PROCEDIMIENTO DE GESTION
GYM.SGP.PG.23
GESTION DE PROYECTOS
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CONTROL DE AVANCE
1.
OBJETIVO
Establecer la metodología y las herramientas para calcular, calcular, de manera confiable y oportuna, el porcentaje de avance real del del Proyecto y compararlo con el avance previsto en una fecha determinada. 2.
DESARROLLO
2.1. Cálculo del Porcentaje de Avance del Proyecto
El Proyecto definirá previamente la Estructura de Control de Avances1. Para ello se seleccionará y/o agrupará aquellas actividades que determinan el avance del Proyecto, siguiendo criterios generales de importancia, volumen y secuencia. El objetivo es seleccionar aquellas actividades que, a través de la medición de su avance, permitan re flejar de mejor manera el avance del Proyecto en su conjunto. En la definición de estas actividades se tomará en cuenta el criterio de vinculación. En función de las cantidades ejecutadas en cada actividad así así definida, es posible cuantificar el avance real físico físico de un Proyecto en una fecha determinada. El avance es expresado como un porcentaje del total del alcance del Proyecto. El proceso de Control de Avance consiste en comparar:
El porcentaje de avance previsto, previsto, calculado con base en el Cronograma Cronograma General, en función a las cantidades previstas a ejecutar hasta la fecha de evaluación, y El porcentaje de avance real, calculado con base en las cantidades realmente ejecutadas hasta la fecha de evaluación.
El porcentaje de avance del Proyecto se calcula de la siguiente forma: a)
Calcular los avances de cada actividad de de la Estructura de Control de Avance.
b)
Considerando a las cantidades totales de las actividades como un 100%, calcular los porcentajes de avance de las mismas. Para que estos porcentajes sean realistas, deben estar referidos a las cantidades totales actualizadas. Actividad 1
Metrado Metr ado tota totall 1
Avance 1
% Avance 1
Actividad 2
Metrado Metr ado tota totall 2
Avance 2
% Avance 2
Actividad 3
Metrado Metr ado tota totall 3
Avance 3
% Avance 3
…
…
…
…
Actividad N
Metrado Metr ado tota totall N
Avance N
% Avance N
c)
Dado que cada actividad tiene tiene unidades de medida diferentes (por ejemplo: m3 de excavación, m3 de concreto, kg de acero), es necesario de finir un mecanismo de ponderación para poder traducir los porcentajes de avance de cada actividad en el porcentaje de avance de todo el Proyecto.
d)
El mecanismo mecanismo de ponderación ponderación consiste en convertir cada actividad a una unidad común, generalmente usando como criterios las HH que las componen o el dinero que involucran. Esta conversión se realiza sobre los totales de cada actividad , de ese modo se tienen todas las actividades expresadas en una misma unidad y pueden sumarse para obtener el total del Proyecto.
1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control
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e)
Con los totales expresados ahora en unidades compatibles, puede calcularse la incidencia porcentual de cada actividad sobre el total del Proyecto. La suma de las incidencias debe ser 100%.
f)
El porcentaje de avance del Proyecto será entonces la sumatoria del producto del porcentaje de incidencia por el porcentaje de avance de cada actividad .
2.2. Curva “S”:
La curva “S” es un informe que grafica la curva de porcentaje de avance acumulado del Proyecto en función del tiempo, tanto para el avance previsto como para el avance real, permitiendo su comparación. Se recomienda que los puntos de la curva se grafiquen con intervalos semanales, a fin de que permitan su evaluación semanal.
El avance previsto está gra ficado para todo el Proyecto, con base en los avances semanales acumulados de cada actividad previstos en el Cronograma. El avance real se va graficando semana a semana según se va registrando.
Si la curva del avance real se encuentra por encima de la curva del avance prevista, significa que el Proyecto se encuentra más adelantado de lo esperado. Si la curva de avance real se encuentra por debajo de la curva de avance prevista, signi fica que el Proyecto se encuentra retrasado con respecto a lo esperado. Para que esto se cumpla:
Las actividades a controlar deben ser las mismas en ambas curvas. Los totales a ejecutar deben estar actualizadas en la curva de avance previsto.
La figura 01 muestra un ejemplo gráfico:
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Figura 01 – Ejemplo de reporte de curva “S”.
Esta evaluación permite determinar si el Proyecto se encuentra adelantado o retrasado respecto de lo previsto en el Cronograma. La Curva “S” proporciona un registro del seguimiento del avance real del Proyecto. Esta información permite analizar líneas de tendencia y ayuda a la toma de acciones correctivas y/o preventivas. De manera adjunta o integrada a la gráfica de la Curva “S”, de podrá mostrar la siguiente información:
Porcentajes de avance: Tabulación de los porcentajes de avances semanales y acumulados del Proyecto, tanto previstos como reales. Avance por metrados de actividades: Tabulación del avance de todas las actividades que integran la Curva “S”, mostrando para cada una el metrado total, el avance previsto a la fecha y el avance real a la fecha. Esto da una idea más puntual para saber qué trabajos del Proyecto se encuentran atrasados, adelantados o en estado normal. Se muestra un ejemplo en la figura 02: AVANCE
PARTIDAS DE CONTROL
Item
Und. Total Contractual
Acumulado Previsto
Acumulado Actual
% Acum. Actual
OBRAS CIVILES
1001
Obras Preliminares
glb
83,522.10
27,428.24
27,428.24
1002
Topografía
dia
-
-
-
0.0 %
1003
Excavación Masiva
m3
85,342.88
12,349.76
12,349.76
14.5 %
1004
Excavación Confinada
m3
22,451.00
6,864.00
6,864.00
30.6 %
1005
Relleno y Conformación
m3
7,800.00
4,875.00
4,875.00
62.5 %
1006
Conformación de Botadero
m3
24,752.00
-
-
0.0 %
1007
Mortero
m3
59,446.16
5,103.39
5,103.39
8.6 %
1008
Encofrado
m2
82,501.90
2,396.30
2,396.30
2.9 %
1009
Acero
kg
48,801.48
1,103.55
1,366.05
2.8 %
1010
Juntas
ml
56,353.47
1,200.10
1,200.10
2.1 %
-
-
-
0.0 %
323,505.43
-
-
0.0 %
OBRAS MECÁNICAS
32.8 %
1011
Líneas
ml
1012
Accesorios
und
-
4,875.00
-
0.0 %
1013
Cunetas
ml
-
-
-
0.0 %
1014
Carpintería metálica
kg
-
-
-
0.0 %
1015
Varios
glb
91,584.19
-
22,856.04
25.0 %
-
22,856.04
8
Total Avance
$
-
0.0 %
-
-
0.0 %
-
-
0.0 %
103,266.30
17.2 %
600,757.62
218,625.10 Act ual
% avance total
17.19%
Ant erio r 13.50%
Figura 02 – ejemplo de cuadro resumen de control de avance.
Semanal 3.69%
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Adicionalmente, se tomará en cuenta lo siguiente: Curva “S” del Cliente: Es posible que el Cliente solicite un reporte semanal de Curva “S” para
controlar los avances del Proyecto, para lo cual tiene una metodología propia y formatos ya estandarizados. Esta Curva “S” será calculada con base en el Cronograma General Contractual. En lo posible, se usará esta curva para el control interno a fin de no duplicar esfuerzos, a menos que no se considere adecuada para tal fin. Curva “S” del Panel de Control: El Panel de Control2 incluye un espacio para el reporte de
una Curva “S” expresada en dólares, que debe estar vinculada con el Cronograma Valorizado3. El total de dicha curva será igual al total de la venta a fin del Proyecto y el intervalo de gráfica será mensual de manera concordante con los periodos de valorización. Adicionalmente, incluye una curva de proyección que complementa la curva real y debe cerrar en el monto de venta total. La Curva “S” es la herramienta recomendada para el Control de Avances, sin embargo, la Gerencia de Proyecto podrá definir la manera que convenga más al Proyecto, en función de las particularidades del mismo. 2.3. Herramienta de Control de Avance
Se ha desarrollado una Herramienta de Control de Avance4, la cual se encuentra a disposición de los Proyecto que deseen usarla. El uso de la herramienta consiste básicamente en ingresar en ella las cantidades ejecutadas a la fecha de acuerdo a las actividades a controlar definidas. El resultado, el cual será automatizado, podrá generar los distintos reportes que requiera el Proyecto, de acuerdo a la vinculación que se haya logrado entre las Estructuras de Control5 correspondientes: Estructura de Control
Estructura de División de Trabajo Estructura de Control de Costos Estructura de Control de Avances Partidas de Control Ítems de Pago
Utilizada en:
Cronograma General y Control de Plazo Control de Costos Control de Avances Control de Productividad (IP) Valorizaciones con el Cliente
Figura 03 – Reportes que pueden ser generados por la Herramienta de Control de Avance
La herramienta grafica de manera automática la Curva “S” y genera los cuadros resúmenes de avance por actividad . 2.4. Matriz de Responsabilidades GP
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 2 3 4 5
Definir periodicidad de control Definir actividades a controlar Definir reportes requeridos Diseñar flujo de toma de información de avances Validar definiciones anteriores Levantamiento de la información de avances de acuerdo a flujo Consolidación de información de avances
Pr
OT
√
√
√
√
√
√
√
√
√
Ver documento GYM.SGP.PG.45 – Informes de Gestión Ver documento GYM.SGP.PG.14 – Cronogramas de Recursos Ver herramienta GYM.SGP.HE.01 – Control de Avance e instructivo GYM.SGP.IN.05 – Herramienta de Control de Avance. Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control.
√ √
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8. Administración de la herramienta 9. Validación de reportes 10. Tomar acciones correctivas y preventivas para asegurar el cumplimiento del plazo.
√ √ √
GP: Gerente de Proyecto Pr: Ingeniero de Producción OT: Ofi cina Técnica
3.
REFERENCIAS Y ANEXOS
3.1. Buenas prácticas
Se recomienda que la periodicidad del Control de Avance permita alimentar los demás informes del Proyecto que tengan como input los avances ejecutados, tales como el IP 6. Al momento de definir las actividades se tendrá en cuenta que deberá existir una vinculación entre los avances controlados y los inputs para el IP, la Valorización, la Curva “S” y el Control de Costos. En lo posible se de finirán las actividades a controlar para que sean input directo para el IP, cuya actualización es semanal. Se debe definir el flujo de toma de información en campo hasta el día de ingreso a la herramienta. Para esto se requerirá diseñar el proceso de recopilación a detalle y si es necesario partida por partida7. Se requerirá definir a los responsables con las fechas de cumplimiento para el control oportuno. La información es consolidada e ingresada a la Herramienta por la Oficina Técnica.
3.2. Documentos Relacionados
GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control GYM.SGP.PG.13 – Cronograma General GYM.SGP.PG.22 – Control del Plazo GYM.SGP.IN.05 – Herramienta de Control de Avance – Disponible en CD
3.3. Anexos
6 7
GYM.SGP.HE.01 – Control de Avance - Disponible en CD
Ver procedimiento GYM.SGP.PG.33 – Control de Productividad Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 – Estructuras de Control.
