INTRODUCCION ASPECTOS ASPECTOS GENERALES PARA LA L A PRODUCCION DE DOCUMENTOS DOC UMENTOS RECONMENDACION RECONMENDACION DE PRESERVACION PARTES DE LACARTA ZONAS DE LA CARTA ESTRUCTURA DE LA CARTA EJEMPLO CARTA ESTILO BLOQUE EJEMPLO CARTA ESTILO BLOQUE EXTREMO ELABORACION ELABORACION DE MEMORANDOS REQUISITOS ESPECIFICOS ESTRUCTURA DEL MEMORANDO EJEMPLO DE MEMORANDO ELABORACION ELABORACION DE CIRCULARES ESTRUCTURA DE LAS CIRCULARES EJEMPLO DE CIRCULAR ELABORACION ELABORACION DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS ESTRUCTURA DE CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS ELABORACION ELABORACION DE RESOLUCIONES ESTRUCTURA DE LA RESOLUCION EJEMPLO DE RESOLUCION ELABORACION ELABORACION DE ACTAS DE REUNION R EUNION PLANILLA DE ASISTENCIA EJEMPLO DE ACTA ELABORACION ELABORACION DE SOBRES EL SOBRE OFICIAL ASPECTOS GENERALES SOBRES HOJA DE TRANSMISION POR FAX INFORMES ADMINISTRATIVOS ESTRUCTURA DEL INFORME REQUISITOS ESPECIFICOS GLOSARIO
Desde el momento que comienza el trabajo en una oficina se empieza a generar una serie de documentos que no surgen por la voluntad del hombre si no que surgen a partir del deseo de satisfacer una necesidad de comunicación entre personas o entidades. Esta función la de desarrollan los empleados de la empresa para el mismo personal que labora en la misma y entre otras entidades siguiendo las pautas que nos da las NORMAS DE ICONTEC. El propósito de esta guía es mejorar los procesos de calidad dentro y fuera de la empresa, facilitando así al personal encargado de la producción de documentos teniendo en cuenta las características institucionales encaminados al perfeccionamiento y calidad de la prestación del servicio de una institución.
Uso de mayúsculas y minúsculas:
Las palabras escritas con mayúscula sostenidas no se dividen.
Se utiliza mayúscula sostenida para resaltar algún dato. No se debe exagerar su uso.
Se escriben con mayúscula inicial los nombres propios de las personas, lugares, empresas, nombres de cargos y dependencias. Debe diferenciarse el nombre propio del término genérico.
División silábica y división mecanográfica: Actualmente el procesador de texto trae una opción para justificar los párrafos y esto no permite las divisiones silábicas o mecanográficas. En llegado caso de que alguna dependencia no cuente con un computador sino con una máquina eléctrica, debe utilizar el guión para efectuar división silábica o mecanográfica. Debe ser sólo uno, seguido a la letra donde se parte la palabra.
Para la división silábica: Separar las palabras conforme a las reglas de la gramática. No marcar doble guión, ni llenar espacios con guiones. No colocar una raya debajo de la letra donde se divide la palabra.
Para la división mecanográfica: No dividir palabras en el primer renglón del párrafo. No dividir palabra en dos líneas seguidas. No dividir nombres propios ni apellidos. No dividir palabras que contengan x (equis) intermedia.
Escritura de números: El valor numérico y el símbolo de una unidad de medida, se separan por un espacio en blanco. Luego de un símbolo no debe escribirse signo de puntuación, salvo por regla ortográfica, en cuyo caso se deja un espacio de separación entre el símbolo y el signo de puntuación. Estos dos elementos no pueden escribirse en renglón separado.
Cada grupo de tres cifras de los valores asociados a la unidad de medida, se debe separar mediante un espacio. Ejemplo: 23 455 m 2,375 89 cm Los números de cuatro cifras que representen años no se separan con espacio ni con punto. Cuando se escribe una fecha en forma abreviada, se representa en orden de año, mes, día y se expresa: con cuatro dígitos para el año, dos para el mes y dos para el día, ó con dos dígitos para año, dos para el mes y dos para el día. Los números de normas no se separan con espacio ni con punto. Las cifras que representan dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto para las unidades de mil y apóstrofo para las unidades de millón. El signo pesos va unido al número y la palabra pesos sigue a la expresión en letras. Ejemplo: $6´565.800,00 Doscientos mil pesos La escritura eventual de números dentro de un texto se efectúa así: del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Cuando los números hagan parte de un rango o de una serie se escriben en cifras. Para grados, porcentajes y proporciones se utilizan cifras aunque sean menores de 10. Cuando sea necesario expresar cantidades en letras, se tiene en cuenta que desde el dieciséis al veintinueve se escribe una sola palabra, del treinta y uno en adelante en tres palabras. Para documentos legales, los números se escriben en cifras y letras. Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios, el indicativo entre paréntesis.
Ejemplo: Teléfono (091) 450 87 89 Los números de cédula se representan en cifras de miles separadas con punto, y si la población no es una capital, se añade el nombre del departamento entre paréntesis. Ejemplo: C.C. 60.555.366 de Honda (Tolima) C.C. 88.212.522 de Medellín Los números de NIT. Se representan en cifras de miles separadas por punto; se deja un espacio antes del último dígito que es el de la verificación, cheque o control. Ejemplo: NIT 850.232.6662 Para la denominación de hora local se utiliza el modelo internacional de 24 horas. Ejemplo: Reunión de las 14:00 a las 18:00 horas.
Transcripción textual de documentos: Para destacar la transcripción de un texto se deja una sangría de cuatro espacios a la izquierda y cuatro a la derecha. Las comillas indican inicio y finalización, así como continuidad en los párrafos de una transcripción completa. Los puntos suspensivos indican la existencia de texto que no se incluyó.
Denominaciones femeninas y profesionales: Los títulos y cargos correspondientes a damas s escriben en su respectiva forma femenina como lo establece la Real Academia de la Lengua. Ejemplos: Alcaldesa Ingeniera Jefa Abreviaturas: En el texto de los oficios es incorrecto el uso de abreviaturas. Se debe colocar las palabras completas, a excepción de las que forman parte del nombre o razón social de la empresa que así las tengan registradas y cuando se conoce que una persona utiliza un nombre o apellido abreviado y en los tratamientos en las líneas de encabezado y de copia. Ejemplo:
Cía. Colombiana Tex S.A. Carlos de J. García J.
Oficio de un solo párrafo: Para la estética en la distribución del oficio de un párrafo, es posible sobrepasar los limites de las medidas convencionales, de la siguiente manera:
Dejar tres interlíneas entre el margen superior y el número; otras tres entre número y fecha.
Visto Bueno: En caso de que un oficio requiera visto bueno se tiene en cuenta lo siguiente: En distribución vertical se ubica contra el margen izquierdo de cuatro a seis interlíneas del cargo del firmante. La abreviatura de visto bueno (Vo. Bo.), se escribe seguida del nombre del funcionario responsable, en mayúscula sostenida o con mayúscula inicial, en concordancia con el firmante y el destinatario. A una interlineación se indica el cargo, con mayúscula inicial alineado con la primera letra del nombre. Ejemplo: Vo. Bo. William Alfonso Riveros Jefe División Recursos Humanos
Plegado del documento: El doblez depende del sobre en el que se guarde el documento.
Si es un sobre convencional (rectangular), se lleva el borde inferior de la hoja hasta aproximadamente 3 o 4 cm arriba de la mitad; se efectúa el primer doblez y se trae el borde superior de la hoja hacia abajo, dejando una pestaña de un centímetro, después se hace el último doblez. Se inserta el documento en el sobre de manera que quede en posición de lectura.
Para sobre con ventanilla, el doblez se hace de acuerdo con las dimensiones del sobre que emplee cada empresa y con la posición de la ventanilla.
Tipo y tamaño de letra de fácil lectura.
El documento debe ser nítido.
La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación.
La transmisión del documento vía fax, exige el envío inmediato del original, único respaldo de valor probatorio, si no se recibe el original y el documento transmitido vía fax se encuentra en papel térmico, éste se debe fotocopiar para garantizar la permanencia de la información contenida.
El uso de resaltador, notas al margen, rayas y subrayados afectan la preservación y conservación del documento. NO SE DEBE UTILIZAR PARA DOCUMENTOS OFICIALES.
Es una comunicación de carácter externo enviadas por la institución a empresas externas y recibidas de empresas externas a la institución. DATOS DEL REMITENTE: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, dirección electrónica y NIT de quien envía envía la comunicación. Se deben ajustar a los lineamientos lineamientos establecidos por la empresa donde se labora. Tanto el encabezado como el pié de página van centrados en la hoja en letra clara y legible, y deben ir en todas las hojas que integran el documento. NUMERO: Consecutivo, lo puede anteceder el código o iniciales de la dependencia. De 2 a 3 interlíneas del margen superior FECHA: Ciudad de origen, día, mes y año de la comunicación; comunicación; Ej. (San José de Cúcuta, 20 de agosto agosto de 2003). A 2 interlíneas del margen margen superior. DATOS DEL DESTINATARIO: Los datos del destinatario se dirigen en forma personalizada y se digitan hasta en ocho (8) renglones. De De 4 a 6 interlíneas de la fecha TRATAMIENTO: o título académico, se escribe con mayúscula inicial (Señor, Señora, Doctor, Ingeniero.). NOMBRE DEL DESTINATARIO: DESTINATARIO: Se dirigen en forma personalizada, es decir, al funcionario específico. Cuando se desconoce el nombre del funcionario se dirigirá a la jefatura responsable. Se escriben los nombres y apellidos en mayúscula sostenida. No se utiliza negrilla. (WILLIAM ALFONSO DELGADO). A 1 interlínea.del tratamiento CARGO: CARGO: Se escribe con mayúscula mayúscula inicial. (Gerente). Cargos extensos pueden repartirse en dos renglones sin efectuar división silábica. A 1 interlínea.del Nombre del destinatario. EMPRESA: Con la denominación más ampliamente conocida; se puede emplear la razón razón social completa, sigla o acrónimo. acrónimo. (I. C. B. B. F., SENA SENA o Sena, Instituto de Seguros Sociales). A 1 interlínea.del cargo. utiliza una de las dos. Se escribe escribe la DIRECCIÓN O APARTADO: Se utiliza misma dirección que se registra en el sobre. Opcional la abreviatura de número No. No. No se abrevian las palabras calle, carrera, avenida,... (Carrera 57 14E-48). En caso de apartado el número se anota sin separador de miles (Apartado 43567). A 1 interlínea.de la empresa.
NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aún tratándose de correspondencia local. (Bucaramanga, Santander). A 1 interlínea.de la dirección. PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en la misma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión de los datos. ASUNTO ó REFERENCIA: (Opcional). Constituye la síntesis síntesis de la carta en máximo cuatro palabras, mayúscula inicial. (Vencimiento póliza 450060). De dos (2) a tres (3) interlíneas de la ciudad. SALUDO O VOCATIVO: Se utiliza para las damas el nombre y para los caballeros el apellido. (Respetada (Respetada Señora Gloria Cecilia Apreciado señor García). De dos (2) a tres (3) interlíneas TEXTO: Escrito que detalla el objeto de la comunicación. A 3 interlíneas del saludo.. DESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a dos renglones del texto. (Cordialmente, Cordial saludo, Atentamente.) REMITENTE: El nombre se sitúa de cuatro a seis renglones de la despedida, sin centrar, centrar, en mayúscula mayúscula sostenida. El cargo en el renglón siguiente con mayúscula inicial sin centrar. ■ LINEAS ESPECIALES
ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Después del firmante a dos interlíneas seguida de dos puntos, puntos, a un espacio se enuncia la cantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de anexo. Anexo: Copia Resolución No. 421 (10 folios) COPIA: Se colocan a dos interlíneas del firmante o de los anexos contra el margen izquierdo y seguida de dos puntos, así: tratamiento, nombre, cargo; separados por comas, si es externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Sánchez Chacón, Gerente CENS E. S. P.). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro. Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian. IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: a dos renglones del firmante o del último renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial del apellido de la persona persona responsable de transcribir el documento. documento. Se recomienda emplear letra Arial Arial tamaño tamaño 8. (Ana Ortiz.)
PIE DE PÁGINA: Debe estar centrado en tipo de letra 11 y contener la siguiente información: Av. 11 Este 5AN -71 Guaimaral – PBX 5 74 68 88 www.herasmomeoz.gov.co Cúcuta – Norte de Santander
Tanto el encabezado como el pié de página van centrados en la hoja y en letra clara tamaño 12, 12, sin negrilla y sin cursivas.
Los márgenes que se utilizarán a partir de los bordes de las hojas serán los siguientes: Margen superior super ior 3 a 4 centímetros Margen Inferior 2 a 3 centímetros Lateral izquierdo3 a 4 centímetros Lateral derecho 2 a 3 centímetros
El encabezado va en todas las hojas que integran el documento.
El código de la dependencia con su respectivo número número consecutivo deben ir en la parte superior izquierda de toda comunicación. Ejemplo: Ejemplo: XX – 0665 El consecutivo se puede colocar con numerador.
Los datos del nombre de la ciudad de origen y de la fecha de envío, se digitan a un renglón del número de la dependencia y en forma completa. Ejemplo: San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010 (día, mes y año); el mes correspondiente a la fecha de envío se escribirá en letras minúsculas.
Los datos del destinatario destinatario se digitan entre dos y cuatro renglones de la ciudad y la fecha; dichos datos se deben digitar hasta en ocho líneas. Ejemplo:
Ejemplo destinatario a nivel Nacional Doctor WILLIAM ALFONSO DELGADO Jefe de Mercadeo Maderable S.A. Calle 65A 183 - 17 piso 2 Edificio Galeón Chocó, Quibdo b. Ejemplo destinatario a nivel Local o Municipal Doctor LUIS ALBERTO JAIMES GOMEZ Jefe de Mercadeo Maderable S.A. Calle 12 12 - 17 piso 2
Edificio Santander San José de Cúcuta
En los memorandos y circulares se suprime el saludo, por lo general deben ser comunicaciones concisas y poco extensas; en las demás comunicaciones el saludo debe ser: cuando el destinatario es hombre, “Respetado doctor” o Respetado señor” y si es mujer debe escribirse el nombre “Respetada doctora Clara Ines; cuando no sea doctora siempre será señora.
Cuando se mencione una comunicación debe indicarse siempre el número y la fecha de la misma.
En lo posible se debe tratar un tema por comunicación, excluyendo los personales y el tratamiento será de usted.
No debe utilizarse negrilla, ni mayúscula sostenida, las mayúsculas únicamente para escribir el nombre del destinatario y el remitente.
Cuando se utilicen viñetas se debe dar un espacio entre cada una de ellas y usar la sangría para una mejor presentación.
El punto y coma, los dos puntos, comas, puntos seguidos y apartes, deben ir pegados a la palabra inmediatamente anterior.
Las únicas palabras que van centradas y con mayúsculas sostenidas se emplean en los formatos de: RESOLUCIÓN, MEMORANDO, CIRCULAR, CERTIFICACIÓN O CONSTANCIA.
En caso de que se requiera el envío de anexos, se debe mencionar el documento y entre paréntesis se indica el número número de folios de cada documento. Ejemplo: Anexo: Resolución 040 (8 folios).
PÁGINAS SUBSIGUIENTES:
La línea de identificación puede contener tratamiento y nombre destinatario, estos datos contra el margen izquierdo y el número de la página al margen derecho. Ejemplo: Ingeniero Luis Carlos Jaimes
El primer párrafo de las líneas subsiguientes se inicia de dos a cuatro interlíneas del encabezado.
En caso de terminar página sin finalizar párrafo, se dejan mínimo dos renglones y se pasan dos a la nueva página.
La última página debe contener mínimo el párrafo de cierre antes de la despedida.
ASPECTOS GENERALES DE LA COMUNICACIÓN
Las palabras escritas con mayúscula sostenida no se dividen. Conveniente tildar vocales escritas con mayúscula sostenida.
No exagerar uso de mayúsculas sostenidas. Escribir con mayúscula inicial nombres propios, asimismo distinguir nombre propio de término genérico. Utilizar debidamente la separación silábica y mecanográfica. Al escribir un valor numérico con el símbolo de una unidad de medida, éstos se separan por un espacio en blanco. (1 cm, 1 g). Al mencionar fecha en texto se escribe completa (día, mes y año). Las cifras de dinero no se separan con espacio sino con coma en los decimales, con punto en unidades de mil y apóstrofo para unidades de millón. El signo de $ unido a la cifra y la palabra pesos sigue a la expresión en letras. En la escritura eventual de números dentro de un texto, del uno al nueve en letras y del 10 en adelante en cifras. Cuando los números hagan parte de rangos, grados, porcentajes, se escriben en cifra. Cantidades del 16 al 29 en una palabra y del 31 en adelante en dos palabras. Los números telefónicos se separan por grupos y con espacios, indicativo entre paréntesis. Para la denominación de la hora local se utiliza modelo internacional de 24 horas. Es incorrecto el uso de abreviaturas, excepto cuando formen parte del nombre o razón social.
Para cartas de un párrafo es conveniente modificar los límites de medidas convencionales:
3 interlíneas entre el margen superior y el número 3 interlíneas entre el número y la fecha 6 interlíneas para iniciar destinatario El párrafo a interlineación de uno y medio o dos y el doble para la despedida. Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas. No se cambia la interlineación sencilla para los datos del destinatario y remitente.
ZONA 1: 1: Razón social, sigla o acrónimo, logotipo y NIT ZONA 2: Dirección, apartado, fax, teléfono, ciudad ZONA 3: Se deja en blanco para que el destinatario imprima el sello de registro. ZONA 3
ZONA 1
ZONA 2
Zonas de la carta REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar la comunicación en original y una copia: La original original para el destinatario, copia para el recibido del remitente que se conservará en el archivo de gestión. El número de copia aumentará, aumentará, en caso de que sea estrictamente necesario. a. Elaborar la comunicación en tamaño carta. b. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y cumplir con las directrices establecidas en el instructivo. c. Para la firma de las comunicaciones externas los únicos autorizados son el Gerente y Subgerentes y Asesores.
30000- XXX [A.DEPENDENCIA Y CONSECUTIVO CON NUMERADOR ] San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010 [B. B.CIUDAD CIUDAD Y FECHA (D-MA)]
Doctora [TRATAMIENTO] BELINDA BARRIOS BARRIOS [NOMBRE DESTINATARIO] Gerenta [CARGO] Cooperativa Progresemos [ENTIDAD] Calle 18 No. 21-22 Barrio Blanco [DIRECCION O APARTADO] Bucaramanga, Santander [NOMBRE DE LA CIUDAD Y DPTO] Asunto: Consulta estado de cuenta.
[D. ASUNTO]
Cordial Saludo doctora Belinda: Belinda:
[E. SALUDO]
En mi carácter de asociada de esa Cooperativa, me permito solicitarles me informen sobre el estado de mi crédito, con el fin de definir si es posible efectuar un cruce de cuentas. Les agradezco enviarme la información a la Dirección Seccional en el transcurso de la presente semana. [F. TEXTO] Cordialmente,
[G. DESPEDIDA]
ROCIO ISABEL GUTIERREZ Directora Seccional
[REMITENTE] [ CARGO]
Anexos:
[ I. LINEAS ESPECIALES]
Copia: CARGO;
[J. TRATAMIENTO, NOMBRE Y
H
I ES EXTERNA SE ADICIONA EMPRESA] Luis C. [ K. IDENTIFICACIONTRANSCRIPTOR] Antecedente [L. COLOCAR NÚMERO y fecha DE RADICADO DEL DOCUMENTO QUE SE CONTESTA] DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EN EL MARGEN INFERIOR
C
Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, se utiliza para transmitir información, orientaciones o pautas a las dependencias locales, regionales, nacionales o internacionales. * MÁRGENES (Igual a la carta) Denominación del documento: documento: se escribe a dos o tres interlíneas del encabezado en mayúscula mayúscula sostenida y centrada. Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia, a dos o tres interlíneas de la palabra MEMORANDO. Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben a dos o tres interlíneas del número consecutivo. consecutivo. Encabezamiento: ■ A tres interlíneas de la fecha fecha contra contr a el margen izquierdo izquierdo se ubica la
preposición PARA seguida de dos puntos, al frente se anotan los datos del destinatario con mayúscula inicial.
■ A dos interlíneas de la palabra PARA se ubica la la preposición preposic ión DE en
mayúscula sostenida, seguida de dos puntos, al frente los datos del remitente con mayúscula inicial..
■ A dos renglones de la preposición DE se ubica el vocablo ASUNTO,
seguida de dos puntos. Al frente se escribe escribe la síntesis del documento documento con mayúscula inicial, en máximo cuatro palabras. Texto: Se inicia a tres o cuatro interlíneas del asunto contra el margen izquierdo. En este caso al final del texto aparece mecanografiado sin el cargo.
la firma sobre el nombre nombre
Si la persona a quien se dirige o quien remite ocupa el cargo en forma provisional se hace aclaración escribiendo entre paréntesis y con mayúscula la letra E. seguida de punto después del cargo La despedida, las páginas subsiguientes y las Líneas especiales: Anexos, copias e identificación del transcriptor, se aplican igual que en la carta.
a. Elaborar la comunicación en original y una copia: La original para el destinatario, copia para el recibido del remitente que se conservará en el archivo de gestión. El número de copia aumentará, en caso de que sea estrictamente necesario. b. Elaborar la comunicación en tamaño carta. c. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y cumplir con las directrices establecidas en el instructivo. d. Para la firma firma de las comunicaciones comunicaciones internas los únicos únicos autorizados son el Gerente, Subgerentes, Asesores, Líderes y Coordinadores.
MEMORANDO [A. NOMBRE DEL DOCUMENTO] 30000 - XXXX
[B. DEPENDENCIA DEPENDENCIA Y CONSECUTIVO]
San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010[ 2010[C.CIUDAD Y FECHA(D-M-A)] PARA:
Doctora Karla Katherine Carrascal, Asesora de Planeación [D. D.Tratamiento, Tratamiento, nombre y cargo, éste último separado por coma]
DE:
Gerente (e)
ASUNTO:
Plan de Desarrollo Institucional.
[E.CARGO Y DEPENDENCIA]
I
WILLIAN ARMANDO GARCIA [I.I.REMITENTE] REMITENTE]
[J. J.LINEAS LINEAS
Copia: Dra. Leonor Jaimes, Asesora de Control Interno [K. K.TRATAMIENTO, TRATAMIENTO, NOMBRE Y CARGO] Ana Ortiz.
[L. L.IDENTIFICACION IDENTIFICACION TRANSCRIPTOR]
E
[F. ASUNTO]
Con el objetivo de atender la solicitud de información de la Contraloría con radicado 0533 del 14 de diciembre de 2.009, agradezco presentar un informe general sobre las actividades cumplidas a la fecha contempladas en el Plan de Desarrollo Institucional. [G. TEXTO] Cordialmente, [H. H.DESPEDIDA] DESPEDIDA] H
Anexo: Uno (Tres hojas) ESPECIALES]
D
J
K
L
DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EN EL MARGEN INFERIOR
G
Comunicación interna o externa de carácter general o normativo con el mismo texto o contenido dirigida a varios destinatarios. MÁRGENES: MÁRGENES: Superior 3 cms Inferior 3 cms Izquierdo 3 cms Derecho 3 cms c ms Circular externa: Comunicación de carácter general dirigida a varios destinatarios con el mismo texto o contenido, utilizada para dar a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores: productos, servicios, cambios u otras informaciones de carácter general. Circular interna o general: Comunicación con el mismo contenido, utilizada para dar a conocer internamente actividades de la Institución, así como normas generales, cambios, políticas, disposiciones, ordenes y asuntos de interés común. Denominación: Denominación: A dos o tres interlíneas del margen superior se escribe escribe la palabra CIRCULAR en mayúscula sostenida y centrada. Número: Numeración consecutiva. Puede anteceder el código dependencia. A dos o tres interlíneas de la palabra CIRCULAR. Fecha: Los datos del nombre de la ciudad y fecha se escriben a dos o tres interlíneas del número Destinatario: Destinatario: A tres interlíneas y contra el margen izquierdo o centrado, en mayúscula mayúscula sostenida. (PARA TODOS LOS FUNCIONARIOS) máximo cuatro palabras, a 3 renglones del Asunto: Asunto: Opcional. Síntesis en máximo DESTINATARIO con mayúscula inicial inicial y seguida de dos puntos. Texto: Texto: A tres o cuatro interlíneas del asunto. A interlineación sencilla y doble entre párrafos. Despedida: Despedida: Expresión de cortesía a 2 renglones del texto, contra el margen izquierdo. izquierdo. Breve o frase terminada terminada en punto. Remitente: Remitente: El nombre se coloca de cuatro a seis interlíneas de la despedida en mayúscula sostenida. El cargo a una interlínea del nombre, con mayúscula inicial sin centrar
Los anexos e identificación del transcriptor se establecen igual que en la carta PÁGINAS SUBSIGUIENTES ● La línea de identificación puede contener grupo destinatario, opcional la
fecha o número y el número a la derecha. ●El primer párrafo se inicia de 2 a 4 interlíneas del encabezado. ●Demás recomendaciones de la carta comercial. CIRCULAR EXTERNA: EXTERNA:
Se dirige en forma personalizada aunque su contenido sea el mismo para varios destinatarios y para su elaboración se tiene en cuenta la NTC 3393 (Se aplicó en la descripción del Oficio) REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar la comunicación comunicación en original y anexo anex o un listado de recibido como constancia de entrega a los destinatarios que se conservará en el archivo de gestión. b. Elaborar la comunicación en tamaño carta. c. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y cumplir con las directrices establecidas en el instructivo. d. Para la firma de las Circulares Internas los únicos autorizados son el Gerente, Subgerentes, Asesores, Líderes y Coordinadores.
CIRCULAR
A B
30000 - XXX [DEPENDENCIA Y CONSECUTIVO CON NUMERADOR ] San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010 [CIUDAD Y FECHA] D
PARA TODO EL PERSONAL DE LA ADMINISTRACIÓN ADMINI STRACIÓN Asunto: Informe de equipos
[ASUNTO]
C
E
Les solicito informar, mediante un listado la cantidad de equipo de cómputo instalados con el respectivo número de inventario, con el objetivo de corroborar y actualizar el inventario institucional.
F
Agradezco enviarme la información al área de Almacén en el transcurso de la presente semana. [F. TEXTO] G Cordialmente, [G. DESPEDIDA] Nidia Cárdenas Cáceres Jefe Recursos Físicos
[REMITENTE] [CARGO]
H I
Anexos: Formato (Uno)
[LINEAS ESPECIALES]
Copia: En caso de que aplique CARGO]
[TRATAMIENTO, NOMBRE Y
Ana Ortiz.
[IDENTIFICACION TRANSCRIPTOR]
K
DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EN EL MARGEN INFERIOR
J
CIRCULAR
10000-21 San José de Cúcuta, 10 de febrero de 2010
PARA TODO EL PERSONAL ADMINISTRATIVO Asunto: Capacitación Gestión Documental Con agrado informo informo a todo el personal administrativo de esta institución que del 5 al 20 de marzo se estará llevando a cabo la capacitación sobre Gestión Documental la cual se anexan los temas. La doctora Nancy Duque López, Instructora del SENA será la persona encargada de este evento, favor acercarse a la oficina de talento Humano para realizar la respectiva Inscripción. Cordialmente,
ANA AMELIA ORTIZ TORRES Gerenta Anexo: un folio Copia: Sra. Karla Bermúdez, Jefe Talento Humano Karen O.
Av. 11 Este 5AN -71 Guaimaral – PBX 5 74 68 88 www.herasmomeoz.gov.co Cúcuta – Norte de Santander
CERTIFICADO: CERTIFICADO: Documento de carácter probatorio, público o privado que asegura la veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne. CONSTANCIA: CONSTANCIA: Documento de carácter probatorio en el que se describen hechos o circunstancias que no requieren solemnidad. CLASIFICACIÓN: CLASIFICACIÓN: De acuerdo con el hecho o acto que se prueba pueden ser: Constancias para tiempo de servicio, experiencia, salarios, clase de trabajo, jornada laboral, comportamiento, etc. Certificados sobre calificaciones, diploma obtenido, asistencia eventos, documento identidad, paz y salvos, exámenes médicos, etc.. ESTILOS BLOQUE: BLOQUE: Número, fecha y firmante parten del centro hacia el margen derecho. REQUISITOS MÁRGENES: Igual a los demás documentos. PARTES NÚMERO: NÚMERO: Opcional. A 2 ó 3 interlíneas del margen superior y según el estilo. FECHA: FECHA: De 2 a 3 interlíneas, en forma completa CARGO: CARGO: De 3 a 4 interlíneas, mayúscula sostenida y centrado precedido por EL-LA. IDENTIFICACIÓN: IDENTIFICACIÓN: Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR seguidas de dos puntos, de 3 a 4 interlíneas, centradas y en mayúscula sostenida. (Puede utilizarse negrilla). TEXTO: TEXTO: De 3 a 4 interlíneas y contra el margen izquierdo, se inicia con la conjunción Que a la que siguen datos solicitante (tratamiento, nombre nombre en mayúscula sostenida e identificación).
•Se emplea interlineación de 1 y medio o dos en el texto y doble entre párrafos. •Se redacta en tercera persona. •En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide la certificación y de preferencia se incluye el destinatario. FIRMANTE: FIRMANTE: Mayúscula sostenida, de 4 a 6 interlíneas y según el estilo . margen izquierdo. TRANSCRIPTOR: TRANSCRIPTOR: A 2 interlíneas del firmante y al margen REQUISITOS: a. El documento documento se debe elaborar en tamaño tamaño carta b. Se debe producir en original y una copia, la original para el solicitante y la copia para el archivo de gestión. c. El documento original y copia deben tener el encabezado y pie de página oficial de la HUEM.
30000- XXX San José de Cúcuta, EL COORDINADOR DE TALENTO HUMANO HACE CONSTAR Que revisada la historia laboral del doctor *********, identificado con Cédula de Ciudadanía N°.********, se evidenciaron liquidaciones y NOMBRE N°C.C.
N.N.
FECHA Y N° RESOLUCIÓN
FONDO DE CESANTÍAS
VALOR LIQUIDADO
******
reconocimientos de auxilio de cesantías por los valores siguientes: La presente certificación se expide por solicitud del dr. *********, con destino al Banco Davivienda. CARLOS DAVID ROJAS RICO
Lucy Torres. DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR
2 a 3 interlíneas 30000- XXXX Código oficina – Numeración consecutiva 2 a 3 interlíneas San José de Cúcuta, 10 de marzo de 2010 3 a 4 interlíneas LA JEFE ASESORA DE PLANEACION PLANEACION 3 a 4 interlíneas
3 a 4 interlíneas
CERTIFICA:
Que la señora LEONOR JAIMES ROJAS, identificado con cédula de ciudadanía 65.345.678 de Bucaramanga, asistió al evento de capacitación “Diseño, Elaboración e Implementación de Proyectos desde el 10 de octubre de 2009 y desempeña el cargo de Profesional de Apoyo Gestora de Proyectos en la Oficina de Planeación. Esta constancia se expide para la Cooperativa PROGRESEMOS, con el objetivo de adjuntar a la hoja de vida. 4 a 6 interlíneas KARLA KATHERINE CARRASCAL 2 interlíneas William Laguado. DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR
Es una orden escrita dictada por el jefe de un servicio público que tiene carácter general, obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito de competencia del servicio. REQUISITOS: a. El documento se debe elaborar en tamaño oficio b. El documento se debe producir en original y dos copias, la original para conservar en la Gerencia en el consecutivo, la primera copia para el archivo de Gestión de la oficina y la Segunda copia para el interesado. c. El documento original y copias deben tener el encabezado y pie de página oficial de la Empresa.
RESOLUCIÓN No. (Fecha Fecha)) “Por la cual se… “ EL GERENTE DE LA EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO HOSPITAL UNIVERSITARIO ERASMO MEOZ En ejercicio de sus facultades legales estatutarias y en especial de la conferidas por el acuerdo 01 de 1996 artículo 29 numeral 12 y, CONSIDERANDO:
Que…
Que…
Que…
Que…
Que…
DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR
Hoja No. 2 de la Resolución No. Por medio de la cual… RESUELVE:
de fecha
ARTÍCULO PRIMERO: …
ARTÍCULO SEGUNDO: … ARTÍCULO TERCERO: … ARTÍCULO CUARTO: La presente resolución rige a partir de la fecha de su expedición. COMUNÍQUESE Y CÚMPLASE Dada en San San José de Cúcuta, a
ANA AMELIA ORTIZ TORRES Iniciales de quien elabora
DATOS DE PIE DE PÁGINA CONSERVANDO EL MARGEN INFERIOR
Documento en el consta lo sucedido, tratado y acordado en una reunión. Este registro cumple con la información que plantea la Norma Técnica Colombiana, en donde se agregó la información necesaria para la institución.
FORMATO ACTA DE REUNIONES
ELABORÓ
VERIFICÓ
APROBO
Profesional de Apoyo Asesora de Asesora de Oficina Planeación Asesora de Planeación Planeación Lugar: [A [A.] Actividad: [B [B.] Acta No.: [C [C.] Fecha: [D.] Asistentes: [F. [F.]] NOMBRES
VERSION
CODIGO ESE DEL HUEMFORMA OAP-FARTO: 2008-97 FECHA DE ULTIMA ACTUALIZACION:
02
Marzo 19 de 2009
Hora: [E.] CARGO
1. Temas a tratar [G [G.] 2. Resumen de los temas tratados y conclusiones [H. H.]] 3. Decisiones [I.I.]] 4. Compromisos [J. J.]] DESCRIPCION
RESPONSABLE
FECHA LIMITE DE
CUMPLIMIENTO
En constancia firman: Nota: Se adjunta listado de asistencia como soporte de aceptación del acta y adopción de compromisos.
A. Lugar: Se debe escribir el nombre nombre del lugar donde se realizó la reunión B. Actividad: Se debe escribir el nombre completo del grupo de la reunión C. Acta No.: Se debe escribir el número del acta consecutivo con número y año. D. Fecha:Se Fecha:Se debe colocar la fecha completa de producción del documento y/o reunión. E. Hora:Se Hora:Se debe escribir la hora en tiempo meridiano. Ejemplo: Desde las 4:00 hasta las 18:00 horas. F. Asistentes: Se describe el título, nombre y cargo de los asistentes que conformen el Comité Comité o equipo de trabajo en las columnas: Nombre / Cargo. G. Temas a Tratar: Se describe enumerados en literales a. b. c .,…. Cada uno de los temas a tratar. H. Resúmenes de los temas tratados y conclusiones: Describir cada uno de los temas a tratar con el respectivo desarrollo separados con literales a. …b. I. Decisiones: Se describe las decisiones tomadas enumeradas por literales ejemplo: a. ….b. …..c. ….. J. Compromisos: Describir los compromisos adquiridos en el comité para la próxima reunión en las respectivas columnas señaladas a continuación: Descripción Responsable Fecha límite cumplimiento En constancia firman:
REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar el documento en tamaño carta. carta. b. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y cumplir con las directrices establecidas en el instructivo. c. Toda acta expresa lo tratado tratado en una reunión sin describir detalles intrascendentes. Los párrafos deben ser concisos y claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas. d. Se presenta el nombre de la persona que presenta presenta una moción moción pero es necesario escribir quienes se adhieren a ella. e. Las intervenciones de los asistentes se mencionan mencionan con nombre completo. f. Cuando haya lugar a votaciones, votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor, en contra y en blanco. En caso de nombramientos se registran los resultados y los nombres completos. g. Se debe escribir el nombre de la persona que de acuerdo con los estatutos debe presidir la reunión, así como la persona que actúa como secretario de la l a misma. h. Es conveniente que el Presidente y el Secretario coloquen su rúbrica en las actas. i. Cuando en una reunión se presentan presentan documentos documentos que sustentan una información, éstos se detallan en el desarrollo y se adjuntan al acta. A dos interlíneas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe la palabra Anexo a Anexos seguida de dos puntos y con mayúscula inicial. A dos espacios la cantidad, de preferencia clarificar el número de hojas.
FECHA: ______________________ [A [A.] REUNION: _______________________ B. B.] [ ] NOMBRE[C. NOMBRE[C.]] DEPENDENCIA CORREO [D. D.]] ELECTRONICO [E. E.]]
TELEFONO [F. F.]]
FIRMA [G. [G.]]
Descripción para el dilig diligenciamie enciamiento nto A. Fecha: Registrar la fecha en que se realiza la reunión. B. Reunión: Registrar el nombre del tema de la reunión o nombre del comité. C. Nombre: Registrar el nombre del asistente D. Dependencia: Registrar el nombre de la dependencia en donde labora el asistente E. Correo Electrónico: Registrar la dirección de correo electrónico del asistente F. Teléfono: Registrar el número de teléfono y/o extensión del asistente G. Firma: El asistente debe firma la participación en la reunión REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar el documento en tamaño carta. b. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.
Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío. Con el objetivo de agilizar el envío, se debe implementar el sobre de Ventanilla. PARTES Tercio izquierdo: izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior. Tercio central para ubicar datos del destinatario. Espacio de ventanilla. Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo. ASPECTOS GENERALES SOBRES •El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería. •Se recomienda que los sobres de Manila lleven impresos el membrete. •En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el tamaño. •El tamaño debe ser el adecuado según anexos. •Para sobres de Manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho. •Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad. •Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamaño apropiado. •Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.
SOBRE OFICIAL a. TAMAÑO MEDIO OFICIO DE VENTANILLA
ZONA 1
ZONA
ZONA 3
Av. 11 Este Este 5AN -71 Guaimaral - PBX 574 6888 6888 www.herasmomeoz.gov.co
Distribución en tercios iguales
b. SOBRE DE MANILA TAMAÑO CARTA Y/O OFICIO O FICIO NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC 3369 Cubierta que guarda y protege un documento para su entrega o envío. PARTES Tercio izquierdo: izquierdo: Anotaciones tales como CONFIDENCIAL, PERSONAL, CONTIENE DISQUETE, CONTIENE VIDEOCINTA, etc., las cuales se ubican centradas en la parte inferior. Tercio central para ubicar datos del destinatario. Tercio derecho para uso exclusivo de la oficina de correo. ASPECTOS GENERALES SOBRES •El sobre debe coincidir en color, calidad y diseño de la papelería.
•Se recomienda que los sobres de manila lleven impresos el membrete. •En sobres grandes se deben respetar las zonas guardando armonía con el tamaño. •El tamaño debe ser el adecuado según anexos. •Para sobres de manila a partir del tamaño carta se recomienda escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida a interlineación de 1 y medio•La impresión de los datos del destinatario y remitente en sobres de manila puede hacerse en sentido vertical u horizontal, en el último caso se deja la solapa al lado derecho. •Cuando se utilicen servicios especiales de correo se recomienda incluir número telefónico antes de la ciudad. •Al utilizar etiqueta, se debe adherir centrada en el segundo tercio del sobre y se recomienda un tamaño apropiado. •Cerrar adecuadamente el sobre, cuidando que el pegante no se adhiera al documento.
ZONA 1
REMITENTE
ZONA 2 DOCTOR JUAN LUIS RESTREPO RESTREPO GERENTE INCORA APARTADO 1250 NEIVA, HUILA
Ejemplo. Sentido de escritura escritura en el sobre sobre de Manila
HOJA DE TRANSMISIÓN POR FAX Fecha (d/m/a)
No de Control
DATOS DEL DESTINATARIO NOMBRE: CARGO:
Telefax No. Ciudad:
EMPRESA:
País: DATOS DEL REMITENTE
NOMBRE: CARGO: Asunto o mensaje: No. De hojas transmitidas Incluyendo esta:
Firma:
Nombre de destinatario que confirma:
Fecha:
Con el objetivo de manejar la imagen corporativa de la Institución se producirá este documento para darle formalidad al envío de documentos por vía fax REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar el documento en tamaño carta. b. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.
DEFINICIÓN: Documento que describe o da a conocer el estado de cualquier actividad, estudio o proyecto de carácter administrativo. CLASIFICACIÓN De acuerdo con los requerimientos de la entidad: En periódicos o esporádicos De acuerdo con el número de hojas: En cortos, hasta la página número 10 y en extensos, a partir de la página 11. REQUISITOS MARGENES: Los mismos de la carta; para el encabezado de segundas hojas, igualmente. INFORME EXTENSO: Tiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe. Consta de cubierta, portada, tabla de contenido y glosario. CUERPO DEL INFORME: Constituye la parte central del documento y está conformado por introducción, núcleo del informe, conclusiones y recomendaciones Consúltese la Norma Icontec 3588 INFORME CORTO: Consta de las partes que se explican a continuación. El autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente RAZÓN SOCIAL: Se ubica entre 3 y 4 cm del borde superior, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando se utiliza papel que no la tiene impresa. DEPENDENCIA: A interlineación doble, bajo la razón razón social se escribe el nombre de la dependencia, origen del informe, con mayúscula inicial y contra el margen izquierdo. NUMERO O CODIGO: En caso de requerir el número o el código de identificación, éste se ubica sobre el mismo renglón de la dependencia, contra el margen derecho, así:
1300-023 TITULO: A cuatro interlíneas de la dependencia se escribe escribe el título del informe, centrado y en mayúscula sostenida. FECHA: A cuatro renglones del título, contra el margen margen izquierdo, se escribe la palabra FECHA, FECHA, en mayúscula mayúscula sostenida, seguida de dos puntos ( : ). Al frente se anotan la ciudad y la fecha completa, con mayúscula inicial. AUTORÍA DEL INFORME: A interlineación de uno y medio medio a dos debajo de la fecha, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, se escribe una de las siguientes expresiones, seguida de dos puntos ( : ), ELABORADO ELABORADO POR, RESPONSABLE. Al frente se anotan el o los nombres correspondientes, con mayúscula inicial. Los datos de la fecha y la autoría se tabulan a dos espacios de la expresión más larga. OBJETIVO: OBJETIVO: El informe corto lleva un objetivo, para describir en forma breve, el propósito del mismo y se presenta, así: De dos a cuatro interlíneas del encabezamiento se escribe la palabra OBJETIVO, OBJETIVO, seguida de dos puntos ( : ), en mayúscula sostenida y contra el margen izquierdo. izquierdo. A dos espacios espacios de este este enunciado, se expresa expresa la finalidad del informe con mayúscula mayúscula inicial. En caso de requerir más más de un renglón, el segundo y los subsiguientes retornan contra el margen izquierdo. ESCRITURA DE TEXTO: El informe corto, generalmente consta de un capítulo único, de requerir numerales se escriben contra el margen izquierdo. CONCLUSIONES: (Opcional) En caso de incluirlas se procede así: la palabra CONCLUSIÓN o CONCLUSIONES se escribe en mayúscula sostenida, contra el margen izquierdo, de dos a cuatro interlíneas del último renglón del texto. La primera línea de escritura se inicia de dos a cuatro renglones del título. FIRMA: El informe administrativo corto debe ser firmado por el autor o autores. El nombre se anota en mayúscula mayúscula sostenida, de cuatro a seis renglones del último último párrafo. El cargo, a una interlínea del nombre, nombre, con mayúscula inicial. TRANSCRIPTOR: TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad del transcriptor, su identificación se escribe a dos interlíneas del firmante.
4 interlíneas INFORME DE GESTION 4 interlíneas FECHA: San José de Cúcuta, 17 de diciembre de 2009 (1.5 a 2 interlíneas) ELABORADO ELABORADO POR: Ana Amelia Ortiz Rocío Isabel Gutiérrez 2 a 4 interlíneas OBJETIVO: OBJETIVO: Desarrollar los avances y determinar el cumplimiento de labores, según el cronograma establecido. 2 a 4 interlíneas TEXTO ( 1.5 o 2 interlíneas). ___________________________________________________________ ___________________________________________________________ ________________________________________. CONCLUSIONES 2 a 4 interlíneas ___________________________________________________________ ______________________________________. 4 a 6 interlíneas NOMBRE COMPLETO Cargo Transcriptor
Esquema del informe Corto
REQUISITOS ESPECIFICOS: a. Elaborar el documento en tamaño carta. b. Los documentos deben tener encabezado y pie de página y cumplir con las directrices establecidas en el instructivo.
Para efectos de esta norma se establecen las siguientes: Comunicaciones Oficiales: Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado. Correspondencia: Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones. Acrónimo: abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y no iniciales de una razón social. Anexo: Documento o soporte que acompaña a una comunicación. comunicación. Asunto: síntesis del contenido de una comunicación Antecedente: Antecedente: Corresponde al radicado que se le dio a la comunicación en el momento de ingresar a la Entidad. Bloque extremo: extremo: Estilo de carta en donde todas las líneas parten del margen izquierdo. Carta: Carta: comunicación escrita que se utiliza en las relaciones comerciales entre empresas y personas naturales, igualmente en las relaciones entre las empresas y sus empleados Copia: fiel reproducción de un documento. Datos del remitente: razón social, logotipo, ciudad, dirección, apartado, teléfono, fax, dirección electrónica y NIT de quien envía una comunicación. Despedida: palabra o frase de cortesía al final de una comunicación. Destinatario: persona a quien va dirigida la comunicación. Encabezado: identificación institucional que normalmente indica el nombre y logotipo de la entidad. Fecha: día, mes y año de elaboración de una comunicación.
Logotipo. Símbolo que identifica a una entidad. Membrete: inscripción que identifica el contenido de una carpeta. Número o referencia: identificación alfanumérica del documento. Pié de página: identificación institucional que normalmente contiene la dirección, teléfono y página Web de la entidad. Razón social: nombre que identifica a una entidad Remitente: nombre, apellidos y cargo de quien firma una comunicación. Renglón: serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal. Saludo o vocativo: vocativo: línea opcional de cortesía Sigla: abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social. Texto: cuerpo del mensaje. Transcriptor: persona responsable de digitar el documento. Zona: espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.
