Tutorial_SAP_Processus_et_Paramétrage_Finance

E4 - Processus et Paramétrage Finance Semaine de cours SAP

CSC - ESIAL

COURS DE

Jean-François Cavalière

Sommaire La comptabilité générale (FI-GL) La comptabilité client (FI-AR) La comptabilité fournisseur (FI-AP) La comptabilité des immobilisations (FI-AA) La comptabilité analytique (CO)

Plan du cours de la comptabilité générale (FI-GL) • RAPPEL – – – –

Modèle de données SAP Société Domaine d’activité Plan comptable SAP

• SAISIE D’UNE ECRITURE COMPTABLE – Sans rapprochement – Avec rapprochement

• MODIFICATION D’UNE PIECE • SAISIE D’UNE FACTURE

RAPPEL Intégration Factures MM,SD, Interface outil métier, comptabilisation manuelle OD

Gestion des règlements

Lettrage / rapprochement

Travaux d’inventaires

Restitutions comptables Compte de résultat Bilan Reporting

Principes de fonctionnement

Sous- module •

Comptabilité générale (FI-GL)

• • • • • • •

Comptabilité fournisseurs (FI-AP) Comptabilité clients (FI-AR) Comptabilité bancaire (FI-BL) Comptabilité des immobilisations (FI-AA) Comptabilité budgétaire (FI-FM) Gestion des déplacements professionnels (FI-TV) Ledgers spéciaux (FI-SL)

• Le module FI offre la possibilité d’élargir les processus de prises de décisions stratégiques pour les besoins financiers de la société. • Il centralise les données de la comptabilité financière dans un contexte international, avec de multiples sociétés, langages, devises et diagrammes de comptabilité.

Solution SAP

Données de base principales SD

FI

Sales & Distribution

Financial Accounting

PS

CO


Controlling

MM

TR

Material Management

Tresorery

PP

IM

Production Planning

Investment Management

SAP R/3

BW

Client /serveur

QM

HUM

Quality Management

Handling Unit management

PM

WM

Plant Maintenance

Warehouse management

CS

TRA

Customers Services

PLM Product life Cycle Management

Gestion des transports

HR Human resources

• • • • • • • • •

Société SAP Type de pièce Plan comptable Compte G/L Dates Clients Fournisseurs Banques Immobilisations

Modèle de données SAP : Structures organisationnelles Périmètre de résultat (CO-PA)

0 ou 1 n 0 ou 1

Périmètre Financier (FM)

1

Périmètre analytique n

n n

1 n

0 ou 1

1

Société 1 Organisation d’achats (MM)

n

Objets CO (ex Centres de coûts)

n

n

Organisation commerciale (SD)

n Domaine d’activité

n Division

n

n On peut paramétrer une détermination du DA à partir de la Division

Pas de dépendances réelles entre Société et Domaine d’Activité (sauf contrôles ajoutés par paramétrage)

La société (ou l’entité comptable) • Le concept de société a pour objet d’identifier les unités d’une organisation pour lesquelles un ensemble complet et indépendant de comptes doit être produit • Chaque société constitue une structure comptable indépendante – Un plan de comptes (propre ou partagé) lui est associé, ainsi qu’une devise de gestion – Les écritures sont numérotées et enregistrées par société et exercice comptable – Les comptes sont tenus et produits par société (balances, grands livres, journaux, documents de synthèse) – Les arrêtés périodiques et les traitements de clôture sont réalisés par société

• La majorité des traitements comptables peuvent être effectués pour plusieurs sociétés en même temps (à l’exception de la gestion des référentiels) • Des structures de centralisation ou de consolidation peuvent être définies dans le cas d’organisations complexes

Fonction

Objet SAP Mandant

Société S/L Comptabilité

Société

Domaine de valorisation

Division

Le domaine d’activité • Le concept de domaine d’activité a pour objet d’identifier les entités organisationnelles qui correspondent à un secteur d’activité ou à un domaine de responsabilité spécifique

Entreprise

Mandant

– La définition des domaines d’activité est facultative dans le PGI – Les mouvements comptables enregistrés par société peuvent être également affectés à des domaines d’activité

• Il est possible d’établir des états financiers par domaine d’activité, à des fins de restitution interne

Objets SAP

Entité légale

– Production de bilans internes, comptes de résultat ou de balances par branche ou domaine d’exploitation d’une entreprise – Remarque : d’autres objets du PGI hors « comptabilité générale et financière » tels que les centres de profit pourraient être utilisés dans la même optique que les Etablissement / Usine domaines d’activité / Dépôt

Société

Domaine d’activité

Division

Le Plan Comptable SAP • D’un point de vue fonctionnel : – Le plan comptable est constitué par la nomenclature des comptes de comptabilité générale • 1 code, 1 libellé court, 1 libellé long

• Un compte général dans SAP : – Est géré sous la forme d’une fiche contenant l’ensemble des attributs du compte – Peut être bloqué pour comptabilisation (mais ne peut être supprimé s’il a été mouvementé) – Doit être créé dans un plan comptable et doit être ouvert dans une société pour pouvoir être imputé dans une écriture

Le Plan Comptable SAP Il existe plusieurs plans comptables dans SAP •

Plan comptable opérationnel : – Utilisé pour la saisie des écritures – Utilisé pour la production des états financiers – Défini au niveau mandant, certaines caractéristiques sont communes à toutes les entités : • Désignation du compte • Groupe de comptes • Lien avec le plan comptable groupe – Chaque société utilise tout ou partie du plan de comptes et les complète des attributs et propriétés qui lui sont propres

A des fins de présentation (restitution) et en aucun cas pour passer des écritures •

Plan comptable groupe : – Permet d’alimenter des comptes Groupe pour des besoins de restitutions

•

Plan comptable alternatif (ou national) : – Permet d’alimenter des comptes nationaux pour des besoins réglementaires du pays

Saisie d’une écriture comptable Sans et avec rapprochement

Saisie d’une écriture

Modification d’une pièce

Saisie d’une facture

Autres fonctionnalités du sous module FI-GL

Comptabilisation d’une pièce sans rapprochement 2

1

Comptabilisation d’une pièce sans rapprochement

1 2

3

4

7

5

6


10

9

8

Comptabilisation d’une pièce sans rapprochement 12

11


13

Comptabiliser une pièce avec rapprochement 2

1


1

2

3 4

6 5

Comptabiliser une pièce avec rapprochement

2

1

Données de base Notions SAP clés


5 1

2

3

4


1

3 2


4


5

6


8






Modification d’une pièce 2

1 2 1


4

3


3

1

2

Modification d’une pièce 6

4

5


1


1


3

2

1


1

2


1






Saisie d’une facture directe 2

1

Saisie d’une facture directe 1 2 3

6

4

5

7 8

Saisie d’une facture directe

5

3 1 4 2

Saisie d’une facture directe

Informations relatives au(x) poste(s) de la pièce

1

2

3

4


3 5

2

1


1






Autres fonctionnalités du sous module FI-GL • CONTREPASSATION – Individuelle – En masse

Selon les raisons de contre-passation que vous avez choisies, une nouvelle pièce est comptabilisée dans le but de rapprocher les soldes mensuels ou le solde mensuel est simplement enregistré à nouveau. • RAPPROCHEMENT ET ANNULATION D’UN RAPPROCHEMENT – Manuel – Automatique – Semi-automatique

• OPERATIONS DE CLOTURE – – – –

Fermeture et ouverture des périodes (y compris périodes spéciales) Report à nouveau Provision pour perte de change Etc.

• REPORTING (Bilan, compte de résultat, journal, grand livre, divers…)


Plan du cours de la comptabilité client (FI-AR) • DONNEES DE BASE • PROCESSUS ACOMPTE / FACTURE • COMPTABILISATION DE L’ENCAISSEMENT • AFFICHAGE DE LA BALANCE ET DES POSTES CLIENTS

•

Rappel Intégration Factures MM,SD, Interface outil métier, comptabilisation manuelle OD





Sous- module • •

Comptabilité générale (FI-GL) Comptabilité fournisseurs (FI-AP)

•

Comptabilité clients (FI-AR)

• • • • •

Comptabilité bancaire (FI-BL) Comptabilité des immobilisations (FI-AA) Comptabilité budgétaire (FI-FM) Gestion des déplacements professionnels (FI-TV) Ledgers spéciaux (FI-SL)

• Le module FI offre la possibilité d’élargir les processus de prises de décisions stratégiques pour les besoins financiers de la société. • Il centralise les données de la comptabilité financière dans un contexte international, avec de multiples sociétés, langages, occurrences et diagrammes de comptabilité.

Solution SAP SD

FI



PS

Données de base principales

CO


Controlling

MM

TR

Material Management

Tresorery

PP

IM

Production Planning


SAP R/3

BW

Client /serveur

QM

HUM

Quality Management


PM

WM

Plant Maintenance


CS

TRA

Customers Services



HR Human resources


• • • • • • •

Société SAP Type de pièce Plan comptable Compte G/L Clients Fournisseurs Immobilisations

Notions de comptes collectifs et auxiliaires •

Les Comptabilités auxiliaires – Dans le PGI, les opérations enregistrées dans le module FI-GL (comptabilité générale) sont imputées directement sur les comptes généraux – En revanche, lorsqu’elles doivent être enregistrées dans les modules de comptabilités auxiliaires (comptabilité fournisseur FI-AP, comptabilité client FI-AR…), les opérations ne peuvent pas être imputées directement sur les comptes généraux mais sont obligatoirement imputées sur les comptes auxiliaires des tiers (fournisseur, client) – Chaque tiers étant lié dans le PGI à un compte de comptabilité générale dit « compte collectif » et un seul, l’événement comptable intervenant sur un tiers est imputé en temps réel en comptabilité générale sur le compte collectif général correspondant à ce tiers

•

Exemple – en comptabilité auxiliaire Fournisseurs : compte collectif = 401… – en comptabilité auxiliaire Clients : comptes collectifs clients = 41…

Données de base

Données de base

Affichage de la

Processus

Comptabilisation

Acompte /

de

Facture

l’encaissement

balance & des postes clients

Autres fonctionnalité s du sous module FI-AR

Données de base • Un client est représenté dans SAP par l’intermédiaire d’une fiche client • Les fiches client présentent trois groupes d’information appelées « vues » :

Un ensemble de données client communes sur le système (vue Mandant) Un client est créé une seule fois dans le système. Ces données “niveau mandant” sont visibles par tous les utilisateurs. Un ensemble de données client propres à la société (vue Comptabilité) Ces informations sont renseignées pour chacun des clients que l’on souhaite auxiliariser dans la comptabilité.

Un ensemble de données client propres au domaine commercial (vue ADV) Ces informations sont renseignées pour chacun des clients que l’on souhaite facturer via le module SD (données vente et distribution).

Données de base •

Les données gérées dans la fiche client : – Certaines données doivent être obligatoirement renseignées pour que l'enregistrement du client soit possible. Comptabilisation:

Données générales:

Gestion : Compta, Compte collectif

Adresse, paramétrage (n°Siren,…) Paiement: Coord.bancaire Opér.bancaire

•

Correspondance: Les écrans de la fiche Client

Pour assurer l’intégration avec le module SD, la vue ADV de la fiche client doit être gérée et notamment les « fonctions partenaires » : – – – –

Donneur d’ordre (celui qui commande la marchandise), Client livré (celui qui reçoit la marchandise), Client destinataire de la facture (celui qui reçoit la facture), Client payeur (celui qui paie la facture).

Données de base – Création fiche client (1/4) 2

1

Données de base – Création fiche client (2/4) 1 2 3

4 5

Données de base – Création fiche client (3/4)

6

7

Données de base – Création fiche client (4/4)

8

9

Autres fonctionnalités de la fiche client •

SAP offre la possibilité à l’utilisateur : – – – –

D’effectuer des modifications sur la fiche client D’afficher les informations renseignées dans la fiche De bloquer un client pour comptabilisation De supprimer un client

Processus Acompte / Facture

Processus Données de base

Affichage de la Comptabilisation

Acompte /

de

Facture

l’encaissement



Enregistrement d’un acompte 2

1

Enregistrement d’un acompte

1

2

3

Enregistrement d’un acompte

4

5

6

Enregistrement d’une facture 2

1

Enregistrement d’une facture

1

2

3

Compensation de l’acompte 2

1

Compensation de l’acompte

2

1

3 3

Compensation de l’acompte

Création d’une pièce comptable qui compense l’acompte

Montant restant à facturer

Ecriture au débit du compte client

Comptabilisation de l’encaissement

Données de base

Affichage de la

Processus

Comptabilisation

Acompte /

de

Facture

l’encaissement



Comptabilisation de l’encaissement •

Encaissement manuel – L’encaissement manuel client s’effectue par une transaction SAP standard de saisie des encaissements. – La transaction d’encaissement contient un module de gestion des postes non soldés (dit PNS), qui permet, par la recherche sur plusieurs critères des pièces existantes, de lister les postes à éventuellement solder.

•

Encaissement automatique – Lorsque l’utilisateur est à l’origine de l’encaissement, il est possible de générer ce dernier via l’utilisation du programme de paiement automatique (identique à celui utilisé pour les décaissements). Cela peut être le cas dans le cadre d’un règlement par prélèvement ou par effet. – Des fonctionnalités de gestion de chèques reçus (comptabilisation automatique via intégration de registre) sont également disponibles dans le système.

Encaissement manuel 2

1

Encaissement manuel

4

1

2

3

5

Encaissement manuel

1 2

Affichage de la balance et des postes clients

Données de base

Processus


Acompte /

de

Facture

l’encaissement



Affichage de la balance client 2

1

Affichage de la balance Client

L ’onglet Soldes ne reprend que les postes clients n’ayant pas été imputés sur un compte collectif divergent (CGS) Double cliquer sur une case pour avoir accès aux pièces comptables constitutives du montant

Affichage de la balance Client Icônes permettant la mise en forme de l’affichage : fonctions de tri, de somme, de sous somme… Gestion des variantes d’affichage

En double cliquant sur une ligne on accède à la pièce comptable

Affichage de la balance Client Cliquer sur l’overview pour afficher complètement la date comptable



L ’onglet CGS ne reprend que les postes clients ayant été imputés sur un compte collectif divergent (CGS) (écritures passées sur le client mais ne pointant pas sur le compte collectif de la fiche client). Les mêmes affichages sont possibles que ceux présentés précédemment.

Affichage des postes Client 2

1

Affichage des postes Client Choisir la sélection souhaitée

Choisir la ou les sélections souhaitées : - postes standards - opérations CGS (effets, acomptes… - postes pour mémoire (effets à l’acceptation non encore retournés)

Affichage des postes Client

Autres fonctionnalités du sous module FI-AR

Données de base

Processus


Acompte /

de

Facture

l’encaissement


Autres fonctionnalités du sous module FI-AR

Autres fonctionnalités du sous module FI-AR • RELANCE La relance dans SAP permet de suivre les clients redevables qui n'ont pas réglé leurs factures en cours dans un intervalle de temps donné. Le système de relance traite les documents suivants : – Factures clients en cours, y compris les factures partiellement créditées ou réglées – Factures incluant des versements – Avoirs clients – Encaissements non basés sur des factures

• REPORTING CLIENT


Plan du cours de la comptabilité fournisseur (FI-AP) • DONNEES DE BASE • LE MODULE DES ACHATS MM – Présentation – Intégration avec les autres modules – Rappels

• LE FLUX D’APPROVISIONNEMENT – Présentation – Le traitement des factures d’achats Processus MM: Facture sur commande Processus FI: Facture sans commande

– Le règlement des fournisseurs Proposition de paiement Comptabilisation du paiement Décaissement manuel

•






Sous- module •

Comptabilité générale (FI-GL)

•

Comptabilité fournisseurs (FI-AP)

• • • • • •

Comptabilité clients (FI-AR) Comptabilité bancaire (FI-BL) Comptabilité des immobilisations (FI-AA) Comptabilité budgétaire (FI-FM) Gestion des déplacements professionnels (FI-TV) Ledgers spéciaux (FI-SL)


Solution SAP SD

FI



PS


CO


Controlling

MM

TR

Material Management

Tresorery

PP

IM

Production Planning


SAP R/3

BW

Client /serveur

QM

HUM

Quality Management


PM

WM

Plant Maintenance


CS

TRA

Customers Services



HR Human resources


• • • • • • • •

Société SAP Type de pièce Plan comptable Compte G/L Clients Fournisseurs Banques Immobilisations

Introduction • Un achat est un processus qui permet d’acquérir des biens ou des services auprès d’un fournisseur. • Le flux achat dans MM est composé de 4 étapes – L’établissement d’un contrat avec un fournisseur, – Le passage d’une commande, – La réception de la commande, – Le règlement de la commande. – -> L’ensemble est appelé flux d’approvisionnement..

• La saisie et le contrôle de facture peut être pris en charge par différents services : le service des achats, le service de la comptabilité ou un service dédié… • L’intégration entre le module des achats MM et celui de la comptabilité fournisseur FI-AP trouve son origine au travers du traitement des factures. • D’un point de vue comptable, l’imputation d’une commande est déterminée par l’article acheté via la classe de valorisation qui lui est associée. L’opérateur renseigne l’imputation dans la demande d’achat, qui, une fois transformée en commande engagera automatiquement l’objet récepteur de coûts (centre de coûts, ordre, élément OTP…).

Données de base

Données de base

Le module des Achats MM

Le flux d’approvisionnement

Autres fonctionnalités du sous module FI-AP

Données de base – Création fiche fournisseur (1/4) 2

1

Données de base – Création fiche fournisseur (2/4)

1 2 3 5 4


6


7

Le module des achats MM

Données de base




Présentation du module MM (Material Management) FONCTIONS

DOCUMENTS

Le module MM couvre les fonctions suivantes : Commande

Avis de livraison Entrée en Stock

Facture fournisseur Contrôle

MM

(Achats et Stocks)

 Gestion des données de base,  Achats (demandes d’achat, contrats, appels d’offres, offres, commandes),  Suivi de la planification des besoins via le MRP,  Gestion des stocks (réception et sortie de stock, avis de livraison, retours, transferts et inventaire),

DONNÉES

   

Articles Fournisseurs Fiches Info Achats Conditions de prix

 Reporting.

Intégration entre MM et les autres modules

Clients

Prévisions Industrielles et Commerciales

SD

Gestion de projet

Gestion de la demande / Plan Directeur de Production

Ventes Expéditions Facturation

PM

Calcul des Besoins Fournisseurs

MM

Achats Gestion de magasins Contrôle facture

Gestion des capacités

Comptabilité

Gestion des interventions et de la maintenance

Contrôle de la production

QM

Contrôle qualité

Coûts Information system

FI

PS

PP

CO

Contrôle de gestion

HR

AA

Gestion des Immobilisation

Gestion des Ressources Humaines

RAPPELS

• SAP est un système INTEGRE. • Il IMPACTE l’ensemble des flux de l’entreprise. • Il traite et génère un NOMBRE CONSIDERABLE DE DONNEES. • Par exemple, un ARTICLE MAL CREE PERTURBERA le flux d’approvisionnement, une commande mal saisie impactera la réception voire la facturation…


Le module Données

des

de base

Achats MM



Présentation du flux d’approvisionnement Demande d ’achat

Paiement Facture fournisseur

?

Expression de Besoins

Commande

Contrôle des factures

Réception des marchandises

Détermination de la source d ’approvisionnement

Sélection du fournisseur Commande

Suivi de la commande

Création de la commande

• Deux méthodes de facturation sont disponibles dans le système : la facture sur commande dans MM et la facture sans commande dite facture FI. • Facture MM – Le processus de saisie de facture dans MM se fait en référence à une commande d’achat réceptionnée (transaction MIRO).

• Facture FI – La saisie de facture d’un fournisseur dans FI sans référence à une commande (transaction FB60). Equipe Achats

Détermination de l’imputation analytique

Manuel Semi automatique Automatique SAP Réception marchandises/ services

Commande d’achats

Demande d’achat

Equipe de saisie des factures Compte d’achat fonction de l’article

Saisie facture fournisseur

Intégration des relevés de banque

Equipe Comptabilité Réception comptable

Equipe Contrôle de gestion Préparation Budget EXCEL

Règlement fournisseur

Rapprochement bancaire

SAP MM Saisie du budget SAP

Mise à jour des engagements

Mise à jour du réel

SAP FI SAP CO

Le traitement d’une facture - Généralités • Toute facture doit obligatoirement être rapprochée d’une commande, excepté dans le cas d’une facture sans commande dans FI (transaction FB60). • A la saisie de la réception administrative de la marchandise (transaction MIGO – Entrée de marchandises Commande), le système génère automatiquement les pièces comptables (Crédit HT du compte 408 Factures non parvenues et Débit du compte de charge avec imputations CO (centre de coûts, élément de projet…).et met à jour le réalisé. • Le rapprochement facture/commande se fait au moment de la saisie de la facture. • Ce rapprochement se fait poste par poste (pour un poste facturé, on peut avoir 1 ou n postes de commande). • Une facture est déclarée « bonne à payer » c’est-à-dire conforme si : – les quantités facturées sont égales aux quantités commandées et reçues, – les prix facturés sont égaux aux prix indiqués sur les commandes.

Le processus MM – Saisie de facture (1/3)

Vérifier que l’opération courante pour la transaction est bien la facture

1

2 4

3

Le processus MM – Saisie d’une facture (2/3) Enregistrement d’une facture avec écart

Le processus MM – Saisie d’une facture (3/3)

Le processus MM – Saisie d’un avoir Vérifier que l’opération courante pour la transaction est bien l’avoir

Le processus FI – Saisie d’une facture sans commande (1/2) 6

3

2 Numéro de facture fournisseur

1

5

4

Résultat de la simulation:

Le processus FI – Saisie d’une facture (2/2) 6

3

2 Numéro de facture fournisseur

5

1

4

Résultat de la simulation:

Le processus FI – Saisie d’un avoir

Dans cet onglet, il est possible de rattacher l’avoir à une facture existante.

Le règlement des fournisseurs Suite au traitement de la facture, la comptabilité a la responsabilité du règlement des fournisseurs : • Différents modes de paiement sont possibles : – le mode de paiement est renseigné dans la fiche fournisseur ou dans la pièce, – il est, soit automatique, soit manuel.

• Exemples : – de paiement manuel : chèque manuel – de paiement automatique : virements

• Le programme automatique de paiements : – même procédure quel que soit le mode, – étapes à suivre 1. gestion des paramètres, 2. proposition programme de paiement, 3. traitement de la proposition, 4. validation du règlement & écriture comptable, 5. préparation du programme d'édition, 6. lancement du programme d'édition.

Le règlement des fournisseurs – Présentation • Dans le cadre d’un projet SAP, le décaissement s’effectue selon deux modes : – Par l’intermédiaire du programme de paiement automatique pour les virements et les prélèvements, – Par l’intermédiaire du décaissement manuel, mode utilisé exceptionnellement pour régler et lettrer un fournisseur (sans utiliser les campagnes de règlement).

• Le principe de fonctionnement du programme de paiement est représenté dans le schéma suivant : 1 – Elaboration de la proposition de paiement – La première étape permet de créer la liste des postes à lettrer, – La seconde étape consiste à lancer le protocole de règlement sur les postes sélectionnés, ce qui va permettre les écritures de débit sur les comptes fournisseurs et les écritures de crédit sur les comptes de banque, – La troisième étape concerne le lancement du cycle de paiement. Le programme prend en compte les règlements fournisseurs standards, mais également les règlements d’acomptes fournisseurs et d’acomptes pour notes de frais (par l’intermédiaire des codes CGS).

Choix des pièces à payer suivant la date d’échéance Choix des sociétés à traiter Choix et hiérarchisation des modes de paiement à traiter Choix des fournisseurs à payer

☞

Possibilité de traiter les pièces arrivant à échéance avant la date théorique de prochaine proposition

2 – Génération de la proposition de paiement Consultation de la proposition de paiement

☞

Possibilité de bloquer certains paiements suivant une liste de motifs

3 – Lancement du cycle de paiement Consultation des paiements effectués Impression des listes et formulaires de paiement Sauvegarde des données sur supports

Le règlement des fournisseurs Elaboration d’une proposition de paiement (1/3)

1

2

Le règlement des fournisseurs Elaboration d’une proposition de paiement (2/3)

1 4

2 3

Le règlement des fournisseurs Elaboration d’une proposition de paiement (3/3) Confirmation de la génération de la proposition de paiement

Affichage de la proposition de paiement :

Le règlement des fournisseurs Comptabilisation des paiements (1/2) 2

1

Le règlement des fournisseurs Comptabilisation des paiements (2/2)

Affichage de la liste des paiements :

Le règlement des fournisseurs Décaissement manuel (1/2)

1

2

3

Le règlement des fournisseurs Décaissement manuel (2/2)


Données de base




Autres fonctionnalités du sous module FI-AP • RESTITUTION Le flux d’approvisionnement fait l’objet de différents reportings. Ces états sont établis dans les modules MM et FI. Il est ainsi possible de constater et d’analyser le déroulement du flux d’approvisionnement et sa finalité comptable. Il s’agit de : – L’affichage des données de base fournisseurs propres à MM et FI, – L’affichage des commandes et des documents d’achats, – L’affichage des postes / des pièces fournisseurs : visualisation des postes / pièces fournisseurs et des comptes généraux spéciaux, – L’affichage des comptes fournisseurs : visualisation des balances auxiliaires et des soldes des comptes fournisseurs,

 le système permet, à partir de l’affichage des comptes, des pièces et des soldes, de revenir interactivement à la pièce d’origine.

Sommaire

La comptabilité générale (FI-GL) La comptabilité client (FI-AR) La comptabilité fournisseur (FI-AP) La comptabilité des immobilisations (FI-AA) La comptabilité analytique (CO)

Plan du cours de la comptabilité des immobilisations (FI-AA) • LA FICHE D’IMMOBILISATION – Création – Modification – Consultation – Blocage

• LA GESTION DES MOUVEMENTS DES BIENS D’IMMOBILISATION – La saisie des factures – La cession d’immobilisation

•






Sous- module • • • •

Comptabilité générale (FI-GL) Comptabilité fournisseurs (FI-AP) Comptabilité clients (FI-AR) Comptabilité bancaire (FI-BL)

•

Comptabilité des immobilisations (FI-AA)

• • •

Comptabilité budgétaire (FI-FM) Gestion des déplacements professionnels (FI-TV) Ledgers spéciaux (FI-SL)


Solution SAP SD

FI



PS


CO


Controlling

MM

TR

Material Management

Tresorery

PP

IM

Production Planning


SAP R/3

BW

Client /serveur

QM

HUM

Quality Management


PM

WM

Plant Maintenance


CS

TRA

Customers Services



HR Human resources


• • • • • • • • •

Société SAP Type de pièce Plan comptable Compte G/L Dates Clients Fournisseurs Banques Immobilisations

Introduction : • Suite à une demande de création d’une fiche d’immobilisation ou à la réception d’une facture d’un fournisseur d’immobilisation, une fiche immobilisation est créée. Elle rassemble les données comptables et logistiques propres à l’immobilisation (généralités, affectation, évaluations...). • La nécessité de dissocier au bilan les investissements issus des acquisitions de biens d’immobilisation impose une gestion particulière dans SAP. • D’un point de vue comptable les immobilisations sont comptabilisées suivant : – La catégorie d’immobilisation – La clé d’affectation des comptes

La fiche d’immobilisation


La gestion des mouvements des biens d’immobilisation

Autres fonctionnalités du sous module FI-AA

Créer une fiche d’immobilisation

1

Créer une fiche d’immobilisation 4

1

2

3


8

1 2 3 4 5 6

7


5

5

1 2 3

4


2 1 5 6

3

4


3

1

2

4





La fiche immobilisation - Modification •

Le majorité des données de la fiche sont modifiables, celles-ci ne sont pas grisées.

•

La catégorie d’immobilisation, et donc le compte, ne peut JAMAIS être modifiée. Une nouvelle fiche avec une autre catégorie doit être créée, et un transfert de fiche à fiche doit être effectué.

•

Le montant ne peut pas être modifié, il ne fait pas partie des données de base. Le montant de la fiche immobilisation sera alimenté par l’entrée des mouvements sur la fiche (facture, avoir, transfert…).

La fiche immobilisation - Consultation •

L’affichage d’une fiche immobilisation permet de visualiser toutes les données de base et son historique de modification,

•

L’affichage d’une fiche immobilisation permet de visualiser toutes les valeurs de la fiche, réelles et simulées,

•

Les amortissements ne sont JAMAIS passés par fiches, mais par compte d’amortissement. Seule une ventilation analytique est effectuée selon les centres de coûts des fiches.

La fiche immobilisation - Blocage •

Une fiche immobilisation peut être bloquée puis débloquée ultérieurement.

•

En cas de blocage, une fiche continue à exister à part entière,

•

Une fiche immobilisation ne peut être supprimée que dans la mesure où elle est totalement soldée au niveau de ses mouvements,

•

Une fiche supprimée est effacée physiquement et ne peut jamais être remise en service.

La saisie des factures de biens d’immobilisation

•

La saisie des mouvements d’immobilisations est effectuée par le biais de fiches immobilisations.

•

Les clés de comptabilisation définissent le sens (Débit/Crédit) de l’écriture, et le type de compte à utiliser (Tiers, général, immobilisation).

•

L’avoir doit être saisi en référence à une facture pour ne régler que son solde.

•

Le code mouvement est obligatoire sur les postes d’immobilisations, il dépend du mouvement (entrée ou sortie) et de l’exercice d’entrée de l’immobilisation dans le cas de l’avoir.


1

La saisie des factures de biens d’immobilisation 8

1

3 2

5

7 6

4


4

1 2

3

5

6

7


1 2 3

4

La saisie des factures de biens d’immobilisation 2

1

3





Autres fonctionnalités du sous module FI-AA : • La saisie des avoirs de biens d’immobilisation • Le transfert des immobilisations (valeur brute, amortissements et VNC)

• Les opérations de clôture des immobilisations : – Gestion des amortissements mensuels – Clôture des immobilisations (rapprochement des comptes, changement et clôture d’exercice)

• La restitution (lancement des états et reportings) : 2 simulations existent : - les simulations au niveau individuel - les simulations au niveau collectif


Plan du cours de la comptabilité analytique (CO) • CREATION DE DONNEES DE BASE – – – –

Centres de coûts Ordres internes Ratios statistiques Natures comptables

• COMPTABILITE ANALYTIQUE – Saisie d’écritures primaires et visualisation du résultat dans CO – Saisie d’écritures secondaires et visualisation du résultat dans CO

• CONTROLE BUDGETAIRE – Saisie du budget • Manuellement • Par intégration d’un ou plusieurs fichiers

– Consultation du budget

RAPPEL Processus budgétaire Commande Achat Vente

Engagement dépenses

CA prévisionnel

Répartition Par centre D’analyse

Processus réel Intégration Factures MM,SD, Interface outil métier, comptabilisation manuelle OD

•

CO-OM : Contrôle des frais généraux

•

CO-PC : Contrôle des coûts par produits

•

CO-PA : Compte de résultat et analyse par segment de marché

•

EC-PCA : Comptabilité des centres de profits

• Le module contrôle de gestion fournit les informations nécessaires à une gestion efficace et précise de la comptabilité interne des frais. Son intégration complète permet un flux de données permanent et en temps réel entre les modules financiers et logistiques de SAP R/3

Solution SAP SD

FI Financial Accounting

PS


CO


Controlling

MM

TR

Material Management

Tresorery

PP

IM

Production Planning


SAP R/3

BW

Client /serveur

QM

HUM

Quality Management


PM

WM

Plant Maintenance


CS

TRA

Customers Services



HR Human resources

Répartition Par centre D’analyse


Sous- module


Intégration CO

• • • • • • •

Périmètre analytique Centre de coûts Nature comptable Ordre interne Centre de profit Objet de résultat Types d’activités, ratios statistiques

Le périmètre analytique Fonction

Objets SAP

• Un périmètre analytique est un système étanche de comptabilité analytique – Il est impossible d’enregistrer des opérations de transfert ou des imputations concernant plusieurs périmètres analytiques

Mandant

• Plusieurs périmètres peuvent être définis en fonction des besoins d’analyse et de retraitement des coûts

Périmètre de résultat Contrôle de gestion

• Chaque périmètre analytique dispose : – De ses propres référentiels d’analyse de coûts – De ses propres règles de gestion – De ses propres méthodes de calcul ou de traitement des coûts – De ses propres restitutions

• La comptabilité analytique est tenue par périmètre analytique

Périmètre analytique

Société

Création de données de base


Comptabilité analytique

Contrôle budgétaire

Autres fonctionnalités du module CO

Notion de Périmètre analytique • Dans SAP, le périmètre analytique correspond au niveau organisationnel où sont effectuées les analyses de comptabilité analytique et plus particulièrement de suivi des frais généraux. Il est indépendant des obligations légales et peut regrouper des entités juridiques partageant un même plan comptable.

• A titre d’exemple :

Société A

Société B

Plan de comptes ‘AB’

Périmètre analytique ‘AB’

OK

Société A

Société B

Plan de comptes ‘A’

Plan de comptes ‘B’

Périmètre analytique ‘AB’

KO

Notion de Centre de coûts • Les centres de coûts sont des collecteurs de coûts qui représentent en principe les sections des entreprises (Services, départements, etc.) ou les centres budgétaires • Il existe deux types de centres de coûts : – Les centres de coûts dits opérationnels correspondent à la plus petite structure organisationnelle de l’entreprise ; ils sont clairement rattachés à un responsable budgétaire – Les centres de coûts dits techniques sont utilisés pour les opérations techniques

Principales caractéristiques des centres de coûts • Ils se regroupent dans une hiérarchie principale et exhaustive appelée Hiérarchie Standard • Ils sont typés : le type d’un centre de coûts permet d’autoriser ou non certaines opérations (Saisies d’activités, mise à jour des engagements…) • Les centres de coûts sont affectés nécessairement à une société et éventuellement à un domaine d’activité, un centre de profit ou encore un domaine fonctionnel • En fin de mois, les charges portées par des centres de coûts peuvent se répartir sur d’autres centres de coûts ou bien sur d’autres objets CO (mais pas sur des centres de profit)

Notion d’Ordres internes • Les ordres internes sont des collecteurs fins de coûts qui représentent en principe des projets ou des travaux internes à l’entreprise à caractère plus éphémère que les centres de coûts. – Exemples : projets de recherche, projets informatiques, immobilisations en cours, ordres d’abonnement analytique de certaines charges, etc. Dans certains cas, les ordres internes peuvent être analysés pour représenter d’autres notions (un véhicule, un outil de production, …)

Principales caractéristiques des ordres internes • Les ordres internes ont un statut (créé, lancé, clôture technique, clôture comptable, …) • Il existe une typologie des ordres ; le type d’un ordre permet d’autoriser ou non certaines opérations, de le numéroter, d’afficher les zones nécessaires à sa description, etc. • Certains ordres sont dits statistiques ; ils ne peuvent être utilisés comme seul objet d’imputation. Ils servent à détailler les coûts imputés sur un autre objet de coûts (parc auto. par exemple). Les ordres statistiques ne peuvent pas être déversés. • Les ordres internes peuvent être affectés à une société, un domaine d’activité, un centre de profit, voire un domaine fonctionnel. • En fin de mois, les ordres internes réels peuvent se « déverser » sur d’autres ordres internes ou bien sur d’autres objets CO (mais pas sur des centres de profit)

Notion de Ratios statistiques

• Les ratios statistiques sont principalement utilisés comme clés de répartition (hors %) des coûts (au budget comme au réel). • Ils peuvent être : – de type « Totaux » : la valeur saisie s’additionne aux précédentes (unités tél., temps CPU) – de type « Constante » : la valeur saisie annule et remplace la précédente (effectif, m²) Exemple : répartition des frais de téléphone au prorata du nombre de téléphones par service Centre de coûts A

Ratios statistiques

CC B 100 euros

Frais téléphoniques Total du mois : 1000 euros

B - 10 unités tél. C - 20 unités tél. D - 70 unités tél.

CC C 200 euros CC D 700 euros

Notion de Natures comptables • Le plan de comptes FI comprend des comptes de bilan (1), des comptes de résultat utilisés dans CO (2) et des comptes de résultat non utilisés dans CO (3)

Comptes généraux 1

Comptes de bilan

2

Groupes de natures

4 Comptes de résultat créés comme nature dans CO

• Les natures CO se divisent en natures primaires (4) et natures secondaires (5) • Les natures primaires correspondent généralement aux comptes de résultat FI créés comme natures comptables ( (2) = (4) ). Certains comptes de bilan (stock, immobilisations) peuvent également être créés comme natures primaires mais à des fins purement statistiques

Natures comptables

Natures Primaires

Autres comptes de résultat

3

5

6 Groupes de natures

Natures secondaires

• Les natures secondaires ne sont utilisées que dans CO et ont toujours un solde nul au niveau de la société • Les natures primaires et secondaires peuvent se regrouper en Groupes de natures (6) notamment pour les états de gestion (exemple, toutes les natures d’achat, de frais de personnel, …)

Transactions de comptabilité financière

Transactions de comptabilité analytique

Etats de gestion






Introduction générale sur les opérations CO • Pour les opérations analytiques (répartitions de coûts, …), SAP distingue l’objet de coût émetteur (qui est crédité) et l’objet de coût récepteur (qui est débité) • Les répartitions de coûts sont enregistrées dans SAP au moyen d’une nature d’imputation, créditée sur l’émetteur et débitée sur l’émetteur (le solde de la nature d’imputation est toujours égal à 0) • Il existe plusieurs traitements différents dans SAP CO pour ces opérations analytiques (répartitions détaillée et globale, répartition d’activité, saisies manuelles par transfert de coûts, abonnement périodique…) Émetteur

Récepteur

Nature d’imputation 9xxxxx

Nature d’imputation 9xxxxx Affectation de coûts

1000,00

1000,00

Zoom sur la saisie d’écritures primaires / réelles • Les écritures réelles proviennent de plusieurs sources : – La comptabilité générale & auxiliaire (module FI) : • Ecritures comptabilisées directement dans le module FI que ce soit manuellement ou par interface (par exemple : l’interface paye)

– La comptabilité des immobilisations (module AA) : • Pièces comptables générées par le programme de calcul et de comptabilisation des dotations aux amortissements

– La comptabilité des achats (module MM) • Pièces comptables générées par les réceptions ou factures relatives à des commandes d’achats

Toute écriture de charge FI génère un flux d’écriture CO sur un support de coût (centre de coûts, ordre interne, élément d’OTP, ordre de fabrication) via une nature comptable primaire Le support de coût d’imputation est indiqué lors du passage de l’écriture FI

Saisie d’écritures primaires / réelles

Saisie d’une écriture de charge

1

2

3

Saisie d’une écriture de charge 2

1

Visualisation du résultat dans CO


5 1 2 3

4


2

1

Visualisation du résultat dans CO A

2

1

3

B

Zoom sur la saisie d’écritures secondaires • Les écritures secondaires sont les écritures internes de CO. Elles s’effectuent avec des natures comptables secondaires et sont utilisées dans le cadre : – – – – –

De l’imputation d’activités D’enregistrements de coûts additionnels (en clôture de période) D’imputations d’ordres et d’EOTP (en clôture de période) De répartitions des coûts (en clôture de période) De transferts de charges ou de produits entre les objets analytiques du module CO : • • • •

Centre de coûts Ordre interne Projet Ordre de fabrication

Zoom sur la saisie d’écritures secondaires – Schémas récapitulatifs

Centre de coûts Autres modules SAP

Centre de coûts Projets

Compta. financière - FI

- répartitions globales - imputations d’activités - imputations / transferts

Ordres de fab.

Achats - MM

Ordres internes






Budget – Quelques définitions pour commencer Il est possible d'affecter un profil budgétaire selon les responsabilités de l'utilisateur. Concernant la budgétisation manuelle des coûts, SAP fournit en standard un certain nombre de profils de planification couvrant la majorité des besoins des entreprises. • Le profil budgétaire permet, via des schémas de budgets, de : – Définir plusieurs colonnes de codes ou de valeurs – Afficher les caractéristiques dans l'en-tête – Afficher à titre d'information des colonnes de comparaison non-accessibles (valeurs d'exercice antérieur, valeurs réelles, autre version) – Modifier la largeur des colonnes

Exemple d'un écran de budgétisation (écran synthèse) : Exercice : 2007 Période de : 1 à 12 Centre de coûts : 2300 Production Type d'activité Nature comptable Heures

606100

Coûts fixes 12.000

Clé rép. Coûts variables 001

4000

Clé rép. 002

– Ces profils du planificateur peuvent être librement définis en fonction des besoins spécifiques d’une entreprise – Le profil de budgétisation est protégé par des objets d'autorisations. Il permet à chaque utilisateur de n’avoir accès qu’à l’écran de saisie dont il a effectivement besoin

Budget – Principes de budgétisation • Il est possible d’établir des budgets sur la maille suivante : • Natures comptables ou groupes de natures comptables • Centres de profits • Centres de coûts • Ordres internes • Éléments d’OTP

• Concernant le budget sur centre de coûts il est possible de créer par exemple : • un budget de coûts et produits par nature et par mois • un budget annuel de prestation d’activité en quantité et prix de cession • des valeurs budgétées annuelles de ratios statistiques

• Concernant le budget sur ordre interne : • un budget de coûts et produits par nature et par an (mensualisé ensuite au douzième)

• Concernant le budget des centres de profits : • un budget par nature et par mois

Budget – Quelques définitions pour commencer • Un Schéma de pré-budgétisation correspond à un masque de budgétisation comportant : – Un écran de sélection et un écran de saisie – Les schémas de budgétisation sont ensuite rattachés à des profils de budgétisation, qui eux mêmes sont affectés à des utilisateurs Les profils de budgétisation sont en principe rattachés par défaut aux utilisateurs SAP. • Version de budget : Il est possible dans SAP de gérer plusieurs versions de budget en parallèle

Budget – Principes de budgétisation • Fonctions de copie : En règle générale, la budgétisation se fonde sur des budgets existants – Il est possible de copier une partie ou la totalité de la budgétisation réalisée sur des périodes précédentes ou encore d'autres versions. – Les critères de sélection proposés lors de la copie sont : • Le périmètre analytique • L’ exercice comptable • La période • La version de budget • Le centre de coûts • La transaction de budgétisation (coûts directs dépendants de l'activité) – Il est possible de modifier le budget manuellement ou automatiquement par revalorisation

• Fonctions de mensualisation selon des clés librement définies • Intégration automatique avec HR, AM et PP •

Il est possible de saisir le budget – Manuellement – Par intégration d’un ou plusieurs fichiers Excel

Budget – Les étapes d’une saisie de budget manuelle 1. 2. 3. 4.

Sélectionner le profil du responsable budgétaire Sélectionner le schéma budgétaire associé Sélectionner la société, la version de budget, l’exercice comptable, la maille budgétaire (NC), un centre de coûts ou intervalle de centres de coûts Saisir le budget à la main dans l’écran SAP qui s’affiche alors Exemple de saisie de budget manuelle – Transaction KP06

Budget – Les étapes d’une saisie de budget par intégration de fichier 1. 2. 3. 4. 5. 6.

Sélectionner le profil du responsable budgétaire Sélectionner le schéma budgétaire associé Sélectionner la société, la version de budget, l’exercice comptable, la maille budgétaire (NC), un centre de coûts ou intervalle de centres de coûts Enregistrer alors une copie du fichier Excel qui s’ouvre dans SAP Renseigner le fichier enregistré Intégrer le fichier renseigné – transaction KP06

6

Budget – Consultation du budget 1

2

Mensualisation

Budget Saisi – KP07

3

Comparaison Budget / Réel






Autres fonctionnalités du module CO : • Opérations de clôture : – Cycles de répartition – Répartition sur centres de coûts – Visualisation du résultat de la répartition

• Reporting : – Compte de résultat (Profit & Loss) – Etat comparaison entre le budget et le réel (sur centres, sur ratios) – Etat de suivi des coûts par natures et entités clientes – Etat de suivi des frais de fonctionnement par entités clientes

• Annexes : – Saisie du budget manuel et par intégration de fichier(s) – Lancement d’une répartition sur centres de coûts

Tutorial_SAP_Processus_et_Paramétrage_Finance

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