LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN DIVISI OPERATIONAL I. PENDAHULUAN
A. LATAR BELAKANG
Alhamdullilah puji syukur kita Hadirat Allah SWT atas segala nikmat dan karuniNya kepada kita semua. Dalam 1 semester yang telah berlangsung, banyak sekali hal-hal yang sudah terjadi, baik itu hal yang positif atau negative. Hal yang positif sangat berguna dalam kelancaran kegiatan operasional perusahaan, tapi hal negative malah menghambat kegiatan operasional perusahaan. Oleh karena itu untuk melihat apakah hal-hal itu positif atau negative, maka dibikinlah laporan pertanggungjawaban. Laporan ini juga berguna untuk melihat di bagian mana terdapat hal yang positif ataupun negative. Sehingga untuk hal yang positive harus bisa tetap dipertahankan, sedangkan hal negative bisa terlihat penyebabnya dan bagaimana saran untuk penyelesaiannya. Operational Departement 2011-2012 terdiri dari beberapa sub divisi, yaitu : IT&Operational Administration, Operational Supervisor, dan IT Support. Beri ku
B. VISI DAN MISI
VISI DEPARTEMEN OPERASIONAL “Mewujudkan “Mewujudkan pelayanan operasional yang berkualitas secara efektif dan efisien dalam rangka mewujudkan visi perusahaan” perusahaan”
MISI DEPARTEMEN OPERASIONAL 1. Mewujudkan iklim kerja internal yang kondusif guna memacu semangat dan motivasi kerja secara optimal 2. Melakukan standardisasi-standardisasi pelayanan agar mudah diduplikasi dan diterapkan di setiap cabang. 3. Memberikan
prioritas
pelayanan
operasional
yang
proporsional
pelayanan umum, pelayanan siswa, dan pelayanan bagi Manajemen.
terkait
4. Memperhatikan mekanisme-mekanisme perawatan peralatan agar proses pelayanan berlangsung dengan baik.
C. TUJUAN Memberikan sarana dan prasarana pendukung di dalam bidang IT, non IT dan
untuk memastikan seluruh sarana dan prasarana bekerja secara baik dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan.
4. Memperhatikan mekanisme-mekanisme perawatan peralatan agar proses pelayanan berlangsung dengan baik.
C. TUJUAN Memberikan sarana dan prasarana pendukung di dalam bidang IT, non IT dan
untuk memastikan seluruh sarana dan prasarana bekerja secara baik dalam mendukung kegiatan operasional perusahaan.
D. STRUKTUR ORGANISASI
OPERATIONAL MANAGER SANDI RAMDHANNI
IT&OPERASTIONAL ADMINISTRATION BAYU ADITYA PRATAMA
OPERATIONAL SUPERVISOR IRMAN FIRDAUS
IT SUPPORT ONGKY HERLAMBANG
OPERATIONAL COORDINATOR
OPERATIONAL OPERATIONAL DRIVER
FOOD & BEVERAGES
BAGUS T.APRIANA
YOGI TRISWANTO
COORDINATOR
TOPAN HARIWIJAYA
PANDU TANOTO
SUDARMAWAN
SAPUTRA
ALI MUSTOPA MUSTOPA
OPERATIONAL STAFF
FOOD & BEVERAGES
DADAN HERMANSYAH PEDLI NUGRAHA
STAFF
SANDI SEPTIANSYAH
NGATEMI
AGUS KURNIAWAN KURNIAWAN IRMANSYAH
II.
PROGRAM KERJA DIVISI
A. IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION
NO
PROGRAM KERJA
TUJUAN
DESKRIPSI
Melakukan administrasi yang berhubungan dengan
Memastikan segala 1
pengajuan dari
TARGET
PELAKSANA
WAKTU
Semua administrasi yang berhubungan
Seluruh
Tentative,
Administrasi
administrasi
operational
dengan
karyawan
IT & Operational
ketika ada
Departemen
departemen berjalan
departemen
operational
operational
Administration
pengajuan
departemen bisa
departemen
dengan baik
Melakukan administrasi reportreport
Memiliki data-data barang inventaris 2
PARAMETER
Administrasi Barang
perusahaan baik yang
Inventaris
berkaitan dengan IT maupun operasional (Non IT)
terkoordinir dan terlaksana dengan baik
Melakukan
IT & Operational
administrasi inventaris data-data barang yang berhubungan dengan IT dan operasional (Non IT)
/report
Semua peralatan dan perangkat terdata
Peralatan dan
Administration
Perangkat di
Dibantu dengan
seluruh Kantor
Operational
Edulab
Supervisor dan IT Support
Tentative, ketika ada pengadaan dan perubahan
II.
PROGRAM KERJA DIVISI
A. IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION
NO
PROGRAM KERJA
TUJUAN
DESKRIPSI
Melakukan administrasi yang berhubungan dengan
Memastikan segala 1
pengajuan dari
TARGET
PELAKSANA
WAKTU
Semua administrasi yang berhubungan
Seluruh
Tentative,
Administrasi
administrasi
operational
dengan
karyawan
IT & Operational
ketika ada
Departemen
departemen berjalan
departemen
operational
operational
Administration
pengajuan
departemen bisa
departemen
dengan baik
Melakukan administrasi reportreport
Memiliki data-data
Administrasi Barang
perusahaan baik yang
Inventaris
berkaitan dengan IT
terlaksana dengan baik
Melakukan
inventaris data-data barang yang berhubungan dengan
maupun operasional
IT & Operational Semua peralatan dan perangkat terdata
IT dan operasional
(Non IT)
Peralatan dan
Administration
Perangkat di
Dibantu dengan
seluruh Kantor
Operational
Edulab
Supervisor dan IT Support
(Non IT)
/report
terkoordinir dan
administrasi
barang inventaris 2
PARAMETER
Tentative, ketika ada pengadaan dan perubahan
Melakukan kordinasi rutin internal
Rapat terlaksana secara rutin.
Dapat memperoleh
3
Rapat Internal Departemen
solving
solusi permasalah yang terjadi dalam
Melakukan problem
lingkup Dep.
Melakukan brainstorming
Operasional
Melakukan sosialisasi kebijakan
Rapat dapat
Seluruh
menghasilkan
karyawan yang
keputusan-
terlibat di
keputusan yang
operational
tepat sasaran
departement
IT&Operational Administration
M, tentative
Tercipat kondisi interal yang baik
internal Memudahkan setiap
4
Administrasi
cabang dalam
Overhead Bulanan
melakukan
Cabang
pembayaran overhead
penghitungan tagihan bulanan cabang dan melakukan penagihan
bulanan
5
Administrasi Pendapatan Kantin
Memastikan system keuangan di kantin telah berjalan dengan
IT & Operational
Melakukan Adanya report tagihan bulanan setiap cabang
Administration Keuangan setiap cabang
Melakukan penghitungan pendapatan kantin
B
Operational
ke setiap cabang
dibantu oleh
Supervisor Adanya report
Report ke
keuangan kantin
departemen
setiap
keuangan
IT & Operational Administration
M
Melakukan kordinasi rutin internal
Rapat terlaksana secara rutin.
Dapat memperoleh
3
Rapat Internal Departemen
solving
solusi permasalah yang terjadi dalam
Melakukan problem
lingkup Dep.
Melakukan brainstorming
Operasional
Melakukan sosialisasi kebijakan
Rapat dapat
Seluruh
menghasilkan
karyawan yang
keputusan-
terlibat di
keputusan yang
operational
tepat sasaran
departement
IT&Operational Administration
M, tentative
Tercipat kondisi interal yang baik
internal Memudahkan setiap
4
Administrasi
cabang dalam
Overhead Bulanan
melakukan
Cabang
pembayaran overhead
penghitungan tagihan bulanan cabang dan melakukan penagihan
bulanan
5
Administrasi Pendapatan Kantin
Memastikan system
IT & Operational
Melakukan Adanya report tagihan bulanan setiap cabang
Administration Keuangan setiap cabang
keuangan di kantin
Melakukan penghitungan
telah berjalan dengan
pendapatan kantin
baik
yang bersumber dari
B
Operational
ke setiap cabang
dibantu oleh
Supervisor Adanya report
Report ke
keuangan kantin
departemen
setiap
keuangan
IT & Operational Administration
M
minggunya
kupon dan nonkupon.
6
Melakukan
Memastikan karyawan
administrasi milis
yang tergabung di
majemen dengan
Administrasi Milis
milis manajemen
melihat data-data
Manajemen
adalah manajemen
karyawan yang
yang sesuai dengan
terdaftar adalah yang
keadaan sekarang
sesuai keadaan sekarang
Menjaga dan 7
Administrasi Web
berjalan dengan baik
EDULAB berjalan dengan baik
karyawan yang Seluruh
adalah yang
karyawan
sesuai dengan
EDULAB
Mengupdate konten-
8
Administrasi SMS Gateway
Gateway berjalan dengan baik
Memastikan SMS Gateway berfungsi dengan baik terkait dengan
Administration
ketika ada perubahan data manajemen
sekarang
Web EDULAB bisa diakses
informatif
konten Memastikan SMS
IT & Operational
keadaan
dengan baik dan
Tentative,
berada dimilis
Menjaga agar web EDULAB bisa
memastikan web
Data-data
SMS Gateway berfungsi dengan baik
Setiap departemen yang menggunakan web EDULAB
IT & Operational
Tentative,
Administration
ketika ada
Dibantu oleh IT
masukkan
Support
data baru
Setiap departemen
IT & Operational
yang
Administration
menggunakan
Tentative
baik
yang bersumber dari
minggunya
kupon dan nonkupon.
6
Melakukan
Memastikan karyawan
administrasi milis
yang tergabung di
majemen dengan
Administrasi Milis
milis manajemen
melihat data-data
Manajemen
adalah manajemen
karyawan yang
yang sesuai dengan
terdaftar adalah yang
keadaan sekarang
sesuai keadaan sekarang
Menjaga dan 7
Administrasi Web
berjalan dengan baik
EDULAB berjalan dengan baik
karyawan yang Seluruh
adalah yang
karyawan
sesuai dengan
EDULAB
Mengupdate konten-
8
Administrasi SMS Gateway
Memastikan SMS Gateway berfungsi
Gateway berjalan
dengan baik terkait
dengan baik
dengan
Administration
ketika ada perubahan data manajemen
sekarang
Web EDULAB bisa diakses
informatif
konten Memastikan SMS
IT & Operational
keadaan
dengan baik dan
Tentative,
berada dimilis
Menjaga agar web EDULAB bisa
memastikan web
Data-data
SMS Gateway berfungsi dengan baik
troubleshooting
Setiap departemen yang menggunakan web EDULAB
IT & Operational
Tentative,
Administration
ketika ada
Dibantu oleh IT
masukkan
Support
data baru
Setiap departemen
IT & Operational
yang
Administration
Tentative
menggunakan
SMS gateway
maupun instalasi Pengajar Privat Memastikan guru9
IT & Operational
Melakukan kordinasi
dapat sampai
Pengajar
Administration
Koordinasi
guru privat bisa
pengantaran pengajar
diantarkan ke
Privat,
Pengantaran privat
mencapai tempat
privat yang dilakukan
tempat tujuan
Operational
dibantu
pembelajaran
oleh operational staff
dengan tepat
Staff
operational
waktu
H
supervisor
Melakukan pengawasan terhadap
Memastikan segala project/tugas yang 10
Supervisi IT Support
dikerjakan oleh IT Support berjalan dengan baik
pekerjaan yang dilakukan oleh IT Support dan memberikan bantuan jika IT Support menghadapi kendala dalam penyelesaian tugas/project
Project dan tugas yang di kerjakan oleh IT Support berjalan baik
IT Support
IT & Operational Administration
H
troubleshooting
SMS gateway
maupun instalasi Pengajar Privat Memastikan guru9
IT & Operational
Melakukan kordinasi
dapat sampai
Pengajar
Administration
Koordinasi
guru privat bisa
pengantaran pengajar
diantarkan ke
Privat,
Pengantaran privat
mencapai tempat
privat yang dilakukan
tempat tujuan
Operational
dibantu
pembelajaran
oleh operational staff
dengan tepat
Staff
operational
waktu
H
supervisor
Melakukan pengawasan terhadap pekerjaan yang
Memastikan segala
dilakukan oleh IT
project/tugas yang 10
Supervisi IT Support
Support dan
dikerjakan oleh IT
memberikan bantuan
Support berjalan
jika IT Support
dengan baik
menghadapi kendala
Project dan tugas yang di kerjakan oleh IT
IT Support
Support berjalan
IT & Operational Administration
H
baik
dalam penyelesaian tugas/project
B. OPERATIONAL SUPERVISOR
NO
PROGRAM KERJA
TUJUAN
DESKRIPSI
PARAMETER
TARGET
PELAKSANA
WAKTU
Melakukan monitoring rutin terkain kondisi operational staff di setiap tempat.
Memastikan kegiatan
1
Monitoring Operational Staff
rutin operasional berjalan dengan baik,
Melakukan SIDAK
Melakukan pengawasan secara
sesuai standar
tidak langsung,
operasional
Kerapihan,keber
Operational
sihan kenyamanan dan keamanan kantor sudah
Supervisor Operational Staff
Dibantu oleh
Tentative
Koordinator
berjalan dengan
operasional
baik
H,
Memastikan semua sarana dan pelengkapan kantor sudah bersih,rapi,nyaman dan aman
2
Skill Training
Mempersiapkan
Melakukan pelatihan
operational staff
Operational
Operational
M,
B. OPERATIONAL SUPERVISOR
NO
PROGRAM KERJA
TUJUAN
DESKRIPSI
PARAMETER
TARGET
PELAKSANA
WAKTU
Melakukan monitoring rutin terkain kondisi operational staff di setiap tempat.
Memastikan kegiatan
1
Monitoring Operational Staff
rutin operasional berjalan dengan baik,
Melakukan SIDAK
Melakukan pengawasan secara
sesuai standar
tidak langsung,
operasional
Kerapihan,keber
Operational
sihan kenyamanan dan keamanan kantor sudah
Supervisor Operational Staff
Dibantu oleh
Tentative
Koordinator
berjalan dengan
operasional
baik
H,
Memastikan semua sarana dan pelengkapan kantor sudah bersih,rapi,nyaman dan aman
2
Skill Training
Mempersiapkan
operational staff agar
Melakukan pelatihan
pekerjaan rutin
dapat melakukan
terhadap staff baru,
pekerjaannya dengan
pelatihan
baik.
mengemudi, dan
Mengupgrade
pelatihan lain yang
kemampuan
diperlukan.
operational staff
Operational
Operational
M,
baru dapat
staff
Supervisor
Tentative
bekerja dengan baik
Dibantu oleh
Hasil dari
Koordinator dan
pelatihan dapat
Driver juga pihak
segera
yang diperlukan
operational staff agar
diterapkan di
dapat memenuhi
lapangan
kebutuhan di lapangan Project dapat berjalan lancar,
Briefing dan 3
Koordinasi Operational staff
Memberikan
Pelaksanaan briefing, rapat, sosialisasi, dan
informasi atau
koordinasi baik
memusyawarahkan
secara terpusat
suatu masalah
ataupun kondisional di cabang
Operational
Semua staff
Supervisor
operasional mengetahui kebijakan yang dikeluarkan
Operational
Dibantu oleh IT
M,B,
Staff
& Operational
Tentative
Administration
perusahaan,
dan Operational
Masalah dapat
Manager
terselesaikan dengan baik 4
Technical Support
Memberikan layanan
Membantu
Semua kegiatan
Kegiatan dan
Operational
H, Tentative
operational staff agar
pekerjaan rutin
dapat melakukan
terhadap staff baru,
pekerjaannya dengan
pelatihan
baik.
mengemudi, dan
Mengupgrade
pelatihan lain yang
kemampuan
diperlukan.
baru dapat
staff
Supervisor
Tentative
bekerja dengan baik
Dibantu oleh
Hasil dari
Koordinator dan
pelatihan dapat
Driver juga pihak
segera
yang diperlukan
operational staff agar
diterapkan di
dapat memenuhi
lapangan
kebutuhan di lapangan Project dapat berjalan lancar,
Briefing dan 3
Koordinasi Operational staff
Memberikan
Pelaksanaan briefing, rapat, sosialisasi, dan
informasi atau
koordinasi baik
memusyawarahkan
secara terpusat
suatu masalah
ataupun kondisional di cabang
Operational
Semua staff
Supervisor
operasional mengetahui kebijakan yang dikeluarkan
Operational
Dibantu oleh IT
M,B,
Staff
& Operational
Tentative
Administration
perusahaan,
dan Operational
Masalah dapat
Manager
terselesaikan dengan baik 4
Technical Support
Memberikan layanan
berupa bantuan teknis
Membantu
Semua kegiatan
Kegiatan dan
Operational
departemen lain yang
departemen atau
Project
Supervisor dan Tim
kepada
membutuhkan
perusahaan
departemen
departemen/divisi lain
bantuan dalam
berjalan dengan
dan
baik
perusahaan
menyelesaikan suatu
H, Tentative
kegiatan atau project Perangkat
5
Monitoring
Memastikan semua
Perangkat
perangkat operasional
Operasional Non IT
berjalan dengan baik
Pengawasan terhadap pemakaian dan perawatan perangkat operasional Non IT
operasional dapat berfungsi sebagaimana mestinya serta nyaman digunakan
6
semua perangkat
Perangkat
operasional Non IT
Operasional Non IT
mencapai nilai umur
7
Perangkat Non IT
Mendapatkan data seluruh inventaris perusahaan perangkat
Melakukan perawatan atau maintenance baik rutin atau tentative
pakai maksimal
Inventarisasi
operasional Non IT
Operational
(mobil,motor,
Supervisor
H, B
AC,kursi bangku,dll) Perangkat
Menjaga kondisi Maintenance
Perangkat
Semua sarana dan prasarana terawat
operasional Non IT (mobil, motor, AC, sarana belajar,
Operational Supervisor
H, M, B, T
dan Tim
dll)
Mendata seluruh perangkat operasional Non IT dari jumlah,
Kondisi barang
Perangkat
Operational
di lapangan
operasional
Supervisor
terdata
Non IT (mobil,
Dibantu oleh IT
B,T, Tentative
berupa bantuan teknis
departemen lain yang
departemen atau
Project
Supervisor dan Tim
kepada
membutuhkan
perusahaan
departemen
departemen/divisi lain
bantuan dalam
berjalan dengan
dan
baik
perusahaan
menyelesaikan suatu kegiatan atau project
Perangkat
5
Monitoring
Memastikan semua
Perangkat
perangkat operasional
Operasional Non IT
berjalan dengan baik
Pengawasan terhadap
pemakaian dan perawatan perangkat operasional Non IT
operasional dapat berfungsi sebagaimana mestinya serta nyaman digunakan
6
semua perangkat
Perangkat
operasional Non IT
Operasional Non IT
mencapai nilai umur
Melakukan
perawatan atau maintenance baik rutin atau tentative
pakai maksimal
7
Inventarisasi Perangkat Non IT
Mendapatkan data
operasional Non IT
Operational
(mobil,motor,
Supervisor
H, B
AC,kursi bangku,dll) Perangkat
Menjaga kondisi Maintenance
Perangkat
Semua sarana dan prasarana terawat
operasional Non IT (mobil, motor, AC, sarana belajar,
Operational Supervisor
H, M, B, T
dan Tim
dll) Mendata seluruh
seluruh inventaris
perangkat operasional
Kondisi barang
Perangkat
Operational
di lapangan
operasional
Supervisor
perusahaan perangkat
Non IT dari jumlah,
terdata
Non IT (mobil,
Dibantu oleh IT
Non IT
posisi dan kondisi
seluruhnya
motor, AC,
& Operational
kursi bangku,
Administation
B,T, Tentative
dll)
C. IT SUPPORT
NO
PROGRAM KERJA
TUJUAN
DESKRIPSI
PARAMETER
Hardware
Hardware
Hardware
Menyiapkan
Menyiapkan perangkat
Perangkat
kebutuhan perangkat
IT yang dibutuhkan
terinstall dan
IT agar berfungsi
setiap departemen
dapat berfungsi
sebagaimana mestinya
berupa:
dengan baik
guna menunjang
1
Instalasi Perangkat
operasional baik
IT
manajemen maupun
Printer
Software
dan fasilitas
Copier
Perangkat
umum (Siswa)
Scanner
terinstall dan
EDULAB
Telpon
dapat berfungsi
Fax
dengan baik
Software
Menyiapkan kebutuhan perangkat lunak agar berfungsi
SMS Gateway
SMR
Perangkat
PELAKSANA
Tiap Departemen
Perangkat Komputer
siswa EDULAB
TARGET
WAKTU
Tentatif IT Support dan Tim
disesuaikan dengan kebutuhan di lapangan
Non IT
posisi dan kondisi
seluruhnya
motor, AC,
& Operational
kursi bangku,
Administation
dll)
C. IT SUPPORT
NO
PROGRAM KERJA
TUJUAN
DESKRIPSI
PARAMETER
Hardware
Hardware
Hardware
Menyiapkan
Menyiapkan perangkat
Perangkat
kebutuhan perangkat
IT yang dibutuhkan
terinstall dan
IT agar berfungsi
setiap departemen
dapat berfungsi
sebagaimana mestinya
berupa:
dengan baik
guna menunjang
1
Instalasi Perangkat
operasional baik
IT
manajemen maupun
Printer
Software
dan fasilitas
Copier
Perangkat
umum (Siswa)
Scanner
terinstall dan
EDULAB
Telpon
dapat berfungsi
Fax
dengan baik
Software
Menyiapkan
kebutuhan perangkat
SMS Gateway
lunak agar berfungsi
SMR
sebagaimana mestinya
Jaringan IT
guna menunjang operasional baik manajemen maupun
Perangkat
Jaringan
Software
Perangkat
Menyiapkan perangkat
Jaringan IT
lunak yang dibutuhkan
siswa EDULAB
setiap departemen
terinstall dengan baik dan
berupa:
berfungsi,
Perangkat Jaringan IT
Memastikan kondisi Jaringan Perangkat
Aplikasi Office
Aplikasi Utility
EDULAB dapat
meliputi :
Wired LAN, Jaringan
Antivirus
Jaringan IT di
digunakan
Operating Sistem
berbentuk
Driver
Kabel
dan Aplikasi lainnya
Wireless LAN,
Telephony
Terciptanya sistem komunikasi yang baik dan sesuai kebutuhan di EDULAB
Perangkat Jaringan IT
Jaringan
Melakukan installasi
tanpa kabel /
Perangkat Jaringan IT di
HOTSPOT
EDULAB sebagai
Tidak terdapat
dampak dari adanya
gangguan
renovasi atau pendirian
jaringan
cabang baru EDULAB
Perangkat
PELAKSANA
Tiap Departemen
Perangkat Komputer
siswa EDULAB
TARGET
WAKTU
Tentatif IT Support dan Tim
disesuaikan dengan kebutuhan di lapangan
sebagaimana mestinya
Jaringan IT
guna menunjang operasional baik manajemen maupun
Jaringan
Software
Perangkat
Menyiapkan perangkat
Jaringan IT
lunak yang dibutuhkan
siswa EDULAB
setiap departemen
terinstall dengan baik dan
berupa:
berfungsi,
Perangkat Jaringan IT
Memastikan kondisi Jaringan Perangkat
Aplikasi Office
Aplikasi Utility
EDULAB dapat
meliputi :
Wired LAN, Jaringan
Antivirus
Jaringan IT di
digunakan
Operating Sistem
berbentuk
Driver
Kabel
dan Aplikasi lainnya
Wireless LAN,
Telephony
Terciptanya sistem komunikasi yang baik dan sesuai kebutuhan di EDULAB
Perangkat Jaringan IT
Jaringan
Melakukan installasi
tanpa kabel /
Perangkat Jaringan IT di
HOTSPOT
EDULAB sebagai
Tidak terdapat
dampak dari adanya
gangguan
renovasi atau pendirian
jaringan
cabang baru EDULAB
Perangkat
Mengecek Kondisi
Jaringan IT
Peralatan berupa :
yang berkaitan
Router, Switch Hub,
dengan masalah
Access Point, Kabel, dan
infrastruktur.
Modem.
(permasalahan
Melakukan penggantian
gangguan
peralatan bila diperlukan
internet diluar kuasa IT Support)
Telephony
Melakukan Installasi Telephony yang
Telephony
disesuaikan dengan
Berfungsinya
kebutuhan kantor sebagai
telephony di
dampak dari pentingnya
kantor dan
komunikasi
terselenggaranya suatu sistem komunikasi yang baik
2
Inventarisasi
Memiliki data
Melakukan inventarisasi
Semua peralatan
Peralatan dan
IT Support
Perangkat IT
mengenai peralatan-
dengan mendata serta
dan perangkat
perangkat di
dan Tim
B,T, Tentative
Mengecek Kondisi
Jaringan IT
Peralatan berupa :
yang berkaitan
Router, Switch Hub,
dengan masalah
Access Point, Kabel, dan
infrastruktur.
Modem.
(permasalahan
Melakukan penggantian
gangguan
peralatan bila diperlukan
internet diluar kuasa IT Support)
Telephony
Melakukan Installasi Telephony yang
Telephony
disesuaikan dengan
Berfungsinya
kebutuhan kantor sebagai
telephony di
dampak dari pentingnya
kantor dan
komunikasi
terselenggaranya suatu sistem komunikasi yang baik
2
Inventarisasi
Memiliki data
Melakukan inventarisasi
Semua peralatan
Peralatan dan
IT Support
Perangkat IT
mengenai peralatan-
dengan mendata serta
dan perangkat
perangkat di
dan Tim
peralatan yang
membuat denah peralatan
terdata
Kalimantan
berkaitan dengan IT
dan perangkat yang
Kartu Garansi
Peralatan dan
dari tiap
perangkat di Bengawan
Dapat mendeteksi
berhubungan dengan IT
kondisi
Melakukan pengarsipan
perangkat
fisik(keberadaan)
kartu garansi dari setiap
tersimpan
setiap perangkat IT
perangkat.
dengan baik
Melakukan pengarsipan
B,T, Tentative
Peralatan dan perangkat di Palasari
CD/DVD baik yang berkaitan dengan hardware (driver) maupun software Hardware
Mengupayakan setiap
komputer (hardware)
Maintenance
berfungsi dengan baik
Perangkat IT
dengan umur
fisik setiap komputer EDULAB berupa proses pembersihan
semaksimal mungkin
hardware dari debu dan kotoran
Software
Mengupayakan setiap
Komputer :
Melakukan perawatan
EDULAB dapat 3
Hardware
Hardware
Printer : Melakukan
Hardware
Komputer :
Hardware
Mengurangi
Komputer dan
tingkat
Printer di
kerusakan
setiap
IT Support dan
M, B,
hardware
departemen
Tim
Triwulan
yang
dan cabang
dikarenakan
EDULAB
karena kelalaian
Software
peralatan yang
membuat denah peralatan
berkaitan dengan IT
dan perangkat yang
Dapat mendeteksi
terdata
Kalimantan
Kartu Garansi
Peralatan dan
dari tiap
perangkat di Bengawan
berhubungan dengan IT
kondisi
Melakukan pengarsipan
perangkat
fisik(keberadaan)
kartu garansi dari setiap
tersimpan
setiap perangkat IT
perangkat.
dengan baik
Melakukan pengarsipan
Peralatan dan perangkat di Palasari
CD/DVD baik yang berkaitan dengan hardware (driver) maupun software Hardware
Mengupayakan setiap
komputer (hardware)
Maintenance
berfungsi dengan baik
Perangkat IT
dengan umur
Hardware
Mengurangi
Komputer dan
tingkat
Printer di
kerusakan
setiap
IT Support dan
M, B,
hardware
departemen
Tim
Triwulan
yang
dan cabang
dikarenakan
EDULAB
EDULAB berupa proses pembersihan hardware dari debu dan kotoran
Software
Hardware
Komputer :
fisik setiap komputer
semaksimal mungkin
Mengupayakan setiap
Komputer :
Melakukan perawatan
EDULAB dapat 3
Hardware
Hardware
karena
Printer : Melakukan
kelalaian
Software
software komputer
pemeliharaan dan
pengguna
Komputer di
EDULAB dapat
perawatan setiap
bukan
setiap
berfungsi dengan baik
printer di EDULAB
dikarenakan
departemen
dan lancar guna
berkaitan dengan
umur barang
dan cabang
menunjang aktifitas
kegiatan sebagai
Printer :
EDULAB
pengguna
berikut :
Perangkat Jaringan IT
Mengupayakan
permasalahan
Perangkat
pengisian tinta
printer
Jaringan IT
service bila
sebagai mana
Jaringan
diperlukan
sering terjadi
Perangkat
sebelumnya,
Jaringan IT di
yakni:
setiap cabang
Software
berfungsi dengan baik dan memiliki umur pakai yang maksimal Meminimalisir terjadinya kerusakan perangkat yang dapat
Tidak terjadi
cleaning
perangkat jaringan LAN EDULAB dapat
Printer
Melakukan perawatan
baru
software sesuai SOP
cepat
Melakukan updating
rusak
antivirus pada setiap
operasion
komputer
mengganggu aktivitas
Melakukan proses
EDULAB
scanning virus
Cost
al printer tinggi
Kondisi
EDULAB
software komputer
pemeliharaan dan
pengguna
Komputer di
EDULAB dapat
perawatan setiap
bukan
setiap
berfungsi dengan baik
printer di EDULAB
dikarenakan
departemen
dan lancar guna
berkaitan dengan
umur barang
dan cabang
menunjang aktifitas
kegiatan sebagai
Printer :
EDULAB
pengguna
berikut :
Perangkat Jaringan IT
Mengupayakan
permasalahan
Perangkat
pengisian tinta
printer
Jaringan IT
service bila
sebagai mana
Jaringan
diperlukan
sering terjadi
Perangkat
sebelumnya,
Jaringan IT di
yakni:
setiap cabang
Software
berfungsi dengan baik dan memiliki umur pakai yang maksimal Meminimalisir terjadinya kerusakan perangkat yang dapat
Tidak terjadi
cleaning
perangkat jaringan LAN EDULAB dapat
Printer
Melakukan perawatan
baru
software sesuai SOP
cepat
Melakukan updating
rusak
antivirus pada setiap
operasion
komputer
mengganggu aktivitas
Melakukan proses
EDULAB
scanning virus
al printer tinggi
Perangkat Jaringan IT
Melakukan pengencekan
Cost
Kondisi
printer tidak baik
jaringan Perangkat Jaringan IT sesuai
Software
dengan SOP Kondisi Melakukan perawatan jaringan Perangkat
komputer optimal
Jaringan IT sesuai dengan SOP
Meminimalisir proses penularan virus melalui komputerkomputer yang ada di EDULAB
Perangkat Jaringan IT
Kondisi jaringan LAN baik berupa wired maupun wireless
EDULAB
Perangkat Jaringan IT
Melakukan pengencekan
printer tidak baik
jaringan Perangkat Jaringan IT sesuai
Software
dengan SOP Kondisi Melakukan perawatan jaringan Perangkat
komputer optimal
Jaringan IT sesuai dengan SOP
Meminimalisir proses penularan virus melalui komputerkomputer yang ada di EDULAB
Perangkat Jaringan IT
Kondisi jaringan LAN baik berupa wired maupun wireless
berfungsi dengan baik Monitoring Penggunaan Perangkat IT seperti komputer, printer, jaringan Perangkat Jaringan IT, dan Telephony agar
4
Monitoring
tidak terjadi kesalahan
Penggunaan
pemakaian yang
Perangkat IT
mengakibatkan rusaknya perangkat IT
Melakukan pengawasan
Kondisi
penggunaan seluruh
perangkat IT
Seluruh
IT Support dan
perangkat IT sesuai
dalam keadaan
Perangkat IT
Tim
dengan SOP yang ada
Optimal
Setiap masalah yang
Perangkat IT
Pengguna
dihadapi oleh pengguna
yang digunakan
Perangkat IT
IT di edulab dilayani
oleh pelapor
dan Perangkat
dengan baik dan cepat
kembali berjalan
IT
H
Meminimalisir terjadinya kerusakan perangkat IT yang diakibatkan oleh pengguna Memberikan 5
Troubleshooting
pelayanan terhadap pengguna perangkat
IT Support
H
berfungsi dengan baik Monitoring Penggunaan Perangkat IT seperti komputer, printer, jaringan Perangkat Jaringan IT, dan Telephony agar
4
Melakukan pengawasan
Kondisi
penggunaan seluruh
perangkat IT
Seluruh
IT Support dan
perangkat IT sesuai
dalam keadaan
Perangkat IT
Tim
dengan SOP yang ada
Optimal
Setiap masalah yang
Perangkat IT
Pengguna
dihadapi oleh pengguna
yang digunakan
Perangkat IT
IT di edulab dilayani
oleh pelapor
dan Perangkat
dengan baik dan cepat
kembali berjalan
IT
IT yang mengalami
sehingga tidak
dengan baik
kesulitan atau “error”
mengganggu pekerjaan
dalam menggunakan
yang sedang berlangsung
Monitoring
tidak terjadi kesalahan
Penggunaan
pemakaian yang
Perangkat IT
mengakibatkan rusaknya perangkat IT
H
Meminimalisir terjadinya kerusakan perangkat IT yang diakibatkan oleh pengguna Memberikan 5
Troubleshooting
pelayanan terhadap pengguna perangkat
IT Support
H
perangkat IT Menghasilkasn riset-riset yang aplikatif, Membangun dan
6
RnD Projek
inovatif dan
Tentatif
mengembangkan IT
Melakukan Riset dan
kreatif yang
EDULAB dengan
Development terkait
tidak hanya
Tim Dep.
membuat proyek-
kebutuhan IT di
mengedepankan
Operational
proyek pengembangan
EDULAB
aspek kegunaan,
IT
disesuaikan dengan kebutuhan di lapangan
tapi juga estetika keindahan juga tampilan
Tercapainya transfer 7
Coaching Clinic
of knowledge berkaitan dengan IT yang diperlukan oleh
Memberikan kursus singkat sesuai dengan topik yang diperlukan
Departemen/divi si yang bersangkutan memahami dan
Departemen/Di visi di EDULAB
Tentatif IT Support dan
disesuaikan
Tim
dengan kebutuhan
IT yang mengalami
sehingga tidak
kesulitan atau “error”
mengganggu pekerjaan
dalam menggunakan
yang sedang berlangsung
dengan baik
perangkat IT Menghasilkasn riset-riset yang aplikatif, Membangun dan
6
RnD Projek
inovatif dan
Tentatif
mengembangkan IT
Melakukan Riset dan
kreatif yang
EDULAB dengan
Development terkait
tidak hanya
Tim Dep.
membuat proyek-
kebutuhan IT di
mengedepankan
Operational
proyek pengembangan
EDULAB
aspek kegunaan,
IT
disesuaikan dengan kebutuhan di lapangan
tapi juga estetika keindahan juga tampilan
Tercapainya transfer 7
Coaching Clinic
of knowledge berkaitan dengan IT
Memberikan kursus singkat sesuai dengan topik yang diperlukan
Departemen/divi si yang bersangkutan
Departemen/Di visi di EDULAB
Tentatif IT Support dan
disesuaikan
Tim
dengan
yang diperlukan oleh
memahami dan
kebutuhan
divisi/departemen
dapat
di lapangan
yang bersangkutan
mengaplikasika
Memastikan pengguna Perangkat IT tahu dan paham cara menggunakan perangkat IT yang baik dan benar bukan hanya tahu cara memakainya
n materi kursus
divisi/departemen
dapat
yang bersangkutan
mengaplikasika
di lapangan
n materi kursus
Memastikan pengguna Perangkat IT tahu dan paham cara menggunakan perangkat IT yang baik dan benar bukan hanya tahu cara memakainya
III.
REALISASI PROGRAM KERJA DIVISI
A. IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION NO
PROGRAM KERJA
REALISASI
Melakukan administrasi pengajuan
dana untuk keperluan berjalannya 1
STATUS
kegiatan EDULAB
Administrasi Departemen
Melakukan administrasi report
Program sudah berjalan dengan sangat baik. Skala : 100%
pemakaian dana dari project project yang telah dilakukan Mengumpulkan data-data barang
2
inventaris operasional, baik yang
Administrasi Barang
IT maupun non IT yang
Inventaris
didapatkan dari Operational Supervisor dan IT Support
Melakukan penjadwalan rapat mingguan operational department.
Program sudah berjalan, tapi masih menemui beberapa kendala. Skala : 50%
Program sudah berjalan,
III.
REALISASI PROGRAM KERJA DIVISI
A. IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION NO
PROGRAM KERJA
REALISASI
Melakukan administrasi pengajuan
dana untuk keperluan berjalannya 1
STATUS
kegiatan EDULAB
Administrasi Departemen
Melakukan administrasi report
Program sudah berjalan dengan sangat baik. Skala : 100%
pemakaian dana dari project project yang telah dilakukan Mengumpulkan data-data barang
2
inventaris operasional, baik yang
Administrasi Barang
IT maupun non IT yang
Inventaris
didapatkan dari Operational Supervisor dan IT Support
Melakukan penjadwalan rapat mingguan operational department.
3
Rapat Internal
Mengumpulkan tim operational yang akan terlibat dalam rapat.
Program sudah berjalan, tapi masih menemui beberapa kendala. Skala : 50%
Program sudah berjalan, tapi masih menemui beberapa kendala. Skala : 70%
Membuat notulensi haris rapat Melakukan administrasi tagihan overhead bulanan cabang
4
Administrasi Overhead
Melakukan penagihan ke bagian
Program berjalan dengan
keuangan tiap cabang dan
baik.
collecting dana
Skala : 100%
Bulanan Cabang
Membuat report total realisasi overhead bulanan cabang
Melakukan pengambilan
keuntungan kantin yang bersumber 5
Administrasi Pendapatan
dari non kupon dan pencairan
Kantin
kupon
Melakukan pencatatan jumlah belanja, pendapatan dari siswa,
Program ini sudah berjalan dengan baik, tapi masih menghadapi beberapa kendala. Skala : 85%
pendapatan dari kupon dan total keuntungan kantin Membuat report pendapatan kantin
selama 1 minggu Melakukan administrasi milis dari
segi data karyawan. Jika ada 6
Administrasi Milis
perubahan karyawan
Manajemen
(masuk/keluar) maka juga diadakan perubahan pada daftara
Program berjalan dengan baik. Skala : 100%
anggota Melakukan penambahan konten
7
web EDULAB
Administrasi Web
Melakukan optimalisasi web EDULAB
Administrasi SMS
Gateway
dengan baik dikarenakan masih terdapat beberapa kekurangan. Skala : 50%
Melakukan Instalasi SMS Gateway
8
Program belum berjalan
di komputer admin cabang
Program ini sudah berjalan
Menyelesaikan troubleshooting
dengan baik.
yang berkaitan dengan SMS
Skala : 100%
Gateway
Melakukan koordinasi dengan
admin privat terkait pengajar privat yang akan mengajar di rumah dengan membutuhkan pengantaran 9
Koordinasi Pengantaran
dari operational staff.
privat
Koordinasi dengan Operational
Program ini sudah berjalan dengan baik. Skala : 100%
Supervisor terkait Operational Staff yang akan ditunjuk untuk mengantar guru privat
10
Supervisi IT Support
Monitoring tugas & project yang di kerjakan IT Support
Membantu IT Support dalam
Program ini sudah berjalan. Skala : 100%
menyelesaikan tugas dan project
B. OPERATIONAL SUPERVISOR NO
PROGRAM KERJA
REALISASI
Melakukan SIDAK
Melakukan pendataan ( oleh
STATUS
koordinator operasional)bagi
1
staff operasional yang akan
Monitoring Operational
keluar, baik tugas atau main
Staff
Sudah berjalan 60%
Melakukan peneguran langsung
untuk staff yang kurang teliti dalam mengerjakan pekerjaannya Pelatihan kerja rutin operasional
2
terhadap staff baru
Skill Training
Pelatihan mengemudi staff operasional
3
Sudah berjalan baik,cuman masih sering ditemui kurang optimalnya kinerja staff operasional,baru berjalan 80 %
Melaksanakan briefing rutin ( M,B dan Tentative)
Briefing & Koordinasi
Operational Staff
Koordinasi dengan operational
Sudah berjalan dengan baik
staff apabila ada project dari departemen atau perusahaan
4
Support kegiatan project departemen lain,baik jadi
Technical Support
eksekutor atau pendukung
Sudah berjalan dengan baik
terlaksananya project tersebut
5
operasional Non IT
Monitoring Perangkat Operational Non IT
Pengecekan perangkat
Mengingatkan Operational staff tentang jadwal maintenance kendaraan operasional
Sudah berjalan 45%
Membuat CAR CARD sebagai bentuk pengendalian pemakaian
6
mobil operasional
Maintenance Perangkat Operational Non IT
Membuat penjadwalan maintenance AC
Keberjalannya sudah baik tinggal meningkatkan koordinasi dengan koordinator cabang
Reparasi perangkat pendukung pembelajaran
7
Inventarisasi Perangkat
Melakukan pendataan perangkat perangkat Non IT diseluruh
Operational Non IT
Sudah berjalan 50%
cabang
C. IT SUPPORT NO
PROGRAM KERJA
REALISASI
1.
Installasi Perangkat IT
Terinstallnya Komputer, Jaringan Perangkat Jaringan IT, serta Telephony di EDULAB
Menyusun daftar inventaris peralatan IT lengkap dengan
2.
Inventarisasi Perangkat IT
spesifikasi produk
Terinstal dengan baik dan benar Skala : 95%
Inventarisasi dan penomoran berjalan dengan sedikit kendala
Melakukan pengarsipan CD/DVD dalam satu Bag
STATUS
Skala : 65%
Update dan maintenance software
3.
Maintenance Perangkat IT
Penerbitan SOP Pengguna Printer dan sosialisasinya
Sosialisasi penggunaan
Berjalan dengan cukup lancar Skala : 75%
telephony
4.
Monitoring Penggunaan perangkat IT
Melakukan kerjasama dengan koordinator cabang dan pengguna
Berjalan dengan adanya kendala
perangkat IT
Skala : 50%
Melakukan penanganan masalah yang dialami oleh pengguna 5.
Berjalan dengan baik dan
perangkat IT secara cepat dan
Troubleshooting
sesuai dengan fungsi
tepat sehingga tidak Skala : 100%
menghambat pekerjaan pengguna perangkat IT
6.
RnD Projek
Pengerjaan proyek optimizing
Berjalan dengan kendala Skala : 50%
web EDULAB Memberikan pengarahan kepada
7.
Coaching Clinic
para pengguna perangkat IT
Berjalan dengan lamban
tentang cara menggunakan
Skala : 15%
perangkat IT baik secara personal maupun masal
IV.
EVALUASI PROGRAM KERJA DIVISI
A. IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION NO
PROGRAM KERJA
1
Administrasi Departemen
REALISASI
Sudah berjalan dengan baik
Sudah berjalan, tetapi belum semua barang terinventarisasi dikarenakan belum melibatkan
2
korrdinator staff operasional cabang.
Administrasi Barang Inventaris
Terdapat kurangnya koordinasi dari Operational Supervisor dan IT Support terhadap barang-barang apa saja yang sudah di inventarisasi
Kadang rapat internal mingguan yang sudah berjalan, tidak terlaksana dikarenakan dari karyawan Operational
3
Rapat Internal
Departement mendapat tugas mendadak pada saat rapat internal.
Kadang rapat internal melebihi jadwal yang sudah
ditentukan 4
Administrasi Overhead
Bulanan Cabang
Tidak terdapat masalah dalam pembuatan overhead bulanan cabang.
Dalam pembuatan report pendapatan kantin sering terjadi masalah di pencairan kupon. Dimana kadang kupon yang
5
Administrasi Pendapatan
telat masuk ke HCGA untuk dibikin pengajuan
Kantin
pencairannya / HCGA telat mengajukan pencairan kupon ke bagian keuangan / cek dari bagian keuangannya baru sampai ke HCGA di hari senin atau selasa.
6
Administrasi Milis Manajemen
Masalah yang dihadapi adalah operational department kadang tidak mendapat report dari HCGA tentang karyawan yang masuk/keluar.
7
Administrasi Web
Belum adanya mekanisme untuk administrasi web Edulab
Masalah yang sering dihadapi adalah matinya SMS Gateway yang dikarenakan kabel powernya tersenggol sehingga tercabut.
8
Administrasi SMS Gateway
Selain itu kadang dari computer lain tidak bisa mengakses SMS Gateway. Hal ini dikarenakan jaringan LAN di computer tempat SMS Gateway terinstal sedang bermasalah
Hal yang sering terjadi ketika ada 3 pengantaran privat dengan jam yang berdekatan, tapi tempatnya saling berjauhan. Contoh jam 13.00 di kopo, jam 14.30 di cimahi dan jam 14.30 di kopo. Hal ini berakibat dari IT & Operational Administration dan Operational
9
Koordinasi Pengantaran privat
Supervisor binggung menentukan pengantarannya dikarenakan keterbatasan kendaraan dan Operational Staff.
Dari privat kadang menunjuk langsung ke Operational Staff tanpa melalu jalur yang seharusnya. Yaitu mela lui IT&Operational Administration.
10
Supervisi IT Support
Kurangnya koordinasi dari IT Support ke IT & Operational
Administration
B. OPERASIONAL SUPERVISOR NO
PROGRAM KERJA
EVALUASI
System monitoring masih belum berjalan optimal
Masih adanya kurang ketelitian dari beberapa staff operasional dalam pengerjaan rutinitas operasional seperti
1
masih belum maximalnya proses pembersihan dan
Monitoring Operational Staff
perapihan baik tempat belajar atau tempat kerja karyawan
Komunikasi antar staff operasional belum berjalan baik,yang kadang membuat miss communication,sehingga menyebabkan proses pengerjaan jadi lama bahkan pending
2
Skill Training
Penerapan dari pelatihan berjalan baik diawal,namun mulai menurun pada saat memasuki bulan ke 3 pasca pelatihan
3
4
Briefing & Koordinasi Operational Staff
Seringnya jadwal briefing yang
Pelaksanaanya sering terkendala masalah banyaknya
Technical Support
kerjaan disaat bersamaan atau permintaan yang mendadak serta waktu yang minimal
5
Pengontrolan terhadap perangkat operasional Non IT sudah berjalan,tapi belum maximal,masih terdapat kendala
Monitoring Perangkat
teknis dalam pelaksananya
Operational Non IT
Sering terjadi reposisi perangkat operasional tanpa konfirmasi ke departemen operasional
6
Tidak terkontrolnya jadwal maintenance
Team yang melakukan maintenance sering tidak tepat
Maintenance Perangkat Operational Non IT
waktu
7
Inventarisasi Perangkat Operational Non IT
Proses pendataan semua inventaris kantor sudah berjalan tapi dikarenakan banyaknya kegiatan operasional sehingga proses inventarisasi ini terhenti sementara
C. IT SUPPORT NO
PROGRAM KERJA
EVALUASI
Bertambahnya waktu instalasi sering kali disebabkan oleh kerusakan yang timbul akibat kotornya perangkat IT atau
1.
proses pemindahanan yang tidak dilakukan secara baik,
Installasi Perangkat IT
maka dari itu harus lebih diperhatikan lagi tentang kebersihan perangkat IT dan kehati-hatian dalam memindahkan perangkat IT
Belum adanya koordinasi antara pengguna perangkat IT, koordinator staff dan IT Support dalam hal ini yang
2.
Inventarisasi Perangkat IT
menyebabkan lamanya proses inventarisasi yang harusnya dapat berjalan dengan cepat jika dilakukan dengan kerjasama
Faktor kebersihan dibagian dalam komputer sering terlupakan oleh pengguna sehingga kadang kala merusak atau memperlambat kinerja komputer tersebut
Belum terbitnya SOP Penanggungjawab Printer yang menyulitkan penanggungjawab printer mengambil tindakan dalam menangani masalah pada printer
3.
Maintenance Perangkat IT
Belum terbitnya SOP Maintenance Perangkat Jaringan IT sehingga perawatan pada perangkat jaringan IT belum terlaksana dengan baik
Banyaknya karyawan dan sedikitnya waktu yang hanya memungkinkan penjelasan singkat mengenai penggunaan perangkat IT dan belum secara menyeluruh
4.
Monitoring Penggunaan perangkat IT
Kerjasama dengan koordinator cabang dan pengguna perangkat IT belum berjalan sempurna sehingga sulit untuk memonitoring seluruh perangkat IT pada saat ini
5.
Troubleshooting
6.
Pengerjaan proyek optimizing web edulab tersendat dikarenakan kurangnya waktu yang dapat dialokasikan
RnD Projek
untuk pendalaman tema-tema dari website edulab yang sudah didapatkan
7.
Coaching Clinic
Proses penyampaian informasi baru pada tahap “personal” belum secara masal
V.
REKOMENDASI A. IT & OPERATIONAL ADMINISTRATION
NO
PROGRAM KERJA
1
Administrasi Departemen
2
REKOMENDASI
Sudah berjalan dengan baik
Perlu bantuan dari koordinator operasional dalam
Administrasi Barang Inventaris
membantu inventarisasi barang. Agar tugas Operational Supervisor dan IT Support bisa terbantu.
3
4
Rapat Internal Administrasi Overhead
Kalau bisa setiap karyawan Operational Departement bisa mempending dulu jika ada kegiatan mendadak.
Bulanan Cabang
Tidak terdapat masalah dalam pembuatan overhead bulanan cabang.
Dari Operational Departement akan coba langsung yang mengambil kupon dan menyerahkan ke HCGA. Dengan ini diharapkan keterlambatan kupon masuk ke HCGA akan
5
Administrasi Pendapatan Kantin
teratasi.
Untuk keterlambatan dari HCGA mengajukan pencairan dana ke bagian keuangan dan pencairan dana dari bagian keuangan akan coba dimonitoring oleh Operational Supervisor
6
Administrasi Milis Manajemen
7
Administrasi Web
Admin HCGA dan Admin Operasional harus senantiasa berkomunikasi tentang perubahan karyawan di EDULAB.
Perlu adanya spare waktu untuk administrasi web
8
Administrasi SMS Gateway
Kabel power di letakkan di tempat yang mungkin tidak tersenggol sesuatu.
Hardware SMS Gateway lebih baik diletakkan
Hal yang sering terjadi ketika ada 3 pengantaran privat dengan jam yang berdekatan, tapi tempatnya saling berjauhan. Contoh jam 13.00 di kopo, jam 14.30 di cimahi
9
Koordinasi Pengantaran privat
dan jam 14.30 di kopo. Hal ini berakibat dari admin IT & Operational Administration dan Operational Supervisor binggung menentukan pengantarannya dikarenakan keterbatasan kendaraan dan Operational Staff.
10
Supervisi IT Support
IT Support harus senantiasa ada koordinasi dengan IT & Operational Administration
B. OPERATIONAL SUPERVISOR NO
PROGRAM KERJA
REKOMENDASI
1
Perlu ada saran dan kritik (yang membangun tentunya),supaya kekurangan atau kesalahan yang
Monitoring Operasional Staff
dilakukan staff operasional dalam bekerja bisa cepat diperbaiki
Perlu ada study banding mengenai standar operasional yang diterapkan diperusahaan pada umumnya
2
Skill Training
Perlu ada pelatihan khusus misalnya pelatihan tata krama,pelatihan membaca al-quran bagi yang belum benar mambacanya,dll
3
4
Briefing & Koordinasi Operational Staff
Tidak ada
Setiap permintaan bantuan dari departemen lain harus
Technical Support
masuk dulu ke departemen operasional,supaya pelaksanannya bisa lebih teratur dan berjalan dengan baik
5 6
Monitoring Perangkat Operational Non IT Maintenance Perangkat Non IT
Tidak ada
Tidak ada
7
Inventarisasi Perangkat Operational Non IT
Setiap pemindahan perangkat kantor diharapkan dikonfirmasi terlebih dahulu ke departemen operasional,agar data inventarisasi bisa terupdate
C. IT SUPPORT No.
1.
Program Kerja
Installasi Perangkat IT
Rekomendasi
Diperlukan adanya spare-part untuk perangkat IT yang memiliki kemungkinan rusak tinggi seperti :
2.
Inventarisasi Perangkat IT
Ram Power supply Kabel-kabel Processor Fan Casing Fan
Diperlukan kerjasama dengan koordinator dan pengguna perangkat IT terkait untuk mempercepat proses inventarisasi perangkat IT Kerjasama yang dimaksudkan adalah bahwa koordinator bertanggung jawab atas barang-barang IT secara umum pada tempat ia bekerja, dan para pengguna perangkat IT bertanggung jawab atas perangkat yang mereka gunakan. Bertanggung jawab dalam hal ini adalah menjaga kebersihan dan merawat perangkat IT tersebut. Kemudian diharapkan masing-masing pihak mampu melakukan pendataan atas perangkat yang dipertanggungjawabkan kemudian bekerja sama dengan pihak IT Support untuk melakukan pendataan perangkat
3.
Maintenance Perangkat IT
Perlu dilakukan maintenance hardware secepatnya mengingat kondisi hardware perangkat IT sekarang sudah cukup mengkhawatirkan Penerbitan SOP PJPrinter harus dilakukan secepatnya agar pemeliharaan dan tata cara perawatan printer dapat diimplementasikan secepatnya Kerjasama dengan rekan-rekan kerja di EDULAB sangat diharapkan dalam kegiatan sosialisasi SOP nanti
4.
Monitoring Penggunaan perangkat IT
Kerjasama antara IT support dengan koordinator cabang juga dengan pengguna perangkat IT harus segera direalisasikan
demi berjalannya program kerja ini 5.
IT Troubleshooting & Support Centre
6.
RnD Projek
Diperlukan waktu yang intensif untuk mengembangkan website EDULAB
7.
Coaching Clinic
Diperlukannya kerjasama dengan pihak-pihak pengguna perangkat IT
