INTEGRATIVE CASES B.R. Richardson Timber Product Corporation
Jack Lawler, trainer dan konsultan manajemen, dihubungi oleh Richard Bowman, petugas hubungan industrial di BR Richardson Timber Products Corporation, dengan harapan melakukan "program motivasi" dan meningkatkan semangat di dalam pabrik. Lawler setuju untuk bertemu dengan Bowman dan presiden perusahaan, BR Richardson, untuk menilai dan mendiagnosis pabrik. Lawler menemukan beberapa masalah yang menjadi jelas setelah melakukan evaluasi pabrik. Motivasi dan semangat adalah dua faktor dalam pabrik yang perlu diubah. Ketika tiba di pabrik, Lawler pertama kali bertemu dengan Richardson dan Bowman untuk membahas kondisi pabrik dan berbagi pikiran dan perasaan mereka. Ketika memasuki pabrik, kami percaya bahwa Lawler banyak melakukan langkah langkah tepat. Dia duduk dengan dua pria yang telah menghubunginya dan mendiskusikan tentang kondisi pada pabrik . Lawler kemudian menjelaskan kepada klien metodenya tentang pelatihan dan konsultasi; hal pertama yang akan dilakukan adalah mendiagnosa masalah, kemudian menerapkan rencana pelatihan dan tindakan yang diyakini perlu untuk dilakukan. Selama masuk dan melakukan tahapan kontrak, penting bahwa ketika memasuki hubungan pengembangan organisasi bahwa (1) masalah organisasi diklarifikasi (2) klien yang relevan ditentukan dan (3) praktisi OD dipilih dengan benar. Biasanya, masalah yang hadir dalam organisasi adalah "hanya merupakan gejala dari masalah yang mendasari". Oleh karena itu, penting bahwa masalah di dalam pabrik harus segera ditangani sehingga kegiatan diagnostik dan intervensi di fokuskan secara tepat. Dalam artikel ini, Lawler menemukan bahwa motivasi dan semangat kerja rendah. Meskipun isu-isu lain menjadi jelas ketika lebih banyak informasi yang dikumpulkan, penting untuk memulai dengan masalah yang ditetapkan. Inilah sebabnya mengapa hal ini berguna untuk mengumpulkan data awal pada pabrik.
Jawaban :
1.1. TENTANG JACK LAWLER'S
Kontrak pada umumnya menetapkan harapan para pihak, waktu dan sumber daya yang akan dikeluarkan, dan aturan-aturan dasar di mana para pihak akan bekerja sama. Tujuan keseluruhan dari kontrak adalah untuk memastikan bahwa solusi yang mungkin terbaik, dan bagaimana melaksanakan proses tersebut dilaksanakan setelah. "Kontrak yang disepakati berjalan dan pembuatan tahapan kontrak harus mencerminkan jumlah waktu yang diperlukan untuk melakukan tahap evaluasi yang efisien dan menyeluruh dari proses OD". Dalam hal ini, Lawler memutuskan untuk menggunakan mahasiswa pascasarjana dalam kunjungan sehari ke pabrik untuk lebih mengumpulkan informasi. Informasi tersebut kemudian akan dianalisis oleh Lawler dan disajikan kepada Richardson dan Bowman. Lawler akan terlibat dalam proses, tetapi memungkinkan para siswa untuk meneliti pabrik dan memberikan masukan pengamatan mereka. Satu-satunya biaya maka akan ada tiga hari waktu dan biaya untuk perjalanan Lawler ini Ada beberapa faktor dalam masuknya proses kontrak Lawler yaitu bahwa kami percaya dapat ditingkatkan, membuat diagnosis yang lebih baik dari masalah yang ada. Pertama-tama, Lawler tampaknya tidak mengumpulkan banyak informasi tentang BR Richardson Timber Products Corporation, industri atau pesaingnya. Penelitian lebih lanjut mungkin telah memberikan pandangan yang jauh lebih baik pada perusahaan dan masalah yang mungkin ada. Misalnya, ia bisa membandingkan statistik seperti gaji, kehadiran kerja dan manfaat bersama para pesaing BR ini. Hal ini akan memiliki potensi untuk memberikan wawasan yang lebih baik untuk lebih mendorong keberhasilan pabrik yang sama di mana hasil produksi BR Richardson yang minim.
1.2. HAL BERBEDA APA YANG AKAN SAYA LAKUKAN
Salah satu keluhan yang sering timbul dari karyawan biasanya ialah rasa bingungnya terhadap apa yang diharapkan dari dirinya oleh atasan. Ketidakjelasan ini tentunya dapat menganggu efisiensi sang pegawai sehingga kontrinbusinya pada perusahaan berkurang. Padahal, hal ini dapat terhindar bila karyawan itu sudah memiliki sasaran-sasaran kerja tertentu. Bagaimana membantunya? Kerapkali karyawan mengeluh karena tidak mengetahui dengan jelas apa yang dikehendaki oleh manajemen sedangkan boss atau atasannya sendiri mengnggap hal itu sewajarnya sudah diketahui langsung. Tidak terpikir bahwa teknik menentukan sasaran kerja bagi individu merupakan suatu aktivitas yang penting dan bila perlu disusun sedemikian rupa sehingga menjadi tantangan yang menarik bagi karyawan. Hal ini semakin disadari oleh para ahli manajemen di mana aspek penentuan sasaran kerja dilihatnya sebagai suatu teknik peningkatan motivasi kerja yang efektif. Berkaitan dengan kepuasan kerja yang akan menentukan tingkat loyalitas dan mampu mendongkrak motivasi dan semangat kerja karyawan pabrik perlu dikaji ulang tentang penghargaan kepada karyawan melalui tingkat upah yang didasarkan pada penilaian kinerja sehingga
individu yang dianggap berprestasi tinggi diberi kenaikan lebih besar. Rencana-
rencana tersebut bisa memotivasi karena, apabila dirancang dengan benar, karyawan dapat merasakan hubungan yang kuat antara kinerja mereka dengan penghargaan yang akan mereka terima. Cara lainnya yang dapat ditempuh adalah melalui pengakuan atas kinerja Karyawan, program pengakuan karyawan berkisar dari ucapan “terima kasih” yang spontan dan pribadi
sampai program formal yang diumumkan secara luas dimana jenis-jenis perilaku tertentu dianjurkan dan prosedur untuk mencapai pengakuan diidentifikasi secara jelas. Keuntungan yang nyata dari program pengakuan ini adalah sebuah cara yang tidak mahal (pujian tentunya tidak mengeluarkan biaya). Oleh karena itu, seharusnya tidak mengejutkan untuk mengetahui bahwa program pengakuan karyawan telah mendapat popularitas.
2.1. TEORI ATAU MODEL YANG AKAN DIGUNAKAN DARI HASIL DIAGNOSTIK DATA
Diagnosis adalah proses memahami bagaimana organisasi saat ini telah berfungsi, dan menyediakan informasi yang diperlukan untuk merancang intervensi perubahan. Untuk mendapatkan pandangan menyeluruh dari seluruh organisasi, diagnosis harus dilakukan pada organisasi, kelompok dan individu. OD yang efektif dimulai dengan diagnosis yang akurat. Mendiagnosis adalah tahap kedua dalam model perubahan terencana. Ini mengikuti proses entri dan kontrak sebelum perencanaan dan pelaksanaan. Sangat penting bahwa diagnosis benar dilakukan karena mengarahkan organisasi dan praktisi OD terhadap kegiatan intervensi yang tepat yang akan meningkatkan efektivitas organisasi. Setelah data terkumpul itu harus dianalisis, analisis data dapat dikategorikan menjadi dua prosedur utama yaitu analisis kuantitatif dan kualitatif. Model diagnostik kerangka kerja konseptual biasa digunakan untuk memahami organisasi. Mereka membantu menjelaskan hubungan antara fitur-fitur yang berbeda dari organisasi serta konteks dan efektivitas. Ada beberapa model yang berbeda yang dapat digunakan, dan model sering dikembangkan untuk mengakomodasi situasi tertentu. Ada tiga prinsip diagnostik dianggap penting ketika para praktisi OD mencoba untuk mengidentifikasi masalah dan penyebabnya. 1. menilai sistem. 2. mencari diagnostik (atau kinerja dan kesenjangan). 3. mendiagnosa cara untuk mengelola saling ketergantungan antara unsur-unsur organisasi. Menilai sistem fit adalah melihat kesesuaian antara unsur-unsur sistem; seperti lingkungan, teknologi, struktur, budaya, dan perilaku. Karena semua elemen ini terkait, masalah di antara mereka yang dapat menyebabkan ketidakefektifan. The Wiesbord Model sangat berguna ketika praktisi OD tidak memiliki waktu sebanyak akan diinginkan untuk diagnosis, ketika rencana yang relatif tidak rumit diperlukan, atau ketika klien tidak terbiasa berpikir dalam kerangka sistem. Model ini dapat digunakan dalam kasus BR
Richardson untuk memilah dan menafsirkan data. Model ini membantu klien untuk memvisualisasikan / organisasi nya secara keseluruhan sistemik tanpa menggunakan terminologi yang rumit. Model ini membagi semua data menjadi enam bidang utama, yaitu:
struktur,
hubungan,
tujuan
imbalan,
kepemimpinan dan
teknologi.
2.2. BAGAIMANA MENGELOLA INFORMASI UNTUK ORGANISASI
Karena volume data yang dikumpulkan selama periode diagnosis biasanya cukup besar, adalah penting bahwa hal itu diringkas dan terorganisir sedemikian rupa sehingga organisasi klien tidak kewalahan dengan terlalu banyak informasi, dan dapat dipahami. Beberapa kriteria untuk menentukan umpan balik diagnostik dan untuk membuatnya efektif meliputi berikut ini.
Relevansi - informasi harus menjadi bermakna bagi anggota organisasi bagi mereka untuk menggunakannya untuk pemecahan masalah.
Understandability - data harus disajikan dalam bentuk yang mudah dipahami dan mudah ditafsirkan oleh anggota organisasi.
Deskriptif - data harus dikaitkan dengan perilaku organisasi nyata untuk membangkitkan dan energi langsung.
Diverifikasi - data harus valid dan akurat dalam rangka untuk memandu tindakan. Anggota
organisasi
harus
dapat
memverifikasi
bahwa
temuan
sebenarnya
menggambarkan organisasi.
Ketepatan waktu - Data harus disampaikan kepada anggota organisasi secepat mungkin setelah telah dikumpulkan dan dianalisis.
Terbatas - data umpan balik harus terbatas pada apa yang realistis diproses pada satu waktu untuk menghindari informasi yang berlebihan.
Signifikansi - umpan balik harus realistis dan terbatas pada isu-isu yang relevan.
2.3. BAGAIMANA PROSES DILAKSANAKAN
Salah satu langkah yang paling penting dalam proses diagnostik yaitu informasi balik untuk klien. Tujuan yang paling penting dari proses umpan balik adalah untuk memastikan bahwa data berasal dari anggota organisasi "sendiri". Harus ada kesediaan untuk bertanggung jawab atas data, maknanya, dan konsekuensi dari menggunakan mereka untuk merancang strategi perubahan. Kepemilikan data difasilitasi oleh fitur proses umpan balik sebagai berikut:
Motivasi manfaat data - harus mengetahui bahwa data yang diberikan memiliki hasil yang bermanfaat.
Struktur Pertemuan - pertemuan harus terstruktur sehingga tidak menimbulkan kekacauan dan diskusi tanpa tujuan.
Kehadiran - anggota dari berbagai unit fungsional atau tingkat hirarki, serta orangorang yang memiliki masalah umum dan bisa mendapatkan keuntungan dari bekerja sama harus diundang ke pertemuan. Representasi yang tepat dari setiap area fungsional dan tingkat yang diperlukan untuk memastikan keakuratan data.
Proses bantuan - anggota mungkin membutuhkan bantuan untuk tetap fokus pada subjek, dan untuk menghasilkan diskusi, memecahkan masalah, dan kepemilikan.
3.1. INFORMASI TAMBAHAN
Lawler bisa menggunakan kombinasi teknik pengumpulan data dalam upaya untuk mendapatkan representasi yang baik dari organisasi. Tidak ada satu metode yang sepenuhnya dapat mengukur jenis variabel penting untuk OD. Masing-masing memiliki kekuatan dan kelemahan, kelebihan dan kekurangan, oleh karena itu campuran metode dapat mengimbangi kekurangan satu sama lain, dan menyajikan gambar dari perspektif yang berbeda, dan karena bias yang melekat dalam setiap metode, mereka akan melengkapi satu sama lain, sehingga memberikan lebih jelas representasi masalah organisasi. Lawler menggunakan metode wawancara untuk mengumpulkan data. Dia juga bisa memiliki kuesioner digunakan selain untuk wawancara. Dengan kuesioner Lawler akan mampu menjangkau lebih banyak karyawan, terutama di tingkat operasional, sehingga mendapatkan
ide yang lebih jelas tentang masalah dan kekhawatiran di tingkat itu. Penggunaan kuesioner akan memungkinkan karyawan untuk menjawab pertanyaan secara anonim dan karena itu mereka akan mampu untuk menjawab dengan jujur tanpa takut akan pembalasan. Kuesioner dapat bervariasi sesuai lingkup pekerjaan atau disesuaikan dengan organisasi tertentu dan untuk menilai aspek-aspek tertentu dari organisasi.
