los documentos electrónicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). ·

La empresa y los centros de costos.

·


·

Operación de activación de un centro de costos.

·

Operación de finalización de un centro de costos.

·

Operación de cierre de ciclo de costos.


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Capítulo

6 M Ó DU LO DE CO NTABIL IDAD. I n nt t r r o od d u u c c c c i i ó n ó n . El módulo de contabilidad es el módulo principal del sistema y la base para que puedan funcionar el resto de módulos. En este capítulo se presentarán los siguientes temas: · El maestro de terceros. ·

El plan de cuentas.

·

Operaciones para el manejo básico de contabilidad.

·

La operación de grabación de movimiento contable.

·

Los reportes y consultas de contabilidad.

·

Exportación de datos.

·

Matrices de saldos.

Toda la información aquí presentada es apenas un resumen del manual digital “Módulo de contabilidad”. Para mayor información sobre cualquiera de los temas favor remitirse a la variedad de manuales digitales que acompañan al sistema y que permanentemente se están actualizando.

E l l m a ae e s s t t r r o o d e e t e er r c c e e r r o os s . El maestro de terceros se encarga de almacenar la información de todos los terceros a los que se va haciendo referencia en las empresas de una determinada área de trabajo. Este contiene los registros de los proveedores, los registros de los clientes, los empleados, etc.

Capítulo 6: Módulo de contabilidad.


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Para llamar el maestro de terceros, seleccione [Menú principal > Programas > Terceros] y se visualiza el maestro de terceros. Observe, que su forma, en cuanto a botones y disposición de los elementos en la ventana son similares a las otras ventanas que ya se han explicado. Esto es una constante en ContaPyme, ya que cada ventana se ha dotado de un manejo estandarizado, de tal forma que su aprendizaje sea rápido y su manejo consistente. El maestro de terceros es un programa especial mediante el cual se puede: ·

Crear nuevos terceros.

·

Consolidar terceros.

·

Eliminar terceros.

·

Modificar la información de terceros ya existentes.

·

Producir informes relacionados con terceros.

·

Buscar terceros por cualquiera de las columnas.

·

Agruparlos por clasificadores o por cualquiera de los campos de los terceros.

·

Exportar sus datos a otras aplicaciones.

·

Etc.

C r re e a ac c i i ó n ó d e n e u n n n u ue e v vo t e o er r c c e e r r o . o Normalmente los terceros se pueden crear directamente desde las operaciones. Sin embargo desde el maestro también se puede hacer. Para crear un tercero ejecute los siguientes pasos:

Paso 1: Clic

derecho sobre el área de registros. Paso 2: Seleccione

la acción de ‘Crear’.

Paso 3:

Indique el código del tercero.

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Una vez suministrado el código del tercero (Cédula, Nit, cédula de extranjería, código interno), el sistema presentará un asistente para que se pueda suministrar toda la información del tercero.

Paso 4:

Responda a todos los datos que el sistema requerirá para la creación del tercero.

E l p l a n d e c u e n t a s . E Ell p l a n e c u ese n lat a ventana s . plan de d cuentas especializada en el manejo del catálogo de cuentas que se utilizará para clasificar los movimientos contables y la generación de los informes de contabilidad, tales como: mayor y balances, estado de resultados, caja diario, etc. Para abrir la ventana del plan de cuentas, ejecute: [Menú principal > Programas > Plan de cuentas]. Hay otras rutas para abrir el plan de cuentas que se irán descubriendo poco a poco. Esta ventana permite visualizar en forma estructurada el plan de cuentas del área de trabajo y modificarlo para adecuarlo a las necesidades particulares de cada empresa. Por medio del maestro del plan de cuentas, se pueden realizar las siguientes tareas: ·

Crear nuevas cuentas.

·

Crear cuentas auxiliares.

·

Eliminar cuentas.

·

Modificar los atributos de las cuentas ya existentes.

·

Cambiar el código de cuentas existentes e incluso usadas en las empresas.

·

Consolidar cuentas, es decir convertir dos cuentas distintas en una única cuenta.

·

Adecuar el plan de cuentas a los requerimientos de la empresa y/o de la región.

·

Establecer rangos de ajustes por inflación, establecer grupos de activos, crear tablas de descuentos.

·

Etc.

E l c l c ó ód i i g d go d d e l o e l a c a c u ue e n t n t a a . ContaPyme permite que el usuario estructure el código de la cuenta. Esto consiste en indicarle al sistema el número de dígitos que va a tener cada cuenta y qué va a representar cada uno de ellos.



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E s st t r r u u c c t t u r u r a a c ci i ó ó n d d e n el c l c ó ód d i i g go d o d e l e l a as c s c u ue e n t n t a a s s . Por ejemplo, una estructura podría ser como sigue: Número Total de código dígitos

Nombre del grupo

Ejemplo

1

1 dígito

Clase de cuenta

1

2 dígitos Grupo de cuenta

2

4 dígitos Nro. de cuenta 1105

Código

Nombre de la cuenta que representa.

1

Activo

11

Activo disponible Activo disponible en efectivo

Note en el ejemplo anterior que cada vez que se digite un código de una cuenta, el sistema interpretará el primer dígito como el código de la clase de la cuenta; el segundo dígito como el código del grupo y los dígitos 3 y 4 como el número de cuenta. Note en este ejemplo que pueden haber hasta 10 clases de cuentas (0..9), cada clase puede abrirse hasta en 10 grupos (0..9) y cada grupo puede sub-dividirse hasta en 100 cuentas (00.. 99). La estructura del ejemplo sería entonces: Por ser un dígito pueden ser hasta 10 clases de cuentas diferentes, de ‘0’ hasta ‘9’.

XX

Clase de cuenta Grupo de cuenta Número de cuenta

Cada clase puede sub-dividirse hasta en 10 grupos. Por cada grupo pueden haber hasta ‘100’ números de cuenta, ‘’00 hasta ‘99’.

En ContaPyme el código de la cuenta puede ser de hasta 15 dígitos, que se pueden estructurar como el usuario lo desee.

E l l P l la a n d e n e c u ue e n nt t a a s s i n ni i c ci i a a l l . Cuando se crea un área de trabajo, se tiene la oportunidad de seleccionar un país y una configuración para ese país. ContaPyme puede tener pre-configurados muchos países y por cada país muchas configuraciones especiales (por ejemplo, plan de cuentas para comerciantes, plan de cuentas para cooperativas, etc.) Seleccionando un país y una configuración se instala un plan de cuentas apropiado y debidamente configurado. Una vez creado el área de trabajo, el usuario debe entrar a revisarlo y a complementarlo en caso de ser necesario. InSoft Ltda. en ningún caso se puede hacer responsable de las configuraciones de cuentas u otros maestros. Para modificar las configuraciones del plan de cuentas, se puede llamar las opciones de configuración [Menú principal > Plan de cuentas > Configuración avanzada > …].

C u ue e n t n t a a s A s A u u x i il l i i a ar r e e s s . Los auxiliares son apéndices de las cuentas principales, que ayudan a clasificarlas de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Las cuentas auxiliares son opcionales, es decir que una cuenta puede o no sub-dividirse en auxiliares. Una vez definida la estructura del código de la cuenta, que puede ser de 4, 6, 8 o más dígitos, se puede definir un segmento adicional de códigos auxiliares para distintos efectos, que en términos generales se denominan ‘auxiliares de la cuenta’.

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Normalmente el auxiliar puede contener el número de dígitos faltantes para llegar a 15 dígitos, que es lo máximo permitido por ContaPyme para el código completo de una cuenta (es decir, incluyendo su cuenta auxiliar). En la estructura de la cuenta de ejemplo, se podía crear un auxiliar de hasta 11 dígitos. Lo cual significa que un código de la cuenta tiene 4 dígitos y el auxiliar puede tener entre 1 y 11 dígitos. Así, si se desea, se puede sub-dividir la cuenta ‘1105 CAJA’ en varias cuentas, con la ayuda de auxiliares: Cuenta Nombre Descripción 1105

CAJA.

Cuenta ‘1105’

110505

Caja Gerencia.

Auxiliar ‘05’ de la ‘1105’

110510

Caja administración.

Auxiliar ‘10’ de la ‘1105’

La s c s c u ue e n t n t a a s y s y e e l á l á r re e a d a d e t e t r ra ab a b a j o o. Todas las cuentas y auxiliares son genéricas a todas las empresas de una misma área de trabajo y cada cuenta y auxiliar puede ser configurada por separado. Debe tenerse en cuenta que en ContaPyme los terceros o los activos fijos no son auxiliares ya que el sistema los maneja con gran integridad por cada empresa en forma separada.

T p i i o os d s d e c e c u ue e n t n t a a s a s a u u x i il l i i a a r re e s s. Hay sin embargo casos en que se desea tener auxiliares privados a cada empresa del área de trabajo. Para esto ContaPyme maneja dos tipos de cuentas auxiliares que ayudarán mucho al contador en la clasificación y estructuración del plan contable: Cuentas auxiliares generales y cuentas auxiliares privadas.

Las cuentas auxiliares generales son apéndices de una cuenta que serán visibles por todas las empresas de una misma área de trabajo. Estas ya han sido explicadas en los párrafos anteriores. Ejemplo: 110505

Caja Gerencia

110510

Caja Administración.

Las cuentas auxiliares privadas son apéndices de una cuenta que sólo son visibles por la empresa para la cual se definan. Siempre se deben separar por ‘:’ (dos puntos) de la cuenta. Estas sólo se utilizan cuando se manejan muchas empresas en una misma área de trabajo. Así las empresas tendrán la posibilidad de compartir un mismo plan de cuentas y todas las cuentas auxiliares generales y a su vez tendrán la posibilidad de que se definan auxiliares privados a cada empresa. Ejemplo (Nótese los dos puntos para separar la cuenta auxiliar privada): 1105:05 Caja Gerencia. 1105:10 Caja Administración. El siguiente gráfico representa las cuentas ‘Auxiliares generales’:

1105 CAJA

110505 CAJA GERENCIA

Cuenta (o hija) de auxiliar la ‘1105’.

110510 CAJA ADMINISTRAC.

Cuenta auxiliar (o Hija) de la ‘1105’.

1110 BANCOS



Cuenta hermana de la ‘1105’ .

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E l l l i is s t t a a d do d e o e c u ue e n t n t a a s s . Cada usuario puede configurar la estructura de la cuenta acorde a sus necesidades. Para el ejemplo, se presenta un listado de cuentas basado en una estructura sencilla ‘X X XX’. Un listado de cuentas común, siguiendo la estructura de cuenta descrita en el título anterior, puede lucir como sigue: Código de la cuenta

Nombre

¿Hija de quién?

1

ACTIVOS

11

Disponible

Cuenta hija de la 1

1 1 05

Caja

Cuenta hija de la 11

1 1 10

Bancos


12

Inversiones

Cuenta hija de la 1

1 2 05

Acciones


1 2 10

Bancos


1 2 15

Títulos


2

PASIVOS

21

Obligaciones financieras

Cuenta hija de la 2

2 1 05

Bancos nacionales


2 1 10

Bancos del exterior


22

Proveedores

Cuenta hija de la 2

2 2 05

Proveedores nacionales


2 2 10

Proveedores del exterior


Etc. Observe en la lista que se crea una estructura de padres a hijos. Para facilitar el manejo y visualización del plan de cuentas, ContaPyme presenta todo el listado de cuentas en forma estructurada, de tal forma que inicialmente sólo se visualizan las cuentas padres.

Observe que inicialmente sólo se visualizan las cuentas ‘Padre’.

Clic para ver las cuentas hijas. Observe que las cuentas que tienen hijos presentan un botón con el símbolo ‘+’ (Mas) en su interior.

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En la medida que el usuario desea conocer las hijas de alguna de las cuentas, debe hacer clic sobre el botón [+] que aparece a la izquierda de cada cuenta. Por ejemplo, si se hace clic sobre la cuenta ‘1 Activo’, se visualizarán sus hijas:

Observe que en las cuentas que ya se encuentran abiertas, el botón visualiza un signo ‘-’ (Menos) en su interior.

Observe que la cuenta ‘1 ACTIVO’ se ha abierto y por lo tanto se muestran todas sus cuentas hijas. Clic para ver las cuentas hijas de la cuenta ‘12’.

C r re e a ac c i i ó n ó d e n e u n na a n u ue e v v a a c u ue e n t n t a a . Entendiendo que el plan de cuentas es una estructura de cuentas padre y cuentas hijas, al momento de crear un cuenta se debe primero posicionar en la ‘cuenta padre’ de la cuenta que se va a crear. Por ejemplo, para crear una cuenta hija de la ‘1105 Caja’ debe primero posicionarse en ella, hacer clic derecho y seleccionar la acción ‘Crear cuenta’. Una vez se ha seleccionado la acción de crear una cuenta, se visualiza una pequeña caja de diálogo que lo primero que solicita es que se indique el tipo de cuenta a crear: cuenta hija o cuenta auxiliar privada. Para ver detalles acerca del asistente de creación o modificación de la cuenta vea mas adelante el item de ‘Modificación de la cuenta’. Si se crean las cuentas como hijas de la cuenta ‘1105’, significará que se podrán tratar como auxiliares generales y se podrá acceder a ellas desde cualquiera de las empresas del área de trabajo. Para referirse a ellas bastará con el segmento de código ‘110505’ para referirse a la ‘Caja de Gerencia’ y con el segmento de código ‘110510’ para referirse a la ‘Caja de Administración’.

Observe que no tiene el botón de ‘+’ para abrir. Significa que no tiene hijas. Paso 2: Clic derecho para ver

el menú de acciones de la cuenta.

Paso 1: Hacer clic sobre el

registro para seleccionarlo. Paso 3: Seleccione la

acción de ‘Crear’ para crear la cuenta.



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Paso 1: Seleccione de cuenta a crear: el tipo

Cuenta o Auxiliar privado.

Paso 2: Complete el

código de la cuenta hija (o auxiliar general).

Paso 3: Aceptar y el sistema presentará un asistente para que se especifiquen los atributos de la nueva cuenta.

B u us s c c a a r r o l o oc c a a l l i i z za a r r c u ue e n t n t a a s s . En ContaPyme es muy fácil buscar cuentas y en general registros. Para ello se dispone de varios métodos.

M é ét t o o d o 1 d 1 : B o : B ú ús s q u q e u e d d a i a i n nc c r r e e m e m e n nt t a a l l . Consiste en posicionar el cursor sobre la columna en la que desea hacer la búsqueda. Luego, sin haber entrado en modo de edición, digite la palabra a buscar. Notará que en la medida en que se van digitando las letras de la palabra el sistema irá localizándose en el primer registro que tenga las letras digitadas en su inicio.

Paso 1: Posicione el

cursor en la columna sobre la cual desea hacer la búsqueda.

Observe que la celda seleccionada está de color amarillo.

M é ét t o o d o 2 d 2 : B o : B ú ús s q u q e u e d d a e a e n t n t o od o e d e l c o l c o on t n t e e n i i d n d o . o Bajo este método se utilizará la caja de diálogo especial para búsquedas, situada en la barra de botones de la ventana. Primero seleccione una celda de la columna sobre la que hará la búsqueda. Luego posicione el cursor en la casilla de búsqueda y digite la palabra o dígitos a buscar. La búsqueda se hará dígito a dígito en la columna de del búsqueda se buscará las palabras texto deycada registro.en todas

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Paso 2: Digite la palabra o dígitos que desea buscar. Ejemplo ‘1105’

Observe que en la medida en que se teclean los dígitos a buscar, el registro va cambiando de posición hasta el primero que los tenga en su contenido.


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Paso 2: Digite Paso 1: Seleccione

la columna sobre la que se hará la búsqueda.

La linterna busca el siguiente registro con la palabra ‘nacio’.

la palabra que desea buscar.

Observe que el sistema se posiciona en el primer registro que tiene la palabra ‘nacio’.

M o od i i f d fi c ca a r r l o os s a t tr r i i b bu t t o u o s s d e e u n na a c u ue e n t t a n a . Cada cuenta tiene sus propios atributos que se definen al momento de crearla. Para modificar los atributos de una cuenta existen tres métodos:

Método 1:

Por medio del asistente para la modificación de la cuenta.

Método 2:

Por medio del inspector de datos.

Método 3:

Arrastrando las columnas a modificar sobre el listado y modificando los datos directamente en su sitio.

Paso 1:

Posiciónese en la cuenta que desea modificar.

Paso 2: Presione el

botón derecho del mouse para que se visualice el menú de acciones posibles.

Por lo básico del alcance de este manual, únicamente se presentará en forma resumida el método 1 (Usando el asistente). El asistente de modificación de la cuenta presenta cada uno de los atributos con sus respectivas descripciones. La modificación de estos atributos debe llevarse a cabo con la asistencia de un contador o auxiliar contable con entendimiento del sistema.

Paso 3: Seleccione la

acción de modificar. Esta abrirá el asistente especial para la modificación de los atributos de la cuenta.

A s si i s st t e e n t n t e p e p a ar r a l a l a m a m o od i i f d f i c ca a c ci i ó n d ó n d e u e u n na c a c u ue e n t n t a a . Al posicionarse sobre una cuenta y llamar la acción de ‘modificar’, o bien cuando se crea una cuenta, se visualiza un asistente que paso a paso le irá presentando los diferentes atributos de la cuenta y las explicaciones pertinentes para su entendimiento. Cada vez que se crea una cuenta hija, esta hereda todos los atributos de su padre. El usuario entonces por medio del asistente puede variar los que considere necesarios.



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Importante: Los pasos pueden variar de acuerdo a la licencia de que se disponga.

Paso 1: Definición del nombre de la cuenta. El nombre de la cuenta puede ser de hasta 80 caracteres. Observe los nombres de sus cuentas padres.

El nombre de la cuenta puede tener hasta 80 caracteres.

Paso 2: Clasificación de la cuenta. Tipo de cuenta: Numérico, requerido: Debe especificarse el tipo de la cuenta. Las cuentas se clasifican en los siguientes tipos: Activo, Pasivo, Patrimonio, Ingresos, Egresos, De orden deudora, De orden acreedora. Identificación alterna de la cuenta: Permite que se establezca una equivalencia de la cuenta con una cuenta en otro plan de cuentas diferente. Esto es de común ocurrencia en multinacionales, donde se hace necesario exportar datos para que sean tomados por la casa matriz que funciona con otra estructura de cuentas.

Observe que el color lanco significa ‘Dato requerido’.

Observe que el color verde significa ‘Dato opcional’.

Observe que la linterna indica que se puede seleccionar el dato.

Paso 3: Atributos de la cuenta. Cada cuenta se debe programar para su interacción con el usuario y con los otros módulos. Para ello, se definen los siguientes atributos:

Afectable directamente por el usuario: Si/No: Indica si una cuenta podrá ser afectada por el usuario en los movimientos de cuentas. Normalmente todas las cuentas son afectables por el usuario, sin embargo hay ciertas cuentas que son controladas por otros módulos en forma automática que se puede desear advertir al usuario ‘que no las debe modificar’, puesto que el sistema podría perder su consistencia. Es el caso de las cuentas de inventarios, que si se tiene el módulo de inventarios, éste se encargará de hacer todos los movimientos sobre esta cuenta para que permanezca sincronizada con las tablas de inventarios de unidades. El que una cuenta no sea afectable por el usuario, implica que cuando el usuario la modifique, únicamente mostrará un mensaje de advertencia.

Afecta ejecución presupuestal: Si/No: Indica si una cuenta afectará o no la ejecución presupuestal de los centros de costos. Normalmente las cuentas de ingresos y egresos son de ejecución presupuestal, excepto las cuentas de ajustes, depreciaciones, corrección monetaria, etc.

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Caja de chequeo. Un clic activa, otro clic desactiva.


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Las cuentas que afectan presupuesto, deben exigir centro de costos.

Ajustar por inflación: Indica si una cuenta se debe ajustar por inflación en forma automática en los cierres de mes. Cuando una cuenta es ajustable por inflación, el sistema determinará las cuentas débito y crédito donde se debe ajustar basándose en la tabla de ‘Rangos de ajustes por inflación’. Ver documento en los anexos.

Exige centro de costos: Indica que cuando se afecte la cuenta por medio de movimiento contable, ésta exigirá que se especifique el centro de costos. Normalmente las cuentas que exigen centro de costos son las de ingresos y egresos que afectan presupuesto. Sin embargo hay otros grupos de cuentas que el sistema necesita que manejen centro de costos, como: Producto en proceso, construcciones en proceso, maquinaria y equipo en montaje, cultivos en desarrollo, etc.

Exige valor base: Indica que cuando se afecte la cuenta por medio del movimiento contable, esta exigirá que se especifique el valor base de la transacción. Normalmente las cuentas que exigen valor base son las cuentas de impuestos, para indicar el valor sobre el que se ha calculado el impuesto. Ejemplo: Retención en la fuente, IVA, etc.

Exige activo: Indica que cuando se afecte la cuenta por medio de movimiento contable, el sistema exigirá el identificador del activo. El módulo de activos tiene operaciones especiales para efectuar casi cualquier operación sobre los activos y en forma una sincronización entredeellas módulo de que activos y laque contabilidad. Sin embargo, cuandoque se desee automática hacer algúnguarda movimiento que afecte alguna cuentas tienen ver con activos, será necesario se especifique el activo para el cual se está haciendo el movimiento. Normalmente las cuentas que exigen activo, son las cuentas que manejan activos, como propiedad planta y equipo, ajustes por inflación a activos, valorización de activos, depreciación o amortización de activos, etc.

Paso 4: Manejo de terceros. En este paso se debe especificar los atributos necesarios para el manejo de terceros y de cartera.

Controla cartera: S/N: Indica que la cuenta manejará cartera. Esto implica que todos los débitos o créditos que se realicen sobre estas cuentas serán considerados por el sistema como creación de créditos o abonos a créditos de o con terceros. Todo depende de la naturaleza de la cuenta. Recuérdese que las cuentas de naturaleza son: Activo crédito y egresos las cuentasdébito de naturaleza son:y Pasivo, patrimonio e ingresos. Cuentas de naturaleza débito: En general serán cuentas por cobrar. ·

Cuando se debite la cuenta, se crea o aumenta una cuenta por cobrar.

·

Cuando se acredite la cuenta, se amortiza la cuenta por cobrar.

Cuentas de naturaleza crédito: En general serán cuentas por pagar. ·

Cuando se acredite la cuenta, se crea o

·

aumenta una cuenta por pagar. Cuando se debite la cuenta, se amortiza la cuenta por pagar.

Normalmente las cuentas que manejan cartera son las de pasivo (cuentas por pagar), y las cuentas por cobrar. Otras cuentas, como las de impuestos, ya sea de retención en la fuente o IVA, el contador puede decidir manejarlas o no por medio del módulo de cartera. Si se hace se debe considerar si activar o no la opción de que maneje cuotas.

Maneja cuotas: S/N: Indica si el módulo de cartera deberá manejar el endeudamiento basado en cuotas o no. Si no está activo, indica que el sistema de cartera manejará el saldo total de endeudamiento de cada tercero. Es decir que si se crea una cuenta por pagar a un tercero, no se podrá especificar que el pago será a varias cuotas. Así



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mismo, si se crean varios créditos a un mismo tercero, todos ellos serán considerados como uno sólo, con el saldo total. Si está activo indica que el sistema de cartera manejará el saldo de cada crédito con cada tercero y cuando se cree un nuevo crédito, se podrá especificar las cuotas de pago. Cada vez que se cree una cuenta por pagar o cuenta por cobrar con un tercero, será considerado en forma independiente. Es recomendable que las cuentas de impuestos, por ejemplo, no manejen cuotas. Otras como las cuentas de clientes y proveedores, es recomendable que manejen cuotas.

Exige tercero: S/N: Una cuenta exige tercero cuando se requiere que sea identificado el tercero que ha originado la transacción en los movimientos contables. Ejemplo: Cuentas de impuestos, tales como retención en la fuente e IVA. Es necesario diferenciar entre el tercero de transacción y tercero de cartera. El tercero de transacción es el que origina la transacción. En el caso de una retención en la fuente, es la persona a la que se le practica la retención. El tercero de cartera es la persona a la que se le crea el endeudamiento. En el caso de una retención en la fuente será la oficina estatal de administración de impuestos. El tercero de cartera y de transacción siempre son requeridos en las cuentas que manejan cartera.

Discrimina por tercero: S/N: Este atributo solo tiene incidencia en algunos reportes contables. Si está activa la discriminación terceros para unamostrará cuenta, el significa quelaelcuenta reportediscriminándolo de “Inventario en y balances” y el reporte de “Movimiento depor cuentas auxiliares”, saldo de forma detallada por cada tercero de transacción. Es normal que las cuentas de cartera tengan activo el discriminar tercero, al igual que ciertas cuentas de gastos o ingresos, como gastos de personal.

Paso 5: Opciones de visualización. Los atributos de visualización permiten establecer en qué contextos se podrán visualizar las cuentas.

Visible en selección: Determina si la cuenta será visible en el asistente de selección de cuentas. Normalmente usuario debe crear todas cuentas que el considere necesarias para las su trabajo y buena clasificación de todas las transacciones. Sin embargo, hay ciertos países en los que existen planes obligatorios para ciertos sectores, que son muy extensos. ContaPyme incluye esos planes completos, pero el usuario normalmente solo necesitará de un pequeño sub-conjunto de todo el plan ofrecido. Para facilitar el manejo, ContaPyme permite que se deshabiliten ciertas cuentas para visualización, principalmente al momento de seleccionar una cuenta. De esta forma el usuario en un principio deshabilita las cuentas que no considera necesarias y no las seguirá viendo en el trabajo diario de grabación de información. O sea que el usuario trabajará a diario sólo con el conjunto que necesita. Nótese que en el maestro de cuentas siempre seguirán siendo visibles. Visible en gastos e ingresos : Si se activa, indica que la cuenta será considerada un concepto de gastos o de ingresos y será visible en las operaciones de ‘Egresos y gastos’, ‘Ingresos y recaudos’ y ‘Venta de productos’. A las cuentas 8 y 9 se Las cuentas de ingresos y egresos tienen este atributo para definir.

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les ha puesto Visible en selección = no

Observe que en la caja de selección de cuentas, no aparecen las cuentas 8 y 9.


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Normalmente las cuentas que se consideren conceptos de gastos o de ingresos válidos para la empresa, se les pondrá el visible en ‘Si’. Otras cuentas, que siendo de gastos, no aplican como un concepto de gastos, se les pondrá un ‘No’. Ejemplos: Visibles en gastos e ingresos = SI Salario

Visibles en gastos e ingresos = No Depreciación

Sueldos

Ajustes por inflación

Jornales

Corrección monetaria

Horas extras

Amortizaciones

Etc.

Etc.

Paso 6: Impuestos, descuentos o cargos que aplican directamente a la cuenta. Se trata de especificar hasta dos impuestos, descuentos o cargos que se deban relacionar con la cuenta. Por ejemplo un tipo de IVA y un tipo de ReteFuente. Estos descuentos o cargos que se le definan a una cuenta ayudarán a calcular los impuestos en las operaciones de movimiento contable y en las operaciones de ingresos y gastos. Estos sólo deben ser programados por personas expertas en el manejo de impuestos. Por ejemplo suponga que a la cuenta de gastos por ‘Honorarios’ se le asigna un tipo de impuesto IVA16 (que está programado para cargar el 16% de IVA al valor imputado a la cuenta) y un descargo denominado RETHON (que está programado para descargar del pago el 10% de retención). Basado en la configuración anterior de la cuenta, cuando en una operación de gastos o en un movimiento contable se le impute $1000,000 a la cuenta de ‘Honorarios’ y se presione el botón de cálculo de impuestos , el sistema en forma automática adicionará las cuentas de IVA por $160,000 y de Retención por ($100,000). ContaPyme permite que se definan infinidad de conceptos de cargo o descuento para las cuentas de ingresos y para las cuentas de egresos. Lo mas importante, los conceptos de cargos o descuentos pueden ser condicionados, es decir que se agregarán sólo si se cumplen unas condiciones determinadas de la empresa y del tercero con el que se hace la transacción. Las configuraciones de impuestos se hacen por [Menú principal > Programas > Plan de cuentas > Configuración avanzada > …].

O t tr r a a s s a c cc c i io n o e n e s s s o ob r b r e e e l l p p l la a n d e n e c u ue e n t n t a a s s . Por ser ContaPyme un sistema completamente basado en la contabilidad, el plan de cuentas presenta una gran cantidad de acciones y de posibilidades de configuración que se pueden visualizar al hacer clic derecho sobre una cuenta.



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Icono

Nombre

Descripción.

Acciones que actúan sobre la cuenta seleccionada. Crear.

Permite crear cuentas, auxiliares y auxiliares privados.

Modificar.

Permite visualizar el asistente especial para modificar los atributos de la cuenta seleccionada.

Visualizar.

Permite abrir el asistente de la cuenta pero en modo de solo lectura.

Verificar.

Permite verificar la cuenta seleccionada.

Recodificar.

Permite cambiarle el código a la cuenta seleccionada. No importando que esta haya sido utilizada. Se pueden recodificar cuentas del mismo nivel, aunque cambie el padre (Ej. cambiar código a la cuenta 110501 por 110502; cambiar código a la cuenta 120503 por 120701 – note que el padre ha cambiado y debe existir). No se puede recodificar de un nivel a otro.

Eliminar.

Permite eliminar la cuenta seleccionada. El sistema verifica que no haya sido utilizada por las operaciones procesadas.

Consolidar.

Permite unir dos cuentas como una sola, así ellas ya hayan sido utilizadas. La cuenta origen desaparecerá y sus saldos le serán cargados a la cuenta destino. Se pueden consolidar únicamente cuentas imputables. Pueden consolidarse cuentas del mismo nivel, de diferente nivel y cuentas con diferente padre.

Trasladar saldos.

Permite trasladar los saldos de una cuenta a otra. Las dos cuentas permanecen en el sistema. Los auxiliares privados también se trasladarán. La única condición es que la cuenta destino sea imputable. Pueden trasladarse saldos padre. entre cuentas del mismo nivel, de diferente nivel y cuentas con diferente

Acciones que actúan sobre el plan de cuentas. Verificar plan de cuentas.

Realiza una verificación lógica sobre cada una de las cuentas del plan contable.

Acciones de configuración contable.

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Rango de ajustes por inflación.

Permite establecer los rangos de cuentas a las que se les hará ajuste por inflación en el cierre de fin de mes, y las cuentas donde se asentarán los ajustes.

Grupos de activos fijos e

Permite editar los grupos de activos y determinar las cuentas que gobernarán el comportamiento contable de todos los activos que pertenezcan a cada

inversiones. Acciones de cierre de año.

grupo. Permite establecer los movimientos que se deben realizar durante el cierre de año.

Alias a las cuentas.

Permite identificar un conjunto de alias o ‘sobrenombres’ de ciertas cuentas a las que el sistema se debe referir internamente. Por ejemplo el alias ‘CuentaPadreCajas’ se hace igual a ‘1105’, para que el sistema conozca internamente cuál es la cuenta de la que se desprenden las cajas que se manejan en la empresa.

Tablas de fecha

Permite establecer tablas de pagos. Por ejemplo la tabla de pagos de



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de pagos.

Retefuente, donde se indica que las transacciones realizadas entre un rango de fechas deben ser pagadas en una fecha especifica. Ejemplos: ARP’s, IVA, Retefuente, Cesantías, etc.

Tabla de valores por rango.

Permite definir tablas cuyos rangos representan valores para el sistema. Es el caso de la tabla de retención en la fuente sobre salarios, donde por cada rango salarial se establece un porcentaje de retención en la fuente.

Tipos de documento soporte.

Permite establecer el listado de todos los tipos de documentos soportes que se usarán para el registro de la información. ContaPyme establece un conjunto básico, pero el usuario puede crear los documentos que considere necesarios.

Tipos de documentos de impresión.

Permite editar y adecuar los diferentes tipos de documentos de impresión que produce el sistema desde las operaciones, como facturas, comprobantes de ingreso o egreso, planillas, notas de contabilidad, etc. Cada tipo de documento es manejado por un ‘driver’ que puede ser configurado para que se adapte a las necesidades del usuario. Por ejemplo, indicar el nombre del documento, las márgenes, la forma en que se imprimirá el nombre de la empresa, etc.

Configuraciones avanzadas. Tabla de impuestos, descuentos o cargos en ingresos.

Permite establecer impuestos, descuentos o cargos en ingresos, tales como tipos de IVA, tipos de Retención en la fuente, etc. Estos permitirán que cuando las cuentas de ingresos se muevan a través de las operaciones, el sistema pueda calcular los impuestos, cargos y descuentos en forma automática.

Tabla de impuestos, descuentos o cargos en egresos.

Permite establecer impuestos, descuentos o cargos en egresos, tales como tipos de IVA, tipos de Retención en la fuente, etc. Estos permitirán que cuando las cuentas de egresos se muevan a través de las operaciones, el sistema pueda calcular los impuestos, cargos y descuentos en forma automática.

Estructura del plan de cuentas.

Permite definir la estructura de cada cuenta y por tanto del plan de cuentas a utilizar. Normalmente este viene predefinido para cada región, pero el usuario puede modificarlo acorde a sus requerimientos.

Tipos de cuentas

Permite modificar los nombresegresos, de los tipos genéricos de cuentas: Activo, pasivo, patrimonio, ingresos, de orden deudora y de orden acreedora.

Tipos de anexos

Permite establecer los tipos de anexos a utilizar en el sistema (No usado para este release).

Utilidades. Restaurar plan de cuentas.

Permite eliminar todo el plan de cuentas actual y reestablecer el plan de cuentas originalmente establecido para la configuración del área de trabajo (país y configuración regional).

Eliminar todas las cuentas.

Permite eliminar todo el plan de cuentas para empezar a registrar un plan nuevo. Esto solo lo deben hacer los usuarios con claridad en todos los maestros de configuración.

Organizar columnas.

Permite pánel en laque pantalla que visibles contieneenellalistado de todas lasvisualizar columnasundel planflotante de cuentas no están lista del plan de cuentas. El objetivo de esta lista es permitirle al usuario arrastrar las columnas que desee hacia el área de encabezados del listado de cuentas y soltarla allí. Las columnas que se arrastren irán quedando visibles. De esta forma el usuario puede visualizar las columnas que considere necesario para visualización, para edición o bien para impresión.



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O p e er r a ac c i i o n o n e e s s p p a ar r a a e l l m a an e n e j o o b á ás s i i c c o o d e e l a a c o on t n t a ab b i i l li i d a d a d d . ContaPyme utiliza tres operaciones básicas para el manejo de la contabilidad. La operación para grabar el movimiento contable, la operación para registrar el cierre de mes y la operación para registrar el cierre de año. La operación de movimiento diario se explicará resumidamente en este documento y las operaciones de cierre se explican en detalle en los documentos electrónicos que acompañan a ContaPyme.

O p e er r a a c c i i o on n e e s e s e s s p e ec c i i a a l l i iz z a a d da a s p s p a ar ra e a e l m l m a an ne e j o d o d e c e c o on t n t a a b i i l l i id b a d a d d.

Movimiento contable.

Permite grabar los comprobantes de contabilidad. Esta es una operación muy flexible a través de la cual se hacen todos los asientos débitos y créditos a las cuentas de contabilidad. Permite calcular automáticamente impuestos y tiene facilidades de edición importantes, además de permitir importar y exportar a hojas electrónicas de cálculo.

Cierre de fin de mes.

Permite registrar el cierre de mes, el cual induce al sistema a hacer un conjunto de procesos Depreciación o amortización deautomáticos, activos fijos ecomo: inversiones. Cancelación de las cuentas de “costos de producción” de los centros de costos de producción. Traslado y/o distribución de cuentas entre centros de costos. Ajustes por inflación con fecha del primer día del mes siguiente. Los cierres no son obligatorios y se pueden dejar cuantos meses se desee abiertos sin hacerles el cierre.

Cierre de fin de año.

Permite registrar el cierre de fin de año. Este proceso lleva a cabo un conjunto de operaciones, tales como cancelación de cuentas de resultado, cálculo de utilidades, etc. Todos los movimientos de cierre de fin de año pueden ser programados por el usuario.

La o p e er r a a c c i i ó ón n d e e m o ov v i i m i i e m e n t n t o o c o on t n t a a b l l e b e . O b b j e et t i i v v o s o s . ·

Permitir el registro de asientos de movimiento contable.

·

Facilitar todas las labores de grabación y verificación de la información de los comprobantes de contabilidad.

·

Facilitar la interacción con otras aplicaciones como MS-Excel.

C r re e a ac c i i ó n d ó d e u n e u n na n a n u ue e v v a a o p e er r a a c c i i ó ón . n Para crear una operación de movimiento contable, simplemente presione el botón [Botón adicionar nueva operación]. Clic para adicionar una operación de movimiento contable.

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D e i i c es s c c r r p ci ió n ó d e n e l a a o p e er r a a c c i i ó ón n . La operación, como todas las operaciones, es un asistente que solicitará toda la información que sea necesaria para el correcto registro de la información que le compete. El asistente se compone de dos pasos: 1.

Identificación de la operación.

2.

Registro de los asientos.

Paso 1: Identificación de la operación. Todas las operaciones tienen el paso 1 de identificación. En este paso se identifica completamente la operación, el tipo de documento, número del documento, fecha del documento, etc. Observe el significado de los colores de los campos: ·

Campos en gris son de sólo lectura.

·

Campos en verde son opcionales.

·

Campos en blanco son requeridos.

La numeración de la documentación puede automatizarse.

Fecha del comprobante.

Observe los datos: q Empresa. q Tipo de operación. q Fecha de operación.

Verifica la operación. Siguiente para continuar.

Imprime la operación.

La fecha del documento es por defecto la fecha de trabajo. El detalle de la operación es opcional y se utiliza para describir un poco la transacción.

Paso 2: Movimiento contable. En este paso se registran todos los asientos contables del comprobante. Una característica de interés es que la edición y registro de la información está siempre asistida por el computador; el usuario no tiene que saber los códigos de las cuentas o de los terceros o de los centros de costos, ya que el sistema siempre dispondrá de botones para llamar las ventanas de selección en cualquier casilla de entrada de un código. Adicionalmente, ésta y todas las operaciones presentan facilidades enormes de edición en las celdas, encontradas en los programas estándar de Windows, tales como copiar, pegar, cortar, borrar y otras funciones de mucha

Observe Observelala barra barrade de otones. otones.

Observe Observelalatabla tablapara para grabar grabarlos losasientos asientos contables. contables.

Observe Observeelelpánel pánelde de chequeo chequeode detotales. totales.

utilidad como arrastrar y duplicar. A continuación se describe la barra de botones dispuestos para ayudar al manejo de la operación de movimiento contable:



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( Ctrl-C): Copia el contenido del área seleccionada al portapapeles.

Eliminar: Elimina

Copiar

los renglones seleccionados.

Verificación:

Activa verificación en línea. Realiza muchas de las tareas de verificación en línea.

Color renglones:

Activa la visualización de colores en los renglones.

Impuestos: Insertar:

Inserta el número de renglones seleccionados.

( Ctrl-V ): Pega el contenido del portapapeles a partir de la celda seleccionada. Pegar

Calcula automáticamente los impuestos correspondientes a los renglones seleccionados.

Formateo: Activa el

formato de datos. Computadores lentos deben tener esta opción desactivada.

La operación visualiza una tabla especial donde se deben digitar todos los asientos del comprobante que se esté asentando.

O p c ci io n o e n e s s d e e e d di i c ci i ó n ó e n n n l a as s o p e er r a a c c i i o n o e n es s . A continuación se presentan diferentes opciones de edición que son comunes a todas las operaciones que presentan tablas de edición. Para el caso se harán los ejemplos en la tabla de movimiento contable, pero igual, las opciones aquí explicadas aplican a todas las operaciones. Las operaciones solicitan muy diversos tipos de información. En muchos casos se utilizan tablas para que el usuario registre la información. Las siguientes opciones aplican a las tablas de las operaciones:

Comando Copiar a

Teclado Descripción. Copia el rango seleccionado al portapapeles. Ctrl-C

Pegar desde

Ctrl-V

Pega el contenido del portapapeles en la posición actual del cursor.

Cortar

Ctrl-X

Borra el contenido del rango seleccionado y lo copia al portapapeles.

Borrar

Supr.

Borra el contenido del rango seleccionado.

Arrastrar

Ctrl-A

Arrastra el valor de las celdas inmediatamente encima del rango seleccionado.

Duplicar

Ctrl-D

Duplica el valor de los renglones inmediatamente encima del rango seleccionado. Mostrar el código de un registro o su nombre por el efecto de ampliar el ancho de la columna.

Revelar códigos

Las opciones siguientes se aplicarán al manejo general de los pasos de la operación:

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Comando

Teclado Descripción.

Página

Alt-S


Pasa a la Siguiente página de un asistente de operación.


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siguiente Página anterior

Alt-A

Pasa a la página Anterior de un asistente de operación.

Aceptar operación

Alt-R

AceptaR la operación.

Copiar a (Ctrl - C). Copia el rango seleccionado al portapapeles. En el siguiente ejemplo se selecciona un área de la tabla y se presiona Ctrl-C para copiar sus datos al portapapeles. Una vez la información se encuentra en el portapapeles puede ser ‘pegada’ (exportada) a cualquier otro programa (como hojas electrónicas de cálculo como Excel, ContaExcel, OpenOffice, StarOffice, etc).

Ctrl-C para copiar

el rango seleccionado al

Obviamente también se puede pegar a una tabla de ContaPyme.

portapapeles.

Pegar desde (Ctrl - V). 1: Sitúe el cursor

La información que se ha copiado al portapapeles puede ser pegada a una tabla de una operación.

donde se desea pegar el contenido del portapapeles.

2: Presione: Ctrl-V para pegar.

Para el ejemplo anterior, donde se han copiado dos renglones al portapapeles, si se coloca el cursor en la línea número 5 de la columna “Cuenta” y se pega el contenido del portapapeles, sucedería lo siguiente:

Observe que se ha copiado el contenido del portapapeles a partir de la posición del cursor.

Copiar y pegar varias repeticiones. Cuando se desea copiar (Ctrl-C) un renglón y pegarlo múltiples veces, es posible hacerlo en varios pasos de pegado (un pegado (Ctrl-V) en cada renglón), o bien hacerlo en un solo pegado, seleccionando todos los renglones donde se desea pegar el renglón original y llamar el comando de pegar (Ctrl-V). Seleccione el renglón y presione Ctrl-C para copiar al portapapeles:

Ctrl-C para

copiar.



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Seleccione el rango de renglones donde desea pegar el renglón copiado al portapapeles:

El resultado será como sigue:

Seleccione Seleccionelos losrenglones renglones donde desea pegar el renglón donde desea original pegar yy el renglón original presione presioneCtrl-V Ctrl-V..

Observe que el renglón original se ha copiado tres veces.

Cortar (Ctrl – X). ‘Cortar’ es la acción de copiar el rango seleccionado al portapapeles y luego borrar el contenido de las celdas del rango seleccionado. Una vez copiados los datos en el portapapeles, su contenido puede ser pegado en el lugar que se desee. Seleccione el rango a cortar y presione Ctrl-X:

Seleccione el rango a cortar y presione Ctrl-X.

El resultado quedará como sigue:

Observe que los datos se han orrado, pero han quedado en el portapapeles.

Borrar (Supr. ó Del). El comando de borrar es similar al de cortar, excepto que no copia nada al portapapeles. Simplemente borra las celdas del rango seleccionado.

Arrastrar (Ctrl – A). Otra facilidad que se puede utilizar en la edición de la información de las operaciones, es la de arrastrar, que consiste en copiar el contenido de la celda inmediatamente superior. Se puede arrastrar una celda o un rango de celdas.

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Arrastrando una celda. Localice el cursor inmediatamente debajo de la celda a arrastrarle el valor y presione Ctrl-A. Sitúe el cursor y presione Ctrl-A para arrastrar el contenido de la celda inmediatamente superior.

El resultado es la celda “Cuenta” del renglón 2 duplicada en el renglón 3. Observe que el valor de la celda superior se ha duplicado. Este proceso se denomina arrastre.

Arrastre de un rango de celdas. Para arrastrar un rango de celdas, basta con seleccionar el rango donde se desea que queden los valores arrastrados y presionar Ctrl-A. Entonces los valores de las celdas inmediatamente encima del rango de la selección se duplicarán en las celdas del rango seleccionado:

Seleccione el rango donde desea que queden los valores arrastrados y presione Ctrl-A.

El resultado sería como sigue:

Observe que los valores de cada columna se han arrastrado hacia abajo hasta completar el rango seleccionado.

Duplicar (Ctrl - D). La acción de duplicar es la permite un conjunto en un área seleccionada. duplicarán igual número decaracterística renglones a que los del área duplicar seleccionada, desdedeel renglones renglón inmediatamente encima deSe la selección. En el siguiente ejemplo hay tres renglones con datos y la selección tiene tres renglones también, por tanto todos los renglones serán duplicados en el área de la selección.



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Al presionar Ctrl-D el sistema duplica el mismo número de renglones que contenga el rango seleccionado. El resultado quedará como sigue:

Revelar códigos. Las columnas de datos de las tablas pueden contener muy variada información. Textos, números, fechas y códigos. Cuando se entra en modo de edición en las columnas de códigos, el sistema siempre presentará el código del registro al que se esté haciendo referencia. Al salir del modo de edición, el sistema podrá presentar en la celda el nombre (al que corresponde el código) o el código mismo. Esto puede ser determinado por el usuario variando el ancho de la columna. Cuando la columna es muy estrecha, se visualiza el código y cuando es suficientemente ancha se visualiza el nombre interpretado del código. El ancho de con una el columna se modifica el mouse sobre el límite derecho del encabezado de la columna y arrastrando botón izquierdo del posicionando mouse. En el siguiente ejemplo: Observe que la columna de cuenta está un poco estrecha y por tanto está mostrando el código de las cuentas. Observe que la columna de tercero está un poco ancha y por tanto está mostrando el nombre (en este caso del tercero).

Para el ejemplo se ampliará la columna de cuenta y se estrechará la columna de tercero para que se note el efecto que tiene sobre la presentación.

Observe que cuenta está presentando el código.

Arrastre para ampliar el campo de la cuenta.

Observe que tercero está presentando el nombre.

Arrastre para reducir el campo del tercero.

Observe que ahora la columna de cuenta es lo suficientemente ancha y por tanto visualiza el nombre de la cuenta. Observe que la columna de tercero es ahora muy estrecha y por tanto visualiza tercero.

la

identificación

del

Observe que cuenta está presentando el nombre.

Observe que tercero está presentando el código.

I n nf f o r rm me e s s d e e c o on n t t a a b b i i l l i i d a d a d . d ContaPyme cuenta con un amplio catálogo de informes que permiten visualizar los estados financieros de la empresa, imprimir los informes y libros de ley y otro conjunto de informes que permiten comparar diferentes variables.

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Muchos informes se pueden obtener por pantalla, para efectos de consulta visual instantánea. Este tipo de informes permite explorar cada dato de tal forma que se pueden visualizar todos los comprobantes que lo conforman e incluso con un par de clics se puede abrir el comprobante original. Todos los informes de consulta e información de los maestros se pueden imprimir y exportar a MS-EXCEL y otros programas. El comportamiento de una o varias cuentas se puede visualizar en forma gráfica. Se pueden crear nuevos informes y se pueden imprimir con la ayuda del generador de reportes. Se pueden crear además reportes especiales con indicadores de gestión basados en la información contable y de cualquiera de los módulos del sistema con la excelente hoja de cálculo que acompaña al sistema, cuyo nombre es ContaExcel.

M é ét t o d o o d os s d e e o b bt t e e n n c c i i ó n ó d e n e i n nf f o r rm e m e s s. Hay muchos métodos de obtener informes a nivel de la empresa, que ya se han tratado en la sección sobre “El manejador de nodos”. Los informes se pueden obtener desde muy variadas partes de ContaPyme. Por ejemplo, se pueden obtener desde el menú principal, desde el árbol de nodos, desde el manejador de operaciones, etc.

La f a f e c ch a d h a d e t e t r ra a b a b a j o o. Los informes por lo regular se calculan hasta la fecha de trabajo, de tal forma que si la fecha de trabajo es 10 de Septiembre de 2004, el informe que se seleccione se visualizará para esa fecha. Si se cambia la fecha de trabajo a 5 de Junio de 2002, y se selecciona el informe, éste se calculará para esa segunda fecha.

E r rr r o o r r f r e ec c u ue e n n t t e e . Es un error frecuente que se graben movimientos y luego se soliciten informes, donde no aparecen reflejados los cambios correspondientes a los movimientos grabados. En la mayoría de los casos, lo que realmente sucede es que se graban los registros para una fecha y cuando se consultan los informes se tiene al sistema en una fecha de trabajo anterior a la fecha de los movimientos.

I n f o r m e s t i p o “ C o n s u l t a p o r p a n t a l l a ” . I n f o r m e s t p i seo “ C o n en s u l t a ventana p o r p n t a l l a ” . Siempre se calculan a la fecha de trabajo. Son informes que visualizan una dea ContaPyme. V a r ri i a a b l l e b e s q s q u ue d e d e ef f i n ne e n l l a c n a c o on n s s u l l t u ta a .

Estos son informes dinámicos en donde el usuario puede modificar algunas variables de visualización. Cada que una variable es modificada, el informe se recalcula. Fecha de inicio:

Fecha a partir de la cual se calcula el informe.

Fecha final: Fecha saldo anterior:

Fecha hasta la cual se calcula el informe. Fecha para saldos finales. Fecha en la cual se deben calcular los saldos de comparación.

Filtro:

Permite seleccionar solo los movimientos contables que cumplan con ciertas condiciones.

Tipo de informe:

Se puede seleccionar el tipo de informe a visualizar. Balance general, estado de resultados, mayor y balances o ejecución presupuestal.

Nivel de visualización:

Indica si las cuentas se visualizarán en todos sus niveles o si se desea un nivel inferior con el fin de visualizar el informe de una manera agregada y resumida.



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E x p l lo or r a a c c i i ó ón d n d e d e d a at to o s s . Normalmente el objetivo de estos informes por pantalla es que permitan la exploración de datos. La exploración consiste en que para cualquier dato que se encuentre en un informe, se puede ver el detalle de comprobantes que lo conforman y a su vez se pueda visualizar hasta el comprobante y todo su contenido. Recuerde siempre utilizar el botón derecho del mouse para indagar las posibilidades en cualquier contexto del sistema.

1: Clic derecho a

cualquier cifra que se desee explorar. 2: Clic para

explorar el dato.

3: Observe

todos los registros de movimiento que sumados conforman el dato. 4: Doble Clic para ver

la operación que generó este asiento.

R e e p o or r t t e e s s . Una vez especificado el nivel de detalle de las cuentas y las otras variables que delimitan la información que se desea visualizar, se puede también obtener un conjunto de reportes de esa información en diferentes formatos. Los reportes se visualizan primero como una vista previa que se puede entonces imprimir. Para ver los reportes que se pueden imprimir desde una consulta sobre el por área pantalla, de datospresione el clic derecho y seleccione ‘Informes’.

Clic derecho.

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G e en ne e r ra a d do o r d r d e r e r e e p o or r t t e e s s . En adición a todo lo anterior, cada informe por pantalla tiene además un generador de reportes. Simplemente se organiza la información a imprimir en la pantalla. Se establecen las columnas, sus anchos, los filtros, los rangos de fechas, el nivel de visualización y se llama el generador de reportes. Este presenta una vista previa de lo que se va a imprimir y el usuario puede usar todos sus botones para modificar la apariencia del informe a su gusto. Luego puede ordenar la impresión.

I n nf f o r rm e m e s t s t i p i o “ o “ R Re e p o or r t t e e ” ”. Estos son informes impresos. Una vez seleccionados, el sistema presenta una ventana de opciones, donde se pueden especificar rangos para el reporte y algunas otras características. Entre los rangos y características se pueden destacar:

Rango de fechas a tener en cuenta para el reporte. Fecha de saldos anteriores, para especificar la fecha en la que se deben visualizar los saldos de comparación. El filtro permite establecer conjuntos de registros a tener en cuenta para el informe.

Nivel de detalle para definir el nivel de agregación en que se debe imprimir el reporte. Indicador de si se desea producir el reporte en calidad de borrador o en alta calidad. El formato de borrador es ideal para la impresión en impresoras de matriz de puntos.

Espacio para firmas indica si al final del documento se deberá adicionar un espacio para las firmas del representante legal, el revisor fiscal y el contador. Una vez se presiona el botón de aceptar, se presenta una vista previa del reporte y se puede imprimir a papel o a un archivo de imagen digital.

Presione aquí para imprimir este reporte.

Estos reportes son fijos y sólo se pueden imprimir tal y como se ven en la vista previa.



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Si se imprimen a un archivo de imagen digital, se podrán recuperar en el futuro e imprimir una o varias hojas, del reporte según se necesite.

M a an n e e j o o g e en ne e r r a a l l d e e u n n i n nf f o r rm e m e d e e t i p i o o c o on n s s u l l t u ta a p p o or r p p a an t n ta a l l l l a a: : B A L A N NC C E E G E N E R A L. G E N E R A Lfinancieros . Los estados se pueden obtener ya sea por consulta o bien por reporte. En esta sección se explicará el manejo de una consulta de balance general, cuyo manejo es similar en las otras consultas por pantalla. Para entender el manejo y funcionamiento del informe se analizará cada parte de la ventana.

T í ít u ul l o o d e e l a a v e en n t t a a n n a a . En primer lugar observe el título de la ventana del informe. El título presenta el rango del informe, es decir la empresa y los centros de costos que se están visualizando, la fecha inicial y la fecha final. Inicialmente la fecha final es la fecha de trabajo. Las fechas se pueden cambiar por medio de la barra de filtros que más adelante se presentará.

B a ar r r r a a d e e b o ot t o n o e n es s d e el l i n nf f o r rm e m e . La barra de botones presenta las siguientes opciones: Exporta el informe a MsExcel y otros formatos.

Copia la selección al portapapeles para intercambio con otras aplicaciones.

Visualiza todas las posibilidades de impresión de la información que se está visualizando.

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Actualiza la información del informe respecto al sistema de información.

Casilla para buscar palabras por la columna seleccionada.

Determina el tipo de informe a visualizar.

Activa los filtros, con lo cual se pueden cambiar las fechas y el filtro avanzado.

Determina el nivel de detalle de visualización de las cuentas.


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I n ns s p e ec ct t o o r r d e e d a at to o s s . El inspector de datos al igual que en los maestros, presenta un conjunto de pestañas, cada uno con un propósito especial.

P e es st t a a ñ ñ a d a d e a e a c cc c i io n o n e e s s . Presenta las acciones disponibles desde el informe. Explorar dato permite visualizar el detalle de movimientos que sumados forman algún dato del informe. P e es st t a a ñ ñ a d a d e i e i n nf f o r rm e m e s s. Presenta todos los reportes y gráficos que se pueden obtener desde la consulta. Note que cada informe que se esté visualizando por pantalla,se apuede un imprimir nivel de determinado bajoagregación diferentes formatos de columnas. Se imprimirá la misma información que se está visualizando en pantalla, pero bajo distintos formatos.

P e i c es st t a a ñ ñ a d a d e f e f ch a h a s s . Presenta un gráfico de cada cuenta o conjunto de cuentas que se seleccionen. Para hacer el gráfico simplemente se selecciona una variasseleccione cuentas (manteniendo presionada teclaoCTRL distintos renglones). El la sistema entonces irá graficando los saldos mensuales. Con la caja de chequeo de ‘Acumulado’ marcada, se visualizan los saldos acumulados de la cuenta, en formato de líneas. Si se desmarca ‘Acumulado’, entonces el gráfico será de barras verticales y mostrará el movimiento de cada mes.



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P e es s t t a a ñ ña d a d e o e o p c ci i o on n e e s s . Permite adecuar las opciones de visualización del informe. Son muchas las opciones de visualización, pero se hace necesario explicar que lapor presentación reporte podrá ser modificada el usuario ydel el sistema por defecto la recordará, pues inicialmente aparece marcada la opción de “Siempre grabar presentación”. Si se desea que siempre se cargue la presentación por defecto, marque la opción de “Cargar presentación por defecto”. De esta forma, cada que cargue el informe, se presentará como originalmente fue establecido por los diseñadores.

E x p l lo or r a a c c i ió n ó d e n e d a at t o o s s . Una de las características más potentes de las consultas por pantalla es su capacidad de exploración de datos. Cada dato en unhasta informe llegar se puede explorar al comprobante original. Para el ejemplo observe el siguiente balance: Todos los datos numéricos se pueden explorar. Explorar el dato significa obtener el listado de movimientos que conforman ese dato. Observe el dato de saldo actual de la cuenta “110505 01 Caja principal” por valor de $127,376.08. Si se desea explorar ese dato, simplemente se hace clic derecho sobre el dato y se selecciona la acción “Explorar dato”. Esta acción llamará el explorador de movimiento contable con únicamente los registros de movimiento que afectaron esa cuenta en el rango de fechas y filtros especificados. Observe que el visor de movimiento presenta todos los movimientos que conforman el dato que se está explorando: $127,376,08. Desde el explorador, también se puede solicitar el comprobante u operación que ha generado cada uno de esos registros de movimiento.

Doble clic para ver la operación que generó este registro.

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Para visualizar el comprobante se hace doble clic sobre el registro de movimiento que se desee y el sistema inmediatamente abre el comprobante. Por ejemplo si se hace doble clic sobre el primer registro, se visualiza el comprobante que lo generó: De esta forma se puede explorar cada dato de cualquier columna de cualquier consulta por pantalla.

E x p o or r t t a ac c i i ó n ó n d e e d a at t o s o s . Otra importante característica de los informes en general es la exportación de datos a otros programas. Hay dos formas principales de exportar datos: ·

Copiando al portapapeles y pegando en otro programa.

·

Grabando la información a un formato reconocido (Ms-Excel, HTML, etc).

C o o p i ia a n d n o d a l l P o o or r t t a a p a a p e el le e s s . Esta es la opción más utilizada en Windows y consiste en seleccionar la información que se desea pasar a otra aplicación y presionar el botón de “Copiar al portapapeles”.

Paso 1: Haga la selección.

Paso 2: Presione el botón de “Copiar al portapapeles”.

Paso 3: Cargue el otro programa y seleccione la opción de “Pegar desde el portapapeles”. Por ejemplo en una hoja electrónica de OpenOffice Calc, la cual luciría como sigue, después de pegar:



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E x p o or r t t a a c c i i ó ón a u n n n f o r rm m a a t t o r e o ec c o n o o n c o ci i d do . o A menudo se requiere exportar la información a otras aplicaciones. Las aplicaciones normalmente pueden leer datos desde formatos reconocidos. Para ello ContaPyme cuenta con varias posibilidades de exportación que se describen a continuación:

G u x c X LS ) . ua a r r d a d a r c r c o om o E m o E ce e l ( l ( En este caso el balance se graba en el formato reconocido por MS-EXCEL y que ya se considera un estándar para la grabación de tablas de datos. Esto que hay cientos de aplicaciones que pueden leer la información desde este formato, incluidas todas las hojassignifica electrónicas populares.

G u H T ua a r r d a d a r c r c o om o p m o p á ág gi i n a w n a w e eb ( ( b TM L ) . M Con el advenimiento de Internet, su lenguaje de hipertexto (HTML) se ha convertido en un estándar para publicación de información. Cuando se exporta un informe a HTML se puede directamente publicar en la web o enviar por correo electrónico. Cualquier explorador de internet lo podrá abrir.

G u X M L ) . ua a r r d a d a r c r c o om o a m o a r rc c h hi i v v o X X o M L ( El XML (Extensible markup language) ha sido desarrollado para el intercambio de datos a través de Internet y por ello ContaPyme también exporta los informes a este formato.

G u X T ) . ua a r r d a d a r c r c o om o a m o a r rc c h hi i v v o d d e t o e t e e x t to ( ( T o El formato de archivos de texto TXT es el sistema de exportar más simple, sin ningún tipo de formato, que puede ser leído por prácticamente cualquier otro programa.

M a at t r r i ic c e e s s d e e s a al l d o d s o s . Las matrices de saldos contables son otra de las muy poderosas herramientas con las que cuenta ContaPyme. Por medio de las matrices de saldos es posible crear tablas donde en las filas se visualizarán las cuentas del plan de cuentas y en las columnas un conjunto de variables de clasificación seleccionadas por el usuario. Por ejemplo se pueden producir tablas o matrices de cualquiera de los estados financieros, como las que siguen:

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·

Tabla comparativa de saldos contables de empresas.

·

Tabla comparativa de ingresos y egresos de los centros de costos.

·

Tabla comparativa de saldos anuales de la empresa.

·

Etc.

Las variables de comparación pueden ser muchas, por ejemplo: el año, el mes, la semana, el centro de costos, el tercero, la empresa, etc.

D e i i c es s c c r r p ci ió n ó a b n bs s t tr r a a c ct t a a . Note que la tabla o matriz siempre tendrá la cuenta en las filas de la primera columna y la variable de comparación (por ejemplo los años) en la primera fila de cada columna. El pivote entre cada cuenta y cada variable será el saldo del movimiento de la cuenta entre el rango de fechas especificadas para la obtención de la matriz. El siguiente ejemplo representa una matriz de saldos calculada entre las fechas f1 y f2 para la variable año. Año 1 Cuenta1 Cuenta2 Cuenta3 Cuenta4 Total

Año 2

Año 3

Total

PIVOTE 2,3

Observe que la intersección entre cada año (columna) y cada cuenta (fila) conforma un pivote. Para el caso del ejemplo, la cuenta3 y año 2 conforman el pivote 2,3 en el cual aparecerá el saldo de ese año 2 en la cuenta 3 entre las fechas f1 y f2.

D e i i c es s c c r r p ci ió n ó p n p r rá á c c t t i i c ca a . Como seniveles ha explicado, enolas filas de la matriz siempre estarán las cuentas, las cuales se pueden colocar a muy diversos de detalle agregación. En las columnas pueden ir algunas de las variables del movimiento de cuentas como pueden ser:

Empresas

Centro de costos

Tipo y número soporte

CC y Sub-CC

Años

Bi-años

Tri-años

Meses

Bimestres

Trimestres

Cuatrimestres

Semestres

Semestres

Bi-semanas

Tri-semanas

Cuatri-semanas

Quinti-semanas

Días

Quinti-días

Deca-días Terceros

Clase operaciones Terceros de cartera

Número operaciones Actividades

Código de bancos Etapas de desarrollo

Estados

Activos

Tipos de soporte

Números soporte

Cuentas fuente

Año y mes

Tipo movimiento CC y SubCC origen

Si la variable de clasificación es por ejemplo “Empresas”, entonces la matriz a generar sería como sigue:



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Empresa1 1 11 1110

Empresa2

Empresa3

Total

Saldo cuenta 1110 en la empresa 2

1120 Total Observe que en la casilla de la intersección de la empresa 2 y la cuenta “1110” se visualizaría el saldo del movimiento de esa cuenta “1110” en la empresa 2 entre el rango de fechas estipulado.

E j e em p m l lo : O o : O b bt t e e n e n e r u r u n na m a m a at t r r i i z d z d e s e s a al l d o d s d o s d e c e c u ue e n t n t a as d s d e e e j e ec c u c u c i i ó n p ó p n r re e s s u p u u ue e s s t t a a l v l v s s. a ñ ño s y o s y m m e es s e es s . Para ello se llama la matriz de saldos: Camino: [Menú principal > Informes > Matrices de saldos comparativos > …] Se visualiza un menú de muchas matrices de saldos que se pueden producir directamente. Seleccione la opción de “Años y meses (Ejec. Presupuestal)”. El sistema entonces visualiza la matriz con categoría 1 puesta en ‘Año’ y la categoría 2 puesta en ‘Mes’. Si se solicita una matriz comparativa de todas las empresas del área de trabajo, se visualizaría un informe por pantalla como el que sigue: 2003

Observe la ejecución presupuestal mes a mes y su total acumulado.

E j e em p m l lo : O o : O b bt t e e n e n e r u r u n na m a m a at t r r i i z d z d e s e s a al l d o d s d o s d e c e c u ue e n t n t a as d s d e m e m a a y o or y r y b b a al la a n nc c e e s v s v s s. e m m p r re e s s a a s d s d e el á l á r re e a d a d e t e t r ra a b a b a j o o. Camino: [Menú Principal > Informes > Matrices de saldos > Empresas (Mayor y balances)]

Observe el balance comparativo de las dos empresas y su consolidado.

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G e en ne e r r a a n n d o d s u o u p p r ro p o i ia a m a at t r r i i z z d e e s a al l d o d os s . Las matrices de saldos, cualquiera que se seleccione, tiene en la parte superior el pánel filtros (El pánel de filtros se hace visible activando el botón de pánel de filtros). Este pánel presenta los filtros que se pueden establecer sobre el reporte, entre los cuales están las categorías, que mas que filtros son clasificadores que determinan el contenido de las matrices. Modificando las categorías se pueden obtener cientos de combinaciones para generar tablas de comparación de saldos adecuadas a las necesidades de la gran diversidad de usuarios.

Categoría 1 establece el nivel de clasificación primario de las columnas de la matriz.

Categoría 2 establece el nivel de clasificación secundario de las columnas de la matriz.

M a a y o or r i n nf f o r rm a m ac c i i ó n ó . n Para obtener mayor información sobre el módulo de contabilidad, puede consultar los tópicos abajo relacionados, en: la ayuda en línea de ContaPyme, los documentos electrónicos que acompañan el sistema, o bien, en los documentos electrónicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). ·

Los maestros. Este manual explica todo lo referente al manejo de un maestro en términos generales, lo cual aplica a todos los maestros del sistema.

·

Módulo de contabilidad. En este documento se explica en detalle todo el módulo de contabilidad. Se recomienda su lectura detallada.

·

Módulo de contabilidad para no contadores. Este documento es recomendado, ya que explica más en detalle los conceptos y características aquí explicadas.

·

Los maestros.

·

Las operaciones y el registro de la información.

·

El cargue inicial del sistema.

·

Operación de grabación de movimiento contable.

·

Operación de cierre de fin de mes.

·

Operación de cierre de fin de año.




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Capítulo

7 M ÓDULO DE CARTERA. I n nt t r r o od d u u c c c c i i ó n ó n . Uno de los factores decisivos en el crecimiento de las empresas es la tendencia hacia la venta de bienes y servicios a crédito. Así, las cuentas por cobrar llegan a constituir uno de los activos mas importantes en muchas empresas comercializadoras. Las cuentas por cobrar son activos relativamente líquidos que generalmente se convierten en efectivo en el corto plazo (30 ó 60 días). El módulo de cartera se encarga de manejar todas las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar de la empresa. Las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar se pueden crear directamente desde el movimiento contable o bien desde cada una de las operaciones de egresos y operaciones de ingresos. Adicionalmente, el módulo de cartera incorpora un conjunto de operaciones especiales para el manejo de las cuentas de endeudamiento, que se describirán mas adelante. En este capítulo se verán los siguientes temas: ·

Manejo del módulo de cartera desde el movimiento contable.

·

Manejo del módulo de cartera desde las operaciones de ingresos y egresos.

· ·

Operaciones especializadas de cartera. Informes de cartera.

·

Configuración del plan de cuentas para el módulo de cartera.

Capítulo 7: Módulo de cartera.


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M a an n e e j o o d e el l m ó ód d u l l o u d e o e c a ar r t te er r a a d e es s d e d e e l l m o ov v i i m i i e m e n t t o n o c o on n t t a a b b l l e e . Desde operaciones de grabacióndedeabono movimiento contable pueden crearencuentas por cobrar o cuentas pagar ylas a su vez hacer movimientos o cancelación dese dichas cuentas otros comprobantes. Para ellopor es recomendable entender las siguientes reglas y conceptos en los que se basa el sistema:

E l t l t e er r c c e e r r o d d e c o e c a ar rt t e e r r a y a y t t e er r c ce e r r o d o d e t e t r ra a n s n s a a c cc c i i ó n ó . n Cuando se registran asientos que involucran cuentas de cartera (CxC o CxP), el sistema exige que se especifique el tercero de cartera. El tercero de cartera es el tercero al que se le queda debiendo el dinero o el que queda debiendo el dinero, según sea el asiento de cuenta por pagar o cuenta por cobrar o abono. En general, el tercero de cartera es el mismo tercero de transacción. Ejemplo: Se le queda debiendo $500 al Sr. Juan Pérez por la compra de una impresora. En este caso el tercero de transacción (al que se le compró) es el mismo tercero de cartera (al que se le quedó debiendo). Hay otros casos en los que el tercero de transacción es distinto al tercero de cartera, donde la transacción con un tercero genera impuestos o cargos por pagar o por cobrar.

Observe que la cuenta “240802” es una cuenta de cartera y por lo tanto exige tercero transacción, tercero de cartera y fecha estimada de pago.

Ejemplo de tercero de cartera distinto al tercero de transacción es el caso del pago de un IVA descontable, donde el tercero de transacción es la persona a la que se le hace la compra y el tercero de cartera es la Administración de Impuestos (a la que se le queda debiendo el IVA). Ejemplos de casos en los que el tercero de transacción es diferente al tercero de cartera, son: ·

Cuando se practica la retención en la fuente (Genera una CxP a la Administración de impuestos).

·

Cuando se paga IVA descontable (Genera una CxC a la Administración de impuestos).

·

Cuando se paga a una empleado (Genera CxP a la ARP, al seguro social ISS, etc.).

·

Cuando se vende con IVA (Genera una CxP a la Administración de impuestos).

·

Etc.

El sistema normalmente asume que el tercero de cartera es el mismo que el tercero de transacción. Cuando el usuario especifica un tercero de cartera distinto, el sistema recordará el tercero de cartera para la cuenta que se esté moviendo.

A s si i e e n t t o n o s s e f fe c ct t u a u a d o d s o s a l a as s c u ue e n t t a n a s s d e e c a ar r t t e e r r a a . Es claro para quien maneja asientos contables, que si se hace un crédito sobre una cuenta por pagar, se está induciendo al sistema a que cree una cuenta por pagar y si se hace una débito sobre una cuenta por pagar, lo que se quiere es amortizar una cuenta por pagar existente. Lo contrario es válido para las cuentas por cobrar. Sin embargo, aunque el párrafo anterior es válido en la mayoría de los casos, el sistema tiene en cuenta otras posibilidades que se pueden presentar. Cuando se hace un débito o un crédito sobre una cuenta de cartera, el sistema interpretará éste de diferentes maneras de acuerdo a las reglas que se establecen a continuación:

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D é u n éb i i t b t o a a u o na c a c u ue e n t n t a d a d e c e c a ar r t t e e r r a a. Cuando se hace un débito sobre una cuenta de cartera, el sistema considera que se está: ·

Creando una cuenta por cobrar, si la cuenta no existe con anterioridad.

·

Abonando a una cuenta por pagar, si la cuenta por pagar existe con anterioridad.

·

Creando una cuenta por cobrar nueva, si la CxC existe con anterioridad y la cuenta maneja cuotas.

·

Creando un mayor valor a una cuenta por cobrar existente, si la CxC existe con anterioridad y la cuenta no maneja cuotas.

C r u n ré é d di i t t o a o a u na c a c u ue e n nt t a d a d e c e c a ar r t te e r r a a . Cuando se hace un crédito sobre una cuenta de cartera, se considera que se está: ·

Creando una cuenta por pagar, si la cuenta no existe con anterioridad.

·

Abonando a una cuenta por cobrar, si la cuenta por cobrar existe con anterioridad.

·

Creando una cuenta por pagar nueva, si la CxP existe con anterioridad y la cuenta maneja cuotas.

·

Creando un mayor valor a la cuenta por pagar existente, si la CxP existe con anterioridad y la CxP no maneja cuotas.

E j e em p m l lo os s d e e m o ov v i i m i i e m en n t t o d e o e c u ue e n n t t a a s s d e e c a ar r t t e e r r a a . E j e em p m l lo d d e c o e c r re e a a c c i i ó ón d n d e c e c u ue e n t n t a a s p s p o or p r p a ag a g a r r : : Se ha comprado a Juan Pérez útiles y papelería a crédito por valor de $500. En la compra se pagó un IVA de $80 que luego se le descontará a la administración de impuestos. Asiento Cuenta

Débito

Proveedores

Crédito

Tercero transacción

Tercero de cartera

Fecha de pago

$580

Juan Pérez

Juan Pérez

20/10/2004

Admón. de

12/12/2004

IVA por cobrar

$80

Juan Pérez

Útiles y papelería

$500

Juan Pérez

Impuestos Nal.

E j e em p m l lo d d e c o e c r re e a a c c i i ó ón d n d e c e c u ue e n t n t a a s p s p o or c r c o ob b r r a ar r : : A María Méndez se le ha vendido a crédito un Televisor por valor de $2,200.oo + IVA de $352 = $2,552. El IVA de $352.oo se le queda debiendo a la administración de impuestos. María Méndez deberá pagar su televisor en tres cuotas de la siguiente manera: Cuota 1

$1,000

a pagar el 12 de Septiembre de 2,004.

Cuota 2

$800

a pagar el 12 de Octubre de 2,004.

Cuota 3

$752

a pagar el 12 de Noviembre de 2,004.

Asiento

Tercero transacción

Tercero de cartera

Fecha de pago

$1,000

María Méndez

María Méndez

12/09/2004

Clientes

$800

María Méndez

María Méndez

12/10/2004

Clientes

$752

María Méndez

María Méndez

12/11/2004

Cuenta

Débito

Clientes



Crédito

2

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IVA por pagar

$352

María Méndez

Inventarios

$2,200

Juan Pérez

Admón.. Imp.

12/12/2004

C r re e a a c c i i ó n d ó n d e c e c u ua e e n t t a n a s p s p o or p r p a ag g a a r y r y c o c u ue e n n t t a a s p s p r o or c r c o ob b r r a ar r d e es s d e d e l a as s o p e er r ac c i i o on n e e s s d e e i n ng g r r e es s o s s y y d e e e g gr e e s s o o s s . Cada operación de egresos o de ingresos tiene al final un componente especial de forma de pago o forma de ingreso respectivamente. Estos componentes, como su nombre lo indica, se utilizan para que el usuario especifique, en el caso de egresos, la forma en que se hizo el pago (es decir, de cuáles cuentas salió el dinero) o bien, en el caso de ingresos, la forma en que ingresó el dinero (es decir, a cuáles cuentas ingresó el dinero).

C r re e a ac c i i ó n ó d e n e c u ue e n nt t a a s s p p o or r p p a ag a g a r r d e es s d e d e l a as s o p e er r a a c c i io n o e n e s s d e e e g gr r e e s s o s o s . Son muchas las operaciones de egresos, de las cuales se destacan la operación de egresos, la operación de compra de inventarios, la operación de compra de activos fijos e inversiones, las operaciones trabajadores, de etc. pago de empleados y Estas operaciones presentan al final un componente para que se especifique la forma en que se hizo el pago, el cual luce como sigue:

El usuario entonces puede indicar que el dinero del pago salió de caja, de banco o bien que se quedó debiendo al tercero (C x Pagar). Si selecciona cuenta por pagar, el sistema automáticamente creará en el módulo de cartera una cuenta por pagar con los datos suministrados en el pánel derecho.

D e i i c es s c c r r p ci i ó ón d n d e el p l p á án e n e l d l d e c e c u ue e n t n t a p a p o or p r p a ag g a a r r . El pánel derecho solicita alguna información relativa a la cuenta por pagar, como:

2

Pagar a:

Por defecto es el tercero con el que se hace la transacción, pero podría modificarse en caso de ser necesario

Cuenta de CxP:

Es el código de la cuenta a la cual quedará asignada la cuenta por pagar. Ejemplo: Proveedores, instituciones financieras, etc.

Fecha pago (Est.):

Fecha estimada en la que se pagará la cuenta.

Descripción CxP:

Detalle o descripción de la cuenta por pagar.

Pago por cuotas:

Permite visualizar una pequeña caja de diálogo, donde se puede especificar que el pago se hará por cuotas. Se registra la fecha de pago de cada cuota y el valor a pagar.

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C r s ó ru c u c e d e d e p e p a ag o g s c o s c o on c c u n ue e n t n t a a s p s p o or c r c o ob r b r a a r e r e n l n l a as o s o p e er ra a c ci i o on n e e s d s d e e e e g gr r e es s o s ( o s ( ól l o p p o a ar ra u a u s su a u a r ri i o s a o s a v va a n z n z a a d o d o s s ) . Para activar la capacidad de cruzar pagos con cuentas por cobrar, se debe primero activar la casilla “Ver opciones avanzadas” en la parte inferior derecha del componente de forma de pago. Al activar la casilla de opciones avanzadas le permitirá ver otra posibilidad de pago, además de las ya existentes de: caja, bancos y cuenta por pagar, se visualiza “Amortiza a C x Cobrar”. Esto significa que si se tiene una cuenta por cobrar con el mismo tercero al se le va a hacer el pago, se puede cruzar el pago de esta operación, con el saldo (total o parcial) que el tercero le debe a la empresa, ya sea para abonarle a la cuenta por cobrar o para cancelarla definitivamente. Ejemplo. Suponga que la Sra. Tulia Ramírez le debe a la Empresa la suma de $1,000,000.oo desde hace un mes, es decir que la empresa le tiene una cuenta por cobrar por valor de $1,000,000.oo. En la fecha se le debe hacer un pago a la Sra. Ramírez por valor de $700,000. En este caso, en vez de hacerle el pago, se le puede cruzar con la cuenta por cobrar (con el millón que le debe a la empresa). Así, la cuenta por cobrar con la Sra. Ramírez quedará en solo $300,000 una vez sea procesada esta operación. Note que para hacer el cruce, el sistema solicita “Cód. CxC”, es decir el código de la cuenta por cobrar con la que se hará el cruce. El código se puede seleccionar de toda la lista de cuentas por cobrar que hayan con la Sra. Ramírez.

C r re e a ac c i i ó n ó d e n e c u ue e n nt t a a s s p p o or r c o ob r b r a a r r d e es s d d e e l a as s o p e er r a a c c i i o on e n e s s d e e i n ng r g r e e s s o s o s. Son muchas las operaciones de ingresos, de las cuales se destacan la operación de ingresos, la operación de venta de productos y la operación de venta de activos fijos e inversiones.



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Estas operaciones presentan al final un formulario para que se especifique la forma en que ingresó el dinero a la empresa, el cual luce como sigue: El usuario entonces puede indicar que el dinero entró a caja, se consignó al banco o bien el tercero lo quedó debiendo (Cuenta por cobrar al tercero). Si selecciona ‘cuenta por cobrar’ en el formulario, el proceso automáticamente creará en el módulo de cartera una cuenta por cobrar al tercero con los datos suministrados en el pánel derecho.

D e i i c es s c c r r p ci i ó ón d n d e el p l p á án e n e l d l d e c e c u ue e n t n t a p a p o or c r c o ob b r r a a r r . El pánel derecho solicita alguna información relativa a la cuenta por cobrar, como: Cobrar a:

Por el tercero con el que se hace la transacción, pero podría modificarse en casodefecto de ser es necesario.

Cuenta para CxC:

Es el código de la cuenta a la cual quedará asignada la cuenta por cobrar. Ejemplo: clientes, cuentas corrientes comerciales, etc.

Fecha pago (Esti):

Fecha estimada en la que le cancelará la cuenta a la empresa.

Descripción CxC:

Detalle o descripción de la cuenta por cobrar.

Pago por cuotas:

Permite visualizar una pequeña caja de diálogo, donde se puede especificar que el pago se lo harán por cuotas a la empresa, donde se especifica la fecha de cobro de cada cuota y el valor a cobrar.

C r s ó ru c u c e d e d e c e c o ob b r r o c c o o on c n c u ue e n t n t a a s p s p o or p r p a ag ga a r e r e n l n l a as o s o p e er r a a c c i io o n e n e s d s d e i e i n ng g r r e e s s o s ( o s ( ól l o p p o a ar ra u a u s su u a a r r i i o os a s a v va a n z n z a a d o d s o s ) . Para activar la capacidad de cruzar cobros con cuentas por pagar, se debe primero activar la casilla “Ver opciones avanzadas” en la parte inferior derecha del componente de forma de cobro. Al activar la casilla de opciones avanzadas le permitirá ver otra posibilidad de cobro, además de las ya existentes de: caja, bancos y cuenta por cobrar, se visualiza “Amortiza a C x pagar”. Esto significa que si se tiene una cuenta por pagar con el mismo tercero al que se le hará el cobro, se puede cruzar el cobro de esta operación con la cuenta por pagar al tercero, ya sea para abonarle a la cuenta por pagar o para cancelarla. Ejemplo: Suponga que al Sr. Antonio Agudelo se le debe de vieja data la suma de $800,000, es decir que la empresa le tiene una cuenta por pagar por valor de $800,000.oo. En la fecha se le va a cobrar un servicio por valor de $500,000. En este caso, en vez de hacerle el cobro, se le puede cruzar con la cuenta por pagar. Así, la cuenta por pagar con el Sr. Agudelo quedará en solo $300,000 una vez sea procesada esta operación. El código de la cuenta por pagar puede ser seleccionado de la lista de cuentas por pagar pendientes con el Sr. Agudelo.

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O p e er r a ac c i i o n o n e e s s e s s p e ec c i i a a l l e e s s p p a ar r a a f a c ci i l l i i t ta a r r e l l m a an e n e j o o d e e c a ar r t te e r r a a. Gracias de operaciones, manejo depor cartera, en lo que se refiere a cuentas por pagar y cuentas por cobrar sea este haceconjunto muy sencillo y puede serelmanejado personal con escasos conocimientos contables, pero si con muy buen entendimiento de los conceptos administrativos. Adicional a las posibilidades de manejar la cartera por los métodos contables, se han incorporado al sistema operaciones especiales de cartera para facilitar la creación, abonos y cancelación a cuentas por cobrar y cuentas por pagar. Para adicionar operaciones especializadas de cartera, se debe seleccionar la opción de adicionar operación y seleccionar la categoría de cartera. Esta le presentará todas las operaciones especializadas de cartera como se ilustra a continuación: Básicamente son 5 operaciones. Dos operaciones para manejar cuentas por pagar (creación de CxP y abonos o cancelación de una CxP), dos operaciones para manejar las cuentas por cobrar (creación de CxC y abonos o cancelación de CxC) y una operación adicional para ayudar a registrar el replanteamiento de créditos.

O p e er r a a c c i i o n o e n e s e s e s s p e ec c i ia a l l i i z z a a d da a s p s p a ar ra e a e l m l m a an ne e j o d o d e c e c a ar r t te e r r a a .


Crear una cuenta por pagar.

Permite crear cuentas por pagar. Es decir, se usa cuando un tercero le presta dinero a la empresa.

Abono a cuentas por pagar.

Permite registrar abonos a cuentas por pagar. En otras palabras la empresa le paga a un tercero total o parcialmente lo que ella le debía a él.

Crea una cuenta por cobrar.

Permite crear cuentas por cobrar. Es decir, cuando la empresa le presta dinero a un tercero.


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Abono a cuentas por cobrar.

Permite registrar abonos a cuentas por cobrar. Es decir, un tercero le paga a la empresa total o parcialmente lo que él le debía a ella.

Replanteamiento de un crédito .

Permite modificar las cuotas programadas para la cancelación de un crédito. Se usa cuando las condiciones de pago de un crédito varían. En la fecha se cancela el saldo del crédito y se crea uno nuevo con nueva forma de pago.

O p e er r a ac c i i o n o n e e s s p p a ar r a a e l l m a an e n e j o o d e e c u ue e n t n t a a s s p p o or r p p a ag g a a r r . Las cuentas por pagar se generan cuando un tercero le presta dinero a la empresa. El manejo de las cuentas por pagar se hace a través de dos operaciones:

Creación de cuentas por pagar: Permite crear cuentas por pagar a un tercero y establecer la forma del pago. Admite una cuota o programar el pago en varias cuotas. Abono a cuentas por pagar: Permite hacer abonos a cuentas por pagar. Si el abono es por la totalidad de la cuenta por pagar, significa que la cuenta se cancela definitivamente. A continuación se presentará cada una de las operaciones:

O p e er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a r e eg i i s g s t tr r a a r r l a a c r re e a a c c i i ó n ó d e n e u n na a c u ue e n t n t a a p p o or r p p a ag a g a r r C a at t e e g o g o r r í í a .

O p e er r a ac c i i ó n ó . n

C a ar r t t e e r r a a .

C r re e a ac c i i ó n d ó d e u n e u n na c a c u ue e n nt t a p a p o or p r p a ag ga a r r .

Objetivo. Permite registrar en el sistema un préstamo que un tercero le ha hecho a la empresa. Es decir, en la contabilidad quedará registrado como una cuenta que se le debe pagar a un tercero.

I n p e nf f o r rm a m a c c i i ó ón d n d e l e l a o a o er r a a c c i i ó ón n . Paso 1

Identificación del documento soporte.

Paso 2

¿Cuánto y quién nos prestó? Especificar el valor del préstamo e identificar el tercero al que se le deberá crear la cuenta por pagar. Se puede especificar el pago en varias cuotas.

Paso 3

¿A dónde entró el dinero? Se debe especificar si el dinero entró a caja o a bancos.

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información registrada, el sistema tendrá todos los elementos necesarios para crear la cuenta por pagar al tercero en el módulo de cartera y en la contabilidad.

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E j e em p m l lo : o : El día 21/04/2004, El señor Juan Pinto le ha prestado $500,000 a la empresa. Se ha pactado que se cancelará la deuda el 15/09/2004. El préstamo ha quedado respaldado con una letra de cambio número 4234 y el dinero se ha consignado en el banco “La República”.

R e eg i i s g s t t r r o e e n e o n e l s l s i is s t te e m m a a : : Se adiciona una operación de “Creación de cuenta por pagar”.

Paso 1:


Tipo de documento:

Comprobante de ingreso.

Número del documento

4234

Fecha documento

21/04/2004

Paso 2:

¿Cuánto y quién nos debe?

Valor del préstamo

$500,000

Este no incluye los intereses. Únicamente el capital.

Pagar a

Juan Pinto

Cuenta para CxP

Proveedores

Fecha pago (Estimada).

15/09/2004

Descripción CxP

Préstamo para remodelación

Pago por cuotas

No

Si se pactan intereses, se deberán relacionar mas adelante cuando se hagan los abonos a la CxP.

O p e er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a r e eg i i s g s t tr r a a r r e l l a b bo n o o n o c a o an n c c e el l a a c c i i ó n ó d e n e c u ue e n t t a n a s s p p o or r p a ag g a a r r . C a at t e e g o g o r r í í a .

O p e er r a a c c i i ó n ó . n


A c a A b bo n o n o o o o c an nc c e el l a a c c i i ó ón d n d e c e c u ue e n t n t a a s p s p o or p r p a ag g a a r r.

Objetivo. Permite registrar los abonos a cuentas por pagar. Se utiliza cuando la empresa le paga al tercero una parte o la totalidad de una deuda contraída con anterioridad. Si se paga la totalidad de la deuda, la CxP quedará cancelada.



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I n p e nf f o r rm a m a c c i i ó ón d n d e l e l a o a o er r a a c c i i ó ón n .

Paso 3:

¿A dónde entró el dinero?

¿A dónde entró? Banco

$500,000

Cuenta banco

La República

Id. Consignación

214365

Cód. banco

05

Fecha consignación

21/04/2004

Paso 1

Identificación del documento soporte del abono.

Paso 2

Detalle del abono a capital. Identificación de la cuenta por pagar a la que se le hará el abono. Especificar el valor del abono a capital. No incluir intereses u otros gastos financieros. Para cancelar la cuenta por pagar se debe hacer un abono por el total de la deuda.

Paso 3

Detalle de los costos financieros. Especificar si además del abono a capital se pagan otros costos financieros, tales como gastos bancarios, intereses, etc.

Paso 4

Liquidación. Especificar los impuestos, descuentos o cargos relacionados con el pago, tales como IVA, Retefuente, etc.

Paso 5

Forma de pago. Indicar si el dinero del pago salió de la caja o de bancos.

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información registrada, el sistema tendrá todos los elementos necesarios para disminuir o cancelar la cuenta por pagar en el módulo de cartera y contabilidad. Si se registran datos en la liquidación, se generarán los movimientos necesarios en cartera y contabilidad. Si se causan intereses u otros gastos financieros, afectará la contabilidad y la ejecución presupuestal.

E j e em p m l lo : o : El día 15/09/2004 la empresa le hace un abono a capital de $400,000 al Sr. Juan Pinto. Además le paga los intereses causados por valor de $35,000. El pago se hace con el cheque Nro. 3401 del banco La República. El Sr. Pinto firma un comprobante de egreso No. 220.

R e eg i i s g s t t r r o e e n e o n e l s l s i is s t te e m m a a : : Se adiciona una operación de “Creación de cuenta por pagar”.

Paso 1:

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Tipo de documento:

Comprobante de Egreso


220

Fecha documento

15/09/2004

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Paso 2:

Detalle del abono a capital.

Código del tercero

Juan Pinto

Código cuenta por pagar

CxP 19/09/2004 a Juan pinto.

Una vez especificado el tercero, la CxP se puede seleccionar de una lista de CxP al Sr. Juan Pinto.

Valor de la cuenta

$500,000

Saldo vencido a (15/09/2004)

$0

Valor del abono a capital

$400,000

Observaciones

Primer abono.

Paso 3:

Detalle de los costos financieros.

Centro de costos

Concepto de egresos

Valor

Detalle

Gastos empresariales

Intereses causados

$35,000

Intereses causados entre el 21 de Abril de 2004 y el 19 de septiembre de 2004.

Paso 4:

Liquidación (Impuestos, descuentos y/o cargos).

Concepto (IVA, Retención, etc.)

Paso 5:

Valor base

Porcentaje

Valor

El dinero abonado salió de...

Caja Cuenta caja

$435,000 Caja general.

O p e er r a ac c i i o n o n e e s s p p a ar r a a e l l m a an e n e j o o d e e c u ue e n t n t a a s s p p o or r c o ob b r r a ar r . El manejo de cuentas por cobrar se puede hacer a través de dos operaciones:

Creación de cuentas por cobrar: Permite crear cuentas por cobrar a terceros y establecer la forma en la que el tercero le hará el pago a la empresa. Admite una cuota, o programar el pago en varias cuotas. Abono cuentas por cobrar: Permite hacer abonos a cuentas por cobrar. Esto se da cada vez que el tercero le pague a la empresa. Si el abono se hace por la totalidad del saldo de la CxC, significa que la cuenta se cancelará definitivamente. A continuación se presentará cada una de las operaciones:



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O p e er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a r e eg i i s g s t tr r a a r r l a a c r re e a a c c i i ó n ó d e n e u n na a c u ue e n t n t a a p p o or r c o ob r b r a a r r . C a at t e e g o g o r r í í a .



C r re ea a c c i i ó ón d n d e u e u n na c a c u ue e n t n t a p a p o or c r c o ob b r r a ar r .

Objetivo. Permite registrar en el sistema un préstamo que la empresa le hace a un tercero. Es decir, en la contabilidad quedará registrado como una cuenta que la empresa le debe cobrar a un tercero (CxC).



Paso 2

¿Cuánto y a quién le prestamos? Especificar el valor del préstamo e identificar el tercero al que se le deberá crear la cuenta por cobrar. Se puede especificar el pago en varias cuotas.

Paso 3

¿De dónde salió el dinero prestado? Se debe especificar si el dinero salió de caja o de bancos.

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información registrada el sistema tendrá todos los elementos necesarios para crear la cuenta por cobrar con el tercero en el módulo de cartera y en la contabilidad.

E j e em p m l lo : o : El día 30 de Julio de 2004 la empresa le prestó a uno de los socios, el Sr. Mario Castaño, el valor de $600,000, lo cual quedó respaldado con el comprobante de egreso No. 251. El Sr. Castaño se ha comprometido a cancelar su deuda el 31 de diciembre de 2004. El dinero del préstamo ha salido de la cuenta del banco La República con el cheque No. 0034. R e eg i i s g s t t r r o e e n e o n e l s l s i is s t te e m m a a : : Se adiciona una operación de “Creación de cuenta por cobrar”.

Paso 1:


Tipo de documento:

Comprobante de egreso.


251

Fecha documento

30/07/2004

Paso 2:

¿Cuánto y a quién le prestamos?

Valor del préstamo

$600,000

Este no incluye los intereses. Únicamente el capital.

Pagar a

Mario Castaño.

Cuenta de CxC

Socios y accionistas.

Fecha pago (Estimada).

31/12/2004

Descripción CxC

Préstamo por calamidad doméstica.

Pago por cuotas

No

Si se pactan intereses, se deberán relacionar mas adelante cuando se hagan los abonos a la CxC.

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Paso 3:

¿De dónde salió el dinero?

¿De qué cuenta salió el dinero? Banco

$600,000

Cuenta banco

La República

Id. Cheque

0034

Cód. banco

05

Fecha cheque

30/07/2004

O p e er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a r e eg i i s g s t tr r a a r r e l l a b bo n o o n o c a o an n c c e el l a a c c i i ó n ó d e n e c u ue e n t t a n a s s p p o or r c o ob r b r a a r r . C a at t e e g o g o r r í í a .



A c a A b bo o n o o n o c o an nc c e el l a a c c i i ó n d ó d e c n e c u ue e n t n t a a s p s p o or c r c o ob b r r a a r r .

Objetivo. Permite registrar los abonos a cuentas por cobrar. Se utiliza cuando un tercero le paga o abona a una deuda que tiene con la empresa. Es decir, disminuye la cuenta por cobrar que la empresa tiene registrada a su nombre. Si se paga la totalidad de la deuda, la CxC quedará cancelada.

I n p e nf f o r rm a m a c c i i ó ón d n d e l e l a o a o er r a a c c i i ó ón n . Para registrar un abono a una cuenta por cobrar, se debe registrar la siguiente información: Paso 1

Identificación del documento soporte del abono.

Paso 2

Detalle del abono a capital. Identificación de la cuenta por cobrar a la que se le hará el abono. Especificar el valor del abono a capital. No incluir intereses u otros gastos financieros. Para cancelar la cuenta por cobrar, el tercero debe hacer un abono por el total de la deuda.

Paso 3

Detalle de los costos financieros. Especificar si además del abono a capital, el tercero además paga otros costos financieros, tales como intereses, comisiones, cheques de otras plazas, multas y recargos, etc. Se debe especificar el centro de costos al que se le acreditarán esos ingresos.

Paso 4

Liquidación. Especificar los impuestos, descuentos o cargos relacionados con el pago del tercero a la empresa, tales como IVA, Retefuente, etc.

Paso 5

El dinero abonado ingresó a... Indicar si el dinero recibido ingresó a caja o a bancos.

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información registrada, el sistema tendrá todos los elementos necesarios para disminuir o cancelar la cuenta por cobrar en el módulo de cartera y contabilidad.



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Si se registran datos en la liquidación, se generarán los movimientos necesarios en cartera y contabilidad. Si se causan intereses u otros gastos financieros, afectará la contabilidad y la ejecución presupuestal.

E j e em p m l lo : o : El día 26 de diciembre de 2004 el Sr. Antonio Agudelo cancela la deuda que había contraído con la empresa por valor de $600,000. Además paga $25,000 de intereses. El dinero entra a la caja general de la empresa y se hace un comprobante de ingreso No. 0345.

R e eg i i s g s t t r r o e e n e o n e l s l s i is s t te e m m a a : : Se adiciona una operación de “Abono a una cuenta por cobrar”.

Paso 1:


Tipo de documento:

Comprobante de Ingreso


0345

Fecha documento

26/12/2004

Paso 2:

Detalle del abono a capital.

Código del tercero

Antonio Agudelo

Código cuenta por cobrar

CxC 30/07/2004 a Antonio Agudelo.

Valor de la cuenta

$600,000

Saldo vencido a (26/12/2004)

$0

Valor del abono a capital

$600,000

Observaciones

Se cancela la deuda del Sr. Agudelo.

Paso 3:

Detalle de los costos financieros.

Centro de costos

Concepto de egresos

Valor

Detalle

Gastos empresariales

Intereses causados

$25,000

Intereses causados entre el 30/07/2004 y el 26/12/2004.

Paso 4:



Paso 5:

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Una vez especificado el tercero, la CxC se puede seleccionar de una lista de cuentas por cobrar al Sr. Agudelo.

Valor base

Valor

El dinero abonado ingresó a...

Caja

$625,000

Identificación caja

Caja general.

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Porcentaje



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O p e er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a r e eg i i s g s t tr r a a r r e l l r e e p l la a n nt t e e a a m i i e m e n nt t o o d e e c r ré é d di i t t o o s s . El manejo de cuentas por pagar y cuentas por pagar requiere en ocasiones cambiar las condiciones de un crédito ya registrado. Para replantear las condiciones de un crédito en el sistema (sea éste una cuenta por pagar o una cuenta por cobrar) se utiliza la operación de “Replanteamiento de un crédito”. Esta solicita la identificación del crédito a replantear y solicita que se indique la nueva forma de pago o de cobro, sea una CxP o CxC respectivamente. A continuación se presenta la operación:

C a at t e e g o g o r r í í a .

O p e er r a a c c i ió ó n . n


R e C x P ó C x C e p l la a n t n t e e a a m i i e m e n t n t o d o d e u e u n c n c r ré é d i i t d t o ( o ( P ó C C ) .

Objetivo. Permite registrar en el sistema el cambio de las condiciones de un crédito ya registrado con anterioridad. El crédito puede ser una cuenta por pagar o una cuenta por cobrar.



Paso 2

Identificación del crédito a replantear. Se especifica si el crédito a replantear es una cuenta por pagar o una cuenta por cobrar. Se identifica el crédito. Para ello se puede especificar el tercero y de la lista de selección seleccionar uno de los créditos que la empresa tiene con ese tercero.

Paso 3

Detalle del crédito replanteado. Si se está replanteando una cuenta por pagar, se debe especificar la nueva forma de pago de la cuenta. Si se está replanteando una cuenta por cobrar, se debe especificar la nueva forma de cobro de la cuenta.

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información registrada el sistema tendrá todos los elementos necesarios para cancelar el crédito anterior (sea una CxP o una CxC) y crear el nuevo crédito con las nuevas especificaciones en el módulo de cartera y en la contabilidad.

I n nf f o r rm me e s s d e e c a ar r t t e er r a a. El módulo de cartera puede ofrecer muchos y muy interesantes informes al usuario acerca de las cuentas por pagar y de las cuentas por cobrar. La lista de informes de cartera disponibles se puede obtener desde [Menú principal > Informes > Cartera > …]. Cada informe de cartera permite que se seleccionen los rangos de fechas, rangos de terceros, los rangos de cuentas e incluso los tipos de documentos a incluir en el reporte.



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Los exploradores “consulta saldos de cuentas por pagar” y “Consulta saldos de cuentas por cobrar” permiten explorar por pantalla las cuentas por cobrar o las cuentas por pagar y su estado en la fecha de trabajo. Haciendo doble clic sobre algún renglón del explorador, visualiza la operación que originalmente creó la cuenta por pagar. A cada cuenta se le pueden visualizar los movimientos de creación y todos los abonos que se le hayan realizado hasta la fecha. Por cada uno de esos asientos, se puede llamar la operación que los generó. Para ello haga clic derecho sobre una de las cuentas por pagar y seleccione la opción apropiada del menú:

C o on n f f i g gu u r r a ac c i i ó n ó n d e el l p p l la a n d e n e c u ue e n t n t a as s p p a ar r a a q u ue e f u n nc c i i o n o e n e a Eld de e sistema c c u a u a sed a d a m m e e n t n t e c e c o on e e l m n l m ó ód d u u l l o d d e c o e c a ar r t te e r r a a. entrega previamente configurado con el módulo de cartera y por tanto no se necesitan hacer adecuaciones especiales al plan de cuentas. Sin embargo, muchos usuarios más avanzados querrán revisar las configuraciones y posiblemente adecuarlas a sus necesidades particulares o bien replantear toda la configuración para adecuar el plan de cuentas a su región o país. El módulo de cartera funciona completamente basado en las siguientes configuraciones: ·

La configuración de los atributos de las cuentas en lo que a cartera se refiere.

·

Configuración general de módulos.

C o on f n f i g gu r u r a a c c i i ó n ó d e n e l o os s a t tr r i i b u b t t o u o s s d e e l a as s c u ue e n t n t a a s s . Cada que se crea una cuenta en el plan de cuentas, se le deben definir ciertos atributos que indican si la cuenta es de cartera y cómo debe ser tratada por el sistema.

C o on f n f i g gu u r r a a c c i ió n d ó n d e u e u n na c a c u ue e n t n t a p a p a ar r a c a c a ar r t te e r ra a . Controla cartera

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Una cuenta controla cartera cuando ésta es usada por el módulo de cartera. Normalmente son cuentas de pasivo y cuentas por cobrar. Ejemplos: Cuenta de clientes, cuenta de proveedores, cuenta de IVA por pagar, cuenta de retenciones, etc. Cuando se hace un asiento sobre una cuenta de cartera, el sistema almacenará información



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adicional del movimiento, como la identificación del crédito, para poderla manejar con el módulo de cartera. Maneja cuotas

Si se marca, indica que el sistema manejará en forma independiente cada cuenta por cobrar o cuenta por pagar con cada tercero-cuenta. Si no está marcada, el sistema manejará todas las cuentas por cobrar o cuentas por pagar con un mismo tercero-cuenta, como un solo crédito (sea CxP ó CxC). Así, las cuentas de IVA, Retención e impuestos en general, no se deben configurar para que manejen cuotas, ya que por ejemplo, todos los IVA’s que se cobran en el período con un mismo tercero, conforman una única cuenta por pagar a la administración de impuestos.

C o on f n f i g gu r u r a a c c i i ó n ó g e n en e n e r r a a l l d e e m ó ód u d ul l o os s . Además de las configuraciones de cuentas, hay otras configuraciones generales que también determinan el comportamiento del módulo de cartera. Ruta: [Menú principal > Mantenimiento > Configuraciones de usuario > Módulos > Cartera]. Abra la ventana de la ruta especificada y lea cuidadosamente las configuraciones que hayan disponibles a nivel del módulo de cartera.

I d de e n t n t i i f f i c ca a c c i i ó ón i i n n nt t e e r r n a d n a d e l e l o os c s c r ré é d i i t d t o s ( o s ( I C C X X ) . Internamente el sistema identifica cada cuenta por pagar o cada cuenta por cobrar con un identificador. Este se utiliza para identificar los créditos, cada cuota y cada abono a capital y a intereses. La identificación es un código largo de segmentos separados por dos puntos como sigue, conformado por los datos de la operación que crea el crédito: Número de la operación: Tipo de documento: Número de documento: Número auxiliar. El número auxiliar se utiliza para identificar créditos bajo varias circunstancias: ·

Cuotas: Identifica cada una de las cuotas del mismo crédito.

·

Número de orden: Cuando se crean créditos (CxC o CxP) en un movimiento contable, el sistema necesita identificarlos con el número de orden relativo del comprobante. Así, si en una misma operación de movimiento contable se crean tres cuentas porimportante pagar, cada una llevará número auxiliaresos en elcódigos código internamente del crédito el 1, el 2 y el 3 respectivamente. Esto es saberlo porquecomo el sistema utilizará para referirse a esos créditos (el crédito todos sus abonos a capital y a intereses llevarán el mismo ICXX) y si en el futuro se modifica la operación original y por ejemplo, se cambia su orden, el número auxiliar entonces cambiaría y por tanto el crédito perdería la sincronía con todos los pagos y abonos. En este caso al reprocesarse cada abono produciría un mensaje de error indicando que el crédito original al que se refiere el sistema no existe. Sería necesario entrar a seleccionar nuevamente el crédito original.

M a a y o or r i n nf f o r rm a m ac c i i ó n ó . n Para obtener mayor información sobre el módulo de cartera, puede consultar los tópicos abajo relacionados, en: la ayuda en línea de ContaPyme, los documentos electrónicos que acompañan el sistema, o bien, en los documentos electrónicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ).

·

Módulo de cartera. Módulo de contabilidad.

·


·

Operación para crear cuentas por pagar.

·

Operación para abono a cuentas por pagar.

·

Operación para crear cuentas por cobrar.

·

Operación para abono a cuentas por cobrar.

·



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·

Operación para replanteamiento de un crédito.


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Capítulo

8 MÓDULO DE ACTIVOS FIJOS E INVERSIONES. I n nt t r r o od d u u c c c c i i ó n ó n . Los términos “Activos de planta”, “Propiedades” o “Planta y equipo” describen los activos de larga vida adquiridos para ser utilizados en las operaciones del negocio y no para la venta a los clientes. El manejo de activos fijos e inversiones de la empresa es uno de los módulos más fáciles de manejar con ContaPyme, gracias a un conjunto de operaciones que automatizan todo su manejo contable. Sin embargo, algunos usuarios preferirán manejar los activos a través de movimiento contable, como es tradicional en otros sistemas de gestión y por tal motivo se explicará en este capítulo también, cómo hacer el manejo de los activos directamente por asientos de movimiento contable. En términos generales, en este capítulo se verán los siguientes temas: ·

Introducción teórica al manejo de activos.

·

Manejo de los activos fijos por medio de las operaciones.

·

Manejo de los activos fijos por medio del movimiento contable.

·

Informes y consulta de activos fijos e inversiones. Configuraciones.

·

I n i o nt t r r o od d u u c c c c i i ó n ó n t e eó ó r r i i c ca a a l l m a an e n e j o o d e e a c ct t i i v v o s o s f j os s e i n nv v e e r r s si i o on n e e s s . En la mayoría de los balances, los activos de propiedad, planta y equipo constituyen una de las categorías mas grandes del activo.

Capítulo 8: Módulo de activos fijos e inversiones.


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Los activos que se adquieren hoy, constituirán una prestación de un servicio a la empresa durante muchos periodos y por tanto se pueden asemejar a gastos prepagados por un largo plazo. La adquisición de un camión de reparto puede llegar a proporcionar unos 160,000 kilómetros de transporte. El costo del camión no se debe llevar al gasto, ya que deformaría completamente los estados de resultados. Este se debe registrar en una cuenta del activo, la cual registra en esencia “la compra adelantada de esos servicios de transporte”. En forma similar, la adquisición de un edificio representa el pago adelantado de muchos años de servicio de alojamiento de la empresa. En la medida en que pasan los años, esos servicios (de transporte y de alojamiento) son utilizados por la empresa y el costo proporcional del servicio en el periodo es transferido al estado de resultados de cada periodo como un gasto de depreciación. El único activo fijo que no se encuentra sujeto a esta consideración es el terreno, el cual se considera con un término de existencia ilimitado.

E v ve e n n t t o s o s i m m p o or r t t a a n t n t e e s s d u ur r a a n t t e n e l a a v i id da a d e e u n n a c ct t i i v v o o: : ·

El momento de la adquisición.

·

La depreciación. (El proceso de asignación periódica al gasto del costo del servicio del activo).

·

La venta o baja.

E l m c o l m o om m e e n t n t o d d e l o e l a a a a d dq q u i i s u s i i c c i i ó n o ó o c n om p m r ra d a d e el a l a c ct t i i v v o . o Es importante entender que el costo de un activo incluye todos los gastos en que incurra la empresa que sean razonables y necesarios para ubicar el activo en un lugar deseado y dejarlo en estado funcional. Entonces al valor de la compra, se le debe sumar además los impuestos a las ventas, los gastos de instalación, los costos de transporte, los seguros, etc. La suma será el valor depreciable del activo. Una vez el activo se ha puesto en marcha, todos los gastos de mantenimiento, reparaciones, etc. harán parte de los gastos del periodo y no del valor del activo. Cuando se hacen compras globales, es decir, que por un determinado monto se adquieren diversos activos fijos, como terrenos, edificaciones, equipos, etc., se debe hacer el ejercicio de independizar cada activo y repartir con criterio el valor global para obtener el valor de la compra de cada activo. Cada activo debe entonces registrarse como un registro independiente.

La d a d e e p r re e c c i i a a c ci i ó n ó n . Los activos “Tangibles”, a excepción de los terrenos, sirven a la empresa por un determinado número de años. La depreciación, como término contable, se define como “la asignación del costo de un activo fijo tangible a los resultados en los periodos en los cuales se reciben los servicios del activo”. En términos generales, la finalidad de la depreciación es compensar el ingreso de un periodo con los costos de los bienes y servicios que son consumidos en el esfuerzo de generar ese ingreso. La depreciación se presenta por dos causas principales: El deterioro físico y la obsolescencia.

El valor en libros. Los registros contables no tratan de mostrar los valores de mercado corrientes de los activos. El valor en libros de un activo está representado contablemente por su costo inicial menos la depreciación acumulada.

El valor de salvamento (o valor residual). El valor de salvamento es el valor corriente estimado que puede tener el activo después de pasados los años de vida útil. Estrictamente hablando, la mayoría de los activos, aun después de estar completamente deteriorados, tendrán un valor residual. En la práctica, casi nunca se espera que tengan un valor residual significativo las edificaciones, los equipo de oficina, los muebles, etc. En contraste, los vehículos, aviones y equipos electrónicos, entre otros, si llegan a tener una valor residual relevante en valor.

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Métodos de depreciación. El método generalmente utilizado es el de la “Línea recta”. Sin embargo, las compañías pueden escoger entre muchos métodos diferentes de depreciación que se pueden adaptar mas a sus propias necesidades. El método debe siempre garantizar una asignación del costo del activo racional y sistemática durante la vida útil del activo. Método de la línea recta.

Se reconoce como gasto de depreciación una porción igual del costo del activo en cada periodo de su vida útil. Depreciación = (Costo activo – Valor de salvamento) / Vida útil Método de depreciación acelerada.

Bajo este método se calcula una tasa de depreciación acelerada como un porcentaje de la tasa de depreciación de línea recta. Por ejemplo, la tasa de depreciación por el método de la línea recta es del 20% anual (un activo que se deprecie en 5 años). Así, si la tasa de depreciación acelerada es del 200%, en cada periodo se depreciará el doble del 20%, es decir el 40%. El valor a depreciar se calcula sobre el valor en libros. Tasa de depreciación acelerada = Tasa de depreciación por línea recta * Porcentaje de aceleración. Depreciación = Valor en libros * Tasa de depreciación acelerada. Método de la doble línea recta.

Es el mismo método de depreciación acelerada, con un porcentaje de aceleración del 200%. Método de unidades de uso.

Bajo este método, la depreciación está basada en alguna medida de uso del activo, diferente del paso del tiempo. Cuando la depreciación está basada en las unidades de producción, se reconoce una mayor depreciación en los periodos en los que el activo es mas utilizado. Depreciación = (Unidades de uso en el periodo) * (Costo – Valor de salvamento) / Unidades estimadas de vida útil. Ejemplos: un motor cuya vida se calcula en 30,000 horas de uso o un camión cuya vida útil se estima en 170,000 kilómetros de recorrido. Método de unidades de producción.

Es similar un al método uso, pero se basa la producción esperada activo. Enmucha este caso se especifica productode queunidades se debe de estar cuantificando por en algún método. Este método del puede ser de utilidad en la amortización de plantaciones agrícolas.

La v b a a v e en t n t a o a o b a j a d a d e el a l a c ct t i i v vo . o En la medida en que la propiedad, planta y equipo se desgastan o se vuelven obsoletas, deben ser retiradas, vendidas o intercambiadas por equipo nuevo. Al vender o dar de baja un activo, el costo de la propiedad se retira de la cuenta del activo y la depreciación acumulada se retira de la cuenta de depreciación del activo. Si se trata de una venta de un activo, se puede presentar una ganancia o una pérdida en la venta. Esta se calcula como la diferencia entre el valor en libros y el valor de la venta. La pérdida o la ganancia será llevada a la cuenta de gastos o de ingresos que corresponda.

La v a v a al l o r o r i i z za a c c i i ó ón d d e l n e l o os a s a c ct t i i v vo s o s . Las valorizaciones de inversiones comprenden la utilidad potencial (pero no realizada), medida como la diferencia en libros de las inversiones y el valor de cotización en bolsa de las mismas. Para la propiedad, planta y equipo, la valorización corresponde a la diferencia entre el costo neto del activo (valor en libros) y su avalúo comercial. En este caso el avalúo debe ser hecho por personas ajenas a la empresa, peritos de reconocida especialidad e independencia.



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M a i o an n e e j o o d e e l o os s a c ct t i i v v o s o s f j os s p p o or r m e ed i i o d d e o e l a as s o p e er r a ac c i i o n o n e e s s . El manejo de losen activos inversionesrelacionados por medio decon las los operaciones muyque simple. con saber queeventos, existen ciertos eventos el flujofijos de einformación activos y es saber para Basta cada uno de esos hay operaciones especializadas que se encargan de manejar la información del activo en forma sincronizada con la contabilidad.

O p e er r a a c c i io o n e n e s p s p a ar r a e a e l m l m a an e n e j o d o d e a e a c ct ti i v v o os s .

Compra o mayor valor activos e inversiones.

Permite registrar la compra de activos fijos e inversiones. También permite registrar mayores valores que se hagan sobre activos fijos existentes. Opcionalmente se puede utilizar para el registro de activos diferidos y gastos pagados por anticipado.

Venta de activos e inversiones.

Permite registrar la venta de activos fijos e

Valorización de activos.

Permite registrar valorizaciones sobre los activos. Para ello basta con indicar el avalúo a la fecha.

Baja de activos e inversiones.

Permite dar de baja un activo o una inversión. Sólo se selecciona el activo y el sistema hace el resto.

Planilla de uso de activos.

Permite registrar el uso de activos fijos, principalmente maquinaria y equipo en los centros de costos. Usado principalmente para costeo y para aplicar sistemas de depreciación por uso.

Cierre de fin de mes.

Lleva a cabo un conjunto de procesos y sus correspondientes asientos relacionados con los activos, como:

inversiones. Opcionalmente se puede estipular la venta de un porcentaje de un activo (por ejemplo de un terreno). Sólo se selecciona el activo y se indica el valor de venta. El sistema hace el resto en forma automática.

Depreciaciones y amortizaciones. Ajustes por inflación a los activos y a las depreciaciones.

O p e i o er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a e l l r e eg gi i s s t t r r o d e o e l a a c o om p m r ra a o m a a y o or r v a al l o r o r d e e a c ct t i i v v o os s f j os s e i n nv v e e r r s s i i o n o e n e s s . La operación permite registrar los siguientes tipos de activos:

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·

Activos fijos.

·

Inversiones.

·

Mayores valores a activos fijos e inversiones.

·

Gastos pagados por anticipado.

Esta operación requiere que se definan varios atributos por cada activo al momento de la compra, con el fin de definirle plenamente el activo al sistema. Esto le permitirá al módulo hacer todo el manejo contable del activo durante toda su vida dentro del sistema. Las operaciones sub-siguientes serán muy simples y requerirán de muy poca información, ya que desde la creación se ha definido el comportamiento contable del activo ante los diferentes eventos, como las depreciaciones, las bajas o retiros, la venta, etc.


O p e er r a a c c i i ó ón n .

A c i o ct t i i v v o s f o s f j os e s e i n nv v e er r s s i i o n o n e e s s .

C o i o i n om p m r ra d a d e a e a c ct t i i v v o s f o s f j os e s e i nv v e e r r s s i i o on e n e s s .

Objetivo. Esta operación utiliza para compra de activos de propiedad, planta y equipo eseinversiones queregistrar han sidolaadquiridos para la empresa. También sirve para registrar el mayor valor de activos e inversiones ya existentes. Opcionalmente se puede utilizar para el registro de gastos pagados por anticipado y activos diferidos.


Identificación del documento soporte de la compra de activos.

Paso 2

Activos, inversiones y diferidos. En este paso se deben registrar todos los activos adquiridos y los mayores valores que apliquen, como seguros, transporte, instalación, etc. No se debe cargar el IVA como mayor valor, ya que éste será manejado en el paso sub-siguiente de liquidación. En caso de colocarse el IVA en este paso, debe evitarse en el paso de liquidación. El sistema presenta una tabla donde se deben especificar algunos atributos de mucha importancia para la definición del activo, como el grupo al cual pertenece y la forma de depreciarse.

Paso 3

Comprado a. Debe especificarse simplemente la identificación del tercero al que se le han comprado los activos.

Paso 4

Liquidación. Deben registrarse los impuestos generados en la operación como IVA y retención. Accionando el botón de calculadora el sistema los puede calcular automáticamente. Si se digitan los impuestos manualmente, recuerde colocar el IVA como un mayor valor del activo.

Paso 5

Forma de pago. Especifique la forma en que se hizo el pago. ¿El dinero salió de caja?

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información registrada el sistema cargará los activos a las cuentas que corresponda y almacenará la información del activo para en el futuro conocer la forma de manejar las diferentes eventualidades que lo afecten.



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E j e em p m l lo : o : El 20 de diciembre de 2004 se ha adquirido en el almacén “Multiequipos Ltda”, mediante factura de compra No. FC04567, un computador marca DELL 8600 con impresora, escáner y pantalla plana de 19 pulgadas por los siguientes valores: Computador Dell Ref 8600 Impresora láser marca HP

$2,400,000 $550,000

mas IVA de $384,000 mas IVA de $88,000

Recuérdese que el IVA se debe tratar como un mayor valor del activo (aunque en algunas legislaciones tributarias esta regla no aplica a algunos activos).

R e eg i i s g s t t r r o e e n e o n e l s l s i is s t te e m m a a : : Se adiciona una operación de “Compra/Mayor valor activos e inversiones”.

Paso 1:


Tipo de documento:

Factura de compra


FC-04567

Fecha documento

20/12/2004

Paso 2: Cód. activo

Activos inversiones y diferidos. Cód. padre

Nombre activo

Valor Grupo compra

1

Computador DELL

$2,400,000

1

Mayor valor IVA

$384,000

Impresora Láser HP

$550,000

2

1

2

Mayor valor IVA

Cuenta activo

C. de costos

Tipo deprec.

Vida útil

Equipo de cómputo.

1528 Equipo de procesam. de datos

Ger.

Mensual (Línea recta)

36 meses.

Equipo de cómputo.

1528 Equipo de procesam. de datos

Ger.

Mensual (Línea recta)

36 meses

$88,000

En este paso se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

El grupo del activo. Al crear un activo, el sistema solicitará que se catalogue dentro de un grupo de activos. Los grupos están predefinidos y cada uno tiene definidas todas las cuentas que el sistema debe manejar ante las diferentes operaciones que se puedan realizar con los activos que pertenezcan al grupo. Al especificar el grupo de activos al que pertenece el computador, el sistema entonces sugerirá una cuenta para el activo (cuenta de propiedad, planta y equipo), el método de depreciación y la vida útil que son normales al grupo. Sin embargo, el usuario puede modificar esos datos sugeridos y asignar los valores que le parezcan adecuados.

Mayor valor. Al especificar un código de un activo ya existente o definido en un renglón anterior, el sistema asume que se trata de un mayor valor y por tanto únicamente solicita la descripción y el valor del mayor valor al activo existente. Note también, que para registrar un mayor valor sobre un activo existente, basta con colocar su código y el sistema lo tomará como un mayor valor (si el activo existe o si se ha definido en un renglón anterior).

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El manejo del IVA como mayor valor. Note que si está trabajando con impuestos calculados en el paso de “Liquidación”, muy seguramente el sistema hará el cálculo del IVA en forma automática y lo imputará como un mayor valor del activo, lo que evita que lo tenga que discriminar en este primer paso.

Activos padre e hijo.

Los activos se pueden registrar en forma individual o bien, activos con “hijos”. Para el ejemplo, obsérvese que el activo “2-Impresora” se le ha puesto como “padre” el activo “1-Computador”. Esto significa que la impresora será hija del activo computador. Un activo puede tener muchos hijos. Obsérvese el siguiente ejemplo:

El computador “1” tiene como hijos a los dispositivos: 2 Impresora. 3 Monitor. 4 Escáner.

Paso 3:

Comprado a…

Comprado a:

Paso 4:

Multiequipos Ltda.



Valor base

Porcentaje

Valor

En este paso se debe recordar que si se han colocado los impuestos (el IVA) como un mayor valor del activo en el paso 2, no se debe relacionar en la liquidación. Si se hace el cálculo automático de impuestos, el sistema automáticamente incluirá en este paso el IVA como un mayor valor (Dependiendo de las configuraciones de los descuentos legales).

Paso 5:

Forma de pago.

Banco

$3,422,000

Cuenta banco

Banco la República.

Número cheque

203040

Código banco

05

Fecha cheque

20/12/2004



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O p e er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a e l l r e eg gi i s s t t r r o d e o e l a a v e en t n ta a d e e a c ct t i i v vo o s s f i j o os s e i n nv v e e r rs s i i o on n e e s s . Durante la vida del activo en el sistema, se le practicarán muchos cargos y descargos que harán fluctuar su valor en libros, como las depreciaciones y los ajustes por inflación que mes a mes es de carácter obligatorio practicarlos y que afortunadamente el módulo de activos fijos lo hace en forma automática durante los cierres de mes. Así, cuando se vende o se va a dar de baja un activo, es necesario deshacer todos esos cargos y descargos e incluso posibles valorizaciones que se le hayan hecho al activo durante su vida (2, 5, 15 años). Este trabajo es normalmente dispendioso en otros sistemas, pero con ContaPyme, esto es en exceso fácil.




V e n i o i n nt t a d a d e a e a c ct t i i v vo s f o s f j os e s e i nv v e e r r s si i o on e n e s s.

Objetivo. Esta operación se utiliza para registrar la venta de activos fijos e inversiones. Opcionalmente permite vender un porcentaje de un activo (como es el caso de una venta de una parte de un terreno).


Identificación del documento soporte de la venta de activos.

Paso 2

Lista de activos o inversiones a vender. La lista únicamente solicita el identificador del activo a vender y el valor de la venta. A nivel de información del usuario se presenta el valor en libros del activo, su proveedor original y la fecha de compra. En la última columna, se puede registrar el porcentaje del activo a vender. Si no se especifica nada, por defecto será el 100%. Nota: Si un activo tiene hijos, la venta del padre induce la venta con todos sus hijos. Si no se desea que esto pase, se debe primero trasladar los hijos a otro padre (o dejarlos sin padre) y luego hacer la venta.

Paso 3

Vendido a. Debe especificarse la identificación del tercero al que se le han vendido los activos.

Paso 4

Liquidación. Deben registrarse los impuestos generados en la operación como IVA y retención.

Paso 5

Forma de ingreso. Especifique la forma en que se hizo el pago. ¿El dinero salió de caja?

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información suministrada de la venta del activo, el módulo retira del sistema el activo y sus mayores valores, cancela las depreciaciones, los ajustes por inflación y las valorizaciones a él practicados durante toda su vida, calcula la ganancia o pérdida en la venta y afecta la contabilidad en el balance y en el estado de resultados.

E j e em p m l lo : o : El 10 de Enero de 2005 se vende la impresora Láser HP por un valor de $450,000 al Sr. Carlos Sierra y se hace el comprobante de ingreso No. 618. El dinero fue consignado a la cuenta corriente del banco “La república”, consignación No. 123465

R e eg i i s g s t t r r o e e n e o n e l s l s i is s t te e m m a a : : Se adiciona una operación de “Venta de activos e inversiones”.

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Paso 1:


Tipo de documento:

Comprobante de ingreso


CI-618

Fecha documento

10/1/2005

Paso 2:

Activos o inversiones a vender.

Código activo

Valor venta

Detalle

% a vender

2 (Impresora HP)

$450,000

Se adquiere una mejor.

100%

Paso 3:

Vendido a…

Vendido a:

Paso 4:

Carlos Sierra



Paso 5:

Valor base

Porcentaje

Valor

Forma de cobro.

Ingresó a banco

$450,000

Cuenta banco

La República.

Id. consignación

123465

Fecha consignación

10/1/2005

O p e i o er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a e l l r e eg gi i s s t t r r o d e o e v a al l o r o r i i z z a a c c i i ó n ó d e n e a c ct t i i v vo s o s f j os s e i n nv v e e r r s s i io n o e n e s s . Como se explicó anteriormente al valorizar un activo fijo o una inversión, debe hacerse de acuerdo a las normas establecidas y reconocidas en las diferentes regiones o países. Para registrar una valorización, basta con registrar el nuevo avalúo del activo y el sistema se encargará automáticamente hacer los ajustes necesarios en la contabilidad y en el módulo de activos.




V a l lo i j o r o r i i z za a c c i i ó ón d d e A n e A c ct t i i v v o s f o s f os s .

Objetivo. Registrar la valorización de activos fijos. No todos los activos se pueden valorizar. El sistema producirá un mensaje si se trata de valorizar un activo que pertenece a un grupo no valorizable.


Identificación del documento soporte de la valorización.



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Paso 2

Lista de activos a valorizar. La lista únicamente solicita el identificador del activo y el nuevo avalúo a la fecha del soporte. A nivel de información del usuario se presenta el valor en libros del activo, su proveedor original y la fecha de compra.

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información suministrada del nuevo avalúo del activo, el módulo calcula la diferencia respecto al valor en libros y afecta las cuentas de valorización de activos correspondientes en la contabilidad.

E j e em p m l lo : o : La empresa dispone de un terreno cuyo valor en libros es de $30,000,000 en libros pero se ha solicitado el avalúo de un perito para establecer su verdadero valor actualizado. El perito ha establecido que el valor hoy del terreno puede ser de $140,000,000.

O p e er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a e l l r e eg gi i s s t t r r o d e o e b a a j a as s d e e a c ct ti i v v o s o s f i j o os s e i n nv v e e r r s s i i o n o e n es s . El casoesdenecesario la baja o cancelar retiro de todos un activo fijo o inversión similar al dedurante una venta, pero a un valor de cero. De igual forma los saldos del activoesacumulados años, como son el activo mismo, sus mayores valores, los ajustes, las depreciaciones, los ajustes a las depreciaciones y las valorizaciones. Afortunadamente, la operación de baja se encarga de hacer todo este trabajo en forma automática, con sólo suministrar el código del activo.




B a i o j i n a j a d a d e a e a c ct t i iv v o s f o s f os e s e i nv v e e r r s s i i o n o e n e s s .

Objetivo. Registrar la baja de activos fijos e inversiones. La baja o retiro del activo o inversión hará que se de ‘de baja’ a todos los activos hijos del activo (si lostrasladar tuviere).aPor se requiere, dar de baja a un activo, se pueden otrotanto, activosi los hijos que antes no se de quieran dar de baja.


Identificación del documento soporte de la baja del activo.

Paso 2

Lista de activos o inversiones a dar de baja. La lista únicamente solicita el identificador del activo a dar de baja. A nivel de información del usuario se presenta el valor en libros del activo, su proveedor original y la fecha de compra.

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información suministrada del activo, el módulo calcula el valor actual en libros y lo lleva al gasto por concepto de pérdida o baja de activos. Adicionalmente, calcula los saldos del activo, los ajustes por inflación, las depreciaciones, los ajustes a las depreciaciones y las valorizaciones y hace los asientos contables necesarios para cancelar todas esas cuentas.

E j e em p m l lo : o : El día 20 de Julio de 2004 se ha quemado el computador HP y debe ser dado de baja. Para ello se crea una operación de baja de activos y se suministra el identificador del computador. El sistema hará el resto del trabajo.

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O p e i o er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a e l l r e eg gi i s s t t r r o d e o e l a a p p l la a n i i l ll l a n a d e e u s so d e o e a c ct t i i v v o os s f j os s . Hay casos en que para efectos de mejorar los sistemas de costeo, se adquieren activos que se deben depreciar por su producción o uso y no en línea recta mensualmente. Ejemplos: ·

Una tracto-mula que está predestinada para trabajar 200,000 millas.

·

Una máquina predestinada por el fabricante para 25,000 horas.

Para lograr estas depreciaciones es necesario registrar en el sistema el uso de dichos activos, de tal forma que el sistema se base en el acumulado mensual de uso para hacer la depreciación. La planilla de uso de activos fijos requiere que se le suministre por cada activo (que se deprecia por uso) los datos de: Id. Activo, Centro de costos donde se usó, labor en la que se usó (opcional) y número de unidades de uso o producción.



A c i o i n ct t i i v v o s f o s f j os e s e i nv v e er r s s i i o n o n e e s s.

P l la a n ni i l l l la d a d e u e u s so d d e a o e a c ct t i i v v o s o s .

Objetivo. Permite registrar el uso de activos como maquinaria y equipo que se deprecian por uso.


Identificación del documento soporte (número de la planilla de uso de maquinaria).

Paso 2

Información de la planilla de uso de activos. Planilla donde se reporta el uso de los activos que se han programado para ser depreciados por uso. Por cada activo por uso) se debede especificar centroen deelcostos, la labor que se desarrolló con el(depreciable activo(opcional) y el número unidadeselusadas periodo. Las unidades pueden ser horas, unidades producidas, kilómetros, etc. El periodo puede ser el día, la semana, el mes, etc.

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información suministrada de uso del activo, el sistema en el cierre de mes saca el acumulado de uso del activo y lo deduce del total de vida útil de uso del activo, calculando el valor proporcional al uso de la depreciación del mismo. Afecta el módulo de activos y hace los asientos contables necesarios.

E j e em p m l lo : o : Se ha adquirido un buldózer para la empresa, cuya vida útil según especificaciones del fabricante es de 480,000 horas de trabajo. Para cargar las depreciaciones apropiadas a las obras que realice la empresa, se deberá realizar una planilla de uso de activos donde se reporte la obra en la que trabaja el buldózer y el número de horas de trabajo cada semana.

M a i o an n e e j o o d e e l o os s a c ct t i i v v o s o s f j os s p p o or r m e ed i i o d d e o el l m o ov v i i m i i e m en n t t o o c o on n t t a a b b l l e e . Aunque el manejo de los activos fijos e inversiones se hace muy simple con la ayuda de las operaciones, siempre hay usuarios conocedores de estas materias que por alguna razón deseen hacer el manejo manual a través de asientos de movimiento contable, lo cual es perfectamente posible con ContaPyme.



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C r re e a ac c i i ó n ó d e n el l a c ct ti i v v o . o La única regla para poder hacer movimientos de activos fijos e inversiones a través del movimiento contable es que se cree primero el activo y todos sus datos básicos a través de una operación de compra de activos fijos e inversiones, pero donde no es necesario que se le indiquen valores monetarios.

I m m p u ut t a a c c i i o n o e n e s s a l l a c ct t i i v v o a t r o ra a v v é é s s d e e a s si ie e n t t o n o s s d e e m o ov v i im i i e m en n t t o c o o on t t a n a b l l e b e . Una vez creado el activo, se deben hacer los movimientos a través de la operación de movimiento contable. Cuando el sistema detecte que la cuenta que se está moviendo “exige activo”, activará la última casilla de Activo para que se indique el activo al que se le imputará el asiento (débito o crédito). Todas las compras, mayores valores, depreciaciones, valorizaciones y ajustes por inflación se pueden hacer directamente por medio de asientos de movimiento contable, pero siempre indicando el código del activo al que se le imputa el débito o el crédito.

Como la cuenta exige activo, es necesario que se especifique el activo.

I n i o nf f o r rm me e s s y y c o on n s s u l l t u ta a d e e a c ct t i i v vo o s s f j os s e i n nv v e e r r s s i i o n o n e e s s . La consulta al módulo de activos fijos e inversiones es muy simple. Una forma es a través del menú principal: [Menú principal > Informes > Activos …]. Una segunda forma es a través del árbol de nodos. Desde el árbol de nodos seleccione la empresa y en ésta abra el nodo de activos fijos e inversiones: El árbol presenta todos los activos de la empresa agrupados por las clases principales de activos: ·

Activos fijos.

·

Inversiones.

·

Activos intangibles.

·

Activos diferidos.

·

Cultivos en producción.

·

Semovientes.

Cada grupo se abre en todos los activos de su clase. Si el activo tiene hijos asociados, estos también se visualizarán en el árbol, como dependientes del activo.

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En el inspector de datos se puede observar la información del activo en la fecha de trabajo, como el nombre, el proveedor, el responsable, el centro de costos y los valores como: Valor de compra, ajustes por inflación, depreciación acumulada, ajustes depreciación, valorizaciones y el valor en libros. Desde la pestaña de informes se pueden obtener todos los informes relacionados con activos. De especial interés la consulta de activos fijos e inversiones y el maestro de activos, que permite agrupar y consolidar los activos de acuerdo con las necesidades particulares.

C Elo omódulo n n f f i g gdeu u activos r r a ac c fijos i i o n o n e inversiones e e s s . trabaja de acuerdo a las configuraciones que se le hayan hecho previamente. Afortunadamente para el usuario, el módulo de activos se entrega muy bien configurado. No obstante, es posible que se necesiten algunos cambios para adaptar el módulo a los requerimientos y criterios específicos de la empresa. Para revisar o modificar las configuraciones, se debe seleccionar en el árbol de nodos el nodo de “Activos fijos e inversiones”, y activar la pestaña de acciones. La pestaña presentará todas las posibles configuraciones en las categorías de “Configuración” y de “Configuración avanzada”.

G r i o ru p u o os s d e e a c ct t i i v v o s o s f j os s e i n nv v e e r r s s i i o n o e n e s s . Para facilitar todo el manejo de activos fijos e inversiones se ha creado un conjunto amplio de grupos de activos, cada uno de los cuales define completamente el manejo contable de los activos que a ellos se les asignen. Cada que se cree un activo fijo o inversión (operación de compras), se solicita que se indique el grupo de activos con el cual se identifica. Una vez asignado el grupo al activo, el resto del trabajo es fácil, ya que el sistema empieza a solicitar información un poco extraña para el usuario (cuenta, forma de depreciar, etc.), que está ya definida en el grupo y que por tanto el nuevo activo toma inicialmente como información sugerida. De esta forma el usuario puede entrar a modificar los valores o dejarlos con las sugerencias definidas en el grupo. El grupo principalmente define las cuentas que se deben mover ante diferentes eventos, como compra, venta, valorización, depreciaciones, etc. Si el grupo es de activos depreciables, también sugerirá la vida útil establecida para el grupo y un tipo de depreciación. Los grupos de activos fijos e inversiones también se pueden acceder desde las configuraciones del maestro de contabilidad. Rutas para llegar al maestro de grupos de activos: [Árbol de nodos > Pánel de acciones > Categoría de configuraciones > Grupos de activos fijos e inversiones]. [Plan de cuentas > Pánel de acciones > Categoría de configuraciones > Grupos de activos fijos e inversiones].



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M a a y o or r i n nf f o r rm a m ac c i i ó n ó . n Para obtener mayor información sobre el módulo de activos fijos e inversiones, puede consultar los tópicos abajo relacionados, en: la ayuda en línea de ContaPyme, los documentos electrónicos que acompañan el sistema, o bien, en los documentos electrónicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). Módulo de activos fijos e inversiones. · ·

Módulo de contabilidad.

·


·

El árbol de nodos.

·

Operación para la compra o mayor valor de activos e inversiones.

·

Operación para la venta de activos e inversiones.

·

Operación para la valorización de activos.

·

Operación para la baja de activos e inversiones.

·

Operación para el registro de la planilla de uso de activos.


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Capítulo

9 M Ó DU LO D E IN VE NTA RIO S . I n nt t r r o od d u u c c c c i i ó n ó n . Los inventarios son los bienes (mercancías) que se adquieren para venderse a los clientes, los bienes que se adquieren para el consumo interno (Materias primas) en los procesos de la empresa o los productos (producto terminado o producto en proceso) que la empresa produce, normalmente para la venta. El sistema de inventarios se encarga de manejar los inventarios de mercancías, productos terminados, productos en proceso y materiales e insumos. Para manejar el sistema de inventarios no es necesario ser experto en el tema. Afortunadamente ContaPyme hace un manejo fácil y sencillo de los inventarios. Con solo suministrar la información básica de las operaciones, ContaPyme se encarga de hacer en forma automática todos los asientos contables, de ejecución presupuestal, de movimiento de cantidades de inventarios, de costeo, etc. Sin embargo, se recomienda hacer un breve repaso teórico del manejo de inventarios, pues esto le ayudará a entender los informes y a comprender muchos conceptos sencillos e interesantes. En este capítulo se verán los siguientes temas: ·

Bases teóricas mínimas del manejo de inventarios.

·

Maestros base para el manejo de inventarios.

·

Manejo de bodegas a través de las operaciones.

·

Informes de inventarios.

·

Configuraciones de inventarios.

B a as s e e s s t e eó ó r r i ic c a a s s d e el l m a an e n e j o o d e e i n nv v e e n t n t a ar r i io s o s . Uno de los activos corrientes más importantes en muchos tipos de empresas es el inventario de mercancías o de productos terminados. La venta de esta mercancía o productos es la fuente principal de ingresos.

Capítulo 9: Módulo de inventarios.


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En una empresa comercializadora, el inventario consta de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes. En una empresa de producción o manufacturera se presentan varios tipos de inventarios: ·

Inventario de producto terminado, que almacena todos los productos que están listos para la venta.

·

Inventario de productos en proceso, que son bienes en el proceso de fabricación. Inventario de materiales, que son las materias primas y partes utilizadas en la manufactura o producción de productos terminados.

·

Los saldos en inventarios de productos terminados, de productos en proceso y de mercancías se ven siempre en el balance general. En esta sección se pretende presentar una introducción conceptual al manejo y contabilización de los movimientos de inventarios de mercancías y de materias primas. Sólo se pretende que el usuario entienda el flujo de información entre cuentas en cada operación que se realice, ya que el proceso y los asientos como tal, los realiza automáticamente el sistema con la información que se le va suministrando en las operaciones.

I n nv v e en t n t a a r r i i o s d o s d e e e e m m p r re e s s a as d s d e p e p r ro d o u d u c c c c i i ó n ó . n En la ayuda en línea y en los documentos electrónicos que acompañan el sistema se puede encontrar la información para el manejo de inventarios de una empresa de producción o manufacturera.

M a an n e e j o o c o on t n ta a b l l e b e d e e l o os s i n nv v e e n t t a n a r r i i o s o s d e e m e er r c c a a n c n c í í a s s p p a ar r a a l a a v e en t t a n a y y p r ro o d u d c u c t t o o s s p p a ar r a a e l l c o on s n s u m u o m i n o nt t e e r r n o n . o El manejo de inventarios es la contabilización de los elementos, materiales, insumos y productos que se tienen en la empresa en un momento determinado. ContaPyme maneja el sistema de inventarios permanentes. Esto es, las transacciones comerciales son registradas en la medida que ellas ocurren. Bajo este sistema, la compra de mercancías es registrada debitando una cuenta del activo llamada “Inventarios”. La explicación teórica que se presenta a continuación es únicamente con fines académicos, pues el usuario debe tener claro que el sistema se encarga de hacer todos los asientos contables en forma automática.

C o om p m r ra d a d e m e m e er r c c a a n c n c í í a s o s o m m a at t e er r i i a a s p s p r ri im a m a s s . Cuando se adquiere mercancías para la venta, o materias primas para el consumo, se hace un asiento simple: Se debita el inventario y se acredita efectivo o clientes.

Asiento de la compra de mercancías: Estos asientos los realiza ContaPyme en forma automática en las operaciones de compras de productos.

Efectivo $ xxxx

Inventarios

$ xxxx es el costo de la mercancía comprada.

$ xxxx

V e n nt t a d a d e m e m e er r c c a a n c n c í í a s s. Cuando la mercancía es vendida, son necesarios dos asientos: Uno para reconocer las utilidades devengadas y otro para reconocer lo relativo al costo de las mercancías vendidas. Este asiento adicionalmente, también reduce el saldo de la cuenta de inventarios. El módulo de inventarios está en capacidad de mantener la información de cantidades, costos y costo promedio ponderado de cada uno de los productos, insumos y materiales que se adquieren, producen, consumen o venden en la empresa.

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Asiento de la venta de mercancías. Estos asientos los realiza ContaPyme en forma automática gracias a las operaciones de venta de productos.

Inventarios $ xxxx

Costo de mercancías $ xxxx

Ingresos

Efectivo

$ yyyy

$ xxxx es elde costo ponderado la mercancía vendida. $ yyyy es el valor de la venta de la mercancía.

$ yyyy

Impacto en el estado de resultados. El inventario es un activo y como la mayoría de los activos, se presentan en el balance al costo. En la medida en que se venden, sus costos se retiran del balance y se transfieren al costo de la mercancía vendida, la cual compensa contra los ingresos por ventas en el estado de resultados. Así, un estado de resultados se presentaría como sigue:

Estado de resultados. Costo de mercancía vendida

$400,000

El valor representa lo que a la empresa le costó la mercancía que ha vendido hasta la fecha.

Ingresos por ventas

($600,000)

El valor representa el valor de todos los ingresos por la venta de la mercancía.

Utilidad bruta

($200,000)

La utilidad bruta representa la diferencia entre el valor de la venta y el costo de la mercancía.

Valoración de inventarios. Hay varios métodos de valuación de inventarios para obtener el costo de la mercancía vendida al momento de la venta. En la práctica, cada que se adquieren unidades de productos o mercancías, sus costos fluctúan ya que pueden ser compradas a precios y en fechas diferentes y a proveedores distintos. Para costear la mercancía, ContaPyme utiliza el método del promedio ponderado, lo cual significa que el costo de cada unidad se determina como la división del costo total de unidades idénticas (o considerablemente parecidas) entre el número de unidades existentes en inventarios. Costo total de las unidades de tipo A Costo por unidad = Número de unidades A en existencia

Ejemplo: Si se adquieren 10 unidades a $150 c/u y 20 a $170 c/u, el precio promedio ponderado sería: Precio promedio ponderado = (10*150 + 20*170) / (10 + 20) = 163.33.

C o on s n s u um m o d d e m o e m a at t e e r r i ia a s p s p r ri i m ma a s s . Cuando se consumen mercancías, es necesario un asiento simple: Se acreditan los inventarios y se debitan los gastos o los costos de producción por el costo de la mercancía.



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Asiento de consumo de materia prima. Estos asientos los realiza ContaPyme en forma automática en las operaciones de planilla de consumos.

Inventario

Gastos o costos

$ xxxx

$ xxxx

$ xxxx es el costo de la mercancía ponderado).(promedio

M a ae e s s t t r ro s o s b a as s e e p p a ar r a a e l l m a an e n e j o o d e e i n nv v e e n t n t a a r r i io s o s . El manejo de inventarios se basa en varios maestros que rigen su comportamiento. Estos son: El maestro de grupos de inventario, el maestro de elementos de control y las definiciones de bodegas.

M a ae e s st t r r o d e o e g r ru p u o os s d e e i n nv v e e n t n t a a r r i i o os s . Almacena los grupos de elementos de inventario. Cada grupo define la forma en que debe ser contabilizado cada elemento de control cuando se compra, cuando se vende, cuando se consume, etc. Es decir, el grupo almacena la definición de las cuentas que se deben afectar ante cualquier transacción de inventarios con los elementos de su grupo. El definir los grupos de inventario facilitará la posterior creación de elementos de control, ya que al asociarlos con grupos de inventarios preestablecidos, no será necesario estar haciendo configuraciones contables para cada elemento. El maestro de grupos de elementos de control se puede cargar de la ruta: [Menú principal > Programas > Elementos de control > Maestro de grupos de inventarios]. Cada grupo de inventarios debe ser definido con criterio y posiblemente con la ayuda y claridad en conceptos básicos de contabilidad e inventarios.

D e ef f i n ni i c c i ió n d ó n d e g e g r ru u p o os d s d e i e i n nv v e en n t t a a r r i io s o s . Para definir un grupo, el sistema inicialmente solicitará que se establezca el uso posible de los elementos que pertenecerán al grupo. Dependiendo de las casillas que se marquen, el sistema solicitará algunos datos adicionales, especialmente cuentas que se deberán afectar ante diferentes tipos de transacciones:

Control de inventario: Indica que los elementos que se asocien a este grupo se les hará control de inventario. Hay algunos productos a los que no se les hace control de inventario, como es el caso de los servicios. También existe la posibilidad (donde aplique) de que productos terminados sean marcados para no hacerles control de inventarios, lo cual hará que no sea necesario su embodegamiento y por tanto su venta será codificada en forma simple (Ingresos vs Efectivo). En este caso se descarta todo el sistema de costeo por producción. Consumo: Sólo aplica cuando el elemento de control está marcado con “Control de inventario”. Indica que los productos asociados al grupo podrán ser destinados al consumo interno, ya sea para la producción o para el consumo corriente. Producción interna: Significa que los elementos asociados a este grupo podrán ser producidos internamente en la empresa. Venta: Significa que los elementos asociados a este grupo estarán disponibles para la venta.

Impuestos, descuentos y cargos (Avanzado). El asistente de edición de los elementos de control también solicitará al final que se establezcan los impuestos, descuentos o cargos que se deberán liquidar cuando los elementos se compren o bien, cuando se vendan (si el producto está marcado para la venta).

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A cada grupo se le puede definir por ejemplo el IVA y la retención que aplicarán en la compra y en la venta. Para definir los conceptos de impuestos, descuentos y cargos ver las configuraciones avanzadas del plan de cuentas. Normalmente, el sistema liquidará los impuestos, descuentos y cargos aplicando los descuentos definidos en cada grupo de asociados inventarios.aSin embargo, posiblePara haceresto quehay el sistema en las la ventas, aplique los impuestos, descuentos y cargos la cuenta de es ingresos. que cambiar configuración general del sistema en la ruta: [Menú principal > Mantenimiento > Configuraciones de usuario > Módulos > Contabilidad > Liquidación].

M a ae e s st t r r o d e o e e l le e m e m e n nt t o o s s d e e c o on t t r n r o l l . o Almacena la definición de todos los elementos de control que se manejan en las empresas de la misma área de trabajo. Los elementos de control pueden ser: ·

Mercancías para la venta.

·

Productos terminados producidos en la empresa.

·

Materias primas para el consumo en el proceso productivo.

Insumos y materiales de consumo corriente en la empresa. Adicionalmente se pueden definir otros tipos de productos a los que no se les hace control de inventarios (control de existencias y costeo), como son los servicios. ·

A cada elemento de control se le debe definir el grupo de inventarios al que pertenece. El grupo define la forma en que va a ser tratado contablemente el elemento en las diferentes operaciones de compras, ventas, consumos, etc. Es prioritario definir inicialmente muy bien los grupos de inventario que se manejarán en la empresa y luego los elementos de control. Para abrir el maestro de elementos de control ejecute el siguiente programa: [Menú principal > Programas \ Elementos de control > Maestro de elementos de control]. Cada elemento de control se puede además clasificar por muy diversos tipos y clases de libre definición por el usuario.

D e ef f i n ni i c c i i ó n ó n d e e b o od e d e g a g a s s o i n nv v e e n n t t a a r ri i o s o s . Una vez definidos los grupos de inventarios y los elementos de control, se deben definir las bodegas o inventarios propiamente. Puede haber bodegas de:

·

Mercancías para la venta. Productos terminados.

·

Materias primas.

·

Elementos de consumo.

·

Etc.

·

Las bodegas son los entes destinados a almacenar los elementos de control y su manejo dependerá de su configuración.



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Las bodegas se crean y se configuran desde el árbol de nodos: [Área de trabajo > Empresa > Inventarios > …]. Se pueden crear tantos inventarios como sea necesario. Una vez definidas las bodegas o inventarios, se puede empezar a hacer el cargue inicial de inventarios (Ver cargue inicial del sistema) y los ingresos y egresos a inventarios a través de las operaciones de la categoría de inventarios.

M a an n e e j o d o d e i e i n nv v e e n t n t a ar r i io s a o s a t t r ra av v é é s d s d e l e l a as o s o p e er r a ac c i i o n o e n e s s . Una vez que todas las definiciones y maestros base de inventarios han sido creados, el manejo de los inventarios se reduce al registro diario de los ingresos de elementos de control a las bodegas y los egresos de los elementos, ya sea para la venta o bien por consumo interno.

I n l a b ng g r r e e s s o d d e l o e l o os e s e l le e m e m e n t n t o o s d s d e c e c o on n t t r r o l a o l a l a b o od e d e g a g a . Hay varias formas de ingresar (entrar) los elementos a una bodega: ·

Por el cargue inicial de saldos.

·

Por compras de elementos de control.

·

Por embodegamiento de productos terminados producidos en la empresa.

·

Por ajustes de inventarios.

·

Por devolución en ventas.

E g gr r e es s o d d e e o e e l le e m me e n t n t o o s d s d e c e c o on t n t r r o l d o l d e l e l a b a b o od e d e g a g a . Hay varias formas de egresar (sacar) elementos de una bodega: ·

Por ventas de elementos de control.

·

Por ajustes de inventarios.

·

Por devolución en compras.

Todas estas acciones administrativas se pueden manejar directamente a través de operaciones especializadas y sencillas que facilitan el manejo de los inventarios de una empresa.

¿Q u é i n f o r m a c i ó n s o l i c i t a c a d a o p e r a c i ó n ? ¿Q u é i n f o r m a c i ó n s o l i c i t a c a d a o p e r a c i ó n ? Cada operación simplemente solicitará los datos inherentes a la acción administrativa y la interpretará a través del sistema inteligente de interpretación de información (S.I.I.I.) para automáticamente hacer los asientos contables, de inventarios, de ejecución presupuestal y de otros módulos que sean necesarios. De esta forma, el manejo del módulo de inventarios se reduce a saber suministrar la información que solicitan las operaciones. Por ejemplo, si se va a registrar una compra, la operación de compras solicitará información como la que sigue: ¿Qué elementos compró?, ¿qué cantidad?, ¿a qué precio? ¿A quién le compró? ¿Pagó IVA? ¿Hizo retención? ¿Pagó en efectivo?, ¿con cheque?, ¿quedó debiendo? Con esta información el sistema tendrá todos los elementos para hacer automáticamente los asientos necesarios en los módulos involucrados del sistema.

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A d di i c c i i ó n ó n d e e o p e er r a ac c i i o n o e n e s s d e e i n nv v e e n n t t a a r r i io s o s . Para adicionar operaciones especializadas de inventarios, se debe seleccionar la opción de adicionar operación y seleccionar la categoría de inventarios. Esta le presentará todas las operaciones especializadas para el manejo de inventarios como se ilustra a continuación:

Paso 1

Paso 2

Paso 3: Seleccione una operación.

O p e er r a a c c i io o n e n e s e s e s s p e ec c i i a al l i i z z a a d a d a s p s p a ar r a e a e l m l m a an e n e j o d o d e i e i n nv v e e n t n t a a r r i i o s o s .

Compras.

Permite registrar las compras de mercancías y materias primas para la bodega. También permite registrar la compra de otros elementos que no son de control y que deben ir directamente al gasto.

Venta de mercancías y/o productos.

Permite registrar la venta de productos y mercancías. También permite registrar otros ingresos diferentes a los productos y mercancías, como fletes, servicios, etc. Puede imprimir la factura de la venta.

Planilla de uso y/o consumos.

Permite registrar el consumo de materias primas (insumos, materiales, repuestos, etc.) en los procesos internos de la empresa.

Ajustes de inventario.



Permite hacer ajustes automáticos a los inventarios en la bodega. Se usa cuando los inventarios en el sistema se descuadran respecto a los inventarios reales en la bodega.

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Embodegamiento de productos.

Permite registrar el producido de los centros de costos de producción. La producción registrada entrará a los inventarios en la bodega y estará disponible para la venta o para el consumo en otro proceso.

Traslado entre inventarios.

Permite registrar el traslado de mercancías, productos o materias primas entre bodegas o almacenes.

Devolución en compras.

Permite registrar las devoluciones que se realicen de elementos de control adquiridos a un proveedor.

Devolución en ventas.

Permite registrar lasledevoluciones de con productos o mercancías que se hayan vendido anterioridad a clientes.

Movimiento universal de inventarios.

Permite registrar el movimiento de inventarios sin que se afecte la contabilidad. Su uso debe ser restringido, ya que puede ocasionar descuadres del sistema de inventarios respecto al sistema de contabilidad.

O p e er ra a c c i i ó ón p n p a ar r a e a e l r l r e eg gi i s s t t r r o d d e c o e c o om p m r ra d a d e e e e l le e m e m e n t n t o s d o s d e c e c o on t n t r r o l l . o C a at t e e g o g o r r í í a .

O p e er ra a c ci i ó ón n .

I n nv v e en t n t a a r r i i o s o s .

C o om m p r ra d a d e e e e l le e m e m e n nt t o s d o s d e c e c o on n t t r r o ol l .

Objetivo. Permite registrar en el sistema la compra de elementos de control que serán inventariados. Además permite registrar otros gastos o egresos relacionados con la compra que no se deseen inventariar y que se llevarán directamente al gasto. Por ejemplo, si se han comprado mercancías y papelería en la misma factura y se desea inventariar la mercancía y no la papelería. (La mercancía se llevará a los inventarios y la papelería se llevará al gasto directamente).

I n nf f o r rm a m a c c i i ó ón r n r e eq u q e u e r r i id d a p a p o or l r l a o a o p e er r a a c c i i ó n ó . n

2

Paso 1

Identificación del documento soporte de la compra.

Paso 2

¿Comprado a…? Identificar el tercero al que se le ha hecho la compra.

Paso 3

Elementos de control comprados. Se deben especificar cada uno de los elementos de control comprados, cantidad y costo.

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Paso 4

Otros elementos comprados. Se deben clasificar los otros elementos que se han comprado en la misma factura, pero que no serán llevados al inventario, sino que serán llevados directamente al gasto.

Paso 5

Liquidación. Se deben especificar los impuestos, descuentos o cargos que se han generado en la compra. Ejemplo: IVA pagado, retención practicada, etc.

Paso 6

Forma de pago. Se debe especificar si el valor de la compra se pagó de caja, de un banco o se quedó debiendo.

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información registrada el sistema tendrá todos los elementos necesarios para hacer el ingreso de los elementos al inventario, y hacer los asientos necesarios en la contabilidad y los asientos de ejecución presupuestal para el caso de los conceptos no llevados al inventario.

E j e em p m l lo : o : El día 10/09/2004, El señor Juan Pinto adquiere mediante factura No. 3045 mercancías por valor de $900,000 para la empresa, compuesta por los siguientes elementos: Descripción Televisores marca Samsumg Reproductoras grabadoras de DVD (Velocidad 30X)

Cant. 3

Costo $200,000

2

$150,000

La compra fue hecha a “Almacenes Eléctricos Ltda” y se pagó un IVA por valor de $144,000 y se hizo retención en la fuente por valor de $99,000. Todo el valor de la compra (900,000 + 144,000 – 99,000) fueron pagados con el cheque No. 0045 del banco de “La república”.

R e eg i i s g s t t r r o e e n e o n e l s l s i is s t te e m m a a : : Se adiciona una operación de “Compras”.

Paso 1:


Tipo de documento:

Factura de compra.


3045

Fecha documento

10/09/2004

Paso 2:

¿Comprado a…?

Código del tercero

Paso 3:

Almacenes Eléctricos.

El tercero se puede crear o seleccionar desde la operación.

Elementos de control comprados.

Código bodega

Elemento de control.

Unidad

1

Televisores marca Samsumg

1

Reproductoras grabadoras de DVD (Velocidad 30X)



Cantidad

Costo total.

Un

3

$600,000

Un

2

$300,000

2

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Paso 4: Centro de costos

Otros elementos comprados. Concepto de egresos.

Paso 5:

Valor.



Valor base

Porcentaje

IVA

$900,000

16%

$144,000

Retención

$900,000

11%

($99,000)

Paso 6:

Valor

Forma de pago.

¿De qué cuenta salió el dinero? Banco

$945,000

Cuenta banco

La República

Id. Cheque

0045

Cód. banco

05

Fecha cheque

10/09/2004

O p e er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a e l l r e eg gi i s s t t r r o d e o e v e en t t a n a d e e e l le e m me e n t t o n o s s d e e c o on t n t r r o l l o ( m e er r c c a a n c n c í í a s o s o p p r ro d o u d c u c t t o s o s ) . C a at t e e g o g o r r í í a .



V e n o p nt t a d a d e m e m e er rc c a an c n c í í a s y s y / o p r ro od d u c u c t to o s s .

Objetivo. Permite registrar en el sistema la venta de elementos de control. Además permite registrar otros ingresos relacionados con la misma factura de venta diferentes a los elementos de control. Por ejemplo, si se venden mercancías y en la misma factura se relacionan los fletes, seguro y servicios de instalación.

I n nf f o r rm a m a c c i i ó ón d n d e l e l a o a o p e er r a a c c i i ó ón n . Paso 1 Identificación del documento soporte de la venta.

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Paso 2

Datos adicionales de la venta. Identificar el tercero al que se le ha hecho la venta, el código del vendedor y la bodega de donde sale la mercancía.

Paso 3

Detalle de la venta. Se deben especificar cada uno de los elementos de control vendidos, cantidad y precio.

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Paso 4

Otros Ingresos. Se deben clasificar los otros conceptos de ingreso que se han relacionado en la misma factura, como seguros, fletes, etc.

Paso 5

Liquidación. Se deben especificar los impuestos, descuentos o cargos que se han generado en la venta. Ejemplo: IVA cobrado, retención practicada por el tercero, etc.

Paso 6

Forma de ingreso. Se debe especificar si el valor de la venta ingresó a caja, se consignó en un banco o el tercero la quedó debiendo.

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información registrada el sistema tendrá todos los elementos necesarios para hacer el egreso de los elementos al inventario y hacer los asientos necesarios en la contabilidad y la ejecución presupuestal.

E j e em p m l lo : o : El día 24/09/2004, El señor Juan Pinto vende mediante factura No. FV-851 mercancías por valor de $500,000, que se discriminan como sigue: Descripción

Cant.

Precio


1

$300,000

Reproductoras grabadoras de DVD (Velocidad 30X)

1

$200,000

Se cobró además en la factura, un seguro de $40,000 y un flete de $60,000. La venta causó un IVA de 96,000 (incluyendo el seguro y el flete). La venta fue hecha al Sr. Antonio Gómez, el cual pagó $696,000 en efectivo,

R e eg i i s g s t t r r o e e n e o n e l s l s i is s t te e m m a a : : Se adiciona una operación de “Ventas”.

Paso 1:


Tipo de documento:

Factura de Venta.


FV-0851

Fecha documento

24/09/2004

Paso 2:

Datos adicionales de la venta

Vendido a

Antonio Gómez

El tercero se puede crear o seleccionar desde la operación.

Cód. bodega

1: bodega de mercancías

Se especifica el código del inventario del cual salen las mercancías.

Código del vendedor

Dato opcional.

Observaciones para la factura

Se pueden especificar datos u observaciones que se deseen imprimir en la casilla de observaciones de la factura.



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Paso 3:

Detalle de las ventas.

Producto vendido

Tipo

Unidad

Cantidad

Valor venta

Centro de costos ingresos.


24Pulg

Und

1

$300,000

Almacén

Reproductoras grabadoras de DVD

30X

Und

1

$200,000

Almacén

Los ingresos de la venta le serán cargados al centro de costos ‘Almacén’.

Paso 4:

Otros ingresos.

Centro de costos

Concepto de ingresos.

General

Seguro

$60,000

General

Fletes

$40,000

Paso 5:

Valor.



Valor base

Porcentaje

$600,000

16%

IVA

Paso 6:

Valor $96,000

Forma de cobro.

¿A qué cuenta entró el dinero? Caja

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$696,000


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I m a c m p r re e s s i i ó ón d n d e l e l a f a f ct t u u r r a d a d e v e v e en t n t a a : :

Como se explicó anteriormente, cada operación se puede imprimir bajo diferentes formatos. En el caso de una operación de ventas, se puede imprimir por ejemplo la factura de venta o el comprobante de ingresos. En el manejador de operaciones, seleccione la operación de ventas que desea imprimir, haga clic derecho y seleccione [Informes > Imprimir documento].

O p e er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a e l l r e eg gi i s s t t r r o d e o e a j u us s t t e e s s d e e i n nv v e en t n t a a r r i i o s o s d e e b o od e d e g ga a ( m e er r c c a a n c n c í í a s s o p p r ro d o u d c u c t t o s o s ) . C a at t e e g o g o r r í í a .



A j u A us s t t e d e d e i e i n nv v e e n t n t a a r r i i o os s .

Objetivo. Permite registrar en el sistema ajustes a los inventarios cargados en el sistema. Es decir, hacer que las existencias reales coincidan con las existencias en el sistema. Por ejemplo, se tienen en realidad 50 martillos de bola y en el sistema aparecen únicamente 49. El sistema entonces se debe ajustar para que en el sistema quede la cantidad de 50 unidades y no 49.


Identificación del documento soporte del ajuste.

Paso 2

Código de la bodega a realizarle el ajuste (Por defecto). El especificar el código de la bodega por defecto evita que se tenga que especificar el código de



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bodega en cada renglón de ajuste y que se pueda llamar el asistente de ajuste. Paso 3

Ajuste de elementos de control. Se deben especificar cada uno de los elementos de control que se deseen ajustar y en la casilla de cantidad especificar el número de unidades a sumar o a restar a las cantidades del sistema para que el resultado coincida con las cantidades reales. Cantidad real = Cantidad en el sistema + Ajustes. Si se desea se puede llamar el botón de “Asistente para ajustes de inventario” en el cual aparecen todos los elementos de control de la bodega con la columna de “Cantidad actual” y una casilla que permite que se especifique la cantidad correcta. En este caso únicamente se establece la cantidad correcta para los elementos que requieran de ajuste. Los ajustes generarán pérdidas o ganancias en inventarios que se le deberán cargar a algún centro de costos. Para ello es necesario especificar el dato en “CC a cargar ajustes”.

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información registrada, el sistema tendrá todos los elementos necesarios para hacer el egreso o ingreso de los elementos faltantes o sobrantes al inventario, y hacer los asientos necesarios en la contabilidad y la ejecución presupuestal. Las pérdidas o los ingresos correspondientes a los ajustes le serán cargados al centro de costos que se especifique en las cuentas que se hayan definido en la configuración del inventario. E j e em p m l lo : o : El día 20/09/2004, se hace un inventario físico de la bodega de la fábrica y se encuentra una existencia real de 2,300 tornillos #1, mientras que en el sistema aparece en existencia la suma de 2,310 tornillos #1. Evaluando la situación se estima que se debe ajustar el inventario del sistema en -10 tornillos #1 para que el saldo del sistema quede concordante con la realidad.

O p e er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a e l l r e eg gi i s s t t r r o d e o e t r ra a s s l l a ad d o s o s d e e e l le em m e e n t n t o s o s d e e c o on t n t r r o o l l ( p r ro d o u d c u c t t o s o s , m e er r c c a a n c n c í í a s s o m a at t e e r r i i a al l e es s ) e n nt t r r e e i n nv v e e n t n t a a r r i i o s o s . Esta situación se presenta cuando se tienen varias bodegas en la empresa y se desea trasladar elementos de una bodega a otra. En general, cuando se trasladan mercancías o materiales se debe especificar únicamente la identificación de elemento a trasladar, la bodega donde están registrados actualmente y la bodega destino donde deberán quedar registrados. Sin embargo, cuando se trata de trasladar productos producidos en la empresa, se debe especificar también el centro de costos. Esto, debido a que cuando se embodegan productos que se producen al interior de la empresa, ellos quedarán cargados a centros de costos y si se trasladan, el sistema requerirá que se especifique el centro de costos destino.


O p e er r a ac c i i ó ón . n


T r ra a s sl l a a d o d d d e e o e e l le em e m e n nt t o s d o s d e c e c o on t n t r r o l e o l e n nt t r r e i e i n nv v e en t n t a a r r i i o os s .

Objetivo. Permite registrar en el sistema el traslado de elementos de control entre inventarios o bodegas de la misma empresa. Por ejemplo, la bodega de repuestos “A” tiene almacenadas 400 tuercas y se desea trasladar 200 de esas tuercas para la bodega de repuestos “B”.

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Identificación del documento soporte del traslado.

Paso 2

Elementos de control a trasladar. Se deben especificar todos los elementos de control entre inventarios. Para ello es necesario el inventario (o bodega) donde asetrasladar encuentran registrados actualmente y el inventario (o bodega) dónde deberán quedar registrados. Para el caso de productos terminados en la empresa, es necesario especificar además el centro de costos de donde salen y el centro de costos donde quedarán imputados los productos.

¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información registrada el sistema tendrá todos los elementos necesarios para hacer el traslado de los elementos de una bodega a otra. Adicionalmente se hacen los traslados entre las cuentas de inventarios en caso que se manejen cuentas diferentes.

O p e er ra a c c i i ó ón n p p a ar r a a e l l r e eg gi i s s t t r r o d e o e l a a p p l la a n i i l ll l a n a d e e c o on s n s u u m o m s o s . El consumo de elementos de control (materiales, insumos, etc) se debe ir anotando en egresos de almacén o bien en planillas de consumos. El registro de esta información debe llevar información como: los elementos sacados del inventario, la cantidad, y su destino (es decir, el centro de costos al que se le aplicará). En algunas implementaciones de costos (de manufactura o agropecuarias) será necesario además especificar la labor que se realizará con esos materiales. En general, la operación para registrar esta información se llamará la “Planilla de consumos”, ya que todos los egresos para consumo de la semana se registrarán en una misma planilla.




P l la a n ni i l l l la d a d e u e u s so y y o / o c o c o on s n s u u m o m o s s .

Objetivo. Permite registrar la información de todos los consumos de materias primas (insumos y/o materiales) que han salido de bodega en la semana. Los consumos pueden ser destinados al proceso productivo o bien al gasto, según aplique. Por ejemplo, se desea registrar el consumo de 20 resmas de papel bond tamaño carta para el departamento (centro de costos) de contabilidad.


Identificación del documento soporte (planilla).

Paso 2

Bodega de la cual se egresaron los elementos. Se debe especificar el código del inventario o bodega de la cual salen los elementos de la planilla.

Paso 3

Relación de consumos. Se deben relacionar cada uno de los elementos egresados para consumo en la semana. Esta información se puede entregar discriminada por día o bien el total de la semana. En caso de registrarse el total de la semana (lo mas práctico), el valor se puede anotar en cualquiera de los días, aconsejablemente el lunes. En la casilla de centro de costos se debe especificar el centro de costos de la empresa en el cual se consumieron o aplicaron los materiales.



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¿Q u ué h é h a ac c e e e e l p l p r ro c o c e e s so ? o ? Con la información registrada el sistema tendrá todos los elementos necesarios para hacer el egreso de los elementos de control registrados y una vez obtenidos los costos de cada elemento, cargará los gastos o costos a los centros de costos que los consumieron. La cuenta de gastos o costos está determinada por el grupo de inventarios.

I n nf f o r rm me e s s d e e i n nv v e e n t t a n a r r i i o s o s . El sistema de inventarios puede producir una variedad de informes, dependiendo de los derechos que se tengan. Para tener acceso a los informes de inventarios, se deben seleccionar desde la ruta [Menú principal > Informes > Inventarios > …] o bien, desde el nodo de inventarios del árbol de nodos, visualizaro el contextual (clic derecho) el menú pánel de informes del nodo de inventario seleccionado.

Un informe de mucha utilidad es el de “Saldos de inventarios”, el cual presenta los saldos de inventarios a la fecha de trabajo. A partir de este informe, se puede seleccionar cualquier elemento y visualizar el detalle de sus movimientos (Clic derecho > Ver detalle). De cada asiento, se puede visualizar la operación misma que lo generó.

C o on n f f i g gu u r r a ac c i i o n o n e e s s . El módulo de inventarios es un sistema completo y simple. El módulo básico de inventarios es muy simple, y cuando se activa el módulo de producción, se abren algunas posibilidades y manejos adicionales. Como se puede haber apreciado al inicio del capítulo, las configuraciones del módulo de inventarios y su manejo contable están dadas por las configuraciones de: ·

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Maestro de grupos de inventarios.

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·

Maestro de elementos de control.

·

Configuraciones de inventarios (desde el árbol de nodos).

Adicional a esto, los inventarios permiten configuraciones adicionales generales que se pueden encontrar en: [Menú principal > Mantenimiento > Opciones de usuario > …].

Configuración para la liquidación de IVA y Retención en las ventas. En la pestaña de “Procesos”, nodo de “Liquidación” se puede establecer la forma en que se liquidarán los impuestos de IVA y Retención cuando se vendan los elementos: Configuración de IVA y Ret. del grupo de inventarios o la configuración de IVA y Ret. de la cuenta de ingresos que afecta.

Configuración para la liquidación de IVA y Retención en las compras. El sistema siempre toma la configuración de IVA y Ret. definidos en el grupo de inventarios al que pertenezcan los elementos comprados.

M a a y o or r i n nf f o r rm a m ac c i i ó n ó . n Para obtener mayor información sobre el módulo de inventarios, puede consultar los tópicos abajo relacionados, en: la ayuda en línea de ContaPyme, los documentos electrónicos que acompañan el sistema, o bien, en los documentos electrónicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). ·

Módulo de inventarios.

·

Módulo de producción.

·


·

Operación de compras de elementos para inventarios.

·

Operación de venta de mercancías y/o productos.

·

Operación para el registro de la planilla de uso y/o consumo.

·

Operación para el registro de ajustes de inventario.

·

Operación para el embodegamiento de productos.

· ·

Operación para el traslado entre inventarios. Operación para la devolución en compras.

·

Operación para la devolución en ventas.

·

Operación para el registro de movimiento universal de inventarios.




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Capítulo

10 M ÓD ULO D E P RE SU PU ES TO. I n nt t r r o od d u u c c c c i i ó n ó n . En su mínima definición, el presupuesto es una expresión cuantitativa de un plan de trabajo. El presupuesto refleja en términos numéricos lo que se espera hacer en la empresa. Este es un ejercicio de pronosticar o estimar acciones y resultados futuros con base en la medición y conocimiento de resultados pasados. Un presupuesto o pronóstico, establece metas financieras para cada departamento de la empresa. De hecho, el resultado de esos pronósticos versus los resultados logrados es una evidencia usada como medio para la evaluación del desempeño de cada departamento. En este capítulo se verán los siguientes temas: ·

La planeación y presupuestación (ventajas y desventajas).

·

Presupuestos por centros de costos.

·

Edición del presupuesto.

·

La ejecución presupuestal.

·

Informes ejecución presupuestal.

·

Dónde encontrar mas información.

La p p l la a n n e e a a c c i i ó n ó . n Planear es determinar los objetivos y metas a realizar en un periodo determinado y adoptar las decisiones y normas necesarias para su cumplimiento. La planeación es diferente a la mera previsión. Esta se limita a tratar de averiguar lo que va a suceder sin pretender influir en ello. La planeación sin embargo, se esfuerza por lograr que lo que vaya a suceder, sea lo mas favorable posible para el cumplimiento de los objetivos que se persiguen. La previsión es pasiva, la planeación es activa.

Capítulo 10: Módulo de presupuesto.


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T o od d o s o s h a ac c e e m o m s o s p p l la a n ne e s s … En realidad todos los administradores de las empresas hacen planes; no es concebible un administrador que no haga planes para el futuro. En lo que si caben amplias diferencias en la formas de hacer esos planes: hay quienes los hacen exclusivamente en su cabeza; quienes lo ponen por escrito de manera más o menos anárquica y quienes tratan de escribirlo de manera ordenada y sistemática. Para el establecimiento de planes se utilizan hojas electrónicas de cálculo o programas especializados de planeación (MS-Project, Primavera, etc), donde se establecen actividades a realizar, cantidades, costos, etc. Finalmente estos planes se costean para expresarlos en cantidades monetarias, que al final se llamarán “el presupuesto”.

P l la a n e n e a a r r e s s f á c ci i ,l l l o o q u ue e e s s d i if f í c i il l e s s a c ce e r r t t a a r r . Para que los planes y sus estimaciones tengan algún grado de certeza y aproximación a lo que realmente se ejecutará en el futuro, es necesario ser un buen conocedor del entorno en el que se desenvuelve la actividad económica de la empresa, de las actividades de comercialización y de producción, de los recursos necesarios para realizar las actividades de la empresa, de sus rendimientos promedio, de los precios de los recursos (materiales, mano de obra, precios de venta) y la variabilidad que estos puedan tener en el periodo que es sujeto de planeación. De lo anterior se puede decir que la actividad de planear y por consiguiente de presupuestar tiene mucho de estimación o “adivinación”, previsión y un gran contenido analítico, que con la ayuda de muy buena información del pasado (registros históricos), se pueda llegar a predecir con algún grado de acierto las operaciones financieras que se ejecutarán en el futuro.

V e n nt t a a j a as s y y d e es s v v e e n t n t a a j a as s d e e l o os s p p r re e s s u p u u ue e s st t o o s s . V e n nt t a a j a as s.

D e es s v ve e n n t t a a j a as s .

Fijan metas definidas para cada departamento.

Se basan en cálculos estimados.

Se usan para establecer medios de control y seguimiento a los logros de cada departamento o centro de costos.

Exigen datos que pueden aumentar los gastos de la oficina.

Ayudan a coordinar las actividades de la empresa.

No es en ningún caso un sustituto de la

Ayudan a determinar los flujos de efectivo futuros (estimados) de la empresa antes de que ello suceda.

administración. El preparar y poner en marcha un presupuesto exige tiempo y conocimiento del negocio.

Ayuda al administrador a anticipar los requerimientos, aumentar la eficiencia y a evitar problemas futuros. El presupuesto, en la administración de subordinados es la base sobre la cual serán evaluados.

P r re es s u u p u ue e s s t t o p o p o or r c e en t t r n r o s o s d e e c o os s t t o s o s . El presupuesto es un plan a corto, mediano o largo plazo expresado en términos cuantitativos. Los términos cuantitativos pueden expresarse en términos monetarios, en unidades de producción, en cantidad de jornadas de trabajo, etc. Normalmente el presupuesto expresado en unidades no monetarias debe ser convertido a unidades monetarias (a dinero) para poder totalizar y analizar en conjunto todo el plan desde el punto de vista financiero. Este módulo permite planear las cuantías de gastos, costos e ingresos que se estiman para todo el año. ContaPyme involucra la posibilidad de hacer los presupuestos a nivel de centros de costos o a nivel de la empresa. Como ya se ha explicado, un centro de costos puede ser un departamento o sección de la empresa, un centro de responsabilidad, un centro de gastos, un centro de ingresos, un centro de inversión, etc.

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P r re e s s u p u u ue e s s t t o g e o en e n e r r a a l l d e e l a a e m m p r re e s sa a . La elaboración del presupuesto general de la empresa se puede hacer especificando un centro de costos en blanco o bien, cargándole el presupuesto a un solo centro de costos general, como puede ser el de ‘Gastos generales empresariales’. El presupuesto total general de la empresa estará dado por la suma de los presupuestos de los centros de costos y del presupuesto general de la empresa.

P r re e s s u p u u ue e s s t t o p p o o or c r c e en nt t r r o s d o s d e c e c o os s t t o s o s . En este caso se hará el presupuesto de ingresos y egresos de cada centro de costos de la empresa. El módulo de presupuesto cuenta con herramientas especiales que permiten copiar presupuestos entre centros de costos y aumentarlos o disminuirlos en alguna proporción dada por el usuario.

P r re e s s u p u u ue e s s t t o g g e o en e n e r r a al d l d e l e l a e a e m m p r re e s s a a. Hay empresas donde no se desea usar el presupuesto detallado por centros de costos, sino mas bien, un presupuesto general para la empresa. En este caso el usuario simplemente le cargará el presupuesto de la empresa a un centro de costos en blanco o a un centro de costos general de la empresa, preferiblemente el centro de “Gastos generales de la empresa”.

E d di i c ci i ó ón d n d e el p l p r re es s u p u u ue e s s t t o d o d e i e i n ng g r r e es s o s y o s y e e g gr r e e s s o s o s . El módulo de presupuesto de ContaPyme es muy sencillo y permite registrar por cada centro de costos o por la empresa en genera, los ingresos y los egresos mensuales esperados para el año. Para ello es necesario establecer con anterioridad el plan de ingresos y egresos esperados y registrarlos en el sistema por medio de la acción de presupuesto encontrada a nivel de cualquier centro de costos o bien a nivel de la empresa. También es posible llamar el programa de presupuesto desde la ruta [Menú principal > Programas > Presupuesto > …]. Para registrar un presupuesto de un centro de costos, primero se debe seleccionar el centro de costos a presupuestar. Note que desde los centros de costos no imputables directamente, no existe la acción de presupuestar, pues los presupuestos se hacen únicamente a nivel de centros de costos imputables.

Paso 1: Clic

derecho.

Paso 2: Clic.

Una vez seleccionada la acción de presupuesto de un centro de costos, el sistema presentará una caja de diálogo en la que se debe indicar el año a presupuestar. Especificado el año, se presentará el asistente para la edición del presupuesto:



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C o on c n c e e p t to s a o s a c ce e r rc c a d a d e l e l a e a e d di i c c i ió n d ó d e n el p l p r re e s s u p u u ue e s st t o o . Para la edición del presupuesto debe tenerse en cuenta lo siguiente: ·

Se presupuestan las cuentas de ingresos y egresos (ingresos, gastos y costos de producción).

·

Las cuentas de ingresos se presupuestan positivas, pero internamente se graban negativas (para ser comparables con los saldos de ejecución, donde los ingresos son de naturaleza crédito y los egresos de naturaleza débito).

·

Los ingresos o gastos de cada cuenta se deben establecer en forma mensual si se desea comparativos de ejecución presupuestal de los meses del año. Si se desea únicamente un comparativo al final del año, los saldos de ejecución se le deben imputar al mes de diciembre.

·

Centros de costos comunes se pueden presupuestar solo una vez y su presupuesto puede ser copiado de un centro de costos a los otros bajo criterios de proporcionalidad.

A y u ud a d a s s p p a ar r a a l a a e d di i c c i i ó ón d e n el l p p r re e s su u p u ue e s s t t o . o Icono

Nombre

Descripción

Aux's

Carga todas las cuentas auxiliares que son hijas de una cuenta dada. Si por ejemplo se digita la cuenta 4, cargará todas las cuentas de ingresos. Respeta los valores planeados de las cuentas que ya existieran. Ordena ascendentemente los renglones resultantes de acuerdo al código de las cuentas.

Importar desde otro presupuesto

Botón para importar el presupuesto de otro centro de costos. Este botón preguntará por el centro de costos origen (o sea desde el cual se hará la importación) El sistema calculará la relación porcentual entre el centro de costos origen y el centro de costos destino (es decir, el que se está editando). Si se activa laorigen, opciónse deafectará ajustar el presupuesto destino con un porcentaje presupuesto cada registro del presupuesto origen en eldel porcentaje especificado para conformar el presupuesto destino. Si se desactiva la opción, el sistema importará el presupuesto sin ningún cambio.

Importar una ejecución presupuestal

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Botón para importar la ejecución presupuestal de un centro de costos o de la empresa. Por ejemplo para la elaboración del presupuesto del año 2005, se puede importar la ejecución presupuestal del año 2003, incrementada en un 7%. Para importar la ejecución presupuestal de toda la empresa, se debe dejar el centro de costos en blanco. La casilla de ajustar valores a cientos, miles, etc., indica que el la ejecución importada debe ser redondeada a cientos o a miles antes de importarse al presupuesto (así el presupuesto


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importado de la ejecución presupuestal quedará en miles(3), decenas de miles(4), etc). Distribuir

Botón de distribución de valores. Solicita un valor monetario a distribuir y lo distribuye equitativamente entre todas las celdas que hayan seleccionadas en la planilla.

Ordenar

Este botón efectúa un ordenamiento ascendente del listado de cuentas y sus respectivos presupuestos en forma ascendente por cuenta y auxiliar

Copiar

Este botón Copia el contenido de la celda(s) seleccionada(s) en el portapapeles.

Pegar

Este botón Pega el contenido del portapapeles.

Eliminar

Elimina todas las filas que pertenezcan a la selección.

Borrar

Borra el contenido de las casillas seleccionadas.

Formato de celdas

Permite revelar los códigos de identificación de las cuentas y centros de costos.

Fijar

Botón para fijar las columnas de cuenta mayor y auxiliar para que no se escondan cuando el usuario mueva las columnas de la derecha.

Color fila

Botón para colorear filas pares para mejorar la visualización de la planilla de presupuestación.

Color columna

Pone color a las columnas correspondientes a cada trimestre, con el fin de mejorar la visualización de la planilla de presupuestación.

Botón /1000

Si es activado se visualizan los valores en miles de pesos. (O sea el valor original dividido por mil).

Para la edición también se puede ayudar de las funciones generales de Windows, como son: Acción

Teclado

Descripción.

Copiar

Ctrl-C

Copia al portapapeles las casillas seleccionadas.

Pegar

Ctrl-V

Pega el contenido del portapapeles a partir de la casilla (o casillas) seleccionadas.

Ctrl-A

Arrastrar

Copia el dato inmediatamente arriba de un rango seleccionado sobre todas las casillas de la selección de la misma columna.

Ctrl-D

Duplicar

Duplica los datos del área de encima del área seleccionada, en el área seleccionada.

E l la a b o b r o r a a c c i ió n ó d e n el l p p r re e s s u p u u ue e s s t t o e n o n u n na a h o o j a a e l le e c ct t r r ó n ó i i c n c a a d e e c á ál lc c u l l o u , c o o om o m o M S S- - E E x c ce el l . Una posibilidad adicional para la edición del presupuesto es la de hacer todo el presupuesto en una hoja electrónica como MS-Excel y luego copiarlo a la hoja de presupuesto de ContaPyme. Para ello, la hoja de cálculo debe tener las mismas columnas que el formato encontrado en el módulo de presupuesto. Reglas importantes: · Los datos en la hoja de cálculo deben estar en formato general. Esto debido a que si se les coloca formato, al copiar y pegar al módulo de presupuesto, se tratarán como caracteres y serán convertidos en celdas en blanco. · Los datos en la hoja de cálculo pueden estar basados en fórmulas, lo cual no interfiere al copiar y pegar, pues se copian son los datos.



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La e j e ec c u c u c i i ó n ó n p p r re es s u p u u ue e s s t t a al l . En la medida en que se empiece a ejecutar el presupuesto, los gastos y los ingresos irán afectando la ejecución presupuestal.

C u ue e n t t a n a s s q u ue e a f fe c ct t a a n l a n a e j e ec c u c u c i i ó n ó p n p r re e s su u p u ue e s s t t a a l l . Tenga en cuenta que no todas las cuentas de ingresos, gastos y costos afectarán la ejecución presupuestal, ya que a través de la configuración de las cuentas se le indica al sistema cuales serán las cuentas que deban “afectar presupuesto”. Normalmente las cuentas de ingresos y egresos que no se marcan para que afecten presupuesto son las de: ajustes por inflación, depreciaciones, costos de ventas, etc. Esto, sin embargo puede ser modificado por el usuario de acuerdo con sus criterios.

Lo s s c r ri i t te e r ri i o os s c o on t n ta a b b l l e es s n o o a p l li i c ca a n a l a n a e j e ec c u c u c i i ó ón p n p r re e s s u p u u ue e s st t a a l l . M a an e n e j o d o d e l e l o os g s g a as s t to o s y s y c c o os s t t o o s e s e n e n e l b l b a al l a a n c n c e y e y e e l e l e s st t a a d o d d d e r o e r e es su l l t u t a a d do o s s . Universalmente, los oprincipios de contabilidad tienen claridad sobre el manejo de ciertos gastos sobre centros de costos en desarrollo sobre centros de costos dedicados a la producción.

Centros de costos en desarrollo. Un gasto practicado a un centro de costos en desarrollo (Ej. Mano de obra aplicada a una construcción en proceso) no debe llevarse al gasto, sino que se debe llevar al balance a la cuenta de activos en desarrollo hasta que el desarrollo termine y todo el valor acumulado de la construcción se convierta en un activo fijo depreciable o amortizable. De esta forma, el estado de resultados no contendrá ni un solo valor, ya que todos los gastos se han imputado directamente al activo.

Centros de costos en producción. Un costo de producción aplicado a un centro de costos dedicado a la producción de productos terminados o semielaborados (mano de obra o materiales aplicados a la fabricación de suelas para zapatos) debe llevarse temporalmente a lasa cuentas dede costos de producción del estado de resultados luego (al final del hasta mes) sus serán trasladados la cuenta productos en proceso del activo, donde seyirán acumulando quevalores hayan embodegamientos de productos. En algunos países, como Colombia se exige que los gastos sean primero aplicados a las cuentas de costos de producción y luego canceladas contra la cuenta de producto en proceso. En otros países se puede llevar directamente el costo a la cuenta de producto en proceso. De hecho, ContaPyme se puede configurar para que trabaje de una u otra forma.

Centros de costos en explotación. Un costo o un gasto aplicado directamente a un centro de costos que se encuentran en etapa de explotación (un departamento de una empresa, una sección, etc.) se deberá llevar directamente al gasto o al costo según sea el caso. Es decir, no debe haber transformación.

P é ér r d i i d d da d a d e i e i n nf f o r rm a m a c c i i ó n i ó i m n m p o or r t t a a n t n t e b e b a a j o e o e l m l m é ét to d o d o t o t r ra a d i i c d c i io o n a n a l l . Note que en los dosconceptualmente), primeros casos, la contabilidad al manejaracumulados el criterio grandes de activación de de gastos (queo es completamente válido lo que hace es mantener del valor una obra de los costos de producción de ciertos productos, pero no mantiene información detallada de cuánto se ha gastado en mano de obra, en cada rubro de materiales, etc., pues la información está acumulada en la cuenta de ‘Construcciones en curso’ o similar o en la cuenta de ‘Productos en proceso’ o similar. Si en cualquiera de estos casos se consulta el estado de resultados del centro de costos, se verá que se encuentra en cero y que todos los valores imputados al centro de costos se encuentran en el balance como grandes totales. Algunos contadores evitan un poco esta situación desagregando las cuentas de construcciones en curso y de productos en proceso, pero es un poco engorroso y el operador que digita debe estar muy bien informado para hacer un correcto uso de estos criterios y codificaciones.

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M é ét t o o d o u d u t o ti i l li i z z a a d d o p p o o or C r C o on t n t a a P P y m me e . ContaPyme da solución a todo este manejo introduciendo un informe adicional que es el de ejecución presupuestal, cuya interpretación se presentará a continuación.

Regla fundamental para grabar gastos y costos en ContaPyme. En primer lugar y como regla fundamental, todos los gastos o costos que se apliquen a los centros de costos, independientemente de su estado de desarrollo o de si son dedicados a la producción serán siempre llevados a las cuentas de gastos o de costos según aplique (es decir a las cuentas del estado de resultados). Si el usuario omite esta regla, simplemente no se llevará la ejecución presupuestal como está planteada en este capítulo y se perderán las ventajas derivadas de ello.

Interpretación de los gastos o costos imputados. Durante el proceso de las operaciones, el sistema interno de interpretación estará en capacidad de saber cuando un determinado centro de costos al que se le ha imputado un gasto está en etapa de desarrollo o es dedicado a la producción y en consecuencia, en forma automática transformará la cuenta de gastos o de costos a una cuenta apropiada del activo, ya sea de construcción en proceso o de producto en proceso. Sin embargo, la cuenta de gastos o de costos originalmente imputada no se perderá y será la cuenta de ejecución presupuestal.

Ejemplo de gastos aplicados a una construcción en curso. Se le imputan los siguientes gastos a la construcción de una bodega: Mano de obra

$1,200

Materiales

$5,000

El digitador entonces no tiene que saber mucho acerca de los criterios contables y simplemente imputa los valores a las cuentas de gastos. Es el sistema el que se encargará del resto. En este caso el sistema se da cuenta de que el centro de costos está en desarrollo y por tanto aplica el gasto como ha sido registrado a la ejecución presupuestal (en la cuenta de gastos) y para afectar la contabilidad transforma la cuenta a la cuenta apropiada del activo, posiblemente ‘Construcciones en curso’. Balance general.

Activo Construcción en curso

6,200

Ejecución presupuestal CC en desarrollo.

Estado de resultados CC en desarrollo.

Costos

Costos Mano de obra

1,200

Mano de obra

0

Materiales

5,000

Materiales

0

El informe de balance. Note que si en el ejemplo anterior, se solicita el balance de la empresa, mostrará el valor acumulado de todas las construcciones en curso y si se solicita el balance de la construcción en curso específica, se visualizará el valor acumulado de todos los costos de esa construcción.

El informe de estado de resultados. El estado de resultados de la empresa o del centro de costos no reflejarán los costos, ya que se han acumulado en las cuentas del activo.

El informe de ejecución presupuestal. Si se solicita la ejecución presupuestal, se podrá visualizar todos los costos, discriminados por rubros y sin interpretaciones contables, lo cual es de utilidad para conocer el detalle y clasificación de los costos sin hacer esfuerzos de codificación adicionales. Este informe además se presentará comparado con los presupuestos por rubros que se hayan hecho de la construcción.



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Determinación de la cuenta en el activo. Téngase en cuenta que cuando se crea un centro de costos en etapa de desarrollo o un centro de costos dedicado a la producción, el sistema siempre solicita que se le indique la cuenta donde se acumularán los costos en el activo contable. Por tanto un centro de costos en desarrollo puede quedar mandando todas las imputaciones que se le hagan a la cuenta de ‘Construcciones en curso’ y otro puede mandar las imputaciones a la cuenta de ‘Maquinaria y equipo en montaje’. De esta forma, la ejecución presupuestal siempre contendrá todas las imputaciones originales de egresos y de ingresos que se le hicieron a los centros de costos, sin tener en cuenta procesos contables como “cancelación de cuentas de resultado”, traslados de las cuentas de “costos de producción” a la cuenta de “producto en proceso”, etc. La ejecución presupuestal tampoco involucra cuentas como depreciaciones, ajustes por inflación y costos de ventas (aunque esto depende de configuraciones como se explicó anteriormente).

G r ra a b a b ac c i i ó ón n d e e l a a e j e ec c u c u c i ió n ó p n p r re e s s u p u u ue e s s t t a a l l . En la medida en que se graben los asientos de movimiento contable, el sistema siempre grabará internamente dos cuentas: la cuenta de afectación contable y si esta está marcada con ‘afectar presupuesto’ también se graba la cuenta de afectación de la ejecución presupuestal. Las cuentas contables muchas veces se cancelan en procesos o se transforman en cuentas del activo, según los criterios universalmente aplicados de la contabilidad. Sin embargo, las cuentas de ejecución presupuestal seguirán siendo siempre la misma cuenta original a la que se cargó el gasto o el ingreso.

R e u n j e eg l l a f g a f nd a d a m e m en n t t a a l p l p a ar ra l a l l le e v v a a r l r l a e a e ec c u uc c i i ó n p ó n p r re e s su u p u ue e s st t a a l l : : Cada que se grabe un gasto o costo de producción, se debe imputar siempre a la cuenta de gastos o de costos, independiente de que el centro de costos se encuentre en etapa de desarrollo o en etapa de producción. El sistema automáticamente hará los asientos a las cuentas adecuadas del activo y conservará la valiosa cuenta original para poder presentar informes de ejecución presupuestal.

E j e em p m l lo : o : Si se imputan $1000 por “Mano de obra directa” a un centro de costos en etapa de desarrollo; contablemente ese costo se debería imputar directamente a la cuenta del activo “1508 Construcciones en proceso“. En ContaPyme, el gasto se puede imputar directamente a la cuenta del estado de resultados “7201 Mano de obra directa” desde cualquier operación. Sin embargo, el sistema de interpretación de información analizará esta información y automáticamente transformará la cuenta “7201” en la cuenta “1508” debido a que el centro de costos al que se le ha imputado el gasto o costo se encuentra en etapa de desarrollo. Sin embargo, el sistema nunca olvidará la cuenta original a la que se imputó el dato, ya que se almacena como la cuenta de ejecución presupuestal. Debe entenderse que cada asiento contable internamente entonces llevará dos cuentas (si la cuenta está configurada para que “Afecte presupuesto”). El asiento del ejemplo se grabaría como sigue: Cuenta contable

Cuenta Presupuesto

Centro de costos

Detalle

Débito

1508

7201

6 Construcción bodega

Gastos mano de obra

$1,000

Crédito

Los informes de balance y estado de resultados (pérdidas y ganancias) se basarán en la consolidación de saldos por la columna de “Cuenta contable”. Los informes de ejecución presupuestal se basarán en la consolidación de los saldos por la columna “Cuenta presupuesto”. Siempre se deben imputar todos los gastos, costos e ingresos a las cuentas del estado de resultados. El sistema tiene la capacidad de decidir cuáles cuentas deberá transformar a las cuentas correspondientes del activo. En un sistema contable tradicional, la ejecución por cuentas de un centro de costos en desarrollo o en producción se pierde, pues resultan todas las imputaciones acumuladas en unas cuentas del activo. En ContaPyme se hace lo

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propio y además se mantiene la discriminación de todos los gastos y costos imputados al centro de costos, mediante los informes de ejecución presupuestal.

I n nf f o r rm me e s s d e e e j e ec c u c u c i i ó n ó n p p r re es s u p u u ue e s s t t a al l . Una vez hecho el presupuesto y grabado por cada centro de costos, se pueden producir informes y consultas de ejecución presupuestal. La formulación del presupuesto se puede hacer directamente en una hoja electrónica de cálculo y “pegar” a la planilla de edición del presupuesto de ContaPyme. Lo contrario también se puede hacer con el fin de hacer gráficos, proyecciones o informes adicionales sobre el presupuesto. Para generar los informes de ejecución presupuestal a nivel de toda la empresa, se debe seleccionar el reporte o consulta apropiada de la siguiente ruta: [Menú principal > Informes > Presupuesto > …] Para generar los informes de ejecución presupuestal a nivel de un determinado centro de costos o bien de empresa, se debe abrir el árbol de nodos y visualizar la categoría de presupuesto en la pestaña de informes del inspector de datos.

Informes de ejecución presupuestal disponibles para el centro de costos.

Centro de costos al que se le solicitará el informe.

M a a y o or r i n nf f o r rm a m ac c i i ó n ó . n Para obtener mayor información sobre el módulo de presupuesto, puede consultar los tópicos abajo relacionados, en: la ayuda en línea de ContaPyme, los documentos electrónicos que acompañan el sistema, o bien, en los documentos electrónicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). ·

Módulo de presupuesto.

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Capítulo

11 CONTAEXCEL. I n nt t r r o od d u u c c c c i i ó n ó n . ContaExcel es una hoja electrónica de cálculo especialmente diseñada para permitir el desarrollo de modelos de hojas de cálculo que acceden directamente sobre el sistema de información de ContaPyme. ContaExcel es unareportes, herramienta de cálculo especial para gerentes,en contadores analistas que deseen desarrollar sus propios modelos, análisis y mantenerlos actualizados la mediday en que los datos de ContaPyme se vayan actualizando. ContaExcel es la base de todo el sistema de cálculo de indicadores técnicos, financieros y económicos de ContaPyme. Además de que el usuario puede desarrollar sus propios informes, ContaExcel se incorpora dentro de ContaPyme para el diseño de indicadores, gráficos históricos, etc. En este documento se asume que el usuario tiene conocimientos en el manejo de hojas electrónicas como MS-Excel, Lotus 123, StarOffice, OpenOffice, Quattro Pro, etc. y por lo tanto no se explicará en detalle el manejo general de las hojas de cálculo y la elaboración de fórmulas. En este capítulo se verán los siguientes temas: ·

Objetivos.

·

Las funciones de ContaExcel.

· ·

Características de manejo específicas de ContaExcel. Grabación y recuperación de hojas de cálculo.

·

Asistente de funciones.

·

Dónde obtener mayor información.

Capítulo 11: ContaExcel.


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O b b j e et t i iv v o s o s . Dotar a los usuarios de una herramienta de cálculo potente, que mediante una hoja electrónica de cálculo (estilo MsExcel) puedan acceder en forma directa al sistema de información de ContaPyme a través de funciones. Permitir el desarrollo de modelos, análisis de costos, informes financieros, estadísticas, informes de indicadores, planillas de impuestos, etc. que accedan directamente sobre la información de las bases de datos de ContaPyme y se mantengan actualizados sus datos en la medida en que se adicionen registros de movimiento en ContaPyme. Permitir que una hoja electrónica desarrollada en ContaExcel pueda ser evaluada en cualquier empresa del área de trabajo activa. Permitir que los usuarios se puedan conectar a cualquier empresa del área de trabajo a través de ContaExcel, como herramienta de consulta, análisis y evaluación. Permitir a los usuarios construir hojas electrónicas avanzadas, mediante el uso de decenas de funciones especiales que permitan recuperar información de cualquiera de los módulos de ContaPyme.

La s s f u n nc c i i o n o e n e s s d e e C o on n t t a aE E x c ce e l l . C o on t n t a a E E x c ce e l v l v s s. H o o j a as e s e l le e c c t t r r ó n ó i i c n c a as s . ContaExcel no pretende ser una competencia para hojas electrónicas tales como MSExcel, StarOffice, OpenOffice, Lotus, etc. Debe entenderse a ContaExcel como un complemento de ContaPyme y que su mayor potencial radica en que es el único sistema que es capaz de leer la información de los bancos de datos de ContaPyme a

ContaExcel soporta mas de 50 funciones especializadas para recuperar información de

través especiales. de

ContaPyme.

funciones

F u un n c c i i o n o ne e s s ú n ni i c ca a s s d e e C o on t t a n a E x E c ce e l l . Así como se pueden asignar funciones a celdas en MS-Excel, en ContaExcel también se pueden asignar funciones a celdas, pero además de las funciones básicas de un hoja electrónica, el usuario dispone de funciones supremamente poderosas que le permiten traer información desde las área de trabajo de ContaPyme.

E j e em p m l lo : o : La función del gráfico retornará el saldo de la cuenta especificada “1105” en la fecha de trabajo del sistema. N o om e m e n c n c l l a a t t u r u r a u a u t ti i l l i i z z a a d a d a . La función tiene varios parámetros adicionales que son opcionales. El formato de la función es:

=SaldoCuenta(ICuenta, Fecha*, IEmp*, ICC*, ISubCC*) Nótese que hay 5 parámetros de la función, de los cuales hay varios marcados con asterisco (*).

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P a ar r á á m e m e t t r r o s o o s o p c ci i o o n a n a l l e e s s . Los asteriscos indican parámetros que son opcionales. Cuando un parámetro es opcional, el sistema lo reemplaza por un valor por omisión, que depende de cada parámetro: En términos generales si falta: Fecha

Fecha para la que se debe evaluar la función.

El sistema asume la fecha de trabajo.

IEmp

Identificación de la empresa.

El sistema asume la empresa de trabajo.

ICC

Identificación del centro de costos.

El sistema asume vacío.

ISubCC

Identificación del sub-centro de costos.

El sistema asume vacío.

N e em o m t o t é é c c n i i c n c a d a d e l e l o os n s n o om m b r b r e e s d s d e l e l o os p s p a ar r á á m e m e t tr r o o s s . Los nombres de los parámetros normalmente son largos y por ello hay que recurrir a nombres nemotécnicos para abreviar sus nombres. El carácter por el cual inician los nombres de parámetro o de función en la mayoría de las veces tienen un significado. Carácter

Significado

Ejemplos

I

Identificación.

ICuenta, significa “identificador de la cuenta”. IEmp, significa “identificador de la empresa”.

N

Nombre.

NEmpTrabajo(), significa “nombre de la empresa”. NCuenta, significa “nombre de la cuenta”.

F

Fecha.

FInicial, significa “Fecha inicial”. FCompra, significa “Fecha de compra”.

Q

Cantidad.

QEgresos(), significa Cantidad de egresos de inventario. QAreaM2() significa la cantidad de área en metros cuadrados.

O b u n bt t e e n nc c i ió ó n d d e l n e l o os p s p a ar rá á m me e t t r r o o s d s d e u e u n na f a f nc c i i ó ón n . Las funciones básicas, genéricas y comunes a las hojas electrónicas funcionan en forma igual en ContaExcel. Sin embargo, las funciones específicas a ContaExcel, como SaldoCuenta, tienen un conjunto de parámetros de difícil recordación para los usuarios. Para ello se ha puesto en ContaExcel la capacidad de que al digitar el nombre de una función sin parámetros, pero incluyendo los paréntesis, el sistema visualice los parámetros de la función. =SaldoCuenta(). El sistema presentará en forma nemotécnica los parámetros de la función, como sigue. Note que algunos de los parámetros tienen un “*” al final de su nombre. Esto significa que son parámetros opcionales.

F u un n c c i io o n e n e s s s s i in p n p a ar r á á m e m e t t r r o s o s . Las funciones que no requieren parámetros, requieren que por lo menos se coloquen los paréntesis, aunque no vaya ningún parámetro en su interior. Estas funciones por tanto se evaluarán directamente. Ejemplo:



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=NEmpTrabajo()

Li b br r e e r r í í a d e e f u n nc c i i o on ne e s s . ContaExcel cuenta con más de un centenar de funciones que permiten crear infinidad de hojas electrónicas de cálculo. Hay funciones que recuperan información contable, como SaldoCuenta(); funciones para recuperar información de inventarios como SaldoProducto(); funciones para recuperar información de cartera como SaldoCarteraTercero(); funciones para recuperar información de activos QUsoActivos(); funciones para recuperar información de la ejecución presupuestal, como SaldoEjecPptal(); funciones para recuperar información de los nodos, como el área, el número de unidades, la fecha en que inició su vigencia, etc. A continuación se presentan ejemplos de funciones de uso frecuente en contabilidad. Función

Descripción

SaldoCuenta()

Determina el saldo de una cuenta dada, en la fecha que se especifique. Puede obtener el saldo de una cuenta para toda la empresa o para un centro de costos especificado.

NCuenta()

Recupera el nombre de una cuenta dada.

MovCuenta()

Calcula el movimiento de una cuenta entre un rango de fechas.

MovListaCuentas

Calcula el movimiento total de una lista de cuentas entre un rango de fechas.

MovRangoCuentas

Calcula el movimiento total de un rango de cuentas especificado entre un rango de fechas especificado.

SaldoCuentaFiltro()

Calcula el saldo de una cuenta para un filtro especificado (Solo para usuarios avanzados).

Así, para cada módulo hay un conjunto amplio de funciones que pueden ser consultadas y editadas con la ayuda del

Asistente de funciones que se describirá más adelante.

R e ef f e r re e n c n c i i a as s a c e el l d a d a s s . En toda parte donde pueda ir un parámetro, puede ir una referencia a una celda:

R e c e ef f e r re e n c n c i ia a s a s a c el l d a d a s r s r e el l a a t t i i v v a a s s . En ContaExcel, las referencias a las celdas son relativas; es decir, son relativas respecto a su posición. En el ejemplo anterior, la fórmula SaldoCuenta(B1) en la celda B2, significa que la celda B1 está una celda encima de B2. Si la misma fórmula se copia de la celda B2 y se pega en la celda G6, quedaría transformada automáticamente en: =SaldoCuenta(G5) Nótese que G5 es también una celda encima de G6.

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R e ef f e r re e n c n c i ia a s a s a b bs s o l l u o t u t a a s s . Las referencias absolutas, son referencias a celdas que siempre estarán en una misma posición. Para ello se utiliza el carácter “fijador” que es el símbolo “$”. Si el “$” antecede a la letra de la columna, significa será absoluta (o fija).que la columna Si el “$” antecede al número de la fila, significa que la fila será absoluta (o fija). En el ejemplo anterior, la función “=SaldoCuenta($B$1) hace referencia a la celda B1. Si la fórmula se copia desde B2 y se pega a la celda G6, la fórmula será la misma, puesto que tanto la “B” como el “1” han sido fijados con el signo de “$”.

R e ef f e r re e n c n c i ia a s a s a o o t tr r a as h s h o o j a as s . En ContaExcel se pueden manejar libros de varias hojas de cálculo. Cada hoja nueva se puede crear haciendo clic derecho sobre la pestaña de la hoja activa y seleccionar la opción “Insertar”. Quedaría como sigue:

Para hacer referencia desde una hoja de cálculo a otra hoja, se antepone el nombre de la hoja seguida por el símbolo de admiración en la referencia a la celda. Ejemplo: En la celda A1 de la Hoja 1 escriba: =Hoja2!A1+Hoja2!A2

R e c e ef f e r re e n c n c i ia a a a c el ld a d a s p s p o or n r n o om m b b r r e e . ContaExcel tiene también la facilidad de ponerle nombre a celdas o a rangos de celdas, lo cual sirve para acceder a ellas por referencia de nombre. Seleccione la celda a la que le desea asignar el nombre, y luego asígnele el nombre en la casilla de referencias. Así, una vez se le ha asignado nombres a las celdas, estos se



2:

Escriba el ombre a asignarle a la celda o rango de celdas. 1:

Seleccione la casilla a colocarle el nombre.

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pueden utilizar para referenciarlas, ya sea en fórmulas, o simplemente para localizarlas “ir a...”. Si la celda B2 se ha llamado “SUELDO” entonces en la celda C2, se podría colocar una fórmula que haga uso de esa referencia por nombre, por ejemplo: =SUELDO*10/100 Nota: No asigne nombre a celdas iguales o parcialmente iguales a nombre de funciones.

C a ar r a ac c t t e e r r í ís t ti ic c a a s s d e e m a an n e e j o o e s s p e ec c í í f i c ca a s s a C o on n t t a a E x E c ce e l l . ContaExcel cuenta con un conjunto amplio de opciones de menú y acciones que son genéricas a otras hojas de cálculo que no se explican en este documento. A continuación se explican únicamente las características, acciones de menú y botones que son particulares a ContaExcel y que son de vital importancia para su entendimiento y manejo.

Á r re e a as d s d e t e t r ra a b a b a j o o. Si ContaExcel se encuentra como acompañante de ContaPyme en la misma instalación, puede acceder a las áreas de trabajo creadas por ContaPyme. Pero no permite crear ni eliminar áreas de trabajo. Si ContaExcel está como sistema independiente en un computador, creará su propia tabla de áreas de trabajo. Para acceder a áreas de trabajo creadas por ContaPyme en otro computador (o en el mismo), se deben usar las opciones de “conectar y desconectar de áreas de trabajo”.

Á r re e a d a d e t e t r ra a b ba a j o a o a c ct t i iv v a a . El área de trabajo activa es por defecto la última usada en ContaExcel. Sin embargo se puede cambiar el área de trabajo activa o conectar a áreas de trabajo situadas en otro computador. Las funciones que acceden al sistema de información de ContaPyme para evaluar o recuperar información de las bases de datos, sIempre acceden al área de trabajo activa.

Área de trabajo activa.

Nótese que en el título de la ventana aparece el nombre del área de trabajo activa.

C a am b m i i o d b o d e á e á r re e a d a d e t e t r ra a b a b a j o o. En ContaExcel como en ContaPyme se puede cambiar de área de trabajo en cualquier momento.

Cambiar área de trabajo activa.

Al cambiar el área dealtrabajo, se tiene acceso inmediato a toda información de la nueva área de trabajo seleccionada. Todas las fórmulas de la hoja electrónica serán recalculadas inmediatamente con la información de la nueva área de trabajo.

Conectarse a un área de trabajo de otro computador. Desconectarse de un área de trabajo de otro computador.

C o / d on e n e c ct t a a r r s s e a e a / de e s sc c o n o e n e c c t t a a r r s s e d e d e u e u n á n á r re e a a d e t e t r ra a b a b a j o o. Esta opción se usa para definir una conexión a un área de trabajo de otro computador.

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Al conectarse a un área de trabajo externa, creará un registro en la tabla de áreas de trabajo, pero en forma distinta a las áreas de trabajo de las cuales se es propietario. El nuevo registro será del tipo “Cliente”, es decir, la única acción que se podrá realizar sobre el área de trabajo, además de consultar su información, será la de desconectarse. La desconexión del área de trabajo, simplemente elimina el registro de la tabla local de áreas de trabajo. La tabla de áreas de trabajo son visibles desde ContaExcel y desde ContaPyme locales a cada computador, mas no desde instalaciones de ContaExcel o ContaPyme en otros computadores.

E m m p r re e s s a a d e e t r ra a b b a a j o o.

Clic para cambiar empresa de trabajo. La empresa seleccionada representa la empresa de trabajo activa. Todas las funciones a las que no se les especifique el parámetro de empresa (IEmp), asumirán por omisión la empresa de trabajo. Ejemplo: =SaldoCuenta(“1105”) Si la empresa de trabajo es la 1, entonces retornará el saldo de la cuenta “1105” de la empresa “1” del área de trabajo activa. Esta puede ser cambiada en cualquier momento y entonces toda la hoja electrónica se recalculará para la nueva empresa.

F e ec c h a h a d e e t r ra a b a b a j o o.

Clic para cambiar la fecha de trabajo. Representa la fecha de trabajo del área de trabajo activa. La fecha de trabajo inicialmente es la de ContaPyme, pero puede ser modificada desde ContaExcel. Todas las funciones que requieran fecha o fecha de finalización, asumirán la fecha de trabajo cuando se omitan. Ejemplo: =SaldoCuenta(“1105”) Si la fecha de trabajo es 31/12/2003, entonces la función retornará el saldo de la cuenta “1105” en la fecha 31/12/2003 de la empresa de trabajo, del área de trabajo activa.

C á ál l c c u l l o u a u o ut t o o m á m á t t i i c co d e o e f ó r rm m u ul l a as s . Normalmente ContaExcel es muy rápido para el cálculo de fórmulas y funciones básicas. Recuérdese que las funciones básicas hacen referencia únicamente a valores que están dentro de la misma hoja de cálculo. Sin embargo, cuando se colocan funciones que hacen referencia a información que está fuera de la hoja de cálculo, es decir en ContaPyme, el sistema se puede tornar un poco lento para recalcular muchas fórmulas.



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Activa o desactiva el

Recalcula todas las

cálculo automático.

fórmulas

Si el tiempo de recálculo se vuelve molesto para el usuario, se le recomienda “desactivar” el cálculo automático de fórmulas.

R e ec c á á l l c cu l l o u d e o e f ó r rm m u l l a u a s s . Cada que se desee que las fórmulas se recalculen, se selecciona la opción de recalcular fórmulas, ya sea por menú, botón o presionando la tecla . Cuando está desactivado el recálculo automático de fórmulas, el sistema retornará cero “0” en cada una de las fórmulas que vayan siendo modificadas, hasta que sean recalculadas.

G ContaExcel r ra a b a b a c c permite i i ó n y ó n y r grabarr e ey c c u u p e er r a a hojas c c i i ó den d ó n cálculo d e h e que h o oel j usuario a as d s d e c e c á ál l Siempre c cu u l l o se. utiliza el formato de o recuperar las construya. grabación de MS-Excel, cuya extensión es XLS. Este formato es reconocido por la gran mayoría de hojas electrónicas de cálculo y se considera un estándar.

C o om p m a at t i i b i i l l i id b da a d c o d on M S n S- - E X E C E EL . ContaExcel tiene muy buena compatibilidad con Ms-Excel en lo básico. Todos los formatos (formatos de celdas, estilos, bordes) y fórmulas usando funciones básicas pueden ser leídas directamente desde ContaExcel. ContaExcel graba directamente la información en formato XLS, es decir en el estándar de Ms-Excel y por lo tanto pueden ser leídas desde Ms-Excel y compatibles. También ContaExcel lee las hojas electrónicas con el formato XLS de Ms-Excel. Sin embargo, no todas las funciones de Ms-Excel pueden ser utilizadas en ContaExcel y no todas las funciones de ContaExcel serán reconocidas por Ms-Excel. En el catálogo de funciones de ContaExcel, aparecen dos grandes grupos de funciones: q q

Funciones exclusivas de ContaExcel. Funciones compatibles con Ms-Excel.

Todas las funciones compatibles con Ms-Excel pueden ser entendidas por ambos sistemas. Las funciones Exclusivas de ContaExcel y de Ms-Excel no serán reconocidas sino en ellos mismos. El otro programa no las sabrá interpretar.

G r LS . ra a b a b ac c i i ó ón n a f o r rm a m a t t o X o X

Carga el libro.

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Graba el libro.


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Para grabar el libro de trabajo basta con seleccionar el botón correspondiente o seleccionar la opción de menú apropiada dentro de las opciones de [Menú principal > Archivo > Guardar como…]. Se visualiza entonces la caja de diálogo para indicar la carpeta y el nombre que se le asignará al nuevo archivo. Observe que por defecto, el libro se grabará en formato de Ms-Excel y se grabarán los formatos de celdas (estilos, formatos, bordes, etc.), datos y fórmulas.

Observe que se grabará en formato de Excel por defecto.

G r ra a b a b ac c i i ó ón n a “ M Mi is s i n nf f o r rm e m e s s C o on t n t a a E E x c ce el l ” ” . Esta es una característica especial de ContaExcel por medio de la cual el usuario puede diseñar un informe en ContaExcel y grabarlo a un directorio especial de cada área de trabajo denominado “Mis informes ContaExcel”. Este informe allí grabado quedará en lo sucesivo disponible desde el menú de informes de ContaPyme. Para incorporar un nuevo informe a ContaPyme, desarrolle los siguientes pasos:

Paso 1: Crear el informe desde ContaExcel. Se recomienda que se diseñe basado en la fecha de trabajo y en la empresa de trabajo. Paso 2: En ContaExcel seleccionar la opción [Menú principal > Archivo > Guardar en “Mis informes ContaExcel”]. Colóquele un nombre apropiado al informe. Paso 3: Salir de ContaExcel. Paso 4: Cargar ContaPyme o si ya está activo oprimir el botón “Refrescar” + R. Paso 5: Activar la misma área de trabajo que tenía activa en ContaExcel. Paso 6: Poner la fecha de trabajo a la cual se desea ver el informe. Paso 7: Seleccionar el informe desde [Menú principal > Informes > Mis informes de ContaExcel > …]. E l i l i n nf f o r rm e v m e v i is su a u a l l i iz z a a d do d o d e es s d e ‘ d e ‘ M Mi i s i s i n nf f o r rm m e e s C s C o on t n t a a E x E c ce e l l ’ ’ . El informe visualizado no presentará las líneas naturales de las celdas y será de solo lectura. Cualquier modificación será únicamente a través de ContaExcel. Sin embargo se puede activar la opción de formato , con el fin de que se puedan hacer variaciones, por ejemplo de parámetros y/o visualizar También se puede la hoja defórmulas. resultados obtenida, perograbar con otro nombre o formato.

G r ra a b a b ac c i i ó ón n d e e f ó r rm u m u l l a a s s c o om o m o v a al l o r o re e s s. También es posible grabar únicamente los datos del libro de trabajo, sin las fórmulas. Es decir, las



Seleccione el tipo de archivo apropiado.

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fórmulas serán reemplazadas por sus valores antes de grabar. Esta opción es muy importante cuando se han calculado hojas electrónicas con base en funciones exclusivas de ContaExcel y se desea hacer algún tratamiento especial con los datos desde otra hoja de cálculo (Ms-Excel, StarOffice, Lotus, etc.). En casoa se selecciona [Archivos como...] la caja diálogo aparece(Guardar para escribir el nombre del este archivo crear, se selecciona en >laGuardar casilla de tipo dey en archivo a: de “Excel 97 oque posterior fórmulas como valores)”.

A s si i s st t e en n t t e e d e e f u n nc c i i o o n e n e s s . ContaExcel además cuenta con un botón especial para editar las funciones y consultar la descripción y parámetros de todas las funciones. Para llamar la ayuda de edición de funciones, presione el botón ‘Fx’, como se presenta en la siguiente imagen: Clic para llamar el asistente de funciones.

El ayudante de edición de funciones permite seleccionar entre todos los grupos de funciones incorporadas a ContaExcel y en el pánel derecho observar la descripción de cada función, el formato y la descripción de los parámetros.

M a a y o or r i n nf f o r rm ma ac c i i ó n ó . n Para obtener mayor información sobre ContaExcel, puede consultar los tópicos abajo relacionados, en: la ayuda en línea de ContaPyme, los documentos electrónicos que acompañan el sistema, o bien, en los documentos electrónicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). ·

ContaExcel.

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Funciones de ContaExcel.

·

Asistente de funciones: El asistente de funciones se puede llamar desde ContaExcel y explicar cada una de las funciones disponibles en ContaExcel.


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Capítulo

12 CRE ACIÓ N DE IN DICA DO RES Y GRÁFICOS. I n nt t r r o od d u u c c c c i i ó n ó n . G r rá á f f i c co s e o s e n o n o t tr r a a s a s a p l li i c ca a c c i io n o e n e s s . Una falencia de muchos programas de contabilidad y gestión es que presentan muchos informes financieros y tributarios, pero en muchos casos, no incluyen informes gerenciales o los pocos que pueden presentar son limitados y no se adaptan a las verdaderas necesidades o requerimientos de la gerencia para visualizar la empresa a través de un informe completo de todos los aspectos específicamente de interés. ¿Pero qué pasa si el usuario necesita un gráfico o un indicador diferente? Debe exportar la información a una hoja electrónica y allí hacer el gráfico. Cada vez que lo necesite, debe volver a exportar y volver a hacer el gráfico.

G r rá á f f i c co s o s e i n nd i i c d ca a d do r o r e e s s d e e l i ib r b r e e d e ef f i n ni i c c i i ó n ó e n n n C o on t t a n a P y P m me e . En ContaPyme es diferente. Se parte de la base de que cada gerente o usuario del sistema puede necesitar muy diversos tipos de información y por tanto de gráficos, dependiendo del negocio, de los criterios, de las expectativas de un momento o de las variables a las que se les esté haciendo seguimiento, entre otras. Por esto se ha dotado al sistema de la facilidad de poder definir gráficos e indicadores libremente.

Capítulo 12: Creación de indicadores y gráficos.


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E l l i n nf f o r rm e m e g r rá á f fi c co o d e e i n nd i i c d ca a d o d r o r e e s s . Una vez definidos los gráficos e indicadores para una empresa, el usuario puede imprimirlos en forma resumida a través de el un informe especial denominado informe de indicadores, que en muy pocas páginas puede presentar el estado total de la empresa y sus partes a través de gráficos sencillos e indicadores, cada uno definido de acuerdo a las necesidades específicas de cada empresa. En este capítulo se enseñará a crear gráficos e indicadores de gestión.

Lo s s g r rá á f f i c co o s s . Los gráficos son representaciones sencillas de información almacenada en ContaPyme. La definición de un gráfico es sencilla y se explicará en detalle en este capítulo. Pueden hacerse gráficos de las cuentas de contabilidad, de producción, de ventas, etc. Hay infinitas formas de presentar la información de un sistema de información como el que mantiene ContaPyme y se ha dotado al sistema de un mecanismo demasiado simple para crear gráficos vivos, basados en la información actualizada del sistema.

Lo s i s i n nd di i c ca a d o d r o r e e s d s d e g e g e es st t i i ó n ó . n

Los indicadores tienen por objeto relacionar la información de la empresa en sus diferentes niveles de información para producir índices, ratios o razones numéricas. Los indicadores permiten hacer un análisis comparativo del desarrollo de la empresa y evalúan la situación actual. Así mismo facultan al administrador para captar ciertas deficiencias o eficiencias financieras o de productividad y tomar las acciones correctivas necesarias. Tal vez el uso principal de los indicadores es para efectos de comparación y de establecer la tendencia, ya que ellos no son saldos en cifras absolutas, sino en cifras abstractas (como un índice o una razón) y por tanto, bien aplicados permiten comparar indicadores entre empresas o entre periodos, independientemente del monto de sus cuentas.

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Es importante aclarar que aunque un indicador se ha definido como una razón numérica, no necesariamente tiene que serlo, puede ser un valor de producción o un nivel de efectivo, por ejemplo. El gráfico de un indicador consiste en su evaluación con cierta periodicidad en la empresa (hay indicadores anuales, semestrales o mensuales). Los indicadores de gestión normalmente se califican con colores que tienen algún significado para quien los diseña.

S e e r e eq q u i i e u er r e e C o on t n t a a E x E c ce e l l . Para poder entender el diseño y definición de gráficos e indicadores, es necesario saber manejar ContaExcel y conocer las funciones que se pretenden utilizar para establecer las fórmulas y las expresiones matemáticas en que se basará el cálculo del gráfico o el indicador. Se recomienda en consecuencia haber estudiado y practicado muy bien el ContaExcel.

A c ce e r r c c a a d e e e s st t e e c a a p í ít u ul l o . o ContaPyme cuenta con un avanzado sistema de definición de indicadores y gráficos que pueden ser impresos en un mismo reporte, denominado el reporte de “Indicadores empresariales”, el cual puede incluir indicadores, gráficos de comportamiento histórico del indicador, semáforos, micro informes y datos varios que representan en pocas hojas toda la información de la empresa o por lo menos la que es de interés para la gerencia o un área en particular. En este capítulo se tratarán los siguientes temas: ·

Maestro de indicadores y gráficos.

·

Creación de gráficos.

·

Definición de indicadores de gestión.

·

Creación de indicadores de gestión.

·

Generación del informe de indicadores empresariales.

M a ae e s s t t r ro d e o e i n nd d i i c ca a d o d r o r e es s y y g r rá áf f i c co o s s . El maestro de indicadores y gráficos de gestión permite almacenar todos los indicadores y gráficos de gestión que sean definidos en el sistema. El usuario puede diseñar sus propios indicadores y gráficos y adicionarlos a la lista de los ya existentes. Además puede modificar o adecuar a sus necesidades los indicadores y gráficos ya existentes. En el maestro cada registro es un indicador o gráfico de gestión. El maestro presenta varios páneles que se describen a continuación: · ·

Pánel de registros. Pánel de información.



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Pánel de registros.

Pánel de Información.

P á án e n e l d l d e r e r e eg i i s g s t tr r o o s s . El pánel de registros se comporta como un maestro cualquiera, donde se pueden crear nuevos registros (indicadores o gráficos), eliminar o modificar los ya existentes, etc.

P á án e n e l l d e e i n nf f o r rm a m a c ci i ó n ó . n El pánel de información se encarga de alojar dos pestañas: la pestaña de hoja de cálculo y la pestaña de gráfico y medidor.

P e es s t t a a ñ ñ a d a d e h e h o o j a d a d e c e c á ál l c c u l l o u . o Activando esta pestaña se visualiza la hoja de cálculo de ContaExcel que se encarga de hacer los cálculos correspondientes al indicador o gráfico del registro seleccionado en el pánel de registros. Cada que se cambia de registro, aparece la hoja de cálculo correspondiente al indicador. Mas adelante en este capítulo se explicará en detalle el uso de la hoja de cálculo.

P e es s t t a a ñ ñ a d a d e g e g r rá á f f i c co y o y m m e ed di i d o d r o r . Esta pestaña presenta el gráfico correspondiente al indicador del registro seleccionado en el pánel de registros y el medidor correspondiente (si se trata de un indicador).

El gráfico. El gráfico es la representación gráfica del indicador o de un conjunto de variables o series. Si se trata de un indicador de gestión el gráfico será la representación del valor del indicador, evaluado en diferentes momentos en el tiempo, según la periodicidad y número de periodos establecidos desde su definición. Si se trata de un gráfico de gestión, representará los valores que se hayan definido en la hoja de ContaExcel evaluada en la fecha de trabajo.

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El medidor. El medidor presenta el valor del indicador evaluado en la fecha de trabajo. Los rangos del indicador son definidos en la hoja de rangos de la hoja de ContaExcel de cada indicador.

Gráfico de comportamiento histórico indicador.del

Medidor gráfico que indica el estado del medidor dentro de las calificaciones de la empresa.

C r re e a a c c i i ó n ó n d e e g r rá áf f i c co s o s . Crear un gráfico es mas fácil que crear un indicador y por tal motivo se presentará de primero. La creación de un gráfico consiste básicamente en definir en una hoja de ContaExcel la serie de datos (una o varias series) que se desean visualizar. Como ejemplo en esta sección se creará un gráfico con la información de las cuentas principales del balance: Activo, pasivo y patrimonio. El gráfico se creará en dos fases. 1.

Creación del registro para el gráfico en el maestro. Mediante un asistente sencillo se define el gráfico y se

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establece su forma de visualización y de impresión. Definir los valores de las series a graficar. Creado el registro del gráfico, se crea una micro hoja de ContaExcel asociada al gráfico, donde se deben definir las fórmulas necesarias para formar la serie de valores a graficar.

F a as s e e 1 : : C r re e a a c c i ió n ó d e n el l r e eg gi i s s t t r r o o p p a ar r a a e l l g r rá á f f i c co e n o n e l l m a ae e s s t tr r o o . Para la creación del registro para el gráfico, se debe localizar en el área de registros del maestro, presionar botón derecho y seleccionar la opción de ‘Crear gráfico’. Este entonces presentará una caja de diálogo solicitando el código a asignarle al gráfico. Los códigos son alfanuméricos de libre definición por el usuario. No se pueden crear códigos que empiecen por la letra ‘X’, ya que estos están reservados para las librerías de gráficos definidas por ContaPyme. Se puede establecer una codificación recomendada de números de 10 en 10: 00010, 00020, etc. Una vez aceptado el código, se entra al asistente para la creación del gráfico. Este preguntará por todos los datos necesarios para definir el tipo de gráfico, el número de series a graficar, el tipo de gráfico para representar cada serie (línea, barras, etc.) y la forma en que se debe imprimir en el reporte de indicadores de gestión.

Paso 1: Información del gráfico. Se define el nombre, descripción y clasificación del gráfico. Paso 2:

Parámetros. Se establecen los parámetros que se necesitarán. Normalmente no se requieren parámetros.

Paso 3:

Configuración general del gráfico. Se establece la presentación del gráfico en general, no de sus series.



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Paso 4:

Configuración de las series. Se establece el número de series que va a tener el gráfico y por cada serie se indica el tipo de gráfico con el que se va a representar y el eje (izquierdo o derecho) con el que se debe relacionar.

Paso 5:

Configuración para el informe. Se establecen las partes del gráfico que se visualizarán en el informe de indicadores empresariales.

F a as s e e 2 : : D e ef f i n ni i r r l o os s v a al l o or r e e s s d e e l a as s s e er r i i e es s a g r ra a f f i c ca a r r. Una vez definido el gráfico y creado el registro, falta por indicarle los datos a graficar. Esto se hace en la hoja de cálculo de ContaExcel asociada con el gráfico:

Defina en estas columnas las etiquetas y los valores de la serie a graficar.

Los valores de cada serie deberán colocarse bajo un formato preestablecido por el sistema, similar al que se presenta a continuación. Este formato depende del número de series que se hayan definido durante la creación del gráfico en la fase 1. El siguiente cuadro representa el formato para un gráfico de dos series (Valores 1 y valores 2): Etiquetas

Valores 1

Valores 2

En la columna de ‘Etiquetas’ se deben colocar los nombres o etiquetas de cada valor y en la columna de ‘Valores 1’ se deben colocar los valores que corresponde a cada etiqueta de la serie 1. Para el ejemplo, que es de una sola serie, el cuadro luciría como sigue: Etiquetas

Valores 1

Activo

150,000

Pasivo

60,000

Patrimonio

90,000

Note que solo se han definido tres etiquetas. El sistema sabrá que la serie solo tiene tres datos, ya que solo encontró tres etiquetas debajo del título ‘Etiquetas’. Los nombres de las etiquetas al igual que los valores de la serie pueden ser digitados o bien calculados a través de fórmulas de ContaExcel. Normalmente las fórmulas de ContaExcel serán basadas en la fecha de trabajo, en la empresa y en los parámetros que se definan.

2

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Para ello, la hoja de cálculo presenta en la parte superior unas celdas a las que se puede hacer referencia por nombre, donde se colocarán las variables de las que dependerá el gráfico.

A

B

1

IEmp

FTrabajo

2

1

10/10/2004

C

D

Param1

Param2

La celda A2 se ha nombrado como ‘IEmp’, la celda B2 se ha nombrado como ‘FTrabajo’ y así con las celdas de parámetros. Note que estas celdas están en color gris, para indicar que no se deben escribir. Así, al definir las celdas para calcular los datos de la serie, lo correcto será definirlos de acuerdo a los valores de esas celdas. De esta forma se definirán las fórmulas para obtener la serie del ejemplo como sigue: A

B

1

IEmp

FTrabajo

2

1

10/10/2004

3

Etiquetas

Valores 1

4

Activo

= SaldoCuenta(“1” , FTrabajo , IEmp)

5

Pasivo

= - SaldoCuenta(“2” , FTrabajo , IEmp)

6

Patrimonio

= - SaldoCuenta(“3” , FTrabajo , IEmp)

C Param1

7

Nótese que De se ha definido gráfico basado en fórmulas queoselabasan empresa enreevaluará la fecha deytrabajo (FTrabajo). esta forma,elcuando se cambie la empresa fechaen delatrabajo, el (IEmp) gráficoyse se redibujará de acuerdo a su nuevo entorno. La hoja lucirá como sigue:



2

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Para observar el gráfico simplemente se selecciona la pestaña de gráfico. Observe que el gráfico se visualiza de acuerdo a los datos actuales de la empresa.

C i ie e n t n t o s d o s d e p e p o os s i i b i il l i id b a d a d d e e s s. La creación de gráficos mediante este esquema de facilidad permite crear o definir cientos de gráficos acerca de la empresa y de su comparación con el pasado.

I n nd d i i c c a a d d o r o r e es s d e e g e es s t t i i ó n ó . n I n nt t r r o d o u d c u c c c i i ó ón t e n eó r ó r i i c c a a . Para definir un indicador es necesario conocer con claridad el indicador que se desea crear, su significado o interpretación y su forma de cálculo, la cual normalmente se traduce en una expresión matemática simple. Es necesario también tener claridad de las funciones que se pueden usar desde ContaExcel, ya que un indicador se tendrá que calcular limitándose a ContaExcel las funcionesesdisponibles o bien ea InSoft las expresiones que se construyan basadas en esas funciones. Afortunadamente rico en funciones Ltda. permanentemente está adicionando y actualizando las ya existentes.

V a r ri i a a b l l e b e s n s n e ec c e e s s a ar r i i a a s p s p a ar ra e a e l d l d i is s e e ñ o d ñ d e o el i l i n nd i i c d c a ad o d r o r .

2

Nombre indicador

Indique el nombre apropiado para el indicador.

Descripción

Se debe definir claramente el indicador de tal forma que el usuario que lea el informe o reporte lo entienda con claridad y lo sepa interpretar.

Fórmula

Se debe hallar la expresión matemática para calcular el indicador. Un indicador puede ser una expresión o una secuencia de expresiones hasta llegar al valor del indicador.

Unidad de medida

La mayoría de las veces los indicadores son razones, índices o porcentajes donde no hay una unidad de medida. Muchos otros indicadores son valores que deben llevar una unidad claramente definida para su completo entendimiento.

Frecuencia

Debe aclararse cada cuánto tiempo se debe evaluar el indicador. Hay indicadores diarios, semanales, quincenales, mensuales, trimestrales, semestrales y anuales.

Número de periodos a evaluar

Para la representación gráfica se evaluará el indicador en un determinado número de periodos. Los periodos se contarán a partir de la fecha de trabajo hacia atrás.

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Los indicadores siempre se evalúan al final de cada periodo. Tipo de gráfico a representar

Cada indicador tiene un tipo de gráfico apropiado para su representación. Se pueden establecer gráficos por ejemplo de: líneas, puntos, barras y área.

E j e em p m l lo d d e d o e d i is se e ñ o d ñ o d e u e u n i n i n nd i i c d c a ad o d r o r : : Desarrollar la hoja de diseño de indicador del índice de utilidad o margen neto. Definición del indicador. Nombre indicador

Margen operacional de utilidad o rentabilidad operacional.

Descripción

Rentabilidad de la empresa en desarrollo de su objeto social. Representa cuánto reporta cada $ de ventas en la generación de la utilidad operacional. Es decir que si el indicador es 20%, significa que en promedio por cada $100 que se vendan, $20 serán de utilidad operacional.

Tipo de indicador

Financiero.

Grupo del indicador

Indicador de rendimiento o rentabilidad.

Fórmula

Margen operacional = Utilidad operacional * 100 / Ventas netas.

Unidad de medida

Porcentaje (%).

Comportamiento histórico Tipo de gráfico a representar

Líneas.

Frecuencia

Semestral.

Número de periodos a evaluar

6

En ContaPyme se pueden diseñar todos los indicadores que se necesiten siempre que se disponga de la información para su cálculo.

C a al l i if f i c ca a c ci i ó n d ó n d e l e l o os i s i n nd d i i c c a a d o d r o r e es s . La representación del indicador amerita en muchos casos que se califique el indicador de acuerdo con su valor. Para esto se pueden utilizar calificadores escritos como: bueno, regular, malo, etc. y/o calificadores de colores al estilo semáforo, como: verde, amarillo o rojo. Estas calificaciones ayudarán mucho a la interpretación de la información para los usuarios de los informes de indicadores. Las calificaciones serán dadas por rangos, de tal manera que si el indicador está en un determinado rango tendrá una calificación y un color preestablecidos. Las calificaciones estarán dadas por muchos factores: · ·

Factores propios del indicador: por ejemplo, la relación beneficio/costo menor a cero es mala, por tanto será rojo. Factores propios de las metas de la empresa: por ejemplo, el índice de “Rentabilidad operacional” puede calificarse basado en las metas de la empresa. Para el año anterior fue de 10% y se espera que para este año sea de 12%.

·

Factores del medio, donde el índice de “Rentabilidad operacional” para las empresas del sector es del 8% y ese es el parámetro de referencia para la calificación.

·

Etc.



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T a ab l l a d b a d e r e r a an g n o g s d o s d e c e c a al li i f fi c ca a c c i ió ó n . n Esta tabla es necesaria para establecer el rango de valores que puede llegar a dar como resultado un determinado indicador y establecer cuáles rangos serán apropiados para el indicador en la empresa, cuáles rangos serán aceptables y cuáles rangos serán inapropiados. Para esto, tipo además del rango se establecen colores que representan la calificación y para ello se recomienda la simbología semáforo: Verde

Calificación aceptable

Amarillo

Calificación regular, alarma.

Rojo

Calificación mala

De esta forma se establece la tabla de calificaciones para el indicador. Téngase, en cuenta que los rangos de calificaciones pueden ser 2 o más, incluso pueden llegar a ser mas de 10. Por ejemplo, para el caso del indicador ejemplo “Rentabilidad operacional”, supóngase que el año inmediatamente anterior fue del 10% y la gerencia se ha puesto la meta de que para el año actual sea del 14%, bajo una fuerte estrategia de reducción de costos. Para ello la gerencia, con sus asesores, han establecido la siguiente tabla de calificaciones para el indicador:

Tabla de rangos de calificación para “Rentabilidad operacional” Rango

Color

Descripción

0%

Rojo

Margen pésimo.

8%

Amarillo

Margen regular.

10%

Verde claro

Margen bueno.

14%

Verde oscuro

Margen excelente.

Importante: La tabla de rangos tiene que estar ordenada en forma ascendente por la columna ‘rango’.

C r re e a ac c i i ó n d ó d e u n e u n i n i n nd di i c ca a d o d r o r . Crear un indicador es fácil si se conoce lo básico de ContaExcel y se tiene claro la forma de cálculo del indicador. Antes de crear un indicador se debe haber diligenciado una hoja de definición de indicador, como la que se explicó en la parte introductoria de este capítulo. Esto ayudará a tener clara la información antes de su definición en el sistema. La creación del nuevo indicador se hace en dos fases: 1.

Se define el indicador y la forma en que éste se representará gráficamente.

2.

Se crea la hoja electrónica de ContaExcel con las fórmulas necesarias para calcular el indicador, basado en la información del sistema o de fuentes externas y además se determinan los rangos de calificación para el indicador.

F a as s e 1 e 1 : D : D e ef f i n ni i c ci i ó n d ó n d e el i l i n nd i i c d c a a d do o r y r y s s u r u r e e p r re es s e e n nt t a a c c i i ó n g ó g r n rá á f f i c ca a . Para crear el indicador debe empezar por crear el registro en el pánel de registros: Botón derecho del mouse; seleccione ‘Crear indicador’. El sistema solicitará la identificación del nuevo indicador. La identificación puede ser alfanumérica y se debe tener una numeración recomendada de 10 en 10. Ejemplo: 00010, 00020, 00030, etc.

2

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Una vez suministrado el código que identificará el indicador, se visualiza un asistente que lo guiará en la definición del mismo. Mas adelante, en el ejemplo de creación del indicador se explicará cada paso. El asistente para la creación del indicador preguntará paso a paso por todos los datos necesarios para su representación.

F a o r as s e 2 e 2 : D : D e et t e e r r m i i n m na a c ci i ó ón d n d e l e l a f a f rm a d m a d e c e c á ál l c c u l l o m u m e o ed i i a d a n t n t e l e l a h a h o o j a d a d e C e C o on n t t a a E x E c ce e l l . Una vez creado el indicador, en el pánel de información (el pánel derecho) aparece la pestaña de “Hoja de cálculo”. En esta hoja de deben definir las fórmulas necesarias para el cálculo del indicador. La hoja de cálculo acepta todas las funciones de ContaExcel, y por tanto se tiene acceso a decenas de funciones que permiten recuperar información actualizada de ContaPyme. Todos los cálculos que se hagan deben estar basados en: La empresa (IEmp) y la fecha de trabajo (FTrabajo). Es decir, el indicador va a ser una función de F(Empresa, FechaTrabajo, OtrosParametros). Para ello, el sistema creará una hoja de cálculo especial con algunas guías para el usuario y pondrá automáticamente la identificación de la empresa y la fecha de trabajo en dos celdas predeterminadas de la hoja de cálculo: A

B

C

D

E

Param1

Param2

Param3

1

IEmp

FTrabajo

2

1

31/12/2004

3 4

Cálculos. Los cálculos de la hoja se basarán en la información de las celdas de parámetros (celdas en color gris) y el resultado del cálculo del indicador deberá quedar en la celda azul B3. Es decir, el sistema pondrá los datos adecuados en las celdas A2 hasta E2 y el usuario deberá hacer que el resultado (o sea el valor del indicador) quede en la celda B3. La celda A3, también azul, se utiliza para colocar el nombre o unidades del indicador.

Las celdas de parámetros. La identificación de la empresa es colocada en la celda A2. La fecha de trabajo es colocada en la celda B2. Si se han definido otros parámetros, estos serán colocados en las celdas subsiguientes (C2,D2 y E2).



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Note que todas estas celdas se encuentran en color gris, lo cual se debe interpretar que son de solo lectura. Es decir, que el usuario no las debe modificar. La realidad es que cada que el sistema vaya a calcular la hoja de cálculo, lo primero que hace es colocar en esas celdas (A2..E2) los valores apropiados y por tanto se perderían datos que el usuario hubiese colocado en ellas. Cada una de las celdas de parámetros tiene un nombre. Celda Nombre celda Descripción A2

IEMP

Identificación de la empresa.

B2

FTrabajo

Fecha de trabajo. Es la fecha en la que se evaluarán las fórmulas de la hoja de cálculo. Cuando se calcula el indicador en diferentes momentos en el tiempo para graficar el comportamiento histórico del indicador, la fecha de trabajo irá variando.

C2

Param1

Parámetro 1. Este puede ser definido desde la creación del indicador. En la mayoría de los casos estará en blanco.

D2

Param2

Parámetro 2.

E2

Param3

Parámetro 3.

Las fórmulas que se escriban en la hoja de cálculo podrán hacer referencia a las celdas de los parámetros o bien a sus nombres. Por ejemplo, para determinar el año de la fecha de trabajo, se puede colocar una fórmula como la que sigue: =Año(B2), o lo que es lo mismo, =Año(FTrabajo). Así, por ejemplo para calcular el saldo de la cuenta “1105” en la fecha de trabajo, se deberá colocar: =SaldoCuenta(“1105”, FTrabajo, IEmp)

Importante: La hoja debe quedar dependiente de la celda IEmp y de la celda FTrabajo, de tal forma que cuando el sistema cambie los valores de estas celdas, la hoja reaccione y calcule el valor del indicador apropiado para los nuevos datos.

Las celdas de resultado. Son las celdas A3 y B3. Celda

Descripción

A3

Debe contener el nombre corto o unidades del indicador. Este será utilizado para la leyenda de los gráficos, la leyenda del medidor, etc.

B3

Debe contener el resultado del cálculo del indicador. El usuario debe hacer todos los cálculos necesarios en las otras celdas de la hoja de cálculo y el resultado del indicador debe quedar en la celda B3. Si el resultado es “NA”, indica que no hay dato a graficar.

La determinación de los rangos de calificación. En la misma hoja de cálculo hay una segunda página cuyo nombre es ‘Rangos’. Actívela y se podrán definir los rangos de calificación. Recuerde que los rangos se deben establecer en orden ascendente. Inicialmente presenta unos rangos de ejemplo, pero el usuario puede definir los que desee: A

2

12 - 12

B

C

1

-1

Malo

2

0

Regular

3

1

Aceptable


D

E


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4

2

Bueno

5

3

Excelente

Estas calificaciones se deben adecuar a cada semáforo. Para establecer los colores de las celdas se debe hacer clic derecho del mouse y seleccionar el pánel de ‘Tramas’. La interpretación de la tabla de rangos es como sigue: El valor calculado del indicador será evaluado entre los rangos de la columna A. El sistema seleccionará como renglón de calificación de un indicador, cuando se cumpla que el valor del indicador es mayor o igual al dato en un renglón de calificación (Columna A) y a su vez es menor que el dato del renglón siguiente. Si el valor del indicador es inferior al primer rango, el renglón resultante será el primero y si es mayor que el último rango, el renglón resultante será el último. Determinado el renglón de calificación, se retorna el color de la columna B y el comentario de la columna C.

Ejemplo: Se desea crear un indicador de la relación entre la cuenta de ingresos y la cuenta de costos de producción. Relación = Ingresos/Costos de producción. Los ingresos se pueden calcular como: = - SaldoCuenta(“4”, FTrabajo, IEmp) Los costos de producción se pueden calcular como: =SaldoCuenta(“7”, FTrabajo, IEmp) El resultado será la división. Entonces la hoja quedaría como sigue:

A

B

1

IEmp

FTrabajo

2

1

31/12/2004

3 4

Relación Ingresos

= B6 = - SaldoCuenta(“4”, FTrabajo, IEmp)

5

Costos proa.

= SaldoCuenta(“7”, FTrabajo, IEmp)

6

Relación

= SI (B5>0, B4/B5 , “NA”)

C Param1

D Param2

E Param3

E j e em p m l lo o d e e c r re e a ac c i i ó n ó d e n el l i n nd i i c d c a a d o d r o r d e e “ R Re e n t t a n a b i i l l i id b da a d o p e d er ra a c c i i o n o a n a l l” ” . En el inicio de este capítulo se dedicaron unas líneas a la definición del indicador de rentabilidad operacional. Una vez definido y claro conceptualmente el indicador y su método matemático de cálculo, la introducción al sistema es muy sencilla y para ello se deben seguir los pasos que se describen a continuación:

F a as s e 1 e 1 : D : D e ef f i n ni i c ci i ó n d ó n d e el i l i n nd i i c d c a a d do o r y r y s s u r u r e e p r re es s e e n nt t a a c c i i ó n ó n g r rá á f fi c ca a . Desde el maestro de indicadores ejecute la acción de crear indicador. Se visualizará el asistente especial para la creación del indicador:

Paso 1: Información del indicador. Indique la información descriptiva del indicador. Clasifíquelo por tipo y grupo y defina si estará activo o si será blindado.



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Cuando el indicador está blindado, el sistema no lo reemplazará en futuras actualizaciones y respetará todos los cambio que se le hayan hecho.

Paso 2: Tipo de medidor. El medidor del indicador se puede visualizar de diferentes formas:

Medio círculo. El medidor semicircular representa el valor del indicador mediante una aguja en la escala de rangos y colores definidos para el indicador.

Barra horizontal. Es el mismo indicador semicircular, pero representado en forma horizontal, donde la aguja presenta valor del indicador en la tabla de rangos deelcalificaciones.

Color del estado. Esta es la forma mas sencilla de representar el indicador y se basa simplemente en un rectángulo del color de la evaluación del indicador.

Paso 3: Información para la representación histórica del indicador. Una característica fundamental de los indicadores es que se deben graficar en el tiempo. Para esto, se debe establecer la periodicidad en que se debe evaluar y el número de periodos a graficar. Por ejemplo, el indicador del ejemplo se debe graficar mensualmente y el gráfico incluirá los últimos 6 meses.

2

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Paso 4: Parámetros. Los indicadores se pueden basar en parámetros que se definan en esta ventana. Por ejemplo, puede basarse en una actividad o en un centro de costos. El podrá serelcambiado el usuario para que se parámetro visualice de nuevo indicador,por basado en ese nuevo dato. Al parámetro se le define: La etiqueta, el botón de referencia y el valor por defecto. Por ejemplo, si el parámetro es el identificador de un proveedor, la definición del parámetro sería: Etiqueta = ’Proveedor:’; el botón sería el de ‘Terceros’ y el valor por defecto se dejaría en blanco. Para el ejemplo en cuestión, no hay parámetros adicionales a la fecha de trabajo y a la empresa de trabajo y por tanto esta ventana se deja en blanco.

Paso 5: Configuración general del gráfico. En este paso se debe especificar las características generales del gráfico que representará el semáforo. Note que el gráfico de la derecha va visualizando las características que se vayan activando.

Paso 6: Configuración de las series. En este paso se debe definir el número de series que comprenderá el gráfico del indicador. Un gráfico puede llegar a tener hasta 5 series. Originalmente se define una, que es la del propio indicador. Las otras se pueden definir como referentes para el indicador. En la tabla de la parte inferior aparecen las series, en donde se deben definir atributos de graficación como: Tipo de gráfico: Líneas, barras, puntos, área. Mostrar marcas: Visualiza encima de cada punto de la serie su valor.



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Color: Representa el color con el que se debe graficar cada serie. Si se trata de una sola serie, el color será el color del estado del indicador.

Paso 7: Configuración para el informe. En este paso se debe especificar cuáles componentes de representación se visualizarán en el informe de indicadores. El informe de indicadores será el conjunto de todos los indicadores que el usuario seleccione y cada uno se imprimirá con su propia forma de visualización y componentes definidos por el usuario.

F a o r as s e 2 e 2 : D : D e et t e e r r m i i n m na a c ci i ó ón d n d e l e l a f a f rm a d m a d e c e c á ál l c c u l l o d u d e o el l i n nd d i i c c a a d o d r o r . Para esto se usa la hoja de cálculo de ContaExcel del nuevo registro creado, que aparece en el pánel de información, pestaña de “Hoja de cálculo”.

Cálculo del indicador. En ella se debe definir el valor del indicador, basado en las celdas de parámetro y mediante las funciones de ContaExcel que recuperan información de los módulos de ContaPyme.

Observe que la hoja de cálculo se ha hecho única y exclusivamente para el cálculo del indicador. Las fórmulas suministradas son las siguientes: A

2

B

1

IEmp

FTrabajo

2

1

31/12/2004

3

Rent.Oper (%)

= B9

5

Ingresos operacionales

= - SaldoCuenta(“41”, FTrabajo, IEmp)

6

Costos operacionales.

= SaldoCuenta(“72”, FTrabajo, IEmp)

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C

D

E


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7

Utilidad operacional

= B5 - B6

8

Ventas netas

= - SaldoCuenta(“41”, FTrabajo, IEmp)

9

Rentabilidad

= SI (B8>0, B7/B8 , “NA”)

operacional

Rangos de calificación del indicador. Una vez establecida la forma de cálculo del indicador, se deben establecer los rangos de calificación. Para esto, se debe activar la hoja de “Rangos” de la hoja de cálculo de ContaExcel (Pestañas inferiores de la hoja de cálculo).

Tabla de rangos de calificación para el indicador según metas de la empresa. Pestaña de rangos.

De esta manera el indicador se visualizará como sigue: Comportamiento histórico del indicador.

Línea de tendencia del indicador. El medidor representa las calificaciones para el indicador.

La aguja representa el valor del indicador en toda su escala de calificaciones. Capítulo 12: Creación de indicadores y gráficos.


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E l l r e e p o or r t te e d e e i n nd i i c d c a a d d o o r r e e s s d e e g e es s t t i i ó n ó n e m m p r re es s a a r r i ia a l l . Una vez definidos todos los gráficos e indicadores, el usuario puede imprimir algunos de ellos o la totalidad de los indicadores marcados como activos. Para ello se debe seleccionar la opción [Impresora de la barra de botones > Informes > Informe de indicadores]. El sistema entonces solicita la fecha en que se deberán calcular los indicadores y se producirá el informe de gestión de mayor utilidad para cualquier gerente de una pequeña o mediana empresa. Si se desea imprimir indicadores y gráficos, se deben seleccionar y luego imprimir.

1

2 3

2

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M a a y o or r i n nf f o r rm a m ac c i i ó n ó . n Para obtener mayor información sobre creación de indicadores y gráficos, puede consultar los tópicos abajo relacionados, en: la ayuda en línea de ContaPyme, los documentos electrónicos que acompañan el sistema, o bien, en los documentos electrónicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). Sistema de gráficos e indicadores empresariales. · ·

Sistema de gráficos e indicadores por centros de costos.

·

Balanced Scorecard.




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Capítulo

13 EL CARGUE INICIAL DEL SISTEM A. I n nt t r r o od d u u c c c c i i ó n ó n . El montaje inicial de cualquier sistema de información es una tarea que se debe asumir con mucha disciplina y buen criterio para lograr iniciar con una estructura de información muy bien concebida y con una información clara y veraz. Este trabajo que solo se hacey una a menudo hecho por de personas conocimientos claros de la acerca empresa, con conocimientos contables si sevez, va aesllevar una contabilidad costos,con se debe tener mucha claridad de la metodología de costeo. En empresas pequeñas, muy posiblemente todo el montaje pueda ser hecho por el mismo gerente o propietario. Para lograr un buen cargue del sistema, se debe seguir un conjunto de etapas fundamentales: ·

Crear un área de trabajo y revisar las configuraciones que se entregan preestablecidas en el sistema y que pueden requerir de algunas modificaciones o adaptaciones a las necesidades particulares de cada empresa.

·

Creación de la empresa y toda su estructura de centros de costos y manejo de recursos.

·

Hacer el cargue inicial de saldos.

La mayoría de esas configuraciones preestablecidas por el sistema podrán dejarse tal como están, puesto que son generales a la mayoría de empresas; Sin embargo hay ciertos maestros como el ‘Maestro de plan de cuentas’ que debe ser revisado y adecuado en ciertas cuentas para adecuar el plan de cuentas a las necesidades y expectativas reales de cada empresa particular. Una vez se ha hecho la revisión preliminar, se debe entonces crear la estructura de la empresa, con todos los centros de costos, nodos distribuidores, inventarios a manejar, empleados de nómina, etc. Una vez creada la estructura, se debe proseguir con el paso final que es el de hacer el cargue inicial de saldos. El cargue inicial de saldos es la tarea de informarle al sistema sobre todo el inventario de recursos de que dispone la empresa a una fecha determinada, traducido todo a valores monetarios y cantidades, donde aplique. Una vez suministrada la información de saldos iniciales (tarea que solo se realiza una vez), el sistema quedará listo (a punto) para el registro cotidiano de la información.

Capítulo 13: El cargue inicial del sistema.


2

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R e ev v i i s s i i o n o e n e s s y y a d de e c c u a u a c c i i o n o e n e s s p p r re el l i i m i in m a n a r r e es s . En todos los casos el usuario debe entrar a revisar los maestros y su información para verificar que en realidad los datos allí consignados se adaptan realmente a sus necesidades de información. Particularmente se recomienda efectuar las siguientes revisiones en el sistema antes de empezar a cargar los datos del sistema. ·

Adecuación del plan de cuentas y maestros asociados.

·

Adecuación del maestro de terceros.

·

Adecuación de los grupos de inventarios (si usa el módulo de inventarios).

·

Adecuación de los elementos de control de inventario (si usa el módulo de inventarios).

·

Adecuación de los grupos de activos (si usa el módulo de activos).

·

Adecuación de las actividades empresariales (si usa el módulo de actividades).

·

Adecuación de las labores de cada actividad empresarial (si usa el módulo de labores).

C r re e a a c c i i ó n d ó n d e l e l a e a e m m p r re es s a y a y s s u e u e s st t r r u uc c t t u u r r a d a d e c e c o os s t t o os s . Una vez se tiene el sistema a punto, se debe crear la empresa y toda su estructura de costos. Cada tipo de empresa debe tener una estructura de centros de costos apropiada a los requerimientos particulares de información y a las características mismas de la empresa. Si va a trabajar con el módulo de costos de producción, antes de proceder con la creación de la empresa y la estructura de centros de costos, debe leer y comprender muy bien los siguientes documentos: ·

Los costos.

·

Los centros de costos.

·

Módulo de producción.

La estructura de centros de costos debe tener uno o muchos propósitos, como pueden ser: · Obtener los costos de producción de cada unidad producida en la empresa. ·

Obtener los costos de producción de cada línea de producción.

·

Obtener los gastos y/o ingresos de cada departamento o área de la empresa.

·

Etc.

Tenga en cuenta de poner la fecha de trabajo a la fecha del cargue de saldos, puesto que la empresa y todos los centros de costos que se creen quedarán disponibles únicamente a partir de la fecha de trabajo.

C a ar r g gu e u e i n ni i c ci i a a l l d e e s a al l d o d s o s y y e l l b a al l a a n c n c e e d e e a p e er r t t u ur r a a. El cargue inicial de saldos es el proceso de suministrarle al sistema el estado de todos los recursos y su valor actual que pertenecen a la empresa a una fecha determinada. En estos se incluyen, entre otras, las cuentas de efectivo, los activos fijos e inversiones, los inventarios, los pasivos y las cuentas del patrimonio. El procedimiento completo debe seguir los siguientes cargues: ·

2

El Balance de apertura.

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·

El tipo de soporte ’99-Cargue inicial de saldos’.

·

Cargue inicial de saldos conceptual.

·

Cargue de centros de costos estándar

·

Cargue de centros de costos dinámicos en etapa de desarrollo.

·

Cargue de centros de costos dinámicos en etapa de explotación.

·

Cargue inicial de activos.

·

Cargue histórico de activos.

·

Cargue de saldos actualizados de los activos.

·

Cargue de inventarios.

·

Cargue del balance de apertura complemento.

Se recomienda para los cargues asesorarse de una persona con conocimientos contables, sobre todo en los casos en que se pasa de un sistema a otro. Al final del cargue, todos los módulos que intervienen en el sistema deben quedar cargados y sincronizados. Es decir, en el caso del módulo de activos, el total de activos cargados, debe coincidir con las cuentas de la contabilidad que se encargan del manejo de los activos fijos e inversiones. Un procedimiento completo acerca del cargue inicial del sistema se encuentra en los documentos electrónicos que acompañan al sistema (Ver ayuda en línea).

M a a y o or r i n nf f o r rm a m ac c i i ó n ó . n Para obtener mayor información sobre el cargue inicial del sistema, puede consultar los tópicos abajo relacionados, en: la ayuda en línea de ContaPyme, los documentos electrónicos que acompañan el sistema, o bien, en los documentos electrónicos disponibles para descarga desde Internet ( www.ContaPyme.com?descargar ). ·



Capítulo 13: El cargue inicial del sistema.


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ANEXO M é ét t o d o o d o s s a b br r e e v v i i a ad d o s o s d e el l t e ec c l l a a d d o p o p a ar r a a e l l m a an n e e j o o d e e C o on n t t a aP P y m me e . Opciones generales. Ctrl+R

Refrescar todas las ventanas.

Ctrl+G

Guardar como Excel (XLS).

Ctrl+F4

Cerrar la ventana activa.

Ctrl+C

Copiar selección y encabezado.

Ctrl+Alt+F4

Cerrar todas las ventanas abiertas.

Ctrl+Insert

Copiar selección solamente.

Alt+F4

Salir del programa.

Shift+Insert

Pegar ó Ctrl+V.

Ctrl+F1

Abrir los temas de ayuda.

Ctrl+I

Imprimir...

Shift+Ctrl+F6

Ventana anterior (ó Alt+Shift+Tab).

Ctrl+F

Ver los filtros (usados para generar la consulta, gráfico, etc.).

Ctrl+F6

Ventana siguiente (ó Alt+Tab).

F1

Ayuda.

Ctrl+F10

Minimizar la ventana.

Atl+Letra

Activa el menú según letra ej.: Alt+A menú Archivo.

Ctrl+F5

Restaurar la ventana.

Tab

Permite saltar entre los diferentes controles.

Ctrl+D

Opciones para mantenimiento de maestros (Tipo listado). Ver el inspector de datos. Ctrl+Fin Ir al principio de un listado.

Ctrl+E

Ver el encabezado de la ventana activa.

Shift+â

Seleccionar varios registros (renglones).

Ctrl+L

Permite adicionar o quitar columnas de la tabla.

Ctrl+Enter

Buscar siguiente. Recuerde que el sistema busca en la columna indicada por amarillo.

Ctrl+A

Arrastrar/copias el contenido de la celda encima de la actual.

F2

Permite activar el modo edición de la celda seleccionada.

Ctrl+Inicio

Ir al inicio de un listado.

Opciones en el manejador de operaciones. Ctrl+N

Adicionar una operación de Movimiento contable.

Ctrl+V

Visualizar la operación seleccionada (Solo lectura).

Ctrl+O

Copiar la operación seleccionada a otro número de oper.

Ctrl+Del

Elimina las operaciones seleccionadas.

Ctrl+P

Procesar las operaciones seleccionadas.

Ctrl+Alt+P

Procesa el conjunto de operaciones. Ver filtros.

Ctrl+U

Desprocesar las operaciones seleccionadas.

Ctrl+Alt+U

Desprocesar el conjunto de operaciones - Ver filtros.

Anexo.


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Ctrl+M

Modificar la operación seleccionada.

Llamado de programas y opciones de mantenimiento. Ctrl+W

Cambiar de área de trabajo.

Ctrl+M

Abrir manejador de nodos.

Shift+Ctrl+W Ctrl+Alt+C

Maestro de área de trabajo. Hacer copia de seguridad.

Ctrl+T Ctrl+B

Abrir manejador de operaciones. Abrir mantenimiento copias de seguridad.

Ctrl+Alt+R

Recuperar la última copia de seguridad.

Ctrl+K

Abrir mantenimiento al plan de cuentas PUC.

Opciones para asistentes de datos. Alt+A

Pasar a la página Anterior.

F3

Desplegar lista de selección (Linterna).

Alt+S

Pasar a la página Siguiente.

F5

Crear nuevo registro (Llave).

Alt+R

Es igual a presionar el botón Aceptar. F4

Desplegar lista de selección.

Esc

Cancelar los cambios (ó Ctrl+C).

Opciones básicas para operaciones. Alt+A

Pasar a la página Anterior.

F1

Ayuda.

Alt+S

Pasar a la página Siguiente.

Ctrl+G

Grabar los datos de la operación.

Alt+R

Es igual a presionar el botón Aceptar. Ctrl+Y

Verificar los datos actuales de la operación.

Opciones para la edición de los listados en las operaciones.

2

Ctrl+C

Copiar el contenido de las celdas seleccionadas.

Shift+â

Seleccionar varias filas (renglones).

Ctrl+V

Pegar el contenido del portapapeles en la posición actual.

Shift+à

Seleccionar varias columnas.

Ctrl+X

Cortar el contenido de las celdas seleccionadas.

F2

Permite activar el modo edición de la celda seleccionada.

Ctrl+A

Arrastrar el contenido de las celdas encima de la actual.

F3

Desplegar lista de selección (Linterna).

Ctrl+D

Duplicar el contenido de las celdas encima de la actual.

F5

Crear nuevo registro (Llave).

Supr (Del)

Borrar el contenido de las celdas seleccionadas.

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InSoft Ltda. – Ingeniería de software. 206/207

5/11/2018


BIBLIOGRAFÍA: ALVAREZ, Alberto y SÁNCHEZ, Blanca. Costos y métodos de costeo: Aplicación y análisis para el sector agropecuario. Centro de publicaciones Universidad Nacional de Colombia. Medellín 1998. AVELLANEDA O., Carmenza. Diccionario Bilingüe de Términos Financieros. McGraw-Hill, Santafé de Bogotá, 1996. BELTRÁN J., Jesús Mauricio. Indicadores de Gestión. 3R Editores, Santafé de Bogotá, 1998. CEDEÑO, Omar y JIMÉNEZ, Angela. Contabilidad Financiera. Editorial Universidad del Valle, Santiago de Cali, 1996. DE ARAGÓN S., Jesús; DE ARAGÓN R., Jesús; DE ARAGÓN R. Enrique. Enciclopedia de Administración, Contabilidad y Organización de Empresas. Aguilar Ediciones, Madrid, 1971. Decreto 2649 del 29 de diciembre de 1993. Plan Único de Cuentas y Normas Contables. FOGARTY, Donald W., BLACKSTONE, Jhon H., HOFFMAN, R. Administración de la producción e inventarios. Compañía editorial continental S.A. MéxicoThomas D.F., 1995. GÓMEZ B., Oscar y ZAPATA S., Pedro. Contabilidad de Costos. McGraw-Hill, Santafé de Bogotá, 1998. GUDIÑO, Emma Lucía y CORAL, Lucy del Carmen. Contabilidad 2000. McGraw-Hill, Santafé

De Bogotá, 1996.

HICKS, Douglas T. El sistema de costos basado en las actividades (ABC). Alfaomega Grupo editor S.A., México D.F., 1998. MEIGS, Robert F., MEIGS Mary A.; BETTNER, Mark; WHITTINGTON, Ray. Contabilidad la base para decisiones gerenciales. McGraw-Hill, Santafé de Bogotá, 1999. PATON, W.A. Manual del Contador. Unión tipográfica editorial hispano-americana S.A., México D.F., 1983, tomo I y II. PEREIRA, Fernando; BALLARIN, Eduard; ROSANAS, Joseph y VASQUEZ, Juan Carlos. Contabilidad para Dirección. Círculo de Lectores, Santafé de Bogotá, 1986. PUC, Plan único de cuentas para comerciantes, estatuto de la profesión de contador público reglamento general de la contabilidad. Legis Editores S.A., Santafé de Bogotá, 2002.


207/207

Manual básico de ContaPyme

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