Estructura del informe de auditoria de sistemas computacionales
Integradora II
Prof. Marco A. Ramírez
Es un documento formal que utiliza el auditor de sistemas para informar por escrito y de manera oportuna, precisa, completa, sencilla, y clara, sobre los resultados que se obtuvo después de haber aplicado las técnicas, métodos y procedimientos apropiados al tipo de revisión que realizo, para fundamentar con ellos su opinión respecto a la auditoria realizada y estar en condiciones de poder emitir un dictamen correcto sobre el comportamiento del sistema, sobre los empleados del área de sistemas y sobre los resultados obtenidos de su operación normal, a fin de que el directivo que reciba el informe conozca la situación real del área de sistemas auditada
Es la primera parte del informe de auditoria y es un documento de carácter oficial que sirve como presentación del informe; mediante este documento se pone a consideración de los directivos de la empresa el resultado de la auditoria practicada al área de sistemas.
El responsable del auditoria hace la presentación formal de su trabajo; en este apartado se manifiesta el objetivo de la auditoria, las razones que motivaron a llevarla acabo y si, es el caso, los fundamentos que apoyen su realización.
1. 2. 3. 4. 5.
Prologo Objetivo Justificación Metodología utilizada Narrativa por capítulos
Redacción Impecable Excelente presentación
La parte que mas esperan los directivos de la empresa o del área auditada, debido a que es una opinión profesional respecto al comportamiento de los sistemas. La empresa auditora o auditor que elabora el dictamen debe emitir su opinión de acuerdo con su costumbre, experiencia y según los requisitos de la empresa auditada.
Este documento es un documento de carácter formal que debe cumplir requisitos formales de presentación.
Logo tipo de Identificación Nombre de la empresa (o área interna editada) Fecha de la Emisión del dictamen Ejecutivo receptor del dictamen Breve Introducción al dictamen Contenido del informe de auditoria
a) b)
c) d) e) f)
Jerarquizando las situaciones de importancia (menor a mayor) Cronología de ocurrencia de las situaciones reportadas Aéreas de trabajo o aéreas administrativas Procedimientos de operación o actividad
I. II. III. IV. i.
Ciclo de vida de los sistemas (Análisis, Diseño, Codificación, Pruebas y correcciones, instalación y liberación y mantenimiento.)
Contenido del informe de auditoria
f) v.
Simple listado sin ningún orden especifico
vi.
Otros criterios de presentación
g)
Dictamen y recomendaciones del auditor
h)
Responsable de emitir el dictamen
Parte fundamental del informe de auditoria son los formatos de las situaciones relevantes, estos son los documentos oficiales donde el responsable de la auditoria reporta las desviaciones que, según su criterio, son los mas importantes encontrados durante el desarrollo de la auditoria. Estos formatos se anexan para posibles aclaraciones y consultas de las desviaciones que se reportan en el dictamen.
Parte complementaria del formato anterior. Es donde se concentran todas las desviaciones encontradas durante la evaluación. Depende del auditor incluir este formato, ya que este documento dio origen al de “Situaciones relevantes” y este ultimo dio origen al dictamen de la auditoria.
Son formatos de graficas, cuadros, declaraciones o cualquier otro formato que servirá de soporte para las desviaciones reportadas en el informe final. No es obligaría incluirlos, pero si es conveniente, debido a que se podría necesitar de estas aclaraciones significativas.
Este documento no se integra al informe final de la auditoria, sin embargo, al presentar el informe a los directivos, es muy conveniente que el auditor lo tenga a la mano, ya que lo podría necesitar para hacer aclaraciones importantes de lo reportado.
Existen muchas formas de reportar las desviaciones que se detectaron durante una auditoria de sistemas, que se presentan de acuerdo con las preferencias, existencia, conocimientos y necesidades del responsable de hacer la auditoria. En muchas ocasiones las empresas externas de auditoria tienen sus establecidas sus propias formas de mostrar las observaciones, estandarizando así la forma de elaborar sus informes. A continuación veremos 2 tipos de formato que facilitan la forma de reportar:
Es uno de los documentos mas importantes para el desarrollo de cualquier auditoria de sistemas, es un formato especial para la recopilación de situaciones o desviaciones encontradas. Este formato en forma individual, tiene 6 columnas básicas: 1) 2) 3) 4) 5) 6)
Referencia Situaciones Detectadas Las causas Las posibles soluciones Fecha de compromiso Responsable de las soluciones
Identificación (Parte Superior Izquierda): Lugar donde se anota la empresa auditora. Área Auditada (Parte Central del Formato): Se anota la dependencia, área informática, sección o área administrativa de sistemas evaluada. Fecha de Evaluación (en la parte superior derecha): Se anota la fecha en que se presenta la evaluación, con formato día, mes y año.
Numero de Referencia (columna 0): Numero progresivo que se le asigna a la desviación reportada Situaciones Encontradas (columna 1): Se anota una por una y de manera clara, sencilla, y completa, las situaciones o desviaciones encontradas en el punto que se esta evaluando.
Causas de la Situación (columna 2): Se anota las posibles causas que originan la desviación; las causas deben ser reales y deben de estar plenamente identificadas y comprobadas. Se presentan las verdaderas causas de la situación detectada, sin emitir, inventar, ni tampoco hacer suposiciones, sino presentar solo las realidades. Soluciones propuestas (columna 3): Se podrá emitir la posible o posibles soluciones a las situaciones encontradas. La presentación de las soluciones es opcional para el auditor ya que se recomienda que sean determinadas por el auditado.
Soluciones propuestas (columna 4): Es la formalización contraído por el responsable de la solución. Dicha fecha se expresa en formato DD, MM, AAAA o la que el auditor elija. Responsable de la solución (columna 5): Esta columna no es obligatoria pero, es preferible anotar lo mas claramente posible al o a los responsables de solucionar la situación presentada. Elaboro la hoja de situaciones, nombre y firma (parte inferior izquierda): Se anota el nombre completo, el puesto y firma del auditor encargado de hacer la recopilación de la información y de cada una de las situaciones reportadas, causas y soluciones presentadas en el formato
Aprobó la hoja de situaciones, nombre y firma (parte inferior central): Se anota el nombre del responsable de avalar, previo análisis, presentación y comprobación, las evidencias presentadas por el auditor subordinado. Este documento se tienen que redactar de una forma impecable y puede ser escrito a mano, en maquina o en impresora.
Este documentos es una replica simplificada del “Formato de Situaciones Encontradas”, solo que en este se anota únicamente las situaciones consideradas como relevantes, resultados del análisis de documento anterior, es decir, solo se incluyen aquellas observaciones que a juicio del auditor o responsable de la auditoria son realmente importantes para el desarrollo de las actividades.
Este formato tiene 3 columnas básicas:
Las situaciones relevantes: lo que mas se destaco del documento anterior y que se determino con lo mas importante de destacar, según las pruebas procedimientos y técnicas utilizadas en la evaluación. Las causas: Son los motivos de las desviaciones. Las posibles soluciones: Son las posibles soluciones para las desviaciones.
Identificación (en la parte izquierda del formato): Se anota el nombre de la empresa que hace la auditoria. Área Auditada (en la parte central del formato): Se anota la dependencia, área, sección o unidad informática del sistema evaluado. Fecha de la evaluación (parte superior derecha): Se anota la fecha en que se presenta la evaluación. Con formato de día, mes y año. Numero de referencia (columna 0): Numero progresivo que se le asignan a las desviaciones. Situaciones relevantes (columna 1): Se anotan las situaciones mas importantes del documento anterior. La redacción debe ser clara, precisa y descriptiva.
Causas de la desviación (columna 2): Se anotan las causas que originaron las desviaciones a la altura de la presentación de cada desviación. Deben ser reales y estar plenamente identificadas y comprobadas.
Soluciones propuestas (columna 3): Se anota la o las posibles soluciones a las desviaciones. La presentación de la soluciones es opcional para el auditor, ya que se recomienda que sean determinadas por el auditado.
