USULAN
SUPPLIER SELECTION DENGAN ANALITYCAL HIERARCHY PROCESS
DAN PENERAPAN SISTIM INFORMASI DENGAN KONSEP VENDOR MANAGED INVENTORY PADA PT. ABC 1)
1)
2)
Dadang Surjasa , Pudji Astuti , Hario Nugroho 1) Dosen Teknik Industri Universitas Trisakti 2) Alumni Teknik Industri Universitas Trisakti
[email protected],,
[email protected] [email protected] [email protected],,
[email protected]
ABSTRAK : PT. ABC merupakan perusahaan milik negara yang bergerak dalam bidang industri kimia. Dalam melaksakan kegiatan operasionalnya PT. ABC mendapatkan pasokan bahan baku dari para suplier. Pemilihan suplier oleh PT. ABC adalah salah satu aspek penting yang menjamin kelancaran operasional perusahaaan sehingga tujuan dari penelitian ini adalah memilih suplier terbaik dengan menggunakan Metode AHP ( Analytical Hierarchy Process ) dengan mempertimbangkan kriteria harga, kualitas, waktu pengiriman, ketepatan jumlah serta kriteria costumer care. Penelitian ini juga menghitung peramalan kebutuhan agar supplier terpilih dapat mengelola persediaannya dengan tepat. Selain itu juga dibuat suatu sistem informasi dengan konsep vendor managed inventory agar PT. ABC dapat berhubungan secara real time dengan suplier terpilih. Data penelitian untuk Metode AHP ini didapatkan dari hasil kuesioner yang disebarkan kepada para pengambil keputusan di PT. ABC yang menangani pemilihan suplier. Selain itu data didapatkan pula dari hasil wawancara dan dari data sekunder perusahaan. Data untuk peramalan kebutuhan didapat dari data kebutuhan barang untuk tahun 2004 dan tahun 2005. Hasil perhitungan bobot kriteria pemilihan supplier menunjukkan bahwa nilai kriteria harga adalah 25,16%, kualitas adalah 23,64%, waktu pengiriman adalah 22,97%, ketepatan jumlah adalah 17,16% serta kriteria costumer care adalah 10,6 %. Suplier terpilih adalah PT. M1 dengan dengan nilai prioritas adalah 0,477. Hasil perhitungan peramalan kebutuhan menghasilkan metode terbaik yaitu metode regresi linear yang digunakan untuk peramalan kebutuhan barang selama tahun 2006. Dalam penelitian ini dihasilkan juga suatu sistem informasi Vendor Managed Inventory, diharapkan dengan sistim informasi ini proses pengadaan bahan baku antara supplier dan PT. ABC dapat berjalan dengan lebih efektif dan efisien. Kata Kunci : Supplier Selection Supplier Selection, Analitycal Hierarchy Process, Vendor Managed Inventory
1.
PENDAHULUAN Berikut diperlihatkan secara ringkas hal-hal yang berhubungan dengan latar belakang penelitian, pokok masalah, tujuan penelitian dan batasan penelitian.
1.1
Latar Belakang Sejak repelita pertama pemerintah telah menggalakkan pembangunan di segala sektor terutama di bidang pertanian yang pada waktu itu menjadi prioritas pembangunan. Hal ini ditindaklanjuti dengan usaha peningkatan produksi pertanian menuju swasembada pangan. Usaha ini dilakukan baik secara intensifikasi maupun ekstensifikasi. Salah satu upaya untuk mendukung mendukung program intensifikasi ini adalah dengan pemberian pupuk. Dengan program ini, pemerintah berusaha agar kebutuhan pupuk di Indonesia dapat terpenuhi. Pada waktu itu, kebutuhan pupuk urea hanya dipasok dari Pabrik PUSRI I, yang ternyata tidak mencukupi. Karena itu, pemerintah berusaha membangun pabrik pupuk baru guna mencukupi kebutuhan pupuk ini. Pada bulan Juli 1976, pembangunan pabrik pupuk di Jawa Barat dimulai dengan kontraktor utama Kellog Overseas Corporation dan subkontraktor Toyo Engineering Corporation yang berasal dari Jepang. Pada tanggal 7 November 1978, pembangunan proyek PT. ABC telah selesai dan telah beroperasi dengan kapasitas sebesar : 1725 ton/hari ( 570000 ton/tahun ) produk Urea, 1000 ton/hari ( 330000 ton/tahun ) produk NH3 serta 30 ton/hari ( 9900 ton/tahun ) hasil sampingan NH3 Dalam pelaksanaan proses operasinya PT. ABC memerlukan peran serta dari suplier. Suplier di sini berperan sebagai pemasok untuk kebutuhan bahan baku operasional perusahaan maupun sebagai pemasok bahan/barang operasional kantor. Dalam hal pemilihan suplier PT. ABC harus berhati-hati karena pemilihan suplier yang salah akan mengakibatkan terganggunya kegiatan produksi dan operasional perusahaan. Dalam hal mencari dan memilih pemasok yang potensial tersebut, harus ditentukan oleh orang-orang yang berkepentingan dalam pengambilan keputusan tersebut. Sehingga pihak-pihak pengambil keputusan harus memiliki pengalaman yang baik dalam melakukan penilaian pada pemasok (vendor/ supplier ) terhadap bahan baku/ produk yang dihasilkannya. Dalam hal ini metode yang diusulkan untuk digunakan dalam hal pemilihan supplier adalah Metode Analytical Hierarchy Process (AHP). Kuantitas barang maupun ketepatan waktu pengiriman dari para suplier ke PT. ABC sangat menentukan baik terhadap operasional maupun terhadap tingkat persediaan PT. ABC. Untuk masalah ini PT. ABC menentukan kuantitas kebutuhannya satu tahun ke depan dengan menggunakan peramalan forecasting (forecasting).
-1-
I.2.
Pokok Permasalahan Masalah yang dihadapi perusahaan adalah mengenai pemilihan supplier , agar supplier yang telah dipilih mampu melaksanakan kewajibannya menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan oleh perusahaan. Saat ini prosedur pemilihan supplier dalam hal pengadaan barang menggunakan sistem lelang. Prosedur ini tidak efisien karena untuk mengadakan suatu jenis barang untuk kebutuhan suatu periode tertentu harus melakukan lelang terlebih dahulu. Karena itu diperlukan satu cara lain untuk mendapatkan suplier yang dibutuhkan saat kebutuhan barang perlu diadakan. Dengan telah terpilihnya supplier untuk pengadaan suatu barang maka permasalahan selanjutnya adalah kapan waktu yang tepat dari supplier terpilih untuk mengirim barang tersebut ke PT. ABC. Ketepatan waktu pengiriman ini akan sangat mempengaruhi pengelolaan inventory, baik itu inventory PT. ABC maupun inventory supplier terpilih.
1. 3
Tujuan Penelitian Penelitian yang dilakukan bertujuan untuk : 1. Menentukan suplier potensial untuk pengadaan barang dengan menggunakan metode AHP. 2. Menentukan tingkat kebutuhan untuk jangka waktu satu tahun mendatang (tahun 2006) dengan menggunakan forecasting (peramalan) agar supplier terpilih dan PT. ABC dapat mengelola inventorynya dengan tepat. 3. Membuat sistem informasi Vendor Managed Inventory (VMI).
1. 4
Pembatasan Penelitian Beberapa hal yang dibatasi dalam melakukan penelitian ini adalah : 1. Penelitian dilakukan di PT. ABC pada bulan Januari 2006. 2. Pengukuran dilakukan di bagian Biro Pengadaan Barang. 3. Data perusahaan yang digunakan adalah data kebutuhan akan suatu bahan dalam jangka waktu dua tahun (tahun 2004 dan tahun 2005). 4. Meramalkan tingkat kebutuhan untuk satu tahun ke depan (tahun 2006) untuk jenis barang potensial yang dibutuhkan.
2.
SISTIMATIKA PENELITIAN Gambar-gambar berikut adalah sistimatika dan perhitungan metode AHP yang dipergunakan dalam penelitian ini
-2-
Gambar 1. Sistimatika Penelitian
-3-
Gambar 2. Skema Perhitungan Metode AHP
-4-
3.
PEMILIHAN SUPLIER SAAT INI Prosedur pemilihan supplier / rekanan dalam pengadaan barang/jasa di PT. ABC pada dasarnya menggunakan mekanisme pelelangan. Bermula dari Biro Material selaku pengguna barang/jasa tersebut. Biro ini mengajukan PPEPH (Permintaan Pembelian Evaluasi Penawaran Harga) dan OE (Owner Estimate) ke Biro Pengadaan. PPEPH dan OE adalah perkiraan besarnya kebutuhan akan barang/jasa yang akan digunakan oleh Biro Material pada suatu periode waktu tertentu. Dalam PPEPH dan OE ini dicantumkan juga anggaran biayanya. Berikut ini adalah gambar dari alur pengadaan barang di PT. ABC :
Gambar 3. Alur Kerja Biro Pengadaan Barang Setelah Biro Pengadaan menerima permintaan pengadaan barang dari Biro Material, Biro Material akan mengelompokkan anggaran yang mungkin dikeluarkan untuk pengadaan barang tersebut. Bila jumlah uang yang akan digunakan kurang dari Rp. 25 juta, maka pengadaan barang akan mengikuti prosedur PM-PK-PGD-04. Bila nilai uang yang akan digunakan lebih dari Rp. 25 juta dan lebih dari dua milyar rupiah akan dilihat apakah barang tersebut merupakan barang khusus atau bukan. Apabila merupakan barang khusus maka dilihat apakah sumber barang tersebut banyak atau tunggal. Apabila sumber barang tunggal maka pengadaan barang tersebut menggunakan prosedur penunjukkan langsung. Apabila sumber barang tersebut banyak maka pengadaan barang tersebut menggunakan prosedur pemilihan langsung. Apabila barang yang diminta bukan merupakan barang khusus maka pengadaan barang tersebut mengikuti prosedur lelang terbatas dan lelang umum. Demikian seterusnya seperti dalam gambar. 4.
USULAN PEMILIHAN SUPLIER Untuk usulan ini, diajukan metode AHP dengan cara menentukan kriteria-kriteria dan sub-kriterianya. Berikut ini adalah beberapa kriteria dan subkriteria dalam hal pemilihan supplier : 1.
Kriteria Harga (H) Yang termasuk subkriteria pada kriteria harga adalah : Kepantasan harga dengan kualitas barang yang dihasilkan (H1) • Kemampuan untuk memberikan potongan harga (diskon) pada pemesanan dalam jumlah tertentu (H2) •
-5-
2.
Kriteria Kualitas (Q) Yang termasuk dalam kriteria ini adalah : Kesesuaian barang dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan (Q1) • Penyediaan barang tanpa cacat (Q2) • Kemampuan memberikan kualitas yang konsisten (Q3) •
3. Kriteria Ketepatan Pengiriman (D) Yang termasuk dalam kriteria ini adalah : Kemampuan untuk mengirimkan barang sesuai dengan tanggal yang telah disepakati (D1) • Kemampuan dalam hal penanganan sistem transportasi (D2) • 4.
Kriteria Ketepatan Jumlah (J) Yang termasuk dalam kriteria ini adalah : Ketepatan dan kesesuaian jumlah dalam pengiriman (J1) • Kesesuaian isi kemasan (J2) •
5.
Kritria Customer Care (C) Yang termasuk dalam kriteria ini adalah : Kemudahan untuk dihubungi (C1) • Kemampuan untuk memberikan informasi secara jelas dan mudah untuk dimengerti (C2) • Kecepatan dalam hal menanggapi permintaan pelanggan (C3) • Cepat tanggap dalam menyelesaikan keluhan pelanggan (C4) •
Ditentukan pula beberapa supplier /rekanan yang terpilih untuk bersedia memasok barang yang dibutuhkan oleh PT. ABC. Berdasarkan jenis barang yang akan diadakan yaitu jenis barang alat/peralatan/suku cadang mekanikal, elektrikal/listrik serta berdasarkan data yang sudah ada pada PT. ABC maka ditentukan 3 (tiga) perusahaan yaitu : PT. M1, PT. M2 dan PT. M3 Berikut ini gambar dari struktur hirarki tujuan proses pemilihan supplier /rekanan potensial untuk contoh diatas:
-6-
Gambar 4. Struktur Hirarki Tujuan Proses Pemilihan Supplier Potensial Dari hasil perhitungan maka diperoleh nilai prioritas untuk setiap calon suplier adalah : 1. PT. M1 = 0.477 2. PT. M2 = 0.316 3. PT. M3 = 0.207
5.
PENGOLAHAN DATA PERAMALAN KEBUTUHAN Setelah dilakukan pengumpulan data kebutuhan kemudian dilakukan analisa pola data dan dicari metode peramalan yang paling sesuai. Metode yang dicoba pada penelitian ini ada empat yaitu : Metode Regresi yang terbagi atas Metode Regresi Linear dan Metode Regresi Kuadratis. Metode Perataan ( Average) yang terbagi atas Metode Single Moving Average dan Metode Double Moving Average. Metode Pemulusan (Smoothimg) yang terbagi atas Metode Single Exponential Smoothing, Metode Double Exponential Smoothing (Metode Linear Brown) serta Metode Exponential Smoothing dengan Musiman.
5.1
Pengumpulan Data Data yang digunakan untuk peramalan kebutuhan adalah data tahun 2004 dan tahun 2005 untuk kebutuhan jenis barang alat/peralatan/suku cadang mekanikal, elektrikal/listrik (KODE : 3.00.04-3.00.05/3.a.2). Data kebutuhan sepanjang tahun 2004 dan tahun 2005 adalah sebagai berikut : Tabel 1. Kebutuhan (3.00.04-3.00.05) Tahun 2004 dan 2005 2004
Kebutuhan
2005
Kebutuhan
Januari
509
Januari
493
Februari
453
Februari
579
Maret
514
Maret
April
486
April
491 512
-7-
5.2
Mei
549
Mei
482
Juni
561
Juni
566
Juli
573
Juli
538
Agustus
530
Agustus
475
Sepember
547
Sepember
594
Oktober
463
Oktober
567
November
483
November
515
Desember
519
Desember
521
Plot dan Hasil Perhitungan Berdasarkan data kebutuhan untuk tahun tahun 2004 dan tahun 2005 didapatkan plot data sebagai berikut :
Data Kebutuhan Tahun 2004 - 2005 700 600 500
m 400 e t i 300 200 100 0
t t n b r r y n l c n b r r y n l c u g p c v u g p c v a e a p a u J o e a e a p a u J o e e e u u J F M A M J A S O N D J F M A M J A S O N D 2004
2005
Gambar 5 . Plot Data Kebutuhan Tahun 2004 dan Tahun 2005 Dengan mencoba semua metode peramalan yang digunakan pada penelitian ini, terakhir diperoleh bahwa metode Regresi Linear adalah metode yang paling sesuai karena memiliki nilai kesalahan yang paling kecil. Dengan hasil peramalan (Y') diperlihatkan pada tabel berikut : Tabel 2. Peramalan Dengan Metode Regresi Linear Bulan Bulan Y' Y'
Bulan
Y'
January '06
509
May '06
513
Sept. '06
518
February '06
510
June '06
515
Oct. '06
519
March '06
511
July '06
516
Nov. '06
520
April '06
512
August '06
517
Dec. '06
522
6.
SISTEM INFORMASI VENDOR MANAGED INVENTORY Vendor Managed Inventory (VMI) adalah salah satu dari bentuk partnering yang bertujuan untuk meningkatkan efisiensi inventory dalam supply chain. Kesuksesan VMI dimulai oleh perusahaan Amerika yaitu Campbel Soup dan Johnson & Johnson, juga oleh perusahaan Eropa, Barilla yang merupakan perusahaan pasta terkemuka di Eropa. Dalam VMI, supplier dapat mengetahui jumlah konsumsi pemakaian barang yang diproduksi oleh suatu perusahaan manufaktur untuk suatu jangka waktu periode tertentu. Jumlah kebutuhan suatu perusahaan manufaktur dapat diketahui melalui suatu sistem terintegrasi antara perusahaan manufaktur dan suppiler yang bersangkutan. Perusahaan manufaktur harus memiliki perkiraan akan kebutuhan pasokan barang untuk suatu jangka waktu tertentu. Perkiraan pasokan barang dibutuhkan oleh supplier agar mereka dapat mengelola inventory akan barang tersebut. Supplier juga dapat memperkirakan kapan suatu barang harus diproduksi serta kapan barang tersebut dikirim ke perusahaan manufaktur. Manfaat dari VMI adalah keuntungan bagi supplier tersebut dalam mengelola inventory dengan cara memperkirakan kapan suatu barang harus diproduksi dan/ atau disiapkan. Dengan adanya perkiraan ini, supplier tidak perlu
-8-
mengelola inventory barang tersebut terlalu lama. Dalam sistem VMI ini, supplier dan perusahaan manufaktur menggunakan suatu sistem informasi yang memuat segala jenis informasi baik yang dibutuhkan supplier maupun perusahaan manufaktur. Berikut ini adalah gambaran dari sistem informasi dalam VMI
Gambar 6. Sistem Informasi VMI Dari sistem informasi ini supplier dapat mengetahui perkiraan kebutuhan barang dari data perkiraan kebutuhan yang dimasukkan datanya ke dalam server oleh perusahaan manufaktur. Sistem ini juga dapat difungsikan apabila perusahaan manufaktur ingin memesan barang ke supplier , serta untuk mengecek apakah barang yang dikirim supplier telah masuk ke dalam gudang manufaktur dilihat dari data kedatangan barang. Penjelasan mengenai usulan sistem vendor managed inventory pada PT. ABC ini secara sederhana digambarkan dalam gambar flowchart berikut
Gambar 7. Flowchart usulan sistem informasi vendor manged inventory Dari hasil penelitian ini, berikut diperlihatkan beberapa tampilan menu sistem informasi vendor manged inventory PT. ABC yang diperoleh.
-9-
Gambar 8. Tampilan Halaman Utama Program
Gambar 9. Menu Utama Gudang
-10-
Gambar 10. Menu Perubahan Inventory
7.
KESIMPULAN Dari hasil pengolahan data dan dari hasil analisa yang dilakukan, penelitian ini memberikan kesimpulan sebagai berikut: 1. Berdasarkan perhitungan data Metode Analytical Hierarchy Process diperoleh kriteria terbaik adalah kriteria harga dengan bobot 0,256. Diikuti oleh kriteria waktu pengiriman (0,236); kriteria kualitas (0,230); kriteria ketepatan jumlah (0,172); kriteria costumer care (0,106). Setelah dilakukan terhadap subkriteria dan alternatif didapatkan bahwa untuk nilai prioritas global (PT. M1) lebih baik dibandingkan dua pilihan lainnya, (PT. M2) dan (PT. M3). PT. M1 unggul di subkriteria kemampuan memberikan harga yang sesuai dengan kualitas produk yang dihasilkan (H1) dengan bobot 0,506; kemampuan memberikan diskon pada pemesanan dalam jumlah tertentu (H2) dengan bobot 0,456; kesesuaian produk dengan spesifikasi yang sudah ditetapkan (Q1) dengan bobot 0,430; kemampuan memberikan kualitas yang konsisten (Q3) dengan bobot 0,393; kemampuan dalam mengirimkan barang sesuai dengan tanggal yang disepakati (D1) dengan bobot 0,510 ; ketepatan dan kesesuaian jumlah dalam pengiriman (J1) dengan bobot 0,643; kesesuaian isi kemasan (J2) dengan bobot 0,529; kemudahan untuk dihubungi (C1) dengan bobot 0,514; kemampuan untuk memberikan informasi yang jelas dan mudah dimengerti (C2) dengan bobot 0,525 ; kecepatan menanggapi permintaan pelanggan (C3) dengan bobot 0,434; cepat tanggap dalam menyelesaikan keluhan pelanggan (C4) dengan 0,507. Sehingga dapat disimpulkan supplier terpilih untuk pengadaan barang 3.00.04 (spare part) adalah PT. M1. 2.
Berdasarkan perhitungan diperoleh metode peramalan terbaik yaitu Metode Regresi Linear karena mempunyai nilai Mean Square Error terkecil (1399). Hasil peramalan untuk barang 3.00.04 adalah sebagai berikut : Januari 2006 (509), Februari 2006 (510), Maret 2006 (511), April 2006 (512), Mei 2006 (513), Juni 2006 (515), Juli 2006 (516), Agustus 2006 (517), September 2006 (518), Oktober 2006 (519), November 2006 (520) dan Desember 2006 (522).
3.
Dari hasil perancangan Sistem Informasi Vendor Managed Inventory dapat disimpulkan bahwa antara PT. ABC dan supplier mempunyai otoritas masing-masing dalam mengakses data dan informasi yang terdapat di dalam Sistem Informasi ini. Bagian pengadaan b arang PT. ABC hanya mempunyai otoritas untuk memasukkan hasil peramalan untuk suatu jenis produk serta dapat mengecek ketersediaan barang di gudang PT. ABC. Bagian gudang mempunyai otoritas untuk memasukan data jumlah barang tersedia serta memasukan data kedatangan barang pesanan ke dalam gudang. Pihak supplier mempunyai otoritas untuk melihat data peramalan PT. ABC, data inventory PT. ABC, serta memberikan respon terhadap pemesanan barang yang di masukkan ke dalam sistem oleh pihak pengadaan barang PT. ABC.
-11-
DAFTAR PUSTAKA Donald J Bowersox. 2002. Manajemen Logistik . Jilid 1 Cetakan Keempat. PT Bumi Aksara. Jakarta. Donald J Bowersox. 2004. Manajemen Logistik . Jilid 2 Cetakan Keempat. PT Bumi Aksara. Jakarta. Douglas M. Lambert. Developing and Implementing Supply Chain Partnership. The International Journal of Logistic Management. E. H. Macniece. 1960. Production Forecasting, Planning, and Control. Third Edition. John Wlley & Sons. USA Enterprise Integration Group. RFP Development and Vendor Selection (www.eignc.com). Akses Sepetember 2005. Jefrrey Jackson. Effectively Implementing Vendor Managed Inventory (www.ism.com). Akses Januari 2006. Kadarsah Suryadi dan Ali Ramdhani. 1998. Sistem Pendukung Keputusan. PT. Remaja Rosdakarya. Bandung. Matt Walker. Vendor Managed Inventory in The Retail Supply Chain ( www.edm1.com). Akses Januari 2006. R. Eko Indrajit dan R. Djokopranoto. 2002. Konsep Manajemen Supply Chain. PT. Gramedia Widiasarana Indonesia. Jakarta. Saaty, Thomas L. 1988. Decision Making for Leaders. RWS Publication. USA. Untung Sus Andriyanto dan Abdul Basith. 1992. Metode dan Aplikasi Peramalan . Cetakan Ketiga. Erlangga. Jakarta.
-12-
