PROCEDIMIENTO DE GESTION
GESTION DE PROYECTOS FLUJO DE CAJA
1.
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OBJETIVO Presentar los conceptos básicos para la elaboración y análisis del Flujo de Caja, como herramienta de gestión que permita:
2.
Buscar una estructura financiera óptima para minimizar la cantidad de capital de trabajo requerida por el Proyecto, y Calcular el costo financiero del mismo.
DESARROLLO El Flujo de Caja es una herramienta de la Gestión Financiera 1 y de presupuestos. Indica como se se va a comportar la liquidez en en el periodo de tiempo que se está analizando y permite plani ficar el manejo de los requerimientos y de los excedentes de caja caja.. Por medio del flujo de caja se puede calcular y administrar el capital de trabajo y trabajo y el costo fi nanciero del nanciero del Proyecto.
El manejo adecuado de un fl ujo ujo de caja requiere conocimientos fi nancieros nancieros previos, los cuales escapan a los alcances del presente documento. Se o frecerán tan solo algunos conceptos básicos necesarios para su entendimiento, correcta elaboración y análisis general. Para profundizar en el tema o solicitar asesoramiento, podrá consultarse el documento “Curso de Flujo de Caja” adjunto a este procedimiento, o contactar con el área de Finanzas.
2.1. Lineamientos Básicos Un flujo de caja puede entenderse como una serie de ingresos y egresos futuros distribuidos en el tiempo, como se muestra en la figura 01. Las flechas hacia arriba indican los ingresos de dinero y las flechas hacia abajo indican los egresos de dinero. Los ingresos están asociados a las valorizaciones o venta venta y y se obtienen del Cronograma Valorizado 2. Los egresos están asociados al consumo de los recursos o costo costo,, y se obtienen de los Cronogramas de utilización de Mano de Obra, de Equipos, de Materiales, de Subcontratos y de los Costos Indirectos 3, expresados en moneda.
Flujo de Caja = Ingresos Líquidos - Egresos Líquidos
Figura 01 – Esquematización del Flujo de Caja
Es necesario aclarar lo siguiente:
1 2 3 4
Ver Ver Ver Ver
Los Cronogramas de Recursos registran los ingresos y egresos en el momento en que se generan. Es decir, reflejan el hecho de que tanto la valorización como el consumo de los recursos se generan al ser ejecutada la actividad. Se actividad. Se relacionan con los conceptos de venta venta y y costo4.
procedimiento GYM.SGP.PG.48 – Control Financiero procedimiento GYM.SGP.PG.14 – Cronograma de Recursos procedimiento GYM.SGP.PG.14 – Cronograma de Recursos procedimientos GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable y GYM.SGP.PG.31 – Control de Costos
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El Flujo de Caja registra en cambio los ingresos o egresos en el momento en que el dinero entra o sale de caja, es decir, en el momento en que se hace efectivo el cobro o pago de una factura5. El ingreso o salida de dinero se llama fl ujo. Se relaciona con el concepto de liquidez .
Normalmente ambos hechos no son simultáneos y esto debe tenerse en cuenta al momento de elaborar el flujo de caja. Esto signi fica que los cronogramas de recursos, expresados en dinero, deberán desfasarse a fin que los flujos queden correctamente ubicados en el tiempo. Por ejemplo, es usual que los proveedores de equipos presenten sus facturas por los consumos de HM del mes para ser pagadas dentro de 30 días. Es decir, el egreso ocurre 30 días después de ocurrido el costo. Los adelantos, amortizaciones y retenciones de dinero que puedan existir también deben ser reflejados en el flujo de caja:
Figura 02 – Manejo de adelantos y amortizaciones en el Flujo de Caja
2.2. Elaboración del Flujo de Caja: El Gerente de Proyecto, en coordinación con el jefe de O ficina Técnica y el administrador, será el responsable de elaborar el flujo de caja como parte del Planeamiento del Proyecto y de mantenerlo actualizado, buscando obtener la estructura financiera más favorable posible en términos de capital de trabajo. Los pasos para elaborar el Flujo de Caja se describen a continuación. Todos los flujos deben incluir el IGV:
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Los ingresos se obtienen del Cronograma Valorizado. Para ubicar correctamente los flujos en el tiempo, se tomará en cuenta el plazo de cobro previsto y la existencia de adelantos, amortizaciones y retenciones.
Los egresos se obtienen de los Cronogramas de Recursos (Mano de Obra, Materiales, Equipos, Subcontratas y Costos Indirectos) expresados en dinero. Para ubicar correctamente los flujos en el tiempo, se tomará en cuenta los plazos de pago previsto por cada rubro y la existencia de adelantos, amortizaciones y retenciones. Por ejemplo, la mano de obra se paga dentro del mismo mes, mientras que los subcontratos pueden pagarse a treinta días. El total de los egresos constituye el capital de trabajo, que es la cantidad de dinero que necesita el Proyecto para operar.
Los ingresos y egresos registrados dentro del mismo mes se suman algebraicamente para obtener el flujo resultante del mes, el cual podrá ser positivo o negativo.
La sumatoria de las resultantes mensuales nos da el flujo acumulado mensual. Con ello se tiene la Posición de Caja del Proyecto, calculada para cada mes.
Durante los meses en que la posición de caja sea negativa, el Proyecto deberá fi nanciar ese dinero mediante un préstamo, el cual generará un costo fi nanciero mensual , asociado a una tasa de interés activa.
Ver procedimientos GYM.SGP.PG.30 – Cierre Contable y GYM.SGP.PG.31 – Control de Costos
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Durante los meses en que la posición de caja sea positiva, el Proyecto podrá obtener un ingreso fi nanciero mensual por ese excedente de dinero, asociado a una tasa de interés pasiva.
La sumatoria de los costos e ingresos financieros mensuales generados por la posición de caja constituyen el Costo Financiero del Proyecto. El proceso se esquematiza en la figura 03.
Como resultado de la elaboración del Flujo de Caja se obtiene el Capital de Trabajo Requerido y el Costo Financiero previsto del Proyecto, el cual será considerado en el Presupuesto Meta 6. El flujo de caja deberá actualizarse cada vez que se produzca una variación en el cronograma general 7 o cuando se genere un imprevisto que cambie sustancialmente el costo financiero del periodo analizado. El Proyecto podrá actuar sobre el costo financiero si logra mejorar su posición de caja respecto de la planificada. Para ello deberá trabajar sobre los tiempos en los que cobra y paga, con el criterio general de acercar los ingresos y alejar los egresos 8. El objetivo es evitar la pérdida del capital de trabajo y la consiguiente generación de costos financieros no previstos.
Figura 03 – Esquematización del cálculo de los Costos Financieros
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Ver procedimiento GYM.SGP.PG.15 – Presupuesto Meta Ver procedimiento GYM.SGP.PG.13 – Cronograma General Ver procedimiento GYM.SGP.PG.48 – Control Financiero
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2.1. Matriz de Responsabilidades GP 1. Elaborar y actualizar el
flujo
de caja.
2. Aprobar el flujo de caja. GP: Gerente de Proyecto OT: Ofi cina Técnica Ad: Administración
3.
REFERENCIAS Y ANEXOS
3.1. Documentos relacionados
GYM.SGP.PG.13 – Cronograma General GYM.SGP.PG.14 – Cronograma de Recursos GYM.SGP.PG.48 – Control Financiero
3.2. Anexos
GYM.SGP.PG.16-A01 – Flujo de Caja (ejemplo) GYM.SGP.PG.16-A02 – Curso de Flujo de Caja – Disponible en CD
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