: Alur Alur distribusi distribusi rekam rekam medis medis di rawat jalan jalan puskesm puskesmas as kesesi kesesi 1
Tujuan : - Mengenali kemungkinan kegagalan / kesalahan pada proses pengambilan rekam rekam medis pasien - Melakukan perubahan pola distribusi dan prosedur. prosedur.
Disusun oleh : Komite Mutu dan Keselamatan Puskesmas kesesi 1 !1"
1
Proses distribusi rekam medis rawat jalan di puskesmas kesesi 1
Petugas penda#taran: Pasien: Pasien datang menda#tar di ruang penda#taraan Pasien menggambil no antrian
Petugas penda#taran memanggil sesuai no antrian Petugas penda#taran mendata pasien sesuai identitas n$a Petugas penda#taran mempersilahkan pasien menunggu ke unit $g dituju
%nit $g tertuju: Dalam proses menunggu panggilan pemeriksaan& pasien menunggu lama dikarekan distribusi rekam medis $ang lama.
2
Petugas penda#taran: Petugas penda#taran mengantarkan rekam medis pasien ke unit terkait.
%nit terkait: Petugas unit terkait memanggil pasien sesuai dengan no antrian di penda#taran.
Kemungkinan kegagalan proses :
Pasien: Pasien kurang memberikan in#ormasi identitas pasien dikarenakan tidak membawa katru identitas atau kartu berobat pasien.
Petugas penda#taran: Petugas penda#taran kesulitan men'ari data rekam medis pasien dikarenakan pasien $g terlalu ban$ak dan terbatasan tenaga Petugas penda#taran kurang teliti dalam mengambil rekam medis dikarenakan menggunakan #amil$ #older.
%nit $g tertuju Pasien salah mendengar nama
3
Petugas penda#taran: Petugas penda#taran dalam pendistribusian rekam medis salah memba'a unit $ang dituju
%nit $g dituju: (espontime petugas unit terkait kurang ter'apai dikarenakan distribusi rekam medis lama
Menetapkan kemungkina penyebab dan tingkat keparahan dari efek kegagalan dengan menghitung Risk Prority Number : )o. 1.
.
2.
3.
0.
Proses Pen$impanan rekam medis se'ara #amil$ #older
Petugas penda#taran melakukan entr$ data K
Petugas penda#taran memberikan nomor antrian unit pela$anan Petugas rekam medis mendistribusikan berkas ke unit pela$anan Petugas rekam medis men'arikan dan membuat rekam medis
*ailure Mode Kesalahan dalam pengambilan rekam medis dikarenakan ban$akn$a jumlah rekam medis dalam satu #older alah masuk nomor rekam medis
alah memberikan nomor antrian
Petugas salah memasukan berkas rekam medis erkas tidak ketemu
+ause *ailure
,##e't #ailure
uku rekam medis memakai #amil$ #older belum personal #older
alah data
Tidak bisa melakukan identi#ikasi nama anggota keluarga lain untuk memastikan nomor rekam medis pasien Petugas tidak melakukan identitas umur pasien atau unit $ang dituju
alah data& salah rekam medis
Petugas penda#taran salah memberikan nomor antrian pela$anan erkas tidak ada di rak rekam medis
Pasien lama dipanggil
Membuat berkas rekam medis baru
Melakukan root cause analysis dari setiap kegagalan dengan (P) $ang termasuk prioritas 4range nilai (P) 30-"05 : 4
D
(P)
0
1
1!
5
5
4
100
0
2
2!
0
1
1!
0
2
2!
+ause *ailure uku rekam medis memakai #amil$ #older belum personal #older
(+A Asumsi bahwa sistem 7* adalah $ang terbaik dan mendukung pela$anan keperawatan. ila obat tidak tersedia di ruangan keperawatan ditakutkan akan menunda pemberian obat ke pasien.
(T6
ut'ome
Presentasi di rakor Keperawatan untuk mulai mensosialisasikan ren'ana perubahan sistem distribusi obat Men$iapkan usulan penambahan tenaga #armasi dan tenaga sirkuler untuk menunjang pela$anan #armasi
P+
Perawat memahami model pilihan untuk sistem distribusi obat
Ka nst *armasi& Ka id Penunj Medis
Ada penambahan tenaga *armasi dan dilakukan orientasi dengan jadwal terstruktur dan output terukur
Ka id Penunj Medis& Ka nst *armasi& Ka sub bag 8(D
Ada tenaga sirkuler #armasi rawat inap dalam jumlah 'ukup sesuai dengan beban pela$anan $ang dilakukan. Training untuk tenaga sirkuler& kegiatan administrasi& pengenalan obat dan bagaimana mengelolan$a. istem **/*,* tidak berjalan sehingga besar kemungkinan obat rusak dan kedaluarsa terpakai.
Pengelolaan obat dilakukan han$a guna memenuhi kebutuhan dan tidak ada bahan e9aluasi.
Melakukan penarikan kembali obat $ang tidak terpakai
Melakukan penarikan kembali obat $ang mendekati epired date atau sudah epired date untuk 'egah pemberian obat tersebut ke pasien.
5
Ada sistem penarikan obat kembali $ang terstruktur dan ada e9aluasin$a. Dilakukan kegiatan penarikan obat di seluruh unit/bagian/ruangan $ang melakukan pengelolaan obat dan alat kesehatan diluar nst *armasi. Tidak ada laporan K)+/KTD karena obat melampaui batas epired date.
Ka nst *armasi
bat $ang baru diambil dari #armasi langsung digunakan tanpa kros'ek apakah masih ada obat serupa dengan jangka waktu kedaluarsa lebih panjang. Kondisi suhu dan kelembaban di masingmasing ruang perawatan berbeda. Kestabilan obat dipertan$akan dan obat rusak.
(uangan pen$impanan obat di ruang perawatan tidak dikondisikan untuk han$a sebagai ruang pen$impanan obat.
6emari pendingin tidak han$a berisi obat tapi juga makanan/minuman& tidak ada termometer pengukur suhu Pengelolaan obat tidak dilakukan dengan baik& administrasi dan pengawasan kurang. elum ada kesepakatan jam bagi obat $ang mengikat.
Tidak ada delegasi tugas khusus dari keperawatan untuk se'ara khusus melakukan pengelolaan obat dan sistem pengawasann$a. Ada asumsi obat tertentu bersi#at obat khusus.
Perubahan sistem distribusi obat pasien rawat inap dari ward floor stock ke daily doses dispensing . Penarikan obat dari ruang perawatan
uat 6P (,T%( untuk pen'atatan obat dan alat kesehatan $ang dikembalikan. Mengusulkan perlengkapan termometer in-out untuk memantau suhu lingkungan pen$impanan obat di ruang perawatan. Penataan obat diatur sedemikian rupa untuk memastikan kestabilan obat terjaga. ur9eilen'e kepatuhan perawatan untuk tidak meletakkan makanan/minuman di lemari pendingin. Pengambilan obat dan alat kesehatan untuk persediaan di ruangan perawatan disiapkan untuk kebutuhan maksimal 2 hari. Mengusulkan pada keperawatan untuk memastikan jam bagi obat $ang sama dan mengikat.
Terjadi perubahan sistem distribusi obat untuk pasien rawat inap. Ada obat $ang dikembalikan ke #armasi& dilakukan pen'atatan Ada blanko khusus 6P (,T%( untuk pen'atatan obat dan alat kesehatan $ang dikembalikan. Ada termometer dan hidrometer $ang digunakan untuk memantau suhu dan kelembaban ruangan pen$impanan obat diruangan perawatan. Ada tempat pen$impanan khusus untuk obat-obat. 6emari pendingin han$a berisi obat& terpantau suhun$a dan ada pen'atatan untuk bahan e9aluasi. Pengambilan obat menjadi bentuk pengambilan harian.
Ada jam bagi obat $ang seragam
Ka id Keperawatan& Ka/7aka (uang Perawatan Ka nst *armasi& P;
7adir %mum dan Keu& Ka nst *armasi Ka id Keperawatan& Ka/7aka (uang Perawatan& Ka nst *armasi. Ka id Keperawatan& Ka/7aka (uang Perawatan& Ka id Keperawatan& Ka nst *armasi
ke "#O $ %nest + konsul dr# Sp# eda! isa 'ia telp ke Farmasi
(en'ana tindak lanjut $ang telah disusun dan jangka waktu pelaksanaann$a adalah sebagai berikut : 7
lanjutan
)o. 1.
.
2.
3.
0.
=. ".
(en'ana tindak lanjut Presentasi di rakor Keperawatan untuk mulai mensosialisasikan ren'ana perubahan sistem distribusi obat. Men$iapkan usulan penambahan tenaga #armasi dan tenaga sirkuler untuk menunjang pela$anan #armasi.
ut'ome Perawat memahami model pilihan untuk sistem distribusi obat pasien rawat inap
Ada penambahan tenaga #armasi dan dilakukan dengan jadwal terstruktur dan output terukur Ada tenaga sirkuler #armasi rawat inap dalam jumlah 'ukup sesuai dengan beban pela$anan $ang dilakukan. Training untuk tenaga sirkuler& kegiatan administrasi& pengenalan obat dan bagaimana mengelolan$a Melakukan penarikan obat kembali $ang tidak Ada sistem penarikan obat kembali $ang terpakai terstruktur dan ada e9aluasin$a Dilakukan kegiatan penarikan obat diseluruh unit/bagian/ruangan $ang melakukan pengelolaan obat dan alat kesehatan diluar nst *armasi. Melakukan penarikan kembali obat $ang Tidak ada laporan K)+/KTD karena obat mendekati epired date atau sudah epired melampaui batas epired date date untuk 'egah pemberian obat tersebut ke pasien. Perubahan sistem distribusi obat pasien rawat Terjadi perubahan sistem distribusi obat inap dari ward floor stock ke daily doses untuk pasien rawat inap. dispensing. Penarikan obat dari ruangan perawatan. Ada obat $ang dikembalikan ke #armasi& dilakukan pen'atatan uat 6P (,T%( untuk pen'atatan obat dan Ada blanko khusus 6P (,T%( untuk alat kesehatan $ang dikembalikan pen'atatan obat dan alat kesehatan $ang #
7aktu April - Mei !12
P; Ka nst *armasi
;anuari - Desember !12
Ka id Penunjang Medis& Ka nst *armasi& Ka sub bag 8(D
*ebruari - Maret !12
Ka nst *armasi
;anuari - Desember !12
;uni !12
;uni - ;uli !12 ;uni !12
Ka nst *armasi.
>.
Mengusulkan termometer in-out untuk memantau suhu lingkungan pen$impanan obat di ruangan perawatan.
?.
Penataan obat diatur untuk memastikan kestabilan obat terjaga ur9eilen'e kepatuhan perawatan untuk tidak meletakkan makanan/minuman di lemari pendingin.
1!.
11.
1.
Pengambilan obat dan alat kesehatan untuk persediaan di ruangan perawatan disiapkan untuk kebutuhan maksimal 2 hari. Mengusulkan pada keperawatan untuk memastikan jam bagi obat $ang sama dan mengikat.
dikembalikan. Ada termometer dan hidrometer $ang digunakan untuk memantau suhu dan kelembaban ruangan pen$impanan obat di ruangan perawatan. Ada pen$impanan khusus untuk obatobat. 6emari pendingin han$a berisi obat& terpantau suhun$a dan ada pen'atatan untuk bahan e9aluasi.
;uli - Agustus !12
7adir %mum dan Keu
;uli - Agustus !12
7adir %mum dan Keu& Ka nst *armasi Ka id Keperawatan& Ka/7aka (uang Perawatan& Ka nst *armasi Ka id Keperawatan& Ka/7aka (uang Perawatan Ka id Keperawatan& Ka nst *armasi.
;uli - Agustus !12
Pengambilan obat menjadi bentuk pengambilan harian.
