PENGELOLAAN PERBEKALAN FARMASI Pengelolaan perbekalan farmasi atau sistem manajemen perbekalan farmasi merupakan suatu siklus kegiatan yang dimulai dari perencanaan sampai evaluasi yang saling terkait antara satu dengan yang lain. Pengelolaan perbekalan farmasi harus dikelola secara efektif karena merupakan komponen terbesar dalam pengeluaran rumah sakit (±40-50%) dan dana kebutuhan obat rumah sakit tidak selalu sesuai dengan kebutuhan.
Pengelolaan
perbekalan farmasi yang efektif dan efisien akan mendukung mutu pelayanan kesehatan di rumah sakit. Keberhasilan pengelolaan perbekalan farmasi tergantung pada kondisi, ketaatan, kebijakan, tugas pokok dan fungsi. Tugas pokok pengelolaan perbekalan farmasi : 1. 2. 3. 4. 5.
Mengelola perbekalan farmasi yang efektif dan efisien Menerapkan farmakoekonomi dalam pelayanan Meningkatkan kompetensi/kemampuan tenaga farmasi Mewujudkan sistem informasi manajemen berdayaguna dan tepatguna Melaksanakan pengendalian mutu pelayanan Fungsi pengelolaan perbekalan farmasi :
1. Memilih perbekalan farmasi sesuai kebutuhan pelayanan rumah sakit 2. Merencanakan kebutuhan perbekalan farmasi secara optimal 3. Mengadakan perbekalan berpedoman pada perencanaan yang telah dibuat sesuai ketentuan yang berlaku 4. Memproduksi perbekalan farmasi untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan 5. 6. 7. 8. 9.
rumah sakit Menerima perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan ketentuan yang berlaku Menyimpan perbekalan farmasi sesuai dengan spesifikasi dan persyaratan kefarmasian Mendistribusikan perbekalan farmasi ke unit-unit pelayanan di rumahsakit Melakukan pencatatan dan pelaporan persediaan farmasi di rumahsakit Melakukan monitoring dan evaluasi terhadap persediaan perbekalan farmasi di rumah sakit
1. Perencanaan Perencanaan adalah seluruh proses pemilihan dan penentuan secara matang tentang hal-hal yang akan dikerjakan di masa yang akan dating dalam rangka pencapaian tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Tujuan perencanaan perbekalan farmasi adalah untuk
menetapkan jenis dan jumlah perbekalan farmasi sesuai dengan pola penyakit dan kebutuhan pelayanan kesehatan di rumah sakit. Tahapan perencanaan kebutuhan perbekalan farmasi meliputi: 1. Pemilihan Fungsi pemilihan adalah untuk menentukan apakah perbekalan farmasi benar-benar diperlukan sesuai dengan jumlah pasien atau kunjungan dan pola penyakit dirumah sakit. Kriteria pemilihan kebutuhan obat yang baik meliputi : Jenis obat yang dipilih seminimal mungkin dengan menghindari kesamaan jenis Hindari penggunaan obat kombinasi kecuali obat kombinasi mempunyai efek yang lebih baik dibanding obat tunggal Apabila jenis obat banyak, maka dipilih berdasarkan obat pilihan (drug of choice) dari penyakit yang prevalensinya tinggi 2. Kompilasi penggunaan Kompilasi penggunaan perbekalan farmasi berfungsi untuk mengetahui penggunaan bulanan masing-masing jenis perbekalan farmasi di unit pelayanan selama setahun dan sebagai data pembanding bagi stok optimum. 3. Penghitungan kebutuhan 4. Evaluasi perencanaan 2. Pengadaan Pengadaan merupakan kegiatan untuk merealisasikan kebutuhan yang telah direncanakan dan disetujui. Tujuan pengadaan adalah untuk mendapatkan perbekalan farmasi dengan harga yang layak, dengan mutu yang baik, pengiriman barang terjamin dan tepat waktu, proses berjalan lancar dan tidak memerlukan tenaga serta waktu berlebihan. Proses pengadaan ada 3 elemen penting yang harus diperhatikan: Pengadaan yang dipilih, bila tidak teliti dapat menjadikan “biaya tinggi” Penyusunan dan persyaratan kontrak kerja sangat penting untuk menjaga agar pelaksanaan pengadaan terjamin mutu (misalnya persyaratan masa kadaluarsa, sertifikat analisa/standar mutu, harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS), untuk bahan berbahaya, khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin, waktu dan kelancaran bagi semua pihak dan lain-lain. Order pemesanan agar barang dapat sesuai maca, waktu dan tempat. Beberapa jenis obat, bahan aktif, yang mempunyai masa kadaluarsa relatif pendek harus diperhatikan waktu pengadaannya. Untuk itu, harus dihinari pengadaan dalam jumlah besar. Pengadaan perbekalan farmasi dapat dilakukan melalui beberapa cara yaitu : 1. Pembelian
Pembelian merupakan rangkaian proses pengadaan untuk mendapatkan perbekalan farmasi. Ada 4 metoda pada proses pembelian : Tender terbuka Tender terbuka berlaku untuk seluruh rekanan yang terdaftar dan sesuai dengan kriteria yang telah ditentukan. Pada penentuan harga, metoda ini lebih menguntungkan, tapi memerlukan staf yang kuat, waktu yang lama dan perhatian
penuh. Tender terbatas Tender terbatas dikenal juga dengan lelang tertutup. Hanya dilakukan pada rekanan tertentu yang sudah terdaftar dan mempunyai riwayat yang baik. Harga masih dapat dikendalikan, tenaga dan beban kerja lebih ringan bila dibandingkan
dengan tender terbuka. Pembelian dengan tawar menawar Pembelian tawar menawar dilakukan bila item tidak penting dan tidak banyak.
Biasanya dilakukan pendekatan langsung untuk item tertentu. Pembelian langsung Pembelian langsung biasanya dilakukan untuk pembelian dalam jumlah kecil dan perlu segera tersedia. Harga tertentu dan realtif lebih mahal.
2. Produksi/pembuatan sediaan farmasi Produksi sediaan farmasi dirumah sakit merupakan kegiatan membuat, mengubah bentuk dan pengemasan kembali sediaan farmasi steril atau non-steril untuk memenuhi kebutuhan pelayanan kesehatan dirumah sakit. Kriteria perbekalan farmasi yang diproduksi dirumah sakit adalah: Sediaan farmasi dengan formula khusus Sediaan farmasi dengan mutu sesuai standard dengan harga lebih murah Sediaan farmasi dengan kemasan yang lebih kecil Sediaan farmasi yang tidak tersedia dipasaran Sediaan farmasi untuk penelitian Sediaan nutrisi parenteral Rekonstruksi sediaan obat kanker Sediaan farmasi yang harus selalu dibuat baru 3. Penerimaan Penerimaan adalah kegiatan untuk menerima perbekalan farmasi yang telah diadakan sesuai dengan aturan kefarmasiaan, melalui pembelian langsung, tender, konsinyasi atau sumbangan. Tujuan penerimaan adalah untuk menjamin perbekalan farmasi yang diterima sesuai kontrak baik spesifikasi mutu, jumlah maupun waktu kedatangan. Semua perbekalan farmasi yang diterima harus diperiksa dan disesuaikan dengan spesifikasi pada order
pembelian rumah sakit. Penerimaan perbekalan farmasi harus dilakukan oleh petugas yang bertanggung jawab. Hal yang perlu diperhatikan dalam penerimaan: Harus mempunyai Material Safety Data Sheet (MSDS) untuk bahan berbahaya Khusus untuk alat kesehatan harus mempunyai certificate of origin Sertifikat Analisa Produk 4. Penyimpanan Penyimpanan adalah suatu kegiatan menyimpan dan memelihara dengan cara menempatkan perbekalan farmasi yang diterima pada tempat yang dinilai aman dari pencurian serta gangguan fisik yang dapat merusak mutu obat. Tujuan penyimpanan adalah memelihara mutu sediaan farmasi, menghindari penggunaan yang tidak bertanggungjawab, menjaga ketersediaan dan memudahkan pencarian dan pengawasan. Metode penyimpanan dapat dilakukan berdasarkan kelas terapi, menurut bentuk sediaan dan alfabetis dengan menerapkan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). Penyusunan obat-obatan hendaklah berdasarkan susunan alphabet. Untuk mendapatkan kemudahan dalam penyimpanan, penyusunan dan pencarian serta pengawasan perbekalan farmasi, diperlukan pengaturan tata ruang gudang dengan baik. Faktor-faktor yang diperlukan dalam merancang bangunan gudang adalah sebagai berikut : Kemudahan bergerak Sirkulasi udara yang baik Rak dan pallet Kondisi penyimpanan khusus Pencegahan kebakaran Perlindungan terhadap hama/tikus Pengaturan suhu dan temperatur Perlindungan terhadap sinar matahari dan panas Penyimpana produk-produk tertentu yang sensitif dalam refrigerator dan freezer: o Disimpan dalam kondisi beku: beberapa produk seperti vaksin tertentu disimpan pada suhu -20°C. penyimpana ini biasanya untuk penyimpanan jangka panjang pada fasilitas dengan level yang lebih tinggi. o Disimpan pada suhu 2-8°C: beberapa produk yang sangat sentitif terhadap panas tapi tidak boleh dibekukan. o Suhu dingin/sejuk: disimpan pada suhu 8-15°C. o Pada suhu ruangan: disimpan pada suhu 15-25°C.
Penyusunan stok perbekalan farmasi:
Perbekalan farmasi disusun menurut bentuk sediaan dan alfabetis. Untuk memudahkan pengendalian stok maka dilakukan langkah-langkah sebagai berikut: 1. 2. 3. 4.
Gunakan prinsip FEFO (First Expired First Out) dan FIFO (First In First Out). Susun perbekalan farmasi dalam kemasan besar diatas pallet secara rapi dan teratur. Gunakan lemari khusus untuk menyimpan narkotika. Simpan perbekalan farmasi yang dapat dipengaruhi oleh temperatur, udara, cahaya,
sesuai. 5. Simpan perbekalan farmasi dalam rak dan berikan nomor kode, pisahkan perbekalan farmasi dalam dengan perbekalan farmasi untuk penggunaan luar. 6. Cantumkan nama masing-masing perbekalan farmasi pada rak dengan rapi. 7. Apabila persediaan perbekalan farmasi cukup banyak, maka biarkan perbekalan farmasi tetap dalam boks masing-masing. 8. Perbekalan farmasi yang mempunyai batas waktu penggunaan perlu dilakukan rotasi stok agar perbekalan farmasi tersebut tidak selalu berada di belakang sehingga dapat dimanfaatkan sebelum masa kadaluarsa habis. 9. Item perbekalan farmasi yang sama ditempatkan pada satu lokasi walaupun dari sumber anggaran yang berbeda. 5. Distribusi Distribusi adalah kegiatan mendistribusikan perbekalan farmasi di rumahsakit, untuk pelayanan individu dalam proses terapi bagi pasien rawat inap dan rawat jalan serta untuk pelayanan medis. Tujuan pendistribusian adalah tersedianya perbekalan farmasi di unit – unit pelayanan secara tepat waktu, tepat jenis, dan jumlah. Ada beberapa metoda yang digunakan oleh IFRS dalam mendistribusikan perbekalan farmasi di lingkungannya, seperti 1. IDD ( Induvidual Dose Dispensing)/ individual prescription IDD adalah order atau resep yang dituliskan dokter untuk tiap pasien. Dalam sistem ini perbekalan farmasi disiapkan dan didistribusikan oleh IFRS sesuai yang tertulis pada resep. Keuntungan resep perorangan yaitu: a. Semua resep atau order dikaji langsung oleh apoteker yang kemudian memberikan keterangan atau informasi kepada pasien secara langsung b. Memberikan kesempatan interaksi professional antara apoteker, dokter, perawat, dan pasien. c. Memungkinkan pengendalian yang lebihdekat d. Mempermudah penagihan biaya perbekalan farmasi bagi pasien Kelemahan :
a. Memerlukan waktu yang lama b. Pasien membayar obat yang kemungkinan tidak digunakan 2. Sistem floor stock lengkap Yaitu suatu sitem distribusi dimana semua obat yang dibutuhkan pasien tersedia dalam ruang penyimpanan obat di ruang tersebut, disiapkan oleh perawat dengan mengambil dosis atau unit secara langsung dan diberikan kepada pasien di ruang tersebut. Keuntungan: a. Pelayanan lebih cepat b. Menghindari pengembalian perbekalan farmasi yang tidak terpakai ke IFRS c. Mengurangi penyalinan order Kelemahan: a. Kesalahan perbekalan farmasi sangat meningkat karena order perbekalan farmasi tidak dikaji oleh apoteker b. Persedian perbekalan farmasi di unit pelayanan meningkat, dengan fasilitas ruangan yang sangat terbatas. c. Penambahan modal investasi, untuk menyediakan
fasilitas penyimpanan
perbekalan farmasi yang sesuai disetiap ruangan perawatan pasien d. Diperlukan waktu tambahan bagi perawat untuk menangani perbekalan farmasi e. Meningkatnya kerugian dan bahaya karena kerusakan perbekalan farmasi 3. Sistem distribusi dosis unit (UDD) Yaitu resep dokter yang disiapkan yang terdiri atas beberapa jenis obat yang masingmasingnya dalam kemasan dosis unit tunggal dalam jumlah persediaan yang cukup untuk satu waktu tertentu. Keuntungan: a. Pasien hanya membayar perbekalan farmasi yang dikonsumsi saja b. Semua dosis yang diperlukan pada unit perawatan telah disiapkan oleh IFRS c. Mengurangi kesalahan pemberian perbekalan farmasi d. Menghindari duplikasi order perbekalan farmasi yang berlebihan e. Meningkatkan pemberdayaan petugas professional dan nonprofessional yang lebih f. g. h. i.
efisien Mengurangi resiko kehilangan dan pemborosan perbekalan farmasi Memperluas cakupan dan pengendalian IFRS System komunikasi pengorderan dan distribusi bertambah baik Apoteker dapat dating ke unit perawatan, untuk melakukan konsultasi dan
membantu memberikan masukan pada tim j. Peningkatan pengendalian dan pemantauan penggunaan perbekalan farmasi menyeluruh k. Memberipeluanguntukprosedurkomputerisasi Kelemahan: a. Meningkatnya kebutuhan tenaga farmasi b. Meningkatnya biaya operasional
f h M b l g e P o k p i s u m a d y r t n ) ( 4. Sistem distribusi kombinasi Yaitu kombinasi resep perorangan dengan distribusi persediaan di ruangan (floor stock). Keuntungan: a. Semua resep atau order perorangan dikaji langsung oleh apoteker b. Adanya kesempatan interaksi professional c. Perbekalan farmasi yang dibutuhkan dapat segera tersedia
Alur distribusi perbekalan
6. Pemberian Obat Melalui apotek rawat inap yang diserahkan ke perawat dan kemudian dibagikan
kepada pasien Melalui apotek rawat jalan yang menyerahkan langsung ke pasien. Melalui depo farmasi kamar bedah yang menyerahkan keperluan farmasi kepada dokter atau perawat khusus pembedahan/operasi
7. Pengendalian Salah satu pelayanan penunjang medik yang terpenting dalam proses pelayanan pasien
adalah pelayanan farmasi, yang merupakan salah satu komponen biaya operasional yang besar dari seluruh biaya operasional rumahsakit, sehingga harus dikelola dengan efisien
agar rumah sakit tidak mengalami kerugian. Salah satu caranya adalah dengan melakukan
pengawasan dan pengendalian. Tujuan: supaya tidak terjadi kelebihan dan kekosongan perbekalan farmasi di unit unit pelayanan. Kegiatan pengendalian yang dilakukan adalah:
1. Memperkirakan/menghitung pemakaian rata rata periode tertentu 2. Menentukan stok pengaman di gudang 3. Menentukan waktu pemesanan sampai obat diterima 8. Penghapusan Merupakan kegiatan penyelesaian terhadap perbekalan farmasi yang tidak terpakai karena kadaluarsa, rusak, mutu tidak memenuhi standar. Tujuannya adalah menjamin perbekalan farmasi yang sudah tidak memenuhi syarat dikekola sesuai dengan standar yang berlaku. Penghapusan akan mengurangi beban penyimpanan maupun mengurangi resiko terjadinya penggunaan obat sub standar. Tabel berbagai kategori metode pemusnahan: Kategori Padat
Metode Pemusnahan Daerah pembuangan
Komentar Tidak lebih dari 1% sampah
Semi solid
Enkapsulasi sampah
kota
Serbuk
Pelembaman sampah
pengolahan
bisa
dibuang
tanpa
di
daerah
Insenerasi temperatur medium pembuangan. dan tinggi (insenerator berbahan semen) Cairan
Saluran pembuangan air
Antineoplastik
Insenerasi temperatur medium dibuang dan tinggi Ampul
tidak di
boleh saluran
pembuangan air
Hancurkan ampul dan siram Antineoplastik cairan yang telah diencerkan dibuang
tidak di
boleh saluran
ke dalam saluran pembuangan pembuangan air air Obat antiinfeksi
Enkapsulasi sampah
Antibiotik
cair
Pelembaman sampah
diencerkan
dengan
dapat air,
Insenerasi temperatur medium dibiarkan beberapa minggu dan tinggi
dan
dialirkan
(insenerator berbahan semen)
pembuangan air
ke
saluran
Antineoplastik
Kembalikan kepada pabriknya
Tidak
dibuang
Enkapsulasi sampah
pembuangan
Pelembaman sampah
dienkapsulasi
di
derah kecuali
Insenerasi temperatur medium Tidak dibuang di saluran air dan tinggi
Tidak
diinsenerasi
(insenerator berbahan semen)
temperature medium
pada
(dekomposisi kimia) Obat yang diawasi
Enkapsulasi sampah
Tidak
dibuang
Pelembaman sampah
pembuangan
di
daerah kecuali
Insenerasi temperatur medium dienkapsulasi dan tinggi (insenerator berbahan semen) Caniste aerosol
Dibuang
di
daerah Tidak boleh dibakar: dapat
pembuangan
meledak
Enkapsulasi sampah Disinfektan
Gunakan
Jangan membuang disinfektan
Dibuang
di
saluran yang belum dencerkan pada
pembuangan air atau aliran air saluran pembuangan air atau yang cepat: kuantitas kecil aliran air. dari disenfektan yang telah Jangan membuang disinfektan diencerkan liter
(maksimum
perhari
50 pada air yang mengalir lambat
dibawah atau tidak mengalir.
pengawasan) Plastik PVC, kaca
Daerah pembuangan sampah
Jangan
dibakar
penampung yang terbuka Kertas, kartu nama
Daur ulang, bakar, dibuang di daerah pembuangan sampah
Perhatian khusus harus diberikan untuk memusnahkan kategori farmaceutikal seperti: -
Bahan yang diawasi seperti obat narkotika dan psikotropik.
pada
-
Obat antiinfektif Antineoplastik Obat antikanker sitotoksik, obat toksik. Antiseptik dan disinfektan.
9. Pelaporan a. Pencatatan Pencatatan bertujuan memonitor transaksi perbekalan farmasi yang masuk dan keluar Pencatatan secara manual (buku & kartu Stok) dan komputerisasi b. Pelaporan Kumpulan catatan dan pendataan kegiatan administrasi perbekalan farmasi Tujuannya adalah: Tersedianya data yang akurat untuk bahan evaluasi Tersedianya informasi yang akurat Tersedianya data yang lengkap untuk membuat perencanaan Jenis laporan yang dibuat di gudang perbekalan farmasi 1. Laporan pembelian 2. Laporan mutasi 3. Laporan permintaan perbekalan farmasi tidak terlayani 4. Laporan perbekalan farmasi yang stagnan (jarang/tidak di tulis dokter) 5. Laporan perbekalan farmasi yang hampir kadaluarsa( maksimal 6 bulan sebelum kadaluarsa) untuk di informasikan ke dokter penulis resep 6. Laporan perbekalan farmasi yang kadaluarsa 7. Laporan ketersediaan obat 8. Laporan stok opname 10. Evaluasi Merupakan salah satu upaya untuk terus mempertahankan mutu pengelolaan perbekalan farmasi dan sebagai masukan dalam penyusunan perencanaan dan pengambilan keputusan.
