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PROYECTO FINAL AUDITORIA Y CONTROL DE LA GESTIÒN PÙBLICA Macarena Velásquez Andrade Instituto IACC 12-11-2018

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INSTRUCCIONES Lea atentamente el siguiente caso y elabore los requerimientos que se solicitan al final. Antecedentes: La empresa X7s Ltda., se dedica a la fabricación y comercialización de calzado, y fue fundada hace 20 años por 2 hermanos, Mario y Daniel Montecinos, actuales dueños de la organización. Los hermanos ocupan los puestos de gerente general y gerente de Administración y Finanzas. La empresa partió con 5 trabajadores aparte de los 2 gerentes existentes, 3 se dedicaban a la fabricación de calzado y 2 a la comercialización. En Mario y Daniel recaía el resto de las funciones no cubiertas: administración, contabilidad, finanzas, pago de remuneraciones, finiquitos, vacaciones, abastecimiento, pago de proveedores, cuentas básicas, etc. Con los años, y gracias al crecimiento que fue experimentando la compañía, pudieron ir contratando más personal, llegando a tener en la actualidad 20 personas de planta

siendo un total de 22 con

—

Mario y Daniel . ( La distribución de trabajadores, se adjunta a formulario de instrucción para —

generar proyecto), (la distribución de funciones, se adjunta a formulario de instrucción para generar proyecto.) Se pide: 1.- Diseñar un sistema de control de gestión para esta empresa. Se debe considerar todo lo aprendido durante estas 8 semanas. En esta construcción, usted debe evidenciar todos los aspectos que ayuden a mejorar la situación de la empresa, diseñando su sistema en base a las etapas para crear un sistema de control de gestión. 2.- Presentar su sistema en un completo informe para entregar a la Gerencia de la empresa X7s MNP.







DESARROLLO:

INFORME CONTROL DE GESTIÒN PARA GERENCIA X7s LTDA. 12 NOVIEMBRE 2018

De acuerdo a la petición realizada por su compañía y a los datos proporcionados por la misma, se realiza un modelo de control de gestión, a fin de subsanar hechos que alejan la compañía de su objetivo inicial, que es crecer como negocio. En el presente documento se establecen establecen conceptos y modelos acordes a la normativa de control de gestión como se puede apreciar.

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Estructura organizacional formal

GERENTE GENERAL •

GERENTE DE ADMINISTRACION Y FINANZA

VENTAs

PRODUCCIO N

Mario Montecinos •

Daniel Montecinos

•

3 operarios

•

2 vendedores

La empresa X7S LTDA lleva 20 años de funcionamiento, la cual como se puede apreciar en el esquema constaba solo de 5 empleados y los dos fundadores, en el transcurso del tiempo y como se expone en el texto la empresa ha ido creciendo, sin embargo, no se ha creado un organigrama de acuerdo a la organización formal, debido a esto se propone un o rganigrama de carácter mixto, ya que actualmente tiene muchas más divisiones en su base organizacional. Cabe destacar que la estructura organizacional brinda una guía para todos los empleados, las relaciones de informes oficiales que gobiernan el flujo de trabajo de la empresa. Sin organización formal los empleados nuevos en este caso no sabrían con quién reportarse, de manera al







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ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA X7S LTDA

Gerente General Mario Montecinos Gerente de administraciòn y finanzas Daniel Montecinos

Secretaria de gerencia Juanita Buenaventura

Contador Andrea Alarcòn

Asistente de contador Sofìa sanchez

Asistente de finanzas Ariel Nuñez

Gerente de producciòn Rodolfo Cuadrado

Gerente de RR.HH Mauricio Castillo Asistente de RR.HH Jorge Sepulveda

Guardia Joaquìn Mendez

Encargado de bodega Sergio Alamos

Operario Fermin Silva

Operario Aldo Espinoza

Gerente Ventas y Marketing Francisco carrasco

Vendedor

Vendedor

Nicolas Poblete

Operario Claudio Rodriguez

Vendedor

Alicia Vargas

Diego Miranda

Operario

Operario

Gloria Urbina

Lisette Vilchez

El organigrama anteriormente expuesto, está creado en base a las funciones establecidas por la empresa, a raíz de la creación de la estructura formal, de acuerdo a esta se elaboran los siguientes objetivos: 

Establecer reuniones de planificación periódicamente, en donde todos los gerentes de la compañía entreguen informes respecto de sus funciones para mejorar la obtención de objetivos como ejemplo; aumentar la producción en un 20% aumentar las ventas en un 30% disminuir costos de producción al menos en un 10%,



Por otra parte, se identifica que el gerente de producción no está realizando informes en relación a su departamento y tampoco se los han pedido, debido a esto se solicita mayor eficiencia por parte del gerente de producción.

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Se establece de acuerdo a lo anterior que el control de gestión según el análisis debe ser revisado periódicamente tanto a los trabajadores como a los gerentes que llevan la empresa.

Se visualiza canales canales de comunicación mal empleados, los trabajadores saben saben con quién







electrónicos que ayuden a guardar respaldo de las actividades e informes y no ocurra como en el departamento de producción en donde se encontraron informes archivados sin revisar.

SISTEMA DE CONTROL Y COMPORTAMIENTO ORGANIZACIONAL Existen diversas teorías que hablan de la disposición y del carácter humano, en donde se establece que el hombre no está predispuesto al trabajo y que este debe ser conducido a la consecución de objetivos ya que no existen motivaciones propias (teoría de maslow, teoría x, teoría y de mcgregor), De manera que para mejorar el comportamiento de los trabajadores de la empresa X7s LTDA se establece como medida la inclusión de del método de evaluación de desempeño 180º debido a que ya que, presenta menor complejidad que los otros tipos de evaluaciones y cumple el mismo objetivo de medir el desempeño y relacionarlo con el cumplimiento de objetivos, una vez realizada esta evaluación y en mi calidad de experto en control de gestión propondría desarrollar el método de la motivación por medio del incentivo indistintamente el caso sea bueno o malo; si fuera positivo se debe asociar al beneficio que ejercería en cuanto a las necesidades de estima que necesita el ser humano para el cumplimiento de sus necesidades según “Maslow”, así como también si la evaluación fuese negativ a, sería conveniente de igual manera ya que la motivación influye en el comportamiento, sin embargo, también pondría especial atención dentro del entorno del trabajo a fin de cambiar la percepción dentro de lo que al del factor psicológico refiere respecto del trabajo, por ejemplo; volviendo al punto anterior el hecho de que el gerente de producción no esté realizando efectivamente una de las labores para las cuales fue reclutado es causal de despido, sin embargo, aún no se le hace una evaluación de desempeño y tampoco se ha medido el de su entorno, lo que calificaría mal no solo su desempeño, sino, que también se calificaría mal al conjunto que compone la compañía. Como punto importante propongo que se realice la evaluación de desempeño de 180º mensualmente, como una medida para que los trabajadores se basen en la eficiencia y eficacia, ya que el objetivo macro de la empresa es sacarla adelante, en caso de que la evaluación de desempeño de un empleado sea mala en más de 3 ocasiones, se solicitará el despido por incumplimiento de sus funciones.

Instrumentos para el control de gestión ges tión y desempeño organizacional Los instrumentos para el control de gestión son herramientas que permiten reflejar las estrategias de la empresa respecto de la obtención de objetivos, medir el desempeño







. Definición de estrategias: estrategias : -Estrategia corporativa: La empresa ha crecido durante los años, sin embargo, no es una marca reconocida, no se diferencia de sus competencias, porque como sabemos está en un lugar en donde la competencia es grande y opera o pera con valores más bajos, además los costos de fabricación no se están controlando, por lo tanto, solo se utiliza un estimativo para generar los posibles márgenes de utilidad; se necesita realzar la estrategia de crecimiento y la de contracción. - Estrategia de negocio: Como se mencionó anteriormente las competencias a las que está sometida este negocio están basadas en la estrategia de liderazgo en costes, por lo tanto, se debería entrar más fuerte al mercado apelando a la estrategia de diferenciación. -Estrategias funcionales: planes para maximizar la productividad y recursos utilizando estrategia de marketing (mejorar la publicidad), RRHH(capacitación para operarios y vendedores), producción(mejorar tiempos de producción), financiación (reducir costos).

De acuerdo a esto se puede controlar el avance y el término de las operaciones, aplicando otros instrumentos en forma conjunta como los l os KPIs, los que se establecen de la siguiente manera:

ELEMENTO OBJETIVO ESTRATEGICO KPI

DEFINICION crear modelo diferente e innovador para diferenciarse de la competencia

RESPONSABLE DE SU GESTION, FORMULA FORMULA ALCANCE ALCA NCE Y DIMENSION

pre se nci a e n el me rcado gerente general (Mario Montecinos) gerente de produccion ( Rodolfo Guajardo) visuali zar mercado para captar oportunidad oportunidad de negocio a partir de algo nuevo, a su vez, producir una partida de prueba

FRECUENCIA DE REVISION FUENTES DE INFORMACION

1 semana propuesta 1 mes para produccion

NIV EL BASE

a parti r de una se mana

META ESPERADA

1 me s poco exigente: 1 mes y medio / exigente: 1 mes /muy exi gente 1 semana

POLÌTICAS DE ACTUACION









ELEMENTO RESPONSABLE DE SU GESTION, FORMULA ALCANCE Y DIMENSION OBJETIVO ESTRATEGICO

DEFINICION capacitación vendedores y área productiva, según sus funciones a fin gerente de ventas y marketing, de mejorar su desempeño

FRECUENCIA DE REVISION KPI FUENTES DE INFORMACION RESPONSABLE DE SU GESTION, FORMULA NIVEL BASEALCANCE Y DIMENSION META ESPERADA FRECUENCIA DE REVISION FUENTES DE INFORMACION NIVEL BASEDE ACTUACION POLÌTICAS

aumentar nivel de conocimiento 1 mes, informe de ventas GERENTE DE RECURSOS HUMANOS Mauricio Asistente de RRHH a partir deCastillo, una semana Jorge Sepúlveda 1 mes3 meses, informes de cada poco exigente:y1satisfacción mes y medio / productividad exigente: 1 mes /muy exigente 1 a partir de un mes semana

META ESPERADA

1 mes

POLÌTICAS DE ACTUACION

poco exigente: 3meses / exigente: 1 mes y medio /muy exigente 1 mes







ELEMENTO OBJETIVO ESTRATEGICO KPI RESPONSABLE DE SU GESTION, FORMULA ALCANCE Y DIMENSION FRECUENCIA DE REVISION FUENTES DE INFORMACION NIVEL BASE META ESPERADA

DEFINICION mejorar tiempos de producción ser más eficientes

POLÌTICAS DE ACTUACION ELEMENTO OBJETIVO ESTRATEGICO KPI

gerente de producción/gerente general, control de operacional, método de incentivo cada 3 meses, informes de productividad y satisfacción a partir de un mes 1 mes poco exigente: 3meses / exigente: 1 mes y medio /muy exigente 1 mes DEFINICION reducir costos optimizar recursos

RESPONSABLE DE SU GESTION, FORMULA ALCANCE Y DIMENSION

gerente de administración y finanzas/contador general /gerente producción. Se debe realizar presupuesto y optimizar los recursos

FRECUENCIA DE REVISION FUENTES DE INFORMACION

cada 3 meses, informes de productividad e informe de costos, informe de ventas

NIVEL BASE META ESPERADA POLÌTICAS DE ACTUACION

a partir de un mes 1 mes poco exigente: 3meses / exigente: 1 mes y medio /muy exigente 1 mes

Luego de esto se debe generar un balance de gestión integral, en el cual mediante un informe se vean los resultados de la gestión mostrando los indicadores KPIs, esta debe ser realizada en primera instancia al cabo de 3 meses para evaluar el estado en que se encuentran.







producción y una para ventas para ver si se están alcanzando los objetivos, además se crean hojas tanto para el control de mermas para el área de producción a fin de subsanar temas como la optimización de recursos y hoja de control para inventariar los productos, esos datos son muy necesarios para saber por ejemplo que producto es el que más se comercializa dentro de la compañía.

PROPUESTA DE CONTROL:

HOJA CONTROL DE VENTAS Empleado NICOLAS POBLETE ALICIA VARGAS

Mes NOVIEMBRE NOVIEMBRE

Objetivo $3.000.000 $3.000.000

Ventas realizadas Desviaciones $1.300.000 -1700000 $3.050.000 50000+

DIEGO MIRANDA

NOVIEMBRE

$3.000.000

$2.800.000

-200000

OBSERVACION: SUPERVISION: debe ser ejecutada por gerente de producción Sr Rodolfo Guajardo

HOJA DE CONTROL DE PRODUCCION Empleado FERMIN SILVA ALDO ESPINOZA

Mes NOVIEMBRE NOVIEMBRE

Objetivo 100 CALZADOS

PRODUCCION Desviaciones 100 67 -33 100 89 -11







HOJA DE CONTOL MERMAS DE MATERIA PRIMA TIPO DE MERMA FECHA TOTAL DEL DÌA AREA

ARTICULO

PRODUCCCION OPERACIÓN

CANTIDAD

DEPARTAMENTO RESPONSABLE

EQUIVALE EN PESOS

OBSERVACION: Debe ser ejecutada por operarios o perarios de la empresa SUPERVISION: Debe ser Supervisada por Sergio Alamo

HOJA CONTROL INVENTARIO MES PRODUCTO CODIGO

DESCRIPCION

ENTRADA

SALIDA

TOTAL

OBSERVACION: SUPERVISION: Debe ser ejecutada por Sergio Alamo encargado de Bodega e inventarios







Modelo de Balanced Scorecard OBJETIVO PERSPECTIVA FINANCIERA: Aumentar rentabilidad

METAS aumentar rentabilidad en un 30%

INDICADORES

INICATIVA

estados financieros

negociar ventas a crédito con clientes frecuentes

PERSPECTIVA CLIENTE: Tener una tienda más aumentar 30% las atractiva para los visitas diarias a la clientes tienda

recuento de cliente mediante tótem

Reubicar calzados en vitrina, según modelo innovador y mayor cantidad de ventas

PERSPECTIVA DE LOS PROCESOS INTERNOS: transferir al menos el ofrecer nuevos canales 20% de las ventas al de ventas nuevo canal

%de ventas por canal, redactado en un informe financiero

Implementar telemarketing virtual

PERSPECTIVA DE APRENDIZAJE Y CRECIMIENTO: Contar con una nueva fuerza de ventas

desarrollar lazos con certificados de los organismos capacitadores vendedores como sence

capacitar al 100% de los vendedores

SISTEMAS DE LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Existen 3 tipos de sistemas de información y tecnologías de la información estos son: sistema a la medida, módulos ERP, sistema Web-Based. las tecnologías de información, dentro del contro l de gestión, ayudan a la organización en el almacenamiento, procesamiento, transporte y transformación de la información, creando con ello programas o sistemas digitales en el manejo y procesamiento de la Información. Para esta empresa es considerable adoptar el sistema ERP, debido a que, están diseñados para automatizar la mayoría de los procesos básicos de una organización, desde la gestión financiera, hasta el almacenamiento, compras, recursos









El cálculo de desviaciones económicas, el análisis de los flujos de ganancia y pérdida, la documentación de los sucesos en tiempo real, la estimación de los costos de producción, Etc. De manera que sería la adecuada para los requerimientos de la empresa X7s X7 s LTDA.

METODOLOGIA PARA EL DESARROLLO DE SISTEMAS DE RETRIBUCION Este sistema tiene directa relación con el método de incentivo, el control de gestión debe preocuparse de este aspecto, porque como decíamos anteriormente las remuneraciones o retribuciones constituyen el elemento fundamental en la relación recíproca existente entre empleadores y trabajadores. Cabe destacar que dentro de la estructura de las remuneraciones se encuentran: la retribución r etribución fija, la retribución variable, la retribución o prestación prestación de especies. Para la empresa X7s LTDA LTDA se propone establecer retribución variable ya que; el sistema de medida de los resultados que permita una remuneración real en base a estos objetivos. El sistema se desarrollará desarrollará de la siguiente manera: Para los vendedores Sistema simple: Uno de los objetivos de la empresa es aumentar las ventas y la rentabilidad, para lo cual como se expuso antes será una meta de venta de $3.000.000 por trabajador. En







Una de las principales falencias en esta compañía era el hecho de no tener establecido ni objetivos, ni metas, lo cual imposibilita el hecho de saber en base a que trabajamos. Como se puede apreciar se establecieron buenas y nuevas metas entre ellas; crear un modelo innovador, mejorar la publicidad, ser líderes en ventas a través de la capacitación del personal, mejorar tiempos de producción, aumentar la rentabilidad, mejorar la perspectiva de los clientes respecto de la empresa, establecer nuevos nuevos canales de ventas etc. Este tipo de objetivos trazados solo solo serán efectivos y alcanzados si los controles sobre la compañía son ejecutados de la manera establecida y si se dan instancias como reuniones de planificación en donde se informe de manera periódica el estado de la empresa. Cabe destacar que el el rubro del calzado tiene un campo amplio que tiene buena recepción a la innovación, dependerá de ustedes que el presente informe tenga la respuesta esperada, ya que como saben, el control de gestión es la verificación de los objetivos organizacionales de la cual son parte cada uno de los integrantes de X7s LTDA.

BIBLIOGRAFÌA 

IAAC (2018) AUDITORIA Y CONTROL DE LA GESTION PÙBLICA Consultado desde el 06 hasta el 12 de noviembre de 2018. Recuperado de las semanas lectivas 1 a la 8

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