FONCTIONNALITÉS Coswin 8i
Siveco Group SA – 10, rue Joël le Theule, 78180 Montigny‐le‐Bretonneux ‐ France www.siveco.com
SOMMAIRE LES STANDARDS __________________________ ___________________________________________________ __________________________________ _________3 3 GESTION TECHNIQUE DES EQUIPEMENTS ______________________ EQUIPEMENTS _______________________________________ _________________ 11 GESTION FINANCIERE DES EQUIPEMENTS ______________________ EQUIPEMENTS _______________________________________ _________________ 18 DIAGNOSTICS ____________________________ _____________________________________________________ _________________________________ ________20 20 FONCTIONNEMENT DES EQUIPEMENTS _______________________ ________________________________________ _________________ 22 RESSOURCES ________________________ RESSOURCES _________________________________________________ ______________________________________ _____________25 25 PLANNING ET ORDONNANCEMENT _______________________ ORDONNANCEMENT ____________________________________________ _____________________ 28 TRAVAUX EN COURS ___________________________ COURS _____________________________________________________ _____________________________ ___35 35 HISTORIQUE ET ANALYSES __________________________ ___________________________________________________ _________________________ 40 MAINTENANCE CONDITIONNELLE ________________________ _____________________________________________ _____________________ 42 LE CIRCUIT STOCKS ‐ ACHATS ________________________ ACHATS _________________________________________________ _________________________ 43 STOCKS ________________________ STOCKS _________________________________________________ __________________________________________ _________________44 44 ACHATS ________________________ ACHATS _________________________________________________ __________________________________________ _________________51 51 LE GENERATEUR DE RAPPORTS DE COSWIN ________________________ _____________________________________ _____________ 58 EDITEUR DE DIAGRAMMES _________________________ __________________________________________________ _________________________ 61 EDITEUR D'ECRANS ____________________________ D'ECRANS ______________________________________________________ _____________________________ ___63 63
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SOMMAIRE LES STANDARDS __________________________ ___________________________________________________ __________________________________ _________3 3 GESTION TECHNIQUE DES EQUIPEMENTS ______________________ EQUIPEMENTS _______________________________________ _________________ 11 GESTION FINANCIERE DES EQUIPEMENTS ______________________ EQUIPEMENTS _______________________________________ _________________ 18 DIAGNOSTICS ____________________________ _____________________________________________________ _________________________________ ________20 20 FONCTIONNEMENT DES EQUIPEMENTS _______________________ ________________________________________ _________________ 22 RESSOURCES ________________________ RESSOURCES _________________________________________________ ______________________________________ _____________25 25 PLANNING ET ORDONNANCEMENT _______________________ ORDONNANCEMENT ____________________________________________ _____________________ 28 TRAVAUX EN COURS ___________________________ COURS _____________________________________________________ _____________________________ ___35 35 HISTORIQUE ET ANALYSES __________________________ ___________________________________________________ _________________________ 40 MAINTENANCE CONDITIONNELLE ________________________ _____________________________________________ _____________________ 42 LE CIRCUIT STOCKS ‐ ACHATS ________________________ ACHATS _________________________________________________ _________________________ 43 STOCKS ________________________ STOCKS _________________________________________________ __________________________________________ _________________44 44 ACHATS ________________________ ACHATS _________________________________________________ __________________________________________ _________________51 51 LE GENERATEUR DE RAPPORTS DE COSWIN ________________________ _____________________________________ _____________ 58 EDITEUR DE DIAGRAMMES _________________________ __________________________________________________ _________________________ 61 EDITEUR D'ECRANS ____________________________ D'ECRANS ______________________________________________________ _____________________________ ___63 63
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LES STANDARDS Généralités Coswin 8i est le fruit d'une recherche approfondie basée sur une longue expérience de mise en place de gestion des actifs. Coswin 8i est développé afin d'éliminer les défaillances possibles qui affecteraient les projets d'investissement dans le long terme. L'objectif est donc de s'assurer que les bénéfices soient maximums (et atteignables), et de garantir le succès du projet pour l'ensemble des protagonistes de tous niveaux hiérarchiques. Pour permettre ce succès les programmeurs de Siveco Group ont défini des standards de développement qui sont appliqués dans tous les modules, ce qui garantit une navigation intuitive et puissante. Nous pouvons ici donner en exemple quelques grandes lignes de ce travail :
Charte graphique standardisée (utilisation de CSS pour garder l’homogénéité des contrôles dans toute l’application).
Quand le champ équipement est affichée sur un écran, il est automatiquement lié à un menu contextuelle permettant d’accéder à tout son suivi (Un équipement est lié a des pièces de rechange, des travaux en cours, son plan de maintenance, son échéancier d’interventions …). Sans avoir besoin de mémoriser ou de comprendre une codification parfois complexe ou d'apprendre l'ensemble des menus, un utilisateur peut immédiatement trouver l'information correcte souhaitée.
Un accès direct permet d'obtenir le détail d'un champ faisant référence à un autre module. Par exemple depuis le centre de charge d'un équipement, il est possible d'appeler directement l'écran de détail du centre de charge.
Coswin 8i s'efforce toujours de présenter les données importantes selon le profil utilisateur. L'éditeur d'écrans permet d'adapter les écrans de détails et les listes de choix. Toutes les listes peuvent être filtrées selon un ou plusieurs critères (ex : les équipements d'une certaine zone et d'une certaine famille, et dont la désignation contient le mot "MOTEUR").
Dans les champs « Texte » : Contrôle orthographique, mise en forme et définition de Lien URL.
Les informations de Coswin 8i sont accessibles de différentes manières : >
Par des diagrammes constituant un menu personnalisé utilisant des photos, dessins ou plans. La liaison des diagrammes permet un mode de navigation en "exploration" et d'afficher les informations concernant les actifs sans qu'il soit nécessaire pour l'utilisateur de connaître les codifications établies ou le système de menu. (Par exemple: Un clic sur le site affiche un plan, un clic sur un local affiche les actifs qu'il contient…).
>
Par des « meta menu ».
>
Par l'utilisation des icônes, l'utilisateur peut choisir d'afficher les icônes des modules qu'il utilise le plus souvent.
>
Par la navigation contextuelle pour appeler les informations liées à l'enregistrement courant.
>
Par l'affichage graphique d’arborescences.
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Gestion de pages d’accueil
Paramétrage de pages d’accueil (multi‐secteurs). Les secteurs peuvent contenir des Diagrammes (navigation graphique sur la base de photos, plans, accès à des sites web…), des indicateurs (avec possibilité d’accéder aux données), des boutons d’accès aux modules (raccourcis), des raccourcis vers les rapports et tableaux de bord.
Les indicateurs sont paramétrables (requêtes SQL) et disponibles selon les profils utilisateur.
Possibilité de définir plusieurs pages d’accueil par profil utilisateur (avec gestion de l’ordre d’affichage)
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Affichage des pages d’accueil disponibles via un Carrousel sur l’écran principal
Ouverture de site web (Ex : supervision, google maps,..) depuis les pages d’accueil.
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Liens documentaire externes
Permet d’associer et de visualiser des documents stockés sur un serveur web (WebDAV) ou dans la base de données.
La fonction Liens documentaires est disponible dans tous les modules disposant d’une zone « Remarques » : Equipements, Intervention, DI, OT, Article, DA, DP, Commande, Facture…
Impression des documents liés depuis Coswin 8i
Affichage automatique de la fenêtre si présence de Fichiers liés
Les sélecteurs (listes de choix)
Pour chaque champ connecté à une table de valeurs, Coswin 8i propose l'ouverture d'un sélecteur via un bouton "sélecteur"
Le contenu des données affichées dans les sélecteurs (colonnes) est paramétrable et ceci par profil utilisateur.
Le sélecteur peut être affiché en plein écran ou sous forme simplifiée (type combo‐box) directement dans l’écran. Ce type d’affichage est paramétrable selon le profil de l’utilisateur.
Fonction de Saisie, Modification, Effacement en ligne (directement dans la liste sans faire appel à une fenêtre de détails)
Fonction « Détails en Ligne » : Permet de définir des champs supplémentaires à afficher dans le détail de la ligne.
Traitement facilité des modifications « multiples » (type Tableur).
Possibilité de Figer / Cacher / Redimensionner / Déplacer les colonnes.
Export direct vers Excel depuis tous les sélecteurs.
Fonctions statistiques (Somme, Moyenne..) sur les colonnes numériques.
Comptage du nombre d’enregistrement.
En tapant les premiers caractères du code recherché, le curseur se positionne automatiquement.
Tous les sélecteurs et toutes les listes peuvent être filtrés et triée.
Les filtres et tris peuvent être sauvés et rappelés suivant les besoins.
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Tri 1 décroissant
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Filtre
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Personnalisation d’indicateurs graphiques
Vous pouvez définir des couleurs et les icônes, afin de différencier visuellement les informations des listes. Exemples : sur l’écran ci‐dessus, l’utilisateur visualise immédiatement le type et l’urgence des O.T. qu’il doit traiter. Une icône pour les types O.T. et une couleur de ligne pour l’état d’avancement. >
Toutes les colonnes peuvent servir de critères,
>
Ces fonctions sont disponibles pour toutes les listes.
La saisie répétitive La "Saisie répétitive" est un mode de saisie qui permet de conserver à l’écran toutes les informations de l'enregistrement affiché. De ce fait, il est plus rapide de saisir plusieurs enregistrements à la suite ayant des informations identiques. Si un enregistrement est proche d'un nouveau que l'on veut saisir, il suffit de l'afficher préalablement.
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Circuit de validation des transactions
Alerte indiquant des transactions à valider lors de la connexion.
Paramétrage de circuits de validation pour les différentes transactions (DI, OT, Permis de Travail, Demandes de stock, Transfert de stock, Demande d’Achats, Commandes, Factures).
Vous pouvez suivre l’état d’avancement des étapes de circuit, repérer les blocages éventuels et avertir les utilisateurs des transactions à valider.
Notification des signataires par email
Notification au demandeur de l’approbation ou du refus de sa transaction par email
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Gestion multi multi‐‐sites et multi multi‐‐organisations
Séparer les données par entités (multi‐sociétés).
Approprier les équipements, les magasins, le personnel, les transactions à des entités de l’entreprise (internes ou externes).
Définir des circuits de validation par entité.
Gestion multilingues aussi bien au niveau des écrans que des données (ex : pour une référence article proposer la description dans la langue de l’utilisateur connecté).
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GESTION TECHNIQUE DES ÉQUIPEMENTS La navigation au sein d’une structure d’équipement peut s’effectuer vers le haut ou vers le bas. Des icônes appropriées renseignent sur les notions géographique / technique et « alimente » / « est alimenté par ». L’arborescence graphique développée apporte l’information détaillée que recherche l’utilisateur. Les connexions sont connues à la suite d’un simple clic de la souris. La structure devient un sélecteur dès que le champ équipement est présent sur une fenêtre. Les OT sont complétés instantanément pour que l’utilisateur obtienne la bonne information. La gestion technique des équipements de Coswin 8i intègre une gestion complète des réparables qui permet de suivre facilement et exhaustivement les mouvements des équipements réparables d’une localisation.
Identification des équipements
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Coûts Coûts
Coûts
Centre de Charge
Fonction Zone
Famille
Coûts
Equipement
Spécifications techniques
Manuels et dessins
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Calendrier
Nomenclature des Pièces
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Structure d’équipements
La construction de l'arborescence se fait dans le module « Structure ». Quelle est l'unité de base de la maintenance ? Une machine, un composant, un équipement ? Que se passe‐t‐il si, au départ, vous définissez une unité trop grande ou trop petite et que vous désirez la modifier ? Coswin 8i a des réponses originales à tous ces problèmes et vous libère entièrement des contraintes habituelles. En fait, nous vous garantissons que vous "ne ferez jamais d'erreur" dans la définition de vos équipements, car si vous changez d'idée, vous pourrez effectuer des modifications très facilement. Le module « Topographie » vous permet de définir l'équipement et ses sous‐ensembles. Grâce au module « Structure », cet équipement est organisé en autant de niveaux que nécessaire. Chaque équipement « parent » de la structure peut avoir autant d’équipements « fils » que désiré. La souplesse de Coswin 8i est totale :
La construction de la structure est très facile vous n'avez qu'à rapprocher avec la souris l'équipement à connecter pour le rajouter dans la structure.
Coswin 8i numérote automatiquement les niveaux et fait le décompte des composants à chaque niveau.
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La fonction "Mouvements" permet de connecter/déconnecter un équipement ou de le déplacer (Coswin 8i conserve l'historique des mouvements)
La fonction "Changer code" permet de modifier le code d'un équipement, sans perdre les informations historiques, financières ou autres qui y sont rattachées.
Affichage graphique de la structure, avec possibilité de balayage.
Liens de dépendance entre équipements de type « Alimente » et « Est alimenté par » permettant de disposer des informations nécessaires pour la gestion des consignations.
Coût cumulé de la maintenance, à tous les niveaux de la structure. Les coûts sont cumulés à chaque niveau, et il est très facile d'identifier les sous‐équipements les plus coûteux pour établir un diagnostic.
Chaque équipement dispose de la même puissance de traitement quelque soit son niveau (centre de charges, budget, interventions, ordre de Travail, planification, historique...).
Gestion de modèles d’équipement permettant de générer des équipements par duplication et de gérer leurs mises à jour.
Groupes d’équipements Ce module permet de regrouper des équipements en une seule unité pour simplifier des procédures de maintenance ou rationaliser des interventions qui ont lieu sur divers équipements semblables. Un groupe dispose des mêmes facilités de traitement qu'un équipement: Fonction, famille ou centre de charge.
Un groupe peut par exemple représenter un ensemble d'équipement de même nature ou de nature différente en vue d'un travail de ronde ou de suivi d'un lot d'équipement.
Le coût d’une intervention peut être imputé sur le groupe ou bien sur les composants du groupe selon une clé de répartition.
Les ordres de travail, la planification et l'historique peuvent se faire au niveau du groupe.
La création d’un groupe est très facile: une liste de choix affiche les équipements, et il suffit de sélectionner ceux qui font partie du groupe. La liste de choix peut être triée par zone, fonction, famille ou centre de charge...
Le groupe est évolutif, il est possible d’ajouter ou de supprimer des équipements.
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Spécifications techniques
Les spécifications techniques de Coswin 8i permettent de gérer les données techniques appropriées à chaque famille d’équipement. Les critères techniques peuvent être entièrement paramétrés par l’utilisateur qui peut disposer d’autant de fiches de spécifications que nécessaire.
Un équipement peut être connecté à une ou plusieurs familles de spécifications.
Pour chaque description, les attributs sont définis par l'utilisateur.
Vous pouvez attribuer n'importe quel nombre de spécifications techniques à chaque équipement, quel que soit son niveau.
La définition des attributs est facilitée par une liste de choix comprenant les références des spécifications.
Un écran d'interrogation multicritères est disponible pour permettre de rechercher un ou plusieurs équipements dans la base de données en fonction de leurs spécifications techniques (dimension, puissance, pression...).
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Liste des pièces de rechange
Ce module permet de lister les pièces de rechange stockées ou non pour chaque équipement ou sous‐ ensemble.
La liste des pièces par équipement est illimitée.
Les pièces peuvent être des articles du stock, hors stock ou achetés au coup par coup.
Fonction de recopie complète ou partielle d’une liste de pièces vers un autre équipement.
La liste des pièces peut être mise à jour automatiquement à partir des sorties de magasin imputées sur Ordre de Travail, ce qui permet de connaître la consommation de pièces par équipement.
La liste des pièces de rechange ne requiert pas nécessairement l'utilisation du module stock.
La liste des pièces de rechange peut être imprimée sur l'Ordre de Travail, elle peut aussi être consultée lors de la préparation des travaux.
Dessins et manuels Où se trouvent les schémas et les manuels de cette machine ? Dans quelle armoire ont été rangés les plans de cet équipement ? Ce module est très utile, car il centralise dans une bibliothèque l'emplacement de toutes les documentations, pour tous les équipements. Il comprend les informations suivantes :
Renseignements sur les composants, plans de montage, manuels techniques.
Version, emplacement des dessins, brève description.
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Consignes de sécurité Ce module permet de définir les mesures de sécurité à respecter (consignes) pour un équipement donné.
Nombre illimité de consignes dans la bibliothèque.
Impression des consignes sur l'ordre de travail.
Gestion des moyens
Le service maintenance a besoin de moyens qui sont eux‐mêmes des équipements (ex : voie de garage, pont roulant, chariot élévateur…) pour certains travaux.
Ces moyens sont ainsi réservés pour une plage horaire donnée, avec un taux horaire.
Vous pouvez gérer l’attribution des moyens disponibles sur les O.T.
Les O.T. sont valorisés avec un coût automatique lié aux moyens utilisés.
Métrologie
Paramétrage de fiches de mesures (attributs de mesure, format des données).
Connaissance des points de mesures par équipement et des valeurs attendues (valeur étalon, écart autorisé).
Connaissance des valeurs mesurées lors des contrôles (déviation calculée, état de conformité).
Gestion de l’état de conformité et de la date de fin de validité des équipements.
Planification des contrôles.
Saisie des relevés de mesures depuis les Ordres de travail.
Historique des fiches de mesures et versionning.
Historique des changements d’état de conformité.
Indicateurs paramétrables.
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GESTION FINANCIERE DES EQUIPEMENTS Commandes Equipement
Ce module fournit des renseignements sur la commande et la livraison d'un équipement
Identification de la période de garantie. Une alerte est affichée lorsqu’une intervention à lieu sur un équipement sous garantie.
Chaque sous‐ensemble peut avoir sa propre période de garantie.
Amortissements
Taux d'amortissement linéaire, dégressif ou défini par l'utilisateur.
Le calcul de l'amortissement tient compte des améliorations apportées à l'équipement et d'un éventuel prolongement de sa durée de vie.
Budgets ‐ Contrôle des coûts Le contrôle des coûts est vital, vu la concurrence. Tout doit être rentable, y compris les équipements. Coswin 8i, grâce à ses budgets en matrice, assure un contrôle financier des plus stricts.
Centre de charge par équipement (à tous les niveaux), et gestion des coûts en temps réel.
Possibilité d'avoir plusieurs centres de charge pour un équipement en fonction des interventions effectuées.
Les coûts sont calculés en temps réel, dans une matrice 4 x 3 : maintenance planifiée, non planifiée et autres (projets et contrats) par ressource, matériel et divers.
De nombreux graphiques et rapports permettent d'analyser les performances.
Les coûts, en matrice 4 x 3, sont cumulés à tous les niveaux, de l'équipement le plus bas de la structure jusqu'à l'équipement principal, par fonction et par zone. Ainsi, le détail des coûts cumulés peut être consulté à tous les niveaux, pour n'importe quelle période, à l'aide de quelques touches.
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Sous‐traitants et Contrats
Coswin 8i permet de réaliser un suivi complet des activités sous‐traitées :
Définition des sous‐traitants,
Définition des contrats (commandes ouvertes, contrats annuels, contrats client),
Suivi des renouvellements de contrats et des avenants,
Suivi de la réactivité des sous‐traitants (tenant compte du calendrier d’ouverture des sites),
Séparation des coûts internes et externes (sous‐traitance), dans les suivis financiers (Zone, Fonction, Equipement et centre de charges),
Analyses disponibles pour qualifier les prestations sous‐traitées,
Gestion sécurisée des accès des sous‐traitants à l’application Coswin 8i.
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DIAGNOSTICS Symptômes ‐ Défauts ‐ Causes et Remèdes
Coswin 8i permet de collecter puis d'analyser les informations relatives aux incidents et pannes qui perturbent votre production et désorganisent souvent votre maintenance. La fiabilisation du parc machine peut être réalisée simplement en enregistrant les événements au clavier de votre ordinateur de poche ou de votre station de travail Coswin 8i. Un incident ou un défaut peut être défini à n'importe quel niveau d'équipement. Coswin 8i vous propose l’arborescence graphique des Symptômes, Défauts, Cause Remède.
Les incidents et défauts peuvent être définis dans une structure facultative symptôme – défaut – cause ‐ remède. Les données sont fournis dans le module de base et, grâce à ce module, vous pouvez assigner incidents et défauts à n'importe quel composant de l'équipement.
Le compte rendu des incidents / défauts n'implique pas la création d'un ordre de travail. Toutefois, si un ordre de travail a été établi, vous pouvez naturellement l'utiliser pour le compte rendu de tous les incidents rencontrés.
Le contrôle et l'observation d'incidents / défauts peuvent se faire sur un ordinateur de poche. Ensuite, les informations sont transférées dans Coswin 8i pour traitement et analyse. Cette méthode est très utile pour une maintenance de type TPM (Total Productive Maintenance).
La procédure décrite ci‐dessus est simplifiée par l'utilisation de codes à barres. Après la création d'un diagramme ou d'un carnet des incidents et défauts rencontrés, ces derniers peuvent être transférés sur un ordinateur de poche simplement au moyen du lecteur optique.
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Affichage et Interrogation Généralement, lorsque vous avez besoin d'informations pour établir un diagnostic, vous êtes très pressé, et c'est là que Coswin 8i est indispensable. Ce module vous fournit rapidement les informations nécessaires, dans le format que vous désirez. Sans parler des aides au diagnostic, Coswin 8i vous propose divers rapports et affichages à l'écran qui vous aident à consulter les renseignements contenus dans le module.
Liste des équipements par famille.
Analyse des défauts /incidents par famille.
Liste des défauts /incidents par équipement.
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FONCTIONNEMENT DES EQUIPEMENTS Calendriers, Equipements / Groupes
Coswin 8i répond de manière dynamique à tous les événements. Les calendriers sont une interface d'utilisation simple, destinés à la production, donnant des renseignements sur les interventions prévues pour chaque équipement ou groupe.
Calendrier individuel pour chaque équipement /sous‐équipement, à tous les niveaux. L'état du calendrier est pris en compte dans le plan de maintenance.
Le calendrier indique la production normale, de pointe, les arrêts …
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Compteurs – Relevés
La maintenance se base en grande partie sur le temps de fonctionnement, le nombre d’unités produites, le nombre de kilomètres parcourus… Coswin 8i fournit de nombreuses autres possibilités de travailler avec des compteurs :
Un nombre illimité de compteurs peut être défini pour un nombre illimité d'interventions à effectuer. Possibilité de réinitialiser un compteur à n'importe quelle valeur (cas du remplacement d’un compteur).
Les interventions de relevé des compteurs peuvent être transférées depuis un ordinateur de poche pour les sites décentralisés.
Coswin 8i réagit de manière "intelligente" aux différents relevés de compteurs et prévoit, sur cette base, à quelle date une intervention devra être effectuée. L'utilisateur peut contrôler l'algorithme de prévision en donnant un coefficient de lissage.
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L'historique des relevés peut être effacé et mis à jour.
Coswin 8i fournit des rapports sur les relevés de compteurs et prévoit les taux de fonctionnement, ainsi que la date du prochain relevé.
Il est possible de donner des dates minimum et maximum (jours et semaines) à une intervention. Ces valeurs seront prises en compte avec les relevés de compteurs.
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RESSOURCES Ressources ‐ Employés ‐ Superviseurs ‐ Equipes et Calendriers
Les ressources peuvent être réparties et attribuées à un superviseur.
Le nombre de ressources est illimité, et pour chaque ressource le nombre d’employés est libre.
L’organisation du travail se fait par les superviseurs (chefs d’équipes) qui travaillent avec un nombre illimité d’employés. Affichage rapide des employés par superviseur.
Un calendrier indique, pour chaque employé, les heures de présence ou d’absence, les vacances … Cette information est prise en compte par le module planning. Il est possible de réserver un certain pourcentage des heures de travail à des interventions correctives ou non planifiées.
Les coûts peuvent être calculés selon 9 taux différents et librement paramétrables.
La définition des "heures effectives" (jour de travail / heures d’absence, congés …) permet un planning précis.
Il est possible d’imprimer les heures disponibles par jour et par employé.
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Gestion des équipes et des qualifications
La gestion des équipes permet d’allouer un employé particulier lors de la planification du travail. Pour un travail on peut définir le type d’équipe nécessaire (ex : journée, nuit …), sa composition (électriciens, mécaniciens …) et le nombre de personnes requises.
Utile lors de la création des équipes de maintenance, la gestion des compétences permet de recenser les aptitudes et qualifications des employés. Vous pouvez ainsi optimiser vos choix d’affectations et accroître au final la disponibilité des ressources.
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Plan de charge
Permet de connaître la disponibilité des intervenants.
Optimiser l’attribution des travaux aux intervenants.
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PLANNING ET ORDONNANCEMENT Les fonctions de gestion de planification de Coswin 8i sont utilisées chaque jour par des milliers d'utilisateurs. Coswin 8i dispose de toutes les facilités permettant de créer et mettre à jour les gammes d'interventions les plus pertinentes pour le matériel à maintenir. Coswin 8i permet aussi de préparer automatiquement les plannings d'interventions, ainsi que de gérer les contraintes “au jour le jour”.
Interventions
Quelles que soient les informations désirées, c'est ce module qui permet de définir les interventions, répétitives ou uniques.
Le nombre d'interventions par équipement (sous‐équipement) est illimité. Une même intervention peut être affectée à plusieurs équipements. Lors de la création d'une intervention, il est possible de consulter et de sélectionner les interventions définies pour cette famille d'équipement.
Les interventions peuvent être attribuées à un superviseur et à une équipe pour une date donnée.
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Les interventions répétitives peuvent être hebdomadaires, mensuelles, annuelles, à dates fixes (périodicité fixée librement en jours ou en semaines) ou selon des dates prédéfinies par l’utilisateur.
Les interventions peuvent être planifiées sur la base des relevés d'un compteur, sur une base périodique ou selon les deux méthodes, avec des valeurs maximales et minimales. Les périodes saisonnières peuvent également être prises en compte.
La description de l'intervention peut être une simple ligne, une description complète des travaux à effectuer, et comporter tous schémas, plans, documents, annexes. Les paramètres vous permettent de choisir, d'imprimer d'autres informations avec l'OT comme les pièces de rechange, les consignes de sécurité, des remarques sur l'équipement.
Il est possible de définir un enchaînement de tâches pour réaliser des interventions séquencées. Il est également possible de structurer les interventions par une architecture Système/Père/Fils.
Vous pouvez attribuer les ressources nécessaires à une intervention. Le nombre d'employés par ressource est illimité. Vous pouvez également indiquer la date de début d'utilisation de chaque ressource.
Décomposition possible d’une intervention en actions élémentaires (check‐list). Les actions peuvent être ordonnées, et se voir affecter des ressources et des pièces.
La gestion des pièces de rechange nécessaires est facilitée par les kits et par la possibilité de consulter les listes de pièces de chaque équipement. Possibilité également de définir la durée prévue et les outils à utiliser.
Par défaut, les coûts de l'intervention sont imputés au centre de charge de l'équipement, mais bien entendu n'importe quel autre centre de charge peut être défini.
Gestion des versions d’intervention et de leur approbation.
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Planification et Lancement
Coswin 8i permet la création de plans multiples à partir d'un numéro de plan et du code du planificateur. Coswin 8i gère l'intersection des plans et n'oublie pas les interventions qui ont été repoussées.
Possibilité d'avoir plusieurs planificateurs qui peuvent chacun créé autant de plans qu'ils le désirent.
Des fonctions spéciales gèrent les éventuelles "collisions" et doublons des différents plans.
Les plans d’interventions peuvent être simulées à court ou à long terme ‐ les simulations, à des fins financières, budgétaires ou logistiques, ont lieu pour n'importe quelle période et n'influencent pas les plans en cours.
Un plan est constitué à partir d'une sélection multicritères permettant de rechercher les interventions satisfaisants aux conditions définies.
Les interventions dues sont transférées dans les travaux en cours où il est possible d'imprimer un Ordre de Travail. Coswin 8i signale les interventions qui doublent celles déjà en cours.
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Possibilité d’allouer automatiquement ou manuellement les intervenants aux OT en fonction des ressources et qualifications nécessaires et de la charge de travail des intervenants.
Possibilité de générer automatiquement les demandes de réservations pièces au niveau des magasins.
Possibilité de générer automatiquement des demandes de permis de travail.
Le plan synoptique affiche tous les plans par planificateur et indique les interventions planifiées et celles transférées dans les travaux en cours.
Automatisation des traitements de planification et lancement (Module « Tâches automatisées »).
Echéancier des interventions
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L'échéancier de Coswin 8i ressemble probablement beaucoup à celui que vous utilisez actuellement : il est très convivial et riche en possibilités. C'est un outil dynamique et interactif d'aide à la décision qui simplifie grandement votre travail :
Affichage de la liste des interventions aussi bien préventives que correctives (filtre multicritères disponible)
Les interventions sont identifiées par des symboles de couleurs différentes qui permettent d'identifier immédiatement les interventions planifiées, en cours ou terminées. L'affichage comprend également les interventions non planifiées, c'est‐à‐dire les interventions correctives pour lesquelles un ordre de travail a été créé.
Il est possible de consulter les interventions passées et futures, pour n'importe quelle période du plan, et les interventions des structures entières.
Des fenêtres permettent d'obtenir des informations sur les contrats, heures planifiées, arrêts ainsi que les détails de l'intervention.
Il est également facile de rationaliser et décaler des interventions suite à des changements de plan de production par exemple (fonction de déplacement graphique par glisser/déplacer).
Les interventions peuvent donc être avancées ou reportées. Coswin 8i effacera alors automatiquement une intervention dépassée.
Affectation des intervenants aux travaux par Glisser/Déplacer
Le planning peut être exporté vers un fichier xml compatible avec MS Project, et être réimporté après traitement.
Disponibilités des pièces de rechange Ce module fonctionne avec la gestion des stocks de Coswin 8i : c'est un outil puissant pour vérifier que les pièces nécessaires à une intervention sont effectivement disponibles.
La disponibilité du stock peut être limitée à des articles critiques en définissant des limites inférieures/supérieures pour le groupe, la famille et la classe ABC.
Les commandes et livraisons en cours peuvent éventuellement être prises en compte pour le calcul de la quantité disponible.
Les interventions planifiées sont traitées en fonction de la date prévue et de leur priorité.
En cas de plans multiples, les interventions planifiées pour une période donnée sont traitées ensemble.
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La disponibilité du stock peut prendre en compte la disponibilité des ressources. Ainsi, les interventions planifiées qui ne peuvent avoir lieu, faute de ressources, ne bloquent pas inutilement des pièces.
Possibilité de générer des DA pour les manquants à partir du module « Disponibilité des pièces ».
Ordonnancement des travaux Chaque jour il faut être capable de distribuer les Ordres de Travaux afin de maîtriser la charge de travail. Pour assister ce travail Coswin 8i propose soit d'allouer les travaux aux intervenants disponibles soit d'allouer des intervenants sur les travaux non traités du jour.
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Projets
Le module projet propose de préparer, planifier et suivre la réalisation de projets de maintenance (travaux neufs, arrêts annuels etc.).
Un projet est constitué de tâches qui peuvent être liées. Ces tâches donneront lieu ou non à des Ordre de Travaux.
Lors de la préparation sont défini dans le projet les équipements, les ressources humaines et les interventions impliqués. Les tâches indiquent ensuite la succession logique des OT à générer ainsi que leurs interdépendances (tâches précédentes).
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TRAVAUX EN COURS Demandes d'intervention
Gérer et répondre à des demandes d'intervention est, pour le département de maintenance, un problème considérable. Ce module permet à tout utilisateur de saisir une demande d'intervention.
Gestion de profil « Demandeurs » : > Accès en création/modification aux modules Demandes d’intervention, Rapports d’incident et Demandes d’achat, > Accès en consultation uniquement pour tous les autres modules (droits d’accès paramétrables).
Paramétrage d’accès à des types de DI différents depuis le portail d’accueil (ex : DI pour le service technique, DI pour la téléphonie, pour des réclamations ménage, …).
La seule donnée obligatoire est le demandeur. Le numéro de demande est généré automatiquement.
Traitement de texte, listes, fenêtres... toute la convivialité de Coswin 8i est disponible dans ce module.
Retour d’informations vers le demandeur directement dans Coswin 8i ou par email(s) généré(s) automatiquement en fonction des étapes d’avancement de la demande (prise en compte, en cours, clôture…).
Plusieurs demandes peuvent être regroupées en une intervention (fonction « Combiner »). Les demandes peuvent être aussi transférées, planifiées ou transformées en une intervention urgente.
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Les fonctions disponibles dans la préparation d’une intervention permettent d'assigner à une demande un superviseur, un mode opératoire, des ressources, des pièces, des consignes, une check‐list d’actions...
De nombreuses autres fonctions ont été créées et permettent d'éliminer toute confusion. Le planificateur peut, par exemple, consulter tous les ordres de travail et toutes les interventions existantes pour un équipement donné avant de créer une intervention. Les demandes d'intervention peuvent également être consultées à tout moment.
Demande d’Intervention
Rejet et archivage
Prise en compte
Planning pour réalisation ultérieure
Ordre de Travail
Suivi et Comptes rendus des travaux
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OT: Création – Impression – Compte‐rendu
Ce module permet de créer et d'imprimer rapidement des ordres de travail selon divers critères. Coswin 8i rend cette tâche facile grâce aux listes de choix et fenêtres permettant de sélectionner ou d'afficher toutes les informations utiles :
La création d'Ordres de Travail est facilitée par les fenêtres et listes de choix qui permettent de consulter et de choisir les informations comprises dans d'autres modules, comme la liste des équipements, les interventions déjà définies, les centres de charge...
Un compte rendu (feedback) complet ou partiel peut être réalisé (en fonction de la configuration choisie): heures effectives, pièces et matériel / outils utilisés, achats directs, articles du stock, incidents et défauts constatés, commentaire.
Coswin 8i vous propose l’arborescence graphique Symptôme, Cause, Défaut et Remède.
Recherche exhaustive par filtres, par exemple, sur la zone, le centre de charge, l'équipement... Toutes les informations contenues sur l'ordre de travail peuvent être consultées.
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Calcul automatique des coûts : main d’œuvre interne, main d’œuvre externe, pièces consommées, sous‐traitance, location de moyens, frais divers.
L'impression sur papier vierge ou pré imprimé se fait grâce au générateur de rapport.
Le choix des Ordres de Travail se fait au moyen de listes de choix et fenêtres selon divers critères, par exemple par zone, superviseur, centre de charge... Il est possible de trier les interventions à l'écran selon divers champs, en ordre ascendant ou descendant.
Impression groupée (selon divers critères) ou individuelle.
Possibilité d'imprimer les activités de l'intervention, les commentaires sur l'équipement, les consignes/mesures de sécurité, les besoins en ressources et pièces de rechange.
L'impression d'un code à barres permet un compte rendu rapide.
Création possible d’OT "Fils" et de Demande(s) d'intervention "fille" à partir d’un OT "Père".
Génération de demande de permis de travail.
Fonction complète de gestion des "réparables" (gestion des déposes/poses et des remises en état).
Possibilité de gérer directement les sorties de pièces depuis l’Ordre de Travail (paramétrable).
Accès aux transactions Stock et Achat depuis l’ordre de travail.
Ordonnanceur des actions.
OT : Archivage
Ce module transfère à l'historique les données des Ordres de Travail terminés du module « Travaux en cours ». De plus, les centres de charge et budgets sont mis à jour en tenant compte du coût des heures effectives, pièces de rechange, contrats...
L'archivage et l'imputation des coûts peuvent être effectués de manière sélective pour certains ordres de travail, à partir de divers critères.
Les coûts de l'Ordre de Travail et d'autres informations sont transférés aux fiches d'analyse, ce qui permet d'obtenir des informations annuelles ou au jour le jour. Les coûts sont répartis par type de maintenance planifiée, non planifiée ou autre (projets, contrats), et par zone, fonction, centre de charge, budget...
Mise à jour facultative de la main ‐d’œuvre et des pièces de rechange de l'intervention. Les ressources et pièces prévues sont alors remplacées par celles effectivement utilisées.
Mise à jour facultative de la liste des pièces d'un équipement.
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Compte‐rendu des employés Ce module permet la saisie rapide des temps passés par chaque employé (pointages) et de mettre à jour l’état d’avancement des Ordres de travail.
Possibilité de saisir, pour chaque employé, les heures effectuées pour un Ordre de Travail, les heures de début et fin...
Cumul du temps de travail par Ordre de Travail, par employé et par jour.
Compte‐rendu rapide Les comptes rendus suivent la règle des 80‐20, 80% des ordres de travail n'ont pas besoin d'un commentaire, ni des heures de début et de fin, ni d'un rapport sur les défauts. Ce module vous permet de fixer, par des critères qui peuvent être modifiés par la suite, les informations à transférer pour un groupe d'Ordres de Travail semblables. Les champs suivants peuvent être sélectionnés :
Etat de l'Ordre de Travail, classe de l'intervention, heure de début et de fin, heures effectives, indicateur de l'historique.
Si vous désirez mettre à jour les heures actuelles, le temps d'arrêt, la perte de production, le coût de l'intervention, le coût en matériel et/ou pièces de rechange et les ressources utilisées, répondez oui à la question "Voulez‐vous mettre à jour les valeurs standard" ?
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HISTORIQUE ET ANALYSES Historique
Quelle panne y a‐t‐il déjà eu sur cet équipement ? Comment avions ‐nous résolu ce problème ? Qui s'est chargé de la réparation ? Avec quel outillage ? Questions fréquentes qui doivent recevoir une réponse rapide. Avec l'historique, Coswin 8i vous fournit une bonne méthode pour traiter ces situations. Donnez à Coswin 8i quelques précisions sur ce que vous recherchez, et un résumé de tous les Ordres de Travail apparaît. Il suffit alors d'en appeler un pour pouvoir consulter toutes les informations désirées (commentaires, pièces utilisées, employés, incidents...). Ainsi, en pressant quelques touches, vous obtenez tous les renseignements dont vous avez besoin.
Définissez les critères de recherche, comme par exemple la période, la zone, la fonction, le centre de charge. Des listes de choix sont disponibles sur les zones, équipements, ressources...
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Tous les Ordres de Travail répondant aux critères donnés sont affichés et triés par date Coswin 8i signale quelles informations sont disponibles.
Vous pouvez vous déplacer librement dans cette liste et il suffit d'un clic de souris pour pouvoir consulter les détails d'un Ordre de Travail. Il est bien sûr possible d'imprimer l'Ordre de Travail archivé pour consultation sur papier avec tous les éléments utiles (ressources utilisées, commentaires, défauts...).
Il est possible d'ajouter des Ordres de Travail directement dans l'historique, mais sans imputation des coûts (par exemple pour reprendre l’historique des équipements avant la mise en place de la GMAO).
Pour respecter les contraintes qualité concernant la traçabilité, la modification de l’historique n’est pas autorisée.
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MAINTENANCE CONDITIONNELLE La maintenance conditionnelle, c'est le rêve de tout département de maintenance : effectuer les interventions nécessaires en fonction de l'état de la machine. Comme les compteurs, micro capteurs et autres moyens de mesure sont de plus en plus courants, la maintenance conditionnelle est de plus en plus une réalité. Les machines deviennent très sophistiquées et la productivité doit toujours augmenter, aussi devient‐il indispensable de disposer de méthodes modernes d'acquisition des données permettant de n'effectuer que la maintenance indispensable. Coswin 8i sur la base des données enregistrées, peut stocker, puis suivre les températures, vibrations, pressions... de vos équipements.
Définition des mesures (température, vibration...) et points de mesure de chaque équipement. Le nombre de points de mesure est illimité.
Diverses fonctions permettent de paramétrer le déclenchement des alarmes (mini/maxi, déviation maximale, intervention à déclencher…).
Génération automatique ou semi‐automatique d’Ordres de Travail dès l’apparition d’une alarme.
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LE CIRCUIT STOCKS ‐ ACHATS Module Stock
Module Achat
Référentiel ARTICLE
Référentiel FOURNISSEUR Référentiel NON‐STOCK
Réservations
Demandes d’Achat
Signatures et Validation Génération automatique
OT C.Charge
Sorties
Signatures et Validation
Demandes de Prix Comparatifs
Retours
Arrivages
Commandes Signatures et Validation Transitaires et Colis
Retours
Inspection
Transferts Signatures et Validation
Inventaires / Ajustements Réapprovisionnement stock
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Contrôles Factures Informations liées Réaction possible Enchaînement Saisie directe possible
Signatures et Validation Avoirs Réconciliation
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STOCKS Le module Stocks de Coswin 8i est polyvalent et sa souplesse est extrême. Il peut être utilisé avec ou sans le module Achats, indépendamment (un ou plusieurs utilisateurs) ou en liaison avec pratiquement tous les modules de Coswin 8i Maintenance. De plus, il permet toutes les méthodes de gestion de stocks (PMP‐LIFO‐FIFO…) et est multi‐magasins.
Fiche article
Ce module est très apprécié lors de la saisie des données, car l'accès aux champs et écrans importants est instantané.
Possibilité de créer, modifier, effacer des articles stockés, de changer le code d'un article existant. L'article peut être stocké dans un nombre illimité de gisements (formés d'un magasin, d'un bac et d'un lot). Vous pouvez définir des articles équivalents.
Gestion de Non‐stock : De la même manière que sont créés les articles gérés en stock, Coswin 8i permet de mémoriser des articles non stock qui peuvent être des achats directs ou des prestations.
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Chaque "non stock" a une description longue et l'historique des transactions est conservé (demandes de prix, commandes, arrivages...). Les transactions (DA, DP, commande…) peuvent comprendre aussi bien des articles stockés que des articles « non stock ». L'arrivage d'un non stock peut s'imputer directement sur un Ordre de Travail.
Les informations financières sont disponibles en temps réelles. Ces informations sont très détaillées et comprennent, par exemple, les montants des consommations par mois, les valeurs par périodes...
Vous pouvez afficher la liste des fournisseurs potentiels pour un article donné, avec les prix unitaires, les délais de livraison, la date de dernière commande...
Des fenêtres donnent des informations sur l’historique des transactions : les demandes d'achat, arrivages, réservations, sorties et commandes, ainsi qu'un résumé des dernières transactions.
Tout comme pour les équipements, l'article peut également être lié à des spécifications techniques paramétrables par l'utilisateur. Des familles d'attributs paramétrables sont à la disposition de l'utilisateur pour stocker les données techniques de ses articles. Les articles peuvent être recherchés par les attributs.
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Arrivages
C'est là que sont saisis les articles livrés, qu'ils aient été commandés avec le module Achats ou un autre système. Vous pouvez même donner des articles livrés pour lesquels il n'y a pas de commande. Si le module Achats est renseigné, Coswin 8i effectue des vérifications et affiche les informations se rapportant à la commande.
Si vous avez le module Achats et que vous donnez la référence de la commande, Coswin 8i affiche tous les articles commandés, avec les quantités restantes en commande. Vous n'avez plus qu'à valider ou corriger. Les articles hors stocks peuvent également être réceptionnés.
Les articles peuvent être assignés à un ou plusieurs gisements. Un écran secondaire indique les gisements qui contiennent déjà cet article, et de nouveaux gisements peuvent être créés.
Enregistrement d’arrivages partiels et d’arrivages multi‐commandes.
Les articles qui doivent subir une inspection ou un contrôle de qualité sont mis en attente durant cette phase.
Les retours au fournisseur peuvent être globaux ou partiels.
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Divers rapports sur les arrivages (à une date donnée, par type, articles en attente de livraison) peuvent être imprimés.
Enregistrement de fiches de suivi de la qualité des réceptions permettant un meilleur suivi de la performance fournisseur.
Sorties
Les sorties du stock occasionnent souvent des bouchons, même avec le plus efficace des magasiniers. L'attente se prolonge à l'extérieur du magasin, et il faut répondre à des questions comme : Quel était le numéro de réservation ? Où se trouvent les articles demandés (gisement, lot...) ? Ces problèmes se posent chaque jour. Avec Coswin 8i, l'accès à toutes les informations est garanti, grâce aux fenêtres et écrans secondaires.
Les articles peuvent être sortis directement, tout comme les articles réservés. Accès aux divers gisements.
Les articles peuvent être sortis pour être imputés sur un OT, pour une réparation, fabrication ou une utilisation temporaire (les outils, par exemple). Pour cette dernière catégorie, la date prévue de retour en stock peut être donnée.
Coswin 8i calcule la valeur de la sortie et l'attribue à un centre de charge/budget.
Les réintégrations en stock (retours) sont également gérées.
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Une interface avec un ordinateur de poche permet les sorties et l'identification des articles du stock. (Dans ce cas les codes barres seront très appréciés)
La saisie directe d'une demande d'achat est proposée si la quantité en stock est insuffisante.
Ajustements Toute modification du stock en quantité et/ou en valeur est un ajustement.
Ajustement de la quantité en stock et/ou de la valeur.
Ajustements négatifs ou positifs.
Les écarts d’inventaire génèrent automatiquement des ajustements.
Etablissement d'un rapport des ajustements sur une période donnée.
Réservations Ce module permet de réserver certains articles, individuellement, pour des Ordres de Travail ou sur la base de kits. Cette procédure peut être effectuée pour n'importe quelle période future.
Réservation d'articles particuliers, d'articles nécessaires pour effectuer un Ordre de Travail ou d'un ou plusieurs kits. La réservation d'articles pour les Ordres de Travail peut se faire manuellement, semi‐automatiquement ou automatiquement.
Les réservations sont facilitées par les écrans secondaires qui indiquent les gisements des divers articles. Il est très facile de consulter les réservations existantes, par référence, date, centre de charge ou Ordre de Travail. Coswin 8i accepte de modifier les réservations et d'annuler la réservation d'un article.
Si le stock est insuffisant pour assurer la réservation, une fenêtre permet d'accéder au module achats (proposition de création d’une Demande d’Achat)
Divers rapports sont disponibles, par exemple la liste des réservations par date et type.
Circuit de validation paramétrable pour l’approbation des demandes de réservations.
Les réservations peuvent être générées automatiquement depuis les OT émis ou bien le planning.
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Transferts
Saisie des mouvements de pièces entre deux magasins ou emplacements (sortie sur l'un et arrivage sur l'autre sont automatisés par la fonction de transfert). Les données de transfert sont archivées comme pour toutes les autres transactions.
Suivi des demandes de transfert et de leur validation.
Inventaire
Edition d'une liste des articles à inventorier (recherche multicritères).
Saisie manuelle des quantités inventoriées ou saisie directe des différences d'inventaire.
Les ajustements sont réalisés automatiquement. La mise à jour de la date de dernier inventaire de l'article est réalisée automatiquement.
Gestion d’inventaire "magasin ouvert".
Analyse Coswin 8i est livré avec un certain nombre de rapports et d'analyses standard, du type analyse ABC, stock excédentaire, stock mini, stock mort...
Classification en classes A, B et C.
La consommation des 2 dernières années est gardée en mémoire. De plus, la consommation mensuelle peut être consultée à tout moment.
La consommation par centre de charge et les détails des budgets peuvent être affichés.
Un rapport identifie le stock inactif et le stock excédentaire. Analyse des transactions.
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Génération automatique des DA. Ce module permet de générer la liste des articles à réapprovisionner selon une formule paramétrable. Il permet également une validation des éléments contenus dans la liste pour création automatique des DA.
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ACHATS Le module Achat de Coswin 8i est conçu pour optimiser le travail de l'acheteur, et permettre à votre entreprise de réaliser le maximum d'économies pour une qualité de service rendu toujours supérieure.
Fichier fournisseur
Ce fichier offre une grande richesse de données utiles et vous permet de les consulter ou modifier de plusieurs manières.
Devise, mode et délai de paiement, comptes
Multi‐ contacts et adresses (non limité).
Minimum de commande, date de validité des prix, référence fournisseur,…
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Liste des articles proposés par le fournisseur, avec les remises et rabais de quantité. Ces facteurs sont pris en compte lors de la commande.
Pour chaque article, vous pouvez donner deux descriptions, une brève et une longue, vous pouvez aussi ajouter une remarque pour un fournisseur donné
Historique des livraisons de chaque fournisseur, avec la date, pour une gestion automatique et un contrôle des prestations.
Le travail est rendu rapide et précis grâce aux nombreuses informations accessibles sur demande comme : date et référence des dernières commandes, solde de livraison, factures reçues, chiffre d'affaires par fournisseur, nombre d'avances / retards de livraison, certifications.
Suivi d’agrément fournisseur (achat de pièces uniquement autorisé chez les fournisseurs agréés).
Demandes d'achat
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Ce module est une étape intermédiaire très utile avant la commande à proprement parler. Il sert à regrouper et trier toutes les demandes. Toutes les informations rassemblées dans ce module sont disponibles lors de la commande.
Les demandes peuvent être faites indifféremment pour des articles en stock ou hors stock (pièces et prestations)
Les demandes peuvent se baser sur un ordre de travail ou un centre de charge, voire les deux, pour un ou plusieurs articles d'un Ordre de Travail ou d'un kit.
Un système de suivi complet permet au responsable des achats et à la personne qui a fait la demande de connaître à tout moment l'état de la demande. Le suivi peut se faire à partir de n'importe quelle donnée, centre de charge, article de l'Ordre de Travail... et naturellement aussi par date et numéro de demande.
Signature électronique des demandes d'achats pour permettre la validation par une personne accréditée des demandes d'achats.
Coswin 8i permet de gérer les niveaux d’autorisation des Demande d’Achat (par plage de valeur).
Ordonnancement des Demandes d’achat L’ordonnancement DA concerne la gestion d’ensemble des lignes de demandes d’achat.
Dans ce module, l’utilisateur peut filtrer les lignes de demandes d’achats sur lesquelles il veut travailler.
Gestion de portefeuille d’achat par acheteur.
La fonction « Préparation des commandes » permet de regrouper les lignes de DA par fournisseur.
Génération des commandes (regroupement des lignes de DA pour un même fournisseur).
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Demande de prix
Ce module permet de constituer une demande de prix avec une liste d'articles stock ou non stock, qui est adressée à un ou plusieurs fournisseurs choisis dans la liste des fournisseurs.
La demande de prix peut être générée à partir d'une ou plusieurs demandes d'achats.
Proposition de consultation chez les fournisseurs connus des articles.
Les devis peuvent être imprimés (format paramétrable).
Enregistrement des réponses des fournisseurs. Une fonction tableau comparatif permet de choisir la meilleure offre.
Mise à jour du référenciel Fournisseur (référence, dernier prix connu, validité prix).
Génération automatique de commande ou de marché.
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Commandes
Plus d'une centaine de responsables des achats ont contribué à l'élaboration de ce module qui facilite réellement la gestion des commandes, quels que soient vos stocks, le nombre de vos fournisseurs et de devises. Les fenêtres donnent accès à toutes les informations nécessaires et permettent de choisir le meilleur prix, la quantité optimale et le délai de livraison le plus favorable.
Grandes possibilités d'affichage des informations, entre autres : listes de choix pour les fournisseurs, articles, unités de commandes, remises, imputations. Consultation des commandes en cours, factures et arrivages d'un fournisseur donné.
L'imputation de la commande à un (ou des) centre(s) de charge se fait à deux niveaux globalement pour toute la commande ou séparément pour chaque article. Cette option assure une souplesse totale de la comptabilisation des achats. De plus, les frais divers comme les taxes, les rabais, les frais de transport peuvent être gérés de la même manière, avec une précision totale.
Vous pouvez avoir plusieurs livraisons pour un article.
Des commentaires peuvent être ajoutés à la commande. L'impression se fait selon des formats choisis par l'utilisateur. La description longue peut être imprimée.
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Coswin 8i permet de gérer les niveaux d’autorisation des Commandes (par plages de valeur).
Une option très utile permet lors de la création d’une Commande de visualiser et sélectionner les Articles en DA qui possède comme fournisseur (sur la DA) le fournisseur de la Commande en cours de création.
De nombreux rapports permettent de suivre les commandes, arrivages et factures. Les critères de recherche de ces rapports sont définis dans les paramètres.
Signatures électroniques des commandes pour permettre la validation par des personnes accréditées (circuits de validation).
Gestion des commandes de marché et des commandes ouvertes.
Suivi des transitaires et des colisages.
Avenants, Fusion de commandes, Duplication de commande …
Contrôle factures Combien de fois avez‐vous constaté des erreurs dans la facturation ? Ou encore, combien de fois avez‐ vous reçu des articles qui n'avaient pas été commandés (ou vice versa) ? Et que de maux de têtes sont dus à ces erreurs ! Le contrôle en souplesse de Coswin 8i résout ces problèmes.
Consultation facile des commandes, du fournisseur et des centres de charge.
Grâce à des fonctions particulières, les détails des livraisons sont traités par le module factures.
Suivi des imputations (centres de charges et rubriques) de la commande.
La liste des factures peut être consultée et imprimée par fournisseur et période.
Le système traite les livraisons et facturations partielles.
Fonction de préparation et validation du contrôle factures.
La facture peut être dans n'importe quelle devise.
Recalcul automatique de la valeur des gisements en magasin si le montant facturé est différent de la valeur commandée (fonction de réconciliation)
Enregistrement des avoirs et de leurs utilisations.
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Gestion budgétaire
Ce module permet le suivi précis des budgets, des commandes, des factures et des engagements mois par mois.
Définition de budget primaires et de budget consolidé avec des liens de parenté, sur la base de couple centre de charge / Rubrique.
Définition de périodes avec tableaux de coûts.
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LE GÉNÉRATEUR DE RAPPORTS DE COSWIN 8i
Afin que ses clients exploitent au mieux toutes les données de la base Coswin 8i, Siveco Group a intégré un générateur de rapports reconnu comme étant un standard du marché, qui produit à l'écran, sur papier ou dans un fichier, une édition mise en forme des informations. La mise en forme du document est élaborée dans le module éditeur, puis est enregistré. L'édition peut être lancée depuis Coswin 8i, une icône impression existe sur chaque fenêtre. Les rapports ainsi générés sont des éditions de détails (un ou plusieurs Ordres de Travaux, une ou plusieurs commandes, demandes d'achat, demandes d'intervention, fiches de vie d'un équipement) ou bien des listes de données (liste des articles, des équipements, des travaux de maintenance en cours ...). Le générateur de rapports permet aux utilisateurs de produire des rapports de la qualité des meilleurs traitements de texte : choix des fontes de caractères (gras, souligné, italique), d'habillage (couleurs d'avant‐plan et d'arrière plan, des ombres, des cadres, cercles, ellipses), de personnalisation. La richesse d'édition de cet outil met en valeur les données et les résultats du service maintenance.
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Chaque écran de Coswin 8i contient une liste des modèles de rapports préétablis. Cette liste est générée par l'utilisateur qui peut, à tout moment, lancer l'éditeur de rapports pour créer, modifier ou supprimer un rapport prédéfini. L'élaboration des rapports est entièrement graphique et tous les champs de la base de données sont accessibles. Le générateur de rapports permet de produire des graphiques, histogrammes, camemberts avec les données calculées. Siveco Group a choisi "Siveco Reports" comme générateur de rapports intégré.
Siveco Reports Fonctionnalités clés Transformer rapidement presque toutes les données en des états clairs et efficaces. Exporter des états vers des formats courants. Permettre aux utilisateurs finaux d'accéder à des informations clés via une plateforme Web.
Connectivité SIVECO REPORTS offre l'avantage d'une connectivité native avec la base de données. Il est possible d'interroger la base de données à l'aide des fonctions éprouvées de génération de requêtes offertes par Siveco Reports ou d'écrire son propre code SQL pour exercer un contrôle illimité sur la connectivité de base de données.
Création de contenu SIVECO Reports fournit des outils de productivité avancés, notamment la technologie de réutilisation des composants, les modèles personnalisables et l'Atelier de formules, qui facilitent et accélèrent la création d'états. Modèles personnalisables. Créer des modèles personnalisés et les appliquer à plusieurs états afin de faciliter la conception et le déploiement. Utiliser les modèles personnalisables pour spécifier des indications de mise en forme et de logique normalisées (y compris les opérations d'accès aux données) qui permettent de garantir une cohérence dans la conception des états. Utiliser des états existants comme modèles. Simplification et accélération de la création d'états. Créer rapidement des états en utilisant une interface glisser déplacer intuitive et des navigateurs orientés objet. Des Assistants guident les débutants à travers les tâches communes, telles que la sélection de champs et d'enregistrements, le groupement, le tri et la mise en forme. Les états créés à l'aide des Assistants peuvent être personnalisés davantage par de simples opérations glisser déplacer. Tout type d'état. Créer presque tout état répondant à vos besoins, par exemple : > > > >
Tableaux croisés N premiers Formulaires Graphiques.
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Analyse souple. Transformer des données relationnelles en des informations percutantes que les utilisateurs finaux pourront analyser et utiliser. Siveco Reports comprend des dizaines de présentations de données, notamment : > > > > > >
Groupement Tri Alertes Mise en surbrillance de champs Totaux cumulés Invites de paramètres.
Invites de paramètres. Permettre aux utilisateurs d'afficher les mêmes données de différentes manières sans créer plusieurs états. Les utilisateurs peuvent sélectionner des paramètres prédéfinis dans un seul état pour recevoir un sous‐ensemble de données personnalisées.
Un langage de formules puissant. Le langage de formules étendu de Siveco Reports comprend plus de 160 fonctions et opérateurs intégrés ainsi que des fonctions définies par l'utilisateur pour un contrôle total sur la mise en forme des états, les opérations logiques complexes et la sélection des données. Le puissant Atelier de formules permet de créer des données de résumé importantes qui ne figurent pas forcément dans la base de données.
Création d'états par les utilisateurs finaux Siveco Reports fournit des options souples qui permettent à l'utilisateur final d'afficher les informations et de les utiliser de manière interactive dans des formats et des environnements familiers (périphériques sans fil, documents Microsoft Office et portails, entre autres). Plusieurs formats d'exportation. Fournir aux utilisateurs finaux des états qui présentent le format souhaité. Exporter des états vers des formats courants tels que :
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XML PDF HTML Excel RTF Word Texte CSV
Navigation guidée. Simplifier l'interaction des utilisateurs finaux avec les états en créant des chemins entre les objets d'état dans les mêmes ou différents états.
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ÉDITEUR DE DIAGRAMMES
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Siveco Group a inventé un autre moyen d'accéder aux données Coswin 8i. L'Editeur de Diagrammes permet de créer des fiches schématiques, représentant par exemple un process industriel ou schématisant un réseau aéraulique. Sur ce schéma sont disposés des boutons qui peuvent lancer une action particulière qui au choix est :
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l'ouverture d'un autre diagramme (ce qui permet de créer une arborescence de schémas).
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le lancement d'un module Coswin 8i et d’une action définie (ex : ouvrir le module « Demande d’intervention » en création sur un équipement défini = permet de créer directement des DI ou autre à partir d’une représentation graphique d’un atelier ou d’un process).
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l'activation d'un site web par un URL (ex : accès à la supervision) ou à un programme externe.
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Lien avec une application cartographique (Google MAPS actuellement).
L'Editeur de Diagrammes sert à accéder aux données de la base de maintenance par le graphique, la photo, l'image. Ce module fait oublier les codes, c'est le moyen le plus intuitif d'accéder aux informations.
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EDITEUR D'ECRANS
Siveco Group a imaginé, pour son progiciel Coswin 8i, l'interface écran la plus souple. L'Editeur d'écrans permet de construire les écrans adaptés à chaque profil. L'administrateur organise les différents écrans de chaque module pour ne montrer aux utilisateurs que les informations vitales, et écarter les moins importantes, et ce, par groupe d'utilisateurs ou profil. Par exemple : l'opérateur maintenance verra, dans un Ordre de Travail, les descriptifs et les pointages, le responsable accèdera aux coûts et aux heures d'arrêt de ligne. Un champ peut être rendu obligatoire, libre, invisible. L’affectation d’un sélecteur sur le champ rend la saisie rapide.
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