LOGÍSTICA

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO INDUSTRIAL

ADMINISTRACIÓN INDUSTRIAL

MANUAL DE APRENDIZAJE

LOGÍSTICA

CÓDIGO: 89001233 Profesional Técnico

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ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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ÍNDICE INTRODUCCIÓN OBJETIVOS GENERALES CAPÍTULO I: LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA. 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6

Concepto de Logística. Importancia de la Logística y de la Cadena de Suministros. Nivel de Servicio al cliente y logística. Estructura del sistema Logístico en la empresa. Relaciones con otras funciones gerenciales de la empresa. El ciclo de materiales y los objetivos de la administración logística.

CAPÍTULO II: ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS. 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 2.7 2.8 2.9

Definición e importancia. Objetivos del área de compras. Actividades del área de compras. Proceso de compras. Métodos de compras. Determinación de la cantidad a comprar-Lote económico de compra. Selección y Desarrollo de proveedores. Evaluación de la eficiencia de compras. Ejercicios

CAPÍTULO III: ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES. 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.6 3.7

Concepto de almacén. Los almacenes y su importancia en las organizaciones. La función almacenes y su organización. El ciclo de almacenamiento. Infraestructura de almacenes. Manipulación de materiales. Catalogación de productos

CAPÍTULO IV: ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. 4.1 4.2 4.3 4.4

Los inventarios y su administración . Elementos de la administración de inventarios. Planeamiento y control de inventarios. Tipos de inventarios y costos de inventario.


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4.5 4.6 4.7 4.8 4.9 4.10 4.11 4.12

Clasificación ABC de inventarios o ley de Pareto. Ejercicios resueltos. Inventario promedio. Rotación de inventario-ecuación de ajuste de inventario. Kárdex-valorización de kárdex. Problemas resueltos y propuestos. Lote económico de compra. Ejercicios.

CAPÍTULO V: ESTRATEGIA DEL TRANSPORTE. 5.1 Fundamentos del transporte 5.1.1 Importancia de un sistema eficaz del transporte. 5.1.2 Opciones de servicio y su característica. 5.1.3 Opciones de servicio- sencillo. 5.1.4 Agencias y servicios de envíos. 5.1.5 Características del costo de transporte. 5.1.6 Costos fijos y variables. 5.2 Decisiones sobre el transporte. 5.2.1 Selección de los servicios de transporte. 5.2.2 Diseño de rutas para los vehículos. 5.2.3 Programación y diseño de rutas. CAPÍTULO VI: DISTRIBUCIÓN FÍSICA. 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 6.6 6.7 6.8

Definición localización de almacenes problemas resueltos Ciclo de pedido Diseño de rutas de reparto Canales de distribución Tipos de canales de distribución Estrategia de distribución

BIBLIOGRAFÍA


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INTRODUCCIÓN La actividad Logística es considerada hoy en día una labor importante en la empresa y fuente de ventajas competitivas tanto para el logro de considerables ahorros en costos como para la generación de mayores ingresos a través de un nivel de servicio adecuado al cliente. La finalidad de una empresa, sus objetivos y las actividades que desarrolla para alcanzarlos, están relacionados íntimamente con el funcionamiento de cada una de las dependencias que conforman su organización, estas dependencias necesitan de materiales para su funcionamiento por lo que , contar con los insumos necesarios constituye una exigencia permanente que da lugar a que gran parte del capital de la empresa sea destinado a la adquisición de materia primas, insumos, repuestos para mantenimiento, útiles de oficina, bienes de capital para la producción, etc., comprometiendo su economía si dichas adquisiciones no son efectuadas adecuadamente. La compra de materiales, es una función de la administración logística , que consiste en contar con los artículos en las cantidades requeridas , con la oportunidad debida y en el lugar donde se necesiten, estos dos conceptos , cantidad y oportunidad, solo pueden ser obtenidos mediante el control de las existencias facilitando su rotación adecuada y logrando liberar capital de trabajo, teniendo en cuenta que la logística absorbe entre un 60% y un 80% de cada unidad monetaria que vende una empresa y que puede ser esencial para su estrategia competitiva. Esta área de la administración ha sido denominada con muchos nombres; distribución física, administración de materiales, administración de la transportación, logística y ahora administración de la cadena de suministros e incluye algunas de las siguientes actividades: compras, almacenes, inventarios, transporte, distribución física, manejo de materiales, embalaje, etc. Por ello se considera que la logística constituye una parte importante a considerar en la estructura de funciones de cualquier organización, especialmente en aquellas cuya dimensión y actividad conforman el movimiento y la manipulación de volúmenes considerables de materias y productos.


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La implementación de la logística en la organización no es igual para todas, ya que esta dependerá del peso específico que la función adquiera en la misma, lo cual es consecuencia directa de su complejidad, volumen, características técnicas y costos. Ello es evidente cuando se analiza la importancia relativa de la función que la logística tiene en las organizaciones según el sector industrial o de servicio en que se desarrolla. La logística es un ejemplo claro de esta ventaja, ya que cuenta con un resultado eficiente al momento de ser incorporada a la gestión de una empresa. Cuando una empresa realiza este procedimiento se dice que se encuentra en una etapa avanzada, donde la incorporación de la logística como ya antes mencionado realiza un trabajo eficiente en las funciones de la organización. Pasa por cada departamento, donde organiza cada uno de ellos en busca de un solo objetivo, que es la satisfacción del cliente.


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OBJETIVOS GENERALES •

El Fascículo proveerá al estudiante conocimientos sólidos sobre la forma de organizar y administrar la logística en las organizaciones.

•

Proporcionar las herramientas y los conocimientos que permitan abordar sólidamente la problemática de la logística en la empresa.

•

Comprensión de la realidad actual de la logística y predisposición para abordar el futuro.

•

Analizar las diferentes interrelaciones entre los distintos sectores de la logística.

•

Conocer la gestión de la logística considerada como área de suma importancia habida cuenta que reúne la mayor cantidad de los costos en las empresas.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS •

Conocer lo que es un sistema de logística en la organización.

•

Conocer las grandes actividades o funciones que comprende un sistema de logística, su organización y ubicación en la estructura organizacional.

•

Conocer la importancia de contar con una buena organización de compras y procedimientos ágiles y eficientes que permitan adquirir bienes y servicios de calidad a costos mínimos y en forma oportuna.

•

Conocer las técnicas de organización y administración de almacenes.

•

Conocer los sistemas que permiten almacenar materiales, productos en proceso y terminados en cantidades que no afecten económicamente a la empresa, no perjudiquen el ritmo de producción y permitan atender las necesidades de mercado.


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CAPITULO 1: LA ADMINISTRACIÓN LOGÍSTICA. Si se considera la administración como una función directa que es inherente a todos los niveles de una empresa, en relación con los materiales hay una necesidad de administrarlos convenientemente para su mejor utilización y para lograr aprovisionamientos razonables, entendiendo por esto la disposición permanente de existencias a costos adecuados y con gastos generales en sana proporción a los beneficios que se obtengan, es decir, dar seguridad de abastecimiento al mismo tiempo que rentabilidad. 1.1 CONCEPTO DE LOGÍSTICA. El concepto de LOGÍSTICA aparece en la década de los 50 con el nombre de ADMINISTRACION DE MATERIALES o GESTION DE MATERIALES se inicia cuando algunas industrias asignan al gerente de compras la responsabilidad de controlar los almacenes, especialmente los de mantenimiento y reparación de equipos fabriles e incluyen entre sus funciones las correspondientes a las operaciones de recepción, e inspección de los materiales. En el Perú este suceso surge a partir de 1950 en algunas industrias, transnacionales norteamericanas, ellos adoptan en su organización algunos conceptos utilizados en su país de origen, lo que posteriormente sería utilizado en nuestras industrias nacionales especialmente en producción dando así a la persona encargada un nivel medio. Es evidente el desarrollo vertiginoso experimentado por la logística desde aquella época a la fecha. De ser considerada una actividad que había que realizar inevitablemente, hoy es vista como una fuente generadora de ventajas competitivas o de ahorros en costo. La definición que adoptaremos en el presente fascículo es la siguiente: “.....Es el proceso de planificar, llevar a cabo y controlar, de una forma eficiente, el flujo de materias primas, inventarios en curso, productos terminados, servicios e información relacionada, desde el punto de origen al punto de consumo (incluyendo los movimiento internos y externos y las operaciones de importación y exportación), con el fin de satisfacer las necesidades del cliente.”. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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Se puede observar también que la logística enlaza a la empresa con los clientes a los que debe llevar los productos fabricados y con los proveedores, quienes abastecerán a la empresa de los materiales necesarios para sus operaciones. Entonces, podemos afirmar que la logística es el enlace entre la empresa y los mercados. Como muestra la Figura 1 (Administración Logística-Armando Valdez P.), las necesidades de los usuarios deben de ser especificas, adquiridas, recibidas, ingresadas, almacenadas, controladas y despachadas o entregadas para su utilización dentro de la empresa durante las actividades que se originan los materiales son manipulados y transportados del proveedor a la empresa, dentro de la empresa y hasta el consumidor final. La administración logística se concreta de principio a fin con las actividades involucradas en el flujo de materiales, como las Compras, control de inventarios, Tráfico, Almacenaje, Recepción, Manipulación de Materiales, Distribución Física, y aun el planeamiento y control de producción, no podrán operar eficientemente sin que exista una forma de coordinación, inteligente y cerrada, que permita reducir costos, incrementar la flexibilidad y mejorar el proceso de producción.


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1.2 IMPORTANCIA DE LA LOGÍSTICA Y DE LA CADENA DE SUMINISTROS. La logística gira en torno a crear valor: valor para los clientes y proveedores de la empresa, y valor para los accionistas de la empresa. El valor en la logística se expresa fundamentalmente en términos de tiempo y lugar. Los productos y servicios no tienen valor a menos que estén en posesión de los clientes cuándo (tiempo) y dónde (lugar) ellos deseen consumirlos. Por ejemplo, las entradas a un evento deportivo no tendrán valor para los clientes si no están disponibles en el tiempo y en el lugar en los que ocurra el evento, o si los inventarios inadecuados no satisfacen las demandas de los aficionados. Una buena dirección logística visualiza cada ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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actividad en la cadena de suministros como una contribución al proceso de añadir valor. Si sólo se le puede añadir poco valor, entonces se podrá cuestionar si dicha actividad debe existir. Sin embargo, se añade valor cuando los clientes prefieren pagar más por un producto o un servicio que lo que cuesta ponerlo en sus manos. Por varias razones, para muchas empresas de todo el mundo, la logística se ha vuelto un proceso cada vez más importante al momento de añadir valor. LOS COSTOS SON IMPORTANTES. Con los años, se han llevado a cabo diferentes estudios para determinar los costos de la logística para la economía en general y para las empresas en particular. Hay estimaciones ampliamente discrepantes de los niveles de costo. Según el Fondo Monetario Internacional (FMI), el promedio de los costos logísticos es alrededor de 12% del producto nacional bruto del mundo. Los costos de logística, importantes para la mayor parte de las empresas, ocupan una segunda posición detrás de los costos de los bienes vendidos (costo de compra), los cuales constituyen alrededor de 50 a 60% de las ventas para una empresa manufacturera promedio. El valor se añade minimizando estos costos y pasando los beneficios a los consumidores y a los accionistas de la empresa. LA LOGÍSTICA Y LA CADENA DE SUMINISTROS SON IMPORTANTES EN LA ESTRATEGIA. Las empresas gastan mucho tiempo buscando la manera de diferenciar sus productos de los de sus competidores. Cuando la administración reconoce que la logística y la cadena de suministros afectan a una parte importante de los costos de una empresa y que el resultado de las decisiones que toma en relación con los procesos de la cadena de suministros reditúa en diferentes niveles de servicio al cliente, está en posición de usar esto de manera efectiva para penetrar nuevos mercados, para incrementar la cuota de mercado y para aumentar los beneficios. Es decir, una buena dirección de la cadena de suministro puede no solo reducir costos, sino también generar ventas. Considérese cómo Wal - Mart usó la logística como el núcleo de su estrategia competitiva para ser el número uno del mundo en venta de mercancías al menudeo. LOS CLIENTES QUIEREN CADA VEZ MÁS UNA RESPUESTA RÁPIDA Y PERSONALIZADA. Los minoristas de comida rápida, los cajeros automáticos, el reparto de un día a otro y el correo electrónico de internet han hecho que los consumidores esperemos que ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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los productos y servicios puedan estar disponibles en tiempos cada vez más breves. Además, la mejora de los sistemas de información y los procesos de manufactura flexible han llevado al mercado hacia la “fabricación personal en masa”. En vez de que los consumidores tengan que aceptar la filosofía de la “unitalla” en sus compras, los proveedores están ofreciendo cada vez más productos que satisfacen las necesidades individuales de los clientes. 1.3 NIVEL DE SERVICIO AL CLIENTE Y LOGÍSTICA. El nivel de servicio que se va a proporcionar al cliente, afecta de manera directa el diseño del sistema logístico y la localización de la red de plantas y almacenes a lo largo de los cuales fluirá el producto. Su definición requiere la participación de la alta dirección, y se debe basar en lo que el cliente desea y no en lo que ofrece la competencia. La definición de nivel de servicio al cliente involucra aspectos diversos, tales como la calidad del producto, su funcionalidad, la garantía del producto, el servicio post venta, el servicio técnico, etc. Aquellas dimensiones del nivel de servicio controladas por la logística son la disponibilidad y rapidez. La DISPONIBILIDAD de productos es la posibilidad de atender los pedidos de los clientes desde los inventarios de la empresa, pero en contrapartida implica un mayor costo de inventarios. Controlar los costos de inventarios requiere la elección adecuada del sistema de renovación de inventarios. La RAPIDEZ está relacionada con los transportes utilizados. Un segundo aspecto importante que afecta la rapidez es la localización de almacenes. Almacenes ubicados cerca de los centros de demanda proporcionan la ventaja de disminuir los tiempos de entrega y con ello mejorar el nivel de servicio, pero en contraposición elevan inversión necesaria en infraestructura de almacenamiento y los costos de mantener stocks en varios almacenes. 1.4 ESTRUCTURA DEL SISTEMA LOGÍSTICO EN LA EMPRESA. Un sistema está constituido por una serie de elementos que integrándose y relacionándose entre ellos, contribuyen a lograr un fin determinado, es decir alcanzar un objetivo. El sistema logístico en la empresa está estructurado sobre la base de los siguientes elementos:


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1. Adquisiciones y su control. Dentro del sistema es el elemento prioritario o la actividad que se realiza al descubrir o detectar la necesidad y actúa accionado por el control de producción y de inventarios, o por los usuarios, para que se pueda disponer de los materiales, sea para su utilización inmediata, sea para la renovación oportuna de las existencias. 2. Almacenes. Este elemento es responsable de guardar los materiales, conservándolos en condiciones optimas para su utilización; en el deben incluirse los de planta, materias primas , artículos en proceso y producto terminados; así como los externos ubicados en otras áreas, incluyendo los de las empresas distribuidoras y en algunos casos, las tiendas de venta al por menor o detallistas. 3. Inventarios y Control. Los inventarios o existencias de materiales, constituyen la razón de la actividad logística en la empresa, deben actuar como amortiguadores en las operaciones a fin de permitir que el sistema se desarrolle con efectividad y economía. Esta función de amortiguación se realiza mediante el almacenaje de los materiales y el control permanente para conseguir una renovación adecuada. 4. Medios de transporte y de manipulación. Estos han influido cada vez más en los costos del material en los últimos años, tanto en el abastecimiento de los materiales como en la distribución física, pero además los adelantos técnicos de los medios de transporte han influido en la variación de la política de compras y de inventarios de las empresas. Estos aspectos hacen resaltar la importancia de este elemento dentro del sistema, que incluye no solo los movimientos hacia la planta o dentro de ella, sino también los que se producen entre los almacenes y aquellos considerados en la distribución física o sea hacia los clientes. 5. Comunicaciones. Para procesar las órdenes de compra, instrucciones sobre los materiales solicitados o sobre los medios de transporte a utilizar; para comunicar especificaciones relativas a las características de los artículos o definir variaciones que puedan presentar después de emitida la orden de compra , registro sobre las existencias en almacén o en tránsito, comunicación de datos sobre inventarios y la rápida toma de decisiones en relación con el embarque de los artículos solicitados o de los movimientos de materiales.


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6. Planeamiento y Control de producción. Constituye uno de los elementos más importantes del sistema logístico, mediante el cual se elaboran los planes de tiempo y unidades que deben producirse y que permiten detectar y determinar la cantidad y variedad de materiales que se requieren para cumplir el plan elaborado. El cálculo detallado de los requerimientos de materias primas, semi-elaboradas, piezas y partes, etc. Así como sus disponibilidad, adquisición o fabricación en la propia empresa. El funcionamiento del sistema logístico actúa en toda la red logística, en toda su extensión y en lo complejo de su estructura, la cual puede ser agrupada en varios ciclos de funcionamiento, para facilitar la concepción, el diseño y la administración del sistema logístico. En la Figura 3 es posible apreciar la extensión de la red logística, en la primera etapa (Figura 4) se trata de la fase del sistema logístico denominado “abastecimiento” es decir el flujo de materiales del proveedor a la empresa fabril, en la segunda etapa (Figura5) se dan las operaciones de fabricación, transporte y manipulación interna y los puntos de almacenaje. La tercera etapa (Figura 6) corresponde a la distribución física de los productos terminados, La unión de las tres etapas conforma el flujo total de los materiales que es donde actúa el sistema. Se debe tener en cuenta que el tiempo es de capital importancia en las tres etapas, ya que se requiere para todas las operaciones, así como para procesar los registros, transmitir información y tomar decisiones. En la Figura 7 se puede apreciar el concepto de los ciclos en términos de su aplicación básica para alcanzar la integración del sistema logístico y sus funciones de abastecimiento, transferencia de inventarios, distribución física y administración de materiales.


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1.5 RELACIONES CON OTRAS FUNCIONES GERENCIALES DE LA EMPRESA. La comprensión de que el flujo de materiales da lugar a un proceso que debe ser integrado para permitir un mejor servicio a la empresa en su conjunto, ha facilitado la centralización de las actividades y la creación del sistema logístico, cuyo diseño y administración absorbe funciones que en el pasado estuvieron a cargo de las otras dependencias de la empresa. Aunque las relaciones de la dependencia logística abarcan a todos los elementos de la empresa, son dirigidas principalmente hacia: •

Producción

•

Comercialización

•

Finanzas y Contabilidad

•

Ingeniería de Producto

•

Control de Calidad

•

Gerencia General

1. Logística-Gerencia General. Tiene que brindar el apoyo necesario para lograr la coordinación de la función logística con las de producción, finanzas, comercialización, etc. 2. Logística – Producción. En Producción siempre es preferible que sobren los materiales para no correr el riesgo de que se rompe el stock, para logística las sobre existencias y las roturas de stock son perdidas que la empresa debe evitar por su similar gravedad. 3. Logística - Finanzas – Contabilidad. En Finanzas-Contabilidad le compete el empleo eficiente del capital que la empresa tiene y el control de las actividades en relación con el manejo de dicho capital. Las relaciones con logística son constantes y de mucha importancia ya que es esta la que se encarga de los mayores desembolsos que se efectúan en la empresa en el cumplimiento de su función, tanto en relación a los materiales de uso constante, como en la adquisición de bienes del activo fijo, aspectos ambos que solo pueden ser efectuados teniendo en cuenta la disponibilidad de dinero efectivo y las posibilidades de contar con recursos que puedan ser comprometidos para pagos futuros. 4. Logística – Comercialización. La comercialización y las tácticas que se emplean tienen una influencia fundamental en el diseño y la operación del sistema logístico ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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pues sus requerimientos establecen los límites entre los cuales debe trabajar el sistema, especialmente en la actividad de distribución física, afectando en muchos casos sus costos. Al establecer el pronóstico de ventas, la dependencia de comercialización esta definiendo para la empresa sus necesidades en producción, ya que esta dependencia deberá planear sus actividades para responder al pronóstico establecido y proporcionar los artículos que en el ha previsto vender. 5. Logística – Ingeniería del Producto. Se ocupa del diseño de nuevos artículos y responde a los pedidos de variación que pueda hacerle comercialización y que logística tratara de controlar los riesgos que ello significa para los costos logísticos. 6. Logística – Control de Calidad. En este caso la actividad logística debe establecer coordinación y obtener la colaboración, de manera de asegurarse la calidad adecuada, haciéndola certificar por el control de calidad. 1.6 EL CICLO DE MATERIALES Y LOS OBJETIVOS DE LOGÍSTICA. La logística se refiere al flujo de materiales hacia y de las dependencias de producción, conformando un proceso dentro de la empresa, que involucra en una primera etapa todas las actividades a que dan lugar los requerimientos por materias primas y otros insumos. Para su transformación en productos terminados en una segunda etapa y la entrega de estos a los clientes como resultado de la comercialización que se efectué. Dentro del proceso mencionado, estas dos etapas son conocidas como Abastecimiento y Distribución Fisca respectivamente y constituyen las principales funciones del denominado “CICLO DE MATERIALES”. La regulación del flujo de materiales es realizada debido a: - Los cambios que se produzcan en la demanda de los productos terminados. - Los procesos a que se someten las materias primas y sus variaciones. - El desempeño de los proveedores, en relación a la calidad de los artículos y al cumplimiento en la entrega. - Las existencias disponibles. - Las previsiones y pronósticos que pueden establecerse, en función del consumo y de las actividades con él relacionadas. Con relación a los objetivos podemos clasificarlos en directos e indirectos.


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OBJETIVOS DIRECTOS O PRIMARIOS: - Costos de operación bajos. - Precios de compra bajos. - Rotación de inventarios alta. - Continuidad en el abastecimiento. - Consistencia de la calidad. - Buenas relaciones con los proveedores. - Desarrollo del personal. - Buenos registros. OBJETIVOS INDIRECTOS O SECUNDARIOS: Los objetivos secundarios representan una contribución de la dependencia logística para que otras áreas alcancen sus objetivos, entre las más importantes se tienen: - Relaciones reciprocas favorables. - Diseño de nuevos productos o adquisición de nuevos materiales. - Hacer o comprar. - Normalización. - Mejoramiento de productos. - Previsiones con respecto al futuro, sobre los precios, tendencias, costos, etc.


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Fig.8. CICLO DE MATERIALES Y RESPONSABILIDAD DIRECTA DE LA DEPENDENCIA QUE INTERVIENE A C T I V I D A D E S 1Definir características y especificaciones del material que se requiere. 2. Características y especificaciones en caso de nuevo producto. 3.Determinación de la cantidad a comprar 4.Ubicación de proveedores 5.Negociacion de precios 6.Emisión de la orden de compra 7.Transporte del material 8.Emisión de conformidad de pago 9.Pago de la factura 10.Almacenaje de materia prima 11.PCP 12.Transformación de las materia primas 13.Almacenaje de productos terminados 14. Contacto con clientes y venta del P.T. 15.Preparación de los pedidos para su entrega final 16.Distribución 17.Emisión de factura y cobranza

Usuario

logística

X

X

Ingeniería

Producción

Comerc.

Finanzas

X X X X X X X X X X X X X X X X

ORGANIZACIÓN LOGÍSTICA. El elemento que se cree para administrar el sistema logístico deberá organizarse para cumplir las funciones involucradas en el sistema, controlándolas y efectuando revisiones periódicas que permitan actualizarlas de acuerdo a las innovaciones y cambios que se produzcan en la tecnología de los medios con que cuenta (transporte, comunicación, información, manipulación, etc.) o en la política general de la empresa, en las líneas de producción, en los productos o en los mercados a los cuales recurre para abastecerse o distribuir físicamente sus artículos. Una buena organización estará diseñada desde el planeamiento para cumplir las actividades indicadas y asumir la responsabilidad de administrar el sistema logístico y solucionar los problemas que como consecuencia del flujo de los materiales se presenten los objetivos de la organización. Si se tiene en cuenta que las empresas ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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pueden ser de diferentes tipos, de acuerdo con la finalidad que cada uno tiene, es posible clasificarlas en industriales, comerciales y de servicio, y en todas ellas presentará, en mayor o menor grado la necesidad de abastecerse de materiales para su funcionamiento o de hacer llegar los productos que fabrique o adquiera a sus clientes. TIPOS DE ORGANIZACIONES. Se muestran a continuación algunos cuadros orgánicos “tipo” de la organización logística:

ORGANIGRAMA DE UNA DEPENDENCIA LOGÍSTICA


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CAPITULO II. ADMINISTRACIÓN DEL PROCESO DE COMPRAS. La coordinación del flujo de bienes y servicio entre las instalaciones físicas es un asunto importante en el manejo de la cadena de suministros. La decisión de las cantidades que se moverán, el momento de moverlas, la forma de moverlas y la ubicaciones de donde serán adquiridas son preocupaciones frecuentes. Estas decisiones de programación se presentan dentro de la cadena de suministros y su buen manejo implicara la coordinación con otras actividades dentro de la empresa, en especial con producción. Además, se considera el proceso de compras como una actividad dentro del proceso de programación. Incluso cuando el proceso de compras es principalmente un proceso de adquisición, muchas de sus decisiones afectan en forma directa al flujo de bienes o servicio dentro del canal logístico. 2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIA. Compras es el área funcional de la empresa encargada de adquirir los materiales necesarios para las operaciones de la empresa, en la cantidad necesaria, en el momento y lugar precisos, de la calidad adecuada y al precio más conveniente, asegurando así la continuidad de las operaciones. El proceso de compras es importante para cualquier organización ya que las partes componentes y suministros adquiridos por lo general representan 40% a 60% del valor de las ventas de un producto final. La importancia del área de compras no se deriva únicamente del monto del dinero invertido en las adquisiciones. Se pueden lograr importantes ahorros en el capital de trabajo necesario para la operación reduciendo los niveles de inventario promedio mediante la elaboración de adecuados calendarios de entrega y de pagos de productos. La posibilidad de incrementar la utilidad en base a los descuentos obtenidos de los proveedores es importante. Por ejemplo, en una empresa que cuenta con la siguiente estructura de resultados: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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Ventas Compras Gastos Utilidad

100% 60% 30% 10%

Negociar con los proveedores ahorros globales del orden del 5% puede incrementar la utilidad en un 30%, tal como se muestra en la siguiente tabla. Este efecto es llamado “apalancamiento de las compras". Ventas Compras Gastos Utilidad

100% 57% 30% 13%

Compras, en la organización, debe asegurar el flujo ininterrumpido de materiales y suministros para la ejecución continua de la operación, evitando paradas de los equipos de producción, horas hombres perdidas, pedidos sin atender, etc. Asimismo, debe asegurar que los productos comprados que ingresan al proceso productivo sean de la calidad óptima, evitando sobre costos de producción, eliminando costos en inspecciones y procesos de devolución de materiales, pues estos consumen recursos y tiempo del personal de operaciones, generan paradas de producción, etc. El proceso de compras involucra la adquisición de materias primas, suministros y componentes para la organización. Las actividades asociadas con este proceso incluyen las siguientes actividades: - Seleccionar y calificar proveedores. - Evaluar el desempeño del proveedor. - Negociar contratos. - Comparar precio, calidad y servicio. - Contratar bienes y servicio. - Programar compras. - Establecer las condiciones de venta. - Evaluar el valor recibido. - Medir la calidad que proviene del exterior. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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-

Predecir el precio, servicio y en ocasiones los cambios de demanda.

El proceso de compra afecta de manera indirecta el flujo de bienes dentro del canal de suministros físico, aunque no todas las actividades de adquisición son de interés directo del responsable de la logística. Las decisiones relacionadas con la selección de los puntos de envío del proveedor, la determinación de las cantidades de compra, el momento oportuno del flujo de suministros, y la selección de la forma y los métodos de transportación del producto son alguna de las decisiones importantes que afectan los costos de logística. Por lo contrario, las actividades relacionadas con la negociación de contratos, la evaluación del desempeño del proveedor, el aseguramiento de calidad y el análisis de valor no tienen influencia directa sobre el movimiento y almacenamiento de bienes dentro del canal de suministros. En consecuencia, es justo decir que el proceso de compra no debe de ser responsabilidad completa del encargado de logística. Sin embargo, la interrelación entre las compras y las actividades del movimiento y almacenamiento puede ser sustancial. El Costo del material es responsabilidad de 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0%

GASTOS. F M .0 B R A M A T E R IA L

1960

1980

1990

2000

compras 2.2 OBJETIVOS DEL ÁREA DE COMPRAS. Se encuentran de acuerdo a las necesidades de los materiales que requieren los usuarios, y a ello se le denomina como: “Adquirir el Material (sea Suministro, Herramienta, Maquina, Equipos, etc.), de la Calidad más Conveniente, en la Cantidad Necesaria, en el Momento y Lugar Preciso y al Precio Adecuado”. Entre los más importantes se tienen: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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a. Realizar las compras más convenientes para la empresa, considerando no solamente el factor precio, sino también todos los elementos relacionados con la compra, Por ejemplo, en la adquisición de una impresora el precio es solo uno de los aspectos a considerar, pues tan importante como el precio de la misma son los precios de los insumos, su disponibilidad en el mercado, el servicio post venta, la calidad de la impresión, etc. Si no consideramos estos factores, el precio total pagado puede resultar alto. b. Asegurar el flujo sin interrupciones de productos y servicios requeridos, evitando la paralización de las operaciones.

c. Encontrar los proveedores más idóneos para la empresa. El proveedor debe estar interesado en suministrar a la empresa y, de igual manera, los planes de crecimiento y desarrollo deben ser compatibles. Así, puede resultar caro comprar un sistema de cómputo de bajo precio a una empresa que no tiene asegurada su permanencia en el mercado y que probablemente no brinde un servicio de garantía post venta, actualización del software, modificaciones posteriores y desarrollo.

d. Establecer las cantidades de compra idóneas, teniendo en cuenta los descuentos que ofrecen los proveedores por volúmenes de compra, fletes, capacidad de almacenamiento y costos de capital inmovilizado.

e. Estandarización de materiales. La búsqueda de productos estándares que tengan múltiples aplicaciones en la empresa resulta beneficiosa, pues ayuda a reducir la variedad de inventarios, obtener descuentos por compras de mayores volúmenes, mejorar la utilización de los espacios en el almacén, etc.

f. Mantener la continuidad en el abastecimiento.

g. Inversión mínima compatible con la seguridad y provecho económico.

h. Evitar duplicidades, desperdicios e inutilizaciones de los materiales. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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i. Mantener niveles de la calidad acordes con el uso al que se destinan los materiales.

j. Obtener bajos costos, compatibles con la calidad y servicio que se requieran.

k. Mantener la posición competitiva de la empresa. Es así que Compras debería conocer las características y los usos destinados de los materiales, realizando un esfuerzo necesario en la adquisición de los materiales sin dejarlos lado los objetivos a alcanzar; solicitando de antemano a los usuarios las características y datos (información) necesaria para no dejarse llevar por las supuestas ganancias que podrían obtener con los ofrecimientos de los vendedores. Compras, al efectuar cada adquisición debe analizar si esta satisfaciendo al usuario y cumpliendo con el objetivo designado. 2.3 ACTIVIDADES DEL ÁREA DE COMPRAS. Para la ejecución de los procesos de compras se deben llevar a cabo actividades que soporten dicho proceso, como recopilar información sobre las características de los materiales comprados, investigar sobre la aparición de nuevos materiales, tecnologías y proveedores. También compras debe analizar sus propios procesos de compras, es decir, rediseñarlos cuando sea necesario. Un resumen de las principales actividades de compras se presenta a continuación: 2.3.1 ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LOS MATERIALES COMPRADOS. a. Identificación correcta del material. Algunos materiales tienen diversos nombres en el mercado, lo cual puede originar confusiones y producir compras innecesarias. Identificar correctamente el material, sus características principales de funcionamiento y sus requerimientos de calidad es la primera actividad del área de compras. La catalogación es una actividad orientada a la identificación correcta de materiales, en la que participa el área de compras, la misma será estudiada a detalle mas adelante. b. Obtener del área de almacenes de la empresa información relacionada con los consumos de cada producto, los saldos actuales, los pedidos no atendidos por falta de stocks, la cantidad de productos sin uso u obsoletos, etc.


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c. Investigar los nuevos materiales que aparecen en el mercado, sus niveles de calidad, sus costos y su compatibilidad con los procesos productivos empleados en la empresa. d. Determinación de la cantidad a comprar. La aparición de un pedido de productos elaborada por cualquier área funcional no implica que compras deba obedecerla tal como la recibe. Compras debe comprobar que no existe un producto en almacén que pueda realizar dicha función y, del mismo modo, asegurarse de que la cantidad solicitada es la correcta en función a las necesidades de la empresa.

2.3.2 ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LOS PROVEEDORES. a. Mantener una relación fluida con los proveedores, con el objetivo de conocer los productos que ofertan, sus precios, su capacidad de producción, su desempeño logístico en cuanto al cumplimiento de los plazos de entrega y precisión en sus entregas (producto correcto, en la cantidad correcta y en un estado de conservación adecuado). b. Realizar inspecciones a los proveedores. Cuando la calidad del producto comprado influye decisivamente en la calidad del producto fabricado se hace necesaria una inspección a los procesos productivos del proveedor, para asegurarse de un estándar mínimo de calidad compatible con los requerimientos del comprador. Se debe verificar la capacidad productiva del proveedor, especialmente cuando la empresa tiene previstos importantes aumentos en su producción. El proveedor debe ser capaz de afrontar dichos aumentos y además seguir cumpliendo los plazos de entrega programados, así como la calidad del producto establecida. c. Búsqueda de nuevos proveedores. Estudiar el mercado de proveedores, ya que los productos y precios que ofrecen resulta un conocimiento útil para encontrar proveedores que se ajusten mejor a los requerimientos de la empresa o para negociar mejores condiciones con el proveedor actual. 2.3.3 ACTIVIDADES RELACIONADAS CON LA ORGANIZACIÓN. a. PROCESOS DE COMPRAS. En este rubro se encuentran todas las actividades realizadas para la ejecución de las compras. El rediseño del proceso de compras se hace necesario cuando reiteradamente se observan sucesos tales como: los productos comprados no llegan a tiempo o llegan al almacén antes de haber culminado el proceso de compra, las áreas funcionales comienzan a asumir la ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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función de abastecimiento, la productividad de los compradores desciende, entre otros. b. DOCUMENTACIÓN. Realización y cumplimiento de los manuales de procedimientos de compras, políticas de compras, presupuestos anuales de compras, registros históricos de las compras realizadas, archivo de los documentos generados en el proceso de compras: pedidos, cotizaciones, órdenes de compra o contratos. c. DETERMINACIÓN DE LOS COSTOS DE LA ORGANIZACIÓN. La actividad de compras consume recursos. Estos deben estar debidamente cuantificados y controlados. Además la organización debe identificar las posibilidades que ofrecen las nuevas tecnologías, tales como el uso del internet para reducir los costos de la gestión de compras. La determinación del costo de emisión de órdenes de compra es un parámetro importante, usado en el cálculo del lote económico de compra, el mismo que será estudiado a detalle en el capítulo de sistemas de renovación de inventarios. El costo de emisión está comprendido por todos los costos incurridos en la gestión de una orden de compra y que son independientes de la cantidad comprada. d. TRABAJO EN CONJUNTO CON LAS DEMÁS ÁREAS DE LA ORGANIZACIÓN. Compras debe buscar la cooperacion.de las distintas áreas de la empresa para llevar a cabo su labor de manera eficiente. El área de Planificación y Control de la Producción debe entregar a compras los planes de producción para, en base a ello, calcular las cantidades a comprar y el momento en que deben ser entregadas. En algunas ocasiones la empresa debe decidir entre hacer o comprar un insumo. Compras y producción deben trabajar conjuntamente para determinar la alternativa más beneficiosa.

El área de Investigación y Desarrollo debe colaborar con compras en la búsqueda de nuevos materiales, identificar materiales sustitutos, proveedores alternativos. El departamento de Control de Calidad debe determinar las especificaciones de calidad que deben cumplir los productos suministrados, los tipos de pruebas o ensayos realizados y el resultado de las mismas. Almacenes, por su lado, debe comunicar permanentemente a Compras las entregas realizadas por los proveedores, los saldos de productos y los consumos registrados. Finalmente compras debe informar a Contabilidad los calendarios de pago acordados con los proveedores, los montos acordados, los porcentajes de ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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descuento por pronto pago y toda la información que sea relevante para el cumplimiento de los compromisos pactados. 2.4 PROCESO DE COMPRAS. Debido a los montos invertidos de dinero, a la cantidad de artículos comprados, y al carácter legal de los acuerdos llegados con los proveedores, se hace necesario establecer un proceso de compras con el objetivo de garantizar una compra transparente, bajar los costos de adquisición, asegurar el flujo de materiales y disminuir los costos de la gestión de las compras. Los aspectos que se deben considerar para desarrollar un proceso de compras consistente son los siguientes: 2.4.1 RECEPCIÓN DE LA SOLICITUD DE PRODUCTOS. La solicitud de productos es un documento que establece una necesidad a satisfacer. Con este documento damos inicio al proceso de compras. La solicitud de productos (materia prima, insumos u otros materiales) es elaborada por las áreas funcionales de la empresa para la ejecución de sus actividades diarias, que serán abastecidas del stock de productos del almacén, sin embargo, en algún momento existirá la necesidad de renovar dichos stocks. Se recomienda, que la solicitud pase por el área de almacenes para la constatación de que no exista en stock el producto solicitado. Los datos que debe tener una solicitud de productos son los siguientes: -Fecha de emisión de la solicitud de productos. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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-Descripción del o los artículos, con su código y norma si es que los tuviera. -Cantidad pedida y unidades. -Fecha máxima de llegada del producto al lugar de entrega. -Utilización que se dará al artículo. -Existencias disponibles, consumos pasados. -Lugar de entrega. -Área que lo solicita. -Firmas de autorizaciones correspondientes. Existen algunos tipos de solicitudes que requieren un trato especial o diferenciado por el área de compras, debido a la naturaleza de la solicitud, por ejemplo: Solicitudes urgentes. En algunos casos el área de compras recibirá pedidos marcados como “urgentes”, debido a cambios inesperados de la demanda por causas de variación en las tendencias de la moda, cambios en la situación económica de los consumidores, en la respuesta a una campaña de la competencia, etc. Pero en otros casos, la urgencia se debe a una mala planificación de la producción, a la costumbre de marcar como urgente un pedido normal, etc. Este tipo de pedidos consumen más recursos que un pedido normal, debido a la contratación de un transporte rápido para su entrega, la penalidad aplicada por el proveedor, un trabajo de seguimiento adicional y horas de trabajos extras del personal de compras. Solicitudes por cantidades pequeñas. En algunos casos los pedidos de productos recibidos son por cantidades o montos menores que su costo de tramitación, pero deben ser satisfechos porque pueden originar malestar en la organización. Los siguientes métodos se pueden aplicar para su tratamiento: 1. Si el problema se debe al departamento usuario, es posible que la persuasión se pueda emplear para aumentar el número de estándar requeridos. 2. Otra posibilidad es que el departamento de compras reúna las requisiciones pequeñas a medida que las recibe, hasta que se haya acumulado una cantidad total justificada de dinero.


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3. Un tercer método es establecer un calendario de requisiciones, dejando de lado días específicos para la requisición de abastecimientos específicos, a modo de que todas las requisiciones de un artículo dado son recibidas en el mismo día. El calendario se puede integrar a manera de que prácticamente todos los artículos abastecidos por cualquier tipo específico de vendedor sean pedidos el mismo día. 2.4.2 SELECCIÓN DE PROVEEDORES. Si la compra procede, el siguiente paso residirá en identificar el o los proveedores que suministraran el producto. Para ello se siguen los siguientes pasos: a) Selección de posibles proveedores. No todos los proveedores son aptos para abastecer el material solicitado y cumplir con los requerimientos de pos-venta requerido. Para ello, compras deberá recurrir a sus registros históricos, a sus estudios de proveedores para determinar que proveedores pueden ser los candidatos a suministrar el producto. b) Solicitudes de cotizaciones. Una vez identificados los posibles proveedores, se solicitaran las cotizaciones a estos. La solicitud de cotización es el documento mediante el cual se hace conocer al proveedor las necesidades de la empresa y se solicita información sobre las condiciones que el proveedor puede satisfacer una necesidad. La información que contiene una solicitud de cotización es la siguiente: Fecha de emisión de la solicitud de cotización. Descripción del artículo. Cantidad que se solicita y unidades. Fecha de vencimiento en la recepción de cotizaciones. Fecha máxima de llegada al punto de entrega. Punto de llegada. Inspección a la que se someterán los artículos comprados. Otras consideraciones: calidad requerida, parámetros de evaluación, etc. La solicitud de cotización debe pedir a los proveedores la siguiente información: Precios. Condiciones de pago. Plazo de entrega al que se compromete. Las observaciones que el proveedor considere convenientes. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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c) Selección del proveedor. Una vez recibidas las cotizaciones de los proveedores se realiza el análisis de estas con el objetivo de determinar el proveedor que suministrará a la empresa. Para ello se recomienda la realización de un cuadro de análisis de cotizaciones en el cual se registran las ofertas de los proveedores y sus condiciones para un análisis comparativo. El criterio para seleccionar al proveedor debe basarse en el precio, plazos de entrega. grado de cumplimiento, el calendario de pago propuesto, la calidad del producto ofrecido, la capacidad de producción del proveedor, etc. 2.4.3 EMISIÓN DE LA ORDEN DE COMPRA. El proveedor que haya sido seleccionado recibirá la orden de compra de la empresa. En este documento se establece una relación contractual entre el vendedor y el comprador. El vendedor está obligado a suministrar los productos en plazos estipulados y el comprador al pago de dicho productos según el calendario acordado. La orden de compra es el documento más importante emitido por el área de compras y, por tanto, su preparación debe ser planificada cuidadosamente. La información que debe contener toda orden de compra es la siguiente: -Fecha de emisión de OC. -Número de la orden de compra (correlativo de compras). -Nombre y dirección de la empresa que recibe la orden. -Descripción del artículo, código, norma. -Cantidad que solicita y unidades. -Instrucciones sobre entrega (Lugar y fecha). -Cronograma de facturación y condiciones de pago. -Precios. -Algunas cláusulas adicionales pertinentes. -Firmas y autorizaciones correspondientes. Las cláusulas más comunes contenidas en una orden de compra son las siguientes: 1. La aceptación de los productos está sujeta a la inspección de calidad. 2. En caso de no recibir los productos en plazos estipulados, se procederá a cancelar la orden. 3. Si el precio no está estipulado en la orden, la facturación se hará a un precio no mayor al pagado en la última transacción. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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2.4.4 SEGUIMIENTO Y RECEPCIÓN DE LA COMPRA. Para garantizar la continuidad de las operaciones hay que asegurarse de que la compra será recibida el día acordado, caso contrario se deben tomas acciones para evitar el desabastecimiento. Debido a la gran variedad de productos que se compran, la labor de seguimiento debe estar enfocada en aquellos artículos que son considerados críticos, es decir aquellos que pueden paralizar la producción o generar pérdidas de ventas. La labor de seguimiento termina cuando llegan los artículos comprados al almacén de la empresa. En esta etapa se realiza la recepción e inspección de la mercadería recibida. En la recepción se verifican las cantidades recibidas y el estado de conservación de las mismas. Cuando se detectan faltantes, productos deteriorados, en mal estado de conservación, productos que no fueron pedidos, entre otros, se informa a compras de estas incidencias para el envió posterior de faltante o el descuento respectivo en la factura del proveedor, según las especificaciones acordadas en la orden de compra. 2.4.5 LIQUIDACIÓN DE FACTURAS. Consiste en la comprobación y aprobación de las mismas. Las diferencias resultantes de comparar la factura con la orden compra y el informe de recepción deben ser comunicadas al vendedor para su corrección o ajuste. Es importante considerar los descuentos por pronto pago que en algunos casos ofrece el vendedor. 2.4.6 MANTENIMIENTO DE REGISTROS. Los registros o archivos se llevan con la finalidad de ubicar fácilmente cualquier documento relacionado con las compras y poder mostrar así la trasparencias de las compras efectuadas. Un resumen de los registros se debe llevar para cumplir adecuadamente las actividades y objetivos planteados por este capítulo, se presenta a continuación:


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Pedidos. Los productos de los pedidos sirven para sustentar los procesos de compra realizados. Órdenes de compras. Es importante tener un registro de órdenes de compra y contratos gestionados por el área de compras. Cuando la compra tiene entrega parcial se deben conocer las cantidades recibidas y las cantidades por recibir, las fechas de entrega y el calendario de pagos al proveedor, pues todo ello representa información útil para la absolución de consultas de las demás áreas funcionales sobre sus pedidos y pagos efectuados. Proveedores. Tener registros actualizados de los proveedores actuales y potenciales de la empresa, vendedores personas de contacto, producto que ofrece, registros de las visitas realizadas a la planta y las inspecciones realizadas, informes de las reuniones de trabajo, desempeño del proveedor en cuanto al incumplimiento de los plazos de entrega y la exactitud de la entrega. Cotizaciones. Las cotizaciones recibidas en los distintos proveedores sirven para sustentar la selección del proveedor realizada por compras. Los precios pactados y las condiciones estipuladas en la cotización sirven para elaborar la orden de compra. Materiales. Llevar un registro organizado de los materiales usados en la empresa, con su identificación correcta, características, fuentes de suministros, así como incluir los materiales alternativos, los nuevos materiales, las pruebas efectuadas y los resultados, resulta útil para la agilización de los procesos de compra.


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Flujograma del proceso de compras. 2.5 MÉTODOS DE COMPRA. Órdenes de compra abiertas. Una orden de compra estándar está limitada a una cantidad de artículos a entregar en un plazo determinado. Una orden de compra abierta permite extender el tiempo indefinidamente, así como la cantidad de artículos a comprar. Es muy utilizada para aquellos productos que se compran en grandes cantidades y en forma repetitiva, ya que permite ahorros en costo de preparación de órdenes. Las cantidades estimadas a comprar durante un periodo, así como el precio y las condiciones de entrega, se negocian en la orden de compra abierta original, luego de lo cual se emiten órdenes de compra de cantidades específicas contra el orden original. Compras bajo contrato. Este tipo de compras permite aprovechar los descuentos por volúmenes de compra sin necesidad de mantener inventarios en la empresa. En un inicio se establece cuales son los productos objeto del contrato, así como se garantiza la compra de una cantidad determinada de estos o un monto monetario dado por un periodo de tiempo determinado. Las cantidades necesarias se van pidiendo según las necesidades. Es preciso tener mucho cuidado en la elaboración ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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del contrato, los artículos y las cantidades cubiertas, los precios, los plazos de entrega y el calendario de pagos. 2.6 DETERMINACIÓN DE LA CANTIDAD A COMPRAR. Lote económico de compra. La teoría del lote económico de compra indica que existe una cantidad de productos que minimiza los costos de emitir órdenes de compra y mantener inventarios. El modelo del lote económico supone que la tasa de demanda o consumo y los tiempos de entrega son conocidos y constantes y que, por tanto, no hay roturas de stocks. La cantidad económica es la siguiente:

Donde: D: Demanda anual A: Costo de emisión de órdenes de compra. i : Costo de posesión de inventarios. C: Costo unitario del producto. Q: Cantidad económica a comprar. Este concepto también se puede utilizar para calcular la cantidad a producir, cambiando los costos de emisión de órdenes de compra por los costos de preparación de la producción. La teoría del lote económico nos indica también en qué momento comprar. Como el tiempo de entrega es conocido y constante se solicitará la compra cuando el nivel de inventarios sea igual a Lt x Cp. Lt: Tiempo de entrega, Cp: Consumo promedio. Con esto se asegura que no existirán roturas de stock en el sistema. Según los consumos históricos. En ocasiones no se cumplen los supuestos del lote económico de compra o simplemente se desconocen algunos valores de la ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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teoría del lote económico. Cuando ocurran estas situaciones podemos calcular la cantidad a comprar de la siguiente manera: Cantidad a comprar:

q = Cp x T – E – P + R

Donde: Cp: Consumo promedio. T: Suma de tiempos entre las revisiones de los inventarios mas el tiempo de entrega del proveedor. E: Nivel de existencias actuales. P: Entregas pendientes de proveedores durante el tiempo T. R: Pedidos de clientes no atendidos anteriormente por roturas de stock pero que deben atenderse durante el tiempo T.

El tiempo entre revisiones (T) es el tiempo que transcurre entre una revisión de inventarios y la siguiente, lo cual da lugar a un periodo de compra. Ejemplo 1: La empresa XYZ se dedica a la comercialización de maíz. La demanda de maíz se demuestra en el siguiente cuadro: Mes

Demanda (ton)

Ene-04

6,200

Feb-04

6,300

Mar-04

6,500

Abr-04

6,400

May-04

6,600

Jun-04

6,500

Jul-04

6,700

Ago-04

6,300

Sep-04

6,300

Oct-04

6,100

Nov-04

6,000

Dic-04

6,200

Si el tiempo entre revisiones es de dos meses y, debido a que el proveedor utiliza el transporte marítimo, el tiempo de entrega es un mes. Además, se sabe que actualmente la empresa tiene en stock 2,000 ton, y que está por llegar un pedido de ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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5,000 toneladas al almacén en este mes. Así también, los pedidos pendientes a entregar a los clientes en la siguiente semana son de 350 ton. Calcular, entonces la cantidad a comprar. Solución: El consumo promedio se calcula directamente del cuadro de la demanda. Cp = 6,342 ton / mes T = 2 + 1 = 3 meses E = 2,000 ton P = 5,000 ton R = 350 ton Utilizando la fórmula q = Cp x T – E – P + R, la cantidad a pedir es: q = 12,376 ton. Ejemplo 2. Sharp, Inc., una empresa que comercializa las agujas hipodérmicas indoloras en los hospitales, desea reducir sus costos de inventario mediante la determinación del número de agujas hipodérmicas que debe obtener en cada orden. La demanda anual es de 1000 unidades; el costo de preparación o de ordenar es de 10 dólares por orden; y el costo de manejo por unidad al año es de 50 centavos de dólar. Utilizando estos datos, calcule el número óptimo de unidades por orden (Q*), el número de órdenes (N), el tiempo transcurrido (T), y el costo total anual del inventario. Utilizar un año laboral de 250 días. Solución 1. Q* = Q* =

2DS H 2(1000)(10) 0.50

Q* = 40000 Q* = 200 unidades

D Q* 1000 N= 200 N = 5 órdenes por año

2. N =


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Número de días laborales/año N 250 días laborales/año T= 5 órdenes T = 50 días entre órdenes

3.T =

Q D S+ H 2 Q 1000 200 TC = ($10) + ($0.50) 200 2 TC = (5)($10) + (100)($0.50)

4. TC =

TC = $50 + $50 TC = $100

2.7 SELECCIÓN Y DESARROLLO DE PROVEEDORES. Este proceso implica la recepción de ofertas o propuestas, la aplicación de los criterios de evaluación para seleccionar un proveedor y la gestión y seguimiento del proveedor elegido. El proceso a seguir en la aplicación de los criterios de evaluación se muestra a continuación:

Además de la importancia de la imparcialidad, también es clave determinar el número más adecuado de evaluadores en el proceso de evaluación en función de los objetivos de la evaluación, de la exhaustividad que se quiera aplicar y de las ofertas recibidas.


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En la siguiente figura se ilustra este concepto: Por otro lado, la evaluación de las habilidades de los proveedores es clave para determinar el producto o servicio más competitivo y que mejor satisfaga las necesidades de la empresa adquiridora. Algunas de las posibles habilidades a evaluar pueden ser:

Algunas buenas prácticas a tener en cuenta en este proceso son: Utilizar una selección de fuentes formal con un equipo de evaluación multifuncional experimentado y formado. Utilizar sistemas para priorizar el criterio de evaluación utilizando un enfoque disciplinado para seguir con el criterio de evaluación establecido en la solicitud. Obtener estimaciones de coste que puedan servir de ayuda en las propuestas de evaluación de proveedores. Gestionar análisis realistas de precios en cada propuesta de proveedor.


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SELECCIÓN DE PROVEEDORES. BASADO EN LA VALORACIÓN DE FACTORES Las características fundamentales que han de tenerse en cuenta a la hora de valorar a los proveedores con el objeto, además, de comparar las diversas ofertas que de ellos se recibe son: Calidad Servicio Precio Condiciones de pago Las condiciones de pago pueden englobarse perfectamente en la característica precio, mediante formulas económicas de financiación, considerando volúmenes de crédito. Calidad: Una forma cómoda y rápida de medir la calidad de los productos de un determinado proveedor es mediante el número de defectuosos. Servicio: En esta característica se refleja principalmente el plazo de entrega del pedido, midiendo el número de retrasos ocurridos en un determinado periodo de gestión. Precio: Indudablemente el mejor proveedor atendiendo únicamente al precio será aquel que proporcione uno mas bajo. Suponiendo que se dispone de la siguiente información de tres proveedores: Proveedor Características

P1

P2

P3

Calidad

30 defectos sobre 1000 unidades

180/1000 250/1000

Servicio

3 plazos incumplidos 10/20 Sobre 10

5/10

Precio

S/. 300 por unidad

280

280

Se puede operar para localizar al mejor o al peor proveedor. Ambas mecánicas son idénticas. Si deseamos encontrar al mejor, valoraremos más al que presente mejor características. La mejor característica de calidad se presenta cuando un proveedor ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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ofrece menos defectos, o más unidades buenas. A tal efecto, convertiremos los defectos en unidades buenas y, en la misma base, en tanto por ciento.

P1 CALIDAD

30 defectos/1000 unid.

P2

P3

180/1000

250/1000

18/100

25/100

82/100

75/100

P2

P3

10/20

5/10

3 /100 defectos 97 unid. Buenas sobre 100 unidades El mismo proceso se sigue con el servicio:

P1 3 plazos incumplidos

SERVICIO

Sobre 10 7 plazos cumplidos Sobre 10 pedidos

10/20

5/10

50/100

50/100

70/100

PRECIO

P1

P2

P3

300 soles/unid.

280

280


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Se pretende dar mayor valoración en base 100 al de menor precio. Podemos utilizar para ello la expresión:

PRECIO

P1

P2

P3

280/300.

280/280

280/280

93.33

100

100

Una vez convertida la información disponible en la misma base, tanto porcentual, las calificaciones pueden ser ponderadas. Para nuestro ejemplo hemos dado una importancia subjetiva (ponderación) de 60,40 y 30 respectivamente a las características elegidas.

CARÁCTERÍSTICAS

P1

P2

P3

PONDERACIÓN

CALIDAD

97

82

75

60

SERVICIO

70

50

50

40

93,33

100

PRECIO

100

30

Las ponderaciones pueden ser, numéricamente hablando, las que deseemos. No suele ser demasiado fácil escogerlas, dado que los criterios no son siempre cuantitativos. Además dependerán del tipo de sector de operación y de muchas más circunstancias. Por ejemplo, en el sector farmacéutico y químico la calidad es lo más importante. Un error de etiquetado o un envase defectuoso puede ocasionar daños materiales y humanos irreparables. Y se exigirá la “calidad total” al precio que sea. Análogamente, un cierto componente electrónico defectuoso ocasionará que un electrodoméstico no funcione; en estos casos la calidad es lo único valorable. La expresión para la evaluación definitiva de los de los proveedores, es a siguiente:


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Donde: Pc = ponderación de la característica calidad Ps = ponderación de la característica servicio Pp = ponderación de la característica precio C = calificación de la calidad P = calificación del precio E = evaluación definitiva para cada proveedor. La decisión se tomará en función al proveedor que tenga la mayor puntuación. Para el proveedor 1:

Para el proveedor 2

E2= Para el proveedor 3

E3 =

Con lo que el mejor proveedor, a pesar de tener el mayor precio, es el proveedor numero uno. Sin embargo sabemos que existen también otras variables que definen el comportamiento del proveedor, podemos citar: -Descuentos -Embalaje -Transporte -¿Admite revisión de precios? -Experiencia anterior -Capacidad de supervisión -Validez de la oferta -Situación financiera -Localización ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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-etc. MODELO BASADO EN LOS COSTOS TOTALES DE COMPRA. Este modelo para seleccionar proveedores busca identificar y cuantificar todas las dimensiones que afectan el costo total de utilizar un determinado proveedor y selecciona al proveedor con menor costo total. DECISIONES SOBRE FABRICAR O COMPRAR. Implican tanto consideraciones económicas como no económicas, económicamente , un articulo puede ser fabricado por la empresa si esta tiene suficiente capacidad y si el valor del componente es suficientemente alto para cubrir todos los costos variables de la producción y además hace alguna contribución a los costos fijos. Los volúmenes bajos de uso favorecen la compra, la cual tiene pocos o ningunos costos fijos.

S/.

Costo total de comprar

Costo total fabricar Punto de equilibrio entre fabricar o comprar

Q Ejemplo: Una empresa produce piezas de repuesto que son distribuidas en todo el país en cajas de empaque plástico que son compradas en S/. 0.70 cada una , tiene la oportunidad de fabricarla pero tiene que renovar una área existente de trabajo y comprar una máquina moldeadora, la cual dará lugar a costos fijos anuales de S/. 8000. Los costos variables de mano de obra , materiales directos e indirectos son calculados en S/.0.5 por caja. a) debe la empresa fabricar o comprar las cajas? b) A que volumen de producción es mas rentable producir internamente que comprar de un proveedor externo?


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demanda Probabilidad % 20000

10

30000

30

40000

40

50000

15

60000

5

SOLUCIÓN a) debe determinarse el volumen esperado por un tratamiento de porcentaje como probabilidad empírica, por tanto, E(D)= 37500 unidades, como se ve en la tabla: Demanda(D) Probabilidad P(D) D x P(D) 20000

0.1

2000

30000

0.3

9000

40000

0.4

16000

50000

0.15

7500

60000

0.05

3000 37500

La empresa debe producir las cajas si el costo esperado de producir es menor que el costo esperado de comprar. COSTO ESPERADO DE COMPRAR: CT=(PRECIO) x (Q) = (S/ 0.7/unidad)(37500 unidades) =S/. 26500 COSTO ESPERADO DE PRODUCIR: CT = CF + CV (Q) = s/. 8000 + (s/. 0.5)(37500) =S/. 26750 ANALISIS: costo esperado de comprar es menor al costo esperado de producir. CONCLUSIÓN: debe continuarse comprando las cajas.


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DESARROLLO DE PROVEEDORES. Las relaciones que un cliente mantiene con sus proveedores pueden DESARROLLARSE desde una relación competitiva hasta una cooperativa. a. Relación ganar – perder: los proveedores y clientes se comportan como adversarios, las negociaciones están basadas principalmente en los precios, los que el cliente trata de bajar al máximo, generando la competencia entre los proveedores disponibles. No existe garantía de pedidos futuros para el proveedor, estos deben ganarse nuevamente ofertando precios bajos. Se realizan inspecciones masivas a los productos comprados debido a que no existe ningún compromiso en el largo plazo. b. Relación ganar – ganar: los proveedores y clientes se comportan como socios, existen compromisos de trabajo y desarrollo conjunto a largo plazo. La calidad del producto es acordada al inicio de la relación y se da por sentada, eliminándose la necesidad de inspecciones a los productos, las cuales son reemplazadas por inspecciones periódicas a los procesos productivos del proveedor. Como consecuencia de la eliminación de inspecciones, se está en condiciones de enviar el producto directamente a la línea de producción, eliminando almacenamientos y manipulaciones intermedias. El cliente está interesado en que su proveedor desarrolle la calidad de los productos suministrados, para lo cual propiciará la realización de círculos de calidad, compartirá información sobre los requerimientos a los que son sometidos los suministros y, en algunos casos, invertirá en mejorar la planta de su proveedor con el fin de obtener una mejor calidad o precio. Los beneficios de una relación ganar – ganar son notables, aunque su aplicación a todos los suministros comprados por la empresa resulta imposible, debido a que este tipo de relaciones requieren su desarrollo en el tiempo y la participación de la alta gerencia, por tanto su aplicación se limitará solo aquellos suministros considerados importantes, ya sea por los montos comprados o porque su calidad determine en gran parte la calidad del producto fabricado por la empresa. 2.8 EVALUACION DE LA EFICIENCIA DE COMPRA.


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Esta eficiencia debe de ser medida en función de las dependencias que la componen y las personas involucradas, las que deben de comprobar lo siguiente: -

Comprobar si es eficaz la manera de cómo se realiza la tarea. Confirmar si se llegó al objetivo fijado. Medir el trabajo del jefe de compras y subordinados.

Para el jefe de compras es conveniente medir su gestión y la de sus subordinados en base a los procedimientos, y son los directivos que confirman en base a los informes que el primero emite. 1. ASIGNACIÓN DE OBJETIVOS. Este procedimiento se lleva a cabo en función a los objetivos que se fijan a compras y al cumplimiento de dichos objetivos en un tiempo determinado. - ¿Es posible reducir el costo de compra? ¿En cuánto o en que rangos? - ¿Qué descuento se obtiene de los proveedores habituales de la empresa y si puede aumentarlo? - ¿Cuánto tiempo diario emplea en visitar proveedores y que resultados obtiene? - ¿Tiene acceso a las instalaciones de sus proveedores? De no ser así ¿Puede conseguirlo? - ¿Cuántos artículos suministrados a su empresa tienen un solo proveedor?¿Puede obtener otras fuentes de abastecimiento? - ¿Puede mejorar la calidad de artículos que compra? - ¿Puede reducir el número de requerimientos de compras no atendidas? ¿Cómo? - ¿Puede reducir el tiempo de adquisición de los materiales? ¿En que porcentaje? - ¿Cuántas ordenes de compra han llegado fuera de tiempo a su empresa? ¿Qué se hizo para que lleguen oportunamente? - ¿Cuántos materiales nuevos a sugerencia suya se están adquiriendo con buenos resultados? Las respuestas a estas preguntas permitirán medir los objetivos en función a lo que ya se alcanzó. Eje: De la pregunta ¿Puede reducir el tiempo de adquisición de los materiales? ¿En qué porcentaje? OBJETIVO: Reducir la demora actual en un 10%. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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2. ÍNDICES DE MEDICION DE EFICIENCIA. La medición se obtiene de los informes emitidos por los jefes de compras los que permitirán por operaciones aritméticas dar la medición. 2.1. DATOS POR OBTENER. 2.1.1. ÓRDENES DE COMPRA: En relación a las órdenes de compra que emite la dependencia así como su magnitud. Así se tiene: Total de órdenes de compra emitidas en el año las que pueden definirse considerando el valor de las adquisiciones separando de esta manera: - OCO<10000 soles - OCO>100000<10000 soles - OCO>100000 SOLES Estableciendo el total de órdenes emitidas por año y subdividiéndolas por el monto de las mismas. 2.1.2. CONSUMOS: Los consumos de materiales que se producen en la empresa son respaldados por las guías de salida internas dadas por los almacenes, de esto se da el consumo total anual. 2.1.3. EXISTENCIAS: Los datos que interesan en relación con los inventarios y existencias son: - Promedio mensual de los existentes en almacén. - Promedio mensual de los existentes en materias primas. - Promedio mensual de los existentes de materiales para mantenimiento. Estos datos los brinda el registro de control de inventarios luego el promedio se da de la suma de las cantidades existentes a fin de cada mes dividida entre el número de meses que se hayan considerado, observamos la siguiente fórmula:

Promedio de existencias= ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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Donde I representa la cantidad existente y los sufijos 1, 2, 3,….., n indican a que mes corresponde. La fórmula se aplica para cualquiera de los promedios de existencias que se desee obtener, reemplazando por el valor de existencia total, el de materias primas, o el de materiales para mantenimiento, según qué promedio se quiera obtener. 2.1.4. VENTAS: Saber el monto de los artículos vendidos por la empresa en el año obtenido por los estados financieros de la empresa. 2.1.5. PERSONAL: Saber el número de colaboradores tanto empleados como operarios estableciendo comparaciones y porcentajes se debe tener en cuenta que el número de colaboradores varía por lo tanto los promedios se harán de forma similar para las existencias. 2.1.6. ENTREVISTAS A PROVEEDORES: Las actividades deben de ser frecuentes por lo tanto el jefe de compras debe de tener un registro de visitas. 2.1.7. REQUERIMIENTOS: Siendo el documento que inicia las compras tenemos que conocer el total anual de requerimientos así como el total por dependencia estableciendo porcentajes a cada una de las dependencias que requieren de los servicios de compra , la otra relación es tiempo de demora por requerimiento y tiempo de demora por requerimiento de artículos con urgencia. 2.2. USO DE LOS DATOS: Los datos anteriores serán utilizados por los directivos y los jefes de compras para medir el rendimiento de la dependencia que dirige, tenemos los siguientes índices de medición: 2.2.1. VARIACIÓN DEL STOCK O INVENTARIO EN PORCENTAJE (VS%): Se obtiene mediante la división del valor total de compras al año (VTC) entre el consumo total anual (CTA) la fórmula sería:


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LOGÍSTICA

2.2.2. PORCENTAJE DE PARTICIPACION DE INGRESOS (PPI): Se obtiene mediante la división de valor total de compras al año (VTC) ventas anuales (CTA) la fórmula sería:

2.2.3. VALOR COMPRADO POR ORDEN DE COMPRA (VCO/C): Se obtiene mediante la división de valor total de compras al año (VTC) y del número de orden de compras emitidas en el mismo lapso, se podrá obtener el valor de lo comprado por cada orden de compra, la fórmula sería:

2.2.4. VALOR COMPRADO POR EMPLEADO (VCE): Se obtiene mediante la división de valor total de compras al año (VTC) y el número de empleados que tiene compras (NEC).

2.2.5. ÍNDICE DE ROTACIÓN DE INVENTARIO (IRI): Se utiliza el índice de rotación de inventarios o sea la relación entre consumo total anual y el inventario promedio lo cuál permita la relación de capital invertido en existencias, la fórmula sería:

3. COSTO NETO FINAL DE COMPRAS. Este método consiste en medir la eficiencia de compras estableciendo el costo final para realizar el gasto de un sol y compararlo con las economías obtenidas por la dependencia al realizar su labor de abastecer la empresa, esto se presenta bajo los siguientes factores: 3.1. ECONOMÍAS COMPROBADAS EN: -Precios pagados por los materiales adquiridos en comparación con los que rigen el mercado. -Sustitución de artículos por otros mejores y de menor precio. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

3.2. GASTOS OCASIONADOS POR ERRORES DE COMPRAS -Costos mayores, debido a retrasos en la recepción, falta de materiales, etc. -Costos de devoluciones. 3.3. GASTOS DE ALMACENAJE Y COMPROBACION DE LAS EXISTENCIAS EN EL ALMACÉN. Si se aprecia detalladamente observamos que los últimos dos puntos son débitos mientras que el primero es un crédito aplicándolo a la fórmula sería de esta manera:

DONDE: I= Ineficiencia G= Gastos E= Economías V= Valor total de las compras Ejemplo: La empresa “Camila S.A.” ha efectuado durante el mes de mayo, adquisiciones por valor de S/. 13584632.00 en diferentes artículos necesarios para su producción y funcionamiento. Al realizar estas adquisiciones, su departamento de compras ha logrado economías comprobadas por un total de S/. 356203.00, al obtener de los proveedores descuentos especiales y al mejorar sus sistemas y procedimientos que han permitido abreviar el tiempo de trámite de las adquisiciones. Durante este mismo mes se ha obtenido un ingreso por venta de chatarra y materiales recuperados de S/. 532000.00. Los gastos del departamento de compras han sido los siguientes:

•Gastos de funcionamiento

324 522

•Precios pagados en exceso en la adquisición de materiales

72 478

•Costo de Retrasos •Perdidas y errores


35 625 78 100

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LOGÍSTICA

El inventario promedio de las existencias asciende a 8939280 y el costo de posesión de inventario es de 38%. Para evaluar el departamento e compras y resolver este problema se debe aplicar la formula expresada anteriormente.

Donde reemplazando las letras por sus valores tendremos:

Cualquiera de los procedimientos indicados permite controlar el o los planes establecidos para Compras y este control realizado año a año permitirá comparaciones de eficiencia o ineficiencia de la dependencia, lo que se puede graficar o considerar en cuadros especiales. Dependerá del jefe de compras y su personal el demostrar la importancia y volumen de la actividad que desarrollan, mediante los datos y los procedimientos mencionados en este capitulo. Problemas resueltos 1. La empresa de Reflejos de Ilusión se dedica a la fabricación de espejos para el mercado local, siendo uno de los principales componentes la solución 4X-A. Esta solución se compraba siempre en un proveedor americano, sin embargo después de muchos años y una larga negociación, el gerente general de la empresa Reflejos de Ilusión consiguió que le vendieran la fórmula secreta del producto. Actualmente el consumo puede importarse o fabricarse en la planta. La empresa Reflejos de Ilusión lo ha contratado a usted para que se desempeñe en el área logística y, como primer trabajo, le han encargado que determine si es preferible importar o fabricar en planta el insumo. Para ello, usted ha comenzado un trabajo de recopilación de información obteniendo los siguientes datos:


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LOGÍSTICA

El costo unitario del producto en estados unidos es de US$ 8/kg. El costo del transporte marítimo para traer el producto de Estados Unidos al Callao es de US$ 0,15kg. La solución 4X-A es un producto volátil y se ha determinado que durante el viaje se evapora el 5% del producto. La política de Reflejos de Ilusión es importar la mercadería cubierta por un seguro que le cuesta a la empresa el 10% del valor del costo unitario mas flete. Por ser un insumo de producción, paga 4% de arancel, que se aplica sobre la suma del costo, flete y seguro. Se ha determinado que los gastos de aduanas corresponden al 5% del valor del costo más flete, seguro y arancel. Las O/C se emiten por cada 900 kg de solución 4X-A. Generar una O/C, enviarla por fax y abrir el file de importación, le toma al responsable de compras 45 minutos. El responsable de compras percibe un sueldo mensual de US$ 1980 por 180 horas trabajadas. El proceso de compras establece realizar una llamada telefónica para confirmar la recepción de la O/C, otra para verificar que la producción se realice sin novedad, y una tercera llamada para confirmar el envío de la documentación relacionada con la importación. Así también, se ha establecido que, cada llamada le cuesta a la empresa US$ 3. Si el producto es fabricado en la empresa, el costo es de US$ 9,9/kg. Generar la Orden de producción (O/P) de la solución 4X-A le toma al responsable de compras 15 minutos.


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LOGÍSTICA

La planta de producción se ubica en un local diferente al que alberga las oficinas administrativas del área de compras, razón por la cual el seguimiento al proceso productivo se hace también en base a 3 llamadas; para coordinar la recepción de la O/P, verificar el avance de la orden y confirmar la entrega del producto al almacén de producción. El costo de la llamada local es de US$ 0.5 Las órdenes de producción se emiten por 1,000 kg. Se pide: Determinar si es más rentable para la empresa comprar o fabricar el insumo. Solución. Alternativa 1: Comprar el producto. Cálculos realizados sobre la compra de un Kg. Precio unitario = 8 US$ / kg. Flete de transporte = 0.15 US$ / kg. Seguro = 10 % * (Precio unitario + Flete) = 0.1 * (8 + 0.15) = 0.8150 Arancel = 4 % * (Precio unitario + Flete + Seguro) = 0.3586 Aduanas = 5 % * (Precio unitario + Flete + Seguro + Arancel) = 0.4662 Costo de emisión O/C = 1,980 US$/180 h*(1 h/60 min) * 45 min = 8.25 US$ / oc. Costo (o / c) / kg = (8.25 US$ / oc) / (900 kg / oc) = 0.0092 US$ / kg. Costo seguimiento = 3 *(1+ 1 +1) = 9 US$ / oc. Costo seguimiento (US$ / kg) = (9 US$ / oc) / (900 kg / oc) = 0.01 US$ / kg. Costo Alternativa 1 = (8 + 0.15 + 0.8150 + 0.3586 + 0.4662 + 0.0092 + 0 0100) = 9.8090 US $ / kg. Considerando mermas del transporte = 9.8090 / 0.95 = 10.3252 US$/ kg. Alternativa 2: Producirlo en casa. Costo de producción = 9.9 US$ / kg. Costo Orden de Producción=1,98US$/180hr(1 hr/60 min)*15 min = 2.75 US$/OP. Costo Orden de Producción (US$/kg) = 2.75 US$ /1,000 kg = 0.0028 US$ / kg. Costo seguimiento = 3 * 0.5 = 1.5 US$ / op . ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

Costo seguimiento (US$ / kg) = 1.5/1,000 = 0.0015 US$/kg. Costo Alternativa 2 = 9.9 + 0.0028 + 0.0015 = 9.9043 US$ / kg. Por tanto, según las condiciones del problema, la alternativa 2, producirlo en la fábrica es más económico. 2. Su empresa está buscando una nueva fotocopiadora. Así se le ha encargado a usted, como comprador capacitado, adquirir la maquina cuyas características se adecuen a las necesidades de la empresa. Lo que aprendió en sus clases de logística es que gastar muy poco al principio puede llevar a un gasto excesivo, pues exceder el número de copias recomendado al mes sobrecarga la maquina y conduce a gastos de mantenimiento altos. Lo que algunos usuarios no saben es que si una maquina no se utiliza lo suficiente, también requiere gastos extra de mantenimiento. Por ejemplo, al igual que un auto utilizado solo 5 millas al día, una fotocopiadora utilizada a menos el 30 % y el 70 % del máximo estipulado para el modelo. También ha determinado que los números no tendrían sentido si los precios que compara no cubrieran modelos con las mismas características y el mismo nivel de copias por minuto. Los precios se complican aun más porque puede elegir entre leasing o compra. Para calcular un precio mensual que sirva de base de comparación, se divide el precio por la vida útil de la maquina. En base a su investigación, la vida de las fotocopiadoras es la siguiente:

Copias/min

Vida útil (meses)

12 – 44

36

45 – 89

60

90 o mas

120

Para calcular el costo por copia correspondiente a cada máquina, se obtuvo la siguiente información de cada proveedor en su respectiva propuesta: Costo del tambor entre número de copias que de tambor debería rendir antes de ser reemplazado. Precio de una hoja de papel. La fórmula utilizada para calcular el costo por copia fue: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

Costo tambor/copia + Costo tóner/copia + Precio de una hoja= Costo por copia El costo de repuestos no solo aumenta con el uso, sino que se ha descubierto que varía según el modelo y fabricante de las mismas. Algunas fotocopiadoras poseen sistemas de cartucho de plástico. Otras tienen un cartucho para toner pero se necesita un técnico capacitado para recargar el contenedor de revelador y mantener el tambor. Los repuestos del sistema de cartuchos suelen ser más caros, debido a todo el plástico que se requiere, pero no necesitan asistencia técnica. Además, los tres proveedores propusieron contratos de mantenimiento cuyos costos se cotizaron mensualmente. En base a sus fuentes, así como a las propuestas de los proveedores para un promedio mensual de 45,000 copias, se calculan el costo mensual de poseer una fotocopiadora de la siguiente manera: - Precio de compra/Vida útil = Costo de compra/mes - Costo por copia x Numero de copias promedio por mes = Costo de copias - Costo del contrato de mantenimiento por mes Para cada modelo enumerado en el cuadro adjunto, se debe determinar lo siguiente: Costo de compra/mes + costo de copias/ mes + costo de mantenimiento /mes = Costo mensual. Cuadro Comparativo de Cotizaciones de Proveedores CANON, Modelo: NP 4540 – RDF Costo de copia = 0,13 US$ por copia Volumen mensual de copias 50,000, 40 copias/minuto. TONER, unidad de tambor y revelador - instalado por el usuario Costo de mantenimiento mensual: US$ 35ç Precio: US$ 9,495.00 KONICA, Modelo: Royal 5503 ZMR Costo de copia = 0,079 US$ por copia Volumen mensual de copias = 120,000; 55 copias/minuto. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

TONER, unidad de tambor y revelador – instalado por el usuario Costo de mantenimiento mensual: US$ 30 Precio: US$ 13,470.00 PITNEY BOWES, Modelo: D 860 Costo de copia = 0,06 c por copia. Volumen mensual de copias = 80,000; 62 copias/minuto Cartucho de tóner – instalado por el usuario; técnico capacitado para recargar el contenedor de revelador. Costo de mantenimiento mensual: US$ 45 (incluye el costo del técnico capacitado mencionado anteriormente) Precio: US$ 13,995.00 ¿Qué modelo de fotocopiadora recomienda que se compre? Solución Calculando los costos de compra/mes para cada marca de fotocopiadoras: Costo compra mensual CANON = 9,495/36 = 263.75 US$/mes Costo compra mensual KRONICA = 13,470/60 = 224.50 US$/mes Costo compra mensual PITNEY = 13,995/60 = 233.25 US$/mes Elaborando el Cuadro de Análisis de Cotizaciones, con los datos dados, obtenemos lo siguiente (US$/mes): CANON

KONICA

PITNEY

Costo compra mensual

263.7

224.5

233.3

Costo de copias (45,000/mes)

5,850.0

3,555.0

2,700.0

Mantenimiento mensual

35.0

30.0

45.0

Total de costos mes

6,148.7

3,809.5

2,978.3

Especificación de volumen mensual del fabricante

50,000

120,000

80,000

30% al 70% del volumen mensual del fabricante

15,000 a 35,000

36,000 a 84,000

24,000 a 56,000

¿Uso dentro del rango?

NO

SI

SI


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LOGÍSTICA

El proveedor más económico, que además cumple con nuestras especificaciones de uso es PITNEY BOWES. 3. Usted es el comprador de la empresa “Camila S.A” y se le solicitó que compre pintura para todas las instalaciones de la empresa. Usted llama a los tres proveedores de su empresa y obtiene los siguientes datos: Proveedor 1: 5 US$/gl Proveedor 2: 17 US$/gl Proveedor 3: 7 US$ /gl Los precios cotizados no son para pinturas de igual calidad. Al verificar con el departamento de ingeniería, obtiene la siguiente información adicional: La pintura del proveedor 1 cubre: 35m2/gl La pintura del proveedor 2 cubre: 50m2/gl La pintura del proveedor 3 cubre: 45m2/gl El departamento de ingeniería también estima un pintor puede pintar: 30 m2/hr utilizando pintura del proveedor 1 50 m2/hr utilizando pintura del proveedor 2 45 m2/hr utilizando pintura del proveedor 3 Se paga 10 US$/hr a los pintores. Las pruebas indican que: La pintura del proveedor 1 debería de durar: 3 años La pintura del proveedor 2 debería de durar: 6 años La pintura del proveedor 2 debería de durar: 4 años ¿A qué proveedor de pintura recomendaría comprar? Solución El cuadro de Análisis de Cotizaciones es el siguiente: Sea Costo Pintura US$/gin 2

5

Speedball Internacional 17

7

Rendimiento (m /gln)

35

50

45

Costo Pintura US$/m2

0.14

0.34

0.16

10

10

10

30

50

45

0.33

0.20

0.22

Costo M.O. (US$/hr) 2

Productividad (m /hr) Costo pintar US$/m

2


61

LOGÍSTICA Costo total US$/m2

0.48

Número de años Costo anual US$/m2

0.54

0.38

3

6

4

0.159

0.090

0.094

El proveedor recomendado es el segundo. 4. Usted es Gerente de Compras de una empresa comercializadora de escultura de vidrio y debe seleccionar el empaque individual para las esculturas a ser vendidas a la empresa colombiana Los Girasoles. Las condiciones del contrato establecen: El lote de esculturas enviadas podrá fluctuar entre 6,000 y 8,000 unidades, de acuerdo a la capacidad del camión contratado por Los Girasoles. Los Girasoles pagará US$ 3.5, sin incluir IGV, por cada escultura que llegue en buen estado a sus almacenes. Adicionalmente, obtiene los siguientes datos del área de producción: el peso promedio de las esculturas es de 1.8 kg y el costo de fabricación de las esculturas es de US$ 2.0 por unidad. Como Gerente de Compras encargo al personal de su gerencia que solicite las cotizaciones necesarias para poder cumplir con los requerimientos del despacho, y estos fueron los datos que le presentaron. Empaque individual de las esculturas Opción 1

Opción 2

0.3

0.4

Largo

15

15

Ancho

15

20

Alto

15

15

Peso en kg

0.2

0.3

Merma en transporte

10 %

2.50 %

Costo US$ Medidas en cm

El Gerente de Marketing de la empresa le sugiere comprar el empaque que menos mermas ocasione para obtener así el mayor nivel de ventas, pero usted ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

sabe que esto no es necesariamente cierto, que hay que tener en cuenta también el costo del mismo. Los empaques individuales con las esculturas dentro se embalan en cajas de cartón, y con las siguientes especificaciones: Costo de la caja de cartón

1.0

US$/caja.

Largo

60

Cm

Ancho

30

Cm

Altura

15

Cm

Peso de la caja

0.7

Kg

Apilamiento máximo (máximo peso que puede soportar el tipo de caja de cartón comprado)

245

Kg/columna

Medidas en cm

El camión enviado por Los Girasoles tiene las siguientes dimensiones. Dimensión de la tolva

2.45 x 4.85

Peso máximo que puede cargar en 20,000 kg

mxm kg

Determine el empaque individual más apropiado para el despacho de las esculturas a la empresa Los Girasoles. Solución Opción 1: Numero de esculturas por caja: 8 Peso por caja = 0.7 + 8x ((1.8+0.2) = 16.7 kg Peso máximo soportado por las cajas = 255 kg Número máximo de niveles =1+245/16.7 = 15 niveles Número total de cajas cargadas al camión = 15 x 64 = 960 cajas Número total de esculturas =960 x 8 = 7680 Mermas = 10% x 7,680 = 768 esculturas Total de esculturas en buen estado = 7680 – 768 = 6,912 esculturas Margen: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

Ventas = 3,5 x 6912 = 24,192 Costo de produccion = 7680 x 2 = 15,360 Costo empaque = 7,680 x 0,3 = 2,304 Costo caja = 960 x 1 = 960 Margen = 5,568 Opción 2 Numero de esculturas por caja: 6 Peso por caja = 0.7+6x ((1.8+0.3)=13.3 kg Peso máximo soportado por las cajas = 255 kg Número máximo de niveles = 1+245/13.3 =19 niveles Número total de cajas cargadas al camión = 19 x 64 = 1216 cajas Numero total de esculturas =1216 x 6 = 7296 Mermas = 2.5% x 7,296 = 182 esculturas Total de esculturas en buen estado = 7,296 – 182 = 7,114 esculturas Margen: Ventas = 3,5 x 7,114 = 24,899 Costo de produccion = 7296 x 2 = 14,592 Costo empaque = 7,296 x 0,4 = 2,918 Costo caja = 1216 x 1 = 1216 Margen = 6,173 Por tanto, el empaque más apropiado corresponde a la opción 2. - Una empresa incurre en un gasto de mantenimiento del 18% anual del valor de la inversión en inventarios y s/. 50 por cada pedido realizado. El valor de cada artículo es de s/. 3.50. Se pide establecer el programa de compras adecuado, si se tiene el siguiente programa de necesidades (unid/mes). Mes Cant.

Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Ago Sep Oct Nov Dic 1,200 1,400 1, 850 2,300 2,780 3,000 3,200 2,450 2,150 1,750 1,300 1,100

SOLUCIÓN • La demanda anual es de 24,480 unid de acuerdo a estos datos el lote de compra será:


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LOGÍSTICA

Q

=

1,971 uni /ped

• El costo total será:

Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Demanda Stock Inicial 1.200 0 1.400 771 1.850 1.342 2.300 1.463 2.780 1.134 3.000 325 3.200 1.267 2.450 2.009 2.150 1.530 1.750 1.351 1.300 1.572 1.100 272

Compra Stock final 1.971 771 1.971 1.342 1.971 1.463 1.971 1.134 1.971 325 3.942 1.267 3.942 2.009 1.971 1.530 1.971 1.351 1.971 1.572 272 1.971 1.143

Para establecer el programa de compras por la política de lote optimo, se compra, cada vez que sea necesario, el lote optimo. De acuerdo con el movimiento de inventarios, observamos como varia el nivel de existencias, y según esto mas la demanda futura, se decide colocar órdenes de compra por pedido de 1,971 unidades. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

II.- Lote por lote. En esta política se compra cada mes la cantidad que se necesita. En este caso se trabaja sin existencias y se depende del proveedor y su eficiencia en el abastecimiento. Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Demanda Stock Inicial 1,200 1,400 1,850 2,300 2,780 3,000 3,200 2,450 2,150 1,750 1,300 1,100

Compra Stock final 1,200 1,400 1,850 2,300 2,780 3,000 3,200 2,450 2,150 1,750 1,300 1,100

III.- Cantidad fija de reorden. En esta política se determina un lote de compra, el que podrá estar definido por capacidad de transporte, facilidad de embalaje y presentación. Muchas veces se debe a factores externos a la empresa o especificaciones del proveedor. Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Demanda Stock Inicial 1,200 0 1,400 2,800 1,850 1,400 2,300 3,550 2,780 1,250 3,000 2,470 3,200 3,470 2,450 270 2,150 1,820 1,750 3,670 1,300 1,920 1,100 620

Compra Stock final 4,000 2,800 1,400 4,000 3,550 1,250 4,000 2,470 4,000 3,470 270 4,000 1,820 4,000 3,670 1,920 620 4,000 3,520

Supongamos que el proveedor puede abastecer en lotes de 4,000 unid. En este caso, la empresa tiene que adecuarse a las condiciones impuestas por el proveedor. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

IV.- Periodo fijo de reposición. En esta política se determina revisar las experiencias en una fecha determinada y se ordena reponer para un determinado periodo. Generalmente, se define con base en los intereses de la empresa: liquidez, capacidad de almacenamiento u otros. Por capacidad financiera, la empresa debe realizar sus adquisiciones para los dos meses de operación; por lo tanto se harán pedidos equivalentes a la suma de la demanda para dos meses consecutivos. Por ejemplo, el primer pedido se hará de acuerdo a la demanda del primer bimestre, esto es: 1,200 + 1,400 = 2,600 unid. Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Septiembre Octubre Noviembre Diciembre

Demanda Stock Inicial 1,200 0 1,400 1,400 1,850 0 2,300 2,300 2,780 0 3,000 3,000 3,200 0 2,450 2,450 2,150 0 1,750 1,750 1,300 0 1,100 1,100

Compra Stock final 2,600 1,400 0 4,150 2,300 0 5,780 3,000 0 5,650 2,450 0 3,900 1,750 0 2,400 1,100 0

¿Cuál es la política de compras más adecuada? Es una pregunta muy frecuente. Esto se deberá definir de acuerdo con la capacidad financiera, administrativa, logística y disposición o capacidad física de almacenes.


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LOGÍSTICA

CAPITULO III ADMINISTRACIÓN DE ALMACENES. Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, el almacén es una de las áreas que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la Empresa. La necesidad de contar con los materiales en el momento oportuno hizo que las personas de confianza se ocuparan de esa área sin tomar en cuenta si estaban preparadas o no para ocupar el puesto. El sobre stock y el agotamiento de las existencias son los dos extremos entre los que se debate el almacén, el primero conduce al manejo de los artículos obsoletos mientras que el segundo maneja las paralizaciones de producción o ventas y la falta de cumplimiento con los usuarios. El almacenamiento está catalogado como una actividad que no agrega valor, sin embargo, esto no es absolutamente cierto: ejemplos típicos de almacenajes que sí agregan valor son los casos de las bodegas en la industria vitivinícola y las cámaras de frío que permiten mantener alimentos por un tiempo considerable. Pero piense, por ejemplo, qué pasaría si los hospitales no tuvieran cierto stock de medicamentos, materiales descartables o tubos de oxígeno, qué ocurriría si un cuartel de bomberos no contara con elementos de repuesto para apagar incendios, si una escuela no tuviera algunas cajas de tizas demás, si una universidad no contara con una biblioteca. Imagine los mayores costos asociados a una distribución directa de planta a distantes puntos de consumo, sin centros de distribución intermedios, o los inconvenientes que causaría la falta de repuestos de mantenimiento en una planta de energía eléctrica… Desde estos puntos de vista, entonces, se puede decir que los almacenes sí agregan valor, y que lo hacen a través de diferentes formas. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

El problema con los almacenes no es su función en sí misma, sino su mala administración, los inventarios en exceso, la deficiente distribución, el desaprovechamiento de espacio y la inoperancia de controles y registros. De la eficiencia en la gestión de los almacenes dependerá la creación de valor o, de lo contrario, sólo el agregado de costos 3.1 CONCEPTO DE ALMACÉN. El almacén es el espacio físico destinado a guardar de manera transitoria los materiales adquiridos, en óptimo estado de conservación y operatividad, a fin de tenerlos disponibles en el momento oportuno para la producción. Combina infraestructura, recursos humanos, maquinarias, equipos y procesos para labores de conservación o almacenamiento de inventarios y manipulación de los mismos, que los clientes internos o externos de la empresa requieran. Las actividades que se realizan en un almacén y los principios utilizados para el almacenamiento los estudiaremos a través del ciclo de almacenamiento. ORIGEN DE ALMACEN. Debemos preguntarnos esto para dar con el origen, ¿Cuál es la razón que determina que en todas las organizaciones existan almacenes? La respuesta es que no se producirá sino se cuenta con materia prima en el momento preciso y cantidad suficiente, sino se ha adquirido con anterioridad como para tenerla a mano cuando se necesite, y tampoco una vez elaborado el producto se dispondrá del cliente que lo adquiera apenas termine la elaboración. Esto genera el CICLO DE LA PRODUCCIÓN: materia prima, fábrica, producto y el cliente


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Existen factores tales como la demanda, la escasez, la obtención de buenos precios, la lejanía del lugar de atención etc. que obligan a las organizaciones a abastecer de materia prima o de producto, en cantidad suficiente como para progresar, evitar rotura de stock, y seguir adelante. Estos factores exigen que se controle el abastecimiento, de manea de estar alertas para evitar que se acumule stock, así como el agotamiento y paralización del proceso.

3.2 LOS ALMACENES Y SU IMPORTANCIA EN LAS ORGANIZACIONES. Gestión de Almacenes está referido a la disciplina de organizar y administrar eficientemente un Almacén, con el propósito que los recursos materiales y equipos que se encuentran almacenados se conserven en optimas condiciones de uso, se atiendan oportunamente a los usuarios y se controlen eficazmente durante todo el proceso de almacenamiento. Entre las funciones a realizar dentro del almacén tenemos: - Recepción, descarga y desembalaje. - Verificación cuantitativa y cualitativa del material. - Catalogación de materiales. - Mantenimiento y control de rotación de inventarios. - Control de condiciones físicas de almacenaje: humedad, polvo, calor, ventilación, facilidad de desplazamiento, fácil acceso de equipos y personal. - Despacho oportuno. - Gestión de reposición de stock.


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La gestión de almacenes para medir sus resultados utiliza los indicadores de gestión, las inspecciones planificadas y los inventarios rotativos. ORGANIZACIÓN, MANEJO Y FUNCIONAMIENTO. Habitualmente este proceso de organización manejo y funcionamiento ha sido subordinado a las funciones productivas de las empresas como proceso de soporte a ellas. Sin embargo, la propia evolución de los almacenes hacia una posición más activa dentro del negocio y la consolidación de la logística como área clave, han provocado la migración del almacén hacia puestos de mayor responsabilidad y autonomía. Aplicando la perspectivas de la gestión por procesos, el organigrama interno de un almacén puede estar constituido por responsables de cada subproceso. Así, e independientemente del tamaño de la empresa y, en particular, de los almacenes, la gestión de un almacén estará constituida por responsables para cada uno de los procesos como se muestra en el siguiente grafico. Organigrama de responsables por cada subproceso

El responsable de almacén es el encargado de que las actividades que se llevan a cabo en el almacén se ejecuten de acuerdo a la planificación y organización de la cual también es responsable, mientras que los otros tres responsables lo hacen de sus correspondientes subprocesos. El responsable de recepción debe controlar y supervisar las actividades que se realizan desde la entrada de las mercancías hasta su traslado a la zona de almacenamiento estable, lo que implica las inspecciones de recepción, la ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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identificación y su mantenimiento en zona temporal hasta su traslado a una zona de almacén definitiva. El responsable de almacenamiento abarca en su ámbito de actuación la ubicación de las mercancías en al zona más apropiadas, así como su conservación en las mejores condiciones. El responsable de movimiento debe asegurar que se cumplen las normas de traslado de las mercancías almacenadas entre zonas de almacén a su salida de almacén hacia procesos que le aporten valor añadido al producto o al exterior para su expedición a clientes o a otra instalación de la compañía. Finalmente, es responsabilidad de los cuatro que la información se genere y fluya de la manera más optima para la organización, si bien debe ser la propia empresa la que elija la mejor opción para sus necesidades, influyendo un responsable de información y/o administrativos de almacén para gestionar las necesidades de información, del mismo modo que debe ser cada empresa la que adapte este organigrama a sus singularidades de negocio, tamaño, etc. Convergiendo funciones en persona o viceversa. Pautas Generales: El almacén debe estar: - Situado en el lugar adecuado. - Tener las dimensiones adecuadas. - Organizado. PARA PERMITIR: - Entrega y colocación correctas. - Uso eficiente de su espacio. - Acceso adecuado a los materiales almacenados. - Seguridad frente a robos e inclemencias del tiempo. - Flexibilidad para poder trabajar con distintos productos. ACTIVIDADES DEL ALMACÉN: - Recepción de mercancías. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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-

Identificación de mercancías. Clasificación de mercancías. Despacho de mercancías para su almacenamiento. Disponer de las mercancías. Preparar las mercancías para su envío (picking). Preparar envois. Despacho y realización de los envíos.

ORGANIGRAMA INTERNO DEL ALMACEN Organigrama interno del almacén de obra

3.3 LA FUNCIÓN ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN. ORGANIZACIÓN DEL ALMACEN. FINALIDAD. Si se tiene en cuenta que el almacén es la dependencia logística de la empresa, que guarda la materia prima, artículos de consumo o productos terminados su finalidad será: “Realizar las operaciones y actividades necesarias para suministrar los materiales en condiciones de uso y con oportunidad de manera de ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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evitar paralizaciones por falta de ellos o inamovilidad de capitales por sobre existencias “ ACTIVIDADES Y DEBERES. A fin de lograr el objetivo o finalidad indicada el trabajo del personal de almacenes consiste en: - Recibir los materiales que envía el proveedor u otro almacén. - Descargarlos, desembalarlos y verificarlos. - Guardarlos con ubicación rápida y sencilla. - Preocuparse por su mantenimiento y así evitar el deterioro. - Entregarlos cuando el usuario los solicite y porte la solicitud de almacén. - Procurar su renovación. - Clasificar los materiales en existencias. Estas actividades se reúnen por su afinidad o similitud y pueden constituir los deberes del almacén que se inician con la recepción y terminan con la solicitud de renovación o reposición, como se puede apreciar a continuación: - Recibir los materiales. - Clasificarlos. - Almacenarlos. - Mantenerlos y cuidarlos. - Entregarlos con autorización. - Controlarlos. - Solicitar su reposición. Y que constituyen un ciclo denominado: CICLO DE ALMACENAJE y su realización está encomendada al personal de almacenes y control de inventarios. ELEMENTOS DE ALMACEN. Almacenar los materiales significa guardarlos en un lugar determinado y fácil de ubicar y para eso hay dos maneras la señalización y la codificación. Entregar los materiales significa selección, recojo, embalaje, carga y transporte hasta el usuario final.


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Mantener los materiales significa dar tratamiento especial al artículo de acuerdo al material evitando el deterioro por el clima, manipuleo o el mismo almacenaje. Requiere de tiempo y tienen que hacerlo personas con experiencia. Se puede concluir indicando que en todo almacén deben existir, cuando menos, cuatro elementos que se denominan: - Recepción. - Almacenaje y Control. - Mantenimiento. FUNCIONES DEL SISTEMA DE ALMACENAMIENTO. El sistema de almacenamiento puede separarse en dos funciones importantes: la posesión (almacenamiento) y el manejo (o manipulación) de materiales. El manejo de materiales se refiere a las actividades de carga y descarga, al traslado del producto hacia y desde las diversas ubicaciones dentro del almacén y a recoger el pedido. El almacenamiento simplemente es la acumulación de inventario en el tiempo. Se eligen diversas ubicaciones en el almacén y diferentes periodos de tiempo, dependiendo del propósito del almacén. El sistema de almacenamiento es un sistema de distribución a nivel micro. Funciones del almacenamiento (de posesión) Las instalaciones de almacenamiento se diseñan alrededor de cuatro funciones principales: mantenimiento o pertenencia, consolidación, carga fraccionada y mezcla.

• Mantenimiento o pertenencia.El uso más obvio de las instalaciones de almacenamiento es suministrar protección y dar cabida ordenada a los inventarios. La duración del tiempo para depositar los bienes y los requerimientos del almacenamiento dictan la configuración de la instalación y su distribución planimetrica. Las instalaciones varían desde las de almacenamiento a largo plazo y especializado (maduración de licores, por ejemplo), hasta las de almacenamiento de mercancías de propósitos generales, pasando por el mantenimiento temporal de bienes. Los productos almacenados de estos diversos modos incluyen bienes terminados listos para salir al mercado, bienes


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semielaborados que esperan ensamblaje o más procesamiento, y materias primas.

• Consolidación. Las estructuras de las tarifas de transportación, especialmente la ruptura de tarifas (un movimiento repentino de las tarifas pueden romper hacia arriba o hacia abajo), influyen en el uso de las instalaciones de almacenamiento. Si los bienes se originan a partir de una serie de puntos de origen, puede resultar económico establecer un punto de recolección (un almacén o un terminal de flete) para consolidar los pequeños envíos en otros más grandes y para reducir los costos generales de transportación. Esto supone que el comprador no adquiere la suficiente cantidad para garantizar envíos de volumen desde cada punto de origen. Esta diferencia es el flete puede más que compensar los cargos de almacenamiento de campo. • Carga fraccionada (break-bulk). Usar las instalaciones de almacenamiento para fraccionar la carga (traslado de carga) es lo opuesto asarla para consolidar los envíos. Los envíos de volumen que tienen bajas tarifas de transporte se trasladan al almacén y luego s e envía de nuevo en cantidades más pequeñas. La separación de embarques consolidados es común en los almacenes de distribución y terminales, especialmente: -

cuando las tarifas de transportación de entrada por unidad son menores que las tarifas de expedición por unidad. cuando los clientes hacen pedidos en cantidades de carga de menos de un vehículo. cuando la distancia entre el fabricante y los clientes es grande.

• Mezcla. Las empresas que compran a un número de fabricantes para surtir una parte de su línea de productos en un número de plantas pueden encontrar que establecer un almacén como un punto de mezcla de productos ofrece economías en la transportación. Sin un punto de mezcla, los pedidos de los clientes deberían surtirse directo de los puntos de producción en envíos de pequeños volúmenes a altas tarifas de transportación. Sin embargo, un punto de mezcla permite envíos


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de volúmenes de las partes de las líneas de productos que tienen que recogerse en un punto único y luego ser reunidos en pedidos y reenviados a los clientes.

3.4 CICLO DE ALMACENAMIENTO El ciclo de almacenamiento de los productos está constituido por las siguientes etapas.

RECEPCIÓN DE PRODUCTOS. Consiste en la recepción de los artículos adquiridos por la empresa o de los productos terminados que el área de producción elabora para su entrega al cliente final. En algunas ocasiones la recepción, además de la descarga física de los productos y de la entrega a la zona de almacenamiento, incluye otras operaciones intermedias sobre las mercancías, como desembalajes, inspecciones, clasificaciones y controles sobre las mismas, que se realizan en los muelles de recepción o despacho. En algunos casos se requerirán zonas especiales para su realización.


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ALMACENAMIENTO DE PRODUCTOS. Es la actividad de guardar y preservar los artículos, cuidándolos de manera que puedan entregarse en condiciones de ser utilizados en el momento que necesiten los consumidores. Principios para la ubicación de productos en el almacén. El problema de la ubicación de los productos dentro del almacén consiste en decidir la distribución física de los productos dentro de los almacenes con el objetivo de: - Minimizar los costos de manipuleo de mercancías. - Minimizarlas distancias totales recorridas en los almacenes. - Maximizar la utilización de los espacios. - Satisfacer ciertos condicionantes del almacenamiento del producto, tales como: Evitar las incompatibilidades de diferentes tipos de mercancías, ajustarse a las necesidades del área de preparación de pedidos, reducir las posibilidades de accidentes o siniestros, mejorar la seguridad. Para el logro de estos objetivos existen varios principios a tener en cuenta al momento de ubicar un producto determinado en un almacén. Por ejemplo, para aquellos productos de gran demanda o altos ratios de rotación se recomienda ubicarlos cerca de las zonas de recepción o despacho, evitando así recorridos largos e innecesarios. Asimismo, aquellos productos que por su naturaleza son complementarios, es decir, que se despachan juntos, tales como hojas de afeitar con cremas de afeitar y jabones, pintura en lata con brochas, etc., se deben almacenar lo más cerca posible unos de otros, para evitar, de esta forma, recorridos innecesarios al momento de prepararlos pedidos. Por otro lado, existen ciertas incompatibilidades en los productos que impiden su almacenamiento uno cerca del otro. Por ejemplo, balones de gasolina no pueden ser almacenados al costado de balones de oxígeno, debido al alto riesgo de incendios. Del mismo modo, los desinfectantes no pueden ser almacenados junto con alimentos, pues el fuerte olor de los primeros quedaría impregnado en los últimos. Calcular el nuevo número de pedidos a realizar al año. Sugerencia: utilizar el modelo tabulado. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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Ubicación. El sistema de ubicación de los materiales en una empresa consta de dos partes: Una relativa a los bienes del activo transitorio o inventarios y otra a los bienes de activos fijos. La preparación de la ubicación de los materiales dentro del sistema, requiere dividir la zona de almacenaje en áreas fácilmente reconocibles, mediante las designaciones permitirán que los artículos distribuidos en los lugares de cada área puedan ser hallados fácilmente. Esto se logra empleando símbolos que identifiquen cada lugar en cada área, es decir, preparando un código de ubicación que define la ubicación donde se encuentra cada articulo en existencia. Ejemplos de códigos de Ubicación A-09-E05 =

Bodega A

Estante 09

Casillero E05

5-BD-F12 =

Bodega 5

Estante BD

Casillero F12

Mantenimiento del código de ubicación. Implementado y en funcionamiento, el sistema de ubicación se debe poner a disposición del personal el manual de ubicación de los materiales consiste en la relación detallada de los inventarios de los almacenes con el código correspondiente que indica la ubicación que tiene cada uno en la zona de almacenaje. En estas funciones se incluyen la de controlar la ubicación de los materiales y asegurarse que los códigos que indica el manual corresponda a cada articulo en el considerado. Además llevara el control de los espacios y casilleros no ocupados con materiales para poder asignar la ubicación correspondiente a los materiales nuevos que ingresen al almacén mediante el siguiente procedimiento: 1. Analizar las copias de las órdenes de compra que lleguen al almacén y colocar a cada lado de cada ítem solicitado 2. Cuando encuentre artículos nuevos en la orden de compra y de acuerdo a su característica, designara el lugar que ocupara en la zona de almacenaje. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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3. Al recibirse el material en almacenes y proceder a su ingreso el personal encargado de estas tareas colocaran los materiales en lugares indicados en la orden de compra de acuerdo a las anotaciones del jefe de almacén. 4. El jefe de almacén anotara en el manual de ubicación, los espacios utilizados y comunicara estas anotaciones a su personal. Ventajas del sistema de ubicación. El sistema de ubicación en la parte correspondiente de materiales permite encontrar fácil y rápidamente cada material guardado en los almacenes sin necesidad que el personal tenga que memorizar donde se coloca o pierda tiempo buscando los artículos que le solicitan. Las ventajas que un sistema proporciona a la empresa son: 1. Facilita y aligera la atención de los usuarios 2. Reduce el tiempo de espera en las entregas 3. Evitar los indispensables en el personal de la bodega 4. Facilita el control y ordenamiento de los materiales en las bodegas 5. Permite una mejor organización de la zona de almacenaje MÉTODOS PARA LA UBICACIÓN DE PRODUCTOS EN EL ALMACÉN. Cuando la mercadería llega al almacén, debe colocarse en alguna estantería o zona de almacenamiento, respetando los principios de ubicación de producidos dentro del almacén. Existen dos métodos para la ubicación de los productos en el almacén: MÉTODO DE LA UBICACIÓN FIJA. Este método asigna a cada producto una zona determinada o un número fijo de estantes. Hay que tener mucho cuidado al momento de definir el tamaño del espacio físico de almacenamiento, de cada producto, pues puede resultar insuficiente en las épocas de alta demanda, o mas que suficiente en las épocas de baja demanda. Es muy utilizado en almacenes con poca variedad de productos por su simplicidad y porque, en casos extremos, no requiere ningún código formal de la ubicación. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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MÉTODO DE UBICACIÓN ALEATORIA. Consiste en almacenar la mercadería en cualquier zona que esté libre dentro del almacén. Este método produce una mejor utilización del espacio que el anterior, pero requiere la utilización de un código de ubicación para la zona o estante que permita la rápida localización de las mercancías para su despacho. Es muy utilizado en los sistemas automatizados de almacenamiento y preparación de pedidos, en los que la principal restricción reside en el espacio disponible para el almacenamiento. PREPARACIÓN DE PEDIDOS. Consiste en la recogida de las mercancías pedidas de las áreas del almacén donde están ubicadas. La actividad de preparación de pedidos es la más crítica dentro del ciclo de almacenamiento, debido a la gran cantidad de recursos necesarios para su realización. Esta actividad puede tener lugar directamente en las áreas de almacenamiento o en zonas especiales, llamadas Zonas de Preparación de Pedidos, creadas para optimizar el flujo de materiales. La ejecución de la preparación de pedidos requiere la elaboración de listas de recogida de los productos. Estas listas pueden ser electrónicas o manuales, dependiendo del nivel de automatización del almacén. La elaboración adecuada de estas lisias es un factor decisivo para la realización eficiente de esta actividad. Estas listas de recogida guían el recorrido que el trabajador realiza dentro del almacén a fin de extraer los productos pedidos. Por tanto, los productos dentro de la lista deben estar dispuestos de forma que siga la misma secuencia u orden en que se encuentran ubicados en el almacén, pues con ello se evitan los retrocesos o la repetición de las mismas rutas.


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DESPACHO DE PRODUCTOS. Consiste en la entrega de los artículos que guarda el almacén a los transportistas, a cambio de una orden, vale de salida o nota de entrega, lo que constituye el comprobante de la entrega efectuada. La técnica del control ciego nos permite verificar la precisión con que se ha realizado la preparación de pedidos. Ésta consiste en entregar una copia del pedido pero con la columna de la cantidad en blanco. El transportista anota en dicho pedido las cantidades de productos que va contando. Al terminar la verificación se comparan los resultados del conteo del transportista contra el pedido del cliente. Las eventuales diferencias serán verificadas y corregidas en el momento. CONTROL DE STOCKS. Consiste en la verificación física de los productos, lo cual debe realizarse durante todo el ciclo de almacenamiento, desde la recepción hasta el despacho. Los aspectos a verificar son: (a) el tipo de producto, (b) la cantidad del mismo (unidades, peso, volumen, etc.), (c) el estado de conservación del mismo. Cuando esta actividad de control de stocks se realiza sobre los productos almacenados se denomina también Toma de Inventarios el cual puede ser de dos tipos: Toma Masiva de Inventarios y Toma Cíclica de Inventarios. TOMA MASIVA DE INVENTARIOS. Es aquella que se ejecuta, como su nombre lo indica, en masa a todos los productos almacenados. Al menos se realiza una vez al año, y, por lo general, esta ocasión coincide con el cierre del ejercicio contable anual. La toma de inventarios masiva, por el gran volumen de productos a contar, es compleja, ya que requiere de una preparación previa del almacén, ordenamiento de los productos guardados, actualización de tas transacciones en el sistema de información y capacitación del personal a intervenir en la toma. Antes de la toma masiva de inventarios, el almacén debe estar limpio, los pasillos y estanterías señalizados, la iluminación debe ser la adecuada, los


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equipos de seguridad y de primeros auxilios deben estar colocados en su lugar, y se debe tener el mantenimiento al día. Los materiales deben estar en sus ubicaciones respectivas, se debe evitar tener un mismo material, con el mismo código, en varios lugares del almacén. Las tarjetas de identificación de los materiales deben estar completas y legibles. Aquellos artículos pequeños que existan en grandes cantidades, tales como pernos, clavos, remaches o tuercas, se les debe agrupar en bolsas o sacos de cantidades homogéneas para facilitar su conteo por el personal. En algunas ocasiones se requerirá la participación de personal adicional para cumplir con el objetivo de contar la totalidad de los productos almacenados. Si este personal no conoce las características del producto, ni su ubicación en el almacén, se requerirá su capacitación previa en estos aspectos. La forma más segura de llevar a cabo la toma de inventarios masiva reside en establecer un primer conteo y luego un segundo conteo de verificación realizado por personal diferente al del primero. De existir diferencias, un tercer equipo, dirigido por el responsable de la toma de inventario, establecerá la cantidad definitiva de mercancías. TOMA CÍCLICA DE INVENTARIOS. Su nombre se debe a que el conteo se realiza por ciclos cortos, en cada uno de los cuales se cuenta un grupo determinado de artículos. La condición del conteo cíclico es que al finalizado el año, al menos se haya contado una vez cada producto. Para organizar el conteo cíclico, nos apoyaremos en la ley de Pareto, estudiada a detalle en el capítulo de inventarios, la cual nos dice que unos pocos productos concentran gran parte del costo de los productos almacenados. Por tanto, aquellos productos de mayor costo serán contados varias veces al año, en más ciclos que aquellos que no lo son. 3.5 INFRAESTRUCTURA DE ALMACENES.


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LA ZONA DE ALMACENAJE. Al organizar el almacenaje de los materiales, debe realizarse un estudio detallado y concienzudo del espacio disponible, en función de los artículos que se han de recibir, guardar y manipular y entregar, teniendo en cuenta ciertas condiciones y factores que delimiten y en marcan las operaciones a llevar a cabo con dichos artículos o materiales. El almacén constituye un servicios de almacenaje dentro del sistema logístico, que sirve a la diferentes dependencias de la empresa especialmente a la producción (Materias primas, piezas y partes, etc.) y ventas (productos terminados) con eficiencia y prontitud. 1. CARACTERISTICAS DE LA ZONA DE ALMACENAJE. Está influenciada por factores que se relaciona con la entidad a la cual va a servir, el espacio de que se dispone y los artículos que en él se van a guardar. Tiene que realizarse en función de estos tres factores, para determinar en relación con ellos, cuales son las características que deben reunir. 1.1 Entidad a la que va a servir. Este factor tiene gran influencia en la organización del almacén por cuanto de acuerdo al tipo, clase, identidad; se sabrá que mercaderías guardará el almacén, el espacio de que va a disponer, adoptar, etc. También se debe contemplar el lugar en que la entidad se encuentra pues los procedimientos al que deberá ceñirse en su funcionamiento se diferenciará si la entidad funciona en una ciudad, campamento, cerca de puertos o alejada de ellos, cerca de las vías de comunicación o teniendo que realizar largos recorridos por vías ajena a las normales de comunicación de la zona. 1.2 Espacio que se dispone. Consiste en el espacio de que se dispone y que debe verse en relación a su forma y dimensiones, su situación respecto a la empresa, la distribución que dé él se puede hacer teniendo en cuenta si se trata de una sola área en el que se centralizara el almacenaje o son varias áreas pequeñas o si son áreas distintas entre si en la que una será la principal y las otras secundarias. Al analizar el espacio debe considerarse las condiciones ambientales que tiene y si presta la máxima garantía para los materiales que se almacenaran no se deterioren o si es necesario cambiar dichas condiciones ambientales. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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1.3 Existencias por guardar. Se refiere a las existencias que dicha zona contendrá y al analizarlas se debe considerar los siguientes aspectos: - cantidad total de los artículos - cantidad de cada clase de artículos - dependencias que los usan - manipulación que necesiten - características que presentan - condiciones ambientales que requieren - seguridad que hay que proporcionarle - control que necesitan Que determinarán la distribución que debe tener la zona de almacenaje en lo que a artículos se refiere, a las necesidades de locales cerrados, semi-cerrados, a la intemperie, con determinada humedad, alejados por su peligro, etc. 2. ORGANIZACIÓN Y DISTRIBUCION. Depende del estudio que se haga al respecto y de las conclusiones que se saquen. No es posible que se pretenda establecer un patrón o molde de organización de almacenes y como distribuirlos y querer aplicarlo a todos los almacenes cualesquiera que sea la entidad a la que sirvan. Es imprescindible estudiar la entidad, su organización, la distribución que tienen sus dependencias, la situación física y económica para poder establecer la forma más conveniente para la entidad de que se trata y que permita satisfacer los siguientes objetivos: - obtención de los artículos por las dependencias lo mas rápido que se pueda y al menor costo - poder controlarlos constantemente - flexibilidad para que se adapte a los cambios que se produzca con una mínima inversión. - previsión para el futuro de la entidad. - facilidad para que se realice el ciclo de almacenamiento INFRAESTRUCTURA.


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PATIO DE MANIOBRAS. Espacio o lugar que rodea al almacén, el cual es utilizado para la gestión de los vehículos que ingresan o salen del mismo, ya sea para la carga o descarga de mercaderías. Por lo general dichos vehículos se estacionan perpendiculares a los muelles de recepción o despacho. MUELLES DE RECEPCIÓN O DESPACHO DE MERCADERÍAS. Lugar del almacén donde se realizan las labores de recepción, despacho, verificación e inspección de mercaderías. Los muelles conectan el almacén con las unidades de transporte. Por ello, la altura de un muelle debe estar cerca de 1.20 m. sobre el nivel del suelo, que es la distancia promedio entre la plataforma del camión y el suelo. Considerando que esta distancia

varía en función de si el camión está cargado o no, se recomienda el uso de rampas que absorban estas variaciones y que además permitan el acceso de los equipos de manipulación a las unidades de transporte. Es muy común encontrar que los almacenes disponen de un solo muelle que funciona como muelle de recepción y despacho a la vez. Esto se explica en el hecho de que la inversión en un muelle es muy alta y que se obtiene una mayor utilización usándolo tanto para la carga como para la descarga de mercancías. Se puede objetar que esta disposición mezcla innecesariamente los artículos que son de recepción con los que se están despachando. Esto se puede solucionar estableciendo horarios para la carga y descarga de mercancías.


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ESTANTERÍAS FRONTALES O SELECTIVAS. Estanterías de profundidad simple, que permiten el acceso directo a todos los pallets almacenados, facilitando con ello la preparación de pedidos. Esta versatilidad implica la utilización de una gran cantidad de espacio en los pasillos de circulación. Es recomendable para almacenes que manejan una gran cantidad de artículos con bajos volúmenes de stock. ESTANTERÍAS DE ACUMULACIÓN. Estanterías de una profundidad mayor a la simple, que permite un mejor aprovechamiento del espacio que el de tipo selectivo. La destinación de espacios para los pasillos de circulación, a diferencia del tipo selectivo, es menor. Es recomendable para almacenes con pocos tipos de artículos que se almacenan en grandes volúmenes.

ESTANTERÍAS DE ACUMULACIÓN DINÁMICA POR GRAVEDAD Este tipo de estantes permite el desplazamiento de los pallets a través de un camino ligeramente inclinado, el cual se encuentra equipado con rodillos. Los pallets se introducen por el extremo más alto y se retiran por el más bajo, garantizando de esta manera la rotación de los productos por el sistema FIFO. Al igual que el sistema anterior, permite un gran aprovechamiento del espacio físico.


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ARMARIOS MOVIBLES. Conjunto de estantes para pallets o armarios, montados sobre bases móviles que se desplazan lateralmente. Cuando se quiere acceder a un estante en particular, se mueven los estantes que lo rodean, dejando libre el pasillo por el cual circulará el operador. Este tipo de estanterías puede lograr una gran utilización de los espacios, pero tienen el inconveniente de elevar los tiempos de operación debido al movimiento de los estantes. Es muy usado en bibliotecas o archivos de documentos. ESTRUCTURAS CANTILÉVER. Este tipo de estructuras están formadas por brazos voladizos sobre los cuales se almacenan productos largos, como barras, perfiles, tubos, madera, etc. ÁNGULOS RANURADOS. Estantería para el almacenamiento de productos pequeños y de poco peso, muy utilizadas en talleres y comercios. Una de sus principales ventajas es su montaje fácil. La versatilidad de su aplicación permite su utilización en otras aplicaciones, como bancos, mesas, estructuras varias, etc. EQUIPOS DE MANIPULACIÓN DE MERCADERÍAS. TRANSPORTADORES DE PALLETS. Son equipos utilizados en el almacén para el desplazamiento horizontal de los pallets, con una capacidad que va de 1 a 3 ton. Se clasifican en dos tipos principalmente: manuales y eléctricos. Los manuales requieren del esfuerzo humano para levantar el pallet. Están provistos de un timón que, por medio de un movimiento repetido, acciona una bomba hidráulica que levanta el pallet.


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Los eléctricos tienen un motor que realiza tanto los desplazamientos horizontales como la elevación de la carga hasta aproximadamente 20 cm sobre el nivel del suelo, lo suficiente para realizar su traslado horizontal. Algunos poseen un dispositivo que permite el movimiento horizontal de las horquillas, para realizar con mayor precisión y facilidad el acomodo de las cargas en lugares estrechos. Los transportadores eléctricos pueden llevar al operador a bordo o no. Cuando lo llevan a bordo, éste puede ir sentado o de pie en una pequeña plataforma, mirando de costado a la carga. Esta posición facilita el cambio de marcha de adelante hacia atrás, muy constante en los almacenes. CARRETILLAS O MONTACARGAS. Es el equipo que con más frecuencia se encuentra en los almacenes. Permite el desplazamiento horizontal y vertical, hasta 6 m de altura. Están provistos de horquillas, que son elementos que sirven para la manipulación de los pallets, aunque también en lugar de horquillas se les puede incorporar bobinas o prensas, según el tipo de producto a manipular.

El mástil de la carretilla es el elemento sobre el cual descansan las horquillas y posibilitan el desplazamiento vertical de la carga. Estas carretillas pueden tener tres o cuatro ruedas. Cuando trabajan dentro del almacén tienen tres ruedas, y son eléctricas para evitar la acumulación dentro del almacén de los gases producidos por la combustión. Las carretillas diseñadas para el trabajo fuera del almacén son por lo general de cuatro ruedas y tienen un contrapeso en la parte posterior, que sirve para balancear la carga cuando ésta se eleva.


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Las carretillas de mástil retráctil están provistas de un mástil que se va desplegando a medida que las horquillas van ganando altura, llegando hasta los diez metros. Existen también carretillas con horquillas tridireccionales, que permiten el levantamiento de un pallet del suelo, girarlo y depositarlo a la derecha o izquierda del operador, según el requerimiento, sin necesidad de mover la carretilla. 3.6 MANIPULACION DE MATERIALES. La función de manipular o manejar materiales esta considerada como el arte o ciencia que involucra el movimiento, la preparación, colocación y embalaje de las existencia que ingresan o salen de los almacenes, cualquiera que sea su estado (solido, liquido, gaseoso) o el tipo de articulo que se trate (materia prima, semielaborado, piezas y partes, productos terminados, etc.). La manipulación de materiales dentro de su concepción encierra 4 aspectos de singular importancia para la ejecución de las actividades los cuales se definen a continuación: 1. Movimiento: Se debe trasladar de un punto de almacenaje a otro, para lo cual hay que levantarlo, acondicionarlo, moverlo y por ultimo posarlos en el lugar de su utilización o almacenamiento correspondiente a la técnica de manipulación realizar estas operaciones de la manera mas eficiente, oportuna y rápida. 2. Tiempo: Desde el abastecimiento hasta la distribución física es conveniente y necesario disponer de los materiales en el momento preciso y para lograrlo, la manipulación adecuada permitirá asegurar la llegada de los artículos requeridos en forma oportuna. El tiempo en el cual, el usuario requiere los materiales que desea, es un factor importante para ejecutar los planes de movimiento y traslado de los materiales, y asegurar su llegada oportuna al lugar de utilización. 3. Cantidad: Durante el proceso de fabricación, la demanda por materiales es constante en función de la cantidad de artículos a producir y corresponde a las actividades de manipulación, asegurar que cada puesto de trabajo dentro de la línea de producción disponga de la cantidad exacta que necesita. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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4. Espacio: Los requerimientos de espacio así como los medios de almacenaje se ven influenciado con el sistema o método de manipulación y por los equipos de manejo de materiales con que cuentan, o que adquieren o alquilan para realizar este. Los 4 aspectos que se han mencionado son básicos en la manipulación de materiales y no deben tratarse independientemente sino en forma integral para solucionar los problemas relacionados con la manipulación y para darle calidad al sistema que se utiliza. PRINCIPALES OBJETIVOS DE LA MANIPULACION DE MATERIALES. Los principales objetivos de la manipulación de los materiales involucrados en los objetivos logísticos son los siguientes: a. Reducción de costos: Esta referido a todos los costos relacionados con la actividad y su obtención debe lograrse en forma integral y no en forma incompleta o parcial en la que se efectúen buenas reducciones en unos, en otros se mantienen o aumentan. Para lograr alcanzar una verdadera reducción integral se tendrá que actuar sobre: 1.1 Los costos de posesión a fin de reducirlo. 1.2 Una mejor utilización del espacio disponible. 1.3 La productividad para aumentarla. 2. Aumento de capacidad productiva: es conocido que la capacidad productiva se sustenta sobre medios, herramientas, equipos y mano de obra los cuales pueden ser incrementados si se aumenta la productividad por hora – hombre, si aumenta la eficiencia de los equipos mediante la reducción de tiempo del proceso, si se mejora el control sobre la producción y por ultimo si se suaviza y aligera el flujo de trabajo en la planta. 3. Reducción de desperdicios: Los desperdicios que se producen al utilizar materiales, generalmente ocurren dentro del proceso a que estos son sometidos y constituyen un factor importante en los costos relacionados con el empleo de los ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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materiales. Cualquier análisis que se efectúe del flujo de los materiales nos llevara a establecer que los desperdicios tienen su origen en los descuidos durante el almacenaje y manipularlos, el cual permite definir que puede ser reducido si se pone mayor cuidado en ambas actividades mediante la selección de métodos y procedimientos que deben emplearse, tanto en el almacenaje como el la manipulación.

4. Mejorar las condiciones de Trabajo: Alcanzar este objetivo ayudara a incrementar la productividad y ayudara a reducir los costos, para ello es conveniente proporcionar al personal las condiciones apropiadas de seguridad, comodidad, disminución de la fatiga y graduación del trabajo a realizar.

5. Mejorar la distribución Física: Constituye una de las tareas del área logística que permite llevas los productos al último usuario, esta actividad utiliza la manipulación de materiales, pues ella se recogen los artículos, se embalan, se transportan y por ultimo se entregan.

También es importante seleccionar las rutas a emplear para la distribución, de manera de mejorar esta, así como los medios de almacenaje, ubicación de los productos, medios de transporte que permiten una mejor manipulación y el incremento de la eficiencia. 3.7 CATALOGACIÓN DE MATERIALES. Es un proceso de suma importancia para las empresas que utilizan variedad de artículos, materias primas, equipos, maquinaria, herramientas, piezas y partes, etc. Y se considera esencial para alcanzar sustanciales economías, mediante la eliminación de las variedades innecesarias lo que permite la reducción de los inventarios y de sus costos. Entre muchas otras ventajas que la catalogación bien efectuada proporciona a las empresas y que permite afirmar que sin catalogación no hay organización logística.


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Esta tarea a efectuarse dentro del área logística requiere el apoyo de la gerencia general y la alta dirección de la empresa la cual debe expresar la necesidad de disponer de un elemento organizado que desarrolle y tenga la responsabilidad de catalogar los materiales. Es el área de la logística que se ocupa de asignar a cada elemento un único nombre, de manera tal que resulte imposible la existencia de diferentes denominaciones para un mismo elemento. Una definición basada en el proceso seguido por el sistema de catalogación nos la proporciona Valdés: “La catalogación es un proceso por medio del cual se identifican las existencias en una entidad, refiriéndolas a normas o estándares determinados de antemano, para clasificarlas de acuerdo a su naturaleza o uso y asignarles un símbolo o código que las represente, consiguiendo mediante este proceso la simplificación de las existencias”. OBJETIVOS DE LA CATALOGACIÓN. a. Eliminar los ítem o referencias iguales pero con varias denominaciones, debido a la variedad de proveedores, nombres que les da el mercado, etc. b. Prevenir la emisión de órdenes de compras innecesarias de materiales y evitar así el consiguiente gasto financiero que ello representa. c. Capturar las relaciones de intercambiabilidad que existe entre los materiales, evitando así compras innecesarias de material, ya que pueden existir en el almacén otros que pueden cumplir la misma función. d. Mejorar los ratios de rotación de los almacenes, evitando obsolescencias, materiales sin uso o movimiento al tenerlos materiales plenamente identificados. e. Optimizar el uso del espacio físico en el almacén. Al tener el mismo material con varios nombres obliga a almacenarlos separados unos de otros, impidiendo la consolidación y aumentando los esfuerzos para el control de los stocks. f. Agilizar la gestión de compras mediante el establecimiento de estándares y normas para los materiales. El no tener estandarizados los materiales obliga a definir sus especificaciones cada vez que se realiza la compra de estos. g. Enfoca al personal de compras y almacenes en una variedad menor de inventarios, aumentando su eficiencia.


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La catalogación debe ser un sistema simple y comprensible por las personas en todos los niveles de la organización, sin que se les tenga que exigir requisitos especiales para su entendimiento y uso. Debe ser también flexible y adaptable a los futuros cambios en la organización y el entorno. La catalogación, como todo proceso, consume recursos, por tanto estos deben ser cuidadosamente utilizados. En principio, no se debe catalogar todo lo que una organización compra, sino aquello que se compra repetitivamente, como materias primas, repuestos, materiales de oficina, etc. Aquello que se compra una sola vez, por ejemplo, terrenos, edificios o maquinarias grandes, no es necesario catalogar. Etapas de la catalogación. Para que la catalogación represente un beneficio para la empresa, se recomienda su realización a través de las siguientes cuatro etapas, las cuales se describen a continuación: a. Establecimiento de normas y estándares. La normalización consiste en establecer normas, pautas, modelos y estándares con respecto a los cuales puede ser comparado cualquier objeto u acción. En el caso de los materiales, la catalogación es la selección de aquellas características físico químicas, tales como tamaño, peso, densidad, textura, etc., que van a regir la compra y la gestión de los mismos en el interior de la empresa. Por ejemplo, en la gestión de un almacén se puede normalizar los pallets utilizados para el acomodo de los productos. Entre las características a normalizar pueden estar sus dimensiones externas, su resistencia y el tipo de madera utilizado para su fabricación, de manera tal que cada vez que se solicite la compra de pallets no se deba de redefinir sus características. b. Identificación. Consiste en establecer la descripción del artículo que se va a utilizar en la empresa. Muchas veces los errores en la identificación de un material ocasiona la existencia de distintos nombres para el mismo. Para la correcta identificación de un artículo es conveniente seguir ciertas reglas, como ordenar las palabras que forman parte de la identificación del producto en ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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forma decreciente de importancia, registrar el nombre del producto aquellos aspectos relevantes, datos como la marca del fabricante, el número de la guía de emisión, etc. La identificación debe concluir con la elaboración de la ficha de identificación de los materiales. En esta ficha se registra la información relacionada con el producto. Los elementos que conforman una ficha de identificación son los siguientes: Descripción del material, Descripción corta o abreviada, Código del producto, Unidad de despacho del ítem, Productos intercambiables, Código de la norma técnica que rige al material, si es que la tuviera, Dimensiones del material, Planos del material, Conjunto o subconjunto del cual forma parte, Embalajes y formas de almacenamiento. c. Clasificación. Consiste en la agrupación de las existencias en base a sus características comunes, uso, naturaleza de origen. Los grupos así definidos en la clasificación deben ser lo suficientemente distintos para evitar que un mismo artículo pueda ser considerado en más de dos grupos distintos. d. Codificación. Es la etapa final de la catalogación de los artículos y consiste en la asignación de un código formado por números o letras o un símbolo que identificará al producto. El empleo de letras en la elaboración del código permite un mayor número de combinaciones posibles que los números. En cada espacio o posición del código se pueden utilizar hasta 26 letras distinta, en comparación de los 10 números posibles, pero, debido a que los equipos de cómputo manejan los códigos numéricos con mayor facilidad, el uso de los números es más frecuente que el de las letras. Existen distintos tipos de códigos, entre ellos los más usados están: Códigos estructurados. Son aquellos códigos formados por letras o números, agrupados según las familias o clases identificadas en la etapa de clasificación. El número de elementos o posiciones en un código estructurado debe estar planificado de manera tal que pueda incorporar futuros cambios, incrementos o ampliaciones en los grupos formados, sean estos familias y / o clases.


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Códigos secuenciales. Son códigos correlativos utilizados comúnmente en las facturas, guías de remisión, formularios, etc. Este tipo de códigos facilita el conteo del total de documentos emitidos y por tanto, su control. PROGRAMA DE CATALOGACIÒN DE LOS MATERIALES. Definido el procedimiento que deberá seguirse para realizar la catalogación de los materiales, es necesario preparar un programa que sirva de guía al personal que tendrá la responsabilidad de la ejecución y que al mismo tiempo permita la evaluación de sus actividades en relación a los resultados que obtengan. Dicho programa estará basado en las siguientes condiciones: Preparación, Ejecución, Guiarse por los hechos, Informar a la alta dirección, Nombrar el comité de normas, Definir las metas, Responsabilidad, Participación, Objetivos de un programa de catalogación, Evaluación, Resultados de un programa de catalogación, Ingeniería, Producción, Logística, Abastecimiento, Distribución física..

INVENTARIOS

CAPÍTULO IV: ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. En la actualidad, la administración de inventarios es uno de los retos más importantes que enfrentan los directivos en cuestión de planificación y control, sobre todo en empresas de manufactura. Aunque técnicamente los inventarios constituyen un activo en el balance general de la compañía, casi todos los ejecutivos contables o financieros consideran que mantenerlos implica un gasto significativo, y que su misión es minimizarlo lo más posible. Incluso las organizaciones de servicios cuentan con cierto inventario; por otro lado, en las operaciones al detalle se observa que la administración del inventario juega un papel clave para dirigir el negocio con efectividad. El objetivo de mantener una baja inversión en inventarios suele contradecir la forma de pensar de buena parte del personal de ventas y marketing, a quienes casi siempre les importa que la empresa cuente con un inventario considerable para poder atender rápidamente las solicitudes de los clientes. 4.1

LOS INVENTARIOS Y SU ADMINISTRACIÓN.


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Hay dos importantes conceptos que deben comprenderse claramente si la empresa desea contar con una perspectiva apropiada sobre la administración de inventario. El primero de ellos es que gran parte del inventario de la empresa en realidad es capacidad almacenada. En otras palabras, buena parte del inventario representa el uso de la capacidad de la empresa para crear un producto con anticipación a la demanda real por el mismo. Esta idea constituye uno de los principales factores que marcan la diferencia entre una empresa dedicada exclusivamente a los servicios y una compañía de manufactura. La empresa de servicios promedio no puede darse el lujo de planificar y utilizar la capacidad con anticipación a la demanda; en lugar de ello se ve forzada a emplear la capacidad solo después de que se genera la demanda. El segundo concepto es que el inventario pocas veces representa un problema para la compañía, a pesar del hecho de que con frecuencia se menciona que “uno de nuestros problemas es que contamos con demasiado inventario”, en casi todas las empresas, el inventario es un síntoma de la forma en que se dirige el negocio. Aunque el inventario suele considerarse un problema, no es tal; se trata únicamente de un síntoma, aunque bastante visible y costoso, en muchos casos. Si realmente se desea controlar el inventario, es necesario analizar los métodos directivos del negocio para discernir cuáles de ellos ocasionan la presencia de grandes inventarios. Al hablar de inventarios, muchas personas piensan solo en un acervo de bienes físicos, aunque este no tiene por qué ser siempre el caso. Un ejemplo ilustrará esta afirmación. Las empresas de servicios contables emplean contadores públicos certificados, muy capacitados y valiosos. La dirección sabe que no debe despedir personal a menos que esté dispuesta a correr el riesgo de perder fuerza laboral capacitada (algo indeseable). Sin embargo, la demanda de servicios tiende a ser altamente estacional, mostrando su punto más elevado en la “temporada fiscal”. En el caso de muchas empresas, el personal contable trabaja más horas en la temporada fiscal y menos tiempo en otras épocas. Algunas compañías, por lo tanto, “ahorran” el tiempo adicional que se utiliza durante la temporada fiscal en un “banco” de horas, en lugar de pagar a los contadores el tiempo extra. De cierto modo, estas horas realmente constituyen un inventario, ya que representan el uso de capacidad con anticipación a la demanda, se emplea de enero a abril para responder a la demanda, lo que permite disfrutar de tiempo vacacional posteriormente en el verano. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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EJEMPLO ANECDÓTICO. Hace poco un gerente de planificación y control de la producción expuso un ejemplo basado en sus primeras experiencias en el ramo, antes de que comprendiera cabalmente que el inventario es un síntoma de cómo se dirige el negocio. La compañía para la que trabajaba sufrió un declive en las ventas. Preocupado por la rentabilidad, el director general de la empresa solicito al gerente de planificación y control de la producción que recortara 15% el inventario, buscando ajustar los gastos correspondientes al nivel de ventas, que ahora era menor. El Gerente de Planificación y Control de la Producción hizo lo que le pidieron, aunque no entendía bien la relación entre los métodos directivos y el inventario. Simplemente redujo el nivel de inventarios sin realizar modificación alguna en los procesos de negocio. Cerca de tres meses después de la solicitud, el gerente de planificación y control de la producción coincidió nuevamente con el director general. La conversación se desarrolló de este modo: - DIRECTOR GENERAL: “¿Qué has hecho con mi taller de manufactura?” - GERENTE DE PLANIFICACION Y CONTROL: “¿A qué te refieres?” - DIRECTOR GENERAL: “Tenemos todo tipo de problemas muchos envíos por flete de primera de los proveedores, como respuesta a desabastos de toda clase de partes, ejecución frecuente de lotes segmentados en el equipo- lo cual esta incrementado drásticamente nuestros costos de configuración-, una fuerte disminución en la eficiencia de la mano de obra y otras dificultades similares. ¿Qué has estado?” - GERENTE DE PLANIFICACION Y CONTROL: “Me deshice de 15% del inventario.” - DIRECTOR GENERAL: “Bueno ¡entonces REGRESALO!” El problema es que el Gerente de Planificación y Control enfocó sus esfuerzos en el inventario como si fuera la fuente de todas las dificultades, sin reconocer que este es en realidad un síntoma. Lo primero que debió haber hecho fue “corregir” el sistema. Manteniendo estos dos puntos en mente, es necesario analizar los motivos por los que se presenta el inventario antes de poder comprender realmente como administrarlo. Desde el punto de vista de alguien con poca experiencia, el inventario es solo eso: inventario (“cosas” inmovilizadas en un almacén); para el contador es ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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costo y dinero inmovilizado; para el vendedor es una oportunidad. Sin embargo, para un experto de planificación y control será un síntoma de cómo está diseñado el negocio y de qué manera se le dirige. Una vez que entendamos PORQUE existe el inventario (considerándolo un síntoma), podremos comprender mejor COMO administrarlo y controlarlo apropiadamente. Muchos de los motivos por lo que existen los inventarios cuentan con nombres categóricos relacionados con varios aspectos, como políticas de la compañía, flexibilidades, diseños, capacidad de respuesta al cliente y factores estacionales

• CONCEPTO DE INVENTARIOS. Se denominan existencias o inventarios a la variedad de materiales que se utilizan en la empresa y se guardan en los almacenes a la espera de ser utilizados, consumidos (abastecimiento) o vendidos (distribución física), permitiendo a los usuarios desarrollar su trabajo sin que se vean afectados por la falta de continuidad en la fabricación o por la demora en la entrega por parte del proveedor. Cantidad de artículos guardados, sea para el abastecimiento o distribución, que la empresa requiere para asegurar la continuidad de sus operaciones. • OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DE INVENTARIOS. o Minimizar la inversión en materiales o Evitar demoras y paralizaciones de la producción o Mantener el stock de productos terminados en función de la demanda y del nivel de servicio o Evitar materiales sin movimiento coordinando con producción y ventas. o Evitar los deterioros y obsolescencias o Evitar fugas, despilfarros o descuidos o Responder apropiadamente a los cambios en la demanda o Evitar pérdida de ventas por roturas de stock • ¿POR QUÉ HAY NECESIDAD DE MANTENER INVENTARIOS?


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4.2 ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN DE INVENTARIOS. • Cantidad a Ordenar (Q) La cantidad a ordenar se puede basar en: • Ventas históricas • Estimaciones de ventas futuras • Economías de escala, tamaño de lotes de compra, lotes de producción, lotes de transporte, unidades logísticas, etc. También es conocida como cantidad de reorden Nivel de Inventarios

Q Cantidad a ordenar

Tiempo

• Tiempo entre Revisiones (P) Es el tiempo transcurrido entre revisiones de inventarios. Al cumplirse el periodo de tiempo P se ejecuta una revisión de los inventarios y se determinar la cantidad a comprar o producir.


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LOGÍSTICA

• Tiempo de Reposición (R), Tiempo de Entrega (Lt)

Stock (unid)

Punto de Pedido

Cantidad ordenada

R

Tiempo de entrega (Lt)

Tiempo (días)

PUNTO DE REPOSICIÓN (R): Se define así a la cantidad que inicia la renovación del stock. Los factores que influyen en la determinación del punto de reposición son: 9 Tiempo de entrega (Lt) 9 Consumo promedio (CØ) 9 Stock de seguridad (SS) En términos generales, el punto de pedido es: R = CØ x Lt + S.S. En el caso anterior, el punto de pedido es: R = CØ x Lt ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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El punto de reposición es también conocido como punto de REORDEN o DE PEDIDO. Un problema común que muchas personas identifican rápidamente en este modelo, es que pueden presentarse varios factores que afecten las condiciones establecidas. De estos factores, los dos que se presentan con más frecuencia son: que el proveedor se retrase al reabastecer el inventario y/o que la demanda del artículo exceda las expectativas durante el tiempo de espera para el reabastecimiento. Cualquiera de estas condiciones puede ocasionar desabasto, lo cual representaevidentemente- un problema potencial para el mantenimiento temporal. La cantidad de producto que debe conformar el inventario de seguridad depende, en general, de dos aspectos. El primero es la desviación estándar de la demanda durante el tiempo de espera, y el segundo es el nivel de servicio al cliente que se desea lograr. La desviación estándar puede calcularse a partir de la expresión, casi siempre con base en la probabilidad de atender la demanda del cliente durante el ciclo de pedidos. TIEMPO DE ENTREGA (Lt). Es el tiempo que transcurre desde que se realizó la revisión del inventario hasta que llega el material al almacén. Está afectado no solo por el transporte de los productos, si no por la gestión de compras: procesamiento de pedidos, selección de proveedores, negociaciones, etc. La gestión adecuada de estas actividades ayudará a controlar y disminuir los tiempos de abastecimiento, con la consiguiente disminución de inventarios. STOCK DE SEGURIDAD (SS). Es aquella cantidad de mercancías que permite afrontar demoras en el tiempo de entrega o incrementos en la demanda y evita las roturas de stock. Si el consumo y el tiempo de abastecimiento son constantes y conocidos, el nuevo pedido estará ingresando al almacén cuando la última unidad del pedido anterior se haya consumido. En la práctica, el consumo y el tiempo de abastecimiento son variables y pueden ocasionar problemas de sobre stocks o roturas de stock. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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El stock de seguridad estándar supone una distribución normal de la demanda durante el tiempo de espera, y se calcula mediante la fórmula general.

Donde SS es el stock de seguridad, z es la marca estadística z correspondiente al nivel de servicio al cliente establecido y es la desviación estándar de la demanda durante el tiempo de espera. Algunos valores típicos para z son: Nivel de servicio al cliente de 90 %, z = 1.29 Nivel de servicio al cliente de 95 %, z = 1.65 Nivel de servicio al cliente de 99 %, z = 2.33 Evidentemente, entre más alto sea el nivel de servicio al cliente que se desea lograr, mayor será el inventario de seguridad para cualquier variación en la demanda durante el tiempo de espera. En ocasiones la variación (desviación estándar) de la demanda está dada para un periodo diferente al tiempo de espera. En tales casos debe realizarse un cálculo adicional para determinar la desviación estándar de la demanda se obtiene para una solo día. En tal caso, la desviación estándar de la demanda durante el tiempo de espera se obtendría mediante la fórmula.

es la desviación estándar de la demanda para un día y Lt es el tiempo de Donde espera, en días. Esto también funciona en el caso de semanas, meses o cualquier otro periodo, siempre y cuando el tiempo de espera se exprese en las MISMAS unidades que la desviación estándar de la demanda durante el tiempo de espera. Cuando se combina el punto de reorden típico y el inventario de seguridad, se obtiene una nueva para calcular el punto de reorden.


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Como se estableció anteriormente, es preciso tomar en cuenta que el modelo todavía se basa en varios supuestos de simplificación, entre ellos el de contar con un tiempo de espera de reabastecimiento conocido y fijo, tener control total sobre la calidad del material recibido y disponer de la capacidad para reabastecer la cantidad LEC completa en un solo paso. Sin importar estos supuestos de simplificación, siempre se debe tener presente que el modelo es lo bastante sólido para lograr una aproximación razonable de la mejor cantidad de reabastecimiento, incluso bajo condiciones de estabilidad que no sean los ideales. Veamos ahora mediante un ejemplo sencillo como se integran estos conceptos: EJEMPLO. Cierto artículo, al que denomina A, se vende en un almacén de rebajas, XYZ. El articulo cuenta con una demanda semanal promedio de 50 unidades, y una desviación estándar de seis unidades respecto de la demanda cada semana. El proveedor ha anunciado al almacén que necesita un tiempo de espera de 3 semanas para reabastecer el inventario de A, siendo $12 el precio unitario del producto. XYZ calcula que incurre en una total de $40 por concepto de costos administrativos cada vez que ordena el producto, y ha determinado que el costo anual de mantener el inventario equivale a 20% del costo del artículo. La dirección de la empresa estableció que le interesa mantener un nivel de servicio al cliente de 95 por ciento. Utilizando esta información y suponiendo que el año cuenta con 52 semanas, desarrolle la política de reabastecimiento de inventario más apropiado. SOLUCIÓN. Generalmente la política de reabastecimiento de un inventario independiente debe incluir la cantidad a ordenar y el punto de reorden. Comencemos por determinar la cantidad a ordenar; utilizaremos la LEC para ello:

Tenga presente que la LEC suele expresarse como formula anualizada, de modo que la demanda semanal de 50 unidades tiene que multiplicarse por 52, el número de semanas por año. Por su parte, el inventario de seguridad será de: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

El punto de reorden total será, por lo tanto igual a la demanda durante el tiempo de espera (50) (3)=150, mas las 18 unidades del inventario de seguridad, es decir, 168 unidades en total. Observe que las 17.14 unidades fueron redondeadas hacia arriba para garantizar un nivel de servicio al cliente de 95%, dadas las condiciones. La política de inventario más económica será, en consecuencia (bajo las condiciones dadas), ordenar al proveedor 208 unidades cada vez que el nivel de inventario llegue a 168 unidades. En necesario hacer hincapié en que la formula de la LEC también puede utilizarse para tomar la decisión de aceptar o no el ofrecimiento del proveedor, en cuanto a manejar un precio de descuento por cantidad. Los modelos para administración de inventarios que se basan en el tiempo tienen la ventaja de que no exigen el mantenimiento perpetuo de un balance de inventarios. Estos modelos simplemente permiten utilizar el inventario sin necesidad de mantener registros actualizados hasta que haya transcurrido cierto tiempo, tras lo cual se cuenta el inventario remanente y luego se determina la cantidad de reabastecimiento apropiada tomando en cuenta, una vez más, el tiempo de espera. Si se dá por sentado que los cálculos de LEC son básicamente correctos, podremos utilizar la LEC para determinar los intervalos de tiempo involucrados. Por ejemplo, si utilizamos un promedio de 2,400 unidades en un año, y la LEC es de 200 unidades, esperaríamos ordenar un promedio de 12 veces por año (2400/200=12). Esto significa que el intervalo de tiempo debe equivaler a un pedido por mes. Si la demanda sigue un patrón más o menos constante, el intervalo de tiempo asociado con (D/Q) pedidos por años significara, casi siempre, que la cantidad de pedidos correcta equivaldrá aproximadamente a la LEC.


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LOGÍSTICA Stock (unid) Punto de pedido

R Incremento en la demanda de stock

Tiempo de entrega

Tiempo (días)

Stock (unid)

Punto de pedido

R Un retraso en el despacho significa una rotura de stock.

Tiempo de entrega

Tiempo (días)

Roturas de stock producidos por retrasos en la entrega.


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LOGÍSTICA Sobre stock

Stock (unid) Punto de pedido

R

La demanda de stock decrece

Tiempo (días)

Tiempo de entrega

Sobre stock producidos por demanda decreciente. 4.3

PLANEAMIENTO Y CONTROL DE INVENTARIOS.

La Planificación y Control de Inventarios tiene por objetivo principal realizar la inversión óptima en los stocks que se tienen guardados en los almacenes y en la renovación de los mismos. Para ello es necesario resolver dos preguntas fundamentales: ¾ TAMAÑO DE PEDIDO ¿Cuánto pedir? ¾ MOMENTO DE PEDIR ¿Cuándo pedir? Los sistemas de renovación de inventarios responden a estas dos preguntas. El trabajo a realizar requiere de un análisis completo de los factores y de su combinación para permitirnos tomar las mejores decisiones para cada artículo y conseguir así inventarios reducidos, pocos pedidos y excelente servicio. Los mencionados factores son los siguientes; consumo o demanda, costos, interés, seguros, impuestos, obsolescencia, almacenaje, preparación, procesamiento y expedición de pedidos, manipulación, inspección o verificación, transporte entre muchos otros, cuya incidencia es vital para los cálculos a efectuar y las decisiones a tomar. Además es importante considerar la conveniencia del material, el espacio disponible en almacenes, las probabilidades de deterioro, la obsolescencia a corto plazo, los artículos de corta vida o con fecha de expiración, las condiciones ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

ambientales que afecten a los artículos, la incertidumbre de futuras demandas o posibilidades de interrupción en el abastecimiento que, en muchos caso constituyen limitaciones importantes, que hacen cambiar las mejores decisiones que puedan elegirse. 4.4

TIPOS DE INVENTARIOS Y COSTOS DE INVENTARIO.

TIPOS DE INVENTARIOS:

• SEGÚN EL USO Y MOVIMIENTO QUE TENGAN

INVENTARIO NORMAL O ACTIVO. Esta compuesto por aquella cantidad de productos que se consumen regularmente en la empresa. La gestión de este tipo de inventarios requiere la respuesta de dos preguntas básicas ¿cuánto pedir? y ¿cuándo pedir? También es llamado "inventario de ciclo". Su representación gráfica es la siguiente.

Stock (unid) Invent. Normal

Tiempo ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

INVENTARIO DE SEGURIDAD O RESERVA. Es aquella cantidad de productos que debe existir en el almacén, la cual permite afrontar cualquier demora eventual en la entrega por parte del proveedor, así como incrementos imprevistos en la demanda de los clientes.

Stock (unid) Inventario Normal

Incremento de la demanda

Inventario de seguridad

Retraso en la demanda Tiempo (días)

INVENTARIOS OBSOLETOS. Está formado por aquellos productos que ya no tienen uso en la empresa. Se debe tratar de eliminar este tipo de inventarios mediante su venta o remate con el fin de recuperar parte del costo incurrido en ellos, liberar espacio en el almacén y evitar seguir gastando en el almacenamiento y conservación de estos productos.

• EN FUNCIÓN A SU PAPEL EN EL PROCESO PRODUCTIVO. Los diferentes productos se pueden agrupar como materias primas, productos en proceso, materiales indirectos (que intervienen en el proceso productivo pero no forman parte del producto final), envases y embalajes, productos terminados y piezas y partes de mantenimiento de equipos y maquinarias. • SEGÚN SU ORIGEN. Bajo esta perspectiva podemos distinguir aquellos materiales que son fabricados en la empresa de aquellos que son comprados o adquiridos en el exterior.Los inventarios son importantes para los fabricantes en general, varía ampliamente entre los distintos grupos de industrias. La composición de esta parte del activo es una gran variedad de artículos, y es por eso que se han clasificado de acuerdo a su utilización en los siguientes tipos: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA • Inventarios de materia prima • Inventarios de producción en proceso • Inventarios de productos terminados • Inventarios de materiales y suministros

Inventarios de materia prima. Comprende los elementos básicos o principales que entran en la elaboración del producto. En toda actividad industrial concurren una variedad de artículos (materia prima) y materiales, los que serán sometidos a un proceso para obtener al final un articulo terminado o acabado. A los materiales que intervienen en mayor grado en la producción se les considera "Materia Prima", ya que su uso se hace en cantidades los suficientemente importantes del producto acabado. La materia prima, es aquel o aquellos artículos sometidos a un proceso de fabricación que al final se convertirá en un producto terminado. Inventarios de Productos en Proceso. El inventario de productos en proceso consiste en todos los artículos o elementos que se utilizan en el actual proceso de producción. Es decir, son productos parcialmente terminados que se encuentran en un grado intermedio de producción y a los cuales se les aplico la labor directa y gastos indirectos inherentes al proceso de producción en un momento dado. Una de las características de los inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que es transformado de materia prima en producto terminado como consecuencia del proceso de producción. Inventarios de Productos Terminados. Comprende los artículos transferidos por el departamento de producción al almacén de productos terminados por haber alcanzado su grado de terminación total y que a la hora de la toma física de inventarios se encuentren aun en los almacenes. Inventarios de Materiales y Suministros. En el inventario de materiales y suministros se incluye: • Materias primas secundarias, sus especificaciones varían según el tipo de

industria, un ejemplo; para la industria cervecera es: sales para el tratamiento de agua.


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LOGÍSTICA • Artículos de consumo destinados para ser usados en la operación de la industria,

dentro de estos artículos de consumo los más importantes son los destinados a las operaciones, y están formados por los combustibles y lubricantes, estos en las industria tiene gran relevancia. • Los artículos y materiales de reparación y mantenimiento de las maquinarias y aparatos operativos, los artículos de reparación por su gran volumen necesitan ser controladores adecuadamente, la existencia de estos varían en relación a sus necesidades. Inventario de Seguridad. Este tipo de inventario es utilizado para impedir la interrupción en el aprovisionamiento causado por demoras en la entrega o por el aumento imprevisto de la demanda durante un periodo de reabastecimiento, la importancia del mismo está ligada al nivel de servicio, la fluctuación de la demanda y la variación de las demoras de la entrega. COSTOS DE INVENTARIO. COSTO UNITARIO DEL PRODUCTO. Son todos aquellos en que se incurren en la adquisición del producto. Constituido por: ¾ Costo unitarios del artículo ¾ Gastos del flete, aduanas, seguros, etc. Los costos unitarios, en su totalidad, dependen del tamaño del pedido.

• COSTO DE ADQUISICION, RENOVACION U ORDENAR (A). Es la suma de todos aquellos gastos inherentes al abastecimiento de materiales en un lapso de tiempo determinado y que son independientes del tamaño del pedido. Constituido por: ¾ Gastos de ordenar: Todos aquellos que se incurren en la preparación de la orden de compra hasta su envío al proveedor. ¾ Gastos de seguimiento: Todos los gastos efectuados para lograr que el proveedor envíe la mercadería oportunamente. ¾ Algunos gastos fijos de aduanas ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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¾ Gastos diversos: Son los gastos posteriores al ingreso de la mercadería, pero que si no se efectúan no se puede dar por atendida la orden de compra. Ejemplo: revisiones, controles, calibraciones, etc

• COSTO DE POSESION DE INVENTARIO. Son todos aquellos costos incurridos en el mantenimiento de los inventarios, los cuales son proporcionales al valor del inventario promedio y son calculados sobre una base anual. Se puede expresar como un porcentaje del valor del inventario promedio o como un monto en unidades monetarias. Los costos de posesión de inventarios están constituidos por: ¾ Costos de oportunidad del capital. El tener dinero inmovilizado en forma de inventarios representa un costo para la empresa, ese costo es el beneficio que la empresa deja de percibir por tener el dinero precisamente invertido en inventarios. Otra definición del costo de oportunidad es la tasa de rendimiento de la inversión más lucrativa que la empresa no acepta. ¾ Costos de almacenamiento. Son todos los costos relacionados con la actividad de almacenamiento: obras civiles, infraestructura de almacenamiento, equipos de manipulación, recursos humanos, software y todo recurso relacionado con la operación del almacén. ¾ Costos de seguros. La cobertura del seguro se maneja como una protección frente a pérdidas por incendio, tormentas o robos. El costo del seguro se expresa como un porcentaje del valor del inventario promedio. ¾ Costos de riesgos de Inventarios. Durante el mantenimiento de los inventarios, una parte de las existencias pueden deteriorarse, perderse, ser robadas, dañadas en la manipulación, o volverse obsoletas. Estos costos del riesgo del inventario por lo general son un porcentaje del valor del inventario promedio anual y están incluidos dentro del costo de almacenamiento, a excepción de la obsolescencia.


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EJEMPLO. Si los siguientes costos están calculados como un porcentaje del valor del inventario promedio, determine el costo de posesión de inventarios.

• Costo de oportunidad del capital: 10% • Costo de almacenamiento 2.5% • Costo del seguro 0.5% • Riesgo por Obsolescencias 0.1% Costos de posesión de inventarios (i%) 13.1% del valor del Inventario promedio Si el inventario promedio es de 10,000 und y su costo es de 10 usd / und, entonces el costo anual de posesión de inventarios será = 13.1/ 100 * 10,000 * 10 = 13,100 usd /año. Donde: : Tasa de posesion de Inventario Cu: Costo Unitario Ip: Inventario Promedio

• COSTOS DE FALTANTES O ROTURAS DE STOCK. La no existencia de un material cuando se necesita, tiene un costo por cuanto puede paralizar la producción o puede retrasar o perder una venta. Constituido por: • En el abastecimiento: ¾ Parada de producción: total o parcial. ¾ Reinicio del proceso una vez llegado el material. ¾ Pérdida de ventas: Retiro de la o/c por parte del cliente.

• En la comercialización: ¾ El coste del faltante es el beneficio que se hubiera obtenido por esta venta y su efecto sobre ventas futuras. ¾ Retraso en la atención: Gastos extras en la manipulación y transporte del material fuera del horario normal. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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¾ Transportes y manipulaciones especiales y/o rápidas. ¾ Impacto sobre ventas futuras. 4.5

CLASIFICACIÓN ABC DE INVENTARIOS O LEY DE PARETO.

- La Ley de Pareto fue enunciada por Wilfredo Pareto en Italia en 1897, tras un estudio sobre la distribución de los ingresos y riqueza. En él observó que un gran porcentaje de los ingresos totales estaba concentrado en las manos de un pequeño porcentaje de la población, en una relación aproximada de 80-20. Este principio ha encontrado una amplia aceptación en el mundo empresarial. - También es llamada la ley del 80 – 20. - En inventarios, unos pocos artículos usualmente concentran la mayor parte de la inversión realizada en los inventarios. - Entonces se puede controlar estos artículos en forma intensa y así controlar el mayor porcentaje del valor en inventarios. El proceso utilizado para establecer la importancia relativa de un artículo se denomina distribución ABC del inventario. La idea consiste en dividir el inventario con base en la utilización monetaria anual o, en otras palabras, el valor monetario de cada artículo, multiplicado por el número promedio de artículos en el año. No existe una regla estricta que nos indique como dividir los artículos A, B y C, aunque es recomendable enumerarlos de mayor a menor, según su utilización monetaria anual. El 20% superior de los artículos representara los artículos A; los que ocupan entre 20 y 50% serán los artículos B, y los que se encuentren en el 50% inferior serán los artículos C. Como se muestra en al grafica de distribución genérica que se ilustra en la siguiente figura, con frecuencias se ha encontrado que , no obstante representar solo 20% del total de artículos, los artículos A pueden representar entre 70 y 80% de la inversión anual de la empresa.


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La atención que se dedique al control de cada uno de los artículos tendrá como base la clasificación que acabamos de describir. Los artículos A, por ejemplo, casi siempre serán supervisados muy de cerca, ya la precisión de los datos relacionados con ellos se revisara aproximadamente cada mes (o incluso con más frecuencia). Si se descubre que los artículos A pueden desplazarse con facilidad, se les controlara a toda costa, ya sea manteniéndolos resguardados en una área segura o de cualquier otra forma. Por otro lado, generalmente se ejercerá menor control sobre los artículos C, por otro lado, generalmente tendrán un menor control; de hecho, en algunos casos se les manejará como inventario independiente (utilizando un punto de reorden) aunque sean artículos de demanda dependiente, y casi siempre tendrán un amplio inventario de seguridad, ya que hay mas tolerancia en cuanto a la falta de precisión de los registros. Asimismo, tales registros se revisaran con menos frecuencia (una vez al año). Como puede imaginar, los artículos B se manejan con mayor cuidado que los artículos C, aunque no se les supervisa tan concienzudamente como a los artículos A. En algunos casos es posible elevar artificialmente un artículo de bajo costo a la categoría A. Suponga, por ejemplo, que el reabastecimiento de un artículo de bajo costo requiere mucho tiempo de espera, y que existe una penalización importante en caso de que llegue a faltar. Esto podría ser consecuencia de que dicho artículo se necesita para fabricar un ensamblaje mayor, y no tiene sustitutos. La falta del ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

artículo en cuestión podría ocasionar el retraso de un envío de gran valor; si el reabastecimiento se retrasa demasiado, la confianza y lealtad de los clientes podrían verse seriamente dañadas. Bajo estas circunstancias la empresa puede decidir elevar el articulo a una categoría A, aun cuando una análisis cuantitativo loa ubicaría en la categoría C. Como sugiere el análisis anterior, uno de los principales propósitos de la clasificación ABC consiste en señalar los artículos que merecen mas atención y un nivel de precisión de inventario mayor debido a las implicaciones financieras que tendrían para la empresa cualquier deficiencia en su registro.

4.6 EJERCICIO RESUELTO. Establecer un análisis de Pareto para los costos de inventarios mostrados en la tabla siguiente: PROD

STOCK (CJAS)

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20

7.000 1.200 1.600 2.000 3.200 7.200 4.000 2.400 1.650 4.000 1.800 2.000 6.000 1.600 1.600 5.000 1.800 8.000 1.200 5.000

COSTO x CAJA 0,60 4,00 3,00 42,00 0,50 0,50 0,25 1,00 69,00 0,90 6,00 3,00 0,60 8,00 3,00 0,80 68,00 0,50 5,00 0,40

Se tiene que ordenar de mayor a menor en base al valor de COSTO×CAJA, luego se debe calcular el Costo del Stock y acumularlo, ello permitirá realizar la categorización en base al porcentaje de costo acumulado.


116

LOGÍSTICA PROD 17 9 4 14 11 12 19 2 3 15 1 16 18 6 10 13 8 20 5 7

STOCK (CJAS) COSTO x CAJ 1.800 1.650 2.000 1.600 1.800 2.000 1.200 1.200 1.600 1.600 7.000 5.000 8.000 7.200 4.000 6.000 2.400 5.000 3.200 4.000

68,00 69,00 42,00 8,00 6,00 3,00 5,00 4,00 3,00 3,00 0,60 0,80 0,50 0,50 0,90 0,60 1,00 0,40 0,50 0,25

COSTO DEL COSTO STOCK ACUMULADO 122.400 122.400 113.850 236.250 84.000 320.250 12.800 333.050 10.800 343.850 6.000 349.850 6.000 355.850 4.800 360.650 4.800 365.450 4.800 370.250 4.200 374.450 4.000 378.450 4.000 382.450 3.600 386.050 3.600 389.650 3.600 393.250 2.400 395.650 2.000 397.650 1.600 399.250 1.000 400.250 400.250

PORC. COSTO ACUMULADO 30,6% 59,0% 80,0% 83,2% 85,9% 87,4% 88,9% 90,1% 91,3% 92,5% 93,6% 94,6% 95,6% 96,5% 97,4% 98,3% 98,9% 99,4% 99,8% 100,0%

ACUM. DE PROD. 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% 40% 45% 50% 55% 60% 65% 70% 75% 80% 85% 90% 95% 100%

CATEGORIA

A B

C

A partir de lo obtenido se procede a graficar la curva de Pareto que se presenta a continuación:

ANALISIS DE PARETO. Categoría A. Tiene el 15% de los artículos pero concentra el 80% de los costos de inventarios. Categoría B. Tiene el 20% de los artículos y 9% del costo. Categoría C. Tiene el 65% de los artículos y el 11% del costo. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

117

LOGÍSTICA

APLICACIÓN DE PARETO A LOS INVENTARIO. 1. Las tres categorías son arbitrarias. 2. Los porcentajes de cada categoría son arbitrarios. 3. Lo importante es identificar los extremos, unos pocos artículos concentran los mayores costos de los inventarios y un gran número de estos y tienen un costo relativamente bajo. Ejercicios Resueltos Ejercicio 1. Establecer una clasificación ABC o de Pareto de: (a) los costos de inversión en inventarios y (b) de la demanda de productos de la farmacia XYZ mostrada a continuación.

código A001 A002 A003 A004 A005 A006 A007 A008 A009 A010 A011 A012 A013 A014 A015 A016

descripción

unidad

Aspirinas unidad Guantes par Esparadrapo rollos Curitas cajas Jarabe para la tos botella 100 mi Alcohol botella 50 mi Jabón unidad Crema Tipo A barra Vitamina C botella 40 pastillas Jeringas unidad Algodón paquete Vitamina A botella 30 pastillas Vitamina B botella 30 pastillas Crema Tipo B barra Pastillas tipo K unidad Pastillas tipo L unidad

costo

consumo promedio unitario promedio stock $ 0.6 3 3 10 15 14 4 30 20 7 3 50 80 100 0.4 0.3

600 30 20 20 10 17 18 10 40 60 200 10 45 50 800 700

400 90 30 30 15 50 27 15 80 120 180 20 90 75 600 900

Solución:

Método de elaboración de un diagrama de Pareto: Establecimiento de la variable a analizar. Para la parte (a) del problema, la variable a analizar es el costo de los inventarios, que resulta de multiplicar el costo unitario por el stock promedio. Ordenamiento de los ítems. Una vez calculada la variable a analizar, se deben ordenar los ítems de mayor a menor, de acuerdo a la variable definida anteriormente. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

118

LOGÍSTICA costo unitario

promedio

US$/ und

stock

prom

100 80 20

75 90 80

7,500 7,200 1,600

botella 30 pastillas unidad botella 50 mi

50 7 14

20 120 50

1,000 840 700

Algodón Crema Tipo A Curitas Guantes quirúrgicos Pastillas tipo L

paquete barra cajas par unidad

3 30 10 3 0.3

180 15 30 90 900

540 450 300 270 270

A001 A015 A005 A007

Aspirinas Pastillas tipo K Jarabe para la tos Jabón

unidad unidad botella 100 mi unidad

0.6 0.4 15 4

400 600 15 27

240 240 225 108

A003 '

Esparadrapo

rollos

3

30

90

código

descripción

unidad

A014 A013 A009

Crema Tipo B Vitamina B Vitamina C

barra botella 30 pastillas botella 40 pastillas-

A012 A010 A006

Vitamina A Jeringas Alcohol

A011 A008 A004 A002 A016

costo del stock

Cálculo de los porcentajes acumulados Se deben calcular los valores acumulados de los mismos, así también los porcentajes acumulados variable analizada y los porcentajes de los de los ítems. costo código

descripción

unidad

unitario

A014 A013 A009 A012 A010 A006 A011 A008 A004 A002 A016 A001 A015 A005 A007 A003

Crema Tipo B Vitamina B Vitamina C Vitamina A Jeringas Alcohol Algodón Crema Tjpo A Cuntas Guantes quirúrgicos Pastillas tipo L Aspirinas Pastillas tipo K Jarabe para la tos Jabón Esparadrapo

barra botella 30 pastillas botella 40 pastillas botella 30 pastillas unidad botella 50 mi paquete barra cajas par unidad unidad unidad botella 100 mi unidad rollos

US$/ und 100 80 20 50 7 14 3 30 L 10 3 0.3 0.6 0.4 15 4 3

promedio stock 75 90 80 20 120 50 180 15 30 90 900 400 600 15 27 30

costo del

costo

stock prom acumuld. 7,500 7,200 1,600 1,000 840 700 540 450 300 270 270 240 240 225 108 90

7,500 14,700 16,300 17,300 18,140 18,840 19,380 19,830 20,130 20,400 20,670 20,910 21,150 21,375 21,483 21,573

% costo

%artic.

acumuld.

acumuld

34.77% 68.14% 75.56% 80.19% 84.09% 87.33% 89.83% 91.92% 93.31% 94.56% 95.81% 96.93% 98.04% 99.08% 99.58% 100.00%

6.25% 12.50% 18.75% 25.00% 31.25% 37.50% 43.75% 50.00% 56.25% • 68.75% 75.00% 81.25% 87.50% 93.75% 100.00%

Gráfico de los datos Finalmente, se grafican los acumulados de los costos de inventarios vs el acumulado de ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

119

LOGÍSTICA

% COSTO ACUMULADO

los ítems.

120% 100% 80% % COSTO ACUMULADO

60% 40% 20% 0% 6% 13%

19%

25%

31%

38%

44%

50%

56%

63% 69%

75% 81% 88% 94% 100%

% ARTÍCULOS ACUMULADOS

ESTABLECIMIENTO DE CATEGORÍAS DE ARTÍCULOS. En el caso de la farmacia XYZ, se propone establecer las siguientes tres categorías de inventarios. -

Formada por el 18.75 % de los artículos (A014, A013, A009) que tiene el 75,56% de la inversión en stocks.

-

Formada por el 37.50% de los artículos (A012, A010, A006, A011, A008, A004) que tiene el 17,75% de la inversión en stocks.

-

Formada por el 43.75% de los artículos (A002, A016, A001, A015, A005, A007, A003) que tiene el 6,69% de la inversión en stocks.

La clasificación ABC de la demanda de los productos se realizara tomando los consumos de los productos de la farmacia XYZ.

La tabla, la grafica y la clasificación propuesta es la siguiente:


120

LOGÍSTICA consumo código

descripción

unidad

promedio mes

consum.

%

%

artic.

Acumuld

acumuld.

Acum

A015

Pastillas tipo K

unidad

800

800

30.42%

6.25%

A016

Pastillas tipo L

unidad

700

1500

57.03%

12.50%

A001

Aspirinas

unidad

600

2100

79.85%

18.75%

A011

Algodón

paquete

200

2300

87.45%

25.00%

A010

Jeringas

unidad

60

2360

89.73%

31.25%

A014

Crema Tipo B

barra

50

2410

91.63%

37.50%

A013

Vitamina B

botella 30 pastillas 45

2455

93.35%

43.75%

A009

Vitamina C


2495

94.87%

50.00%

A002

Guantes quirúrgicos par

30

2525

96.01%

56.25%

A003

Esparadrapo

rollos

20

2545

96.77%

62.50%

A004

Curitas

cajas

20

2565

97.53%

68.75%

A007

Jabón

unidad

18

2583

98.21%

75.00%

A006

Alcohol

botella 50 ml

17

2600

98.86%

81.25%

A005

Jarabe para los tos

botella 100 ml

10

2610

99.24%

87.50%

A008

Crema Tipo A

barra

10

2620

99.62%

93.75%

A012

Vitamina A


2630

100%

100.00%

PARETO DE LA DEMANDA DE STOCKS ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

121

LOGÍSTICA

4.7

INVENTARIO PROMEDIO

MÉTODO DE CÁLCULO: • Consiste en la media aritmética de las cantidades de cada artículo existente en el almacén, en un tiempo determinado.

4.8

ROTACIÓN DE INVENTARIO-ECUACIÓN DE AJUSTE DE INVENTARIOS

Donde: R: Rotación La rotación es calculada sobre un periodo de tiempo dado. DIAS DE STOCK O COBERTURA Consiste en transformar el stock en términos de días de producción o días de venta, este último también llamado cobertura.

ECUACION DE AJUSTE DE INVENTARIO:

Donde: If: Inventario final Io: Inventario inicial ENTR: Entradas SALID: Salidas 4.9 KÁRDEX-VALORIZACIÓN DE KÁRDEX DEFINICION: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

122

LOGÍSTICA

Documento que registra los ingresos y salidas del almacén: INGRESOS • Compras • Entradas de producción • Transferencias • Devoluciones de los clientes SALIDAS • Ventas • Salidas a producción • Transferencias • Devoluciones a proveedores OBJETIVO: El objetivo del kardex es controlar los ingresos y salidas de las mercancías en los almacenes. VALORIZACIÓN DE KÁRDEX La valorización de kárdex es un método mediante el cual se puede determinar el valor de los inventarios que mantiene la empresa y, por consiguiente, los costos de posesión de inventarios, los cuales serán estudiados en el siguiente capitulo. Existen tres métodos de valorización de kárdex: a) PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas): Los primeros productos en entrar al almacén son los primeros en salir. El método PEPS parte del supuesto de que las primeras unidades de productos que se compraron fueron las que primero se vendieron. En una economía inflacionaria esto quiere decir que el costo de las mercancías o productos vendidos se determina con base en los precios más antiguos y, en consecuencia, las utilidades presentadas van a ser artificialmente más altas, aunque los inventarios no vendidos queden registrados, en el balance, a los precios más próximos o actuales. Por supuesto, éste método de valoración de inventarios se emplea para efectos contables más no para propósitos tributarios, pues a mayor utilidad también mayor impuesto a pagar. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

123

LOGÍSTICA

b) UEPS (Últimas Entradas Primeras Salidas): Los últimos productos en entrar al almacén son los primeros en salir. El método UEPS es el inverso del método PEPS porque éste, contrario a aquél, parte de la suposición de que las últimas unidades en entrar son las que primero se venden y, en consecuencia, el costo de ventas quedará registrado por los precios de costo más altos, disminuyendo así la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto monetario de los inventarios, que aparecerá valorizado a los precios más antiguos. Bajo éste método la valorización de los inventarios finales y el costo de ventas arrojará resultados diferentes según se lleve sistema periódico o permanente. Y esto ocurre porque, en tanto que en el sistema periódico las últimas entradas corresponderán a fechas cercanas al último día del período que se esté valorizando, en el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarán los últimos costos sólo hasta ésa fecha. Lo que significa que durante el período que se esté valorizando habrá liquidaciones parciales de inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no ocurre bajo sistema de inventarios periódicos. El método UEPS fue creado con el claro propósito de cargar mayores valores al costo de la mercancía vendida y disminuir así la base para el cálculo del impuesto sobre la renta. Por éste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaración de renta, generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante la creación de una partida denominada "provisión UEPS" (o LIFO por sus siglas en inglés), la cual se encuentra ahora expresamente prohibida en nuestro país, lo cual significa que, para el caso de los inventarios, no pueden existir diferencias entre los valores declarados y los contabilizados. c) PROMEDIO: El inventario se costea como un promedio de todos los artículos en stock.


124

LOGÍSTICA

Se basa en el supuesto de que tanto el costo de ventas como el de los inventarios finales deben evaluarse a un costo promedio, que tenga en cuenta el peso relativo del número de unidades adquiridas a diferentes precios:

• Costo de los artículos disponibles • Unidades disponibles para la venta Cuando se utiliza el sistema permanente de inventarios pueden presentarse dos situaciones que arrojarían resultados diferentes para la valuación del inventario final y la determinación del costo de ventas. En la primera, si los costos únicamente se registran al final del período (mes, trimestre, semestre o año), en esa fecha se calcula un sólo costo promedio. En la segunda situación, los costos relacionados con las ventas se registran a medida en que ellas se realizan y, por lo tanto, los costos promedio deben estimarse al momento de cada venta. Esto obliga a calcular otro costo promedio ponderado después de cada nueva compra que se realice, llegando así al método conocido bajo el nombre de "promedio móvil". El método de costo promedio ponderado es el de uso más difundido, en razón de que toma en cuenta el flujo físico de los productos, especialmente cuando existe variación de precios y los artículos se adquieren repetitivamente. A éste método se le señala, como una limitación, el hecho de que los inventarios incorporan permanentemente costos antiguos que pueden provocar alguna distorsión frente a precios más actuales. Sin embargo, esta limitación parece que quedaría subsanada con la aplicación del sistema integral de ajustes por inflación y, más aún, con una correcta distribución de dichos ajustes entre inventario final y costo de ventas. 4.10 PROBLEMAS RESUELTOS Problema 1. La empresa “Carolina S.A.” es una distribuidora de electrodomésticos a nivel nacional. Durante la realización del inventario de fin de año (31 de diciembre de 2002), el jefe de logística “Carolina S.A.” se dio cuenta que uno de los productos de mayor rotación la empresa, las licuadoras, había una diferencia entre su kárdex y el inventario real. Para detectar la diferencia, el jefe de logística le ha solicitado que ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

125

LOGÍSTICA

construya nuevamente el kárdex valorizado de las licuadoras de los últimos 3 meses (30 se setiembre se uso un inventario físico y no se encontraron diferencias). Usted cuenta con la siguiente información: Stock al 30 de septiembre de 2002: 30 licuadoras de un lote adquirido el 10 de julio de 2002 a US$ 17 por licuadora, licuadoras que están en observación y no se puede utilizar, y 30 licuadoras de un lote adquirido el 01 de septiembre de 2002 a US$ 18 por unidad. Movimiento de compra: 16 de octubre: 80 unidades a US$ 18 por unidad 31 de octubre: 70 unidades a US$ 19 por unidad 25 de noviembre: 150 unidades a US$ 15 por unidad (oferta especial) 29 de noviembre: 20 unidades a US$ 18 por unidad 15 de diciembre: 30 unidades a US$ 18.5 por unidad

Movimiento de salida (venta a minorista): 1 de octubre: 22 unidades al minorista A 26 de octubre: 82 unidades al minorista B 15 de noviembre: 66 unidades al minorista B 10 de diciembre: 129 unidades al minorista C El 26 de noviembre el Minorista A devolvió 15 licuadoras porque estaban defectuosas. “Carolina S.A.” Le devolvió el dinero, a la vez que dio baja las 15 licuadoras. El 22 de diciembre el jefe de logística de “Carolina S.A.” devolvió las 30 licuadoras del lote adquirido el 10 de julio. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

126

LOGÍSTICA

SOLUCIÓN FECHA

OPERACIÓN

30X17=

S. INICIAL 510

INGRESO

SALIDAS

S. FINAL

30X18=

540

1,050

01‐Oct

VENTA

1,050

20X18

396

30X17

510

8X18

144

MINORISTA A

654

16‐Oct

COMPRA

654

80X18

1440

30X17

510

8X18

144

80X18

1,440

2,094

26‐Oct

VENTA

2,094

80X18

1,440

30X17

510

2X18

36

6X18

108

MINO. B

1,476

6,118

31‐Oct

COMPRA

618

70X19

1330

30X17

510

6X18

108

70X19

1,330

1,948

15‐Nov

VENTA

1,948

66X19

1,254

30X17

510

6X18

108

4X19

76

694

25‐Nov

COMPRA

694

150X15

2250

30X17

510

6X187

108

4X19

76

150X15

2,250

2,944

26‐Nov

DEVOLUC.

2,944

15X18

270

30X17

510

MINORISTA A

6X18

108

4X19

76

150X15

2,250

15X18

270

3,214

26‐Nov

BAJA DE SOTCK

3,214

15X18

270

30X17

510

6X18

108

4X19

76

150X15

2,250

2,944

29‐Nov

COMPRA

2,944

20X18

360

30X17

510

6X18

108

4X19

76

150X15

2,250

20X18

360 3,304

10‐Dic

VENTA

3,304

20X18

360

30X17

510

109X15

1,635

6X18

108

1,995

4X19

76


127

LOGÍSTICA

41X15

615

1,309

15‐Dic

COMPRA

1,309

30X18.5

555

30X17

510

6X18

108

4X19

76

41X15

615

30X18.5

555

1,864

22‐Dic

DEVOLUC.

1,864

30X17

510

6X18

108

LOTE FALADO

4X19

76

41X15

615

30X18.5

555

1,354

Saldo al 31 de diciembre: 81 licuadoras a US$ 1,354 Problema 3: Genere el kárdex, valorizado en soles para los meses de septiembre a diciembre de 2002, de llantas para camiones de un conocido comerciante de lima, del cual se tiene la siguiente información: Stock al 31 de agosto de 2002: 180 llantas compradas a US$123 cada una. T/C = 3.50 Compras efectuadas 15 de septiembre 400 unidades a US$ 128 c/u TC = 3.62 05 de noviembre 400 unidades a US$ 130 c/u TC = 3.65 15 de diciembre 500 unidades a US$ 120 c/u TC = 3.60 Ventas efectuadas 06 septiembre 20 septiembre 05 octubre 19 octubre 31 octubre 10 noviembre 25 noviembre 08 diciembre 20 diciembre

100 unidades 100 unidades 100 unidades 120 unidades 100 unidades 80 unidades 80 unidades 120 unidades 100 unidades

Mostrar el kárdex valorizado mensualmente, en el que se indique los ingresos, consumo, y saldos en nuevos soles. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

128

LOGÍSTICA

El método de que se utiliza es el FIFO. Solución A continuación se muestra el kárdex valorizado del comerciante de llantas. FECHA

TRANS

31 AGOS.

SALDO INIC

06 SEPT

VENTA

S. INIC

INGR

180X430.5

SALIDA 100X430.5

S. FINAL NS/. 180X430.5

77,490

80X430.5

34,400

400X463.36 80X430.5

185,344 34,400 219,784

15 SEPT.

VENTA

80X430.5

400X463.36

VENTA

400X463.36 80X430.5

20X463.36 80X430.5

380X463.36

20 SEPT. 05 OCT.

VENTA

380X463.36

100X463.36

280X463.36

129,741

176,077

19 OCT.

VENTA

280X463.36

120X463.36

160X463.36

74,138

31 OCT.

VENTA

160X463.36

100X463.36

60X463.36

27,802

400X474.5 60X463.36

189,800 27,802 217,602

05 NOV. 10 NOV.

COMPRAS

60X463.36

VENTA

400X474.5 60X463.36

400X474.5 20X474.5 60X463.36

380X474.5 180,310

25 NOV.

VENTA

380X474.5

80X474.5

300X474.5

142,350

08 DIC.

VENTA

300X474.5

120X474.5

180X474.5

85,410

500X432 180X474.5

216,000 85,410 301,410

500X432 80X474.5

21,6000 37,960 253,960

15 DIC.

20 DIC.

COMPRAS

VENTA

180X474.5

500X432

500X432 180X474.5

100X474.5

4.11 LOTE ECONÓMICO DE COMPRA (LEC). En 1,915, F.W. Harris desarrolló la famosa fórmula de cantidad económica del pedido (LEC). Posteriormente, esta fórmula ganó una gran preferencia en la industria a través de los esfuerzos de un consultor apellidado Wilson. Desde entonces, con frecuencia la fórmula recibe el nombre de LEC de Wilson aun cuando la desarrolló Harris.


129

LOGÍSTICA

La LEC y sus variaciones son todavía utilizadas ampliamente en la industria para el manejo de inventarios con demanda independiente.

•

SUPUESTOS

•

REPRESENTACION GRÁFICA DEL MODELO

DONDE: ¾ Q : Nivel de stock ¾ t : Tiempo ¾ q: Cantidad pedida.

•

PRINCIPIO DEL MODELO EOQ


130

LOGÍSTICA

Utiliza la directriz logística BALANCE DE COSTOS OPUESTOS y equilibra los costos opuestos de renovación y posesión de inventarios. Costos Costo Total Costos de inventario

Costos de ordenar

Tamaño económico de orden

Tamaño de lote de compra

•

FORMULACIÓN MATEMÁTICA

El costo mínimo se da cuando la derivada de la función

es igual a cero, esto

significa que: Resolviendo se obtiene la formula a usar para el calculo del Lote Económico de Compra (LEC)

Donde: D: Demanda Anual, A: Costo de ordenar,

: Tasa de posesión de inventarios,

: Costo Unitario 4.12

EJERCICIOS.


131

LOGÍSTICA

1. Se tiene que la demanda anual del producto A es de 180,000 unidades anuales, constante a lo largo del tiempo, siendo su precio unitario de S/. 10. El costo de ordenar o renovar es de S/. 5,320. El costo de posesión se estableció en 32% anual sobre el inventario promedio. El tiempo de entrega Lt = 3 sem. constante. Calcular el número de pedidos que se deben de realizar al año, la cantidad a pedir, el punto de pedido, stock de seguridad y el costo total de compra que haga mínimo los costos de comprar. SOLUCION: Aplicando directamente el modelo LEC tenemos: D = 180,000 und/año, I = 32% anual, .-A = S/. 5,320 x pedido C = S/. 10 x artículo, Lt = 3 semanas Aplicando el modelo LEC, q* = 24,464 unidades Número de pedidos a realizar = D / q* = 180,000 / 24,464 = 7.36 = > 7 u 8 pedidos. Caso 1: Cálculo del costo total anual cuando el número de pedidos = 7 q* = 180,000/7 =25,714 und CT (q) = D / q * A + q/2 * i * C CT = 7* 5,320+ (12,857* 10*0.32) CT = 37,240 + 41,142 CT = S/. 78,382 Caso 2: Cálculo del costo total anual cuando el número de pedidos = 8 q* = 180,000/8 =22,500 und CT(q)= D / q * A + q / 2 * i * C CT = 8* 5,320+ (11,250* 10*0.32) CT = 42,560+ 36,000 CT = S/. 78,560 Por tanto, la cantidad económica a pedir es q* = 25,714, que corresponde a 7 pedidos. Cálculo del punto de pedido ( R) R = C0 *Lt + SS ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

132

LOGÍSTICA

Donde: C0 = Consumo promedio seminal = 180,000 /52 semanas = 3,461 und. Lt = 3 semanas SS = 0, debido a que en el modelo del EOQ no existe stock de seguridad R = 3,462*3 = 10,386 und. Respuesta. Número de pedidos/año = 7; Cantidad a pedir = 25,714 und Punto de pedido = 10,386 und., Stock de seguridad = 0, Costo Total de Compra = S/. 78,382 2. Con los datos del ejercicio anterior, el proveedor ofrece descuentos por volumen de compra según la siguiente tabla: 0< q* <=20,000 => Pv=10 NS/ und NUMERO DE PEDIDOS

1

2

3

4

5

6

8

10

Cantidad a pedir

1B0.000

90,000

60,000

4S.000

36,000

30,000

22.500

18.000

Precio unit.seqún vol.

8.50

8.75

9.25

9.25

9.50

9.75

9.75

10.00

Inventario promedio

90,000

4 5,000

30,000

22.500

18,000

15,000

11.250

9.000

Costo de posesión

244800

126,000

88,800

66.600

54.720

46.800

35.100

28.800

Costo de renovación

5230

10.460

15,960

21.280

26,600

31,920

42.560

53.200

1530000

1,575,000

1,665,000

Costo de productos considerando

1,665.000 1,710,000 1,755,000 1.755.000 1,800.000

descuentos Costo total

1,780,030 1,711,460 1,769,760

20,001 < q* <=30,000 => Pv=9,75 NS / und 30,001 < q*<=40,000 => Pv=9,50 NS/und 40,001< q* <=60,000 => Pv=9,25 NS / und 60,001< q* <=80,000 => Pv=9,00 NS / und 80,001< q*<=100,000 => Pv=8,75 NS / und Mas de 100,000

=>Pv=8,50 NS / und

1,752,880

1,791,320

1,133,720 1,832,660

:

.

Calcular el nuevo número de pedidos a realizar al año. Sugerencia: utilizar el modelo tabulado


133

1,882,000

LOGÍSTICA

Solución. Tabulando los costos de ordenar y los costos de posesión de inventarios, y considerando además los costos por descuentos por volumen de compra reflejados en el costo del producto, se determina que el costo total de comprar mínimo se llega en dos pedidos anuales 3. La empresa Carbonell produce planchas metálicas para el sector industrial. Las características de la venta de este producto son las siguientes. Ventas semanales: 10 unidades constantes. Costo de la orden de compra: 10 US$ por orden (constante) Costos de posesión de inventarios: 30% anual Costo del artículo 80 US$ / und Determinar: (a) cantidad económica a comprar (b) el número de pedidos al año (c), el costo total de comprar, y (d) el principio logístico relacionado con el lote económico de compra. SOLUCION D = Demanda anual = 10 * 52 semanas = 520 und / año A = 10 US$/o.c. i= 30% C = 80 US$ / und Utilizando el modelo EOQ obtenemos: q* =65.82 und Número de pedidos a realizar = 520 / 65.82 = 7.9 => 7 u 8 pedidos Caso 1: Se realizan 7 pedidos anuales q* = 520/ 7 = 74 und CT = 958US$ Caso 2: Se realizan 8 pedidos anuales q* = 520/8 = 65 und CT = 860US$ Por tanto se recomienda realizar 8 pedidos anuales Respuesta: (a) la cantidad económica a comprar es 65 unidades (b) el número de pedidos anuales es de 8, (c) el costo total de comprar es US$ 860, (d) el principio logístico relacionado con el LEC corresponde al Balance de Costos Opuestos.

CAPITULO V

ESTRATEGIA DEL TRANSPORTE


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LOGÍSTICA

5.1.- FUNDAMENTOS DEL TRANSPORTE La transportación generalmente representa el elemento individual mas importante en los costos de logística para la mayoría de las empresas. Se ha observado que el movimiento de carga absorbe entre uno y dos tercios de los costos totales de logística. El transporte permite el traslado físico de productos entre dos puntos distantes, bajo los siguientes medios: el acuático, en sus modalidades marítima, fluvial y lacustre; el terrestre en sus alternativas carretero y ferroviario; y finalmente el medio aéreo. La planificación del transporte tiene por objetivo garantizar la entrega del producto en perfecto estado de conservación, en el tiempo previsto y a un costo razonable. Para el logro de ello, el estudio de los medios de transporte se organiza en los siguientes temas: -

El estudio de la carga y su preparación para el transporte.

-

Las modalidades de transporte existentes, ventajas y desventajas, tipos de vehículos, terminales de carga y estructura de costos.

-

Los criterios para seleccionar el medio a utilizar, los cuales están relacionados principalmente con los costos y los tiempos en tránsito.

5.1.1 LA CARGA Y SU PREPARACIÓN PARA EL TRANSPORTE. La carga a transportar. La carga, es un conjunto de bienes arreglados de manera tal que su transporte y almacenamiento se realice con facilidad y rapidez. Desde el punto de vista del transporte, siguientes tipos:

la carga puede ser clasificada en los

CARGA GENERAL.


135

LOGÍSTICA

Es aquel tipo de carga conformada por productos que requieren el uso de algún envase o embalaje, como sacos, cajas, pallet y que se transportan en cantidad más pequeñas que la carga a granel. CARGA SUELTA ( O DE PREPARACIÓN MÍNIMA) Constituida por aquellos productos que se transportan o manipulan individualmente, es constituida es decir, en forma separada. A este tipo se carga corresponden los bultos, frados, paquetes, sacos, etc.

CARGA UNITARIZADA O CARGA PREPARADA) La carga unitarizada esta compuesta por productos agrupados en una unidad de transporte y almacenamiento, las cuales pueden ser pallets o contenedores. La unitarizacion de la carga es importante porque establece estándares para la manipulación internacional. sin estos estándares no seria posible el actual desarrollo alcanzado por la distribución física internacional. CARGA A GRANEL El transporte a gráneles sólidos y líquidos, tales como el carbón, la cebada, el maíz, el petróleo, etc. Se realiza bajo la modalidad de granel, lo cual no requiere el uso de embalaje ni de general o unitarizacion de la carga. Por lo general este tipo de productos se almacenan en sitio o tanques y se manipulan con bandas de transportadoras o ductos. El siguiente cuadro muestra los tipos de carga expuesto de acuerdo a su naturaleza.

a) TIPO DE CARGA ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

136

LOGÍSTICA

b) c) d) e) f) g)

CARGA GENERAL

NO UNITARIZADA

UNITARIZADA

CARGA A GRANEL

LIQUIDA

SOLIDA ( seca)

La naturaleza de la carga determina la elección del transporte y los cuidados que se deben tener. PREPARACIÓN DE LA CARGA A TRANSPORTAR: EMBALAJE Y MARCADO. El embalaje es la primera considerado en la preparación de la carga a transportar y tiene por objetivo proteger a la carga de su transporte y manipulación a través de los distintos países que se cruza hasta llegar al destino final. El objetivo principal del embalaje es proteger la carga y conservar su calidad durante su transporte y manipulación. Otro objetivo del embalaje es la facilitación de la manipulación de la carga durante su transporte y almacenamiento a través de los distintos medios de transporte que lleven a la carga a su destino final. También el embalaje debe buscar aprovechar al máximo los espacios disponibles para conseguir un mejor aprovechamiento de los costos de los fletes. Los materiales más comunes utilizados para el embalaje son el papel, en sus modalidades de cartón y cartón corrugado, madera , platicos y metales. El marcado cosiste en identificar las principales características de cada una de las piezas o partes que conforman la carga. Algunas consideraciones para la realización del marcado son las siguientes: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

137

LOGÍSTICA

- Las letras, números y demás símbolos utilizados deben ser legibles y estar expresados en la lengua del país de destino. - El material empleado para el marcado de los productos debe ser resistente al mal tiempo, a los cambios de clima, al agua y la humedad. - Las marcas deben estar localizados en un lugar visible del bulto. Para ello se aconseja colocar la marca en la parte superior o tapa y/o en los flancos del bulto. Las marcas utilizadas, de acuerdo a su contenido, se pueden clasificar en los siguientes tres grupos: Marca estándar: Información referente al comprador, numero de referencia, destino y número de bulto, que se deben figurar en los bultos y constar en los documentos. Marcas informativas: Información adicional como peso bruto, país de origen o numero de licencia de importación que se requieren sobre cada bulto. Marcas de manipuleo: Instrucción de manipuleo y advertencia de peligro. UNITARIZADA DE LA CARGA: La unitarizada consiste en el agrupamiento de la mercadería para facilitar su almacenamiento y traslado, este agrupamiento conforma la unidad de mercancía y su transporte se realiza de manera indivisible. Por ejemplo si se agrupan 10 latas de atún en conserva en una caja, esta caja representaría una primera unidad de carga. Si 80 cajas se colocan en un pallet, este pallet se constituirá también en una unidad de carga. Si 24 pallet se ingresan a un contenedor, el contenedor también se constituirá en una unidad de carga. El requisito a cada una de estas unidades es que su transporte o almacenamiento se realice sin ruptura o de manera indivisible. Las ventajas de la unitarizada de la carga son las siguientes: - Manipulación de las unidades de carga rápida y por consiguiente económica. - Reducción del tiempo de permanencia de una unidad de transporte en espera de ser cargada. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

- Menores costos de los seguros al estar la carga agrupada y menos expuesta a los robos y daños durante su transporte. La unitarizada tiene dos principales modalidades: paletización y contenedorización Paletización. Consiste en colocar sobre una plataforma o pallet las mercaderías para facilitar su transporte, almacenamiento y manipulación. De acuerdo a las normas ISO 445, 1965, un pallet o paleta es “una plataforma de carga que consiste básicamente de dos bases separadas entre si soportes, o un base única apoyada sobre patas de una atadura o camiones montacargas o camiones porta pallet. El término incluye paletas planas, de caja o con pilares.

Figura: Pallet.

La mercadería colocada sobre el pallet por lo común son forradas con una lámina plástica retráctiles que garantiza su estabilidad durante procesos de carga, transporte descarga y almacenamiento. Adicionalmente se pueden utilizar esquineros, zunchos y otros materiales para aumentar la estabilidad de la carga. Los pallets, as comunes son de madera pero también pueden ser fabricados de otros materiales como; el metal o de plásticos. Estos deben estar diseñados para resistir al manipuleo estando sus dimensiones y características en función de la maquinaria de manipuleo infraestructura de almacenamiento y unidades de transporte. Ventajas de uso de pallets: A) Uso múltiple. Permiten ser utilizados tanto durante el proceso productivo, de transporte y almacenamiento. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

B) Son baratos. A ello se debe su uso difundidos. C) Eleva la productividad de los medios de transporte, ya que los tiempos de carga y descarga de mercancías se acortan. D) Eleva la rapidez de la manipulación de productos en los almacenes, elevando al mismo tiempo la productividad de la mano de obra. Contenedores. El contenedor es una caja de acero rectangular que protege las mercaderías contra las inclemencias del tiempo, de posibles daños y riesgos inherentes a la manipulación y transportes. El contenedor debe ser lo suficiente fuerte para ser utilizadas varias veces, su diseño debe ser facilitar su transferencia de un medio de transporte a otro. La manipulación del contenedor debe ser realizada como si se tratase de una unidad, sin que se manipule su contenido por separado. El uso del contenedor se constituye en un embalaje adicional para la mercancía, siendo una protección más. Las medidas de un contenedor son estándares y reguladas por disposiciones ISO, siendo los mas utilizados los contenedores de 20 y 40 pies de longitud. La capacidad de un contenedor de 20 pies es de aproximadamente 33 m3 para uno de 40 pies. La capacidad en peso puede variar de 20 a 25 toneladas, dependiendo de las especificaciones del fabricante, existiendo así contenedores reforzados de hasta 30 ton. Los contenedores tienen diversas características, de acuerdo a las necesidades del transporte de mercancías, llegando a existir contenedores secos, refrigerados o de temperatura controlada, de techo abierto, entre otros. Ventajas del uso de contenedores: a) Agiliza las operaciones de carga y descarga de mercancías de las unidades de transporte, reduciendo el tiempo de espera de la unidad de transporte para seguir realizando sus rutas o viajes. b) Al tener los contenedores dimensionales estándar, permite su transferencia a distintos medios de transporte, en cualquier lugar del mundo. c) Reducir las primas de seguro al estar la mercancía mas protegida. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

d) Permiten la consolidación de la carga de distintos proveedores para distintos clientes. 5.1.2.- Importancia de un sistema eficaz de transporte. Un sistema eficiente y económico de transporte contribuye a una mayor competencia en el mercado, a mayores economías de escala en la producción y la reducción de precio en bienes. Con un sistema de transporte poco desarrollado, el mercado se limita a las áreas cercanas el punto de producción. Con las mejoras en el sistema de transporte, se podría incrementar las ventas mediante la penetración a nuevos mercados donde no llegan ciertos productos. La transportación de bajo costo también contribuye a los precios de producción reducidos. Esto no solo ocurre con la competencia creciente en el mercado, sino porque el transporte es u componente del costo junto con la producción, ventas y otros gastos de distribución que componen el costo agregado del producto. 5.1.3- Opciones de servicio y sus características. El usuario de transportación tiene una amplia gama de servicios a su disposición que giran alrededor de cinco modalidades o modos básicos: marítimo; ferroviario, por camión, aéreo y por ductos o conducto directo. Estas modalidades pueden ser combinadas, el cliente escogerá cual le proporciona el mejor balance entre la calidad del servicio ofrecido y el costo total de servicio. Para optar por una elección de algún tipo servicio de transporte, se debe de tomar en cuenta características básicas para todos los servicios como: precio, tiempo de transito promedio, variación del tiempo de transito, y perdidas y daños. Estos factores parecen ser los más importantes para la toma de decisiones. Precio. El precio (costo) del servicio de transporte para un consignatario será simplemente la tarifa de línea para el desplazamiento de bienes y cualquier cargo accesorio o terminal por servicio adicional proporcionado.


141

LOGÍSTICA

Tiempo de transito y variabilidad. El tiempo de entrega (en tránsito) se refiere por lo general al tiempo promedio de entrega que le toma un envío desplazarse desde su punto de origen a su destino. La variabilidad se refiere a diferencias ordinarias que ocurren entre los envíos por diferentes modalidades. Los envíos que tienen los mismos puntos de origen y de destino y que se desplazan sobre la misma modalidad no estarán necesariamente en tránsito durante el mismo periodo debido a los efectos del clima, la congestión del tráfico, el número de paradas, y las diferencias en el tiempo para consolidar envíos. En términos de variabilidad, los servicios de transporte pueden clasificarse, a grandes rasgos, según su tiempo promedio de entrega. Es decir, el ferrocarril tiene la variabilidad de tiempo de entrega más alta y el transporte aéreo la más baja, con el servicio de camión entre los dos extremos. Pérdidas y daños. Debido a que los transportistas difieren en su habilidad para desplazar la carga sin pérdidas ni daños se vuelve un factor importante en la selección de un transportista. Estos tienen la obligación de desplazar la carga con una rapidez razonable y hacerlo con cuidado razonable con el fin de evitar pérdida o daños. Los envíos demorados o bienes que llegan en pésimas condiciones implicaran inconvenientes para el cliente o tal vez costos de inventario más altos cuando no hay un reabastecimiento según lo planeado. 5.1.4.- Opciones de servicio sencillo. El usuario de transportación tiene una amplia gama de servicios a su disposición que giran en cinco modalidades básicas: marítimo, ferroviario, por camión, aéreo y por ductos o conducto directo. Un servicio de transporte es un conjunto de características de desempeño que se adquieren por determinado precio. La variedad de esto servicio es casi ilimitada. Todas estas modalidades de pueden usar combinadas, pueden usarse agencias de transportación, u otras asociaciones. 5.1.5.- Agencias y servicios de envíos pequeños


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LOGÍSTICA

Existes varias agencias que ofrecen servicios de transporte a quienes requieren realizar envíos (consignatarios) pero que no cuenta con un equipo de transporte de línea. Ellos manejan principalmente numerosos envíos pequeños y los consolidan en cantidades de carga vehicular. Los agentes de transporte son transportistas de carga por contrato. Poseen cierto equipo, pero principalmente para operaciones de recolección y entrega. Adquieren servicios de larga distancia por parte de transportistas aéreos, terrestres, ferroviarios y marítimos. 5.1.6.- Características del costo de transporte. Debido a que cada servicio tiene características de costos, bajo un conjunto de circunstancias existirán ventajas potenciales de tarifas de un modo que no podrán ser igualadas por otro servicio. Costos variables y fijos. Un servicio de transportación incurre en varios costos, como mano de obra, combustible, mantenimiento, terminales, carreteras, administración y otros. Los costos fijos son aquellos para la adquisición y mantenimiento de carreteras, instalaciones de terminales, equipo de transporte y la administración del transportista. Los costos variables por lo regular incluyen los costos de transporte de línea, como combustible y mano de obra, mantenimiento de equipo, manejo y recolección y entrega.

5.1.7.- Documentación.


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LOGÍSTICA

Los tipos de documentos básicos en la transportación nacional de carga son: conocimiento de embarque, factura de transporte y reclamación de carga. La transportación internacional cuenta con estos y muchos más. 5.1.7.1.- Conocimiento de embarque. Es el documento clave sobre el que se desplaza la carga. Es un contrato legal entre el consignatario y el transportista para el desplazamiento de una carga designada. El conocimiento de embarque tiene tres propósitos siguientes: funciona como recibo de bienes, como contrato de flete y como evidencia documentaria de propiedad. 5.1.7.2.- Factura de transporte. El conocimiento de embarque por lo general no contiene información sobre cargos de transporte, aunque algunas formas modificadas si incluye estos cargos. Con mayor frecuencia, los cargos aparecen en un documento diferente, denominado por lo común como factura de transporte, la cual (una factura con los cargos del transportista) contiene además de los cargos por transporte, mucha de la misma información que un conocimiento de embarque, como el origen y destino de envío, cantidad enviada, producto y personas involucradas. 5.1.7.3.- Reclamación de carga. En general se realizan dos tipos de reclamaciones contra los transportistas. El primero surge de las responsabilidades legales como transportista general y el segundo debido a sobrecargos. Reclamos por pérdida, daños y retraso. Un transportista general tiene la responsabilidad de desplazar la carga con “razonable rapidez” y sin pérdida o daño. El conocimiento de embarque específicamente define los límites de la responsabilidad del transportista. Sobrecargos. Una reclamación contra un transportista por sobrecosto se genera a partir de alguna forma de facturación incorrecta, como la aplicación de una clasificación incorrecta, no utilizar tarifas correctas, el uso de distancias incorrectas, errores aritméticos simples, errores en la determinación de los pesos de los artículos. 5.1.8.- Documentación de transporte internacional. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

Una característica que distingue a la transportación internacional del movimiento nacional es la cantidad de documentos requeridos para las importaciones y exportaciones. A continuación se presenta una lista de los documentos más populares y sus propósitos: Exportación - Conocimiento de embarque - Recibo de plataforma - Instrucciones de entrega - Declaración de exportación - Carta de crédito - Factura consular - Factura comercial - Certificación de origen - Certificado d seguro - Carta de transmisión Importación - Aviso de llegada - Ingreso de aduana - Certificación del transportista y orden de liberación - Orden de entrega - Liberación de carga - Factura de aduanas especial 5.2.- Decisiones sobre el transporte. El transporte es un área de decisiones claves en la mezcla de logística. Exceptuando el costo de adquisiciones, la transportación absorbe, en promedio, un porcentaje más alto de los costos de logística que cualquier otra actividad logística. Aunque las decisiones sobre el transporte se expresen en una variedad de formas, las principales son: la selección de los servicios de transporte, el diseño de la ruta para los vehículos, la programación de los vehículos y la consolidación del envío. En esta parte vamos a ilustrar los métodos para tratar estas importantes decisiones.


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LOGÍSTICA

5.2.1.- Selección de los servicios de transporte. La selección de un modo de transporte o la oferta de servicio que incluya un modo de transportación depende de las diferentes características del servicio. Entre las variables claves para elegir un servicio de transporte tenemos: 1) tarifas de flete; 2) seguridad o confiabilidad; 3) tiempo de transito; 4) perdidas, daños, procesamiento de quejas, reclamaciones y rastreo; 5) consideraciones de mercado del consignatario, y 6) consideraciones del transportista. Otros estudios consideran el tiempo en tránsito (velocidad) y la variabilidad del tiempo en tránsito (confiabilidad) quedan como factores claves para elegir un servicio, seguidos por el costo. 5.2.2.- Diseño de rutas para los vehículos. Dado que los costos de transportación normalmente se hallan entre un tercio y dos tercios de los costos logísticos normales, mejorar la eficiencia mediante la máxima utilización del equipo de transportación y de su personal es una preocupación importante. El tiempo durante el cual los artículos están en tránsito se relejan en el número de envíos que pueden hacerse con un vehículo en un periodo de tiempo dado, así como en los costos totales de transportación para todos los envíos. Un problema frecuente en la toma de decisiones es reducir los costos de transportación y mejorar el servicio así cliente encontrando caminos que minimice el tiempo y la distancia. Aunque hay muchas variaciones dentro de los problemas de diseño d rutas, podemos reducirlas a unos cuantos tipos básicos. Está el problema de cómo hallar un camino a través de la red donde el punto de origen es diferente al punto de destino. Hay problemas parecidos cuando existen múltiples puntos de origen y de destino. Además, el problema de diseñar las rutas cuando los puntos de origen y destino son los mismos. Puntos de origen y destino separados y sencillos. El problema de diseñar la ruta para un vehículo a través de una red ha sido resuelto de manera detallada por métodos elaborados específicamente para ellos. Quizás la técnica más sencilla y más directa sea el método de la ruta más corta. El método puede ser parafraseado como sigue: Nos dan una red representada por vínculos y nodos, donde los nodos son los puntos de conexión entre los vínculos, y los vínculos son los costos


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LOGÍSTICA

(distancias, tiempos o una combinación de ambos, formados como un valor promedio de tiempo y distancia) para pasar entre nodos. Puntos múltiples de origen y destino. Cuando haya puntos múltiples de origen que puedan servir a múltiple puntos de destino hay pun problema de asignación de los destinos a esos orígenes, así como también para hallar las mejores rutas entre ellas. Este problema ocurre, normalmente, cuando hay más de un vendedor, planta o almacén para servir a más de un cliente el mismo producto. Es aun más complicado cuando los puntos de origen están limitados por la cantidad de demanda total del cliente que puede suministrase desde cada ubicación. A este tipo de problema se aplica con frecuencia una clase especial de algoritmo de programación lineal conocido como el método del transporte. Puntos coincidentes de origen y destino. El responsable de la logística con frecuencia encara problemas de diseño de rutas en los que el punto de origen es el mismo que el punto de destino. Esta clase de problema de diseño de rutas ocurre, por lo general, cuando los vehículos de transporte son de propiedad privada. Algunos ejemplos son: - Reparto de bebidas a bares y restaurantes. - Reparto y programación de efectivo en cajeros automáticos. - Reparación, servicio y repartos para el hogar - Recoger y trasladar la basura - Diseño de rutas de autobuses de escuelas - Reparto de periódicos, etc. Este tipo de problema de diseño de ruta es una extensión del problema de puntos separados de origen y destino, pero el requisito de que la vuelta no está completa hasta que el vehículo regresa a su punto de partida, añade unan dimensión que lo complica. El objetivo es hallar la secuencia en la que los puntos deberían visitarse, de manera que se reducirá al máximo el tiempo o la distancia total del recorrido. El problema de diseño de la ruta de origen y destino coincidentes por los general se conoce como problema del “agente viajero”. Se ha propuesto numeroso métodos para resolverlo. Encontrar una ruta optima para un problema en particular no ha sido practico para dichos problemas, cuando estos contienen muchos puntos o se ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

necesita hallara rápidamente la solución. Los procedimientos de solución cognoscitiva, heurística o una combinación de optimización heurística han sido buenas alternativas. Los puntos se relacionan espacialmente. Se sabe que la buena continuidad de las paradas se forma cuando los camiones de la ruta no se cruzan. Además, el perfil de la ruta por lo general se abultara, o formara una figura como de gota, cuando sea posible. Por otra parte, se puede usar un modelo por computadora para hallar la secuencia de las paradas de una ruta. Esto puede ser una mejor opción que la percepción, cuando la relación de los espacios entre las paradas no representa su tiempo o distancia reales de viaje. Esto puede ser el caso cuando hay barreras de viaje, calles de un solo sentido o congestión de tráfico. Sin embargo, siempre sea posible, la localización geográfica de las paradas, como en puntos de coordenadas, puede simplificar el problema reduciendo la cantidad de datos que necesiten recopilarse para representar dicho problema. A la computadora se le asigna la tarea de estimar distancias o los tiempos. Se han desarrollado programas especiales de computo que resuelven rápidamente el problema representado de manera espacial y dando buenos resultados. Los puntos no se relacionan espacialmente. Cuando no es fácil establecer la relación de espacio entre las paradas de la vuelta, ni por su representación en un mapa ni por su identificación con los puntos de coordenadas, o cuando la relaciones de espacio llegan a distorsionarse por razones prácticas se debería especificar la distancias exactas, o los tiempos entre dos pares de paradas. Los procedimientos cognoscitivos son menos aplicables, y tenemos que recurrir a uno de los muchos procedimientos matemáticos sugeridos con los años para tratar este problema. Aunque las distancias entre paradas, o tiempos puedan ser tan exactas como deseamos especificarlas, los procedimientos de solución tienden a dar repuestas aproximadas. 5.2.3.- Programación y diseños de rutas de los vehículos. La programación y el diseño de las rutas para los vehículos es una extensión del problema básico del diseño de ruta de vehículos (“agente viajero”). Ahora se incluye limitaciones reales, tales como: 1) cada parada puede tener un volumen que tiene ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

que ser recogido además de entregado; 2) pueden usarse múltiple vehículos con diferentes limitaciones de capacidad, tanto en peso como en volumen; 3) se permite un máximo de tiempo de conducción en ruta antes de tomar un periodo de descanso de al menos 10 horas (restricciones de seguridad); 4) las paradas pueden permitir recolección y entrega solo a ciertas horas del día.; 5) se puede permitir recolección en una ruta solo después de haber efectuado las entregas, y 6) se puede permitir a los conductores tomarse breves descansos, o pausas, para comer aciertas horas del día. Esto le da complejidad al problema y dificultad para hallar una solución optima. Se puede hallar soluciones a tales problemas si se aplican los principios de una buena programación y diseño de rutas. Consideremos el problema de programación y diseño de rutas en que los camiones tienen que empezar en un depósito central, visitar múltiples paradas para hacer los repartos y volver al depósito el mismo día. 5.2.3.1.- Principios para una buena programación y diseño de rutas. Quienes toman las decisiones, como los despachadores de camiones, pueden avanzar mucho en el desarrollo de buenas programaciones y diseños de rutas por carretera si aplican ocho principios guía: 1.- Cargar camiones con volúmenes de parada que estén lo más cercano unos de otros. 2.- Las paradas en diferentes días se deberían ordenar de tal manera que formen agrupaciones más estrechas. 3.- Construir rutas comenzando con la parada más lejana al depósito. 4.- La secuencia de paradas en una ruta por carretera deberían formar una figura de lágrima. 5.- Las rutas más eficientes se construyen usando los vehículos más grandes disponibles. 6.- Las recolecciones deberían mezclarse dentro de las rutas de reparto, en vez de ser asignadas al final de las rutas. 7.- Una parada que se halla a gran distancia de una agrupación de ruta es buena candidata para un medio alternativo de reparto. 8.- Deberían limitarse las paradas restringidas por momentos oportunos. Principios como estos pueden enseñarse fácilmente al personal de operaciones con el fin de obtener soluciones satisfactorias, aunque no necesariamente optimas, para ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

149

LOGÍSTICA

resolver problemas reales de programación y de diseño de ruta. Los diseños de ruta desarrollados de esta manera pueden ofrecer mejoras sustanciales sobre otros métodos de programación y diseño de rutas no habituales. 5.2.3.2.- Métodos de programación y diseño de rutas El problema de hallar buenas soluciones para el problema de programación y del diseño de rutas para los vehículos llega a ser más difícil cuando se colocan limitaciones adicionales al problema. De entre los muchos de enfoques que se han sugerido para manejar problemas tan complejos, examinaremos dos métodos uno es un método sencillo (el método “de barrido”) y el otro (el método “de ahorro”) es más complejo. El método “de barrido”. El método “de barrido” para diseño de rutas para vehículos es lo suficientemente sencillo como para realizar cálculos manuales, incluso en problemas de gran tamaño. La desventaja del método tiene que ver con la manera en la que se forman las rutas. El proceso tiene dos etapas: primero, las paradas se asignan a los vehículos, segundo se determina la secuencia de las paradas dentro de las rutas. Dado este proceso de dos etapas el tema de sincronización, como el tiempo total empleado en una ruta y el permiso de momento oportuno, no están bien manejados. El método “del barrido” tiene la posibilidad de dar muy buenas soluciones cuándo: 1) cada volumen de parada es una fracción de la capacidad del vehículo; 2) todos los vehículos tienen el mismo tamaño, y 3) no hay restricciones de tiempo en las rutas. El método “de ahorros”. Este método es flexible para manejar un amplio rango de restricciones prácticas, siendo relativamente rápido calcular en una computadora para problemas con número moderado de paradas y capaz de generar soluciones que están cerca de lo óptimo. Este método puede manejar muchas restricciones prácticas, principalmente porque es capaz de formar rutas y ordenar paradas en las rutas simultáneamente. El objetivo de este método de ahorros e minimizar la distancia total viajada por todos los vehículos y minimizar indirectamente el número de vehículos necesarios para atender todas las paradas. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

150

LOGÍSTICA

5.2.3.3.- Secuencia de las rutas. Las rutas diseñadas por los métodos de programación y diseño de rutas que se han descrito anteriormente suponen que se asigna una ruta a un vehículo específico. Si la ruta es de corta duración, el vehículo estará disponible para ser asignado a la segunda ruta. Por tanto el número necesario es determinado por asignación continua de las rutas de extremo a extremo, de manera que el vehículo tenga un mínimo de tiempo de reposo. Esto nos llevara a ordenas la rutas mediante un plan para periodos de un día con el fin de minimizar el tiempo ocioso del vehículo. Organizar de esta manera minimiza el número de camiones requeridos para cubrir todas las rutas 5.2.4.- Programación y diseños de rutas de los vehículos. En la transportación, las tarifas reducidas que corresponde a los tamaños mas grandes de envíos animan los gerentes a embarcar en grandes cantidades. Consolidar pequeños envíos en otros grandes es la principal manera de alcanzar un coto menor de transportación por unidad de peso. La consolidación del envío se logra normalmente de cuatro maneras: 1.- consolidación del inventario. Es decir, se crea un inventario de artículos a partir del cual se atiende la demanda. 2.- consolidación del vehículo. En este caso, cuando la recolección y el reparto son menores que la capacidad de carga del vehículo, se coloca en el mismo vehículo más de una carga de recibo o de entrega para un transporte más eficiente. 3.- consolidación del almacén. La razón fundamental para el almacenamiento es permitir la transportación de grandes volúmenes o tamaños de envío a través de grandes distancias y la transportación de volúmenes o tamaños pequeños de envíos a cortas distancias. 4.- consolidación temporal. En este caso, los pedidos de los clientes se retienen, de manera que pueden hacerse de una vez pocos envíos más grandes, en vez de hacer muchos envíos en varios tiempos. PROBLEMAS RESUELTOS.


151

LOGÍSTICA

1. La empresa San Jacinto ha obtenido un contrato para venderle a la empresa colombiana Los Girasoles las esculturas que produce. Las condiciones del contrato establecen: El lote de esculturas enviadas podrá fluctuar entre 6000 y 8000 unidades, de acuerdo a la capacidad del camión contratado por los Girasoles. Las cajas que contienen las esculturas pueden ser cargadas directamente al camión (modalidad llamada carga suelta) o pueden agruparse en pallets (carga paletizada). Los Girasoles pagara US$ 3.5, sin incluir IGV, por cada escultura que llegue en buen estado a sus almacenes. - El peso promedio de las esculturas es de 1.8 kg. - El costo de fabricación de las esculturas es de US$ 2.0 por unidad. - El tipo de cambio a la fecha es de 3.25 NS/US$ Como Gerente de Logística encargo al personal de su gerencia que solicite las cotizaciones necesarias para poder cumplir con los requerimientos del despacho, y estos fueron los datos que le presentaron. Empaque individual de las esculturas Opción 1

Opción 2

0.3

0.4

Largo

15

15

Ancho

15

20

Alto

15

15

Peso en Kg.

0.2

0.3

Merma transporte como carga suelta

10%

3.50%

Merma transporte paletizado

7%

0.50%

Costo US$/und. Medidas en cm.

Mermas

Embalaje en cajas de cartón Costo de la caja de ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

1.0

US$/caja 152

LOGÍSTICA

cartón Medidas en cm Largo

60

Cm

Ancho

30

Cm

Altura

15

Cm

Peso de la caja

0.7

Kg

Apilamiento máximo (peso máx. que puede soportar el tipo de cajas de cartón comprado )

245

Kg/columna

Paletas Costo unitario Medidas en cm Carga soportada

18

US$/pall

120*120 máxima

Apilamiento máximo

1000

Kg

2 paletas

Costos de la carga de la unidad de transporte: Si la carga se transporta suelta, los datos son los siguientes: Personal de carga y descarga

4

Personas

Costo del jornal (8 horas) por persona. Pagos en jornal o medio jornal.

25

NS/persona

Rendimiento del grupo

120

Cajas/hora

Si la carga se transporta paletizada, los datos son los siguientes: Costo de alquiler de montacargas (hora o fracción)

10

US$/hora

Tiempo de acomodo por pallet

5

Min

Datos del camión contratado por los Girasoles


153

LOGÍSTICA

Dimensión de unidad de carga

la

Peso máximo que puede cargar en Kg

2.45 x 4.85

Mxm

20,000

Kg

Preguntas: a) Determinar el costo total de embalaje y estiba cuando el camión es llenado con carga suelta para las dos opciones de empaque individual presentadas. b) Determinar el costo total de embalaje y estiba cuando el camión es llenado con carga paletizada para las dos opciones de empaque individual presentadas. c) Establecer la mejor alternativa de embalaje y estiba para las esculturas y determine el margen de utilidad alcanzado. Solución: a)

El camión es llenado por la modalidad de carga suelta.

Opción 1: Numero de esculturas por caja = 8 esculturas Peso por caja = 8*(1.8+0.2)+0.7=16.7 kg. Peso máximo soportado = 245kg Número máximo de niveles = 1+245/16.7=15.67=>15 niveles Número total de cajas cargadas al camión = 15*64=960 cajas Número total de esculturas = 960*8 = 7,680 esculturas Total de esculturas en buen estado = 10%*7,680=768 esculturas Total de esculturas en buen estado = 7,680-768=6,912 esculturas Carga del camión Número de horas necesarias para la carga 960/120 = 8 horas (1 jornal) Costo de la carga = 1x25x4/3.25=30.7US$ Cálculo del margen: Ventas (descontando las mermas del transporte)=3.5*6,912=24,192 US$ Costo del producto = 7,680*2=15,360 US$ ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

154

LOGÍSTICA

Costo del empaque = 7,680*0.3=2,304US$ Costo de las cajas = 960*1=960 US$ Costo de la carga = 30.7 US$ Margen=5,537.3US$ Opción 2: Número de esculturas por caja = 6 esculturas Peso por caja = 6*(1.8+0.3)+0.7=13.3 kg. Peso máximo soportado = 245 kg. Número máximo de niveles = 1+245/13.3=19.42=>19 niveles Número total de cajas cargadas al camión=19*64=1,216 cajas Número total de esculturas = 1,216*6=7,296 esculturas Mermas durante el transporte = 3.5%*7,296=255 esculturas Total de esculturas en buen estado = 7,296-255=7,041 esculturas

Carga del camión Número de horas necesarias para la carga = 1,216/120=10.13 equivale a 1.5 jornales Costo de la carga = 1.5*25*4/3.25=46 US$ Cálculo del margen: Ventas (descontando las mermas del transporte)=3.5*7,041=24,643 US$ Costo del producto = 7,296*2=14,592 US$ Costo del empaque = 7,296*0.4=2,918 US$ Costo de las cajas = 1,216*1=1,216 US$ Costo de la carga = 46 US$ Margen = 5,872 US$ b) El camión es llenado por la modalidad de carga paletizada. Opción 1: Numero de esculturas por caja = 8 esculturas Peso por caja = 8*(1.8+0.2) +0.7=16.7 kg. Numero de cajas por nivel en un pallet = 4*2=8 cajas Número máximo de niveles por pallet = 1,000/(8*16.7)=7.4=>7 niveles ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

155

LOGÍSTICA

Número total de cajas por pallet = 7*8=56 cajas Número total de pallets en el camión = 8*2=16 pallets Número total de cajas ene l camión = 16*56=896 cajas Total de esculturas en el camión = 8*896=7,168 esculturas Mermas durante el transporte = 7%*7,168=502 esculturas Total de esculturas en buen estado = 7,168-502=6,666 esculturas Carga del camión Numero de pallets a cargar en el camión = 16 pallets Tiempo estimado necesario para la carga =16 x 5 = 80 min equivale a 2 horas de alquiler Costo del alquiler del montacargas = 2*10 US$ = 20 US$ Cálculo del margen: Ventas (descontando las mermas del transporte) = 3.5*6,666 = 23,331 US$ Costo del producto = 7,168*2 = 14,336 US$ Costo del empaque = 7,168*0.3 = 2,150 US$ Costo de las cajas = 896*1 = 896 US$ Costo del alquiler del montacargas = 20 US$ Costo del pallet = 18*16 = 288 Margen = 5,641 US$ Opción 2: Numero de esculturas por caja = 6 esculturas Peso por caja = 13.3 kg. Numero de cajas por nivel en un pallet = 4*2 = 8 cajas Número máximo de niveles por pallet = 1,000/(8*13.3) = 9.4 => 9 niveles Número total de cajas por pallet = 9*8 = 72 cajas Número total de pallets en el camión = 8*2 = 16 pallets/viaje Número total de cajas en el camión = 16*72 = 1,152 cajas Total de esculturas en el camión = 6*1,152 = 6,912 esculturas Mermas durante el transporte = 0.5%*6,912 = 35 esculturas Total de esculturas en buen estado = 6,877 esculturas Carga del camión: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

156

LOGÍSTICA

Numero de pallets a cargar en el camión = 16 pallets Tiempo estimado necesario para la carga = 16 x 5 = 80 min equivale a 2 horas de alquiler Costo del alquiler del montacargas = 2 x 10 = 20 US$ Calculo del margen: Ventas (descontando las mermas del transporte) = 3.5*6,877 = 24,070 US$ Costo del producto = 6,912*2 = 13,824 US$ Costo del empaque = 6,912*0.4 = 2,765 US$ Costo de las cajas = 1,152*1 = 1,152 US$ Costo del alquiler del montacargas = 20 US$ Costo del pallet = 18*16 = 288 Margen = 6,021 US$ c) La mejor alternativa es la carga paletizada de la opción 2. Problema 2 Una fabrica de zapatos, ubicada en el interior del país, debe abastecer a su almacén en Lima, donde se encuentra su mercado principal. La demanda anual se ha estimado en 700,000 unidades constante a lo largo del año (año de 365 días), el costo unitario es de US$ 30, el costo de posesión de inventarios es de 30% anual sobre el inventario promedio y el costo de emisión de pedidos es insignificante. Debido a las restricciones en la capacidad de las unidades de transporte, el número de envíos anuales para abastecer a su almacén en Lima varía según el modo de transporte, así como también los tiempos de entrega y los costos de los fletes. La siguiente tabla muestra los datos de fletes, tiempos de entrega y envíos anuales: Marítimo

Carretero

Aéreo

0.1

0.15

1.4

21

14

2

10

20

40

Flete ($ unid) Tiempo de entrega (días) Numero de envíos anuales


157

LOGÍSTICA

Considerando que la planta sólo produce lo necesario para el envío, es decir que no mantiene stocks de seguridad, seleccionar el medio de transporte adecuado que minimice los costos totales de la operación. Solución: - Los costos relevantes a analizar se agrupan en cuatro rubros. - Costo de fletes. - Costo de inventario en la planta. - Costos de inventarios en transito. - Costos de inventarios en el almacén en Lima. - Los costos de ordenar son nulos para este problema, por lo tanto, no se considerarán. - Se presenta el cálculo de los costos totales para el modo marítimo. El análisis para los demás modos es similar y se presenta en la tabla al final del problema. - Costos de flete: Fletes = Demanda anual x Flete unitario = 700,000 x 0.1 = 70,000 $ Costo de inventario en planta. Tamaño del envió = Demanda anual/numero de envíos = 700,000/10 = 70,000 Inventario promedio en planta (no hay stocks de seguridad) = 70,000/2 = 35,000 unid Costo de inventario en planta = i x Cu x Ip = 0.3 x 30 x 35,000 = 315,000 $ Costo de inventario en transito Debido a que el costo de posesión de inventarios es anual, hay que multiplicar este costo por la fracción del tiempo en que realmente el inventario se encuentra en tránsito, el cual es 21 días para el modo marítimo Costo de posesión de inventarios en tránsito = i x Cu x q* x Lt/365 = 0.3 x 30 x 70,000 x 21/365 = 36,246 $ El costo anterior corresponde a un envío. Si tomamos en cuenta una base anual, debemos multiplicar este costo por el número de envíos anuales: Costo anual de posesión de inventarios en tránsito = 36,246*10 = 362,465 $ De manera general, el costo anual de inventarios en tránsito se puede calcular con la siguiente fórmula: i x Cu x D x Lt /365, donde D es la demanda anual. Costo de inventarios en almacén en Lima. El inventario promedio en el almacén en Lima es de 35,000 unidades, al igual al de la planta. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

158

LOGÍSTICA

El costo unitario debe incorporar el costo del flete, por tanto Cu = 30.1 $ El costo anual de posesión es de = i x Cu x Ip = 0.3 x 30.1 x 35,000 = 316,050 $ El costo total del modo marítimo resulta de la suma de los costos anteriores y es de: 1,063,515 $ En la siguiente tabla se muestran los costos de cada medio de transporte. Costos

Marítimo

Carretero

Aéreo

Fletes

70,000

105,000

980,000

Inventario en planta

315,000

157,500

78,750

Inventario en transito

362,466

241,644

34,521

Inventario en almacén

316,050

158,288

82,425

1,063,516

662,431

1,175,696

Costo total

Revisando la tabla anterior, el medio más conveniente sería el carretero, debido a sus bajos costos de inventarios con respecto al marítimo y sus bajos fletes con respecto al aéreo.

VI. DISTRIBUCIÓN FÍSICA. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

159

LOGÍSTICA

6.1 DEFINICIÓN. Se entiende por distribución física al conjunto de actividades que se ocupan del flujo de productos terminados e información, desde el final del proceso de fabricación, a través de los almacenes de la empresa hasta que dichos productos se encuentren en manos de los clientes y del flujo inverso de mercaderías desde los clientes hasta los productores. La naturaleza del problema de la distribución física es compleja; requiere decisiones que involucran el nivel de servicio al cliente, políticas de inversión alineadas con este nivel de servicios, la ubicación de los almacenes y el diseño de las rutas de recorrido. Adicionalmente los canales de distribución usados para hacer llegar el producto al cliente final determinan en gran medida la naturaleza de la logística de distribución. Es por ello que el estudio de los canales de distribución forma parte del estudio de la distribución física. 6.2 LOCALIZACION DE ALMACENES. La localización de los almacenes dentro de una red logística constituye una decisión clave dado que es la que define de forma sustancial la estructura de costos – servicio de sistema logístico global. En esta decisión se deben responder a preguntas tales como: el número, localización geográfica y tamaño de los almacenes por los que debe circular la mercadería. FABRICAS

ALMACENES

CENTROS DE CONSUMO

El método de análisis, que sirve tanto para ubicar un almacén o una planta de producción. En este caso, el tamaño o la capacidad del almacén o fabrica a localizar ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

160

LOGÍSTICA

debe poder satisfacer la demanda total, limitándose el problema ha escoger la mejor ubicación de todas las alternativas posibles La utilización de este método requiere de información de demanda agregada de costos de transporte y de operación. El método se enfoca en buscar aquella ubicación que minimiza dichos costos. 6.3 Problemas resueltos Problema 1: Usted debe presentar un informe al Directorio recomendando la localización de una nueva fábrica de productos lácteos (queso, mantequilla, yogurt, etc). Tiene 4 alternativas (A, B, C,D), estando la materia prima (leche) disponible solo en A. En el cuadro siguiente figuran los datos relevantes de demanda, inversión estimada, costos operativos y fletes:

CIUDAD

DEMANDA MMLts/año

COSTOS OPERACIÓN MMUS$/año

A S C D

0.5 1.0 2.0 3.0

6.0 4.0 4.0 3.0

INVERSIÓN FLETE FÁBRICA M.P. (LECHE) MMUS$ US$/It

12.0 10.0 8.0 6.0

FLETE DE LOS PRODUCTOS TERMINADOS

A B C D

A

B 0,4

0,4 0,6 1,0

C 0,6 0,5

0,5 0,7

0,9

0.5 0.8 1.2

(US$/It)

D 1,0 0,7 0,9

Se asume que: La fábrica tiene una vida útil de 10 años y se amortiza en ese período. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

161

LOGÍSTICA

La demanda es la promedio para los próximos 10 años. Debido a las mermas del proceso, usted debe transportar 10% más de leche (MP) que lo teóricamente requerido para cubrir la demanda de los productos. Solución Los costos relevantes a considerar para la localización de la fábrica son: Costos de transporte de materias primas. Costos de operación de la fábrica, Depreciación de la inversión. Costos de transporte de los productos terminados. Cálculo de la demanda anual de leche: Demanda anual de Materias Primas: Demanda A 0.5 Demanda B 1 Demanda C 2 Demanda D 3 Total 6.5 Mermas 0.65 Total a transportar 7.15 Cálculo de los costos relevantes

MMLts/año MMLts/año MMLts/año MMLts/año MMLts/año MMLts/año MMLts/año

UBICACIÓN DE LA FABRICA EN : 1, Flete de Materas Primas


A

B

C

D

162

LOGÍSTICA Costo del flete de M:P.

0.5

0.8

1.2

US$/It.

7,15

7.15

7.15

7.15

MMLts/año

Costo total del flete de M:P.

0

3.575

5,72

6.58

MMUS$/año

2. Costos de Operación anual

6

4

4

3

MMUS$/año

3. Depreciación de la inversión

1.2

1

0.8

0.6

MMUS$/año

Flete del P.T. hasta A

0

0.2

0.3

0.5

Flete del P.T. hasta B

0.4

0

0,5

0.7

Flete del P.T. hasta C

1.2

1

0

1.8

Flete del P.T. hasta D

3

2.1

2.7

0

Costo total flete P.T.

4.6

3.3

3.5

3

MMUS$/año

5. Costos totales

11.8

11,875

14.02

15.18

MMUS$/año

Volumen total a trasladar

4. Flete de P.T.

Por tanto, si la decisión se basa exclusivamente en los costos, entonces la ubicación de la planta corresponde a la ubicación A. Problema 2 Usted debe recomendar la ubicación de un almacén de parquet de madera. Tiene cuatro opciones, estando la fabrica que lo abastecerá en A. La demanda, costos e inversión para cada una de las alternativas se muestran a continuación

Ciudad

Demanda (miles kg)

Costos operativos (miles US$ miles

Inversión (miles Us$)

A B C D

1,000 800 1,200 900

2,500 1,000 1,200 1,300

9,000 5,000 6,000 5,500

Los fletes promedio del parquet entre ciudades, en US$ / kg, se muestran a continuación: A


S

C

D

163

LOGÍSTICA A B C D

X 0.9 1.2 1.4

0.9 X 1.1 1.2

1.2 1.1 X 0,8

1.4 1.2 0.8 X

La demanda de los clientes ubicados en la ciudad A es abastecida directamente desde la fábrica a un costo de 0.03 US$ / kg., sin necesidad de pasar por el almacén La fábrica tiene una vida útil de 10 años y se amortiza en ese período. La demanda es la promedio para los próximos 10 años. Las mermas se consideran despreciables. Solución Los costos relacionados con la decisión de ubicación del almacén son: Cantidad a transportar

2,900

miles kq

UBICACIÓN DEL ALMACÉN EN: 1. Flete de la fábrica al almacén

A

B

C

D

Costo del flete

0

0.9

1.2

1.4

US$/kg

Peso a transportar

0

2,900

2,900

2,900

miles kq

Costo total del flete

0

2,610

3,480

4,060

miles US$

2,500

1,000

1,200

1,300

miles US$

900

500

600

550

miles US$

Fletes a clientes de B

720

0

880

960

miles US$

Fletes a clientes de C

1,440

1,320

0

960

miles US$

Fletes a clientes de D

1,260

1,080

720

0

miles US$

Total de fletes

3,420

2,400

1,600

1,920

miles US$

5. Costos totales

6,820

6,510

6,880

7,830

miles US$

2. Costos de operación 3. Depreciación 4. Flete del almacén al cliente

Los costos de transporte a los clientes de la ciudad A, son los mismos para cada alternativa, por lo cual no es relevante. Si la decisión se basa exclusivamente en los costos, la ubicación adecuada corresponde a la B. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

164

LOGÍSTICA

Problema 3: Usted debe recomendar la ubicación de un almacén de esculturas de vidrio. El almacén es abastecido por una fábrica ubicada en A y debe atender a sus clientes, grandes mayoristas, ubicados en las ciudades A, B, C y D. Debido a la fragilidad de las esculturas, la empresa ha calculado que, si quiere enviar a su destino 1,000 kg en buen estado, debe cargar 1,000 x 1.07 = 1,070 kg La demanda, costos e inversión para cada una de las alternativas se muestran a continuación.

Demanda (miles kg)

Ciudad A

Costos operativos (miles US$)

Inversión (miles US$)

2,000

8,000

1,000

B

200

2,500

9,000

C

800

1,200

6,000

D

1,200

1,300

4,000

Los fletes promedio de las esculturas de vidrio entre ciudades, en US$ / kg, se muestran a continuación: A

B

C

D

A

X

0.8

1.2

0.9

B

0.8

X

1.0

0.8

C

1.2

1.0

X

1.1

D

0.9

0.8

1.1

X

La demanda de los clientes ubicados en la ciudad A es abastecida directamente desde la fábrica a un costo de 0.8 US$ / kg., sin necesidad de pasar por el almacén. La fábrica tiene una vida útil de 10 años y se amortiza en ese período. La demanda es la promedio para los próximos 10 años. Solución

Los costos se muestran en el siguiente cuadro: UBICACIÓN DEL ALMACÉN EN :


165

LOGÍSTICA 1. Flete de la fábrica al almacén

A

B

C

D

Para cubrir dmda de B

0

214

229

229

miles kp

Para cubrir dmda de C

0

916

856

916

miles kg

Para cubrir dmda de D

0

1,374

1,374

1,284

miles kg

Total cant a transpt

0

2,504

2,459

2,429

miles kg

Costo del flete

0

0.8

1.2

0.9

US$ / kg

Costo total del flete

0

2,003

2,951

2,186

miles US$

2,000

2,500

1,200

1,300

miles US$

800

900

600

400

miles US$

Fletes a clientes de B

171

0

214

171

miles US$

Fletes a clientes de C

1,027

856

0

942

miles US$

Fletes a dientes de D

1,156

1,027

1,412

0

miles US$

Total de fletes

2,354

1,883

1,626

1,113

miles US$

5. Costos totales

5,154

7,286

6,377

4,999

miles US$

2. Costos de operación 3. Depreciación 4. Flete del almacén al cliente

Los costos de transporte a los clientes de la ciudad A son los mismos para cada alternativa, razón por la cual no es relevante. Si la decisión se basa exclusivamente en los costos, la ubicación adecuada corresponde a la D. Problema 4 : El directorio de la fábrica de productos lácteos del problema 1 le pide que incorpore el concepto del valor del dinero en el tiempo, para lo cual usted recibe la siguiente información: TIR = 10%, impuesto a la renta = 35%, y el valor de recupero de la fábrica al cabo de los 10 años se muestra en el siguiente cuadro:

Fábrica en :

Valor de recupero (MMUS$)

A

11


166

LOGÍSTICA B

6

C

6

D

4

¿Cuál sería la nueva ubicación recomendada para la fábrica? Solución La solución de este problema requiere el conocimiento de matemáticas financieras. La ubicación quedará determinada por aquella alternativa que tenga el menor Valor Presente Neto (VPN). El cálculo del VPN requiere traer al año 0 el flujo efectivo anual después de impuestos línea 5 de la tabla al final del problema) y el recupero de la inversión después de impuestos (línea 6 de la misma tabla), que se calcula de la siguiente manera: VPN (año =0) = Inversión Inicial + Flujo de efectivo anual después de impuestos traído al año 0 -Recupero Inversión después de impuestos (año 0) [fórmula 1] El flujo de efectivo anual después de impuestos (línea 5) se calcula con la siguiente fórmula: F.E.A.(di).= ( Ingreso - Costos ) x ( 1 - t) + Depreciación Donde t : impuesto a la renta. El flujo de efectivo anual después de impuestos traído al año 0 se calcula de la siguiente manera: Para el caso de la ciudad A F. E. A. d 1. (ciudad A) = A* x [ ((1+i)^n - 1 )/((1+i)n^ * i)] Donde: A* = 6.47 mm US$ , flujo efectivo anual después de impuestos en la ciudad A. I =TIR n = 10 (vida útil del proyecto) ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

167

LOGÍSTICA

Se procede de la misma manera para las demás ciudades. La Recuperación de la Inversión después de Impuesto (año 0) se calcula de la siguiente manera: Recuperación Inv. después Imp. (año 0) = Recupero Inv. después imp. 1 (l+i)^n, en el caso de la ciudad A. Recupero Inv después de imp =11 x (1 - t) = 7.15 mm US$ (línea 6) I : TIR, n = 10 , vida útil del proyecto. Se procede de la misma manera para las demás ciudades. Los valores hallados se reemplazan en la fórmula 1 para cada una de las ciudades, luego de lo cual se comparan. La ubicación propuesta corresponde a la alternativa con el menor valor presente neto, en este caso es la ciudad A : 49.00 mmUS$, tal como se puede observar en a siguiente tabla. UBICACIÓN DE LA FÁBRICA EN (*) A

B

C

D

1, Inversión inicial

12

10

8

6

2. Costos totales

11.80

11.88

14.02

15.18

3. Costos totales * (1-t)

7.67

7.72

9.11

9.87

4. Depreciación

1.20

1.00

0.80

0.60

S. Flujo de efectivo anual después de imp.

6.47

6.72

8.31

9.27

6. Recupero de inver después de Imp.

7.15

4.23

3.9

2.6

7. Valor presente neto (año 0)

49.00

49.65

57.58

61.94

(*) Valores en millones de US$ anuales Problemas propuestos: Problema 5 Se desea determinar la ubicación óptima de una fábrica de fideos. Se tienen cuatro ubicaciones posibles: A, B, 0, D, estando la materia prima, trigo, disponible solo en A. La logística de entrada se caracteriza por lo siguiente: El transporte del trigo se realiza a granel en camiones de 20 ton de capacidad. La empresa ha calculado que si quiere enviar a la fábrica 100 ton debe cargar 101 ton, debido a las mermas del manipuleo y transporte a granel. Los datos de la demanda, costos operativos, inversión y costos de los fletes del trigo ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

168

LOGÍSTICA

se muestran a continuación:

Ciudad

Demanda fideos (ton/año)

A

1,500

8

Costos Operativos (US$ /año)

Inversión (US$)

Fletes M.P. (US$/ viaje)

320,000

800,000

0

3,000

210,000

900,000

300

C

2,500

250,000

600,000

250

D

2,800

240,000

750,000

190

Los fideos una vez fabricados y embolsados, se almacenan en pallets. Cada pallet pesa en promedio 375 kg y son trasladados de la planta a la ciudad demandante en camiones porta pallets con capacidad máxima de 48 pallets o 20 ton de carga. No existen mermas para el transporte de los fideos en pallets. Los fletes cobrados por los camiones porta pallets, en US$1 viaje, se muestran a continuación Fletes

A

A B

B

C

D

320

280

230

245

270

C

250

D i

(a) Se pide determinar la ubicación óptima de la fábr ca de fideos, si la fábrica tiene

una vida útil de 10 años y la demanda es la promedio en los próximos 10 años. (b) Si la empresa decide incorporar el concepto del "valor del dinero en el tiempo" y

para ello trabaja con una TIR de 10% anual, el impuesto a la renta es del 35% y el valor de recupero de la fábrica al término de la vida útil se muestra en el siguiente cuadro:

Fábrica en

Valor Recupero (US$)

A

750,000


169

LOGÍSTICA B

730,000

C

500,000

D

710,000

Se pide determinar la nueva ubicación óptima de la fábrica. Problema 6: Un inversionista desea establecer la ubicación idónea para una fábrica de mermelada de fresa en frasco. Cada frasco de fresa pesa aproximadamente 1 kg, y el 80% de su peso corresponde a la materia prima, fresa, y el 20% restante del peso se reparte en el agua, azúcares, esencias y el mismo frasco de vidrio. La demanda estimada de frascos de mermelada y otros datos relacionados con el negocio se muestran a continuación:

Ciudad

Dda. (miles Costos Operativos de frascos) (US$/año)

Inversión (miles US$)

Fletes desde E (US$/ ton)

A

1,200

200,000

1,000

60

B

800

250,000

1,100

70

C

1,150

180,000

1,200

66

D

1,300

270,000

1,300

76

Se ha establecido localizar a la fábrica en cualquiera de las ciudades a excepción de la ciudad E, donde se encuentra la materia prima, debido a que no existe mano de obra calificada en ese lugar y al mal estado de las carreteras de salida de E, que dañarían el frágil envase de vidrio del producto final. El producto terminado se embala en cajas de cartón corrugado y se transporta en camiones que pueden llevar como máximo 3 ton de peso. Los fletes de estas unidades de transporte se muestran a continuación (US$ / viaje) A A B


B

C

D

280

230

240

250

255

170

LOGÍSTICA C

235

D

Si la vida útil del proyecto es de 10 años, encontrar la localización óptima de la fábrica. Problema 7: (a) Usted tiene que elegir la ubicación de una fábrica de productos de limpieza, tales como: lejía, desinfectantes, etc. Tiene dos alternativas posibles. La primera alternativa es ubicar la planta en Lima, con unos costos operativos de 0.075 US$/It de producto terminado. Los ácidos y concentrados que constituyen la esencia del producto, se traerían desde Santiago y representarían solo el 13% del producto final (medidos en litros); el resto es agua. La segunda alternativa es fabricar el producto terminado en Santiago, donde ya se cuenta con una planta que abastece al mercado chileno. Lo atractivo de esta alternativa es que las economías de escala logradas permitirían unos costos operativos muy bajos, es decir, la tercera parte de lo que cuesta en Lima. (b) La demanda anual del mercado limeño es estimada en 12 millones de litros.

Además, los ácidos y concentrados solo se encuentran disponibles en Santiago. La logística de la operación es la siguiente: Si la fábrica es ubicada en Lima, los ácidos y concentrados son traídos desde Santiago a granel y por vía marítima, en contenedores tanque de 3,000 litros de capacidad y con un costo de flete de Santiago - Lima de 1,800 $ / contenedor. Si la fábrica es ubicada en Santiago, el traslado del producto terminado se realiza también vía marítima en contenedores de 40 pies. Debido al embalaje de los productos, cajas corrugadas que contienen las botellas plásticas de lejías y desinfectantes, en cada contenedor entran 2,500 litros de productos terminados. El flete en estos contenedores es de 1,200 $ / contenedor. La distribución de los productos terminados en el mercado peruano tiene un costo de un millón de dólares anuales. Este costo es independiente de donde sean fabricados los productos. Determinar la ubicación óptima de la planta. (b) El papel que cumplen las materias primas dentro del proceso productivo es un ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

171

LOGÍSTICA

elemento que afecta la ubicación de las plantas. Si el proceso productivo es de pérdida de peso, como por ejemplo la producción del acero, es decir, si se pierde peso debido a sub productos no utilizables, se recomienda localizar la planta cerca de las fuentes de materias primas, para evitar así el transporte de estos sub productos. Si el proceso es de ganancia en peso, es decir, si la producción incorpora elementos disponibles en la naturaleza, tales como agua y aire, se recomienda localizar la planta cerca de los mercados de consumo, para evitar el transporte de agua o aire. Un ejemplo de este caso es la producción de gaseosas. Si el proceso no es de pérdida ni de ganancia en peso, por ejemplo, operaciones de ensamblado, la localización de la planta no depende directamente de la ubicación de las fuentes de materias primas ni de los mercados de consumo'. Identificar a qué tipo de proceso pertenece el producto de la pregunta (a). 6.4 CICLO DE PEDIDOS Una vez localizados los almacenes desde donde se atenderán a los clientes de la empresa, se debe planificar la distribución o entrega de los productos al cliente. La planificación de la distribución se inicia con la llegada del pedido a la empresa. El ciclo de pedidos esta compuesta por los siguientes elementos: COMPROBACION DE CREDITOS E

PROCESAMIENTO DE PEDIDOS 3

RUTAS DE DESPACHO 4

ENTRADA DE PEDIDOS

ENVIO Y ENTREGA 6

PREPARACION DE PEDIDOS 5

A. ENTRADA DE PEDIDOS. La entrada de pedidos comienza cuando el cliente emite el pedido y termina cuando el pedido queda perfectamente registrado y aceptado por el vendedor. El tiempo de ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

172

LOGÍSTICA

entrada de pedidos puede variar desde días, utilizando correo postal, hasta segundos, utilizando métodos de comunicación electrónico con Internet, EDI (electrini data interchange), teléfonos y fax. Un pedido es un compromiso entre dos partes (proveedor y cliente) que contiene todas las condiciones mínimas necesarias para establecer una relación comercial entre ellas, de manera que una de las partes (el proveedor) pone a disposición de la otra (el cliente) los productos o servicios comprometidos bajo las condiciones pactadas. B .COMPROBACIÓN DE CRÉDITOS E INVENTARIOS. La comprobación de créditos implica el establecimiento, seguimiento administración de las solicitudes y elegibilidad del crédito de los clientes.

y

Es inevitable tener una cartera de clientes morosos, contra ello, la comprobación del crédito minimiza y gestionara la morosidad de los clientes. La comprobación del crédito obliga ala negación de los términos de venta, tales como pagos por adelantado, pagos parciales, pago en el momento de la entrega, etc. La comprobación de inventarios es la verificación de que la compañía dispone de los stocks necesarios para atender los pedidos, en la cantidad requerida y en el plazo estipulado. C .PROCESAMIENTO DE PEDIDOS. Afecta directamente al nivel de servicios para clientes concretos. Es una de las variables fundamentales en el ciclo de pedidos. El objetivo del procesamiento de pedidos es regular y dirigir la atención de los pedidos, de acuerdo a las políticas de la empresa. El procesamiento de pedidos, ya sean estas atendidas desde el almacén, con el stock de la empresa o desde la planta de producción, si la empresa fabrica bajos pedidos, debe seguir ciertas reglas, alineadas con la política de la empresa, las cuales son: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

173

LOGÍSTICA

- Primeros pedidos ingresados serán los primeros en ser despachados. - Atención de pedidos según ranking de facturación del cliente. - Los pedidos grandes se despachan primero, los pequeños al último. - Primero los pedidos que tiene fecha de entrega mas próxima. - Los pedidos se atienden según una prioridad previamente establecida. D .DISEÑO DE RUTA DE REPARTO. El diseño de rutas de distribuye o reparte es un método o técnica empleada para equipar los pedidos existentes de los clientes con la flota de vehículos disponibles, mediante la generación de ruta para los vehículos. E. PREPARACIÓN DE PEDIDOS. Aunque la preparación de pedidos ha sido ampliamente estudiada en el capitulo de almacenes es importante resaltar la coordinación que debe existir entre las actividades de diseño de rutas y la preparación de pedidos. El diseño de rutas indica el orden en que serán cargados los camiones. Por ello se deben preparar primero los pedidos del camión que saldrá primero y así sucesivamente. F. ENVÍO Y ENTREGA DE MERCADERÍAS. Esta constituido por los procesos de carga de unidades de transporte en el almacén, la emisión y entrega de documento al conductor de la unidad de transporte para la entrega de los pedidos, la descarga de los productores en el almacén del cliente y su presentación para la verificación respectiva. 6.5 DISEÑO DE RUTAS DE REPARTO Los sistemas de diseño de rutas de distribución o reparto resuelven básicamente el problema de equipar los pedidos existentes con la flota de vehículos disponibles por la empresa, teniendo en cuenta las restricciones del sistema. Cuando se habla de Ruta como concepto general, refiriéndonos al transporte de personas, o bienes de distinta naturaleza (peligrosos, líquidos, sólidos, refrigerados, etc.) podemos encontrar con que la definición de Ruta empleada es la siguiente: Ruta es un trayecto habitual para ir de un sitio a otro. Otra definición de Ruta aplicada al concepto de infraestructura viaria, que podemos ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

174

LOGÍSTICA

encontrar es la siguiente: Ruta es un camino de dos manos, generalmente asfaltado, por donde circulan en ambos sentidos de circulación, vehículos de distinto porte, automóviles, camiones, motocicletas, etc. Cuando hablamos de Rutas de distribución o reparto podríamos decir que la Ruta es el camino habitual que nos permite trasladar los productos (mercancías) desde un origen (fábrica, almacén central, delegación, etc.) hasta un cliente o destino (fábricataller, almacén regulador, grandes superficies, consumidor final, etc.). El objetivo que se debe tener en cuenta al realizar un correcto diseño de las rutas de transporte, no es otro que el de conseguir alcanzar el correcto nivel de servicio, al menor coste posible. Si aplicamos el concepto de Ruta al transporte de personas nos encontraremos con el término de líneas de transporte; que permitirán a través de un camino habitual trasladar a las personas desde un punto origen a un punto destino. Estos serían los algunos conceptos y definiciones genéricas que se podrían emplear para las Rutas de transporte, aunque si profundiza más en este asunto seguro que encontrará otras igualmente validas.

Tienda 2

Tienda 1

Centros de distribución 6.6 CANALES DE DISTRIBUCIÓN. Canal de distribución es el circuito a través del cual los fabricantes (o productores) ponen a disposición de los consumidores (o usuarios finales) los productos para que ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

175

LOGÍSTICA

los adquieran. La separación geográfica entre compradores y vendedores y la imposibilidad de situar la fábrica frente al consumidor hacen necesaria la distribución (transporte y comercialización) de bienes y servicios desde su lugar de producción hasta su lugar de utilización o consumo. El punto de partida del canal de distribución es el productor. El punto final o de destino es el consumidor. El conjunto de personas u organizaciones que están entre productor y usuario final son los intermediarios. En este sentido, un canal de distribución está constituido por una serie de empresas y/o personas que facilitan la circulación del producto elaborado hasta llegar a las manos del comprador o usuario y que se denominan genéricamente intermediarios. Los intermediarios son los que realizan las funciones de distribución, son empresas de distribución situadas entre el productor y el usuario final; en la mayoría de los casos son organizaciones independientes del fabricante Intermediarios: La palabra intermediario ha tenido tradicionalmente connotaciones negativas, puesto que se quedaban con parte del beneficio de la venta. Sin embargo, las empresas de distribución acercan el producto al consumidor y realizan una serie de actividades que redundan en beneficio del cliente. Esta actividad comercial no se realiza de forma gratuita, es una actividad lucrativa. Algunas de las funciones que desarrollan los intermediarios son: • Facilitan

y simplifican los intercambios comerciales de compra-venta; es impensable que todos los consumidores pudieran ponerse en contacto con todos los fabricantes.

• Compran grandes cantidades de un producto que luego venden en pequeños lotes

o unidades individuales. Además, en el caso de productos agrícolas, compran a pequeños agricultores, agrupan la producción, la clasifican, envasan, etiquetan... y acumulan cantidades suficientes para atender la demanda de los mercados de destino. • Proporcionan financiación a diferentes figuras del canal de distribución. • Almacenan producto para reducir el tiempo de entrega (en inglés, lead time) al

consumidor. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

176

LOGÍSTICA

Clases de intermediarios Artículo principal: Mayorista Artículo principal: Minorista Los más importantes son: • Mayorista. El comercio mayorista es un intermediario que se caracteriza por vender a los detallistas, a otros mayoristas o fabricantes, pero nunca al consumidor o usuario final. Los mayoristas pueden comprar a un productor o fabricante y también a otros mayoristas. En inglés es conocido como canal "tier-2", ya que los bienes o servicios dan "dos saltos", de mayorista a retail o venta al por menor, y de ahí al usuario o consumidor final del producto o servicio. • Minorista o detallista. Los detallistas o minoristas son los que venden productos al

consumidor final. Son el último eslabón del canal de distribución, el que está en contacto con el mercado. Son importantes porque pueden alterar, frenando o potenciando, las acciones de marketing y merchandising de los fabricantes y mayoristas. Son capaces de influir en las ventas y resultados finales de los artículos que comercializan. También son conocidos como "retailers" o tiendas; pueden ser independientes o estar asociadas en centros comerciales, galerías de alimentación, mercados. 6.7 TIPOS DE CANALES DE DISTRIBUCIÓN. Se puede hablar de dos tipos de canales: • Canal directo (Circuitos cortos de comercialización). El productor o fabricante

vende el producto o servicio directamente al consumidor sin intermediarios. Es el caso de la mayoría de los servicios; también es frecuente en las ventas industriales porque la demanda está bastante concentrada (hay pocos compradores), pero no es tan corriente en productos de consumo. Por ejemplo, un peluquero presta el servicio y lo vende sin intermediarios; lo mismo ocurre con bancos y cajas de ahorro. Ejemplos de productos de consumo pueden ser los productos Avon, el Círculo de Lectores, Dart Ibérica (Tupperware) que se venden a domicilio. También es un canal directo la venta a través de máquinas expendedoras, también llamado vending.


177

LOGÍSTICA • Canal indirecto. Un canal de distribución suele ser indirecto, porque existen

intermediarios entre el proveedor y el usuario o consumidor final. El tamaño de los canales de distribución se mide por el número de intermediarios que forman el camino que recorre el producto. Dentro de los canales indirectos se puede distinguir entre canal corto y canal largo. Un canal corto sólo tiene dos escalones, es decir, un único intermediario entre fabricante y usuario final. Este canal es habitual en la comercialización de automóviles, electrodomésticos, ropa de diseño... en que los minoristas o detallistas tienen la exclusiva de venta para una zona o se comprometen a un mínimo de compras. Otro ejemplo típico sería la compra a través de un hipermercado o híper. En un canal largo intervienen muchos intermediarios (mayoristas, distribuidores, almacenistas, revendedores, minoristas, agentes comerciales, etc.). Este canal es típico de casi todos los productos de consumo, especialmente productos de conveniencia o de compra frecuente, como los supermercados, las tiendas tradicionales, los mercados o galerías de alimentación. FI F2

C1 I C2

F3 C3

En general, se considera que los canales de distribución cortos conducen a precios de venta al consumidor reducidos y, al revés, que canales de distribución largos son sinónimo de precios elevados. Esto no siempre es verdad; puede darse el caso de que productos comprados directamente al productor (ejemplo, vino o cava a una bodega, en origen) tengan un precio de venta mayor que en un establecimiento comercial.

Relaciones entre empresas de un canal de distribución. Se pueden clasificar también según la relación que existe entre las empresas que participan en la distribución: ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

178

LOGÍSTICA • Canales de conexión horizontal: se establece entre empresas que realizan la

misma función en la cadena de distribución; por ejemplo, un centro comercial con multitud de minoristas. • Canales de conexión vertical: se establece entre empresas que realizan distintas

funciones dentro de la distribución. 6.8 ESTRATEGIAS DE DISTRIBUCIÓN. El fabricante, al momento de empezar la distribución de sus productos al cliente o usuario final, debe resolver dos preguntas básicas: (a) ¿Debo llevar yo mismo mis productos al punto de venta final (minoristas) o de

consumo final (consumidor), o debo dárselo a los canales de distribución ya establecidos? (b) ¿A cuántos puntos de venta debo llegar en determinado territorio?; o, lo que es lo mismo, ¿qué nivel de cobertura de mercado debo tener para vender mis productos? Si el fabricante decide llevar los productos al punto de venta final o consumidor final, estaremos usando un canal corto (canal 0 6 1) y el tipo de distribución utilizado se denomina "Distribución Directa". En caso de que el fabricante decida entregar sus productos a los canales de distribución establecidos, estaremos usando el canal largo (canal de dos o más intermediarios), y el tipo de distribución utilizado se denominará "Distribución Indirecta". El criterio para decidir entre una distribución directa o indirecta está basado en los costos y en el control del producto. En un canal de distribución indirecto los costos de almacenamiento y transporte de los productos son asumidos por las empresas que conforman el canal. Por tanto, los costos logísticos del fabricante son bajos, ya que no requieren de una red de almacenes y de transportes para llegar a todos los puntos de venta a los cuales si llega el canal de distribución. A cambio de esos bajos costos, el fabricante pierde el control sobre lo que pasa con su producto más allá del mayorista al que vende. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

179

LOGÍSTICA

Si el fabricante elige un canal de distribución directo, entonces debe poseer o subcontratar un red de almacenes y de transportes, similar a la que poseen los canales de distribución, para hacer llegar sus productos al minorista o cliente final. Esto elevará sus costos de almacenamiento, transporte, mantenimiento de inventarios, etc. Los costos son mayores, pero, a cambio de estos costos, controla su producto, tiene un contacto directo con el cliente o consumidor final. Con respecto a la segunda pregunta, existen tres tipos de distribución para lograr distintos niveles de cobertura de mercado: DISTRIBUCIÓN INTENSIVA. El objetivo de este tipo de distribución es llegar al máximo número de canales de distribución. Es recomendable para productos de consumo masivo. La cobertura total y continua del mercado, que garantiza la distribución intensiva, asegura un máximo nivel de ventas. Los riesgos son la posible pérdida del control de la política de comercialización del fabricante, de los precios de venta y de la calidad del servicio. DISTRIBUCIÓN SELECTIVA. La distribución selectiva es aquella en la cual el fabricante selecciona un número limitado de canales de distribución del total posible, sobre la base de ciertos criterios, los cuales pueden ser: Tamaño del canal. Generalmente el tamaño del canal se mide por el nivel de ventas, siendo así este criterio es muy utilizado. Distribuir únicamente a intermediarios con alto nivel de ventas es un objetivo deseable, ya que se obtiene altas ventas con un costo de distribución bajo. Servicios del canal, créditos, condiciones de compra, instalaciones, garantía, servicio técnico, servicio post venta, información, conocimiento del mercado, equipamiento, "know how", etc., son atributos apreciables al momento de elegir al distribuidor. Imagen del canal. Condiciones del establecimiento, actitud de servicio del personal de ventas, mobiliario de ,exhibición,, etc., son variables que determinan la imagen ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

180

LOGÍSTICA

que tienen los clientes del distribuidor y que, además, refuerzan la imagen del producto. Por eso se le considera un factor muy apreciado por los fabricantes. Otros criterios. La experiencia, el conocimiento del mercado, el equipamiento, el Know How, capacidad e intención del canal para compartir los gastos de publicidad y promoción de los fabricantes. El riesgo de la distribución selectiva es la limitada cobertura del mercado, la cual es sustancialmente menor que la intensiva. El fabricante debe asegurarse, al momento de elegir el canal, que los consumidores lo conozcan y acudan al canal seleccionado, de lo contrario perderán oportunidades de venta. DISTRIBUCIÓN EXCLUSIVA. Es un caso especial de la distribución selectiva, en el cual un solo canal es elegido para la distribución de los productos. El fabricante otorga exclusividad, generalmente territorial, a determinados canales. Así también, los canales se comprometen, entre otras cosas, a no vender productos de la competencia. La elección de una de las tres formas de distribución para cubrir el mercado depende básicamente de los hábitos de compra o consumo del producto a distribuir. Los productos, según sus hábitos de compra, se pueden clasificar en: Productos de compra corriente. Son los productos de compra frecuente, con un mínimo o ningún esfuerzo de comparación y de compra. Estos productos exigen una máxima cobertura del mercado, ya que, si el consumidor no encuentra el producto, escogerá sin muchos reparos un producto de la competencia o un sustituto. En estos tipos de producto la fidelidad a la marca ayuda a la compra rutinaria. La mezcla de disponibilidad y fidelidad (logística y marketing) favorecen la compra rutinaria; ambos se deben dar simultáneamente. Se adaptan mejor a la distribución intensiva. Productos de compra reflexionada. Este tipo de productos son comprados luego de visitar varios puntos de venta, establecer parámetros de comparación entre distintos proveedores, analizar la calidad del producto, garantía, servicio post venta, etc. Son productos de precios elevados y frecuencia de compra baja. Ejemplos de esta categoría de productos son: muebles, aparatos electrodomésticos, ropa fina, etc. La distribución selectiva o exclusiva se acomoda mejor a este tipo de productos. ADMINISTRADORES INDUSTRIALES

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LOGÍSTICA

Productos de especialidad. Son aquellos que tienen características únicas, valoradas por el cliente, por las cuales está dispuesto a pagar un precio mayor. Un ejemplo de esta categoría son los automóviles europeos de lujo, ropa muy fina, restaurantes muy caros, etc. Este tipo de productos pueden distribuirse de manera selectiva o exclusiva.


182

LOGÍSTICA

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