Kendali_Mutu_Final_07_13_Okt_2010.pdf

DIKLAT PENJENJANGAN AUDITOR

KM

PENGENDALI MUTU

KODE MA : 2.330

KENDALI MUTU

2007

PUSAT PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PENGAWASAN BADAN PENGAWASAN KEUANGAN DAN PEMBANGUNAN

EDISI KEDUA

Kendali Mutu

Judul Modul

: Kendali Mutu

Penyusun

:

Pereviu

:

John Elim, Ak., M.B.A.

Perevisi Kedua

:

Drs. Edison, M.B.A.

Pereviu

:

Drs. Sura Peranginangin, M.B.A.

Editor

:

Riri Lestari, Ak

Bambang Surya Wirya, AK., M.B.A. M Hassan, Ak., MAFIS

Dikeluarkan oleh Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP dalam rangka Diklat Sertifikasi JFA Tingkat Penjenjangan Auditor Pengendali Mutu

Edisi Pertama

:

Tahun 2002

Edisi Kedua (Revisi Pertama)

:

Tahun 2007

ISBN 979-3873-28-0

Dilarang keras mengutip, menjiplak, atau menggandakan sebagian atau seluruh isi modul ini, serta memperjualbelikan tanpa izin tertulis dari Pusat Pendidikan dan Pelatihan Pengawasan BPKP

Pusdiklatwas BPKP- 2007

i

Kendali Mutu


i

Kendali Mutu

DAFTAR ISI

Kata Pengantar …………………........................…………………………………………………

ii

Daftar Isi ……………………………………………..........................…………………………….. BAB I

BAB II

Pendah uluan.............................…………………….................……………….

1

A.

Tujuan Pemelajaran Umum…...…………….…………......…..……….

1

B.

TujuanPemelajaranKhusus… …...…………………………................

1

C.

Deskripsi SingkatStrukt ur Modul…… .....……………………..............

2

D.

Metodol ogi Pemelaj aran…… …....………….....…………………….....

2

Kendal i Mutu dalam Aud it ….………….…………………………………........

3

TujuanPembelaj aranKhusus(TPK)…… ……………………………................ A.

Umum……………………….…….………………………………............

B.

Mutu Laporan Audit…………………….…..….....................................

C.

SistemKendaliMutuUnitKerja Audit……..…………………………..

D.

Karakteristik SistemKendali Mutu………….......................................

LatihanSoal………………………………………………………....................... BAB III

Form uli r Kendal i Mutu ……….........................................................…………

iii

3 3 4 8 15 17 18

TujuanPembelaj aranKhusus(TPK)…… ................……………………………

18

A.

Umum…………………………………………...................……………..

18

B.

KegiatanPengawasan……………………………...............................

19

C.

Formulir Kendal i Mutu…… ……………………………………………....

20

D

Tujuan Formulir Kendal i Mutu………………………………………......

24

E

Kelemahan FormulirKendali Mutu.....................................................

35

LatihanSoal………………………………………………………........................

36

Daftar Singkatan/Istilah............................................................. ................................ ............. iii Lampiran-lampiran…………………………………………………………..............................… Daftar Pustaka…… ………………………………………………………………..........................

61


ii

37

Kendali Mutu

DAFTAR SINGKATAN / ISTlL AH NO. SINGKATAN

URAIAN

1

BPKP

BadanPengawasan Keuangan danPembangunan

2

APFP

AparatPengaw asanFungsional Pemerintah

3

PNS

Pegaw ai NegeriSipil

4

KM

KendaliMutu

5

UPKPT

Usula n Progr am Kerja Pengawasan Tahunan

6

PKPT

Progr am Kerja Pengawasan Tahunan

7

OP

ObyekPengawasan

8

LHP

LaporanHasilPengaw asan

9

RMP

RencanaMulaiPengawasan

10

RPL

Rencan a Penerbit an Laporan

11

KKP

KertasKerjaPengawasan

12

PP

Penugasan Pengawasan

13

TP

TemuanAudit

14

TP III/92

Daftartemuanpemeriksaanterbarutahun1992

15

TL

TindakLanjut

16

TPL

TemuanhasilPengaw asanyangditindakl anjuti

17

AT

AnggotaTim

18

KT

KetuaTim

19

PT

Pengen daliTeknis

20

PM

Penge ndaliMutu

21

JA

JamAuditor

22

JALK

JamAuditorLuarKota

23 24

Juklak Juknis

Petunjukpelaksanaan PetunjukTeknis

25

BP

Belum mulaipengawasan

26

SP

Sedangdalam pelaksanaan pengawasan


iii

Kendali Mutu

27

DL 1

SedangdisusunLaporanolehKetuaTim

28

PL

ProsesPembicaraanLaporandenganPimpinanOP

29

DL 2

Konseplaporan sedangdireviuolehPT

30

DL 3

Konseplaporan sedangdireviuolehPM

31

DL 4

Konseplaporan sudahdisetujui olehPM

32

PG

Konseplaporan dalamprosespengganda an

33

B

Penuga san pengaw asan dibatalkan, atau tidak sampai

34

Display Board

Papanpemantauanjadwalkerja

35

InprocessReview

Evaluasidilaksanakan padasaat kegiat an pengaw asansedang

36

PendingMatters

Peristi wa pentingyangperludiperhati kanlebihlanjut

37

PreMemori

Sebag ai catatan untukdiperhatikan

38

ReviewMeeting

diterbitkan laporan

berlangsung

Rapat evaluasi antara PM dengan Kepala/Pi mpinan Unit Organisasi

39

ReviewSheet

membahas

permasalahan

pengawasan

dilakukan secara berkala Lembar evaluasiterhadappermasalahan dan penyelesai annya yang ada dalam LHP

40

Review Meeting SheetLembar hasil v ealuasidan analisis yangtelah dilakuka n olehPM

41

RoutingSlip

dengan KepalaiPimpinan Unit Organisasi


Lembar prosespenyelesai an LHP

iv

yang

Kendali Mutu

PENDAHULUAN

A.

Tujuan Pemelajaran Umum (TPU) Modul ini disusun untuk memenuhi materi pemelajaran pada diklat sertifikasi penjejangan pengendali mutu bagi pejabat fungsional auditor di lingkungan Aparat Pengawasan Intern Pemerintah (APIP). Tujuan pemelajaran umum dari modul ini adalah agar setelah mengikuti diklat ini peserta diharapkan dapat memahami dan menerapkan kendali mutu dalam pelaksanaan audit.

B.

Tujuan Pemelajaran Khusus (TPK) Setelah mengikuti diklat ini peserta diharapkan mampu: 1. memahami konsep kendali mutu dalam audit 2. mengetahui kendali mutu laporan audit 3. memahami sistem kendali mutu unit kerja audit 4. memahami karakteristik sistem kendali mutu 5. memahami formulir kendali mutu yang digunakan dalam audit 6. menggunakan formulir kendali mutu dalam audit


1

Kendali Mutu

C.

Deskripsi Singka t Struktur Modul Modul ini dirancang untuk membekali peserta dengan pengertian, pemahaman, dan konsep-konsep kendali mutu dalam audit yang terdiri atas: BabI

Pendah uluan

Bab II

Kendali mu tu dalamaudit yangmeliputi kend ali mutulaporan udit, a si stem kendali mutu unit kerja audit, dan karakteristik sistem kendali mutu.

BabIII

Formulir kendali mutu,kegiatanpengawasan, sertauraianrinci tentang formulir kendali mutu yang digunakan dalam audit.

D.

Metodologi Pemelajaran Metodologi pemelajaran yang digunakan dalam pelatihan ini menggunakan pendekatan pemelajaran orang dewasa (andragogi). Dengan metode ini, peserta didorong untuk berperan secara aktif dalam proses belajar di dalam kelas. Metode pemelajaran ini menggunakan kombinasi proses belajar mengajar dengan cara: pemaparan materi, tanya jawab, diskusi, dan pembahasan kasus.


2

Kendali Mutu

KENDALI MUTU D ALAM A UDIT Setelah mengikuti materi ini, peserta diharapkan mampu menjelaskan kendali mutu laporan audit, sistim kendali mutu unit kerja audit, dan karakteristik sistim kendali mutu. A.

Umum Dalam merupakan keberhasilan

era

informasi,

bagian suatu

audit

penting

dari

pengambilan

keputusan. Kompleksnya transaksi dan kegiatan menyebabkan para pengambil keputusan tidak lagi mampu memahami informasi dan data primer yang diperlukan untuk

pengambilan

keputusan.

Oleh

karena itu, para pengambil keputusan harus menggunakan informasi sekunder yang telah disusun dalam bentuk berbagai laporan. Namun, timbul permasalahan mengenai keandalan laporan, karena, umumnya, laporan disusun oleh pengelola yang berkepentingan dengan baik buruknya kegiatan yang dilaporkannya. Dengan demikian, terdapat pertentangan kepentingan antara pengguna laporan dengan penyusun laporan kegiatan. Audit adalah suatu proses sistematik untuk memperoleh dan mengevaluasi bukti secara obyektif mengenai pernyataan-pernyataan tentang kegiatan-kegiatan dan kejadian ekonomi untuk menentukan tingkat kesesuaian antara pernyataan dengan kriteria yang telah ditetapkan atau

kriteria

teoritis,


serta

mengomunikasikan

hasilnya

kepada

pihak-pihak

3

yang

Kendali Mutu

1 berkepentingan.

Secara

sederhana,

audit

pengecekan

terhadap

adalah suatu

asersi/pernyataan atau laporan kegiatan yang dilakukan secara independen.

Independensi

auditor merupakan faktor kritis bagi dihasilkannya laporan audit yang

obyektif.

Apapun

opini

audit, sepanjang laporan audit tersebut dapat diyakini obyektivitasnya, akan memberikan bantuan yang sangat berarti bagi pengambilan keputusan. Opini auditor yang menyatakan menerima pernyataan manajemen atau pengelola, menunjukkan bahwa pengambil keputusan dapat menggunakan laporan tersebut sebagai salah satu informasi dalam proses pengambilan keputusan. Sebaliknya, opini auditor yang menyatakan menolak laporan manajemen, menunjukkan bahwa sebaiknya pengambil keputusan mencari informasi alternatif sebagai dasar pengambilan keputusannya. Obyektivitas auditor bersumber pada independensi, namun independensi belumlah cukup tanpa disertai dengan pemahaman auditor terhadap hakikat kegiatan atau transaksi yang diauditnya. Oleh karena itu, sikap independen harus disertai dengan penguasaan pengetahuan untuk memahami dan meletakkan permasalahan transaksi yang dijumpainya dengan tepat pada konteksnya. Hal ini sering disebut sebagai profesionalisme. Ketiga sikap tersebut sangat menentukan mutu hasil audit yang dihasilkan seorang auditor. Bab ini akan memuat uraian lebih lanjut terhadap faktor-faktor yang menjadideterminant) penentu ( dari mutu audit.

B.

Mutu Laporan Audit

Audit adalah pekerjaan yang unik, karena setiap penugasan audit maupun permasalahan yang dijumpai dalam penugasan, selalu baru dan tidak pernah dijumpai sebelumnya. Oleh 1

Puslitbang Sistem Pengawasan BPKP, “Klarifikasi Istilah Teknis Auditing di Lingkungan Pengawasan Pemerintah” Edisi Pertama, 2001, halaman 21.


4

Kendali Mutu

karena itu bagi orang awam mengukur mutu suatu audit adalah sesuatu yang sulit untuk dilakukan. Demikian sulitnya, bahkan para pengguna jasa audit sekalipun tetap sulit untuk melakukan pengukuran terhadap mutu audit. Hanya orang-orang yang telah menjalani pelatihan dan menjalankan praktek audit dengan benar yang mampu mengukur keberhasilan suatu audit. Mutu laporan audit hanya dapat diyakinkan jika informasi yang dihasilkan dapat digunakan untuk pengambilan

keputusan.

Namun,

keberhasilan

pengambilan keputusan tidak dapat disandarkan hanya pada informasi tersebut saja. Terdapat informasiinformasi lain yang perlu dipertimbangkan, seperti dinamika lingkungan dan intuisi pengambilan keputusan yang turut berpengaruh pada keberhasilan pengambilan keputusan. Audit dikatakan bermutu jika para pengguna laporan merasa puas dengan informasi yang diperoleh dari laporan audit itu. Oleh karena itu, mutu audit harus dijaga dengan cara menegakkan tanggung jawab profesi auditor terhadap pengguna jasanya. Untuk melaksanakan tanggung jawab profesionalnya, ikatan profesi auditor mempunyai beberapa alat dan metode untuk mengendalikan mutu audit. Pelaksanaan tanggung jawab profesional ini merupakan dasar dari adanya profesi auditor sehingga keberadaannya dalam masyarakat dapat tetap dipertahankan. Alat-alat dan metode tersebut antara lain adalah: 1.

Penetapan Standar Audit,

2.

Penetapan Kode Etik Auditor,

3.

Penetapan Auditor sebagai Profesi,

4.

Penetapan Metode Supervisi dan Reviu dalam Audit.

1.

Standar Audi t Pengukuran mutu audit sangat sulit bagi orang awam sehingga profesi auditor perlu

menerbitkan standar audit yang berkaitan dengan kriteria atau ukuran mutu audit, dan berkaitan


5

Kendali Mutu

tidak hanya dengan mutu profesional auditor namun juga berkaitan

dengan

pertimbangan

pelaksanaan auditnya dan dalam

yang

digunakan

2 Standar laporannya.

dalam

ini akan

memudahkan para pengguna jasa audit dalam memilih auditor, karena setiap auditor akan melakukan hal yang sama untuk permasalahan yang sama. Dengan kata lain, standar audit adalah bukti pengakuan profesi akan kepentingan pengguna jasa sehingga audit harus dilaksanakan hanya oleh orang tertentu dan dengan cara tertentu agar dicapai mutu yang diperlukan oleh pengguna jasa. Contoh penghargaan pada kepentingan pengguna jasa ini misalnya, dipersyaratkannya, oleh Standar Audit Independen (Generally Accepted Auditing Standards), bahwa audit hanya dapat dilakukan oleh mereka yang memang telah memiliki keahlian dan pelatihan teknis cukup sebagai auditor, mampu bekerja secara obyektif dan menggunakan kemahiran profesionalnya secara hati-hati. Institute of Internal Auditor (IA) menyaratkan independensi dan kemampuan profesional sebagai standar umum nomor 1 dan nomor 2. Sementara itu untuk lingkup BPK-RI, SAP standar umum pertama menyatakan: Staf yang" ditugasi untuk melaksanakan audit harus secara kolektif memiliki kecakapan profesional yang memadai untuk tugas yang disyaratkan". Demikian juga tata cara pelaksanaan audit. Standar audit mengatur secara ketat bagaimana audit harus dilakukan. Kalimat dalam laporan audit yang berbunyi: "Audit kami lakukan sesuai dengan standar audit yang lazim, oleh karenanya meliputi..." merupakan cerminan betapa pekerjaan audit dilakukan dengan derajat pengaturan yang tinggi. Dengan demikian tidak terlalu berlebihan jika dikatakan bahwa standar audit adalah ukuran mutu pekerjaan auditor.

2.

Kode E tik Audito r Walaupun sudah terdapat standar yang merupakan bukti pengakuan kepentingan

masyarakat oleh profesi, dan sekaligus merupakan prasyarat suatu profesi, belum dapat dijamin 2

Ikatan Akuntan Indonesia, “Standar Profesional Akuntan Publik”, SA Seksi 150, halaman 150.1, Salemba Empat, 2001.


6

Kendali Mutu

bahwa setiap anggota profesi akan melaksanakannya secara 100 persen. Terdapat banyak alasan seperti persaingan dan keteledoran yang membuat anggota profesi menomor duakan standar. Sebagai profesi, yang daya hidupnya amat tergantung dari penerimaan masyarakat yang awam terhadap pelaksanaan jasa profesi, ketaatan terhadap standar sebagai satu-satunya ukuran mutu adalah hal yang tidak dapat ditawar. Oleh karena itu, untuk lebih memaksakan ketaatan pada standar, profesi auditor menerbitkan aturan perilaku (kode etik). Kode etik ini mengatur pola hubungan antara auditor dengan pengguna jasanya dan juga koleganya, sehingga banyak membantu menghilangkan kendala yang menghalangi kepatuhan auditor terhadap standar.

3.

Audito r adalah Pro fesi Untuk

menjadi

auditor

diperlukan

keahlian

dan

pengalaman kerja tersupervisi. Untuk tetap menjaga agar dapat memberikan jasa dengan mutu seperti digariskan standar harus diikuti berbagai prosedur kendali mutu seperti pendidikan profesi lanjutan, pelatihan, dan sertifikasi. Selain itu, jasa yang diberikan oleh auditor tadi haruslah merupakan hasil dari pembelajaran, pelatihan, dan pengalaman serta diluar kemampuan pengetahuan orang kebanyakan. Jadi auditor, sebagai seorang profesional sejati, harus mempunyai atribut tertentu yang menjadikannya berbeda dari orang kebanyakan. Auditor merupakan pribadi-pribadi yang mampu bekerja mandiri. Kemampuan mereka untuk menyelesaikan setiap permasalahan yang dijumpai dalam penugasan adalah hasil pembelajaran yang panjang dan tempaan pengalaman lapangan yang luas.

4.

Supervisi dan Re viu d alam Audi t Penetapan auditor sebagai suatu profesi membawa konsekuensi bahwa auditor harus

bekerja dengan supervisi yang minimum. Akan tetapi pengakuan bahwa pengalaman memegang peran sangat penting dalam pembinaan profesi, membawa konsekuensi adanya pengakuan


7

Kendali Mutu

senioritas dalam audit. Oleh karena itu, fungsi supervisi dan reviu diperlukan dalam rangka pelaksanaan standar. Dalam

penugasan

audit,

terdapat

penjenjangan senioritas auditor dengan harapan dicapai suatu efisiensi dalam audit. Untuk masalah-masalah rutin audit, yang merupakan volume terbesar dalam audit, diharapkan dapat diselesaikan oleh anggota tim dan ketua tim yang merupakan

lapisan

yunior

dalam

suatu

penugasan audit. Untuk hal-hal yang sifatnya luar biasa, penyelesaiannya akan diserahkan kepada pengawas atau penanggung jawab, tergantung derajat ketidak-biasaannya. Dalam urutan senioritas fungsi, yang lebih tinggi akan menjadi tempat bertanya bagi lapisan-lapisan fungsi di bawahnya. Terhadap hal yang mengandung risiko audit yang besar, dalam fungsi audit independen dikenal pula prosedur partner reviu. Partner reviu ini adalah reviu atas materi audit oleh partner selain yang melaksanakan penugasan. Partner reviu biasanya dilakukan terhadap penugasan audit terhadap perusahaan-perusahaan publik. Karena pengguna laporannya sangat luas audit demikian dipandang mengandung risiko audit yang lebih besar. Secara periodik terhadap institusi dan firma audit dilakukan peer reviu. Peer reviu adalah reviu terhadap prosedur audit yang dilaksanakan oleh institusi audit yang sejenis. Tujuan dari peer reviu adalah untuk melihat ketaatan institusi audit terhadap standar audit. Karena yang mengerti audit hanya profesi audit, maka peer reviu merupakan prosedur paling tepat untuk menetapkan kesesuaian audit terhadap standar.

C.

Sistem Kenda li Mutu Unit Kerja Audit Dalam upaya menjalankan setiap ketentuan yang diatur oleh standar audit, auditor

bertanggung jawab untuk mematuhi setiap turunan standar audit. Turunan standar ini dapat berbentuk pernyataan standar, interpretasi atau pedoman audit khusus. Dalam pemenuhan tanggung jawab tersebut, institusi audit wajib mempertimbangkan integritas stafnya dalam


8

Kendali Mutu

menegakkan tanggung jawab profesionalnya. Harus terdapat keyakinan bahwa setiap staf institusi audit kompeten secara profesional, objektif, dan akan menggunakan kemahiran profesionalnya dengan cermat dan seksama (due professional care). Oleh karena itu, institusi audit harus menerapkan sistem kendali mutu untuk memberikan keyakinan memadai tentang kesesuaian penugasan profesional dengan pedoman-pedoman yang ada. Setiap institusi audit wajib menerapkan sistem kendali mutu dan menjelaskan unsur-unsur kendali mutu dan hal-hal yang terkait dengan implementasi secara efektif sistem tersebut. Kendali mutu institusi audit, sebagaimana tersebut di atas, harus diterapkan pada semua jasa audit, atestasi, akuntansi dan reviu, yang masing-masing standarnya telah ditetapkan. Untuk memudahkan penetapan sistem kendali mutu, organisasi profesi biasanya telah menetapkan masalah-masalah kritis yang langsung berpengaruh pada kemampuan institusi audit dalam memenuhi ketentuan standar. AICPA, dan kemudian diadopsi juga oleh IAI, dan di lingkungan auditor pemerintah diputuskan melalui Surat Keputusan Kepala BPKP Nomor: S841/K/1996, mengidentifikasi 9 unsur yang membentuk sistem kendali mutu audit. Institusi audit wajib mempertimbangkan setiap unsur kendali mutu yang dibahas berikut ini, sejauh diterapkan dalam praktiknya, dalam menetapkan kebijakan dan prosedur kendali mutunya. Unsur-unsur kendali mutu berhubungan satu sama lain, sehingga kelemahan pada suatu unsur berpengaruh pada unsur yang lain dan sebaliknya. Hal ini misalnya, metode penugasan staf institusi audit memengaruhi metode

pelatihannya.

Metode

pelatihan

memengaruhi kebijakan promosinya. Metode pelatihan dan promosi memengaruhi kebijakan supervisi. Praktik supervisi memengaruhi kebijakan pelatihan dan promosi, dan seterusnya. Kesembilan unsur tersebut dibahas dalam paragraf-paragraf berikut: 1.

Independensi Independensi mengharuskan setiap personil yang terlibat dalam suatu penugasan agar

memenuhi persyaratan independensi yang diharuskan. AICPA mengharuskan independensi


9

Kendali Mutu

diukur berdasarkan the AICPA Code of Professional Ethics. Aparat Fungsional Auditor Pemerintah (APFP) diharuskan memberikan keyakinan yang memadai bahwa pada setiap lapis organisasi APFP, semua personilnya mempertahankan independensi sebagaimana diatur dalam Aturan Perilaku Pemeriksa BPKP Tahun 1993 dan Aturan Perilaku Pegawai BPKP Tahun 1994 serta Kode Etik Akuntan Indonesia. Secara rinci, aturan perilaku Pemeriksaan BPKP Tahun 1993 dan Aturan Perilaku Pegawai BPKP Tahun 1994, memuat contoh-contoh penerapan yang berlaku. The Institute of Internal Auditors the IIA) menyatakan ( bahwa auditor adalah independen jika mereka dapat melaksanakan tugasnya secara bebas dan obyektif. Dengan independensi auditor akan mampu memberikan pertimbangan profesional dengan tidak memihak dan tidak bias bagi pelaksanaan audit yang tepat. Independensi ini dapat dicapai melalui status organisasi dan obyektivitas. Agar independen, status organisasi departemen audit internal harus cukup tinggi sehingga memungkinkan untuk mencapai tanggung jawab auditnya. Dukungan manajemen puncak serta tersedianya jalur komunikasi langsung dengan manajemen puncak merupakan bukti kecukupan status

organisasi

departemen

audit

internal.

Jalur

komunikasi

diperlukan

untuk

mengomunikasikan rencana, pelaksanaan dan pelaporan kegiatan audit internal untuk mendapatkan perhatian bagi penyempurnaan kendali intern organisasi. Obyektivitas adalah sikap mental yang harus dijaga oleh internal auditor dalam pelaksanaan auditnya. Obyektivitas mengharuskan internal auditor untuk melaksanakan audit dengan cara sedemikian sehingga auditor mempunyai keyakinan terhadap kebenaran hasil kerjanya dan tidak berkompromi terhadap mutu yang signifikan. Ukuran obyektivitas adalah bahwa auditor tidak berada dalam suatu kondisi di mana mereka tidak mampu membuat pertimbangan profesional secara obyektif.

2.

Penugasan Person el Harus terdapat prosedur yang dapat memberikan keyakinan memadai bahwa penugasan akan dilaksanakan oleh auditor yang memiliki tingkat pelatihan dan keahlian teknis untuk penugasan tersebut. Kemampuan


10

Kendali Mutu

profesional merupakan tanggung jawab pejabat penanggung jawab audit pada institusi audit. Pejabat ini harus meyakinkan bahwa personil yang ditugaskan dalam suatu audit secara kolektif memiliki pengetahuan, ketrampilan dan disiplin yang diperlukan untuk melaksanakan audit secara tepat. Harus ditetapkan suatu kriteria yang cocok terhadap pendidikan dan pengalaman untuk setiap posisi dalam penugasan audit, sejalan dengan luas lingkup pekerjaan dan tingkatan tanggung jawab yang diemban. Dalam prosespenugasan personil,sifat dan lingkup supervisi harusdiperti mbangkan. Umumnya, apabila personil yang ditugaskan semakin cakap dan berpengalaman, maka supervisi secara langsung terhadap personil tersebut, semakin tidak diperlukan.

3.

Konsultasi Jika

staf

menghadapi harus

atau

masalah

terdapat

tim

audit

teknis,

prosedur

maka yang

meyakinkan bahwa tim audit akan mendapat bimbingan dari orang lain yang lebih mampu. Prosedur ini secara keseluruhan

memberikan

keyakinan

yang memadai bahwa personil akan memeroleh informasi yang memadai, sesuai yang dibutuhkan, dari orang yang memiliki tingkat pengetahuan, kompetensi, pertimbangan (judgement) yang memadai. Prosedur yang biasa dijalankan adalah bahwa penanggung jawab audit atau pimpinan institusi audit, menyediakan waktu bagi staf/tim audit untuk berkonsultasi dan harus me nyetujuiseluruh penuga san sebelum nyelesaian pe suatu audit dilakuka n. Sifat konsultasi akan tergantung atas beberapa faktor, antara lain ukuran institusi audit dan tingkat pengetahuan, kompetensi dan pertimbangan yang dimiliki oleh staf pelaksana penugasan. 3.

Supervisi Supervisi adalah suatu metode untuk memberikan keyakinan yang memadai bahwa


11

Kendali Mutu

pelaksanaan penugasan memenuhi standar mutu yang ditetapkan oleh institusi audit. Supervisi dalam audit merupakan proses yang melekat pada seluruh tahapan audit yang dimulai dari saat perencanaan, dan berlanjut pada keseluruhan pelaksanaan audit, evaluasi, pelaporan dan tindak lanjut. Secara garis besar supervisi harus mencakup fungsi-fungsi sebagai berikut: a. Meyakinkan bahwa auditor yang ditugaskan memiliki pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan dalam penugasan. b. Memberikan instruksi yang tepat selama perencanaan audit dan menyetujui program audit. c. Meyakinkan bahwa audit program yang telah disetujui dilaksanakan, terkecuali terdapat perubahan yang telah diperiksa dan disetujui. d. Menetapkan bahwa kertas kerja audit (KKA) dibuat sedemikian hingga cukup mendukung temuan audit, kesimpulan audit dan laporan audit. e. Meyakinkan bahwa laporan audit akurat, obyektif, jelas, langsung pada permasalahan, bernada konstruktif dan disajikan tepat waktu. f.

Meyakinkan bahwa tujuan audit tercapai.

g. Membuka kesempatan bagi pengembangan pengetahuan dan ketrampilan auditor. Lingkup supervisi dan reviu yang sesuai pada suatu kondisi tertentu, tergantung atas beberapa faktor, antara lain kerumitan masalah, kualifikasi staf pelaksana penugasan, dan lingkup konsultasi yang tersedia dan yang telah digunakan.

4.

Rekrutmen ( Hiring) Rekrutmen

terkait

dengan

masalah

penerimaan anggota baru di lingkungan institusi audit. Harus terdapat prosedur yang secara memadai meyakinkan bahwa seluruh personil baru mempunyai kemampuan untuk melaksanakan

pekerjaan

secara

kompeten.

Seluruh personil yang dipertimbangkan untuk


12

Kendali Mutu

direkrut harus melalui suatu wawancara. Persetujuan pengangkatan juga harus diberikan oleh pejabat yang membawahi urusan personil dan pejabat yang membawahi urusan teknis dimana personil baru tersebut akan ditempatkan. Manajemen personalia institusi audit harus menetapkan suatu program bagi pemilihan dan pengembangan sumber daya manusia agar tetap mampu mengatasi risiko penugasan yang dihadapinya. Beberapa cara dapat dijalankan misalnya, dengan menetapkan program yang meyakinkan dapat digunakan untuk: a. Mengembangkan uraian tugas secara tertulis bagi setiap tingkatan jabatan dalam institusi audit. b. Memilih individual dengan kompetensi dan kualifikasi yang tepat. c. Mengembangkan pelatihan dan menyediakan kesempatan bagi dilaksanakannya pendidikan profesi berkelanjutan bagi setiap auditornya. d. Menilai kinerja setiap auditor paling tidak setahun sekali. e. Menyediakan

bimbingan counseling) (

bagi

setiap

auditor

mengenai

kinerja

dan

pengembangan profesionalnya.

5.

Pengembangan Profesional Auditor

bertanggung

jawab

terhadap

kelanjutan

pendidikannya agar dapat tetap memelihara kemampuan profesionalnya. Auditor harus tetap mengikuti perkembangan terkini atas standar, prosedur dan teknik audit. Pendidikan berkelanjutan dapat diperoleh melalui keanggotaan dan partisipasi dalam masyarakat profesional, menghadiri seminar, konferensi, kuliah dan program pelatihan intern, serta berpartisipasi dalam proyek-proyek riset. Prosedur yang biasa dijalankan oleh institusi audit untuk

melaksanakan

persyaratan

ini

biasanya

mengharuskan

seorang

auditor

untuk

mengumpulkan 40 jam pendidikan profesi lanjutan ditambah beberapa jam tambahan yang


13

Kendali Mutu

direkomendasikan oleh pejabat yang bertanggung jawab terhadap masalah personil. Untuk mengantisipasi terbenturnya jadwal kerja auditor dan ketersediaan topik pendidikan profesi pada suatu saat, angka 40 jam diperbolehkan untuk dilaksanakan secara kumulatif selama 3 tahun yaitu sebanyak 120 jam. Hasil akhir dari pengembangan profesional adalah diperolehnya keyakinan yang memadai bahwa personil memiliki pengetahuan yang memadai sehingga memungkinkan mereka memenuhi tanggung jawabnya.

6.

Promosi ( Advancement) Prosedur promosi di lingkungan institusi audit

harus memberikan keyakinan memadai bahwa semua personil

yang

terseleksi

untuk

promosi

memiliki

kualifikasi seperti yang disyaratkan untuk lapis tanggung jawab yang lebih tinggi. Praktik promosi personil akan berakibat terhadap mutu pekerjaan institusi audit. Kualifikasi personil yang terseleksi untuk promosi harus mencakup:

karakter,

intelegensi,

pertimbangan

(judgement), dan motivasi, sekalipun tidak terbatas pada keempat hal tersebut. Prosedur dasar yang harus dilakukan sebuah institusi audit adalah menilai kinerja individual pada setiap penugasan dengan menggunakan kriteria yang telah ditetapkan. Suatu bentuk formulir standar untuk evaluasi dapat dikembangkan secara intern sehingga seluruh aspek auditor yang ingin dinilai dapat diperoleh dengan tepat dan akurat. Hasil penilaian ini merupakan dasar bagi setiap promosi dan alih tugas yang dilakukan institusi audit.


14

Kendali Mutu

7.

Penerimaan dan Retensi Kl ien Prosedur penerimaan dan retensi klien harus memberikan keyakinan memadai bahwa institusi audit tidak dihadapkan pada risiko yang lebih besar dari risiko penugasan yang dapat diterima. Seluruh klien dan calon klien harus dinilai untuk meminimalkan risiko disangkut pautkannya institusi audit dengan integritas manajemen

klien yang buruk. Institusi audit dapat mengembangkan, secara internal, formulir untuk melakukan penilaian klien, menghubungi auditor sebelumnya untuk minta komentar dan pendapat mengenai penggantian auditor.

8.

Inspeksi Prosedur

inspeksi

digunakan

untuk

memberikan

keyakinan yang memadai bahwa prosedur yang berhubungan dengan unsur-unsur kendali mutu, seperti tersebut pada butir 1 sampai dengan butir 8, telah diterapkan secara efektif. Prosedur inspeksi dapat dirancang dan dilaksanakan oleh individu yang bertindak mewakili kepentingan manajemen institusi audit. Jenis prosedur inspeksi yang akan digunakan tergantung kepada kendali yang ditetapkan oleh institusi audit dan penetapan tanggung jawab di institusi audit untuk melaksanakan kebijakan dan prosedur kendali mutunya. Biasanya akan ditunjuk seorang eksekutif yang bertindak sebagai pejabat pengendali mutu yang, paling tidak setahun sekali, akan melakukan reviu terhadap kepatuhan institusi terhadap prosedur-prosedur kendali mutu.

D.

Karakte ristik Sistem Kenda li Mutu Sistem kendali mutu institusi audit mencakup struktur organisasi, kebijakan dan prosedur

yang disusun untuk memberikan keyakinan memadai tentang kesesuaian penugasan profesional


15

Kendali Mutu

dengan pedoman-pedoman yang berlaku. Sistem kendali mutu harus komprehensif dan harus dirancang selaras dengan tipe dan struktur organisasi institusi audit. Setiap sistem kendali mutu memiliki keterbatasan bawaan yang dapat berpengaruh terhadap efektivitasnya. Perbedaan kinerja antar staf dan pemahaman persyaratan profesional, dapat memengaruhi tingkat kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur kendali mutu yang kemudian memengaruhi efektivitasstem si terse but. Sifat dan lingkup kebijakan dan prosedur kendali mutu yang ditetapkan oleh suatu institusi audit tergantung pada berbagai faktor, antara lain ukuran institusi audit, tingkat pendelegasian kewenangan yang diberikan kepada stafnya dan unit-unit kerja di bawahnya, serta pertimbangan biaya-manfaat. Institusi audit perlu menetapkan hubungan tanggung jawab kepada personilnya agar kebijakan dan prosedur kendali mutunya dapat dilaksanakan secara efektif. Dalam penetapan hubungan tanggung jawab, hal-hal yang perlu mendapatkan pertimbangan memadai adalah kompetensi individu, penetapan wewenang, dan lingkup supervisi yang diberikan. Institusi

audit

wajib

mengomunikasikan kebijakan dan prosedur

kendali

mutu

kepada

personilnya dengan suatu cara yang akan

memberikan

memadai

bahwa

keyakinan

kebijakan

dan

prosedur tersebut dapat dipahami. Bentuk

dan

lingkup

komunikasi

tersebut harus cukup komprehensif sehingga komunikasi tersebut dapat memberikan umpan balik informasi mengenai penerimaan para staf terhadap kebijakan dan prosedur kendali mutu yang digunakan. Pada umumnya, komunikasi akan lebih baik apabila dilakukan secara tertulis, namun efektivitas sistem kendali mutu suatu institusi audit tidak terpengaruh oleh ketiadaan dokumentasi kebijakan dan prosedur kendali mutu yang ditetapkan. Ukuran, struktur, dan sifat praktik institusi audit harus dipertimbangkan dalam menentukan apakah dokumentasi kebijakan dan prosedur kendali mutu diperlukan dan, jika diperlukan, seberapa luas dokumentasi tersebut harus dilaksanakan.


16

Kendali Mutu

Umumnya, dokumentasi kebijakan dan prosedur kendali mutu pada institusi audit besar akan lebih luas cakupannya dibandingkan dengan dokumentasi pada institusi audit yang kecil. Institusi audit harus memantau efektivitas sistem kendali mutunya secara rutin dengan mengevaluasi kebijakan dan prosedur, penetapan tanggung jawab dan komunikasinya. Ukuran, struktur dan sifat praktik institusi audit memengaruhi keterbatasan dan persyaratan yang harus dipenuhi oleh fungsi pemantauan. Tersirat dalam fungsi pemantauan adalah perubahan rutin terhadap kebijakan dan prosedur, penetapan tanggung jawab, dan bentuk serta lingkup komunikasi karena adanya perubahan standar audit. Inspeksi yang merupakan salah satu unsur kendali mutu, termasuk dalam kegiatan pemantauan, namun kegiatan pemantauan tidak terbatas pada inspeksi saja. Latihan Soal 1. Sebutkan danelaskan j mas ing-masing unsur-unsu r kenda li mutu a l poran audit ! 2. Sebutkan danelaskan j mas ing-masing unsur-unsu r kenda li mutu pada organisasi audit! 3. Jelaskan karakteristik sistem kendali mutu! 4. Jika anda ditunjuk sebagai pejabat pengelola personil, persyaratan apa saja yang anda akan buat untuk meyakinkan bahwa anda mendapat personil yang diinginkan? 5. Jika anda sebagai pengelola/pimpinan insititusi audit, bagaimana menciptakan suatu kendali mutu audit yang baik?


17

Kendali Mutu

FORMULIR KENDALl MUTU Setelah mengikuti materi ini diharapkan para peserta akan dapat menjelaskan dan menggunakan formulir kendali mutu yang digunakan dalam audit A.

Umum Agar kegiatan pengawasan dapat dilaksanakan dengan lancar, terarah, dan dapat diikuti

perkembangannya diperlukan suatu kendali. Hasil kegiatan kendali dapat digunakan untuk mengidentifikasi dan menentukan tindakan koreksi yang akan dilakukan terhadap perencanaan dan pelaksanaan pengawasan, baik untuk periode yang sedang berjalan maupun periode berikutnya, dengan demikian pelaksanaan pengawasan dapat dilaksanakan dengan semakin baik dari hari ke hari. Salah pengawasan

satu yang

media

kendali

penting

adalah

formulir kendali mutu (KM). Formulir KM menunjukkan secara jelas tingkat tanggung jawab pejabat struktural dan pejabat fungsional auditor. Formulir ini, yang dirinci dalam sub unsur kegiatan pengawasan dan pengembangan profesi, harus diisi dengan benar dan disampaikan tepat waktu kepada pejabat yang berhak menerima dan bertanggung jawab atas pencapaian sasaran pengawasan dan pengembangan profesi. Di samping itu, melalui formulir kendali mutu juga dihasilkan informasi untuk digunakan sebagai bahan penilaian angka kredit auditor dalam hubungannya dengan Jabatan Fungsional


18

Kendali Mutu

Auditor. Pada bagian ini akan diuraikan kendali pengawasan dengan menggunakan formulir kendali mutu yang gunakan di pada Badan Pengawasan Keuangan Pembangunan dan sesuai dengan Surat Edaran Kepala BPKP No: SE – 448/K/1990 tanggal 11 September 1990 tentang Formulir Kendali Mutu dengan beberapa penyesuaian yang diperlukan, terkait dengan penggunaan istilah pengawasan yang berkembang sampai saat ini, sesuai dengan Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 19/1996 tanggal 2 Mei 1996.

B.

Kegiatan Pengawa san Kegiatan Pengawasan meliputi sub unsur yang mencakup 44 butir kegiatan pengawasan

sesuai dengan Keputusan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur Negara Nomor 19/1996 tanggal 2 Mei 1996, tentang Jabatan Fungsional Auditor dan Angka Kreditnya, pasal 7 ayat (1) dan (2). Dalam pelaksanaan kegiatan pengawasan dikenal beberapa macam istilah, antara lain Sub Unsur Kegiatan Pengawasan dan Obyek Pengawasan. Sub Unsur Kegiatan Pengawasan adalah kegiatan yang mengacu kepada 44 butir kegiatan pengawasan, sedangkan Obyek Pengawasan adalah besaran spesifik yang dilakukan dalam hubungannya dengan pelaksanaan pengawasan. Perbedaan antara Sub Unsur Kegiatan Pengawasan dan Obyek Pengawasan, Pengembangan Profesi dan Tema Pengembangan Profesi dapat dilihat dalam contoh berikut: Sub Unsur Kegiatan Pengawasa n dan Pengembangan P rof esi

-

Obyek Pengawasan dan Tema Pengembanga n Profesi

Obyek Pengawasan Sub Unsur Kegiatan Pengawasan Audit Akuntan - BBD Cabang Kendal Perumusan Kebij. Pengawasan dan- Besarnya sampling audit untuk proyek Bangdes Kebijakan lainnya - Petunjuk Pelaksanaan Sertifikasi Jabatan FungsionalAuditor

Penyusunan Petunjuk Pelaksanaan (Juklak) dan/atau Petunjuk Teknis (Juknis) Pengawasan


19

Kendali Mutu

Pengembangan Profesi Pelatihan di Kantor Sendiri (PKS) -

Tema Pengemba ngan Profesi Tindak Pidana Korupsi dan Aspek -

Teknik Audit Sampling

Auditor diharapkan untuk selalu menjaga mutu profesionalitas dalam bekerja. Untuk itu, auditor diwajibkan melaksanakan kegiatan pengembangan profesi. Kegiatan ini sifatnya wajib, jadi perlu direncanakan terlebih dahulu dan dimasukkan ke dalam rencana kegiatan tahunan.

C.

Formulir Kendali Mutu Institusi audit harus merumuskan kebijakan dan prosedur kendali mutu mengenai penugasan personil untuk memberikan keyakinan memadai bahwa penugasan

akan

dilaksanakan

oleh

pejabat fungsional auditor yang memiliki tingkat pelatihan dan keahlian teknis untuk

penugasan

tersebut.

Dalam

proses penugasan personil, sifat dan lingkup supervisi harus dipertimbangkan. Umumnya, apabila personil yang ditugaskan semakin cakap dan berpengalaman, supervisi secara langsung terhadap personil tersebut, semakin tidak diperlukan. Institusi audit harus mempertimbangkan perumusan kebijakan untuk mencapai tujuan, sejauh tujuan tersebut dapat diterapkan dalam praktik. Di bawah ini adalah contoh prosedur yang dirancang untuk dapat mengimplementasikan kebijakan yang mengikuti setiap tujuan, walaupun prosedur yang ditetapkan oleh institusi audit tidak harus mencakup semua contoh tersebut atau juga tidak harus dibatasi hanya pada contoh tersebut. 1.

Jelaskan pendekatan yang digunakan oleh institusi audit dalam penugasan personil, termasuk perencanaan kebutuhan untuk institusi audit secara keseluruhan, sebagaimana dituangkan dalam KM1 dan KM2, dan ukuran yang diterapkan untuk mencapai


20

Kendali Mutu

keseimbangan antara kebutuhan, keahlian, pengembangan, dan pemanfaatan personil dalam pelaksanaan penugasan. a. Rencan akan penugasan pengawa san dan pengembanga n profesi yang di susun berdasarkan susunan tim auditor yang dalam pelaksanaannya masih dimungkinkan untuk direvisi, sehingga pimpinan unit organisasi dapat secara langsung mengetahui rencana kegiatan, rencana pemakaian jam efektif, dan rencana perolehan angka kredit setiap auditor dalam tahun anggaran yang bersangkutan. b. Susun secara realistis KM 1 perencanaan kegiatan pengawasan dan pengembangan profesi dengan memerhatikan sumber daya yang dimiliki masing-masing unit organisasi yang meliputi sumber daya manusia, dana, dan jam yang tersedia. Di samping itu juga diperhatikan urutan prioritas yang digariskan oleh pemerintah, pimpinan institusi, dan deputi terkait. Apabila prioritas tersebut telah dipenuhi sedangkan unit organisasi yang bersangkutan masih memiliki sumber daya maka dapat diusulkan obyek pengawasan menurut prioritas setempat dan dituangkan dalam Usulan Program Kerja Pengawasan Tahunan (UPKPT). c. Informasikan kepada para auditor yang akan melaksanakan tugas pengawasan dan pengembangan profesi pada awal tahun anggaran, dengan demikian, masing-masing auditor dapat mengetahui rencana kegiatan, rencana pemakaian jam efektif, dan rencana perolehan angka kredit selama satu tahun anggaran dengan jelas. d. Hindari pencantuman pre memori (tidak pasti), dengan demikian ada kepastian bagi setiap auditor dalam mengantisipasi pelaksanaan penugasan dan perolehan angka kredit, jika terdapat penugasan khusus, misalnya audit khusus, pelaksanaannya dapat menggeser kegiatan prioritas yang lebih rendah. e. Pertimbangkan faktor-faktor berikut ini untuk mencapai keseimbangan antara kebutuhan, keahlian, pengembangan, dan pemanfaatan personil dalam pelaksanaan penugasan. (i) Ukuran dan kompleksitas penugasan. (ii) Ketersediaan personil.


21

Kendali Mutu

(iii) Keahlian khusus yang dibutuhkan. (iv) Waktu pelaksanaan pekerjaan. (v) Rotasi personil secara berkelanjutan dan periodik. (vi) Kesempatan untuk pelatihan selama penugasan (on-the-job training).

2.

Tunjuk satu atau lebih personil yang tepat untuk bertanggung jawab dalam penugasan personil. a. Tuangkan hal-hal tersebut dibawah ini dalam KM 3 dan KM 4. b.Pertimbangkan hal-hal berikut ini dalam proses penugasan personil: (i) Kebutuhan personil dan pengaturan waktu pelaksanaan penugasan tertentu. (ii) Evaluasi kualifikasi personil, yaitu mengenai pengalaman, posisi, latar belakang dan keahlian khusus personil. (iii) Supervisi terencana dan keterlibatan personal supervisor. (iv) Proyeksi ketersediaan waktu individu yang ditugasi (KM3). (v) Situasi yang memungkinkan terjadinya masalah independensi dan benturan kepentingan, seperti penugasan personil ke obrik tertentu yang memiliki hubungan keluarga ter tentudengannya. c. Pertimbangkan, dalam penugasan personil, aspek keberlanjutan kerja dan rotasi sehingga memungkinkan penugasandilaksanakan seefisien

mungkin dan

memungkinkan personil lain dengan pengalaman dan latar belakang yang berbeda, memberikan perspektif baru dalam pelaksanaan penugasan. 3.

Selenggarakan pengesahan penjadwalan waktu pelaksanaan dan kebutuhan personil untuk penugasan, oleh personil yang bertanggung jawab terhadap pelaksaaaan penugasan tersebut (KM3 & KM4). a. Ajukan kepada personil yang bertanggung jawab terhadap pelaksanaan penugasan tersebut, jika dianggap perlu, untuk mereviu dan mengesahkan nama dan kualifikasi


22

Kendali Mutu

personil yang ditugasi dalam pelaksanaan. b. Pertimbangkanpengalaman dan pelatihanstaf pel aksana enugasan p dalam ka itannya dengan kompleksitas atau persyaratan lain penugasan, dan lingkup supervisi yang akan diberikan. c. Siapkan surat tugas untuk obrik yang bersangkutan. Sesuai dengan Surat Edaran Kepala BPKP No: SE – 448/K/1990 tanggal 11 September 1990 tentang Formulir Kendali Mutu, formulir kendali mutu bagi kegiatan pengawasan terdiri atas 12 (dua belas) formulir kendali mutu (KM) dan dilengkapi dengan petunjuk pengisiannya. Pada bagian ini diuraikan ke-12 macam formulir KM tersebut dengan penyesuaian diperlukan dalam penerapannya pada organisasi pengawasan sesuai perkembangan sekarang. Berurutan formulir kendali mutu adalah: 1.

Rencana Pengawasan 20…. dilihat dari segi auditor (Formulir KM 1);

2.

Rencana Pengawasan 20…. dilihat dari segi obyek pengawasan (Formulir KM2);

3.

Anggaran Waktu Pengawasan (hari pengawasan) per penugasan pengawasan (Formulir KM 3 dan KM 3A);

4.

Kartu Penugasan (Formulir KM 4);

5.

Laporan Mingguan (perbandingan rencana dan realisasi pekerjaan per auditor) (Formulir KM 5);

6.

Daftar Analisis Tugas-Tugas Mingguan yang dibuat bulanan dengan membandingkan secara bertahap setiap minggu anggaran waktu hari pengawasan produktif dan realisasinya (Formulir KM 6 dan Formulir KM 6 A).

7.

Daftar Rincian Pemakaian Hari Kerja yang disusun untuk semua auditor setiap bulan (Formulir KM 7);

8.

Laporan Pengawasan Pelaksanaan Pengawasan (Formulir KM 8);

9.

Format Program Pengawasan (Formulir KM 9);

10.

Daftar Pengujian Akhir / Check List (Formulir KM 10);


23

Kendali Mutu

11.

Pengendali RMP dan RPL (Formulir KM 11);

12.

Laporan Rencana dan Realisasi Mingguan RMP/RPL (Formulir KM 12);

D.

Tujuan F ormulir Kenda li Mutu Dengan diselenggarakannya kendali melalui formulir kendali mutu ini, diharapkan disiplin

dan mutu kerja para pejabat struktural dan pejabat fungsional auditor semakin meningkat. Dengan demikian perlu ditegaskan kembali bahwa pengisian formulir KM tidak boleh hanya sekedar formalitas, tetapi harus dihayati dan dilaksanakan dengan sungguh-sungguh agar fungsinya sebagai alat kendali dapat dicapai secara optimal.

1.

Rencana Pengawasan Tahun Angg aran 20… dari Segi Auditor (KM 1) Formulir

KM

1

rencana

merupakan penugasan

pengawasan

dan

pengembangan berdasarkan auditor

profesi susunan

yang

dalam

pelaksanaannya mungkin

direvisi.

tim

masih Dengan

formulir KM 1, pimpinan unit organisasi dapat secara langsung mengetahui rencana kegiatan, rencana pemakaian jam efektif, dan rencana perolehan angka kredit setiap auditor dalam tahun anggaran yang bersangkutan,

dengan

demikian

dapat

diketahui

dan

diusahakan

optimalisasi

pendayagunaan auditor. Pada setiap awal tahun anggaran formulir KM 1 diharapkan dapat diinformasikan kepada para auditor yang akan melaksanakan tugas pengawasan dan pengembangan profesi, dengan demikian, masing-masing auditor yang bersangkutan dapat mengetahui rencana kegiatan, rencana jam efektif, dan rencana perolehan angka kredit selama satu tahun


24

Kendali Mutu

anggaran dengan jelas. Nomor yang tercantum dalam jadwal pelaksanaan kegiatan dalam formulir KM 1 disusun sesuai dengan nomor rincian obyek pengawasan yang tercantum dalam formulir KM 2. Penyusunan formulir KM 1 menjadi tanggung jawab pimpinan unit organisasi yang bersangkutan berdasarkan masukan dari para pengendali mutu. Dalam merencanakan penugasan pengawasan, perlu dipertimbangkan adanya benturan kepentingan antara auditor dengan mitra auditee) kerjaantara ( lain: 1. Hubungankeuangan antara auditor den ganmitra kerja 2. Hubungankeluar ga 3. Hubunganbisnis Di samping hal tersebut beberapa faktor berikut ini perlu juga dipertimbangkan untuk mencapai keseimbangan antara kebutuhan, keahlian, pengembangan, dan pemanfaatan personil dalam pelaksanaan penugasan: 1. Ukurandankompleksi tas pe nugasan. 2. Ketersed iaanpersonil. 3. Keahliankhususyangdibutuhkan. 4. Waktupelaksanaan pekerj aan. 5. Rotasi personil seca ra berkelanjutan dan periodik. 6. Kesem patan ntuk u pelat ihan selama penugasan (on-the-job training).

2.

Rencana Pengawasan Tahun Anggaran 20… Segi Obyek Pengawasan (KM 2)

Formulir KM 2 digunakan untuk mencatat semua kegiatan pengawasan pengembangan


termasuk profesi,

obyek

25

Kendali Mutu

pengawasan dan tema pengembangan profesi, jam audit, jumlah LHP yang dihasilkan, dan jadwal pelaksanaan kegiatan yang direncanakan akan dilaksanakan dalam 1 (satu) tahun anggaran tertentu. Perencanaan kegiatan pengawasan dan pengembangan profesi yang akan dilaksanakan tersebut hendaknya disusun secara realistis dengan memerhatikan sumber daya yang dimiliki masing-masing unit organisasi yang meliputi sumber daya manusia, dana, dan jam yang tersedia. Di samping itu juga diperhatikan urutan prioritas yang digariskan oleh pemerintah dan kebijakan pimpinan pusat organisasi. Apabila prioritas tersebut telah dipenuhi sedangkan unit organisasi yang bersangkutan masih memiliki sumber daya maka dapat diusulkan obyek pengawasan menurut prioritas setempat dan dituangkan dalam Usulan Program Kerja Pengawasan Tahunan (UPKPT). Pengisian Formulir KM 1 dan 2 harus didasarkan atas rencana stratejik (Renstra) masingmasing unit organisasi dan sebaiknya sejalan dengan renstra kantor pusat organisasi yang bersangkutan. Berdasarkan formulir KM 1 dan formulir KM 2 yang telah diisi dengan cermat, selanjutnya disusun UPKPT dari tahun anggaran yang bersangkutan. UPKPT yang sudah disetujui oleh pimpinan tertinggi organisasi berubah menjadi PKPT. Apabila terdapat perbedaan isian antara formulir KM 1 dan KM 2 dengan PKPT, maka formulir KM 1 dan KM 2 ini akan disesuaikan dengan PKPT. Formulir KM 1 dan KM 2 ini merupakan rencana kegiatan yang dapat diubah sesuai kondisi pada saat kegiatan pengawasan berjalan, namun harus disertai

alasan

yang

dipertanggung-jawabkan. dimaksud

bisa

dapat Perubahan

dalam

bentuk

perubahan tim atau jangka waktu pelaksanaan. Misalnya: apabila tim yang seharusnya melaksanakan penugasan tertentu karena sesuatu hal tidak bisa melaksanakan penugasan, maka penugasan dapat dilaksanakan oleh tim lain atau apabila


26

Kendali Mutu

jangka waktu pelaksanaan yang seharusnya 300 jam karena sesuatu hal tidak cukup, maka dapat diperpanjang menjadi 400 jam.

3.

Anggaran Waktu Pengawasan (KM 3 dan KM 3A) Formulir KM 3 ini digunakan untuk mencatat anggaran waktu pengawasan dalam rangka kendali pengawasan mulai dari tahap persiapan pengawasan sampai dengan penyusunan Laporan Hasil Pengawasan oleh auditor sesuai perannya dalam tim. Formulir anggaran waktu pengawasan ini terdiri dari 2 formulir yaitu: formulir KM 3 untuk audit keuangan dan KM 3A untuk audit operasional dan lainnya. Pada dasarnya kedua formulir tersebut baik format maupun cara pengisiannya adalah sama. Anggaran waktu pengawasan harus memperhatikan jadwal dan HP auditor yang diperlukan sebagaimana tercantum pada KM 2. Perubahan jadwal dan HP Auditor harus didasarkan pada alasan yang jelas dan disetujui oleh pimpinan unit organisasi. Dengan disusunnya formulir KM 3 tersebut diharapkan kegiatan pengawasan dapat dilakukan dengan tepat waktu.

4.

Kartu Penugasan (KM 4) Formuli r KM 4

diisi dengan rencana

pengawasan sesuai hasil survei mengenai kegiatan dan sistem kendali mitra kerja. Formulir KM 4 adalah salah satu alat pengendali yang dibuat dengan tujuan sebagai kesepakatan antara pimpinan unit organisasi dengan pengendali mutu atas pelaksanaan kegiatan pengawasan untuk setiap penugasan. Formulir ini digunakan sebagai alat kendali dalam rangka pemantauan dan perencanaan, pelaksanaan, sampai dengan penyelesaian pengawasan untuk setiap penugasan. Selain itu juga digunakan sebagai dasar penghitungan angka kredit bagi auditor. Seluruh pengisian formulir KM 4


27

Kendali Mutu

menjadi tanggung jawab ketua tim auditor dan pengendali mutu. Dalam formulir KM 4 ini dapat terlihat antara lain anggaran waktu pengawasan dengan realisasinya, rencana mulai pengawasan (RMP) dengan realisasinya, dan rencana penerbitan laporan (RPL) dengan realisasinya. Dengan disusunnya formulir KM 4 tersebut maka dapat diberikan gambaran menyeluruh mengenai rencana pelaksanaan pengawasan atas obyek pengawasan yang bersangkutan. Formulir KM 4 dibuat bersamaan dengan Formulir KM 3 (Anggaran Waktu). Pengajuan formulir ini kepada pimpinan unit organisasi harus dilampiri dengan ikhtisar hasil tahap survai yang disusun oleh ketua tim dan disetujui oleh pengendali teknis dan pengendali mutu. Pimpinan unit organisasi sebelum menyetujui formulir KM 4 perlu mempertimbangkan sejauh mana tahap survai telah menghasilkan kesimpulan yang memadai sehingga mudah dilihat pengaruhnya terhadap arah pengawasan dalam memenuhi tujuan pengawasan serta terhadap langkah-langkah pengawasannya audit ( program).

5.

Laporan Mingg uan (KM 5) Formulir KM 5 digunakan untuk mencatat jenis pekerjaan yang direncanakan disertai jam efektif yang dianggarkan, jenis pekerjaan yang dilaksanakan disertai jam realisasinya, tahap pengawasan,

dan

nomor

KKA

yang

merupakan hasil dokumentasi masing-masing dari pelaksanaan kegiatan tersebut yang dikerjakan oleh setiap Anggota Tim, Ketua Tim, dan Pengendali Teknis. Formulir KM 5 dibuat dengan tujuan sebagai alat kendali pelaksanaan

kegiatan

pengawasan

bagi

Pengendali Mutu terhadap Pengendali Teknis, Pengendali Teknis terhadap Ketua Tim, dan Ketua Tim terhadap Anggota Tim. KM 5 merupakan pencatatan kegiatan harian dan dibuat


28

Kendali Mutu

secara berkelanjutan untuk digunakan sebagai dasar evaluasi kinerja masing-masing Auditor. Formulir KM 5 ini juga merupakan alat komunikasi bagi anggota tim, ketua tim, pengendali teknis dan pengendali mutu. Setiap terjadi perubahan program kerja yang tidak dapat dilaksanakan dan usulan alternatif penggantinya harus dikomunikasikan melalui media ini. Perubahan tersebut harus disetujui oleh pengendali teknis dan diketahui oleh pengendali mutu. Dengan Formulir KM 5 tersebut maka penugasan yang dilaksanakan oleh setiap Auditor setiap hari dalam satu minggu dapat dipantau dan dinilai oleh atasan langsungnya. Sehingga dapat diketahui apakan tugas-tugas yang telah direncanakan tersebut dapat direalisasikan dan bila terdapat perbedaan maka harus disertakan alasan yang mendukung perbed aan tersebut.

6.

Daftar A nalisi s Tugas-Tugas Mingguan (KM. 6 dan KM 6A) Formulir KM. 6 digunakan dalam audit laporan keuangan BUMN/BUMD dan laporan keuangan proyek berbantuan yang memerlukan pernyataan pendapat akuntan, sedangkan formulir KM 6 A digunakan dalam audit operasional atas pelaksanaan APBN/APBD dan BUMN/BUMD serta obyek audit lainnya yang memerlukan rekomendasi perbaikan atas kelemahanang y ditemukan. Formulir KM 6A juga dap at dipakai dalam aud it khususdengan tujuan tertentu atau investigasi dengan penyesuaian isinya. Formulir KM. 6 digunakan untuk mencatat realisasi penggunaan HP auditor setiap minggu per kelompok kegiatan. Formulir KM. 6 adalah alat kendali untuk menganalisis penggunaan HP produktif dalam melaksanakan tugas-tugas mingguan per obyek audit. Formulir KM. 6 dibuat bulanan, dengan membandingkan secara bertahap setiap minggu antara anggaran HP produktif dengan jumlah realisasinya. Formulir KM. 6 iniperlu dipakai oleh peng endali teknis/mutu audit sebagai salah satu sumber informasi bagi pelaksanaan supervisi yang efektif.


29

Kendali Mutu

Dengan disusunnya formulir KM. 6 tersebut diharapkan audit dapat dilakukan dengan tepat waktu serta mencapai hasil audit yang bermutu.

7.

Daftar Rincian Pemakaian Hari Kerj a (KM. 7) Formulir KM. 7 dibuat untuk memantau pendayagunaan hari kerja para auditor dalam suatu unit organisasi

selama satu

bulan.

Dengan disusunnya formulir KM. 7 ini, pengendali mutu/pimpinan unit organisasi

akan

mengetahui

produktivi tas masing-ma singtenaga auditor

dengan

membandingkan

antara realisasi dengan standar hari produktif yang ditetapkan oleh pimpinan unit organisasi yang bersangkutan. Penyimpangan-penyimpangan yang mencolok dari standar perlu dianalisis untuk perbaikan pelaksanaan selanjutnya atau untuk perencanaan berikutnya. Di samping itu data dari formulir KM. 7 dapat dipakai pula sebagai sumber informasi bagi pengendali mutu/pimpinan unit organisasi untuk memberikan peringatan kepada para pejabat fungsional dalam rangka pencapaian dan peningkatan angka kreditnya. Setiap akhir tahun anggaran, jumlah hari produktif setahun menurut formulir KM. 7 ini harus dibandingkan dengan rencana hari produktif menurut formulir KM. 1 baik untuk setiap pegawai pemeriksa maupun jumlah totalnya. Perbedaan-perbedaannya harus dianalisis oleh pengendali mutu/pimpinan unit organisasi untuk landasan penyempurnaan kerjamasa-m asa berikut nya.


30

Kendali Mutu

8.

Laporan Pengawasan Pelaksana an Aud it (KM 8) Formulir KM 8 digunakan untuk mencatat

hasil

terhadap

supervisi pelaksanaan

penugasan audit. Formulir KM 8 harus dibuat oleh pengendali teknis/mutu ketika melakukan evaluasi terhadap pekerjaan tim audit atau ketika melakukan kunjung an ke oby ek aud it. Evaluasikendali mutu auditini harus ba nyak dilaksanaka n pada saat audit sedang berlangsung in process ( review). Kunjungan supervisi oleh pengendali mutu dan/atau pengendali teknis kepada tim aAudit tersebut sedapat mungkin disesuaikan dengan rencana yang tercantum pada Kartu Penugasan (Formulir KM 4). Formulir ini harus diserahkan kepada pengendali mutu setiap kali selesai mengunjungi dan mengevaluasi tim audit dalam rangka memonitor perkembangan pelaksanaan audit. Formulir ini harus diparaf ketua tim dan ditanda-tangani oleh pengendali teknis sebagai tanda telah setuju isinya dan memahami instruksi-instruksi yang diberikan, selanjutnya direviu oleh pengendali mutu. Sedangkan untuk kunjungan dan atau reviu yang dilakukan oleh pengendali mutu harus diparaf oleh pengendali teknis dan ditanda-tangani oleh pengendali mutu sebagai tanda telah menyetujui isinya dan memahami instruksi-instruksi yang diberikan. Supervisi dibagi menjadi: a.

Perencanaan Pendahuluan

b.

Pelaksa naan supervisi

a. Perencanaan Pendahuluan 1) Ciptakan prosedur yang jelas, agar pengendali mutu & pengendali teknis terlibat dalam perencanaan awal dan pengarahan pekerjaan?


31

Kendali Mutu

2) Pastikan bahwa untuk setiap penugasan audit dilakukan perencanaan pendahuluan? 3) Pastikan bahwa perencanaan tersebut telah mempertimbangkan hal-hal berikut: a)

Analisis bidang usaha/atau kegiatan atas obrik yang akan diperiksa dan kegiatan usaha?

b)

Kebijakan dan prosedur akuntansi?

c)

Antisipasi mengenai seberapa jauh JFA mengandalkan kendali intern?

d)

Pertimbangan pendahuluan dan analisis mengenai kelayakan dan tingkat materialitas pos-pos dalam laporan keuangan untuk tujuan audit?

e)

Pos-pos dalam laporan keuangan yang mungkin sekali memerlukan koreksi atau penyesuaian?

f)

Keadaan yang mungkin memerlukan perluasan atau modifikasi pengujian, seperti keadaan yang peka terhadap kekeliruan atau penyelewengan yang material atau adanya transaksi dengan pihak yang mempunyai hubungan istimewarelated ( party transaction)?

g)

Sifat laporan hasil audit/laporan akuntan yang akan diterbitkan, seperti laporan akuntan atas laporan keuangan konsolidasi, laporan akuntan atas laporan keuanganyang disusunsesuai denganketent uan instansi, atau laporan lainnya, umpamanya tentang ketaat an terhadapketent uankontrak?

h)

Perundangan atau ketentuan lain yang relevan

b. Pelaksanaan supervi si d an penelaa han Pastikan bahwa supervisi dan penelaahan antara lain dilakukan untuk hal-hal seperti: 1)

Kelengkapan dokumentasi pelaksanaan pekerjaan lapangan?

2)

Kesimpulan audit untuk setiap perkiraan yang penting?

3)

Masalah perpajakan?

4)

Masalah-masalah penting yang ditemukan?


32

Kendali Mutu

9.

Format Program Audi t (KM 9) Formulir KM 9 digunakan untuk mencatat program audit. Formulir KM 9 dibuat dengan tujuan agar format program audit seragam. Dari formulir KM 9 ini dapat terlihat rencana dan realisasi prosedur audit, siapa yang melaksanakan prosedur audit, waktu audit yang diperlukan, dan nomor KKA tempat pelaksanaan dan hasil dari prosedur audit yang bersangkutan didokumentasikan. Program pengawasan ini disusun oleh pengendali mutu berdasarkan pada tujuan yang ingin dicapai dari kegiatan pengawasan dengan memperhatikan KM 3 dan KM 4. Dengan disusunnya formulir KM 9 dapat diberikan gambaran adanya suatu audit yang perencanaan dan pelaksanaannya lengkap, menyeluruh, terarah dan terpadu dari sejak perencanaan sampai dengan realisasinya.

10. Daftar Pengujian Akhi r ( Checklist) (KM 10) Formulir KM 10 digunakan untuk mencatat hasil reviu final yang dilakukan oleh ketua tim audit,pengendali teknis dan peng endali mutu audit.KM 10 dibuat deng an tujuan seba gai salah satu alat kendali dalam rangka general “review" atas perencanaan audit, pelaksanaan audit sampai dengan penyelesaian audit untuk setiap penugasan. Dengan diselenggarakannya formulir KM 10 maka dapat diketahui sejauh mana tanggungjawab audit dari masing-masing pejabat pada organisasi audit telah dilaksanakan.

11. Kendali RMP dan RPL (KM 11) Formulir KM 11 digunakan dan dibuat oleh pimpinan unit organisasi untuk mengendalikan ketaat an kepadaRMP dan RPL sebagaimana tercantum dalamKPT P . Sebaga imana dimaklumi penyimpangan dari RMP dapat menimbulkan benturan pelaksanaan audit di lapangan dengan audit oleh aparat pengawasan fungsional lain atau unit kerja lainnya. Penyimpangan dari RPL menimbulkan kelambatan penerbitan laporan yang dapat memengaruhi kecepatan dan ketepatan pengambilan keputusan oleh para pemakai laporan


33

Kendali Mutu

hasil audit.

Oleh sebab itu,

perbedaan antara rencana dengan realisasi perlu menjadi petunjuk bagi pimpinan unit organisasi untuk menganalisis segera

penyebabnya

melaksanakan

dan

tindakan

korektif yang dianggap perlu. Mengingat PKPT hanya memuat RMP dan RPL bulanan, maka angka rencana mingguannya harus disusun dari data yang secara khusus diberitahukan oleh para pengendali mutu kepada pimpinan unit organisasi menggunakan formulir KM 12. Pengendali mutu memperoleh datanya dari para pengendali teknis dan para ketua tim audit yang menyiapkan rencana detail pelaksanaan penugasan audit dan mengendalikan ketepatan waktu penerbitan LHP. Hal yang sama berlaku juga untuk data realisasi mingguan. Penggunaan formulir ini pada unit organisasi hendaknya disesuaikan dengan struktur or ganisasinya.Formulir KM 11 ini uga j m enjadi sum ber bag i penyelengg araan "display board" oleh para pimpinan unit organisasi. 12. Laporan Rencana dan Realisasi Mingguan RMP/RPL (KM 12) Formulir KM 12 digunakan ketua tim audit dan pengendali teknis untuk melapor secara berkala kepada pengendali mutu, pada minggu yang mana dari suatu bulan suatu PP yang ditetapkan dalam PKPT maupun yang ditetapkan oleh pimpinan unit organisasi akan mulai dilaksanakan, dan untuk melaporkan pula secara berkala pada minggu yang mana dari suatu bulan realisasi mulainya PP tersebut. Formulir KM 12 juga digunakan oleh pengendali teknis dan pengendali mutu untuk melapor secara berkala kepada pimpinan unit organisasi, pada minggu yang mana dari suatu bulan LHP dari PP direncanakan akan terbit dan untuk melapor pula secara berkala pada minggu


34

Kendali Mutu

yang mana dari suatu bulan, realisasi penerbitan LHP tersebut serta status konsep LHP yang sudah diterima dari ketua tim audit. Formulir KM 12 merupakan bahan utama bagi pengisian formulir KM 11, yaitu satu-satunya alat kendali pimpinan unit organisasi terhadap pelaksanaan PKPT yang telah disetujui pemerintah atau pimpinan pusat unit organisasi maupun terhadap pelaksanaan PP lainnya. Oleh karena itu, kalau suatu satuan organisasi pengawasan tidak memiliki alat kendali lain terhadap pelaksanaan PKPT dan formulir KM 11 ini juga tidak diselenggarakan, maka pelaksanaan PKPT pasti tidak akan terkendalikan. Agar terdapat arus informasi berkala mengenai realisasi PKPT, maka setiap awal triwulan atau semester, ketua tim audit hendaknya mengisi formulir KM 12 ini dalam segi rencana mulainya PP untuk masa tiga atau enam bulan berikutnya dan realisasinya dilaporkan secara mingguan atau periode lain yang mungkin yang ditetapkan pimpinan unit organisasi. Hal ini juga berlaku untuk pengendali teknis dan pengendali mutu. Demikian pula, pengendali tTeknis hendaknya mengisi formulir KM 12 ini dalam segi rencana akan terbitnya LHP dari setiap PP untuk masa tiga bulan atau enam bulan berikutnya dan realisasi penerbitan LHP dilaporkan secara mingguan kepada pengendali mutu. Hal ini juga berlaku untuk pengendali mutu. Untuk mendukung pengisian formulir KM 12 maka bagi setiap konsep LHP harus diselenggarakan routing slip agar terlihat jelas waktu dan tanggung jawab jika terjadi kelambatan penyelesaian KM 12 ini.

E.

Kelemahan Formulir Kendali Mutu Formulir kendali mutu disusun dengan tujuan untuk kendali proses audit atau pengawasan, dan diharapkan melalui proses kendali ini akan didapatkan mutu audit yang bermutu. Namun, untuk mendapatkan mutu audit yang diinginkan tidak bisa hanya bergantung pada formulir KMKM ini saja tetapi kepada mutu dari subyek


35

Kendali Mutu

yang melaksanakan pengisian formulir tersebut. Formulir KM-KM tersebut harus diisi dengan jujur baik oleh anggota dan ketua tim audit, dan pengendali teknis dan mutu audit, maupun kendali oleh pimpinan organisasi di mana pejabat fungsional tersebut berada. Secara empiris, aplikasi formulir ini pada organisasi BPKP mempunyai banyak kelemahan antara lain: 1.

Formulir ini tidak lagi sesuai dengan tugas dan fungsi yang diemban oleh BPKP ataupun tugas pengawasan yang tercantum dalam SK MenPan.

2.

Pengisian formulir ini bagi sebagian auditor dirasakan terlalu rumit sehingga memerlukan beberapa penyesuaian.

3.

Informasi dari formulir ini belum memadai seperti yang diinginkan sekarang ini, misalnya pada KM 11, sebagian unit kerja pada BPKP telah melakukan penyesuaianpenyesuaian.

Latihan Soal 1. Sebutkan kegiatan pengawasan sesuai dengan Keputusan Menteri PAN No. 19/1996? 2. Sebutkan dan jelaskan secara singkat jenis-jenis formulir kendali mutu sesuai dengan Keputusan Kepala BPKP No. 448/K/1990? 3. Jika Saudara ditunjuk sebagai pengendali mutu, dan anggota tim tidak dapat melaksanakan satu atau lebih program audit yang direncanakan, dari formulir kendali mutu mana Saudara akan tahu dan apa yang harus Saudara lakukan? 4. Jelaskan hubungan formulir kendali mutu dengan UPKPT/PKPT?


36

Kendali Mutu

Formulir KM 1 UNIT ORGANISASI: ………………..

No. Urut

NAMA AUDITOR

(1)

(2)

RENCANA AUDIT TAHUN 20…. DILIHAT DARI SEGI PELAKSANA AUDIT

BULAN 1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

(3)

Rencana Hari Produktif setahun (4)

…………………………, …………………… 20 … PIMPINAN UNIT ORGANISASI ……..

( ……………………….) NIP. …………………… Cara Pengisian:

Kolom 1: Diisi urut nom or Kolom 2: Diisi nama-nama auditor sesuai dengan Daftar Urutan Kepangkatan (DUK) atau menggunakan urutan lain yang masing auditor. Jumlah hari rencana pelaksanaan penugasan pemeriksaan (PP) kurang dari setengah bulan dibulatkan menjadi setengah bulan dan jumlah hari lebih darisetengah bu lan dibulatkan menjadi satu bulan. Nama mitra kerja pengawasan dapat pula ditulis dengan kode saja atau lengkap nama mitra kerja dan kodenya. Data mitra kerja diperoleh antara lain dari KF 1, KF 2 dan KF 3. Kolom 4: Diisi rencana hari produktif selama setahun. Hari produktif meliputi hari produktif di kantor mitra kerja dan hari produktif dikantor sendiri. Perhatikan selanjutnya tujuan dan petunjuk pengisian formulir KM. 7 mengenai penggu naan data dalam kolom ini pada akhir tahun anggaran. Kolom 5 :Diisi dengan me mperhatikan ketentuan perhitungan angka kredit.


Rencana Perolehan Angka Kredit Bulan 1-3 Bulan 4-6 Bulan 7-9 (5)

Kendali Mutu

Formulir KM 2 RENCANA AUDIT TAHUN 20…. DILIHAT DARI SEGI MITRA AUDIT AUDITEE ( )

UNIT ORGANISASI: ………………..

No. Urut

MITRA KERJA

SASARAN AUDIT

H

P

JUMLAH B U L A N HP

(1)

(2)

(3)

LHP (3)

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

(3)

…………………………, …………………… 20 … PIMPINAN UNIT ORGANISASI ……..

( ……………………….) NIP. …………………… Cara Pe ngis ian: Kolom1: di isi nom or urut Kolom :2diisi nam a mitrakerjadan peng embangan profesi Kolom3: di isi jeni s penga wasa n dan m asa yang diawasi seperti audit keuanganA), (G audit operasional, audit dengan tujuan tert entu dan penga wasa n lai n yang akan dilakukan. Kolom :4diisi laman ya haripenga wasa n Kolom5: di isi denga n jumlah auditor P)(yang terdiri dari Ketua Tim dan nggota A Tim Kolom6: dii si jumlah hariauditor HP ( = H x P ) Kolom7: di isi jumlah Laporan asil H Peng awa san (LHP ) yang akan diterbi tkan Kolom 8: dii si lamanya lamanya pengaw asan berupa garis urus l dengan lamanya bulan pengawasan untuk asinm g-masing mitra kerj a. Jumlah hari kurang dari setengah bulan kan dibulat m enjadi set engah ulan b dan jumlah hari hlebi dari set engah bulan dibulat kan m enjadi sat u bulan. Catatan: - Tanda panahada p awal gari s m enunjuk kan bahwa kegi atan pengawasan sudah dimulai RM P) (tahun anggaran - Tanda panah pada akhir gari s, menunjukkan bahwa kegiat an pengaw asan belum selesai padar akhi tahun anggaran/ PKPT yang bersang kutan,sehingga asih m perl u ada kelanjut an pengaw asan pada tahun angg aran berikut nya atau penerbit an laporannya (RPL) baru am dal tahun angga ran/PKPT berikutnya.


1

Kendali Mutu

Formulir KM 3 UNIT ORGANISASI : ……………………………… ANGGARAN WAKTU AUDIT KEUANGAN (HP produktif) Nama Obyek Pengawasan : ………………..

Sasaran Audit: ……………..

Nomor Kartu Penugasan : …………………. Persiapan Audit

Pelaksanaan Audit

dari tgl ……s.d. tgl ……..

Penyelesaian Audit

Dari tgl. …….. s.d. tgl ………

dari tgl ……. s.d. tgl ………. Ketua Anggota Jumlah Tim Tim (HP)

I. PERSIAPAN AUDIT Pembicaraan pendahuluan

……

-Surveyinternalcontrol,permanentdatadsb Program audit

…… ……

Sub Judul

……

…… …… …… ……

…… …… …… ……

II. PELAKSANAAN AUDIT Kas/Bank -

……

Investasi jangka pendek

……

Piutang dan penyisihannya

……

Persediaan dan penyisihannya

……

- Biaya dibayar dimuka/hasil yang masih harus ditagih Investasi jangka panjang

…… ……

Aktiva tetap dan penyusutannya -Aktivatakberwujuddanamortisasi Beban yang ditangguhkan Aktiva - lain-lain

……

Cadangan -

……

Beban umum dan administrasi

……

…… …… ……. …… ……

…… ……

…… ……

…… ……

…… …… …… ……

…… …… …… ……

……

……

……

……

……

……

-Pembicaraantemuandenganobyek a

……. ……

……

Beban - lain-lain

…… ……

……

……

Beban usaha

…… ……

……

Pendapatan lain-lain

…….

……

……

Pendapatan Usaha

……

…… ……

……

……

Modal Laba - yang tidak dibagi

…….

……

……

Pajak-pajak Hutang jangka panjang

…… ……

…… ……

…… ……

-Hutanglainnyadanbiayayangharusdibayar

……

…… ……

Hutang - Usaha

…… ……

……

udit

…… Sub Judul

……

……

……

……

……

III. PENYELESAIAN AUDIT Penelaahan kelengkapan kka

……

……

……

- Pembahasan Intern antara Anggota dan Ketua Tim serta Dalnis - Penyusunan konsep LHP/Pembuatan lampiran - PembahasankonsepLHPdenganpimpinanauditee

……

……

……

Sub Jumlah

……

……

……

JumlahHPyanagdianggarkan

……

……

……

……………,…………20

………….,………20…

Disetujui oleh

Disusun oleh

Pengendali Teknis

Ketua Tim Audit

(…………………………..) NIP.………………….

(…………………………..) NIP.………………….

Cara Pengisian: Form ulir KM 3 disusun oleh Ketua Tim dan disetujui eh Peng ol endali Teknis Jumlah HP yang imasukkan d dalam anggaran waktu ahadal HP produktif Jumlah HP untuk Ketua Tim adalah jumlah pengawasan hari yang produktif untuk Ketua Tim yang bersangkutan Jumlah HP untuk Anggota Tim adalah jumlah pengawasan hari yang produktif untuk set iap Anggota Tim dikal ikan dengan banyaknya Anggota Tim.


39

Kendali Mutu

Formulir KM 3A UNIT ORGANISASI : ……………………………… ANGGARAN WAKTU AUDIT OPERASIONAL/KHUSUS (HP produktif) Na m aOb y e kP e n g a w a s a n:… … … … … … .. Nomor Kartu Penugasan : ………………….

S a s a r a nA ud i t : … … … … … … … … . .

Nama Obyek :

…………………………….. PERSIAPAN AUDIT dari tgl …. s.d. tgl ……….. Jenis-jenis Kegiatan

AUDIT PENDAHULUAN

AUDIT LANJUTAN

PENYELESAIAN AUDIT

dari tgl …. s.d. tgl ………..



Ketua

Anggota

Jumlah

Tim

Tim

(HP)

I. PERSIAPAN AUDIT

-PengumpulanInformasiUmum -PenyusunanRencanaAudit -Pembicaraanpendahuluan - Pengumpulan peraturan perundang-undangan dan penelaahan peraturan perundang-undangan - Penyusunan programkerja audit pendahuluan Sub Judul

……………. …………….

……………. …………….

……………. …………….

…………….

…………….

…………….

…………….

…………….

…………….

……………. …………….

……………. …………….

……………. …………….

- Pengembangan temuan hasil audit pendahuluan

…………….

…………….

…………….

-Evaluasitransaksi/bukti-bukti

…………….

…………….

…………….

Peninjauan Fisik - Penyusunan ikhtisar temuan hasil audit pendahuluan

……………. …………….

……………. …………….

……………. …………….

-Penyusunanprogramkerjaauditlanjutan

…………….

…………….

…………….

II. PELAKSANAAN AUDIT A. AUDIT PENDAHULUAN

B. AUDIT LANJUTAN

- Pengembangan temuan hasil audit pendahuluan

…………….

…………….

…………….

-Evaluasibuktitambahan

…………….

…………….

…………….

Pembuatan BPAK

…………….

…………….

…………….

- Pembuatan keterangan tanggung jawab mutlak -Penyusunantemuanhasilauditlanjutan -PenyusunanRekomendasi

……………. ……………. …………….

……………. ……………. …………….

……………. ……………. …………….

- Pembahasan temuan dengan penanggung jawabobyekyangdiaudit

…………….

- Pembahasan komentar dari obyek yang diaudit Sub Judul

……………. …………….

……………. ……………. …………….

……………. ……………. …………….

III. PENYELESAIAN AUDIT

-PenelaahankelengkapanKKA - Pembahasan Intern antara Anggota Tim, Katim, Dalnis - P enyusunan konsep LHP/Pembuatan daftar-daftar Hal-hal lain

……………. ……………. ……………. …………….

Sub Jumlah JumlahHPyangDianggarkan ……………………,………………… 20

……………. …………….

……………. ……………. ……………. ……………. ……………. …………….

Disetujui oleh

Disusun oleh Ketua Tim Audit


……………. ……………. ……………. ……………. …………….

………………….,……………… 20…

Pengendali Teknis

(………………………………..) NIP. ……………………………

…………….

(…………………………………..) NIP. ……………………………….

40

Kendali Mutu

Formulir KM.4

UNIT ORGANISASI:……………..

KARTU PENUGASAN Nomo r : ………………… 1. a. NamaInstansiSasar an b. Alamat Nomo r Telephon

: ………………………………………….. : ………………………………………….. : …………………………………………..

2. Rencana Penugasan Nomor

: …………………………………………..

3. a. Kegiatan Penugasan b. Sasaran Penugasan c. Tujuan Penugasan

: ………………………………………….. : ………………………………………….. : …………………………………………..

4. Lapor an dikirim kepada

: …………………………………………..

5. a. Pengendali Mutu

: …………………………………………..

b. Ketua Tim

: …………………………………………..

6. Penugas an dilakukan dengan Surat Tugas : ………………………………………….. Nomor : ………………………, Tanggal ……….. Dimulai pada tanggal : ………………………………………….. Direncanakan selesaipadatanggal : ………………………, SelesaiTanggal.. . 7. Kunjungan lapangan da n review engenali P Teknis : Direncanakan : …………..hari

Realisasi:

1. Tangg al ………………….….(………..hari) 2. Tangga l ………………….….(………..hari) 3. Tangga l ………………….….(………..hari) 8. Anggaranwaktu hari produktif Tim : Dilaksanakan oleh

Ketua Tim Anggota Tim

Dalnis

: ………………….. : ………………….. ……… ……… …… ……… ……… …… ……………………


Ang garan Waktu

Realisasi

……………………hari ……………………hari ……………………hari ……………………hari ……… ……… ……har i ……… ……… ……har i ……… ……… ……har i ……… ……… ……har i ……………………hari ……………………hari ……………………HP ………… …………HP

41

Kendali Mutu

9. Rencana Mulai Penugasan (RMP) bulan :…Rencana Penerbitan Laporan Bulan (RPL) bulan:... Realisasi mulaiPenug asan bulan: …….. Realisasipenerbi tan laporan bulan: …… 10. Konsep laporan direncanakan selesai selambat-lambatnya pada tanggal : …….. Realisasi konsep laporan diselesaikan pada tanggal : ………………………….. Keterangan/alas an pen yimpangan : ……… ……………………………………

Pimpinan UnitOrganisasi

…................, 20…….. Pengenda li Mutu

………… ………… …. NIP. …………………

………………… ….. NIP. ……………….

Penge ndaliTeknis

……………….., 20…….. KetuaTim

………… ………… …. NIP. …………………

…………………… .. NIP. ……………….

Cara Pengisian: a.

Kartu Penugasan diajukan oleh Pengendali Mutu atau Pengendali Teknis kepada Pimpinan Unit Organisasi.

b.

Nomor urut diisi sesuai dengan urutan penugasan pada unit organisasi yang bersangkutan selama tahun anggaran berjalan.

c.

Nama mitra kerja pengawasan diisikan pada nomor 1a diambil dari formulir KM 2.

d.

Alamat dan nomor telpon mitra kerja pengawasan pada nomor 1b diisi dari data yang diperoleh dari mitra kerja dan atau permanent file.

e.

Nomor urut pada formulir KM 2 diisikan pada nomor 2 Kartu Penugasan

f.

Kegiatan/program/sasaran pengawasan diisi pada nomor 3a dan 3b. Tujuan pengawasan pada nomor 3c diambil dari formulir KM 2.

g.

Laporan Hasil Pengawasan dikirimkan kepada siapa saja.

h.

Pengisian nomor 5 dan 6 berdasarkan pada Surat Tugas.

i.

Pengisian nomor 7 disesuaikan dengan rencana kunjungan dan reviu Pengendali Teknis, demikian pula

j.

pengisianrealisasikunjunga nnya. Pengisian anggaran waktu Tim diambil dari formulir KM 3 atau KM 3A, sedangkan realisasinya diambil dari formulir KM 6 atau KM 6A.

k.

Pengisian RMP dan RPL diambil dari formulir KM 2, sedangkan realisasinya diambil dari pelaksanaan pengawasan dan penerbitan laporannya (formulir KM 12)


42

Kendali Mutu

l.

Pengisian nomor 10 didasarkan atas kesanggupan Ketua Tim yang disesuaikan dengan formulir KM 3 atau formulir KM 3A, sedangkan realisasinya diambil dari pelaksanaan penyelesaian penyusunan konsep laporan (formulir KM 12 dan Routing Slip).

m. Formulir KM 4 dibuat dalam rangkap dua, asli menyertai konsep LHP sedangkan lembar kedua untuk arsip di KKA yang bersangkutan.


43

Kendali Mutu

Formulir KM.6 UNIT ORGANISASI : ………………………………

DAFTAR ANALISIS TUGAS-TUGAS MINGGUAN

(Pengawasan atas pelaksanaan langkah kerja dan waktu audit kegiatan/ program yang diaudit)

Obyek Pengawasan :

…………………………….. Rencana Audit

Audit

Nomor :

Bulan :

Kartu Penugasan Nomor Realisasi waktu

Jumlah Hari Produktif

Minggu ke

s/d bln s/d bln I Hari Pemeriksa Produktif Jenis-jenis Kegiatan

blnini lalu

ini

KetuaTim

……… …… …… …… …… … ……

……

AnggotaTim

…… …… …… …… …… …… ……

……

Jumlah

II

III

IV

V

……… …… …… …… …… … ……

……

ANGGARAN WAKTU

I. PERSIAPAN AUDIT

-Pembicaraanpendahuluan

……………. …… …… …… …… …… …… ……

- Survey internal control, permanent data dsb ……………. …… …… …… …… …… …… …… -Programaudit

……………. …… …… …… ……… …… … …… SubJudul

……………. …… …… …… …… …… …… ……

…… …… …… ……

II. PELAKSANAAN AUDIT

Kas/Bank -

……………. ……… …… …… …… …… … ……

……

-Investasijangkapendek

……………. …… …… …… …… …… …… ……

……

-Piutangdanpenyisihannya

……………. …… …… …… …… …… …… ……

……

- Persediaandanpenyisihannya

……………. …… …… …… …… …… …… ……

……

-Investasijangkapanjang

……………. …… …… …… …… …… …… ……

……

- Aktiva tetap dan penyusutannya

……………. …… …… …… …… …… …… ……

……

- Aktiva tak berwujud dan amortisasi

……………. …… …… …… …… …… …… ……

……

-Bebanyangditangguhkan

……………. …… …… …… …… …… …… ……

……

-Aktivalain-lain

……………. …… …… …… …… …… …… ……

……

-HutangUsaha

……………. ……… …… …… …… …… … ……

……

- Hutang lainnya dan biaya yang harus dibayar


……………. …… …… …… …… …… …… ……

……

45

Kendali Mutu

Formulir KM.6 Pajak-pajak -

…………….

-Hutangjangkapanjang

……

…………….

Modal -

……

…………….

-Labayangtidakdibagi

…………….

Cadangan -

……… ……

…………….

-PendapatanUsaha

……

…………….

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

……

…… …… ……

……

…… …… ……

…… ……

………

…………….

-Pendapatanlain-lain

……

…… ……

…… …

……

……

……

……

…… ……

…… …

…… ……

……

…… …… ……

……

……

……

……

……

…… …… ……

……

……

……

Beban usaha

…………….

……

……

……

…… ……

……

……

……

-Bebanumumdanadministrasi

…………….

……

……

……

…… ……

……

……

……

Beban lain-lain

…………….

……

……

……

…… …… ……

……

……

- Pembicaraan temuan dengan obyek a

udit

……………. SubJudul

…………….

……

……

……

……

…… ……

…… …… ……

…… …… ……

……

……

…… ……

III. PENYELESAIAN AUDIT -PenelaahankelengkapanKKP

…………….

……

…… ……

……

……

……

……

……

- Pembahasan Intern antara Anggota Tim Ketua Tim audit dan Pengawas audit

…………….

…… …… ……

…………….

………

…………….

……

……

……

……

……

……

…

……

……

…… …… ……

……

- Penyusunan konsep LHP/Pembuatan L ampiran - …………………………………… SubJumlah

…………….

Jumlah

…………….

…… ……

…… ……

……

……

……

…… …… ……

……

…… ……

…… …… ……

…… ……

…… ……

…… …… ……

Penjelasan singkat perbedaan antara realisasi HP produktif dengan an ggaran waktu - Penjelasan Ketua Tim audit : ……..

……………………………………………………………………….

……..

………………………………… …………………………………… .

……...

………………………………… …………………………………… .

Komentar dan keputusan Pengawas audit : ………………………………………………………………… ……..

………………………………… …………………………………… .

……...

………………………………… …………………………………… .

……………………,…………………20 Disetujui oleh Pengendali Teknis

(………………………………..) NIP.……………………………


………………….,………………20… Disusun Oleh Ketua Tim audit

(…………………………………..) NIP.……………………………….

46

Kendali Mutu

Cara Pengisian:

# Daftar ini disiapkan oleh Ketua Tim Audit dan direview oleh Pengendali Teknis/Mutu. # Daftar ini diselesaikan setiap bulan, kemudian dilanjutkan dengan daftar berikutnya dengan masa bulan berikutnya sampai laporan selesai. # Untuk mengisi anggaran waktu dalam daftar ini diambil bahan dari formulir KM. 3 dan realisasinya dari formulir KM. 5 semua auditor yang terkait dengan audit ybs. # Setelah pengisian bulanan selesai Ketua Tim Aud it harus mem buat catatan mengenai perbedaan-perbeda an yang mencolok antara anggaran waktu dengan realisasinya dan hasil analisis sebab-sebabnya. Selanjutnya Teknis/Mutu harus mengemukakan tanggapannya terhadap catatan Ketua Tim Audit terutama catatanPengendali terhadap masalah-masalah yang menunjukkan penyimpangan dari rencana audit dan program audit. Tanggapan Pengawas Audit tersebut diperlukan untuk menjadi pedoman dalam pelaksanaan audit selanjutnya atau audit yang serupa berikutnya.Penjelasan tersebut dapa t dilampirkan tersendiri apabila rlu. pe # Formulir KM.6 merupakan bagian KKA dalam kelompok yang sama dengan . formulir KM.8


47

Kendali Mutu

Formulir KM.6A

UNIT ORGANISASI:………………………

DAFTAR ANALISIS TUGAS-TUGASMINGGUAN

(Pengawasan pelaksanaan kerja danwaktuAudit) Nama Obyek :

…………………………….. Kartu Penugasan

Audit

:Nomor

: Bulan

REALISASIWAKTU

MingguKe I KetuaTim

H.PProduktif

AnggotaTim Jumlah

Jenis-jenis Kegiatan

II

III

JumlahHariProduktif IV

V

blnini s/dbln s/dbln

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

lalu

ini

……

……

……

…… …… …… …… …… ……

……

…… ……

ANGGARAN WAKTU

I. PERSIAPAN AUDIT

-PengumpulanInformasiUmum

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

-PenyusunanRencanaAudit

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

-Pembicaraanpendahuluan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Pengu mpulan perat uran perundang undanga n dan pe nelaahan peraturan perundang-undangan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Penyusunan program kerja audit pendahuluan

……………. SubJudul

…………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

II. PELAKSANAAN AUDIT A. AUDIT PENDAHULUAN

-Pengembangantemuanhasilaudit

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

-Evaluasitransaksi/bukti-bukti -PeninjauanFisik

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

- Penyusunanikhtisar temuanhasil audit

…………….

…… …… …… …… …… ……

pendahuluan

……

……

pendahuluan -Penyusunanprogramkerjaauditlanjutan


…… …… …… …… …… ……

……

……

48

Kendali Mutu

Formu lir KM.6A B. AUDIT LANJUTAN -Pengembangantemuanhasilaudit

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

pendahuluan -Evaluasibuktitambahan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

-PembuatanBPAK

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Pembuatanketerangantanggungjawab mutlak

……………. …………….

…… …… …… …… …… ……

……

……… …… …… …… …… …

……

…… ……

- Penyusunantemuanhasil audit lanjutan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

-PenyusunanRekomendasi

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Pembahasan temuandengan penanggung

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

jawabobyekyangdiperiksa

……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Pembahasankomentar dari obyekyang

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

diperiksa

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

SubJudul III. PENYELESAIAN AUDIT -PenelaahankelengkapanKKP - Pembahasan Intern antar a Anggota Tim KetuaTimdanDalnis

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Penyusunan konsep LH P/Pem buatan d aftar-daftar

…………….

Hal-hal lain

……………. SubJumlah

…………….

Jumlah

…………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… …… …… ……

Penjelasan singkat perbedaan antara realisasi HP produktif dengan anggaran waktu - Penjel asan Ketua Timudit A :…………….

……………………………………………………………………….

…………… …....

…………… …………… …………… …………… …………… …….

…………… …....

…………… …………… …………… …………… …………… …….

Koment ar dan keputusan Dalnis : ………………………………………………………………… …………… …....

…………… …………… …………… …………… …………… …….

…………… …....

…………… …………… …………… …………… …………… …….

……………………,…………………20 Disetujui oleh Pengendali Teknis

(………………………………..) NIP.……………………………


………………….,………………20… Disusun Oleh Ketua Tim

(…………………………………..) NIP.……………………………….

49

Kendali Mutu

Formu lir KM.6B

UNIT ORGANI SASI: ………… ……………..

DAFTAR ANALISIS TUGAS-TUGASMINGGUAN

(Pengaw asanataspelaksanaan kerjadanwaktuevaluasi)

Nama Obyek : ………………… ………….. Kartu Penugasan

Kegiatan

Nomor :

Bulan :

REALISASIWAKTU

MingguKe I KetuaTim

H.PProduktif

AnggotaTim Jumlah

Jenis-jenis Kegiatan

II

III

JumlahHariProduktif IV

V

blnini s/dbln s/dbln

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

lalu

ini

……

……

…… ……

…… ……

ANGGARAN WAKTU

I. PERSIAPAN TUGAS

-PembicaraanPendahuluan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

-PenyusunanRencanaTugas

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Pengumpulan peraturan perundang undangan danpenelaahan peratur an perundang-undangan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

-Pembuatanikhtisarhasilpersiapantugas

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

-Penyusunanproporsal

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

SubJudul II. PELAKSANAAN TUGAS A. TUGAS PENDAHULUAN

-Penyiapanmateri/modul -Evaluasisistemdanprosedur - Penyusunanikhtisar temuan hasil evaluasi

……………. ……………. …………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

pendahuluan - Penyusunan programkerja evaluasi lanjutan


50

Kendali Mutu

Formu lir KM.6B B. TUGAS LANJUTAN

- Pendalaman masalahevaluasi pendahuluan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

-Penelaahankepustakaan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

-EvaluasiSaranaPendukung

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

pemecahan -PenyusunanRekomendasi

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

- Pembahasan masalahhasil evaluasi dengan

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

- Perumusan masalah dan alternatif

……

pimpinan obyek -Perumusankesimpulanakhir SubJudul

……………. …………….

…… …… …… …… …… ……

……

…… …… …… …… …… ……

……

…… ……

III. PENYELESAIAN AKHIR

- PenelaahankelengkapanKKEvaluasi

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- PenyusunankonsepLHE/LHAsistensi

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Pembuatan daftar-daftar lampiran-lampiran

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

- Pem bahasan konsepELH dengan pimpinan obyekevaluasi

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

Finalisasi LHE

…………….

…… …… …… …… …… ……

……

……

SubJumlah Jumlah

……………. …………….

…… …… …… …… …… …… …… …… …… …… …… ……

…… ……

…… ……

Penjelasan singkat perbedaan antara realisasi HP produktif dengan anggaran waktu - Penjel asan Ketua Tim : ……………………

……………………………………………………………………….

…….………………….

……………………………………………………………………….

…….………………….

……………………………………………………………………….

Koment ar dan keputusan Dalnis : ………………… ………………………………… ……………

………………… …,………………… 20 Disetujuioleh Pengendali Teknis

………………….,………………20… Disusun Oleh KetuaTim

(………………………………..) NIP.……………………………

(…………………………………..) NIP. ………… ………… ……… ….


51

Kendali Mutu

Formulir KM.8

UNIT ORGANISASI: .......................... LAPORAN SUPERVISI PELAKSANAAN TUGAS

Nama ObyekPenugasan

:

SasaranPenug asan

:

PeriodePenug asan

:

TanggalKunjungan/Review : Nama Dalnis

:

Bidang

:

KEMAJUAN TUGAS I.

EvaluasiPelaksanaan Tugas: 1. Tahapan yang sudah selesai : 2. Tahapan yang sedang dikerjakan : 3. Jumlah Program Penugasan yang belum dikerjakan : 4. RealisasiPencap aianTarget 5. Pencapa ian target yangseharusnya:

: %

II.

Masalahpenting yangdijumpa i/perludikembangkan:

III.

Instruksikepada Ketua Tim:

%

........................., ....................20 .... Dalnis

(...................................................) NIP. ............................................. Review Daltu : Nama Paraf Tanggal : Catatan:

Diterima Ketua Tim Tanggal ..................

: :


(.................................................. ) NIP. ...........................................

52

Kendali Mutu

Cara Pengis ian: ButirI : 1. Diisi dengannomor programaudityangtelah diselesaikan.Jikasudahbanyakyang diselesaikan cukup dicatat jumlah nya saja. 2. 3.

CukupJelas. Diisi dengan mor no programaudit yang belum diselesaikan. Jika asih m banyak yang belum diselesaikan cukup dicatat jumlahnya saja.

4.

Dihitung denganmembandingkan PHyang seh arusnya terpakai dengan total HPdalam formulir KM. 3. Dapat pula dipakai tolok ukur lain yang disepakati sebelumnya antara Pengendali Teknis dengan Ketua Tim Audit.

5.

Dihitung den gan m embandingkan PH yangtelah digunakan. dengan totaldalam HP formulir KM. 3 atau tolok ukur lain yang disepakati sebelumnya.

ButirII

:

DiisiolehPengenda li Teknisapabilaterdapatmasalah-masalah pentingdalamaudittermasuk masalah kelambatan dalam pelaksanaan audit.

ButirIII

:

DiisiolehPengendali Teknisberupaberbag ai instruksi ntuk u menang ani masalahpenting, termasuk kemungkinan perubahan/pengembangan program audit yang dijumpai pada waktu mengevaluasi hasil kerja Tim Audit.

Formulir KM. 8 dibuat rangkap dua : - Lemba r ke 1 :

Direvi u oleh Peng endali Mutu/Pimpinan Unit O rganisasi untuk menilai apakah peman tauan dan instruks i kepada KetuaimT Audit sudah mem adai. Lembar ke 1 ini setelah direview oleh Pengendali Mutu/Pimpinan Unit Organisasi disimpan dalam KKA obyek audit yang bersangkutan, satu kelompok dengan formulir KM. 4.

- Lemba r ke 2:


UntukKetuaTimAuditsebagaibagiandariKKA kelompokDaftarNotisi .

53

Kendali Mutu

Formulir KM.9

UNIT ORGANISASI : ………………..

FORMAT PROGRAM AUDIT/EVALUASI

Nama obyekpenugasan

:

Kegiatanyangdiaudit /evaluasi

:

Lokasi

:

Periodeyangdiaudit /dievaluasi

:

PROGRAM PERSIAPAN/PELAKSANAAN/PENYELESAIAN PENUGASAN 1) No. Urt

UraianTujuan danProsedurAudit

1

2

………………….,……………..20……. Mengetahui Pengendali Teknis

(……… ……… …………… ..) NIP. ……… ……… …………

Rencana Dilaksana Anggaran kan Oleh Waktu 3 4

Realisasi Dilaksana aktu W kan Oleh 5 6

REF KKA 7

Ket 8

…………….,…………20…. KetuaTim Audit

(………… ……… ……..) NIP……… ……… ……..

Kecukupan Audit Program PengendaliMutu

(………………………..) NIP. ……………………. 1). Coret yang tidak perlu


54

Kendali Mutu

Cara Pengisi an: 1. Daftar ini disiapkan Ketua Tim udit A dan di reviu sertadisetujuiPengend ali Mutu. 2. Pengisian formulir ini cukup jelas.Prose dur-prosedu r audit untuk tahap persiapan, pelaksa naan da n penyelesaian audit dapat disusun berurutan dalam satu dokumen. 3. Formulir ini sebagai dasar pengisian formulir KM. 3 atau formulir KM. 3A.


55

Kendali Mutu

Formulir KM.10 UNIT ORGANISASI : ...................................................................... DAFTAR PENGUJIAN AKHIR (CHECK – LIST) Untuk : Ketua Tim Pengendali Teknis PengendaliMutu Nama Obyek Audit: ......................... No. Urut PERTANYA AN

Nomor Kartu Penugasan: ...................... JAWABAN OLEH KetuaTim Pengendali Pengendali Audit Teknis Mutu

1. Apakahaudit merupakan pelaksanaandalam PP PKPT ? (Lihatpulacatatandi bawah)

.............

2. Apakahmulainyaaudit sesuai denganrencananya (RMP) ?

...................

.............

3. Apakahaudit merupakan audit berulan g (repea t-audit)?

...................

.............

4. ApakahdalamKKP terdapa t Surat Tugas ?

...................

.............

5. Apakahdalam KKP terdapat Program Audit yabngsudah dimutakhirkan ? 6. Apakah dalamKKP terdapat IkhtisarHasil Survey?

................... .................

...................

7. Apakah para An ggota Tim udit A dan Ketua imT Aud it membuat rencana kegiatanmingguan ? ..................

...................

8.

Apakah permanent semestinya ?

data

telah

diperbaharui

dengan ..................

9. Apakahseluruh proses audit dankesimpulanaudit tel ah cukup didokumentasikan dalamkertas kerjaaudit ? .................. 10. Apakah “in process review” Pengawas Audit ?

tel ah

Apakah sudah dilakukan identifikasi KKN ?


..................

...................

dilaksanakan oleh

11. Apakahkonseplaporan disusun berdasarkankertas kerja audit dan kesimpulan hasil audit yang diketengahk konsep laporan dapat dengan mudah ditemukan dalam kertas kerja audit ? 12.

.............

..................

...................

.............

............ .....

............ .

.................

56

Kendali Mutu

13. Apakahkonsep LH P dan rekom endasi yangdimuat dalam laporan sudah dibicarakan dengan pimpinan obyek audit ? ................... 14. Apakah konsep laporan sudah memuat semuahal yang relevandengan tujuan audit ? ........... ........ 15. ApakahpenerbitanLHP sesuai denganrencananya (RPL) ? Catatan : kalau audit bukan pelaksanaan PP dalam PKPT (beriTanggal tanda untuk yang sesuai ) : a. Audit khusus : -------: Tanda Tangan

b. Audit diluar : --------:

Na ma

........... ...........

...................

............. ......

............ .

...................

.............

............ ......

............ .

........... ...........

............ ......

.............

........... ..........

........... .......

............. .

Cara Pengisi an: 1. Setiap Ketua Tim, Pengendali Teknis dan Pengendali Mutu Audit diwajibkan mengisi formulir KM. 10 2. Formulir KM. 10 dikerjakan setelah Konsep Laporan Hasil Audit selesai disusun. 3. Pengisian Daftar Pengujian Akhir merupakan hasil Reviu Counter dan Review oleh atasan langsung dalam organisasi audit. 4. Jawaban pengisian Daftar Pengujian Akhir cukupdenga n "ya" taau "tidak". Kalauperlu ada penjelasan singkat mengenai kondisi yang ada hendaknya dibuat sebagai lampiran tersendiri.


57

Kendali Mutu

Formulir KM 11 UNIT ORGANISASI: ……………………

PENGENDALIAN RMP DAN RPL TAHUN 20 … Bulan: ……

No. Urut

P Unit Organisasi 1 (2)

(1)

M

R

L

Minggu 2

3 (3)

4

5

P

Jumlah Sebulan

Jumlah s.d. Bulan ini

(4)

(5)

R Minggu 1

2

3 (6)

4

5

Jumlah Sebulan

Jumlah s.d. Bulan ini

(7)

(8)

Ra

1 2 3 4 5 6 7 Dst Jumlah Rincian

PKPT Khusus Diluar PKPT PKPT Khusus Diluar PKPT

Cara Pengisian: Kolom 1 : Kolom 2 : Kolom 3 : Kolom 4: Kolom 5: Kolom 6: Kolom 7: Kolom 8:


Re Ra Re Ra Re Ra Re Ra Re Ra Re Ra Re Ra Re Ra Re Ra

Re

Cuku p jelas. Diisidengan nam a Pengen dali Mutu atau Penge ndali Teknis Audit. Diisi jumlah PP yang anak dimulai pada minggu yangrsangkutan be sebagai angka rencanaPdan yang P telah mulai di pada minggu yang bersangkutan sebag ai angka real isasiberdasarkan laporan dari Pengen dali Mutu denganenggunak m an formuli r KM12. Diisidengan has il penjumlahan ma sing-masing kolom inggu. m Ji ka tidak tersedia data mingguan maka olomkiniuntuk rencana diisi dengan data menu rut PKPT dan sumb er lainnya dan untuk realisasi diisi data dari sumb er lain yang datanya dap at dipercaya. Diisidengan ngka a kum ulatif jumlah bulan ini dal am ko lom (4) dit amb ah jumlah dalam kolom (5) a l poran kend ali bulan sebelumny a. Diisidengan jumlah LHP ang y akan diterbi tkan pada minggu yang bersang kutan sebagai rencana dan LHP ng tel ya ah terbi t pada minggu yang bersangkutan seba gai angka reali sasi, berdasarkan laporan menggun akan formulir KM. 12 dariPengen dali Mutu/Pimpinan Unit Organisasi. Diisidengan has il penjumlahan ma sing-masing kolom inggu. m Ji ka tidak tersedia data mingguan maka olomkiniuntuk rencana diisi dengan data menu rut PKPT danumbe s r lain dan untuk real isasidiisi data dari sum ber lai n yang datanya dap at dipercaya. Diisidengan ngka a kum ulatif jumlah bulan ini dal am ko lom (7) dit amb ah jumlah dalam kolom (8) a l poran kend ali bulan sebelumny a.

Kendali Mutu

Formulir KM 12 UNIT ORGANISASI: …………………… LAPORAN RENCANA DAN REALISASI MINGGUAN RMP/RPL Tahun 20 ..

No. Urut

No. PP Dalam PKPT

Nama Penugasan Audit

Bulan menurut Rencana

(1)

(2)

(3)

(4)

Rencana Minggu 1234512345 (5)

Realisasi Minggu

Bulan Realisasi

(6)

(7)

Posisi Per Tanggal Pelaporan (8)

I. PKPT

Sub Jumlah II. Audit Khusus

Sub Jumlah III. Di luar PKPT

Sub Jumlah Jumlah ……………………….., ………………… 20 … Ketua Tim Audit/Pengendali Teknis/Pengendali Mutu 1) 1) Coret yang tidak perlu

( …………………………………..) NIP. …………………………….


Kendali Mutu

Cara Pengisian: Kolom 1: Cukup jelas Kolom 2: Diisi dengan nomor PP dalam PKPT (atau UPKPT kalau PKPT belum terbit) Kolom 3: Diisi dengan nama PP atau uraian PP sebagaimana tercantum dalam PKPT dan nama PP untuk audit khusus dan di luar PKPT. Diisi dengan bulan RMP atau bulan RPL sesuai yang tercantum dalam PKPT, disesuaikan dengan tujuan pelaporannya apakah pelaporan mengenai RMP dan realisasinya oleh Ketua Tim Audit dan Pengendali Teknis ataukah pelaporan RPL dan realisasinya oleh Pengendali Kolom 4: Teknis dan Pengendali Mutu. Diisi dengan tanda/simbol "silang" (x) atau "kaki jalak" (v) pada kolom minggu yang direncanakan sebagai mulainya PP atau terbitnya LHP, Kolom 5: disesuaikan dengan tujuan pelaporan. Diisi dengan tanda/simbol "silang" (x) atau "kaki jalak" (v) pada kolom minggu realisasi mulainya PP atau realisasi terbitnya LHP, Kolom 6: disesuaikan dengan tujuan pelaporan. Kolom 7: Diisi dengan bulan realisasi mulainya PP atau bulan realisasi terbitnya LHP, disesuaikan dengan tujuan pelaporan. Kolom 8: Kolom ini baru si diikalau uiuan t pelaporan adalah m elaporkan realisasi RMP. Kolom ini dii si denganstatus PP pad a tanggal pelaporan. a. BP = belum mulai audit. b. SP = sedang dalam pelaksanaan audit c. DLI = sedang disusun laporan oleh Ketua Tim Audit. d. PL = proses pembicaraan laporan dengan pimpinan auditee. e. DLII = konsep laporan sedang direview oleh Pengendali Teknis. f. DLIII konsep laporan sedang direview oleh Pengendali Mutu Audit. g. DLIV = konsep laporan sudah disetujui Pengendali Mutu. h. PG = konsep laporan dalam proses penggandaan. i. B = penugasan audit dibatalkan, atau tidak sampai diterbitkan laporan. =


Kendali Mutu

Arthur Andersen Consulting, An Executive Seminar on “Steps to certification Success -ISO 9000, Jakarta, 1995. Arthur R. Tenner, dan Irving J. DeToro, Total Quality Management: Three Steps to Continuous Improvement, Addison-Wesley Publishing Company, Inc., 1992 hal. 15. David A. Garvin , Managing Quality: The Strategic and Competitive Edge , seperti dikutip Arthur R. Tenner dan Irving J. DeToro Total dalam Quality Management, Addison-Wesley Publishing Company. Fariborz Y. Partovi , Management of Manufacturing Firms, Kinko's, Philadelphia, 1992. Michael L. Dertouzos, Richard K. Lester, Robert M. Solow dan the MIT Commission on Industrial Productivity, Made in America: Regaining the Productivity Edge, MIT Press, Cambridge, 1989, hal 8. Philip Kotler, Marketing Management: Analysis, Planning, and Control , Prentice Hall, 1984, hal 23. President's Council on Management Improvement, Int:roduction to Total Quality Management in the Federal Government, the Office of personnel Management, the Federal Quality Institute and the Office of Management and Budget, 1991.


61

Pusdiklat Pengawasan BPKP Jln. Beringin II Pandansari, Ciawi Bogor 16720

ISBN 979-3873-28-0

Kendali_Mutu_Final_07_13_Okt_2010.pdf

Recommend Documents