GESTION DE ALMACENES MOLINO “INDUAMERICA”
2007
AGRADECIMIENTO
Un agradecimiento especial a todos aquellos que colaboraron con nosotros para el desarrollo de la presente investigación, especi especialm almente ente al molino molino Indu Induame americ rica, a, por facilitarnos el acceso a sus instalaciones para poder realizar el análisis de la mejor manera posi posibl ble e y al Prof Profeso esorr Emers Emerson on Riva Rivade deney neyra ra Santa Cruz por brindarnos su excelente orientación.
INDICE
PAGINA Resumen Ejecutivo
04
Introducción
05
Capitulo I
:
Información General
07
Capitulo II
:
Induamerica SAC
30
Capitulo III
:
Resultados de la Gestión y sistema logístico
Capitulo IV :
En Induamerica SAC
36
Propuesta
62
Conclusiones
82
Recomendaciones
83
Fuentes
84
RESUMEN EJECUTIVO La presente investigación lleva por título GESTIÓN DE ALMACÉN DEL
MOLINO DE ARROZ “INDUAMERICA”, cuya realización se ha dado en un molino de la localidad, donde se ha analizado la gestión estratégica de almacén y el sistema logístico actual a su gestión empresarial. De igual manera se ha planteado como objetivo principal el diseñar un modelo de gestión logística que permita una mejor actuación empresarial de Induamerica SAC., teniendo como prin princi cipa pall Hipó Hipóte tesi siss que que la empre empresa sa no cuen cuenta ta con con un sist sistem ema a logí logíst stic ico o adecua adecuado, do, llegan llegando do a la conclus conclusión ión que la empresa empresa si posee posee un sistem sistema a logístico, pero el que tiene es deficiente, donde los procesos que realiza nos son plenamente controlados controlados y en algunos otros ya ya están predeterminados por por su proveedor. Sin embargo y pese a esta problemática, si se muestra por parte de la cúpula administrativa de la empresa y de sus trabajadores, especialmente del área pertinente, una actitud de cambio y un compromiso por mejorar sus procesos y actividades. En base base a todo todo lo expues expuesto to se ha propuest propuesto o un model modelo o que permita permita a la empresa reducir costos y mejorar la rapidez del servicio, planteando estrategias a través del uso adecuado de sus inventarios, métodos de costeo, servicio y atención al cliente y mejoramiento de instalaciones y materiales
INTRODUCCION Podemos decir que en el entorno actual, cada vez más competitivo y con menores márgenes, las organizaciones buscan continuamente oportunidades de mejora que las haga más competitivas. En este sentido, cada vez son más conscientes de la importancia de la gestión de almacenes (y la gestión logística en general) como parte esencial a la hora de aportar más valor a sus clientes y reducir sus costos.
Debemos tener en cuenta algo muy cierto que es que todas las empresas hacen logística, la diferencia entre las exitosas y las no exitosas es que las primeras saben que la están haciendo y la toman como una herramienta indispensable para hacerse más competitivas. En las empresas Chiclayanas, que en su mayoría son Pymes, es donde más deficiencias hay en cuanto al control o la utilización de un sistema logístico, ello las hace menos competitivas y mas vulnerables a la caída, muchas veces provocado por el empirismo de su administración, la falta de tecnologías, de conocimiento o recursos. Induamerica es una empresa Lambayecana dedicada al pilado de arroz, su comercialización, distribución de sus productos y derivados, donde debido a su constante crecimiento y estructura familiar ha hecho que sea más frágil a los nuevos cambios en el entorno. En las próximas páginas analizaremos la gestión estratégica de almacenes del molino, así como el diseño de un modelo de gestión logística en un molino grande como es INDUAMERICA SAC, donde se ha tenido como objetivo principal el diseñar un modelo de sistema logístico que permita un mejor desempeño empresarial para Induamerica, teniendo en cuenta previamente un diagnostico de la situación actual de la empresa y conocer la opinión de la administradora acerca del manejo de los costos de almacén; para lo cual, se ha
hecho uso de entrevistas, cuestionario dirigidas a la
administradora y a los
trabajadores de la empresa.
En el primer capitulo hablare de aspectos generales y su implicancia en la gestión empresarial, para luego en el Capitulo II, se explicará el proceso de almacenaje para conocer un poco mas sobre INDUAMERICA objeto y centro de la presente investigación ; en el Capitulo III, se evaluaran y analizaran los resultados que permitirán conocer la situación actual del sistema logístico en compras, ventas, almacén, información, procedimientos para pasar por en ultimo lugar, en base a esa problemática en el Capitulo IV proponer un sistema logístico basado en el aspecto interno de la empresa, que permita mejorar y lograr el éxito a través de un uso adecuado de sus inventarios; asimismo se anexara el plan de investigación y los métodos de recojo de información.
CAPITULO I INFORMACIÓN GENERAL
MARCO TEORICO Contar con una administración integral de la logística le permite a la empresa mayor rentabilidad, competitividad y liderazgo a través de la contratación de un administrador de servicios como:
Transporte nacional e internacional terrestre, aéreo y marítimo.
Comercio
exterior
(intermediación
aduanera,
importaciones,
exportaciones, zona franca).
Recibo y entrega de mercancías.
Almacenamiento.
Administración de inventarios, pedidos, devoluciones.
Empaque.
Maquila.
Distribución.
Administración de promociones.
Administración documental - Asesoría logística.
GESTIÓN LOGÍSTICA Y DE ALMACENES En el entorno actual, cada vez más competitivo y con menores márgenes, las organizaciones buscan continuamente oportunidades de mejora que las haga más competitivas. En este sentido, cada vez son más conscientes de la importancia de la gestión de almacenes (y la gestión logística en general) como parte esencial a la hora de aportar más valor a sus clientes y reducir sus costes.
FUNCIÓN DE ALMACENES Y SU ORGANIZACIÓN Entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales, el almacén es una de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de al empresa; sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerársele como la bodega o depósito donde se guardaban los materiales que producción o ventas requería. Su dependencia de los elementos mencionados, se basaba en la necesidad de contar con los materiales y pro eso se destinaba a trabajar en él personal de confianza de los dirigentes.
ALMACÉN El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos.
FUNCIONES DEL ALMACÉN La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, a variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de al programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un
servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: •
Recepción de Materiales.
•
Registro de entradas y salidas del Almacén.
• • • •
Almacenamiento de materiales. Mantenimiento de materiales y de almacén. Despacho de materiales. Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad.
PRINCIPIOS BÁSICOS DEL ALMACÉN
El
almacén es
un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser
requeridos para al administración, la producción o al venta de artículos o mercancías. Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas. Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrad y salida, o sea una rápida rotación. Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor , razón por la cual se debe conservar el mínimo de existencias con el mínimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible de operación. Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén: •
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén.
•
El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios.
•
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control).
•
Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas.
•
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y a programación de y control de producción sobre las existencias.
•
Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción.
•
La identificación debe estar codificada.
•
Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
•
Los inventarios físicos deben hacerse únicamente pro personal ajeno al almacén.
•
Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes.
•
La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios.
•
La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión.
•
Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar.
•
La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales.
•
El área ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequeña como lo permitan las condiciones de operación.
TIPOS DE ALMACÉN El almacén puede ser una empresa manufacturera, distribuidora, o una tienda de productos de consumo. Los almacenes se pueden diferenciar según:
Organización: Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el primer caso cuando del establecimiento (fábrica) reúne en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el segundo caso cuando hay sectores del almacén situados en otros lugares. En cuanto a la conformación interna, los almacenes pueden estar constituidos por locales únicos o por una serie de locales separados o secciones comunicadas. La disponibilidad de un local único obliga a tener reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace más difícil, especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o estanterías que dificultan la visibilidad.
Movimiento de Material
Desde el punto de vista del movimiento de los materiales podemos distinguir almacenes con transporte mecanizado (fijo, semi-fijo, móviles) mas o menos elevado y almacenes sin mecanización.
Según las Operaciones Para el ejercicio racional del almacenaje, existen en general, locales para las siguientes exigencias: •
Recepción de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos en locales de llegada y estancia eventual ( a veces incluso bajo la responsabilidad del suministrador), en espera de ser registrados contablemente e ingresados en el propio local de recepción donde tienen lugar las operaciones de desembalaje y control (numérico y de control)
•
Espera de las mercancías, antes de la conformidad de la verificación.
•
Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar locales separados a tal exigencia.
•
Almacenamiento propiamente dicho.
TIPO DE MATERIAL La mercancía que resguarda, custodia, controla y abastece un almacén puede ser la siguiente:
Almacén de Materia Prima y Partes Componentes: Este almacén tiene como función principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de producción.
Almacén de Materias Auxiliares: Los materiales auxiliares o también llamados indirectos son todos aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren para envasarlo o empacarlo. Podemos mencionar los lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.
Almacén de Productos en Proceso:
Si los materiales en proceso o artículos semi-terminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programación, se puede decir que están en un almacén de materiales en proceso.
Almacén de Productos Terminados: El almacén de productos terminados presta servicio al departamento de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los clientes.
Almacén de Herramientas: Un almacén de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y útiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de producción o de mantenimiento. Cabe mencionar: brocas, machuelos, piezas de esmeril, etc.
Almacén de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o materiales rechazados por el departamento de control y calidad y que no tienen salvamento o reparación, deben tener un control separado; este queda por lo general, bajo el cuidado del departamento mismo. Almacén de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programación de la producción por falta de ventas, por deterioro, por descomposición o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razón de tener un almacén especial para este tipo de casos, es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.
Almacén de Devoluciones: Aquí llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacén.
LAS ÀREAS DEL ALMACÉN Normalmente una planta manufacturera o una empresa comercializadora debe tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación:
Área de Recepción:
El flujo rápido del material que entra, para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. •
Las condiciones que impiden el flujo rápido son:
•
Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado.
•
Medios de Manejo de Materiales Deficiente.
•
Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada.
•
El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella.
•
El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corta posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas se pasan del vehículo del proveedor al almacén.
•
Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto.
ÁREA DE ALMACENAMIENTO: En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. Características de la Zona de Almacenamiento: •
El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de tres factores:
•
Entidad a la cual se va servir.
•
El espacio de que se dispone.
•
Los artículos que en él se van a guardar.
El tamaño y distribución de estas tres áreas depende del volumen de operaciones y de la organización de cada empresa en lo particular. Estas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien, dentro de un solo local.
Para determinar en relación a ellos, las características que debe reunir.
Principios Básicos en el Área de Almacenamiento: •
Primera entrada, primera salida para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas son despachadas.
•
Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo.
•
Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra.
•
Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para estropearla.
•
Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño a el. Solo se permitirá ingreso al personal autorizado.
•
Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación adecuada.
•
Llevar registros de existencias al día.
•
Eliminar el papeleo superfluo.
•
Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena.
•
El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación.
•
El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos.
•
El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en el opuesto.
•
Si el espacio es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente:
•
Una mejor ubicación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.
•
Un nuevo diseño de estantería, de tipo flexible, que aproveche mejor el espacio existente.
•
Una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado.
•
Un aprovechamiento del espacio cúbico con el diseño de entre pisos o estantería de varios niveles sobrepuestos.
•
Reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías movibles o en bloques.
•
Eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén.
•
Reducción de existencias por medio de los sistemas y fórmulas en el estudio de control de inventarios.
Área de Entrega: La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe: Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado. Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura. Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida.
PROBLEMAS EN LOS ALMACENES Son varios los problemas que pueden derivarse de la escasa disponibilidad de locales, o el hecho de que estos sean poco racionales o inadecuados a las exigencias de la empresa. Para los almacenes de productos terminados y de materiales son igualmente válidas análogas consideraciones. El Espacio y el Personal es insuficiente. El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento. Equipo de Almacenamiento Inadecuado, obsoleto o en mal estado. Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado.
El Almacén está mal localizado o existe una mala distribución. Con demasiada frecuencia hay que recorrer trayectos y pasillos trazados sin obedecer ningún tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera memorista o según el parecer del operario. Así se originan trayectos largo se inútiles además de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse a esta carencia sistemática. Deficiente colocación de la mercadería que dificulta la localización rápida para Acomodar y/o surtir la demanda. En el almacén se espera demasiado tiempo, se espera pro ejemplo con los documentos relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, esperan los medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados. Estos tiempos prueban una mala organización.
FUNCIONES DEL PERSONAL a) Jefe de Almacén: Se encarga de •
Controlar el manipuleo, transporte de materiales.
•
Controlar el ingreso y salida de productos al almacén
•
Controlar la rotación de los productos con mayor vencimiento
•
Contratar los servicios de transporte para despacho.
•
Controlar la labor del personal de almacén
b) Despachador Apoyar al jefe del almacén en la labor de despacho y recepción. Controlar las cantidades y calidades de los productos.
c) Estibadores •
Despachar los productos a los distribuidores
•
Manipular los productos que ingresan y salen del almacén
•
Recepción de los productos y luego ubicarlos en su lugar de almacenamiento.
•
Realizar el mantenimiento y limpieza del almacén.
d) Personal de vigilancia •
Controlar el ingreso de personas al almacén
•
Vigilar el ingreso de las unidades al almacén
COORDINACIÓN La organización del almacén debe ser armonizada con el sector productivo y comercial, adecuándose a sus respectivas exigencias, especialmente con ventas.
MODO DEL TRANSPORTE Aire, mar, camino, ferrocarril o Canales. Para la mayoría de las rutas, hay una opción. En muchas compañías, la opción se hace después de análisis de coste rudimentario. Pero todos los modos tienen caracter ísticas más allá del coste simple por kilogramo/kilometre. Para cada acoplamiento en canal de la logística los modos particulares tendrán ventajas particulares, un modo que tenga ventajas de la velocidad, de la flexibilidad y del coste.
“En un sentido mas general, cabe hablar de “canal de distribución” como el camino o ruta seguida por un determinado producto o servicio desde la fase de aprovisionamiento hasta la de consumo por el cliente. El tamaño de los canales puede verse incrementado por los intermediarios los cuales pueden ser “largos” o “cortos”, Según el número de éstos que intervengan. La actividad de un intermediario suele ser puramente comercial, existiendo la mayoría de las veces varias ventajas en su intervención: •
Financiación para la empresa
•
Absorción de una parte importante del riesgo.
•
Puede disminuir coste de almacenamiento y de transporte.
•
Están más cerca del consumidor.
•
Reducen el número de contactos entre el fabricante y el consumidor.
Pero a cambio de estas ventajas, los intermediarios toman un margen de beneficios, pudiendo repercutir sobre el precio de venta al público. Tenemos hasta aquí un criterio de selección de canales de distribución, vía márgenes de beneficio. Pero existen otros en función de las características del producto y del mercado en el que operan, así como la experiencia en nuestro sector de interés. Nos parecen particularmente importantes dos características del canal: •
Control sobre el canal
•
Flexibilidad”1
Podemos clasificar la estrategia de distribución en: 2 •
La Distribución intensiva, pretende llegar al mayor número posible de
punto de venta, aunque alguno de ellos puede no ser rentable. El principal inconveniente de este método es la gran cantidad de intermediarios necesarios y su difícil control. •
La Distribución exclusiva, por el contrario, pretende la presencia de
nuestro producto en un solo punto de venta por área geográfica delimitada, bien sea por mayorista o por minorista. Desaparece los inconvenientes de la distribución intensiva. 1
Ignacio Soret (febrero2001). Logística Comercial y Empresarial Pág. 22-23-24
2
Ignacio Soret (febrero2001). Logística Comercial y Empresarial Pág. 25
•
La Distribución selectiva, es una estrategia intermedia entre las
anteriores. El almacenamiento define las decisiones asociadas tales como: 1.-La determinación del espacio requerido, el diseño y la con figuración de los almacenes y la disposición de los productos en su interior. Es una actividad que añade valor tiempo al producto. 2.-El tratamiento de las mercaderías, implica la selección del equipo de manipulación y el detalle de los procedimientos de preparación de los pedidos y de la devolución de los productos defectuosos. 3.-La
gestión
de
la
información
abarca
la
recogida,
el
almacenamiento, el tratamiento y el análisis de los datos necesarios para desarrollarla planificación y el control.
VISION GLOBAL DEL SISTEMA LOGISTICO INTERNO. 3
Formación de inventarios Transporte y distribución
Almacenaje y Manipulación
VISION LOGISTICA
Recolecció n
Recolecció n
OBJETIVO Ofrecer al mercado el producto correcto, en el lugar correcto y en el momento correcto con el fin de:
Optimizar los niveles de satisfacción de los clientes
Optimizar el control y la reducción de los costes
Optimizar el uso de los recursos de la empresa.
POTENCIAR LA RENTABILIDAD 3
Díaz de Santos. Compras e Inventarios. Ediciones Díaz de Santos S.A. Madrid 1995
EL CICLO DE MATERIALES Las etapas son conocidas como abastecimientos y distribución física. Las labores pueden ser muy simples o excesivamente complejas, dependiendo de la cantidad de detalles y especificaciones envueltos en la función logística.
Abastecimientos Esta función del ciclo de materiales se inicia con la requisición por los insumos que se necesitan para la producción y que deben ser especificados en detalle y termina cuando los materiales solicitados están a disposición del que los pidió. Proceso sistemático entre funciones y entre empresas para optimizar los costos de compras tanto directas como indirectas. Esta solución permite elegir proveedores de forma deliberada y calculada, para controlar los gastos de toda la organización.
Distribución física Las mercancías se mueven mucho durante la fabricación y la distribución; si usted necesita identificar en cada etapa cómo ellas se mueven - el modo del transporte - y quién hace la mudanza - el operador del transporte. La distribución física es no solamente un coste significativo para la mayoría de los negocios, él tiene un impacto directo en su competitividad con velocidad, confiabilidad y su controlabilidad (o de otra manera) en conseguir mercancías a sus clientes a tiempo. Todos los clientes están haciendo más exigentes.
CATALOGACIÓN DE MATERIALES Proceso esencial para alcanzar sustanciales economías, mediante la eliminación de las variedades innecesarias, lo que permite la reducción de inventarios y sus costos; un mejor empleo y uso del espacio en las bodegas; la simplificación de las actividades de compras, recepción, almacenaje y control; la reducción del capital invertido, etc. Proceso para catalogar materiales
1. Determinación de normas que regirán la catalogación. 2. Identificación de cada material existente. 3. Preparación del a clasificación a efectuar. 4. Ordenamiento que seguirán los materiales una vez clasificados.
5. Distribución de los materiales, conforme se vayan identificando y comparando con las normas aprobadas. 6. Elección de un sistema de símbolos o códigos que permita identificar fácil los artículos en el almacén. 7. Asignación a cada artículo del símbolo que le corresponde según la clase a la que pertenece y el ordenamiento a la que pertenece. 8. Elaboración e impresión del catálogo de materiales de la entidad. Etapas del proceso de catalogación de materiales
1. Normalización: tiene por finalidad disminuir las variedades existentes en almacenes, en base al establecimiento de normas o pautas con las cuales es posible comparar los materiales que se guardan y utilizan en la empresa. Existen dos tipos de normas: las técnicas y las gerenciales. 2. Identificación: precisan las características primarias y particulares de cada artículo, en relación con las generales. 3. Clasificación: consiste en el sistemático ordenamiento de todas las existencias similares identificadas, de acuerdo a sus características comunes, su uso y su naturaleza y su separación por clases. 4. Codificación: asignar número, letras u otros símbolos de manera de distinguir cada artículo por las características que le pertenecen. Ventajas de la catalogación de materiales •
Simplifica sus inventarios reduciendo el número de artículos y su variedad.
•
Disminuye las imprevisiones y lo errores mediante la identificación clara y exacta de los materiales.
•
Emplea mejor el espacio disponible en almacenes.
•
Mejora el cálculo de sus necesidades.
•
Concentra la atención del personal en menor variedad de artículos y facilita su conocimiento.
•
Elimina los obsoletos, mejorando el índice de rotación de los inventarios y el control sobre los materiales de importancia.
•
Mejora el control de las operaciones o actividades logísticas. Disminuye el tiempo de permanencia de los artículos en recepción.
•
Reduce la posibilidad de mezclar los materiales.
•
Obtiene un mejor resultado en la administración de inventarios por la reducción de la influencia del costo de posesión.
•
Facilita la gestión y administración de los almacenes.
•
Aumenta la funcionabilidad de la empresa y su rendimiento.
•
Deja libre capital que antes se invertía en materiales.
INDUSTRIA MOLINERA DE ARROZ EN LAMBAYEQUE
La estructura del mercado del arroz en el Perú sufrió un gran cambio luego de su liberalización y de la eliminación del Banco Agrario. Tanto la comercialización cuanto el financiamiento se han trasladado a agentes privados, que en muchos casos son informales. El arroz es uno de los productos agropecuarios que mayor crecimiento ha presentado en los últimos años. En el 2002 fue el cultivo que abarcó la mayor superficie sembrada en el Perú. Por otro lado, el consumo de arroz representa el 6 por ciento del gasto familiar. La evolución del cultivo de arroz en los últimos diez años (1992 - 2001), mostró un crecimiento de su área sembrada en 213%, similar tendencia alcanzó la superficie cosechada con 216%. En lo que respecta a la producción el incremento es aun mayor en el mismo período alcanzando el 393% y el rendimiento del 56% respectivamente. Este desarrollo es consecuencia de los trabajos genéticos que se desarrollan tanto por el sector público, como el privado. Esta actividad productiva ha generado una gran industria molinera en nuestra Región Lambayeque, que se manifiesta con la existencia de mas de 60 molinos de pilar arroz en el Departamento de Lambayeque con diferentes niveles tecnológicos, de infraestructura y con una capacidad de pilado que va de 3,000 a 10,400 Kg./hr dependiendo de la capacidad de la empresa molinera.
Los Molinos que están debidamente registrados en la Asociación Peruana de Molineros de Arroz (APEMA) de la Región Lambayeque son en promedio 60 Molinos los cuales son clasificados de acuerdo a la capacidad de producción como: •
Molinos Grandes Los molinos considerados mas grandes dentro de nuestra Región Lambayeque en lo que se refiere a capacidad física y tecnológica son varios como: Induamerica, Comolsa, Escaly, El Pirata, Las Delicias, Molinor, Tropical del Norte, etc.; La capacidad que poseen actualmente estos molinos les permite además obtener una buena calidad a bajo costo. Para su capacidad de almacenamiento actualmente estos molinos cuentan con una superficie que alcanza almacenar un promedio de 25 000 a 30 000 sacos de arroz en cáscara; este se encarga muchas veces de lo que es secado del arroz. Su capacidad de producción es de un aproximado de 88 sacos de arroz por hora /máquina, trabajando doce horas en aproximado diariamente, dependiendo de las campañas de cosecha de arroz (Meses de Abril y Julio). Todo esto representa un total de 600 sacos que pilan diariamente (28,500 a 30,400 Kg.).
•
Molinos Medianos Dentro de los molinos
considerados medianos en nuestra región
tenemos: San Antonio, San Jorge, El Pirata, San Lorenzo, etc; La capacidad de almacenamiento que cuentan actualmente estos molinos es de una superficie que alcanza un promedio de 18 000 a 20 000 sacos de arroz en cáscara; este se encarga muchas veces de lo que es secado del arroz. Su capacidad de producción es de un aproximado de 50 a 70 sacos de arroz por hora /máquina, trabajando diez horas en aproximado diariamente, lo que representa un total de 540 sacos que pilan diariamente (25,500 a 27,000 Kg.).
•
Molinos Pequeños
Los molinos pequeños que posee nuestra Región de Lambayeque son muchos,
y esto es debido a que carecen de tecnología, su mala
ubicación, mal planeamiento y más factores por los cuales se ven afectados y no les permite desarrollarse. Así tenemos: La Campiña, Piladora Don Pepe, Piladora san Juanito, etc.; los cuales cuentan con un proceso de pilado prácticamente antiguo, ya que no cuenta con la tecnología y recursos económicos necesarios para implementar con nuevos procesos esta empresas piladoras. Para su capacidad de almacenamiento actualmente este molino cuenta con una superficie que alcanza almacenar un promedio de 10 000 sacos de arroz en cáscara; este se encarga muchas veces de lo que es secado del arroz. Su capacidad de producción es de un aproximado de 25 a 30 sacos de arroz por hora /máquina, trabajando doce horas en aproximado diariamente, lo que representa un total de 160 a 230 sacos que pilan diariamente. Los Molinos realizan el proceso de pilado y clasificación del arroz en función de las características de los granos: porcentaje de arroz quebrado y dañado, textura y tipo de pulido. El arroz pilado es clasificado en distintas categorías: •
Súper extra
•
Extra
•
Superior
•
Corriente
•
Popular.
El arroz súper extra es el de mejor calidad, ya que registra el menor porcentaje de granos quebrados, rojos, dañados, así como el mejor tipo de pulido (blanqueado). Le siguen en orden decreciente, según su nivel de calidad, el arroz extra, el superior, el corriente y el popular. Además de la
calidad del arroz cáscara, la del pilado depende de la tecnología del molino. Existe un factor de conversión generalmente aceptado que indica que por cada kilogramo de arroz en cáscara se sacan entre 0,67 y 0,72 kg de arroz pilado. Además del arroz, se obtiene entre 5 por ciento y 6 por ciento de otros subproductos como polvillo, ñelén y arrocillo, y entre 22 por ciento y 28 por ciento de cáscara. Durante la existencia de la Empresa Comercializadora de Arroz (ECASA) esto es, entre 1980 y 1991, la mayoría de molinos fueron diseñados con una alta capacidad de pila para que, de esta manera, pudiesen atender mejor la demanda del Gobierno. Luego de la liberalización del mercado, sin embargo, estos molinos resultaron perjudicados por el alto costo que significaba pilar cantidades reducidas de arroz. Por ello, después de la liberalización un gran número de los molinos medianos y pequeños más competitivos ingresó al negocio de la molinería. Mientras que en 1990 existían 335 molinos registrados en todo el Perú, en 1993 esta cifra se había incrementado a 481, lo que representó un crecimiento de aproximadamente 44 por ciento. Hoy las líneas de producción de mayor capacidad de los molinos medianos no suelen superar las 3 tm piladas por hora. Antes las capacidades variaban entre 5 tm y 7 tm por hora. Para incrementar su capacidad de pilado los Molinos Medianos más recientes adquieren nuevas líneas de producción y ya no molinos enteros, lo que les permite procesar cantidades pequeñas sin incurrir en costos excesivos. En Lambayeque se puede observar aún un crecimiento del número de molinos: mientras que en 1993 existían 55 registrados en todo el Departamento, actualmente hay más de 120 solo en el Departamento de Lambayeque. Cabe destacar, sin embargo, que buena parte de este incremento se explica por la migración de molineros de la selva hacia la costa. Además, debido a la promulgación de la ley 27360 en el año 2000, que ofrece
incentivos laborales y tributarios a la agroindustria, la molienda de arroz
recibió un nuevo estímulo para su modernización. A pesar de ello, el nivel de eficiencia de la industria molinera peruana es en la actualidad inferior al observado en los principales países procesadores de Latinoamérica. Citemos un ejemplo relativo al secado del arroz, que es uno de los principales procesos para conseguir un buen pilado: mientras que uno de los molinos más desarrollados en el Perú cuenta con apenas cuatro silos para el secado, un molino de similar capacidad en Colombia posee 120. Además se ha podido observar la inversión inicial en un molino mediano que puede superar los 250.000 dólares, debido a que en Lambayeque se suelen importar líneas de origen brasileño, colombiano o japonés. Esto es señal de que los molinos en Lambayeque tanto Grande como Medianos se encuentran bastante desarrollados en lo que concierne a la tecnología y a la transparencia al momento de realizar transacciones. Lambayeque es un punto medio entre las zonas productoras de arroz y Lima, lo que ha dado lugar a una mayor competencia que se refleja en un mayor número de molinos y una mejor calidad del arroz pilado. Según Nelson Larrea, asesor de la Dirección General de Promoción Agraria del Ministerio de Agricultura, un factor limitante para el desarrollo de la molinería en especial los que están calificados como medios ha sido la dificultad para acceder a financiamiento para renovar la maquinaria. Este factor influye doblemente en el sistema, ya que los molineros suelen otorgar financiamiento a los productores cuando obtienen crédito de los bancos.
CONTROL DEL NEGOCIO Dentro del sector molinero, hablaremos en el siguiente apartado sobre el control del negocio en la mayoría de molinos medianos ubicados dentro del departamento de Lambayeque.
A. Control en el Abastecimiento de Materias Primas. El proceso de acopio comienza durante la siembra, la empresa molinera identifica y agrupa a productores agrarios que deseen formar parte de la
cadena, brindándoles Asesoria técnica. Con la finalidad de que el arroz crezca enriquecido con grandes nutrientes y en buen estado. Durante el transplante y abonamiento, el personal de los molinos medianos monitorea estos cultivos con el apoyo técnico que conlleve a la obtención de la mayor productividad. Como la mayoría de fines de estos molinos es que el producto final sea de excelente calidad, están pendientes de su cosecha; el arroz en grano va a los almacenes de las empresas, los cuales tienen una gran capacidad de almacenamiento, y allí se analiza la calidad y se negocia en base al precio del mercado.
B. Control en el Procesamiento. El proceso comienza, en la mayoría de los molinos del departamento de Lambayeque, con el secado el cual en los molinos grandes y algunos medianos es realizado por maquinaria, en cambio los molinos pequeños es realizado en forma artesanal extendiéndolos en pampas para que les caiga el sol; esto tiene por objetivo disminuir el nivel de humedad de arroz en cáscara, hasta quedar listo para ingresar al proceso de pilado.
CAP CAPÍTULO II INDUAMERICA S.A.C
INDUAMERICA SAC
El Grupo Induamerica nace como iniciativa de su fundadora Lic. Nelly Perales Huancaruna asociándose con sus hermanos:
Celso Perales Huancaruna Sixto Perales Huancaruna Rosa Huancaruna Perales Orfa Perales Huancaruna
Así como integrando a profesionales dispuestos a acompañarla en su visión Empresarial.
Industria Arrocera de América SAC – “Induamerica” Empresa de servicios de secado, pilado, clasificado y envasado de arroz Agro negocios Indu S.A. Empresa Comercializadora de Arroz e insumos para la Agricultura. Transportes Induamerica SAC. Empresa de servicios de Transporte Terrestre de Carga. Hatun Runa EIRL Empresa distribuidora de productos naturales y servicios de mejora de la salud natural, asociada al Grupo Santa Natura.
¿QUÈ ES? Es una empresa peruana dedicada al procesamiento de arroz de calidad estandarizada, con la más avanzada tecnología y uno de los mejores servicios del mercado.
OBJETIVO Es el perfeccionamiento del servicio de atención a las necesidades del cliente, mediante la implementación de tecnología digital para el rendimiento molinero, para diseñar productos de acuerdo con la oferta y la demanda del mercado y de esta manera abastecer una mayor cantidad de producción de arroz.
HISTORIA Creada el 31 de agosto del 2003, por la junta directiva con el nombre de INDUAMERICA (Industria Arrocera de América). Que se inicio por la necesidad de mejorar el servicio de pilado de arroz, que anteriormente se venia realizando esta labor en un molino mas pequeño llamado BRAYAN EIRL que tenia una maquinaria antigua, y al no poder abastecer las necesidades de sus clientes optaron por demandar los servicios de otros molinos, lo cual generaba un gasto excesivo en la maquila; ante esto se opto por comprar una nueva maquinaria mas moderna con mayor capacidad y por ultimo el directorio tomo
la decisión de cerrar el pequeño molino con la finalidad de abrir uno mas competitivo. INDUAMERICA adquirió automáticamente la cultura organizacional del antiguo molino. En este molino se da servicio de pilado de arroz en cáscara, y subproductos como el polvillo, nielen, arrocillo y el rechazo (arroz tizoso, amarillo manchado).
A) TIPOS DE ARROZ Los tipos de arroz con que ha empezado a trabajar INDUAMERICA son:
Amazonas Moro Capirona Nir
B) DISTRIBUCION DE LOS DIFERENTES TIPOS DE ARROZ Su distribución es la siguiente: el arroz Moro es más consumido en el norte, la variedad Capirona en lima y en la zona sur y la variedad Nir en Lima y en zonas norte y sur.
MARCAS
QUE INDUAMERICA
REPRESENTA
Mi arroz Capirona Superior x 1Kg.
Induamerica Gourmet Nir Añejo x 1 Kg, 5 kg y 25 kg
Mi arroz Nir Superior x 1Kg y X 5kg
Induamerica Gourmet Capirona x 1 Kg. y x 5 kg
Induamerica Gourmet Nir Añejo x 25 Kg.
Induamerica Gourmet Nir 2006 x 50 Kg.
Induamerica Gourmet Capirona x 50 Kg.
Mi arroz Nir Superior x 50 Kg.
Mi arroz Capirona Superior x 50 Kg
SITUACION ACTUAL DE LA EMPRESA MISION DE LA EMPRESA La empresa tiene como misión ofrecer productos y servicios de calidad con beneficios de valor agregado para toda la cadena productiva de arroz, desde los agricultores hasta los consumidores, mediante el estudio de las necesidades del mercado para el desarrollo de las semillas adecuadas apoyando oportunamente a los productores del campo, otorgándoles prestamos y así tener el mayor acopio del arroz. Lograr que el talento y la voluntad de las personas se orienten a la generación de valor con productos y servicios de calidad que permitan el mantenimiento y plena satisfacción de los clientes.
VISION DE LA EMPRESA Ser una corporación sólida y reconocida con productos y servicios de calidad que generen valor para sus integrantes y la sociedad. La visión es ser la empresa líder en el procesamiento y la distribución del arroz con un equipo tecnológico y humano integrado a las necesidades de los clientes y a la evolución del mercado.
Así también elevar cada vez mas la eficiencia en el servicio de transformación e información para la cual se esta haciendo uso de nueva tecnología, nuevas técnicas y el constante estudio del mercado
VALORES ♣
Respeto a las personas.
♣
Trabajo en equipo.
♣
Integridad.
♣
Pasión por lo que hacemos.
♣
Espíritu innovador.
OBJETIVOS GENERALES DE LA EMPRESA
Afianzar el posicionamiento de la empresa, como una
empresa molinera al servicio del cliente, en el servicio de pilado, secado, almacenamiento y derivados del arroz.
Alcanzar y mantener la fuerza laboral capacitada.
Lograr un abastecimiento y control de almacén óptimo para
el mercado de clientes.
Optimización de recursos tanto humanos como materiales
a través de un mejor control sobre todas las operaciones que realiza la empresa, de esta manera se obtiene el máximo valor de ganancia y minimización de costos.
OBJETIVOS ESPECIFICOS DE LA EMPRESA
Llegar a obtener una mejor calidad de arroz, para lo cual se cuenta con un laboratorio para la selección de arroz.
Distribuir su marca de arroz no solo a nivel departamental sino a nivel nacional e internacional.
CAPITULO III RESULTADOS LA GESTIÓN Y SISTEMA LOGISTICO EN INDUAMERICA SAC
1.
Análisis de la situación de la empresa.
ORGANIZACIÓN Induamerica a sus 9 años en el mercado local ha podido crecer y por lo mismo busca ser uno de los mejores molinos del norte del país.
UBICACIÓN La empresa se encuentra ubicada en carretera panamericana Norte km 5 s/n
ORGANIGRAMA MATRIZ I
GERENCIA GENERAL Secretaría
Caja Asesoría Financiera
Área de Contabilidad
Área ventas
Ventas Asistente Contable
Caja
Asistente Administrat ivo – contable
Área de Comercialización
Comercialización
Área de Logística
Jefe de Almacén
El presente organigrama ha permanecido durante los últimos 5 años cuando la empresa decidió renovarse. Antes solo se tenían las funciones básicas de contabilidad, ventas y almacén. El molino por ser una empresa piladora, comercializadora, cuenta con una amplia gama de productos, teniendo como productos principales el arroz extra, superior, gourmet. Y como sus segmentos más rentables la ciudad de Lima, los supermercados, mercados, pronaa y empresas privadas. El molino cuenta con personal adecuado para llevar a cabo sus operaciones y actividades de manera eficiente, en cada una de sus áreas. En consecuencia podemos decir que se encuentra como uno de los molinos grandes, tomando en consideración el volumen de sus ventas y capacidad. Por otro lado la organización de la empresa esta a cargo de la administradora que esta en la oficina principal o matriz quien es el que se encarga de la administración de las áreas, su administración logística y abastecimiento, y un control diario o semanal de sus movimientos en conjunto con los encargados de cada área. El área logística dentro de Induamerica trata de ser siempre cuidadosa en cuanto de tener el stock justo, no teniendo excesos ni faltantes en el almacén ya que significa costos para la empresa, y teniendo en cuenta un colchón de seguridad o stock de mercadería. Operaciones Para INDUAMERICA su actividad medular es el pilado y comercialización de arroz por lo que en ningún momento puede dejar de abastecerse y abastecer a sus segmentos de mercado. Para poder proveer de mercadería se adquieren grandes volúmenes dependiendo de la calidad del producto. Teniendo en cuenta que sus principales productos son el arroz extra, superior, gourmet, su compra se hace buscando la calidad del producto para poder satisfacer las necesidades del cliente. Los principales productos que ofrece se pueden dividir en:
Variedad de arroz
Nir Capirona Despuntado derivados Ñelen Arrocillo Polvillo
Ferreñafe, tucume Nueva Cajamarca
Productos en general
Sacos (negros, blancos) Pabilos Bolsas plásticas Clavo Mangueras, calaminas Desinfectantes, insecticidas Pinturas Martillo y artículos de carpintería Artículos de albañilería Artículos eléctricos, etc.
(Proveedor Trujillo Lima)
Y demás artículos que deben estar presentes aunque estos no impliquen la producción de arroz, ya que según los dueños deben existir en esta área de logística hasta el objeto más simple. He creído conveniente estructurar las operaciones que realiza el molino Induamerica en el siguiente grafico:
INDUAMERICA
Comercialización de productos Arroz Induamerica
Distribución de materiales Bolsas plásticas y saquetas
Derivados Pabilos
Arrocillo Ñelen Polvillo Rechazo
Importación Maquinaria y repuestos
-
Comercialización de productos
Adquieren productos para su venta y comercialización, tanto a la ciudad de Lima como provincia a Pronaa, supermercados y mercados de abastos y consumidor final, a través de sus proveedores y estos productos y sub. Productos
son
almacenados en el almacén principal (arroz marca Induamerica, arroz de clientes que solo se les brinda servicio de pilado y derivados como arrocillo, polvillo, ñelen, etc. En su almacén junto a laboratorio esta el almacén de embolsado donde se encuentra almacenado el arroz en bolsa también de su misma marca de 1 kg y 5kg para su posterior distribución a cada tienda. -
Distribución de Materiales
La distribución de materiales se hace a todos los jefes de cuadrilla para la producción de arroz, los cuales se encargan de solicitar algún requerimiento a logística y son estos los que a través de una orden con su pedido que es firmada por ellos se les controla. Los productos de distribución, en general son todos, pero principalmente el las bolsas blancas, pabilo, la diferencia es que se atiende a base de ordenes de pedido emitidos por el área de logística. -
Importación
El producto que se importa es el de las maquinarias para la producción de arroz o sus respectivos repuestos para su mantenimiento de los mismos. La cual se hace periódicamente y se almacena en el almacén de stock. Ubicación de los almacenes El almacén principal esta en la
parte delantera del molino y el almacén mas
pequeño (Arroz embolsado) al lado izquierdo del mismo junto al laboratorio y del área de producción. Esta Cerca también de la oficina de logística, el cual permite poder abastecerle inmediatamente cuando se vea que se necesite algún requerimiento para continuar con la producción y a su vez se reponga inmediatamente.
Inventarios Actualmente el almacén(existencias) ha sido cambiado de ubicación por falta de espacio ya que se requería la oficina y las existencias se encuentran cerca de logística junto a almacén pero son controlados por kardex por el momento hasta que sea reubicado, pero cuentan con problemas ya que los jefes de cuadrilla llevan productos para la producción pero no informan a logística y por este motivo logística pierde el control y no puede mantener un orden. Las existencias están ubicadas en un mismo criterio ya que aun no se pueden ordenar por falta de espacio -
Saquetas
-
Bolsas plásticas
-
Pabilos
-
Calaminas
-
Agujas
-
Fertilizantes
-
Yeso
-
Artículos de Gasfitería
-
Artículos eléctricos (tomacorrientes,focos)
-
Artículos de Albañilería
-
Pinturas
o a
es
d
p ro
z
c
A rr o
o d a s e c o r p z o r r A
s
o d a vi r e d
Existencias
Logística
Según lo antes expuesto la empresa aun no tiene una clasificación de sus existencias ya que no cuenta aun con un almacén para poder clasificarlos según requerimientos de la producción o necesidades del personal administrativo o en general.
IDENTIFICACION DE LOS PRODUCTOS En el almacén principal así como en el almacén pequeño, los productos no se encuentran debidamente identificados ya que por la misma costumbre y el constante movimiento de mercadería o rotación el almacenero conoce a la perfección su ubicación. Solo están codificados la materia prima (arroz en cáscara tirado en pampa o los que están en saquetas negras) que ingresa al molino para su pilado y es codificado hasta su compra por el mismo molino o hasta que el dueño del mismo lo pueda vender.
FACILIDAD PARA ENCONTRARLOS En el caso del Almacén Principal, para el almacenero se le hace fácil encontrar los productos, ya que el arroz con marca de la empresa se encuentra a la mano izquierda, al centro están los sacos de arroz de los productores que pilan y a la mano derecha se encuentran los derivados del arroz que también son vendidos a diferentes clientes. No mantienen una codificación ya que el arroz es pilado diariamente y así mismo diariamente sale este producto así que no hay problemas para ubicarlos. Pero se nota un cierto desorden ya que existen en varias áreas productos que pertenecen al mismo rubro, siendo para otra persona muy difícil poder encontrar un producto ya que ni siquiera, en la mayoría de los casos, se encuentra identificados.
ROTACION DE PRODUCTO La rotación de los productos es continua, dependiendo del tipo de producto. Así tenemos:
Productos de alta rotación y con ventaja de costos.
- Arroz induamerica nir - Arroz induamerica capirona - Arroz extra - Arroz superior - Arroz gourmet Productos de Mediana rotación y con ventaja de costo
- Arroz Moro - Polvillo - Ñelen - arrocillo Locales En la actualidad Induamerica, cuenta con 2 locales distribuidos de la siguiente forma: •
Principal o Matriz
Carretera Panamerica norte km 5 s/n •
Sucursal 1
Nueva Cajamarca
Ubicación
Oficina nueva Cajamarca
Induamerica
RED DE DISTRIBUCION La distribución de los productos para ser comercializados, tienen el siguiente orden: 1º Despacho de la Orden de Pedido: Principal – Lima 2º Despacho de la Orden de Pedido: Moshoqueque, Pronaa 3º Despacho de la Orden de Pedido: Supermercados
Pero se atenderán, dependiendo de la urgencia de comercialización, es decir si Moshoqueque, requiere de urgencia nuestro producto entonces será el primero a quien se le repartirá el arroz en la distribución.
Transporte: La empresa InduamericaS.A.C cuenta con unidades de transporte de su propia empresa para la distribución de sus productos a diferentes Dpto.
Cabe mencionar que este transporte es utilizado también para el servicio de otras empresas, así como también la distribución de algunos productos desde el almacén en nueva Cajamarca a nuestro molino en Lambayeque Las unidades con las que cuenta la empresa son de gran capacidad para lograr una distribución eficiente de mercadería. De otro lado en la oficina principal, existen camionetas también de la empresa para movilizar al personal personal que cumple con otros encargos del Gerente de sus negocios.
- Además la empresa cuenta con otras unidades de apoyo, que facilitan la cobranza y reparto de documentos a las diversas empresas ya sean a clientes.
-
Asimismo cuenta con otra Moto Honda lineal, dedicada especialmente al área de ventas corporativas.
Medios Materiales: Los medios medios materi materiale aless utiliz utilizado adoss en el almacé almacén n princ principa ipall para para ubica ubicarr los diferentes productos son: o
Parihuelas: Marc Marcos os de made madera ra,, ubic ubicad ados os en el suel suelo o para para
sobreponer en ellas, y evita que estén en contacto con tierra y humedad. Parihuela
-
Andamios: Estr Estruc uctu tura rass metá metálic licas as que que perm permite ite una una clas clasifific icac ació ión n y
distribución de acuerdo al tipo de producto. (arroz embolsado)
Los medios materiales empleados son:
•
Muestrario o Tablero de muestra y exhibición: es una estructura de madera liviana, pegada a la pared, donde están mostrados o exhibidos toda toda la gama gama de prod produc ucto toss con con los los que que se cuen cuenta ta,, así así como como su descrip descripció ción, n, estos estos se encuen encuentra tran n cerca cerca de la entrad entrada a de la oficin oficina a princ princip ipal al del del moli molino no dond donde e nues nuestr tros os clie client ntes es pued pueden en obse observ rvar ar las las calidades ofrecidas en estas presentaciones.
Sistemas y procedimientos. PROCESO DE VENTAS
PROCESO DE COMPRAS
PROCESO DE ALMACÉN
T 9
C
L I E
N
T
T
V
E
N
T A
S
T 1 T 2
Donde: T1: Verificación de los productos en almacén, solicitados por el cliente. T2: Confirmación de Stock Actual del Producto requerido. T3: Solicitud de Abastecimiento, enviando el pedido del cliente, detalladamente. T4: Solicitud de compra. T5: Guía de remisión por compra. T6: Solicitud de cotización. T7: Cotización T8: Guía de remisión / Factura de compra. T9: Proforma / Factura Venta. T10: Asientos Contables. T11: Solicitud de cotizaciones / Solicitud de compra
Sistemas y procedimientos a) Reno Renova vaci ción ón:: Actualmente la persona encargada de realizar las compras, que es del área de logística, elabora las órdenes de pedido al proveedor basado en dos criterios subjetivos:
o
El stock del producto en el almacén
o
La rotación del producto.
Es importante mencionar que para la renovación de artículos, el tiempo de demora de atención de los productos pedidos al proveedor se da de acuerdo a dos situaciones:
Si el proveedor cuenta con almacén ubicado dentro de la ciudad
de Chiclayo, el pedido demora como máximo un día, es decir, al día siguiente de la orden de pedido, se realiza el despacho.
Si el proveedor no cuenta con un almacén ubicado dentro de la
ciudad, la atención del pedido, por lo general se realiza desde la ciudad de Lima o Trujillo. La atención del pedido demora como máximo cuatro días hasta el despacho en el almacén. Cabe mencionar además que siempre se contará con una cantidad mínima de stock de todos los productos en general en el almacén.
Renovación en productos Para poder realizar la compra de materiales se sigue el siguiente procedimiento: 1º Se verifica los pedidos y el stock de mercadería que hay en el molino. 2º De acuerdo a lo anterior la administradora o en algunas ocasiones la gerente determina la cantidad que se tiene que pedir tomando en cuenta la rotación y el pedido del producto. 3º El asistente Logístico es quien realiza las compras ya sea por vía telefónica o mail y se emite una orden de compra, la cual será aceptada si es que el saldo pendiente con que tiene Induamerica es mínimo. Los pagos a algunos proveedores demoran de 60 a 90 días. 4º Conociendo mas o menos el saldo pendiente, se hace un deposito de un porcentaje de la compra, dicho pago tiene se registrarse vía portal o en algunas ocasiones vía fax. 5º Si es aceptada la empresa emite una factura y una guía. La mercadería llega al almacén principal y se verifica con la guía. Los costos de compra en los que se incurre, como los de transporte desde la fábrica al almacén principal son a cargo de la empresa Induamerica.
Otra forma de compra 1º El proveedor visita el molino Induamerica, donde recoge la información acerca de la existencia de su producto con el o la Jefa de logística. 2º Una vez recogida la información acerca de las necesidades del producto, procede a revisar la existencia en el almacén principal, con ayuda del Jefe de almacén o encargado, con el fin de que se atienda el pedido.
3º La responsable de elaborar el pedido de compras, es el asistente de logística junto a la jefa de la misma siempre en coordinación con el Jefe del almacén principal. Documentos que utilizan:
o
Formulario u Orden de Pedido: Documento creado por ellos, donde se especifican las necesidades de productos y donde los jefes de cuadrillas o clientes hacen su pedido.
o
Orden de Compra: Es el documento que emite administración con su autorización o en algunas ocasiones con la autorización de la gerencia para realizar la compra al proveedor.
o
Guía de Remisión Remitente Documento generado por la empresa proveedora y que regulan el traslado de bienes desde su establecimiento hasta el lugar de destino. En esta guía se estipulan “motivo de traslado”, datos del transportista, datos del bien transportado. Se utiliza la guía tanto por parte de los proveedores, cuando nos envían su mercadería, así como Induamerica que distribuye entre sus clientes.
o
Orden de Salida (ticket) Documento generado especificando la salida de mercadería del almacén ya sea para distribuirla a otros departamentos o como devolución de mercadería en mal estado al proveedor.
b) Comercialización: El área de ventas y comercialización se ponen en contacto con los clientes ya que estos son los que se encargaran de comercializar sus productos a su mercado objetivo. El molino comercializa los productos, dependiendo del segmento al que están dirigidos así tenemos que:
-
Nir que es un arroz de variedad criolla ya que se cosecha de las zonas de Tûcume y Ferreñafe que son nuestros proveedores. Sus ventas totales se concentran básicamente en esos productos.
- Capirona, es un arroz que viene de la zona de nueva Cajamarca por su ubicación esta dirigida a un segmento
básicamente
mayorista, se
comercializa a clientes de zonas alejadas de la región, como Chota, Santa Cruz, Lajas, y selva, entre otras zonas.
- Tiene clientes de zonas dentro y fuera de la región como: Lambayeque, Pucala, Tumán, entre otras, Lima cuyo segmento es mayorista y también minorista, donde se distribuye los diferentes tipos de arroz. En cuanto a la distribución que requiera se tiene su propio medio de transporte para hacerlo. En el caso de Moshoqueque, por estar en la misma zona que la matriz, la distribución es controlada por la oficina principal. El proceso de venta de la oficina principal se da de acuerdo al tipo de cliente, es el siguiente:
-
Publico en general
-
Instituciones publicas
-
Mercados mayoristas (Lima, Chiclayo)
-
Supermercados (Centro, súper, kimarket)
Recepcion via fax o Telefono
Estad o cuent a client e
apto
Pedid o fuera cix?
Verificación de stock
Si Pago flete
no
SE < Stock< pedido
Trato ¿contado ?
Recepción guía recibí conforme conforme.
fin
si
Genera Documento (guía y/o factura)
no
Cliente confirm a ¿acepta ?
Programación de pedido
A/
no
Proc. Control administrativ o
Recoger de A.p. mercadería
Verificac ión ¿ dentro de cix?
FIN
Si
¿Solo arroz? O también derivados?
No
Pago flete y gastos operativos
si Pago esquivador
Transp.
Almacé n del cliente
F i n
INICIO Y FINAL DEL PROCESO
INICIO
PROVEEDOR
Entrega la mercadería
ASISTENTE ADMINIST CONTABLE Verificación con orden y genera reparto mercad
ADMINISTRACION
ALMACEN
CAJA
CLIENTE
Autorizaci ón distribució n del día
Emite guías y facturas y nota en cuaderno control
Verificac ión guía y entrega mercad ería
Pago gastos operativos
Recep ción
Verifica con guía
FINAL
Recibe guía y anota diferenci adad
Para clientes de Instituciones publicas . Dentro de las instituciones públicas con las que trabaja Induamerica están las Pronaa, Municipalidades, entre otras instituciones. Como política de dichas instituciones, la adquisición de bienes o servicios se hace mediante concursos o licitaciones, donde la empresa adjudicada firma un documento contractual, comprometiéndose a abastecerles cuando ellos lo requieran, es decir del monto total de la compra, se entrega parte por parte según su requerimiento. Las instituciones emiten órdenes de compra a Induamerica, vía fax, estas son atendidas, las guías son firmadas por el almacén y luego pasan al área logística de la institución para que dé el visto bueno de recepción y se pueda emitir la orden de pago. La administración de la institución en coordinación con contabilidad, programa la fecha de pago mediante un cheque.
Firma guía conforme y entrega al transporti st
Induamerica siempre trata de abastecer a las instituciones públicas ya que son un compromiso que se ha adquirido, pero éstas muchas veces presentan deficiencias en cuanto a pago de proveedores, ante lo cual Induamerica siempre busca de que Logística y
Almacén, den el visto bueno en la
oportunidad que se requiere, para que no haya perdida de tiempo y el cheque se emitido lo mas pronto posible.
Para Público en general Para el segmento de personas naturales o público en general la venta se realiza de la siguiente manera:
Se brinda una atención al cliente de manera rápida .
El cliente solicita al vendedor el producto que desea adquirir.
Se verifica con el área de Almacén si se tiene en el Stock Actual, si es positivo se procede a dar a conocer el precio del producto, después de haber consultado la lista de precios registrados.
Se procede hacer la boleta o factura, tal como lo indique el cliente, mientras tanto al área de almacén se le informa lo que se solicitó.
Se cancela el producto en caja y en efectivo .Luego se despacha el producto, la empresa cuenta con respectiva movilidad y en caso de que la distancia sea mucho más larga se le incluirá en el documento de compra, previo acuerdo
Otra deficiencia es que el sistema informático con el que cuenta no está tan actualizado, ni en stock ni en precios.
b) Distribución La distribución es un proceso que sigue la empresa después de haber realizado la venta de mercadería, es la repartición de mercadería tomando en cuenta sus pedidos y estados de cuenta, según sea el caso. Así tenemos: En este tipo de empresas: 1. Se verifica ordenes de compra o pedido y sus estados de cuenta (saldo por pagar)
2. Se programa reparto del día a cargo de la asistente o administradora. 3. Llega el trailer con mercadería entre las 7 y 11 de la mañana aproximadamente, se entrega guías con reparto, si en el reparto del día esta que se descargue mercadería en el almacén principal eso es lo primero que hacen, para que la unidad de transporte se traslade con mas facilidad y ahorre costos de combustible. 4. Se traslada la mercadería a los puntos de destino. 5. Se entrega las guías firmadas por los clientes, si es de conformidad.
Lambayeque
MOSHOQUEQUE OFICINA PRINCIPAL – INDUAMERICA
INCLUDEPICTURE "http://images.google.com.pe/images?q=tbn:IOZ1LKWFl7oJ:www.clara Lima Entregan guías firmadas
Superm ercados
Hacen reparto
ALMACEN PRINCIPAL
e. publicas
Guías de retorno/ orden de compra
PROCESO DE DISTRIBUCION
1º Envía órdenes de compra y datos de transportista
c) Almacenaje Para la producción de arroz , una vez que se ha formulado el pedido y el proveedor despacha la mercadería al almacén (existencias) se procede a ingresarla, utilizando el documento “guía de remisión”. Posteriormente, la mercadería es revisada por los auxiliares del almacén y asistente de logística a fin de que los productos que ingresan, reúnan las condiciones físicas necesarias para poder utilizarla en la producción del arroz en sus diferentes presentaciones (embolsado, saquetas). Luego se efectúa la verificación con la ayuda de la guía de remisión o copia de factura para que los productos puedan ser ingresados en su totalidad al sistema de inventarios. El ingreso de la producción de arroz ya procesado también ingresa al sistema informático, se hace ingresando al sistema el código de la producción elaborada en ese momento, el tipo de arroz, la cantidad, etc., que aunque sea este un sistema antiguo que por el crecimiento del molino se esta volviendo muy insuficiente. Una vez ingresados los productos en el sistema, los auxiliares ubicarán los mismos, los cuales se encuentran en sus respectivas bolsas, en su fila respectiva colocándolos en el almacén ya distribuido por zonas como para el arroz con la marca de la empresa, los sub. Productos y el arroz de los agricultores de acuerdo al criterio de ubicación establecido, antes mencionado. Después de ingresarlos al sistema y ubicarlos en el almacén debidamente, los productos estarán listos para ser distribuidos y comercializados.
Orden de Pedido interno: elaborará su orden de pedido, según lo requiera , su rotación y necesidad del producto.
El almacenaje de productos es ciertamente deficiente ya que no cuenta con un sistema actualizado.
d) Información: El flujo de información que se da en la empresa es deficiente en algunas actividades, ya que por ejemplo muchas veces el personal que se encuentra a cargo del área de almacén (existencias) no lleva la información en el momento adecuado La información sobre el reparto de arroz a los centros de abastos y supermercados, esta centralizado entre el personal de ventas y comercialización, por lo que muchas veces el área de logística no sabe a quien se ha enviado la producción, creando deficiencias ya que debe ser logística quien debe controlar todos los productos que comercializa y salen fuera del molino para poder llevar un control. La información sobre el orden de la producción, sus precios y descripción de los mismos no está bien organizada, no se cuenta con lista de precios actualizada que permita un manejo adecuado de las ventas. En Induamerica no existe un manejo sistematizado de información sobre almacén (existencias), siendo una carencia que representa problemas para el personal de logística que tiene que rendir cuentas de las existencias de las mismas en cualquier momento, la información que se hace es mediante “kardex creados por la encargada del área de logística”, donde esta área solo registra la recepción de cargos, los lotes de arroz ingresados para su pilado, los reportes de secado, supervisar el trabajo de las cuadrillas mediante las horas trabajadas, etc. Por otro lado, los encargados de cada área están en constante comunicación con la administración y asistencia administrativo-contable, por lo que se envían mediante correo electrónico o por interconexión los reportes de ventas y existencias mensualmente.
Además cabe resaltar que anualmente, en promedio, se realizan inventarios generales, muchas veces sin previo aviso para corroborar información brindada, el conteo y verificación de las existencias se hace semanlmente. Induamerica,
no
cuenta
en
la
actualidad
con
manuales
de
procedimientos para control de inventarios, lo que es indispensable para obtener un mejor manejo de esta área.
e) Control: Al no contar la empresa con un sistema dedicado solo al control de inventarios y el sistema informático con el que se cuenta, que si bien tiene control de almacén e inventarios, no se esta actualizado ni coincide con la realidad de la situación, ya que la empresa esta creciendo y este sistema esta quedando obsoleto. Sin embargo, los controles de almacén con los que cuenta logística, son deficientes, no es el adecuado tomando en cuenta la magnitud y tamaño de la empresa, así como el movimiento y rotación diaria de producción, dichos controles son manuales y se hacen de manera general no de manera detallada, solo de productos principales mas no de artículos pequeños. Si se lleva un manejo de Kardex pero no esta actualizado. No existe de manera general, un control de existencias ni inventarios eficiente, que nos indique faltantes y perdidas para la empresa.
CAPÍTULO IV: PROPUESTA
Desde mi punto de vista propondría en primer lugar:
1.- ORGANIZACIÓN Debido a su crecimiento, el área logística es sumamente importante para INDUAMERICA por lo que creo necesario la mejor formación de esta área logística en la empresa, ya que las funciones que cumplen hasta el momento aunque es tediosa no es la adecuada para poder llevar un control estricto de las existencias y la producción existente en el molino. Puede mantener una interconexión entre ventas, comercialización y logística para ue si halla un control permanente de las entradas tanto de arroz en cáscara para pilar como sus existencias. El personal debe recibir respaldo de otras áreas apara poder llevar un mejor control de las existencias, debe ser capacitado en el manejo de kardex e inventarios, quien a su vez debe gozar de plena confianza de la administradora y/o dueño y de la responsabilidad suficiente que responda al perfil del cargo.
2.- OPERACIONES
Planificación de distribución
Determinación clara de una política de precios
Realizar una planeación de cantidad a pedir y las zonas a las que va a distribuir, esquematizando por días se va a cada zona.
Una nueva manera puede ser un precio puesto en oficina y otro puesto en obra para la venta público, de tal manera que se le agregue un costo adicional imperceptible para el cliente, brindándole un valor agregado
3. INVENTARIO INDUAMERICA
Detalles
LISTA DE INVENTARIO FECHA : 01/11/07 Cantidad Valor Inventario Tarjeta Diferencia Costo Unit Valor S/. existencia
4.- SERVICIO La empresa debe invertir en mejorar: •
Implementación de mejora del sistema informático
•
Capacitación técnica al personal en cuanto a manejo de personal.
•
En cuanto a la atención al público será importante el mínimo tiempo de espera, debe contar con personal capacitado en trato al cliente
•
Formación de un equipo de Benchmarking para evaluar los logros de la competencia los mismos que se deben mejorar. La idea es no copiar. Este mismo equipo puede ser empleado para visitar permanentemente la competencia para verificar precios, descuentos por cantidad, ofertas de tal manera de fidelizar a la clientela.
•
Utilizar el contacto diario con los clientes a fin de tener información sobre corrientes de opinión respecto a la calidad del servicio, nuevos productos, cambio de hábitos de los consumidores y sugerencias.
5.- PROCESO COMPRA VENTA
ENFOQUE AL CLIENTE
E D A DI S E C E N
Y S
CLIENTE
VI T A T C E P X E
VENTAS
MEDICION Y MEJORA PROCESOS ESTRATEGICOS SEGUIMIENTO AL CONTINUA PROCESO Y PRODUCTO
COMPRAS
ALMACENAJE
DEFINICION DE OBJETIVOS
DISTRIBUCION
S A
FACTURACION Y COBRO
ATENCION AL CLIENTE
GESTION DE LOS RRHH CAPACITACION
ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
SISTEMAS
SERVICIOS GENERALES
PROCESOS DE APOYO
N OI C C A F SI T A S
INFORME DEL MOLINO INDUAMERICA Esta empresa dedicada al rubro de servicios de secado, pilado, clasificado y envasado de arroz fue creada en Agosto del año 1998, estableciéndose como uno de los molinos que cuenta con tecnología moderna para dar el servicio de pilado de arroz; tiene como clientes a agricultores del Valle de la Región Lambayeque como también agricultores de las zona de ceja de selva (nueva Cajamarca) que llegan a la costa a pilar su producto con el afán de que le genere mas ganancia al venderlo a un mayor precio que el que ofrecen en su tierra y donde ellos también tienen su centro de acopio. El molino “Induamerica” posee una estructura formalmente definida, ya que cuenta con un organigrama funcional que les permita diferenciar las diferentes áreas de la empresa, lo que origina que todos sus procesos estén estructurados pero rigiéndose a los niveles de exigencias acorde al mercado y siendo dirigido de acuerdo a las normas legales vigentes a las que son sometidas todas las empresa u organizaciones inmersas en este sector molinero. Al estar estructurada la empresa se sobreentiende que cuenta con una área de Logística identificada, pero sus actividades cotidianas están muy distinguidas con las funciones logísticas ya que cuentan con almacenes de arroz en cáscara, arroz en cáscara seco, de producto terminado (arroz ya pilado), arroz embolsado y de envases y suministros; los cuales están ubicados en los terrenos donde se dispuso cuando se creo la empresa siendo de vital importancia para el buen funcionamiento de los procesos con que cuenta el molino “Induamerica“. A continuación describiré cada almacén que cuenta el molino “Induamerica”.
Almacenes de Arroz en Cáscara Los almacenes de arroz en cáscara y el de arroz en cáscara seco son los que tienen mayor área dentro de las instalaciones del molino ya que se encarga de almacenar los sacos negros o fanegas de arroz en cáscara que ingresan al molinos por los agricultores para ser pilado, casi todo el producto que ingresa tiene que ser secado para disminuir su humedad característica del producto (Nir 15 %, Capirona 13% y Moro 11%) siento almacenado en una área de arroz en cáscara secado por un
tiempo de 1 a 3 días según orden de llegada, pero hoy en día por la humedad se demora en secar de 4 a 5 días lo cual se demora en el pilado respectivo.
ALMACEN DE ARROZ EN CASCARA
ARROZ CASCARA SECO
O
E S
G R
IN -
O I
C
IN I
El camión con el arroz en cáscara se estaciona en el portón de ingreso del almacén.
OFICINA DE ALMACEN El encargado del almacén recibe la guía de ingreso y define donde almacenar y llena la pizarra con los datos del producto.
LINEA DE PRODUCCION
DESCARGA El encargado del almacén llama a unos estibadores para descargar los sacos en su lugar asignado.
FINALIZACION Cuando los sacos de arroz en cáscara son sacados para el secado en pampa; esta decisión es hecha por el jefe de producción.
Almacenes de Producto Terminado (Arroz Pilado) El almacén de producto terminado se encuentra al frente de la área de producción del molino y tiene una área mucho mayor que los almacenes en cáscara; dentro de este almacén se guardan el arroz ya pilado en sacos de polietileno de color blancos de 1,5 y 50 Kg. que en gran mayoría salen con la marca de “Induamerica” y un numero muy reducido tenemos de marcas genéricas (agricultores) esto según lo pida nuestro cliente; cada área del almacén esta distribuido por las diferentes clases de calidad de arroz. Almacén de arroz embolsado
Laboratorio y producción
Ventas
Arroz induamerica
FINAL
Arroz sin marca
ALMACEN DE PRODUCTO TERMINADO
LINEA DE PRODUCCION
Ñelen
arrocillo
Stock
Comerciali zación
Contabilidad
Caja
Gerencia
Logística
O
E S
G R
IN -
O I
C
IN I
Los sacos de arroz blancos son trasladados de la línea de producción hacia este almacén para guardar el producto en su área respectiva.
OFICINA DE ALMACEN
Es esta oficina el encargado registra en su Kardex el ingreso de los sacos de la línea de producción y la salida de este producto a los dueños o comerciantes.
FINALIZACION
Con la entrega del producto al dueño del arroz o al comerciante después de que este presente su guía de despacho emitida por oficina.
Almacenes de Envases y Suministros Este almacén es de menor tamaño ya que se guardan en mayor cantidad los sacos de polietileno de color blanco y negros; también se almacenan repuestos de las maquinaria de pilado como motores, fajas transportadoras, poleas y carretes de pabilo que sirve para coser las bolsas de arroz blancas después de llenado al final de la línea de producción; también guardan los suministros de oficina de uso administrativo del molino.
LINEA DE PRODUCCION
ALMACEN DE ENVASES Y SUMINISTROS
Logística
O
E S
G R
IN -
O I
C
IN I
Cuando el Distribuidor o el proveedor es enviado de la oficina central para almacenar la mercadería.
OFICINA DE ALMACEN
El encargado de esta área revisa la mercadería si esta conforme, da su visto de
FINALIZACION
Cuando alguna área de la empresa tanto como oficina central o otras oficinas y la línea de producción requieran abastecimiento de algún material.
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE OPERACIONES A continuación describiremos los procesos con que cuenta el molino Induamerica
SIMBOLIZACION O
ACCION
IN I
IC
Recepción
Almacenamiento de Arroz en Cáscara
Secado de Arroz en Cáscara.
Almacenamiento de Arroz en Cáscara ya Secado
Espera Turno de Pilado
Pilado
Tolva de acopio
DESCRPCION Llega el arroz en cáscara húmedo en bolsas de polietileno negras que son transportadas por un camión particular o de la empresa Aquí es donde los camioneros descargan los sacos negros y los apilan 5*5 *10 y espera su turno de secado. Ya llega su turno los cuadrilleros extienden una sabana negra de polietileno para esparcir el arroz cáscara en toda esta sabana para que se seque al sol en los terrenos de propiedad del molino En este almacén se coloca el arroz en cáscara ya seco y es apilado de la misma forma cuando estaba húmedo. El arroz ya seco espera su turno de pilado; pues el molino la pila en promedio 50 a 60 sacos por hora. Aquí se inicia el proceso de pilado donde los cuadrilleros sacan el arroz del almacén para llevar a una área contigua a la tolva de acopio. Aquí es donde el operario de esta área hecha el arroz en cáscara a una especie de piscina donde el arroz pasa a la siguiente área del
proceso.
Pre limpieza
Descascaradora
Mesa Pady
Pulidora
Clasificadora
Embolsado
Almacenamiento de Producto Terminado
Separa las impurezas (piedras, y cualquier tipo de objeto) del arroz en cáscara. Separa la cáscara del grano, quedando este listo para el siguiente proceso. Recupera los granos de arroz en cáscara, que no pudieron ser separados en el proceso anterior. Estos granos recuperados pasan nuevamente a descascarado. Elimina pequeñas partículas del grano, para darle mejor brillo y presentación. Este proceso origina “polvillo” para su venta. Clasifica el arroz de acuerdo al porcentaje de quebrados que tiene; y tiene las siguientes variedades “Nir, Capirona y Moro”. Aquí el arroz es embolsado en sacos de polietileno de color blanco de 1,5 y 50 Kg. cada una los cuales pueden ser de la marca del molino o marcas genéricas. El arroz embolsado es transferido del área de producción a este almacén para ser almacenado hasta su hora de despacho.
Liquidación
FINALIZACION
Entrega de Arroz Pilado
Esta parte del proceso es hecho en oficina ya que se tienen que tramitar varios documentos para su despacho y salida del molino Después de haber hecho toda la documentación el dueño del producto trae un camión el cual es dirigido a almacén de productos terminado en donde se carga según guía de salida ordenada por oficina.
FUNCIONES BASICAS EN EL PROCESO LOGISTICO •
Administración y Ventas
La administración de las funciones logísticas y de toma de decisión en lo que se refiere a la gestión de materiales (proceso de pedido, distribución y gestión de stocks); logística interna (almacenamiento de producto en cáscara húmedo u seco, la planificación del proceso de producción y el control de los inventarios) y la logística externa (servicio al cliente que son “agricultores” y transporte); son coordinaciones que son hechas en oficina de ventas en donde el gerente, secretaria negocian con el dueño del producto “el agricultor” ya que el pone sus condiciones y en gran mayoría dejan que nosotros nos encarguemos de todas esas actividades hasta del transporte para así se sienta nuestro cliente satisfecho con nuestro servicio. El molino Induamerica S A C cuenta con una estructura organizativa muy amplia ya que solo tiene las áreas de Contabilidad, Ventas, comercialización, laboratorio, Producción y almacenes, tienen manuales de operaciones y funciones (MOF) y han realizado una planificación estratégica dentro de la organización por considerar que son un molino grande para aplicarla. •
Contabilidad
En los aspectos contables del molino esta girando en que entregan prestamos a algunos agricultores de la región para que estos puedan sembrar y comprar el agua para que germine y los fertilizantes o insumos que son necesarios para mantener la siembra hasta el pago de las personas que cosechan y el flete del transporte tratando de que su producto sea llevado directamente a el molino para brindarles el servicio y después de la venta del producto cobrarse lo prestado; en otro aspecto el dueño del molino es propietario de tierras en la selva en donde siembra arroz (Capirona y Moro) el cual es traído desde esas ciudades para procesarlo en el molino para después venderlo a los grandes mayoristas de la ciudad de Lima los cuales pagan un mejor precio por su el arroz.
•
Producción
La línea de pilado o de producción de arroz se encuentra en la mano izquierda; al frente del almacén de productos terminados y cuenta con seis áreas las cuales damos a conocer a continuación:
Descripción del proceso de pilado y equipos utilizados: Área de secado: Puede realizarse este proceso al aire libre o con una secadora de arroz
Área de pilado
Recepción: El arroz es vaciado en la tolva para luego a través del elevador es transportado a la prelimpia
Pre-limpiado: Consiste en una maquinaria aspiradora que elimina el polvo, tierra y suciedades que trae el arroz del campo. Separa igualmente los arroces vacíos o inmaduros para su posible utilización. Este proceso se realiza por exposición de los granos a corriente de aire y mallas cernidoras.
Separador magnético: Que impide el pasaje de las partículas de fierro, como tuercas, clavos, trozos de alambre, que pueden estropear el resto de la maquinaria por donde debe pasar el arroz en cáscara.
Descascarado: Maquinarias que a través de una serie de rodillos de goma efectúa el proceso de separar la cáscara de grano del arroz, mediante fricciones de rodillos de jebe o goma, el descascarado es neumático.
Separador de cáscara : En esta fase es separada la cáscara del grano, la cáscara o pajilla es transportada a través de un tornillo sin fin mediante un ventilador y este a su vez es impulsado a un silo mientras el grano es transportado a través de un elevador hacia la mesa paddy.
Mesa Paddy: Maquinaria que a través de la diferencia de peso específico entre el arroz paddy y el arroz moreno, realiza la operación de separación entre éstos, conduciendo el grano sin cáscara (arroz moreno). Al blanqueador y el arroz paddy, granza o arroz con cáscara, nuevamente a la descascaradora.
Pulido: Consta de una pulidora de fricción por abrasión y una lustradora por micro chorro de agua.
La pulidora de fricción por abrasión
se encarga de quitar del arroz
moreno, una película grasosa fina de color gris plata o a veces rojo. Por esta máquina el grado de blancura que se requiere conseguir en el producto un aspecto brillante. A medida que el arroz va pasando por las distintas etapas del pilado, es necesario eliminar el polvillo que va desprendiendo el grano; en esto consiste la función de las aspiradoras.
La lustradora con micro chorro de agua se encarga de darle un mayor acabado consiguiendo un aspecto aun más brillante que con la pulidora por fricción. El pulido se puede realizar de dos formas principales
Pulido por vía seca : En esta etapa consiste en sacar más brillo la cual esta regulada correctamente para obtener un buen lustrado luego de esta etapa pasa a la fase de lustrado por vía húmeda.
Pulido por vía húmeda (pulido por chorro de agua) : en esta fase al arroz se le inyecta agua para lograr un mejor lustrado y un mejor brillo del arroz luego el polvillo blanco es transportado hacia un silo por una aspiradora.
Clasificado: En esta fase consiste en separar el arroz quebrado de arroz entero esta clasificación se realiza en dos fases
Zaranda vibratoria: en donde se separa el ňelen del arroz. Trienr: son cilindros que clasifican el arroz de acuerdo a su tamaño ya sea de 1/1, ¾, ½, ¼, el arroz entero y ¾ es llevado a la selectora de color de acuerdo al gusto del cliente, el arrocillo o arroz menor a ½ es enviado a una tolva para ser ensacados o almacenado.
Tolva de ensaque : Una vez que el arroz ha pasado por todas estas etapas es llevado a una tolva en donde se ensacan en sacos de polietileno de 50 kg. Para luego ser almacenado para su venta a los consumidores.
Personal que trabaja en la línea de producción. El personal que interviene en el área de producción son 15 operarios incluido el jefe de producción los cuales están encargados de cada
maquinaria y del mantenimiento de la planta ya que en temporadas de cosecha la producción aumenta considerablemente. •
Laboratorio
Cuentan con un laboratorio en el cual analizan la calidad del arroz que ingresa al molino en el caso de que sea arroz que sea de la zona Lambayeque y no ha sido analizado donde ven su calidad y la humedad del mismo. El arroz con los que ellos trabajan viene de nueva Cajamarca el cual ya viene analizado ya que sus acopiadores en esa zona se encargan de ver la calidad y ya vienen garantizados. •
Almacenes
En cuanto al almacenamiento del molino cuenta con una estructura clasificada en cuatro grandes ambientes ya que tenemos un almacén para cada producto ya que contamos con los de arroz en cáscara, arroz en cáscara seco, arroz de productos terminados y almacén de insumos y suministros los cuales tiene una función importante ya que determinan la productividad del molino.
FLUJOGRAMA DE PROCESO DE PEDIDO • •
Proceso de Pedido de los Agricultores Aquí el agricultor llega para recibir el pilado de arroz y entra a un pesaje, análisis (previo pago) y si este es de calidad el mismo molino lo compra sino solo se le da el servicio de pilado y es almacenado hasta que el agricultor encuentre un comprador.
O R
C U L T I
A G R
O
IN IC I
TURNO DE SECADO
El arroz que esta almacenada espera su turno de secado, el cual se hace en pampa de manera rustica.
TURNO DE PILADO
Después de haberlo secado hasta su humedad respectiva el arroz es almacenado de nuevo para esperar turno de pilado.
PROCESO DE PILADO
ALMACENADO
LIQUIDACIO N
FINALIZACION
•
El agricultor llega en sus camiones a dejar sus sacos negros con el arroz en cáscara en almacén correspondiente.
Aquí el arroz en cáscara inicia su proceso de pilado colocándolo en la tolva de acopio.
Después de terminado el procesó de pilado el arroz es almacenado en su lugar respectivo para su posterior despacho.
Esto se hace en oficina de ventas donde se cancela por el servicio de pilado y se paga los impuestos y se entrega guía de despacho para almacén.
El agricultor se dirige con su guía de despacho al almacén de productos terminados para su despacho en algún camión.
Proceso de Pedido de los Comerciantes
Estos son compradores que llegan al molino y el área de ventas se encarga de ofrecerles el producto de acuerdo a sus requerimientos. O también sus clientes son llamados por ellos ya que tienen clientela ya sea en supermercados donde ellos distribuyen o algunos mini mercados y su principal comprador Lima
A N T E
E R C I
C O M
O
IN IC I
OFICINA DE VENTAS
PAGO
LIQUIDACIO N
FINALIZACION
El comerciante llega interesado en comprar arroz de las variedades de Nir, Capirona y Moro ya sea Súper Extra, Extra, Superior y Corriente.
En esta oficina el comerciante se entera de las clases de arroz, verifica la calidad que tenemos y los precios generando una negociación entre el dueño del arroz en este caso del molino y el comerciante.
El pago por la compra del arroz dependiendo el monto es pagado en la oficina del molino o si no en el Banco de Crédito o Continental en sus cuentas en soles.
En esta parte del proceso la oficina verifica el vaucher de cancelación en el banco y emite la respectiva factura u boleta y se genera la guía de despacho la cual se presenta al encargado de almacén de producto terminado.
El comerciante llega con su transporte y se estaciona cerca del almacén para cargar los sacos de arroz.
CONCLUSIONES •
La empresa no da el valor correspondiente al área logística, las funciones logísticas de compra y distribución
la realiza el área de ventas y
comercialización pero no rinden cuenta de ello a logística para que este mantenga un control de las salidas de la producción. •
La empresa divide su producción en productos en dos categorías: producción (marca Induamerica), arroz en general (diferentes marcas), las cuales tienen cada una su metodología de proceso de compra, distribución, almacenaje.
•
Existe una gran velocidad de rotación de stock.
•
Los productos se encuentran debidamente identificados, codificados y organizados, de tal manera que permita encontrarlos con facilidad.
•
Existe un poco control de inventario, ya que no se tiene un control estricto de las entradas y salidas, y el kardex que se lleva es ineficiente.
•
Debido a la falta de información sobre el almacén, logística no tenia idea clara de su stock por el contrario solo se basa en sensaciones o percepciones sobre la demanda del mercado.
•
No existe un control riguroso en almacén (existencias).
•
Los vehículos de apoyo a la empresa como para su distribución son adecuados.
•
No utiliza adecuadamente todos los documentos que permitan un mayor control en las áreas que interviene.
•
no tienen control de la cantidad mínima ni máxima de stock, ni de pedido.
•
Sistema informático ineficaz
•
Se realiza inventarios generales, pero son pocos.
•
Para el tamaño de la empresa existe un poco control de inventarios, almacén, compras (nuevos productos), y distribución.
RECOMENDACIONES
- Los directivos y personal deben tomar conciencia de la importancia del buen manejo del sistema logístico en la empresa.
- La administradora y /o gerente debe motivar al personal a comprometerse a llevar a cabo una actitud de cambio hacia las mejoras en la empresa, sin importar el grado de parentesco que exista en algunas de ellas.
- Realizar continuamente inventarios en todos los almacenes, eso ayudara a un mejor control y evitar perdidas para la empresa.
- Mantener cada día una comunicación y control de su personal para que estos se encuentren en su área de trabajo
- Mantener actualizada la lista de precios ya que facilitara y agilizara el proceso de venta
- El mapa de procesos y distribución de almacén debe ser expuesto, es decir ponerlo a la vista de los trabajadores, esto evitara la dependencia.
- Compromiso a mantener un orden y dejar artículos que salen de almacén en el lugar que corresponda y no dejarlo por ahí.
- Invertir en realizar estrategias de posicionamiento como campañas publicitarias y promocionales, las cuales tienen que ir acompañadas de un cambio, en atención al público, rapidez, infraestructura y distribución.
