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Introducción La evolución de la tecnología informática ha permitido la existencia de infinidad de aparatos y programas de aplicación que contri buyen a la realización de tareas de forma rápida y precisa. La sociedad moderna dispone ahora de herramientas mediante las cuales las personas pueden incrementar sus capacidades. Un ejemplo básico se puede observar con las máquinas de escribir y las calculadoras tradicionales que han sido desplazadas por el uso de los procesadores de palabras y la hoja electrónica de cálculo, ya que estas aplicaciones ofrecen muchos más recursos para elaborar toda clase de documentos electrónicos y libros de trabajo. La hoja electrónica de cálculo, un poderoso recurso que permite modelar, esto es, representar problemas reales con números y fórmulas para solucionarlos, así sea que provengan del área de negocios, de ciencias o de disciplinas académicas. Este bloque trata el uso eficiente de esta herramienta flexible y adaptable, a través de la planeación, el uso de fórmulas y funciones, la elaboración de gráficas y la publicación. Competencias que todo estudiante debe desarrollar para mejorar su desempeño académico y posterior integraciónal mundo laboral.
La hoja de cálculo es la versión computarizada de las hojas de papel impresas con líneas horizontales y verticales divididas en renglones y columnas, que eran utilizadas por contadores para registrar en forma manual diversos conceptos y cantidades, con la finalidad de presentar en forma organizada la información contable de una empresa y que precisamente se les conocía como “hojas de cálculo”. La actual no se limita a presentar información de manera pasiva, sino que añade dinamismo para relacionar el contenido a fin de efectuar el cálculo de distintas operaciones, generar gráficos, manejar bases de datos básicas, incluir macros, funciones predefinidas, dibujos, imágenes y sonidos, entre otras funcionalidades. En general es un software que permite automatizar cálculos.
Funcionamiento
2.1 Hojas de cálculo La hoja electrónica de cálculo o simplemente hoja de cálculo es una aplicación desarrollada para calcular y recalcular datos en la pantalla de la computadora; su aportación a la productividad personal la coloca como una herramienta de trabajo básica. Este programa forma parte del llamado software de productividad y proporciona a los usuarios un medio donde puede aplicar técnicas informáticas para procesar cálculos, crear gráficas y manipular datos con facilidad sin requerir conocimientos avanzados de programación. Su versatilidad la hace adecuada para ser empleada por personas que sólo necesitan ejecutar operaciones matemáticas simples como las que realizaría en una calculadora básica, o por expertos en finanzas que requieren utilizarla como un consultor electrónico.
La característica fundamental para cualquier software desarrollado como hoja de cálculo es la estructura del área de trabajo en filas y columnas mediante la cual se logra el perfecto esquema de organización que hace posible su funcionamiento. A continuación mencionamos tres aspectos básicos importantes para comprender el fundamento de este software: 1. La estructura de filas y columnas delimita el área de trabajo en espacios bien definidos que se denominan celdas. La figura 2.1 muestra la estructura básica como una retícula o cuadrícula. Columnas
Filas
Celda Figura 2.1
Estructura básica de la hoja de cálculo. 69
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Planeas y elaboras hojas de cálculo
2. Cada elemento o celda está etiquetado, por lo que se puede
hacer referencia exacta a su ubicación. Observa en la figura 2.2 que las columnas y las filas tienen etiquetas de encabezado.
Encabezado de filas
Figura 2.2
Elementos de una hoja de cálculo.
3. Las celdas aceptan datos y éstos se relacionan para realizar
operaciones o cálculos mediante anotaciones llamadas fórmulas que el software evalúa y regresa el resultado. Obser va en la figura 2.3a el área de trabajo donde se muestran dos datos 100, 200 y una fórmula (=A1 + B1), la figura 2.3b presenta los mismos datos sólo que la fórmula ahora despliega el resultado (300).
Figura 2.3a
Relaciona el contenido y referencia.
La hoja electrónica de cálculo basa su funcionamiento en el hecho de poder introducir números y fórmulas en las celdas y conociendo su ubicación específica se pueden relacionar. Los datos introducidos son leídos por el programa y las celdas que contienen a las fórmulas despliegan el resultado. Cuando algún valor es modificado la fórmula automáticamente vuelve a calcular y despliega el nuevo resultado.
El libro y la hoja de trabajo Las aplicaciones definidas como hoja de cálculo presentan áreas definidas como libros de trabajo formados por hojas identificadas por nombres asignados de manera predeterminada como Hoja1, Hoja2 … HojaN. Una hoja de trabajo es el área donde se manipulan los datos, su tamaño es muy grande por lo que en la ventana de la aplicación éstas se despliegan por segmentos. Como ya se mencionó, el área de trabajo está estructurada en columnas y filas, las cuales son identificadas en sus encabezados por etiquetas. El estándar es utilizar letras para las columnas y números para las filas. De acuerdo con este estándar, las primeras 26 columnas son etiquetadas con las letras de la A a la Z, para las siguientes columnas los identificadores son combinación de letras que inician en la AA a la AZ y así hasta alcanzar a la última columna que depende de la especificación del software. Por ejemplo, en Excel una hoja puede contener hasta 16 384 columnas. Las filas inician con el número 1 y terminan en el 1 048 576. Al iniciar una hoja generalmente el segmento desplegado en la pantalla abarca las primeras 7 a 12 columnas y 16 a 33 filas, dependiendo la resolución del monitor. Imagina entonces el tamaño de una hoja y la cantidad de datos que puede contener. Al archivo creado en este tipo de software se le llama libro de tra bajo y se identifica con la extensión .xls (en la versión Excel 2003) o .xlsx (en versiones actualizadas). El archivo y el libro reciben el mismo nombre. En Excel al iniciar la aplicación el primer libro disponible recibe de manera predeterminada el nombre de Libro1.xlsx, si inicia uno nuevo en la misma sesión recibirá el nombre de Libro 2.xlsx. Es recomendable que al momento de guardarlos, el usuario modifique el nombre por uno que describa mejor su contenido. La cantidad de hojas que un libro puede manipular dependerá de las especificaciones del software y la capacidad de la computadora.
La celda, la referencia y el rango
Figura 2.3b
Ejecución automática de fórmulas. 70
La hoja de cálculo formada por filas y columnas delimita pequeñas áreas llamadas celdas que constituyen el elemento básico de la aplicación. Las celdas son el lugar donde se introducen, editan y manipulan los datos. El término celda se define como el espacio o área de intersección entre una fila y una columna.
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Referencia de la celda activa
Celda activa
Figura 2.4
Celda activa.
Cada celda recibe un nombre de manera predeterminada que la identifica de todas las demás, a este nombre se le conoce como referencia de la celda , o simplemente referencia. La referencia de la celda es la dirección en donde puede ser ubicado su contenido para utilizarlo en el procesamiento de la información o en alguna expresión matemática. Cuando una celda está seleccionada y lista para introducir datos se le llama celda activa y se reconoce por el borde resaltado. Observa en la figura 2.4 un ejemplo de celda activa. Existen dos estilos de referencia a celdas utilizados para mencionar la dirección de una celda: Estilo de referencia A1. Es el más común. El formato menciona primero la letra que corresponde a la columna y en seguida el número de la fila en donde se encuentra la celda, por ejemplo A1, Z100, IV65536. Estilo de referencia F1C1. En este estilo, las columnas y las filas están numeradas y en su formato primero se escribe la letra F (R para el software en inglés), después el número de la fila seguido de la letra C y el número de columna correspondientes a la ubicación de la celda. Por ejemplo, F1C1, F100C26, F65536C256. Este estilo es útil para desarrollar aplicaciones en las que interviene la programación. Otros conceptos importantes en cuanto a la referencia de celdas los trataremos en la sección que corresponde a la edición de datos. Hemos mencionado que la celda es la unidad básica de selección en la hoja de cálculo donde se introducen, editan y manipulan los datos. Cuando necesitamos procesar datos en forma simultánea resulta más práctico y rápido seleccionar grupos de celdas, esto nos
lleva al concepto de rango definido como una agrupación específica de celdas. Las celdas que forman el rango pueden ser adyacentes como en una columna o en una fila, o en un rectángulo formado por una porción de varias columnas y filas. Pero también pueden contener celdas no contiguas. Inclusive un rango puede ser una sola celda. La notación que se utiliza para identificar un rango son: Rango de celdas adyacentes. La notación utilizada especifica la celda inicial, seguida del signo de puntuación dos puntos (:), y la celda final. Por ejemplo: A1:A4, que agrupa a las celdas A1, A2, A3, y A4. Rango de celdas no adyacentes. Cuando el rango está formado por celdas no contiguas, entonces se utiliza la coma para las celdas que se encuentren separadas. Por ejemplo: A1:C1, D1:D3, que agrupa a las celdas A1, B1, C1, D1, D2 y D3. Analiza la figura 2.5 donde se muestran varios ejemplos de rangos y su correspondiente notación. Es importante comprender y dominar este concepto debido a que facilita el trabajo con grandes cantidades de datos. Las acciones que se pueden ejecutar al identificar y seleccionar algún rango son: Captura de datos. Rellenar datos. Asignación de nombre del rango. Dar formato. Copiar. Borrar. Mover. Utilizarlo en fórmulas.
La hoja de cálculo desarrolla habilidades La hoja de cálculo es el ejemplo más popular en la actualidad de una aplicación creada para calcular y recalcular datos en la pantalla de la computadora, su aportación a la productividad personal la coloca como
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una herramienta básica de trabajo, pero no sólo eso, ya que también se considera que contribuye a desarrollar diversas habilidades en los estudiantes que la utilizan. Con el uso de la hoja de cálculo, estudiantes de todas las edades han desarrollado habilidades para: 1. Organizar datos (ordenar, categorizar, generalizar, comparar y re2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
9. 10.
saltar los elementos claves). Realizar diferentes tipos de gráficas que agreguen significado a la información ayudando en la interpretación y análisis. Utilizar gráficas para reforzar el concepto de porcentaje. Identificar e interpretar para un conjunto de datos, el máximo y mínimo, media, mediana y moda. Inteligencia visual y espacial al utilizar elementos visuales concretos con el fin de explorar conceptos matemáticos abstractos. Descubrir patrones. Comprender conceptos matemáticos básicos como conteo, adición y sustracción. Estimular las capacidades mentales de orden superior mediante el uso de fórmulas para responder a preguntas condicionales del tipo “si… entonces”. Solucionar problemas y Usar fórmulas para manipular números, explorar cómo y qué f órmulas se pueden utilizar en un problema determinado y cómo cambiar las variables que afectan el resultado. Fuente: Lewis, Pamela. Spreadsheet Magic. ISTE 2001
Los datos Las celdas contienen o almacenan datos. Los datos son considerados como información sin procesar y considerando la forma en que se capturan y son reconocidos por el software éstos pueden ser de dos tipos: Constantes. Son los datos que no alteran su valor y se introducen directamente a la celda. Los más comunes son: datos numéricos que incluyen números, fechas y horas, y los datos alfanuméricos que son textos o etiquetas. El software es capaz de reconocerlos y darles un formato propio, el cual puede ser modificado posteriormente por el usuario. Fórmulas. Las fórmulas son datos compuestos por varios elementos que modifican su valor y se introducen anteponiendo el signo igual (). Los elementos que componen una fórmula pueden ser referencias a celdas o a rangos, operadores (por ejemplo aritméticos) y funciones predefinidas. La importancia de los textos, números y fórmulas radica en comprender que los números son la materia prima de las hojas de cálculo, las etiquetas, rótulos o textos permiten la identificación de los números y los resultados. Las fórmulas realizan y muestran los cálculos. Al funcionar en conjunto estos datos hacen a la hoja de cálculo una herramienta poderosa que permite al usuario mejorar su productividad.
Ventajas La aparición de este software revolucionó a la computación personal debido a que contribuyó enormemente a su éxito al grado que
Rango A1:A8 (Columna)
Rango C3:D6 (Filas y columnas) Rango A13:D13 (Fila) Rango F2:F5, G8:G11 (Celdas no adyacentes) Figura 2.5
Selección de rangos. 72
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se considera como uno de sus propulsores. Su influencia modificó la forma de trabajar de las personas. Incluso en muchas oficinas se empleaba para la elaboración de cartas y reportes, por supuesto, cuando los procesadores de palabras aun no estaban tan difundidos. La tabla 2.1 resume las principales las ventajas del uso de la hoja de cálculo.
Automatización de cálculos Mediante el uso de macros pueden ejecutarse varias complejos instrucciones y funciones las veces que sea necesario. y repetitivos Las hojas de cálculo generalmente integran las funciones Disponibilidad de de mayor uso, por ejemplo, suma, promedio, raíz gran variedad de cuadrada, por mencionar algunas. Son fórmulas funciones previamente escritas que toman un valor o valores, realizan predefinidas la operación y devuelven el resultado. Posibilidad de El usuario puede diseñar sus propias funciones, usando un crear funciones lenguaje de programación integrado. Variedad de Integra herramientas para graficar, dibujar, insertar audio y herramientas video, manejar base de datos, programar, entre otras. Los datos se pueden compartir entre distintas hojas y Comparte libros de trabajo, ocasionando que un cambio en alguna de información ellas, se actualice automáticamente en las demás. El software cuenta con variedad de opciones para aplicar Variedad de formatos, tanto a la hoja de cálculo como a las celdas, e opciones de incluso el formato puede aplicarse en función de criterios formato condicionantes. En cuanto a la impresión, es posible e impresión controlar la secuencia, el tamaño y orientación de papel, además de establecer algún escalamiento. En ambientes académicos el uso de la hoja de cálculo ayuda a los estudiantes a estimular sus capacidades Apoya el mentales no sólo para manipular datos sino para desarrollo de argumentar sus decisiones, emplear formas de habilidades representación visual de información, idear formas de simulación de procesos y reforzar la aplicación de conceptos matemáticos.
Tabla 2.1 Ventajas del uso de la hoja electrónica de cálculo. Ventajas
Facilidad de uso
Recalcula en forma automática Versatilidad y potencia
Descripción Las aplicaciones actuales se diseñan para ambientes gráficos por lo que su interfaz estandarizada permite a los usuarios concentrarse en aprender las características propias de la aplicación, debido a que ya está familiarizado con las operaciones básicas como puede ser abrir, guardar, imprimir, entre otras. La característica más importante de la hoja de cálculo es su capacidad para calcular y recalcular en forma instantánea cuando un valor es modificado, ya sea para corregir errores o analizar el comportamiento de alguna situación cuando uno de sus parámetros es alterado. Puede realizar operaciones matemáticas simples como las disponibles en una calculadora básica y también integra funciones muy complejas como las requeridas por expertos en finanzas, científicos y programadores.
Actividad de aprendizaje
Completa el siguiente mapa conceptual: Hoja electrónica de cálculo Se opera y almacena en
formados por
estructuradas en Columnas
las intersecciones forman
agrupadas son
se identifican con
contienen
Referencias de celdas
Estilo
Con celdas
Tipo
Adyacentes
tales como • A1:A5 • A1:C1, D1:D3 • E5: J5 • K2:, M5:M8 • F1: M30 • Q2:Q2, S2:S20
Constantes
tales como • Z4 • G50 • ACR35040
tales como • F7C6 • F33C12 • F300C150
• • •
• Datos compuestos antecedidos por el signo =
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Planeas y elaboras hojas de cálculo
Actividad de aprendizaje con TIC
El software se diseña con un propósito, sigue una filosofía. Investiga en Internet los antecedentes y desarrollo de la hoja electrónica de cálculo hasta la actualidad. Elabora una línea de tiempo que describa los sucesos de su origen, la aparición de productos y versiones más sobresalientes, explica en qué situaciones de la vida cotidiana se aplicaban principalmente, menciona varios ejemplos, así como sus beneficios y contribución al desarrollo de la computación.
Acciones 1. Forma equipo con un compañero(a) de clase, para investigar y
documentar el proyecto. 2. Apliquen criterios de búsqueda de información confiable y segura.
Citen las fuentes. 3. Elaboren una presentación electrónica interactiva con la línea de tiempo solicitada. Demuestren creatividad y originalidad. 4. Realicen el procedimiento necesario para guardar el archivo con el nombre LineaTiempoHC.pptx en la carpeta de evidencias correspondiente. Registren en Propiedades del archivo Autor: los nombres de los integrantes del equipo, Titulo: Línea del tiempo, Asunto: Hoja de Cálculo. 5. Comenten el resultado de esta actividad con sus compañeros de clase para enriquecer el contenido de la presentación. Escriban en el área de Notas las conclusiones personales resultado del intercambio de ideas. Guarden el archivo.
Para evaluación 1. Rúbrica para la evaluación de la actividad
Nombre del estudiante: Indicadores
Puntuación
o t n e m e l E
Puntaje obtenido
10
5
Integración al equipo
Muestra disponibilidad para colaborar, dialogar y formar el contenido de la presentación en equipo.
Dialoga con su compañero. Cada uno elaboró una parte de la presentación.
No se integra en un equipo. Realiza el trabajo de forma individual.
Búsqueda de información en Internet
Aplica criterios de búsqueda de información confiable. Solo investiga en sitios de instituciones u organizaciones reconocidas.
Aplica criterios de búsqueda de información. En la investigación se documenta además en blogs personales.
No aplica criterios de búsqueda confiables.
Calidad de la información
La información que presenta es relevante, concisa y la solicitada.
La información que presenta es concisa, faltan elementos solicitados.
La información que presenta es confusa y faltan elementos solicitados.
Es legible. No incluye imágenes, fotografías o faltan elementos de la información solicitada.
No incluye un diagrama de línea de tiempo.
Conclusión
Incluye uno o dos párrafos donde expresa la conclusión de la investigación integrando las aportaciones del grupo (clase).
Incluye uno o dos párrafos donde expresa la conclusión de la investigación. No incluye aportaciones del grupo (clase).
No incluye párrafo con conclusión.
Fuentes de información
Cita las fuentes de información completas.
Cita incompletas las fuentes de información.
No cita fuentes de información.
Archivo de la presentación
Tiene el nombre LineaTiempoHC. pptx. Propiedades del archivo: tiene los datos solicitados.
No se asignó el nombre de archivo propuesto o en propiedades no se registraron los datos solicitados.
No se asignó el nombre de archivo propuesto y en propiedades no se registraron los datos solicitados.
Está presentado con originalidad Diagrama de línea de y creatividad. Incluye imágenes, tiempo fotografías y textos cortos con la información solicitada.
1
Total:
2. Archivo LineaTiempoHC.pptx.
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Aplicación La hoja de cálculo se utiliza en la solución de cualquier tarea o situación que requiera organizar datos en filas y columnas y además realizar algún tipo de operación para obtener información. Para saber si debemos emplearla, podemos plantear las siguientes preguntas: ¿El problema se presenta con regularidad? ¿Se puede describir claramente y en términos matemáticos? ¿La información incluye datos con valores constantes y varia bles? La hoja de cálculo es una de las aplicaciones de mayor difusión en la vida cotidiana se emplea para automatizar la solución de problemas de muy diversos ámbito, por ejemplo: el registro de la inscripción y las calificaciones de estudiantes en una escuela. En los negocios, la emplean para el llevar el control de inventario, empleados, contabilidad, nómina, presupuestos y facturación, entre otros procesos. En el hogar resulta útil para planificar los ingresos y egresos. La organización de eventos la ocupa en el control de participantes, asistencia, pagos de inscripción, pagos a conferencistas, viáticos, servicios, etcétera. En ingeniería, la hoja de cálculo permite introducir tablas de datos y programar la evaluación de fórmulas complejas con muy poco esfuerzo. En el área de diseño la utilizan para análisis de costos. Es un software preciso útil en aplicaciones estadísticas y financieras. En forma general este software es muy útil en aplicaciones de especulación, donde se requiere tomar decisiones en función de analizar los resultados cuando se cambian los valores de los datos para observar el comportamiento de algún evento y responder a la pregunta: “¿qué pasaría si…?”
Planeación y solución de problemas En el primer bloque de este libro analizamos que una vez que un problema está planteado realizamos las siguientes etapas para llegar a una solución: Identificación del problema. Análisis del problema. Solución mediante un algoritmo. Definimos un algoritmo como una secuencia de pasos a seguir que parte de la lectura de datos de entrada, un procesamiento de dichos datos y la escritura de los datos de salida. Estudiamos su diseño y representación
mediante diagramas de flujo y pseudocódigo; en esta sección llevaremos a cabo esta misma tarea aplicando ahora la hoja de cálculo a la solución del problema. Relacionaremos el diseño del algoritmo con la planeación y solución mediante la hoja de cálculo, presentando algunas de las operaciones básicas de ésta, para organizar y estructurar la información. La planeación consiste en especificar la intención y nombre del pro yecto, los valores de entrada y de salida, las operaciones que los relacionan y escribir a grosso modo la apariencia que tendrá la implantación del modelo en la hoja de cálculo. Entenderemos por modelo la representación adecuada de un fenómeno o situación de la vida real. La hoja de cálculo es una aplicación que sirve para solucionar pro blemas que involucran cálculos. Por tanto, retomaremos los ejemplos vistos en el Bloque 1 que cumplen con este requisito, para analizar y ejemplificar la planeación de una hoja de trabajo. De manera general, determinamos que el propósito es solucionar problemas que implican cálculos numéricos mediante el uso de la hoja de cálculo. El nombre que se le asigne, en este caso al archivo de la hoja de cálculo, debe ser relativo al problema que se está resolviendo, por ejemplo: Si el problema es
El nombre del archivo puede ser
La conversión monetaria de dólares a pesos
Conversión.xls
Pasar de grados Celsius a grados Fahrenheit
Temperatura.xls
Calcular el salario de un empleado Determinar la distancia entre dos puntos
Salario.xls Distancia.xls
Recopilación de la información para producir los resultados El siguiente paso en la planeación de la solución mediante la hoja de cálculo es reunir la información que nos permitirá producir los resultados de salida, reconociendo además de su valor la forma en que los identificaremos. En el diseño del algoritmo corresponde a los datos de entrada. Datos de entrada. Del análisis del problema se determinan los datos de entrada y para cada dato tendremos: Una celda cuyo contenido es un texto que indica qué dato de bemos escribir. Una celda en blanco que es el lugar en donde se captura la variable de entrada. El nombre de la celda es una referencia y será el nombre de la variable de entrada. Para probar el modelo conviene asignar un valor a las celdas de entrada.
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Planeas y elaboras hojas de cálculo
Determinación de los resultados que se requieren En este paso se establecen los valores de los resultados esperados, esto es los datos de salida. Datos de salida. Del análisis del problema también conocemos qué valores requerimos como salida. Así que por cada dato de salida tendremos: Una celda cuyo contenido es un texto que indica qué información se tiene. Una celda con una fórmula que determina el valor de un resultado. El nombre de la celda es una referencia y será el nombre de la variable de salida.
Determinación de los cálculos o fórmulas necesarias Una vez identificados los datos de entrada y especificados los datos de salida esperados, se establecen las relaciones entre ellos,
esto es, las fórmulas necesarias para el procesamiento de los datos. Procesamiento de los datos. Es una o más fórmulas que determinan los valores de salida. Cada fórmula se escribe en la celda en donde se desea mostrar el resultado. La fórmula es una expresión que incluye las variables de entrada y/o variables intermedias del proceso.
Bosquejar el modelo en una hoja de papel Por último, apuntamos los elementos fundamentales de nuestra solución de la siguiente manera:
En una hoja de papel dibujamos una cuadrícula, rotulamos las columnas como A, B, C, etc. y los renglones como 1, 2, 3, etcétera. Escribimos en la celda deseada los textos o etiquetas, los valores y las fórmulas que utilizaremos, tal como se determinaron en las etapas anteriores.
Ejemplos
Ejemplo 2.1 Problema: Desarrollar un modelo para efectuar la conversión monetaria de dólares a pesos, como se vio en el ejemplo 1.6 del bloque 1.
Propósito y asignación de un nombre:
De acuerdo con el planteamiento del problema el nombre para esta hoja puede ser Conversión.xls
Datos de entrada:
Considera como datos de entrada 15 dólares a un tipo de cambio de 17.30. Los rótulos o etiquetas descriptivas de los datos de entrada se escribirán en las celdas A1: Cantidad de dólares y reserva la celda B1 para el valor de 10. En A2: Tipo de cambio y reserva la B2 para el valor del tipo de cambio.
Datos de salid a:
La salid a se mostrará en la celd a B3 por lo que se reservará para la fórmula y rotula r la celda A3 como Conversión.
Procesamiento de lo s datos:
La fórmula para convertir de dóla res a pesos, se escribe en la celda B3 cuyo contenido debe ser: =B1*B2
En la figura 2.6 se detallan los contenidos de las celdas de este ejemplo. En la columna A se escriben las etiquetas que indican los contenidos de las celdas de la columna B.
Ejemplo 2.2 Problema: Desarrollar un modelo para realizar la conversión de una temperatura en grados Fahrenheit a grados Celsius.
Propósito y asignación de un nombre:
De acuerdo con el planteamiento del problema el nombre para esta hoja puede ser Temperatura.xls
Datos de entrada:
Considerando una temperatura de 100 °F. El rótulo descriptivo del dato de entrada se escribirá en la celda A1: Temp. °F y en la celda B1 se debe escribir la cantidad de °F.
Datos de salid a:
La salid a se mostrará en la celda B2 por lo que se reservará para la fórmula y la celda A2 se rotula como Temp. en °C.
Procesamiento de los datos:
La expresión para convertir de °F a °C, se escribe en la celda B2 cuyo contenido debe ser = (B1 – 32)*(5/9)
En la figura 2.7 se detallan los contenidos de las celdas. En la columna A se escriben las etiquetas que indican los contenidos de las celdas de la columna B.
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Figura 2.6
Figura 2.7
Bosquejo del ejemplo 2.1.
Bosquejo del ejemplo 2.2.
Rúbrica para evaluación de la actividad Nombre del estudiante a evaluar:
Indicadores
10
Integración al equipo
Muestra disponibilidad para colaborar, dialogar y formar el contenido de la presentación en equipo.
5 Dialoga con su compañero. Cada uno elaboró una parte de la presentación.
Aplica criterios de búsqueda de Aplica criterios de búsqueda de Búsqueda de información información confiable. Solo investiga en información. En la investigación se en intemet sitios de instituciones u organizaciones documenta además en blogs reconocidas. personales Calidad de la información
o t n e m e l E
Diagrama de línea de tiempo
Conclusión
La información que presenta es relevante, concisa y la solicitada. Está presentado con originalidad y creatividad. Incluye imágenes, fotografías y textos cortos con la información solicitada. Incluye uno o dos párrafos donde expresa la conclusión de la investigación integrando las aportaciones del grupo (clase).
Puntaje obtenido
1 No se integra en un equipo. Realiza el trabajo de forma individual.
No aplica criterios de búsqueda confiables.
La información que presenta es concisa, faltan elementos solicitados
La información que presenta es confusa y faltan elementos solicitados.
Es legible. No incluye imágenes, fotografías o faltan elementos de la información solicitada
No incluye un diagrama de línea de tiempo.
Incluye uno o dos párrafos donde expresa la conclusión de la investigaNo incluye párrafo con conclusión. ción. No incluye aportaciones del grupo (clase).
Fuentes de información
Cita las fuentes de información completas
Cita incompletas las fuentes de información.
No cita fuentes de información.
Archivo de la presentación
Tiene el nombre LinealiempoHC.pptx. Propiedades del archivo tiene los datos solicitados
No se asignó el nombre de archivo propuesto o en propiedades no se registraron los datos solicitados
No se asignó el nombre de archivo propuesto y en propiedades no se registraron los datos solicitados Total:
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Uso de herramientas básicas La hoja de cálculo forma parte del software de productividad, por lo que se adquiere en conjunto con otros programas, por ejemplo la suite de Office de la compañía Microsoft incluye a Excel, que es la hoja de cálculo de mayor difusión. La suite LibreOff ice tiene a Calc, el software de código abierto y licenciamiento gratuito o libre de LibreOffice The Document Foundation, una fundación que continúa el desarrollo de la comunidad de OpenOffice.org. Sin importar cuál sea el software o su versión, todas las aplicaciones diseñadas como hoja de cálculo presentan ciertas características de funcionamiento básico común.
Interfaz del usuario La interfaz gráfica del usuario o GUI (Graphic User Interface) evoluciona constantemente, los desarrolladores modifican sus elementos y funcionalidades, siempre con la intención de facilitar la interacción, a la vez que hacen a las aplicaciones más versátiles y potentes acordes al nuevo hardware donde se ejecutan y a la cultura de la sociedad que las utiliza. En el caso de la suite Microsoft Office, a la versión 2003 basada en menús, le siguió la 2007 con la interfaz de Microsoft Office Fluent, donde aparece el botón de Office, la Cinta de Opciones y las fichas contextuales que se muestran cuando se editan determinados objetos. La versión 2010 añadió el componente Vista Backstage que reemplaza al Botón de Office con la ficha Archivo. Office 2013 y la actual 2016 cambian su presentación, algunas opciones se agrupan de forma distinta, funcionan tanto en computadoras convencionales como en tabletas con el sistema operativo Windows 8, 8.1 o 10, y ofrecen mejoras para colaborar y compartir archivos en la nube. Ante la diversidad de versiones del software, los usuarios debemos estar conscientes y preparados para reconocer los cambios y adaptarnos con rapidez sin importar la forma de presentación y funcionalidad que presenten. Después de todo, lo básico siempre estará ahí, por lo que si nos ocupamos en aprender el concepto y los componentes de la interfaz comunes podremos encontrar la forma de trabajar sin problemas. Por ejemplo, identificar los elementos comunes en las aplicaciones que forma Microsoft Office: Las barras de título de la aplicación y del documento. La cinta de opciones. Las fichas contextuales. Los controles y las barras de desplazamiento vertical y horizontal del área de trabajo. Los controles para minimizar, maximizar/restablecer y cerrar la ventana del documento o la aplicación. La barra de estado. El control de zoom.
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Los elementos propios de la hoja de cálculo: El cuadro de nombre y la barra de fórmulas. El área de trabajo estructurada en filas y columnas. Los controles para desplazamiento entre hojas. Los encabezados de columnas y filas. Analiza la figura 2.8 donde se indica la ubicación de los elementos característicos de la hoja de cálculo Excel versión 2016.
Funcionamiento o interacción con el software Debido a su carácter gráfico el funcionamiento de la aplicación generalmente se realiza con el uso del mouse, no obstante es importante mencionar la alternativa para manipular las acciones con el teclado; por ejemplo al presionar ALT activa un modo de acceso con teclado a los comandos de la cinta de opciones, con el despliegue de una serie de caracteres junto a los controles que al teclearlos se accionan, abren algún cuadro de diálogo o muestran más alternativas de selección hasta alcanzar lo que se desea. Al presionar la tecla ESC el proceso regresa al indicador de opciones anterior. En ocasiones resulta práctico y eficiente trabajar con este modo debido a que el usuario no separa las manos del teclado para tomar el mouse y ejecutar alguna opción. Prueba esta alternativa de interacción en las tareas que más utilices.
La ficha archivo y la Vista Backstage Como se mencionó, el botón de Office es sustituido por la ficha Archivo, que da acceso a la vista Backstage de Microsoft Office. Este elemento concentra las opciones para el manejo propio de archivos. En Excel la ficha Archivo se distingue por el color verde. Está disponible en los productos de Office desde la versión 2010 que integran la UI (User Interface) de Office Fluent variando el color entre aplicaciones. En la vista Backstage se administran los archivos y sus datos, tam bién se encuentra el acceso a las opciones para personalizar la configuración de la aplicación. La figura 2.9 muestra la ficha Archivo con la opción Abrir información seleccionada. Recuerda que las opciones en la ficha Archivo varían entre versiones, pero siempre mantendrán los comandos básicos para el manejo del documento. A continuación se describen algunos de éstos. Guardar , Cerrar son comandos que se ejecutan al seleccionarlos. Sirven para guardar las modificaciones realizadas en un libro de trabajo previamente guardado, cerrar el libro de trabajo activo.
Información, Nuevo, Abrir, Guardar como, Imprimir, Compartir, Exportar, Publicar. Al hacer clic sobre alguna
de estas opciones se despliega la página correspondiente en la vista Backstage, que ocupa el área de la aplicación,
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Ficha Archivo
Barra de fórmulas
Cuadro de nombre Encabezado de columnas Barra de fórmulas
Encabezados de filas
Controles de desplazamiento entre hojas Etiquetas de hojas (Hoja1 activa)
Área de trabajo
Zoom
Figura 2.8
GUI de Microsoft Office Excel 2016.
Figura 2.9
Ficha Archivo, Vista Backstage. 79
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Planeas y elaboras hojas de cálculo
dividida en secciones que contienen diversos controles a tra vés de los cuales se seleccionan o ejecutan funciones más específicas, como las que permiten guardar el documento en diferentes formatos, o enviarlo por correo electrócico, establecer opciones de impresión e imprimir, crear un nuevo libro de trabajo, observar y abrir archivos de trabajo recientes. Opciones. Abre un cuadro de diálogo desde el cual se personaliza la aplicación. Cuenta. Despliega información del usuario y del producto instalado. Salir. Para cerrar la aplicación aparece hasta la versión Office 2010. Las versiones actuales eliminaron esta opción y para cerrar la aplicación se recurre al control Cerrar en la barra de título.
Cinta de opciones Es el centro de comandos para controlar lo que sucede dentro del libro de trabajo. La cinta de opciones agrupa las herramientas en Fichas , que por omisión son: Inicio, Insertar, Diseño de página, Fórmulas, Datos, Revisar, Vista, Programador, además
de fichas contextuales que se activan dependiendo del objeto en edición. Cada ficha concentra en Grupos los controles que accionan comandos específicos o dan acceso a cuadros de diálogo para completar alguna instrucción. Estos controles se identifican mediante iconos que representan a los diversos tipos de controles.
Ficha Inicio Con la finalidad de reconocer el entorno y familiarizarnos con el funcionamiento, a continuación se describen las opciones de la Ficha Inicio para identificar los tipos de controles y la forma en que operan. Esta ficha está presente en todas las aplicaciones de Microsoft Office. Algunos de los comandos que contiene son similares entre los di versos programas y otros son propios según se trate de Excel, Word o PowerPoint, etc. La tabla 2.2 contiene una descripción de los controles de herramientas estándar en los Grupos de la Ficha Inicio y la tabla 2.3 los controles relativos a la hoja de cálculo. En general todos adaptados para operar una hoja de cálculo.
Tabla 2.2 Controles en grupos de la ficha Inicio similares entre aplicaciones de Microsoft Office. Controles
Descripción Grupo Portapapeles
Cortar
Pegar
Cortar. Elimina la selección del libro activo y la coloca en el portapapeles. Copiar. Copia la selección al portapapeles.
Copiar Copiar formato
Grupo Indicador de cuadro de diálogo
Pegar. Inserta lo previamente copiado en el portapapeles al punto de inserción. Copiar formato. Copia el formato de un texto u objeto seleccionado a otro con tan solo dar un clic. Indicador de cuadro de diálogo. Abre un cuadro de diálogo donde se puede complementar la acción
en cuestión. Grupo Fuente
Aumentar y disminuir tamaño de fuente
Fuente
Fuente. Cambia el tipo de fuente del texto o números seleccionados. Tamaño de fuente. Cambia el tamaño de la fuente del texto o números seleccionados. Aumentar y Disminuir tamaño de fuente. Cambia el tamaño de la fuente del texto o números seleccionados.
Tamaño de fuente Negrita
Subrayado Cursiva
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Negrita. Aplica el atributo negrita al texto y números seleccionados. Cursiva. Aplica el atributo cursiva al texto y números seleccionados. Subrayado. Aplica el atributo subrayado al texto y números seleccionados.
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Tabla 2.2 Controles en grupos de la ficha Inicio similares entre aplicaciones de Microsoft Office. Controles
Descripción Color de texto
Bordes Color de relleno
Bordes. Añade bordes a la celda o rango seleccionados. Color de relleno. Agrega, modifica o quita el efecto de relleno de color del objeto seleccionado. Color de texto. Agrega color al texto seleccionado. Grupo Alineación
Alinear en la parte Alinear en la parte Ajustar Texto superior inferior Alinear en la parte superior. Alinea texto en la parte superior de la celda. Alinear en el medio. Alinea texto para que esté centrado entre la parte superior e inferior de la celda. Alinear en la parte inferior. Alinea texto en la parte inferior de la celda. Orientación Texto. Gira el texto a un ángulo diagonal o a una orientación vertical. Alinear en Orientación Texto Ajustar Texto. Hace que todo el contenido sea visible dentro de una celda mostrándolo en varias líneas. el medio Alinear a la izquierda
Alinear a la derecha
Alinear a la izquierda. Alinea el texto, los números o los objetos seleccionados a la izquierda. Centrar. Centra el texto, los números o los objetos seleccionados. Alinear a la derecha. Alinea el texto, los números o los objetos seleccionados a la derecha.
Centrar Aumentar sangría Combinar y centrar. Combina dos o más celdas contiguas seleccionadas para crear una sola celda y centra su
contenido.
Disminuir sangría
Aumentar sangría. Aumenta la sangría del contenido de una celda.
Combinar y centrar
Disminuir sangría. Disminuye la sangría del contenido de una celda.
Tabla 2.3 Controles en los grupos de la ficha Inicio propios de la hoja de cálculo. Controles
Descripción Grupo Número
Formato de número Formato de número. Elige la manera en que se mostrarán los valores en una celda: porcentaje, moneda, fecha
y hora, etcétera.
Estilo moneda. Cambia al formato de moneda el contenido numérico de la celda o celdas seleccionadas. Estilo porcentual. Aplica el formato porcentual a los números seleccionados. Estilos millares. Cambia al formato de millares el contenido numérico de las celdas seleccionadas.
Moneda
Millares Porcentual Aumentar decimales Disminuir decimales
Aumentar decimales. Aumenta las decimales del contenido numérico de la celda seleccionada Disminuir decimales. Disminuye las decimales del contenido numérico de la celda seleccionada.
Grupo Estilos
Formato condicional. Ayuda a explorar y analizar datos visualmente. Dar formato como tabla. Aplica formatos de tabla predefinidos a conjuntos de celdas. Estilos de celda. Aplica un formato de celda predefinido o definido por el usuario.
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Tabla 2.3 Controles en los grupos de la ficha Inicio propios de la hoja de cálculo. Controles
Descripción Grupo Celdas Insertar. Integra opciones para insertar filas, columnas o celdas. Eliminar. Integra opciones para eliminar filas o columnas. Formato. Integra opciones para establecer el alto de filas, el ancho de columnas. Visualizar columnas. Organizar
hojas y proteger hojas y celdas. Suma
Rellenar
Autosuma. Inserta la función autosuma, con el submenú se pueden seleccionar otras funciones. Rellenar. Continúa un modelo en una o más celdas adyacentes. Puede rellenar celdas en cualquier dirección
Borrar
y en cualquier rango de celdas adyacentes. Borrar. Elimina todo de la celda o quita de manera selectiva el formato, el contenido o los comentarios. Ordenar y filtrar. Organiza los datos para facilitar el análisis. Puede ordenar los datos seleccionados en orden ascendente o descendente, o filtrar temporalmente valores específicos. Buscar y seleccionar. Busca y selecciona un texto, un formato o un tipo de información específico dentro del libro. También puede reemplazar la información con nuevo texto o formato.
Barra de fórmulas
Área de trabajo
La barra de fórmulas es una barra particular muy importante de la hoja de cálculo pues a través de ella es posible introducir datos y editarlos. La barra está formada por tres áreas en las que se encuentra: Cuadro de nombres. Este recurso tiene tres funciones: a) muestra la referencia de la celda activa, b) permite asignar nombres a las celdas o rangos seleccionados, escribiéndolo directamente en este control, y c) lista y activa automáticamente los nom bres personalizados de celdas o rangos al seleccionar alguno de ellos. Sección con controles para Cancelar, Introducir, Insertar funciones relativas al contenido en el cuadro de edición de fórmulas y su acción en la celda activa. Barra de fórmulas es un cuadro de texto, desde el cual se puede escribir o visualizar el contenido de una celda. La figura 2.10 muestra la barra de fórmulas.
El área de trabajo de la hoja de cálculo se define por la estructura de filas y columnas. La captura y edición de datos se realiza mediante la activación de una celda, al hacer clic con el botón izquierdo del ratón, un borde resaltado y el pequeño recuadro en la esquina inferior derecha llamado control de relleno, identifican a la celda activa. La Barra de Estado, localizada en la parte inferior de la ventana, tiene la función de desplegar información o ayuda relacionada con la actividad que se está desarrollando. Observa con atención sus mensajes, pues te guiarán mediante frases cortas y claras en las acciones fundamentales. También se encuentran controles para seleccionar entre vista de páginas y el zoom. La figura 2.11 muestra el área de trabajo y sus elementos. Los mensajes más frecuentes que se despliegan en la barra de estado se listan en la tabla 2.4.
Figura 2.10
Barra de fórmulas.
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Tabla 2.5 Formas del apuntador del ratón. Forma
Apuntador Cruz Normal
Barra
Figura 2.11
Cruz negra
Área de trabajo de la hoja de cálculo Excel.
Doble flecha horizontal
Tabla 2.4 Mensajes de la barra de estado. Mensaje Listo
Iniciar Excel o después de aceptar alguna acción presionando Enter.
Introducir
Celda activa escribiendo datos por primera vez.
Modificar
Editar el contenido de una celda.
Seleccione el destino y presione Enter o elija Pegar
Doble flecha vertical
Acción
Flechas de doble punta Cruz con flechas dobles
Copiar una celda o un rango.
Descripción Apuntador sobre el área de trabajo. Permite la selección de celdas. Apuntador fuera del área de trabajo. Permite la selección de opciones en las barras de menú, de herramientas, de desplazamiento, controles minimizar, maximizar/restaurar y cerrar. Apuntador en el área de fórmula y cualquier cuadro de texto. Permite introducir texto dando un clic en la barra de fórmula o directamente en la celda activa haciendo doble clic. Apuntador sobre el controlador de relleno (vértice inferior derecho de la celda activa). Apuntador sobre divisiones del encabezado de columnas. Modifica el ancho de la columna arrastrando el ratón al lugar deseado. Apuntador sobre divisiones del encabezado de filas. Modifica la altura de la fila arrastrando el ratón al tamaño deseado. Apuntador sobre el borde de gráficos, dibujos, figuras importadas. Modifica el tamaño del objeto seleccionado arrastrando con el ratón. Apuntador sobre objetos seleccionados. Cambia de ubicación al objeto arrastrando con el ratón.
Formas del apuntador del ratón
Abrir un libro de trabajo
En la pantalla de Excel el apuntador del ratón cambia su forma dependiendo del elemento gráfico sobre el cual se coloque o la acción a realizar. La tabla 2.5 muestra algunas de estas formas y su descripción.
Para editar un libro creado previamente: 1. Ejecuta la secuencia: Ficha Archivo, Abrir. La vista Backstage muestra opciones para localizar el libro entre los recientes, en la nube, navegar en la PC o Examinar que despliega. En el cuadro de diálogo Abrir , localiza el archivo (.xls o .xlsx). Si el archivo está almacenado en otra carpeta o unidad utiliza los controles para navegar en las carpetas y unidades de almacenamiento hasta localizar el archivo del libro de trabajo. La figura 2.12 muestra la ficha Archivo con la opción Abrir y el cuadro de diálogo Abrir (en versiones anteriores a la 2013 es la ficha Archivo, opción Abrir despliega directo el cuadro de diálogo Abrir). 2. Haz clic sobre el archivo. Éste aparecerá en el área de trabajo. Cuando el archivo se abre desde el cuadro de diálogo deberás hacer clic en el botón Abrir. Otras alternativas para abrir documentos: Desde el cuadro de diálogo Abrir localiza el archivo, haz doble clic sobre el nombre del archivo.
Operaciones básicas Iniciar una sesión en Excel 1. Haz clic en el botón Inicio de Windows, se despliega el menú
Inicio; selecciona Todos los programas; en la lista de programas o aplicaciones instalados localiza y haz clic en la carpeta Microsoft Office y activa Microsoft Excel. En Windows 10 el acceso a Excel pudiera estar anclado en el menú Inicio. 2. Se abre la aplicación desde donde puedes seleccionar abrir un libro reciente o un libro en blanco. Si seleccionas este último, de manera predeterminada en la ventana de la aplicación, se dispone de un documento con el nombre Libro1.xlsx, nom bre temporal que posteriormente deberás cambiar.
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Figura 2.12
Figura 2.13
Ficha Archivo opción Abrir y cuadro de diálogo Abrir.
Ficha Archivo, opción Guardar como y cuadro de diálogo Guardar como.
Para abrir varios libros a la vez, mantén presionada la tecla Shift ( ), haz clic sobre el primer archivo y después sobre el último archivo. Cuando los archivos se encuentran separados mantén presionada la tecla Ctrl (Control) y haz clic sobre cada uno de los archivos que deseas abrir. La cantidad de libros abiertos por sesión depende principalmente de la capacidad de memoria de la computadora; después de que un libro se encuentra activo, la ventana del documento puede ser minimizada, restaurada o maximizada.
tan larga, con llamarlo por ejemplo 1erTri2016.xlsx es suficiente y facilita crear referencias entre celdas de diferentes libros. La secuencia para guardar un libro por primera vez es: 1. Ficha Archivo, Guardar como, despliega la vista Backstage con las opciones para guardar el libro en la nube (OneDrive), PC o Examinar que abre en el cuadro de diálogo Guardar como , selecciona o verifica la trayectoria en donde se desea almacenar el archivo, esto es la unidad (C:\, A:\ o F:\), la carpeta de trabajo. 2. Coloca el punto de inserción en la caja de texto Nombre de Archivo: escribe el nombre y la extensión .xlsx se generará automáticamente. El nombre asignado aparecerá en la barra de título de la aplicación. La figura 2.14 muestra la Ficha Archivo, opción Guardar como y el cuadro de diálogo Guardar como. La opción Guardar como se activará siempre que el libro se guarde por primera vez. Posteriormente, sólo será necesario utilizar la opción Guardar. Otras opciones para guardar son: Haz clic sobre el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido. Oprime las teclas de acceso rápido Ctrl-G. Recomendaciones importantes 1. Verifica la trayectoria en donde se guardan los archivos para poder recuperarlos. 2. Guarda con regularidad el libro. 3. Si deseas copiar o respaldar algún archivo guárdalo primero debidamente en la aplicación, esto es en Excel, cierra el archi vo y utiliza el Explorador de Windows para copiarlo a otra carpeta o a otra unidad de almacenamiento.
Guardar libro de trabajo En el sistema operativo Windows los nombres pueden contener hasta 255 caracteres, incluir espacios, y sólo los caracteres \ /:*?” < > | no se deben utilizar. Por lo tanto el nombre de un libro puede ser tan descriptivo como: Balance contable del Primer Trimestre del Año 2016.xlsx. Sin embargo, no es práctico escribir una referencia
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Cerrar y salir Procedimientos para cerrar un libro: Haz clic en la ficha Archivo y selecciona la opción Cerrar. Haz clic en el control Cerrar Ventana de la aplicación.
Procedimientos para Salir de Excel: Haz clic en el control Cerrar de la ventana de la aplicación. Presiona simultáneamente Alt-F4. En versiones anteriores a la 2013 la ficha Archivo incluye la opción Salir, desde la cual se cierra la aplicación. Cerrar un libro de trabajo no significa salir de la aplicación.
Actividad de aprendizaje
Identifica los elementos gráficos en la interfaz que se muestra a continuación y contesta al cuestionamiento. 4 5 6
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2
1
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1.
6.
2.
7.
3.
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4.
9.
5.
10.
A . ¿Cuál es la ficha activa? B. ¿Cuál es la hoja activa? C . ¿Cuáles son los nombres de las hojas de trabajo?
D . ¿Cuál es la referencia de la celda activa? E . ¿Cuál es el nombre del libro de trabajo?
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Tabla 2.6 Referencias relativa y absoluta. Tipo de referencia
Descripción
Características Es la referencia predeterminada. El formato es A1. Al cambiar la posición de la celda que contiene la fórmula, se cambia la referencia que contenga. Al copiar la fórmula en filas o columnas, la referencia se ajusta automáticamente.
Relativa
Es la referencia a celdas relacionadas con la posición de la fórmula donde intervienen.
Absoluta
Se representa con el formato $A$1. Siempre hace referencia a una celda en una ubicación específica. Es la referencia de celda relacionada Al cambiar la posición de la celda que contiene la fórmula, la referencia absoluta permanece invariable. con una posición específica. Al copiar la fórmula en filas o columnas, la referencia absoluta no se ajusta. La referencia también puede ser mixta fijando la columna como $A1, o solo la fila A$1.
Referencias relativas y absolutas El procedimiento para modificar el contenido de celdas con fórmulas o con datos es el mismo. Sin embargo, cuando se desea mover o copiar celdas con fórmulas que incluyen referencias a otras celdas, es necesario que consideres un aspecto muy importante, de bido a que la hoja de cálculo distingue entre dos tipos básicos de referencia. Como recordarás, la referencia de la celda identifica y ubica una celda o un rango de celdas y le indica a la hoja de cálculo el lugar donde encontrará los valores o los datos que se utilizarán en una fórmula. Los datos pueden proceder de distintas partes de una misma hoja de trabajo, de otras hojas en el mismo libro y de otros li bros. Por lo tanto se tienen varios tipos de referencia de celdas; en este texto sólo mencionaremos los básicos que son la referencia relativa y la referencia absoluta. Analiza la tabla 2.6 donde se describen estos tipos de referencia. Dependiendo de los requerimientos de las fórmulas, estas expresiones pueden utilizar tanto referencias relativas como absolutas. Un ejemplo de este concepto se verá en el tema de Fórmulas.
Ordenar datos Organizar listados de datos de diferentes maneras facilita el análisis de la información. La opción Ordenar y filtrar que se encuentra en la ficha Inicio , grupo Editar o Modificar según sea la versión del software, ofrece alternativas básicas para establecer el orden de textos alfabéticamente de la A a la Z ascendente, o descendente de la Z a la A. Y números, ascendente de menor a mayor y descendente de mayor a menor. Si se selecciona Orden personalizado se despliega el cuadro de diálogo Ordenar donde se establece la columna o columnas en las que se realizará el ordenamiento, si la lista dispone de fila de encabezado para ubicar los campos y establecer el orden en que se realizará el nuevo 86
arreglo de los datos. La figura 2.14 muestra un ejemplo de aplicación. Los datos a ordenar se deben encontrar organizados en listas donde:
La primera fila debe contener etiquetas descriptivas del contenido de la columna, por ejemplo nombre, apellido, género, teléfono, etcétera. Si una misma hoja de cálculo contiene una o más listas de información, éstas deben estar separadas por lo menos por una fila y una columna, de preferencia se debe colocar una lista en una hoja de cálculo.
Cada columna de la lista debe contener el mismo tipo de datos.
Una lista no debe tener filas o columnas en blanco.
Generar series La función para rellenar celdas de manera automática representa una forma práctica para insertar en columnas o filas series de valores fijos o incrementales. Para realizar este proceso la celda activa integra el control de relleno con el cual se puede establecer copiar celdas, rellenar serie, rellenar formatos sólo, entre otros. Sólo es necesario escribir o seleccionar los primeros datos de la serie, hacer clic y arrastrar hasta la celda que se desea llenar. Por ejemplo: Para numerar las filas de una columna: introduce los números 1 y 2 en la primera y segunda celda, selecciona las celdas, haz clic y arrastra el ratón sobre el control de relleno hasta la posición requerida. Si sólo escribes el 1 y realizas el procedimiento las celdas se rellenan copiando este valor. Para llenar una fila con los meses del año: escribe Enero en la primera celda de la fila, haz clic sobre el control de relleno y
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Figura 2.14
Uso de la opción Orden personalizado para ordenar la lista por el contenido de la columna Estatus.
arrastra hasta alcanzar el mes de Diciembre o los meses que se necesitan. El relleno se puede iniciar desde cualquier mes en orden ascendente o descendente. La secuencia ficha Inicio , grupo Editar (Modificar), botón Rellenar , opcion Series abre el cuadro de diálogo Serie , desde el cual se establece Series en filas o columnas; tipo lineal, geométrico, cronológica, autor rellenar; unidades de tiempo; tendencia; incremento, límite.
Uso básico de filtros Los datos contenidos en una lista pueden ser filtrados para que se muestren sólo los que cumplan con ciertos criterios, sin modificar la tabla original. Esta opción es útil cuando se desea analizar la información de un subconjunto de los datos, por ejemplo, conocer la cantidad o imprimir la relación de elementos del total que cumplen con un criterio especifico. Cuando la opción Filtro está activa se observan controles con el símbolo de punta de flecha hacia abajo junto cada uno de los enca bezados de columna que forman la lista o tabla. El procedimiento para crear filtros en Excel es: 1. Una lista que cumpla con los requisitos. Encabezados y registros.
2. Activa una celda en el área de la lista. 3. Realiza la secuencia, Ficha Datos , grupo Ordenar y Filtrar , opción Filtro. Opción disponible también desde la Ficha Inicio , grupo Editar , control Ordenar y Filtrar. 4. Observa que junto a cada encabezado de columna aparecen controles para filtrar. 5. Determina o elige la columna según los datos deseados. Haz clic en el control Filtro. 6. Se detectan los elementos posibles de filtrar y se muestran en la parte inferior del menú junto a controles de verificación. 7. Activar según se requiera uno o varios criterios. 8. Al activar un elemento, la lista cambia y sólo despliega los registros con la especificación. 9. La lista puede ser visualizada, impresa u obtener el dato de la cantidad de registros del total (estos datos aparecen en la barra de estado). 10. La selección de columnas y elementos pueden ser utilizadas las veces que se requiera. 11. Para volver a la lista original utiliza la secuencia: Ficha Datos , grupo Ordenar y Filtrar , opción Filtro , los controles Filtro en el encabezado desaparecen y se observa la lista completa. 87
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Ejemplo
Ejemplo 2.3 La administración de un congreso tiene una lista las personas que solicitan inscripción. Se desea saber el número total de solicitantes, la cantidad de personas autorizadas en trámite y las no autorizadas, además de imprimir cada listado. Observa el resultado en la figura 2.16 la activación del filtro, la selección de la columna Estatus.
Figura 2.15
Aplicación de filtro. Se muestra la activación para filtrar a los elementos con “Autorizado”.
Figura 2.16
Filtro seleccionado. Se muestra la lista de elementos que tienen el estatus de Autorizado. Y en al barra de estado se proporciona el dato, 13 personas del total de 26 registros. De forma similar se pueden generar los listados de personas “no autorizadas”, personas, “en tramite”.
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Figura 2.17
Resultado de la aplicación de un filtro.
Observa en la figura 2.17 la lista de elementos que tienen el estatus de autorizada. Y en la barra de estado el dato, 13 elementos de 26 registros. De forma similar se pueden generar listados de elementos “no autorizados” o “en trámite”.
Editar datos Después de introducir datos en la hoja de cálculo, el proceso de edición te permitirá manipular o modificar su contenido para mover, copiar o borrar. La mayoría de estas opciones están disponibles en la cinta de opciones Inicio y también se tiene acceso presionando el botón derecho del ratón en el menú contextual. A continuación se presentan algunos de los procedimientos más comunes.
Modificar el contenido de la celda activa Para cambiar el contenido de la celda activa: Escribe la nueva información, pulsa la tecla Enter, y el contenido se reemplaza. La tecla Esc cancela la edición. Oprime la tecla de función F2, esto activa el punto de inserción en el área de la celda, puedes utilizar las teclas de movimiento (flechas), insertar caracteres o borrar con las teclas Suprimir o con Retroceso. Haz clic sobre el cuadro de texto de la barra de fórmulas y procede igual que el punto anterior.
Las celdas que contienen fórmulas, como se analizará más adelante, despliegan el resultado, sin embargo el procedimiento para su edición puede ser cualquiera de los anteriores.
Mover una celda Para mover o reubicar el contenido de una celda puedes realizar los siguientes procedimientos: Modo gráfico. Ubica el apuntador del ratón sobre el borde (o contorno) de la celda activa, el apuntador tendrá la apariencia de una cruz con flechas en cada punta, arrastra el contenido a la nueva posición. Haz clic en la celda que se desea mover, selecciona en la ficha Inicio , grupo Portapapeles , la opción Cortar , haz clic en la nueva posición o ubícala con las teclas de movimiento (flechas) y presiona Enter.
Borrar el contenido de la celda activa Las celdas tienen asociados contenidos, formatos y comentarios. Puedes utilizar cualquiera de las siguientes opciones para borrar. Presiona la tecla Suprimir. Ejecuta la secuencia ficha Inicio , grupo Editar (Modificar), botón Borrar , selecciona alguna de las opciones, Todo, Formatos, Contenido o comentarios. Presiona el botón derecho del ratón y selecciona Borrar contenido.
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Copiar una celda El contenido de una celda puede copiarse en la misma hoja o a ho jas o libros diferentes. Las opciones son: Realiza la secuencia ficha Inicio, grupo Portapapeles , opción Copiar , ubica la posición de la copia y selecciona Pegar. El contenido de la celda queda en memoria y se puede realizar la copia a varios destinos hasta presionar Enter. Para copiar una celda hacia varias columnas o filas continuas, apunta y arrastra el controlador de relleno, cuadro ubicado en la esquina inferior derecha del contorno de la celda activa en la dirección deseada.
Figura 2.19
Copiar rangos
Copia de rango.
Para trabajar con un rango es necesario primero seleccionarlo o marcarlo en el área de trabajo mediante un procedimiento que consiste en definir el inicio y el final del bloque. Se identifica un rango seleccionado cuando el bloque se observa sombreado. Los procedimientos para la selección de rangos son: Con el ratón 1. Coloca el apuntador del ratón sobre la celda de inicio del bloque. 2. Presiona el botón del ratón y arrastra en dirección y hasta llegar a la celda final. Con el teclado 1. Activa la celda de inicio. 2. Presiona y mantén presionada la tecla Shift mientras que con alguna de las teclas de flechas de direccionamiento te diriges hacia la celda final del bloque. Observa en la figura 2.18 la selección de un rango. Después de seleccionar un rango puedes realizar varias acciones entre las cuales está copiarlo utilizando el siguiente procedimiento: 1. Haz clic en el botón Copiar en el grupo Portapapeles en la ficha Inicio. Con esta acción la selección de celdas se copia al portapapeles, un espacio en memoria de la computadora.
2. El bloque se resalta o presenta sombreado. 3. Activa la primera celda del lugar donde deseas la copia. 4. Realiza la secuencia: ficha Inicio , grupo Portapapeles , botón Pegar. El bloque original queda en el mismo lugar y la copia
en el lugar especificado. La figura 2.19 se muestra un rango original y su copia. Puedes considerar que una vez que has marcado o seleccionado un rango lo puedes manipular de forma similar a como trabajas con celdas para moverlas y borrar su contenido, entre otras acciones.
Asignar nombres a hojas, rangos y celdas La hoja de cálculo tiene todo etiquetado con un nombre lógico predeterminado, sin embargo para trabajar en forma más cómoda y fácil el usuario puede personalizarlo. Los nombres predeterminados de las hojas son Hoja1, Hoja2, … etc. Para renombrar hojas utiliza alguna de las siguientes opciones:
Celda inicial Rango seleccionado o activo Celda final
Figura 2.18
Selección de rango. 90
Desplaza el apuntador del ratón sobre la etiqueta de la hoja y haz doble clic, por ejemplo sobre Hoja1. Observarás que el nombre cambia a video inverso, a continuación sólo escribe el nuevo nombre, para terminar presiona la tecla Enter.
Con la secuencia ficha Inicio , grupo Celdas , opción Formato , en el menú selecciona Cambiar el nombre de la hoja , escribe el nuevo nombre y presiona Enter. Las celdas tienen una referencia, por ejemplo A1, B2, C2, etc. y los rangos se refieren como A1:B5, sin embargo en ocasiones puede resultar más significativo llamarlas por un nombre relacionado con su contenido. Las opciones para asignar nombres a celdas y a rangos son:
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Figura 2.20
Cuadro de diálogo Buscar y reemplazar.
Activa la celda o el rango a la cual deseas asignar nombre, haz clic en el Cuadro de nombres de la barra de Fórmulas , escri be el nombre y pulsa la tecla Enter. Activa la celda o el rango a la cual deseas dar nombre. Realiza la secuencia: ficha Fórmulas , grupo Nombres definidos , opción Administrador de nombres , en la ventana de diálogo Administrador de nombres haz clic en el botón Nuevo , escribe el nuevo nombre de la celda y presiona el botón Aceptar. Observarás que desde esta misma ventana puedes eliminar los nombres de la lista y retomarán el predeterminado.
Puedes realizar búsquedas generalizadas utilizando el signo “?” para sustituir cualquier carácter y el signo “*” para sustituir una cadena de caracteres.
Deshacer y rehacer El software registra las acciones de edición por lo que es posible después de realizar cambios no deseados, regresar, deshacer o rehacerlos. Los procedimientos para deshacer o rehacer una acción son: Deshaz en un solo paso las acciones realizadas recientemente, para eso haz clic en el botón Deshacer o Rehacer de la barra de Herramientas de acceso rápido . Deshaz varias acciones de una sola vez, para esto haz clic en el control (flecha) de Deshacer, selecciónala en la lista, Excel deshará la acción seleccionada y todas las que aparezcan por encima de ésta. Cancela una entrada en una celda o en la barra de fórmulas; antes de presionar ENTER, presiona ESC.
Buscar y reemplazar Las opciones de búsqueda y reemplazo son útiles para localizar datos o realizar correcciones. Se activan con la secuencia cinta de opciones ficha Inicio , grupo Editar , botón Buscar y seleccionar selecciona según se requiera Buscar… o Reemplazar … La figura 2.20 muestra el cuadro de diálogo que integra estas opciones. El cuadro de texto Buscar permite escribir la palabra o caracteres a localizar y el cuadro de texto Reemplazar con, el texto que lo sustituirá.
Actividad con TIC La computadora personal es una herramienta indispensable para potencializar las capacidades de los humanos. En un mundo regulado por las PC, su presencia es un factor que mejora la productividad y competitividad de las personas y en consecuencia del país en el que viven. Investiga en Internet la difusión que ha tenido en las viviendas de la República Mexicana durante los años 2000, 2005 y 2010.
Acciones 1. Inicia una sesión de trabajo en un navegador. 2. Realiza el procedimiento necesario para Exportar en formato de hoja electrónica de cálculo el archivo que contiene información de las
“Viviendas particulares habitadas con disponibilidad de computadora, 2000, 2005 y 2010”. El URL del sitio es http://www.inegi.org.mx, la trayectoria es: Ficha Estadística , Temas: Población, Hogares y Vivienda. Seleccionar Vivienda , en seguida Servicios y bienes en las viviendas. En el listado ubicar Viviendas con computadora , activar 2000, 2005 y 2010 . 3. En la ventana que se despliega, asegura que el formato sea Excel 5.0 (.xls), haz clic en el botón Exportar. Establece la trayectoria para que el archivo se guarde con el nombre por omisión mviv40_año_mes_dia.xls (fecha en que se exporta), en la carpeta de evidencias de aprendizaje que corresponda al Bloque 2, Informatica 2. Abre la hoja de cálculo. 4. Realiza el procedimiento para guardar el archivo con el nombre: Computadoras x Vivienda.xlsx en la carpeta de Evidencias. Con la secuencia Ficha Archivo, Información, Propiedades, Ver más propiedades del documento, escribe en Autor: INEGI y en Comentarios: 91
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escribe tu nombre, la fecha y la trayectoria en Internet para localizar el archivo. Haz clic en el botón: Cerrar el Panel de información del documento. Guarda el documento. 5. Haz clic sobre la etiqueta de hoja mviv40_xxx–xx–xx.xls para cambiar el nombre por: Valores Totales en México. 6. Analiza el contenido del archivo para conocer de qué trata. 7. Procede a Guardar libro de trabajo y Salir de la aplicación. Nota importante: La información en Internet constantemente desaparece o se renueva, por lo tanto si no está disponible el archivo que se menciona en la actividad, deberás localizar otro que sea de tu interés para aplicar los conceptos tratados en el contenido. Documenta la fuente de donde lo obtienes.
Para Autoevaluación 1. Lista de cotejo de la actividad. Indicador
Sí
No
Localicé el sitio y transferí a mi computadora el archivo con el formato de hoja de cálculo de Excel. Inicié una sesión de trabajo en Excel y abrí el archivo solicitado. Utilicé la opción Guardar como para almacenar el archivo con el nombre Computadoras x Vivienda.xlsx El archivo Computadoras x Vivienda.xlsx tiene información en Propiedades del autor y en comentarios los datos que se piden. La hoja tiene el nombre Valores Totales en México. Conozco el contenido del archivo. Guardé las modificaciones y cerré la aplicación. Mi carpeta de evidencias tiene los archivos: mviv40_2012-00-04.xls y Computadoras x Vivienda.xlsx
2. Archivos: mviv40_xxx–xx–xx.xls y Computadoras x Vivienda.xlsx
Formato de la hoja de cálculo El formato se refiere a la presentación general de la hoja de trabajo. Excel permite controlar la apariencia de las páginas estableciendo el tamaño del papel, la orientación de la página, los márgenes, el contenido en el encabezado y el pie de página. En cuanto a textos es posible cambiar el tipo de fuente y el alineamiento. Cuando el contenido de la celda es numérico entonces se puede especificar el estilo y la cantidad de decimales que se desplegará. A las celdas se les puede añadir bordes y rellenos de color para resaltar contenidos y controlar el ancho de columnas y la altura de las filas. En esta sección te presentamos el procedimiento para aplicar los formatos básicos.
Formato a valores Cuando el contenido de la celda son valores numéricos, incluso si la celda contiene una fórmula, ésta devolverá un valor, por lo que es 92
posible aplicar uno de los siguientes formatos: estilos de moneda, porcentual, millares, aumentar y disminuir decimales; la elección dependerá del tipo de datos que está representando. Un formato se aplica o modifica seleccionando la celda o el rango, posteriormente se realiza alguna de las siguientes acciones:
Utiliza los accesos directos o botones que se encuentran en la cinta de opciones Inicio, grupo Número descritos en la tabla 2.2. Otra forma de aplicar o modificar el formato es mediante la secuencia Cinta de opciones ficha Inicio , grupo Celdas , comando Formato , el cuadro de diálogo Formato Celdas presenta el conjunto completo de opciones de formato predefinido organizado en categorías.
Observa en la figura 2.21 un ejemplo de la aplicación de los formatos numéricos más comunes. Es característico que el software re-
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Figura 2.21
Ejemplo de formatos numéricos.
conoce un contenido numérico y en forma predeterminada lo alinea a la derecha.
das , comando Formato , en el cuadro de diálogo Formato de Celdas se ofrecen más alternativas para controlar la apariencia del
texto. Observa las fichas Alineación y Fuente de la f igura 2.23.
Formato a texto El formato a celdas con textos consiste en establecer las siguientes opciones: Con respecto a la fuente, se dispone de gran variedad de tipos de fuentes. El tamaño puede variar entre 8 y 72 puntos. Asimismo, se pueden aplicar atributos como negrita, cursiva y subrayado. La alineación puede ser a la izquierda, centrar, a la derecha y combinar y centrar. Esta última combina celdas y centra el texto. Aplicar sangrías. Esto aumenta o reduce un espacio predeterminado entre el límite de la celda y el texto. La figura 2.22 muestra un ejemplo de la aplicación de formatos de texto. La aplicación de los formatos básicos la puedes realizar desde la cinta de opciones ficha Inicio , grupos Fuente , Alineación y número. Cuando requieras modificar más opciones relacionadas con el formato realiza la secuencia cinta de opciones Inicio , grupo Cel
Figura 2.23
Cuadro de diálogo de Formato de celdas con las fichas Alineación y Fuente.
Ajustar el alto/ancho de filas y columnas Figura 2.22
Formatos de texto.
Las hojas electrónicas ofrecen la ventaja de poder modificar el ancho de las columnas y el alto de las filas con la finalidad de adecuar el despliegue de los datos o mejorar la presentación del documento. 93
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Planeas y elaboras hojas de cálculo
Ancho de columna Procedimientos para modificar el ancho de columna: Método 1 1. Selecciona la columna o columnas, haz clic sobre el encabezado o simplemente que la celda activa se encuentre sobre la columna a modificar. Para seleccionar varias columnas ubica el apuntador sobre los encabezados de columna, presiona el botón derecho del ratón y arrastra hasta marcar una o más columnas. 2. Realiza la secuencia ficha Inicio , grupo Celdas , botón con menú desplegable Formato , opción Ancho de columna… También se puede elegir Autoajustar ancho de columna o Ancho predeterminado. La descripción de estas opciones se encuentra en la tabla 2.7.
Figura 2.24 Menú Formato y cuadro de diálogo Ancho de Columna.
Tabla 2.7 Opciones para modificar al ancho de columna. Opción Ancho de columna
Establece el ancho tecleando un valor en el cuadro de texto.
Autoajustar
Automáticamente ajusta el ancho con relación al dato que ocupa más espacio.
Ancho predeterminado
Establece un valor especificado por el usuario como ancho para la columna.
3. En el cuadro de diálogo Ancho de columna escribe el valor deseado y Aceptar. La figura 2.25 muestra el menú de la opción Formato y el cuadro de diálogo Ancho de columna.
Método 2 1. Ubica el apuntador del ratón sobre el encabezado de columnas exactamente en la división del lado derecho de la columna a modificar. 2. Cuando el apuntador cambia y tenga apariencia de doble flecha izquierda y derecha, presiona y arrastra hasta la posición que requieras. Método 3 1. Ubica el apuntador del ratón sobre el encabezado de columnas exactamente en la división del lado derecho de la columna a modificar. 2. Haz doble clic, la columna se ajustará automáticamente con el texto de mayor tamaño. La figura 2.25 muestra la posición y el tipo de apuntador que se muestra en los métodos 2 y 3. 94
Figura 2.25
Descripción
Apuntador en la posición para cambiar del ancho de la columna A.
Altura de fila La altura de la fila se modifica en forma automática al cambiar el tamaño de la fuente, sin embargo también puede ser establecida mediante los siguientes procedimientos, muy similares a los vistos para cambio de columna: Método 1 1. Selecciona la fila o filas, haz clic sobre el encabezado de filas o que la celda activa esté en la fila a modificar. 2. Realiza la secuencia ficha Inicio , grupo Celdas , opción Formato , haz clic en Alto de fila o Autoajustar. Estas opciones funcionan de forma similar a las de columna. Método 2 1. Ubica el apuntador sobre el encabezado de filas sobre la división inferior de la columna a modificar. 2. Cuando el apuntador cambia su forma a doble flecha arriba aba jo, arrastra el ratón hasta lograr la altura de la fila que requieras.
Configurar página Después de planear el contenido y funcionamiento de la hoja de trabajo es muy conveniente establecer la forma en que se presentará el modelo que se imprimirá en una hoja de papel. La hoja de
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Figura 2.26 Ficha Diseño de página, opciones
de orientación y Cuadro de diálogo Configurar página.
cálculo está definida por un área que tiene capacidad para almacenar gran cantidad de datos, por lo que la impresión segmenta esta área en páginas de tamaño determinado como carta y oficio. Los controles para establecer los diversos parámetros y elementos a imprimir se encuentran en la ficha Diseño de página , grupo Configurar página , las opciones Márgenes , Orientación , Tamaño , etc. También se puede hacer clic en el Indicador de cuadro de diálogo que abre un cuadro de diálogo desde donde se pueden especificar en conjunto los valores relativos a la página, los márgenes, los encabezados y pie de página, y la hoja. La figura 2.26 muestra el cuadro de diálogo para configuración con la ficha Página activada y en la tabla 2.8 se describen las opciones de mayor uso. La figura 2.27 muestra la ventana de diálogo Configurar página con la ficha Márgenes activada, y en la tabla 2.9 se describen las opciones de mayor uso.
Figura 2.27
Cuadro de diálogo Configurar página, Ficha Márgenes.
Tabla 2.8 Descripción de opciones de Configuración de página en la ficha Página. Opción
Descripción
Orientación
Selección que corresponde a la colocación del texto sobre el papel vertical u horizontal. Es usual que el listado de artículos, por ejemplo, requiera cambiar la orientación de vertical a horizontal, para que la información relacionada a un mismo artículo no se corte en páginas.
Escala
Permite disminuir o aumentar el tamaño de los datos en la impresión. 100% es una escala normal, sin embargo es posible ajustar a un determinado porcentaje para concentrar los valores en una misma hoja.
Tamaño de papel
Control que permite seleccionar el tamaño de papel a imprimir.
Calidad de impresión
Control que permite seleccionar la resolución de impresión, expresada en puntos por pulgada. Ejemplo: 300 o 600 ppp.
Primero número de página
Establece el número de página, de manera predeterminada Automático asigna el uno a la primera página a imprimir.
Encabezado y pie de página son atributos de página que permite imprimir textos fijos en la parte superior e inferior de cada página. Pueden ser preestablecidos o personalizados escribiendo un texto específico, o seleccionar códigos especiales para insertar automáticamente la fecha &[Fecha]; nombre de la hoja &[Etiqueta]; número de página &[Página]; número total de páginas &[Páginas] y el nombre del archivo &[Archivo]. La figura 2.28 muestra el cuadro de diálogo Configurar página con la ficha Encabezado y pie de página activada y en la tabla 2.10 se describen las opciones de mayor uso. Configurar la hoja permite establecer atributos de impresión muy importantes para mejorar la presentación del proyecto. La figura 95
2
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Planeas y elaboras hojas de cálculo
2.29 muestra el cuadro de diálogo Configurar página con la ficha Hoja activada y en la tabla 2.11 se describen las opciones de mayor uso. Analízalas con detenimiento pues te pueden ser de gran utilidad.
Tabla 2.9 Descripción de opciones de Configuración de página en la ficha Márgenes. Opción
Descripción
Superior, Inferior, Establecen la distancia entre los datos y el borde del papel Izquierdo, Derecho en la impresión. Encabezado
Reserva espacio para colocar un encabezado y pie de página en los extremos de la hoja de papel. Los valores deben ser menores que los márgenes superior e inferior.
Centrar en la página
Centra los datos entre los márgenes horizontal y/o vertical.
Tabla 2.10 Descripción de opciones para establecer encabezado y pie de página. Opción
Figura 2.28
Descripción
Encabezado Pie de página
Controles que despliegan encabezados y pie de página predefinidos, respectivamente.
Personalizar encabezado… Personalizar pie de página…
Controles que activan ventanas para escribir en cuadro de texto que alinean en secciones izquierda, central y derecha. Incluye también botones para insertar códigos que despliegan la fecha, nombre de la hoja, número de página, número total de páginas, nombre del archivo, e imágenes.
Cuadro de diálogo Configurar página, ficha Encabezado y pie de página y cuadros de diálogo para personalizar.
Tabla 2.11 Descripción de opciones de Configurar página en la ficha Hoja. Opción Botón contraer, cambia al terminar la selección expande nuevamente el cuadro de diálogo
Descripción
Control dinámico que permite escribir el rango que limita el área de impresión o contraer la ventana mediante el Área de impresión control que se localiza al final del cuadro de texto; después de seleccionar en forma gráfica el área, se oprime nuevamente para restaurar el cuadro de diálogo. Repetir filas en extremo superior Repetir columnas a la izquierda
Controles dinámicos que permiten establecer el rango de títulos en filas y/o columnas que permanecerán constantes en todas las páginas impresas.
Líneas de división
Activa/desactiva la impresión de las líneas de división.
Imprime los datos que se encuentran en las primeras Hacia abajo, luego columnas, al terminar continúa con las primeras filas a la derecha de las siguientes columnas. Figura 2.29
Cuadro de diálogo Configurar página, ficha Hoja. 96
Hacia la derecha, luego hacia abajo
Imprime los datos que se encuentran en las primeras filas; al terminar continúa con las primeras columnas de las siguientes filas.
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Insertar o eliminar filas y columnas En ocasiones cuando ya se han capturado los datos en la hoja de cálculo, resulta que se deben corregir errores o incluir información de última hora, haciendo necesario insertar o eliminar filas y columnas. Estas operaciones principalmente de edición alteran el formato de la hoja de cálculo ya que desplazan la información por lo que deberán se utilizadas con precaución. A continuación te presentamos los procedimientos más comunes para realizarlo.
Inserción de filas y columnas Recuerda que la estructura de la hoja de cálculo realiza operaciones con filas o columnas, cuando se realiza alguna modificación ésta afecta a los elementos circundantes. Si la acción es insertar una fila o columna, se desplazan las filas y columnas existentes a fin de dejar espacio para las celdas insertadas. Si las celdas circundantes contienen fórmulas con referencias relativas, éstas se ajustan para reflejar su nueva ubicación. Procedimiento de inserción de una fila o columna 1. Haz clic sobre el control de encabezado de la fila o columna donde deseas realizar la inserción, acción que marca o selecciona la fila o columna. 2. Ejecuta la secuencia Cinta de opciones ficha Inicio , Grupo Celdas , comando Insertar , haz clic en Insertar filas de hoja o Insertar Columnas de hoja. Otra opción es hacer clic con el botón derecho del ratón, en el menú contextual, selecciona Insertar. En el cuadro de diálogo Insertar celdas selecciona la opción que se requiera. Para insertar más de una fila o columna el procedimiento es igual al anterior solo que se marcan el número de filas o columnas igual al número de filas o columnas que se desea insertar.
Insertar celdas en blanco También puedes insertar una o varias celdas en blanco siguiendo este procedimiento:
1. Haz clic sobre la posición en donde deseas insertar la celda o
arrastra el ratón sobre varias celdas, dependiendo del número de celdas que deseas insertar para marcarlas o seleccionarlas. 2. Ejecuta la secuencia Cinta de opciones Inicio , Grupo Celdas , comando Insertar , haz clic en Insertar Celdas. 3. En la ventana de diálogo Insertar celdas , selecciona la dirección del desplazamiento a la derecha o hacia abajo de las celdas circundantes. Las otras dos opciones desplazan toda una fila o toda una columna. Observa el espacio con celdas en blanco.
Eliminar y borrar La diferencia entre borrar y eliminar es significativa en la hoja de cálculo. Borrar da acceso a cuatro opciones que son: borrar todo, borrar sólo los formatos, borrar el contenido, y borrar comentarios, dejando la celda en blanco. Mientras que Eliminar ocasiona que las celdas circundantes se desplacen a ocupar el espacio del elemento eliminado. Borrar y eliminar celdas produce resultados distintos en las fórmulas que hacen referencia a ellas. Si borras el contenido de la celda, su valor es cero y cualquier fórmula que se refiera a esa celda obtendrá un valor de cero. Si eliminas una celda, ésta dejará de existir; una fórmula que haga referencia a la celda eliminada no podrá encontrarla y devolverá el valor de #¡REF!
Borrar celdas El procedimiento para borrar celdas es: 1. Selecciona la(s) celda(s) que deseas borrar. 2. Presiona la tecla Supr, sólo el contenido desaparece. Otras opciones para borrar son: Realiza la secuencia Cinta de opciones Inicio , grupo Editar ( Modificar) , opción Borrar , haz clic según se requiera en Todo/Formatos/Contenido/Comentarios . Activa el menú contextual y selecciona Borrar contenido.
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Planeas y elaboras hojas de cálculo
Borrar filas y columnas El procedimiento para borrar filas o columnas completas es similar al anterior, sólo es necesario dar un clic sobre el encabezado de las filas o columnas que quieres borrar.
Eliminar celdas El procedimiento para eliminar celdas es: 1. Selecciona la(s) celda(s) que deseas eliminar. 2. Realiza la secuencia Cinta de opciones Inicio , Grupo Celdas , opción Eliminar , selecciona Eliminar Celda o activa el menú contextual y selecciona Eliminar. 3. En el cuadro de diálogo Eliminar , selecciona el desplazamiento de las celdas que ocuparán el espacio de la celda eliminada.
Eliminar filas o columnas Para eliminar filas o columnas es similar al de eliminar celdas. Sólo que debes seleccionar las filas o columnas, marcándolas desde su encabezado y realiza la secuencia Cinta de opciones Inicio , Grupo Celdas , opción Eliminar , selecciona Eliminar filas de hoja o Eliminar columnas de hoja o activa el menú contextual y selecciona Eliminar. El espacio de la fila o columna que se elimina es ocupado por la f ila de abajo o la columna de la derecha, según sea el caso.
Aplicar colores, tramas y bordes La información contenida en una celda, un rango o en un área de la hoja de trabajo puede resaltarse o presentarse en forma más atractiva y organizada mediante la aplicación de bordes, colores y tramas. A continuación encontrarás los procedimientos más comunes para llevarlos a cabo.
Aplicación de bordes
4. Selecciona el elemento
de contorno que requieras. 5. O haz clic sobre alguna de las herramientas para Dibujar bordes y crear un diseño personalizado con Color de línea, Estilo de línea o Borrar borde, entre otros. Método 2 1. Selecciona la celda o rango. 2. Realiza la secuencia Cinta de opciones ficha Inicio , grupo Fuente , botón Bordes . 3. En el menú selecciona Más bordes… En el cuadro de diálogo Formato de celdas (figura 2.31) elige el estilo de línea y el color. Selecciona Figura 2.30 el borde entre Preesta- Menú Bordes. Opciones y sección blecidos o en la sección Dibujar bordes. Borde. Con esta última opción puedes indicar que ponga sólo el superior y el infer ior, o cualquier combinación que requieras. 4. Haz clic en el botón Aceptar para concluir. En cualquiera de los métodos está presente la opción de Ninguno o sin borde mediante el cual podrás eliminar un borde.
Los bordes o contornos de celdas se utilizan para organizar en formato de tabla la información contenida en un rango o simplemente para marcar divisiones. El borde puede ser aplicado a uno o a los cuatro lados del límite que define a una celda de estilo y color determinados. Método 1 1. Selecciona la celda o el rango. 2. Realiza la secuencia Cinta de opciones ficha Inicio , grupo Fuente , botón Bordes. 3. En forma predeterminada se asignará el estilo de borde. Si deseas aplicar un estilo diferente, haz clic en la flecha que aparece junto al botón Bordes para seleccionar el estilo del recuadro. La Figura 2.30 muestra las opciones disponibles.
Figura 2.31
Cuadro de diálogo Formato de celdas, ficha Bordes activada. 98
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Color de relleno Método 1 1. Selecciona la celda o el rango. 2. Haz clic sobre el botón Color de relleno que se encuentra en el grupo Fuente de la cinta de opciones ficha Inicio. 3. En forma predeterminada se asignará un color de relleno. Si deseas modificarlo, Figura 2.32 haz clic en la flecha que apa- Opciones para la aplicación de rece junto a Color de relle- color de relleno. no y, a continuación, un clic en el color que requieras. En la figura 2.32 se muestran las opciones disponibles. Método 2 1. Selecciona la celda o rango. 2. Realiza la secuencia cinta de opciones ficha Inicio , grupo Celdas , comando Formato , selecciona Formato de celdas. 3. En el cuadro de diálogo Formato de celdas haz clic en la ficha Relleno , selecciona las características del relleno de color (figura 2.33). 4. Haz clic en el botón Aceptar para concluir. Método 3 El grupo Estilos , de la ficha Inicio de la cinta de opciones, contiene opciones para aplicar diversos formatos de celda preestableci-
dos que simplifican esta tarea y que permiten asignar formatos coherentes, mediante estilos de celda definidos con características como fuentes, tamaño de fuente, formatos de número, bordes y sombreado de celda. Incluso se dispone de una opción para evitar que otras personas realicen cambios en celdas específicas util izando un estilo de celda que las bloquee. Estas opciones se encuentran en: Formato condicional Dar formato como tabla Estilos de celda
Actividad de aprendizaje
Relaciona las siguientes columnas: 1. Opciones características del
2. 3.
4.
5.
formato de valores numéricos: Son algunas de las opciones de formato a textos: Formato de celda que une varias celdas y alinea al centro. Ancho, Autoajustar y Ancho estándar son opciones para modificar: Altura y Autoajustar son opciones para modificar:
Combinar y centrar. Filas. Columnas. Tipo y tamaño de fuente, atributos, tipos de alineación. Estilo porcentual, millares, aumentar y disminuir decimales.
Ocultar/Mostrar filas o columnas Las hojas de cálculo tienen capacidad para manipular gran cantidad de datos, algunos de los cuales se requieren para procesar la información pero no para mostrarla e incluso no requieren impresión. En este sentido las opciones para ocultar las filas o columnas es una alternativa útil. Por ejemplo, en un informe mensual del apro vechamiento de un grupo de estudiantes donde los datos se registran por día y se procesan, el informe sólo debe mostrar el promedio mensual y tal vez en forma gráfica el aprovechamiento diario. Ocultar filas o columnas no las elimina de la hoja de cálculo, simplemente las esconde. A continuación se presentan los procedimientos más comunes:
Ocultar filas o columnas 1. Haz clic sobre el encabezado de la(s) fila(s) o la(s) columna(s) Figura 2.33
Cuadro de diálogo Formato de Celdas, ficha Relleno activada.
que deseas ocultar. Si son varias filas o columnas, presiona la tecla Shift, mientras haces clic en el encabezado de las colum99
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Planeas y elaboras hojas de cálculo
Control de selección de hoja completa
Figura 2.34
Selección de hoja completa.
nas a ocultar. Si las filas o columnas no están contiguas, entonces presiona la tecla CTRL mientras haces clic en el encabezado de cada fila o columna. 2. Realiza la secuencia cinta de opciones ficha Inicio , grupo Celdas , comando Formato , desplegar el menú. En la sección Visibilidad selecciona Ocultar/Mostrar en el submenú acti va según requieras Ocultar Filas/Columnas.
Mostrar filas o columnas Para mostrar filas o columnas: 1. Marca los encabezados de filas o de columnas que incluyan a las ocultas. 2. Realiza la secuencia cinta de opciones ficha Inicio , grupo Celdas , comando Formato , desplegar el menú. En la sección Visibilidad selecciona Ocultar/Mostrar en el submenú acti var según requieras Mostrar Filas/Columnas. Para mostrar todas las filas o las columnas de forma simultánea, utiliza el control Selección de hoja completa (figura 2.34) y realiza la secuencia indicada en el punto dos de los procedimientos anteriores. 100
Ocultar hoja Un libro de trabajo está formado por hojas, lo cual permite organizar la información concentrando los datos en una o varias hojas y las fórmulas que los relacionan o procesan en otra hoja. Esta organización ofrece la ventaja de ocultar las hojas que contengan gran cantidad de datos para evitar que se encuentre a la vista de cualquier persona información confidencial. Los procedimientos para ocultar y mostrar hojas se presentan a continuación. Para ocultar una hoja de trabajo: 1. Activa la hoja o selecciona las hojas que deseas ocultar. Obser va en la figura 2.35 donde se muestra un ejemplo con una hoja activa la Hoja2 y en la imagen de abajo se muestran seleccionadas las Hoja2 y Hoja3. Para seleccionar varias hojas presiona la tecla Mayúsculas (SHIFT) mientras haces clic en las etiquetas de las hojas que deseas marcar. 2. Realiza la secuencia cinta de opciones ficha Inicio , grupo Celdas , comando Formato , desplegar el menú. En la sección Visibilidad selecciona Ocultar/Mostrar en el submenú activa Ocultar hoja.
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Hoja2 activa
Hoja2 y Hoja3 seleccionada
Figura 2.35
Selección de hojas.
Para mostrar una hoja de trabajo: 1. Realiza la secuencia cinta de opciones ficha Inicio , grupo Celdas , comando Formato , desplegar el menú. En la sección Visibilidad selecciona Ocultar/Mostrar en el submenú activa Mostrar hoja. 2. Se despliega el cuadro de diálogo Mostrar (figura 2.36) que contiene las hojas que se encuentren ocultas. Selecciona de la lista el nombre de la hoja que deseas mostrar. 3. Haz clic en el botón Aceptar.
Vista preliminar Por las características especiales del funcionamiento de la hoja de cálculo la vista preliminar es una opción muy útil que permite obtener una copia en pantalla del documento para verificar su presentación antes de obtener una copia en papel. Debido a que la impresión de una hoja de cálculo se realiza segmentando en páginas estandarizadas el área de la hoja de trabajo, el área de la vista preliminar simula la impresión en pantalla. Tiene controles que permiten seleccionar la impresora, realizar ajustes en la configuración de la página. La Figura 2.37 muestra un ejemplo de documento y en la tabla 2.12 encontrarás la descripción de los controles.
Tabla 2.12 Controles en la ficha Archivo (Vista Backstage) opción Imprimir. Opción Imprimir
Ubicado en la Sección Imprimir envía el archivo a la impresora predeterminada.
Copias
Permite establece la cantidad de copias.
Impresora
Botón que muestra la impresora predeterminada. Al hacer clic en la punta de flecha despliega las impresoras instaladas, agregar impresora e Imprimir a un archivo.
Propiedades de impresora
Enlace que activa el cuadro de diálogo Propiedades de la impresora.
Imprimir hojas activas
Imprime sólo las hojas que se encuentren activas. Al hacer clic en la punta de flecha despliega las opciones para: Imprimir todo el libro, Imprimir selección,
Páginas
Establece un rango de páginas a imprimir.
Figura 2.36
Cuadro de diálogo Mostrar.
Imprimir la hoja de cálculo La impresión es un factor que debes considerar desde la planeación del libro de trabajo ya que es un proceso interesante y diferente al que estás acostumbrado al imprimir documentos creados en los procesadores de palabras ya que éstos están diseñados de forma que permiten visualizar el formato de página mientras se captura o edita el documento, con lo cual la impresión resulta sencilla. Debido a su estructura, en la hoja de cálculo, el proceso requiere un poco más de esfuerzo si deseas mejorar o personalizar la apariencia en papel de la hoja de trabajo. La hoja de cálculo es un lienzo muy grande que para imprimirlo se debe segmentar en páginas estandarizadas al tamaño de papel disponible y que la impresora pueda soportar. Es recomendable que uses la vista previa para simular la impresión tantas veces como sea necesario y realizar los ajustes hasta lograr el formato adecuado.
Descripción
Imprime sólo en una cara de la página. Al hacer clic en Imprimir a una cara la punta de flecha se puede seleccionar Imprimir a doble cara. Cuando se desea imprimir varias copias de un documento intercaladas imprime el conjunto de las páginas 1, 2, 3… Cuando termina vuelve a imprimir el siguiente juego de copias. Intercaladas Al hacer clic sobre la punta de flecha se puede seleccionar: Sin intercalar opción que imprime todas las copia de la página 1, en seguida todas las copias de la página 2, etcétera. Establece la orientación del documento en forma Orientación horizontal horizontal en la impresión. Al hacer clic sobre la punta de flecha permite seleccionar Orientación Vertical. Carta 8.5 × 11 pulg
Control para establecer el tamaño del papel para la impresión.
Márgenes
Da acceso a configuración de márgenes prestablecidos y personalizables.
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Planeas y elaboras hojas de cálculo
Tabla 2.12 Controles en la ficha Archivo (Vista Backstage) opción Imprimir. Opción
Descripción
Sin escalado
Imprimir hojas en tamaño real o realizar ajustes.
Configurar página
Enlace que activa el cuadro de diálogo. Configurar página.
Avance de páginas
En el área de la vista previa. Controles página anterior, siguiente, escribir el número de página.
Mostrar márgenes
Icono en el área de vista preliminar que activa o desactiva el despliegue de los márgenes. Está localizado en la esquina inferior derecha del área de vista preliminar.
Ampliar a página
Permite visualizar toda la página en la vista preliminar. Al hacer clic cambia y activa un acercamiento del archivo. Figura 2.37
Opción imprimir.
Procedimiento para imprimir 1. Realiza la secuencia Ficha Archivo , opción Imprimir , des-
pliega las opciones de impresión. 2. Establece los parámetros deseados. 3. Haz clic en el botón Imprimir. Debes considerar que las hojas de cálculo pueden contener grandes cantidades de información y las impresoras limitan el tamaño
de la impresión a hojas de papel estandarizadas, generalmente carta (8½ ” 11”) u oficio (8 ½” 14”); por lo tanto, previamente debes establecer los márgenes, la orientación del papel, numeraciones, encabezados y pie de página, e incluso escalamiento de las hojas. Estas opciones corresponden a la configuración de página tratadas anteriormente.
Actividad con TIC En la elaboración de un reporte se debe cuidar la presentación de los datos y por lo tanto es importante dominar las opciones de edición y formato. Personaliza y complementa la información que utilizas para ajustar la impresión.
Acciones 1. Inicia una sesión de trabajo en un navegador. 2. Realiza el procedimiento necesario para exportar en formato de hoja electrónica de cálculo el archivo que contiene información de las
“Viviendas particulares habitadas con disponibilidad de computadora, 2000, 2005 y 2010”. El URL del sitio es http://www.inegi.org.mx, la trayectoria es: Ficha Estadística , Temas: Población, Hogares y Vivienda . Selecciona Vivienda , en seguida Servicios y bienes en las viviendas. En el listado ubica Viviendas con computadora y activar Entidad federativa, 2000, 2005 y 2010 . 3. En la ventana que se despliega al final de la página asegura que el formato sea Excel 5.0 (.xls) haz clic en el botón Exportar. Establece la trayectoria para que el archivo se guarde con el nombre por omisión, mviv41_año-mes-dia.xls (fecha en que se exporta) en la car peta de evidencias de aprendizaje que corresponda al Bloque 2, Informática 2. Enseguida abre la hoja de cálculo. 4. Realiza el procedimiento para abrir el archivo con el nombre: Computadoras x Vivienda.xlsx. Puedes utilizar la secuencia Ficha Archivo , Abrir , localiza el archivo en la trayectoria en donde se encuentre almacenado. O si el archivo se editó anteriormente utiliza la secuencia Ficha Archivo, y localízalo en el área de Recientes..
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5. Ahora tienes dos libros de trabajo abiertos mviv41_xxxx-xx-xx.xls en una versión anterior de Excel y el archivo Computadoras x
Vivienda.xlsx en la versión Excel 2007, 2010, 2013 o 2016. 6. Activa el libro mviv41_xxxx-xx-xx.xls, ubica el apuntador del mouse sobre la intersección de los encabezados de filas y columnas y en el botón Seleccionar todo haz clic para seleccionar todas las celdas de la hoja de cálculo. 7. Realiza la secuencia ficha Inicio , grupo Portapapeles , opción Copiar. 8. Activa el libro Computadoras x Vivienda.xlsx, realiza la secuencia Cinta de opciones, fichaInicio , grupo Celdas , control Insertar , opción Insertar hoja. Con la nueva hoja activa, selecciona la opción Pegar , del grupo Portapapeles en la ficha Inicio. 9. Cambia el nombre de la Hoja1 por Valores por entidades. El libro debe tener sólo dos hojas de trabajo. Guarda el archivo. 10. Activa el archivo mviv41_xxxx-xx-xx.xls y realiza el procedimiento para cerrar el libro de trabajo. 11. Activa el libro Computadoras x Vivienda.xlsx, la hoja Valores totales en México, celda A1. Observa que se marcan las celdas A1, B1, C1 y D1 debido a que están combinadas. 12. Establece Fuente: Arial Black, tamaño: 16, color: Azul oscuro, Alineación: Centrar, Alto: 30 pixeles. 13. Activa la celda A2 (celdas combinadas A2, B2, C2, y D2), centra el texto y asigna el atributo Cursiva. 14. Realiza el procedimiento necesario para modificar la tabla de valores, donde el rango de celdas A5:D5 que corresponde al concepto de Total se mueva al final de la tabla. 15. Haz clic en el encabezado de la fila 9. A continuación en la ficha Inicio , grupo Celdas , selecciona la opción Insertar. Observa que se inserta una fila después de la tabla. 16. Activa cualquiera de las celdas de la tabla, ejecuta la secuencia ficha Inicio , grupo Estilos , opción Dar formato como tabla , selecciona Estilo de Tabla medio 2 . En la ventana de diálogo que se abre verifica el rango de aplicación, si no es A4:D8, selecciónalo y haz clic en el botón Aceptar. La tabla ahora tiene atributos de texto y color de relleno de celdas. 17. Desactiva la función de filtro que aparece en el encabezado de la tabla. FichaInicio , grupo Editar (Modificar), opción Ordenar y filtrar , selecciona Filtro. 18. Utiliza la herramienta Copiar formato para igualar el formato aplicado a texto que aparece como encabezado de la hoja Valores totales en México a la hoja Valores por entidad . 19. Añade en Comentarios de Propiedades del Libro, la fecha de la nueva edición. 20. Utiliza la Vista previa para ajustar la impresión a una sola página. Ficha Archivo , Imprimir. Observa el control que se encuentra en la parte interior. Si la impresión se realizará en más de 1 página el control indicará 1 de 2 …3 etc. Este control permite visualizar cada página. 21. Modifica cada hoja de trabajo para que se imprima en una hoja. Para la hoja Valores totales en México cambia la orientación a Horizontal. Para la hoja Valores por entidad, la orientación debe ser Vertical y reducir el ancho de filas. 22. Verifica en la Vista Backstage la vista previa de cada hoja. No imprimas, sólo observa. 23. Procede a Guardar y Salir de la aplicación.
Para Autoevaluación 1. Lista de cotejo de la actividad.
Indicador
Sí
No
Localicé el sitio y transferí a mi computadora el archivo con el formato de hoja de cálculo de Excel, mviv41_xxxx-xx-xx.xls. Inicié una sesión de trabajo en Excel y abrí los archivos Computadoras x Vivienda.xlsx y mviv41_2012-00-06.xls El archivo Computadoras x Vivienda.xls contiene las hojas: Valores totales en México y Valores por Entidad.
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Planeas y elaboras hojas de cálculo
Indicador
Sí
No
Modifiqué el orden de la tabla. La fila de Totales se encuentra en la última fila. Inserté una fila después de la tabla. Apliqué el formato a la tabla. Desactivé el filtro en la tabla. Apliqué el formato de tabla solicitado. Apliqué el formato al encabezado de la hoja Valores totales en México. Copié el formato del encabezado de la hoja Valores totales en México al encabezado de la hoja Valores por Entidades. Observé la vista preliminar de cada hoja, sólo indica 1 de 1, esto es la impresión en una página para cada hoja de trabajo. Guardé cada uno de los libros de trabajo y cerré la aplicación.
2. Archivos: mviv40_xxxx-xx-xx.xls y Computadoras x Vivienda.xlsx
Publica hojas de cálculo Las redes e Internet hacen posible la publicación de toda clase de información, así, los datos o gráficos contenidos en una hoja de cálculo se pueden publicar para que los usuarios puedan acceder a ellos ya sea para visualizarlos o para trabajar con éstos. Un libro de trabajo de Excel puede ser publicado de la siguiente forma: Impreso desde la aplicación misma. Ficha Imprimir , Archi vo ,, establecer las preferencias de impresión de papel. En archivo electrónico utilizando los tipos de formato .pdf o .xps, de la opción Guardar como seleccionar el tipo de archivo PDF o con la opción Exportar de la ficha Archivo. Se puede configurar el documento con opciones para que se incluyan todas las páginas o un intervalo. Publicar una selección, gráfico, todo el libro o una tabla, entre otras. En archivo electrónico utilizando el formato de página Web. El formato .mhtm, para página Web de un solo archivo y .htm como página Web en la cual se crea el archivo html y una carpeta con archivos complementarios. El botón Publicar de acceso a esta blecer el elemento a publicar y el nombre del archivo. Seleccióna el tipo en la opción Guardar como de la ficha Archivo. En Office 2016 la opción Publicar enlaza con el servicio Power BI, que requiere de una cuenta de Microsoft para accesar y es gratuito para un usuario. El contenido se visualiza en el navegador Internet Explorer, si el documento tiene varias hojas en la parte interior se despliega un control para pasar de una hoja de trabajo a otra. Compartir el archivo para trabajo colaborativo utilizando algún servicio en Internet como puede ser OneDrive de
Windows Live, aplicaciones como la plataforma SharePoint de Microsoft, o Google Drive para almacenar, sincronizar y compartir documentos en lo que se conoce como “la nube”. Algunos de estos servicios son gratuitos y requieren de una cuenta de correo activa, mientras que otros pueden solicitar el pago de una licencia o suscripción. Compartir el archivo utilizando los recursos de la red local. Sólo cuando se comparte el archivo en el formato de hoja de cálculo, éste puede ser manipulado con toda su funcionalidad, en otras alternativas el contenido sólo puede ser explorado pero no modificado.
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Actividad de aprendizaje
Forma un equipo de 3 o 5 integrantes para elaborar una tabla comparativa de las opciones disponibles para publicar un libro de Excel, principalmente determinen las ventajas y las desventajas. Organiza un debate en el grupo para enriquecer la tabla comparativa. Guarda el documento final integrando las aportaciones del grupo con el nombre Publicación de HC.docx. Realiza una práctica con los libros de trabajo elaborados en el bloque.
Uso de TIC
Visita el sitio http://www.sigoaprendiendo.org/ , navega por las opciones en la sección Preparatoria, selecciona uno de los temas que requieras aprender o reforzar de acuerdo a tu grado escolar. En reunión grupal debatan la utilidad de este recurso educativo.
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2.2 Fórmulas y funciones Como ya se mencionó, las celdas contienen datos y los datos pueden ser constantes y fórmulas. Para estructurar información las constantes se utilizan como rótulos y valores, mientras que las fórmulas para establecer operaciones. A continuación se tratan estos conceptos.
Cuando el texto sobrepasa el ancho de la celda, automáticamente in vadirá a las celdas que se encuentren a la derecha, siempre y cuando no contengan ningún dato. Si la celda contigua está ocupada, el texto se cortará y se mostrará completo sólo en la barra de fórmulas. Posteriormente describiremos la forma de ajustar el formato de la columna o de la fila para un adecuado despliegue de textos.
Introducir rótulos
Introducir valores
Rótulos son las etiquetas o textos que se utilizan para describir o identificar los valores de los datos contenidos en las filas y columnas. El elemento básico para capturar o introducir datos en la hoja de cálculo es la celda activa. Por lo que es necesario seleccionar una celda como activa para escribir la información y automáticamente se activa el punto de inserción en la barra de fórmulas y en el área de trabajo. Los procedimientos posibles para iniciar la captura son: Escribe el dato en la celda activa, el punto de inserción aparece sobre el área de la celda con los caracteres tecleados y se muestran simultáneamente en el cuadro de texto de la barra de fórmulas. Apunta y haz clic en el cuadro de texto de la barra de fórmulas y escribe el valor. El punto de inserción se activa y puedes introducir el rótulo. Las opciones para aceptar el dato y concluir la captura son: Oprime la tecla Enter. Haz clic en cualquier otra celda. Pulsa alguna de las teclas de movimiento (flechas). Haz clic en el botón Introducir de la barra de fórmulas. Para cancelar: Oprime la tecla Esc. Haz clic en el botón Cancelar de la barra de fórmulas. Una celda puede contener hasta 255 caracteres de cualquier com binación de letras, números, espacios y caracteres especiales.
Los valores son datos que pueden ser números, fechas u horas que se utilizan para realizar algún tipo de cálculo. A continuación mencionamos las características más comunes al introducir los diferentes tipos de datos en la hoja de cálculo. Para introducir un número como valor constante, selecciona la celda y escribe el valor. En la tabla 2.13 puedes observar algunas de las características que considera la hoja de cálculo para números enteros, decimales, positivos, negativos y fracciones. También la fecha y hora son valores numéricos. Cuando se introduce una fecha o una hora con formato reconocido por el software, automáticamente se alinea a la derecha y se despliega con el formato esta blecido para este tipo de dato. La tabla 2.14 muestra algunos ejemplos. Al introducir valores de fechas y horas se modifica la presentación ajustándola al formato que la hoja de cálculo puede interpretar. La presentación está predefinida por el formato. Si deseas mostrar una hora utilizando el formato de 12 horas, escribe a. m. o p. m. También puedes escribir “a”, o “p” para abreviar, separando con un espacio la hora y la letra. Para escribir la fecha y la hora en la misma celda, deberán estar separadas por un espacio. Para introducir fechas, puedes utilizar la barra diagonal (/) o el guión (-) como separadores. En forma predeterminada el software reconoce los valores o datos numéricos y los alinea a la derecha.
Tabla 2.13 Ejemplos de captura de números. Si tecleas
Se mostrará
10.000
10
5,520.12
5,520.12
3.1614
(3) 11.64
3.1614
3
11.64
0.0000000067
6.7E-09
01/2
1/2
Descripción De manera predeterminada los ceros después del punto decimal se ignoran. Se pueden incluir comas como separadores de millares y punto como separador decimal. El signo menos () deberá teclearse antes del valor negativo. También se consideran valores negativos si se colocan entre paréntesis (). El signo más () delante del número se ignora. Notación científica. Las fracciones se deben introducir anteponiendo un cero y un espacio para no confundirlas con fechas.
105
2
BLOQUE
Planeas y elaboras hojas de cálculo
Tabla 2.14 Ejemplos de captura de fechas y horas. Si tecleas
La celda mostrará
La barra de fórmula mostrará
2/6/00
2/06/00
2/6/2000
2-jun-00
02-jun-00
02/06/2000
2/6
02-jun
02/06/2000
2 jun
02-jun
02/06/2000
jun-00
jun-00
01/06/2000
6:30 am
06:30 a. m.
06:30:00 a. m.
21:45:10
21:45:10
09:45:10 p. m.
2/6/00 21:45
02/06/2000 21:45
02/06/2000 09:45 p. m.
Otra consideración que debes tener en cuenta es el uso del apóstrofo (‘). Este signo antepuesto a un dato numérico permite que éste sea interpretado como texto. Un ejemplo común es cuando el rótulo de una columna es el número de un año.
Tabla 2.15 Operadores de Excel. Operadores
Descripcción
Símbolos
Aritméticos
Ejecutan operaciones matemáticas básicas, mediante la combinación de números y generan resultados numéricos.
Comparación
Comparan dos elementos y generan VERDADERO si la condición se cumple, o FALSO si no se cumple; a estos resultados se le conoce como valores lógicos.
Introducir fórmulas En general las fórmulas son expresiones que el usuario de la hoja de cálculo utiliza con el propósito de relacionar valores y generar resultados para solucionar problemas específicos. En Excel una fórmula empieza con el signo = (igual), posteriormente se escribe una expresión algebraica, por ejemplo: =B2 + 25. Obser va el resultado en la figura 2.38. Las fórmulas pueden estar compuestas por combinación de los Figura 2.38 Introducir fórmula. siguientes elementos. Constantes, como números y fechas. Referencias a celdas o rangos, por ejemplo A1, G6, D1:F4, J1:J10. Operadores, de los cuales los más comunes son los aritméticos como suma, resta, multiplicación y división. Funciones, que son fórmulas predefinidas en el software que realizan cálculos solo con escribirlas por su nombre y respetando su sintaxis, por ejemplo la función SUMA(). Los operadores son elementos que especifican el tipo de cálculo a realizar y se representan mediante un símbolo o signo. La hoja de cálculo reconoce cuatro tipos diferentes, que son: aritméticos, de comparación, de texto y de referencia. Observa en la tabla 2.15 los operadores, su descripción y representación. Los operadores respetan una orden de ejecución cuando se com binan varias en una fórmula y en el caso de tener igual precedente
Combinar uno Concatenación de o más textos y texto generar uno solo.
106
(1) * / % ^
> < > < <>
& :
De referencia
Permiten trabajar con rangos de celdas.
, (espacio)
Operación Suma Resta Negación Multiplicación División Porcentaje Exponente Igual a Mayor que Menor que Igual o mayor que Igual o menor que Distinto de Concatena dos valores Operador de rango Operador de unión Operador de intersección
entonces se evalúan de izquierda a derecha y pueden usar paréntesis para modificar este orden. La tabla 2.16 describe este orden. Para introducir fórmulas puedes usar cualquiera de los siguientes métodos: Método 1 1. Selecciona la celda activa.
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2. Escribe el signo =
Tabla 2.16 Orden de ejecución de los operadores.
3. Escribe uno a uno sus elementos. 4. Termina presionando la tecla Enter.
Método 2 Es el llamado método del apuntador y agiliza la escritura de las referencias a celdas. 1. Selecciona la celda activa. 2. Haz clic sobre la barra de fórmulas. 3. Escribe el signo 4. Apunta y haz clic sobre la celda que quieras relacionar en la fórmula. 5. Escribe el operador que la fórmula requiera. 6. Repite los pasos 4 y 5 de acuerdo con la fórmula. 7. Haz clic sobre el botón insertar función de la barra de fórmulas en el cuadro de diálogo selecciona la función requerida y acepta. Cuando una fórmula no puede evaluar correctamente el resultado, la hoja de cálculo genera valores de error. Aquí te los presentamos para que los reconozcas y esto te facilite su corrección. En la tabla 2.17 se muestra la lista de estos valores y su significado.
Operador
1
:
2
,
3
(espacio)
4
5
%
6
^
7
*, /
8
9
&
Cuando la complejidad de las fórmulas va más allá de simples operaciones aritméticas, el software integra una serie de fórmulas especiales o predefinidas identificadas como funciones. A continuación te presentamos la forma de introducir tanto fórmulas como funciones.
,
10
> < > < < >
Tabla 2.17 Valores de error. Valor
Significado
#¡VALOR!
Ancho de columna no suficiente para el tamaño del número. También puede ser que una fecha u hora resultan negativas. Elemento del tipo argumento u operando incorrecto.
#¡DIV/0!
División entre 0.
#####
#¿NOMBRE?
Introducir funciones
Precedente
No se reconoce el texto de la fórmula.
#N/A
El valor requerido por una fórmula no está dis ponible.
#¡REF!
Referencia de celda inválid a.
#¡NUM!
Valor numérico inválid o. La especificación de una intersección de dos áreas que no se cruzan.
#¡NULO!
Ejemplo
Ejemplo 2.4 Problema: Se necesita una aplicación para automatizar
y obtener una serie de valores de conversión monetaria de dólares a pesos que considere la paridad del día. La fórmula se copiará para determinar varios valores. En la Figura 2.39 el contenido de la celda B3 es la fórmula =A3*$D$1, donde A3 es una referencia relativa y al copiar la fórmula a las celdas B4 a B8 se ajustan a la nueva posición, mientras que la referencia absoluta $D$1 no se altera. Por otra parte para ajustar el modelo a un nuevo valor del tipo de cambio solo se escribe una vez en la celda D1 y automáticamente se recalculan los valores de las fórmulas. Este modelo es más eficiente que escribir la fórmula =A3*17.35. Figura 2.39
Copia de fórmula con referencia relativa y absoluta.
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2
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Planeas y elaboras hojas de cálculo
Una función realiza cálculos utilizando valores específicos, denominados argumentos. Por ejemplo una función puede calcular la suma o el promedio del contenido de un rango de celdas, o realizar operaciones más complejas, como obtener la raíz cuadrada o el logaritmo de un número. Cada función tiene una forma básica de escritura que consiste en: FUNCIÓN (argumento1, argumento2, …) Donde FUNCIÓN es el nombre de la función, por ejemplo SUMA, PROMEDIO, etc. Entre paréntesis se escribe la lista de argumentos separados por una coma. Los argumentos son las entradas que el usuario proporciona para que la función realice los cálculos. Las funciones de Excel se clasifican en categorías, algunas de ellas son: matemáticas, estadísticas, de fecha y lógicas. La tabla 2.18 presenta las funciones básicas. Las opciones para introducir funciones son: Método 1 1. Selecciona una celda. 2. Escribe el signo =, luego el nombre de la función y entre pa-
réntesis los argumentos. Haz clic en Enter para aceptar. Nota: Existen funciones que no requieren argumentos, por ejemplo HOY() función utilizada para introducir la fecha actual.
Método 2 1. Ubica la celda donde se introducirá la función. 2. Realiza la secuencia ficha Fórmulas , grupo Biblioteca de funciones , control Insertar Función.
Tabla 2.18 Funciones básicas. Función
Formato
Suma
SUMA(num1, num2,…)
Suma los valores especificados como argumentos.
Promedio
PROMEDIO(num1, num2,…)
Devuelve la media aritmética de los argumentos.
Valores máximos
MAX(num1, num2,…)
Devuelve el valor máximo de la lista de números.
Valores mínimos
MIN(num1, num2,…)
Devuelve el valor mínimo de la lista de números.
Contar
CONTAR(ref1, ref2…)
Cuenta el número de celdas que contienen números.
Raíz
RAIZ(num)
Regresa la raíz cuadrada de un número.
3. En el cuadro de diálogo Insertar función , selecciona la función requerida y haz clic en el botón Aceptar. Otra alternativa
es seleccionar la biblioteca Autosuma, Recientes, Financieras, etcétera, desplegar el menú y hacer clic en la función requerida. Observa la ayuda que ofrecen los cuadros de diálogo y la selección de una función a través del menú de una de las bibliotecas en la figura 2.40. 4. En el cuadro de diálogo Argumentos de función escribe los valores que deseas utilizar. 5. Haz clic en el botón Aceptar.
Figura 2.40
Cuadro de diálogo Insertar función, Argumentos de función y opciones en la biblioteca de funciones usadas recientemente. 108
Descripción
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Método 3 Las funciones más comunes, como SUMA() están disponible desde el grupo Modificar en la ficha Inicio. Al dar un clic sobre este botón automáticamente considera como argumento el rango que se encuentre encima o a la izquierda de la celda. Actividad de aprendizaje 1. Implementa en Excel la hoja de cálculo del ejemplo 2.1 y prue-
ba su funcionamiento realizando conversiones para 18.35, 145 y 350 dólares, considerando como tipo de cambio 13.0 y 13.95 pesos por dólar a la fecha. 2. Presenta el libro de trabajo con el nombre de tu escuela como encabezado (centrado), y al pie de página tu nombre y la fecha. 3. Escribe en Propiedades el documento Autor: nombre del estudiante, Titulo: Referencia absoluta, Asunto: Implementación de un modelo para conversión monetaria. 4. Guarda el archivo con el nombre Conversión.xlsx en la carpeta de Evidencias que corresponda. 5. Comenta con tus compañeros los resultados que obtuviste y menciona la importancia que tiene el uso de esta herramienta en cualquier ámbito de su vida contidiana. 6. Identifica otras situaciones de uso común en las que puedas aplicar fórmulas y valora la importancia que esto tiene al utilizar los recursos de forma correcta. Actividad de aprendizaje
La hoja de cálculo es una herramienta muy potente, pero de nada sirve toda esa capacidad si el usuario no aprende el uso óptimo de las fórmulas y funciones o si ignora cómo combinarlas para su beneficio. Por ejemplo, en la lista de calificaciones de un grupo de 10 estudiantes, la fórmula para obtener el promedio del grupo puede escribirse de las siguientes maneras: a) = (80 + 90 + 75 + 55 + 70 + 95 + 100 + 89 + 93 + 98)/10 b) Suponiendo que los valores están en la Columna B, en las filas de la 2 a la 11, la fórmula se puede escribir como: =(B2 +B3 + B4 + B5 + B6 + B7 + B8 + B9 + B10 + B11)/10 c) Si se utiliza el concepto de rango y la función predefinida, la expresión queda como: = PROMEDIO(B2:B11) d) Con el uso de nombre de rango se asigna al rango B2:B11 el nombre CALIFICACIONES y la fórmula se puede escribir como: = PROMEDIO(CALIFICACIONES)
Acciones 1. Realiza el procedimiento necesario para implementar la lista de
calificaciones. Guarda el archivo con el nombre Lista Calificacio-
2.
3. 4. 5. 6. 7.
nes.xlsx en la carpeta de evidencias que corresponda. Recuerda escribir en Propiedades del archivo en Autor: tu nombre, en Comentarios: Uso óptimo de las fórmulas y funciones. Edita cada una de las fórmulas expresadas en los incisos. Para el inciso d), previamente asigna el nombre CALIFICACIONES al rango B2:B11. Analiza las ventajas o desventajas de cada fórmula. Identifica cuál es la fórmula más ineficiente. Explica por qué. Determina cuál es la fórmula óptima. Explica por qué. Comenta con tus compañeros los resultados que obtuviste para valorar el uso correcto de la hoja de cálculo. Elabora un reporte de la actividad, incluye además de tu experiencia, las aportaciones de tus compañeros. Guarda el archivo con el nombre: Reporte formulas.docx en la carpeta de evidencias que corresponda.
Para evaluación Reporte de la actividad.
Actividad de aprendizaje
Implementa el boceto para conocer el porcentaje de viviendas que disponen de computadora en tu entidad. Verifica la organización y estructura de la información, así como el funcionamiento de las fórmulas propuestas.
Acciones 1. Realiza el procedimiento para abrir la aplicación Excel y el libro de 2. 3.
4.
5. 6.
7.
trabajo Computadoras x Vivienda.xlsx. Inserta una hoja de cálculo para implementar el boceto de la hoja de cálculo. Asigna el nombre a la hoja como: Valores por entidad %. En la hoja Valores por entidad, edita los datos de cada uno de los años para que se conviertan en dato numérico (elimina el espacio separador de millares). Asegúrate de utilizar la función SUMA() en la fórmula para expresar los valores totales de los datos en los años 2000, 2005 y 2010 para Estados Unidos Mexicanos. Ubica este dato al final de la tabla. Realiza el procedimiento para copiar la información necesaria a la hoja Valores por entidad %. Edita la fórmula para calcular los porcentajes para cada entidad. Emplea el concepto de referencia absoluta en el factor común para obtener el porcentaje y facilitar el copiado de la fórmula. Aplica el Estilo porcentual a las celdas que corresponda. La secuencia es: Ficha Inicio, grupo Numero, opción Estilo porcentual. Estandariza el formato de las celdas para que todos los datos se desplieguen con dos decimales.
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2
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Planeas y elaboras hojas de cálculo
8. Marca la información de tu entidad para localizarla con facilidad. Utiliza la secuencia: Ficha Inicio, grupo Fuente, opción Color de resaltado de texto, el color puede ser por omisión o seleccionar 9. 10. 11.
12. 13. 14.
15.
el de tu preferencia. Actualiza Propiedades del archivo, en Comentarios: escribe para mantener el historial de la fecha de edición. Guarda el archivo. Activa la hoja Valores por entidad. Realiza el procedimiento necesario para ordenar los datos del año 2010 de menor a mayor. ¿Cuáles son los 4 estados con la menor cantidad de viviendas con computadoras disponibles? ¿Cuáles son los 4 estados que tienen mayor cantidad? Realiza el procedimiento del punto 11 para los años 2000 y 2005, ¿cuáles estados se mantiene en el mínimo y cuáles en el máximo? Analiza las ventajas del uso de la hoja de cálculo para el manejo y presentación de información. Elabora un reporte de la actividad, donde expreses la información solicitada y tu experiencia al realizarla. Asigna el nombre: Reporte formulas2.docx y guárdalo en la carpeta de evidencias que corresponda. Procede a guardar el archivo y salir de la aplicación.
Para Autoevaluación 1. Lista de cotejo actividad de aprendizaje.
Indicador
Sí
No
El boceto se implementó con éxito. El modelo soluciona el problema. La información se muestra organizada y de fácil lectura. Incluye un texto como título que expresa el contenido de la información. El formato del título es igual al de las hojas que forman el libro de trabajo. Cada columna tiene rótulos que identifican con claridad el contenido. Se distinguen los valores totales por año que se obtienen con la función SUMA() La expresión matemática utilizada para obtener el porcentaje del valor por entidad para cada uno de los tres años funciona y está optimizada con el uso adecuado, en este caso de referencia absoluta para el factor común. La redacción del reporte es clara y contiene la información solicitada. 2. Archivos Computadoras x Vivienda.xlsx y Reporte formulas2.
docx.
110
2.3 Gráficos La hoja de cálculo es una aplicación que puede almacenar y procesar gran cantidad de datos, los cuales generalmente se introducen como números y la información que proporcionan en consecuencia también tiene el formato de números lo que en ocasiones es complicado de interpretar, ya sea por su volumen o porque no dan idea clara de su organización. Una alternativa de leer los datos en filas y columnas es presentar la información en forma gráfica para simplificar su análisis. Las aplicaciones de hoja de cálculo integran herramientas para tomar los datos y generar gráficos de diversos tipos. Un gráfico es la representación visual de datos y un medio de comunicación que enfoca la atención sobre las tendencias y relaciones de conjuntos de números. En la hoja de cálculo los datos y los gráficos están vinculados, esto significa que si un dato se modifica el gráfico automáticamente refleja el cambio.
Planeación del gráfico Representar en forma gráfica la información es una poderosa herramienta que si no se planea en forma adecuada, sencillamente no cumplirá su objetivo. Conocer y emplear una técnica de planeación te permitirá tomar las mejores decisiones para seleccionar correctamente los datos, así como el tipo de gráfica que los representará para facilitar su comprensión. A continuación encontrarás algunos puntos que debes considerar detenidamente al momento de graficar. 1. Comprende claramente el significado de la información que generaste, así como de los datos de donde la obtuviste, pues como sucede con toda herramienta incluso con herramientas de software , si no conoces el tema o la tarea a realizar, será inútil todo tu esfuerzo. 2. Reconoce las capacidadesy limitaciones de la herramienta, esto es, los tipos de gráficas disponi bles, sus características, componentes y lugar en donde aparecerán.
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3. Selecciona el tipo de gráfico que mejor represente a la infor-
mación. 4. Asegúrate que la información que presentas es verídica. 5. Trata que la gráfica sea sencilla pero comprensible, no te compliques ni le compliques la existencia a nadie. 6. Elabora un esquema en forma manual que te sirva como guía para establecer el título de la gráfica, el lugar en donde aparecerá, los nombres de ejes, las divisiones, las leyendas de los datos y la escala, la cual es muy importante.
Funcionamiento y terminología En la actualidad las hojas de cálculo integran herramientas para con vertir automáticamente los números o datos a gráficas de forma muy sencilla. Relacionan los datos seleccionados en filas y columnas, con los ejes vertical (Y) de valores y horizontal (X) de categorías, donde los valores corresponden a las cantidades de cada elemento y al conjunto de valores se le conoce como serie. Casi siempre un gráfico contiene varias series. Las categorías corresponden a los elementos que se van a graficar, usualmente son textos. La figura 2.41 muestra los elementos principales de un gráfico en Excel. A continuación te presentamos una descripción de los elementos más comunes: Punto. Valor de una celda. Ejes. Líneas que sirven como referencia. Categoría. Grupos de datos en el eje X. Serie. Fila o columna de datos por graficar. Área del gráfico. Zona donde se forma la gráfica completa.
Título del gráfico Eje de valores Y
Área de trazado. Región limitada por los ejes. Leyenda. Identifica a cada serie de datos.
Otros elementos que se pueden incluir en un gráfico son: en el área de trazado, las líneas de división y los rótulos de datos que se acti van o desactivan, así como la tabla de datos. En forma predeterminada después de crear un gráfico, éste adopta una serie de características, como el tipo, tamaño y color de fuente, colores de fondo, y formas de los indicadores de series, entre otros. El usuario tiene la opción de editarlos con las cintas de opciones Herramientas para gráficos (Diseño, Presentación y Formato) que se acti van cuando un gráfico está seleccionado (figura 2.42).
Figura 2.41
Cintas de opciones Herramientas de gráficos.
Área del gráfico
Área de trazado Divisiones
Título Eje Y
Eje de categorías X Título del Eje X
Serie de datos Figura 2.42
Leyendas
Elementos de un gráfico. 111
2
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Planeas y elaboras hojas de cálculo
Tipos de gráficos
datos. Incluso se dispone de gráficos 3D (tres dimensiones), mediante los cuales se logra mayor impacto visual. Recuerda que debes seleccionar el tipo de gráfico que mejor se adapte a la representación de los datos a graficar, de lo contrario no podrás lograr tu objetivo.
La hoja de cálculo tiene la capacidad de generar gran variedad de gráficos los cuales permiten visualizar los datos seleccionados en formas diferentes. Los tipos de gráficos más comunes son los de columnas, de barras, de líneas y los circulares (pastel o pie). La tabla 2.19 resume los tipos de gráficos para la selección del tipo de gráfico de acuerdo con la aplicación.
Creación del gráfico Crear gráficos es un proceso muy sencillo en la hoja de cálculo. Sólo es necesario seleccionar los datos, hacer unos cuantos clics tomando algunas decisiones o si prefieres aceptar las sugerencias predeterminadas y eso es todo. Los textos deben localizarse en la columna que está más a la izquierda o en la fila superior. La ubicación del gráfico puede ser en la misma hoja de cálculo y se le llama gráfico incrustado, o en una hoja aparte a la que se le llama hoja de gráficos. El procedimiento general para la elaboración de gráficos en Excel 2016 es el siguiente: 1. Especifica los datos del gráfico. 2. Selecciona el rango que contiene los datos a graficar. 3. Haz clic en el tipo de gráfico en la cinta de opciones ficha Insertar , grupo Gráficos. 4. El gráfico se inserta en el área de trabajo de la hoja de cálculo. 5. Realiza el procedimiento para editar el gráfico, utilizando de cinta de opciones Herramientas de Gráficos , las fichas contextuales Diseño , Presentación y Formato. La figura 2.44 muestra una hoja de cálculo con los datos y la gráfica del valor absoluto de una función.
Tabla 2.19 Tipos de gráficos. Tipo de gráfico
Descripción
Columna
Este tipo de gráfico permite comparar valores, mostrando su variación en periodos determinados. Los valores se colocan en el eje vertical Y, mientras que las categorías en el eje horizontal X.
Barra
Gráfico similar al de columnas, sólo que las categorías van en el eje vertical y los valores en el eje horizontal.
Línea
Su aplicación es mostrar el comportamiento en forma lineal de grandes cantidades de valores, en una o varias series.
Circular
Su función es mostrar la relación en forma proporcional entre las partes individuales de una serie con la suma de todos los elementos, destacando al elemento más significativo.
La figura 2.43 muestra ejemplos del uso de estos tipos de gráficos. Otros tipos de gráficos. XY (dispersión), área, anillos, radial, superficie, burbujas, etc., todos ellos están disponibles en la hoja de cálculo. Cada tipo de gráfico cuenta con subtipos entre los cuales podrás seleccionar el que consideres más adecuado para comunicar tus
Columnas
Figura 2.43
Ejemplos de tipos de gráficos. 112
Circular
Líneas
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3. Realiza la secuencia Cinta de opciones, ficha Insertar, grupo Gráficos, haz clic en Insertar gráfico de Líneas (opción Línea en
Figura 2.44
Ejemplo para graficar en la hoja de cálculo.
Actividad de aprendizaje
En la vida cotidiana se presentan situaciones donde es necesario entender el significado de un valor como tal. Es el concepto de valor absoluto, el cual siempre es positivo. Para visualizar esta función y practicar la elaboración de gráficas en Excel, deberás implementar un modelo que grafique 20 puntos de la función valor absoluto, iniciando en −5 hasta 5 con incrementos de 0.5.
Acciones 1. El modelo se construye con la información de la tabla 2.20. 2. Selecciona el rango C10:C31.
otras versiones), selecciona Línea. 4. El gráfico básico se inserta en la hoja de trabajo. 5. Modifica los rótulos del eje X. Selecciona Cinta de opciones, ficha Diseño, grupo Datos, haz clic en Seleccionar datos. En el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, Etiquetas del eje horizontal (categoría) selecciona el botón Editar. En el cuadro de diálogo Rótulos del eje de categorías (X) haz clic en el control Contraer, marca con el mouse el rango B11:B31. Haz clic en el control Expender para continuar en el cuadro de diálogo. Observa en el gráfico cómo los valores del eje X cambian y ahora están en el rango de -5 a 5 y selecciona Aceptar, Aceptar. 6. En el área del gráfico, haz doble clic sobre el título del gráfico, cambia el texto por: Valor Absoluto de x. Selecciona Cinta de opciones, ficha Diseño, grupo Diseños de gráfico, Títulos de eje, haz clic en Horizontal primario. Repite la secuencia para seleccionar Vertical primario. Observa que se insertaron en el área del gráfico. Cambia el título del eje horizontal por x, en el eje vertical por y. Apunta sobre el título del eje vertical y haz clic con el botón secundario del mouse, en el menú contextual selecciona Formato del título del eje. Se muestra el menú lateral, en Opciones de título, haz clic en el control Tamaño y propiedades, selecciona Dirección de texto, Horizontal. Observa el cambio en el título del eje. Si lo deseas cierra el menú lateral. Si la versión que utilizas es anterior, se tiene la ficha Presentación, grupo Etiquetas, opción Rótulos del eje, selecciona Título de eje horizontal primario y Titulo bajo el eje. Realiza el procedimiento para Título de eje vertical primario, selecciona T itulo horizontal. Enseguida cambia los letreros.
Tabla 2.20 Datos para construir la gráfica. A
B
C
Comentario
6
Xinicial
−5
Asigna el nombre “xinicial“ a la celda C6.
7
Xfinal
5
Asigna el nombre “xfinal“ a la celda C7.
Incremento
=(xfinalxinicial)/20
Asigna el nombre “incremento” a la celda C8. La fórmula en C8 tiene más sentido cuando se usan nombres de celdas que identifican al valor.
y
Son los encabezados de la tabla de valores.
8 9 10
Punto
x
11
0
12
1
·
·
·
31
20
xinicial A11*incremento
=ABS(B11)
xinicial A12*incremento
=ABS(B12)
xinicial A31*incremento
=ABS(B31)
En el rango A11:A31 escribe los números del 0 al 20. En B11 escribe la fórmula y copia hasta la celda B31. En C11 escribe la fórmula y copia hasta C31.
113
2
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7. Establece las líneas de la cuadrícula. Realiza la secuencia Cinta de opciones, ficha Diseño, grupo Diseños de gráfico, Agregar elemento de gráfico, Líneas de la cuadrícula , Horizontal principal primario. Repite la secuencia para establecer Vertical principal primario.
El procedimiento en versiones anteriores es a través de la ficha Presentación, grupo Ejes, opción Líneas de cuadrícula, selecciona Líneas horizontales de la cuadrícula primarias, Líneas de división principales. Realiza el procedimiento para Líneas verticales de la cuadrícula primarias, Líneas de división principales. Puedes eliminarla Leyenda en la ficha Presentación, grupo Etiquetas, opción Leyenda, selecciona Ninguna. 8. Observa la transformación del gráfico básico o por omisión que
genera Excel al gráfico personalizado que has creado.
Mover y cambiar de tamaño un gráfico Una vez creado un gráfico este tendrá una ubicación y un tamaño predeterminados, y modificables por el usuario mediante los siguientes procedimientos:
Para mover: 1. Selecciona el área del gráfico. 2. Observa las ocho pequeñas marcas que aparecen en el borde
del área del gráfico. Esto indica que el objeto está activo. 3. Acerca el apuntador sobre el borde y arrástralo ligeramente, observarás que la forma del apuntador cambia a un icono con dobles flechas y desplaza el área del gráfico a la posición que requieras.
Para cambiar el tamaño: 1. Haz clic en el área del gráfico. 2. Pasa el apuntador sobre cada una de las ocho marcas de selec-
ción o controladores. Observa la doble flecha que indica la dirección en que incrementarás el área al arrastrarlo con el ratón. 3. Arrastra el ratón en alguna dirección, el área del gráfico se presenta atenuada y el apuntador cambia a una cruz delgada, detén el movimiento y el área del gráfico modificará su tamaño en forma proporcional.
Edición de un gráfico La edición de un gráfico puede consistir desde modificar los datos o cambiar el tipo de gráfico y sus elementos ya sea para añadir o eliminar alguno de ellos. 114
La edición de los datos se hace directamente en la hoja de trabajo y automáticamente el gráfico despliega el o los cambios. Es posible realizar la edición de los elementos del gráfico directamente sobre el área de éste, dando un clic con el ratón sobre alguno de ellos, o con los controles que aparecen a la derecha cuando un gráfico está seleccionado (elementos de gráfico, estilos de gráfico y Filtros de gráfico) a través de las cinta de opciones Herramientas del gráfico, como ya se comentó anteriormente.
Vista preliminar e impresión de un gráfico Cuando un gráfico está incrustado como objeto en la hoja de tra bajo se acomoda para imprimirse junto con los datos, mediante los procedimientos de vista preliminar e impresión ya vistos en secciones anteriores. Sin embargo, también es posible imprimirlo sólo en una hoja, lo único que tienes que hacer es seleccionar el gráfico y activar la Vista preliminar y ésta desplegará sólo el área del gráfico. Emplea el botón Imprimir de la barra de herramientas. Aplica lo que sabes
Forma equipo con un compañero de clase para investigar el nombre, la versión y las especificaciones de la hoja de cálculo instalada en las computadoras de la escuela. Discutan cómo enfrentan la posibilidad de trabajar con diversas versiones de este software. Elaboren un documento con la información, guarden el documento con el nombre EspecificacionesExcel.docx en la carpeta de evidencias. Escriban en propiedades del documento Autor: los nombres de los miembros del equipo, Titulo: Hoja de Cálculo, Asunto: Experiencias de aprendizaje, en Comentarios: Microsoft Excel, versión, especificaciones y experiencias de trabajo. Presenten el documento en clase para discutir el tema, analicen las aportaciones de otros equipos para complementar la información y añadirlas en una sección de Conclusiones. Utilicen los criterios de selección de información a través de las TIC para buscar las especificaciones y límites de las últimas dos versiones de Microsoft Excel. Analicen, sinteticen y presenten esta información en una tabla comparativa. Guarden el documento con el nombre EspecificacionesExcel.docx en la carpeta de evidencias. Escriban en propiedades del documento Autor: los nombres de los miembros del equipo, Titulo: Versiones, Asunto: Evaluación formativa, Comentarios: Comparativo de especificaciones y límites de las versiones de Microsoft Excel. Presenten el documento en clase para discutir el tema, analicen las aportaciones de otros equipos para complementar la información y añadirlas en una sección de Conclusiones.
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Minigráficos
Además de la creación e inserción de gráficos como objetos en las hojas de cálculo, a partir de la versión 2010 de Excel integra una nueva funcionalidad para graficar, los Minigráficos , que son representaciones visuales de los datos que se ubican en celdas cercanas a los valores. Son útiles para mostrar tendencias. El procedimiento para crear un minigráfico es: 1. Selecciona la celda o un rango de celdas vacías en donde se ubicará el minigráfico. 2. Haz clic en el tipo de minigráfico que deseas crear (Línea, Columna, Pérdida y ganancia) localizado en el grupo Minigráficos de la cinta de opciones Insertar. 3. Selecciona el rango que contienen los datos a graficar. 4. Utiliza las herramientas de minigráficos en la cinta de opción contextual Diseño para personalizar el minigráfico. Actividad de aprendizaje
Las herramientas gráficas son aquellas estructuras de organización y presentación de datos. Las gráficas tienen la ventaja de trasmitir información de manera sencilla y clara cuando se presentan resultados a una audiencia. Utiliza los datos del libro de trabajo Computadoras x viviendas.xlsx para imprimir en dos páginas los resultados de los censos con tres gráficos significativos: Viviendas en México. Gráfico de líneas con marcadores con los datos de los años 2000, 2005 y 2010 del total de las viviendas y las viviendas con computadoras disponibles. Viviendas y computadoras Año 2010. Gráfico circular 3D con los datos: Con computadora, No dispone y No especificado del año 2010.
Viviendas con computadoras (Censos 2000, 2005 y 2010). Gráfico con columna agrupada 3D.
Acciones 1. Inicia una sesión de trabajo en Excel y abre el libro Computadoras 2. 3.
4. 5. 6.
7. 8. 9. 10.
11. 12. 13. 14.
x viviendas.xlsx. Activa la hoja de trabajo Valores totales en México. Gráfico: Viviendas en México. Marca el rango A5:D6, ejecuta la secuencia: Cinta de opciones, ficha Insertar, grupo Gráficos, opción Líneas, selecciona Líneas con marcadores. El gráfico aparece como objeto en la hoja de trabajo. Realiza la edición del gráfico para insertar título del gráfico, Etiquetas del eje horizontal y las Líneas de cuadrícula (figura 2.45). Gráfico: Viviendas y computadoras Año 2010. Marca el rango de celdas no contiguas A6:A8, D6:D8, realiza la secuencia Cinta de opciones, ficha Insertar, grupo Gráficos, opción Circular y selecciona Gráfico circular 3D. El gráfico aparece como objeto en la hoja de trabajo. Realiza la edición del gráfico para insertar el título y los atributos, según se muestra en la figura 2.46. Ubica los gráficos en una página. Gráfico: Viviendas con computadora. Marca el rango A6:D8, realiza la secuencia: Cinta de opciones, ficha Insertar, grupo Gráficos, opción Columna y haz clic en Columna en 3D. El gráfico aparece como objeto en la hoja de trabajo. Ubica el gráfico en una página. Realiza la edición del gráfico para insertar el título del gráfico, Etiquetas de datos, etc. (figura 2.47). Guarda el libro y cierra la aplicación. Comenta con tus compañeros los resultados obtenidos.
Figura 2.45
Gráfico de Líneas.
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BLOQUE
Planeas y elaboras hojas de cálculo
Actividad de aprendizaje
Realizar una actividad o servicio en beneficio de personas o de instituciones de forma gratuita, es llamado servicio a la comunidad. En general, el servicio prestado puede ser de diversos ámbitos. En esta actividad el grupo donará servicios informáticos para presentar proyectos reales que ayuden a personas reales a automatizar la solución de un problema con el uso de la hoja electrónica de cálculo. Los casos propuestos para aportar un modelo de solución son: 1. Control de ingresos y egresos en un hogar. 2. Diseño de un modelo para control de inventario de (videojuegos, música o películas). 3. Registro y organización de exámenes de glucosa en sangre. 4. Registro y organización de exámenes de colesterol. 5. Registro de tensión arterial.
Figura 2.46
Gráfico circular.
Acciones 1. En sesión grupal los estudiantes formarán equipos y de común
acuerdo distribuirán los casos a solucionar. 2. En general, desarrollar el proyecto integrador de alguno de los casos mencionados sobre problemas reales que incluyan el empleo de fórmulas y funciones, formato pertinente, gráficos de los resultados. Así como la documentación de los antecedentes del problema y proyección de la solución. 3. Cada equipo. a) Propone, selecciona y confirma la persona o institución a la que donarán su aplicación. b) Acuerda la forma de trabajo y de comunicación. c) Investiga el tema de la situación y los elementos necesarios para implementar la solución en la hoja de cálculo. d) Elabora la siguiente ficha técnica de su proyecto.
Figura 2.47
Gráfico de columnas.
Indicador
Para evaluación
Descripción
Proyecto
Nombre del proyecto.
Beneficiario(a)
Datos de la persona o personas a quien se proveerá de una solución automatizada para el caso (nombre completo, correo electrónico, ocupación).
1. Elaboró el gráfico de líneas con marcadores. Lo editó
Sit uación
Detalla r la sit uación o proble ma a solu cionar.
2.
Justificación
Párrafo que argumenta la conveniencia e impacto de implementar el proyecto.
Propósito
Enunciar de manera general la intensión del desarrollo del proyecto.
Meta(s)
Especif ic ar lo que se desea lo grar al conclu ir el proyecto.
Equipo de trabajo
Relación de los integrantes del equipo, nombre completo, correo electrónico, fotografía.
1. Lista de cotejo de la actividad.
Indicador
3. 4. 5.
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y tiene la apariencia igual a la Figura 2.52. Realizó el procedimiento para obtener el gráfico circular con los elementos de la Figura 2.53. Elaboró el gráfico de columnas. Lo editó y reúne las características de la Figura 2.54. Ubicó los gráficos de líneas y circular para su impresión en una página. El gráfico de columnas en otra página. Guardó las modificaciones al archivo Computadoras x viviendas.xlsx.
Sí
No
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Indicador
Descripción
Cronograma del proyecto
Listado de los elementos del proyecto con fechas previstas de comienzo y final.
Productos
Documento donde se detalla el proyecto (procesador de palabras .docx). Libro de trabajo que da solución al problema o situación (hoja electrónica de cálculo .xlsx y/o plantilla .xltx según se requiera). Presentación del proyecto (editor de presentaciones .pptx).
4. Los integrantes de cada equipo deben realizar las actividades de-
signadas para el desarrollo hasta la conclusión del proyecto con creatividad y disposición para conocer del tema y proponer una solución congruente, funcional e innovadora. 5. En sesiones grupales cada equipo expone la solución del problema utilizando como medio de apoyo una presentación electrónica eficaz. Dependiendo la disponibilidad de equipo de cómputo y video proyector, proyecta o imprime en papel o acetatos las diapositivas. 6. Al finalizar la exposición el grupo debate los resultados y propone mejoras a cada proyecto. El equipo integra las propuestas que consideren importantes.
Para aprendizaje Aplicar la rúbrica analítica para evaluar exposiciones orales, citada como ejemplo en las páginas 64 y 65 del documento Lineamientos de evaluación del aprendizaje, publicado por la SEMS de la Dirección General de Bachillerato de la Secretaría de Educación Pública. Localiza el documento en el portal de la Dirección General de Bachillerato de la Secretaría de Educación, sección Información Académica. Archivos electrónicos de los 3 productos esperados.
Publica hojas de cálculo Las redes e Internet hacen posible toda clase de información, así los datos y/o gráficos contenidos en una hoja de cálculo se pueden publicar para que los usuarios puedan acceder a ellos ya sea para visualizarlos o para trabajar con éstos. Un libro de trabajo de Excel puede ser publicado de la siguiente forma: Impreso desde la aplicación misma. Ficha Archivo, Imprimir, establecer las preferencias de impresión de papel. En archivo electrónico utilizando los tipos de formato .pdf o .xps, de la opción Guardar como. Se puede configurar el documento con opciones para que se incluyan todas las páginas o
un intervalo. Publicar una selección, gráfico, todo el libro o una tabla, entre otras. En archivo electrónico utilizando el formato de página Web. El formato .mhtm, para página Web de un solo archivo y .htm como página Web en la cual se crea el archivo html y una carpeta con archivos complementarios. El botón Pu blicar de acceso a establecer el elemento a publicar y el nombre del archivo. Selecciona el tipo en la opción Guardar como de la ficha Archivo. En Office 2016 la opción Pu blicar enlaza con l servicio Power Bl, que requiere de una cuenta de Microsoft para accesar y es gratuito para un usuario. El contenido se visualiza en el navegador Internet Explorer, si el documento tiene varias hojas en la parte interior se despliega un control para pasar de una hoja de traba jo a otra. Compartir el archivo para trabajo colaborativo utilizando algún servicio en Internet como puede ser One Drive de Windows Live, aplicaciones como la plataforma SharePoint de Microsoft, o Google Drive para almacenar, sincronizar y compartir documentos en lo que se conoce como “la nube”. Algunos de estos servicios son gratuitos y requieren de una cuenta de correo activa, mientras que otros pueden solicitar el pago de una licencia o suscripción. Compartir el archivo utilizando los recursos de la red local. Sólo cuando se comparte el archivo en el formato de hoja de cálculo, éste puede ser manipulado con toda su funcionalidad, en otras alternativas el contenido sólo puede ser explorado pero no modificado.
Actividad de aprendizaje
Forma un equipo de 3 o 5 integrantes para elaborar una tabla comparativa de las opciones disponibles para publicar un libro de Excel, principalmente determinen las ventajas y las desventajas. Organiza un debate en el grupo para enriquecer la tabla comparativa. Guarda el documento final integrando las aportaciones del grupo con el nombre Publicación de HC.docx. Realiza una práctica con los libros de trabajo elaborados en el bloque.
Uso de TIC Visita el sitio http://www.sigoaprendiendo.org/, navega por las opciones en la sección Preparatoria , selecciona uno de los temas que requieras aprender o reforzar de acuerdo a tu grado escolar. En reunión grupal debatan la utilidad de este recurso educativo. 117
