Gestion_Proyectos_1

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ÍNDICE DE CONTENIDOS 1. Fundamentos de la gestión de proyectos a. Concepto b. Beneficios c. Fases d. Objetivos/desafíos e. Costes/viabilidad

2. Liderazgo en la gestión de proyectos: roles y equipo de trabajo

3. El método Kanban 4. Gestión de proyectos: el método Scrum 5. Herramientas para gestión de proyectos 6. La administración del tiempo es vital en la gestión de proyectos

7. Gestión de proyectos y ahorro de costes

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LinkedIn El éxito de la gestión de proyectos

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1. Fundamentos de la gestión de proyectos Antes de empezar a planear un proyecto, hay que saber lo qué es, y qué partes tiene. Por eso a continuación te explicamos los conocimientos básicos que has de saber para poder empezar la gestión de tus proyectos.

Concepto La gestión de proyectos es todas aquellas acciones que debes realizar para cumplir con una necesidad definida dentro de un periodo de tiempo. Por lo tanto tiene un principio y un final, durante el cual se utilizan recursos, herramientas y personas, que tienen un costo, el cual has de tener en cuenta cuando se realiza el presupuesto. Al final siempre obtienes unos productos finales, que son los resultados esperados del proyecto.

El objetivo cuando se hace una gestión de proyectos, al fin y al cabo, es que crees un producto original, y que este cumpla una necesidad específica del cliente. Suele ser más complicado que con la manera de comercializar estándar, en la que un cliente

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compra un producto para cubrir su necesidad. Sin embargo, en un proyecto, el producto tiene que cumplir una necesidad específica que debe ser clara. Esta es una de las dificultades de la gestión, ya que no suelen haber precedentes en la organización.

Beneficios A la hora de gestionar un proyecto puedes encontrar varios beneficios que ayudarán a tu empresa en diferentes ámbitos:

- Posibilita una respuesta rápida a las diferentes demandas del mercado, ya que se maximiza la capacidad de reacción de los empleados, y se consigue más a un coste menor, porque cuando gestionas un proyecto has de encargarte de que los trabajadores sepan todas sus responsabilidades para poder cumplir la misión. Consecuentemente, estos encuentran maneras de mejorar el proyecto, y ahorrar en costes y tiempo.

- Externamente, aportas una visión de conjunto y de mejora en la comunicación de la empresa. Se fija objetivos globales en la organización, por lo tanto se tiene también un presupuesto general y costes de empresa de toda la organización. Con una buena organización de un proyecto, se crea una mejor transferencia de información entre los diferentes departamentos, y se marcan prioridades con más facilidad.

-Te permite aprender de las lecciones del pasado, creando lo que se conoce como “Know How”, te permite utilizar la experiencia de planificación, y usarla para proyectos futuros.

-Tienes una correcta información sobre la verdadera capacidad del equipo de trabajo, ya que en la gestión de proyectos se maximizan las sinergias entre los empleados de la organización.

- Hay una visión enfocada en el cliente. Como hemos comentado antes durante el

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apartado de beneficios, un proyecto siempre centra la atención en el cliente, para cubrir una necesidad específica de este. - Asegura calidad, ya que te permite proporcionar al cliente un producto que cumple los requisitos de este, y con la adecuación de uso.

Fases A la hora de gestionar un proyecto, hay que tener en cuenta que este tiene varias fases, las cuales siempre son las mismas, y son cuatro:

1-Planificación: La planificación es la primera fase en la gestión de un proyecto, y es previa al desarrollo de este. En esta fase has de definir cuáles serán las actividades que se tendrán que hacer, estimar la duración del proyecto También has de indicar cuáles serán los recursos necesarios para poder llevar a cabo con éxito el proyecto.

2-Programación: Esta es la segunda fase de la gestión, y consiste en crear el calendario de ejecución del proyecto, indicando en qué fechas se hará cada parte del proyecto, incluyendo la de inicio y la de fin. Esta fase junto la de planificación, son previas al inicio del proyecto.

3- Seguimiento y control: Esta fase es la única fase de toda la gestión que se hace durante el proyecto. Y consiste en seguir y controlar su ejecución. Es decir, obtener datos de la evolución, y tomar las medidas correctas en caso de que hubiese algún inconveniente.

4- Análisis y evolución: Esta es la cuarta y última fase de la gestión de proyectos, la cual sucede ya después de haber terminado el proyecto. En esta lo que se hace es medir las diferencias entre lo que se había previsto durante la fase de planificación, y lo que realmente ha sucedido, normalmente se suele medir sobretodo el presupuesto planeado y el coste real. Esta fase es importante también porque permite observar los errores que se han cometido durante todo el proceso, y aprender de la experiencia para los proyectos futuros.

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Objetivos y desafíos Durante una gestión de un proyecto, es necesario tener unos objetivos, y normal encontrar unos desafíos durante el proceso. Por eso es importante saber cuáles son, para que evites cometer varios errores cuando sea la hora de organizar tu proyecto.

Objetivos: Es importante que los objetivos sean coherentes y estén alineados con los intereses de la organización. También es importante que estos sean mesurables, en calidad, cantidad, en tiempo y en coste. Los principales objetivos de la empresa son:



Proporcionar una dirección



Realizar los planes que se han organizado



Enfocarse en los resultados



Buscar maneras de motivar al personal



Priorizar y organizar



Informar sobre el propósito del proyecto



Reconocer el éxito del proyecto

Es importante que tengas en cuenta también, que los objetivos a la hora de hacer un proyecto han de ser alcanzables, consistentes, y fáciles de entender, de lo contrario el proyecto se complicaría demasiado

Sin embargo, es inevitable que durante una gestión de un proyecto encuentres desafíos, los cuales has de conocer bien para enfrentarte a ellos. Estos pueden ser diversos, pero los más comunes suelen ser:



Adaptarse a las nuevas condiciones de mercado, ya que cuando se crea un nuevo producto hay que tener en cuenta la competencia del momento, y saber cómo afrontarla.



Cambiar la manera de competir



Innovar los sistemas de gestión y de control de la organización, ya que en la

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gestión de un proyecto hay una manera diferente de control y comunicación, la cual suele ser más compleja. 

Saber cómo optimizar los procesos



Aceptar la globalidad del proyecto, igual de importante en los datos, las relaciones y los negocios, los cuales se han de transformar para que el proyecto funcione correctamente.

Costes y viabilidad Cuando se crea un proyecto, hay que tener en cuenta que este se ha de mover dentro de un marco de costes, los cuales son los límites económicos. Hay de diferentes tipos:

1. Costes de planteamiento: Son los costes que se tienen planeados de lo que va a costar el proyecto. Este coste sólo se encuentra en la fase de planificación y programación 2. Costes de ejecución: Es el coste que cuesta llevar el proyecto a cabo. Este es el más grande de todos, ya que incluye pagar a los empleados, las herramientas que se han utilizado. Este coste se lleva a cabo durante la fase de seguimiento y control 3. Costes de mantenimiento: Es el coste que cuesta mantener el proyecto una vez se ha terminado. Este es el único que se sigue acumulando, ya que no tiene una fecha límite. Este coste se lleva a cabo durante la última fase de la gestión de un proyecto.

Además hay dos otros tipos de costes que hay que tener en cuenta en tu organización: 

Coste real: es el total que ha costado el proyecto



Base de coste: son los costes esperados y planeados del proyecto.

Es importante comparar estos dos para poder ver como se ha gestionado el dinero durante todo el proceso.

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2. Liderazgo en la gestión de proyectos: roles y equipo de trabajo Los roles en un proyecto son muy importantes, y pueden variar dependiendo del trabajo que tengamos planeado hacer, pero siempre se encuentran el mismo tipo de trabajadores, sea cual sea la idea del producto final.

Todo depende de la estructura que tengas planeada, la cual ha de estar adaptada a la complejidad y al tipo de proyecto en el que estés trabajando. De adecuarlo se ha de encargar el responsable del este. Además la estructura ha de coincidir con las políticas de la empresa y con las condiciones particulares del proyecto, como el número de trabajadores del que se dispone, del tiempo, o de la complejidad de este.

En una gestión de proyecto es importante saber identificar cuáles son los roles, la autoridad y las responsabilidades de cada persona. También es necesario que las responsabilidades y los roles de cada empleado, estén bien informados, claros y bien definidos desde el principio del proyecto, si queremos que esté salga correctamente.

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Es recomendable revisar la estructura periódicamente, para comprobar que todo funciona como debe.

La estructura de un proyecto suele ser en forma de jerarquía, dado que siempre hay un líder que se encarga de dirigir. Sin embargo, hay una gran variedad de roles que tienen una gran importancia.

1-Director de Proyecto: El director en una gestión de proyectos es el líder, y el encargado de los costes y recursos que se necesitarán. Además se encarga de planificar y programar, es decir, identificar los trabajos que se han de realizar, considerando las dificultades y responsabilidades de cada uno, y los recursos necesarios para ejecutarlos. Otra de las responsabilidades de las que se encarga el director es la organización y supervisión del proyecto, en otras palabras, realizar su seguimiento y tomar las medidas necesarias cuando aparece un problema, además de atribuir las responsabilidades que tendrá cada empleado. Otra de las obligaciones que tiene es dirigir y priorizar cada una de las tareas durante todo el proceso. Por eso es importante que se encuentre familiarizado con la organización en donde se desarrolla el proyecto, con conocimientos básicos de dirección y conocer las herramientas necesarias para realizar una exitosa su gestión.

2-Equipo de Proyecto: Sus colaboradores dependen del Director de proyecto, y estos son los encargados de los resultados del producto. Este grupo se forma durante la planificación especialmente para realizar este trabajo. Está formado por un conjunto de dos equipos, el equipo principal y el técnico: El principal, se ocupa de implementar lo0s paquetes de trabajo, además de ayudar al líder a tomar las decisiones, elaborar soluciones y a determinar los progresos que se han hecho. Mientras el técnico es el responsable de encontrar las soluciones más adecuadas para lograr el objetivo fijado. Este grupo se encuentra en el nivel inferior

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3-Coordinador: El coordinador es el encargado de aclarar y definir las metas del proyecto. Además, se encarga de generar sinergias en el equipo. Este coordina para conseguir completar los objetivos marcados y aunque no sea el líder, se encarga de delegar, promoviendo la toma de decisiones y encargándose de crear un ambiente agradable de trabajo, en el cual hay respeto. Este equipo se encuentra en el nivel intermedio, junto al director y ejecutivos.

4- Ejecutivo: Es el responsable de este es establecer objetivos y requerimientos, otorgar los encargos, solucionar conflictos inesperados. Básicamente se encarga de lo mismo que el director de proyecto, con la única diferencia que este se ocupa de todos los temas que se le han traspasado al líder, además de poner los recursos necesarios para completar los objetivos.

5-Junta de Proyecto: Es el nivel superior, y su función es dedicarse a la estrategia y control del proyecto, además de tomar las decisiones estratégicas de la empresa. Este grupo prueba las planificaciones, establece prioridades, crea estrategias que se han de seguir, y solucionar problemas imprevistos. Además de ser los encargados de representar el producto. Ahora que ya sabes cuales son los roles para gestionar un proyecto, es hora de que planifiques quien se encargará de que.

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3. El método Kanban Cuando se trata sobre una gestión de proyectos, puedes hacerlo de la manera que más cómodo te vaya. Sin embargo, en este ebook vamos a hablar de dos métodos que te ayudarán a simplificar y mejorar los procesos. Hablamos del método Kanban y el método Scrum. En este capítulo hablaremos sobre el Kanban mientras que el siguiente lo dedicaremos al Scrum.

El método Kanban es una manera de trabajar para gestionar proyectos, la cual se caracteriza por ser simple de utilizar, y actualizable. Además sirve para que gestiones el desarrollo del trabajo, de una manera efectiva y productiva.

Uno de los desafíos al que más nos enfrentamos durante el desarrollo de un proyecto, es la coordinación de los equipos e intentar completar todas las tareas propuestas. Sin embargo, la mayoría de veces tenemos problemas con su gestión. Es aquí donde el método Kanban tiene su utilidad. No se centra tanto en la rapidez en la

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que se realizan las tareas, sino que es más importante la calidad de estas.

Kanban viene del japonés, que significa “tablero visual”, y es que esta metodología mejora el flujo de trabajo a un buen ritmo, teniendo en cuenta el tiempo y el número de de productos que se necesitan en cada etapa. Apareció en Japón por primera vez, inventado por la empresa Toyota, con la filosofía de producir “Lo que se necesita,

cuando se necesita, y en la cantidad que se necesita”. El proceso es bastante simple. Consiste en varias columnas puestas en un tablero de tareas, en la cual, cada estado concreto del proyecto está puesto en una columna. Es decir, que ha de haber el mismo número de tareas, como de columnas. Esto nos ayuda a saber en qué fase está nuestro proyecto.

Se mide desde el principio hasta el final., incluyendo todos los estados del proyecto, incluyendo la programación, la selección de tareas, la ejecución, etc. Normalmente se utilizan Post-its en los que se escribe la descripción de la tarea y la estimación de la tarea, y se añade al tablero.

Esta tarea irá avanzando por todas las fases del tablero, hasta llegar al final. El objetivo de hacerlo así es su visualización, es decir, que es más fácil ver el progreso del proyecto, y clarificar el máximo posible el trabajo, las tareas asignadas a cada equipo, las prioridades que se tienen, y la meta asignada. Sirviendo además de un lugar donde todas las tareas están centralizadas.

Al final de cada semana, se limpia la columna de completados, donde se encuentran todas las tareas que se han terminado, para poder añadir las nuevas tareas. Es importante mantener el tablero actualizado, y poner a una persona a cargo de que trabaje como moderador,

Una de las ideas del método Kanban es “finalizar de empezar, y empezar a finalizar”, con esto se refiere a que el trabajo ha de estar limitado, y hay que evitar añadir más

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tareas y centrarse en las que ya existen, de esta manera la atención de los trabajadores se centra en unas actividades determinadas, y la calidad del proyecto aumenta.

Sin embargo, para conseguir que esta metodología funcione correctamente hay que seguir 4 normas:

-Priorizar las tareas: Los empleados no pueden trabajar en varias tareas a la vez, ya que eso causa una pérdida de efectividad y fluidez. Por eso es importante que empiecen por la tarea de más alta prioridad. -Respetar a los compañeros: Esto significa que cada empleado se ha de encargar de sus tareas, y se ha de respetar sus responsabilidades, sin sobrecargarlo con trabajos. Esto produce un ambiente de confianza. -Adaptarse: Los empleados han de estar dispuestos a cambiar sus hábitos de trabajo, y adaptarse al nuevo sistema de trabajo. Para que el método funcione hace falta que todos los integrantes del proyecto trabajen de la misma manera. -Liderazgo: Se ha de motivar pra que haya liderazgo. Además, cada uno de los empleados ha de ser responsable de sus tareas.

El método Kanban muestra bastantes beneficios en cuanto se trata sobre gestión de proyectos. Se puede ver cómo consigue mejorar la productividad considerablemente, nos permite ver todas las tareas que tiene una persona en un proyecto, además de permitirnos ver el tiempo invertido en cada proyecto.

Ahora que ya conoces el método Kanban, puedes añadirlo en tu empresa para gestionar proyectos con éxito.

Si estás interesado en conocer más métodos, en el siguiente capítulo hablamos sobre el método Scrum.

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4. Gestión de proyectos: el método Scrum La metodología que propone Scrum para la gestión de proyectos empresariales se basa en entregas parciales priorizadas según el beneficio que le va a reportar al cliente o a la empresa.

Para las organizaciones, la gestión de proyectos es a la vez uno de los procesos más complejos y más importantes para la unidad de su negocio. No se trata solo de dedicar más recursos económicos sino de adquirir los conocimientos necesarios, hacer una correcta optimización del tiempo dedicado y contar con una gestión y coordinación de nuestros equipos de trabajo adecuada. Sin una buena planificación del tiempo o tareas, la gestión de tareas acaba por consumir demasiados recursos, y lo que es peor aún, malgastando nuestro tiempo y el del resto de personas que conforman nuestro equipo, provocando incluso falta de motivación e implicación en la plantilla de trabajo.

¿Cómo nace la metodología SCRUM? En la década de los 80, para hacer una gestión de proyectos más ágil y adaptable a los cambios del entorno, se desarrolló en Japón la metodología SCRUM con el objetivo de obtener mejores resultados y una flexibilidad nunca vista hasta la fecha.

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El resultado fue tan positivo que actualmente todavía se sigue utilizando el SCRUM como base en la gestión de proyectos con un alto porcentaje de éxito.

Las principales ventajas que podemos obtener de aplicar el método SCRUM en nuestra organización son:

●

Incrementos de productividad: gracias a alta motivación de las personas al poder organizarse de manera independiente con el paso del tiempo y la experiencia adquirida.

●

Alta flexibilización: se tiene una alta adaptabilidad a los cambios del entorno y a posibles variaciones por parte del cliente o la organización.

●

Gran poder predictivo: al conocerse los tiempos medios por proyecto es sencillo adelantar predicciones de cuándo podrá estar terminado y en qué condiciones.

●

Reducción de riesgos: en el primer contacto se detallan posibles problemas que puedan surgir durante el proyecto y de esta manera se tiene una alta capacidad de reacción en caso de producirse.

¿En qué consiste la gestión de proyectos con SCRUM? El modelo SCRUM está altamente recomendado en proyectos que requieran de cierta rapidez y flexibilidad. SCRUM ofrece agilidad en la gestión de proyectos aportando siempre un mínimo de valor demostrable para la organización; pues se comenzará siempre con aquello que le reporta un mayor beneficio.

Todo se inicia con lo que se conoce como requisitos de producto o Product backlog, el cual resume las tareas, funcionalidades y objetivos que persigue el proyecto. Una vez tengamos listados todos los requisitos se dividirán en entregas parciales que serán ordenadas y priorizadas según la importancia o valor que le otorga al cliente u organización. Cada entrega parcial se conoce internamente con el nombre de Sprint y cuentan con una fecha de inicio y otra de fin. La duración aproximada de dichos Sprints suele ser de entre tres y cuatro semanas, marcándose como objetivo la

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entrega de algo que funcione y que se pueda ir mejorando con el paso del tiempo y la experiencia adquirida por las personas. Se trata de ir evolucionando y mejorando continuamente hasta alcanzar la excelencia. Por último tenemos el Sprint Backlog a modo de resumen con las horas que se van a dedicar, quién las va a realizar y a qué coste. De esta forma se hacen predicciones y calculan posibles desviaciones que puedan surgir.

Los roles más importantes 1. Product Owner: es el jefe o líder del proyecto así como el encargado de asegurar el correcto funcionamiento de los procesos y las personas implicadas. Es el único responsable de añadir tareas al Product backlog, ordenarlas y organizarlas. 2. ScrumMaster: es el encargado de liderar el equipo de desarrollo o ScrumMaster, es decir, aquellos empleados implicados en el proyecto. Su principal función es eliminar barreras y trabas que impiden que el equipo de trabajo los objetivos finales. El ScrumMaster se asegura de que el proceso SCRUM se utiliza como es debido y es el que hace que las reglas se cumplan. 3. Equipo de desarrollo: son las personas encargadas de crear y entregar el producto. Generalmente es un grupo de tres a doce personas que cuentan con los conocimientos necesarios para llevar a cabo el proyecto en todas sus fases. 4. Stakeholders: se trata de perfiles que están interesados en el proyecto y que lo hacen posible (clientes, proveedores, vendedores, etc.) ya que les reportará un beneficio directo asociado a la consecución positiva del mismo. Aunque no participan directamente en el proyecto en sí, sí que lo hacen durante las revisiones del llamado Sprint.

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5. Herramientas para gestión de proyectos Cada vez las empresas se vuelven más internacionales, con varios equipos repartidos alrededor del globo, haciendo para muchos imposibles ir a la oficina. Por eso, las herramientas online cada vez son más comunes en nuestro ambiente laboral. La mayoría de nosotros las usamos a diario, como el email, Google Docs, Skype, Dropbox, etc. Sin embargo estas no nos sirven para realizar tareas más complejas, y por lo tanto nos hacen falta herramientas más sofisticadas.

Cuando se trata de gestionar un proyecto, email se vuelve ineficaz, ya que con él no se mantiene un nivel de comunicación fluido, dificultando todo el proceso, y perdiendo el hilo de las conversaciones que se mantienen. Tampoco te permite ver el progreso que tienen las tareas ni asignar cargos a los empleados. Por eso nosotros, en este capítulo te vamos a recomendar cinco herramientas online con las que tu gestión del proyecto será fácil y eficaz.

1-Wrike: Wrike es una herramienta de gestión de proyectos, con sede en los Estados Unidos.

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Te permite crear los proyectos que quieras, pudiendo incluir varios objetivos de una manera fácil, y poder compartirlos con los miembros que quieras, teniendo la opción de añadir comentarios, así puedes hacer un seguimiento del progreso, y corregir los errores con facilidad.

Otra de las opciones que ofrece Wrike es compartir imágenes, proyectos y las modificaciones que se han hecho a estos con un mismo grupo de personas. Esto te permite mantener a las otras personas que trabajan contigo actualizadas sobre los cambios que se van realizando. Wrike también tiene un rastreador temporal incorporado. Te da la opción de rastrear las horas trabajadas en las tareas y/o proyectos, además de evaluar la efectividad de los trabajadores. También te permite iniciar un temporizador del proyecto para que a final de cada semana o mes puedas ver las horas empleadas por tu parte, o por la de tus compañeros.

2-Jiffy: Jiffy es una herramienta para gestionar proyectos que sólo está disponible en forma de aplicación móvil. Una de sus principales características, es que te enseña el proyecto con el que estás trabajando en ese momento, y te permite cambiar de tarea, e incluso de proyecto de una manera bastante intuitiva. Además puedes acceder al tiempo que has dedicado a cada tarea, viendo detalladamente la hora en la que has estado trabajando.

Esta aplicación resulta bastante cómoda si tu trabajo consiste en moverse de una parte a otra, y estar poco con el ordenador. Por eso con el móvil puedes actualizar tu información.

Sin embargo, una de sus desventajas, es que no sirve para sincronizarse con equipos remotos, ya que está más centrada en el trabajo individual empleado.

3-WorkMeter: Workmeter es una herramienta bastante fácil e intuitiva de utilizar. Esta te permite

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crear proyectos y ver tu tiempo empleado en ellos, incluyendo la actividad total, la productividad y el tiempo no productivo. Con WorkMeter puedes saltar de un proyecto de manera sencilla, haciendo más fluido el trabajo. Otra de las opciones que tiene es crear grupos, y asignar empleados a cada uno, los cuales luego pueden ser asignados a un proyecto, puedes añadir y quitar empleados de las tareas que tienen que hacer. Además puedes ver el tiempo que han invertido y en qué, permitiéndote ver el progreso que hace cada uno, y corregir los posibles problemas existentes. Puedes pedir informes sobre el proyecto, el cual incluye diferentes gráficos con los que ver el progreso global será agradable a la vista y directo.

4-Teambox: Teambox es una herramienta, que al igual que WorkMeter, es bastante intuitiva de usar. Es perfecta para proyectos en grupo, además de ayudarte a priorizar las tareas y ver su importancia de manera muy sencilla. Además, da la opción a los empleados de actualizaciones sobre el progreso que se realiza.

5-Toggl: Toggl sin duda es una buena herramienta para realizar una gestión de proyectos. Es bastante fácil de utilizar. Te permite crear proyectos, y ver el tiempo que has empleado en ellos, con la opción de poderlo modificar en caso de que hubiese algún error. Sin embargo, la información no se acumula más de un periodo de 9 días, al contrario de WorkMeter, en el cual tienes acceso a meses atrás. Toggl tiene una gran ventaja cuando uno planea gestionar un proyecto, y es la posibilidad de crear una tasa de facturación para proyectos y los miembros de grupo, dándote la opción de ponerle un coste al tiempo que se dedica a un proyecto, juntamente con tu presupuesto.

Ahora que ya conoces las diferentes herramientas para la gestión de proyectos, ¿Cuál usarías tú?

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6. La administración del tiempo es vital en la gestión de proyectos Si administras tu tiempo y lo aprovechas de la forma correcta estarás aportando mucho más valor a la gestión de los proyectos que lleves a cabo.

El tiempo es un recurso limitado y las 24 horas que tiene el día en ocasiones se nos quedan cortas. Esto mismo es aplicable al mundo laboral. Quién no ha escuchado alguna vez en la oficina aquello de “He estado todo el día sin parar y todavía tengo una montaña de trabajo” o “es que es imposible llegar a todo”. Esto es debido a que, sin darnos cuenta, malgastamos gran parte de la jornada sin querer. Si somos capaces de administras mejor nuestro tiempo y exprimir al máximo nuestras horas productivas de trabajo estaremos contribuyendo a mejorar la gestión de proyectos laborales y a incrementar nuestro rendimiento laboral.

Pero… ¿por qué no lo conseguimos?

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Dificultades internas y externas Llegar a dominar el tiempo puede ser complicado. Depende tanto de factores de la propia persona como de factores ajenos a ella. Hay estudios que demuestran que los malos hábitos de vida empiezan a manifestarse a partir de los 13 años) y que cumplidos los 16 ya es tarde para corregirlos. Por eso, estos malos hábitos repercutirán de manera negativa en el uso y gestión que hacemos de nuestro tiempo.

Los principales factores internos son:

●

Haber dormido poco la noche anterior

●

Mala organización y planificación de tareas

●

Vida demasiado sedentaria

●

Procrastinación

●

Distracciones

●

Incapacidad de acabar lo que se ha empezado

Sin embargo, no solo la propia persona es culpable de su mala gestión del tiempo. Las empresas en las que se desempeñan un trabajo también poseen un impacto que puede ser bueno o malo sobre ellas. Ha sido reconocido por expertos en RRHH que las siguientes causas externas a los empleados tienen un efecto negativo:

●

Ausencia de incentivos o planes variables

●

No contar con planes de desarrollo profesional

●

Falta de liderazgo por parte de la organización

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Falta de establecimiento de metas y objetivos

●

Políticas horarias demasiado estrictas

¿Cómo afecta el tiempo a la gestión de proyectos? En determinados tipos de empresa, según su actividad, es primordial medir cómo se reparten los tiempos de trabajo en los diferentes proyectos. Un buen ejemplo pueden ser las agencias de publicidad, los bufetes de abogados, las consultorías, despachos

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de arquitectos etc. Para ellos es necesaria una gestión de proyectos basada en el tiempo, no solo en temas de facturación sino para la evaluación posterior. Si una organización funciona bien es porque la gestión de proyectos que tiene es óptima. La suma de proyectos positivos influye en los resultados globales de la compañía y la administración correcta del tiempo juega un papel importante en el devenir de los proyectos.

Contar con una herramienta para gestionar proyectos nos va a ayudar entre otras cosas a conocer de forma automática y objetiva el tiempo dedicado a cada uno de nuestros proyectos y saber la relación entre el esfuerzo dedicado y la recompensa obtenida. Así, podremos detectar en cualquier momento la situación real del proyecto, comprobar si es interesante en cuanto a rentabilidad y ver si el proyecto principal para la organización es al que más tiempo dedicamos. Elegir una herramienta de gestión de proyectos que tenga en cuenta la variable tiempo no es sencillo. A continuación te mostramos algunas características que debería tener:

●

Ser capaz de gestionar varios proyectos a la vez.

●

Poder asignar proyectos a diferentes empleados o grupos de trabajo.

●

Poder comparar el tiempo real empleado en el proyecto con el tiempo estimado en un principio y ajustar desviaciones.

●

Que impute el tiempo dedicado a cada proyecto de forma objetiva y automática. De esta forma se reduce la subjetividad humana a la hora de repartir tiempos en proyectos mediante herramientas de time reporting. Y por supuesto, también se reducen los tiempos dedicados a cumplimentar dicha información.

●

Visión global para analizar las cargas de trabajo que permitan identificar si se están destinando demasiadas horas a un proyecto que no las necesita.

●

Poder detectar si la estrategia corporativa está alineada con la ejecución.

Una vez definida la estrategia para la gestión de proyectos podremos:

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1. Darnos cuenta de la existencia de desviaciones entre las estimaciones iniciales y los resultados finales. 2. Indagar el porqué de esas desviaciones. 3. Proponer los medios necesarios para poder corregirlas de forma efectiva.

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7. Gestión de proyectos y ahorro de costes Una buena forma de reducir costes es haciendo una buena gestión de tus proyectos empresariales. Si tus empleados usan las herramientas correctas y trabajan en aquellos proyectos que reportan más beneficio a la organización, verás como los gastos se van reduciendo.

¿Podemos reducir costes mediante la gestión de proyectos? Por supuesto. Es posible optimizar al máximo un proyecto empresarial siempre que se obtenga la mayor cantidad de información referente a dichos proyectos y a las variables que puedan surgir.

Primeros pasos para ahorrar costes con la gestión de proyectos Para empezar, lo más importante es conocer de la forma más aproximada posible, cuánto tiempo se dedica a cada proyecto que haya en nuestra empresa. Adicionalmente, si podemos obtener esta información de una manera automática y objetiva, es decir, con la mínima intervención humana que pueda desvirtuar los datos,

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la gestión de proyectos que hagamos será más positiva y sobre todo más fiel a la realidad.

Antes de nada, lo primero que tenemos que hacer es:

1. Listar y detallar cuántos proyectos hay actualmente en la organización (ya sea de manera global o por departamentos/grupos de trabajo) 2. Organizar a nuestros empleados en función del proyecto o proyectos en los cuales se han visto implicados 3. Como hemos dicho anterior, poder registrar el número de horas que ha estado cada persona trabajando en cada proyecto ¿Qué necesito en mi gestión de proyectos? Idealmente, si queremos contabilizar el tiempo invertido en cada proyecto, sería interesante contar con una herramienta que te aporte esta información de una manera objetiva y automática. Si es objetiva se eliminará el componente humano y los datos serán más reales. Además, si es automática, el tiempo de reporte de horas que tengan que realizar las personas te lo ahorras, con lo que los empleados podrán seguir trabajando en el proyecto y manteniéndose productivos.

Los indicadores o KPIs más interesantes que puedes necesitar son:

●

El tiempo de actividad total de cada proyecto

●

El tiempo considerado productivo del total invertido en el proyecto

●

El tiempo considerado no productivo

Hemos distinguido entre tiempo productivo y tiempo no productivo porque entendemos que aunque un empleado dedique por ejemplo 6 horas cada día a trabajar en un proyecto concreto, esas 6 horas no serán todas productivas, pues a lo largo del día se producen interrupciones, distracciones y usamos algunas herramientas innecesarias para el desarrollo de nuestro trabajo.

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La información que revelan estos indicadores facilita que, cuando se detecte algún tipo de desviación o desajuste, tanto el trabajador como su manager se den cuenta del problema y puedan actuar, tras analizar estos KPIs, para intentar mejorar y cambiar las dinámicas en caso de ser negativas.

Ahorros directos derivados de la gestión de proyectos Según la tipología de tu empresa, haciendo una buena gestión de proyectos puedes obtener interesantes beneficios en forma de ahorro de costes. Por ejemplo, las consultorías, agencias de publicidad que trabajan con clientes o despachos de abogados, son una buena muestra de ello ya que generalmente facturan por horas y a diario tienen que definir proyectos, preparar presupuestos y realizar los ajustes pertinentes.

Medir y conocer los tiempos dedicados a cada proyecto nos va a reportar una importante reducción de costes. Algunos ejemplos pueden ser:

●

Ahorro de tiempo en la imputación/facturación de horas a un cliente

●

Ahorro en herramientas de tracking de computación de horas

●

Ahorros derivados de la productividad: los empleados están focalizados en aquellas tareas que reportan mayor valor a la compañía

●

Mejor confección de los equipos de trabajo. Si sabemos cuánto tiempo necesitamos para ejecutar un proyecto en las mejores condiciones podremos elegir el número de personas adecuadas que conformen en equipo.

●

Ahorros a la hora de confeccionar presupuestos mucho más ajustados a la realidad. Si contamos con datos previos objetivos, las desviaciones serán mínimas a partir de ahora.

Con esta nueva forma de gestionar los proyectos, sabremos el tiempo real invertido en cada uno, lo que se traducen en la simplificación a la hora de facturar por horas.

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