PERANCANGAN PERANCANGAN SISTEM PENGELOLAAN SURAT DI BAPPEDA LITBANG KABUPATEN PEMALANG BERBASIS WEB
LAPORAN KERJA PRAKTEK
LEMBAR PENGESAHAN KERJA PRAKTEK
Judul
: PERANCANGAN SISTEM PENGELOLAAN SURAT DI BAPPEDA LITBANG KABUPATEN PEMALANG BERBASIS WEB
Tempat KP
: BAPPEDA PEMALANG
Alamat
: Jl. Jend. Sudirman Tim. No.64, Wanarejan Sel., Taman Kabupaten Pemalang, Jawa Tengah 52361, Indonesia
Waktu Pelaksanaan
: 20-02-2017 – 20-02-2017 – 10-03-2017 10-03-2017
Pelaksana
: Iqbal Ulul Azmi / 14.240.0261
Telah disetujui oleh :
Dosen Pembimbing,
Pembimbing Perusahaan,
LEMBAR PENGESAHAN KERJA PRAKTEK
Judul
: PERANCANGAN SISTEM PENGELOLAAN SURAT DI BAPPEDA LITBANG KABUPATEN PEMALANG BERBASIS WEB
Tempat KP
: BAPPEDA PEMALANG
Alamat
: Jl. Jend. Sudirman Tim. No.64, Wanarejan Sel., Taman Kabupaten Pemalang, Jawa Tengah 52361, Indonesia
Waktu Pelaksanaan
: 20-02-2017 – 20-02-2017 – 10-03-2017 10-03-2017
Pelaksana
: Iqbal Ulul Azmi / 14.240.0261
Telah disetujui oleh :
Dosen Pembimbing,
Pembimbing Perusahaan,
LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN HASIL
LAPORAN KERJA PRAKTEK PERANCANGAN SISTEM PENGELOLAAN SURAT DI BAPPEDA LITBANG KABUPATEN PEMALANG BERBASIS WEB Saya yang bertanda dibawah ini : Iqbal Ulul Azmi 14.240.0261
Menyatakan bahwa seluruh Laporan Kerja Praktek ini adalah hasil karya saya sendiri.Apabila dikemudian hari terbukti seluruh atau sebagian karya ini bukan karya sendiri maka saya siap menanggung resiko dan konsekuensi apapun. Demikian surat pernyataan ini saya buat,semoga dapat digunakan sebagaimana
KATA PENGANTAR Puji syukur kepada Tuhan Yang Maha Esa atas terselesaikannya Kerja Praktek yang berjudul PERANCANGAN SISTEM PENGELOLAAN SURAT DI BAPPEDA LITBANG KABUPATEN PEMALANG BERBASIS WEB sesuai dengan yang direncanakan. Penulis mengucapkan banyak terima kasih kepada : 1. Dicke JSH Siregar, M.Kom, selaku Ketua STMIK Widya Pratama Pekalongan 2. Much. Rifqi Maulana M.Kom, selaku Ketua Program STUDI TEKNIK INFORMATIKA 3. Ristiyanah S.Kom, selaku pembimbing yang telah membimbing selama penyusunan Laporan Kerja Praktek 4. Dra. Titien S. Soebari, M.Ed., Ph.D ( Kepala Unit Litbang BAPPEDA ), selaku pembimbing dari perusahaan yang telah membimbing selama Kerja Praktek 5. Ir. Sudaryono, CES , selaku Pimpinan/Direktur Perusahaan tempat pelaksanaan Kerja Praktek
DAFTAR ISI
KERJA PRAKTEK ................................................ ....................................................... 2 LEMBAR PERNYATAAN KEASLIAN HASIL ........................................................ 3 KATA PENGANTAR .................................................................................................. 4 DAFTAR ISI ................................................ ................................................................. 5 DAFTAR RIWAYAT HIDUP ................................................ ...................................... 7 BAB I ....................................................................................... ..................................... 8 PENDAHULUAN ........................................................................................................ 8 A. Latar Belakang ................................................................................................... 8 B. Perumusan Masalah ........................................................................................... 9 C. Tujuan dan Manfaat ......................................................................................... 10 1.
Tujuan
10
C. Karakteristik Sistem ......................................................................................... 13 D. Klasifikasi Sistem ................................................ ............................................ 14 E. Pengertian Surat ................................................... ............................................ 15 1.
Pengertian Surat - Menyurat .............................................. ........................... 15
2.
Bagian – Bagian Surat .............................................. .................................... 16
F.
Website.............................................. ............................................................... 18 1.
Definisi Website ............................................... ............................................ 18
2.
Definisi Web Menurut Para Ahli................................................ .................. 19
G. PHP ................................................... ............................................................... 19 H. Metode Pengumpulan Data ................................................... ........................... 20 1.
Wawancara ................................................................................................... 20
2.
Observasi ................................................. ..................................................... 21
3.
Teknik Dokumenter .................................................. .................................... 23
DAFTAR RIWAYAT HIDUP
NAMA
: Iqbal Ulul Azmi
TEMPAT / TGL. LAHIR
: Pemalang / 23 – 09 - 1995
AGAMA
: Islam
ALAMAT
: Ds. Sikayu RT 01 / RW 01 Kec. Comal : Kab. Pemalang 52363
TELP/HP
: 085642757880
RIWAYAT PENDIDIKAN
1. STMIK Widya Pratama, Teknik Informatika, 2014 - S ampai Sekarang 2. SMK Nusantara 1 Comal, 2011 - 2014 3. SDN 03 Sidorejo Comal, 2005 - 2011
RIWAYAT PEKERJAAN
BAB I PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah disingkat Bappeda, adalah lembaga teknis daerah dibidang penelitian dan perencanaan pembangunan daerah yang dipimpin oleh seorang Kepala Badan yang berada dibawah dan bertanggung jawab kepada Gubernur atau Bupati atau Walikota melalui Sekretaris
Daerah.
Badan
Gubernur/Bupati/Walikota
ini
dalam
mempunyai
tugas
penyelenggaraan
pokok
membantu
Pemerintahan
Daerah
dibidang penelitian dan perencanaan pembangunan daerah serta penilaian atas pelaksanaannya. Bappeda juga berperan aktif dalam perumusan teknis baik bersifat teknokratik, partisipatif, dan proses top-down dan botton-up dalam lingkup perencanaan pembangunan daerah. Bappeda Kabupaten Pemalang berlokasi di Jalan Jenderal Sudirman Timur No.64, Wanarejan Selatan, Kec.
adanya satu tempat pokok yang mampu di akses oleh masing – masing pegawai di sub bagian Litbang ini. Kemudian akan terjadi kesalahan ketika salah seorang pegawai yang menyimpan file surat penting tidak berangkat sedangkan file tersebut masih tersimpan di flashdisk milik pegawai tersebut. Pengelolaan surat yang di lakukan di BAPPEDA Litbang dengan 5 orang pegawai sering terjadi kesalahan, baik dalam mencari surat yang terkadang terlupa tempat penyimpanannya, penyimpanan surat yang masih bersifat fisik maupun untuk proses pengelolaan surat yang cenderung tidak terpusat dalam satu sistem. Sistem pengelolaan surat yang akan di buat ini, nantinya akan lebih memusatkan kinerja para pegawai sehingga tidak akan ada lagi pegawai yang bekerja secara individu yang sebelumnya sangat menyusahkan pegawai yang lain. Sistem ini juga akan lebih memudahkan pegawai dalam meback-up surat yang ada, memudahkan proses pencarian data surat. Dengan perancangan yang akan terproses ini, maka diharapkan akan dapat mengurangi kesalahan-kesalahan yang biasa terjadi, menyempurnakan proses yang telah ada, sistem kerja yang akan mulai terpusat dalam satu sistem sehingga akan lebih memudahkan kinerja
C. Tujuan dan Manfaat
1. Tujuan Terbentuknya Perancangan Sistem Pengelolaan Surat Di Bappeda Litbang Kabupaten Pemalang Berbasis Web 2. Manfaat Mempermudah pembuatan Sistem Pengelolaan Surat Di Bappeda Litbang Kabupaten Pemalang Berbasis Web.
D. Metodologi Pengambilan Data
1. Wawancara Wawancara digunakan dalam metode pengambilan data apabila ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan di analisis serta apabila ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah responden yang sedikit atau kecil. Berikut
2. Observasi Metode pengambilan data dengan cara observasi merupakan teknik yang digunakan dengan cara mengamati objek yang diteliti secara langsung dan
kemudian mengambil data yang dibutuhkan. Metode pengambilan data
dengan observasi digunakan bila data yang di butuhkan terkait dengan perilaku manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar. Pada teknik observasi, data yang dapat di peroleh di BAPPEDA Pemalang adalah mengenai pola pekerjaan, sistem komunikasi antar sesame pegawai dalam menyelesaikan persuratan. 3. Teknik Dokumenter Pengumpulan data dengan teknik dokumentasi dilakukan dengan menelusuri berbagai macam dokumen antara lain buku, majalah, koran, notulen rapat, peraturan-peraturan dan sumber informasi lain. Teknik dokumenter dapat digunakan dalam penelitian kuantitatif dan kualitiatif. Banyak arsip mengenai surat masuk dan surat keluar di BAPPEDA Pemalang, sehingga dengan mudah dapat di peroleh informasi dengan
BAB II TINJAUAN PUSTAKA
A. Perancangan
Kata perancangan dalam Kamus Lengkap Inggris-Indoensia, karya hasinta Sintawati Sudjana, adalah “ plane” yang juga di artikan dengan rencana dan perencanaan. Di sisi lain, ia juga menggunakan istilah “ prepare” yang berarti mempersiapkan, menyediakan dan mengelola. Masing-masing penggunaan dari kedua istilah ini sesuai denga konteks pembahasan pada karya seseorang (Sudjana, 2006:493-509). Dalam lingkup ilmu komputer, perancangan adalah pengukuran sistem jaringan, baik pada software dan sistem operasi untuk memperoleh petunjuk kerja yang baik dengan aturan – aturan tertentu, seperti halnya kecepatan CPU (Central Processing Unit ) dan jaringan, mengurangi jumlah paket untuk mengurangi overhead software, meminimalkan context switch dan sebagainya ( Tim Peneliti dan Pengembangan Wahan Komputer, 2003:164 )
C. Karakteristik Sistem
Suatu sistem mempunyai karakteristik atau sifat-sifat tertentu yang terdiri dari: 1. Komponen Sistem (components) Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, yang artinya saling bekerjasama membentuk satu kesatuan. Komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu subsistem atau bagian bagian dari sistem. Setiap subsistem mempunyai sifat-sifat dari sistem untuk menjalankan suatu fungsi tertentu dan mempengaruhi proses sistem secara keseluruhan. Suatu sistem dapat mempunyai suatu sistem yang lebih besar yang disebut dengan supra system. 2. Batas sistem (boundary) Batas sistem merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luarnya. Batas sistem ini memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.
4. Penghubung Sistem (interface) Penghubung sistem merupakan media penghubung antara satu subsistem dengan subsistem yang lainnya. Melalui penghubung ini memungkinkan sumber-sumber daya mengalir dari satu subsistem ke subsistem yang lainnya. 5. Masukan Sistem (input) Masukan sistem adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukan dapat berupa masukan perawatan (maintenance input), yaitu energi yang dimasukkan supaya sistem tersebut dapat beroperasi dan masukan sinyal (signal input), yaitu energi yang diproses untuk didapatkan keluaran. 6. Keluaran Sistem (output) Keluaran
sistem
adalah
hasil
dari
energi
yang
diolah
dan
diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna. 7. Pengolah Sistem (proses) Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukan menjadi keluaran. 8. Sasaran Sistem (objective)
atau ide-ide yang tidak tampak secara fisik. Sedangkan sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik. 2. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem alamiah (natural system) dan sistem buatan manusia (human made system). Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi melalui proses alam, tidak dibuat manusia. Sedangkan sistem buatan manusia adalah sistem yang dirancang oleh manusia. 3. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertentu (deterministic system) dan sistem tak tentu ( probabilistic system). Sistem tertentu beroperasi dengan tingkah laku yang sudah dapat diprediksi. Interaksi diantara bagian bagiannya dapat dideteksi dengan pasti sehingga keluaran dari sistem dapat diramalkan. Sedangkan sistem tak tentu adalah sistem yang kondisi masa depannya tidak dapat diprediksi karena mengandung unsur probabilitas. 4. Sistem diklasifikasikan sebagai sistem tertutup (closed system) dan sistem terbuka (open system). Sistem tertutup merupakan sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh dengan lingkungan luarnya. Sedangkan sistem terbuka adalah sistem yang berhubungan dan terpengaruh dengan lingkungan luarnya.
diatas, surat adalah suatu alat yang digunakan untuk berkomunikasi secara tertulis yang dilakukan oleh suatu pihak kepihak lain untuk menginformasikan suatu hal yang bersifat resmi maupun tidak resmi agar tersampaikan tanpa harus berhadapan secara langsung. 2. Bagian – Bagian Surat Pada umumnya surat terdiri atas empat komponen utama yaitu kop surat (kepala surat), leher surat, badan surat, dan kaki surat. Setiap komponen memiliki fungsi sendiri dlam memprkenalkan dan mengomunikasikan p esan si pengirim kepada si penerima surat. Untuk lebih jelasnya bagian – bagian surat dapat diuraikan sebagai berikut : a. Kepala surat Pada umumnya, organisasi, badan hokum, dan perusahaan memiliki kertas kop surat. Berikut ini adalah fungsi dari kepala atau kop surat :
1) Sebagai identitas
Tanggal surat sebaiknya ditulis dengan lengkap, yaitu dengan mencantumkan tanggal, bulan, dan tahun. Fungsi tanggal surat adalah sebagai berikut : 1) Mempermudah penetapan waktu membalasnya. 2) Mempermudah pengingatan kembali dan pengagendaannya bagi si penerima 3) Sebagai referensi dan petunjuk bagi petugas administrasi dan kearsipan. c. Nomor surat Nomor surat berfungsi sebagai berikut : 1) Referensi atau petunjuk bagi petugas kearsipan. 2) Petunjuk unit atau departemen asal surat. 3) Mengetahui jumlah surat keluar pada suatu periode tertentu. 4) Memudahkan pengaturan dan pencarian jika surat diperlukan kembali.
Alamat yang dituju berfungsi sebagai pemberi informasi pada si pengantar agar tidak mengalami kesulitan dalam pengiriman surat. g. Kalimat pembuka Kalimat pembuka berfungsi sebagai pengantar isi surat yang sesungguhnya agar si penerima mengetahui alasan dikirimnya surat tersebut. h. Isi surat Isi surat merupakan uraian mengenai maksud pembuatan surat dan hal – hal yang ingin disampaikan. Oleh sebab itu, surat harus diutarakan dengan jelas dan tidak bertele – tele dan harus sama dengan yang dinyatakan dalam perihal atau hal. i. Kalimat penutup Kalimat
penutup
berfungsi
sebagai
ucapan
terima
kasih,
penegasan, penghargaan atau pengarahan. j. Salam penutup Salam penutup berfungsi sebagai tanda bahwa pembicaraan selesai dan surat siap ditandatangani.
hanya berasal dari pemilik softwarenya saja, hanya bisa diupdate oleh pemiliknya saja. Contoh website statis ini, yaitu profil perusahaan. b. Website Dinamis: merupakan web yang halaman selalu update, biasanya terdapat halaman backend (halaman administrator) yang digunakan untuk menambah atau mengubah konten. Web dinamis membutuhkan database untuk menyimpan. Website dinamis mempunyai arus informasi dua arah, yakni berasal dari pengguna dan pemilik, sehingga pengupdate-an dapat dilakukan oleh pengguna dan juga pemilik website. (Bahar, 2013). 2. Definisi Web Menurut Para Ahli a. Menurut Suwanto Raharjo (2000), Web merupakan salah satu layanan internet yang paling banyak digunakan dibanding dengan layanan lain seperti ftp, gopher, news atau bahkan email. b. Menurut Yuhefizar (1998), Web adalah suatu metode untuk menampilan informasi di internet, baik berupa teks, gambar, suaramaupun video yang interaktif dan mempunyai kelebihan untuk menghubungkan (link) satu
format HTML. Dengan demikian kode program yang ditulis dalam PHP tidak akan terlihat oleh user sehingga keamanan halaman web lebih terjamin. PHP dirancang untuk membuat halaman web yang dinamis, yaitu halaman web yang dapat membentuk suatu tampilan berdasarkan permintaan terkini, seperti menampilkan isi basis data ke halaman web H. Metode Pengumpulan Data
1. Wawancara Wawancara digunakan dalam teknik pengumpulan data apabila peneliti ingin melakukan studi pendahuluan untuk menemukan permasalahan yang harus diteliti, dan juga apabila peneliti ingin mengetahui hal-hal dari responden yang lebih mendalam dan jumlah responden yang sedikit atau kecil (Sugiyono 2013). Anggapan yang perlu dipegang oleh peneliti sebagai orang yang melakukan wawancara dalam menggunakan metode wawancara ini adalah sebagai berikut: a. Responden adalah orang yang paling tahu tentang dirinya sendiri.
diperoleh dari hasil wawancara dengan subjeknya. Dalam wawancara ini, peneliti sebelum melakukan wawancara telah menyiapkan daftar pertanyaan
dan
juga
alternatif
jawabannya.
Pertanyaaan
untuk
wawancara ini dapat berupa daftar pertanyaan yang dibawahnya diberikan alternatif jawaban seperti pada pertanyaan pilihan ganda. b. Wawancara Tidak Terstruktur Wawancara tidak terstruktur merupakan wawancara yang bebas dimana peneliti tidak menggunakan pedoman wawancara yang telah tersusun secara sistematis dan lengkap untuk pengumpulan datanya. Pedoman yang digunakan pewawancara adalah berupa garis besar permasalahannya saja. Wawancara jenis tidak terstruktur digunakan untuk mendapatkan informasi yang lebih mendalam kepada para respondennya. Pengertian wawancara dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa wawancara merupakan teknik pengumpulan data dengan cara
manusia, proses kerja, gejala-gejala alam dan bila responden yang diamati tidak terlalu besar (Sugiyono 2013). Observasi dari segi proses pelaksanaan pengumpulan data dibedakan menjadi observasi berperan serta (participant observation) dan observasi tidak berperan serta (non participant observation), sedangkan dari segi instrumentasi yang digunakan, observasi dibedakan menjadi observasi terstruktur dan tidak terstruktur. a. Participant Observation Observasi ini merupakan jenis observasi dimana peneliti terlibat dengan kegiatan sehari-hari orang yang sedang diamati atau yang digunakan sebagai sumber data penelitian. Data yang didapatkan dari observasi ini akan bersifat lebih lengkap dan tajam. b. Non Participant Observation Non Participant memiliki arti bahwa observasi tidak terlibat langsung dengan responden dan hanya sebagai pengamat independen saja. Peran peneliti disini adalah untuk mencatat setiap kegiatan yang
tempatnya. Observasi ini digunakan jika peneliti telah mengetahui dengan pasti tentang variabel yang akan diteliti. d. Observasi Tidak Terstruktur Observasi
tidak
terstruktur
adalah
observasi
yang
tidak
dipersiapkan secara sistematis tentang apa yang akan diobservasi. Observasi ini digunakan karena peneliti tidak mengetahui secara pasti apa yang diteliti. 3. Teknik Dokumenter Teknik pengumpulan data dokumenter adalah cara mengumpulkan data melalui peninggalan tertulis, seperti arsip-arsip dan termasuk buku-buku tentang pendapat, teori, dalil atau hukum-hukum, dan lain-lain yang berhubungan dengan masalah penelitian. Pengumpulan data dengan teknik dokumentasi dilakukan peneliti dengan menelusuri berbagai macam dokumen antara lain buku, majalah, koran, notulen rapat, peraturan peraturan dan sumber informasi lain (Sandjaja dan Heriyanto 2006).
I. Metodologi Pengembangan Sistem
Menurut Pessman (Pressman 2010) model weterfall adalah model klasik yang bersifat sistematis, berurutan dalam membangun software. Berikut ini ada dua gambaran dari waterfall model. 1. Communication Langkah ini merupakan analisis terhadap kebutuhan software, dan tahap untuk mengadakan pengumpulan data dengan melakukan pertemuan dengan customer maupun mengumpulkan data-data tambahan baik yang di jurnal, artikel maupun dari internet. 2. Planning Proses planning merupakan lanjutan dari porses communication (analyst requirement). Tahapan ini akan menghasilkan dokumen user requirement atau bisa dikatakan sebagai data yang berhubungan denga keinginan user dalam pembuatan software, termasuk rencana yang akan di lakukan. 3. Modelling Proses medeling ini akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah
5. Deployment Tahapan ini bisa dikatakn final dalam pembuatan sebuah software atau sistem. Setelah melakukan analisis, desain dan pengkodean maka sistem yang sudah jadi akan digunakan oleh user. Kemudian software yang telah dibuat harus dilakukan pemeliharaan secara berkala. Sedangkan fase-fase model waterfall menurut referensi Sommerfille :
Requirements definition
System and software design Implementation and unit testing Integration and system teesting
para software engineer harus mengerti tentang domain informasi dari software, misalnya fungsi yang dibutuhkanm user interface, dsb. Dari dua aktivitas tersebut (pencarian kebutuhan sistem dan software ) harus didokumentasikan dan ditujukkan kepada user. Proses software design untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan di atas menjadi represntasi ke dalam bentuk “blueprint ” software sebelum coding dimulai. Desain harus dapat mengimplementasikan kebutuhan yang telah disebutkan pada tahap sebelumnya. Seperti dua aktivitas sebelumnya, maka proses ini juga harus didokumentasikan sebagai konfigurasi dari software. 3. Implementation and unit testing Desain program diterjemahkan ke dalam kode-kode dengan menggunakan bahasa pemrograman yang sudah ditentukan. Program yang dibangu langsung diuji baik secara unit. 4. Integration and system testing Untuk dapat dimengerti oleh mesin, dalam hal ini adalah komputer, maka deasin tadi harus diubah bentuknya menjadi bentuk yang dapat dimengerti oleh mesin yaitu ke dalam bahasa pemrograman melalui proses coding. Tahap ini merupakaa implementasi dari tahap design yang secara teknis nantinya dikerjakan oleh programmer. Penyatuan unit-unit program
J. Alat Pengembang Sistem
1. UML (Unified Modeling Language) UML merupakan metode pemodelan secara visual sebagai sarana untuk
merancang
didefinisikan
dan
sebagai
membuat bahasa
software
visual
untuk
berorientasi menjelaskan,
objek.
UML
memberikan
spesifikasi, merancang, membuat model, dan mendokumentasikan aspekaspek dari sebuah sistem (Sugiarti 2013) .UML memberikan standar penulisan sebuah sistem blueprint yang meliputi konsep bisnis proses, skema database, dan komponen-komponen yang diperlukan dalam sistem software . UML digunakan sebagai bahasa standar untuk pengembangan sebuah perangkat lunak yang dapat menyampaikan bagaimana membuat dan membentuk modelmodel, tetapi tidak menyampaikan apa dan kapan model yang seharusnya dibuat yang merupakan salah satu proses implementasi pengembangan perangkat lunak.
1) Classes , merupakan sekelompok dari objek yang mempunyai atribut, operasi, hubungan yang semantik. 2) Collaboration , merupakan interaksi dan sebuah kumpulan dari kelas atau elemen yang bekerja secara bersama-sama. 3) Use cases , adalah rangkaian yang saling terkait dan membentuk system secara teratur yang berkomunikasi dengan aktor. 4) Nodes, merupakan fisik dari elemen-elemen yang ada pada saat dijalankannya sebuah sistem. b. Hubungan/ Relationships Merupakan alat komunikasi dari benda-benda. Beberapa macam hubungan yang terdapat dalam UML antara lain adalah: 1) Dependency, merupakan hubungan antara dua benda yang mana sebuah benda berubah mengakibatkan benda satunya akan berubah pula.
menggambarkan permasalahan maupun solusi dari permasalahan suatu model. Diagram-diagram UML antara lain adalah : 1) Diagram Use Case Diagram use case menggambarkan apa saja aktivitas yang dilakukan oleh suatu sistem dari sudut pandang pengamatan luar. Usecase sesungguhnya mengatakan “cerita” tentang bagaimana seorang pengguna (yang memainkan satu dari sejumlah peran yang mungkin) yang berinteraksi dengan sistem yang berada di bawah sejumlah situasi dari kondisi yang sifatnya spesifik 2010).
Diagram
use
case
membantu
kita
(R. Pressman
dalam
menyusun
requirementsebuah sistem. Diagram use case digunakan untuk mengetahui fungsi apa saja yang ada di dalam sebuah sistem dan siapa saja yang berhak menggunakan fungsi-fungsi tersebut (Sugiarti 2013). Diagram use case digambarkan dalam bentuk simbol yaitu use case , aktor, dan relasi. Simbol-simbol diagram use casedijelaskan pada tabel berikut:
Tabel 1. Deskripsi Simbol Diagram Use Case No 1.
Gambar
Nama Actor
Keterangan Menspesifikasikan
himpuan
peran yang pengguna mainkan ketika berinteraksi dengan use case. 2.
Association
Komunikasi atau interaksi antara aktor dengan use case .
3.
Use Case
Menggambarkan kegiatan yang dilakukan
aktor
dan
sistem
untuk mencapai tujuan tertentu. Use case hanya menjelaskan apa yang dilakukan aktor dan sistem bukan
bagaimana
aktor
dan
sistem melakukan suatu kegiatan
No
Gambar
6.
Nama Include
Relasi yang menggambarkan bahwa suatu use case memerlukan use case lain dalam menjalankan fungsinya, misalnya:
Extends
Menspesifikasikan bahwa use
<>
7.
Keterangan
case target memperluas perilaku
<>
dari use case sumber pada suatu titik yang diberikan. Menspesifikasikan paket yang 8.
System
menampilkan
sistem
secara
terbatas. Deskripsi dari urutan aksi-aksi 9.
Use Case
yang ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang
Bagian yang perlu ditekankan dalam pembuatan use case diagram adalah “apa” yang diperbuat sistem, bukan “bagaimana” sebuah sistem berjalan. (Nugroho 2009) menyebutkan bahwa use case merupakan deskripsi lengkap tentang interaksi yang terjadi antara para aktor dengan sistem atau perangkat lunak yang sedang kita kembangkan. Aktor digambarkan dengan bentuk manusia dan use case digambarkan dengan bentuk elips yang berisi nama use case yang bersangkutan. 2) Diagram Activity Activity diagram adalah suatu jenis diagram khusus dari statechart diagram yang merepresentasikan state - state dan transisitransisi yang terjadi pada akhir operasi-operasi (Nugroho 2009). Sebuah diagram activity menggambarkan aktivitas sistem bukan apa yang dilakukan aktor. Activity diagram banyak digunakan untuk mendefinisikan hal-hal berikut: a) Rancangan proses bisnis, yaitu digunakan untuk merancang urutan-urutan dari aktivitas sistem yang didefinisikan.
Tabel 3. Deskripsi Simbol Diagram Activity No 1
Gambar
Nama Activity
Keterangan Memperlihatkan
bagaimana
masing-masing
kelas
antarmuka saling berinteraksi satu sama lain. 2
Start State
State
dimulainya
suatu
interaksi. 3
End State
Simbol
berakhirnya
suatu
interaksi.
4
Fork Node
Satu aliran yang pada tahap tertentu
berubah
beberapa aliran.
menjadi
turunan dengan mengasumsikan suatu kelas merupakan suatu kelas super dari kelas lain. Pembuatan class diagram pada umumnya sangat berkaitan dengan implementasi kode-kode program dengan bahasa pemrograman. Class diagram menggambarkan struktur dari deskripsi class , package dan objek beserta hubungan satu sama lain. Class memiliki tiga area pokok yaitu nama class , atribut, dan metoda. Atribut dan metoda dapat bersifat private (tidak dapat dipanggil dari luar class yang bersangkutan, protected (hanya dapat dipanggil oleh class yang bersangkutan, dan public (dapat dipanggil oleh siapa saja). Pembuatan diagram class ini adalah sebagai bentuk awal proses implementasi kode-kode program. No 1
Gambar
Nama LifeLine
Keterangan Objek
entity,
antarmuka
yang saling berinteraksi.
2
Message
Komunjikasi yang
antar
memuat
objek
informasi-
sebuah event untuk menghasilkan output tertentu. Sequence diagram terdiri atas dimensi vertikal (waktu) dan dimensi horizontal (objekobjek yang terkait). Salah satu bagian dari sequence diagram adalah message yang digambarkan sebagai garis berpanah dari satu objek ke objek lainnya. Bagian lain adalah activation bar yang menunjukkan lamanya eksekusi sebuah proses. Penggambaran sequence diagram adalah sebanyak pendefinisian use case yang memiliki proses sendiri atau semua use case yang telah didefinisikan interaksi antar use case nya. Semakin banyak use case yang dibuat, semakin banyak juga diagram sequence yang harus dibuat. 5) Diagram Collaboration Diagram collaboration menggambarkan interaksi antar objek seperti sequence diagram , tetapi diagram ini lebih fokus pada peran masing-masing objek dan bukan pada waktu penyampaian message . Setiap pesan pada diagram collaboration memiliki angka yang terurut. Pesan dengan tingkatan tertinggi adalah yang memiliki angka 1 dan seterusnya.
No
Gambar
Nama
Keterangan
3.
4.
Class
Collaboration
Himpunan dari objekobjek yang berbagi atribut serta operasi yang sama. Deskripsi dari urutan aksi-aksi yang ditampilkan sistem yang menghasilkan suatu hasil yang terukur bagi suatu actor.
2. Lembar Kerja Tampilan Salah satu kriteria penting dari sebuah antar muka adalah tampilan yang menarik. Piranti bantu sederhana dalam bentuk lembaran kertas guna membantu
mendokumentasikan
bentuk-bentuk
tampilan
yang
akan
diimplementasikan, juga sangat berguna bagi pengguna terutama untuk program-program aplikasi pesanan sebagai pedoman antar muka tersebut dipermudah dengan penamaan Lembar Kerja Tampilan (Screen Design Work
LKT yang di sajikan pada dasarnya terdiri dari 4 bagian, yaitu : a. No Lembar Kerja Untuk memberikan penomoran berkaitan dengan sejumlah tampilan yang akan dibuat. b. Bagian Tampilan Berisi sketsa tampilan yang akan muncul di layer tampilan lain. Perubahan tampilan itu berubah menjadi tampilan lain. Perubahan tampilan biasanya di sebabkan oleh suatu event. Event tersebut antara lain dapat berupa penekanan tombol, mouse, papan ketik oleh pengguna, atau oleh event khusus dari program aplikasi yang sedang di eksekusi. Event khusus ini dapat berupa perangkap kesalahan (error tripping), program meminta masukan dari pengguna dan lain-lain. c. Bagian Keterangan Bagian ini berisi penjelasan singkat tentang atribut tampilan yang di pakai.
BAB III TINJAUAN UMUM
A. Gambaran Umum Perusahaan
BAPPEDA Kabupaten Pemalang pertama kali dibentuk berdasarkan Peraturan Daerah Kabupaten Tingkat II Pemalang Nomor 17 Tahun 1987 tentang Pembentukan Organisasi dan Tata Kerja Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Tingkat II Pemalang. Terakhir Bappeda Kabupaten Pemalang ditetapkan kembali penataan organisasinya dengan Peraturan Daerah Kabupaten Pemalang Nomor 13 Tahun 2008
tentang Pembentukan Organisasi Lembaga Teknis
Daerah Kabupaten Pemalang.
B. Struktur Organisasi
Struktur organisasi merupakan salah satu alat yang penting dalam suatu kesatuan kerja yang digunakan untuk mengetahui dan mempermudah didalam
1. Kepala Badan 2. Sekretaris a. Sub Bagian Umum b. Sub Bagian Keuangan c. Sub Bagian Kepegawaian 3. Bidang Data dan Statistik a. Sub Bidang Data b. Sub Bidang Statistik c. Sub Bidang Analisis dan Penilaian d. Sub Bidang Pelaporan 4. Bidang Perencanaan Ekonomi a. Sub Bidang Perindag dan Koperasi b. Sub Bidang Pariwisata c. Sub Bidang Pengembangan Dunia Usaha d. Sub Bidang Pertanian 5. Bidang Perencanaan Sosial dan Budaya Sub Bidang Kependudukan
C. Tugas dan Tanggung Jawab
Struktur organisasi menunjukkan adanya pembagian tugas, tanggung jawab, wewenang serta rentan kendali. Struktur yang telah dibagi harus dilaksanakan sesuai tugas dan tanggung jawabnya untuk mencapai tujuan perusahaan. Berikut adalah tugas dan tanggung
jawab pada BAPPEDA
Pemalang : 1. Kepala Badan a. Badan Perencanaan Pembangunan Daerah dipimpin oleh seorang Kepala Badan, Mempunyai tugas pokok membantu Bupati dalam melaksanakan penyusunan dan pelaksanaan kebijakan daerah di bidang perencanaan pembangunan daerah; b. Untuk melaksanakan Tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala Badan Perencanaan Pembangunan Daerah mempunyai fungsi : 1) Perumusan kebijakan teknis perencanaan; 2) Pengkoordinasian penyusunan perencanaan pembangunan; 3) Pembinaan dan Pelaksanaan tugas dibidang perencanaan pembangunan
d. Mengkoordinasikan Rencana Strategis dan Rencana Anggaran Satuan Kerja dengan Instansi / Unit Kerja terkait; e. Mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan serta program kerja Sekretariat, Bidang, Sub Bagian dan Sub Bidang sesuai dengan tugas masing – masing; f.
Merumuskan dan menetapkan Penetapan target Kinerja Bappeda;
2. Sekretaris a. Sekretariat dipimpin oleh seorang Sekretaris, mempunyai tugas pokok melaksanakan urusan umum dan ketatalaksanaan bidang kepegawaian, keuangan serta perencanaan Badan Perencanaan Pembangunan Daerah. b. Untuk melaksanakan Tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Sekrertaris mempunyai Fungsi: Uraian Tugas Sekretaris adalah sebagai berikut : a. Mempelajari dan memahami Peraturan Perundang-undangan dan ketentuan lainnya untuk menunjang pelaksanaan tugas; b. Menyusun Rencana Kerja Sekretariat ; Menyusun Rencana Anggaran Satuan Kerja Sekretariat
melakukan pengawasan dan evaluasi terhadap pelaksanaan tugas-tugas di Sub Bagian serta membuat laporan secara berkala. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Keuangan, adalah sebagai berikut : a. Mempelajari dan memahami Peraturan Perundang-undangan dan ketentuan lainnya untuk menunjang pelaksanaan tugas; b. Menyiapkan dan merumuskan rancangan Rencana Kerja; c. Menyiapkan dan merumuskan Rencana Anggaran Satuan Kerja; d. Mengkoordinasikan Rencana Strategis dan Rencana Kerja Anggaran Sub Bagian dengan Sekretaris Badan Kepala Sub Bagian Perencanaan, Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian; e. Mengkoordinasikan tugas-tugas kerja dilingkup Sub Bagian ; f. Membantu Sekretaris dalam pengelolaan urusan-urusan Keuangan dan Program kegiatan Badan; g. Membantu Kepala Badan dalam Pembinaan dan pengembangan pegawai dilingkup Sub Bagian Keuangan ; 4. Kasubag. Perencanaa Sub Bagian Perencanaan dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian,
5. Subag. Umum dan Kepegawaian Sub Bagian Umum dan Kepegawaian dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bagian, mempunyai tugas melaksanakan urusan surat menyurat, kearsipan, perpustakaan, dokumentasi, perlengkapan dan urusan rumah tangga Badan. Uraian Tugas Kepala Sub Bagian Umum dan Kepegawaian adalah sebagai berikut : a. Mempelajari dan memahami Peraturan Perundang-undangan dan ketentuan lainnya untuk menunjang pelaksanaan tugas; b. Menyiapkan dan merumuskan rancangan Rencana Kerja; c. Menyiapkan dan merumuskan Rencana Anggaran Satuan Kerja ; d. Mengkoordinasikan Rencana Strategis dan Rencana Kerja Anggaran Sub Bagian dengan Sekretaris dan Kepala Sub Bagian Perencanaan dan Kepala Sub Bagian Keuangan; 6. Bidang Prasarana Wilayah dan SDA a. Bidang Prasarana Wilayah dan SDA dipimpin oleh seorang Kepala Bidang, mempunyai tugas pokok merumuskan kebijakan teknis,
a. Mempelajari dan memahami Peraturan Perundang-undangan dan ketentuan lainnya untuk menunjang pelaksanaan tugas; b. Mengkaji program Kerja Bidang berdasarkan Rencana Kerja Bidang Prasarana Wilayah dan SDA; c. Mengkoordinasikan pelaksanaan Rencana Kerja dalam lingkup Bidang; d. Mengkoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan Program Kerja dengan Sekretaris Badan serta Bidang yang lain dan atau Instansi / Unit Kerja terkait; 7. Subid. Prasarana Wilayah Sub Bidang Prasarana Wilayah dipimpin oleh seorang Kepala Sub Bidang, mempunyai tugas pokok mempersiapkan bahan penyusunan kebijakan teknis, membina, mengkoordinasikan dan melaksanakan program dan kegiatan di Sub bidang Prasarana Wilayah; Uraian Tugas Sub Bidang Prasarana Wilayah, adalah sebagai berikut : a. Mempelajari dan memahami Peraturan Perundang-undangan dan ketentuan lainnya untuk menunjang pelaksanaan tugas;
b. Untuk melaksanakan tugas sebagaimana dimaksud pada ayat (1) Kepala Bidang Ekonomi , mempunyai fungsi; 1) Penyelenggaraan dan Pengkoordinasian Perencanaan Pembangunan Sektor Pertanian dan Kehutanan, Pertambangan dan Energi ; 2) Penyelenggaraan dan Pengkoordinasian Perencanaan Pembangunan Sektor Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UKM; Uraian Tugas Kepala Bidang Ekonomi adalah sebagai berikut; a. Mempelajari dan memahami Peraturan Perundang-undangan dan ketentuan lainnya untuk menunjang pelaksanaan tugas; b. Mengkaji program Kerja Bidang berdasarkan Rencana Kerja Bidang Ekonomi; c. Mengkoordinasikan pelaksanaan Rencana Kerja dalam lingkup Bidang; 9. Bidang Sosial Budaya dan Pemerintahan a. Bidang Sosial Budaya dan Pemerintahan dipimpin oleh seorang Kepala Bidang, mempunyai tugas pokok merumuskan kebijakan teknis, memberikan dukungan atas penyelenggaraan pemerintahan daerah,
Uraian Tugas Kepala Bidang Sosial Budaya dan Pemerintahan, adalah sebagai berikut; a. Mempelajari dan memahami Peraturan Perundang-undangan dan ketentuan lainnya untuk menunjang pelaksanaan tugas; b. Mengkaji program Kerja Bidang berdasarkan Rencana Kerja Bidang Sosial Budaya dan Pemerintahan; c. Mengkoordinasikan pelaksanaan Rencana Kerja dalam lingkup Bidang; d. Mengkoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan Program Kerja dengan Sekretariat, Bidang yang lain dan Instansi / Unit Kerja terkait; 10. Bidang Penelitian, Pengembangan, Monitoring dan Evaluasi a. Bidang Penelitian, Pengembangan, Monitoring dan Evaluasi dipimpin oleh seorang Kepala Bidang mempunyai tugas pokok merumuskan kebijakan
teknis,
memberikan
pemerintahan
daerah,
melaksanakan
program
dukungan
membina, dan
kegiatan
,Pengembangan,Monitoring dan Evaluasi;
atas
penyelenggaraan
mengkoordinasikan di
bidang
dan
Penelitian
c. Mengkoordinasikan pelaksanaan Rencana Kerja dalam lingkup Bidang; d. Mengkoordinasikan perencanaan dan pelaksanaan Program Kerja dengan Sekretariat, Bidang yang lain dan Instansi / Unit Kerja terkait; e. Mengkoordinasikan dan mengendalikan pelaksanaan kegiatan serta progam kerja Bidang dan Sub Bidang sesuai dengan Tugas masing – masing;
D. Sistem yang Sedang Berjalan
DAFTAR PUSTAKA
Arief, M.Rudianto. 2011. Pemrograman Web Dinamis Menggunakan Php dan Mysql. Yogyakarta: Andi. Finoza, Lamuddin. 1991. Aneka Surat Indonesia. Jakarta: Mawar Gemita. Koroh, Yoel N. L. 2017. Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar pad Balai Pengembangan Kegiatan Belajar Yogyakarta Menggunakan Framework Yii. Yogyakarta: STMIK AKAKOM. Nugroho, Adi. 2009. Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan Java. Yogyakarta: Andi. Pressman, Ph.D. Roger S. 2010. Pendekatan Praktisi Rekayasa Perangkat Lunak Edisi 7. Yogyakarta: Andi. Pressman, R.S. 2010. Software Engineering : a practitioner's approach. New York: McGraw-Hill. Sandjaja, and Albertus Heriyanto. 2006. Panduan Penelitian. Jakarta: Prestasi Pustaka.
