FASES DE AUDITORÍA FINANCIERA; PLAN DE AUDITORIA; PROGRAMA DE AUDITORIA; Y PAPELES DE TRABAJO 1.
Fase Fasess d del el Pro Proe esso de de A! A!d" d"#o #or$ r$a a F"% F"%a% a%" "er era a
Las fases que se establecen en el proceso de Auditoría son, de forma Esquemática: a& Sol""#!d Sol""#!d de la A!d"#or$a A!d"#or$a La empr empres esaa selec selecci cion onaa la Enti Entida dad d Audi Audito tora ra que que va a real realiz izar ar la Auditoría. La Enti Entida dad d Audi Audito tora ra tien tienee que que esta estarr acred acredit itad adaa por por la Auto Autori rida dad d Laboral en todas las Comunidades Autónomas en las que la empresa tenga centros de trabao. '& El Pla% Pla% de A!d"#or$a A!d"#or$a Es el !ocumento que la Entidad Auditora envía, con anterioridad a la Auditoría, a la empresa, para que conozca cómo se va desarrollar "sta. #nclu$e entre otros: el alcance, la documentación a utilizar, el equipo auditor $ el calendario. & Re!%"( Re!%"(% % "%""al "%""al %eunión que los auditores $ los auditados llevan a cabo al inicio de las Auditorías para conocerse $ aclarar aquellos aspectos relacionados con el desarrollo de "sta que sean necesarios para la buena marc&a de la misma. d& )"s"#a *e%eral *e%eral a la e+,resa e+,resa 'isita general a los centros e instalaciones de la empresa sin peruicio de que que post poster erio iorm rmen ente te pued puedan an visit visitar arse se de nuev nuevo o dete determ rmin inad adas as partes o instalaciones. e& La '-s!eda '-s!eda de e/"de%"as e/"de%"as (arte básica de la auditoría, durante la cual el equipo auditor analiza los procesos de trabao, la documentación $ los registros, que le permitan evaluar el sistema de prevención de la empresa $ soportar el #nforme de Auditoría. 0& Re!% Re!%"( "(% % 0"%a 0"%all %eunión realizada al final de la Auditoría, durante la cual el equipo auditor e)plica a los miembros de la empresa auditada los resultados de la misma.
*& I%0or+e de a!d"#or$a !ocumento emitido por el equipo auditor, en el cual se reflean obetivos $ alcance de la auditoría, metodología $ criterios de valoración $ los resultados de la misma. El informe de la auditoría deberá remitirse a la empresa, la cual está obligada a mantenerlo a disposición de los trabaadores $ de la autoridad laboral competente. . Pla% de A!d"#or$a F"%a%"era Co%e,#os *e%erales La planificación de la auditoría comporta el desarrollo de una estrategia global en base al obetivo $ alcance del encargo $ la forma en que se espera que responda la organización de la entidad. Al planificar su trabao, el auditor debe considerar, entre otras cuestiones, las siguientes: *. +na adecuada comprensión del negocio de la entidad, del sector en que "sta ópera, $ la naturaleza de las transacciones. . Los procedimientos $ principios contables que sigue la entidad $ la uniformidad con que &an sido aplicados, así como los sistemas contables utilizados para registrar las transacciones. El grado de eficacia $ fiabilidad inicialmente esperado de los sistemas de control interno. E#a,as de ,la%"0"a"(% de !% #ra'a2o de a!d"#or$a En la fase de planificación deben quedar totalmente aclaradas las siguientes cuestiones: -!ónde se va a realizar el trabao -Cuándo o en qu" periodo de tiempo se va a realizar -En qu" fec&a es necesario que est" terminado el trabao -Cuándo estará terminado el informe El auditor deberá documentar adecuadamente el plan de la auditoría, en el que cabe diferenciar tres etapas: • • •
Análisis general del riesgo. (lan global de auditoría. %edacción $ utilización de programas de auditoría.
A%3l"s"s *e%eral del r"es*o Co%e,#o Es una revisión global orientada a conocer el negocio del cliente $ cu$o propósito es desarrollar un plan tentativo para la auditoría. (ara desarrollar este plan, es necesario conocer: *. La industria o industrias en las que opera este cliente. . La organización del cliente. /. La naturaleza general de los sistemas de contabilidad $ controles del cliente. 0. Los problemas de negocio singulares del cliente. Consideraciones sobre el tipo de negocio de la entidad El auditor debe conocer la naturaleza de la entidad, su organización $ las características de su forma de operar. Ello comporta analizar, entre otros aspectos, los siguientes: *. El tipo de negocio. . El tipo de productos o servicios que suministra. /. La estructura de su capital. 0. 1us relaciones con otras empresas del mismo grupo $ terceras vinculadas. 2. Las zonas de influencia comercial. 3. 1us m"todos de producción $ distribución. 4. La estructura organizativa. 5. La legislación vigente que afecta a la entidad. 6. El manual de políticas $ procedimientos. *7. 8ormas, evidencia $ programa de auditoría Consideraciones sobre el sector de negocio de la entidad El auditor debe tambi"n considerar aquellos aspectos que afectan al sector en el cual se desenvuelve la entidad, tales como: *. Condiciones económicas. . %egulaciones $ controles gubernamentales. /. Cambios de tecnología. 0. La práctica contable normalmente seguida por el sector. 2. 8ivel de competitividad. 3. 9endencias financieras $ ratios de empresas afines. 9odos estos conocimientos se adquieren normalmente: A trav"s de sus trabaos previos para la propia entidad o de su e)periencia en el sector.
ediante información solicitada al personal de la entidad. !e los papeles de trabao de a;os anteriores. !e publicaciones profesionales $ te)tos editados dentro del sector. !e cuentas anuales de otras entidades del sector. El ,la% *lo'al de a!d"#or$a El auditor desarrollará un plan global que deberá documentarse $ que comprenderá *. Los t"rminos del encargo de auditoría $ responsabilidades correspondientes. . (rincipios $ normas contables, normas t"cnicas de auditoría, le$es $ reglamentaciones aplicables. /. La identificación de las transacciones o áreas significativas que requieran una atención especial. 0. La determinación de niveles o cifras de importancia relativa $ su ustificación. 2. La identificación del riesgo de auditoría o probabilidad de error de cada componente importante de la información financiera. 3. El gradode fiabilidad que espera atribuir a los sistemas de contabilidad $ al control interno. 4. La naturaleza de las pruebas e auditoría a aplicar $ el sistema de determinación $ selección de las muestras. 5. El trabao de los auditores internos $ su grado de participación, en su caso, en la auditoría e)terna. 6. La participación de otros auditores en la auditoría de filiales $
naturaleza, momento de la procedimientos de auditoría.
realización
$
amplitud
de
los
El plan global $ el correspondiente programa deberán revisarse a medida que progresa la auditoría. Cualquier modificación se basará en el estudio del control interno, la evaluación del mismo $ los resultados de las pruebas que se va$an realizando 4. EL PROGRAMA DE AUDITORIA FINANCIERA IMPORTANCIA Y DEFINICI5N Cuando se practican auditorías a negocios en donde el trabao puede ser desarrollado por un solo auditor, tal vez un programa formal no sea necesario. En estos casos, el trabao realizado así como su alcance o e)tensión deben ser desarrollados en los papeles de trabao. En las auditorias de empresas de ma$or importancia, que constitu$en la ma$oría de los casos en donde el contador p=blico eerce su profesión, un programa de auditoría formal es de gran valor. Es conveniente formular programas para uso $ guía de los contadores p=blicos que practican auditorias> en la inteligencia de que sirvan no solo de guía $ a$uda al contador encargado de la auditoría $ a sus a$udantes, sino tambi"n como salvaguarda de que no se omitirá alg=n detalle importante del trabao. !esde luego que estos programas no pueden subsistir a la buena preparación $ criterio del contador p=blico, pues los procedimientos que deben seguirse en las revisiones no son siempre los mismos, $a que dependerán de las circunstancias particulares de cada negocio. Los programas de auditoría no pretenden establecer los procedimientos mínimos aplicables a la generalidad de los trabaos, se concretan a se;alar orientaciones sobre la forma en que &abrá de organizarse la revisión $ a listar una serie de procedimientos de los cuales se seleccionaran los que se estimen procedentes para cada trabao en particular. La elección de los procedimientos $ la amplitud con que se desarrollen dependerán del uicio del contador encargado de la auditoria, quien deberá tomar en consideración la eficiencia del control interno establecido. CLASIFICACI5N E)isten diversas formas $ modalidades de los programas de auditoría, pudi"ndose clasificar:
A. ?.
!esde el punto de vista del grado de detalle a que llegan. !esde el punto de vista de su relación con un trabao concreto.
9omando en consideración el grado de detalle a que llegan, los programas !e auditoría se clasifican en: *@ @
(rogramas generales $ (rogramas detallados
Pro*ra+as *e%erales 1on aquellos que se limitan a un enunciado gen"rico de los procedimientos de auditoría que se deben aplicar, con mención de los obetivos particulares en cada caso. Pro*ra+as de#allados 1on aquellos en los que se describe con muc&a minuciosidad, la forma práctica de aplicar los procedimientos de auditoría. 9omando en consideración la relación que tienen con un trabao concreto, los programas de auditoría se clasifican en: *@ @
(rogramas estándar $ (rograma específicos
Pro*ra+as es#3%dar 1on aquellos en que se enuncian procedimientos de auditoría a seguir en casos o situaciones aplicables a un n=mero considerable de empresas o a todas las que forman la ma$oría de la clientela de un despac&o. Pro*ra+as es,e$0"os 1on aquellos que se preparan o formulan concretamente para cada situación particular. Algunos autores se;alan que los programas de auditorías son de dos tipos: predeterminados $ progresivos. El programa predeterminado es una lista detallada de procedimientos de auditoría que se prepara antes de su iniciación $ cu$os procedimientos se intentan seguir lo más estrictamente posible a trav"s de toda revisión.
El tipo de programa progresivo consiste en que partiendo de un pro$ecto general de las principales fases de la revisión, se dean el detalle del trabao para llenarse a medida que este avanza. Cualquiera que sea el programa que use, el auditor siempre debe estar preparado para modificarlo si en el curso de su trabao lo considera necesario para que la auditoría se desarrolle en tal forma que su resultado le permita e)presar su opinión sobre los estados financieros que e)amina. )ENTAJAS Y DES)ENTAJAS )e%#a2as La idea de formular un programa estándar aplicable a todas las auditorias, como $a se dio anteriormente &a sido descartada por los autores modernos quienes invocan diferentes razones que pueden sintetizarse en lo impráctico que resultaría un documento así elaborado. 1in embargo, el uso de programas de auditoría presenta diversas ventaas, entre otras: *@ (roporcionar un plan a seguir con el mínimo de dificultades $ confusiones. @ El supervisor encargado de la auditoría puede planear las tareas que &abrán de realizar sus a$udantes utilizando al má)imo su capacidad. Cuando se conclu$e la auditoría, el programa sirve para verificar que no &ubo omisión alguna en los procedimientos. 1i el encargado de la auditoría es asignado a otro trabao, su sucesor puede observar rápida $ fácilmente lo realizado $ lo pendiente de &acer. 1irve de guía al &acer la planeación de auditorías futuras. En "l se anotan tanto las áreas d"biles como las fuertes, por lo que se refiere al control interno. El auditor estará en aptitud de aumentar o reducir el programa, previamente a la iniciación de la revisión, con el fin de investigar problemas especiales. El programa capacita al auditor para determinar rápida $ fácilmente el alcance $ efectividad de los procedimientos que empleara la revisión 1i el programa de auditoría es usado con propiedad, se fiara la responsabilidad que corresponde a cada parte de la revisión. Cada auditor deberá poner sus iníciales en el programa que &a$a realizado.
Des/e%#a2as En ocasiones se argumentan las siguientes desventaas de los programas de auditoría: El programa prefiado in&ibe al auditor, pues este se concreta a desempe;ar las tareas se;aladas, considerando que no se debe &acer más. El empleo de un programa de auditoría da como resultado una auditoría corriente $ de caón. (uede eecutarse trabao innecesario cuando el control interno sea suficiente, o cuando los errores no sean de importancia en cuanto a su monto. Estas desventaas desaparecen si se tiene en consideración que los programas deben ser fle)ibles, es decir, que se puedan modificar a la luz de las circunstancias. Las características vitales del auditor, su iniciativa $ espíritu de investigación, deben ser eecutadas al má)imo. eneralmente los auditores que tienen ")ito se oponen a verse circunscritos a un programa. 1in embargo, si la auditoría resulta de caón, la culpa será del auditor $ no del programa de auditoría. 6. PAPELES DE TRABAJO El auditor debe preparar $ mantener los papeles de trabao, cu$a información $ contenido deben ser dise;ados acorde con las circunstancias particulares de la auditoría que realiza. La información contenida en los papeles de trabao constitu$e la principal constancia del trabao realizado por el auditor $ las conclusiones a que &a llegado en lo concerniente a &ec&os significativos. Bunciones $ 8aturaleza de los papeles de trabao Los papeles de trabao sirven principalmente para: A. (roporcionar la sustentación principal del informe del auditor, inclu$endo las observaciones, &ec&os, argumentos, etc., con que respalda el cumplimiento de la norma de eecución del trabao, que "sta implícito al referirse en el informe a las normas de auditoría generalmente aceptadas. ?. +na a$uda al auditor al eecutar $ supervisar el trabao
Los papeles de trabao son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las pruebas realizadas, la información obtenida $ las conclusiones pertinentes alcanzadas en su trabao. Eemplo de papeles de trabao son los programas de auditoría, análisis, memorandos, Cartas de confirmación $ certificación del cliente, e)tractos de los documentos de la compa;ía, $ c"dulas o comentarios preparados u obtenidos por el auditor, los papeles de trabao tambi"n pueden estar constituidos por informes almacenados en cintas, en películas $ otros medios. Los factores que afectan el uicio del autor en cuanto a la cantidad, tipo $ contenido de los papeles de trabao para cada auditoria inclu$en: Co%#e%"do de los ,a,eles de #ra'a2o La cantidad, tipo $ contenido de los papales de trabao varían de acuerdo a las circunstancias, pero deben ser suficientes para mostrar que los registros de contabilidad están de acuerdo $ conciliados con los estados financieros o cualquier tra información sobre la cual se está dictaminando $ que se &a cumplido con las normas de auditoría aplicables a la eecución del trabao. Los papeles de trabao normalmente deben incluir documentación que muestre que: A. El trabao &a sido planeado $ supervisado adecuadamente, $ además indicar que se &a cumplido con la primera norma de auditoría relativa a la eecución de trabao. ?. El sistema de control interno &a sido estudiado $ evaluado en el grado necesario para determinar si, $ en que e)tensión, otros procedimientos de auditoría deben ser aplicados, indicando el cumplimiento de la norma relativa a la eecución del trabao. C. La evidencia obtenida durante la auditoría, los procedimientos de auditoría aplicados $ las pruebas realizadas, &an proporcionado suficiente evidencia comprobatoria competente, como respaldo para e)presar una opinión sobre bases razonables, indicando el cumplimiento de la norma relativa a la eecución de trabao. Pro,"edad 7 !s#od"a de los ,a,eles de #ra'a2o
Los papeles de trabao son propiedad del auditor. 1in embargo, el derec&o del auditor sobre los papeles de trabao está sueto a aquellas limitaciones impuestas por la "tica profesional, establecidas para prevenir la revelación indebida por parte del auditor de asuntos confidenciales relativos al negocio del cliente. Ciertos papeles del trabao del auditor pueden servir como una fuente de referencia =til para su cliente, pero no deben ser considerados como parte de, o un sustituto de, los registros de contabilidad del cliente. El auditor debe adoptar procedimientos razonables a fin de mantener bao custodia segura sus papeles de trabao, $ de conservarlos por un período suficiente para cumplir con las necesidades de su práctica profesional $ satisfacer cualquier otro requerimiento sobre la retención de los mismos. Los papeles de trabao son totalmente confidenciales Ds&i"n por s&i"n@, dado que gran parte de la información que utiliza en la empresa tiene este carácter. El cliente no estaría dispuesto a proporcionar al auditor información a la que no tienen acceso muc&os empleados $, por supuesto competidores, si no confía en el secreto profesional de "stos. En los Códigos de tica de la profesión se recogen normas en este sentido que obligan a todos los profesionales. La propiedad de los papeles de trabao es del auditor $ nunca se pueden mostrar a terceros si no es con el permiso e)preso del cliente. !eberán estar siempre bien protegidos contra p"rdida, robo o destrucción. Re!"s"#os e% s! ,re,ara"(% a.
Fuien prepara el papel de trabao debe iniciarlo o firmarlo.
b.
Fuien lo revisa tambi"n tiene que firmarlo.
c. Fuien supervisa tiene que dear constancia en los papeles de su opinión sobre aspectos o problemas planteados. d. Los puntos o materias importantes deben ser resumidos para ser revisados por otros auditores de más e)periencia.
e. !ebe utilizarse un sistema de referencias mu$ riguroso $ preciso para que se puedan identificar los papeles con rapidez $ eficacia. Ar8"/os de ,a,eles de #ra'a2o Los papeles de trabao deben ser arc&ivados de manera que permitan un acceso fácil a la información contenida en los mismos. Los arc&ivos de los papeles de trabao de una auditoria generalmente suelen clasificarse en dos tipos: arc&ivo permanente $ arc&ivo corriente. Cuando alguno de estos arc&ivos lleva más de una carpeta, debe establecerse el control de la numeración de carpetas, numerando cada carpeta e indicando el n=mero total de carpetas. Ar8"/o ,er+a%e%#e El obetivo principal de preparar $ mantener un arc&ivo permanente es el de tener disponible la información que se necesita en forma continua sin tener que reproducir esta información cada a;o. El arc&ivo permanente debe contener toda aquella información que es válida en el tiempo $ no se refiere e)clusivamente a un solo período. Este arc&ivo debe suministrar al equipo de auditoría la ma$or parte de la información sobre el negocio del cliente para llevar a cabo una auditoría eficaz $ obetiva. )e%#a2as del ar8"/o ,er+a%e%#e9 a. Gace posible que el análisis $ revisión de las cuentas del período sea más riguroso, $a que e)iste información comparativa con a;os anteriores. b. +n más rápido $ meor entendimiento por el auditor de las características principales del negocio del cliente $ de la industria. c. Evita que todos los a;os se &agan las mismas preguntas al personal del cliente. d. %educe el tiempo de eecución $ revisión de la auditoria. e. Evita muc&os problemas en el caso de que sea necesario cambiar el equipo de auditoría. Ar8"/o orr"e%#e Este arc&ivo recoge todos los papeles de trabao relacionados con la auditoría específica de un período. Comprende dos tipos de arc&ivos: Arc&ivo general. Arc&ivo de los estados financieros.
Í%d"es 7 +aras de a!d"#or"a Í%d"es El &ec&o de asignar índices o claves de identificación que permiten localizar $ conocer el lugar e)acto donde se encuentra una c"dula dentro del e)pediente o arc&ivo de referencia permanente $ el legado de auditoría. Los índices son anotados con lápiz roo en la parte superior derec&a de la c"dula de auditoría. Maras de a!d"#or"a Los procedimientos de auditoría efectuados se indican mediante símbolos de auditoría. !ic&os símbolos o marcas deben ser e)plicados en los papeles de trabao. Aunque no e)ista un sistema de marcas estándar, a menudo se utiliza una escala limitada de estandarización de símbolos para una línea de auditoría o para grupos específicos de cuentas, mediante el uso de le$endas o marcas en c"dulas determinadas. Esta es una t"cnica que a&orra tiempo, elimina la necesidad de e)plicar los procedimientos de auditoría que son similares más de una vez, $ elimina la necesidad que el coordinador recorra para atrás $ para adelante los papeles de trabao para encontrar la le$enda estándar. Las marcas deben ser distintivas $ en color Dgeneralmente roo@ para facilitar su ubicación en el cuerpo de un papel de trabao compuesto de anotaciones $ cifras escritas en lápiz. 1e debe Evitar los símbolos superpuestos compleos o similares> los n=meros o letras simplemente rodeadas por un círculo proporcionan un orden secuencial $ fácil de seguir. Algunos requisitos $ características de las marcas son los siguientes: HLa e)plicación de las marcas debe ser específica $ clara. HLos procedimientos de auditoría efectuados que no se evidencian con base en marcas, deben ser documentados mediante e)plicaciones narrativas, análisis, etc. Las marcas de auditoría son símbolos utilizados por el auditor para se;alar en sus papeles de trabao el tipo de revisión $ prueba efectuadas los cuales reportan los siguientes beneficios. H Bacilita el trabao $ aprovec&a el espacio al anotar, en una sola ocasión, el trabao realizado en varias partidas.
H Bacilita su supervisión al poderse comprender en forma inmediata el trabao realizado. Contenido mínimo de los papeles *. Evidencia los estados contables $ demás información, sobre los que va a opinar el auditor. (resenta la conformidad de acuerdo con los registros de la empresa. . %elación de los pasivos $ activos, demostrando cómo tiene el auditor evidencia de su e)istencia física $ valoración. /. Análisis de las cifras de ingresos $ gastos que componen la cuenta de resultados. 0. (rueba de que el trabao fue bien eecutado, supervisado $ revisado. 2. Borma del sistema de control interno que &a llevado el auditor $ el grado de confianza de ese sistema $ cuál es el alcance realizado para revisar las pruebas sustantivas. 3. !etalle de las definiciones o desviaciones en el sistema de control interno $ conclusiones a las que llega. 4. !etalle de las contrariedades en el trabao $ soluciones a las mismas. (ara realizar las marcas, suele emplearse tinta de diferentes colores $ no borrable. Evidentemente, cualquier otro signo o ticI es perfectamente aplicable siempre que se e)plique con claridad su significado. S!,er/"s"(% La supervisión adecuada de los papeles de trabao es una norma de auditoría, consecuencia de la responsabilidad del auditor al emitir el informe. Los papeles de trabao, deben estar revisados por el efe del equipo. +na práctica &abitual es revisar el trabao realizado por los distintos equipos periódicamente en orden a sentar las bases que en el futuro permitan eliminar los trabaos repetitivos $ rutinarios.
