U1. ACTIVIDAD 3.MANEJO DE LA INFORMACION DENTRO DE LA EMPRESA. Conjunto de datos que maneja la empresa. Información financiera (entradas y salidas). Información administrativa (facturas, órdenes de compra, contratos y auditorías internas y externas). Información y estadística de ventas. Uso, aplicación y forma de aprovechamiento de la información del desempeño. Análisis de ventas vs. Objetivos mensuales. Presupuestos y objetivos como márgenes de gastos y logros de venta. Forma en la que se almacena la información . La información se almacena en forma electrónica, en archivos y presentaciones de cierre de mes. Llevando un acumulado y así mismo un respaldo del mismo; de igual manera se concentrar los reportes finales de mes en una bitácora física. Estándares y atributos definidos por la empresa para regular la calidad de la información, en caso de estar presentes o, en su defecto, cómo deberían ser. Los estándares que se pueden manejar en la empresa serian que en todos los reportes se hable con las mismas unidades de medición buscando homologar el lenguaje, metas, objetivos y así mismo estableciendo los parámetros de proyección y cálculo de los mismos, con la finalidad de entender y encaminar esfuerzos hacia un fin común. Estableciendo así reportes, bases de datos, presentaciones y documentos en general con formatos definidos y homologados, que permitan su análisis y auditoria de manera clara y contundente. A. B. C. D. E.
Procesos que implica el manejo de datos de la empresa. Los procesos que llevan la empresa son estándares de muy alta calidad con el fin de estructurar toda la información ya analizada. El área administrativa realiza el llenado de plantillas de información de acuerdo a lo que se cargó en el sistema del día anterior. El área de liquidaciones realiza su liquidación del día anterior y lo llena en el sistema. El área de alancen recibe los requerimientos de venta para que a las 6:00 am este las órdenes de venta y las camionetas se carguen con el material. El área administrativa realiza el llenado de las bitácoras e inf ormes. Estacionalidad y frecuencia de generación de información. A. La estacionalidad y frecuencia con se genera la información es diaria, para poder visualizar los avances.
B. Semanal para enviarla como presentación a los directivos. C. Mensual para comparar los avances obtenidos. Máximo año anterior y Mínimo año anterior. Se realizan informes y bitácora en papel comparando la información obtenida y comparando se realizan indicadores de productividad, indicadores de venta y top ten de ventas en cuanto a producto. Propuestas de organización de la información con base en las herramientas de la inteligencia de negocios. Herramientas: Diagnóstico y plan de acción. Generar inteligencia sobre la base de los datos que arroja su operación mediante el Diagnostico de la situación actual de la empresa respecto al manejo de su información y Formular un plan de acción. Partimos que la empresa no ha desarrollado algún tipo explícito de organización de su información, por lo que proponemos los siguientes elementos para realizar un reconocimiento general: Visión. Lograr apertura de mercado de 10% en los siguientes 2 años, desarrollando productos de calidad con excelente materia prima a los mejores precios, a tiempo y buen servicio al cliente. Misión. El compromiso con el consumidor cubriendo sus necesidades, ofreciendo productos desarrollados con estándares de calidad. Una vez construidos los aspectos del punto 1, establece en cada uno los tres enfoques de la inteligencia de negocios abordados en la unidad, para que aportes propuestas en los tres ámbitos. 1. Enfoque estratégico de negocios. En cuanto a este enfoque se busca diseñar estrategias de negocios que le permitan a l a empresa una mejor adaptación a su entorno. La empresa requiere de investigación, análisis, manejo y distribución de la información para tomar decisiones que permitan nuevas oportunidades de crecimiento. Situación actual y perspectivas de desarrollo. La empresa debe tener presente los siguientes puntos: •
Apoyar una mayor colaboración entre clientes, ejecutivos y personal operativo.
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Concentrarse en el desempeño y la información de operaciones y procesos
• Lograr un acceso general a la información, con la posibilidad de combinarla, agruparla e integrarla para que los usuarios finales tengan acceso a ella en el momento, forma y lugar que en efecto necesiten. 2. Enfoque informático en la empresa. Actualmente las empresas han dejado de tomar decisiones basándose en las “corazonadas”, haciendo que estas decisiones cada vez sean más certeras, oportunas y consientes. Para Spider es importante implementar una estrategia con un enfoque informático debido a que no cuenta con un sistema que le permita manejar su inventario para satisfacer las necesidades de sus clientes así como la necesidad de conocer la aceptación del producto y determinar que producto debe de aumentar su producción. Para llegar a realizar este tipo de análisis proponemos la implementación de un Sistema de Información para la Toma de Decisiones que tenga la capacidad de realizar procesamiento analítico en línea (OLAP) y que sea alimentada de un repositorio empresaria conocido como Bodega de datos (Data Warehouse). Datos estructurados. Los Almacenes de datos o Data Warehouse cuentan con una arquitectura determinada para guardar datos históricos permitiendo así el análisis de información predictivo. Este almacén de datos recopila toda la información orientada a los temas integrados, no volátiles y variables en el tiempo, son organizados para el soporte de las necesidades empresariales. La integración de los datos resuelve diferentes problemas relacionados con las problemáticas que surjan en cualquier momento, como unidades de medidas, codificaciones, fuentes de datos múltiples, entre otros, Son no-volátiles porque la información es útil para el análisis y la toma de decisiones solo cuando es estable. La tecnología es una de las herramientas indispensables para el crecimiento de cualquier empresa por lo que es necesario contar con sistema de cómputo. La extracción o minería de datos es el proceso mediante el cual se identifican los patrones de comportamiento de los datos que no se pueden descubrir a simple vista. Agregando el aspecto tecnológico, la extracción de datos implica una conexión entre dos disciplinas, la ciencia de la computación y la estadística, mediante lo cual se pueden derivar reglas, afinidades, correlaciones, tendencias y predicciones a partir de un conjunto amplio de datos. Herramientas de análisis que se implementaría para validar el comportamiento de los datos. a)
Análisis predictivo
Este análisis se debe realizar para extraer conclusiones confiables sobre eventos futuros como lo son la aceptación del producto a través de la aplicación de métodos estadísticos, matemáticos y de reconocimiento de patrones que permitirán a Spider determinar la viabilidad en la producción de insumos para electrodomésticos o priorizar su producción de juntas automotrices. b)
Monitoreo en tiempo real
Spider necesita monitorear sus actividades e identificar y detectar oportunamente situaciones de ineficiencias, así como las oportunidades y amenazas que se puedan presentar para poder resolverlas en el menor tiempo posible y así ser eficientes en la entrega de pedidos al cliente evitando incumplimientos 3. Implementación de cambios de proceso. Básicamente este enfoque es un proceso de obtención, análisis, interpretación y difusión de información de valor estratégico sobre la industria y los competidores, que se comunica a los directivos de la toma de decisiones en el momento oportuno. En qué situación se encuentra Spider Es importante conocerse internamente para saber en qué categoría de mercado se está compitiendo y hasta donde se quiere posicionar. Spider debe recopilar información externa aun sea negativa, manejarla y analizarla hasta el punto donde se puede tomar una decisión. Ya que se obtuvieron los datos necesarios y se analizaron, se deben monitorizar y se convierten en acciones justificadas para tomar una decisión estratégica. Conocer a su competencia directa. El competidor directo es aquella empresa, sin importar su tamaño, que tiene un modelo de negocio similar al de Spider y que compite por los mismos clientes. Descubrir nuevas tendencias. Es importante que Spider esté atento a las tendencias y gustos de sus clientes para tener ideas innovadoras y que conserve la fidelidad de sus clientes. Destaca los elementos transversales que sean comunes a los tres enfoques. Se pueden mencionar el desarrollo futuro de software y hardware que permitan hacer aun más visible la información y su análisis; la creación de herramientas cada vez más especializadas de acuerdo a la industria en la que serán aplicadas y la fusión entre la inteligencia de negocios y la inteligencias artificial.
