ORDEM DeMOLAY
Guia das Comissões do Capítulo
Este Guia das Comissões do Capítulo é de propriedade do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil. Não é permitido fazer cópias. cópias.
Esta edição foi preparada pela Comissão de Ritual e Liturgia sob autoridade e direção do Supremo Conselho da Ordem DeMolay para a República Federativa do Brasil.
1ª Edição
ÍNDICE Introdução
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Para que serve a Ordem DeMolay?
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Capítulo 1 – Como as decisões são tomadas?
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Capítulo 2 – Afinal, o que são comissões?
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Capítulo 3 – As comissões permanentes
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Comissão de Hospitalaria
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Comissão de Entretenimento
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Comissão de Auditoria
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Comissão Financeira
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Comissão de Recrutamento de Novos Membros
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Capítulo 4 – Outras comissões
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Capítulo 5 – Reuniões das comissões
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Capítulo 6 – Concluindo...
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Introdução Com este Guia das Comissões do Capítulo o Supremo Conselho tem como objetivo orientar os Capítulos DeMolay sobre o funcionamento das comissões permanentes, ou seja, aquelas que são obrigatórias para o seu correto funcionamento. Com o auxílio desta publicação o Mestre Conselheiro poderá nomear os membros mais adequados para comporem cada uma das comissões bem como os membros destes grupos terão ciência de seus deveres e, com isso, poderão executar um trabalho melhor e mais estruturado. Além das Comissões Permanentes o Supremo Conselho trará sugestões sobre outras comissões que poderão auxiliar os trabalhos do Capítulo. É de extrema importância que você, como um DeMolay, compreenda que a Ordem DeMolay funciona sob os cuidados da Maçonaria. A Ordem Maçônica dá aos Capítulos DeMolay adultos bem conceituados para acompanhar o seu amadurecimento e suas atividades rumo à vida adulta. Entretanto, apesar de sermos intimamente ligados à Maçonaria temos regras próprias. Nem sempre os mesmos procedimentos adotados em um Corpo Maçônico são os procedimentos que devem ser adotados em um Capítulo DeMolay e, por isso, lembre-se sempre de consultar este manual e o Grande Conselho para saber o que fazer em cada situação.
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Para que serve Ordem DeMolay? Que a Ordem DeMolay é um grupo de jovens patrocinado e apoiado pela maçonaria desde 1919, que foi criado nos Estados Unidos da América por um Maçom da cidade de Kansas City chamado Frank Sherman Land você já deve saber. Para entender para que finalidade a Ordem DeMolay foi criada você deve também compreender o cenário no qual ela nasceu: A estrutura social e familiar dessa época era comandada pelos homens (o chamado poder patriarcal) e as mães eram as responsáveis pela manutenção do lar. Nosso Fundador, Land, era diretor de serviços sociais e empregos de uma organização Maçônica de caridade da cidade e, em um dia, recebeu uma ligação de um Maçom solicitando-lhe uma vaga de meio período para um jovem chamado Louis Lower que havia perdido o pai recentemente e deveria - como arrimo de família - assumir as obrigações do lar. É necessário ter em mente que nessa época o mundo estava saindo de uma Guerra Mundial e que vários jovens poderiam estar passando por esse "amadurecimento forçado" assumindo sem nenhuma preparação as responsabilidades da família e ficando sem a referência masculina de suas vidas.
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Então, Frank Land, pensou em reunir outros jovens (nessa situação ou não) colocando-os em um grupo onde eles tivessem que planejar, organizar e executar atividades de diferentes naturezas para os preparar para a vida adulta. Ou seja, o trabalho administrativo de planejar, organizar e executar é base prática do grupo. Aliado a esse trabalho de administrar o grupo os DeMolays têm também o trabalho de ritual. O trabalho de ritual é a base filosófica da Ordem DeMolay. Durante a Cerimônia de Iniciação os novos membros são apresentados aos preceitos básicos da Ordem que, para o nosso Fundador, são as características básicas dos homens de bem: amar os pais, crer em Deus, ser educado, ter amigos, ser responsável, ser sincero e puro e obedecer às leis. Bem, se você for parar para refletir o mundo seria um lugar bem melhor caso todos tivessem desenvolvido bem essas características, não é mesmo? Agora vamos responder, para que serve então a Ordem DeMolay? A Ordem DeMolay é uma organização fraternal, de cunho educacional e filosófico, que visa preparar os jovens para a vida adulta dando a eles lições de como conduzir suas vidas e dando-lhes lições de como realizar atividades cotidianas de um adulto que incluem administrar sua vida pessoal, financeira, em sociedade e outras... Em resumo, pretendemos com todas essas ações criar bons cidadãos, que respeitam as leis, que convivem em harmonia com a sociedade, que auxiliam o próximo em suas necessidades básicas e educacionais e que, por meio do exemplo, sirvam como 5
modelo a ser seguido por todos os jovens. Ou, nas palavras do Primeiro Diácono na Cerimônia de Iniciação: “O grande objetivo de nossa Ordem é ensinar e praticar as virtudes que nos levam a uma vida pura, reta, patriótica e reverente, como a melhor preparação para a maioridade da qual nos aproximamos. Nós procuramos, sinceramente, ser melhores filhos, melhores irmãos e melhores amigos, para que, ao chegarmos aos anos da maioridade, possamos ser melhores homens.”
E você como membro de uma comissão permanente do Capítulo tem um papel importantíssimo para que as atividades sejam planejadas, organizadas e executadas com eficiência. Essa é uma grande oportunidade de trabalhar em equipe e fazer o seu Capítulo se tornar uma organização divertida e cheia de atividades. Este Manual foi escrito com base nas Regras e Regulamentos do Supremo Conselho e se aplica a todas as organizações filiadas.
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CAPÍTULO 1 Como as decisões são tomadas? O Capítulo DeMolay é pautado por princípios democráticos, ou seja, seus membros possuem direitos e deveres e, por isso, antes de entender como funcionam as comissões do Capítulo é necessário compreender como as decisões que envolvem nosso grupo são tomadas. Para ter direito a ocupar um cargo e a votar é necessário possuir o Grau DeMolay e ter passado pelo exame de proficiência de ambos os Graus tendo, em mãos, o Cartão de Proficiência emitido pelo Escrivão do Capítulo. O número mínimo de Oficiais para se abrir uma reunião ritualística é doze e todas as decisões devem ser tomadas em reuniões ordinárias, especiais ou administrativas. Entenda abaixo o que são cada uma dessas reuniões:
Reuniões ordinárias: as reuniões ordinárias são aquelas ritualísticas realizadas rotineiramente, que devem ser realizadas pelo menos uma vez ao mês, e que estão marcadas previamente no calendário de atividades do Capítulo.
Como é marcada? No calendário de atividades; Quórum: 12 membros do Grau DeMolay e 1 membro do Conselho Consultivo; Oficiais requeridos: Mestre Conselheiro, Primeiro e Segundo Conselheiro; Primeiro e Segundo Diácono;
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Primeiro e Segundo Mordomo; Porta Bandeira; Capelão; Mestre de Cerimônias; Sentinela; Escrivão.
Reuniões especiais: as reuniões especiais são reuniões que não estavam programadas no calendário de atividades do Capítulo e que são convocadas a pedido do Mestre Conselheiro ou dos membros do Capítulo para discutir uma pauta específica.
Como é marcada? A pedido dos membros ou do Mestre Conselheiro; Quórum: 12 membros do Grau DeMolay e 1 membro do Conselho Consultivo; Oficiais requeridos: Mestre Conselheiro, Primeiro e Segundo Conselheiro; Primeiro e Segundo Diácono; Primeiro e Segundo Mordomo; Porta Bandeira; Capelão; Mestre de Cerimônias; Sentinela; Escrivão.
Reuniões administrativas: são reuniões realizadas sem a abertura e encerramento ritualístico, mas que seguem o Manual da Ordem do Dia. Essas reuniões podem ser realizadas sempre que o número mínimo de doze de Oficiais não for preenchido ou sempre que não seja viável abrir uma reunião ritualística.
Como é marcada? A pedido ou no calendário de atividades; Quórum: 8 membros do Grau DeMolay e 1 membro do Conselho Consultivo; Oficiais requeridos: não se aplicam Oficiais.
Em resumo, o mínimo de membros com direito ao voto para se abrir uma reunião administrativa é 8. Para reuniões ritualísticas esse número aumenta para 12. Respeite sempre o 8
número mínimo de membros e a presença obrigatória do Conselho Consultivo para não ter suas decisões canceladas por irregularidades na convocação/tomada de decisões.
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CAPÍTULO 2 Afinal, o que são comissões? Quando o Capítulo está reunido ele forma uma assembleia deliberativa e, por isso, vocês podem juntos tomar decisões sobre o que fazer, como fazer e quem será o responsável por cada um dos tópicos do programa de atividades da Ordem DeMolay. Entretanto, alguns temas, mais específicos e que exigem um estudo mais aprofundado, podem ser entregues aos cuidados de uma equipe de DeMolays com a ajuda de um Consultor para que deliberem melhor e devolvam o assunto mais trabalhado para o Capítulo decidir o que fazer. Eles também podem ser os responsáveis por liderar a execução de uma tarefa especifica que não exige a participação de todo o Capítulo. Esta equipe é o que chamamos de Comissão. Vamos exemplificar o que é uma comissão com a Comissão de Visitação (Sindicâncias) que tem por objetivo examinar os candidatos à Iniciação e dar o seu parecer para que o Capítulo possa votar a aceitação do candidato. Imagine só todo o Capítulo visitando a família do candidato para poder se decidir? Parece meio ilógico todos os DeMolays indo em dias diferentes, falando coisas diferentes, não? Por isso as comissões são formadas, para que um grupo possa examinar situações e dar suas propostas/parecer para a apreciação do Capítulo. Uma comissão então é um grupo de membros, retirado do grupo maior, que tem responsabilidades e poderes sobre 10
alguns temas pré-definidos de acordo com o objetivo para qual foi criada.
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CAPÍTULO 3 As comissões permanentes Objetivando dividir o trabalho e a responsabilidade dando a todos a oportunidade de trabalhar e aprender e ainda para incentivar o trabalho em equipe as Regras e Regulamentos do Supremo Conselho determinam que o Mestre Conselheiro nomeie, na data de sua instalação ou logo após, algumas comissões obrigatórias que terão dois ou mais membros. Algumas comissões têm que, obrigatoriamente, ter membros do Conselho Consultivo em sua composição e, por força de seu cargo, o Mestre Conselheiro é membro de todas elas. A não ser que de outro modo determinado pelo Mestre Conselheiro, o primeiro membro nomeado é o Presidente da Comissão. O Mestre Conselheiro pode dar ao Presidente a liberdade de recrutar os demais membros ou pode, ao seu critério, nomeá-los. Veja abaixo quais são e o que fazem as comissões permanentes:
Comissão de Hospitalaria A Comissão de Hospitalaria que originalmente se chama Comissão de Doentes (Sick Committee) tem por objetivo visitar e ajudar todos os membros que estejam doentes. Por essa razão existe na Ordem do Dia o tópico de “Doentes e Acidentados”. São deveres do Hospitaleiro e dessa comissão: 12
Bolsa para coleta de fundos: o Hospitaleiro, sob a direção do Mestre Conselheiro, poderá passar uma bolsa para coletar fundos para a caridade a ser realizada pela Comissão de Hospitalaria. Não existe, ritualisticamente, uma forma para que isso ocorra. Em um momento oportuno durante o tópico “Bem da Ordem” o Mestre Conselheiro solicitará ao Hospitaleiro que recolha as doações. Elas também podem ser recolhidas por outro Oficial à escolha do Mestre Conselheiro. Em todos os casos, devem ser respeitadas as faixas de movimentação e as demais normas do Ritual. Desembolsos para a caridade: a Comissão de Hospitalaria deverá ainda desembolsar os fundos coletados para caridade preferencialmente em favor de um membro da Ordem que esteja em dificuldades. Não havendo nenhum membro que necessita de ajuda os fundos poderão ser investidos a favor de terceiros.
Comissão de Entretenimento A equipe que for escolhida para compor Comissão de Entretenimento do Capítulo tem como objetivo organizar todos os eventos de diversão do Capítulo como, por exemplo:
Competições esportivas; Confraternizações; Gincanas e dinâmicas; Sessões de cinema; Passeios e excursões; 13
Outras tarefas que a sua imaginação criar.
Comissão de Auditoria A Comissão de Auditoria é uma Comissão Permanente do Capítulo e, de acordo com as Regras e Regulamentos, é formada por membros do Capítulo e um membro do Conselho Consultivo . A função dessa comissão é verificar mensalmente as contas e, para isso, o seguinte procedimento deverá ser adotado: 1. Verifique no bloco de recibos do Escrivão o valor total recebido; 2. Verifique se o valor recebido pelo Escrivão confere com o valor transferido ao Tesoureiro; a. Para isso verifique o recibo emitido pelo Tesoureiro e entregue ao Escrivão; 3. O Tesoureiro deverá então apresentar o valor em dinheiro, extrato bancário ou os comprovantes de pagamento, notas fiscais ou outros documentos contábeis que justifiquem os gastos. 4. Se tudo estiver em ordem o relatório mensal deverá ser apresentado ao Capítulo para aprovação. O modelo de controle financeiro utilizado pela Ordem DeMolay garante que as finanças do Capítulo estejam sempre em ordem, organizadas e sob o controle de vários membros impedindo, desse modo, qualquer tipo de transação ilegal ou lesiva para o grupo. 14
Recomendamos como leitura complementar o “Guia do Escrivão e do Tesoureiro” para compreender todo o trabalho burocrático para fazer uma auditoria de qualidade.
Comissão Financeira A Comissão Financeira é a responsável por preparar o orçamento financeiro do Capítulo para a gestão do Mestre Conselheiro em exercício. Um orçamento é um planejamento financeiro estratégico feito pela administração de uma organização para um determinado período de tempo. Na Ordem DeMolay cada gestão administrativa deve ter um orçamento preparado pela Comissão Financeira do Capítulo e aprovado pelo Conselho Consultivo. Para fazer o orçamento deve-se levar em consideração:
Objetivo. Qual é o seu objetivo? O seu Capítulo deseja arrecadar dinheiro para qual fim? Viajar? Comprar paramentos? Fazer caridade? Quanto você precisa alcançar? O que precisa ser melhorado? As receitas do Capítulo. Como o Capítulo ganha dinheiro? Através de mensalidades? Eventos? Doações? Qual é a frequência de entrada de dinheiro? Os gastos básicos. Quais são os gastos mais corriqueiros? Velas? Lanche? Material de escritório?
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Modelo de Orçamento. Veja abaixo um modelo de orçamento financeiro onde levamos em conta no primeiro lugar como o Capítulo ganhará o dinheiro e, em segundo lugar, como ele gastará o valor arrecadado.
Comissão de Recrutamento de Novos Membros É importante lembrar que a Ordem DeMolay é um grupo de jovens onde o título de membro ativo de um participante “vence” em seu vigésimo primeiro aniversário. Essa comissão deve ser composta por membros com facilidade em comunicação, que tenham uma rede de contatos 16
mais ampla e, também, por um membro do Conselho Consultivo. É importante lembrar que a Ordem DeMolay é um grupo de jovens onde o título de membro ativo de um participante “vence” em seu vigésimo primeiro aniversário. Por isso a Comissão de Recrutamento de Novos Membros tem um papel tão importante para a continuidade da Ordem DeMolay. É dever dessa comissão “vender” a Ordem DeMolay para propensos candidatos ao ingresso. Em um resumo rápido um dos métodos mais eficientes de trabalho consiste em entrar em contato com todos os membros e amigos do Capítulo e solicitar-lhes o nome e o telefone de um jovem que esteja na idade de ingressar para a Ordem e que, por vergonha ou falta de tempo, ele não tenha abertura para falar sobre a Ordem DeMolay. De posse dessa lista a Comissão de Recrutamento de Novos Membros fará contato com os jovens e então irá “vender” a Ordem DeMolay, chamando-os para as atividades e eventos e providenciando o envolvimento dos jovens com o Capítulo e, pouco a pouco, ir trabalhando o ingresso do membro em nosso grupo. A Comissão de Visitação (Sindicâncias) é uma parte dessa comissão que avalia os membros recrutados. Mais detalhes de como fazer estas ações estão em uma publicação exclusivamente voltada para este fim: O “Guia da Comissão de Recrutamento” está disponível para download gratuito ou para a compra no DeMolay Shop.
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CAPÍTULO 4 Outras comissões O Mestre Conselheiro também tem o direito de criar quantas comissões forem necessárias para o correto funcionamento do Capítulo. Mas vale lembrar que quantas mais comissões ele criar, mais ele terá que trabalhar para verificar o desempenho de cada uma delas, pois não basta que a comissão exista é necessário que ela traga projetos e resultados. Lembre-se: uma vez que uma comissão que existe no papel, mas não trabalha não tem razão de existir. Outras comissões que podem ser criadas:
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Comissão de Sindicâncias; Comissão de Ensaios; Comissão dos Dias Obrigatórios; Comissão das Barras de Mérito; Comissão do Certificado de Referência Nacional; Comissão do Prêmio por Serviços Meritórios;
CAPÍTULO 5 Reuniões das comissões As comissões deverão se reunir pelo menos uma vez ao mês a fim de realizar seus trabalhos e criar ações em prol do desenvolvimento do Capítulo. As reuniões deverão ser registradas em um relatório e as decisões se tornarão uma “sugestão para ação” para que o Capítulo possa aprovar ou não as propostas de uma comissão. Estes documentos deverão ser lidos por um dos membros da comissão no tópico “Relatório das Comissões” da Ordem do Dia. Toda e qualquer proposta feita por uma comissão deverá ser completa e conter todas as informações necessárias para uma votação do Capítulo. Por exemplo, caso a comissão sugira ao Capítulo uma ação para arrecadar fundos ela deverá trazer o planejamento completo do que e como fazer. Se o Presidente da Comissão deixar de convocá-la para uma reunião a maioria dos membros poderá se reunir e relatar suas decisões ao Capítulo. Veja no exemplo abaixo um modelo de relatório de comissão onde o grupo decide uma ação e leva a sugestão para o Capítulo:
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RELATÓRIO DE COMISSÃO COMISSÃO: de Ensaios. DATA DA REUNIÃO: 23/05/2012 LOCAL DA REUNIÃO: Secretaria do Capítulo. PRESIDENTE: Zairo Moreira Nogueira Faria. MEMBROS PRESENTES: Jaimar Gomes, Kennyo Ismail, Rafael Alexandre. SUGESTÃO PARA AÇÃO: após os debates a comissão de ensaios vê a necessidade de que o Capítulo realize uma instrução do trabalho de ritual mensalmente. Acreditamos que a primeira reunião de cada mês possui a data mais adequada para a realização. Para incentivar a presença, sugerimos que um lanche seja servido para aqueles que comparecerem. GASTOS: o gasto estimado para essa ação é de R$ 50,00 (cinquenta reais) por ensaio onde serviremos cachorro quente e refrigerante somente aos que estiverem presentes. CONCLUSÃO: dos vários benefícios que podemos ter ao realizar ensaios destacamos que o nosso trabalho de ritual ficará em conformidade como exigido e que os membros poderão tirar as suas duvidas para, com isso, executar o ritual com mais segurança e graça. ZAIRO MOREIRA NOGUEIRA FARIA Presidente
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CAPÍTULO 6 Concluindo... Pronto! Agora você já tem uma visão geral de como as Comissões Permanentes do Capítulo funcionam. Não é fora de propósito lembrá-lo que toda essa estrutura deverá ser utilizada para fazer com que o Capítulo funcione corretamente e cumpra com suas obrigações. Como Mestre Conselheiro você terá muito a ganhar fazendo as comissões funcionarem, pois você começará a dividir o trabalho. Cobre resultados, crie projetos, ações e seja útil a sociedade. Boa sorte.
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