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Manual de usuario V.2.0 Sistema de Información de @quarella.
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Manual de
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@quarella
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Índice
Ín dice di ce de i mágenes y Tabl T ablas as ____________________________________ _______________________ ______________________ _________ 4 1.
Como i ni ciar ci ar sesi esi ón en el sistema sistema _____________________ _________________________________ ________________ ____ 6 1.1
. Como Com o saber saber mi clave de acceso acceso ________________________________________ ________________________________________ 6
1.2.
Como i ni ciar ses sesi ón __________________________________________________ 9
2.
L ocali zaci zació ón del del menú de pedi pedidos dos_____________________ _________________________________ _______________ ___ 10
3.
Gesti Gesti ón de pedidos _________________________ ____________ __________________________ _______________________ __________ 12
4.
3.1.
Pestañ Pestañ as de gesti gesti ón de pedidos pedid os _______________ _______ _______________ ______________ _______________ ___________ ___ 12
3.2.
Pestañ Pestañ a de pedi pedi dos borr ador ______________ _______ _______________ _______________ ______________ _____________ ______ 13
3.3.
Pestañ Pestañ a de segu seguii mi ento de li qui daciones daci ones _____________ ______ ______________ _______________ ____________ ____ 14
3.4.
Pestañ Pestañ a de hi stori stor i al de devol devolu u cion ci ones es______________ _______ _______________ _______________ ______________ _______ 17
Cr eació aci ón de un pedi pedido do _____________________ ________________________________ ______________________ _____________ __ 18 4.1.
Sel Sel ección ección del del pr omotor ______________________________ ______________________________________________ ________________ 18
4.2.1.
F orm ul ari o de adición de ar ticul ti cul o_________ o______________ __________ __________ __________ ___________ _________ ___ 19
4.2.2.
Agr egar arti ar ticul cul o por Catalogo __________ _______________ __________ __________ ___________ ____________ __________ ____ 20
4.2.3.
Pagos y l iqu i dacion es_________________________________ ________________________________________________ _______________ 23
4.2.4.
Panel detal detal l ado del pedi pedido do ____________________________ ____________________________________________ ________________ 24
4.2.5.
Edi tar l a canti dad de artí ar tícul os ______________________________ ________________________________________ __________ 26
4.2.6.
Panel de totali zado del pedido _________________________________________ 27
4.2.7.
Campo de si si ti o o lugar l ugar de ent entrr ega ___________________________________ ______________________________________ ___ 27
4.2.8.
B otones oto nes de envío y cancelaci cancel ación ón del pedido pedi do ____________________ _____________ _______________ ___________ ___ 29 2
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Índice
Ín dice di ce de i mágenes y Tabl T ablas as ____________________________________ _______________________ ______________________ _________ 4 1.
Como i ni ciar ci ar sesi esi ón en el sistema sistema _____________________ _________________________________ ________________ ____ 6 1.1
. Como Com o saber saber mi clave de acceso acceso ________________________________________ ________________________________________ 6
1.2.
Como i ni ciar ses sesi ón __________________________________________________ 9
2.
L ocali zaci zació ón del del menú de pedi pedidos dos_____________________ _________________________________ _______________ ___ 10
3.
Gesti Gesti ón de pedidos _________________________ ____________ __________________________ _______________________ __________ 12
4.
3.1.
Pestañ Pestañ as de gesti gesti ón de pedidos pedid os _______________ _______ _______________ ______________ _______________ ___________ ___ 12
3.2.
Pestañ Pestañ a de pedi pedi dos borr ador ______________ _______ _______________ _______________ ______________ _____________ ______ 13
3.3.
Pestañ Pestañ a de segu seguii mi ento de li qui daciones daci ones _____________ ______ ______________ _______________ ____________ ____ 14
3.4.
Pestañ Pestañ a de hi stori stor i al de devol devolu u cion ci ones es______________ _______ _______________ _______________ ______________ _______ 17
Cr eació aci ón de un pedi pedido do _____________________ ________________________________ ______________________ _____________ __ 18 4.1.
Sel Sel ección ección del del pr omotor ______________________________ ______________________________________________ ________________ 18
4.2.1.
F orm ul ari o de adición de ar ticul ti cul o_________ o______________ __________ __________ __________ ___________ _________ ___ 19
4.2.2.
Agr egar arti ar ticul cul o por Catalogo __________ _______________ __________ __________ ___________ ____________ __________ ____ 20
4.2.3.
Pagos y l iqu i dacion es_________________________________ ________________________________________________ _______________ 23
4.2.4.
Panel detal detal l ado del pedi pedido do ____________________________ ____________________________________________ ________________ 24
4.2.5.
Edi tar l a canti dad de artí ar tícul os ______________________________ ________________________________________ __________ 26
4.2.6.
Panel de totali zado del pedido _________________________________________ 27
4.2.7.
Campo de si si ti o o lugar l ugar de ent entrr ega ___________________________________ ______________________________________ ___ 27
4.2.8.
B otones oto nes de envío y cancelaci cancel ación ón del pedido pedi do ____________________ _____________ _______________ ___________ ___ 29 2
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4.2.7. 4.2.7. H er rami enta de first in f ormaci n Stock dis diit.sponible poni ble __________ _______________ __________ __________ _________ ____ 30 need toódownload
5.
L i qui dar un pedi pedido do ______________________________ __________________________________________ _________________ _____ 32 Cancel
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6.
Veri f i cación cación de li qui dación dación __________ ______________ ________ ________ ________ ________ ________ ________ _______ ___ 33
7.
Pago de l a li qui dación _____________________ ________________________________ ______________________ _____________ __ 35
8.
7.1.
Registro Registr o del voucher vou cher de consi consi gnaci ón ______________________________ ___________________________________ _____ 35
7.2.
Veri Ver i f i cación del estado estado de la consign ación _______________________________ 37
7.3.
Cr uce de pagos pagos y liqui li qui dacion es ______________________________ ________________________________________ __________ 38
A dmi ni str ació aci ón y gestión gestión hu mana man a _____________________________ ___________________________________ ______ 40 8.1.
9.
F ormu lar io de cr cr eación ación y/o modifi cació cación n de la in for mación mación de un promotor ___ 42
U ti l i dades del si si stema stema y más ________________________________ ___________________ _____________________ ________ 45 9.1.
Cambi Cam bio o de contr con tr aseñ aseñ a de acceso acceso al sistema ______________ _______ _______________ _______________ ________ _ 45
9.2.
Ex plor ación del catalogo di gital vigente __________ _______________ __________ __________ __________ ________ ___ 47
3
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Índice de
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F i gur a 1. L i nk de recuperaci ón de cont contrr ase aseñ a. ................................ ...................................................... ............................. ....... 6 F i gur a 2. Recuper Recuper ació aci ón de clave de acces acceso. .......................................... ................................................................. ......................... .. 7 F i gur a 3. Recuper Recuperaci ació ón de cl cl ave de f orma or ma exitosa. exi tosa. ............................................ ....................................................... ........... 8 F i gur a 4. E r r or en l a r ecuper cuper ación ación de la cl ave de acce accesso. ......... .............. .......... .......... .......... .......... .......... .......... ..... 8 F i gur a 5. I ni cio ci o de sesi esi ón. ............................................ .................................................................. ............................................ ............................. ....... 9 F i gur a 6. Locali L ocali zació aci ón del me m enú de acceso acceso al modul modu l o de gestión gestión pedidos. ................ 10 F i gur gu r a 7. Pestañ Pestañ as de gesti gesti ón de pedi pedidos dos ................. ........ ................. ................ ................ ................. ................. ................ ........... ... 12 F i gur a 8. M ódul o de gestión gestión de pedi pedidos dos.. ........................................... .................................................................. ........................... .... 13 F i gur a 9. Segui Segui mi ento de l i qui daciones daci ones.. ........................................... .................................................................. ........................... .... 14 F i gur a 10. Estado del del pedi pedido. do. .................................. ........................................................ ............................................ ............................... ......... 15 F i gur a 11. 11. Hi H i stor i al de devolu devolu ciones ci ones.. ............................................ ................................................................... ............................... ........ 17 F i gur a 12. M enú des desple pl egable gabl e de sel ecció cci ón de promotor prom otor es. ..................................... ......................................... .... 18 F i gur a 13. F ormu or mull ari ar i o de adici adi ció ón de artí ar tícul os ............................................ ............................................................ ................ 19 F i gur a 14. A r tícul os por catalogo. catal ogo. .......................................... ................................................................ ...................................... ................ 21 F i gur a 15. Bús Búsqueda ar tícul os por catalogo. catal ogo. ........................................... ............................................................... .................... 21 F i gur a 16. 16. Botón Pagos y L i qui dacion es. .......................... ................................................ .......................................... .................... 23 F i gur a 17. E stado fi nanci nan cie er o. .......................................... ................................................................ ............................................ ........................ 23 F i gur a 18 Gr i l l a de pedi pedido. do. .......................................... ................................................................ ............................................ ........................... ..... 24 F i gur a 19. E ditar di tar canti cant i dad artícul os. os. ............................. .................................................... .............................................. ....................... 26 F i gur a 20. Total T otal Pedi Pedido. do............................................ ................................................................. ............................................ ............................... ......... 27 F i gur a 21. Siti o o l ugar de entr nt r ega ............................................. ................................................................... .................................. ............ 27 F i gur a 22. Botones B otones.. ........................... .................................................. ............................................. ............................................ ............................... ......... 29 4
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In order to print this document from Scribd, you'll F igur a 23. I nf orm aciónfirst deneed Stock disponiblit.e. ............................................................... 31 to download
F igur a 24. Pedidos en bor rador. ................................................................................... 32 Cancel
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F igur a 25. H erramientas de acción sobre el reporte de liqui dación. .......................... 34 F igur a 26. Selección del f ormato de expor tación del reporte de liqui dación. ............ 34 F igur a 27. Registr o de pago. ......................................................................................... 36 F igur a 28. Consultar hi storial de consignaciones. ...................................................... 37 F igur a 29. L istado de consignaciones y estados de las mismas................................... 38 F igur a 30. Cr uce de pagos y li qui daciones................................................................... 39 F igur a 31. M enú de acceso al modulo de gesti ón humana. ........................................ 40 F igur a 32. M odul o de gesti ón de personal . .................................................................. 41 F igura 33. Creación y/o modificación de la i nf ormación de un promotor. ................ 44 F igura 34. Cambi o de contr aseñ a de acceso. ............................................................... 46 F igur a 35. Portada del catalogo digital nacional vigente. ........................................... 47 F igur a 36. Catalogo Digital (Expl oración de páginas). ............................................... 48 F igur a 37. Catalogo Digital (Expl oración de páginas). ............................................... 48
5
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1.
Como iniciar
In order to print this document from Scribd, you'll sesión endownload el sistema first need to it.
Cancel hacerDownload Nota: Antes que nada se debe hincapiéAnd enPrint la necesidad de ingresar al
sistema desde un navegador Web actualizado, de lo contrario las funciones del sistema no se visualizaran correctamente.
1.1 .
Com o saber mi clave de acceso
Utilice esta opción cada vez que deba recuperar su clave de acceso al sistema.
Si usted a acudido a alguna capacitación, o ya ha solicitado su usuario, lo más factible es que posea un usuario activo para el inicio de sesión en el sistema, por ende usted solo requiere recuperar su contraseña personal de acceso al sistema; En la siguiente imagen se muestra el link de acceso a la función de Ha olvidado la contraseña, presiónelo si desea conocer su contraseña (Figura 1).
Figura 1. Link de recuperación de contraseña.
6
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In order to print this document from Scribd, you'll Después del presionado elto link de it.Ha olvidado la contraseña, el sistema first need download
cargara el formulario destinado para este efecto (figura 2); mediante la Cancel And Print tramitación de este formulario usted Download podrá conocer su clave; En el campo de
texto escriba su nombre de usuario, ósea su correo electrónico, y posteriormente presione el botón de restablecer contraseña, el sistema le hará llegar un mensaje a su bandeja de correo electrónico con el nombre de usuario y contraseña habilitada para iniciar sesión en el sistema; Debe estar atento al mensaje mostrado por el sistema después de realizar el clic sobre el botón de restablecer contraseña, si el sistema le muestra el mensaje de la f igura 3 quiere decir que su correo electrónico como nombre de usuario para el inicio de sesión en @quarella esta habilitado y que el sistema a enviado correctamente el mensaje a su correo electrónico; en cambio si el sistema le muestra el mensaje de la figura 4 quiere decir que, usted ha digitado mal su correo electrónico ó este no se encuentra habilitado para el inicio de sesión en
@quarella.
Figura 2. Recuperación de clave de acceso.
7
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Figura 3. Recuperación de clave de forma exitosa.
Figura 4. Error en la recuperación de la clave de acceso.
Después de que haya realizado la recuperación de su contraseña puede pasar a iniciar sesión en el sistema.
8
Print document 1.2.
In order to print this document from Scribd, you'll Com o iniciar first sesión need to download it.
Cancel de @quarella Download And Para iniciar sesión en el sistema se Print debe conocer el nombre de
usuario y la contraseña, recuerde que si no conoce su contraseña debe leer el punto anterior presente en este documento.
Para su inicio de sesión digite los campos requeridos así como se muestra en la figura 5. Allí usted debe digitar su nombre de usuario, el cual en la mayoría de los casos corresponde a su correo electrónico, después de ello debe digitar su contraseña, posterior a estos dos pasos debe presionar el botón de iniciar sesión demarcado en la imagen.
Figura 5. Inicio de sesión.
Si ha realizado todo bien, es decir, si ha ingresado correctamente su nombre de usuario además de su contraseña de forma correcta, usted obtendrá el acceso al sistema de forma automática y quedara habilitado inmediatamente para realizar las acciones permitidas en el sistema. 9
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2. Localización
In order to print this document from Scribd, you'll delfirst menú dedownload pedidos need to it.
Cancel Download And Printcrear un promotor, dado Nota: Para realizar un pedido borrador debe primero
que todos los pedidos y liquidaciones realizados deben estar asociados a un promotor(a) o empresario(a) perteneciente al coordinador; Le recomendamos que para crear un promotor, en caso tal de que lo necesite, se dirija a la sección de Administración y Gestión Humana, presente mas adelante en este documento.
Después de realizar su correspondiente inicio de sesión el sistema cargará para usted un menú personalizado correspondiente a su perfil de coordinador, recuerde que su cuenta de usuario es personal y completamente privada, no tendrá nadie más acceso a ella.
En la figura 6 se muestra la localización del enlace hacia el modulo correspondiente a los pedidos realizados, creación de nuevos y total gestión de los mismos.
Figura 6. Localización del menú de acceso al modulo de gestión pedidos.
10
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In order to print this document from Scribd, you'll Esta figura muestra first el need árbol de menú to download it. ubicado en la parte superior media
izquierda de la página; en ella se pueden apreciar algunos controles And Print distinguidos por los signosCancel de mas Download (+) y menos (-), los cuales sirven para
desplegar y contraer el árbol respectivamente.
Para llegar hasta el módulo de pedidos sólo debe desplegar el árbol hasta su raíz, ósea que debe desplegar en primera medida “Pedidos”, seguidamente debe desplegar “Gestión de pedidos” para posteriormente encontrar la opción “Pedidos” que finalmente lo llevara hasta el módulo requerido.
11
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3. Cancel
3.1.
Gestión de pedidos Download And Print
Pestañ as de ges tión de ped id os
En la figura 7 se muestra el formulario para la gestión de sus Pedidos en borrador, Seguimiento de liquidaciones e Historial de devoluciones.
Figura 7. Pestañas de gestión de pedidos
12
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A continuación se explicara la función de cada una de estas pestañas. Cancel
3.2.
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Pestañ a de ped id os bo rrad or
La gestión de pedidos se refiere a la completa administración de los pedidos realizados sobre los respectivos promotores de un coordinador, aquí se podrá modificar, crear o liquidar un pedido de compra.
Figura 8. Módulo de gestión de pedidos.
La figura 8 muestra todo lo correspondiente al módulo de pedidos; ahora se pasará a explicar de forma individual las incidencias marcadas en la figura.
A. Se refiere al panel de cargado de pedidos creados sin liquidar; por parte del coordinador. B. Icono representativo de la edición de un pedido de compra; El presionado de este botón desencadenara el cargado del pedido sobre el cual se ha realizado la acción, después de su cargado se tendrá todas las opciones a su disposición para el modificado del pedido. C. Campo de selección del pedido, el uso de este control está destinado a la selección de un pedido y su posterior liquidación.
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In order to print this document from Scribd, you'll D. Botón que first permite creación need toladownload it. de un pedido desde cero (Ver apartado
de creación de un pedido). Cancel Download And Print E. Botón de liquidación de pedidos seleccionados.
3.3.
Pestañ a de seg ui m iento de liq ui dac io nes
La pestaña de seguimiento muestra toda la información de liquidaciones y facturas del coordinador.
Figura 9. Seguimiento de liquidaciones.
La figura 9 muestra todo lo correspondiente al seguimiento de liquidaciones; ahora se pasará a explicar de forma individual las incidencias marcadas en la figura.
A. Se refiere al panel de cargado con el seguimiento de las liquidaciones. B. Icono representativo sirve para consultar
una liquidación;
El
presionado de este botón desencadenara el cargado de la liquidación sobre el cual se ha realizado la acción. C.
Icono representativo sirve para consultar la factura, El presionado de este botón desencadenara el cargado de la factura sobre el cual se ha realizado la acción.
14
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In order to print this document from Scribd, you'll Dentro del panel de seguimiento de liquidaciones se puede observar el historial first need to download it.
de liquidaciones y facturas; en otras palabras en esta pestaña el coordinador Cancel Downloadde Andtodas Print y cada una de las podrá encontrar su archivador personal
liquidaciones realizadas en el sistema, con sus respectivas facturas, solo en caso tal de haber sido facturadas ya; esto se debe a que en este panel las liquidación muestran todo su transaccional en el sistema, desde que se encuentran en pedido separado, pasando por marcación y finalmente llegando al estado de facturada(Mas adelante se explicaran los estado posibles para una liquidación); En la figura 9, se podrán apreciar los estados de las liquidaciones, en la figura hay dos ejemplos de los posibles estados; en el segmento C se aprecian los iconos para acceder a los reportes de liquidación y facturación, se debe tener en cuenta que el icono para acceder al reporte de factura solo estará disponible cuando la liquidación se encuentre en estado de “Pedido Despachado”.
Figura 10. Estado del pedido.
Estados posibles en una liquidación: A. Liquidación en estado “Pedido Separado”: Cuando una liquidación se encuentra en este estado quiere decir que su pedido está en espera del cruce de pago, ósea de que se cancele la cuantía que lo liberara para ser marcado y despachado. 15
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In order to print this document from Scribd, you'll B. Liquidaciónfirst enneed estado de “Pedido Para Marcar”: Una liquidación se to download it.
enconara en este estado cuando el coordinador haya realizado el Download And Print pago de la mismaCancel y su respectivo cruce, refiriéndose así a la espera
de su marcado y posterior empacado en bodega. C. Liquidación en estado de “Pedido Despachado”: Quiere decir que la liquidación ya ha sido, marcada, empacada y facturada en bodega y que esta lista para entregar o enviar en caso tal de no poderla recibir personalmente. D. Liquidación en estado “Pedido Cancelado”: Este estado se refiere a la imposibilidad del sistema a reservar más tiempo la mercancía separada en la liquidación implicada, esto quiere decir que la liquidación venció su plazo de espera para ser pagada.
16
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3.4.
Pestañ a de his tor ial de dev olu cio nes Cancel
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En la figura 11 se puede observar la pestaña de “Historial de devoluciones”, en esta pestaña se segmenta toda las devoluciones requeridas por el coordinador.
Figura 11. Historial de devoluciones.
A. Se refiere al panel de cargado con el historial de las liquidaciones y notas crédito. B. Icono representativo sirve para consultar una
devolución; El
presionado de este botón desencadenara el cargado de la devolución sobre el cual se ha realizado la acción.
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4.
Creación de un pedido Cancel
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En este apartado se explicara todo lo correspondiente a la creación de un pedido.
El formulario de creación de un pedido esta precedido por la selección del promotor sobre el cual se realizara o se adjudicara el pedido que se realiza, a continuación se desglosara más detalladamente este paso previo mencionado:
4.1.
Selección del pro mo tor
Después de presionar el botón de “Crear nuevo pedido borrador ” presentado en el aparte pasado (Gestión de pedidos), el sistema cargará
un menú
desplegable en el cual se podrá encontrar todos los promotores activos que posea el coordinador, por ende el usuario debe seleccionar el promotor al cual se le adjudicará el pedido; en la figura 12 se puede apreciar el menú desplegable de promotores activos.
Figura 12. Menú desplegable de selección de promotores.
Después de seleccionado el promotor, el sistema cargará el formulario de recepción de pedidos el cual se describirá a continuación.
18
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In order to print this document from Scribd, you'll first need to download it. Cancel Download And Print 4.2.1. Form ulario de adic ión de articu lo
Figura 13. Formulario de adición de artículos
En la mencionada sección de la imagen se pueden contemplar 3 campos los cuales se explican a continuación:
A. Código: Campo de escritura de texto enfocado a la escritura de una referencia de artículo, dado que si no es así el sistema devolverá un mensaje de su inexistencia; después de que haya sido ingresado el código de referencia del artículo presione la tecla ENTER y el sistema cargará todas las tallas habilitadas para el artículo digitado.
B. Talla: enseguida un menú desplegable se mostrara donde se habilitaran, para su selección, todas las tallas existentes para el artículo solicitado; Seleccionar una talla será el objeto de este menú.
C. “Unidades” (Cantidad): Campo referente únicamente a la cantidad numérica de pares del artículo que se desean solicitar; De igual forma que en los campos anteriores, al terminar el ingreso numérico de cantidades de pares del articulo presione el botón
19
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In order to print this document from Scribd, you'll Agregarfirstítem posteriormente a esto need to(D) download it.
su artículo será
adicionado a la lista de pedido. Cancel
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D. “Agregar Item”: Corresponde al botón para adicionar el articulo a la lista de pedido.
E. “Artículos por Catalogo”: este botón despliega una interfaz para realizar la selección del articulo por catalogo, la descripción de esta funcionalidad se describe en la sección 4.2.2.
F. “Pagos y liquidaciones”: este botón despliega un cuadro con la información de los últimos pagos y liquidaciones realizadas por el cliente.
Precio sin IVA” (Precio Unitario del articulo): se refiere al precio unitario del artículo solicitado.
4.2.2. Agreg ar articulo po r Catalogo
En la Con esta función usted puede realizar la adición de artículos a la lista de pedido de una manera más fácil de acuerdo a la selección del Catalogo y pagina donde está el artículo.
Para agregar artículos por catalogo haga clic en el botón “Agregar ar ticulo por catalogo” como se puede apreciar en la figura 14 en la sección (A).
20
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In order to print this document from Scribd, you'll 14. Artículos por catalogo. firstFigura need to download it. Cancel
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Posteriormente se despliega el cuadro para buscar el artículo, a continuación se explica cada uno de los campos de este cuadro.
Figura 15. Búsqueda artículos por catalogo.
A. “Escriba el nombre del catalogo:” Campo de texto donde se despliega los nombres de los catálogos disponibles. B. “Sel página”: Lista desplegable que muestra el numero de pagina del catalogo. C. Buscar artículos: Botón para buscar los artículos en el catalogo y pagina seleccionada. D. “Seleccione artículo”: Lista desplegable con los artículos encontrados en la pagina del catalogo. (Si la lista está vacía luego de dar clic al botón buscar (C) es porque la pagina en el catalogo no tiene asociada artículos.) Tenga en cuenta que el color del articulo indica 21
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In order to print this document from Scribd, you'll si hay stock disponible, verde quiere decir que si hay stock first need to download it.
disponible, rojo quiere decir que no hay stock disponible del articulo en ninguna talla. Cancel
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E. Seleccionar Articulo: Botón para seleccionar el articulo. F. “Talla”: Lista desplegable de las tallas del artículo, Tenga en cuenta que el color de la talla indica si hay stock disponible, verde quiere decir que si hay stock disponible, rojo quiere decir que no hay stock disponible sobre esa talla. G. “Unidades”: Campo de texto para especificar la cantidad de artículos. H. “Adicionar Pedido”: Botón para adicionar el articulo a la lista de pedido. I.
“Aceptar”: Botón para cerrar el cuadro (Si usted da clic a este botón y todavía no a adicionado el articulo al pedido con el botón de “Adicionar Pedido” (H) no aparecerá nada en la lista de pedido).
Modo de uso agregar articulo por catalogo Para adicionar un artículo Primero tiene que escribir el nombre del catalogo (A), al escribir el nombre del Catalogo aparece una lista en la parte inferior con las sugerencias, (Seleccione el catalogo sobre el cual va a realizar la búsqueda del articulo), posterior a eso seleccione la pagina del catalogo (B), para cargar la lista de artículos presione el botón buscar (C), después seleccione el articulo
(D) y presione el botón Seleccionar (E). Posterior a eso se cargara la imagen del artículo y la lista de tallas del mismo, proceda a seleccionar la talla (F) en la que desea el artículo y el número de unidades (G) que desea llevar. Para adicionar el articulo a la lista de pedido haga clic sobre “Adicionar Pedido” (H). Después de adicionado el articulo puede repetir el proceso para adicionar otro artículo, de lo contrario para dando dar clic sobre el botón “Aceptar” (I).
22
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In order to print this document from Scribd, you'll 4.2.3. Pago s y liqu idacio nes first need to download it. Cancel realizar Download And Print Con esta función usted puede la consulta de sus últimos pagos y
liquidaciones, para acceder a este cuadro haga clic en el botón “Pagos y liquidaciones” como se ve en la figura 16 sección (A).
Figura 16. Botón Pagos y Liquidaciones.
Posterior a eso se despliega un cuadro con la fecha el concepto y el monto de los últimos pagos y liquidaciones ver figura 17.
Figura 17. Estado financiero.
23
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4.2.4. Panel detallado del pedid o Cancel
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En la figura 18 Se puede observar el detalle del pedido; a continuación se describen los campos:
Figura 18 Grilla de pedido.
A. Referencia: Campo donde se carga el código o referencia del artículo. B. Artículo: Campo donde se muestra nombre del artículo. C. Marca: Campo donde se muestra la marca a la que pertenece el artículo. D. Color: Campo donde se muestra el color del articulo. E. Talla: Campos donde se muestran el número de talla solicitado. F. Cantidades: Campo referente al número de pares solicitados del artículo (En la siguiente sección se explica cómo modificar la cantidad de artículos). G. Precio (Precio Unitario): se refiere al precio unitario del artículo solicitado. H. Comisión: Campo referente a la comisión dada por Aquarella a usted como coordinador sobre un artículo determinado.
24
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In order to print this document from Scribd, you'll Descuento: Campo que mostrará el descuento sobre la línea, sólo first need to download it.
en el caso en el que el usuario haya obtenido algún tipo de And Printllevadas. descuento porCancel el articuloDownload y las cantidades
J. Total: Campo que totaliza el bruto de la línea, calcula el valor unitario del artículo por las cantidades solicitadas. K. Información stock: En la figura 18 la sección delimitada con un ovalo y etiquetada con la letra K permite visualizar la información de stock disponible del articulo seleccionado. Al hacer clic sobre este icono se despliega un cuadro que proporciona la cantidad de artículos
disponibles
por
tallas
además
de
artículos
recomendados. L. Eliminar: En la figura 18 en la sección delimitada con un ovalo y etiquetada con la letra E se pueden distinguir los iconos de eliminación de una línea completa, presione este icono presente sobre la línea que desea eliminar.
25
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In order to print this document from Scribd, you'll 4.2.5. Edi tar la can tid detoartí cu lo sit. firstad need download Cancel And Print Para Editar la cantidad de artículosDownload de la grilla de pedidos se tiene que
seleccionar primero el artículo sobre el cual se va a modificar las cantidades esto se realiza haciendo clic sobre el articulo deseado sobre la lista de pedido, al seleccionar el articulo la fila cambia de color a naranja como se puede apreciar en la figura 19 en la sección delimitada con la letra A. Después en la parte inferior izquierda haga clic en el lápiz, ver imagen en la sección delimitada con la letra B, Posterior a eso se abrirá un cuadro donde usted puede modificar la cantidad de artículos en el campo que dice Cantidades (C) posterior a editar la cantidad de artículos presione el botón de “Guardar ” (D). Al Guardar el sistema recalculara el valor total.
Figura 19. Editar cantidad artículos.
26
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In order to print this document from Scribd, you'll 4.2.6. Panel de totalizado pedid oit. first needdel to download Cancel Download And Print del pedido, así: En la figura 20 se podrá encontrar los totalizados
Figura 20. Total Pedido.
A. Cantidades Totales: Cantidades de pares totales pedidas en todo el pedido. B. Sub Total (Sin IVA): Precio total del pedido sin IVA C. Impuestos (IVA): Calculo del impuesto al valor agregado sobre el subtotal del pedido más el valor del flete menos el valor del descuento. D. Gran Total: Valor final del pedido, este valor es el precio exacto que el usuario deberá cancelar. E. Su Comisión es: Se refieren al monto acumulado obtenido en tiempo real, por el coordinador, en este pedido.
4.2.7. Campo d e sitio o lugar de entrega
Figura 21. Sitio o lugar de entrega
A. En la figura 21 en la sección delimitada por un rectángulo y etiquetada con la letra A se puede observar un check box el cual al seleccionarlo y al momento de liquidar el pedido le pedirá los
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In order to print this document from Scribd, you'll datos de nueva dirección de envió. (Use esta configuración firstla need to download it.
cuando desee enviar el pedido a un destino diferente a la Cancel Download And Print residencia actualmente configurada)
B. En la figura 21 en la sección delimitada por un rectángulo y etiquetada con la letra B se puede observar un botón para seleccionar el tipo de entrega, en caso de que usted quiera ir directamente a nuestro Centro de servicio Aquarella a recoger el pedido deberá seleccionar esta opción.
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In order to print this document from Scribd, you'll 4.2.8. Bo ton es de en víneed o y canc elación first to download it. del ped ido Cancel
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Figura 22. Botones.
A. Puede usar el botón “Volver sin guardar” el cual volverá al formulario anterior sin guardar ningún pedido realizado hasta el momento (Se perderá toda la información de pedido si no ha sido guardada); B. Al terminar el tramitado del pedido y si está seguro de que este ha quedado como usted lo desea y además desea salir del modulo, entonces presione el botón de “Guardar y salir”, el cual guardara el pedido como borrador y lo cargara en el panel de pedidos borradores realizados para su posterior liquidación; C. También puede usar el botón de “Guardar pedido” el cual guardara su pedido borrador pero no cerrara su edición, ósea el pedido será guardado y usted podrá permanecer en el mismo para seguir editándolo. D. También puede Liquidar directamente el pedido diligenciado presionando el botón de “Liquidar este pedido” el cual realizara la liquidación directamente del pedido diligenciado.
Después de la creación de un pedido este quedara en pedido borrador todo el tiempo que se considere necesario, después se podrá proceder con la liquidación del mismo, al momento de liquidarlo el sistema arrojara el resumen del pedido que ha sido tomado y su valor real a pagar (por favor vea el siguiente punto en el manual).
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In order to print this document from Scribd, you'll 4.2.7. Herramienta de ación Stock d ispo nible firstinfo needrm to download it. Cancel Download Print La herramienta de información de stock And disponible, le permite al usuario
realizar pedidos con un muy alto porcentaje de efectividad, al bajar la tasa de artículos negados en los pedidos, todo esto en tiempo real; El usuario iniciara una creación de pedido borrador y el sistema lo apoyara, mostrando para él, en tiempo real, la disponibilidad de los artículos que esta adicionado al pedido; Esto quiere decir que el usuario podrá saber cuáles de los artículos adicionados al pedido borrador están a disposición para él en la bodega o por el contrario cuáles de ellos no lo están.
En figura 23 se muestra más detalladamente el apoyo brindado por la herramienta de disponibilidad de un artículo. Podemos observar que hay dos clases de iconos, uno de color azul y otro de color naranja; cuando el icono aparece de color azul indica que el stock si podrá suplir las cantidades pedidas del articulo en contexto. Por esto cabe aclarar que por cada línea adicionada al pedido borrador el sistema habilitara un acceso al cuadro de herramientas de disponibilidad, ósea que esta herramienta es individual para cada línea que conforme el pedido borrador. Si el icono es naranja quiere decir que la bodega no posee las suficientes cantidades para suplir el pedido en ese artículo específico solicitado.
Cuando presionamos con un clic sobre el icono ubicado en cualquier línea del pedido borrador el sistema cargara inmediatamente un marco de dialogo en donde mostrara toda la información sobre el articulo. El sistema carga en este marco informativo la familia de artículos a la cual pertenece el artículo adicionado en la línea donde el usuario ejecuto el clic. Aquí se podrá encontrar las tallas y las cantidades habilitadas en bodega, además de una breve descripción del artículo solicitado; La
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In order to print this document from Scribd, you'll imagen que carga sistemait. corresponde al artículo adicionado al first needel to download
pedido, concordando color y estilo; En el rectángulo se aprecia la Cancel Download And Print distinción realizada por el sistema al número de talla solicitado.
Figura 23. Información de Stock disponible.
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5.
Liquidar un
In order to print this document from Scribd, you'll pedido first need to download it.
Cancel Print con su liquidación. Después de la creación de un pedido Download se deberáAnd proceder
Para proceder con la liquidación de uno ó varios pedidos, previamente, debe tener en cuenta que el pedido que usted intenta liquidar ha recibido ó captado todos los artículos requeridos sin ningún tipo de restricción en cantidades disponibles, por tal motivo el pedido final y verídico será el arrojado después de que se haya realizado la liquidación, en la cual si se realizará una comparación de su pedido frente al stock actual y disponible en el sistema.
Ahora se pasará a la acción secuencial para realizar una liquidación de pedidos:
Figura 24. Pedidos en borrador.
Lo primero que se debe realizar es la selección del ó de los pedidos que liquidará, para la selección de estos deberá chequearlos mediante la utilización del control para este caso, el cual puede distinguirse claramente en la figura 24 sección C.
Después de seleccionados los pedidos ó el pedido deseado, proceda a presionar el botón de “Liquidar pedidos seleccionados” (Figura 19, sección E); posteriormente a esta acción el sistema verificara que artículos en tallas y cantidades se encuentran disponibles para usted según el pedido liquidado, en caso de que no se encuentren algunos 32
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In order to print this document from Scribd, you'll artículos disponibles eldownload sistemait. recalculará su pedido y le mostrará al first need to
final, un detallado reporte sobre su pedido final. Cancel
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Después de que el sistema haya arrojado el reporte final de los pedidos ó pedido liquidado, debe imprimirlo y proceder con el pago correspondiente, pero por favor visite el siguiente apartado de Verificación de Liquidación y Pago.
6.
Verificación de liquidación
Después de que el sistema haya cargado el reporte final de la liquidación se debe proceder a la revisión metódica del mismo, verificando que fue lo aprobado y lo rechazado.
A continuación se explican algunas de las herramientas a utilizar sobre el reporte del pedido:
Posteriormente se debe proceder al guardado de la liquidación mediante la utilización de la opción detallada en la figura 25 en la sección A, al presionar este botón aparecerá una ventana como se muestra en la figura 26, se deberá seleccionar el tipo de documento y presionar el botón de aceptar, seguidamente el sistema cargará el reporte en el formato seleccionado. (Se recomienda guardar la liquidación en formato PDF)
En la figura 25 en el rectángulo marcado con la letra C se puede manejar toda la navegación por las diferentes páginas del reporte, utilice estos controles en caso de que su reporte se haya generado en más de una página.
La sección diferenciada por la letra B permite realizar búsquedas de palabras, letras, texto etc., en el reporte generado.
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In order to print this document from Scribd, you'll El ovalo etiquetado con la letra first need to download it. D detalla el control que permite un
acercamiento visual (Zoom) sobre el reporte generado, utilícelo si desea Download And Print aumentar o disminuirCancel la vista sobre el documento.
Figura 25. Herramientas de acción sobre el reporte de liquidación.
Figura 26. Selección del formato de exportación del reporte de liquidación.
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7.
Pago de la
In order to print this document from Scribd, you'll liquidación first need to download it.
Download And Print Posterior a la liquidación deCancel los pedidos en borrador, se debe acudir a realizar
el pago por el total de la liquidación y su posterior cruce financiero.
Se debe tener en cuenta que en la liquidación estarán los artículos que estaban disponibles en bodega al momento de su realización, por tal motivo se tomara como su pedido real y es por esto que el valor arrojado por la liquidación será el valor real a pagar por el coordinador; No obstante, podrá ocurrir que en la liquidación se hallan mencionado artículos que al final no son facturados y por ende no son enviados al coordinador, esto incurrirá directamente al valor total pagado por el mismo, por tal motivo el sistema le generara automáticamente una nota crédito al coordinador reembolsando el valor total pagado por los artículos no facturados.
Nota: Tenga muy en cuenta que después de haber realizado una liquidación tendrá un tiempo de 48 horas para realizar el pago, de lo contrario el sistema anulara su envío y todo lo correspondiente al pedido, estas 48 horas cuentan solamente los días hábiles dispuestos por el calendario colombiano vigente.
7.1.
Registro del vou cher de con signación
Antes de realizar el cruce del pago con la liquidación respectiva, el coordinador deberá registrar su voucher de comprobación de la consignación, mediante esta acción el cliente le estará informando al sistema que ha realizado un pago y que estará en espera de su verificación.
Después de la realización del registro del voucher o comprobante de consignación, el coordinador deberá esperar a que la respectiva entidad bancaria, donde realizo la consignación, informe de la misma al sistema de
@quarella, por tal motivo el coordinador deberá tener especial cuidado en el
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In order to print this document from Scribd, you'll trámite de los campos requeridos en el sistema para el registro de la first need to download it.
consignación; La figura 27 muestra los campos de registro de la consignación y Cancel a continuación se explicaran:
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Figura 27. Registro de pago.
A. Entidad recaudadora: Referente al nombre de la entidad bancaria o financiera donde el coordinador realizo la consignación, como por ejemplo, Banco de Bogotá, Bancolombia, Davivienda, Efecty, entre otros. B. Comprobante de pago: Hace referencia al serial impreso en los tickets o vouchers de consignaciones, se debe ingresar por completo este número. C. Fecha de la consignación: Fecha en la cual se realizo la consignación en la entidad financiera. D. Valor consignado: Monto total consignado por el coordinador asociado en el voucher o ticket bancario. E. Notas adicionales: Este campo hace referencia a las notas adicionales que el coordinador estime necesarias. 36
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In order to print this document from Scribd, you'll F. Guardar pago: Este botón registra el pago. first need to download it. Cancel de Download And Print el coordinador deberá Después de realizar el registro la consignación,
esperar a su verificación y validez, en monto, fecha, coordinador y banco; cuando esta sea válida, se cargara en el panel de cruce de pagos y liquidaciones (Por favor diríjase al siguiente apartado).
7.2.
Verificación del estado de la co ns ign ación
Después de realizado el registro del voucher de una consignación, se podrá observar o consultar el estado del mismo, ósea, si este fue “Confirmado” o por el contrario rechazado.
Figura 28. Consultar historial de consignaciones.
En la figura 28 se muestra, en la sección demarcada con un rectángulo y la letra A link de “Consultar historial de consignaciones”, mediante el presionado de este link se podrá observar todas las consignaciones registradas por el coordinador y toda la información (por el mismo coordinador suministrada) asociada a cada una de ellas; Entre la información expuesta cabe destacar el “Estado” de la consignación, allí aparecer á el concepto del estado de la consignación; Por ejemplo, si allí apareciera el “Estado” de “Rechazado, El Valor No Coincide” en alguna de las consignaciones, quiere decir que el coordinador a digitado o suministrado un valor erróneo al valor informado por la entidad bancaria referente a esa misma consignación, por tal motivo ese registro de consignación o de voucher quedara automáticamente anulado y no podrá ser usado por el coordinador en ningún cruce financiero; Lo que deberá hacer este coordinador será volver a registrar su voucher de consignación, pero
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In order to print this document from Scribd, you'll esta vez teniendo first especial cuidado need to download it. en el registro correcto de toda la
información solicitada, y más aun en el campo donde cometió el error; Si por el Cancelun “Estado” Download PrintConfirmado” quiere decir contrario la consignación tiene de And “Pago
que puede hacer uso de esta consignación para un cruce financiero, ya que el sistema carga la consignación automáticamente en el panel de cruce de pagos y liquidaciones (Ver el siguiente apartado); La figura 29 muestra toda la información en este apartado expuesta.
Figura 29. Listado de consignaciones y estados de las mismas.
7.3.
Cruce de pagos y liquidacio nes
En el panel de cruce de pagos y liquidaciones, el coordinador podrá administrar su parte financiera, en este panel se encuentran todos los bonos a favor, consignaciones aprobadas, etc.; Se debe tener en cuenta que una consignación estará activa en este panel justo después de ser validada por el sistema.
En la figura 30 se puede observar un ejemplo de cruce de pagos y liquidaciones, puede observar, en la sección A la herramienta de seleccionado de la liquidación y la consignación a cruzar; el procedimiento se limita a seleccionar una o varias consignaciones y una o varias liquidaciones, de esta manera se está informando al sistema que la liquidación seleccionada se pagara o se liberara con la consignación igualmente seleccionada; Después de 38
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In order to print this document from Scribd, you'll seleccionado el cruce, pago yit.la liquidación se deberá guardar (botón firstentre need toel download
“Guardar” sección B en la figura) los cambios, al realizar esta acción el sistema Cancel directamente Download a And enviara la liquidación liberada laPrint bodega para su posterior
marcación, empacado y facturación.
Nota: Debe de tener en cuenta que después de realizar el registro del voucher
de consignación deberá esperar a que el sistema del banco o entidad financiera donde realizo el pago realice la debida información al sistema @quarella , esto dependerá solamente del sistema bancario, por tal motivo no
todos los bancos tendrán el mismo intervalo de tiempo para informar de sus consignaciones.
Figura 30. Cruce de pagos y liquidaciones.
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8.
In order to print this document from Scribd, you'll Administración gestión humana firstyneed to download it.
Cancel Download And Print de gestión del personal En esta sección se explicara todo sobre la herramienta
habilitada para los coordinadores.
Nota: Tenga muy en cuenta que deberá tener al menos un promotor creado para poder realizar un pedido borrador y su posterior liquidación, dado que estos pedidos son asociados al promotor.
Para el acceso a esta opción, simplemente despliegue los menús de, “ Recurso humano” y “Gestión de Personal Por Coordinador ”, para finalmente presionar sobre la opción “Mod. Datos Coordinadores y Promotores”; El árbol de menú, y los despliegues necesarios para llegar a esta opción se encuentran expuestos en la figura 31.
Figura 31. Menú de acceso al modulo de gestión humana.
En la figura 32 se muestra el modulo de gestión de personal; a continuación se explicaran todas las secciones subrayadas en la imagen:
A. En la cabecera de la página se encuentra toda la información referente al coordinador, como su nombre completo, teléfono. Ubicación entre otros. B. Esta sección demarca el panel donde se cargan todos los promotores asociados a un coordinador, aquí se muestra la información principal de ellos, como su teléfono celular, su nombre completo y su ubicación.
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In order to print this document from Scribd, you'll C. En la figura en la secciónit. demarcada con la letra first need to download
D se puede
observar el icono que permite la edición o actualización de los Download And Print el presionado de esta principales datosCancel del promotor; Mediante
imagen el sistema lo redirigirá a un formulario donde se cargaran todos los datos del promotor y allí el coordinador podrá realizar los cambios y actualizaciones requeridas, para finalmente guardar los cambios. D. En esta sección se demarca el icono de eliminación de un promotor; Cuando un coordinador no desee que un promotor forme mas parte de su división de herramienta humana, tendrá la opción de prescindir de él mediante el presionado de esta opción. E. Este botón redirige al coordinador al formulario de creación de un nuevo promotor, allí se solicitaran la información principal del nuevo promotor; Después de la creación del promotor, este quedara habilitado para poder realizar sobre él un pedido borrador y su posterior liquidación.
Figura 32. Modulo de gestión de personal.
41
Print document 8.1.
In order to print this document from Scribd, you'll Form ulario de y/o mod ificación de la inform ación de un firstcreación need to download it.
promotor Cancel
Download And Print
El formulario consta del tramitado de los más importantes datos del promotor, este formulario será idéntico, tanto para la edición, como para la creación de un promotor; Además este formulario también es aplicable a la edición del perfil personal de un coordinador.
Nota: Tenga en cuenta los campos marcados con un asterisco (*), estos
campos son requeridos para crear el registro del nuevo promotor.
La figura 33 muestra el formulario de creación y/o modificación de un promotor, a continuación se explicaran las secciones demarcadas en un círculo rojo:
A. Numero de documento, este campo puede contener el numero de la cedula, numero de la tarjeta de identidad o el numero de la cedula de extranjería. B. El tipo de documento describe o referencia un documento al número ingresado en el campo anterior; Como se explicaba anteriormente, puede asociar el numero de documento dado con el numero de la cedula, numero de la tarjeta de identidad o el numero de la cedula de extranjería. C. Primer nombre de la persona. D. Segundo nombre de la persona. E. Primer apellido de la persona. F. Segundo apellido de la persona. G. Fecha de nacimiento; En este campo podrá utilizar la herramienta del calendario para asignar una fecha de nacimiento, simplemente deberá presionar la imagen de calendario presente junto al campo de fecha y seleccionar la fecha requerida. H. Sexo de la persona.
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Print document I.
In order to print this document from Scribd, you'll Tipo de la first persona, por ejemplo si es una persona jurídica o por el need to download it.
contrario es una persona natural. Cancel Download And Print J. Correo electrónico de la persona.
K. Teléfono fijo. L. Número de fax de la persona en caso de poseer. M. Número del teléfono móvil o celular de la persona. N. Dirección detallada de la persona. O. Seleccionar la ubicación geográfica de la persona. P. Nombre del barrio. Q. Nombre de la localidad. R. Crear promotor o Editar promotor; Si determina que ha tramitado de forma correcta todo el formulario de creación del promotor entonces proceda a guardar los cambios.
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Figura 33. Creación y/o modificación de la información de un promotor.
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9.
Utilidades
In order to print this document from Scribd, you'll delfirst sistema y más it. need to download
Cancel Download Andbrindadas Print A continuación se expondrán algunas utilidades por el sistema de
información @quarella.
9.1.
Cam bi o de co ntr aseñ a de acc eso al sis tem a
El usuario del sistema tendrá la posibilidad de cambiar su contraseña cada vez que lo considere necesario (El sistema @aquarella recomienda cambiar su contraseña regularmente).
Para realizar esta acción, deberá ubicarse sobre la opción de “Cambio de Clave De Acceso” que se encuentra en el apartado de “Utilidades del sistema” localizado en el árbol de menú de funcionalidades, como se puede observar.
A continuación se explican los campos presentes en el formulario de cambio de clave de acceso, subrayados en la figura 34, así:
A. El campo de usuario es referente al usuario de la persona que se encuentra actualmente en sesión. B. En el campo de contraseña anterior deberá digitar la clave actualmente vigente para su usuario. C. Para finalizar deberá tramitar los campos de nueva contraseña y guardar los cambios; Escriba en los dos campos de textos la nueva contraseña. D. Diligenciado los datos el botón “Guardar cambios” guardara su nueva contraseña.
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Figura 34. Cambio de contraseña de acceso.
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Print document 9.2.
In order to print this document from Scribd, you'll Exploración del catalog o digital first need to download it. vigente
Download And Print Nota: Para la navegación oCancel exploración del catalogo digital correspondiente al
catalogo nacional vigente de Aquarella, no es necesario poseer un usuario habilitado para el sistema, dado que este es de libre acceso. En la página principal del sistema de @quarella se encontrara siempre la portada del catalogo nacional vigente (Figura 35), presionando la imagen de la portada del catalogo se obtendrá acceso a la exploración del catalogo digital, en donde se podrán examinar sus paginas y sus artículos (Figura 36 y Figura 37).
Figura 35. Portada del catalogo digital nacional vigente.
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