Conţinut:
1.
Intr Introd oduc ucer ere… e……… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ………… ……33
2.
Necesi Necesitat tatea ea şi scopul scopul perioa perioadei dei de int integr egrare are……… ………………… ………………… ……………. …….44
3.
Forme Fo rme de inte integra grare re a noil noilor or anga angaja jaţi ţi…… …………… …………… ………… ………… …………… …………4 …4
4.
Factor Factorii ii impli implicaţ caţii în activi activitat tatea ea de integ integrare rare şi şi atribu atribuţii ţiile le acest acestora ora……… ………... ...55
5.
Programu Programull de de desf desfăşu ăşurare rare a peri perioade oadeii de de inte integra grare. re.... ...………… ………………… ………….. …...6 .6
6.
Ghid Ghidul ul noulu nouluii angaj angajat at…… ………… ………… ………… …………… …………… ………… …………… …………… ………7 …7
7.
Stra Strate tegi giii de de int integ egrar rare… e……… ………… …………… …………… ………… …………… …………… ………… ………… …….8 .8
8.
Dura Durata ta şi şi etape etapele le peri perioa oadei dei de de inte integr grare are……… …………… ………… ………… …………… …………… ……99
9.
Surse Su rse de info informa rmare re……… …………… ………… ………… …………… …………… ………… ………… …………… ………....10 10
Integrarea socioprofesională a noilor angajaţi în autorităţile publice 1. Introducere
Mate Materi rial alul ul inst instru ruct ctiv iv-m -met etod odol olog ogic ic cu priv privir iree la inte integr grar area ea soci socioo profesională a noilor angajaţi în autorităţile publice a fost elaborat în scopul acor acordă dării rii unui ajutor ajutor meto metodol dolog ogic ic servi servici ciil ilor or resu resurse rse umane umane din din cadr cadrul ul autorităţilor publice centrale şi locale privitor la acţiunile pe care urmează să le întreprindă în procesul de încadrare a noilor angajaţi în activitatea autorităţii publice. Integrarea socioprofesională reprez reprezint intă ă proces procesul ul de asimil asimilare are a unei persoane în mediul profesional, de adaptare a acesteia la cerinţele de muncă şi comportament ale colectivului în cadrul căruia lucrează.
La elaborarea prezentului material instructiv-metodologic instructiv-metodologic s-a ţinut ţinut cont de prevederile Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public, Regulamentului cu privire la perioada de probă pentru funcţionarul public debutant, aprobat prin Hotărîrea Guvernului nr.201 din 11 martie 2009 ,,Privind punerea în aplicare a prevederilor Legii nr.158-XXI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public” şi Hotărîrii Guvernului nr.724 din 13 iunie 2003 ,,Cu privire la serviciul resurse umane din cadrul autorităţii administraţiei publice centrale locale”. Mate Materi rial alul ul în cauz cauzăă va servi servi drep dreptt supo suport rt inst instru ruct ctiv iv-m -met etod odol olog ogic ic în acti activi vita tate teaa servi servici ciil ilor or resurs resursee uman umanee din din autori autorită tăţi ţile le publ public icee în proc proces esul ul de elaborare şi realizare a programului de integrare a noilor angajaţi. Este descris scopul şi sarcinile de bază ale procesului de integrare, atribuţiile factorilor implicaţi în acest proces, formele de integrare. Avînd în vedere că noii angajaţi se pot afla în diferite situaţii, sînt descrise diverse strategii de integrare. În procesul de elaborare a prezentului material instructiv-metodologic au fost consultate manuale în domeniul managementului resurse umane, materiale instructive instructive în domeniul domeniul integrării noilor angajaţi din alte ţări, sugestii ale şefilor şefilor servicii resurse umane din cadrul autorităţilor publice. Materialul respectiv este destinat colaboratorilor serviciilor resurse umane din cadrul autorităţilor publice centrale şi locale, funcţionarilor publici. Punerea în aplicare a unei politici de integrare a noilor angajaţi va fi benefică atît pentru noii angajaţi, cît şi pentru succesul autorităţii publice în ansamblu.
2
2. Necesitatea şi scopul perioadei de integrare
Integrarea noilor angajaţi începe din momentul recrutării şi selectării de personal, cînd potenţialii angajaţi îşi fac primele impresii despre autoritatea publică în care urmează să activeze. Integrarea unui nou angajat cuprinde implicaţii de ordin psihologic, social, organizatoric şi pedagogic. Aceasta vizează o serie de obiective dintre care cel mai important este acordarea ajutorului noilor angajaţi în familiarizarea cu noile condiţii de muncă, facilitarea acomodării noului angajat cu grupul de muncă şi crearea unei atmosfere de siguranţă, confidenţialitate şi de apartenenţă. Toate aceste aspecte se pot materializa în cadrul unui program efectiv de integrare. Necesitatea perioadei de integrare are la bază faptul că orice individ care schimbă un loc de muncă este supus unei presiuni psihologice prin faptul că acesta trebuie să-şi demonstreze calităţile într-un mediu nou. Punerea în aplicare a unei politici politici de integrare a noilor noilor angajaţi angajaţi este benefică benefică atît pentru funcţionari funcţionariii publici debutanţi, cît şi pentru cei care au fost promovaţi sau transferaţi. Scopul integrării socioprofesionale: •
• •
• •
asimilarea noului angajat în mediul profesional; acomodarea noului angajat la tradiţiile echipei de lucru; adaptarea la noile sarcini de muncă şi comportament ale colectivului colectivului în cadrul căreia lucrează; cunoaşterea specificului şi a exigenţelor administraţiei publice; acumularea acumularea succesivă succesivă a deprinderilo deprinderilorr practice practice pînă cînd randamentul randamentul activităţii noului angajat este conform cerinţelor.
3. Forme de integrare a noilor angajaţi
Activitatea de integrare a noului angajat este cu mult mai complexă decît pare la prima vedere şi poate fi aplicată sub diferite forme, cum ar fi: •
•
•
•
•
integrare integrarea a administr administrativă ativă (planu (planull de dezvo dezvolt ltare are insti institu tuţio ţional nală/ ă/pla planul nul de dezvol dezvolta tare re pentr pentru u următo următorii rii ani, ani, obiect obiectiv ivele ele autori autorită tăţi ţiii publi publice, ce, struc structur tura a organizatorică, locul subdiviziunii, structura ierarhică a personalului etc.); sanitaro-igienică (norme (norme sanit sanitare are şi igien igienic ice, e, secur securit itat atea ea munci muncii, i, spaţi spaţiil ilee auxiliare etc.); economică (salari (salariul ul de funcţie funcţie,, sporuril sporurilee la salariu salariu,, sistemul sistemul de premii, premii, alte recompense); psihofiziologică (acomoda (acomodarea rea la condiţii condiţiile le de muncă: muncă: solicit solicitarea area fizică fizică şi psihică, nivelul intensităţii muncii, confortul locului de muncă, factorii mediului ambiant); socială (rel (relaţ aţii ii inte interp rper erso sona nale le în cadr cadrul ul echi echipe pei, i, trad tradiţ iţii iile le,, regu reguli lile le de comportament).
3
4. Factorii implicaţi în activitatea de integrare şi atribuţiile acestora
Desfăşurarea cu succes a perioadei de integrare depinde în mare măsură de implicarea mai multor factori, cum ar fi: serviciul resurse umane, conducătorul subdiviziunii, mentorul sau îndrumătorul. a) Atribuţiile conducătorului subdiviziunii:
asigură amenajarea locului de muncă al noului angajat; pregăteşte colegii pentru pentru primirea noului angajat; angajat; prezintă noul angajat; explică drepturile şi obligaţiile angajatului; împre îm preun unăă cu noul noul anga angaja jatt exam examin inea ează ză fişa fişa post postul ului ui pent pentru ru pozi poziţi ţiaa acestuia; comunică programul de muncă şi odihnă în cadrul autorităţii; explică cerinţele de muncă: disciplina tehnologică şi organizatorică, cerinţele faţă de normele sanitare şi igienice, securitatea muncii etc.; realizează dialogul direct şi periodic cu noul angajat; realizează controlul integrării noului angajat etc. •
•
• • •
• •
• •
b)
Atribuţiile serviciului resurse umane: •
elaborează Ghidul noului angajat; perfectează permisul pentru accesul liber al noului angajat în sediul autorităţii publice; perfe perfecte ctează ază ordinu ordinull privin privindd numire numireaa sau confir confirmare mareaa funcţi funcţiona onarul rului ui public; explică mărimea salariului de funcţie, sporurile la salariu, sistemul de premii, alte recompense de care beneficiază funcţionarii publici; în comu comunn cu cond conduc ucăt ătoru orull subdi subdivi vizi ziuni uniii în care care acti active veaz ază, ă, noul noul angajat/funcţionarul public debutant şi mentorul acestuia, întocmeşte programul de integrare a noului angajat; familiarizează noul angajat cu organigrama autorităţii publice, punctele de reper referitoare la politica şi strategia autorităţii publice, locul de amplasare a subdiviziunii în care se află locul de muncă; familiarize familiarizează ază noul angajat angajat cu locul de amplasare amplasare a spaţiilor spaţiilor auxiliare: auxiliare: cantina, punctul medical, vestiarul etc. monitorizează activitatea de integrare etc.
•
•
•
•
•
•
•
c) Atribuţiile mentorului sau îndrumătorului:
sensibilizează echipa de lucru pentru acceptarea noului angajat; familiariz familiarizează ează noul angajat cu sistemul sistemul de relaţii relaţii interpersona interpersonale le din colectiv, tradiţiile lui, regulile de comportament în cadrul echipei de lucru; încurajează generarea iniţiativelor noului angajat. • •
•
4
5. Programul de desfăşurare a perioadei de integrare
Specialiştii serviciilor resurse umane cu experienţă invocă două argumente care demonstrează importanţa perioadei de integrare a noilor angajaţi: -
-
nu se poate lucra în mod eficient fără o cunoaştere a autorităţii publice; complexitatea sarcinilor face imposibilă îndeplinirea acestora fără o iniţiere prealabilă.
Unii conducători nu iau în calcul aceste argumente şi cer noului angajat executarea atribuţiilor chiar din prima zi de activitate. Pentru angajat apare o situ situaţ aţie ie stre stresa sant ntă, ă, care care poat poatee fi evit evitat atăă doar doar prin prin apli aplica carea rea unui unui sist sistem em de îndrumare a noului angajat. Perioada Perioada de integrare integrare a noului angajat/funcţi angajat/funcţionarulu onaruluii public public debutant debutant se desfăşoară în baza unui program individual, elaborat de serviciul resurse umane, împreun împreunăă cu conduc conducăto ătorul rul subdiv subdivizi iziuni uniii noului noului angajat angajat/fu /funcţ ncţion ionaru arului lui public public debutant şi a mentorului său. În cazul în care sînt mai mulţi noi angajaţi, se elaborează un program comun. Programul cuprinde activităţi ce ţin de atribuţiile factorilor implicaţi în procesul desfăşurării perioadei de integrare. Conform prevederilor Regulamentului cu privire la perioada de probă pentru funcţionarul public debutant, pe parcursul perioadei de probă, activitatea funcţionarului public debutant se desfăşoară sub îndrumarea unui mentor. Însă şi pentru noii angajaţi, numirea unui îndrumător pe parcursul perioadei de integrare este un factor important pentru succesul integrării în cultura organizaţională a auto autori rită tăţi ţiii publ public ice. e. De regu regulă lă,, îndr îndrum umăt ător orul ul este este unul unul din din cola colabo bora rato tori riii subdiviziunii în care activează noul angajat, care are deja o experienţă în cadrul autorităţii publice şi poate oferi nu doar informaţii, ci şi sfaturi/recomandări în ceea ce priveşte principiile şi valorile autorităţii publice. Rolul îndrumătorului este de a-l ajuta pe noul angajat să înţeleagă mai uşor ce se face şi ce nu se face în organizaţie, de a-l ajuta să-şi cunoască noii colegi şi să se integreze în mediul social social şi cultural al autorităţii autorităţii publice. publice. Îndrumătoru Îndrumătorull este acea persoană pe care noul angajat îl va întreba atunci cînd nu ştie sau nu înţelege ceva. Chiar dacă îndru îndrumă măto toru rull nu are neap neapăra ăratt toat toatee răspu răspuns nsuri urile le,, va şti, şti, totu totuşi şi,, să ghid ghidez ezee angajatul către alţi colegi care îl vor putea ajuta. Programul de desfăşurare a perioadei de integrare a noului angajat/funcţionarului public debutant prevede: familiarizarea cu conţinutul Ghidului noului angajat; examin examinarea area fişei fişei postul postului ui şi clarif clarifica icarea rea tut tuturo urorr aspect aspectelo elorr aferent aferentee acesteia; stabilirea obiectivelor de dezvoltare profesională; elaborarea şi realizarea unui plan de instruire internă, inclusiv la locul de muncă, şi de instruire externă; pla plani nifi fica care reaa acti activi vită tăţi ţilo lorr spec specif ific icee post postul ului ui care care urme urmeaz azăă să fie fie desfăşurate pe parcursul perioadei de integrare. • •
• •
•
5
La întocmi întocmirea rea unui progra program m de int integra egrare re se va ţine seama seama de faptul faptul că moti motivaţ vaţii iile le,, ceri cerinţ nţel elee şi comp comport ortam amen entu tull noilo noilorr anga angaja jaţi ţi sînt sînt în cont contin inuă uă schimbare. Programul de integrare trebuie să înceapă, pe cît e posibil, cu conducătorul autorităţii publice sau cu unul din adjuncţii acestuia, care se va reduce la un salut de bun venit în echipă şi o descriere generală şi succintă a activităţii autorităţii publice, dar este important de a se implica la această etapă, pentru ca noul angajat să nu-l perceapă ca pe un personaj distanţat. Iniţierea Iniţierea detaliată detaliată o face conducăt conducătorul orul subdiviz subdiviziunii iunii,, avîndu-se avîndu-se în vedere vedere următoarele: crearea unei atmosfere psihologice pozitive, care să-l facă pe noul angajat să se simtă sigur în acţiunile sale; dezvoltarea interesului faţă de post şi de autoritatea publică; oferir oferirea ea informa informaţii ţiilor lor minimu minimum m necesar necesaree despre despre angaja angajamen mentel telee de muncă; explicarea standardelor de performanţă şi comportament pe care trebuie să le îndeplinească; descrierea angajamentelor de instruire profesională şi posibilităţile de promovare în cadrul autorităţii publice etc. Conducătorul subdiviziunii prezintă noul angajat colegilor. Pentru ca noul angajat să se simtă cît mai confortabil, prezentarea va avea loc în momentul cînd ceilalţi colegi nu vor fi antrenaţi antrenaţi în diverse şedinţe sau discuţii telefonice. telefonice. Astfel, se creează un microclimat familial pentru noul venit, nefiind tratat ca un străin. Pregătirea locului de muncă al noului angajat se face din timp. În timpul prezentării noului angajat, conducătorul subdiviziunii manifestă o atitudine prietenoasă, optimă relaxantă şi se abţine de la remarci defavorabile despre colegii noului angajat. •
• •
•
•
6. Ghidul noului angajat
Pentru documentarea documentarea noului noului angajat angajat/funcţ /funcţionaru ionarului lui public public debutant debutant cu datele generale despre autoritatea publică, serviciul resurse umane elaborează Ghidul noului angajat, care urmează să fie înmînat fiecărui nou angajat în prima zi de activitate. Ghidul noului angajat, de regulă, conţine următoarele informaţii desc descri riere ereaa succ succin intă tă a auto autori rită tăţi ţiii publ public ice, e, modu modull de organ organiz izare are şi funcţionare a acesteia, structura şi persoanele de conducere; orar orarul ul de munc muncă, ă, proc proced edur uril ilee disc discip ipli lina nare re şi de solu soluţi ţion onar aree a conflictelor; prevederile prevederile prevăzute prevăzute de contractul contractul colectiv colectiv de muncă, în cazul în care un asemenea contract a fost încheiat; procedurile procedurile de evaluare evaluare a performanţelo performanţelor, r, de promovare, promovare, de dezvoltare dezvoltare profesională, de motivare (financiară şi nonfinanciară) etc.; posibilităţile de îngrijire medicală şi acordare a primului ajutor; •
•
•
•
•
6
• • • •
posibilităţile de luare a mesei (cantina, ( cantina, bufetul); angajamentele de asistenţă şi protecţie socială; condiţiile de învoire de la serviciu; regimul apelurilor telefonice şi al corespondenţei; regulile de utilizare a e-mail-ului etc.
7. Strategii de integrare
Pe parcu parcursu rsull perio perioad adei ei de inte integra grare, re, fact factor orii ii im impl plic icaţ aţii în proc proces esul ul de integra int egrare re pot aplica aplica mai multe multe strateg strategii, ii, adică activită activităţi ţi prin prin care autorita autoritatea tea pub publi lică că îşi îşi aleg alege, e, îşi îşi orga organi nize zeaz azăă şi îşi îşi admi admini nist stre reaz azăă acţi acţiun unil ilee în vede vederea rea atingerii scopului în cauză. Pot apărea diverse situaţii, care necesită strategii diferite: a)
angaja angajatul tul cunoaş cunoaşte te respon responsab sabili ilităţ tăţile ile pos postul tului, ui, dar nu şi cultur cultura a organizaţională – aces acesta ta are are mai mai puţi puţină nă nevo nevoie ie să fie fie inst instru ruit it refe referi rito torr la
performanţele ce urmează să fie atinse, însă are nevoie să fie informat despre regu reguli lile le pe care care treb trebui uiee să le resp respec ecte te,, valo valori rile le care care treb trebui uiee să le urmeze urmeze,, principiile care trebuie să-i ghideze activitatea; b)
c) d)
angajatul cunoaşte cultura organizaţională, dar nu şi – acestei persoane i se acordă suficient timp pentru a responsabilităţile postului – acestei
fi instruită în legătură cu responsabilităţile postului, dar nici abordarea culturii nu trebuie omisă. Există autorităţi publice cu reguli extrem de stricte, care trebuie respectate, iar informaţiile pe care le posedă noul angajat pot fi subiective sau de ordin general; există mai mulţi angajaţi pentru acelaşi tip de post – este cazul în care ar trebui să existe un program colectiv de integrare;
există mai mulţi angajaţi simultan, dar pentru posturi diferite la nivelu niveluri ri de specia specializ lizare are asemăn asemănăto ătoare are sau diferi diferite te din punct punct de vedere vedere al ierarhiei – într-o astfel de situaţie este, de preferinţă, să se abordeze o parte dintre probleme (cele generale) în cadrul unui program comun ( prezentarea prezentarea autorităţii ), apoi să existe o parte mai detaliată, aprofundată şi publice, elemente de cultură ),
individualizată; e)
noii noii angajaţ angajaţii au ocupat ocupat poz poziţi iţiii ierarh ierarhice ice mai înalte înalte sau mai joase joase faţ faţă ă de po pozi ziţi ţia a prez prezent entă ă – în ambel ambelee cazuri cazuri este este nevoie nevoie de preze prezent ntar area ea
responsabilităţilor primite odată cu noua funcţie. Pentru cei aflaţi în situaţia în care poziţia este mai joasă faţă de cea anterioară este nevoie, în special, de un curs motivaţional.
8. Durata şi etapele perioadei de integrare
7
a)
Procesul de integrare este unul de durată şi nu poate derula pe parcursul unei zile. Astfel, sînt cazuri în care noului angajat i se arată biroul, i se comunică fişa postului şi regulamentul de activitate a subdiviziunii, i se indică şeful ierarhic şi apoi este lăsat să se descurce cum poate! Pentru funcţionarul public debutant perioada de probă, care prevede un termen de 6 luni, este şi o perioadă de integrare, la finalul căreia, în corespundere cu calificativul obţinut la evaluare, acesta este confirmat în funcţie publică sau eliberat. După caz, pot fi situaţii cînd procesul de integrare profesională continuă după susţinerea perioadei de probă, pînă cînd funcţionarul public atinge un randament optim al activităţii sale. Integrarea Integrarea noilor noilor angajaţi cere cere timp şi depinde depinde de o serie de factori care vizeaz vizeazăă motiva motivaţia ţia,, compor comportam tament entul, ul, relaţi relaţiile ile int interpe erperson rsonale ale,, perform performanţ anţaa în muncă. Se poate spune că integrarea noului angajat a luat sfîrşit atunci, cînd acesta este capabil să-şi îndeplinească sarcinile postului pe care îl ocupă. Dar integrarea profesională nu înseamnă numai ajutorul acordat angajatului, ci şi observarea acestuia pe o perioadă mai îndelungată după angajare, identificîndu-se atitudinea, interesele, aspiraţiile lui, ritmul de progresare, reacţiile la diferiţi stimuli şi participarea la realizarea obiectivelor autorităţii a utorităţii publice. Durata perioadei de probă pentru un nou angajat cu o experienţă vastă poate dura o lună de zile, pentru altul – 3-4 luni sau şi mai mult. În toate cazurile, însă, se va ţine cont de faptul că reducerea la minimum a perioadei de integrare poate conduce la apariţia stresului şi la crearea unei situaţii traumatizante, precum şi la creşterea fluctuaţiei personalului, care poate avea efecte negative pentru rezultatele activităţii autorităţii publice. Din punct de vedere al eficienţei, perioada de integrare a noului angajat poate fi divizată în trei etape: etapa de informare . Este etapa cînd noul angajat: se familiarizează cu activităţile specifice specifice postului pe care îl ocupă; studiază materialele existente referitor la activitatea subdiviziunii; face cunoştinţă cu persoanele cu care urmează să colaboreze în plan profesional etc.; etapa de însuşire a sarcinilor de bază ale funcţiei. Este etapa cînd noul angajat: începe să efectueze activităţi specifice postului pentru care este angajat; demonstrează treptat o creştere a eficienţei activităţii activităţii sale; c) etapa etapa de contrib contribuţi uţiee person personală ală în activi activitat tatea ea autori autorităţ tăţii ii public publice. e. Este etapa în care noul angajat: este ,,stăpîn” pe postul sau; îşi corectează eventualele erori profesionale; contribuie din plin la activitatea autorităţii, conform cerinţelor funcţiei deţinute. • • •
b)
• •
• • •
9. Surse de informare
8
•
•
•
Legea nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2008, nr.230-232, art.840) Regulamentul cu privire la perioada de probă pentru funcţionarul public debu debuta tant nt,, aprob aprobat at prin prin Hotă Hotărî rîre reaa Guve Guvern rnul ului ui nr.2 nr.201 01 din din 11 mart martie ie 2009 ,,Privind punerea în aplicare a prevederilor Legii nr.158-XVI din 4 iulie 2008 cu privire la funcţia publică şi statutul funcţionarului public” (Monitorul Oficial al Republicii Moldova, 2009, nr.55-56, art.249) Alic Bîrcă, Managementul resurselor umane, Editura A.S.E.M., Chişinău, 2005 M.Ar M.Arms mstro trong ng,, A Hand Handbo book ok of Perso Personn nnel el Mana Manage geme ment nt Pract Practic ice, e, Kogan Page Ltd, 2003 Mathis Mathis Robert, Robert, Nica Panaite, Panaite, Rusu Costache, Costache, Managementu Managementull Resurselor Resurselor Umane, Editura Economică, 1997 Viore Viorell Left Lefter er,, Aurel Aurel Mano Manole lesc scuu şi alţi alţii,i, Mana Manage geme ment ntul ul Resu Resurse rselo lor r Umane: studii de caz, probleme, teste, Editura Economică, 1999 Angajare şi integrare profesională. http://www.referate.com Laura Ciodaru, Procesul de integrare a noilor angajaţi. http://www.hrromania.ro http://www.iteam.ru/publications/human/section_46 http://www.top-personal.ru http://www.psyfa http://w ww.psyfactor.o ctor.org rg/perso /personal/per nal/personal1 sonal1-07.h -07.htm tm Cond Condiţ iţii ii esen esenţi ţial alee în proc proces esul ul de adap adapta tare re a pers person onal alul ului ui.. http://hrclub.md •
•
•
•
•
•
•
•
•
9
