tesis.coppel

Universidad Autónoma de Durango

Lleimi Nadeida Cháidez Fernández

Maestría en Informática Administrativa

Tesis: Tecnologías Actuales: La Intranet en Coppel

Culiacán, Sinaloa. 14 de Junio de 2005 1 Universidad Autónoma de Durango

INDICE 1. Introducción

1

2. Planteamiento del problema

4

2.1. Historia de Coppel

4

2.2. Organización Empresarial

8

2.2.1. Misión

8

2.2.2. Visión

8

2.2.3. Organigrama principal

9

2.3. Antecedentes del problema

10

2.4. Definición del objeto de studio

12

3. Justificación

19

3.1. Objetivos generales

22

3.2. Objetivos particulares

22

4. Metodología

25

4.1. Requerimientos necesarios

29

4.1.1. Requerimientos para el usuario

29

4.1.2. Definir requisitos de contenido

31

4.1.3. Requisitos del servidor y funcionalidad

31

4.1.4. Requisitos de Hardware

33

4.1.5. Requisitos de Software

33

4.2. Evaluación de los sistemas actuales

34

4.3. Desarrollar propuesta del proyecto

35

5. Resultados obtenidos en las encuestas aplicadas

36

6. Marco Teórico

49

6.1. Tecnología y Conocimiento: En la empresa y el hombre 2 Universidad Autónoma de Durango

50

6.2. Historia de las computadoras

56

6.2.1. Antecedentes de mecanismos de proceso

56

6.2.2. Generaciones de las computadoras

59

6.2.2.1. Primera Generación 6.2.2.2. Segunda Generación

60 62

6.2.2.3. Tercera Generación

63

6.2.2.4. Cuarta Generación

65

6.2.2.5. Quinta Generación

66

6.2.2.6. Sexta Generación

68

6.3. Tipos de Redes

69

6.3.1.1. Topología de red de bus lineal

71

6.3.1.2. Topología de red en estrella

72

6.3.1.3. Topología de red en anillo

72

6.4. Internet

73

6.4.1. Principios de Internet

73

6.4.2. Evolución de Internet

74

6.4.3. Organismos relacionados con Internet

76

6.4.4. Protocolos que se manejan en Internet

77

6.4.4.1. Http

77

6.4.4.2. Ftp

77

6.4.4.3. TCP/IP

78

6.4.4.3.1. Organización de capas 6.5. Intranet

78 79

6.5.1. Seguridad en la Intranet

81

7. Informática en México

85 3 Universidad Autónoma de Durango

8. Propuesta

87

8.1. Beneficios

90

8.2. Aplicaciones

92

8.3. Ventajas a corto plazo

92

8.4. Acuerdos y resultados intermedios

95

8.5. Recomendaciones

100

8.6. Etapas de implantación

101

8.6.1. Software mínimo

101

8.6.2. Hardware mínimo

102

8.7. Actividades para implantación

103

8.8. Sistemas de ayuda para la organización

104

8.9. Programa de trabajo

105

9. Conclusiones

112

4 Universidad Autónoma de Durango

1.

INTRODUCCIÓN

Desde sus inicios el hombre ha buscado la forma de mejorar su calidad de vida y su forma de trabajo, para ello ha buscado métodos adecuados tales como la tecnología que ha desarrollado a través de la ciencia. Esto ha permitido llegar a grandes inventos científicos desde la calculadora hasta la computadora y el Internet, este gran avance ha llevado a la humanidad a tener un enorme desarrollo social.

En este desarrollo de la humanidad, la computadora se ha convertido en pocos años en parte integrante de la vida cotidiana. En un mundo en constante cambio cada persona se siente implicada en formar parte del mundo de la información.

Es muy común afirmar que en ambientes tan competitivos que enfrentan hoy en día las organizaciones, solo aquellas que utilicen todos los medios a su alcance podrán lograr el objetivo de ser exitosas. Actualmente, los sistemas de información no son un lujo, sino un componente muy importante en las organizaciones, y como todo organismo que busca sobrevivir, estas deben ser generadoras, almacenadoras y transformadoras de los conocimientos que le permitan enfrentar y modificar su entorno, ya sea para adaptarse a el o, de ser posible, para adaptar el entorno a su beneficio.

Vivimos un momento de transición profunda entre una sociedad de corte industrial y otra marcada por el procesamiento de la informática y las telecomunicaciones; el uso 5 Universidad Autónoma de Durango

de la información afecta de manera directa e indirecta en todos los ámbitos de la sociedad, debido a que es la base fundamental con que las empresas coordinan, evalúan sus actividades y decisiones para alcanzar objetivos comerciales, así como financieros.

La información es inherente a la existencia de las personas y de las sociedades; permite conocer la realidad, interactuar con el medio físico, apoyar la toma de decisiones y evaluar las acciones de individuos ó grupos; es de gran relevancia a la hora de tomar decisiones, la disponibilidad y confiabilidad de los contenidos de esta, le permite tomar acciones acertadas para el futuro del negocio.

El mundo de hoy, esta inmerso en una nueva revolución tecnológica basada en la informática que encuentra su principal impulso en el acceso y en la capacidad de procesamiento de información sobre todos los temas y sectores de la actividad humana; una importante razón para compartir información dentro de una organización es la consistencia y coordinación de aquellos objetivos y tareas.

El presente documento, tiene por objetivo proponer una nueva forma de manejar esta información, impulsando a la empresa a trabajar con tecnología actualmente disponible y al alcance de la empresa, la cual le entrega un valor agregado dado su costo/beneficio. La solución propuesta al manejo de esta información es el uso de 6 Universidad Autónoma de Durango

“Intranet” la que analizaremos viendo sus ventajas e implicaciones que son: Mayor eficacia organizacional y productividad, ahorro de recursos y la preparación de la empresa en una tecnología fundamental para la supervivencia en la nueva economía, en las áreas funcionales de recursos humanos, administración, áreas de staff, tiendas y bodegas de esta empresa.


2. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 2.1. Historia de Coppel

“Parte I : de 1939 a 1980. El fundador de Coppel es Don Enrique Coppel Tamayo. Nació en Mazatlán, Sinaloa. Al terminar la primaria, trabajó tres años en una imprenta y en 1939, a la edad de 17 años abrió su primera tienda llamada “El Regalo”. Su madre le aportó el capital inicial de $5,000 pesos, producto de la herencia de una tía. Al principio vendía cristalería, pañuelos y artículos para regalo. Sus dos hermanas le ayudaban y su hermano que trabajaba en un banco, era el contador. Se acostumbraba en esos tiempos que los clientes decían “apártemelo “ y Don Enrique en una bicicleta se encargaba de ir a cobrar los vales.

A los 2 ó 3 años una tía lo invitó a ir a Culiacán a poner ahí una tienda igual. Se estaba construyendo la primera presa del estado y se iba a abrir al riego una gran superficie, por lo que se esperaba mucha prosperidad. Así que Don Enrique fue a Culiacán, rentó un local por la calle Rosales e inició su segunda tienda.

Antes, todo lo que vendía se lo enviaban de México, pero aquí empezó a ir hasta Dallas, Texas a comprar mercancía. Le fue bien en esta segunda tienda y se quedó a vivir en Culiacán. Cerró la tienda de Mazatlán, pues no la podía atender bien. En 1947 se casó y dos años después invitó a su padre, Don Luis a que le ayudara con la tienda ya que le iba muy bien. Don Luis fue comerciante toda su


vida, trabajó en una casa alemana en Mazatlán, era muy buen administrador y su orden le ayudó mucho.

La tienda de Culiacán vendió al principio regalos, después ultramarinos (latas, comestibles, fruta, jamones, etc.) hasta tortas, que entregaba a las oficinas personalmente. Un tiempo fue imprenta y luego vendió equipos de oficina marca Rémington. Hasta entonces el crédito que daba era de un mes, pero con la distribución de los radios Philco empezó a dar un año, mismo que le daba el fabricante. Luego con el mismo sistema de abonos empezó a vender relojes Haste y Steelco, bicicletas y muebles, los cuales recibía por tren de México y Guadalajara.

Se cambió a un local un poco más amplio por la calle Angel Flores cerca de Catedral y a los años, en una ocasión decidió remodelarlo y rentó por mientras otro local por la misma calle a dos cuadras. Pero en tanto que realizaba los arreglos a su local, se dió cuenta que el nuevo local vendía bien y tenía muchos clientes nuevos, así que haciendo caso a su clientela, decidió quedarse con las dos tiendas.

Dice Don Enrique que él se fijaba mucho en la competencia, los observaba y les copiaba muchas cosas que hacían bien y así fue mejorando su negocio. Luego abrió una tercera y cuarta tienda, hasta llegar a siete tiendas en la misma ciudad. Sentía que si ahí había mercado y cosas por mejorar para atender a su clientela,


no necesitaba abrir en otra ciudad. Además cada tienda le traía una clientela nueva.

Al principio le daba crédito a los conocidos, luego a los no tan conocidos. Con el tiempo a todo mundo. Se dio cuenta que la gente de menos recursos pagaba mejor y era más agradecida que la clase alta, así que se enfocó cada vez más a este mercado. Muy rara vez usaba a un abogado para cobrar una cuenta. Normalmente si alguno no podía pagar, le pedía el artículo de vuelta. Se usaba que todos dieran aval, pero el aval nunca pagaba, solo ayudaba a localizar al cliente en caso de que se extraviara. La gente humilde pagaba bien, era más cumplida y responsable, y nadie les quería dar crédito.

Se convertían en clientes de crédito de por vida, ya que les era muy difícil ahorrar para comprar de contado. La disciplina del ahorro era escasa. No pedía requisitos, confiaban en las personas y probaba a ver si pagaban bien.

En 1970 ya era el principal mueblero de la ciudad y decidió incursionar a la ropa. Diseñaron un sistema muy novedoso, que prácticamente es el mismo hasta la fecha. Dieron tarjetas de crédito a los clientes, usando computadoras PC para llevar el control (fue de los primeros en el mundo en hacerlo) y abrieron en la tienda Angel Flores ,la primer tienda de ropa de Coppel. Con los años se fueron ampliando las demás tiendas para venta de ropa.


PARTE II: DE 1980 AL PRESENTE. En 1981 Don Enrique decide pasar la propiedad y el mando del negocio a sus hijos. Decisión sumamente difícil, pero acertada. Nombró a su hijo Enrique, Director, quien ya venia trabajando en Coppel desde 1970. Con el apoyo de sus hermanos, Enrique inicia el crecimiento. En 1980 Coppel tenía 11 tiendas, para 1990 ya tenía 30 tiendas y para el 2000 ya eran más de 100. La situación afectaba tremendamente el negocio. Pero gracias a los cimientos que dejó Don Enrique y la estrategia del nuevo Director, el negocio progresó, a pesar de las adversidades. Pero también gracias al equipo de personas que formaban la empresa.

Al principio de los 80’s no había seguridad, ni experiencia en el éxito del concepto Coppel en nuevas ciudades. Primero se probó en ciudades chicas, después en medianas y hasta los 90´s en ciudades grandes. Afortunadamente hubo muy buena aceptación.

Poco a poco, se fueron formalizando las políticas y procesos, tomando como base las enseñanzas de Don Enrique. Y fue cobrando forma la estructura que actualmente se tiene. Todo ha sido creación de la experiencia del personal, quienes han inventado, probado y decidido nuevos métodos, formas de hacer mejor las cosas. Siempre buscando la mayor satisfacción del cliente.


No siempre las cosas marcharon bien, la crisis del 9495 fue muy fuerte y el negocio perdió dinero ahí. Además porque se habían disparado los gastos a niveles fuera de control, que se tardaron muchos años en corregir esas desviaciones. También las devaluaciones obligaban al negocio a moverse con rapidez en la incertidumbre. En el negocio de crédito una devaluación es una pérdida mayúscula. Muchos competidores quebraron y otros dejaron de vender de crédito.” 1

2.2. Organización Empresarial

2.2.1. Misión

“Ser la tienda favorita, para la mayoría del mercado popular. Ofreciendo a crédito y fácilmente, el mejor surtido de muebles y ropa Para toda la familia y el hogar. ¡A buenos precios!”.

2.2.2. Visión

Dos son las cosas más importantes en la visión sobre le futuro deseado de Coppel, es decir, esto es lo que queremos todos que sea Coppel. 1

Manual Somos Coppel (Proporcionado por la empresa Coppel, S.A. de C.V.) 12 Universidad Autónoma de Durango

1. La satisfacción completa del cliente = Lograr atender a todos los clientes exactamente como les gustaría que los atendiéramos. 2. La tienda eficiente = Bajos costos, procesos sencillos y mucho servicio.

2.2.3. Organigrama Principal



2.3. Antecedentes del problema.

Coppel, S.A. de C.V. es una cadena de tiendas departamentales, cuyos objetivos son : ·

Trabajar en forma sencilla, sin complicaciones y sin papeleo, buscando en todo momento atender mejor al cliente.

·

Lograr ser los preferidos de los clientes con base en atención y servicio.

Teniendo en cuenta la responsabilidad con la que cuenta la empresa se hace necesario contar con información actualizada y al alcance de la mano, de ahí que los servicios y productos que se brinden deban cumplir con estas dos condiciones para que la misma sea relevante y pertinente para quienes la solicitan y la atención para los clientes sea mucho más rápida.

Aproximadamente desde 1978, esta empresa ha venido trabajando de una manera muy particular; comunicándole al personal todos los cambios y decisiones tomadas en todos los departamentos de la organización. Desde entonces se ha acostumbrado enviar un documento que se conoce como “Circular” 2 ; el cual se empezó a redactar con las decisiones 3 ó comunicados de los directivos; y actualmente todos los empleados tenemos el derecho de comunicar lo que se desee por este medio.

2

Escrito semanal interno donde se publican cada uno de los cambios que se presentan en los departamentos de esta organización, como son Indicadores de Ventas, cambios en los gerentes de tiendas, aperturas de nuevas tiendas, cambios en direcciones de tiendas. (Ver anexo 1) 3

Políticas para estandarización de procesos. (Ver Anexo 2) 15 Universidad Autónoma de Durango

La Circular se empezó a redactar con las “máquinas de escribir” y actualmente se diseña en una computadora con software que facilita las modificaciones, correcciones y diseños novedosos para hacer más llamativa e interesante la lectura.

Años atrás el proceso de distribución de la Circular podemos decir que no era tan complejo porque Coppel tenía pocas sucursales y el envío de la papelería no era tan tardado para que llegara a su destino, hay que tomar en cuenta que las sucursales de Coppel estaban solo en la ciudad de Culiacán, Sinaloa.

Con el paso del tiempo Coppel fue tomando mayor fuerza y abriendo sucursales en otras ciudades, y allí fue donde empezaron los problemas de distribución de la

circular a todas las tiendas y departamentos de distintas ciudades; por lo tanto, la forma como se había estado haciendo hasta hace algunos años ya no se considera eficiente debido a que consistía en imprimir una serie de circulares, las cuales se empacaban en una bolsa de plástico y se enviaban a la tienda ó departamento que hacía la solicitud de esa documentación, y el problema aparecía cuando esta tienda ó departamento se encontraban en lugares lejanos, quizás recibían la información con una semana de retraso, y esto entorpecía los canales de comunicación porque si se deseaba comunicar sobre algún cambio imprevisto a los sistemas de tienda, la noticia la recibían muy tarde los gerentes y en ocasiones se presentaban problemas, porque no se tomaban las medidas necesarias en el momento preciso.


Otro problema muy común que se ha estado presentando es que las circulares no llegan a su destino porque se extravían en el camino, y las personas interesadas en esa documentación no podían tener acceso rápido a ella.

2.4.

Definición del Objeto de estudio.

El principal objetivo del Diagnóstico de la situación actual es explicar las actividades básicas que se llevan a cabo en el proceso de distribución e impresión de “circulares” y “decisiones” , y al mismo tiempo evitar que se presente un problema más grande de productividad y comprender cada uno de los detalles esenciales de las actividades desarrolladas.

Podemos comprender que la manera como se ha venido trabajando este proceso nos da la idea de que existen otras formas de obtener más provecho de la distribución de esta documentación y es necesario cambiar algunos de los procesos que se llevan a cabo para poder mostrar más productividad, y así la información sea proporcionada a todo el personal de manera rápida y eficiente.

La problemática real, en cuanto a la distribución de las circulares esta formada por: Costo de distribución Costo de papelería Costo de reproducción Mantenimiento del equipo 17 Universidad Autónoma de Durango

Pérdida de tiempo en hacer llegar a los interesados dicha documentación Y dentro del punto anterior, debo considerar que en ocasiones esa información la reciben casi en la fecha en que debería estar recibiendo la nueva documentación, y esto se debe principalmente a que el envío es por transporte terrestre y cuando es una ciudad que esta muy lejana el tiempo de entrega es muy tardado. La persona que se encarga de hacer el fotocopiado de estos documentos, no es muy productiva porque desatiende otras actividades por tratar de terminar este pendiente a tiempo.

En general, en esta actividad están involucrados directamente dos departamentos División Tiendas I y Suministros, que entre de las muchas actividades que se desarrollan dentro de esas áreas se encuentran la reproducción y distribución de las circulares y decisiones.

División Tiendas I es un departamento administrativo donde una de las muchas actividades que se desempeñan es lo que hemos venido tratando en este documento, por lo tanto, se definirán cuales son las actividades y funciones dentro de la organización:

Función Directiva:


§ Atender Gerentes Regionales 4 : Visitarlos, platicar con ellos, ver sus Tiendas, sus Bodegas, a sus Gerentes de Zona 5 , sus preocupaciones. § Revisar Circulares, Decisiones, Procesos, Manuales, Informes, etc. § Saber bien cómo operan los sistemas de las tiendas, corregirlos y mejorarlos. § Presionar para tener mejor calidad y resultados. Calidad Humana sobre todo. § Sacar buenos resultados en la División. A base de seleccionar, entrenar, supervisar bien a Gerentes Regionales y de Zona. § Preveer el futuro, dónde se van a abrir tiendas, quiénes las abrirán, en que zona estarán y responsables. § Reacomodar zonas y regiones. § Seleccionar y entrenar a nuevos Gerentes de Zona y Regionales.

La manera de trabajar del departamento División Tiendas I por ser uno de los principales que rigen el funcionamiento y políticas de la empresa, se vuelve un tanto burocrática, eso, sabemos es natural que suceda en todas las empresas tanto del sector público como privado, este departamento recibe directamente los datos que los demás desean se den a conocer semanalmente, y aunque parece

4

Responsable de varias Zonas, responsable de capacitar a los Gerentes de Zona y apoyarlos en días de descanso. (Decisión 21 O Coppel, S.A. de C.V.) 5

El Gerente de Zona de Tiendas (G. de Z.) es el encargado de entrenar, asesorar, ayudar y supervisar a los Gerentes de las Tiendas. Es el jefe directo de sus Gerentes. (Decisión 81B Coppel, S.A. de C.V.) 19 Universidad Autónoma de Durango

algo muy sencillo, quita mucho tiempo en otras actividades a la persona que esta a cargo de esto, lo ideal es eliminar algunos puntos para hacer mas productivo el desempeño laboral.

La forma como se lleva a cabo este proceso es la siguiente: 1. Las circulares se publican cada Martes (de todas las semanas)

2. Entonces todas las personas que deseemos incluir algún documento en la

circular tenemos de Miércoles a Lunes para enviarle la información a la persona encargada de la circular.

3. La forma como se debe recibir esa información es en un archivo con formato de Word y con letra Arial, tamaño 12

4. Dicho archivo se le envía a su correo electrónico

5. Esta persona encargada de formar el documento, va juntando todos los archivos que cada departamento le envía y los recopila en un solo archivo, al cual le llama cir030704, el cual esta conformado por el nombre “cir” de

circular, 03 del número de circular del mes, 07 mes en que se esta enviando esa circular y 04 del año.


6. Debe checar la ortografía, y el orden en que se colocan los artículos para que coincidan con el índice que se incluye en el archivo

7. Luego que ya tiene el archivo terminado, lo pasa con el Gerente de División Tiendas I, para que lo revise y se publiqué

Una vez que es aceptado se envía por correo electrónico al gerente de Suministros que es quien se va a encargar de reproducir los juegos de copias para enviarse a todas las ciudades y a los departamentos.

Otro de los departamentos involucrados es el de Suministros, este es el responsable de comprar y surtir suministros que requieren los diferentes centros (departamentos) de Coppel para trabajar, con el fin de ofrecer un buen servicio al cliente.

Entre sus funciones se encuentran:

·

Determinar el stock 6 y surtido 7 en Bodegas Regionales.

·

Establecer un stock específico por centro.

·

Surtido automático de suministros a Centros.

·

Reducir costos y consumos.

6

Es la cantidad de artículos asignados que debe tener cada tienda para lograr mejores resultados de venta con una buena utilidad ó rotación. 7 Es la acción de abastecer mercancía a cierto lugar como a bodegas, tiendas, centros de distribución por parte de la empresa; ó por los mismos proveedores. 21 Universidad Autónoma de Durango

La forma como participa en el desarrollo del proceso de las Circulares es la siguiente: 1. Recibe el correo electrónico de la persona que capturó la circular (ya terminada) 2. Lo pasa con la persona del departamento de fotocopiado 3. Le indica cuantos juegos de copias se sacarán De igual forma, en el departamento de Suministros también hay el problema de tiempos elevados por el fotocopiado de la “Circular”, y es necesario empezar a crear conciencia para evitar al máximo el desperdicio de tiempo y que la recepción de esta información en todas las ciudades y departamentos, sea lo más rápido posible. Así se evitarán inconformidades y reclamos de otros departamentos por no recibir su documentación en el momento adecuado.

Por otro lado, la persona que esta a cargo del fotocopiado de este documento hace las siguientes actividades: 1. Recibe el documento al cual le va a sacar copias 2. Graba la imagen del documento en la fotocopiadora 3. Imprime el total de juegos que se le indican 4. Forma los juegos 5. Empaca los juegos de copias 6. Específica en cada uno de los juegos el nombre de la persona ó departamento a quien va dirigida 22 Universidad Autónoma de Durango

7. Envía los documentos a cada una de las bodegas, ó tiendas, considerando cada departamento al que se le envía dicha documentación

Este tipo de proceso le lleva un día para entregar las circulares en las oficinas de la ciudad de Culiacán, pero cuando envía a las diferentes tiendas de esta ciudad demora más; puede tomar de uno a dos días en que las personas de las tiendas tengan la circular en sus manos, esto se debe a que hay un horario establecido en cuanto al correo interno, es decir, el correo interno se va a las 12:00 p.m. y a las 4:00 p.m. entonces si no coincide que para alguna de esas dos horas ya tenga listos los paquetes de circulares entonces se tendría que esperar hasta el día siguiente para que la persona del correo se lleve los paquetes, es necesario tomar en cuenta el tiempo en que esta persona distribuirá la documentación en los diferentes departamentos, o bien, en las tiendas.

Cuando las circulares se envían a otras ciudades el envío es más tardado, porque la persona encargada de la distribución del correo tiene que estar al pendiente de la hora de salida de la ruta foránea para enviar el paquete. Por lo regular estas rutas tienen su día específico de salida, y el encargado de correo debe tener un día antes esa documentación en el lugar indicado para que pueda enviarse; a esto, hay que agregarle los días que se haga en transporte para llevar la documentación a su destino.


3. JUSTIFICACIÓN

El desarrollo de este análisis es para buscar alguna área de oportunidad que pudiera ser llenada con un nuevo proyecto que ayude a todos los que laboramos en esta empresa a tener acceso a la información, y hacer más fácil y ágil nuestras actividades diarias; y al mismo tiempo ayude a la empresa a reducir gastos y tiempo en la transmisión de la información.

Sabemos que “La fiebre de la Internet y sobre todo el World Wide Web (WWW) se ha extendido por numerosas organizaciones de muy diversos tipos y tamaños, al comprobar que una conexión a la Internet supone una fuente de acceso a información variada en muchos casos valiosa, para la organización. Hay otras ventajas, tales como la posibilidad de mantener contacto personalizado con los clientes y suministradores, la posibilidad de publicar información, la publicidad


positiva que supone estar presente en la red 8 y, finalmente, su uso como canal de comercialización de los productos.” 9

Con esto, surge el concepto “Intranet”, la cual es la agrupación de las Internets internas, “es decir las redes informáticas corporativas basadas en la tecnología y los servicios de Internet, en particular en el sistema WWW, pero adaptándolo a los limites físicos y a las características particulares de la organización.” 10 Por esto se ha decidido proponer el diseño de una Intranet 11 , con el propósito de entregar una solución de acceso a la información de manera rápida a todos los empleados de la empresa Coppel, mediante la tecnología de vanguardia actualmente disponible en el ámbito laboral.

Consideramos que no es sólo pensar en el buen servicio que todos los que formamos parte de esta empresa damos a nuestros clientes, sino que es importante que hagamos uso de las tecnologías que nos brinda Internet, y las ventajas que podemos tener al poder accesar tanto a Internet como a una Intranet para facilitarnos el trabajo diario, y al mismo tiempo buscar la manera de reducir gastos, y tiempo en el que desarrollamos nuestras actividades, así que ahora le toca el turno directamente a los empleados y los procesos internos que se llevan a cabo diariamente para que esta empresa siga creciendo.

8

Una red es un conjunto de dispositivos conectados entre sí y cuya finalidad es la comparación de recursos. 9 http://bartok.leon.uia.mx/intranets/archivos/tesis.intranet.uia.pdf 10 http://bartok.leon.uia.mx/intranets/archivos/tesis.intranet.uia.pdf 11 Se llaman así a las redes tipo Internet pero que son de uso interno, por ejemplo, la red corporativa de una empresa que utilizará protocolo TCP/IP y servicios similares como WWW 25 Universidad Autónoma de Durango

Así, parte de la información contenida en los servidores corporativos queda restringida en su acceso público, estando disponible únicamente para los empleados de la organización, a los que se les dan determinados privilegios de acceso según el tipo de información y de su relación con el proyecto o actividad corporativa.

“Las Intranets ofrecen tanto ventajas estratégicas como tácticas además de hacer más eficientes los procesos de negocios, mejorar las comunicaciones, incrementar la colaboración intra personal y ayudar a amortizar los sistemas informáticos; permiten a las organizaciones proveer servicios que serían difíciles de prestar o demasiado costosos de desarrollar con los sistemas propietarios anteriores.

No solo son para compañías grandes, se están desarrollando por las empresas que desean incrementar su productividad y hacerse más ágiles a los cambios del entorno del mercado o tecnológico. También son una manera importante de amortizar las inversiones en computación, ya que utilizan la infraestructura de servidores, comunicaciones y le saca más provecho a los computadores personales.” 12

Lo que se pretende específicamente con esta propuesta de servicio es evitar los gastos que se involucran en la producción, distribución y actualización de información tradicionalmente puesta en papel como son: Boletines, periódicos, 12

http://chih.sep.gob.mx/reglamentos/Que%20es%20una%20Intranet.htm 26 Universidad Autónoma de Durango

Manuales de uso y especificaciones, Material de apoyo de ventas, Reportes y listados de consulta frecuente o eventual, Manuales de procedimientos, funciones y políticas corporativas, formas, formatos y plantillas.

En materia tecnológica, las empresas más emprendedoras son las que tienen más oportunidades de adelantarse a la competencia y afrontar el futuro con mejores perspectivas. La estrategia Intranet consiste en aplicar la tecnología Internet a la empresa para lograr que los sistemas de información lleguen por igual a todos los empleados.

La idea principal es hacer de la Intranet un sistema que apoye el desempeño de los trabajadores, de manera que les ayude a crear y entregar valor en sus procesos y a sus clientes; mediante información y conocimientos del tipo institucional, del trabajador, de los productos y servicios, de los documentos, pero sobre todo de los procesos medulares de la empresa.

3.1. Objetivos Generales.

Formular una propuesta de diseño y construcción de un modelo para una Intranet que permita administrar los recursos y servicios que se manejan dentro de la organización.

3.2. Objetivos Particulares 27 Universidad Autónoma de Durango

·

Aprovechar al máximo la tecnología con la que contamos en esta organización.

·

Atender las necesidades especiales del ambiente empresarial actual.

·

Satisfacer las necesidades de la empresa y de los clientes ó usuarios finales que esperan recibir la información de inmediato y de la forma más adecuada.

·

Aprovechar la infraestructura con la que cuenta Coppel, para poder llevar a cabo esta propuesta.

·

Facilitar procesos.

·

Crear una Intranet para proporcionar una experiencia eficiente y fácil a todos los usuarios, respaldada por un soporte al cliente inmejorable.

·

Eliminar el trabajo innecesario

·

Combinar las diversas operaciones o sus elementos

·

Combinar el orden de las operaciones

·

Simplificar las operaciones necesarias

La Intranet cambiará el rostro interior de la empresa. Ayudará a darle fortaleza a la Institución y a los funcionarios y les permitirá un mejor desempeño en sus labores rutinarias, de solución de problemas y de decisión gracias a una mayor y más oportuna disponibilidad de información y posibilidad de colaborar en equipos multifuncionales.


El resultado será un clima organizacional más positivo y clientes mejor atendidos lo que redunda en mayor eficiencia. Gracias a que la Intranet utiliza infraestructura informática y de comunicaciones existentes además de tecnologías no propietarias, estos beneficios se obtienen con una inversión relativamente baja. Al aplicar tecnología Intranet, la empresa esta mejor equipada para responder a los cambios dictados por el mercado y el crecimiento. Enlazará no solo las fuentes de información dispersa, sino los miembros mismos de la organización.

Como es bien sabido los tiempos cambian y la forma en la que una organización contacta a sus clientes o usuarios finales también cambia. Vivimos en ciudades cada vez más amplias y tenemos que eficientar cada vez más la forma en que empleamos nuestro tiempo. Actualmente trabajo en el departamento de División Sistemas el cual es una área de mejora continua de sistemas y sé que cada vez es menos posible pretender establecer un contacto "en persona" con nuestro cliente. Así pues, dejemos que sea nuestra voz, nuestra imagen o nuestros datos los que viajen y no nosotros mismos al atender a un cliente; por este motivo se pretende que esta nueva propuesta sea de gran ayuda en todos los ámbitos de esta organización.

Se ha decidido tomar este desafío con el mayor profesionalismo e interés y se asume más que como una propuesta de servicios, como una relación de aliados estratégicos con una visión de mediano y largo plazo, debido a que el diseño de este proyecto puede hacerse muy extenso por la cantidad de puntos que puede llegar a contener en un futuro no muy lejano. 29 Universidad Autónoma de Durango

4. METODOLOGÍA

Es un trabajo descriptivo apoyado en la investigación documental y la de campo, en el cual se pretende obtener información con el fin de proponer una red interna para la empresa.

Según Alejandro Jáuregui la investigación descriptiva es:”Aquella que busca definir claramente un objeto, el cual puede ser un mercado, una industria, una competencia, puntos fuertes o débiles de empresas, algún tipo de medio de publicidad o un problema simple de mercado.” 13

13

http://www.gestiopolis.com/canales/demarketing/articulos/24/7metinv.htm 30 Universidad Autónoma de Durango

“Los estudios descriptivos buscan desarrollar una imagen o fiel representación (descripción) del fenómeno estudiado a partir de sus características. Describir en este caso es sinónimo de medir. Miden variables o conceptos con el fin de especificar las propiedades importantes de comunidades, personas, grupos o fenómeno bajo análisis. El énfasis está en el estudio independiente de cada característica, es posible que de alguna manera se integren las mediciones de dos o más características con en fin de determinar cómo es o cómo se manifiesta el fenómeno. Pero en ningún momento se pretende establecer la forma de relación entre estas características.” 14

Mediante este tipo de investigación podemos definir claramente cual es el problema, ayudar a obtener mayor conocimiento de aquello que estamos estudiando a fin de obtener los mayores beneficios, se podría decir que es una de las más importantes en la etapa inicial.

“La investigación descriptiva procura brindar una buena percepción del funcionamiento de un fenómeno y de las maneras en que se comportan las variables, factores o elementos que lo componen.” 15

En el proceso descriptivo haremos un análisis administrativo documental, para confirmar si en la empresa existe la posibilidad financiera, económica y

14 15

http://tgrajales.net/investipos.pdf#search='investigacion%20descriptiva' http://www.cyta.com.ar/biblioteca/bddoc/010203/research.htm 31 Universidad Autónoma de Durango

documental, para proponer el diseño, construcción y posteriormente la implementación de una Intranet.

La Investigación de Campo, consiste en la observación directa y en vivo de las cosas o comportamiento de las personas. Para llevarla a cabo se utiliza la encuesta, entrevista, grabación, filmación o fotografía. En la Investigación Documental la información que se recoge se consulta en documentos tales como libros, periódicos, revistas, tratados, diapositivas, filminas, documentos grabados como discos, cintas y casetes.

Con la Investigación Documental desarrollaremos toda la parte teórica del trabajo; sobre la historia de la empresa, y los departamentos que influyen en la generación de los documentos por los cuales se ha pensado en el servicio de la Intranet. Este tipo de investigación supone una secuencia de operaciones que nos conducen a la obtención de información necesaria para generar un conocimiento nuevo, propio, derivado del uso creativo de la información.

Se recurrirá como fuente de información del conocimiento para la implementación de la Intranet, a la asesoría del personal del departamento de Sistemas Mantenimiento, para conocer los recursos tecnológicos con los que se cuenta en este momento, de tal forma que en este nuevo servicio no genere un gasto extra para la organización. 32 Universidad Autónoma de Durango

Del departamento de Sistemas Internet tomaremos su ayuda para: la instalación, configuración del equipo, y software necesario para su funcionamiento; diseño de las paginas Web, asignación de los permisos para el acceso a la información que se pretende incluir en la Intranet; instalación de la bases de datos, y el desarrollo de las aplicaciones para proporcionar un buen servicio a los usuarios. Recopilaremos información de las áreas de Suministros y Fotocopiado, también están involucrados en la generación y distribución de las circulares cada semana.

Quizás hasta hoy la manera de funcionar de estos departamentos en cuanto a la reproducción de este tipo de documentos ha funcionado; pero creemos que existen algunos puntos que se pueden eliminar y hacer mas rápido el proceso de recepción y fotocopiado, sobre todo porque la finalidad de implantar este nuevo servicio es disminuir gastos y tiempo en la distribución de esta papelería, entonces es necesario empezar a crear conciencia para evitar al máximo el desperdicio de tiempo y que la recepción de esta información en todas las ciudades, y departamentos sea lo más rápido posible. Así se evitarán inconformidades y reclamos de otros departamentos por no recibir a tiempo su documentación.

Definiremos las metodologías con las que se determinaran los requerimientos mínimos necesarios de los sistemas, usuarios, contenidos del sitio y servidores. Y


podremos explicar detalladamente los resultados obtenidos los cuales serán mostrados posteriormente.

Una vez recopilada la información de los departamentos que están involucrados en el desarrollo de la Circular, aplicaremos una encuesta al personal administrativo de la ciudad de Culiacán; se ha decidido utilizar este método porque la encuesta “es una herramienta que permite la investigación cuantitativa de un tema; y no requiere que se reúna al conjunto de personas en un mismo lugar; tampoco se necesita que vivan lo que se desea analizar. “ 16

Para que una encuesta tenga validez, es necesario definir el número de personas que se va a investigar, y de ese total tomaremos la muestra 17 representativa, la cual “es un conjunto de personas que cumplen con las características especificadas para que se pueda estudiar y analizar el objetivo en cuestión” 18 ; se va a analizar de mayor a menor frecuencia cada una de las respuestas que se obtengan, con la finalidad de comprobar que la Intranet en Coppel es una buena opción para todos los empleados.

4.1. Requerimientos necesarios. 4.1.1. Requisitos para el usuario

16

MARCOS, J. Ma. Del Socorro, Manual para la elaboración de tesis: Tesis I, Trillas, 2da. Edición, MEXICO, 2001. p. 65 17 Idem p. 65 18 Idem p. 65 34 Universidad Autónoma de Durango

En la definición de requisitos de usuario, vamos a utilizar los métodos de encuestas, debido a que consideramos que es la forma más rápida de obtener datos reales. Las encuestas se aplicaran al segmento de personal administrativo el cual estará formado por los departamentos de Sistemas Crédito, Sistemas Carteras, Sistemas Internet, Sistemas Ropa, Sistemas Muebles, División Sistemas, Personal, Capacitación, Mcc, Mercadotecnia y Publicidad, División Tiendas I, División Tiendas II, División Cobranzas I, Gerentes Funcionales de Ropa, Gerentes Funcionales de Muebles, Control de Informes, Bodega Ropa, Bodega Muebles, Compradores, y Centralizadores. (Ver Tabla 1)

Departamento

Integrantes

División Sistemas

10

Sistemas Crédito

35

Sistemas Carteras

21

Sistemas Internet

8

Sistemas Ropa

31

Mercadotecnia y

35

Publicidad MCC

18

División Tiendas I

4

División Tiendas II

4

Personal

10

Compras Muebles

7

Compras Ropa

6

Centralizadores

8

Control de Informes

3

Capacitación

5 35

Universidad Autónoma de Durango

Gerentes funcionales ropa Gerentes funcionales muebles División Cobranzas Total

5 5 6 221

Integrantes por departamento. Tabla # 1

Para el estudio que se le aplicara al personal administrativo y operativo, se utilizará el muestreo al azar, que permite a cada miembro de la población tener igual oportunidad de quedar incluido en la muestra, y como podemos observar el total de personal varía en cada departamento. Esta encuesta se presenta en el Anexo # 3

4.1.2. Definir requisitos de contenido

Debemos definir muy detalladamente que tipo de información se va a incluir en la Intranet, pensando en cuales son las necesidades de los usuarios; y que tipo de información es necesaria para la mayoría de quienes laboramos en esta empresa; debe incluirse información por departamento, como puede ser: reglamentos, documentación de procesos, manuales. La información deberá estar agrupada de tal forma que sea fácil para el usuario el localizarla y tener acceso a ella.


4.1.3. Requisitos del servidor y funcionalidad.

El servidor es un equipo de cómputo que esta permanentemente dando servicio a los usuarios de la empresa que están conectados a la red, es una máquina que esta diseñada para ser más poderosa y eficiente. Tiene los mismos componentes que una computadora personal (Pc).

“Un servidor es un equipo de integración física similar a las PC's de escritorio que todos usamos en la oficina, salvo unas muy marcadas diferencias: El hardware que se usa para servidores es de mucho mas alto rendimiento que el de sus similares de escritorio.

Un "Servidor" está hecho precisamente para dar servicio a un sin número de equipos de escritorio o a otros servidores incluso. Debe soportar una cantidad de trabajo enorme de lecturaescritura, controlar el tráfico de datos entrante, y la mayoría de las veces, soportar estar encendido durante todo el tiempo de vida del mismo.

Pueden dar diferentes servicios o varios a la vez:

§ Para guardar archivos (Servidor de archivos) § Para correr aplicaciones (Servidor de aplicaciones) 37 Universidad Autónoma de Durango

§ De Internet. § De bases de Datos” 19

El servidor debe tener una aplicación que se encargue de administrar los recursos de hardware y software, a esta aplicación se le conoce como sistema operativo, y existe una gran cantidad en el mercado, entre las más utilizadas se puede mencionar Microsoft Windows NT, Novell Netware, Unix o Linux, dependiendo de las características y los recursos que se tengan uno u otro sistema operativo puede ser utilizado.

4.1.4. Requisitos de Hardware

Se debe contar con lo siguiente: Servidor y Red de computadora.

HARDWARE Servidor: Características físicas con las que cuenta el servidor Red de computadora para compartir recursos que ejecuten software de red capaz de enviar y recibir paquetes de datos TCP/IP Tabla 2 “Requerimientos de Hardware” 19

http://www.regiolinux.net/servidores/ 38 Universidad Autónoma de Durango

Después de haber seleccionado el tipo de plataforma a utilizar en la Intranet y los tipos de servidores se definirá el software a utilizar:

4.1.5. Requisitos de Software

El diseño de la Intranet incluirá herramientas de desarrollo y software especial, los cuales ayudarán a realizar las necesidades de servicios en la Intranet. Los datos serán los siguientes:

SOFTWARE Sistema Operativo 20 Software de Servidor Web 21 Navegador 22 Software de desarrollo de aplicaciones Web 20

Es el conjunto de programas que administran los recursos de la computadora y que ayuda en el desarrollo y ejecución de los programas o software. 21

Es el que soporta las solicitudes de protocolo y transferencia de Hipertexto (http) desde diferentes visualizadores o navegadores. 22

Es el medio por el cual te muestra toda la información existente, constituyéndose en la herramienta indispensable para consultar el Internet.


Tabla 3 “Requisitos de Software”

4.2. Evaluación de los sistemas actuales

La forma como se evaluaran los sistemas actuales de la empresa COPPEL, será por medio de las encuestas, con esto se tratará de conocer los problemas actuales y lo que espera el usuario para el futuro, se obtendrán los siguientes resultados:

o Que esperan los usuarios de la Intranet o Necesidades actuales del personal o Imagen que tiene el personal acerca de los servicios que actualmente se ofrecen.

4.3. Desarrollar la propuesta del proyecto

Este apartado esta basado en planificar los tiempos y actividades de cada uno de los puntos mencionados anteriormente para realizar el diseño de la Intranet, los tiempos que se propondrán para el desarrollo de cada una de las actividades pueden variar conforme se este llevando a cabo el diseño y desarrollo de este nuevo proyecto.


5. RESULTADOS OBTENIDOS DE ENCUESTAS APLICADAS

A continuación presentamos los resultados de las encuestas que se aplicaron al personal administrativo de la ciudad de Culiacán, se tomarán en cuenta para la evaluación los requerimientos de los usuarios, el contenido de la Intranet, el software y hardware necesario. Se tomó un 48% del total de la población de las oficinas generalesadministrativas de la ciudad de Culiacán, para la aplicación de las encuestas, y sobre esto se obtuvieron los siguientes resultados:


¿Con que frecuencia utiliza los servicios de Internet dentro de la empresa?

12%

19% Siempre A menudo Raras Veces Nunca

34% 35%

Gráfica 1.

¿Con qué frecuencia utiliza los servicios de Internet dentro de la empresa?

La mayoría del personal nos respondió que utiliza “A MENUDO” los servicios de Internet dentro de la organización; con esto podemos demostrar que se encuentran familiarizados con la utilización de este tipo de medios de comunicación.


¿ Cómo se realiza la comunicación interna dentro de su departamento ?

18%

1%

25%

Teléfono Email Verbal Papel No contesto

18%

38%

Gráfica 2.

¿Cómo se realiza la comunicación interna dentro de su departamento?

Los medios de comunicación interna dentro de los departamentos que tiene mayor número de usuarios es el “VERBAL”, y “TELÉFONO”, le siguen el correo electrónico con el mismo total de usuarios que el papel, podemos observar que internamente en cada departamento prefieren usar el medio de comunicación “VERBAL” para obtener y proporcionar información a sus compañeros de departamento, y aunque es una desventaja porque genera un gasto, se utiliza el teléfono para comunicarse internamente.


¿Utiliza correo electrónico y con qué frecuencia?

40 35

36

34

30

23

25 Total de personas 20

15

11

10 5 0 Siempre

A menudo

Raras veces

Nunca

Gráfica 3.

¿Utiliza correo electrónico y con qué frecuencia?

En general, el uso de correo electrónico es usado dentro de la organización; los resultados obtenidos nos demuestran que la mayoría de los empleados encuestados utilizan “SIEMPRE ó A MENUDO” este medio de comunicación para comunicarse entre departamentos, es importante señalar, que el acceso al correo electrónico y al Internet se encuentra restringido en la organización, y actualmente se cuenta con una ó dos máquinas por departamento que tienen acceso a Internet.


¿Los medios electrónicos agilizan la comunicación?

20%

Siempre

1% 0%

A menudo Raras veces Nunca

79%

Gráfica 4.

¿Los medios electrónicos agilizan la comunicación?

El 79% del personal de la empresa, considera que los medios electrónicos agilizan la comunicación; podemos concluir que solo un bajo porcentaje del personal se resiste al cambio. Y al conversar con ellos cuando se aplicaban las encuestas, la mayoría de ellos nos pedían que se pusiera Internet en la mayor parte de las computadoras, porque solo algunas personas tienen acceso a este medio de comunicación.


Mecanismos utilizados para localizar información

Otros, 28

Teléfono, 35

Teléfono Email Verbal

Papel, 33

Email, 29

Papel Otros

Verbal, 51

Gráfica 5.

¿Qué mecanismos utiliza para localizar la información dentro de su departamento?

Al aplicar las encuestas, la mayoría de los empleados contestaron que el medio de obtención de información más utilizado para localizar información es el verbal, seguido por el papel; y en ocasiones se recibe y envía por email.


¿Qué tipo de documentos necesita encontrar de manera ágil y rápida en el Web?

Otros

No contesto

Manuales

Eventos

Documentos

Informativos

Correos

Avisos

Artículos de revistas

Consultas académicas

Directorios telefónicos

70 60 50 40 30 20 10 0

Gráfica 6.

¿Qué tipos de servicios necesita encontrar de manera ágil y rápida en el Web?

Con los resultados que arrojaron las encuestas pudimos encontrar que los servicios que tienen les gustaría encontrar a los empleados en el Web es una lista de los correos, documentos, información de sus departamentos, manuales y directorios telefónicos de la organización, todos estos tuvieron poca diferencia entre ellos.


¿La información persona a persona puede ser agilizada por información permanente publicada en páginas Web?

3%

10%

87%

SI

NO

NO CONTESTO

Gráfica 7.

¿Considera que la información persona a persona puede ser agilizada por información permanente publicada en páginas Web?

En esta pregunta, el 87% del personal, respondió que la información persona a persona puede ser agilizada por información permanente publicada en páginas Web, esto nos ayuda a apoyar aún más la implantación de la intranet en la organización, debido a que el personal comentó que de esta forma se ahorra tiempo al localizar la información, se puede acceder fácilmente a ella, se adquiriría información oportuna y no se distorsionaría; se pueden aclarar muchas dudas, se podría atender a varias personas al mismo tiempo, y la información estaría actualizada.


¿Qué porcentaje de su tiempo de trabajo utiliza en buscar y encontrar información interna dentro de los departamentos?

6%

3% 30%

19%

0 a 10 % 11 a 30 % 31 a 60 % 61 a 80 % 81 a 100 %

42%

Gráfica 8.

¿Qué porcentaje de su tiempo de trabajo utiliza en buscar y encontrar información interna dentro de los departamentos?

El 42 % de los empleados manifestó que utiliza del 11 % al 30 % de su tiempo para localizar información interna dentro de los departamentos; aunque no es una cifra muy considerable el porcentaje de tiempo que invierten, lo que nos llamó la atención fueron los comentarios que hicieron, donde especificaban que muchas de las ocasiones la información se encuentra centralizada en una sola persona y se han llegado a presentar situaciones difíciles para localizar a esta persona, por lo regular esta información no se encuentra documentada, por lo tanto se tiene que recurrir directamente con la persona para que se las haga llegar, lo que les quita gran parte de su tiempo, por esto nos recomendaron que se documenten todos los procesos que se manejan en cada uno de los departamentos de esta empresa. 49 Universidad Autónoma de Durango

¿Encuentra toda la información requerida disponible en su departamento?

67

70 60 50 Total de 40 personas 30

28

20

9

10

1

0

0 Siempre A menudo

Raras veces

Nunca

No contesto

Gráfica 9.

¿Encuentra toda la información requerida disponible en su departamento?

Un alto porcentaje de los empleados, encuentra toda la información requerida disponible en su departamento, lo cual nos demuestra que la comunicación interna en los departamentos es buena, y si se tuviera todo documentado, ó publicado en una intranet, esto facilitará y agilizará el desempeño laboral.


¿Encuentra toda la información requerida disponible en otros departamentos?

3%

17%

26%

54%

Siempre

A menudo

Raras veces

Nunca

Gráfica 10.

¿Encuentra toda la información requerida disponible en otros departamentos?

Actualmente, no se tiene el problema de no encontrar disponible la información requerida en otros departamentos, esto les toma gran parte de su tiempo, de ir de un lugar a otro a conseguirla, no obstante, la mayoría de la información se consigue.


¿Le gustaría encontrar todos los servicios que proporcionan los departamentos en el Web?

0% 1%

99%

SI

NO

NO CONTESTO

Gráfica 11.

¿Le gustaría encontrar todos los servicios que proporcionan los departamentos en el Web?

El 99 % de los empleados contestó que le gustaría obtener los servicios que se proporcionan en los departamentos, disponibles en el Web; esto nos ayuda porque nos damos cuenta que es factible el implantar la Intranet.


¿Qué información le gustaría que contenga la Web Interna (Intranet)?

Ahorro adicional Prestamos Información de inventarios Total de ventas Solicitud de libros Estadisticas Diccionario Coppel Buscadores Matrices de seguimiento Buzón de quejas y sugerencias Circulares y decisiones Sistema de pendientes Estado de cuenta de Objetivos y metas Información de cartera de ctes. Manuales, avisos Desc. De funciones Información actualizada Email Directorio Coppel Agilizar el trabajo No contesto Accesos con clave Estudios de mercados Datos actualizados de tiendas Internet 0

5

10

15

20

25

30

35

40

Gráfica 12.

¿Qué información le gustaría que contenga la Web Interna (Intranet)?

La principal información que les gustaría que contenga la Web Interna es la descripción de funciones de cada uno de los departamentos, esto lo comentaban


porque en ocasiones se les dificulta saber a cual departamento dirigirse para buscar determinada información, eso entorpece sus actividades y hace que utilicen mas tiempo del que se tenia pensado para realizar algún proyecto; otro punto que se pidió es el de incluir los manuales de actividades de cada departamento, avisos, y el directorio Coppel, porque la empresa esta en constante crecimiento, y es muy difícil el tener al día actualizado el directorio, entonces comentaron que en la Intranet sería mas fácil actualizarlo; por último pidieron que se incluyera el estado de cuenta de los empleados, y que a este se pudiera acceder por medio de una contraseña, para poder checar sus cuentas en cualquier momento.

En general, con esta ultima pregunta, nos damos cuenta que es necesario el implementar la Intranet, porque en la mayoría de los casos; el personal no tiene conocimiento de cuales son las actividades que desempeñan los compañeros de otros departamentos.

Al implementar la Intranet el desempeño de las actividades será mas rápido y se evitará el utilizar tiempo innecesario para consultas de información con otros departamentos, si esta ya se encuentra disponible en la Intranet.


6. MARCO TEÓRICO

Con el gran crecimiento que han tenido los sistemas de información y el Internet, en las compañías; a nivel corporativo se esta buscando tener todos los servicios y aplicaciones en un mismo lugar donde cada empleado de la empresa pueda acceder con el fin de administrar y comunicar datos, información y conocimiento. Es necesario proporcionar calidad de información tanto al personal de la empresa, como a los clientes, y al hacer uso de la tecnología debemos administrarla en forma enérgica e inteligente, considerando que no se pueden adoptar todos los nuevos avances tecnológicos sin antes tomar en cuenta los posibles efectos colaterales que producirán en el entorno empresarial.

La integración estratégica de la tecnología va en aumento, especialmente en países que, como el nuestro, necesitan acomodar sus unidades empresariales a otras más modernas para poder competir en un escenario internacional de mercados abiertos altamente competitivos.

Coppel, se ha ido incorporando poco a poco a los nuevos adelantos tecnológicos aunado a que hay algunos departamentos en los que actualmente manejan procesos muy rutinarios y manuales; se ha dado la oportunidad de hacer uso de la tecnología la cual junto con otros factores han propiciado su rápido crecimiento. 55 Universidad Autónoma de Durango

6.1. Tecnología y Conocimiento: En la empresa y el hombre

La creación de conocimientos es un arduo proceso de la empresa; un proceso que implica un compromiso a todos los niveles, así como una participación activa y responsable de los diversos actores de la empresa.

Es importante hacer el mejor uso del conocimiento, reconociendo que es el activo más importante de la empresa, por lo tanto debemos hacer un esfuerzo por definir como adquirirlo, representarlo, retenerlo y sobre todo administrarlo. Es necesario especificar lo que es realmente útil y lo que hace falta a la empresa, además de no ser nada nuevo, sabemos que es una tarea difícil y complicada; el conocimiento del que disponemos todos en la organización no solo genera valor económico, sino que es el activo que marca la diferencia.

La sistematización del conocimiento nos permitirá percibir y apreciar el nuevo significado posible de su uso en diversos procesos de producción o de servicios, y nos servirá para detectar las necesidades previsibles de nuevo conocimiento.

Frederick Taylor (18561915) con su “Teoría Científica”, cuyo objetivo principal se concentró en incrementar la productividad y mejorar el desempeño de los trabajadores para lograr mayor eficiencia; explicó en esta teoría que la productividad se logra mediante el trabajo realizado con el menor gasto 56 Universidad Autónoma de Durango

combinado de esfuerzo humano, capital y materiales; de esta forma “un mismo trabajo siempre puede realizarse de distintas maneras y con la utilización de una gran variedad de herramientas; por ello, debe hacerse un estudio y análisis científico de cada trabajo para poder descubrir o perfeccionar los mejores métodos y herramientas que se deben utilizar, para evitar el desperdicio de tiempo y materiales”. 23

Sabemos que el conocimiento es poder y que en la era de la información, juega un papel muy importante para crear ventajas que sean competitivas para las organizaciones; es necesario el aprender a utilizar el conocimiento para poder utilizarlo y dar origen a acciones que creen valor dentro de la organización. Es decir, el conocimiento no es tan importante si no puede ser utilizado para la creación de algún valor para la empresa.

“David Smith postula cuatro niveles de desarrollo organizacional en la creación del conocimiento: Compartir conocimiento, nivelación, creación de conocimiento y

competir con conocimiento. Cada uno de estos niveles otorga a la empresa facilidades y ventajas, y si dicha empresa es capaz de avanzar a la etapa siguiente, será capaz de alcanzar nuevas capacidades, mismas que le otorgan grandes ventajas sobre sus competidores.

23

BARAJAS, Medina Octavio, Curso Introductorio a la Administración, Trillas, 3ra. Edición, MEXICO, 2002. p. 34 57 Universidad Autónoma de Durango

No obstante, el resolver los problemas, encontrar las oportunidades en cada uno de estos estados involucra tres elementos convergentes: 1. Procesos cognitivos: Estos incluyen la identificación, la adquisición, el acceso, la distribución, la nivelación y el uso del conocimiento. 2. Facilitadores tecnológicos: Sistemas de información, recuperación de documentos, herramientas de grupo, intranet corporativa, sistemas de base de conocimiento. 3. Alineación organizacional: Los líderes son parte crítica del alineamiento, junto con las recompensas, roles, estructuras mentales.” 24

La comunicación en Internet, es un proceso sensorial y tecnológico. Sensorial desde el punto de vista que son nuestros sentidos los que en ultima instancia perciben la información, y tecnológico porque la alta rapidez y gran capacidad de almacenamiento de la información dependen de las características tecnológicas del medio. Internet también es un agente de cambio social. Es por esto que la Teoría de Mc Luhan considera a los medios como extensiones de nuestros sentidos y órganos; y en esta considera a Internet como un medio que entra en la edad del circuito electrónico, debido a que en este medio se integran todos los sentidos.

24

http://www.solocursos.net/curso MATRICULA_RUN.cfm?id_curso=37600070041957505555506549484557&id_centro=4320411002 1466565570676950524550 58 Universidad Autónoma de Durango

“La Teoría de Mc Luhan parte de cuatro supuestos: 1. Cada modificación en los medios, es una modificación en la sensibilidad humana, es decir, el medio cambia al hombre. Esto se da en el medio de Internet, en la medida en que hoy se esta produciendo un cambio en las costumbres comunicativas. Hoy en día se habla de correo electrónico, mucho más rápido que el correo tradicional, el que sin duda puede verse afectado en su uso por ser más lento, menos seguro. también permite una rápida comunicación bidireccional ante una pantalla, como ocurre con los chats. 2. El medio es el mensaje. En este aspecto, la naturaleza tecnológica de Internet complementa muy bien el mensaje, ya que es un medio audio visual. 3. Cada medio hace participar al receptor de una forma diferente. En este medio, la interactividad es la clave. Su diferencia ante otros medios estriba en la libertad de movimiento, que utiliza sus capacidades para seleccionar o deshacerse de la información según le convenga. 4. El medio presiona modificando nuestra forma de ser. Esto lo percibimos en el tiempo que el usuario se conecta a la red, si se conecta solo (generalmente si).” 25

Otra teoría que se relaciona con las innovaciones tecnológicas a las que estamos expuestos en la época de cambio, dinamismo y transición que vivimos es la Teoría 25

http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpyVIEZpVyfTPVDMPk.php 59 Universidad Autónoma de Durango

de la Comunicación Productiva sobre la cual Abraham Nosnik Ostrowik (CIDS Consultoría de empresas e instituciones), comenta que esta teoría surgió a raíz de una propuesta en apariencia sencilla pero con algunas implicaciones que no lo son tanto, es decir, se busca saber ¿que existe después o más allá de la retroalimentación?

“La retroalimentación es, quizá, el elemento central que nos permite distinguir a la información de la propia comunicación. Es, así pensado, el factor que la identidad al proceso de la comunicación. Junto con el problema de la interpretación, es lo que define a la comunicación como humana. Dicho mas claramente: el reto de la Teoría de la Comunicación Productiva se refiere a expandir nuestro conocimiento de la comunicación y tratar de rebasar el horizonte o frontera conceptual cuyo limite es la retroalimentación, por otro lado, explicar fenómenos novedosos como el surgimiento de nuevas tecnologías que, en el mejor de los casos, crean ambientes de información mas ricos y que, en el peor de los casos, polarizan las relaciones entre la población cuyo rezago tecnológico es importante y aquella que tiene acceso y genera beneficios y ventajas de tecnologías como Internet.” 26

26

ISLAS, Octavio y Fernando Gutiérrez, Internet: El Medio Inteligente, Continental, 1ra. Edición, MEXICO, 2000. p. 146 60 Universidad Autónoma de Durango

La Comunicación Productiva, es el conjunto de esfuerzos concretados en procesos de generación ó transmisión; difusión ó distribución; y el uso de la información realizados en grupos que tienen intereses en común; estos grupos son formales e informales; pequeños, medianos ó grandes; y con esto se desea formar plataformas de productividad y de objetivos.

La generación ó transmisión de información corresponde al nivel “lineal” en la comunicación. La difusión ó distribución informativa corresponde al dinamismo que hay en la comunicación empresarial. Y por último cuando se hace uso de la información con algún propósito, el objetivo corresponde a la productividad en comunicación.

Reconocemos que lo verdaderamente importante es crear una cultura organizacional que premie la colaboración, que brinde seguridad a los empleados y que facilite los procesos. El tener una cultura que facilite el compartir conocimientos otorgará beneficios a la empresa, permitirá incrementar su productividad, dará mejor servicio a los clientes y almacenará conocimientos valiosos para el desempeño de sus funciones.

La ciencia y la tecnología juegan un papel importante en la vida del hombre, se nos hace más fácil utilizar elementos que de no haber sido por la ciencia y el desarrollo tecnológico no podríamos usar. La tecnología ha dado vida a las computadoras que hoy se encuentran presenten en todo y ha mejorado nuestro


estilo de vida, pero debemos reconocer que la sociedad ha establecido un verdadero compromiso con las computadoras.

Es necesario contar con la información para tomar decisiones en el momento adecuado, y las nuevas tecnologías de información nos permitirán obtener y procesar mucha más información que los medios manuales.

6.2. Historia de las Computadoras

6.2.1. Antecedentes de mecanismos de proceso

Es impresionante la forma en como el hombre ha ido evolucionando en el procesamiento de los datos, en un principio lo hizo de manera muy rudimentaria. No contaba con los elementos necesarios para realizar cálculos y esto lo hacía trabajar mentalmente en la mayoría de los casos. A medida que se fue incrementando la complejidad de los problemas fue necesario inventar mejores sistemas y otros medios de proceso que permitieran resolverlos; el primer dispositivo que utilizó para resolver sus problemas fue el ábaco; “este dispositivo es muy sencillo, consta de cuentas ensartadas en varillas que a su vez están montadas en un marco rectangular. Al desplazar las cuentas sobre varillas, sus 62 Universidad Autónoma de Durango

posiciones representan valores almacenados, y es mediante dichas posiciones que este representa y almacena datos. A este dispositivo no se le puede llamar computadora por carecer del elemento fundamental llamado programa.” 27

Los primeros ábacos se inventaron en China donde se le dió el nombre de Suanpang. Rusia inventó el Stochis y en Grecia se le llamó Alablorios, los cuáles dieron origen al ábaco romano.

Hasta principios del siglo XVII aparecieron nuevos instrumentos que auxiliaron al hombre en el cálculo; “en 1642 la primera calculadora automática mecánica fue inventada por el matemático francés y filósofo Blaise Pascal. Llamado la "Pascalina", el aparato podía multiplicar y substraer, utilizando un sistema de cambios para pasar dígitos.” 28

“Samuel Morland (16251695) inventó un aparato de calcular, llamado aritmómetro, que consiste en una serie de 8 ruedas dentadas que giran alrededor de su eje. Esta máquina era una modificación de la de Pascal. El aritmómetro de Morland tuvo serios inconvenientes, entre los que se señala su imperfección en el sistema de engranes que le restaba precisión y ocasionaba frecuentes equivocaciones.“ 29

27 28

http://www.geocities.com/dzofeifa/ http://pdf.rincondelvago.com/historiadelascomputadoras_1.html

29

MORA, José Luis y Enzo Molino, Introducción a la Informática, Trillas, Séptima Reimpresión, MEXICO, 1995, p. 70 63 Universidad Autónoma de Durango

El siglo XIX registra grandes avances dentro del campo del proceso de datos. Y las habilidades manuales se sustituyen con mecanismos de procesos. La importancia del proceso de datos radica en que ciertas funciones que años atrás se ejecutaban con el intelecto, empiezan a ser realizadas por máquinas.

Esto lo podemos ejempificar con la máquina para tejer que construyó Joseph Marie Jacquard; “esta maquina funcionaba con tarjetas perforadas que contenían información acerca del camino que debían seguir los hilos para lograr un diseño determinado en la tela. La idea de Jacquard tuvo grande repercusiones.” 30

En el año 1830 se puede decir que se diseñó la primera computadora, fue diseñada por Charles Babbage, era una máquina que podía hacer ver la diferencia entre una computadora y una calculadora, ”estaba dividida funcionalmente en dos grandes partes: una que ordenaba y otra que ejecutaba las ordenes.

Fue hasta 1885 cuando la primera calculadora guiada por teclas exitosas, se inventó por Dorr Eugene Felt. Este aparto se usó principalmente por contabilidad, pero muchos de ellos fueron usados por la U.S. Navy en computaciones de ingeniería, y era probablemente la máquina de contabilidad más popular en el mundo en esa época.

“J. Von Neuman propuso, en 1945, un modelo conceptual que sirvió como orientación en muchas de las máquinas comerciales producidas en la década de 30

Idem 64 Universidad Autónoma de Durango

los cincuenta. Entre otros aspectos proponía que los programas se almacenaran y trataran del mismo modo que los datos, estableciendo así la idea del programa almacenado, que dio flexibilidad a los equipos de cómputo.

En 1937, en la Universidad de Iowa, el doctor J. V. Atanasoff concibe la idea para desarrollar una maquina electrónica de computo con base en bulbos de vacío. En 1942, Atanasoff concluyó las pruebas de una nueva unidad aritmética, pero desafortunadamente no se continuo con el desarrollo comercial de esta maquina.” 31

6.2.2. Generaciones de las Computadoras

Las generaciones de las computadoras, se remontan a los esfuerzos por encontrar un mecanismo que facilitara el realizar operaciones de cálculos matemáticos o aritméticos.

Fue en el año 1944 cuando el Dr. Howard Airen en la Universidad de Harvard, Estados Unidos, presentó la primera computadora parecida al modo actual su nombre era Mark I. Funcionaba eléctricamente, las instrucciones e información se introducían por medio de tarjetas perforadas. Fue la primer máquina en poseer todas las características de una verdadera computadora.

“La primera computadora electrónica fue terminada de construir en 1946, por J.P.Eckert y J.W.Mauchly en la Universidad de Pensilvania, U.S.A. y se le llamó 31

Ibidem p. 74 65 Universidad Autónoma de Durango

ENIAC. Con ella se inicia una nueva era, en la cual la computadora pasa a ser el centro del desarrollo tecnológico, y de una profunda modificación en el comportamiento de las sociedades.” 32

Teniendo en cuenta las diferentes etapas de desarrollo que tuvieron las computadoras, se consideran las siguientes divisiones como generaciones aisladas con características propias de cada una:

6.2.2.1. Primera generación:

Las computadoras de la primera Generación emplearon bulbos para procesar información. Las personas encargadas de utilizarlas ingresaban los datos y programas en código especial por medio de tarjetas perforadas. El almacenamiento se lograba con un tambor que giraba rápidamente, sobre el cual un dispositivo de lectura/escritura colocaba marcas magnéticas. Esas computadoras de bulbos eran mucho más grandes y generaban más calor que los modelos contemporáneos.

“Sea cual fuere el inicio oficial de esta primera generación de computadoras, el primer esfuerzo documentado para crear un dispositivo completamente electrónico

32

http://www.monografias.com/trabajos11/hisco/hisco.shtml 66 Universidad Autónoma de Durango

para la realización de cálculos se origina en el invierno de 1937 con la concepción de John Vincent Atanasoff del principio de un computador electrónico digital. ” 33

“La primera generación de computadoras se caracteriza por: 1. Uso de válvulas electrónicas 2. Sus velocidades de proceso se medían en milisegundos 3. Sus circuitos eran semejantes a los empleados entonces en la construcción de aparatos de radio 4. Eran lentas 5. De gran tamaño. Requerían controles muy estrictos en cuanto al suministro de energía eléctrica y aire acondicionado.” 34 6. “El uso era exclusivo para el ámbito científico/militar 7. Para poder programarlos había que modificar directamente los valores de los circuitos de las maquinas.” 35 8. “Sistemas constituidos por tubos de vacío, desprendían bastante calor y tenían una vida relativamente corta. 9. Almacenamiento de la información de tambor magnético interior. 10. Uso de tarjetas perforadas para suministrar datos y los programas” 36

33

http://www.tecnotopia.com.mx/computadoras/generacion1.htm MORA, José Luis y Enzo Molino, Op. Cit. p. 75 35 http://www.monografias.com/trabajos10/recped/recped.shtml#bhi 36 http://www.monografias.com/trabajos11/hisco/hisco.shtml 34


Esta primera generación se caracterizó por el hecho de que las instrucciones se hicieran en una secuencia específica. Cada computadora tenía un programa codificado en binario llamado lenguaje de máquina, y el uso de tubos de vacío y tambores magnéticos para almacenar la información. Básicamente se puede decir que esta generación terminó cuando aparecieron los transistores, los cuales indicaban el inicio de la segunda generación de las computadoras.

6.2.2.2. Segunda generación:

Las computadoras de la Segunda Generación eran más rápidas, más pequeñas y con menores necesidades de ventilación, comparado con lo que necesitaban las máquinas de la Primera Generación; aquí aparecieron los primerdos ordenadores comerciales, los cuales ya tenían sistemas operativos, y termina con la utilización de las válvulas para sustituirse por los transistores.

Sus principales características son:

1. “Nace con el transistor (1958), que viene a sustituir a las válvulas electrónicas con que contaban las maquinas de la primera. 68 Universidad Autónoma de Durango

2. Las maquinas de la segunda generación tienen dimensiones mas reducidas que las de la primera; sus velocidades de proceso se miden en microsegundos y sus circuitos son menos complicados” 37 3. “Instrumentos de almacenamiento: cintas y discos 4. Las impresoras aumentan su capacidad de trabajo.” 38

En esta generación se pudo apreciar el gran cambio que tuvieron las computadoras; aumentó la confiabilidad; se empezaron a utilizar lenguajes de programación más potentes, se utilizaron para aplicaciones comerciales, y en las organizaciones para la tareas de almacenamiento de registros, como manejo de inventarios, nómina y contabilidad; el escribir un programa ya no requería entender plenamente el hardware de la computación. Las computadoras de la segunda generación eran sustancialmente más pequeñas y rápidas que las de bulbos.

6.2.2.3. Tercera generación:

Antes de la utilización de los circuitos integrados, las computadoras estaban diseñadas para aplicaciones matemáticas o de negocios, pero no para las dos

37 38

MORA, José Luis y Enzo Molino, Op. Cit. p. 76 http://www.monografias.com/trabajos11/hisco/hisco.shtml 69 Universidad Autónoma de Durango

cosas. Los circuitos integrados permitieron a los fabricantes de computadoras incrementar la flexibilidad de los programas, y estandarizar sus modelos La base de la computadora de la tercera generación es el circuito integrado y el microcircuito. “Esta computadora electrónica permite un flujo de información mas efectivo en las organizaciones, tanto, que es posible consultar información al instante desde lugares remotos, y puede efectuarse la actualización de cuentas corrientes al momento mismo que un cliente realice una transacción.” 39

Sus características principales son:

1. “Circuito integrado desarrollado en 1958 por Jack Kilbry. 2. Circuito integrado, miniaturización y reunión de centenares de elementos en una placa de silicio o (chip). 3. Menor consumo de energía. 4. Apreciable reducción de espacio. 5. Aumento de fiabilidad y flexibilidad. 6. Aumenta la capacidad de almacenamiento y se reduce el tiempo de respuesta. 7. Generalización de lenguajes de programación de alto nivel. 8. Compatibilidad para compartir software entre diversos equipos. “ 40

39 40

MORA, José Luis y Enzo Molino, Op. Cit. p. 76 http://www.monografias.com/trabajos11/hisco/hisco.shtml 70 Universidad Autónoma de Durango

Los circuitos integrados fueron inventados en 1958, tuvieron que transcurrir algunos años más para que las grandes compañías los dispositivos que permitiesen desarrollar verdaderas computadoras, más completos y veloces.

6.2.2.4. Cuarta Generación:

En esta generación de las computadoras se dio lugar a la aparición del

microprocesador 41 , esta fase se caracterizó por la integración de los componentes electrónicos.

“Características principales:

1. Se minimizan los circuitos, aumenta la capacidad de almacenamiento. 2. Reducen el tiempo de respuesta. 3. Gran expansión del uso de las Computadoras. 4. Memorias electrónicas más rápidas. 41

Es la integración de todos los elementos básicos del ordenador en un sólo circuito integrado 71 Universidad Autónoma de Durango

5. Sistemas de tratamiento de bases de datos. 6. Generalización de las aplicaciones: innumerables y afectan prácticamente a todos los campos de la actividad humana: Medicina, Hogar, Comercio, Educación, Agricultura, Administración, Diseño, Ingeniería 7. Multiproceso. “ 42

Esta etapa se caracterizó por la especialización de las aplicaciones de la Informática, entre las que destacan las telecomunicaciones, el tratamiento electrónico de la imagen, las bases de datos, la inteligencia artificial.

6.2.2.5. Quinta Generación:

Al aparecer las primeras computadoras, se pensó que las editoriales no resistirían mucho tiempo, pero sucedió todo lo contrario. Al lanzarse al mercado infinidad de nuevos títulos de libros y revistas, y con el auge de los nuevos sistemas de almacenamiento en las computadores, algunos segmentos de la industria editorial dejaron de imprimir en papel para entrar el nuevo mundo del CDROM, los proyectos en los que empezaron a utilizar esta técnica fue en especial a temas referentes a información bibliográfica y enciclopedias.

“Características principales de la Quinta Generación: 1. Mayor velocidad

42


2. Aumenta la capacidad de memoria 3. Multiprocesador 4. Lenguaje Natural 5. Lenguajes de programación 6. Capacidad de traducción entre lenguajes que permitiran la traducción instantánea de lenguajes hablados y escritos 7. La inteligencia artificial recoge en su seno los siguientes aspectos fundamentales: a. Sistema Experto. Un sistema experto es un sofisticado programa de computadora, posee en su memoria y en su estructura una amplia cantidad de saber y, sobre todo, de estrategias para depurarlo y ofrecerlo según los requerimientos, convirtiendo al sistema en un especialista que está programado. b. Lenguaje natural: Consiste en que las computadoras (y sus aplicaciones en robótica ) puedan comunicarse con las personas sin ninguna dificultad de comprensión, ya sea oralmente o por escrito: hablar con las máquinas y que éstas entiendan nuestra lengua y también que se hagan entender en nuestra lengua c. Robótica: Ciencia que se ocupa del estudio, desarrollo y aplicaciones de los robots. Los Robots son dispositivos compuestos de sensores que reciben Datos de Entrada y que están conectados a la Computadora. Esta recibe la información de entrada y ordena al Robot que efectúe una determinada acción y así sucesivamente. Las finalidades de la construcción de Robots radican principalmente 73 Universidad Autónoma de Durango

en su intervención en procesos de fabricación. Ejemplo: pintar en spray, soldar carrocerías de autos, trasladar materiales, etc. d. Reconocimiento de la voz: Las aplicaciones de reconocimiento de la voz tienen como objetivo la captura, por parte de una computadora, de la voz humana, bien para el tratamiento del lenguaje natural o para cualquier otro tipo de función.” 43

Con el lanzamiento de las computadoras personales, se hace más común el uso de las mismas en los hogares, y podemos decir que se convierte en una herramienta casi indispensable para todos.

6.2.2.6. Sexta Generación:

Al hablar de la Sexta Generación , nos referimos a los grandes avances que se han venido dando en los últimos años en lo que respecta a la evolución de las computadoras.

“Internet hace entrada en el mundo doméstico abriendo nuevas alternativas para negocios, comercios y empresas creando lo que se conocería como el bum del punto com, en donde aparecen y desaparecen servidores de Internet en un grado vertiginoso, todos ellos de empresas que buscan un posicionamiento global.

43


Con las computadoras de nivel elemental de esta época y la caída en los costos de las comunicaciones se llegan a crear negocios virtuales cuya única sucursal puede estar en un servidor doméstico y tener presencia mundial.” 44

Gracias a las computadoras y de los avances en relación a ellas hemos alcanzado un nivel de tecnología muy elevado el cual nos ha servido para muchas áreas, como por ejemplo las comunicaciones, la medicina, la educación, etc. La investigación actual dirigida a aumentar la velocidad y capacidad de las computadoras se centra sobre todo en la mejora de la tecnología de los circuitos integrados y en el desarrollo de componentes de conmutación aún más rápidos. Se han construido circuitos integrados a gran escala que contienen varios millones de componentes en un solo chip. Las computadoras se han convertido en la principal herramienta utilizada por el hombre y ya son parte esencial de cada uno de nosotros.

Las computadoras influyen en nuestras vidas todos los días y la tendencia es que esta influencia sea cada vez mayor en el futuro. Continuamente se están desarrollando nuevos productos computacionales, y las herramientas existentes tienen una gran cantidad de nuevos usos y mejoras. El aprendizaje acerca de las computadoras y sus aplicaciones nos ayudará a desenvolvernos efectivamente en la sociedad actual.

6.3. TIPOS DE REDES

44

http://www.tecnotopia.com.mx/computadoras/generacion6.htm 75 Universidad Autónoma de Durango

Años atrás cuando se planteaba el diseño de una nueva aplicación, no se pensaba en la necesidad de incorporar por la red dicha aplicación; actualmente cuando se desea crear un nuevo programa, planificamos la incorporación de las funciones de red, para que ese programa sea competitivo. Así podemos observar la necesidad que se tiene en cualquier organización de acercarnos al mundo de las redes. “La computadora, el teléfono y la televisión han convergido hacia una tecnología digital de acceso sencillo. Junto a esta convergencia ha llegado la capacidad de crear, manipular, almacenar y transferir grandes cantidades de medios digitales por la redes. Las redes han incrementado enormemente su ancho de banda y velocidad para soportar pesados volúmenes de tráfico, que combinados con las nuevas tecnologías como la fibra óptica, retransmisión de tramas y modo de transferencia asíncrono están preparando el camino hacia un sistema de redes de comunicaciones de datos de alta velocidad, fiable y robusto.” 45

Una clasificación de las redes puede hacerse teniendo en cuenta el espacio físico por el que se encuentran distribuidas. De esta forma, puede hablarse de la siguiente

división:

Redes de área local (LAN): Es una red cuyos componentes se encuentran dentro de un mismo área limitada.

45

COX, Nancy y Charles T Manley, Guía de Redes Multimedia, McGrawHill,1ra. Edición, MEXICO,1996, p. 8 76 Universidad Autónoma de Durango

Red de campus: Es una red que abarca varios edificios dentro de un mismo área.

Red Metropolitana (MAN): Es una red que se extiende por varios edificios dentro de una misma ciudad. Poseen un cableado especial de alta velocidad para conectarlas utilizando la red establecida de telefónica.

Red de área extensa (WAN): Es una red que abarca diferentes ciudades e incluso diferentes países.

Red corporativa: Es una red que interconecta todos los equipos de una Organización (empresa), independientemente del lugar en el que se encuentren.

En el nivel más simple, cualquier red consta de dos ó más computadoras que intercambian información; esta puede viajar por cable de fibra óptica, cable coaxial, líneas telefónicas o a través del aire en forma de ondas de radio. “Una topología de red esta relacionada con el hardware que enlaza los dispositivos a la red. La topología lógica refleja el software que controla el encaminamiento de los datos desde los dispositivos de la red. Sin que importe cómo están físicamente las 77 Universidad Autónoma de Durango

computadoras, las redes donde residen tienen una de estas tres topologías básicas: bus lineal, estrella ó anillo.

6.3.1.1. Topología de red de bus lineal

Todas las computadoras están conectadas a un cable central, llamado el "bus" o "backbone". Las redes de bus lineal son de las más fáciles de instalar y son relativamente baratas..” 46

La topología de una red , es el patrón de interconexión entre nodos y servidor, existe tanto la topología lógica (flujo de los datos), como la topología física ( la distribución física del cableado de la red).

Las topologías físicas de red más comunes son: 6.3.1.2. “ Topología de red en estrella

En una red en estrella, todos los dispositivos se conectan a un controlador central, o maestro, toda la información debe viajar hasta el nodo central antes de ser encaminada al dispositivo destino. La ventaja de este tipo de organización es que solamente el nodo central tiene que tomar decisiones de encaminamiento, 46

http://www.vivanco.com.mx/pablo/redes.htm 78 Universidad Autónoma de Durango

reduciendo así la cantidad de software de red requerido en las estaciones finales. La desventaja es que si falla el centro vertebral, todo el tráfico en la red se detiene.” 47

6.3.1.3. “ Topología de red en anillo

Todas las computadoras o nodos están conectados el uno con el otro, formando una cadena o círculo cerrado.” 48

6.4. Internet 6.4.1. Principios de Internet

Internet es una red global de redes de ordenadores cuya finalidad es permitir el intercambio libre de información entre todos sus usuarios.

Los orígenes de Internet hemos de buscarlos en los Estados Unidos en el contexto de la Segunda Guerra Mundial y la posterior Guerra Fría. Durante el citado enfrentamiento bélico, un hombre llamado Vannevar Bush comprendió la necesidad de que el gobierno federal de los Estados Unidos se acercase a las comunidades científica y empresarial para fomentar la investigación tecnológica. 47

COX, Nancy y Charles T Manley, Op, Cit. p. 33,34

48

http://www.vivanco.com.mx/pablo/redes.htm 79 Universidad Autónoma de Durango

“Internet ha supuesto una revolución sin precedentes en el mundo de la informática y de las comunicaciones. Los inventos del telégrafo, teléfono, radio y ordenador sentaron las bases para esta integración de capacidades nunca antes vivida. Internet es a la vez una oportunidad de difusión mundial, un mecanismo de propagación de la información y un medio de colaboración e interacción entre los individuos y sus ordenadores independientemente de su localización geográfica. “ 49

Internet es el medio de enlace entre redes más pequeñas; permite ampliar su cobertura al hacerlas parte de una "red global". Esta red global garantiza la intercomunicación de los diferentes participantes; utilizando el lenguaje común o protocolo 50 se conoce como TCP/IP. Así pues, Internet es la "red de redes" que utiliza TCP/IP como su protocolo de comunicación.

6.4.2. Evolución de Internet

Década de los '60

La corporación RAND, en conjunto con el Instituto de Massachusetts de Tecnología y la Universidad de California en los Angeles, desarrollaron en 1960 la tecnología del TCP/IP (Transport Control Protocol y el Internet Protocol) para el Departamento de Defensa de los Estados Unidos.

49 50

http://www.ati.es/DOCS/internet/histint/histint1.html Un protocolo es el lenguaje que utilizan las computadoras al compartir recursos 80 Universidad Autónoma de Durango

Década de los '70

A finales de los 70s, TCP/IP comenzó a ser el protocolo oficial usado en Internet. “La principal característica de este sistema era, la existencia de enlaces entre redes y ordenadores, capaces no sólo de transmitir información a alta velocidad, sino de redirigirla automáticamente por otra vía en el caso de que algún eslabón estuviera dañado o inoperante. Con el tiempo, a medida que la ARPANET 51 se iban incorporando nuevas redes académicas y privadas, y no sólo de EE.UU., sino también de otros países, la primitiva función defensiva se fue diluyendo en un flujo de información mucho más amplio que abarcaba usos científicos, comerciales y particulares, convirtiéndose en lo que conocemos por Internet. ” 52

Década de los '80

En los 80s, la Fundación Nacional de Ciencia de los E.U. reemplazó ARPANET con una red 53 de alta velocidad. Esta es la red que actualmente sirve como enlace principal (backbone) 54 para la actual Internet.

Década de los '90 51

Agencia de Proyectos de Investigación Avanzados http://medranocalumbia.galeon.com/#Internet

52

53

Redes: grupos de hardware y software de comunicación dedicados a la administración de la comunicación a otras redes. Todas las redes tienen conexiones de alta velocidad para dos o más redes. 54 Backbones: Líneas de comunicación de alta velocidad y ancho de banda que unen hosts o redes. 81 Universidad Autónoma de Durango

En la actualidad, Internet tiene varios millones de computadoras conectadas a nivel mundial. El desarrollo de otros protocolos y otras tecnologías, como el World Wide Web, ha contribuido a éste crecimiento.

6.4.3. Organismos relacionados a Internet.

En Internet no existe una empresa o institución que se encargue de forma global de la operación y explotación de la red, ese es un tema del que se ocupa el administrador de cada subred.

Fue hasta el año de 1992 cuando se fundó una sociedad que regularía su labor mediante la elaboración de recomendaciones para todos las empresas ó usuarios que manejen Internet, esta organización es conocida como Sociedad Internet o ISOC (Internet Society).

“Existen tres grupos que tienen un papel muy importante en la organización de Internet, el Internet Architecture Boar (IAB) que son los que controlan los estándares de comunicaciones entre las diferentes plataformas para que puedan 82 Universidad Autónoma de Durango

funcionar las máquinas y sistemas operativos de diferentes fabricantes sin ningún problema, este grupo es responsable de como se asignan las direcciones y otros recursos de la red. El NIC (Network Information Center) es el grupo encargado de asignar las direcciones y dominios a los solicitantes que desean conectarse a Internet. “ 55

Uno de los grupos más importante es el Internet Task Force (IETF): se encarga del desarrollo y la ingeniería de los protocolos de Internet, además los usuarios de Internet pueden expresar sus opiniones sobre cómo se deben implementar soluciones a los problemas operacionales que van surgiendo y como debe cooperar los usuarios para lograrlo.

El grupo IESG Internet Engineering Steering Group ratifica o corrige estándares propuestos por la IETF.

IANA Internet Assigned Numbers Authority ,mantienen registros de diversos nombres y números asignados a organizaciones. Es financiado por ICANN (Internet Corporation for Assigned Names and Numbers).

6.4.4. Protocolos que se manejan en Internet

55

http://www.computec.net/html/hisint.html 83 Universidad Autónoma de Durango

Un protocolo es una serie de reglas que indican como debe ocurrir una comunicación entre dos computadoras de una red.

6.4.4.1. HTTP (Hyper Text Transport Protocol).

Es el protocolo utilizado para transmitir las páginas web escritas en lenguaje de marcas de hipertexto HTML ("Hyper Text Markup Languaje")

6.4.4.2. FTP (File Transfer Protocol).

“El objetivo principal de este protocolo son varios puntos, promover el compartir archivos entre computadoras (programas y/o datos), alentar al uso remoto de las computadoras, y transferir datos de una forma segura y optima por computadora. FTP mas que para ser usado por un usuario directamente es para que los programas lo usen entre ellos para comunicarse. “ 56

6.4.4.3. TCP / IP (Transmisión Control Protocol/Internet Protocol).

“El TCP/IP es un conjunto de protocolos de comunicación, es decir de convenciones particulares, creadas para permitir la colaboración y la partición de recursos entre más ordenadores conectados entre sí en la que está definida como red o network.” 57

56 57

http://www.cybercursos.net/cursosonline/protocolos.htm#FTP http://www.cybercursos.net/cursosonline/protocolos.htm#TCP/IP 84 Universidad Autónoma de Durango

El TCP/IP esta conformado por un modelo de cuatro capas: física, red, transporte y aplicación.

6.4.4.3.1. Organización de capas:

58

“ Nivel de Aplicación. Proporciona una comunicación entre procesos o aplicaciones en sistemas distintos. Además se ocupa de las necesidades de presentación y sesión. En realidad es un conjunto de protocolos como TELNET, FTP, HTTP, SMTP y SNMP.

Nivel de transporte. Se establece en este nivel una comunicación extremoa extremo en la que se realiza un control del flujo de información seguro.

Nivel de Internet. Este nivel se encarga de conectar equipos que están en redes

58

http://www.it.uniovi.es/material/telecomunicacion/arss/Tema9.pdf#search='modelo%20tcp%2Fip' 85 Universidad Autónoma de Durango

diferentes.

Nivel de acceso a la red. Es el nivel más bajo y la que se relaciona más directamente con el hardware. Este nivel es el responsable del intercambio de datos entre dos sistemas conectados a una misma red. Controla el interfaz de acceso entre el sistema final y la subred de comunicaciones. 59

6.5. INTRANET

Intranet es la red, que aprovecha el uso de la red de Internet para fines privados, ó bien, para fines particulares de la empresa como lo es en este caso; aquí los usuarios de esta red sólo tienen acceso a aquella información a la cual están previamente autorizados, cualquier sitio al que intenten ingresar sin estar previamente identificados ó estar conectados a la red empresarial, les será denegado.

59

http://www.it.uniovi.es/material/telecomunicacion/arss/Tema9.pdf#search='modelo%20tcp%2Fip' 86 Universidad Autónoma de Durango

La idea de instalar Intranet dentro de la organización debe realizarse de una forma que resulte transparente para el usuario, pudiendo éste acceder de forma individual a todo el conjunto de recursos informativos de la organización, con un mínimo costo, tiempo y esfuerzo.

Los factores que están influyendo poderosamente en el despegue de Intranet pueden resumirse como sigue:

1. Costo accesible 2. Fácil adaptación y configuración a la infraestructura tecnológica de la organización 3. Adaptación a las necesidades de diferentes niveles: empresa, departamento 6. Posibilidad de integración con las bases de datos internas de la organización 7. Rápida formación del personal

“Según IBM, una red Intranet permite, con el menor costo posible, garantizar la perdurabilidad de las aplicaciones existentes, incrementar la productividad gracias a la circulación optimizada de las informaciones y modificar la percepción de la informática de todos los colaboradores de la empresa, que se convierten en miembros activos de una red cooperativa.” 60

6.5.1. Seguridad en la Intranet

60

http://bartok.leon.uia.mx/intranets/archivos/tesis.intranet.uia.pdf 87 Universidad Autónoma de Durango

Con la evolución que cada día sufren los sistemas de computación, su fácil manejo e innumerables funciones que nos ofrece, se puede decir que igualmente se ha incrementado el número de usuarios que trabajamos con computadoras, no sin antes destacar el Internet; una vía de comunicación efectiva y eficaz, donde nos une a todos por medio de una computadora.

Cada vez mas los Sistemas de Información se incorporan a todas las empresas, y estas dependen mas del uso de las intranets, y su incorporación a WWW es inminente por eso asegurar su información se vuelve pieza clave en su planeación estratégica para asegurar que su información no caiga en manos inadecuadas, se necesita personal comprometido con la empresa, que sea pieza clave en el aseguramiento de la información, por tal razón se necesitan políticas y procedimientos de seguridad claros y fáciles de comprender e implementar, es otro compromiso que adquieren los administradores de red.

“Cualquier Intranet es vulnerable a los ataques de personas que tengan el propósito de destruir o robar datos empresariales. La naturaleza sin límites de Internet y los protocolos TCP/IP exponen a una empresa a este tipo de ataques. Las Intranets requieren varias medidas de seguridad, incluyendo las combinaciones de hardware y software que proporcionan el control del tráfico; la encripción y las contraseñas para validar usuarios; las herramientas del software para evitar y curar de virus, bloquear sitios indeseables, y controlar el tráfico.


El término genérico usado para denominar a una línea de defensa contra intrusos es firewall 61 . Un firewall es una combinación de hardware / software que controla el tipo de servicios permitidos hacia o desde la Intranet.

Una manera de asegurarse de que las personas impropias o los datos erróneos no pueden acceder a la Intranet es usar un enrutador para filtrar. Este es un tipo especial de enrutador que examina la dirección IP y la información de cabecera de cada paquete que entra en la Intranet, y sólo permite el acceso a aquellos paquetes que tengan direcciones u otros datos, como email, que el administrador del sistema ha decidido previamente que pueden acceder a la Intranet.

Los enrutadores para filtrar, algunas veces denominados enrutadores de selección, son la primera línea de defensa contra ataques a la Intranet. Los enrutadores para filtrar examinan cada paquete que se mueve entre redes en una Intranet. Un administrador de Intranets establece las reglas que utilizan los enrutadores para tomar decisiones sobre qué paquetes deberían admitir o denegar.” 62

El proponer la instalación de un Firewall para proteger la Intranet se presentó porque se desea evitar que entren intrusos y salga información secreta. El Firewall puede ser un software, hardware o una combinación de ambos.

Existen varios módulos que componen el sistema Firewall:

61

Un firewall es una combinación de hardware / software que controla el tipo de servicios permitidos hacia o desde la Intranet 62 http://www.ilustrados.com/publicaciones/EpyVZEuAlEOWFWNPWt.php#SEGURIDAD 89 Universidad Autónoma de Durango

a. “Módulo de inspección, Este módulo guarda y actualiza el estado y contexto de la información de los paquetes y guarda la información en tablas dinámicas de conexiones b. Módulo del Firewall, este módulo brinda el control de acceso para tener autentificación por cliente, usuario y por sesión y además de proveer el "network ardes translation", el cual reemplaza las direcciones de origen y destino del paquete en la red. c. Módulo de manejo, provee la interfaz gráfica para el usuario en donde el administrador del Firewall representará de manera sencilla las políticas de seguridad de la empresa. Desde aquí se controlan los diferentes Firewalls con sus salidas respectivas. d. Módulo de encripción, este módulo es uno de los medios de protección que se tienen para la información, en Internet la información esta muy libre, para evitar este tipo de inseguridad en la información se utiliza la encriptación. “ 63

La frase de la información da poder, cada vez se acentúa más en nuestra sociedad, por eso debemos tener un claro manejo de la información, de esta manera cuidaremos nuestro capital más importante: la información de nuestras

empresas.

63

http://www.monografias.com/trabajos16/tecnologiasinformacion/tecnologias informacion.shtml#FIREW 90 Universidad Autónoma de Durango

7. INFORMATICA EN MEXICO

La Informática es sin duda la disciplina que mayor progreso ha registrado en los últimos años y en forma acelerada. Se aplica a todas las disciplinas del conocimiento, de allí viene la importancia que tiene por ser parte elemental en el buen funcionamiento de la organización de un país.

Sabemos que la Informática es una de las ciencias que ha tenido uno de los avances más acelerados que jamás se hayan registrado, avanza muy rápido, que 91 Universidad Autónoma de Durango

en países como el nuestro es importantísimo contar con personal para que se mantenga al tanto de los últimos cambios.

En los últimos años las empresas han visto que cada día hay mayor competencia; actualmente la mentalidad competitiva es un requisito indispensable para que todas las organizaciones alcancen los siguientes objetivos: supervivencia, crecimiento y utilidad.

“La generación de la riqueza en la actualidad tiene que ver con otras maneras de proceder. Además de la importancia de la acumulación de capital y de la tecnología productiva, lo que en verdad se convierte en algo decisivo es saber qué quieren los clientes, qué hacen los competidores, dónde y a quién se puede comprar y vender en mejores condiciones, qué cambios legislativos pueden afectar a la empresa o a un sector.” 64

Las empresas mexicanas tienen la necesidad de ser cada día más competitivas y tratan de lograr la mejora continua de sus productos y procesos a través de la generación de procesos de aprendizaje y la acumulación de conocimientos tecnológicos.

La tecnología como agente de cambio, se ha convertido en un factor decisivo en el éxito del desempeño de las organizaciones y es una de las ventajas competitivas 64

http://www.monografias.com/trabajos15/nvastecnologias/nvastecnologias.shtml#IMPORTANC 92 Universidad Autónoma de Durango

más efectivas. "Desde el momento en que el conocimiento tecnológico pasó a ser la nueva ventaja competitiva de las empresas, el desarrollo de capacidades de acumulación e innovación tecnológica representa el principal reto (de éstas) en su intento por mantenerse como actores del desarrollo industrial" 65

Debido a los grandes cambios que ha habido en tecnologías de información se dice que estamos en un tipo de sociedad llamada Sociedad de la Información ó Sociedad de Conocimiento, la cual va a reemplazar los modelos socioeconómicos precedentes, la sociedad agraria y la sociedad industrial.

8. PROPUESTA

Como resultado de la creciente demanda de los servicios y productos de información tanto internos como externos, se detectó la necesidad de ofrecer la información, directamente a los empleados y directivos de Coppel, en sus sitios de trabajo, con un acceso exclusivo para ellos. Esta necesidad real sentida por los empleados, es la base para proponer el diseño y construcción de una Intranet, que es la tecnología que permite esa posibilidad.

65

Villavicencio, Daniel. "La pequeña y mediana empresa innovadora" en Comercio Exterior, Banco Nacional de Comercio Exterior, S.N.C. Vol.44, núm.9 México, Septiembre de1994 93 Universidad Autónoma de Durango

"Una Intranet es una red privada de computadoras desarrollada con tecnologías de Internet tales como los navegadores, programas gestores de correo electrónico a la vez que utiliza los mismos protocolos y estándares abiertos que permiten que computadoras de diferentes tipos y fabricantes se puedan comunicar entre ellos. Así como Internet es una gran plaza pública donde todo el mundo participa en la Web a través de conferencias, grupos de noticias o simplemente teniendo acceso a la información editada en formato HTML (lenguaje que se utiliza para publicar páginas Web en Internet), la Intranet es un club privado al que acceden tan solo los miembros de la compañía." 66 Las definiciones de Intranet varían, sin embargo en la que aparece a continuación, abarca los factores en que se va a basar ésta propuesta:

Una Intranet es un sistema de información interna basado en la tecnología de Internet, servicios de Web, protocolos de comunicación de TCP/IP y HTTP, y editores. Esto es una red privada corporativa que utiliza productos y tecnologías de Internet. Las Intranets están, ya sea protegidas por usuarios externos de Internet a través de "firewalls", o sencillamente no están conectados del todo con el mundo externo y por lo tanto no son accesibles a los usuarios de Internet o a los que recogen estadísticas de Internet.

Está compuesta por una colección de computadoras y redes dentro de una organización (puede abarcar algo más global) que permiten la conexión de los

66

http://www.monografias.com 94 Universidad Autónoma de Durango

miembros de la organización y/o empleados a una variedad de servicios, recursos e información de cómputo. Se necesita una serie de conversiones y herramientas comunes para darle la apariencia de una única gran red aunque las computadoras que están conectadas entre sí utilicen muchas plataformas de equipo y programas diferentes.

La Intranet permitirá a los usuarios de la empresa, consultar la información interna, como las circulares, las decisiones, organigramas organizacionales, los diferentes reportes de Indicadores, e información que sirve de apoyo a sus funciones. “Una intranet puede tener miles de usuarios en diferentes localizaciones aún así sigue siendo privada” 67

La Intranet, como una red privada de comunicaciones, basada en TCP/IP 68 y tecnologías de "Web Site”; le dará a los empleados y directivos de Coppel, S.A. de C.V. un acceso rápido, pertinente, ágil y oportuno a información, sin desplazarse de su lugar de trabajo.

67

http://bartok.leon.uia.mx/intranets/archivos/tesis.intranet.uia.pdf

68

Transmission Control Protocol/Internet Protocol (Protocolo de Control de Transmisión/Protocolo Internet)


Coppel, ya cuenta con la tecnología de Internet, la diferencia entre ésta y una Intranet es que la información en esta última es de acceso confidencial y restringido; ambas usan el concepto de red como forma de integrar la información, en un todo coordinado; una Intranet permite el acceso a recursos de información digital, puede incluir una variedad de servicios, se usa para organizar y dar acceso a información de interés para un grupo de usuarios específicos, a un costo mínimo de tiempo y esfuerzo, lo que la hace productiva, eficiente, puntual y competitiva.

8.1. Beneficios

La empresa se beneficiará con el diseño de una Intranet debido a las funciones que desempeñará: ·

Apoyar en la organización y operación de las estructuras de información.


·

Proporcionar al personal una herramienta de tecnología abierta, experimental y fiable, con una gran capacidad, variedad de aplicaciones.

·

Aumentar la productividad de sus funciones.

·

Ahorro económico.

·

Información actualizada, reciente.

·

Mejorar la comunicación entre empleados y directivos.

·

Ganar competitividad tecnológica al adquirir independencia de plataforma tecnológica.

·

Tener productos y servicios más especializados de acceso a todo el personal.

·

Lograr un alto grado de satisfacción del personal, al ampliar las facilidades y variabilidad de los servicios y productos de información de la empresa.

·

Mejorar el clima organizacional

·

Tendrá como resultado una mayor autonomía y eficacia de los directivos y empleados de la organización.

·

Reducción de recursos humanos, de tiempo, materiales y demás necesarios para la preparación de comunicaciones en el formato tradicional papel y la terminación de la logística involucrada en su distribución, con frecuencia amortizan la inversión en menos de un año.

·

No se entorpece la labor de otros compañeros. Cuando por algún motivo, se nos encomienda un trabajo que excede nuestros conocimientos, solemos acudir a aquel compañero que sí domina esa materia para que nos 97 Universidad Autónoma de Durango

ilustre. El problema radica en que, de esta manera, somos nosotros los que entorpecemos su labor. La Intranet puede ser una solución a ese freno: los tutoriales son un buen medio para adquirir conocimientos rápidamente. ·

Disponibilidad de videos para capacitación a través de la Intranet.

·

Compartir aplicaciones a través de la Intranet: varias personas puedan ver una presentación por "Power Point" al mismo tiempo desde sus estaciones de trabajo.

·

Optimiza la información unificándola y facilitando su tratamiento.

·

Está activa las 24 horas del día, siete días a la semana.

·

Es una herramienta de grupo.

8.2. Aplicaciones Y las aplicaciones que tendrá son: ·

Transferencia de información entre oficinas y funcionarios.

·

Crear datos y elaborar información de parte todo el personal.


·

Explotar los recursos técnicos y las fuentes de información internas y externas.

8.3. Las ventajas que a corto plazo representará el diseño de la Intranet son las siguientes:

1. Todo el personal tendrá disponible la circular, indicadores, y las decisiones de manera inmediata. 2. Se eliminarán las impresiones de los Indicadores y de las decisiones. 3. Evitaremos gastos y se agilizará el tiempo de entrega de esta información a otras ciudades y a todos los departamentos. 4. Digitalización de los manuales operativos y técnicos de cada departamento; es necesario estar actualizándolos para cuando se necesiten estén al día. 5. Acostumbrar al personal a checar las circulares y demás información por medio de la computadora y no mediante un papel. 6. No habrá gastos extremos ya que afortunadamente en todas las tiendas hay computadoras en las cuales podemos poner un acceso directo a la dirección de esta Intranet, 7. Todos estos servicios que hasta hoy venimos manejando, será mucho más rápido el tener acceso a ellos, y sobre todo contribuirá en disminuir el gasto que estos servicios ocasionan, y nos permitirá desarrollar nuestro trabajo mas rápidamente.


8. Incrementar la eficacia organizacional a través comunicaciones más efectivas,

información

de

mayor

disponibilidad

y

colaboración

interdepartamental 9. Entregar información actualizada de manera rápida y costo eficiente a toda la base de usuarios 10. Al proveer información instantánea y segura en formato electrónico, se elimina el tiempo y costo asociado a la publicación, duplicación y distribución asociados a la documentación en papel. 11. Al darle a los empleados la posibilidad de accesar a tiempo, a la información crítica, esta tecnología mejora el proceso de toma de decisiones. Es posible organizar y mantener información centralizada o distribuida según se requiera o se facilite para la obtención y actualización. 12. Pone información vital al alcance de todos los empleados con acceso a ella 13. Los funcionarios tienen acceso a información para cumplir sus tareas; para ejecutar una política orquestada por parte de la institución 14. Eliminar el envío de circulares a todas las ciudades de la Republica Mexicana. 15. Agilizar la distribución de las decisiones, porque es necesario que cada tienda cuente con una carpeta con las decisiones actualizadas. 16. Evitar el gasto en la impresión de cada uno de los documentos mencionados anteriormente.


17. La eliminación del envío de los Indicadores 69 tanto de ventas, auditorias, productividad de los vendedores de tiendas 70 , faltantes en tiendas, recuperado en cartera, ventas de seguros de vida, muebles de exhibición. 18. Disminuir el gasto en papelería (hojas blancas, toner para impresora, grapas, folders) 19. Disminuir el gasto en envío de paquetería 20. Evitar impresiones de los calendarios de ActividadesCoppel para todo el personal 21. No se imprimirían infinidad de veces cada una de las decisiones que se manejan en cada departamento (ya que esto se envía a todos los departamentos que forman parte de esta empresa) 22. Incluir los accesos a diferentes sistemas que se manejan en general en todos los departamentos, como por ejemplo el sistema de peticiones a sistemas, el sistema de la consulta de los indicadores. 23. Evitar la impresión de los manuales de operativos de cada departamento que integra esta empresa, ya que estos se envían a todas las tiendas de cada ciudad. 24. Disminuir el tiempo que se dedica a estas actividades. 25. Modernizar los procesos administrativos.

69

Documentos que explican detalladamente cual ha sido el total de las ventas por tienda, por día, por ciudad, en cuales tiendas hay faltantes una vez que se han realizado los inventarios. 70 Son reportes que se generan para saber cual empleado va a obtener incentivos por haber tenido más ventas, y cual empleado es el que se ha ganado el incentivo por la venta de seguros de vida. 101 Universidad Autónoma de Durango

8.4. Acuerdos y resultados intermedios

Con el propósito de dejar establecidos cuales serán los acuerdos y resultados

intermedios y finales, los detallo a continuación:

1. El primer punto a desarrollar será la digitalización de todas las circulares, con esto me refiero, a proceder a la captura de todas las circulares, y de esta forma poder convertirlas al formato para Internet.

2. Digitalización de los Indicadores, o bien, buscar la información sobre el formato en que se generan estos archivos, desde programas hasta la captura de los mismos.

3. Digitalización de las decisiones de cada uno de los encargados de departamentos hasta dirección.

4. Implementar un Directorio Electrónico COPPEL

5. Calendario Coppel Digitalizado

6. Digitalizar los manuales de procesos de todos los departamentos

7. Incluir el organigrama de cada departamento 102 Universidad Autónoma de Durango

8. Incorporar el sistema de pendientes a la Intranet para que cada departamento este actualizando sus pendientes

9. Para efectos de hacer más amena la visita a la Intranet, se incluirá un apartado donde todo el personal pueda consultar algunas reflexiones, fotos de la empresa, notas relevantes de algunas revistas científicas, y toda clase de documentos que el personal puede enviar para que se incluya en esta sección.

10. Los avances de dicho proyecto se estarán presentando cada 10 días previa cita. Para efecto de que si existe alguna inconformidad, se tenga el tiempo suficiente para seguir con los avances de la semana siguiente y poder corregir los cambios necesarios que vayan surgiendo con el paso del desarrollo del nuevo servicio.

Como

resultados

intermedios

obtendremos

una

serie

de

archivos

correspondientes a cada una de las decisiones que se han circulado desde los inicios de esta empresa. Así como también, obtendremos la reducción de impresión de los Indicadores, ya que se deberán generar en un formato que favorezca su publicación en la Intranet; y por último en este primer proceso de servicio podremos empezar a generar las circulares digitalizadas a fin de generar menos gastos en la impresión y distribución de las mismas por cada una de las tiendas. 103 Universidad Autónoma de Durango

En los primeros puntos que se trataron sobre esta propuesta de servicios, nos enfocamos solamente a la disminución de los costos en distribución y fotocopiado de las circulares, indicadores y manuales que se proporcionan a los empleados de esta empresa, sin embargo, con el recorrido y las entrevistas que he tenido con algunas personas ó con quienes he comentado sobre este trabajo, veo que hay mucho por donde hacer crecer la Intranet.

Cada uno de lo departamentos necesita tener un medio expedito para poder informar, difundir ó hacer llegar boletines, procedimientos, formularios, calendarios proyectos, aprobaciones, autorizaciones, modificaciones, planificaciones, etc. El medio generalmente utilizado es el escrito “papel” pero naturalmente las necesidades varían por departamento. Por lo tanto, se desarrollaran procedimientos de creación y actualización de los contenidos, así como un formato para cada tipo de información.

Para cada uno de los departamentos se creará un apartado que le facilite el trabajo con el personal que integra la empresa, es decir, para el departamento de Recursos Humanos las funciones que se incluirán en la Intranet son las siguientes:

§ Proveer una manera fácil y atractiva para los empleados para localizar, accesar y entender los deberes, obligaciones, derechos y beneficios, procedimientos y políticas. 104 Universidad Autónoma de Durango

§ Facilitar a los empleados la inscripción a los diferentes programas y beneficios. § Mantener a los empleados sobre su compañía su segundo hogar, donde transcurre más del 80% de su tiempo. § Centralizar las hojas de vida y registros de empleados. § Publicación de boletines y periódicos de empresa. § Informar sobre eventos y fechas importantes. § Clasificados internos. § Facilitar la conformación de grupos de interés no laborales (deportes, aficiones, etc.) en beneficio del clima organizacional. § Se incluirá el documento en el que se puede consultar cuantos días de vacaciones corresponden a los empleados por antigüedad. § Otros aspectos que se pueden incluir son: Solicitudes de vacaciones, maternidad y enfermedades, cambios de áreas, evaluaciones, encuestas. § Incluir información sobre programa de becas § Y también manuales de capacitación por departamento.

Tradicionalmente la información de Recursos Humanos se ha distribuido su información en papel, siendo costoso de mantener actualizado. Los empleados mismos encuentran dificultades para mantenerse al día para acogerse a beneficios y ventajas que brindan, el Fondo de Empleados, el Seguro Médico, etc. El personal de Recursos Humanos gasta mucho tiempo explicando individual y rutinariamente las mismas dudas una y otra vez.


Si Recursos Humanos mantiene un sitio actualizado, los empleados tendrán información a la mano utilizando un browser estándar para buscar y encontrar la información específica que buscan de manera rápida.

Para las áreas administrativas y operativas la información que se desea incluir es: ·

Políticas y procedimientos de los departamentos

·

Manuales de procedimientos

·

Información general de la empresa

·

Estados financieros

También se usará para eliminar procesos que requieren de un alto nivel de comunicaciones y colaboración entre personas, especialmente si se encuentran geográficamente dispersos; procesos que dependan de personas buscando o solicitando información o productos como son: Manuales de referencia, Sistemas de requisición interna, Ordenes de compra o envío, todo esto se puede crear mediante formatos que se diseñen en la Intranet y que por medio de correo electrónico se envíen a la persona indicada, y así poder evitar la pérdida de tiempo, ó el gasto en llamadas telefónicas.


8.5. Recomendaciones

Para obtener el resultado deseado al instalar la Intranet, mencionamos las siguientes recomendaciones:

1. Definir un día en el que todo el personal que desee publicar información lo envíen a la persona encargada, y que si no se envía en ese día en especial, se deje para la próxima circular. 2. Que los documentos que se envíen ya vengan con la ortografía corregida porque eso es otra perdida de tiempo 3. Cuando se envíen documentos en formato de Excel que esas tablas se envíen como imagen, porque al tratar de acomodarlas se modifican los formatos y es más difícil el acomodo del documento. 4. Eliminar el paso de entregársela al Gerente de División para que la verifique, porque hay ocasiones en que este documento esta disponible hasta el miércoles por la tarde, debido a las múltiples ocupaciones que tiene el gerente y le da prioridad a otros pendientes. Y se supone que cada departamento que envía información para publicar corre con la responsabilidad de la veracidad de lo que publicará. 107 Universidad Autónoma de Durango

5. Se debe buscar del papel más económico para la impresión de este tipo de documento. 6. Para evitar confusiones al tratar de hacer llegar el documento al departamento de fotocopiado, es necesario se evite el enviar este archivo al Gerente de Suministros y luego este a la persona encargada del fotocopiado, lo mejor es que ese documento se le haga llegar directamente el departamento de copiado y así se perderá menos tiempo en la recepción.

8.6. Etapas de Implantación:

Para implementar una Intranet se necesitan dos componentes básicos: Software y Hardware

8.6.1. Software mínimo

o Navegadores "Web Site" o Editores y Herramientas HTML o Aplicaciones auxiliares de navegador "Web Site"

El software para el navegador, consiste en un programa que permite la comunicación dentro de la red, y el acceso de los usuarios a las páginas que se 108 Universidad Autónoma de Durango

tienen.

8.6.2. Hardware mínimo

Hardware mínimo necesario para el servidor 71 ·

PC Pentium, 32 MB RAM, 1 GB en disco duro con velocidad 333

·

PC 48666 16 MB RAM, 200 Mb libres en disco duro y Windows95

·

CD ROM de 36 X

·

Al menos dos procesadores Pentium II de 266 Mhz.

·

Memoria de 64 MB RAM.

·

Capacidad de almacenamiento de al menos 8 GB ROM. Es necesario implementar una solución que dé capacidades de continuar con el sistema a pesar de las fallas que se puedan presentar.

·

El sistema operativo puede ser Windows 2000 ó Linux Mandrake Ver. 9.1

·

Dos tarjetas de red.

71

El servidor es un equipo de cómputo que tiene las capacidades de soportar todas las aplicaciones que en él se instalan, de tal forma que los usuarios puedan utilizar sus recursos de una forma ágil y segura. 109 Universidad Autónoma de Durango

·

Monitor Super VGA.

·

Mouse.

·

Una unidad de UPS, con la finalidad de mantener el equipo activo aún con un corte de fluido eléctrico.

·

Las estaciones de trabajo, serán las que se tienen en tienda, así nos ahorraremos el gasto de una computadora extra para cada tienda para el uso de la Intranet.

Nota: La mayoría de todos estos requisitos mínimos para la implementación de una Intranet, por lo pronto no generarán gastos extras para la empresa, porque se cuenta con un stock de servidores, computadoras, mouse; los cuales nos serán proporcionados para llevar a cabo dicha propuesta.

8.7. Actividades para implantación

Las distintas actividades que se harán para implementar la Intranet son las siguientes: ·

Instalación y configuración del sistema operativo Windows NT

·

Capacitación al personal para el diseño de páginas Web

·

Conexión de terminales

·

Interconexión con la red estructurada de Coppel

·

Definición de direcciones 110 Universidad Autónoma de Durango

·

Asignación de permisos

·

Instalación de bases de datos

·

Transformación de bases de datos

·

Diseño de páginas "Web Site".

·

Desarrollo de aplicaciones para brindar y controlar los servicios y productos dirigidos al usuario final

El mantenimiento de la Intranet y equipos de comunicación de red, estará a cargo del personal de Sistemas Internet, que velarán por el buen desempeño en todo momento de la red de usuarios.

8.8. Sistemas de ayuda para la organización

La Intranet tendrá un carácter informal para así obtener mayores probabilidades de triunfo. Los principales factores motivadores serán obviamente los contenidos actualizados regularmente y participaran activamente los propios empleados; se llevarán a cabo promociones internas que permitan a los empleados enviar fotografías de sus departamentos, pensamientos, chistes, e información científica que consideren interesante que todo el personal pueda leer.

La Intranet estará abierta al cambio y en ningún caso será un elemento estático. 111 Universidad Autónoma de Durango

8.9. Programa de Trabajo

El programa de trabajo al que nos ajustaremos para terminar este nuevo servicio lo más pronto posible quedará como sigue:


Evaluar sistem as y definir requisitos de usuario (Total 47 horas) Actividad

Tiem po estim ado

Evaluación de sistemas

10 horas

Descripción Determinar como se integrarán estos sistemas dentro de la Intranet. Algunos aspectos a analizar son: permisos de usuario Directorios públicos y servidores de red.

Requisitos de usuario

10 horas

Requisitos de contenido

10 horas

¿Qué ganarán los usuarios? ¿Cuáles son sus necesidades? ¿Qué problema solucionaremos al construir la Intranet? Definir cual será la información que se publicará en la Intranet, para satisfacer las necesidades de los usuarios. Clasificar la información para determinados usuarios y determinar con cual tipo de información se necesitará información para acceder a ella.

Requisitos de sistema

6 horas

¿Qué tipo de sistema operativo soportará el proyecto? ¿Cuál navegador será implantado?

Definir funcionalidad

3 horas

Los usuarios deberán poder enviar sugerencias y comentarios a través de un formulario. Publicar la información rápidamente.

Desarrollar Plan del Nuevo Proyecto

8 horas

Diseñar un plan en el que se fijen los objetivos del proyecto. Detallar el contenido de usuario Definir horarios de trabajo

Tabla # 4 "Evaluación de sistemas "


Presentación para el Usuario (Total 25 horas)

Actividad

Tiem po Estim ado

Descripción

Fijar ligas a la inform ación

5 horas

Determ inar las principales ligas a la inform ación

Diseño de presentación del sitio Web

10 horas Diseñar la apariencia de la Intranet

Creación de form ularios para envíos de sugerencias y com entarios

Perm itir a los usuarios, tener com unicación 10 horas con otros departam entos por medio de un form ulario de com entarios.

Tabla 5. Presentación para el Usuario


Diseño de la interfaz del Sitio Web (Intranet) (Total 137 horas)

Actividad

Descripción

Tiem po Estim ado

Definir cam bios a realizar

6 horas

Evaluar las sugerencias y com entarios que se vayan recibiendo conform e esta instalada la Intranet

Reuniones periódicas con los equipos involucrados en la Intranet

2 horas

Retroalim entar a cada uno de los departam entos que participan en el desarrollo y m antenim iento de la Intranet, para que cada uno de ellos aporte nuevas ideas, y la Intranet sea m ás funcional.

Determ inar el im pacto de la Intranet

4 horas

Conocer la problem ática de resistencia al cam bio

Seleccionar las herram ientas de desarrollo

5 horas

Definir el editor de Htm l que se utilizará Seleccionar el tipo de lenguaje que se utilizará para la program ación dinám ica

Diseño de plantillas de Htm l

12 horas Elegir un estilo de plantilla que se utilizará para el diseño de la Intranet

Desarrollo de páginas

48 horas Creación de los archivos que darán el servicio a todos los usuario que decidan utilizar la Intranet para consultar la inform ación

Pruebas de funcionalidad

60 horas Cuando ya este diseñada la Intranet y se encuentre en funcionam iento, se harán pruebas de funcionalidad; para hacer los cam bios necesarios en caso de que los haya.

Tabla 6. Diseño de la Interfaz del sitio Web


Integración de inform ación al sitio Web (Total 100 horas)

Actividad

Tiem po Estim ado

Descripción

Determ inar que tipo de inform ación se va a incluir en la intranet.

15 horas Definir el contenido específico que será convertido a htm l

Estandarización de inform ación

30 horas Seleccionar la form a en que se prefiere que aparezca la inform ación en el sitio Web. Definir el color de las ligas que se desean utilizar en el sitio Definir el tam año de las im ágenes que se vayan a desplegar en el sitio.

Conversión de contenido

30 horas Toda la inform ación con la que se cuenta es necesario convertirla a un form ato que sea com patible con htm l, es decir, actualm ente se cuenta con una gran cantidad de circulares, decisiones; que hace m uchos años fueron escritas a m áquina de escribir, y que actualm ente no se cuenta con esa inform ación en archivos, entonces es necesario transcribirlos para poder disponer de esa inform ación en la intranet.

Realización de pruebas de contenido

25 horas Una vez que ya se cuenta con la inform ación en un formato disponible para el sitio Web, es necesario se cheque para verificar los posibles errores que se puedan tener.

Tabla 7. Integración de información al sitio Web


Pruebas de Intranet (24 horas)

Actividad

Tiempo Estimado

Descripción

Pruebas de las páginas

10 horas Realizar pruebas de páginas individualmente

Pruebas de ligas

10 horas Realizar pruebas de las ligas incluidas en el sitio

Pruebas de usuarios

4 horas

Seleccionar un determinado número de usuarios para que empiecen a trabajar con el sitio y ver si les marca algún error, para corregirlo antes de dar a conocer el nuevo sitio.

Tabla 8. Pruebas del funcionamiento del sitio de Intranet

Presentación de la Intranet ante los usuarios (40 horas) Actividad

Tiem po Estim ado

Descripción

Determ inar los usuarios y plazos para em pezar a trabajar en el Web

15 horas Definir el orden en que los usuarios em pezarán a utilizar el sistem a.

Prom oción interna en la em presa

25 horas Prom ocionar el sitio para todos los usuarios con m otivo de su lanzam iento.

Tabla 9. Presentación


Una vez ya instalado tanto el Hardware y Software que integrarán la Intranet, podremos ver cual será el diseño de este sitio, y quedará como se muestra a continuación:

Ejemplo Ilustrativo de diseño

Fig. 3

Podemos observar que se incluyen varias opciones, entre las principales está la de Circulares, cuya finalidad de este apartado es proporcionar al personal que labora en esta organización toda la información que requiera de una manera eficaz y oportuna. En la sección de Directorio se incluirán todos los teléfonos de las tiendas de la Republica Mexicana, así como de las distintas oficinas que conforman esta empresa.


Anteriormente mencioné que otro de los puntos claves para la formación de este nuevo servicio se encontraba la publicación de las decisiones, ya que este documento es necesario que cada persona tenga conocimiento de cuales son las políticas y obligaciones en cada departamento. Se incluirá también el calendario de Coppel, los manuales técnicos de cada departamento, los Indicadores de ventas, de productividad, de seguros y un punto importante son los organigramas, los cuales están en constante cambio, es por eso que de última hora pensé en incluirlos, así ya se pueden tener más al día en la Intranet.


9. CONCLUSIONES

En resumen, la Intranet actúa como reacciones que aceleran dramáticamente el logro de ventajas competitivas a través de la información y la colaboración, representa un gran ahorro en costos, tiempo y dinero para la empresa, porque agiliza la comunicación,.

Intranet es una solución gradual, que necesita una inversión inicial baja y es capaz de crecer conforme lo hagan los medios disponibles en la empresa y los servicios requeridos. Es, además, una solución tanto para empresas con un solo centro de trabajo como para aquellas que se encuentran diseminadas en varios.

Implantar la tecnología Intranet requerirá un menor costo que los modelos comerciales tradicionales.

Como valor agregado la Intranet se convertirá, sin necesidad de costo adicional, en una plataforma válida para proporcionar a Coppel conexión hacia el mundo exterior y el uso de sus aplicaciones en la Internet.

Beneficia a la empresa porque optimiza sus recursos humanos y materiales al ahorrar tiempo y dinero en capacitación, soporte o apoyo técnico y adquisición periódica de software y hardware. También permite reorientar los procesos que generan información y productos, para que trabajen considerando los intereses de cada parte de la empresa y no sólo los propios. 120 Universidad Autónoma de Durango

Y ayudará a todo el personal a proporcionar al cliente información oportuna y pertinente, fruto de la actualización constante de los datos con que la empresa trabaja, aunque provengan de distintas fuentes.

Mientras que al personal de Coppel lo beneficiará, porque les permitirá contar con la información oportuna y confiable que requieren para su trabajo y tienen certeza que la información que generan, contribuye con otros dentro de la organización.

Ciertamente intranet es una forma de hacer las cosas que ha llegado para quedarse. No es un concepto que debe ligarse ligeramente a algún tipo de tecnología, sino más bien debe ser asociado a un nuevo modo de hacer las cosas en la empresa. Implica el replantearse los objetivos que se pretende al administrar la información que la empresa maneja en su proceso productivo; implica comprender que el objetivo es identificar a la información como el elemento básico del éxito o fracaso de la empresa.

Intranet es una oportunidad de aminorar la superioridad dada a los problemas de conectividad y compatibilidad, y abocarse al proceso productivo que da beneficio a la organización. Es una clave para el logro de la calidad total de los productos o servicios que la empresa ofrece a sus clientes; porque el objetivo respecto de la calidad total no se controla sino más bien se produce.


En un futuro muy cercano, la Intranet va a ser un recurso indispensable para casi cualquier empresa; debido a la gran cantidad de datos que manejan y las necesidades de actualización de los métodos de consulta de estos datos.

Consideramos que Coppel debe pasar por un proceso de actualización en infraestructura de redes y tratar de ir a la vanguardia con las tecnologías de hoy en día, y este proyecto será una alternativa tecnológica que se podrá utilizar al 100% y se obtendrán los resultados esperados.


tesis.coppel

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