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UNAD – UNI UNI VERSI DAD NACION NACIONAL AL ABI ER TA Y A DI STANC STANCII A E scuela scuela de C i encia nci as Bás B ásii cas, cas, Te T ecnolo cnologí gí a e I nge ng enie ni er í a
E laborad laborado o por: Jua J uann D avi d B eltr ltr án Varga Varg as
Colombia 19 DE J UNI O DE 2017
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INTRODUCCIÓN La administración es un concepto muy universal y lo ponemos en práctica en diferentes áreas, en lo relacionado a las ciencias sociales y técnicas podemos decir que esta comprende o se basa en la planificación, organización, dirección y control de los recursos de una organización. Estos procesos se plantean con el fin de maximizar los beneficios, estos pueden ser económicos y/o sociales, esto depende de los objetivos perseguidos por la organización. El entorno que rodea a las empresas hoy es cambiante y exigente, cada vez más rápido las tendencias y procesos evolucionan y hay una mayor competencia en los mercados, además los clientes cada vez son más exigentes, conocen los productos que compran y saben cuáles son las tendencias del mercado. Debido a esto las compañías deben ser flexibles y capaces de adaptarse a los cambios que se presenten, esto con el fin de poder permanecer en el mercado. Por esta razón es muy importante el estudio e studio de la administración, este trabajo analiza una u na situación hipotética en una empresa ficticia llamada hilos dorados, dedicada a la producción, venta y comercialización de telas. Igualmente indagaremos en la formulación de conceptos que ayudaran a proyectar la estructura de la empresa, de este modo se desarrollan su la misión, la visión, los objetivos, las metas, las estrategias de la empresa en cuestión, etc. que tiene como objetivo formular el plan estratégico para esta compañía. Se aplicaron conceptos teóricos fundamentales en la administración de empresas que indican cómo llevar a cabo con éxito planeación estratégica. El trabajo está dividido de la siguiente forma: planteamiento de las habilidades gerenciales que serían de vital importancia implementar en el área de ventas, v entas, formulación de la planeación, organización, dirección y control y por último las conclusiones
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OBJETIVOS
GENERAL
El presente trabajo tiene como objetivo aplicar ap licar los conceptos aprendidos en la unidad II del curso Fundamentos de Administración (planeación, organización, dirección y control) a una empresa ficticia llamada HILOS DORADOS.
ESPECIFICOS Ejecutar las actividades propuestas en la guía de trabajo Identificar los principios y analizar la importancia de la administración. Aplicar las habilidades gerenciales a un área específica de una empresa ficticia, en una situación hipotética Describir paso a paso el proceso administrativo y como es su aplicación, sorteando los pormenores dentro de una empresa, en este caso la compañía HILOS DORADOS Generar una conclusión sobre los temas analizados
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¿Qué habilidades gerenciales desempeñaría en el área de venta?
1) C apaci apacida dad d de de selecci selección: ón: Los gerentes de ventas trabajan con equipos de colaboradores. Pero para que esos equipos funcionen eficazmente, es preciso que antes se apliquen criterios de selección adecuados. Un buen gerente de ventas, antes de delegar funciones en otros, debe saber elegir a las personas que le acompañarán en los procesos que lidera y asignarles un rol específico.
2) Moti Moti vación: ción: Debe ser, además, un motivador permanente. Si quiere sacar lo mejor de sus s us colaboradores, es preciso que les motive a través de incentivos, recompensas, premios o porcentajes de ventas. También debe acompañarlos en su proceso de interacción con los clientes, reconociendo logros y ayudándoles a corregir fallos o errores. Los grupos motivados obtienen ob tienen mejores resultados.
3) L i der azgo par ticip tici pativo: Como jefe de sección o departamento, debe saber gestionar el poder que le ha sido delegado. Pero no según modelos autocráticos au tocráticos o burocráticos. Su liderazgo debe ser participativo, p articipativo, es decir, con canales de ida y vuelta entre las personas que tiene a cargo y su nivel de dirección.
4) Coordinación: Un buen gerente de ventas no puede permitir que sus colaboradores apliquen fórmulas dispares o incongruentes. Si bien es preciso reconocer en cada uno de ellos un estilo y unas formas de ejercer la venta, esto no implica que deban pasar por encima de unos valores corporativos y unas estrategias comerciales fijadas de antemano. En ese sentido, el gerente debe llamar a la unidad.
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5) Comunicación asertiva: Al dirigirse a sus colaboradores, el gerente de ventas debe ser directo y nunca irse por las ramas. Sus mensajes tienen que ser eficaces y asertivos. Gran parte del éxito de los grupos de ventas reside en la manera en que se transmiten y se interpretan los mensajes. Aquí no debe haber ambigüedad. Las estrategias de ventas deben estar claras, al igual que los objetivos que el grupo en su conjunto y cada uno de los vendedores estables.
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¿Cómo aplicaría las funciones gerenciales?:
PLANEACIÓN: I DENTI FI CACI ON DE LA EMPRESA EL HILO DORADO
TI POLOGI A DE NE GOCI O EL HILO DORADO, es una empresa del sector industrial-manufacturero, dedicada a la producción, venta y comercialización de telas.
I DENTIF I CACION DE LA MISION Y VI SION MI SI ON: Somos una Empresa Textil integrada con capacidad innovadora, que ofrece productos de alta calidad para la plena satisfacción de sus clientes. Contamos con un equipo humano identificado, capacitado y comprometido para quienes buscamos crecimiento y realización personal. Practicamos una filosofía de servicio, calidad total y excelencia, para lograr altos niveles de competitividad CON PENSAMIENTO AMBIENTALISTA EN TODO EL ENTORNO SOCIAL.
VISION: Aumentar el reconocimiento en la línea textil y la industria en general, con el fin de incrementar la productividad, el desarrollo del personal y de la empresa; asegurando SIEMPRE la satisfacción del cliente.
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VALORE S CORPORATI VOS Los valores corporativos definen el carácter de una empresa y describen aquello que la empresa representa, por lo tanto, suelen estar definidos como parte del conjunto de proposiciones que constituyen la identidad corporativa de la empresa. Los valores dominantes aceptados por la empresa se pueden expresar en términos de rasgos de identidad de la organización. La concreción de estos valores en criterios de actuación, actitudes y comportamientos coherentes en todas las áreas de actividad de la organización da lugar a una serie de principios que conforman la cultura empresarial. Los valores predominantes en las sociedades de occidente son la orientación al cliente, la importancia de la honestidad, la integridad o los principios éticos, los compromisos con la calidad, la innovación, la importancia de la protección del medio ambiente, etc. • Con altos estándares de calidad. • Con políticas de investigación y desarrollo que nos permitan obtener la tecnología punta. • Con seriedad en el compromiso que se adquier e con el cliente. • Con amparo de una marca de garantía. • Con criterio de rentabilidad y creación de valor para el accionista. • Con vocación de liderazgo, capaz de dar respuesta a las necesidades de la sociedad. • Con cultura de calidad, competitividad, diseño vanguardista, tecnología punta y ética
empresarial.
12 • En continua búsqueda de la satisfacción de los clientes y en actitud de colaboración y confianza
con nuestros proveedores. • Con una estructura integrada por personas con iniciativa, motivadas, identificadas con el
proyecto de la empresa y en permanente desarrollo profesional.
TIPI FI CACION DE LA I MAGEN CORPORATIVA 1.
Con vocación de liderazgo, capaz de dar respuesta a las necesidades de la
sociedad. 2.
Con cultura de calidad, competitividad, diseño vanguardista, tecnología punta y
ética empresarial. 3.
Con seriedad en el compromiso que se adquiere con el cliente.
4.
Con políticas de investigación y desarrollo que nos permitan obtener la tecnología
punta. 5.
En continua búsqueda de la satisfacción de los clientes y en actitud de
colaboración y confianza con nuestros proveedores. 6.
Con una estructura integrada por personas con iniciativa, motivadas, identificadas
con el proyecto de la empresa y en permanente desarrollo profesional. 7.
Con altos estándares de calidad.
8.
Con amparo de una marca de garantía.
9.
Con una estructura integrada por personas con iniciativa, motivadas, identificadas
con el proyecto de la empresa y en permanente desarrollo profesional.
12 IDENTIFICACION MATRIZ DOFA
Tabla 1. Matriz DOFA
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
Infraestructura y recursos
limitados.
Toma de
centralizada en propietarios.
Informalidad en el manejo
gerencial.
Bajo uso de tecnología.
del
mercado
nacional
e internacional.
decisiones los
Crecimiento
Apertura de nuevos puntos de
venta.
Prendas con diseños
personalizados.
Aumento de portafolio de
productos.
FORTALEZAS
Alto nivel de experiencia de
AMENAZAS
Crecimiento de competidores
los propietarios en el sector de las
locales en el sector.
confecciones.
Reconocimiento en el
mercado local.
Bajo endeudamiento.
Entrada de competidores de
otros países.
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PLAN ESTRATEGICO
OBJETIVOS:
Lograr un crecimiento del 100% en las ventas de la compañía en cada una
de las líneas de productos en un plazo comprendido entre primero de Enero del 2018 y el 31 de Diciembre del 2018.
Aumentar la eficiencia en el área de producción y diseño de la empresa,
reduciendo los costos de producción en un 30% en un plazo comprendido entre primero de Enero del 2018 y el 31 de Diciembre del 2018.
Aumentar en un 130% la generación de utilidades y en 30% el margen
bruto de rentabilidad de la compañía en un plazo comprendido entre primero de enero del 2018 y el 31 de diciembre del 2021.
E strategias enfocadas al crecimiento en ventas:
Elaboración de plan de mercadeo: Un plan de mercado le permitiría a la
empresa posicionar y desarrollar la marca, ganar mercado, dar a conocer todos los productos ya que a la empresa la asocian con vestidos de baño pero esta es solo una de las líneas que ofrece.
Creación del cargo de ventas al por mayor y clientes institucionales: La
creación de este cargo permitiría aumentar las ventas en clientes institucionales como colegios, academias de natación, y demás organizaciones. Otra función de este nuevo cargo sería la de comercializar los productos ofrecidos por la empresa
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bajo la modalidad de distribuidores en ciudades donde no se comercialicen prendas ofrecidas por la compañía, de esta forma se abre un canal diferente al de puntos propios de venta y con lo cual se busca aumentar los ingresos de HILOS DORADOS.
Apertura de nuevas tiendas propias: en la actualidad de los 6 puntos de
venta que tiene HILOS DORADOS., 2 de estos están en el sur de la ciudad de Cali, 3 están en el centro de la ciudad de Bogotá y 1 se encuentra ubicado en la ciudad de barranquilla, por esta razón la empresa en el corto plazo, abrirá un nuevo punto en el norte de esta ciudad. En el mediano plazo se espera abrir tiendas propias en ciudades intermedias como Armenia, Pereira, Popayán y Pasto.
E strategias enfocadas al aumento de la eficiencia en el área de producción y diseño:
Realizar estudios de métodos y tiempos: Se busca optimizar todo el
proceso de diseño y confección de las prendas, medir el tiempo de cada una de las actividades realizadas y definir cuál es la mejor forma de llevar a cabo el proceso de producción, esta labor será responsabilidad de la Jefe de producción.
No realizar confección de prendas sobre medida: Aunque la confección de
prendas sobre medida genera un margen de utilidad mayor que la confección de tallas y modelos estándar, la utilidad generada por la por este tipo de confección no compensa con los retrasos presentados en la elaboración de prendas estándar.
No prestar el servicio de maquila: En algunas ocasiones se presta el
servicio de maquila a otras empresas del sector, lo cual causa que el proceso de
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confección de las prendas propias de HILOS DORADOS tenga que ser modificado generándose retrasos que se ven reflejados en aumento de los costos para la compañía.
Mejorar la calidad de algunas materias primas para la confección: Mejorar
las materias primas especialmente los hilos e hilazas, garantiza que no se presenten demoras en algunas de las actividades en el proceso de confección porque estas se rompen o atascan en la máquina de coser.
Automatización del proceso de trazo corte: Actualmente el trazo de corte
se hace de forma manual, el cortador es el que calcula como debe ser el corte lo cual requiere de tiempo y en algunas ocasiones se desperdician telas. Existen algunos programas de cómputo que realizan el diseño del trazo de forma automática evitando desperdicios y demoras en este proceso, disminuyendo así el tiempo total producción.
Mejora en los tiempos de entrega de materias primas por parte de los
proveedores: Acordar con los proveedores que el tiempo de entrega de materias sea menor que el actual, esto garantiza que el total del tiempo requerido para tener una prenda lista para la venta disminuye al igual que los costos asociados al mantenimiento del inventario.
Realizar subcontratación del algunos de los procesos de confección:
Actualmente el 95% de la confección de todas las prendas es realizada por las operarias de la compañía, subcontratar algunos los procesos de confección garantiza que el total del tiempo de producción disminuya y que actividades
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específicas como el decorado de algunas prendas sea hecho por talleres de confección especializados en este tema.
E strategias enfocadas al aumento de generación de utilidades y rentabilidad:
Priorizar la confección y venta de productos con mayor valor agregado: las
prendas que se confeccionan con decorados o que se diferencian de las prendas básicas, generan un mayor margen de rentabilidad además esto permite la diferenciación con los productos de la competencia.
Gestionar descuentos por pronto pago a proveedores: actualmente los
proveedores de materias primas ofrecen descuentos por pronto pago que oscilan entre el 5% y el 10% del valor de la factura.
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Fecha de Objetivo estratégico
Estrategia
Responsable
Presupuesto Periodicidad
Observaciones
ejecución Mensual y se Elaboración de plan Lograr un crecimiento del
Director
$
realizara en
2,000,000
máximo dos
Se dará inicio con la apertura
meses
de un nuevo punto de venta en
ene-19 de mercadeo
comercial
100% en las ventas de la compañía en cada una de las líneas de productos en un plazo comprendido entre primero de Enero del
el mes de noviembre de 2018, Creación del cargo Gerente, jefe se tiene estimado realizar la de ventas al por
de ventas y
mayor y clientes
Vendedora al
institucionales
por mayor
$ abr-19
Mensual
el curso de dos años, esto se realizara de acuerdo a como
2018 y el 31 de Diciembre del 2021.
apertura de tres puntos más en
1,100,000
Apertura de nuevas
$ Gerente
tiendas propias
Valor puntual
vayan evolucionando los
para apertura
puntos nuevos de venta.
nov-18 30,000,000 de cada nueva tienda
12 Jefe de
Durante un mes
Realizar estudios de
$ métodos y
Aumentar la eficiencia en
nov-18
métodos y tiempos
en el que se 900,000
tiempos
el área de producción y
haga el estudio Las estrategias para aumentar la eficiencia en el área de
Jefe de diseño de la empresa,
No realizar
producción se implementaran producción y
reduciendo los costos de
confección de
dándole prioridad a las que director de
producción en un 30% en
ene-19
prendas sobre
dependen de la empresa creación y
un plazo comprendido
medida
misma, hay algunas que Gerente
entre primero de Enero
dependen de proveedores que Jefe de
del 2012 y el 31 de Diciembre del 2015.
No prestar el
tardaran más en poderse
producción y ene-19
servicio de maquila
diseño y Gerente
implementar
12 Mejorar la calidad Jefe de de algunas materias producción y
abr-19
primas para la jefe de calidad confección Automatización del
Jefe de
Valor puntual $
proceso de trazo
producción y
corte
jefe de calidad
jun-19
para compra de 10,000,000 software
Mejora en los tiempos de entrega
Director
de materias primas
comercial y
abr-19
por parte de los jefe de compras proveedores
Realizar
Jefe de
subcontratación de producción y
$ abr-19
Mensual 1,500,000
12 algunos de los
diseño y
procesos de
Gerente
confección
Aumentar en un 130% la generación de utilidades y en 30% el margen bruto de rentabilidad de la compañía en un plazo comprendido entre
Priorizar la
Se definió un plazo hasta junio
Gerente, confección y venta
de 2019 para realizar la
director de productos con
abr-19 comercial y
mayor valor jefe de ventas agregado
verificación del cumplimiento de las estrategias de crecimiento en ventas y
12 primero de enero del
mejoramiento de la eficiencia
2018 y el 31 de diciembre
en producción
del 2021. Gestionar descuentos por
Gerente y jefe
pronto pago a
de compras
ene-19
proveedores
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ORGANIZACIÓN:
JUNTA DE ACCIONISTAS
DIRECTORIO
GERENCIA
Area de Compras
Area de Ventas
DEPARTAM ENTO DE ORGANIZAC ION
DEPARTAM ENTO FINANCIER O
DEPARTAM ENTO COMERCIAL
Jefe de Servicios Financieros.
Técnico Estadístico.
Jefe de Estudios de Programaci ón.
Director Técnico.
Jefe de Métodos y Tiempos.
Marketing Empleados.
Jefe de Mantenimie nto.
Cajero. Jefe de Calidad.
DEPARTAM ENTO DE PRODUCCIO N
DEPARTAM ENTO DE CREACIÓN
Maquinaria y equipo
Control de Calidad
Hilatura
Tejedura
Diseño y estampado
Area de Corte y Confección
DEPARTAMENTO DE ALTA DI RE CCIÓN: Gerencia: Esta se encuentra conformada por personas que realizan funciones de Dirección General de la empresa y la fijación de los Objetivos Generales
DEPARTAM ETO DE SEGURIDAD Y SOCIAL
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Dirección Intermedia: Formada por mandos intermedios, relaciona los obj etivos generales con los objetivos operativos de los distintos departamentos de la empresa.
DEPARTAMENTO FI NANCI ER O: Se encarga de controlar los fondos de la empresa. Básicamente podemos dividirla en dos funciones: la de tesorería y la contable, que, como veremos al exponer sus funciones, están íntimamente relacionadas.
La tesorería se encarga de: 1)
Presupuesto y control presupuestario.
2)
Previsiones de cobros y pagos.
3)
Situaciones:
4)
Caja
5)
Bancos
6)
Cartera
7)
Inversiones a corto, medio y largo plazo.
El personal que realiza estas misiones es: 1)
Jefe de Servicios Financieros.
2)
Técnico Estadístico.
3)
Cajero.
4)
Empleados.
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Contabilidad se ocupa de: 1)
Contabilidad General: a. Cuenta de explotación. b. Cuenta de pérdidas y ganancias. c. Balances mensuales. d. Cuenta de caja y bancos.
2)
Mano de obra: a. Salarios. b. Comisiones. c. Jornales. d. Primas y otros incentivos. e. Gastos desplazamiento. f. Seguridad social. g. Impuestos y retenciones. h. Valoración por elementos de producción. i. Inventariado de materiales y equipos.
3)
Gastos generales: a. Plan de valoración. b. Imputación general. c. Definición del coste de producto.
El personal que realiza estas funciones es:
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a.
Jefe de Contabilidad.
b.
Tenedores de libros (contables).
c.
Auxiliares de contabilidad.
DE PARTAMENTO COME RCI AL: Este departamento divide sus funciones en dos grandes grupos: compras y ventas. La función de compras consiste fundamentalmente en el contacto con los proveedores, ya que de las buenas relaciones con ellos se pueden obtener grandes ventajas, como mejoras en los precios y cumplimiento de las fechas de entrega. Está muy relacionado con el control de stocks de primeras materias: un fallo de comunicación entre ambos puede llevar a una compra excesiva o deficiente, lo que nos llevaría a un problema de costes, a realizar una inversión deficiente.
La función de ventas pasa por varias fases previas: 1)
Estudio de mercado.
2)
Publicidad.
3)
Coordinación comercial:
4)
Distribución de muestrarios.
5)
Contactos con vendedores.
6)
Diseño de rutas.
A partir de ahí comienza el verdadero trabajo de venta y, una vez realizadas estas, se tiene una serie de informaciones que serán las que posteriormente van a servir para desarrollar la actividad de la empresa. El departamento comercial, por tanto, lleva a cabo los siguientes trabajos:
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Área de Compras: 1)
Contactos con proveedores.
2)
Contactos con almacén de primeras materias.
3)
Fichero de proveedores.
4)
Cuentas de proveedores.
5)
Documentación.
6)
Colecciones y muestrarios de primeras materias.
7)
Estudio de mercados:
8)
Prospección (Captación de clientes).
9)
Publicidad y marketing.
Área de Ventas: 1)
Representantes. Control de los mismos.
2)
Fichero de clientes.
3)
Recepción de pedidos.
4)
Tramitación de pedidos.
5)
Vigilancia de plazos de entrega.
6)
Cuentas de clientes.
7)
Relación con almacén de productos acabados.
8)
Expedición y entrega.
El personal que realiza estas funciones es: 1)
Director comercial.
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2)
Jefe de compras.
3)
Jefe de ventas.
4)
Jefe de publicidad.
5)
Representantes.
6)
Publicistas y diseñadores gráficos.
7)
Transportistas.
8)
Expedidores.
9)
Empleados.
DEPARTAMENTO DE CREACI ÓN: Este departamento desarrolla su trabajo en la Oficina Técnica y en el Laboratorio. Pasa por distintas fases:
Diseño. Consiste en la creación o búsqueda de modelos, ya sea por medio del diseño propio, de revistas especializadas, de asistencia a ferias de moda o de viajes a los centros más importantes de la moda. A continuación se busca el género más adecuado para cada prenda, las fornituras, etc. Por último, se realizan los patrones base de cada modelo.
Estudios de Creación. Esta fase comienza con la confección de la prenda prototipo, haciendo la estimación de tiempos de producción. Se realiza el cálculo de materias primas, se escandallan los prototipos, se realizan
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las modificaciones necesarias y, por último, se aprueba el modelo y se comienza a elaborar el muestrario.
Patronaje y Estudio de Marcadas. Se realizan todos los patrones, junto a sus correspondientes escalados por talla, y se estudia la distribución de los mismos (estudio de marcada) para cada uno de los modelos, de acuerdo con las características del género y las órdenes de pedido que facilite el Departamento Comercial.
Muestrario. Una vez realizadas todas las fases anteriores, se realiza el muestrario dependiendo del número de vendedores y de los clientes que deseen tener un muestrario propio, como suelen solicitarlo los Grandes Almacenes. Es muy importante la fecha de salida del muestrario, ya que las futuras ventas pueden estar muy relacionadas con la anticipación del envío del mismo respecto a la competencia.
Luego serán funciones propias del Departamento de Creación: - Diseño. - Búsqueda de materiales. - Patrones base.- Prenda prototipo - Cálculo de materias. - Escandallo de prototipos. - Patronaje y escalados.
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- Estudio de marcadas. - Realización de muestrarios. El personal que desarrolla estas funciones es: - Director de Creación. - Diseñadores .- Patronistas. - Operarios. - Personal de Oficina.
DE PARTAMENTO DE ORGANI ZACI ÓN. Se encarga de estudiar y analizar todo lo necesario para hacer que el proceso productivo se desarrolle de la mejor manera posible y que sea posible la coordinación con los demás departamentos de la empresa relacionados con el producto y su producción. Consta de cuatro secciones: planificación, métodos y tiempos, taller de mantenimiento y gestión de calidad.
Programación. Esta función consiste en el diseño y ordenación de las pautas a seguir en el proceso productivo. Recopila los datos necesarios del resto de los departamentos y toma las decisiones respecto al proceso que mejor pueda cumplir con las previsiones de todos ellos.
Métodos y Tiempos.
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Se encarga de definir, estudiar y mejorar los métodos de trabajo y establecer los tiempos para cada operación y, en general de la mejora de la productividad. Establece los estudios necesarios para la definición de primas u otros incentivos de trabajo y para realizar el equilibraje de la cadena.
Taller de Mantenimiento. Se encarga de realizar el estudio de maquinaria y accesorios necesarios para el proceso productivo, así como de las mejoras posibles que se puedan incorporar. Para ello el personal debe estar constantemente informado de los avances tecnológicos del mercado y mantener una colaboración constante con la Sección de Métodos y Tiempos. En las grandes empresas también se incluye la reparación de las averías de la maquinaria y las instalaciones, aunque en la actualidad este servicio suele contratarse con alguna empresa externa.
Gestión de Calidad. Consiste en adecuar el nivel de calidad de nuestro producto a las exigencias del mercado al que va destinado, con el fin de evitar devoluciones y gastos innecesarios. Las decisiones que se tomen respecto a la calidad influyen en otras Secciones y departamentos como Métodos y Tiempos, Costes, etc.
El personal que realiza las funciones correspondientes al Departamento de Organización está formado por: - Director Técnico. - Jefe de Estudios de Programación.
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- Jefe de Métodos y Tiempos. - Jefe de Mantenimiento. - Jefe de Calidad. -Técnicos de Organización de Producción. - Cronometradores. - Mecánicos. - Controladores de Calidad. - Personal de Laboratorio. - Empleados de oficina.
DE PARTAMENTO DE SE GURI DAD Y SOCI AL. La función de seguridad viene marcada por las exigencias de la Ley al respecto y debe ser cumplida por todos los talleres. Función de Seguridad. Se puede desglosar en varias partes: - Protección de personas: - Servicios médicos. - Medios mecánicos.
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- Medios eléctricos. - Protección de bienes: - Incendios.- Seguros. - Robo. - Accidentes. - Conservación preventiva: - Locales. - Materiales. - Vigilancia: - Diurna. - Nocturna. - De personal: - Expedientes. - Seguros Médicos. - Servicios y obras sociales.
DE PARTAMENTO DE PRODUCCI ON:
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Conjunto de personas directamente relacionadas con la producción venta y prestación de servicios se divide en las siguientes áreas:
MAQUI NA RI AS Y E QUI POS
Área de Hilatura:
Dispone de maquinaria de alta tecnología, con continuas de hilar de mil usos robotizados, bobinadoras automáticas y alimentación directa en la preparación
Área de Tejedura:
Unas modernas instalaciones de acondicionamiento acogen telares de proyectil de alto rendimiento de alta tecnología. Garantía de elaboración de tejidos de calidad selecta.
Área de Tintes, Estampados Y Acabados
La división está equipada con un sistema integrado de diseño y estampación compuesto por un CAD diseñador, un sistema de preparación de pastas de estampación con capacidad de mezcla de hasta 24 colores y máquina rotativa con posibilidad de estampar hasta 16 colores y un ancho máximo de 320 cm. Los citados equipos están complementados con un lavadero automático de moldes y rasquetas, así como dos sistemas de succión y aspiración de borras.
Área de Corte y Confección
CONTROL DE CALI DAD
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El Departamento de Control de Calidad dispone de los medios técnicos y humanos acordes con las necesidades de nuestros clientes y con el sistema de aseguramiento de la calidad. Actualmente contamos con un departamento de control de calidad, el cual se encarga ent reotras cosas de la selección previa del algodón TANGUIS a la adquisición, como en la selección de la misma para cada proceso de producción. Asimismo, el departamento de control de calidad mantiene un control permanente todo el proceso.
DIRECCION: EQUIPOS DE TRABAJO: 1.
FUNCIONAL :
La empresa hilos dorados, cuenta con todas las especificaciones respecto al manual de funciones, para lograr de esta manera un equipo fuerte de trabajo dentro de la empresa, generando mayor CONFIANZA para desempeñar las diferentes labores diarias en cada área.
2.
MULTI-DISCIPLINARIA
Dentro de la empresa este equipo de trabajo no se encuentra conformado presente ya que se han venido presentando problemas porque no se tienen comunicación especifica entre las diferentes áreas de trabajo, por este motivo, propongo generar un grupo escogiendo una persona en cada área que tenga el mayor conocimiento para así conformar este equipo multidisciplinario.
3.
RESOLUCION DE PROBLEMAS
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Se evidencia que la empresa no cuenta con este equipo de trabajo, puesto que en muchos de los casos que se presentan van directamente al gerente de la empresa, es por este motivo que pienso que sería beneficioso conformar este equipo y que se tenga que seguir un conducto regular, uno de manera que sea rápida y efectiva, puesto que el gerente de la empresa no puede tener todo este peso encima.
4.
AUTO-DIRIGIDO
Dentro de la empresa hilos dorados, el equipo de trabajo auto-dirigido está conformado por los miembros de la junta directiva, son quienes tienen toda la autoridad de elegir si así se desea, hacer un cambio y efectuarlo.
PROPUESTA DE HERRAMIENTAS PARA MEDIR LOS EQUIPOS DE TRABAJO (INSTRUMENTO) 1. Funcional: el mejor método para medir esta categoría es por separado ya que la empresa integra los resultados en conjunto mi propuesta frente a este equipo de trabajo es que se mida por las diferentes áreas específicas dentro de la empresa para luego unificar los resultados, puede ser medido por medio de acontecimientos diarios de la empresa y como este equipo funcional es eficaz. INSTRUMENTO: Programa que me bote los resultados diarios de cada persona por medio de un sistema lector de huellas, teniendo en cuenta que el trabajador debe llevar un chip pequeño en el cabello. El sistema debe ser capaz de reconocer la eficiencia diaria. 2. Multi-disciplinario: como la empresa no cuenta con este equipo de trabajo propongo primero integrarla en el sistema de equipos de trabajo luego de esto,
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medirla por medio del concepto INNOVAR ya que lo que busca esta disciplina es la búsqueda de nuevas ideas desde el punto de vista comercial, financiero, etc. para unificarlo en una sola IDEA y lograr ser el ENTE SOBRESALIENTE del mercado frente a los demás. INSTRUMENTO : por medio de un sistema integrado dentro de la sala de juntas de esta categoría ver en una pantalla digital transmitida por un reflector los niveles de eficiencia de la decisión que se está tomando ya que este sistema buscara las mejores estrategias y las ira uniendo hasta llegar a su 100% 3. Resolución de problemas: al no encontrarlo en la empresa propongo en primera instancia integrarlo por medio del sistema de equipos de trabajo luego de esto, medirlo por medio de un INDICADOR diario contando las cantidades de conflictos solucionados eficientemente. INSTRUMENTO: integrar un sistema en el oído de la persona que participe en esta categoría, donde el sistema le indique opciones buscadas por internet y a nivel global para solucionar el problema que la persona acaba de recibir. 4. Auto-dirigido: este equipo de trabajo puede ser medido por medio de los indicadores estratégicos, al estar conformado por los miembros de la junta directiva, los objetivos de este grupo serán los mismos para todos los que la conforman.
TI PO DE LI DE RAZGO LIDERAZGO PARTICIPATIVO Este tipo de liderazgo, pese a tener él mismo la última decisión, no duda en consultar y evaluar las opiniones del resto de equipo de personas en el proceso de toma de decisiones. Su motivación
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principal es crear un gran espíritu de equipo donde cada individuo se sienta importante dentro de la organización y sobre todo valorado, teniendo así un impacto muy positivo en la motivación del grupo de trabajo. Los expertos en la materia recomiendan adoptar este tipo de liderazgo cuando sea de vital importancia trabajar en equipo y la calidad se imponga a la rapidez de sacar las tareas adelante. Los diferentes tipos de trabajadores en una empresa pueden responder a necesidades diferentes de liderazgo. Desde mi punto de vista considero que el liderazgo empresarial sería el más beneficioso para la empresa, ya que este es capaz de adaptar los requerimientos a nivel corporativo con los objetivos a nivel personal de los trabajadores y de esta forma se estaría optando por una política incluyente.
TI PO DE COMUNI CACI ÓN A UTLI LI ZAR: COMUNICACIÓN EXTERNA: son todas las actividades realizadas por la organización, cuyo propósito es mantener relaciones con el exterior, en la actualidad a este tipo de comunicación se le conoce como relaciones públicas; por a través de los medios de comunicación: • La prensa • La radio • La televisión • Volantes • Voz a voz.
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COMUNICACIÓN INTERNA: son todas las actividades realizadas por la organización, para crear y mantener las relaciones entre sus miembros, dentro de una empresa es indispensable que la comunicación fluya en distintas vías, de forma horizontal, vertical, diagonal a través d el buen uso de los diferentes medios de comunicación existentes en la organización:
Reunión periódica
Entrevista personalizada
Círculo de Calidad
Vía telefónica
A través de encuestas
Sistema de quejas y sugerencias (Buzones, cartas y mensajes a la administración).
Memorándum
Cartas
Informes
Manual de operaciones
Folletos
Reportes, entre muchas más.
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Ambas son necesarias para la empresa, independientemente de cual se utilice en mayor proporción lo más importante de la comunicación es que se transmita de forma oportuna, que sea verdadera, verídica y eficaz.
CONTROL: PROCESO DE ADMISIÓN RECLUTAMIENTO La empresa podría tener en cuenta canales como: ●anuncios o avisos: la forma más común de buscar o convocar postulantes es a través de
la publicación de anuncios o avisos, ya sea en diarios, Internet, carteles, murales en centros de estudios, paredes o ventanas de nuestro local, etc. La ventaja de este método es que podemos llegar a una gran cantidad de personas, mientras que la desventaja es que implica un mayor tiempo y costo que otros métodos; razón por la cual es recomendable que al redactar los anuncios, seamos lo más precisos y específicos posibles en cuanto a los requisitos. Otra forma de reclutamiento y que le generaría menos gastos a la empresa sería: ●prácticas: consiste en tomar como postulantes a los practicantes que ya estén
colaborando con nosotros de manera temporal. ●archivos o bases de datos: consiste en tomar co mo postulantes a personas que ya hemos
evaluado o que nos han dejado su currículum anteriormente (para convocatorias pasadas).
32
SELECCION Esta es la nueva propuesta para realizar el proceso de selección que nosotros creemos más beneficioso para la empresa; se realizará de esta manera :
1.
entrevista estructurada, la cual sigue una secuencia de preguntas
establecidas, técnica de selección que implica hacer a cada solicitante las mismas preguntas y comparar sus respuestas con un conjunto estandarizado de ellas. Indican su uniformidad y pueden ser bastante útil a la hora de predecir el éxito en el puesto de trabajo.
2.
prueba objetiva de conocimiento o capacidad: Estructuradas en forma de
exámenes objetivos, cuya aplicación y corrección son rápidas y fáciles.
3.
prueba de aptitud y actitud: Es un proceso algo largo pero con este la
empresa se podrá estar más segura de la calidad de sus empleados.
PROCESO DE SELECCIÓN DISEÑO DE CARGO el diseño de cargo que nosotros entramos a proponer deberá constar de los siguientes elementos de forma más detallada: Este es un ejemplo para el cargo como contador, pero de esta forma se deberán realizar los de más cargos. 1. jerárquica: interventor/a
32
2. Subordinados: 2 3. Horario: turno de mañana de lunes a viernes: 35h. 4. Jornada: continua 5. Unidad / Servicio: contabilidad 6. Dependencia Requisitos para el desempeño: Pertenecer a la Escala de Administración General, Sub-escala Técnica. Poseer el Título de Diplomado en cualquiera de las titulaciones relacionadas con el área económico-empresarial. Conocimientos sobre contabilidad pública. 7. Resumen del puesto: Dirigir la contabilidad de la empresa con el objetivo de garantizar que ésta se ajusta a la normativa legal vigente, así como elaborar estudios e informes económicos para asesorar en la toma de decisiones al responsable del área. 8. Actividades principales: ●
Analizar los procesos y procedimientos de contabilidad utilizados en el
departamento según la normativa legal vigente con el objeto de optimizarlos.
32 ●
Determinar los procesos y procedimientos de contabilidad más adecuados
con el objeto de fijar las directrices de funcionamiento del personal del departamento de Contabilidad. ●
Comprobar y verificar que los datos/informaciones contables de la empresa
son correctos y se adecuan a la normativa legal vigente, realizando los oportunos ajustes o modificaciones en caso necesario, efectuando los apuntes contables correctos. ●
Llevar a cabo el control presupuestario de la empresa de acuerdo a la
normativa legal vigente, informando al superior jerárquico de las desviaciones producidas. ●
Elaborar los informes de cuentas anuales.
●
Elaborar los estudios e informes económicos que le sean requeridos.
●
Planificar, coordinar y supervisar las actividades desarrolladas en el
departamento. ●
Distribuir las tareas a realizar por el personal a su cargo, teniendo en cuenta
las cargas de trabajo existentes. ●
Mantener las relaciones necesarias para la coordinación de las actuaciones
de las distintas unidades del área económica de la empresa.
32 ●
Despachar y colaborar con el superior jerárquico aquellos asuntos que
requieran superior decisión o supervisión, y dar cuenta de su trabajo a éste. ●
Desarrollar otras tareas afines a la categoría del puesto de trabajo para las
cuales haya sido previamente formado 9. Rendición de cuentas: Resultados de desempeño de la organización al gerente general.
EVALUACIÓN DE DESEMPEÑO este método de evaluación de desempeño puede ser un poco más costoso para la empresa pero brinda más ventajas y soluciones inmediatas Método de investigación de campo: Es un método de desempeño desarrollado con base en entrevistas de un especialista en evaluación con el supervisor inmediato, mediante el cual se verifica y evalúa el desempeño de sus subordinados, determinándose las causas, los orígenes y los motivos de tal desempeño, por medio del análisis de hechos y situaciones. Es un método más amplio que permite además de un diagnóstico del desempeño del empleado, la posibilidad de planear junto con el superior inmediato su desarrollo en el cargo y en la organización. a. Características: Mediante este método, la evaluación de desempeño la efectúa el supervisor (jefe), pero con asesoría de un especialista (staff) en evaluación del desempeño. El especialista va a
32
cada una de las secciones para entrevistar a los jefes sobre el desempeño de sus respectivos subordinados. Se lleva a cabo siguiendo los 3 siguientes pasos.
●
Evaluación inicial: el desempeño de cada funcionario se evalúa
inicialmente en uno de los tres aspectos siguientes: desempeño más satisfactorio, desempeño satisfactorio, desempeño menos satisfactorio.
●
Análisis suplementario: una vez definida la evaluación inicial d el
desempeño de cada funcionario, ese desempeño pasa a ser evaluado con mayor profundidad a través de preguntas del especialista al jefe.
●
Planeamiento: una vez analizado el desempeño se elabora un plan de
acción, que puede implicar: conserjería al funcionario, readaptación del funcionario, entrenamiento, desvinculación y sustitución, promoción a otro cargo, mantenimiento en el cargo.
●
Seguimiento: Se trata de una verificación o comprobación del desempeño
de cada funcionario. b. Ventajas:
●
Cuando está precedido de dos etapas preliminares de análisis de la
estructura de cargos y de análisis de las aptitudes y calificaciones profesionales necesarias, permite al supervisor una profunda visualización no sólo del contenido
32
de los cargos bajo su responsabilidad, sino también de las habilidades, las capacidades y los conocimientos exigidos.
●
Proporciona una relación provechosa con el especialista en evaluación,
quien presta al supervisor una asesoría y también un entrenamiento de alto nivel en la evaluación de personal.
●
Permite efectuar una evaluación profunda, imparcial y objetiva de cada
funcionario, localizando las causas de comportamiento y las fuentes de problemas.
●
Permite un planeamiento de acción capaz de retirar los obstáculos y
proporcionar mejoramiento del desempeño.
●
Permite un acoplamiento con el entrenamiento, plan de carreras.
●
Acentúa la responsabilidad de línea y la función de staff en la evaluación
de personal.
●
Es el método de evaluación más completo.
c. Desventajas:
●
Tiene elevado costo operacional, por la actuación de un especialista en
evaluación.
●
Hay retardo en el procedimiento por causa de la entrevista uno a uno con
respecto a cada funcionario subordinado y al supervisor.
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COMPENSACION Las remuneraciones o compensaciones deben fijarse y asignarse de acuerdo con: ●
El puesto de trabajo: es importante tener en cuenta su complejidad, qué,
cómo y por qué se hace. ●
La persona que lo desempeña: se consideran básicamente los niveles de
rendimiento o aportes del empleado o grupo de empleados, por lo general se toma en cuenta el tiempo y la experiencia que éste ha tenido en el cargo, nivel de conocimiento y habilidades relacionadas con el trabajo. ●
La empresa: sus características económicas determinan el nivel de costos
laborales limitados por las utilidades que se puedan obtener. ●
Los factores externos a la empresa: se debe estudiar el mercado de la mano
de obra, igualmente otros factores como el sector gubernamental a través de la fijación del salario mínimo y subsidios legales. adicional a esto la empresa debería brindar a sus empleados incentivos monetarios en este caso: ●
Comisiones:
En los puestos de ventas, el vendedor puede percibir un porcentaje del precio de venta fijado a cada uno de los artículos que venda. ●
Aumentos por méritos.
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El incentivo más difundido es el de conceder aumentos en atención a los méritos del empleado. Los incrementos por méritos constituyen aumentos en el nivel de compensación concedidos a cada persona de acuerdo con una evaluación de desempeño. También se puede recurrir a: ●
Incentivos no monetarios:
Estos incentivos refuerzan el desarrollo mediante estímulos diferentes al monetario, como el elogio, las distinciones, los objetos alusivos, etc. ●
Seguros individuales y de grupos.
●
Programas de jubilación.
●
Servicios médicos especiales.
●
Servicios de cafetería y restaurantes
DESARROLLO DE PERSONAL brindando estas opciones a los trabajadores estaremos generando oportunidades para que crezcan personal y profesionalmente ●
Oportunidades de formación: permite adquirir conocimientos y mantenerse
actualizados, mejorando y enriqueciendo la experiencia y tareas del personal ●
Talleres y reuniones: son espacios creados para poner en práctica una serie
de dinámicas diseñadas por especialistas, para orientar a los trabajadores hacia el
32
crecimiento y desarrollo personal. Estas dinámicas suelen reforzar los lazos entre los integrantes de las organizaciones ●
Tratar a cada empleado como persona, acompañarlo en el desarrollo de su
plan de vida. Brindarle flexibilidad en los horarios y permisos para cumplir con compromisos académicos. ●
Mejorar las condiciones laborales ofreciendo espacios de trabajo adecu ados
y fortalecer sus competencias (evaluación, seguimiento, plan de capacitación). ●
Integración emocional y mental de cada equipo de trabajo con la
organización. Escuchar sus ideas y propuestas para que los empleados tengan la oportunidad de participar en la toma de decisiones. ●
Desarrollar sentido de compromiso. Este permite ver que el crecimiento de
la organización influye directamente en la prosperidad personal.
MONITOREO estos sistemas de monitoreo también pueden ser muy eficaces para la empresa: Sistemas de control horario: ●
Identificación por huellas dactilares: funciona por reconocimiento de l a
huella digital de alguno de los dedos de la mano. El sistema de identificación automatizada de huellas dactilares, tiene un índice de seguridad del 99.9%. Sistemas de control de actividad:
32 ●
Geolocalización mediante GPS: algunas empresas adoptan sistemas de
geolocalización para saber, en todo momento, dónde están los empleados (dentro y fuera de la empresa).
MANTENIMIENTO DE PERSONAL estas pueden ser algunas estrategias para asegurarnos del buen mantenimiento de nuestro personal * Crear un ambiente libre, donde la comunicación fluya. Para esto la empresa debe establecer un cronograma de reuniones periódicas en las que todos los trabajadores compartan sus problemas, experiencias y conocimiento s. * Incentivar la participación en la toma de decisiones. Esto tiene que ver con aspectos relacionados con su trabajo y temas para los cuales están capacitados. * Establecer mecanismos de participación directa. Así los empleados entregarán sugerencias, opiniones y contribuirán en la mejora de la gestión y el desarrollo de ideas. * Evaluar el desempeño. Intentar felicitar al trabajador cuando realice una buena gestión o explica qué medidas correctivas debe asumir cuando no se alcanzan los objetivos.
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* Hacer programas de rotación laboral. De esta forma, el trabajador se familiarizará con otras áreas de la empresa y orientará su desarrollo profesional y personal dentro de la misma. * Fomentar que los trabajadores participen. Desarrollar actividades que complementen el desarrollo profesional y personal en cursos y talleres. * Intentar que los horarios no duren ocho horas. Si es necesario entregar un día libre y pagar horas extras.
CONCLUSION Con la emersión de las primeras sociedades humanas nos vimos en la necesidad de desarrollar estrategias que nos generaran el máximo aprovechamiento los recursos que teníamos a nuestra disposición, esto dio origen a lo que actualmente denominamos como “administración”, este
concepto ha evolucionado a lo largo de los siglos, en la actualidad nombramos a los individuos que se especializan es este tema “administradores” estos se basan en los principios, destrezas,
competencias, habilidades, conocimientos y la exploración. En la realización del presente trabajo pude comprender la importancia de la administración y amplié mi visión sobre las principales etapas administrativas, de este modo tengo más claro los conceptos de planificación, organización, dirección y control. Por consecuente aplique dichos
32
conceptos en una situación hipotética en una empresa ficticia llamada HILOS DORADOS, dando como resultado la elaboración del plan estratégico, el cual marcara el rumbo a seguir para lograr cumplir los objetivos que se han propuesto, de esta forma la empresa podrá saber a dónde y cómo llegar, todo esto ser verá reflejado en una mejora del rendimiento de la compañía, esperándose un auge en las ventas, utilidades y mejoramiento de los márgenes actuales de rentabilidad.
REF ERENCIAS BIB LIOGRAFI CAS
Comunicación organizacional: tipos, flujos, barreras y auditoría.Gestiopolishttps://www.gestiopolis.com/comunicacion-organizacional-tiposflujos-barreras-y-auditoria/
Optimiza la eficiencia de tu empresa, 6 tipos de liderazgo empresarial ¿Cuál es el tuyo?. Workmeter, buen trabajo.http://es.workmeter.com/blog/bid/314468/6-tipos-de-liderazgoempresarial-cu-l-es-el-tuyo
Fundamentos de administración de empresas.Gestiopolis.https://www.gestiopolis.com/fundamentos-de-administracion-deempresas/
MATRIZ D.O.F.A. dofamatriz.blogspot.http://dofamatriz.blogspot.com.co/
