La información información contable útil para la dirección superior. Faga. Capítulo I. Capítulo introductorio. Introducción. La secuencia lógica de desarrollo de un tema comienza con la observación de la situación, continúa con el análisis de los datos recogidos y la elaboración de los conceptos derivados de aquel, para terminar con la emisión de la información procesada.
Capítulo II. La dirección superior. Las organizaciones. Clasificación: • • • •
Tamaño: grandes, Tamaño: grandes, medianas y pequeñas. Origen: locales Origen: locales o extranjeras y en éste último caso tendremos a su vez filiales, o subsidiarias. Desarrollo de sus actividades (objeto): industriales, comerciales o prestadoras de servicios. Conformaci Conformación ón societaria societaria y jurídica: jurídica: perso personal nales, es, familia familiares res o consti constitui tuida da sobre sobre alguna alguna forma forma asociativa conocida.
Es imprescindible considerar el “aquí y ahora” empresario al momento de llevar a la práctica la implementaci implementación ón de un sistema informativo informativo.. A veces la mejor información información empalidece empalidece en su utilidad porque no cubre las expectativas organizacionales. Quede aquí señalada simplemente simplemente la influencia influencia que la realidad realidad de la empresa empresa puede ejercer sobre el movimiento en una u otra dirección de la información. La estructura empresaria. La estructura vertical. La pirámide organizacional organizacional está constituida constituida básicamente básicamente por diversos diversos niveles que se sustentan sustentan y condicionan mutuamente y le dan unicidad y homogeneidad al conjunto. Cada nivel tiene funciones distintas y particulares que les generan necesidades de información para su manejo, por lo general las responsabilidades son específicas de cada estrato y complementarias entre sí, constituyendo la unión de todas ellas la esencia del trabajo grupal. La base de la pirámide está constituida por el estrato operacional, en el que se reconocen diversos componentes en función de las múltiples opciones organizativas ya comentadas. Este sector es el de menor jerarquía, y a su vez el que más cerca está de la respectiva operación. Su misión fundamental es operar, cumpliendo órdenes, y su nivel de planeamiento y toma de decisiones es relativamente escaso, si no nulo. El segundo segundo nivel, nivel, lo podemos podemos llamar de superv supervisi isión ón intermed intermedia. ia. Está Está formad formadoo por por un nivel de supervisión, pero también por sectores de análisis y de control. Con la incorporación de tareas de análisis y fundamentalmente de supervisión primaria, aparece la necesidad de manejar herramientas y procesos de planificación y control. El nivel de planeamiento mencionado es de carácter táctico y de corto plazo, las tareas son aquí también la resultante órdenes emanadas del nivel inmediato superior.
Este tercer sector es el nivel gerencial. gerencial. Se hace necesaria la existencia de condiciones específica específica de manejo de información y conducción de personal, además de los conocimientos técnicos particulares que cada especialidad exige. Es éste el nivel en el que se procesa la síntesis informativa que proviene del análisis minucioso realizado en el nivel inferior, y en el que se da el pie para una madura toma de decisiones, que es una actividad propia del nivel superior. Las proyecciones globales hacen referencia tanto a las estrategias como a las tácticas. El nivel más alto de la pirámide es la dirección superior. superior. Este retrato directivo representa representa el máximo nivel nivel de conduc conducción ción en cualqui cualquier er organi organizaci zación, ón, y su funció funciónn básica básica está está dirigi dirigida da al planea planeamie miento nto estratégico y a la toma de decisiones. Sus tareas y responsabilidades apuntan a manejar el largo plazo, diseñando políticas y acciones en función a la formulación de diagnósticos situacionales y al establecimiento de escenarios de futuro, para que también intervengan circunstancialmente en la toma de decisiones de corto plazo. La estructura horizontal. Los objetivo objetivoss de planea planeamien miento to y contro controll propi propios os de la direcc dirección ión superi superior or involuc involucran ran a todos todos los sectores que componen la organización en los estamentos operativos, y a los que por lo general se añaden las funciones relativas a Relaciones institucionales, Auditoría y Sistemas. Cuando descendemos nos introducimos de lleno en el tema de las especificidades sectoriales. Existen las áreas Administrativo – Financiera, Comercial, Productiva, de Recursos Humanos y de Servicios. Cada Cada una de ellas ellas atiend atiendee a un difere diferente nte foco de atenció atenciónn que determin determinaa las caracte caracterís rística ticass particulares de las respectivas acciones y la organización sectorial consecuente con aquel. Las necesidades de información. Al hacer el análisis global y el cruzamiento de ambos tipos de estructura (vertical y horizontal), comien comienzan zan a vislum vislumbra brarse rse las necesi necesidade dadess de inform informaci ación, ón, que se genera generann a partir partir tanto tanto de las resp respon onsab sabili ilidad dades es jerá jerárq rqui uicas cas asum asumid idas as (est (estru ruct ctur uraa vert vertic ical) al) como como de las las espe especi cifi ficid cidad ades es profesionales derivadas de la sectorización (estructura horizontal). Debem Debemos os recono reconocer cer la existe existenci nciaa de difere diferente ntess grados grados de amplitu amplitud d en cuanto cuanto a la cobert cobertura ura de situ situaci acion ones es a ser ser info inform rmada adass y de análi análisi siss o sínt síntes esis is en la conf confor ormac mació iónn y pres presen enta tació ciónn de la información, en base fundamentalmente a la posición relativa que quien deba recibirla ocupe en la escala organizacional. A mayor jerarquía corresponde menor grado de detalle (mayor síntesis), y viceversa. Ejemplo: 1. Al operar operario io podrá podrá bastar bastarle le conocer conocer la velocid velocidad ad de la máquina máquina que opera opera.. El superv superviso isorr deberí deberíaa interesarse por manejar la relación entre producción buena y total, que le estaría marcando las pautas de eficiencia de la fabricación, y el número de rechazos debidos a defectos, que es un indicador del nivel de la calidad conseguida. Al jefe de fabricación del producido producido del conjunto de máquin máquinas as y de los costos costos insumid insumidos os para para lograr lograr un adecua adecuado do nivel nivel produ productiv ctivo. o. El gerent gerentee de fábrica, se manejará con los índices comparativos de rendimiento y eficiencia, el de rechazos, el cálculo cálculo de costo, costo, el desví desvíoo prome promedio dio.. A medida medida que escalamo escalamoss la pirámi pirámide de organizac organizaciona ionall la información necesaria para el manejo de las situaciones que caen bajo la respectiva órbita de resp respon onsa sabi bili lida dad d indi indivi vidu dual al o sect sector oria iall va cobr cobran ando do mayo mayorr ampl amplit itud ud en su cont conten enid ido, o, y simultáneamente un más amplio grado de síntesis en la forma de su presentación. 2. Similares Similares niveles niveles jerárquicos jerárquicos dentro dentro de distintos distintos sectores sectores de la empresa empresa compartirá compartiránn un también similar nivel de información en cuanto a su estructura formal, pero dirigido a diferentes focos de
atención, lo que implicará la existencia de contenidos diferenciados en la conformación de los informes. Una adecuada información es imprescindible a todo nivel para el eficaz manejo de la propia gestión, y lo es más aún para los de mayor responsabilidad, su contenido particular y el grado de detalle que presente estará en función del nivel jerárquico de su destinatario, disminuyendo el mismo conforme escalemos la pirámide organizacional hasta llegar a su máximo nivel, que es la dirección superior, en el que se requiere brindar mucha información con muy pocos datos. La dirección superior. Las diferentes conformaciones. Trazado geométrico: las mayores responsabilidades están en los estratos superiores y de allí se desplazan hacia abajo, con lo que bastaría una simple línea para dibujar esta relación, porque considera la cantidad de gente existente en cada posición. Debido a ello el dibujo se engrosa en la base, que es donde se concentra la mayor cantidad de persona, y se va afinando hacia arriba hasta terminar en punta. Existen diferentes trazados, según sea la tipología estructural de cada organización. Las responsabilidades se encuentran tanto más concentradas cuanto más “sentido de dueño” posee la respectiva dirección superior, y tanto más delegadas cuanto más “sentido de funcionario” tiene ésta. El sentido de dueño hace que quien lo posee tienda a cubrir el mayor espectro empresario posible, a veces incluso sin sopesa la importancia relativa de cada cuestión. El sentido de funcionario presenta las características antípodas de las recién mencionadas: hacer de la asignación de responsabilidades y de la delegación un “modus vivendi” particular, que lleve a que cada cual se preocupe sólo por un aspecto parcial y perfectamente definido de la gestión. De este modo, en sus extremos, la delegación puede derivar en una excesiva especialización que lleve a definir con suma precisión las responsabilidades individuales y a delimitar con firmeza los campos de actuación, para evitar de ese modo superposiciones y conflictos, pero que puede motivar actitudes de desinterés por lo que pasa fuera del propio control. Cualquiera que sea la conformación interna de cada tipo de dirección superior, existen algunas responsabilidades comunes a todas ellas, y ligadas a éstas una serie de necesidades a satisfacer para lograr darles cabal cumplimiento. Las responsabilidades. Las principales responsabilidades de la dirección superior están íntimamente relacionadas, a nivel objetivos, con las necesidades de supervivencia y desarrollo de la empresa; a nivel acciones, con las tareas de planeamiento, administración, coordinación, toma de decisiones y control; y atendiendo a una perspectiva temporal, con el presente y el futuro empresarial. Todas requieren para su adecuado ejercicio de un elemento clave, que es el conocimiento. El vehículo eficaz para la adquisición de este último es la información. La supervivencia de la empresa está unida a la capacidad de adaptación que la misma demuestre, referido a las cualidades de sus integrantes en forma individual y a la disposición de trabajar en conjunto. La adaptación se expresa a través de la flexibilidad en la consideración de las situaciones y en la toma de decisiones, así como en el aprovechamiento de las oportunidades de rentabilidad que se presenten. El desarrollo, por su parte, se basa fundamentalmente en la creatividad y en la disposición de recursos que la sustente, o al menos en la capacidad para generarlos en los momentos necesarios.
Las tareas de planeamiento y control hacen a la necesaria previsión del futuro que toda organización debe realizar para saber hacia dónde y de qué manera dirigir sus pasos para no equivocar la senda, o para producir las necesarias rectificaciones cuando el rumbo no es el adecuado. Las referidas a la administración y coordinación apuntan al mejor manejo de los recursos de todo tipo, y especialmente de los recursos humanos, con el propósito de lograr los objetivos que se persigan. La toma de decisiones, pro su parte, es una constante cotidiana e la vida de los directivos empresarios de máximo nivel, y es el promedio de los aciertos el que marca la calidad del proceso y de sus usuarios. Objetivos y acciones, se presenta como una responsabilidad primordial de la dirección superior el manejo eficaz no sólo del presente empresario, sino también de la tarea de asegurar, en la medida de lo posible, su futuro. Las necesidades y los recursos. Las necesidades se expresan en forma de recursos; esto es, que toda necesidad puede ser cubierta mediante la aplicación de algún recurso. Los recursos presentan una amplia gama de diferentes contenidos que sirven para cumplimentar necesidades de diversos tipos (recursos materiales, humanos, intelectuales, etc.). Los recursos pueden estar disponibles o requerir ser generados. La información forma parte de un recurso que satisface necesidades derivada de la asunción y cumplimiento de responsabilidades. La introducción del recurso informático, sobre todo en sus etapas computarizadas, trae aparejados algunos inconvenientes entre el personal, entre los que se destaca la resistencia al cambio. La función del profesional que intente la tarea de informatizar una organización no acaba con la instalación de un sistema, sino que abarca también la incorporación de quienes deban llevarlo adelante a la “compra” de la idea, lo que requiere por parte de aquel la posesión de algunas características propias del área de recursos humanos o de manejo políticas de situaciones conflictivas. Una vez vencida la resistencia al cambio, el proceso informático puede ser desarrollado en toda su plenitud. Otros puntos cruciales a tener en cuenta en la introducción de información sistematizada son los referidos a la adecuada comunicación de sus contenidos, y al uso de los mismos en función a las decisiones a ser tomadas. La posesión de información no asegura la buena comunicación, ni la adecuada resolución de problemas o toma de decisiones, pero sienta las bases para estos procesos.
Capítulo III. La información. Definición conceptual del término información. Conocer es adquirir para sí los aspectos parciales de los distintos acontecimientos y situaciones que se presentan cotidianamente, internalizándolos a nivel racional o emocional. La adquisición de conocimiento se produce a través del aprendizaje, y su instrumento eficaz es la información. La información es el canal por el que de un modo más o menos sistemático se desliza el conocimiento. Desde un punto de vista estructural, la información es el flujo de retazos de la realidad que, expresados de un modo entendible para nuestro cerebro, motivan en el mismo la aparición de ciertas representaciones gráficas que tienden a coincidir en mayor o menor medida con aquellas situaciones que les dieron origen.
La realidad hace sentido para nosotros no sólo a partir del momento que la conocemos, sino desde el preciso instante que es capaz de producir en nosotros la evocación de imágenes inteligibles. Es éste el punto de fusión de los dos aspectos del proceso cognoscitivo que son la aprehensión y la comprensión. La aprehensión se refiere al acto exterior de adquisición de conocimiento y su inmediata internalización. La comprensión apunta a la identificación de dicho conocimiento con imágenes propias que permitan su contraste y aceptación. Un elemento esencial que debe estar presente para que el proceso antes mencionado tenga lugar es el lenguaje, que es el medio de expresión que da forma a la información, poniendo en signos externos entendibles los conceptos teóricos que se desean transmitir. En la medida que la información tienda a socializarse, el lenguaje deberá consecuentemente tender a universalizarse, a fin de que la interpretación que todos los destinatarios de los mensajes le den a los contenidos de estos últimos sea única y uniforme, evitando de este modo las confusiones, los errores de interpretación, la “misinformación” y la desinformación. Los componentes de la información. La información es el canal por el que se desliza el conocimiento. Existen cuatro elementos que constituyen las características básicas de la información eficaz: 1. La oportunidad en su procesamiento y emisión. 2. El adecuado reflejo de la realidad que describe. 3. La confiabilidad de los sistemas y procesos de formulación que le dan vida. 4. La coherencia de los contenidos que transmite. La oportunidad. La información es el conocimiento en su momento óptimo. Para que una información sea eficaz, en función de los propósitos perseguidos con su utilización, debe ser oportuna, lo que significa que debe estar disponible en el momento que se la necesita; esto es, cuando puede producir algún tipo de efecto sobre una determinada situación. Por el contrario, una información no exacta pero con el suficiente grado de aproximación a la realidad, proporcionada en el momento adecuado, permite a quien debe tomar decisiones hacerlo con una razonable dosis de seguridad. El adecuado reflejo de la realidad. La imagen que la información transmite debe ser lo más fidedigna posible respecto de la realidad a la que intenta describir. La confiabilidad de los sistemas y procesos de formulación. El proceso de emisión de información reconoce una serie de pasos que lo conforman: 1. La recopilación de los datos. 2. Su procesamiento. 3. La emisión de información. 4. El análisis crítico y la evaluación. 5. La distribución de la información. 6. La retroalimentación. 7. La modificación de los parámetros de control.
8. La toma de decisiones. Cada uno de estos pasos puede ser considerado a efectos del análisis como un circuito cerrado, pero también, y al mismo tiempo, interconectado con los demás. La confiabilidad del proceso total dependerá tanto de la confiabilidad de cada proceso parcial como de la referida a las relaciones entre todos ellos. Es imperioso asegurar tanto la eficacia de cada proceso particular como la correspondiente a las relaciones entre los mismos, para, de este modo, obtener un conjunto eficaz. La coherencia de los contenidos. Existen dos elementos que resulta necesario destacar. El primero es el referido a la información/receptor. Para que la información emitida produzca los efectos que persigue, es imperioso que su nivel de detalle y las particularidades de su lenguaje estén en estrecha consonancia con los de las personas a quienes va dirigida. Es requisito que resulte atractiva e interesante para quien debe asimilarla, tanto sea en sus aspectos formales como en lo relativo a su contenido. La eficacia de la información pasa por su capacidad intrínseca de dirigirse en forma directa al centro de interés del receptor. El segundo elemento es el relativo a la coherencia en el tiempo. La información temporal debe permitir comparaciones de sucesos ocurridos en momentos distintos, para lo cual es necesario que tanto su conformación estructural como la valorización que se le de permita realizar esta tarea sobre bases homogéneas, evitando el apareamiento de datos no comparables. La calidad de la información. Todo proceso que considere y respete las cuatro características básicas aquí señaladas producirá información de alta calidad. La información es buena, o no es información. La utilidad de la información. La utilidad básica de la información es poner en funcionamiento los mecanismos disparadores de las acciones que a través del análisis comparativo surgen como necesarias respuestas a los condicionamientos que la realidad nos presenta. Dentro de esta clasificación incluimos la información de Control presupuestario y de gestión, que contrastando los datos de la realidad con los previstos a través del planeamiento, y determinando las variaciones, muestra los caminos para las decisiones correctivas. La información presenta rasgos salientes, desde el punto de vista de su utilidad: 1. Anticipar los posibles cursos de la realidad y las probables consecuencias de las acciones empresarias. 2. Evaluar la realidad, en comparación con las previsiones, determinando las variaciones más significativas, analizando las causas de los desvíos y determinando las responsabilidades por los mismos. 3. Establecer las acciones correctivas a ser implementadas, para que en el menor plazo posible la realidad pueda ser modificada (en caso necesario) en la dirección deseada.
El proceso informático.
El proceso informático está conformado por los siguientes aspectos: 1. La recopilación de los datos a ser procesados. 2. Su procesamiento. 3. La emisión de información en base a los datos procesados. 4. El análisis crítico y la evaluación de la información emitida. 5. La distribución de la información. 6. La retroalimentación (“feedback”). 7. La modificación de los parámetros para posteriores controles. 8. La toma de decisiones implícita en cada paso anterior. La recopilación de datos. En la práctica, la recopilación de datos tiene una importancia decisiva puesto que la calidad de los datos relevados convalida la calidad de la información emitida. Normalmente quienes recogen los datos no tienen responsabilidad sobre la corrección de los pasos posteriores del proceso, pero su por la validación que hagan de los datos recogidos que, como ya hemos dicho, deben responder del modo más exacto posible a la realidad que describen. Es por ello que la experiencia práctica de los “tomadores” de datos se constituye muchas veces en un elemento decisivo para asegurar su confiabilidad. La calidad del proceso de recolección de datos se asienta en la existencia de probados sistemas y procedimientos que, a través de precisas instrucciones escritas, fijación de responsabilidades, establecimiento de controles cruzados de consistencia, y otras consideraciones que la buena teoría indiquen como necesarias de tener en cuenta, permitan aseverar que la tarea se desarrollará con eficacia. El procesamiento de los datos relevados. El uso de modernos ordenadores (“hardware”), alimentados con adecuados programas (“software”) preparados o adaptados “ad hoc” (en ambos sentidos: atendiendo tanto a la empresa que los utilice como a las tareas específicas para las que fueran desarrolladas), hacen a la calidad de la información en sí misma. Pero no basta sólo con los sistemas dentro del computador para que dicha calidad sea posible, sino que estos últimos deben estar acompañados por los correspondientes procedimientos alrededor del equipo, que permitan que el manejo de datos en dirección al procesador se lleva a cabo en tiempo (característica de oportunidad) y forma (característica de coherencia). Si los datos son correctos y el procesamiento adecuado, tendremos ya las dos terceras partes del proceso total a nuestro favor. La emisión de información. Todos los participantes del proceso informático tienen un lenguaje que es preciso considerar y respetar. No es menos cierto que el lenguaje accesible para cada uno es aquel que le permite aprehender y comprender lo que se le está transmitiendo.
El análisis crítico y la evaluación.
Para que una información rinda los frutos que de ella se esperan, debe ser utilizada. Esto implica que necesariamente tiene que ser analizada y evaluada críticamente. El análisis crítico y la evaluación tienen dos direcciones distintas reconocibles, aunque no fácilmente separables, que son: 1. Una primera, referida al contenido de la información en relación a la realidad que describe. Este tipo de análisis evaluativo es el que suele realizar el emisor de la información en forma previa a su distribución, con el objeto de asegurar que los datos presentados reflejan de modo razonable la imagen de la realidad que los origina. 2. Una segunda, relacionada con el aporte que la información brinda para que las decisiones puedan ser tomadas. Considera la completividad, la claridad y la concisión de los informes y el grado de objetividad que presenten respecto de los problemas a ser resueltos y los temas a ser decididos. Para que los análisis puedan tener lugar, la información debe estar preparada y presentada en forma inteligible y producir en los receptores la evocación de imágenes por ellos reconocibles, a fin de que el posterior proceso de toma de decisiones que se derive de su utilización se asiente sobre una cabal comprensión de la realidad. La distribución de la información. La distribución tiene por objeto dar lugar a su conocimiento y manejo. Este proceso de difusión plantea una serie e nuevas cuestiones a tener en cuenta, como son las referidas al grado de detalle que deben contener los informes en función al nivel de las personas a quienes van dirigidos, al modo de llevar a cabo la distribución para que la información llegue a quien deba llegar en el momento en que debe hacerlo, y esencialmente, al nivel de confidencialidad que es necesario preservar. Los emisores de la información deben ejercer el control de su distribución a efectos de asegurar que el informe y su destinatario lleguen a “juntarse” en algún momento, pero no en cualquier momento, sino en el momento en que se supone deben hacerlo. Es muy importante tener en claro en todo momento el “who’s who” empresarial para que la información en su forma, en su contenido y en su distribución responda con eficacia a los requerimientos particulares de cada uno. La retroalimentación (el “feedback”). La retroalimentación es la actividad de reconocimiento de los aspectos internos de la empresa y de los contextuales que la afectan, aptos para la reformulación de las políticas empresarias. La modificación de los parámetros de control. Todo cambio en la estructura de formulación de decisiones e implementación de acciones llevará implícitos cambios en el establecimiento de los elementos que, por comparación, permitan asegurar el control. Ambos pasos, “feedback” y modificación de parámetros, permiten el seguimiento dinámico de las acciones y la corrección de los rumbos fijados, cuando éstos no fueran los adecuados.
La toma de decisiones.
Las decisiones no pueden esperar, para ser tomadas, a que se llegue al término del proceso informático, puesto que con ello se corre el riesgo de que se transformen en anacrónicas o extemporáneas y, por ende, no produzcan los efectos perseguidos. Por el contrario, cada decisión arribada en su momento, contribuye al éxito de la gestión empresaria. Los errores más frecuentes en el manejo de la información. Algunos aspectos negativos, que pueden ser expresados como los errores que con mayor frecuencia se presentan cuando del manejo de información se trata: 1. El exceso de información. 2. La generalización extrema. 3. El “exactismo”. El exceso de información. Este primer defecto se refiere tanto a la existencia de muy grandes cantidades de informaciones diferentes y de todo tipo, muchas veces redundantes y muchas otras no utilizadas, como así también al exceso de detalle y la minuciosidad extrema en la formulación y presentación de información necesaria. Es así como muchas veces algún nivel jerárquico solicita una información de única vez que a posteriori se sigue procesando en forma permanente, aún cuando ya no sea necesaria su preparación y emisión. En empresas comerciales, por ejemplo, suelen hallarse exhaustivos detalles de ventas, márgenes e inventarios de productos no representativos, en lugar de indicadores generales que demuestren de dónde venimos, dónde estamos y hacia dónde vamos. Una buena política de información debe responder a las características de claridad, competitividad y concisión que, entre otras, determinan la calidad de las comunicaciones. La generalización extrema. En algunas oportunidades esta situación se debe a la presunción generalizada (o no) de la existencia de ciertos sobreentendidos que pueden llevar a motivar errores de comprensión o interpretación. La información debe ser la necesaria: ni más ni menos. Es absolutamente imprescindible que todo responsable de emitir información sea consciente de su responsabilidad por trabajar en tal sentido. Para ello es necesario conocer las efectivas necesidades de aquellos a quienes los informes van dirigidos, y prepararlos en función de estos requerimientos. Toda información así preparada responderá satisfactoriamente a las exigencias de calidad que le sean presentadas. El “exactismo”. La información debe brindar una razonable visión de la realidad que intenta describir, y no necesariamente una exacta descripción de la misma, si los objetivos perseguidos con su uso no ameritan tal grado de precisión. La aproximación es mejor que nada.
La información por excepción.
El manejo de información por excepción exige un importante cambio de mentalidad en quienes deben hacerlo. La utilización de información por excepción no constituye de hecho un camino incierto ni en tinieblas (todo lo contrario), pero vale de todos modos la comparación para graficar este nuevo modo de mirar la realidad. En la medida que sea posible determinar cuál es la información a emitir, y cuándo hacerlo, sobre la base de estos parámetros de excepcionalidad, dicha información ganará en calidad y utilidad.
Capítulo IV. La información contable. La información contable. La información contable forma parte esencial de la información en general. La contabilidad fue pensada y desarrollada como una técnica informática basada en ciertas concepciones de autocontrol y balanceo de cifras que tendían a asegurar la exactitud de las registraciones. Los criterios contables han debido ser constantemente actualizados, adaptados y puestos al día para que sirvieran a objetivos cada vez más complejos, en función a la similar complejidad que cobrara en el tiempo la realidad informática y de manejo empresarial. Con el correr de los años, han ido apareciendo desarrollos teórico – prácticos que aportaron nuevos enfoques para el manejo d la información y para la gestión de negocios, hasta llegar a constituir un cuerpo de conocimientos que diera origen a las ciencias económicas y de administración tal como hoy las conocemos. La información contable, considerada en los aspectos amplios aquí mencionados, forma parte insustituible del proceso de “management” empresarial, constituyendo el basamento técnico más sólido para una gestión eficaz. Esta irrupción a velocidad moderada de nuevas técnicas como las aquí enunciadas ha cobrado una brusca aceleración en los últimos años, en función de la presencia de los tres fenómenos, uno negativo y dos positivos, que se anuncian a continuación: 1. El primero de ellos, es el recrudecimiento de la inflación a nivel mundial, que ha forzado al desarrollo de técnicas de homogeneización de valores en el tiempo que permitieran la comparación de cifras sobre bases similares. La comprensión de las situaciones del momento y su contraste con hechos del pasado, requieren la formulación de datos “ex – inflación”; es decir, netos de los efectos distorsionantes de esta muchas veces incontrolable realidad argentina y mundial. Ello ha llevado no sólo a la mera introducción de métodos de ajuste en los balances. Asimismo, el uso de técnicas de actualización se ha generalizado hacia otro tipo de informes que requerían un similar grado de ajuste, sobre todo aquellos que, como el control presupuestario, necesariamente exigían el contraste de cifras actuales con similares previsiones hechas en el pasado, cuando los valores económicos implícitos en el signo monetario, respondían a realidades económicas obviamente diferentes. La actualización de valores ha llegado incluso a modificar las formas tradicionales de negociación. 2. De los dos fenómenos restantes, que hemos definido como positivos, podemos hablar en primer lugar del referido a la investigación en general que se ha realizado en torno a la ciencia de la administración los fenómenos propios del ámbito administrativo – empresarial han podido ser explicados a partir de los postulados de disciplinas tan alejadas de aquella como la biología, la teología y la genética. Se han desarrollado concepciones de manejo empresarial que permitieron comprender y manejar el “day to day” de la vida de las organizaciones productivas. Los procedimientos no han sustituido la inteligencia humana, opero ésta se ha visto enormemente beneficiada con la sistematización brindada por aquellos, llegándose en la actualidad a una cierta simbiosis hombre – sistemas, que alimenta y realimenta la eficacia del conjunto así establecido.
3. El segundo fenómeno positivo que es posible identificar forma parte del que hemos hablado en el punto anterior, pero por su peculiar implicancia en el desarrollo no sólo de la ciencia administrativa sino de la vida del ser humano en general, ha hecho méritos más que suficientes para que lo destaquemos en particular. Los adelantos introducidos por y a través del proceso de sistematización de datos; es decir, la computación. La irrupción de los computadores, unido al formidable avance de la técnica electrónica, en todos sus aspectos, pero fundamentalmente en lo referido a comunicación y transmisión a distancia, ha “pateado el tablero” de las concepciones tradicionales referidas al “modus vivendi” del ser humano y racional. Se ha producido una auténtica revolución en la forma de vida humana, alcanzando obviamente también al ámbito de trabajo particular. Es así como en la actualidad, utilizan una PC, cuanto más no sea como procesador de texto. Hablar del procesamiento de datos significa en la práctica referirnos a la sistematización de los mismos a través de la computación. En la actualidad es posible conseguir a relativamente bajo costo un “hardware” conveniente en función de las propias necesidades. Existen también enormes bibliotecas de “software” producido para satisfacer casi todas las necesidades imaginables. Es inútil tener un gran hardware y un gran software sin un gran manware. Esta sentencia marca una realidad a la que no se puede cerrar los ojos; realidad que se resume en una frase: capacidad de adaptación. Que tiene a su vez como un aliado insustituible la capacitación que le permite al hombre común acceder del modo más suave y amigable posible a las nuevas realidades que le plantea la computación. Los tres fenómenos que contribuyen a acelerar los procesos de “aggiornamiento” de las técnicas contables a las demandantes condiciones de la actualidad. La revalorización de la contabilidad como fuente de información. Durante mucho tiempo las organizaciones se movieron con el uso simultáneo de información contable y extracontable, y muchas veces dando preeminencia a la segunda por sobre la primera. Este fenómeno se debió básicamente al hecho de que la contabilidad no siempre respondió con la prontitud necesaria a los crecientes requerimientos de las empresas, lo que motivó la existencia de esa información paralela. Las causas motivantes de tal actitud han sido varias y variadas, y se fundan tanto en fallas humanas como de sistemas. Algunas de las causales más habituales son: 1. Fallas en la oportunidad: hemos dado prioridad a los aspectos de exactitud por sobre los de prontitud, con lo que el resultado conseguido ha sido, pro lo general que la información contable “siempre llegaba tarde”, y por ende debía ser reemplazada por datos extraoficiales no tan exactos, pero emitidos con el tiempo suficiente para ser utilizados convenientemente. Con la ayuda de los velos y exactos procesadores hoy disponibles, es posible asegurar tanto la una como la otra. 2. Problemas con la uniformidad del lenguaje: los sucesos de la realidad económica de nuestro país a lo largo de los últimos 40 años, con la alta inflación desatada y rara vez eficazmente controlada, han tomado las cifras oficiales en números sin sentido y dificultado enormemente las comparaciones. Si a ello le agregamos la demora en reaccionar ante estos acontecimientos por parte de los profesionales en la materia para adecuar la información contable a la velocidad de los cambios de la realidad, tendremos una causal adicional del abandono que las empresas hicieran de la información contable como herramienta de manejo empresarial. 3. Problemas con la especificidad en el lenguaje: los profesionales contables hemos durante mucho tiempo presentado la información atendiendo a la pureza de la concepción técnica más que a la
utilidad que le presta al receptor. Esto ha motivado que muchos estados contables “químicamente puros” carecieran de la simplicidad y practicidad que permitieran que “el gran público” accediera a ellos con facilidad. Ni qué hablar cuando el destinatario era la dirección superior, que además de hacer el esfuerzo de comprender las cifras que se le presentaban, debía tomar decisiones en base a las mismas, lo que le exigía una doble tarea de desentrañar sus contenidos para posteriormente poder utilizarla en función a sus necesidades. Hoy día creemos que a partir de su incorporación a los estratos directivos de muchas organizaciones, han aprendido a mirar la información como un auxiliar valioso para la toma de decisiones más que como una “obra de arte” de la profesión, y en función de ello han podido adaptar las formulaciones técnicas al idioma que la realidad empresaria exige para su mejor comprensión y manejo. Los focos de atención de la información contable. Clasificación: 1. Desde una perspectiva situacional de la empresa dentro del entorno en que actúa, podemos identificar dos tipos básicos de información: la información interna y la información del contexto. 2. Desde una perspectiva temporal es posible clasificarla como reflejando el pasado, el presente y el futuro de la operación. 3. Desde una perspectiva operacional, encontramos información patrimonial, económica y financiera. 4. Desde una perspectiva funcional, tenemos información para el planeamiento, para el control y para la toma de decisiones. El foco de atención situacional. Recurriremos a una adaptación de la técnica de adquisición de conocimiento conocida como “La ventana de Johari”. En dicho diagrama puede verse la existencia de dos grandes planos interactuantes que son la empresa y el contexto en el que la misma se desenvuelve. El “plano empresa” comprende la información interna referida a la organización, y cada cuadrante muestra las posibles combinaciones conocimiento /desconocimiento a que tanto ésta como el entorno están sometidas. Lo mismo sucede en el “plano contexto”, pero en este caso con referencia a la información externa a la empresa que puede tener algún efecto sobre ella.
Emp resa
Empresa y Contexto Conocen
Empresa Conoce Contexto No (1)
(2)
Contexto Conoce Empresa No
Ambos Desconocen (4) (3)
Con tex to
Empresa y Contexto Conocen
Empresa Conoce Contexto No (a)
Contexto Conoce Empresa No
(b) Ambos Desconocen
(c)
(d)
En el cuadrante señalado como (1), la fuente de información será siempre, en primera instancia, la propia empresa, quien proporcionará tanto interna como externamente la información sobe las condiciones interiores de la misma. En el cuadrante (2) aparece aquella información que la empresa conoce y que quiere reservar para sí, sin darla a publicidad. Entra en este cuadrante toda información de carácter estratégico y de manejo de la organización (información confidencial). En el cuadrante (3) se muestra la información interna a que el contexto tiene acceso, y que por diversos motivos la empresa desconoce. Suele presentarse este caso en los análisis y proyecciones que la competencia lleva a cabo sobre nuestra organización, y que por falta de una adecuada metodología de trabajo nosotros no estamos en condiciones de percibir. En el cuadrante (4) se ubica la información a la que ni la propia empresa ni el contexto pueden acceder. En el nombrado como (a) aparece aquella información del contexto que afecta a la empresa y que todos conocemos porque esta última no encuentra restricciones para su divulgación. El propósito de trabajar sobre la perspectiva situacional de la información, es resaltar que existen situaciones de la realidad, algunas de ellas interiores y otras exteriores al accionar empresario, sobre las que puede existir un distinto grado de conocimiento en proporciones variables. El mayor o menor grado de conocimiento puede afectar profundamente el rumbo de las actividades empresariales, y la eficacia de los ajustes al “derrotero” estaría estrechamente ligada a la absorción de incertidumbre que sea posible obtener a través de dicho conocimiento. La información contable debe tender a proporcionar a la empresa los datos internos y externos disponibles, y procurar incorporar aquellos que, siendo conocidos por los demás, no son manejados por la propia organización. El foco de atención temporal. El segundo foco es llamado temporal en función del momento de la realidad sobre el que se informa. Sobre esta base, la información contable debe atender a situaciones del pasado, del presente y del futuro. Del pasado, porque sirven de base para las comparaciones que permiten determinar los vaivenes empresarios y la situación de la organización en épocas distintas, y también porque son un elemento referencial clave para el planeamiento y la presupuestación. Del presente, porque va indicando la calidad y la dirección del desarrollo de los acontecimientos, y marca la “realidad real” a la fecha. Del futuro, por último, porque sin descuidar lo que pasa hoy, permite poner un ojo en el maña y gerenciar por anticipación. El foco de atención operacional.
Apunta a definir la dirección de la información contable hacia los aspectos patrimoniales, económicos y financieros de la gestión. Todo diagnóstico y situacional y todo análisis de evolución deben partir de “lo que tengo, me deben y debo” (aspectos patrimoniales), de los resultados que obtengo con mi gestión operativa (aspectos económicos) y con el manejo del dinero o elementos que lo representen (aspectos financieros). La información contable debe atender a todos en un similar pie de igualdad o dedicación. El foco de atención funcional. Los aspectos funcionales de la información contable nos presenta los planos del planeamiento, del control y de la toma de decisiones. La información para el planeamiento debe sus orígenes tanto al interior como al exterior de la empresa; al pasado como al presente; al patrimonio, a los aspectos económicos y a las finanzas de la empresa; todo ello en una interrelación ordenada de factores que presente una clara visión de la realidad posible. Y lo mismo sucede con la información para el control y para la toma de decisiones, que con sus peculiaridades participan de similar confluencia de factores situacionales, temporales y operacionales. La contabilidad como expresión del proceso informático. El planeamiento. El primer paso del proceso informático es el Planeamiento. Un esquema básico de planeamiento consta de cuatro etapas: 1. El diagnóstico situacional. 2. La formulación de los escenarios de futuro. 3. El establecimiento de estrategias que, en función al diagnóstico, den respuesta a los escenarios probables. 4. La conformación de los planes de acción. En una empresa en marcha, con continuidad operacional, la información contable interviene fundamentalmente en la etapa de diagnóstico situacional. El planeamiento se completa con diversas técnicas de gestión, entre las que podemos destacar la dirección por objetivos, la teoría de la calidad total, la programación lineal y la gerencia cíclica, la que apoyada en datos históricos del entorno brinda información de utilidad para la planificación y el manejo estratégico de la organización. El presupuesto. El presupuesto de la empresa, si bien sienta sus bases en presunciones de futuro, también recoge datos de los registros históricos de la operación, datos éstos que son provistos fundamentalmente por la contabilidad. En la medida en que esta última reconozca y proporcione la información económica necesaria, será posible presumir el comportamiento presupuestario de las distintas variables de acuerdo al grado de detalle que se disponga, con lo que la contabilidad habrá hecho su aporte a la configuración de la perspectiva temporal de la gestión. Sobre este particular cabe decir que en los últimos tiempos ha aparecido un auxiliar valioso para el desarrollo de la técnica presupuestaria, que el conocido como “Presupuesto base cero”, que en cierto
modo hace abstracción de las cifras históricas y propone en cambio un “planning” basado fundamentalmente en las condiciones ideales de la organización para afrontar la operación prevista en el futuro. El proceso informático propiamente dicho. La toma de los datos, su procesamiento y la emisión consecuente de información responden, desde una perspectiva temporal, al presente empresario, desde una perspectiva situacional, a la operación interna de la empresa, aunque también recoge de algún modo la influencia de los elementos exógenos a la misma; y desde una perspectiva operacional, al patrimonio, a los resultados económicos y al manejo de las finanzas. La contabilidad de costos. Basada en la determinación del grado de identificación de los desembolsos con las unidades de producto fabricadas y vendidas, y de la naturaleza intrínseca de aquellos, la contabilidad de costos reconoce la existencia de distintas clasificaciones y formas de contabilizar los egresos, entre las que podemos mencionar: 1. Costos variables y costos fijos. 2. Costos directos y costos indirectos. 3. Costeo directo y costeo por absorción. 4. Gastos de estructura y gastos de operación. En base a las anteriores clasificaciones, todo desembolso registrable tendrá una apropiación que, cuando “se cierran las cuentas”, permitirá analizar el comportamiento de los distintos componentes del costo e la operación. La contabilidad matricial. Esta herramienta contable consiste básicamente en una tabla de doble entrada, en la que cada intersección representa una imputación que tiene un doble destino: hacia el eje de las ordenadas apunta a la identificación de los desembolsos diversos asignables a un mismo negocio, y por el lado de las abscisas determina la sumatoria de cada tipo de desembolso independientemente de la asignación al negocio que corresponda. La “Sunshine accounting”. La contabilidad por responsabilidad es una variante de la mencionada contabilidad matricial, y persigue como objetivo la determinación de la responsabilidad por el origen tanto de los gastos como de los ingresos. Una técnica de información esencialmente económica, aunque considera también los aspectos financieros y patrimoniales sobre todo a través de la determinación de los capitales fijos y de trabajo necesarios para la consecución de los resultados de la operación. La contabilidad presenta una serie de propuestas informáticas tendientes a mejorar sensiblemente la disposición y el manejo de información. La homogeneización de los valores.
La homogeneización de los valores campea sobre el problema de la actualización y homogeneización de los valores. El control. En este paso, casi el último si dejamos de lado el proceso de toma de decisiones, la contabilidad cobra toda su real dimensión, ya que es a través de la misma como se efectiviza el control. Si consideramos a la contabilidad como la gran base de datos que recoge los sucesos internos y externos de la gestión empresaria, y los registra en función a un código predeterminado y entendible, a la que todos los interesados pueden recurrir para “saber lo que está pasando”, podemos entender que el ejercicio del control se formaliza por y a través de los datos contables. Existen dos tipos de enfoques complementarios: 1. El control de gestión. 2. El control presupuestario. El primero de ellos se basa en la asignación de responsabilidades por la ejecución de tareas, la toma de decisiones y el cumplimiento de objetivos. En segundo, basado en los parámetros definidos en el presupuesto, y su contraste con los datos de la realidad, da vida a la información numérica comparativa que hace efectivo el control, “monitoreando” la operación. En la medida que la empresa consiga introducir ambos tipos de control a través de la contabilidad, el contralor a efectuar sobre la operación se verá facilitado por la disposición en tiempo y forma de datos confiables. La perspectiva operacional. Tres aspectos que definan la perspectiva operacional: 1. El patrimonio. 2. Los resultados económicos. 3. La situación y movimientos financieros. El patrimonio importa esencialmente por ser de propiedad de los dueños de la empresa, quienesquiera que éstos sean y constituye el recurso básico con que cuenta la misma para generar utilidades con su operación. La información sobre su “status” y movimiento, así como el control sobre su adecuado mantenimiento y disposición forma parte esencial del “paquete” informático que la dirección superior debe manejar con fluidez. Los resultados económicos constituyen el fundamento mismo de la operación de la empresa, y como consecuencia, de la información con la que esta última debe contar. Uno de los objetivos fundamentales de la empresa es el beneficio, para lo cual pone todo su patrimonial a operar, y sobre el cual debe ejercer un eficiente control. Los resultados positivos aseguran la permanencia de la empresa en el tiempo y su crecimiento y desarrollo armónico y diversificado, por lo que es de fundamental importancia que la dirección superior ponga toda su atención para lograrlos, mantenerlos y mejorarlos. En cuanto a la situación y movimiento financieros, a partir del cambio de concepción habido en el mundo, y particularmente en la Argentina, acerca del papel a ser desempeñado por las tasas positivas de interés, cada vez más y en forma creciente se impone un manejo muy atinado y afinado de esta variable. Los aspectos financieros han llegado para instalarse definitivamente, por lo que deben ser considerados como un elemento de primordial importancia que afecta los resultados globales, cuestión
ésta que queda suficientemente demostrada desde que hay empresas que muestran resultados económicos magros o negativos, y fundamentan sus buenos números positivos en este aspecto particular.
Capítulo V. Dirección Superior e Información Contable. El concepto de contabilidad como base de datos. Entre dirección superior e información contable existe una relación sujeto/objeto, en la que lo más importante es el reconocimiento de las necesidades del sujeto que puedan ser satisfechas con las cualidades del objeto. Esta es una relación no reversible. Importa sobre todo priorizar los requerimientos de la dirección superior por sobre cualquier tipo de condicionamiento impuesto por algún otro factor interviniente en el proceso informático. La contabilidad puede y debe ser considerada como la base de datos empresarial, que recogiendo y registrando los datos útiles para la empresa, tanto internos como externos (perspectiva situacional), del pasado, del presente y sus proyecciones al futuro (perspectiva temporal), de la situación y movimientos patrimoniales, económicos y financieros de la organización (perspectiva operacional), los procese y emita y ponga a disposición de quien deba utilizarla (la dirección superior), la información que le permita llevar a cabo eficazmente su gestión. La información forma parte de un recurso que satisface necesidades derivadas de la asunción y cumplimiento de responsabilidades. El tipo de información útil para la dirección de la empresa debiera establecerse a partir de los requisitos que esta área fije como necesarios para cumplir su misión y llevar a cabo sus funciones. En la práctica, y asumiendo como probable que las necesidades de la dirección superior puedan exceder las posibilidades de respuesta de esta técnica de registración, por más desarrollada que la misma esté, la tarea de coordinar la relación requerimientos/recursos informáticos destinados a satisfacerlos se nos presentará como un camino de aproximaciones sucesivas. Será necesario entender a la contabilidad en un sentido amplio; asumirla en la capacidad que presente no sólo para cumplir con los requisitos legales habituales de registración, sino también para obtener y disponer de los datos de todo tipo que puedan constituir información de utilidad para la organización, sea interna de la empresa, sea del contexto en el que la misma se desempeña. Aspectos formales a considerar. La homogeneidad en el tiempo. La homogeneidad en el tiempo se refiere al mantenimiento de una cierta uniformidad exterior de los formatos (continente) y de una similar “batería” de datos a ser emitidos (contenido). Conviene a todos los efectos que la misma sea respetada, de ser posible, a lo largo de todo un ejercicio económico, y también a través de los distintos ejercicios en que se divide la actividad empresaria. El motivo fundamental implícito en este requisito de mantenimiento de la uniformidad en los diagramas informáticos es la necesidad existente en las empresas de comparar informaciones de diferentes períodos sobre bases homogéneas, y la posibilidad de hacerlo sin que para ello se deban llevar a cabo complejas tareas de reconstitución o reacomodamiento de datos. La bondad intrínseca se manifiesta a través de la eliminación a priori de futuros trabajos de reconciliación de información.
El “direccionamiento” de la información. El direccionamiento de la información hace referencia al poder que otorga la disposición y el manejo de información, poder que en nuestro caso deriva de la posibilidad de dirigir la atención al receptor de los informes en función al interés del emisor, influyendo de ese modo sobre sus decisiones. Dos informaciones con similar contenido, presentadas de manera distinta, pueden causar en quienes las leen diferentes impresiones y sensaciones, según sean esos diversos modos de presentación. Por ello es importante que la información sea adecuadamente “direccionada” hacia las necesidades del receptor, resaltando los aspectos que sea necesario o conveniente destacar, para que el destinatario de los datos fije de inmediato su atención en los mismos, desechando aquellos otros que no revistan similar grado de importancia. La estandarización de los formatos. La responsabilidad de un emisor de información reside, además de asegurar la calidad intrínseca de los contenidos, en procurar resguardar la armonía de conjunto en las formalidades de la presentación. Así también debemos reconocer que la información será tanto mejor recibida cuanto mejor presentada esté. Hoy día cualquier informe pueda ser preparado de modo de causar la mejor impresión, con lo que es posible lograr una inmediata adhesión a los contenidos a través de la apreciación de la impecabilidad de la presentación de sus continentes. Las formas de comunicar, visualmente los datos. Es importante la emisión de información adecuada a través de la presentación de informes adecuados. Existen tres formas típicas de presentar visualmente los contenidos informáticos: 1. Informes: son de tipo litera, con exposición de ideas y opiniones, y relato de hechos. Son relaciones comparativas en forma de índices y porcentajes. Los requisitos clave para la confección de informes eficaces son la claridad, la completividad y la concisión. 2. Cuadros: habitualmente numéricos, se exponen de un modo visualmente accesible. Los aspectos básicos a ser tenidos en cuenta para lograr un eficiente diseño de cuadros están referidos a la consideración del uso de información por excepción y a la definición de la exposición de cifras completas o reducidas, o en valores absolutos o relativos. 3. Gráficos: complementan las dos herramientas anteriores. Visualmente mejoran aún las expresiones de los cuadros. Un requisito esencial comprensible y asimilable es evitar el “empate” que se produce, a nivel dibujo, con la inclusión de un exceso de grillas, nodos, líneas, etc., y a nivel contenido, con la profusión de datos diversos en una misma plana. No todo informe debe necesariamente ser repetido como cuadro, ni todo cuadro expresado como gráfico, puesto que de hacerlo así se estaría multiplicando innecesariamente el volumen total de la información suministrada. Una adecuada combinación de los tres tipos de herramientas hacen en su conjunto a la calidad del informe global. Los plazos para emitir información.
Toda información tiene su propia frecuencia de emisión y su correspondiente espacio de tiempo de cobertura de situaciones. Existe información diaria, semanal, quincenal, mensual, trimestral y anual, que cubrirá períodos operativos consecuentes. Al hablar de la información contable útil para la dirección superior es imprescindible reconocer la existencia de estas distintas frecuencias de emisión, y encasillar en la frecuencia adecuada los datos de cada tipo a ser proporcionados para satisfacer las diversas necesidades del órgano conductor de la organización. La consideración de eventuales parámetros de comparación. Toda información debe servir para ubicar a su usuario en el entorno espacio/temporal en que se desarrolla su operación. La información contable “descolgada” no ayuda a la aprehensión del verdadero contenido de los mensajes emitidos. Es muy importante contar permanentemente con la presencia del algún patrón de comparación que sirva como punto de referencia, sea éste el que fuera. Los responsables de preparación y emisión de información deben impulsar su uso habitual en las organizaciones preparadas para ello. El uso de valores relativos. Es conveniente reconocer que existe una importante cantidad de datos cuya expresión numérica puede ser hecha ventajosamente en forma de índices, porcentajes, ratios, etc., no sólo sin perder significatividad, sino, por el contrario, objetivando de un modo más claro y fácil de percibir dichos contenidos. La lógica estaría indicando que las cifras en cuestión debieran ser expresadas en valores relativos antes bien que en absolutos, o en todo caso, acompañando a estos últimos como un complemento informático conveniente. También en el uso de valores relativos es importante tener en cuenta que no siempre “lo que abunda no daña”, y por ello conviene tender a mantener una posición prudente. Los condicionamientos a respetar. La asignación de responsabilidades. Un elemento clave en el proceso informático es el referido a la clara asignación de responsabilidades, tanto en lo relativo a la toma de datos, como al procesamiento, la emisión y el análisis de la información. Frecuentemente aparecen problemas en las organizaciones a causa de la no asignación de responsabilidades, ya que debido a esa carencia o bien se presentan duplicaciones de funciones en áreas distintas, lo que suele motivar la emisión de informaciones desiguales e incluso contrapuestas, o bien existen “lacks” informáticos, con lo que la empresa no cuenta con todo el conocimiento situacional que necesita para operar. Lo mismo suele suceden en los restantes pasos del proceso total, ya que la falta de asignación de responsabilidades es uno de los mayores tropiezos que surgen para lograr una operación eficaz. Para que el sistema de información actúe adecuadamente cada uno de los participantes del proceso debe conocer con claridad qué debe hacer, cuándo hacerlo y de qué manera. La flexibilidad en la preparación de los informes.
La flexibilidad en la preparación de los informes es lo relativo a la necesidad de que los responsables de preparar y emitir información adquieran la convicción de que resulta esencial ejercitar un manejo flexible en la consideración de qué información proporcionar y de qué modo hacerlo. Dado en nivel de los funcionarios a quienes la información va dirigida, y sus necesidades específicas, los emisores deben ser permeables a introducir los cambios que sean necesarios para conformar dichas necesidades, sobre todo teniendo en cuenta que la realidad empresaria es cambiante, y que la información debe seguir esos cambios para continuar siendo eficaz. Apuntamos a una mejor satisfacción de los requerimientos puntuales de los niveles directos empresarios, cuando los mismos no coinciden “in totum” con la información suministrada. Ya sea porque una cuestión circunstancial, porque el centro de atención de los destinatarios se ha desplazado transitoria o definitivamente de los carriles habituales, porque una forma de presentación se considera más adecuada que las demás, o por cualquier otra razón, siempre pueden existir cambios en los parámetros de confección de información. Los contenidos específicos a considerar. 1. A nivel Objetivos: 1) Asegurar la supervivencia de la empresa, objetivo que desde una perspectiva temporal está muy unido a la consideración de su presente. 2) Proveer a su desarrollo armónico, que se entronca con la perspectiva temporal de tender a asegurar su futuro. 2. A nivel Acciones: 3) Planeamiento, cuyo foco de atención apunta al futuro empresario. 4) Administración, Coordinación y Control, unidos al presente de la organización. 5) Toma de decisiones, que abarca ambas perspectivas temporales. Contenidos fundamentales de la información: 1. El primer aspecto utilitario dijimos que era anticipar los posibles cursos de la realidad y las probables consecuencias de las acciones empresarias (consideración del futuro como perspectiva temporal). 2. El segundo aspecto consiste en evaluar la realidad en comparación con las previsiones (de planeamiento y presupuestarias), estableciendo los desvíos, analizando sus causas y determinando las responsabilidades por su ocurrencia (consideración del presente empresarial). 3. El tercer aspecto se refiere a establecer las acciones correctivas a ser implementadas, para que dentro del menor plazo posible la realidad pueda ser modificada (en caso necesario) en la dirección deseada.
Existen diversos focos de atención según la perspectiva desde la que se realice el análisis: 1. Foco de atención situacional: desde este punto de vista la información contable debe registrar datos internos de la empresa y datos del contexto. 2. Foco de atención temporal: la información debe atender al pasado, al presente y al futuro de la organización. 3. Foco de atención operacional: la contabilidad asentó su formulación original y también su desarrollo posterior sobre él.
4. Foco de atención funcional: la información para el planeamiento, para el control y para la toma de decisiones, que conjuntamente con las referidas a la administración de los recursos y a la coordinación de las acciones, que también se nutren de la información contable, son precisamente las responsabilidades del máximo nivel de conducción de la organización. La interrelación de los conceptos. Tres responsabilidades básicas de la dirección superior: 1. Planeamiento del futuro. 2. Administración, coordinación y control del presente. 3. Toma de decisiones permanente. Las tareas de planeamiento. Las tareas de planeamiento, fundamentalmente en sus pasos de diagnóstico situacional y formulación de escenarios de futuro, requieren de información interna y del contexto, basada tanto en la realidad del pasado y particular, así como dentro de la organización en sí misma, como del presente, que nos sitúa ante la realidad del momento actual, y también del desarrollo de previsiones de futuro. El diagnóstico situacional consiste fundamentalmente en la tarea de ubicar a la empresa en el contexto espacio temporal en el que se halla inserta, determinando sus fuerzas y debilidades, y dando las pautas elementales para la formulación de los escenarios de futuro. La información que alimenta las tareas mencionadas se compone fundamentalmente de dos niveles básicos que constituyen el conjunto de información contextual. Las empresas no son totalmente independientes del entorno dentro del cual están situadas y con el que interactúan. El primer conjunto informático a ser considerado es el referido a los datos del contexto, que son aquellos datos que reflejan el entorno que rodea la organización, y que se subdividen en dos grandes grupos: 1. Información de carácter general, que es la relativa al contexto “macro” en el que la empresa se halla inserta. 2. Información de carácter particular, que siendo aún información externa a la empresa, está referida al contexto “micro” particular e inmediato que rodea a la organización, y con la cual ésta interactúa con mayor asiduidad. El segundo conjunto informático a considerar es el que corresponde a los datos internos de la empresa, conformado por los tres componentes del foco de atención operacional: 1. Información de carácter patrimonial, que analiza la situación estática de los recursos a una fecha determinada y su movimiento en el tiempo. 2. Información de carácter económico, que es la referida a la operación de la empresa. 3. Información de carácter financiero, que atiende al uso de fondos y al costo de la financiación.
Las tareas de administración, coordinación y control. La información debe ser la misma, con la única diferencia que en esta etapa posterior a la de planeamiento los datos del presente serán los que en el momento de planificar aún no existían como tales, ya que entonces se trataba de acciones futuras.
La única diferencia entre ambas es de orden temporal, y la misma información hoy considerada útil para las tareas de administrar, coordinar y controlar, mañana lo será para efectuar una nueva planificación. Las tareas de toma de decisiones. No es sólo la disposición de información lo que avala la calidad de las decisiones. La toma de decisiones es una actividad constante en la vida empresaria, no basta sólo con información contable para facilitar esta tarea, ya que la misma tiene una secuencia y una frecuencia que pueden no coincidir con la necesidad de decidir. La aplicación práctica de los conceptos desarrollados. Diagrama global. Dentro del diagrama del informe, debemos referirnos a los aspectos formales generales que conforman el cuadro integral del mismo. Los supuestos que hemos de considerar son los siguientes: 1. La expresión formal del informe será escrita. 2. Utilizaremos los tres tipos de expresiones de datos: informes, cuadros y gráficos, procurando que su uso alternativo o conjunto sea realizado cuando las peculiaridades de la información justifiquen la recurrencia a unos u otros, o a todos ellos a la vez. 3. Pondremos especial énfasis en resguardar, en la medida de lo posible, el uso de información por excepción, y en evitar los que hemos señalado como algunos de los errores más comunes en el manejo de información: la superabundancia o la insuficiencia de datos, y el “exactismo”. 4. La información siempre estará referida al presente de la operación, pero cuando sea posible o conveniente será comparada con datos del pasado, o con las cifras presupuestadas para el período considerado. 5. Estableceremos formatos estándar, procurando guardar la homogeneidad entre los distintos formularios. 6. Usaremos indistintamente valores absolutos y relativos, según convenga a los efectos prácticos de exposición de las cifras; usando cifras enteras, sin decimales. 7. La frecuencia del informe aquí expuesto será mensual. Desde el punto de vista del contenido de globales, el informe estará compuesto por información agrupada según la siguiente clasificación: 1. Información sobre el contexto general en el que la organización está inserta. 2. Información sobre el contexto particular e inmediato que rodea a la empresa. 3. Información general sobre la empresa y su desenvolvimiento. 4. Información sobre el desarrollo de cada uno de los negocios que conforman su operación. 5. Información sobre los planes y proyectos específicos que están en ejecución. 6. Información sobre los centros de costos y tipos de gastos que constituyen el andamiaje de la contabilidad de resultados. 7. Información sobre los sectores de apoyo a la operación principal. Información sobre el contexto general. Este tipo de información es de carácter situacional.
Información general sobre la empresa y su desenvolvimiento. Es el análisis específico de la situación interna de la empresa en sus tres aspectos: patrimonial, económico y financiero. Información sobre los negocios en particular. Los contenidos a detallar son los mismos que los referidos a nivel empresa, con un grado de detalle mayor. Información sobre los planes y proyectos específicos en ejecución. Por un lado comprende aquellos programas que corresponden al campo de los negocios de la empresa (información comercial); por la otra se refiere a las obras en ejecución que, una vez terminadas, formarán parte de las cuentas finales de bienes de uso. Es decir, por una parte se trata de información de tipo económico, y por la otra de tipo patrimonial. Información sobre los centros de costos y tipos de gastos. La información económica se trata de la descripción detallada de los desembolsos realizados (con el criterio de lo devengado) por cada sector responsable de un presupuesto de gastos. Los datos se muestran desagregados de acuerdo a su naturaleza, con el propósito de ejercitar un control sobre qué se está gastando, y agrupadas por sector, con el objeto de determinar quién lo está haciendo. Este tipo de detalle es el corazón de la contabilidad presupuestaria y de costos, y constituye uno de los más valiosos elementos de control con que cuenta la dirección superior para llevar a cabo su gestión.
