1. Memulai Program a. Instalasi i. Masukkan CD program, tunggu hingga tertampil tertampil menu instalasi program. Pilih bahasa Inggris untuk instalasi.
ii.
Click pada pilihan Time Attendance Installation Program.
iii.
Ikuti langkah-langkah instalasi program di bawah ini:
b. Membuka Program Attendance Management i. Klik shortcut Attendance Management pada desktop.
ii.
Tampilan Attendance Management:
c.
Melakukan Koneksi Fingerprint dan PC i. Pada jendela Machine List, pilih mesin berdasarkan konektor yang digunakan untuk menghubungkan Fingerprint ke PC. ii. Click kanan pada bagian yang dipilih, click Connect.
2. Memasukkan Daftar Karyawan a.
Daftar karyawan dari PC ke Fingerprint ( manual ) i. Lakukan pendaftaran karyawan dengan membuka menu Employee Maintenance.
ii.
Pilih add.
iii.
Masukkan nomor dan nama karyawan.
iv.
Simpan data karyawan yang sudah dientri.
v.
Upload data karyawan ke Fingerprint.
b. Daftar karyawan dari PC ke Fingerprint (input dengan Microsoft Excel) i. Dari menu Maintenance/ Option, pilih Employee Maintenance. ii. Pada jendela Employee List, pilih menu import.
iii.
Pada jendela Import User Data, click import.
iv.
Pada Import Data Wizard, click open lalu pilih lokasi dan file Excel yang diinginkan. Format penyimpanan file harus .xls (Microsoft Excel 1997-2003). Click open untuk membuka file, click next.
v.
Pada jendela Import Data Wizard masukkan baris dan kolom yang akan dilewati. Pada contoh baris pertama dilewati karena baris pertama hanya berisi judul kolom pada file Microsoft Excel.
vi.
Pilih nama field yang tersedia, sesuai dengan isi file. Pilih AC No. untuk memesukkan nomor, lalu click add (+).
vii.
Masukkan kolom yang diinginkan. Pada contoh, nomor terdapat pada kolom A. Click OK untuk menyimpan perubahan.
viii.
Click field Name untuk memasukkan daftar nama, lalu click add (+).
ix.
Masukkan kolom yang diinginkan. Pada contoh daftar nama terdapat pada kolom B. Click OK. Click Next.
x.
Click Execute untuk mulai memasukkan daftar karyawan.
xi.
Pada jendela Import User Data, pilih save.
xii.
Hasil import data:
xiii.
c.
Upload data karyawan ke Fingerprint.
Daftar Karyawan dari Fingerprint ke PC i. Setelah mengentri karyawan pada Fingerprint, lakukan download data karyawan melalui software.
ii.
Data karyawan yang masuk dari Fingerprint berupa nomor dapat diberi nama dengan melakukan pengeditan data karyawan.
iii.
Upload kembali data karyawan yang sudah diedit ke Fingerprint.
d. Menghapus Data Karyawan i. Pada menu Maintenance/Option, pilih Employee Maintenance. ii. Pada jendela Employee List, pilih nama karyawan yang akan dihapus.
iii.
e.
Click Delete.
Menghapus Admin pada Fingerprint melalui Software i. Jika mesin Fingerprint sudah terproteksi dengan admin tetapi admin kehilangan password atau berhalangan hadir, admin dapat dihapus melalui software Attendance Management. Setelah Fingerprint dan PC terkoneksi, click kanan pada nama mesin. Click Property.
ii.
f.
Pada jendela Device Manage, click Clear Admin Privilege.
Mendaftarkan Admin pada Software i. Pada menu Maintenance/Option, click Administrator.
ii.
Click Administrator, lalu pilih level administrator yang diinginkan.
iii.
Pilih nama karyawan yang akan dijadikan administrator. Click OK.
iv.
Tentukan hak-hak administrator. Click tanda check untuk menambahkan semua, atau tanda X untuk tidak memilih semua; atau beri tanda pada daftar satu persatu.
v. vi.
Click OK Jika administrator sudah terdaftar, maka untuk membuka software diperlukan user name dan password. User name adalah nama administrator yang sudah terdaftar pada software, dan passwordnya adalah nomor ID Administrator.
vii. viii.
Untuk menghapus administrator, pada menu Maintenance/Option pilih Administrator. Click pada nama admin yang akan dihapus. Click administrator, lalu pilih cancel administrator.
3. Memasukkan Jadwal atau Shift Karyawan a.
Membuat Jadwal i. Buka menu Maintenance Timetable.
ii.
Klik OK pada jendela System Information.
iii.
Tentukan jam masuk dan keluar karyawan sesuai jam kerja.
iv.
Tentukan batasan absen masuk dan keluar karyawan. Start clock in menunjukkan jam karyawan dapat absen masuk paling awal End clock in menunjukkan jam karyawan dapat absen masuk paling akhir. Jika absen masuk dilakukan setelah waktu end check in, maka karyawan dianggap tidak absen. Start clock out menunjukkan jam karyawan dapat absen keluar paling awal. End clock out menunjukkan jam karyawan dapat absen keluar paling akhir.
v.
Tentukan batas waktu terlambat dan pulang awal karyawan. Jika waktu terlambat (late) adalah 5 menit, maka toleransi keterlambatan karyawan hanya 5 menit. Jika karyawan masuk melewati batas toleransi 5 menit, maka karyawan dianggap terlambat. Leave early menunjukkan toleransi pulang awal karyawan.
vi.
Pembuatan jadwal selesai.
vii.
Jadwal yang sudah dibuat dapat dibagi-bagi lagi menjadi beberapa shift. Langkahlangkah yang harus dilakukan: Mengganti nama default shift Daytime menjadi nama shift yang diinginkan.
Tambahkan shift lain dengan click pada menu Add.
Simpan perubahan data dengan melakukan click pada menu Post.
b. Menentukan Hari Kerja Tiap Shift i. Buka menu Maintenance Shift Schedule.
ii.
Click Edit untuk melakukan pengeditan.
iii.
Nama shift dapat diganti dengan melakukan click pada kolom name lalu menekan enter untuk menyimpan nama baru dan click Add Time untuk memasukkan hari kerja.
iv.
Tentukan hari kerja.
v.
Click OK.
vi.
Click Add untuk menambahkan shift lain.
vii.
c.
Lakukan langkah iii, iv, dan v untuk melengkapi hari kerja yang berlaku untuk shift tersebut. Memasukkan Jadwal Karyawan i. Buka menu employee schedule.
ii.
Pilih nama karyawan yang akan dibuatkan jadwal, click Arrange Shift untuk memilih jadwal.
iii.
Jika ingin menghapus jadwal default, click ikon minus (-) pada jendela Employee Attendance Option.
iv.
Click ikon plus (+) untuk menambahkan jadwal.
v.
Pilih shift dan isi time range untuk menentukan sejak kapan dan sampai kapan shift berlaku bagi karyawan tersebut, click OK.
vi.
Click OK untuk menyimpan.
vii.
Untuk memasukkan jadwal yang sama bagi beberapa karyawan, pilih karyawan dengan melakukan click pada nama, tekan dan tahan CTRL, lalu click pada nama karyawan lainnya.
viii.
Ulangi langkah ii, iii, iv, v, dan vi untuk melengkapi jadwal karyawan.
4. Memasukkan Departemen Perusahaan a.
Memasukkan Departemen dan Nama Perusahaan i. Buka menu Department List.
ii.
Click pada Our Company dan click Rename untuk mengganti nama default perusahaan menjadi nama perusahaan.
iii.
Click add untuk menambah departemen, masukkan nama departemen, dan click OK untuk menyimpan perubahan.
b. Mentransfer Karyawan ke Departemen Tertentu i. Click menu Maintenance/Option, pilih Employee Maintenance. ii. Pada jendela Employee List, click nama perusahaan, lalu pilih nama karyawan yang akan ditransfer. Apabila akan melakukan transfer karyawan ke departemen secara kolektif, tekan dan tahan CTRL sambil click nama-nama karyawan. iii. Click ikon Employee Transfer pada menu bar.
iv.
Pilih departemen yang diinginkan.
v.
Click OK untuk menyimpan perubahan.
Hasil transfer ke departemen:
c.
Memasukkan Jadwal untuk Semua Karyawan dalam Satu Departemen i. Pilih salah satu departemen, lalu click ikon Add Department Schedule.
ii.
Pilih jadwal default yang akan digunakan ketika seorang karyawan didaftarkan dalam departemen tersebut. Tentukan juga jadwal yang mungkin digunakan dalam departemen tersebut.
iii.
Click OK untuk menyimpan perubahan.
5. Pengecekan Data Absensi dan Laporan a.
Download Data Absensi dari Fingerprint i. Setelah Fingerprint dan PC terkoneksi, click Download Attendance Log.
ii.
Akan muncul jendela yang menunjukkan proses download:
iii. iv.
Click ikon Report pada menu. Lakukan penghitungan absensi dengan memasukkan nama karyawan yang akan dihitung kehadirannya ( pilih all untuk semua karyawan ) lalu masukkan time range absensi yang diinginkan. Click Calculate untuk memulai penghitungan.
v.
Tampilan setelah calculation:
b. Membuat Laporan Absensi i. Click Export Data.
ii.
Pilih kolom yang akan diexport, click OK.
iii.
Tentukan direktori tempat file disimpan dan nama file. Click save.
iv.
Contoh tampilan laporan:
6. Memasukkan Keterangan Ijin dan Melengkapi Absen Karyawan a.
Ijin Karyawan i. Pada menu Attendance, pilih Employee Leaving on Business/ Asking for Leave.
ii.
Pilih nama karyawan, click add.
iii.
Masukkan time range dan alas an karyawan tidak hadir. Click OK.
iv.
Untuk menghapus keterangan yang salah, pilih nama karyawan serta click pada hari yang akan dihapus keterangannya.
v.
Click delete.
b. Memasukkan Absen Karyawan yang Lupa Melakukan Absensi i. Pada menu Attendance, pilih Forgetting to Clock In/Out.
ii.
Pilih nama karyawan, masukkan keterangan yang akan ditambahkan (Clock In/Out), lalu masukkan tanggal serta jam. Click add.
iii.
Hasil penambahan absen:
7. Menggunakan Flash Disk Untuk Pemindahan data a.
Eksport User Data ke Flash Disk i. Pada menu data, pilih USB Disk Manage
ii.
Pilih 5 code, tekan OK.
iii.
Click user data export.
Click >> untuk memilih semua user, atau click pada nama user yang dipilih lalu click >.
iv.
Click Export User Data to U Disk
b. Import User Data ke Software i. Click Import User data pada menu U Disk Data Management. ii. Click Import User Data untuk mengimport data user dari Flash Disk ke software.
