VAF-PR-002-UDES.pdf

Procedimiento de Control de Documentos y Registros

Fecha: 10/08/2017 Versión: 09

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1.

Establecer los parámetros generales para la elaboración de documentos, su codificación, emisión, revisión, aprobación, modificación, actualización, control de cambios, distribución, eliminación, manejo e identificación de documentos obsoletos, en el marco de los Sistemas de Gestión establecidos en la Universidad, con el fin de facilitar su presentación, utilización utilización y disposición final.

El procedimiento aplica para todos los procesos, subprocesos y/o actividades que han adoptado Sistemas de Gestión en la Universidad Universidad de Santander, en las sedes de Bucaramanga, Cúcuta y Valledupar.

Coordinador Gestión Documental Líderes de Procesos y/o subprocesos

Para el adecuado manejo y control de los documentos y registros Institucionales se tendrán en cuenta las siguientes consideraciones: 

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

Quien elabora un documento, no podrá revisar y/o aprobar el documento. Corresponde al coordinador de Gestión documental asegurar el trámite adecuado de las solicitudes de elaboración, modificación modificación o eliminación eliminación de documentos. Para las solicitudes de aprobación de documentos por elaboración, modificación o eliminación, tener en cuenta la simplificación (eliminación de actividades que no agregan valor) y las oportunidades de mejora, para el proceso y/o subproceso al que este asociado el documento. Es responsabilidad del líder nacional del proceso y/o subproceso, socializar la documentación vigente a sus respectivos líderes en las sedes y a su vez estos, realizarán la socialización al personal participante en el uso de los mismos.

CP. Patricia Pinzón Barón Facilitadora SGC - VAF TP. Esperanza Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental

Ing. Gloria Liliana Osorio A. Representante de la Dirección

Dra. Omaira Nelly Buitrago B. Vicerrectora Administrativa y Financiera


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Cuando un proceso y/o subproceso en ejercicio de su actividad, deba publicar en páginas web documentación controlada, es responsabilidad del líder del proceso y/o subproceso y del administrador administrador de dichos sitios, que ésta sea coherente con los lineamientos institucionales vigentes, la normatividad interna interna y externa. La solicitud de publicación publicación de información información en la web, se realiza mediante el envío de un correo electrónico al Web master [email protected] [email protected].. Los lineamientos establecidos por Gestión Documental pa ra el manejo de correspondencia y comunicaciones, de los documentos académicoadministrativos, para la de organización de archivos, la digitalización de documentos, y los demás que le sean aprobados para uso institucional por las autoridades competentes, son de cumplimiento de los procesos y subprocesos de los Sistemas de Gestión. Gestión documental debe asegurar que los procesos y/o subprocesos cuenten con los documentos aprobados, actualizados; controlar que los obsoletos no estén en circulación, informar los nuevos documentos elaborados a los líderes de proceso y/o subproceso y establecer los mecanismos que permitan verificar el uso adecuado de los mismos. La documentación de los Sistemas de Gestión, está registrada en el Listado Maestro de Documentos, el cual se consulta a través del aplicativo de Administración del Sistema. El acceso a los documentos de los Sistemas de Gestión, estará controlado por cada Coordinación del Sistema y la Coordinación de Gestión Documental, según los cuales podrá realizar consultas, solicitar modificación o eliminación, revisión o aprobación. aprobación. Se debe insertar la marca de agua “COPIA CONTROLADA” a los documentos sobre los cuales existe control y responsabilidad para informar y suministrar las actualizaciones que se realicen. De lo contrario, insertar marca de agua con la expresión “COPIA NO CONTROLADA”. El acceso a los diferentes Sistemas de Administración Administración implementados en la Institución y las aplicaciones informáticas que operen los procesos y subprocesos de los Sistemas de Gestión, se realizará a través de usuarios y claves, siendo responsabilidad del usuario las acciones que de estos e stos se deriven. Es responsabilidad del líder del proceso y/o subproceso y del funcionario encargado del uso del documento, verificar que se utilice la versión





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vigente. El utilizar documentos desactualizados desactualizados puede ocasionar desvíos al objetivo de un proceso. 

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El líder del proceso y/o subproceso debe controlar los documentos externos, garantizar el uso adecuado de las versiones e informar a Gestión Documental de las novedades, para proceder a realizar las actualizaciones correspondientes. Cuando en un documento se consolide información, actividades o responsabilidades responsabilidades concernientes a varios procesos o subprocesos, subprocesos, el líder que identifique la necesidad de ajustar los conceptos allí relacionados, deberá informar al responsable del documento las modificaciones correspondientes correspondientes para garantizar su oportuna actualización. El líder nacional del proceso debe revisar mínimo una vez al año los documentos del proceso o subproceso con el fin de verificar su pertinencia y realizar las actualizaciones necesarias. Para dar cumplimiento a la directriz institucional “Cero papel” , los documentos pueden mantenerse en el sitio de uso en forma electrónica. Los documentos se deben elaborar utilizando la fuente Spranq eco sans, tamaño 11 y deben imprimirse en estas condiciones, en caso de ser necesario.

A continuación, se detalla las actividades que describen el procedimiento para la elaboración y control de documentos.

La estructura general del documento está compuesta por: ENCABEZADO

CONTENIDO

PIE DE PÁGINA CP. Patricia Pinzón Barón Facilitadora SGC - VAF TP. Esperanza Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental




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Los requisitos para la identificación y elaboración de los diferentes documentos se determinan en el Instructivo de Correspondencia y Comunicaciones GED-IN003-UDES y el Instructivo de Documentos Académico Administrativos GED-IN004-UDES.

Los documentos de los Sistemas de Gestión se identifican con un encabezamiento que contiene, los siguientes elementos:        

Logo Institucional. Nombre del Sistema de Gestión. Nombre del documento. Código del documento. Fecha de aprobación del documento. Versión del documento. documento. Número de página. Para los documentos del SGC-VAF se incluye, además, logo-símbolo de ICONTEC e IQnet, de acuerdo a los lineamientos del Protocolo Aplicación de la marca de certificación de ICONTEC VAF-PC-001-UDES.

Descripción gráfica de los elementos, ejemplos:

Fecha: 25/06/2013 XXX YY-000-NN – YY-000-NN

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Descripción gráfica del encabezado del Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo:

Fecha: 02/08/2016 XXX YY-000-NN – YY-000-NN

Versión: 00

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En el encabezado no debe incluirse ningún elemento diferente diferente al formulado. El encabezado se aplicará a los siguientes documentos:           

Fichas Técnicas Formatos Guías Instructivos Manuales Políticas Planes Procedimientos Programas Protocolos Reglamentos

Para la identificación de los documentos el logo no debe hacer referencia a dependencias. Las versiones se identifican numéricamente numéricamente y se inician con 00; en la medida en que se generen cambios o modificaciones sustanciales, se asignará el número consecutivo que describe la versión a que corresponde el nuevo documento. CP. Patricia Pinzón Barón Facilitadora SGC - VAF TP. Esperanza Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental




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La fecha del encabezado corresponde a la de aprobación de la versión vigente del documento y no debe confundirse con la fecha de diligenciamiento diligenciamiento o registro del formato. La codificación de los documentos de los Sistemas de Gestión, se realiza de manera alfanumérica y manualmente de la siguiente forma:

XXX – YY-000-NN YY-000-NN

El líder del proceso y/o subproceso realiza la codificación de los documentos, la cual es verificada por la Coordinación de Gestión Documental en la revisión en forma. 

Corresponde al nombre del proceso y/o subproceso que generó el documento. Para efectos de la documentación exigida por cada uno de los Sistemas de Gestión a implementar se identifican con el nombre asignado a cada sistema. La asignación del código alfabético se construye, así: Si el nombre del proceso y/o subproceso es una palabra: se construye con las 3 primeras letras Si el nombre del proceso y/o subproceso es de dos palabras: se construye con las 2 primeras letras de la primera palabra y con la primera de la segunda. CP. Patricia Pinzón Barón Facilitadora SGC - VAF TP. Esperanza Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental




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Si el nombre del proceso y/o subproceso es de más de dos palabras: se construye con la primera letra de cada palabra, siendo el máximo 3 letras. En caso de presentarse presentarse coincidencias en la construcción del código, se dejará a criterio del coordinador de gestión documental la definición.





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Corresponde a la descripción del tipo de documento, a este campo se asignan dos letras, así:

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Los tres números siguientes corresponden al consecutivo del documento, teniendo en cuenta los generados en cada tipo. 

Corresponde a la identificación de la sede en la que se aplica el documento o si corresponde a un documento único de utilización institucional. institucional.





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Ejemplo de codificación de un instructivo de tesorería sede Bucaramanga:

Ejemplo de codificación de un procedimiento de Gestión Documental, institucional

La redacción de los documentos debe ser clara, concisa y coherente para la fácil comprensión, la utilización de diagramas de flujo o imágenes es de carácter flexible preservando los criterios enunciados.

•

•

•

establece la influencia de modo, tiempo, lugar y población objeto del documento y de su contenido. : documentos complementarios que son soporte del contenido del documento. Los anexos anexos no se controlan. controlan. agrupan los requisitos generales, del manejo operativo para la ejecución del contenido del documento. características propias del documento, tales como:

•

o

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palabras, siglas o conceptos utilizados en el documento, para tener claridad y unicidad en el criterio. : establece la información necesaria a documentar y se amplia de acuerdo a cada tipo de documento.





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A continuación, se presenta cuadro, resumen, de los requisitos de cada uno de los tipos de documentos documentos según criterio institucional:





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Identifica la validez del documento y se ubica en la parte final del mismo. Aplica para los siguientes documentos:           

Caracterización Ficha Técnica Guía Instructivos Manuales Plan Políticas Institucionales Institucionales Procedimientos Programas Protocolos Reglamentos

Representación gráfica gráfica del contenido del pie de página: ELABORÓ NOMBRE Y CARGO

REVISÓ NOMBRE Y CARGO

APROBÓ NOMBRE Y CARGO

Descripción de los campos del pie de página: nombre y cargo de quien o quienes producen o preparan el documento por primera vez. nombre y cargo de quien o quienes revisan el contenido del documento, este registro varía de acuerdo a las versiones generadas y quienes hayan sido designados a realizar esta actividad de acuerdo a lo estipulado en este procedimiento en el momento de realizar la revisión. nombre y cargo de quien o quienes aprueban el documento, este registro varía de acuerdo a las versiones generadas y quienes hayan sido





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designados a realizar esta actividad de acuerdo a lo estipulado en este procedimiento en el momento de realizar la aprobación.

La autoridad y responsabilidad para elaborar, revisar y aprobar los documentos de los Sistemas de Gestión de la Calidad y de Seguridad y Salud en el Trabajo, se define en el siguiente cuadro.





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Una vez elaborados los documentos, los responsables lo envían para revisión a través del aplicativo de administración del Sistema de Gestión o por correo electrónico junto con la Solicitud Documental código GED-FT004-UDES. La revisión de forma de los documentos la realiza Gestión Documental.

Líder nacional de Líder de proceso y/o subproceso y líder subproceso de sede. nacional del proceso Líder nacional de subproceso de la Gestión Líder nacional del Administrativa, proceso Gestión Financiera, Gestión de TIC

Alta dirección

Líder nacional de Admisiones y Registro Académico o Gestión Alta dirección Documental Coordinación Calidad SGC-VAF

de

Representante de la dirección

Representante de la Dirección Alta dirección

Jefe de Coordinación del SG- Humano SST

Responsable de la ejecución del procedimiento al cual Dirección está asociado el documento



Talento

Dirección administrativa

Dirección



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Inicialmente el líder nacional del proceso y/o subproceso, realiza la revisión de fondo. Para el caso de las sedes la revisión la realiza el líder nacional del subproceso y el líder nacional del proceso correspondiente. Una vez cumplida la revisión, se remite vía correo electrónico el documento con los ajustes o visto bueno al responsable responsable de la elaboración y es él é l quien remite el documento a Gestión Documental para la revisión de forma. Una vez revisado por Gestión Documental, desde ese proceso se remitirá vía correo electrónico al responsable de la aprobación. Cuando la revisión se realiza a través del aplicativo de Administración una vez cumplida la actividad, este genera un mensaje al correo electrónico al responsable de aprobar para continuar el trámite.

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Una vez aprobados los documentos, se envían e nvían a Gestión Documental vía correo electrónico, quien debe realizar su distribución y posterior actualización en el respectivo Listado Maestro. Cuando la aprobación se genera desde el aplicativo aplicativo de administración administración del Sistema, se actualiza automáticamente el Listado Maestro de documentos, el de registros se debe realizar de forma Manual.

Cuando el trámite de la solicitud documental se ha realizado a través del correo electrónico, Gestión Documental, comunica la aprobación y vigencia de los documentos a los líderes de los procesos y/o subprocesos nacionales mediante este medio, dejando evidencia, además, en el formato de Lista de Distribución de Documentos Si el trámite de la solicitud documental se realizó a través del aplicativo de administración, una vez aprobado el documento desde este se genera un mensaje al correo electrónico del líder de proceso o subproceso responsable responsable del documento, informando la implementación. implementación. Los líderes de los procesos y/o subprocesos nacionales nacionales a su vez deberán realizar la socialización y/o retroalimentación con los usuarios internos y externos. El Líder del proceso y/o subproceso nacional, hará la entrega del documento a los líderes de los procesos y/o subprocesos que apliquen, mediante un correo electrónico y el formato de Lista de Distribución de Documentos código o informando su actualización en el aplicativo de administración.





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No está permitida la distribución de documentación y datos externamente sin autorización del líder del proceso y/o subproceso nacional nacional y en los casos que sea requerido la instancia superior del proceso y/o subprocesos.

La documentación que requiera ser modificada debe cumplir las siguientes condiciones:

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Las solicitudes de modificación se pueden realizar por escrito o través del aplicativo de administración, a la Coordinación de Gestión Documental. o

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Solicitud escrita, por parte de la persona que intervienen en el proceso y/o subproceso, mediante el diligenciamiento del formato de Solicitud Documental código anexando el documento de la solicitud avalado por el líder del proceso y/o subproceso Nacional quien justificará o validará validará el requerimiento. requerimiento. Solicitud a través del aplicativo de administración, administración, el líder del proceso o subproceso relaciona los cambios a realizar, la Coordinación de Gestión Documental habilita el documento correspondiente para su edición.

Se realiza la modificación y si es pertinente se procede a crear la nueva versión del documento, siguiendo las especificaciones para revisión y aprobación del numeral 4.2.2 del presente documento. documento. Una vez revisada y aprobada la modificación se actualiza el listado maestro correspondiente. correspondiente. La Coordinación de Gestión Documental comunica y remite el documento o formato con la respectiva modificación al Líder del Proceso y/o Subproceso Nacional mediante correo electrónico y será este el encargado de realizar la socialización de la modificación a los que intervienen en el proceso y/o subproceso y se notificará que la versión anterior queda fuera de circulación. Cuando la modificación del documento se requiera por actualizaciones en los procedimientos documentados obligatorios o los documentos propios de los Sistemas de Gestión, las Coordinaciones del respectivo Sistema de Gestión y/o Representante de la Dirección podrán realizar los cambios en





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los documentos institucionales necesarios, de acuerdo a lo establecido en este procedimiento. procedimiento. 

Cuando la modificación de documentos institucionales se requiera por actualizaciones en las versiones de la norma ISO 9001, el equipo de trabajo de calidad administrativa y financiera realizará los cambios en los documentos, de acuerdo a lo establecido en este procedimiento. procedimiento.

Los documentos se revisan periódicamente y actualizan según las necesidades con el fin de asegurar que continúen siendo aplicables o deban ser modificados. El control de los documentos se encuentra bajo la responsabilidad de Gestión Documental y los Líderes de proceso y/o subproceso a nivel nacional, deben asegurar su aplicación e informar de los que estén obsoletos, fuera de uso o vigencia. La versión de los documentos solo cambia cuando existan ex istan cambios de fondo más no de forma. El cuadro de control de cambios se registra al final del documento en una hoja exclusiva, en el cual se identifican los siguientes elementos:

00

Versión de Prueba

Equipo Facilitador del SGC-VAF

22/01/2014

El responsable del registro de los cambios realizados es el líder del proceso y/o subproceso, las Coordinaciones de cada Sistema de Gestión y/o Representante de la Dirección según corresponda. El área de control de cambios del documento no debe imprimirse. Gestión Documental realiza el control de documentos documentos mediante los listados maestros de documentos.

Cualquier funcionario, avalado por el líder del proceso y/o subproceso Nacional, puede solicitar que un documento sea anulado, el manejo de los documentos CP. Patricia Pinzón Barón Facilitadora SGC - VAF TP. Esperanza Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental




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anulados es igual al de los obsoletos, ante la Coordinación de Gestión Documental mediante el formato de Solicitud Documental oa través del aplicativo de administración, campo Solicitud Documental indicando la justificación. justificación. El Coordinador de Gestión Documental al distribuir una nueva versión del documento se encarga de retirar y destruir las copias obsoletas, identificándolas para evitar posibles errores y prevenir su uso no intencionado. En la Coordinación de Gestión Documental conservará el original del documento obsoleto hasta 10 versiones, para evidenciar las mejoras, identificándolo identificándolo con la marca impresa “obsoleto” o a través del aplicativo de administración campo Obsoletos.

En cada proceso y/o subproceso se identifican los documentos externos que pueden incidir o afectar la calidad de los procesos y/o servicios de la Institución. Igualmente identifica el (los) responsable(s) del (los) proceso(s) y/o subproceso(s) subproceso(s) que puede(n) verse afectado(s) y evalúa el impacto potencial del documento en la prestación de los servicios, comunicando su percepción, para que se tomen las acciones o medidas correspondientes. correspondientes. Será responsabilidad de los líderes de los procesos y/o subprocesos verificar que los documentos externos publicados en el aplicativo sean los pertinentes e informar cualquier inconsistencia inconsistencia a la Coordinación de Gestión Documental para que realice los ajustes. ajustes. Así mismo deberán deberán informar a Gestión Documental Documental la existencia de documentos externos nuevos para que sean ingresados al aplicativo de administración de Calidad. Gestión Documental enviará un correo electrónico semestralmente, a los líderes nacionales de los procesos y subprocesos de los Sistemas, solicitando la información correspondiente a los documentos externos para su actualización en los casos que aplique.

El propósito del Control de Registros es definir los lineamientos necesarios para la identificación, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición final de los registros.





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Los registros son documentos que presentan resultados obtenidos o proporcionan evidencia objetiva de actividades actividades desempeñadas. desempeñadas. Como los los registros suministran evidencia no pueden ser modificados. modificados. Para obtener evidencia de las actividades efectuadas, todos los registros de los Sistemas de Gestión en la Universidad de Santander se elaboran, revisan y aprueban según las indicaciones dadas en el presente documento. Se consideran tipos de registros:              

Correspondencia Correspondencia de entrada y salida (incluye faxes y correos electrónicos) Notas internas Listados, Listas Actas de reunión Formatos diligenciados diligenciados Formularios Contratos Informes Fotografías Grabaciones Bases de datos del software que operen en la UDES Registros externos necesarios para evidenciar e videnciar cumplimiento cumplimiento de requisitos Reportes generados a través de aplicativos Otros

Siguiendo los lineamientos del presente documento, para los registros se tiene en cuenta:

Los documentos de los registros de los Sistemas de Gestión se identifican con un encabezamiento que debe contener los siguientes elementos:       

Logo Institucional Nombre del Sistema de Gestión Nombre del documento Código del documento Versión del documento Fecha de aprobación de la versión vigente del documento. Marca de conformidad de la certificación de ICONTEC (aplica a los formatos del Sistema de Gestión de la Calidad de la Vicerrectoría Administrativa y Financiera)





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Descripción gráfica de los elementos del encabezado de los documentos de registro del SGC-VAF, ejemplo: e jemplo:

Fecha: 25/06/2013 XXX – YY-000-NN YY-000-NN

Versión: 00

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Descripción gráfica de los elementos del encabezado de los documentos de registro Sistemas de Gestión

XXXX Fecha: 25/06/2013 XXX – YY-000-NN YY-000-NN



Versión: 00



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La fecha del encabezado corresponde a la fecha de aprobación del documento vigente, y no debe confundirse confundirse con la fecha del diligenciamiento del mismo. Los formatos solo deben llevar encabezado y son los únicos documentos que no llevan pie de página. El encabezado aplica a los formatos que se generen a partir de la aplicación de los Sistemas de Gestión, la modificación de los existentes se dará una vez se requiera una nueva emisión o un cambio en la estructura del mismo. Los registros generados de las bases de datos del software que operen en la UDES y de los cuales se generen documentos, será opcional la aplicación del encabezado. Está bajo la responsabilidad de los líderes de procesos y sub procesos tanto la elaboración de los documentos como la recolección y la información que se incluye. Todos los registros de los Sistemas de Gestión se encuentran relacionados e identificados en el Formato Listado Maestro de Registros código Los registros pueden ser elaborados y presentados en: 



: son elaborados y mantenidos en computador, discos, servidores, etc. y cuya responsabilidad responsabilidad recae principalmente en las personas que los diligencian, diligencian, así como los responsables del proceso de Gestión de TIC. : emitidos en cualquier medio como papel, fotografías u otro, y cuya responsabilidad recae en las personas que los diligencian y archivan.

El Líder del proceso y/o subproceso tendrá en cuenta el para el almacenamiento de sus registros.

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Cuando sea necesario crear, modificar o anular un formato, se debe cumplir los lineamientos establecidos en el presente Procedimiento. Procedimiento. El líder de proceso y/o subproceso debe garantizar la protección de los registros impresos o electrónicos de factores que alteren sus condiciones físicas tales como polvo, humedad, elevadas temperaturas, entre otros; así como la seguridad de la información que contienen. Lo anterior no exime la responsabilidad que le es inherente a cada funcionario en el cargo que desempeña.





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La información que aparezca en el Listado Maestro de Registros código debe coincidir con el manejo de Registro de cada proceso y/o subprocesos de los sistemas de gestión implementados; los Lideres de Proceso y/o Subproceso Nacionales, deben notificar a la Coordinación de Gestión Documental los registros que se identifican en sus actividades. Los registros deben conservarse legibles, fácilmente identificables y recuperables y sin enmendaduras. enmendaduras. Los registros en medio impreso deben diligenciarse con bolígrafo de tinta negra, está restringido el uso de lápiz, salvo en la actividad de foliación según disposición del Archivo General de la Nación. Los registros externos, que sean necesarios para el cumplimiento de las funciones, deben incluirse en el Listado Maestro de Registros código , sin ser necesario asignar un código. El acceso a los registros informáticos, se realizará a través de usuario y clave, cada usuario responderá por el uso y las acciones que de ellas se deriven. La modificación de los registros electrónicos se realizará únicamente en las condiciones enunciadas enunciadas por el proceso y subproceso en sus procedimientos, procedimientos, y solo podrán ser ejecutadas por el usuario con permiso definido para tal fin. Con el fin de resguardar y garantizar la seguridad y recuperación de los registros en medio electrónicos, el líder de Proceso/subproceso se apoyará con el subproceso Seguridad Informática para realizar almacenamiento en servidores y copias de seguridad como un mecanismo de soporte, teniendo en cuenta las directrices establecidas para tal fin. La recuperación de los registros informáticos se realiza mediante los procedimientos desarrollados para cada caso por el subproceso de Seguridad Informática. Informática. Los Líderes de Procesos y/o Subprocesos con el apoyo de la Oficina de Gestión Documental en cada sede, son responsables de administrar sus registros, de actualizar el Listado Maestro de Registros código y vigilar que se cumplan los tiempos de retención y disposición final establecidos.





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La Universidad de Santander atenderá las directrices emanadas por el Archivo General de la Nación, entidad encargada de orientar y coordinar la función archivística, en busca de la eficiencia y eficacia en la consulta de la información. Se toma como referencia lo estipulado en el Acuerdo 042 del 2002, por el cual se establecen los criterios para la organización organización de los archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único Documental Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la Ley General de Archivos 594 de 2000, que hacen referencia a:    

Programa de Gestión Documental Formación de Archivos Procesos Archivísticos Archivísticos Inventario Único Documental

Los documentos y registros resultantes de las actividades son conservados en archivo por los responsables responsables designados en cada dependencia. La Institución proporciona los elementos necesarios para garantizar la integridad física y la conservación de la información consignada en los registros y los lineamientos están a cargo del Proceso de Gestión Documental. El responsable de archivar cada tipo de registro asegura las condiciones ambientales o de seguridad que minimicen el riesgo por deterioro o pérdida. En el , se describen las actividades necesarias para ordenar, conservar, consultar los registros físicos o magnéticos de tal forma que evidencie el desarrollo normal de los trámites y garanticen su ubicación y consulta. El acceso a los registros está controlado por el líder del proceso y/o subproceso quien garantiza el cumplimiento de los lineamientos de consulta, teniendo en cuenta lo estipulado por la ley y la institución con respecto a la reserva de la información. Los Registros generados en las historias clínicas ocupacionales, tienen manejo confidencial, podrán ser consultados por un médico especialista en Seguridad y Salud en el Trabajo designado y/o el trabajador. CP. Patricia Pinzón Barón Facilitadora SGC - VAF TP. Esperanza Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental




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Los documentos y registros se conservan en cada dependencia para cumplir los objetivos de su creación, luego de cumplido sus trámites se mantendrán el tiempo determinado para consultas, según lo establecido en los Listados Maestros. Cumplido el tiempo de vigencia en el archivo de Gestión, los documentos y registros se remitirán al Archivo Central mediante el diligenciamiento del Formato de Inventario Documental , atendiendo las orientaciones del Instructivo Organización de Archivos de Gestión y Transferencias Transferencias Documentales Documentales Una vez trascurrido el periodo de conservación consignado en los Listados Maestros, se debe cumplir lo allí dispuesto a efecto de determinar la disposición final de los documentos según Instructivo de Organización de Archivo Central y Disposición Final de Documentos





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Identificacion Necesidad Documental

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para la elaboración o modificación se debe anexar el documento objeto de la solicitud, avalado por el líder del proceso y/o subproceso Nacional quién justificará o validará el requerimiento. El formato se presenta ante la Coordinación de Gestión Documental.

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El funcionario presenta la elaboración, modificación o eliminación del documento a través del aplicativo de administración del Sistema o por escrito mediante el diligenciamiento del Presentación de la solicitud del documento.

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Cualquier funcionario, en la ejecución de sus funciones y en pro del mejoramiento identifica la necesidad de elaboración, modificación o eliminación de un documento que se utilice dentro del proceso y/o subproceso.

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Se realiza la revisión de fondo y una vez se cuente con el visto bueno del Líder del Proceso y Subproceso Nacional, el responsable de la elaboración del documento, remitirá a la coordinación Revisión y Aprobación de Gestión Documental para la revisión, en forma, dando respuesta en tres (3) del documento días hábiles o de acuerdo a la necesidad institucional. Después de revisado el documento GED lo remite a quien corresponda para la aprobación del Documento.

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existe algún ajuste debe validarse con el líder del proceso y/o subproceso que planteo la solicitud.

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Comunicación de la aprobación del documento

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Gestión Documental comunica al Líder del Proceso y/o Subproceso Nacional de la aprobación del documento mediante correo y Formato de Lista de Distribución de Documento o a través mensaje enviado por el aplicativo de administración

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El líder de cada proceso y/o subproceso Nacional deberá realizar la socialización y/o retroalimentación con los usuarios internos y externos y registrará la distribución de los documentos en el Formato de Lista de Distribución de Documentos.


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Gestión Documental, actualiza: El listado maestro de documentos o verifica que el aplicativo de administración realice la actualización automática.

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Control documentos y registros


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Identificacion de Registros

Identificar los registros que pertenecen al proceso y/o subproceso y notificar a la Coordinación de Gestión Documental para que se ingrese en el formato listado maestro de registros.

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Consulta y/o Préstamo

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Consulte en la oficina de Gestión Documental el nivel y los cargos de acceso a los registros. El personal no autorizado realizará las consultas de los registros a través del personal facultado.

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Almacenamiento

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Determine el lugar de almacenamiento de acuerdo al Instructivo Organización de Archivos código GED-IN-002-UDES para su adecuada disposición y conservación.

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Establecer en el Listado Maestro de Registros el tiempo de retención de los registros, de acuerdo a los requerimientos internos o legales externos. Tiempos de Retención

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Actualización

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El líder de cada proceso y/o subproceso Nacional deberá realizar la socialización y/o retroalimentación con los usuarios internos y externos. Socialización de novedades

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Actualizar el Listado Maestro de Registros cuando se requiera. Los Líderes de Proceso y/o Subproceso Nacional informaran a la Coordinación de Gestión documental sobre los registros externos que han entrado en vigencia para sus respectivas actividades.

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Determinar la disposición a aplicar a cada registro una vez haya culminado el periodo de retención del archivo.

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Listado Maestro de Registros Solicitud Documental Inventario Único Documental Control Préstamo de Documentos Lista de distribución de Documentos

: actividad emprendida para certificar la conveniencia y la adecuación del documento previamente previamente revisado. : conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material que se encuentran en uso, acumulados en un proceso natural en el desarrollo de las actividades de los programas y/o dependencias, de la Universidad de Santander UDES. : lugar donde se agrupan los documentos transferidos de los distintos archivos de gestión de la Institución, una vez finalizado su trámite, pero siguen siendo objeto de consulta por las oficinas y los particulares en general. : documento que describe las características generales del proceso y/o subproceso. subproceso. : destino o fin que se le da a un registro, una vez terminado te rminado el tiempo de retención en un archivo. : utilización de cualquier medio de comunicación para dar a conocer información. : datos que poseen significado y su medio de soporte. El tipo de soporte puede ser papel, disco magnético, óptico o electrónico, fotografía fotografía o muestra patrón o una combinación de éstos. : son aquellos documentos relevantes que son necesarios para el funcionamiento eficaz de la Institución y son generados por entidades diferentes a esta (Leyes, decretos, Normativas Gubernamentales, Gubernamentales, entre e ntre otros).





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: son aquellos documentos relevantes que definen los servicios que presta la institución, son necesarios para su funcionamiento funcionamiento y se generan al interior de la institución, pueden modificarse modificarse de manera independiente, incluye los documentos propios de los programas o dependencias de la universidad. : es aquel documento que derivado de un cambio o de su eliminación, pierde su vigencia. : son aquellos que sirven como base, soporte o guardan relación directa con un proceso y/o subproceso o procedimiento. procedimiento. Ejemplo de documento referencia:   

Norma ISO 9001:2008 Ley General de Archivo Acuerdos de Consejo Académico.

: documento impreso o digital destinado al registro de información de un proceso. documento que define características y/o controles específicos para algunas actividades, seguimiento a indicadores y equipos. es todo aquello nombre y código que se le asigna a cada documento que lo diferencia de cualquier otro. : documento que brinda una secuencia clara de indicaciones que tienen como finalidad desarrollar una actividad para llegar a una meta o a un objetivo. : formato donde cada proceso y/o subproceso registra los documentos internos y externos para controlar sus versiones, almacenamiento, protección, recuperación, retención y disposición final. documento guía que transmite de forma explícita, sencilla, ordenada y sistemática la información de una organización, sobre objetivos, políticas, atribuciones atribuciones y procedimientos; se indican las actividades y la forma en que estas deberán ser realizadas por los miembros de la organización, teniendo como referente los propósitos de la Institución. documento que especifica el Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución. CP. Patricia Pinzón Barón Facilitadora SGC - VAF TP. Esperanza Esperanza Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental




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conjunto de actividades relacionadas entre sí para generar valor y que convierte las entradas en resultados documento que describe la forma específica para llevar a cabo una actividad que comunica los métodos establecidos para el desempeño y administración del trabajo e identifica el responsable por el desarrollo de cada etapa y las evidencias producto de las actividades. actividad tendiente a garantizar el estado de un registro y definir los niveles de acceso. facilidad para consultar un registro almacenado dependiendo del tipo de archivo en el que se encuentre. documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas, desempeñadas, pueden ser formatos diligenciados, cartas, notas internas, actas de reunión, contratos y otros. personal dentro de la institución encargado del almacenamiento, ubicación, recuperación y estado de los documentos y registros en cualquier tipo de soporte. conjunto de reglas y conceptos ya establecidos a fin de establecer parámetros para realizar una tarea dentro de las actividades previamente establecidas en la institución. institución. actividad emprendida para asegurar la conveniencia y la adecuación del documento objeto de la revisión, para alcanzar el objetivo establecido. listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a los cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los registros. cualquier tipo de material susceptible de vehicular información, como papel, cintas, discos magnéticos, fotografías, etc. indica la cantidad de actualizaciones actualizaciones que ha tenido el documento.





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CP. Patricia Pinzón Barón Facilitadora SGC - VAF TP. Esperanza Rojas Rojas Rojas Coordinadora Gestión Documental



Fecha: 10/08/2017 Versión: 09 SC-CER440961

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Patricia Pinzón Barón Facilitadora SGC-VAF 00

Versión de Prueba

Se incluye guía como tipo de

Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental

Enero 15 de 2014


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Patricia Pinzón Barón Facilitadora SGC-VAF 00

Versión de Prueba


Enero 15 de 2014

Se incluye guía como tipo de documento Inclusión del Campo Página en Encabezado Se determina como opcional el encabezado para los formatos

01

Se elimina en responsable de la revisión el Coordinador de Calidad y se incluye el responsable de la aprobación de documentos fuera del SGC-VAF. Se modifica el encargado de dar apoyo a la conservación de registros electrónicos Se incluye nombres de Instructivos de Gestión Documental

Gloria Liliana Osorio Representante de la Dirección Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad

18/06/2014

Liliana Naranjo Amelia González Patricia Pinzón Facilitadoras SGC-VAF

Se actualizan flujogramas de acuerdo a los cambios realizados en documento





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Modificación del alcance, se limita a los procesos y/o subprocesos de los SIG. Se incluye aplicación del Instructivo de Documentos Académico Administrativos GED-IN-005-UDES Modificación del numeral 4.2.2 Responsable de elaboración, revisión y aprobación de los documentos Modificación tabla de códigos, se limita a los códigos de los procesos y/o subprocesos de los SIG Se incluye la responsabilidad del líder de proceso y/o subproceso sobre la elaboración de la codificación en documentos 02

Se modifica tabla de resumen del contenido mínimo de documentos Inclusión de Descripción Encabezado del Formato

del

Especificaciones sobre la actualización de formatos, así como los registros provenientes de software Institucionales


16/07/2014

Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental Patricia Pinzón Barón Facilitadora SGC-VAF

Modificación de consideraciones sobre el control de registros Se elimina de los formatos asociados, el Formato de Tabla de Retención Se incluye la aplicación del Instructivo de Organización de Archivo Central y Disposición final de los documentos GED-FT-005-UDES





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Condiciones Generales: Se elimina el tipo de soporte de los documentos Se incluyen las responsabilidades del líder nacional frente a los documentos y registros Se aclara sobre el cumplimiento de los lineamientos del Procedimiento para la elaboración, modificación y eliminación de documentos Se elimina párrafo sobre la obligación de consultar a la Oficina Jurídica los documentos la obligatoriedad de mandatos externos, por considerar que es actividad clara para los líderes nacionales de proceso yo subproceso 03 4.2.1.1 Se elimina la aclaración de construcción de fecha del encabezado 4.2.2. Se aclara la responsabilidad de la Coordinación del Sistema de Gestión de la Calidad VAF en la elaboración de los documentos del Sistema

Gloria Liliana Osorio Representante de la Dirección Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad Elda Botello Coordinadora de Compras

24/03/2015


Se aclara el procedimiento de revisión, aprobación, distribución y modificación de los documentos. 4.2.6 Se aclara el uso del formato GED-FT-004-UDES para informar a Gestión Documental los documentos obsoletos y la disposición final de los mismos





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4.2.7 Se aclara el deber de informar a Gestión Documental la inclusión de documentos externos

Se elimina el numeral 4.2.8 Documentos de Referencia, se incluye como definición 03

4.3.1 Se incluye la obligatoriedad de reportar los registros a Gestión Documental Se actualizan los flujogramas de acuerdo a los cambios realizados


24/03/2015

Elda Botello Coordinadora de Compras Esperanza Rojas Rojas

Se ajusta los responsables del procedimiento En condiciones generales: Se incluye la obligatoriedad de cumplimiento de los lineamientos institucionales de Gestión Documental debidamente aprobados

04

Se aclara el registro de los documentos en el Listado Maestro de Documentos. Se incluye el uso del aplicativo de administración del SGC-VAF

Gloria Liliana Osorio Representante de la Dirección Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental

18/11/2015

4.2.1.1 Se incluye en los documentos del Sistema, Políticas Se aclara en el numeral: 4.2.1.1 fecha de aprobación vigencia del documento





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4.2.2 Se incluye el uso del aplicativo administración en la elaboración, revisión y aprobación 4.2.2 Se establece el responsable de aprobar los documentos del SGC-VAF en ausencia de la Alta Dirección 4.2.4 Se incluye uso del aplicativo de administración para la modificación y se aclara los responsables de modificaciones de documentos obligatorios del SGC-VAF 4.2.5 Responsable del registro de los cambios 04

4.2.6 Campo Obsoletos en aplicativo de administración. 4.2.7 Reporte y manejo documentos externos

de


18/11/2015

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4.3.1 Excepción del uso de lápiz en diligenciamiento de registros


5.1 Ajuste del flujograma de Control de documentos 6. Se eliminan los formatos Listado Maestro de Documentos y Listado Maestro de Documentos externos físicos, el control se realiza a través del aplicativo de administración del SGCVAF Se ajustan los anexos





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05

Aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC Inclusión en la construcción de encabezados del uso del Protocolo de aplicación de la marca de conformidad de la certificación ICONTEC VAF-PC001-UDES

Se ajusta el procedimiento a lo establecido en el decreto 1072/2015, para la inclusión del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y otros Sistemas de Gestión de la universidad. Se aclara la presentación encabezado de los documentos 06

del

Se incluye códigos alfabéticos que identifican los Sistemas de Gestión y los nuevos procesos dentro del alcance. Se aclaran los procedimientos para el tratamiento de los documentos a través del aplicativo de administración ad ministración de los Sistemas de Gestión.


01/03/2016

Gloria Liliana Osorio Representante de la Dirección Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad Esperanza Rojas Rojas Coordinadora de Gestión Documental

03/08/2016

Se actualizan los anexos. Actualización del encabezado por aplicación de la mención "Vigilada Mineducación" junto a logo Institucional 07 Se ajustan imágenes relacionadas con logo institucional

Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF

07/10/2016

Se ajustan los anexos





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08

Ajuste de numeral 4.2.2 Responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los documentos

Gloria Osorio Avendaño Representante de la dirección

02/03/2017

Carmen Guerrero González Coordinadora de Calidad del SGC-VAF

10/08/2017

Se ajustan las condiciones generales del numeral 4.1 de acuerdo a nuevos lineamientos institucionales impartidos por la alta dirección. Se incluye “Planes” dentro de los documentos que les aplicará encabezado, contemplado en el numeral 4.2.1.1 del procedimiento de control de documentos y registros. Se ajusta la descripción de los campos del pie de página, contemplado en el numeral 4.2.1.4 del procedimiento de control de documentos y registros. 09

Se ajusta los responsables de la revisión y aprobación de los documentos para el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, contemplados en el numeral 4.2.2 del procedimiento de control de documentos y registros. Se incluye condición para la modificación de documentos, contemplado en el numeral 4.2.4 del procedimiento de control de documentos y registros. Se aclara el cambio de versión de los documentos dentro del seguimiento y control de cambios, contemplados en el numeral 4.2.5 del procedimiento de control de documentos y registros.




VAF-PR-002-UDES.pdf

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