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Secretos Ejecutivos Celosamente Guardados para el Ejecutivo Triunfador
Estos Secretos Pueden Transformar su Vida de Manera Espectacular
Rubén Reynaga
Índice
1.- 12 Tips para convertirse en un suertudo 2.- Cómo Ganarse el Respeto de los Clientes 3.- Cómo Revisar los Contratos 4.- Para Inducir la Excelencia en sus Subordinados 5.- No Caiga en la Trampa del Perfeccionismo. 6.- Planee sus Discursos en Cuadrantes. 7.- Habilidades Necesarias para el Futuro 8.- Cuándo Conviene Utilizar Servicios Externos 9.- Cómo Dominar el Arte de la Oportunidad 10.- Copie y Aprenda sin que le Cueste 11.- Secretos de la Filosofía de Zenger Miller 12.- Calme su Coraje Comprando Tiempo 13.- El Secreto de la Insubordinación Planificada 14.- El ABC de la Escalera Corporativa 15.- Cómo Capitalizar el Poder del Silencio 16.- Activos Personales Para ser Promovido 17.- Ideas Formidables Para Vender Ideas 18.- Secretos de un Coordinador Efectivo 19.- Cómo Lidiar a un Jefe Complaciente 20.- Trampas Sutiles Referentes al Sexo 21.- Tome el Control del día en los Desayunos 22.- Capitalice la Técnica de la Visualización 23.- Tips Valiosos Para una Asistente Ejecutiva 24.- Cinco Tips para Mejores Memos 25.- 7 Tips para Realizar Llamadas Telefónicas Eficaces 26.- Cómo Venderle Ideas a su Jefe 27.- 6 Tips para Escribir con Estilo Propio 28.- Cómo Tratar a un Cliente Deshonesto 29.- Seis Tips Para ser Mejor
30.31.32.33.34.35.36.37.38.39.40.41.42.43.44.45.46.47.48.49.50.51.52.53.54.55.56.57.58.59.-
Permita que sus Empleados Brillen ¿Qué hay Sobre su Escritorio? Tips para Generar Creatividad en el Equipo Renuncié al Club “Debí Hacerlo” Agradezca a sus Clientes por su Éxito 10 Reglas Para Delegar Responsabilidades No pierda de Vista a sus Nuevos Empleados Cause una Buena Primera Impresión Manipule los Plazos de Entrega Maximice su Eficiencia en la Oficina Observe estos Detalles en sus Visitas Ya no Tema al Éxito y lo Alcanzará Haga Estas 10 Cosas y Siéntase Bien 7 Maneras de Obtener un Aumento Nunca Intente ser Irremplazable Cómo Fijar Sueldos a los Ejecutivos Alianzas Estratégicas Entre Empresas ¿Cómo Luce su Sala de Juntas? Palabras Para Seducir Prospectos Mejore la Calidad de sus Escritos Para una Oficina a Prueba de Robos Cómo Capitalizar los Errores de su Jefe Oportunidades: ¿Desacuerdos con su Jefe? Conteste con Preguntas y Gane Atributos Indispensables Para Ejecutivos Cosas que Siempre Debí Hacer Haga que los Colegas Ejecutivos lo Aprecien Prepárese Para su Próximo Trabajo Cómo ser Promocionado en Corto Plazo Desarrolle Políticas y Reglas Amables
Índice
60.- Sugerencias para los Nuevos Gerentes 61.- Diez Puntos a su Favor Para ser Ascendido 62.- Trucos Para mantener Más Control de su Tiempo 63.- ¿Qué Esperan los Empleados de sus Jefes? 64.- Usted es Diferente y es su Propia Marca 65.- Explote el Capital Intelectual de su Empresa 66.- Sepa Qué Hacer cuando Llega un Nuevo Jefe 67.- El Secreto de la Amabilidad en los Negocios 68.- Secretos Para Capitalizar los Detalles 69.- ¿Por qué Parecer un Ganador si desea Serlo? 70.- Tips para Triunfar Rápido y Fácil 71.- Cómo Saber si su Carrera va en Descenso 72.- Sus empleados: ¿Amigos o Enemigos? 73.- 10 Reglas Para Tener Más Éxito 74.- Cuando no Sepa la Respuesta, no Invente 75.- Desarrolle su Libreta de Ideas 76.- Cultive Estas Cuatro Actitudes 77.- Dos Formas Para Arruinar su Futuro 78.- Los Doce Mandamientos de las Oficina 79.- Seis Pasos Para Escuchar Efectivamente 80.- Cómo Dar Reconocimiento a sus Empleados 81.- Las Conexiones Clave Para su Éxito 82.- Cómo Lograr Atención a sus Ideas 83.- Diez Ideas Para dar una Conferencia 84.- Para una Relación Productiva con su Jefe 85.- No Desperdicie la Energía 86.- Juntas de 60 minutos 87.- Cinco Errores que Debe Evitar en sus Juntas 88.- Para Seleccionar a un Empleado 89.- Cómo Dar Malas Noticias
90.- Decore su Oficina y Véase Como un Líder 91.- Cómo Establecer Prioridades 92.- ¿Mente Abierta o Puertas Abiertas? 93.- Una Técnica Formidable Para Generar Ideas 94.- Factores que Bloquean el Progreso Personal 95.- Los Cuatro Elementos Para Administrar 96.- Incremente su Visibilidad en la Compañía 97.- Forme su Propio Consejo de Administración 98.- Tips Para Aprender a Ser Más Productivo 99.- Cómo Ser lo que Usted Realmente Desea 100.- Tips Para la Toma de Decisiones 101.- Cuatro Tips Para Destacar en su Nuevo Puesto 102.- Mandamientos Para el Siglo XXI 103.- Secretos Para Tener Juntas Perfectas 104.- Etiqueta en los Negocios 105.- Para una Comunicación Efectiva 106.- Los Diez Ingredientes Secretos del Éxito 107.- Tips Para Nuevos Ejecutivos 108.- Cómo Analizar un Currículum 109.- Cómo Delegar y Obtener Resultados 110.- Tips Para Persuadir con Estilo 111.- Cómo Organizar su Correspondencia 112.- Una Buena Fuente de Talento 113.- Tips deOro Para el uso del Teléfono 114.- Cómo Redactar y Dar una Conferencia 115.- Defina Responsabilidades 116.- Para Tomar Riesgos 117.- Fórmula Para Alcanzar Metas 118.- Recompense las Acciones Adecuadas 119.- La Pulcritud Tiene Su Recompensa
Lluvia de Ideas con una Libreta Párese Para Tomar Decisiones Rápidas Pregunte “¿Por qué?” al Negociar Pocos Gerentes son También Líderes Dos Mitos Empresariales Cambie las Reglas y Resuelva Conflictos El Valor del Silencio Una Sociedad Brillante Tres Señales de Peligro Urgente, Urgente, Urgente Cómo Integrar un Equipo Cómo Planear Seminarios Para Empleados Cómo Responder a malas Ideas Cinco Secretos Para Facilitar su Trabajo Las Cuatro “I” de los Grandes Líderes Reciba Bien a sus Nuevos Empleados Organice su Presupuesto Elija el Medio Adecuado Diez Secretos Para Triunfar en su Carrera Cómo Ser un Jefe Excepciona Organice Bien sus Llamadas Etiqueta Electrónica Estableciendo Nuevos Hábitos de Trabajo Impulse su Carrera Nadie lo Hará por Usted Cómo Lidiar con Gente Difícil en el Trabajo Sus Documentos Deben Lucir Bien
Índice
120.121.122.123.124.125.126.127.128.129.130.131.132.133.134.135.136.137.138.139.140.141.142.143.144.145.-
sión que desempeñemos, sin importar nuestras funciones o el tipo de empresa al que pertenecemos. Todos somos responsables de nosotros mismos, de nuestras tareas, coordinamos personal -oficial o extraoficialmente, tomamos decisiones, creamos proyectos. Así, pues, todos tenemos una gran necesidad de mejorar nuestra efectividad, de aprender nuevas estrategias que nos permitan seguir creciendo como ejecutivos. Pensando en ello, Empresa Tips pone en sus manos una colección minuciosa de secretos que le permitirán continuar su camino hacia el éxito. Tenemos diez años ofreciendo a nuestros lectores ideas que le ayudarán a incrementar la productividad, calidad y creatividad de muchísimos miembros del mundo empresarial, en este tiempo hemos podido recopilar los mejores tips, técnicas y principios fácilmente aplicables al dinámico mundo de los negocios. Secretos Ejecutivos es una colección de artículos dirigidos, como su nombre lo indica, a los ejecutivos empresariales. Aquí se reúnen una gran cantidad de ideas en torno a temas comunes como el manejo de personal, liderazgo, productividad, creatividad, administración, logística, imagen -empresarial y personal- , comunicación, entre tantos más. Hemos elegido lo mejor de lo mejor en nuestras más de cien ediciones pasadas, para hacer de Secretos Ejecutivos un
Prólogo
Todos somos ejecutivos, sin importar el título, rango, profe-
arma secreta para usted que desea consolidar su camino hacia el éxito. Estas lecciones ejecutivas son útiles para cualquier tipo de negocio o empresa, para cualquier ejecutivo. Su cualidad principal es esa: atravesar distintas jerarquías, puestos, organizaciones y especialidades. Sin importar lo que usted haga o sea, con este libro aprenderá nuevas técnicas que le ayudarán a comunicarse, planear, resolver problemas, entrevistar personal, manejar su desempeño, trabajar en grupos y más. Y sea que decida leerlo en orden o siguiendo ciertos títulos que le interesen particularmente, sabemos que disfrutará de este libro tanto como lo ha hecho con Empresa Tips y que ocupará un lugar especial en su oficina. Mi sugerencia: Consérvelo siempre a su alcance y recurra a él constantemente.
Rubén Reynaga
La innovación es un juego para adultos muy maduros. Y la suerte en este contexto puede ser de mucha ayuda. Pero nadie necesita esperar a que le lleguen oportunidades inesperadas. Pruebe las siguientes estrategias para mejorar su suerte... y le aseguro que aumentará sus probabilidades de ganar en el juego de la innovación. 1.- Pruebe. Deje de posponer las cosas y entre en acción con algo. 2.- Preparen. Apunten. Fuego. En lugar de Preparen... Apunten. Apunten. Apunten. Apunten... (trate de que siempre exista la última expresión: ¡FUEGO! y que se convierta en acción). 3.- Trate de leer temas extraños. Busque ideas por todos lados. 4.- Contrate personas extrañas, estrafalarias, exóticas y extrovertidas... y criticonas. Las personas tradicionales tendemos a tener ideas tradicionales. 5.-Haga preguntas raras y sin sentido aparente. Alguien preguntó en algún momento por qué todos los comandos en la computadora tenían que darse a través de un tablero. El resultado: El mouse o ratón. 6.- Persiga el fracaso... entre más grande... mejor. El fracaso no es mas que la plataforma de lanzamiento del éxito.
Tips
1. 12 Tips Para Convertirse en un Suertudo
7.- Escuche a todo mundo. Las ideas pueden surgir en cualquier momento y pueden venir de cualquiera. 8.- Invierta el 50 % de su tiempo con «personas ajenas al negocio». 9- Disperse confusión en su camino. Mantenga a su gente fuera de balance de tal manera que nadie se anquilose en su actividad. 10.- Enróllese las mangas de su camisa, quítese los zapatos, y sálgase de su oficina. Luego... desconéctese de la oficina. ¿Cuándo fue la última vez que se le ocurrió algo creativo? 11.- Elimine los «Reconocimientos por Preservar la Cultura de la Organización». Sus mejores amigos son aquellos que se atreven a atacar y poner en tela de juicio las normas y valores corporativos. 12.- Evite la moderación en todas sus cosas. De acuerdo a Edwin Land, el fundador de Polaroid, «Cualquier cosa que valga la pena hacerla, vale la pena hacerla con exceso». Tom Peters
Estaba hace unos días en un restaurante esperando que me sirvieran mi orden, cuando se acerca el mesero y me dice sonriente: «Hay un problema en la cocina; uno de los cocineros se reportó enfermo esta mañana. ¿Le puedo traer el periódico para que lo lea?». Con estas palabras honestas el mesero me ganó de por vida. Entendía que la impaciencia está conectada a menudo con la ignorancia. A la mayoría no nos inquieta esperar, siempre y cuando sepamos porqué estamos esperando. Es el sentimiento de que estamos siendo ignorados lo que genera insatisfacción... y no el mero hecho de la tardanza. Todos tenemos una afinidad natural de pertenencia. Estamos dispuestos a compartir los problemas de una compañía que está teniendo dificultades... si alguien nos hace sentir que somos parte importante de la operación y que nuestra buena voluntad es un activo sinceramente deseado por la empresa. La ignorancia no es placentera. Lo que resentimos es ser tratados como una masa anónima, suficientemente atolondrada para decirnos qué pasa, y forzados a esperar y especular hasta que ciertas personas se decidan a pulsar los botones adecuados. Existe una gran reserva de cooperación que muy pocas veces es capitalizada. Las compañías pueden ser astutas en otras áreas, pero son psicológicamente estrechas al no reconocer que el mejor servicio consiste en informar a sus clientes los hechos cuando las cosas no salen como se espera. Success Ideas, John Nastari
Cómo
2. Cómo Ganarse el Respeto de los Clientes
3. Cómo Revisar los Contratos Empiece a revisar los contratos de atrás hacia adelante. Muchos abogados esperan que usted pierda interés al tener que leerlos y por ello suelen ser bastante extensos. Es muy posible que un punto estratégico sea dolosamente mencionado en la última página. Fuentes Diversas
4. Para Inducir la Excelencia en sus Subordinados Los empleados que colaboran con usted ¿dan siempre su mejor esfuerzo, la primera vez? El ex - secretario de estado Henry Kissinger tenía grandes expectativas hacia aquellos que trabajaban para él. Hay una anécdota de un asistente que estaba trabajando en la realización de un análisis. Cuando finalmente lo hizo llegar a su superior, lo único que recibió como respuesta fue una nota pidiéndole que lo hiciera de nuevo. El asistente volvió a su oficina y trabajó día y noche revisando minuciosamente el análisis. De nuevo, el reporte fue regresado con un mensaje del señor Kissinger pidiéndole que lo hiciera de nuevo. Después de terminar la tercera versión del trabajo aludido, el asistente solicitó una entrevista con su jefe. «He hecho lo mejor que pude», le dijo a Kissinger. «En ese caso», respondió Kissinger, «ahora sí lo leeré». Speaker´s Library of Business Stories, Anecdotes, and Humor, Joe Griffith
Si usted se obliga a funcionar en un nivel de alto rendimiento puede ser algo grandioso, pero ello no le llevará necesariamente al lugar que desea. Los ejecutivos altamente productivos tienden a sufrir de tendencias perfeccionistas. En lugar de considerar los errores como verdaderas experiencias sanas que permiten aprender y avanzar, casi los consideran como un mal paso o un fracaso total. Como resultado, se lamentan amargamente cada vez que sienten un pequeño retroceso. El perfeccionismo puede servir como una excusa para la falta de creatividad y la toma constructiva de riesgos. Usted quizá teme que al tratar nuevos enfoques saldrán a relucir sus imperfecciones. De hecho, no intentar la innovación o poner a prueba sus capacidades creativas puede sabotear su carrera. Estos son algunos ejercicios que puede aplicar para atenuar la posibilidad del perfeccionismo: 1.- Documente sus pensamientos perfeccionistas. Cada vez que se sorprenda pensando: «No hay esperanza. Ya lo eché a perder nuevamente», o «Debo ser perfecto», o «Soy un fracaso total», anote sus pensamientos. Quizá no se ha dado cuenta de la frecuencia con la que se desvaloriza uno por insignificancias. Permita que su mente racional tome el control y concluya algo como, «Estos pequeños deslices no tienen por qué afectarme en lo absoluto». 2.- Demande evidencia para sostener su perfeccionismo. Busque evidencias que justifiquen su intolerancia hacia los errores. Ejemplo: Pregúntese, «¿Qué evidencia existe de que mis errores ocasionales son una auténtica
Caiga
5. No Caiga en la Trampa del Perfeccionismo
catástrofe y no simples eventos que pueden ser corregidos inmediatamente, e incluso servir como escalones para avanzar?» Si no hay evidencia, entonces es mejor que deje su alarmismo al margen. 3.- Rescate lecciones positivas de sus equivocaciones. En lugar de percibir sus pequeñas fallas como verdaderos desastres, trate de identificar puntos que pueden ser de gran utilidad. Ejemplo: Si usted accidentalmente basa su propuesta en números o cifras erróneas, use esta experiencia como una oportunidad para obtener las correctas y asegurarse de que están actualizadas. Permítase decirse a sí mismo, «Aunque cometí un error, ahora sé que...» Fuentes Diversas
6. Planee sus Discursos en Cuadrantes Un error común de los oradores públicos inexpertos es intentar incluir a la fuerza demasiado material en el tiempo asignado. Planee su discurso dividiendo su plática en cuatro segmentos. Divida una hoja de papel en cuatro correspondientes cuadrantes. Use cada cuadro para resumir los elementos básicos que habrá de cubrir. Este mismo principio le ayudará a organizar su material de acuerdo a los temas. Resultado: Un flujo lógico y un aprendizaje sencillo para usted. Speaking Without Fear or Nervoussness, Cathy Shaughnessy
En adición a sus conocimientos profesionales, desarrolle - y manifiéstelo a sus superiores cada vez que pueda - las siguientes habilidades multidisciplinarias, y así tendrá más asegurado su futuro: 1.- Habilidades para administrar procesos que involucren personas. 2.- Habilidad para operar en un ambiente ambiguo, complejo y con infinidad de situaciones inciertas. 3.- Habilidad para resolver problemas y obtener resultados. 4.- Habilidad para trabajar en equipo. Getting a Grip on Tomorrow, Mike Johnson
Habilidades
7. Habilidades Necesarias Para el Futuro
8. Cuándo Conviene Utilizar Servicios Externos Hay circunstancias en cada organización en que los servicios de personal externo deben ser utilizados de manera continua. Incluso cuando no sea completamente justificable en términos de costo. Premisa: Hay ocasiones en que la opción de servicios externos puede ser más efectiva que los empleados de línea. Ejemplo: Guardias de seguridad y control en instalaciones de la empresa. Una de las razones más importantes es que minimiza la posibilidad de que se desarrollen relaciones entre los guardias y los empleados. Tales relaciones tienen el potencial de debilitar los controles. La rotación es imperativa y así la posibilidad se reduce. La gran mayoría de negocios tienen periodos de intensa actividad, fluctuaciones de volumen, y alto ausentismo. En estos casos habría que echar mano de servicios externos para evitar la reducción en el nivel de servicio a la clientela. Y una sugerencia sana para todos los negocios es que siempre debe de existir lo que ahora se conoce como programas de «capacitación cruzada», es decir, capacitación entre departamentos con la finalidad de que cada individuo en su organización sepa desempeñar cuando menos dos o tres puestos distintos sin menoscabo de su eficiencia y eficacia. CEO’s Job
Usted puede tener la mejor idea o el invento más ingenioso, pero si la oportunidad no es la más propicia, es muy probable que fracase. El error que mucha gente comete, sin embargo, es creer que tener un buen sentido de la oportunidad es simplemente tener suerte. No es así. Toma práctica. Pregunte a un comediante o a un mago. Es necesario mucho trabajo de por medio. Pregunte a los que compran y venden acciones en la bolsa de valores. Un buen toque de oportunidad significa que usted puede obtener ese aumento de sueldo, esa promoción, o ese proyecto que desea. No hay recetas de cocina, pero sí algunos principios que trataremos de enseñar a través de los siguientes ejemplos: I.- Cuándo pedir un aumento de sueldo.- Cuando haya concluido exitosamente un proyecto. Parece obvio: Usted acaba de hacer una presentación espectacular, ganado una nueva cuenta importante, o ha sido mencionado favorablemente en una publicación famosa. Golpee cuando el hierro está al rojo vivo. Solicite una reunión con su jefe y comente sus logros. II.- Cuándo solicitar una promoción.- Antes de que el puesto se formalice. En las grandes ciudades, donde la competencia por buenos apartamentos es terrible, los ciudadanos locales saben que para cuando tal departamento salga anunciado en el periódico, ya estará seguramente rentado. Una mejor opción: Visitar los edificios de departamentos y pedir a los superintendentes que le hablen cuando alguno esté a punto de ser desocupado. Lo mismo aplica para hacerse de ese nuevo puesto. Si se espera
Dominar
9. Cómo Dominar el Arte de la Oportunidad
demasiado, probablemente ya habrán pensado en alguien más. Si sabe dónde desea estar dentro de seis meses, abra la boca oportunamente. III.- Cuándo solicitar nuevas responsabilidades.Cuando su jefe esté por salir de vacaciones. Lo más probable es que de todas maneras le delegue una serie de actividades. Gane la partida y hable antes que ocurra. De esta forma, usted será un voluntario valioso. Luego realice un trabajo estupendo, de tal suerte que algunas de estas responsabilidades se queden en sus manos de manera permanente. Bureau of Business Practice
10. Copie y Aprenda sin que le Cueste Si usted visita un museo famoso de arte pictórico seguramente verá a una cantidad de aspirantes a artistas sentados con sus caballetes y lienzos enfrente de pinturas sobresalientes. El museo les ofrece permiso porque esta es la mejor forma de desarrollar sus habilidades. El copiar a los grandes maestros da la oportunidad de aprender las técnicas que se usaron para producir tales obras. La pregunta es: ¿No sería maravilloso tener en vivo y al lado a los maestros para guiarnos en el aprendizaje?
Not Just For CEO’s, John Zenger
Aprenda
Todos conocemos a personas que son muy hábiles en lo que hacen. Las personas con éxito saben que para ser un individuo de talento especial, simplemente hay que empezar por comportarse como tal. Y el verdadero reto es encontrar la mejor gente a quien imitar. En todas las organizaciones existen personas formidables: Vendedores altamente productivos, ejecutivos con un alto sentido de sus responsabilidades, empleados con una sensibilidad única para tratar a la clientela, ingenieros expertos en resolver problemas, etc. Y aún cuando la organización no los reconozca formalmente muchos saben que ahí están. Si usted desea ser mejor en alguna de esas particularidades, entonces debe saber que lo puede hacer sin mayor problema, y además puede empezar a aprender casi de inmediato. Obsérvelos, hágales preguntas y pida que compartan sus puntos de vista y perspectivas. Estoy de acuerdo en que no siempre es fácil encontrar a los mejores. Un secreto: Pregunte a varias personas en la organización a quiénes consideran los más talentosos en diversos campos. Vaya con su jefe inmediato superior y haga la misma pregunta. Luego identifique a aquellos que aparecen en ambas listas. Estos son los candidatos que debe seleccionar para su objetivo. Nota: Es importante mencionar que uno debe decidir aquellos aspectos que vale la pena imitar, tomando en cuenta que nadie es perfecto.
11. Secretos de la Filosofía de Zenger Miller Esta filosofía empresarial está llena de lecciones para cualquier organización de negocios y consta de cuatro elementos: I.- Filosofía hacia el cliente. Nuestros clientes son nuestros colegas. Respetamos su profesionalismo, dignidad, competencia e inteligencia. Merecen un servicio extraordinario y nuestra preocupación genuina. Nuestras transacciones deben ser éticas y con el deseo de hacer lo correcto. Debe transmitirse que buscamos una relación de largo plazo. Deben pensar que son afortunados de tener una relación de negocios con nuestra organización. II.- Filosofía corporativa. La calidad es la clave de Zenger. Para nosotros, la calidad implica hacer lo necesario para exceder las expectativas del cliente. Cuidamos la calidad en cinco áreas: Productos, resultados, servicio, la vida misma, y la sociedad. Pretendemos ser una organización dramáticamente exitosa tanto en el plano humano como en el económico. III.- Filosofía hacia el personal asociado. Zenger Miller comparte valores comunes... con la calidad como núcleo. Y más que ello, manifestamos una atención especial por la persona en su totalidad, más allá de la típica relación de negocios. Apreciamos la libertad de cometer errores y aprender, la libertad de ser digno de confianza y respetado por las decisiones que se tomen y las contribuciones individuales más allá de las meras obligaciones intrínse-
IV.- Filosofía hacia los productos y servicios. Los productos son la expresión directa de nuestros valores. Ya sea tangibles o intangibles, nos representan a cada uno de nosotros como individuos. Creamos productos y servicios que producen satisfacción para el usuario y dignidad y orgullo para nosotros. Fuentes Diversas
Filosofía
cas del puesto, y la libertad de hacer nuestro trabajo sin mayor injerencia en cuestiones de política externa e interna, relaciones de poder o conflictos interpersonales. Creemos en la productividad, el balance y la colaboración. Creemos en el trabajo intenso como medio para alcanzar altos niveles de productividad personal y organizacional. Y al mismo tiempo, creemos en una vida balanceada con tiempo para la familia, la comunidad, y el automejoramiento. No compartimos la idea de que la sabiduría y el conocimiento sólo se encuentran en la cima de las organizaciones y por ello estimulamos la colaboración entre todas las áreas.
12. Calme su Coraje Comprando Tiempo El filósofo Séneca tenía un antídoto poderoso contra la hostilidad: «El remedio más grande que existe contra el coraje», decía, «es la demora». Usted puede lograr esto, sugiere Sam Horn, líder y presidente de la compañía Action Seminars, contestando una pregunta con otra pregunta. «Coloque la pelota conversacional de nuevo donde tiene el control», dice, «con la frase, ¿qué quieres decir con eso?» Esta simple respuesta, dice, es efectiva en distintos niveles: 1.- Al plantear esta pregunta automáticamente tiene algo qué decir. 2.- Ayuda a disipar su enojo y actúa como una barrera hacia cualquier reacción inesperada que pudiera colocarlo a usted a la defensiva. 3.- Esta pregunta actúa como un detonador que puede ayudar a identificar los temas encubiertos y críticos - dándole a usted la oportunidad de abordar y concentrarse en lo que realmente está sucediendo. 4.- Le ofrece una oportunidad para recomponer su panorama y su temperamento de tal manera que su respuesta tenga menos probabilidades de arrepentimiento posterior por lo que dijo. 5.- Esta pregunta, así de básica como es, también sirve como una respuesta inteligente y evita que se presente una reacción inmadura. Tongue Fu! How To Deflect, Disarm, and Defuse Any Verbal Conflict, Sam Horn
Muchos jefes presumen, «Yo le digo a mi personal lo que tienen que hacer y lo hacen.» Y aunque la idea general es la obediencia ciega, la realidad debería ser totalmente distinta para que las cosas funcionaran mejor. Realidad: Usted recibe usualmente una serie de instrucciones extrañas de su jefe, información insuficiente y un marco de referencia sumamente estrecho. Es importante que usted clarifique entonces lo que piensa que dijo y lo que va a hacer finalmente. Uno requiere entender, en primer lugar sus razones y luego darse cuenta que la orden parte de ciertas presunciones que deben verificarse antes de arrancar sin freno y sin dirección. Y una vez que ya filtró todo aquello que parecía hacerle ruido y quizá detectó algunas equivocaciones en los escenarios dados por su jefe, usted regresa, corrige con mucho tacto a superior y hasta entonces se pone a trabajar. ¡Si usted es así, será querido y respetado siempre por sus jefes! Fuentes Diversas
Secreto
13. El Secreto de la Insubordinación Planificada
14. El ABC de la Escalera Corporativa Precaución: Los siguientes son conceptos básicos, sin embargo, frecuentemente son pasados por alto. Si usted es un ejecutivo y los ignora, aunque se trata - valga la comparación de una especie de abecedario, lo más probable es que se quede atrapado en los niveles inferiores de la escala corporativa: I.- Ambición. Este es el motor que impulsa al individuo. Es energía pura. Hace que uno trabaje duro, que busque las promociones y que se atreva a sacar fortaleza de lo más íntimo para superar todo tipo de obstáculos. La ambición también significa enfrentar aquellos momentos en que uno se pregunta, «¿Este esfuerzo vale realmente la pena?», y luego asegurarse que su respuesta es siempre «Sí.» II.- Balance. En la medida que se persiguen las metas, procure no ser miope en el sentido de ignorar la importancia del balance. Balance significa analizar cuidadosamente las alternativas, reaccionar con justicia a cualquier situación, y ser equilibrado en su trato con el personal con quien tiene contacto. También significa un estado de equilibrio entre su vida profesional y personal. III.- Compromiso. El establecimiento de metas y cursos de acción son meros ejercicios vacíos a menos que usted esté preparado para trabajar arduamente y hacer que las cosas sucedan - y además darse cuenta que nada sucede de la noche a la mañana. Comprométase a realizar el trabajo que le corresponde (de acuerdo a las expectativas de su organización) y algo más en la medida que desee una
Business Now
15. Cómo Capitalizar el Poder del Silencio Para muchos, el silencio es un enemigo - cuando, por el contrario, debe ser un aliado. A continuación tiene algunas sugerencias para aprovechar el silencio al máximo: 1.- Cultive ese silencio. Evite llenar los silencios con balbuceos tales como «Bueno», «Este» y con sonidos como «mmmh», «eeehh». En su lugar, dése la oportunidad de manera totalmente consciente de utilizar silencios ocasionalmente. Silencios de 2 ó 3 segundos para añadir drama a sus mensajes. Así, sonarán naturales a sus interlocutores y le hará verse más confiado e inteligente. Y con el tiempo se dará cuenta que los «espacios vacíos» pueden, en realidad, incrementar su magia para hablar. 2.- Grábese en video o en audio hablando. Escuche y preste atención, sobre todo, a aquellos momentos donde
Poder
promoción. Sugerencia: Descubra cuáles son los elementos clave sobre los cuales descansa la organización y también de la industria de la cual forma parte. Comprométase totalmente y sea todo un profesional en cualquier cosa que haga.
no hay palabras y que en su lugar se descubre utilizando otras opciones para llenar los espacios. Vuélvase a grabar y haga un esfuerzo para eliminar tales errores y practique haciendo pausas por tres segundos o más, hasta que se sienta incómodo. Cuando repase lo grabado, se dará cuenta que las pausas suenan bastante naturales. 3.- Use esta técnica para un mensaje en correo de voz. Utilice la opción de «escuchar» siempre que esté disponible. Si escucha sonidos titubeantes y pausas insuficientes, vuelva a grabar el mensaje y vuelva a escuchar. 4.- Practique en sus conversaciones cotidianas. Inserte una pausa de dos o tres segundos al final de cada pensamiento completo u oración. 5.- Ponga una pequeña nota Post-iT en su teléfono. Como recordatorio para capitalizar la poderosa fuerza del silencio, le sugiero que coloque una pequeña notarecordatorio encima de su teléfono... que diga: «pausa». Ken Taylor
Los ejecutivos de alto nivel normalmente buscan ciertos rasgos personales en los ejecutivos de nivel intermedio para posibles promociones: 1.-Integridad. Esta característica presupone que su palabra es confiable. 2.-Confiabilidad. Implica que tratará por todos los medios a su alcance para cumplir con su responsabilidad. 3.-Orientado a objetivos. Sus esfuerzos apuntan a resultados más que a situaciones intermedias. 4.- Logro. Orientación hacia una trayectoria de mayor éxito. 5.- Métodos. Ciertos métodos para lograr las metas son inaceptables. 6.- Imaginación. Podrá encontrar nuevas opciones para alcanzar sus metas. 7.- Intelecto. Capacidad conocimientos adicionales.
probada
para
adquirir
8.- Lealtad. La confianza que manifestará hacia sus superiores. Fuentes Diversas
Activos
16. Activos Personales Para ser Promovido
17. Ideas Formidables Para Vender Ideas Es muy común que alguien desee que sus colegas o sus jefes le acepten una idea. Y es muy frecuente también que tal idea sea rechazada. Para que no le pase a usted, haga lo siguiente: I.- Presente su idea como algo diferente... no necesariamente mejor. La razón es muy sencilla: De esta manera evitará una probable competencia que puede eliminarla sin darle la oportunidad de ser escuchado. II.- Considere las objeciones como solicitudes informales de mayor información, y no como meros rechazos. Tome nota de tales situaciones e investigue qué hay atrás. Cuando lo descubra, podrá proporcionar la información necesaria que finalmente hará que sus ideas sean aceptadas. III.- No actúe como si se tratara tan solo de presentar su idea sin mayor implicación. La gente tiene que comprarle su idea y usted, por supuesto, tiene que venderla. Y para lograrlo - nunca lo pierda de vista - primero tiene que venderse a sí mismo. IV.- Prepare su discurso de venta como si su vida dependiera de ello. Usted actuará dispuesto a persuadir al más pintado. V.- Comprométase si es necesario. Logrará que más ideas se acepten si está dispuesto a comprometer incluso su reputación e imagen cuando los demás aceptan su propuesta o sugerencia. Fuentes Diversas
La efectividad de los equipos, a menudo, tiene una relación directa con la forma en que el líder coordina a cada miembro. Involucra organización, planeación, delegación, y comunicación. Requiere de amplias habilidades para relacionarse. Estas son algunas técnicas que aplican los coordinadores más efectivos: 1.- Plantee las preguntas adecuadas. Para permanecer al tanto de todos los detalles es preciso hacer preguntas como: «¿Podríamos platicar sobre los últimos adelantos en su área?», o «¿Cuáles son sus problemas o conflictos más prioritarios?», o «¿Qué es lo que se ha modificado desde nuestra última reunión?». 2.- Fije objetivos claros. El enfoque común es esencial y puede ser materializado desde el inicio de cada proyecto acordando con el equipo lo que debe ser realizado en cierto período de tiempo. Mantenga al tanto a los miembros del equipo con reportes frecuentes y gráficas elocuentes. Programe reuniones clave para mantener la motivación en su punto más alto. 3.- Mantenga informado a su equipo. Esto significa manifestar no sólo lo que está pasando dentro de su división y compañía, sino en toda la industria. Comparta tanta información como sea posible. Circule extractos de libros y publicaciones que sean afines con el tema que le ocupa. 4.- Establezca una base de datos. Si usted controla los registros «oficiales» de la acción que se lleva de cada
Efectivo
18. Secretos de un Coordinador Efectivo
proyecto, asegúrese que la base de datos es accesible para todos los miembros. De esta manera, cada uno se mantiene involucrado y al tanto de lo que ocurre. 5.- Estimule la comunicación cruzada. Programe reuniones con la finalidad de que todos los involucrados en un proyecto se conozcan. Propicie las oportunidades que faciliten el acercamiento entre los integrantes. Practical Supervision
19. Cómo Lidiar a un Jefe Complaciente Un jefe complaciente es un arma de dos filos, aunque en el balance puede ser más perjudicial. Si es su caso, tome en cuenta estos tips y reflexiones para contrarrestar cualquier eventualidad en su contra: I.- Propicie la crítica de su jefe en tanto la calidad y naturaleza de su trabajo. Es preferible que exista confrontación directa y oportuna a una desilusión o frustración posterior que puede conducir al rompimiento de expectativas mutuas.
III.- Un jefe complaciente puede ser una ventaja si es que es sumamente competente y su complacencia se deriva de la gran confianza que le tiene a usted. IV.- La complacencia puede ser hacia su persona o en general. Si es general tenga precaución. Si es sólo hacia usted, cerciórese si es negligencia o confianza en su trabajo. V.- Solicite su punto de vista de manera constante y ello lo impulsará a externar su opinión y le dará la retroalimentación que suele ser vital para funcionar mejor. VI.- Si no hay crítica, igual hay indiferencia y falta de preocupación ejecutiva. Una persona así no suele durar mucho tiempo en su trabajo si se trata de un puesto de cierta responsabilidad. Tome sus providencias... ¿quién le dice que no es usted el que se va a quedar o se puede quedar con tal puesto? Enfoque sus baterías y reordene sus pensamientos. Fuentes Diversas
Lidiar
II.- Un jefe que lo deja hacer sin mayor consideración demuestra que es ineficiente en algún grado y que no le aportará nada a usted si lo que pretende es aprender para seguirse superando. Sugerencia: Solicite cambio de departamento o división.
20. Trampas Sutiles Referentes al Sexo En situaciones donde es preciso salir a cenar o comer atendiendo a un cliente o a un colega, es posible caer en trampas básicas inaceptables relacionadas con el sexo de las personas. Mientras usted recuerde que hay que tratar a todo mundo igual, vale la pena tener siempre en mente estas situaciones «críticas». Siga estas sugerencias: I.- Utilice apretones (saludos de mano) que no tengan distinción referente al sexo de la persona. Siempre salude igual utilizando un apretón firme que no sea excesivo. Más allá del saludo de mano... absténgase de tocar a la otra parte más allá de este acto. II.- Ponerse de pie de acuerdo a la ocasión. Ambos hombres y mujeres deben levantarse cuando se les presenta alguien. La gente debe ser presentada de acuerdo al rango jerárquico y no en base al sexo. III.- Presente a sus colegas y asociados utilizando los nombres completos. Esto proporciona un toque de profesionalismo. IV.- Abra las puertas tanto para mujeres como para hombres. Es una cuestión de cortesía y se sugiere hacerlo si es usted quien llega antes al sitio de ingreso. V.- Evite alusiones inapropiadas. Nunca diga «corazón», «querida», etc. VI.- Sepa quién paga la cuenta. Es muy sencillo... paga quien invita, independientemente del sexo. Fuentes Diversas
Un desayuno es una forma ingeniosa de iniciar relaciones de negocios. Es menos caro, tanto en tiempo como en dinero. Se ajusta más fácilmente al itinerario de las personas, que las comidas o las cenas. No altera el día de trabajo. Es una forma energizante y rápida de hacer negocios. La mayoría de las personas de negocios aceptarán asistir a una reunión-desayuno. Es más fácil declinar una invitación a la hora de la comida o la cena. Los restaurantes o cafeterías de los hoteles son generalmente los mejores lugares para sostener reuniones de negocios, porque están menos congestionados, tienen mejores áreas de estacionamiento y la ambientación es más agradable que una oficina, aunque sea elegante y de buen gusto. Las reuniones llevadas a cabo durante el desayuno son los mejores momentos para lograr la máxima asistencia de los invitados. Existe una atracción y asociación natural relacionada con la imagen de los huevos revueltos con salsa de tomate, tocino dorado y quizá los bisquets calientes con mantequilla, aún sin importar que en la realidad se termine comiendo de manera más austera y saludable: una rebanada de pan integral untada con margarina baja en colesterol. A la gente le encanta el desayuno, más que cualquier otra comida del día. Existe cierta cualidad de dinamismo en la gente que con regularidad planea sus reuniones en la mañana. Tienen un ritmo rápido de trabajo y prefieren despertar una hora más temprano para encontrarse con un cliente, que utilizar dos horas durante la hora de la comida, pudiendo ser mejor aprovechadas trabajando en llamadas telefónicas de ventas. La mayoría de las personas que le dan importancia al desayuno, a medio día comen “a la carrera”; con el desayuno ya han satisfecho su deseo de una comida formal al día.
Control
21. Tome el Control del Día en los Desayunos
Los desayunos en restaurantes de comida rápida son como una rebanada de la vida cotidiana. Es una manera breve y eficiente para encontrarse con colegas, prospectos y hasta proveedores para discutir algún nuevo proyecto. También puede ser una variante para las juntas que, periódicamente, pueden desarrollarse afuera de la oficina - a la hora del desayuno - con clientes bien establecidos, y ciertamente también es la alternativa más económica. Fuentes Diversas
22. Capitalice la Técnica de la Visualización Un día, en una aventura al aire libre, el consultor de negocios James Mapes tuvo una experiencia memorable relacionada con la vivencia de los logros. Reunió a once personas para un viaje de siete días de paseo en balsa en el Green River de Utah. Se programaron varias actividades que involucraban diversión y retos, incluyendo escalar rocas. Pero a Mapes no le gustaban las alturas. En la base del acantilado, su instructor le enseñó al grupo algunas técnicas para escalar y tips para su seguridad. También les advirtió “visualícense en la cima”, pensando que su subconsciente encontraría la forma de lograrlo si ellos se imaginaban que ya estaban arriba. Mapes observó al primer miembro del grupo que comenzó a escalar. Parecía difícil. Pensó que el buscar pequeños agujeros
Quantum Leap Thinking: An Owner’s Guide to the Mind, James J. Mapes
Capitalice
en las rocas donde pudiera colocar los dedos de sus pies y manos, le llevaría sin mayor complicación a la meta. De repente era su turno. El instructor le colocó las correas y broches de seguridad, y Mapes comenzó a escalar. Al principio, efectivamente, era más fácil de lo que había imaginado. Pero aproximadamente a cincuenta centímetros de distancia sobre su cara, no pudo encontrar un hueco dónde poner sus dedos. Todo el peso de su cuerpo estaba sostenido por los dedos de su pie izquierdo. Empezó a explorar desesperadamente las rocas a su alrededor, luego comenzó a sentirse mareado. La gente a su alrededor le gritaba qué hacer, pero él no podía oír qué decían. Todo lo que podía pensar era: ¡Me voy a caer! Una pierna le temblaba tanto que pensó que tenía parálisis. ¡Sería tan fácil nada más dejarme caer! Entonces recordó lo que dijo el instructor: “¡visualícense en la cima!” En ese momento, Mapes se formó una imagen clara, y bastante real de sí mismo parado en la cima de la roca. Entonces se dio la magia. Se sintió tan fuerte como si de repente fuera otra persona. Descubrió en la roca el hueco que necesitaba. Realizó un movimiento tras otro – dedos, mano, dedos, mano – y pronto sintió como si alguien lo estuviera jalando sobre la orilla de la cima. Fue una experiencia extraordinaria y le enseñó a Mapes sobre nuestras reservas de coraje e ingenuidad que están disponibles dentro de nosotros cuando mantenemos o desarrollamos una imagen positiva en nuestra mente.
23. Tips Valiosos Para una Asistente Ejecutiva El tráfico de documentos crea más papeleo de lo que cualquiera piensa. Una responsabilidad primaria es mantener este tráfico bajo control. Cada papel que llega a sus manos tiene un lugar concreto como destino final... a menudo en un archivo. Y los archivos funcionan sólo si tienen lógica. Y funcionan cuando se pueden encontrar los documentos fácilmente cuando se les requiere. Sugerencia: Hay tres tipos de archivos que deben organizarse: 1) Los archivos de uso cotidiano de la oficina, 2) Los documentos personales del jefe y 3) Sus archivos personales. Cada uno debe ordenarse de la A a la Z y aunque es lo más básico es lo más apropiado porque está basado en el «sentido común». Evite los sistemas extravagantes con subcategorías y con etiquetas de colores. Lo que sí es válido son los sub-archivos que se subdividen en proyectos específicos. Cada archivo debe ordenarse con el documento más reciente en la parte superior. Utilice sujetadores para mantener los documentos nítidos y en buen estado. Saque copias cuando se trate de faxes y archive las copias para impedir que se borren con el tiempo. No rebase el cupo natural de los archivos. Cuando ya esté saturado simplemente abra otro archivo con el mismo nombre y ponga una etiqueta que diga algo como «Archivo 2». Recuerde: Mantenga los archivos confidenciales totalmente por separado y a buen recaudo. Fuentes Diversas
La memoranda revela su estilo profesional. Los memos escritos de forma concisa y clara, le dicen a la gente que usted toma seriamente su trabajo y a sí mismo. 1.- Sea amable. Piense que un memo es tan informal como “detener a alguien en el pasillo” para comunicar una idea. Los memos no requieren la formalidad de una carta o un reporte. En ellos usted transmite un poco de su personalidad. 2.- Utilice un formato impreso. Los blocks de memos son gene-ralmente más pequeños que una hoja de papel membretado o papel regular – y por una buena razón. Los formatos limitados obligan a la gente a ser breves porque sólo se podrán escribir pocos párrafos. Si tiene más que decir, agregue una nota al final que dice “llámame” o “anexo un reporte completo.” 3.- Escriba como periodista. Utilice todos los trucos que los pe-riodistas usan para guiar la información: ponga un encabezado en el memo: incluya el quién, qué, dónde, cuándo y por qué; comprima la información a listas, en lugar de enunciados largos. Ejemplo: “Dónde: 3er. piso, Sala de Juntas; cuándo: medio día; y así sucesivamente. Siempre indique si es necesaria una respuesta. 4.- Incluya un tema por memo. Piense como fotógrafo: pueden tomar un paisaje amplio o un close-up. Procure que sus memos sean “close-ups”. Enfóquese a un solo tema y cúbralo extremadamente bien. Si usted trata de cubrir demasiado, la fotografía de lo que trata de comunicar será borrosa. 5.- Haga que cada palabra cuente. Actúe como un editor y eli-mine todas las palabras y frases extra. Ejemplos: en lugar de decir “con esta fecha,” diga “ahora”; en lugar de decir “solicito su atención al hecho de que...” diga “le recuerdo que...” The Orange County Register
Memos
24. Cinco Tips Para Mejores Memos
25. Siete Tips Para Hacer LLamadas Telefónicas Eficaces Para efectuar llamadas telefónicas eficaces, es conveniente prepararse con anticipación. Haga una lista de los puntos que va a tratar, inicie la conversación describiendo su lista y procure no cambiar de tema. 1.- Proceda con conversaciones detalladas. Los reportes y cartas importantes deben ser estudiadas antes de iniciar la llamada. Los faxes le permiten la transmisión de documentos. 2.- Explique a la otra persona que tiene límite de tiempo para la conversación. 3.- Recuérdele cuando el tiempo esté a punto de expirar. 4.- Termine el saludo lo más pronto posible. Vaya directo a los negocios. 5.- Póngase de pie cuando esté hablando. Se sorprenderá de ver lo bien que funciona. 6.- Mantenga la conversación en el tema. Si la otra persona cambia la conversación, haga una pregunta que le obligue a dar una respuesta relacionada con la esencia de la discusión. 7.- Termine su llamada cuando cumpla su objetivo. Si su llamada cumple su cometido más rápido de lo planeado, resista la tentación de llenar el tiempo que le resta con conversaciones informales. Smart Moves, Samuel D. Deep, Lyle Sussman
¿Quiere saber cómo lograr que a su jefe le guste su siguiente idea o sugerencia? Incremente sus posibilidades por medio de estas técnicas. Relacione la idea con algo que su jefe pensó o dijo en el pasado. De esta forma, sería también su idea, en parte. “Jefe, ¿se acuerda cuando rentó un Modelo T para la exposición? Ahora hemos hecho lo mismo.” Haga un análisis de costo-beneficio, y así, si su jefe dice: “esto parece muy caro”, usted puede decir: “Le costará $X, pero calculamos que la inversión nos traerá aproximadamente $Y en ventas adicionales.” Piense en algunas alternativas en caso de que su jefe se mantenga en contra de su idea: “Suponga que usamos B (una alternativa menos cara) en lugar de A” Encuentre ejemplos de otros departamentos o empresas que han utilizado con éxito ideas similares. Esto le ayudará a disipar sentimientos pesimistas. Consiga algunos aliados. Si su idea le gusta a alguien a quien su jefe respeta, asegúrese de que su jefe se entere de esto, o que esa persona haga comentarios a su jefe. 7 Survival Skills For a Reengineered World, William N. Yeomans
Ideas
26. Cómo Venderle Ideas a su Jefe
27. Seis Tips Para Escribir con Estilo Propio Escriba rápido... pula más tarde. No trate de mejorar lo que está escribiendo en cada enunciado. Si trata de hacer sus frases perfectas al mismo tiempo que las escribe, no podrá escribir más de tres párrafos en tres horas. Mejore las frases más tarde. También puede resultar útil escribir en la computadora y editar después de que imprima su borrador. Es sorprendente ver qué tan diferente se leen las dos versiones. Si el redactar un proyecto requiere investigación, complétela lo más que pueda antes de empezar a escribir. De esta forma no tendrá que interrumpir su escritura o dejar los incómodos espacios en blanco para ser llenados después. Evite usar muchas palabras. Lo que un escritor no desea, es escribir un reporte, memorándum o manuscrito que alguien va a dejar sobre el escritorio varios días. Diga directamente lo que quiere. Mantenga el objeto de su carta o memorándum durante todo el texto. Mucha gente trata de mencionar demasiados puntos y termina confundiendo al lector. También, recuérdele constantemente a su lector el objetivo del escrito. Elimine las palabras extra. Usted no tiene que ser un autor de best-sellers para olvidar los «por lo tanto» al inicio de un enunciado y «el cual» más adelante. «Por otra parte», o «además», son otras palabras con las que generalmente se encontrará. Otras palabras que se incluyen en esta categoría son: «por ejemplo», «sin embargo». Encuentre reemplazos para esto, esta y eso cuando los utilice para referirse a un objeto, grupo o evento mencionados en el enunciado anterior. Varíe la longitud de los enunciados. No escriba todas las oraciones cortas, o todas las oraciones largas. Incluya algunos enunciados cortos si debe ser breve. Divida en dos las ora-
Fuentes Diversas
28. Cómo Tratar a un Cliente Deshonesto Cuando se trata de saldar cuentas, algunas veces los clientes le mienten. Si aún no le ha sucedido, le sucederá. Cuando un cliente le da información inexacta o incompleta, generalmente es por alguna de las siguientes razones: 1.- El cliente utiliza las mentiras como una herramienta para ganar tiempo. En lugar de decirle a usted por qué no quiere comprar su producto o servicio, le es más fácil deshacerse del compromiso con deshonestidad.
Cliente
ciones largas, use guiones o puntos suspensivos. La meta es mantener el interés del lector. Escriba de la misma forma en que habla. Muchas personas se esfuerzan demasiado en parecer sofisticados y literarios. Este afán es en vano, porque un estilo rebuscado se identifica de inmediato. Trate de escribir de la manera que usted habla. No use las mismas palabras o expresiones una y otra vez. Las repeticiones le dicen a su lector: «No leas esto... ya lo leíste antes». Es bueno, antes de escribir la copia final, pedirle a un amigo o colega de confianza que revise lo que usted ha escrito. Todos necesitamos un editor: Unos ojos frescos pueden ver lo que usted ya no ve.
2.- El cliente está fuera del círculo de toma de decisiones. Si un cliente le dice muchas cosas que no llevan a nada, es posible que él no sea la persona que tome una decisión. Seguramente usted está tratando con una persona que está inseguro en su puesto, alguien con poca autoridad que quiere parecer más involucrado de lo que realmente está. 3.- Es fácil confundir las cosas en base a una relación con poca comunicación. En un ambiente de trabajo donde todo sucede muy rápido, la comunicación generalmente no es suficiente. Las conversaciones pueden ser muy cortas, o nos escondemos detrás del correo de voz. Es fácil confundir las cosas bajo tales circunstancias. 4.- Usted tiene un cliente que es muy desorganizado. Algunas veces el cliente le dice una cosa, y luego hace otra muy diferente. La razón es que olvidó dar seguimiento. Los clientes desorganizados son muy peligrosos; si ellos se equivocan, usted será el que sufra las consecuencias. ¿Qué puede hacer usted? Si constantemente su cliente le da información incompleta o inexacta, le puede dar a entender que su relación de negocios está en problemas. Revise su interacción con él. Hágale saber que lo que él prometió no sucedió. Dígale cómo le ha afectado. ¿Perdió usted tiempo y dinero en un compromiso que nunca se cumplió? ¿Le causó situaciones embarazosas en su propia empresa? Si fue así, hágaselo saber. Si todo lo demás falla, documente todas las conversaciones entre ustedes. Comparta estos documentos con él, para que no haya oportunidad de futuros malos entendidos. Tough Calls, Josh Gordon
Usted, como ejecutivo, se debe a su imagen. Es muy importante que usted aprenda a cuidar de sí mismo para que los demás lo vean con respeto. Del mismo modo usted debe saber cómo manejar su desempeño profesional y el de aquellos que están bajo su cargo. Tome en cuenta estos puntos y mejore su presencia: 1.- Escoja un estilo gerencial. ¿Es usted un modelo de conducta profesional? ¿Grita o levanta la voz? ¿Son sus comidas de “larga duración” y todos los días sale temprano? Tome en cuenta que su actitud y conducta, buena o mala, permeará a toda su empresa. 2.- Convierta a su personal capacitado en capacitador. Si usted invierte sumas importantes en la superación de sus vendedores: hágales saber lo que se espera de ellos. A su regreso deberán compartir con el resto de la fuerza de ventas lo que ellos han aprendido. Esto les obligará a prestar más atención a su propio entrenamiento. 3.- «Dime con quién andas y te diré quién eres». No importa qué tan exigente y exacto sea el contrato, no haga negocios con empresas o personas deshonestas. 4.- Dedique el tiempo que merezca a la toma de decisiones. A usted le pagan para hacer las cosas bien, no para hacerlas lo más rápidamente posible. Las decisiones importantes nunca deben tomarse precipitadamente. Dese tiempo para estudiarlas, consulte con la almohada y cuando decida actuar, sea contundente.
Mejor
29. Seis Tips Para Ser Mejor
5.- Deje que los mentirosos mientan. Cuando los clientes presentan varias excusas, es muy probable que estén mintiendo. En lugar de tratar de sacarles la verdad, acepte un no a corto plazo, así usted puede posicionarse como el proveedor número dos, mientras algo erróneo le sucede al número uno. 6.- Practique una «autopsia». Todo mundo sabe que la preparación es importante, pero ¿cuál es la mejor forma de prepararse? Un método seguro para mejorar, es repasar cada presentación después de concluida y analizar lo que salió bien, y lo que resultó no tan bien. Sabiendo con precisión lo que pasó la última vez, le ayudará a determinar lo que sucederá la próxima. Pushing the Envelope: All the Way to the Top, Harvey Mackay
Un ambiente de trabajo sano, tiene como consecuencia lógica, en la mayoría de los casos, una relación laboral cordial y justa para ambas partes. Entre los muchos beneficios que esto puede generar, son: Para el empleado, la satisfacción de prestar sus servicios en un lugar donde es motivado, apreciado y reconocido. Para la empresa, eficiencia y efectividad en todas las actividades que se realizan. El obtener lo mejor de sus empleados involucra la creación de una cultura organizacional que apoye, fomente y tenga alto interés por la autoestima individual. Lo que usted puede hacer para que sus empleados brillen es: I.- Dé la bienvenida a la honestidad. Asegúrese de que los empleados no sean castigados o humillados si cometen errores y abiertamente admiten una falta de información (pero están dispuestos a conseguirla). Haga que sus empleados se sientan seguros. II.- Ofrezca retos. Cambie la rutina, proporcione tareas que necesiten esfuerzo y provoquen retos. III.- Reconocimiento. Reconozca y premie el buen trabajo. Una palabra de halago logra mucho; un incremento en las responsabilidades y pago, logran aún más.
Brillen
30. Permita que Sus Empleados Brillen
IV.- Invite a la innovación. Solicite opiniones, provoque lluvia de ideas y acepte nuevas ideas. Demuestre que se espera innovación de los empleados. V.- Comparta información. No fuerce a su equipo a trabajar como en una aspiradora. Proporcione información, no sólo la que está directamente relacionada con el trabajo, sino que también la de toda la empresa. Asegúrese de que capten “todo el cuadro” y se sientan parte de la cultura corporativa. VI.- Motive la iniciativa. Demuestre que usted aprecia a personas con iniciativa y la solución de problemas. Motive al empleado para que busque sus propias soluciones, cuando sea posible. VII.- Guíe con el ejemplo. Los gerentes deben actuar de acuerdo a lo establecido en la filosofía de la empresa. Cuando usted demuestre integridad, sus empleados tratarán de imitarlo. Self-Esteem at Work: How Confident People Make Powerful Companies, Nathaniel Branden
¿Tiene usted una engrapadora o una perforadora de papel sobre su escritorio? Si usted no engrapa varias veces cada día, o no ha usado la perforadora durante las últimas 24 horas, ponga esos artículos en un cajón hasta que los necesite. Cada artículo sobre su escritorio se registra en su visión periférica y compite por su atención. Deshágase de artículos innecesarios que ocupan espacio. Usted estará más enfocado y le será más fácil concentrarse. Ahora, revise las cajas y expedientes viejos que tiene bajo su escritorio. ¿Es necesario que todo eso esté ahí? Guarde lo que no va a utilizar de inmediato. Si usted sí lo va a utilizar, busque un lugar mejor donde mantenerlos. Abra un expediente de trabajo por realizar. Manténgalo en el cajón de su escritorio en lugar de ponerlo en un portapapeles sobre su escritorio. Además, consiga un organizador de cajones para guardar sus plumas, lápices, clips y demás artículos. Los beneficios de un escritorio ordenado y limpio incluyen: Menos estrés. Usted no se sentirá abrumado(a) si sólo tiene un proyecto a la vez sobre su escritorio. Más control. Tendrá menos distracciones y puede enfocarse en lo que actualmente está realizando. El mensaje que los demás reciben, es que todo está bajo control. American Management Association, Fred Kniggendorf
Escritorio
31. ¿Qué Hay Sobre su Escritorio?
32. Tips Para Generar Creatividad en el Equipo Estas son algunas sugerencias fabulosas para desarrollar un ambiente de trabajo creativo: 1.- Fomente la expresión abierta de ideas. Premie los esfuerzos de todos aquellos que ofrezcan innovaciones. 2.- Acepte ideas que parezcan distintas. Se debe adoptar un medio ambiente en el cual las diferencias sean celebradas. 3.- Propicie el desarrollo de las ideas. Los líderes deben promover los beneficios de «la lluvia de ideas». 4.- Permita espacio suficiente para los esfuerzos individuales. A todos se les debe ofrecer contextos para reflejar sus propias decisiones. 5.- Ofrezca oportunidades para el crecimiento personal aunque no coincida totalmente con la organización. En muchos casos, los logros convencionales no son las mejores soluciones. Make Your Team a Winner
Existe penosamente muchísima gente que pertenece al club de «Debí Hacerlo». Sus miembros siempre están diciendo, «Yo no debí haber hecho eso»; «Pude haber hecho esto» o «Yo mejor hubiera hecho aquello». Este club está atestado de gente que normalmente nunca hace nada. Es alérgica al riesgo adverso. Nunca van tras algo. Tienen mucho miedo de perder, nunca planean ganar. El club «Debí Hacerlo» es aburrido. Los miembros nunca se cortan o se rasguñan. Nunca pierden una oportunidad en el último segundo. No hay reprimendas, no forman olas. No hay un Arnold Palmer o Chris Evert o Larry Bird en este club. El club contrario es la antítesis. Lo podríamos llamar «El Club de No Debí Hacerlo», y es el lugar en que usted debe estar. Este es el círculo de los ganadores. Cada vez que diga: “Caramba, no debí haber hecho eso”, habrá otras diez veces en que los resultados le probarán que sí debió hacerlo. Sin valor, no hay gloria. Fuentes Diversas
Hacerlo
33. Renuncie al Club de «Debí Hacerlo»
34. Agradezca a sus Clientes por su Éxito El entrenador de ventas Stephan Schiffman cuenta una historia de referencia protagonizada por un vendedor muy exitoso. “Cada año Bill vacaciona en una localidad exótica, disfrutando de un bono de su compañía.” Después de cada viaje, Bill le escribe a sus clientes y prospectos calificados, anunciándoles su regreso del paraíso. El propósito de la carta no es presumir. Agradece a sus clientes por sus negocios y hace claro que el único modo en que él puede alcanzar sus objetivos es ayudando a sus clientes a alcanzar los suyos. Luego Bill escribe: “Mi negocio depende de sus referencias. Así que apreciaría si usted se tomara un momento para anotar los nombres y números telefónicos de tres o cuatro personas de su industria que usted piense se puedan beneficiar hablando conmigo.” Él concluye agradeciéndoles otra vez por su negocio y deseándoles un éxito continuo. “Llámenme loco,” concluye Schiffman. “Pero siento que hay una conexión entre cartas como esa y esas caras vacaciones.” The 25 Sales Habits of Highly Succesful Salespeople, Stephan Schiffman
Saber delegar responsabilidades es una habilidad de un buen jefe. Es increíble cómo estos puntos nos pueden ayudar a incrementar la productividad en nuestro trabajo incluyendo a nuestro personal: 1.- Asegúrese de que el empleado tiene la experiencia, el talento y la habilidad para desempeñar el trabajo. No delegue un trabajo destinado a resultar fallido o frustrado. 2.- Cheque con su jefe. A menos que se le haya pedido completa discreción en el asunto, asegúrese de que su jefe esté de acuerdo con que usted delegue alguna responsabilidad particular. 3.- Delegue no sólo trabajos sencillos y sin gran importancia sino también los más significativos. Los empleados verán esto como un voto de confianza. 4.- Asegúrese de que sus subordinados entiendan claramente su deber. Haga que los subordinados le describan lo que creen que usted quiere que logren. 5.- Permita al subordinado proponer cómo debe ser desempeñado el trabajo en cuestión. Y si hay reglas o limitaciones que deban ser seguidas, asegúrese de comunicarse bien. 6.- Provea de todos los recursos necesarios para desarrollar el trabajo. Si usted va a delegar, provea también la ayuda necesaria.
Delegar
35. Diez Reglas Para Delegar Responsabilidades
7.- Manténgase accesible. Ofrezca una “red de seguridad” para el subordinado. Esté disponible, pero no se comprometa demasiado. 8.- Si el trabajo es bien desarrollado, alabe al subordinado. 9.- Si no, dígale cómo mejorarlo 10.- Delegue con frecuencia, así todos ganan. Smart Moves, Sam Deep, Lyle Sussman
36. No Pierda de Vista a sus Nuevos Empleados Mantenga su atención en sus nuevos empleados. Su personal puede creer que si no se les da ninguna retroalimentación significa que están haciendo un buen trabajo. Los primeros meses de un nuevo empleado tienden a ser críticos porque determinan si usted ha contratado a una buen elemento. Llevar a cabo evaluaciones de desempeño con cierta regularidad les ofrecerá a sus empleados la oportunidad de mejorar en la organización, pero también le ofrecerá a usted más posibilidades de documentar su capacidad de trabajo, en caso de que deba dejarlos ir en un período corto de tiempo. Fuentes Diversas
Así como usted está acostumbrado a juzgar por la primera impresión, usted también es juzgado por los primeros momentos de interacción con alguien. Aquí le presentamos unos tips para generar una gran primera impresión con colegas y asociados: Cuando le presenten a alguien, extienda un confiable apretón de manos y haga contacto visual. Evite palabras demasiado modernas en su vocabulario. Cuando esté representando a su empresa siempre trate de llevar materiales como portafolio, plumas, lápices y libretas de notas que denoten calidad. Todos estos detalles son una reflexión de su estilo y proyectarán una imagen positiva o negativa de su empresa. Business Etiquette, Ann Marie Sabbath
Buena
37. Cause Una Buena Impresión
38. Manipule los Plazos de Entrega Cuando ponga plazos, sea claro y directo. Si usted manipula las fechas de entrega para estimular a sus empleados, con esto, puede estar haciendo exactamente lo contrario. Por ejemplo, le dice a un empleado a las 8 a.m. que necesita ese reporte para las 3:30 p.m. de ese mismo día. En realidad no necesita esa información hasta la mañana siguiente. Su empleado estará tenso y tal vez creando un trabajo de mala calidad por el apuro. Así que lo mejor es ser honesto y decir: “Necesito esto en mi escritorio para mañana a las 9 a.m.” De esa manera, el empleado aprenderá a confiar en usted y aprenderá a crear un mejor trabajo dentro de un buen plazo de tiempo. Fuentes Diversas
39. Maximice su Eficiencia en la Oficina Ser eficiente en su trabajo de oficina requiere que usted optimice sus más valiosos bienes: tiempo y energía. El tiempo es un recurso limitado. Así que, para ser eficiente, usted debe aprender primero a sacarle lo más posible al número de horas de un día, una semana, un año, etc. Maximizando su energía natural corporal y sacando toda la ventaja posible a la tecnología que está a su disposición.
Terry Lonier
40. Observe Estos Detalles en sus Visitas Uno de los objetivos más importantes cuando se hace una negociación es impresionar al prospecto y al mismo tiempo ver cómo es que el prospecto hace lo mismo. Cualquiera que sea su papel, le presentamos aquí algunas preguntas que debe usted contestarse antes de entrar a una oficina. ¿Dónde se sentará? Las oficinas están regularmente divididas en dos, él área del escritorio y el área del sofá. El lugar que elija determinará el tipo de conversación. Como regla, cualquier negociación se hace en el escritorio. El problema es que esta situación de cara a cara puede volverse ligeramente una confrontación. En cambio, las discusiones en el sofá tienden a ser más sociales, filosóficas y explicativas.
Detalles
Decida si usted es una persona de día o de noche y saque ventaja de estas horas cuando se sienta al máximo para hacer las cosas. Dé a su cuerpo tiempo para recargarse. Trabajar 18 horas seguidas y sin descanso alguno no lo hará ganar una distinción especial como empresario. Más bien, le hará ganar un boleto al cansancio físico y emocional, un lugar al que usted probablemente no quiera ir. Una vez que usted ha aprendido a manejar sus bienes físicos, podrá aprender a manejar su oficina.
¿Le han ofrecido algo de beber? Este es un detalle pequeño pero muy revelador. Que le ofrezcan café o cualquier otra bebida es un gesto cálido y social, pensado para relajar al invitado. Observe bien el mensaje de esta hospitalidad: su anfitrión tiene toda la disposición de escuchar lo que usted viene a proponer. Si de cualquier modo, nada ocurre, quédese hasta terminarse su bebida. ¿Qué ocurre con los teléfonos? El modo en que su anfitrión se desenvuelva en el teléfono dice mucho de él y de lo que piensa de usted. Su mejor prospecto le dirá a su secretaria que no le pase llamadas durante su reunión. Esto le dice que él es educado y que tiene interés en su propuesta. Su otro buen prospecto recibirá alguna llamada no sin antes enterarlo a usted anticipadamente de que su charla tendrá una breve interrupción. Estas dos personas son valiosas, cuidadosas y organizadas, gente con la que obviamente usted quiere tratar. ¿Qué hay en las paredes? Las fotos o cualquier muestra de arte en las paredes de un ejecutivo no le dirán mucho. Pero el ejecutivo sí. El truco es hacerlo comentar sobre lo que adorna su oficina, quizás el no esté acostumbrado a hablar de ello y le gustará romper el hielo así. Fuentes Diversas
El miedo al éxito existe aunque usted no lo crea. Los psicólogos de la administración piensan que este factor es más común de lo que creemos. Y en realidad el aspecto más serio del miedo es que es muy difícil de identificar. De hecho, hay muchas carreras truncadas por este motivo. Probablemente usted está dentro de este grupo. Aquí tiene algunas señales que le pueden servir para confirmarlo: 1.-La necesidad frecuente de retroceder en sus planes profesionales. Puede ser normal cambiar de metas con frecuencia si se trata de un negocio muy volátil donde las oportunidades se transforman rápido y no porque simplemente tienen miedo de avanzar en su trayectoria. 2.-Delegar responsabilidad en lugar de delegar autoridad. Este patrón ocurre inmediatamente después de una promoción importante donde un gerente cree que está arriesgando su carrera. El temor a las grandes ligas. Delega responsabilidad a subordinados de tal forma que pueda acreditarse los éxitos, pero siempre dejando un margen de distanciamiento que le permita alejarse un tanto de los posibles fracasos. Un ejecutivo que se siente cómodo con el éxito no tiene miedo de compartir el crédito con su personal o hacer patentes los fracasos. 3.-Buscando la aprobación de personas cuya opinión no es importante. Cuando los gerentes están preocupados, buscan sugerencias y opiniones de otros ejecutivos... normalmente de aquellos que son populares y respetados dentro de la empresa. La idea no es apropiarse de su
Éxito
41. Ya no Tema al Éxito y lo Alcanzará
sabiduría sino obtener su aprobación. No obstante, aquellos que están bien plantados en sus puestos saben que el éxito depende de sus acciones y no de la aprobación de alguien más. Fuentes Diversas
42. Haga Estas 10 Cosas y Siéntase Bien 1.- Sea de nuevo un niño. Dese 15 minutos para jugar. Visite una juguetería y adquiera algo que prometa ser divertido. 2.- Amplíe sus horizontes. Lea los clásicos por 15 minutos al día. Si lee los problemas de las novelas de Dickens, los suyos le parecerán dificultades insignificantes al compararlos. 3.- Haga una lista con cinco de sus fortalezas. Cambie diariamente la lista. 4.- Ayude a alguien sin que lo sepa. Pague la cuota del peaje del automovilista que viene atrás suyo. 5.- Cambie algo acerca de sí mismo. Compre nuevos aros a sus anteojos. Encere sus zapatos, cambie de peinado, etc.
Bien 6.- Realice algo pequeño que ha venido evitando. Limpie su escritorio. Lleve su automóvil a servicio o lavado de tapicería. 7.- Hable con un buen amigo. Póngase de acuerdo y vaya a desayunar con esa amistad un tanto alejada. 8.- Haga ejercicio regularmente. Una media hora de bicicleta. Correr algunos kilómetros. Hacer ejercicio genera un gran sentido de control. 9.- Póngase en contacto con su lado espiritual. Meditación, rezos o simplemente un momento de quietud en contacto con la naturaleza puede ser útil para sentirse más en balance y confiado en cuanto la vida. 10.- Relájese. Trate cualquier técnica de relajación progresiva. Desvanezca toda la energía negativa acumulada. Fuentes Diversas
43. 7 Maneras de Obtener un Aumento
Hay formas directas e indirectas de obtener un aumento de sueldo. Ambas maneras son válidas. Úselas de acuerdo a su circunstancia específica. Solicitar un aumento es, por supuesto, más difícil que nunca en momentos económicos turbulentos. Pero es posible obtenerlo preparando un argumento sólido. Siga estos tips: 1.- Piense como si fuera contador. Proyecte su trabajo en términos de utilidad. Muestre qué tanto dinero genera usted a la empresa y qué tanto representa utilidad. 2.- Domine el arte de redactar memos estratégicos. Permita que sus superiores sepan lo que usted ha logrado y en qué proyecto está trabajando actualmente. Sin embargo, No exagere. Pueden pensar que dedica demasiado tiempo a redactar memos. 3.- Aprenda a delegar. No se quede atrapado en una esquina... abrumado con la carga de trabajo. Filtre las actividades de rutina y deléguelas. Dedique más tiempo a pensar estratégicamente. 4.- Regrese a la escuela. Tome cursos adicionales relacionados con su trabajo actual o deseado. Atienda seminarios relacionados con el giro del negocio. 5.- Solucione problemas. Demuestre sus habilidades para manejar lo inesperado y sin ayuda de sus superiores.
6.- Exhiba su conocimiento de la industria. Coleccione artículos de publicaciones especializadas y distribúyalas entre el personal incluyendo sus jefes; redacte reportes de lo que aprenda en conferencias o exhibiciones de negocios. 7.- Mida su rendimiento. Compare su desempeño tanto interna como externamente y registre, aunque sea mentalmente, qué tan bien está haciendo su trabajo. Fuentes Diversas
44. Nunca Intente ser Irreemplazable Atención: Nunca intente ser irreemplazable en su trabajo asumiendo equivocadamente que ello le dará más seguridad. En la actualidad, la gente se vuelve más valiosa y, por consiguiente más segura, no siendo precisamente irreemplazable. Y es muy entendible: Los gerentes que atesoran información concerniente a su actividad, y se rehusan a delegar responsabilidad debilitan la salud general de las empresas. En cambio, cuando los ejecutivos son reemplazables, sus subordinados, a su vez, no son exageradamente dependientes y, por lo tanto, la organización no es tan vulnerable. Existen nueve síntomas que permiten saber si usted es irreemplazable o está avanzando en tal dirección. Pregúntese:
Intente
Entrénese a sí mismo para anticipar problemas antes que se expandan y se conviertan en desastres.
1.- ¿Tomo vacaciones uno o dos días o ni siquiera pienso en ello? 2. ¿llamo constantemente por teléfono para asegurarme que todo está bien? 3.- ¿Paso demasiado tiempo controlando y dando seguimiento a todo lo que hacen mis subordinados? 4.- ¿Desfilan mis subordinados constantemente trayendo problemas, pero no soluciones y esperan que yo absorba la responsabilidad de las medidas a tomar? 5.- ¿Siempre estoy tan ocupado que no tengo tiempo para dedicar unos minutos a charlar con mi equipo de colaboradores... excepto después de las horas de trabajo? 6.- ¿Mi gente no está siendo promovida y más bien está abandonando la empresa buscando oportunidades en otras compañías? Fuentes Diversas
El mercado de trabajo no es perfecto. Esa es la razón por la cual no todos ganan lo que merecen. Y quizá el mayor factor generador de desigualdad es adherirse a los famosos estándares de compensación que se publican periódicamente. Recomendación: Aplique sueldos más altos que el mercado para reclutar mejor gente y con un grado de compromiso mayor. Conclusión: Las compensaciones promedio atraen a gente promedio. Si la empresa desea más talento, tiene que ofrecer más. La Nueva Tendencia: En términos de productividad, existen dos clases de gerentes: Los gatitos y los tigres. 1.-Los gatitos son personas que terminan el trabajo que se les encomienda a tiempo y virtualmente sin errores. 2.-Los tigres son aquellos gerentes que inician todos los trabajos con un objetivo: Hacer todo mejor que la vez anterior. Ellos están buscando más responsabilidades, estimulan a los subordinados para que trabajen más y con mayor eficiencia, y les encanta sacar a flote el ego de los que le rodean. Por supuesto que los tigres tienen mucho más demanda en el mercado de trabajo. Y habría que revisar cuáles son los criterios de los departamentos de reclutamiento respecto a personas que tienen este perfil aunque no se destinen a puestos gerenciales. Reclutar tigres es sólo un aparte de la dinámica. La otra alternativa es reconocer a los tigres que ya hay en su organización.
Sueldos
45. Cómo Fijar Sueldos a los Ejecutivos
Señor ejecutivo, si usted está buscando un nuevo coordinador para ese departamento con problemas, no es remoto que el supervisor sea un verdadero tigre y merezca ser promovido. Ley de la Jungla: Cualquiera se puede convertir en un tigre. Realidad: Los tigres buscan los retos, mientras que los gatitos tienen que ser alimentados. La meta debe ser encontrar la mejor gente en puestos adecuados. Y cuando se entiende este principio es prácticamente imposible que no se pisen algunos callos. Sin embargo, la buena salud de la organización es lo prioritario. Fuentes Diversas
46. Alianzas Estratégicas Entre Empresas Con frecuencia, las alianzas entre empresas funcionan. Es una manera de compartir responsabilidades financieras y administrativas con un objetivo en común: el éxito. Sin embargo, a veces las alianzas fallan. Esto sucede cuando uno de los miembros cambia abruptamente su estrategia de trabajo. Útil: Antes de entrar a una alianza, asegúrese de checar la estabilidad de la otra compañía para ver si permanecerá igual en unos meses o años más. Otras razones por las cuales las alianzas se vienen abajo:
2.- Las dos compañías no tienen un mismo nivel de habilidades técnicas y de administración. 3.- Las compañías no pueden llegar a un acuerdo respecto a cuánta información propietaria deben compartir. Fuentes Diversas
47. ¿Cómo Luce su Sala de Juntas? La decoración y ambientación de una sala de juntas tiene un impacto definitivo en el humor y la productividad de los participantes. Las salas “muertas” crean un sentimiento de claustrofobia y de sofoco que puede destruir el entusiasmo y la creatividad. Las salas “vivas” ofrecen cierta comodidad y hace que quienes ahí se reúnen se sientan listos para interactuar y trabajar. Observe los elementos que se encuentran en estos dos tipos de salas y compárelos. ¿A cuál de estos tipos pertenece su sala de juntas?: Sala muerta: Paredes blancas, sin ventanas, demasiada luz, sillas plegables, ausencia de botes de basura y plantas. Sala viva: Paredes con color, textura, cuadros de exteriores, pósters y/o ventanas; luz agradable, sillas ergonómicas, botes de basura y flores o plantas vivas. Incentive Magazine
Juntas
1.- Una persona clave de la compañía renuncia.
48. Palabras Para Seducir Prospectos Lo que usted dice puede influenciar a los prospectos a cooperar o a resistirse a sus mensajes de ventas. Estudie estas simples sustituciones de palabras para eliminar las frases que hacen su trabajo difícil y escoja aquellas que pueden mejorar sus ventas: 1.- “Hablar a” vs. “Hablar con”. La primera frase implica hablar con altivez a los prospectos. En lugar de esto, involúcrelos en la conversación. 2.- “Decir” vs. “Dejarle saber”. La gente odia que se le diga algo. En su lugar, presente su oferta como si estuviera compartiendo un secreto. 3.- “Informarle” vs. “Compartir algunas ideas”. La palabra informar suena tan oficial que implica que los prospectos han hecho algo mal. Pero “compartir” tiene connotaciones positivas. 4.- “Yo quiero” vs. “Vamos a”. Cuando usted dice “Lo que yo quiero hacer...” los prospectos pueden pensar “¡No me importa lo que usted quiere!” Incluya a los prospectos en cualquier acción o idea diciendo, “Veamos estos números otra vez.” 5.- “Debería hacer” vs. “Querría hacer”. Decirle a los prospectos que ellos deben, tienen o deberían hacer algo, produce reacciones negativas. Usted lucirá mejor si hace sugerencias. Algo como “Quizás a usted le gustaría...”
7.- “Lo llamaré” vs. “Le haré una llamada”. En lugar de hacer sentir a los prospectos que no tienen opción ni control sobre la conversación, hágalos participantes dispuestos dándoles la opción de negarse. Guerilla Teleselling, Jay Conrad Levinson
49. Mejore la Calidad de Sus Escritos En los escritos de negocios es muy importante ser claro y preciso. Cualquier pequeño error puede confundir a su lector y por lo tanto estropear sus tratos. Siga esta guía que a continuación le ofrecemos para lograr que su escritura sea exitosa y efectiva: I.- Palabras cortas. En el arte de la escritura, menos es más. Procure utilizar palabras cortas y compactas. Por ejemplo: ¿para qué decir «utilizar» cuando la palabra «usar» puede funcionarle igual?
Calidad
6.- “Calendarice una cita” vs. “Arreglar una reunión”. La palabra cita recuerda a la gente la visita a un doctor, dentista o abogado. Y la palabra calendarizar les recuerda cuán ocupados ya están. En su lugar sugiera “hacer un arreglo” para “reunirse”, eso les asustará menos a sus prospectos.
II.-Frases cortas. Evite la tentación de agregar palabras extra sólo para extender sus oraciones. Frases como “En el presente momento” pueden intercambiarse sencillamente por “Ahora”. III.- La precisión en sus párrafos es también muy importante. Los párrafos cortos –visualmente- facilitan el trabajo del lector. Los párrafos demasiado largos tienden a perder la atención de cualquiera. IV.- Evite la formalidad extrema. Piense en cómo diría algo oralmente y luego escríbalo tratando de hacerlo más ligero. Formalice un poco su estilo pero manténgalo en un tono conversacional. V.- Lea y respire. Siga las reglas generales de puntuación. Un gran tip es leer algo y luego respirar. Si no puede hacerlo fácilmente, entonces quiere decir que no tiene suficiente puntuación: una pausa corta necesita una coma, un alto total requiere de un punto. VI.- Concisión. Evite el uso de palabras con significados vagos como «más o menos», «un poco» o «muy». Communicating With Costumers, Patrick Forsyth
Muchos profesionistas o empresarios con frecuencia se dan cuenta de la importancia de tomar precauciones contra los robos justo después de que ha habido algún incidente de esta naturaleza en su compañía. Ponga en práctica las siguientes ideas y evite ser una víctima: 1.-Documente todo el equipo. Mantenga una lista maestra con cada pieza de equipo que incluya su fabricante, modelo y número de serie. Su personal clave deberá tener una copia de esto. Además considere tener otra copia en alguna bóveda en caso de algún incendio u otra catástrofe. 2.-Etiquete su equipo. Grabe en ellos símbolos o caracteres que no puedan ser eliminados. También puede aplicar etiquetas de metal adhesivas, no son caras y son virtualmente indestructibles. Los asaltantes la pensarán un poco de llevarse equipo marcado y etiquetado. 3.-Mantenga las luces prendidas. Asegúrese de que su oficina esté bien iluminada, por dentro y por fuera, todo el tiempo. El uso de electricidad extra le costará menos que el reemplazo de su equipo. 4.-Su oficina no debe ser una sala de exhibición. Cuando su oficina está cerrada, ¿se puede ver equipo valioso desde la calle o desde los edificios cercanos? Considere cambiarlo de ese lugar visible y ponerle candado a lo que sea posible.
Prueba
50. Para Una Oficina a Prueba de Robos
5.-Mantenga sus ojos en los extraños. No permita que nadie que no sea un empleado se mueva libremente dentro de su oficina. Y cuando vendedores, gente de servicio o mensajeros lleguen inesperadamente, haga que registren su entrada antes de permitirles el acceso a sus instalaciones. Your Office
51. Cómo Capitalizar los Errores de su Jefe Cada ejecutivo ve a su jefe cometer un error de vez en cuando. Lo que separa a los “progresistas” de los “apagados” es la habilidad para aprovechar tales errores. Y para lograrlo usted debe evitar reaccionar rápidamente. En su lugar, tómese tiempo para analizar la situación cuidadosamente para luego elegir un curso de acción que servirá mejor a sus intereses personales. Estrategias a considerar: 1) Corrija el error y sólo diga al jefe lo que hizo. Este enfoque es el mejor cuando es necesario producir puntos a favor con el jefe. Cuando se lo diga, hágalo como que no quiere la cosa. La idea es que deje entrever que usted lo protege, y es leal de manera natural.
3) Corrija el error y comuníquelo a los superiores de su jefe. Esto es guerra pura. Un esfuerzo intencional por desacreditarlo y una invitación para la venganza. Esta acción no tiene punto de retorno. Sea cauto. Aplíquela cuando la empresa corra riesgos serios por su culpa. Sugerencia: use este enfoque sólo si está seguro que los superiores simpatizarán con usted. ¡Es una acción extrema! Fuentes Diversas
52. Oportunidades: ¿Desacuerdos con su Jefe? Deje de pensar que los desacuerdos con su jefe son obstáculos que deben ser superados y empiece a pensar en ellos como oportunidades. De hecho, sólo los gerentes mediocres permitirán que las discusiones conviertan en confrontaciones dañinas. Los ejecutivos inteligentes encuentran formas para aprovechar los desacuerdos demostrando a su superior sus habilidades gerenciales o consolidando su relación. La clave es lo que usted hace después del desacuerdo.
Desacuerdos
2) Corrija el error y no lo diga a nadie. Esta opción es la mejor cuando el jefe es sensible a la crítica o piensa que es infalible, o si existe algún tipo de conflicto entre usted y él. Si se llega a dar cuenta de lo que hizo, con seguridad tendrá una reacción favorable.
Digamos que usted y su jefe no están de acuerdo en el tema de la venta de ciertos artículos. Su jefe opina que deben esperarse hasta que la situación económica esté mejor y usted piensa que cualquier retraso le dejará libre el campo a la competencia. Es esta situación – no hay un “correcto” o “equivocado”. Es simplemente un asunto de juicio. No obstante, usted está consciente que tarde o temprano uno de los dos va a ganar. Permanezca calmado sin importar que tan seguro se sienta sobre su punto de vista. No se enoje. Si lo hace y resulta que se equivocó, entonces será mucho más difícil pedir disculpas. Si el jefe resulta tener la razón festeje su victoria. Aprecie su buen juicio en voz alta de tal manera que olvide el desacuerdo. Pregúntele cómo es que llegó a tal conclusión y apoye sin reservas las medidas que deban tomarse. No escatime elogios. El punto es que un desacuerdo que pudo terminar en recriminaciones resultó, en cambio, en una demostración de sus habilidades para capitalizar la experiencia y visión de su superior. Usted le ha demostrado que es un aliado con una buena dosis de capacidad gerencial. Si el jefe pierde el caso, no se ufane. Mejor espere a que él admita su equivocación. Y si no se da por enterado, usted ahora lo conocerá mejor. Fuentes Diversas
El físico Isidor Isaac Rabi, ganador del Premio Nóbel por sus trabajos en el campo de la física nuclear, atribuye su éxito a la forma en que su madre acostumbra recibirlo cuando regresaba de la escuela diariamente. El saludo típico era: “¿Hiciste alguna buena pregunta hoy Isaac?” Y como la madre del señor Rabi, el gurú de la administración. Tom Peters cree que hacer preguntas a menudo es más sabio que tratar de aportar respuestas para todo. “Y cuando existe alguna duda”, sugiere, “responda una interrogación con otra interrogación y regrese la responsabilidad (por aprender, entender y crecer) a ellos “. Por ejemplo, recientemente un ejecutivo de ventas le preguntó a Tom qué es lo que pensaba acerca de un nuevo programa de objetivos que había desarrollado, y cómo y cuándo debería ser evaluado. Peters respondió preguntándole 1) ¿Qué es lo que el equipo de ventas pensaba sobre el tema?, 2) ¿Cómo pensaban ellos que debía ser evaluado? Y 3) ¿Cuándo pensaban que debía ser evaluado? Conclusión: Los gerentes deben preguntarse al fin de cada día, ¿Me he ganado las tres cuartas partes de mi sueldo por tener la boca cerrada y dejar que mis subordinados aprendan por sí mismos? Fuentes Diversos
Preguntas
53. Conteste con Preguntas y Gane
54. Atributos Indispensables Para Ejecutivos Hay ejecutivos que dicen no ser afectos a la intriga, los chismes y la hipocresía. Un común denominador de estos individuos es que normalmente están en el nivel jerárquico inferior. Quizá son muy capaces, pero diría que son aficionados y no profesionales, mientras que sus competidores sí están jugando en grandes ligas. ¡La vida es así! Regla de Sobrevivencia: Lo que no sepas, te lastimará. Realidad: Más reputaciones se generan y se pierden en las mesas de los bares (o donde sea) que por mera capacidad o razones puras de trabajo. ¡Negocios son negocios! Y cada vez que tres personas se reúnen para formar un negocio, podemos apostar 8 a 5 que eventualmente dos de ellos se aliarán contra el tercero. Ahora imagínese lo que pasa cuando hay 40, 80, o 1,000 personas trabajando juntas. Regla Esmeralda: Actúe con sinceridad... aunque no lo sienta. Lo anterior no quiere decir que usted debe actuar como promotor de intrigas. Simplemente debe estar consciente de este fenómeno y tratar de estar dentro de los circuitos de comunicación informal. Principio de Bronce: Las lenguas cáusticas no llegan a la dirección. Los comentarios cáusticos, el cinismo injustificado, las observaciones disparatadas, el uso excesivo de obscenidades y groserías y frases alarmistas no son las formas más recomendables para avanzar en una carrera profesional. La forma más rápida en que un ejecutivo puede matar su trayectoria profesional es no controlando lo que dice. El uso pobre del lenguaje es un indicador importante de la falta de habilidad para apreciar situaciones de negocios sin perjuicios emocionales sobre personas o circunstancias. Fuentes Diversas
Es una pena, pero siempre hay una cantidad de cosas que vamos aprendiendo en la vida por la vía de la experiencia. No obstante queda la sensación de que hubiera sido mejor saberlas a través de una tercera persona. Por ejemplo: Los argumentos lógicos jamás sirven para resolver problemas de naturaleza emocional. Los problemas emocionales requieren capacidad y disposición para escuchar, empatía, comprensión, justicia, inteligencia, una mente abierta, y acción efectiva. Es curioso, pero todos los individuos somos más dados a explorar formas para pensar mejor en lugar de pensar con mayor cautela la forma en que actuamos. Aunque parezca un juego de palabras, existe un punto crítico en que se vuelve esencial dejar de pensar acerca de algo que es preciso hacer y empezar a hacer algo de inmediato y relativo a aquello que ya está en la mente. Cuando, de repente, se presenta una crisis, lo más recomendable es no pensar con los pies. Una línea recta quizá es la distancia más corta entre dos puntos, pero es muy común que sea el camino más difícil de recorrer. El más inteligente no es necesariamente el triunfador en ningún aspecto de la vida. Se necesitan otros ingredientes como capacidad para relacionarse con la gente, tenacidad, claridad de pensamiento, determinación y habilidad para encontrar siempre el lado positivo a las cosas. En los negocios se necesitan sólo tres cosas para tener éxito: A) Ser diferente
Siempre
55. Cosas que Siempre Debí Hacer
B) Ser mejor o C) Ambos aspectos anteriores. Aristóteles Onassis dijo en una ocasión: “Para tener éxito es imprescindible conocer algo que nadie más sabe”. Él se refería a tener ventajas competitivas y esto no significa mas que “ser diferente”. Para resolver cualquier problema, por más complejo que parezca, hay que pensar hasta que duela. Fuentes Diversas
56. Haga que los Colegas Ejecutivos lo Aprecien Alabe a otros en su departamento y su alabanza se reflejará en usted. Por ejemplo: Digamos que usted ha implementado recientemente una idea que pudiera ahorrar a la compañía un millón de pesos y se encuentra en una reunión informal con los altos directivos de su empresa. No desea hablar de la idea porque será obvio que está alardeando ¿Qué hacer? Hable sobre un miembro clave de su equipo que le ha ayudado a desarrollarla: “A propósito de Gerardo, él fue de gran ayuda para implementar el programa de ahorro del departamento”. De esta forma usted inclina la conversación hacia el tema: ¡Su éxito! Dé el mérito a los demás y pronto se le conocerá como un gran gerente. Fuentes Diversas
“Si te preparas para tu siguiente trabajo, ello puede ser sumamente útil para ser mucho más productivo en tu trabajo actual”. Mi padre me enseño a jugar damas chinas y ajedrez. Su mensaje fue consistente. “Piensa siempre adelante. Visualiza dos o tres movimientos adelante. No siempre hagas tus movimientos en respuesta a lo que yo hago. Nunca ganarás si no tienes tu propio plan”. Creo que este consejo fue muy sabio. Y después de 40 años en el mundo laboral mi propio consejo a cualquiera no es más que el eco de lo que me decía mi padre acerca del juego del ajedrez: “¡Siempre piensa adelante!”, “Haz tu propio plan en cuanto a tu carrera. No respondas simplemente a aquello que tu organización te ofrece”. No hay excepciones para lo siguiente: Absolutamente a todos los directores de empresa les impresiona la gente que se esfuerza constantemente en mejorar. Las personas que con frecuencia toman cursos, participan en programas de entrenamiento, y persiguen grados académicos adicionales están enviando un mensaje muy claro. El status quo no es suficiente para ello, Reconocen que no importan que tan brillantes o hábiles sean, sin duda pueden ser mejores. Estos son los individuos que sobresalen y que capturan la atención de sus superiores. Esa es la razón por la cual terminan obteniendo los mejores puestos tarde o temprano. El prepararse para su próximo trabajo no significa que usted debe buscar otras alternativas en otras compañías. Más bien se trata de mantenerse al día en cuanto a los requerimientos del trabajo que está desempeñando y las realidades del mercado. Manténgase informado de aquello que puede ser crucial en su empresa en el corto o mediano plazo y empiece a prepararse en dicho campo. Si lo hace, usted tendrá grandes posibilidades de ser solicitado para las nuevas responsabilidades que surjan en el panorama. Fuentes Diversas
Prepárese
57. Prepárese Para su Próximo Trabajo
58. Cómo Ser Promocionado en Corto Plazo La posibilidad de ascender por la escalera de la jerarquía de su organización depende en gran medida de su habilidad para vender un producto muy especial a sus colegas, sus superiores y a su competencia: ¡USTED! Lo más sano para cerciorarse de qué tan bien está uno actuando y avanzando en tal dirección es auto practicarse una especie de “prueba ácida”. Si contesta las siguientes preguntas con un “no” ello indica que está débil en tales áreas y hay que reforzarlas lo más pronto posible: I.- Autopresentación. ¿Ha desarrollado una presencia exitosa y sobresaliente?, ¿Su habilidad para comunicarse por escrito (incluyendo su ortografía) y verbalmente es aceptable? ¿Ha transmitido a sus superiores su valor a través de memos y reportes donde se documenten sus ideas y logros? II.- Habilidades Analíticas. ¿ Ha resuelto problemas complejos y cruciales para la empresa en lugar de sacarles la vuelta? ¿Sus soluciones han incrementado las utilidades o reducido los costos? III.- Seguimiento responsable. ¿Ha supervisado proyectos hasta su terminación? ¿ Ha motivado usted a sus subordinados para asegurarse de que hagan las cosas? IV.- Frialdad ejecutiva. ¿ Ha demostrado su habilidad para responder ante situaciones de extrema presión?
VI.- Mejoramiento de la imagen. ¿ Ha usted abordado proyectos que sirvan como muestra de sus habilidades? VII.- Inteligencia política. ¿ Ha resistido la tentación de aprovecharse de los fracasos de sus colegas – contendientes que fracasan en sus proyectos? ¿Ha tenido la agudeza mental para ofrecerles su ayuda si es preciso para que salgan adelante en sus problemas? VIII.- Definición de metas. ¿ Tiene usted claras las metas de largo plazo de su organización?, ¿Cómo se adapta su actividad para contribuir de manera visible a alcanzarlas? IX.- Apoyo a los superarios. ¿Apoya las ideas de sus superiores?, ¿Ha tenido la visión de trabajar en múltiples ocasiones (y sin que se lo pidan) largas horas apoyándolos sin pensar en “pequeñeces” como tiempos extras? Cuando pueda contestar con un “sí” a la mayoría de las preguntas... No existe ninguna duda que usted casi está a punto de ser promovido. National Institute of Business Management
Cómo
V.- Habilidad para establecer prioridades. ¿ Ha usted concluido los proyectos que son más vitales para la compañía, aun a expensas de los suyos propios?
59.Desarrolle Políticas y Reglas Amables Usted necesita reglas en la empresa, pero la forma en que las manifiesta afecta al auto – estima del personal. Y ello, a su vez, afecta el qué tan bien se atiende a la clientela. Asegúrese de que sus reglas no bloqueen la motivación, haciéndolas “amables”. Quizá requieran más palabras, pero vale la pena. Por ejemplo: Regla Amable: “deseamos mantener una cobertura constante y servir a nuestros clientes mejor. Por eso programe sus descansos de tal forma que no más de dos personas a la vez estén alejados de los teléfonos en cualquier momento.” Regla no Amable: “No se permite que más de dos empleados a la vez estén alejados de los teléfonos.” Fuentes Diversas
60. Sugerencias Para los Nuevos Gerentes “Cuando un hombre asume la gerencia, pierde el derecho de gracia” -Genaro Anguillo.
Si usted acaba de incorporarse a una gerencia y es alguien realmente nuevo en este papel de liderazgo, tome en cuenta las siguientes sugerencias: 1.- No actúe como si lo supiera todo. Permita que sus subordinados se den cuenta de su experiencia y capacidad de manera gradual, pero también manifieste su deseo de aprender todos aquellos detalles que conciernen a su nuevo trabajo.
3.- Trate de obtener retroalimentación de su personal clave para la elaboración de sus estrategias. Consulte a aquellos miembros del equipo que tienen amplia experiencia y cuyas aportaciones pueden ser valiosas para usted y para la organización. 4.- Mantenga informados a sus jefes y subordinados por igual en cuanto a su desempeño. No se base en los reportes financieros mensuales o los reportes divisionales que se realizan cada 3 ó 4 meses. Mida sus esfuerzos que cubran plazos más breves. 5.- Observe y adáptese a la cultura de la organización. También procure aprender las fuerzas y debilidades de la empresa. Al mismo tiempo conozca quienes son los actores principales, es decir, aquellos que gozan de mayor influencia. 6.- Trate de saber con exactitud qué es lo que su jefe inmediato espera de usted. Y asegúrese de transmitir a sus subordinados qué es lo que usted espera de ellos y viceversa. Ejemplo: ¿ Su jefe requiere reportes cada semana, diario, cada mes? ¿Usted requiere una retroalimentación constante de sus empleados?, ¿cada qué tanto tiempo?, ¿por escrito?
Desarrolle
2.- Dese cuenta que un porcentaje determinado de sus decisiones no serán aceptables para todos. Tip: Desarrolle un sistema con su jefe para manejar los desacuerdos que pudieran surgir.
7.- Trate de conocer las preocupaciones, prioridades, metas y estilos de trabajo de cada uno de los miembros de la organización o cuando menos aquellos que pertenecen a su círculo inmediato. Tómelo en cuenta a la hora de interactuar con ello. 8.- No enfade a la gente explicando constantemente cómo es que hacían las cosas en su departamento o compañía donde laboraba anteriormente. Investor’s Business Daily
61. Diez Puntos a su Favor Para ser Ascendido El ascenso en el trabajo es una búsqueda natural. No obstante, hay quienes lo logran y quienes no. Estos últimos no comprenden cuáles son los mecanismos que influyen y se desencantan fácilmente. Es una pena porque existen aspectos que tienen una conexión directa con los ascensos. Es muy sencillo: cuando se toman en cuenta ciertos puntos las probabilidades de éxito aumentan dramáticamente. Y lo mejor de todo es que se pueden desarrollar casi a voluntad. A continuación veremos algunos de los más importantes:
B.- Decisión. Es preferible ascender a personas que no evitan tomar decisiones, aún arriesgándose a equivocarse. C.- Trabajo arduo. Los candidatos a ascensos usualmente tienen una larga jornada de trabajo: 55 a 70 horas semanales. La clave es no estar pendiente de la hora de salida. D.- Orientación al cumplimiento de los plazos. Es necesario cumplir e incluso adelantarse a los plazos de terminación de los trabajos y poder trabajar bajo presión. E.- Inteligencia. Es importante conceptualizar cada aspecto del trabajo y resolver problemas. F.- Sentido del humor. Normalmente es preferible aquel que sabe reír y bromear, aunque normalmente evita el humor de doble sentido. G.- Apariencia personal. Existe mucha controversia en este punto. Lo recomendable es tratar de verse bien siempre a secas.
Puntos
A.- Habilidad para la comunicación. La inmensa mayoría de gerentes y directores consideran este factor como crucial. Y cuando hablamos de comunicar nos referimos a la capacidad de: Hablar, escribir, escuchar y leer. Use todas las oportunidades para fortalecer estas habilidades. Busque ayuda.
H.- Imagen profesional. El círculo de amigos correctos y/o pertenecer al club o “vecindario” adecuado mejora las posibilidades. No menosprecie a quienes están más abajo que usted, pero trate siempre de apuntar hacia lo alto al hacer amigos y ampliará así su horizonte laboral. I.- Dedicación. Esto significa que el trabajo está en el campo de las prioridades personales. J.- Respeto a todo nivel. Para que un empleado sea ascendido, éste debe ser respetado por sus subordinados, colegas y supervisores por el conocimiento que tiene de su trabajo y el trato justo que manifiesta hacia quienes lo rodean. Conclusión: Pula sus fortalezas y haga que brillen. Simultáneamente haga lo posible por reforzar sus debilidades. Fuentes Diversas
Los antiguos habitantes de Esparsa no eran muy amables con los extraños. Tenían una práctica que llamaban xelanasia, la cual significaba que un magistrado podía expulsar a cualquier extraño de la ciudad en cualquier momento, y sin ningún motivo aparente. Y viene a colación porque cualquiera ha deseado en algún momento de su vida deshacerse de alguien que no es bienvenido por la razón que sea, y que particularmente tiende a bloquear y desperdiciar su tiempo. Pero como usted no es espartano, es válido explorar algunas opciones para lograr lo mismo, pero sin la extravagancia antisocial que implica. En primer lugar, vale la pena plantearse una pregunta: ¿ Su oficina está diseñada para propiciar las interrupciones? Lo primero que debe hacer es eliminar las sillas vacías alrededor de su escritorio (cuando menos en los momentos que no desee interrupciones) porque suelen atraer visitantes y además, si son cómodas, invitan a disfrutarlas. Evite interrupciones con el simple hecho de no convocar a su personal a su oficina para sostener pláticas relacionadas con el negocio. En su lugar, trate de tener dichas conversaciones en los pasillos, los patios, el área de cafetería o en un paseo por los alrededores de la oficina. Programe las juntas de trabajo en las oficinas de sus subordinados o colegas. Es más sencillo terminar una discusión o junta si usted simplemente se levanta y dice, “Me parece que ya les he quitado demasiado tiempo. Lo mejor es que todos regresemos a trabajar”. No es tan fácil decir, “Ya me quitaron demasiado tiempo, así que mejor retírense a trabajar”. Getting Things Done, Edwin C. Bliss
Control
62. Trucos Para Mantener Más Control de su Tiempo
63. ¿Qué Esperan los Empleados de sus Jefes? Cualquier empleado tiene que pasar, periódicamente, por algunas evaluaciones realizadas por su jefe o gerente. Así, ellos pueden entender qué es lo que se espera de su desempeño. Los jefes, por otro lado, reciben muy poca retroalimentación acerca de lo que se espera de ellos. Aquí le mostramos lo que opinaron varios empleados. La mayoría de ellos valoran a un jefe que: 1).-Es honesto. La honestidad tiene que ver con el ser franco y claro. No se puede confiar en una persona que mantiene para sí mismo información importante para su personal. 2).-Muestra apreciación. Los empleados esperan que sus contribuciones reciban un debido reconocimiento. Trabajarán mejor si saben que son apreciados. 3).-Respeta a sus empleados. Los empleados quieren jefes que les permitan hacer el trabajo para el cual fueron contratados. Desean a alguien que los apoye y les enseñe a mejorar. 4).-Escucha respetuosamente. Todos desean jefes que escuchan con cuidado sus opiniones y consideran sus ideas. Los empleados también hablaron de los defectos que más les disgustan. Despreciaron a jefes que:
2).-Abusan del personal. Son aquellos que culpan de todos los errores a sus empleados y que los tratan mal. Recuerde: El arte del liderazgo está en motivar a su gente y obtener buenos resultados. Cuando la productividad de su empresa sea baja, considere reevaluarse primero a sí mismo, analice sus estrategias y su estilo. Fuentes Diversas
64. Usted es Diferente y es su Propia Marca Empiece ahora mismo: ¡Desde este momento usted va a pensar diferente! Usted no es un “empleado” de equis compañía ni es un “miembro” más del personal, usted no es un “trabajador” o un “recurso humano” más. Tampoco pertenece a ninguna empresa de por vida. Igual, usted no está definido por su título o la descripción de su puesto. Desde hoy, usted es una marca. Una marca como Nike, Coca Cola, Pepsi, Microsoft o Motorola. Empiece a pensar como lo hacen los gerentes de marca. ¿Qué es lo que me hace distinto de los demás? Póngase el reto de responderse en menos de 15 palabras. Tómese el tiempo suficiente para responder por escrito. Y luego lea y relea. Si su respuesta no hace suficiente sentido a los ojos y oídos de quienes le rodean; y si no le satisface plenamente, entonces
Diferente
1).-Se centran en sí mismos. Los jefes que se sitúan por encima de todas las reglas, que se centran en sí mismos y no están dispuestos a ofrecer crédito.
aquí hay un problema. Es el momento justo para dedicarle el tiempo suficiente para desarrollarse a sí mismo como una marca. Empiece identificando las cualidades y características que lo hacen distinto de sus colegas. ¿Qué ha hecho últimamente... esta semana, por ejemplo, para sobresalir? ¿Qué comentan de usted sus clientes o compañeros? ¿Cuál cree que es su rango más distintivo? Compárese de la misma manera como se hace con las marcas: Utilice el modelo “características – beneficio”. Traduzca cada característica suya en un beneficio para su empresa y para sus clientes. Su marca es “YO”. ¿Hace sus tareas y cumple con sus responsabilidades a tiempo? ¿Se anticipa a las necesidades y resuelve problemas antes de que se conviertan en crisis? ¿Siempre concluye sus proyectos dentro del presupuesto asignado? Olvídese de su título y de su carrera universitaria. Pregúntese ¿Qué hago que me hace sentirme especialmente orgulloso? ¿En qué aspecto en particular deseo ser famoso? Y no basta que tenga infinidad de cualidades porque ahora debe saber venderse... como cualquier marca. Y como la mayoría de las marcas debe hacerlo mediante la visibilidad. ¿Qué hacer? No existen literalmente límites para mejorar su perfil. Ejemplo: Ofrezca sus servicios como voluntario en su organización... sólo para que un mayor número de colegas lo conozcan. Si usted realiza un trabajo extraordinario cada ocasión, entonces, tendrá legiones de individuos comentando sus impresiones positivas acerca de usted. Participe en conferencias, y procure todo aquello que le dé visibilidad y poder. Tom Peters
El capital intelectual es conocimiento, pero no de cualquier tipo. Un obrero de una fábrica puede ser un excelente pianista, pero esa habilidad no sirve de nada a la empresa. El capital intelectual involucra todo aquel conocimiento que puede ser útil a una organización. El conocimiento no se convierte en capital per se. Lo es en el momento que puede servir de palanca para la productividad. Un obrero puede tener una idea fabulosa sobre cómo incrementar la producción. No obstante, ese conocimiento es inútil, tal como la habilidad para tocar el piano, si sólo permanece en la cabeza del individuo sin aplicarse. Esta idea puede ser apalancada si acaso se dan las condiciones para que fluya, y se haga explícita. Es común que una gran cantidad de conocimiento no se haga explícito, decir, que exista sólo de manera tácita... como por ejemplo, la experiencia que un vendedor acumula a través de los años. Y la única alternativa para que tal conocimiento se convierta en algo valioso es haciéndolo explícito... de tal suerte que pueda ser examinado, mejorado, o compartido. Un secreto: El primer paso para que el capital intelectual se pueda explotar es saber dónde buscarlo. Busque aquí: LOS TRES ELEMENTOS El capital intelectual de su compañía se localiza en tres lugares: Su gente, sus sistemas y sus clientes. El obrero que hace una sugerencia capaz de generar riqueza para la compañía es un ejemplo de capital humano. Para apalancar la capacidad pensante e intelectual del personal se requiere capital estructural... es decir, los sistemas para compartir y conducir el conocimiento. Y una fuente articuladora es la relación que se construye con la clientela.
Intelectual
65. Explote el Capital Intelectual en su Empresa
DOS FORMAS DE CAPITAL Es importante separar lo trivial y transitorio, de los activos intelectuales de largo plazo. No es lo mismo el número telefónico de un comprador (porque cualquiera puede conseguirlo) a la relación especialísima que se puede establecer con clientes de gran peso específico y que de alguna suerte representa una ventaja competitiva. Sugerencia: Olvide lo intrascendente y cuide lo relevante. Intellectual Capital, Thomas A. Stewart
66. Sepa Qué Hacer Cuando Llega un Nuevo Jefe Vamos a suponer que usted tiene el jefe perfecto, y no puede estar más contento con su trabajo. De repente, se da cuenta que ha sido promovido y que está a punto de llegar un nuevo director. Esto significa que debe iniciar a construir de cero una nueva relación de trabajo con su superior. Esto requerirá algo de trabajo, ya que el nuevo jefe ha sido contratado de fuera de la compañía. No hay duda. Con el jefe nuevo viene otra cultura y otro estilo. Las cosas cambian – nos guste o no. Así que en lugar de resistirse a la presencia de un elemento distinto en su departamento, déle la bienvenida. Acepte que algunas cosas cambiarán y que muy probablemente serán para el bien de la compañía y del departamento en particular. Lo más probable es que usted se gane el respeto de su jefe si en primer lugar lo respeta
Fuentes Diversas
67. El Secreto de la Amabilidad en los Negocios La amabilidad es, sin duda, el rasgo individual más valioso para desarrollar relaciones profesionales. Manifieste un interés personal en los colegas y contactos de negocios. Ello le producirá numerosas oportunidades de negocios. Y lo más impresionante es que la cortesía y la amabilidad no cuestan absolutamente nada. PrimeHealt of Southern California, Thomas A. Maloof
Amabilidad
y lo apoya. Transmita la impresión inequívoca que su disposición es total y que está allí para ayudarlo. Y más que ofrecer consejos no solicitados, tenga cautela y espere a que le requieran su opinión. Dé tiempo a su jefe para que implemente los cambios y vea cómo funcionan. Que su meta sea convertirse en un miembro valioso del equipo... y sobre todo: ¡Trabaje con él y no en contra de él!
68. Secretos Para Capitalizar los Detalles Son increíbles los efectos desastrosos que se pueden propiciar cuando se descuidan los detalles, pero también a la inversa: Es asombrosa la buena voluntad que se puede generar cuando alguien está dispuesto a poner un granito extra de arena en beneficio de un cliente. Un ejemplo: Si alguien adquiere un flamante automóvil ¿por qué hay distribuidores de automóviles que despachan a tales clientes con el tanque de gasolina casi vacío? Lo anterior es un error o descuido imperdonable. ¿Por qué no invertir en un tanque lleno de gasolina, tomando en cuenta la satisfacción de ese individuo que se ha tomado la molestia de patrocinarlo adquiriendo quizás una deuda con un Banco por los próximos tres años? Sugerencia: Cuide con detalles extra a esos buenos clientes. Este es un ejemplo universal porque bien podría aplicar en la venta de residencias, de computadoras y de otra gran infinidad de productos y servicios. Si nadie está dispuesto a anticiparse con un detalle extra en cada transacción, entonces está desperdiciando uno de los principios más elementales de los negocios y que tiene que ver con la estrategia maravillosa de rebasar sistemáticamente las expectativas de los clientes aunque sea con aspectos casi insignificantes, pero que a la hora de valorarlos la clientela les da una importancia inusitada. Fuentes Diversas
Se ha escrito mucho acerca de las formas de vestirse y arreglarse. Y de esos millones de palabras sobre el mejoramiento de la imagen del ejecutivo, aquí vamos a añadir el factor crucial que usualmente se pasa por alto: El factor: Véase como un ganador. Sólo cuatro palabras para recordar. El FACTOR puede llevarle a dimensiones de mayor éxito y que su trabajo sea más sencillo. Por supuesto, todavía tiene que ser productivo, integrarse a la maraña política de su organización, aprender nuevas habilidades estar atento a las oportunidades, etc. La imagen es sólo una parte del todo el proceso. ¿Cómo se ve un triunfador? No hay patrones establecidos. Cada industria tiene sus peculiaridades. Sugerencia: durante una semana, observe en la oficina, y todas las instalaciones con mucho cuidado y tome nota de lo cada individuo en posiciones gerenciales está usando en cuanto a prendas de vestir. Le aseguro que encontrará a los triunfadores. Se dará cuenta que hay quienes prestan más cuidado a su apariencia que otros. Normalmente, unos pocos se arreglan ligeramente mejor que aquellos que están en su mismo nivel jerárquico. Y son ellos precisamente los que encajan en esa descripción de ganadores. Sugerencia: procure no adquirir ropa de marca. Pero procure que esté a la moda, pero que no sea extravagante. Fuentes Diversas
Ganador
69. ¿Por qué Parecer un Ganador si Desea Serlo?
70. Tips Para Triunfar Rápido y Fácil Estos tips no son mágicos, pero, sin duda le servirán para ser mejor: Ofrezca su ayuda a sus colegas en cuanto termine su trabajo. La reciprocidad no tardará en manifestarse y usted será visto como un individuo servicial e inteligente. Si llega a cometer un error serio, sea el primero en avisar a su jefe. No permita que sea alguien a quien no le simpatiza el que comparta tal información. Solicite a su jefe instrucciones y una mayor explicación relativa a cada una de sus asignaciones. No adivine. Recuerde: Si su jefe piensa que es importante, es importante. No sea uno de esos individuos que se quejan de todo. A nadie le agrada un eterno insatisfecho. Si tiene sugerencias para remediar un problema, compártalas con la persona adecuada. Fuentes Diversas
71. Cómo Saber si su Carrera va en Descenso Con el tiempo suele suceder que se pierda el entusiasmo y la emoción en el trabajo, y ello le puede conducir a una circunstancia negativa en su carrera. El consultor Pam Lassiter piensa que existen cuatro señales que le pueden indicar cuándo “es tiempo de volver a llenar su tanque de gasolina (el tanque de su carrera)”. Usted no desea ir a trabajar cuando se levanta por las mañanas. El trabajo ya no es divertido, y no hace ningún esfuerzo por cambiar su actitud. Cómo recuperar el entusiasmo:
Fuentes Diversas
Carrera
Desmenuce todos los aspectos de su trabajo, y trate de identificar cuáles partes le gustan y cuáles aspectos le desmotivan. Ahora, trate de aplicar la mayor parte de su tiempo en aquellas cosas que más le gustan, y que encuentra satisfactorias. Su jefe no apoya el desarrollo de su carrera. Si su jefe nunca le deja ir a conferencias, y se rehúsa a pagar cualquier tipo de capacitación, ello le puede mover el tapete de su carrera en un tiempo récord. Cómo retomar el rumbo: Tome cursos en su tiempo libre por su cuenta, ofrézcase como consultor para otras compañías únase a organizaciones profesionales – y, por supuesto, concentre sus energías en aquellas cosas que no requieran el apoyo de su jefe. Usted está atrapado en proyectos de bajo nivel. Todos manejan este tipo de proyectos eventualmente; pero si a usted le asignan un proyecto tras otro de tal naturaleza,... sistemáticamente, ello significa que va al despeñadero. Cómo recuperar el terreno: El problema no son los proyectos – el problema es usted. Usted se está colocando como el individuo ideal para este tipo de proyectos – lo cual es equivalente a ajustar su carrera en automático. Posiciónese como alguien ideal para proyectos de alta calidad; haga saber que no está contento con tales proyectos y que prefiere retos más emocionantes - ¡No dude en hacerlo! Su reputación está funcionando en su contra. Una vez que establece una cierta reputación en su empresa, ello le puede causar una trayectoria de alto riesgo porque el resultado suele estar en los extremos.- el éxito o el fracaso. Si su reputación le está dañando, ello significa que su tanque está vacío. ¿Qué hacer?: Administre su reputación de tal suerte que nunca se convierta en un lastre.
72. Sus Empleados: ¿Amigos o Enemigos? Entre a cualquier compañía y mire a su alrededor. En cinco minutos podrá identificar la actitud de la firma hacia sus empleados. Buena o mala, es imposible de ocultar. Y para confirmar su primera impresión, eche una mirada al manual de políticas. ¿Sólo discute violaciones a las reglas y acciones disciplinarias? ¿U ofrece mensajes positivos? Utilice estos puntos a su favor y mantenga buenas relaciones con sus empleados: 1.- Desarrolle y mantenga un espíritu de “Uno para todos y Todos para uno”. 2.- Elimine la posibilidad de que alguien sea recompensado sólo por simpatía o porque luce bien. 3.- Ofrezca ascensos sólo basándose en méritos. Fuentes Diversas
73. Diez Reglas para Tener Más Éxito En su libro Apple Seeds, Brian Cavanaugh enlista “Los Diez Mandamientos de las Relaciones Humanas”. Estas pueden ser aplicadas fácilmente a sus relaciones de trabajo: I.-Hable con la gente. No hay nada más agradable que ser amistoso, que expresar una palabra de aliento o un simple saludo.
III.- Llame a la gente por su nombre. La música más dulce para el oído de cualquier ser humano es su propio nombre. No lo olvide nunca. Haga un esfuerzo y aprenda sus nombres. Esto le puede dar una ventaja enorme a la hora de que quiera conciliar cualquier diferencia. IV.- Sea cálido y mantenga una actitud de ayuda. Si desea tener colaboradores fieles, exprese ocasionalmente su sentido de la lealtad siendo recíproco, sobre todo en circunstancias críticas. V.- Interésese genuinamente por la gente. VI.- No escatime los elogios- y sea cauto con la crítica. VII.-Sea considerado con los sentimientos de los demás. Normalmente existen tres aspectos para cada controversia: la suya, la de la otra persona y la correcta. VIII.-Tenga un buen sentido del humor. IX.- Siempre esté alerta para prestar sus servicios. Lo que más cuenta es lo que uno hace por los demás. X.- Aprenda a confiar en la gente. Fuentes Diversas
Exito
II.-Sonría a la gente por su nombre. Se requieren 75 músculos para fruncir el ceño, y sólo 4 para sonreír.
74. Cuando no Sepa la Respuesta no Invente Una manera infalible para arruinar cualquier carrera es pretender tener cierto tipo de conocimiento sobre un tema particular cuando la verdad es que no es cierto. Algunas personas se sienten presionadas por su medio ambiente y temen decir que no saben sobre ciertas situaciones que pareciera que sí saben... aunque sean asuntos fuera de su área de conocimiento. Pero ello puede ser negativo para usted y su organización. El no saber no debe causar vergüenza; o sabio es decir: “No sé, pero lo averiguaré”, o “No estoy 100% seguro, pero intentaré conseguir el resto de la información con mucho gusto”. No se avalance sobre un asunto si no tiene idea del mismo. Cuando se admite ignorancia, seguido se gana respeto. Manager’s Tough Questions Answer Book, Al Guyant
75. Desarrolle su Propia Libreta de Tareas Adquiera una libreta. Consérvela en un lugar seguro – quizá en uno de los cajones de su escritorio o en un maletín – y manténgala en tal sitio. Anote allí todas sus ideas valiosas, sus planes, sus metas y sus sueños. Utilice esta libreta como fuente para elaborar sus listas de lo que “desea hacer” para el próximo año, mes o semana. Las buenas ideas siempre tienen su “momento”. Y cuando ese instante llegue, usted lo sabrá, y esa “inocente” libreta le ayudará a establecer compromisos que eventualmente se harán realidad. How to Become CEO, Jeffrey J. Fox
Cultive las siguientes cuatro actitudes si usted quiere motivar a todos los miembros de su equipo a participar en una sesión generadora de ideas: A.- Curiosidad. “Dime más.” B.- Preocupación. “Hablemos acerca de cómo podemos resolver la preocupación que tengo acerca de...” C.- Interés. “Esta es una forma realmente diferente de afrontar el problema. Veamos qué podemos hacer.” D.- Motivación. “Investiguemos sobre esto y verifiquemos qué es realmente posible, en lugar de tratar de adivinar o especular.” Fuentes Diversas
77. Dos Formas Para Arruinar su Futuro Pocas cosas son tan intrigantes como la carrera de los ejecutivos cuyas carreras se echan a perder de repente – incluso aunque sean muy buenos en su área. Y sucede un poco como el asesor financiero que genera toneladas de dinero para sus clientes, pero él mismo no puede organizar su saldo en su tarjeta de crédito. A continuación, un vistazo a un pequeño puñado de “estupideces” que bloquean millones de carreras: Ignorar el Principio de Peter. El principio dice que todos eventualmente llegamos a nuestro nivel de incompetencia. Casi todos conocemos este principio, pero pocos creen que aplica
Cultive
76. Cultive Estas Cuatro Actitudes
en su persona. Un detalle: No todas las promociones merecen una celebración... sólo aquella que no lo orilla a su nivel de incompetencia. Un ejemplo clásico: Un buen vendedor que acepta convertirse en gerente. Ignorar la cultura de la organización. Todas las empresas tienen una “cultura”. Usted no querría usar cuellos y trajes tipo Mao donde lo usual son los trajes y camisas convencionales – y además blancas. Usted no querría trabajar aislado cuando los equipos son la regla. ¿Entiende el concepto? Fuentes Diversas
78. Los Doce Mandamientos de las Oficinas 1.-No entrará a la oficina de otro a menos de que sea invitado (aún si es un cubículo, existe una puerta invisible). 2.-No interrumpirá a alguien que está en el teléfono haciéndole señales o comunicándose de cualquier otra forma. 3.-Lo pensará dos veces antes de interrumpir a alguien que parece estar reflexionando profundamente. Si tiene que hacerlo, diga: “Disculpe, ¿tiene un minuto para mí?"
5.-Entenderá que los audífonos y el trabajo de oficina no se mezclan. 6.-No discutirá asuntos confidenciales en su cubículo. 7.-Tomará en cuenta que todo lo que dice es una impresión que los demás se formarán de usted. 8.-No hará ni recibirá llamadas personales durante su jornada de trabajo, excepto en sus recesos o al mediodía. 9.-No establecerá contacto visual con alguien cuando preferiría no ser interrumpido, por ejemplo cuando está hablando por teléfono o hablando con otra persona. 10.-Se levantará y caminará a la entrada de su oficina para dar a entender que esta será una reunión corta. 11.-Tratará de comer en su área de oficina mínimamente, su oficina o cubículo no deberá verse u oler como una cafetería. 12.-Reconocerá que su cubículo es una proyección de su personalidad. Manténgalo limpio y en orden. Business Etiquette, Ann Marie Sabbath
Doce
4.-Cuidará cómo se proyecta su voz al exterior. Si se ríe muy fuerte, por ejemplo, pregúntese si lo pueden escuchar todos en la oficina y si afecta su concentración.
79. Seis Pasos Para Escuchar Efectivamente Aprenda a escuchar mejor con estas sugerencias: 1.-Mantenga silencio. Esto con frecuencia funciona mejor que hacer preguntas porque demuestra que es receptivo y no interrumpe. 2.-No guíe. Cuando hace preguntas guía, dirige la conversación sugiriendo lo que quiere escuchar y eso no debe suceder. 3.-Resista el dar consejos. A menos que se los pidan directamente. En realidad la gente espera que usted escuche y no que les diga cómo resolver sus problemas. 4.-Manténgase neutral. No apruebe ni desapruebe, ni esté de acuerdo o en desacuerdo con lo que los hablantes le dicen, sin importar lo que piense de sus opiniones o valores. 5.-No reaccione defensivamente. Si lo que escucha le molesta, haga lo que sea necesario –sonreír, apretar los dientes o cuente hasta diez mentalmente- con tal de evitar que se note su molestia. 6.-Evite clichés. No utilice frases sin significado y demasiado obvias. Sólo le harán pensar a la otra persona que lo único que quiere es salir del paso. Fuentes Diversas
Es bien sabido que otorgar reconocimiento a un trabajo bien realizado es uno de los más valiosos motivadores para el desempeño de sus empleados. Tome en cuenta estas ideas cuando haya decidido premiar el trabajo de algún miembro de su personal: 1.-Haga que el premio coincida con la persona. Inicie con las preferencias personales del individuo; prémielo con aquello que él pueda sentir como un verdadero reconocimiento, este puede ser personal, oficial, informal o informal, puede hacerse en público o en privado. El premio puede ser un regalo o una actividad especial. 2.-Haga que el premio coincida con el logro. Si un empleado concluye un proyecto de dos años debería ser premiado de una forma más substancial que aquel que simplemente le hace un favor. 3.-Sea puntual y específico. Para que sean efectivos los reconocimientos deben darse tan pronto sea posible. Aquellos que se ofrecen semanas o meses después motivan muy poco, y en realidad no los llevan a desear repetir sus logros. Recuerde: Siempre debe explicar el porqué del reconocimiento. Una vez que ha premiado constantemente el desempeño deseado para su empresa, éste se volverá más habitual entre su personal. I Saw What You Did and I Know Who You Are, Janis Allen
Dar
80. Cómo Dar Reconocimiento a sus Empleados
81. Las Conexiones Clave Para su Éxito Siga estas guías para asegurarse de que tiene las mejores conexiones y para hacer que verdaderamente cuenten en su camino hacia el éxito. A.-Reconozca que la información es poder. Mientras más sepa usted, más crecerá. B.-Hágase visible. Las conexiones o encuentros frente a frente son mucho más efectivas que las cartas, las llamadas y los correos electrónicos. C.-Categorice sus contactos para que sepa a quién y cuándo llamar. D.-Actualice su lista de contactos continuamente, es un proceso interminable. E.-Nunca dé sus conexiones por hecho. Mejórelas siempre. F.-Cultive sus conexiones con llamadas, notas y presentes. G.-Pregunte cómo puede contribuir al éxito de la gente dentro de su red de conexiones. H.-Manténgase en contacto con su red de conocidos, no llame a la gente sólo cuando necesita un favor. I.-Vuélvase a presentar con la gente. No espere a que lo recuerden. Trade Show Ideas, Susan Friedmann
Aquí le presentamos una fórmula para ayudarle: 1.- Conocimiento. ¿Qué es lo que quiere lograr con esta interacción? 2.- Plan. Trate su próxima idea o petición como una misión y planee una estrategia. 3.- Ensayo. Practique no para memorizar su presentación, sino para presentar su caso con convicción. 4.- Asumir. Asuma que su audiencia cree en lo que usted dice. 5.- Preguntar. La presentación nunca es suficiente. Siempre tiene que hacer preguntas para asegurarse que lo entienden. 6.- Silencio. Espere la respuesta en silencio, muérdase la lengua antes de abrir la boca. Es el turno de su audiencia para opinar. Fuentes Diversas
Atención
82. Cómo Lograr Atención a sus Ideas
83. Diez Ideas Para Dar una Conferencia Tome en cuenta cada una de estas ideas cuando tenga que ofrecer una conferencia sobre un tema determinado: 1.- Procure colocar el número exacto de sillas de acuerdo a los asistentes que espera. Si acaso deje unas cuantas extra pero no demasiadas. Las sillas vacías lucen desoladoras. 2.- Cuando conduzca la reunión no deje que la falsa modestia lo aleje de la cabecera de la mesa o espacio. usted controlará mejor la conferencia desde ese punto. 3.- Incorpore en su discurso los nombres de las personas sentadas frente a usted o de aquellos que ya conozca. Menciónelos, cuando juzgue apropiado, en sus frases de apertura. 4.- Observe si la audiencia puede escucharle cuando empiece a hablar. No hay nada más frustrante que no poder entender a un conferencista. 5.- Repita las preguntas de la audiencia por el micrófono, así todos podrán enterarse. 6.- Evite subir de nivel (altura) la mesa desde donde esté hablando, cuando se trate de reuniones pequeñas. Pero procure estar en un nivel más alto cuando el número de asistentes sea superior.
8.- Si tendrá un receso para comer, procure que se sirvan comidas ligeras. De esa manera, al regresar, el público no estará adormilado. 9.- Tenga a la mano el teléfono o extensión de la persona encargada del mantenimiento del lugar donde se lleva a cabo la conferencia. Es mejor prepararse para cualquier imprevisto. 10.- Coloque una transparencia opaca al terminar su presentación. Así la audiencia sabrá cuándo ha terminado. Fuentes Diversas
84. Para una Relación Productiva con su Asistente Si usted tiene un asistente o secretaria, entonces sabe lo importante que es para su desempeño ejecutivo mantener una buena y productiva relación con el o ella. Estos puntos le ayudarán a mantener una relación eficiente y efectiva:
Productiva
7.- Si utilizará transparencias, asegúrese de saber bien el funcionamiento del proyector. No querrá deslumbrar demasiado a su público, o peor aún, dejarlo a oscuras por largo rato.
I.-Involucre a su asistente en su planeación diaria. De otra manera, él o ella no podrán anticipar y planear los cambios de última hora. II.-No regañe a su asistente por sus propios errores. Esto daña la moral y sólo lo hará ver inseguro. III.-Comunique las prioridades de tal manera que su secretaria no se pase todo el día trabajando en un asunto, cuando lo que usted necesita sea algo más. IV.-Trate a su asistente como un profesional, no como un servidor.
85. No Desperdicie la Energía ¿Es usted de los que a menudo se preguntan por qué no hizo más cosas durante el día? Si es así, aquí tiene algunas ideas para incrementar su eficiencia y productividad. A.-Evite las conversaciones de oficina usuales al inicio del día. Los lunes, especialmente, pueden convertirse en charlas muy largas. No caliente motores con sus colegas. B.-Haga un plan de actividades diariamente. Y sígalo al pie de la letra.
D.-No dude en tomar breves recesos cuando sienta que es necesario. Si no lo hace su productividad disminuirá. E.-Trabaje en segmentos o bloques. Haga actividades de rutina simultáneamente y sin pensar mucho. F.-No brinque de un trabajo a otro. Termine uno y luego proceda con el siguiente. G.-Revise su progreso periódicamente durante el día. Ajuste su programa cuando sea necesario. Time is Money: Save it, Dow Jones-Irwin
86. Juntas de 60 Minutos A veces se pierde mucho tiempo en las juntas de negocios. Hay muchas formas de reducir esta pérdida de tiempo, esta es sólo una: Solicite a los gerentes que las reuniones no excedan una hora de duración. Si se pasan de 60 minutos, automáticamente deben enviar un reporte a su jefe inmediato. El reporte debe explicar las razones del tiempo extra dedicado a la reunión, para poder justificarse en términos de productividad. Llevar una agenda de los puntos a discutir durante la reunión es de gran ayuda, no olvide anotar también el tiempo estimado que ocupará cada uno de estos puntos. Fuentes Diversas
Energía
C.-Lleve a cabo aquel proyecto o asunto más importante al inicio del día.
87. Cinco Errores que Debe Evitar en sus Juntas Existen cinco errores en las juntas de trabajo que deben evitarse: 1.- Revisar la información que fácilmente podría cubrirse a través de un memorándum. 2.- Revivir problemas antiguos. Lo que no se pudo resolver en su momento no tiene caso discutirse, a menos de que se intente prepararse para no repetir un error. 3.- Tratar un tema que sólo concierne a muy pocos de los participantes en la reunión. 4.- Permitir que sólo unos cuantos individuos monopolicen la sesión. 5.- No trabajar sobre una agenda escrita con anticipación. The Working Communicator
La selección de un empleado debería se tomada muy en serio en la medida que su contratación implique expectativas de ciertas consecuencias. Un proceso adecuado sería el siguiente: 1.- Establezca una estrategia. No se lance a una contratación sin tener claro el objetivo. 2.- Analice las funciones del puesto. No cubra vacantes de manera automática. ¿No podrían ser asimiladas o repartidas las tareas por otras personas dentro de la empresa? 3.- Visualice las expectativas que usted tiene personalmente para ese puesto. 4.- No inicie nada hasta definir las características y requisitos que se deben cumplir. Decida de antemano qué aspectos son flexibles y cuáles no. 5.- En sus anuncios para atraer candidatos, mencione los requisitos y las expectativas de rendimiento además de hablar de los beneficios para los prospectos. Y no espere a los candidatos... salga a buscarlos. 6.- Reciba primero las solicitudes por escrito y realice minientrevistas para filtrar los mejores candidatos. 7.- Las entrevistas no deben durar menos de una hora si se trata de puestos ejecutivos.
Seleccionar
88. Para Seleccionar a un Empleado
8.- Intercambie expectativas con el prospecto y conozca su personalidad. 9.- Revise la información y verifique los datos que le parezcan claves. 10.- Tome la decisión. 11.- Formule su oferta y nunca elimine a nadie simplemente porque lo haya rechazado en una primera instancia. Fuentes Diversas
89. Cómo Dar Malas Noticias Si se ve en la necesidad de tener que transmitir malas noticias a un grupo de empleados, recuerde que una reacción común es negar o rechazarlas. Prepare cuidadosamente su información en un lenguaje sencillo y directo. Ofrezca cierto tiempo a la otra persona para que pueda absorber y entender más claramente la situación expuesta. Fuentes Diversas
Su oficina debe funcionar bien para usted. Debe ser limpia y eficiente, sin pilas de papel y desparpajo. Pero también debe prestar atención a la atmósfera. ¿Proyecta un aire de seriedad y eficiencia? ¿Se ve como un lugar donde se hacen cosas valiosas? Si desea decorar su oficina y parecer un líder, obedezca las siguientes reglas: 1.- Exprese su personalidad. Su oficina debe reflejar sus intereses y objetivos. No se avergüence de sus gustos Si a usted le gusta el paracaidismo, por ejemplo, no tema exhibir una fotografía de algo relativo. 2.- Incluya objetos que creen un ambiente positivo. Una pintura especial o una cita enmarcada generarán una agradable impresión en sus visitantes. 3.- Use ayuda profesional pero con sabiduría. Cuando usted está ascendiendo, alguien le ofrecerá decorar su oficina. Si toma en cuenta sus intereses como tema central, bien. Si no es así, preferible que decline la propuesta y se quede con una oficina quizá no muy glamorosa, pero de acuerdo a su sentido de la funcionalidad e imagen que quiere establecer. 4.- Evite que sea un lugar aburrido. En cambio, haga de su oficina un lugar cómodo, agradable... evite lo rutinario. Office Smarts
Lider
90. Decore su Oficina y Véase Como un Líder
91. Cómo Establecer sus Prioridades Por supuesto que nunca hay suficiente tiempo para hacer todo lo que deseamos o necesitamos. Por eso es que existe el dicho: "Administra tu tiempo, y administrarás tu vida". Y esta situación es cada vez más evidente. Esta es la filosdofía de Sid Friedman, uno de los mejores vendedores de seguro que han existido. De hecho, él utilizó dos herramientas administrativas para darle un mayor sentido y control a su vida profesional: Herramienta #I.- En una hoja de papel, separe tres columnas. En la parte superior escriba: 1.- Urgente; 2.- Importante; 3.- Todo lo demás. Lleve esta lista adonde quiera que vaya. Herramienta #II.- Ataque su escritorio. Reúna absolutamente todo en una sola pila. Seleccione la primera pieza y no la relegue o suelte hasta que: a) La haya concluído a satisfacción; b) lo haya aplazado (pero puesto una fecha que indique cuándo lo hará); c) lo haya delegado; o d) lo haya eliminado. Up the Loyalty Ladder: Turning Some - Time Customers into Full Time Advocates of Your Business, Murray Raphel, Neil Raphel
Es muy frecuente escuchar a un ejecutivo decir que en su empresa existe la política de puertas abiertas, lo cual significa que su oficina y la de sus colegas están siempre accesibles (con las puertas abiertas) para recibir a cualquiera que desee compartir cualquier opinión, comentario, queja o punto de vista. Y ello quizá es extraordinario sólo para la perspectiva de los niveles ejecutivos porque por más abiertas que estén las puertas... si las mentes no se abren... Realmente no sirve de gran cosa para nadie. Conclusión: la política de mente abierta es infinitamente superior a una política intrascendente de "puertas abiertas".
93. Una Técnica Formidable Para Generar Ideas Utilice la técnica "Vea/No vea/Vea" para desarrollar ideas. Cuando piense en un proyecto retador, es vital mantener todos sus pensamientos y presentimientos fácilmente accesibles en forma visual, dice el autor John Emmerling. Así que cuando una idea viene a la mente, anótela (con palabras y dibujos), luego péguela en la pared donde la pueda ver fácilmente. Vea sus notas y dibujos, luego No vea. Ponga sus hojas de papel fuera del alcance de la vista. Haga cualquier otra cosa. Desplace el problema fuera de su mente temporalmente.
Formidable
92. ¿Mente Abierta o Puertas Abiertas?
Luego venga de nuevo y Vea sus papeles de nuevo. Emmerling dice, "Usted puede darse cuenta que habrá nuevas combinaciones y soluciones que casi parecen brotar del papel." Emmerling aprendió la técnica de "Vea/No vea/Vea" durante su primer trabajo en la agencia de publicidad Young & Rubicam de san Francisco. El director creativo Hanley Noris, trabajaba sobre un "cuaderno de notas de 30 pies" para desarrollar ideas.Cada vez que empezaba un nuevo proyecto, Noris desenrollaba un gran rollo de papel de ese (color café) que se usa para envolver comida, y lo pegaba con alfileres alrededor de las dos paredes de su oficina. Tres pies de ancho y treinta pies de largo; formaba un "gigantesco cuaderno de notas" con las páginas en blanco... esperando a que alguien lo llenara. En una reunión inicial, los miembros del staff soltaban sus pensamientos, y Noris respondía, "¡Estupendo!" y garabateaba sus ideas sobre el papel con un marcador negro. La emoción aumentaba en la medida que el rollo de papel se llenaba de palabras, frases y pequeños dibujos. A continuación, los miembros del departamento seguirían su rutina caminando alrededor durante el día y añadían una que otra idea o la combinaban con otra que ya estaba allí. Entrar allí (Ver) y salir (No ver). Luego, tal vez un día o dos después, entrar y "atacar el papel" otra vez (Ver). "Era emocionante ver la combinación cruzada de ideas", dice Emmerling, "Cientos de ideas nacerían allí". "Sólo unas cuantas docenas pasarían los escrutinios iniciales, y al final sólo quedaría una idea quedando como la ‘victoriosa.’" Sugerencia: Haga algo parecido y aplique esta técnica. Será una experiencia maravillosa y su creatividad y la de su personal se expandirá sin límites.
It Only Takes One: How to Create the Right Idea and Then Make It Happen, John Emmerling
Todos nacemos para triunfar. Todos tenemos casi las mismas posibilidades para llegar a donde queremos. Y si bien es cierto que algunas circunstancias accidentales pueden facilitar el deseo - como tener el apoyo de una familia con recursos - también es cierto que muchas veces este tipo de situaciones suelen ser serios obstáculos porque no se tienen marcos de referencia que propicien los retos y el sentido de logro. De hecho, estudiar en una Universidad y obtener un flamante título profesional ya no representa nada definitivo... ni siquiera tratándose de Universidades que gozan de amplio prestigio. Es más, ni siquiera los posgrados son garantía de nada. Una institución de estudios "cara" contribuye en una medida relativa al desarrollo de una red de relaciones que puede inclinar el fiel de la balanza a nuestro favor, pero es una ventaja, repito, "relativa". Desafortunadamente, algunos de los factores determinantes para tener éxito no se enseñan en la academia. Factores como: 1.- Estar dispuesto a pasar por una fase básica de aprendizaje en la vida que igual puede durar meses que algunos años... donde se aprende la "diferencia" entre la práctica y la teoría. 2.- Ser una persona que tenga la etiqueta de "disponibilidad" y "confiabilidad". Cuando se pierden ambos, se puede afirmar que ha ocurrido una desgracia personal.
Progreso
94. Factores que Bloquean el Progreso Personal
3.- Aplicar un balance "inteligente" entre la madurez emocional y la intelectual. Saber cuando "sacar" el lado emocional y cuando manifestarse con absoluta objetividad. 4.- Tener la visión temprana para aprovechar todas las rendijas de oportunidad que suelen manifestarse como "problemáticas" en las empresas. Allí siempre existe espacio para brindar ayuda, aportar soluciones, forzar la creatividad, autoproponerse para sacar adelante un conflicto, etc. 5.- Cuidar la salud casi de manera religiosa... mediante ejercicio y sin cometer excesos. Si observa algunos de estos tips, su rendimiento y futuro se puede catapultar a las nubes. Fuentes Diversas
Todo lo que sucede en una organización es una consecuencia directa de la administración. Un buen gerente debe ser capaz de ejecutar los principios fundamentales de su responsabilidad: 1.- Seleccionar bien. 2.- Dirigir bien. 3.- Evaluar bien. 4.- Compensar económicamente de acuerdo a los resultados y productividad individual. Este es el marco de referencia. Todo lo demás es la "crema" que adorna el puesto. Fuentes Diversas
96. Incremente su Visibilidad en la Compañía Siempre es deseable ser visible en una organización... especialmente cuando se tiene el objetivo de ser promocionado. Lea cuidadosamente estas sugerencias: 1.- Supere a su competencia. Asegúrese que todo lo que usted haga en la compañía sea realizado a tiempo, de acuerdo al presupuesto, en base a los requerimientos, y con orgullo.
Incremente
95. Los Cuatro Elementos Para Administrar
2.- Propicie que su jefe le lleve a las reuniones con sus colegas. Haga contacto visual con ellos si es posible, pero no sea proactivo. Simplemente manténgase a la expectativa. 3.- Propóngase como voluntario para tareas que impliquen visibilidad. Es muy probable que sean proyectos con una alta dosis de riesgo. 4.- Intégrese a causas filantrópicas que tengan alguna conexión con los niveles de la alta dirección. 5.- Investigue qué es lo que está pasando en las otras divisiones o departamentos. Asegúrese que sus proyectos complementen a la perfección los proyectos de las otras áreas de tal suerte que nunca se le vea como "cuello de botella". 6.- Recuerde - siempre - el nombre de los principales ejecutivos y procure conocer su estilo y particularidades en la medida de lo posible - con el fin de estar siempre preparado para cualquier eventualidad. 7.- Conozca al dedillo los pormenores políticos de su organización. ¿Quién controla las promociones? ¿Quién controla los rumores? ¿Quién es el líder informal en cada departamento? ¿Cómo es que se puede tener éxito en su organización? ¿Cuáles son los caminos? 8.- Colabore con artículos en el boletín de su empresa o con una publicación local. Y no importa que sea en
9.- Haga que su nombre circule a lo largo y ancho de su organización. Cada vez que redacte un reporte, dé crédito a quién corresponda... incluyendo a usted mismo. 10.- Afine sus habilidades de presentación. Busque y encuentre con paciencia una oportunidad para que la alta dirección o gerencia se dé cuenta de su capacidad para manejar una audiencia. Fuentes Diversas
97. Forme Su Propio Consejo de Administración Además de tener consejeros fuera de su organización, considere formar su propio Consejo de Administración interno. A quién incluir: A un superior, pero no su jefe o el jefe de su jefe.Esta persona puede obtener de sus superiores información sobre cómo está usted trabajando. Y él o ella puede hacerle saber acerca de las oportunidades en otras áreas de la organización. A alguien de su mismo rango en otra área. Ejemplo: usted
Consejo
temáticas tales como pasatiempos... porque alguien más puede coincidir con ellos y entonces entrar en sintonía indirecta con usted.
está en finanzas, pero sabe un poco acerca de mercadotecnia. Su consejero de mercadotecnia puede ayudarle a aprender cosas que podrían, por ejemplo, ayudarle a ser un elemento más valioso para el equipo. Un subordinado, quien podría enseñarle la situación de la “tropa” y le puede proporcionar buenos consejos respecto cómo manejarlos. Fortune, Michael Loeb
98.Tips Para Aprender a Ser Más Productivo Si su equipo de ventas tiende a bajar su productividad los primeros días de la semana procurando reponerse los últimos días (jueves, viernes), entonces designe un nuevo esquema de revisión y operación semanal: Inicie los miércoles y termine los martes. Cuando los vendedores lleguen el lunes sabrán que les queda ese día y el martes para alcanzar sus cuotas de ventas de la semana. Sugerencia: Pague comisiones sobre una base semanal. Si usted paga de manera quincenal, reordene su sistema para que cada semana los vendedores intenten alcanzar su cuota. Fuentes Diversas
Sí, si es totalmente posible llegar a ser lo que uno desea, empezando con algunos pasos sencillos, pero poderosos como los que siguen: Creando películas mentales del tipo de persona que a usted le gustaría ser, y repasándolas varias veces al día y a la semana. Pruebe estos ejercicios para mejorar su autoimagen. Enfóquese en cinco cualidades que encuentra en otros individuos y cultívelas en usted mismo. Piense en características como determinación, honestidad, generosidad, compasión y cortesía. Defina su análisis en rasgos que usted admira, reconociendo a quienes los poseen. Cada día elogie cuando menos a cinco personas que muestren estas cualidades. Examine al final de cada día cinco cosas que haya hecho o dicho para reforzar su autoestima y dar soporte a su autoimagen. Felicítese usted mismo por estos logros. Analice a gente que conozca, especialmente a quienes siempre parecen seguros de sí mismos. Trate de entender las fuerzas que los hacen ser de esa forma. Visualícese usted mismo como la persona que desea ser: equilibrada, segura y carismática. Dedique cuando menos diez minutos a este ejercicio antes de dormir. Recuerde: lo que usted ve en su imaginación, a la larga será visto por otros. Make Presentations with Confidence, Vivian Buchan
Desea
99. Cómo Ser lo que Usted Realmente Desea
100. Tips Para la Toma de Decisiones Identifique lo que quiere lograr a largo plazo. Compare cada opción con las metas. Fíjese cómo se siente su organismo cuando contempla cada opción. ¿Tenso? ¿Alegre? ¿Relajado? Elabore una lista de los pros y contras de cada opción. Pregúntese usted mismo qué ideas está utilizando en cada opción: ¿La suya? ¿La de sus padres? ¿Un hermano? ¿Su cónyuge? Comience escuchando su propia voz interna cada vez más. Dese cuenta que la mayoría de las decisiones que tome hoy, no importarán dentro de diez años. Dese cuenta que la mayoría de las decisiones no son correctas o erróneas, simplemente es una elección entre una opción y otra. Prométase de antemano usted mismo que no se dará de golpes contra la pared si más adelante piensa que debió haber tomado una decisión diferente. Coloque sus opciones en cada lado de la moneda. Lance la moneda al aire y vea cómo se siente acerca del resultado. Si usted no se siente bien, haga lo contrario. Fuentes Diversas
Usted está en un puesto completamente nuevo y su mayor deseo es desempeñarlo de la mejor manera. Esas primeras semanas en el trabajo pueden moldear su carrera dentro de la organización y probablemente más allá. Utilice estas estrategias para ayudarse a aprovechar al máximo sus oportunidades. 1.- Permítase “tiempo mudo.” Generalmente se necesitan de tres a cuatro meses para entender un nuevo empleo y aprender los detalles del lugar de trabajo. Permítase esta curva de aprendizaje. 2.- Haga muchas preguntas. Todo mundo lo espera de los nuevos compañeros de trabajo, pero si metódicamente hace preguntas utilizando una lista, se mostrará ante todos como una persona organizada. Procure sintonizarse con sus compañeros para lograr las respuestas que necesita. 3.- Siempre escriba notas. Durante las primeras semanas usted necesitará absorber una cantidad considerable de información. Hágalo más fácil trayendo siempre una libreta de notas y escriba todo lo que pueda. 4.- Llegue al trabajo temprano. Si usted llega 15 minutos antes de la hora oficial de entrada, no sólo será puntual, sino que podrá obtener detalles valiosos e información que sólo se puede obtener en una atmósfera informal antes de empezar a trabajar. Sugerencia: Usted puede sentir que las cosas deberían hacerse de forma distinta, pero reserve sus ideas de mejoras hasta después de los primeros seis meses. Debe haber una buena razón por la que las cosas son como son, y usted se ahorrará el bochorno si se permite tiempo para descubrirlo. Workforce
Destacar
101. Cuatro Tips Para Destacar en su Nuevo Puesto
102. Mandamientos Para el Siglo XXI Estrategias para aprovechar el “capital intelectual” que ya posee y que le ayudarán a prosperar en el nuevo milenio: 1.- Invente sus propias reglas. No se encierre en las reglas competitivas y dominantes de su industria. Busque un nuevo espacio competitivo. 2.- Reinvéntese constantemente. Sea proactivo y experimente. Haga que cada uno en su empresa considere como suya la responsabilidad de un aprendizaje rápido y mejor que el de sus competidores, y convierta ese aprendizaje en nuevos productos y servicios. 3.- Explote sus activos ocultos. Frecuentemente existe un valor potencial dentro y algunas veces fuera de su organización que otros pueden haber dejado pasar. Esfuércese por identificarlo y usarlo. 4.- Actúe rápidamente. Haga que las palabras “velocidad” y “acción” estén presentes en cada uno de los miembros de su empresa. La reflexión y el análisis también tienen su lugar pero es mejor estar el 80% correcto y rápido, que el 100% correcto y demasiado tarde. 5.- Derribe las barreras. Elimine las barreras internas que separan a las personas, así como las fronteras que pueden existir entre su organización y los proveedores o sus clientes. 6.- Dé poder a sus empleados. Utilice todas sus habilidades todo el tiempo. 7.- Mida su futuro. No revise sólo los resultados del último período. Enfóquese en estrategias y procedimientos que le ofrezcan beneficios. Estudie las dinámicas de su negocio y obtenga una visión de los pronósticos para mañana, en lugar de ver las noticias de ayer. The Eleven Commandments of 21st Century Management, Matthew J. Kiernan
Hoy en día está fuera de moda admitir que a usted le gusta asistir a juntas de trabajo: Se realizan con demasiada frecuencia, provocan pérdida de tiempo y si no existieran, se llevaría a cabo el trabajo real. Y aún así, los principales críticos de las juntas son personas que malhumorados, conspiran y husmean cuando son excluídos de ellas. Las juntas son esenciales para la comunicación corporativa y toma de decisiones, pero tienden a volverse inútiles en algunos casos: la gente gana puntos haciendo preguntas en lugar de ganarlos por dar buenas respuestas; y el ego de las personas se engrandece o sufre menoscabo en función de quienes asisten o no. Los estudiosos de la conducta humana, dividen la dinámica de las juntas en cuatro fases: Formación: los asistentes aceptan al grupo y asumen el rol deseado. Tormenta: Discuten sobre sus objetivos. Criterio: Acuerdan cómo conducirse. Ejecución: Llegan al punto importante de la reunión. Es mucho el tiempo que se requiere en estas dinámicas para poder llegar a una conclusión. Teniendo esto en mente, la junta perfecta podría estar estructurada de la siguiente manera: Habría de cuatro o cinco altos ejecutivos en una sala, con una gran mesa en medio y cada ejecutivo tendría un teléfono en una esquina. La junta podría tener una duración abierta, no determinada, probablemente de una semana. La mayoría del tiempo estaríamos hablando en la mesa, pero la gente podría libremente ir hacia el teléfono y hacer las llamadas telefónicas necesarias, mientras el resto de los asistentes continúan con la discusión. Probablemente mientras se atacan los asuntos importantes, también podrían encontrar numerosas posibilidades en
Perfectas
103. Secretos Para Tener Juntas Perfectas
los detalles menos importantes. De hecho, me he dado cuenta que las mejores reuniones son aquellas en las que la gente llega sin haber sido invitada. Se llevan a cabo en grupos pequeños de tres o cuatro personas que se encuentran en los pasillos, mientras se sirven agua o a la salida de su oficina. O tal vez la junta perfecta es la que usted nunca tiene que convocar. What They Still Don’t Teach You at Harvard Business School, Mark H. McCormack
104. Etiqueta en los Negocios ¿Está usted enterado de las últimas reglas de etiqueta en los negocios? El ambiente de trabajo está cambiando constantemente; Barbara Pachter, directora de Pachter & Associates, ofrece estas reglas de etiqueta en los negocios “para el nuevo mundo”: El saludo de manos. Antes: Al saludar, un hombre espera que la mujer extienda primero su mano. Ahora: La persona de mayor rango debe extender su mano, sin importar su sexo. Estar de pie durante una presentación. Antes: las mujeres no deben estar de pie cuando son presentadas a otras personas. Ahora: Hombres y mujeres deben ponerse de pie cuando son presentados o saluden a otras personas. A quién dirigirse primero. Antes: El nombre de la mujer es dicho antes que el del hombre. Ahora: Se menciona primero el nombre de la persona de mayor rango, sin importar su sexo. Fuentes Diversas
Antes de intentar comunicarse con alguien, asegúrese de tener estos cuatro elementos: Que las dos personas tengan tiempo para lograr su objetivo sin prisas. Que los dos estén con el ánimo de comunicar. Por ejemplo, alguien está teniendo un día muy difícil y no tiene humor para escuchar a alguien más. Que la gente con quien usted se esté comunicando pueda entender lo que le está diciendo. Por ejemplo, que estén pasando por problemas emocionales u otros, que evitarán escucharle y prestarle toda su atención. Que no tendrán interrupciones como una llamada telefónica, un visitante o algo (o alguien) más que desvíe su comunicación. No-Nonsense Communication, Donald L. Kirkpatrick
Comunicación
105. Para una Comunicación Efectiva
106. Los 10 Ingredientes Secretos del Éxito 1.- No evite la tecnología. Las herramientas poderosas de software, el internet, intranet y extranets están cambiando la fisonomía de todos los negocios en el mundo. El aprendizaje sobre nuevas tecnologías puede ser un trabajo de tiempo completo; sea selectivo y escoja sólo las tecnologías que le ayudarán a ser más eficiente. 2.- Mantenga un punto de vista amplio sobre el mundo, además de su interés particular. Entre más conocimientos tenga, sus recomendaciones serán más acertadas y usted será una persona más interesante. 3.- Reconozca que el exceso de dedicación puede ser tan dañino como la falta de ella. Es fundamental el manejo de una ética sólida en el trabajo. El dedicarse al trabajo en exceso significa que usted consagra tanto tiempo al trabajo que ha excluido todo lo demás: familia, amigos, ejercicio físico o desarrollo profesional. A ese ritmo, pronto se sentirá fatigado. 4.- Desarrolle una fuerte actitud competitiva. La competencia le dará una ventaja; usted llega a ser experto en su campo de interés. 5.- Piense estratégicamente; mantenga la idea completa en mente. Una forma de hacer esto, es analizando los documentos públicos de su empresa, tales como los reportes anuales. Lea entre líneas; frecuentemente lo que no se dice es más importante.
7.- Sepa cuándo discutir y cuándo no. Usted tiene que dar a conocer su punto de vista, pero también debe saber cuándo dar un paso atrás; es muy importante descubrirlo a tiempo. 8.- Aprenda nuevas habilidades y active las que necesitan evolucionar. La gente y los negocios cambian, y usted debe estar dispuesto a progresar con ellos. 9.- Comprenda profundamente a su industria. Si usted tiene conocimiento amplio de su industria así como de su compañía, tendrá una ventaja clave. 10.- Conozca la cultura de su empresa y no tema proponer cambios de vez en cuando. Usted podrá ser criticado, pero muy difícilmente será reemplazado por alguna persona externa con ideas nuevas y frescas. Creative Secretary’s Letter Newsletter
Éxito
6.- Desarrolle un estilo personal. ¿Cómo se presenta ante otras personas? Dé un vistazo a su forma de vestir, su comportamiento, su reacción bajo presión. ¿Habla más de lo que escucha? ¿Gesticula demasiado al conducirse, al grado de llamar la atención? Practique la introspección si se da cuenta que repele, en lugar de atraer a los demás.
107. Tips Para Nuevos Ejecutivos Solucione algo pequeño y cause una gratísima impresión. Cuando usted recién se incorpore como gerente trate de crear una impresión que durará por mucho tiempo: Permita que todo mundo se dé cuenta que su prioridad es su visión del negocio como entidad rentable y productiva. Y una manera formidable de lograrlo es solucionando un problema que, aunque no sea demasiado relevante, si sea suficientemente notable o notorio. Programe reuniones con la finalidad de conocer a su personal e intente identificar situaciones menores que están irritando a la gran mayoría de ellos. Algunas veces se trata simplemente de problemas con la copiadora, con la recepcionista, con la devolución más oportuna de los gastos de viaje etc. Seleccione algo que pueda resolver de inmediato. Este pequeño gesto establecerá el estilo desde el inicio.
108. Cómo Analizar un Currículum Si los gerentes tienen que analizar cientos de currículums cada año, ¿cómo pueden distinguir los buenos de los malos? Aquí tiene usted una guía para lograrlo: 1.- Demasiada experiencia académica. ¿Qué tanta educación académica menciona el solicitante? Si hay más experiencia académica que de trabajo, la recomendación natural es que separe esta solicitud y la clasifique como
2.- Demasiados movimientos laterales. Es verdad, ya no es tabú trabajar para muchas compañías. No obstante, si no ve movimientos ascendentes, pregúntese: «¿Deseo alguien que no ha podido obtener una promoción?» 3.-Vacíos en el empleo. Sí, mucha gente pierde sus empleos y están una temporada sin trabajar. Sin embargo, prefiera aquellos que se hayan ocupado en trabajos temporales. Una persona que vale la pena no puede estar sin hacer nada mucho tiempo. 4.- No juzgue la portada del libro. No se deje impresionar por un currículum bien presentado. Fuentes Diversas
Analizar
«improbable». A menos que el solicitante esté saliendo de la universidad, alguien que confía en sus estudios para impresionar y ser seleccionado puede ser un riesgo latente. Pregúntese a sí mismo: «¿y la experiencia de trabajo?»
109. Cómo Delegar y Obtener Resultados La delegación efectiva no sirve sólo para tener más tiempo disponible para uno mismo; también incrementa la productividad de su departamento y permite que los subordinados practiquen determinadas funciones que suelen ser importantes. Estos son algunos tips para delegar mejor: 1.- Mantenga una mente abierta. Es posible que el empleado realice la función de una forma diferente a la suya. Y también sus resultados pueden ser completamente distintos a los que usted espera. Por lo tanto, no asuma que sus nociones de las cosas son las únicas válidas. 2.- Comparta el crédito... y la vergüenza. Si alguien realiza una buena labor, hágalo saber a todos los niveles de la organización. Y si algo sale mal comparta la responsabilidad. No convierta a su subordinado en un chivo expiatorio. 3.- La oportunidad es vital. En algunas ocasiones el mejor momento para delegar un proyecto a un miembro de su equipo es cuando recién ha terminado uno para usted. «Carlos, hiciste tan buen trabajo con esa investigación que me gustaría me ayudaras con este reporte». Si usted alaba la capacidad de la persona en relación a su trabajo anterior entonces se generará una buena cantidad de entusiasmo. 4.- No abrume a ninguno de sus empleados con trabajo. Sea cuidadoso cuando asigne tareas.
6.- No coarte la iniciativa. Deje que se hagan responsables de los detalles. Dé autoridad para tomar decisiones. Fuentes Diversas
110. Tips Para Persuadir con Estilo Muchas personas en diversos campos deben ocasionalmente compartir algún conocimiento o idea con sus colegas. Esto puede ser frustrante puesto que los seres humanos nos resistimos al cambio, incluso en las aras del progreso. Pero existen algunas formas que se pueden utilizar para persuadir discretamente y con estilo: A.- Sea entusiasta. Si su tono es letárgico, su mensaje se transmitirá como que no es importante. Antes de platicar con alguien su idea concéntrese en aquellos aspectos que lo emocionaron a usted, y luego rescátelos a la hora de intercambiar impresiones.
Estilo
5.- Dé seguimiento al proceso de los trabajos delegados. Establezca un programa para monitorear el rendimiento. Incluya reportes regulares y compárelos con los anteriores.
B.- ¿Qué hay allí para ellos? Este es un punto crucial que debe ser tomado en cuenta a la hora del comentario. Explique cómo su idea va a beneficiar a su interlocutor. C.- ¿Tiene usted pruebas? ¿Ha escuchado usted ideas similares en otros lugares? Los artículos en revistas, espectáculos en la televisión y los periódicos son una fuente importante de información, y si usted los muestra a sus colegas, entonces su resistencia para aceptar las ideas puede ser menor. D.- Intercambie. Las personas pueden ser más receptivas si les solicita su opinión. E.- Apele al sentido de trabajo en equipo. Muestre a la gente más renuente el cómo su idea es la mejor opción para lograr los objetivos del equipo humano. F.-Dele un piquetito. Cuando vea a alguien que se pueda beneficiar con su idea, discretamente sugiera que la intente. Diga: «Tal vez la próxima vez te animes a hacer algo como esto... A mí me funcionó muy bien». G.-Explique cómo su idea se convertirá en dinero. Muchas personas no aceptan nada que no les diga inmediatamente cómo les va a beneficiar económicamente. Prepárese para dar ejemplos concretos acerca de cómo van a cambiar las cosas una vez que su idea sea implementada. Fuentes Diversas
La correspondencia es algo que debe saber manejarse o de lo contrario causará problemas en cualquier empresa. Si usted puede dominar el flujo procesándola el mismo día, entonces estará ganando una buena cantidad de tiempo. Su asistente o secretaria debe filtrar la correspondencia en cuanto llega e identificar lo que sea urgente. El resto puede esperar para cuando usted tenga más oportunidad. Cuando ya esté dispuesto a abrir su correspondencia, tome en cuenta estos tips:
Organizar
111. Cómo Organizar su Correspondencia
1.- Elimine. Mucha de su correspondencia puede ir directamente a la basura. Descarte información o folletos que no ha solicitado. 2.- Pásela a alguien más. Si ha recibido una carta cuyo asunto deba ser manejado por otro departamento, hágala llegar. 3.- Actúe de inmediato. ¿Puede usted contestarla con una llamada rápida? ¿O qué tal anotar la respuesta en la parte inferior y después mandarla de regreso? 4.- Arhive. La agenda para la junta de la siguiente semana debe ser archivada. El reporte de un nuevo producto y que solicitó también, etc. Fuentes Diversas
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112. Una Buena Fuente de Talento Los supervisores, los jefes de departamento, los asistentes de la gerencias, etc. Pueden ser candidatos para puestos gerenciales. Estas personas normalmente están familiarizadas con las operaciones de la organización, sus políticas, sus grandes y pequeños detalles, etc. Una cosa es segura: No necesitan capacitación acerca de la industria en particular. Lo anterior es cuando se está pensando en contratar gerentes que vienen de afuera de la empresa. Cuando mucho, lo que requieren es pulirlos un tanto en cuanto su estilo gerencial. Esto puede ser corregido con algunos cursos en una universidad local. O mejor aún contratando a un profesor con experiencia en asuntos gerenciales y llevando la capacitación a las instalaciones mismas de la empresa. Fuentes Diversas
113. Tips de Oro Para el Uso del Teléfono Un secreto: La consistencia en el teléfono puede significar el tener más clientes satisfechos y más utilidades para su compañía. Además, si sigue estos tips tendrá resultados muy satisfactorios y mantendrá una excelente relación con su clientela: 1.- Use siempre el mismo tipo de saludo. No haga que los clientes se pregunten si acaso han marcado a un número equivocado. Lo mejor es un saludo sencillo: “Hola, Venta Universal, S.A. de C.V. Mi nombre es Rubén. ¿Le puedo ayudar en algo?”
3.- Diga gracias. Cuando usted regrese de nuevo al teléfono lo primero que tiene que decir es “gracias por su espera”. 4.- Mantenga al cliente involucrado e informado. Diga a las personas que llaman qué es lo que deben esperar y pregunte si es aceptable. “Me gustaría transferirlo al departamento de órdenes. Ellos pueden ayudarle a encontrar esa información más fácilmente que yo. ¿Le molestaría esperar un instante mientras hago la transferencia?” 5.- Concluya de manera amistosa. Si el cliente ha llamado debido a un problema, agradézcale por haber llamado. Y siempre pregunte: “¿Hay algo más en que lo pueda ayudar por el momento?” Teleprofessional, Syndee Feuer
Talento
2.- No los deje esperando sin mayor trámite. En lugar de ordenar a sus clientes que esperen, ensaye esta otra estrategia con mucha amabilidad: “¿Le molestaría esperar un momento mientras busco su orden, o preferiría llamar de nuevo en unos minutos?”.
114. Cómo Redactar y Dar Una Conferencia Estas son algunas ideas que usted debe considerar cuando se trata de desarrollar un discurso especialmente efectivo: 1.- Balancee su discurso. Divídalo en secciones que expliquen, entretengan, convenzan o promuevan acción. Si sigue esta sugerencia entonces su discurso será más interesante. 2.- Revise su discurso. Revíselo de nuevo. Experimente con diversos arreglos. Tal vez el inicio funcione mejor al final... practique e investíguelo. A la mejor quiere darle un poco de sabor... con un chiste, una metáfora o una analogía. 3.- Coleccione buenas anécdotas. Siempre lleve un archivo donde conserva todo aquello que pueda servir. 4.- Lea a sus escritores favoritos. Escuche a sus oradores consentidos. Al escuchar aquellos a quienes admiramos podemos imitarlos con mayor facilidad. 5.- Utilice movimientos físicos. Usted puede complementar un discurso con diversos recursos: gestos, apoyos visuales, utensilios e inclusive trucos de magia. 6.- Discurso a la medida. El día de su discurso llegue temprano y converse con algunos de los asistentes. Luego refiérase a ellos durante su intervención. The Toastmaster
Las descripciones de trabajo o puesto deben clarificar las obligaciones de los trabajadores. La preparación cuidadosa es esencial. Asegúrese de definir las obligaciones como responsabilidades y no como tareas. La palabra “responsabilidad” proporciona más protección al gerente. Por ejemplo, “El empleado es responsable de atender preguntas de la clientela”, es mejor que “La función del empleado es responder las preguntas de los clientes”, porque entonces el empleado puede decir que “mandar información por correo no es su función porque no está en su descripción de puesto”.
116. Para Tomar Riesgos Demasiada precaución es mala para usted. Al evitar cosas a las que teme, las consecuencias pueden ser desagradables. Normalmente, es más sabio enfrentar una experiencia posiblemente desalentadora, arriesgando algunas heridas al ego. Y finalmente se puede encontrar con que tal decisión no era tan temible ni negativa como se pensaba. O también puede encontrarse con que sí era bastante difícil, pero también descubrir qué se necesitaba para sortearla con éxito.
Riesgos
115. Defina Responsabilidades
117. Fórmula Para Alcanzar Metas Esta es una fórmula que nos ha dejado el señor W. Clement Stone: 1.- Escriba su meta en la parte superior de una hoja de cuaderno. 2.- Dibuje una línea vertical en la mitad de la página. 3.- Cada día deténgase por treinta minutos, vea la página y piense en su meta. 4.- Anote los obstáculos en la parte izquierda de la línea. Y haga una lista de todo aquello que crea le puede servir para alcanzar su meta en la parte derecha de la línea. 5.- Seguimiento. Ponga en acción las ideas útiles y elimine los obstáculos. Donnelly Directory
Las organizaciones frecuente e inadvertidamente recompensan un comportamiento mientras que realmente esperan otro diferente. Por ejemplo: Recompensar a los empleados por realizar las transacciones de manera rápida aunque los clientes no reciban la información adecuada o resientan que alguien los apresure innecesariamente. Estimular a los empleados para que envíen cartas de agradecimiento a sus clientes, pero no permitirles que las hagan durante su tiempo de labores en oficina. Esto crea la impresión de que no es realmente importante. Pagar a la gente por hora en lugar de pagar por tarea realizada. El pago por hora ciertamente es más sencillo administrar, pero el énfasis radica en el parámetro de productividad.
119. La Pulcritud Tiene su Recompensa Los ejecutivos deben utilizar lápices o plumas con tintas que se puedan borrar sin dificultad al elaborar sus trabajos de escritorio. Otra opción más moderna es la utilización de computadoras y procesadores de palabra. ¿Por qué? Porque los ejecutivos que presentan sus documentos de una manera pulcra causan una mejor evaluación por parte de sus jefes y sus clientes. Fuentes Diversas
Acciones
118. Recompense las Acciones Adecuadas
120. Lluvia de Ideas con una Libreta En lugar de tener una sesión de lluvia de ideas que dure toda la tarde, coloque una “libreta de ideas” en su oficina: Un simple cuaderno de notas que esté al alcance de todo mundo y que hubieran participado en la sesión. Etiquételo con la meta o resultado que usted desea alcanzar con la aportación de tales ideas. Solicite a sus colegas y empleados que anoten sus opiniones, sugerencias e ideas para alcanzar tal objetivo. Una aclaración: Antes de anotar sus aportaciones deben leer lo que ya han anotado los demás para evitar que se repitan las observaciones. De esta manera, usted tendrá igual o más ideas de las que se hubieran generado en la reunión aludida. How to Organize Your Work and Your Life, Robert Moskowitz
121. Párese Para Tomar Decisiones Rápidas Si usted permanece largas horas sentado en su escritorio no se sorprenda de manifestar cierta ineficiencia en sus actos y decisiones. Esto es lo que afirma la Universidad de California. Cuando usted se pone de pie, su pulso cardíaco se incrementa cuando menos 10 pulsaciones por minuto. Esto aumenta el flujo de sangre del cerebro y ayuda a tomar mejores decisiones, sobre todo cuando se trata de problemas complejos. También tomará decisiones hasta un 20% más rápido. The Mutualog
Cuando negocie un acuerdo o convenio o se encuentre regateando los términos de un contrato, recuerde que avanzará más si supiera sus posiciones de regateo y en su lugar mejor trata de definir sus intereses. Una posición es algo como “Queremos 100 unidades diarias”. Un interés es algo como “Necesitamos suficientes unidades diarias para cubrir nuestro programa de producción, y eso es.... Alrededor de 100”. Si usted pregunta “¿Por qué?” cada vez que identifica una posición, entonces estará en condiciones de moverse rápidamente hacia el área de sus intereses, y hasta ese momento empezará a avanzar en la solución de los problemas a través de la cooperación y no de la confrontación. Getting to Yes, Roger Fisher
123. Pocos Gerentes son También Líderes Estas son las habilidades que definen a este grupo de élite. Los líderes efectivos tienen la habilidad de: 1.- Construir una visión arrolladora sobre algo que es posible lograr. 2.- Estimular a la gente, compartir la autoridad y la responsabilidad con el fin de hacer que sus subordinados se sientan importantes y necesarios.
Decisiones
122. Pregunte “Por qué? Al Negociar
3.- Establecen objetivos que producen oportunidades de manera regular y hacen planes para alcanzar dichos objetivos. 4.- Piensan creativamente. Saben identificar oportunidades, exploran nuevas opciones, localizan nuevas necesidades y resuelven problemas. 5.- Analizan, utilizando las mejores herramientas e información a la mano para convertir los problemas en oportunidades.
124. Dos Mitos Empresariales En los negocios abundan las falsas creencias y los mitos. Los dos mitos que siguen son muy comunes: 1.- Desarrolla una buena relación con tu clientela. IBM lo hizo por décadas... y al final sus clientes en masa abandonaron su arquitectura mainframe por las computadoras personales PC. 2.- Enfócate en tus habilidades esenciales. Xerox se enfocó en su negocio de copiadoras... y desperdició su oportunidad histórica de entrar en el negocio de las com-
Tom Peters
125. Cambie las Reglas y Resuelva Conflictos En algunas organizaciones y familias, la gente critica demasiado en el terreno de lo destructivo. E inevitablemente hay una cierta dosis de desquite. Y muy rara vez sirve el tratar de escudriñar quién o qué fue lo que inició tales actitudes. Si usted es atrapado en esta clase de patrón, trate de señalar las críticas con unas cuantas monedas. Al hacerlo convierte un posible altercado en juego: Todos empiezan con diez pesos y cada quien tiene que ir regalando un peso a cada colega que atrape haciendo críticas negativas. La moneda de un peso es
Mitos
putadoras PC. De hecho, fue desarrollada por los ingenieros de Xerox pero fue relegada porque era, según la dirección, una línea marginal y no probada. Sugerencia: Los gerentes que creen haber encontrado la “clave” del éxito corren un gran riesgo. Aun si sus ideas funcionan por una gran temporada, corren el peligro de seguir sus convicciones ciegamente aun cuando las circunstancias cambien radicalmente con el tiempo. Nadie puede predecir el futuro. El éxito continuando requiere de una premisa: Estar sometiendo constantemente a prueba todas las ideas nuevas, y la disposición para admitir los errores y capitalizar oportunamente las ideas que parecen funcionar.
una forma suave de comunicar que un comentario es hiriente. El ganador es el que tiene la menor cantidad de monedas de un peso al terminar la semana. En este juego todos ganan porque dar un peso al agresor es suficiente para prevenir el que no se desarrolle un problema. La técnica funciona porque cambia las reglas de un típico enfrentamiento. ¿Se da cuenta? ¡Aquellos que se quedan con sus diez pesos también ganan! Usted puede hacer las adaptaciones que desee. La idea es que aquellos que tienden a criticar sin mayor objetivo que lastimar al receptor (sin comentar su punto de vista constructivamente) reciben retroalimentación al instante y se dan cuenta que lo que dijeron no fue agradable y los receptores aprenden a reaccionar con una sonrisa en lugar de hacerlo con coraje. Stop Fights Before They Start, Fred Pierce
126. El Valor del Silencio El uso efectivo del silencio puede ser muy útil para tener el control durante un discurso o reunión. Uselo antes de hablar para atraer la atención de todos. Uselo cada vez que esté tentado a murmurar un este o un hum. Úselo antes de abordar un punto crítico. Cuando quiera rescatar el hilo de su temática. Cuando una transparencia aparezca en la pantalla... para darle tiempo a la gente para que la mire y que tome notas. Cuando alguien le haga una pregunta, para pensar en una buena respuesta. Después de terminar su discurso... en lugar de salir disparado del podio o el sitio destinado para su exposición. A Woman’s Guide to the Language of Success: Communicating with Confidence and Power
Desarrolle un consejo administrativo propio de consultores que puedan guiarlo e inspirarlo. Si es necesario, busque fuera de su compañía. Seleccione 12 personas cuyo juicio sea respetable para usted. Llame a estas personas una vez por mes aproximadamente. Plantee la posibilidad de reunirse periódicamente para revisar la problemática de cada una de las compañías a que pertenece cada miembro del “consejo” y capitalice su turno.
128. Tres Señales de Peligro Administre su carrera y haga caso de señales como la siguiente: 1.-Usted pierde su influencia. Cuando los colegas dejan de consultarlo, pregúntese el porqué. ¿Ha sido contratada recientemente alguna persona en su departamento con la etiqueta de asesor?, ¿Sus tareas han sido modificadas? Si usted ha quedado fuera de las reuniones de planeación es que posiblemente se esté fraguando alguna sorpresa desfavorable. 2.- El índice de “renuncias” de ejecutivos con más antigüedad en la empresa es muy alto. Esto puede indicar problemas serios. Platique con uno de los ejecutivos salientes acerca de su proyecto de vida relacionado con su trayectoria profesional y solicite su retroalimentación. Esta oportunidad le puede dar la información necesaria y así se enterará si existe algo porqué preocuparse.
Valor
127. Una Sociedad Brillante
3.- Las fuerzas económicas se convierten en una amenaza. ¿Están los despidos incrementándose en su industria?, ¿Cómo le afectan las devaluaciones, el incremento de las tasas de interés, la inflación y los cambios demográficos en su carrera? Executive Strategies
129. Urgente, Urgente, Urgente Eleve el nivel de urgencias e incremente la productividad de su equipo y de su compañía en general llevando a la práctica estos tips: 1.- Fije las metas de ingresos, las ganancias, la productividad, y la satisfacción de la clientela tan alto que no puedan ser fácilmente alcanzadas conduciendo los negocios de la forma como siempre se ha hecho. 2.- Deje de medir el rendimiento departamental o de su equipo basado sólo en metas estrechas de funcionamiento. Insista en el hecho de que cada individuo de cada área o división esté responsabilizada acerca del rendimiento global de la empresa. 3.- Educación Envíe más datos acerca de la satisfacción de sus clientes y el rendimiento financiero de la compañía
4.- Insista en que el personal hable continuamente con los clientes molestos, con proveedores molestos, y con accionistas inquietos. Leading Change, John Kotter
130. Cómo Integrar un Equipo ¿Es usted de las personas que considera con sumo cuidado la clase de personas que deben integrar un equipo de trabajo? La regla es: Siempre agrupe a sus ejecutivos o empleados más talentosos en lugar de formar equipos mixtos con personas de escaso talento. Hay infinidad de estudios que relevan que las personas talentosas funcionan aún mejor si pertenecen a equipos con gente como ellas mismas. Pero si están en equipos con empleados promedio, la calidad del trabajo se manifestará con una tendencia a la baja en lugar de incrementarse. Fuentes Diversas
Integrar
a más empleados, y especialmente aquella información que demuestre las debilidades de la organización en relación con la competencia.
131. Cómo Planear Seminarios Para Empleados Un paso inteligente para hacer más eficiente la labor de sus empleados en su empresa, es la organización de un seminario sobre desempeño profesional. Si toma esta iniciativa (o se le asigna esta responsabilidad) tome en cuenta estos puntos para facilitar su tarea: I.- Encuentre un tema apropiado. Conduzca una encuesta formal o informal para averiguar qué temas son más atractivos para la futura audiencia. Hágales llegar un cuestionario impreso o por correo electrónico. Si le es imposible realizar una encuesta, entonces hable con la gente y conozca las necesidades del personal. II.- Consiga un orador carismático. Si su presupuesto lo permite, no escatime en pagar un bien a quien se encargue de conducir el seminario. Eso le asegurará una mejor calidad del mismo. Tómese tiempo para conocer a esta persona y decidir si es la indicada de acuerdo al estilo, la cultura de la empresa y de la audiencia. III.- Dele difusión al evento. Hágale toda la publicidad necesaria al seminario, envíe memorándums, reparta volantes o folletos. Ofrezca información detallada del programa. Asegúrese de hacerlo lo más atractivo posible para conseguir una buena audiencia. IV.- Conforme una lista de registro. Aún si las personas interesadas en el seminario son un grupo relativamente pequeño, necesita saber con anticipación el número exacto de empleados que participarán, quiénes son, qué fun-
V.- Prepare hojas de evaluación. Al final, usted deberá estar enterado de cómo fue recibido y asimilado el seminario. Así sabrá reconocer qué es lo que tendrá que mejorar y modificar para la próxima vez. The Office Professional
132. Cómo Responder a las Malas Ideas Es muy importante actuar con tacto cuando un compañero sugiere una idea no muy brillante. Por principio debe evitar hablar arrebatadamente y decir: “Eso no funcionará”, “Es tonto” o “Esa es una mala idea”. Intente hacer su observación de una manera más gentil. Tome en cuenta estos puntos: 1.-Proponga parámetros. Respóndale definiendo los parámetros del problema; de esa manera podrá explicar que la idea que su colega sugiere se sale de estos. Por ejemplo: “El cliente está buscando resultados que le garanticen A, B, C. Esa idea que usted propone sólo le ofrecerá E”. De esta manera, esa idea se descartará gentilmente.
Planear
ción realizan dentro de la empresa. De esa manera sabrá dónde localizarlos en caso de un cambio de último minuto, y tendrá una idea de quiénes de sus empleados tienen interés de seguir aprendiendo.
2.-Modifíquela. En vez de etiquetar la idea como mala o absurda, describa un escenario en el cual esta pueda tener sentido. Intente decir: “Su sugerencia me parece perfecta para...” 3.-No se disculpe. No hay necesidad de tartamudear o sentirse nervioso. Esto sólo revelará que en realidad piensa que la idea presentada es terrible. Simplemente hable y enfrente el asunto. Por ejemplo: “Vayamos más a fondo y examinemos esto”. 4.-Haga preguntas. En un tono amable estimule a su compañero a pensar más cuidadosamente su idea. De este modo, guiará a los individuos a que se den cuenta por sí mismos que lo que han propuesto no funcionará. 5.-Sea respetuoso. Usted puede dañar una relación de negocios si su respuesta es reírse, burlarse o hacer cualquier otro gesto que sugiera que aquello que se acaba de proponer le parece malo. Sea sensible y paciente, no se muestre ansioso por hacer sus comentarios. Working Smart
A veces, el creciente aumento de actividades y responsabilidades diarias puede hacerlo olvidar detalles más pequeños y sin embargo no menos importantes dentro de su desempeño profesional: Olvidar materiales a la hora de hacer una presentación, como programar algún aparato electrónico, o simplemente olvidar citas o pagar cuentas es algo común, pero que tiene remedio. Escriba notas o diagramas que faciliten su trabajo. Por ejemplo: 1.- Diagramas en los que se explique paso a paso el procedimiento para armar algún equipo, para iniciar su funcionamiento o para resolver algunas de sus fallas comunes. 2.- Calendarios de buen tamaño colocados en un lugar de gran visibilidad para anotar sus citas y reuniones. 3.- Recordatorios para que no olvide: apagar su computadora, pagar sus cuentas, apagar la luz o hacer una llamada. 4.- Directorios a la mano con los teléfonos o correos electrónicos de personas y servicios a los que más recurre durante la semana. 5.- Instructivos sobre cómo hacer cosas que normalmente no hace: como programar su computadora, su teléfono o su contestadora. Fuentes Diversas
Facilitar
133. Cinco Secretos Para Facilitar su Trabajo
134. Las Cuatro «I» de los Grandes Líderes Deje huella como un buen lider implementando estas actitudes: Incisivo. Tome decisiones selectivamente. Invierta gran parte de su tiempo en tomar decisiones que le ofrezcan más en reciprocidad. Ignore aquellas otras a las que usted pueda agregarles poco de sus ideas. Informado. Usted debe conocer todas las fortalezas y debilidades de la gente con quien trabaja: actitud, afinidad, ansiedad y animosidad. Interesado. Lea extensamente no sólo acerca de aquello que atañe a su oficio sino también acerca de todo aquello que tenga que ver con el conocimiento humano. Y considere que el mejor modo de mantenerse vigente es mezclando ideas que provengan de distintos campos. Inspirado. Trate de evitar todo aquello que le evite mantener su creatividad en acción, ya sea que se trate de un trabajo o una tarea en particular. Cuando sea posible renuncie a ideas que no le ayuden a mantener su entusiasmo profesional. Management Review, James R. Lucas
Cuando un nuevo empleado se une al equipo los primeros días son críticos. Es importante proveerlos de una completa introducción en cuanto a los requerimientos y políticas de la empresa para involucrarlo en el futuro de la empresa y para ayudarlo a establecer una relación sólida de trabajo. Aquí presentamos algunos tips para facilitar el proceso: 1.-Provea al nuevo empleado de un espacio de trabajo limpio, completo y con todo el equipo y herramientas necesarias. Parecería algo obvio pero una oficina sin lo necesario comunica un simple mensaje: “Usted no es importante aquí.” 2.-Ofrézcale un recorrido dentro de las oficinas. Enséñele dónde se encuentran los baños, el comedor, las salas de juntas, el estacionamiento, etc. 3.-Preséntelo con su superior o asígnele un mentor, el cual podrá ponerlo al tanto de las reglas que no están por escrito. 4.-Demuéstrele su sistema organizacional. Explíquele con quién estará trabajando y qué papel se espera que desempeñe dentro de la compañía. 5.-Preséntelo con el personal clave de su oficina. Evite abrumarlo con demasiadas caras y nombres, dígale que le irá presentando al resto poco a poco. Recuerde: Un empleado no seguirá los objetivos de su empresa si alguien no se los da a conocer.
Empleados
135. Reciba Bien a sus Nuevos Empleados
136. Organice su Presupuesto Antes de comenzar a planear su presupuesto anual, siga estos pasos cruciales para hacerlo bien: 1.- Revise la estrategia de negocios de la empresa. Mantenga buenos términos con sus proveedores. 2.- Establezca objetivos mayores para el próximo año. Trate de que sean cuantitativos y cualitativos. Plantee por un lado, incrementos en ventas de un 18% o de ganancias de un 15%. Así como mejorías en la calidad de servicio al cliente. 3.- Si su compañía es tan grande que tiene que estar dividida por departamentos, establezca uno o varios objetivos por cada uno de ellos y comprométalos a cumplirlos. Streetwise Business Tips, Bob Adams
137. Elija el Medio Adecuado Cuando deba comunicarse con sus empleados, elija el medio adecuado. Piense en su mensaje, ¿es mejor transmitirlo oralmente o por escrito? Si contiene mucha información, hágalo por escrito. Si, en cambio, es corto o necesita de retroalimentación inmediata, mejor discútalo. Lo que tiene que decir es tan importante como el medio que utiliza para decirlo. Útil: Si ha elegido compartir su mensaje oralmente considere plantearlo antes por escrito. El proceso de escritura puede ayu-
138. Diez Secretos Para Triunfar en su Carrera Le mostramos aquí diez estrategias para ayudarlo a construir una carrera exitosa. 1.-Haga de su trabajo una aventura. Cree una sensación de emoción continua en su trabajo. 2.-No acepte las fallas. No son una opción. Y si comete un error, aprenda de él. 3.-Integre su trabajo a su vida. Cree un balance y armonía entre su vida profesional y su vida privada. 4.-Establezca metas y planes. Comprométase con algo. Escríbalo. Desarrolle un plan y apéguese a él. 5.-Enfóquese en lo que hace mejor. Concéntrese en trabajar pertrechado en sus mayores habilidades, pero aprenda a tener acceso a recursos que le ayuden a fortalecer sus áreas débiles.
Triunfar
darle a aclarar sus ideas. Es un hecho que muchas personas no saben exactamente qué es lo que quieren decir hasta que lo hacen primero por escrito.
6.-Disfrute lo que hace. Haga de su trabajo algo divertido. Hágalo creativo. Siéntase orgulloso de él. 7.-Revise su progreso constantemente. Evalúe su plan y sus metas anual, mensual, semanal y diariamente. 8.-Use su cabeza. Piense en estrategias. Administre su tiempo. Trabaje inteligentemente. 9.-Gane reputación. Vuélvase un experto en su campo y un modelo a seguir para otros. 10.-Rodéese de buenas personas. Construya una red de trabajo fuerte. Evite colegas negativos. Busque un asesor o guía que usted admire y trate de emularlo. Fuentes Diversas
139. Cómo Ser un Jefe Excepcional Para ser un buen jefe, usted debe pensar en ir más allá de lo que un contrato estipula. Aquí le mostramos cinco puntos que lo pueden ayudar a aumentar su nivel y a superarse: 1.-Piense como si fuera el dueño. Algunas tareas no encajan perfectamente en el marco de responsabilidades de cualquiera, pero igual deben hacerse. Búsquelas y decida delegarlas a alguien más o hacerlas usted mismo.
3.-Ayude a otros. Los buenos jefes alientan a sus compañeros y empleados a encontrar por sí mismos la solución de sus problemas y a aprender de sus errores. 4.-Circule la información. No la acapare, sea un conducto de ella. Eso aumentará su capacidad. 5.-Adáptese y aprenda. No sienta temor por los cambios y los avances tecnológicos, muévase rápidamente, aprenda a usar todo nuevo conocimiento con efectividad. Los jefes excepcionales son aquellos que encuentran formas de hacer que el personal y las herramientas los enseñen a crecer más. To Be a Superstar at Work, Aim for Adaptability, Dave Murphy
Excepcional
2.-Luche contra los plazos. No entregue sus trabajos a tiempo, más bien hágalo con suficiente anticipación.
140. Organice Bien sus Llamadas Aprenda a consolidar sus llamadas de negocios con estos tips: 1.- Cuando busque un teléfono en su agenda, escríbalo de nuevo y téngalo a la mano por si tiene que llamar otra vez. 2.- Para una llamada larga, haga una lista de los temas que debe discutir y tenga a la mano el material que pueda necesitar. 3.- Vaya inmediatamente al punto: “Tengo dos asuntos que discutir contigo sobre esta cuenta.” 4.- Tome notas para que no olvide nada. 5.- Al final, haga lo necesario para completar detalles, transfiera la información a su calendario o a sus archivos. Organize Your Office!, Ronni Eisenberg
El correo electrónico se ha vuelto un medio indispensable de comunicación en el mundo empresarial, es fácil perder la formalidad en su uso, pero por el bien de usted y de su empresa es importante mantener la etiqueta: 1.- Nunca deje a un remitente sin saber que usted ya recibió la información enviada. 2.- Evite el humor que pueda ser malinterpretado. 3.- No se deje llevar por la informalidad de la correspondencia electrónica. Si le está escribiendo a un colega no sea muy formal pero mantenga siempre un tono de negocios. 4.- Revise su escrito y corrija su ortografía y gramática antes de enviarlo. 5.- No envíe un mensaje en MAYÚSCULAS. Puede ser difícil de leer. 6.- No solucione sus problemas a través del correo electrónico. 7.- Proteja su contraseña de usuario. Fuentes Diversas
Etiqueta
141. Etiqueta Electrónica
142. Estableciendo Nuevos Hábitos de Trabajo Para alcanzar una verdadera productividad dentro del trabajo, es necesario que establezca hábitos que lo ayuden a alcanzar el máximo de sus habilidades. Aquí le ofrecemos algunas ideas: Encárguese de cada asunto tan pronto aparezca. Rompa los papeles que no necesita y devuelva llamadas el mismo día en que lo llamaron, así tendrá menos pendientes en su agenda. Inicie su día con la tarea más difícil o con la que menos le gusta. De ese modo, el resto del trabajo parecerá fácil. Créese tiempo para proyectos importantes llegando más temprano o quedándose hasta tarde. Para llevar a cabo alguna tarea, elija un programa de inicio. Por ejemplo, si necesita contestar su correspondencia prepare los sobres y las direcciones antes de escribir. Use períodos cortos de tiempo. La mayoría de la gente cree que un proyecto mayor requiere largos lapsos de tiempo para ser realizado y eso muchas veces es difícil de cumplir. Si divide la tarea en partes, el trabajo parecerá menos complicado. Incluso lapsos de cinco o diez minutos pueden servirle para completar un proyecto paso a paso. Algunas personas brincan de proyecto en proyecto sin verdaderamente terminar algo. Si usted es de los que hace eso, considere sus prioridades y recuerde que terminarlo es la razón por la cual comenzó a hacerlo. Tenga siempre una lista de logros semanales. Cuando lea todo lo que ha hecho, usted sentirá más energía para continuar. Lo más importante al establecer estas nuevas estrategias es la constancia en su aplicación diaria. Organize Your Office!, Ronni Eisenberg
El desempeño en un empleo es el factor más importante para avanzar o mantenerse intacto en la nómina. La combinación de trabajo duro y pocos recesos a lo largo del día ofrecerán a las personas competentes la posibilidad de ganar incrementos de salario y ascensos. A pesar de esto, muchas personas talentosas y muy trabajadoras a veces no van a ningún lado en sus carreras. Presentamos aquí algunas estrategias para que usted no se quede atrapado en una situación de trabajo desfavorable. a).-Manténgase en lo que mejor puede hacer. En primer lugar usted debe identificar sus mejores talentos y construir una carrera alrededor de ellos. Para alcanzar el éxito es importante poner en práctica sus muchos talentos. b).-Desempéñese consistentemente. La consistencia en su desempeño le ayuda a su jefe y a su organización y por ende impulsa su carrera, contribuyendo a que usted tenga la reputación de alguien con quien se puede contar en una emergencia. c).-Exhiba virtudes eternas. Ciertas conductas básicas son importantes para el desarrollo de una carrera en cualquier organización. Es importante tener una educación de primer nivel y objetivos realistas, ser puntual, verse comprometido con la empresa y preparar un magnífico currículum cuando esté buscando trabajo. d).-Elija el estilo correcto. Para ser considerado para un ascenso es importante ser ágil, bien organizado, sofisticado, agradable, comprometido y dar presentaciones astutas haciendo un buen uso de la tecnología.
Impulse
143. Impulse su Carrera: Nadie lo Hará por Usted
e).-Muestre un compromiso total hacia su trabajo. Todo lo que se necesita para alcanzar un buen nivel en una empresa es el trabajo duro y la voluntad de sacrificar la vida familiar o personal por la profesional. f).-Proyecte una imagen exitosa. Para mostrar las virtudes que merecen una atención separada existe el arte de verse exitoso. Sus ropas, su escritorio y/u oficina, su discurso y sus actitudes demostrarán la imagen de una persona exitosa y capaz. Winning Office Politics
144. Cómo Lidiar con Gente Difícil en el Trabajo A diario podemos encontrarnos con gente difícil dentro del área de trabajo. Para lidiar con ellos la mejor ofensiva debe ser una fuerte defensa. Ofrecemos aquí los tres tipos de personas difíciles y la mejor manera de enfrentarlos: Tanques. Son aquellos que atacan constantemente a las personas y no a las conductas. Tienen enormes necesidades de probarse a sí mismos y a los otros que su punto de vista es el correcto. Lo mejor es enfrentarse a ellos, sin pelear. Deles un momento para calmarse y luego ataque. Establezca sus opiniones y percepciones fuertemente, pero no se deje arrastrar a una larga batalla.
Tips Francotiradores. Estos no atacan de frente sino desde los lados. En las juntas, suelen cuchichear con los otros mientras usted está haciendo una presentación. Son especialmente peligrosos porque ponen una fachada de amistad frente a sus víctimas. Para manejarlos se sugiere traer el ataque a la superficie. Por ejemplo: “Ese comentario sonó como un ataque... ¿Tenías esa intención?” Si el ataque se hace mientras usted está haciendo una presentación, tráigalo a colación: “Por lo que puedo ver con tu actitud, no te gusta lo que estoy proponiendo”. Seguramente obtendrá una negación pero la agresión se detendrá, al menos por el momento. Negativos. Las personas negativas están encima de cada idea o sugerencia hecha. Los comentarios más comunes que se escuchan en este tipo de personas son: “No, eso nunca funcionará...” o “No podemos hacer eso...” Para arreglárselas con ellos debe recordar que este tipo de persona cree que todos somos víctimas de fuerzas más allá de nuestro control. Se sugiere dar respuestas positivas: “Pero cuando intentamos esta idea el año pasado la gerencia dijo que era muy buena”, o “Esta solución ha funcionado para otros departamentos”. Pero pase lo que pase, no discuta. Su estrategia debe ser hecha de tal modo que algunas alternativas valgan la pena intentarse aún si la otra persona está en lo correcto. Lo más importante de todo para manejar la situación es ser cauteloso siempre y guardar la calma. Make Your Team a Winner!
145. Sus Documentos Deben Lucir Bien 1.- Sea consistente en su formateo. Si va a utilizar una sangría al inicio de sus párrafos, hágalo en todo el documento. Si usted remarca una parte del texto usando itálicas, evite después subrayar palabras. Cuide que los títulos y la ortografía sean consistentes. Evite referirse a alguien como Srita. Roderigo en una línea y en otra como Sra. Rodderigo. 2.- Evite llenar demasiado la primera página. Esto cansa a su lector. Revise bien lo que escribe, además de la gramática, la puntuación y la ortografía, usted puede dejar de lado otros detalles importantes. Fuentes Diversas
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