EVAPRO3-3

EVALUACIÓN, PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS

usando Excel y Project

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112

Permite dejar NOTAS relacionadas con la tarea o actividad elegida. TRABAJO ASOCIADOS A OTROS PROGRAMAS

Esta opción además nos permite conectarnos con otros programas de aplicación. aplicación. Para asignar un Presupuesto de Materiales a una Tarea por ejemplo, podemos utilizar EXCEL, el cual permitiría mantener actualizado el costo de ésta tarea cuando hay cambios en precios unitarios y/o cantidad de materiales o insumos utilizados en el proyecto. *****


5.15.


113

Plan esquemático del Proyecto

5.16

En éste Tema

1 2 3 4

TAREA RESUMEN

SUBTAREAS

HITOS

COMANDOS PROJECT

Las tareas de resumen son títulos generales con tareas subordinadas incluidas en ellas. Las tareas resumen ofrecen una estructura de esquema que identifica las grandes fases del proyecto. Como en todo esquema, cada nivel de subordinación subordinación representa un nivel adicional de detalle para la tarea. Se crea una tarea de resumen, cuando se incluye una tarea en ella ( o aplica sangría ). Se elimina la estructura del esquema cuando se anula la sangría de las tareas incluidas bajo la tarea tarea de resumen. resumen. Cada tarea de resumen es programada automáticamente para que comience comience en la fecha más temprana de todas las fechas de inicio de las tareas; su fecha final es la última fecha final de las tareas.

1

La duración de una tarea de resumen es el tiempo de trabajo total que hay entre la fecha inicial más temprana y la final más tardía de las tareas que incluye; la duración de una tarea de resumen no es la suma de las duraciones de todas las tareas. Las tareas resumen también contienen información total de trabajo en duración y costos.

5.17.

Consejo PARA HACER UN PLAN DEFINA TODAS LAS TAREAS Y DE UN ORDEN LÓGICO COMO FASES DEL PROYECTO. DEFINA LOS HITOS IMPORTANTES

Es el modo en el que se establece una estructura de esquema para el plan del proyecto. Las tareas degradada que se encuentran bajo una tarea , se convierte en una tarea de resumen. SIMBOLOS DE ESQUEMAS + se utiliza para para identificar una TAREA TAREA RESUMEN = se utiliza utiliza para identificar tareas SIN SUBTAREAS.

Puede resumir resumir el plan plan o esquema esquema para mostrar únicamente las las tareas de resumen y ocultar las tareas más detalladas. detalladas. También, se puede expandir expandir las tareas de resumen resumen para que sean mostradas todas las subtareas del plan. Al resumir y expandir tareas de resumen especificas especificas o todas las tareas de resumen resumen del proyecto, se puede visualizar e imprimir la cantidad de detalle que se requiera.


5.18. INTRODUCCIÓN DE TAREAS E HITOS


114

( PLAN DE PROYECTO ESQUEMATIZADO Y VINCULADO )

USO DE COMANDOS PROJECT ( PARA CREACIÓN DE UN SUBPROYECTO)


Parte


6

Gestión de recursos y horarios

115



116

Definición de Fondo º de Recursos y Asignación 6.1.

RECURSOS HUMANOS, FISICOS, MATERIALES Y COSTOS

La gente, grupos de personas, equipos, maquinas, materiales, En éste Tema

1 2 3 4

FONDO DE RECURSOS COSTOS

CALENDARIO DE TRABAJO PRESUPUESTO O FLUJO DE CAJA

Consejo EN UN PROYECTO DEFINA PRIMERO EL FONDO DE RECURSOS, HORARIO DE TRABAJO Y ASIGNE LOS COSTOS FIJOS Y/O VARIABLES.

instalaciones, etc., constituyen el FONDO DE RECURSOS para el proyecto. La manera más rápida de asignar recursos es seleccionar una tarea o grupo de tareas. Cuando se asigna un nuevo recurso a una tarea, se puede añadir detalles opcionales sobre el recurso como: costos horarios o tarifas, código, capacidad máxima, etc. Cuando se asigna un nuevo recurso a una tarea, su nombre se agrega en forma automática al fondo de recursos. Una vez que el recurso es agregado al fondo de recursos, se puede asignar a cualquier otra tarea introduciendo su nombre o seleccionándolo de la lista de nombre de recursos del fondo.

1

Introducir recursos en el fondo de recursos, cuando se le asignan a las tareas es efectivo y conveniente para proyectos pequeños o cuando no se está seguro de los recursos que necesita el proyecto. También, se puede se puede introducir directamente al fondo antes de asignarlo a alguna tarea. Se utiliza éste método, si se encuentra trabajando en un gran proyecto para el cual tiene un grupo concreto de recursos o para anticipar el uso de los mismo grupo de recursos, para proyectos futuros. De este modo, puede asignar recursos existentes a las tareas. Se debe tener presente que sólo necesita especificar aquellos recursos que necesitan gestión, coordinación o planificación en el proyecto. Pintores, electricistas, carpinteros, instaladores, camioneta, camión, máquina, etc.



117

Puede introducir información adicional sobre un recurso, como por ejemplo: iniciales, nombre de grupo o código, costos e información de calendario. Completar esta información es opcional, dependiendo del proyecto. Sin embargo, es conveniente completar ésta información para obtener informes del proyecto, posteriormente :

EJEMPLO: RECURSOS Ingenieros técnicos pintores instaladores

INICIALES ING TEC PIN INT

GRUPO

CODIGO

ASESORIA TECNICA CONTRATADO EXTERNO

200-001 200-002 200-003 200-004



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6.2. Normalmente, un conjunto de recursos consiste en una serie de recursos que comparten las mismas aptitudes o atributos y que pueden asignarse a las mismas tareas. Por ejemplo, si está planeando asignar cinco pintores a tres tareas de pintura, puede crear el conjunto de recursos Pintores y asignar el conjunto tres veces en vez de asignar cada pintor individual a las tres tareas de pintura por separado. Así, sólo tendrá que hacer 3 asignaciones en vez de 15. (Aunque también puede asignar menos de cinco pintores del conjunto a la tarea.) Un conjunto de recursos se crea asignando un nombre al conjunto, por ejemplo Pintores, en el campo Nombre del recurso y escribiendo después un número en el campo Capacidad máxima en la tabla Entrada de la vista Hoja de recursos. El valor de este campo es generalmente x veces 100%, donde x es igual al número de recursos del conjunto. Por tanto, un conjunto de recursos que tenga cinco pintores, tendrá un valor de 500% en el campo Capacidad máxima. Por otro lado, un grupo de recursos puede constar de cualquier combinación de recursos individuales y conjuntos de recursos, y se utiliza normalmente para categorizar recursos de forma que se puedan realizar el seguimiento y los informes de los mismos. Por ejemplo, puede agrupar los conjuntos de recursos Pintores, Fontaneros y Electricistas. Junto con un experto en iluminación, en el Grupo- Contratistas, de forma que pueda ver o crear periódicamente un informe que muestre los costos del contratista. Un grupo de recursos también puede ser un departamento o una organización. Para crear un grupo de recursos, escriba el nombre en el campo Grupo, que se encuentra en la tabla Entrada de la vista Hoja de recursos.

Las unidades indican el porcentaje de tiempo que un recurso trabajará en una tarea. Por ejemplo, si asigna a una persona para que trabaje en una tarea a tiempo completo, habrá asignado a esa persona al 100% de unidades. Si desea que esa persona trabaje en la tarea sólo una cuarta parte de su tiempo disponible, asigne esa persona al 25% de unidades. Cuando asigna un conjunto de recursos a una tarea, el 100% de unidades significa que ha asignado a uno de los recursos del conjunto para que trabaje en la tarea a tiempo completo, 200% significa que ha asignado a dos recursos del conjunto y así sucesivamente


6.3.

6.4.


119



120

6.5. Antes de que Project pueda calcular con precisión los costos de tareas y recursos, es necesario especificar los costos de los componentes y los métodos de cálculo de costos que se desea que utilice Project. A continuación, se enumeran los posibles tipos de costos, los métodos de cálculo y otros factores que pueden afectar a los costos calculados: son los costos de los recursos de trabajo, como personas o equipos, a los que se han asignado tasas estándar y (si es necesario) tasas de horas extra, normalmente por hora. Cuando se asigna un recurso a una tarea. Project calcula el costo total del recurso utilizando las tasas de recursos por horas que se han especificado y el tiempo de ejecución de la tarea. Costo de recurso basado en tasas = Tasa de pago x Tiempo trabajado Ejemplo;

Costo de pintor = $ 3000 /hora x 8 horas

= $ 24.000

: son los costos de los recursos materiales consumibles, como suministros o materiales de construcción, a los que se han asignado tasas estándar. Las tasas de los recursos materiales se asignan por unidad de material, como tasa por metro o tasa por tonelada. Cuando se asigna un recurso material a una tarea, Project calcula los costos totales de material utilizando la tasa del recurso material que se ha especificado y la cantidad de material necesaria para completar la tarea. Costo de material basado en tasas = Costo / unidad x Cantidad de unidades utilizadas Costo de combustible = $ 400 /litro x 40 litros = $ 1.600 Ejemplo : : son los costos imputados al volumen de trabajo correspondiente a una asignación programado para su realización fuera de las horas laborables normales asignadas a un recurso y que se carga a la tasa de horas extra del recurso. Project no calcula automáticamente las horas adicionales como horas extra, a menos que las horas adicionales se asignen de forma específica como horas extra. Además, Project sólo aplica tasas de horas extra a los recursos de trabajo, pero no a los recursos materiales. Costo horas extra = Tasa de hora extra x tiempo trabajado Ejemplo : Costo de horas extra de un pintor = $ 4.500 /hora x 3 horas = $ 13.500 : son tarifas definidas y únicas para el uso de un recurso como un equipo. No dependen nunca del volumen de trabajo que se ha de realizar, y se asignan cada vez que se utiliza el recurso. Pueden especificarse costos por uso además de los costos basados en tasas. Por ejemplo, el arriendo de un



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equipo puede suponer un costo por entrega o de instalación cada vez que se utilice, además de un cargo por hora. Costo por uso = Tarifa fija por cada uso de un recurso de trabajo o de un recurso de material Ejemplo: Costo del arriendo de un equipo de pintura = $ 10.000 El costo por uso de un recurso material se aplica realmente una sola vez. En los recursos de trabajo, el costo por uso depende del valor del campo Unidades en el cuadro de diálogo Información de la asignación. Por ejemplo, si la asignación de un recurso es del 50%. sólo se aplica el 50% del costo por uso. Si la asignación del recurso es del 200% el costo por uso se multiplica por 2. : son los costos establecidos para una tarea que permanece constante, independientemente de la duración de la tarea o del trabajo realizado por un recurso. El costo de un recurso basado en tasas puede aumentar cuando una tarea requiere más tiempo, pero un costo fijo nunca aumenta. ( por ejemplo : el costo de un pintor que cobra por horas el trabajo de pintar una casa es mayor si tarda 2 días en lugar de 1 día. Sin embargo, las cantidades de pintura y demás materiales necesarias para el recubrimiento serán las mismas, independiente del tiempo de ejecución de la tarea. Si no desea especificar una lista detallada de materiales por tarea basta con que especifique el costo total de todos los materiales como un costo fijo. Pueden asignarse costos fijos a una tarea y añadirse a costos basados en tasas. Costo fijo = Costo que permanece constante aunque cambie la duración de la tarea Ejemplos : Costo de pintura = $ 2.000 /lata x 10 latas = $ 20.000 Costo del arriendo de un equipo de pintura = $ 10.000

son los costos por hora de los recursos de trabajo y los recursos materiales por unidad. Estas tasas se almacenan y se pueden especificar en tablas de tasas de costo. Una tabla de tasas de costo es un conjunto de hasta 25 fases con distintas tasas de recursos. Se pueden utilizar los diferentes niveles para especificar cambios futuros de tasas, como aumentos de tasas de pago o mejoras de materiales, y especificar la fecha en que deben entrar en vigor esos cambios. Por ejemplo, si sabe que un recurso va a tener un aumento costo dentro de 6 meses, puede especificar que Project comience a utilizar la nueva tasa automáticamente a partir de la fecha que determine. Las tablas de tasas de costo pueden incluir tasas estándar, tasas de horas extra y costos por uso.


Tasa para un pintor Ejemplos : Tasa de horas extra para un pintor


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= $ 3.000 /hora = $ 4.500 /hora

Tasa para pintura = $ 2.000 /lata Costo del arriendo de un equipo de pintura = $ 10.000 es el método que se utiliza para determinar cuándo se deben contabilizar los costos de recursos y tareas. Si el flujo de caja es un factor importante en su proyecto, existe la posibilidad de cambiar el método de acumulación de costos en las tareas individuales para asegurarse de que se acumulan cuando se dispone de capital necesario para pagarlos. Excepto en el caso de los costos por uso, que siempre se acumulan al comienzo de la tarea, Project prorratea los costos de forma predeterminada y calcula la acumulación de costos de acuerdo con el porcentaje de realización de una tarea, distribuyéndola a lo largo de la duración de la misma. Sin embargo, también puede tener acumular los costos al principio o al final de una tarea. En resumen, el costo total de una tarea puede estar formado por una parte o la totalidad de los costos de componentes descritos anteriormente. La ecuación general para el cálculo del costo de una tarea viene expresada por :

Suma de los costos basados en tasas de los recursos asignados a la tarea + Suma de los costos basados en tasas de los materiales utilizados en la tarea + Suma de los costos de horas extra de los recursos asignados a la tarea + Suma de los costos por uso de los recursos y materiales utilizados en la tarea + Suma de los costos fijos (añadidos a los costos por uso) asociados a la tarea EJEMPLO : Se contratan los servicios de un pintor para pintar la fachada de una casa. La duración estimada de esta tarea es 8 horas. La tasa normal del pintor es $ 3.000 /hora y la tasa de horas extra es $ 4.500 /hora por cada hora de trabajo adicional a la jornada normal de 8 horas diarias. También hay que cargar una tarifa estándar de $ 10.000 por el uso de la escalera y otros equipos , así como una tarifa independiente para el combustible de la pistola de pintura accionada por motor, que asciende a $ 4.000. Para el recubrimiento de la facha se necesitan 10 galones de pintura, con un costo de $ 2.000 cada una. La duración del trabajo fue finalmente de 11 horas :

El costo total de la obra de pintura de la casa sería : + Costo basado en tasas del pintor = $ 3.000 /hora x 8 horas : + Costo basado en tasas de combustible = $ 400 /litro x 10 litros: + Costo de horas extra del pintor = 4.500 /hora x 3 horas : + Costo del alquiler del equipo de pintura y escalera + Costo fijo de la pintura : TOTAL

$ $ $ $ $

24.000 4.000 13.500 10.000 20.000

$ 71.500



123

6.6.

Existen 3 métodos de acumulación de costos, para los recursos:

INICIO : Se utiliza éste método, si los costos se acumulan tan pronto como comienza la tarea que usa el recurso.

FIN : En éste caso, los costos se acumulan hasta que la

tarea finalice. Los costos fijos para

las tareas siempre son acumulados al final de cada tarea.

PRORRATEO : Se utiliza cuando los costos se acumulan de acuerdo al avance de la tarea que utiliza el recurso, basándose en el trabajo ejecutado. Este es el método, que funciona en forma predeterminada.



124

6.7.

6.8. Consiste en asignar premios y multas en $ que se asigna a la administración del proyecto ( generalmente usada en proyectos de mediana a larga duración. Ej. en el sector de la construcción ). Será ideal terminar el proyecto en la fecha establecida según la programación entregada al cliente. Si la fecha de término de un proyecto fuera por ejemplo, 20 semanas, una tabla de asignación de premios y multas podría ser, por ejemplo : TERMINO PROYECTO

PREMIO $

MULTAS $

24 semanas 23 22 21 20 19 18 17 16

-

$ 120 90 60 30

$ 30 60 90 120

-



125

6.9.

El programa calcula una planificación predeterminada, la cual utiliza un estándar de 8 horas al día desde las , 40 horas a la semana. Como no todos los recursos de un proyecto se adaptarán siempre a ésta planificación, se debe modificar el calendario para ajustar el horario de trabajo para todo el proyecto a para un grupo especifico de recursos. También se puede ajustar el horario de trabajo para un recurso individual.

Existen dos tipo de calendarios en el programa de computación: - CALENDARIO BASE (estándar o del proyecto) - CALENDARIO DE RECURSOS

Este define el trabajo común del proyecto, los días y horas de descanso del proyecto o de un grupo de recursos. Utiliza una semana de trabajo de lunes a viernes, desde las 8 de la mañana a las 5 de la tarde con una hora de descanso a medio día y sin vacaciones Debe especificarse todos los días de descanso, así como las fiestas nacionales y oficiales. Se puede crear diversos calendarios y usarlos en el proyecto para diferentes grupos de recursos. Utilice los calendarios asignado para un “grupo de recursos” ( ej. personal técnico, administrativo, etc.) Cuando edita un calendario , todos los cambios que se realizan son reflejados en los calendarios de recursos que dependen de ese calendario . Los cambios que ejecuta en el calendario estándar afectan únicamente al proyecto actual, de modo que cada proyecto puede tener su propio conjunto de calendarios.

6.10. Define los días de trabajo y descanso de un recurso especifico cuya disponibilidad no concuerda con el calendario del proyecto. Un calendario de recursos contiene excepciones al calendario del proyecto para un recurso individual. Permite ajustar el calendario de recursos para planificar vacaciones individuales, medias jornadas u horas extras. Utilice un calendario de recursos para especificar horarios de trabajo para recursos individuales. Aunque los calendarios de recursos comienzan siendo copia exacta del calendario estándar, puede seleccionar un calendario diferente y personalizar fácilmente cada calendario de recursos para mostrar las vacaciones personales del recurso, el tiempo fuera de la oficina, u horas de trabajo individuales. En el caso de un recurso equipo, el calendario de recursos puede reflejar el mantenimiento planificado, horario de concesión o cualquier excepción de uso.


6.11.


126



127



128



( duración · recurso )

129


6.12.


130


Parte


7

Programación y cargas de trabajo

131



132

Tipos de programación 7.1.

Programación condicionada por el esfuerzo ( método predeterminado para asignar recursos )

En éste Tema

1 2 3 4

PROGRAMACIÓN DE LAS TAREAS RECURSOS SOBREUTILIZADO RESTRICCIÓN DE TAREAS LINEA BASE DEL PROYECTO

Consejo DESPUÉS DE PLANIFICAR Y DEPURAR EL PROYECTO, GRABELO EN LINEA BASE PARA QUE PROJECT PUEDA REALIZAR LAS COMPARACIÓNES REAL vs PLANIFICADO.

Cuando se asignan o se quitan personas en una tarea, el programa MS-Project amplia o reduce su duración para adaptarla al mayor o menor numero de recursos, pero no cambia el trabajo total de la tarea. Aunque se agreguen recursos a una tarea, el trabajo total permanece inalterado. Sin embargo, si cambia la cantidad de trabajo que se distribuirá entre los recursos asignados a la tarea.

1

La programación condicionada por el esfuerzo sólo es aplicable a los recursos que se agregan o quitan en una tarea. No se aplica a las reglas de cálculo que emplea MS-Project para cambiar los valores de TRABAJO, DURACION y UNIDAD de los recursos que ya están asignados a las tareas. Cuando se trabaja con programación condicionada por el esfuerzo, debe tenerse en cuenta lo siguiente : Los cálculos CPEE sólo serán efectivos después de asignar el primer recurso a la tarea. Una vez que se aplica un recurso a la tarea, el valor del trabajo, no cambiará con la asignación de nuevos recursos ni la reducción de éstos. Los cálculos CPEE no se aplican a la asignación simultánea de varios recursos cuando estos sean las primeras asignaciones en una tarea. No obstante, tras esta asignación inicial de diversos recursos, el valor del trabajo no cambiará al asignar nuevos recursos ni quitarlos.

Existen 3 alternativas :

UNIDADES FIJAS

DURACION FIJA TRABAJO FIJO



Si el tipo de tarea asignado es unidades fijas, asignación de recursos adicionales reducirá la duración de la tarea.

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la

Si el tipo de tarea asignado es duración fija, la asignación de recursos adicionales, reducirá los valores unitarios individuales de los recursos. En éste caso, la asignación de recursos adicionales, reducirá la asignación la duración de la tarea. Nota : La opción CPEE no puede estar activada para las tareas de resumen, ni para los proyectos insertados.

7.2. En toda programación o planificación de un proyecto, se debe gestionar recursos que han resultado ser sobreutilizados o sobrecargados produciendo conflictos de recursos por "sobrecarga de trabajo". Se debe ajustar las cargas de trabajo de éstos recursos e identificar y resolver esperas, causadas cuando asigna un recurso a demasiadas tareas programadas a la vez.



134

Los conflictos de recursos tienen lugar cuando la cantidad de un recurso particular requerido para un tiempo dado, excede las unidades máximas especificadas para ese recurso. Ejemplo: si se asignan 16 técnicos a una determinada tarea y el numero máximo de unidades disponible de éste recurso en el proyecto es de 15, entonces el RECURSO TECNICO esta SOBREUTILIZADO. Los conflictos de recursos no tienen lugar siempre en la misma tarea. Resulta común asignar el mismo recurso a más de una tarea. Si las tareas se superponen el recurso se “sobrecargará de trabajo”.

Por ejemplo, en un proyecto se tienen 2 pintores asignados para pintar la sala A, simultáneamente, se asignan 3 pintores para pintar la sala B. Sin embargo, sólo se tienen 4 pintores para el proyecto y se necesitan 5 pintores para terminar ambas tareas. Se trata de un conflicto de distribución de recursos , ya que el numero de pintores requerido supera a la disponibilidad del recurso.



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7.3. El programa computacional muestra un mensaje cuando encuentra un conflicto de recursos. Aunque se puede seguir con el plan , se requiere REDISTRIBUIR los recursos de modo que el plan refleje con exactitud los recursos requeridos para completar todas las tareas. Redistribuir recursos, significa asegurar que la utilización máxima de un recurso particular, nunca exceda el número máximo de unidades disponible para ese recurso. Para resolver los conflictos de recursos en un proyecto, se puede utilizar algunos de éstos métodos: •

•

Usar, la opción ” redistribuir recursos manualmente ”, si el proyectos necesita el uso de varias estrategias para redistribuir los recursos. Esto permite probar una gran cantidad de ajuste en las asignaciones de recursos o en la programación de las tareas, de acuerdo con las necesidades especificas del proyecto. Puede utilizar la orden de “ redistribución de recursos ” y dejar que el programa resuelva los conflictos entre recursos. Estas ordenes resuelven el conflicto retrasando las tareas superpuestas que causan el conflicto.



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1. RESOLUCION MANUAL DE CONFLICTOS ENTRE RECURSOS Se puede utilizar algunas de éstas alternativas o una combinación de ellas:

Aumentar la capacidad máxima disponible de un recurso : (cap. máx) Si tiene recursos adicionales disponibles, introduzca y aumente la capacidad máxima del recurso, en cuadro "Información del recurso" o en la "hoja de recursos". Asignar un recurso diferente a la tarea sobrecargada: Analice en su proyecto, si dispone de un recurso comparable que pueda realizar el trabajo. Por ejemplo, asignar a un técnico a una tarea, podría liberar al ingeniero para otra tarea. Ajustar las relaciones entre tareas (y/o restricciones fechas): Cuando 2 tareas superpuestas provocan un conflicto de distribución, se debe reprogramar una tarea de modo que una empiece antes que la otra.



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Permitir tiempo extra : En éste caso, se introducen horas extras en el trabajo para el recurso en el campo "trab h extra" del formulario de tareas o del formulario de recursos. La hora extra se paga con la tasa de hora extra. Extender los días de trabajo y las horas en el calendario de recursos: En lugar de introducir horas extras, extender los días y horario de trabajo en el proyecto. La barra de estado muestra un mensaje cuando un recurso del proyecto se sobrecarga. Para saber si hay otros recursos sobrecargados utilice Hoja de Recursos. Mostrará el(los) recurso(s) en rojo. En la "hoja de recursos" se puede seleccionar la celda Cap máx para el recurso y modificar la cantidad deseada de recursos disponibles. Sí tras aumentar el numero de unidades máxima del recurso, éste permanece sobreutilizado, se deberá intentar otras alternativas de redistribución de cargas. El gráfico de recursos muestra una representación gráfica del uso de los recursos en función del tiempo. Se puede utilizar éste tipo de gráfico para ver un perfil de la distribución del recurso y determinar cuantas horas ésta sobreutilizado el recurso. Para detectar cuales son las tareas que han sido asignados recursos sobreutilizados, se utiliza la presentación ASIGNACIÓN DE RECURSOS. Esta es una representación combinada que consiste en la presentación Uso de recursos sobre la presentación Gantt de retrasos.

2. REDISTRIBUCION AUTOMATICA DE RECURSOS Si la mejor solución para redistribuir recursos es retrasar las tareas superpuestas ( tareas que tienen lugar a la vez) se puede hacer que el programa computacional resuelva los conflictos entre recursos mediante una orden “Redistribuir recursos”. Esta puede ser manual o automática. : Se debe solucionar los conflictos entre recursos en forma manual.

: Se redistribuyen momento que estos se sobrecargan.

los recursos sobreutilizados en el



138

7.4.

Cuando

se utiliza el programa computacional para programar tareas y redistribuir recursos sobrecargados, las tareas son programadas para comenzar tan pronto como sea posible. No obstante, “tan pronto como sea posible” no se adapta siempre a los requerimientos del proyecto. Las restricciones o delimitaciones se sitúan en tareas individuales y afectan a la fecha de comienzo y de fin de las tareas. Todas las delimitaciones (excepto Lo antes posible y lo más tarde posible) se basan en una fecha especifica. Se debe utilizar las restricciones de fecha para reflejar plazos limites y disponibilidad de recursos. Por ejemplo, si algunos materiales esenciales no estarán disponibles hasta una fecha especifica , se puede programar la tarea con la restricción “ no comenzar antes del ” y entonces especificar una fecha. Las fechas de restricción no varían con otros cambios en el plan: otras tareas son programadas para acomodarse a la fecha de restricción. Con ese tipo de delimitaciones aplicada a una tarea el sistema crea una programación de proyecto que cumple con las realidades del proyecto. En cuadro de diálogo "INFORMACIÓN acerca de la tarea", se debe utilizar DELIMITAR TAREA de la opción AVANZADO para aplicar restricciones a tareas individuales o a grupos de tareas. Se puede, aplicar cualquiera de éstas 8 delimitaciones de tareas individuales :

7.5.

TIPOS DE DELIMITACIONES



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En un proyecto que se encuentre programado de principio a fin, las restricciones de tareas por omisión es LO ANTES POSIBLE. En un proyecto que esté de FIN A INICIO, la delimitación de las tareas por omisión es LO MAS TARDE POSIBLE. Las restricciones pueden afectar a la fecha de finalización del proyecto o crear conflictos con otros requerimientos de programación. Si existe un conflicto, aparece un mensaje, informando el conflicto o el posible conflicto que ésta restricción ocasionaría en el proyecto. En el asistente de planificación, puede seguir el consejo del asistente y no realizar ninguna modificación en las restricciones o se puede seguir adelante con la delimitación sin tener en cuenta el conflicto y ajustar la programación por si mismo.

7.6. Después de resolver los conflictos entre recursos del plan, éste constituye el PLAN ACTUAL y representa la mejor estimación de como podría ser llevada la ejecución del proyecto. Por lo tanto, ahora se debe guardar esta información del proyecto como una LINEA BASE para comparaciones con el AVANCE REAL DEL PROYECTO. Se almacena ( Seguimiento) como una copia de la información de tareas y recursos. Esta información es “congelada” y utilizada únicamente con propósito de referencia en relación a la información real del proyecto.



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Análisis de informes de la gestión del Proyecto 7.7.

INFORMES DE GESTION Y PRESENTACIONES

Comunicar los planes y el avance del proyecto

En éste Tema

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FILTROS

INFORMES DE GESTION ESTADÍSTICA DEL PROYECTO PROYECTOS MULTIPLES

al equipo resulta imprescindible al momento de llevar a cabo la ejecución del proyecto. El programa de computación ofrece varias alternativas para presentar información del proyecto para aquellos que necesitan conocer el proyecto. Imprimir presentaciones en un método rápido para conseguir una copia física de lo que aparece en la pantalla. También, se puede elegir las presentaciones y los informes para conseguir la información que necesita en el formato que se requiera. Los esquemas permiten ver diferentes niveles de detalle del proyecto. Como ver únicamente las tareas que se desee mediante la aplicación de FILTROS. A medida que aumenta el numero de tareas del proyecto, podría encontrar útil mostrar únicamente ciertas tareas de interés en un momento dado. Los filtros facilitan la administración del proyecto mostrando o destacando únicamente la información que se requiere. Por ejemplo el FILTRO HITOS muestra únicamente las tareas hitos, junto con las tareas resumen asociadas. Todas las otras tareas son “ ocultas” temporalmente.

Consejo

Permiten introducir criterios específicos como fechas o mostrar información dentro de un rango de valores.

PARA DAR A CONOCER EL AVANCE DEL PROYECTO, OBTENGA INFORMES QUE LE PERMITAN TOMAR DECISIONES PARA ASEGURAR UN TERMINO EXITOSO DE LA GESTION.

También existen FILTROS DE TAREAS y FILTROS DE RECURSOS para centrar el análisis sólo en ésta información. Hay dos maneras de mostrar la información presentada por un filtro. Por omisión, los filtros muestran únicamente la información que cumple los criterios; ocultan la información que no los cumple. También se puede usar un filtro que destaque la información que cumple los criterios. Puede seguir viendo la información que no cumple los criterios.



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7.8.

DEFINICION DE ENCABEZADO Y PIE DE PAGINA EN INFORMES Un encabezado es el texto que aparece en la parte superior de cada página: un pie de página es el texto que aparece en la parte inferior de cada pagina. Se puede incluir la siguiente información - Nombre de la empresa - Fecha actual del proyecto - Titulo del proyecto - Ultima fecha guardada - Nombre del filtro - Nombre del responsable - Nombre de la representación

- Fecha del sistema - Nombre del archivo - Hora del sistema - Fecha inicio proyecto - Nombre del informe - Numero de páginas

PRESENTACION PRELIMINAR DE INFORMES En un INFORME , la información de proyecto es resumida y organizada de manera que mejor comunique un aspecto especifico del proyecto. Se debe imprimir un informe en lugar de una presentación cuando se desea transmitir más detalles de los que aparece en una presentación. El programa computacional le ofrece 5 categorías de informes: cada categoría contiene varios tipos de informes, entre los que se puede elegir:



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General Categoría de informes : Descripción: Presenta la información seleccionada en toda la duración del proyecto, como tareas de resumen, tareas criticas, hitos y programas.

Tipo de informes: Resumen proyecto,

tareas nivel superior, tareas criticas, hitos, días laborales.

Actividades actuales Categoría de informes : Descripción: Presenta información de tareas seleccionadas, como tareas sin comenzar, en progreso o finalizadas, tareas bajo programación o que empezarán pronto. Tipo de informes: Tareas sin comenzar, Tareas que comienzan pronto, tareas en curso, tareas ejecutadas, tareas que deberían haber comenzado y tareas pospuestas.

Categoría de informes: Costos Descripción: Presenta información seleccionada sobre costos, como el presupuesto para todas las tareas durante todo el proyecto, tareas y recursos que se salen del presupuesto y costos por tareas mostradas en períodos de una semana. Tipo de informes: Presupuestos, tareas con presupuestos sobrepasados, Recursos con presupuesto sobrepasado y valores $ acumulado.

Categoría de informes : Asignaciones Descripción : Presenta información de asignación de recursos seleccionada, como programación de tareas para todos los recursos durante todo el proyecto, tareas y recursos específicos y recursos sobreasignados. Tipo de informes: Tareas y recursos humanos, tareas, recursos humanos y fechas, lista semanal de tareas y recursos sobreasignados.

Categoría de informe: Carga de trabajo Descripción : Informes de tablas cruzadas que presentan información de uso de tareas y Tipo de informes: Uso de tareas y uso de recursos.

de recursos.

7.9. Creación de Filtros : En extremo superior derecho haga clic FILTROS. Vea columnas.



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144

7.10. Mediante la inserción de archivos de proyectos individuales en un proyecto existente, se puede ver , imprimir o cambiar información de los proyectos con los que se ésta trabajando, como si se tratase de un sólo proyecto. Ejecute esta opción en : INSERTAR/ PROYECTO Opciones : 1. VINCULAR proyecto ( con el proyecto origen ) 2. Si no desea que los cambios en el proyecto insertado modifique el proyecto origen. ( SOLO LECTURA )

3. OCULTAR SUBTAREAS ( desactivar si se desea ver las tareas del proyecto insertado ) TRABAJAR CON VARIOS PROYECTOS. TEORÍA.

Si la vida fuera fácil, seguramente sólo tendría que administrar un proyecto cada vez, creando un archivo de proyecto y punto. Sin embargo, por lo general, la vida no es tan fácil. A menudo, necesitará administrar varios proyectos simultáneamente. Aunque es fácil crear un archivo de proyecto independiente para cada proyecto, la cuestión es: ¿cuál es la mejor manera de administrarlos todos ? Si está administrando pocos proyectos y todos ellos relativamente pequeños, puede administrarlos como proyectos independientes en archivos diferentes. No obstante, puede que ésta no sea siempre la mejor solución. En muchas ocasiones, es preferible combinar varios archivos de proyecto en un archivo de proyecto consolidado. Disponer de un archivo de proyecto consolidado es como tener un centro de control y dominio personal. Dentro de una ventana se puede ver una serie de proyectos simultáneamente. Al igual que un solo proyecto en su propio archivo de proyecto, en un archivo de proyecto consolidado puede ver y modificar las tareas, recursos y asignaciones individuales de cada proyecto. Puede administrar todos los proyectos en un solo archivo de proyecto.

Además de la consolidación de proyectos, existe otra forma de trabajar con varios proyectos simultáneamente. Si dispone de varios archivos de proyecto que abre con frecuencia y en los que trabaja simultáneamente pero prefiere mantenerlos separados, puede ahorrar tiempo abriéndolos todos a la vez. Para realizar esta operación puede crear un área de trabajo .



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Administrar un número reducido de proyectos independientes es fácil: sólo es necesario crear un archivo de proyecto independiente para cada uno de ellos. Sin embargo, si normalmente trabaja con varios proyectos relacionados, puede administrarlos más fácilmente si los consolida. Cuando se consolidan proyectos, se insertan en un solo archivo de proyecto, de manera que se pueden ver todos los proyectos insertados por separado en la misma ventana. En la vista Diagrama de Gantt cada proyecto está representado como una tarea de resumen. Puede mostrar la tarea del proyecto sola o expandirla para que se vean las demás tareas que componen el proyecto. Además, ahora podrá ver una única ruta crítica entre todos los proyectos insertados. Sin embargo, después de consolidar los proyectos, sus recursos permanecen separados. No se pueden asignar los recursos de un proyecto a otro proyecto en el archivo de proyecto consolidado. En la vista Hoja de recursos puede observar que incluso los recursos que tienen el mismo nombre se enumeran en listas individuales.

Puede insertar hasta un máximo de 1.000 proyectos en un archivo de proyecto consolidado.

Estudie la posibilidad de consolidar proyectos en las siguientes situaciones: • Si dispone de un proyecto largo y complejo que necesita dividir en otros más pequeños y manejables, pero desea mantener la relación de la programación entre los proyectos insertados. • Si los proyectos insertados de un proyecto grande se actualizan con frecuencia y desea que los cambios se reflejen automáticamente en el proyecto grande. • Si administra varios proyectos que comparten los mismos recursos y utiliza un fondo de recursos. • Si está realizando un seguimiento de varios proyectos separados pero relacionados. • Si desea crear informes que incluyan información de varios proyectos.

El archivo de origen de un proyecto insertado permanece como un archivo independiente. De forma predeterminada, este archivo de origen se vincula con el archivo consolidado. Cualquier cambio que se efectúe en el archivo de origen aparece automáticamente en el proyecto insertado correspondiente del archivo consolidado y viceversa. De este modo, tanto el archivo de origen como el proyecto insertado se actualizan cuando se actualiza cualquiera de ellos. No obstante, tenga en cuenta que los cambios de formato no se transmiten entre archivos de proyecto originales y consolidados.



146

Project proporciona dos métodos para consolidar varios proyectos. Elija el que mejor se adapte a sus necesidades. • Consolidar proyectos abiertos rápidamente. Con este método, Project determina el orden en el que van a aparecer los proyectos insertados en el archivo de proyecto consolidado y los vincula automáticamente con sus archivos de origen. • Personalizar a medida que consolida los proyectos. Este método permite especificar el orden y la ubicación de los proyectos insertados dentro del proyecto consolidado, así como otros factores. CONSOLIDAR RÁPIDAMENTE ARCHIVOS DE PROYECTO ABIERTOS

Cuando trabaje con varios archivos de proyecto que haya abierto en diferentes ventanas, podrá consolidar estos archivos a la vez mientras que Project crea automáticamente un archivo de proyecto consolidado. Para consolidar archivos de proyecto abiertos

1. Abra todos los archivos de proyecto que desee consolidar. 2. En el menú Ventana, haga clic en Nueva ventana. 3. En la lista Proyectos, mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en los archivos de proyecto que desee consolidar. 4. Para que el proyecto consolidado aparezca en una vista diferente a la que se muestra actualmente, haga clic en otra vista en el cuadro Vista.

DIVIDIR UN PROYECTO GRANDE EN PROYECTOS PEQUEÑOS

Por lo general, resulta relativamente fácil desarrollar, controlar y administrar proyectos que contengan varias docenas o incluso varios cientos de tareas. Sin • embargo, los proyectos muy grandes (los que incluyen muchos cientos o incluso miles de tareas), pueden reducir las posibilidades de administrarlos bien. Si esta administrando un proyecto muy grande, especialmente si se trata de uno que se componga de partes o fases independientes o que implique la participación de varios jefes de proyecto, puede dividirlo en proyectos más pequeños que se combinen en un proyecto consolidado. Para dividir un proyecto grande en proyectos pequeños

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. Mantenga presionada la tecla CTRL y haga clic en el título de la fila de cada tarea que desee dividir como un proyecto insertado. 3. Haga clic en Cortar tarea . 4. Haga clic en Nuevo



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5.En el cuadro Fecha de comienzo, escriba la fecha en la que desee que comience el proyecto insertado y luego haga clic en Aceptar.

6. En el campo Nombre de tarea, haga clic en la primera fila. 7. Haga clic en Pegar 8. Haga clic en Guardar A 9. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el proyecto insertado y después haga clic en Guardar. 10. En el menú Ventana, haga clic en el proyecto en el que desee insertar el nuevo archivo de proyecto. 11. En el menú Insertar, haga clic en Proyecto. 12. En el cuadro Buscar en, haga clic en la unidad, carpeta o ubicación de Internet que contenga el archivo de proyecto que desea insertar. 13. En la lista de carpetas, haga clic en el archivo de proyecto que desee insertar. 14. Haga clic en Insertar. 15. Repita los pasos del 2 al 14 por cada archivo de proyecto que desee insertar en el proyecto consolidado.

VINCULAR TAREAS ENTRE PROYECTOS

Algunas veces, cuando administre varios proyectos, es posible que algunos de ellos estén relacionados y que las fechas de comienzo y de fin de las tareas de uno de ellos dependan de las de otro. Por ejemplo, si los proyectos insertados de un archivo consolidado representan fases del proyecto, quizás la primera tarea de una de las fases no pueda comenzar antes de que finalice la última tarea de la fase precedente. Al dividir un proyecto muy grande, lo normal es que desee ver las dependencias entre los proyectos insertados. El sentido de este proceso radica en que los proyectos insertados son normalmente partes relacionadas de un proyecto grande. Las dependencias se muestran ordenando los proyectos insertados de forma lógica (por ejemplo, la fase 1 irá antes que la fase 2, etc.), situándolos en el nivel de esquema adecuado (por ejemplo, la subfase A bajo la fase 1) y vinculando las tareas individuales entre los proyectos para que se muestren las dependencias de programación (por ejemplo, la tarea 9 de la fase 1 debe finalizar antes de que pueda comenzar la tarea 6 de la fase 3). Los proyectos que se encuentran en un archivo consolidado no son los únicos que pueden tener dependencias. Pueden existir dependencias entre dos o más proyectos independientes. Por ejemplo, es posible que desee asegurarse de que un recurso asignado a tareas en dos proyectos diferentes no tenga que trabajar en ambos proyectos al mismo tiempo. Debería asegurarse de que una tarea no comience antes de que finalice la otra. Para mostrar las dependencias entre los proyectos de un mismo archivo consolidado o entre diferentes archivos de proyecto, puede vincular las tareas entre proyectos. Los vínculos entre proyectos funcionan de la misma manera que los vínculos entre las tareas de un mismo proyecto.



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De forma predeterminada, el siguiente procedimiento establece una dependencia de fin a comienzo entre las tareas. No obstante, después de haber vinculado las tareas, puede cambiar el vínculo por uno de comienzo a comienzo, de fin a fin o de comienzo a fin. También puede especificar un tiempo de adelanto o de posposición. •

Para vincular tareas entre proyectos

1. Abra ambos proyectos. 2. En el menú Ventana, haga clic en Nueva ventana. 3. Mantenga presionada la tecla CTRL, haga clic en los proyectos que contengan las tareas que desea vincular y, a continuación, haga clic en Aceptar. 4. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 5. Sitúe el puntero en la barra de Gantt de la tarea predecesora y arrastre hacia la tarea sucesora del otro proyecto.

Se creará una dependencia de tareas de fin a comienzo. Si las tareas que ha vinculado no están en un proyecto consolidado, se agregará una tarea predecesora extema al proyecto que contiene la tarea sucesora y una tarea sucesora extema al proyecto que contiene la tarea predecesora. Se pueden vincular tareas entre proyectos individuales escribiendo "nombre de proyecto\ Identificador " en el campo predecesor (donde nombre de proyecto es el nombre de archivo del proyecto que contiene la tarea que se va a vincular e Identificador es el identificador de dicha tarea). Si la fecha de comienzo o de fin de un proyecto completo depende de la fecha de comienzo o de fin de otro proyecto completo y no sólo de una tarea del proyecto, puede vincular un proyecto con el otro. > Para vincular dos proyectos 1. Abra ambos proyectos. 2. En el menú Ventana, haga clic en Nueva ventana. 3. Mantenga presionada la tecla CRTL, haga clic en los proyectos que desee vincular y, a continuación, haga clic en Aceptar. 4. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 5. Sitúe el puntero en la barra de Gantt de la tarea de resumen del proyecto y arrastre hacia la barra de tareas de resumen del proyecto sucesor.

Se creará una dependencia de tareas de fin a comienzo. Esta dependencia de tareas se puede



149

cambiar por otra diferente.

7.11. Si dispone de varios proyectos, la administración de los recursos puede resultar complicada si intenta administrarlos por separado según el proyecto. Si utiliza algunos de los recursos en proyectos diferentes, Project simplifica la administración de recursos ya que permite compartir los recursos entre proyectos. Para hacerlo, es necesario crear un fondo de recursos, un archivo de proyecto que contiene información sobre un grupo de recursos compartidos por varios proyectos.

Al crear un fondo de recursos puede: • Compartir recursos entre una serie de proyectos. • Agregar recursos compartidos a un nuevo proyecto rápidamente. • Revisar fácilmente el uso y los costos de los recursos en todos los proyectos sin abrir todos y cada uno de los archivos de proyecto individuales. • Identificar y resolver los conflictos que puedan surgir cuando los recursos se encuentren asignados a más de un proyecto. • Actualizar determinada información sobre un recurso, por ejemplo, la tasa del recurso, su calendario o su costo, en todos los proyectos a la vez en lugar de hacerlo uno a uno. • Imprimir los informes de recursos que proporcionen detalles sobre el uso de los recursos en los proyectos.

Cuando se crea un fondo de recursos, toda la información del recurso que resida en el fondo aparecerá en todos los archivos de proyecto que lo comparten, puesto que el fondo de recursos está vinculado a todos los proyectos. Cada vez que cambie alguna información en el fondo de recursos, como la tasa del recurso, puede transmitir este cambio a todos los proyectos vinculados. Del mismo modo, si actualiza información de un recurso en un proyecto, puede transmitir este cambio al fondo de recursos. Administrar las cantidades de trabajo de los recursos que trabajan en varios proyectos resulta mucho más fácil cuando se crea un fondo de recursos.

De forma predeterminada, la información del fondo de cursos tiene prioridad, por tanto, la información que ya esté en el fondo de recursos no se puede sobrescribir con la información que se agregue más adelante procedente de los proyectos que compartan el recurso. Sin embargo, se puede especificar que el proyecto insertado tenga prioridad, pero no es una práctica recomendada.



150

Los recursos se pueden compartir entre proyectos que estén o no consolidados. Si sabe de antemano que una serie de proyectos van a compartir los mismos recursos, no necesita escribirlos en cada uno de ellos individualmente. Por el contrario, puede crear un fondo de recursos que contenga sólo información de los recursos (sin tareas ni información de tareas) y que todos los proyectos relacionados los utilicen. La creación de un proyecto que sólo incluya recursos pero no tareas es la mejor opción. Sin embargo, si después de crear varios proyectos que incluyan tareas y recursos observa que tienen muchos recursos en común, puede designar uno de los proyectos como el fondo de recursos de todos ellos. CREAR UN FONDO DE RECURSOS INDEPENDIENTE

Antes de crear varios proyectos que utilicen los mismos recursos, puede ahorrar tiempo creando un archivo de proyecto que contenga sólo información de recursos. Cuando se crea un fondo de recursos independiente, la información de los recursos se indica sólo una vez para todo el grupo de proyectos que vayan a compartir dichos recursos. A continuación, se vincula cada proyecto con el archivo del fondo de recursos. > Para crear un fondo de recursos independiente 1. Abra un nuevo archivo de proyecto. Este archivo contendrá el fondo de recursos. 2. Escriba la información de cada recurso que se encuentre asignado a los proyectos que vayan a compartir el fondo de recursos. 3. Haga clic en Guardar . 4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre para el archivo del fondo de recursos y, a continuación, haga clic en Guardar. 5. Cree los proyectos que vayan a compartir el fondo de recursos. 6. Abra los proyectos que vayan a compartir el fondo de recursos. 7. Cambie a uno de los archivos de proyecto abiertos. 8. En el menú Herramientas, elija Recursos y después haga clic en Compartir recursos. 9. Haga clic en Utilizar recursos y, a continuación, haga clic en el archivo del fondo de recursos en el cuadro de. 10. Repita los pasos del 7 al 9 por cada proyecto que vaya a compartir el fondo de recursos.

ACTUALIZAR INFORMACIÓN EN UN FONDO DE RECURSOS

Cada vez que cambie la información de la asignación de recursos en un proyecto que comparta un fondo de recursos, debe actualizar el fondo con el fin de que la última información de asignación esté disponible para los demás proyectos que compartan el fondo. > Para actualizar información en un fondo de recursos 1. Abra el proyecto que comparte el fondo de recursos y abra el fondo de recursos cuando se le solicite. 2. En el menú Herramientas, elija Recursos y después haga clic en Actualizar fondo de recursos.*****


Parte


8

Seguimiento y Control de avance del Proyecto

151


8.1.

El control

del


152

Proyecto

Después de guardar una “ línea base del proyecto”, la cual

incluye el presupuesto, costos de los recursos y otra información, los pasos que se deben seguir son los siguientes: Cuando el proyecto “ avanza” o progresa y el plan es ajustado, se puede comparar el plan de trabajo con la línea de base y si es necesario, ajustar el plan.

En éste Tema

1 2

REDUCCIÓN DE COSTOS PANTALLA DE CONTROL

LINEA DE FECHA ACTUAL Se fija la fecha actual para reflejar el paso del tiempo hasta el momento programado para el inicio del proyecto. Con la nueva información que se ha determinado desde que se fijo el plan, se puede actualizar la programación y comparar esta información con la que se había planeado originalmente. FORMATO/ CUADRICULA / fecha de Hoy

COSTOS El costo de un recurso se calcula con la información del costo por unidad del recurso (tasa estándar, horas extras, por uso y método de acumulación ) que introduce para el recurso. Los costos del proyecto se visualizan en VER/ TABLA DE COSTOS.

1

ESTADISTICA GENERAL DEL PROYECTO Para visualizar como han afectado los cambios al costo del proyecto, se debe revisar la opción PROYECTO/ INFORMACION DEL PROYECTO/ ESTADISTICA.

COMPARACION DE COSTOS USANDO : VER -TABLA COSTOS Consejo CONTROLE PERMANENTEMENTE EL PRESUPUESTO ASIGNADO AL PROYECTO. SI ES NECESARIO REPROGRAME A PARTIR DE LA FECHA ACTUAL

Esta tabla ofrece información detallada de los costos de cada tarea. Se observa la comparación del costo actual, el de la línea base y el real. Para ver costos de recursos se aplica en una presentación de “recursos”.

8.2.

Se utilizan los filtros e informes, para centrar la atención en las tareas y recursos que “exceden el presupuesto”. Cuando se observa una presentación de tareas, el filtro "COSTO MAYOR que el presupuestado" muestra las tareas cuyos costos exceden los costos planificados. Si se encuentra en una presentación de recursos, el filtro muestra los recursos cuyo costo final excede los costos planeados.



153

los costos de las tareas. ( sugerencias )

Sustituir costos altos con recursos más eficientes Por ejemplo, un Técnico con mayor experiencia podría tener costos más altos, pero trabajaría mucho más rápido que un Técnico con menos experiencia. Como un recurso más eficiente trabaja "menos" horas al día en una tarea en particular, se puede pagar una tasa horaria más alta y reducir el costo del recurso asignado.

Cambiar costos de equipos por costos de trabajo Si agregar más equipos permite al recurso humano trabajar más rápido, se puede ahorras más en tiempo de trabajo, que los que se gasta en equipos extras. Ejemplo, si sólo se tiene arrendado un computador, podría arrendarse otro para acelerar el término de la tarea.

Sustituir por un recurso de menor costo Otra manera de reducir los costos es, asignar un recurso más barato, pero igual de efectivo. Por ejemplo un Ayudante que cobre sólo $ 1.000 la hora, podría ser asignado para asistir en parte el trabajo de un Ingeniero que cobra $ 3.000 la hora. Para mostrar las tareas que exceden el presupuesto se debe usar FILTRO MAYOR ”.

“COSTO



8.3. PANTALLAS TIPICAS PARA EL CONTROL Y AVANCE DEL PROYECTO

$ 96.000

$ 64.000

$ 1.000/h

154



155

Seguimiento de avance del Proyecto 8.4.

Seguir el avance del proyecto significa actualizar y analizar la En éste Tema

1 2 3 4 5

INFORMACION

SEGUIMIENTO

RUTA CRITICA

ejecución del proyecto una vez que se encuentra en la fase de la ejecución real. Antes de comenzar el proyecto, se crea una LINEA BASE, que es una copia del plan original, la cual no se modifica. Durante el proyecto se compara la programación actual con la línea de base. En ésta fase del proyecto se puede utilizar la BARRA DE HERRAMIENTA SEGUIMIENTO, ésta contiene los botones preciso para ejecutar el seguimiento del proyecto. Para realizar el seguimiento del avance del proyecto, se trabaja con 3 tipos de información: Línea base, vigente y actual.

1

INFORMACIÓN EN LINEA BASE REDUCCIÓN DURACIÓN TAREAS ANALISIS VALOR ACUMULADO

Este es el plan fijo como debería ser llevado el proyecto. También conocido como INFORMACIÓN PLANIFICADA. Esta información no cambia a no ser que se especifique que desea modificar la línea de base. Ej: arrendar equipo 27/sep/xx para 2 días a costo fijo de $ 40.000.-

INFORMACIÓN VIGENTE Consejo SIEMPRE DEBE ESTAR ACTUALIZANDO EL PROYECTO CON LA INFORMACIÓN REAL. DE NO SER ASI, LA INFORMACIÓN OBTENIDA NO ES CONFIABLE

Es el plan cambiante de trabajo para las próximas tareas una vez que se esta realizando el proyecto. La programación podría cambiar conforme recibe nueva información y efectúa ajustes. La información revisada es la información vigente de la tarea. Ej: El equipo resulta estar disponible a partir del 28/sep/xx y ahora a un costo de $ 50.000.-

INFORMACION ACTUAL Se refiere a las tareas ya están en avance o que han finalizado. Cuando introduce fechas actuales para tareas ya finalizadas, las fechas de comienzo y de fin de las restantes tareas son automáticamente actualizadas. Ej: La tarea finalizo con una duración de 3 días y no 2. A partir de ésta tarea la programación se actualiza.



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Actualizar el proyecto es un proceso continuo de modificación de la programación vigente (para las próximas tareas) y de introducción de información actual (para las tareas que ya han comenzado. Debido a que las tareas previas afecta a la fecha de comienzo y fin de futuras tareas, el programa computacional recalcula la programación para futuras tareas. El plan final cambia, pero la línea de base comparativa no se modifica. Se recomienda en ésta fase utilizar la pantalla dividida :

$ 3.900



157

8.5.

Las tareas que provocan un retraso en la fecha de término del proyecto, si no son ejecutadas

según lo programado, se dice que forman parte de la “ruta critica”. Las tareas de la ruta critica se denominan “tareas criticas” . Cuando aumenta la duración de una tarea critica, el proyecto se retrasa. De igual forma, acortar la duración de una tarea critica , permite que el proyecto termine antes.

de tareas criticas del proyecto

MODIFICAR LAS VINCULACIONES ENTRE TAREAS

Esta estrategia reduce la ruta critica sin que se deba "agregar recursos o extender las horas de trabajo". Definir las relaciones entre tareas de un modo más realista, puede resultar el método más económico de acortar la ruta critica. Se debe probar ésta alternativa.

PROGRAMAR HORAS EXTRAS

Este método considera

adicionar tiempo extra y por lo tanto se acorta la duración del proyecto. Se deberá extender la jornada laboral en el calendario de recursos para el recurso asignado a la tarea o en el calendario de grupo, si hay varios recursos asignados a las tareas cuya duración se requiere acortar.

8.6.

MÁS RECURSOS

AL PROYECTO

Esta

estrategia reduce la duración de las tareas dirigidas por recursos. Un proyecto podría seguir requiriendo que se agreguen recursos a una tarea critica para cumplir con su plazo. Es posible que se presenten conflictos de recursos sobreutilizados cuando se asigne más recursos a una tarea.

ELIMINAR TAREAS PREDECESORAS INNECESARIAS Se eliminan los retrasos causados por los predecesoras que no afectan a la tarea. Se debe estar seguro de que todos los predecesores de las tareas criticas, son esenciales. *****



158

El plan del proyecto es de gran ayuda a la hora de organizar y almacenar la información del proyecto. Sin embargo, ésta es sólo una parte de los beneficios que puede conseguir si diseña un plan de proyecto. Obtendrá el mayor partido del plan si lo utiliza para controlar el progreso del proyecto. Actualizar el plan del proyecto con frecuencia le ayudará a realizar un seguimiento del progreso y ajustar la programación. Al realizar un seguimiento del progreso podrá: • Mantener el proyecto actualizado con datos reales. • Comparar los datos de la línea base con los reales para poder identificar y resolver los problemas a medida que suceden. • Generar informes de estado para la administración y los participantes en el proyecto. • Conservar datos históricos que permitan planear proyectos futuros de una forma más precisa.

Aunque Project permite controlar el progreso fácilmente, se requiere cierta diligencia. Para que el plan del proyecto sea una herramienta eficaz y valiosa, es necesario actualizar el plan con regularidad y coherencia. La mejor forma de hacerlo es actualizar el plan a intervalos establecidos, por ejemplo, días, semanal, quincenal o mensualmente. El progreso se puede controlar con diversos niveles de detalle. Si sólo le interesan las fechas programadas, puede controlar solamente las fechas de comienzo y de fin de las tareas. Si le interesan otros aspectos del proyecto, como los costos y el uso de los recursos, puede controlar el proyecto con un mayor grado de detalle. El control eficaz es un proceso de dos pasos. Actualizar periódicamente la programación para que refleje el progreso del proyecto. Comparar la programación actualizada con la línea de base para determinar hasta qué punto el progreso del proyecto se ciñe al plan original. Si compara la programación actual con el plan previsto de forma regular, puede identificar las discrepancias entre el avance planeado y el real. Estas discrepancias se denominan variaciones. Si detecta las variaciones en un primer momento del proceso, puede solucionar los problemas de la programación antes de que sean más graves.

8.7. La clave para realizar un seguimiento del avance es precisar los datos de las tareas, recursos y costos. Se necesita información como el porcentaje en que está ejecutada cada tarea, el trabajo restante, quién realizó las tareas y cuándo, así como los costos de las tareas hasta el momento. Si el proyecto es pequeño, puede recopilar los datos del progreso de las tareas personalmente. Esto permite comprobar la precisión de los datos a medida que los recopila. Asimismo, podrá tener un mayor control del momento en el que se recibe la información, puesto que no tendrá que esperar a que otros se la envíen. En proyectos más complejos, los responsables individuales de cada tarea o área podrán informarle del avance, ahorrándole una tarea que lleva mucho tiempo .Además, las personas que están implicadas en el trabajo conocen mejor el estado de las tareas en las que están trabajando.



159

En un proyecto grande, probablemente sólo podrá obtener información procedente de otras personas. Por otro lado, cada persona tiene un estilo propio de crear informes, añadiendo elementos subjetivos, por ejemplo, un porcentaje completado del 50% según una persona puede ser del 40% según otra. Es necesario realizar comprobaciones al azar de la información recibida para constatar su exactitud. Además, es posible que algunas personas no envíen los informes de estado cuando los necesita y se pueden producir retrasos en la recepción e incorporación de la información actualizada. Cuanto más fáciles sean los métodos de recopilación de datos, más posibilidades tendrá de obtener la información que necesita en el momento adecuado. Simplifique el método de creación de informes tanto como lo permitan las necesidades del proyecto. Para simplificar la tarea, utilice Project Central, un producto complementario que permite a los miembros del grupo de trabajo, los administradores y otros participantes planificar el proyecto en colaboración mutua. A través de Microsoft Project Central, los miembros del grupo de trabajo pueden intercambiar información en un sitio Web de una intranet o del Word Wide Web, y esta información actualiza automáticamente Project. Una vez creada la programación y establecida la línea de base, puede actualizar la programación con la frecuencia que desee. Para actualizar la programación, evalúe el estado de cada tarea e indique en la programación la información relacionada. Se puede controlar cualquier información que se incluya en la línea de base, a grandes rasgos o en detalle, en una vista. Sólo tiene que elegir la información que desea actualizar. Si va a realizar un seguimiento del progreso, lo mejor es empezar por controlar las fechas reales de comienzo y de fin de cada tarea. Al comparar las fechas reales de comienzo y de fin con las de la línea de base, se puede predecir si el proyecto va a finalizar a tiempo. Cuando se realiza el seguimiento de un proyecto con cierto grado de detalle, se recopila la información para controlar el progreso de las tareas, los costos y el plan del personal del proyecto. Esta información se puede utilizar para planear proyectos futuros de forma más eficaz. Para controlar la programación al detalle, puede realizar un seguimiento de algunas o todas las variables del proyecto que se citan a continuación: Para realizar un seguimiento de

Datos en el campo

Las fechas de comienzo de las tareas

Comienzo real

Las fechas de fin de las tareas

Fin real

El porcentaje completado de cada tarea

Porcentaje ejecutado

Duración de las tareas

Duración real

El costo de las tareas

Costo $ real

Trabajo

Trabajo real



160

8.8. Las tareas que comienzan o finalizan después de lo previsto pueden desorganizar la programación al retrasar las tareas relacionadas. Las tareas que comienzan o finalizan antes de lo previsto liberan recursos que pueden trabajar en otras tareas de la programación. Las fechas de comienzo y de fin de las tareas deben ser prioritarias, puesto que pueden producir un efecto importante en el proyecto. ^ Para escribir las fechas reales de comienzo y de fin de una tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desea actualizar. 3. En el menú Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar tareas. 4. En Estado real, escriba las fechas f echas en los cuadros Comienzo y Fin. Si una serie de tareas comenzaron y finalizaron a tiempo, puede establecer la información de las fechas reales de comienzo y de fin de dichas tareas a la vez. > Para escribir las fechas reales de comienzo y fin de varias tareas a la vez

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que comenzaron y finalizaron a tiempo. 3. En el menú Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar proyecto. 4. Haga clic en Actualizar trabajo completado al o en Reprogramar trabajo restante desde, escriba la fecha correspondiente correspond iente y, a continuación, haga clic en Tareas seleccionadas.

El progreso se controla indicando la cantidad de tiempo (la duración) que se ha trabajado en una tarea. Cuando se introduce la duración real de la tarea, tarea, Project actualiza la fecha de comienzo real, el porcentaje de la tarea que se ha completado y la duración del trabajo restante de la tarea en la programación. Si utiliza la programación condicionada por el esfuerzo, no cambie la duración programada ni la real de las tareas. En su lugar, ajuste la cantidad de trabajo del recurso o sus unidades. Si la duración real de la tarea es mayor que la duración programada, escriba la cantidad real de trabajo de esa tarea. Cuando lo haga, Project cambiara la fecha de fin real y aumentará la duración de la tarea. Si especifica una duración real en vez de una cantidad real de trabajo, Project actualizará la duración programada de la tarea para igualarla a la duración real, cambiará la duración restante de la tarea a cero y marcará la tarea como ejecutada al 100%. > Para indicar la duración real de una tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea en la que desee especificar la duración real. 3. En el menú Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar tareas. 4. En el cuadro Duración real, indique la duración real de la tarea. Si cree que la tarea va a finalizar antes o después de lo programado originalmente, puede indicar un nuevo valor en el cuadro Duración restante.



161

Puede indicar el progreso de una tarea mediante la introducción del porcentaje de la duración total de la tarea que se ha completado. Para tareas que tengan una duración relativamente corta, no es necesario realizar un seguimiento del progreso con tanto detalle. Sin embargo, en las tareas de duración más extensa, la indicación del porcentaje de la tarea que se ha completado servirá de ayuda para controlar el grado de progreso real frente al plan previsto. Una tarea con un 0% realizada significa que no ha comenzado y una tarea con un 100% realizada significa que ha concluido. Project calcula el porcentaje realizado de una tarea de resumen según el grado de progreso de sus subtareas.

> Para indicar el progreso de una tarea en forma de porcentaje

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione la tarea que desea actualizar. 3. Haga clic en Información de la tarea ii y, a continuación, elija la ficha General. 4. En el cuadro Porcentaje completado, escriba un número entero comprendido entre O% y 100%. De manera predeterminada, Project indica el porcentaje de la tarea que se ha completado en forma de una línea delgada y negra horizontal justo en medio de cada barra de tarea en la vista Diagrama de Gantt.

Si programa las tareas en función de la disponibilidad de los recursos, controle el progreso de las mismas mediante la actualización del trabajo realizado en una tarea. Si utiliza este tipo de actualización, puede controlar el trabajo que realiza cada uno de los recursos. Cuando se actualiza el trabajo real que un recurso ha realizado en una tarea, Project calcula automáticamente el trabajo restante restando el trabajo real efectuado por el recurso del trabajo total que el recurso tiene programado. > Para actualizar el trabajo ejecutado en una tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas 2. En el menú Ver, seleccione Tabla y, a continuación, haga clic en Seguimiento. 3. Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver el campo Costo real. 4. En el campo Costo real, escriba el valor del trabajo actualizado y la abreviatura de la duración para el recurso asignado bajo la tarea para la que desea actualizar el valor del trabajo real.

Si no importa qué recursos asignados a la tarea realizan el trabajo, escriba un valor para el trabajo combinado en el campo Trabajo real correspondiente a la tarea. Project divide el trabajo real y el trabajo restante entre los recursos en función de dónde estén en la tarea y del trabajo restante de cada asignación. En algunas ocasiones, es necesario realizar un seguimiento minucioso del trabajo real. Por ejemplo, puede que tenga una fecha límite importante que deba controlar. Para realizar un seguimiento del trabajo real diariamente, puede utilizar los campos de fase temporal de la



162

vista Uso de recursos. Debido a que se puede indicar información de un día concreto en la programación, los campos de fase temporal permiten mantener el proyecto actualizado diaria o semanalmente. Las vistas con campos de fase temporal se pueden utilizar de la misma forma que una hoja de control de horas trabajadas. > Para actualizar el trabajo real diariamente

1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de recursos. 2. En el menú Ver, seleccione Tabla y, a continuación, haga clic en Trabajo. 3. En el menú Formato, seleccione Detalles y, a continuación, haga clic en Trabajo real. 4. Para indicar los valores reales de un recurso, seleccione la columna del día que desee y escriba un valor en el campo del recurso.

Para indicar los valores reales de una asignación de tarea, seleccione la columna del día que desee y escriba un valor en el campo de la tarea. Si desea escribir datos reales del proyecto en el transcurso del tiempo y realizar un control del mismo día a día, puede utilizar los campos de trabajo real y costo real de fase temporal en las vistas Uso de tareas y Uso de recursos.

8.9. Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa, según el método de acumulación que haya definido. Primero debe desactivar la actualización automática de los costos reales y luego, si desea indicar un costo real propio para una asignación de recurso, podrá hacerlo cuando el trabajo restante r estante sea cero. >• Para actualizar los costos reales de una asignación de recurso

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Cálculo. 2. Desactive la casilla de verificación verificación Project siempre calcula calcula los costos reales. 3. Haga clic en Aceptar. 4. En la Barra de vistas, haga clic en uso de tareas 5. En el menú Ver, seleccione Tabla y, a continuación, haga clic en Seguimiento. 6. Arrastre la barra de división división hacia la derecha derecha para ver ver el campo Costo Costo real. 7. En el campo Costo real, escriba los costos reales de las asignacion asignaciones es cuyos costos desea actualizar. Algunas veces, los costos de la asignación de recursos incluyen un costo por uso, como en el caso de gastos de equipamiento, de instalación, entrega o alquiler, además de una tasa estándar. Puede cambiar la cantidad fija que se carga a cada recurso cada vez que se le asigna una tarea escribiendo un nuevo costo en el campo Costo/Uso del recurso cuyo costo por uso desee cambiar.

Si esperaba que el costo de los materiales se mantuviese constante a lo largo de la tarea pero ese costo ha cambiado, puede actualizar el costo real de los materiales necesarios. Cuando cambia un costo de tarea fijo, Project utiliza el costo actualizado para volver a calcular el costo programado.



163

> Para actualizar los costos reales de los materiales 1. En el menú Ver, haga clic en Más vistas. 2. En la lista Vistas, haga clic en Hoja de tareas y, a continuación, en Aplicar. 3. En el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga clic en Costo. 4. En el campo Costo fijo, cambie el valor de cada tarea cuyo costo fijo haya cambiado.

Puede realizar un seguimiento de los costos reales diariamente utilizando las vistas de Project que dispongan de campos de fase temporal. Debido a que se puede indicar información de un día concreto en la programación, las vistas con campos de fase temporal permiten mantener el proyecto actualizado diaria o semanalmente. Por ejemplo, se puede indicar lo que ha costado cada tarea cada uno de los días que ha durado. Project actualiza automáticamente los costos reales de una tarea a medida que progresa, según el método de acumulación que haya definido. Primero debe desactivar la actualización automática de los costos reales y luego, si desea indicar un costo real propio para una asignación de recurso, podrá hacerlo cuando el trabajo restante sea cero. > Para actualizar los costos reales diariamente

1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones y, a continuación, en la ficha Cálculo. 2. Desactive la casilla de verificación Microsoft Project siempre calcula los costos reales. 3. Haga clic en Aceptar. 4. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas 5. En el menú Ver, seleccione Tabla y, a continuación, haga clic en Seguimiento. 6. En el menú Formato, seleccione Detalles y, a continuación, haga clic en Costo real. 7. Para indicar los valores reales de una tarea, seleccione la columna del día que desee y escriba un valor en el campo de la tarea.

Para indicar los valores reales de una asignación de recurso, seleccione la columna del día que desee y escriba un valor en el campo del recurso.

A medida que realiza un seguimiento del progreso de una tarea, puede que observe que hay más o menos trabajo restante en una tarea del que Project ha calculado. En otras palabras, puede que observe que la tarea va a durar más o menos de lo previsto. Por ejemplo, supongamos que ha indicado una estimación inicial de 30 horas de trabajo en una tarea. Cuando se hayan realizado 20 horas de trabajo en la tarea. debe especificar 20 horas de trabajo real. Project calcula el trabajo restante en 10 horas. Sin embargo, descubre que esta tarea sólo necesita 5 horas más para completarse. Cambie el trabajo restante de 10 a 5 horas y Project recalculará el trabajo total en 25 horas (el trabajo real permanece constante).



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> Para actualizar el trabajo restante en una tarea

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el menú Ver, seleccione Tabla y, a continuación, haga clic en Trabajo. 3. Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver el campo Restante. 4. En el campo Restante de la tarea que desea actualizar, escriba el valor de trabajo restante que desee. Project recalcula el trabajo total necesario para completar la tarea y muestra el nuevo valor del trabajo total en el campo Trabajo.

Project inserta una división automática entre el trabajo real y el trabajo restante de una tarea. De forma predeterminada, la división es invisible en el Diagrama de Gantt puesto que no hay ninguna interrupción entre el trabajo real y el trabajo restante. Si algunos recursos han interrumpido su trabajo en una tarea y necesita reprogramar el trabajo restante para una fecha posterior, puede crear una interrupción entre el trabajo real y el trabajo restante de una tarea moviendo la parte restante de la tarea. > Para insertar una división entre el trabajo real y el trabajo restante

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En la parte del diagrama de la vista, coloque el puntero sobre la parte incompleta de la tarea que desea dividir.

3. Arrastre la barra de tareas hacia la derecha para dividir la tarea de forma que una parte de la misma comience más tarde.

No arrastre la parte finalizada de la tarea. Si lo hace, moverá toda la tarea.

Si desea asegurarse de que no hay ningún trabajo programado para fechas que ya han pasado, puede reprogramar el trabajo no completado para que comience en la fecha actual en las tareas seleccionadas o en todo el proyecto. Esto puede ser útil si el proyecto va retrasado con respecto a lo programado y desea que refleje con precisión la cantidad de trabajo que es necesario realizar para completarlo. La reprogramación del trabajo restante puede quitar las delimitaciones de tareas. Por ejemplo, si una tarea tiene una delimitación Debe finalizar el y la reprogramación del trabajo restante en la tarea desplaza la fecha de fin más allá de la fecha de delimitación, Microsoft Project redefínirá la delimitación a Lo antes posible. Si existiesen otras delimitaciones de tarea que deseara conservar, tendría que reprogramar el trabajo restante manualmente. En el caso de tareas que están parcialmente finalizadas, Project divide automáticamente la tarea en trabajo realizado y trabajo restante. La reprogramación del trabajo restante en una tarea parcialmente finalizada puede crear una interrupción entre las dos partes de la tarea, que aparecería en el Diagrama de Gantt como una tarea dividida.



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> Para reprogramar el trabajo sin completar para que comience en la fecha actual

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el campo Nombre de tarea, seleccione las tareas que desee reprogramar. Si desea reprogramar todo el trabajo restante del proyecto, no seleccione ninguna tarea.

3. En el menú Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuación, haga clic en Actualizar proyecto. 4. Haga clic en Reprogramar trabajo restante desde y, a continuación, escriba la fecha a partir de la cual desea reprogramar todo el trabajo restante.

5. Para reprogramar todo el proyecto, haga clic en Proyecto completo. Para reprogramar solamente las tareas seleccionadas, haga clic en Tareas seleccionadas.

Al crear un plan previsto y actualizar la programación, puede comparar el plan previsto con el progreso real para identificar las variaciones. Las variaciones advierten acerca de las áreas del proyecto que no se están desarrollando como estaba planeado. A continuación se muestran algunas variaciones que deben buscarse al comparar la programación actualizada con el plan previsto: • Las tareas que no comienzan ni finalizan en su debido momento. • Las tareas que no progresan al ritmo esperado. • Las tareas que precisan más o menos trabajo del programado. • Las tareas que cuestan más o menos que lo estimado. A medida que el proyecto progresa, puede identificar las variaciones de los costos comparando los costos previstos con los costos programados. Los costos programados reflejan la cifra del último costo del proyecto. Puede utilizar esta información para realizar una estimación de los costos y observar los posibles desfases en los costos antes de que se agraven. Las variaciones en la programación pueden ser tanto favorables como desfavorables, dependiendo del tipo y la gravedad de la variación. El hecho de que una tarea empiece o termine antes de lo programado, por ejemplo, es normalmente una buena noticia, pero también puede indicar que los recursos no están asignados de la forma más eficaz. Las variaciones se pueden observar mediante las líneas de progreso, que representan visualmente el progreso del proyecto. También puede realizar un análisis del valor acumulado para identificar variaciones de costos, como la diferencia entre los costos estimados y los costos reales de una tarea. El análisis del valor acumulado mide el resultado del proyecto. Indica qué cuantía del presupuesto se debería haber gastado, en vista de la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto para la tarea, asignación o recurso. Cuando encuentre variaciones en la programación o en los costos, dispondrá de muchas formas de realizar ajustes para acomodar las diferencias entre las estimaciones originales y el progreso real. Teniendo esto en cuenta puede, por ejemplo:



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• Ajustar las vinculaciones entre tareas. • Asignar horas de recursos adicionales. • Reasignar los recursos. • Eliminar o combinar algunas tareas. • Ajustar el presupuesto. • Aumentar las estimaciones de la duración de tareas. • Posponer las fechas límite.

8.10. Si desea crear una representación visual del progreso del proyecto, puede mostrar líneas de progreso en el Diagrama de Gantt. Las líneas de progreso conectan las tareas que están en curso o que deberían haber comenzado con una línea vertical que representa la fecha de progreso. Las tareas completadas o programadas para que comiencen después de la fecha de la línea de progreso no se encuentran conectadas con la línea de progreso. Al conectar la línea de progreso con una tarea individual, aparece una V alargada inclinada hacia un lado. Si la V señala a la derecha, significa que la tarea va por delante de la programación. Si señala a la izquierda, significa que la tarea va retrasada con respecto a la programación. Si en vez de parecerse a una V la línea aparece totalmente recta y vertical, significará que la tarea progresa según la programación. La longitud de la V indica el adelanto o el retraso de la tarea en relación con la fecha en que se ha establecido la línea de progreso. Al ver la línea de progreso es posible determinar rápidamente si el proyecto progresa o no según lo programado. Hágase la siguiente pregunta: ¿hay más V hacia la derecha o hacia la izquierda? Es posible ver varias líneas de progreso a la vez. Para ello, puede insertarlas manualmente o verlas como intervalos establecidos automáticamente. •

Para mostrar las líneas de progreso en el proyecto

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el menú Herramientas, seleccione Seguimiento y, a continuación, haga clic en Líneas de progreso. 3. Haga clic en la ficha Fechas e intervalos. 4. Active la casilla de verificación Mostrar siempre la línea de progreso actual. 5. Para mostrar el progreso respecto a la fecha de estado del proyecto, haga clic en la fecha de estado del proyecto. Para mostrar el progreso respecto a la fecha actual, haga clic en En la fecha actual.

6. Para mostrar el progreso según un plan previsto, haga clic en Plan previsto bajo Mostrar líneas de progreso en relación con el.

Cuando se establece una línea de base, Project copia los datos de los campos programados actualmente en los campos de línea de base. El mejor método para realizar un seguimiento es comparar los datos previstos con los datos reales o actuales. Sin embargo, antes de hacerlo puede



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que desee mostrar y revisar los datos de la línea de base. > Para ver los campos de línea de base

1. En la Barra de vistas, haga clic en Gantt de seguimiento 2.

En el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga clic en Más tablas.

3. En la lista Tablas, haga clic en Línea de base y, a continuación, elija Aplicar.

La esencia de controlar el progreso radica en comparar las estimaciones originales previstas con los datos reales recopilados durante el proyecto. Si se observan diferencias, o variaciones, entre los datos previstos y los reales, se podrá juzgar hasta qué punto se ha desviado el progreso real del plan original. La evaluación de estas variaciones permite realizar los ajustes necesarios para que el proyecto siga su curso.

> Para comparar las estimaciones de la línea de base con los datos reales

1. En la Barra de vistas, haga clic en Gantt de seguimiento 2. En el menú Ver, seleccione Tabla y, a continuación, haga clic en Variación. Para que el proyecto se desarrolle de acuerdo con la programación, es necesario asegurarse de que, en la medida de lo posible, las tareas comiencen y terminen a tiempo. Por supuesto que siempre habrá tareas que no comiencen o terminen a tiempo, o duren más de lo previsto. Es importante encontrar lo antes posible aquellas tareas que se desvíen del plan previsto, de modo que se puedan ajustar las dependencias entre tareas, reasignar recursos o eliminar algunas tareas para cumplir las fechas límite. Para poder consultar la información de variación es necesario haber guardado una línea de base. >

Para determinar si las tareas están comenzando y finalizando según el plan

1. En la Barra de vistas, haga clic en Gantt de seguimiento 2. En el menú Ver, seleccione Tabla y, a continuación, haga clic en Variación. 3. Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver los campos de variación.

Si administra los costos del proyecto, va sea mediante la asignación de costos fijos a las tareas o la asignación de salarios a los recursos, probablemente le interese averiguar si las tareas acumulan un costo superior al presupuestado. Al llevar un control exhaustivo de los costos del proyecto, podrá detectar con antelación los costos que se desvíen de lo previsto y ajustar su programación o su presupuesto en consecuencia. Una vez introducidos los costos de las tareas y los recursos y asignados los recursos a las tareas, Project calcula el costo del trabajo de cada recurso, el costo total de cada tarea y recurso, y el costo total del proyecto. Todos estos costos se consideran costos programados o estimados. Los costos programados reflejan la cifra del último costo a medida que el proyecto progresa. Project



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calcula también los costos restantes. El costo restante es el costo programado menos el costo real.

> Para determinar si las tareas cuestan más o menos de lo presupuestado

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga clic en Costo. 3. Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver los campos Costo total y Costo previsto. 4. Compare los valores de los campos Costo total y Costo previsto. 4. Para conocer la variación del costo, consulte el valor del campo Variación.

8.11. Cuando desee comparar el avance esperado con el avance real hasta la fecha de las tareas que tengan recursos asignados, realice un análisis de valor acumulado. Este análisis es un método para medir el progreso del proyecto. Indica qué cuantía del presupuesto se debería haber gastado, en vista de la cantidad de trabajo realizado hasta el momento y el costo previsto para la tarea, asignación o recurso. Al valor acumulado se le denomina también costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR). Cuando se realiza un análisis del valor acumulado, se obtienen respuestas fiables a preguntas clave como "¿Queda dinero suficiente en el presupuesto para completar el proyecto ?" y "¿Queda tiempo suficiente en la programación para terminar el proyecto a tiempo?" Los indicadores del valor acumulado expresan el progreso del proyecto en términos de costo y programación. Si desea saber si se quedará sin dinero antes de completar el trabajo en el proyecto (o si se va a generar un excedente presupuestario), una de las formas de encontrar la respuesta es realizar un análisis del valor acumulado.

CRTR : consulte el costo real del trabajo realizado (CRTR) Para realizar cada tarea, el análisis del valor acumulado utiliza tres valores fundamentales: el costo presupuestado del trabajo programado (CPTP), el costo real del trabajo realizado (CR TR) y el costo presupuestado del trabajo realizado (CPTR). • El CPTP es la porción del costo que se planea gastar en una tarea entre la fecha de comienzo y la fecha de estado. Por ejemplo, la cuantía total presupuestada para una tarea de 4 días de duración, (comenzando un lunes) es de $ 100.000 . Si se establece la fecha de estado en el miércoles próximo, el costo presupuestado del trabajo programado será de $ 75.000 • El CRTR es el costo total real derivado de la realización del trabajo en una tarea durante un período dado. Por ejemplo, si de una tarea de 4 días de duración se deriva un costo de $ 35.000 durante cada uno de los primeros 2 días, el CRTR de este período será de $ 70.000 , pero el CPTP seguirá siendo de $ 50.000



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• El CPTR es el porcentaje del presupuesto que se debería haber gastado en un porcentaje dado del trabajo realizado en una tarea. Por ejemplo, si en dos días se ha completado el 60% del trabajo en una tarea, puede esperar haber gastado el 60% del presupuesto total de la tarea, o $ 60.000 De estos tres valores fundamentales, se deducen varios otros valores clave. Los más comunes y útiles son:

8.12. • Variación de costo (VC) que es la diferencia entre el costo estimado de una tarea y su costo real. VC = CPTR – CRTR • Variación de programación ( VP ) que es la diferencia entre el progreso real y el progreso programado de una tarea en términos de costo.

8.13. VP = CPTR – CPTP • Índice de rendimiento de costos ( IRC ) que es el resultado de dividir los costos presupuestados entre los costos reales.

IRC = CPTR/CRTR . • Índice de rendimiento de la programación ( IRP ) que es el resultado de dividir el trabajo realizado entre el trabajo programado.

IRP = CPTR/CPTP

Los indicadores de valor acumulado aparecen como variaciones o como relaciones. Los indicadores de valor acumulado que son variaciones, como variación de costo, pueden ser positivos o negativos. Una variación positiva indica que va adelantado con respecto a la programación o por debajo del presupuesto. Las variaciones positivas pueden permitir la reasignación de dinero y recursos de tareas o proyectos con variaciones positivas a tareas o proyectos con variaciones negativas.Una variación negativa indica que va retrasado con respecto a la programación o por encima del presupuesto. Si una tarea o un proyecto tiene una variación de costo ( VC ) negativa, puede que tenga que aumentar el presupuesto o aceptar márgenes de beneficio reducidos. Los indicadores de valor acumulado que son relaciones, como el índice de rendimiento de costos ( IRC ) y el índice de rendimiento de la programación ( IRP ), pueden ser mayores que 1 o



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menores que 1. Un valor que es mayor que 1 indica que va adelantado con respecto a la programación o por debajo del presupuesto. Un valor que es menor que 1 indica que va retrasado con respecto a la programación o por encima del presupuesto. Por ejemplo, un IRP de 1,5 significa que sólo se ha utilizado el 67% del tiempo planeado para completar una parte de una tarea en un período de tiempo determinado, y un IRC de 0,8 significa que se ha gastado un 25% a más de lo presupuestado para un período de tiempo determinado. Puede mostrar estas cantidades del valor acumulado en Project: • •

•

Puede calcular estas cantidades del valor acumulado: • Índice de rendimiento de costos ( IRC) • IRC acumulado • Índice de rendimiento de programación ( IRP )

En Project, la tabla Valor acumulado muestra, en términos de costos de recursos, el porcentaje de cada tarea completado realmente. También puede utilizar la tabla Valor acumulado para prever si la tarea finalizará con arreglo al presupuesto o por encima o por debajo de éste, según los costos en que se ha incurrido a medida que avanza la tarea. Por ejemplo, si la tarea está ejecutada al 50% y el costo real hasta la fecha es de $ 200 mil, puede ver si $ 200 mil es más, menos o lo mismo que el 50% del costo previsto o presupuestado. > Para analizar los costos del período transcurrido con la tabla Valor acumulado

1. En la Barra de vistas, haga clic en Diagrama de Gantt 2. En el menú Ver, elija Tabla y, a continuación, haga clic en Más tablas. 3. En la lista Tablas, haga clic en Valor acumulado y, a continuación, elija Aplicar. 4. Arrastre la barra de división hacia la derecha para ver todos los campos de valor acumulado. También puede ver los datos de valor acumulado diariamente. > Para ver los datos de valor acumulado diariamente 1. En la Barra de vistas, haga clic en Uso de tareas . 2.

En el menú Formato, haga clic en Estilos de detalle y, a continuación, en la ficha Detalles de uso.

3. En la lista Campos disponibles, para cada campo que desee mostrar, haga clic en el campo y elija Mostrar.

4. Al lado de la lista Mostrar estos campos, haga clic en las flechas Mover hasta que los campos se ordenen como desea.



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AVANCE FISICO Y FINANCIERO INDICADORES Otros indicadores de control utilizados en el avance del proyecto, son los que a continuación se definen :

IACE = [

( dur. act. criticas ejecutadas ) /

IAPE = [

( dur. act. ejecutadas ) /

IAPA = [

( dur. act. adelantadas ) /

IAPR = [

IC = [

( dur. act. atrasadas ) /

( dur. act. adelantadas )/

( dur. act. criticas total ) ] *100

( dur. act. total ) ] * 100

( dur. act. totales ) ] * 100

( dur. act. totales ) ] * 100

( dur. act. atrasadas ) ] * 100

Si : IC > 1 significa proyecto adelantado, Si : IC < 1 significa proyecto atrasado, ideal IC = 1

IANP = [

IANPE = [

( dur. act. no programadas )/

( dur. act. totales ) ] * 100 ideal < 1 %

( dur. act. no programadas y ejecutadas ) /

( dur. act. no programadas ) ] * 100

ISF = ( DR/ DP ) * ( CP/ CR ) Ejemplo : Un proyecto tiene una duración planificada de 40 días a un costo de $ 2.000.000 . Al ejecutarse el proyecto, éste se demora sólo 30 días a un costo de $ $ 1.500.000. El índice de situación financiera del proyecto será : ISF = ( 30 DIAS/ 40 DIAS ) * ( $ 2.000.000 / $ 1.500.000 ) = 1

Ideal ISF = 1


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ACUMULACION DE COSTOS : FORMA DE ASIGNAR LOS COSTOS A LAS TAREAS. ESTOS SE PUEDEN ACUMULAR AL PRINCIPIO O FINAL DE LA TAREA O PRORROTEAR DE ACUERDO AL AVANCE DEL PROYECTO. AREA DE TRABAJO : CONJUNTO DE ARCHIVOS DE PROYECTOS, QUE PUEDEN SER ABIERTOS EN FORMA SIMULTANEA. CALENDARIOS : PERMITE DEFINIR DIAS Y HORAS EN QUE LOS RECURSOS HUMANOS Y FISICOS ( PERSONAS Y EQUIPOS) SE ENCUENTRAN DISPONIBLES PARA (O DEBEN EN EL PROYECTO) TRABAJAR. CALENDARIO BASE : ESTE SE APLICA A TODOS LOS RECURSOS DEL PROYECTO. CALENDARIO DE RECURSOS : ESTE SE APLICA A RECURSOS ESPECIFICOS. CONSOLIDACIÓN : ES UNA OPCIÓN DEL PROGRAMA QUE PERMITE “COMBINAR” LA INFORMACIÓN DE VARIOS PROYECTOS. CONTRAER : EN UN PROYECTO ESQUEMATIZADO, ES EL PROCESO DE “OCULTAR” UNA TAREA BAJO UNA “TAREA RESUMEN” DE MODO QUE SOLO SE “VEA” LA TAREA RESUMEN. COSTOS FIJOS : SON LOS COSTOS QUE PERMANECEN CONSTANTES Y SON INDEPENDIENTE DE LA DURACIÓN DE LA TAREA. COSTOS VARIABLES : SON LOS COSTOS QUE VAN AUMENTANDO A MEDIDA QUE AVANZA O PROGRESA EL PROYECTO. DEGRADACION : EN UN PROYECTO ESQUEMATIZADO, ES EL PROCESO DE APLICAR UNA “SANGRÍA” A UNA TAREA PARA MOSTRAR UNA RELACIÓN “JERARQUICA” CON LA TAREA DE ORDEN SUPERIOR. DELIMITACIONES : SON LAS RESTRICCIONES DE PLANIFICACIÓN APLICADAS A “TAREAS INDIVIDUALES” QUE AFECTAN A LAS FECHAS DE COMIENZO Y FIN DE LAS TAREAS. DIAGRAMA PERT : ES LA REPRESENTACION GRAFICA DE LAS “RELACIONES” ENTRE TAREAS LAS CUALES SON REPRESENTADAS COMO “CUADROS” QUE CONTIENEN INFORMACIÓN RELATIVA A LA TAREA. DIAGRAMA GANTT : ES UNA REPRESENTACION GRAFICA DE LA “PROGRAMACION” DEL PROYECTO EN FORMA DE “BARRAS” LAS CUALES REPRESENTAN LA DURACION DE CADA TAREA (LOGITUD DE L A BARRA). DURACION : ES LA CANTIDAD DE TIEMPO REQUERIDO PARA TERMINAR UNA TAREA. UNA DURACION PUEDE SER DADA EN TIEMPO DE TRABAJO (EL TIEMPO NO LABORABLE NO ES INCLUIDO) O EN TIEMPO GLOBAL ( INCLUYENDO TIEMPO LABORABLE Y NO LABORABLE). ESCALA TEMPORAL : ES LA UNIDAD DE TIEMPO QUE UTILIZA LA PROGRAMACION DEL PROYECTO MOSTRADO EN PANTALLA. LA ESCALA TEMPORAL CONTIENE DOS UNIDADES DE MEDIDAS: ESCALA TEMPORAL PRONCIPAL Y ESCALA TEMPORAL SECUNDARIA. LAS ESCALAS TEMPORALES SE UNEN CON DIFERENTES COMBINACIONES, COMO MESES, SOBRE SEMANAS, SOBRE DIAS, O DIAS SOBRE HORAS, ETC. ESQUEMA : ES UNA OPCION DE FORMATO EN LA PRESENTACION DEL DIAGRAMA DE GANTT EN LA QUE SE ESTABLECE UNA ESTRUCTURA JERARQUICA PARA EL PROYECTO. EN UN PROYECTO ESQUEMATIZADO, SE LE APLICA UNA “SANGRIA” A LAS TAREAS DE DETALLE (SUBTAREAS) QUE SE “SUMERGEN” BAJO UN NIVEL SUPERIOR, LAS TAREAS GENERALES ( TAREAS RESUMEN). EXPANDIR : ES EL PROCESO QUE HACE “VISIBLE” TODAS LAS TAREAS DETALLES QUE SE ENCUENTRAN BAJO UNA TAREA RESUMEN. FILTRO : ES UNA HERRAMIENTA QUE REVISA EL PROYECTO PARA ENCONTRAR LAS TAREAS O RECURSOS QUE CUMPLEN CON UNO O VARIOIS CRITERIOS DETERMINADOS. LAS TAREAS O RECURSOS QUE CUMPLEN CON EL CRITERIO SON LISTADAS DESTACADAS. HITO : ES UNA TAREAS QUE REPRESENTA LA FINALIZACIÓN DE UNA FASE IMPORTANTE DEL PLAN DEL PROYECTO. SIEMPRE LA DURACION DE UN HITO ES DE CERO (0d). INFORMACION PLANIFICADA : ES UN TERMINO QUE SE REFIERE TANTO A LAS FECHAS COMO A LOS COSTOS DEL PROYECTO BASADO EN EL PLAN ORIGINAL ANTES QUE SE PONGA EN MARCHA LA PROGRAMACION. INFORMACION PROGRAMADA : ES UN TERMINO QUE SE REFIERE TANTO A LAS FECHAS COMO A LOS COSTOS DEL PROYECTO PARA TAREAS FUTURAS, BASANDOSE EN INFORMACIÓN OFRECIDA POR EL USUARIO UNA VEZ QUE SE HA INICIOADO LA PROGRAMACION DEL PROYECTO. INFORMACION REAL : ES UN TERMINO QUE SE REFIERE TANTO A LAS FECHAS COMO A LOS COSTOS PARA TAREAS QUE HAN COMENZADO BASANDOSE EN INFORMACIÓN INTRODUCIDA POR EL USUARIO. LINEA DE FECHA : ES UNA LINEA VERTICAL DISCONTINUA MOSTRADA POR EL DIAGRAMA DE GANTT QUE REPRESENTA LA FECHA DEL COMPUTADOR COMO LA FECHA DE HOY INTRODUCIDA EN LA FICHA ”PROYECTO” DE LA OPCION RESUMEN. METODO DEL CAMINO CRITICO ( CRITICAL PATH METHOD, CPM) : ES EL PROCESO QUE DETERMINA LAS FECHAS DE COMIENZO Y DE FIN DE TAREAS INDIVIDUALES CREANDO UN CAMINO CRITICO ( ORUTA CRITICA) PARA EL PROYECTO. ORGANIZADOR : ES UN CUADRO DE DIALOGO CON FICHAS QUE SE UTILIZA PARA COPIAR UTILIDADES PERSONALIZADAS EN OTROS ARCHIVOS DE PROYECTOS, COMO PRESENTACIONES, TABLAS, INFORMES, CALENDARIOS, FICHAS O MACROS. PLAN LINEA BASE : ES EL PLAN ORIGINAL DEL PROYECTO. SERVIRA PARA COMPARAR EL AVANCE DEL PROYECTO CON SU LINEA BASE.

EVALUACIÓN, PLANIFICACIÓN Y SEGUIMIENTO DE PROYECTOS •

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PLANTILLA : ES UN FORMATO DE ARCHIVO DE MSPROJECT QUE SE PUEDE UTILIZAR PARA NUEVOS PROYECTOS. EN ESTA PLANTILLA SE INCLUYE LAS TAREAS Y LA INFORMACION DE RECURSOS, OPCIONES PERSONALIZADAS Y EL FORMATO. PLANTILLA GLOBAL : ES UNA ARCHIVO QUE CONTIENE LAS UTILIDADES POR OMISION Y PERSONALIZADAS QUE PUEDE UTILIZAR MSPROJECT INCLUYENDO PRESENTACIONES, TABLAS, INFORMES, BARRAS DE HERRAMIENTAS, MENUS Y MACRO TAMBIEN CONTIENE LAS OPCIONES ESPECIFICADAS CON LA OREDENES OPCIONES. EN MSPROJECT LA PLANTILLA SE LLAMA GLOBAL.MPT. TAREA PREDECESORA : ES UNA TAREA QUE DEBE PRECEDER A OTRA. PRESENTACION : FORMATOS QUE SON UTILIZADOS PARA INTRODUCIR Y MOSTRAR INFORMACION DE PROYECTOS. PRESENTACION COMBINADA : SE MUESTRA UNA PRESENTACION EN LA PARTE SUPERIOR DE LA PANTALLA Y OTRA EN LA PARTE INFERIOR. LA PRESENTACION DE LA PARTE INFERIOR MUESTRA INFORMACION DETALLADA DE LA TAREA O RECURSO QUE SE SELECCIONA EN LA PARTE SUPERIOR DE LA PANTALLA. PROGRAMACION DEPENDIENTE DE RECURSOS: ES UNA TIPO DE PROGRAMACION EN LA QUE LA DURACIÓN, LA FECHA DE COMIENZO, Y LA FECHA FINAL DE UNA TAREA DEPENDE D E LA CANTIDAD Y UTILIZACIÓN DEL RECURSO. PROGRAMACION DE DURACION FIJA : ES UN TIPO DE PROGRAMACION EN LA QUE LA DURACION DE UNA TAREA ESPECIFICA ES INDEPENDIENTE DEL TRABAJO DEL RECURSO. ES DECIR, EL NUMERO DE RECURSOS NO INCIDE EN LA DURACIÓN DE LA TAREA. PROMOCIONAR : ES EL PROCESO QUE DESPLAZA UNA TAREA DETALLE A UN NIVEL SUPERIOR, LLEVANDOLA A LA IZQUIERDA. RECURSOS : LA GENTE, GRUPOS DE PERSONAS, MATERIAL , EQUIPOS O FACILIDADES REQUERIDAS PARA EJECUTAR UNA TAREA. LOS NOMBRES DE TODOS LOS RECURSOS UTILIZADOS EN UN PROYECTO SE ALMACENA ENL “ FONDO DE RECURSOS”. REDISTRIBUCION DE RECURSOS : ES EL PROCESO PARA RESOLVER LOS CONFLICTOS ENTRE RECURSOS ASEGURANDO QUE EL USO MAXIMO DE UN RECURSO NUNCA EXCEDA EL NUMERO MAXIMO DE UNIDADES DISPONIBLE DE ESE RECURSO. SOBREASIGNACION : SE PRODUCE CUANDO SE ASIGNAN MAS TAREAS A UN RECURSO DE LAS QUE PUEDE LLEVAR A CABO EN EL TIEMPO DE TRABAJO DISPONIBLE. LA UTILIZACIÓN DEL RECURSO EXCEDE LA CANTIDAD MÁXIMA DE UNIDADES DEL RECURSO. SUBPROYECTO : ES UN PROYECTO ENLAZADO OTRO PROYECTO POR UNA TAREA EN COMUN. CON SUBPROYECTOS, SE PUEDE DESCOMPONER UN GRAN ARCHIVO DE PROYECTO EN ARCHIVOS DE PROYECTOS MAS PEQUEÑOS Y MANEJABLES. SUBTAREAS : ES UNA TAREA DETALLE QUE SE ENCUENTRA SUBORDINADA A UNA “TAREA RESUMEN”. SUCESORA : ES UNA TAREA QUE LE SIGUE A OTRA TAREA. TAREA REPETITIVA : ES UNA TAREA QUE TIENE LUGAR A INTERVALOS REGULARES DURANTE EL PROYECTO, COMO UNA REUNION SEMANAL O UNA INSPECCIÓN MENSUAL, ETC. TAREAS CRITICAS : SON AQUELLAS TAREAS QUE SI SE RETRASAN PROVOCAN UN RETRASO EN EL PROYECTO. SI SE REDUCE LA DURACION DE UNA O VARIAS TAREAS DEL CAMINO CRITICO EL PROYECTO TERMINA ANTES. LAS TAREAS CRITICAS SOLO SE ENCUENTRAN EN EL CAMINO CRITICO. TAREAS DE RESUMEN : SON TODAS LAS TAREAS GENERALES QUE TIENEN TAREAS SUBORDINADAS (SUBTAREAS). LAS TAREAS RESUMEN OFRECEN UNA ESTRUCTURA ESQUEMATIZADA QUE IDENTIFICA LAS GRANDES FASES DEL PROYECTO. CADA NIVEL DE SANGRADO REPRESENTA UN NIVEL ADICIONAL DE DETALLE PARA LA TAREA. TIEMPO DE ADELANTO : ES LA CANTIDAD DE SUPERPOSICIÓN ENTRE LA FINALIZACIÓN DE UNA TAREA Y EL COMIENZO DE UNA TAREA SUCESORA. TIEMPO DE POSPOSICION : ES LA CANTIDAD DE RETRASO ENTRE LA FINALIZACION DE UNA TAREA Y EL COMIENZO DE SU SUCESORA. UNIDAD : ES UN RECURSO SIMPLE ASIGNADO A UNA TAREA. VINCULAR : ES EL PROCESO MEDIANTE EL CUAL SE ESTABLCE LA SECUENCIA DE LAS TAREAS DE UN PLAN DE PROYECTO. LA LINEA QUE UNE LAS BARRAS DE GANTT DE LAS TAREAS VINCULADAS RECIBE EL NOMBRE DE “ LINEA DE VINCULO”. *****

FIN

EVAPRO3-3

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